P. 1
Procedura Privind Decontarea Cheltuielilor de Deplasare .Finala.07

Procedura Privind Decontarea Cheltuielilor de Deplasare .Finala.07

|Views: 573|Likes:
Published by Octavian Mita

More info:

Published by: Octavian Mita on Feb 16, 2013
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as DOC, PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

08/26/2014

pdf

text

original

PROCEDURA Nr.

1 /2007 PRIVIND DECONTAREA CHELTUIELILOR OCAZIONATE DE DEPLASARILE IN INTERESUL SERVICIULUI

COD: POS Pag : 1 Editia: Revizia :

CUPRINS: I) 1. 2. 3. II) Reglementari generale Scop Definitii Conditii de acordare a cheltuielilor de delegare, deplasare in interesul serviciului Modul de atribuire si restituire a fiecarui tip de cheltuiala ocazionata de delegarea sau deplasarea in interesul serviciului 2.1) Diurna 2.1.1) In tara 2.1.2) In strainatate 2.2) Restituirea cheltuielilor de transport 2.2.1) In cazul in care deplasarea s-a facut cu mijloace de transport altele decat cele personale ale angajatilor 2.3) Restituirea cheltuielilor de cazare 2.4) Situatii specifice 2.5) Acordarea si justificarea avansurilor de deplasare

Page 1

Scop: Aceasta procedura are drept scop stabilirea unui cadru unitar in ceea ce priveste decontarea cheltuielilor ocazionate de delegare in alta localitate. 1 /2007 PRIVIND DECONTAREA CHELTUIELILOR OCAZIONATE DE DEPLASARILE IN INTERESUL SERVICIULUI I.ocazionate de deplasarea cu mijloace de transport. c) cheltuieli de cazare. “inceputul perioadei de delegare sau deplasare”: reprezinta data si ora plecarii mijlocului de transport din localitatea unde “angajatul” isi are locul permanent de munca. din dispozitia persoanelor abilitate din cadrul societatii.in interesul serviciului. altele decat cele personale. b) cheltuieli de transport: . a unor lucrari sau sarcini corespunzatoare atributiunilor sale de serviciu. d) alte cheltuieli ocazionale Acordarea cheltuielilor de delegare sau deplasare se face numai cu respectarea urmatoarelor reguli generale: Page 2 . Reglementari generale COD: POS Pag : 2 Editia: Revizia : 1. 3. in afara locului de munca obisnuit. “sfarsitul perioadei de delegare sau deplasare”: reprezinta data si ora sosirii mijlocului de transport in localitatea unde “angajatul” isi are locul permanent de munca. in interesul serviciului: a) acordarea diurnei. in tara sau strainatate. efectuate de catre angajatii societatilor din cadrul Grupului Rompetrol 2. Definitii: a) b) c) d) e) “angajat”: orice persoana care are incheiat un contract de munca pe durata nedeterminata sau determinate cu oricare din entitatile grupului Rompetrol “delegarea”: reprezinta executarea temporara de catre angajat. “diurna”: reprezinta indemnizatia zilnica primita pentru compensarea cheltuielilor personale.PROCEDURA Nr. Conditii de acordare a cheltuielilor de delegare sau deplasare in interesul serviciului: Angajatii societatii au urmatoarele drepturi banesti pe perioada delegarii in alta localitate. de catre “angajatul” aflat in delegare in localitati situate la o distanta mai mare de 60 km de localitatea in care isi are locul permanent de munca.

1 /2007 PRIVIND DECONTAREA CHELTUIELILOR OCAZIONATE DE DEPLASARILE IN INTERESUL SERVICIULUI - COD: POS Pag : 3 Editia: Revizia : delegarea sau deplasarea in interesul serviciului trebuie sa fie dispusa in scris de persoanele abilitate (Anexa nr. delegarea. prin Decizia Consiliului de Administratie al fiecarei societati si cu respectarea prevederilor legale in domeniu Page 3 . orice deplasare in afara Romaniei a angajatilor societatilor trebuie sa fie aprobata de catre membrul Echipei de Conducere care coordoneaza departamentul din care face parte angajatul care solicita deplasarea. sau deplasarea in interesul serviciului trebuie sa fie limitata la perioada strict necesara. beneficiaza de diurna in cuantumul stabilit. detasarii sau deplasarii in interesul serviciului. 2 la prezentele Proceduri. acestea trebuiesc sa fie aprobate individual de directorul executiv de resort. cu taxiul.PROCEDURA Nr. Pentru obtinerea aprobarii se va intocmi formularul prevazut in Anexa nr. o data pe an la inceputul anului calendaristic. restituirea cheltuielilor se face numai in proportia necesara indeplinirii scopului delegarii. precum si folosirea unui autovehicul personal in scopul unei deplasari in interesul serviciului in tara.1) Diurna: 2.1) In tara: Angajatii societatilor trimisi. 1). temporar. necesita aprobarea in scris a persoanelor abilitate (Anexa nr. intitulat: “Formular pentru aprobarea deplasarilor in strainatate”. in alta localitate pentru indeplinirea unor sarcini de serviciu. ruta si durata deplasarii. stabilindu-se cu aceasta ocazie modalitatea de transport. transportul cu avionul. In cazul deplasarii in grup. Aceasta regula trebuie avuta in vedere la alegerea rutei de calatorie. a mijloacelor de transport cat si la pregatirea calatoriei in sine.1. II) Modul de decontare a fiecarui tip de cheltuiala ocazionata de delegarea sau deplasarea in interesul serviciului 2. in schimbul aprobarilor individuale se poate da o aprobare colectiva. 1). in cazul deplasarilor in strainatate.

momentul trecerii cu trenul sau cu mijloace auto prin punctele de trecere a frontierei. Pentru fractiunile de timp care nu insumeaza 24 de ore. .PROCEDURA Nr. in Page 4 . o indemnizatie zilnica de delegare sau de deplasare (diurna) daca durata activitatii. a celor marunte uzuale. Perioada pentru care se acorda diurna in valuta se determina in functie de mijlocul de transport folosit. In acest caz angajatul are obligatia de a solicita organizatorului actiunii sa faca mentiunea pe delegatia sa “nu se acorda diurna”. la plecarea in strainatate. considerandu-se ficare 24 de ore cate o zi de delegare sau detasare. 1 /2007 PRIVIND DECONTAREA CHELTUIELILOR OCAZIONATE DE DEPLASARILE IN INTERESUL SERVICIULUI COD: POS Pag : 4 Editia: Revizia : Angajatii societatilor indiferent de functia lor. precum si pentru ultima zi in cazul delegarii de mai multe zile. beneficiaza de diurna in cuantumul prevazut in Anexa 3. temporar.2) In strainatate: Angajatii societatilor trimisi. Pe timpul delegarii nu se pot plati ore suplimentare. la sosirea in tara. costul se va deconta pe baza documentelor ce dovedesc utilizarea respectivelor mijloace de transport. 2. si de pe aeroporturile care constituie puncte de trecere a frontierei de stat a Romaniei. in strainatate pentru indeplinirea unor sarcini de serviciu.momentul decolarii avionului.inclusiv timpul de deplasare necesita mai mult de 12 ore de la momentul plecarii pana la intoarcerea in localitatea de domiciliu . Pentru transportul in interiorul localitatii in scopul indeplinirii atributiunilor de servici. aflati in delegare sau deplasare in localitati situate la distante mai mari de 60 km de localitatea in care isi au locul permanent de munca. Numarul zilelor calendaristice in care salariatul se afla in delegare sau deplasare se socoteste de la data si ora plecarii pana la data si ora inapoierii mijlocului de transport din si in localitatea unde isi are locul permanent de munca. determinata de programul de zbor al avioanelor. angajatul nu beneficiaza de diurna. primesc. drepturile de diurna si cazare ale angajatilor societatilor se acorda. Diurna se acorda fara documente ce dovedesc utilizarea acesteia. In cazul unor actiuni organizate de catre societati. atat la plecarea in strainatate cat si la inapoierea in tara.1. si momentul aterizarii avionului . Pentru delegarea cu o durata de o singura zi. diurna se acorda astfel: 50% pana la 12 ore si 100% pentru perioada care depaseste 12 ore. la care acesta suporta toate cheltuielile de masa. indemnizatia se acorda numai daca durata delegarii este de cel putin 12 ore. In cazul intreruperii calatoriei. pentru compensarea cheltuielilor personale. avandu-se in vedere: . Diurna se acorda in vederea acoperirii cheltuielilor de hrana.

fax) pentru retinerea locurilor in mijloacele de transport feroviar. navale etc. Angajatii societatilor trimisi in strainatate. cand aceasta este situata in alta localitate. telegrame.PROCEDURA Nr. aerogara sau port si locul delegarii sau detasarii. transport in interiorul localitatii precum si cheltuielile ocazionate de activitati de protocol in timpul delegarii in tara sau strainatate. pe distanta dintre gara. telex. 1 /2007 PRIVIND DECONTAREA CHELTUIELILOR OCAZIONATE DE DEPLASARILE IN INTERESUL SERVICIULUI COD: POS Pag : 5 Editia: Revizia : continuare. nu beneficiaza de diurna pe timpul delegarii lor in tara sau strainatate. 2.taxele suplimentare percepute de agentiile de voiaj sau de alte unitati (convorbiri telefonice. beneficiaza de 50% din diurna stabilita pentru tara in care are loc deplasarea. la distante de peste 300 km si cu aprobarea prealabila a persoanelor abilitate (Anexa nr. rapid sau intercity.cheltuielile de transport cu avionul. precum si comisioanele percepute de agentiile de voiaj intra in cheltuielile de transport care se deconteaza.cheltuielile de transport cu trenul accelerat. . . cu mijloace de transport in comun. . Costul tichetelor pentru rezervarea locurilor. clasa « Business ». Page 5 .doar cu aprobarea finala a COO Grup Rompetrol . sa-si deconteze cheltuielile efective de masa efectuate . conform aprobarilor legale si pe baza documentelor doveditoare. dus si intors.cheltuielile de transport cu avionul. clasa « Economic » pe orice distanta in Europa. aeriene.cheltuielile pentru transportul efectuat cu mijloace de transport in comun la si de la aerogara. astfel: . la clasa a I-a. Ei pot insa.1) In cazul in care deplasarea s-a facut cu mijloace de transport altele decat cele personale ale angajatilor : Angajatii societatilor au dreptul la decontarea cheltuielilor de transport ocazionate de deplasarea cu alte mijloace de transport decat cele personale. pentru angajatii incadrati in nivelurile HAY cuprinse in 5-10 inclusiv . in cazul in care cheltuielile pentru masa se suporta de catre partenerii straini. Membrii Echipei de Conducere a Rompetrol S. la nivelul prevazut pentru tara de destinatie. precum si cheltuielile de transport efectuate in cadrul localitatii unde se executa delegarea sau deplasarea. pentru toate zborurile transoceanice aflate in conexiune . 1).2) Decontarea cheltuielilor de transport: 2.2.A. numai daca sejurul pe perioada respectiva nu este asigurat de catre companiile care efectueaza transportul. costul suplimentar de viteza. Decontarea cheltuielilor pentru utilizarea vagonului de dormit este admisa numai in cazul calatoriilor efectuate pe timp de noapte. pe orice distanta in Europa pentru angajatii incadrati in nivelurile HAY cuprinse in 11 -12 inclusiv cheltuieli de transport cu avionul clasa « Business ».

dovedita cu certificat medical. .cheltuielile de transport ale persoanelor care au asigurat. cheltuielile de transport nu se deconteaza Nu se admit la decontare: . au ramas sa-si efectueze concediul de odihna sau datorita altor cauze de ordin personal. inclusiv asigurarea de sanatate. Daca intreruperea se datoreaza faptului ca angajatii se intorc din delegare sau deplasare din cauza unor interese personale. . precum si cheltuielile de parcare.angajatii sunt chemati. 3. pentru raspunderea civila. dupa terminarea delegarii sau detasarii. din cauza incapacitatii temporare de munca. de transbordare sau a altor asemenea cheltuieli. Decontarea cheltuielilor de transport se poate efectua si in cazurile in care: . in localitatea de domiciliu. pct. de catre societate. . .cheltuielile de transport pentru inapoiere.cheltuielile pentru plata taxelor rutiere.salariatii intrerup delegarea sau deplasarea si se inapoiaza in localitatea locului lor de munca obisnuit.taxele percepute suplimentar pentru bagajele personale. respectiv cartea verde.3) Decontarea cheltuielilor de cazare: Page 6 . din localitatea unde sunt trimisi in delegare sau detasare. dupa terminarea programului de lucru. 1 /2007 PRIVIND DECONTAREA CHELTUIELILOR OCAZIONATE DE DEPLASARILE IN INTERESUL SERVICIULUI COD: POS Pag : 6 Editia: Revizia : .PROCEDURA Nr. luate impreuna si daca prin aceasta nu se afecteaza bunul mers al activitatii la locul delegarii . . angajatului nu i se mai acorda diurna. in cazul in care conditiile de transport permit ca angajatii aflati in delegare sau deplasare sa se inapoieze zilnic.cheltuielile pentru transportul cu taxiul. daca cheltuielile astfel efectuate sunt mai mici decat diurna si cheltuielile de cazare. transportul gratuit in interesul serviciului. In acest caz . inainte de terminarea misiunii. in cazul in care salariatii.cheltuielile zilnice de transport sau costul unui abonament de transport. din localitatea unde se afla in delegare. 2. cu respectarea prevederilor cuprinse in prezentele proceduri la cap I.

hotel de 3 . camera single. de indemnizatie de delegare sau de detasare si de cheltuieli de cazare. si eventualele taxe obligatorii pe plan local.max. pe baza documentelor justificative. In cazul unor actiuni organizate de catre societati . 2. pe timpul cat sunt trimisi in delegare sau detasare in localitatea domiciliului lor. de la unitatea la care se deplaseaza . Acestor salariati li se deconteaza numai cheltuielile de transport. inca cel mult 48 de ore. c) In situatia in care in costul cazarii este inclus si micul dejun. angajatii in cauza nu beneficiaza de decontarea cheltuielilor de cazare si de diurna. b) pentru angajatii incadrati in functiile cuprinse in nivelurile 11-12 pe clasificarea HAY. indicand data si ora sosirii si plecarii. 1 /2007 PRIVIND DECONTAREA CHELTUIELILOR OCAZIONATE DE DEPLASARILE IN INTERESUL SERVICIULUI COD: POS Pag : 7 Editia: Revizia : Angajatii societatilor trimisi in delegare in localitati situate la distante mai mari de 60 km de localitatea in care isi au locul permanent de munca si care nu se pot inapoia la sfarsitul zilei de lucru. Pentru zilele respective. se deconteaza si contravaloarea acestuia. Angajatii care au locul permanent de munca in alta localitate decat aceea in care isi au domiciliul nu beneficiaza. la care acestea suporta toate cheltuielile de masa si cazare. dupa cum urmeaza: a) pentru angajatii incadrati in posturi de pana la nivelul 10 pe clasificarea HAY. 75Euro/zi.PROCEDURA Nr. d) Prin cheltuieli de cazare se intelege. viza si stampila conducatorului unitatii sau inlocuitorului acestuia. angajatul nu beneficiaza de diurna sau plata hotelului . .4) Situatii specifice: Angajatii societatilor trimisi in delegare sau deplasare in tara sunt obligati sa obtina pe ordinul de serviciu. In acest caz angajatul are obligatia de a solicita organizatorului actiunii sa faca mentiunea pe delegatia sa “nu se acorda diurna si cheltuieli de cazare”. au dreptul la decontarea cheltuielilor de cazare efectuate. pe langa tarifele sau chiria platite. hotel de 4 .max. . Page 7 . camera single. Atunci cand delegarea sau detasarea unor salariati expira in ziua de vineri sau intr-o zi care precede o zi de sarbatoare legala si salariatii raman in localitatea respectiva. 125Euro/zi. in interes personal. conducerea unitatii poate deconta costul transportului la inapoiere.

03% (in cazul avansurilor in lei) si 0. compartimentul financiar-contabil verifica legalitatea documentelor justificative anexate la decont. data ce se considera data justificarii avansului. .03% Page 8 . In cazul in care titularii de avansuri intocmesc si prezinta deconturi incomplete sau anexeaza la acestea documente nelegale. titularul acestuia va depune decontul pentru justificarea avansului. in caz contrar se vor aplica penalitati in procentele precizate in procedura. Titularul de avans este obligat ca in termen de cel mult 5 zile lucratoare de la sosirea din deplasare. nu se elibereaza documente sau acestea sunt retinute de autoritati. exclusiv ziua sosirii. pentru fiecare zi intarziere. Pentru acordarea avansurilor si/sau justificarea acestora se folosesc formularele: . vor plati o penalizare de 0. In situatia in care in unele tari. dar nu mai mult decat totalul cheltuielilor de delegare sau de deplasare pentru 31 zile calendaristice. Sumele in valuta folosite in alte scopuri sau cheltuite fara respectarea conditiilor in care au fost acordate. sa intocmeasca si sa depuna la compartimentul financiar-contabil al societatii/punctului de lucru care i-a acordat avansul. 1 /2007 PRIVIND DECONTAREA CHELTUIELILOR OCAZIONATE DE DEPLASARILE IN INTERESUL SERVICIULUI 2. in tara sau strainatate.“Ordin de deplasare / Delegatie”.pentru deplasarile in strainatate ( Anexa 4) Documentele mentionate mai sus trebuie sa poarte semnatura unei persoane abilitate (Anexa nr. au dreptul sa primeasca. avansurile se considera justificate numai cu valoarea documentelor legale. Titularii de avans care nu depun in termen deconturile pentru justificarea avansurilor.5) Acordarea si justificarea avansurilor de deplasare: COD: POS Pag : 8 Editia: Revizia : Angajatii trimisi in delegare sau deplasare. sumele cheltuite se justifica pe baza de declaratie data pe propria raspundere. stabilit in raport cu numarul zilelor de deplasare. in conditiile legii. In cazul solicitarii unui avans spre decontare. concordanta lor cu natura si destinatia cheltuielilor pentru care s-a acordat avansul si respectarea termenului de justificare. La primirea decontului de cheltuieli. decontul de cheltuieli in care inscrie toate documentele justificative si le anexeaza la acesta. se recupereaza in valuta de la cei care au incalcat procedura. 1).“Decont de cheltuieli pentru deplasari externe” . necesar pentru diverse cheltuieli administrative. impreuna cu documentele justificative. in termen de cel mult 5 zile lucratoare de la data primirii avansului. un avans in numerar. potrivit practicii existente pe plan local.PROCEDURA Nr.pentru deplasarile in tara. Compartimentul financiar-contabil are obligatia sa mentioneze pe decont data primirii acestuia. sau nu restituie in termen sumele ramase necheltuite.

Penalizarile mentionate mai sus se calculeaza si asupra sumelor primite drept avans. urmand ca la finalul succesiunii de deplasari sa se aplice termenul procedural pentru intrega suma avansata/cheltuita. se retin din salariul titularului de avans. pana la inchiderea avansului . asupra avansului primit sau asupra sumelor nerestituite in termen. acestea . De asemenea. 1 /2007 PRIVIND DECONTAREA CHELTUIELILOR OCAZIONATE DE DEPLASARILE IN INTERESUL SERVICIULUI COD: POS Pag : 9 Editia: Revizia : (in cazul avansurilor in valuta). in baza dispozitiei conducatorului compartimentului cu atributiuni financiar-contabile. Singura exceptie de la prezenta regula .PROCEDURA Nr. angajatul nu va avea dreptul la un alt avans pentru o deplasare ulterioara. dupa caz. inclusiv penalizarile aferente. si se aplica numai cu aprobarea sefului ierarhic abilitat. in cazul in care deplasarea a fost revocata sau amanata iar titularul avansului nu a restituit cel mai tarziu a doua zi lucratoare avansul primit. Daca titularul de avans nu a justificat avansul primit sau nu a depus sumele ramase necheltuite la termenele stabilite. pentru fiecare zi de intarziiere. Page 9 . se poate aplica in cazul succesiunii de delegatii / deplasari care nu permit timpul fizic cerut de procedura pentru efectuare decontului anterior.

1 /2007 PRIVIND DECONTAREA CHELTUIELILOR OCAZIONATE DE DEPLASARILE IN INTERESUL SERVICIULUI ANEXA nr.PROCEDURA Nr. 1 COD: POS Pag : 10 Editia: Revizia : LISTA (pe functii) A PERSONALULUI DIN CADRUL SOCIETATILOR CARE POATE APROBA DELEGAREA SAU DEPLASAREA IN INTERESUL SERVICIULUI SI DECONTAREA CHELTUIELILOR 1) Directorii executivi de resort 2) Directorii Generali ai societatilor 3) Directori Financiari ai societatilor 4) Managerii departamentelor functionale Page 10 .

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->