UNIVERSITATEA TEHNICA din CLUJ NAPOCA DEPARTAMENTUL FONDURI STRUCTURALE PROCEDURA PRIVIND DECONTAREA DEPLASARILOR INTERNE 1.

Angajatul completeaza 'propunerea de angajare a unei cheltuielicare va cuprinde :- numele persoanei care face deplasarea,perioada, localitatea , scopul delegatiei precum si mentiuni legate de mijlocul de transport (autocu nr de inmatriculare al autoturismului, avion, vagon de dormit) avind grija sa aiba semnaturile autorizate la intocmit-seful de catedra / specialitate-decanul si depune propunerea la registatura pentru a fi inregistrata si trimisa spre aprobare conducerii conform procedurii privind circuitul documentelor in rectorat. * ( daca deplasarea se efectueaza din alte surse decit cele bugetare se vor aplica procedurile stabilite de departamentele in cauza) Dupa recuperarea propunerilor aprobate , persoana din cadrul biroului financiar desemnata sa se ocupe si de decontarea acestora va completa ordinul de deplasare, il va inregistra in registrul de evidenta a ordinelor de deplasare si il va inmina persoanei care face deplasarea . In aceasta etapa angajatul care foloseste mijloc de transport autoturismul va semna declaratia pe propria raspundere aprobata de conducerea UTCN. ANGAJATUL SOLICITA AVANS 2. Daca solicita avans , angajatul se va prezenta cu o copie a ordinului de deplasare si a propunerii aprobate , la sefa contabila sau inlocuitorul acesteia pentru aprobarea sumei iar apoi va ridica avansul de la caserie. 3. Avansul trebuie justificat in termen de 24 de ore de la revenirea din deplasare indiferent daca persoana are de primit sau de restituit sume e bani. In acest caz nejustificarea sumelor de bani in termen se penalizeaza cu 0.5% pe fiecare zi calendaristica de intirziere. ANGAJATUL NU SOLICITA AVANS 4. Conducatorul unitatii unde a fost efectuata deplasarea semneaza si stampileaza ordinul de deplasare, mentionind ora si data sosirii si plecarii angajatului UTCN pentru confirmarea deplasarii. JUSTIFICAREA CHELTUILELILOR 5. La revenirea din deplasare angajatul completeaza pe ordinul sau de deplasare datele referitoare la perioada efectiva a deplasarii, tipul documentelor justificative, seria si numarul documentelor, suma aferenta.Astfel completat ordinul de deplasare va fi semnat pe verso la rubrica sef compartiment de catre seful ierarhic superior al angajatului, (sau responsabilul de proiect daca s-a finantat din contracte de cercetare)In cazul deplasarilor cu autoturismul contravaloarea transportului se va

calcula de persoana din cadrul bir. financiar pe baza bonului de combustibil. * Distanta parcursa , respectiv consumul de carburanti sint stabilite de H.G.1860/2006 .pentru stabilirea pretului carburantului angajatul anexeaza ca document justificativ un bon de carburant din perioada/de pe traseul efectuat. Bonul nu trebuie sa acopere tot consumul, fiind utilizat doar pentru stabilirea pretului de calcul. 6. Tot in aceasta etapa angajatul va completa formularul de ordonantare pentru a fi semnat de catre decan si inregistrat la decanatul facultatii. 7. Angajatul se prezinta apoi la biroul financiar cu urmatoarele documente: - Ordinul de deplasare cu confirmarea faptului ca a efectuat deplasarea (data si ora plecarii/sosirii, semnatura si stampila de la unitatea unde a efectuat deplasarea -Propunerea de angajare a unei cheltuieli aprobata in prealabil ( care a ramas la delegat) -Bon de combustibil ( din perioada deplasarii) -Pentru deplasarile cu autoturisul se vor respecta prevederile privind raspunderea materiala a salariatilor care utilizeaza autoturisme -Facturi fiscale pentru cazare ( hotel clasificat de maxim 3 stele ) -Bilete de transport CFR -Factura, chitanta si tichete de imbarcare pt transport cu avionul -Alte documente justificative. 8. Dupa verificarea documentelor si calculul final biroul financiar (prin persoana desemnata a se ocupa de deplasari) va stabili suma pe care o primeste angajatul sau daca angajatul are de restituit o suma de bani, in cazul in care a avut avans. 9. Pentru suma restituita angajatul va primi chitanta de la caseria UTCN iar pentru suma primita angajatul va confirma pe verso ordinului de deplasare suma primita. Pentru sume ce depasesc 500 de lei sumele decontate se vor vira pe card. Chiar daca nu a luat avans angajatul are obligatia, conform legii contabilitatii, de a prezenta documentele justificative in termen de 5 zile lucratoare de la incheierea misiunii. Aminarea depunerii ordinului de deplasare peste acest termen va avea drept consecinta nedecontarea cheltuielilor efectuate. 10. Ordinul de deplasare va fi semnat de catre seful contabil pentru controlul preventiv si de catre prorector , aprobind implicit prin semnatura lor si documentele justificative .

INTOCMIT Sef birou financiar Ec Zita CAZACU

Completari PRODOC POSDRU si alte deplasari pe fd. Structurale- pe linga biletetle de tren se solicita de la agentia CFR factura pt deducerea TVA