PROCEDURA Nr.

1 /2007 PRIVIND DECONTAREA CHELTUIELILOR OCAZIONATE DE DEPLASARILE IN INTERESUL SERVICIULUI

COD: POS Pag : 1 Editia: Revizia :

CUPRINS: I) 1. 2. 3. II) Reglementari generale Scop Definitii Conditii de acordare a cheltuielilor de delegare, deplasare in interesul serviciului Modul de atribuire si restituire a fiecarui tip de cheltuiala ocazionata de delegarea sau deplasarea in interesul serviciului 2.1) Diurna 2.1.1) In tara 2.1.2) In strainatate 2.2) Restituirea cheltuielilor de transport 2.2.1) In cazul in care deplasarea s-a facut cu mijloace de transport altele decat cele personale ale angajatilor 2.3) Restituirea cheltuielilor de cazare 2.4) Situatii specifice 2.5) Acordarea si justificarea avansurilor de deplasare

Page 1

c) cheltuieli de cazare. in interesul serviciului: a) acordarea diurnei. b) cheltuieli de transport: .PROCEDURA Nr. Reglementari generale COD: POS Pag : 2 Editia: Revizia : 1. din dispozitia persoanelor abilitate din cadrul societatii. in afara locului de munca obisnuit.in interesul serviciului. “diurna”: reprezinta indemnizatia zilnica primita pentru compensarea cheltuielilor personale. 3.ocazionate de deplasarea cu mijloace de transport. “sfarsitul perioadei de delegare sau deplasare”: reprezinta data si ora sosirii mijlocului de transport in localitatea unde “angajatul” isi are locul permanent de munca. a unor lucrari sau sarcini corespunzatoare atributiunilor sale de serviciu. Conditii de acordare a cheltuielilor de delegare sau deplasare in interesul serviciului: Angajatii societatii au urmatoarele drepturi banesti pe perioada delegarii in alta localitate. Definitii: a) b) c) d) e) “angajat”: orice persoana care are incheiat un contract de munca pe durata nedeterminata sau determinate cu oricare din entitatile grupului Rompetrol “delegarea”: reprezinta executarea temporara de catre angajat. 1 /2007 PRIVIND DECONTAREA CHELTUIELILOR OCAZIONATE DE DEPLASARILE IN INTERESUL SERVICIULUI I. in tara sau strainatate. altele decat cele personale. d) alte cheltuieli ocazionale Acordarea cheltuielilor de delegare sau deplasare se face numai cu respectarea urmatoarelor reguli generale: Page 2 . efectuate de catre angajatii societatilor din cadrul Grupului Rompetrol 2. “inceputul perioadei de delegare sau deplasare”: reprezinta data si ora plecarii mijlocului de transport din localitatea unde “angajatul” isi are locul permanent de munca. Scop: Aceasta procedura are drept scop stabilirea unui cadru unitar in ceea ce priveste decontarea cheltuielilor ocazionate de delegare in alta localitate. de catre “angajatul” aflat in delegare in localitati situate la o distanta mai mare de 60 km de localitatea in care isi are locul permanent de munca.

intitulat: “Formular pentru aprobarea deplasarilor in strainatate”. Aceasta regula trebuie avuta in vedere la alegerea rutei de calatorie. precum si folosirea unui autovehicul personal in scopul unei deplasari in interesul serviciului in tara. II) Modul de decontare a fiecarui tip de cheltuiala ocazionata de delegarea sau deplasarea in interesul serviciului 2. In cazul deplasarii in grup. a mijloacelor de transport cat si la pregatirea calatoriei in sine. orice deplasare in afara Romaniei a angajatilor societatilor trebuie sa fie aprobata de catre membrul Echipei de Conducere care coordoneaza departamentul din care face parte angajatul care solicita deplasarea. temporar. prin Decizia Consiliului de Administratie al fiecarei societati si cu respectarea prevederilor legale in domeniu Page 3 . ruta si durata deplasarii. beneficiaza de diurna in cuantumul stabilit. restituirea cheltuielilor se face numai in proportia necesara indeplinirii scopului delegarii. detasarii sau deplasarii in interesul serviciului. necesita aprobarea in scris a persoanelor abilitate (Anexa nr. cu taxiul. o data pe an la inceputul anului calendaristic. Pentru obtinerea aprobarii se va intocmi formularul prevazut in Anexa nr. acestea trebuiesc sa fie aprobate individual de directorul executiv de resort.1) In tara: Angajatii societatilor trimisi. in cazul deplasarilor in strainatate.1. 1).1) Diurna: 2. delegarea. sau deplasarea in interesul serviciului trebuie sa fie limitata la perioada strict necesara. in alta localitate pentru indeplinirea unor sarcini de serviciu. 2 la prezentele Proceduri. 1). in schimbul aprobarilor individuale se poate da o aprobare colectiva. transportul cu avionul. 1 /2007 PRIVIND DECONTAREA CHELTUIELILOR OCAZIONATE DE DEPLASARILE IN INTERESUL SERVICIULUI - COD: POS Pag : 3 Editia: Revizia : delegarea sau deplasarea in interesul serviciului trebuie sa fie dispusa in scris de persoanele abilitate (Anexa nr. stabilindu-se cu aceasta ocazie modalitatea de transport.PROCEDURA Nr.

si momentul aterizarii avionului . angajatul nu beneficiaza de diurna. determinata de programul de zbor al avioanelor. precum si pentru ultima zi in cazul delegarii de mai multe zile. si de pe aeroporturile care constituie puncte de trecere a frontierei de stat a Romaniei.inclusiv timpul de deplasare necesita mai mult de 12 ore de la momentul plecarii pana la intoarcerea in localitatea de domiciliu .momentul trecerii cu trenul sau cu mijloace auto prin punctele de trecere a frontierei. 1 /2007 PRIVIND DECONTAREA CHELTUIELILOR OCAZIONATE DE DEPLASARILE IN INTERESUL SERVICIULUI COD: POS Pag : 4 Editia: Revizia : Angajatii societatilor indiferent de functia lor. indemnizatia se acorda numai daca durata delegarii este de cel putin 12 ore. . In cazul intreruperii calatoriei. la care acesta suporta toate cheltuielile de masa. Perioada pentru care se acorda diurna in valuta se determina in functie de mijlocul de transport folosit.2) In strainatate: Angajatii societatilor trimisi. Pentru fractiunile de timp care nu insumeaza 24 de ore. In cazul unor actiuni organizate de catre societati. aflati in delegare sau deplasare in localitati situate la distante mai mari de 60 km de localitatea in care isi au locul permanent de munca. considerandu-se ficare 24 de ore cate o zi de delegare sau detasare.momentul decolarii avionului. in Page 4 . drepturile de diurna si cazare ale angajatilor societatilor se acorda. temporar. Pentru delegarea cu o durata de o singura zi.1. Diurna se acorda fara documente ce dovedesc utilizarea acesteia. Pentru transportul in interiorul localitatii in scopul indeplinirii atributiunilor de servici. In acest caz angajatul are obligatia de a solicita organizatorului actiunii sa faca mentiunea pe delegatia sa “nu se acorda diurna”. o indemnizatie zilnica de delegare sau de deplasare (diurna) daca durata activitatii. costul se va deconta pe baza documentelor ce dovedesc utilizarea respectivelor mijloace de transport. in strainatate pentru indeplinirea unor sarcini de serviciu.PROCEDURA Nr. la sosirea in tara. pentru compensarea cheltuielilor personale. primesc. la plecarea in strainatate. Numarul zilelor calendaristice in care salariatul se afla in delegare sau deplasare se socoteste de la data si ora plecarii pana la data si ora inapoierii mijlocului de transport din si in localitatea unde isi are locul permanent de munca. beneficiaza de diurna in cuantumul prevazut in Anexa 3. avandu-se in vedere: . a celor marunte uzuale. Pe timpul delegarii nu se pot plati ore suplimentare. atat la plecarea in strainatate cat si la inapoierea in tara. diurna se acorda astfel: 50% pana la 12 ore si 100% pentru perioada care depaseste 12 ore. Diurna se acorda in vederea acoperirii cheltuielilor de hrana. 2.

la nivelul prevazut pentru tara de destinatie. in cazul in care cheltuielile pentru masa se suporta de catre partenerii straini. Ei pot insa. costul suplimentar de viteza. . pe orice distanta in Europa pentru angajatii incadrati in nivelurile HAY cuprinse in 11 -12 inclusiv cheltuieli de transport cu avionul clasa « Business ». . telex.cheltuielile de transport cu avionul. numai daca sejurul pe perioada respectiva nu este asigurat de catre companiile care efectueaza transportul. la clasa a I-a. fax) pentru retinerea locurilor in mijloacele de transport feroviar. Costul tichetelor pentru rezervarea locurilor. precum si cheltuielile de transport efectuate in cadrul localitatii unde se executa delegarea sau deplasarea. precum si comisioanele percepute de agentiile de voiaj intra in cheltuielile de transport care se deconteaza. la distante de peste 300 km si cu aprobarea prealabila a persoanelor abilitate (Anexa nr. Page 5 . beneficiaza de 50% din diurna stabilita pentru tara in care are loc deplasarea. 1 /2007 PRIVIND DECONTAREA CHELTUIELILOR OCAZIONATE DE DEPLASARILE IN INTERESUL SERVICIULUI COD: POS Pag : 5 Editia: Revizia : continuare. astfel: . 1).A. navale etc. pentru toate zborurile transoceanice aflate in conexiune .taxele suplimentare percepute de agentiile de voiaj sau de alte unitati (convorbiri telefonice. aerogara sau port si locul delegarii sau detasarii.2) Decontarea cheltuielilor de transport: 2. clasa « Economic » pe orice distanta in Europa. clasa « Business ». Decontarea cheltuielilor pentru utilizarea vagonului de dormit este admisa numai in cazul calatoriilor efectuate pe timp de noapte.cheltuielile pentru transportul efectuat cu mijloace de transport in comun la si de la aerogara. aeriene. conform aprobarilor legale si pe baza documentelor doveditoare. cand aceasta este situata in alta localitate. dus si intors. . pe distanta dintre gara. sa-si deconteze cheltuielile efective de masa efectuate . rapid sau intercity. 2. Membrii Echipei de Conducere a Rompetrol S.cheltuielile de transport cu trenul accelerat.PROCEDURA Nr.doar cu aprobarea finala a COO Grup Rompetrol . telegrame. nu beneficiaza de diurna pe timpul delegarii lor in tara sau strainatate.2. pentru angajatii incadrati in nivelurile HAY cuprinse in 5-10 inclusiv .1) In cazul in care deplasarea s-a facut cu mijloace de transport altele decat cele personale ale angajatilor : Angajatii societatilor au dreptul la decontarea cheltuielilor de transport ocazionate de deplasarea cu alte mijloace de transport decat cele personale.cheltuielile de transport cu avionul. Angajatii societatilor trimisi in strainatate. cu mijloace de transport in comun. transport in interiorul localitatii precum si cheltuielile ocazionate de activitati de protocol in timpul delegarii in tara sau strainatate.

cheltuielile de transport pentru inapoiere.cheltuielile de transport ale persoanelor care au asigurat. angajatului nu i se mai acorda diurna. cheltuielile de transport nu se deconteaza Nu se admit la decontare: . . inainte de terminarea misiunii. de catre societate. Decontarea cheltuielilor de transport se poate efectua si in cazurile in care: . 1 /2007 PRIVIND DECONTAREA CHELTUIELILOR OCAZIONATE DE DEPLASARILE IN INTERESUL SERVICIULUI COD: POS Pag : 6 Editia: Revizia : . precum si cheltuielile de parcare. din localitatea unde se afla in delegare.cheltuielile pentru transportul cu taxiul. in localitatea de domiciliu. luate impreuna si daca prin aceasta nu se afecteaza bunul mers al activitatii la locul delegarii . inclusiv asigurarea de sanatate. dupa terminarea delegarii sau detasarii. in cazul in care salariatii.salariatii intrerup delegarea sau deplasarea si se inapoiaza in localitatea locului lor de munca obisnuit. din cauza incapacitatii temporare de munca. 3.cheltuielile pentru plata taxelor rutiere.cheltuielile zilnice de transport sau costul unui abonament de transport. au ramas sa-si efectueze concediul de odihna sau datorita altor cauze de ordin personal. in cazul in care conditiile de transport permit ca angajatii aflati in delegare sau deplasare sa se inapoieze zilnic. In acest caz .angajatii sunt chemati. . din localitatea unde sunt trimisi in delegare sau detasare. 2. dupa terminarea programului de lucru. pentru raspunderea civila. Daca intreruperea se datoreaza faptului ca angajatii se intorc din delegare sau deplasare din cauza unor interese personale. transportul gratuit in interesul serviciului. . respectiv cartea verde.PROCEDURA Nr.3) Decontarea cheltuielilor de cazare: Page 6 . pct. cu respectarea prevederilor cuprinse in prezentele proceduri la cap I.taxele percepute suplimentar pentru bagajele personale. de transbordare sau a altor asemenea cheltuieli. . daca cheltuielile astfel efectuate sunt mai mici decat diurna si cheltuielile de cazare. dovedita cu certificat medical. .

si eventualele taxe obligatorii pe plan local. camera single. In cazul unor actiuni organizate de catre societati . viza si stampila conducatorului unitatii sau inlocuitorului acestuia. Pentru zilele respective. angajatii in cauza nu beneficiaza de decontarea cheltuielilor de cazare si de diurna. hotel de 4 . camera single.max. . Angajatii care au locul permanent de munca in alta localitate decat aceea in care isi au domiciliul nu beneficiaza. dupa cum urmeaza: a) pentru angajatii incadrati in posturi de pana la nivelul 10 pe clasificarea HAY. pe langa tarifele sau chiria platite. 125Euro/zi.4) Situatii specifice: Angajatii societatilor trimisi in delegare sau deplasare in tara sunt obligati sa obtina pe ordinul de serviciu. In acest caz angajatul are obligatia de a solicita organizatorului actiunii sa faca mentiunea pe delegatia sa “nu se acorda diurna si cheltuieli de cazare”. hotel de 3 . se deconteaza si contravaloarea acestuia. Acestor salariati li se deconteaza numai cheltuielile de transport. . pe baza documentelor justificative. inca cel mult 48 de ore. in interes personal. 2. au dreptul la decontarea cheltuielilor de cazare efectuate. indicand data si ora sosirii si plecarii. de la unitatea la care se deplaseaza .PROCEDURA Nr. 75Euro/zi. pe timpul cat sunt trimisi in delegare sau detasare in localitatea domiciliului lor. Atunci cand delegarea sau detasarea unor salariati expira in ziua de vineri sau intr-o zi care precede o zi de sarbatoare legala si salariatii raman in localitatea respectiva. Page 7 . c) In situatia in care in costul cazarii este inclus si micul dejun. conducerea unitatii poate deconta costul transportului la inapoiere.max. d) Prin cheltuieli de cazare se intelege. de indemnizatie de delegare sau de detasare si de cheltuieli de cazare. angajatul nu beneficiaza de diurna sau plata hotelului . b) pentru angajatii incadrati in functiile cuprinse in nivelurile 11-12 pe clasificarea HAY. 1 /2007 PRIVIND DECONTAREA CHELTUIELILOR OCAZIONATE DE DEPLASARILE IN INTERESUL SERVICIULUI COD: POS Pag : 7 Editia: Revizia : Angajatii societatilor trimisi in delegare in localitati situate la distante mai mari de 60 km de localitatea in care isi au locul permanent de munca si care nu se pot inapoia la sfarsitul zilei de lucru. la care acestea suporta toate cheltuielile de masa si cazare.

pentru fiecare zi intarziere. in conditiile legii. 1). dar nu mai mult decat totalul cheltuielilor de delegare sau de deplasare pentru 31 zile calendaristice. Sumele in valuta folosite in alte scopuri sau cheltuite fara respectarea conditiilor in care au fost acordate. in termen de cel mult 5 zile lucratoare de la data primirii avansului. compartimentul financiar-contabil verifica legalitatea documentelor justificative anexate la decont. 1 /2007 PRIVIND DECONTAREA CHELTUIELILOR OCAZIONATE DE DEPLASARILE IN INTERESUL SERVICIULUI 2. sa intocmeasca si sa depuna la compartimentul financiar-contabil al societatii/punctului de lucru care i-a acordat avansul. . data ce se considera data justificarii avansului. sau nu restituie in termen sumele ramase necheltuite. titularul acestuia va depune decontul pentru justificarea avansului. Compartimentul financiar-contabil are obligatia sa mentioneze pe decont data primirii acestuia. Titularul de avans este obligat ca in termen de cel mult 5 zile lucratoare de la sosirea din deplasare.“Ordin de deplasare / Delegatie”. In cazul solicitarii unui avans spre decontare. stabilit in raport cu numarul zilelor de deplasare. impreuna cu documentele justificative. un avans in numerar. se recupereaza in valuta de la cei care au incalcat procedura. In cazul in care titularii de avansuri intocmesc si prezinta deconturi incomplete sau anexeaza la acestea documente nelegale. La primirea decontului de cheltuieli.“Decont de cheltuieli pentru deplasari externe” . avansurile se considera justificate numai cu valoarea documentelor legale. potrivit practicii existente pe plan local.PROCEDURA Nr. in tara sau strainatate. Titularii de avans care nu depun in termen deconturile pentru justificarea avansurilor. necesar pentru diverse cheltuieli administrative. au dreptul sa primeasca. exclusiv ziua sosirii. nu se elibereaza documente sau acestea sunt retinute de autoritati.pentru deplasarile in strainatate ( Anexa 4) Documentele mentionate mai sus trebuie sa poarte semnatura unei persoane abilitate (Anexa nr.5) Acordarea si justificarea avansurilor de deplasare: COD: POS Pag : 8 Editia: Revizia : Angajatii trimisi in delegare sau deplasare. decontul de cheltuieli in care inscrie toate documentele justificative si le anexeaza la acesta. in caz contrar se vor aplica penalitati in procentele precizate in procedura.pentru deplasarile in tara.03% (in cazul avansurilor in lei) si 0. concordanta lor cu natura si destinatia cheltuielilor pentru care s-a acordat avansul si respectarea termenului de justificare.03% Page 8 . sumele cheltuite se justifica pe baza de declaratie data pe propria raspundere. In situatia in care in unele tari. Pentru acordarea avansurilor si/sau justificarea acestora se folosesc formularele: . vor plati o penalizare de 0.

dupa caz. Singura exceptie de la prezenta regula . asupra avansului primit sau asupra sumelor nerestituite in termen. De asemenea. in cazul in care deplasarea a fost revocata sau amanata iar titularul avansului nu a restituit cel mai tarziu a doua zi lucratoare avansul primit. 1 /2007 PRIVIND DECONTAREA CHELTUIELILOR OCAZIONATE DE DEPLASARILE IN INTERESUL SERVICIULUI COD: POS Pag : 9 Editia: Revizia : (in cazul avansurilor in valuta). angajatul nu va avea dreptul la un alt avans pentru o deplasare ulterioara. inclusiv penalizarile aferente. se poate aplica in cazul succesiunii de delegatii / deplasari care nu permit timpul fizic cerut de procedura pentru efectuare decontului anterior. se retin din salariul titularului de avans. Daca titularul de avans nu a justificat avansul primit sau nu a depus sumele ramase necheltuite la termenele stabilite. Penalizarile mentionate mai sus se calculeaza si asupra sumelor primite drept avans. urmand ca la finalul succesiunii de deplasari sa se aplice termenul procedural pentru intrega suma avansata/cheltuita. pana la inchiderea avansului .PROCEDURA Nr. acestea . in baza dispozitiei conducatorului compartimentului cu atributiuni financiar-contabile. si se aplica numai cu aprobarea sefului ierarhic abilitat. Page 9 . pentru fiecare zi de intarziiere.

PROCEDURA Nr. 1 /2007 PRIVIND DECONTAREA CHELTUIELILOR OCAZIONATE DE DEPLASARILE IN INTERESUL SERVICIULUI ANEXA nr. 1 COD: POS Pag : 10 Editia: Revizia : LISTA (pe functii) A PERSONALULUI DIN CADRUL SOCIETATILOR CARE POATE APROBA DELEGAREA SAU DEPLASAREA IN INTERESUL SERVICIULUI SI DECONTAREA CHELTUIELILOR 1) Directorii executivi de resort 2) Directorii Generali ai societatilor 3) Directori Financiari ai societatilor 4) Managerii departamentelor functionale Page 10 .

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful