PROCEDURA Nr.

1 /2007 PRIVIND DECONTAREA CHELTUIELILOR OCAZIONATE DE DEPLASARILE IN INTERESUL SERVICIULUI

COD: POS Pag : 1 Editia: Revizia :

CUPRINS: I) 1. 2. 3. II) Reglementari generale Scop Definitii Conditii de acordare a cheltuielilor de delegare, deplasare in interesul serviciului Modul de atribuire si restituire a fiecarui tip de cheltuiala ocazionata de delegarea sau deplasarea in interesul serviciului 2.1) Diurna 2.1.1) In tara 2.1.2) In strainatate 2.2) Restituirea cheltuielilor de transport 2.2.1) In cazul in care deplasarea s-a facut cu mijloace de transport altele decat cele personale ale angajatilor 2.3) Restituirea cheltuielilor de cazare 2.4) Situatii specifice 2.5) Acordarea si justificarea avansurilor de deplasare

Page 1

efectuate de catre angajatii societatilor din cadrul Grupului Rompetrol 2. “diurna”: reprezinta indemnizatia zilnica primita pentru compensarea cheltuielilor personale. de catre “angajatul” aflat in delegare in localitati situate la o distanta mai mare de 60 km de localitatea in care isi are locul permanent de munca. d) alte cheltuieli ocazionale Acordarea cheltuielilor de delegare sau deplasare se face numai cu respectarea urmatoarelor reguli generale: Page 2 . Definitii: a) b) c) d) e) “angajat”: orice persoana care are incheiat un contract de munca pe durata nedeterminata sau determinate cu oricare din entitatile grupului Rompetrol “delegarea”: reprezinta executarea temporara de catre angajat. 3. a unor lucrari sau sarcini corespunzatoare atributiunilor sale de serviciu. din dispozitia persoanelor abilitate din cadrul societatii. in tara sau strainatate. Reglementari generale COD: POS Pag : 2 Editia: Revizia : 1. 1 /2007 PRIVIND DECONTAREA CHELTUIELILOR OCAZIONATE DE DEPLASARILE IN INTERESUL SERVICIULUI I. altele decat cele personale. “sfarsitul perioadei de delegare sau deplasare”: reprezinta data si ora sosirii mijlocului de transport in localitatea unde “angajatul” isi are locul permanent de munca. c) cheltuieli de cazare.ocazionate de deplasarea cu mijloace de transport. in afara locului de munca obisnuit. Conditii de acordare a cheltuielilor de delegare sau deplasare in interesul serviciului: Angajatii societatii au urmatoarele drepturi banesti pe perioada delegarii in alta localitate. b) cheltuieli de transport: . Scop: Aceasta procedura are drept scop stabilirea unui cadru unitar in ceea ce priveste decontarea cheltuielilor ocazionate de delegare in alta localitate. “inceputul perioadei de delegare sau deplasare”: reprezinta data si ora plecarii mijlocului de transport din localitatea unde “angajatul” isi are locul permanent de munca. in interesul serviciului: a) acordarea diurnei.PROCEDURA Nr.in interesul serviciului.

a mijloacelor de transport cat si la pregatirea calatoriei in sine. in schimbul aprobarilor individuale se poate da o aprobare colectiva.1) In tara: Angajatii societatilor trimisi. detasarii sau deplasarii in interesul serviciului. prin Decizia Consiliului de Administratie al fiecarei societati si cu respectarea prevederilor legale in domeniu Page 3 . 2 la prezentele Proceduri. Pentru obtinerea aprobarii se va intocmi formularul prevazut in Anexa nr.1) Diurna: 2. sau deplasarea in interesul serviciului trebuie sa fie limitata la perioada strict necesara. In cazul deplasarii in grup. in cazul deplasarilor in strainatate. orice deplasare in afara Romaniei a angajatilor societatilor trebuie sa fie aprobata de catre membrul Echipei de Conducere care coordoneaza departamentul din care face parte angajatul care solicita deplasarea. o data pe an la inceputul anului calendaristic. 1). in alta localitate pentru indeplinirea unor sarcini de serviciu. intitulat: “Formular pentru aprobarea deplasarilor in strainatate”. transportul cu avionul. necesita aprobarea in scris a persoanelor abilitate (Anexa nr. delegarea. ruta si durata deplasarii. 1). temporar. precum si folosirea unui autovehicul personal in scopul unei deplasari in interesul serviciului in tara. beneficiaza de diurna in cuantumul stabilit.1. restituirea cheltuielilor se face numai in proportia necesara indeplinirii scopului delegarii. acestea trebuiesc sa fie aprobate individual de directorul executiv de resort.PROCEDURA Nr. 1 /2007 PRIVIND DECONTAREA CHELTUIELILOR OCAZIONATE DE DEPLASARILE IN INTERESUL SERVICIULUI - COD: POS Pag : 3 Editia: Revizia : delegarea sau deplasarea in interesul serviciului trebuie sa fie dispusa in scris de persoanele abilitate (Anexa nr. II) Modul de decontare a fiecarui tip de cheltuiala ocazionata de delegarea sau deplasarea in interesul serviciului 2. Aceasta regula trebuie avuta in vedere la alegerea rutei de calatorie. cu taxiul. stabilindu-se cu aceasta ocazie modalitatea de transport.

in strainatate pentru indeplinirea unor sarcini de serviciu. Perioada pentru care se acorda diurna in valuta se determina in functie de mijlocul de transport folosit. avandu-se in vedere: . si de pe aeroporturile care constituie puncte de trecere a frontierei de stat a Romaniei. In cazul intreruperii calatoriei. precum si pentru ultima zi in cazul delegarii de mai multe zile.PROCEDURA Nr. atat la plecarea in strainatate cat si la inapoierea in tara.1. angajatul nu beneficiaza de diurna. indemnizatia se acorda numai daca durata delegarii este de cel putin 12 ore. 2. Diurna se acorda fara documente ce dovedesc utilizarea acesteia. Pe timpul delegarii nu se pot plati ore suplimentare. la care acesta suporta toate cheltuielile de masa. o indemnizatie zilnica de delegare sau de deplasare (diurna) daca durata activitatii. beneficiaza de diurna in cuantumul prevazut in Anexa 3. la sosirea in tara. si momentul aterizarii avionului . drepturile de diurna si cazare ale angajatilor societatilor se acorda.2) In strainatate: Angajatii societatilor trimisi.momentul trecerii cu trenul sau cu mijloace auto prin punctele de trecere a frontierei. Pentru transportul in interiorul localitatii in scopul indeplinirii atributiunilor de servici. 1 /2007 PRIVIND DECONTAREA CHELTUIELILOR OCAZIONATE DE DEPLASARILE IN INTERESUL SERVICIULUI COD: POS Pag : 4 Editia: Revizia : Angajatii societatilor indiferent de functia lor. determinata de programul de zbor al avioanelor. In acest caz angajatul are obligatia de a solicita organizatorului actiunii sa faca mentiunea pe delegatia sa “nu se acorda diurna”. In cazul unor actiuni organizate de catre societati. aflati in delegare sau deplasare in localitati situate la distante mai mari de 60 km de localitatea in care isi au locul permanent de munca. costul se va deconta pe baza documentelor ce dovedesc utilizarea respectivelor mijloace de transport. in Page 4 . considerandu-se ficare 24 de ore cate o zi de delegare sau detasare. Pentru delegarea cu o durata de o singura zi. diurna se acorda astfel: 50% pana la 12 ore si 100% pentru perioada care depaseste 12 ore. Pentru fractiunile de timp care nu insumeaza 24 de ore. primesc. .inclusiv timpul de deplasare necesita mai mult de 12 ore de la momentul plecarii pana la intoarcerea in localitatea de domiciliu . pentru compensarea cheltuielilor personale. temporar. la plecarea in strainatate.momentul decolarii avionului. a celor marunte uzuale. Diurna se acorda in vederea acoperirii cheltuielilor de hrana. Numarul zilelor calendaristice in care salariatul se afla in delegare sau deplasare se socoteste de la data si ora plecarii pana la data si ora inapoierii mijlocului de transport din si in localitatea unde isi are locul permanent de munca.

navale etc. beneficiaza de 50% din diurna stabilita pentru tara in care are loc deplasarea. aeriene. precum si cheltuielile de transport efectuate in cadrul localitatii unde se executa delegarea sau deplasarea. pentru toate zborurile transoceanice aflate in conexiune .cheltuielile de transport cu avionul. Costul tichetelor pentru rezervarea locurilor.A. conform aprobarilor legale si pe baza documentelor doveditoare. la distante de peste 300 km si cu aprobarea prealabila a persoanelor abilitate (Anexa nr. cand aceasta este situata in alta localitate. Angajatii societatilor trimisi in strainatate.2. astfel: .cheltuielile de transport cu avionul. Membrii Echipei de Conducere a Rompetrol S. Ei pot insa. pentru angajatii incadrati in nivelurile HAY cuprinse in 5-10 inclusiv . sa-si deconteze cheltuielile efective de masa efectuate .cheltuielile de transport cu trenul accelerat. . clasa « Economic » pe orice distanta in Europa. 1 /2007 PRIVIND DECONTAREA CHELTUIELILOR OCAZIONATE DE DEPLASARILE IN INTERESUL SERVICIULUI COD: POS Pag : 5 Editia: Revizia : continuare. rapid sau intercity. Decontarea cheltuielilor pentru utilizarea vagonului de dormit este admisa numai in cazul calatoriilor efectuate pe timp de noapte.2) Decontarea cheltuielilor de transport: 2. telegrame. . pe distanta dintre gara. nu beneficiaza de diurna pe timpul delegarii lor in tara sau strainatate. numai daca sejurul pe perioada respectiva nu este asigurat de catre companiile care efectueaza transportul.1) In cazul in care deplasarea s-a facut cu mijloace de transport altele decat cele personale ale angajatilor : Angajatii societatilor au dreptul la decontarea cheltuielilor de transport ocazionate de deplasarea cu alte mijloace de transport decat cele personale.PROCEDURA Nr.taxele suplimentare percepute de agentiile de voiaj sau de alte unitati (convorbiri telefonice. precum si comisioanele percepute de agentiile de voiaj intra in cheltuielile de transport care se deconteaza. aerogara sau port si locul delegarii sau detasarii. transport in interiorul localitatii precum si cheltuielile ocazionate de activitati de protocol in timpul delegarii in tara sau strainatate. dus si intors. telex. Page 5 . cu mijloace de transport in comun. costul suplimentar de viteza. 1). la nivelul prevazut pentru tara de destinatie. la clasa a I-a. clasa « Business ».doar cu aprobarea finala a COO Grup Rompetrol . 2.cheltuielile pentru transportul efectuat cu mijloace de transport in comun la si de la aerogara. fax) pentru retinerea locurilor in mijloacele de transport feroviar. in cazul in care cheltuielile pentru masa se suporta de catre partenerii straini. pe orice distanta in Europa pentru angajatii incadrati in nivelurile HAY cuprinse in 11 -12 inclusiv cheltuieli de transport cu avionul clasa « Business ». .

din localitatea unde sunt trimisi in delegare sau detasare. . . din localitatea unde se afla in delegare. 1 /2007 PRIVIND DECONTAREA CHELTUIELILOR OCAZIONATE DE DEPLASARILE IN INTERESUL SERVICIULUI COD: POS Pag : 6 Editia: Revizia : . inclusiv asigurarea de sanatate.cheltuielile pentru plata taxelor rutiere.3) Decontarea cheltuielilor de cazare: Page 6 . In acest caz .cheltuielile de transport pentru inapoiere.PROCEDURA Nr. pentru raspunderea civila. de transbordare sau a altor asemenea cheltuieli. daca cheltuielile astfel efectuate sunt mai mici decat diurna si cheltuielile de cazare. 3. dupa terminarea delegarii sau detasarii. cu respectarea prevederilor cuprinse in prezentele proceduri la cap I. de catre societate.cheltuielile zilnice de transport sau costul unui abonament de transport.salariatii intrerup delegarea sau deplasarea si se inapoiaza in localitatea locului lor de munca obisnuit. din cauza incapacitatii temporare de munca. transportul gratuit in interesul serviciului. dupa terminarea programului de lucru. luate impreuna si daca prin aceasta nu se afecteaza bunul mers al activitatii la locul delegarii . respectiv cartea verde. . in cazul in care conditiile de transport permit ca angajatii aflati in delegare sau deplasare sa se inapoieze zilnic. 2.cheltuielile pentru transportul cu taxiul.taxele percepute suplimentar pentru bagajele personale. inainte de terminarea misiunii. in cazul in care salariatii. precum si cheltuielile de parcare. au ramas sa-si efectueze concediul de odihna sau datorita altor cauze de ordin personal. Decontarea cheltuielilor de transport se poate efectua si in cazurile in care: . cheltuielile de transport nu se deconteaza Nu se admit la decontare: . angajatului nu i se mai acorda diurna. . . Daca intreruperea se datoreaza faptului ca angajatii se intorc din delegare sau deplasare din cauza unor interese personale. dovedita cu certificat medical. in localitatea de domiciliu.angajatii sunt chemati. pct.cheltuielile de transport ale persoanelor care au asigurat.

si eventualele taxe obligatorii pe plan local. dupa cum urmeaza: a) pentru angajatii incadrati in posturi de pana la nivelul 10 pe clasificarea HAY.max. 1 /2007 PRIVIND DECONTAREA CHELTUIELILOR OCAZIONATE DE DEPLASARILE IN INTERESUL SERVICIULUI COD: POS Pag : 7 Editia: Revizia : Angajatii societatilor trimisi in delegare in localitati situate la distante mai mari de 60 km de localitatea in care isi au locul permanent de munca si care nu se pot inapoia la sfarsitul zilei de lucru. angajatul nu beneficiaza de diurna sau plata hotelului . Pentru zilele respective. hotel de 4 . b) pentru angajatii incadrati in functiile cuprinse in nivelurile 11-12 pe clasificarea HAY. 75Euro/zi. pe baza documentelor justificative. la care acestea suporta toate cheltuielile de masa si cazare. pe langa tarifele sau chiria platite.max. de indemnizatie de delegare sau de detasare si de cheltuieli de cazare. .PROCEDURA Nr. c) In situatia in care in costul cazarii este inclus si micul dejun. Acestor salariati li se deconteaza numai cheltuielile de transport. indicand data si ora sosirii si plecarii. hotel de 3 . Atunci cand delegarea sau detasarea unor salariati expira in ziua de vineri sau intr-o zi care precede o zi de sarbatoare legala si salariatii raman in localitatea respectiva. 125Euro/zi. Angajatii care au locul permanent de munca in alta localitate decat aceea in care isi au domiciliul nu beneficiaza. pe timpul cat sunt trimisi in delegare sau detasare in localitatea domiciliului lor. camera single. de la unitatea la care se deplaseaza . angajatii in cauza nu beneficiaza de decontarea cheltuielilor de cazare si de diurna. 2. au dreptul la decontarea cheltuielilor de cazare efectuate. In acest caz angajatul are obligatia de a solicita organizatorului actiunii sa faca mentiunea pe delegatia sa “nu se acorda diurna si cheltuieli de cazare”. d) Prin cheltuieli de cazare se intelege. Page 7 . conducerea unitatii poate deconta costul transportului la inapoiere. . se deconteaza si contravaloarea acestuia. inca cel mult 48 de ore.4) Situatii specifice: Angajatii societatilor trimisi in delegare sau deplasare in tara sunt obligati sa obtina pe ordinul de serviciu. in interes personal. In cazul unor actiuni organizate de catre societati . camera single. viza si stampila conducatorului unitatii sau inlocuitorului acestuia.

1 /2007 PRIVIND DECONTAREA CHELTUIELILOR OCAZIONATE DE DEPLASARILE IN INTERESUL SERVICIULUI 2.03% Page 8 . nu se elibereaza documente sau acestea sunt retinute de autoritati.03% (in cazul avansurilor in lei) si 0. pentru fiecare zi intarziere. In situatia in care in unele tari. in caz contrar se vor aplica penalitati in procentele precizate in procedura. exclusiv ziua sosirii. Compartimentul financiar-contabil are obligatia sa mentioneze pe decont data primirii acestuia. In cazul in care titularii de avansuri intocmesc si prezinta deconturi incomplete sau anexeaza la acestea documente nelegale. vor plati o penalizare de 0. in tara sau strainatate. decontul de cheltuieli in care inscrie toate documentele justificative si le anexeaza la acesta.5) Acordarea si justificarea avansurilor de deplasare: COD: POS Pag : 8 Editia: Revizia : Angajatii trimisi in delegare sau deplasare. se recupereaza in valuta de la cei care au incalcat procedura. avansurile se considera justificate numai cu valoarea documentelor legale. in termen de cel mult 5 zile lucratoare de la data primirii avansului. in conditiile legii. sumele cheltuite se justifica pe baza de declaratie data pe propria raspundere. un avans in numerar. necesar pentru diverse cheltuieli administrative. au dreptul sa primeasca. Pentru acordarea avansurilor si/sau justificarea acestora se folosesc formularele: . 1).PROCEDURA Nr. dar nu mai mult decat totalul cheltuielilor de delegare sau de deplasare pentru 31 zile calendaristice. compartimentul financiar-contabil verifica legalitatea documentelor justificative anexate la decont. sau nu restituie in termen sumele ramase necheltuite. La primirea decontului de cheltuieli. impreuna cu documentele justificative. In cazul solicitarii unui avans spre decontare. Titularul de avans este obligat ca in termen de cel mult 5 zile lucratoare de la sosirea din deplasare. data ce se considera data justificarii avansului.“Ordin de deplasare / Delegatie”. Titularii de avans care nu depun in termen deconturile pentru justificarea avansurilor. titularul acestuia va depune decontul pentru justificarea avansului.pentru deplasarile in strainatate ( Anexa 4) Documentele mentionate mai sus trebuie sa poarte semnatura unei persoane abilitate (Anexa nr. concordanta lor cu natura si destinatia cheltuielilor pentru care s-a acordat avansul si respectarea termenului de justificare.“Decont de cheltuieli pentru deplasari externe” . stabilit in raport cu numarul zilelor de deplasare. sa intocmeasca si sa depuna la compartimentul financiar-contabil al societatii/punctului de lucru care i-a acordat avansul. potrivit practicii existente pe plan local. Sumele in valuta folosite in alte scopuri sau cheltuite fara respectarea conditiilor in care au fost acordate.pentru deplasarile in tara. .

urmand ca la finalul succesiunii de deplasari sa se aplice termenul procedural pentru intrega suma avansata/cheltuita. pana la inchiderea avansului . in cazul in care deplasarea a fost revocata sau amanata iar titularul avansului nu a restituit cel mai tarziu a doua zi lucratoare avansul primit. inclusiv penalizarile aferente. se retin din salariul titularului de avans. in baza dispozitiei conducatorului compartimentului cu atributiuni financiar-contabile. dupa caz. Daca titularul de avans nu a justificat avansul primit sau nu a depus sumele ramase necheltuite la termenele stabilite.PROCEDURA Nr. Penalizarile mentionate mai sus se calculeaza si asupra sumelor primite drept avans. pentru fiecare zi de intarziiere. si se aplica numai cu aprobarea sefului ierarhic abilitat. Singura exceptie de la prezenta regula . Page 9 . De asemenea. angajatul nu va avea dreptul la un alt avans pentru o deplasare ulterioara. asupra avansului primit sau asupra sumelor nerestituite in termen. acestea . se poate aplica in cazul succesiunii de delegatii / deplasari care nu permit timpul fizic cerut de procedura pentru efectuare decontului anterior. 1 /2007 PRIVIND DECONTAREA CHELTUIELILOR OCAZIONATE DE DEPLASARILE IN INTERESUL SERVICIULUI COD: POS Pag : 9 Editia: Revizia : (in cazul avansurilor in valuta).

1 /2007 PRIVIND DECONTAREA CHELTUIELILOR OCAZIONATE DE DEPLASARILE IN INTERESUL SERVICIULUI ANEXA nr. 1 COD: POS Pag : 10 Editia: Revizia : LISTA (pe functii) A PERSONALULUI DIN CADRUL SOCIETATILOR CARE POATE APROBA DELEGAREA SAU DEPLASAREA IN INTERESUL SERVICIULUI SI DECONTAREA CHELTUIELILOR 1) Directorii executivi de resort 2) Directorii Generali ai societatilor 3) Directori Financiari ai societatilor 4) Managerii departamentelor functionale Page 10 .PROCEDURA Nr.