Access2007 PDF

Maria BOLDEA
Costin Radu BOLDEA

Profesor univ. dr. Maria BOLDEA
Confereniar univ. dr. Costin Radu BOLDEA
Editura MIRTON Timioara

2010
Access 2007 - Capitolul I. Noiuni generale despre bazele de date
NOIUNI GENERALE DESPRE

BAZELE DE DATE
1.1. Baze de Date (BD) i Sisteme de Gestiune a Bazelor

de Date (SGBD)
1.1.1. Concepte fundamentale
Preocuparea oamenilor de a nregistra faptele i aspectele din viaa de zi cu zi

dateaz de mii de ani. Tbliele de lut rmase de la simerieni, vechi de peste 6000 de ani
sunt o mrturie n acest sens. Necesitatea de a organiza i gestiona aceste nregistrri a
condus, de-a lungul timpului, la dezvoltarea a numeroase tehnici. Se poate aminti n acest
sens apariia bibliotecilor, cel mai concludent exemplu constituindu-l celebra bibliotec din
Alexandria.
Apariia i dezvoltarea tehnicii de calcul electronic a creat premizele transpunerii
metodelor manuale de culegere i prelucrare a datelor n tehnici de organizare i gestionare
a lor, utiliznd calculatorul electronic. Astzi, bazele de date nregistreaz aspecte din cele
mai diverse domenii: economic, social, cultural, tiinific etc. Formele de nregistrare a
informaiilor sunt variate: texte, numere, imagini grafice, sunete, imagini video, hri .a.
Date, informaii, baze de date. Activitatea de zi cu zi n domeniul economic,
impune luarea unor decizii ce sunt condiionate de existena unor informaii referitoare la
situaia concret asupra creia trebuie s se decid. O decizie care nu se bazeaz pe
informaii clare, complete i la zi, nu are valoare. Informaiile sunt rezultatul prelucrrii i
interpretrii datelor, de ctre un anumit subiect. Abordarea cu baze de date, recunoate c
datele sunt gestionate analog altor resurse ale unei organizaii, cum ar fi resursa uman,
capitalul, mijloacele fixe etc. Organizaiile (firme, societi comerciale) cheltuiesc mari
sume de bani, pentru a calcula i manipula datele ncercnd s extrag informaiile necesare
fundamentrii deciziilor. Unul din obiectivele utilizrii bazelor de date l constituie
pstrarea acestei investiii n resurse de date, prin protecia i gestionarea investiiei n
sensul gestionrii datelor mai degrab dect, al aplicaiilor care acced datele. Gestionarea
datelor nseamn att gestionarea fizic a irurilor de bii de pe mediile de memorare, ct i
gestionarea semnificaiei lor prin organizarea datelor n structuri logice de entiti. Entitatea
Maria BOLDEA, Costin Radu BOLDEA 5

este un obiect concret sau abstract identificat prin nume i reprezentat prin atributul sau
nsuirile sale. Atributul descrie proprietile entitii stabilind natura valorilor ce i pot fi
atribuite. Valoarea este mrimea concret pe care o poate lua atributul.
Datele sunt faptele culese din lumea real pe baza observaiilor i msurtorilor sau
consemnarea pe documente a desfurrii diferitelor evenimente. Ele se concretizeaz ntr-
un ansamblu de semne, cu sens bine determinat, organizate dup anumite reguli i principii.
Datele devin informaii numai n momentul, interaciunii lor cu un sistem capabil s le
interpreteze. Aceeai dat poate fi interpretat n mod diferit de subieci diferii, genernd
astfel informaii diferite. n acest context se remarc faptul c sistemele de calcul nu
prelucreaz informaii, ci date. Prin urmare vom discuta despre Sisteme de Prelucrare a
Datelor i nu despre sisteme de prelucrare a informaiilor folosind baze de date i nu baze
de informaii. Datele au un caracter obiectiv, n timp ce informaiile sunt subiective.
Informaiile au valoare doar dac, determin luarea unor decizii mai bune dect cele ce s-ar
lua n lipsa lor. Din acest motiv datele trebuie s fie disponibile n timp util, s fie corecte,
necontradictorii i s aib o form adecvat necesitilor factorului decident. Aceste cerine
devin realizabile prin existena unui volum imens de date care trebuie culese, memorate,
organizate, regsite i prelucrate n mod corespunztor pentru obinerea de informaii. O
astfel de activitate, a dus la apariia bazelor de date.
n sens larg, o baz de date (database) este o colecie de date corelate din punct de
vedere logic (aflate n interdependen cu descrierea lor), care reflect un anumit aspect al
lumii reale sau abstracte i este menit s rspund cerinelor informaionale ale unui
anumit grup de utilizatori.
O alt definiie a bazelor de date este urmtoarea:
Baza de date este un ansamblu structurat de date nregistrate pe suporturi tehnice
accesibile calculatorului, cu scopul de a rspunde cerinelor mai multor utilizatori, chiar
simultan, de o manier selectiv i n timp oportun.1
ntr-o baz de date sunt nregistrate date despre obiectele reale sau abstracte,
mpreun cu relaiile care se pot stabili ntre acestea. Orice baz de date are urmtoarele
proprieti implicite:
este o colecie logic coerent de date;
este construit i populat cu date despre un domeniu bine precizat;
are un grup de utilizatori i se adreseaz unui anumit grup de aplicaii;
reprezint aspecte ale lumii reale sau abstracte, crend un orizont propriu de
cunotine, schimbrile orizontului fiind reflectate n baza de date.
Prelucrarea datelor dintr-o baz de date se refer la operaiile de introducere,
tergere, actualizare i interogare a datelor.
Diversitatea datelor gestionate ntr-o unitate economic a dus la apariia sistemelor
de baze de date. Bazele de date dintr-un sistem, comunic ntre ele prin cmpuri comune.
Sistemele de baze de date pot fi multiutilizator sau monoutilizator. Sistemele multiutilizator
1
C Delabel, M. Adiba, Bases de donnees et systemes relationnels, Dunod Informatique, Paris, 1982
6 Maria BOLDEA, Costin Radu BOLDEA

permit accesul concurent (n acelai timp) a mai multor utilizatori la aceeai baz de date.
Sisteme monoutilizator suport accesul, la un moment dat, doar al unui utilizator.
Organizarea datelor n baze de date prezint o serie de avantaje, cum ar fi:
reducerea redundanei datelor memorate;
evitarea inconsistenei datelor;
posibilitatea partajrii i validrii datelor;
ncurajarea introducerii standardelor;
posibilitatea aplicrii restriciilor de securitate a datelor;
meninerea integritii datelor.
Organiznd datele n baze de date, se realizeaz independena datelor. Problema
independenei datelor poate fi privit sub dou aspecte :
independena fizic a datelor;
independena logic a datelor.
Independena fizic se refer la imunitatea aplicaiilor fa de modificrile din
structura fizic de memorare a datelor. O modificare a structurii bazei de date nu va afecta
aplicaiile, dar i reciproc, modificrile aplicaiilor vor lsa structura fizic a bazei de date
nealterat.
Independena logic se refer la imunitatea modelului fiecrui utilizator fa de
modificrile din structura logic, global, a bazei de date. Din punct de vedere al
utilizatorului, problema independenei logice va fi cunoscut prin operaiile pe care
sistemul i permite s le efectueze asupra datelor din propriul model, astfel nct aceste
operaii s nu afecteze modelul altor utilizatori care folosesc aceleai date. Fiecrui
utilizator i se creeaz iluzia c este singurul beneficiar al unor date pe care n realitate, le
folosesc n comun mai muli utilizatori.
Sistemele de gestiune a bazelor de date (SGBD) asigur accesul automat, rapid i
sigur la volume imense de date dispersate n ntreaga lume. Aceste sisteme au devenit un
element important al infrastructurii societii. Ele funcioneaz pe baza unor principii i
concepte, specifice tipurilor de baze de date pe care le gestioneaz.
Procesul de instruire n societatea noastr tot mai informatizat, n aa numita
Societate Informaional, impune tot mai mult structurarea cunotinelor acumulate,
capacitatea de a le organiza, clasifica, regsi i mai ales de a le completa. n termeni tehnici,
se poate vorbi despre managementul cunotinelor. Interogrile pe Internet (World Wide
Web), modul n care se apeleaz la motoarele de cutare i modul n care acestea lucreaz
i au fost concepute, folosesc concepte i procedee de lucru, specifice bazelor de date.

1.1.2. Arhitectura intern a sistemelor de baze de date
ntre calculatoul care opereaz asupra datelor stocate sub form de bii i utilizatorul
unei baze de date, care manipuleaz concepte de genul: firm, client, furnizor, conturi,
produse etc., se interpun mai multe nivele de abstractizare a datelor. Asigurarea
independenei fizice i logice a acestora impune adoptarea unei arhitecturi de baze de date
organizate pe trei nivele funcionale2:
o nivelul intern (baza de date fizic) sau schema intern;
o nivelul (modelul) conceptual sau schema conceptual;
o nivelul (modelul) extern (nivelul utilizator) sau subschema.
La fiecare nivel se definete un model al bazei de date. Modelul este un set de
concepte ce pot fi utilizate n descrierea structurii bazei de date. Prin structura bazei de date
se nelege: tipul datelor ce pot fi gestionate, legturile dintre date i restriciile ce trebuie
respectate pentru a se permite accesul n baza de date.
Nivelul intern constituie schema intern a bazei de date, prin intermediul lui se
descrie structura de stocare fizic a datelor n baza de date, utiliznd un model al datelor
fizice. La acest nivel se descriu detaliile complete ale stocrii, precum i modul de acces la
date. Baza de date fizic este o colecie de fiiere care conine date fizice, mpreun cu
structurile menite s asigure accesul operativ la datele stocate. Aceste structuri pot fi:
directoare;
indeci;
pointeri;
tabele de dispersie .a.m.d.
Baza de date fizic este rezident n memoria secundar (auxiliar) a calculatorului,
n general pe discuri magnetice sau optice. Modul de organizare al bazei de date fizice este
determinat de configuraia echipamentelor hardware (tip calculator, periferice etc.) i de
sistemul de operare. Dac este ndeplinit condiia de independen fizic a datelor,
schimbrile din sistemul de operare sau din hardware-ul calculatorului nu influeneaz
nivelul intern al bazei de date. La nivel intern, se implementeaz schema conceptual
folosind un SGBD, prin intermediul interfeei dintre nivelul conceptual i cel intern.
Interfaa dintre modelul conceptual i cel intern are rolul de a defini modul n care
structura logic a datelor este transpus n structur fizic de memorare. La nivelul
interfeei se specific:
structurile fizice de date folosite pentru implementarea structurilor logice;
strategiile de acces la structurile fizice;
organizarea pe suportul de memorare;
indexrile folosite .a.m.d.
2
Aceast arhitectur a unui sistem de baze de date a fost propus prin standardul ANSI/X3/SPARC (1975).

Nivelul conceptual sau schema conceptual descrie, structura logic a ntregii

baze de date pentru o comunitate de utilizatori. La nivel conceptual se face o descriere
complet a structurii logice a datelor din baza de date, ascunzndu-se detaliile legate de
stocarea fizic, concentrndu-se asupra descrierii entitilor, tipurilor de date, relaiilor
dintre ele, precum i a restriciilor asociate, fiind o abstractizare a lumii reale. Fiecare baz
de date are un model conceptual propriu, prin care se descriu unitile logice mpreun cu
legturile dintre ele. Prin uniti logice se neleg conceptele utilizate pentru modelarea
aplicaiilor. De exemplu, n descrierea unei baze de date pot aprea conceptele de angajat,
produs, beneficiar, furnizor, cont etc. n cadrul acestui model se specific ce anume conine
baza de date (ce poate face parte din ea) i ce anume, nu poate face parte din structura bazei
de date, specificndu-se constrngerile explicite asupra datelor. Constrngerile se refer la
restricii asupra valorilor pe care le pot lua datele sau la restricii privind legturile dintre
diferite uniti logice. Tot n acest model sunt specificate msurile de securitate i
integritate, referitoare la anumite uniti logice. Nu se cuprind referiri la modul de
memorare al datelor i la strategiile de acces. Modificrile intervenite n structura de
memorare sau schimbarea suportului magnetic, pot afecta doar interfaa dintre modelul
conceptual i cel intern, implicnd modificarea strategiilor de acces, dar nu afecteaz
modelul conceptual. n vederea realizrii acestui nivel, se pot folosi modele de
implementare sau modele de nivel nalt.
Nivelul extern sau nivelul vizual (utilizator) include o colecie de scheme externe
ce descriu baza de date prin prisma diferiilor utilizatori. Fiecare grup de utilizatori descrie
baza de date prin prisma propriilor interese. Exist tendina la acest nivel, ca grupurile de
utilizatori s ascund detaliile de care nu sunt interesate. Modelul extern este ceea ce vede
utilizatorul din baza de date. Prin modelul extern se realizeaz independena logic a
datelor. Fiecrui model extern i corespunde o descriere, n termenii unitilor logice din
modelul conceptual. Aceast descriere definete transformrile prin care, rezult modelul
extern din modelul conceptual. Transformrile respective definesc interfaa dintre modelul
conceptual i cel extern. Modificrile modelului conceptual, pot determina modificri ale
acestei interfee (modificri ale descrierii modelului extern), dar un pot afecta modelul
extern- aa cum a fost el conceput de utilizator. i la acest nivel, se pot folosi modele de
implemetare sau modele de nivel nalt.
n cadrul multor Sisteme de Gestiune a Bazelor de Date (SGBD), nu se poate face o
distincie net ntre cele trei nivele. Cu toate acestea s-a putut remarca, la majoritatea
SGBD-urilor, un nivel conceptual puternic ce suplinete, aparent de cele mai multe ori,
celelalte niveluri. De asemenea s-a remarcat o contopire a nivelului conceptual i extern,
mai ales la dezvoltarea aplicaiilor.
Grupurile de utilizatori fac referire numai la schema extern, Sistemului de Gestiune
a Bazei de Date revenindu-i rolul de a asigura interfaa ntre schema extern i schema
conceptual.

1.1.3. Sistemele de Gestiune a Bazelor de Date
Aprute n anii '60, Sistemele de Gestiune a Bazelor de Date (prescurtat SGBD-

uri) reprezint un ansamblu de programe ce permit utilizatorilor s interacioneze cu o baz
de date, n vederea crerii, actualizrii i interogrii acesteia. SGBD-ul reprezint software-
ul propriu-zis al bazei de date, avnd rolul de a asigura i superviza:
descrierea ansamblului de date la nivel fizic i conceptual (funcia de descriere
realizat prin LDD);
accesarea de ctre utilizator a bazelor de date (Funcia de manipulare realizat
prin intermediul limbajului LMD i funcia de utilizare realizat de GBD);
asigurarea securitii n funcionare i confidenialitii datelor coninute n baz.
La acestea, G.C. Everest mai adaug3:
furnizarea unui set de comenzi i instruciuni, necesare att utilizatorilor
pentru consultarea direct a bazei, prin intermediul unui limbaj de
manipulare, ct i programatorilor- pentru redactarea programelor de lucru
cu baza de date;
revizia i restructurarea bazei;
monitorizarea performanelor.
Obiectivul esenial al unui SGBD este furnizarea unui mediu eficient, adaptat
utilizatorilor care doresc s consulte sau s actualizeze informaiile coninute n baz.
Bazele de date sunt concepute pentru a prelucra un volum mare de informaii. Gestiunea
acestora impune, nu numai o structurare riguroas a datelor, dar i o raionalizare a
procedurilor de acces i prelucrare.
Un SGBD prezint n general, urmtoarele module:
1. Gestionarul fiierelor, care se ocup cu afectarea spaiilor de memorare pe disc
i structurile fizice de date care servesc la reprezentarea informaiilor pe suport.
2. Modulele Limbajului de Definire a Datelor - DDL (Data Definition Language)
"traduc" (prin compilare sau interpretare) i execut instruciunile DDL,
obinndu-se ansamblul de tabele ce reprezint, metadatele stocate n
dicionarul de date.
3. Modulele DML (Data Manipulation Language) realizeaz conversia
instruciunilor limbajului de manipulare a datelor (DML) inserate ntr-un
program de aplicaie, n proceduri curente ale limbajului-gazd, interacionnd
cu procesorul de consultare- n vederea producerii secvenelor de cod adecvate.
4. Gestionarul bazei de date (GBD) realizeaz interfaa dintre datele reinute n
baza de date i comenzile de consultare sau actualizare a bazei de date folosite
de utilizatori. Ajut la comunicarea dintre utilizatori i baza de date prin
3
Conform Petrov [ 7]

intermediul unei interfee, fcnd legtura datelor "fizice" din baz, cu

aplicaiile-program de consultare i actualizare.
5. Procesorul de consultare "traduce" instruciunile limbajului de consultare n
instruciuni elementare, "inteligibile" pentru gestionarul bazei. Mai mult, acesta
optimizeaz consultarea, pentru a obine rezultatele ntr-un timp ct mai scurt.
Aceste cinci module, interacioneaz cu o serie de componente fizice ale bazei de
date i anume:
Fiierele de date care reprezint suportul propriu-zis al bazei;
Dicionarul de date ce nmagazineaz informaii relative la structura bazei,
fiind solicitat n toate operaiunile de consultare i actualizare;
Indeci, ntr-un numr suficient- pentru a crete viteza de acces la date.
De remarcat c, o parte din funciunile SGBD sunt asigurate de sistemul de
operare al calculatorului.
1.1.4. Limbaje de gestiune a bazelor de date
SGBD trebuie s ofere limbajele corespunztoare tuturor categoriilor de utilizatori.

Dup proiectarea bazei de date i alegerea SGBD este foart important, construirea
schemei interne i conceptuale a bazei de date. Cum n cele mai multe situaii, nu exist o
separaie net ntre cele dou nivele, limbajul numit Data Definition Language (DDL) va
fi utilizat de administratorul bazei de date i de proiectantul bazei de date, n definirea
ambelor scheme. Compilatorul DDL proceseaz instruciunile, pentru a identifica
descrierile referitoare la construcie i memoreaz aceasta n catalogul SGBD. DDL-ul este
utilizat pentru specificarea schemei conceptuale n cadrul unui SGBD, cu o clar separaie
ntre nivelul conceptual i cel intern. Ajut la: descrierea datelor, a metodelor de acces,
asigurarea confidenialitii i integritii datelor, descrierea relaiilor dintre date i
descrierea restriciilor. Se materializeaz ntr-un ansamblu de tabele memorate, n
dicionarul de date.
Un alt limbaj numit Storage Definition Language (SDL) este utilizat pentru
specificarea schemei interne. Legtura ntre cele dou nivele de implementare este asigurat
de unul din cele dou. n general, dac un exist specificare explicit, referirea la definirea
bazei de date presupune utilizarea DDL-ului.
Pentru o arhitectur pe trei nivele este necesar un al treilea nivel- numit View
Definition Language (VDL) destinat utilizatorilor i legturii acestora cu nivelul conceptual.
Multe sisteme de baze de date realizeaz aceast legtur printr-un DDL, ce accept i
declaraii specifice nivelului extern.
Instruciunile limbajului DDL pot fi nglobate ntr-un limbaj general de programare
sau pot fi compilate separat. Odat schema compilat i baza de date populat cu date,

utilizatorul are o serie de faciliti pentru manipularea datelor. Operaiile tipice includ
cutarea, inserarea, tergerea i modificarea datelor. Pentru aceasta, SGBD-ul dispune de
Data Manipulation Language (DML). La rndul su, DML-ul poate fi mprit n dou
componente:
un DML de nivel nalt;
un DML de nivel sczut.
Seciunea DML de nivel nalt sau neprocedural este utilizat pentru specificarea
operaiilor complexe cu baza de date, ntr-o form concis. n general, operaiile utiliznd
aceast seciune sunt realizate fie ntr-o form interactiv de la terminal, fie prin utilizarea
unui limbaj de programare universal.
Seciunea DML de nivel sczut sau procedural este realizat utiliznd un limbaj de
programare general. Cu aceast seciune se realizeaz operaiile tipice, cum sunt refacerea
unei nregistrri individuale sau procesarea separat a nregistrrilor bazei de date. Datorit
faptului c opereaz asupra nregistrrilor individuale, aceast prelucrare se mai numete i
nregistrare cu nregistrare.
O comand pentru DML-ul de nivel nalt, specific o cerere de acces la date, dar nu
specific i modul n care se realizeaz aceast cerere. Din acest motiv acest limbaj se
numete i limbaj declarativ. Comenzile DML-ului fie de nivel nalt, fie de nivel sczut
sunt implementate ntr-un limbaj de programare general numit i limbaj gazd, iar DML-ul
este numit limbaj de date. DML-ul de nivel nalt utilizat, ntr-o manier interactiv,
formeaz ceea ce se numete a query language (un limbaj de interogare: SQL, MySQL,
PL/SQL). Prin intermediul lui se realizeaz: ncrcarea bazei de date: adugri, tergeri de
nregistrri; modificri de nregistrri; consultarea bazei de date sau extragerea datelor din
baz.
1.1.5. Interfee ale Sistemelor de Gestiune a Bazelor de Date
Sistemele de Gestiune ale Bazelor de Date trebuie s ofere interfee corespunztoare

tuturor categoriilor de utilizatori. Aceste interfee au ca stop, facilitarea legturii ntre
utilizatori i sistemul de baze de date.
Principalele tipuri de interfee oferite de SGBD sunt:
Interfee bazate pe meniuri. Acestea ofer utilizatorilor o list de opiuni, numite meniuri
care i ajut la formularea cererilor. Nu este necesar memorarea unor comenzi, deoarece o
comand specific este format pas cu pas prin compunerea opiunilor indicate prin meniu.
Interfee grafice. Aceste interfee afieaz utilizatorului o diagram. Utilizatorul poate
formula cererea, prin manipularea acestei diagrame. n cele mai multe cazuri, interfeele
grafice sunt combinate cu meniuri.

Interfee bazate pe forme. Aceste interfee sunt acelea prin intermediul crora, utilizatorul
poate completa formele cu noile date pe care dorete s le insereze sau folosete aceste
forme pentru a cere SGBD-ului s obin datele de interes.
Interfee n limbaj natural. Aceste interfee accept cereri scrise n limba englez sau alte
limbi de circulaie internaional. O interfa n limbaj natural conine, uzual, o schem
proprie similar cu schema conceptual a bazelor de date. Interpretarea cererilor se face pe
baza unui set standard de cuvinte cheie, ce sunt concepute pe baza schemei interne. Dac
interpretarea se realizeaz cu succes, programul de interfa genereaz cererea de nivel
nalt, corespunztoare cererii n limbaj natural, ce va fi transmis ctre SGBD.
Interfee specializate aferente cererilor repetate. Aceste interfee sunt destinate unei
anumite categorii de utilizatori care apeleaz la operaii de rutin, de exemplu utilizatorii
care se ocup de operaiile dintr-o banc. Uzual, un mic set de comenzi prescurtate sunt
implementate pentru a scurta timpul necesar introducerii comenzii sau chiar utilizarea de
chei funcionale. Aceste interfee implementeaz, un limbaj numit i limbaj de comand.
Interfee pentru administratorii bazelor de date. Acestea sunt utilizate n implementarea
comenzilor privilegiate, ce sunt folosite de administratorii bazelor de date. Astfel de
comenzi includ crearea de conturi, setarea parametrilor sistemului, autorizarea intrrii ntr-
un anumit cont, reorganizarea structurii de stocare a datelor din baza de date, precum i o
serie de faciliti legate de administrarea bazei de date, cum sunt: accesul la tabele i
nregistrri, faciliti de acces la cmpuri ale tabelelor de date.
1.1.6. Exemple de SGBD-uri
SGBD-urile clasice au fost proiectate pentru a satisface cerinele unui anumit grup
de aplicaii provenind, de obicei, din domeniul economic. Prelucrrile din aceste aplicaii
sunt dominate de operaiile de tip: adugare, tergere, actualizare, operaii simple de
regsire a unor nregistrri- care satisfac condiiile impuse. Limbajele de manipulare din
cadrul acestor sisteme, au fost adaptate cerinelor clasei de aplicaii crora le erau destinate.
LMD-urile nu permiteau exprimarea unor operaii cu caracter recursiv. Reducerea lor la
operaii simple a fost necesar pentru a menine n linii acceptabile timpul de rspuns al
SGBD-urilor. n ultima perioad au aprut aplicaii cu baze de date care, nu se mai
ncadreaz n clasa aplicaiilor gestionate de SGBD-urile clasice. Ele se caracterizeaz prin
necesitatea de a accesa i manipula volume mari de date (la fel ca cele clasice), dar i prin
necesitatea de a efectua operaii mult mai complexe. Treptat s-a impus necesitatea utilizrii
limbajelor de manipulare, cu putere de expresie mult mai apropiat sau chiar egal cu a
limbajelor de programare convenionale. n acest sens s-au conturat dou alternative:
abordarea orientat pe obiect;
abordarea logic.

Abordarea orientat obiect se concretizeaz prin SGBD-uri orientate pe obiect.

Aceste sisteme ncearc, s rezolve problemele prin transformarea unei pri din
complexitatea prelucrrilor n structuri de date. Astfel de sisteme (SGBD-OO) sunt: Iris,
Orion, GemStone, Q2, Ontos. Toate aceste SGBD-uri au o serie de caracteristici comune i
anume:
Posibilitatea de a manipula obiecte complexe. Se pot defini tipuri de date cu
structuri complexe, fiind posibil imbricarea tipurilor de date, proprietate ce permite
definirea unor ierarhii de tipuri ca derivate ale acestora.
ncapsularea, definirea procedurilor care se aplic unor obiecte de un anumit tip, ele
constituid singura posibilitate de a accesa i manipula datele, tipului respectiv.
ncapsularea impune ca fiecare obiect s aib dou componente: o interfa i o
component de implementare. Implementarea poate fi modificat, fr a afecta
interfaa. Aceast proprietate, creaz independena programelor de aplicaii fa de
modelul de implementare al obiectelor.
Identitatea obiectelor, proprietate care se refer la faptul c se poate face distincie
ntre dou obiecte identice, avnd aceleai proprieti i aceleai valori ale
proprietilor. Cele dou obiecte nu se vor confunda, deoarece vor avea fiecare o
identitate proprie, sistemul putnd s le trateze ca obiecte distincte.
Abordarea logic este reprezentat prin Sistemele de Gestiune a Bazelor de
Cunotiine (SGBC). Un SGBC poate s satisfac dou condiii:
s furnizeze toate serviciile oferite de un SGBD clasic (acces eficient la volume
mari de date, gestiunea tranzaciilor .a.m.d.) ;
posed un limbaj declarativ a crui putere de expresie este apropiat sau egal, cu a
limbajelor convenionale.
n majoritatea sistemelor de acest tip s-a pornit de la adaptarea limbajelor logice de
tip PROLOG, la cerinele impuse de exploatarea bazelor de date. Cercetrile referitoare la
SGBC urmresc gsirea unui compromis, ntre cerinele impuse de un limbaj logic complet
(PROLOG) i cerinele de manipulare a volumelor mari de date. n aceast direcie se
nscriu limbajele din familia DATALOG.
n momentul de fa, pe pia exist o ofert foarte mare de sisteme de gestiune a
bazelor de date, de la sisteme care se pot folosi gratuit (fr licen sau cu licen public),
pn la sisteme de nalt performan, a cror utilizare necesit cumprarea de licene.
Microsoft SQL Server este sistemul de gestiune a bazelor de date relaionale multi-
utilizator dezvoltat de firma Microsoft, pentru sistemele de operare Windows. Au existat
mai multe versiuni: SQLServer 2000; SQL Server 2003. n toate versiunile, acest sistem de
baze de date suport standardul SQL2, cu implementarea performant a trsturilor
avansate de stocare i prelucrare a datelor. Exist o interfa grafic pentru interaciunea cu
utilizatorul, pentru folosirea tuturor opiunilor: de export/import date, de creare i
manipulare a tabelelor, pentru popularea cu date a tabelelor, de creare a interogrilor, a
procedurilor stocate etc.

Microsoft Access este unul din cele mai cunoscute sisteme de gestiune a bazelor de
date relaionale- pe platforme de calculatoare personale. Microsoft Access dispune de un
sistem de control al bazei de date (database engine) i o interfa grafic pentru
interaciunea cu utilizatorul. Aplicaiile de baze de date n Microsoft Access, se pot
dezvolta cu mult uurin datorit generatoarelor de aplicaii (wizards) care permit
proiectarea vizual a bazelor de date, a formularelor (forms) pentru interfeele grafice i a
rapoartelor (reports). Microsoft Access este folosit n special pentru aplicaii personale sau
pentru mici afaceri. Licena acestuia se cumpr, odat cu cumprarea licenei produsului
Microsoft Office.
Sistemul Oracle este un sistem profesional de gestiune a bazelor de date multi-

utilizator foarte puternic, cu implementri pe toate platformele (Windows, Linux, Unix),
care ofer att performane de execuie ridicate, ct i un grad mare de protecie i
securitate a datelor. n toate versiunile, Oracle ofer implementarea complet a
caracteristicilor modelului relaional, conform standardului SQL2, iar ultimele versiuni
(Oracle8i, Oracle9i etc) sunt sisteme de gestiune obiect-relaionale distribuite,
implementnd extensiile orientate obiect prevzut n standardul SQL3 i oferind
posibilitatea de dezvoltare a bazelor de date distribuite.
1.2. Bazele de date relaionale
Un sistem de gestiune a bazelor de date relaionale (SGBDR) este un instrument

esenial n numeroase medii, de la utilizrile mai tradiionale n contexte de afaceri,
cercetare i nvmnt i pn la aplicaii mai recente, cum ar fi operarea motoarelor de
cutare din internet. Informaiile din lumea ce ne nconjoar sunt structurate n diverse
moduri. Adesea structura o impune utilizatorul, n ncercarea de a transforma informaiile n
cunotine. Sistemul de structurare a datelor, care intervine cel mai frecvent, este tabelul.
1.2.1. Caracteristicile bazelor de date relaionale
Principiile modelului relaional i bazele de date relaionale au fost pentru prima

dat prezentate de matematicianul Dr. E. F.Codd n iunie 1970, cnd a publicat un articol
numit "Un model relaional de date pentru marile bnci de date". n acest articol, el a
propus modelul relaional pentru sistemele de baze de date. Trebuie spus, c i pn atunci
fuseser manipulate i prelucrate date economice, cataloage ale bibliotecilor, fiiere de

personal .a. ns ntr-un mod mai puin formalizat, neunitar. Era de fapt pe vremea cnd,
portabilitatea aplicaiilor de pe un sistem de calcul pe altul era nc un vis, cnd majoritatea
aplicaiilor care manevrau seturi mari de date se programau n limbaje precum COBOL,
Fortran, PL/1, Algol. Mai existau, de asemenea, alte modele de organizare a datelor, cum ar
fi modelul ierarhic de organizare a datelor (structura de fiiere pe disc sau structura
arhivelor unei faculti).
O baz de date relaional este structurat folosind un model de date logic (o

reprezentare riguroas a semnificaiei datelor ntr-un anumit domeniu de interes) numit, de
asemenea, model semantic de date- deoarece accentul modelului cade pe semnificaia
datelor. Un model de date logice tipic reprezint entiti, atribute i relaii.
Baza de date relaional este perceput de utilizatorii si ca o colecie de tabele

bidimensionale, precum i o colecie de relaii ntre tabele. n cadrul modelului bazat pe
reprezentarea datelor sub form de tabele sunt eseniale patru concepte:
tabelele modeleaz entitile logice;
coloanele tabelului (cmpurile) reprezint atributele entitilor;
rndurile tabelului (tuplurile sau nregistrrile) reprezint instane de entiti;
cmpurile din tabel de pe o anumit coloan i linie, reprezint datele propriu-zise.
Relaiile ntre tabele sunt construite pe baz de legturi ale unor atribute ntre
dou entiti. Exist trei tipuri de relaii ntre atribute:
relaia unu la unu (one to one) care asociaz fiecrui tuplu (fiecrei linii) dintr-un
tabel, un singur rnd dintr-al doilea- pe baza identificrii atributului comun (de
exemplu codul numeric personal este un atribut ce identific n mod unic o anumit
persoan, indiferent n cte tabele apare numele su);
relaia unu la mai muli (one to many) care asociaz fiecrui tuplu (fiecrei linii)
dintr-un tabel un tuplu sau mai multe dintr-al doilea (o aceeai adres poate avea
mai muli locatari); i
relaia mai muli la mai muli (many to many), de exemplu un cont de activ poate
avea coresponden cu mai multe conturi de pasiv pe partea de debit, dar n acelai
timp un cont de pasiv, poate avea mai multe corespondene pe partea de credit, cu
mai multe conturi din activ.
Modelul relaional al bazei de date imit procesele unei ramuri a algebrei, cunoscute
sub numele de "Algebr relaional". Ideea central este de a identifica inclusiv tabelele-
entiti cu relaiile ce se pot stabili ntre ele, n sens pur algebric (o relaie algebric este o
submulime a unui produs cartezian). Acest model permite introducerea unor operatori
care, acioneaz asupra relaiilor-tabele pentru a produce noi relaii-tabele.
Modificarea datelor se realizeaz prin operaii relaionale, aplicate asupra tabelelor.
Spre exemplu restricia unei relaii-tabel, va fi un nou tabel n care se pstreaz doar

anumite linii, iar proiecia unei relaii-tabel, va fi un nou tabel n care se pstreaz doar
anumite coloane. Puterea unui sistem de gestiune a bazelor de date relaionale const n
capacitatea de a extrage, n mod convenabil, date din tabele i de a combina informaiile din
tabelele corelate pentru a genera rspunsuri la ntrebri, la care nu se poate rspunde numai
pe baza tabelelor individuale.
1.2.2. Proprieti ale bazelor de date relaionale
O baz de date relaional apare ca o colecie de relaii (tabele), operatori

relaionali pentru transformarea i combinarea relaiilor: selecia, proiecia, produsul, join-
ul, reuniunea, intersecia i diferena i o structur de indeci folosii pentru a extrage datele
din tabele. Principalele caracteristici ale unei baze de date relaionale sunt:
o baz de date relaional nu utilizeaz direct adresele fizice (pointeri); conexiunile
sunt fcute numai pe baza indecilor ;
exist o independen total a datelor;
limbajul utilizat pentru interogarea bazei de date este non-procedural i similar
limbii engleze;
utilizatorul nu specific calea de acces i nu are nevoie s tie cum este aranjat,
fizic, informaia;
comenzile pentru selecia sau actualizarea datelor, ct i acelea pentru realizarea
schimbrilor n baza de date sunt incluse ntr-un singur limbaj standardizat, cum ar
fi SQL.
Fiecare tabel (relaie) individual are urmtoarele proprieti:

nu exist rnduri duplicate;
nu exist nume de coloane identice (duplicate) ;
ordinea rndurilor nu este important;
ordinea coloanelor nu are importan;
valorile (cmpurile) sunt atomice.
1.2.3. Operatorii relaionali
Operatorii relaionali (n cadrul bazelor de date relaionale) produc relaii-tabele noi,

plecnd de la o relaie-tabel sau mai multe. Operatorii relaionali de baz sunt definii n
tabelul urmtor:

Operatorul
Descrierea
Relaional
este o operaie care preia i afieaz datele din relaie (tabel). Este
posibil s se afieze toate rndurile sau doar rndurile care ndeplinesc
Restricia
o anume condiie (sau mai multe condiii). Aceasta este de multe ori
numit "submulime orizontal".
este operaia care afieaz anumite coloane din relaie, fiind numit de
Proiecia
aceea i "submulime vertical".
Produs este rezultatul obinut prin concatenarea coloanelor a dou tabele.
este rezultatul obinut cnd rndurile a dou tabele sunt concatenate
Join
conform unor condiiilor specificate.
afieaz toate rndurile care apar n una, n cealalt, sau n ambele
Reuniunea
relaii.
Intersecia afieaz toate rndurile care apar n ambele relaii.
afieaz rndurile care apar numai n prima relaie fr s apar n cea
Diferena
de a doua.
1.2.4. Structuri de indeci n tabelele de date
Un index reprezint o cale rapid de localizare a nregistrrilor dintr-o tabel, prin

gruparea tuturor nregistrrilor pentru un anumit atribut sau grup de atribute.
Indexarea este utilizat n dou scopuri principale:
accelrarea cutrilor n baza de date;
asigurarea unicitii nregistrrilor.
n cazul unei mulimi reprezentate printr-o colecie neordonat de elemente, timpul
de cutare a unui element crete proporional cu numrul de elemente ale mulimii,
deoarece n cazul cel mai ru, trebuie parcurse toate elementele mulimii pentru a gsi
elementul dorit. Timpul de cutare a unui element poate fi micorat considerabil dac,
elementele mulimii sunt ordonate.
De exemplu: ntr-o carte gsim la sfrit termenii importani, aranjai n ordine
alfabetic. La fiecare termen din aceast list este furnizat un numr de pagin n care apare
i este explicat termenul. Utiliznd aceast list, se regsete imediat termenul cutat. Fr
o astfel de list, neexistnd o ordine de ghidare a cutrii, singura alternativ este
explorarea complet a ntregului material- pentru a gsi termenul dorit.

n general, operaiile de cutare, inserare i tergere a elementelor ntr-o mulime

(tabel) se execut mai rapid dac elementele mulimii (nregistrrile) sunt reprezentate
printr-o colecie ordonat. n tehnologia bazelor de date, ordonarea coleciilor de date se
face prin indexarea datelor. Indexul unei tabele este o structur de date adiional memorat
n baza de date care permite accesul rapid la nregistrrile tabelei- prin ordonarea acestora.
De fapt, indexul poate fi gndit ca o tabel cu dou atribute: primul atribut conine
valorile atributului tabelei din baza de date pentru care se creaz indexul, iar al doilea
conine un pointer la locaia tuplurilor corespunztoare. Valorile sunt aranjate fie n ordine
descendent a valorilor cheii de indexare, fie n ordine ascendent.
Indecii se clasific dup tipul de cmp sau dup nivelul i modul de organizare a
tabelei. O clasificare a acestora este urmtoarea:
1. Indexul primar este un index asociat unei tabele ordonate. Indexul primar este
construit pe baza unui cmp cheie (de identificare a unei nregistrri), fiind un
atribut (coloan) obligatoriu i unic asociat fiecrei relaii-tabele.
2. Indexul secundar este un index construit tot pe baza unui cmp cheie (de
identificare a unei nregistrri), dar tabela nu este ordonat dup acesta.
3. Indexul de grup (cluster) este un index construit dup cmpuri ce nu sunt cmpuri
cheie (criteriul de acces este diferit de cmpul cheie), iar tabela poate fi ordonat
sau nu, relativ, la criteriul de acces.
4. Indexul multinivel (se mai numesc i indeci de blocuri) se aplic oricror tabele.
Principiul de baz este de a construi niveluri de indexare pn cnd, structura
adiional de date corespunztoare indexului de cel mai mare nivel, poate fi
memorat ntr-un singur bloc.
1.2.5. Microsoft Access 2007
Access 2007 este un sistem de gestiune al bazelor de date (SGBD) din cadrul suitei
Microsoft Office. Prin intermediul lui se permite stocarea i gestionarea cantitilor mari de
date, organizate n baze de date. Programul Access include un numr mare de faciliti
privind gestiunea bazelor de date. Datorit tehnologiei Rushmore, accesul la date este foarte
rapid, fiind completat i de modul intuitiv de interogare grafic, prin exemple. Distribuia
datelor este oferit de tehnologia OfficeLines, care interconecteaz toi membrii familiei de
programe Microsoft Office (editorul de texte Word, programul de calcul tabelar Excel,
programul de prezentare PowerPoint, programul de gestiune a bazelor de date Access,
programul de planificare i administrare a datelor personale Outlook, programul OneNote
de gestiune a diferitelor tipuri de date cum ar fi: texte, grafic, scriere de mn preluat prin
PC-uri tablet, date scanate, secvene audio, secvene vidio, alte fiiere de date din pachetul
Office 2007). Programul Access este de dimensiune foarte mare, datorit diversitii

funciilor pe care le poate gestiona. Toate componentele unei baze de date (tabele,
interogri, formulare, rapoarte, pagini de acces la date, macrocomenzi, module Visual
basic) sunt memorate ntr-un fiier cu extensia .accdb. Programul Access permite
utilizatorului s defineasc, ntr-o manier elegant i uoar, numai cu ajutorul mouse-ului,
diferite relaii ntre tabele. Necesarul de memorie extins este de minim 12 megaoctei.
Obiectele bazei de date Access 2007 sunt: tabele, formulare, interogri, rapoarte, pagini,
macrocomenzi i module.

Access 2007 - Capitolul II. Gestiunea bazelor de date
GESTIUNEA
BAZELOR DE DATE
2.1. ntroducere
Exist cteva teme fundamentale care se vor folosi frecvent n Access 2007. n acest
capitol, se vor face referiri la operaiile fundamentale ale programului Access 2007 legate
de introducerea datelor, nlocuirea, copierea, selectarea, editarea datelor; precum i la
nsuirile speciale care faciliteaz corectarea rapid a datelor, cum ar fi AutoCorrect. Se va
vedea cum se obine repede ajutorul necesar cnd se utilizeaz Access 2007, de exemplu, se
pot explora teme pentru folosirea noului Office Assistant, care furnizeaz ajutorul detaliat
cnd se completeaz o anumit tem.
2.2. Fereastra bazei de date: Afiarea obiectelor
Fereastra bazei de date este centrul de control ce conine toate tabelele, interogrile,
formularele, rapoartele, macrourile i modulele. Spre deosebire de celelalte aplicaii cu
bazele de date, toate obiectele (tabele, rapoarte, formulare etc) sunt ntr-un dosar i nu, ca
dosare separate pe un disc rigid.
Etape de lucru:
1. Pentru a afia o fereastr a bazei de date, n timp ce o alt fereastr este expus,
se apas tasta F11 (Figura nr. 2.1. Fereastra bazei de date).
2. Pentru a vedea obiectele create n cadrul unui grup, se va apsa butonul sgeat
dubl cu vrful n jos i sunt expuse obiectele, iar cnd sgeata i schimb
poziia, se va prezenta cu vrful n sus.
3. Pentru a deschide un obiect (tabel, interogare, formular, raport, macrou sau
modul) se va da un dublu click pe numele obiectului, din fereastra bazei de date.

Figura nr. 2.1. Fereastra bazei de date
2.3. Introducerea datelor (Enter)
Introducerea datelor n foaia de lucru sau formular este similar cu introducerea

datelor n foile de lucru din Excel i Word.
Etape de lucru:
1. Se deschide foaia de lucru sau formularul i se merge la articolul dorit. Dac se vrea
un articol nou, se va executa un click pe butonul New Record din meniul contextual,
dup ce n prealabil a fost selectat antetul de rnd (Figura nr. 2.2. Meniul contextual
pentru operaii la nivel de rnd).
Figura nr. 2.2. Meniul contextual pentru operaii la

nivel de rnd

2. Se tasteaz nregistrarea. Dac nregistrarea este un obiect OLE, se afieaz datele

dintr-o alt surs sau se apas Insert Object i se alege tipul obiectului i obiectul
propriu-zis din casetele de dialog. Dac nregistrarea este un obiect de cutare, se
alege sgeata cu vrful n jos. Dac nregistrarea este o superlegtur, se va folosi
butonul Insert Hyperlink din banda de instrumente.
3. Se va tasta butonul Tab, pentru a se trece la urmtorul cmp. Se repet pasul 2,
tastnd Tab pentru fiecare cmp. Dac se dorete s se treac la cmpul anterior, se
aps Shift+Tab. Cnd se ajunge la ultimul cmp al registrului, tasta Tab trimite
cursorul, la primul cmp al urmtoarei nregistrri.
2.4. Corectarea Greelilor (Undo)
Se poate folosi butonul de pe banda de instrumente pentru a se

ndeprta cea mai recent schimbare.
Etape de lucru:
1. Pentru a ndeprta redactrile dintr-un registru care a fost salvat, se efectueaz un
click pe butonul Undo Delete, din banda de instrumente.
2. Dac s-a nceput redactarea unui alt registru sau folosirea unui filtru, comanda Undo
nu va mai fi disponibil pentru utilizator.
2.5. Copierea datelor (Copy)
Access poate tia, copia i afia datele din foaia de lucru (datasheet) sau formular n
Windows Clipboard. La un moment dat poate fi manipulat doar o selecie, dar o selecie
poate s includ una sau mai multe date. Sunt acceptate toate tipurile de date. Cnd se
copiaz o selecie, iar selecia este duplicat n Clipboard, datele originale rmn intacte.
Not: Dac nu se poate folosi banda de instrumente, din anumite motive (de exemplu
utilizatorul este ntr-o caset de dialog), se apas Ctrl+C pentru copiere i Ctrl+V pentru
afiare (depunere).
Etape de lucru:
1. Se selecteaz datele care se doresc a fi copiate.
2. Se d click pe butonul Copy din panglica de instrumente sau din meniul
contextual ( ).
3. Se merge la locul unde se dorete s apar datele i se d click pe butonul Paste
din panglica de instrumente sau din meniul contextual ( ).

Sfat: Dac se vrea copierea valorii unei nregistrri din acelai cmp n articolul urmtor,
se aps Ctrl+ (apostrof). Utilizatorul se poate afla n Form sau Datasheet View.
Not: Cnd se lucreaz la un formular, setrile lui Tab Order vor determina ordinea
cmpurilor ctre care se mut cursorul atunci cnd se tasteaz Tab sau Enter. Tab Order
poate s nu aib aceeai ordine cu a cmpurilor care apar n formular.
2.6. Gsirea datelor (Find)
Exist mai multe modaliti de a localiza datele n Microsoft Access. Dac se

dorete ca localizarea datelor s se fac n grupuri de registre, atunci ar trebui s se aplice
un filtru sau o interogare a grupului de date. Pentru localizarea unei valori particulare, se
poate folosi caseta de dialog Find.
Etape de lucru:
1. Se va deschide un tabel, o interogare sau un formular i se va poziiona punctul
de inserare pe cmpul n care se dorete a se efectua cutarea.
2. Se d un click pe butonul Find din panglica de instrumente Home sau combinaia
de taste Ctrl+F.
3. Se introduce irul sau valoarea cutat n csua text Find What din fereastra
Find and Replace. Dac se dorete s se introduc doar o poriune din ir, se va
folosi asterisc pentru a nlocui caracterele cutate, cum ar fi, de exemplu, Tim*
pentru nregistrrile care ncep cu Tim sau *oa* pentru combinaia de caractere
oa ntlnite oriunde n cmpul de cutare.
4. Se acioneaz butonul Find Next pentru a merge la urmtoarea nregistrare. Se
alege butonul Cancel, cnd se dorete s se termine cutarea (Figura nr.2.3.
Fereastra Find and Replace pentru cutri de date).
Figura nr. 2.3. Fereastra Find and Replace pentru cutri de date

Not: Cnd este deschis caseta de dialog Find se pot selecta opiunile de cutare a
direciei, chiar dac se dorete s se execute cutarea dup o poriune din text sau dup
ntregul cmp, pe msur ce sunt introduse datele n cmp, precum i cutarea n toate
registrele sau numai n cel curent.
2.7. Inlocuirea datelor (Replace)
Comanda Replace se poate folosi pentru gsirea sau nlocuirea tuturor sau doar a
ctorva realizri ale unei valori particulare, pentru ntregul cmp sau pe o poriune a
acestuia. n acest scop se poate folosi modul de vizualizare Datasheet sau Form View. Se
poate utiliza, de asemenea, o interogare pentru a nlocui ntregul cmp cu valori alternative.
n caseta de dialog Replace a ferestrei Find and Replace se specific valoarea sau
irul care va nlocui nregistrarea gsit. Se poate folosi butonul Replace All pentru, a
realiza aceeai nlocuire pentru toate nregistrrile sau se pot nlocui valori n acelai timp
folosind butonul Find Next i n continuare butonul Replace.
Figur nr. 2.4. Fereastra de nlocuire a datelor
Not: Pentru a se gsi i nlocui valorile nule (Nulls) sau irurile nule (Zero Lenght
Strings) se recomand introducerea manual a valorilor nlocuitoare direct n registru, n
loc s se foloseasc caseta de dialog Replace.
Etape de lucru:
1. Se deschide un tabel, o interogare sau un formular n Datasheet View i se d un
click pe cmpul de lucru.
2. Se alege Replace din panglica Home sau combinaia de taste Ctrl+H pentru a
deschide fereastra Find and Replace.

Figura nr. 2.5. Grupul de butoane pentru cutri, nlocuiri, selecii a valorilor unor
cmpuri
3. Se introduce valoarea de nlocuit n csua text Find What i valoarea de

nlocuire n csua text Replace With (Figura nr. 2.4. Fereastra de nlocuire a
datelor).
4. Se alege butonul Find Next- urmat de butonul Replace pentru nlocuirea
urmtorului eveniment.
5. Pentru a nlocui toate nregistrrile, se alege butonul Replace All.
6. Se alege butonul Close, cnd s-a terminat.
2.8. Selectarea datelor (Select)
Cmpurile din foaia de lucru se pot selecta n mai multe feluri: folosind mouse-ul,
tastatura sau butoanele din panglica de instrumente Home, grupul Find.
Etape de lucru:
1. Se va deschide un tabel, o interogare sau un formular n Datasheet View.
2. Se d un click i se trage cursorul mouse-ului pe datele care intereseaz sau se d
un click n interiorul cmpului i se aps tasta F2 pentru a selecta valoarea
ntregului cmp. n tabelul urmtor sunt prezentate tehnici de selecie adiionale
(Tabelul 2.1. Tehnici de selecie a datelor din foaia de lucru).
3. Pentru a selecta cmpul de date se d un click pe un cap de coloan sau un click
pe selectorul rndului- pentru a selecta toate datele dintr-un articol (rnd). Se
poate extinde o selecie apsnd tasta Shift i dnd click la sfritul noii selecii.
4. Se d un click pe selectorul All Records, pe partea stng a celui mai din stnga
cap de coloan, pentru a selecta toate datele din foaia de lucru sau se fixeaz
cursorul n interiorul foii de lucru i se execut un click pe butonul Select All
(Figura nr. 2.6. Comanda Select All Pentru a selecta un tabel).
Figura nr. 2.6. Comanda Select All Pentru a selecta un tabel

Tabelul nr. 2.1. Tehnici de selecie a datelor din foaia de lucru

Pentru a selecta: Se procedeaz astfel:
-cmpul de date - se d un click i se trage cursorul mouse-ului asupra
datelor care se doresc a fi selectate, apoi se elibereaz
butonul mouse-ului
-pentru a extinde - se ine apsat tasta Shift i se d click la sfritul noii
selecia unui cmp selecii
-un cmp ntreg - se mut cursorul la marginea stng a cmpului. Cnd
apare cursorul n form de + se d un click n acel
loc
-un cmp ntreg - cu punctul de inserare n interiorul cmpului, se aps
tasta F2
-cmpurile adiacente - se trage marginea stng a cmpului curent pentru a
extinde irul seleciei
-cmpurile adiacente - avnd cmpul selectat, se ine apsat tasta Shift i se
aps tasta cu sgeata necesar (spre stnga sau spre
dreapta)
-o coloan - se d click pe capul de coloan.
-coloana curent - se aps Ctrl+bara de spaiu
-coloanele adiacente - se d un click pe capul de coloan, se apas tasta Shift
i apoi se trage cursorul mouse-ului peste cmpurile de
coloan adiionale pentru a extinde irul seleciei
-un articol - se d un click pe selectorul articolului, pe partea stng
a rndului
-mai multe articole - se d un click pe selectorul rndului, apoi se trage n
jos cursorul mouse-ului peste selectoarele articolelor
adiionale
-mai multe articole - se aps tastele Shift+bara de spaiu i apoi Shift+
sgeat n sus sau Shift+sgeat n jos
-toate articolele - se alege Select All sau se d un click pe selectorul All
Records n partea din stnga a celui mai din stnga cap
de tabel
2.9. Sortarea datelor (Sort)
Se pot sorta tabelele dup valorile dintr-un cmp sau dup valorile din dou sau mai
multe cmpuri. Dac se folosesc mai multe variante de cmpuri, tipul cheii primare este
ntotdeauna ales n ntregime. Sortrile pot fi att ascendente ct i descendente i pot fi

oricnd executate. Cnd se utilizeaz butoanele de sortare este creat un filtru temporar.
Pentru un control mai atent asupra sortrilor, se poate folosi unul dintre procedeele de
filtrare posibile sau utilizatorul i poate crea propria interogare.
Etape de lucru:
1. Se d un click pe butonul Sort Ascending (sortare ascendent) sau pe

butonul Sort Descending (sortare descendent) din banda de instrumente a
grupului Sort&Filter pentru a realiza sortarea dup cmpul curent sau dup un
grup de cmpuri selectate (coloane) (Fig nr. 2.7. Grupul de butoane pentru
realizarea i anularea sortrii).
2. Pentru a schimba ordinea sortrii, se execut un click n antetul de coloan i se
trage primul cmp sortat (coloana respectiv) spre stnga sau se selecteaz mai
multe coloane i se d apoi click pe unul din butoanele de sortare. Cea mai din
stnga coloan selectat i sortat, trebuie s fie cheia primar.
3. n vederea aducerii documentelor la forma lor iniial se alege Clear All
Sorts- operaie prin care se va nltura sortarea.
Figura nr. 2.7. Grupul de butoane pentru realizarea i anularea sortrii
2.10. Filtrarea datelor (Filter)
Una din tehnicile utilizate pentru a gestiona bazele de dat, include filtrarea
nregistrrilor dup anumite criterii. Un filtru poate fi salvat ca interogare. Tabelul filtrat
poate fi afiat n Datasheet. Filtru se va utiliza pentru a se vedea doar nregistrrile dorite, n
funcie de o anumit valoare dintr-un cmp sau de mai multe valori din mai multe cmpuri.
Etape de lucru:
1. Se afieaz tabelul n modul de lucru Datasheet.
2. Se selecteaz coloana pentru filtrarea datelor executnd un click pe butonul cu
sgeat n jos- din antetul coloanei, avnd ca efect afiarea casetei pentru filtrare.
3. Se selecteaz casetele de validare corespunztoare nregistrrilor, pentru a fi incluse
n tabel.
4. La acionarea butonului OK, tabelul se prezint filtrat conform seleciilor. n antetul
coloanei filtrate apare simbolul de filtru (Figura nr. 2.8. Filtrarea datelor).

5. n bara de stare apare scris Filtered ( ) indicnd faptul c tabelul este

filtrat
Figura nr. 2.8. Filtrarea datelor
Se poate realiza filtrarea folosind poriunile filtrului rapid pentru valorile de cmp
care stau la baza filtrului n modul de afiare Datasheet (Noutate n versiunea 2007) sau
selectnd din meniul Home, grupul de instrumente Sort & Filter, opiunea Filter.
Figura nr. 2.9. Transformarea filtrului n interogare
Dac din grupul Sort & Filter se alege opiunea Advanced, apoi Advanced
Filter/Sort filtrul realizat se transform n interogare (Figura nr.2.9. Transformarea filtrului
n interogare). Utilizarea funciei Filter by Form permite crearea de filtre complexe cu
valori din mai multe cmpuri. Executnd un click pe butonul Toggle Filter (Apply Filter) se
elimin rapid filtrul din tabel. Opiunea Clear All Filters este utilizat pentru a elimina
filtrele create anterior.

2.11. Editarea datelor (Edit)
Access ofer cteva metode diferite pentru editarea datelor: un cmp, mai multe
cmpuri n acelai timp, un registru, mai multe registre n acelai timp. Cea mai simpl
metod de editare a datelor este editarea lor ntr-un cmp al foii de lucru Datasheet sau
ntr-un formular n Form View.
Etape de lucru:
1. Se va deschide o foaie de lucru n Datasheet View sau un formular n Form
View.
2. Se poziioneaz punctul de inserare pe cmpul ce se dorete a fi modificat sau se
selecteaz poriunea de text care se dorete a fi nlocuit.
3. Se introduce noul text sau textul nlocuitor.
Sfat: Unele tipuri de cmpuri vor expune nc un pointer cnd se mic cursorul spre cea
mai din stnga parte a cmpului. Dac se d un click pe acel punct, se va selecta ntregul
cmp.
Cnd un registru este curent, se va vedea un triunghi n sectorul lui (ntr-o foaie de
lucru) sau o pictogram n form de creion, cnd se redacteaz registrul.
Cnd se introduc sau se editeaz datele, n cazul mai multor utilizatori, Access ar
putea bloca registrul care a fost redactat de un alt utilizator. Ceilali utilizatori pot vedea
datele, dar nu le pot edita. Un registru blocat expune un cerc i un slash (simbolul
lactului) n sectorul registrului. Un registru blocat, nu poate fi editat pn cnd blocajul va
fi eliberat. Blocajele sunt eliberate atunci cnd datele sunt salvate sau cnd utilizatorul mut
acel registru.
2.12. Limea coloanelor
Se pot lrgi coloanele atunci cnd nu se vede ntregul lor coninut.
Sfat: Dac nu se dorete schimbarea limii coloanelor se va tasta Shift+F2 avnd ca efect
introducerea unei casete de dialog pentru a vedea mai multe linii dintr-o nregistrare.
Etape de lucru:
1. In modul Datasheet View a unui tabel sau interogri, ori n Form View pentru
formular, se va fixa cursorul mouse-ului ntre dou capete de coloan pn se
transform ntr-o sgeat cu dou vrfuri.

2. Se trage n dreapta sau stnga pentru a modifica limea coloanei. Pentru a face
coloana att de lat ct limea nregistrrii, se va executa un dublu-click pe ea.
3. Se vor modifica dimensiunile coloanei dac din meniul contextual se selecteaz
comanda , dup ce n prealabil a fost selectat antetul
de coloan, care deschide csua de dialog Column Width, n interiorul creia se
introduc noile dimensiuni ale coloanei (Figura nr. 2.10. Limea coloanei)..
4. Opiunea Best Fit readuce coloana la dimensiunea iniial (cea mai mic
posibil n funcie de datele introduse).
5. Opiunea Standard Width fixeaz dimensiunea standard pentru coloan de
11,5583 inch.
Figura nr. 2.10. Limea coloanei
Not: Cteodat coloana este mai lat dect ecranul i nu se va putea vedea marginea
capului de tabel pentru a micora limea coloanei. In acest caz, se vor modifica
dimensiunile coloanei (Column Width).
2.13. Navigarea prin foaia de lucru
Navigarea prin foaia de lucru folosete tehnici care sunt similare, cu cele ale
parcurgerii celor mai multe foi de nregistrare. Utilizatorul se poate plimba printre
coloane (cmpuri) i rnduri (nregistrri). Dac vrea s gseasc anumite date, poate folosi
butonul Find.
Etape de lucru:
1. Se va da dublu-click pe numele tabelului din chenarul Tables a ferestrei bazei de
date, pentru a-i deschide foaia de lucru.
2. Se apas tasta Tab pentru a muta cursorul spre dreapta, Shift+Tab pentru al muta
spre stnga sau se folosesc tastele cu sgei, pentru al muta n orice direcie.
Cnd se execut mutarea dincolo de cel mai ndeprtat cmp din dreapta, atunci se
va trece la urmtorul rnd, iar cnd se mut naintea primului cmp se execut trecerea la
nregistrarea anterioar. n urmtorul tabel Parcurgerea foii de lucru se prezint informaii
adiionale referitoare la deplasarea ntr-o foaie de lucru:

Tabelul nr. 2.2. Parcurgerea foii de lucru
Deplasarea Se execut urtoarele:

- pentru a muta un cmp spre dreapta - se apas tab
- pentru a muta un cmp spre stnga - se apas shift+tab
- pentru a trece la registrul urmtor - se apas Tab n ultimul cmp al articolului
curent
- pentru a merge n cel mai din dreapta -se d Shift+Tab n cel mai din stnga cmp al
cmp din articolul anterior registrului curent
- pentru a merge la primul registru - se d click pe butonul First Record
- pentru a merge la registrul anterior - se d click pe Previous Record
- pentru a merge la registrul urmtor - se d click pe Next Record
- pentru a merge la ultimul registru - se d click pe Last Record
- pentru a merge la primul registru gol - se d click pe butonul New Record din bara
de instrumente
- pentru a merge la o anume - se d dublu-click pe csua text Record
nregistrare Number, se introduce numrul pentru registru
i se apas tasta Enter
Se mai poate de asemenea, naviga, introducnd punctul de inserare n orice articol

sau cmp i executnd cte un click n acea poziie sau utiliznd tastele de navigare.
2.14. Navigarea n casetele de dialog
Este aceeai pentru orice aplicaie. Se poate folosi tastatura sau mouse-ul pentru a se
face selecii. Ori de cte ori este deschis o caset de dialog, utilizatorul trebuie s rspund
la ntrebri sau cel puin s aleag Cancel sau Close nainte s execute alte operaii.
Etape de lucru:
1. In multe casete de dialog (cum ar fi Save As) cnd este introdus un text, textul
din csua text este deja selectat. Utilizatorul doar introduce textul pentru a-l
nlocui pe cel existent. Nu este necesar s se dea un click n csua text, nainte
de introducerea textului.
2. Pentru a muta cursorul n diferite pri ale casetei de dialog se va apsa tasta Tab
pentru deplasare nainte i Shift+Tab pentru a merge napoi. Dac pentru a se
ajunge la o anumit opiune, trebuie s se apese de mai multe ori pe Tab, atunci
se va putea da direct un click pe acea opiune.
3. Pentru a le activa sau dezactiva se va da un click pe csuele de verificare sau de
opiune.

4. Cnd se execut selecii, cu ajutorul mouse-ului, se accept toate seleciile dac

se apas butonul OK, echivalentele sale sau tasta Enter.
Sfat: Se va putea alege orice opiune cu o liter subliniat n caseta de dialog, apsnd
combinaia de taste Alt+ litera subliniat. De exemplu, pentru a selecta butonul Next
( ), se va tasta Alt+N.
2.15. Help: Access Help
Microsoft Access conine cteva modaliti diferite de ajutor, cu diferite cantiti de

informaii. Utilizatorul va avea acces la diferite metode de ajutor folosind sau utiliznd
butonul Help din dreapta ferestrei barei de instrumente.
Etape de lucru:
1. Se apas tasta F1, Access deschide fereastra Access Help (Figura 2.11.
Fereastra Access Help) sau expune ajutorul legat de subiect, l asociaz cu
poziia sau condiia utilizatorului n program. Dac Access merge direct spre
subiect, dup ce s-a terminat de citit ajutorul dat, se sare la pasul 4.
Figura nr. 2.11. Fereastra Access Help
2. Dup deschiderea ferestrei Help, se va tasta o ntrebare apoi Enter.

3. Helpul afieaz o list de opiuni posibile. Se va selecta unul din subiectele
expuse i se deschide o nou fereastr n care se prezint detaliat ajutorul
solicitat (Figura nr 2.12. Ajutor prin ntrebri).

4. Cnd s-a terminat de lucrat cu fereastra de ajutor, se va da un click pe butonul

Close (X). Pentru nchiderea ferestrei Access Help, se va da click pe butonul lui
de nchidere- Close.
Figura nr 2.12. Ajutor prin ntrebri

Access 2007 - Capitolul III. Gestiunea tabelelor
GESTIUNEA TABELELOR
Fiecare tabel, interogare, formular sau raport este un obiect database ce poate fi
copiat, redenumit, cruia i se pot crea descrieri i seta proprieti. Se pot crea obiecte
database, importndu-le dintr-o alt baz de date Access. Se pot crea tabele n Access
importndu-le sau legndu-le de o alt surs de date. Se pot importa i exporta fiiere.
n Access, mai nti, se creaz baza de date goal, fr nici un obiect n ea. Urmeaz
introducerea tabelelor cu sau fr date, crearea legturilor dintre tabele, crearea
interogrilor, a formularelor, crarea rapoartelor i apoi cuplarea tuturor acestor obiecte ntr-
o singur aplicaie.
3.1. Crearea bazei de date
Etape de lucru:
1. Se execut un click pe Office Button;
2. Din lista cu opiunile de meniu, se fixeaz cursorul pe New (Ctrl + N) i se execut
un click;
3. Se selecteaz Featuring;
4. In fereastra Getting Started with Microsoft Office Access se execut click pe Blank
Database (solicitm crearea unei baze de date goale);
5. Se acioneaz Browse for a location to put your database (pentru a stabili locaia de
salvare a bazei de date). Implicit este My Documents;
6. n caseta de editare File Name programul stabilete numele bazei de date ce
urmeaz a fi create ca DatabaseN.accdb. Acest nume poate fi schimbat pentru N =
1, 2,N, sau un alt nume (de exemplu:Vnzri.accdb). Dup ce s-a stabilit numele
bazei de date se acioneaz butonul Create, avnd ca efect crearea bazei de date cu
numele atribuit anterior. Se intr apoi, n etapa urmtoare de creare a tabelelor de
lucru.

3.2. Crearea tabelelor
n access 2007 exist patru (4) variante posibile de creare a tabelelor i anume:
1. prin introducerea datelor;
2. utiliznd liste SharePoint;
3. n modul de lucru Design;
4. utiliznd abloane.
3.2.1. Crearea unui tabel prin introducerea datelor
Etape de lucru:
1. Se execut un click pe eticheta Create din panoul de navigare;
2. Se execut un click pe butonul Table (cel mai din stnga n fereastra de
instrumente);
3. Se introduc datele n fereastra de lucru. Sistemul afieaz Table1 ca etichet a
primului tabel. Primul cmp este implicit pus ca ID. Se salveaz introducerea
datelor, ncepnd cu cel de-al doilea cmp prin Add New Field. Se tasteaz valorile
(numere, texte, data calendaristic, yes, no). Se trece la cmpul urmtor acionnd
tasta Tab. Primul cmp n care s-au introdus date va avea numele Field1, al doilea
Field2 .a.m.d. ;
4. Pentru a schimba un nume de camp, se selecteaz numele cmpului respectiv sau se
execut un click dreapta i se alege comanda Rename Column, apoi se apas tasta
Enter;
5. Cnd s-a terminat de realizat structura tabelului, se execut un click pe butonul Save
din meniul contextual cu acces rapid. In acest scop, se execut un click dreapta pe
eticheta tabelului pentru a deschide meniul contextual cu acces rapid, iar de aici se
selecteaz butonul Save. Butoanele puse la dispoziie n aceast bar sunt: Save,
Close, Close All, Design View i Datasheet View (Figura nr 3.1. Comenzile
meniului contextual la crearea tabelelor);
Figura nr 3.1. Comenzile meniului contextual la crearea tabelelor

6. Dup acionarea butonului Save se va deschide caseta Save As, dndu-se

posibilitatea schimbrii numelui de tabel (de exemplu: din Table1 n Produse) dac
se dorete (Figura nr 3.1A. Caseta pentru atribuire nume tabelei);
Figura nr 3.1A. Caseta pentru atribuire nume tabelei
7. Se acioneaz butonul de comand OK i tabelul creat va fi salvat cu noul nume sau

vechiul dac, acesta nu a fost schimbat;
Observaii: Dup salvarea tabelului, meniul cu acces rapid va

avea ataate n plus nc dou butoane PivotTable View i
PivotChart View (Figura nr 3.1B. Meniul contextual dup
salvarea tabelei)
Cele dou comenzi adugate dup salvarea tabelului

Figura nr 3.1B. Meniul contextual dup salvarea tabelei
8. nchiderea tabelului se realizeaz prin butonul Close din fereastra tabelului (colul
dreapta sus).
Observaii: Tipul datelor pe coloane le stabilete sistemul n funcie de datele introduse

n acele coloane. Se pot modifica acionnd comanda Data Type din panglica Table
Tools. Variantele de tipuri puse la dispozitie sunt: Text, Memo, Number, Date/Time,
Currency, Yes/No, OLE Object, Hyperlink, Attachment, Lookup Wizard.
Figura nr 3.2A. Selectarea tipului de date

pentru modificare
Dup realizarea a cel puin dou tabele, se poate crea relaia dintre ele, alegnd din
panglica de instrumente Table Tools, eticheta Data Sheet i apoi din grupul de instrumente

Relationships butonul cu acelai nume (Figura nr 3.2B. Selectarea butonului pentru a se

stabili realia dintre dou tabele).
Figura nr 3.2B. Selectarea butonului pentru a se stabili realia dintre dou tabele
Observaii: Pentru a selecta o coloan sau o linie se execut click pe eticheta de coloan
sau linie.
Pentru a redimensiona o coloan sau o linie se trage cu mouse-ul bordura dintre ele
sau se execut un click pe eticheta Home i apoi un click pe butonul More, obinndu-se
acces la comenzile de redimensionare a liniilor i coloanelor.
Acestea sunt:
Row Height pentru redimensionarea rndurilor;
Column Width pentru redimensionarea coloanelor;
Freeze pentru mutarea coloanei selectate n prima poziie a tabelului;
Unfreeze pentru scoaterea din fixare;
Hide Columns pentru ascunderea coloanei selectate;
Unhide Columns pentru scoaterea din ascundere;
Subdatasheet realizeaz legtura de subordonare cu un alt tabel sau interogare.
Meniul contextual Meniul

pentru coloane contextual
pentru linii
Figura nr 3.3. Comenzi de redimensionare a liniilor i coloanelor
Observaie: Aceleai comenzi se pot selecta i cu ajutorul meniului contextual

3.2.2. Crearea tabelelor utiliznd abloane
Etape de lucru:
1. Se execut cte un click de mouse astfel: Office Button xNew xFeaturing
xBlank Database;
2. Se selecteaz Browse;
3. Se activeaz eticheta Create, avnd ca efect afiarea butoanelor pentru crearea
tabelelor;
4. Se execut un click pe butonul Table Templates- care deschide lista abloanelor;
5. Se execut un click pe unul dintre acele abloane (Contents, Tasks, Issues, Eventes,
Assets). Se va afia un tabel nou, cu structura tabelului selectat;
6. Pentru a schimba un nume de camp, se execut un dublu click pe numele respectiv
i se introduce noul nume apoi se apas tasta Enter:
7. Pentru a elimina coloane, se execut click dreapta pe eticheta de coloan i se alege
Delete Column;
8. Se introduc datele n noul tabel creat;
9. Se salveaz, executnd un click pe butonul Save din bara de instrumente cu acces
rapid;
10. Se nchide, prin butonul Close din fereastra tabelului.
Not: Pentru a insera o subfoaie n tabel (un subtabel) se procedeaz astfel:

n modul de afiare Datasheet (se acioneaz din Table Tools), se execut click pe
eticheta Home i apoi pe butonul More.
Se selecteaz opiunea Subdatashee.
Din fereastra Insert Subdatasheet se execut click pe eticheta Tables i apoi click pe
unul din tabelele prezentate n aceast fereastr.
n caseta Link Child Fields se precizeaz cheia extins (aferent tabelului copil), iar
n caseta Link Master Fields se precizeaz cheia primar din tabela printe, dup
care se iese acionnd butonul OK.
Dac cele dou tabele, ce au intrat n relaie, au avut date introduse n tabela printe,
n dreptul nregistrrilor se afieaz semnul plus (+). Executnd un click pe acest
semn, se afieaz subfoaia de date. Plusul se transform n minus (-). Ascunderea
subfoii de date se realizeaz executnd un click pe semnul minus (-).
3.2.3. Crearea unui tabel utiliznd liste Share Point
Etape de lucru:
1. Se execut cte un click de mouse astfel: Office New Create eticheta Create
din banda cu butoane Share Point List;

2. Se execut un click pe eticheta Create;

3. Se execut un click pe butonul SharePoint List care deschide o fereastr cu
abloanele de liste SharePoint. Acestea sunt: Contacts, Tusks, Issues, Events,
Custom, Existing Share Point List;
4. Se execut un click pe una din liste, avnd ca afect deschiderea unei casete de
dialog;
5. Se introduce o adres de site SharePoint sau se selecteaz una existent;
6. Se introduce un nume i o descriere;
7. Pentru a deschide lista, se selecteaz caseta de validare a opiunii Open the list
when finished;
8. Dac au fost introduse corect toate comenzile, se lanseaz crearea listei i se
acioneaz butonul OK.
3.2.4. Crearea unui tabel n modul Design View
Etape de lucru:
1. Se execut un click pe eticheta Create, apoi pe butonul Table Design. Efectul este
afiarea unei ferestre de lucru mparit n dou. n partea superioar are trei coloane
Field Name, Data Type i Description. n partea inferioar se vor gsi proprietile
cmpurilor (Field Properties) pe dou coloane: General i Lookup;
2. Se execut click ntr-o celul Field Name i se introduce numele cmpului. Se
acioneaz tasta Enter, iar cursorul se mut n coloana Data Type;
3. n dreptul cmpului tastat la Field, n coloana Data Type se selecteaz tipul datelor
acceptate de acel cmp. Implicit este text. Se deschide lista tipurilor de cmp,
acionnd butonul sgeat i se alege unul din tipurile prezentate;
4. Se execut click ntr-o celul Description i se introduce o descriere pentru cmp.
Dac se afl n faza de modificare a proprietilor, apare butonul Property Update
Options (opiuni de actualizare a proprietilor), apoi se va selecta o opiune;
5. Pentru a insera un cmp ntre altele dou existente, se execut click pe ablonul
linei aflate imediat sub locul n care se dorete inserarea cmpului nou i apoi se
execut un click pe butonul Insert Rows din panglica cu instrumente;
6. Pentru a terge un cmp, se execut un click pe ablonul de linie al cmpului care
va fi eliminat i apoi un click pe butonul Delete Rows din panglica de instrumente;
7. n partea de jos a ferestrei, pentru fiecare tip de date a cmpurilor sunt prezentate
proprietile acceptate. La unele se poate interveni i modifica;
8. Se salveaz designul creat pentru tabel, prin click pe butonul Save din bara de
instrumente cu acces rapid. Cu aceast operaie, se solicit un nou nume pentru
tabelul creat. Cnd s-a terminat, se nchide tabelul acionnd comanda Close (n
dreapta sus a tabelei).

Partea superioar Partea inferioar
Figura nr 3.4. Macheta de creare a tabelelor n Design
3.3. Tipuri de cmpuri (Data Type)
Tipurile de cmpuri acceptate de programul Access sunt:
1. Text
Acestea sunt texte sau combinaii de texte i numere. Dimensiunea implicit este de
255 de caractere. Este tipul implicit de date. Poate lua valori ntre 1-255 caractere.
2. Memo
Aceste date sunt texte de dimensiuni mari cum ar fi descrieri sau note explicative.
Pentru fiecare articol al tabelului pot fi aproximativ 16 pagini de text scris la un rnd.
Ocup pn la 64.000 de octei n memoria calculatorului.
3. Number
Datele de tip number sunt date numerice utilizate n calcule matematice, care nu
sunt valori calendaristice sau monetare. Tipul Long Integer este cel implicit. Subtipul de
date este stabilit prin intermediul proprietii Field Size.
Valorile posibile sunt:
Byte - numere ntregi pozitive cu valori n intervalul [0, 255];
Integer - numere ntregi n intervalul [-32.768, 32.767] i ocup 2 octei n
memorie;
Long Integer - numere ntregi n intervalul [-2.147.483.648, 2.147.483.647];
Single = numere cu zecimale in intervalul [-3.402.823*1038, -1.401.298*10-45] i
[1.401 298*10-45, 3 402 823*1038] i ocup 4 octei;
Double = numere cu zecimale n intervalele [-179.769.313.486.231*10308, -
494.065.645.841.247*10-324] i
[494.065.645.841.247*10-324 , 179.769.313.486.231*10308] i ocup 8 octei;

Replication ID = identificator de multiplicare - ocup 16 bytes n memoria

calculatorului;
Decimal.
4. Date/Time
Tipul data calendaristic, ocup 8 bytes. Accept date calendaristice i ore.
Formatele acceptate sunt:
General Date 19.10.2009 15:34:23;
Long Date 19 oct 2009;
Medium Date 19-oct-2009;
Short Date 19.10.2009 sau 19/10/2009;
Long Time 17:34:23 (or, minut, secund);
Medium Time 05:34 (or, minut);
Short Time 17:34 (or, minut).
5. Currency (valoare monetar);

n cmpul de tip currency pot fi introduse valori monetare cu 15 cifre n stnga
punctului zecimal i 4 cifre n dreapta. Ocup 8 octei (bytes).
6. AutoNumber (numr cu incrementare automat)

ntr-un cmp cu astfel de numr, se insereaz automat numere. Acestea pot fi :
secveniale: cu pasul de cretere egal cu 1. La aceste cmpuri proprietatea Field Size
este configurat pe valoarea Long Integer, iar proprietatea New Values este
configurat pe Increment. Ocup 4 octei (bytes) n memoria calculatorului.
Obligatoriu proprietatea Indexed trebuie s fie setat pe Yes (No Duplicates);
aleatoare: se obine pe baza unui algoritm de generare a numerelor aleatoare.
Proprietatea Field Size este configurat pe Long Integer. Proprietatea New Values
pe Random. Ocup 4 octei n memoria calculatorului;
identificatori de multiplicare: se vor folosi n bazele de date duplicate. Proprietatea
Field Size este configurat cu valoarea Replication ID.
Observaii: ntr-un tabel poate exista doar un singur cmp cu incrementare automat
(AutoNumber). Dac s-a setat proprietatea ReplicationID dimensiunea cmpului va fi de16
bytes.
7. Yes/No (Da/Nu): sunt date logice. Cmpurile de acest tip conin doar valori logice
de tipul Yes/No. Ocup 1 bit n memoria calculatorului.
8. OLE Object (Obiecte OLE). Cmpurile de acest tip pot conine diferite obiecte
precum: documente Word, foi de calcul Excel, imagini grafice, fiiere audio. Ocup
pn la 1 gigabyten memoria calculatorului.

Observaii: n modul de afiare foaie de date, se execut un click pe comanda Insert

Object i apoi se selecteaz obiectul ce va fi introdus n list.
9. Hyperlink (Hiperlegtura): va conine :

o adres internet (URL);
o referin la un document de pe discul fix al utilizatorului;
o referin a unui document din reea.
Ocup pn la 64.000 de octei. Pentru a se introduce date n astfel de cmpuri, se
deschide tabelul n modul de afiare foaie de date. Prin intermediul comenzii Insert
Hyperlink se specific nlnuirea necesar, eventual i o etichet definit n
interiorul fiierului specificat. nlnuirea va fi afiat cu caractere albastre putnd
avea pn la 2048characters. Un click pe nlnuire, va vizualiza fiierul refereniat.
10. Attachment (noutate n 2007): - permite ataarea de fiiere- cmpului respectiv. n

modul de afiare foaie de date, un astfel de cmp, apare simbolizat cu caracterul @
n oglind. Fiierele ataate pot fi: documente Word, liste Excel, documente text,
imagini grafice, alte fiiere, obiecte create anterior sau se pot crea odat cu
descrierea cmpului.
11. Lookup Wizard (vrjitor de cutare): cmpul cu acest tip de date poate fi ncrcat
ntr-o list de date, creat anterior sau prelund valorile dintr-o coloan a altui tabel
care este n legtur cu el. Dimensiunea cmpului de acest tip este de 4bytes.
3.4. Proprietile cmpurilor (Fields Properties)
Fiecare cmp are un numr de proprieti care depind de tipul cmpului. Pentru
fiecare cmp sunt alocate proprieti generale (General) i proprieti de cutare (Lookup) .
3.4.1. Proprietile generale
a) Proprietatea Field Size (dimensiune cmp)

Prin intermediul ei se stabilete numrul maxim de caractere care pot fi introduse de
utilizator ntr-un cmp de tip text, numr sau numr cu incrementare. La cmpurile text,
valoarea maxim este de 255 de caractere. La cmpurile de tip numr proprietatea poate fi
configurat cu valorile: Byte, Integer, Long Integer, Simple, Double, Replication ID,
Decimal. Cele mai utilizate cmpuri numerice sunt Long Integer i Double.

Dac ntr-o relaie de tipul 1-N, cmpul cheie primar este un numr cu
incrementare, atunci cmpul cheie extins trebuie s fie de tipul Long Integer, deoarece
valoarea implicit a proprietii pentru cmpurile cu incrementare este Long Integer.
b) Proprietatea Format
Stabilete modul n care vor fi afiate, informaiile introduse n cmp. Nu se refer la
memorarea datei, ci doar la afiare. Va fi utilizat la cmpul Number. irul de formatare
poate fi un format predefinit sau un format personalizat (definit de utilizator). Formatele
predefinite pot fi selectate dintr-o list, aflat n dreapta liniei Format (sgeata cu vrful
jos).
n cazul cmpurilor de tip Number formatele predefinite sunt:
General Number - numr general, numrul va fi afiat aa cum s-a introdus. (De
exemplu 3456,789);
Currency monetar. Se utilizeaz, separatorul pentru mii; numerele negative
sunt delimitate de paranteze. Implicit vor avea 2 zecimale. (De exemplu:
3,456.79 lei);
Euro - este identic Currency, dar n loc de lei se afieaz semnul de la Euro.
(De exemplu: 3,456.79 );
Fixed - fix, ntotdeauna va fi afiat cel puin o cifr. Implicit are 2 zecimale.
(De exemplu: 3456,79);
Standard cu separatorul pentru mii i cu dou zecimale (De exemplu:
3,456.79);
Percent - procent. Valoarea este nmulit cu 100 i de adaug numrului afiat
semnul procent (%) la dreapta. (De exemplu: 123,00 % );
Scientific - cu abcis i exponent. (De exemplu: 3,46 E +0,3 adic 3,46 * 103
=3460 ).
Cmpuri de tip dat calendaristic

Formatele predefinite sunt:
General Date 19.06.2009 17:34:23
Long Date 19 iunie 2009
Medium Date 19-iun-2009
Short Date 19.06.2009 sau 19/06/2009
Long Time 17:34:23
Medium Time 05:34
Short Time 17:34 ;
n cazul cmpurilor de Yes/No (tip logic) formatele predefinite sunt:

- True/False (adevarat/fals)
- Yes/No (da/nu)
- On/Off (cuplat/decuplat)

c) Proprietatea Decimal Places (numr de zecimale)

Aceast proprietate apare la cmpurile de tip Number sau Currency. Are rolul de a
stabili numrul de cifre afiate de programul Access, n dreapta separatorului zecimal.
Valorile posibile sunt:
Auto numrul cifrelor afiate este specificat de proprietatea Format (valoare
implicit);
Un numr de la 0 pn la 15 numrul de cifre afiate n dreapta separatorului
zecimal. Cifrele din stnga vor fi afiate conform proprietilor Format.
d) Proprietatea Input Mask (crearea mtilor de introducere date)

O masc de introducere date permite s se controleze valorile care pot fi introduse
ntr-un cmp al bazei de date. Mtile de introducere date sunt compuse din caractere cum
ar fi spaii, puncte, paranteze i ali nlocuitori. Un nlocuitor este un caracter text, cum ar fi
liniua de subliniere care indic locul n care utilizatorul ar trebui s introduc datele.
Masca de intrare stabilete pentru fiecare caracter tastat dac este obligatoriu sau opional,
precum i tipul caracterului: alfabetic, numeric sau caracter arbitrar.
O masc de introducere pentru un cmp cu numere de telefon ar putea fi
(_ _ _)_ _ _ - _ _ _ _ _ _ pentru a tasta de exemplu: (040)256-456789. Parantezele i
cratima sunt caractere propriu-zise, n timp ce liniua de subliniere acioneaz ca un
nlocuitor pentru cifrele din numrul de telefon.
Programul Access ofer mai multe mti predefinite- pentru introducerea datelor. Se
pot crea i mti particularizate. Mtile se aplic doar cmpurilor de tip Text i Data
Calendaristic.
Access 2007 pune la dispoziia utilizatorilor aplicaia expert Input Mask Wizard cu
ajutorul creia se pot crea mti noi, modifica cele existente i chiar creaz mti pentru
cmpurile numerice.
Etape de lucru:
a) Se deschide tabelul din modul de lucru Design;
b) Se execut click n caseta Input Mask;
c) Se execut click pe butonul Build () pentru a lansa aplicaia expert Mask Wizard;
d) Se deruleaz lista de mti predefinite, pentru a gsi masca dorit. n aceast list se
gsesc mti pentru numere de telefon, cod numeric personal, cod potal, extensie,
parol, dat calendaristic;
e) Pentru a modifica o masc existent, se selecteaz butonul Edit List din fereastra
Input Mask Wizard care deschide fereastra Customize Input Mask Wizard. De
exemplu: o masc de forma #990000.0999 va cere introducerea unui numr.
Numerele acceptate de Access pentru aceast constucie au fost: diezul (#) care
permite utilizarea semnului plus (+) sau minus (-). n continuare pot fi tastate ase
cifre pentru partea ntreag a numrului (990000). Din cele ase cifre, patru sunt

obligatorii (0000). n continuare se va folosi un separator zecimal, datorit

caracterului punct. Partea zecimal va fi format din patru cifre (0999) din care,
doar prima cifr este obligatorie (caracterul zero).
n crearea mtilor, caracterele de formatare acceptate sunt redate n tabelul urmtor

(Tabelul 3.1. Caractere pentru crearea mtilor).
Tabelul 3.1. Caractere pentru crearea mtilor

Caracter Descriere
0 In poziia respectiv trebuie introdus o cifr
In poziia respectiv se poate introduce o
9 cifr sau un spaiu (character optional)
# Cifr, caracter spaiu, plus, minus
L Obligatoriu trebuie introdus o liter
? Se permite introducerea unei litere
(character opional)
A In poziia respectiv, n mod obligatoriu,
trebuie introdus o cifr sau o liter
a Se permite introducerea, n poziia
respectiv, a unei litere sau cifre (opional)
& Obligatoriu trebuie tastat un character sau
un spaiu
C Se permite introducerea unui character sau
spaiu (opional)
. Precizeaz poziia punctului zecimal
, Separarea miilor
: Separarea n ore, secunde, minute
- sau / (minus sau slash) Pentru datele calendaristice
< Toate caracterele tastate vor fi transformate
n minuscule
> Convertirea n majuscule a caracterelor
tastate
\ Caracterul tastat dup el va fi afiat n mod
obligatoriu (de exemplu: \S va fi afiat un
caracter S automat)
f) Proprietatea Caption (titlu)

Stabilete titlul aferent cmpului care va fi utilizat, atunci cnd tabelul se afieaz n
format foaie de date. De exemplu: n structura fiierului, un cmp a fost etichetat Codc. La
proprietatea Caption pentru cmpul respectiv, se tasteaz o alt denumire i anume Cod

client. Efectul se va vedea la vizualizarea tabelului n formatul foaie de date, unde

denumirea coloanei Codc va fi Cod client. Aceast proprietate poate fi utilizat la orice
tip de cmp.
g) Proprietatea Default Value (valoare predefinit)

Este o valoare care va fi introdus automat n cmpul respectiv atunci cand se
creaz un nou articol (valoarea iniial sau predefinit a cmpului). Se vor respecta
urmtoarele reguli:
Nu poate fi utilizat la cmpurile de tip Numr cu incrementare automat sau de tip
Object OLE;
La cmpurile de tip Logic poate fi configurat pe True;
La cmpurile de tip Data Calendaristic poate fi iniializat cu expresia =Date()
care returneaz data curent;
Cmpurile de tip Number sau valoare monetar sunt iniializate automat cu valorea
zero (0). Dar dac, de exemplu, cmpul va fi pentru calculul procentului TVA
(19%) se va tasta n loc de zero (0), cifra 19 la Default Value. n acest caz la
formatul foaie de calcul, cmpul va fi ncrcat automat cu cifra 19.
h) Proprietatea Validation Rule (regul de validare)

n cadrul acestei proprieti se va tasta o expresie logic ce limiteaz valorile care
pot fi introduse n cmp. Expresia logic poate fi format din cel mult 2048 de caractere.
Nu poate fi utilizat la cmpurile de tip Autonumber, OLE Object sau Attachment. Astfel, n
cazul unui cmp de tip numr, expresia poate fi >=2500; programul verific automat dac
valoarea introdus este mai mare sau egal cu 2500. n cazul n care nu se respect restricia
se va afia mesajul din proprietatea Validation Text. Dac se dorete limitarea valorilor
introduse ntr-un interval [0,250], regula de validare se va configura prin expresia >0 and
<250 .
i) Proprietatea Validation Text (text de validare)

n cadrul acestei proprieti se va scrie un ir de maxim 255 caractere care va fi
afiat ntr-o fereastr de mesaje, atunci cnd expresia de validare (stabilit la Validation
Rule) returneaz valoarea False. Nu poate fi folosit la cmpurile de tip Autonumber
(numr cu incrementare), OLE Object, Attachament. Astfel, dac regula de validare a fost
configurat cu expresia = i ori o , proprietatea text de validare poate fi Tastai
caracterele i sau o. Mesajul va fi afiat ntr-o fereastr de avertizare.
j) Proprietatea Required (cerut)

Specific dac, n cmpul respectiv, trebuie introdus sau nu o valoare. Poate fi
setat pe No sau Yes, implicit No. Setat pe Yes (da) n procesul de introducere a datelor, n
mod obligatoriu utilizatorul trebuie s introduc o anumit valoare (cmpul nu poate fi nul).

Dac nu se respect restricia, se afieaz un mesaj de eroare. Nu poate fi folosit la

cmpurile de tip Autonumber (numr cu incrementare). Cmpurile cu atributul cheie
primar, nu au nevoie de configurarea acestei proprieti, deoarece programul Access va
semnala o eroare n caz de necompletare a cmpului respectiv. Este foarte util, n cazul
cmpurilor cheie extern.
k) Proprietatea Allow Zero Length (se permite lungimea zero)

Specific dac, n cmpul respectiv utilizatorul poate introduce un ir de lungimea
zero (ir vid simbolizat prin ). irul de lungime zero poate fi introdus prin tastarea de
dou ori consecutiv, a caracterului apostrof dublu (). La prsirea cmpului, cele dou
ghilimele nu vor fi afiate, dar se va reine proprietatea de ir Null. Proprietatea poate lua
dou valori: No/Yes. Dac este configurat pe valoarea No (cea implicit) cmpul respectiv
nu poate fi ncrcat cu un ir de lungime zero. Poate fi aplicat cmpurilor de tip Text,
Hyperlink , Memo. Nu este identic, cu un ir de lungime zero.
l) Proprietatea Indexed (indexat)

Poate avea valorile :
No - valoare implicit; cmp neindexat;
Yes (Duplicate OK) - indexul permite duplicarea;
Yes (No Duplicate) indexul nu permite dublarea articolelor.
Dac se cere indexarea (Yes) n ordine cresctoare (implicit) a cmpurilor, atunci
programul Access va crea un tabel pentru fiecare cmp indexat n care, pstreaz noua
ordine, dar i pozitia anterioar a cmpului. Prin indexare, cutrile, sortrile, gruprile i
filtrrile, referitoare la cmpul indexat, vor fi foarte rapide. Indecii sunt creai la salvarea
tabelului. La adugarea sau tergerea de articole din tabel, la modificarea coninutului unor
articole, indecii vor fi actualizai automat. Proprietatea nu poate fi aplicat cmpurilor
Memo, Hyperlink, OLE, Attachment. Dac un cmp are atributul de cheie primar (Primary
Key) atunci proprietatea Indexed a cmpului respectiv, va fi trecut automat pe Yes (No
Duplicate).
Se permite crearea de indeci pe mai multe cmpuri. n acest scop, se va folosi
fereastra Indexes. Activarea ferestrei se realizeaz n modul Design al tabelului, selectnd
Table Tools xDesign xIndexes care deschide fereastra Indexes (Figura nr 3.5.
Deschiderea ferestrei Indexes).
Figura nr 3.5. Deschiderea ferestrei Indexes

n cadrul ferestrei Indexes, datele se introduc astfel:

n prima linie liber a coloanei Index Name se tasteaz un nume care se atribuie
indexului (nume de index), poate s rmn i denumirea cmpului;
n coloana intitulat Field Name (nume de cmp) se efectueaz un click pe butonul
sgeat n jos i se selecteaz primul cmp utilizat pentru crearea indexului;
n coloana Sort Order se stabilete ordinea de sortare (Ascending/Descending);
n linia Unique se selecteaz valoarea Yes dac, se cere ca cheia s fie unic definit,
adic fiecare valoare din indexul multicmp care se creaz trebuie s fie unic (nu
se permite ca dou articole s aib acelai index);
Pe linia urmtoare la Index Name, nu se cere nimic;
n celula vid la Field Name se selecteaz al doilea cmp din cadrul indexului
multiplu i apoi Sort Order pentru ordinea de sortare. Se repet aceast faz pentru
toate cmpurile- din cadrul indexului. Se nchide fereastra Indexes, salvndu-se
indexul creat.
Observaie: La urmtorul cmp de adugat dispare opiunea de unicitate
m) Proprietatea Smart Tags
Va fi folosit la cmpurile de tip Memo, iar tipurile de date ce vor fi acceptate sunt:
Date;
Financial Symbol;
Person Name;
Phone.
Se bifeaz tipul datelor acceptate, care va aprea n aceast proprietate. n dreapta
proprietii se va afia o list cu tipul datelor acceptate.
3.4.2. Cmpul de tip Lookup Wizard
Se deschide fereastra Lookup Wizard, ea avnd 2 opiuni:

dac datele sunt preluate din alt tabel;
dac se creaz o list nou.
n prima variant se apas butonul Next :
se afieaz tabelele i interogrile existente n baza de date activ (Tabele,
Interogri sau Toate);
se selecteaz tabelul/interogarea surs i se acioneaz butonul de comand
Next;
n noua fereastr Wizard se selecteaz cmpul din care se vor prelua informaii
(exemplu: codp) i se trece n fereastra Selected Fields i apoi se apas butonul
Next;

se stabilete ordinea de sortare;

se afieaz lista cmpurilor existente n tabelul/interogarea surs;
se poate schimba numele coloanei destinaie (de exemplu codn n loc de codp),
se apas butonul Finish avnd ca rezultat realizarea listei cu datele preluate din
sursa de date;
n execuie, se deschide lista cu datele preluate din surs i se permite selecia
uneia dintre acestea pentru a fi inserate n noul tabel;
tipul cmpului Lookup Wizard la salvare, va fi Number sau Text.
Observaie: Alegnd a doua opiune se permite crearea listei n cadrul Lookup Wizard,
apoi se apas butonul Finish. La deschiderea tabelului care conine un cmp de acest tip de
date, n modul de lucru foaie de calcul, se permite preluarea datelor din lista creat.
3.4.3. Crearea cmpurilor
Pentru a putea stoca datele i a le folosi n interogri, formulare sau rapoarte trebuie
create cmpuri n tabele. Un cmp stocheaz o dat specific ntr-o nregistrare. Ulterior se
vor putea sorta, gsi i grupa informaiile dup numele cmpurilor, se va putea folosi
numele cmpurilor pentru a expedia scrisori sau pentru a crea etichete.
Etape de lucru:
1. Se deschide o tabel nou sau una existent n fereastra bazei de date i se alege
butonul Design.
2. n jumtatea superioar a ferestrei etichetat Table Design, se merge ntr-un rnd
gol i se tasteaz numele cmpului.
3. Se aps tasta Tab i se d click pe sgeata cu vrful n jos pentru a selecta tipul
datelor (Text, Number, Curency...).
4. Se va apsa tasta Tab din nou, pentru a trece n coloana de descriere a cmpului.
Dac se dorete, se d click pe jumtatea de jos a ferestrei i se seteaz proprietile
adiionale ale cmpului.
5. Cnd s-a terminat, se nchide fereastra Table Design.
Not: Descrierea i alte proprieti adiionale ale cmpului devin iniiale n forme
(formulare) pentru multe proprieti. Dac se schimb proprietile unui cmp din tabel,
dup ce s-a creat un formular, majoritatea proprietilor nu se schimb n formular, dar
sunt i proprieti care se schimb.
3.4.4. Descrierea cmpurilor
Proprietatea Description asigur informaii despre cmpurile din tabele i interogri.

Descrierile apar n timp ce sunt introduse date, ntr-un cmp n Datasheet sau Form View.

Aceast proprietate este setat n Table n Design View pentru tabele i n foaia Field
Properties Property din fereastra Queries pentru interogri.
Cnd se creaz un control prin tragerea unui cmp dintr-o list de cmpuri (Field
List), Access copiaz proprietatea Description n proprietatea controalelor Status Bar Text.
Apoi va expune descrierea, de cte ori punctul de inserare este introdus n acel cmp.
Etape de lucru:
1. Se d click pe numele tabelei din tabul Tables din fereastra bazei de date, apoi
se alege butonul Design.
2. Se d click pe coloana Description a cmpului.
3. Se va introduce o valoare pentru descriere. Nu este nevoie s se ncadreze
descrierea cu ghilimele.
4. Se d click pe butonul Save din baza de instrumente, pentru a salva descrierea.
3.4.5. Status bar: Expunerea mesajului programatorului
Mesajul programatorului din cadrul proprietii de descriere pentru un cmp, apare

n bara de stare cnd s-a deschis tabela n modul de lucru Data View sau Form View.
Descrierea devine iniial pentru proprietatea Status Bar pe un formular care poate fi
modificat.
Etape de lucru:
1. Se d un click pe numele tabelei din tabul Tables al ferestrei bazei de date,
apoi se alege butonul Design.
2. Se selecteaz cmpul, se merge n coloana Description i se introduce ceea ce
se vrea s apar n bara de stare (Fig nr.3.6. Mesajul Description n Design).
3. Se d click pe butonul Close (X) din fereastra Table Design i se alege Yes
pentru a salva modificrile fcute tabelei.
4. La redeschiderea tabelului n vederea introducerii datelor, cnd cursorul este
fixat pe un cmp ce are ataat Description, n bara de stare va fi afiat mesajul
respectiv (Figura nr. 3.7. Bara de stare).
Figura nr. 3.6. Mesajul Description n Design
Figura nr. 3.7. Bara de stare

3.4.6. Inserarea de cmpuri noi n structura tabelelor
Se pot aduga cmpuri noi ntr-un tabel sau insera un cmp ntre dou cmpuri care
exist deja.
Etape de lucru:
1. Se d click pe numele tabelei n tabul Tables din fereastra bazei de date, apoi
2. Se execut un click n cmpul deasupra cruia se dorete s se insereze noul
cmp i apoi se acioneaz butonul Insert Rows din bara de instrumente.
3. n linia curent se introduce numele cmpului, tipul datelor i descrierea. Alte
proprieti pentru cmpul respectiv se vor introduce n seciunea cu proprieti
ale cmpurilor, din partea de jos a ferestrei Table.
pentru a salva modificrile din tabel.
3.4.7. Mrimea cmpurilor de date
Mrimea cmpurilor de date de tip text determin numrul maxim de caractere care
se pot introduce ntr-un cmp. Se poate seta mrimea cmpului pentru text pn la 255
caractere, iniial este de 50 caractere.
Pentru numere, mrimea cmpului determin irul numerelor care se pot introduce,
chiar dac numerele includ sau nu poziii zecimale. n general, se vrea setarea celei mai
mici mrimi posibile a cmpului, att pentru text ct i pentru numr. Cu mrimi mai mici
ale cmpurilor, dosarul bazei de date va fi mai mic i mai rapid.
Etape de lucru:
1. Se va da click pe numele tabelei n Tables din fereastra bazei de date, apoi se
alege butonul Design, se deschide tabela n design.
2. Se d click pe cmp i apoi se merge la proprietatea Filed Size.
3. Se introduce un numr de la 1 la 255 pentru datele de tip text. Dac tipul
datelor este numeric, se deschide lista derulant acionndu-se vrful de
sgeat, apoi se alege unul din cmpurile afiate n acea list.
pentru a salva modificrile fcute n tabel.
Not: Numele unui cmp n baza de date se poate schimba, iar datele din tabel s
rmn intacte. Dac s-a folosit cmpul ntr-o interogare, formular sau raport creat nainte

de a se face modificarea, va trebui s se refac manual acel control astfel nct, s reflecte
noul nume al cmpului. Dac se dorete s se vad un alt nume n capul de coloan a
tabelei n modul de lucru Datasheet View, se va efectua schimbarea la proprietatea
Caption.
3.4.8. Proprietatea Format
Formatul unui numr se poate schimba, pe lng poziiile zecimale. Formatele

numerice pot include semnul dolarului ($), semnul de procent (%), semnul euro () i
virgule. Formatele datelor calendaristice includ ortografia lunilor sau folosirea numerelor
pentru luni i numrul de caractere ce se folosesc pentru zile i ani. Formatele text includ i
scrierea cu majuscule.
Interogrile, formularele i rapoartele permit schimbarea structurii formatului. n
aceste obiecte se poate schimba formatul datelor, executnd un click-dreapta pe cmp n
Design View i fcnd modificri n fereastra Field Properties (Figura nr.3.8. Fereastra de
schimbare a formatului pentru interogri, formulare, rapoarte ).
Figura nr. 3.8. Fereastra de schimbare a formatului

pentru interogri, formulare, rapoarte
Etape de lucru:
1. Se d un click pe numele tabelei din chenarul Tables a ferestrei bazei de date,
2. Se alege cmpul al crui format se dorete a fi schimbat i se d click pe
proprietatea Format din jumtatea de jos a ferestrei Table Design.
3. Se alege una din opiunile din list. (A se vedea Figura nr. 3.9. Formatul
pentru tipul Date/Time i Figura nr. 3.10. Formatul pentru tipul de date
Number)

4. Se d click pe butonul Close (x) din fereastra Table Design i se alege Yes
pentru a salva modificrile fcute n tabel.
Sfat: Formatele de tip text nu apar n list. Se va tasta caracterul > pentru a converti
nregistrrile de la caractere mici la majuscule. Se poate de asemenea, s se apese
tasta F1 n timp ce cursorul este n csua proprietii Format, pentru informaii
detaliate despre tipurile de date.
Figura nr. 3.9. Formatul pentru Figura nr.3.10. Formatul pentru

tipul Date/Time tipul de date Number
3.4.9. Schimbarea tipului datelor
Cnd se creaz un tabel, se specific tipul datelor pentru fiecare cmp n Table
Design View. Datele de tip Text, Number, Date/Time, Currency, Yes/No sunt auto-
explicative. Autonumber implementeaz, nregistrare cu nregistrare. n timp ce cmpurile
text conin doar 255 caractere, Memo poate include peste 63.999 caractere. Obiectele OLE
permit inserarea graficelor, sunetelor i alte tipuri de date. Datele de tip Lookup, permit s
se aleag dintr-o list de opiuni. Datele de tip Hyperlink permit s se lanseze obiectele n
Access (tabele, formulare, interogri etc.), utiliznd un fiier dintr-o alt aplicaie sau
preluat printr-o adres Web.
Avertisment: Se poate schimba tipul datelor unui cmp, dar acest proces poate
conduce la pierderea datelor dac, schimbrile nu sunt compatibile.
Etape de lucru:
1. Se d un click pe chenarul Tables din fereastra bazei de date, apoi se execut
click pe numele tabelei i se alege butonul Design.
2. Se merge n cmp i se d click pe coloana Data Type, apoi se introduce noul tip
de date n locul celui existent.
3. n fereastra Table Design, se alege Yes la ieire pentru a salva modificrile.

3.4.10. Poziiile zecimale
Poziiile zecimale reprezint, numrul de caractere ce pot fi scrise dup punctul

zecimal (de exemplu, numrul 32 poate deveni 32.00 cnd se adaug dou poziii
zecimale). Poziiile zecimale nu schimb valoarea numerelor, ci doar aspectul lor vizual. Se
poate folosi funcia Rnd () care va schimba valoarea unui numr. Dac se dorete s se
adauge virgule sau alte simboluri, se va schimba proprietatea Format.
Formularele i rapoartele, permit s se modifice poziiile zecimale dndu-se click-
dreapta pe control n Design View i fcndu-se modificrile n Property.
Etape de lucru:
1. Se deschide tabelul n Design View, se fixeaz cursorul pe un cmp numeric
cruia i se dorete schimbarea formei de prezentare.
2. La proprietile generale (General) se selecteaz proprietatea Format, din
lista derulant ce se afieaz executnd un click pe butonul de unde se
alege formatul de prezentare (A se vedea Figura nr.3.11 nr. 4.15.
Stabilirea poziiilor zecimale).
Figura nr.3.11. Stabilirea poziiilor zecimale
Figura nr. 3.12. Fixarea numrului de zecimale la cmpurile numerice

3. La proprietatea Decimal Places se stabilete numrul de zecimale pentru

afiare, de exemplu 4 zecimale n loc de 2 cum au fost declarate (Figura nr.
3.12. Fixarea numrului de zecimale la cmpurile numerice).
3.4.11. Stabilirea unei valori iniiale pentru cmpuri
n Tabela Design View, cu ajutorul chenarului General se poate seta valoarea

iniial pentru un cmp. Cnd se introduce o valoare sau o expresie n proprietatea Default
Value, acea valoare considerat iniial este introdus n fiecare nou nregistrare. Valoarea
iniial nu afecteaz nici o nregistrare care, a fost introdus nainte s se creeze valoarea
iniial. n cmpul unui formular, poate s existe o valoare iniial diferit dect cea creat
pentru tabel. (Se va consulta "Formularele: Valoarea iniial" n capitolul Formulare i
Rapoarte).
Un exemplu de valoare iniial frecvent, ar putea fi data zilei n curs, care se
introduce cu ajutorul funciei Date ( ).
Etape de lucru:
1. Se d un click pe numele tabelei n chenarul Tables a ferestrei bazei de date,
apoi se alege butonul Design. Se deschide tabela n modul de lucru design.
2. Se merge la un cmp cruia i se dorete introducerea unei valori care va fi
preluat ulterior n toate nregistrrile noi ale tabelei i se d click n csua
text Default Value, apoi se introduce valoarea sau o expresie care evolueaz
spre o valoare.
3. Se va da click pe butonul Save din baza de instrumente, pentru a salva noul
regim al bazei de date.
Datorit faptului c, aceast valoare iniial se aplic la nivelul tabelei, mecanismul de

introducere a valorii iniiale funcioneaz att la foile de lucru ct i la formulare.
Sfat: Crearea valorilor iniiale reprezint economisire de timp la introducerile de date

i astfel crete rapiditatea nregistrrii datelor. De obicei, cnd se creaz un cmp care
va avea introdus aceeai valoare, la toate nregistrrile, se va face uz de setarea acestei
proprieti.

3.5. Validarea datelor
3.5.1. Validarea nregistrrilor
Se poate crea o regul de validare avnd ca scop s valideze datele introduse n

dou sau mai multe cmpuri din nregistrrile tabelelor. Cnd se merge n afara
nregistrrii, Access-ul verific dac regula de validare creat pentru acele nregistrrilor nu
este nclcat. Nu se poate prsi o nregistrare, care are ataat regul de validare, fr a se
nltura datele nregistrrii eronate sau fr a se corecta nregistrarea astfel nct s se
conformeze cu validarea. Se poate introduce regula de validare a nregistrrii n foaia
Properties pentru tabel. De exemplu: regula de validare a tabelei Contracte_clienti ar fi:
[data_scadenta] >= [data_incheierii]. Aceasta nseamn c, datele de scaden trebuie s
fie mai mari sau egale cu datele ncheierii contractelor. n acest caz, pe cmpul
data_scadent, la proprietatea Validation Rule, se pune condiia: >="data_incheierii",
situaie n care sistemul compar cele dou date, iar dac nu se respect regula de validare,
nu permite introducerea datelor n articolul respectiv.
Etape de lucru:
1. Se d click pe numele tabelei n tabul Tables a ferestrei bazei de date apoi se alege
butonul Design.
2. Se d click pe butonul Properties din bara de instrumente i un click n caseta
Validation Rule, apoi se introduce o expresie pentru regula de validare.
3. Se d click pe butonul Save din bara de instrumente, pentru a salva noua regul de
validare a bazei de date.
3.5.2. Validarea cmpurilor
Se pot crea reguli pentru cmpurile a cror valori la culegerea datelor, trebuie s se
ncadreze ntre anumite limite, altfel datele nu vor fi acceptate. Cel mai adesea, utilizatorul
face greeli de tastare. Introducnd aceste reguli, se verific corectitudinea expresiei tastate.
De exemplu, dac se dorete s se foloseasc numele unui cmp ntr-o expresie, va trebui
schimbat proprietatea Table Validation Rule (regul de validare). Validation Rule
utilizeaz o expresie logic care, limiteaz valorile ce pot fi introduse n cmpul respectiv.
Expresia logic poate fi format din cel mult 2048 de caractere. Proprietatea nu poate fi
utilizat la cmpurile de tip OLE Object sau cele cu incrementare automat (AutoNumber).
Regulile de validare includ:
Operatori aritmetici, de comparare i logici n cadrul unor expresii (+, -, /,
*, &, >, <, =, >=, <=, <>, ^, parantezele rotunde, dar i cuvintele Betwen,
And, Oor, Xor, Eqv Imp, Mod, Not);

Constante: All, False, Null, True;

Funcii: de conversie, pentru tipurile de cmp Date/Time, Generale,
matematice (Math), pentru cmpurile Text.

Etape de lucru:
1. Se deschide tabela n modul de lucru Design.
2. Se selecteaz cmpul i se d click pe proprietatea Validation Rule iar n
coloana de valori se introduce expresia (Figura nr. 3.13. Exemplu de
validare a unui cmp de tip Date/Time).
3. La proprietatea Validation Text se va scrie mesajul de eroare ce trebuie afiat
n cazul n care, nu s-a respectat expresia din Validation Rule. n acest caz,
nu se mai afieaz mesajul de avertizare al sistemului i nu se permite
trecerea la urmtoarea introducere de date, pn nu se corecteaz eroarea.
4. Se iese cu salvare (butonul Save din bara de instrumente) pentru a salva
noile reguli ale bazei de date. n acest caz, cnd se va introduce o valoare n
cmpul cu regul de validare, valoarea va fi permis dac, expresia este
evaluat "True".
n exemplul urmtor pe cmpul data_incheierii, redefinit prin Caption

Data_contractrii la proprietatea Validation Rule s-a pus condiia de validare, ca datele
introduse s fie mai mici dect data curent prin expresia : <Date (). n execuie s-a ncercat
introducerea unei date mai mari, dect data curent. Sistemul nu permite aceast
introducere. De exemplu, pe cmpul data_scadent la proprietatea Validation Rule se putea
pune condiia: >="data_incheierii", situaie n care sistemul compar cele dou date, dac
nu se respect regula de validare, nu permite introducerea datelor.
Figura nr. 3.13. Exemplu de validare a unui cmp de tip Date/Time

3.5.3. Date cerute (Required)
Unele informaii dintr-un tabel sunt att de importante nct, nregistrarea ar fi

incomplet fr ele. Este cazul cmpurilor declarate cheie. n acest caz, operatorul va fi
obligat s introduc informaii n cmpurile respective, nainte de a prsi nregistrarea.
Etape de lucru:
1. Se d click pe numele tabelei n tabul Tables a ferestrei bazei de date i se alege
butonul Design.
2. Se merge n cmpul selectat, ce va conine informaii strict necesare.
3. n fereastra proprietilor cmpului respectiv, n modul Design se va seta
proprietatea Required pe Yes.
pentru a salva modificrile fcute tabelei.
Dac lipsesc datele din acel cmp, dup ce s-a setat proprietatea Required pe Yes,
Access va avertiza c datele existente afecteaz regulile de integritate pentru tabel, reguli
care tocmai au fost fcute. Dup ce s-a salvat tabela, se va merge napoi i se vor aduga
datele lips.
3.6. Coloan Lookup
3.6.1. Crearea cu Wizard
Exist situaii n care, se dorete s se selecteze informaiile dintr-o list predefinit.

n acest caz, se poate crea o coloan lookup care permite alegeri de date, cum ar fi telefonul
angajatului sau numele acestuia.
Etape de lucru:
1. Se d click pe numele tabelei din tabul Tables a ferestrei bazei de date i
2. Dac este necesar, se introduce numele cmpului sau se merge la un cmp
existent. Pentru tipul datelor se alege Lookup Wizard (Figura nr.3.14.
Fixarea Lookup Wizard).
3. Se deschide fereastra Lookup Wizard n care, se stabilesc opiunile de creare
a listei de selecie. Dac se alege opiunea I wan the lookup column to look
up the values n a table or query, datele pentru tabela de selecie se vor
prelua dintr-un alt tabel sau interogare. Dac se alege opiunea I will type n

the values that I wan se permite crearea unei noi liste de selecie (Figura nr.
3.15. Crearea listei pentru selecia datelor).
4. Dac datele se preiau dintr-o alt tabel, n pasul urmtor se alege tabela
(Fig nr. 3.16. Creare list cu preluare informaii din alt tabel).
5. Dac se opteaz pentru o list nou, n pasul urmtor se creaz lista (Figura
nr. 3.18. Crearea listei).
6. n pasul trei i patru a casetei de dialog Lookup Wizard, se selecteaz
cmpurile care s apar n lista lookup (Figura nr. 3.17. Selectare cmp
pentru preluare informaii) i se alege dac, s se ascund coloana cheie (de
obicei o coloan declarat cheie primar).
7. Prin comanda Finish Access, se va salva tabela. La deschiderea tabelei,
informaiile pentru coloana cu lookup vor fi preluate din list.
La introducera datelor n
cmpul Lookup Wizard se
deschide lista creat din care se
selecteaz informaia
Figura nr. 3.14. Fixarea Lookup Wizard
Figura nr.3.15. Crearea listei pentru selecia datelor

Fig nr. 3.16. Creare list cu preluare informaii din alt tabel
Figura nr. 3.17. Selectare cmp pentru preluare informaii
Figura nr. 3.18. Crearea listei

3.6.2. Proprietile coloanei Lookup
Dup ce s-a creat o coloan lookup, probabil se vrea s se modifice sau s se

verifice proprietile lookup pentru cmp.
Proprietile Lookup Column identific, sursa i organizarea pentru meniu (drop-
down). O proprietate important este Row Source, care poate fi o interogare sau o declaraie
SQL. Se poate redacta declaraia SQL dnd un click pe butonul () din dreapta csuei text
Row Source i apoi manipulnd interogarea, ca pe una normal.
Etape de lucru:
1. Se d click pe numele tabelei din tabul Tables a ferestrei bazei de date, apoi
2. Se alege cmpul lookup i se d un click pe tabul Lookup din seciunea Field
Properties din fereastra Table Design.
3. Prima proprietate, Display Control este de obicei setat pe Combo Box.
Aceasta permite s se acioneze o sgeat cu vrful n jos (care va afia o
list) sau s se introduc n interior valoarea. Dac se alege List Box, atunci
se pot executa doar selecii din list. Dac se alege Text Box, atunci se ignor
proprietatea lookup a cmpului i se permite introducerea valorii n cmp.
4. Dac s-a indicat lui Lookup Wizard s foloseasc o tabel sau o interogare
existent, a doua proprietate Row Source Type este Table/Query, iar a treia
proprietate va fi numele unei interogri sau a unei declaraii SQL care,
poate fi redactat dnd click pe butonul () din dreapta. Dac s-a introdus o
list de valori n Lookup Wizard, valorile ce pot fi redactate- apar n aceast
zon.
5. Opiunea Bound Column stocheaz n tabel valoarea din coloana specificat
n Row Source. S-ar putea s fie nevoie s se modifice proprietatea Column
Widths, astfel nct s se poat vedea toate coloanele din Row Source.
6. Se va da click pe butonul Close (X) din fereastra Table Design i se alege
Yes, pentru a salva modificrile fcute tabelei.
3.7. Hiperlegturi: Crearea cmpurilor
Hiperlegtura este un text sau un element grafic marcat special, pe care se execut
click pentru a merge la un fiier sau la o pagin HTML de pe Web sau de pe o reea Intranet
dar i pentru, a expedia un mesaj e-mail. ntr-un tabel al bazei de date se poate specifica un
cmp de date de tip hiperlegtur astfel nct, tot ceea ce va fi introdus n cmpul respectiv
va deveni o hiperlegtur. Ulterior, cmpul respectiv poate fi pus ntr-un formular. Prin

intermediul hiperlegturii pot fi accesate obiecte din bazele de date Access, documente
create n Word, Excel, Power Point i documente de pe Internet.
Cmpul de tip hiperlegatur conine text i numere din care este alctuit o adres
a hiperlegturii ce constituie calea ctre un obiect, document sau pagin Web. Poate fi de
asemenea o URL (Uniform Resource Locator) pentru adres de Internet.
Etape de lucru:
1. Se deschide un tabel n Design View, din tabul Tables a ferestrei bazei de
date.
2. n lista cmpului, se introduce numele pentru noul cmp al hiperlegturii.
3. Cu Tab se trece n coloana Data Type i se selecteaz ca tip al datelor-
hyperlink.
4. Se execut click pe butonul Close (X) din fereastra Table Design i se alege
Yes, pentru a salva modificrile fcute tabelului.
3.8. nregistrri utiliznd mti la introducerea datelor

(Input Mask)
La introducerea informaiilor, n cmpurile cu date de tip Text i Date s-ar putea s

se doreasc afiarea anumitor simboluri. De exemplu, un numr de telefon poate fi scris
utiliznd parantezele i liniua de unire. Se pot introduce manual acele simboluri n fiecare
cmp text sau se poate crea un Input Mask care le introduce automat. Input Mask verific
fiecare caracter, pe msur ce se introduce. Pentru a modifica expunerea unei nregistrri,
dup ce s-a introdus nregistrarea i s-a ieit din cmp, se poate formata cmpul.
Sfat: Input Mask Wizard prezint exemple pentru cele mai frecvente Input Mask pe
care utilizatorul le-ar putea dori. Acestea includ: numr de telefon, numr de securitate
social, coduri zip lungi, parole, valorile datei curente i orei.
Avertisment: Se va verifca s nu interacioneze Input Mask cu proprietile altor

cmpuri (cum ar fi Format, Default Value, Validation Rule i Required).
Etape de lucru:
1. Se d click pe numele tabelei din tabul Tables a ferestrei bazei de date, apoi
2. Se d un click pe cmp i unul pe proprietatea Input Mask din fereastra
Table Design. Aici se tasteaz masca de introducere a datelor. De exemplu,
dac la cmpurile de tip Date/Time, la masc se tasteaz 99/99/00;0 , n
foaia de lucru va aprea masca de forma __/__/__ la tastare introducndu-

se cte dou cifre pentru fiecare grup (lun, zi, an), ultimul grup se
convertete automat n 4 cifre, de exemplu dac s-a tastat 10 se convertete
n 2010.
3. Dac se dorete s se foloseasc un Input Mask predefinit, se d click pe
butonul Build din dreapta csuei text i se alege una din mostrele din Input
Mask Wizard; trecerea la etapa urmtoare se realizeaz prin butonul Next
(Figura nr. 3.19. Alegerea mtilor pentru cmpurile de tip Date/Time prin
Wizard).
Figura nr. 3.19. Alegerea mtilor pentru cmpurile de tip Date/Time prin Wizard
Figura nr. 3.20. Alegerea mtilor pentru cmpurile de tip text prin Wizard

4. n urmtorii doi pai ai lui Input Mask Wizard, se va alege caracterul liniu
de subliniere ( _ ) care va aprea pe msur ce, se tasteaz fiecare caracter
chiar dac, se dorete echiparea tabelei cu simboluri. Se alege butonul
Finish, cnd s-a terminat.
Varianta prezentat n Wizard creaz o masc de tipul 99/99/0000;0;_ care n

foaia de lucru va afia __/__/____. Aceast masc, oblig utilizatorul s tasteze luna i
ziua din dou cifre iar anul din patru cifre. n cel de-al doilea exemplu, aplicat unui cmp
de tip text pentru un numr telefonic, n proprietatea Input Mask se introduce urmtorul ir
de caractere !(999) 000-0000;0;_, masca rezultat n foaia de lucru va fi de urmtoarea
form (___) ___-____. Aa cum se observ, n exemplul din figura nr. 3.20. Alegerea
mtilor pentru cmpurile de tip text prin Wizard prefixul va fi alctuit din 3 caractere
care, se vor introduce ntre paranteze, se va tasta apoi un grup de trei caractere din numr i
apoi al doilea grup alctuit din patru caractere, cele dou grupuri de caractere fiind
desprite ntre ele, de o liniu de unire pe care o afieaz sistemul.
Sfat: n general este mai bine s nu se includ simboluri n tabele, deoarece

nregistrrile vor fi mai scurte.
Not: Se pot introduce caracterele Input Mask direct n caseta cu proprieti din Table
Design View. Pentru a cunoate caracterele acceptate, se d click pe caseta Input Mask
i se apas tasta F1.
3.9. Crearea unui index
3.9.1. Index bazat pe un singur cmp
Se poate crea un index ntr-o tabel dintr-un singur cmp, pentru a servi ca baz n
asigurarea unei valori unice n vederea executrii operaiei de sortare date sau pentru a
grbi gsirea i recuperarea nregistrrilor. Cnd se indexeaz un cmp, exist dou opiuni:
Yes (No Duplicates). Alegerea acestei opiuni presupune c, nu se vor face
introduceri de date cu aceeai valoare n mai mult de o nregistrare. Cmpul
respectiv se va folosi, de obicei, ca cheie primar.
Yes (Duplicates Ok) nseamn c, mai multe nregistrri pot s aib aceeai
valoare. Cmpul respectiv poate fi folosit, ca cheie extern.
Etape de lucru:
1. Se d click pe numele tabelului din tabul Tables a ferestrei bazei de date,

2. Se d click pe cmp n modul Design View a tabelelor i se seteaz

proprietatea Indexed din tabul General, pe una din opiunile Yes.
3.9.2. Crearea unui index compus
Access permite s se creeze indeci bazai pe dou sau mai multe cmpuri (pn la
10 cmpuri) dintr-o tabel. Un index compus este unic i poate fi folosit drept cheie
primar, sau poate fi folosit pentru a grbi sortarea ori cutarea datelor. Access nu permite
indexarea expresiilor. Un index pe mai multe cmpuri, poate fi i cheie extern.
Etape de lucru:
1. Se execut un click pe numele tabelei din tabul Tables a ferestrei bazei de
date, apoi se alege butonul Design.
2. Se d click, pe butonul Indexes din bara de instrumente.
3. Se tasteaz numele unui index, n coloana Index Name a ferestrei Indexes.
4. n coloana Filed Name, se va introduce primul cmp din index.
5. Se pot aduga cmpuri adiionale sub acea linie, fr s se numeasc un alt
index.
Pentru a nltura un index, se d click din nou pe butonul Indexes, se selecteaz
rndurile componente ale indexului i se alege Delete. Access va solicita mai mult timp
cnd caut sau sorteaz un cmp neindexat. Dac nu exist indeci n tabel, Access
aranjeaz nregistrrile, n ordinea n care au fost introduse.
3.9.3. Index: Setarea proprietilor
Indexul dintr-o baz de date opereaz, exact ca indexul ntr-o carte. Indecii arat,
unde este localizat articolul cutat. Indecii sunt n mod particular, importani ntr-un numr
de operaii cu baza de date. Ei grbesc gsirea i sortarea informaiilor cnd, se execut
acele operaii mai tarziu i de asemenea modific imaginea sortat a tabelei. Indecii sunt
necesari pentru, a stabili legtura datelor dintr-un cmp a unei tabele, cu un alt cmp dintr-o
alt tabel.
Etape de lucru:
1. Se d un click pe numele tabelei n tabul Tables a ferestrei bazei de date,
2. Se d click pe butonul Indexes din bara de instrumente (Figura nr. 3.21.
Setarea proprietilor indecilor).

n fereastra Indexes se pot seta proprietile indexului: Index Name (PrimaryKey

dac indexul este cheie primar), Field Name (selectarea numelui cmpului index din lista
ataat), Sort Order (stabilete ordinea sortrii care poate fi cresctoare sau descresctoare).
Proprietile ce se pot seta n Index properties pentru index sunt Primary, Unique sau
Ignores Nulls. Opiunea Ignores Nulls, face indexul mai mic i grbete cutarea
nregistrrilor. Cele trei proprieti pot fi setate pe adevrat sau fals (Yes/No).
Figura nr. 3.21. Setarea proprietilor indexilor
n figura 3.21. Setarea proprietilor indexilor n cadrul tabelei contracte

furnizori cmpul nr_contract a fost stabilit cheie primar, ordinea sortrii fiind
cresctoare. Pentru acest cmp s-a stabilit ca valorile s fie unice, n plus s nu fie ignorate
valorile nule.
3.10. Tabele: Modificarea design-ului tabelelor
Pentru a modifica un tabel trebuie, s se selecteze acel tabel n fereastra bazei de

date i s se deschid n modul Table n Design View. Dup deschidere, se pot aduga sau
nltura cmpuri; modifica numele cmpurilor; aduga, modifica sau terge descrierile,
proprietile cmpurilor i relaiile tabelelor.
Avertisment: Se recomand atenie la modificarea tipului datelor unui cmp existent.

Cnd se schimb tipul datelor s-ar putea s se piard datele datorit nepotrivirii tipului
de date ales. Datele din cmpurile anterioare pot fi trunchiate sau ignorate complet.
Odat ce s-au ters sunt eliminate pentru totdeauna, de aceea se recomand s se
salveze baza de date sau tabele, nainte s se fac modificri n design-ul tabelor.
Etape de lucru:
1. Se d un click pe numele tabelei, n tabul Tables a ferestrei bazei de date,
apoi se alege butonul Design- avnd ca efect deschiderea tabelei n modul de
lucru Design.

2. Se fac modificrile sau adugirile n Table Design View.

3. Se alege Insert Rows pentru a se aduga cmpuri sau Delete Rows pentru a
nltura cmpuri.
4. Se alege View, Indexes pentru a crea sau modifica indecii tabelelor sau View
i apoi Properties pentru a aduga sau elimina proprietile tabelelor.
5. Se poate introduce orice proprietate a cmpului, selectnd dintre proprietile
de tip General cum ar fi Caption (titlu), Default Value (valoare predefinit),
Format (modul de afiare al informaiilor), Imput Maks (masca de
introducere), Validation Rule (regul de validare), Validation Text (text de
validare), Allow Zero Lenght (se permite lungimea zero), Required (valoarea
cerut) i altele.
6. Dup ce s-au terminat modificrile n tabel, se selecteaz File\Save pentru a
salva tabela modificat sau se selecteaz File\Save As, pentru a se crea o
nou tabel- diferit de cea iniial. Apoi se alege OK.
Access salveaz tabela pe disk. Dac s-a creat o nou tabel, numele acesteia va
aprea n tabul Tables, a ferestrei Database.

Access 2007 - Capitolul IV. Relaii ntre tabele
RELAII NTRE TABELE
4.1. Crearea relaiilor ntre tabele
Pentru tratarea simultan a informaiilor ce provin din mai multe tabele, un prim pas
n reunirea lor l constituie definirea relaiilor dintre tabelele bazei de date. Cnd se
definete o relaie ntre dou tabele (se creaz o legtur logic ntre acestea), valorile
cmpului de legtur din prima tabel trebuie, s fie aceleai cu valorile din tabela a doua a
relaiei. Pentru a crea o relaie, se impune ca n una sau n ambele tabele, valorile folosite n
relaie s fie unice. n mod normal, pentru a se realiza o legtur este folosit n tabela-
printe un index (de obicei cheia primar) iar n tabela-fiu un cmp (cheie strin).
Cmpul de legtur din tabela fiu, poate fi i cheie primar. n plus pe lng definirea
relaiei, se recomand s se seteze regulile de integritate referenial n caseta de dialog a
relaiei, prin bifarea opiunii Enforce Referenial Integrity. Cnd se aplic integritatea
referenial, se spune c nu se dorete nici o nregistrare n tabela fiu, fr corespondent n
tabela printe. Dac cheia strin are valoarea nul, articolul respectiv va fi interpretat ca
fiind neasociat. nregistrri fr corespondent apar cnd, nici o nregistrare din tabela fiu nu
este legat de tabela-printe. Dac se alege Cascade Update Related Fields, valoarea cheii
primare poate fi modificat de utilizator, iar valorile cheii strine din toate nregistrrile
corespondente n tabela-fiu, se modific automat. Dac se alege Cascade Delete Related
Records, se va terge orice nregistrare fiu corespondent, cnd se terge nregistrarea
printe. Dac nu se alege niciuna dintre ele, n timp ce este aplicat integritatea referenial,
nu se va putea s se acioneze asupra cmpului ID (cheie primar) sau s se tearg
nregistrri din tabela printe, atta timp ct exist nregistrrile-fiu corespondente.
Etape de lucru:
1. n panglica de instrumente Database Tools, se d un click pe butonul
Relationships- pentru a deschide fereastra Edit Relationships.
2. Sistemul deschide fereastra Design Relationships Tools. n interiorul acesteia se
execut un click pe butonul Shou Table- care deschide fereastra cu acelai nume
n interiorul creia se gsesc opiunile Tables i Queryes. Se fixeaz cursorul pe
opiunea Tables i pe unul din tabelele trecute n list, se alege butonul de
comand Add. Tabelul selectat va apare n fereastra Relationships. Se continu

selecia pentru toate tabelele i interogrile ntre care se dorete realizarea de

relaii.
3. Din panglica de instrumente Relationships, se alege comanda Edit Relationships
care deschide fereastra de editare a relaiilor.
4. n cadrul ferestrei Edit Relationships, n caseta de editare Table/Query se
selecteaz tabela printe, iar din lista aferent- cmpul cheie primar.
5. n caseta etichetat Related Table/Query din cadru aceleai ferestre, se
selecteaz tabela fiu i cmpul de legtur.
6. Acelai efect se obine dac n fereastra Relationships se d un click pe un cmp
al unei tabele i se trage cursorul pe cmpul de legtur din tabela
corespondent. Pentru a se selecta restul proprietilor, se execut dublu click pe
legtura creat, avnd ca efect afiarea ferestrei de editare Edit Relationships.
Aici se verific i se corecteaz, legtura creat ntre cele dou tabele.
7. n jumtatea inferioar a ferestrei, se vor alege opiunile pentru integritatea
referenial (Enforce Referential Integrity) i modul de acionare a tabelei-fiu cu
posibilitatea modificrii cheii primare n tabela printe (Cascade Update
Related Fields) sau tergerea nregistrrilor corespondente n tabela fiu
(Cascade Delete Related Records). A se vedea Figura nr.4.1. Crearea relaiei
ntre dou tabele. n acest exemplu a fost creat Relaia 1-N ntre 2 fiiere cu
reguli de integritate referenial, corectare automat a cheilor externe i
posibilitatea includerii n interogri, a tuturor articolelor din tabela printe. n
partea inferioar a ferestrei, va fi afiat tipul de relaie creat: One To One; One
To Many; Many To Many.
Figura nr. 4.1. Crearea relaiei ntre dou tabele
8. Se alege butonul de comand Join Type pentru a selecta tipul de asociere.

Fereastra de dialog ce se deschide i este etichetat Join Properties conine trei

butoane de opiune. Opiunea 1 definete o asociere intern (inner join),

opiunea 2 definete o asociere extern stnga (left-outer join), opiunea 3
definete o asociere extern dreapta (right-outer join).
9. Se termin crearea relaiei alegnd comanda OK i nchiznd fereastra relaiilor.
Relaia este reprezentat printr-o linie ntre dou tabele. Se poate selecta o relaie i
se apas tasta Delete pentru a o terge. Se poate da click-dreapta pe linia relaiei pentru a
vedea meniul shortcut i selecta Edit Relationships, pentru a deschide caseta de dialog
Relationships sau pentru a terge relaia.
n Access se accept relaii de tipul:

One To One (1-1), unei nregistrri din tabela printe i corespunde o singur
nregisrare n tabela copil. Se obine dac n ambele tabele, cmpul de legtur este
declarat cheie primar. De exemplu: n Fig nr. 4.2. Relaia ntre dou cheii
primare (1-1) fiierul Produse este n legtur 1-1 cu fiierul vnzri. Legtura
ntre cele dou s-a realizat prin cmpul codp declarat n ambele fiiere cheie
primar.
Figura. nr. 4.2. Relaia ntre dou cheii primare (1-1)
One To Many (1-N), unei nregistrri din tabela printe (A) i corespund una sau
mai multe nregistrri n tabela copil (B). n acest caz n tabela printe cmpul de
legtur este cheie primar, iar n tabela copil acest cmp este cheie strin. De
exemplu: In figura nr. 4.3. Relaia ntre o cheie primar i o cheie extern (1-N)
fiierul Furnizori are cheia primar cod_furnizor i este considerat fiier printe.
Fiierul Contracte f este fiierul fiu, are cheia primar nr_contract, dar legtura
cu fiierul printe se realizeaz prin intermediul cmpului cod_furnizor tratat drept
cheie extern.
A B
Fiura nr.4.3. Relaia ntre o cheie primar i o cheie extern (1-N)

Many To Many (N-N), atunci se definete un al treilea tabel denumit tabel de

jonciune, avnd rolul de a sparge relaia N-N n dou relaii de tipul 1-N. n tabelul
de jonciune se vor crea dou cmpuri de tip Number i dimensiune Long Integer.
Primul cmp va prelua, prin copiere, cheia primar a tabelei A, iar cel de-al doilea
cmp va prelua cheia primar a tabelei B. Aceste cmpuri vor juca rolul de chei
strine pentru tabelele A i B. Cheile primare ale tabelelor A i B definesc
mpreun biunivoc o pereche de articole provenite din cele dou tabele. n tabela de
jonciune se mai pot defini i alte cmpuri care nu se gsesc n tabelele A sau B.
Tabelele A i B se vor transforma n tabele printe, iar tabelul de jonciune va
deveni tabelul copil, comun celor dou tabele printe (Figura nr. 4.4. Realizarea
tabelului de jonciune).
Cheie Cheile sunt de tip Number- Cheie

Auto Number Long Integer Auto Number
A C B
TabelA ID TabelA ID TabelB ID
Cmp1 A TabelB ID Cmp1 B
Cmp2 A Cmp1 C Cmp2 B
Cmp3 A . Cmp3 B
. . Cmp4 B
. . .
. CmpN C .
Tabelul de jonciune
Figura nr. 4.4. Realizarea tabelului de jonciune
Not. Access permite asocieri intriseci folosite la cutrile recursive n cadrul aceluiai
tabel. n acest caz se creaz o relaie ntre un cmp al unei tabele i un alt cmp din cadru
aceleai tabele. Pentru a crea acest tip de relaie tabelul respectiv se va afia de dou ori
n fereastra Relationships. Tabelul copie va avea acelai nume la care se adaug extensia
_1
Selectarea opiunii Enforce Referential Integrity (Integritii refereniale) va asigura

efectuarea urmtoarelor verificri:
1. n cmpul cheie strin a tabelului asociat, pot fi introduse numai valori ce aparin
mulimii de valori a cheii primare din tabelul printe. Se permite totui introducerea
unei valori nule (necompletarea valorii din cmpul cheie strin). Articolul
respectiv va fi interpretat, ca fiind neasociat. n cazul nerespectrii acestei reguli, se
va afia o fereastr de eroare.
2. Dac unui articol din tabelul printe i corespund unul sau mai multe articole n
tabelul asociat (copil), utilizatorul nu poate terge acel articol din tabelul printe.

Dac totui se ncearc efectuarea acestei operaii, Access va afia o fereastr de

eroare. Aceast verificare poate fi abrogat, dac se va selecta cutia de validare
Cascade Delete Related Records (tergerea n cascad a articolelor asociate).
3. Dac unui articol din tabelul printe i corespund unul sau mai multe articole n
tabelul asociat, atunci valoarea cheii primare nu poate fi modificat. i aceast
verificare poate fi abrogat dac, se va selecta cutia de validare Cascade Update
Related Field (Actualizarea n cascad a cheilor asociate). n acest caz, o actualizare
a cheii primare va actualiza automat, valorile cheilor externe asociate din tabelul
copil.
4.2. Tipurile de asocieri (Join Type) permise ntre tabele

Sunt permise urmtoarele tipuri de asocieri:
Asocierea Innes join (intern) este acea asociere n care, articolele provenite din
dou tabele sunt combinate i adugate n rezultatele unei interogri numai atunci,
cnd valorile din cmpurile asociate sunt egale (Tipul de asociere implicit).
Asocierea Left-outer join (extern stnga) este acea asociere n care toate articolele,
provenite din membrul stng al relaiei (tabelul printe) sunt adugate la rezultatele
unei interogri indiferent dac au sau nu articole asociate (n tabela fiu). Din tabela
fiu se vor prelua doar acele articole care au corespondent n tabela printe.
Asocierea Right-outer join (extern dreapta) este acea asociere n care toate
articolele, provenind din membrul drept al relaiei (tabelul fiu asociat) sunt adugate
la rezultatele unei interogri, chiar dac exist articole care nu corespund nici unui
articol din tabelul primar (printe), respectivele nregistrri au cheia extern nul.
Asocierea Self join (autoasociere) se poate utiliza pentru cutri recursive n cadrul
aceluiai tabel. n acest scop se duplic tabelul i se realizeaz o relaie de tip 1-N,
ntre dou cmpuri de acelai tip.
Observaie:
Dac numrul tabelelor i interogrilor din fereastra relaiilor este prea mare,
elementele neeseniale pot fi ascunse (nu se terge relaia sau tabelul). n acest scop se
selecteaz obiectele care se doresc a fi ascunse iar din Design/ Relationships Tools se
va executa un click pe butonul Hide Table.
n cazul n care se dorete vizualizarea tuturor relaiilor din baza de date curent, se va
efectua un click pe butonul All Relationships. n fereastra de editare a relaiilor, vor
aprea toate relaiile ascunse anterior.
Dac se dorete vizualizarea relaiilor specifice unui anumit tabel, se va executa un
click pe tabelul respectiv, dup care se va executa un click pe butonul Direct
Relationships.
Pentru a crea relaii, se pot folosi att tabele ct i interogri. n cazul interogrilor,
impunerea integritii refereniale este irelevant.

4.3. nregistrri
4.3.1. tergerea unei coloane cu nregistrri
Cnd datele dintr-o coloan de nregistrri nu mai sunt necesare, pot fi terse.
Deoarece toate informaiile din coloana respectiv sunt pierdute pentru toate articolele, se
recomand verificarea necesitii acelor informaii, naintea operaiei de tergere. Va fi greu
s se gseasc i s se recupereze, o coloan tears din greeal.
Etape de lucru:
1. Se d click pe numele tabelei din chenarul Tables a ferestrei bazei de date, se alege
apoi butonul Design. Se deschide tabela n modul de lucru design.
2. Se d click pe un cmp de date din cadrul articolului care se dorete a fi ters i apoi
click pe butonul Delete Rows- n bara de instrumente.
Se solicit tergerea coloanei adresa
Figura nr 4.5. tergerea unei coloane cu date
Figura 4.6. Efectul tergerii unui cmp din structura tabelului
3. Dac se vrea tergerea definitiv a coloanei cu date, se alege opiunea Yes din
fereastra de confirmare a tergerii. Se va terge ntreaga coloan mpreun cu
toate informaiile respective. Din structura tabelului s-a eliminat un nume de
cmp (adresa). Efectul este c, n tabel cmpul ters a fost eliminat. n exemplul
de mai sus, cmpul intitulat adresa dup tergerea din structura tabelului, nu va
mai apare la editarea tabelului, a fost eliminat mpreun cu toate informaiile

introduse n acea coloan (Figura 4.6. Efectul tergerii unui cmp din structura
tabelului).
tergerea se poate efectua i n forma de vizualizare Datasheet a tabelului, dac se
selecteaz coloana prin antetul su i se apas butonul Delete din grupul de instrumente
Fields & Columns sau Delete Column- din meniul contextual.
4.3.2. Ascunderea coloanelor din tabele
n unele cazuri s-ar putea, s nu se doreasc s se vad toate coloanele foii de lucru.
Probabil expunerea este prea ntins, nu se introduc toate informaiile sau doar se solicit
numai anumite informaii relevante, pentru tema n studiu. n acest caz o parte din
coloanele foii de lucru, se pot ascunde. O alt opiune care s ajute s se lucreze cu mai
puine coloane, ar fi s se nghee coloanele necesare i s se ascund restul.
Etape de lucru:
1. Se deschide o tabel, o interogare sau un formular n Datasheet View.
2. Se d click dreapta pe capul de coloan i se alege comanda Hide
Columns. Coloana respectiv s-a ascuns, nu se mai vede n tabel (Figura
nr. 4.7. Ascunderea coloanelor).
Coloana
adresa
este
ascuns
Figura nr.4.7. Ascunderea coloanelor
3. Pentru a readuce o coloan ascuns la vedere, se folosete comanda

Unhide Columns din meniul contextual i se bifeaz denumirea cmpului
care se dorete a fi scos din ascundere- n caseta de validare Unhide
Columns. n exemplul prezentat este ascuns cmpul adresa, prin bifarea

lui n caseta de validare va fi scos din ascundere (Figura nr. 4.8. Scoaterea
din ascundere a coloanelor).
Se bifeaz
adresa
Figura nr. 4.8. Scoaterea din ascundere a coloanelor
4.4. nghearea expunerii unui cmp din tabel
Dac n baza de date exist un tabel extins, chiar mai extins dect ecranul, ar fi greu
de identificat la ce nregistrare se afl cursorul, atunci cnd se execut deplasarea spre
dreapta. Se pot nghea unul sau mai multe cmpuri astfel nct, ele vor rmne n partea
stng a ecranului, fiind vizibile.
Etape de lucru:
1. Se va deschide un tabel, o interogare sau un formular n Datasheet View.
2. Se plaseaz poiterul mouse-ului sub form de sgeat neagr cu vrful n jos,
pe capurile de coloan pentru a selecta una sau mai multe coloane adiacente.
3. Se alege comanda Freeze Columns din meniul rapid, avnd ca efect mutarea
coloanelor selectate n stnga tabelului, unde rmn fixate fr posibilitatea de a
fi remutate (Figura nr. 4.9A. i Figura 4.9B.).
Figura nr.4.9A. Tabelul nainte de mutarea coloanelor prin ngheare

Figura nr. 4.9B. Tabelul dup mutarea coloanelor prin ngheare
Astfel, dac se nghea o nou coloan, aceasta se va muta imediat dup ultima
coloan mutat prin ngheare. n acest exemplu cmpul nume, mutat prin ngheare, s-a
mutat dup cmpul e-mail. (Figura nr 4.10. Efectul mutrii dup o coloan ngheat).
Figura nr 4.10. Efectul mutrii dup o coloan ngheat
4. Pentru a dezghea coloanele, se alege Unfreeze All Columns din meniul

contextual. Coloana mutat rmne n aceeai poziie, dar este scoas din
ngheare astfel nct, urmtoarele mutri se vor efectua n faa acesteia (Figura
nr. 4.11. Scoaterea din ngheare i efectuarea de noi mutri).
Figura nr. 4.11. Scoaterea din ngheare i efectuarea de noi mutri

n exemplul anterior, coloana e-mail a fost scoas din ngheare permindu-se mutarea n
faa ei a altor coloane (cod_editur i nume).
4.5. Hyperlinks
4.5.1. Introducerea superlegturilor
Hyperlinks se pot introduce din site-urile Web sau din documentele calculatorului
sau reeaua utilizatorului. Tabelul de date prezint descrierea superlegturii ca un text
subliniat (Figura 4.11. Cmpul e-mail). Cnd utilizatorul d un click pe acel text, se
deschide programul de cutare sau aplicaia adecvat i se aduce documentul la vedere.
Trebuie s se creeze mai nti un cmp de superlegturi i apoi s se introduc
superlegtura (a se consulta Hyperlinks: Create Field n acea parte a crii referitoare la
Tabele i baze de date n modul Design)
Etape de lucru:
1. Se deschide un tabel, o interogare sau un formular n Datasheet sau Form View.
Figura nr. 4.12 Introducerea valorilor de tip Hyperlink
2. Se mut punctul de inserare n cmpul superlegturii.

3. Se introduce textul ce se dorete a fi expus pentru superlegtur, dac se dorete
furnizarea unei explicaii a adresei.
4. Se execut un click pe butonul Insert Hyperlink din bara de instrumente. Se
introduce calea UNC (cale i nume) sau adresa URL (adresa Web) n csua text
Link To File or URL.
5. Dac se dorete, se poate introduce explicaia n csua text Named Location in
File, apoi se alege butonul OK.
Not: Pentru a introduce o superlegtur bazat pe situaia din dosarul curent i nu pe o

cale absolut, se va bifa csua de verificare Use Relative Path For Hyperlink. Dac nu
se cunoate situaia documentului, se va alege butonul de rsfoire Browse din csua de
dialog Insert Hyperlink

4.5.2. Modificarea superlegturilor
Dac se dorete editarea unei superlegturi, utilizatorul va avea o problem cnd

execut click pe superlegtur, pentru c aceast operaie o activeaz. Va trebui s
foloseasc butonul drept al mouse-ului sau tasta Tab- pentru a pregti cmpul n vederea
redactrii.
Etape de lucru:
1. Se execut un click pe cmpul de tip superlegtur i se deschide meniul
contextual.
Figura nr. 4.13. Lansarea editorului Hiperlink
Figura nr. 4.14. Modificarea valorilor din cmpurile Hyperlink

2. Pentru a se introduce o nou descriere pentru superlegtur, se d un click

Hyperlink i din meniul contextual ce se va deschide se alege comanda Edit
Hyperlink, avnd ca efect afiarea casetei de dialog Edit Hyperlink (Figura nr.
4.13. Lansarea editorului Hiperlink).
3. n aceast caset se va introduce noua adres de Web Page, calea UNC sau
adresa URL n csua text Link to: E-mail Address.
4. Dac se alege opiunea Existing File or Web Page se pot selecta registre sau
fiiere din folderul curent, se poate ataa o pagin de cutri sau un fiier din
dreiverul curent.
5. Opional, se va putea introduce adresa n csua text Recently used e-mail
addresses:, apoi se selecteaz OK (Figura nr. 4.14. Modificarea valorilor din
cmpurile Hyperlink). .
4.5.3. Copierea unui cmp de tip Hyperlinks
Cmpul de tip superlegtur conine o descriere a unei adrese cum ar fi o URL

(Uniform Resource Locator) pentru o adres Web sau o UNC (Universal Naming
Convention) pentru adresa unui document. Adresa actual este stocat n interior, cu o
descriere care poate fi rsfoit de alii. Procedeul arat cum se copiaz o superlegtur din
orice aplicaie Office, n baza de date a utilizatorului.
Etape de lucru:
1. Se d click dreapta, pe un cmp de tip superlegtur.
2. Din meniul de contextual se alege Hyperlink, comanda Copy Hyperlink pentru a
executa copierea respectivei Hyperlink n Clipboard (Figura nr. 4.15. Copierea
legturii de tip Hyperlink).
Figura nr. 4.15. Copierea legturii de tip Hyperlink
3. Se merge la un alt cmp de tip superlegtur dintr-un tabel, interogare sau

formular i se d click pe butonul Paste- avnd ca efect copierea din Clipboard.

4.6. Obiectele OLE

Unul din punctele forte ale Access-ului este capacitatea acestuia de a accepta date
non-textuale. Acestea includ grafice, sunete, imagini video i dosare de aplicaii Windows.
De exemplu: ntr-o baz de date a angajailor se pot include tabele de tip rezumat despre
angajai unei firme, tabele create n Word sau Excel. Intr-o alt baz de date, se poate
introduce o imagine video. Se pot introduce texte i numere. Pentru a putea fi acceptate
date de tip obiect, mai nti, trebuie creat un cmp de tip OLE i apoi inserarea obiectului n
acel cmp (Figura nr.4.16. Fiier ce conine un cmp de tip OLE Object).
Etape de lucru:
1. Se deschide un tabel, o interogare sau un formular n Datasheet sau Form View
i se merge la un cmp cu date de tip OLE.
2. Se alege Insert Object pentru a afia caseta de dialog Insert Objects.
Cmp de tip obiect
Figura nr. 4.16. Fiier ce conine un cmp de tip OLE Object
Figura nr.4.17. Formular deschis n Form View pentru a selecta tipului obiectului ce se va
introduce n cmpul OLE Object

3. Dac trebuie s se creeze datele OLE, se va alege butonul de opiune Create

New iar n csua list Object Type se va da dublu-click pe tipul aplicaiei- ce se
dorete a fi creat. Se creaz i se salveaz datele de tip obiect (Figura nr.4.17.
Formular deschis n Form View pentru a selecta tipului obiectului ce se va
introduce n cmpul OLE Object).
4. Dac dosarul este deja pe disc, se va alege butonul de opiune Create from File
i se introduce localizarea i numele dosarului n csua text File.
5. Pentru editarea unui obiect OLE, se va da dublu-click ntr-un cmp de tip obiect.
Access va lansa aplicaia care a creat dosarul cu obiectul sau va schimba
butoanele barei de instrumente i meniul pentru a permite s se editeze datele
(Figura 4.18. Lansarea aplicaiei care a creat obiectul).
Figura 4.18. Lansarea aplicaiei care a creat obiectul
Not: Se poate merge mai nti la aplicaia ce conine obiectul i copia respectivul
obiect. Se merge apoi ntr-un cmp OLE dintr-o foaie de lucru sau formular i se depune
obiectul copiat acolo (cu Paste).
4.7. Operaii la nivel de baz de date

4.7.1. Duplicarea bazei de date
Este foarte importanrt s se copieze baza de date, pentru a se proteja datele. Prin
operaia de duplicare, access salveaz automat rezultatele pe disc, va aduga i datele
bazate pe interogri i alte aciuni efectuate de utilizator. De multe ori, copia aceasta este
singura protecie mpotriva pierderii datelor.
Se poate, de asemenea, copia fiierul bazei de date utiliznd oricare dintre
urmtoarele metode: Windows NT Explorer, Microsoft Backup, comanda MS-DOS COPY
sau oricare alt software care funcioneaz cu Windows.

Indicaie: Se recomand comprimarea bazei de date nainte de a o copia pentru a se

economisi spaiu pe disc.
Etape de lucru:
1. n fereastra Database, se execut un click pe butonul Open din banda cu
instrumente.
2. Se caut locaia fisierului folosind caseta de editare derulant Look in: i lista de
fiiere.
3. Se execut click dreapta pe numele fisierului i se alege din meniul contextual
comanda Copy.
4. Se d click dreapta pe caseta de listare n zona alb (cu alte cuvinte, nu se va da
click pe un fiier sau folder) i se alege comanda Paste.
Figura nr. 4.19. Duplicarea bazei de date
5. Numele fiierului copie (backup) va fi identic cu al bazei de date copiate

(originale) avnd ataat n fa Copy of ( Figura nr. 4.19. Duplicarea bazei de
date).
Not: Dac se folosesc caracteristicile de protecie Access, va trebui copiat din cnd
n cnd i fiierul cu informaiile workgroup. In Access 2007, numele obinuit este
SYSTEM.MDW.

4.7.2. Comprimarea bazei de date
Access stocheaz toate obiectele i datele ntr-un singur fiier. Prin tergerea
informailor din tabele i a tabelelor nsi, nu tot spaiul este refolosit eficient. Deci,
trebuie comprimat baza de date pentru a-i micora mrimea, s se nlture spaiul liber i
s se mbunteasc performanele. In timpul arhivrii, Access verific datele i valideaz
structura bazei de date. Pentru a comprima baza de date curent, se alege:
Tools\Database Utilities\Compact Database.
Etape de lucru:
1. Se nchide baza de date curent i se determin utilizatorii conectai s i
nchid legtura cu baza de date- care urmeaz a fi comprimat.
2. Se alege OfficeButton\Accept Options.
3. Se execut un click pe Current Database\Application Options i se bifeaz
ceck boxul Compact on Close.
4. Se salveaz seleciile, acionnd butonul OK. La salvare, baza de date
curent va fi compactat.
5. n vederea selectrii pentru compactare a altei baze de date, se acioneaz
Office Button, se selecteaz opiunea Mange i se alege Mange this
database care deschide fereastra Database to Compact Form.
Figura nr. 4.20. Selectarea bazei de date pentru compactare
6. Se introduce numele, calea (discul) i folder-ul pentru baza de date ce va fi

comprimat n csua File name: apoi se alege butonul Compact. Rezult o
baz de date compactat care, va ocupa mai puin spaiu pe disc (cu acelai
nume) (Figura nr. 4.20. Selectarea bazei de date pentru compactare).

7. Acionnd butonul Tools se pot seta proprietile bazei de date selectate.

Opiunea Advanced deschide fereastra pentru a stabili atributele bazelor de
date compactate (Figura nr. 4.21. Setarea proprietilor i atributelor
pentru bazele de date compactate).
Figura nr. 4.21. Setarea proprietilor i atributelor pentru bazele de date compactate
Not: Dac s-au ters nregistrrile la sfritul unei tabele care conine cmpul
AutoNumber, Access, n mod normal, sare peste aceste numere. Cnd se comprim o
baz de date, Access reseteaz cmpul AutoNumber astfel nct urmtoarea nregistrare
adaugat este cu unu mai mare dect cel mai mare AutoNumber existent n fiier.
Comprimarea mbuntete eficiena bazei de date.


Access 2007 - Capitolul V. Formulare
FORMULARE
5.1. Scopul formularelor n Access
Formularele (Forms) reprezint interfaa principal dintre utilizator i aplicaiile

Access, se folosesc n general pentru introducerea datelor i pentru vizualizarea lor ntr-o
manier atractiv. Informaiile tiprite pot fi grupate, filtrate, sortate, se pot obine
rezultate sintetice cum ar fi subtotalurile i totalurile.
Elementele ce se adaug unui formular se numesc controale. Controalele pot fi
grafice, etichete de text, imagini i alte elemente statice, care nu se schimb cnd se trece
de la o nregistrare la alta; se poate aduga, de asemenea, caseta de editare care ns se
schimb de la o nregistrare la alta. Controalele pot fi folosite att pentru introducerea
datelor i vizualizarea lor dar i pentru efectuarea i afiarea unor calcule. Controalele pot
fi butoane ce efectueaz diferite aciuni; depozite ca subformularele (datasheet grid de
nregistrri legate de formularul principal); obiecte care fac introducerea i vizualizarea
datelor mai uoar, cum ar fi calendarul, ActiveX, Spinner i alte controale obinuite.
In general, un control se adaug unui formular prin aciunea drag and drop din
Field List (se poziioneaz cursorul mouse-ului pe control i innd apsat butonul stnga,
se trage controlul n locul unde se dorete s apar, apoi se elibereaz fixndu-se n acea
poziie) sau folosind ToolBox, n modul de lucru n Design View. Fiecare control se
plaseaz ntr-o seciune dintr-un raport sau formular. In funcie de seciune controlul va
aparea: o dat; pe fiecare pagin; de fiecare dat cnd un grup se schimb; sau la fiecare
nregistrare.
Formulare sunt utile n:
cutarea, afiarea i editarea datelor;
introducerea datelor ntr-o baz de date;
tiprirea datelor;
selectarea unor opiuni prin intermediul formularului. Formularul creat poate avea
atributele unei casete de dialog (casete de editare, casete combo, butoane de
opiune i butoane de comand ca de exemplu OK i Cancel);

furnizarea unei metode de lansare n execuie i deschiderea altor elemente ale

unei baze de date, ca de exemplu rapoarte, alte formulare etc.
Un formular este compus din trei pri:
1. antetul;
2. zona de detaliu; i
3. subsolul.
n antet se include numele formularului, sigla firmei (opional), i capul de tabel.
n zona de detaliu sunt prezentate datele. n subsol sunt prezentate, de regul, informaii
statice, care un se schimb cu fiecare nregistrare editat. De regul, orice formular
afieaz doar un singur articol, astfel c probabilitatea de a introduce informaii eronate
scade substanial. Pentru crarea unui formular pot fi utilizate butoanele furnizate de de
panoul Navigation. Butoanele pentru crearea formularelor sunt grupate sub denumirea
Forms. Acestea sunt:
MainForm (Form);
Split Form;
Multiple Items;
PivotChart;
Blank Form;
More Forms compus din:
i. Form Wizard;
ii. Datasheet;
iii. Modal Dialog;
iv. PivotTable.
Form Design.
Prin acionarea oricruia dintre aceste butoane, dup ce n prealabil a fost selectat
sursa de date, se obine o variant de formular, care ulterior poate fi mbuntit cu
ajutorul controalelor i a proprietilor la nivel de formular, seciune, component a
formularului.
5.2. Creare formular
5.2.1. Creare formular cu instrumentul Form
Instrumentul Form se utilizeaz pentru a crea un formular printr-un singur click

de mouse. n aceast variant toate cmpurile din sursa de date se vor plasa n formular.
Formularul astfel creat poate fi utilizat sau se poate modifica n Layuot View sau Design
View.
Etape de lucru:

1. n panoul Navigation se execut un click pe eticheta Create i apoi pe

butonul Form din grupul de butoane Forms creindu-se un MainForm
(Figura 5.1. Comanda de creare formular cu instrumentul Form);
Figura nr. 5.1. Comanda de creare formular cu instrumentul Form
2. Programul Access creaz formularul i l afieaz n Layout View (Figura

5.1. Formular creat cu Form);
Figura nr. 5.2. Formular creat cu Form
Figura nr. 5.3. Formular n care sursa principal este n relaie 1 la N cu un alt tabel
3. Dac sursa de date (tabelul principal) se afl n relaie 1 la N cu un alt tabel

se va crea un formular n care este ataat o foaie de date a tabelului copil

(Figura 5.3. Formular n care sursa principal este n relaie 1 la N cu un

alt tabel);
4. Dac sursa principal de date are ataate mai multe relaii, de tipul unu la
mai muli, n formularul care se creaz nu se va ataa nici o foaie de date.
5.2.2. Crearea formularelor cu instrumentul Split Form
Cu ajutorul acestui instrument se creaz un formular scindat oferind dou

vizualizri ale datelor n acelai timp (una formular i una foaie de date). Cele dou
vizualitri sunt conectate la aceeai surs de date i sunt sincronizate. Astfel de formulare
ofer beneficiile ambelor variante de vizualizare (localizare rapid a datelor i vizualizare
nregistrare).
Etape de lucru:
1. Se deschide tabelul sau interogarea surs;
2. Se activeaz eticheta Create;
3. Din grupul de instrumente Forms se selecteaz Split Form;
4. Formularul se creaz imediat i se afieaz n Layout View (Figura 5.4.
Formular creat cu Split Form);
5. n partea superioar se prezint nregistrarea gen coloan, iar n partea de
jos se prezint sub form de foaie de date. nregistrarea vizibil n partea
superioar va fi scoas n eviden i n partea inferioar;
6. Se nchide cu salvare.
Figura nr. 5.4. Formular creat cu Split Form
Observaie: Se pot insera controale n Layout View sau n Design View.

5.2.3. Crearea formularelor cu ajutorul instrumentului

Multiple Items
Cu ajutorul instrumentului Multiple Items se creaz formularele care afieaz

nregistrri multiple mai particularizate dect o foaie de date.
Etape de lucru:
1. Se selecteaz sursa de date (tabel, interogare sau alt formular);
3. Din grupul de instrumente Forms se selecteaz butonul Multiple Items care
lanseaz instrumentul cu acelai nume pentru a crea formularul;
4. Formularul creat va fi afiat n Layout i va conine, sub form de foaie de
date, toate nregistrrile din surs (Figura nr. 5.5. Formular creat cu
instrumentul Multiple Items);
5. Se execut un click pe butonul Save, iar n caseta de editare se introduce
nume pentru formularul creat;
6. Dac nchiderea se face din butonul Close fr a se fi executat, n prealabil,
salvarea, programul sugerez ca nume, pentru formular, numele sursei de
date;
7. Dac a mai fost creat un formular avnd aceeai surs de date, la numele
acesteia va ataa un numr.
Figura nr. 5.5. Formular creat cu instrumentul Multiple Items
Observaie: se pot aduga elemente grafice, butoane i alte controale.
5.2.4. Crearea unui formular PivotChart
Etape de lucru:
1. Se selecteaz sursa de date;


3. Din grupul de instrumente Forms se selecteaz butonul PivotChart avnd
ca efect deschiderea grupului de instrumente PivotChartTools, n modul de
lucru Design (Figura 5.6. Selectarea comenzilor de creare a unui formular
grafic);
Figura nr. 5.6. Selectarea comenzilor de creare a unui formular grafic
4. Programul afieaz macheta de creare a graficului i lista cmpurilor Chart

Field List preluate din sursa selectat;
5. Din Chart Field List se trag n gril cmpurile pentru filtrare, pentru axele
graficului i valoarea de reprezentat grafic;
6. Programul creaz automat graficul conform seleciilor (Figura 5.6.
Formular de tip PivotChart);
7. Se poate modifica oricare dintre elementele graficului schimbnd seleciile,
tipul de reprezentare, axele, titlul, agenda sau executnd cte un clik pe
aria ce se dorete a fi schimbat;
Figura nr. 5.6. Formular de tip PivotChart

5.2.5. Crearea unui formular cu instrumentul Blank Form
Se poate crea un formular necomplectat urmnd a fi aduse din Field List

cmpurile care se doresc a fi n formular i controalele necesare.
Etape de lucru:
1. Din panoul Navigation se acioneaz eticheta Create;
2. Din grupul de instrumente Forms se selecteaz butonul Blank Form avnd
ca efect afiarea n Layout a unui formular gol (Figura 5.7. Formularul
blank afiat n Layout);
Figura nr. 5.7. Formularul Blank afiat n Layout
3. Lng formular se deschide lista de cmpuri dndu-se posibilitatea

selectri acestora i introducerii n formular. Pentru a insera un cmp se
execut dublu click pe el sau se trage cu mouse-ul (Figura 5.8. ncrcarea
datelor din Field List n Form Blank);
Figura nr. 5.8. ncrcarea datelor din Field List n Form Blank
4. n acest mod de lucru, se pot insera controale s-au se deschide modul de

lucru Design pentru a-i mbuntii aspectul;

5. Formatarea poate fi schimbat din Autoformat, iar din lista de proprieti se

pot modifica proprietile obiectelor inserate n formular.
Observaie: Cmpurile inserate n formular pot s fie din tabele diferite, dar s existe
relaie ntre ele. n exemplul din figura nr 5.8. primele 2 cmpuri sunt preluate din tabelul
CATEGORIE, iar restul din tabelul PRODUS. Dac n cadrul aceleai categorii sunt mai
multe produse, se schimb categoria doar atunci cnd s-au vizualizat toate produsele
categoriei respective.
5.2.6. Crearea unui formular cu Form Wizard
Cu ajutorul instrumentului Form Wizard se creaz rapoarte asistate. Se creaz mai

nti raportul de baz dup care se deschide n Layout sau Design i se adaug controale,
se schimb aspectul.
Etape de lucru:
1. Se activeaz eticheta Create, din grupul de butoane More Forms se
activeaz Form Wizard i se selecteaz sursa de date prin intermediul
casetei de editare Tables/Queries (Figura 5.9. Activarea Wizard-ului
pentru forme);
Figura nr. 5.9. Activarea Wizard-ului pentru forme
2. Se trece la etapa urmtoare acionnd butonul Next, iar din noua fereastr
se selecteaz cmpurile pentru formular trecndu-se n fereastra Selected
Fields (Figura nr. 5.10. Selectarea cmpurilor pentru formular);

Figura nr. 5.10. Selectarea cmpurilor pentru formular
3. Se deschide a treia fereastr Wizard, acionnd butonul de comand Next,

pentru alegerea modului de afiare a datelor n cadrul formularului (Figura
5.11. Selectarea variantei de afiare date);
4. n urmtoarea fereastr Wizard se stabilete stilul de prezentare selectndu-
se unul existent din lista Form AutoFormats (Figura 5.12. Selectarea
stilului de prezentare);
5. Acionnd Next se trece la fereastra prin care se stabilete nume pentru
noul formular i se selecteaz modul de deschidere a formularului (n
Design pentru a se efectua eventualele modificri sau n execuie) (Figura
5.13. Atribuire nume);
6. La acionarea butonului Finish se obine formularul conform seleciilor
realizate (Figura 5.14. Model de form realizat cu Wizard);
Figura nr. 5.12. Selectarea stilului de

Figura nr. 5.11. Selectarea variantei de prezentare
afiare date
Figura nr.5.13.
Atribuire nume
Figura nr. 5.14. Model de form realizat cu Wizard
5.2.7. Creare formular Datasheet
Pentru a crea un formular de tip foaie de date se selecteaz un tabel, o interogare

sau un alt formular ca surs a datelor i apoi se acioneaz butonul Datasheet.
Etape de lucru:
1. Se selecteaz sursa de date, nu este obligatoriu s fie deschis este suficien
s fie cursorul fixat pe ea;
2. Se acioneaz eticheta Create, iar din grupul de instrumente More Forms
se execut un click pe butomul Datasheet;
Numrul 1 ataat la denumirea surei de date (un form)
Figura nr. 5.15. Creare formular Datasheet avnd ca surs un alt formular

3. Se va afia formularul sub form de foaie de date avnd numele sursei i

un numr ataat. n exemplu prezentat sursa a fost un alt formular realizat
n prealabil cu Wizard, numele formularului fiind PRODUS_WIZARD s-a
ataat doar nr 1 (Figura 5.15. Creare formular Datasheet avnd ca surs
un alt formular);
4. Se nchide noul formular cu sau fr salvare.
5.2.8. Creare formular de tip Tabel Pivot
Tabelele Pivot sunt utilizate pentru analiza datelor n diferite variante: detaliat sau
centralizat pe baza anumitor criterii.
Etape de lucru:
1. Se deschide sursa de date care poate fi tabel, interogare, formular;
2. Din grupul de instrumente More Forms se selecteaz PivotTable pentru a
lansa n lucru utilitarul care va realiza crearea Tabelului Pivot (Figura
5.16. Lansarea crearii formularului de tip Tabel Pivot);
3. Programul deschide sursa de date ntr-un PivotTable Field List i macheta
de realizare a Tabel-ului Pivot;
4. Din Pivot Table Field List se trag n machet cmpurile care vor constitui
coloanele tabelului, liniile tabelului, cmpurille de filtrare i datele de
prezentat n detaliu. Se recomand ca datele care se trec n zona Detail
Field s fie numerice deoarece asupa lor se pot aplica funcii de nsumare
sau centralizare. De exemplu, dac n macheta tabelului s-a tras Categorie
pentru coloane, Pre pe linii i Cantitate la Detail se obine un formular de
tip Tabel Pivot conform figurii nr. 5.17. Formularul Tabel Pivot fr
filtrare;
Figura nr. 5.16. Lansarea crearii formularului de tip Tabel Pivot

Figura nr. 5.17. Formularul Tabel Pivot fr filtrare
5. n cazul n care se dorete realizarea unei filtrri, la nivel de linie, se

fixeaz cursorul pe sgeata de la Pre (preul furniznd datele pentru linie)
i se deselecteaz toate casetele de bifare n afara celor care se doresc s
apar n raport (de exemplu: 50, 140, 400). Raportul se restrnge artnd
doar produsele care au aceste preuri (Figura 5.18. Filtrarea dup pre);
Figura nr. 5.18. Filtrarea dup pre
6. O alt selecie se poate realiza la nivel de Categorie (pe coloan)

deschiznd lista categoriilor i deselectndu-le pe cele care nu se doresc a
fi vizualizate;
7. Pentru filtru la nivel de tabel se tage n zona Drop Filter unul din
cmpurile sursei de dare. Se deschide lista de valori ataat acestuia i se
selecteaz doar cele care intereseaz. Tabelul i va schimba forma

prezentnd attea coloane i linii cte a gsit conform filtrului realizat

(Figura 5.19. Filtrarea dup NumeProdus);
8. Deoarece sursa a fost un alt formular cu numele FormBlank noul formular
va avea numele FormBlank1 dac nu se schimb la salvare;
9. Se salveaz tabelul creat i se nchide.
Figura nr. 5.19. Filtrarea dup NumeProdus
5.2.9. Creare formular de tip Modal Dialog
Varianta de creare a formularului Modal Dialog implic colaborarea cu Visual

Basic. n formularul ce se creaz, cu aceast variant, se fixeaz automat dou butoane
(OK i Cancel). Funcia celor dou butoane nu este creat dect dac se scrie procedura
de lucru sau se realizez un macrou n Visual Basic.
Etape de lucru:
1. Se deschide sursa de date;
2. Se activeaz eticheta Create i butonul Modal Dialog din grupul de
instrumente More Forms avnd ca efect deschiderea unei forme n Design
care va avea ataate doar cele dou butoane i Field List pentru selectarea
cmpurilor. In gril este prezentat doar zona Detail (Figura 5.20.
Formular iniial Modal Dialog);
3. Din Field List se execut dublu click pe cmpurile care se doresc a fi duse
n formular (Figura 5.21A. Inserarea cmpurilor n formular) ;
4. Dup inserarea cmpurilor se deschide formularul n Layout (Figura
5.21B. Vizualizare formular n Layout) ;

Figura nr. 5.20. Formular iniial Modal Dialog
Figura nr. 5.21A. Inserarea cmpurilor n formular
Figura nr. 5.21B. Vizualizare formular n Layout
Figura nr. 5.22. Realizarea funciei pentru buton

5. Se revine la Design, se activeaz lista de proprieti, se selecteaz un buton

din cele dou iar pe tabul Events la On Click se deschide fereastra Choose
Builder (Figura 5.22. Realizarea funciei pentru buton);
6. n cadrul acestei ferestre se opteaz pentru una din cele trei variante de
realizare a funciei pentru buton (Macro Builder - crearea unui macrou n
Visual Basic ; Expresion Builder Crearea unei expresii prin fereastra
Builder ; Code Builder scrierea secvenei de cod pentru procedur) ;
7. Se repet pasul pentru cel de a-l doilea buton ;
8. Se salveaz forma creat cu atribuire de nume i se nchide (Figura 5.23.
Atribuire nume formularului Modal).
Figura nr. 5.23. Atribuire nume formularului Modal
5.2.10. Creare formular n Design
Varianta cea mai complex de creare a formularelor este Designul. n aceast

variant, din start, se pot insera, pe lng cmpurile de date, butoane de control, Form i
Page Header, Form i Page Footer, se pot seta diferite proprieti.
Etape de lucru:
1. Se selecteaz un tabel ca surs a datelor;
2. Din panoul Navigation se activeaz eticheta Create, iar din grupul de
instrumente Forms se execut un click pe butonul Form Design avnd ca
efect deschiderea formei design pentru realizarea formularului i
deschiderea tabelelor bazei de date n Field List (Figura nr. 5.24. Lansarea
operaiei de creare a formularului n Design);
Figura nr. 5.24. Lansarea operaiei de creare a formularului n Design

3. Din Field List se trag n designul formularului cmpurile care se doresc, n

ordinea i poziia dorit (Figura nr. 5.25. Inserarea cmpurilor din Field
List);
4. n vederea inserrii de controale se verific dac n modul Form Design
Tools, eticheta Design este selectat opiunea Use Control Wizards. n
cazul n care nu este selectat, controalele din grupul de instrumente
Controls un sunt active i un vor putea fi folosite (Figura nr. 5.26.
Activarea controalelor);
5. Dup activarea controalelor din grupul de instrumente Show/Hide, deschis
de eticheta Arrange, se selecteaz butoanele Page Header/Footer i Form
Header/Footer avnd ca efect inserarea header-ului i footer-ului de pagin
i formular;
6. Se revine la butoanele designului;
7. Sub Form Header se pot insera: sigla fimei, nume pentru formular, data
curent i eventual un buton pentru operare la nivel de formular;
8. Sub Page Header se insereaz numrul de pagin;
9. n zona de detaliu se insereaz un subformular, butoane de navigare i
butoane de operare la nivel de articol (Figura nr. 5.27. Realizarea
formularului n Design cu inserare de subformular i Figura nr. 5.28.
Execuia unui formular realizat n Design );
Figura nr. 5.25. Inserarea cmpurilor din Field List
Aceast etichet
trebuie s fie
selectat
Figura nr. 5.26. Activarea controalelor

La Form Header s-a inserat :

Sigl;
Nume form;
Data calendaristic;
Buton de operare la
nivel de Form.
Date formular
principal
Subformular n care
s-a inserat un
Text Box pentru
Valoare i s-a
schimbat culoarea
de fundal la calcul
Butoane de navigare i
Butoane de operare la nivel
de articol
Figura nr. 5.27. Realizarea formularului n Design cu inserare de subformular
Figura nr. 5.28. Execuia unui formular realizat n Design

10. Se pot insera alte controale care vor avea valoare la nivel de pagin sub
Page Footer sau la nivel de formular sub Form Footer;
11. Se nchide designul realizat cu salvare;
12. Pentru a-l lansa n execuie se d un dublu click pe numele lui (Figura nr.
5.28. Execuia unui formular realizat n Design).
Observaie: Se deschide lista de proprieti pentru a schimba proprietile obiectelor din

cadrul formularului.
5.3. Introducerea i editarea datelor cu ajutorul

formularelor
Formularele faciliteaz introducerea datelor i prezentarea nregistrrilor. n

formulare se pot insera butoane pentru rularea macrocomenzilor, tiprirea rapoartelor sau
crearea etichetelor. Opiunile depind de proiectul aplcaiei. Datele introduse n baza de
date prin intermediul formularelor sunt verificate de programul Access care verific
automat erorile la intrri. Un formular poate fi deschis n modurile de lucru Form, Design
sau Layout. Modul de vizualizare Form permite s se vad toate informaiile asociate
unei nregistrri. Modul Design permite s se modifice design-ul unui formular. Modul
Layout permite s se vad att informaiile asociate unei nregistrri ct i efectuarea de
modificri n cadrul formularului.
Etape de lucru:
1. Se activeaz bara Forms din cadrul panoului Navigation;
2. Se selecteaz unul din formulare i se deschide executnd dublu click pe
el;
3. Pentru a se permite introducerea de date se va selecta fie butonul Form
View, fie Layout View;
4. Se execut un click pe butonul de operare la nivel de articol New Record
(dac a fost inserat un astfel de buton n formular) sau din banda Record a
formularului;
5. Se introduc datele pentru articolul care se va insera;
6. Deplasarea la cmpul urmtor se realizeaz cu tasta Tab, iar la cmpul
anterior cu tastele Shift +Tab;
7. Se salveaz nregistrarea creat acionnd butonul Save din cadrul
formularului;
8. Se poate solicita inserarea unui nou articol acionndu-se din nou butonul
New Records;

9. Se poate terge o nregistrare din formular editnd nregistrarea respectiv

i acionnd butonul de tergere, din cadrul formularului (dac un astfel de
buton a fost inserat) sau butonul Delete Record din grupul de butoane
deschise de eticheta Home, i apoi confirmarea tergerii prin butonul
butonul de comand Yes.
5.4. Modificarea proprietilor unui formular
n formulare, asemenea rapoartelor, se pot aduga elemente de control de legtur

i elemente de control fr legtur. Elementele de control de legtur sunt cmpurile de
date, butoane de aciune asupra nregistrrilor, butoane de navigare, casetele de editare.
Elementele de control fr legtur sunt casetele text; butoane de operare la nivel de
formular, raport, aplicaie; etichete; imagini; linii; ComboBox i altele. n modul design
unele dintre elementele de control (de exemplu cmpurile de date i Text Box) au 2 pri:
elementul propriu zis i eticheta corespunztoare. Mutnd elementul de control se mut i
eticheta corespunztoare.
Etape de lucru:
1. Se deschide n modul Design sau Layout formularul ale crui proprieti se
doresc a fi modificate;
2. Se activeaz etichetele Design sau Layout;
3. Se selecteaz elementul ale crui proprieti se doresc a fi modificate;
4. Punctele de manevrare ce apar n jurul lor pot fi folosite la redimensionare;
5. Pentru a elimina un element din Form, dup selectare, se apas tasta
Delete;
6. Pentru a schimba proprietile unui element, dup selectare, se activeaz
butonul Property Sheet, care deschide lista de proprieti a respectivului
element;
7. Se pot modifica i proprietile la nivel de formular;
8. Dup executarea modificrilor se nchide att lista de proprieti ct i
formularul.
5.5. Crearea unui formular de comand
n vederea crerii unui formular care s acioneze ca un meniu se procedeaz

astfel:
1. Se lanseaz modul Design de creare a formularelor;

2. Se inseteaz butoane de operare penrtru formulare (deschidere, tiprire,

nchidere formulare);
3. Se insereaz butoane de operare pentru rapoarte (Descidere, previzualizare,
tiprire;
4. Se insereaz butoane pentru lansarea n execuie a interogrilor (Run
Query) sau pentru tiprire tabele (Print Table);
5. Se insereaz un buton pentru nchiderea aplicaiei (Quit Application);
6. Se pot insera imagini grafice semnificative aplicaiei;
7. Se poate schimba fundalul grafic i redimensiona forma;
8. Se salveaz i se nchide.
Figura nr. 5.29. Butoane de aciune Figura nr. 5.30. Butoane de aciune la
La nivel de Form nivel de Report
Figura nr. 5.31. Butoane de aciune Figura nr. 5.32. Butoane de aciune
pentru tabele i interogri pentru inchiderea aplicaiei

De exemplu, formularul (Figura nr. 5.33. Formular de simulare meniu)
Figura nr. 5.33. Formular de simulare meniu
a fost creat n Design cu urmtoarea structur (Figura nr. 5.34. Designul unui formular
de simulare meniu):
S-a inserat
fundal grafic
S-au inserat
imagini grafice
Butoanele inserate
sunt de aciune la
nivel de Form i
Report
Figura nr. 5.34. Designul unui formular de simulare meniu


Access 2007 - Capitolul VI. Interogri i filtre
INTEROGRI I FILTRE
6.1. Introducere
Interogrile i filtrele sunt primele modaliti de a gsi i de a organiza datele. Un

filtru realizat pe baza datelor dintr-o tabel i salvat va putea fi folosit pentru alte
obiective dac este salvat ca interogare. Interogrile pot fi folosite pentru a rspunde la
diferite ntrebri, dar i ca fundament pentru formulare i rapoarte. O interogare este o
metod mai formal de cutare i filtrare; ea permite vizualizarea, modificarea i analiza
datelor n diferite moduri. Prin intermediul ei utilizatorul poate specifica cmpurile de
date din tabelele asociate pe care dorete s le vad, ordinea de afiare a cmpurilor,
criteriile de filtrare i de sortare a articolelor asociate. Access stocheaz designul unei
interogri, ruleaz interogarea i readuce setul de rezultate atunci cnd interogarea este
reapelat. Se pot selecta nregistrrile aplicnd un filtru i sortndu-le. Access pstreaz
ultimul filtru aplicat.
Crearea de interogri i filtre implic aciuni de sortare a datelor, alegerea
datelor, setarea criteriilor, selectarea tabelelor i cmpurilor. Interogrile sunt mai vaste
dect filtrele i se pot folosi pentru a aduga noi informaii, a terge i a modifica
nregistrri ntr-un tabel. De asemenea, cu ajutorul interogrilor se pot face calcule pe
diferite grupuri de articole. Crearea unei interogri presupune deschiderea bazei de date i
alegerea variantei de creare: Wizard; Design; Macro. Opiunea Design ( ) din
cadrul fiei Query Tools ( ) pune la dispoziie butoane pentru tipurile de

interogri ce se pot crea: selecie; aciune (creare tabel, adugare, modificare, tergere);
analiz ncruciat; unire a cmpurilor .a. (Figura nr. 6.1. Grupul de instrumente pentru
crearea interogrilor). n Access componenta numit cerere de interogare (Query) poate
fi de cinci feluri:
1. selecie (select);
2. analiz ncruciat (crosstab);
3. aciune (action);
4. SQL (Structured Query Language);
5. parametrat (parameter).

Figura nr. 6.1. Grupul de instrumente pentru crearea interogrilor
Interogarea bazei de date se poate realiza n mai multe variante:

prin vizualizarea n totalitate a coninutului tabelelor;
prin vizualizarea parial sau total a a coninutului tabelelor asociate pe baza
unor criterii de selecie i filtrare;
prin cereri explicite.
Rezultatul execuiei unei cererii este plasat ntr-o foaie de rspuns, asemntor foii de
date a unei tabele.
Crearea unei cererii de interogare se poate face n mai multe feluri:
proiectarea pas cu pas a cererii n modul de lucru design view (fereastr de
proiectare);
utiliznd instrumentul Wizard;
exprimarea cererii n limbajul SQL;
crarea unui filtru i salvarea acestuia ca cerere de interogare.
Avantajele oferite de modul de interogare prin cereri sunt:
selectarea nregistrrilor i a cmpurilor din tabele pe baza unor criterii impuse
de necesitile informaionale;
ordonarea rezultatelor dup anumite criterii;
introducerea unor cmpuri calculate pe baza unor formule ce folosesc ca
operanzi cmpuri existente n tabele;
posibilitatea determinrii de totaluri pe anumite cmpuri;
posibilitatea selectrii cmpurilor din mai multe tabele;
modularitatea cererilor, adic rezultatul unei cererii poate fi folosit ca intrare
pentru o nou cerere;
cererile de interogare pot fi folosite sub form de set al datelor pentru
formulare i rapoarte;
interogrile pot fi folosite pentru a selecta, aduga, terge i reactualiza
nregistrrile din baza de date;
posibilitatea generrii de reprezentri grafice pe baza unor cereri de tip analiz
ncruciat;
realizarea de copii de siguran pentru tabele.

6.2. Interogarea de selecie
6.2.1. Crearea cu Wizard
Pentru a crea o interogare n modul de lucru Wizard (interogare de selecie) se vor

parcurge urmtoarele etape:
Etape de lucru:
1. Din panglica cu instrumente se va selecta comanda Create care scoate n
eviden grupul de butoane pentru crearea cererilor de interogare Other
(Figura nr. 6.2. Fereastra pentru crearea unei noi interogri).
Selectarea
opiunii
Query
Wizard
Figura nr. 6.2. Fereastra pentru crearea unei noi interogri
2. n cadrul grupului se execut un click pe butonul Query Wizard avnd ca efect

deschiderea ferestrei New Query din care se va selecta tipul utilitarului de
lucru pentru:
a. Simple Query Wizard (interogri simple);
b. Crosstab Query Wizard (interogri de tip analiz ncruciat);
c. Find Duplicates Query Wizard (cutarea nregistrrilor duplicate);
d. Find Unmatched Query Wizard (Figura nr. 6.3. Prima fereastr
Wizard pentru interogri).
Se selecteaz
opiunea Simple
Query Wizard
pentru interogarea
de selecie simpl
Figura nr. 6.3. Prima fereastr Wizard pentru interogri

Selectarea
sursei de
date
(tabel,
interogare)
Figura nr. 6.4. Fereastra sursei de date pentru interogare
3. Prin acionarea butonului OK se deschide a doua fereastr Wizard etichetat

Simple Query Wizard care pune la dispoziie tabelele i interogrile bazei de
date active (Tables/Queries). Se execut un click pe sgeata cu vrful n jos
pentru a vizualiza lista sursei de date. Din aceast list se selecteaz un tabel
sau o interogare ca surs a noii cererii. Pentru selecia realizat se afieaz
structura, cmpurile acesteia, n lista etichetat Available Fields: (cmpuri
disponibile) (Figura nr. 6.4. Fereastra sursei de date pentru interogare).
4. Se selecteaz cmpurile dorite a fi n noua interogare i se trec n lista
etichetat Selected Fields: (cmpuri selectate) acionnd butoanele sgeat
simpl dreapta pentru mutarea cmp de cmp sau sgeat dubl dreapta
pentru mutarea ntregii structurii a sursei n lista Selected Fields.
5. n cazul n care anumite cmpuri, selectate iniial, nu se doresc n structura
interogrii se vor deselecta utiliznd butonul sgeat simpl stnga .
Pentru a deselecta ntreaga structur se va aciona butonul sgeat dubl
stnga . Se trece la etapa urmtoare acionnd butonul Next
din cadrul aceleai ferestre.
6. Se deschide o nou fereastr Wizard n cadru creia se va stabili dac se
dorete s se vizualizeze n detaliu articolele (varianta Detail) sau s se
prezinte doar un sumar al acestora (varianta Summary). Se trece la etape
urmtoare acionnd butonul Next (Figura nr. 6.5. A treia fereastr Wizard).
7. Dac s-a ales varianta Summary se deschide o nou fereastr Summary
Options n care stabilesc tipul funciilor de realizare a nsumrilor dorite pe
fiecare cmp valoric: Sum; Avg; Min; Max (Figura nr. 6.6. Fereastra de
stabilire a opiunilor pentru sumar). Dup bifarea csuelor de opiune se
acioneaz butonul de comand OK.

Selectarea modului de
vizualizare a datelor n
cadrul interogrii
Figura nr. 6.5. A treia fereastr Wizard
n noua interogare fiecare

opiune de sumar selectat
va genera o coloan nou.
Figura nr. 6.6. Fereastra de stabilire a opiunilor pentru sumar
Atribuirea unui nume

interogrii ce se va
crea conform
seleciilor
Alegerea modalitii
de deschidere a
interogrii
Figura nr. 6.7. A patra fereastr Wizard
8. Se atribuie nume interogrii, sistemul sugereaz un nume pornind de la

numele sursei de date creia i ataeaz cuvntul Query sau QueryN (pentru
N=1, 2, 3....). Respectivul nume poate fi schimbat, n aceast etap. Tot n
aceast fereastr se gsesc opiunile pentru deschiderea interogrii realizate i
anume:

a. butonul de opiune Open the query to view information (deschidere

pentru a vizualiza informaiile selectate );
b. butonul de opiune Modify the query design( deschidere pentru a
modifica designul interogrii) (Figura nr. 6.7. A patra fereastr
Wizard).
9. Prin acionarea butonului Finish ( ) se creaz interogarea conform
seleciilor.
10. n cazul n care s-a optat pentru varianta Modify the query design sistemul
afieaz designul interogrii create. Se pot aduce mbuntiri designului creat
introducndu-se sortri, criterii de selecie, cmpuri calculate (Figura nr. 6.8.
Designul interogrii).
Tabela surs
Grila
interogrii
Figura nr. 6.8. Designul interogrii
Observaie: Dac n grila interogrii se introduce o nou coloan, care va rezulta dintr-o
expresie, atunci n gril se va insera i linia Total. n acest scop se execut un click pe
butonul Totals din panglica de instrumente( ), avnd ca efect inserarea liniei de Total
care va aduce Group By n toate cmpurile interogrii. Dac o coloan va rezulta din
calcule Group By va fi nlocuit cu Expression ce se selecteaz din lista de funcii ataat
grupului.
Figura nr. 6.9. Deschiderea interogrii pentru vizualizarea informaiilor

11. Dac s-a optat pentru varianta de vizualizare a informaiilor (Open the query
to view information) se deschide o foaie de rspuns care prezint numele
interogrii, denumirea cmpurilor selectate n interogare i informaiile din
sursa de date (Figura nr. 6.9. Deschiderea interogrii pentru vizualizarea
informaiilor).
Executnd un click dreapta pe antetul interogrii se deschide meniul contextual.
Dac se selecteaz comanda SQL View se va obine instruciune SQL generat de sistem
pentru crearea interogrii (Figura nr. 6.10. Instruniunea SQL de selecie pentru crearea
interogrii).
Figura nr. 6.10. Instruniunea SQL de selecie pentru crearea interogrii
6.2.2. Crearea cu Design View
Pentru a crea o interogare pas cu pas n modul Design se procedeaz astfel:
Etape de lucru:
1. Se deschide baza de date. Se acioneaz fila Create i apoi se execut un click
pe Query Design (proiectare interogare) din grupul de instrumente Other.
Efectul este afiarea ferestrei de dialog Show Table (Figura nr. 6.11.
Fereastra Show Table).
Figura nr. 6.11. Fereastra Show Table

2. Fereastra de dialog Show Table conine trei fie:

a. fia Tables n care se afieaz lista tuturor tabelelor din baza de date
activ;
b. fia Queries n care se afieaz lista tuturor interogrilor existente n
baza de date activ;
c. fia Both care afieaz lista tuturor tabelelor i interogrilor din baza de
date activ.
3. Se efectueaz un dublu click pe numele obiectului (tabel sau interogare) pe
care se va baza noua interogare sau se selecteaz obiectul i se acioneaz
butonul de comand Add. Obiectul selectat va fi aruncat n partea superioar
a ferestrei Select Query. Fiecrui obiect dus n aceast fereastr i corespunde
cte o list care conine:
a. n linia de antet numele obiectului;
b. un caracter asterisc (*);
c. numele tuturor cmpurilor din obiectul respectiv.
4. Dup selectarea obiectelor necesare se nchide fereastra Show Table prin
butonul de comand Close. n urma acestei comenzi se activeaz fereastra
Select Query (Figura nr 6 .12. Fereastra Select Query).
5. Fereastra Select Query sau fereastra de lucru este structurat n dou pri:
a. Partea superioar care afieaz sursa de date (structura
tabelelor/cererilor selectate) i eventualele legturi dintre ele;
b. Partea de jos numit gril de proiectare (design grid), n care se va
construi cererea din punct de vedere structural i funcional. Aceast
parte mai este cunoscut i sub numele de gril QBE (Query By
Exemples).
Sursa
de date
Grila de
proiectare
Figura nr. 6.12. Fereastra Select Query

6. n cazul n care s-au inserat mai multe tabele/cereri de interogare n partea

superioar a ferestrei, se verific relaiile dintre tabele pentru a se asigura c
exist legturile necesare cerinelor impuse de noua cerere de interogare.
7. Dac nu exist legturile necesare ntre tabele, se stabilesc prin glisarea
mouse-ului de pe cmpul de legtur din tabelea principal spre cmpul de
legtur din tabela secundar. Cmpurile numerice de legtur trebuie s fie:
byte, integer sau long integer.
8. n funcie de sursa lor cmpurile din structura unei cererii sunt de dou feluri:
i. preluate din tabele/cereri;
ii. calculate.
9. Trecerea cmpurilor dintr-o tabel/cerere n grila de proiectare se poate realiza
n dou variante:
a. n lista de nume a tabelelor se va trage cu mouse-ul numele
cmpului ntr-o celul liber n linia Field a grilei. n linia Table a
grilei, n aceeai coloan, se va afia automat numele obiectului din
care s-a tras cmpul;
b. Odat cu poziionarea tabelelor/interogrilor n fereastra Select
Query ntreaga structur a respectivelor tabele/interogri se va gsi
ntr-o list ataat liniei Field a grilei. Se poziioneaz cursorul pe
unul din cmpurile libere, n acel moment n dreapta cursorului
apare o sgeat cu vrful n jos. Se execut un click pe sgeat
avnd ca efect afiarea listei cu ntrega structur a
tabelelor/interogrilor din fereastr, cmpurile se prezint grupate
pe tabele/interogri. Se selecteaz unul din cmpuri care va aprea
ca denumire a cmpului n interogare, de exemplu: Salarii.CNP. n
linia Field se va afia CNP (numele cmpului) iar n linia Table se
va afia Salarii (tabelul/interogarea surs). Se repet operaia
pentru restul coloanelor. Odat ce s-a preluat denumirea cmpului
dintr-o anume tabel, dac se poziioneaz cursorul pe cmpul
respectiv i se deschide lista ataat, aceast list va prezenta doar
structura tabelei/cererii din care s-a preluat denumirea cmpului
putndu-se schimba cu un alt cmp din aceeai tabel/interogare
(Figura nr 6.13. Realizarea structurii noii interogri).

Lista afiat pentru

selectarea denumirii
iniiale a cmpului din
interogare. Se poate
selecta orice cmp din
list.
Lista pus la dispoziie

la schimbarea seleciei
(doar cmpuri din
tabelul selectat inial).
Figura nr. 6.13. Realizarea structurii noii interogri
10. Pentru fiecare cmp pot fi stabilite criterii de sortare (Linia Sort). Ordonarea
datelor ntr-o cerere se poate face cresctor sau descresctor, dup unul sau mai
multe cmpuri. Pentru aceasta se realizeaz un click n celula de la intersecia
coloanei cmpului cu linia Sort i apoi se alege Ascending sau Descending. n
cazul n care se specific sortarea n mai multe cmpuri, operaia se execut
ncepnd cu primul cmp din stnga i continund cu celelalte spre dreapta pn la
ultimul. Ordinea cmpurilor de sortare influeneaz rezultatul interogrii.
11. Criteriile de selecie a articolelor se introduc n celula aflat la intersecia coloanei
cmpului cu linia Criteria din grila de interogare. Acestea pot fi simple sau
compuse (operatorii AND/OR) i pot utiliza o serie de cuvinte rezervate i
expresii definite de utilizatori.
Cmpuri dezactivate
Figura nr. 6.14. Dezactivarea csuelor Show

12. Pot fi desemnate cmpurile vizibile ale interogrii (linia Show). Pe linia Show
toate casetele sunt implicit bifate (vizibile). Exist situaia n care anumite
cmpuri pot fi folosite n interogri dar nu se dorete s apar la ieiri. n acest
caz se dezactiveaz caseta Show pentru cmpurile care nu trebuie s apar n
Query i se las activat pentru cmpurile ce se doresc a fi vizibile (Figura nr.
6.14. Dezactivarea csuelor Show).
13. Se salveaz interogarea creat executndu-se
un click pe butonul Save, iar n fereastra Save As
se introduce numele interogrii create. Se
acioneaz butonul de comand OK. Numele
interogrii va aprea n fereastra Database.
Figura nr. 6.15. Atribuirea numelui pentru interogare
Rezultatele interogrii se pot vizualiza n foaia de rspuns a cererii de interogare

(Figura nr.6.16. Rezultatul unei interogri de selecie realizat n Design View).
Figura nr. 6.16. Rezultatul unei interogri de selecie realizat n Design View
n gril cmpul Nume a fost La execuia interogrii apare noul

redenumit NUME PRENUME nume NUME PRENUME
Figura nr. 6.17. Schimbarea denumirii cmpurilor ntr-o cerere
Observaii: n aceast variant de creare a interogrii cmpurile pot fi preluate din unul
sau mai multe tabele/interogri. Pot fi introduse i cmpuri calculate.

Activarea cererii se poate realiza n dou variante:

executnd dublu click pe numele cererii n fereastra Database;
selectnd cererea i acionnd comanda Open din meniul contextual.
Foaia de rspuns care rezult n urma execuiei cererii va fi diferit n timp, n
funcie de starea bazei de date din acel moment. Foaia de rspuns are o existen
temporar doar pe perioada activrii cererii. n mod implicit, cmpurile preluate din
tabele/cereri vor avea acelai nume ca la surs. Exist posibilitatea schimbrii acestora,
dac n faa primei litere din numele cmpului, n cadrul structurii cererii din grila de
intetrogare, se introduce noul nume urmat de caracterul : care l va delimita de numele
vechi (deplasat la dreapta). n acest caz la activarea cererii, n foaia de rspuns va aprea
noul nume (Figura nr.6.17. Schimbarea denumirii cmpurilor ntr-o cerere).
6.2.3. Cereri de interogare utiliznd mai multe tabele
O cerere de interogare a bazei de date pe mai multe tabele este expresia operaiei
de compunere (Join) din algebra relaional. Din punct de vedere al SGBD Access
aceast operaie este de trei feluri:
echicompunere sau compunere intern;
compunere extern;
compunere reflexiv.
Prin operaia de echicompunere (compunere intern) se extrag numai nregistrrile
care au cu chei echivalente att n tabela principal ct i n tabela secundar (cmpurile
de legtur sunt identice). Nu se extrag nregistrrile vide. n fereastra Join Properties a
editrii relaiilor dintre tabele trebuia s fie bifat prima opiune Only include rows
where the joined fields from both tables are equal (Figura nr. 6.18. Extragerea datelor
conform operaiei de echicompunere).
Realizarea
operaiei de
echicompunere
sau compunere
intern
Figura nr. 6.18. Extragerea datelor conform operaiei de echicompunere
Prin operaia de compunere extern se extrag toate nregistrrile din tabela

principal i secundar inclusiv nregistrrile vide. Relaia dintre tabele din punct de
vedere al operaiei de compunere extern este privit n dou sensuri:

de la tabela principal spre tabela secundar (de la stnga la dreapta), ceea ce a

condus la noiunea de compunere extern stnga (left outer join). Se extrag toate
nregistrrile din tabela principal chiar dac nu au corespondent n tabela
secundar, iar din tabela secundar numai pe cele care au corespondent n tabela
principal;
de la tabela secundar spre tabela principal (de la dreapta la stnga), ceea ce a
condus la noiunea de compunere extern dreapta (right outer join). Se extrag
toate nregistrrile din tabela secundar, iar din tabela principal numai pe cele
care au corespondent n cea secundar.
Pentru compunere extern stnga, n cadrul ferestrei Join Properties trebuie bifat
opiunea 2, iar pentru compunere extern dreapta trebuie bifat opiunea 3, din cadrul
aceleai ferestre. Cele trei tipuri de Join se bazeaz pe condiia de egalitate ntre valorile
cmpurilor de legtur. Pentru realizarea operaiei de Join, pe baza unei relaii de
inegalitate (<, >, <=, >=, <> ) ntre cmpurile de legtur dintre tabele, se poate folosi
limbajul SQL. Deoarece unele dintre rndurile dintr-o parte a unei asocieri externe nu vor
avea rnduri coresponde n cellalt tabel anumite cmpuri returnate n rezultatele
interogrii vor fi goale.
Compunerea reflexiv se bazeaz pe o relaie reflexiv, n cadrul acestei relaii
cele dou tabele, principal i secundar, sunt identice. Pentru aceasta n zona datelor
surs a cererii se va selecta aceeai tabel de dou ori.
6.3. Criterii de selecie
6.3.1. Criterii numerice
Cnd se caut date numerice exist cteva expresii care pot fi folosite drept criterii
de cutare numerice. Pentru a accesa criteriile se deschide interogarea n Design View. n
linia Criteria din grila de interogare, la intersecia sa cu coloana cmpului, se introduc
criteriile de selecie numerice. Acestea pot fi simple sau compuse. Principalele criterii
simple sunt:
apartenena la un interval de valori: BETWEEN valoare_inferioar AND
valoare_suprioar;
apartenena la o list de valori: IN( valoare1, valoare2,...)
utilizarea operatorilor de comparaii: <, >, <= ,>=, <>, =;
utilizarea operatorilor de negaie: NOT valoare;
selecia nregistrrilor care conin sau nu valori: NULL, IS NULL, NOT NULL,
IS NOT NULL;
selecia dup o dat relativ la data curent: DATE().

Etape de lucru:
1. Se tasteaz numrul cutat n celula criteriilor pentru a se vedea nregistrrile
n care apare acel numr.
2. Se tasteaz <Number (pentru a vedea toate numerele mai mici dect numrul
tastat, sau <= Number mai mici sau egale cu numrul tastat, unde number este
orice valoare numeric (de exemplu: <2345,67).
3. Se tasteaz >Number sau >=Number pentru a vedea toate numerele mai mari
sau mai mari ori egale cu numrul tastat.
4. Se tasteaz Between Number1 and
Number2 pentru a se cuta toate
numerele dintre dou limite (neincluznd
limitele). De exemplu: Between 15 And
250 caut toate numerele cuprinse ntre
15 i 250 fr a le include pe cele dou.
Figura 6.19. Verificarea unui interval de valori
5. Sau Between #3/1/2009# And #3/31/2009# va cuta datele calendaristice

cuprinse ntre 01.03.2009 i 31.03.2009.
6. Se alege comanda Datasheet View pentru a vedea rezultatul interogrii sau
butonul Run pentru a reactualiza nregistrrile dac interogarea este de

aciune.
Observaie: Datele calendaristice se scriu ncadrate de caracterul Diez (#).
6.3.2. Criterii de tip text

O parte din datele din tabele vor fi date de tip text. Se pot specifica criterii de
selecie dup un anumit text care, dac va conine spaii, trebuie pus ntre ghilimele. n
interiorul textului se pot folosi caractere generice, de exemplu caracterul semnul
ntrebrii. Criteriul de selecie se va introduce n linia Criteria, de la Design View a
interogrii, la intersecia sa cu denumirea cmpurilor specificate n linia Field.
Etape de lucru:
1. Se va introduce n linia Criteria, n dreptul coloanei de selecie textul pentru
realizarea seleciei. Access pune ghilimele n jurul expresiei.
2. Se include asterisc pentru a nlocui orice text. Un singur asterisc poate lua
locul unui numr de caractere neprecizat (Figura nr. 6.20. Criteriu de tip ir

de caractere). n exemplul din figur criteriul C* presupune cutarea tuturor

articolelor care ncep cu litera C).
3. Se poate introduce Not i apoi textul, de exemplu: Not C* va gsi toate
articolele n afar de cele care ncep cu litera C.
4. Se va folosi semnul ntrebrii (?) ca o vedere-caracter pentru liter, spre
exemplu C? va gsi Ca, Co, Ct .a.m.d. dac exist aceste date n tabela
consultat.
5. Se alege Datasheet View pentru a vedea rezultatele interogrii sau Run pentru
aducerea la zi dac interogarea este de aciune.
Figura nr. 6.20. Criteriu de tip ir de caractere
6.3.3. Criteriu date calendaristice
Cnd se lucreaz cu cmpuri de date calendaristice exist criterii care se doresc a

fi pstrate. Se poate alege s se arate numai datele curente sau luna, ziua i anul
specificat. O alt opiune ar fi s se includ un ir de date.
Etape de lucru:
1. In Design View la o interogare sau filtru, se intr n linia de criterii de sub
cmpul dorit.
2. Dac se dorete selecia dup o anumit dat, se tiprete data respectiv.
Indiferent de formatul datei; se poate accesa data n formatul ei general
(este varianta cea mai simpl pentru criterii). De exemplu, 1/1/10, cnd s-a
prsit celula criteriilor Access va traduce data respectiv n #1/1/10#.
3. Dac se caut toate inregistrarile cu data curent se va tasta funcia Date().
Dac se caut toate nregistrrile pna la data curent inclusiv aceasta se va
tasta funcia <=Date().
4. Dac se caut nregistrrile ntre dou zile se va folosi expresia Between...
And... ca n exemplul urmtor: Between1/1/10 and 3/5/10.
5. Pentru a se selecta toate nregistrrile pentru o anumit lun, an sau zi se
va folositi asteriscul. De exemplu 1/*/10 caut toate inregistrrile din
ianuarie 2010.

6. Se alege butonul Datasheet View pentru a se vedea rezultatul interogrii

sau se alege Run pentru a reactualiza nregistrrile, dac interogarea este
de aciune.
6.3.4. Folosirea denumirii cmpurilor n expresiile de selecie
Exist situaii n care se dorete a se folosi un cmp din interogarea respectiv,

ntr-un criteriu, pentru a gsi nregistrri bazate pe acel cmp. De exemplu, s-ar putea s
se caute toate nregistrarile unde valoarea produselor facturate este mai mic dect
valoarea produselor din stoc.
Etape de lucru:
1. In modul Design View al unei interogri se fixeaz cursorul pe irul de
criterii al primului cmp care va intra n expresia de selecie.
2. Se tasteaz orice operator i apoi numele celui de al doilea cmp ntre
paranteze patrate. De exemplu, se fixeaz cursorul n linia Criteria pe cmpul
Facturat i se tasteaz criteriul de selecie: <[Stoc]. Access va cuta toate
articolele la care valoarea produselor facturate este mai mic dect cea din
stoc. n acest exemplu s-a comparat cmpul stoc cu facturat. (Figura nr.
6.21. Folosirea denumirii cmpurilor n expresiile de selecie).
[stoc] este denumirea unui cmp
Figura nr. 6.21. Folosirea denumirii cmpurilor n expresiile de selecie
3. Se alege butonul Datasheet View pentru a vedea rezultatele interogrii sau

butonul Run pentru aducerea la zi a nregistrrilor dac interogarea este de
aciune (Figura nr. 6.22. Rezultatul seleciei).
Figura nr. 6.22. Rezultatul seleciei

6.3.5. Criterii de selecie multiple

Criteriile complexe se pot realiza prin utilizarea operatorilor logici OR, END care
vor permite legarea criteriilor simple. n acest sens, grila de proiectare posed mai multe
linii de criterii. Dac se dorete selecia valorilor unui cmp dup mai multe criterii
simple, conectate prin intermediul operatorului logic END, acesta se va specifica pe
aceeai linie. n cazul n care se dorete realizarea unui criteriu complex, utiliznd
operatorul logic OR pe mai multe cmpuri , atunci se ve specifica criteriul de selecie pe
linii diferite.
Pentru a accesa Criteria (criterii), se deschide interogarea sau filtru n Design
View.
Etape de lucru:
1. n vederea setrii criteriilor pe mai multe cmpuri se tiprete expresia pentru
primul cmp, se mut cursorul la al doilea cmp, n acelai rnd de criterii, i se
tiprete a doua expresie.
Figura nr. 6.23. Aplicarea criteriilor de selecie multipl n acelai rnd de criterii
Dac un cmp trebuie s indeplineasc 2 criterii se va folosi cuvntul cheie AND (de
exemplu: >200 AND <600) iar pentru adugarea unui alt criteri n aceeai
interogare se va introduce cel de-al doilea criteriu pe aceeai linie n alt coloan (de
exemplu =O), eventual al treilea criteru .a.m.d. (Figura nr.6.23. Aplicarea
criteriilor de selecie multipl n acelai rnd de criterii). Se vor selecta articolele
care ndeplinesc cumulativ toate criteriile introduse (Figura nr. 6.24. Selecia
rezultat).
Figura nr. 6.24. Selecia rezultat

2. Pentru a se seta criterii multiple pe linii diferite, se va tasta expresia pentru primul
domeniu, se coboar la urmtorul ir de criterii (etichetate Or) i se introduce a
doua expresie sub al doilea cmp. Dac exist cel de-al treilea criteriu se mut
cursorul mai jos (Figura nr. 6.25. Criteriu compus pe linii diferite). Se vor selecta
articolele care ndeplinesc prima condiie dar i cele ce ndeplinesc a doua condiie
(Figura nr. 6.26. Rezultatul seleciei criteriului compus pe linii diferite).
n linia cod s-a

introdus un criteriu
compus cu AND , iar
n linia obs. un criteriu
text simplu. Fiind
introduse pe linii de
criterii diferite
rezultatul va fi altul
dect n cazul
introducerii pe aceeai
linie. Se evalueaz
primul criteriu i se
>200 And <7000
O selecteaz
nregistrrile gsite.
Figura nr. 6.25. Criteriu compus pe linii diferite Cel de-al doilea
criteriu se va realiza
numai n cazul n care
la primul criteriu nu s-
au gsit nregistrri.
Figura nr. 6.26. Rezultatul

seleciei criteriului
compus pe linii diferite
3. Dac, se caut posibiliti multiple n acelai cmp,

se va tasta expresia ntr-o celul de criterii i se
scrie cuvntul cheie Or ntre fiecare dintre expresii.
Dac sunt mai multe intrri se va folosi cuvntul
cheie IN (de exemplu: IN (100;200)).
4. Pentru a vedea rezultatul, din meniul contextual, se alege comanda Datasheet
View sau butonul Run pentru a reactualiza nregistrrile dac interogarea este de
aciune.

6.3.6. Realizarea expresiilor complicate

Interogrile pot lucra cu tabele nrudite ale nregistrrilor i se poate direciona
output-ul setului de rezultate n diferite locuri. Exist posibilitatea prelurii de valori
pentru a defini criteriile din formulare create anterior. n acest situaie este necesar
calificarea (prefixarea) cmpului din formular (care furnizeaz valori) cu numele
formularului i al obiectului Forms conform modelului:
Forms![Nume-formular]![Nume-cmp]
De exemplu, pentru a obine un anumit produs din tabela Table_Prod, care apare n
formularul CAUTARE, se va specifica n cmpul PNUME, n cadrul grilei de
proiectare, la intersecia cu linia Criteria expresia:
Forms![CAUTARE]![CAUTATXT]
Textul cutat (CAUTATXT) a fost parametru n formular, de aceea i la
interogare va apare ca parametru. n acest exemplu valoarea cmpului PNUME va fi
preluat prin intermediul parametrului CAUTATXT, parametru introdus la formularul
CAUTARE (Figura nr. 6.27. Interogare cu parametru i Figura nr.6.29. Preluarea
valorilor de selecie din formulare).
Etape de lucru:
1. Se fixeaz cursorul n linia Criteria i se introduce expresia n planul grilei
interogrii sau filtrului.
Introducerea parametrului
Figura nr.6.27. Interogare cu parametru
2. Dac nu se poate vedea criteriul

ntreg se va tasta Shift+F2
pentru a trimite celula ntr-o
fereastr Zoom (Figura nr. Criteriu de selecie
6.28. Fereastra Zoom de utiliznd un Form
vizualizare a criteriilor). Se
alege OK cnd s-au terminat de
tastat criteriile. Figura nr. 6.28. Fereastra Zoom de
vizualizare a criteriilor

3. Dac se cere s se introduc un criteriu mai complicat, se d click pe butonul

Builder de pe bara de instrumente si se folosete fereastra Expression
Builder.
Criteriul de selecie utiliznd un formular CAUTAREcu

parametru pentru cmpul PNUME din tabela Table_Prod.
Numele parametrului n forular este CAUTATXT.
Figura nr.6.29. Preluarea valorilor de selecie din formulare
Figura nr. 6.30. Fereastra de realizare a expresiilor
n exemplul din Figura nr. 6.30. Fereastra de realizare a expresiilor s-a folosit
fereastra Expresioon Builder pentru a crea expresia compus de cutare utiliznd valorile
cmpurilor stocmin i stocmax. Access permite o gam larg de valori i expresii, iar

Query Design View este un instrument puternic pentru formarea interogrilor i aplicarea
criteriilor de selecie.
6.3.7. Crearea unor cmpuri calculate

n vedera introducerii cmpurilor calculate nt-o interogare trebuie s fie inserat
linia Total n grila interogrii.
Etape de lucru:
1. Dac nu este n gril inserat linia Total se aduce selectnd buonul Totals
din panglica de instrumente Design grupul Show/Hide;
2. Se fixeaz cursorul ntr-o nou coloan goal (fr denumire de cmp) i se
selecteaz Expresion la intersecia cu linia Total;
3. n linia Field a coloanei inserate se introduce formula de calcul care are
forma general:
o Nume-rezultat:[Cmp1] Operator aritmetic [Cmp2]
De exemplu, se poate introduce expresia: Valoare: [Cantitate]*[Pret]

(Figura nr. 6.31. Introducerea de cmpuri calculate n interogare).
Observaie: Cmpurile din expresie pot fi nlocuite cu valori numerice.
Access permite specificarea unor operaii de calcul predefinite care lucreaz pe

grupuri de nregistrri sau la nivelul ntregii tabele. Pentru realizarea unei operaii de
calcul predefinite la nivelul ntregii tabele se procedeaz astfel:
Se creaz o cerere care va conine numai cmpurilre asupra crora vor aciona
operaiile de calcul.
n linia Total a grilei se va nlocui operaia Group By din fiecare celul cu cea
dorit (prin alegere din lista funciilor).
Se acioneaz comanda Run pentru vizualizarea rezultatelor.
Operaiile de calcul predefinite n Access sunt:

SUM calculeaz suma valorilor unui cmp pentru date de tip Numeric,
Autonumber, Data calendaristic i Logic;
AVG calculeaz media aritmetic pentru cmpuri de tip Numeric, Autonumber,
Data calendaristic i Logic;
MIN calculeaz valoarea minim pentru cmpuri de tip Numeric, Autonumber,
MAX - calculeaz valoarea maxim pentru cmpuri de tip Numeric, Autonumber,
COUNT numr valorile dintr-un cmp. Se poate folosi la toate tipurile de
cmpuri;

STDEV - determin estimarea abaterii standard a unei populaii n raport cu un eantion

din aceasta pentru date de tip Numeric;
FIRST determin prima valoare din cmp, se aplic la toate tipurile de date;
LAST - determin ultima valoare din cmp, se aplic la toate tipurile de date.
Pentru realizarea unei operaii de calcul predefinite asupra unui grup de
nregistrri dintr-o tabel se procedeaz asemntor ca pentru o tabel cu deosebirea c
cel puin un cmp trebuie s conin operaia de Group By pentru a defini criteriile de
grupare. Ordinea de evaluare a criteriilor de grupare este de la stnga la dreapta.
Figura nr. 6.31. Introducerea de cmpuri calculate n interogare
6.4. Interogarea de aciune
6.4.1. Crearea interogrii de aciune
O interogare de aciune selecteaz nregistrri care corespund criteriilor de

selecie i schimb datele coninute n acele nregistrri ntr-un singur pas. Access-ul
permite patru interogri diferite: adaugare, tergere, construirea unei noi tabele i
actualizarea nregistrrilor (informaii de ultim or). O interogare de adugare adaug
nregistrri n tabel. Interogarea de tergere elimin din tabel grupurile de nregistrri ce
corespund criteriilor de selecie formulate n vederea tergerii. Interogarea de creare a
unei tabele genereaz o tabel nou cu rezultatele seleciei. Interogarea de actualizare
schimb informaiile coninute i scrie schimbrile n acelai tabel.
Atenie: Pentru c aceste valori modific datele, este bine ca mai nti s se creeze o
interogare de selecie ce va conine cmpurile i criteriile dorite. Se vor vizualiza
rezultatele interogrii pentru a fi siguri c nregistrrile sunt corecte. Apoi se transform
interogarea de selecie ntr-una de aciune alegnd una dintre optiunile butonului Query
Type de pe banda de instrumente.
Etape de lucru:
1. In Designul interogrii de selecie, se introduce criteriul, se adaug o comand
de sortare i se creaz cmpuri calculate. Se va apas butonul Datasheet View
pentru a verifica dac criteriile sunt corecte.
2. Se revine la Design executnd un click pe butonul Design View din lista View.

3. Se va transforma interogarea de selecie ntr-o interogare de aciune executnd

un click pe unul din butoanele grupului Query Type i alegnd una din cele
patru tipuri ale interogrii de aciune (Make Table, Update, Append, Delete).
4. Se apas butonul Run pentru a efectua interogarea de aciune.
5. Se d click pe butonul Save(Ctrl+S). Se introduce un nume n csua de dialog
Save apoi se alege Ok.
Interogarea de aciune va aprea pe chenarul Queries al ferestrei Database i va
avea n faa numelui un semn de exclamare.
Atenie: Se recomand atenie cnd pe o astfel de interogare de aciune se apas de dou

ori sau se alege butonul de deschidere (Open). Interogarea se va derula de fiecare dat. S-
ar putea s se doreasc tergerea interogrilor de aciune, cnd nu mai este nevoie de ele,
pentru a evita reactualizarea datelor existente. Se poate i s se ascund interogarea
alegnd proprietatea Hidden.
6.4.2. Interogarea de adugare
O interogare de adugare (Append) ofer o metod pentru adugarea

nregistrrilor n unul sau mai multe tabele. Este folositoare atunci cnd se transfer
nregistrri dintr-un tabel n altul sau pentru a aranja tabele nrudite. Se mai poate folosi i
pentru a transcrie date ale aceluiai domeniu, dintr-un tabel n altul, n scopul realizrii
compatibilitii nregistrrilor ntre tabele. n acest caz structura celor dou tabele trebuie
s fie identic. Interogrile de adugare se folosesc, de regul, pentru arhivarea articolelor
unui tabel.
Etape de lucru:
1. In fereastra Database, se va selecta o interogare de selecie existent ca baz a
interogrii de adugare i se deschide n Design View. Pe bara de instrumente
apare grupul de instrumente Query Type.
S-a
inserat
linia
Append
to:
Figura nr. 6.32. Interogarea de selecie transformat n interogare de adugare

2. Se selecteaz optiunea Append Query . n grila interogrii de selecie

deschis se va insera o nou linie etichetat Append to:(Figura nr 6.32.
Interogarea de selecie transformat n interogare de adugare
3. n caseta de interogare Append se selecteaz destinaia interogrii, care poate
fi o tabel din baza de date curent (opiunea Current Database) sau o alt
baz de date (opiunea Another Database); apoi se alege OK (Figura nr.6.33.
Destinaia interogrii).
Figura nr. 6.33. Destinaia interogrii
4. Din Field List se trag cmpurile care se doresc a fi adaugate noii interogri, n
grila Query Design, impreun cu alte cmpuri care se vor folosi pentru
criteriul de selectare. ). n linia Append va aprea denumirea cmpurilor ce se
insereaz. Dac s-au adugat cmpuri individuale n interogare iar numele
cmpurilor respective nu au corespondent n tabela destinaie, la execuia
interogrii cmpurile respective vor rmne necomplectate (Figura nr. 6.36.
Cmpuri fr corespondent n tabela destinaie).
5. Pentru a crea setarea rezultatului, n grila Query Design se introduce criteriul
de selecie (de exemplu parametrul specificai anul). Conform acestui
exemplu n noua cerere se vor transcrie doar nregistrrile care au n cmpul
an valoarea indicat prin parametru. Sistemul specific cte nregistrri va
aduga conform interogrii (Figura nr. 6.34. Introducere parametru i
fereastra de informaii privind adugrile).
Figura nr. 6.34. Introducere parametru i fereastra de informaii

privind adugrile

6. Se va executa un click pe butonul View de pe bara de instrumente pentru a se

previzualiza adugarea nregistrrilor (Figura nr. 6.35. Adugrile realizate n
fiierul temporar).
Figura nr. 6.35. Adugrile realizate n fiierul temporar
Cmp fr corespondent la destinaie

Figura nr. 6.36. Cmpuri fr corespondent n tabela destinaie
Deoarece cmpul Valoare,

din interogare, nu au avut
corespondent n tabela
destinaie datele noi
introduse i cele calculate nu
au fost ncrcate n tabelul
temp02 (destinaia
interogrii). n interogarea
de adugare lipsete cmpul
Cant totala.
Figura nr. 6.37. Tabelul temporar cu articole fr corespondent
7. Se execut un click pe butonul Run pentru a se aduga nregistrrile la tabela

specificat.
8. Se d click pe butonul Save sau se nchide designul interogrii i se afieaz
caseta de dialog Save n care se introduce un nume apoi se alege butonul de
comand Ok.

Not: Numele interogrii va fi prefaat de simbolul . Dac se dorete ca tabela

destinaie s adauge automat noi valori de tip AutoNumber, nu se va copia cmpul
AutoNumber n grila Query Design se va introduce ca i cmp distinct. Pentru a se copia
valorile din tabela surs, se va trage cmpul AutoNumber din Field List n grila Query
Design.
6.4.3. Interogarea pentru tergerea nregistrrilor
Interogarea de tergere a unor nregistrri (Delete) d posibililitatea de a se

terge un set de nregistrri din tabela specificat. Dac a fost creat deja o relaie care
ntrete integritatea referenial cu tergere n cascad (Cascade Delete Related
Records), va trebui doar s se terg nregistrrile din tabela principal. Inregistrrile din
tabela secundar se vor terge automat.
Etape de lucru:
1. In fereastra Database, se reliefeaz tabela sau interogarea de selecie pentru
baza interogrii de tergere. Dac s-a selectat o tabel se realizeaz mai nti
interogarea de selecie pe baza tabelei respective. Se deschide interogarea de
selecie n Design scondu-se n eviden grupul de instrumente Query Type.
2. Se selecteaz orice cmp care este necesar, pentru a identifica nregistrrile, n
grila conceput. Apoi se d click pe butonul Delete Query avnd ca efect

inserarea liniei Delete n grila interogrii.
3. Se introduc criteriile pentru tergerea nregistrrilor, ele apar ca where n
linia Delete (Figura nr. 6.38. Grila interogrii Delete).
Figura nr. 6.38. Grila interogrii Figura nr. 6.39. Confirmarea

Delete tergerii

4. n exemplu din figur s-a solicitat tergerea nregistrrilor din cmpul DenM a
cror denumire ncep cu Ap. Sistemul a gsit 26 de nregistrri i solicit
confirmarea tergerii. La acionarea butonului de comand Yes cele 26 de
nregistrri sunt eliminate din tabel (Figura nr. 6.39. Confirmarea tergerii).
5. Se va da un click pe butonul View pentru a se previzualiza nregistrrile care
urmeaz s fie terse, nainte de confirmarea tergerii (Figura 6.40.
Previzualizarea nregistrrilor care urmeaz a fi terse).
Figura 6.40. Previzualizarea nregistrrilor care urmeaz a fi terse
6. Se d click pe butonul Run pentru a terge nregistrrile din tabel conform

criteriilor specificate.
7. Se d click pe butonul Save. Se introduce un nume n csua de dialog Save
apoi se alege Ok. n fereastra Database va fi afiat numele interogrii prefaat
de semnul exclamrii i simbolul de tergere
6.4.4. Interogarea pentru construire tabel
Interogarea pentru construire tabel (Make-Table) va da posibilitatea s se

creeze o tabel pentru export; ea ofer baza pentru un raport; ofer o metod pentru a face
acoperiri; i prezint o imagine instantanee a datelor la un moment dat. De asemenea, d
posibilitatea de a se mbunti performanele formularelor i rapoartelor prin prelucrarea
unui set de nregistrari nmagazinate pe disc, care nu trebuie s fie recuperate, dintr-o
baz de date mai mare sau dintr-o reea. Se poate, de asemenea, copia un tabel n fereastra
Database i dac este necesar, s se terg sau s se adauge domenii n plus.
Etape de lucru:
1. Se construiete interogarea de selecie care va fi sursa interogrii de construire
tabel. Se selecteaz cmpurile de identificare a nregistrarilor n grila
conceput pentru interogarea se selecie. De asemenea, se poate aduga o
tabel ajuttoare i orice alte cmpuri, din a doua sau a treia tabel, dac se

dorete s se foloseasc pentru selecie mai multe tabele (Figura nr. 6.41.
Designul interogrii select ce va fi sursa creeri tabelului Temp3).
2. n exemplul din figur datele au fost preluate din 3 tabele i anume din
tabelele Clienti, Facturi s-au preluat cmpuri de date, iar din LinieFactur s-a
preluat Cant i Pre pentru a calcula valoarea.
3. Se d click pe butonul Query Type de pe banda de instrumente i se selecteaz
opiunea Make Table. n urma acestei comenzi se afieaz o fereastr de
dialog eticetat Make Table prin care se va preciza numele noului tabel ce
urmeaz a fi creat conform interogrii (De exemplu Temp3).
4. Se introduce numele noii tabele n csua de text Table Name, apoi se
selecteaz fie butoanele de opiune Current Database pentru salvare n baza
de date curent, fie Another Database dac acesta va fi salvat n alt baz de
date. Dac s-a selectat Another Database numele bazei respective trebuie
introdus n linia File Name sau selectat prin intermediul butonului Browse,
apoi se alege butonul de comand OK.
5. Dac este cazul, n linia Criteria, se vor introduce criteriile de selecie. n
exemplul din figur s-a solicitat extragerea anului din data facturrii doar
pentru nregistrrile din 2009.
6. S-a introdus un cmp calculat Valoare cu date preluate din al treilea tabel.
7. Pentru a vedea nregistrrile care urmeaz s fie incluse n noul tabel, nainte
ca acesta s fie creat se va aciona butonul View. Dac rezultatul este cel
ateptat se trece la crearea noului tabel (Figura nr. 6.42. Datele reinute n
Temp3 conform seleciei).
8. n vederea creerii noului tabel se va apasa butonul Run. n fereastra de dialog
afiat se comunic numrul articolelor din noul tabel.
apoi se d Ok. Dup terminare n fereastra Database apare numele noii
interogri prefaat de simbolul crerii tabelului i semnul exclamrii ceea

ce indic faptul c o nou tabel a fost creat. Access va selecta setul de
rezultate pentru a-l nregistra, ca o tabel, n baza de date specificat.
n exemplul din interogarea creat n figura urmtoare (Figura nr. 6.41. Designul
interogrii select ce va fi sursa creari tabelului Temp3), deoarece legtura dintre
tabele este de tip 1-N, valorile cmpurilor preluate din tabela Clienti pot s apar
de mai multe ori n tabela destinaie (Figura nr. 6.42. Datele reinute n Temp3
conform seleciei).

Figura nr. 6.41. Designul interogrii select ce va fi sursa creari tabelului Temp3
Figura nr. 6.42. Datele reinute n Temp3 conform seleciei
Not: Dac la criteriul de selecie s-a folosit un parametru (Figura nr. 6.43. Grila unei
interogri de creare tabel cu parametru ) la lansarea n execuie a interogrii se
va solicita valoarea parametrului pentru a se realiza selecia datelor (Figura nr.
6.44. Previzualizarea nregistrrilor ce se vor insera n noua tabel dup
introducerea parametrului)
Figura nr. 6.43. Grila unei interogri de creare tabel cu parametru

Figura nr.6.44. Previzualizarea nregistrrilor ce se vor insera n noua tabel dup

introducerea parametrului
Observaii: Dac numele noului tabel coincide cu numele unui tabel existent atunci
noul tabel l va nlocui pe cel existent. Interogarea lansat n execuie poate fi oprit prin
acionarea combinaiei de taste CTRL+BREAK
6.4.5. Interogarea pentru actualizarea nregistrrilor
O interogare de actualizare (Update) poate face schimbri de nregistrri ntr-o

tabel sau ntr-un set de tabele. Acest tip de interogare este necesar pentru a nlocui rapid
informaii. Un exemplu obinuit, pentru o astfel de interogare, ar fi modificarea preului
pentru un obiect.
Etape de lucru:
1. Se creaz interogarea de selecie care va fi sursa interogrii de actualizare.
2. Se efectueaz un click pe grupul de butoane Query Type (tip de interogare) iar
din grup se alege varianta Update .
Previzualizarea
seleciilor
Figura nr. 6.45. Designul unei interogri de actualizare cu parametru

3. Se introduce criteriul de selecie pentru setul de rezultate i sortarea dorit.

4. In linia Update To: se va introduce expresia sau valoarea care va fi folosit ca
nlocuitor pentru cmpurile selectate (Figura nr. 6.45. Designul unei
interogri de actualizare cu parametru).
5. n exemplul din figur caracterele (MB) se vor ataa n faa denumirii
cmpurilor.
6. Sistemul solicit confirmarea salvrii designului cererii. Se acioneaz butonul
de comand Yes avnd ca efect afiarea listei acestora (previzualizarea
articolelor gsite actualizate).
nregistrri actualizate
Figura nr. 6.46. Confirmarea actualizrilor i salvarea n tabel
Se specific faptul c orice

confirmare va reactualiza
nregistrrile gsite ce
ndeplinesc criteriile de
selecie
Figura nr. 6.47. Nr de articole ce vor fi actualizate
7. Dac selecia respectiv a mai fost efectuat n cadrul unei ferestre indic cte
nregistrri au fost actualizate. Se alege comanda Run pentru lansarea n
execuie a cererii de actualizare.
apoi se alege comanda Ok. Dup nchiderea casuei de dialog, Access
nlocuiete, n setul specificat, vechile date cu noile valori (Figura nr. 6.46.
Confirmarea actualizrilor i salvarea n tabel).
9. n fereastra Database va aprea numele cererii prefaat de simbolul actualizrii
.
10. Dup ce interogarea a fost salvat, lansarea n execuie a cererii de
actualizarea se realizeaz dac se acioneaz dublu click pe numele ei n
fereasra Database sau se selecteaz cererea i se deschide cu Open. Sistemul

afieaz o fereastr prin care se specific numrul de articole care ndeplinesc

condiia de actualizare (Figura nr. 6.47. Nr de articole ce vor fi actualizate).
6.5. Interogarea cu parametrii

Cnd se dorete ca o interogare s lucreze de mai multe ori, se consider c se va
folosi parametrul interogare. De exemplu, ntr-o interogare de eviden a micrii
produselor dintr-un depozit, se presupune c se caut informaii despre produsele intrate
n depozit pentru care se cunoate codul minim i codul maxim. Cnd se creaz un
parametru al interogrii Access va pune n excuie interogarea respectiv dup ce a cerut
mai multe informaii nainte de a o executa. La fel se ntmpl i atunci cnd se deschide
un formular sau raport bazat pe respectiva interogare. Prin parametru se specific
valoarea actual utilizat de criteriul de selecie. n momentul lansrii n execuie se va
afia o fereastr de dialog prin care se va specifica noua valoare.
Etape de lucru:
1. Se creaz interogarea cu toate cmpurile i criteriile care se doresc i se
deschide n Design View.
2. Se fixeaz cursorul, n gril, la linia Criteria, sub cmpul care se vrea s
fie verificat. Se tasteaz i se deschide o parantez dreapt, se introduce
orice text pentru ndrumare, i se nchide paranteza dreapt. De exemplu:
se va tipri Between [Codul minim:] And [Codul maxim:], variant n
care limitele de cutare sunt codul minim i codul maxim (Figura nr.
6.48. Realizarea interogri cu parametru) valori ce se vor tasta n
ferestrele de dialog.
3. S-ar putea s fie necesar mai mult dect o singur sugerare i nevoia de
a schimba ordinea sugerrilor sau a defini tipul datelor pentru sugerare
(de aceea Access afieaz un avertisment n cazul n care datele de
selecie sunt greit introduse). Se alege Query Parameters. Se introduce
textul corect al interogrii i se alege tipul de dat pentru interogare.
4. Se d click pe butonul pentru derulare (Run), Access va afia o csu de
dialog cu mesajul adugat (Figura nr. 6.49. Introducerea celor 2
parametri de cutare). Se poate intra n text i modifica, dac este
necesar.
5. Se salveaz i nchide interogarea. Cererea parametru realizat poate fi
folosit atunci cnd este necesar selecia doar conform parametrilor
indicai.

Ori de cte ori interogarea este derulat (inclusiv doar deschiderea ei) Access va afia o
caset de dialog pentru interogrile astfel create. Pentru exemplul prezentat rezultatul
seleciei se prezint n Figura nr. 6.50. Rezultatul seleciei.
Figura nr. 6.48. Realizarea interogri cu parametru
Figura nr. 6.49. Introducerea celor 2 parametri de cutare
cant
din
interogare
Figura nr. 6.50. Rezultatul seleciei n cadrul fiierului
6.6. Cutare duplicate

Una dintre cele mai frustrante pri referitoare la mnuirea datelor este ncercarea
de a ndeprta duplicatele. Access poate arta care nregistrri au duplicate. Atunci se
poate decide care s fie terse. Inainte de a se crea o cheie primar pe o tabel cu date

existente, trebuie s se caute i s se ndeprteze duplicatele. Folosind utilitarul Fiind

Duplicates Query Wizard se pot cuta nregistrrile duplicate dintr-un tabel.
Etape de lucru:
1. Din fila Create se alege Query Wizard din grupul Other avnd ca efect deschiderea
Ferestrei de dialog New Query. Se execut un click pe opiunea Fiind Duplicates
Query Wizard (utilitarul de interogare pentru gsirea duplicatelor)( Figura nr. 6.51).
2. Acionnd un click pe butonul de comand OK se deschide prima fereastr a
utilitarului. Scopul acesteia este selectarea sursei de date pentru interogare care
poate fi tabel sau o alt interogare (Figura nr. 6.52. Selectarea sursei de date).
Figura nr. 6.51. Lansarea utilitarului Figura nr. 6.52. Selectarea sursei de
pentru cutarea duplicatelor date
3. Se trece la etapa urmtoare acionnd butonul Next. Din lista Available fields: se
selecteaz cmpurile care ar putea conine date duplicate i se trec n lista
etichetat Duplicatevalue fields (Figura 6.53. Selectarea cmpurilor cu posibile
duplicate). Se acioneaz butonul Nrext.
4. Se deschide o nou fereastr n cadrul creia se precizeaz alte cmpuri adiionale
care s fie vizibile mpreun cu valorile duplicat (Figura 6.54. Selectarea
cmpurilor adiionale vizibile la duplicate). n exemplul din figur dei cmpul nf
nu are valori duplicate va fi vizibil la afiarea listei duplicatelor.
nfn
Figura nr. 6.53. Selectarea cmpurilor Figura 6.54. Selectarea cmpurilor

cu posibile duplicate adiionale vizibile la duplicate

5. Se trece la urmtoarea etap cu Next. n noua fereast se atribuie nume

interogrii sau se accept cea implcit. Tot aici se opteaz pentru vizualizarea
rezultatelor (View the results) sau pentru modificarea designului interogrii
(Modify the design) (Figura nr. 6.55. Atribuire nume interogrii).
Cmpul adiional
Figura nr. 6.55. Atribuire nume Figura nr. 6.56. Execuia interogrii
interogrii
6. La acionarea butonului Finish se realizeaz interogarea conform seleciilor

(Figura nr. 6.56. Execuia interogrii). n cadrul interogrii sunt afiate articolele
duplicate gsite n sursa dec date.
7. Se inchide execuia, numele interogrii create va apare n fereastra Database, cu
simbol de selecie.
8. Se deschide interogarea n Design View n cazul n care se doresc modificri
asupra acesteia (Figura nr. 6.57. Designul interogrii de cutare duplicate).
Figura nr 6.51. Designul interogrii de cutare duplicate
Observaie: Criteriul de selecie l realizeaz utilitarul Wizard conform specificaiilor.

6.7. Filtre de date

6.7.1. Filtrare utiliznd meniul contextual
Access permite s se introduc un filtru direct ntr-un cmp prin intermediul
meniului contextual.
Etape de lucru:
1. Se deschide o tabel, interogare sau formular n Datasheet View sau un
formular n Form View;
2. Se d click dreapta pe un cmp din sursa de date pentru a deschide meniul
contextual;
3. Dac cmpul selectat este numeric, n cadrul meniului contextual apare
opiunea Number Filters;
4. Se execut un click pe Number Filters deschizndu-se lista operatorilor
relaionali din care se selecteaz unul, iar n caseta de editare Custom
Filter se tasteaz valoarea sau valorile de filtrare (Figura nr. 6.58.
Filtrarea dup un cmp numeric);
Figura nr. 6.58. Filtrarea dup un cmp numeric
Condiia de Rezultatul
filtrare filtrrii
Figura nr. 6.59. Interogare filtrat dup cmpul Cantitate

5. Rezultatul filtrrii se obine imediat ce s-a acionat butonul OK din caseta

de editare Custom Filter (Figura nr. 6.59. Interogare filtrat dup cmpul
Cantitate);
6. Dac s-a selectat un cmp de tip text, n meniul contextual apare Text
Filters (filtrare dup un text);
7. Acionnd Text Filters se deschide lista operatorilor acceptai din care se
selecteaz unul;
Figura nr. 6.60. Filtru pe un cmp text
8. Operatorul selectat deschide o caset Custom Filter ce conine tipul

operaiei i ateapt introducerea textului pentru filtrare (Figura nr. 6.60.
Filtru pe un cmp text);
9. De exemplu, selectnd operatorul Equals se ateat introducerea unui text
care va fi filtru pentru coloana cmpului selectat (Figura nr. 6.61.
Rezultatul filtrrii dup un cmp de tip text);
10. Coloana dup care s-a realizat filtrarea va avea inserat la etichet simbolul
de filtru (de exemplu coloanele NumeProd i Cantitate);
11. Dup realizarea filtrrilor meniul contextual va avea structura diferit n
funcie de tipul filtrrii. n noul meniu devin active opiunile de tergere a
filtrelor Clear Filter from eticheta coloanei sau valorile cmpurilor de
filtrare (Figura nr. 6.62. Meniul contextual dup o filtrarea text i una
numeric).
Figura nr. 6.61. Rezultatul filtrrii dup un cmp de tip text

S-a creat un
S-a creat un filtru pentru
filtru pentru Cantitate egal
NumeProdus cu 400 care
egal Pantalon poate fi ters.
Figura nr. 6.62. Meniul contextual dup o filtrarea text i una numeric
Prin filtrare succesiv se va limita setul de rezultate. Se poate apasa tasta TAB,
pentru a selecta un alt cmp n vederea filtrrii, iar din meniul contextual se alege din nou
comanda Filters (Pasul 2) pentru a aplica noul filtru care se va aduga vechiului criteriu
de filtrare. Dup realizarea filtrrilor n bara de stare se insereaz simbolul de filtru i
eticheta Filtered .
6.7.2. Filtrare cu butonul Filter
Dac se dorete selectarea unui set de nregistrri, dintr-o foaie de lucru sau
formular, cea mai simpl cale o constituie setarea unui filtru. Un filtru este un grup de
criterii de selecie care pot fi aplicate la setul de date. Cnd se aplic un filtru, la un set de
rezultate de la alt filtru, se restricioneaz setul de rezultate. Access pstreaz ultimul
filtru dintr-o sesiune de lucru i va ateapt o replic. Dac se ataeaz un filtru la o tabel
sau formular, Access pstreaz acel filtru pn cnd se ataeaz altul nou. Filtrele ataate
la interogri nu sunt introduse n grila interogrii. De asemenea, se pot sorta nregistrrile
filtrate. Filtrele asigur cea mai mare parte a gsirii nregistrrilor necesare unei aplicaii.
Etape de lucru:
1. Se deschide o tabel, interogare sau formular n Datasheet sau Form View;
2. Se selecteaz un cmp din interiorul tabelei care va constitui cmpul de
filtare;
3. Se d click pe Filter din grupul de instrumente Sort & Filter din panglica
cu instrumente Home pentru a deschide fereastra cu opiunile de filtrare
(Figura nr. 6.63. Executarea unei filtrri simple);

Figura nr. 6.63. Executarea unei filtrri simple
4. Se las selectate una sau mai multe valori din cele prezentate n fereastra
opiunilor, restul se deselecteaz, pentru a fi returnate un set de rezultate;
5. Dac nu se opteaz pentru una din valorile prezentate n list i se dorete
tastarea valorii de filtrare se execut un click pe opiunea Filters;
6. Dac valorile pentru selectare sunt de tip text n fereastra opiunilor apare
Text Filters care deschide lista operatorilor relaionali. Acionnd oricare
dintre aceti operatori se deschide caseta de editare Custom Filter n care
se tasteaz valoarea pentru filtrare (Figura nr. 6.57. Filtrarea dup valori
text);
Figura nr. 6.64. Filtrarea dup valori text

Figura nr. 6.65. Filtrarea dup valori numerice
7. Dac valorile pentru selectare sunt de tip numeric se poate selecta valoarea
de filtrat din lista valorilor afiate sau se selecteaz Number Filters iar din
lista operatorilor se alege unul pentru criteriu simplu sau criteriu de filtrare
compus (Figura nr. 6.65. Filtrarea dup valori numerice);
8. Acionnd butonul de comand OK se obine lista filtrat.
Anuleaz filtrul pentru cmpul Pre
Filtrul a fost realizat pentru

Pre egal cu 300
Figura nr. 6.66. Anularea filtrului
Observaie: Selectnd opiunea Filter by Form se pot crea filtre compexe. Aceste
filtre pot fi cu AND sau OR. Pentru filtru AND se adaug criterii ntr-o anumit
etichet din formular astfel nct nregistrrile trebuie s ndeplineasc toate
criteriile pentru a fi afiate. Pentru un filtru OR n eticheta Look For se vor preciza
criteriile, iar nregistrarea selectat trebuie s ndeplineasc doar unul din criteriile
precizate.
Observaie: Pentru anularea filtrului se selecteaz o valoare din coloana filtrat, se

execut un click pe Filters, iar din fereastra opiunilor de filtarare se selecteaz
opiunea Clear filter from i eticheta coloanei de filtrare. Pentru a elimina toate
fitrele se acioneaz eticheta Home, apoi butonul Advanced i se apas opiunea
Clear All Filters.

6.7.3. Filtrare cu opiunea Filter By Selection
Se pot filtra nregistrrile prezentate ntr-un formular, subformular sau foaie de

lucru aplicandu-se filtrarea cu Selection. Cnd se d click pe butonul de selecie toate
nregistrarile, care corespund criteriului stabilit, marcheaz cmpul selectat pentru afiare.
Aceasta procedur este foarte simplu de folosit, dar mai limitat dect Filter.
Etape de lucru:
1. Se deschide o tabel, interogare sau formular n Datasheet sau Form View;
2. Se selecteaz inregistrarea care are valoarea necesar pentru filtrare;
3. Se d click pe punctul de inserie din cmp, de exemplu, pe valoarea 300
din cmpul Pre (Figura nr. 6.67. Filtrarea cu selection);
4. Se execut un click pe butonul Selection din grupul de instrumente Sort &
Filter. Se deschide lista operatorilor relaionali avnd ataat valoarea
selectat;
5. Operatorii care au valoarea ataat, imediat ce vor fi selectai, vor executa
filtrarea. Opiunea Between deschide o fereastr de editare prin care se
solicit valorile intervalului;
Figura nr. 6.67. Filtrarea cu selection
6. n interogare vor fi afiate doar articolele ce conin valoarea sau valorile

selectate.
Observaii: Pentru anularea filtrrii realizat cu Selection se fixeaz cursorul n lista

filtrat (oriunde) i se selecteaz Toggle Filters (Figura nr. 6.68. Anularea filtrrii
realizat cu Selection).
Figura nr. 6.68. Anularea filtrrii

realizat cu Selection

Not: n cazul articolelor de tip text, se poate executa click ntr-un cmp (fr nici un
text selectat) pentru ca Access-ul s foloseasc ntregul cmp pentru filtru. De
asemenea, se poate selecta o parte din cmp, ncepnd cu primul caracter, pentru a se
returna nregistrrile a cror valoare a cmpului ncep cu acel caracter. Alt opiune este
aceea de a selecta orice valoare, dup primul caracter dintr-un cmp, pentru a se returna
toat valoarea sau o parte a acesteia, n respectivul cmp, cu aceleai caractere (Figura
nr. 6.69. Selectarea cmpurilor de tip text pentru filtru Selection i Figura nr.6.70.
Rezultatul filtrrii).
Figura nr. 5.56. Filtrarea articolelor care conin un anumit cuvnt
Figura nr. 6.69. Selectarea cmpurilor de tip text pentru filtru Selection
Figura nr. 6.70. Rezultatul filtrrii
6.7.4. Filtre avansate
Cele mai complexe filtre, ce se pot crea, dau posibilitatea de a se filtra i de a se

sorta nregistrrile ntr-o singur operaie pentru o singur tabel sau interogare. Opiunea
Advanced din grupul de instrumente Filter & Sort este asemntoare cu Query Design
View, n varianta n care se lucrez cu grila Design, unde se poate specifica criteriul
folosit pentru a filtra nregistrrile dar i ordinea sortrii. Caracteristica Advanced poate
opera pe tabele sau interogri dar nu poate genera tabele.
Etape de lucru:
1. Se deschide o tabel, interogare sau formular n Datasheet View sau un formular
n Form View;
2. Se alege din grupul de instrumente Filter & Sort opiunea Advanced i apoi
Advanced Filter Sort care deschide Design-ul grilei pentru realizarea unei
interogri;
3. Se introduce criteriul de filtrare i sortare n Design-ul grilei (Figura nr. 6.71.
Realizarea filtrelor avansate);

Advanced
deschide
grila Design
de realizare a
interogrii.
La linia
Criteria se
introduce
Se scrie criteriul de fitrare criteriul de
Like Geaca n linia filtrare
Criteria
Figura nr. 6.71. Realizarea filtrelor avansate
4. n cazul n care filtrarea se realizeaz pe dou coloane de tipuri diferite, n

gril se vor introduce cele dou coloane precizndu-se pentru ambele criteriu
de filtrare n linia Criteria;
5. La nchiderea design-ului grilei s-a realizat filtru conform seleciilor (Figura
nr. 6.72. Criteriu multiplu de fitrare).
Coloanele filtrate sunt:

NUMEPROD i PRE
Figura nr. 6.72. Criteriu multiplu de fitrare
Observaii: n designul grilei care se deschide selectnd Advanced Filter se vor insera
din sursa de date doar cmpurile pentru care se va face filtrare. n exemplul anterior s-au
inserat dou cmpuri, unul de tip text (NUMEPRODUS) i altul numeric (PRE).
6.7.5. Salvarea filtrelor ca interogri

Dup ce s-a lucrat cu un filtru s-ar putea s se cear utilizarea lui n diferite
circumstane. n acest caz se va salva filtrul ca o interogare.
Etape de lucru:
1. Se creaz un filtru prin oricare din metodele menionate anterior;
2. Se deschide fereastra Design a filtrului i se alege comanda Advanced
Filter/Sort (Figura nr. 6.73. Designul unei interogrii realizate pe baza
filtrului);
3. Dac se dorete, se va modifica grila filtrului;

4. Se execut un click pe butonul Save As de pe bara de instrumente. Se

introduce numele interogrii n caseta de dialog Save As Query.
Filtru realizat pentru

tabela PRODUS.
Figura nr. 6.73. Designul unei interogrii realizate pe baza filtrului
n cazul n care se dorete s se foloseasc din nou specificaia acestei interogri

ntr-un alt filtru, se deschide grila Design a filtrului i se selecteaz comenzile Advanced
Filter/Sort, se d un click pe Load-ul de la butonul Query i dublu click pe numele
interogrii. Aceast interogare va aprea acum n chenarul Query al ferestrei Database.
Se va putea folosi ca orice alt interogare. O diferen fa de interogrile realizate prin
Query ar fi c toate cmpurile din surs sunt afiate n rezultatul interogrii, nu doar
cmpurile care se afla n gril. Aceast lucru se realizeaz deoarece proprietatea Output All
Fields este setat pe Yes.
6.7.6. iruri de lungime zero, Anulri, Blank-uri, Nulls,

EmptyString
Criteriile faciliteaz limitarea afirii valorilor coninute ntr-un cmp specificat al

grilei. Criteriul poate fi o simpl valoare sau un operator urmat de o expresie. Valorile de
tip text trebuie s fie ncadrate de ghilimele, iar cele calendaristice de o pereche de
caractere # (diez).
Cnd se creaz, se selecteaz, se acioneaz o interogare sau se folosete opiunea
Advanced Filter/Sort, n vederea crearii unui filtru pentru tabel, s-ar putea s se cear
vizualizarea nregistrrilor care nu au valoare. Spre exemplu, ntr-un tabel de adrese se
caut toate adresele fr coduri asfel nct s se poat ascunde sau nltura nainte de a
trimite corespondena. O alt opiune ar fi cutarea cmpurile care au iruri cu lungimea
zero. Cnd se folosete un cmp null ntr-un calcul, rezultatul calculului va fi anulat. Se
poate folosi funcia NZ pentru a schimba nulls (anulrile) n zeros (zerouri).

Not: Pentru ca un cmp s poat accepta iruri cu lungimea zero, proprietatea acelui
domeniu trebuie s fie setat pe Yes.
Etape de lucru:
1. In Design View, la o interogare, se va introduce criteriul de selecie dorit n
linia Criteria;
2. Pentru a se gsi toate nregistrrile fr date, se va tasta Null, Access-ul va
traduce comanda primit prin Is Null. Dac se caut toate nregistrrile, n
afar de cele cu spaii libere, se va introduce Not Null (Access va interpreta ca
Is Not Null);
3. Pentru a gsi nregistrri cu iruri de lungime zero se tastez (dou perechi
de ghilimele fr spaiu ntre ele);
4. In celula Field a grilei concepute, dac se calculeaz valori care au anulri n
unele cmpuri, se va include fiecare denumire de cmp n Nz([Fieldname])
(Figura nr. 6.74. Utilizarea funciei NZ n expresii). De exemplu, pentru a se
afia valoarea zero n cmpurile calculate n care au intrat valori nule se va
scrie: val: Sum(Nz([buc])*Nz([pret]))+0. (Figura nr. 6.76. Funcia Nz()
aplicat unui cmp calculat).
Cmp obinut cu
ajutorul funciei NZ()
Figura nr. 6.74. Utilizarea funciei NZ n expresii
Conform expresiei
dac unul dintre
cmpuri este de
valoare zero la
rezultatul execuiei
nu se va afia
nimic. Cmpul Val
se obinedintr-o
expresie simpl.
Figura nr. 6.75. Rezultatul seleciei cu NZ([Fieldname ])+0

5. Se alege butonul Datasheet View pentru a se vedea rezultatele interogrii sau

se alege Run pentru a reactualiza nregistrrile, dac interogarea este de
aciune (Figura nr. 6.75. Rezultatul seleciei cu NZ([Fieldname])+0) i
(Figura nr. 6.77. Rezultatul seleciei unui cmp calculat utiliznd funcia Nz);
6. Se poate folosi expresia :
Nume cmp_calculat: Sum(Nz([cmp1])*Nz([cmp2]))+0)
Funcia NZ() introdus n

coloanele Pretul i Val
Figura nr. 6.76. Funcia Nz() aplicat unui cmp calculat
Pentru ca rezultatul
seleciei s furnizeze
zero pentru coloanele
calculate n care
intervin operanzi cu
valoare zero se va
introduce funcia NZ()
n expresia de calcul a
coloanei.
Figura nr. 6.77. Rezultatul seleciei unui cmp calculat utiliznd funcia Nz
Sfat: Pentru a expune zerourile, dintr-un domeniu numeric care are anulri, se va scrie n
linia Field a grilei Query Design: NZ([Fieldname ])+0.
Not: Cnd se aplic criteriul de sortare Ascending pe un cmp cu Nulls, nregistrrile cu

valori nule vor fi expuse primele.

6.8. Sortarea coloanelor

Se va putea aplica o ordine de sortare la setul de rezultate al unei interogri n
fiecare Form sau Datasheet View. Se poate face i sortarea setului de rezultate al unui
filtru simplu sau filtru avansat. Ordinea sortrii unui filtru este, de obicei, determinat de
rndul sort al grilei Query Design. Se poate sorta interogarea independent de proprietatea
stabilit, prin urmtorii pai.
Etape de lucru:
1. Se va executa un click pe coloana/le sau cmpul/rile care se doresc a fi
sortate;
2. Se execut apoi un click pe butonul sau butonul , sau se aleg

respectivele comenzi din meniul contextual, dac datele sunt de tip text fie
pe butonul Sort A to Z, fie pe Sort Z to A, iar pentru date de tip numeric fie
Sort Smallest to Largest ori Sort Largest to Smallest (Figura nr. 6.78.
Comenzile de sortare din meniul contextual).
Ordinea sortrii este salvat odat cu foaia de lucru. Pentru a terge sortarea, n
Datasheet View-ul pentru interogare, se selecteaz coloana sau coloanele i se alege
butonul Clear All Sorts.
Sortarea
cmpurilor
numerice
Sortarea cmpurilor
de tip text
Figura nr. 6.78. Comenzile de sortare din meniul contextual
Comanda Advanced Filter/Sort

deschide grila Design n care la
linia Sort se introduc criteriile
de sortare.
Figura nr. 6.79. Selectarea comenzii Advanced Filter/Sort

Not: Dac sortarea este mai complex (cu mai multe cmpuri non adiacente) se alege
comanda Advanced i apoi Advanced Filter/Sort i se creaz un filtru n care se
introduc i sortrile la coloanele filtrului (Figura nr. 6.79. Selectarea comenzii
Advanced Filter/Sort).
6.9. Design-ul interogrii: Coloane

n design-ul interogrii s-ar putea s nu fie suficient spaiu pentru a se vedea
cmpul ntreg sau criteriul de selecie. n acest caz se impune necesitatea schimbrii
limii unei anumite coloane. Schimbarea se poate face temporar pentru a se vedea
necesitile de moment, sau permanent, coloana cptnd o nou dimensiune care va
rmne.
Etape de lucru:
1. Se deschide tabelul n modul de lucru Datasheet View.
2. Dac se dorete s se vad permanent o coloan de lime mare, se fixeaz
cursorul pe bordura gri, de deasupra, ntre dou nume de cmpuri.
Cursorul mousului se transform ntr-o sgeat cu 2 capete. Se trage de
mouse la dreapta i coloana se lete.
3. Dac se vrea s se vad temporar ntreaga intrare, se tasteaz Shift + F2
pentru a deschide fereastra Zoom. Se alege Ok cnd s-a terminat de
vizualizat sau editat.
6.10. Interogri specifice SQL: Interogarea UNION

] Interogarea UNION combin dou sau mai multe interogri clasice de tip
SELECT ntr-o singur interogare. Articolele furnizate de aceste interogrii vor fi
amestecate i returnate sub forma unui singur set de articole. Cmpurile puse n
coresponden trebuie s fie de acelai tip. Exist o singur excepie: cmpurile de tip
Number pot fi puse n coresponden cu cele de tip Text. Corespondena dintre articole
este de tip poziional (primului cmp din prima interogare i corespunde primul cmp din
cea de-a doua interogare .a.m.d.). n interogarea astfel generat, dac s-a folosit cuvntul
UNION nu se vor reine dublurile articolelor, dac s-a folosit varianta UNION ALL se vor
afia i articolele dublate. Dac se dorete sortarea articolelor returnate de interogarea
UNION, se va introduce o clauz ORDER BY, dup ultima instruciune SELECT.
Caracterul ; indic sfritul instruciunii SQL.
Etape de lucru:
1. Se lanseaz crearea unei interogri n modul de lucru Design;

2. Se deschide fereasta Show Table din care se aduc n gril tabelele surs;
3. Se nchide fereastra Show Table;
4. Se deschide meniul contextual i se selecteaz submeniul SQL Specific i
apoi comanda UNION (Figura nr. 6.80. Selectare comand UNION).
5. n fereastra de editare care s-a deschis sa tasteaz instruciunea SELECT
(Figura nr. 6.81. Instruciunea Select cu Union).
6. Dac se dorete o sortate a articolelor returnate se va introduce i o clauz
ORDER BY.
7. Pentru vizualizarea rezultatelor se va aciona butonul Run;
8. Se nchide interogarea cu salvare;
Figura nr. 6.80. Selectare comand UNION
Numele interogrii de tip

Union
Figura nr. 6.81. Instruciunea Select cu Union
Figura nr. 6.82. Execuia interogrii Union

9. n fereastra obiectelor, la grupul Cereri se va afia numele cererii Union

prefaat de dou cercuri intersectate;
10. Executnd un dublu click pe numele interogrii se obine execuia acesteia
(Figura nr. 6.82. Execuia interogrii Union).
Observaie: Interogarea realizat n SQL cu Union va avea ca simbol ataat dou cercuri
intersectate . ntre cele dou tabele nu exist declarat o relaie.
6.11. Interogare SQL: Combinare Inner Join

Cnd se lucreaz cu dou tabele, ntre care exist declarate relaii, exist
posibilitatea s se vad cmpurile ambelor tabele. Limbajul de intrerogare SQL permite
definirea de interogri de selecie i crearea unor interogri cu structur complex n care
se pot regsi funcii agregate, asocierile (Join) sau combinrile (Union). Operaiile de
asociere incluse de clauza Join au ca rezultat producerea tuturor combinaiilor posibile. n
acest scop se pot uni dou sau mai multe tabele ntr-o interogare. Jonciunile realizate pot
fi interne (Inner Join) sau externe (Outer Join). Jonciunile externe sunt de dou tipuri:
de stnga (Left Outer Join) i de dreapta (Right Outer Join). Clauza Join specific tabela
care va fi asociat tabelei precizat n clauza From.
n rezultatul jonciuni cu Inner Join se vor gsi nregistrrile pentru care cmpul
de asociere va avea aceleai valori n toate tabelele din asociere.
Asocierea Left Outer Join creaz asocieri n care se vor regsi toate nregistrrile
tabelei precizate dup clauza FROM i doar nregistrrile din tabela precizat dup Left
Join pentru care cmpul de asociere are aceleai valori cu cele din prima tabel.
Asocierea de tip Right Outer Join furnizeaz ca rezultat al interogrii toate
cmpurile din fiierul precizat dup clauza Right Join i doar acele cmpuri din tabela
precizat dup clauza From pentru care cmpul de asociere are aceleai valori. n rest vor
fi afiate spaii, att n asocierea Left c i n asocierea Right.
Etape de lucru:
1. Din fereastra Relationships a unei interogri, se execut click dreapta
pentru a selecta i deschide fereastra Show Table. Prin intermediul acestei
ferestre se vor aduga tabelele adiionale, apoi se alege Close pentru
nchiderea ferestrei Show (Figura nr. 6.83. Selectarea butonului de
opiune Show Table).
2. Dac nu sunt stabilite realiile ntre tabele se creaz. Pentru a crea o relaie
ntre un tabel existent i unul adiional se trage cmpul tabelei existente la
cmpul de legtur al tabelei adiionale. Apare o linie ntre cele dou
tabele. n general, se va trage cheia primar de la tabela surs (care este cu

bold) la cmpul non-primar din tabela secundar (Figura nr. 6.84.

Fereastra relaiilor dintre tabele).
3. Pentru a seta proprietile Join, se d click dreapta pe linie iar din fereastra
Edit Relationships se alge Join Type avnd ca efect deschiderea ferestrei
Join Properties (Figura nr. 6.85. Deschiderea ferestrelor Join Properties
pentru cele dou tipuri de relaii).
4. Pentru nceput se arat doar inregistrrile unde cele dou cmpuri de
legtur au date identice (aceasta este numit Inner Join). Se alege a doua
opiune pentru a se vedea nregistrrile corespondente i toate nregistrrile
din tabela principal care au corespondent n tabela secundar (acest gen
de legtur este numit Left Join ).
5. Se alege Ok i se termin interogarea adugnd la gril orice cmp, opiuni
de sortare i criterii de selecie (Figura nr. 6.87. Designul interogrii
Inner Join).
6. Se d click pe Run pentru a derula interogarea (Figura nr. 6.86. Execuia
interogrii).
7. Click dreapta pe titlul interogrii, se deschide meniul contextual de unde se
selecteaz comanda SQL View. Un click pe acest comand deschide
fereastra Select Query unde se poate vedea selecia realizat (Figura nr.
6.88. Selectare SQL View).
8. Se lanseaz n execuie interogarea realizat (Figura nr. 6.89. Model de
selecie intern Inner Join).
n exemplul din figura nr. 6.87 Designul interogrii Inner Join combinat cu Left
Join, fraza SELECT realizat este:
SELECT clienti.nume, clienti.adresa, clienti.telefon, date_clienti.adresa_loc_munca,
date_clienti.telefon_loc_munca, carti.titlu, carti.cod_autor, imprumuturi.data_r
FROM (clienti LEFT JOIN date_clienti ON clienti.nrLeg = date_clienti.nrLeg)
INNER JOIN (carti INNER JOIN imprumuturi ON carti.cod_carte =
imprumuturi.cod_carte) ON clienti.nrLeg = imprumuturi.nr_leg
WHERE (((imprumuturi.data_r)<Now()));
Un exemplu de comand SELECT n care se va folosi doar Inner Join (jonciune

intern) ar fi:
SELECT carti.cod_carte, carti.titlu, autori.nume, edituri.editura, carti.an,
carti.nr_tot, carti.nr_disp FROM edituri INNER JOIN (autori INNER JOIN carti
ON autori.cod_autor=carti.cod_autor) ON edituri.cod_editura=carti.cod_editura;
Figura nr. 6.83. Selectarea butonului de opiune Show Table

Figura nr. 6.84. Fereastra relaiilor dintre tabele
Relaie Left Join Relaie Inner Join
Figura nr. 6.85. Deschiderea ferestrelor Join Properties pentru

cele dou tipuri de relaii
Figura nr. 6.86. Execuia interogrii

Figura nr. 6.87. Designul interogrii Inner Join combinat cu Left Join
Not: Dac s-au creat relaiile, n baza de date, cu Referential Integrity se va verifica
dac Right Outer Join are aceleai rezultate ca i Inner Join deoarece nu ar trebui s
existe nregistrri singulare n tabela secundar.
Figura nr. 6.88. Selectare SQL View
Folosind aceeai baz de date rezultatul acestei interogri va fi conform Figura nr.
6.89. Model de jonciune intern Inner Join n care se realizeaz dou jonciuni: mai
nti ntre autori i cri, pe baza cmpului cod_autor i apoi ntre fiierul edituri i
rezultatul jonciuni anterioare pe baza cmpului cod_editur.
Figura nr. 6.89. Model de selecie intern (Inner Join)

Sfat: Pentru a gsi toate inregistrarile fr corespondent se recomand s se creeze o

interogare cu legtur ntre cmpuri i s se aleg Left Join sau Right Join. Sub unul din
cmpuri se va seta criteriul la Is Null. S-ar putea s se doreasc crearea acetui tip de
interogare nainte s se creze relaiile dintre tabele dac au fost introduse date n tabelele
respective, pentru a se vedea care nregistrri trebuie s fie terse.
6.12. Interogare: Crearea interogrilor cu Self Join

Cnd s-a creat un cmp ntr-o baz de date care se refer la alt cmp din aceeai
baz de date, se va putea crea un Self Join prin care se unete baza de date cu sine nsi
pentru a se afia informaiile solicitate. O astfel de asociere este denumit asociere
intrinsec. n vederea crerii unei astfel de relaii se va duplica tabelul n fereasta de
relaii. Numele tabelului copie va fi acelai cu al tabelului original la care s-a adugat
extensia _1. Utilizarea asocierilor intinseci permite efectuarea cutrilor recusive.
Etape de lucru:
1. Se deschide Query Design View, din meniul contextual se selecteaz
comanda Show Table;
2. Din fereasta Show Table se selecteaz tabela de lucru care va aprea n
fereastra de relaii a grilei;
3. Se execut dublu click pe aceeai tabel n Show Table, se vor depune
dou Field List-uri de pe aceeai tabel. Se alege Close pentru rentoarcere
la Design-ul grilei;
4. Al doilea nume al tabelei este identic cu numele primei tabele avnd ns
adugat numrul _1 (A se vedea tabelele Carti i Carti_1 din
Figura nr. 6.90. Designul unei interogri cu SELF JOIN). Pentru a se
evita confuzia se d click dreapta n al doilea Field List i se introduce un
nume la proprietatea Alias, pentru a atribui celei de-a doua tabele un nume
(de exemplu: carti_copie;
5. Se selecteaz, din tabel, toate cmpurile care se doresc n gril;
6. Se trage de cmpul de legtur din prima tabel, spre cmpul de legtur a
celei de a doua tabele pentru a crea un Join. Aceste cmpuri vor avea
nume diferite dar trebuie s aib acelai tip de date;
7. Se termin de creat adugndu-se cmpuri noi, opiuni de sortare i criterii
de selecie;
8. Se d Run pentru derularea interogrii (Figura nr. 6.91. Rezultatul seleciei
cu SELF JOIN).

Figura nr. 6.90. Designul unei interogri cu SELF JOIN
Figura nr. 6.91. Rezultatul seleciei cu SELF JOIN
6.13. Subinterogri: Creare

Din cnd n cnd s-ar putea s fie necesar s se creze o interogare care s
foloseasc rezultatele alteia pentru derulare. O variant ar fi s se creze o interogare i
apoi s se foloseasc ca baz pentru urmtoarea. O alt variant ar fi s se copieze
declaraiile SQL din prima interogare i s se plaseze n celula Criteria a celei de a doua.
Etape de lucru:
1. Dac se vrea s apar i interogrile iniiale i subinterogarea listate n
fereastra obiectelor Database se va da click pe eticheta Create i se alege
Query Design;
2. Prin intermediul ferestrei Show Table se vor selecta interogrile surs
(Figura nr. 6.92. Interogrile de selecie folosite la realizarea
subinterogrii);

Figura nr. 6.92. Interogrile de selecie folosite la realizarea subinterogrii
3. Se va crea o nou interogare folosind cmpuri din interogrile surs

(Figura nr. 6.93. Subinterogare realizat n SQL);
Figura nr. 6.93. Subinterogare realizat n SQL
4. De exemplu, interogarea Numai ce este n credit folosete datele din

interogrile Note_contab_rulaj_credit i Note_contab_rulaj_debit
(Figura nr. 6.92. Interogrile de selecie folosite la realizarea
subinterogrii) (Figura nr. 6.94. Execuia celor dou interogri realizate
iniial cu SQL);
Figura nr. 6.94. Execuia celor dou interogri realizate iniial cu SQL
5. Se nchide interogarea cu salvare. Pentru a vedea rezultatul seleciei se

execut dublu click pe numele ei sau se deschide n design i se apas

butonul de comand Run (Figura nr. 6.95. Selecia realizat de

subinterogare);
6. Dac se dorete s se creeze o singur interogare, mai inti se va crea
subinterogarea ca un singur cmp i o singur inregistrare ca output. Se va
afia subinterogarea n SQL View i se va copia tot textul. Se creaz
interogarea surs i criteriile de selecie pe irul Criteria din fereastra
Design a interogrii iniiale.
Figura nr. 6.95. Selecia realizat de subinterogare


Access 2007 - Capitolul VII. Rapoartele n Access
RAPOARTELE N ACCESS
7.1. Definirea i clasificarea rapoartelor

Rapoartele sunt destinate tipririi diferitelor rezultate. Informaiile tiprite pot fi
grupate, filtrate, sortate, se pot obine rezultate sintetice cum ar fi subtotalurile i totalurile.
Rapoartele conin informaii extrase din tabelele bazei de date, din interogri sau alte
elemente ce se adaug la proiectarea raportului. Elementele ce se adaug unui raport se
numesc controale. Controalele pot fi grafice, etichete de text, imagini i alte elemente
statice, care nu se schimb cnd se trece de la o nregistrare la alta; de asemenea se poate
aduga caseta de editare care ns se schimb, de la o nregistrare la alta. Controalele n
rapoarte pot fi folosite i pentru efectuarea i afiarea unor calcule sau pot fi butoane ce
efectueaz diferite aciuni; depozite ca subrapoarte (datasheet grid de nregistrri legate de
formularul principal); sau obiecte care fac introducerea i vizualizarea datelor mai uoar,
cum ar fi calendarul, ActiveX, Spinner i alte controale obinuite.
n general, un control se adaug unui raport prin aciunea drag and drop; de
exemplu, din Field List se poziioneaz cursorul mouse-ului pe control i innd apsat
butonul stnga, se trage controlul n locul unde se dorete s apar, apoi se elibereaz
fixndu-se n acea poziie, sau folosind panglica de instrumente, n modul de lucru Report
n Design View. Fiecare control se plaseaz ntr-o seciune dintr-un raport. In funcie de
seciune, controlul va aprea: o dat pe fiecare pagin; de fiecare dat cnd un grup se
schimb sau la fiecare nregistrare.
Un raport este compus din trei pri: antetul, zona de detaliu i subsolul. n antet se
include numele raportului, sigla firmei (opional) i capul de tabel. n zona de detaliu sunt
prezentate datele. n subsol sunt prezentate, de regul, informaii statice, care nu se schimb
cu fiecare nregistrare editat. Pentru crearea unui raport pot fi utilizate cinci metode:
Crearea unui raport pe baza tabelului sau interogrii curente;
Raport tip etichete;
Crearea unui raport gol;
Crearea unui raport cu ajutorul utilitarului Report Wizard;
Crearea unui raport n modul design (Report Design).
n general, raportul se bazeaz pe obiectul activ n acel moment, dar poate fi i
selectat sursa de date -n funcie de varianta de creare a lui.

Etape de lucru:
1. Pentru crearea unui raport de baz n panoul Navigation se va executa un click pe
bara Reports i apoi pe tabelul surs;
2. Se va activa eticheta Create care deschide fila cu acelai nume;
3. Se va executa un click pe oricare dintre urmtoarele butoane de raport:
Report pentru a crea un raport pe coloane;
Labels pentru a crea un raport pe coloane de tip etichet;
Blank Report pentru a crea un raport gol;
Report Wizard pentru a deschide utilitarul Wizard;
Report Design pentru a comuta n modulul de lucru Design.
Raportul creat va fi afiat n fereastra Print Preview, dar se poate comuta n modul
de lucru Design (n cazul n care s-a creat n alte variante) pentru eventualele modificri; se
poate salva, tipri sau nchide.
Seciunile unui raport
Structura unui raport este mprit n seciuni. Acestea sunt:

Report Header (Antet raport) este seciunea care se imprim o singur dat la
nceputul raportului. n aceast seciune se include de regul, o sigl, un titlu pentru
raport, data calendaristic. Antetul raportului este prima seciune din raport, poate s
lipseasc, dar n cazul n care exist, se imprim nainte de antetul paginii. Dac n
antetul raportului se plaseaz un control calculat, ce utilizeaz o funcie agregat,
funcia respectiv se va aplica ntregului raport.
Page Header (Antet pagin) se va imprima pe fiecare pagin n partea superioar.
De obicei, n aceast seciune se introduc etichetele coloanelor pentru a fi repetate la
fiecare pagin.
Group Header (Antetul de grup) se imprim la nceputul fiecrui grup de
nregistrri. Se utilizeaz pentru numele grupului de nregistrri, dac s-au constituit
grupuri n cadrul raportului. Cnd se plaseaz un control calculat n antetul de grup,
ce utilizeaz o funcie agregat, funcia se aplic numai grupului respectiv.
Detail (Detaliu) formeaz corpul principal al raportului, va conine sursa de date
pentru raport, imprim fiecare rnd din sursa de date. Poate s conin controale
calculate cu legtur, dar i controale fr legtur.
Group Footer (Grupul de subsol) poate s apar la finalul fiecrui grup de
nregistrri. n el se vor regsi informaii rezumative pentru grup.
Page Footer (Pagin de subsol) se imprim la finalul fiecrei paginii, dac exist i
dac s-au inserat controale n cadrul ei.

Report Footer (Subsolul raportului). Coninulul acestei seciuni se va imprima o

singur dat- la finalul raportului. Va conine informaii de rezumat, pentru ntregul
raport i totalurile- la nivel de raport.
7.2. Crearea raportului rapid cu Report

Pentru crearea unui raport rapid se procedeaz astfel:
1. n cadrul panoului Navigation se acioneaz eticheta Create;
2. Se deschide un tabel care va fi sursa datelor pentru raport;
Figura nr. 7.1. Comenzile pentru crearea raportului
Antet
nregistrri
Nr Nr.
nregistrri pagini
Figura nr. 7.2. Raportul creat cu butonul Report
3. Din cadrul grupului de instrumente Reports se acioneaz butonul Report avnd ca

efect afiarea de tip coloane, pe baza sursei selectate (Figura nr. 7.1. Comenzile
pentru crearea raportului). Va avea ataat n antet o sigl, denumirea preluat din
denumirea tabelului surs, data realizrii i denumirea coloanelor (aceleai cu cele
din sursa de date). n zona de detaliu va avea nregistrrile, o funcie de numrare a
articolelor din raport i indicarea numrului paginii curente din total paginii pe
raport (Figura nr. 7.2. Raportul creat cu butonul Report).
Observaie: Pentru eventuale modificri se deschide raportul n modul de lucru Design.

7.3. Crearea raportului cu Labels

Etape de lucru:
1. n cadrul panoului Navigation se acioneaz eticheta Create;
2. Se deschide un tabel, care va fi sursa datelor din tabel;
3. Din cadrul grupului de instrumente Reports se acioneaz butonul Labels care
deschide utilitarul Label Wizard. n cadrul primei ferestre se va selecta
dimensiunea etichetei (Figura nr. 7.3. Lansarea utilitarului Label Wizard). Se
trece la faza urmtoare acionnnd butonul Next;
Figura nr. 7.3. Lansarea utilitarului Label Wizard
4. n cea de- a doua fereastr se stabilete fontul, stilul de scriere i culoarea

(Figura nr. 7.4. Alegere font i culoare de scriere);
5. n fereastra urmtoare se stabilete modalitatea de separare a cmpurilor n
cadrul etichetei (slech, virgul sau liniua de unire) (Figura nr. 7.5. Separarea
cmpurilor);
6. Se selecteaz cmpurile pentru etichet (Figura nr. 7.6. Selectarea cmpurilor
pentru etichet);
Figura nr. 7.4. Alegere font i culoare de scriere

7. Se atribuie nume etichetei i se stabilete modul de vizualizare (Figura nr. 7.7.

Stabilirea numelui etichetei i modului de vizualizare, apoi se acioneaz
butonul Finish ;
8. Se prezint varianta de etichet creat (Figura nr. 7.8. Model etichet).
Figura nr. 7.4. Alegere font i culoare de scriere
Figura nr. 7.5. Separarea cmpurilor
Figura nr. 7.6. Selectarea cmpurilor pentru etichet
Figura nr. 7.7. Stabilirea numelui etichetei i modului de vizualizare

Figura nr. 7.8. Model etichet
Observaie: Cmpurile de tip OLE Object, Attachment, Logice, Lookup Wizard i

Hyperlink nu pot fi trecute ca surs a etichetelor.
7.4. Crearea raportului cu ajutorul instrumentului Blank

Report
Utilizarea instrumentului Blank Report (raport necompletat) se recomand
atunci cnd, raportul va conine puine cmpuri. Instrumentul Blank Report creaz rapid
un raport necomplectat care, se afieaz n modul de lucru Layout urmnd a fi aduse
cmpuri, n cadrul raportului din panoul Field List.
Etape de lucru:
1. Din cadrul grupului de instrumente Reports, dup acionarea etichetei Create
din panglica Navigation, se va executa un click pe butonul Blank Report;
2. Pe ecran se afieaz panglica Format, n zona de lucru apare un raport gol, n
dreapta avnd afiat panoul Field List cu structura tabelului activ- n acel
moment (Figura nr. 7.9. Crearea unui raport necompletat);
3. Executnd dublu click pe denumirile cmpurilor ce se doresc a fi n raport (de
exemplu: NumeProdus, Pre, Foto), acestea se vor insera mpreun cu articolele
din tabel. Inserarea se va efectua pe coloane. n partea de jos vor fi plasate
opiuni pentru grupri, sortri i funcii (Group, Sort, and Total) (Figura nr.
7.10. ncrcarea raportului cu date);
4. Executnd un click pe Add a Group sau pe Add a Sort se deschide lista
autoderulant cu numele cmpurilor din raport, putndu-se selecta oricare dintre
ele- pentru realizarea gruprilor i sortrilor. n cazul n care nu s-au afiat
benzile pentru grupri i sortri, se va executa un click pe butonul Group & Sort
din panglica Format- avnd ca efect afiarea celor dou benzi (Figura nr. 7.11.
Sortri grupri i totalizri la nivel de raport);
5. Pentru a insera totalizri, se acioneaz butonul Totals, iar din lista autoderulant
a funciilor, se alege funcia adecvat. Butonul Totals devine vizibil doar, dac
s-a selectat o coloan cu date. n exemplul din figur s-a inserat funcia Average
pentru a calcula media preurilor (Figura nr. 7.11. Sortri grupri i totalizri la
nivel de raport).

Butonul pentru crearea unui raport necomplectat
Tragerea cmpurilor n
Poziia indicat de sgei
Figura nr. 7.9. Crearea unui raport necomplectat
Figura nr. 7.10. ncrcarea raportului cu date
Lista
autode-
rulant
pentru
sortri i
grupri
Grupul
Costum
Adugarea Anularea operaiei

guprilor i de grupare i
sortrilor sortare
Figura nr. 7.11. Sortri grupri i totalizri la nivel de raport

Dac se deschide raportul creat n Design, se observ c a fost inserat banda Page
Header pentru etichetele de coloan. Deoarece s-a efectuat grupare la nivel de NumeProdus
s-a inserat o band Header- pentru gruparea realizat. n zona de detalii se gsesc
cmpurile Pre i Foto. Deoarece s-a solicitat funcia pentru calculul preului mediu,
programul a inserat o band NumeProdus Footer pentru funcia Avg(). La nivel de pagin
nu s-a solicitat nimic, dar s-a inserat la nivel de raport, funcia Avg() sub banda report
Footer.
Figura nr. 7.12. Vizualizarea raportului n Design
Observaie: n aceast variant de lucru raportul a fost creat n modul Layout. Raportul
astfel creat nu are nume, sigl, dat calendaristic, numr de pagin. Pentru a aduga alte
controale raportului se deschide n modul de lucru Design.
7.5. Crearea raportului cu ajutorul utilitarului Report

Wizard
Crearea rapoartelor cu Wizard presupune parcurgerea mai multor etape.
Etape de lucru:
1. Se activeaz eticheta Create, iar n cadrul grupului de instrumente Reports se
execut un click pe butonul Report Wizard avnd ca efect, lansarea utilitarului
Wizard pentru crearea rapoartelor (Figura nr. 7.13. Lansarea utilitarului
Report Wizard);
Figura nr. 7.13. Lansarea utilitarului Report Wizard

2. n cadrul primei ferestre Wizard, se execut un click n caseta de editare

Tables/Queries pe sgeata cu vrful n jos, pentru a alege tabelul sau
interogarea ca surs a datelor i apoi un click pe numele sursei;
Figura nr. 7.14. Selectarea sursei de date pentru raport
3. n cadrul aceleai ferestre se selecteaz cmpurile pentru raport, trecndu-se

din caseta de editare Available Fields n caseta Selected Fields. Se trece la
fereastra urmtoare, acionnd butonul Next (Figura nr. 7.14. Selectarea
sursei de date pentru raport);
4. n noua fereastr se poate preciza gruparea nregistrrilor. Pentru grupare se
pot utiliza maxim 10 cmpuri. Se apas butonul Next (Figura nr. 7.15.
Opiunea de grupare a nregistrrilor). n exemplul din figura 7.15. gruparea
s-a realizat la nivel de NUMEPRODUS;
Figura nr. 7.15. Opiunea de grupare Figura nr. 7.16. Opiunile de sortare n
a nregistrrilor cadrul raportului

5. Se precizeaz ordinea nregistrrilor n fiecare grup, se solicit sortarea dup

maxim 4 cmpuri odat - cresctor sau descresctor (Figura nr. 7.16.
Opiunile de sortare n cadrul raportului);
6. n urmtoarea fereatr se stabilete macheta i orientarea raportului (Figura
nr. 7.17. Selectarea machetei raportului);
7. Se alege stilul raportului i aspectul final (Figura nr. 7.18. Selectarea
variantei de vizualizare a raportului);
Figura nr. 7.17. Selectarea machetei Figura nr. 7.18. Selectarea variantei de
raportului vizualizare a raportului
8. Se atribuie numele raportului i se stabilete dac se dorete previzualizarea

sau afiarea n modul Design, dup care se execut un click pe butonul Finish
(Figura nr. 7.17. Stabilire titlu i opiune de vizualizare i Figura nr. 7.19.
Raportul final realizat cu Wizard).
Figura nr. 7.19. Stabilire titlu i Figura nr. 7.20. Raportul final realizat cu
opiune de vizualizare Wizard

9. Raportul se creaz pe coloane, conine titlu, gruprile i sortrile solicitate, iar

n josul paginii- data curent inserat cu funcia New() i numrul de pagin
([Page]& of &[Pages]). n vederea inserrii altor controale, se deschide
raportul n modul de lucru Design (Figura nr. 7.21. Designul raportului creat
cu Wizard).
Figura nr. 7.21. Designul raportului creat cu Wizard
7.6. Crearea raportului n Design
n Design se pot crea rapoarte mai complexe, putndu-se aduga cmpurile din
Field List, din grupul Controls, fila Design sunt accesibile butoane pentru controale, iar din
caseta de proprieti se pot selecta proprietile controalelor. Controalele pot s aib sau nu
experi asociai.
Etape de lucru:
1. Se activeaz eticheta Create, iar din grupul de instrumente Reports, se selecteaz
butonul Report Design - avnd ca efect afiarea scheletului pentru realizarea
designului (Figura nr. 7.22. Butoane de operare n varianta Design);
2. Se execut un click pe eticheta Design a barei cu instrumente, iar din Grupul
Tools se acioneaz pe butonul Add Existing Fields pentru a activa Field List;
Figura nr. 7.22. Butoane de operare n varianta Design

Inserare controale
Inserare controale
Figura nr. 7.23. Realizare Design
Figura nr. 7.24. Execuia unui raport creat n Design

3. Din Field List se adaug elemente de control de legtur (cmpurile din tabel);
4. Dup introducerea cmpurilor n zona de detaliu a raportului, se acioneaz
eticheta Arrange din panglica cu instrumente i apoi Report Header/Footer sau
Page Header/Footer pentru a afia sau ascunde anteturile i subsolurile(.............);
5. Se insereaz controale, iar din grupul Tools se activeaz butonul Property Sheet
cu scopul activrii ferestrei de proprieti a obiectelor inserate i a raportului
(Figura nr. 7.23. Realizare Design);
6. Se salveaz raportul creat i se deschide n Layout (Figura nr. 7.24. Execuia unui
raport creat n Design);
7. n vederea efecturii modificrilor, se redeschide n Design.
7.7. Adugarea elementelor de control unui raport
Controalele care se pot aduga rapoartelor sunt:

cu legtur;
fr legtur.
Controalele cu legtur se creaz automat. Un astfel de control se creaz, la
adugarea unui cmp din panoul Field List n raport. Se selecteaz cmpul sau cmpurile
dorite a fi inserate n raport i apoi se trag cu mouse-ul n seciunea de raport n care se
dorete s apar sau se execut dublu click pe fiecare cmp dorit. Pentru fiecare cmp
inserat se vor afia dou casete: una pentru etichet i alta pentru valorile cmpului.
Alte controale se pot crea n Design View utiliznd instrumentele din grupul Controls din
cadrul filei Design. Instrumentele din grupul Controls sunt vizibile n Design View sau n
Layout View. Comutarea ntre cele dou se face, fie acionnd butonul View din panglica
Home, fie din meniul contextual al raportului.
Controalele fr legtur se insereaz cu ajutorul butoanelor. De exemplu, o caset
de dialog este un raport fr legtur, fr a avea ca surs a datelor un tabel sau o
interogare. O caset de tip text este un element fr legtur. Pentru inserarea unui astfel de
element se execut un click pe butonul corespunztor i se gliseaz cu mouse-ul, pentru a
desena un chenar n locul n care trebuie s apar. Pentru a-l putea glisa indicatorul mouse-
ului trebuie s aib forma unei sgei cu 4 capete.
Se pot utiliza experi pentru a crea butoane de comand, casete tip list, casete
combo, grupuri de opiuni, subrapoarte. Dac se utilizeaz un expert, pentru inserarea
controalelor n cadrul raportului, expertul va indica paii necesari atarii controlului la
sursa de date a raportului. n acest caz, trebuie s fie selectat butonul Use Control Wizards
(utilizare experi controale) din grupul de instrumente Controls, panglica Design.
n cazul n care se dorete crearea de controale fr ajutorul
expertului se deselecteaz butonul Use Control Wizards.

n cazul n care controlul poate afia date (de exemplu o caset de selectare) trebuie s se
introduc un nume de cmp sau o expresie- n caseta de proprieti Control Source a
controlului respectiv. Proprietile unui control se afieaz dac, se selecteaz controlul i
se apas tasta F4 sau se selecteaz Properties- din meniul contextual.
7.7.1. Ajustarea spaierii seciunilor ntr-un raport
Etape de lucru:
1. Se deschide raportul n Design;
2. Se fixeaz indicatorul mouse-ului pe marginea paginii sau a seciunii;
3. Se trage indicatorul de redimensionare la o nou poziie.
Observaie: Se poate afia sau ascunde rigla i grila. Ele ofer elemente de ghidare pentru
controale. Se execut un click pe pe eticheta Arrange din panglica Report Design Tools i
apoi se execut un click pe butonul Ruler sau Show Grid din grupul de instrumente
Show/Hide (Figura nr. 7.25. Grupul de instrumente Show/Hide).
Grid
Form Header/Footer
Ruer Page Header/Footer
Figura nr. 7.25. Grupul de instrumente Show/Hide
7.7.2. Inserarea de calcule n rapoarte
Pentru a insera diferite calcule cu sau fr funcii, se parcurg mai multe etape de lucru.
Etape de lucru:
1. Raportul se deschide n Design View ;
2. Se selecteaz eticheta Design din panglica Report Design Tools;
3. Se insereaz o caset text sau un text box;
4. n caseta text se scrie un text explicit;
5. n caseta Unboud se va insera formula de calcul;
6. Se selecteaz proprietile pentru controlul inserat;
7. n caseta de proprieti se execut un click pe Control Source, apoi un click pe
Expression Builder;
8. Se ncepe realizarea expresiei selectnd semnul egal (=) i apoi introducnd
valorile i operatorii dorii;
Butonul pentru a Locaia pentru formule
insera Text Box din grupul Text Box

9. n vederea introducerii operatorilor n formul, se execut un click pe butonul

operatorului din cadrul ferestrei Expresion Builder;
10. n cadrul aceleai ferestre, se execut dublu click pe dosarele din panoul din
stnga- pentru a deschide lista cu obiectele ce pot fi utilizate n expresii, inclusiv
cmpuri din tabelele bazei de date, constante, funcii;
11. Se execut click pe butonul de comand OK, inserndu-se expresia n raport;
12. Se nchide fereastra, acionnd butonul Close.
Observaie: Expresia se poate insera i manual
7.7.3. Formatarea valorilor dintr-un raport
Etape de lucru:
1. n modul de lucru Design al unui raport, se plaseaz punctul de inserie n cmpul
al crui format se dorete a fi modificat;
2. Se activeaz eticheta Design din bara cu instrumente Report Design Tools;
3. Se execut un click pe butonul Property Sheet;
4. n cadrul tabului Format sau All ale foii de proprieti, se execut un click pe
caseta proprietii Format, apoi un click pe butonul sgeat al listei de unde se
selecteaz noul format pentru text (Figura nr. 7.26. Schimbarea formatrilor n
cadrul raportului).
Figura nr. 7.26. Schimbarea formatrilor n cadrul raportului
5. Se poate schimba formatarea la un cmp numeric, de tip dat calendaristic, logic;

6. Pentru cmpurile numerice, se execut un click n caseta proprietpii Decimal

Places i apoi pe butonul sgeat al acestei liste, iar din lista afiat se selecteaz
numrul de zecimale;
7. Pentru nchidere, se va executa un click pe butonul Close.
Acelai rezultat se obine folosind instrumentele pentru formatare, astfel:

1. Se deschide raportul n Layout;
2. Se selecteaz cmpurile ce se doresc a fi formatate;
3. Din panglica Report Layout Tools se selecteaz eticheta Format;
4. Din cadrul grupului de instrumente Formatting se selecteaz noul format al
datelor (Figura nr. 7.27. Formatarea cu ajutorul butoanelor);
Figura nr. 7.27. Formatarea cu ajutorul butoanelor
5. Din grupul de instrumente Gridlines se vor utiliza butoane pentru stil, culoare,
aliniere text, culoare bordur, lime linie, efecte speciale (umbre, gravur,
basorelief), grilaje (Figura nr. 7.28. Butoanele de formatare din grupul
Gridlines).
Figura nr. 7.28. Butoanele de formatare din grupul Gridlines
7.7.4. Formatarea cu Autoformat
Etape de lucru:
1. Se deschide raportul n Layout;
2. Se selecteaz parial sau total;

3. Se execut click pe butonul Autoformat (Figura nr. 7.29. Grupul de butoane

Autoformat);
Figura nr. 7.29. Grupul de butoane Autoformat
4. Din cadrul grupului Autoformat, se execut un click pe butonul stilului dorit ;

5. n cazul n care se dorete alt format dect cele existente, se selecteaz
AutoFormat Wizard din cadrul aceleai ferestre, avnd ca efect deschiderea
ferestrei AutoFormat ;
6. Acionnd butonul Options se ataeaz ferestrei atributele pentru Font, culoare
i bordur (Figura nr. 7.30. Lansarea utilitarului Autoformat Wizard);
7. Dup selectarea opiunilor se apas butonul OK i apoi se nchide fereastra
executnd un click pe butonul Close.
Figura nr. 7.30. Lansarea utilitarului Autoformat Wizard
7.7.5. Afiarea i ascunderea anteturilor i subtotalurilor
Etape de lucru:
1. Se deschide raportul n modul de lucru Design sau Layout;
2. Se selecteaz eticheta Arrange din panglica Report Design Tools;
3. Se execut un click pe butonul antetului/subsolului, care se dorete a fi
afiat/ascuns;

4. Se acioneaz butonul Page Header/Footer, din grupul de instrumente Show/Hide

pentru a afia antetul i subsolul pe fiecare pagin a raportului;
5. Pentru ascundere se acioneaz nc odat acelai buton;
6. Se apas butonul Form Header/Footer pentru a se afia antetul i subsolul la nivel
de raport, din acelai grup de instrumente;
7. Pentru ascundere, se acioneaz nc odat acelai buton.
7.7.6. Redimensionarea sau mutarea unui element de control
n vederea redimensionrii sau mutrii elementelor de control, se procedeaz astfel:

1. Se deschide raportul n modul Design;
2. Se selecteaz elementul de control pentru redimensionare sau mutare;
3. Se plaseaz indicatorul mouse-ului pe un punct de redimensionare i apoi se
trage de acesta n direcia dorit;
4. n vederea mutrii indicatorului mouse-ului, trebuie s aib forma sgeat cu
patru (4) capete;
5. Se trage controlul selectat cu mouse-ul n noua poziie.
Observaie: Se pot efectua modificri asupra controalelor cu ajutorul butoanelor din banda
cu instrumente Report Design Tools.
7.7.7. Alinierea i gruparea elementelor de control
Cu ajutorul butoanelor, se pot alinia i grupa elementele de control.

Etape de lucru:
1. Se deschide raportul n Design sau Layout;
2. Se selecteaz elementele de control i obiectele de control n vederea alinierii;
3. Din pagina Report Layout Tools se selecteaz eticheta Arrange;
4. Din grupul de instrumente Control Alignment, se execut un click pe unul din
butoanele de aliniere (Figura nr. 7.31. Butoanele pentru alinierea controalelor):
a. Left (stnga);
b. Right (dreapta);
c. Top (Sus);
d. Bottom (Jos) (Figura nr. 7.32. Alinierea elementelor de control n modul de
lucru Layout).
Figura nr. 7.31. Butoanele pentru alinierea controalelor

Aliniere la
dreapta a
valorilor
Aliniere la
stnga a
etichetelor
Figura nr. 7.32. Alinierea elementelor de control n modul de lucru Layout
7.7.8. Modificarea spaierii
n vederea modificrii spaierii dintre elemente, se procedeaz astfel:

1. Se deschide raportul n modul Design, iar pentru bordura de cmp n modul
Report;
2. Se selecteaz elementele de control i obiectele pentru spaiere;
3. Se execut un click pe eticheta Arrange;
4. Se execut un click pe butonul spaierii dorite (de exemplu se alege spaierea de
tip Wide pentru zona de detaliu a raportului). Rezultatul se vede n Figura nr.
7.33. Spaierea de tip Wide;
Figura nr. 7.33. Spaierea de tip Wide

5. Butoane pentru controlul spaierii, se gsesc n grupul de butoane Control

Layout (Figura nr. 7.34. Butoane pentru modificarea spaierii).
Funcia Snap to Grid

pentru alinierea obiectelor
prin intermediul
instrumentelor
Figura nr. 7.34. Butoane pentru modificarea spaierii
Observaii: Nu se pot alinia sau grupa manual obiectele i elementele de control n cadrul
unui raport. Programul Access pune la dispoziie instrumente pentru modificarea spaierii
pe orizontal i vertical precum i relativ la alte obiecte. Funcia Snap to Grid este activ.
Observaii: Se poate dezactiva funcia Snap to Grid pentru alinierea elementelor de control
i a liniilor, variant n care se permite alinierea i gruparea manual a obiectelor din cadrul
raportului.
7.7.9. Schimbarea dimensiunii obiectelor i elementelor de control

Dimensiunea obiectelor i a elementelor de control poate fi schimbat cu ajutorul
instrumentelor puse la dispoziie de Access.
Etape de lucru:
1. Se deschide raportul n modul de lucru Design View;
2. Se selecteaz elementele ce se doresc a fi redimensionate;
3. Din pagina Report Layout Tools, se selecteaz eticheta Arrange;
4. Din grupul de instrumente Size, se execut click pe unul din butoanele :
To Fit; ToGrid; To Tallest; To Widest; To Shortest; To Narrowest (Figura nr.
7.35. Butoane pentru schimbarea dimensiunii elementelor).
Figura nr. 7.35. Butoane pentru

schimbarea dimensiunii elementelor
7.7.10. Modificarea elementelor de control n tabulare sau

elemente suprapuse
Etape de lucru:
1. Se deschide raportul n modul de lucru Design View;
2. Se selecteaz elementele ce se doresc a fi modificate sau suprapuse;

3. Din pagina Report Layout Tools se selecteaz eticheta Arrange;

4. Din grupul de instrumente Control Layout se execut un click pe butonul
Tabular pentru a se obine un raport sub form tabelar (Figura nr. 7.36.
Designul unui raport tabular i Figura nr. 7.37. Raport Tabular) ;
Executnd un
click pe butonul
Tabular grupul
de elemente
selectate se vor
prezenta sub
form de tabel
Figura nr. 7.36. Designul unui raport tabular
Figura nr. 7.37. Raport Tabular
Elementele selectate
vor avea ataat n
colul stnga sus un
mic ptrat de culoare
maro pe care se
fixeaz cursorul pentru
a-l trage la o nou
locaie
Figura nr. 7.38. Poziionarea manual a elementelor raportului

5. Dac se acionez Stacked elementele vor cobor n zona de detaliu i se vor

prezenta suprapuse (Figura nr. 7.39. Designul i execuia unui raport Stacked);
6. Dac se acioneaz butonul Remove, elementelor selectate li se va ataa n colul
stnga sus- un mic ptrat de culoare maro;
7. Se fixeaz cursorul pe acel ptrel i se trage elementul, ntr-o nou poziie
(Figura nr. 7.38. Poziionarea manual a elementelor raportului).
Figura nr. 7.39. Designul i execuia unui raport Stacked
7.7.11. Crearea de grupri i sortri ntr-un raport
n modul de lucru Layout se poate utiliza panoul Group, Sort and Total pentru a
sorta nregistrrile, a crea niveluri de grup i a aduga informaii agregate (totaluri).
Modificrile efectuate asupra raportului, se pot vedea imediat. Lista derulant Totals
permite selectarea funciilor pentru operaiile de nsumare, calculul mediilor, numrarea
nregistrrilor, determinarea valorilor maxime i minime, deviaia standard i variaia
(Figura nr. 7.40. Instrumentele pentru grupri i totalizri).
Figura nr. 7.40. Instrumentele pentru grupri i totalizri

Etape de lucru:
1. Se deschide raportul n modul de lucru Layout;
2. Se activeaz eticheta Format din bara cu instrumente;
3. Din grupul de instrumente Group & Totals, se execut un click pe butonul Group &
Sort avnd ca efect afiarea, n partea de jos a raportului, a benzii pentru adugrile
de sortri i grupri;
4. Executnd un click pe una din opiunile Add a group sau Add a sort se schimb
comanda Add a group n Group on select field (Figura nr. 7.41. Comenzile pentru
grupri i sortri);
Figura nr. 7.41. Comenzile pentru grupri i sortri
5. Se fixeaz cursorul pe butonul cu sgeat al listei Select field din bara Group, Sort,
and Total i se execut un click pe el -pentru a deschide lista cmpurilor din raport;
6. Se selecteaz unul din cmpuri (de exemplu NumeProdus);
7. n list se va realiza gruparea/sortarea pe cmpul selectat;
8. Pentru grupri sau sortri complexe, se execut un click pe butonul cu sgeat More
din cadrul benzii Group, Sort, and Total care se transform n Less (Figura nr. 7.42.
Sortri i grupri complexe);
9. Din banda Less se selecteaz opiunile, pentru realizarea gruprilor i sortrilor mai
complexe;
10. Se nchide, executnd un click pe butonul Close din panoul Group, Sort, and Total.
Figura nr. 7.42. Sortri i grupri complexe

7.7.12. Formatarea foilor de date i a datelor din rapoarte
Etape de lucru:
1. Se deschide un tabel, sub form de foaie de calcul, executnd dublu click pe el;
2. Cu eticheta Home activ, se activeaz butonul Select din grupul Fiind i apoi Select
All- avnd ca efect selectarea foii de date;
a. Din grupul de instrumente Font se vor schimba caracterele, dimensiunea lor,
culoarea de scriere, culoarea de fundal, aranjamentul n pagin, formatul
liniilor de gril (Figura nr. 7.41. Grupuri de butoane pentru formatare),
rezultatul vzndu-se imediat.
Figura nr. 7.41. Grupuri de butoane pentru formatare
Dac nu a fost formatat sursa de date, se vor formata datele- direct n raport, astfel:
2. Se deschide un raport n modul de lucru Layout;
3. Se activeaz eticheta Home;
4. Se selecteaz direct n raport, anumite secvene de date ;
5. Din grupul de instrumente Font se aleg
butoane de formatare pentru:
a. culoarea de umplere;
b. culoarea de scriere;
c. schimbarea caracterelor i a
dimensiunii lor, rezultatul vzndu-
se imediat pe raport (Figura nr.
7.42. Formatarea datelor din
raport);
6. Se nchide raportul, cu salvare.
Figura nr. 7.42. Formatarea datelor din raport
Observaie: n vederea schimbrii formatrilor implicite din Office Button se activeaz

opiunea Access Options, se selecteaz categoria Datasheet i se modific opiunile
prestabilite de formatare a foilor de date. Se iese cu salvare.

7.7.13. Configuraia paginii raportului
Se poate schimba configuraia paginii care include formatul de pagin, orientarea,

parametrii de gril i coloan, marginile (spaiile albe dintre text i marginea hrtiei). Se
poate selecta o nou orientare a paginii (Portrait sau Endscape), orientarea portret afieaz
pagina pe vertical, orientarea peisaj afieaz pagina pe orizontal.
Etape de lucru:
1. n panoul Navigation se execut un click pe raportul care se dorete a fi
previzualizat;
2. Se fixeaz cursorul pe banda cu numele raportului i se deschide meniul contextual,
apoi comanda Print Preview (Figura nr. 7.45. Previzualizarea unui raport);
Figura nr. 7.45. Previzualizarea unui raport
3. Pentru schimbarea parametrilor de pagin, se fixeaz cursorul n interiorul

raportului i se activeaz meniul contextual, de unde se selecteaz comanda Page
Setup (Figura nr. 7.46. Activare Page Setup);
Figura nr. 7.46. Activare Page Setup
4. Executnd un click pe Print Options din Page Setup, se pot schimba parametrii de
aranjare a raportului n pagin;

5. Se selecteaz Page pentru a se stabili orientarea paginii ((Figura nr. 7.47. Formatul
paginii i marginile);
Figura nr. 7.47. Formatul paginii i marginile
6. Orientarea paginii se schimb, selectnd butonul Portrait sau Landscape;

7. Pentru schimbarea parametrilor de coloan, se acioneaz butonul Columns, se vor
selecta parametrii de gril pentru coloan sau linie, dimensiunea i macheta coloanei
(Figura nr. 7.48. Parametri de coloan) ;
8. Se acioneaz butonul OK, pentru a salva modificrile.
Figura nr. 7.48. Parametri de coloan
7.7.14. Tiprirea rapoartelor

nainte de tiprire se previzualizeaz raportul, se verific ortografia. Verificarea
ortografiei datelor se realizeaz n Datasheet. Se selecteaz liniile sau coloanele care se
doresc a fi verificate, apoi se activeaz butonul Spelling din eticheta Home i se corecteaz
greelile- fcndu-se uz de butoanele Ignore i Change. Se pot aduga cuvinte n dicionar,
folosind butonul Add.

Etape de lucru:
1. Se deschide raportul n modul de lucru Layout;
2. Din meniul contextual se activeaz opiunea Print Preview;
3. Se redeschide meniul contextual i se selecteaz opiunea Print care, deschide
fereastra cu acelai nume (Figura nr. 7.49. Lansarea tipririi unui raport);
Figura nr. 7.49. Lansarea tipririi unui raport
4. n cadrul ferestrei Print, se selecteaz opiunile de tiprire (nr. paginii, nr. de

exemplare); formatul i orientarea paginii - dac se doresc schimbate (opiunea
Properties); sau schimbarea setup-ului de pagin (opiunea Setup);
5. Se acioneaz butonul OK, pentru lansarea operaiei de tiprire.
7.8. Creare raport cu subraport

Etape de lucru:
1. Se deschide un raport n Design View;
2. Din panglica cu instrumente Navigation se selecteaz eticheta Design;
3. Din grupul de instrumente Controls se execut un click pe butonul
Subform/Subreport (Figura nr. 7.50. Instrumente pentru inserare subraport);
Figura nr. 7.50. Instrumente pentru inserare subraport
4. n pagina de detaliu a raportului deschis n Design, se insereaz un contur

dreptunghiular reprezentnd locul unde se va insera subraportul i se lanseaz
utilitarul Wizard pentru subrapoarte;
5. n prima fereast deschis, se poate selecta sursa pentru subraport (poate fi raport
sau formular creat anterior) (Figura nr. 7.51. Selectarea sursei pentru subraport);
6. Se trece la faza urmtoare cu Next, pentru a selecta modul de vizualizare a
subraportului (Figura nr. 7.52. Selectarea modului de vizualizare a subraportului);
7. n cea de-a treia fereastr se va insera nume pentru subraport (poate s lipseasc)
(Figura nr. 7.53. Inserare nume pentru subraport);

Figura nr. 7.51. Selectarea sursei pentru subraport
Figura nr. 7.52. Selectarea modului de vizualizare a subraportului
Figura nr. 7.53. Inserare nume pentru subraport

8. Acionnd butonul Finish, n macheta raportului principal se va insera macheta n

design a subraportului selectat (Figura nr. 7.54. Machet raport cu subraport),
Figura nr. 7.54. Machet raport cu subraport
9. Se salveaz i se lanseaz n execuie sau se deschide n Layout (Figura nr. 7.55.

Raport cu subraport n Layout)
Figura nr. 7.55. Raport cu subraport n Layout


BIBLIOGRAFIE
[1] Boldea, Maria, Boldea, C.R. , Gestiunea bazelor de date n ACCESS, Edituta Mirton,
Timioara, 2007
[2] Bandu, I., Baze de date Access 2007, Editura Mirton, Timioara, 2009
[3] Connoly, T., Begg, C., Strachan, Anne, Baze de date Proiectare, Implementare,
Gestionare, Editura Teora, 2001
[4] Fotache, M., Baze de date relaionale, Editura Junimea; 1997
[5] Ionescu, Felicia, Baze de date relaionale i aplicaii, Editura Tehnic, Bucureti, 2004
[6] Lupoiu, Ctin., Boldea, C. R., Modelarea i proiectarea bazelor de date, Editura
Sitech, Craiova, 2008
[7] Petrov, G. i alii, Teoria general a bazelor de date; Editura Mirton, Timioara, 2000
[8] Steve Jonson, Microsoft Office Access 2007, Editura Teora, Bucureti, 2008, Traducere
Biri, R., Imprimat n Bulgaria

Access 2007 - Cuprins
CUPRINS
Capitolul I. Noiuni generale despre bazele de date 5

1.1. Baze de Date (BD) i Sisteme de Gestiune a Bazelor de Date (SGBD) 5
1.1.1. Concepte fundamentale 5
1.1.2. Arhitectura intern a sistemelor de baze de date 8
1.1.3. Sistemele de Gestiune a Bazelor de Date 10
1.1.4. Limbaje de gestiune a bazelor de date 11
1.1.5. Interfee ale Sistemelor de Gestiune a Bazelor de Date 12
1.1.6. Exemple de SGBD-uri 13
1.2. Bazele de date relaionale 15
1.2.1. Caracteristicile bazelor de date relaionale 15
1.2.2. Proprieti ale bazelor de date relaionale 17
1.2.3. Operatorii relaionali 17
1.2.4. Structuri de indeci n tabelele de date 18
Capitolul II. Gestiunea bazelor de date 21

2.1. Introducere 21
2.2. Fereastra bazei de date: Afiarea obiectelor 21
2.3. Introducerea datelor (Enter) 22
2.4. Corectarea Greelilor (Undo) 23
2.5. Copierea datelor (Copy) 23
2.6. Gsirea datelor (Find) 24
2.7. Inlocuirea datelor (Replace) 25
2.8. Selectarea datelor (Select) 26
2.9. Sortarea datelor (Sort) 27
2.10. Filtrarea datelor (Filter) 28
2.11. Editarea datelor (Edit) 30
2.12. Limea coloanelor 30
2.13. Navigarea prin foaia de lucru 31
2.14. Navigarea n casetele de dialog 32
2.15. Help: Access Help 33
Capitolul III. Gestiunea tabelelor 35

3.1. Crearea bazei de date 35
3.2. Crearea tabelelor 36
3.2.1. Crearea unui tabel prin introducerea datelor 36
3.2.2. Crearea tabelelor utiliznd abloane 38
3.2.3. Crearea unui tabel utiliznd liste Share Point 39

3.2.4. Crearea unui tabel n modul Design View 40

3.3. Tipuri de cmpuri (Data Type) 41
3.4. Proprietile cmpurilor (Fields Properties) 43
3.4.1. Proprietile generale 43
3.4.2. Cmpul de tip Lookup Wizard 49
3.4.3. Crearea cmpurilor 50
3.4.4. Descrierea cmpurilor 50
3.4.5. Status bar: Expunerea mesajului programatorului 51
3.4.6. Inserarea de cmpuri noi n structura tabelelor 52
3.4.7. Mrimea cmpurilor de date 52
3.4.8. Proprietatea Format 53
3.4.9. Schimbarea tipului datelor 54
3.4.10. Poziiile zecimale 55
3.4.11. Stabilirea unei valori iniiale pentru cmpuri 56
3.5. Validarea datelor 57
3.5.1. Validarea nregistrrilor 57
3.5.2. Validarea cmpurilor 57
3.5.3. Date cerute (Required) 59
3.6. Coloan Lookup 59
3.6.1. Crearea cu Wizard 59
3.6.2. Proprietile coloanei Lookup 62
3.7. Hiperlegturi: Crearea cmpurilor 62
3.8. nregistrri utiliznd mti la introducerea datelor(Input Mask) 63
3.9. Crearea unui index 65
3.9.1. Index bazat pe un singur cmp 65
3.9.2. Crearea unui index compus 66
3.9.3. Index: Setarea proprietilor 66
3.10. Tabele: Modificarea design-ului tabelelor 67
Capitolul IV. Relaii ntre tabele 71

4.1. Crearea relaiilor ntre tabele 71
4.2. Tipurile de asocieri (Join Type) permise ntre tabele 73
4.3. nregistrri 74
4.3.1. tergerea unei coloane cu nregistrri 74
4.3.2. Ascunderea coloanelor din tabele 75
4.4. nghearea expunerii unui cmp din tabel 76
4.5. Hyperlinks 78
4.5.1. Introducerea superlegturilor 78
4.5.2. Modificarea superlegturilor 79
4.5.3. Copierea unui cmp de tip Hyperlinks 80

4.6. Obiectele OLE 81

4.7. Operaii la nivel de baz de date 82
4.7.1. Duplicarea bazei de date 82
4.7.2. Comprimarea bazei de date 84
Capitolul V. Formulare 87
5.1. Scopul formularelor n Access 87
5.2. Creare formular 88
5.2.1. Creare formular cu instrumentul Form 88
5.2.2. Crearea formularelor cu instrumentul Split Form 90
5.2.3. Crearea formularelor cu ajutorul instrumentului Multiple Items 91
5.2.4. Crearea unui formular PivotChart 91
5.2.5. Crearea unui formular cu instrumentul Blank Form 93
5.2.6. Crearea unui formular cu Form Wizard 94
5.2.7. Creare formular Datasheet 96
5.2.8. Creare formular de tip Tabel Pivot 97
5.2.9. Creare formular de tip Modal Dialog 99
5.2.10. Creare formular n Design 101
5.3. Introducerea i editarea datelor cu ajutorul formularelor 104
5.4. Modificarea proprietilor unui formular 105
5.5. Crearea unui formular de comand 105
Capitolul VI. Interogri i filtre 109

6.1. Introducere 109
6.2. Interogarea de selecie 111
6.2.1. Crearea cu Wizard 111
6.2.2. Crearea cu Design View 115
6.2.3. Cereri de interogare utiliznd mai multe tabele 120
6.3. Criterii de selecie 121
6.3.1. Criterii numerice 121
6.3.2. Criterii de tip text 122
6.3.3. Criteriu date calendaristice 123
6.3.4. Folosirea denumirii cmpurilor n expresiile de selecie 124
6.3.5. Criterii de selecie multiple 125
6.3.6. Realizarea expresiilor complicate 127
6.3.7. Crearea unor cmpuri calculate 129
6.4. Interogarea de aciune 130
6.4.1. Crearea interogrii de aciune 130
6.4.2. Interogarea de adugare 131
6.4.3. Interogarea pentru tergerea nregistrrilor 134

6.4.4. Interogarea pentru construire tabel 135

6.4.5. Interogarea pentru actualizarea nregistrrilor 138
6.5. Interogarea cu parametrii 140
6.6. Cutare duplicate 141
6.7. Filtre de date 144
6.7.1. Filtrare utiliznd meniul contextual 144
6.7.2. Filtrare cu butonul Filter 146
6.7.3. Filtrare cu opiunea Filter By Selection 149
6.7.4. Filtre avansate 150
6.7.5. Salvarea filtrelor ca interogri 151
6.7.6. iruri de lungime zero, Anulri, Blank-uri, Nulls, EmptyString 152
6.8. Sortarea coloanelor 155
6.9. Design-ul interogrii: Coloane 156
6.10. Interogri specifice SQL: Interogarea UNION 156
6.11. Interogare SQL: Combinare Inner Join 158
6.12. Interogare: Crearea interogrilor cu Self Join 162
6.13. Subinterogri: Creare 163
Capitolul VII. Rapoartele n Access 167

7.1. Definirea i clasificarea rapoartelor 167
7.2. Crearea raportului rapid cu Report 169
7.3. Crearea raportului cu Labels 170
7.4. Crearea raportului cu ajutorul instrumentului Blank Report 172
7.5. Crearea raportului cu ajutorul utilitarului Report Wizard 174
7.6. Crearea raportului n Design 177
7.7. Adugarea elementelor de control unui raport 179
7.7.1. Ajustarea spaierii seciunilor ntr-un raport 180
7.7.2. Inserarea de calcule n rapoarte 180
7.7.3. Formatarea valorilor dintr-un raport 181
7.7.4. Formatarea cu Autoformat 182
7.7.5. Afiarea i ascunderea anteturilor i subtotalurilor 183
7.7.6. Redimensionarea sau mutarea unui element de control 184
7.7.7. Alinierea i gruparea elementelor de control 184
7.7.8. Modificarea spaierii 185
7.7.9. Schimbarea dimensiunii obiectelor i elementelor de control 186
7.7.10. Modificarea elementelor de control n tabulare sau elemente suprapuse 186
7.7.11. Crearea de grupri i sortri ntr-un raport 188
7.7.12. Formatarea foilor de date i a datelor din rapoarte 190
7.8. Creare raport cu subraport 193
Bibliografie 197

Access2007 PDF

Încărcat de

Informații document

Titlu original

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Access2007 PDF

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Maria BOLDEA

Costin Radu BOLDEA

Editura MIRTON Timioara

NOIUNI GENERALE DESPRE

1.1. Baze de Date (BD) i Sisteme de Gestiune a Bazelor

Preocuparea oamenilor de a nregistra faptele i aspectele din viaa de zi cu zi

Maria BOLDEA, Costin Radu BOLDEA 5

6 Maria BOLDEA, Costin Radu BOLDEA

Maria BOLDEA, Costin Radu BOLDEA 7

1.1.2. Arhitectura intern a sistemelor de baze de date

8 Maria BOLDEA, Costin Radu BOLDEA

Nivelul conceptual sau schema conceptual descrie, structura logic a ntregii

Maria BOLDEA, Costin Radu BOLDEA 9

1.1.3. Sistemele de Gestiune a Bazelor de Date

Aprute n anii '60, Sistemele de Gestiune a Bazelor de Date (prescurtat SGBD-

10 Maria BOLDEA, Costin Radu BOLDEA

intermediul unei interfee, fcnd legtura datelor "fizice" din baz, cu

1.1.4. Limbaje de gestiune a bazelor de date

SGBD trebuie s ofere limbajele corespunztoare tuturor categoriilor de utilizatori.

Maria BOLDEA, Costin Radu BOLDEA 11

1.1.5. Interfee ale Sistemelor de Gestiune a Bazelor de Date

Sistemele de Gestiune ale Bazelor de Date trebuie s ofere interfee corespunztoare

12 Maria BOLDEA, Costin Radu BOLDEA

1.1.6. Exemple de SGBD-uri

Maria BOLDEA, Costin Radu BOLDEA 13

Abordarea orientat obiect se concretizeaz prin SGBD-uri orientate pe obiect.

14 Maria BOLDEA, Costin Radu BOLDEA

Sistemul Oracle este un sistem profesional de gestiune a bazelor de date multi-

1.2. Bazele de date relaionale

Un sistem de gestiune a bazelor de date relaionale (SGBDR) este un instrument

1.2.1. Caracteristicile bazelor de date relaionale

Principiile modelului relaional i bazele de date relaionale au fost pentru prima

Maria BOLDEA, Costin Radu BOLDEA 15

O baz de date relaional este structurat folosind un model de date logic (o

Baza de date relaional este perceput de utilizatorii si ca o colecie de tabele

16 Maria BOLDEA, Costin Radu BOLDEA

1.2.2. Proprieti ale bazelor de date relaionale

O baz de date relaional apare ca o colecie de relaii (tabele), operatori

Fiecare tabel (relaie) individual are urmtoarele proprieti:

1.2.3. Operatorii relaionali

Operatorii relaionali (n cadrul bazelor de date relaionale) produc relaii-tabele noi,

Maria BOLDEA, Costin Radu BOLDEA 17

1.2.4. Structuri de indeci n tabelele de date

Un index reprezint o cale rapid de localizare a nregistrrilor dintr-o tabel, prin

18 Maria BOLDEA, Costin Radu BOLDEA

n general, operaiile de cutare, inserare i tergere a elementelor ntr-o mulime

1.2.5. Microsoft Access 2007

Maria BOLDEA, Costin Radu BOLDEA 19

20 Maria BOLDEA, Costin Radu BOLDEA

2.2. Fereastra bazei de date: Afiarea obiectelor

Maria BOLDEA, Costin Radu BOLDEA 21

Figura nr. 2.1. Fereastra bazei de date

2.3. Introducerea datelor (Enter)

Introducerea datelor n foaia de lucru sau formular este similar cu introducerea

Figura nr. 2.2. Meniul contextual pentru operaii la

22 Maria BOLDEA, Costin Radu BOLDEA

2. Se tasteaz nregistrarea. Dac nregistrarea este un obiect OLE, se afieaz datele

2.4. Corectarea Greelilor (Undo)

Se poate folosi butonul de pe banda de instrumente pentru a se

2.5. Copierea datelor (Copy)

Maria BOLDEA, Costin Radu BOLDEA 23

2.6. Gsirea datelor (Find)

Exist mai multe modaliti de a localiza datele n Microsoft Access. Dac se