Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
ISBN: 978-973-0-05945-8
Not:
Este interzis utilizarea acestui manual sau a oricare dintre prile lui componente n scopuri comerciale sau n
alte scopuri nafara celui susmenionat. Drepturile de autor ale Microsoft Office Outlook 2007 Manual pentru
uz colar aparin Microsoft.
Septembrie 2008
Cuprins
Introducere ...................................................................................................................................... 6
1.1
1.2
1.3
1.4
3.2
3.3
3.4
3.4.1
Tem .............................................................................................................................. 11
3.4.2
4.2
4.3
4.4
4.5
4.6
4.6.1
Teme .............................................................................................................................. 14
4.6.2
5.1.1
5.1.2
Panoul citire................................................................................................................... 15
5.2
5.3
5.4
5.5
5.5.1
Tem .............................................................................................................................. 17
5.5.2
6.2
7.2
7.3
7.4
Timbrele electronice.............................................................................................................. 21
7.5
7.5.1
Tem .............................................................................................................................. 22
7.5.2
8.2
8.3
8.3.1
8.3.2
8.4
8.5
8.5.1
Tem .............................................................................................................................. 26
8.5.2
9.2
9.3
9.3.1
9.3.2
9.3.3
9.4
9.5
9.5.1
Tem .............................................................................................................................. 32
9.5.2
10
10.1
10.2
10.2.1
10.2.2
11
11.1
11.2
11.3
11.4
11.4.1
Tem .............................................................................................................................. 37
11.4.2
12
12.1
12.2
12.3
12.4
12.4.1
Tem .............................................................................................................................. 40
12.4.2
1
1.1
Introducere
Obiectivele publicaiei
Obiectivul principal al capitolelor urmtoare este s descrie cititorilor mediul, funciile i posibilitile
noi ale Microsoft Office Outlook 2007, prin comparaie cu versiunea anterioar a acestei aplicaii,
Microsoft Office Outlook 2003. Cu ajutorul unei structuri simple i clare, aceast publicaie ncearc
s introduc posibilitile noilor funcii prin intermediul unor exemple i exerciii practice.
1.2
Publicaia Microsoft Office Outlook 2007 - Manual pentru uz colar se adreseaz tuturor
profesorilor i elevilor care doresc s descopere noile proprieti ale Microsoft Office Outlook 2007 i
s afle care sunt modificrile fundamentale pe care aceast aplicaie le ofer utilizatorilor. Acest ghid
conine o gam larg de exemple i exerciii, care ofer cititorilor ocazia de a pune n practic
funciile descrise.
Deoarece grupul int principal l reprezint actorii educaionali, exemplele i exerciiile sunt plasate
n mediul colar.
1.3
Acest manual se adreseaz tuturor celor care au nceput de curnd s cunoasc noua versiune de
Microsoft Office Outlook 2007 i sunt interesai s afle diferenele pe care le aduce aceast versiune
n comparaie cu versiunea anterioar, Microsoft Office Outlook 2003. Capacitatea de a nelege
informaiile i abilitile practice sunt elementele de baz pentru trimiterea mesajelor de pot
electronic i pentru lucrul cu un calendar.
1.4
Noua versiune a acestei aplicaii furnizeaz o soluie complex pentru gestionarea timpului i
informaiilor. Cu ajutorul noilor funcii i a altor inovaii implementate n versiunea nou, acesta
ofer o interconectare extins i protejeaz toate datele i rezultatele de care avei nevoie pentru
lucrul n mediul colar.
2.1
Cutarea instantanee
o Cu ajutorul cutrii mbuntite i al integrrii acestui serviciu direct n aplicaie,
avei posibilitatea s cutai n mesajele de pot electronic i n atarile mesajelor.
Cutarea se poate efectua n tot cmpul aplicaiei; astfel, se poate s cutai
persoane de contact, date din calendar, activiti i altele. Rezultatele apar n
fereastra Cutare, care se modific dinamic n funcie de criteriile curente.
Examinatorul de fiiere ataate
o Datorit examinatorului fiierelor ataate, nu trebuie s deschidei fiecare ataare
separat, ci doar s afiai examinarea, iar coninutul atarii va fi prezentat fr s
deschidei mesajul.
Calendarele pe Internet
o Acestea sunt calendare partajate pe Internet. Aceste calendare se pot amplasa pe
servere publice sau pe reele intranet. Avei posibilitatea s v abonai i s
descrcai informaiile i s amplasai calendarul pe Internet n lista calendarelor la
care avei acces.
Trimiterea calendarelor
o V permite s trimitei tuturor calendarele ca instantanee, i.e. ca ataare de pot
electronic. Partajarea i transferul informaiilor accelereaz astfel schimbul de
informaii.
Integrarea Microsoft SharePoint Services
o Acum se poate s partajai informaii i date pe site-urile Web Microsoft Windows
SharePoint Services, de cte ori avei nevoie. Acum v conectai la calendare,
documente sau persoane de contact ntr-un mod care v permite s le vedei pe
toate direct n mediul aplicaiei. Sincronizarea foarte rapid a datelor are loc imediat
ce acestea se modific.
Canalele RSS
o n versiunea nou a acestei aplicaii avei posibilitatea s v abonai direct la
Microsoft Office Outlook 2007 pentru a descrca informaiile din canalele RSS (Really
Simple Syndication). Aici descrcai automat informaiile curente noi i decidei pe
care dorii s le citii.
Protejarea securitii, mbuntit n Microsoft Exchange 2007 Server
o Interconectarea aplicaiei clientului de pot electronic i a serverului aduce un nou
filtru pentru mesajele nesolicitate din pota electronic, o tehnologie care mpiedic
nelciunea. Serverul funcioneaz ca primul punct de verificare, care verific
Cutarea informaiilor
Cutarea informaiilor n tot mediul Microsoft Office Outlook 2007 este una dintre caracteristicile noi
principale oferite de aplicaie. Metodele i principiile serviciilor de cutare sunt noi i mai rapide.
Cnd cutai informaiile nu mai conteaz folderul n care v aflai. Acum avei posibilitatea s cutai
anumite cuvinte indiferent dac v aflai n persoane de contact, mesaje de pot electronic,
calendare sau activiti. Tehnologia noii metode de cutare este aceeai cu a sistemului Microsoft
Windows i este legat de aceasta. Serviciul de cutare Cutare Desktop se activeaz automat
dup ce instalai 2007 Microsoft Office System pe computer. Acest serviciu accelereaz mult
cutarea, fapt permis de accesul indexat la informaii.
3.1
Cutarea instantanee
Nu gsii aceast opiune n cazul n care Cutare instantanee nu este instalat i activ.
3.2
Cutarea n mesaje
ntreaga operaiune de cutare este foarte simpl. Dup cum s-a menionat, avei posibilitatea s
cutai n tot Microsoft Office Outlook 2007, inclusiv n folderele de pot electronic sau n
calendare, note i altele. Pentru o cutare simpl ntr-un anumit folder utilizai procedeul urmtor:
Figura 4
Opiuni cutare. Aici se poate s setai culoarea cuvintelor cutate sau afiarea rezultatelor cutrii
pentru a aprea cnd tastai criteriul.
3.3
Criteriile suplimentare pentru cutarea n elemente se utilizeaz atunci cnd dorii s cutai un
mesaj sau element n aplicaie, iar selectarea de baz a unui
criteriu unic pentru text este insuficient.
Introducerea criteriilor extinse este accesibil prin Extindere
generator de interogri, din partea dreapt a cmpului de
cutare.
Figure 5
Cutarea extins permite introducerea condiiilor multiple. Aceste condiii se pot combina i lega
liber. Afiarea de baz a Cutrii extinse are opiunea de cutare n cmpurile: Ctre, De la,
Subiect i Corp. Dac aceast selecie de cmpuri nu este suficient, avei posibilitatea s
adugai mai multe cmpuri de cutare utiliznd butonul Adugare criterii. Aici avei opiunea de a
aduga alt cmp, pentru o cutare mai detaliat.
De asemenea, reinei c n cmpul Cutare criteriile
introduse se listeaz n funcie de sintaxa de cutare. De
exemplu De la: Thomas. Aceast metod se poate utiliza
dac dorii s accelerai i mai mult cutarea.
10
3.4
3.4.1 Tem
Ai dat elevilor o tem pentru care trebuie s pregteasc un tabel n Microsoft Office Excel 2007 i
s dovedeasc faptul c au neles explicaiile de la coal. Trebuie s trimit rezultatul prin pota
electronic, n cutia dvs. potal. n cutia potal avei un numr mare de mesaje. Trebuie s cutai
anumite mesaje de pot electronic de la elevi, legate de tema dat.
Figura 8
11
Categoriile de culori
4.1
12
4.2
Categoriile de culori se pot atribui direct din lista mesajelor, din folderul Inbox. Dac facei clic pe
mesaj cu butonul din dreapta, n coloana de categorii, apare opiunea de adugare a unei culori la un
mesaj specific.
Cnd creai un mesaj nou, gsii opiunile de creare i adugare a categoriilor de culori n grupul
Opiuni. Aici, n partea de jos a grupului, se afl Categorie, care furnizeaz aceleai opiuni ca
cele descrise mai sus.
4.3
Figura 11
4.4
Categoriile de culori se stocheaz acum ntr-un fiier de date implicit i nu n registry din Windows.
Aceasta nseamn c dac utilizai mai multe conexiuni la cutia potal, din mai multe computere,
Categoriile de culori sunt ntotdeauna disponibile din orice locaie din care v conectai la cutia
potal.
4.5
Sortarea se efectueaz la fel ca n alte tipuri de cmpuri, n funcie de care sortai. Trebuie doar s
Figura 12
13
facei clic pe coloana Categorie, iar elementele (ex. mesajele de pot electronic) se sorteaz n
funcie de categoria de culori.
4.6
4.6.1 Teme
n cutia potal avei un numr mare de mesaje de pot electronic legate de subiecte diverse i de
la destinatari diferii. Deoarece trebuie s tii care dintre mesaje sunt de la elevi i care de la colegii
profesori, dorii s le difereniai cu ajutorul Categoriei culori.
4.6.2 Procesul de lucru
Pentru mesajele de pot electronic selectate setai o Categorie culori pentru a le sorta sau cuta
ulterior n funcie de aceasta. Categoria contribuie la diferenierea rapid ntre mesajele de pot
electronic de la elevi i cele de la profesori.
1. n folder selectai unul sau mai multe mesaje de pot electronic pentru care atribuii o
Categorie culori.
2. Pe bara de instrumente Standard selectai pictograma Categorii.
3. Din opiunile oferite selectai Toate categoriile.
4. n fereastra de dialog Categorii culori selectai butonul Nou
5. n cmpul Nume introducei numele categoriei (ex. Profesori) i selectai culoarea pentru
aceasta.
6. Confirmai cu butonul OK i asigurai-v c este selectat categoria.
7. Dup confirmarea cu alt buton OK, toate mesajele selectate au categoria respectiv afiat
lng ele
8. Facei clic pe on pictograma Categorii, apoi pe Creare folder de cutare.
a. Folderul se genereaz automat i este disponibil alturi de alte foldere pentru cutri
ulterioare.
9. Facei clic pe folderul Elevi, iar n partea dreapt a ferestrei vizualizai rezultatele cutrii,
vedei Figura 13.
Figura 13
14
Examinrile atarilor este una dintre caracteristicile care v salveaz timp atunci cnd procesai
atarile din mesajele de pot electronic de intrare. Aceasta este o noutate n comparaie cu
versiunile anterioare ale aplicaiei, unde trebuia s vizualizai atarile individuale. Acum, toate
atarile se vizualizeaz direct n fereastra mesajului de pot electronic pe care l citii. Astfel c nu
trebuie s deschidei ferestre individuale ale aplicaiei pentru atari.
5.1
Examinarea mesajului
Exist multe posibiliti de vizualizare a coninutului mesajului. Toate opiunile sunt utilizabile fr s
fie nevoie s deschidei ataarea.
5.1.1 Examinarea automat
Ai avut deja oportunitatea s remarcai metoda examinrii automate n versiunile mai vechi ale
aplicaiei. Exist situaii n care dorii s afiai primele trei rnduri ale mesajului. Aceste rnduri sunt
vizibile pentru mesaje fr s fie nevoie s le deschidei.
Comanda pentru afiarea examinrii automate se afl n meniul Vizualizare, sub elementul
Examinare automat.
Figura 14
Dac solicitai doar examinarea automat a mesajelor de pot electronic necitite, setai aceast
selectare n vizualizarea curent, mpreun cu opiunile sale Vizualizare Vizualizare curent
Particularizare vizualizare curent Alte setri, aici se afl un buton de comutare Examinare
elemente necitite.
5.1.2 Panoul citire
Panoul citire este utilizat pentru afiarea unui mesaj de pot electronic fr a-l deschide. ns,
comparativ cu examinarea automat, vedei mai multe informaii. Amplasarea Panoului citire
depinde de dvs, avei posibilitatea s-i setai afiarea din meniul Vizualizare. Aici gsii dou
opiuni pentru amplasarea ferestrei la Dreapta i Jos. Alt alternativ este s nu utilizai panoul
deloc, caz n care selectai opiunea Dezactivat. n panoul de citire avei acum posibilitatea s
vizualizai toate atarile, s rspundei la mesaje i/sau s utilizai, de exemplu, o confirmare pentru
o ntlnire din calendar.
15
5.2
Vizualizarea Dezactivat
5.3
mesajul
de
pot
Dac
electronic include mai multe atari, examinrile lor se pot modifica prin comutarea vizualizrii ntre
atari individuale.
16
5.4
Mediul aplicaiei ofer mai multe nouti. Una demn de menionat este opiunea de a minimiza
panoul de navigare care afieaz folderele din cutia potal. Pictograma pentru minimizarea ntregii
ferestre se afl n colul din dreapta al ferestrei de navigare. Astfel, desktopul mediului implicit este
mai mare i avei mult mai mult spaiu, de exemplu pentru vizualizarea atarilor. Vedei Figure 16.
5.5
Figure 16
5.5.1 Tem
Ai trimis prinilor printr-un mesaj de pot electronic informaii despre o excursie colar.
Ateptai rspunsurile prinilor, deoarece i-ai rugat s specifice toate neclaritile. n cutia potal
s-au adunat mesaje numeroase. Utiliznd panoul de citire i examinarea atarilor dorii s rsfoii
prin rspunsurile individuale.
5.5.2 Procesul de lucru
n tem avei un exemplu definit pentru cum se utilizeaz aceast caracteristic. Avei posibilitatea s
o aplicai la mesajele de pot electronic personale. V vei obinui rapid cu vizualizarea atarilor i
cu minimizarea panoului de navigare.
1.
2.
3.
4.
17
Tehnologia Fluxurilor RSS introduce o surs de informaii nou. Reprezint o legtur la o surs de
informaii specific. Pentru editor este o posibilitate ideal de autopromovare n rndurile
vizitatorilor i vizitatorilor poteniali, fr ca acetia s trebuiasc s rsfoiasc un site Web. Dac v
abonai la un Flux RSS, informaia se livreaz automat n folderul Fluxului RSS specific. Avantajul
coninutului RSS se actualizeaz rapid i simplu. Jurnalele Web, titlurile de tiri etc. reprezint
coninut tipic. Nu trebuie s cutai datele pe site-ul Web al companiei respective.
Alt exemplu de flux RSS sunt blogurile. Blogurile sunt asemntoare jurnalelor online. n ultima
vreme s-a nregistrat o cretere imens a popularitii coninutului RSS i a inovaiilor acestora. Se
pot ntlni chiar i fluxuri multimedia sau format sonor pentru fluxuri text individuale. De asemenea,
Fluxurile RSS se mai numesc fluxuri Web, fluxuri XML, fluxuri RSS i coninut concis.
O serie de editori de ediii de Flux RSS trimit ctre Microsoft Office Outlook 2007 doar fluxul
prescurtat, pe care se poate s-l citii n ntregime dup ce l deschidei. Pn acum, pentru citirea
acestui tip de informaii se utilizau aplicaii de client diverse, ns acum serviciul este integrat direct
n Microsoft Office Outlook 2007.
Avei posibilitatea s v abonai la fluxurile care v intereseaz. Nu este obligatoriu s v abonai la
toate informaiile de pe un anumit site Web. Mai mult, dintre toate articolele publicate pe un anumit
subiect, se poate s le selectai doar pe acelea care v intereseaz.
Descrcarea coninutului Fluxurilor RSS este acum gratuit, ns apar anumite surse de flux care
percep o tax pentru accesarea informaiilor lor. Acest Flux RSS poate fi considerat un canal TV pltit.
Monitorizarea sursei pltite depinde de dvs.
6.1
Dac tii adresa unui flux specific, avei posibilitatea s v conectai direct la acesta prin Microsoft
Office Outlook 2007. Conexiunea se poate efectua prin adugarea unei surse noi la folderul Fluxuri
RSS, unde gsii o serie de linkuri predefinite ctre coninut interesant.
Dac decidei s v abonai la un coninut specific pe care l-ai gsit pe un site Web i dorii
s v abonai pentru a primi coninutul, se poate s folosii pictograme create special n acest
scop. n Internet Explorer 7.0 gsii pictograme pentru abonarea la coninutul fluxurilor.
Dup abonarea la fluxuri, coninutul se actualizeaz regulat. Serverul editorului este verificat
regulat. Editorii de coninut pot defini frecvena maxim a fluxurilor i frecvena de livrare. De
asemenea, frecvena maxim a interogrilor fluxurilor se poate limita, de ex. la 60 pentru un ciclu de
actualizare a fluxurilor. Dac depii aceast frecven, vi se poate interzice accesul.
6.2
18
7.1
Ai avut deja ocazia s ntlnii i s utilizai filtrul i caracteristica Pot electronic nedorit n
versiunea anterioar a clientului de pot electronic. Acesta contribuie la prevenirea umplerii
Inboxului cu mesaje de pot electronic nedorit. Filtrul de pot electronic nedorit din
Microsoft Office Outlook 2007 a fost mbuntit prin metode noi de protecie mpotriva dezvluirii
datelor personale. Funciile noi furnizeaz protecie n faa atacurilor de tip nelciune,
dezactiveaz linkurile amenintoare i avertizeaz despre coninut posibil duntor sau fraudulos
ntr-un mesaj de pot electronic.
nelciunea este o identificare de ameninare frauduloas. Obiectivul su este colectarea datelor
personale, cum ar fi, de exemplu, conturile bancare, i accesarea lor. Mesajele trimise ctre folderul
de pot electronic includ de cele mai multe ori linkuri la site-uri Web frauduloase i la informaii
duntoare. Pentru a diferenia un mesaj de pot electronic fraudulos de unul securizat, trimis, de
exemplu, de banca dvs., poate fi dificil. De aceea, caracteristica Filtru pentru pota electronic
nedorit evalueaz toate mesajele de intrare i controleaz dac sunt suspecte, conin linkuri
suspecte sau au fost expediate de pe o adres de pot electronic frauduloas.
Dac un astfel de mesaj este evaluat ca nedorit, acesta se mut automat n folderul Pot
electronic nedorit. Rspunsurile la acest mesaj sunt blocate, mpreun cu toate atarile asociate
mesajului.
Pentru a seta sau activata aceast
caracteristic trebuie s facei salt la meniul
Instrumente, elementul Opiuni, pe fila
Preferine, butonul Pot electronic
nedorit .
Figura 17
Vei simi o alt inovaie semnificativ dac suntei clieni ai Microsoft Exchange Server 2007. Acesta
aduce noului filtru de pot electronic nedorit o tehnologie care mpiedic nelciunea. Office
Outlook 2007 urmrete mesajele de pot electronic suspecte i simplific protecia dezactivnd
automat linkurile din astfel de mesaje pn cnd le aprobai.
19
7.2
Folderul Pot electronic nedorit evalueaz toate mesajele de intrare pe baza unor criterii pe care
le alegei i le setai. Analizeaz toate mesajele de intrare. Dac nu corespund proteciei prestabilite,
acestea se mut automat n folderul Pot electronic nedorit. Dac filtrul Pot electronic
nedorit nu este setat manual, se utilizeaz setarea implicit, i.e. Nivel sczut de protecie. Aceast
setare elimin mesajele tipice de pot electronic nedorite. Nivelul de protecie se poate modifica n
funcie de necesiti.
Microsoft Office Outlook 2007 conine filtru de protecie standard. Acesta se poate actualiza regulat
prin Microsoft Office Online. Dac utilizai versiunea 2003 sau 2007 a aplicaiei, este disponibil o
caracteristic de actualizare. Versiunile anterioare nu acceptau aceast caracteristic.
7.3
Figure 18
20
crora le trimit mesaje de pot electronic. Aceast opiune nu este activ n setrile
implicite.
Destinatari siguri
o Dac adresa de pot electronic face parte din agende sau liste de distribuie, avei
posibilitatea s-l adugai pe expeditorul listei la lista Destinatari siguri. Apoi, indiferent de
coninutul mesajului, nu se vor trimite mesaje la acele adrese de pot electronic, iar
acestea nu vor fi considerate mesaje de pot electronic nedorit.
Expeditori blocai
o Toate mesajele de la expeditorii de pe aceast list vor fi considerate automat mesaje de
pot electronic nedorit i nu vor ajunge n folderul Inbox.
Internaional
o Aceasta este alt restricie pentru setarea mesajelor internaionale, unde se pot bloca
mesajele n funcie de nivelul domeniului. Dac de exemplu, este vorba despre mesaje care
conin alt nume de vrf de domeniu dect RO sau COM i tipuri asemntoare de vrf de
domeniu recunoscute avei opiunea s le considerai i s le ncadrai la mesaje de pot
electronic nedorit.
o Codarea blocat permite blocarea tuturor mesajelor dintr-un anumit set lingvistic, de ex.
astzi majoritatea mesajelor de pot electronic nedorit se trimit n codare US-ASCII.
Restul mesajelor de pot electronic nedorit se trimit n alte codri internaionale diferite.
Avei posibilitatea s le considerai automat drept mesaje de pot electronic nedorit.
Alt mecanism pentru restricionarea mesajelor de pot electronic nedorit este descrcarea de
imagini sau sunete din surse externe de Internet. Atunci cnd trimitei mesaje de pot electronic n
mas exist un mare pericol; acestea pot deveni cu uurin inta unui atac pirat. Dac acceptai un
mesaj cu multe adrese de pot electronic i l deschidei chiar cu coninut legat, aceste coninut se
trimite automat ctre serverele expeditorilor i confirmai din greeal c adresa de pot electronic
este valid.
Acest proces trimite adresa ctre ali expeditori de pot electronic nedorit, iar numrul mesajelor
de pot electronic nedorit din folder poate crete. Prin setarea implicit, Outlook blocheaz
descrcarea automat a imaginilor. Descrcarea imaginilor sau a altui coninut extern se poate activa
n cazul n care considerai c acel mesaj provine de la un expeditor de ncredere
7.4
Timbrele electronice
21
pot electronic nedorite. Cnd trimitei un mesaj de pot electronic, acesta va primi automat un
timbru. Aceast opiune se poate elimina direct din fereastra de dialog Opiuni pot electronic
nedorit, unde se afl caseta de selectare Marcare mesaj de pot electronic la trimitere.
Mesajele de pot electronic trimise fr Timbru sunt valide doar n condiiile urmtoare:
Destinatarul trebuie s aib o adres de pot electronic ce intr n adresele interne globale
ale Microsoft Exchange Server.
n momentul n care dvs. sau administratorul reelei dezactivai caracteristica Timbru.
Dac filtrul de pot electronic detecteaz faptul c mesajul nu are nevoie de Timbru
electronic deoarece conine caracteristici de pot electronic, acesta nu se evalueaz ca
mesaj de pot electronic nedorit.
7.5
7.5.1 Tem
Avei nevoie s pstrai securitatea potei dvs. electronice. Marea majoritate a mesajelor de pot
electronic pe care le primii de la colegi se afieaz n folderul Pot electronic nedorit. Uneori
primii mesaje chiar de la foti elevi. Trebuie s blocai aceste mesaje de pot electronic, deoarece
uneori nu sunt dorite.
7.5.2 Procesul de lucru
Folosii uneltele din Pot electronic nedorit pentru a asigura livrarea automat a mesajelor de
pot electronic de la colegi n folderul Inbox. Mai mult, ntocmii o list cu foti elevi ale cror
adrese de pot electronic nu le dorii i le adugai la expeditorii nedorii i blocai.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Figura 21
22
8.1
Totul depinde de tipul de server de pot electronic ce proceseaz mesajele. Dac un cont de pot
electronic face parte din Microsoft Exchange 2003, avei posibilitatea s trimitei rspunsuri
automate n absen i s pregtii toate regulile pentru trimiterea acestor mesaje la fel ca n
versiunea anterioar de Microsoft Office Outlook 2003.
Avantajul noii versiuni este opiunea de programare nainte a absenei. De asemenea nu trebuie s
v amintii cnd nu suntei la birou, deoarece totul este planificat nainte i se configureaz automat.
Mai mult, avei posibilitatea s difereniai mesajele care vor fi primite de la membrii organizaiei
(coal) de toi ceilali expeditori. Toate aceste setri se pot efectua dac serverul de pot
electronic al contului este Microsoft Exchange 2007.
Dac nu utilizai serviciile serverului Microsoft Exchange i avei contul de pot electronic pe alt
server de pot electronic, de ex. Seznam, Atlas etc., avei posibilitatea s utilizai pentru contul de
pot electronic POP3 sau IMAP ablonul i regulile pentru mesaje, care nlocuiesc automat
trimiterea mesajelor n timpul absenei de la birou.
8.2
Configurarea funciilor pentru rspunsurile automate se afl n meniul Instrumente sub comanda
Asistentul Absent de la birou. Aceast caracteristic este activ doar atunci cnd avei o conexiune
activ cu serverul Exchange. Este imposibil de executat n modul offline.
Dac utilizai Microsoft Exchange ca server de pot electronic, se poate s utilizai toate
caracteristicile inovatoare ale Microsoft Office Outlook 2007.
Format de rspuns RTF acum, pentru rspunsul automat avei posibilitatea s utilizai toate
caracteristicile formatului mesajului la fel ca atunci cnd formatai un mesaj obinuit.
Trimiterea rspunsurilor ctre destinatari din afara organizaiei astfel de mesaje pot fi, de
exemplu, de natur general i nu trebuie s conin nume specifice ale colegilor profesori.
Programarea rspunsurile automate dup cum s-a menionat deja, se poate s programai
o dat i chiar o or a rspunsurilor automate.
23
8.3
Figura 22
Figura 23
24
8.4
pentru
procesarea
Regulile
rspunsurilor automate pe perioada
absenei sunt numeroase. Dac
definii mai multe, acestea se evalueaz n funcie de ordinea n care le definii. Dac decidei s
dezactivai temporar o regul, facei acest lucru utiliznd caseta de selectare Stare.
Toate regulile se pot edita sau dezactiva. Pentru acest scop sunt butoanele Editare regul i
tergere regul din fereastra de dialog Asistentul Absent de la birou.
Figura 25
25
8.5
8.5.1 Tem
n timpul anului colar plecai ntr-o vacan special. Deoarece gestionai zilnic multe mesaje de
pot electronic, trebuie s configurai rspunsuri automate n timp ce nu suntei n birou. Colegii
profesori sunt informai despre vacan. Dorii ca aceti colegi s fie informai dac primii un mesaj
de pot electronic n acest timp. Ali destinatari ai mesajelor dvs. de pot electronic de intrare
sunt informai printr-o interpretare mai general a mesajului. Dorii s planificai toate aceste aciuni
nainte, pentru a nu avea aceast grij n momentul plecrii. Deoarece suntei diriginte, dorii ca
toate mesajele de pot electronic despre clasa dvs. s fie gestionate imediat de colegul dvs.
8.5.2 Procesul de lucru
Utilizai Asistentul Absent de la birou pentru a configura nainte rspunsurile automate. mprii
mesajele n cele care se vor trimite tuturor colegilor din coal i celelalte. Apoi configurai o regul
pentru redirecionarea mesajului ntr-un anumit timp ctre nlocuitorul dvs.
1. Facei salt la folderul Inbox.
2. n meniul Instrumente selectai comanda Asistentul Absent de la birou.
3. n partea de sus a ferestrei de dialog configurai data de nceput i de sfrit a absenei dvs.
din coal.
4. Asigurai-v c fila n organizaie este activ.
5. n partea de jos a casetei de dialog scriei mesajul pentru colegii profesorii.
6. Comutai la fila n afara organizaiei.
7. n spaiul pentru rspuns scriei textul nou pentru toi destinatarii care v scriu mesaje n
perioada vacanei.
8. Formatai rspunsul.
9. Facei clic pe butonul Reguli; introducei lista cu adresele de pot electronic ale prinilor
elevilor n cmpul Expeditor.
10. n partea de jos a ferestrei de dialog selectai elementul Redirecionare.
11. n Ctre scriei adresa de pot electronic a nlocuitorului.
12. Facei clic pe butonul OK.
13. n fereastra de dialog Asistentul Absent de la birou bifai dac regula este activ.
14. Facei clic pe butonul OK i ncheiai procesul.
Acum regula pentru rspuns automat este setat nainte i nu trebuie s v facei griji n momentul
plecrii n vacan. Dup sosirea din vacan nu trebuie s configurai c v-ai ntors, cum era cazul n
versiunea anterioar a Microsoft Office Outlook 2007.
26
Microsoft Office Outlook 2007 ofer multe caracteristici noi i mbuntite pentru o gestionare mai
eficient a timpului i informaiilor. Exist o inovaie mai ales n cutarea instantanee i n multe
caracteristici publicate din calendar. Acestea v simplific lucrul de zi cu zi.
9.1
Vizualizarea Sptmn
Avei trei tipuri de baz de vizualizri ale calendarului n Microsoft Office Outlook 2007 Zi, Lun i
Sptmn. Vizualizarea sptmn a fost mbuntit n versiunea nou a aplicaiei. Acum, n loc
de cele dou iniiale, sunt disponibile cinci sau apte coloane. Asta n funcie de afiarea sau nu a
zilelor de smbt i duminic. Acest tip nou de Vizualizare sptmn este mbogit pentru
introducerea i strngerea tuturor datelor.
Figura 26
Alte detalii ale vizualizrii calendarului i editrii acestuia se afl n meniul Instrumente sub comanda
Opiuni. Aici configurai detaliile vizualizrii calendarului, cum ar fi , de exemplu, doar vizualizarea
unor anumite zile sau vizualizarea implicit fr smbt i duminic. Printre aceste caracteristici
gsii i vizualizri color ale calendarului, vizualizarea datelor sptmnii sau activarea calendarelor
alternative.
Pentru Vizualizarea lun exist o caracteristic nou care afieaz detaliile unor anumite evenimente.
De exemplu, ntr-o lun vedei doar culorile evenimentelor, fr ca acestea s fie scrise. Aceast
caracteristic se utilizeaz mai ales pentru calendarele partajate, pentru afiarea rapid a
informaiilor. Totul este controlat de elemente din partea de sus a vizualizrii Lun. Etichetele exacte
27
9.2
Dac trebuie s promovai evenimentele, una dintre opiuni este trimiterea calendarului ca ataare
de pot electronic. Caracteristica Trimitere calendar prin pota electronic se afl n folderul
Calendar, n stnga panoului de navigare, n partea de jos. Dup activarea acestei caracteristici
vedei fereastra de dialog unde se afieaz toate detaliile specifice despre calendarul pe care l
trimitei.
n
seciunea
Interval
perioad
specificai zilele i orele care se afieaz
n calendar.
n seciunea Detalii definii cum se vor
afia elementele trimise. Aceste setri
nu difereniaz ntre evenimente
personale i ntlniri. Dac dorii s
profitai de setrile pentru evenimente
personale, trebuie nti s configurai
totul n opiunile extinse ale
calendarului, n Detalii complete.
Figura 27
Dup ce confirmai setrile cu butonul
OK, vedei un mesaj de pot electronic n care apare coninutul evenimentelor. Ca ataare vedei
un fiier denumit Calendar.ics, pe care destinatarul l poate afia oricnd drept calendar secundar.
Dac primii un calendar instantaneu
ca ataare i deschidei ataarea,
calendarul se afieaz automat n
grupul Calendare populare. Acest
instantaneu se poate vizualiza ulterior
n mediul calendarului.
individuale
nu
se
Aciunile
subordoneaz categoriilor de culori
iniiale.
Afiarea elementelor din calendar a
fost mbogit cu alt caracteristic,
pe care avei posibilitatea s o utilizai
n alte operaiuni i care afieaz mai
Figura 28
multe calendare. Aceasta afieaz
calendarele n Modul suprapunere, unde calendarele se afieaz unele peste altele pentru o
comparaie ideal i pentru gsirea, de exemplu, a unui loc potrivit pentru o ntlnire comun.
Comparaia celor dou tipuri de vizualizri se poate observa n Figura 34.
Afiarea n Modul suprapunere are un mare beneficiu, deoarece calendarele individuale se pot
vizualiza din perspective diferite. Astfel v vei familiariza foarte uor cu situaia dat. Comutarea la
28
modul suprapunere se afl n meniul Vizualizare, sub comanda Vizualizare n mod suprapunere.
Alt opiune este s utilizai sgeata de indicare din stnga din al doilea calendar, afiat lng
numele calendarului.
Figura 29
Dac destinatarul nu utilizeaz Microsoft Office Outlook 2007, acesta poate vizualiza calendarul n
browserul Web. Calendarul nu este legat acum, deoarece este doar decupat. Prin urmare, nu se
efectueaz actualizri.
9.3
Calendarele publicate se partajeaz pentru un anumit grup de persoane sau sunt publice. Partajarea
i publicarea calendarelor este de asemenea util atunci cnd nu tii dac colegii cu care dorii s
partajai calendarul utilizeaz pentru pota electronic serverul Microsoft Exchange sau alt mediu.
Calendarele se pot publica n dou moduri:
29
Figura 32
Figura 31
electronic, acesta l poate deschide ntr-un browser Web sau se poate abona la el, introducndu-l
astfel n lista de calendare utilizate. Toate informaiile se actualizeaz i se sincronizeaz regulat.
30
Figura 33
Figura 34
Figura 35
Dac nu avei Microsoft Exchange Server disponibil, dar dorii s publicai calendarele, care se vor
sincroniza automat, avei posibilitatea s utilizai serviciul i s le publicai pe un server WebDAV.
Serverul pe care publicai calendarul trebuie s accepte protocolul WebDAV (World Wide Web
Distributed Authoring and Versioning), care este o extindere a protocolului HTTP. ns nu toate
serverele accept acest protocol. Cu aceast metod nu avei posibilitatea s restricionai publicarea
calendarului doar pentru persoanele selectate.
31
9.4
Acest serviciu este foarte asemntor cu setarea mediului de partajare i publicare din Microsoft
Office Online. Singura diferen este conexiunea la un anumit server Web de pe Internet sau la un
server intranet. Calendarele partajate, pregtite n mediul Microsoft SharePoint pentru a fi legate
chiar i cu Microsoft Office Outlook 2007, se pot vedea n exemplul urmtor.
Utiliznd serviciile SharePoint, este posibil
s legai acest calendar direct la Microsoft
Office Outlook 2007 i s-l partajai direct de
acolo. Astfel, pentru a-l vizualiza aici nu
trebuie s deschidei mediul Web.
Acest calendar se afieaz n grupul
Calendare populare i se va sincroniza i
actualiza automat.
Figura 36
9.5
9.5.1 Tem
Suntei responsabil cu leciile de computer n coal. Pentru instalarea programelor noi trebuie s
colaborai cu colegii. Utilizai Microsoft Office Online, iar pentru colegi creai un calendar al
rezervrilor slii de studiu, restricionat la colegi. Sincronizarea va fi asigurat i vei ajunge cu
uurin la un acord cu ceilali pentru orele libere.
9.5.2 Procesul de lucru
Creai un calendar pe care l publicai la Microsoft Office Online. Configurai restricii pentru ca acest
calendar s fie vizualizat doar de persoanele selectate. Colegii primesc o notificare i vor utiliza
caracteristica pentru inserarea calendarului n Outlook.
1. n folder facei salt la elementul Calendar.
2. Creai un tip de calendar nou denumit Lecie PC.
3. Introducei o programare a rezervrilor n calendarul Lecie PC.
a. Utilizai aciuni i ntlniri separate.
4. Facei clic cu butonul din dreapta pe calendarul Lecie PC.
5. n meniul afiat selectai comanda Publicare pe Internet.
6. Apoi utilizai comanda Publicare la Office Online.
7. n fereastra de dialog urmtoare setai:
a. Perioada de timp Anterioar i n urmtoarele 30 de zile.
b. Detalii Detalii complete.
c. Permisiuni doar utilizatorii invitai pot utiliza calendarul.
8. Confirmai dialogul setat, cu butonul OK.
9. n cellalt pas vi se solicit s selectai toi utilizatorii crora le trimitei invitaie.
32
10. Introducei numele colegilor n cmpul Ctre: i trimitei mesajul de pot electronic de
invitaie.
Colegii primesc un mesaj de pot electronic cu opiunile de vizualizare a coninutului calendarului
sau cu opiunea de abonare la acesta. Dup primirea mesajului de pot electronic, colegii trebuie
s urmeze aceti pai:
1. n folderul Inbox deschid mesajul de pot electronic cu opiunea de abonare.
2. n partea de sus a ferestrei, pe fila Element partajat, fac clic pe Abonare la acest
calendar.
3. n dialogul urmtor introduc numele de utilizator i parola pentru Microsoft Passport.
4. n grupul Calendare comut la calendarul nou, care se afieaz alturi de celelalte
5. n meniul Vizualizare, selecteaz comanda Vizualizare n mod suprapunere.
Acum, calendarul clasei i calendarul dvs. se afieaz n modul suprapunere i programarea se face cu
uurin.
Figura 37
33
cu butonul din dreapta pe partea de sus a barei De fcut, iar n meniul context pe care l modificai,
pe prile pe care le afiai.
Sub comanda Opiuni gsii detalii specifice privind numrul de rnduri ale categoriilor afiare sau
numrul de luni, vedei Figura 43.
Integrarea activitilor n calendar este alt caracteristic nou util a Microsoft Office Outlook 2007.
Activitile se pot afia ca aciuni i ntlniri zilnice, pentru a vedea imediat tot ceea ce este necesar
pentru terminarea activitilor ntr-o zi. Dac marcai o activitate drept completat ntr-o anumit zi,
aceasta se afieaz ca ncheiat. Aceast activitate rmne la ziua respectiv. ns dac nu terminai
o activitate, aceasta se comut automat pentru ziua urmtoare, iar activitile se acumuleaz.
10.2.1 Vizualizarea i adugarea de activiti proprii n bara De fcut
Bara De fcut se afieaz permanent (dac este activat) n partea dreapt a ecranului i avei
opiunea s o nchidei sau s o minimizai. n partea de jos a Barei De
fcut vedei o privire general a celor mai recente activiti pe care
urmeaz s le terminai.
Dac trebuie s adugai rapid o activitate, de exemplu, la o ntlnire,
trebuie doar s introducei numele activitii noi n Tastai activitate
nou. Aceasta se adaug la celelalte, iar ulterior i atribuii o categorie de
culori sau o semnalizare de urmrire.
Figura 39
Figure 40
34
35
Toate mesajele care conin semnalizri de urmrire au n antet informaiile despre semnalizare.
Aceste informaii se transmit chiar i n cazul n care se primete rspuns la mesaj etc. Toate
informaiile despre semnalizarea de urmrire se modific automat n funcie de starea semnalizrii
existente.
Figura 43
Figura 44
Figura 45
36
marcai drept terminate. Aceast activitate se efectueaz fcnd clic cu butonul din dreapta pe
semnalizarea mesajului sau activitii i atribuind semnalizarea Marcare ca finalizat.
11.4.1 Tem
Trimitei un mesaj directorului colii cu puncte de baz privind planul pentru subiectul Tehnologia
computerului 1. Avei nevoie de o confirmare de la director pentru acest mesaj de pot electronic,
pentru a continua procesarea acestuia. Trimitei mesajul luni i avei nevoie de rspuns miercuri.
11.4.2 Procesul de lucru
Utilizai semnalizarea de mesaje. Aici, n Semnalizare pentru mine, tastai informaiile care v
notific despre urmrirea ulterioar a activitii. n partea Semnalizare pentru destinatar setai o
notificare pentru director, care se va afia n calendar i i va aminti de faptul c trebuie s citeasc
mesajul de pot electronic i s i exprime prerea.
1. Creai un mesaj nou adresat directorului colii.
2. n mesaj scriei propunerea de plan de lecie.
3. Setai Semnalizare particularizat pentru urmrire i editai detaliile.
a. n seciunea Semnalizare pentru mine.
i. n cmpul semnalizrii tastai textul Terminare plan de lecie.
ii. Setai ca dat de nceput luni.
iii. Setai ca dat scadent pentru terminare miercuri.
iv. Setai mementoul pentru mari.
b. n seciunea Semnalizare pentru destinatar.
i. Introducei textul Citii i urmrii n cmpul semnalizrii.
ii. Ca memento introducei data de mari.
4. Adugai prile rmase ale mesajului i trimitei-l.
5. Verificai dac mesajul se afieaz n bara De fcut printre activitile neterminate.
Directorul colii primete un mesaj de pot electronic, n care vede o semnalizare i necesitatea
unei urmriri. Dac nu deschide mesajul, acesta ajunge automat ntre elementele neterminate i alte
activiti. Mari va fi notificat pentru a rspunde.
6. Cnd primii rspuns iar mesajul se afl n folderul Inbox, marcai mesajul ca terminat.
37
De asemenea, crile de vizit electronice se pot utiliza ca formul de ncheiere a mesajelor, iar prin
pota electronic se pot transmite colegilor. Cartea de vizit se va afia n corpul mesajului, ns se
trimite i sub form de ataare. Destinatarii o gliseaz i o fixeaz n lista lor de persoane de contact.
Metoda cea mai simpl de a crea cri de vizit electronice este prin utilizarea folderului Persoane
de contact. Aici creai o persoan de contact nou. Procesul decurge astfel:
Cnd ncepei s completai fereastra, se creeaz automat o carte de vizit, a crei vizualizare este
vizibil n colul din dreapta sus al
ferestrei.
Dup salvarea persoanei de contact,
aceasta se stocheaz cu cartea de
vizit alturi de altele. Toate crile
de vizit se pot modifica separat.
Utilizai pictograma pentru editarea
crii de vizit, care se afl pe fila
Persoane de contact n grupul
Opiuni.
Figura 46
Figura 47
38
39
semntura pe care tocmai ai creat-o. n final, setai semntura drept component automat a
mesajelor de ieire noi. Acest lucru se efectueaz prin cmpurile de selectare Mesaje noi: i
Rspunsuri/redirecionri:.
12.4.1 Tem
Suntei diriginte la o clas nou. Ai verificat dac toi elevii din clas au computer acas. Trebuie s
comunicai cu prinii lor. Scriei datele dvs. de contact n lista persoanelor de contact. Cnd scriei
datele dvs. de contact, editai manual cartea de vizit n funcie de preferine. Cartea de vizit se
poate trimite nu doar prinilor elevilor, ci i colegilor dvs. Mai mult, vei crea o semntur special,
cu o carte de vizit, pentru mesajele de pot electronic noi. Mesajele cu carte de vizit se
direcioneaz ctre persoanele care nu au nc informaiile dvs. de contact.
12.4.2 Procesul de lucru
Utilizai crearea unor informaii de contact noi, n care includei automat examinarea unei cri de
vizit. n procesul de editare reformatai anumite pri din cartea de vizit i adugai, de exemplu, o
imagine cu fotografia dvs. Mai mult, n proprietile semnturii setai ca aceast carte de vizit s
devin parte din semntura pe care o creai. Pentru semntur nu vei activa cmpul pentru
adugare automat la fiecare mesaj. Acest tip de semntur se va trimite doar destinatarilor selectai
ai mesajului.
1. n folder facei salt la elementul Persoane de contact.
2. Pe bara de instrumente facei clic pe pictograma Nou.
3. Completai cmpurile noi pentru informaiile de contact. Cartea de vizit se completeaz
automat.
4. n grupul Opiuni facei clic pe Carte de vizit.
a. Apare un dialog pentru editarea crii de vizit.
5. Facei clic pe butonul Modificare i inserai fotografia dvs. n cartea de vizit.
a. Dup selectarea imaginii confirmai cu butonul OK.
6. Formatai prile individuale ale crii de vizit, utiliznd pictogramele din seciunea Editare.
7. Facei clic pe pictograma Salvare i nchidere
a. Cartea de vizit se salveaz cu numele dvs.
8. n folder facei salt la elementul Pot electronic.
9. Pe bara de instrumente facei clic pe pictograma Nou
a. Apare o fereastr pentru crearea unui mesaj nou.
10. n grupul Se include facei clic pe pictograma Carte de vizit.
11. Din selecie alegei cartea dvs. de vizit; aceasta se va afia n corpul mesajului i n cmpul
atarii.
12. n grupul Se include, facei clic pictograma Semnturi
13. n Semnturi i coli de scris, facei clic pe butonul Nou.
14. Introducei numele semnturii.
15. n partea Editare semntur, tastai textul pe care l introducei n semntur.
40
16. Facei clic pe pictograma Inserare hyperlink, care este ultima pictogram din Editare
semntur, unde introducei, de ex., adresa dvs de pot electronic.
17. Facei clic pe pictograma Carte de vizit i adugai la mesaj cartea de vizit pregtit.
a. Din lista de cri de vizit selectai-o pe cea necesar.
b. Modificai dimensiunea crii de vizit la 75%.
18. Verificai totul i confirmai cu butonul OK crearea semnturii
19. n grupul Se include facei clic pe pictograma Semnturi.
a. Selectai semntura pe care tocmai ai creat-o i adugai-o, printr-un clic, la mesaj.
41