Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
este un obiect concret sau abstract identificat prin nume i reprezentat prin atributul sau
nsuirile sale. Atributul descrie proprietile entitii stabilind natura valorilor ce i pot fi
atribuite. Valoarea este mrimea concret pe care o poate lua atributul.
Datele sunt faptele culese din lumea real pe baza observaiilor i msurtorilor sau
consemnarea pe documente a desfurrii diferitelor evenimente. Ele se concretizeaz ntrun ansamblu de semne, cu sens bine determinat, organizate dup anumite reguli i principii.
Datele devin informaii numai n momentul, interaciunii lor cu un sistem capabil s le
interpreteze. Aceeai dat poate fi interpretat n mod diferit de subieci diferii, genernd
astfel informaii diferite. n acest context se remarc faptul c sistemele de calcul nu
prelucreaz informaii, ci date. Prin urmare vom discuta despre Sisteme de Prelucrare a
Datelor i nu despre sisteme de prelucrare a informaiilor folosind baze de date i nu baze
de informaii. Datele au un caracter obiectiv, n timp ce informaiile sunt subiective.
Informaiile au valoare doar dac, determin luarea unor decizii mai bune dect cele ce s-ar
lua n lipsa lor. Din acest motiv datele trebuie s fie disponibile n timp util, s fie corecte,
necontradictorii i s aib o form adecvat necesitilor factorului decident. Aceste cerine
devin realizabile prin existena unui volum imens de date care trebuie culese, memorate,
organizate, regsite i prelucrate n mod corespunztor pentru obinerea de informaii. O
astfel de activitate, a dus la apariia bazelor de date.
n sens larg, o baz de date (database) este o colecie de date corelate din punct de
vedere logic (aflate n interdependen cu descrierea lor), care reflect un anumit aspect al
lumii reale sau abstracte i este menit s rspund cerinelor informaionale ale unui
anumit grup de utilizatori.
O alt definiie a bazelor de date este urmtoarea:
Baza de date este un ansamblu structurat de date nregistrate pe suporturi tehnice
accesibile calculatorului, cu scopul de a rspunde cerinelor mai multor utilizatori, chiar
simultan, de o manier selectiv i n timp oportun.1
ntr-o baz de date sunt nregistrate date despre obiectele reale sau abstracte,
mpreun cu relaiile care se pot stabili ntre acestea. Orice baz de date are urmtoarele
proprieti implicite:
reprezint aspecte ale lumii reale sau abstracte, crend un orizont propriu de
cunotine, schimbrile orizontului fiind reflectate n baza de date.
Prelucrarea datelor dintr-o baz de date se refer la operaiile de introducere,
tergere, actualizare i interogare a datelor.
Diversitatea datelor gestionate ntr-o unitate economic a dus la apariia sistemelor
de baze de date. Bazele de date dintr-un sistem, comunic ntre ele prin cmpuri comune.
Sistemele de baze de date pot fi multiutilizator sau monoutilizator. Sistemele multiutilizator
1
C Delabel, M. Adiba, Bases de donnees et systemes relationnels, Dunod Informatique, Paris, 1982
permit accesul concurent (n acelai timp) a mai multor utilizatori la aceeai baz de date.
Sisteme monoutilizator suport accesul, la un moment dat, doar al unui utilizator.
Organizarea datelor n baze de date prezint o serie de avantaje, cum ar fi:
reducerea redundanei datelor memorate;
evitarea inconsistenei datelor;
posibilitatea partajrii i validrii datelor;
ncurajarea introducerii standardelor;
posibilitatea aplicrii restriciilor de securitate a datelor;
meninerea integritii datelor.
Organiznd datele n baze de date, se realizeaz independena datelor. Problema
independenei datelor poate fi privit sub dou aspecte :
independena fizic a datelor;
independena logic a datelor.
Independena fizic se refer la imunitatea aplicaiilor fa de modificrile din
structura fizic de memorare a datelor. O modificare a structurii bazei de date nu va afecta
aplicaiile, dar i reciproc, modificrile aplicaiilor vor lsa structura fizic a bazei de date
nealterat.
Independena logic se refer la imunitatea modelului fiecrui utilizator fa de
modificrile din structura logic, global, a bazei de date. Din punct de vedere al
utilizatorului, problema independenei logice va fi cunoscut prin operaiile pe care
sistemul i permite s le efectueze asupra datelor din propriul model, astfel nct aceste
operaii s nu afecteze modelul altor utilizatori care folosesc aceleai date. Fiecrui
utilizator i se creeaz iluzia c este singurul beneficiar al unor date pe care n realitate, le
folosesc n comun mai muli utilizatori.
Sistemele de gestiune a bazelor de date (SGBD) asigur accesul automat, rapid i
sigur la volume imense de date dispersate n ntreaga lume. Aceste sisteme au devenit un
element important al infrastructurii societii. Ele funcioneaz pe baza unor principii i
concepte, specifice tipurilor de baze de date pe care le gestioneaz.
Procesul de instruire n societatea noastr tot mai informatizat, n aa numita
Societate Informaional, impune tot mai mult structurarea cunotinelor acumulate,
capacitatea de a le organiza, clasifica, regsi i mai ales de a le completa. n termeni tehnici,
se poate vorbi despre managementul cunotinelor. Interogrile pe Internet (World Wide
Web), modul n care se apeleaz la motoarele de cutare i modul n care acestea lucreaz
i au fost concepute, folosesc concepte i procedee de lucru, specifice bazelor de date.
Aceast arhitectur a unui sistem de baze de date a fost propus prin standardul ANSI/X3/SPARC (1975).
Conform Petrov [ 7]
10
11
utilizatorul are o serie de faciliti pentru manipularea datelor. Operaiile tipice includ
cutarea, inserarea, tergerea i modificarea datelor. Pentru aceasta, SGBD-ul dispune de
Data Manipulation Language (DML). La rndul su, DML-ul poate fi mprit n dou
componente:
un DML de nivel nalt;
un DML de nivel sczut.
Seciunea DML de nivel nalt sau neprocedural este utilizat pentru specificarea
operaiilor complexe cu baza de date, ntr-o form concis. n general, operaiile utiliznd
aceast seciune sunt realizate fie ntr-o form interactiv de la terminal, fie prin utilizarea
unui limbaj de programare universal.
Seciunea DML de nivel sczut sau procedural este realizat utiliznd un limbaj de
programare general. Cu aceast seciune se realizeaz operaiile tipice, cum sunt refacerea
unei nregistrri individuale sau procesarea separat a nregistrrilor bazei de date. Datorit
faptului c opereaz asupra nregistrrilor individuale, aceast prelucrare se mai numete i
nregistrare cu nregistrare.
O comand pentru DML-ul de nivel nalt, specific o cerere de acces la date, dar nu
specific i modul n care se realizeaz aceast cerere. Din acest motiv acest limbaj se
numete i limbaj declarativ. Comenzile DML-ului fie de nivel nalt, fie de nivel sczut
sunt implementate ntr-un limbaj de programare general numit i limbaj gazd, iar DML-ul
este numit limbaj de date. DML-ul de nivel nalt utilizat, ntr-o manier interactiv,
formeaz ceea ce se numete a query language (un limbaj de interogare: SQL, MySQL,
PL/SQL). Prin intermediul lui se realizeaz: ncrcarea bazei de date: adugri, tergeri de
nregistrri; modificri de nregistrri; consultarea bazei de date sau extragerea datelor din
baz.
12
Interfee bazate pe forme. Aceste interfee sunt acelea prin intermediul crora, utilizatorul
poate completa formele cu noile date pe care dorete s le insereze sau folosete aceste
forme pentru a cere SGBD-ului s obin datele de interes.
Interfee n limbaj natural. Aceste interfee accept cereri scrise n limba englez sau alte
limbi de circulaie internaional. O interfa n limbaj natural conine, uzual, o schem
proprie similar cu schema conceptual a bazelor de date. Interpretarea cererilor se face pe
baza unui set standard de cuvinte cheie, ce sunt concepute pe baza schemei interne. Dac
interpretarea se realizeaz cu succes, programul de interfa genereaz cererea de nivel
nalt, corespunztoare cererii n limbaj natural, ce va fi transmis ctre SGBD.
Interfee specializate aferente cererilor repetate. Aceste interfee sunt destinate unei
anumite categorii de utilizatori care apeleaz la operaii de rutin, de exemplu utilizatorii
care se ocup de operaiile dintr-o banc. Uzual, un mic set de comenzi prescurtate sunt
implementate pentru a scurta timpul necesar introducerii comenzii sau chiar utilizarea de
chei funcionale. Aceste interfee implementeaz, un limbaj numit i limbaj de comand.
Interfee pentru administratorii bazelor de date. Acestea sunt utilizate n implementarea
comenzilor privilegiate, ce sunt folosite de administratorii bazelor de date. Astfel de
comenzi includ crearea de conturi, setarea parametrilor sistemului, autorizarea intrrii ntrun anumit cont, reorganizarea structurii de stocare a datelor din baza de date, precum i o
serie de faciliti legate de administrarea bazei de date, cum sunt: accesul la tabele i
nregistrri, faciliti de acces la cmpuri ale tabelelor de date.
13
14
Microsoft Access este unul din cele mai cunoscute sisteme de gestiune a bazelor de
date relaionale- pe platforme de calculatoare personale. Microsoft Access dispune de un
sistem de control al bazei de date (database engine) i o interfa grafic pentru
interaciunea cu utilizatorul. Aplicaiile de baze de date n Microsoft Access, se pot
dezvolta cu mult uurin datorit generatoarelor de aplicaii (wizards) care permit
proiectarea vizual a bazelor de date, a formularelor (forms) pentru interfeele grafice i a
rapoartelor (reports). Microsoft Access este folosit n special pentru aplicaii personale sau
pentru mici afaceri. Licena acestuia se cumpr, odat cu cumprarea licenei produsului
Microsoft Office.
Sistemul Oracle este un sistem profesional de gestiune a bazelor de date multiutilizator foarte puternic, cu implementri pe toate platformele (Windows, Linux, Unix),
care ofer att performane de execuie ridicate, ct i un grad mare de protecie i
securitate a datelor. n toate versiunile, Oracle ofer implementarea complet a
caracteristicilor modelului relaional, conform standardului SQL2, iar ultimele versiuni
(Oracle8i, Oracle9i etc) sunt sisteme de gestiune obiect-relaionale distribuite,
implementnd extensiile orientate obiect prevzut n standardul SQL3 i oferind
posibilitatea de dezvoltare a bazelor de date distribuite.
15
personal .a. ns ntr-un mod mai puin formalizat, neunitar. Era de fapt pe vremea cnd,
portabilitatea aplicaiilor de pe un sistem de calcul pe altul era nc un vis, cnd majoritatea
aplicaiilor care manevrau seturi mari de date se programau n limbaje precum COBOL,
Fortran, PL/1, Algol. Mai existau, de asemenea, alte modele de organizare a datelor, cum ar
fi modelul ierarhic de organizare a datelor (structura de fiiere pe disc sau structura
arhivelor unei faculti).
O baz de date relaional este structurat folosind un model de date logic (o
reprezentare riguroas a semnificaiei datelor ntr-un anumit domeniu de interes) numit, de
asemenea, model semantic de date- deoarece accentul modelului cade pe semnificaia
datelor. Un model de date logice tipic reprezint entiti, atribute i relaii.
Baza de date relaional este perceput de utilizatorii si ca o colecie de tabele
bidimensionale, precum i o colecie de relaii ntre tabele. n cadrul modelului bazat pe
reprezentarea datelor sub form de tabele sunt eseniale patru concepte:
tabelele modeleaz entitile logice;
coloanele tabelului (cmpurile) reprezint atributele entitilor;
rndurile tabelului (tuplurile sau nregistrrile) reprezint instane de entiti;
cmpurile din tabel de pe o anumit coloan i linie, reprezint datele propriu-zise.
Relaiile ntre tabele sunt construite pe baz de legturi ale unor atribute ntre
dou entiti. Exist trei tipuri de relaii ntre atribute:
relaia unu la unu (one to one) care asociaz fiecrui tuplu (fiecrei linii) dintr-un
tabel, un singur rnd dintr-al doilea- pe baza identificrii atributului comun (de
exemplu codul numeric personal este un atribut ce identific n mod unic o anumit
persoan, indiferent n cte tabele apare numele su);
relaia unu la mai muli (one to many) care asociaz fiecrui tuplu (fiecrei linii)
dintr-un tabel un tuplu sau mai multe dintr-al doilea (o aceeai adres poate avea
mai muli locatari); i
relaia mai muli la mai muli (many to many), de exemplu un cont de activ poate
avea coresponden cu mai multe conturi de pasiv pe partea de debit, dar n acelai
timp un cont de pasiv, poate avea mai multe corespondene pe partea de credit, cu
mai multe conturi din activ.
Modelul relaional al bazei de date imit procesele unei ramuri a algebrei, cunoscute
sub numele de "Algebr relaional". Ideea central este de a identifica inclusiv tabeleleentiti cu relaiile ce se pot stabili ntre ele, n sens pur algebric (o relaie algebric este o
submulime a unui produs cartezian). Acest model permite introducerea unor operatori
care, acioneaz asupra relaiilor-tabele pentru a produce noi relaii-tabele.
Modificarea datelor se realizeaz prin operaii relaionale, aplicate asupra tabelelor.
Spre exemplu restricia unei relaii-tabel, va fi un nou tabel n care se pstreaz doar
16
anumite linii, iar proiecia unei relaii-tabel, va fi un nou tabel n care se pstreaz doar
anumite coloane. Puterea unui sistem de gestiune a bazelor de date relaionale const n
capacitatea de a extrage, n mod convenabil, date din tabele i de a combina informaiile din
tabelele corelate pentru a genera rspunsuri la ntrebri, la care nu se poate rspunde numai
pe baza tabelelor individuale.
17
Operatorul
Relaional
Descrierea
Restricia
este o operaie care preia i afieaz datele din relaie (tabel). Este
posibil s se afieze toate rndurile sau doar rndurile care ndeplinesc
o anume condiie (sau mai multe condiii). Aceasta este de multe ori
numit "submulime orizontal".
Proiecia
este operaia care afieaz anumite coloane din relaie, fiind numit de
aceea i "submulime vertical".
Produs
Join
Reuniunea
Intersecia
Diferena
18
19
funciilor pe care le poate gestiona. Toate componentele unei baze de date (tabele,
interogri, formulare, rapoarte, pagini de acces la date, macrocomenzi, module Visual
basic) sunt memorate ntr-un fiier cu extensia .accdb. Programul Access permite
utilizatorului s defineasc, ntr-o manier elegant i uoar, numai cu ajutorul mouse-ului,
diferite relaii ntre tabele. Necesarul de memorie extins este de minim 12 megaoctei.
Obiectele bazei de date Access 2007 sunt: tabele, formulare, interogri, rapoarte, pagini,
macrocomenzi i module.
20
GESTIUNEA
BAZELOR DE DATE
2.1. ntroducere
Exist cteva teme fundamentale care se vor folosi frecvent n Access 2007. n acest
capitol, se vor face referiri la operaiile fundamentale ale programului Access 2007 legate
de introducerea datelor, nlocuirea, copierea, selectarea, editarea datelor; precum i la
nsuirile speciale care faciliteaz corectarea rapid a datelor, cum ar fi AutoCorrect. Se va
vedea cum se obine repede ajutorul necesar cnd se utilizeaz Access 2007, de exemplu, se
pot explora teme pentru folosirea noului Office Assistant, care furnizeaz ajutorul detaliat
cnd se completeaz o anumit tem.
21
22
Etape de lucru:
1. Pentru a ndeprta redactrile dintr-un registru care a fost salvat, se efectueaz un
click pe butonul Undo Delete, din banda de instrumente.
2. Dac s-a nceput redactarea unui alt registru sau folosirea unui filtru, comanda Undo
nu va mai fi disponibil pentru utilizator.
).
23
Sfat: Dac se vrea copierea valorii unei nregistrri din acelai cmp n articolul urmtor,
se aps Ctrl+ (apostrof). Utilizatorul se poate afla n Form sau Datasheet View.
Not: Cnd se lucreaz la un formular, setrile lui Tab Order vor determina ordinea
cmpurilor ctre care se mut cursorul atunci cnd se tasteaz Tab sau Enter. Tab Order
poate s nu aib aceeai ordine cu a cmpurilor care apar n formular.
Figura nr. 2.3. Fereastra Find and Replace pentru cutri de date
24
Not: Cnd este deschis caseta de dialog Find se pot selecta opiunile de cutare a
direciei, chiar dac se dorete s se execute cutarea dup o poriune din text sau dup
ntregul cmp, pe msur ce sunt introduse datele n cmp, precum i cutarea n toate
registrele sau numai n cel curent.
25
Figura nr. 2.5. Grupul de butoane pentru cutri, nlocuiri, selecii a valorilor unor
cmpuri
3. Se introduce valoarea de nlocuit n csua text Find What i valoarea de
nlocuire n csua text Replace With (Figura nr. 2.4. Fereastra de nlocuire a
datelor).
4. Se alege butonul Find Next- urmat de butonul Replace pentru nlocuirea
urmtorului eveniment.
5. Pentru a nlocui toate nregistrrile, se alege butonul Replace All.
6. Se alege butonul Close, cnd s-a terminat.
27
oricnd executate. Cnd se utilizeaz butoanele de sortare este creat un filtru temporar.
Pentru un control mai atent asupra sortrilor, se poate folosi unul dintre procedeele de
filtrare posibile sau utilizatorul i poate crea propria interogare.
Etape de lucru:
1. Se d un click pe butonul
Clear All
1.
2.
3.
4.
28
Etape de lucru:
Se afieaz tabelul n modul de lucru Datasheet.
Se selecteaz coloana pentru filtrarea datelor executnd un click pe butonul cu
sgeat n jos- din antetul coloanei, avnd ca efect afiarea casetei pentru filtrare.
Se selecteaz casetele de validare corespunztoare nregistrrilor, pentru a fi incluse
n tabel.
La acionarea butonului OK, tabelul se prezint filtrat conform seleciilor. n antetul
coloanei filtrate apare simbolul de filtru (Figura nr. 2.8. Filtrarea datelor).
29
30
2. Se trage n dreapta sau stnga pentru a modifica limea coloanei. Pentru a face
coloana att de lat ct limea nregistrrii, se va executa un dublu-click pe ea.
3. Se vor modifica dimensiunile coloanei dac din meniul contextual se selecteaz
, dup ce n prealabil a fost selectat antetul
comanda
de coloan, care deschide csua de dialog Column Width, n interiorul creia se
introduc noile dimensiuni ale coloanei (Figura nr. 2.10. Limea coloanei)..
4. Opiunea Best Fit readuce coloana la dimensiunea iniial (cea mai mic
posibil n funcie de datele introduse).
5. Opiunea Standard Width fixeaz dimensiunea standard pentru coloan de
11,5583 inch.
31
Deplasarea
Se execut urtoarele:
- se apas tab
- se apas shift+tab
- se apas Tab n ultimul cmp al articolului
curent
- pentru a merge n cel mai din dreapta -se d Shift+Tab n cel mai din stnga cmp al
cmp din articolul anterior
registrului curent
- pentru a merge la primul registru
- se d click pe butonul First Record
- pentru a merge la registrul anterior
- se d click pe Previous Record
- pentru a merge la registrul urmtor
- se d click pe Next Record
- pentru a merge la ultimul registru
- se d click pe Last Record
- pentru a merge la primul registru gol - se d click pe butonul New Record din bara
de instrumente
- pentru a merge la o anume
- se d dublu-click pe csua text Record
nregistrare
Number, se introduce numrul pentru registru
i se apas tasta Enter
Se mai poate de asemenea, naviga, introducnd punctul de inserare n orice articol
sau cmp i executnd cte un click n acea poziie sau utiliznd tastele de navigare.
32
), se va tasta Alt+N.
Etape de lucru:
1. Se apas tasta F1, Access deschide fereastra Access Help (Figura 2.11.
Fereastra Access Help) sau expune ajutorul legat de subiect, l asociaz cu
poziia sau condiia utilizatorului n program. Dac Access merge direct spre
subiect, dup ce s-a terminat de citit ajutorul dat, se sare la pasul 4.
33
34
GESTIUNEA TABELELOR
Fiecare tabel, interogare, formular sau raport este un obiect database ce poate fi
copiat, redenumit, cruia i se pot crea descrieri i seta proprieti. Se pot crea obiecte
database, importndu-le dintr-o alt baz de date Access. Se pot crea tabele n Access
importndu-le sau legndu-le de o alt surs de date. Se pot importa i exporta fiiere.
n Access, mai nti, se creaz baza de date goal, fr nici un obiect n ea. Urmeaz
introducerea tabelelor cu sau fr date, crearea legturilor dintre tabele, crearea
interogrilor, a formularelor, crarea rapoartelor i apoi cuplarea tuturor acestor obiecte ntro singur aplicaie.
35
36
Dup realizarea a cel puin dou tabele, se poate crea relaia dintre ele, alegnd din
panglica de instrumente Table Tools, eticheta Data Sheet i apoi din grupul de instrumente
37
Figura nr 3.2B. Selectarea butonului pentru a se stabili realia dintre dou tabele
Observaii: Pentru a selecta o coloan sau o linie se execut click pe eticheta de coloan
sau linie.
Pentru a redimensiona o coloan sau o linie se trage cu mouse-ul bordura dintre ele
sau se execut un click pe eticheta Home i apoi un click pe butonul More, obinndu-se
acces la comenzile de redimensionare a liniilor i coloanelor.
Acestea sunt:
Row Height pentru redimensionarea rndurilor;
Column Width pentru redimensionarea coloanelor;
Freeze pentru mutarea coloanei selectate n prima poziie a tabelului;
Unfreeze pentru scoaterea din fixare;
Hide Columns pentru ascunderea coloanei selectate;
Unhide Columns pentru scoaterea din ascundere;
Subdatasheet realizeaz legtura de subordonare cu un alt tabel sau interogare.
Meniul contextual
pentru coloane
Meniul
contextual
pentru linii
38
39
40
Partea superioar
Partea inferioar
41
4. Date/Time
Tipul data calendaristic, ocup 8 bytes. Accept date calendaristice i ore.
Formatele acceptate sunt:
General Date
19.10.2009 15:34:23;
Long Date
19 oct 2009;
Medium Date
19-oct-2009;
Short Date
19.10.2009 sau 19/10/2009;
Long Time
17:34:23 (or, minut, secund);
Medium Time
05:34 (or, minut);
Short Time
17:34 (or, minut).
5. Currency (valoare monetar);
n cmpul de tip currency pot fi introduse valori monetare cu 15 cifre n stnga
punctului zecimal i 4 cifre n dreapta. Ocup 8 octei (bytes).
6. AutoNumber (numr cu incrementare automat)
ntr-un cmp cu astfel de numr, se insereaz automat numere. Acestea pot fi :
secveniale: cu pasul de cretere egal cu 1. La aceste cmpuri proprietatea Field Size
este configurat pe valoarea Long Integer, iar proprietatea New Values este
configurat pe Increment. Ocup 4 octei (bytes) n memoria calculatorului.
Obligatoriu proprietatea Indexed trebuie s fie setat pe Yes (No Duplicates);
aleatoare: se obine pe baza unui algoritm de generare a numerelor aleatoare.
Proprietatea Field Size este configurat pe Long Integer. Proprietatea New Values
pe Random. Ocup 4 octei n memoria calculatorului;
identificatori de multiplicare: se vor folosi n bazele de date duplicate. Proprietatea
Field Size este configurat cu valoarea Replication ID.
Observaii: ntr-un tabel poate exista doar un singur cmp cu incrementare automat
(AutoNumber). Dac s-a setat proprietatea ReplicationID dimensiunea cmpului va fi de16
bytes.
7. Yes/No (Da/Nu): sunt date logice. Cmpurile de acest tip conin doar valori logice
de tipul Yes/No. Ocup 1 bit n memoria calculatorului.
8. OLE Object (Obiecte OLE). Cmpurile de acest tip pot conine diferite obiecte
precum: documente Word, foi de calcul Excel, imagini grafice, fiiere audio. Ocup
pn la 1 gigabyten memoria calculatorului.
42
43
Dac ntr-o relaie de tipul 1-N, cmpul cheie primar este un numr cu
incrementare, atunci cmpul cheie extins trebuie s fie de tipul Long Integer, deoarece
valoarea implicit a proprietii pentru cmpurile cu incrementare este Long Integer.
b) Proprietatea Format
Stabilete modul n care vor fi afiate, informaiile introduse n cmp. Nu se refer la
memorarea datei, ci doar la afiare. Va fi utilizat la cmpul Number. irul de formatare
poate fi un format predefinit sau un format personalizat (definit de utilizator). Formatele
predefinite pot fi selectate dintr-o list, aflat n dreapta liniei Format (sgeata cu vrful
jos).
n cazul cmpurilor de tip Number formatele predefinite sunt:
General Number - numr general, numrul va fi afiat aa cum s-a introdus. (De
exemplu 3456,789);
Currency monetar. Se utilizeaz, separatorul pentru mii; numerele negative
sunt delimitate de paranteze. Implicit vor avea 2 zecimale. (De exemplu:
3,456.79 lei);
Euro - este identic Currency, dar n loc de lei se afieaz semnul de la Euro.
(De exemplu: 3,456.79 );
Fixed - fix, ntotdeauna va fi afiat cel puin o cifr. Implicit are 2 zecimale.
(De exemplu: 3456,79);
Standard cu separatorul pentru mii i cu dou zecimale (De exemplu:
3,456.79);
Percent - procent. Valoarea este nmulit cu 100 i de adaug numrului afiat
semnul procent (%) la dreapta. (De exemplu: 123,00 % );
Scientific - cu abcis i exponent. (De exemplu: 3,46 E +0,3 adic 3,46 * 103
=3460 ).
44
45
46
h)
47
49
50
Aceast proprietate este setat n Table n Design View pentru tabele i n foaia Field
Properties Property din fereastra Queries pentru interogri.
Cnd se creaz un control prin tragerea unui cmp dintr-o list de cmpuri (Field
List), Access copiaz proprietatea Description n proprietatea controalelor Status Bar Text.
Apoi va expune descrierea, de cte ori punctul de inserare este introdus n acel cmp.
Etape de lucru:
1.
Se d click pe numele tabelei din tabul Tables din fereastra bazei de date, apoi
se alege butonul Design.
2.
Se d click pe coloana Description a cmpului.
3.
Se va introduce o valoare pentru descriere. Nu este nevoie s se ncadreze
descrierea cu ghilimele.
4.
Se d click pe butonul Save din baza de instrumente, pentru a salva descrierea.
51
52
de a se face modificarea, va trebui s se refac manual acel control astfel nct, s reflecte
noul nume al cmpului. Dac se dorete s se vad un alt nume n capul de coloan a
tabelei n modul de lucru Datasheet View, se va efectua schimbarea la proprietatea
Caption.
53
4.
Se d click pe butonul Close (x) din fereastra Table Design i se alege Yes
pentru a salva modificrile fcute n tabel.
Sfat: Formatele de tip text nu apar n list. Se va tasta caracterul > pentru a converti
nregistrrile de la caractere mici la majuscule. Se poate de asemenea, s se apese
tasta F1 n timp ce cursorul este n csua proprietii Format, pentru informaii
detaliate despre tipurile de date.
54
55
56
57
Etape de lucru:
1. Se deschide tabela n modul de lucru Design.
2. Se selecteaz cmpul i se d click pe proprietatea Validation Rule iar n
coloana de valori se introduce expresia (Figura nr. 3.13. Exemplu de
validare a unui cmp de tip Date/Time).
3. La proprietatea Validation Text se va scrie mesajul de eroare ce trebuie afiat
n cazul n care, nu s-a respectat expresia din Validation Rule. n acest caz,
nu se mai afieaz mesajul de avertizare al sistemului i nu se permite
trecerea la urmtoarea introducere de date, pn nu se corecteaz eroarea.
4. Se iese cu salvare (butonul Save din bara de instrumente) pentru a salva
noile reguli ale bazei de date. n acest caz, cnd se va introduce o valoare n
cmpul cu regul de validare, valoarea va fi permis dac, expresia este
evaluat "True".
n exemplul urmtor pe cmpul data_incheierii, redefinit prin Caption
Data_contractrii la proprietatea Validation Rule s-a pus condiia de validare, ca datele
introduse s fie mai mici dect data curent prin expresia : <Date (). n execuie s-a ncercat
introducerea unei date mai mari, dect data curent. Sistemul nu permite aceast
introducere. De exemplu, pe cmpul data_scadent la proprietatea Validation Rule se putea
pune condiia: >="data_incheierii", situaie n care sistemul compar cele dou date, dac
nu se respect regula de validare, nu permite introducerea datelor.
58
59
4.
5.
6.
7.
the values that I wan se permite crearea unei noi liste de selecie (Figura nr.
3.15. Crearea listei pentru selecia datelor).
Dac datele se preiau dintr-o alt tabel, n pasul urmtor se alege tabela
(Fig nr. 3.16. Creare list cu preluare informaii din alt tabel).
Dac se opteaz pentru o list nou, n pasul urmtor se creaz lista (Figura
nr. 3.18. Crearea listei).
n pasul trei i patru a casetei de dialog Lookup Wizard, se selecteaz
cmpurile care s apar n lista lookup (Figura nr. 3.17. Selectare cmp
pentru preluare informaii) i se alege dac, s se ascund coloana cheie (de
obicei o coloan declarat cheie primar).
Prin comanda Finish Access, se va salva tabela. La deschiderea tabelei,
informaiile pentru coloana cu lookup vor fi preluate din list.
La introducera datelor n
cmpul Lookup Wizard se
deschide lista creat din care se
selecteaz informaia
Figura nr. 3.14. Fixarea Lookup Wizard
60
Fig nr. 3.16. Creare list cu preluare informaii din alt tabel
61
62
intermediul hiperlegturii pot fi accesate obiecte din bazele de date Access, documente
create n Word, Excel, Power Point i documente de pe Internet.
Cmpul de tip hiperlegatur conine text i numere din care este alctuit o adres
a hiperlegturii ce constituie calea ctre un obiect, document sau pagin Web. Poate fi de
asemenea o URL (Uniform Resource Locator) pentru adres de Internet.
Etape de lucru:
1. Se deschide un tabel n Design View, din tabul Tables a ferestrei bazei de
date.
2. n lista cmpului, se introduce numele pentru noul cmp al hiperlegturii.
3. Cu Tab se trece n coloana Data Type i se selecteaz ca tip al datelorhyperlink.
4. Se execut click pe butonul Close (X) din fereastra Table Design i se alege
Yes, pentru a salva modificrile fcute tabelului.
63
se cte dou cifre pentru fiecare grup (lun, zi, an), ultimul grup se
convertete automat n 4 cifre, de exemplu dac s-a tastat 10 se convertete
n 2010.
3. Dac se dorete s se foloseasc un Input Mask predefinit, se d click pe
butonul Build din dreapta csuei text i se alege una din mostrele din Input
Mask Wizard; trecerea la etapa urmtoare se realizeaz prin butonul Next
(Figura nr. 3.19. Alegerea mtilor pentru cmpurile de tip Date/Time prin
Wizard).
Figura nr. 3.19. Alegerea mtilor pentru cmpurile de tip Date/Time prin Wizard
Figura nr. 3.20. Alegerea mtilor pentru cmpurile de tip text prin Wizard
64
4. n urmtorii doi pai ai lui Input Mask Wizard, se va alege caracterul liniu
de subliniere ( _ ) care va aprea pe msur ce, se tasteaz fiecare caracter
chiar dac, se dorete echiparea tabelei cu simboluri. Se alege butonul
Finish, cnd s-a terminat.
Varianta prezentat n Wizard creaz o masc de tipul 99/99/0000;0;_ care n
foaia de lucru va afia __/__/____. Aceast masc, oblig utilizatorul s tasteze luna i
ziua din dou cifre iar anul din patru cifre. n cel de-al doilea exemplu, aplicat unui cmp
de tip text pentru un numr telefonic, n proprietatea Input Mask se introduce urmtorul ir
de caractere !(999) 000-0000;0;_, masca rezultat n foaia de lucru va fi de urmtoarea
form (___) ___-____. Aa cum se observ, n exemplul din figura nr. 3.20. Alegerea
mtilor pentru cmpurile de tip text prin Wizard prefixul va fi alctuit din 3 caractere
care, se vor introduce ntre paranteze, se va tasta apoi un grup de trei caractere din numr i
apoi al doilea grup alctuit din patru caractere, cele dou grupuri de caractere fiind
desprite ntre ele, de o liniu de unire pe care o afieaz sistemul.
Sfat: n general este mai bine s nu se includ simboluri n tabele, deoarece
nregistrrile vor fi mai scurte.
Not: Se pot introduce caracterele Input Mask direct n caseta cu proprieti din Table
Design View. Pentru a cunoate caracterele acceptate, se d click pe caseta Input Mask
i se apas tasta F1.
Yes (Duplicates Ok) nseamn c, mai multe nregistrri pot s aib aceeai
valoare. Cmpul respectiv poate fi folosit, ca cheie extern.
Etape de lucru:
1. Se d click pe numele tabelului din tabul Tables a ferestrei bazei de date,
apoi se alege butonul Design.
Maria BOLDEA, Costin Radu BOLDEA
65
66
67
68
69
3.
4.
5.
6.
7.
70
One To Many (1-N), unei nregistrri din tabela printe (A) i corespund una sau
mai multe nregistrri n tabela copil (B). n acest caz n tabela printe cmpul de
legtur este cheie primar, iar n tabela copil acest cmp este cheie strin. De
exemplu: In figura nr. 4.3. Relaia ntre o cheie primar i o cheie extern (1-N)
fiierul Furnizori are cheia primar cod_furnizor i este considerat fiier printe.
Fiierul Contracte f este fiierul fiu, are cheia primar nr_contract, dar legtura
cu fiierul printe se realizeaz prin intermediul cmpului cod_furnizor tratat drept
cheie extern.
A
B
71
Cheie
Auto Number
A
TabelA ID
Cmp1 A
Cmp2 A
Cmp3 A
.
.
.
Cheie
Auto Number
C
TabelA ID
TabelB ID
Cmp1 C
.
.
.
CmpN C
B
TabelB ID
Cmp1 B
Cmp2 B
Cmp3 B
Cmp4 B
.
.
Tabelul de jonciune
Figura nr. 4.4. Realizarea tabelului de jonciune
Not. Access permite asocieri intriseci folosite la cutrile recursive n cadrul aceluiai
tabel. n acest caz se creaz o relaie ntre un cmp al unei tabele i un alt cmp din cadru
aceleai tabele. Pentru a crea acest tip de relaie tabelul respectiv se va afia de dou ori
n fereastra Relationships. Tabelul copie va avea acelai nume la care se adaug extensia
_1
Selectarea opiunii Enforce Referential Integrity (Integritii refereniale) va asigura
efectuarea urmtoarelor verificri:
1. n cmpul cheie strin a tabelului asociat, pot fi introduse numai valori ce aparin
mulimii de valori a cheii primare din tabelul printe. Se permite totui introducerea
unei valori nule (necompletarea valorii din cmpul cheie strin). Articolul
respectiv va fi interpretat, ca fiind neasociat. n cazul nerespectrii acestei reguli, se
va afia o fereastr de eroare.
2. Dac unui articol din tabelul printe i corespund unul sau mai multe articole n
tabelul asociat (copil), utilizatorul nu poate terge acel articol din tabelul printe.
72
73
4.3. nregistrri
4.3.1. tergerea unei coloane cu nregistrri
Cnd datele dintr-o coloan de nregistrri nu mai sunt necesare, pot fi terse.
Deoarece toate informaiile din coloana respectiv sunt pierdute pentru toate articolele, se
recomand verificarea necesitii acelor informaii, naintea operaiei de tergere. Va fi greu
s se gseasc i s se recupereze, o coloan tears din greeal.
Etape de lucru:
1. Se d click pe numele tabelei din chenarul Tables a ferestrei bazei de date, se alege
apoi butonul Design. Se deschide tabela n modul de lucru design.
2. Se d click pe un cmp de date din cadrul articolului care se dorete a fi ters i apoi
click pe butonul Delete Rows- n bara de instrumente.
74
Dac se vrea tergerea definitiv a coloanei cu date, se alege opiunea Yes din
fereastra de confirmare a tergerii. Se va terge ntreaga coloan mpreun cu
toate informaiile respective. Din structura tabelului s-a eliminat un nume de
cmp (adresa). Efectul este c, n tabel cmpul ters a fost eliminat. n exemplul
de mai sus, cmpul intitulat adresa dup tergerea din structura tabelului, nu va
mai apare la editarea tabelului, a fost eliminat mpreun cu toate informaiile
Maria BOLDEA, Costin Radu BOLDEA
introduse n acea coloan (Figura 4.6. Efectul tergerii unui cmp din structura
tabelului).
tergerea se poate efectua i n forma de vizualizare Datasheet a tabelului, dac se
selecteaz coloana prin antetul su i se apas butonul Delete din grupul de instrumente
Fields & Columns sau Delete Column- din meniul contextual.
Coloana
adresa
este
ascuns
Figura nr.4.7. Ascunderea coloanelor
3. Pentru a readuce o coloan ascuns la vedere, se folosete comanda
Unhide Columns din meniul contextual i se bifeaz denumirea cmpului
care se dorete a fi scos din ascundere- n caseta de validare Unhide
Columns. n exemplul prezentat este ascuns cmpul adresa, prin bifarea
Maria BOLDEA, Costin Radu BOLDEA
75
lui n caseta de validare va fi scos din ascundere (Figura nr. 4.8. Scoaterea
din ascundere a coloanelor).
Se bifeaz
adresa
76
77
n exemplul anterior, coloana e-mail a fost scoas din ngheare permindu-se mutarea n
faa ei a altor coloane (cod_editur i nume).
4.5. Hyperlinks
4.5.1. Introducerea superlegturilor
Hyperlinks se pot introduce din site-urile Web sau din documentele calculatorului
sau reeaua utilizatorului. Tabelul de date prezint descrierea superlegturii ca un text
subliniat (Figura 4.11. Cmpul e-mail). Cnd utilizatorul d un click pe acel text, se
deschide programul de cutare sau aplicaia adecvat i se aduce documentul la vedere.
Trebuie s se creeze mai nti un cmp de superlegturi i apoi s se introduc
superlegtura (a se consulta Hyperlinks: Create Field n acea parte a crii referitoare la
Tabele i baze de date n modul Design)
Etape de lucru:
1. Se deschide un tabel, o interogare sau un formular n Datasheet sau Form View.
78
79
Figura nr.4.17. Formular deschis n Form View pentru a selecta tipului obiectului ce se va
introduce n cmpul OLE Object
Maria BOLDEA, Costin Radu BOLDEA
81
82
83
84
7.
Figura nr. 4.21. Setarea proprietilor i atributelor pentru bazele de date compactate
Not: Dac s-au ters nregistrrile la sfritul unei tabele care conine cmpul
AutoNumber, Access, n mod normal, sare peste aceste numere. Cnd se comprim o
baz de date, Access reseteaz cmpul AutoNumber astfel nct urmtoarea nregistrare
adaugat este cu unu mai mare dect cel mai mare AutoNumber existent n fiier.
Comprimarea mbuntete eficiena bazei de date.
85
86
FORMULARE
87
Figura nr. 5.3. Formular n care sursa principal este n relaie 1 la N cu un alt tabel
3. Dac sursa de date (tabelul principal) se afl n relaie 1 la N cu un alt tabel
se va crea un formular n care este ataat o foaie de date a tabelului copil
Maria BOLDEA, Costin Radu BOLDEA
89
91
Figura nr. 5.8. ncrcarea datelor din Field List n Form Blank
4. n acest mod de lucru, se pot insera controale s-au se deschide modul de
lucru Design pentru a-i mbuntii aspectul;
93
94
95
Figura nr.5.13.
Atribuire nume
Figura nr. 5.14. Model de form realizat cu Wizard
Figura nr. 5.15. Creare formular Datasheet avnd ca surs un alt formular
96
97
98
99
101
Aceast etichet
trebuie s fie
selectat
102
Subformular n care
s-a inserat un
Text Box pentru
Valoare i s-a
schimbat culoarea
de fundal la calcul
Butoane de navigare i
Butoane de operare la nivel
de articol
103
10. Se pot insera alte controale care vor avea valoare la nivel de pagin sub
Page Footer sau la nivel de formular sub Form Footer;
11. Se nchide designul realizat cu salvare;
12. Pentru a-l lansa n execuie se d un dublu click pe numele lui (Figura nr.
5.28. Execuia unui formular realizat n Design).
Observaie: Se deschide lista de proprieti pentru a schimba proprietile obiectelor din
cadrul formularului.
105
106
a fost creat n Design cu urmtoarea structur (Figura nr. 5.34. Designul unui formular
de simulare meniu):
S-a inserat
fundal grafic
S-au inserat
imagini grafice
Butoanele inserate
sunt de aciune la
nivel de Form i
Report
107
108
INTEROGRI I FILTRE
6.1. Introducere
Interogrile i filtrele sunt primele modaliti de a gsi i de a organiza datele. Un
filtru realizat pe baza datelor dintr-o tabel i salvat va putea fi folosit pentru alte
obiective dac este salvat ca interogare. Interogrile pot fi folosite pentru a rspunde la
diferite ntrebri, dar i ca fundament pentru formulare i rapoarte. O interogare este o
metod mai formal de cutare i filtrare; ea permite vizualizarea, modificarea i analiza
datelor n diferite moduri. Prin intermediul ei utilizatorul poate specifica cmpurile de
date din tabelele asociate pe care dorete s le vad, ordinea de afiare a cmpurilor,
criteriile de filtrare i de sortare a articolelor asociate. Access stocheaz designul unei
interogri, ruleaz interogarea i readuce setul de rezultate atunci cnd interogarea este
reapelat. Se pot selecta nregistrrile aplicnd un filtru i sortndu-le. Access pstreaz
ultimul filtru aplicat.
Crearea de interogri i filtre implic aciuni de sortare a datelor, alegerea
datelor, setarea criteriilor, selectarea tabelelor i cmpurilor. Interogrile sunt mai vaste
dect filtrele i se pot folosi pentru a aduga noi informaii, a terge i a modifica
nregistrri ntr-un tabel. De asemenea, cu ajutorul interogrilor se pot face calcule pe
diferite grupuri de articole. Crearea unei interogri presupune deschiderea bazei de date i
alegerea variantei de creare: Wizard; Design; Macro. Opiunea Design (
) din
109
110
Se selecteaz
opiunea Simple
Query Wizard
pentru interogarea
de selecie simpl
111
Selectarea
sursei de
date
(tabel,
interogare)
112
Selectarea modului de
vizualizare a datelor n
cadrul interogrii
113
Tabela surs
Grila
interogrii
11. Dac s-a optat pentru varianta de vizualizare a informaiilor (Open the query
to view information) se deschide o foaie de rspuns care prezint numele
interogrii, denumirea cmpurilor selectate n interogare i informaiile din
sursa de date (Figura nr. 6.9. Deschiderea interogrii pentru vizualizarea
informaiilor).
Executnd un click dreapta pe antetul interogrii se deschide meniul contextual.
Dac se selecteaz comanda SQL View se va obine instruciune SQL generat de sistem
pentru crearea interogrii (Figura nr. 6.10. Instruniunea SQL de selecie pentru crearea
interogrii).
115
Sursa
de date
Grila de
proiectare
116
117
Cmpuri dezactivate
Figura nr. 6.14. Dezactivarea csuelor Show
118
12. Pot fi desemnate cmpurile vizibile ale interogrii (linia Show). Pe linia Show
toate casetele sunt implicit bifate (vizibile). Exist situaia n care anumite
cmpuri pot fi folosite n interogri dar nu se dorete s apar la ieiri. n acest
caz se dezactiveaz caseta Show pentru cmpurile care nu trebuie s apar n
Query i se las activat pentru cmpurile ce se doresc a fi vizibile (Figura nr.
6.14. Dezactivarea csuelor Show).
13. Se salveaz interogarea creat executndu-se
un click pe butonul Save, iar n fereastra Save As
se introduce numele interogrii create. Se
acioneaz butonul de comand OK. Numele
interogrii va aprea n fereastra Database.
Figura nr. 6.15. Atribuirea numelui pentru interogare
Rezultatele interogrii se pot vizualiza n foaia de rspuns a cererii de interogare
(Figura nr.6.16. Rezultatul unei interogri de selecie realizat n Design View).
Figura nr. 6.16. Rezultatul unei interogri de selecie realizat n Design View
119
Realizarea
operaiei de
echicompunere
sau compunere
intern
Figura nr. 6.18. Extragerea datelor conform operaiei de echicompunere
Prin operaia de compunere extern se extrag toate nregistrrile din tabela
principal i secundar inclusiv nregistrrile vide. Relaia dintre tabele din punct de
vedere al operaiei de compunere extern este privit n dou sensuri:
120
121
Etape de lucru:
1. Se tasteaz numrul cutat n celula criteriilor pentru a se vedea nregistrrile
n care apare acel numr.
2. Se tasteaz <Number (pentru a vedea toate numerele mai mici dect numrul
tastat, sau <= Number mai mici sau egale cu numrul tastat, unde number este
orice valoare numeric (de exemplu: <2345,67).
3. Se tasteaz >Number sau >=Number pentru a vedea toate numerele mai mari
sau mai mari ori egale cu numrul tastat.
4.
Se tasteaz Between Number1 and
Number2 pentru a se cuta toate
numerele dintre dou limite (neincluznd
limitele). De exemplu: Between 15 And
250 caut toate numerele cuprinse ntre
15 i 250 fr a le include pe cele dou.
Figura 6.19. Verificarea unui interval de valori
5. Sau Between #3/1/2009# And #3/31/2009# va cuta datele calendaristice
cuprinse ntre 01.03.2009 i 31.03.2009.
6. Se alege comanda Datasheet View pentru a vedea rezultatul interogrii sau
butonul Run
aciune.
122
123
Figura nr. 6.23. Aplicarea criteriilor de selecie multipl n acelai rnd de criterii
Dac un cmp trebuie s indeplineasc 2 criterii se va folosi cuvntul cheie AND (de
exemplu: >200 AND <600) iar pentru adugarea unui alt criteri n aceeai
interogare se va introduce cel de-al doilea criteriu pe aceeai linie n alt coloan (de
exemplu =O), eventual al treilea criteru .a.m.d. (Figura nr.6.23. Aplicarea
criteriilor de selecie multipl n acelai rnd de criterii). Se vor selecta articolele
care ndeplinesc cumulativ toate criteriile introduse (Figura nr. 6.24. Selecia
rezultat).
125
2. Pentru a se seta criterii multiple pe linii diferite, se va tasta expresia pentru primul
domeniu, se coboar la urmtorul ir de criterii (etichetate Or) i se introduce a
doua expresie sub al doilea cmp. Dac exist cel de-al treilea criteriu se mut
cursorul mai jos (Figura nr. 6.25. Criteriu compus pe linii diferite). Se vor selecta
articolele care ndeplinesc prima condiie dar i cele ce ndeplinesc a doua condiie
(Figura nr. 6.26. Rezultatul seleciei criteriului compus pe linii diferite).
n linia cod s-a
introdus un criteriu
compus cu AND , iar
n linia obs. un criteriu
text simplu. Fiind
introduse pe linii de
criterii diferite
rezultatul va fi altul
dect n cazul
introducerii pe aceeai
linie. Se evalueaz
primul criteriu i se
selecteaz
nregistrrile gsite.
Cel de-al doilea
criteriu se va realiza
numai n cazul n care
la primul criteriu nu sau gsit nregistrri.
3.
4.
126
Introducerea parametrului
Criteriu de selecie
utiliznd un Form
127
3.
128
Query Design View este un instrument puternic pentru formarea interogrilor i aplicarea
criteriilor de selecie.
129
FIRST determin prima valoare din cmp, se aplic la toate tipurile de date;
LAST - determin ultima valoare din cmp, se aplic la toate tipurile de date.
Pentru realizarea unei operaii de calcul predefinite asupra unui grup de
nregistrri dintr-o tabel se procedeaz asemntor ca pentru o tabel cu deosebirea c
cel puin un cmp trebuie s conin operaia de Group By pentru a defini criteriile de
grupare. Ordinea de evaluare a criteriilor de grupare este de la stnga la dreapta.
S-a
inserat
linia
Append
to:
131
132
133
4. n exemplu din figur s-a solicitat tergerea nregistrrilor din cmpul DenM a
cror denumire ncep cu Ap. Sistemul a gsit 26 de nregistrri i solicit
confirmarea tergerii. La acionarea butonului de comand Yes cele 26 de
nregistrri sunt eliminate din tabel (Figura nr. 6.39. Confirmarea tergerii).
5. Se va da un click pe butonul View pentru a se previzualiza nregistrrile care
urmeaz s fie terse, nainte de confirmarea tergerii (Figura 6.40.
Previzualizarea nregistrrilor care urmeaz a fi terse).
135
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
dorete s se foloseasc pentru selecie mai multe tabele (Figura nr. 6.41.
Designul interogrii select ce va fi sursa creeri tabelului Temp3).
n exemplul din figur datele au fost preluate din 3 tabele i anume din
tabelele Clienti, Facturi s-au preluat cmpuri de date, iar din LinieFactur s-a
preluat Cant i Pre pentru a calcula valoarea.
Se d click pe butonul Query Type de pe banda de instrumente i se selecteaz
opiunea Make Table. n urma acestei comenzi se afieaz o fereastr de
dialog eticetat Make Table prin care se va preciza numele noului tabel ce
urmeaz a fi creat conform interogrii (De exemplu Temp3).
Se introduce numele noii tabele n csua de text Table Name, apoi se
selecteaz fie butoanele de opiune Current Database pentru salvare n baza
de date curent, fie Another Database dac acesta va fi salvat n alt baz de
date. Dac s-a selectat Another Database numele bazei respective trebuie
introdus n linia File Name sau selectat prin intermediul butonului Browse,
apoi se alege butonul de comand OK.
Dac este cazul, n linia Criteria, se vor introduce criteriile de selecie. n
exemplul din figur s-a solicitat extragerea anului din data facturrii doar
pentru nregistrrile din 2009.
S-a introdus un cmp calculat Valoare cu date preluate din al treilea tabel.
Pentru a vedea nregistrrile care urmeaz s fie incluse n noul tabel, nainte
ca acesta s fie creat se va aciona butonul View. Dac rezultatul este cel
ateptat se trece la crearea noului tabel (Figura nr. 6.42. Datele reinute n
Temp3 conform seleciei).
n vederea creerii noului tabel se va apasa butonul Run. n fereastra de dialog
afiat se comunic numrul articolelor din noul tabel.
Se d click pe butonul Save. Se introduce un nume n csua de dialog Save
apoi se d Ok. Dup terminare n fereastra Database apare numele noii
ceea
interogri prefaat de simbolul crerii tabelului i semnul exclamrii
ce indic faptul c o nou tabel a fost creat. Access va selecta setul de
rezultate pentru a-l nregistra, ca o tabel, n baza de date specificat.
n exemplul din interogarea creat n figura urmtoare (Figura nr. 6.41. Designul
interogrii select ce va fi sursa creari tabelului Temp3), deoarece legtura dintre
tabele este de tip 1-N, valorile cmpurilor preluate din tabela Clienti pot s apar
de mai multe ori n tabela destinaie (Figura nr. 6.42. Datele reinute n Temp3
conform seleciei).
136
Figura nr. 6.41. Designul interogrii select ce va fi sursa creari tabelului Temp3
137
Previzualizarea
seleciilor
Figura nr. 6.45. Designul unei interogri de actualizare cu parametru
138
nregistrri actualizate
Figura nr. 6.46. Confirmarea actualizrilor i salvarea n tabel
139
140
Ori de cte ori interogarea este derulat (inclusiv doar deschiderea ei) Access va afia o
caset de dialog pentru interogrile astfel create. Pentru exemplul prezentat rezultatul
seleciei se prezint n Figura nr. 6.50. Rezultatul seleciei.
cant
din
interogare
141
4.
Se trece la etapa urmtoare acionnd butonul Next. Din lista Available fields: se
selecteaz cmpurile care ar putea conine date duplicate i se trec n lista
etichetat Duplicatevalue fields (Figura 6.53. Selectarea cmpurilor cu posibile
duplicate). Se acioneaz butonul Nrext.
Se deschide o nou fereastr n cadrul creia se precizeaz alte cmpuri adiionale
care s fie vizibile mpreun cu valorile duplicat (Figura 6.54. Selectarea
cmpurilor adiionale vizibile la duplicate). n exemplul din figur dei cmpul nf
nu are valori duplicate va fi vizibil la afiarea listei duplicatelor.
nfn
5.
Cmpul adiional
Figura nr. 6.55. Atribuire nume
interogrii
143
Rezultatul
filtrrii
145
S-a creat un
filtru pentru
Cantitate egal
cu 400 care
poate fi ters.
S-a creat un
filtru pentru
NumeProdus
egal Pantalon
Figura nr. 6.62. Meniul contextual dup o filtrarea text i una numeric
Prin filtrare succesiv se va limita setul de rezultate. Se poate apasa tasta TAB,
pentru a selecta un alt cmp n vederea filtrrii, iar din meniul contextual se alege din nou
comanda Filters (Pasul 2) pentru a aplica noul filtru care se va aduga vechiului criteriu
de filtrare. Dup realizarea filtrrilor n bara de stare se insereaz simbolul de filtru i
eticheta Filtered
146
147
Observaie: Selectnd opiunea Filter by Form se pot crea filtre compexe. Aceste
filtre pot fi cu AND sau OR. Pentru filtru AND se adaug criterii ntr-o anumit
etichet din formular astfel nct nregistrrile trebuie s ndeplineasc toate
criteriile pentru a fi afiate. Pentru un filtru OR n eticheta Look For se vor preciza
criteriile, iar nregistrarea selectat trebuie s ndeplineasc doar unul din criteriile
precizate.
Observaie: Pentru anularea filtrului se selecteaz o valoare din coloana filtrat, se
execut un click pe Filters, iar din fereastra opiunilor de filtarare se selecteaz
opiunea Clear filter from i eticheta coloanei de filtrare. Pentru a elimina toate
fitrele se acioneaz eticheta Home, apoi butonul Advanced i se apas opiunea
Clear All Filters.
148
149
Not: n cazul articolelor de tip text, se poate executa click ntr-un cmp (fr nici un
text selectat) pentru ca Access-ul s foloseasc ntregul cmp pentru filtru. De
asemenea, se poate selecta o parte din cmp, ncepnd cu primul caracter, pentru a se
returna nregistrrile a cror valoare a cmpului ncep cu acel caracter. Alt opiune este
aceea de a selecta orice valoare, dup primul caracter dintr-un cmp, pentru a se returna
toat valoarea sau o parte a acesteia, n respectivul cmp, cu aceleai caractere (Figura
nr. 6.69. Selectarea cmpurilor de tip text pentru filtru Selection i Figura nr.6.70.
Rezultatul filtrrii).
Figura nr. 6.69. Selectarea cmpurilor de tip text pentru filtru Selection
Advanced
deschide
grila Design
de realizare a
interogrii.
La linia
Criteria se
introduce
criteriul de
filtrare
5.
151
4.
152
Not: Pentru ca un cmp s poat accepta iruri cu lungimea zero, proprietatea acelui
domeniu trebuie s fie setat pe Yes.
Etape de lucru:
1.
In Design View, la o interogare, se va introduce criteriul de selecie dorit n
linia Criteria;
2. Pentru a se gsi toate nregistrrile fr date, se va tasta Null, Access-ul va
traduce comanda primit prin Is Null. Dac se caut toate nregistrrile, n
afar de cele cu spaii libere, se va introduce Not Null (Access va interpreta ca
Is Not Null);
3.
Pentru a gsi nregistrri cu iruri de lungime zero se tastez (dou perechi
de ghilimele fr spaiu ntre ele);
4.
In celula Field a grilei concepute, dac se calculeaz valori care au anulri n
unele cmpuri, se va include fiecare denumire de cmp n Nz([Fieldname])
(Figura nr. 6.74. Utilizarea funciei NZ n expresii). De exemplu, pentru a se
afia valoarea zero n cmpurile calculate n care au intrat valori nule se va
scrie: val: Sum(Nz([buc])*Nz([pret]))+0. (Figura nr. 6.76. Funcia Nz()
aplicat unui cmp calculat).
Cmp obinut cu
ajutorul funciei NZ()
153
5.
6.
Pentru ca rezultatul
seleciei s furnizeze
zero pentru coloanele
calculate n care
intervin operanzi cu
valoare zero se va
introduce funcia NZ()
n expresia de calcul a
coloanei.
Figura nr. 6.77. Rezultatul seleciei unui cmp calculat utiliznd funcia Nz
Sfat: Pentru a expune zerourile, dintr-un domeniu numeric care are anulri, se va scrie n
linia Field a grilei Query Design: NZ([Fieldname ])+0.
Not: Cnd se aplic criteriul de sortare Ascending pe un cmp cu Nulls, nregistrrile cu
valori nule vor fi expuse primele.
154
Sortarea cmpurilor
de tip text
Figura nr. 6.78. Comenzile de sortare din meniul contextual
155
Not: Dac sortarea este mai complex (cu mai multe cmpuri non adiacente) se alege
comanda Advanced i apoi Advanced Filter/Sort i se creaz un filtru n care se
introduc i sortrile la coloanele filtrului (Figura nr. 6.79. Selectarea comenzii
Advanced Filter/Sort).
156
2. Se deschide fereasta Show Table din care se aduc n gril tabelele surs;
3. Se nchide fereastra Show Table;
4. Se deschide meniul contextual i se selecteaz submeniul SQL Specific i
apoi comanda UNION (Figura nr. 6.80. Selectare comand UNION).
5. n fereastra de editare care s-a deschis sa tasteaz instruciunea SELECT
(Figura nr. 6.81. Instruciunea Select cu Union).
6. Dac se dorete o sortate a articolelor returnate se va introduce i o clauz
ORDER BY.
7. Pentru vizualizarea rezultatelor se va aciona butonul Run;
8. Se nchide interogarea cu salvare;
157
158
3.
4.
5.
6.
7.
8.
n exemplul din figura nr. 6.87 Designul interogrii Inner Join combinat cu Left
Join, fraza SELECT realizat este:
SELECT clienti.nume, clienti.adresa, clienti.telefon, date_clienti.adresa_loc_munca,
date_clienti.telefon_loc_munca, carti.titlu, carti.cod_autor, imprumuturi.data_r
FROM (clienti LEFT JOIN date_clienti ON clienti.nrLeg = date_clienti.nrLeg)
INNER JOIN (carti INNER JOIN imprumuturi ON carti.cod_carte =
imprumuturi.cod_carte) ON clienti.nrLeg = imprumuturi.nr_leg
WHERE (((imprumuturi.data_r)<Now()));
Un exemplu de comand SELECT n care se va folosi doar Inner Join (jonciune
intern) ar fi:
SELECT carti.cod_carte, carti.titlu, autori.nume, edituri.editura, carti.an,
carti.nr_tot, carti.nr_disp FROM edituri INNER JOIN (autori INNER JOIN carti
ON autori.cod_autor=carti.cod_autor) ON edituri.cod_editura=carti.cod_editura;
159
Figura nr. 6.87. Designul interogrii Inner Join combinat cu Left Join
Not: Dac s-au creat relaiile, n baza de date, cu Referential Integrity se va verifica
dac Right Outer Join are aceleai rezultate ca i Inner Join deoarece nu ar trebui s
existe nregistrri singulare n tabela secundar.
161
162
163
Figura nr. 6.94. Execuia celor dou interogri realizate iniial cu SQL
5. Se nchide interogarea cu salvare. Pentru a vedea rezultatul seleciei se
execut dublu click pe numele ei sau se deschide n design i se apas
164
165
166
RAPOARTELE N ACCESS
167
Etape de lucru:
1. Pentru crearea unui raport de baz n panoul Navigation se va executa un click pe
bara Reports i apoi pe tabelul surs;
2. Se va activa eticheta Create care deschide fila cu acelai nume;
3. Se va executa un click pe oricare dintre urmtoarele butoane de raport:
Report pentru a crea un raport pe coloane;
Labels pentru a crea un raport pe coloane de tip etichet;
Blank Report pentru a crea un raport gol;
Report Wizard pentru a deschide utilitarul Wizard;
Report Design pentru a comuta n modulul de lucru Design.
Raportul creat va fi afiat n fereastra Print Preview, dar se poate comuta n modul
de lucru Design (n cazul n care s-a creat n alte variante) pentru eventualele modificri; se
poate salva, tipri sau nchide.
168
Antet
nregistrri
Nr
nregistrri
Nr.
pagini
169
171
Tragerea cmpurilor n
Poziia indicat de sgei
Lista
autoderulant
pentru
sortri i
grupri
Grupul
Costum
Adugarea
guprilor i
sortrilor
Anularea operaiei
de grupare i
sortare
173
Dac se deschide raportul creat n Design, se observ c a fost inserat banda Page
Header pentru etichetele de coloan. Deoarece s-a efectuat grupare la nivel de NumeProdus
s-a inserat o band Header- pentru gruparea realizat. n zona de detalii se gsesc
cmpurile Pre i Foto. Deoarece s-a solicitat funcia pentru calculul preului mediu,
programul a inserat o band NumeProdus Footer pentru funcia Avg(). La nivel de pagin
nu s-a solicitat nimic, dar s-a inserat la nivel de raport, funcia Avg() sub banda report
Footer.
174
175
176
177
Inserare controale
178
3. Din Field List se adaug elemente de control de legtur (cmpurile din tabel);
4. Dup introducerea cmpurilor n zona de detaliu a raportului, se acioneaz
eticheta Arrange din panglica cu instrumente i apoi Report Header/Footer sau
Page Header/Footer pentru a afia sau ascunde anteturile i subsolurile(.............);
5. Se insereaz controale, iar din grupul Tools se activeaz butonul Property Sheet
cu scopul activrii ferestrei de proprieti a obiectelor inserate i a raportului
(Figura nr. 7.23. Realizare Design);
6. Se salveaz raportul creat i se deschide n Layout (Figura nr. 7.24. Execuia unui
raport creat n Design);
7. n vederea efecturii modificrilor, se redeschide n Design.
179
n cazul n care controlul poate afia date (de exemplu o caset de selectare) trebuie s se
introduc un nume de cmp sau o expresie- n caseta de proprieti Control Source a
controlului respectiv. Proprietile unui control se afieaz dac, se selecteaz controlul i
se apas tasta F4 sau se selecteaz Properties- din meniul contextual.
Page Header/Footer
180
181
183
Aliniere la
dreapta a
valorilor
Aliniere la
stnga a
etichetelor
185
Executnd un
click pe butonul
Tabular grupul
de elemente
selectate se vor
prezenta sub
form de tabel
Elementele selectate
vor avea ataat n
colul stnga sus un
mic ptrat de culoare
maro pe care se
fixeaz cursorul pentru
a-l trage la o nou
locaie
187
188
Etape de lucru:
1. Se deschide raportul n modul de lucru Layout;
2. Se activeaz eticheta Format din bara cu instrumente;
3. Din grupul de instrumente Group & Totals, se execut un click pe butonul Group &
Sort avnd ca efect afiarea, n partea de jos a raportului, a benzii pentru adugrile
de sortri i grupri;
4. Executnd un click pe una din opiunile Add a group sau Add a sort se schimb
comanda Add a group n Group on select field (Figura nr. 7.41. Comenzile pentru
grupri i sortri);
189
190
191
5. Se selecteaz Page pentru a se stabili orientarea paginii ((Figura nr. 7.47. Formatul
paginii i marginile);
Etape de lucru:
1. Se deschide raportul n modul de lucru Layout;
2. Din meniul contextual se activeaz opiunea Print Preview;
3. Se redeschide meniul contextual i se selecteaz opiunea Print care, deschide
fereastra cu acelai nume (Figura nr. 7.49. Lansarea tipririi unui raport);
193
195
196
BIBLIOGRAFIE
[1] Boldea, Maria, Boldea, C.R. , Gestiunea bazelor de date n ACCESS, Edituta Mirton,
Timioara, 2007
[2] Bandu, I., Baze de date Access 2007, Editura Mirton, Timioara, 2009
[3] Connoly, T., Begg, C., Strachan, Anne, Baze de date Proiectare, Implementare,
Gestionare, Editura Teora, 2001
[4] Fotache, M., Baze de date relaionale, Editura Junimea; 1997
[5] Ionescu, Felicia, Baze de date relaionale i aplicaii, Editura Tehnic, Bucureti, 2004
[6] Lupoiu, Ctin., Boldea, C. R., Modelarea i proiectarea bazelor de date, Editura
Sitech, Craiova, 2008
[7] Petrov, G. i alii, Teoria general a bazelor de date; Editura Mirton, Timioara, 2000
[8] Steve Jonson, Microsoft Office Access 2007, Editura Teora, Bucureti, 2008, Traducere
Biri, R., Imprimat n Bulgaria
197
198
CUPRINS
Capitolul I. Noiuni generale despre bazele de date
1.1. Baze de Date (BD) i Sisteme de Gestiune a Bazelor de Date (SGBD)
1.1.1. Concepte fundamentale
1.1.2. Arhitectura intern a sistemelor de baze de date
1.1.3. Sistemele de Gestiune a Bazelor de Date
1.1.4. Limbaje de gestiune a bazelor de date
1.1.5. Interfee ale Sistemelor de Gestiune a Bazelor de Date
1.1.6. Exemple de SGBD-uri
5
5
5
8
10
11
12
13
15
15
17
17
18
21
21
21
22
23
23
24
25
26
27
28
30
30
31
32
33
35
35
36
36
38
39
199
200
40
41
43
43
49
50
50
51
52
52
53
54
55
56
57
57
57
59
59
59
62
62
63
65
65
66
66
67
71
71
73
74
74
75
76
78
78
79
80
Capitolul V. Formulare
5.1. Scopul formularelor n Access
5.2. Creare formular
5.2.1. Creare formular cu instrumentul Form
5.2.2. Crearea formularelor cu instrumentul Split Form
5.2.3. Crearea formularelor cu ajutorul instrumentului Multiple Items
5.2.4. Crearea unui formular PivotChart
5.2.5. Crearea unui formular cu instrumentul Blank Form
5.2.6. Crearea unui formular cu Form Wizard
5.2.7. Creare formular Datasheet
5.2.8. Creare formular de tip Tabel Pivot
5.2.9. Creare formular de tip Modal Dialog
5.2.10. Creare formular n Design
81
82
82
84
87
87
88
88
90
91
91
93
94
96
97
99
101
104
105
105
109
109
111
111
115
120
121
121
122
123
124
125
127
129
130
130
131
134
201
202
135
138
140
141
144
144
146
149
150
151
152
155
156
156
158
162
163
167
167
169
170
172
174
177
179
180
180
181
182
183
184
184
185
186
186
188
190
193
197