Suport de curs Prezentare sistem University Management System

CUPRINS: 1. PREZENTARE SISTEM INTEGRAT UNIVERSITY MANAGEMENT SYSTEM ......... 6 1.2. Scurt istoric ................................................................................................ 6

1.3. Descriere generala ..................................................................................... 6 1.3.1. Caracteristicile sistemului ........................................................................... 7 1.3.2. Beneficiile implementarii ............................................................................. 8 1.3.3. Domeniile abordate ...................................................................................... 9 1.4. Arhitectura aplicatiei ................................................................................ 10

2. STRUCTURA APLICATIEI ...................................................................................... 13 2.1. Cunoasterea interfetei ............................................................................. 13

2.2. Panoul principal al aplicatiei ................................................................... 14 2.2.1. Bara de lucru cu fereastra principala a sistemului .................................. 14 2.2.2. Informatiile curente de lucru ..................................................................... 15 2.2.3. Modulele si submodulele aplicatiei ........................................................... 16 2.2.4. Sageata de ascundere sau afisare a unei zone ........................................ 16 2.3. Zona de lucru ........................................................................................... 17 2.3.1. Bara cu butoane de meniu......................................................................... 17 2.3.1.1. Butonul Sincron ................................................................................... 18 2.3.1.2. Butoanele de defilare........................................................................... 19 2.3.1.3. Butoanele de operatii .......................................................................... 19 2.3.1.4. Optiunile de repetare a operatiilor ...................................................... 20 2.3.1.5. Ferestrele modale ................................................................................ 20 2.3.1.6. Bara de meniu ...................................................................................... 20 2.3.1.7. Formatarea unui tabel ......................................................................... 21 2.3.1.8. Paginile contextuale ............................................................................ 23 2.3.1.9. Meniurile contextuale .......................................................................... 23 3. PROCESE AFERENTE MODULELOR APLICATIEI ............................................... 25 3.1. 3.2. 3.3. Definirea si gestionarea structurii organizatorice ................................. 25 Definirea si gestionarea structurii academice........................................ 25 Gestiunea procesului de admitere al candidatilor ................................. 27

3.4. 3.5. 3.6. 3.7. 3.8. 3.9. 3.10. 3.11. 3.12. 3.13. 3.14.

Activitati legate de gestionarea studentilor ........................................... 28 Gestiunea sesiunilor de examene ........................................................... 29 Gestiunea absolventilor si proceselor legate de diplome ..................... 30 Gestiunea burselor .................................................................................. 32 Gestiunea abonamentelor de transport .................................................. 32 Gestionarea si monitorizarea procesului de cazare al studentilor ....... 33 Gestiunea taxelor si platitorilor ............................................................... 34 Gestiunea rapoartelor si analizelor ......................................................... 38 Gestiunea modulului administrare.......................................................... 39 Gestiunea nomenclatoarelor ................................................................... 39 Gestiunea modulului Web ....................................................................... 41

Prezentarea cursului

Cursul ofera o imagine de ansamblu a sistemului de management al scolaritatii ce permite gestionarea eficienta a tuturor proceselor si fluxurilor existente in mediul universitar. Prezentul curs reprezinta baza intelegerii proceselor de management al scolaritatii, a cunoasterii elementelor necesare desfasurarii acestor activitati si se va prezenta interfata panoului principal al aplicatiei ce prezinta principalele module si submodule ale aplicatiei, arhitectura sistemului, prezentarea fiecarui modul in parte cu procesele si fluxurile aferente. Scopul cursului este familiarizarea cursantilor cu interfata sistemului University Management System. Sunt prezentate, explicate si exemplificate aici cele mai frecvente componente care se regasesc in interfata sistemului, atat la nivelul ferestrei principale, cat si la nivelul ferestrelor si zonelor care se incarca pe parcursul utilizarii sistemului.

Obiectivele cursului Obiectivul

1. Table of Contents
TYPE CHAPTER TITLE

Dupa terminarea acestui capitol veti fi capabil sa:

Descrieti in amanunt elementele de baza ale

managementului scolaritatii din mediul universitar; Intelegeti structura sistemului in urma a entitatii definirea i organizare academico-didactica prezentarii (LEVEL 1) .................................................................................................................. 1 universitare.schematice a arhitecturii;
Type chapter title (level 2) 2

Cunoasteti interfata sistemului cu principalele

module si submodule; Type chapter Identificati operatiile de baza din cadrul aplicatiei title (level 3) ..................................................................................................................... 3 prin asimilarea si armonizarea proceselor specifice

TYPE CHAPTER TITLE

mediului universitar.

(LEVEL 1) .................................................................................................................. 4
Type chapter title (level 2) 5

Type chapter title (level 3) ..................................................................................................................... 6

cursului

Notiuni insusite: Definirea si gestionarea structurii organizatorice Definirea si gestionarea structurii academice Gestionarea procesului de admitere al candidatilor Activitati legate de gestiunea situatiei scolare a studentilor Gestiunea taxelor, burselor, deconturilor transport Gestiunea absolventilor si proceselor legate de diplome Gestiunea modulului administrare, nomenclatoare

1.

Prezentare sistem integrat University Management System

1.2. Scurt istoric
Ideea dezvoltarii aplicatiei University Management System (UMS) a aparut in anul

2002, ca urmare a realizarii unui studiu de piata. Definirea scopului si a obiectivelor proiectului s-a conturat in urma unei analize riguroase a contextului informational aferent domeniului ales. Dezvoltarea sistemului a inceput in aprilie 2003 si continua pana in prezent. Echipa de implementare si dezvoltare a produsului beneficiaza de urmatoarele roluri Product Manager, Development Manager, Manager de proiect, Programator Java, Analist, Tester, Consultant. University Management System se constituie intr-un sistem software integrat capabil sa satisfaca cele mai exigente cerinte, oferind o imagine de ansamblu managementului universitatii. Sistemul asigura gestionarea proceselor educationale existente in cadrul unei universitati si ofera in timp real informatii de analiza si sinteza necesare in procesul decizional. Solutia software University Management System este rezultatul unui complex si amplu studiu de cercetare a modului in care functioneaza universitatile, a proceselor si activitatilor periodice din cadrul acestui tip de institutie. Implementarea sistemului software integrat University Management System permite accesul rapid la informatii, indeplinirea obiectivelor strategice prin gestionarea optima a resurselor umane, financiare si tehnice.

1.3. Descriere generala

Solutia University Management System (UMS), este un software romanesc construit pentru institutii romanesti, avand o foarte buna intelegere a cerintelor specifice pietei, cu adaptarea legislatiei in vigoare. Componenta de scolaritate University Management System, este o solutie integrata care permite administrarea eficienta a tuturor activitatilor, proceselor si fluxurilor existente in mediile universitare. Obiectivul principal al sistemului este asimilarea si armonizarea proceselor specifice managementului universitar, oferindu-i acestuia posibilitatea de a-si crea o metodologie

proprie de lucru, dar tinand cont de specificul activitatilor de gestiune a scolaritatii in Romania, precum si de diferentele semnificative de abordare de la o universitate la alta. Universitatile beneficiaza astfel de o solutie flexibila, adaptabila domeniului activitatii lor si care le confera un avantaj competitiv crescut datorita capabilitatilor sale: interfata intuitiva, usor de inteles si folosit; acces la date in timp real; interconectarea si utilizarea in comun a bazei de date de catre computere aflate in

locatii diferite; informatii fidele si actualizate, prin existenta unei surse unice de date corecte si

complete; economisirea resursei timp, datorita automatizarii operatiilor si procesarii rapide a

informatiilor, usurinta luarii deciziilor corecte este asigurata de accesul rapid la informatie, acest lucru ducand la abordarea proactiva a gestionarii problemelor aferente

managementului universitar; structura modulara faciliteaza adaugarea sau detasarea de module si submodule; arhitectura sistemului permite integrarea cu alte tipuri de aplicatii, adaptata domeniului

activitatii institutiilor de invatamant superior.

1.3.1.

Caracteristicile sistemului Universitatile beneficiaza de o solutie flexibila, adaptabila domeniului activitatii lor si

care le confera un avantaj competitiv crescut datorita capabilitatilor sale, sistemul fiind: Modular - sistemul este organizat in mai multe module, fiecare modul cuprinzand unul sau mai multe submodule. Aceasta structura modulara permite adaugarea sau detasarea de sistem a unuia sau mai multor module sau submodule, in functie de cerintele si posibilitatile financiare ale clientului. Sigur - datorita importantei si caracterului sensibil al informatiilor gestionate de aplicatie, securitatea a constituit una dintre primele premise de la care s-a plecat. Prin utilizarea de tehnologii performante si a monitorizarii accesului la serverul UMS (acces atat prin browsere web, cat si prin client normal), a fost posibila oferirea unor mecanisme unice de securizare, evitand posibilele atacuri prin Internet sau retea locala.

Flexibil - nevoile in schimbare si evolutia continua a mediului academic universitar, au determinat conceperea sistemului pe o structura foarte flexibila, atat din punct de vedere academic, cat si din puncte de vedere administrativ si organizational. Simplu - structura modulara si flexibilitatea sistemului au cerut in plus si o simplificare a lui, astfel incat toate conceptele tratate si gestionate de UMS, precum si fluxurile utilizate urmeaza o evolutie naturala, identica cu cea existenta in realitatea universitara. Sistemul urmeaza o linie generala de simplitate, intuitivitate si usurinta in utilizare. Internationalizabil - datorita tehnologiilor in care a fost dezvoltat, sistemul este independent de limba utilizata, la cererea clientului, fiecare modul poate fi prezentat intr-o limba de circulatie internationala. Distributiv - beneficiind de o arhitectura de tip client/server, sistemul permite conectarea la server prin terminale aflate in diferite locatii, in cazul in care universitatea are filiale/centre in tara, acestea se pot conecta la serverul central al universitatii, prin intermediul Internet-ului. Extensibil - deschiderea catre noi cerinte si acomodarea la specificul fiecarui client au determinat construirea unui sistem care sa fie extensibil, fiind posibila construirea ulterioara de noi componente si includerea lor in cadrul sistemului. Performant - utilizarea tehnologiilor de ultima generatie asigura performanta si stabilitatea sistemului UMS.

1.3.2.

Beneficiile implementarii Principalele beneficii pe care implementarea sistemului de management universitar le

poate aduce unei universitati sunt:

sustinerea managementului universitar, prin prezentarea in timp real a situatiilor legate

de scolaritate; folosirea unor tehnologii si platforme de ultima generatie reduce semnificativ costurile

implementarii; economisirea timpului, datorita procesarii rapide a informatiilor si automatizarii

operatiilor zilnice; imbunatatirea modului de interactiune in interiorul universitatii - intre studenti, cadre

didactice, conducere etc; integrarea Web a informatiilor didactice, fapt ce usureaza semnificativ munca

personalului didactico-administrativ; reducerea cheltuielilor efectuate cu achizitionarea de produse de birotica (hartie, fax, tus

imprimante etc).

1.3.3.

Domeniile abordate University Management System isi propune sa trateze diferite aspecte existente in

cadrul proceselor universitare, dar dintre domeniile cu specific academic amintim urmatoarele: structura organizatorica specifica universitatii si componentelor sale; organizarea academica a fiecarei facultati/colegiu din cadrul unei universitati; planuri de invatamant, sisteme de notatie cu si fara credite; personal didactic, admitere si sesiuni de admitere; registre matricole si situatii scolare; studenti si traiectorii scolare ale acestora; organizarea pe module, grupe si subgrupe a seriilor de studenti; sesiuni de examene si notele obtinute la examene; cazare si burse; taxe universitare si obligatii financiare ale studentilor; situatii si analize scolare dedicate managementului universitar.

1.4. Arhitectura aplicatiei

Arhitectura defineste structura de organizare a sistemului in toate stadiile acestuia. Standardul IEEE 14711 o formuleaza in termenii urmatori: organizare fundamentala a unui sistem, incorporata in componentele si relatiile dintre acestea si in principiile care ghideaza conceperea si evolutia sa. Arhitectura desemneaza ceea ce este fundamental pentru sistem, cu alte cuvinte, ceea ce fiecare dintre cei implicati, utilizatori finali, personal de operare, personal tehnic, echipa de dezvoltare, distribuitori, percep ca cerinte la care acesta raspunde. Arhitectura poate fi asimilata structurii de nivel superior a sistemului doar daca aceasta din urma este perceputa suficient de larg, depasind categoric viziunea limitata la setul de echipamente de prelucrare si comunicatie si unitatile de program instalate pe acestea. Arhitectura are caracteristici functionale, nefunctionale si de implementare. Caracteristicile functionale sunt legate de domeniul de activitate si se refera la setul de functionalitati si maniera in care sunt puse la dispozitia utilizatorilor. Caracteristicile nefunctionale includ o serie de calitati de ansamblu privitoare la securitate, disponibilitate, performanta. Caracteristicile de implementare se refera la calitati ce vizeaza direct procesul de dezvoltare al acestuia: evolutivitate, reutilizabilitate, cost. Toate acestea sunt puternic conditionate de elaborarea adecvata a arhitecturii, astfel in momentul in care se incearca conectarea la o anumita aplicatie, trebuie sa se tina cont de arhitectura acesteia. Sistemul UMS are o arhitectura structurata pe trei nivele (three-tier architecture), in care interfata cu utilizatorul, logica de procesare (business intelligence) si stocarea, respectiv accesul la date si de acces la date sunt dezvoltate si intretinute ca module independente, separate de cele mai multe ori pe platforme. Aceasta arhitectura se caracterizeaza prin utilizarea unui server de aplicatie, alaturi de server-ul de date. Posturile de lucru client comunica cu serverul de aplicatie, iar acesta, la randul sau, comunica cu serverul de date. Nivelele specifice ale unei astfel de arhitecturi sunt:

IEEE 1471 este un standard IEEE pentru a descrie arhitectura unui sistem software-intensiv, cunoscut sub numele de

arhitectura software-ul sau arhitectura sistemului.

10

Nivelul prezentare este cel mai ridicat nivel al aplicatiei, se ocupa de afisarea

informatiilor, schimbarea datelor cu nivelul inferior si este reprezentat de interfata vizualizata de catre client, este cel care afiseaza informatiile utilizatorului final. Nivelul aplicativ se ocupa de functionalitatile aplicatiei prin efectuarea de prelucrari

complexe asupra informatiilor, contine functiile de business care actioneaza asupra datelor. Nivelul de date consta in serverele de baze de date la nivelul carora sunt stocate si

extrase informatiile. Acest nivel realizeaza depozitarea persistenta a datelor. O regula fundamentala a arhitecturii pe 3 nivele este ca nu exista comunicatie directa intre nivelul clientului si nivelul de date transferul informatiilor se realizeaza obligatoriu prin intermediul nivelului aplicativ. Baza de date, are un rol foarte important in cadrul acestui sistem deoarece ea este responsabila de memorarea informatiilor necesare. Serverul de baze de date oferit implicit cu sistemul UMS este MySQL. Serverul, a fost creat pentru manipularea datelor din baza de date. Partea de server a sistemului este realizata utilizand tehnologii Java: J2EE, SWING, JSP, Struts, JAAS, RMIIIOP, Servlet, SRP, EJB etc. Comunicarea in sistemul integrat University Management System se face prin intermediul componentei intermediare, adica a serverului de aplicatie. Aceasta este componenta care face posibila legatura intre clienti si serverul de baze de date, asigurand in acelasi timp si securitatea sistemului. La serverul de aplicatie Jboss se conecteaza atat clientii UMS cat si componenta de acces web, destinata studentilor. In ceea ce priveste gestionarea conexiunilor, aceasta este realizata automat tot de catre serverul de aplicatie. Nu exista o limita de conexiuni care pot exista la un moment dat, insa numarul si viteza acestora depinde de latimea de banda a retelei si de caracteristicile tehnice ale serverului: frecventa procesorului, cantitatea de memorie etc. Din motive de securitate a fost creata o tabela si o metoda de jurnalizare. Aici sunt pastrate toate actiunile de adaugare, stergere sau modificare a bazei de date. Pentru fiecare actiune memorata este adaugat si codul utilizatorului precum si data si ora la care a fost realizata modificarea. Clientul aplicatiei este responsabil de apelarea metodelor existente la nivelul serverului. De asemenea, clientul are rolul de a interactiona direct cu utilizatorul.

11

Avantajul utilizarii acestei arhitecturi consta in eliminarea dependentei sistemului UMS fata de serverul de baze de date folosit de catre client. In Tabelul 1, este prezentata o analiza a aplicatiei in functie de arhitectura si tehnologiile oferite. Caracteristici Sistem de operare Baza de date Instrumente de dezvoltare Windows, Linux MySQL J2EE, SWING, JSP, Struts, JAAS, Servlet, SRP, EJB Raportare si analiza Incorporat, integrat cu MS Office
Tabel 1- Arhitectura si tehnologiile oferite

Descriere

12

2.

Structura aplicatiei
Managementul scolaritatii acopera intr-o maniera integrata toate ariile de activitate

specifice acesteia, asigurand o fluenta sporita si o integrare completa cu procesele si fluxurile reale existente in mediul universitar. Sistemul University Management System are o structura modulara, organizata astfel incat sa asigure un grad mare de independenta intre module. Adaugarea si eliminarea de module devine posibila fara a afecta restul modulelor instalate. Desigur, prin utilizarea acestei structuri, este posibila dezvoltarea si adaugarea ulterioara de noi module si functionalitati la sistemul deja existent. Aplicatia este organizata pe mai multe module functionale, o parte standard, iar o parte optionale. Dintre modulele standard amintim: Universitate, Candidati, Studenti, Taxe, Administrare etc, iar dintre modulele optionale: Cazare, Burse, Modulul Web.

2.1. Cunoasterea interfetei

In cadrul acestui capitol sunt prezentate, explicate si exemplificate cele mai frecvente componente care se regasesc in interfata sistemului, atat la nivelul ferestrei principale, cat si la nivelul ferestrelor si zonelor care se incarca pe parcursul utilizarii sistemului. Scopul acestei incursiuni este cunoasterii si familiarizarii utilizatorilor cu interfata sistemului University Management System. O parte dintre componentele interfetei University Management System sunt general cunoscute (cu functionalitati general valabile si in alte aplicatii, sisteme de operare etc), dar exista si componente proprii, care au aspect si comportament specific. Odata cunoscute aceste componente, utilizatorul poate naviga si lucra cu multa usurinta in cadrul acestui sistem informatic. Principalele componente care alcatuiesc interfata sistemului UMS sunt descrise in cele ce urmeaza.

13

2.2. Panoul principal al aplicatiei

Panoul principal al aplicatiei apare in urma conectarii cu succes la aplicatie si este format din urmatoarele componente: bara de lucru cu fereastra ce contine butoanele de minimizare, revenire/maximizare si

inchidere precum si butoanele de relogare, schimbare parola si info; in partea dreapta-jos se afla bara de stare sau zona de vizualizare a informatiilor

curente de lucru; in partea stanga a panoului principal se afla o zona fixa, in care sunt disponibile

modulele si submodulele aplicatiei. Selectarea unui modul, printr-un singur click, va determina deschiderea listei cu submodulele aferente acelui modul. Abia dupa selectarea unui submodul se incarca forma dorita. Observatie: Numai administratorul aplicatiei poate vizualiza toate modulele aplicatiei, restul utilizatorilor putand vizualiza doar anumite module, in functie de drepturile de acces. in partea dreapta-sus a zonei cu modulele si submodulele aplicatiei se afla sageata

pentru ascunderea/afisarea zonei de meniu; in partea centrala a ferestrei se afla zona de lucru, care are diferite forme in functie de

submodulul accesat; in partea dreapta a ferestrei este afisat numele utilizatorului curent; in partea stanga-sus a panoului principal se afla sigla aplicatiei; zona de afisare textuala a informatiilor despre ceea ce se intampla in acel

moment; in partea centrala a ferestrei se afla zona de lucru, care are diferite forme in functie de

submodulul accesat.

2.2.1.

Bara de lucru cu fereastra principala a sistemului Bara de lucru a ferestrei este situata in partea de sus a panoului principal. Operatii posibile in cadrul barei de lucru:

in partea de sus se afla bara de lucru a ferestrei, care contine butoanele de minimizare,

revenire / maximizare si inchidere;

14

in partea dreapta sus a ferestrei, tot in bara de lucru, se afla butoanele de Info,

Schimbare parola si Relogare; Operatia Minimizare Rezultat / Explicatii Se realizeaza minimizarea ferestrei. Atunci cand fereastra este in format redimensionat, daca Maximizare se apasa butonul de maximizare sau se efectueaza dubluclick in bara de lucru; in momentul maximizarii ferestrei, butonul de maximizare se transforma in redimensionare. Atunci cand aceasta este in format maximal, daca se Redimensionare apasa butonul de redimensionare sau se efectueaza dubluclick in bara de lucru; in momentul redimensionarii ferestrei, butonul de redimensionare se transforma in maximizare. Inchidere Daca se apasa butonul inchide se paraseste aplicatie. La apasarea butonului Info va apare fereastra de Info informatii a aplicatiei, care se va inchide prin un click in zona ferestrei. La apasarea butonului Schimbare parola se va deschide Schimbare parola o fereastra in care este posibila schimbarea parolei utilizatorului conectat. La apasarea butonului Relogare, utilizatorul va fi Relogare deconectat de la sistem si se va deschide fereastra Autentificare utilizator, oferindu-se astfel posibilitatea

Imaginea

conectarii la aplicatie a unui alt utilizator. Tabel 2- Operatii bara de lucru

2.2.2.

Informatiile curente de lucru

In partea dreapta-jos se afla bara de stare sau zona de vizualizare a informatiilor curente de lucru. Informatiile curente de lucru sunt disponibile in partea dreapta-jos a panoului principal. Aceasta bara este vizibila pentru toti utilizatorii aplicatiei UMS, indiferent de drepturile de acces ale acestora. In cadrul acestei zone sunt disponibile:

15

Operatia Bara de progres Indicatorul de memorie

Rezultat / Explicatii Apare in momentul incarcarii datelor. Arata cata memorie este ocupata din totalul de memorie alocata.

Imaginea

Butonul de golire a memoriei

Elibereaza memoria ocupata.

Tabel 3 - Operatii bara de stare

2.2.3.

Modulele si submodulele aplicatiei Modulele si submodulele aplicatiei sunt disponibile in partea stanga a panoului

principal (in cazul in care nu este ascunsa zona de vizualizare a meniului de module si submodule). Modalitatea in care functioneaza sistemul de module si submodule, este urmatoarea: in momentul deschiderii aplicatiei, din zona de meniu nu va fi selectat nici un modul; in momentul accesarii unui modul, printr-un singur click, se va afisa lista submodulelor

aferente; la selectarea unui submodul, din lista astfel deschisa, se va incarca forma aferenta; in momentul apasarii altui modul, cel care este curent deschis se inchide si se deschide

lista submodulelor aferente modulului selectat. Observatie: Un submodul se incarca mult mai repede daca a mai fost accesat o data in cadrul aceleiasi sesiuni de lucru a unui utilizator UMS.

2.2.4.

Sageata de ascundere sau afisare a unei zone Sageata de ascundere a zonei de meniu este disponibila in partea dreapta-sus a zonei

cu modulele si submodulele aplicatiei, iar sageata de afisare a zonei de meniu este disponibila in partea stanga a panoului principal, doar dupa ce s-a efectuat operatia de ascundere a zonei de meniu. Operatiile de ascundere/afisare a unei zone de meniu sunt disponibile pentru toti utilizatorii aplicatiei UMS, care au drept de acces in acea zona.

16

Operatia de ascundere/afisare a unei zone permite marirea/micsorarea zonei de lucru. In afara de ascunderea/afisarea zonei de meniu, operatia mai este disponibila si in cadrul altor contexte: ascunderea/ afisarea structurii arborescente din cadrul urmatoarelor forme:

organigrama, detalii serii studii, registre matricole, situatii, examinari; ascunderea/ afisarea zonei de lucru pentru urmatoarele forme: organigrama, detalii serii

studii, registre matricole, situatii, examinari.

2.3. Zona de lucru

Zona de lucru este situata in partea centrala a panoului principal si are diferite forme, in functie de submodulul ales. In cadrul zonei de lucru sunt disponibile entitatile aferente fiecarei forme, precum si operatiile care pot fi efectuate asupra entitatilor. In imaginea de mai jos putem observa forma care se incarca in zona de lucru la accesarea submodulului Specializari. Dimensiunea unei zone de lucru depinde de mai multi factori si anume: marimea ferestrei principale, care poate fi modificata in functie de cerintele utilizatorului; ascunderea/afisarea zonei de meniu. In functie de dimensiunea ferestrei, sunt sau nu prezente barele de derulare verticale si/sau orizontale. Continutul zonei de lucru este actualizat, in functie de submodulul accesat. Astfel, la accesarea unui alt submodul este descarcata vechea forma si se incarca noua forma, aferenta submodulului selectat.

2.3.1.

Bara cu butoane de meniu Bara cu butoane de meniu se afla in partea de sus a zonei de lucru. Ea apare in

aproape toate ferestrele care se incarca la accesarea unui submodul si are diferite functionalitati si forme, in functie de submodulul selectat. O astfel de bara contine butoane, in functie de operatiile posibile in cadrul acelei forme. Exista butoane care au meniu cu optiuni si butoane care determina direct efectuarea unei operatii.

17

Fiecare buton este caracterizat de o imagine semnificativa si de denumirea operatiei sau entitatii aferente. La apasarea unui buton se deschide meniul cu optiuni aferent, iar selectarea unei optiuni dintr-un astfel de meniu va determina deschiderea ferestrei caracteristice operatiei alese. In cazul in care butonul ales nu are meniu, atunci se va deschide fereastra caracteristica direct la apasarea butonului. Observatie: Butoanele de meniu nu se incarca la fel pentru toti utilizatorii aplicatiei UMS. Unele butoane pot fi active sau inactive, vizibile sau ascunse, in functie de drepturile de acces ale utilizatorului.

2.3.1.1.

Butonul Sincron

In mediul universitar gestionat de UMS sincronizarea dintre statii de lucru diferite este esentiala pentru a mentine un flux informational coerent. Butonul Sincron permite actualizarea informatiilor introduse de utilizatori in timpul aceleiasi sesiuni de lucru, acesta figurand in oricare submodul accesat. In momentul in care un utilizator doreste actualizarea datelor introduse concomitent de alti utilizatori ai sistemului UMS se apasa butonul Sincron din bara cu butoane de meniu.

Aceasta operatie va determina deschiderea unei ferestre de confirmare. Apasarea butonului Accepta va avea ca efect reincarcarea datelor existente de pe server pe calculatorul utilizatorului, cu eventualele modificari produse de la ultima apasare a butonului SINCRON de catre utilizatorul respectiv sau de la ultima sa logare in sistemul UMS.

18

2.3.1.2.

Butoanele de defilare

Butoanele de defilare permit gruparea conceptelor de acelasi tip. Un exemplu de butoane de defilare este prezent in cadrul submodulului Catedre aferent modulului Organizare Didactica.

La apasarea unui buton de defilare, se va deschide lista cu informatiile aferente, iar lista veche va fi ascunsa, ramanand vizibil doar butonul de defilare. Butoanele de defilare sunt disponibile pentru toti utilizatorii care au drept de vizualizare a formei ce contine astfel de butoane.

2.3.1.3.

Butoanele de operatii

Butoanele de operatii sunt acele butoane care apar in cadrul anumitor forme. Fiecare astfel de buton are asignata o operatie, care va fi efectuata la apasarea butonului. Butoanele de operatii pot fi reprezentate printr-o imagine specifica sau printr-un text. Unele butoane determina efectuarea unei operatii universale atunci cand sunt accesate. Aceste butoane sunt: Denumire Adauga Rezultat / Explicatii Adauga un nou element de un anumit tip in lista elementelor acelui tip. Modifica Salveaza modificarile efectuate asupra valorilor

Imaginea

proprietatilor unui anumit element.

19

Sterge

Sterge

modificarile

efectuate

asupra

valorilor

proprietatilor unui anumit element. Accepta Efectueaza operatia caracteristica formei in cadrul careia apare. Renunta Inchide forma, fara a efectua nici o actualizare a elementelor. Tabel 4- Butoane de operatii

2.3.1.4.

Optiunile de repetare a operatiilor

Optiunea de repetare a operatiei este reprezentata printr-o casuta de bifare, aflata in partea stanga-jos a unor forme si a fost introdusa cu scopul de a usura munca utilizatorului. Daca in cadrul unei forme se bifeaza optiunea Repetare operatie,

atunci, dupa efectuarea operatiei specifice, forma va ramane deschisa, putandu-se repeta astfel operatia. Nebifarea optiunii Repetare operatie va determina inchiderea ferestrei dupa ce operatia a fost efectuata. Aceasta optiune este disponibila oricarui utilizator care are drept de vizualizare a acelei forme sau de realizare a operatiei care determina deschiderea formei respective.

2.3.1.5.

Ferestrele modale

Ferestrele modale sunt ferestre normale, cu deosebirea ca atunci cand sunt apelate vor fi pozitionate in fata celorlalte ferestre. Datorita acestei pozitionari, utilizatorul nu va mai putea efectua alte operatii in celelalte ferestre, pana ce nu va inchide ferestrele modale. La actionarea unei alte ferestre, sistemul nu permite accesarea acesteia si va emite un sunet de avertizare. Dupa inchiderea ferestrei modale celelalte ferestre vor fi din nou active, utilizatorul putand accesa operatiile dorite.

2.3.1.6.

Bara de meniu

Bara de meniu este situata in cadrul formei ce se incarca la accesarea unui submodul. In cadrul unei bare de meniu sunt prezente butoane normale, a caror actionare nu necesita deschiderea de optiuni, ca in cazul barei cu butoane de meniu. La actionarea unui buton din

20

bara de meniu, se va deschide o fereastra caracteristica, care permite efectuarea operatiei specifice acelui buton. Un exemplu de bara de meniu este prezent in cadrul sectiunii Taxe studii, din cadrul submodulului General aferent modulului Taxe. La apasarea butonului Adauga taxa studii din cadrul acestei bare de meniu, se va deschide fereastra Adaugare taxa studii, care permite adaugarea unui nou element in lista taxelor de studii.

Butoanele din cadrul barei de meniu sunt active sau inactive, vizibile sau ascunse, in functie de drepturile de acces ale fiecarui utilizator. Astfel, butoanele din cadrul acestor bare vor fi activate doar pentru utilizatorii care au drept de efectuare a operatiilor specifice.

2.3.1.7.

Formatarea unui tabel

Formatarea unui tabel presupune modificarea numarului de coloane vizibile ale unei liste. Altfel spus, pentru elementele listei poate fi modificat numarul de proprietati care sunt afisate la un moment dat. Pot exista cazuri in care utilizatorului nu ii sunt necesare toate

21

informatiile din lista, astfel incat afisarea prea multor informatii poate deveni obositoare. De aceea el poate opta pentru afisarea numai anumitor informatii care sunt considerate strict necesare. Operatia de formatare a unui tabel nu necesita drepturi de citire/scriere. Ea poate fi apelata si de catre utilizatori care au numai drepturi de citire. Apelarea acestei operatii se face prin efectuarea unui click-dreapta pe marginea superioara a tabelului si selectarea din meniul contextual astfel deschis, a optiunii Formateaza tabel. In urma efectuarii acestei operatii se va deschide fereastra Formatare tabel. Fereastra cuprinde o lista a tuturor proprietatilor vizibile ale unui element al tabelului. In dreptul fiecarei proprietati este disponibila o caseta de bifare, ce permite bifarea sau debifarea proprietatilor ce vor fi vizibile, ca in exemplul de mai jos:

Pentru bifarea/debifarea simultana a tuturor proprietatilor, sunt disponibile butoanele Bifeaza tot, respectiv Debifeaza tot. Utilizarea acestor actiuni permite eliminarea operatiilor de bifare/debifare repetata a proprietatilor unui element. Dupa bifarea si debifarea proprietarilor dorite, salvarea formatarilor facute se face prin apasarea butonului Modifica. Daca se doreste renuntarea la formatarea listei/tabelului, trebuie apasat butonul Renunta, ce va determina inchiderea formularului de formatare, fara ca structura listei sa suporte vreo formatare. Observatie: Aplicatia UMS salveaza automat formatarile facute de catre utilizator, astfel incat la o urmatoare sesiune de lucru, el va avea aceleasi optiuni de formatare a listei/tabelului. Salvarea formatarilor se face pe calculatorul la care a lucrat utilizatorul si de aceea ele vor fi regasite numai pe acel calculator.

22

2.3.1.8.

Paginile contextuale

Paginile contextuale sunt acele pagini care sunt activate numai la selectarea unei anumite entitati; altfel ele sunt inactive, deoarece prezinta date numai pentru entitatea selectata. Exemple de pagini contextuale: in cadrul submodulului Organigrama aferent modulului Universitate. Astfel, paginile Date identificare, Adresa, Telefon, Email, Adresa Web si Cont sunt disponibile numai daca a fost selectata o entitate universitara; la selectarea unui tip de entitate universitara, acestea sunt ascunse. Un alt exemplu il reprezinta paginile Politica credite si Reguli examinare, din cadrul submodulului Specializari, aferent modulului Org. Didactica, care sunt active numai daca exista o serie de studii; daca nu exista nici o serie atunci aceste pagini sunt dezactivate. Daca in cadrul unei serii de studii nu se foloseste sistemul de notatie cu credite, atunci pagina Politica credite va fi inactiva la selectia acelei serii.

2.3.1.9.

Meniurile contextuale

Meniurile contextuale fac referire la o entitate si in cadrul lor sunt disponibile operatiile aferente acelei entitati. Un meniu contextual poate fi actionat prin efectuarea unui click dreapta pe o entitate. In cadrul aplicatiei exista atat meniuri contextuale simple, cat si meniuri contextuale imbricate. Aceste meniuri contextuale corespund aproape tuturor optiunilor existente in bara de butoane. Meniurile contextuale sunt diferite in functie de drepturile de acces ale utilizatorului. Unii utilizatori nu au meniuri contextuale sau au dezactivate optiuni din cadrul lor.

23

24

3.

Procese aferente modulelor aplicatiei

In cadrul acestei lectii din cadrul cursului subcapitol sunt prezentate principalele

procese aferente modulelor aplicatiei: definirea si gestionarea structurii organizatorice definirea si gestionarea structurii academic gestiunea procesului de admitere al candidatilor activitati legate de gestionarea studentilor gestiunea sesiunilor de examene gestiune taxelor si platilor gestiunea burselor gestiunea abonamentelor de transport gestionarea si monitorizarea procesului de cazare al studentilor gestiunea absolventilor si proceselor operationale legate de diplome gestiunea modulului Web gestiunea rapoartelor si analizelor gestiunea modulul administrare

3.1. Definirea si gestionarea structurii organizatorice

Modulul Universitate, permite definirea structurii organizatorice a universitatii si gestionarea datelor de contact pentru fiecare componenta in parte: adresa, numere de telefon/fax, conturi de e-mail, pagini web. Dintre tipurile de structuri componente ale unei universitati, amintim: facultati, colegii, scoli post-universitare, departamente, biblioteci, filiale si sucursale etc.

3.2. Definirea si gestionarea structurii academice

Dedicat atat personalului de la secretariat cat si cadrelor didactice si sefilor de catedre, prin intermediul modulului Organizare didactica, este posibila stabilirea: anilor universitari;

25

tipurilor de studiu si domeniilor/profilurilor; specializarilor si formelor de invatamant practicate de catre fiecare facultate/colegiu; seriilor de studiu existente la fiecare specializare si a sistemului de notatie folosit de

catre fiecare serie (cu sau fara credite); modului de organizare pe module, grupe si subgrupe a seriilor de student; catedrelor existente in fiecare facultate, precum si a disciplinelor si cadrelor didactice; planurilor de invatamant si a sesiunilor de examinari; registrelor si foilor matricole. Oferind o modalitate flexibila de organizare a structurii academice a facultatilor, colegiilor, scolilor post-universitare etc, modulul va permite structurarea seriilor de studii pe ani universitari. Astfel, pentru fiecare entitate universitara care are serii de studenti, poate fi definita intreaga structura academica, incepand de la tipurile de studii oferite si ajungand pana la seriile de studenti existente la specializari. Seriile sunt organizate pe ani universitari, astfel incat ofera posibila continuarea seriilor in anii universitari urmatori. In plus, pentru fiecare serie de studiu este posibila definirea unui sistem de notatie (cu sau fara credite) si a unui set propriu de reguli de scolarizare. Prin intermediul acestui modul, utilizatorii cu cont de secretar pot stabili modulele, grupele si semigrupele de studiu, pentru seriile de studenti definite. Pentru fiecare modul, grupa si semigrupa este disponibila lista cu studentii inscrisi. O alta functionalitate a acestui modul este gestionarea catedrelor existente in cadrul facultatilor unei universitati. Este posibila astfel, gestionarea cursurilor oferite de catre fiecare catedra si a cadrelor didactice existente in cadrul facultatii, colegiului etc. Este posibila specificarea mai multor categorii de cadre didactice: membri de catedra, sefi de catedra, cadre didactice in afara catedrelor si cadre didactice externe universitatii (consultanti, specialisti, profesori de la alte universitati etc). Pentru fiecare cadru didactic poate fi precizat titlul academic: asistent universitar, preparator universitar. Intocmirea si gestionarea planurilor de invatamant are o importanta deosebita in cadrul oricarei institutii de invatamant. De aceea modulul asigura si monitorizeaza intocmirea planurilor de invatamant pentru fiecare serie de studenti, oferind o organizare pe ani universitari. Planurile de invatamant pot fi intocmite atat pentru sistemul cu credite, cat si pentru cel fara credite. Pentru fiecare disciplina a planului de invatamant pot fi gestionate urmatoarele informatii: categoria de optionalitate (obligatorie, optionala sau facultativa), semestrul de

26

studiu, numarul de credite (numai in cazul seriilor cu credite), activitatile didactice necesare a fi parcurse (curs, laborator, seminar, stagiu practica etc.) si durata acestora, cadrele didactice care asigura predarea disciplinei, forma de examinare finala a disciplinei (examen, colocviu, verificare practica etc), formula de calcul a notei finale pe baza notelor de la examinare si a celor din timpul anului. Alte informatii care mai pot fi gestionate pentru o disciplina sunt: bibliografia, structura programei, materialele didactice, obiectivele disciplinei etc. Acestea permit listarea fisei disciplinei, cu ajutorul sistemului UMS. Modulul ofera secretarelor posibilitatea organizarii si gestionarii registrelor matricole pentru fiecare an universitar, ceea ce permite evidenta si regasirea in timp util a studentilor inscrisi. La finele perioadei de scolarizare, sistemul permite generarea fiselor matricole ale studentilor, completate automat cu situatiile obtinute de-a lungul perioadei de scolarizare.

3.3. Gestiunea procesului de admitere al candidatilor

Acest modul asigura gestionarea si monitorizarea admiterilor in institutiile de invatamant superior si sprijinirea comisiilor de admitere, a personalului de la secretariat in realizarea muncii de sortare, studiere si clasificare a dosarelor candidatilor. In stransa colaborare cu modulul Sesiuni, modulul Admitere asigura evidenta activa a sesiunilor de admitere, oferind posibilitatea completarii si compararii dosarelor candidatilor, pana in stadiul admiterii si inmatricularii lor ca studenti. Sesiunile de admitere sunt diferentiate in functie de tipurile de studii oferite de catre fiecare facultate, colegiu, scoala post-universitara etc. Orice candidat trece prin doua stadii: primul stadiu este reprezentat de dosarele incomplete, constituite de fapt numai din datele personale ale candidatului, iar cel de-al doilea stadiu presupune completarea dosarului cu optiunile candidatului (specializarea, forma de invatamant, optiunile de la admitere, seria de studiu, notele si mediile cu care participa la admitere etc.), realizarea clasamentului si inmatricularea candidatilor admisi. In mod real, fluxul unui sistem de admitere este urmatorul: achitarea taxei de admitere, de catre candidat; atasarea dovezii de plata la dosar; depunerea dosarului la secretariat sau comisia de admitere; preluarea de catre comisii sau secretariate a dosarelor candidatilor, validarea si

eventual introducerea acestora in calculator, pentru a face clasamentul de admisi.

27

Aplicatia UMS, permite extragerea de pe documentele de plata, a datelor personale ale fiecarui candidat si le inregistreaza intr-un dosar virtual, ce urmeaza a fi completat ulterior de catre comisii, pe baza dosarelor reale depuse de candidati. Intregul proces este complet transparent pentru operatorii de la casierie. UMS simplifica procesul de admitere, prin oferirea in avans a candidatilor catre comisiile de admitere. Prin acest mecanism comisiile vor trebui doar sa verifice corectitudinea datelor personale ale candidatilor si eventual sa completeze acolo unde este cazul. Orice modificare a datelor personale ale unui candidat poate fi efectuata numai de catre comisii sau secretariate, aceasta modificare putand fi vizualizata si de catre alte departamente. Odata completate dosarele candidatilor, acestea vor putea fi regasite in zona de vizualizare a dosarelor complete. Prin intermediul acestui modul este posibila realizarea electronica a clasamentelor de admitere, cu posibilitatea vizualizarii unui preclasament, care nu este definitiv, dar care se constituie ca baza a clasamentului final. Oricum si clasamentul final poate fi modificat in functie de nevoile existente la secretariate. UMS ofera doua posibilitati de realizare a admiterii: manual, prin admiterea fiecarui candidat in parte sau automat prin admiterea tuturor candidatilor care se incadreaza in locurile ramase disponibile la acea specializare. Dupa realizarea clasamentului final de admitere, fiecare candidat va trebui inmatriculat ca student, ocazie cu care vor fi completate si alte date despre acesta (adresa, numere de telefon, conturi de email, adrese web, alte date personale), este inscris intr-un modul si o grupa si poate primi un numar matricol. In functie de sistemul practicat in cadrul acelei facultati, colegiu etc, studentul poate fi inregistrat imediat in registrul matricol sau ulterior. La finalizarea tuturor operatiilor mai sus amintite se vor emite rapoartele specific.

3.4. Activitati legate de gestionarea studentilor

Dedicat in exclusivitate gestiunii studentilor si situatiilor acestora, modulul de scolaritate reprezinta cea mai importanta parte a sistemului integrat University Management System. Aproape toate modulele prezentate pana acum converg catre acest modul, conlucrand la oferirea functionalitatilor acestuia din urma. Dintre functionalitatile modul mentionam: gestionarea studentilor fiecarei entitati universitare; evidenta datelor personale ale studentilor;

28

stabilirea si gestionarea disciplinelor de studiu aferente fiecarui student; inscrierea studentilor la examinarile planificate pentru disciplinele studiate de catre

acestia; gestionarea notelor obtinute de catre studenti la examinarile la care au fost inscrisi; calcularea automata si gestionarea creditelor si punctelor credit obtinute de catre

studenti la fiecare disciplina, pe semestru, an si la finele perioadei de scolarizare; urmarirea traiectoriei scolare a studentilor prin operatii precum (inscrierea in an

universitar nou; inscriere la prelungire scolaritate; inscriere la comasare; exmatriculare /reinmatriculare; intrerupere studii/reluare studii; amanare finalizare an universitar; retragere student; transfer (intern, inter-grupe, plecare); corelarea platilor taxei de scolarizare cu inscrierea studentilor in noii ani universitari; oferirea posibilitatii de cunoastere a provenientei unui student: admitere, transfer prin

venire etc; sortarea si filtrarea studentilor dupa diferite criteria.

3.5. Gestiunea sesiunilor de examene

Modulul permite gestionarea sesiunilor de examinare si inscrierea studentilor la examinari. Planificarea examinarilor porneste de la planul de invatamant definit pentru fiecare specializare a unei facultati/colegiu. Pentru fiecare disciplina oferita spre studiu la o specializare, pot fi planificate una sau mai multe examinari. In afara de planificarea examinarilor, modulul permite inscrierea studentilor la examinari si gestionarea notelor obtinute de acestia. Un student poate fi inscris in mai multe moduri la examinarile unei discipline: inscriere normala, reprezentand prima inscriere a unui student la examinarea unei

discipline; marire, se presupune ca studentul a mai sustinut o examinare la acea disciplina si a

obtinut nota de promovare, dar doreste sa sustina o noua examinare pentru a obtine o nota mai buna; restanta, ce presupune inscrierea la sesiunile de restanta a studentilor care au sustinut

examinarea la o disciplina, dar nu au obtinut nota de trecere;

29

diferenta, introdusa special pentru sustinerea de examene de diferenta de catre

studentii care trebuie sa isi echivaleze anumite discipline. posibilitatea gestionarii tuturor fluxurilor si proceselor legate de examene: organizarea si

gestiunea sesiunilor de examene din fiecare an universitar, planificarea examenelor, inscrierea studentilor la examinari si gestionarea notelor obtinute de acestia. Pentru inscrierea studentilor la examinari este disponibil un motor de cautare si incarcare automata a tuturor studentilor din seria respectiva. Gestionarea tipurilor de inscriere a studentilor la examinare are la baza regulile de examinari definite in cadrul modulului Organizare Didactica, respectand regulamentul intern al universitatii. Structura de gestionare a inscrierii studentilor la examinari este deosebit de flexibila, oferind posibilitatea adaptarii la regulamentele interne ale oricarei universitati. Astfel, la depasirea numarului de reexaminari ce pot fi sustinute fara taxa, UMS va instiinta utilizatorul despre obligativitatea studentului de a plati taxa de reexaminare. Pentru studentii integralisti, UMS monitorizeaza numarul de mariri ce pot fi sustinute de catre fiecare student, de-a lungul unui semestru. Pentru studentii care au restante in anii anteriori este posibila inscrierea lor separata, independent de inscrierea in grup a seriilor care sustin examenele in mod normal. Astfel, orice student care are restante din anii anteriori sau care isi reface intreaga activitate la disciplina, poate fi inscris la examenele restante cu seriile mai mici, dar din acelasi an universitar.

3.6. Gestiunea absolventilor si proceselor legate de diplome

Cresterea masiva a numarului de studenti din cadrul centrelor de studii universitare, a devenit o problema din ce in ce mai mare pentru personalul de la rectoratele universitatilor, care se ocupa cu emiterea diplomelor. Modulul ofera posibilitatea gestionarii tuturor proceselor operationale legate de diplome: configurarea formatului de diploma, registre de evidenta a diplomelor si listarea automata a diplomelor de licenta, indiferent de formatul acestora Trebuie mentionat insa, ca formatul diplomelor nu va fi listat de catre aplicatie, ci doar elementele care in mod normal trebuie completate manual. Aceasta pentru ca, formatul diplomelor inclusiv hartia, au regim special (cu elemente de securitate si asigurare impotriva

30

falsificarii) si sunt emise de catre Ministerul Educatiei, Cercetarii, Tineretului si Sportului din Romania. Modulul isi doreste doar sa printeze printre randurile care trebuie completate manual, eliminand astfel aparitia greselilor de ortografie, a greselilor de consistenta si aspectul neuniform al diplomelor completate, datorat scrisului de mana care de cele mai multe ori nu este uniform. Totodata, automatizarea acestui proces va permite emiterea rapida a diplomelor, eliminand timpii costisitori de completare a acestora. Diploma poate fi tiparita atat pe fata, cat si pe verso, fiind completate absolut toate informatiile necesare: datele de identificare a institutiei emitente, titlul primit de catre absolvent, studiile pe care acesta le-a terminat, datele personale ale studentului, probele sustinute la licenta, notele si creditele obtinute, trecute atat in cifre, cat si in litere.

Modulul de diplome este conceput, astfel incat permite configurarea in orice moment a elementelor ce vor fi listate pe diploma si salvarea machetelor de listare. Fiind salvate, machetele vor putea fi folosite ulterior, cand apare nevoia emiterii de diplome pentru studentii din serii mai vechi, deci utilizarea unui sablon care a fost candva folosit pentru diplome. Fiecare sablon de listare poate fi denumit dupa necesitatile operatorului. Este disponibila de asemenea, o functie de verificare si avertizare a incadrarii si potrivire a elementelor pe diploma. Cu ajutorul acestei functionalitati speciale sunt eliminate posibilile erori care ar putea aparea la tiparire, in cazul in care, continutul unei casete este mai mare decat dimensiunea casetei ce trebuie completata. Listarea diplomelor fara ajutorul acestei functii de avertizare ar putea determina disparitia sau listarea partiala a anumitor elemente grafice.

31

3.7. Gestiunea burselor

University Management System lucreaza cu toate tipurile de burse existente intr-un mediu universitar: bursa de performanta, bursa de merit, bursa de studiu, bursa de ajutor social, bursa speciala etc. In plus, in fiecare an universitar este posibila stabilirea si repartizarea fondurilor de burse, pe facultati si colegii, in functie de aprobarile primite de la conducerea universitatii. Conducerea universitatii poate urmari astfel cum sunt distribuite si repartizate fondurile bursiere in fiecare an universitar, fiind posibila realizarea de previziuni si bugetari pe anii universitari urmatori si compararea evolutiei fondurilor bursiere. Sistemul permite adaugarea unor tipuri noi de burse si modificarea celor deja existente, iar valoarea burselor este stabilita anual in functie de fondurile alocate si de numarul studentilor. Stabilirea studentilor bursieri este facuta pe baza criteriilor specifice de diferentiere a bursierilor, criterii care pot fi adaptate in functie de specificul fiecarei facultati/colegiu/etc. In final, pot fi emise liste cu studentii bursieri, pe specializari, ani de studiu si in functie de tipul de bursa primit. Pentru facultatile/colegiile care ofera bursele pe carduri, este posibila transmiterea fisierelor de bursieri catre banca si emiterea de situatii cu cardurile studentilor. Modulul permite: gestionarea tuturor tipurilor de burse existente in mediul universitar; posibilitatea stabilirii si repartizarii fondurilor de burse, pe facultati si colegii, in functie de

aprobarile primite de la conducerea universitatii; transmiterea fisierelor de bursieri catre banca si emiterea de situatii cu cardurile

studentilor.

3.8. Gestiunea abonamentelor de transport

University Management System gestioneaza toate tipurile de abonament ce se deconteaza intr-un mediu universitar. Modulul permite: gestionarea tuturor tipurilor de abonamente existente in mediul universitar;

32

posibilitatea stabilirii si repartizarii fondurilor de abonamente, pe facultati si colegii, in

functie de aprobarile primite de la conducerea universitatii; transmiterea fisierelor de abonati catre banca si emiterea de situatii cu cardurile

studentilor. Sistemul permite adaugarea unor tipuri noi de abonamente si modificarea celor deja existente, iar valoarea abonamentelor este stabilita anual in functie de fondurile alocate si de numarul studentilor. Criteriul de stabilire a abonatilor este varsta. Dupa setarea abonatilor pot fi emise liste cu studentii abonati, pe specializari, ani de studiu si in functie de tipul de abonament primit.

3.9. Gestionarea si monitorizarea procesului de cazare al studentilor

Prin intermediul acestui modul este posibila gestionarea si realizarea cazarilor studentilor, in functie de optiunile si mediile lor. Sistemul permite stabilirea in fiecare an universitar a caminelor si numarului de locuri repartizate facultatilor/colegiilor universitatii, repartizarea locurilor fiind posibila pana la nivel de specializare si an de studiu. Modulul permite: gestionarea si monitorizarea intregului proces de cazare a studentilor, in functie de

optiunile si mediile lor; adaptarea procesului de cazare la modificarile care apar de-a lungul anilor universitari in

structura campusurilor si a caminelor acestora. Structura de cazare a universitatii (campusuri, camine, camere, apartamente, oficii etc) poate fi personalizata in functie de realitatea existenta: sunt construite noi camine, sunt unite doua camere intr-una singura, apar sau dispar locuri, se construieste baie proprie la fiecare camera, primeste familisti, devine apartament duplex, este camera de fete, de baieti sau mixta etc. In acest mod, este posibila adaptarea modulului de cazare la modificarile care apar de-a lungul anilor universitari in structura campusurilor si a caminelor acestora. Procesul de cazare a studentilor se desfasoara in doi mari pasi: repartizarea studentilor pe camine - etapa realizata de catre secretariatele facultatilor si intocmirea oglinzii caminelor - etapa realizata de catre personalul administrativ din

colegiilor;

cadrul caminelor.

33

Repartizarea studentilor pe camine se face pe baza criteriilor de cazare, practicate de catre fiecare facultate si genereaza liste cu studentii care au obtinut cazare. Studentii cu drept de cazare pot fi listati atat dupa specializare, cat si dupa specializare si an de studiu. Aceasta repartizare este realizata de catre personalul de la secretariatul fiecarei facultati/colegiu, in limita locurilor de cazare distribuite inainte de inceperea anului universitar.

Intocmirea oglinzii pentru fiecare camin sau repartizarea studentilor pe camere, are loc ulterior etapei de repartizare pe camine si presupune cazarea efectiva a studentilor: oferirea camerei, darea in folosinta a cazarmamentului, achitarea taxelor de cazare etc. Prin repartizarea camerelor, pentru fiecare student se va cunoaste cu exactitate locul in care este cazat (campus, camin, camera etc), iar pentru fiecare camera de camin se va sti care sunt studentii cazati acolo. La finele acestei etape poate fi emisa oglinda caminului, care cuprinde toti studentii cazati in acel camin, grupati pe camere. Pentru fiecare student vor fi cunoscute: institutia de invatamant superior de la care provine, specializarea, anul de studiu etc.

3.10. Gestiunea taxelor si platitorilor

Modulul permite monitorizarea si cunoasterea in orice moment a obligatiilor financiare ale studentilor. Astfel, cunoasterea rapida a situatiei achitarii taxei de scolarizare de catre

34

studenti si a incasarilor realizate intr-o anumita perioada, a devenit una dintre primele probleme pe care a abordat-o UMS. Modulul permite: posibilitatea definirii si inregistrarii oricarui tip de taxa ce poate fi platita in cadrul unei

universitati; asigurarea comunicarii intre casieriile si secretariatele universitatii facand posibila

cunoasterea in orice moment a soldului unui student, indiferent de stadiul acestuia: candidat, student, absolvent, licentiate; inregistrarea in sistem a documentelor de plata aferente taxelor universitare; listarea automata a chitantelor in momentul in care este sunt inregistrate de catre

casierii. Pornind de la fluxul real, adica de la stadiul de candidat pana la stadiul de licentiat, acest modul ofera posibilitatea definirii si inregistrarii oricarui tip de taxa ce poate fi platita in cadrul unei universitati: taxa de studii, taxa de inmatriculare, taxa de marire, taxa de refacere disciplina, taxa de eliberare fisa matricola etc. Avantajul real oferit de sistemul integrat UMS este asigurarea comunicarii intre departamentul taxe si secretariatele universitatii, adica intre modulele Taxe si Studenti. Astfel, este posibila cunoasterea in orice moment a soldului unui student, indiferent de stadiul acestuia: candidat, student, absolvent, licentiat etc. Taxele achitate de catre studenti pot fi vizualizate nu numai de catre secretariate si departamentul de taxe, ci si de catre alti utilizatori care au drepturi aferente: rector, prorector, decani, prodecani etc.

35

Sistemul de gestiune a taxelor ofera un grad ridicat de flexibilitate, deoarece este posibila introducerea sau eliminarea unei taxe, cresterea sau diminuarea valorii taxei, schimbarea monedei in care este calculata taxa etc. Toate aceste operatii pot fi facute cu mare usurinta, fara a afecta incasarile efectuate pana in acel moment. Taxele sunt definite pentru fiecare entitate universitara in parte, deoarece acest modul este construit pe baza organigramei universitare. Modulul Taxe permite definirea de catre departamentul de evidenta a taxelor si de catre Rectorat a intregului sistem de taxe practicat de universitate, in fiecare an universitar. In acest mod, este asigurata independenta fata de modificarile suferite de sistemul de taxare de-a lungul anilor universitari: modificarea valorilor taxelor, schimbarea monedei de plata etc. In cadrul modulului este disponibil un nomenclator de taxe universitare, ce sta la baza personalizarii sistemului universitar de taxe. Implicit, nomenclatorul este populat cu cele mai cunoscute si utilizate taxe percepute in cadrul unei universitati. Acest nomenclator nu gestioneaza taxele din punct de vedere valoric, ci numai din punct de vedere al tipului de taxa care a fost instituita in cadrul universitatii, urmand ca ulterior sa fie completate valorile si moneda de plata pentru fiecare dintre aceste tipuri de taxe. Odata definite tipurile de taxe universitare, urmeaza personalizarea taxelor pentru fiecare entitate universitara specificata in organigrama. Astfel, fiecare facultate / colegiu etc. va detine propria colectie de taxe, cu valori si caracteristici proprii. Modificarea taxelor dintr-o facultate nu va afecta in nici un fel, cele definite pentru restul facultatilor. Sistemul

36

abordeaza diferit taxa de studii, numita si taxa de scolarizare, oferind posibilitatea definirii transelor de plata. Avand in vedere ca valoarea transelor si perioadele de plata aferente pot fi diferite, in functie de anul de studiu, sistemul UMS include si aceasta particularitate in definirea transelor. Acest modul contine mecanisme de calcul automat a restului de repartizat pe transe si asigurare a corectitudinii stabilirii transelor pentru taxa de studii. Modulul ofera si posibilitatea inregistrarii in sistem a documentelor de plata aferente taxelor universitare. De asemenea, modulul are capacitatea de a lucra cu mai multe tipuri de documente de plata: chitanta, mandat postal si ordin de plata. Avand in vedere ca in practica universitara exista cazuri in care studentilor li se acorda reduceri la plata anumitor taxe (de regula pentru taxa de studii), a fost introdus si conceptul de reducere. Unui student ii pot fi acordate una sau mai multe reduceri, cu conditia sa nu fie depasita valoarea taxei pentru care este acordata reducerea. Impreuna cu documentele de plata, reducerile vor contribui la stingerea obligatiilor financiare ale studentilor catre universitate. In afara de sortarea documentelor dupa anumite criterii, UMS ofera si mecanisme de cautare si regasire a acestora, in functie de anumite criterii stabilite de catre utilizator. In cadrul acestui modul, UMS are implementat un mecanism revolutionar ce permite generarea dosarelor candidatilor pe baza datelor inregistrate pe documentele de plata a taxei de admitere. Operatia este complet transparenta pentru utilizatorii de la departamentul de taxe. Evidenta platilor este facuta in 3 moduri: evidenta tuturor platilor, evidenta platilor candidatilor si evidenta platilor studentilor. Evidenta platilor candidatilor este utila numai pe perioada admiterii. Intreaga zona este organizata pe ani universitari si entitati universitare. In acest fel, este posibila cunoasterea si introducerea pentru orice candidat a documentelor de plata si reducerilor acordate de catre universitate. Mecanismul permite si vizualizarea candidatilor care s-au retras, dar au platit o parte din taxa de studii sau integral. Sistemul permite compararea si esalonarea platilor conform transelor stabilite pentru taxa de scolarizare, putandu-se urmari cu usurinta masura in care un candidat a acoperit intreaga valoare a unei transe din taxa de studii. Sistemul permite listarea automata a chitantelor in momentul in care este sunt inregistrate de catre casierii. In plus, daca un document de plata este incorect din diferite motive, poate fi anulat, sistemul marcandu-l cu o culoare distincta. Pentru studentii pe locuri

37

cu taxa, care se transfera la o specializare cu o taxa mai mica decat cea la care erau initial sau trec pe locuri fara taxa, sistemul permite restituirea banilor si actualizarea automata a soldurilor pentru studenti.

3.11. Gestiunea rapoartelor si analizelor

Dedicat in principal conducerii universitare, modulul are drept scop asigurarea unui suport informational de calitate privind evolutia principalilor indicatori ai scolaritatii. Este posibila generarea de statistici si obtinerea de rapoarte curente de lucru, dedicate personalului didactico-administrativ. Rapoartele obtinute pot fi listate direct sau salvate in diferite formate: pdf, excel, html, text etc. Modulul permite: asigurarea unui suport informational de calitate privind evolutia principalilor indicatori ai

scolaritatii generarea de statistici si obtinerea de rapoarte curente de lucru, dedicate personalului

didactico-administrativ obtinerea de rapoarte si situatii solicitate de catre Consiliile Militare Judetene, Ministerul

Educatiei si Cultelor, Institutul National de Statistica etc. Sistemul pune la dispozitia utilizatorilor mai multe categorii de rapoarte: rapoarte admitere, destinate comisiilor de admitere, secretarelor, cadrelor didactice si

conducerii universitatii sau coordonatorilor sesiunilor de admitere; rapoarte didactice, destinate cadrelor didactice si secretariatului; rapoarte curente de lucru, utilizate in special de catre secretariate si cadre didactice; rapoarte financiare, dedicate managementului universitar, personalului de la

departamentul de taxe (sau departamentelor de taxe), secretariatelor, dar si studentilor; rapoarte de sinteza, dedicate managementului universitar; rapoarte cazari, destinate secretariatelor si administratorilor de camine; rapoarte burse, si decontari transport, destinate secretariatelor si departamentelor care

se ocupa de plata burselor (social, financiar etc.). Astfel, University Management System permite universitatii obtinerea de rapoarte si situatii solicitate de catre Consiliile Militare Judetene, Ministerul Educatiei si Cultelor,

38

Institutul National de Statistica etc. Toate aceste situatii pot fi obtinute foarte usor, atat pentru fiecare facultate/colegiu/etc. din cadrul universitatii, cat si la nivel de universitate.

3.12. Gestiunea modulului administrare

Modulul Administrare, este dedicat in exclusivitate administratorului sistemului si echipei de implementare a sistemului UMS. Prin intermediul acestui modul este posibila adaugarea sau detasarea modulelor UMS, crearea conturilor utilizator si acordarea drepturilor acestora, crearea grupurilor de utilizatori, stabilirea sistemelor de raportare si vizualizare a statisticilor specifice fiecarei entitati universitare. Modulul ofera mecanisme superioare de protectie, confidentialitate si securizare a datelor.

UMS ofera nivele multiple de securitate, nivelul de securizare fiind complet parametrizabil in conformitate cu politicile de securitate ale universitatii si utilizatorilor sistemului. Prin utilizarea mai multor nivele de securitate, se asigura o diferentiere clara intre utilizatorii care au drepturi de acces la anumite informatii si care nu au. Astfel, unii utilizatori pot avea numai drepturi de vizualizare a informatiilor, altii pot avea drepturi de vizualizare si adaugare de noi informatii etc.

3.13. Gestiunea nomenclatoarelor

39

Modulul Nomenclatoare este conceput ca suport pentru buna functionare a celorlalte module. Considerat impreuna cu celelalte module, el aduce functionalitati suplimentare sistemului. Modul este dedicate gestionarii monedelor si cursurilor valutare, evidentei bancilor si sucursalelor bancare, localitatilor, titlurilor academice ale cadrelor didactice si probelor de la admitere. In acest fel, orice concept definit in cadrul modulului Nomenclatoare, va putea fi folosit ulterior in restul sistemului, de catre orice utilizator. Evidenta monedelor si cursurilor valutare este utila pentru partea financiara a sistemului UMS. Nomenclatorul dispune de o lista implicita de monede, construita pe baza celor mai utilizate monede de circulatie internationala. In functie de valuta cu care lucreaza universitatea, departamentul de gestiune a taxelor universitare poate inregistra zilnic cursurile valutare existente la orice banca definita in nomenclatorul de banci. Inregistrarea bancilor si sucursalelor bancare, precum si a datelor de identificare a sucursalelor bancare este deosebit de facila. In plus, pentru fiecare sucursala este posibila gestionarea persoanelor de contact si a conturilor bancare cu care lucreaza universitatea, in mod direct sau indirect. Localitatile sunt un alt concept gestionat in cadrul acestui modul. De fapt, este tinuta nu numai evidenta localitatilor, ci si a judetelor si tarilor utilizate in intregul sistem UMS. Implicit, este oferita o lista a tuturor tarilor, iar pentru Romania lista tuturor judetelor. Judetul este specific numai pentru Romania, pentru restul tarilor din nomenclator fiind disponibila numai notiunea de localitate. Localitatile definite in cadrul acestui modul sunt utilizate pentru definirea de adrese ale: entitatilor universitare, sucursalelor bancare, persoanelor de contact aferente sucursalelor bancare, studentilor etc. Pentru cadrele didactice este disponibila o lista cu toate titlurile academice practicate intr-un mediu universitar clasic (nu sunt incluse aici titlurile pentru universitatile cu specific militar, medical etc): asistent universitar, lector universitar, preparator universitar. Pentru mediile universitare in care sunt practicate si alte titluri academice decat cele incluse implicit in nomenclator, pot fi completate ulterior oricate astfel de titluri sau modificate cele existente. Datorita flexibilitatii si modului facil de utilizare, modulul permite ajustari ale sistemului de admitere specific universitatii. In ceea ce priveste probele de admitere, modulul Nomenclatoare ofera suport pentru orice modificari: adaugarea sau eliminarea unei probe, modificarea ponderilor de participare a probelor la media finala de admitere.

40

3.14. Gestiunea modulului Web

Acest modul este dedicat studentilor si ofera posibilitatea accesarii prin Internet sau Intranet a diferitor informatii, existente in cadrul sistemului UMS. Cel mai mare avantaj il reprezinta faptul ca studentii isi vor putea vizualiza situatiile scolare sau financiare, din orice locatie: de la un Internet Cafe, de acasa, de la un prieten, dintr-un laborator al universitatii etc. In afara de aceste informatii, studentii mai au acces si la datele personale, planurile de invatamant si informatiile de interes general. Modulul permite: integrarea web a informatiilor didactice, fapt ce usureaza munca personalului didactico-

administrativ si reduce traficul de studenti de la secretariatele universitatii; vizualizarea tuturor informatiilor privind situatiile scolare si financiare pe care studentii

le-ar putea solicita secretariatelor universitatii. Avand acces la planurile de invatamant, studentii vor putea cunoaste disciplinele optionale pe care trebuie sa le studieze si vor sti in orice moment care este structura anului universitar curent. In plus, isi pot vizualiza rezultatele obtinute in urma examinarilor. Studentii inmatriculati pe loc cu taxa, pot afla care este situatia platilor de taxa de studiu, dar si a altor taxe platite de ei. Mai exact, ei pot vizualiza cat au platit din taxa de studiu, cu ce document si la ce data, cat mai au de platit si care este soldul lor curent. Conectarea la sistemul UMS prin intermediul modulului Web, se face cu ajutorul oricarui browser web (Microsoft Internet Explorer, Mozilla etc.), printr-o conexiune securizata si pe baza unui nume de utilizator si a unei parole. Se vor putea conecta numai acei utilizatori care au cont web in cadrul sistemului UMS si numai in limita drepturilor acordate de catre administratorul sistemului.

41