Conceptul de Business Intelligence i avantajele integrrii sistemelor ERP sau CRM cu astfel de componente

Trimite mai departe: Publicat la data de: 15.02.11 Articolul are nota: 2.5/5 (0 voturi) 1. Definirea conceptului de Business Inteligence (BI) Business Intelligence (BI) constituie un process care deservete i sprijin procesul de management al unei afaceri, n scopul eficientizrii acestuia, prin decizii corecte, oportune i bine fundamentate. Pentru a funciona, acest proces dispune, pe lng oameni, de un ansamblu de instrumente i aplicaii software specializate, precum i metode, servicii i tehnici (motoare de cutare) destinate colectrii, stocrii, analizrii i valorificrii superioare a datelor i informaiilor rezultate i acumulate la nivelul celorlalte procese ale unei organizaii, n vederea fundamentrii deciziilor de business. In literatura de specialitate conceptul de BI se regsete i sub forma unor termeni sinonimi cum ar fi "Data Warehouse" ori "Aplicaii Analitice". Intrrile la nivelul procesului de Business Intelligence sunt datele obinute de organizaie la nivelul proceselor operaionale (vnzri, gestiune stocuri, financiar, contabilitate, aprovizionare, marketing, personal, logistic, administratiiv, etc), precum i cele venite din exterior prin fluxurile, circuitele i canalele de comunicaie cu partenerii de afaceri, furnizori, clieni ori evidene/baze de date ale acestora. Cea mai mare parte a acestor date i informaii se regsesc n sistemele tranzacionale i aplicaiile informatice care deservesc procesele interne ( sisteme ERP, CRM, WMS, baze de date, fiiere, etc) i ele se caracterizeaz prin volumul mare de date, gradul ridicat de specificitate si particularitate, diversitatea formelor de pstrare/stocare (sisteme i baze de date diferite, siteuri, forumuri, publicaii, surse cu acces nelimitat i surse comerciale, diferii supori de memorie extern) i varietatea formelor de prezentare (structurate i nestructurate; agregate sau neagregate; date operaionale ori arhive electronice, date multimedia, etc). Prelucrrile interne specifice procesului de Business Intelligence variaz de la un proces la altul, funcie de diversitatea i complexitatea componentelor software, a metodelor i tehnicilor folosite, iar acestea pot fi de urmtoarele tipuri: procesri destinate identificrii, colectrii, colaionrii datelor necesare analizei; prelucrarea informaiilor prin mecanisme software specializate (procese interne de normalizare i transformare a informaiilor n formate diferite pentru a fi aduse la o form standardizat); analiza datelor prelucrate (procesul de analiz se face automat dar presupune i intervenia analitilor, care vor utiliza o serie de instrumente de analiz); diseminarea informaiilor (transmiterea informaiilor rezultate din procesele de analiz

i prelucrare potenialilor utilizatori); arhivarea modelului informaional, al relaiilor i al entitilor la nivelul depozitului central de informaie, etc; Ieirile la nivelul procesului de Business Intelligence sunt reprezentate de produse cum ar fi: rapoarte sintetice; indicatori de performan; grafice; analize complexe si comparative; scenarii simulate; sisteme de monitorizare i alertare automate; analize clasice ale rezultatelor planificate i a celor realizate; studii sectoriale ori la nivel de linii de business; studii de resurse umane; evaluari de riscuri; analize de consum resurse i randament; analize de profitabilitate ori de cashflow; mecanisme de planificare automat a plailor scadente i a celor depaite; previziuni i prognoze privind evoluia business-ului, etc. Abordarea procesual a domeniului Business Intelligence o apreciem ca o contribuie modest a noastr, a specialitilor Comunitii ERP, la teoretizarea conceptului, fcut din dorina exclusiv de a facilita nelegerea rapid i corect, de ctre dvs., cei interesai, a tuturor noiunilor care definesc acest concept. 2. Necesitatea integrrii unor sisteme ERP ori CRM cu o comonent de BI Sistemele ERP integreaz procesele funcionale ale unei afaceri, mbuntind ele nsele raportarea ctre management i adoptarea de decizii n cadrul organizaiei, ns instrumentele de valorificare a informaiilor stocate de un sistem ERP dispun de funcii limitate, fiind focalizate, n principal, pe facilitarea accesului utilizatorilor la o surs unic de date, n mod partajat i rapid, n scopul valorificrii informaiilor analitice i mai puin a ceor sintetice. De asemenea, sistemele CRM beneficiaz de funcionaliti proprii de analiz i raportare (Analytical CRM).

Efectuarea unor analize complexe ale datelor stocate n bazele de date ale unor sisteme ERP sau CRM presupune un efort mare i disipat la nivelul proceselor organizaiei, iar rezultatele sunt vizibile numai la acest nivel. Mai mult, aceste analize nu sunt sistematice i nici nu sunt corelate cu cerine predefinite de msurare a performanelor proceselor, liniilor de business sau eficienei activitilor organizaiei n ansamblul su. Planificarea i monitorizarea automat a unor msuratori i evaluari ale performanelor la nivelul proceselor sunt specifice i pot fi realizate numai prin strategii i instrumente de Business Intelligence. Mai mult, numai prin soluii de Business Intelligence o organizaie poate s obin integrarea i valorificarea tuturor informaiilor dispersate necesare fundamentrii deciziilor si evalurii eficienei acestora. Un sistem de BI ajut managerii de procese s ia decizii bine fundamentate, bazate pe datele rezultate din analiza n profunzime a proceselor afacerii, pe valorificarea superioar a unui volum

mare de informaii, pe calculul i evaluarea automat a unor indicatori de performan predefinii, n general pe o cunoatere organizaional complet i corect. Componenta de Business Inteliigence este necesar pentru c ajut la optimizarea proceselor de business, prin identificarea automat a tendinelor, deviaiilor/schimbrilor sau comportamentelor care impun aciuni corective la nivel managerial. Totodat, procesul de BI poate aduce plusvaloare la nivelul afacerii, printr-un management performant, sistematic i eficient, care realizeaz trecerea de la stilul reactiv, bazat pe raportarea la evenimentele trecute, ctre un stil proactiv bazat pe previziune i predicie. Utilizarea BI conduce la creterea beneficiilor utilizrii unui sistemul ERP, ncurajnd, de asemenea, integrarea mai strans dintre departamentul IT si restul organizaiei. 3. Avantajele integrrii unei componente de BI in sistemele ERP sau CRM Integrarea unui componente de Business Intelligence n sistemele ERP i CRM funcionale la nivelul unei organizaii aduce o serie de beneficii la nivelul afacerii, cum ar fi: a) Posibilitatea valorificrii superioare a unui volum mare de date, acumulate din surse dispersate i eterogene i constituirea unui depozit unitar virtual de informaii care este vizibil pentru toi angajaii cu drepturi de acces i permite agregarea, filtrarea i transformarea acestor date, prin analiz, n informaii utile dezvoltrii i mbuntirii afacerii; b) Utilizarea unor interfae de lucru flexibile (n limba romn dar i n alte limbi strine) care aduc o serie de satisfacii utilizatorilor: eliminarea rutinei; utilizarea unor instrumente software performante care asigur accesul cvasi-instantaneu la informaii relevante i reale, precum i a unor instrumente de analiz sofisticat a informaiei; monitorizarea indicatorilor critici ori a celor care definesc performana business-ului; flexibilitate n formularea cerinelor de analiz, n funcie de context; facilitarea modelrii complexitii mediului de afaceri ori simulrii unor scenarii ori tendine de evoluie a afacerii; c) Valorificarea unor motoare de cutare de nalt capacitate, aplicaiile de Business Intelligence fiind dotate cu instrumente de cutare/regsire a informaiilor ce pot manipula rapid un volum impresionant de structuri de date multidimensionale, eterogene, baze de date relaionale sau alte baze de date, asigurnd utilizarea de perspective de lucru, instrumente de mrire sau micorare sau rotire, precum i controlul nivelului de detaliu al informaiilor afiate; d) Utilizarea unor funcii de modelare i analiz a business-ului ncorporate n aplicaiile de BI, precum i a unor instrumente i mecanisme avansate/sofisticate de modelare logic a informaiei, avnd la baz colecii de entiti predefinite, precum i date vizibile sau stocate la nivelul

surselor gestionate. e) Folosirea unor instrumente de raportare i monitorizare online, cu capacitate de previzionare i alertare care permit managementului unei organizaii s aib o reacie rapid i eficient i de a fi cu un pas inaintea concurenei. Componenta de BI integrat cu CRM garanteaz sporirea i detalierea informaiilor despre clieni, precum i mbuntirea suportului decizional i a vitezei de reacie la schimbrile din pia; f) Posibilitatea realizrii unor schimburi de informaii cu alte sisteme externe, care este asigurat prin protocoale deschise de comunicaie de tip conectori de baze de date sau servicii web. g) Securizarea informaiilor gestionate prin mecanisme ale aplicaiei de BI care asigur: autentificarea conexiunilor la aplicaie; grantarea accesului utilizatorilor la funcionalitile aplicaiei pe baza principiului nevoii de a cunoate; jurnalizarea cererilor utilizatorilor; securizarea accesului la sursele de date, etc.

4. Criteriile de alegere a unei solutii BI Alegerea unei soluii de BI se fundamenteaz pe analiza top-down a cerinelor n domeniul valorificrii superioare/strategice a informaiilor, pornind de la nevoile de informare ale managementului executiv i terminnd cu cerinele de integrare a multiplelor surse de date pentru a satisface aceste nevoi. Decizia achiziionrii i implementrii unei aplicaii de business intelligence este una strategic i trebuie bine fundamentat, ntruct implic schimbri organizaionale, de infrastructur i de management la nivel organizaional, al proceselor i al aplicatiilor. Principalele criterii care trebuie avute n vedere la fundamentarea deciziei de achiziionare i implementare a unei componente de BI sunt: preul aplicaiei, raportat la bugetul disponibil i la afacere; modul n care funcionalitile aplicaiei de BI rspund cerinelor de valorificare superioar a informaiilor identificate; calitatea i facilitile interfeelor aplicaiei de BI; volumul de date care poate fi procesat; capacitatea de a manipula i integra informaii din surse multiple i eterogene; timpul de rspuns; uneltele de dezvoltare intern a rapoartelor i analizelor; infrastructura necesar pentru implementare i cea utilizat pentru dezvoltarea sistemului; referinele privind experiena implementatorului.