MINISTERUL EDUCAŢIEI NAŢIONALE ȘI CERCETĂRII ŞTIINŢIFICE

DANIELA PARASCHIV

CORESPONDENŢA
ÎN ADMINISTRAŢIE
ȘI SECRETARIAT
Clasa a Xl-a

Filiera tehnologică profil Servicii

Calificarea profesională Tehnician în administraţie
Calificarea profesională Tehnician achiziţii şi contractări,
Clasa a XII-a

EDITURA OSCAR PRINT

2016
BUCUREŞTI, 2016

1
Manualul a fost aprobat prin Ordinul Ministrului Educaţiei, Cercetării şi Tineretului nr.
1342/19.06.2007 în urma evaluării calitative şi este realizat în conformitate cu programa
analitică aprobată prin Ordin al Ministrului Educaţiei şi Cercetării nr.3172 din 30.01.2006.

Titlul: Corespondeţa în administraţie şi secretariat (filiera tehnologică, profil Servicii, clasa

a XI-a, calificările profesionale: Tehnician în administraţie, Tehnician în achiziţii şi
contractări, clasa a XII-a)

Copyright © Editura OSCAR PRINT

Toate drepturile asupra acestei ediţii sunt rezervate Editurii OSCAR PRINT
Reproducerea totală sau parţială a acestei lucrări este posibilă numai cu acordul prealabil
scris al Editurii OSCAR PRINT
Editura „OSCAR PRINT“
Bucureşti, b-dul REGINA ELISABETA nr. 71, sector 5 Tel./Fax.: 021 315.48.74, mobil:
0722.308.859 sau 0722.723.139 E-mail: secretariat.oscarprint@gmail.com
Web: www.oscarprint.ro

Tehnoredactare computerizată: ELENA PREDA

Coperta: ELENA PREDA

Descrierea CIP a Bibliotecii Naţionale a României PARASCHIV, DANA

Corespondenţa în administraţie şi secretariat (filiera tehnologică, profil Servicii,
clasa a XI-a, calificările profesionale: Tehnician în activităţi economice, Tehnician în
achiziţii şi contractări)/prof. gr. I Dana Paraschiv - Bucureşti: Oscar Print, 2007
Bibliografie
ISBN 978-973-668-170-7
651.7:352(075.8)

2
 CUPRINS

1.Clasificarea corespondenţei ................................................................................................................ .........5

1.1. Importanţa şi clasificarea corespondenţei ......................................................................................... 6
2.Particularităţile stilistice specifice corespondenţei administrative............... . ............................12
2.1. Limbajul corespondenţei oficiale ......................................................................................................... 13
2.2. Particularităţile stilului ............................................................................................................................ 13
3. Structura scrisorii oficiale ......................................................................................................................... 20
3.1. Elaborarea scrisorii oficiale ................................................................................................................... 21
3.2. Elementele componente ale scrisorii ................................................................................................. 22
3.3. Menţiunile de la începutul scrisorii .................................................................................................... 24
3.4. Conţinutul scrisorii .................................................................................................................................... 26
3.5. Menţiunile specifice finalului scrisorii ............................................................................................... 28
4. Tipuri de scrisori .......................................................................................................................................... 33
4.1. Scrisoare iniţială ......................................................................................................................................... 34
4.2. Scrisoare de răspuns ................................................................................................................................. 35
4.3 Scrisoare de revenire ................................................................................................................................ 36
4.4. Cerere de ofertă .......................................................................................................................................... 39
4.5. Ofertă .............................................................................................................................................................. 42
4.6. Reclamaţie ................................................................................................................................................... 45
4.7. Contesţie, întâmpinare, plângere ......................................................................................................... 46
5. Categorii de cereri ...................................................................................................................................... .49
5.1. Cereri oficiale................................................................................. .................................................................50
5.2. Cereri personale ........................................................................................................................................ 51
6. Conţinutul scrisorii oficiale ...................................................................................................................... 60
6.1. Planul scrisorii oficiale ............................................................................................................................. 61
6.2. Elementele structurale ale scrisorii oficiale .................................................................................... 64
6.3. Forma grafică şi estetică de prezentare ............................................................................................ 66
7. Documente oficiale uzuale ........................................................................................................................ 69
7.1. Documente oficiale uzuale cu caracter juridic ................................................................................ 70
7.2. Acte doveditoare ........................................................................................................................................ 82
7.3. Documente oficiale uzuale cu caracter intern ................................................................................ 85
8. Expedierea corespondenţei ..................................................................................................................... 96
8.1. Sortarea corespondenţei de expediat ................................................... .. ...........................................97
8.2. Modalităţi de expediere .............................................................................. ... ..........................................98
8.3. Sisteme de înregistrare a corespondenţei ........................................... . ..........................................103
8.4. Clasarea corespondenţei ............................................................................ .. .........................................107
8.5. Arhivarea corespondenţei ......................................................................... ...........................................108
9.Teste rezolvate...................................................................... .. .........................................................................111
Bibliografie .............................................................................................................. . ..........................................112

3
 Prefaţă

Obiectul corespondenţei oficiale constă în iniţierea, stabilirea, desfăşurarea,

modificarea şi încetarea relaţiilor dintre persoanele fizice şi cele juridice sau numai dintre
cele juridice, în scopul rezolvării intereselor reciproce care sunt generate de aceste relaţii.
Ca modul de stagiu de pregătire practică, corespondenţa are ca obiectiv formarea
competenţelor celor care îşi vor desfăşura activitatea în instituţiile de stat sau private,
privind aplicarea principiilor, regulilor, metodelor şi formelor pe baza cărora se redactează,
se prezintă, şi se folosesc scrisorile şi actele oficiale.
UC 18. Corespondenţa în administraţie şi secretariat, pentru calificarea tehnician în
administraţie, clasa a-XI-a, asigură formarea următoarelor competenţe individuale:
analizarea corespondenţei, redactarea de scrisori oficiale, editarea de documente oficiale
uzuale şi monitorizarea corespondenţei. Conţinuturile tematice principale ale programei
sunt: Clasificarea corespondenţei în funcţie de scop, modul de întocmire, valoare juridică,
etapa din procesul comunicării, natura actului, organ emitent. Particularităţile stilistice
specifice corespondenţei: vocabular şi stil; Structura scrisorii oficiale, Tipuri de scrisori: de
iniţiativă, scrisoare iniţială, scrisoare de răspuns, scrisoare de revenire, de cerere: cerere
de ofertă, ofertă, reclamaţie. Categorii de cereri: oficiale şi personale. Conţinutul scrisorii
oficiale. Documente oficiale uzuale. Expedierea corespondenţei: sortarea, modalităţi de
expediere, înregistrarea corespondenţei, clasarea şi arhivarea corespondenţei.
UC 24. Corespondenţa comercială pentru calificarea tehnician în achiziţii şi contractări,
clasa a-XII-a, modul de stagiu de pregătire practică, asigură formarea următoarelor
competenţe individuale: selectarea corespondenţei, redactarea corespondenţei comerciale,
monitorizarea corespondenţei. Conţinuturile tematice principale ale programei sunt:
Selectarea corespondenţei în funcţie de importanţă şi natura (obiectul) corespondenţei:
scrisoare iniţială, de revenire; Tip de corespondenţă: de solicitare: cerere economică,
personală, juridică, de dispoziţie: comandă, de informare: ofertă, cerere, de constatare:
proces verbal, rapoarte, dări de seamă, de îndrumare şi control: ordin decizii, legi,
însoţitoare de acte: trimitere, borderouri, extrase, situaţii statistice; Modalităţi de întocmire
a corespondenţei, Întocmirea corespondenţei comerciale: stil, structură; Redactarea
corespondenţei specifice: cerere de ofertă, ofertă, comandă, reclamaţie economică,
scrisoare de trimitere de acte; Expedierea corespondenţei: verificarea, modalităţile de
expediere şi înregistrarea corespondenţei.
Procesul de evaluare trebuie să urmărească gradul de dobândire a competenţelor.
Elevii îşi vor alcătui în acest scop un portofoliu de documente (acesta va conţine
documente tipizate, documente date spre exemplificare, scrisori şi acte oficiale create de
elevi).

4
Capitolul CLASIFICAREA
CORESPONDENŢEI

1
Conţinuturile tematice pentru UC 18. Corespondenţă în administraţie şi
secretariat:
1. Scopul: de solicitare, informare, comandă, constatare, îndrumare
și control, reclamaţie însoţitoare de acte.
2. Modul de întocmire: tipizate, netipizate.
3. Valoarea juridică: originalul, copia, duplicatul, copie certificată,
copie legalizată, fotocopie, extrasul.
4. Etapa din procesul comunicării: scrisoare iniţială de răspuns, de
revenire.
5. Natura actului: cerere, contestaţie, plângere, întâmpinare,
adeverinţă, delegaţie, chitanţă, certificat.
6. Organ emitent: acte oficiale emise de organele puterii de stat,
organele administraţiei publice, agenţii economici, persoanele fizice.

Competenţe individuale pentru tehnician în administraţie:

C1. Analizează corespondenţa
Conţinuturile tematice pentru UC24. Corespondenţă comercială pentru
calificarea tehnician în achiziţii şi contractări:
1. Tip de corespondenţă:
a) de solicitare: cerere economică, personală, juridică
b) de dispoziţie: comandă
c) de informare: ofertă, cerere
d) de constatare: proces verbal, rapoarte, dări de seamă
e) de îndrumare şi control: ordin decizii, legi, sarcini
f) însoţitoare de acte: trimitere, borderouri, extrase, situaţii
statistice.
2. Modalităţi de întocmire a corespondenţei :
a) Tipizate
b) Netipizate: structură, formă, conţinut
3. Selectarea corespondenţei în funcţie de:
a) Importanţă: scrisoare oficială, personală, document oficial.
b) Natura (obiectul) corespondenţei: iniţială, de revenire, la care
unitatea aşteaptă răspuns, la care unitatea trebuie să răspundă, corespondenţa
internă
Competenţe individuale pentru tehnician achiziţii şi contractări:
C1. Selectează corespondenţa

5
 1.1. IMPORTANŢA ŞI CLASIFICAREA
CORESPONDENŢEI OFICIALE

Noţiunea de corespondenţă include forma scrisă pe care o iau relaţiile dintre două sau
mai multe persoane (de obicei sub forma unor scrisori). După cum scrisorile se adresează
unor persoane juridice sau fizice, acestea alcătuiesc obiectul corespondenţei oficiale sau
private.
REŢINEŢI
Între scrisoare şi act există următoarele deosebiri:
 scrisoarea este o comunicare scrisă adresată unei persoane; actul este o dovadă
scrisă prin care se constată un fapt, se reglementează o obligaţie etc.
 actul are titlu, scrisorile care au titlu se întâlnesc mai rar (de exemplu comanda);
 actul specifică titularul în folosul căruia se face constatarea;
 majoritatea actelor sunt tipizate; în cazul scrisorilor, tipizarea este rar utilizată;
 scrisorile sunt înregistrate în Registrul de intrare-ieşire; actele au numere proprii de
ordine;
 scrisorile pot fi redactate şi semnate de orice referent care are atribuţii privind
gestionarea corespondenţei; actele nu pot fi întocmite şi semnate decât de
funcţionarii investiţi printr-o dispoziţie expresă a unui act normativ, cu aceste
atribuţii;
 actul circulă de la emitent la beneficiar însoţit de o scrisoare.

DEFINIŢIE

Corespondenţa oficială cuprinde totalitatea

scrisorilor şi actelor care circulă între persoane
juridice sau între o persoană fizică şi o persoană
juridică, în scopul stabilirii unor relaţii între ele.
Actele emise de o autoritate (persoană juridică) sunt
considerate acte oficiale.

Fig. 1.1. Corespondenţă oficială

REŢINEŢI

Importanţa activităţii de corespondenţă constă în faptul că:

 este un element de bază pentru stabilirea relaţiilor numai între persoanele juridice
(agenţi economici) sau între persoanele fizice şi persoane juridice care sunt obligate
să-şi rezolve anumite probleme în comun;
 oferă posibilitatea consemnării scriptice a unei activităţi;
 constituie un element de înregistrări contabile;
 serveşte ca probă în justiţie;
 permite, prin corelarea scrisorilor ce privesc o anumită problemă, constituirea unui
6
 ciclu de corespondenţă;
 devine o importantă sursă de documentare, prin constituirea unui fond arhivistic.
REŢINEŢI

Principii de bază pentru întocmirea corespondenţei oficiale:

- evitarea corespondenţei inutile
- promptitudinea în formularea răspunsurilor
- raţionalizarea consumului de materiale consumabile.

Clasificarea corespondenţei
Corespondenţa oficială se poate clasifica după
mai multe criterii:
a) după scopul ei :
- corespondenţa de solicitare (cererea economică,
juridică etc.);
- corespondenţa de informare (oferta, reclama,
raportul, darea de seamă etc.);
- corespondenţa de constatare (procesul verbal etc.);
Fig. 1.2. Tipuri de scrisori şi cereri
- corespondenţa de decizie;
- corespondenţa de reclamaţie (reclamaţia economică,
juridică);
- corespondenţa însoţitoare de acte.
b) după modul de întocmire:
- documente tipizate fără regim special (adeverinţa, comanda, avizul de însoţire a mărfii
etc.);
- documente netipizate (majoritatea scrisorilor)
c) după valoarea juridică:
- originalul (primul exemplar care se trimite destinatarului);
- copia simplă (de arhivă sau de dosar) se scrie odată cu
originalul la indigo sau se printează 2 exemplare la
imprimantă;
- duplicatul originalului pierdut se eliberează numai după
publicarea anunţului pierderii originalului în Monitorul
Oficial. Duplicatul este eliberat tot de unitatea care a eliberat
şi originalul. Pe actul nou eliberat se menţionează „duplicat”; Fig. 1.3. Documente cu
valoare juridică
are puterea juridică a originalului;
- copia după original - se copiază exact textul de pe original; se scrie „copie”, „locul
sigiliului” (LS) şi „s-a semnat” (SS); ea poate fi:
- copia certificată - are confirmarea că este valabilă; se semnează şi se eliberează de
secretariatul unităţii care păstrează originalul. După colaţionare se scrie „conform cu
originalul”, „pentru conformitate”. Obligatoriu, copia poartă semnătură şi ştampilă;
- copia legalizată - este eliberată de notariat. Ea conţine reproducerea exactă a
conţinutului actului, dactilografiată în şir indian (textul este compact, fără paragrafe)

7
 sau xerox, precum şi încheierea de legalizare, sub semnătura notarului şi ştampila
biroului notarial. Documentele legalizate se înscriu într-un registru special, la notariat;
- fotocopia - are valoare numai în cazul legalizării de notariat;
- extrasul - constituie copia unei părţi, a unui pasaj dintr-un act de dimensiuni mai mari.
Valabilitatea lui este condiționată de certificare.
d) după etapa din procesul comunicării:
- scrisoarea iniţială - este scrisoarea care deschide ciclul de scrisori, stabilind anumite
relaţii între expeditor şi destinatar;
- de răspuns - urmează scrisorii iniţiale, din necesitatea de a respecta angajamentele
contractuale, pentru a nu crea prejudicii, pentru a respecta cerinţele legale privind
termenele de formulare a răspunsurilor;
- de revenire - este o repetare a unei scrisori iniţiale pentru un anumit motiv şi într-o formă
oarecum diferită, în funcţie de motivul care a determinat-o.
e) după natura actului:
- cererea este o scrisoare de iniţiativă prin care se
solicită un drept legal.
- contestaţia este o formă a cererii oficiale prin
care se solicită amânarea, anularea, suspendarea
unei hotărâri administrative. Plângerea se
formulează împotriva procesului verbal de
contravenţie.
- întâmpinarea exprimă dreptul pârâtului de a
prezenta apărarea sa şi probele pe care se sprijină,
Fig. 1.4. Documente în format electronic
după ce reclamantul şi-a formulat obiectul acţiunii
sale, pretenţiile şi probele sale.
- adeverinţa este un act emis de o organizaţie la cererea unei persoane fizice prin care se
atestă un drept, un fapt, o situaţie.
- delegaţia este un act care atestă delegarea unei persoane pentru a rezolva o anumită
problemă, pe o perioadă limitată.
- chitanţa este un înscris prin care se atestă predarea-primirea unei sume de bani.
- certificatul este actul doveditor eliberat de un organ de stat specializat, prin care se
atestă drepturi sau fapte deosebite (certificat de naştere, certificat de studii, certificat de
căsătorie)
f) după organul emitent:
- acte oficiale emise de organele puterii de stat (legi, decrete prezidenţiale)
- acte oficiale emise de organele administraţiei publice (hotărâri sau ordonanţe ale
guvernului, hotărâri ale Consiliilor Judeţene sau ale Consiliilor locale, decizii ale
primarilor şi prefecţilor etc.)
- acte oficiale emise de agenţi economici (decizii şi dispoziţii ale managerilor, cereri,
reclamaţii administrative)
- acte emise de persoane fizice (cereri personale, reclamaţii administrative).

8
 APLICAŢII

1. Indicaţi deosebirile între corespondenţa oficială şi cea neoficială.

2. Precizaţi importanţa elaborării corespondenţei oficiale.
3. Realizaţi corelaţii între categoriile de corespondenţă oficială din coloana „A“ şi tipul de
documente din coloana „B”:

Categorii de corespondenţă oficială Tip de documente

1. corespondenţa de informare a. comanda
2. corespondenţa de îndrumare b. cererea oficială
3. corespondenţa de constatare c. oferta
4. corespondenţa de solicitare d. procesul-verbal
5. documente tipizate fără regim special e. adeverinţa
8. documente netipizate f. chitanţa fiscală
9.documente tipizate cu regim special g. reclamaţia

4. Enumeraţi deosebiri între copia simplă, copia legalizată şi copia certificată.

5. Precizaţi în ce situaţie se eliberează un duplicat.
6. Indicaţi menţiunile înscrise pe copia certificată de secretară.
7. Grupaţi următoarele documente: ordin al ministrului, comandă, decizia şefului de
compartiment, cerere, reclamaţie, adeverinţă, certificat, ofertă, cerere de ofertă, decizii ale
prefectului în două categorii: scrisori oficiale şi acte oficiale, completând cu ajutorul lor
tabelul de mai jos:

Scrisori oficiale Acte oficiale

Test de autoevaluare

I. Pentru fiecare dintre cerinţele de mai jos (1-4), scrieţi pe foaia de test litera
corespunzătoare răspunsului corect:
1. Corespondenţa oficială se adresează:
a) numai persoanelor fizice
b) numai persoanelor juridice
c) şi persoanelor fizice şi persoanelor juridice.

9
2. Spre deosebire de act, scrisoare are:
a) rar un titlul
b) întotdeauna un titlu
c) adesea titlu.
3. Un principiu de bază al elaborării corespondenţei este:
a) asigurarea documentării economice
b) promptitudinea în formularea răspunsurilor
c) constituirea de probe pentru justiţie
4. Întâmpinarea este :
a) o formă a cererii oficiale
b) o scrisoare de iniţiativă
c) dreptul pârâtului de a-şi prezenta apărarea. 4p.

II. Realizaţi corelaţii între criteriile de clasificare a corespondenţei oficiale din coloana „A“
şi tipuri de documente din coloana „B”:

Criterii clasificare a Tipuri de documente

Corespondenţei
1. scopul a. corespondenţa tipizată
2. organul emitent b. corespondenţa originală
3. mod de întocmire c. corespondenţa de informare
4. etapa procesului de comunicare d. adeverinţa
5. valoarea juridică e. acte emise de agenţii economici
f. scrisori de răspuns
2p.
III. Precizaţi valoarea de adevăr pentru următoarele afirmaţii:
1. Fotocopia are valoare juridică numai în cazul legalizării de notariat.
2. Contestaţia se formulează împotriva procesului verbal de contravenţie.
3. Scrisoarea iniţială este scrisoarea care deschide ciclul de scrisori.
4. Actele oficiale emise de organele puterii de stat sunt hotărârile şi ordonanţele emise de
Guvern. 2p.
IV. Precizaţi tipul de documente clasificate în funcţie de modul de întocmire.
1p.
Notă: Se acordă un punct din oficiu.

Evaluare
1. Pentru următoarele tipuri de documente precizaţi criteriul de clasificare folosit:
a) cererea, adeverinţa, contestaţia, plângerea, întâmpinarea, certificatul;
b) scrisoarea iniţială, de răspuns, de revenire;
c) originalul, copia, duplicatul, copia certificată, copia legalizată, fotocopia, extrasul;
d) de solicitare, informare comandă, constatare, îndrumare şi control, reclamaţie,
însoţitoare de acte;
e) documente tipizate şi netipizate. 2p

10
2. Precizaţi valoarea de adevăr pentru următoarele afirmaţii:
a) Corespondenţa de informare include oferta, reclamaţia, raportul, darea de seamă.
b) Documente tipizate pot fi chitanţa fiscală şi factura.
c) Actele oficiale emise de puterea de stat pot fi legile, decretele prezidenţiale şi hotărârile
Guvernului.
d) Copia certificată se scrie odată cu documentul original, folosind indigoul.
e) Duplicatul este eliberat de notariat, după ce pierderea documentului original a fost
publicată în Monitorul Oficial. 2p
3. Completaţi următoarele afirmaţii:
a) ............................................... exprimă dreptul pârâtului de a prezenta apărarea sa şi probele
pe care se sprijină, după de reclamantul şi-a formulat obiectul acţiunii sale.
b) este un act emis de o organizaţie la cererea unei persoane fizice prin care se atestă un
......................................................................................................., un fapt , o....................
c) ......................................... este un ........................ care atestă delegarea unei persoane
pentru a rezolva o anumită .. ................, pe o perioadă....................................
d) Corespondenţa de ............................... include procesele verbale.
e) Corespondenţa de decizie, îndrumare, control include ................... şi.....................
f ) .......................................... este o scrisoare de iniţiativă prin care se solicită un drept legal.
.............................................. 2p
4. Precizaţi cinci deosebiri între scrisoare şi actul oficial. 2p
5. Explicaţi legăturile între cerere şi contestaţie. 1p

Notă: Se acordă un punct din oficiu.

11
Capitolul PARTICULARITĂŢILE
STILISTICE SPECIFICE

2
CORESPONDEŢEI
ADMINISTRATIVE

Conţinuturile tematice pentru UC 18. Corespondenţă în administraţie

şi secretariat:

1. Vocabular: terminologia din domeniu, cuvinte și expresii conforme

cu fondul de noţiuni și idei al scrisorii, neologisme necesare, formă,
gramatică, construcţie, sintactică
2. Stil: claritate, concizie, corectitudine, precizie, sobrietate și
oficialitate, politeţe și demnitate.

Competenţe individuale pentru tehnician în administraţie:

C1 Analizează corespondenţa

Conţinuturile tematice pentru UC24. Corespondenţă comercială

pentru calificarea tehnician în achiziţii şi contractări:

Întocmirea corespondenţei comerciale:

 Stilul şi lexicul comercial: claritate, simplitate, conciziune,
corectitudine; vocabular specific;

Competenţe individuale pentru tehnician achiziţii şi contractări:

C1. Selectează corespondenţă

12
 2.1. LIMBAJUL CORESPONDENŢEI OFICIALE

Vocabularul corespondenţei este alcătuit din:

- cuvinte şi expresii din limbajul general
- cuvinte şi expresii de specialitate, din practica lucrărilor de birou, de corespondenţă, de
secretariat, tehnice, economice, juridice etc.
REŢINEŢI
Reguli privind alegerea vocabularului folosit pentru redactarea corespondenţei şi a
actelor oficiale:
- folosirea terminologiei de specialitate;
- alegerea cuvintelor şi expresiilor potrivite cu fondul de noţiuni şi de idei din scrisoare;
- interzicerea folosirii de arhaisme, regionalisme, pleonasme, argou şi jargon;
- utilizarea corectă a paronimelor, sinonimelor şi a neologismelor.

2.2. PARTICULARITĂŢILE STILULUI

Stilul scrisorilor oficiale reprezintă forma

specifică de exprimare a ideilor, modul de folosire al
lexicului în comunicarea ideilor prin intemediul
corespondenţei. Stilul corespondenţei oficiale are
caracteristicile stilului oficial-administrativ. Stilul
oficial-administrativ se întâlneşte în textele şi
activităţile administrative, juridice, diplomatice şi
economice.
Este mai conservator decât celelalte stiluri;
este realizat îndeosebi în forma scrisă monologată,
dar poate lua şi forma dialogului (în corespondenţa
Fig. 2.1. „Culoarea“ imprimată
oficială, în negocieri) se desfăşoară într-un cadru, corespondenţei oficiale modifică stilul
local şi temporal, precis. conservator

Formele stilului pot fi:

 normative (legi, decrete, hotărâri, ordonanţe, instrucţiuni, circulare etc),
 de documentare (procesul-verbal, memoriul, protocolul, rezoluţia, contractul etc.),
 de informare (anunţul, declaraţia, înştiinţarea, notificarea, formularul de înscriere),
 de serviciu (tabel nominal, inventarul, factura, diploma),
 de corespondenţă (scrisoarea, oferta etc).
Stilul corespondenţei oficiale prezintă anumite particularităţi lexicale, morfologice,
sintactice şi stilistice:

13
1.Particularităţi lexicale

Tabel 2.1 Particularităţile lexicale ale corespondenţei oficiale

Particularitatea Conţinut Exemple
Lexicală
a. Cuvintele - cuvinte cu formă identică, dar cu - adresă are două sensuri: indicaţie (pe
polisemantice mai multe sensuri înrudite sau scrisori şi colete), dar şi o comunicare
apropiate în scris (scrisoare adresată unei
organizaţii sau unei persoane fizice).
b. Cuvintele - cuvinte cu formă sonoră - original (act) şi originar (loc de
paronime asemănătoare, dar cu înţeles origine)
complet diferit
c. Sinonimele - cuvinte cu formă asemănătoare - termen, dată, scadenţă, interval, timp.
sau aproape identică, dar cu sens
diferit
d. Pleonasmul - greşeală la nivelul vorbirii, - despăgubirea pagubelor, şi-a
realizată prin alăturarea unor exprimat părerea lui, dar în schimb
cuvinte sau construcţii lexicale cu
acelaşi înţeles.
e. Tautologia - greşeală de exprimare care - ne scuzaţi pentru întârzierea şi
constă în repetarea inutilă, sub o amânarea răspunsului
altă formă, a aceleiaşi idei dintr-o
propoziţie
f.Neologismul - în sens larg orice cuvânt nou -computer, ordinator, hard- disk,
împrumutat sau creat prin software
mijloacele interne ale limbii, iar în
sens restrâns, un cuvânt străin,
împrumutat recent
g. Terminologia de - asigură textelor concizie condiţia de „franco depozit furnizor"
specialitate arată că beneficiarul mărfurilor
plăteşte în întregime costul
transportului.

2.Terminologia folosită în corespondenţa oficială se grupează în două categorii:

 terminologia creată în practica lucrărilor de secretariat şi corespondenţă (este
limitată la anumite denumiri de operaţii, lucrări, obiecte etc., folosite în munca de
birou). De exemplu: antet, adresă, adeverinţă, alineat, anexe, arhivare, borderou,
clasarea corespondenţei, deviz, indicativ, îndosariere, parafă, procură, procesare,
rezoluţie, rezolvarea corespondenţei, scăderea corespondenţei, şnuruire etc.
 terminologia creată în diferite domenii de activitate. Terminologia de specialitate
este destul de variată, îndeosebi în domeniile de activitate cu un pronunţat caracter
de tehnicitate.
Terminologia de specialitate în redactarea corespondenţei:
Adresa - comunicare scrisă, document oficial elaborat de o organizaţie; indicaţie
cuprinzând numele şi domiciliul destinatarului;
Adeverinţă - dovada scrisă care recunoaşte un fapt sau un drept al unei persoane;
Antet - indicaţie scrisă care cuprinde denumirea, adresa, telefonul, fax-ul, codul unic de

14
 înregistrare, nr. de cont bancar, denumirea şi adresa băncii la care îşi are deschis contul
agentul economic, mărimea capitalului social;
Anexe - documente suplimentare ataşate la scrisoare;
Borderou - listă, tabel centralizator în care se înscriu acte sau valori;
Clasarea corespondenţei - ordonarea corespondenţei în dosare pentru a fi arhivată;
Căsuţă poştală - compartiment rezervat la Poştă pentru primirea corespondenţei;
Indicativ - simbol stabilit pentru fiecare problemă şi dosar;
Indicativul de păstrare - listă cu termenele legale de păstrare pentru corespondenţă;
Nomenclatorul actelor - tabel prin care se organizează clasarea corespondenţei;
Parafă - o ştampilă cu diferite destinaţii;
Parafare - aplicarea parafei pe filele unui registru, jurnal sau dosar;
Rezoluţie - hotărâre a conducerii privind modul de rezolvare a unei corespondenţe;
Rezolvarea corespondenţei - operaţia de înscriere a rezoluţiei pe corespondenţă;
Sigiliu - ştampila propriu-zisă a organizaţiei (instituţie, întreprindere);
Sigilare - aplicarea sigiliului în anumite condiţii sau scopuri;
Scăderea corespondenţei - operaţie scriptică prin care o scrisoare este dată celui ce
trebuie să formuleze răspunsul;
Şnuruire - legarea specială a unui registru sau dosar în scopul sigilării,

2. Particularităţi morfologice
REŢINEŢI
În redactarea corespondenţei oficiale se respectă
formele gramaticale prevăzute de gramatica limbii române.
Specificul stilului corespondenţei constă şi în folosirea
anumitor particularităţi, şi anume:
 se foloseşte pluralul în loc de singular la pers. I ,
utilizarea pluralului autorităţii: „Vă rugăm să...”,
„Confirmăm primirea ofertei dv....”;. La persoana a Il-a
se utilizează pronumele personal „dumneavoastră”:
„Dv. veţi primi”;
 se foloseşte neconcordanţa între timpul real şi cel Fig. 2.2. Dicţionarul bază de
redactare corectă a
gramatical, de ex.: „marfa se livrează la data ...” în loc corespondenţei
de ,,... se va livra”;
 se foloseşte reflexivul pasiv în locul diatezei pasive: „expoziţia s-a deschis...” nu
„expoziţia a fost deschisă”; reflexivul impersonal înlocuieşte diateza activă: ,,se
certifică vechimea în funcţie ...” ,,se aplică regulamentul ...”;
 se utilizează gerunziul la început de frază: acesta este la prezent sau la trecut, se
raportează întotdeauna la subiectul propoziţiei principale.: „Mulţumindu-vă pentru
scrisoarea dv., vă rog să primiţi ... ”;
 se evită folosirea imperativului şi a expresiilor imperative, de exemplu ,,a se urmări
îndeplinirea formalităţilor” şi viitorul cu valoare de imperativ „Serviciul Resurse
umane va aduce la îndeplinire ...”, ,,Vor fi sancţionaţi ...” etc. abundenţa construcţiilor
cu genitivul şi dativul;
15
  se utilizează cu frecvenţă mare substantivele, mai ales cele provenite din infinitive
lungi, pronumele nepersonale (oricine, toţi, fiecare etc), prepoziţiile şi conjuncţiile,
şi utilizarea singularului (învinuitul, proprietarul, reprezentantul are dreptul).

3. Particularităţi de ordin sintactic
În scrisorile şi actele oficiale se respectă regulile stabilite de sintaxa limbii române, dar
şi în acest domeniu există anumite particularităţi:
 folosirea ordinii directe în propoziţie şi frază;
 construirea de propoziţii şi fraze scurte;
 înlocuirea propoziţiilor subordonate cu părţi de propoziţie corespunzătoare;
 evitarea construcţiilor infinitivale sau construcţiilor care exprimă generalizare;
 introducerea unor formaţiuni lexico-sintactice stereotipe.

4. Particularităţi stilistice
Tabel 2.2 Principalele caracteristici ale stilului corespondenţei oficiale

Particularităţi Conţinut
stilistice
Corectitudinea impune respectarea întocmai a normelor, formelor şi regulilor
gramaticale, ortografice, de punctuaţie, de fonetică.

Claritatea asigură evitarea tuturor cuvintelor, expresiilor şi a formelor

gramaticale care nu au circulaţie generală sau care exprimă
aproximaţii, îndoiala, înţelesuri alternative, echivocul

Concizia presupune fixarea ideilor în propoziţii şi fraze scurte, grupate

logic în paragrafe şi prin folosirea obligatorie a terminologiei
de specialitate; se elimină cuvintele şi explicaţiile inutile, a
perifrazelor
Precizia asigură utilizarea terminologiei de specialitate şi a
exprimărilor cantitative şi valorice
Sobrietatea şi impuse de faptul că actele oficiale trebuie să aibă un caracter
caracterul oficial obiectiv, impersonal
Politeţea şi demnitatea presupune folosirea pluralului autorităţii, al pronumelor de
politeţe pentru a asigura corespondenţei, un stil al politeţii şi
demnităţii,
Naturaleţea şi Impune ca stilul corespondenţei să fie direct firesc,
simplitatea nesofisticat

16