Lecia 2

Obiective
Opiunea Form Query Database Cum s creezi i s editezi macrocomenzi Utilizarea scenariilor Utilizarea instrumentelor de analiz din Excel Partajarea i unirea regitrilor de calcul ADUGAREA CONTROALELOR DE FORMULAR
C o n t r o a l e l e d e f o r m u l a r din Excel includ casete de selectare, casete list, butoane de incrementare/decrementare i aa mai departe, pe care le poi aduga n diagrame, liste i alte zone ale foilor de calcul n scopul obinerii de formulare personalizate ce vor fi utilizate la introducerea i gestiunea datelor. Controalele de formular se leag la o celul i apoi poi aplica o formul care refer legtura pentru a cuta informaii sau a face calcule pe baza informaiilor. Controalele de formular pot fi utilizate n tabele, liste, diagrame i chiar tabele pivot. Aceste controale sunt simplu de creat i utilizat. Dup ce ai configurat foaia de calcul vei aplica, n funcie de situaie, controalele din bara de instrumente Forms (Machet).

n tabelul urmtor gseti descrierea controalelor de formular disponibile n bara de instrumente Form.

Buton

Nume
Label (Etichet) Edit Box (Caset text) Group Box (Caset de grupare) Button (Buton) Check Box (Caset de selectare) Option Button (Buton opiune) List Box (Cast list) Combo Box (Caset combo)

Descriere
Introduce o etichet n foaia de calcul ce va fi utilizat la denumirea altor controale. Creaz o caset de introducere date pentru formulare (acest control nu funcioneaz n foile de calcul normale) Grupeaz butoanele de opiune selectate. Utilizarea a dou grupuri permite legturi suplimentare la celule. Ruleaz o macrocomand. Cnd este selectat sau deselectat produce un rspuns True sau False. Creaz numrul butonului de opiune dintr-un singur grup. Poi aduga grupuri suplimentare pentru a genera o legtur la celul. Returneaz numrul obiectului selectat. Combin o caset list cu o caset de editare.

Combination List-Edit (Editare list combinat) Combination Drop-Down Edit (Editare liste verticale combinate) Scroll Bar (Bara de defilare) Spinner (Buton Incrementare/Decrementare) Control Properties (Control proprieti) Edit Code (Editare cod) Toggle Grid (Comutare gril) Run Dialog (Executare dialog)

O combinaie ntre o caset list i o caset de text. Aceast caracteristic nu este disponibil ntr-o foaie de calcul. O list derulant cu o caset de editare. Aceast caracteristic nu este disponibil ntr-o foaie de calcul. O bar de derulare extensibil, care permite att limite maxime i minime, ct i modificri incrementale. Un contor care permite att limite maxime i minime, ct i modificri incrementale. Afieaz o caset de dialog cu opiuni pentru control. i permite s editezi un cod asociat cu controlul selectat. Activeaz sau dezactiveaz liniile de gril de pe foaia de calcul. Afieaz caseta de dialog pe foaia activ. Se folosete ca test sau previzualizare a proiectului de caset de dialog. Aceast caracteristic nu este disponibil ntr-o foaie de calcul.

Pentru a insera controale de formular ntr-o list sau un formular, afieaz bara de instrumente Forms executnd secvena View\Toolbars\Forms, execut click pe instrumentul dorit i deseneaz controlul pe foaia de calcul. Dup ce ai creat controlul, l poi formata i i poi stabili proprietile dup necesiti.

Paii urmtori descriu procesul realizrii listei derulante Cod produs: 2. n bara de instrumente Forms execut click pe instrumentul Combo Box. 2. Deseneaz controlul pe foaia de calcul innd apsat butonul stng ala mouse-ului i trgnd de indicatorul n form de cruce pn la obinerea dimensiunii dorite.

3. Execut click dreapta pe controlul de formular i selecteaz Format Control din meniul rapid. Va aprea caseta de dialog Format Object (Formatare obiect). 4. n caseta de dialog Format Object care apare selecteaz fia Control. n caseta Input Range (Zon de intrare) precizeaz domeniul de date pe care-l doreti afiat n lista derulant din caseta combo. n figura care urmeaz domeniul este coloana Cod produs.

5. Introdu celula de legtur ce va fi referit de formule. n exemplu, celula de legtur este A1. Celula de legtur afieaz numrul produsului corespunztor valorii alese din list. Valoarea de legtur 2 se refer la al doilea obiect din list. 6. Stabilete numrul de linii care vor fi afiate n caseta combo. Dac numrul de obiecte depete numrul de linii afiate Excel introduce o bara de derulare pe care utilizatorul poate executa click

pentru a parcurge lista i a afia restul intrrilor. Vei utiliza aceast opiune doar dac doreti s restrngi numrul de linii prezentate n lista derulant. Prin definiie, Excel afieaz cte linii este nevoie. 7. Dac doreti, valideaz opiunea 3D Shading pentru a-i conferi controlului un aspect tridimensional. 8. Stabilete, dup dorin, opiunile adiionale din celelelate fie ale casetei de dialog. Lista de mai jos descrie cteva dintre aceste opiuni: Colors and Lines (Culori i linii). Doar pentru casetele de opiune i selectare determin culoarea, linia i stilurile de sgeat folosite de control. Size (Dimensiune). Stabilete dimensiunea controlului, scara i aa mai departe. Protection (Protecie). Stabilete reacia controlului la dimensionarea celulelor i la tiprirea obiectului mpreun cu foia de calcul. Web. Specific textul alternativ pe care l doreti afiat n pe timpul ncrcri obiectului mpreun cu foaia de calcul. browser-erele de Internet

9. Cnd ai terminat de configurat parametrii, execut click pe OK. 10. Pentru a testa controlul execut click pe sgeata n jos i selecteaz o nregistrare astfel nct s fie activat celula de legtur. Dup ce ai creat controlul, construiete o formul care face referire la celula de legtur pentru a activa acest model. n acest scop utilizeaz o formul index. n acest exemplu formula din celula G4 este INDEX(C7:G24,A1,5) unde C7:G24 este adresa listei din care preia datele, celula de legtur A1 este celula contor de nregistrri a controlului de form i 5 este numrul coloanei din domeniu, din care returneaz datele.

UTILIZAREA CONTROALELOR N TABELE DE CALCUL

n continuare o s fie prezentat o foaie de calcul care utilizeaz casete de selectare, butoane de incrementare/decrementare i casete de text pentru a crea un tabel de calcul care determin dac este ndeplinit sau nu un anumit criteriu. n acest caz, utilizatorul valideaz o caset de selectare pentru a specifica ce echipament se va folosi; clientul va fi taxat dup numrul de sptmni de utilizare a respectivului echipament. Se folosesc controale cu butoane de incrementare i decrementare pentru stabilirea numrului de sptmni ce corespund diferitelor categorii. n acest exemplu, casetele de selectare sunt validate, n mod prestabilit.Prin urmare acest control produce o valoare True n celula de legtur, dac este validat. Utilizarea opiunii Unchecked (Neverificat) produce un rezultat False, iar opiunea Mixed (Amestecare) are ca rezultat #N/A.

Celula de legtur pentru caseta de selectare din linia 5 este celula B5, aa cum se arat n figura anterioar. Cnd este validat, aceast caset de selectare returneaz valoarea True, care este utilizat de instruciunea IF din celula F5. Formula arat astfel: IF (celul_legtur, rezultat_True, rezultat_False) unde: celul_legtur celula de legtur B5 returneaz valoarea True dac este validat i valoarea False n caz contrar. rezultat_True rezultatul True apare n urma validrii casetei. Returneaz valoarea formulei. rezultat_False - rezultatul Falsen formul este zero. Adic, dac nu exist coresponden ntre instruciuni i celula de legtur, va fi afiat rezultatul 0.

Obs. Pentru a ascunde valoarea din celula de legtur, formateaz culoarea textului din celul astfel nct s fie similar cu cea a fundalului.. Un buton de incrementare/decrementare aplic un numr ntr-o celul, care crete sau descrete n pai fici, n funcie de parametrii stabilii n fia Control din caseta de dialog Format Control.

Controlul Spinner i permite s stabileti valori maxime i minime i s defineti un anumit pas cu care controlul va mri sau micora valoarea din celula legat. n caseta de dialog Format Control stabileti valoarea minim, care este ultima valoare obinut prin executarea unor click-uri repetate pe sgeata n jos, i valoarea maxim, care este ultima valoare afiat prin executarea unor click-uri repetate pe sgeata n sus. Domeniul este de la 0 la 30.000. Stabilirea modificrii incrementale spune programului Excel care este valoarea unui singur click pe una dintre sgeile controlului. Stabilirea numrului de sptmni din exemplul anterior ca fiind egal cu valoarea din celula de legtur pentru controlul Spinner modific numrul de sptmni astfel nct s corespund cu valoarea din control. De exemplu, dac celula de legtur pentru controlul Spinner este B4 atunci aplic =$B$4 n toate celulele care doreti s se refere la celula de legtur.

CARACTETERISTICILE CONTROALELOR
Controalele pe care le poi utiliza cu ajutorul barei Forms sunt urmtoarele: 3. Caseta list permite crearea unei liste pe baza coninutului unui anumit domeniu iar valoarea din celula de legtur returneaz elementul din list care corespunde, ca poziie, acelui numr. 4. Caseta combo face acelai lucru dar utilizeaz o list derulant n locul unei liste de derulare. 3. Bara de derulare i butoanele de incrementare/decrementare sunt controale similare, ns bara de derulare permite orientare orizontal i derulare pe pagin un salt incremental realizat la executarea unui click pe zona de derulare. De asemenea, poi selecta caseta de derulare i poi s-o deplasezi de-a lungul zonei de derulare. 4. Caseta de selectare (Check Box) aplic n celula de legtur unul din rezultatele True, False sau #N/A. 5. Butoanele de opiune creaz numere suprapuse, asociate cu numrul butonului de opiune. De exemplu, butonului de opiune 2 i corespunde numrul 2 n celula de legtur. Dac vei crea un nou grup de butoane de opiune, numerele din celula de legtur a acestui grup vor ncepe din nou de la 1.

QUERY DATABASE
Microsoft Query este un instrument de interogarea bazelor de date inclus n Excel, care i permite s beneficiezi de tot ce i poate oferi baza ta de date.

Cnd se utilizeaz Microsoft Query

Microsoft Query este o interfa cu o baz de date, mult mai puternic dect Query Wizard (despre care ai nvat lecia anterioar), din urmtoarele motive: Dei poi prelua coloane din diferite tabele folosind Query Wizard, procesul este mai uor nteles n Microsoft Query deoarece poi vedea grafic relaiile dintre tabele i poi previzualiza datele. Folosind Microsoft Query poi aduga mai multe criterii (i mai complexe) pentru a stabili ce linii vor fi returnate n Excel. Cu Microsoft Query, n interogare poi efectua operaii cum ar fi numrarea sau nsumarea nregistrrilor returnate sau poi prelua doar valorile cele mai mici sau cele mai mari dintr-o coloan. Microsoft Query i permite s scrii interogri de baze de date direct n SQL (Structured Query Language) limbaj specializat de programare, dezvoltat special pentru dezvoltarea interogrilor de baze de date. Lista urmtoare descrie circumstanele n care trebuie s foloseti Microsoft Query n loc de Query Wizard: Doreti s lucrezi cu mai multe tabele. Trebuie s creezi asocieri proprii (relaii ntre tabele). Trebuie s adaugi criterii complexe pentru filtrarea nregistrrilor returnate. Trebuie s vezi operaii cum ar fi contorizri sau sume. Doreti s i scrii propriile interogri de baze de date folosind SQL.

Lansarea Microsoft Query

Pentru a lansa Microsoft Query execut secvena Data\Get External Data\New Database Query (Interogare nou pe baza de date). Din caseta de dialog Choose Data Source, selecteaz o surs de date sau creaz o nou interogare. nainte de a executa click pe OK verific s fie deselectat opiunea Use the Query Wizard to Create/Edit Queries. Apoi alege OK i va fi lansat aplicaia Microsoft Query.

ALEGEREA TABELELOR DE BAZ DE DATE PE CARE DORETI S LE UTILIZEZI

Dac nu ai selectat un tabel prestabilit atunci cnd ai definit sursa de date, primul lucru despre care vei fi ntrebat cnd lansezi Microsoft Query este ce tabel doreti s foloseti n interogare. Trebuie s remarci c, n timp ce Query Wizard trece direct la selectarea coloanelor din interiorul tabelului, Microsoft Query este proiectat s lucreze nc de la nceput cu mai multe tabele. Microsoft Query pleac de la ipoteza c doreti o imagine mai mare i va cuprinde un domeniu mult mai larg din baza de date, comparabil cu posibilitile Query Wizard.

Pentru a selecta tabele suplimentare pe care vrei s le apelezi, execut click pe butonul Add Table(s) din mijlocul barei de instrumente. Va aprea caseta Add Tables. Selecteaz primul tabel dorit din lista Table a casetei de dialog i apoi execut click pe butonul Add sau execut pur i simplu dublu click pe tabelul dorit. Microsoft Query afieaz o mic fereastr n panoul interogrii, n care prezint numele tabelului mpreun cu titlurile coloanelor din acel tabel. Dup ce ai adugat primul tabel, caseta Add Tables

rmne deschis. O poi nchide sau poi selecta i alte tabele care s fie incluse n interogare. Dac vrei s ai o viziune de ansamblu asupra unei firme, de exemplu, atunci dac doreti informaii despre personal le poi prelua din tabelul cu numele angajailor i adresele lor, dac vrei s tii fiecare din ei n ce departamente sunt angajai preiei datele din tabelul departamente iar dac vrei s tii fiecare ce salariu are preiei datele din tabelul cu angajaii. Dac vrei s tii un anumit angajat n ce departament lucreaz i ce salariu primete, atunci datele trebuie s le preiei att din tabelul cu departamente ct i din cel cu angajai. Dac te gseti ntr-o astfel de situaie selecteaz fiecare tabel pe care doreti s-l incluzi n interogare i execut click pe Add.

CREAREA ASOCIERILOR
Pentru a combina informaii din mai multe tabele trebuie s conectezi tabele unul cu cellalt, folosind relaii denumite asocieri. n figura care urmeaz vei vedea cum Microsoft Query a conectat tabele unul cu cellalt folosind o linie ntre ele. Aceste linii reprezint asocieri.

Microsoft Query creaz automat asocieri ntre dou tabele atunci cnd observ c un tabel are o coloan cu acelai nume ca i coloana index special dintr-un alt tabel, denumit c h e i e p r i m a r . (Microsoft Query evideniaz cheile primare cu aldine). Dac Microsoft Query nu reuete s gseasc asocieri ntre tabele, trebuie s le adaugi personal. Selecteaz o coloan dintr-un tabel i trage i plaseaz numele acestei coloane peste numele coloanei corespunztoare dintr-un alt tabel (n bazele de date aceast coloan se numete c h e i e e x t e r n ). Va aprea o linie de asociere. Numele de coloan nu trebuie s fie identice pentru a participa la o asociere, ele trebuie doar s conin aceleai date. O bun regul de proiectare a bazelor de date este s dai coloanelor ce conin aceeai informaie aceleai nume, deoarece numele identice reprezint o indicaie foarte bun c respectivele dou coloane pot fi asociate. Obs. Microsoft Query te va avertiza dac ncerci s asociezi dou coloane cu tipuri diferite de date. Acesta este un semn sigur c nu trebuie s asociezi cele dou tipuri de date. Nu ai nevoie de mai multe asocieri ntre tabele una este suficient. n cazul n care creezi accidental o asociere pe care nu o doreti, execut dublu click pe linia ei pentru a afia caseta de dialog Joins. Corecteaz asocierea dup necesiti sau selecteaz-o din lista Joins in Query i execut click pe butonul Remove.

ALEGEREA COLOANELOR DE TABEL PE CARE DORETI S LE UTILIZEZI

Dac ai selectat corect tabelele (i ai creat corect relaiile ntre ele, dac apelezi la mai multe tabele) trebuie s selectezi care sunt coloanele pe care doreti s le returnezi n Excel. Tot ce trebuie s faci este s tragi numele de coloane dorite n jumtatea inferioar a ferestrei Microsoft Query.

Dac doreti s elimini o coloan din interogare plaseaz indicatorul mouse-ului peste numele coloanei. n panoul de date indicatorul se va transforma ntr-o sgeat orientat n jos, dac te gseti n zona corect. Selecteaz cu un click coloana i apoi apas tasta Delete. Fii atent s nu ncerci eliminarea unei coloane din interogare prin evidenierea numelui n panoul de tabele i apsarea tastei Delete. Vei terge de fapt, ntregul tabel din interogare, ceea ce te va ntrzia foarte mult. n acest exemplu vom prelua o list de angajai, departamentele unde lucreaz, adresele lor i salariile fiecrei persoane n parte. Ordinea n care coloanele vor aprea n Excel este aceeai cu cea din Microsoft Query. Poi trage i plasa cmpuri, adugate pentru a rearanja ordinea coloanelor. Execut click pe numele de cmp pentru a-l selecta i apoi trage-l i plaseaz-l n ordinea dorit. Dac derulezi pn la captul listei de date i execui click pe ultima nregistrare, vei vedea cte linii vor fi returnate n Excel.

RESTRICII ASUPRA INFORMAIEI RETURNATE

Poi restrnge numrul de nregistrri returnate n Excel prin adugarea de c r i t e r i i (diferite restricii) n interogare. Execut click pe butonul Show/Hide Criteria pentru a afia fereastra de criterii.

Vei aduga criteriile selectnd cmpul pe care vrei s-l restricionezi din lista derulant Criteria Field i apoi introducnd n caseta Value, de sub Criteria Field o valoare la care doreti s limitezi respectivul cmp. n figura care urmeaz poi selecta numai acele nregistrri care reprezint persoanele ce sunt angajate la departamentul PAPETRIE.

Poi introduce direct o valoare sau poi executa dublu click pe caseta Value pentru a afia caseta de dialog Edit Criteria care i prezint o gam larg de condiii pe care le poi introduce, inclusiv cteva condiii foarte convenabile cum ar fi Begins With (ncepe cu), Contains (Conine) sau Is Between (Este ntre). Opiunea Value i permite s alegi una din valorile din cmp fr a mai trebui s o introduci direct (ceea ce poate duce la apariia erorilor de scriere).

Nu lua n seam caracterele ciudate - simbolurile % i # - pe care Microsoft Query le poate plasa n caseta Value atunci cnd utilizezi caseta de dialog Edit Criteria; fac parte din sintaxa corect SQL i sunt necesare n baza de date.

ADUGAREA CONTORIZRILOR I A TOTALURILOR

Dac nu doreti s vezi doar datele bune ci i informaiile generale cum ar fi numrul de buci vndute dintr-un produs sau ce tip de produse a vndut, Microsoft Query poate efectua automat cinci tipuri de operaii asupra datelor: sum, medie, contorizare, valori minime i valori maxime. Pentru a aduga aceste operaii execut click n coloana de date n care vrei s efectuezi calculele i apoi . Microsoft Query va parcurge toate operaiile execut click pe butonul Cycle Through Totals disponibile; e suficient s execui click atunci cnd ajungi la cea dorit. Poi aduga un anumit cmp de mai multe ori i poi utiliza operaii diferite pentru fiecare. Poi sorta datele nainte de a le returna executnd click oriunde n coloana de date pe care vrei s o sortezi i apei apoi pe unul din butoanele de sortare ascendent sau descendent din bara de instrumente.

pentru a nchide Cnd obii forma final dorit a interogrii execut click pe butonul Return Data Microsoft Query i a trimite datele n Excel. Precizeaz unde doreti s plasezi datele i, dup ce ai executat din nou click pe OK, ai terminat.

REMPROSPTAREA DATELOR
n momentul n care ai creat o foaie de calcul n Excel cu informaii dintr-o baz de date, informaiile istorice, de sine stttoare nu se vor modifica, dar datele operaionale se vor modifica la fiecare or. Nu exist nici o cale de a ti dac datele din foaia de calcul Excel corespund cu ceea ce se gsete n mod curent n baza de date, dar este foarte uor de actualizat foaia de calcul astfel nct ea s aib cele mai recente date. Alege Data\Refresh Data; execut click oriunde n setul de date returnat i alege Refresh Data sau execut click oriunde n date i apoi apei pe butonul Refresh Data External Data . din bara de instrumente

De asemenea, poi configura Excel astfel nct s actualizeze automat o interogare n locul tu. Alege Data\Get External Data\Data Range Properties n timp ce cursorul se gsete n datele interogrii (acest lucru este important n caz contrar, opiunea nu va fi activat). Apasarea butonului Data Range din bara de instrumente External Data execut aceeai comand. Va aprea caseta de Properties dialog prezentat n figura urmtoare.

Poi configura parametrii din seciunea Refresh Control pentru a stabili la cte minute s remprospteze Excel interogarea, pentru a stabili ca actualizarea s aib loc de fiecare dat cnd deschizi fiierul Excel sau ambele opiuni.

EXECUTAREA DIN NOU I MODIFICAREA INTEROGRILOR

Dup ce ai lucrat pentru un anumit timp cu instrumentele de interogare din Excel vei fi construit o colecie destul de mare de interogri salvate. Oricare dintre aceste interogri poate fi uor rulat dintr-un registru de calcul dac alegi Data\\Get External Data\Run Saved Query i apoi selectezi interogarea salvat din lista de fiiere care apare. Ce se ntmpl dac parcurgi toi aceti pai i apoi descoperi c n interogare ar mai fi trebuit s introduci o coloan? Nici o problem. Trebuie doar s editezi interogarea pentru a efectua modificarea. Alege Data\Get External Data\Edit Query n timp ce cursorul se gsete n setul de date al interogrii (sau execut click pe butonul Edit Query din bara de instrumente External Data) i Excel va lansa instrumentul utilizat la crearea interogrii cu interogarea gata de a fi editat. Poi edita o interogare salvat alegnd Data\Get External Data\New Database Query i selectnd fia Queries din fereastra Choose Data Source. Vei vedea o list cu interogrile salvate. Execut click pe cea pe care doreti s o editezi i apoi alege Open iar aceasta va fi deschis pentru editare. De asemenea, poi executa click dreapta pe orice celul cu date din interogare i poi alege s editezi interogarea, s afiezi caseta de dialog Extenal Data Range Properties sau s remprosptezi datele.

UTILIZAREA INSTRUMENTELOR DE ANALIZ DIN EXCEL

Un instrument puternic de analiz n Excel este reprezentat de scenarii. Un s c e n a r i u este un set de valori pe care Excel l poate salva i substitui automat ntr-o foaie de calcul. Goal Seek (Cutare rezultat) i Solver (Rezolvitor) sunt dou instrumente incluse n Excel pe care le poi utiliza pentru a analiza date i a obine rspunsuri la probleme simple sau chiar destul de complexe. Goal Seek este n special utilizat atunci cnd exist o singur variabil iar Solver cnd ai mai multe variabile i restricii.. Instrumentul Solver nu este destinat doar analizei financiare ci poate fi utilizat i pentru modele de producie, marketing i contabilitate. Acest instrument trebuie utilizat cnd caui un rezultat i ai mai multe restricii (variabile care se modific).

UTILIZAREA SCENARIILOR
Poi utiliza scenarii pentru a prevedea rezultatul unei foi de calcul tip model. Poi crea i salva diferite grupuri de valori pe o foaie de calcul i apoi poi comuta ntre aceste variante diferite de scenarii pentru a vedea rezultatele diferite. Spre exemplu, dac vrei s-i creezi un buget dar nu eti sigur de veniturile tale, atunci i poi defini diferite variante de venituri i poi s comui ntre scenarii pentru a realiza o analiz. Pentru a compara diferite scenarii poi crea un raport care s nsumeze toate scenariile pe aceeai pagin. Raportul poate lista scenariile parte cu parte sau le poate aeza ntr-un tabel pivot de raport. Crearea scenariilor Pentru a crea un scenariu trebuie s parcurgi paii: 5. Execut Tools\Scenarios.

6.

Execut click pe butonul Add. Apare caseta Add scenario.

7. n cmpul Scenario name editeaz un nume pentru scenariu. 8. n cmpul Changing cells introdu referinele pentru celulele pe care doreti s le modifici. 9. n seciunea Protection bifeaz Prevent changes dac vrei s mpiedici alte persoane s efectueze modificri n scenariul tu sau Hide dac vrei s ascunzi modificrile.

10. Execut click pe OK. Apare caseta Scenario Values.

11. n caseta Scenario Values editeaz valorile pe care le doreti pentru a modifica celulele. 12. Pentru a crea scenariul apas butonul OK. Not: Pentru a pstra valorile originale pentru celulele care urmeaz a fi modificate, creaz un scenariu care utilizeaz valorile originale nainte de a crea un scenariu care s modifice valorile. Afiarea scenariilor Atunci cnd afiezi un scenariu schimbi valorile celulelor salvate ca parte a acestuia. Pentru a afia un scenariu trebuie s parcurgi paii: 1. Execut Tools\Scenarios.

2. 3. Selecteaz numele scenariului pe care vrei s-l vizualizezi. 4. Apas butonul Show. Crearea unui raport de scenarii Pentru a crea un raport de scenarii trebuie s parcurgi paii: 1. Execut Tools\Scenarios. 2. Execut click pe butonul Summary. 3. Alege Scenario summary sau Scenario PivotTable.

4. 5. n cmpul Result cells introdu referinele pentru celulele care refer celulele ale cror valori au fost modificate prin scenariu. Separ referinele cu virgul.

INSTRUMENTUL G O A L S E E K
Atunci cnd tii ce rezultat doreti s obii ca urmare a aplicrii unei formule dar nu tii valoarea operanzilor poi utiliza instrumentul Goal Seek (Cutare rezultat). Atunci cnd caui operanzii, Excel modific valorile dintr-o celul specific pn cnd formula ajunge la rezultatul dorit. Pentru a nelege cum acioneaz instrumentul Goal Seek s crem un scenariu simplu: eti agent de vnzri i trebuie s realizezi pn la sfritul anului o cot de vnzri de 500.000.000 lei pentru a primi un bonus. Se tie c pn n prezent ai fcut vnzri n valoare de 350.000.000 iar preul unui obiect vndut este de 130.000 lei. Este adevrat c ar fi mult mai uor s aplici formula (500.000.000-350.000.000)/130.000 pentru a afla rezultatul, dar avantajul instrumentulului Goal Seek este c poi crea formula o singur dat dup care poi schimba datele pentru a obine rapid ci alternative ctre obiectul propus. Pentru a utiliza Goal Seek : 1. Selecteaz celula formulei (D7 n acest exemplu) 2. Execut secvena Tools\Goal Seek pentru a afia caseta de dialog Goal Seek

Urmtoarea list descrie intrrile pentru fiecare obiect din caseta de dialog: Set cells (Se seteaz celula) specific locaia formulei pe care o utilizezi pentru a obine rezultatul final. n acest caz formula, se afl n celula D7 i nu face dect s nmuleasc numrul de obiecte vndute cu preul lor. n caseta To value (La valoarea) introdu valoarea int. n caseta By changing cell (Modificnd celula) specific locaia celulei variabilei pe care vrei s o modifici pentru a ai atinge obiectivul n acest caz vnzri n valoare de 500.000.000 lei. 3. Execut click pe OK sau apas tasta Enter. De ndat ce ai efectuat aceast operatie Excel ncepe cutarea obiectivului specificat Dac doreti s vinzi un numr fix de obiecte pentru a ajunge la aceeai valoare total de 500.000.000 lei va trebui s determini un pre pe obiect. Pentru aceasta trebuie s modifici parametrul By changing cell astfel nct s indice celula C7. Atunci Goal Seek va mri preul obiectelor la o valoare care s egaleze la 500.000.000 lei dar s pstreze numrul de buci vndute la 2000 (spre exemplu).

Rezultatul final va fi:

INSTRUMENTUL S O L V E R
Solver (Rezolvitor) este un instrument foarte puternic de analiz care folosete mai multe variabile i restricii ce se modific pentru a gsi soluia optim de rezolvare a unei probleme. Not: Solver nu este activ n mod prestabilit. Pentru a-l aduga n meniul Tools execut secvena Tools\Add-Ins, selecteaz Solver Add-In din caseta Add-Ins i execut click pe OK. Pentru a exemplifica cum funcioneaz acest instrument se va calcula costul final al unui proiect, innd cont de mai multe variabile. Se tie c suma maxim de buget anual este de 500.000 $, costul pentru fiecare proiect nu trebuie s depeasc 50.000 $ i doreti s optimizezi sau s aduni sumele pentru marketing i publicitate.

Pentru a configura acest scenariu trebuie s parcurgi urmtorii pai: 1. 2. 3. 4. Configureaz tabelul. Creaz restriciile (constrngerile). Selecteaz celula destinaie G16 i execut secvena Tools\Solver. n caseta de dialog Solver Parameters (Parametri rezolvitori) stabilete parametrii pe care doreti s-i utilizezi n problem. Pentru acest exemplu, vei dori ca n celula destinaie s apar

totalul dolarilor cheltuii (G16), care doreti s fie egal cu valoarea maxim a bugetului, 500.000 $ - specificat n caseta Value of (Valoarea de). Solver va calcula cea mai bun dispersie pentru obinerea rezultatului optim, ajustnd cantitile din domeniul By Changing Cells (Celulele care se modific) E5:F14.

5. n continuare, trebuie s adaugi restricii la problem. Selecteaz Add din seciunea Subject to the Constraints pentru a specifica prima restricie. n acest exemplu, doreti s cheltuieti un total de exact 50.000 $ pentru oricare dintre proiecte. Celula cu restricia este G21.

6. Pentru a aduga mai multe restricii execut click , din nou, pe butonul Add i specific restricia. n acest exemplu vei mai aduga o restricie pentru costurile de marketing.

7. Ultima restricie este bugetul total de 500.000$ din celula G23. Dup ultima restricie nu executa click pe Add ci, dup ce ai terminat cu restriciile, execut click pe OK pentru a reveni n caseta Solver.

8. Execut click pe butonul Solver sau apas tasta Enter pentru a porni rezolvarea problemei. n timp ce lucreaz, acesta afieaz un mesaj n bara de stare. 9. Cnd Solver ajunge la concluzia final afieaz o caset de dialog care indic rezultatul i modific valorile specificate din foaia de calcul pentru a ndeplini obiectivul. n figura urmtoare se observ celulele modificate atunci cnd Solver a creat soluia optim pentru problem.

10. De aici poi salva rezultatele Solver i crea un raport de rspuns care s prezinte scenariul original al costurilor i rezultatul final. Selecteaz Answer (Rspuns) n lista Reports i execut click pe butonul Save Scenario pentru a afia caseta de dialog Save Scenario.

11. Dac doreti s anulezi foaia de calcul pentru a reveni la valorile iniiale, selecteaz opiunea Restore Original Values (Refacere valori iniiale) pentru a relua procesul cu valorile iniiale.

12. Execut click pe OK i Excel va reface valorile i va crea raportul de rspuns . Raportul de rspuns compar valorile originale cu cele modificate i indic celulele care au fost schimbate. n acest fel poi compara scenariile; reia de la datele originale i ai grij s fie Answer activ. Not: Raportul de rspuns este creat pe o foaie separat. Dac ai mai multe rapoarte i scenarii este bine s ascunzi foile cu rapoarte. Restriciile sunt salvate ca registrul de calcul, deci nu va trebui s le reintroduci de fiecare dat cnd deschizi registrul. Dac Solver nu poate obine o concluzie satisfctoare plecnd de la datele furnizate, va aprea o caset de mesaj. Ajusteaz restriciile sau variabilele dup necesiti pentru a continua ncercarea de rezolvare a problemei. Not: Anumite probleme sunt prea complexe chiar i pentru Solver. n cazul problemelor cu prea multe variabile sau restricii, ncearc mprirea lor n segmente, rezolvarea separat a fiecrui segment i utilizarea acestor soluii n Solver pentru a obine o concluzie. Soluia instrumentului Solver la o problem complex poate fi corect dar nerealist. Fii sceptic: verific corectitudinea oricror valori modificate nainte de a crea un raport sau a implementa orice sugestie venit de la Solver. Poi modifica parametrii Solver nainte de a ncepe rezolvarea problemei dac bnuieti c obinerea problemei poate dura prea mult sau necesit prea mult putere de calcul. Executarea unui click pe butonul Options din caseta de dilaog Solver Parameters duce la afiarea casetei de dialog Solver Options n care poi stabili numrul de iteraii ale problemei ce va fi rulat de Solver n cutarea unui rspuns sau interval de timp pe care l va petrece cutnd nainte de a renuna. n continuare sunt prezentate caseta i opiunile disponibile:

Opiune
Max Time (Durata maxim) Iterations (Iteraii) Precision (Precizie) Tolerance (Tolerana) Covergence

Descriere
Determin intervalul maxim de timp n care Solver va cuta o soluie, n secunde, pn la aproximativ 9 ore. Determin de cte ori va rula Solver parametrii n cutarea unei soluii. Determin acurateea soluiei. Cu ct numrul este mai mic cu att este mai mare acurateea soluiei. Cnd se folosesc restricii ntregi, este mai dificil pentru Solver s rezolve problema. De aici, acorzi mai mult toleran, reducnd ns acurateea. Pentru toate problemele non-liniare, indic cea mai mic valoare a

Opiune
(Convergen)

Descriere
modificrii pe care Solver o va utiliza n fiecare iteraie. Dac celula destinaie se gsete sub parametru de convergen, Solver va oferi cea mai bun soluie i se va opri. Cnd este validat , Solver va gsi o soluie rapid, cu condiia ca modelul s fie liniar (s utilizeze doar adunri i scderi simple). Modelele non-liniare ar trebui s utilizeze factori de cretere i nivelare exponenial sau funcii non-liniare pentru foaia de calcul. Interzice instrumentului Solver s plaseze valori negative n celulele care se modific. (De asemenea, poi aplica restricii care s specifice c valoarea trebuie s fie mai mare sau egal cu zero.) Exemplul anterior trebuie s utilizeze aceast opiune pentru a interzice lui Sover s foloseasc valori negative. Se folosete cnd celulele care se modific i celula obiectiv difer foarte mult ca valoare. Oprete aplicaia i i permite s vezi rezultatele fiecrei iteraii din secvena Solver. ncarc modelul care trebuie utilizat dintr-un set stocat de parametri din foaia de calcul. Salveaz un model ntr-o celul sau un set de celule i i permite s apelezi din nou la acest model. Selecteaz aceast opiune cnd modelul este liniar. Selecteaz aceast opiune cnd modelul este non-liniar. Atunci cnd celulele controlate de restricii se modific prea puin la fiecare iteraie valideaz aceast opiune pentru a accelera intrumentul Solver. Folosete aceast opiune pentru a asigura acurateea atunci cnd celulele controlate de restricii se modific rapid i cu cantiti mari Utilizeaz mai mult memorie dar necesit mai puine iteraii pentru gsirea unei soluii. Se utilizeaz la modelel de dimensiuni mari deoarece necesit mai puin memorie; totui se vor utiliza mai multe iteraii pentru gsirea unei soluii pentru model.

Assume Linear Model (Se presupune modelul liniar) Assume Non-Negativ (Se presupun valori nenegative) Use Automatic Scalling (Utilizare scalare automat) Show Iteration Results (Afiare rezultate iteraii) Load Model (ncrcare model) Save Model (Salvare model) Tangent (Tangent) Quadratic (Ptratic) Forward (La dreapta) Central (Centrate) Newton Conjugate (Conjugat)

PARTAJAREA I UNIREA REGITRILOR DE CALCUL

PARTAJAREA REGITRILOR DE CALCUL
Un registru de calcul partajat (Share Workbook) este un registru care permite mai multor utilizatori de reea s-l vizualizeze i s fac modificri n acelai timp. Fiecare utilizator care salveaz registrul vede modificrile fcute de ali utilizatori. Pentru a partaja un registru de calcul trebuie s parcurgi paii: 1. Execut secvena Tools\Share Workbook i apoi execut click pe fia Editing.

2. Selecteaz opiunea Allow changes by more than one user at the same time i execut click pe OK. 3. Salveaz registrul. 4. Execut secvena File\Save As i apoi salveaz registrul partajat la o locaie de reea unde s aib acces i ali utilizatori. Not: Aceast procedur i permite s pstrezi un istoric (Change history) despre modificrile efectuate ntr-o sesiune de editare anterioar. Informaia conine numele utilizatorului care a efectuat fiecare modificare, cnd au fost efectuate modificrile i ce date au fost modificate. Poi vedea aceste informaii direct pe foaia de calcul sau ntr-o foaie separat. Cnd anulezi partajarea unui registru deconectezi toi utilizatorii de pe registrul partajat, nchizi istoricul i tergi toate istoricele salvate pe care nu le mai poi vedea. Ca s te asiguri c nu se pierde informaie in lucru asigur-te c toi utilizatorii au fost ntiinai i au salvat i nchis registrul nainte de a-i anula partajarea. Pentru a anula partajarea unui registru trebuie s execui paii: 1. Execut secvena Tools\Share Workbook i apoi execut click pe fia Editing. 2. Asigur-te c eti singura persoan din lista Who has this workbook open now. Dac mai sunt listai i ali utilizatori, acetia vor pierde informaia. 3. Anuleaz bifa din csua Allow changes by more than one user at the same time. 4. Click Yes.

Limitri care apar la partajarea regitrilor Cteva dintre facilitile Excel nu sunt disponibile cnd partajezi regitri. Este bine s utilizezi unele dintre aceste faciliti nainte de a partaja registrul de calcul ntr-un registru partajat nu poi s execui urmtoarele: S uneti celule. Le poi vedea pe cele unite nainte de partajare. S inserezi sau s tergi blocuri de celule. Poi insera sau terge numai rnduri sau coloane ntregi. S tergi foi de calcul. S faci modificri n casetele de dialog sau meniuri. S defineti i s aplici formate condiionate. S setezi sau s modifici validri de date. S inserezi sau s modifici diagrame, obiecte, imagini, etc. S utilizezi bara Drawing. S asignezi o parol pentru a proteja foaia de calcul individual sau ntregul registru. S modifici sau s anulezi parole. S salvezi, s vezi sau s modifici scenarii. S grupezi datele. S inserezi subtotaluri automate. S creezi tabele de date sau tabele pivot. S scrii, s modifici, s vezi , s nregistrezi sau s asignezi macrocomenzi.

UNIREA REGITRILOR DE CALCUL

Pentru a uni (Merge) mai multe copii ale unui registru partajat, Excel necesit ca fiecare copie s pstreze istoricul din ziua cnd s-au creat copii pn la data unirii lor. Dac numrul specificat de zile este depit nu mai poi uni copiile. Dac nu eti sigur ct timp va dura procesul de revizuire, introdu un numr mare de zile, spre exemplu 1.000. 1. Execut secvena Tools\Share Workbook i apoi execut click pe fia Editing. 2. Selecteaz opiunea Allow changes by more than one user at the same time i execut click pe OK. 3. Selecteaz fia Advanced.

2. n seciunea Track changes selecteaz opiunea Keep change history for:. n caseta Days editeaz un numr cel puin egal cu numrul de zile pe care l estimezi a fi necesar utilizatorilor pentru a face modificri i comentarii n registru. 3. Click OK i salveaz registrul. Dac doreti s uneti copii ale unui registru partajat trebuie s activezi istoricul (Change history) nainte s faci copii i s le distribui celor care le revizuiesc i nainte ca cineva s s fac modificri copiilor. Trebuie respectat, de asemenea, perioada de timp specificat pentru a menine istoricul. 1. Deschide o copie a registrului partajat n care vrei s faci unirea copiilor. 2. Execut secvna Tools\Merge Workbook. 3. n caseta de dialog Select Files to Merge into Current Workbook selecteaz o copie a registrului partajat care a suferit modificri care trebuie unite i apoi execut click pe OK. 4. Repet paii 2 4 pn cnd toate copiile sunt unite.

REZUMATUL LECIEI 2
n aceast lecie ai acumulat cunotine despre: Cum s creezi i s lucrezi cu scenarii. Cum s foloseti opiunea Goal Seek. Cum s foloseti opiunea Solver. Cum s creezi i s lucrezi cu tabele pivot .

Cum s creezi i s lucrezi cu diagrame pivot

ntrebri gril
Bifeaz variantele de rspuns care consideri c sunt corecte. ntrebrile pot avea de la 1 la 3 rspunsuri corecte. Care din urmtoarele nu este o facilitate a lucrului cu regitri paratjai ? Excel poate crea un raport sumarizat al tuturor modificrilor fcute n registru. Poi s urmreti, accepi /sau respingi orice modificri fcute asupra regitrului. Poi crea o copie a registrului, s o distribui altor utilizatori i s compari mai trziu, s uneti (merge) cu originalul pentru a vedea modificrile. mai muli utilizatori pot deschide i lucra simultan pe un registru. Care dintre urmtoarele nu este un instrument de analiz? Goal Seek. Auto Outline. Scenario Manager. Solver. Cum poi s evideniezi modificrile dintr-un registru de calcul? Execui click pe butonul Track Changes de pe bara standard. Activezi funcia Track Changes din meniul Tools. Activezi funcia Track Changes din meniul View. Nu se pot evideia modificrile. Ce reprezint precedenii pentru o celul cu formul? Celulele care furnizeaz datele pentru formul. Celulele care utilizeaz n calcul rezultatul formulei din celula respectiv. Rezultatul n sine al formulei din celul. Nu are nici o semnificaie. Care din urmtoarele sunt controale de formular? Caseta de selectare. Butoane de incrementare/decrementare. Bare derulante. Nici unul.

Completai
1. Cum poi ascunde i afia informaia n tabelele supuse gruprii:

2. Cum poi crea interogri pentru baze de date:

Exerciii
Exerciiul 1 1. S se creeze un scenariu pentru a calcula valoarea prezent a unei investiii. Pentru aceasta se va utiliza registrul prezentat n continuare:

2. S se creeze un scenariu care s pstreze datele originale. 3. S se creeze mai multe scenarii pn cnd dispare restul de plata la sfritul perioadei. 4. n final raportul de sumarizare al scenariilor trebuie s arate astfel:

Exerciii

Exerciiul 3 1. S se creeze un fiier cu urmtorul coninut:

2. S se creeze o caset combo deasupra capului de tabel, care s conin lista cu numerele facturilor. Celula de legtur s fie B10. Caseta s fie cu aspect 3-D. 3. n celula D5 s se returneze din tabel valoarea corespunztoare facturii al crui numr apare n caseta combo. 4. n celula E5 s se returneze din tabel restul de plata la data curent, corespunztor facturii al crui numr apare n caseta combo. 5. n celula F5 s se calculeze o penalizare de 15% pentru facturile care au rest de plat. 6. n celula G5 s se returneze valoarea de total de plat pentru facturile care au rest de plat. n final, tabelul trebuie s arate aa:

Formulele utilizate sunt urmtoarele: =INDEX(D11:D20,B10,1) =INDEX(E11:E20,B10,1) =IF(E5>0,E5*15%,0) n aceast ultim lecie a produsului Excel vei acumula cunotine despre lucrul cu scenarii i utilizarea instrumentelor Goal Seek i Solver, despre cum se partajeaz i se unesc regitrii de calcul i foile de calcul, despre cum se creaz i se lucreaz cu tabele pivot i cu diagrame pivot.