PROCEDURA Nr.

1 /2007 PRIVIND DECONTAREA CHELTUIELILOR OCAZIONATE DE DEPLASARILE IN INTERESUL SERVICIULUI

COD: POS Pag : 1 Editia: Revizia :

CUPRINS: I) 1. 2. 3. II) Reglementari generale Scop Definitii Conditii de acordare a cheltuielilor de delegare, deplasare in interesul serviciului Modul de atribuire si restituire a fiecarui tip de cheltuiala ocazionata de delegarea sau deplasarea in interesul serviciului 2.1) Diurna 2.1.1) In tara 2.1.2) In strainatate 2.2) Restituirea cheltuielilor de transport 2.2.1) In cazul in care deplasarea s-a facut cu mijloace de transport altele decat cele personale ale angajatilor 2.3) Restituirea cheltuielilor de cazare 2.4) Situatii specifice 2.5) Acordarea si justificarea avansurilor de deplasare

Page 1

c) cheltuieli de cazare. “diurna”: reprezinta indemnizatia zilnica primita pentru compensarea cheltuielilor personale.in interesul serviciului. 1 /2007 PRIVIND DECONTAREA CHELTUIELILOR OCAZIONATE DE DEPLASARILE IN INTERESUL SERVICIULUI I. d) alte cheltuieli ocazionale Acordarea cheltuielilor de delegare sau deplasare se face numai cu respectarea urmatoarelor reguli generale: Page 2 . “inceputul perioadei de delegare sau deplasare”: reprezinta data si ora plecarii mijlocului de transport din localitatea unde “angajatul” isi are locul permanent de munca. efectuate de catre angajatii societatilor din cadrul Grupului Rompetrol 2. de catre “angajatul” aflat in delegare in localitati situate la o distanta mai mare de 60 km de localitatea in care isi are locul permanent de munca. Definitii: a) b) c) d) e) “angajat”: orice persoana care are incheiat un contract de munca pe durata nedeterminata sau determinate cu oricare din entitatile grupului Rompetrol “delegarea”: reprezinta executarea temporara de catre angajat. altele decat cele personale. in afara locului de munca obisnuit. 3. in interesul serviciului: a) acordarea diurnei. b) cheltuieli de transport: .PROCEDURA Nr. a unor lucrari sau sarcini corespunzatoare atributiunilor sale de serviciu. “sfarsitul perioadei de delegare sau deplasare”: reprezinta data si ora sosirii mijlocului de transport in localitatea unde “angajatul” isi are locul permanent de munca. Scop: Aceasta procedura are drept scop stabilirea unui cadru unitar in ceea ce priveste decontarea cheltuielilor ocazionate de delegare in alta localitate.ocazionate de deplasarea cu mijloace de transport. Conditii de acordare a cheltuielilor de delegare sau deplasare in interesul serviciului: Angajatii societatii au urmatoarele drepturi banesti pe perioada delegarii in alta localitate. Reglementari generale COD: POS Pag : 2 Editia: Revizia : 1. in tara sau strainatate. din dispozitia persoanelor abilitate din cadrul societatii.

1) Diurna: 2. stabilindu-se cu aceasta ocazie modalitatea de transport. prin Decizia Consiliului de Administratie al fiecarei societati si cu respectarea prevederilor legale in domeniu Page 3 . transportul cu avionul. ruta si durata deplasarii. in alta localitate pentru indeplinirea unor sarcini de serviciu. beneficiaza de diurna in cuantumul stabilit. delegarea. 1 /2007 PRIVIND DECONTAREA CHELTUIELILOR OCAZIONATE DE DEPLASARILE IN INTERESUL SERVICIULUI - COD: POS Pag : 3 Editia: Revizia : delegarea sau deplasarea in interesul serviciului trebuie sa fie dispusa in scris de persoanele abilitate (Anexa nr. Aceasta regula trebuie avuta in vedere la alegerea rutei de calatorie. in cazul deplasarilor in strainatate. precum si folosirea unui autovehicul personal in scopul unei deplasari in interesul serviciului in tara. orice deplasare in afara Romaniei a angajatilor societatilor trebuie sa fie aprobata de catre membrul Echipei de Conducere care coordoneaza departamentul din care face parte angajatul care solicita deplasarea. sau deplasarea in interesul serviciului trebuie sa fie limitata la perioada strict necesara. necesita aprobarea in scris a persoanelor abilitate (Anexa nr.PROCEDURA Nr. 2 la prezentele Proceduri. detasarii sau deplasarii in interesul serviciului. a mijloacelor de transport cat si la pregatirea calatoriei in sine. In cazul deplasarii in grup. restituirea cheltuielilor se face numai in proportia necesara indeplinirii scopului delegarii. 1). temporar. 1).1) In tara: Angajatii societatilor trimisi. intitulat: “Formular pentru aprobarea deplasarilor in strainatate”. o data pe an la inceputul anului calendaristic. acestea trebuiesc sa fie aprobate individual de directorul executiv de resort. Pentru obtinerea aprobarii se va intocmi formularul prevazut in Anexa nr.1. cu taxiul. II) Modul de decontare a fiecarui tip de cheltuiala ocazionata de delegarea sau deplasarea in interesul serviciului 2. in schimbul aprobarilor individuale se poate da o aprobare colectiva.

o indemnizatie zilnica de delegare sau de deplasare (diurna) daca durata activitatii. diurna se acorda astfel: 50% pana la 12 ore si 100% pentru perioada care depaseste 12 ore. precum si pentru ultima zi in cazul delegarii de mai multe zile. Pentru transportul in interiorul localitatii in scopul indeplinirii atributiunilor de servici. In cazul unor actiuni organizate de catre societati. considerandu-se ficare 24 de ore cate o zi de delegare sau detasare. la care acesta suporta toate cheltuielile de masa. la plecarea in strainatate. Pe timpul delegarii nu se pot plati ore suplimentare. temporar.1. in Page 4 . drepturile de diurna si cazare ale angajatilor societatilor se acorda.momentul trecerii cu trenul sau cu mijloace auto prin punctele de trecere a frontierei. Diurna se acorda fara documente ce dovedesc utilizarea acesteia.momentul decolarii avionului. angajatul nu beneficiaza de diurna. indemnizatia se acorda numai daca durata delegarii este de cel putin 12 ore. In acest caz angajatul are obligatia de a solicita organizatorului actiunii sa faca mentiunea pe delegatia sa “nu se acorda diurna”. costul se va deconta pe baza documentelor ce dovedesc utilizarea respectivelor mijloace de transport. avandu-se in vedere: . in strainatate pentru indeplinirea unor sarcini de serviciu. la sosirea in tara. Diurna se acorda in vederea acoperirii cheltuielilor de hrana. Numarul zilelor calendaristice in care salariatul se afla in delegare sau deplasare se socoteste de la data si ora plecarii pana la data si ora inapoierii mijlocului de transport din si in localitatea unde isi are locul permanent de munca. primesc. determinata de programul de zbor al avioanelor. . si momentul aterizarii avionului . 2. Pentru fractiunile de timp care nu insumeaza 24 de ore. pentru compensarea cheltuielilor personale. In cazul intreruperii calatoriei.PROCEDURA Nr.2) In strainatate: Angajatii societatilor trimisi. aflati in delegare sau deplasare in localitati situate la distante mai mari de 60 km de localitatea in care isi au locul permanent de munca. beneficiaza de diurna in cuantumul prevazut in Anexa 3. a celor marunte uzuale. atat la plecarea in strainatate cat si la inapoierea in tara.inclusiv timpul de deplasare necesita mai mult de 12 ore de la momentul plecarii pana la intoarcerea in localitatea de domiciliu . Perioada pentru care se acorda diurna in valuta se determina in functie de mijlocul de transport folosit. 1 /2007 PRIVIND DECONTAREA CHELTUIELILOR OCAZIONATE DE DEPLASARILE IN INTERESUL SERVICIULUI COD: POS Pag : 4 Editia: Revizia : Angajatii societatilor indiferent de functia lor. Pentru delegarea cu o durata de o singura zi. si de pe aeroporturile care constituie puncte de trecere a frontierei de stat a Romaniei.

cheltuielile de transport cu avionul. numai daca sejurul pe perioada respectiva nu este asigurat de catre companiile care efectueaza transportul. aerogara sau port si locul delegarii sau detasarii. cand aceasta este situata in alta localitate. in cazul in care cheltuielile pentru masa se suporta de catre partenerii straini. sa-si deconteze cheltuielile efective de masa efectuate . la clasa a I-a. Ei pot insa.2. la nivelul prevazut pentru tara de destinatie. cu mijloace de transport in comun. .1) In cazul in care deplasarea s-a facut cu mijloace de transport altele decat cele personale ale angajatilor : Angajatii societatilor au dreptul la decontarea cheltuielilor de transport ocazionate de deplasarea cu alte mijloace de transport decat cele personale.cheltuielile pentru transportul efectuat cu mijloace de transport in comun la si de la aerogara. . clasa « Business ». fax) pentru retinerea locurilor in mijloacele de transport feroviar. rapid sau intercity. pentru angajatii incadrati in nivelurile HAY cuprinse in 5-10 inclusiv . pentru toate zborurile transoceanice aflate in conexiune . clasa « Economic » pe orice distanta in Europa. precum si comisioanele percepute de agentiile de voiaj intra in cheltuielile de transport care se deconteaza. . pe distanta dintre gara. 2.cheltuielile de transport cu trenul accelerat.A. precum si cheltuielile de transport efectuate in cadrul localitatii unde se executa delegarea sau deplasarea.doar cu aprobarea finala a COO Grup Rompetrol . aeriene. costul suplimentar de viteza. nu beneficiaza de diurna pe timpul delegarii lor in tara sau strainatate. Angajatii societatilor trimisi in strainatate. beneficiaza de 50% din diurna stabilita pentru tara in care are loc deplasarea. pe orice distanta in Europa pentru angajatii incadrati in nivelurile HAY cuprinse in 11 -12 inclusiv cheltuieli de transport cu avionul clasa « Business ».cheltuielile de transport cu avionul. transport in interiorul localitatii precum si cheltuielile ocazionate de activitati de protocol in timpul delegarii in tara sau strainatate.taxele suplimentare percepute de agentiile de voiaj sau de alte unitati (convorbiri telefonice. telex. telegrame. conform aprobarilor legale si pe baza documentelor doveditoare. Page 5 . astfel: . 1). Membrii Echipei de Conducere a Rompetrol S. dus si intors.PROCEDURA Nr. Costul tichetelor pentru rezervarea locurilor. navale etc.2) Decontarea cheltuielilor de transport: 2. la distante de peste 300 km si cu aprobarea prealabila a persoanelor abilitate (Anexa nr. Decontarea cheltuielilor pentru utilizarea vagonului de dormit este admisa numai in cazul calatoriilor efectuate pe timp de noapte. 1 /2007 PRIVIND DECONTAREA CHELTUIELILOR OCAZIONATE DE DEPLASARILE IN INTERESUL SERVICIULUI COD: POS Pag : 5 Editia: Revizia : continuare.

Decontarea cheltuielilor de transport se poate efectua si in cazurile in care: .PROCEDURA Nr.taxele percepute suplimentar pentru bagajele personale. cheltuielile de transport nu se deconteaza Nu se admit la decontare: . . respectiv cartea verde. cu respectarea prevederilor cuprinse in prezentele proceduri la cap I. in cazul in care salariatii. . luate impreuna si daca prin aceasta nu se afecteaza bunul mers al activitatii la locul delegarii . in localitatea de domiciliu.cheltuielile zilnice de transport sau costul unui abonament de transport. . pentru raspunderea civila. in cazul in care conditiile de transport permit ca angajatii aflati in delegare sau deplasare sa se inapoieze zilnic. 2.cheltuielile de transport pentru inapoiere. 3. au ramas sa-si efectueze concediul de odihna sau datorita altor cauze de ordin personal. Daca intreruperea se datoreaza faptului ca angajatii se intorc din delegare sau deplasare din cauza unor interese personale. inainte de terminarea misiunii. dupa terminarea delegarii sau detasarii. pct. 1 /2007 PRIVIND DECONTAREA CHELTUIELILOR OCAZIONATE DE DEPLASARILE IN INTERESUL SERVICIULUI COD: POS Pag : 6 Editia: Revizia : . daca cheltuielile astfel efectuate sunt mai mici decat diurna si cheltuielile de cazare. dupa terminarea programului de lucru.angajatii sunt chemati. . inclusiv asigurarea de sanatate. In acest caz .salariatii intrerup delegarea sau deplasarea si se inapoiaza in localitatea locului lor de munca obisnuit.cheltuielile pentru transportul cu taxiul. transportul gratuit in interesul serviciului. de transbordare sau a altor asemenea cheltuieli. din localitatea unde se afla in delegare. . dovedita cu certificat medical. de catre societate. din cauza incapacitatii temporare de munca.cheltuielile de transport ale persoanelor care au asigurat.cheltuielile pentru plata taxelor rutiere. angajatului nu i se mai acorda diurna. precum si cheltuielile de parcare.3) Decontarea cheltuielilor de cazare: Page 6 . din localitatea unde sunt trimisi in delegare sau detasare.

au dreptul la decontarea cheltuielilor de cazare efectuate. inca cel mult 48 de ore. in interes personal. dupa cum urmeaza: a) pentru angajatii incadrati in posturi de pana la nivelul 10 pe clasificarea HAY.max. la care acestea suporta toate cheltuielile de masa si cazare. indicand data si ora sosirii si plecarii. Angajatii care au locul permanent de munca in alta localitate decat aceea in care isi au domiciliul nu beneficiaza. pe timpul cat sunt trimisi in delegare sau detasare in localitatea domiciliului lor. angajatul nu beneficiaza de diurna sau plata hotelului . si eventualele taxe obligatorii pe plan local. 75Euro/zi. 1 /2007 PRIVIND DECONTAREA CHELTUIELILOR OCAZIONATE DE DEPLASARILE IN INTERESUL SERVICIULUI COD: POS Pag : 7 Editia: Revizia : Angajatii societatilor trimisi in delegare in localitati situate la distante mai mari de 60 km de localitatea in care isi au locul permanent de munca si care nu se pot inapoia la sfarsitul zilei de lucru. hotel de 3 . In cazul unor actiuni organizate de catre societati . c) In situatia in care in costul cazarii este inclus si micul dejun. viza si stampila conducatorului unitatii sau inlocuitorului acestuia. pe langa tarifele sau chiria platite. Pentru zilele respective. camera single. camera single. 2.max. de la unitatea la care se deplaseaza .PROCEDURA Nr. hotel de 4 . angajatii in cauza nu beneficiaza de decontarea cheltuielilor de cazare si de diurna. Acestor salariati li se deconteaza numai cheltuielile de transport. In acest caz angajatul are obligatia de a solicita organizatorului actiunii sa faca mentiunea pe delegatia sa “nu se acorda diurna si cheltuieli de cazare”. .4) Situatii specifice: Angajatii societatilor trimisi in delegare sau deplasare in tara sunt obligati sa obtina pe ordinul de serviciu. 125Euro/zi. conducerea unitatii poate deconta costul transportului la inapoiere. se deconteaza si contravaloarea acestuia. pe baza documentelor justificative. . d) Prin cheltuieli de cazare se intelege. Atunci cand delegarea sau detasarea unor salariati expira in ziua de vineri sau intr-o zi care precede o zi de sarbatoare legala si salariatii raman in localitatea respectiva. b) pentru angajatii incadrati in functiile cuprinse in nivelurile 11-12 pe clasificarea HAY. de indemnizatie de delegare sau de detasare si de cheltuieli de cazare. Page 7 .

1).5) Acordarea si justificarea avansurilor de deplasare: COD: POS Pag : 8 Editia: Revizia : Angajatii trimisi in delegare sau deplasare. in caz contrar se vor aplica penalitati in procentele precizate in procedura. au dreptul sa primeasca. Sumele in valuta folosite in alte scopuri sau cheltuite fara respectarea conditiilor in care au fost acordate. In situatia in care in unele tari. avansurile se considera justificate numai cu valoarea documentelor legale. sumele cheltuite se justifica pe baza de declaratie data pe propria raspundere.03% Page 8 . . Compartimentul financiar-contabil are obligatia sa mentioneze pe decont data primirii acestuia.PROCEDURA Nr.“Ordin de deplasare / Delegatie”. exclusiv ziua sosirii. in tara sau strainatate. concordanta lor cu natura si destinatia cheltuielilor pentru care s-a acordat avansul si respectarea termenului de justificare. vor plati o penalizare de 0. data ce se considera data justificarii avansului.pentru deplasarile in tara.“Decont de cheltuieli pentru deplasari externe” .pentru deplasarile in strainatate ( Anexa 4) Documentele mentionate mai sus trebuie sa poarte semnatura unei persoane abilitate (Anexa nr. stabilit in raport cu numarul zilelor de deplasare. potrivit practicii existente pe plan local. sau nu restituie in termen sumele ramase necheltuite. un avans in numerar. Titularul de avans este obligat ca in termen de cel mult 5 zile lucratoare de la sosirea din deplasare. se recupereaza in valuta de la cei care au incalcat procedura. Titularii de avans care nu depun in termen deconturile pentru justificarea avansurilor. 1 /2007 PRIVIND DECONTAREA CHELTUIELILOR OCAZIONATE DE DEPLASARILE IN INTERESUL SERVICIULUI 2. pentru fiecare zi intarziere. dar nu mai mult decat totalul cheltuielilor de delegare sau de deplasare pentru 31 zile calendaristice. In cazul solicitarii unui avans spre decontare. sa intocmeasca si sa depuna la compartimentul financiar-contabil al societatii/punctului de lucru care i-a acordat avansul. La primirea decontului de cheltuieli. impreuna cu documentele justificative. nu se elibereaza documente sau acestea sunt retinute de autoritati. necesar pentru diverse cheltuieli administrative. decontul de cheltuieli in care inscrie toate documentele justificative si le anexeaza la acesta. compartimentul financiar-contabil verifica legalitatea documentelor justificative anexate la decont. Pentru acordarea avansurilor si/sau justificarea acestora se folosesc formularele: . in conditiile legii.03% (in cazul avansurilor in lei) si 0. In cazul in care titularii de avansuri intocmesc si prezinta deconturi incomplete sau anexeaza la acestea documente nelegale. titularul acestuia va depune decontul pentru justificarea avansului. in termen de cel mult 5 zile lucratoare de la data primirii avansului.

dupa caz. asupra avansului primit sau asupra sumelor nerestituite in termen. Singura exceptie de la prezenta regula . si se aplica numai cu aprobarea sefului ierarhic abilitat. pentru fiecare zi de intarziiere. in cazul in care deplasarea a fost revocata sau amanata iar titularul avansului nu a restituit cel mai tarziu a doua zi lucratoare avansul primit. Penalizarile mentionate mai sus se calculeaza si asupra sumelor primite drept avans. Daca titularul de avans nu a justificat avansul primit sau nu a depus sumele ramase necheltuite la termenele stabilite. se retin din salariul titularului de avans.PROCEDURA Nr. angajatul nu va avea dreptul la un alt avans pentru o deplasare ulterioara. acestea . pana la inchiderea avansului . urmand ca la finalul succesiunii de deplasari sa se aplice termenul procedural pentru intrega suma avansata/cheltuita. in baza dispozitiei conducatorului compartimentului cu atributiuni financiar-contabile. 1 /2007 PRIVIND DECONTAREA CHELTUIELILOR OCAZIONATE DE DEPLASARILE IN INTERESUL SERVICIULUI COD: POS Pag : 9 Editia: Revizia : (in cazul avansurilor in valuta). De asemenea. inclusiv penalizarile aferente. Page 9 . se poate aplica in cazul succesiunii de delegatii / deplasari care nu permit timpul fizic cerut de procedura pentru efectuare decontului anterior.

1 COD: POS Pag : 10 Editia: Revizia : LISTA (pe functii) A PERSONALULUI DIN CADRUL SOCIETATILOR CARE POATE APROBA DELEGAREA SAU DEPLASAREA IN INTERESUL SERVICIULUI SI DECONTAREA CHELTUIELILOR 1) Directorii executivi de resort 2) Directorii Generali ai societatilor 3) Directori Financiari ai societatilor 4) Managerii departamentelor functionale Page 10 . 1 /2007 PRIVIND DECONTAREA CHELTUIELILOR OCAZIONATE DE DEPLASARILE IN INTERESUL SERVICIULUI ANEXA nr.PROCEDURA Nr.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful