PROCEDURA Nr.

1 /2007 PRIVIND DECONTAREA CHELTUIELILOR OCAZIONATE DE DEPLASARILE IN INTERESUL SERVICIULUI

COD: POS Pag : 1 Editia: Revizia :

CUPRINS: I) 1. 2. 3. II) Reglementari generale Scop Definitii Conditii de acordare a cheltuielilor de delegare, deplasare in interesul serviciului Modul de atribuire si restituire a fiecarui tip de cheltuiala ocazionata de delegarea sau deplasarea in interesul serviciului 2.1) Diurna 2.1.1) In tara 2.1.2) In strainatate 2.2) Restituirea cheltuielilor de transport 2.2.1) In cazul in care deplasarea s-a facut cu mijloace de transport altele decat cele personale ale angajatilor 2.3) Restituirea cheltuielilor de cazare 2.4) Situatii specifice 2.5) Acordarea si justificarea avansurilor de deplasare

Page 1

b) cheltuieli de transport: . din dispozitia persoanelor abilitate din cadrul societatii. Definitii: a) b) c) d) e) “angajat”: orice persoana care are incheiat un contract de munca pe durata nedeterminata sau determinate cu oricare din entitatile grupului Rompetrol “delegarea”: reprezinta executarea temporara de catre angajat. Reglementari generale COD: POS Pag : 2 Editia: Revizia : 1. in tara sau strainatate. “diurna”: reprezinta indemnizatia zilnica primita pentru compensarea cheltuielilor personale. “sfarsitul perioadei de delegare sau deplasare”: reprezinta data si ora sosirii mijlocului de transport in localitatea unde “angajatul” isi are locul permanent de munca. altele decat cele personale. c) cheltuieli de cazare. in afara locului de munca obisnuit. Conditii de acordare a cheltuielilor de delegare sau deplasare in interesul serviciului: Angajatii societatii au urmatoarele drepturi banesti pe perioada delegarii in alta localitate.ocazionate de deplasarea cu mijloace de transport. de catre “angajatul” aflat in delegare in localitati situate la o distanta mai mare de 60 km de localitatea in care isi are locul permanent de munca. Scop: Aceasta procedura are drept scop stabilirea unui cadru unitar in ceea ce priveste decontarea cheltuielilor ocazionate de delegare in alta localitate. in interesul serviciului: a) acordarea diurnei. “inceputul perioadei de delegare sau deplasare”: reprezinta data si ora plecarii mijlocului de transport din localitatea unde “angajatul” isi are locul permanent de munca. 1 /2007 PRIVIND DECONTAREA CHELTUIELILOR OCAZIONATE DE DEPLASARILE IN INTERESUL SERVICIULUI I.PROCEDURA Nr. a unor lucrari sau sarcini corespunzatoare atributiunilor sale de serviciu. d) alte cheltuieli ocazionale Acordarea cheltuielilor de delegare sau deplasare se face numai cu respectarea urmatoarelor reguli generale: Page 2 .in interesul serviciului. efectuate de catre angajatii societatilor din cadrul Grupului Rompetrol 2. 3.

1. in schimbul aprobarilor individuale se poate da o aprobare colectiva.PROCEDURA Nr. prin Decizia Consiliului de Administratie al fiecarei societati si cu respectarea prevederilor legale in domeniu Page 3 . delegarea. 1). o data pe an la inceputul anului calendaristic.1) Diurna: 2. in cazul deplasarilor in strainatate. Aceasta regula trebuie avuta in vedere la alegerea rutei de calatorie. 1 /2007 PRIVIND DECONTAREA CHELTUIELILOR OCAZIONATE DE DEPLASARILE IN INTERESUL SERVICIULUI - COD: POS Pag : 3 Editia: Revizia : delegarea sau deplasarea in interesul serviciului trebuie sa fie dispusa in scris de persoanele abilitate (Anexa nr. precum si folosirea unui autovehicul personal in scopul unei deplasari in interesul serviciului in tara. cu taxiul. orice deplasare in afara Romaniei a angajatilor societatilor trebuie sa fie aprobata de catre membrul Echipei de Conducere care coordoneaza departamentul din care face parte angajatul care solicita deplasarea. detasarii sau deplasarii in interesul serviciului. temporar. restituirea cheltuielilor se face numai in proportia necesara indeplinirii scopului delegarii. ruta si durata deplasarii. beneficiaza de diurna in cuantumul stabilit.1) In tara: Angajatii societatilor trimisi. a mijloacelor de transport cat si la pregatirea calatoriei in sine. II) Modul de decontare a fiecarui tip de cheltuiala ocazionata de delegarea sau deplasarea in interesul serviciului 2. In cazul deplasarii in grup. in alta localitate pentru indeplinirea unor sarcini de serviciu. intitulat: “Formular pentru aprobarea deplasarilor in strainatate”. 1). sau deplasarea in interesul serviciului trebuie sa fie limitata la perioada strict necesara. stabilindu-se cu aceasta ocazie modalitatea de transport. Pentru obtinerea aprobarii se va intocmi formularul prevazut in Anexa nr. necesita aprobarea in scris a persoanelor abilitate (Anexa nr. 2 la prezentele Proceduri. transportul cu avionul. acestea trebuiesc sa fie aprobate individual de directorul executiv de resort.

in Page 4 . . Pe timpul delegarii nu se pot plati ore suplimentare.1. In cazul intreruperii calatoriei. In cazul unor actiuni organizate de catre societati. Pentru fractiunile de timp care nu insumeaza 24 de ore. Diurna se acorda fara documente ce dovedesc utilizarea acesteia. in strainatate pentru indeplinirea unor sarcini de serviciu. o indemnizatie zilnica de delegare sau de deplasare (diurna) daca durata activitatii.momentul decolarii avionului. si de pe aeroporturile care constituie puncte de trecere a frontierei de stat a Romaniei. precum si pentru ultima zi in cazul delegarii de mai multe zile. Perioada pentru care se acorda diurna in valuta se determina in functie de mijlocul de transport folosit.2) In strainatate: Angajatii societatilor trimisi. considerandu-se ficare 24 de ore cate o zi de delegare sau detasare. si momentul aterizarii avionului . diurna se acorda astfel: 50% pana la 12 ore si 100% pentru perioada care depaseste 12 ore.PROCEDURA Nr. determinata de programul de zbor al avioanelor. costul se va deconta pe baza documentelor ce dovedesc utilizarea respectivelor mijloace de transport. atat la plecarea in strainatate cat si la inapoierea in tara. drepturile de diurna si cazare ale angajatilor societatilor se acorda. temporar. primesc. Numarul zilelor calendaristice in care salariatul se afla in delegare sau deplasare se socoteste de la data si ora plecarii pana la data si ora inapoierii mijlocului de transport din si in localitatea unde isi are locul permanent de munca. In acest caz angajatul are obligatia de a solicita organizatorului actiunii sa faca mentiunea pe delegatia sa “nu se acorda diurna”. a celor marunte uzuale. Pentru transportul in interiorul localitatii in scopul indeplinirii atributiunilor de servici. aflati in delegare sau deplasare in localitati situate la distante mai mari de 60 km de localitatea in care isi au locul permanent de munca. Pentru delegarea cu o durata de o singura zi.inclusiv timpul de deplasare necesita mai mult de 12 ore de la momentul plecarii pana la intoarcerea in localitatea de domiciliu . 2. indemnizatia se acorda numai daca durata delegarii este de cel putin 12 ore. la plecarea in strainatate. Diurna se acorda in vederea acoperirii cheltuielilor de hrana. 1 /2007 PRIVIND DECONTAREA CHELTUIELILOR OCAZIONATE DE DEPLASARILE IN INTERESUL SERVICIULUI COD: POS Pag : 4 Editia: Revizia : Angajatii societatilor indiferent de functia lor. avandu-se in vedere: . angajatul nu beneficiaza de diurna. la care acesta suporta toate cheltuielile de masa. la sosirea in tara. beneficiaza de diurna in cuantumul prevazut in Anexa 3.momentul trecerii cu trenul sau cu mijloace auto prin punctele de trecere a frontierei. pentru compensarea cheltuielilor personale.

dus si intors. aeriene. . clasa « Economic » pe orice distanta in Europa. fax) pentru retinerea locurilor in mijloacele de transport feroviar.cheltuielile de transport cu trenul accelerat. 2.cheltuielile de transport cu avionul.2) Decontarea cheltuielilor de transport: 2. Page 5 . la distante de peste 300 km si cu aprobarea prealabila a persoanelor abilitate (Anexa nr.PROCEDURA Nr. telegrame. transport in interiorul localitatii precum si cheltuielile ocazionate de activitati de protocol in timpul delegarii in tara sau strainatate. numai daca sejurul pe perioada respectiva nu este asigurat de catre companiile care efectueaza transportul. pe orice distanta in Europa pentru angajatii incadrati in nivelurile HAY cuprinse in 11 -12 inclusiv cheltuieli de transport cu avionul clasa « Business ».cheltuielile pentru transportul efectuat cu mijloace de transport in comun la si de la aerogara.A. la clasa a I-a. precum si cheltuielile de transport efectuate in cadrul localitatii unde se executa delegarea sau deplasarea.taxele suplimentare percepute de agentiile de voiaj sau de alte unitati (convorbiri telefonice.cheltuielile de transport cu avionul. Angajatii societatilor trimisi in strainatate. nu beneficiaza de diurna pe timpul delegarii lor in tara sau strainatate. costul suplimentar de viteza. conform aprobarilor legale si pe baza documentelor doveditoare.doar cu aprobarea finala a COO Grup Rompetrol . . Decontarea cheltuielilor pentru utilizarea vagonului de dormit este admisa numai in cazul calatoriilor efectuate pe timp de noapte. rapid sau intercity. la nivelul prevazut pentru tara de destinatie. Costul tichetelor pentru rezervarea locurilor. in cazul in care cheltuielile pentru masa se suporta de catre partenerii straini. beneficiaza de 50% din diurna stabilita pentru tara in care are loc deplasarea. telex. sa-si deconteze cheltuielile efective de masa efectuate . Membrii Echipei de Conducere a Rompetrol S. cu mijloace de transport in comun. Ei pot insa. . clasa « Business ». pe distanta dintre gara. precum si comisioanele percepute de agentiile de voiaj intra in cheltuielile de transport care se deconteaza.1) In cazul in care deplasarea s-a facut cu mijloace de transport altele decat cele personale ale angajatilor : Angajatii societatilor au dreptul la decontarea cheltuielilor de transport ocazionate de deplasarea cu alte mijloace de transport decat cele personale. pentru angajatii incadrati in nivelurile HAY cuprinse in 5-10 inclusiv . 1). navale etc. cand aceasta este situata in alta localitate.2. astfel: . 1 /2007 PRIVIND DECONTAREA CHELTUIELILOR OCAZIONATE DE DEPLASARILE IN INTERESUL SERVICIULUI COD: POS Pag : 5 Editia: Revizia : continuare. pentru toate zborurile transoceanice aflate in conexiune . aerogara sau port si locul delegarii sau detasarii.

pct. . angajatului nu i se mai acorda diurna. . au ramas sa-si efectueze concediul de odihna sau datorita altor cauze de ordin personal.cheltuielile de transport pentru inapoiere. in localitatea de domiciliu. transportul gratuit in interesul serviciului. din localitatea unde se afla in delegare. din cauza incapacitatii temporare de munca. dovedita cu certificat medical. inainte de terminarea misiunii. Decontarea cheltuielilor de transport se poate efectua si in cazurile in care: . 1 /2007 PRIVIND DECONTAREA CHELTUIELILOR OCAZIONATE DE DEPLASARILE IN INTERESUL SERVICIULUI COD: POS Pag : 6 Editia: Revizia : . dupa terminarea programului de lucru. din localitatea unde sunt trimisi in delegare sau detasare. de transbordare sau a altor asemenea cheltuieli.cheltuielile zilnice de transport sau costul unui abonament de transport. In acest caz . dupa terminarea delegarii sau detasarii. de catre societate. pentru raspunderea civila.PROCEDURA Nr.cheltuielile de transport ale persoanelor care au asigurat.salariatii intrerup delegarea sau deplasarea si se inapoiaza in localitatea locului lor de munca obisnuit. inclusiv asigurarea de sanatate. precum si cheltuielile de parcare. . 3. respectiv cartea verde. .taxele percepute suplimentar pentru bagajele personale. . cheltuielile de transport nu se deconteaza Nu se admit la decontare: . cu respectarea prevederilor cuprinse in prezentele proceduri la cap I.angajatii sunt chemati. daca cheltuielile astfel efectuate sunt mai mici decat diurna si cheltuielile de cazare. in cazul in care salariatii. luate impreuna si daca prin aceasta nu se afecteaza bunul mers al activitatii la locul delegarii .cheltuielile pentru transportul cu taxiul. 2.3) Decontarea cheltuielilor de cazare: Page 6 .cheltuielile pentru plata taxelor rutiere. in cazul in care conditiile de transport permit ca angajatii aflati in delegare sau deplasare sa se inapoieze zilnic. Daca intreruperea se datoreaza faptului ca angajatii se intorc din delegare sau deplasare din cauza unor interese personale.

d) Prin cheltuieli de cazare se intelege. In cazul unor actiuni organizate de catre societati . si eventualele taxe obligatorii pe plan local. 75Euro/zi. 2. indicand data si ora sosirii si plecarii. dupa cum urmeaza: a) pentru angajatii incadrati in posturi de pana la nivelul 10 pe clasificarea HAY. camera single. pe baza documentelor justificative. angajatii in cauza nu beneficiaza de decontarea cheltuielilor de cazare si de diurna. . inca cel mult 48 de ore.max. pe timpul cat sunt trimisi in delegare sau detasare in localitatea domiciliului lor. in interes personal.PROCEDURA Nr.4) Situatii specifice: Angajatii societatilor trimisi in delegare sau deplasare in tara sunt obligati sa obtina pe ordinul de serviciu. viza si stampila conducatorului unitatii sau inlocuitorului acestuia. hotel de 3 . Angajatii care au locul permanent de munca in alta localitate decat aceea in care isi au domiciliul nu beneficiaza. camera single. de indemnizatie de delegare sau de detasare si de cheltuieli de cazare. In acest caz angajatul are obligatia de a solicita organizatorului actiunii sa faca mentiunea pe delegatia sa “nu se acorda diurna si cheltuieli de cazare”. c) In situatia in care in costul cazarii este inclus si micul dejun. la care acestea suporta toate cheltuielile de masa si cazare. 125Euro/zi. hotel de 4 . Page 7 . de la unitatea la care se deplaseaza . angajatul nu beneficiaza de diurna sau plata hotelului .max. au dreptul la decontarea cheltuielilor de cazare efectuate. . pe langa tarifele sau chiria platite. Acestor salariati li se deconteaza numai cheltuielile de transport. conducerea unitatii poate deconta costul transportului la inapoiere. se deconteaza si contravaloarea acestuia. Pentru zilele respective. b) pentru angajatii incadrati in functiile cuprinse in nivelurile 11-12 pe clasificarea HAY. Atunci cand delegarea sau detasarea unor salariati expira in ziua de vineri sau intr-o zi care precede o zi de sarbatoare legala si salariatii raman in localitatea respectiva. 1 /2007 PRIVIND DECONTAREA CHELTUIELILOR OCAZIONATE DE DEPLASARILE IN INTERESUL SERVICIULUI COD: POS Pag : 7 Editia: Revizia : Angajatii societatilor trimisi in delegare in localitati situate la distante mai mari de 60 km de localitatea in care isi au locul permanent de munca si care nu se pot inapoia la sfarsitul zilei de lucru.

Titularul de avans este obligat ca in termen de cel mult 5 zile lucratoare de la sosirea din deplasare. compartimentul financiar-contabil verifica legalitatea documentelor justificative anexate la decont. 1 /2007 PRIVIND DECONTAREA CHELTUIELILOR OCAZIONATE DE DEPLASARILE IN INTERESUL SERVICIULUI 2. sumele cheltuite se justifica pe baza de declaratie data pe propria raspundere. La primirea decontului de cheltuieli. In cazul solicitarii unui avans spre decontare. Sumele in valuta folosite in alte scopuri sau cheltuite fara respectarea conditiilor in care au fost acordate.03% Page 8 . in caz contrar se vor aplica penalitati in procentele precizate in procedura. au dreptul sa primeasca.“Decont de cheltuieli pentru deplasari externe” . stabilit in raport cu numarul zilelor de deplasare.pentru deplasarile in strainatate ( Anexa 4) Documentele mentionate mai sus trebuie sa poarte semnatura unei persoane abilitate (Anexa nr. in tara sau strainatate. in termen de cel mult 5 zile lucratoare de la data primirii avansului. decontul de cheltuieli in care inscrie toate documentele justificative si le anexeaza la acesta. impreuna cu documentele justificative. sa intocmeasca si sa depuna la compartimentul financiar-contabil al societatii/punctului de lucru care i-a acordat avansul. . data ce se considera data justificarii avansului. necesar pentru diverse cheltuieli administrative.pentru deplasarile in tara. vor plati o penalizare de 0. avansurile se considera justificate numai cu valoarea documentelor legale. Compartimentul financiar-contabil are obligatia sa mentioneze pe decont data primirii acestuia. exclusiv ziua sosirii. In situatia in care in unele tari. in conditiile legii. titularul acestuia va depune decontul pentru justificarea avansului. un avans in numerar. potrivit practicii existente pe plan local. In cazul in care titularii de avansuri intocmesc si prezinta deconturi incomplete sau anexeaza la acestea documente nelegale. sau nu restituie in termen sumele ramase necheltuite. se recupereaza in valuta de la cei care au incalcat procedura. concordanta lor cu natura si destinatia cheltuielilor pentru care s-a acordat avansul si respectarea termenului de justificare. pentru fiecare zi intarziere.03% (in cazul avansurilor in lei) si 0.PROCEDURA Nr. Pentru acordarea avansurilor si/sau justificarea acestora se folosesc formularele: . Titularii de avans care nu depun in termen deconturile pentru justificarea avansurilor. nu se elibereaza documente sau acestea sunt retinute de autoritati. 1).5) Acordarea si justificarea avansurilor de deplasare: COD: POS Pag : 8 Editia: Revizia : Angajatii trimisi in delegare sau deplasare. dar nu mai mult decat totalul cheltuielilor de delegare sau de deplasare pentru 31 zile calendaristice.“Ordin de deplasare / Delegatie”.

De asemenea. in cazul in care deplasarea a fost revocata sau amanata iar titularul avansului nu a restituit cel mai tarziu a doua zi lucratoare avansul primit. inclusiv penalizarile aferente. Singura exceptie de la prezenta regula . angajatul nu va avea dreptul la un alt avans pentru o deplasare ulterioara. se poate aplica in cazul succesiunii de delegatii / deplasari care nu permit timpul fizic cerut de procedura pentru efectuare decontului anterior. urmand ca la finalul succesiunii de deplasari sa se aplice termenul procedural pentru intrega suma avansata/cheltuita. in baza dispozitiei conducatorului compartimentului cu atributiuni financiar-contabile. acestea . 1 /2007 PRIVIND DECONTAREA CHELTUIELILOR OCAZIONATE DE DEPLASARILE IN INTERESUL SERVICIULUI COD: POS Pag : 9 Editia: Revizia : (in cazul avansurilor in valuta). pentru fiecare zi de intarziiere. Page 9 . pana la inchiderea avansului . Penalizarile mentionate mai sus se calculeaza si asupra sumelor primite drept avans. asupra avansului primit sau asupra sumelor nerestituite in termen. si se aplica numai cu aprobarea sefului ierarhic abilitat. se retin din salariul titularului de avans. Daca titularul de avans nu a justificat avansul primit sau nu a depus sumele ramase necheltuite la termenele stabilite.PROCEDURA Nr. dupa caz.

1 /2007 PRIVIND DECONTAREA CHELTUIELILOR OCAZIONATE DE DEPLASARILE IN INTERESUL SERVICIULUI ANEXA nr.PROCEDURA Nr. 1 COD: POS Pag : 10 Editia: Revizia : LISTA (pe functii) A PERSONALULUI DIN CADRUL SOCIETATILOR CARE POATE APROBA DELEGAREA SAU DEPLASAREA IN INTERESUL SERVICIULUI SI DECONTAREA CHELTUIELILOR 1) Directorii executivi de resort 2) Directorii Generali ai societatilor 3) Directori Financiari ai societatilor 4) Managerii departamentelor functionale Page 10 .

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful