PROCEDURA Nr.

1 /2007 PRIVIND DECONTAREA CHELTUIELILOR OCAZIONATE DE DEPLASARILE IN INTERESUL SERVICIULUI

COD: POS Pag : 1 Editia: Revizia :

CUPRINS: I) 1. 2. 3. II) Reglementari generale Scop Definitii Conditii de acordare a cheltuielilor de delegare, deplasare in interesul serviciului Modul de atribuire si restituire a fiecarui tip de cheltuiala ocazionata de delegarea sau deplasarea in interesul serviciului 2.1) Diurna 2.1.1) In tara 2.1.2) In strainatate 2.2) Restituirea cheltuielilor de transport 2.2.1) In cazul in care deplasarea s-a facut cu mijloace de transport altele decat cele personale ale angajatilor 2.3) Restituirea cheltuielilor de cazare 2.4) Situatii specifice 2.5) Acordarea si justificarea avansurilor de deplasare

Page 1

in afara locului de munca obisnuit. din dispozitia persoanelor abilitate din cadrul societatii. de catre “angajatul” aflat in delegare in localitati situate la o distanta mai mare de 60 km de localitatea in care isi are locul permanent de munca. altele decat cele personale.in interesul serviciului. Reglementari generale COD: POS Pag : 2 Editia: Revizia : 1. “diurna”: reprezinta indemnizatia zilnica primita pentru compensarea cheltuielilor personale. Definitii: a) b) c) d) e) “angajat”: orice persoana care are incheiat un contract de munca pe durata nedeterminata sau determinate cu oricare din entitatile grupului Rompetrol “delegarea”: reprezinta executarea temporara de catre angajat. d) alte cheltuieli ocazionale Acordarea cheltuielilor de delegare sau deplasare se face numai cu respectarea urmatoarelor reguli generale: Page 2 . 3. Scop: Aceasta procedura are drept scop stabilirea unui cadru unitar in ceea ce priveste decontarea cheltuielilor ocazionate de delegare in alta localitate. in tara sau strainatate. 1 /2007 PRIVIND DECONTAREA CHELTUIELILOR OCAZIONATE DE DEPLASARILE IN INTERESUL SERVICIULUI I. in interesul serviciului: a) acordarea diurnei. efectuate de catre angajatii societatilor din cadrul Grupului Rompetrol 2.ocazionate de deplasarea cu mijloace de transport. Conditii de acordare a cheltuielilor de delegare sau deplasare in interesul serviciului: Angajatii societatii au urmatoarele drepturi banesti pe perioada delegarii in alta localitate. “inceputul perioadei de delegare sau deplasare”: reprezinta data si ora plecarii mijlocului de transport din localitatea unde “angajatul” isi are locul permanent de munca. a unor lucrari sau sarcini corespunzatoare atributiunilor sale de serviciu.PROCEDURA Nr. c) cheltuieli de cazare. “sfarsitul perioadei de delegare sau deplasare”: reprezinta data si ora sosirii mijlocului de transport in localitatea unde “angajatul” isi are locul permanent de munca. b) cheltuieli de transport: .

1).PROCEDURA Nr. a mijloacelor de transport cat si la pregatirea calatoriei in sine. Pentru obtinerea aprobarii se va intocmi formularul prevazut in Anexa nr. cu taxiul. restituirea cheltuielilor se face numai in proportia necesara indeplinirii scopului delegarii. in schimbul aprobarilor individuale se poate da o aprobare colectiva. 1). necesita aprobarea in scris a persoanelor abilitate (Anexa nr. o data pe an la inceputul anului calendaristic. precum si folosirea unui autovehicul personal in scopul unei deplasari in interesul serviciului in tara. transportul cu avionul. II) Modul de decontare a fiecarui tip de cheltuiala ocazionata de delegarea sau deplasarea in interesul serviciului 2. in cazul deplasarilor in strainatate. ruta si durata deplasarii. in alta localitate pentru indeplinirea unor sarcini de serviciu. 1 /2007 PRIVIND DECONTAREA CHELTUIELILOR OCAZIONATE DE DEPLASARILE IN INTERESUL SERVICIULUI - COD: POS Pag : 3 Editia: Revizia : delegarea sau deplasarea in interesul serviciului trebuie sa fie dispusa in scris de persoanele abilitate (Anexa nr.1) Diurna: 2. prin Decizia Consiliului de Administratie al fiecarei societati si cu respectarea prevederilor legale in domeniu Page 3 . detasarii sau deplasarii in interesul serviciului.1.1) In tara: Angajatii societatilor trimisi. 2 la prezentele Proceduri. temporar. Aceasta regula trebuie avuta in vedere la alegerea rutei de calatorie. orice deplasare in afara Romaniei a angajatilor societatilor trebuie sa fie aprobata de catre membrul Echipei de Conducere care coordoneaza departamentul din care face parte angajatul care solicita deplasarea. beneficiaza de diurna in cuantumul stabilit. intitulat: “Formular pentru aprobarea deplasarilor in strainatate”. In cazul deplasarii in grup. delegarea. stabilindu-se cu aceasta ocazie modalitatea de transport. sau deplasarea in interesul serviciului trebuie sa fie limitata la perioada strict necesara. acestea trebuiesc sa fie aprobate individual de directorul executiv de resort.

in Page 4 . o indemnizatie zilnica de delegare sau de deplasare (diurna) daca durata activitatii. la care acesta suporta toate cheltuielile de masa.1. In acest caz angajatul are obligatia de a solicita organizatorului actiunii sa faca mentiunea pe delegatia sa “nu se acorda diurna”. a celor marunte uzuale. si de pe aeroporturile care constituie puncte de trecere a frontierei de stat a Romaniei. Diurna se acorda fara documente ce dovedesc utilizarea acesteia. si momentul aterizarii avionului . .inclusiv timpul de deplasare necesita mai mult de 12 ore de la momentul plecarii pana la intoarcerea in localitatea de domiciliu . Pentru fractiunile de timp care nu insumeaza 24 de ore. avandu-se in vedere: . aflati in delegare sau deplasare in localitati situate la distante mai mari de 60 km de localitatea in care isi au locul permanent de munca. In cazul intreruperii calatoriei. drepturile de diurna si cazare ale angajatilor societatilor se acorda. in strainatate pentru indeplinirea unor sarcini de serviciu. indemnizatia se acorda numai daca durata delegarii este de cel putin 12 ore.2) In strainatate: Angajatii societatilor trimisi. angajatul nu beneficiaza de diurna. precum si pentru ultima zi in cazul delegarii de mai multe zile. primesc. atat la plecarea in strainatate cat si la inapoierea in tara. considerandu-se ficare 24 de ore cate o zi de delegare sau detasare. Numarul zilelor calendaristice in care salariatul se afla in delegare sau deplasare se socoteste de la data si ora plecarii pana la data si ora inapoierii mijlocului de transport din si in localitatea unde isi are locul permanent de munca. temporar. pentru compensarea cheltuielilor personale. Perioada pentru care se acorda diurna in valuta se determina in functie de mijlocul de transport folosit. la plecarea in strainatate. determinata de programul de zbor al avioanelor. la sosirea in tara. Diurna se acorda in vederea acoperirii cheltuielilor de hrana. 2. beneficiaza de diurna in cuantumul prevazut in Anexa 3. Pentru delegarea cu o durata de o singura zi. Pe timpul delegarii nu se pot plati ore suplimentare. diurna se acorda astfel: 50% pana la 12 ore si 100% pentru perioada care depaseste 12 ore.momentul decolarii avionului. costul se va deconta pe baza documentelor ce dovedesc utilizarea respectivelor mijloace de transport. Pentru transportul in interiorul localitatii in scopul indeplinirii atributiunilor de servici.PROCEDURA Nr.momentul trecerii cu trenul sau cu mijloace auto prin punctele de trecere a frontierei. 1 /2007 PRIVIND DECONTAREA CHELTUIELILOR OCAZIONATE DE DEPLASARILE IN INTERESUL SERVICIULUI COD: POS Pag : 4 Editia: Revizia : Angajatii societatilor indiferent de functia lor. In cazul unor actiuni organizate de catre societati.

conform aprobarilor legale si pe baza documentelor doveditoare.PROCEDURA Nr.2. precum si comisioanele percepute de agentiile de voiaj intra in cheltuielile de transport care se deconteaza. clasa « Business ». 2. 1 /2007 PRIVIND DECONTAREA CHELTUIELILOR OCAZIONATE DE DEPLASARILE IN INTERESUL SERVICIULUI COD: POS Pag : 5 Editia: Revizia : continuare. . beneficiaza de 50% din diurna stabilita pentru tara in care are loc deplasarea. transport in interiorul localitatii precum si cheltuielile ocazionate de activitati de protocol in timpul delegarii in tara sau strainatate. nu beneficiaza de diurna pe timpul delegarii lor in tara sau strainatate. . Page 5 . Costul tichetelor pentru rezervarea locurilor. Angajatii societatilor trimisi in strainatate. fax) pentru retinerea locurilor in mijloacele de transport feroviar. la clasa a I-a. la distante de peste 300 km si cu aprobarea prealabila a persoanelor abilitate (Anexa nr.A.cheltuielile de transport cu avionul.2) Decontarea cheltuielilor de transport: 2. telex. Decontarea cheltuielilor pentru utilizarea vagonului de dormit este admisa numai in cazul calatoriilor efectuate pe timp de noapte. Ei pot insa.cheltuielile de transport cu trenul accelerat. sa-si deconteze cheltuielile efective de masa efectuate . pe orice distanta in Europa pentru angajatii incadrati in nivelurile HAY cuprinse in 11 -12 inclusiv cheltuieli de transport cu avionul clasa « Business ». precum si cheltuielile de transport efectuate in cadrul localitatii unde se executa delegarea sau deplasarea. astfel: . numai daca sejurul pe perioada respectiva nu este asigurat de catre companiile care efectueaza transportul.cheltuielile pentru transportul efectuat cu mijloace de transport in comun la si de la aerogara. navale etc. clasa « Economic » pe orice distanta in Europa. Membrii Echipei de Conducere a Rompetrol S. aerogara sau port si locul delegarii sau detasarii. cand aceasta este situata in alta localitate.1) In cazul in care deplasarea s-a facut cu mijloace de transport altele decat cele personale ale angajatilor : Angajatii societatilor au dreptul la decontarea cheltuielilor de transport ocazionate de deplasarea cu alte mijloace de transport decat cele personale. la nivelul prevazut pentru tara de destinatie. pentru toate zborurile transoceanice aflate in conexiune . telegrame. in cazul in care cheltuielile pentru masa se suporta de catre partenerii straini. rapid sau intercity. aeriene.doar cu aprobarea finala a COO Grup Rompetrol . 1). pentru angajatii incadrati in nivelurile HAY cuprinse in 5-10 inclusiv . costul suplimentar de viteza. pe distanta dintre gara.taxele suplimentare percepute de agentiile de voiaj sau de alte unitati (convorbiri telefonice. cu mijloace de transport in comun. .cheltuielile de transport cu avionul. dus si intors.

dupa terminarea delegarii sau detasarii. angajatului nu i se mai acorda diurna. 3.3) Decontarea cheltuielilor de cazare: Page 6 . dupa terminarea programului de lucru.cheltuielile zilnice de transport sau costul unui abonament de transport. de catre societate.PROCEDURA Nr.cheltuielile pentru transportul cu taxiul. Daca intreruperea se datoreaza faptului ca angajatii se intorc din delegare sau deplasare din cauza unor interese personale. Decontarea cheltuielilor de transport se poate efectua si in cazurile in care: . au ramas sa-si efectueze concediul de odihna sau datorita altor cauze de ordin personal. precum si cheltuielile de parcare.taxele percepute suplimentar pentru bagajele personale. inclusiv asigurarea de sanatate.cheltuielile de transport ale persoanelor care au asigurat. din cauza incapacitatii temporare de munca. transportul gratuit in interesul serviciului. cheltuielile de transport nu se deconteaza Nu se admit la decontare: . pentru raspunderea civila. luate impreuna si daca prin aceasta nu se afecteaza bunul mers al activitatii la locul delegarii . . in cazul in care conditiile de transport permit ca angajatii aflati in delegare sau deplasare sa se inapoieze zilnic. daca cheltuielile astfel efectuate sunt mai mici decat diurna si cheltuielile de cazare. din localitatea unde sunt trimisi in delegare sau detasare. . In acest caz . dovedita cu certificat medical. cu respectarea prevederilor cuprinse in prezentele proceduri la cap I. .angajatii sunt chemati. de transbordare sau a altor asemenea cheltuieli. in cazul in care salariatii. inainte de terminarea misiunii. 2. . . din localitatea unde se afla in delegare. pct. respectiv cartea verde. in localitatea de domiciliu.salariatii intrerup delegarea sau deplasarea si se inapoiaza in localitatea locului lor de munca obisnuit.cheltuielile pentru plata taxelor rutiere.cheltuielile de transport pentru inapoiere. 1 /2007 PRIVIND DECONTAREA CHELTUIELILOR OCAZIONATE DE DEPLASARILE IN INTERESUL SERVICIULUI COD: POS Pag : 6 Editia: Revizia : .

pe baza documentelor justificative. Pentru zilele respective. de la unitatea la care se deplaseaza . au dreptul la decontarea cheltuielilor de cazare efectuate. camera single. viza si stampila conducatorului unitatii sau inlocuitorului acestuia. angajatul nu beneficiaza de diurna sau plata hotelului . . b) pentru angajatii incadrati in functiile cuprinse in nivelurile 11-12 pe clasificarea HAY.4) Situatii specifice: Angajatii societatilor trimisi in delegare sau deplasare in tara sunt obligati sa obtina pe ordinul de serviciu. Page 7 . in interes personal. 125Euro/zi. la care acestea suporta toate cheltuielile de masa si cazare. se deconteaza si contravaloarea acestuia. Angajatii care au locul permanent de munca in alta localitate decat aceea in care isi au domiciliul nu beneficiaza. pe langa tarifele sau chiria platite. dupa cum urmeaza: a) pentru angajatii incadrati in posturi de pana la nivelul 10 pe clasificarea HAY. indicand data si ora sosirii si plecarii. hotel de 4 .PROCEDURA Nr. pe timpul cat sunt trimisi in delegare sau detasare in localitatea domiciliului lor. Acestor salariati li se deconteaza numai cheltuielile de transport. inca cel mult 48 de ore.max. hotel de 3 . camera single. conducerea unitatii poate deconta costul transportului la inapoiere. . 75Euro/zi. Atunci cand delegarea sau detasarea unor salariati expira in ziua de vineri sau intr-o zi care precede o zi de sarbatoare legala si salariatii raman in localitatea respectiva. d) Prin cheltuieli de cazare se intelege.max. de indemnizatie de delegare sau de detasare si de cheltuieli de cazare. c) In situatia in care in costul cazarii este inclus si micul dejun. 2. In cazul unor actiuni organizate de catre societati . angajatii in cauza nu beneficiaza de decontarea cheltuielilor de cazare si de diurna. si eventualele taxe obligatorii pe plan local. 1 /2007 PRIVIND DECONTAREA CHELTUIELILOR OCAZIONATE DE DEPLASARILE IN INTERESUL SERVICIULUI COD: POS Pag : 7 Editia: Revizia : Angajatii societatilor trimisi in delegare in localitati situate la distante mai mari de 60 km de localitatea in care isi au locul permanent de munca si care nu se pot inapoia la sfarsitul zilei de lucru. In acest caz angajatul are obligatia de a solicita organizatorului actiunii sa faca mentiunea pe delegatia sa “nu se acorda diurna si cheltuieli de cazare”.

dar nu mai mult decat totalul cheltuielilor de delegare sau de deplasare pentru 31 zile calendaristice. nu se elibereaza documente sau acestea sunt retinute de autoritati. La primirea decontului de cheltuieli. concordanta lor cu natura si destinatia cheltuielilor pentru care s-a acordat avansul si respectarea termenului de justificare.“Ordin de deplasare / Delegatie”.03% Page 8 . necesar pentru diverse cheltuieli administrative. data ce se considera data justificarii avansului. sau nu restituie in termen sumele ramase necheltuite. 1). se recupereaza in valuta de la cei care au incalcat procedura. titularul acestuia va depune decontul pentru justificarea avansului. Titularii de avans care nu depun in termen deconturile pentru justificarea avansurilor. avansurile se considera justificate numai cu valoarea documentelor legale. 1 /2007 PRIVIND DECONTAREA CHELTUIELILOR OCAZIONATE DE DEPLASARILE IN INTERESUL SERVICIULUI 2. exclusiv ziua sosirii. Compartimentul financiar-contabil are obligatia sa mentioneze pe decont data primirii acestuia. Sumele in valuta folosite in alte scopuri sau cheltuite fara respectarea conditiilor in care au fost acordate. in caz contrar se vor aplica penalitati in procentele precizate in procedura. Titularul de avans este obligat ca in termen de cel mult 5 zile lucratoare de la sosirea din deplasare. Pentru acordarea avansurilor si/sau justificarea acestora se folosesc formularele: . . In situatia in care in unele tari.5) Acordarea si justificarea avansurilor de deplasare: COD: POS Pag : 8 Editia: Revizia : Angajatii trimisi in delegare sau deplasare. stabilit in raport cu numarul zilelor de deplasare.03% (in cazul avansurilor in lei) si 0. in tara sau strainatate. pentru fiecare zi intarziere. sumele cheltuite se justifica pe baza de declaratie data pe propria raspundere. decontul de cheltuieli in care inscrie toate documentele justificative si le anexeaza la acesta.pentru deplasarile in strainatate ( Anexa 4) Documentele mentionate mai sus trebuie sa poarte semnatura unei persoane abilitate (Anexa nr. In cazul in care titularii de avansuri intocmesc si prezinta deconturi incomplete sau anexeaza la acestea documente nelegale. in termen de cel mult 5 zile lucratoare de la data primirii avansului. compartimentul financiar-contabil verifica legalitatea documentelor justificative anexate la decont.PROCEDURA Nr. au dreptul sa primeasca. In cazul solicitarii unui avans spre decontare. potrivit practicii existente pe plan local. vor plati o penalizare de 0. in conditiile legii. impreuna cu documentele justificative.pentru deplasarile in tara. sa intocmeasca si sa depuna la compartimentul financiar-contabil al societatii/punctului de lucru care i-a acordat avansul.“Decont de cheltuieli pentru deplasari externe” . un avans in numerar.

urmand ca la finalul succesiunii de deplasari sa se aplice termenul procedural pentru intrega suma avansata/cheltuita. in baza dispozitiei conducatorului compartimentului cu atributiuni financiar-contabile. se retin din salariul titularului de avans. se poate aplica in cazul succesiunii de delegatii / deplasari care nu permit timpul fizic cerut de procedura pentru efectuare decontului anterior. angajatul nu va avea dreptul la un alt avans pentru o deplasare ulterioara. in cazul in care deplasarea a fost revocata sau amanata iar titularul avansului nu a restituit cel mai tarziu a doua zi lucratoare avansul primit. si se aplica numai cu aprobarea sefului ierarhic abilitat. dupa caz. De asemenea. pana la inchiderea avansului . 1 /2007 PRIVIND DECONTAREA CHELTUIELILOR OCAZIONATE DE DEPLASARILE IN INTERESUL SERVICIULUI COD: POS Pag : 9 Editia: Revizia : (in cazul avansurilor in valuta). Singura exceptie de la prezenta regula . asupra avansului primit sau asupra sumelor nerestituite in termen. acestea . pentru fiecare zi de intarziiere.PROCEDURA Nr. Daca titularul de avans nu a justificat avansul primit sau nu a depus sumele ramase necheltuite la termenele stabilite. Page 9 . Penalizarile mentionate mai sus se calculeaza si asupra sumelor primite drept avans. inclusiv penalizarile aferente.

1 /2007 PRIVIND DECONTAREA CHELTUIELILOR OCAZIONATE DE DEPLASARILE IN INTERESUL SERVICIULUI ANEXA nr. 1 COD: POS Pag : 10 Editia: Revizia : LISTA (pe functii) A PERSONALULUI DIN CADRUL SOCIETATILOR CARE POATE APROBA DELEGAREA SAU DEPLASAREA IN INTERESUL SERVICIULUI SI DECONTAREA CHELTUIELILOR 1) Directorii executivi de resort 2) Directorii Generali ai societatilor 3) Directori Financiari ai societatilor 4) Managerii departamentelor functionale Page 10 .PROCEDURA Nr.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful