PRELUCRAREA ARHIVISTICĂ A

DOCUMENTELOR
Prelucrarea documentelor aflate în depozit
fără evidențe
Art. 5 lit. b din Instrucțiuni, persoana responsabilă cu activitatea de arhivă
va trebui să întocmească retroactiv evidențele pentru arhiva neprelucrată
Etape:
• Pasul 1: Evaluarea situației existente
• Pasul 2: Separarea pe fonduri
• Pasul 3: Separarea pe structuri/categorii
• Pasul 4: Constituirea u.a.
• Pasul 5: Inventarierea u.a.
Pasul 1: Evaluarea situației existente
Pasul 1: Evaluarea situației existente
 Pasul 1: Evaluarea situației existente

Regulă de bază, trebuie verificată cu mare

atenție arhiva pentru a vedea dacă:
O Există cote pe documente/u.a. de la o
prelucrare anterioară;
O Există inventare sau instrumente de evidență
anterioare;
O Există o ordine a documentelor/u.a., chiar
dacă ea nu este reflectată în instrumente de
evidență.
 Pasul 1: Evaluarea situației existente

Planul metodic de
lucru
Planul metodic de lucru
Planul metodic de lucru
 Pasul 1: Evaluarea situației existente

Regulă de bază, trebuie verificată cu mare

atenție arhiva pentru a vedea dacă:
O Există cote pe documente/u.a. de la o
prelucrare anterioară;
O Există inventare sau instrumente de evidență
anterioare;
O Există o ordine a documentelor/u.a., chiar
dacă ea nu este reflectată în instrumente de
evidență.
O În cazul în care răspunsul la una din întrebările
de mai sus este afirmativ, se va încerca
refacerea situației inițiale.
O În cazul în care nu poate fi identificată absolut
nicio formă de organizare/evidență anterioare,
se trece la pasul 2.
 Pasul 2: Separarea pe fonduri

O A doua obligație în procesul de prelucrare este

identificarea organizației care a întocmit
documentele/u.a.
Identificarea se poate face pe baza antetului,
ștampilei de înregistrare, semnăturii și
ștampilei organizației etc., rezultând atâtea
grupări de documente/ u.a. câte fonduri
(organizații) sunt identificate.
După această fază, în cazul în care arhiva este
constituită din dosare și registre constituite, se
trece la pasul 5; pentru arhiva constituită din
documente (foi volante), se trece la pasul 3.
Separarea pe fonduri/ compartimente
Separarea pe fonduri/ compartimente
 Pasul 3: Separarea pe categorii

O Documentele existente vor fi încadrate pe categorii

conform N.A. aflat în vigoare la data creării

documentelor. În cazul în care nu exista N.A. pentru
acea perioadă, se va folosi următorul N.A. aprobat.
 Pasul 4: Constituirea u.a.

O După stabilirea documentelor care pot fi

încadrate în categorii, documentele vor fi grupate
cronologic și apoi vor fi grupate în dosare, după
regulile prezentate la secțiunea ”Clasare”.
Rezultatul va fi o ordine cronologică de
documente în cadrul u.a. și de u.a. în cadrul
fondului.
Pasul 5: Inventarierea u.a.
Pasul 5: Inventarierea u.a.
Pasul 5: Inventarierea u.a.
Pasul 5: Inventarierea u.a.
Pasul 5: Inventarierea u.a.
Pasul 5: Inventarierea u.a.
Pasul 5: Inventarierea u.a. neconstituite conform nomenclatorului
(art. 40, 41 din Instrucţiuni)

Inventarierea se face pe ani...indiferent de

valoarea arhivistică a u.a.
Inventar global
(art. 40, 41 din Instrucţiuni)
Inventar global
O Fiecare u.a. va fi înscrisă pe un rând separat,
iar nr. crt. din inventar va fi trecut ca număr de
dosar pe coperta acestuia.
O În cazul u.a. care cuprinde documente din mai
mulți ani, aceasta va fi luată în evidență la
anul de început.
O Numerotarea u.a. se face începând cu numărul
1, pe fiecare an.
 Excepție, pentru documentele de același fel, cu termene de
păstrare 1-5 ani (boniere, chitanțiere, condici etc.), se acceptă,
conform art. 42 din Instrucțiuni, înscrierea lor pe inventare pe
categorii
Denumire organizaţie
Inventar global pe anul 2000
al u.a. identificate în depozit fără evidenţă
 Inventar global pe anul 2000
al u.a. identificate în depozit fără evidență
(art. 42 din Instrucţiuni)
 Va multumesc!

Ştefania Grigorie

fanigrigorie@gmail.com