Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
Microsoft Office Excel 2007
Microsoft Office Excel 2007
ISBN: 978-973-0-05945-8
Not: Este interzis utilizarea acestui manual sau a oricare dintre prile lui componente n scopuri comerciale sau n alte scopuri nafara celui susmenionat. Drepturile de autor ale Microsoft Office Excel 2007 Manual pentru uz colar aparin Microsoft. Septembrie 2008
Cuprins
Cuprins..................................................................................................................................................... 3 1. Introducere ...................................................................................................................................... 6 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. 2. Obiectivele publicaiei ............................................................................................................. 6 Grupul int de cititori ............................................................................................................. 6 Ce trebuie s cunoatei nainte de a citi publicaia?.............................................................. 6 Care va fi avantajul lecturii capitolelor urmtoare?................................................................ 6
Ce aduce Microsoft Office Excel 2007? ........................................................................................... 7 2.1. Prezentare pe scurt a noilor caracteristici din versiunea 2007 ............................................... 7
3.
Formatarea condiional ................................................................................................................. 8 3.1. 3.2. Formatarea condiional din noua versiune de Microsoft Office ........................................... 8 Exemple de formatri condiionale ......................................................................................... 9 Instruciuni .................................................................................................................... 10
3.4.1. 3.5.
Exerciiu formatarea condiional ...................................................................................... 12 Tem .............................................................................................................................. 12 Soluie ............................................................................................................................ 12 Instruciuni .................................................................................................................... 12
Vizualizarea paginilor pregtirea pentru imprimare .................................................................. 13 4.1. 4.2. 4.3. 4.4. 4.5. Compararea versiunilor ......................................................................................................... 14 Vizualizarea Aspect pagin .................................................................................................... 15 Setrile i utilizarea Aspectului pagin .................................................................................. 15 Vizualizri particularizate ...................................................................................................... 15 Exerciiu Aspect pagin ...................................................................................................... 16 Tem .............................................................................................................................. 16 Soluie ............................................................................................................................ 16 Instruciuni .................................................................................................................... 16
5.
abloanele i utilizarea lor............................................................................................................. 16 5.1. 5.2. 5.3. 5.4. 5.5. Vizualizarea general............................................................................................................. 16 Alegerea abloanelor cu Microsoft Office Online ................................................................. 17 Aplicarea i alegerea unui ablon .......................................................................................... 18 Salvarea i crearea abloanelor proprii ................................................................................. 18 Exerciiu Utilizarea abloanelor proprii, Crearea abloanelor proprii ................................ 19 Tem 1 ........................................................................................................................... 19 Soluie ............................................................................................................................ 19 Instruciuni .................................................................................................................... 19 Tema 2 ........................................................................................................................... 19
Teme i stiluri ................................................................................................................................ 20 6.1. 6.2. 6.3. 6.4. Tema ...................................................................................................................................... 20 Stilul ....................................................................................................................................... 20 Aplicrile stilului i temei....................................................................................................... 21 Exerciiu Teme i stiluri....................................................................................................... 21 Tem .............................................................................................................................. 21 Soluie ............................................................................................................................ 21 Instruciuni .................................................................................................................... 22
Editarea aspectului tabelului prin caracteristica Formatare ca tabel ..................................... 23 7.1. 7.2. 7.3. 7.4. Alegerea simpl din formate predefinite .............................................................................. 23 Filtrele automate i formatarea automat a unei coloane de rezultate ............................... 24 Formatarea suplimentar a prilor individuale dintr-un tabel ............................................ 25 Exerciiu Formatarea ca tabel............................................................................................. 25 Tem .............................................................................................................................. 25 Soluie ............................................................................................................................ 25 Instruciuni .................................................................................................................... 25
Diagramele Noul aspect i partajarea ........................................................................................ 26 8.1. Crearea diagramelor.............................................................................................................. 27 Comutare rnd/coloan ................................................................................................ 27
Aplicarea diagramei la exemplul nostru ................................................................................ 28 Partajarea diagramei ............................................................................................................. 28 Copierea i animarea diagramelor ........................................................................................ 29 Exerciii Diagramele ............................................................................................................ 29 Tem .............................................................................................................................. 29
8.5.1.
8.5.2. 8.5.3. 9.
Procesarea formulelor ................................................................................................................... 30 9.1. 9.2. 9.3. 9.4. 9.5. Versiunea anterioar ............................................................................................................. 31 Utilizarea formulelor ............................................................................................................. 32 Formulele structurate............................................................................................................ 32 Introducerea formulelor - exemplu....................................................................................... 32 Exerciii lucrai cu formule.................................................................................................. 33 Tem .............................................................................................................................. 33 Soluie ............................................................................................................................ 33 Instruciuni .................................................................................................................... 34
Filtrarea i sortarea datelor ....................................................................................................... 34 Conceptul general ............................................................................................................. 35 Filtrarea datelor ................................................................................................................. 35 Exerciii Filtrarea i sortarea datelor .............................................................................. 36 Tem .............................................................................................................................. 36 Soluie ............................................................................................................................ 36 Instruciuni .................................................................................................................... 36
1. Introducere
1.1. Obiectivele publicaiei
Obiectivul principal al acestei publicaii este s-i introduc pe cititori n mediul, funciile i posibilitile noi ale foii de calcul Microsoft Office Excel 2007, prin comparaie cu versiunea anterioar a acestei aplicaii (Microsoft Office Excel 2003). Prin intermediul unei structuri simple i clare, aceast publicaie ncearc s introduc posibilitile noilor funcii n exemple i exerciii practice.
Acest manual se adreseaz tuturor profesorilor i elevilor care au nceput de curnd s cunoasc noua versiune de Microsoft Office Excel 2007 i sunt interesai s afle diferenele pe care le aduce aceast versiune de foaie de calcul n comparaie cu versiunea anterioar de Excel 2003. Capacitatea de a nelege informaiile i abilitile practice sunt elementele de baz pentru lucrul cu foile de calcul.
Aceast publicaie v va ajuta s v familiarizai cu noul mediu Microsoft Office Excel 2007, v va nva cum s utilizai noile funcii ale acestei aplicaii prin numeroase exemple practice, pentru ca dvs. s cunoatei noile caracteristici ce v vor ajuta n procesele de lucru.
Interfaa utilizator o Cu ajutorul noii interfee utilizator orientate ctre rezultate a Office Excel 2007, vei gsi instrumentul dorit exact n momentul n care v este necesar. Principalul avantaj al noii versiuni a acestei aplicaii este c recunoate activitile efectuate, indiferent dac este vorba de crearea unui tabel sau de scrierea unei formule i ofer n mod automat comenzile relevante.
Importurile i organizarea extins a tabelelor o Foaia de calcul accept o extindere de tabel de pn la un milion de rnduri i 16 000 de coloane. Acest lucru este avantajos dac lucrai cu un singur tabel de baz, care nu mai trebuie conectat la alte aplicaii.
Suportul imprimrii i afirii o n timpul analizei datelor ntr-un tabel mare, Office Excel 2007 menine afiate titlurile tabelelor n momentul rsfoirii. Cnd defilai prin tabele, avei posibilitatea s vedei i titlul.
Tendine importante n rsfoire o Formatarea condiional permite o vizualizare i o analiz mai simpl a datelor repetitive.
Suport complet al serviciului Microsoft SQL Server 2005 o Datorit noilor funcii ale datelor, se poate s creai un raport propriu din baza de date i s efectuai procesri analitice online. De asemenea, se poate s v conectai mult mai simplu la surse de date externe.
Acum se poate s creai diagrame doar prin cteva clicuri. Pentru a crea diagrame, avei posibilitatea s utilizai o selecie larg de mbuntiri vizuale, cum ar fi tridimensionalitatea, umbrele estompate sau opacitatea. Diagramele sunt conectate acum la un numr mai mare de aplicaii. Lucrai cu ele exact ca nainte, indiferent de aplicaia pe care o utilizai.
Ofer formatul de tabel comprimat. Dimensiunile fiierelor sunt acum mult mai mici, deci permit o conexiune mai simpl i mai rapid ntre aplicaii individuale.
3. Formatarea condiional
Formatarea condiional este proiectat pentru evidenierea inteligent i preponderent automat a celulelor care ndeplinesc anumite criterii. Mai simplu, aceste celule necesit o atenie mai mare, din anumite motive impuse de noi. Microsoft Office Excel 2007 aduce multe mbuntiri i un sistem simplificat de setri pentru condiii individuale. Prezumia de baz pentru reuita formatrii condiionale este aplicarea unui tabel logic i a unei condiii adecvate. Dac am formata fiecare celul, rezultatul ar fi greit. Formatarea condiional evideniaz valori particulare ce pot fi foarte distanate. Versiunea Microsoft Office Excel 2003 permitea pentru formatarea condiional doar condiii foarte limitate. Reinei aceast funcie cu ajutorul imaginii urmtoare. Vedei Figura 1
Figura 1
Formatarea condiional din Microsoft Office Excel 2007 se poate efectua n felul urmtor: n cartela Pornire pictograma Formatare condiional, vedei Figura 2. Cele mai frecvente motive ale formatrii condiionale sunt: Evidenierea valorilor maxime
Permite definirea valorilor celor mai mici sau celor mai mari din tabel prin intermediul distinciei de culoare. Aceast funcie se aplic n tabele mari.
Formatarea de tranziie Liniile de date o Aceasta se utilizeaz la compararea valorilor diferite, cnd fiecare valoare este comparat cu ajutorul unui efect de tranziie. Un exemplu comun al acestei formatri l reprezint compararea preurilor.
Scalele de culori o Scalele de culori sunt aplicate adesea prin intermediul comparaiei proporiilor, cnd valorile individuale sunt afiate cu o anumit culoare dac aparin unui grup particular de proporii.
Figura 2
Exemplele urmtoare descriu tabelul Depozite financiare pentru tabra colar. Vedei Figura 4. S observm afiarea valorilor individuale n tabele i care sunt modificrile, n funcie de tipul de formatare condiional pe care o utilizai.
3.2.1. Instruciuni
Este necesar s urmai instruciunile n fiecare din exemplele urmtoare. 1. Bifai zona cu numr care va fi formatat condiional. 2. Alegei funcia corespunztoare a. Formatare condiionalEvideniere reguli celule Mai mare dect b. Formatare condiionalReguli sus/josPrimele 10 elemente c. Formatare condiionalBare de date albastru d. Formatare condiional Scale culori Scal culori (galben rou) Formatare condiional Valori din cteva borduri n acest exemplu se poate observa c toi elevii care au depus peste 30 lei pentru tabr au afiat suma de bani cu font verde i fundal verde.
Figura 4 Figura 3
Figura 5
Figura 6
10
Linii de date
Figura 7 Figura 8
Scal culori Din acest exemplu este evident c valorile sunt colorate acum n nuane diferite, de la cele mai mici la cele mai mari.
Figura 9 Figura 10
Dac decidem s eliminm sau s modificm formatarea condiional, avem posibilitatea s utilizm cealalt opiune a formatrii condiionale; mai exact, s utilizm eliminarea formatrii curente, cu ajutorul funciei Golire reguli din celulele selectate. Dac este cazul, se poate s eliminm formatarea curent din ntreaga foaie. Instruciunile sunt aceleai, doar c n locul selectrii celulelor, selectm toat foaia, vedei Figura 11.
11
3.4.1. Instruciuni
1. Selectm celulele 2. tergem o regul din celulele selectate utilizm funcia Golire reguli.
Figura 11
3.5.1. Tem Profesorul PE trebuie s selecteze elevii care pot alerga n cursa de 800 de metri ntr-o anumit limit de timp. Limita de timp trebuie s fie sub 2:30:00. Acesta are un tabel cu cei mai buni zece timpi din coal. 3.5.2. Soluie Utilizm funcia de formatare condiional care permite formatarea celulelor prin culori diferite, n funcie de criteriile utilizate pentru formatarea condiional. 3.5.3. Instruciuni 1. Creai tabelul Cursa de 800 de metri biei. Vedei Figura 12. 2. Introducei date n tabel. 3. Valoarea limit este inserat n celula E3. Nu uitai formatul 2:30:00. 4. Selectai zona C3:C12. 5. La cartela Pornire, activai pictograma Formatare condiional. Se deschide o fereastr de dialog, n care selectai Evideniere reguli celul, iar n urmtoarea caset de dialog selectai opiunea Mai mic dect.
12
6. Se deschide fereastra de dialog Mai mic dect. Aici avei posibilitatea s activai valoarea limit (E3) din celul. 7. Continuai cu selectarea culorii, care va fi utilizat pentru evidenierea timpilor, n cmpul incidental al ferestrei Mai mic dect. Confirmai apsnd pe butonul OK. 8. Salvai tabelul cu numele curs.xlsx, n folderul Documente de pe hard disk.
Figura 12
Timpii cu valoarea mai mic dect 2:30:00 sunt afiai n culoarea selectat.
13
Figura 13
Probabil c ai ntlnit opiunea de examinare naintea imprimrii n versiunea 2003 a Microsoft Office Excel. Setrile erau controlate de funcia Sfrit de pagin. Aceast funcie a permis definirea dimensiunii paginilor individuale destinate pentru imprimare. Imprimarea avea astfel de suferit n urma reducerii scalei de afiare a paginii. Funcia Sfrit de pagin este inclus i n noua versiune, ns aceast nou versiune a aplicaiei Microsoft Office ofer mbuntiri suplimentare. Majoritatea sunt setrile pentru aspectul paginii, care v permit s vedei totul pe o singur pagin.
Figura 14
14
Aceast funcie din Microsoft Office Excel 2007 este agreat tot pentru simplitatea sa. Aspect pagin ne permite nu doar s editm ntregul tabel n examinarea naintea imprimrii, ci i s ajustm n mod direct marginile tabelului, antetului sau subsolului. Setrile pentru margini nu vor reprezenta nici ele nicio problem.
Figura 15
Toate funciile legate de aspectul paginii se afl pe bara Vizualizare. Lucrul n sine este foarte intuitiv. Pe bara Vizualizare se mai afl i alte funcii, care nu sunt simplu de gsit n versiunile anterioare. Cele mai utilizate funcii sunt: Lupa instrument pentru mrirea unor zone particulare Aspect pagin i imprimri de reea, titluri i rigle
Control lup se poate gsi n colul din dreapta jos al ecranului. Se poate s modificm gradul de mrire cu tasta CTRL i rotia mouse-ului, la fel cum procedam n Microsoft Office Excel 2003.
Figura 16
Aceast funcie v permite s definii un numr mai mare de vizualizri i s le salvai. Vizualizrile salvate se pot apoi ncrca.
Figura 17
15
4.5.1. Tem Profesorul pregtete pentru imprimare un tabel cu rezultatele unei curse terminate. Este necesar ca acest tabel i o diagram s se imprime pe o singur pagin. Profesorul va utiliza un antet i un subsol. 4.5.2. Soluie Utilizm funcia Aspect pagin i amplasm diagrama sub tabel. n momentul n care este activat funcia Aspect pagin, este foarte simplu s adugm antetul i subsolul. 4.5.3. Instruciuni
1. Utilizai tabelul curs.xlsx pe care l-am creat n exemplul anterior i deschidei-l ntr-o foaie de calcul. 2. Creai o diagram bar n zona B2:C12. 3. Activai cartela Vizualizare i alegei Aspect pagin. 4. Mutai tabelul i diagrama n acest mediu, astfel nct s intre pe o singur pagin. 5. Activai antetul tabelului i adugai numele Cursa de 800 de metri n antet. 6. Imprimai tabelul cu diagrama. 7. Verificai dac pagina imprimat arat ca Figura 18. .
n versiunea Microsoft Office Excel 2003 utilizam abloane create direct n aplicaie sau cream abloane ca fiiere diferite. Acestea aveau extensia de fiier a unui ablon, de ex. xlt.
16
Autorii noii versiuni Microsoft Office ajut mult utilizatorii. Acest lucru influeneaz i volumul abloanelor, nu doar n programul Microsoft Office Excel 2007, ci i n alte aplicaii. Selectarea abloanelor ofer mai mult spaiu utilizatorilor atunci cnd acetia aleg un ablon necesar pe moment. Dac selecia implicit de cincisprezece abloane standard instalate nu este suficient, acetia pot utiliza serviciile Microsoft Office Online, care pot fi gsite pe site-ul Web al corporaiei Microsoft. Dup nregistrarea acestui serviciu pe site-ul Web, vei obine accesul la serviciile online pentru aplicaiile sistemului Microsoft Office. Printre aceste servicii se numr abloanele menionate deja. Pentru o coal, un ablon este unul dintre elementele de baz ale funcionrii corecte a sistemului. Desigur, exemplele standard sunt abloanele proprii ale unei persoane, care se pot utiliza n consecin n aplicaii practice. Crearea unui volum uria de documente pe baza unui ablon v va ajuta s economisii timp n procesul de lucru. S observm caseta de dialog din versiunea Microsoft Office Excel 2003 i oferta sa de abloane integrate. Vedei Figura 18.
Figura 18
17
Figura 19
Dup ce crem un document exemplu, se poate s salvm ablonul. Utilizm o metod asemntoare celei din versiunea anterioar, dar cu alt format de fiier i alt extensie. Pentru abloane utilizm, de asemenea, formatul XML comprimat, iar extensia de fiier a ablonului este XLTX.
Figura 20
18
5.5.1. Tem 1 Profesorul pregtete un tabel n care va introduce n mod repetat notele elevilor. Va utiliza ocazional tabelul, deci opiunea aleas este s salveze tabelul ca ablon. Apoi va avea posibilitatea s utilizeze tabelul n mod repetat, pentru mai multe materii. 5.5.2. Soluie Vom crea un tabel gol i preformatat, n care vom introduce apoi rezultatele. Apoi vom salva tabelul ca ablon, pentru utilizri viitoare.
1. 2. 3. 4. 5. 6.
5.5.3. Instruciuni Creai un tabel pentru evalurile elevilor Formatai tabelul Facei clic pe butonul Office, apoi pe comanda Salvare n caseta de dialog deschis din zona Salvare ca tip, alegei tipul de fiier ablon Excel extensie de fiier xltx Salvai ablonul de fiier n fiierul Documentele mele Dup ce redeschidei ablonul, vi se va oferi un fiier gol cu tabelul, vedei Figura 21
Figura 21
5.5.4. Tema 2 1. Selectai din abloanele oferite ale MS Office Online, din categoria Planificatori Planificatori sptmnali meniu. 2. Completai tabelul i utilizai-l ca meniu n coal sau clas; salvai tabelul pe disc ca foaie standard.
19
6. Teme i stiluri
Temele i stilurile sunt foarte utile pentru formatarea rapid a tabelelor. Cu ajutorul temelor i stilurilor, se poate ca numai n cteva secunde s formatm n mod automat un tabel neformatat nc pe care l-am creat. Temele i stilurile privesc n general mai multe combinaii grafice de formate precreate de celule. Dac selectm celule pentru tabelele noastre, acestea sunt formatate n mod automat mpreun cu numerele pe care le conin. Este interesant c, n timp ce selectm stilul, o vedem retrasnd n mod dinamic un tabel n fundal, afiat ca formatat n stilul selectat n prezent. Prin urmare, n procesul selectrii, este foarte simplu s alegei tema corect sau stilul corect.
6.1. Tema
Tema este un set predefinit de culori, fonturi, linii i umpleri, care pot fi utilizate pentru ntreaga foaie sau doar pentru unele elemente. Temele pot fi utilizate n ntregul sistem Microsoft Office. Acestea sunt strns interconectate cu stilurile i aplicaia lor practic are ca rezultat aspectul profesionist al documentelor individuale n care au fost utilizate. Aceast caracteristic nu este prezent n Microsoft Office Excel 2003. Aadar, este vorba de un concept absolut nou. O tem se mai utilizeaz i pentru unificarea formatelor documentelor colare, pentru ca acestea s arate asemntor.
6.2. Stilul
Stilul este propus pentru un obiect specific de exemplu, pentru un tabel sau pentru o diagram. Spre deosebire de teme, stilurile apar i n versiunile anterioare. Cu toate acestea, trebuie s subliniem c erau prezente ntr-o form foarte limitat i aveau de regul o raz de utilizare considerabil mai redus. Pentru a v reaminti, atam un exemplu, vedei Figura 22.
Dup cum am menionat deja, aceasta este o soluie foarte elegant la problema formatrii rapide a tabelelor, inclusiv a setrilor pentru aspectul paginii. Stilul se nrudete strns cu Temele i, prin combinarea lor, se poate s creai formate ce pot fi vizualizate prin metoda dinamic de efectuare de modificrilor. Aceasta nseamn c n timpul modificrii unui stil sau unei teme, selectm un stil sau o tem i, fr a salva modificrile la un obiect (de ex., un tabel), vom observa efectul unei modificri posibile n fundal.
Figura 22
20
Dup activarea MODULULUI unei teme selectate, n combinaie cu un TREK de culoare, tabelul arat astfel:
Figura 24
6.4.1. Tem Profesorul lucreaz cu un tabel pentru evalurile elevilor, pe care l poate obine din ablonul temei anterioare. Acest tabel nu are ns aspectul corespunztor, deci utilizeaz teme pentru a-l edita. 6.4.2. Soluie Utilizm o tem pentru formatarea automat a tabelelor, n consecin, tabelul va avea un aspect profesionist i uniform cu alte documente colare.
21
1. 2. 3. 4. 5. 6.
6.4.3. Instruciuni Deschidei tabelul obinut din ablonul de la tema anterioar. n Aspect pagin, selectai cartela Teme. Din varietatea de teme, selectai-o pe cea care vi se pare adecvat. Utilizai celelalte opiuni oferite pentru culoare sau modificri de font, Efecte; ncercai mai multe combinaii i selectai opiunea care vi se pare optim. Dac trebuie s efectuai unele modificri pariale, avei posibilitatea s utilizai Stiluri celule, pe care le gsii pe cartela Pornire, sub pictograma Stiluri celule. Aici se poate s modificai stilul ntregului tabel sau s modificai doar stilurile din una sau mai multe celule.
Figura 25
Figura 26
22
Aceste trei opiuni ne-au oferit un numr suficient de caracteristici de formatare, pentru a formata tabelul astfel nct s corespund exact cerinelor, vedei Figura 27.
Figura 27
Alt opiune este s utilizm caracteristica Descriptor de formate, care copiaz formatul unui tabel ntr-altul. Spre deosebire de procesul formatrii tabelelor n 2007 Microsoft Office System, toate aceste posibiliti sunt mai lungi i mai dificile. Lucrul n noua versiune de Microsoft Office Excel 2007 este att de simplu, nct se poate chiar s crem un tabel de baz fr nicio formatare i noua caracteristic Formatare ca tabel a Microsoft Office Excel 2007 ne va permite s formatm ntregul tabel repede i confortabil, virtual printr-un singur clic de mouse.
Inspecia dinamic automat a mai multor tipuri de formatri se poate efectua pe cartela Pornire pictograma Formatare ca tabel, vedei Figura 28. Aici se poate s vedem lista de tabel cu toate cursurile la care au absentat elevii individuali, care se modific n mod dinamic datorit tipului curent de format selectat.
23
Figura 28
Cu ajutorul formatelor automate, n timpul formatrii se adaug la fiecare coloan o sgeat pentru o selecie i o filtrare a nregistrrilor individuale. Prin urmare, nu este necesar s efectuai o cutare complicat, apoi setrile prin instrumentele bazei de date. n exemplul nostru cu absene, se poate observa c, dac adugm alt elev la tabel, rndul se formateaz n mod automat, imediat ce ncepem s l completm, privii Figura 29. Caracteristica este activat n mod automat odat cu inserarea unui rnd nou i a unei coloane noi. Lucrul cu Microsoft Office Excel 2007 i crearea i formatarea automat a tabelului au devenit mult mai rapide dect n versiunile anterioare.
Figura 29
24
Cnd formatm tabele, avem caracteristici suplimentare pe care se poate s le utilizm n cartela context Instrumente tabel. Exemplele standard sunt: formatri diferite ale primei coloane a tabelului formatri diferite ale ultimei coloane a tabelului rnduri sau coloane cu panglici
Figura 30
7.4.1. Tem Un profesor lucreaz cu tabelul Cursa de 800 de metri - biei, pe care l-am utilizat n temele anterioare. Tabelul ar trebui s capete un aspect mai interesant, pentru a deveni mai atractiv. 7.4.2. Soluie Utilizm funcia Formatare ca tabel. Alegem formatul adecvat pentru tabelul cu care vom lucra. 7.4.3. Instruciuni Deschidei o foaie de calcul. Deschidei fiierul curs.xlsx pe care l-am utilizat n temele anterioare. La cartela Pornire, activai pictograma Formatare ca tabel. n fereastra deschis exist o selecie a unei varieti de stiluri de formate de tabel. Alegei tipul de tabel care v atrage atenia. a. O sgeat (prezentnd lucrul unui filtru) cu care deschidei un filtru creat se creeaz imediat n numele fiecrei coloane. b. Cu ajutorul unui filtru, avei posibilitatea s selectai informaiile filtrate adecvat.
1. 2. 3. 4.
25
Figura 31
Figura 32
Aici se poate observa cum poate arta un tabel nainte i dup formatare
26
Crearea unei diagrame este o activitate foarte simpl, care se efectueaz n doar cteva secunde. Pentru a crea diagrame noi, urmai aceti pai: Selectai tabelul cu datele pentru diagram Alegei tipul de diagram preferat la seciunea Diagrame, sub fila Inserare. Microsoft Excel v va oferi subtipurile tipului de diagram direct n fil. Un clic de mouse pentru a selecta subtipul diagramei i diagrama este gata Panglica se va comuta la Instrumente diagram, afind numai funciile care se aplic la diagram. Pentru diagram avei posibilitatea s selectai din multe stiluri de diagram.
Figura 34
8.1.1. Comutare rnd/coloan Aceast funcie are o pictogram separat la fila Instrumente diagram. Majoritatea funciilor sunt accesibile acum prin intermediul pictogramelor. De exemplu: Modificare tip diagram Editare surs de date presupune selectarea datelor surs pentru diagrama noastr. Aceast funcie a fost regndit pentru a fi utilizat mai simplu.
Figura 35
27
Figura 36
Formatarea diagramei se efectueaz acum foarte simplu. Dac dorii s inserai o legend, etichete sau o linie tendin la diagram, acest lucru se efectueaz pur i simplu prin selectarea unei opiuni din meniul vertical de pe fila diagramei. Nu trebuie s naintm n meniu pentru a modifica aspectul diagramei.
Pentru editarea diagramelor, versiunile anterioare de Microsoft Office PowerPoint i Word utilizau mediul unificat Microsoft Graph. Acum totul este unificat. Att Word, ct i PowerPoint utilizeaz foaia de lucru Microsoft Excel pentru procesarea diagramelor. Crearea i editarea diagramelor se realizeaz de parc am lucra direct n Excel. Funcionalitatea de partajare a diagramelor furnizeaz o palet bogat de funcii Excel, inclusiv utilizarea formulelor, filtrarea, salvarea i posibilitatea de a lega diagrama la o surs de date extern, cum ar fi Microsoft SQL Server. Foile cu date pot fi stocate n afara programului Word sau PowerPoint, pentru a obine comprimarea optim a fiierelor.
28
Diagramele se pot copia foarte simplu. Dup ce inserai diagrama la o aplicaie, aceasta va fi formatat n mod automat n funcie de aspectul documentului sau prezentrii n care am plasat diagrama. Desigur, totul este controlat de stilurile i temele din fiier. Datele surs pentru diagram rmn n fiierul iniial din Excel.
Figura 37 arat diagrama copiat. Proiectarea grafic i aspectul se ajusteaz automat n funcie de stilurile utilizate n editorul de text. O situaie similar va aprea cnd copiem diagrama n Microsoft PowerPoint. Aspectul de baz al foii de calcul Excel rmne ns acelai n ambele aplicaii.
Figura 37
Aceasta este una dintre caracteristicile inovatoare ale noului mediu. Versiunile anterioare de Microsoft Office conineau aplicaiile Microsoft Graph.
8.5.1. Tem
Profesorul pregtete un exemplu pentru o lecie de geografie. Pentru a simplifica ntregul exemplu, acesta va utiliza o diagram, pentru a clarifica diferenele de valori. 8.5.2. Soluie
Vom crea o diagram de structur radial care va ilustra dimensiunea continentelor. Introducem datele ntr-un tabel denumit Continente i vom utiliza o diagram de structur radial tridimensional.
29
8.5.3. Instruciuni
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Creai un tabel despre continente vedei Figura 38 Introducei date n tabel. Selectai zona C4:D11. La fila Inserare, selectai pictograma Diagram i selectai Diagram de structur radial. n subtipurile de diagram, selectai tipul de diagram care v place cel mai mult. Ajustai diagrama cu Instrumente diagram de la fila context Instrumente diagram. ncercai s ajustai proprietile diagramei astfel nct s se asemene diagramei din Figura 39
Figura 38
Figura 39
Date surs
9. Procesarea formulelor
Formulele i calculele sunt alte elemente eseniale din Excel. Aplicaia este proiectat pentru toate tipurile de calcule analitice, statisticele i elementele bazei de date. Formulele se mpart n general n dou categorii. Aritmetice formule tradiionale care nu necesit setri suplimentare. Pentru a le utiliza, trebuie s cunoatem un singur lucru fundamental toate formulele ncep cu = (semnul egal). Apoi definii celulele definite cu date utilizate ntr-o formul i confirmai operaiunea cu tasta Enter. Rezultatul formulei va fi afiat n celul.
30
Funcii tipuri mai complexe de formule cu numeroase operaii statistice, logice sau de baz de date. Aceste funcii sunt construite cu expertul de funcii. n Excel 2007, acest lucru se realizeaz i cu funcia de completare automat.
Figura 40
31
Utilizarea formulelor n Microsoft Excel 2007 este mult mai simpl i mai convenabil. Principalul avantaj este introducerea formulelor i completarea automat de nume de funcii i formule. Numele de coloan sunt generate de asemenea i se poate s le utilizm atunci cnd crem o formul care utilizeaz zone mai mari de celule. Dac vom lucra cu baze de date multidimensionale, n mod cert trebuie s utilizm formule OLAP. De obicei avem nevoie de aceste formule pentru conversia formulelor din tabele de contingen sau n operaiuni complexe, cnd analizm date din serverul SQL. Fila formul de pe panglic este foarte util. Prezint grafic cele mai utilizate elemente pentru lucrul cu formule. Majoritatea sunt categoriile de formule Verificare eroare i Dependen n foaie. Vezi Figura 42.
Figura 41
Fiecare zon de coloan, rnd sau celul i genereaz automat numele n momentul formatrii tabelului. Procesul este avantajos n timpul crerii de formule, deoarece se poate s facem referire la nume de zone i nu mai este necesar s le crem manual, ca n versiunile anterioare. De exemplu, formula din urmtorul exemplu, care adaug absenele din septembrie, va arta astfel: =SUM([September])
Ne vom concentra asupra exemplului nostru cu absenele elevilor. Dac trebuie s gsim un numr mediu de absene dintr-un semestru pentru fiecare elev, avem posibilitatea s utilizm recunoaterea automat a funciilor.
32
Figura 42
Dup ce introducem formula, ale celule sunt completate automat cu funcia medie.
9.5.1. Tem Profesorul trebuie s proceseze un tabel cu rezultatele concursului de matematic. Acesta trebuie s afle att rezultatul total al elevilor, ci i cele mai bune rezultate. 9.5.2. Soluie Utilizm Sum din funciile de baz i Maximum prin crearea unei formule noi.
33
9.5.3. Instruciuni 1. 2. 3. 4.
Introducei datele n tabel: Figura 44. Utilizai funciile Sum i Maximum. Pentru Sum ncepei prin a scrie = i litera S. Va aprea un meniu cu toate funciile care ncep cu S. Tastnd alte litere, vei ajunge rapid la funcia solicitat. 5. Gsii Maximum prin aceeai modalitate. ncepei prin a scrie = i continuai cu litera M n celul. 6. Cnd toate formulele sunt terminate, se poate s formatm tabelul. 7. ncercai s editai tabelul astfel nct s arate ca cel din Figura 44.
Figura 44
34
exemplu, s selectm toi bieii nscui n luna septembrie dintr-un anumit an. Sau s selectm toi elevii cu merite etc
10.1.
Conceptul general
De la primele versiuni de Microsoft Excel, filtrele de date au fost instrumente foarte valoroase n lucrul cu tabele mari i complexe, greu de mnuit pentru un utilizator. Filtrele cu mai multe coloane i sortri multiple faciliteaz lucrul pentru muli utilizatori. S observm fereastra de filtrare multipl din versiunea 2003. Vedei Figura 45.
Sortarea i filtrarea din noua versiune de Microsoft Excel ofer o palet mare de posibiliti noi. Un exemplu comun este sortarea dup formatarea condiional. De exemplu, se poate s sortm dup seturi de pictograme. n versiunile anterioare era posibil s aplicm trei criterii de sortare. n Microsoft Excel 2007 aplicm aizeci i patru. Acestea sunt definite n dialogul urmtor. Vedei Figura 46. Date sortate dup pictograme de formatare condiional
Figura 45
10.2.
Filtrarea datelor
Figura 46
Datele se pot filtra de exemplu dup culoare sau dat. Toate opiunile pentru filtrarea automat sunt ajustate n funcie de starea prezent a tabelului. Aceasta nseamn c atunci cnd un tabel conine elemente text, se poate s filtrm dup seleciile de text. Dac acesta conine un filtru de numere, este ajustat instantaneu i numerele sunt filtrate.
35
Filtrele complexe, care ne permit s aplicm mai mult de dou condiii n crearea filtrelor, sunt disponibile desigur i n noua versiune de Microsoft Excel. Dac avem un tabel cu valori dat sau or (de exemplu, data de natere a elevilor) se poate s aplicm filtre la ani sau luni.
Figura 47
10.3.
10.3.1. Tem Profesorul trebuie s organizeze un trg de cri. Pentru c sunt prea multe nregistrri, acesta trebuie s filtreze datele dup unele criterii comune i s le sorteze de la cele mai mari la cele mai mici. 10.3.2. Soluie Vom utiliza sortarea de date n tabel i vom filtra n coloana ce afieaz numrul de uniti. Utilizm opiunile de sortare i filtrare oferite de Excel. 10.3.3. Instruciuni Creai un tabel pentru trgul de cri. Vedei Figura 48. Introducei datele n tabel. Utilizai funcia Formatare ca tabel i n fiecare coloan vor aprea butoane de selectare. n coloana pre pe unitate selectai Filtru de numere din filtrele oferite. Apoi selectai opiunea mai mare dect. n cmp introducei valoarea 100. Confirmai apsnd Enter sau fcnd clic pe OK. n tabel ar trebui s apar doar elementele cu un pre mai mare dect 100 n coloana pre pe unitate.
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
36
Figura 48
37