1

Fi / Standard 4 Funcii sensibile

1. Introducere

Fia standardului 4 Funcii sensibile conine esena unui cadru de politic
privind gestionarea funciilor sensibile prin oferirea, n limitele cadrului legal incident,
a principiilor de baz legate de structurarea, clasificarea, nregistrarea, controlul i
schiarea unei orientri concise pentru gestionarea i rotaia personalului din funciile-
cheie.

2. Domeniul de aplicare. Reglementri legale.

Ordinul ministrului finanelor publice nr. 946/2005 reglementeaz ansamblul
celor 25 de standarde de control intern/ managerial.
Standardele de control intern/managerial definesc un minimum de reguli de
management, pe care toate entitile publice trebuie s le urmeze.
Obiectivul standardelor este de a crea un model de control intern/managerial
uniform i coerent. Totodat, standardele constituie un sistem de referin, n raport
cu care se evalueaz sistemele de control intern, se identific zonele i direciile de
schimbare.
Standardul 4 Funcii sensibile face parte din seciunea (elementul cheie)
Mediul de control (cuprinde problemele legate de organizare, managementul
resurselor umane, etic, deontologie i integritate).
n descrierea standardului (regul definitorie, aplicabil domeniului de
management la care se refer standardul, domeniu fixat prin titlul acestuia) se
specific faptul c entitatea public identific funciile considerate ca fiind sensibile i
stabilete o politic adecvat de rotaie a salariailor care ocup astfel de funcii.
n cerinele generale ale standardului (direciile determinante n care trebuie
acionat, n vederea implementrii standardului), se precizeza c:
n entitatea public se ntocmesc:
a) inventarul funciilor sensibile;
b) lista cu salariaii care ocup funcii sensibile;
c) planul pentru asigurarea rotaiei salariailor din funcii sensibile, astfel
nct un salariat s nu activeze ntr-o astfel de funcie, de regul, mai mult de 5 ani;
n inventarul funciilor sensibile sunt reflectate, de regul, acele funcii care
prezint risc semnificativ n raport cu obiectivele;
Rotaia personalului se face cu efect minim asupra activitii entitii publice
i a salariailor.
Trebuie subliniat c standardelor fiindu-le caracteristic o puternic
interdependen, ele nu acioneaz separat, n mod individual, ci, dimpotriv,
aciunea lor este, de fiecare dat, conjugat, n funcie de corelaiile obiectiv
existente ntre diferite standarde. Spre exemplu, ntre standardele 1 Etic,
integritate i 4 Funcii sensibile, poate fi constatat existena unei interdependene
strnse, obiective. n consecin, ordonatorul de credite/managerul general ar comite
o grav eroare n aciunea sa de ntrire a sistemului de control managerial, dac nu
ar aplica msuri care s conduc la valorificarea i maximizarea influenelor potenial
benefice ale unor astfel de interdependene.

2
2. Etic, integritate, funcii sensibile i reglementri
Etica, integritatea i funciile sensibile sunt subiecte strns interdependente i
asociate. Instituiile guvernamentale, de exemplu, emit autorizaii, colecteaz taxe,
acord scutiri, supravegheaz respectarea reglementrilor i aplic penaliti sau
amenzi, dac este necesar. n general, aceasta nseamn c managerul i angajaii
trebuie s aib un grad corespunztor de integritate personal i profesional i s
fie contieni de importana activitii pe care o desfoar, n ceea ce privete
respectarea legilor, reglementrilor, regulilor i politicilor specifice i respectarea
confidenialitii informaiilor. Aceasta ar contribui la protejarea interesului public, n
sens larg, dar i mpotriva riscurilor, a cror materializare ar provoca daune care pot
fi aduse inclusiv siguranei naionale.
Trebuie menionat c, n standardul 1 Etic, integritate se precizeaz c
entitatea public asigur condiiile necesare pentru ca angajaii s cunoasc
reglementrile care guverneaz comportamentul acestora, prevenirea i raportarea
fraudelor i a neregulilor. Valorile etice fac parte din cultura organizaional a
instituiei publice. Instituia public trebuie s aib un cod de conduit oficial, scris,
care s fie un mijloc de comunicare uniform a valorilor etice ctre toi angajaii.
Componenta 1.2 Cerine generale a acestui standard enun direciile
determinante n care trebuie acionat, n scopul aplicrii acestuia, n relaia cu
integritatea personal i profesional a angajailor. n plus, componenta 1.3
Referine principale cuprinde actele normative reprezentative, care conin prevederi
aplicabile subdomeniului de management identificat prin titlul standardului, n
principal cele referitoare la: statutul i codul de conduit al funcionarilor publici,
declararea i controlul averilor, asigurarea transparenei n exercitarea demnitilor i
funciilor publice, prevenirea, descoperirea i sancionarea faptelor de corupie.

4. Coordonatorul integritii (consilierul etic)
Legea i reglementarea emis n aplicarea acesteia stabilete condiiile n
care un funcionar public desemnat (consilierul etic al integritii) poate ndeplini
sarcinile care i-au fost stabilite. Pe scurt, acest angajat planific, coordoneaz i
raporteaz cu privire la diferite activiti prevzute n lege.
Coordonatorul integritii ar trebui s consilieze managementul superior cu
privire la aspecte legate de politica relevant aplicabil n domeniu.
Desemnarea coordonatorului integritiii (consilierului etic), stabilirea atribuiilor
sale i perfecionarea profesional a acestuia vor fi efectuate cu respectarea
recomandrilor Ageniei Naionale a Funcionarilor Publici (ANFP), prevzute la art.
11 din Ordinul preedintelui ANFP nr. 4.500/2008 emis pentru stabilirea unui cadru
unitar privind metodele de completare i transmitere a datelor i informaiilor
referitoare la respectarea normelor de conduit de ctre funcionarii publici i la
implementarea procedurilor disciplinare.
Legea nr. 7/2004 privind Codul de conduit a funcionarilor publici, republicat,
stabilete inclusiv rolul conductorilor autoritilor i instituiilor publice i al
consilierilor etici n coordonarea, monitorizarea i controlul aplicrii normelor de
conduit profesional. Prezentm, n acest sens, n rezumat, coninutul principalelor
prevederi ale art. 21 din aceast lege:
alin. (1) stabilete c, pentru aplicarea codului de conduit, conductorii de
autoriti i instituii publice desemneaz, ca persoan responsabil, un funcionar
3
public, de obicei din departamentul de resurse umane, cu atribuii de consiliere etic
i monitorizare a respectrii normelor de conduit;
alin. (2) prevede c funcionarul public, desemnat conform alin. (1) s aib, ca
atribuie, acordarea de consultan i asisten funcionarilor publici, n scopul unei
ct mai depline conformri la codul de conduit i s raporteze, trimestrial, cu privire
la respectarea regulilor de conduit de ctre funcionarii publici din instituie;
alin. (3) dispune c atribuiile acestui funcionar public s fie stabilite printr-un
act administrativ al efului entitii publice sau prin extinderea fiei postului cu
atribuiile specifice de consiliere i monitorizare a respectrii regulilor codului de
conduit.
n Legea nr. 182/2002 sunt stabilite obligaii, rspunderi i sanciuni privind
protecia informaiilor clasificate. Aceast lege conine multe prevederi legate de
funciile sensibile; prin aceast lege sunt atribuite responsabiliti i sarcini entitii
publice. Aceste sarcini ar trebui s fie executate i coordonate de consilierul etic.
Atunci cnd ne referim la funciile sensibile, avem n vedere articolul 10 din
aceast lege, n care se stabilete c:
Instituiile care dein sau utilizeaz informaii clasificate vor ine un registru de
eviden a autorizaiilor acordate personalului, sub semntur de primire a acestora;
Fiecare autorizaie se reverific ori de cte ori este necesar s se garanteze c
este conform standardelor aplicabile funciei pe care respectiva persoan o ocup.
De asemenea, articolul 7 al aceleiai legi prevede c persoanele care vor
avea acces la informaiile clasificate s fie verificate, n prealabil, cu privire la
onestitatea i profesionalismul lor, referitoare la utilizarea acestor informaii.
Personalul anume desemnat pentru realizarea proteciei informaiilor
clasificate se include ntr-un sistem permanent de pregtire i perfecionare, la
intervale regulate, potrivit standardelor naionale de protecie.

5. Funciile sensibile
Interfee, zone i indicatori de risc
Folosind lista factorilor de risc menionai mai jos, entitatea public poate, prin
propria evaluare a riscurilor, s identifice factorii de risc existeni, pentru a stabili, pe
aceast baz, ce funcii ar trebui s fie calificate drept sensibile. n mod evident, cu
ct apar mai muli factori de risc legai de o anumit funcie, cu att este mai mare
riscul pentru integritate i sunt necesare mai multe msuri pentru a reduce riscurile
identificate. Fiecare entitate are, n funcie de circumstane, riscuri specifice. n
general, factorii de risc care necesit atenie sunt:
a) acces la resursele materiale, financiare i informaionale, fr deinerea
unui document de autorizare;
b) activiti ce se exercit n condiii de monopol, drepturi exclusive sau
speciale;
c) modul de delegare a competenelor;
d) evaluare i consiliere, care pot implica grave consecine;
e) achiziia public de bunuri/servicii/lucrri, prin eludarea reglementrilor
legale n materie;
f) neexecutarea sau executarea necorespunztoare a sarcinii de munc
atribuite;
g) lucrul n relaie direct cu cetenii, politicienii sau tere persoane juridice;
4
h) funciile cu competen decizional exclusiv.
Dup identificarea funciilor vulnerabile din entitate, aceasta are la dispoziie
trei opiuni pentru a gestiona riscurile identificate, respectiv:
1) Rotaia cadrelor
Rotaia cadrelor este politica organizaiei potrivit creia angajaii cu funcii
sensibile, dup o perioad prestabilit (de regul, 5 ani) schimb funciile.
2) Separarea sarcinilor (standardul 18)
Aceast msur const n separarea mandatelor i a sarcinilor, pentru a
preveni ca un angajat s fie supus unor riscuri semnificative de integritate. Trebuie
evitat executarea, in mod exclusiv individual, a unor operaiuni care determin
riscuri semnificative de integritate. Acionnd in echip, este evitat riscul de
integritate, prin eroare, fraud, ncalcare a legislaiei, precum i riscul de a nu putea
detecta aceste probleme.
3) Verificarea candidailor
Funciile sensibile impun verificarea antecedentelor. Verificarea candidailor n
timpul procesului de recrutare i selecie diminueaz posibilitatea de a angaja
persoane care, ntr-o funcie anterioar, nu au demonstrat un comportament integru.
Astfel, reiterm c articolul 7 alin. (1) al Legii nr. 182/2002 impune ca persoanele
care au acces la informaiile clasificate ca secrete de stat s fie verificate, anterior
angajrii, n ceea ce privete onestitatea i profesionalismul, n legtur cu folosirea
unor astfel de informaii. Alineatele 2, 3 i 4 ale aceluiai articol stabilesc reguli
specifice pentru funcionarii publici i alte categorii de persoane. Legea nr. 182/2002
atribuie sarcini i responsabiliti Serviciului Romn de Informaii, de exemplu, cu
privire la:
coordonarea, n general, a activitilor i a msurilor de control, referitoare la
protecia informaiilor secrete de stat;
dezvoltarea, n colaborare cu autoritile publice, a standardului naional
pentru informaiile clasificate i a obiectivului de implementare;
monitorizarea msurilor luate de Guvern pentru implementarea prevederilor
Legii nr. 182/2002.

Desigur c, n raport cu natura i mrimea estimat a riscurilor identificate,
asociate funciilor sensibile, entitatea public poate aplica i alte msuri de control
intern, apreciate ca fiind adecvate gestionrii riscurilor respective, cum ar fi cele
specifice standardelor 16 Semnalarea neregularitilor 19 Supravegherea; 22
Strategii de control; 23 Accesul la resurse.
6. Principiile de baz
n urma analizei informaiilor de mai sus, sunt trase anumite concluzii, pentru o
abordare coerent a urmtoarelor subiecte.
6.1) Cadrul de politic
Textul standardului 4 Funcii sensibile i al altor reglementri menionate
anterior implic, n mod clar, disponibilitatea unui cadru de politic care s conin
principiile de baz privind:
a) identificarea, ordonarea, clasificarea i reevaluarea funciilor sensibile;
5
b) procedura de verificare a antecedentelor;
c) procedura de recrutare, selecie i numire;
d) sarcini i competene decizionale ale responsabilului cu securitatea/
integritatea, legate de funciile sensibile;
e) programarea unei rotaii a persoanelor care ocup fucii sensibile, de
regul, o dat la 5 ani;
f) controlul/monitorizarea executrii politicii adoptate;
g) instruciuni, orientri i instrumente care faciliteaz cadrul de politic.

6.2) Decizii necesare

Datorit riscului crescut la care este supus entitatea public, n cazul
existenei funciilor sensibile, ordonatorul de credite/managerul general nsui, sau,
dup caz, organul colectiv de conducere ce este investit cu o astfel de atribuie
trebuie s ia urmtoarele decizii:
a) considerarea unei anumite funcii drept funcie sensibil;
b) autorizarea Serviciului Romn de Informaii s verifice candidatul;
c) numirea angajatului respectiv, dup ce a trecut prin procedura de verificare
i selectare stabilit de lege.
6.3) Funcia sensibil i verificarea antecedentelor

O funcie n care, n general, exist posibilitatea de a produce daune securitii
entitii publice i/sau securitii naionale i n care apar riscuri care se pot manifesta
n atingerea obiectivelor entitii este desemnat ca funcie sensibil. Ocuparea unei
funcii sensibile este posibil dac, din documentarea i verificrile efectuate, rezult
c sunt ndeplinite, integral, condiiile stabilite n acest sens. Funcia sensibil i
verificarea antecedentelor (investigaia de securitate) sunt asociate. Spre exemplu,
urmtorii indicatori arat dac un candidat este vulnerabil sau reprezint un risc
potenial pentru siguran, n general:
a) antecedente judiciare;
b) activiti subversive i/sau antidemocratice;
c) simptome de dependen, generatoare de aciuni lipsite de integritate;
d) vulnerabilitate financiar;
e) supus influenelor din exterior;
f) comportament neltor, fals i secretos;
g) comportament iresponsabil i riscant.
Rezultatele investigaiei de securitate vor indica, eventual, ct de substanial
este riscul. Ordonatorul de credite stabilete, n final, funciile sensibile i numete n
aceste funcii persoanele n cazul crora verificarea efectuat are un rezultat pozitiv.

6.4) Lista angajailor care ocup funcii sensibile
Textul componentei 4.2 Cerinele generale din standardul 4 Funcii
sensibile este clar n ceea ce privete cerinele pe care ar trebui s le ndeplineasc
orice entitate. n plus, art. 10 din Legea nr. 182/2002 stabilete c, atunci cnd este
vorba de informaii clasificate, entitatea public trebuie s in un registru de eviden
al autorizaiilor acordate personalului.
6
Se presupune c, n registrul fiecrei entiti publice, va fi nregistrat numai un
numr limitat de angajai. Pentru a respecta acest standard, trebuie s fie pregtit i
actualizat un registru al funciilor sensibile, care ar putea fi structurat conform
urmtorului model:

nregistrarea funciilor sensibile
Nu-
me-
le
Fia postului Nivel de
sensibili-
tate al
funciei
Data numirii Data rotaiei

xx
x
xxx .... 1-I-2010 1-I-2015

xx
x
xxx

xx
x
xxx

Deoarece Oficiul Registrului Naional al Informaiilor Secrete de Stat
pstreaz liste ale nregistrrilor i informaii din aceast clas n ceea ce privete
meninerea nivelurilor de clasificare, personalul verificat i aprobat pentru a lucra cu
informaii secrete de stat i registrele autorizaiilor, este necesar o comparaie ntre
datele i informaiile definite de cele dou organizaii.
n acest caz, este eficient ca nregistrarea i comparaia cu Oficiul Registrului
Naional s fie fcut de coordonatorul integritii, deoarece acesta este calificat i
are toate informaiile necesare pentru a actualiza registrul. n perioada de 5 ani,
coordonatorul integritii informeaz managerii responsabili cu privire la apropierea
expirrii perioadei de 5 ani i propune luarea unei msuri. Periodic, coordonatorul
integritii informeaz ordonatorul de credite n legtur cu situaia, progresul i
finalizarea rotaiei (individuale), necesare.

7. Implementare

ncercnd s rspund unor cerine de ordin practic, prezenta expunere ofer
entitilor posibilitatea unei abordri eficiente a subiectului funciilor sensibile. Fiind
conceput pentru uz general, are caracterul unor instruciuni uniforme i practice,
legate de identificarea, stabilirea i gestionarea funciilor sensibile i atribuirea
responsabilitilor asociate acestora, contribuind, astfel, la mbuntirea monitorizrii
i a controlului. Pe scurt, acest material reprezint un instrument de sprijin n efortul
managerial de gestionare a funciilor sensibile.




7
Fia funciei sensibile
Pentru fiecare funcie sensibil, este necesar o abordare specific (un cod
propriu de conduit/manual) care, bazat pe principiile Fiei standardului 4, ofer o
metod executabil i sigur, inclusiv proceduri de lucru, care reduc riscurile i
contribuie la mbuntirea procedurilor operaionale sau de sistem i, n final, la
ndeplinirea, de ctre persoanele aflate n funcie, a sarcinilor de munc care le-au
fost atribuite.

Instrumente i aplicare
Scopul standardului 4 este de a garanta, ca instrument de prevenire, o
nelegere clar, structurat, transparent a confidenialitii i a funciilor sensibile i
de a reduce riscurile posibile asociate. n practic, se recomand includerea
coninutului i a principiilor standardului 4 ntr-un ndrumar concis, care ar trebui s
conduc la:
a) posibilitatea unei nelegeri structurate, transparente, a funciilor sensibile;
b) claritate, cu privire la cine este responsabil i pentru ce, n legtur cu
politica relevant, implementare i monitorizare;
c) instruciuni practice, legate de identificarea, organizarea i gestionarea
funciilor sensibile i atribuirea responsabilitilor asociate;
d) claritate, n legtur cu investigaia de securitate (sponsor, investigator
etc.);
e) procedura de stabilire (i aprobare) a funciilor sensibile;
f) posibilitatea de personalizare a situaiilor specifice (mpreun cu o declaraie
de conformare sau explicare);
g) un format pentru un Registru al funciilor sensibile i un format pentru
planul de rotaie, o dat la 5 ani;
h) proceduri pentru asigurarea obligatorie a documentelor secrete.

n funcie de structura organizaional, o abordare specific produce cele mai
bune i tangibile rezultate pe termen scurt. n ceea ce privete funciile sensibile,
acestea ndreapt atenia ctre examinarea activitilor generatoare de riscuri
semnificative i a vulnerabilitilor organizaionale i reprezint, nainte de toate, o
investigaie preventiv. Scopul acesteia este de a identifica potenialele vulnerabiliti
din organizaie i de a reduce vulnerabilitatea viitoare, prin diferite msuri. Ofer, de
asemenea, coordonatorului integritii, o asisten util i folositoare, prin efectuarea
acestor sarcini.
Mai mult, o astfel de abordare ofer posibilitatea de a elimina eventualele
prezumii, fr temei, n legtur cu respectivul subiect, i de a oferi claritate i
transparen legate de responsabilitile relevante i sarcinile ordonatorului de
credite.