V. REDACTAREA RAPORTULUI DE CONSULTAN Rapoartele scrise de consultani pentru clienii lor sunt menionate n diverse capitole ale crii.

Scopul acestei anexe este trecerea n revist a factorilor eseniali n scrierea i realizarea tuturor rapoartelor folosite n consultan. Strategia general a consultantului trebuie s fie aceea de a face din redactarea rapoartelor o munc ct mai uoar pentru el. Scrierea uoar face i citirea mai uoar. Rapoartele n perspectiv n munca de consultan comunicarea scris completeaz comunicarea oral, dar n anumite cazuri raportul scris devine canalul principal de comunicare. Pe lng transmiterea de informaii, rapoartele prezentate clientului mai au i alte funcii importante. Ele contribuie prin calitatea i prezentarea lor la impactul pe care-l are consultantul n timpul misiunii. Ele influeneaz i reputaia general a consultantului. Cnd contactele personale ntre consultant i client sunt limitate (de exemplu, dac clientul obine rapoarte de analiz de la mai muli consultani i va alege pe baza rapoartelor), puterea de convingere poate fi o trstur vital a raportului. n principiu, rapoartele de consultan nu repet informaii obinuite de la clieni sau pe care acesta le cunoate foarte bine, cu excepia informaiilor care justific, n mod direct, propunerile sale. Esena informaiilor trebuie s fie noutatea. Astfel, coninutul de informaii al rapoartelor trebuie s fie: fapte descoperite pentru prima dat de consultant; o semnificaie nou a unor fapte cunoscute; legturi noi ntre efecte cunoscute i cauze necunoscute ale acestora; soluii la probleme importante i justificarea lor. Ca s se verifice singur, consultantul trebuie s-i pun urmtoarele ntrebri despre necesitatea i scopul oricrui raport pe care vrea s-l scrie: - de ce este necesar raportul ? - ce va realiza el ? - exist vreo cale mai bun pentru realizarea acestui obiectiv ? - este acum momentul pentru acest obiectiv ? Nu e ru s ncercai s scriei o introducere ncepnd chiar cu "obiectivul acestui raport este..................". Dac avei dificulti n ncheierea propoziiei nseamn c exist ndoieli legate de necesitatea raportului. Perioada de timp de la ultimul raport nu conteaz, atta timp ct lucrarea de consultan a progresat satisfctor de atunci i clientul tie acest lucru. Structura raportului Coninutul trebuie aranjat n succesiunea cea mai bun care s corespund naturii i scopului raportului i reaciei dorite. Acest lucru poate fi dificil. Dei autorul raportului sper c cel care-l citete va ncepe cu nceputul i va continua pn la sfrit, nu exist nicio garanie c aa se va ntmpla. Acesta este unul dintre riscurile comunicrii scrise. Persuasiunea necesit o organizare atent a materialului printr-o succesiune bine chibzuit, pe care cititorul poate s n-o urmreasc. O soluie la aceast problem poate fi introducerea unei sinteze bine gndit la nceputul raportului. Muli conductori foarte ocupai vor citi sinteza pentru a avea orientarea general asupra structurii raportului, chiar dac nu citesc toate capitolele acestuia.

43

Este esenial s existe un cuprins (cu excepia rapoartelor foarte scurte); este regretabil c multe rapoarte nu au cuprins. Locul cel mai indicat pentru cuprins este chiar la nceputul raportului, adic naintea introducerii, a prefeei, sintezei sau a altor seciuni. n unele ri se obinuiete s se plaseze cuprinsul la sfrit. ntregul raport trebuie s fie structurat foarte atent. El va conine anumite idei i subiecte principale, i unele dintre acestea pot avea subdiviziuni. V poate fi util s scriei titlurile capitolelor i s schimbai subiectele pe foi sau fie separate. Apoi foile pot fi aranjate n ordinea cea mai bun pentru prezentarea general i pentru redactare. Aranjarea ntregului material al unui raport ntr-o structur logic este facilitat de un sistem formal de cifre i/sau litere pentru titlurile principale, subtitluri, s.a.m.d. Cuvintele care urmeaz dup fiecare cifr pot fi dactilografiate sau tiprite cu caractere diferite. Se poate folosi un sistem zecimal, ca n exemplul din stnga, sau un sistem cu cifre i litere, ca n exemplul din dreapta.

1. TITLU PRINCIPAL 1.1. SUBTITLU 1.1.1. Diviziunea subtitlului

I.

TITLU PRINCIPAL

1. Subtitlu A. Diviziunea subtitlului (i) articol listat (ii) articol listat

Avantajul unei astfel de scheme sinoptice este c l oblig pe cel care realizeaz s se gndeasc la prioriti i astfel s se determine temele i care sunt cele mai potrivite subdiviziuni ale acestora. Aceast schem promoveaz organizarea ordonat a raportului i conduce la o mai bun tehnoredactare i la evitarea repetrilor. De exemplu, un raport, care include trei domenii de studiu Achiziie, Materiale i Producie, trateaz n cele trei seciuni: Constatri, Concluzii i Recomandri. Care dintre cele trei exemple de mai jos de organizare a materialului poate fi cel mai bun? 1. Constatri 1.1 Achiziie 1.2 Materiale 1.3 Producie 2. Concluzii 2.1 Achiziie 2.2 Materiale 2.3 Producie 3. Recomandri 3.1 Achiziie 3.2 Materiale 3.3 Producie 4. Recomandri 4.1 Achiziie 4.2 Materiale 4.3 Producie
44

1. Achiziie 1.1 Constatri 1.2 Concluzii 1.3 Recomandri 2. Materiale 2.1 Constatri 2.2 Concluzii 2.3 Recomandri 3. Producie 3.1 Constatri 3.2 Concluzii 3.3 Recomandri

1. Achiziie 1.1 Constatri 1.2 Concluzii 2. Materiale 2.1 Constatri 2.2 Concluzii 3. Producie 3.1 Constatri 3.2 Concluzii

Pentru orice raport una dintre aceste variante se poate dovedi cea mai potrivit, dar dac clientul nu afl nimic nou din Constatri, nu are niciun rost s le mai scriei. "Concluziile" duc de obicei direct la "Recomandri". S-ar putea chiar ca raportul n ntregime s trebuiasc s fie scris sub forma seciunii 4 din coloana a treia, de mai sus, astfel nct constatrile i concluziile s reias clar. Totul depinde de prioriti, echilibru i scop; un plan de selectare i ordonare a problemelor v poate ajuta foarte mult. Anexele sunt utile pentru a scoate din materialul care reprezint partea principal a raportului tabelele, graficele i diagramele detaliate, care ar ntrerupe continuitatea citirii i ar fi greu de intercalat. Partea principal a raportului trebuie s poat fi uor citit i s permit o examinare rapid a unor date de sintez. Anexele pot include elemente care, dei importante, necesit o examinare care ia mai mult timp. Nu este indicat ca n cuprinsul textului s apar n faa cititorului multe pagini de tabele cu iruri de cifre lungi i nghesuite. Bineneles, o diagram sau un tabel de sintez nu deranjeaz. n special, n rapoartele finale de consultan este bine s se adreseze mulumiri, n aceast privin este ns nevoie de tact. Dac se menioneaz nume, nu trebuie s se fac omisiuni pentru c toi cei care au ajutat vor s-i vad numele pe list. n acelai timp, dac includei pe aceast list i persoane care mai mult au mpiedicat dect au ajutat, i acestea tiu bine acest lucru, se va crea o situaie destul de dificil, dac lista este prea lung, este mai bine s renunai la ea i s adresai mulumiri tuturor ncheind cu remarca "mi este aproape imposibil s menionez pe toi cei care". Principiile de baz ale unei redactri clare: 1. Raportul s fie ct mai scurt cu putin 2. Gndii-v la cel care-l citete, la concepia i experiena lui 3. Scriei pentru a exprima, nu pentru a impresiona 4. Scriei cu naturalee: stilul care curge lin i nu atrage atenia asupra sa este cel mai eficace 5. Formulai propoziii scurte; lungimea lor poate fi diferit, dar n medie s fie sub 20 de cuvinte 6. Evitai frazele complicate i combinai cu grij cuvinte scurte cu cuvinte lungi 7. Folosii cuvinte cunoscute, evitai-le pe cele care se folosesc rar 8. Evitai limbajul prea profesional dac nu suntei sigur c cel care citete raportul l cunoate i dac dumneavoastr niv nu-l cunoatei bine 9. Evitai cuvintele care nu sunt necesare, deoarece dau impresia de umplutur 10. Folosii termenii pe care cititorul i poate vizualiza; spunei lucrurilor pe nume, nu le explicai prin perifraz; de exemplu, o macara este macara, nu un dispozitiv de ridicare 11. Punei aciune n verbele pe care le alegei; folosii fora diatezei active; folosii diateza pasiv doar ca s variai stilul 12. Toate elementele raportului s fie pertinente scopului urmrit 13. Asigurai-v c ai inclus n coninut toate punctele necesare scopului 14. Echilibrai materialul, plasnd i accentund fiecare element dup importana sa 15. Tonul raportului trebuie s fie serios, aa cum se cuvine unui obiectiv serios: nu-l tentai pe cititor s citeasc printre rnduri: dac facei asta, atunci suntei la mna imaginaiei lui 16. Atenie la folosirea numerelor, n general cifrele atrag atenia asupra lor; hotri dac valorile absolute au semnificaie mai mare dect procentele, i invers; cnd citai cifre din alte surse, fii exact; cnd facei estimri, putei s rotunjii cifrele

45

Scrierea raportului n zilele noastre conductorii sunt inundai de rapoarte i au aversiune fa de rapoartele lungi i scrise prost. Este, deci, util s se urmreasc anumite principii, care au fost rezumate n tabelul 1. Cnd autorul are timp, poate scrie complet o prim ciorn pe care s-o pun la o parte o zi sau dou, dup care tot ce este greit se poate vedea i revizui mai uor. Dac autorul crede c raportul este bun, trebuie s-l citeasc i altcineva Ciorna de raport a unui consultant de teren va fi cu siguran citit de eful su, care de obicei, are talentul de a gsi lucruri pe care un consultant cu mai puin experien nu le-ar bnui niciodat. Totui, n acest moment exist unele riscuri; este loc de mai bine n orice raport, i tentaia de a-l mbunti pn ajunge s fie "perfect" poate uneori fi greu de nvins. Ca i n multe alte situaii uneori maibinele este dumanul binelui. Lucrnd la redactarea raportului su, consultantul poate constata c planul ales iniial nu este cel mai bun. N-are niciun rost s te ii de un plan care nu este foarte bun. Totui, dac clientul a fost de acord cu acel plan, trebuie i el s fie ntrebat pentru a aproba modificarea; astfel se evit o posibil nenelegere cnd se va prezenta raportul. Dac raportul este rezultatul unei munci colective i se tie c stilurile personale ale coautorilor difer, trebuie s se prevad o redactare final. Caracteristicile principale ale unui raport bine fcut sunt consecvena i omogenitatea. Dactilografierea i tiprirea raportului Raportul trebuie s aib o inut profesional elevat din toate punctele de vedere. Prima impresie bun este dat de aspectul exterior - modul n care este legat i copertat. n interior, textul trebuie s fie dactilografiat fr greeli sau tersturi i paginat frumos cu margine suficient. Desenele, graficele i diagramele trebuie s fie bine fcute i s respecte toate standardele necesare. Firma de consultan poate avea propriul su format standard i un sistem de clasare i control n biblioteca de rapoarte. Varianta final pregtit pentru a fi dactilografiat trebuie s fie aranjat exact aa cum trebuie s-o scrie dactilografa. Autorul este cel care trebuie s se asigure c raportul nu conine nicio greeal. Utilizarea sistemului modern de prelucrare de texte pe calculator (text processing) pentru dactilografiere, editare, reproducere i stocare a rapoartelor de conducere i de consultan a devenit o practic obinuit n rile industrializate, n deceniul al optulea-lea i aceast practic se extinde rapid i n multe alte ri mai slab dezvoltate.

46