ANTONIE Semnat

Semnat digital
digital de
ANTO N | E de
ANTONIE
ANTONIE IULIAN
IULIAN

IULIAN
| U LIAN Data:
Data: 2023.10.31
2023.10.31
14:22:29
14:22:29 +02'00'
+02'00'

CAIET DE SARCINI
pentru
Servicii de dezvoltare Sistem informatic pentru digitalizarea activităţii primăriei si
echipamente IT&C Hardwareîn cadrul proiectului

„DEZVOLTARE INFRASTRUCTURĂ_TIC (SISTEME INTELIGENTE DE

MANAGEMENT) ÎN COMUNA GĂVĂNEŞTI, JUDETUL OLT”

contract care este parte integranta din:

PNRR - Componenta 10 - Fondul Local 11.2 - Asigurarea infrastructurii pentru transportul verde — ITS/alte
infrastructuri TIC (sisteme inteligente de management urban/local)
 CUPRINS;

1. INTRODUGERE asicasiia aceea aaa tata aia 05000 07 Cl tăinat 4

1.1 Autoritatea Contractantă .........eeeeeeeeee Beaz ae, e sens nsheiasesaea cnsaeiteaae even deaaa eeiaeseasea Sagem
c ostas age state
sacii 4053000 4
1.2
1.3 Amplasament derulare Proiect........ digi tea aioniianetiesiivonovenipesă sesasaeasau coeiea sd Roc Cp 0 EEE
ETER ER ui au nana 5
1.4 Obiectiv general ..............ssaeee 0033 DI DI SU GAZE Sata 000ă sa 000 0300003 aaa 209 ea cccaoaato zica doua daia iti cal cs ccie iii ea 5
1.5 Obiective specifice................. cad că Dao Tla
900030 duca CP E dnei 0000033 tăia 0303600 adadadaătaa da săulaă 6
1.6 Obiectivul achiziţiei .........cecce eee eat aus io aatvaia iesea di oua i iau datat asi
1.7 Precizări privind caietul de sarcini, formularea cerinţelor și a ofertelor... eee eeeeeeeeneneeeeenaeenneneneneenaanee

2: PREZENTAREA GENERALĂ stanca

ROOT it tt ie 9
2.1 Actori instituționali implicaţi, roluri și responsabilități ...........eu unea eneneenenenoenoeeeennneneeneeeneneeenneeneenennasaennenaeaeanaa 9

22) 95 SII pc:

oa 2 A PARERE a DT RD RD O Na 9

2:1.2, Facilitați și resurs&iiplicată; sms sc cuaoueaani covor a 30000 3770003050030 330 00003 SD ta ag ca 9

2.1.3 Structura de coordonare; coana aaa 2080300330000 03003000 30000030 lao Ed ia dida 9

3 CERINȚE PRIVIND IMPLEMENTAREA SISTEMULUI INFORMATIC INTEGRAT... eee eenaeneaes 10

3.1 Sistemul informatic Integrat existent ...........n unea eeenaeeneneaeeneeaaease saiitacază scadea sia oaaadaă studiaza za iii diac +. 10
3.2 Arhitectura funcțională și tehnică

3.2.1 Varianta constructivă de realizare a investiţiei cu justificarea alegerii acesteia ...........cmuene

nene nenea 13

Echipărea:și dotarea:specifică funcțiunhii propusese acuza e toaca ca daca da data 00038 aa da Ea 13

3.22: Arhitectura funcţională... ceea enapaeeo noa oneonaeaeaearauaeanaapndonaaaazeeaoa

eaaa uta gaea sun aeaa aaa deabia dolaaeonaia oaspeti snoa 16

3.2.3 Principalele echipamente necesare sunt următoarele:.............eu nenea

en anenna nana naenanne neuen 17

3.2:4. Cerinţe:privindcalitatea:software-ului.dezvoltati. <șnsscasraicautzaa ceace oa o cai da o ciao anina 17

3.3 Descrierea componentelor sistemului solicitat...........eeeeee

eee eeeeeeeeneneeeeeenaaeeeeeeneeea sdoaăcscata dia iso a esa tavaaiui ... 17

3:31; .Obiective:geherale:urinatițe maia cata coeziune aaa ao pt ELA d UDA Da 32300 aa adepta aaa 17

3:3:2. Descriere Sisterul:informaticihtegrat az: sac opacozaa ea ceea satana 000 ceea Daca pag caută g 3 Baita 63003 a0 E 19

3:3:3: Arhitectura; sistemului: scie carcase ceia ca ai 0000900000500 0000000003500 00000000 ac 000 090 cal 002000 24

3.3.4 Cerinţe tehnice privind infrastructura hardware si licenţe software de infrastructură ............cuenne nenea 32

3.4 Cerințe minime de securitate Sistem Informatic Integrat .........meea

ee neneneeeee arca
ta cu ca icaisia 5660050335 Saad „35
3.5 GDPRsic sczataati
ia cca acâessaizes sau scai dădiătăa ic oato datat seu iata tată soi DE TaU za 2070 dau05 i aisoaate PERIE sii ice iiiid suit aduis 36
3.6 Integrare și Interoperabilitate Sistem Informatic Integrat ...........nnaee neoane eee eeeeneanaeennneereenaeeonnnaeeenase 36
3.7 Cerinţe minime pentru migrarea datelor.............nnaaeceee pasat daoa Goa poi o ce 0332008000
3080060000005 030aa 37
3.8 Instruire administratori sistem, utilizatori .......meee nenea eee eneeaeee eee eeenenananneane eee nanennanana ase vise isus 38
3.9 Probe:tehnologice:si teste ses eiaoe ioni sa oeetaga manu sopanenenonneaseeseeananii n useananeii eee aaa sade east aducem salii a Capa teaaăi ti „39
 3.10 Cerinţe privind serviciile solicitate...........ccce eee ae nemeneenenneenennananannanaaeanananananananananaenenanenanae 40

3.10.1 Managementul:de:proiect issa 0053330030 9000000 ELOR ZI Ja 600300 000000 Uau D300 ata ada acul 40

3.10.2 Monitorizarea evoluţiei:proiactului. nasca cae cea toata iata a oana al ea ati Aa ana cepe aaa sta 42

3.10.3 Marnăâgeimentul:călității css cae acaaa co coana ia ovaz aaa 0608008030 EI 00 036300 DE data dt sala a 42

3.10.4 Mănagementul risculrilOr inserează aaa RE 00007050 ada 0 ECOU a ELISEI EU cad e 43

3.10.5 Managementul schimbării... nenea nea nea eee enennnaneenaaananaa eneaaaenaaaennnee en ennaeeenneennaennnaennaee 44

3.10.6 Managementul comunicării ...... nenea nana nana nana emana nana enma nana 44

3.10.7 Graficul AS: EXECUȚIE. em seat sea aaa 000 O OC e ED 5 3707000000 a la 45

3.10.8 Rapoaită mms isa aa acea oc aa caca 00000 D000 0000080 ION 9000 0000000000005 0000000 Ca 12000003 0000000 45

3.10.9 Cerinţe privind strategia de implementare a proiectului... enee nea enaeenaenannenaaeeae 45

3.11 Garanţie, mentenanţă și suport tehnic... nenea nene eneneeea eee eee ee eeeeeenen nenea nnnnanenanaaeanenanenanaaeanananaae 48
3:12: indicatori de performanţă ss cca cacat 300030 aa ddd OR Cal 0000030 000 08 000 dâda cadea 55

4 CERINȚE [DP EIN A tar a aaa ana RO N a aa E 58

41 Oferta tehnică scz 00 0 300003 0303000000003 Ep aaa aaa scai da audiate 383 58
4.2 Propunerea financiară cca scuaia too ei 00 000 dada botoăotie 0600 0ătiă auda 30 dă dala coat tata uda tocua du EN cita căteva 59
4.3 Cerinţe privind echipă de'experți... cca saaieeosaczoscsaieeasasonesaăe
se nienaaoaiis deiinopisoseaneatăeoeăăantennsăve sas uita dotaaănuăideeee 60

431 Respoisabilitatile:persârialuluii cos ocornaaacezecenteaaa aie aaa TED ea aa TO 00 II UER oa du 61

4.4 Evaluarea:ofertelor;..nnsceccăa asasinul 60 ăi că caii ătăuaidătiaă iii ăia adio dei 3800803608003 00ăiaă dea 62
4-0 ARIE PIECE ii anna aaa ana mea a MI RARA Aa oa Pa REP aa ea iapa Rt e ia 68
Cerinţe privind sesiunea demonstrativă ss cica ccasiica co oaia dica dala oa aa duza ZEI La duduia da aia dăieeaa seal aaa snaliaăliataa dă aedetiaa 70

ANEXA - SCENARIU DE VALIDARE A FUNCTIONALITATII PRODUSELOR FURNIZATE .....cee eee 70

5 DREPTURI DE PROPRIETATE INTELECTUALĂ... nenea eaene en naeaene nenea eeneneaneneaeaeaaanenn

eee 74

SG: "DSL AIE cei a Rt N AR a DE RR a at Ri 76

 1 Introducere

1.1 Autoritatea Contractantă

Autoritate contractanta — Comuna Găvănești, județul Olt

Sectorul activitate - Autoritate regională sau locală.

Activitate principală - Servicii generale ale administraţiilor publice.
1.2 Informaţii despre Autoritatea contractanta/Beneficiarul investiţiei

UAT Găvănești are atribuţii extinse în ceea ce privește administrarea și organizarea diferitelor
servicii publice și proiecte în aria sa de competenţă.
În contextul acestei achiziţii, autoritatea
contractantă este responsabilă pentru efectuarea procedurilor de achiziție publică în conformitate
cu legislaţia aplicabilăîn domeniu.
Obiectivele principale ale UAT Găvănești includ:
+ Asigurarea unui mediu favorabil pentru dezvoltarea economică și socială a comunităţii
locale;
+ Furnizarea de servicii publice de calitate și infrastructură adecvată;
e Promovarea transparenţei și a bunei guvernanţeîn cadrul achiziţiilor publice;
+ Susținerea dezvoltării durabile și protecția mediuluii nconjurător;
e Încurajarea colaborării cuîntreprinderi locale și entităţi partenere

UAT Găvănești are o experiență semnificativă

în gestionarea contractelor publice și a proiectelor
locale. Cu un istoric de proiecte finalizate cu succes, autoritatea contractantă
își demonstrează
competența și capacitatea de a asigura implementarea adecvată a achiziţiilor.

În momentul de față Primăria Comunei GĂVĂNEȘTI

își desfășoară activitatea într-un singur sediu.
Creșterea continuă a numărului de locuitori, odată cu dezvoltarea accelerată a comunei i-a
determinat pe cei din Primărie să ia în calcul investiţii de amploare precum și modernizarea
instituției administrative locale.

Cele mai mari investiţii au fost cele la capitolul transport și infrastructură și la capitoluli nvățământ.
Dezvoltarea localităţilor limitrofe marilor orașe se petrece firesc, ca urmare a cererii imobiliare
existente și a aglomerării urbane.

UAT Găvănești se angajează să respecte principii etice și să asigure un proces de achiziţii

transparent, corect și nediscriminatoriu.

Abrevieri

AC Autoritatea Contractantă

Prestator/Contractant Persoana juridică desemnată câștigătoare, semnatară a

contractului
 Beneficiar Autoritatea Contractantă

1.3 Amplasament derulare Proiect

Sistemul informatic integrat va fi implementatin Sediul Beneficiarului, localizatin Comuna Găvănești:

UAT Găvănești, judetul Olt

Sediu: strada Decindea, nr.6, sat Găvănești, comuna Găvănești, judetul Olt
E-mail: contactaprimariaGăvănesti.ro
Tel/Fax: 0249-456.502

1.4 Obiectiv general

Obiectivul proiectuluiîn cadrul căruia se derulează această achiziție constaîn:

* Sistem informatic pentru digitalizarea activității primăriei — Smart Village

** Achiziţie de echipamente IT&C Hardware

+,

Obiective urmărite prin implementarea Sistemului Informatic Integrat sunt:

** Nevoia de debirocratizare a serviciilor oferite cetăţenilor;

« Nevoia de simplificare a procesului de soluţionare a solicitărilor venite din partea cetățenilor

prin eficientizarea;
** Nevoia de transpunere a comunicării cu cetățeniii ntr-o singură platformă;

«+ Nevoia de digitalizare a proceselor interne;

Nevoia de creștere a gradului de satisfacţie al cetățenilor.

Realizarea investiţiei publice de digitalizare a activităţii primăriei va avea mai multe obiective
preconizate, printre care se pot enumera:

+ Îmbunătăţirea calităţii serviciilor oferite cetăţenilor - Prin digitalizarea primăriei, se

poate astfel oferi cetățenilor un acces mai ușor și mai rapid la informaţii și servicii, ceea
ce poateîmbunătăţi calitatea serviciilor oferite.
+ Creșterea eficienţei și a productivităţii primăriei - Digitalizarea proceselor și procedurilor
interne poate îmbunătăţi eficiența și productivitatea primăriei, prin reducerea timpului
și a costurilor necesare pentru efectuarea diferitelor activităţi.
+ Reducerea birocraţiei și a timpului de așteptare - Digitalizarea primăriei poate reduce
birocraţia și timpul de așteptare pentru diferite servicii, prin eliminarea unor proceduri și
prin oferirea unor servicii online.
 + Îmbunătăţirea transparenţei și a accesului la informaţii - Digitalizarea primăriei poate
îmbunătăţi transparența și accesul la informaţii pentru cetăţeni și alte părți interesate,
prin publicarea online a informațiilor și documentelor relevante.
+ Creșterea participării cetățenilor și a implicării acestoraîn luarea deciziilor - Digitalizarea
poate oferi cetățenilor un acces mai ușor la informaţii și un mijloc de a-și exprima
opiniile și sugestiile cu privire la diferite decizii luate de primărie.
Reducerea costurilor pentru primărie - Prin digitalizarea proceselor interne și a serviciilor
oferite, se pot reduce costurile pentru primărie, prin eliminarea unor proceduri și a
documentaţiei fizice, precum și prin reducerea numărului de angajați necesari pentru a
efectua diferite activități.
%+ Creșterea atractivităţii comunei - Digitalizarea primăriei, poate crește atractivitatea prin
oferirea unor servicii moderne și a unui acces mai ușor la informaţii și servicii, ceea ce
poate atrage noi investitori și rezidenţi;
+ Siguranţă.
1.5 Obiective specifice

UAT Găvănești a identificat digitalizarea ca fiind principala modalitate prin care pot fi rezolvate
problemele identificate mai sus, iar ca obiective specifice sunt următoarele:

?
..
Proceduri simplificate pentru reducerea birocraţiei pentru cetățeni la nivel local;
e?
Cunoștinţe si abilitați ale personalului din autorităţile si instituţiile publice locale
îmbunătăţite, in vederea sprijinirii masurilor/ acţiunilor vizate de acest obiectiv specific;
Persoane instruite pentru utilizarea noului sistem informatic implementat
*, OG
*

De a oferi cetățenilor beneficiile unui stil de viață cât mai ridicat și modern, păstrând în
*, pe
?,

același timp valorile, tradiţiile și obiceiurile comunităţilor urbaneiî nțelegând avantajele unui
stil de viață sustenabil și sănătos;
Eliminarea decalajelor digitale;
Folosirea datelor din comunitate pentru a înțelege punctele tari și punctele slabe, pentru
valorificarea oportunităţilor locale și eliminarea sau reducerea amenințărilor;

Obiectivul operațional al acestui proiect este asigurarea siguranţei locuitorilor, a bunurilor acestora
si ale orașului,î mbunătăţirea echipamentelor IT din cadrul Primăriei.

Ca și concluzie, autoritatea locală se adaptează realităţii tehnologice, dobândind mai multă

experienţă, ajustând mijloacele financiare, materiale și de personal la sarcinile curente și
suplimentare, obținând o administraţie publică locală:

D
deschisă și transparentă;
o evolutivă și pro-activă;

flexibilă și responsabilă;
orientată explicit spre finalitate;
obiectivă să responsabilizeze toţi actorii din teritoriu;
 o integratăîn rețelele parteneriale.
Realizarea investiţiilor propuse creează o structură informatică care va ajuta, după

implementarea Sistemului informatic integrat primăria prin următoarele rezultate așteptate,

beneficii:

a Procesele instituționale sunt automatizate pentru a servi cetățeanul mai repede și pentru a
scuti funcţionarul de sarcini repetitive și scriptice;
a Funcţionarii publici au acces permanent șiîn timp real la toate documentele interne;
a Aplicația se integrează cu site-ul web al instituţiei, fără a mai fi nevoie de un specialist care
să publice anunțuri de interes public, hotărâri, decizii și alte informaţii, acest lucru se face
automat din câteva click-uri direct in aplicaţie;
e Noutăţile legislative sunt incorporate în soft, iar funcţionarii sunt alertați automat din
aplicație de acestea;
2 Toate modulele se regăsescîntr-un singur loc, online, accesibil prin conexiunea la internet
de pe smartphone, tabletă și PC;
a Cetăţenii nu mai trebuie să se deplaseze la ghișee pentru a plăti taxe, impozite, amenzi sau
pentru a solicita/ridica documente, ci o pot face online pe site-ul Primăriei;

o Siguranţă.

1.6 Obiectivul achiziţiei

Obiectivul prezentei documentaţii de atribuire îl reprezintă achiziția de servicii specializate in

vederea implementării Sistemului informatic de management al proceselor si documentelor la
nivelul primăriei pentru simplificarea procedurilor administrative si reducerea birocraţiei pentru
cetăţeni, respectiv servicii de dezvoltare, proiectare, implementare si operaţionalizare a sistemului
informatic integrat care presupune implementarea de module informatice privind
serviciile/competentele gestionate parjat de către autoritatea publica locală.

Astfel, prin prezentul proiect se propune implementarea unei platforme de servicii publice digitale
care include următoarele funcționalități & module:
2 Modul -Înrolare si autentificare utilizatori
a Modul -— Documente online — Ghișeu unic pentru cetăţeni
a Modul — Sesizări & Reclamaţii cetăţeni
a Modul-— Programări / Audiente
a Modul- Monitorul Oficial Local - portal web connect
a Modul - Registratura / Document Management
a Modulde plăti on line
a Modul-— Urbanism
 In cadrul prezentului proiect se propune spre achiziţionare următoarele tipuri de echipamente
hardware:
a Server de stocare date & Dulap Rack Server
a UPS - dispozitiv de protecţie la supratensiune
a Staţii de calcul - Desktopuri & Laptopuri (inclusiv licenţe)
2 Multifuncţionala (scanner, imprimanta, copiator)
a Routere & echipamente de retelistica & securitate

1.7 Precizări privind caietul de sarcini, formularea cerinţelor și a ofertelor

Prezentul caiet de sarcini face parte integrantă din documentația de atribuire și conţine totalitatea
cerințelor pe baza cărora ofertanţii vor elabora propunerea tehnică.
Toate specificaţiile tehnice din Caietul de sarcini sunt minime și obligatorii, iar ofertanţii interesați
trebuie să le aibă în vedere la elaborarea ofertelor tehnice. Specificaţiile caietului de sarcini
definesc, după caz și fără a se limita la acestea, caracteristici referitoare la nivelul calitativ, tehnic și
de performanţă, inclusiv echipa de experţi, precum și sisteme de asigurare a calităţii, teste și
metode de testare care vor trebui utilizate.
Pentru scopul prezentei secțiuni a Documentaţiei de Atribuire, orice activitate descrisă într-un
anumit capitol din Caietul de Sarcini și nespecificată explicit în alt capitol trebuie interpretată ca
fiind menționată în toate capitolele unde se consideră de către Ofertant că aceasta trebuia
menţionată pentru asigurareaîndeplinirii obiectului Contractului.

Achiziţia va include totalitatea produselor si serviciilor de dezvoltare software, a licențelor pentru

software de baze de date și de aplicaţie și serviciile de implementare necesare pentru
operaționalizarea unui sistem integrat care să respecte totalitatea cerințelor funcţionale și tehnice
solicitatein caietul de sarcini.

Specificaţiile tehnice care indică o anumită origine, sursă, producţie, un procedeu special, o marca
de fabricaţie sau de comerţ sau un standard sunt utilizate doar pentru a permite identificarea
tipului de produs solicitat și nu semnifică faptul că se solicită explicit un anumit produs. Aceste
specificații vor fi considerate ca având menţiunea „sau echivalent”.

În orice situaţieîn care ofertanţii doresc să oferteze soluţii echivalente, aceștia au responsabilitatea
de a demonstra echivalența între soluţia solicitată și cea ofertată. De asemenea, pentru clarificarea
oricărei cerinţe a caietului de sarcini, inclusiv a situaţiilor
în care consideră că pentru atingerea
obiectivelor contractului sunt necesare elemente suplimentare, ofertanţii sunt rugaţi să solicite
clarificări autorităţii contractante.

Ofertele se vor prezenta respectând toate prevederile sub sancţiunea respingerii acestora.
 Dreptul de proprietate intelectuală asupra tuturor aplicaţiilor software dezvoltate în cadrul
contractului vor fi transferate autorităţii contractante odată cu plata serviciilor. Autoritatea
contractantă va avea dreptul să dezvolte ulterior sistemul informatic fără restricții.

Se va furniza codul sursă al tuturor aplicaţiilor furnizate/dezvoltate, comentat și documentat

conform celor mai bune practici în industrie, astfel încât un terț furnizor de servicii să aibă
posibilitatea de a-l modifica/extinde fără sprijinul dezvoltatorului iniţial (independenţă de
furnizor).

Toate precizările anterioare privind modalitatea de prezentare a ofertelor sunt obligatorii și vor fi
avuteîn vedere la pregătirea ofertelor, sub sancţiunea respingerii acestora ca neconforme.

2 Prezentarea generală

2.1 Actori instituționali implicaţi, roluri și responsabilităţi

2.1.1 Factori

În cadrul derulării proiectului interacționează următorii actori instituţionali, cu următoarele atribuţii

principale:

Factorii interni interesaţi de prezenta achiziţie sunt:

e Personal din aparatul de specialitate al UAT Găvănești rol de grup ţintă (beneficiari ai
măsurilor interne de simplificare a procedurilor administrative)
Factorii externiii reprezintă populaţia localităţii și persoanele juridice care vor beneficia de serviciile
on-line implementate prin portal.

2.1.2 Facilităţi și resurse implicate

Beneficiarul va asigura Prestatorului toate facilitățile necesare în conformitate cu prevederile

legislative în vigoare. Beneficiarul va oferi Prestatorului toate informaţiile și documentele
considerate necesare pentru buna implementare a contractului,i ntr-un timp cât mai scurt posibil.

2.1.3 Structura de coordonare

Echipa de management asigură coordonarea și monitorizarea implementării proiectului,

în scopul
derulării activităților conform planului asumat și pentru obţinerea rezultatelor estimate, la nivelul
calitativ definit și la termenul stabilit, colaborând în mod permanent cu echipa din partea
Prestatorului.
3 Cerinţe privind implementarea Sistemului informatic integrat

3.1 Sistemul Informatic Integrat existent

Comuna Găvănești este o comună în judeţul Olt, Oltenia, România, formată din satele Băleasa,
Broșteni, Dâmburile și Găvănești.
În prezent infrastructura utilizată este formată din:
o Sistem informatic pentru digitalizarea parţială a activităţii primăriei;

o Echipamente IT&C / Hardware;

o Sistem de monitorizare și siguranţă a spaţiului public;

o Sistemul de securitate (supraveghere video, alarma antiefracţie, control acces);

În momentul de față Primăria Comunei GĂVĂNEȘTI

își desfășoară activitatea într-un singur
sediu. Acesta este dotat cu internet prin fibră optică și Wi-Fi.

În prezent serviciile publice oferite de UAT se desfășoară pe o infrastructură tehnică dispusăîn

funcţie de necesitateîn cadrul serviciilor din primărie, după cum urmează:

infrastructura Tehnica de tip Hardware:

o Nrtotalde unități de calcul — 8 bucăţi

o Nrtotalde servere —0 bucăţi
o Nrtotal de imprimante /multifuncţionale/scannere — 7 bucăţi
Avândîn vedere că la nivelul primăriei se regăsește o infrastructura de tip hardware, insuficientă,
îmbătrânita moral, este imperios necesar ca o dată cu actualizarea infrastructurii software să se
realizeze și actualizarea infrastructurii hardware, aceste doua infrastructuri având o legătura de co-
dependetaîn vederea funcţionarii optime șiîn regim de maximă eficienţă și eficacitate a serviciilor
publice puse la dispoziție de către primărieîn slujba cetățenilor

Infrastructura de tip Software existenta:

o Soft dedicat pentru registrul agricol si fond funciar,
o Soft dedicat pentru serviciul de impozite si taxe,
o Soft dedicat pentru contabilitate si salarizare,
o Soft dedicat pentru asistenta sociala.

Având în vedere că la nivelul primăriei se regăsește o infrastructura software DESCENTRALIZATĂ

serviciile din primarie utilizând softuri dedicate activităţilor lor, partial si pe baza de abonamente, se
conturează necesitatea unui Sistem Informatic Integrat, sistem ce va asigura completa
funcţionalitateain ceea ce privește trasabilitatea activităţilori n cadrul serviciilor din primărie atâtin
ceea ce privește fluxurile interne cât șiîn ceea ce privește serviciile publice (atât cele online cat și
cele realizateîn modul actual).

Trasabilitatea activităților asigură, că odată ce s-a declanșat o acţiune / un eveniment, acesta va fi

urmăriti n sistem până la atingerea rezultatului, sau va exista o explicaţie a cauzei pentru care nu a

10
fost atins rezultatul, existând o evidenţă a tuturor acţiunilor, cu afișarea automată a excepțiilor
(cazulin care un termen este depășit, cazulin care o resursă umana este supra alocată etc).

Aceste elemente asigura informații concrete pentru managementîn scopul luării deciziilor ce se
impun și a dezvoltării de strategii funcționale care să asigure eliminarea situaţiilor
nedorite/necontrolabileîn viitor.

Implementarea unui astfel de sistem poate oferi o serie de beneficii:

Y Centralizare și acces mai ușor la date: Cu un sistem integrat, toate datele pot fi stocateîntr-
o singură bază de date centrală, ceea ce permite accesul rapid și facil la informaţii pentru
toți angajaţii autorizaţi.
V Trasabilitate și raportare: Prin urmărirea tuturor acțiunilor și evenimentelori ntr-un sistem
integrat, se poate asigura o mai bună trasabilitate a activităților. Acest lucru facilitează
raportarea și luarea deciziilor informate.
V_ Eficiență și automatizare: Integrarea funcţiilor și fluxurilor de lucru poate duce la o mai
mare eficiență. Procesele pot fi automate, reducând erorile umane și timpul alocat
activităţilor repetitive.
Y Comunicare și colaborare: Un sistem integrat poate facilita comunicarea și colaborarea
între departamente. Datele pot fi partajate mai ușor, ceea ce duce la oînțelegere mai bună
a situației globale a primăriei.
v Gestionarea resurselor: Un sistem integrat poate ajuta la gestionarea mai eficientă a
resurselor umane, financiare și tehnologice ale primăriei.
Y Servicii publiceîmbunătățite: Un sistem integrat poate sprijini furnizarea de servicii publice
mai bune, inclusiv servicii online mai eficiente pentru cetățeni.

În faza de implementare/proiectare, Beneficiarul și ofertantul câștigător vor lucra împreună

pentru a asigura transferul datelor necesare către noul sistem informatic integrat propus.
Procesul efectiv de migrare si populare a noului sistem integrat ii revine ofertantului castigator,
iar furnizarea de date in format cel putin XML ii revine Autoritatii Contractante. Transferul
bazelor de date va avea locîntr-un format acceptat de ambele părți.

Concluzii privind situatia actuala, necesitatea şi oportunitatea investitiei

Avândîn vedere că la nivelul primăriei se regăseşte o infrastructura software DESCENTRALIZATĂ

fiecare serviciu utilizând softuri dedicate activităţilor lor, se conturează necesitatea unui Sistem
Informatic Integrat, sistem ce va asigura completa funcţionalitateaî n ceea ce privește trasabilitatea
activitățilorin cadrul serviciilor din primărie atâtîn ceea ce privește fluxurile interne cât șiin ceea ce
privește serviciile publice (atât cele online cat și cele realizateî n modul actual).

Trasabilitatea activităților asigură, că odată ce s-a declanșat o acțiune / un eveniment, acesta va fi

urmăritîn sistem până la atingerea rezultatului, sau va exista o explicaţie a cauzei pentru care nu a
fost atins rezultatul, existând o evidenţă a tuturor acţiunilor, cu afișarea automată a excepțiilor
(cazulî n care un termen este depășit, cazulîn care o resursă umana este supra alocată etc).

11
Aceste elemente asigura informaţii concrete pentru management
în scopul luării deciziilor ce se
impun și a dezvoltării de strategii funcționale care să asigure eliminarea situaţiilor
nedorite/necontrolabilein viitor.

3.2 Arhitectura funcţională și tehnică

Platforma software de centralizare a datelor, pe care o vizează prezentul proiect va avea

funcţionalităţi ce vor oferi:

e Ostructură logică a seturilor de date procesate;

e Capacitatea de analiză a datelor disponibile pentru a găsi conexiuni;

= Capacitatea de aplicare de algoritmi datelor;

= Capacitatea de a aplica procese statistice.

Astfel, prin prezenta investiţie se propune a se realiza achiziționarea de sisteme TIC (Tehnologia
Informaţiilor și Comunicaţiilor) compus din:
|| Dezvoltarea de servicii si structuri de sprijin foarte specializate pentru administratiile publice

(echipamente/echipamente si aplicații pentru managementul local):

+ Achiziţionare infrastructură TIC:

** Sistem informatic pentru digitalizarea activității primăriei — Smart Village;

?, * . . .

<e Achiziţie de echipamente IT&C/ Hardware;

Sistem informatic pentru digitalizarea activității primăriei - Smart Village și infrastructura

hardware

Sistemul Informatic Integrat pentru digitalizarea activității primăriei va fi compus din mai multe
module sau subsisteme interconectate, fiecare cu funcţionalităţi specifice.

Astfel, prin prezentul proiect se propune implementarea unei platforme de servicii publice digitale
care include următoarele funcționalități & module:
2 Modul-Înrolare si autentificare utilizatori
a Modul — Documente online — Ghișeu unic pentru cetăţeni
a Modul — Sesizări & Reclamaţii cetăţeni
a Modul - Programări / Audiente
2 Modul Monitorul Oficial Local - portal web connect
a Modul-— Registratura/ Document Management
2 Modulde plătion line
2 Modul-— Urbanism

12
In cadrul prezentului proiect se propune spre achiziționare următoarele tipuri
echipamente
de
hardware:
a Server de stocare date & Dulap Rack Server
o UPS - dispozitiv de protecţie la supratensiune
2 Staţii de calcul - Desktopuri & Laptopuri (inclusiv licenţe)
2 Multifuncţionala (scanner, imprimanta, copiator)
2 Routere & echipamente de retelistica & securitate

3.2.1 Varianta constructivă de realizare a investiţiei cu justificarea alegerii acesteia

Realizarea investițieiin primărie implică o abordare etapizată și bine planificată.

lată varianta constructivă de implementare a acestui proiect:

1. Analiza și planificarea
2. Dezvoltarea cerinţelor și specificaţiilor
3. Dezvoltarea și implementarea sistemului
4. Formare și instruire
5. Lansarea și monitorizarea
6. Îmbunătăţiri și actualizări
Este important să se asigure o comunicare constantă între primărie și furnizorul de servicii pe
parcursul întregului proces de implementare. De asemenea, implicarea activă a angajaţilor și a
utilizatorilor finali este esenţială pentru succesul sistemului informatic integratîn primărie.

Echiparea și dotarea specifică funcţiunii propuse

Arhitectura tehnică a Sistemului Informatic Integrat pentru digitalizarea activității primăriei va fi

divizatăîn următoarele componente:

Hardware-ul: Componenta hardware este formată dintr-o serie de echipamente, cum ar fi:
servere, staţii de lucru, laptopuri, imprimante, routere și alte dispozitive de reţea. Aceste
echipamente vor fi utilizate pentru a stoca și procesa date, pentru a rula aplicaţii și pentru a oferi
acces la rețea.
Software-ul: Componenta software este formată dintr-un sistem de operare, baze de date, aplicaţii
software, programe de securitate și alte programe necesare pentru a rula sistemul informatic
integrat. Acestea vor fi utilizate pentru a stoca, procesa și gestiona dateleîn mod eficient și pentru
aîndeplini sarcinile necesare.
Reţele: Componenta de rețea include toate dispozitivele de reţea, cum ar fi: routerele, switch-urile
și cablurile necesare pentru a permite comunicaţia între dispozitive și pentru a permite accesul la
internet. Această componentă este crucială pentru funcționarea eficientă a sistemului informatic
integrat și pentru a permite accesul la date și aplicaţii de oriunde.
Securitate: Componenta de securitate este crucială pentru a proteja datele și sistemele informatice
împotriva accesului neautorizat și a atacurilor cibernetice. Această componentă va include măsuri
de securitate fizice și logice, cum ar fi parole, autentificare multi-factor, criptare, firewall-uri și alte
instrumente de securitate.
13
Integrarea datelor: Componenta de integrare a datelor este responsabilă pentru conectarea
diferitelor aplicaţii și baze de date folositeîn cadrul primăriei. Acest lucru va permite o comunicare
eficientăi ntre diferitele departamente și permite o gestionare mai ușoară și mai rapidă a datelor.
Backup și recuperare: Componenta de backup și recuperare este importantă pentru a preveni
pierderea datelor și pentru a minimiza impactul unor evenimente neașteptate, cum ar fi defectarea
echipamentelor sau atacurile cibernetice. Această componentă va asigura că datele importante
sunt salvateîn mod regulat și că există planuri de recuperareîn caz de nevoie.
Administrarea sistemului: Componenta de administrare a sistemului este responsabilă pentru
administrarea și monitorizarea sistemului informatic integrat. Această componentă va include
instrumente de monitorizare a performanţei, de depanare și de mentenanţă a sistemului. Acest
lucru va asigura că sistemul rămâne într-o stare bună de funcţionare și că problemele sunt
remediatei ntr-un mod prompt.
Prin arhitectura sistemului informatic înțelegem structurile, mecanismele și interfețele utilizate,
precum și comunicareaîntre părțile componente.

Arhitectura de sistem descrie viziunea fizică și logică a sistemului propus, relevă modul în care
sistemul va fi construit, definește modul în care vor fi utilizate diferite concepte, cât și aspecte
vizând posibilitatea dezvoltării viitoare a sistemului.

Sistemele și componentele avute în vederea digitalizării și automatizării activităţilor specifice și

administrative din cadrul primăriei, presupun mai multe direcții majore:
+ Infrastructura hardware și de comunicaţii necesară funcţionării Sistemului Informatic
Integrat (reţea LAN și Wi-Fi, servere, staţii de lucru, echipamente secundare, acces
internet etc.);
“+ Infrastructura software secundară, necesară funcţionării Sistemului Informatic Integrat
(licențe software diverse, sistem de securitate tip firewall, etc.);
+ Sistemul Informatic Integrat (totalitatea modulelor și componentelor acestora).
i

14
ST
ARHITECTURA SISTEM INFORMATIC INTEGRAT:
a Modul -Înrolare si autentificare utilizatori
a Modul Documente online — Ghișeu unic pentru cetăţeni
2 Modul - Sesizări & Reclamaţii cetăţeni
a Modul - Programări / Audiente
2 Modul- Monitorul Oficial Local - portal web connect
o Modul Registratura / Document Management
a Modulde plăti on line
2 Modul -— Urbanism
3.2.2 Arhitectura funcţională

Arhitectura funcțională a Sistemului informatic integrat pentru digitalizarea activității primăriei

include următoarele module și funcționalități:

Modul pentru gestionarea plăţilor online - acest modul ar permite cetăţenilor să facă plăţi online
pentru taxe și impozite, permise de construcţie, autorizaţii etc. Ar include o interfaţă de plată
securizată, integrată cu mai multe metode de plată (carduri bancare, portofele electronice etc.), și
un sistem de evidenţă a plăţilor.

Modul pentru gestionarea registraturii electronice - acest modul ar permite înregistrarea,

arhivarea și accesul la documente electronice. Ar include un sistem de scanare a documentelor, un
sistem de indexare și organizare a documentelor, precum și un sistem de acces și monitorizare a
documentelor de către utilizatorii autorizați.

Modul pentru gestionarea programărilor online - acest modul ar permite cetățenilor să facă
programări online pentru diferite servicii, cum ar fi eliberarea unui act de identitate, eliberarea unui
permis de conducere sau înregistrarea unei căsătorii. Ar include un sistem de programare și
confirmare a programărilor, un sistem de alerte pentru utilizatori și un sistem de evidenţă a
programărilor.

Modul pentru gestionarea urbanismului - acest modul ar permite primăriei să gestioneze și să

monitorizeze procesul de emitere a autorizaţiilor de construcție, planificare urbană și dezvoltare
locală. Ar include un sistem de raportare și monitorizare a cererilor, un sistem de emitere a
autorizaţiilor și un sistem de gestionare a infrastructurii urbane.

Modul pentru gestionarea sesizărilor online - acest modul ar permite cetățenilor să trimită sesizări
și reclamaţii online către primărie, precum și primăriei să gestioneze și să monitorizeze procesul de
soluționare a acestor sesizări. Ar include un sistem de raportare și monitorizare a sesizărilor, un
sistem de asignare și urmărire a sarcinilor și un sistem de evidenţă a soluţiilor.

Modul pentru gestionarea documentelor online - acest modul ar permite cetățenilor să acceseze și
să descarce documente oficiale ale primăriei, cum ar fi acte de identitate, permise de conducere
sau certificate de naștere. Ar include un sistem de autentificare a utilizatorilor, un sistem de acces și
căutare a documentelor și un sistem de evidenţă a documentelor descărcate.

Aceste module pot fi interconectate și integrate prin intermediul unui sistem centralizat de
gestionare a datelor, precum și prin intermediul unui portal web și a unei aplicații mobile pentru
utilizatorii finali.

16
 3.2.3 Principalele echipamente necesare sunt următoarele:

Echipamente hardware Data Center = sau Cantitate

| Server aplicaţie si stocare date+ Sistem de operare 1 ul

Switch 1 _]
Router 2

Staţii de lucru individuale si echipamente de imprimare/scanare/copiere | Cantitate

Statii de lucru si monitoare | 13
Imprimante | 13

Multifunctionala 1
Infrastructură supart IT (de ex. Ups, HVAC, etc.) i | ia că teatre
|ups | 14

3.2.4 Cerinţe privind calitatea software-ului dezvoltat

Furnizorul selectat va documenta standardele utilizate în procesul de dezvoltare software, astfel

încât codul rezultat să fie ușor de înțeles, de întreţinut și de extins în cazulîn care este necesar.
Beneficiile utilizării unui proces de dezvoltare software standardizat se referă atât la dezvoltarea
inițială a aplicaţiilor software, cât și laî ntreţinerea lor viitoare.

Autoritatea contractantă are ca obiectiv non-funcţional major realizarea unui sistem de aplicaţii
software care să nu implice o dependenţă de furnizor pentru întreţinere și dezvoltare ulterioară,
asigurându-se astfel potenţialul de sustenabilitate a sistemului informatic chiar și în cazul unor
modificări ale proceselor de lucru, modificări care necesită schimbări
în aplicaţiile software care
modelează procesele respective.

3.3 Descrierea componentelor sistemului solicitat

3.3.1 Obiective generale urmărite

1. Implementarea unui sistem informatic integrat centralizat:

- Un sistem informatic integrat centralizat ce implică consolidarea tuturor funcţiilor și
departamentelor Primăriei Găvănești într-o singură platformă. Acesta are următoarea
structura:

17
 Modul -Î nrolare si autentificare utilizatori
Modul — Documente online — Ghișeu unic pentru cetăţeni
Modul — Sesizări & Reclamaţii cetăţeni
Modul — Programări / Audiente
Modul — Monitorul Oficial Local - portal web connect
Modul — Registratura / Document Management
Modul de plăti on line
Modul — Urbanism
In cadrul prezentului proiect se propune spre achiziționare următoarele tipuri de echipamente
hardware:

L Server
__ UPS- dispozitiv de protecţie la supratensiune
Staţii de calcul - Desktopuri & Laptopuri (inclusiv licenţe)
L] Multifuncţionala (scanner, imprimanta, copiator)
|| Routere & echipamente de retelistica & securitate

Aceasta va permite centralizarea datelor, accesul facil la informații, simplificarea fluxurilor

de lucru și creșterea eficienței administrative.

Avantajele acestui scenariu includ:

Simplificarea gestionării şi accesului la date: Prin centralizarea datelor într-un singur

sistem, se reduce redundanța și se facilitează accesul rapid la informaţii actualizate
pentru toate departamentele.
Pai
9 Eficienţă sporită în fluxurile de lucru: Integrarea funcțiilor administrative permite
automatizarea proceselor, eliminarea duplicării activităților șiîmbunătăţirea comunicării
între departamente.

Rapoarte și analize mai eficiente: Sistemul informatic integrat va genera rapoarte și

O

analize detaliateî n timp real, facilitând luarea deciziilor informate.

Integrarea cu aplicaţii și sisteme existente: Pentru că primăria utilizează deja anumite

aplicaţii și sisteme eficiente pentru anumite funcţii, se va opta pentru integrarea acestoraîn
cadrul sistemului informatic integrat. Această opţiune va avea următoarele avantaje:

o Maximizarea investiţiei existente: Integrarea cu aplicaţiile și sistemele existente va

permite utilizarea optimă a resurselor și a investiţiilor anterioare.

o Minimizarea impactului asupra personalului și a fluxurilor de lucru: Pentru că

angajaţii primariei sunt deja familiarizați cu anumite aplicaţii și sisteme, integrarea
acestoraîn cadrul sistemului informatic integrat va minimiza necesitatea de formare
și adaptare la noi instrumente.

18
 3. Asigurarea scalabilităţii și flexibilității sistemului: Sistem informatic integrat trebuie să fie
scalabil și flexibil, astfel încât să poată fi adaptat nevoilor viitoare ale primăriei. Aceasta
include asigurarea compatibilității cu tehnologii emergente, precum și capacitatea de a
adăuga sau modifica funcţionalităţi ulterior.

4. Analiza costurilor și beneficiilor:

Î n alegerea scenariului sau opțiunii optime, s-a efectuat
analiza cost-beneficiu. S-au luat în considerare costurile inițiale ale implementării, costurile
deîntreţinere, economiile de timp și resurse, precum și beneficiile pe termen lung, cum ar fi
creșterea eficienței administrative șiî mbunătăţirea serviciilor către cetăţeni.

Dotarea primăriei se bazează pe nevoia de procese optimizate și automatizate susținute de un

pachet software customizat bazat pe o infrastructură hardware care are la baza echipamente
IT&C interconectate pentru îmbunătăţirea procedurile existente și introducerea de noi
capabilități pentru a avea un proces de servicii publice localeîmbunătățit.

3.3.2 Descriere Sistemul Informatic Integrat

Va fi o platformă menită să digitalizeze administraţia publică oferind servicii online de către UAT
către cetăţeni pentru a putea face posibilă interacțiunea dinte Primărie și cetățean /contribuabil.

Aplicația va facilita schimbul de informaţii dintre Primărie și cetățeni, atât în cazul persoanelor
fizice, cât și în cel al persoanelor juridice. Utilizatorii care vor accesa această platformă o să
beneficieze de un acces deosebit de facil la informaţiile care îi vizează direct, cum ar fi obligaţiile
privind impozitele si taxele, contractele, sau stadiul unor cereri care au fost adresate instituției,
precum si depunerea de sesizări sau realizarea unei programări online.

Obiective urmărite prin implementarea Sistemului Informatic Integrat:

Nevoia de debirocratizare a serviciilor oferite cetățenilor;

| Nevoia de simplificare a procesului de soluționare a solicitărilor venite din partea cetăţenilor
prin eficientizarea;
[| Nevoia de transpunere a comunicării cu cetățeniii ntr-o singură platformă;
Nevoia de digitalizare a proceselor interne;
Nevoia de creștere a gradului de satisfacţie al cetăţenilor.

Soluţia informatică integrată va asigura completa funcţionalitate

în ceea ce privește trasabilitatea
activitățilorin cadrul serviciilor din cadrul atâtîn ceea ce privește fluxurile interne, cât șiîn ceea ce
privește serviciile publice si interacţiunea cetățeanului cu acestea.

Sistemul creat va respecta bunele practici, prevederile legale naţionale si normativele europene
(regulamente si directive) în materie de identitate electronică, protecţia datelor personale și
securitate cibernetică.

19
Se va asigura securitatea tuturor interfețelor sistemului informatic. Se vor furniza funcționalități de
administrare care să permită oferirea sau revocarea drepturilor de acces, accesul la informaţii pe
bază de credenţiale de acces;

Sistemul informatic integrat va permite extensii viitoare (ex. posibilitatea de a adăuga noi module,
noi funcţii, noi rapoarte, noi roluri de securitate etc.).

Drepturile de acces se vor acorda diferenţiatin funcție de modul, gradul de securizare a informaţiei,
nivel organizaţional stabilite de comun acord intre echipa de implementare si reprezentanții
autorităţii contractante.

Soluţia software va asigura mecanisme de siguranţă si acuratețe a datelor, oferind următoarele:

O Procesarea datelor să fie bazată pe tranzacţii;

O Mecanism de tranzacţionare de tip "totul sau nimic”. În situația unei căderi accidentale a
sistemului, toate tranzacţiile finalizate trebuie să fie permanente, iar cele nefinalizate
trebuie anulate prin mecanismul de rollback;
Să permită anularea de către persoanele autorizate a unei operaţiuni efectuate (modificări,
O

înscrieri, ștergeri, plăti, etc), repunerea in funcţiune a operaţiunii in urma unei anulari
greșite si posibilitatea raportării/vizualizării operaţiilor respective;
Ștergerea datelor trebuie restricționată, in locul operaţiilor de ștergere folosindu-se
inactivarea și nu ștergerea efectivă.
Pe tot parcursul implementării proiectului si prin toate funcţionalităţile Front-Office si Back-
Office realizate, este obligatoriu ca cerințele GDPR să fie respectate, atât la nivelul fluxurilor
de lucru / serviciilor electronice implementate in platforma, dar si la nivelul proiectării
bazelor de date, arhitecturii modulelor software, schimburilor de informaţii, serviciilor
web/API -uri, astfel încât datele cu caracter personal sa fie protejate atât din punct de
vedere al procedurilor de acces/manipulare, dar si din punct de vedere al "manipulării"
informatice.
Salvarea și recuperarea datelor se va face prin următoarele mecanisme:
Să ofere un mecanism de recuperare a datelor in caz de dezastru. Astfel, sistemul trebuie să
ofere o soluție pentru protecţia eficientă a datelor împotriva erorilor si a dezastrelor prin
realizarea de copii de siguranţă si arhivarea acestora.
Să aibă o funcţie de arhivare/dezarhivare a datelor (backup) pe suport extern. Procesele de
O

arhivare/dezarhivare nu trebuie sa afecteze disponibilitatea sistemului pentru utilizatori si

nici să -i degradeze semnificativ performantele.În caz de incidente, întregul sistem să poată
fi restaurat din copia de siguranţă;
Salvarea informaţiilor trebuie să se realizeze automat și periodic pe baza unui calendar
configurabil de către Administrator.
Sistemul va trebui să ofere utilizatorilor interni (funcţionari) si externi (cetăţeni) o interfața
de tip thin- client, web based. Astfel, pe staţiile de lucru ale utilizatorilor nu se vor instala
componente software, acest lucru asigurând totodată independenta de sistemul de operare
de pe echipamentele instituţiei, amortizarea investiţiei in următorii ani si scăderea
costurilor.

20
 Utilizatorii soluției vor putea accesa funcţionalitățile uzuale ale sistemului (excepție pot face
doar operațiuni de administrare periodice — backup, configurări) prin intermediul unui
navigator (browser) web care va putea funcționa pe clienți Microsoft Windows, Linux, etc.
Nu se considera interfaţa web-based accesul prin intermediul utilitarelor de acces la
distanta disponibile prin browser (ex: logmein, anydesk, etc).
Pentru asigurarea unei interfețe unitare și ergonomice, sistemul trebuie să ofere
următoarele facilități:
Să furnizeze ferestre formatate corespunzător pentru toate intrările și ieșirile;
00 o

Să furnizeze toate ferestrele de dialogîn limba română;

Sistemul trebuie să furnizeze mesaje de eroareîn limba română pentru:
erori de introducere de date (inconsistenţă);
a

erori de logică de utilizare;

erori provenite din sistemul de gestiune a bazelor de date sau din accesul la resurse externe;
= altetipuride erori ce urmează a fi definite in etapa de analiza.
Să asigure verificarea câmpurilor de date obligatorii și opționale;
Să furnizeze mecanisme de validare a introducerii datelor pentru evitarea inconsistenţelor
de tip;
Să conducă utilizatorulin interiorul sistemului folosind meniuri de opţiuni;
Să permită particularizarea interfeţei conform opţiunilor utilizatorului;
Să permită exportul datelor tabelare/rapoartelor
în formate de uz general: .pdf, .xls, .txt,
„doc, .xml, .html.
Sistemul software ce va fi achiziționat va fi operat de utilizatori români, așa că, toate
ecranele, mesajele de eroare și rapoartele trebuie să afișeze textîn limba română.
Toată documentaţia utilizatorîmpreună cu materialele pentru instruire vor fi livrate de către
furnizorul soluțieiîn limba română.
Pentru o operare eficientă, interfaţa va permite căutarea rapidă de informaţii după criterii
multiple, cum ar fi denumirile străzilor, număr de domiciliu, CNP, nume/prenume, număr si
data document, tip document etc.
Deoarece informaţia gestionată trebuie să fie "la zi", soluţiaîn ansamblu trebuie să permită
procesarea on-line a tranzacţiilor, iar datele salvate în sistem trebuie sa fie disponibile
imediat in celelalte module.
Facilitățile standard de raportare trebuie să cuprindă:
tipărirea rapoartelor în format text si/sau grafic folosind orice tip de imprimantă
recunoscută de browser;
definirea de drepturi de acces la nivelul fiecărui raport;
furnizarea tuturor rapoartelorîn limba română;
să permită filtrarea datelor prin parametrii care pot fi completaţi in momentul deschiderii
raportului sauîn momentulîn care sunt executate de operator, daca este cazul;
vizualizarea rapoartelor pe ecraniînaintea tipăririi;
anularea tipăririi rapoartelor,î nainte sauîn timpul tipăririi;
posibilitatea reluării tipăririi unui raport de la un anumit articol, sau de la o anumită pagină,
după oîntrerupere accidentală a tipăririi;

21
 e exportul datelor rezultate în urma oricărei raportări
în formate publice: XLS, XML, HTML,
RTF, PDF;
e includerea unui generator de rapoarte prin care Beneficiarul să își poată defini propriile
rapoarte sau sa poată personaliza rapoartele existente in sistem.
Sistemul informatic trebuie să asigure următoarele criterii de performanţă:
e Sistemultrebuie săîndeplinească un nivel de disponibilitate de 99% anual.
e Toate procesele off-line zilnice, care trebuie executate automat pe durata nopţii (inclusiv
backup de sistem), trebuie derulate
în intervalul dintre orele 2:00 și 5:00 în condiţii de
operare standard.
e Orice alte procese periodice (lunare, trimestriale etc.) trebuie executate într-un interval
extinsîntre orele 1:00 și 6:00în condiţii de operare standard.
e Calculul adăugărilor sau modificărilor să se facăîn timp real (fără reprocesare-actualizare).
o Pe lângă cerințele specifice fiecărui modul, sistemul integrat va oferi și posibilitatea de
corelare a datelor, mecanisme de integrare funcţionale si de interfață intre modulele
implementate prin faptul ca declararea unei informaţii comune in cadrul unui
modul/aplicaţii furnizate in cadrul proiectului va face ca informaţia respectivă să fie vizibilă
în timp realîn orice alt modul/aplicaţie, folosind aceleași codificări (ID) si denumiri. Acest
mecanism va fi valabil cel puţin pentru următoarele entităţi:
O persoane,
străzi,
adrese,
9

tipuri de documente,
O

utilizatori,
0

grupuri.
O

Mecanismul va fi utilizat pentru orice alt tip de date furnizorul soluţiei ofertate consideră ca
fiind utile in mai multe module.

La proiectarea soluţiei software trebuie să se țină cont de următoarele principii generale:

. Principiul legalității: care presupune crearea și exploatarea sistemului informatic

în
conformitate cu legislația naţională
în vigoare și a normelor și standardelor internaţionale
recunoscuteîn domeniu;

. Principiul divizării arhitecturii pe nivele: constă în proiectarea independentă a

componentelor sistemului?n conformitate cu standardele de interfaţă dintre nivele;

. Principiul datelor sigure: stipulează introducerea datelorin sistem doar prin canalele
autorizate și autentificate;

” Principiul securităţii informaționale: presupune asigurarea unui nivel adecvat de

integritate, selectivitate, accesibilitate și eficiență pentru protecția datelor de pierderi,
alterări, deteriorări și de acces nesancţionat;

. Principiul transparenţei: presupune proiectarea și realizarea conform principiului

modular, cu utilizarea standardelor transparenteîn domeniul tehnologiilor informatice și de
telecomunicaţii;

22
 ? Principiul expansibilității: stipulează posibilitatea extinderii și completării sistemului
informatic cu noi funcţii sauî mbunătăţirea celor existente;
, Principiul scalabilităţii: presupune asigurarea unei performanţe constante a soluţiei
informatice la creșterea volumului de date și a solicitării sistemului informatic;
e Principiul simplităţii și comodităţii utilizării: presupune proiectarea și realizarea
tuturor aplicațiilor, mijloacelor tehnice și de program accesibile utilizatorilor sistemului,
bazate pe principii exclusiv vizuale, ergonomice și logice de concepţie;

e Principiul integrităţii, plenitudinii și veridicităţii datelor: presupune implementarea

mecanismelor care permit păstrarea conţinutului și interpretării univoce a datelor în
condiţiile unor influențe accidentale și eliminării fenomenelor de denaturare sau lichidare
accidentală a acestora, furnizarea unui volum de date suficient executării funcţiilor de
business al sistemului informatic și asigurarea unui gradînalt de corespundere a datelor cu
starea reală a obiectelor pe care le reprezintă și care fac parte dintr-un sector concret al
sistemului informatic.

Arhitectura sistemului informatic trebuie să respecte următoarelor principii:

e Implementarea unei soluţii web-based, cu acces autorizat la interfață și date,

utilizând componente software mature, cu drept de utilizare perpetuu;
e Asigurarea unei securități adecvate a sistemului informatic pentru a proteja
informaţia și subsistemele componente împotriva utilizării lor neautorizate sau a
divulgării informaţiei cu caracter personal sau a celei cu accesibilitate limitată;
e Recunoașterea informaţiei ca patrimoniu și gestionarea ei adecvată;

Cerinţe funcţionale și non-funcţionale ale Sistemului Informatic Integrat pentru Digitalizarea

Activităţii Primăriei

Sistemul Informatic Integrat va trebui să dispună de o arhitectură scalabilă, deschisă, asigurând

interoperabilitatea și interconectarea cu alte sisteme și baze de date.

Toate modulele sistemului informatic vor trebui să funcţioneze integrat și să permită

interconectarea cu alte componente externe;
Sistemul va trebui să pună la dispoziţie set de funcţii (API) pentru a asigura integrarea facilă
cu alte sisteme;
Sistemul va trebui sa dispună de un grad ridicat de securitate, necesar asigurării
confidenţialității și protecţiei datelor;
Sistemul trebuie să asigure trasabilitatea activităților in cadrul Sistemului Informatic
Integrat pentru Primărie;
Sistemul va trebui să fie dezvoltat prin utilizarea de tehnologii și limbaje moderne, de
ultimă generaţie;
Sistemele sau componentele software vor trebui să nu implice o dependenţă de un anume
furnizor pentru întreținerea lor și pentru dezvoltări ulterioare, beneficiarul va primi copii

23
 ale codurilor sursă la finalizarea implementării, cu dreptul de a modifica sistemele și de a
implementa alte funcționalități;
e Sistemele sau componentele software vor trebui să fie aliniate la standardele tehnologice
actuale, utilizând în arhitectura lor tehnologii moderne care să nu fie dependențe de
sistemul de operare utilizat;
e Laimplementarea sistemelor va trebui asigurată migrarea datelor existente prin operaţiuni
de import, directe și/sau prelucrate (ex. fișiere Excel)

3.3.3 Arhitectura sistemului:

“ Modul-înrolare si autentificare utilizatori

Modulul de Înrolare şi Autentificare a Utilizatorilor este una dintre componentele principale ale
arhitecturii unui sistem informatic integratin primărie.
Acest modul are rolul de a permite utilizatorilor să se înregistreze
în sistem și să se autentifice
în
mod securizat pentru a avea acces la funcționalităţile disponibile.

În ceea ce privește procesul deînrolare, acesta poate fi realizat atât de către utilizatorii din cadrul
primăriei, cât și de către cetăţenii care doresc să aibă acces la anumite servicii online.
În timpul procesului de înrolare, utilizatorii trebuie să furnizeze informaţii personale, cum ar fi
numele, adresa, numărul de telefon, adresa de e-mail și,în unele cazuri, documente de identitate,
pentru a se asigura că datele furnizate sunt valide și corecte.

După ce un utilizator este înregistrat

în sistem, acesta trebuie să se autentifice pentru a putea
accesa funcționalitățile disponibile. Autentificarea poate fi realizată printr-un număr de metode,
cum ar fi autentificarea prin intermediul unei parole sau autentificarea prin intermediul unui
certificat digital. Acest lucru permite sistemului să verifice identitatea utilizatorului și să asigure că
numai utilizatorii autorizaţi au acces la informaţiile și funcţionalităţile sistemului.

Modulul
de Înr in sistem informatic
integrat eficie utentificării și curizate a utilizatorilor,
acest mod i la prevenirea accest izat la datele
primăriei.

= Modul - Documente online — Ghişeu unic pentru cetăţeni

Modulul "Documente online - Ghișeu unic pentru cetăţeni" este o componentă importantă a
sistemului informatic integrat al primăriei. Acest modul permite cetățenilor să solicite și să
primească servicii publice online, eliminând necesitatea prezenţei fizice la ghișeu.

Acest modul include următoarele funcționalități:

24
Crearea și gestionarea conturilor utilizatorilor: Cetăţenii pot crea conturi online pentru a avea
acces la serviciile oferite de primărie. Acesta este un proces deînrolare care implică furnizarea de
informaţii personale și autentificarea utilizatorilor prin intermediul unor metode sigure, cum ar fi
autentificarea cu doi factori.

Solicitarea și depunerea documentelor: Cetăţenii pot solicita diverse documente și servicii publice
online prin intermediul acestui modul, inclusiv eliberarea de certificate, acte de identitate, permise
auto și multe altele. Cetăţenii pot depune documentele relevanteî n format electronic.

Urmărirea stadiului cererilor: Cetăţenii pot urmări stadiul cererilor lor online și pot primi notificări
despre starea cererilor și despre orice actualizare a acestora. De asemenea, cetăţenii pot accesa
istoricul cererilor lor și pot descărca documentele relevante din contul lor online.

Plata taxelor și impozitelor: Cetățenii pot efectua plata taxelor și impozitelori n cadrul sistemului,
eliminând necesitatea de a vizita ghișeele fizice ale primăriei.

Securitatea datelor: Acest modul este proiectat cu securitatea datelorin minte, astfeli ncât să se
asigure că informaţiile cetățenilor sunt protejateî mpotriva accesului neautorizat. Datele personale
și financiare sunt protejate cu ajutorul unor tehnologii de securitate precum criptarea datelor și
autentificarea cu doi factori.

şii îmbunătățirea proceselor. ai iziattatiVa i

Modulul:
rr
_I Permite configurarea de formulare electronice care sa preia solicitările cetăţenilor într-un
mod automat direct in managementul de documente al instituţiei

Permite verificarea fără autentificare a statusului cererilor/dosarelor depuse la Primărie.

m
_i Permite depunere/ridicarea documentelor care necesita semnături olografe.
m
_l Permite depunerea si ridicarea documentelor de către cetăţeni chiar si in afara orelor de
program, încât aceștia sa nu mai fie nevoiţi sa aștepte la cozi, la ghișee in anumite orare de
timp restrictive.

Li Permite depunerea electronica a documentelor pentru cei care nu poseda o semnătura

electronica

|| Permite informarea cetăţenilor in diverse puncte din localitate.

_! Permite plata taxelor si impozitelor ca alternativa la casieriile instituţiei.

[ ]
_ Permite eliberarea bonurilor de ordine pentru cozile de așteptare la ghișee.
Acest modul permite depunerea online de diferite tipuri de declaraţii/cereri pentru diferite module
Impozitelor si Taxelor, Registru Agricol, Urbanism, etc.

= Modul — Sesizări & Reclamaţii cetățeni

25
Modulul "Sesizări & Reclamaţii cetăţeni" din arhitectura sistemului informatic integrat al primăriei
are ca scop centralizarea și gestionarea eficientă a sesizărilor și reclamaţiilor cetățenilor.
Acest modul oferă o modalitate rapidă și ușoară de înregistrare a problemelor semnalate de către
cetățeni și urmărirea progresului soluționării acestora.

Modulul funcţionează astfel: cetăţenii pot face sesizări și reclamaţii prin intermediul platformei
online a primăriei, prin completarea unui formular dedicat. Informaţiile furnizate în cadrul
formularului includ detalii despre problema semnalată, precum și informaţii de contact pentru a
putea fi contactatîn cazulin care este necesară o clarificare sau o soluționare rapidă a problemei.

Odată înregistrată, sesizarea sau reclamaţia este transmisă către departamentul sau serviciul
responsabil din cadrul primăriei. Un sistem de monitorizare automată a timpului de răspuns și de
soluționare a fost implementat pentru a asigura un timp de răspuns rapid și eficient din partea
primăriei.În același timp, cetăţenii pot urmări progresul soluționării problemei prin intermediul
platformei online, ceea ce crește transparenţa și implicarea lorîn proces.

Modulul. "Sesizări & Reclamaţii cetăţeni" are avantajul de a reduce timpul necesar soluționării
problemelor. semnalate, crește transparenţa și implicarea cetățenilorii n Brogeeul, de administrare
locală șiîmbunătățeşte relaţia dintre primărie și cetățeni. ae pn

Modulul:

Permite semnalarea de probleme pe diferite tematici (definite independent de autoritate) care sa

ajungă la departamentele abilitate sa le rezolve.
> Permite localizarea automata a celui care semnalează problema. (GPS)
> Permite atașarea de poze/filmuleţe la solicitarea făcută.
> Se integrează automat cu registratura electronica, registrele secundare si arhivarea
electronica, harta sesizărilor online pentru cetăţeni
Permite vizualizarea, filtrarea si managementul solicitărilor cetățenilor pe harta interactiva in
vederea unei mai bune organizări a echipelor in teritoriu
Permite vizualizarea, filtrarea solicitărilor cetățenilor pe harta interactiva pentru transparenta si o
mai bunaiî nţelegerea a gradului de nemulțumire din comunitate
Acest modul permite depunerea online de diferite sesizări pentru diferite categorii/subcategorii.

Arhitectura cerinte generala:

e Arhitectura permite integrarea cu mai multe tipuri de hărţi(ex: hărţi de la Google).

e Permite definirea de categorii si subcategorii personalizate;
e Permite selectarea cu o culoare dorita pentru o categorie anume;
e permite selectarea unei iconițe/pictograme pentru o categorie de sesizare;

“ Modul- Programări / Audiente

Modulul "Programări / Audiente" din arhitectura sistemului informatic integrat al primăriei are
rolul de a permite cetățenilor să solicite programări sau audienţe la diferite departamente sau
persoane din cadrul instituţiei.

26
Acest modul facilitează comunicarea și interacțiunea dintre cetăţeni și angajaţii primăriei, reducând
timpul și efortul necesar pentru a obţine o programare sau o audienţă.

Prin intermediul acestui modul, cetățenii pot completa un formular online prin care specifică
departamentul sau persoana cu care doresc să seîntâlnească, data și ora dorite, precum și detaliile
problemei pe care o au. Formularul poate fi completat din confortul casei cetățeanului sau de la un
terminal pus la dispoziţie de primărie, reducând astfel cozile și timpii de așteptare la ghișeele
primăriei.

După ce solicitarea este trimisă, aceasta este preluată de către sistemul informatic integrat al
primăriei, iar apoi este analizată și direcționată către departamentul sau persoana potrivită.
Solicitantul primește ulterior o confirmare a programării sau audienței, precum și informaţii
suplimentare despre procedura de urmat.

Acest modul poate fi integrat cu alte module ale sistemului informatic integrat al primăriei, cum ar
fi cel de gestionare a programărilor și audienţelor, astfel încât să se asigure o gestionare cât mai
eficientă a cererilor și o comunicare cât mai fluidăîntre cetăţeni și instituția publică.

Permiteînregistrarea si gestionarea tuturor audientelor fie ele solicitate online sau offline.
> Va gestiona programările in audienta in așa fel încât acestea sa nu se suprapună
indiferent de canalul pe care au fost generate (online sau offline).
> Va permite integrarea in site-ul instituției a unui formular online, legat direct cu modulul
de programări, registratura electronica si calendarul angajatului care primește in audienta.
> Permite definirea persoanelor care primesc in audienta cat si a programului lor de
audiente pe zile si ore.
> Trimite notificări cetățeanului prin email sau SMS permițându-i acestuia sa anuleze o
audienta direct din mesajul primit
Acest modul permite efectuarea de programări online atât pentru utilizatorii autentificaţi cât și
pentru cei neautentificaţi.
e Arhitectura permite adăugarea de programări, pe tipuri de programări cat si pe tipuri de
utilizatori(autentificaţi/neautentificaţi);
e Arhitectura permite selectarea tipului de programare pe baza de calendar si folosind un cod
al culorilor;
e Sunt create posibilități de vizualizare a datelor introduse, status-ul programării precum si
posibilitatea de a anula programarea;
e Suntcreate posibilități de primireînștiințări privind programarea pe email si sms;
e Este creata posibilitatea (pentru utilizatorii autentificaţi) de a vizualiza programările făcute,
statusul lor si de a interacţiona cu reprezentanţii primăriei prin crearea unui chat;
e Estecreata posibilitatea de a filtra tipurile de programări;
e Posibilitatea reprezentanţilor UAT de a administra tipurile de programări.

“ Modul- Monitorul Oficial

Modulul Monitorul Oficial este unul din modulele importante din arhitectura sistemului informatic
integrat al primăriei.

27
Acest modul se ocupă de publicarea informaţiilor oficiale și legale ale primăriei într-un mod
transparent și accesibil.

Prin intermediul acestui modul, primăria poate publica anunţuri, declaraţii, hotărâri, regulamente,
contracte și alte documente oficiale, astfel încât cetățenii și alte părţi interesate să aibă acces la
acestea. Monitorul Oficial poate fi accesat online, astfelîncât cetățenii să poată accesa informaţiile
din orice locaţie șiîn orice moment.

Modulul Monitorul Oficial poate fi integrat cu alte module ale sistemului informatic integrat, cum ar
fi Modulul dei nrolare și Autentificare a Utilizatorilor și Modulul Documente Online - Ghișeu Unic
pentru Cetăţeni, pentru a asigura o experienţă de utilizare mai eficientă și ușoară pentru utilizatori.
De asemenea, poate fi integrat cu alte sisteme existente, cum ar fi sistemul naţional de
monitorizare și raportare, pentru a asigura conformitatea cu cerințele legale și normele de
transparenţă.

Permite implementarea Monitorului Oficial Local in site-ul instituției in așa fel încât publicarea
informaţiilor in mediul online sa poată fie făcută si de personal neavizat in domeniul tehnic IT.
> Respecta prevederile codului administrativ in ceea ce privește transparenta instituţiilor
publice.
Permite publicarea automata in cadrul site-ului instituţiei a informaţiilor cuprinse in
Monitorul Oficial Local fără a direcționa cetățeanul pe alta platforma decât situl instituţiei.
> Se integrează in site-ul instituției si cu modulele de arhivare electronica si registratura
electronica.

Acest modul permite managementul documentelor din structura monitorului oficial local.

e cuprinde toate secțiunile Monitorului Oficial Local

e Pentru Statutul UAT, permite afișarea documentelor care au fost salvate pe categoria
menționată.
e Se permite definirea mai multor criterii de selecţie/filtrare pentru toate secțiunile si
documentele MOL(Monitorul Oficial Local)
e Toate documentele au definite „stări” in care se afla, definite atât sub forma de cod;
e Pentru fiecare document este definit un raport sub forma de fisa a documentului
e Aplicația cuprinde toate registrele folosite in cadrul MOL
e Fiecare registru are posibilităţi de export in diferite formate(ex: Excel)
e Exista posibilitatea de atașare a diferitelor tipuri de fișiere.
e Cuprinde întregul flux de aprobarea a unui proiect de HCL

= Modulul Registratura/ Document Management

Modulul Registratura/ Document Management este unul dintre modulele importante ale
arhitecturii sistemului informatic integrat al primăriei. Acest modul permite gestionarea
documentelor primăriei,î ncepând de la primirea lor până la arhivarea acestora.

28
Prin intermediul acestui modul, se poate realiza înregistrarea și prelucrarea documentelor primite
de la cetăţeni, instituţii publice sau alte organizaţii, precum și emiterea de documente oficiale (ex:
certificate de urbanism, adeverinţe, etc.).

De asemenea, modulul permite gestionarea fluxului documentelor în cadrul instituţiei, de la un

departament la altul, și permite accesul la documentele digitale pentru toți angajaţii autorizaţi.

Funcționalitățile oferite de modulul Registratură/ Document Management includ:

Înregistrarea documentelor primite într-un sistem centralizat, cu evidența detaliată a

acestora
Siza 3 3 : Ă ; a a 4
_ Atribuirea unui număr unic deînregistrare fiecărui documentiîn parte
Stocarea documentelor digitale, fie sub formă de fișiere electronice, fie sub formă de scanări
ale documentelor fizice

_l Crearea și emiterea de documente oficiale, cu posibilitatea personalizării acestoraîn funcţie

de necesităţile primăriei
| Gestionarea fluxului documentelor între diferitele departamente ale primăriei, cu
posibilitatea setării de aprobări sau verificări necesareiî nainte de aprobarea finală
_| Gestionarea drepturilor de acces la documente, cu asigurarea confidenţialității și securității
datelor

_ Arhivarea documentelor primăriei într-un sistem centralizat și ușor accesibil pentru a

consulta documentelei nregistrateîn trecut.
_ Modulul Registratura/ Document Management contribuie la îmbunătăţirea eficienţei
operațiunilor primăriei, reducând timpul și efortul necesar pentru gestionarea
documentelor și procesele de corespondenţă cu cetățenii. De asemenea, prin digitalizarea
documentelor se reduce utilizarea hârtiei și se contribuie la protejarea mediului.
Modulul:

_] înregistrează și gestionează peîntreaga durata de viață

o documentele de intrare/ieșire;
o documentele interne;

L| numerele deînregistrare se alocă automat, funcţie de tipul de document;

_| pot fi definite oricât de multe registre cu numere deînregistrare;

L] pot fi definite oricât de multe tipuri de documente, inclusiv departamentul de care aparțin,
circulația acestora, registrele din care să ia numere;

L| un document poate sa ia numere din mai multe registre de numere;

_ pe baza documentului de intrare se determină automat tipul documentului de ieșire;

[|] documentele de intrare şi cele de ieșire se conexează automat;

_ se permite adăugarea de oricâte atașamente;

29
 _ definirea utilizatorilor se face prin intermediul organigramei așa cum este definită la nivelul
instituției;

_| documentele circulă secvențial sau paralel pe baza utilizatorilor selectați din organigramă;
[|] utilizatorii sunt notificaţi automat:
o în intermediul aplicaţiei prin mesaje de tip pop-up;
o prin SMS și/sau email. Utilizatoriiiși pot activa/dezactivaîn orice moment acest tip
de notificări funcţie de necesităţi;

_| există posibilitatea de a aloca mai multe documente o dată spre rezolvare către un anumit
utilizator;

„| pe fiecare document este afișat un raport de activitate/notificări/circulaţie;

[| stochează timpii de circulaţie şi calculează durata de rezolvare/soluţionare a documentelor,

bazat pe acești timpi permite efectuarea de statistici referitoare la eficienta organizaţiei;

[| afișează liste cu starea documentelor, la cine este in lucru, de când şi cât a rămas până la
termenul de rezolvare stabilit:
o documente de intrare/ieșire/interne;
o documente nealocate și cele cu termen expirat;
o "Documentele mele": cele care suntîn lucru, finalizate și distinct cele cu termen
expirat ale utilizatorului curent logat la aplicaţie;

_ documentele pot fi regăsite şi filtrate după mai multe criterii, cum ar fi:
]

o numărul și dataînregistrării, inclusiv cel al terţilor (in cazul documentelor de

intrare);
tipul de document și tipul de act;
O

o emitent sau destinatar;

o utilizatorul sau departamentul la care se află documentele la un moment dat;
o stare, modalitate de intrare sau ieșire;
o etc.

_ permitettipărire listei de intrări/ieșiri inclusivi n formatul cerut de lege;

=

L] integrat cu platforma online de interacţiune cu cetăţenii CityOn, poate primii cereri de

acolo, le convertește automatîn format pdf, ia număr deînregistrare și este direcționat
automat pe fluxul de rezolvare;

[|] datele despre emitenţi/destinatari se introduc o singură dată şi apoi sunt refolosite;

_ se poate vedeaîn orice moment un istoric al corespondenţei cu o anumită persoană fizică

sau juridică.

"“ Moduldeplătionline

Permite gestionarea activității departamentului de taxe si impozite cu toate sarcinile sale:

declarare, impunere, calcul,î ncasare, urmărire si executare silita.
> Se integrează cu toate modulele mai sus menţionate si portalul cetățenilor

30
Acest modul permite plata Impozitelor si Taxelor, Facturi, Amenzi, Diverse plăti de către cetăţeni
atât autentificaţi cat si neautentificați.

Arhitectura cerinte generala:

e Aplicația are integrat un mecanism de plata online care permite integrarea Plaţilor
electronice folosind oricare procesator de plăti, folosind APl-ul cu user si parola;
e Aplicația permite trimiterea “Dovada plata” prin email si sms.
e Aplicația permite verificarea plaţilor efectuate.
e Aplicația seva integra cu aplicaţiile de beck-end existente astfel incit descărcarea plaţilor se
va face in mod automat

“ Modul- Urbanism

Modulul Urbanism face parte din arhitectura sistemului informatic integrat al primăriei și are ca
scop gestionarea activităţilor de urbanismîntr-un mod eficient și transparent.

Prin intermediul acestui modul, se pot efectua următoarele operațiuni:

| Emiterea certificatelor de urbanism pentru construcţii, amenajări sau schimbări de

destinaţie a terenurilor și construcţiilor;
Verificarea documentaţiei și eliberarea autorizaţiilor de construire, de demolare, de
schimbare a destinaţiei construcţiei, de executare a lucrărilor de intervenţie, precum și a
altor autorizaţii necesare pentru activitățile de urbanism;

|| Gestionarea documentelor aferente activităţilor de urbanism, precum planuri urbanistice,

| . . oa. Va. . - . .

documentațţii tehnice, avize și autorizații.

Modulul Urbanism este integrat cu alte module ale sistemului informatic integrat al primăriei, cum
ar fi Registratura/Document Management și Monitorul Oficial, pentru a asigura o comunicare
eficientă și o gestionare cât mai bună a activităților și documentelor specifice domeniului urbanistic.

Cerere pentru emiterea certificatului de urbanism- persoane fizice/juridice

> Cerere pentru emiterea autorizaţiei de construire/desființare
> Declaraţii privind valoarea reală a lucrărilor executateîn baza autorizaţiei de construire
> Cerere pentru atestarea existenței/demolării pentru construcții
> Cerere pentru eliberarea adeverinței nomenclator stradal
> Comunicare privindi nceperea/ ncheierea execuţiei lucrărilor

e integrare layere și procesarea eventualelor disparităţi, erori de poziționare, mecanism de

integrare și poziționare puncte colectate directîn teren.
e Preluarea informaţiilor geospaţiale existente la nivelul UAT-ului
e integrare servicii web GIS existente

31
 e Dezvoltare mecanisme de integrare pe bază de servicii web pentru consumul de date
geospaţiale existente la terţi furnizori sau preluarea datelor și consumul directi n aplicație
e Integrareîn hartă a documentaţiilor de urbanism și amenajarea teritoriului la nivelul UAT.
e Modelare flux pentru generarea documentaţiilor de urbanism:
= gestiune cereri de emitere a certificatului de urbanism, a autorizaţiilor de
construire/desființare precum și cererile de prelungire certificate și autorizaţii;
= preluare date din documentaţiile emise anterior (date pentru generarea certificatului
sau autorizaţiei din cerere, datele de identificare a imobilului/terenului pentru cererile
de prelungire a unor certificate/autorizaţii existente, avize și cereri pentru propunerile
de proiect, etc);
= gestiune certificate de urbanism;
e Posibilitatea generării de documentaţii de urbanism pentru structuri complexe, care străbat
mai multe UTR-uri/PUZ-uri, cu concatenarea automată a regimului tehnic aferent fiecărui
UTR/PUZ — ex. drumuri, infrastructură la nivelulîntregului UAT (rețele electrice, de apă, etc.)
e Preluarea interactivă a noilor documentaţii PUZ și integrarea automată în procesul de
generare a regimului tehnic — cu respectarea unui format standard privind geometria și
fişierele atribut adiţionale.
e Dashboard vizualizarea, verificarea activităţi ale utilizatorilor cu sistemul informatic.

3.3.4 Cerinţe tehnice privind infrastructura hardware si licenţe software de infrastructură

a. Server aplicaţie si stocare date -1 bucata

Specificații minime Intel Xeon Silver 4208 2.1G, 8C/16T,

VUUVUU

32GB RDIMM
2 x 480GB SSD SATA
2 x HDD 2TB NL-SAS Dell 7.2K RPM
PERC H750 Adapter, Low Profile,
iDRACS,Enterprise
Dual, Hot-plug, Redundant Power
y

Supply (1+1), 495W

Garanţie 3 ani
y

b. Router -2 buc

| Specificaţii minime WI-FI 6, Gigabit 1,5gbps,

E |A)

Procesor 1,5GHz

Open VPN

Garanţie 3 ani

c. Switch -1 buc

32
f

| Specificaţii minime | = Gigabit 24 porturi 10/100/1000 Mbps

Switch-ul PoE 24 porturi si Management

Y
| | Garanţie 3 ani |

y
d. Staţii de lucru cu monitor - 13 buc
za
Specificaţii minime Procesor : i5,

VIYVLULILVUUVUUUVUU
Memorie RAM : min 8GB;
SSD : min 256 GB;
Placa video integrata;
Placa rețea integrata;
Tastatura USB;
Mouse USB;
Monitor LED 24 inch
Sistem de operare
Suita de programe office
Garanţie 3 ani

e. Imprimante - 13 buc

Specificaţii minime laser monocrom ,

VUUVUUVUU

Reţea,
Wireless,
Duplex,
ADF, A4 38ppm
Garanţie 3 ani
Printare,scanare,copiere

f. UPS - 14buc
r
(ga minime | Filteaasa complet toate perturbatiile e
la/catre reteaua de alimentare si asigura
maxima protectie a sarcini. Mod conversie
„tower-la-rack” care economiseste spatiu si
timp. Capacitate minimă : 1500VA/900W.

Garanţie pentru echipamente este de minim 36 |

| de luni.
J

g. Multifuncţională color A3 - 1 buc

33
Specificații minime => Stand Viteza imprimare / copiere 25
pagini pe minut
= Capacitate toner Black/color 24.000|
pagini
= Formate standard de hârtie A3 — A4 —
A5 — A6 , maxim A3 si formate
personalizate
=> RADF -— Alimentator Automat de
Documente Reversibil (fata-verso)
= DUPLEX — Imprimare / copiere fata-|
verso
= Garanţie
3 ani

Conectica

Cablurile și conectica aferentă trebuie să fie incluse. Furnizorul asigură toată conectica necesară
pentru interconectarea echipamentelor livrate. Echipamentele vor fi livrate împreună cu toate
accesoriile necesare puneriiin funcțiune chiar dacă acestea nu au fost solicitatein mod expres.

h. Licenţe software de infrastructura

Ț

Specificaţii minime Furnizorul soluţiei ofertate va furniza licenţe de

infrastructura necesare implementării soluţiei
pe care o propun, respectiv sistemul de
operare, licența pentru serverul web, licența
baze de date, certificate de securitate.
Caracteristicile acestora trebuie sa
îndeplinească minim următoarele condiţii:

= Licenţa pentru sistemul de operare pe

care rulează soluţia (Windows Server,
Linux, etc)
= Licenţa pentru sistemul de baze de date
relaționale (SGBDR) pe care rulează|
soluția.
> Licenţa pentru serverul web pe care
rulează soluția (daca este cazul)
= Licenţa pentru serverul web pe care
rulează soluţia (daca este cazul)
Acestea vor permite:
=> Accesul concurent a minim 20 de
utilizatori interni și a unui număr
nelimitat de utilizatori externi

34
 | = Posibilitatea de stocare date de pese
200 GB
|
| = Lucrul cu tabele mari, de peste
1.000.000î nregistrări

Ofertantul va indica in mod explicit toate aceste componente pe care le va include in solutie, luand
in calcul si pretul acestora in redactarea ofertei financiare. Vor fi specificate numele produselor
furnizate, producatorul, numarul de unitati si pretul unitar, astfel incat sa poata fi identificate
corect toate componentele.

Solutia se va baza pe produse consacrate, larg utilizate la nivel mondial si va fi configurata in asa fel
incat sa permita timpi buni de raspuns (<3 s pentru operatii uzuale, <120 s pentru rapoarte cu
volum mare de date). Aceste performante ale solutiei vor fi asumate de Ofertant in cadrul ofertei
tehnice, la acest capitol.

3.4 Cerinţe minime de securitate Sistem Informatic Integrat

Pentru a asigura securitatea Sistemului informatic integrat în primărie, se recomandă includerea

următoarelor cerințe minime de securitate:

1; Autentificare și controlul accesului: Implementați un sistem de autentificare robust pentru

utilizatorii sistemului, inclusiv utilizarea de parole puternice, autentificare cu doi factori și
politici de gestionare a parolelor. Asiguraţi un control strict al accesului la funcţionalităţile și
datele sensibile,în funcţie de nivelurile de permisiuni și roluri.
Criptare a datelor: Criptaţi datele sensibile, atât în tranzit cât și în repaus. Utilizaţi
protocoale securizate pentru transferul de date și criptarea datelor stocate pentru a preveni
accesul neautorizat la informaţii confidenţiale.
Protecție împotriva malware-ului și a atacurilor cibernetice: Implementaţi soluţii de
securitate, cum ar fi firewall-uri, soluţii antivirus și antispyware, pentru a proteja sistemul
împotriva malware-ului și a altor ameninţări cibernetice. Asiguraţi actualizarea regulată a
acestor soluţii și monitorizați activitatea de reţea pentru a detecta și preveni atacurile.
Securitate fizică și protecţieî mpotriva intruziunii: Protejaţi infrastructura fizică a sistemului
informatic, inclusiv serverele și echipamentele de stocare, prin utilizarea de încuietori,
camere de supraveghere și acces restricționat la personalul autorizat. Implementaţi sisteme
de detecție a intruziunilor pentru a monitoriza și a preveni accesul neautorizat
în incinta
sistemului.
Back-up și recuperare a datelor: Efectuaţi regulat copii de siguranţă ale datelor și asiguraţi-
vă că există un plan de recuperare a datelor în caz de pierdere sau corupție a acestora.
Testaţi periodic procedurile de backup și restaurare pentru a vă asigura că datele pot fi
recuperate cu succes.
Actualizări și patch-uri de securitate: Monitorizați și aplicaţi prompt actualizările și patch-
urile de securitate pentru toate componentele software utilizate în sistemul informatic

35
 integrat. Asiguraţi-vă că sunt implementate cele mai recente actualizări de securitate pentru
a remedia eventuale vulnerabilități și a menţine sistemul protejat.
Politici de securitate și formare a utilizatorilor: Stabiliţi politici de securitate clare și
coerente și asiguraţi-vă că toţi utilizatorii sistemului informatic integrat sunt conștienți de
acestea și le respectă. Furnizaţi instruire și formare adecvată pentru utilizatori cu privire la
bunele practici de securitate și riscurile asociate utilizării incorecte a sistemului.
Aceste cerinţe minime de securitate ar trebui să fie luate în considerare în dezvoltarea și
implementarea sistemului informatic integrat. Este important să se colaboreze cu specialiști
în
securitatea informaţiei și să se adapteze cerinţele
în funcţie de specificul și riscurile asociate cu
sistemul și datele gestionate de primărie.

Se solicită ca soluţia ofertată să includă următoarele:

4 servicii de instalare server cu acces restrictionat doar web (din rețeaua locala / vpn /
public pentru clienţi)
+ oferă acces corespunzător utilizatorilor, având mecanisme de autentificare si autorizare
precum si gestionarea centralizata a utilizatorilor
+ gestiune acces și drepturi utilizatorilor (citire, scriere) prin grupe de utilizatori, prin alocare
drepturi de acces la nivel de funcţionalităţi/module
4 parola la autentificare de minim 8 caractere și să îndeplinească puțin trei din criteriile:
litere mici, litere mari, un caracter numeric, un caracter special
4% platforma va trebui să dispună la mecanisme de resetare/schimbare parola.

“+ Ofertantul va trebui să furnizeze descrierea soluției/mecanismelor de securitate ce vor fi

implementate

3,5 GDPR

“+ Acces diferitîn aplicaţie în funcţie de nivelul de acces / sucursala

+ Posibilitate anonimizare (după expirare contract și achitare debite)

+ Posibilitate de generare rapoarte specifice anonimizate

3.6 Integrare și Interoperabilitate Sistem Informatic Integrat

Pentru a asigura integrarea și interoperabilitatea eficientă a unui sistem informatic integrat, se

recomandă includerea următoarelor cerințe minime in procedura de achiziţii:

1. Standarde și protocoale interoperabile: Sistemul informatic integrat ar trebui să respecte și

să utilizeze standarde și protocoale interoperabile recunoscute
în industrie, pentru a facilita
comunicarea și schimbul de date cu alte sisteme și platforme.
2, interfeţe bine definite: Definiţi interfețele clare și bine documentate pentru comunicarea
între diferitele module și subsisteme ale sistemului informatic integrat. Aceste interfeţe ar
trebui să fie ușor deînţeles și utilizat de către dezvoltatori și să faciliteze schimbul de date și
integrarea cu alte sisteme.

36
 3. Suport pentru formate de date standardizate: Asigurați compatibilitatea și
interoperabilitatea prin suportul pentru formate de date standardizate, cum ar fi XML, JSON,
CSV etc. Aceasta permite schimbul de date fără probleme cu alte sisteme care utilizează
aceleași standarde de format.
4. Servicii web și APl-uri: Furnizaţi servicii web și APl-uri (interfețe de programare a
aplicațiilor) pentru a permite integrarea cu alte sisteme prin intermediul protocoalelor
standardizate, cum ar fi REST sau SOAP. Aceasta facilitează comunicarea și schimbul de date
într-un mod flexibil și extensibil.
5. Gestionarea identităţii și a accesului: Asiguraţi un sistem robust de gestionare a identităţii și
accesului, care să permită autentificarea și autorizarea utilizatorilorîn funcţie de nivelurile
de permisiuni și rolurile atribuite. Acest lucru ajută la protejarea datelor și funcționalităților
sensibile și asigură că doar persoanele autorizate au acces la acestea.
6. Monitorizare și raportare: Implementați funcționalități de monitorizare și raportare pentru
a urmări performanţa și interoperabilitatea sistemului integrat. Acest lucru poate include
monitorizarea fluxului de date, identificarea și rezolvarea problemelor de comunicare și
generarea de rapoarte relevante pentru monitorizarea și evaluarea performanţei sistemului.
7. Testare și validare: Efectuaţi teste și validări periodice pentru a verifica și confirma
interoperabilitatea sistemului integrat cu alte sisteme și platforme. Acest lucru asigură că
comunicarea și schimbul de date funcţioneazăîn mod corespunzător și că sistemul integrat
este compatibil cu alte sisteme externe.
Se solicită ca sistemul informatic integrat să permită

- importuri de date diverse din structuri variabile de date

- exporturi de date din interfaţe de gestionare pre-stabilite
- importuri/exporturi specializate
- posibilitate definire API/proceduri pentru date live și integrări cu alte sisteme informatice
terțe
- interfațarea automata ANAF / eFactura
- Interfațarea automata
- Interoperabilitate cu alte instituţii/ unităţi sanitare
- Integrare /consolidare și replicare dat

3.7 Cerinţe minime pentru migrarea datelor

În faza de implementare/proiectare, Beneficiarul și ofertantul câștigător vor lucraî mpreună pentru

a asigura transferul datelor necesare către noul sistem informatic integrat propus. Procesul efectiv
de migrare si populare a noului sistem integrat ii revine ofertantului castigator, iar furnizarea de
date in format cel putin XML ii revine Autoritatii Contractante. Transferul bazelor de date va avea
locîntr-un format acceptat de ambele părţi.

Se solicită ca migrarea datelor existente să se realizeze ținând cont de următoarele cerinţe:

37
 - procesarea datelor de migrat va fi asigurată de către AC pe structuri specificate de către
furnizor conform cerintelor din documentația din etapa de Analiza si a Planului de
implementare și migrare pentru fiecare etapă
- ACyva asigura accesul la baza de date curentă, iar datele curente vor fi documentate, fiind
prezentate explicaţii asupra conţinutului câmpurilor
- AC va realiza procesările de fișiere Excel pentru datele neintegrate
în aplicaţiile aflate în
exploatare sau dacă acestea sunt incorecte/incomplete
- procesarea datelorîn structuri solicitate de furnizor
- acces la baza de date curenta eventual cu explicaţii asupra câmpurilor

3.8 Instruire administratori sistem, utilizatori

După finalizarea activităților de testare, va demara programul de instruire a grupului țintă format
din personalul PRIMĂRIA GĂVĂNEȘTI care va utiliza sistemele informatice.
Prestatorul va pune la dispoziția Beneficiarului un plan de instruire, plan care va fi aprobat de
Beneficiar și care va evidenția:
- cine are nevoie de instruire (subiecții ce urmează a fi instruiți);
- ce fel de subiecte sunt propuse persoanelor pentru instruire;
- cum vor fi instruiți (in sala, online);
- când și cât va dura instruirea.
De asemenea, Prestatorul va pune la dispoziţia Beneficiarului o documentaţia de instruire:
- Manualul de utilizare în limba română, atât în format fizic (hârtie), cât și în format
electronic, pe categorii de utilizatori;
- Manualul de administrare/configurare pentru persoanele care vor administra și opera
sistemul.
Pentru instruire se va adopta o metoda de instruire, iar instruirea va fi realizată de experţi
specializaţi pe fiecare dintre componentele sistemului din partea Prestatorului. Sesiunile de
instruire se vor desfășuraîn limba română.

Instruirea se va desfășura la sediul Beneficiarului sau online și va consta atât în activităţi de

prezentare teoretică, cât și în activităţi de simulare practică a modalităţii de realizare a sarcinilor
uzuale de zi cu zi ale viitorilor utilizatori ai sistemelor informatice.

Cursurile de instruire pentru fiecare modul/ serviciuîn parte, vor trebui oferite pentru toate rolurile
specifice care vor fi implementate din cadrul proiectului.
Se vor organiza o sesiune de instruire pentru viitorii:
- administratori ai soluţiei — atât hardware, cât și software
- utilizatorii cheie pentru toate componentele ofertate pentru fiecare proces și roluri
definiteî n faza de analiză.
Instruirea va fi organizată pe module/sisteme, după ce modulul/sistemul respectiv este funcțional și
trebuie să permită personalului primăriei să înţeleagă funcţionalitățile, modul de operare al

38
acestuiia, administrarea informaţiilor care trebuie să fie efectuată de către utilizator, depistarea
problemelor și diagnosticare de bază.

Sesiunile de instruire pentru administratori vor conţine și o secţiune pentru conștientizarea

cerințelor de securitate a aplicaţiilor și datelor.

Prestatorul trebuie să propună orice subiect suplimentar care ar putea fi necesar pentru a se
asigura ca personalul primăriei este pe deplin instruit pentru a asigura administrarea și utilizarea
corespunzătoare a soluţiei ofertate.
Activităţile de instruire vor trebui să fie planificate pe durata unei luni, după finalizarea testării
funcționale, astfelîncât să existe o perioada de minim 5 de zile de instruire din partea Prestatorul
ui.
Toate sesiunile de instruire se vor desfășura
în limba română și se vor finaliza cu evaluări ale
nivelului de cunoștințe acumulate de către participanți.

e Notă: furnizorul va asigura transferul de cunoștințe către personalul tehnic IT desemnat

de client peîntreaga durată a implementării proiectului.

3.9 Probe tehnologice si teste

În procesul de extindere a unui sistem informatic integrat sau a unui sistem de supraveghere video,
este important să se efectueze probe tehnologice și teste pentru a verifica funcţionarea
corespunzătoare a sistemului și a identifica orice probleme potenţiale. Aceste probe și teste pot
include:

Probe de funcţionare a echipamentelor: Se pot efectua probe pentru a verifica funcţionarea

corectă a echipamentelor, cum ar fi camerele de supraveghere, serverele, switch-urile, routerele,
software-ul de monitorizare, stației de r&âncărcare, etc. Aceste probe pot include verificarea
parametrilor tehnici, testarea funcţiilor, configurații și integrarea adecvată a echipamentelorîn
sistemul informatic integrat.
Probe de conectivitate: Se pot efectua teste pentru a verifica conectivitatea între diferitele
componente ale sistemului, cum ar fi conexiunile de rețeaîntre camerele de supraveghere, servere,
stații de lucru, dispozitive mobile și alte componente ale sistemului. Aceste teste pot verifica
transferul de date, stabilitatea conexiunilor și compatibilitatea între diferitele componente ale
sistemului.
Probe de performanţă: Se pot efectua teste de performanţă pentru a evalua performanţa
sistemului în condiţii de utilizare reale. Aceste teste pot include monitorizarea capacităţii de
încărcare, de procesare a serverelor, timpul de răspuns al sistemului, viteza de transfer a datelor și
alte aspecte legate de performanţa sistemului.
Probe de securitate: Se pot efectua teste de securitate pentru a evalua nivelul de securitate al
sistemului informatic integrat sau al sistemului de supraveghere video. Aceste teste pot include
scanarea rețelei pentru identificarea vulnerabilităţilor, teste de penetrare pentru a verifica
rezistenţa la atacuri cibernetice, evaluarea politicii de securitate și a controalelor de acces și altele.
Probe de rezistenţă: Se pot efectua teste de rezistenţă pentru a verifica cum funcționează sistemul
în condiții extreme, cum ar fi variații de temperatură, umiditate, supratensiuni sau alte condiţii de

39
mediu neobișnuite. Aceste teste pot ajuta la identificarea punctelor slabe ale sistemului și la luarea
de măsuri adecvate pentru a face faţă acestor condiţii.
Este important să planificaţi și să efectuaţi probe tehnologice și teste adecvatei nainte de punerea
în funcţiune a stației de r&âncărcare, a sistemului informatic integrat sau a sistemului de
supraveghere video pentru a asigura o funcţionare fiabilă și eficientă a acestora. Este recomandat
să specificaţi
în caietele de sarcini aceste servicii ca fiind obligatorii pentru a asigura o testare
completă și corectă a sistemelor, conform standardelor și normelor relevante din industrie.

3,10 Cerinţe privind serviciile solicitate

3.10.1 Managementul de proiect

În vederea implementării cu succes a sistemului, Prestatorul va asigura servicii de management de

proiect prin alocarea unui Manager de Proiect (Project Manager) dedicat pentru execuţia acestui
proiect, pe toată durata implementării.
Durata de implementare a sistemului informatic (de la semnarea contractului până la semnarea
acceptanţei finale) va fi de maxim 14 luni. Această perioadă include analiza, precum și proiectarea,
dezvoltarea, testarea, instruirea utilizatorilor și acceptanţa sistemului.

Totodată,în planul de proiect se va aveaîn vedere realizarea următoarelor recepții:

1, Cantitative — prin intermediul cărora se livrează pachetele, Hardware, Software și

livrabilele serviciilor prestate din punct de vedere cantitativ;

PĂ Calitative — prin intermediul cărora Beneficiarul verifică parametrii de calitate ai livrărilor

cantitative. Acestea pot fi:

a. Recepţii calitative parţiale — sunt recepții calitative ce privesc anumite componente și/sau
servicii ce fac obiectul contractului de achiziţie.
b. Recepție finală — care este realizată după finalizarea tuturor activităților pentru
implementarea sistemului informatic și punereaîn funcţiune aîntregului sistem informatic.

Livrabilele se predau beneficiarului pe baza unor procese verbale de recepţie cantitativă.

Recepţiile calitative se realizează pe baza proceselor verbale de recepție calitativă/ acceptanta

aferente livrabilelor menţionateîn tabelul de mai sus și a inspecţiilor/verificărilor realizate de către
beneficiarin conformitate cu prevederile prezentului document.

Autoritatea Contractantă va efectua plăţile astfel:

[] Pe baza proceselor verbale de receptie calitativa a serviciilor după finalizarea

principalelor etape ale implementării sistemului informatic

L] Tranșele de plată vor fi astfel:

= După recepţia documentaţiei de analiză: 15% din valoarea modulului

40
 = După recepţia documentaţiei de proiectare: 25% din valoarea modulului
“ După finalizarea instruirii utilizatorilor și administratorilor: 10% din modulului După
recepţia finalăîn urma testării sistemului informatic: 50% din valoarea modulului
Procesul Verbal de Recepție Calitativa/Acceptanta serviciilor reprezintă singurul temei în baza
căruia Contractantul este îndreptăţit să primească plata pentru Serviciile prestate în conformitate
cu prevederile prezentului Contract.

(] Se vor realiza plăți pentru livrarea de licențe dupa semnarea procesului de receptie
calitativa
D Termenul stabilit pentru plata facturii este de 30 (treizeci) zile de la dataînregistrării
facturii la sediul Achizitorului, factura fiind emisă numai după acceptarea fără
obiecțiuni, prin Proces-Verbal de Recepție Calitativa, a bunurilor și a serviciilor
facturate.
Recepţia produselor si serviciilor se va efectua pe baza de proces verbal semnat de Contractant și
Autoritatea contractantă.

Recepția produselor se va realiza astfel:

a. recepţia cantitativă se va realiza după predarea echipamentelor de catre Prestator

Beneficiarului

b. recepţia calitativă se va realiza după instalarea, punerea în funcțiune și testarea

echipamentelor livrate.

Recepţia serviciilor se va realizaîn mai multe etape,în funcţie de progresul contractului, respectiv:

a. recepţia cantitativă se va realiza după prestarea serviciilor și predarea livrabilului scris

aferent respectivei etape a implementării (raport de analiză și proiectare, scenarii de testare, raport
de testare, raport de instalare și configurare infrastructură și software de sistem, raport de
instruire);

b. recepţia calitativă se va realiza după instalarea, punereaîn funcțiune și testarea rezultatelor

obținuteîn urma prestării serviciilor și a configurării aplicaţiilor și echipamentelor și după ce, dacă
este cazul, toate neconformităţile au fost remediate.

Ofertanţii vor evidenția toate milestone-urile și activitățile importante, duratele acestora și

resursele ce vor fi alocate execuţiei fiecărei activităţi,
în cadrul graficului de execuţie ce va fi inclus
în oferta tehnică.

Graficul de execuţie va fi pregătit și prezentat

în format Gantt, cu detalierea duratei fiecărei
activitățiin parte. Activitățile se vor planifica cu o granularitate pe subactivitati.

Ofertantul va detalia metodele și instrumentele folosite pentru:

L! managementul proiectului;

41
 (] monitorizarea evoluţiei proiectului;
[1] managementul calităţii;
_] managementul riscurilor;
[LI] managementul schimbării;
( managementul comunicării.
3.10.2 Monitorizarea evoluţiei proiectului

Ofertantul va prezentaîn graficul general de implementare si termene maximale asumate pentru

finalizarea principalelor etape ale implementării. Se va prezenta graficuli mpărţit pe etape.

3.10.3 Managementul calităţii

Calitateaîn mediul de proiect se definește ca fiind totalitatea cerinţelor de ordin tehnic, funcţional,
a obiectivelor cantitative și calitative ale proiectului, precum și metodologia și procedurile de
management de proiect stabilite la nivelul proiectului, care trebuie atinse și respectate pentru
finalizarea cu succes a proiectului.

Ofertantul va avea în vedere cel puțin furnizarea următoarelor livrabile pe durata implementării
proiectului:

- Infrastructură hardware
- Infrastructura software
- Servicii de instruire

0 Livrabile de management (planuri, proceduri, rapoarte):

= Echipa de proiect și comisia desemnată

= Graficul proiectului;
Livrabile tehnice ale proiectului:
“ Documentul de analiză de business pentru fiecare modul
= Documentul de proiectare pentru fiecare modul
a Scenarii de testare tehnică, funcțională și non-funcţională pentru fiecare modul
= Raportde testare pentru fiecare modul
: Documentul care certifică instalarea și configurarea echipamentelor hardware;
= Documentul care certifică instalarea și configurarea finală a sistemului informatic
= Documentul care certifică instruirea utilizatorilor sistemului informatic;
= Documentul care certifică instruirea personalului care va utiliza/administra
echipamentele hardware și software;
= Kitul de instalare a aplicaţiilor dezvoltate (include release note și instrucțiuni de
instalare);
= Codul sursă, documentat, al aplicaţiilor dezvoltate, inclusiv fișierele de configurare din
cadrul tuturor componentelor sistemului, atât pentru software-ul dezvoltat cât și pentru

42
 configurarea celorlalte componente hardware/software care sunt diferite de
configuraţia standard de instalare;
= Materiale de instruire;
2 Manuale deutilizare/administrare/configurare ale sistemului informatic;
" Orice alte documente sau instrumente care sunt necesare pentru buna funcţionare a
sistemului;
= Certificate de garanţie.

Procedura de management al calității va prevedea metodele concrete prin care se va monitoriza și

controla evoluţia calităţii livrabilelor, peîntreaga durată a proiectului.În mod concret, se va realiza
la nivelul proiectului o strategie de testare și acceptanţă care va indica, pentru fiecare tip de livrabil
în parte, etapele procesului de verificare a calităţii (testare), criteriile de acceptanţă și modalitatea
de documentare a acestui proces.

3.10.4 Managementul riscurilor

Riscurile la adresa obiectivelor proiectului vor fi identificate și documentate

în Registrul Riscurilor,
împreună cu modulîn care acestea pot fi ţinute sub control. De asemenea, se vor prevedea măsuri
de rezervă pentru situațiaîn care riscul devine activ. Registrul Riscurilor și planurile asociate pentru
controlul acestor riscuri vor fi revăzuteî n mod regulatin timpul ședinţelor de evaluare a riscurilor.

De asemenea, la finalizarea implementării tehnice a proiectului și înainte de testarea finală a

soluţiei, furnizorul va trebui să realizeze teste de securitate și să prezinte un raport cu privire la
problemele identificate. Acestea vor fi analizate, se vor stabili acţiuni de remediere care vor fi
implementate și ulterior se va face o nouă verificare a securităţii.

1. Din cauza capacităţii tehnice / financiare/ profesională reduse a prestatorului este posibil a|
| obiectul contractului/obligaţiile contractuale să fie nâ ndeplinite /îndeplinite necorespunzător, ori |
cuiî ntârziere.

Măsuri de gestionare a riscului: Pentru compensarea prejudiciului suferit ca urmare a îndeplinirii

necorespunzătoare, ori cu întârziere sau a nândeplinirii obligaţiilor asumate de către prestator,
autoritatea contractantă a prevăzutin contract:

a) are dreptul de a deduce penalități din valoarea obligaţiei nd ndeplinite,

b) are dreptul de a rezilia contractul din vina prestatorului și de a pretinde plata de daune-interese,

c) poate executa garanţia de bună execuţie,

în limita prejudiciului creat. |

2. Riscul apariţiei unor erori nedetectate la momentul semnării contractului, incluse în oferta
prestatorului. |

Măsuri de gestionare a riscului: În contract se prevede faptul că, în cazul apariţiei de

| neconcordanţe între Propunerea tehnică și Caietul de sarcini, primează prevederile din Caietul de |

43
| sarcini.

| 3. Riscul alocării de resurse umane insuficiente executării contractului

Măsuri de gestionare a riscului: Prin Caietul de sarcini au fost formulate cerinţe minime cu privire
la experţii-cheie care au rol în implementarea Contractului, iar în etapa aplicării criteriului de
atribuire „cel mai bun raport calitate-preţ” experienţa specifică a experţilor din echipa de proiect,
suplimentară față de cea minimă, este punctată

4. Riscul nerespectării de către prestator a duratei de execuţie a contractului.

Măsuri de gestionare a riscului: Prin Caietul de sarcini, autoritatea contractantă a solicitat

prezentarea unei planificări a activităţilor și va fi urmărit prin intermediul Rapoartelor de activitate
periodice ale proiectului.

5. Riscul ca soft-ul dezvoltat să afecteze buna funcţionare a sistemului după perioada de lansareîn
producție

Măsuri de gestionare a riscului: Prin Caietul de sarcini, autoritatea contractantă a solicitat ca

prestatorul să ofere şi să includăîn oferta sa o perioadă de garanţie a sistemului de cel puţin 12 luni
pentru toate modulele și componentele software ale sitemului integrat, și de cel 36 de luni pentru
componentele Hardware, începe de la data acceptării calitative a acesteia.

De asemenea va pune la dispoziție suport tehnic şi un contract dedicat personalului AC cu scop de

semnalare a problemelor/defecțiunilor care necesită mantenanţă și de remediere a incidentelor
respectând timpii de rezolvare din CS.

3.10.5 Managementul schimbării

Schimbările survenite sau propuse vor fi analizate din punct de vedere al implicaţiilor asupra
diferitelor elemente ale proiectului (obiective, cerințe, buget, resurse, termene de implementare,
riscuri etc.) și se vor stabili cele mai bune strategii pentru gestionarea lor. Schimbările care au
implicaţii asupra livrabilelor proiectului vor fi documentate și supuse aprobării.

Ofertantul va prezentaîn cadrul propunerii tehnice modalitatea de tratare a schimbărilorîn cadrul

contractului. Se va prezenta procedura de management al schimbărilor precum și formularele care
vor fi utilizateîn cadrul acestui proces pe durata contractului.

3.10.6 Managementul comunicării

Ofertantul trebuie să prezinteîn cadrul proiectului modalitatea (metodologia) prin care se va realiza
comunicareai
ntre participanţii la contract.

44
3.10.7 Graficul de execuţie

Ofertantul va prezenta împreună cu oferta un plan de execuţie (plan de proiect)

în care se vor
detalia toate activitățile planificate în cadrul proiectului, milestone-urile aferente furnizării
livrabilelor și ale acceptării acestora de către Autoritatea contractantă

Planul de proiect va fi prezentatin format Gantt și va conţine următoarele elemente:

Denumirea activităților
D)

Denumire subactivitati
Li

Durata activităţilor/subactivitatilor
EI

Reprezentarea grafică a activităţii in gantt

0

Cl Reprezentarea grafica a activitatilor de receptie

3.10.8 Rapoarte

Furnizorul trebuie să elaboreze și să transmită Autorităţii Contractante cel puțin următoarele

rapoarte:
L] Rapoarte de etapă, la finalizarea principalelor etape din ciclul de implementare:
analiză detaliată, proiectare, instalare și configurare echipamente și software,
testare, etc.
D Raport Final (la finalizarea contractului), cuprinzând un sumar al activităţilor
desfășurate, al rezultatelor obţinute, al problemelor întâmpinate și al soluţiilor
găsite, precum și eventuale aspecte importanteîn perioada post-implementare;

3.10.9 Cerinţe privind strategia de implementare a proiectului

3.10.9.1 Analiză

Echipa de analiza are drept obiectiv clarificarea cerințelor împreună cu experţii Beneficiarului,
pentru înţelegerea completă și detaliată a modului de lucru actual, a nevoilor și a cerinţelor
viitorului sistem,î nainte de proiectarea și dezvoltarea noilor funcționalități.

Analiza va acoperi două paliere:

DI înţelegerea și detalierea proceselor de lucru aferente, rolurile și responsabilităţileîn

cadrul proceselor, normele metodologice și de organizare a activităţii.

Livrabilele de analiză vor include descrierea detaliată a componentelor care trebuie dezvoltate și
mai ales cerinţele detaliate pe care sistemul trebuie să leî ndeplinească.

Livrabilele acestei etape sunt următoarele:

45
 L] Cazuri de utilizare - detalierea modului de lucru în noul sistem, pentru fiecare
funcţie a sistemului informatic, avându-se
în vedere gruparea cazurilor de utilizare
în fluxuri de lucru cu relevanță operațională pentru beneficiar.

L! Document cu cerințe de configurare/personalizare - va identifica, pentru fiecare

cerință funcţională
în parte a caietului de sarcini și pentru fiecare flux de lucru,
necesarul de configurare/personalizare.

Livrabilele etapei mai sus menţionate vor fi aprobate de către persoanele responsabile din cadrul
Autorității Contractante.

3.10.9.2 Proiectare

Serviciile de proiectare vor respecta standardul Software Development Body of Knowledge (Corpul
de cunoștințe de dezvoltare software) si se vor realiza pe baza documentelor rezultate și aprobate
în faza de analiză. Aceste servicii includ: proiectarea modalităţii de implementare a
funcţionalităţilor, proiectarea interfeţelor între aplicații/platforme (dacă este cazul), proiectarea
elementelor de securitate ale sistemului informatic, proiectarea hardware, etc.

Etapa de proiectare se va încheia cu pregătirea unui Raport de proiectare,

în cadrul căruia se vor
prezenta variantele finale ale cazurilor de utilizare ale noului sistem informatic, care urmează să fie
implementate
în etapele următoare ale proiectului. De asemenea, pentru fiecare funcţionalitate
care necesită personalizare, se va prezenta modalitatea concretă de implementare propusă, prin
actualizarea (dacă este cazul) a soluţiei avute în vedere în cadrul ofertei tehnice, ca urmare a
informaţiilor și clarificărilor apăruteîn etapa de Analiză. Se vor pregăti machete de ecrane, șabloane
de rapoarte etc. care să permită reprezentanţilor beneficiarului să înțeleagă modul în care se
propune implementarea fiecărei funcţionalităţiin parte.

Raportul de proiectare va detalia rolurile și responsabilitățile din cadrul sistemului, modalitatea de

implementare a cerinţelor de securitate, modul tehnic de implementare a interfeţelor de schimb de
date, portabilitatea aplicatiilor software, etc.

Raportul de proiectare va fi avizat de către Autoritatea contractantă, însă responsabilitatea pentru

corectitudinea și fezabilitatea tehnică a soluţiilor propuse va aparține integral furnizorului, acesta
fiind proiectantul și integratorul sistemului informatic.

3.10.9.3 Dezvoltare

În cadrul acestei etape, furnizorul va transforma soluţia proiectată într-o soluţie tehnică
funcțională, care să răspundă tuturor cerințelor autorităţii contractante, conform caietului de
sarcini și clarificărilor din etapa de analiză.

Se solicită utilizarea unei abordări iteractive în cadrul acestei etape, astfel încât reprezentanții
utilizatorilor să fie expuși cât mai curând la funcţionalitățile implementate și să poată exprima
puncte de vedere în legătură cu acestea, pentru evitarea situaţiei
în care la finalul proiectului se

46
constată pentru prima dată neconformităţi majore sau n&nţelegerea unor aspecte legate de fluxul
de lucru sau de funcționalităţile solicitate.

La finalul acestei etape, furnizorul va realiza o testare internă utilizând scenariile propuse pentru
testarea cazurilor de utilizare stabilite și va prezenta beneficiarului rezultatele acestor teste, care
vor cuprinde capturi de ecran care să certifice faptul că funcţionalităţile au fost verificate, iar
testarea realizată de personalul beneficiarului nu va fi prima testare reală a sistemului.

Livrabilele acestei etape sunt următoarele:

LI Codul sursă al aplicaţiei comentat la nivel de clasă, funcţii și proceduri stocate;

_] Rezultatele testelor Prestatorului;

Procedura de compilare a codului sursă;

LD) Procedura de instalare pentru fiecare aplicaţie;

D] Document de proiectare actualizată

L] Manuale de utilizare și administrare.

3.10.9.4 Instalare, configurare şi testare

În cadrul acestei etape se vor instala aplicaţiile specializate ofertate (dacă este cazul), se vor
configura și se vor instala aplicaţiile dezvoltate.

Această etapă se va finaliza cu activităţile de testare funcţională derulate de utilizatori, atât la

nivelul diferitelor platforme software individuale, cât și la nivelul sistemului informatic integrat.

Aplicațiile software standard nu vor face obiectul unei recepții separate, ci numai împreună cu
serviciile de dezvoltare și personalizare. Autoritatea contractantă nu a solicitat prin caietul de
sarcini anumite platforme software, ci un sistem informatic care să respecte un set de specificaţii
funcționale. Din acest motiv, recepţia subsistemului software de aplicaţii se va face integrat, atât la
nivelul aplicaţiilor standard cât șiîmpreună cu funcţionalităţile dezvoltate sau configurate.În cazul
în care obiectivele funcţionale ale sistemului software integrat nu se ating, nu se vor recepționa nici
platformele de tehnologie ofertate și nici serviciile de dezvoltare aferente.

Testele funcţionale se vor realiza în baza scenariilor de testare și a matricei de corespondenţă

întreținute pânăîn etapa de proiectare și dezvoltare.

Planul detaliat de testare,î nsoţit de scenariile de testare, va fi realizat de către Prestator și aprobat
de Beneficiari nainte de fiecare etapă de testare agreată prin planul de proiect.

Beneficiarul (cu asistența Prestatorului) va rula toate scenariile pentru testele de acceptanţă ale
aplicaţiilor livrate. Testele de acceptanţă se vor derulaî n conformitate cu Planul de Testare.

47
3,.10.9.5 Tranziţia
în producție

Ofertanţii trebuie să prezinte planul de acţiuni care va fi utilizat la trecerea în producţie a

sistemului.

Planul prezentat trebuie să ţină cont de legăturile logic eîntre subsisteme, astfelîncât să se asigure
o trecere în producţie coerentă și cu impact minim asupra activităţilor zilnice ale angajaţilor
Beneficiarului.

Migrare de date in mediul Productiv, după caz, se va face de către Prestator. Datele necesare a fi
migrate vor fi puse la dispoziţie de către Beneficiar, fiind in prealabil validate. Responsabilitatea
privind calitatea datelor ce urmeaza a fi migrate in Productie este a Beneficiarului.

Pe perioada de 30 de zile după finalizarea instruirii, furnizorul va acorda sprijin utilizatorilor, printr-
o echipă de suport dedicată, pentru operarea sistemului. Ofertanţii vor descrie obligatoriuîn cadrul
ofertelor lor modul în care se vor organiza pentru a putea sprijini cât mai eficient utilizatorii
în
perioada de tranziţieîn producţie a sistemului informatic.

3.10.9.6 Acceptanta finala

După avizarea Raportului de testare realizat pe baza scenariilor de testare din Planul de testare
validat cu Beneficiarul, se semnează de ambele parți procesul verbal de acceptanta finala prin care
Beneficiarul atesta ca toate obligaţiile contractuale ale Prestatorului au fostî ndeplinite cu succes.

3.11 Garanţie, mentenanţă și suport tehnic

Garanţia si mentenanţa pentru întregul sistem (hardware si software) va fi de 36 de luni de la

data procesului verbal de acceptanta finala.

Prin garanţie înțelegând păstrarea funcţionalităţilor existente la momentul recepțţiei finale,

certificate prin testele realizate.

Prin perioadă de garanţie se va înţelege perioadaîn care furnizorul va asigura remedierea

în mod
gratuit a defectelor constatate de către Beneficiar pe parcursul exploatării sistemului. Prin
„defecte” se înţeleg toate neconformităţile față de cerinţele caietului de sarcini plus eventualele
alte funcționalități agreate de comun acordîntre beneficiar și furnizor pe perioada de garantie.

Garanţia trebuie să acopere toate costurile rezultate din remedierea defectelor apărute în
perioada de garanţie, inclusiv, dar fără a se limita la:

- diagnoza defectelor, inclusiv costurile de personal;

- repararea tuturor funcţionalităţilor cu defecte;
- soluţionarea bug-urilor asociate componentelor software instalate de către Ofertant
precum și a celor rezultate din configurarea greșită a elementelor de configurare ale
sistemului;

48
 - optimizarea de performanţă a sistemului pe baza analizei log-urilor sistemului (i.e.
optimizarea RDBMS, optimizarea alocării resurselor hardware, optimizarea configurărilor
etc.);
- soluţionarea breșelor de securitate identificateîn urma eventualelor incidente apărute pe
perioada de suport tehnic;
- testarea pentru a asigura funcționarea corectă;
- repunereaîn funcţiune.
Pentru scopul acestei proceduri, noţiunea de „defect” trebuie interpretată ca un comportament al
produsului diferit de comportamentul normal al acestuia având ca referință pentru determinarea
defectelor specificaţiile tehnice sau cerinţe funcţionale din caietul de sarcini.

De asemenea, se vor avea in vedere piesele de schimb şi materialele consumabile pentru piesele
de schimb după expirarea perioadei de garanţie.

Contractantul trebuie să fie în măsură să asigure piese de schimb şi orice alte materiale
consumabile pentru o perioadă de minim 24 luni după expirarea perioadei de garanţie a
produselor.

Contractantul va prezentaîn propunerea tehnică:

a) recomandări cu privire la piesele de schimb care trebuie să existe în mod curent pentru a
facilita efectuareaîn cel mai scurt timp a operaţiunilor de mentenanţă corectivă;
b) timpul de livrare pentru piesele de schimb recomandate;
c) modalitatea de asigurare a pieselor de schimbîn perioada post garanţie;
d) alte informaţii relevante.
Toate piesele de schimb/materiale consumabile asigurate de Contractant trebuie să respecte
cerinţele tehnice şi de calitate ale producătorului echipamentului.

Mentenanţa unui sistem reprezintă procesul prin care sunt restabilite caracteristicile funcționale
ale acestuiaîn parametrii nominali sauîn intervale acceptabile predefinite.

În funcţie de starea sistemului la momentul executării mentenanţei, aceasta se clasificăî

n:
o Mentenanţă preventivă: de regulă sunt reparaţii planificate atunci când sistemul
este în funcţionare, iar caracteristicile curente sunt în intervalul acceptabil.
Mentenanţa preventivă poate fi:
e Curentă (RC): reparaţii minore ale unor elemente ale sistemului care
pot fi efectuate de personalul propriu (de ex. cabluri, prize de date,
trasee de cabluri, mouse,î nlocuire ansamblu);
e Medie (RM): reparaţii cu grad de dificultate mediu care pot fi
executate de personal propriu autorizat sau de către personalul
contractantului (de ex.înlocuire placă de bază);
e Capitală (RK): reparaţii cu grad de dificultate mare, care necesită
cunoștințe și SDVuri specializate și care pot fi executate de personal

49
 specializat al contractantului sau producătorului (de ex. înlocuire
CPU);
o Mentenanţa corectivă: una sau mai multe componente ale sistemului (sau chiar
întregul sistem) nu mai funcţionează sau funcţionează în afara parametrilor
acceptabili;
o Mentenanţa evolutivă: sistemul este actualizat (update sau upgrade) datorită
progreselor tehnologice și/ sau modificărilor legislative, procedurale sau socio-
economice
e adaptiva- cu scopul remedierii și evitării problemelor de funcţionare
în viitor; modificare a unui pachet software efectuată după livrare,
astfelîncât să rămână utilizabilăî ntr-un mediu care se schimbă sau s-a
schimbat
e perfectiva- modificare a unui pachet software efectuată după livrare
pentru aîmbunătăţi eficiența sau mentenanţa acestuia.

Asadar, pentru infrastructura hardware

- toate produsele ofertate trebuie să fie acoperite de garanţie pentru cel puţin perioada
solicitată pentru fiecare produs.

Perioada de garanţie începe de la data încheierii procesului verbal de recepţie si punere in

functiune/instalare a echipamentelor/pachetelor software/modulelor dezvoltate.

Serviciile de garanţie și suportîn operare vor fi asigurate conform capitolului cerințe tehnice privind
infrastructura hardware.

Pentru toate componentele infrastructurii software

- serviciile de garanţie, mentenanţă și suportin operare vor fi asigurate gratuit pe o perioadă

de 36 luni după semnarea procesului verbal de acceptanţă finală.

Pentru a furniza suport tehnic ofertantul va trebui să asigure accesul la o aplicație de tip HelpDesk
în care Primăria GĂVĂNEȘTI va introduce tichetele în cazul apariţiei de incidente prin care se va
urmări stadiul rezolvării acestora.

La contractare se vor desemna reprezentanții tehnici ai PRIMĂRIA GĂVĂNEȘTI și ai Prestatorului

care gestionează problemele apărute pe perioada derulării contractului, disponibil în zilele
lucrătoare legale între orele 9-17, pentru a se asigura ca orice situație semnalată este tratată cu
promptitudine.

Pe toată durata perioadei de garanţie, ofertantul va trebui să acorde suport în operare gratuit
specialiștilor IT ai achizitorului la solicitarea acestora, pentru toate problemele pe care aceștia le
întâmpină după cum urmează:

50
 - pentru infrastructura hardware și software asociată hardware-ului, ofertantul va
acordata gratuit garanţie și suport conform cerinţelor detaliate pentru fiecare produs
impuseîn caietul de sarcini.

- pentru infrastructura software ofertantul va acordata gratuit garanţie și suport conform

cerinţelor detaliate pentru fiecare produs impuseîn caietul de sarcini.

Serviciile de suport în operare aferente licenţierii infrastructurii software vor trebui să includă cel
puţin

- Suportîn operare va trebui să fie oferit de către furnizor la nivelul unui portal de suport
(de tichete) dedicat acestui serviciu în care echipa tehnică a beneficiarului să poată
încărca solicitările de suport, iar furnizorul să poată oferi răspunsuri rapide laîntrebările
beneficiarului cu privire la

O problemele apăruteîn funcţionare, de tip erori, probleme de funcţionare, bug-uri

ale sistemului de operare de pe stația de lucru pe care sunt instalate licenţele și
aplicaţiile pentru care se asigură suportul tehnic, bug-uri de aplicaţie, etc.

configurare rapoarte, layout-uri

setări servicii interfețe, startări şi opriri de job-uri;

iniţiere administrator/utilizatori privind administrarea/utilizarea pe

funcţionalităţile existente ale soluţiei recepționate.

- suportulîn operare va include

O mentenanţă preventivă si corectiva

e în perioada de garanţie mentenanţa preventivă si corectiva trebuieînţeleasă

ca totalitatea operaţiunilor de întreținere și reparaţie ale unui echipament/
produs care se efectuează pe parcursul ciclului de viată al acestuia, la
intervale regulate cu scopul de a asigura funcţionarea optima a produsului,
pentru a reduce riscurile de defectare și de deteriorare.

e furnizorul are obligaţia să efectueze mentenanța preventivă si corectiva a

componentelor în perioada de garanţie, costurile mentenantei fiind
considerate incluseîn preţul contractului.

e operaţiunile care trebuie efectuate de furnizor pentru fiecare intervenţie sunt

cel puțin: inspecție, operațiuni de întreţinere periodică, actualizare versiuni
minore.

5l
 e înainte de efectuarea operaţiunilor de mentenanţă preventivă si corectiva,
Ofertantul comunică PRIMĂRIA GĂVĂNEȘTI lista operaţiunilor de
mentenanţa care trebuie efectuate

e mentenanța preventivă si corectiva se va realiza de comun acord cu

operatorul Orele de lucru normale ale PRIMĂRIA GĂVĂNEȘTI 7:30 — 16:00
de luni până joi, vineri 7:30-13.30,în zilele lucrătoare conform legii.

e operaţiunile de mentenanţă preventivă si corectiva care necesită o oprire a

produsului se efectueazăîn afară orelor normale de activitate. Datele exacte
vor fi agreate cu operatorul .

e Mentenanţa preventivă si corectiva trebuie să acopere toate costurile

aferente intervenției: forța de muncă, deplasări și altele asemenea.

e Operațiunile de mentenanţă preventivă si corectiva trebuie efectuate în

condiții de securitate, cu protejarea adecvată a personalului care efectuează
mentenanţă și a altor persoane prezente la locul unde are loc intervenţia.

e După fiecare intervenţie preventivă si corectiva, Ofertantul trebuie efectueze

teste de funcţionare ale produsului.

o intervenţii online la incidente datorate erorilor de programare

= ofertantul va răspunde în timp util la orice incident semnalat de

OPERATOR, în funcţie de nivelul incidentului.

o suportîn operare de urgenţă la faţa locului:în situații critice, Beneficiarul poate

solicita o asemenea asistenţă.
În acest caz, Beneficiarul trebuie să deschidă mai
întâi un incident transmis prin sistemul de management al incidentelor, pus la
dispoziție de către furnizor și aceasta situație sa fie agreată de comun acord de
ambele părți.

o coordonareîntre furnizori: dacă va fi cazul, furnizorul va trebui să colaboreze cu

alţi furnizori- pentru a rezolva problemeleî ntr-un mediu divers. Când problemele
apărute la produsele ofertate implică interacțiuni cu produsele altor furnizori,
ofertantul va pune la dispoziţie informaţii de diagnosticare şi va colabora la
găsirea unei soluții optime.În acest caz, ofertantul va solicita şi facilita semnarea
unui document de confidenţialitate între toate părțile: Beneficiar / Furnizorți)
implicat(ţi) pentru păstrarea securității informaţiilor livrate către Furnizori).

Fiecare incident va trebui să fie caracterizat de un nivel de prioritate, care va evidenția impactul
acestuia asupra funcţionalităților produsului.

e Garantia trebuie sa acopere toate costurile rezultate inclusiv dar fara a se limita la:

52
 - diagnoza defectelor, inclusiv costurile de personal;
- repararea tuturor functionalitatilor cu defecte;

- testarea pentru a asigura functionarea corecta;

- repunerea in functiune
că In cazul in care un echipament nu mai poate fi reparat, acesta se va inlocui cu un
echipament care are incorporate numai componente noi, conform configuratiei din documentatie,
fara costuri suplimentare pentru beneficiar. In situatia in care echipamentul este inlocuit, acesta va
beneficia de o garantie similara cu a produsului inlocuit.
Lă Serviciile de garantie trebuie sa acopere toate componentele sistemului informatic integral
pentru versiunea ofeftata si implementata. In cazul in care ofertantul va considera necesar sa
includa in oferta alte componente hardware/software necesare pentru livrarea solutiei, garantia va
acoperi si echipamentele hardware/software furnizate prin prezentul caiet de sarcini, iar perioada
de garantie va trebui sa fie de minim 36 luni pentru software si 36 de luni pentru hardware.
e In perioada de garantie a componentelor Contractantul va asigura suport tehnic pentru
acestea.

Defecte software:

Prestatorul va asigura un punct de contact dedicat personalului autorizat al Autoritatii Contractante

unde se poate semnala orice problema/defectiune care necesita mentenanta preventiva sau
corectiva sau solicita suport tehnic Contractantului in gestionarea unui incident, disponibil in zilele
lucratoare legale intre orele 8-17, pentru a se asigura ca orice situatie semnalata este tratata cu
promptitudine.Contractantul va raspunde in timp util la orice incident semnalat de Autoritatea
Contractanta, in functie de nivelul incidentului.Fiecarui incident este caracterizat de un nivel de
prioritate, care va evidentia impactul acestuia asupra functionalitatilor produsului. Nivelele de
prioritate sunt:

1. Urgent:

Li Incidental are impact major asupra functionarii produsului. Problema impiedica

desfasurarea activitatii Autoritatii Contractante.
2. Critic:

Li Impact semnificativ asupra functionarii produsului. Problema impiedica desfasurarea in

conditii normale a activitatii Autoritatii Contractante. Nici o solute alternativa nu este disponibila,
insa activitatea Autoritatii Contractante poate totusi continua, insa intr-un mod restrictiv.
3. Major:

e Impact mediu asupra desfasurarii activitatii Autoritatii Contractante. Problema afecteaza

minor functionalitatile produsului. Impactul reprezinta un inconvenient care necesita solutii
alternative pentru refacerea functionalitatilor.

53
 4. Minor:
o Impact minim asupra desfasurarii activitatii Autoritatii Contractante. Problema nu afecteaza
functionalitatile produsului. Rezultatul este o eroare minora care nu impiedica desfasurarea in bune
conditii a activitatii Autoritatii Contractante.
o In cazul incidentelor cu prioritate „urgent” interventia va fi asigurata in maxim 30 minute din
momentul primirii sesizarii, in mod continuu pana la remedierea definitiva a problemei si asigurarea
functionalitatii integrale a produsului.

Contractantul va trebui sa respecte urmatorii timpi de raspuns, corelati cu nivelul de prioritate a

incidentului:

Nivel Timp de Timp de Timp de rezolvare

prioritate raspuns implementare solutie |
provizorie 2

Urgent 0.5 ore 4 ore 24 ore

Critic 3 ore 24 ore 72 ore

— | —
Major 6 ore 48 ore 10 zile

Minor 24 ore - 25 zile

fz | 2 ui!

Definitii aplicabile:
Că Timp de Raspuns: Intervalul de timp scurs de la semnalarea incidentului de catre
Autoritatea Contractanta si raspunsul primit de la Contractant.
Că] Timp de Rezolvare: Intervalul de timp scurs de la semnalarea incidentului de catre
Autoritatea pana la rezolvarea finala a incidentului.
e Timp de implementare solutie provizorie: Intervalul de timp scurs de la semnalarea
incidentului de catre Autoritatea si adoptarea unei solutii provizorii, temporare, care sa permita
functionarea produsului fara afectarea functionalitatilor critice, pana la rezolvarea definitiva a
incidentului

cu maxima urgenţă; Toate operaţiunile de mentenanţă și backup se vor desfășura după ora 17:00.

Î nştiinţarea cu privire la o disfuncţionalitate a sistemului informatic implementat va fi realizată de

către Beneficiar prin următoarele metode (care vor fi puse la dispoziție de către Furnizor odată cu
punereaîn funcţiune a sistemului):

54
 (| Utilizând sistemul de poștă electronică (la o adresa de poștă electronică dedicată
pusă la dispoziţie de către furnizor).

D Telefonic

3.12 Indicatori de performanţă

- Nivelul de
performanţă
Categorie aşteptat
Indicator de performanţă Ce se măsoară Modalitate de evaluare Scop
indicator (conform
contract / Caiet

Livrabil adecvat pentru

de Sarcini - TdR)
Documentaţia Nivelul de Foarte satisfăcător (5 pct) - Documentaţia livrată include
_ Pe
! Evaluarea
scopul utilizării tehnică este acuratețe al îmbunătăţiri semnificative faţă de cerințele minime aplicabilităţii și
livrată conform documentaţiei stabiliteîn TdRîn special prin luareain considerare a noilor relevantei
cerinţelor livrate după “peer tendinţe din industrie și respectarea aspectelor de mediu documentaţiei de
stabiliteîn TdR și review” (pondere și sociale. Documentaţia a fost folosită pentru realizarea proiectare
standardele informaţii achiziției și pentru construcție așa cum a fost prezentată.
profesionale inexacte / sub Satisfăcător (4 pct) — Documentaţia livrată include unele
incluseîn TdR nivelul de calitate îmbunătățiri și nu include neconformităţi/inexactități față
agreatin de nivelul agreat. Documentaţia a fost folosită pentru
informaţiile realizarea achiziției și pentru construcţie așa cum a fost
furnizate) prezentată. Au fost necesare doar ajustări nemateriale.
Acceptabil (3 pct) - Documentaţia livrată nu include
neconformități/inexactități față de nivelul agreati nsă nu
include nici elemente suplimentare care să aducă o valoare
adăugată semnificativă proiectului sau nu a fost acordată o
atenţie specială aspectelor de mediu sau sociale.
Documentaţia a putut fi folosită pentru realizarea achiziţiei
și/sau construcției după ce a fost corectată de câteva ori
de Consultant.
Nu au existatintârzieri semnificative ca urmare a
corecturilor.
Nesatisfăcător (2 pct) - Documentaţia livrată a inclus
neconformităţi / inexactităţi față de nivelul agreat sau a
folosit tehnologii/metode completî nvechite care erauin
principal abandonate de industrie, iar aceste aspecte nu au
Nivelul de putut fi corectateî n totalitateîntr-o perioadă rezonabilă
calitate (ex. au cauzatintârzieri semnificativeîn realizarea
activităţilor din calendarul general al proiectului), dar cu
toate acestea au fost corectate de către Consultant, fără
costuri suplimentare pentru Autoritatea Contractantă.
Foarte nesatisfăcător (1 pct) — Documentaţia livrată a
inclus neconformităţi / inexactități majore faţă de nivelul
agreat sau a folosit tehnologii/metode completinvechite
care erau,în principal, abandonate de industrie, iar aceste
aspecte nu au putut fi corectate de către Consultant.
Autoritatea Contractantă a trebuit să mobilizeze alte
resurse pentru a remedia problemele, ceea ce a condus la
costuri suplimentare semnificative pentru Autoritatea
Contractantă şi/sau a cauzati ntârzieri semnificativeî n
realizarea activităţilor din calendarul general al proiectului.
Caracterul corect și Documentaţia Calitatea Foarte satisfăcător (5 pct) — Documentaţia a putut fi Evaluarea
complet al documentaţiei de atribuire documentaţiei de folosită cu succes pentru realizarea achiziției. Nu a fost performantelor
de atribuire trebuie să atribuire necesară modificarea documentaţiei tehnice ca urmare a documentației de
permită întrebărilor adresate de ofertanţi pe durata perioadei de atribuire
realizarea cu transmitere a solicitărilor de clarificareî nainte de
succes a transmiterea ofertelor.
achiziţiei S-a răspunsîn timp util şi adecvat la toateîntrebările
adresate de ofertanţi.
Evaluarea ofertelor a fost finalizata cu celeritate datorita
clarității documentaţiei de atribuire. Nu au fost depuse
contestaţii legitime referitoare la greșeli existentei n
documentaţia pregătită de Consultant.

55
 Nivelul de
performanţă
Categorie așteptat
Indicator de performanţă Ce se măsoară Modalitate de evaluare Scop
indicator (conform
contract/ Caiet
de Sarcini - TdR)
Satisfăcător (4 pct) — Documentaţia a putut fi folosită cu
succes pentru realizarea achiziției așa cum a fost
prezentată. Au fost necesare doar ajustări nemateriale ca
urmare aîntrebărilor adresate de ofertanți pe durata
perioadei de transmitere a solicitărilor de clarificare
înainte de transmiterea ofertelor.
S-a răspunsîn timp util și adecvat la toateîntrebările
adresate de ofertanţi. Toate modificările au fost realizate
corect și la timp. Consultantul a oferit comisiei de evaluare
clarificări tehnice șiîndrumări suficiente șiîn timp util
atunci când aceasta a solicitat. Nu au fost depuse
contestaţii legitime referitoare la greșeli existenteîn
documentaţia pregătită de Consultant.
Acceptabil (3 pct) - Documentaţia a putut fi folosită cu
succes pentru realizarea achiziţiei după ce a fost corectată
de câteva ori de Consultant ca urmare aîntrebărilor
adresate de ofertanţi pe durata perioadei de transmitere a
solicitărilor de clarificarei nainte de transmiterea ofertelor.
S-a răspuns la toateîntrebările adresate de ofertanţi.
Toate modificările au fost realizate de Consultant. Ca
urmare a solicitărilor de clarificare și a răspunsurilor
termenul limita de depunere a ofertelor nu a fost prelungit
în mod semnificativ. Pe durata procesului de evaluare a
ofertelor Consultantul a fost solicitat de câteva ori să ofere
clarificări tehnice asupra documentaţiei de atribuire.
Consultantul a furnizat clarificări tehnice cu toate ca
acestea nu au fost foarte clare laînceput. Evaluarea
ofertelor a fost finalizataînsă cui ntârzieri semnificative.
Nu au fost depuse contestaţii legitime referitoare la greșeli
existenteîn documentaţia pregătită de Consultant care să
determine anularea procedurii.
Nesatisfăcător (2 pct) — Documentaţia a putut fi folosită cu
succes pentru realizarea achiziției doar după ce conținutul
acesteia a fost foarte mult modificat și corectat de
Consultant ca urmare aîntrebărilor adresate de ofertanți
pe durata perioadei de transmitere a solicitărilor de
clarificarei nainte de transmiterea ofertelor, ceea ce a
condus laî ntârzieriî n calendarul desfășurării procedurii
(ex: termenul limita de depunere a ofertelor a trebuit
prelungit de câteva ori).
Pe durata procesului de evaluare a ofertelor Consultantul a
fost solicitat de câteva ori să ofere clarificări tehnice cu
privire la diferite aspecte ale documentației de atribuire.
Consultantul a furnizat clarificări tehnice cu toate ca
acestea nu au fost foarte clare laînceput. Evaluarea
ofertelor a fost finalizata cu marii ntârzieri din cauza
neconcordantelor sau a lipsei de claritate a documentaţiei
de atribuire.
Foarte nesatisfăcător (1 pct) — Procedura de atribuire a
trebuit să fie anulată din cauza unor greșeli semnificative
în documentaţia de atribuire.
Caracterul corect și Documentaţia Calitatea Foarte satisfăcător (5 pct) — Documentaţia a putut fi Evaluarea gradului
complet al documentaţiei de proiectare ar documentaţiei de folosită cu succes pentru realizarea construcției. Nu au fost de facilitare a
de proiectare trebui să proiectare necesare modificări majore ale documentaţiei tehnice ca realizării
faciliteze urmare aîntrebărilor adresate de Autorităţi, Inginer sau construcției de
realizarea cu Contractor pe durata realizării construcției. către documentaţia
succesa S-a răspunsîn timp util și adecvat la toateîntrebările de proiectare
construcţiei adresate de Autorităţi, Inginer sau Contractor.
Nu au existat litigii și/sau solicitări ale Contractorului
pentru plăți suplimentare și/sau prelungire a termenelor
din cauza lipsei de claritate sau a existentei
neconcordantelor sau erorilorin documentaţia de
proiectare.
Satistăcător (4 pct) - Documentaţia a putut fi folosită cu
succes pentru realizarea construcţiei. Au fost necesare

56
=
Nivelul de
performanţă
Categorie | aşteptat
Indicator de performanță Ce se măsoară Modalitate de evaluare Scop
indicator (conform
contract / Caiet
de Sarcini - TdR)
ajustări nemateriale ca urmare aîntrebărilor adresate de
Autorităţi, Inginer sau Contractor pe durata realizării
construcției.
S-a răspunsîn timp util și adecvat la toateîntrebările
adresate de Autorităţi, Inginer sau Contractor.
Nu au existat litigii și/sau solicitări majore ale
Contractorului pentru plăți suplimentare şi/sau prelungire
a termenelor din cauza lipsei de claritate sau a existentei
neconcordantelor sau eroriloriîn documentaţia de
proiectare.
Acceptabil (3 pct) — Documentaţia a putut fi folosită
pentru contractarea lucrărilor. Au fost necesare câteva
ajustări/corecturi ca urmare aîntrebărilor adresate de
Autorităţi, Inginer sau Contractor pe durata realizării
construcţiei. Cu toate acesteaîntrebările au fost abordate
adecvat.
Nu au existat litigii majore și/sau solicitări majore ale
' Contractorului pentru plăți suplimentare (ex. suplimentar
față de bugetul cheltuielilor diverse și neprevăzute) și/sau
prelungiri semnificative a termenelor din cauza lipsei de
claritate sau a existentei neconcordantelor sau erorilorin
documentaţia de proiectare.
Nesatisfăcător (2 pct) — Documentaţia a putut fi folosită
pentru realizarea construcției doar după ce conţinutul
acesteia a fost semnificativ modificat și corectat de
Consultant ca urmare aîntrebărilori ngrijorărilor adresate
de Autorităţi, Inginer sau Contractor pe durata realizării
construcției ceea ce a condus laî ntârzieri ale activităților
din calendarului general al proiectului (ex. proiectul nu a
putut fi finalizat la timp). Construcţia a fost finalizata cu
întârzieri majore și/sau costuri suplimentare semnificative
suportate de Autoritatea Contractantă
din cauza lipsei de claritate sau a existentei
neconcordantelorin documentaţia de proiectare.
Foarte nesatisfăcător (1 pct) — A fost necesară rezilierea
contractului din cauza unor erori semnificativeîn
documentaţia de atribuire.
Livrabile predate complet / Minimum 95% Livrabile predate Foarte satisfăcător (5 pct) — cel puţin 95% din livrabile au Evaluarea
în integralitatea lor din toate incomplet fost predate complet caracterului
livrabilele Satisfăcător (4 pct) — între 85% - 95% din livrabile au fost complet al
identificateîn predate complet documentaţiei de
contract / TdR Acceptabil (3 pct) —între 75% - 85% din livrabile au fost proiectare
predate predate complet
complet/in Nesatisfăcător (2 pct) -î ntre 65% - 75% din livrabile au fost
integralitatea lor predate complet
Foarte nesatisfăcător (1 pct) — mai puţin de 65% din
livrabile au fost predate complet
Livrabil/rezultat final Documentaţia Livrarea la timp a Foarte satisfăcător (5 pct) — livrateî n termenele convenite Evaluarea finalizării
predatîn termenul agreat tehnică este rezultatelor în contract, la timp a
predată conform Satisfăcător (4 pct) — livrate imediat dupăi ncheierea documentaţiei de
Predarea
termenului termenelor conveniteîn contractînsă fărăîntârzierea proiectare
livrabilelor
agreatin activităților din calendarul general al proiectului
contract Acceptabil (3 pct) — livrate dupăîncheierea termenelor
conveniteîn contract conducând lai ntârzieri ale
activităţilor din calendarul general al proiectului ce pot fi
neglijate.
Nesatisfăcător (2 pct) — livrate cu mult dupăîncheierea
termenelor conveniteî n contract conducând laî ntârzieri
ale activităţilor din calendarul general al proiectului, ex.
mai mult de ____ (introduceți; ex. 90 zile].
Foarte nesatisfăcător (1 pct) — livrate cu mult după
încheierea termenelor conveniteîn contract conducând la
! întârzieri majore ale activităţilor din calendarul general al
|_ proiectului, ex. mai mult de ____ fintroduceți; ex. 180 zile].

57
4 Cerinţe ofertă

4.1 Oferta tehnică

Propunerea tehnică este formată din formularul aferent din secţiunea Formulare a Documentaţiei
de atribuire, care va trebui completat de ofertanţi șiîncărcati n SICAP.

Propunerea tehnică va preciza punct cu punct specificațiile tehnice astfelî ncât să se poată
identifica cu ușurință corespondenţa cu cerințele din Caietul de sarcini prin completarea
formularului aferent din secțiunea Formulare șiîncărcatîn SICAP,ÎN FORMAT EDITABIL, semnat cu
semnătură electronică extinsă bazată pe un certificat calificat, eliberat de un prestator de servicii de
certificare acreditatin condiţiile legii.
Propunerea tehnică trebuie să respecteîn totalitate cerințele prevăzuteîn Caietul de sarcini
şiin documentele anexate acestuia.

Propunerea tehnică va fi numerotată șiiî nsoțită de un OPIS al documentelor.

În conformitate cu prevederile art.123 alin. (1) din Norme, fiecare ofertant va indica,
motivat, în Propunerea tehnică depusă, care informaţii sunt confidenţiale, clasificate sau sunt
protejate de un drept de proprietate intelectuală, în baza legislaţiei aplicabile, iar dezvăluirea
acestora ar prejudicia interesele legitime ale operatorilor economici,
în specialiîn ceea ce privește
secretul comercial și proprietatea intelectuală. Caracterul confidenţial trebuie justificat.

În conformitate cu prevederile art. 57 alin. (4) din Legea nr. 98/2016, operatorii economici
indică și dovedesc
în cuprinsul ofertei care informaţii din propunerea tehnică sunt confidenţiale
întrucât sunt: date cu caracter personal, secrete tehnice sau comerciale sau sunt protejate de un
drept de proprietate intelectuală. Informaţiile indicate de operatorul economic ca fiind
confidenţiale, inclusiv secrete tehnice sau comerciale și elementele confidenţiale ale ofertelor,
trebuie să fie însoţite de dovada care le conferă caracterul de confidenţialitate, în caz contrar
nefiind aplicabile prevederile art. 57 alin. (1) din Legea nr. 98/2016.

Astfel, Propunerea tehnică nu poate fi declarată confidențială, clasificată sau protejată de un

drept de proprietate intelectuală în integralitatea sa, ci doar anumite informaţii din cuprinsul
acesteia. Cu titlu de exemplu, precizăm următoarele:
e toțitermenii din Caietul de sarcini care sunt preluaţiîn Propunerea tehnică nu pot fi
declaraţi confidenţiali,î ntrucât Caietul de sarcini este o secțiune a Documentaţiei de
atribuire, care este un document public, atașat la Anunţul de participare simplificat
aferent procedurii de atribuire,
e Ofertantul va depune o declaraţie pe propria răspundere din care să reiasă faptul că
la elaborarea ofertei a ținut cont de obligaţiile relevanteîn domeniile mediului, social
și al relaţiilor de muncă și că respectă condiţiile specifice de muncă și protecție a
muncii. Pe parcursul executării contractului vor fi respectate reglementările
obligatoriiîn domeniile mediului, social și al relaţiilor de muncă. Informaţii detaliate

58
 se pot obține de la instituţiile competenteîn domeniu, respectiv Ministerul Mediului,
Apelor și Pădurilor, Ministerul Muncii și Protecţiei Sociale și de pe site-ul
www.inspectiamuncii.ro.
e Autoritatea contractantă nu permite modificarea clauzelor contractuale care ar
putea afecta obiectului contractului/obiectivelor stabilite prin caietul de sarcini
și/sau condiţiilor cadru privind îndeplinirea acestora. Autoritatea contractantă va
analiza propunerile de modificare a clauzelor contractuale din perspectiva respectării
legislației speciale, cât și a celor prevăzuteîn caietul de sarcini.

4.2 Propunerea financiară

Ofertantul va prezenta propunerea financiară

în corelaţie cu elementele Caietului de sarcini. Se va
completa Formularul de ofertă (Formularul nr. 3), care va fi însoţit de Centralizatorul de preţuri
(Formularul nr. 3A),în vederea fundamentării preţului total al ofertei.
Preţurile unitare aferente produselor se vor completaîn centralizatorul de preţuri.
Propunerea financiară este formată din formularele aferente din secţiunea Formulare a
Documentaţiei de atribuire, care vor trebui completate de ofertanţi și încărcate în SEAP, ÎN
FORMAT EDITABIL, semnate cu semnătură electronică extinsă bazată pe un certificat calificat,
eliberat de un prestator de servicii de certificare acreditatîn condiţiile legii.

Valoarea care se va criptaîn SEAP va fi valoarea totală a produselor, exprimată

în lei, fără TVA, cu
maxim două zecimale.
În conformitate cu prevederile art.123 alin. (1) din Norme, fiecare ofertant va indica, motivat, în
Propunerea financiară depusă, care informaţii sunt confidenţiale, clasificate sau sunt protejate de
un drept de proprietate intelectuală, în baza legislaţiei aplicabile, iar dezvăluirea acestora ar
prejudicia interesele legitime ale operatorilor economici, în special în ceea ce privește secretul
comercial și proprietatea intelectuală. Caracterul confidenţial trebuie justificat.

În conformitate cu prevederile art. 57 alin. (4) din Legea nr. 98/2016, operatorii economici indică și
dovedesc în cuprinsul ofertei care elemente din propunerea financiară și/sau
fundamentări/justificări de preț/cost sunt confidenţiale întrucât sunt: secrete tehnice sau
comerciale sau sunt protejate de un drept de proprietate intelectuală. Informaţiile indicate de
operatorul economic ca fiind confidenţiale, inclusiv secrete tehnice sau comerciale și elementele
confidenţiale ale ofertelor, trebuie să fie însoţite de dovada care le conferă caracterul de
confidenţialitate,în caz contrar nefiind aplicabile prevederile art. 57 alin. (1) din Legea nr. 98/2016.

Astfel, Propunerea financiară nu poate fi declarată confidențială, clasificată sau protejată de un

drept de proprietate intelectuală în integralitatea sa, ci doar anumite informaţii din cuprinsul
acesteia. Cu titlu de exemplu, precizăm următoarele:
— Propunerea financiară (Formularul de ofertă) nu poate fi declarată confidențială întrucât
valoarea totală ofertată este o valoare publicatăî n SEAP,
— Propunerea financiară detaliată (Formularul centralizator) poate fi declarată confidențială.

59
4.3 Cerinţe privind echipa de experți

Pentru a asigura buna desfasurare a proiectului, ofertantul va asigura personalul minim considerat
necesar dupa cum urmeaza:

Manager de Proiect Cerinţe

1 expert Absolvent de studii superioare, minim 3 ani experiența generală, a participat la

implementarea a cel putin 1 proiect de sistem software integrat in care a avut o pozitie similara

(ExpMP) Atribuţii

Managerul de proiect are rolul coordonării resurselor și monitorizării tuturor activităților proiectului
într-un mod eficient, conform termenelor și bugetului,î n vederea atingerii obiectivelor

Specialist implementare Cerințe

3 experti Absolvent de studii superioare, minim 1 an experienta generală, a participat la

(ExpSIl, ExpSI2, ExpS13) implementarea a cel putin 1 proiect de sistem software integrat in
care a avut o pozitie similara

Atribuții
Specialistul de implementare are rolul de instalare, configurare software, instruire a utilizatorilor,
realizare a specificaţiilor detaliate de implementare, de identificare a cerinţelor.

Avand in vedere numarul de utilizatori si de module, am luat in calcul necesitatea asigurarii unui
numar de 3 experti

Specialist dezvoltare software Cerinţe

Absolvent de studii superioare, minim 2 ani experienta generală, a participat la implementarea a cel
putin 1 proiect de sistem software integrat in care a avut o pozitie similara

2expert (ExpDS)

Atribuții

Specialist dezvoltare software are rolul de dezvoltare software, pentru personalizările și integrările
necesareîn cadrul proiectului

Pentru personalul propus la indeplinirea proiectului vor fi prezentate CV-uri in format Euro Pass si
recomandari din partea clientilor, care sa ateste participarea la proiecte de implementare sistem
software integrat.

60
Pentru asigurarea respectarii legislatiei in domeniul muncii, mediului si asigurarilor sociale, se va
prezenta in cadrul ofertei tehnice si o declaratie pe proprie raspundere cu privire la asumarea de
catre ofertant si de catre personalul desemnat de acesta a indeplinirii acestor obligatii.

4.3.1 Responsabilitatile personalului

Responsabilitatile Managerului de proiect includ urmatoarele activitati:

- Asigura managementul proiectului din perspectiva contractantului, cu respectarea

reperelor metodologiece agreate cu achizitiorul, incluzand intreaga activitate de organizare,
planificare a executiei, monitorizare a executiei si de control al rezultatelor in vederea
finalizarii cu succes a proiectului;
= Colaboreaza cu persoana/persoanele desemnate de achizitor pentru implementarea
contractului actionand ca principala interfata in realtia cu beneficiarul (punct principal de
contact in comunicarile cu acesta);
- Coordoneaza din punct de vedere operational echipele tehnice implicate in procesul
de implementare a proiectului, respectiv expertii cheie/non-cheie din cadrul echipei de
proiect insarcinati cu ducerea la indeplinire a unei anumite/anumitor activitati specifice;
- In functie de necesitati, aloca resursele in cadrul proiectului astfel incat contractantul
sa aiba capacitatea de a raspunde in mod optim constrangerilor si obiectivelor
beneficiarului;
- Dupa necesitati, asigura gestionarea escaladarilor in raport cu activitatile specifice pe
parcursul procvesului de implementare a proiectului, procedand la elaborarea proceselor-
verbale de receptie/rapoartelor de activitate, precum si a alor documente de raportare a
procesului catre beneficiar, ori care deriva din necesitatile proiectului.

Responsabilitatile Specialistului de implementare includ urmatoarele activitati:

- Dezvoltarea componentelor/modulelor si a functionalitatilor aplicatiei, procedand la:

O Intelegerea nevoilor utilizatorilor inainte de proiectarea si implementarea
dezvoltarilor solicitate care indeplinesc nevoile beneficiarului si elaborarea
documentatiei de analiza si proiectare sub aspectul implementarii dezvoltarilor
necesare;
o Coordoneaza efectuarea testarilor specifice (inclusiv de acceptanta) sub
aspectul supervizarii (alaturi de ceilalti experti propusi de catre prestator spre a fi
implicati in cadrul acestor activitati) verificarilor privind modul de functionare a
componentelormodulelor care au facut obiectul dezvoltarii personalizate;
- Rezolva disfunctionalitatile constatate in urma etapei de testare functionala si/sau in
perioada de garantie.

61
Responsabilitatile Specialistului dezvoltare software includ urmatoarele activitati:

- Dezvoltarea componentelor/modulelor si functionalitatilor aplicatiei, procedand la:

O Intelegerea nevoilor utilizatorilor inainte de proiectarea si implementare
dezvoltarilor solicitate care indeplinesc nevoile beneficiarului si elaborarea
documentatiei de analiza si proiectare sub aspectul implementarii dezvoltarilor
necesare;
o Compilarea codului sursa;
- Participa la elaborarea:
o Eventualelor Release notes;
O Manualelor actualizate in vederea utilizarii si administratii
componentelor/modulelor aplicatiei pentru toate categoriile de utilizatori;
- Coordoneaza efectuarea testarilor specificie (inclusiv de acceptanta) sub aspectul
supervizarii (alaturi de ceilalti experti propusi de prestator spre a fi implicati in cadrul acestor
activitati) verificarilor privind modul de functionare a componentelor/modulelor care au
facut obiectul dezvoltarilor personalizate;
- Rezolva disfunctionalizatile constatate in urma etapei de testare functionala si/sau in
perioada de garantie.

4.4 Evaluarea ofertelor

Ofertele vor trebui sa fie corect intocmite si vor parcurge cateva etape in vederea evaluarii.

Pentru usurinta in evaluarea de catre comisie a ofertei tehnice propuse, fiecare Ofertant va intocmi
o matrice de raspuns care va contine pentru fiecare cerinta sau grup de cerinte din caietul de sarcini
un raspuns descriptiv clar, continand cat mai multe exemple de capturi de ecran, pentru fiecare
modul, in vederea explicitarii modului in care acesta raspunde cerintelor autoritatii contractante.

Cerinţele prezentului caiet de sarcini sunt minimale şi obligatorii. Orice ofertă prezentată va fi luată
în considerare doar dacă propunerea tehnică este conformă cerinţelor.

In lipsa unor informatii clare privind modalitatea de indeplinire sau a indeplinirii defectuoase a
cerintelor, oferta respectiva va fi declarata neconforma. Nu se vor lua in calcul raspunsuri care
reformuleaza intrebarea.

In vederea validarii ofertei tehnice se va efectua o prezentare a unor functionalitati de baza ale
fiecarui modul, conform anexei. In acest scop va fi organizata pentru fiecare ofertant calificat pana
in aceasta faza o prezentare a modulelor in fata comisiei de evaluare. Datele pentru fiecare ofertant
vor fi stabilite de comun acord, intr-un termen de maxim 10 zile calendaristice de la momentul
solicitarii comisiei.

62
 Pentru ofertele care indeplinesc cerinţele minime de calificare, departajarea se va face pe baza
criteriului tehnico-economic, dupa urmatoarele criterii:

Propunerea financiară: 40 puncte (maxim)

Componenta tehnică: 60 puncte (maxim)

Punctajul total maxim = Punctaj propunere Financiară maxim + Punctaj propunere Tehnică maxim =
100 puncte
! Cel mai bun raport Având in vedere faptul ca obiectul contractului este de furnizare, criteriul de atribuire ales este „cel mai |
calitate pret - bun raport calitate preţ”, conform prevederilor art. 187 din Legea 98/2016, astfel:
A. Componenta financiară:
Pondere: 40%
Punctajul financiar
Punctajul financiar se calculeaza astfel:
Pentru oferta cu pretul cel mai scazut dintre ofertele admise se acorda 40 pct.
Pentru alta oferta, pretul se calculeaza dupa formula: Ppretofertant = P minim/ P ofertat x 40, unde:
Ppretofertant - punctajul obtinut de ofertant pentru pret
P minim - pretul cel mai mic ofertat
P ofertat - pretul ofertat

JUSTIFICARE:
Menţionam că acest factor are o pondere de 40% tinand cont de prevederile art. 32 alin. (6) din HG 395/
2016 cu modificarile si completarile ulterioare coroborate cu prevederile art. 187 alin. (8) din Legea
98/2016, cu modificarile si prevederile ulterioare.
Autoritatea contractantă a alocat factorului preţ o pondere de 40% conform prevederilor legale sus-
mentionate, cat si tinand cont de faptul ca pretul reprezintă un element important pentru încheierea
contractului de furnizare, astfel încât operatorii economici interesați de procedură să prezinte o ofertă
financiară realistă, care să acopere integral obligaţiile contractuale, fară a periclita calitatea produselor si
serviciilor furnizate, în situația ofertării unui preţ subevaluat, doar din considerentul de a obține contractul
de achiziție publică.

B. Componenta tehnica - Experienţă similară a specialiștilor propuși

Punctajul maxim pentru acest criteriu este de 30 pct (maxim 5 puncte / expert * 6 experti).
Pentru acest criteriu punctajul se calculeaza dupa formula:
Pexpsim = punctaj experienta ExpPM + punctaj experienta ExpSI1 + punctaj experienta ExpSI2 + punctaj
experienta ExpSI3 + punctaj experienta ExpSD1 + punctaj experienta ExpSD2, unde experiența similara |
pentru oricare dintre cei 6 experti se va puncta astfel:
Y pentru experienţa constândiîn implicareaîn 2 proiecte a persoanei propuse se acordă 2 puncte;
Y pentru experienţa constândîn implicareaîn 3 proiecte a persoanei propuse se acordă 3 puncte;
Y pentru experiența constândîn implicareaîn 4 proiecte a persoanei propuse se acordă 4 puncte;
| Y pentru experiența constândîn implicareaîn 5 proiecte a persoanei propuse se acordă 5 puncte.

Participarea in proiecte similare se va dovedi prin recomandari/proces verbal de receptia a serviciului și /

sau orice document prin care se poate demonstra experiența acestora, având în vedere art.9 din
Instrucţiunea ANAP nr.1/2017.
Prin proiect similar se intelege proiect implementat care are ca si obiect digitalizarea proceselor de |
administrare a a informatiei si a documentelor ( proiect implementat a unui sistem software integrat).
Experienta specialistilor propusi se va consemna intr-un centralizator care va contine numele expertului si
proiectele din care acesta a facut parte, la care se vor anexa CV-urile fiecarui expert si documentele
justificative.
Modul de departajare In cazul in care doua sau mai multe oferte sunt clasate pe primul loc cu punctaje
egale, departajarea se va face avand in vedere punctajul obtinut la factorii de evaluare in ordinea
descrescatoare a ponderilor acestora. In situatia in care egalitatea se mentine autoritatea contractanta are
dreptul sa solicite noi propuneri financiare, si oferta castigatoare va fi desemnata cea cu propunerea
financiara cea mai mica.

JUSTIFICARE:
Prin utilizarea factorului de evaluare Experiență similară a specialiştilor propuşi au fost respectate
prevederile art. 32 alin. (3) şi (8) din HG 395/2016, autoritatea contractantă dorește obținerea unor

63
 avantaje competitive aduse de o ofertă ce prezintă experţi-cheie superiori, din punctul de vedere al
experienței specifice,i n raport cu cerinţele caietului de sarcini.
Experienţa profesională a experților cheie în implementarea unor activităţi similare (domeniului în
cauză, care presupune o particularizare a modului de implementare a contractului în cauză), în cadrul
unor proiecte comparabile, influențează în mod direct calitatea rezultatului ce trebuie atins prin
contractul in cauza și, prin urmare, valoarea economică a ofertei.
Fiind evidenţiat avantajul autorității contractante de a avea experţii necesari (chiar și mai mulți de același
tip, având în vedere complexitatea sistemului TIC și durata relativ scurtă de implementare impusa de
finanţator), in implementarea unor activități similare, atribuirea contractului fiind realizata pe baza unor
criterii obiective care să asigure respectarea principiilor de transparenţă, nediscriminare, egalitate de
tratament, cu scopul de a asigura o comparație obiectivă a ofertelor pentru a determina, în condiţii de
concurenţă efectivă, care dintre ele este oferta cea mai avantajoasa din punct de vedere economic.
Pentru „Experienţă similară a specialiștilor propuși” s-a stabilit o pondere de 30%,î ntrucât este important
că serviciile să fie executate la un nivel calitativ adecvat, prin respectarea cerințelor minime din CS, şi
avândiîn vedere că investiția este foarte importantă din punct de vedere comercial, iar buna funcționare a
ei pe o durată cât mai mare este crucială comunităţii, considerăm că operatorii economici care vor
prezenta toți experții solicitați, cu experienţă
în proiecte/contracte similare pentru obținerea punctajului
maxim, vor crea un avantaj economic major autorităţii contractante pentru a extrage potențialul maxim.
Ponderea a fost stabilita astfel incat reflecta in mod corect importanţa caracteristicii tehnice/funcţionale
considerate a reprezenta un avantaj calitativ, de mediu şi/sau social ce poate fi punctat in conformitate
cu prevederile art. 32 alin. (9) din HG 395/ 2016, respectiv influenţează în mod direct calitatea
rezultatului ce trebuie atins prin contractul in cauza și, prin urmare, implica o gestionare mult mai
eficienta a cheltuielilor legate de desfasurarea contractului.
Autoritatea contractantă a apreciat că prin utilizarea acestui factor de evaluare se va asigura reducerea
riscului ns ndeplinirii contractului de către operatorul economic a cărui oferta va fi desemnata
câștigătoare, evitând astfel crearea unor prejudicii autorității contractante, cât și pentru asigurarea
profesionalismului cu care vor fi prestate serviciile supuse prezentei achiziţii.

C. Componenta tehnica - Metodologie

' i
Denumire subfactor de evaluare Pondere |

1. Demonstrarea unei abordări și a unei| 10% (10puncte)

metodologii corespunzătoare pentru
realizarea activităților şi obținerea
rezultatelorîn cadrul Contractului |

ă
Calificativ Raţionament utilizatîn evaluarea conţinutului propunerilor tehnice Punctaj

Acceptabil/ | Ofertantul nu a înțeles pe deplin relația dintre obiectivele ce trebuie | 3 puncte

Satisfăcător/ | atinse - serviciile solicitate și rezultatele ce urmează a fi obținute în
Parţial contextul descrisî n Caietul de sarcini şi cu ipotezele și riscurile asociate
relevant întrucât:
1; abordarea nu include metodologii, metode şi/sau
instrumente testate, recunoscute sau cele mai noi tehnici,
instrumente sau metode recunoscuteîn domeniul/disciplina
respectivă
2. abordarea propusă și metodologia prezentată arată un nivel
limitat de înțelegere a contextului serviciilor şi a specificului
activităţilor solicitate prin Caietul de sarcini
3. abordarea propusă și metodologia nu includ detalii privind
modul în care Ofertantul își propune să obțină rezultatele
solicitate prin Caietul de sarcini/să realizeze activitățile
solicitate prin Caietul de sarcini

Bine/ Ofertantul are un nivel adecvat ali nțelegerii relaţiei dintre obiectivele | 6 puncte
Adecvat ce trebuie atinse - serviciile solicitate și rezultatele ce urmează a fi
obţinute în contextul descris în Caietul de sarcini şi cu ipotezele şi
riscurile asociate ntrucât:
1, abordarea se bazează parțial pe metodologii, metode
și/sau instrumente testate, recunoscute
2. abordarea propusă şi metodologia prezentată arată un |

64
 nivel corespunzător deînţelegere a contextului serviciilor
și a specificului activităților solicitate prin Caietul de
sarcini, în corelaţie cu activitățile aflate pe drumul critic,
precum și cu riscurile și ipotezele identificate
3. metodologia prezentată nu include modalități de
îmbunătăţire a rezultatelor sau a activităților și nu
utilizează cele mai noi tehnici, instrumente sau metode
recunoscuteîn domeniul/disciplina respectivă oi

Foarte bine/ | Ofertantul are o excelentă înţelegere a relației dintre obiectivele ce | 10 puncte
Excepțional | trebuie atinse - serviciile solicitate și rezultatele ce urmează a fi
obținute în contextul descris în Caietul de sarcini şi cu ipotezele și
riscurile asociateî ntrucât:
5 abordarea propusă și metodologia prezentată pentru
realizarea activităților din Caietul de sarcini este prezentată
în detaliu și se bazează în mare măsură pe o serie de!
metodologii, metode şi/sau instrumente testate recunoscute
2; abordarea propusă și metodologia prezentată sunt adaptate
la specificul Contractului
3, aspectele importante sunt abordate într-un mod inovator și
eficient: Propunerea Tehnică detaliază la capitolul Abordarea
si metodologia modalităţi deî mbunătăţire a rezultatelor şi a
nivelului calitativ asociat prin utilizarea de modalități efective
de realizare a activității profesionale și cunoștințe/informații
| de dată recentăîn domeniu.

Denumire subfactor de evaluare ! Pondere

2. Gradul de adecvare al planului de | 10% (10puncte)

lucru propus - durata, succesiunea
logică și cronologică a activităților,
identificarea punctelor de reper
(jaloanelor) și a drumului critic -
pentru realizarea activităţilor în
cadrul Contractului prin raportare la
| metodologia prezentată |

Calificativ Raţionament utilizat în evaluarea conţinutului propunerilor Punctaj |

| tehnice

65
Acceptabil/ toate activităţile principale sunt incluseîn calendarul 3 puncte
Satisfăcător/ activităților, dar acestea nu sunt detaliate în
Parţial subactivități, planul de lucru neputând fi utilizat așa
relevant cum este prezentat ca dată de intrare în cadrul
întâlnirilor de monitorizare a progresului în cadrul
Contractului
corelarea logică și cronologică a activitățilorin planul
de lucru este stabilită într-un mod foarte puţin
adecvat prin raportare la modalitatea efectivă de
realizare a activităţii
durata activităților și perioadele de derulare a |
acestora sunt în mică măsura corespunzătoare
complexităţii activităților (modalitate de realizare,
date de intrare, date de ieșire)
punctele de reper (jaloanele) sunt identificate, dar
nu sunt relevante prin raportare la rezultatele și
rapoartele solicitate prin Caietul de sarcini și
modalitatea efectivă de realizare a activităţilor
există neconcordanțe minore între calendarul
activităților, punctele de reper/jaloane, drumul critic,
rezultate activităților și metodologia propusă
drumul critic nu corespunde metodologiei
prezentate
Bine/ Adecvat 1. toate activitățile principale sunt incluse în 6 puncte
calendarul activităţilor, sunt detaliate în
subactivităţi, planul de lucru poate fi utilizat așa
cum este prezentat ca dată de intrare în cadrul
întâlnirilor de monitorizare a progresului în
cadrul Contractului
2. corelarea logică și cronologică a activităților în
planul de lucru este stabilită cu deviații minore
prin raportare la modalitatea efectivă de
realizare a activității
3. durata activităţilor și perioadele de derulare a
acestora sunt corespunzătoare complexității
activităților (modalitate de realizare, date de
intrare, date de ieșire)
4. punctele de reper [jaloanele) sunt identificate
corespunzător prin raportare la rezultatele
solicitate prin Caietul de sarcini și modalitatea
efectivă de realizare a activităţilor
5. există un grad de detaliere corespunzător, care
facilitează nțelegerea planului de lucru propus și
utilizarea sa în monitorizarea activității în cadrul
Contractului
6. drumul critic este aliniat în mare parte cu
metodologia propusă
Foarte bine/ 1. toate activitățile principale sunt incluse în | 10 puncte
Excepţional calendarul activităţilor, sunt detaliate în
subactivităţi, planul de lucru poate fi utilizat așa
cum este prezentat ca dată de intrare în cadrul
întâlnirilor de monitorizare a progresului în
cadrul Contractului
2. corelarea logică și cronologică a activităţilor în
planul de lucru este foarte bine stabilită prin
raportare la metodologia propusă
3. durata activităţilor și perioadele de derulare a
acestora sunt în totalitate corespunzătoare
complexității activităților (modalitate de
realizare, date de intrare, date de ieșire);
4. punctele de reper (jaloanele) sunt identificate
corespunzător prin raportare la rezultatele și
rapoartele solicitate prin Caietul de sarcini şi

66
 modalitatea efectivă de realizare a activității
5. există un grad de detaliere corespunzător, care
faciliteazăî nțelegerea planului de lucru propus și
utilizarea sa în monitorizarea activităţiiîn cadrul
Contractului
6. planul de lucru demonstrează că Ofertantul a
optimizat utilizarea resurselor. Sunt prezentate
explicaţii detaliate asupra planului de lucru în
corelație cu abordarea propusă. Planificarea
activităților permite flexibilitate pentru situații
neprevăzute
7. Drumul critic este în totalitate corelat cu
metodologia de realizare a activităţilor

Denumire subfactor de evaluare Pondere

3. Numărul de zile de muncă prevăzut pentru | 10% (10 puncte)

fiecare categorie de expert pe durata
Contractului

Calificativ Raţionament utilizatîn evaluarea conţinutului propunerilor tehnice Punctaj

Acceptabil/ | Distribuţia efortului (zile de muncă) pe categoriile de experți (cheie și | 3 puncte

Satisfăcător/ | non-cheie) și nivelurile de expertiză (senior şi junior) este realizată fără
Parţial a luaîn considerare valoarea adăugată și contribuţia fiecărei categorii și
adecvat fiecărui nivel de expertiză în realizarea activităților prin raportare la |
modalitatea efectivă de realizare a activităţii și planul de lucru propus

Bine/ Distribuţia efortului (zile de munca) pe categoriile de experți (cheie și | 6 puncte

Adecvat non-cheie) și nivelurile de expertiză (senior și junior) este realizata cu
luarea în considerare a valorii adăugate și a contribuţiei fiecărei
categorii și fiecărui nivel de expertiza în realizarea activităților prin
raportare la modalitatea efectivă de realizare a activităţii și planul de
lucru propus, pentru activităţile aflate pe drumul critic

Foarte bine/ | Distribuția efortului (zile de munca) pe categoriile de experți (cheie și | 10 puncte
Excepţional | non-cheie) și nivelurile de expertiză (senior și junior) este realizata cu
luarea în considerare a valorii adăugate de fiecare categorie și nivel de
expertiza în realizarea activităților prin raportare la modalitatea
efectivă de realizare a activității și planul de lucru propus pentru toate
L_ activităţile din cadrul contractului |

JUSTIFICARE :
Prin utilizarea factorului de evaluare Metodologie, au fost respectate prevederile art. 32 alin. (8) din HG
395/2016;n acest caz, autoritatea contractantă dorește obținerea unor avantaje competitive aduse de o
ofertă ce prezintă o mai buna planificare a activitatilor si resurselor alocate contractului în raport cu
cerințele caietului de sarcini.
Autoritatea contractantă a apreciat că prin utilizarea acestui factor de evaluare se va asigura reducerea
riscului de management, a riscului tehnologic, de depasire a duratei de realizare a activitatilor contractului
de către operatorul economic a cărui oferta va fi desemnata câștigătoare, evitând astfel crearea unor
prejudicii autorității contractante, cât și pentru asigurarea profesionalismului cu care vor fi executate
serviciile supuse prezentei achiziţii.
Ponderea acestui factor (30%) a fost stabilit proportional cu beneficiile pe care le poate aduce autoritatii
contractante, întrucât este important ca serviciile să fie executate la un nivel calitativ adecvat, prin
respectarea cerinţelor minime din CS, și avândîn vedere că investiția este foarte importantă din punct de
| vedere comercial, iar buna funcţionare a ei pe o durată cât mai mare este crucială comunității.
Asa cum rezulta din cele sus-mentionate, ponderea a fost stabilita astfel incat reflecta in mod corect
importanţa caracteristicii tehnice/funcţionale considerate a reprezenta un avantaj calitativ, de mediu
şi/sau social ce poate fi punctat in conformitate cu prevederile art. 32 alin. (9) din HG 395/ 2016, respectiv
influențează în mod direct calitatea rezultatului ce trebuie atins prin contractul in cauza printr-o
planificare si gestionare eficienta a resurselor implicate in raport cu duratele activitatilor realizate si
printr-o mai buna organizare raportat la riscurile ce pot aparea pe parcursul derularii proiectului. De

67
 N asemenea, va implica o gestionare mult mai eficienta a cheltuielilor legate de desfasurarea contractului.
Autoritatea contractanta a apreciat ca prin utilizarea acestui factor de evaluare se va asigura reducerea
riscurilor de management, a riscului tehnologic, de depasire a duratei de realizare a activitatilor, printr-o
planificare mai buna a resurselor utilizate si prin incadrarea in timp a activitatilor contractului de către
Mă

operatorul economic a cărui oferta va fi desemnata câştigătoare.

4.6 ALTE PRECIZĂRI

Ofertantul declarat castigator este responsabil pentru execuţia la timp a tuturor activitatilor
prevăzute si pentru obtinerea rezultatelor stabilite prin Caietul de Sarcini. El va realiza toate
cerinteie acestui caiet de sarcini respectand si apiicand cele mai bune practici in domeniu.
Ofertantul declarat Castigator este responsabil pentru activitatea expertilor sai si pentru obtinerea
rezultatelor cerute/asumate.

Ofertantul declarat castigator va asigura expertilor sai sprijin administrativ, de secretariat, dupa caz,
care sa le permita expertilor desfasurarea in bune conditii a activitatilor din acest contract.

Printre altele, Ofertantul declarat castigator va fi responsabil de (si va suporta costurile) pentru
asigurarea cazarii, serviciiior de masa, diurnelor si transportului pentru personalul sau.

Niciun expert - cheie propus nu trebuie sa se afle in vreun conflict de interese cu responsabilitatile
acordate lor si/sau cu activitatile pe care le vor desfasura in cadrul contractului.

In plus, pe toata durata de implementare a contractului, Prestatorul va lua toate masurile necesare
pentru a preveni orice situatie de natura sa compromita realizarea cu impartialitate si obiectivitate
a activitatilor desfasurate pentru realizarea obiectivelor contractului.

Daca pe parcursul implementarii, Ofertantul sau Autoritatea Contractanta constata necesitatea de

suplimentare a resurselor umane pentru realizarea in bune conditii a activitatilor asumate,
Ofertantul va pune la dispozitie experti suplimentari (cheie si non-cheie) fata de cei inclusi in oferta
initiala. Urmand ca, ulterior, sa puna la dispozitie expertii acceptati de PRIMĂRIA GĂVĂNEȘTI in
urma verificarii indeplinirii conditiilor. Verificarea va consta in prezentarea CV-urilor si validarea
continutului prin prezentarea de catre Ofertantul declarat castigator a documentelor justificative.
Orice resursa suplimentara alocata va fi inclusa in pretul ofertat prin oferta financiara, pretul
contractului fiind ferm si neputand fi ajustat pe intreaga durata de derulare a acestuia.

In situatia in care este necesara inlocuirea unui expert pe perioada de implementare a contractului
de servicii, Ofertantul are obligativitatea notificarii acestei inlocuiri Autoritatii Contractante, cu
minimum 10 zile inainte de data propusa pentru inlocuire, prezentand si documente justificative
pentru motivatia inlocuirii. Notificarea va fi in mod obligatoriu insotita de documentele justificative
asociate noului expert, asa cum au fost acestea solicitate prin documentatia de atribuire a
contractului. Ofertantul are obligatia de a se asigura ca expertul nou propus indeplineste toate
cerintele minime solicitate de Autoritatea Contractanta pentru expertul inlocuit, inclusiv conditiile

68
si cerintele cu privire la inexistenta unui conflict de interese .

Ofertantul nu va recruta sau nu va incerca sa recruteze personalul sau forta de munca din cadrul
personal ul ui Autoritatii Contractante.

Orice mentiune, aparuta in Caietul de sarcini, este facuta de autoritatea contractanta cu scopul
declarat ca specificatiile tehnice sa fie suficient de precise si inteligibile pentru toate partile
interesate si va fi interpretata de către ofertant in sensul de "sau echivalent".

69
 Cerinţe privind sesiunea demonstrativă

Anexa - Scenariu de validare a functionalitatii produselor furnizate

Avândîn vedere cerinţele caietului de sarcini şi complexitatea produselor ce urmează a fi furnizate,

autoritatea contractantă solicita ofertanţilor să realizeze o sesiune demonstrativăîn faţa comisiei
de evaluare,
în vederea unor clarificări a modului deî ndeplinire a unor cerinţe din caietul de sarcini
referitoare la produsele ofertate. Ofertele tehnice depuse care nu pot valida practic în sesiunea
demonstrativăî ndeplinirea cerinţelor din caietul de sarcini, vor fi respinse ca neconforme.

Susținerea __sesiunii demonstrative nu presupune demonstrarea/verificarea calităţii unor

funcţionalităţi ce _ urmează a fi dezvoltate pe perioada derulării contractului ci prezentarea
existenţei certe a funcţionalităţilor aferente cerintelor conform cerintelor din tabelul de mai jos,
ceea ce NU generează costuri pentru ofertanţi.
Sesiunea demonstrativa se folosește pentru a vedea că ofertantul are capacitatea/capabilitatea de
a dezvolta anumite module, nu pentru a verifica soluţia ofertată!

"Portal de publicare si Li Prezentare web-site cu titlu demonstrativ

gestionare a informaţiei
e Vizualizare site pe dispozitiv mobil (2-3 pagini)

e Adaugare sectiune noua, cu 2 pagini, incarcare de poze si

documente aferente (pt download)

. Una din pagini tb sa fie disponibila doar intr-o anumita perioada de

timp

e Validare accesare site cu un browser modern, vizualizare diacritice,

numar accesare pagini

. Validare site pe navigatoarele web: Microsoft Edge, Mozilla Firefox,

Google Chrome

. Validare mecanism blocare descarcare imagini

. Validare mecanisme acces persoane cu dizabilitati:

marire/micsorare font, aspect monocrom (alb/negru), contrast
ridicat/negativ

e Definire sectiune proiecte cu implicatii de urbanism ale primariei

pentru 2021 cu 5 propuneri, crearea unui sondaj aferent acestora, cu
stabilirea de perioada posibila pentru vot

. Votarea de catre public a proiectelor propuse

Vizualizare reglementări urbanistice (ex: UTR, PUG, etc)

Vizualizare rezultate vot de catre utilizatorii autorizati

70
Servicii online pentru cetateni o Accesare sistem si inregistrare utilizator

. Inregistrare date personale, documente personale si tiparire

| declaratie inrolare sistem

* Aprobare cerere inrolare de catre inspector

e Depunere cerere emitere certificat urbanism. Datele personale vor

fi precompletate din sistem

Lă Vizualizare cerere si emitere certificat urbanism in format

electronic, semnat cu certificat calificat, de catre inspector

Că Vizualizare si descarcare certificat urbanism emis, de catre cetatean

o Vizualizare certificat urbanism emis in sistemul back-office, de catre

un alt utilizator decat cel care l-a emis si retiparirea acestuia

. Vizualizare sume de plata de catre contribuabil

. Vizualizare de catre cetatean a sumelor de plata si a bunurilor

declarate anterior in aplicatia de taxe si impozite utilizata in scop
demonstrativ

Li Depunere cerere emitere certificat atestare fiscala cu selectarea

unuia sau mai multor bunuri. Datele personale vor fi precompletate din
sistem

Li Vizualizare cerere si emitere certificat fiscal in format electronic,

semnat cu certificat calificat, de catre inspector

Li Accesare sistem si inregistrare utilizator

. Inregistrare date personale, documente personale si tiparire

declaratie inrolare sistem

. Aprobare cerere inrolare de catre inspector

e Depunere cerere emitere certificat urbanism. Datele personale vor

fi precompletate din sistem

Li Vizualizare cerere si emitere certificat urbanism in format

electronic, semnat cu certificat calificat, de catre inspector

|* Vizualizare si descarcare certificat urbanism emis, de catre cetatean

. Vizualizare certificat urbanism emis in sistemul back-office, de catre

un alt utilizator decat cel care l-a emis si retiparirea acestuia

e Vizualizare sume de plata de catre contribuabil

. Vizualizare de catre cetatean a sumelor de plata si a bunurilor

declarate anterior in aplicatia de taxe si impozite utilizata in scop|

71
 demonstrativ

e Depunere cerere emitere certificat atestare fiscala cu selectarea

unuia sau mai multor bunuri. Datele personale vor fi precompletate din
sistem

e Vizualizare cerere si emitere certificat fiscal in format electronic,

semnat cu certificat calificat, de catre inspector

Aplicaţie pentru dispozitive Programare online la serviciile oferite de Primarie (ex: audiente, etc)
mobile cu servicii utile
cetăţenilor * Utilizatorul din primarie defineste 2 servicii la care se pot efectua
programari, specificand denumirea, durata aproximativa a prestarii unui
serviciu (30 minute), numarul maxim de programari zilnice, cu intervalele
de timp disponibile (10-13, 14-17) si documentele care trebuie depuse
pentru prestarea serviciului

* Folosind aplicatia mobila cetateanul va face o programare pentru fiecare

"dintre servicii, specificand ora de la care doreste sa faca programarea,
alegand din intervalele disponibile si incarcand documentele necesare,
unde este cazul

* Folosind aplicatia mobila un alt cetatean va face o programare pentru

primul serviciu, specificand ora de la care doreste sa fara programarea,
alegand din intervalele disponibile (primul interval ales de cetateanul
anterior va fi indisponibil)

* Utilizatorul din primarie verifica programarile efectuate, vizualizeaza

informatiile despre contribuabil si cere clarificare uneia dintre persoanele
care a facut o programare

Consultarea stadiului documentelor depuse la registratura

* Cetateanul vizualizeaza situatia actuala a documentelor pe care acesta le-

a depus la registratura, fiind afisate detalii despre document cum ar fi:
numarul si data acestuia, situatia actuala

Plata cu cardul prin dispozitivul mobil

e Accesul in sistem se face in baza unui cont de utilizatorul. |

e Cetateanul vizualizeaza in aplicatie obligatiile de plata si selecteaza |
debitele pe care doreste sa le plateasca pentru fiecare tip de obligatie in
parte
e Dupa aceea va introduce datele despre cardul cu care se face plata si le va
confirma
eLa finalizarea tranzactiei cetateanul primeste pe mail confirmarea platii si
aceasta se salveaza si in sistemul de gestiunea veniturilor
e Cetateanul poate vizualiza informatii privind plata efectuata in aplicatia
mobila
Transmiterea de mesaje de interes public din partea administratiei, catre
cetatean
* Se creaza un mesaj de transmis catre un set de cetateni impreuna cu toate|

72
 caracteristicile acestuia: grad de urgenta, categorie (investitii, social, etc),
lista de strazi catre care se doreste transmiterea
e Se transmite mesajul
* In aplicatia mobila, un cetatean vizat de mesaj va receptiona mesajul, iar
unul care nu are domiciliul corespunzator nu il va primi (se verifica 2 conturi
distincte de tip cetatean)
* Cetateanul ofera feedback pozitiv sau negativ
* Utilizatorul din primarie va vizualiza pentru mesajul transmis numarul de
deschideri, numarul de feedback-uri pozitive si negative
SE!
Interconectarea cu platforme . Se vor prezenta in cadrul documentaţiei de atribuire documente
de plata doveditoare din partea beneficiarilor (recomandari, PV receptie, contracte,
etc) prin care sa se ateste implementarea a 3 soluţii de plată prin terţi care
dispun de reţele de tip info-kiosk
Managementul . Configuraţi o serie de numere pentru registratura
documentelor . Inregistrati un document nou primit la registratura
. Verificati alocarea numarului de inregistrare si emiteti bon de
intrare
. Configurati un flux de lucru predefinit care sa cuprinda 3
departamente
. Alocati un document pe fluxul respectiv
. Transferati documentul conform fluxului si demonstrati
posibilitatea de abatere la cerere catre alt departament si catre alt
operator care nu fac parte din fluxul predefinit
. Incarcati un document nou in format electronic in dosar pe parcurs
. Vizualizati tot istoricul dosarului - departamentele prin care a
trecut, rezolutii, date intrare/iesire fiecare departament, vizualizarile, etc
. Emiteti un registru al documentelor de intrare-iesire pe o anumita
perioada
o Pentru un utilizator, vizualizati documentele care ii sunt alocate, in
diferite stadii (rezolvate, in lucru, primite, etc)
. Vizualizati pentru un dosar avertismentul privind termenul de
prelucrare
. Introduceti un tip nou de document (nomenclator)
. Adaugati un departament (nomenclator)
. Introduceti un atasament (scan) la un element existent in modulul
de administrarea drumurilor si apoi vizualizati documentul
. Introduceti un atasament (scan) la un element existent in modulul
de urbanism si apoi vizualizati documentul
. Configurati o serie de numere pentru inregistrarea automata a
documentelor
. Vizualizati inregistrarea rezultata automat dintr-o depunere online
de cerere de urbanism
Vizualizati inregistrarea rezultata automat din emiterea unui certificat de
urbanism

Urbanism . Cautare persoana dupa diferite criterii

73
 . Inregistrare 2-3 certificate de urbanism, verificare validari ]

. Incarcare sablon certificat urbanism in format word sau echivalent |

. Emitere certificat urbanism in format word sau echivalent pe baza

sablonului

. Emitere registru certificate de urbanism pe diferite perioade

. Cautare certificate dupa diferite criterii

. Inregistrare 2-3 autorizatii de construire, verificare validari

. Incarcare sablon autorizatie construire in format word sau

echivalent

e Emitere autorizatie construire in format word sau echivalent pe

baza sablonului

. Emitere registru autorizatii de construire pe diferite perioade

. Emitere registru autorizatii de construire expirate pe diferite criterii

. Cautare autorizatii dupa diferite criterii

Li Inregistrare pv receptie la o autorizatie

. Emitere certificat de atestare a edificării construcţiei

. Emitere lista pv receptie pe diferite perioade

. Emitere autorizatie noua pe baza uneia existente inregistrata in

aplicatie (operatie automata de completare a campurilor)

. Vizualizare locatie in modulul GIS pentru un anumit element

Documentaţie . Vizualizare manual complet operare, pentru 3 module;

. Vizualizare manual contextual pentru o anumită operaţie, pentru 3
module; j
| tagrate . Introducere informaţie comună într-un modul şi verificarea |
vizibilităţii acesteia?n celelalte module, pentru: stradă, persoană, utilizator,
L_ | grup;

5 Drepturi de proprietate intelectuală

Cerinţe din documentaţia de atribuire care sunt în conformitate cu prevederile legale - OUG
41/2016, art.12 în sensul că: prin aceste clauze autoritatea contractantă devine proprietarul
aplicației software, al codului sursă și al tuturor drepturilor intelectuale aferente.i n cazul apariţiei
necesității de a realiza mentenanţă evolutivă după finalizarea perioadei de garanţie contractuale,
autoritatea contractantă poate achiziţiona servicii de mentenanţă de la un alt contractant sau poate
realiza actualizările necesare prin forţe proprii;

74
Y Pe toată durata garanţiei, se va asigura accesul direct al personalului beneficiarului la site-ul
producătorului pentru descărcarea de update-uri software [...) inclusive pentru defecţiuni
hardware ale echipamentelor.
Y Dreptul de folosință asupra licenţelor software ale echipamentelor se va transfera
Beneficiarului la livrare.
Y Transferul proprietăţii - Dreptul de proprietate asupra bunurilor care fac obiectul livrării va
trece de la Furnizor către Achizitor la data semnării fără obiecţiuni a Proceselor-Verbale de
recepție cantitativă și calitativă centralizatoare.
v. Brevete și licențe - Furnizorul va transfera şi preda către Achizitor toate drepturile de
proprietate ce rezultă din contract asupra: proiectelor, soluţiilor tehnice și a codurilor sursă și
executabilelor, livrabilelor, documentaţiei, procedurilor, tichetelor/ incidentelor introduse prin
intermediul aplicaţiei pentru managementul incidentelor/ intervențiilor, precum și modalitatea
de rezolvare a acestora sau orice alte rezultate dobândite
în executarea contractului. Toate
drepturile patrimoniale de autor asupra tuturor operelor create de către contractant sau
membrii asocierii, aferente produselor livrate, se transferă către Achizitor.
v Orice rapoarte și date precum hărţi, diagrame, schiţe, instrucţiuni, planuri, statistici, calcule,
baze de date, software și înregistrări justificative ori materiale achiziționate, compilate ori
elaborate de către Furnizor sau de către personalul său salariat ori contractat
în executarea
contractului vor fi proprietatea exclusivă a Achizitorului.
Y Dreptul de proprietate intelectuală - Orice rezultate ori drepturi, inclusive drepturi de autor
sau alte drepturi de proprietate intelectuală ori industrială, dobândite în executarea
contractului vor fi proprietatea exclusivă a Achizitorului, care le va putea utiliza, publica,
cesiona ori transfera așa cum va considera de cuviință, fără limitare geografică ori de altă
natură, cu excepţia situaţiilorîn care există deja asemenea drepturi de proprietate intelectuală
ori industrială.
Y Plecând de la situaţia actuală și analizând cerinţele tehnice și operaţionale ale Beneficiarului,
specialiștii Furnizorului vor elabora un Plan de implementare și migrare pentru fiecare etapă. De
asemenea, aceștia trebuie să întocmească și ulterior să agreeze cu Beneficiarul formatul
Raportului de instalare și configurare afferent fiecărei etape, documente ce vor fi utilizate în
cadrul Recepțţiilor după Instalare (RAI),în baza Procedurilor de testare.
Y Transfer de informaţii tehnice - Furnizorul trebuie să asigure transferul de informaţii tehnice
către persoanele desemnate de Achizitor,în cadrul unei sesiuni dedicate,î nainte de acceptanţa
finală a sistemului. Sesiunea pentru transferul de informaţii tehnice are următoarele
caracteristici: (...)

Solicitarea de instruire a utilizatorilor (personal tehnic și utilizator final) pentru aplicaţiile software
dezvoltateîn cadrul contractului

Y „Pe durata acestei faze contractorul trebuie să organizeze următoarele sesiuni de instruire:
o utilizatori operaţionali ai aplicaţiei
o personal IT pentru managementul și administrarea sistemului”

75
Codul sursă va fi furnizat cu respectarea următoarelor bune practici și standarde:

V comentarea liniilor de program care nu sugerează prin însuși conţinutul lor, pentru un
programator care ar încerca modificarea sau depanarea codului, funcţionalitatea sau scopul
dorit.
comentarea obligatorie, explicită și detaliată, a fiecărui început de modul, funcție, procedură,
porțiune de declarare de variabile, porțiune
în care se execută comenzi de lucru cu bazele de
date, etc. Comentariul va conţine detalii explicite despre parametrii de intrare, rezultatele
așteptate ale modulului, funcției, etc.
sursele vor fi însoţite de o documentație detaliată,
în special componentele care nu rezidă în
mod explicit,
în sistem, sub formă de fișiere (ex: comenzi de tip scheduler, setări de sistem,
setări și parametri de deployment pe application server etc.).
autoritatea contractantă solicită toate codurile sursă (software-ul dezvoltat
în cadrul acestui
contract vor constaî n: codul sursă, scripturile automate de testare și instalare).

6 Dispoziţii finale

Toate precizările anterioare privind modalitatea de prezentare a ofertelor sunt obligatorii și vor fi
avuteîn vedere la pregătirea ofertelor, sub sancţiunea respingerii acestora ca neconforme.

Ofertele care nu îndeplinesc cerinţele de la nivelul prezentului Caiet de sarcini vor fi considerate
neconforme.

Prin transmiterea unei oferte Ofertanţii își asumă direct și explicit îndeplinirea în totalitate a
cerințelor formulate de autoritatea contractantăîn caietul de sarcini și respectarea acestora.

76