Comisia de arhivare a documentelor colare

Comisia de arhivare a documentelor colare se nscrie n seria comisiilor cu caracter temporar.Atribuiile

comisiei sunt prevzute n Legea Arhivelor Naionale (Legea 161!!6" care prevede c cei care creeaz
i cei care de#in documente sunt obliga#i s nregistreze i s #in eviden#a tuturor documentelor intrate$ a
celor ntocmite pentru uz intern$ precum i a celor ieite$ potrivit legii. %n acest conte&t se instituie prima
atribu#ie a comisiei de arhivare. 'a se constitue n perioada n care se organizeaz activitatea de arhivare
sau la solicitarea conducerii unit#ii de nv#m(nt. ) atribu#ie esen#ial a comisiei const n selec#ionarea
atent a documentelor care urmeaz a *i arhivate.
+ocumentele care urmeaz a *i arhivate precum i perioada de pstrare sunt prevzute n Monitorul
Oficial al Romaniei, partea I, anul XXIII - nr. 767 ordin pentru aprobarea regulamentului privind
regimul actelor de studii i al documentelor colare gestionate de unitile de nvtmnt preuniversitar
Con*orm legisla#iei men#ionate actele de studii sunt nscrisurile care atest *inalizarea de ctre titular a
unui nivel de nv#m(nt cu sau *r e&amen de absolvire (Art. 1. (1"".
Actele de studii care se emit n sistemul na#ional de nv#m(nt preuniversitar $ ncep(nd cu anul scolar
,-11.,-1,$ sunt urmtoarele/
a" certi*icat de echivalare a e&amenului de capacitate$ pentru absolven#ii nv#m(ntului de 0 ani$
promo#iile de p(n n anul 1!!0 inclusiv$ care doresc continuarea studiilor liceale . nvtm(nt
seral*recvent redus1
b" certi*icat de absolvire a colii de arte si meserii$ pentru absolven#ii nv#m(ntului special i pentru
absolven#ii 2rogramului educa#ional tip $$Adoua ans31
c" certi*icat de cali*icare pro*esional nivel 11
d" certi*icat de absolvire a anului de completare1
e" certi*icat de cali*icare pro*esional nivel ,1
*" certi*icat de cali*icare pro*esional$ pentru absolven#ii nv#m(ntului pro*esional1
g" certi*icat de absolvire a ciclului in*erior al liceului1
h" certi*icat de absolvire a liceului1
i" diplom de bacalaureat1
4" diplom de merit$ pentru absolven#ii care au promovat toate clasele din intervalul 56.6556555 cu medii
generale de minimum !$7-$ iar la e&amenul de bacalaureat au ob#inut media 1-1
8" certi*icat de cali*icare pro*esional nivel 91
l" certi*icat de competen# lingvistic de comunicare oral n limba rom(n1
m" certi*icat de competen# lingvistic de comunicare oral n limba matern1
n" certi*icat de competen# lingvistic ntr.o limb de circula#ie interna#ional1
o" certi*icat de competen#e digitale nso#it de suplimentul descriptiv1
p" atestat de competen#e pro*esionale$ pentru absolven#ii ciclului superior al liceului .*iliera teoretic i
voca#ional1
:" certi*icat de competen#e pro*esionale$ pentru absolven#ii colii postlicealede maitri1
r" atestat de pregtire psihopedagogic1
s" diplom de absolvire a nv#m(ntului gimnazial$ ncep(nd cu absolven#ii nv#m(ntului gimnazial
promo#ia ,-16.
Actele de studii care se elibereaz din carnet cu matccotor se ntocmesc ast*el nc(t matcacotorul
carnetului$ care rm(ne n arhiva institu#iei de nvtm(nt cu termen permanent$ s aib nscrise toate
datele de pe e&emplarul original care se elibereaz titularului.
+ocumentele colare sunt considerate acte cu regim special dup ce sunt completate. Con*orm legisla#iei
aprute n ;onitorul o*icial sunt considerate documente colare urmtoarele nscrisuri/
a" Registrul matricol care devine document cu regim special dup completare i dup ce procesul.verbal
a *ost tiprit pe ultima sa pagin. <egistrul matricol se arhiveaz la unitatea de nvtm(nt preuniversitar
emitent$ cu termen de pstrare permanent. <egistrul matricol cuprinde situa#ia colar a tuturor elevilor$
n to#i anii de studiu. %nscrierea elevilor n registrul matricol se *ace n con*ormitate cu datele din actul de
identitate$ certi*icatul de natere$ cartea de identitate$ certi*icatul de cstorie$ alte acte emise de organele
competente$ men#ion(ndu.se i C=2.ul.
b" Catalogul clasei1
c" Cataloagele pentru e&amenele de *inalizare a studiilor1
d" Cataloagele pentru e&amenele de corigen#e i di*eren#e1
Cataloagele din unit#ile de nv#m(nt vizeaz clasele$ *inalizarea studiilor dar i e&amenele de di*eren#e
i corigen#e. 'le sunt copletate de nv#toridirigin#ii (pentru catalogul clasei" i de membrii comisiei de
e&amen (pentru cataloagele de *inalizare a studiilor$ di*eren#e$ corigen#e". La s*(ritul anului colar se
ntocmete$ pe ultima pagin a catalogului clasei$ un proces.verbal privind veri*icarea mediilor i a
mediilor generale$ semnat de nvttordiriginte i titularii de discipline i vizat de directorul unit#ii de
nvtm(nt. Catalogul clasei$ dup completarea procesului.verbal$ tiprit pe ultima sa pagin$ se
arhiveaz la unitatea de nvtm(nt preuniversitar emitent$ cu termen de pstrare permanent. Acelai
statut l are i catalogul pentru e&amenele de *inalizare a studiilor care devine document colar cu regim
special$ dup completare. Catalogul de *inalizare a studiilor se arhiveaz la unitatea de nvtm(nt
preuniversitar organizatoareemitent$ cu termen de pstrare permanent. Cataloagele pentru e&amenele de
corigen# i de di*eren#e$ care au o rubricatie speci*ic. >ermenul de pstrare n arhiva unit#ii de
nvtm(nt cuprinde toat durata studiilor elevului.
e" 2orto*oliul educa#ional al elevului reprezint$ con*orm legisla#iei n vigoare$ cartea de identitate
educational a acestuia. ?tilizarea lui debuteaz ncep(nd cu clasa pregtitoare i se elibereaz tuturor
elevilor care au absolvit anii colari ncep(nd cu clasa a 55.a.
*" @uplimentul descriptiv este documentul colar care se ataeaz competen#elor lingvistice i
competen#elor digitael. 'l are acelai regim ca toate actele de studii$ adic este un document cu regim
special.
g" Aoaia matricol$ care se elibereaz numai la cerere1
h" Adeverin#a de studiiadeverin#a de absolvire1
i" <egistrul unic de eviden# a *ormularelor actelor de studii.
Actele de studii se nscriu n Registrul unic de eviden a formularelor actelor de studii care devine
document colar cu regim special$ dup completarea cu datele de identi*icare ale elevului$ at(t la nivelul
inspectoratelor colare$ c(t i al unittilor de nvtm(nt care gestioneaz acte de studii. Acest registru are
termen de pstrare permanent. 'l se arhiveaz dup competarea procesului verbal tiprit pe ultima pagin.
%n lege este stipulat i *aptul c pstrarea *ormularelor actelor de studii necompletate$ a actelor de studii
completate i neridicate de titulari$ a celor anulate$ a registrelor de eviden#$ precum i a documentelor .
mputerniciri speciale$ delegatii$ procese.verbale etc. . pe baza crora au *ost primitepredate sau eliberate
imprimatele se *ace n dulapuri metalice$ n condi#ii de securitate deplin$ cu termen de pstrare
permanent.
+ocumentele se grupeaz n unit#i arhivistice$ potrivit problematicii i termenelor de pstrare stabilite n
nomenclatorul documentelor de arhiv$ care se ntocmete la nivelul unit#ii de nv#m(nt$ considerat n
acest conte&t creatoare de arhiv. =omenclatorul se aprob de direc#ia 4ude#ean a Arhivelor =a#ionale.
%n cadrul unit#ii de nv#m(nt
5n cadrul unit#ii colare$ Comisia de arhivare a documentelor colare este numita prin decizia
conducatorului unit#ii respective. Comisia este compus din preedinte$ un secretar i un numar impar de
membri numi#i din r(ndul pro*esorilor. Aceasta comisie se ntrunete anual sau ori de c(te ori este necesar$
pentru a analiza *iecare unitate arhivistic.