Caiet de practică

S.C. Balkans Advertising S.R.L.

Autor: Student Stancu Ana Maria

Tutore: Șef lucrări Elena Fleacă
Ingineria și Managementul Afacerilor
 Cuprins

1. Prezentarea firmei S.C. Balkans Advertising S.R.L. ............................................3

1.1 Date de identificare......................................................................................3
1.2 Domeniul industrial......................................................................................3
1.3 Servicii oferite..............................................................................................3
1.4 Piața.............................................................................................................4
1.5 Clienți...........................................................................................................4

2. Managementul S.C. Balkans Advertising S.R.L....................................................5

2.1 Viziunea și misiunea organizației.................................................................5
2.2 Obiectivele și strategia organizației.............................................................5
2.3 Fișe de post. Descriere...............................................................................6

3. Descrierea activităților din cadrul S.C. Balkans Advertising S.R.L. ...................12

3.1 Activitatea de previziune............................................................................13
3.2 Activitatea de organizare...........................................................................14
3.3 Activitatea de coordonare..........................................................................15
3.4 Activitatea de antrenare.............................................................................16
3.5 Activitatea de control.................................................................................17

4. Procese manageriale la nivelul S.C. Balkans Advertising S.R.L. ......................20

4.1 Procesul de recrutare.................................................................................20
4.2 Procesul de selecție a resursei umane .....................................................21

5. Descrierea sistemelor din cadrul S.C. Balkans Advertising S.R.L. ....................23

5.1 Sistemul informațional................................................................................23
5.2 Sistemul comunicațional............................................................................24

6. Finanțele organizației S.C. Balkans Advertising S.R.L. .....................................25

6.1 Bilanț contabil 2012-2013..........................................................................25
6.2 Cont de profit și pierderi 2012-2013..........................................................25
6.3 Indicatori financiari.....................................................................................25

2
 Capitolul 1
Prezentarea organizației S.C. Balkans Advertising S.R.L.

1.1 Date de identificare

Nume: Balkans Advertising SRL

CUI: 29051606
Registrul Comerțului: J23/1558/2012
Înființată în anul: 2011
Tip societate:Societate comercială cu răspundere limitată
CAEN: 7311
Descriere CAEN: Activități ale agențiilor de publicitate
Adresă: B-dul Biruinței, nr. 107, Pantelimon, Ilfov
Telefon: 0314326843
Sediu social: Sos. Pantelimon, Nr 10-12, Bloc Turn, Etaj 3, Sector 2, Bucuresti

1.2 Domeniul industrial

Înființată în anul 2011, S.C. Balkans Advertising S.R.L. oferă o paletă

întreagă de servicii în domeniul Outsourcingului și al In Store marketingului.

1.3 Servicii oferite

S.C. Balkans Advertising S.R.L oferă ca și soluții de outsourcing,

coordonarea personalului de retail:
- Team Leaderi
- Relații cu clienții
- Casieri
- Mercantizori
- Ajutor depozit
- Securitate,

a serviciilor de marketing:
- Verificare prețuri
- Planograme simple și complexe magazin
- Planograme departamentale
- Analiză de sampling
- Cumpărătorul misterios.

Ca și soluții In Store de marketing, coordonează personal în vânzări și

marketing:
- vânzări
- vizibilitate a brandului
- consultanță
- clientul misterios

3
1.4 Piața

Organizația își desfășoară activitatea în locațiile:

- Media Galaxy
- Selgros
- Carrefour
- Metro
- Cora
-Auchan.

1.5 Clienți

4
 Capitolul 2
Managementul S.C. Balkans Advertising S.R.L.

2.1 Viziunea și misiunea organizației

Misiunea firmei este reprezentată de urmărirea și îndeplinirea cu succes a

pașilor:

3. Vă propunem cele mai

bune soluții de HR
1. Vă identificăm 2. Găsim și analizăm integrate cu alte servicii
nevoile soluții multiple. precum: vânzări,
producție, logistică,
distribuție sau IT&C.

6. Implementăm soluții
7. Executăm și ne  8. Raportăm și analizăm
5. Dezvoltăm și integrate, coordonăm,
asumăm toate toate rezultatele și ne
executăm programe reacționăm, supervizăm
activitățile legate de îmbunătățim activitatea
specifice de training toate aspectele unui
plăți după fiecare feed-back
proiect.

2.2 Obiectivele și strategia organizației

Obiectivele unei firme pot și trebuie să fie circumscrise principalelor niveluri de

realizare în timp și spațiu, adică:
- satisfacerea cererii pe măsura manifestării acesteia, în funcție de semnalul
pieței din aval (pentru că vinzi ce ai produs, dar vei mai produce ce se cere și mai
ales ce s-a vândut);
- reducerea costurilor, dar nu prin diminuarea calității;
- creșterea flexibilității producției (prin standardizări ale reperelor și operațiilor),
pentru adaptarea rapidă la condițiile mediului;
- creșterea fiabilității și calității producției, adică producerea unor servicii
superioare celor de pe piață, după opinia pieței;
- reducerea timpului de livrare și deci diminuarea stocurilor;

5
 - asigurarea concordanței între obiectivele întreprinderii și aspirațiile
personalului.
Obiectivele fundamentale ale întreprinderii rămân însă profitul, creșterea sau
dezvoltarea, securitatea și responsabilitățile sociale, acestea fiind condiționate atât
de calitatea și structura climatului intern, cât și de calitatea și amploarea relațiilor cu
mediul.

2.3 Fișe de post

Fișa postului nr. 1

Descrierea postului

Titlu: Contabil

Departament: Financiar-contabil

Descrierea sarcinilor:
1. Asigură evidența contabilă a stocurilor, a relațiilor cu terții, a trezoreriei și evidența
veniturilor și cheltuielilor
Contabilizează facturile emise pentru clienții interni
Înregistrează încasările și plațile în lei conform extrasului de cont
Operează încasările și plătile în numerar conform registrului de casă
Operează avansurile din trezorerie conform deconturilor
Înregistrează facturi de prestații furnizori interni
Înregistrează intrări de marfă în baza documentelor primite de la magazie (facturi interne,
facturi externe, DVI și NIR).
2. Întocmește situații și rapoarte financiar-contabile și verifică corelarea acestora
Întocmește săptămânal lista facturilor emise și neîncasate și lista avansurilor disponibile în lei
Întocmește balanțe de verificare pentru clienți
Întocmește liste de avansuri din trezorerie
Echipamente de lucru:Se impune folosirea unei ținute decente, de culoare neutră.

Instrumente de lucru:Instrumente de scris, chitanțier, coli, calculator, telefon, imprimantă,

scanner.

Condiții de muncă: Posibilitatea necesității deplasării în scopul muncii

Riscuri:Riscul de a avea o pană de curent care să ducă la pierderea informației din calculator,
de a rămâne fără baterie la telefon fiind absolut necesară contactarea superiorului, de a încurca
chitanțe, conturi.

Program de lucru: 8 h/zi

6
Nivel de salarizare: 1000-1200 lei

Beneficii: Bonuri valorice, reducere la achiziționarea de produse din magazin în valoare de

50%

Comunicare: formală, pe verticală, cu directorul firmei.

Indicatori de performanță: Numărul erorilor întâlnite în documentele redactate, număr

întârzieri la program, număr reclamații, controale fiscale finalizate cu succes, valoarea
amenzilor.

Specificația postului

Studii: Studii superioare în domeniul economic

Experiență: în domeniu, cel puțin 1 an

Competențe: Contabilitate românească, utilizare programe de contabilitate, operare MS Office

(Excel, Word )

Aptitudini: de calcul, de comunicare, de planificare și organizare a activităților specifice. De

asemenea, inteligență, atenție concentrată, inițiativă, plăcere pentru lucrul cu cifre, putere de
concentrare, rezistență la stres.

Carnet de conducere:Nu este neapărat necesar.

Disponibilitate program prelungit: Nu este neapărat necesar, doar ocazional însă cu plată
suplimentară.

Limbi străine: Engleză și franceză, cel puțin nivel mediu.

Fișa postului nr. 2

Descrierea postului

Titlu: Agent securitate

Departament:Administrativ

Relații de subordonare:Șef de tură

Descrierea sarcinilor:

Asigură paza clădirii și a vecinătății;

Comunică către conducere posibilele tentative de efracție sau furt;

Menține legătura cu instituțiile care asigură utilități generale;

Îndeplinește atribuții privind implementarea și funcționarea SMC, în cadrul organizației.

7
Să consemneze tot ce este legat de clădirea sau clădirile pe care le are în pază

Să permită accesul în obiectiv numai în conformitate cu reglementările legale şi dispoziţiile

interne

Să transmită de îndată șefului său ierarhic și conducerii unității beneficiare despre producerea
oricărui eveniment în timpul executării serviciului și despre măsurile luate ;

În caz de incendii să ia imediat măsuri de stingere și de salvare a persoanelor, a bunurilor și a

valorilor, să sesizeze pompierii și să anunțe conducerea unității și poliția ;

Să ia primele măsuri pentru salvarea persoanelor și de evacuare a bunurilor și a valorilor în

caz de dezastre

Să sesizeze poliția în legătură cu orice faptă de natură a prejudicia patrimoniul unitații

Să nu absenteze fără motive temeinice și fără să anunțe în prealabil conducerea unității

Echipamente de lucru:Uniformă și ecuson pentru identificare

Instrumente de lucru:

 un monitor de supraveghere a clădirii de păzit,

 lanternă,
 un transmițător radio,
 sau o armă de foc.

Condiții de muncă: Statul în picioare și patrularea

Riscuri: Riscul de a fi atacat, agresat fizic sau verbal.

Program de lucru:8 h/zi în 2 ture

Nivel de salarizare:800-900

Beneficii: Bonuri valorice

Comunicare: Pe verticală cu șeful de tură

Indicatori de performanță: Numărul de reclamații, numărul de întârzieri și numărul de

încălcări a regulamentului de ordine interioară.

Specificația postului

Studii: Medii plus diplomă de specializare

Experiență:O practică în domeniu ar putea anula necesitatea studiilor medii

Abilități:
 capacitate de organizare a activității
 aptitudini de comunicare cu şefii ierarhici superiori şi colaboratorii

8
  persoană de încredere, cu reacţii rapide
 responsabilitate personală
 eficiență personală
 spirit de echipă
 comportament etic/integritate
 acordare şi transmitere de informaţii
 atenţie selectivă, concentrată şi distributivă
Carnet de conducere:Nu se cere
Disponibilitate program prelungit:Nu este cazul
Limbi străine:Engleză – nivel mediu

Fișa postului nr. 3

Descrierea postului

Titlu: Asistent Resurse-Umane

Departament: Resurse Umane

Relații de subordonare: Director de Resurse Umane

Descrierea sarcinilor:

 Asistență specifică de resurse umane

o Întocmește și transmite adeverințe, în conformitate cu solicitările

o Verifică pontajele lunare și ștatele de salarii

o Distribuie fișele de salarii și tichetele de masă, la momentul efectuării plăților salariale

o Întocmește și ține evidența proceselor verbale de predare-primire ale tichetelor de masa

o Transmite informări periodice referitoare la concedii, zile de naștere, alte informații

solicitate către superiorul direct și departamente

 Evidența fizică și electronică a documentelor și altor echipamente

o Creează și actualizează periodic bazele de date conținând detaliile referitoare la salariați

(date salariați, evidență concedii medicale și de odihnă, zile de naștere, abonamente sănătate,
etc.)

9
o Creează și actualizează periodic bazele de date conținând detaliile referitoare la numerele de
telefon ale companiei și la echipamentele de comunicație specifice, alocarea interioarelor
aferente

o Creează și actualizează periodic bazele de date conținând detaliile referitoare la

echipamentele de lucru și vestiarele alocate salariaților

o Creează și actualizează periodic baza de date referitoare la achizițiile de produse de catering

și calculează lunar valoarea comenzilor ce trebuie plătite

o Gestionează și arhivează fizic documentele specifice alocate, în conformitate cu procedurile

interne și reglementarile legale aplicabile

 Menținerea relației cu autoritățile

o Verifică periodic datele înscrise în fișele de PSI și protecția muncii astfel încât să asigure
conformitatea cu prevederile legale

o Transmite periodic informațiile necesare, în conformitate cu prevederile legale, către

autoritățile de stat (ITM, ANOFM, Casa de Pensii, Direcția de Sănătate Publică, etc.)

o Realizează programările pentru controalele periodice de medicina muncii efectuate de

salariații companiei

 Execută orice alte dispoziții date de superiorul direct

Echipamente de lucru: Se cere costum și ecuson

Instrumente de lucru: Telefon, laptop, chitanțier

Condiții de muncă: Birou propriu cu necesitatea de deplasare în funcție de necesități și

participarea la traininguri de specializare

Riscuri: Nu prezintă

Program de lucru: 8 h/zi în intervalul 8:00-16:00

Nivel de salarizare: 3000 lei

Beneficii: • transport gratuit ;

• acordarea unei mese pe zi în mod gratuit ;

• posibilitatea de pregătire în muncă prin cursuri de formare profesională ;

• organizarea de evenimente pentru angajaţi cum ar fi : birthday party (o dată la două luni
pentru angajaţii care îşi sărbătoresc ziua de naştere), petrecere de Crăciun pentru toţi angajaţii.

• reducere de 50 % a tarifului de cazare la toate celelalte hoteluri care fac parte din S.C. Ana
Group : Hotelul Bradul, Hotelul Poiana, Hotelul Sportul, toate situate în Poiana Braşov.

10
Comunicare: Pe verticală cu Directorul de Resurse Umane

Indicatori de performanță: Numărul de întârzieri în predarea rapoartelor, numărul

întârzierilor la locul de muncă, operarea corectă și la timp a documentelor, rata retenției,
valoarea amenzilor, costul mediu de recrutare, numărul reclamațiilor interne.

Specificația postului

Studii: Studii superioare

Experiență: Constituie un avantaj însă nu este obligatorie

Abilități: Foarte bună cunoaștere a legislației muncii și altor reglementări aplicabile,

cunoștințe de management comercial, cunoștinte foarte bune de evidență și gestiune a
documentelor, seriozitate și punctualitate.

Competențe cheie: capacitatea de analiză și sinteză, atenție la detalii, capacitatea de

organizare a propriei activități, orientare spre rezultat, randament în muncă, adaptare
profesională, abilități de comunicare și lucru în echipă, spirit de ordine și disciplină,
comportament etic, rezistență la efort și stres

Carnet de conducere: Da

Disponibilitate program prelungit: Nu va fi nevoie.

Limbi străine: Engleza – nivel mediu

11
 Capitolul 3
Descrierea activităților din cadrul
S.C. Balkans Advertising S.R.L.

Realizarea obiectivelor organizației impune efectuarea unui ansamblu de

procese de muncă. Procesele de muncă derulate în cadrul organizației se clasifică
în:
     procese de execuție;
     procese de management.

Procesele de execuție reprezintă ansamblul acțiunilor prin care forța de muncă

acționează asupra capitalului tehnic, în vederea obținerii de produse și servicii sau în
acțiuni cu caracter funcțional-aprovizionare, vânzare, contabilitate, personal – prin
care se pregătesc sau se aplică deciziile managerilor.

Procesele de execuție sunt efectuate de executanți – muncitori și personal

din aparatul managerial care nu au funcții de conducere (ingineri, economiști,
sociologi, tehnicieni s.a.).

Procesul de management reprezintă ansamblul integrat al acțiunilor de

prevedere, organizare, coordonare, antrenare a personalului și control exercitate de
sistemul conducător în vederea stabilirii și realizării obiectivelor organizației.

Procesul de management este exercitat de manageri, care constituie

subiectul sau sistemul conducător.

La baza tuturor funcțiilor managementului și a deciziei manageriale stau

informarea și comunicarea. Exercitarea tuturor funcțiilor managementului și
adoptarea deciziilor necesită informații relevante asupra mediului intern și extern al
organizației.

Exercitându-și funcțiile sale, managementul pune în mișcare o serie de

activități, grupate după omogenitatea lor în funcțiunile organizației, care sunt:
funcțiunea de cercetare-dezvoltare, de producție, comercială, financiar-contabilă și
de personal.

Toate funcțiile managementului se regăsesc în fiecare din funcțiunile

organizației. De exemplu, se antrenează personalul prin acordarea de stimulente
psiho-sociale în vederea realizării sarcinilor; se controleaza realizarea obiectivelor
cantitative și calitative și adoptă misuri de reglare a activităților de producție.

În formularea și delimitarea funcțiilor managementului este necesar să

aibă în vedere următoarele cerințe:

12
      funcțiile managementului sunt acțiuni tipice care sunt influențate în mod
obligatoriu de orice subiect de conducere ce exercită o influență rațională asupra
obiectului condus, de complexitatea acestuia;

      acțiunile funcțiilor conducerii urmează una după alta într-o anumită succesiune
în timp;

Pornind de la aceste cerinte, precum si de la diferite puncte de vedere

asupra functiilor managementului, managerii din cadrul companiei exercită
următoarele funcții:

 previziunea;
 organizarea;
 coordonarea;
 antrenarea;
 control reglarea;

3.1 Activitatea de previziune

               Funcția de previziune cuprinde ansamblul acțiunilor prin care se stabilesc

obiectivele firmei pe termen scurt, mediu și lung, se formulează modalitățile de
acțiune în vederea realizării acestora și se fundamentează necesarul de resurse.

               Previziunea răspunde deci la întrebările: “ce trebuie și poate fi realizat în

cadrul firmei?” în condițiile și cu desemnarea resurselor necesare.

               Rezultatele previziunii se împart în funcție de orizont, grad de detaliere și

obligativitate în trei categorii principale:

 prognoze;
 planuri;
 programele;

Prognozele  acoperă un orizont minim de 10 ani, au un caracter

aproximativ, nefiind obligatorii. De regulă, prognozele, fie ca sunt normative sau
exploratorii, se rezumă la principalele aspecte implicate, în final conținând un set de
date cu valoare indicativă referitoare la ansamblul firmei sau la principalele activități
încorporate.

Planurile, în care se finalizează cea mai mare parte a proceselor de

previziune, se referă, de regulă, la perioade cuprinse între 5 ani și o lună. Gradul lor
de detaliere variază invers proporțional cu orizontul, în mod firesc planurile curente
fiind detaliate, în timp ce planul întreprinderii pe 5 ani se rezumă doar la obiectivele
fundamentale ale firmei și principalele resurse aferente. Planurile firmei au un
caracter obligatoriu, fiind baza desfășurarii activităților încorporate. Planurile se
fundamentează pe baza obiectivelor și orientărilor stabilite prin strategie, tactică și
politică pe care le detaliază și le fundamentează mai riguros.

13
 Programele sunt a treia modalitate principală de concretizare a
previziunii. Specificul lor este orizontul redus, cel mai adesea o decadă, o
săptămână, o zi, un schimb, o oră. Firește, programele sunt foarte detaliate,
elementele cuprinse fiind obligatorii și prezentând un grad ridicat de certitudine. De
regulă, programele cuprin previzionări referitoare la activitățile de fabricație și
aprovizionare, stabilind în mod precis cantitățile de produs sau materie primă pe
formații de muncă și executanți, la nivel de săptămână, zi, schimb ș.a.

               În condițiile trecerii la economia de piață, caracteristic societății comerciale

S.C. Balkans Advertising S.R.L în perioada actuală este:

1. reconsiderarea abordării funcției de previziune, în sensul fundamentării sale

pe cercetări de piață, pe cerințele și nevoi ale consumatorilor, apelând la
instrumentarul de marketing;
2. exercitarea sa la nivelul agentului economic.

               Exercitând funcția de previziune cu componentele sale, managerii

promovează, totodată, schimbări structurale la nivelul firmei. Așadar, funcția de
previziune este strâns legată de managementului schimbărilor.

3.2 Activitatea de organizare

               Funcția de organizare la nivelul S.C. Balkans Advertising S.R.L

desemneză ansamblul proceselor de management prin intermediul cărora se
stabilesc și se delimitează procesele de muncă fizică și intelectuală și componentele
lor (mișcări, timpi, operații, lucrări, sarcini etc.), precum și gruparea acestora pe
posturi, formații de muncă, compartimente și atribuirea lor personalului,
corespunzător anumitor criterii manageriale, economice, tehnice și sociale, în
vederea realizării în cât mai bune condiții a obiectivelor previzionate.

               Deci, funcția de organizare răspunde la întrebările: cine și cum contribuie

la realizarea obiectivelor firmei? Răspunsul îl constituie combinarea nemijlocită a
resurselor umane și, în mod indirect, materiale, informaționale și financiare, la nivelul
locurilor de muncă, compartimentelor și firmei în ansamblul său.

               După domeniul la care se referă, deosebim la nivelul S.C. Balkans

Advertising S.R.L: organizarea muncii și organizarea managementului.

Organizarea muncii cuprinde un ansamblu de acțiuni privind diviziunea

muncii pe operații, selecția personalului, servirea normală a locurilor de muncă,
stabilirea ritmului normal de muncă, normarea muncii, stimularea eficientă a
angajaților, crearea condițiilor ergonomice ale muncii.

Organizarea managementului, ce cuprinde în principal acțiuni prin care se

constituie structura organizatorică a conducerii organizației și sistemului informațional
al acesteia.

14
 În firma S.C. Balkans Advertising S.R.L, organizarea înregistrează o
dezvoltare deosebită. Reflectarea acestei situații o reprezintă conturarea organizării
ca o disciplină stiințifică de sine stătătoare, care înglobează un ansamblu de
concepte specifice și un bogat evantai operațional. Dintre acestea menționăm:
analiza postului, analiza variabilelor organizaționale, drumul critic, diagrama ASME,
diagrama GANTT, graficul Hyjmans, operagrama și organigrama.

 De reținut, la fel ca și la previziune, dublul caracter al organizării:

1. funcție a managementului
2. domeniu de sine stătător,

ce nu se exclud, ci, dimpotrivă, sunt complementare, evident subordonate realizării

obiectivelor fundamentale ale societății comerciale sau regiei autonome.

Trecerea la economia de piață impune o organizare cu un pronunțat

caracter creativ, flexibil și dinamic, de natură să asigure diferențierea sa în funcție de
caracteristicile agenților economici și mediului ambiant, astfel încât să faciliteze la
maximum desfășurarea unor activități profitabile.

3.3 Activitatea de coordonare

Activitatea de coordonare constă în ansamblul proceselor de muncă prin care

se armonizează deciziile și acțiunile personalului firmei și ale subsistemelor sale, în
cadrul previziunilor și sistemului organizatoric stabilite anterior.

Funcția de coordonare cuprinde ansamblul acțiunilor prin care managerul

firmei S.C. Balkans Advertising S.R.L crează și menține armonia între activitățile și
oamenii pe care îi conduce, într-un mediu ce se află într-o continuă schimbare.

Coordonarea reprezintă dinamica funcției de organizare, a cărei

necesitate rezultă în principal din:

- dinamismul agentului economic și al mediului ambiant, imposibil de reflectat în

totalitate în previziuni și în sistemul organizatoric;

- complexitatea, diversitatea și, parțial, ineditul reacțiilor personalului și

subsistemelor firmei, ce reclamă un „feed-back” operativ, permanent de natură să
asigure corelarea adecvată a deciziilor și a acțiunilor acestora.

Prin organizare se creează statica sistemului conducător, a celui condus și

a sistemului legăturilor dintre acestea. Adică, se definesc posturile cu obiectivele,
sarcinile, autoritatea și responsabilitatea conferite lor, se proiectează aria de
coordonare conferită fiecărui manager prin stabilirea ponderii ierarhice, se definesc
compartimentele și atribuțiile lor, se concepe ansamblul relațiilor organizaționale între
posturi și compartimente.

15
 Prin coordonare se pune în mișcare cadrul organizatoric proiectat și se
aduc corecții în funcție de disfuncționalitățile care apar ca urmare a acțiunii unor
factori destabilizatori, mentinând armonia între activitățile și personalul condus.

Din analizele efectuate la nivelul S.C. Balkans Advertising S.R.L a

rezultat că, coordonarea îmbracă cele 2 forme cunoscute:

     bilaterală , care se derulează între managerul și subordonatul unui

departament, ce asigură preântâmpinarea filtrajului și distorsiunii, obținerea operativă
a „feed-back”-ului. Principalul dezavantaj este consumul mare de timp, în special din
partea managerilor.

     multilaterală , ce implică un proces de comunicare concomitentă între un

manager și mai mulți subordonați, folosită pe scară largă, în deosebi în cadrul
ședințelor.

Coordonarea la nivelul S.C. Balkans Advertising S.R.L are la bază

comunicarea și ședința, ca modalități concrete prin care se realizează acțiunile
acestei funcții a managementului.

3.4 Activitatea de antrenare

               Activitatea de antrenare reprezintă ansamblul acțiunilor prin care un

manager influențează activitățile colaboratorilor săi în vederea atingerii obiectivelor
stabilite, prin satisfacerea nevoilor care îi motivează.

               Deci scopul antrenării, care are un pronunțat caracter operațional, este

implicarea cât mai profundă, cât mai eficace a personalului de execuție și de
conducere la realizarea obiectivelor ce-i revin, deduse din obiectivele întreprinderii.
Prin urmare, antrenarea răspunde la întrebarea: de ce personalul participă la
stabilirea și realizarea obiectivelor circumscrise acesteia?

               Motivarea, în funcție de modul de condiționare a satisfacțiilor personalului,

de rezultatelor obținute, este pozitivă sau negativă.

               Motivarea pozitivă se bazează pe amplificarea satisfacțiilor personalului

din participarea la procesul muncii, ca urmare a realizării sarcinilor atribuite, în
condițiile în care nivelul sarcinilor obligatorii de realizat este accesibil majorității
executanților.

               Motivarea negativă se bazează pe amenințarea personalului cu reducerea

satisfacțiilor dacă nu realizează întocmai obiectivele și sarcinile repartizate, al căror
nivel este foarte ridicat, inaccesibil în condițiile date unei părți apreciabile a
executanților.

O altă componentă importantă a antrenării o reprezintă leadership-ul,

care, în sens restrâns, reprezintă modalitatea de direcționare a executanților în
vederea realizării sarcinilor și obiectivelor atribuite.

16
 În cele ce urmează, voi atașa grila vânzărilor pe care trebuie să le
realizeze consultanți pentru primirea unor bonusuri:

TARGET
MOC
minimum
BAM 3D sales/hour
Locatie WHITE BAM AIO in order to MOC POC
LUXE sales/hour receive the sales/hour sales/weekend
sales/hour target for
Luxe and
AIO
Auchan Bucuresti Titan 4 6 5 6 4
Auchan Bucuresti Militari 3 4 6 7 1
Auchan Pitesti 2 3 8 9 1
Auchan Cluj 2 3 6 7 0
Auchan Timisoara 1 3 7 8 3
Cora Pantelimon 4 5 9 10 3
Cora Lujerului 3 5 9 10 1
Cora Berceni 4 5 4 5 5
Cora Cluj Napoca 3 4 4 5 3
Carrefour Baneasa 4 5 10 11 4
Carrefour Berceni 3 4 5 6 1
Carrefour Colentina 2 3 4 5 4
Carrefour Militari 3 4 7 8 3
Carrefour Orhideea 4 5 9 10 8
Carrefour Unirii 3 4 10 11 N/A
Carrefour Brasov 2 4 5 6 3
Carrefour Ploiesti 4 5 8 9 5
Carrefour Cluj 2 3 6 7 3
Carrefour Constanta 2 3 5 6 5
Carrefour Iasi Felicia 2 3 5 6 1
Carrefour Iasi Era 1 3 4 5 4
Carrefour Oradea Era 1 3 3 4 1
Real Bucuresti Vitan 3 5 4 5 5
Real Bucuresti Cotroceni 3 5 7 8 4
Real Bucuresti Policolor 2 3 7 8 3
Real Galati 2 3 5 6 3
Real Craiova 2 3 4 5 1
Real Oradea 1 3 4 4 5 3
Real Brasov 2 3 6 7 3
Real Timisoara 1 2 3 5 6 3
Real Bucuresti Berceni 2 3 3 4 1
Carrefour Suceava 2 3 4 5 3
Cora Alexandriei 2 3 7 8 3
Cora Baia Mare 3 4 4 5 3

17
 Dacă pentru fiecare locație consultantul reusește să vîndă numărul de
produse înscrise în tabelul de mai sus, primește 160 lei. Dacă îndeplinește o parte
din numărul cerut, primește astfel:

AIO/Luxe 60 lei
MOC 50 lei
POC 50 lei

3.5 Activitatea de control

               Activitatea de control cuprinde ansamblul acțiunilor de evaluare operativă și

postoperativă a rezultatelor organizației, a verigilor ei organizatorice și a fiecărui
salariat, de identificare a abaterilor care apar de la obiectivele, normele, normativele
și standardele stabilite inițial și a cauzelor care le-au generat, precum și de adoptare
de măsuri care să asigure eliminarea abaterilor, menținându-se echilibrul dinamic al
organizației.

               Această funcție răspunde la întrebarea „cu ce rezultate s-a finalizat munca

depusă?”.

               Rolul principal al acestei funcții îl reprezintă asigurarea realizării obiectivelor

organizației în condițiile dinamismului mediului intern și extern în care acesta
acționează.

                Principalele activități ale funcției de control-reglare la nivelul S.C. Balkans

Advertising S.R.L sunt următoarele:

     evaluarea operativă și postoperativă a realizărilor firmei, verigilor ei

organizatorice și a fiecărui salariat;

     compararea realizărilor cu obiectivele, sarcinile atribuite, normele,

normativele, standardele stabilite inițial și evidențierea abaterilor;

     identificarea cauzelor care au generat abaterile;

     adoptarea măsurilor de reglare, adică de efectuare a corecțiilor care se

impun și de adaptare a organizației la noile condiții ale mediului ambiant.

Pentru a fi eficient este necesar ca procesul de evaluare-control sa fie

continuu, nelimitandu-se la perioadele de incheiere a planului sau programului – an,
trimestru, luna etc. O evaluare eficace se realzeaza de-a lungul perioadelor de
indeplinire a obiectivelor previzionate, cu intensitate sporita asupra puntelor
strategice si in perioadele critice, decisive pentru competitivitatea rezultatelor.

De asemenea, funcția de evaluare-control trebuie să aibă într-o măsură

cât mai mare un caracter preventiv, deci de preântâmpinare a deficiențelor și, dacă
18
acestea s-au produs, corectiv. În firma S.C. Balkans Advertising S.R.L, control-
evaluarea de tip constatativ a dispărut, fiind înlocuită cu o evaluare axată pe analiza
relațiilor cauză-efect, cu un control activ, concretizat în decizii și acțiuni manageriale
eficace.

De aceea, munca angajaților de pe teren, subordonații S.C. Balkans

Advertising S.R.L sunt supravegheați de team-leaderi, clienți misterioși și chiar
personalul de birou al firmei, care vin în control în punctele de lucru și notează
angajații.

19
 Capitolul 4
Procese manageriale la nivelul
S.C. Balkans Advertising S.R.L.

4.1 Procesul de recrutare

În cadrul S.C. Balkans Advertising S.R.L, procesul de recrutare este unul

aproape continuu, deoarece firma are nevoie de foarte mulți angajați pentru a-și
îndeplini sarcinile și obiectivele, dar și deoarece rata de părăsire a locului de muncă
în cadrul acesteia este foarte ridicată. Acest lucru se datorează faptului că
majoritatea angajaților văd locul de muncă în cadrul firmei ca pe unul temporar, iar
când obțin ceva mai bine plătit sau mai plăcut, renunță imediat, în ciuda faptului că
activitatea pe care o au, cea de consultanță, promovare sau merchandising este mult
mai bine plătită decât în alte firme.

În cadrul S.C. Balkans Advertising S.R.L, procesul de recrutare presupune:

a. Planificarea personalului

Prima etapă este aceea de analizare a personalului și a necesității unui nou

angajat. Mai întâi se stabilește dacă într-adevar este nevoie de acel post sau dacă
sarcinile aferente acestuia pot fi realocate altor posturi.

b. Descrierea postului

Succesul recrutării este dificil de obținut dacă posturile sunt vag definite.
Indiferent daca postul este mai vechi sau este nou-creat, se precizează clar ce oferă
și ce anume se cere titularului său. Specialiști în RU includ detalii precise despre
calitățile, experiența și calificările necesare, data de începere a activității și
caracteristici ale locului de muncă.

c. Bugetul recrutării

Selecția personalului este una dintre cele mai costisitoare activități de resurse
umane. De aceea, bugetul este pregătit cu grija. Calcularea acestor costuri permite
controlarea mai atentă a întregului proces de recrutare, precum și înțelegerea mai
bună a consecințelor unor greșeli de selecție.

d. Cine efectuează recrutarea?

În firma S.C. Balkans Advertising S.R.L, deoarece este una mică ca și

dimensiune, recrutarea este condusă în mod frecvent de o singură persoană
(managerul), ajutat de o altă persoană specializată în problemele de secretariat.
Indiferent cine sunt recrutorul și selectorul, aceștia trebuie să cunoască de câți
și de ce fel de angajați au nevoie, unde și cum să îi caute, cum să îi atragă, cum să
identifice printre candidați pe cei care corespund cerințelor posturilor vacante, cum
să ia și cum să comunice decizia de angajare.

20
e. Când începe recrutarea?

Există un moment optim în care trebuie declanșată recrutarea. Acesta depinde

în primul rând de tipul și numărul de angajați căutați. Estimarea timpului necesar
găsirii acestora se face urmând etapele firești ale recrutării personalului.

f. Sursele de recrutare

Metode de recrutare :
 Interne: promovarea postului liber in interiorul companiei, in locurile
special amenajate unde sunt anuntate diferite informatii necesare sau spre interesul
angajatiilor
 Externe: - pe site-ul de recrutare www.bestjobs.ro

Strategia de recrutare începe prin definirea nivelului la care se va desfășura

aceasta: local, regional sau național. Atât cât permit resursele firmei, nivelul ales
trebuie să fie cel mai înalt posibil. Nu se poate vorbi despre „cea mai bună sursă de
recrutare” în general. Fiecare organizație trebuie să încerce să identifice cea mai
potrivită sursă de recrutare, în funcție de localizarea, mărimea, imaginea și bugetul
ei, precum și de natura posturilor vacante.

g. Dosarul de candidatură

Dosarul de candidatură adună toate informațiile relevante despre candidați.

Evaluarea dosarelor de candidatură va permite determinarea calificărilor fiecărui
candidat în raport cu cerințele postului vacant și constituie prima modalitate de triere
a candidaților.

h. Interviul preliminar (de recrutare)

Interviul de recrutare poate adăuga informații utile celor deja acumulate prin
intermediul formularului de candidatură și are mai degrabă un caracter exploratoriu.
Scopul susținerii lui este eliminarea candidaților inacceptabili sau care dovedesc un
interes prea scăzut față de postul vacant.

4.2 Procesul de selecție

a. Testele de selecție

Utilitatea testării candidaților este unul dintre aspectele cele mai controversate
ale procedurii de selecție. Deși trebuie să se mențină un oarecare scepticism în
privința calității selecției realizate pe baza unor teste, acestea nu pot fi cu totul
excluse dintre criteriile de luare a deciziei finale.

b. Interviul de selecție

Alegerea celui mai potrivit candidat nu se poate face fără o discuție cu acesta.
Interviul de angajare este o parte importantă a procesului de selecție de personal, și

21
totuși, numai interviurile bine conduse sunt cu adevărat utile în luarea deciziilor de
selecție.

c. Trierea candidaților

Trierea este o forma de selecție prin care se identifică și se elimină candidații

necorespunzători. Scopul este de a îndepărta din procesul de recrutare pe acei
candidați care în mod evident nu corespund cerințelor posturilor vacante.
Trierea economisește timp și bani. În cazul trierii multiple, fiecare dintre
etapele și criteriile de selecție constituie obstacole care, dacă nu sunt depășite de
candidat, conduc la respingerea sa.
Premisa de la care se pleacă este că un candidat care nu satisface toate
cerințele postului nu poate avea performanțe adecvate pe acel post. De cele mai
multe ori însă, lipsa anumitor calități ale candidatului poate fi compensată de
deținerea altor calități.

d. Decizia de selecție

Selecția finală îl vizează de obicei pe acel candidat care întrunește toate

cerințele esențiale ale postului și care are cât mai multe dintre trăsăturile de
personalitate ce alcătuiesc portretul unui candidat ideal.
Multi candidați valoroși se pierd, din cauza eșecului firmei în menținerea unei
legături corespunzătoare cu aceștia pe parcursul derulării selecției. Întârzierea unui
răspuns este exemplul tipic în acest sens.

e. Evaluarea selecției

Evaluarea activității de recrutare și selecție măsoară gradul de îndeplinire a

obiectivelor propuse de la bun început (ocuparea posturilor vacante cu angajați
performanți și stabili).
Pentru a facilita succesul selecției, firma S.C. Balkans Advertising S.R.L
încearcă să atragă mai mulți candidați decât urmează să angajeze. Stabilirea unui
număr optim de candidați îi oferă siguranța ca din cadrul grupului recrutat se pot
alege angajații doriți, fără riscul de a fi nevoită să repete acțiunea în cazul neocupării
posturilor.

22
 Capitolul 5
Descrierea sistemelor din cadrul
S.C. Balkans Advertising S.R.L.

5.1 Sistemul informațional

Sistemul informațional al S.C. Balkans Advertising S.R.L poate fi definit ca

acea componentă a managementului firmei care încorporează totalitatea resurselor
informaționale create, prelucrate și transmise pe circuite informaționale, precum și a
tehnicilor și mijloacelor de procesare a acestora în vederea creșterii rapidității și
fiabilității actului decizional.

Componentele sistemului informațional

Corespunzător etapelor ce se parcurg în cadrul sistemului informațional, se

disting următoarele faze succesive: culegerea informației, efectuată pe teren de către
team-leaderi, consultanți, promoteri, clienți misterioși sau merchandaseri, analiza
datelor transmise de aceștia de către angajați în birouri, elaborarea informației de
comandă și acțiunea propriu-zisă.
Realizarea unei informări complete și de calitate, precum și valorificarea
integrală a informației poate fi posibilă doar în cadrul unui sistem conceput ca un
ansamblu integrat, ce cuprinde: proceduri, metode, mijloace folosite pentru
generarea și păstrarea datelor cât și pentru transformarea lor în informații pe care
ulterior să le transmită se clienți.

Componentele identificate sunt:

- resursele informaționale
- circuitele informaționale
- procedurile de tratare a informațiilor.

Așa cum am menționat, resursele informaționale sunt componenta a cărei

calitate tinde să condiționeze într-o mare măsură conținutul și eficiența de ansamblu
a firmei. De altfel, acestea reprezintă o componentă importantă pentru fiecare tip de
activitate din cadrul firmei.

Firma, pe lângă faptul că reprezintă un astfel de instrument de obținere pentru

marii producători a informațiilor vitale cu privire la piață: dinamică, dimensiuni,
structură, etc., la competiție: cota de piață, segmente ocupate de cumpărători,
prețuri practicate, servicii oferite, la consumatori: segmente vizate, comportamente
specifice, putere de cumpărare, trebuie să se ocupe și de determinarea locului ei pe
piață printre firmele ce oferă aceleași servicii, care în București, sunt destul de multe.

Astfel, cu ajutorul acestora, firma își dezvoltă și actualizează următoarele

funcții:
- funcția comercială: găsesc cei mai buni furnizori, valorifică spații de stocare și
administrarea vânzărilor.

23
- funcția de cercetare-dezvoltare: își planifică resursele materiale, umane, face
planuri de investiții sau dezvoltă noi teme de cercetare.
- funcția de marketing, ce reprezintă principala activitate a acesteia, cercetarea
pieței, strategia de reclamă, planificarea și analiza vânzărilor.
- funcția financiar contabilă: planificare profit, contabilitatea cheltuielilor și a
veniturilor.
- funcția de personal: recrutare, selecție, angajare, formare și perfecționare,
salarizare, promovare.

5.2 Sistemul comunicațional

Comunicarea internă

În procesul de comunicare în cadrul organizaţiei stau la dispoziţia personalului

următoarele metode:

 clasice: decizii, circulare interne, informări, comunicare prin poştă, telefon, fax;
 moderne: mesaje trimise prin poştă electronică.
Fluxul principal al comunicării în domeniu are loc între compartimentele
funcţionale.

Comunicarea externă

În cadrul firmei, comunicarea externă îmbracă şi alte forme, diferite de

comunicarea de tip managerial:

 Comunicarea externă operaţională, realizată între membrii organizaţiei cu

interlocutori din exteriorul organizaţiei
 Comunicarea externă strategică, care constă în construirea sau extinderea
unei reţele de comunicare
 Comunicarea externă de promovare (publicitate, relaţii publice).

În exterior, firma comunică cu:

 Autorităţile de Mediu şi Protecţia Muncii;

 Ministerul Muncii şi Protecţiei Sociale;
 Alte instituţii.

Organizaţia întreţine o permanentă relaţie de comunicare cu societatea civilă

(vecini, organizaţii nonguvernamentale, comunităţi locale). Sesizările, reclamaţiile şi
plângerile venite din această direcţie sunt analizate după caz la nivelul conducerii
organizaţiei şi li se răspunde direct, în scris, în termen maxim de 10 zile.

24
 Capitolul 6
Finanțele organizației S.C. Balkans Advertising S.R.L.

6.1 Bilanț contabil 2012-2013

2012 2013
Active imobilizate 0 0

Active circulante 254.658 379.974

Stocuri -98 87.155
Creanțe 206.004 269.297
Casa și conturi 48.752 23.522

Capitaluri proprii -111.140 -409.093

Capital social 200 200

Datorii 365.798 789.057

Datorii pe termen scurt 365.789 789.057
Datorii pe termen lung 0 0
Tab. 1 Bilanț contabil la data de 31.12.2013

6.2 Cont de profit și pierdere 2012-2013

2012 2013
Cifra de afaceri 1.083.252 3.707.700
VENITURI TOTALE 3.709.457
CHELTUIELI TOTALE 4.007.400
Rezultat Brut
Profit/pierdere -110.475 -297.943
Rezultat Net
Profit/pierdere -110.475 -297.943
Tab. 2 Cont de profit și pierdere la data de 31.12.2013

6.3 Indicatori financiari

Indicatori 2012 2013

Profitabilitate
Marja Profitului Net -10,20 % -8,04 %
Creșterea Cifrei de 0% 242,27 %
Afaceri
Randamentul Capitalului 0% 0%
Solvabilitate
Grad total de îndatorare 143,64 % 207,66 %

25