Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
ŞI INTERNELOR
ÎNDRUMAR
pentru aplicarea în mod unitar a prevederilor legale
privind regimul liberei circulaţii a cetăţenilor români în străinătate
la nivelul Serviciilor Publice Comunitare pentru Eliberarea şi Evidenţa Paşapoartelor
Simple
Autori:
2
CAPITOLUL I
SECŢIUNEA - 1 -
DEPUNEREA CERERILOR.
3
- dacă procura a fost autentificată în străinătate de către misiunea diplomatică sau
oficiul consular, una din fotografii va fi aplicată pe procură sau pe cerere, identitatea titularului
fiind confirmată de funcţionarul consular. De asemenea, copiile actului de identitate şi ale
paşaportului titularului pot fi certificate şi de către funcţionarul consular, în acest caz nefiind
necesară prezentarea lor în original1.
- dacă procura a fost autentificată în ţară de către notarul public este necesară
prezentarea tuturor documentelor în original; pentru conformitate semnează lucrătorul care
primeşte cererea, ce va fi completată de către persoana mandatată prin procura specială.
Mandatarul nu va semna în locul titularului, paşaportul fiind emis fără semnătura acestuia. În
situaţia în care notarul autentifică şi semnatura titularului, aceasta poate fi scanată.
Cererile se primesc la ghişeu de către personalul anume desemnat prin dispoziţia de zi a
şefului S.P.C.E.E.P.S. şi după un program stabilit şi adus la cunoştinţa publicului prin afişare la
loc vizibil şi accesibil.
Cererile trebuie completate citeţ, cu majuscule, la toate rubricile, să fie datate şi semnate
de solicitanţi, iar semnătura titularului să nu depăşească spaţiul alocat.
1
H.G.nr.94/2006,art.6.alin.2
2
H.G.nr.94/2006,art.10,alin1şi 2
3
H.G.nr.94/2006,art12 alin.2
4
Ordinul M.A.I. nr. 1286 din 04.05.2006 privind cazurile care justifică deţinerea simultană a două sau mai multor
paşapoarte simple.
4
- când titularul declară că urmează să călătorească în state între care există stare de
beligeranţă sau conflict diplomatic. Numărul paşapoartelor simple deţinute în acest
caz nu poate fi mai mare decât numărul statelor de destinaţie, aflate în situaţia
respectivă.
- când titularul deţine paşapoarte simple care conţin vize valabile, iar ca urmare a
epuizării filelor destinate aplicării acestora călătoria în alte state decât cele care au
emis vizele nu mai este posibilă. În acest caz, titularul poate deţine un singur paşaport
simplu suplimentar faţă de cele aflate în situaţia respectivă.
- când titularul a depus paşaportul simplu pentru obţinerea unor vize şi trebuie să
călătorească de urgenţă în străinătate, făcând dovada acestor situaţii. În acest caz,
titularul poate deţine suplimentar un singur paşaport simplu.
SECŢIUNEA -2-
FLUXUL ACTIVITĂŢILOR DE EMITERE
5
art.15 alin. 2 din Legea nr.248/2005, se vor efectua verificări telefonice la judeţul de domiciliu sau
la judeţul ultimului domiciliu, iar rezultatul acestora va fi înscris în chenarul „A.J.”.
-După efectuarea verificărilor pentru persoanele care şi-au stabilit domiciliul din alt judeţ,
mapa personală va fi trimisă de S.P.C.E.E.P.S. de la domiciliul anterior S.P.C.E.E.P.S. de pe
raza noului domiciliu, la solicitarea scrisă a acestuia din urmă.
a) Conform art. 21 alin.1 şi 2 din Legea 248/2005, dacă în urma depunerii cererii pentru
eliberarea paşaportului se constată faptul că nu sunt îndeplinite condiţiile prevăzute de lege,
solicitantului i se respinge cererea. Decizia de respingere a cererii, precum şi motivele care au
stat la baza acesteia se comunică solicitantului în scris, în termenul stabilit pentru
soluţionarea cererii.
b) În evidenţa informatizată se operează menţiunea „Cerere refuzată”, iar cererea şi
documentele anexate se clasează la mapa personală. Chitanţele se pot restitui solicitantului,
efectuându-se menţiuni în acest sens pe cerere sau se pot folosi ulterior, la valoarea actualizată.
c) Împotriva deciziei de respingere a cererii, solicitantul poate adresa plângere prealabilă
către prefectul în a cărui subordine se află S.P.C.E.E.P.S., în condiţiile Legii nr.554/2004 a
contenciosului administrativ.6
În situaţia emiterii paşapoartelor pentru persoane domiciliate în alte judeţe se
procedează astfel: la S.P.C.E.E.P.S. din judeţul de domiciliu se vor trimite documentele originale
în baza cărora s-a emis paşaportul şi se va atribui un nou număr de mapă conform Metodologiei
de exploatare a sistemului informatic de emitere şi gestiune a paşapoartelor. La serviciul emitent
va rămâne mapa ce conţine copiile documentelor în baza cărora s-a emis paşaportul, fişa
înlocuitor, chitanţele, precum şi înregistrarea curentă în calculator.7
În paşaportul model 2001, includerea ulterioară a copiilor sub 14 ani, menţiunea cu privire
la stabilirea domiciliului în străinătate, (re)stabilirea domiciliului în România şi restrângerea
dreptului de a călători se fac numai prin aplicarea colantului emis în sistem informatizat de către
serviciul judeţean care a emis iniţial documentul de călatorie.
6
H.G.nr.94/2006 art15
7
H.G.nr.94/2006 art11 alin.3
6
- se va sesiza imediat unitatea de poliţie;
- în cazul paşaportului valabil se va institui consemnul la frontieră pe numărul seriei de
paşaport;
- se va informa D.G.P. cu privire la cele constatate.
Din conţinutul informării trebuie să rezulte următoarele aspecte:
- cum şi cînd s-a descoperit paşaportul falsificat;
- modalitatea obţinerii paşaportului în cauză(falsificarea actului de identitate, substituire de
persoană etc.);
- măsurile luate de către şeful S.P.C.E.E.P. pentru prevenirea unor astfel de evenimente.
Toate aceste informări privind constatarea falsului de identitate vor fi însoţite de
următoarele documente:
- copii după documentele care au stat la baza eliberării paşaportului cu fals de identitate;
- copia sesizării înaintată unităţilor de poliţie;
- copie după adresa înaintată I.G.P.F. privind darea în consemn a seriei de paşaport emis
cu fals de identitate; în momentul implementării noii aplicaţii în sistemul informatizat nu se va mai
solicita în scris instituirea consemnului pentru seria de paşaport emis cu fals de identitate,
aceasta realizându-se electronic.
SECŢIUNEA -3-
ELIBERAREA PAŞAPOARTELOR
a) Paşaportul se ridică de către titular sau, în cazul minorului care nu a împlinit vârsta de
14 ani, de către persoana care a formulat cererea.8
În cazul în care, din motive obiective, titularul paşaportului sau, după caz, unul din părinţii
minorului care nu a împlinit 14 ani, nu se poate deplasa la S.P.C.E.E.P.S., paşaportul poate fi
ridicat de o persoană împuternicită prin procură specială, autentificată în ţară de notarul public,
iar în străinătate de către misiunile diplomatice sau oficiile consulare.
b) Paşapoartele se înmânează titularilor (împuterniciţilor) la ghişeu de către lucrătorul
anume desemnat prin dispoziţie de zi pe unitate, după confruntarea fotografiei şi a datelor din
actul de identitate prezentat, cu cele din paşaport şi cu fizionomia solicitantului. Lucrătorul va
efectua în calculator menţiunile corespunzătoare cu privire la înmânarea paşaportului.
c) Paşapoartele care nu au fost ridicate de titulari de la S.P.C.L.E.P. la data programată se
păstrează 60 de zile, după care se transmit S.P.C.E.E.P.S., unde se păstrează pe întreaga
perioadă de valabilitate a acestora şi de unde pot fi ridicate de către titulari.
d) Paşapoartele neridicate de titulari, al căror termen de valabilitate a expirat, se anulează
prin tăierea colţului filei informatizate care se capsează pe cererea de eliberare aflată la mapa
personală, efectuându-se menţiunile corespunzătoare în evidenţa informatizată.
Prin dispoziţie de zi a şefului de serviciu se formează o comisie care va întocmi un proces-
verbal de distrugere a acestor documente.
Termenele în care se soluţionează cererile pentru eliberarea unui paşaport curg după cum
urmează:
a) pentru cererile privind eliberarea paşapoartelor simple sau pentru includerea minorilor
în paşapoartele părinţilor nu poate depăsi 20 zile lucrătoare.
8
H.G. nr.94/2006 art.3
7
b) termenul pentru soluţionarea cererilor în regim de urgenţă, cu plata corespunzătoare a
tarifului suplimentar prevăzut de lege (100 RON), nu poate fi mai mare de 3 zile lucrătoare.9
c) în cazurile îmbolnăvirii grave ori a decesului unei rude apropiate, al efectuării unui
tratament medical de urgenţă sau al citării într-un proces în străinătate, eliberarea paşapoartelor
simple în regim de urgenţă este scutită de plata tarifului suplimentar. Pentru această categorie se
va solicita un document din care să rezulte cele de mai sus.
d) Termenele prevăzute la lit. a şi b se stabilesc de către şeful S.P.C.E.E.P.S.
e) Calcularea termenelor se efectuează de la data depunerii cererilor.
SECŢIUNEA -4-
PIERDEREA, FURTUL, DISTRUGEREA PAŞAPORTULUI10
Primirea cererilor privind eliberarea paşapoartelor în cazul pierderii, furtului ori deteriorării
(Anexa nr. 2 – cerere tip model 3) se face de către lucrători desemnaţi prin D.Z.U. a şefului
S.P.C.E.E.P.S. Aceiaşi lucrători vor întocmi şi procesul-verbal de constatare a contravenţiei
prevăzută în lege, în 3 exemplare (Anexa nr. 19), având în vedere următoarele aspecte (conform
art. 46 lit. i şi lit. n din Legea 248/2005):
- dacă solicitantul nu a păstrat paşaportul valabil în condiţii care să nu implice riscul
pierderii sau distrugerii acestuia;
- dacă solicitantul a pierdut, distrus sau deteriorat în mod repetat, în decurs de 3 ani,
mai mult de două paşapoarte valabile;
Conform art.10 din O.U.G. 2/12.07.2001, sancţiunea se poate cumula astfel încât să nu
depăşească dublul maximului prevăzut pentru contravenţia cea mai gravă:
- minorii sub 14 ani nu răspund contravenţional, sancţionarea cu amendă
contravenţională intrând în seama părinţilor sau a reprezentanţilor legali, ca păstrători ai
documentelor de călătorie ale minorului;11
- pentru contravenţiile săvârşite de minorii care au împlinit 14 ani, minimul şi maximul
amenzii se reduc la jumătate;
- aplicarea sancţiunii amenzii contravenţionale se prescrie în termen de 6 luni de la data
săvârşirii faptei;
- dacă în decurs de o lună de la data încheierii procesului-verbal, acesta nu a fost
comunicat şi înmânat contravenientului, executarea sancţiunii se prescrie;
- în cazul în care în termen de 15 zile nu se prezintă dovada de achitare a contravenţiei
(chitanţa sau copia după chitanţă), procesul-verbal încheiat se va comunica organelor de
specialitate din cadrul Administraţiei Financiare pe raza căreia îşi are domiciliul persoana
amendată.
9
H.G.nr.94 art.4 alin.1 şi art.14 alin3
10
Legea nr248/2005 art.20,alin.1-4 şi art.45
11
Legea nr.248/2005 art.20,alin.2
8
Documentele necesare pentru eliberarea unui nou paşaport, ca urmare a pierderii,
furtului sau distrugerii celui anterior:
Furtul paşaportului.
În cazul declarării furtului este necesară prezentarea unei adeverinţe care să ateste
declararea evenimentului respectiv, la cea mai apropiată unitate de poliţie.
Dacă declararea furtului paşaportului s-a făcut la o unitate de poliţie din străinătate,
adeverinţa va fi însoţită şi de o traducere a acesteia, efectuată de un traducător autorizat.
Pierderea paşaportului.
Se declară de titular la cea mai apropiată unitate de poliţie sau la sediul S.P.C.E.E.P.S.,
cu ocazia depunerii cererii pentru eliberarea unui nou paşaport, situaţie în care acesta va declara,
în scris, pe propria răspundere împrejurările producerii evenimentului, pe versoul cererii model
nr. 3. Declaraţia va fi contrasemnată de lucrătorul desemnat să primească acest tip de cereri.
SECŢIUNEA -5-
12
Legea nr.248/2005 ,art.17.alin.1 ,lit.a
9
Hotărârea judecătorească este irevocabilă în următoarele cazuri:
- când este dată în prima instanţă, fără drept de apel, nerecurată;
- dată în prima instanţă, care nu a fost atacată cu apel (de regulă poartă menţiunea
definitivă prin neapelare);
- dată în apel, nerecurată;
- dată în recurs, inclusiv când s-a soluţionat cauza pe fond.
Reprezentarea legală:
TUTELA
În cazurile în care ambii părinţi sunt morţi, necunoscuţi, decăzuţi din drepturile părinteşti,
puşi sub interdicţie, dispăruţi ori declaraţi morţi, copilul este lipsit de îngrijirea ambilor părinţi,
precum şi la desfacerea adopţiei, copilul va fi pus sub tutelă, care se exercită numai în
interesul minorului.
Prin tutela minorului, ca instituţie juridică, se înţelege ansamblul dispoziţiilor legale care
reglementează ocrotirea unui minor de către o altă persoană decât părinţii săi - o persoană căreia
i s-a atribuit funcţia de tutore - sub supravegherea, controlul şi îndrumarea permanentă a
autorităţii tutelare.
Minorul pus sub tutelă locuieşte la tutore numai cu încuviinţarea autorităţii tutelare sau
poate avea o altă locuinţă.
Tutorele are obligaţia de a-l reprezenta în actele civile până când minorul împlineşte
vârsta de 14 ani. După împlinirea acestei vârste minorul poate să-şi exercite singur drepturile, dar
cu încuviinţarea prealabilă a tutorelui.
INTERDICŢIA
Persoana care nu are discernământ pentru a se îngriji de interesele sale din cauza
alienaţiei mintale ori debilităţii mintale va fi pusă sub interdicţie. Pot fi puşi sub interdicţie şi
minorii. Interdicţia poate fi cerută de autoritatea tutelară ori de către toate persoanele prevăzute
în art. 115 din Codul familiei. Hotărârea de punere sub interdicţie rămasă definitivă va fi
pronunţată şi comunicată de către instanţa de judecată autorităţii tutelare, care va desemna un
tutore.
CURATELA
Curatela este o instituţie de drept civil prin care se realizează ocrotirea unor persoane
fizice care, aflându-se în anumite condiţii speciale prevăzute de lege, nu pot să-şi exercite
drepturile ori să-şi apere interesele.
Curatela minorului este mijlocul juridic, temporar şi subsidiar de ocrotire a minorului.
Curatela nu se poate institui decât cu consimţământul celui pe care curatorul îl reprezintă;
instituţia curatelei nu aduce nici o atingere capacităţii celui reprezentat.
MANDATUL
Mandatul este un contract prin care o persoană numită mandatar se obligă să încheie unul
sau mai multe acte juridice pe seama altei persoane, numită mandant, care îi dă împuternicire şi
pe care îl reprezintă.
În practică, mandatul este constatat printr-un înscris numit procură sau împuternicire.
Contractul de mandat încetează atunci când:
- este revocat;
10
- prin renunţarea mandatarului;
- prin moartea unei părţi.
Documentele care însoţesc cererea de eliberare a paşaportului (cerere tip model 2) pentru
minorii care nu au împlinit 14 ani sunt următoarele13:
- certificatul de naştere al minorului, în original şi copie xerox;
- dovada achitării taxelor şi tarifelor de emitere a paşaportului;
- paşaportul anterior, dacă este cazul;
- actele de identitate ale părinţilor sau ale reprezentantului legal, aflate în termen de
valabilitate, în original şi copie xerox;
Cererile de eliberare a paşaportului simplu pentru minorul care nu a împlinit 14 ani
se formulează de către ambii părinţi, de părintele supravieţuitor, de părintele căruia i-a fost
încredinţat prin hotărâre judecătorească definitivă şi irevocabilă, sau după caz, de
reprezentantul legal.
Cererile pot fi formulate doar de unul dintre părinţi atunci când este împuternicit de
celălalt părinte, prin procură specială autentificată în ţară de notarul public, iar în
străinătate de misiunile diplomatice sau oficiile consulare ale României, ori când există
acordul scris al celuilalt părinte autentificat în aceleaşi condiţii, respectiv în ţară de către
notar, iar în străinatăte de către misiunile diplomatice sau oficiile consulare.14
Atunci când, din motive obiective, niciunul dintre părinţi nu se poate prezenta la
S.P.C.E.E.P.S., cererile prevăzute mai sus pot fi formulate de o persoană împuternicită de către
părinţi prin procură specială, autentificată în ţară de notarul public, iar în străinătate de
misiunile diplomatice sau oficiile consulare ale României.15
11
Declaraţiile pot fi autentificate în ţară de către notarul public, iar în străinătate de către
misiunile diplomatice sau oficiile consulare ale României. Declaraţiile pot fi date şi în faţa
autorităţilor străine, cu îndeplinirea condiţiilor de supralegalizare prevăzute de lege sau să aibă
aplicată apostila conform Convenţiei cu privire la suprimarea cerinţei supralegalizării actelor
oficiale străine adoptată la Haga la 15.10.1961. În acest caz, se va prezenta atât originalul, cât şi
o traducere legalizată.
Dacă unul din părinţi este personal navigant,19 actele notariale pot fi îndeplinite de către
misiunile diplomatice şi oficiile consulare ale României la sediile misiunilor diplomatice sau
oficiilor consulare, precum şi la bordul navelor şi aeronavelor sub pavilion românesc şi la
domiciliul cetăţeanului român, ori în alt loc dacă acest lucru este prevăzut în convenţii
internaţionale la care România şi statul de reşedinţă sunt părţi sau legea locală nu se opune.
17
H.G.nr.94/2006,art.20
18
Drecretul nr.31/1954 art.8 privind persoanele fizice şi juridice şi art.4din Codul Familiei
19
Legea nr. 36/12.05.1995 (Legea notarilor publici şi a activitaţii notariale )
12
Conform art. 7 alin. 6 din H.G. 94/2006, nu este obligatorie prezenţa minorului sub 14
ani la depunerea cererii.
În acest caz vor fi prezentate 2 fotografii identice cu dimensiunile de 2,5 x 3,5 cm pentru
includerea în paşaport sau de 3,5 x4,5pentru eliberarea paşaportului individual. Confirmarea
fotografiei reprezentând minorul se va face pe cerere, de către părinţi, în faţa lucrătorului care
primeşte cererea sau de către funcţionarul consular prin ştampilare şi semnatură în cazul
depunerii cu procură specială autentificată în străinătate.
CAPITOLUL II
Conform art. 34 din Legea nr. 248/2005, cetăţeanul român care şi-a stabilit domiciliul în
străinatate poate depune personal sau prin mandatar cerere pentru aplicarea în paşaportul
simplu a menţiunii privind stabilirea domiciliului în străinătate sau pentru eliberarea unui
paşaport simplu cu menţionarea ţării de domiciliu la misiunile diplomatice sau oficiile
consulare ,la S.P.C.E.E.P.S. pe a căror rază a avut ultimul domiciliu sau, după caz, reşedinţa,
când se afla în ţară sau la sediul D.G.P., când se află în una din următoarele situaţii:
- a dobândit un drept de şedere pentru o perioadă de cel putin un an sau i-a fost
prelungit succesiv acest drept în decurs de un an pe teritoriul statului respectiv;
- a dobândit un drept de şedere pe teritoriul statului respectiv, în scopul reunificării
familiale, cu o persoană ce domiciliază pe teritoriul acelui stat ;
- a dobândit un drept de lungă şedere sau, după caz, un drept de şedere permanentă
pe teritoriul statului respectiv ;
- a dobândit cetăţenia statului respectiv .20
20
H.G.nr.94/2006 art.28,alin2
13
La înmânarea paşaportului în care a fost aplicată menţiunea privind stabilirea
domiciliului în străinatate emis în baza cererii depusă la ghişeu, titularul trebuie să predea
documentul de identitate.21
Cetăţenii români domiciliaţi în străinătate, care au divorţat în unul din statele membre ale
Uniunii Europene, vor anexa la cererea pentru eliberarea unui nou paşaport copia legalizată a
hotărârii de divorţ şi traducerea legalizată a acesteia.
Pentru copiii adoptaţi (Anexa nr. 8 – cerere tip model 7) de străini ori de cetăţenii români
domiciliaţi în străinătate, cererile de eliberare a paşaportului se depun la serviciile publice
comunitare pentru eliberarea şi evidenţa paşapoartelor simple pe raza cărora se află instanţa de
judecată care a pronunţat hotărârea de încuviinţare a adopţiei.
21
H.G.nr.94/2006,art.32,alin.2,lit.a
22
Legea nr.119/1996,art.43,alin.3
14
Certificatul de naştere al copilului adoptat trebuie să fie eliberat de serviciul de stare civilă
din cadrul primăriei cu atribuţii pe raza de domiciliu a acestuia, sau în sectorul unde îşi are sediul
instituţia de ocrotire, sub a cărei îngrijire s-a aflat.
După soluţionarea cererii, paşaportul emis se înmânează la ghişeu părinţilor adoptivi sau
persoanei mandatate, pe bază de semnătură.
Persoanele care au dobândit ori redobândit cetăţenia română şi nu au avut niciodată
domiciliul pe teritoriul actual al României pot solicita eliberarea paşaportului şi aplicarea menţiunii
privind domiciliul din străinătate în baza certificatului constatator (certificatul care atestă faptul că
titularul a depus jurământul de credinţă), ori adeverinţa care atestă cetăţenia română, la oricare
serviciu public comunitar pentru eliberarea şi evidenţa paşapoartelor simple.
Copiilor, cetăţeni români, născuţi în străinătate, li se eliberează paşaport simplu sau, după
caz, sunt înscrişi în paşapoartele părinţilor numai după transcrierea certificatului de naştere la
autorităţile de stare civilă din România.
Cererile depuse la misiunile diplomatice ori oficiile consulare 23sunt transmise, prin
Direcţia Generală Afaceri Consulare din Ministerul Afacerilor Externe, Direcţiei Generale de
Paşapoarte. Cerererile prin care se solicită eliberarea acestui tip de paşaport, depuse la sediile
ambasadelor şi oficiilor consulare ale României, precum şi documentaţia în xerocopie prevăzută
pentru procesarea acestora vor fi certificate de către funcţionarul consular român.
23
H.G.nr.94/2006,art.31,alin.2
15
Serviciile publice comunitare pentru eliberarea şi evidenţa paşapoartelor simple transmit
Direcţiei Generale de Paşapoarte, în termen de 5 zile lucrătoare de la emiterea paşaportului,
cererile, documentele referitoare la dreptul de şedere şi paşapoartele emise în baza cererilor
primite prin Direcţia Generală Afaceri Consulare din Ministerul Afacerilor Externe.
Cărţile (buletinele) de identitate sau cărţile provizorii de identitate (după caz), predate de
titulari, se înaintează organului emitent în termen de 10 zile lucrătoare de la data înmânării
paşaportului.
24
Legea nr.248/2005 art. 40
16
Protocolului de Stat, pentru efectuarea decontului, conform convenţiei încheiate între Ministerul
Administraţiei şi Internelor şi R.A. Administraţia Patrimoniului Protocolului de Stat.
CAPITOLUL III
25
Legea nr. 248/2005 art. 38 şi 39 H.G./94/26.01.200 art. 26
17
corespunzătoare referitoare la perioada şi statul/statele pentru care se aplică măsura restrângerii
exercitării dreptului de a călători în străinatate.
În conformitate cu art. 26 alin. (1) şi (2), din H.G. 94/2006, I.G.P.F.R. procedează la
instituirea consemnului în sistemul de evidenţă a traficului la frontiera de stat, sarcina revenind
exclusiv acestei instituţii.26
Conform art. 40 din Legea nr. 248/2005, exercitarea dreptului la libera circulaţie în
străinătate se suspendă numai în următoarele situaţii:28
(a) persoana este învinuită sau inculpată într-o cauză penală şi a fost dispusă instituirea
unei măsuri preventive în condiţiile Codului de procedură;
(b) persoana a fost condamnată şi are de executat o pedeapsă privativă de libertate;
(c) persoana este internată într-un centru de reeducare sau într-un institut medical
educativ, în condiţiile legii penale;
(d) persoana nu a respectat măsura restrângerii exercitării dreptului la libera circulaţie în
străinătate, dispusă în condiţiile prezentei legi.
26
H.G. 94/2006, art. 26 alin. (1) şi (2),
27
Legea 248/2005 art. 38 alin. 8
28
Legea nr. 248/2005 art. 40 din
18
Pentru punerea în executare de către autorităţile competente a măsurii de suspendare a
exercitării dreptului la libera circulaţie în străinătate, autorităţile care au dispus măsurile prevăzute
la art. 40 lit. ,,a”-,,c” din Legea nr.248/2005, au obligaţia de a le comunica Direcţiei Generale de
Paşapoarte, Inspectoratului General al Poliţiei Române şi Inspectoratului General al Poliţiei de
Frontieră Române.29
Suspendarea exercitării dreptului la libera circulaţie în străinătate încetează de drept la
data la care încetează măsura dispusă în oricare dintre situaţiile prevăzute la art. 40 lit. ,,a” -,,c”.
Conform art. 42 din Legea nr.248/2005
(1) În situaţia prevăzută la art. 40 lit. ,,d”, măsura se dispune la solicitarea Inspectoratului
General al Poliţiei de Frontieră, sau a Direcţiei Generale de Paşapoarte, de către tribunalul în a
cărui raza teritorială se află domiciliul acestei persoane, iar când aceasta are domiciliul în
străinătate, de către Tribunalul Bucureşti, pentru o perioadă care nu poate depăşi 3 ani.
Prevederile art. 39 alin. (3)-(7) şi ale art. 41 alin. (1) se aplică în mod corespunzător.
(2) În situaţia în care persoana împotriva căreia se instituie măsura suspendării exercitării
dreptului la libera circulaţie în străinătate a fost returnată în baza unui acord de readmisie din
statul pentru care i-a fost restrâns dreptul la libera circulaţie în străinătate, perioada pentru care
se poate suspenda acest drept poate fi majorată până la 5 ani, în condiţiile alin. (1).
Pe durata suspendării exercitării dreptului la libera circulaţie în străinătate, cetăţeanului
român i se poate refuza temporar eliberarea documentului de călătorie de către autoritatea
competentă să elibereze aceste documente, iar dacă i-a fost eliberat îi poate fi retras de către
autorităţile competente să pună în executare măsura. 30
Conform art. 27 din H.G. nr.94/26.01.2006
În vederea punerii în executare a măsurii suspendării dreptului la libera circulaţie în
străinătate, Direcţia Generală de Paşapoarte are obligaţia de a comunica măsura la serviciul
public comunitar pentru eliberarea şi evidenţa paşapoartelor simple de la domiciliul cetăţeanului
român împotriva căruia a fost dispusă măsura care, pentru perioada stabilită de instanţă în
condiţiile Legii nr. 248/2005, va refuza temporar eliberarea documentului de călătorie, iar dacă
acesta a fost eliberat va întreprinde demersuri pentru a-l retrage.31
19
Conform prevederilor art. 54 alin. (2) din Legea nr. 248/2005, care abrogă ,,orice alte
dispoziţii contrare”, prevederile art. 5 din O.U.G. nr. 112/2001 sunt abrogate implicit, situaţie
în care, devin aplicabile dispoziţiile art. 43, coroborate cu cele ale art. 40, lit. ,,b” şi art. 41 din
Legea nr. 248/2005.
Măsurile dispuse anterior apariţiei noului cadru legislativ rămân în vigoare numai în
cazul în care persoana a fost condamnată şi are de executat sau execută o pedeapsă
privativă de libertate şi numai până la momentul la care încetează măsura . Pentru restul
situaţiilor se procedează la măsuri în conformitate cu noile prevederi normative*.
Împiedicarea de orice fel, fără drept, a exercitării de către cetăţeanul român a dreptului la
libera circulaţie în străinătate, prin refuzul eliberării sau reţinerea documentului de călătorie ori
prin refuzul permiterii de a ieşi şi de a intra din/în România în alte situaţii decât cele expres
prevăzute de lege, constituie infracţiune şi se pedepseşte cu închisoare de la 1 la 5 ani şi
interzicerea unor drepturi.32(Art.50 Legea 248/2005)
CAPITOLUL IV
Personalul desemnat prin dispoziţie zilnică pe unitate, sau care are atribuţii prin Fişa
postului primeşte şi înregistrează într-un Registru special:
- cereri prin care se solicită adeverinţe necesare la ambasade (Anexa nr. 10);
- cereri pentru eliberarea dovezilor privind dreptul de folosire a paşapoartelor pentru a
servi agenţiilor de ocupare a forţei de muncă acreditate de către Ministerul Muncii Solidarităţii
Sociale şi Familiei.
Dacă solicitantul nu se poate deplasa la sediul S.P.C.E.E.P.S. sau D.G.P., poate mandata
prin procură, în condiţiile legii, o altă persoană. În acest caz se va solicita şi procură şi copie după
actul de identitate al persoanei mandatate.
După verificarea documentelor menţionate mai sus, se consultă evidenţele
informatizate (locală şi DEPAS) şi se completează adeverinţa (Anexa nr. 11) sau dovada (Anexa
nr. 12), urmând a fi înaintate spre semnare şefului de serviciu sau persoanei desemnate prin
*
Adresa Direcţiei Generale Reglementări Juridice şi Contencios nr. 194893/1/22.05.2006
32
Legea 248/2005 Art.50
20
D.Z.U.; adeverinţa/dovada se înmânează solicitanţilor la termenele stabilite în funcţie de taxele
achitate (în regim de urgenţă sau regim normal).
Cererea sus-menţionată şi exemplarul nr. 2 al dovezii/adeverinţei se clasează la mapa
titularului. Lunar va fi raportată la D.G.P. situaţia numerică a acestora.
CAPITOLUL V
21
Paşapoarte, pe bază de cerere de verificare (Anexa nr. 14). Cererea de verificare va fi însoţită de
documentele depuse, mai puţin chitanţa privind achitarea taxei aferente.
În situaţia în care persoana care solicită stabilirea domiciliului în România deţine paşaport
valabil emis de un alt serviciu decât cel pe raza căruia se stabileşte, serviciul public comunitar
pentru eliberarea şi evidenţa paşapoartelor simple pe raza căruia se stabileşte trimite de îndată
cererea împreună cu documentele anexate la serviciul care a emis paşaportul, cu adresă (Anexa
nr. 15), prin care va solicita efectuarea verificărilor în evidenţe a menţiunilor privind stabilirea
domiciliului în România a titularului, emiterea colantului, restituirea cererii şi trimiterea mapei
împreună cu colantul (dacă este cazul).
În această situaţie, precum şi în cazul în care prezintă adeverinţa eliberată de către
Direcţia Generală de Paşapoarte, din care rezultă că persoana în cauză este cetăţean
român, pe care este aplicată fotografia titularului, nu se vor mai solicita verificări în
evidenţele Direcţiei Generale de Paşapoarte. După efectuarea menţiunilor în evidenţele proprii
şi trimiterea colantului la serviciul public comunitar pentru eliberarea şi evidenţa paşapoartelor
simple care a primit cererea, serviciul pe raza căruia s-a stabilit persoana în cauză va transmite
aceste date Direcţiei Generale de Paşapoarte, cu adresă, în termen de 5 zile lucrătoare (Anexa
nr. 16).
Lucrători anume desemnaţi din compartimentul evidenţă al Serviciului Evidenţă Generală
şi Arhivă din cadrul Direcţiei Generale de Paşapoarte efectuează verificări, menţionează pe
cerere rezultatul acestora şi comunică în scris serviciilor teritoriale rezultatul verificărilor, cu
adresă, conform modelului (Anexa nr. 17).
În situaţia în care persoana în cauză a pierdut cetăţenia română se comunică în scris
serviciului public comunitar pentru eliberarea şi evidenţa paşapoartelor.
Persoanele care au dobândit cetăţenia română, iar la data dobândirii cetăţeniei române
aveau statutul de străin cu domiciliul în România, nu depun cereri pentru stabilirea domiciliului în
România.
În situaţia în care persoana care solicită stabilirea domiciliului în România deţine paşaport
model 1994, acesta va fi anulat de către serviciul public comunitar pentru evidenţa persoanelor
22
cu ocazia înmânării cărţii de identitate, iar titularul va fi îndrumat să solicite eliberarea unui nou
paşaport. Colţul din stânga al filei informatizate va fi anexat la cererea de stabilire a domiciliului în
România.
CAPITOLUL VI
33
O.G. nr. 59/22.08.2003 art.5 alin.1
23
însoţită de opis (anexa nr. 20) întocmit în 2 exemplare, la Direcţia Generală de Paşapoarte -
Serviciul 6 (Evidenţă Generală şi Arhivă). La serviciul judeţean va rămâne mapa (dosarul) în care
se va păstra comunicarea primită de la Direcţia Generală de Paşapoarte, exemplarul 2 al opisului
privind conţinutul dosarului şi exemplarul 2 al adresei de înaintare a dosarului.
În situaţia în care persoana nu figurează în evidenţele informatizate de paşapoarte, datele
vor fi preluate în evidenţa manuală.
Documentele de călătorie model vechi (paşapoartele albastre) recuperate de misiunile
diplomatice ori oficiile consulare şi trimise de Ministerul Afacerilor Externe - Direcţia Generală
Afaceri Consulare se distrug de către lucrătorii Serviciului Evidenţă Generală şi Arhivă din
Direcţia Generală de Paşapoarte, prin proces-verbal, ulterior făcându-se menţiuni în dosarele
personale de paşapoarte cu privire la distrugerea acestora.
Actele de identitate sau alte documente se trimit autorităţilor centrale cărora le sunt
subordonate organele emitente, iar paşapoartele simple recuperate se trimit de către Direcţia
Generală de Paşapoarte - Serviciul Evidenţă Generală şi Arhivă la serviciile publice comunitare
pentru eliberarea şi evidenţa paşapoartelor simple, care le-au emis. Celelalte documente
recuperate privind persoanele luate în evidenţa Direcţiei Generale de Paşapoarte se clasează în
dosarele personale.
CAPITOLUL VII
Evidenţa generală de paşapoarte este constituită din datele referitoare la cetăţenii români
şi străini care au făcut obiectul activităţilor stabilite prin lege în competenţa Direcţiei Generale de
Paşapoarte şi cuprinde: evidenţa automată (informatizată), cartoteca manuală şi fondul arhivistic
al Direcţiei Generale de Paşapoarte şi al serviciilor publice comunitare pentru eliberarea şi
evidenţa paşapoartelor simple.
24
Actualizarea bazei de date la nivel central se face prin implementarea în calculator a
datelor persoanelor cărora li s-a aprobat renunţarea ori dobândirea cetăţeniei române prin
hotărâri ale Guvernului şi a celor care au (re)dobândit cetăţenia română.
La introducerea datelor în evidenţa centrală informatizată lucrătorii au obligaţia de a
verifica corectitudinea acestora şi de a corecta eventualele erori identificate în baza de date. Pe
toate materialele ce fac obiectul actualizării în calculator se aplică ştampila ,,cules date
calculator", codul, semnătura operatorului şi data efectuării operaţiunilor.
25
Rezultatul verificărilor se consemnează pe lucrări, menţionându-se numărul de dosar
(mapă), statutul juridic al persoanei, numărul paşaportului, data emiterii şi serviciul care l-a emis.
În cazul persoanelor care nu se identifică în evidenţa centrală informatizată se vor efectua
verificări şi în evidenţa manuală. Verificările se extind şi asupra soţului sau soţiei persoanei
verificate atunci când se deţin date, pentru a nu se constitui alte dosare şi a se efectua
conexarea.
Dosarele se scot din arhivă la cererea lucrătorilor din Direcţia Generală de Paşapoarte şi
se trimit spre studiu, pe bază de fişă înlocuitor, după care se predau înapoi în arhivă pe bază de
condică sau borderou. Dosarele pot fi studiate şi de către persoane din alte structuri ale
Ministerului Administraţiei şi Internelor, ori alte organe de stat autorizate, pe bază de delegaţie, cu
aprobarea conducerii Direcţiei Generale de Paşapoarte, în prezenţa unei persoane desemnate
din cadrul Serviciului evidenţă generală şi arhivă, cu respectarea prevederilor Instrucţiunilor
privind organizarea şi administrarea fondului arhivistic al Ministerului Administraţiei şi Internelor.
Este interzisă scoaterea dosarelor din arhivă în alte condiţii decât cele prevăzute la alin.1.
Aceste reguli sunt valabile şi în ceea ce priveşte accesul la dosarele şi mapele din arhiva
serviciilor judeţene publice comunitare pentru eliberarea şi evidenţa paşapoartelor simple.
Furnizarea de date din dosare se face cu stricta respectare a prevederilor legale şi cu
aprobarea conducerii Direcţiei Generale de Paşapoarte, sau după caz, a şefilor S.P.C.E.E.P.S..
La solicitarea scrisă a organelor de poliţie, parchetului sau instanţelor de judecată, cu
aprobarea directorului Direcţiei Generale de Paşapoarte sau adjunctului acestuia, respectiv a
şefului serviciului public comunitar pentru eliberarea şi evidenţa paşapoartelor (pentru
documentele aflate în gestiunea serviciului respectiv), pot fi transmise copii ale documentelor
aflate în dosarele (mapele) de paşapoarte sau documentele în original, cu respectarea
prevederilor legale.34
În situaţia în care se transmit documentele în original, în dosare (mape) se vor reţine copii
ale acestora.
Persoanele fizice care doresc să-şi studieze propriul dosar sunt îndrumate în acest sens
către Consiliul Naţional pentru Studierea Arhivelor Securităţii. După obţinerea răspunsului dat de
către C.N.S.A.S. se vor adresa cu o cerere (la care se anexează copia actului de identitate şi
copia răspunsului dat de C.N.S.A.S.) directorului Direcţiei Generale de Paşapoarte sau, după
caz, şefului serviciului public comunitar pentru eliberarea şi evidenţa paşapoartelor simple, la
care se va răspunde în scris în termen de 30 de zile. În adresa de răspuns se va preciza dacă
persoana în cauză figurează în evidenţele structurii căreia i se adresează, cu sau fără dosar, data
la care se poate prezenta pentru studiu, precum şi adresa completă unde urmează să se
prezinte solicitantul.
Dosarele prevăzute la alin. (1) vor fi studiate de către titulari în prezenţa şefului Serviciului
evidenţă generală şi arhivă din Direcţia Generală de Paşapoarte, sau a persoanei desemnate de
34
Legea nr. 16/1996 privind Arhivele Naţionale, cu modificările şi complementările ulterioare şi OrdinulM.A.I. nr. 650/2005 privind
organizarea şi administrarea Fondului arhivistic neoperativ al Ministerului Administraţiei şi Internelor.
26
către acesta, iar la nivelul serviciilor teritoriale în prezenţa şefului serviciului sau a persoanei
desemnate.35
Anterior prezentării pentru studiere, dosarul de paşapoarte va fi numerotat filă cu filă,
opisat cu privire la pagini şi fotografii şi prezentat şefului serviciului sau persoanei desemnate de
acesta pentru verificări.
Persoanele care solicită copii ale unor documente existente în aceste dosare li se vor
pune la dispoziţie copiile solicitate, contra-cost, cu excepţia celor prevăzute de lege.36. Cererile
sunt scutite de taxe consulare, iar contravaloarea copiilor, de 0,44 lei RON pagina, se varsă la
bugetul statului.
În vederea constituirii Nomenclatorului arhivistic specific fiecărui SPCEEPS, se va
avea în vedere, cu titlu consultativ, un model (Anexa nr. 21), urmând ca în redactarea acestuia
să fie respectate prevederile art. 8 din Legea Arhivelor Nationale nr.16/2001 modificată şi
completată37
CAPITOLUL VIII
35
Instrucţiunile M.A.I. privind organizarea şi administrarea fondului arhivistic al Ministerului Administraţiei şi Internelor şi Protocolul nr. 467 încheiat între
Ministerul de Interne şi Consiliul Naţional pentru Studierea Arhivelor Securităţii, la data de 14.09.2000.
36
Legea nr. 187/1999 art. 13 alin. 2 privind accesul la propriul dosar şi deconspirarea securităţii ca poliţie politică
37
Legea nr. 358/2002 şi ale O.G. nr.83/2001 privind înfiinţarea, organizarea şi funcţionarea serviciilor publice comunitare pentru eliberarea
paşapoartelor simple şi serviciilor publice comunitare regim permise de conducere şi înmatriculare a vehiculelor, cu modificările şi completările
ulterioare.
38
Instrucţiunile M.A.I. nr.1031/1999 privind organizarea şi conducerea evidenţei contabile cantitativ - valorice a bunurilor materiale în unităţile
Ministerului Administraţiei şi Internelor
27
din care unul rămâne la noul gestionar, iar celălalt se pune la dispoziţia structurii administrative
din cadrul prefecturii.
În cazul în care gestionarul lipseşte pe o perioadă mai mare din motive de boală, concediu
sau învoire, iar activitatea de gestiune nu poate fi întreruptă, aceasta va fi desfăşurată de o
persoană din acelaşi serviciu teritorial, delegată de gestionar să-l înlocuiască cu aprobarea
şefului serviciului.
Este interzis să fie desemnat gestionar lucrătorul care are şi atribuţiuni pe linie de
emitere a paşapoartelor.
a) intrări de bunuri:
- avizul de însoţire a mărfii;
- nota de recepţie şi constatare de diferenţe;
- procesul-verbal de inventariere, pentru plusurile de inventar constatate cu ocazia
inventarierii, întocmit de comisia numită în acest scop (la nivelul inspectoratului de poliţie
judeţean).
b) ieşiri de bunuri:
- bon de consum cod 14-3-4/A;
- bon de consum (colectiv) cod 14-3-4/aA;
- avizul de însoţire a mărfii;
- procesul-verbal de inventariere pentru bunurile constatate lipsă la inventariere;
- procesul-verbal de cercetare administrativă.
39
.
Instrucţiunile M.A.I. nr. 1031/1999
28
respective, rezultatele acestei activităţi fiind consemnate în nota de recepţie şi constatare de
diferenţe.
La recepţia paşapoartelor în alb, cutia de 600 buc. la care s-a constatat lipsă, se
sigilează de către comisie şi se anunţă imediat unitatea predătoare – Direcţia Generală de
Paşapoarte.
Gestionarul este singura persoană care efectuează, pe baza documentelor de
intrare/ieşire în/din gestiune, operaţiuni în fişa de magazie şi fişa de magazie a formularelor cu
regim special. Lunar, sau ori de câte ori este nevoie, acesta confruntă soldurile înscrise în fişele
de magazie cu cele din fişele de cont analitice pentru valori materiale.40 Distribuirea imprimatelor
înseriate pentru folosinţă (paşapoarte, role folie TKO) către lucrători se face cu ,,Bonul de
predare-transfer-restituire”, specificându-se numărul şi seria acestora.
Chitanţele nefolosite din diverse cauze (renunţări la cereri, urmăriţi penal, decese etc.) se
vor restitui titularilor după achitarea taxei de înregistrare a cererii. Dacă aceştia nu se prezintă
chitanţele se vor clasa la mapa personală a titularilor, urmând a fi luate în considerare la o nouă
cerere.
40
Instrucţiunile M.A.I. nr. 1031/1999 art. 11 .
29
Documentele cu regim special, a căror valabilitate a expirat ori sunt deteriorate, epuizate,
cu defecţiuni irecuperabile de fabricaţie, vor fi distruse periodic pe bază de proces-verbal,
întocmit de către o comisie alcătuită conform prevederilor prezentelor norme.
Paşapoartele simple care au defecte de fabricaţie sau sunt ”rebut tehnologic ”se
înscriu cu seriile respective într-un proces-verbal întocmit în trei exemplare cu următoarea
destinaţie: 1 ex. la formaţiune, 1 ex. la compartimentul financiar-contabilitate din instituţia
prefectului şi 1 exemplar la Direcţia Generală de Paşapoarte - Serviciul Asigurare Tehnico-
Materială (S.A.T.M.). Paşapoartele respective se transmit până în data de 10 ale fiecărei luni, cu
aviz de însoţire a mărfii, la Direcţia Generală de Paşapoarte – Serviciul Asigurare Tehnico-
Materială.
Paşapoartele simple ”rebut de emitere”se înscriu într-un proces-verbal separat, care
constituie act de gestiune, respectiv de scădere. Trimestrial vor fi distruse prin ardere, pe cât
posibil în locuri special amenajate, ocazie cu care se va întocmi proces-verbal de distrugere.
Pentru paşapoartele ,,rebut de emitere” se acordă o cotă maximă de scăzăminte de 2 ‰. În
procesul-verbal de scădere din gestiune se vor menţiona şi numele cadrelor implicate în
rebutarea materialelor, pentru a se putea stabili încadrarea în cotele de scăzământ stabilite prin
contract sau, dacă va fi cazul, pentru aplicarea măsurilor de răspundere materială.
41
Ordinul M.A.I. nr. 334/18.10.2002 pentru aprobarea normelor metodologice privind organizarea şi efectuarea inventarierii patrimoniului în unităţile
Ministerului Administraţiei şi Internelor
30
Se interzice cu desăvârşire utilizarea a 2 buc. folii TKO pentru acelaşi paşaport.
CAPITOLUL IX
Cererile pentru clarificarea statutului juridic faţă de statul român (model Anexa nr. 22) pot fi
depuse în ţară la sediul Direcţiei Generale de Paşapoarte - Serviciul Clarificări Probleme de
Cetăţenie, iar în străinătate la misiunile diplomatice ori oficiile consulare pe raza cărora
domiciliază solicitantul. Aceste cereri vor fi transmise Direcţiei Generale de Paşapoarte prin
Direcţia Generală Afaceri Consulare din Ministerul Afacerilor Externe.
Cererile pentru clarificarea cetăţeniei pot fi depuse personal de solicitanţi sau prin
mandatar cu procură specială şi vor fi însoţite de regulă de următoarele documente:
- cerere-tip, formular tipizat, care se pune la dispoziţia solicitanţilor (formularul a fost pus la
dispoziţia celor interesaţi pe Internet);
- chitanţă privind achitarea la C.E.C. sau trezorerie a taxei consulare aferentă serviciului
prestat;
- 2 fotografii color, tip paşaport, 35/45 mm., de dată recentă, din faţă;
- copiile certificatului de naştere şi căsătorie, dacă este cazul;
- copie de pe actul de identitate actual (paşaportul naţional) în părţile care privesc datele
de identitate, fotografia, domiciliul sau reşedinţa;
- copiile documentelor privind schimbarea numelui;
- copiile certificatelor de naştere şi căsătorie ale părinţilor, dacă este cazul;
- procura specială, dacă este cazul, care trebuie să fie dată în ţară la un notar public, iar în
străinătate la misiunile diplomatice ori oficiile consulare ale României. Când procura este dată la
un notar public în străinătate trebuie să aibă aplicată Apostila Convenţiei de la Haga din
05.10.1961 pentru suprimarea cerinţei supralegalizării actelor oficiale străine;
- copia documentului oficial din care să rezulte data la care solicitantul sau/şi părinţii săi au
obţinut pentru prima dată de la plecarea din România cetăţenia altui stat.
31
(2) Cererile se primesc numai la ghişeu, de către personalul serviciului, după un program
stabilit şi adus la cunoştinţa publicului.
Lucrătorul solicită dosarul persoanei, iar după primirea acestuia din arhiva instituţiei
stabileşte statutul juridic al solicitantului pe baza documentelor din evidenţele proprii,
menţionează pe cerere constatările şi redactează adeverinţa pe care o prezintă şefului serviciului
sau înlocuitorului la comandă.
42
H.G. nr. 94/26.01.2006 art. 23 alin. 1
32
Inspectoratului Naţional pentru Evidenţa Persoanelor şi la starea civilă pentru stabilirea cu
certitudine a statutului juridic.
După redactarea răspunsului către D.G.A.C. din M.A.E., lucrările se scad din evidenţă, iar
dosarul se restituie la Serviciul evidenţă generală şi arhivă din D.G.P.
născuţi după 28.06.1940 se vor prezenta copii legalizate după certificatul de naştere, căsătorie
sau deces (după caz) ale bunicilor care au fost cetăţeni români;
43
Legea nr. 21/1991 art. 35 (37)
33
- actul de identitate eliberat de autorităţile moldoveneşti şi copie xerox (paşaport, buletin şi
fişa buletinului).
Persoanele născute în alte ţări decât Republica Moldova vor prezenta actele sus-
menţionate în copie legalizată şi traduceri legalizate.
- Minorii care au împlinit vârste cuprinse între 14-18 ani vor depune declaraţie autentificată
la notarul public din care să rezulte consimţământul la dobândirea cetăţeniei române, odată cu
părinţii.
- Dacă unul dintre părinţi a dobândit/redobândit cetăţenia română este necesar
consimţământul în forma autentică al celuilalt părinte.
- Adeverinţele care atestă dobândirea/redobândirea cetăţeniei române se înmânează
solicitanţilor pe bază de semnătură aplicată pe exemplarul nr. 2 al adeverinţei, care se clasează
la dosarul de paşapoarte al titularului şi va constitui baza actualizării în evidenţa centrală
informatizată a D.G.P.
34
SITUAŢIA ACORDURILOR DE READMISIE
ACORDURI RATIFICATE
1. Legea nr. 45/04.04.1997 pentru ratificarea Acordului dintre România şi Regatul Spaniei
privind readmisia persoanelor aflate în situaţie ilegală, semnat la Bucureşti la 29 aprilie
1996 (Monitorul Oficial nr.58/08.04.1997). În vigoare: 24.05.1997.
2. Legea nr.173/1997 pentru ratificarea Acordului dintre România şi Republica Italiană privind
readmisia persoanelor aflate în situaţie ilegală, semnat la Bucureşti la 4 martie 1997
(Monitorul Oficial nr. 304/1997). În vigoare: 01.02.1998.
Notă: Înţelegerea între Ministerul de Interne din România şi Ministerul de Interne din
Republica Italiană pentru aplicarea Acordului de readmisie, semnată la Bucureşti, la 15
aprilie 1997, a intrat în vigoare în acelaşi timp cu Acordul de readmisie.
35
7. Hotărârea Guvernului nr. 635/1994 pentru aprobarea Acordului dintre Guvernul României şi
Guvernul Republicii Elene privind readmisia persoanelor aflate în situaţie ilegală (Monitorul
Oficial nr.282/1994). În vigoare: 18.08.1995.
9. Hotărârea Guvernului nr. 411/1996 privind aprobarea Acordului dintre Guvernul României şi
Consiliul Federal Elveţian privind readmisia persoanelor aflate în situaţii ilegale şi a
Protocolului pentru aplicarea Acordului dintre Guvernul României şi Consiliul Federal Elveţian
privind readmisia persoanelor aflate în situaţii ilegale, semnate la Bucureşti la 9 februarie
1996 (Monitorul Oficial nr.119/1996).
10. Hotărârea Guvernului nr.869/1998 pentru aprobarea Convenţiei dintre Ministerul de Interne
din România şi Ministerul de Interne din Republica Federală Germania cu privire la
preluarea de persoane apatride (Monitorul Oficial nr.476/1998).
12. Legea nr. 66 din 24 aprilie 2000 pentru ratificarea Acordului dintre Guvernul României şi
Guvernul Regatului Danemarcei privind readmisia cetăţenilor proprii şi a străinilor, semnat
la Bucureşti la 25 februarie 1999 (Monitorul Oficial nr.187/2000).
13. Legea nr.513/04.10.2001 privind ratificarea Acordului dintre Guvernul României şi Guvernul
Republicii Slovenia privind readmisia persoanelor a căror intrare şi şedere pe teritoriile
statelor sunt ilegale, semnat la Bucureşti, la 4 octombrie 2000 (Monitorul Oficial
nr.663/23.10.2001). În vigoare: 05.12.2002.
14. Legea nr.60/2001 pentru ratificarea Acordului dintre Guvernul României şi Guvernul
Republicii Finlanda privind readmisia cetăţenilor proprii şi a străinilor, semnat la Helsinki,
la 5 noiembrie 1999 (Monitorul Oficial nr.132/2001). În vigoare: 09.08.2001.
15. Legea nr. 59/2001 pentru ratificarea Acordului între Guvernul României şi Guvernul Indiei
privind readmisia persoanelor aflate în situaţie ilegală, semnat la New Delhi, la 2 noiembrie
1995 (Monitorul Oficial nr.138/2001).
16. Legea nr.61/2001 pentru ratificarea Acordului între Guvernul României şi Guvernul Republicii
Bulgaria privind readmisia cetăţenilor proprii şi a străinilor, semnat la Bucureşti, la 23 iunie
2000 (Monitorul Oficial nr. 132/2001).
36
17. Legea nr.80/2001 pentru ratificarea Acordului între Guvernul României şi Guvernul Republicii
Irlanda privind readmisia propriilor cetăţeni şi a cetăţenilor unor state terţe care se află ilegal
pe teritoriile statelor lor, semnat la Bucureşti, la 12 mai 2000 (Monitorul Oficial nr.147/2001).
18. Legea nr.642/16.11.2001 pentru ratificarea Acordului între Guvernul României şi Guvernul
Regatului Suediei privind readmisia persoanelor, semnat la Bucureşti, la data de 2 aprilie
2001 (Monitorul Oficial nr. 768/03.12.2001) În vigoare: 10.02.2002.
19. Legea nr.124/18.03.2002 pentru ratificarea Acordului dintre Guvernul României şi Guvernul
Republicii Moldova privind readmisia străinilor, semnat la Bucureşti, la data de 27 iulie
2001 (Monitorul Oficial nr.195/21.03.2002). În vigoare: 03.07.2002.
20. Legea nr.230/23.04.2002 privind aprobarea Ordonanţei Guvernului nr. 12/24.01.2002 pentru
ratificarea Acordului între Guvernul României şi Guvernul Republicii Ungare privind
readmisia cetăţenilor proprii şi a străinilor, semnat la Bucureşti, la data de 10.12.2001
(Monitorul Oficial nr.296/30.04.2002), a intrat în vigoare la 30 noiembrie 2002.
H.G. nr.228/07.03.2002 pentru aprobarea Protocolului între Ministerul de Interne din
România şi Ministerul de Interne din Republica Ungară pentru aplicarea Acordului dintre
Guvernul României şi Guvernul Republicii Ungare privind readmisia cetăţenilor proprii şi a
altor persoane, semnat la Bucureşti, la data de 10 decembrie 2001 (Monitorul Oficial
nr.192/21.03.2002). În vigoare: 30.11.2002.
22. Legea nr.683/2001 pentru ratificarea Acordului între Guvernul României şi Guvernul
Republicii Croaţia privind readmisia cetăţenilor proprii şi a străinilor, semnat la Zagreb, la
30 septembrie 2000 (Monitorul Oficial nr.817/19.12.2001). În vigoare: 24.10.2002.
23. Legea nr.607/06.11.2002 pentru ratificarea Acordului între Guvernul României şi Guvernul
Republicii Albania privind readmisia persoanelor, semnat la Bucureşti, la 7 iunie 2002
(Monitorul Oficial nr.829/18.11.2002). În vigoare: 02.01.2003. Protocolul dintre Ministerul
Administraţiei şi Internelor din România şi Ministerul Ordinii Publice din Republica Albania
pentru aplicarea acordului dintre Guvernul României şi Guvernul Republicii Albania privind
readmisia persoanelor, semnat la Bucureşti, la data de 13.10.2004. Intrat în vigoare:
23.05.2005.
24. Legea nr.26/13.01.2003 (Monitorul Oficial nr.31/21.01.2003) pentru ratificarea Acordului între
Guvernul României şi Guvernul Republicii Letone privind readmisia persoanelor. În
vigoare: 25.09.2004.
Hotărârea Guvernului nr.1183/24.10.2002 (Monitorul Oficial nr.817/12.11.2002) pentru
ratificarea Protocolului pentru aplicarea Acordului între Guvernul României şi Guvernul
Republicii Letone privind readmisia persoanelor.
37
Cele două documente au fost semnate la Riga, la 5 iulie 2002. În vigoare: 25.09.2004.
26. Legea nr. 69/11.03.2003 privind ratificarea Acordului între Guvernul României şi Guvernul
Regatului Norvegiei privind readmisia propriilor cetăţeni şi a străinilor, semnat la Bucureşti,
la data de 17.07.2002 (Monitorul Oficial nr.181/24.03.2001). În vigoare: 24.07.2003.
27. Legea nr.369/2003 pentru ratificarea Acordului între Guvernul României şi Guvernul
Regatului Unit al Marii Britanii şi Irlandei de Nord privind readmisia persoanelor şi
Protocolul de aplicare a acestui acord, semnate la 20 februarie 2003, la Bucureşti
(Monitorul Oficial nr.684/2003). În vigoare: 06.06.2004.
28. Legea nr.367/19.09.2003 privind ratificarea Acordului între Guvernul României şi Guvernul
Republicii Libaneze privind readmisia cetăţenilor proprii şi a străinilor, semnat la Bucureşti,
la data de 18 martie 2002 (Monitorul Oficial nr.683/29.09.2003). În vigoare: 16.05.2004.
29. Legea nr.284/23.06.2004 pentru ratificarea Acordului între Guvernul României şi Guvernul
Republicii Turcia privind readmisia cetăţenilor statelor lor şi a străinilor aflaţi în situaţie
ilegală pe teritoriile acestor state, semnat la 19.01.2004, la Bucureşti (Monitorul Oficial nr.
604/06.07.2004). În vigoare: 08.11.2004.
30. Legea nr.193/2004 pentru ratificarea Acordului între Guvernul României şi Guvernul
Republicii Macedonia privind readmisia cetăţenilor proprii şi a străinilor, semnat la
Bucureşti, la 12 noiembrie 2003 (Monitorul Oficial nr.482/28.05.2004).
31. Legea nr.283/23.06.2004 pentru ratificarea Acordului între Guvernul României şi Guvernul
Republicii Lituania privind readmisia cetăţenilor proprii şi a străinilor, semnat la Bucureşti,
la data de 19.02.2004. În vigoare: 13.11.2004.
32. Legea nr. 251/2005 pentru aprobarea Ordonanţei de Urgenţă a Guvernului nr.85/14.07.2005
privind ratificarea Acordului între Guvernul României şi Guvernul Republicii Estone privind
readmisia persoanelor, semnat la Bucureşti, la 23.10.2003.
38
ANEXA NR. 1 - Document format pdf
ANEXA NR. 2 - Document format pdf
ANEXA NR. 3- Document format pdf
ANEXA NR. 4
LISTA
39
ANEXA NR. 5
LISTA
Albania, Austria, Belgia, Bulgaria, Cehia, R.P. Chineză, R.P.D. Coreană, Cuba, Franţa,
Germania, Moldova, Polonia, Rusia, Serbia şi Muntenegru, Slovacia, Spania şi Ungaria.
40
ANEXA NR. 6 - Document format pdf
ANEXA NR. 7 - Document format pdf
ANEXA NR. 8 - Document format pdf
41
GUVERNUL ROMÂNIEI ANEXA NR. 9
MINISTERUL ADMINISTRAŢIEI ŞI INTERNELOR
C ă t r e,
___________________________________________
___________________________________________
___________________________________________
Cu stimă,
ŞEFUL SERVICIULUI,
42
ANEXA NR. 10
CERERE
Subsemnatul______________________________________________născut(ă) la data
de________________, în localitatea________________, judeţul____________ cod numeric
personal________________, rog să aprobaţi eliberarea unei adeverinţe din care să rezulte că,
anterior paşaportului pe care îl posed nr.__________________, eliberat la data
de_________________, am avut (sau nu) alte paşapoarte, fiindu-mi necesară la
Ambasada______________________________.
43
GUVERNUL ROMÂNIEI ANEXA NR. 11
MINISTERUL ADMINISTRAŢIEI ŞI INTERNELOR
ADEVERINŢĂ
ŞEFUL SERVICIULUI,
44
GUVERNUL ROMÂNIEI ANEXA NR. 12
MINISTERUL ADMINISTRAŢIEI ŞI INTERNELOR
DOVADĂ
ŞEFUL SERVICIULUI,
45
ANEXA NR. 13 - Document format pdf
46
GUVERNUL ROMÂNIEI ANEXA NR. 14
MINISTERUL ADMINISTRAŢIEI ŞI INTERNELOR
C ă t r e,
ŞEFUL SERVICIULUI,
47
GUVERNUL ROMÂNIEI ANEXA NR. 15
MINISTERUL ADMINISTRAŢIEI ŞI INTERNELOR
C ă t r e,
Serviciul Public Comunitar pentru Eliberarea şi Evidenţa
Paşapoartelor Simple al judeţului___________________
ŞEFUL SERVICIULUI
48
GUVERNUL ROMÂNIEI ANEXA NR. 16
MINISTERUL ADMINISTRAŢIEI ŞI INTERNELOR NESECRET
Exemplar nr.
Nr.
Bucureşti,
INSTITUŢIA PREFECTULUI JUDEŢUL_________
Serviciul Public Comunitar pentru Eliberarea şi
Evidenţa Paşapoartelor Simple
C ă t r e,
DIRECŢIA GENERALĂ DE PAŞAPOARTE
Serviciul Evidenţă Generală şi Arhivă
ŞEFUL SERVICIULUI,
49
GUVERNUL ROMÂNIEI ANEXA NR. 17
MINISTERUL ADMINISTRAŢIEI ŞI INTERNELOR NESECRET
Exemplar nr.
Nr.
Bucureşti,
DIRECŢIA GENERALĂ DE PAŞAPOARTE
C ă t r e,
Serviciul public comunitar pentru eliberarea şi evidenţa
paşapoartelor simple al judeţului ___________________
La adresa dvs. nr. _________, din __________, privind verificarea în evidenţele Direcţiei
Generale de Paşapoarte a domnului/doamnei ______________________________________
__________________fiul lui _________________ şi al _________________, născut(ă) la
___________________________, vă comunicăm că nu există suspiciuni privind identitatea
persoanei în cauză şi nu avem obiecţiuni referitoare la stabilirea domiciliului în România.
DIRECTOR GENERAL,
50
GUVERNUL ROMÂNIEI ANEXA NR. 18
MINISTERUL ADMINISTRAŢIEI ŞI INTERNELOR
NESECRET
Exemplar nr.
Nr.
INSTITUŢIA PREFECTULUI JUDEŢUL_________ Bucureşti,
Serviciul Public Comunitar pentru Eliberarea şi
Evidenţa Paşapoartelor Simple
C ă t r e,
ŞEFUL SERVICIULUI,
51
GUVERNUL ROMÂNIEI ANEXA NR. 19
MINISTERUL ADMINISTRAŢIEI ŞI INTERNELOR
Seria_____
INSTITUŢIA PREFECTULUI JUDEŢUL_________ nr.________
Serviciul Public Comunitar pentru Eliberarea şi
Evidenţa Paşapoartelor Simple
PROCES- VERBAL
de constatare a contravenţiilor
52
GUVERNUL ROMÂNIEI
MINISTERUL ADMINISTRAŢIEI ŞI INTERNELOR
.____________din____________
Către,
................................................................................................
(numele şi prenumele persoanei fizice)
53
GUVERNUL ROMÂNIEI ANEXA NR. 20
MINISTERUL ADMINISTRAŢIEI ŞI INTERNELOR
NESECRET
Exemplar nr.
Nr.
INSTITUŢIA PREFECTULUI JUDEŢUL_________ Bucureşti,
Serviciul Public Comunitar pentru Eliberarea şi
Evidenţa Paşapoartelor Simple
C ă t r e,
ŞEFUL SERVICIULUI
54
GUVERNUL ROMÂNIEI ANEXA NR. 21
MINISTERUL ADMINISTRAŢIEI ŞI INTERNELOR
INSTITUŢIA PREFECTULUI
JUDEŢUL_______________
Nr. ___________
Data__________
APROB
PREFECTUL JUDEŢULUI_________
SE CONFIRMĂ
DIRECTORUL DIRECŢIEI JUDEŢENE
________ A ARHIVELOR NAŢIONALE
NOMENCLATORUL ARHIVISTIC
aprobat prin Dispoziţia nr._______din_________
Termenul Obs.
Denumirea (conţinutul pe scurt al de
DIRECŢIA problemelor la care se referă) păstrare
(ani)
1 2 3 4
SERVICIUL 1. Planuri de muncă, rapoarte anuale de P
PUBLIC activitate,
COMUNITAR bilanţuri, analize şi informări anuale.
PENTRU 2. Ordine şi dispoziţii de muncă, fără P
ELIBERARE caracter
A ŞI normativ, primite spre informare sau
EVIDENŢA executare.
PAŞAPOAR- 3. Planuri de învăţământ, planuri tematice, 10 ani
TELOR teme profesionale.
SIMPLE 4. Documente, fişe de instructaj privind 10 ani
organizarea şi desfăşurarea activităţii pe linie
de protecţie a muncii, de pază contra
incendiilor etc.
5. Documente referitoare la evidenţa parolelor P
pentru personal.
6. Procese-verbale privind scăderea din 5 ani
gestiune a paşapoartelor rebut de emitere.
7. Procese-verbale de predare- primire a 30 ani
cartelelor de emitere a paşapoartelor. C.S.
55
8. Documente şi corespondenţă referitoare la P
restricţionarea dreptului la liberă circulaţie -
sistări.
9. Documente şi corespondenţă referitoare la P
restricţionarea dreptului la liberă circulaţie -
returnaţi.
10. Documente şi corespondenţă referitoare la P
cetăţenii români cu domiciliul în străinătate.
11. Corespondenţă privind administrarea şi 5 ani
verificarea bazelor de date.
12. Rapoarte, informări, note, procese-verbale 5 ani
referitoare la incidentele de exploatare a
echipamentelor şi programelor din dotarea
serviciului.
13. Corespondenţa cu Direcţia Generală de 5 ani
Paşapoarte, Inspectoratul Naţional pentru
Evidenţa Persoanelor, referitoare la aspecte
de interes operativ.
14. Situaţia operativă înregistrată pe linie de 5 ani
paşapoarte.
15. Informaţii de interes public comunicate din 5 ani
oficiu.
16. Solicitări referitoare la informaţiile publice 5 ani
exceptate de la liberul acces.
17. Documente şi corespondenţă referitoare la 5 ani
prelucrarea datelor cu caracter personal şi
libera circulaţie a acestor date.
18. Petiţii, memorii, scrisori de mulţumire, 5 ani
reclamaţii, sesizări, propuneri (şi răspunsurile
la acestea) adresate de diferite persoane
fizice, juridice sau alte instituţii.
19. Raportări, informări, corespondenţă şi 5 ani
probleme referitoare la aspecte de interes
operativ.
20. Comunicări şi corespondenţă privind 5 ani
persoanele cărora li s-a aprobat acordarea,
(re)dobândirea sau renunţarea la cetăţenia
română.
21. Dovezile privind aprobarea (re)stabilirii 10 ani
domiciliului în România şi adeverinţele pentru
scutirea de taxe vamale.
22. Rapoarte privind rezultatele acţiunilor de 5 ani
control (pocese-verbale, note de constatare,
referate etc).
23. Documente referitoare la primirea în 5 ani
audienţă a cetăţenilor.
24. Cereri de verificare, note telefonice şi 5 ani
56
corespondenţă referitoare la stabilirea
identităţii unor persoane.
25. Corespondenţa referitoare la urmărirea 10 ani
generală a unor cetăţeni români sau alte
menţiuni operative.
26. Rapoarte privind rezultatele acţiunilor de 5 ani
control (procese-verbale, note de constatare,
referate etc.), corespondenţa cu administraţiile
financiare, corespondenţa cu alte unităţi ale
M.A.I. (secţii de poliţie, poliţia de frontieră,
crimă organizată şi antidrog, Punctul focal,
Interpol etc.), corespondenţă cu alte unităţi în
domeniul siguranţei şi apărării naţionale
(S.R.I., S.I.E., D.I.E., M.Ap.N., comisariate
etc.), corespondenţă cu personele fizice sau
juridice (birouri de avocatură, executori
judecătoreşti, societăţi de asigurare, bănci
etc.).
27. Corespondenţa cu serviciile publice 5 ani
comunitare pentru eliberarea şi evidenţa
paşapoartelor simple judeţene, corespondenţa
cu Direcţia Generală de Paşapoarte sau cu
serviciile publice comunitare. Pentru eliberarea
şi evidenţa paşapoartelor simple judeţene,
referitoare la cetăţenii români aflaţi pe teritoriile
altor state, precum şi cea în legătură cu aceste
persoane.
28. Corespondenţă cu serviciile publice 5 ani
comunitare pentru evidenţa persoanelor.
29. Corespondenţa referitoare la ordine, 10 ani
instrucţiuni şi dispoziţii emise de conducerea C.S.
M.A.I., precum şi sigilii, ştampile, ştanţe,
timbru sec şi cleşti pentru sigilat cu plumb.
30. Procese-verbale de selecţionare a P
documentelor însoţite de inventar.
31. Inventare de predare-primire ale dosarelor P
serviciului la depozitul de arhivă.
32. Corespondenţa cu instituţiile publice 5 ani
centrale şi locale, oferte, invitaţii.
33. Documentele privind convocările de 5 ani
pregătire profesională (inclusiv evidenţa
rezultatelor obţinute), corespondenţa şi
materialele privind personalul pentru
susţinerea examenelor de înaintare în grad.
34. Documente şi corespondenţă referitoare la 10 ani
aprecierea personalului.
35. Fişele posturilor, inclusiv documente şi 5 ani
57
corespondenţă pe această linie. după
înlocuire
36. Rapoarte, situaţii, note etc., privind 5 ani
existentul şi necesarul de personal, funcţii
vacante, transformări de posturi, personal
mutat, transferat, detaşat etc.
37. Documente privind organizarea şi 5 ani
desfăşurarea concursurilor/examenelor pentru
ocuparea posturilor vacante.
38. Documente, corespondenţă, propuneri 5 ani
etc., referitoare la premieri, acordarea de
gradaţii, promovări în funcţie, alte
recompense, sancţiuni, starea şi practica
disciplinară a personalului.
39. Procese-verbale de predare-primire 5 ani
încheiate cu ocazia schimbărilor din funcţie,
plecărilor din subunitate, încetarea raporturilor
de muncă cu serviciul etc.
40. Documente, corespondenţă, rapoarte 5 ani
referitoare la tutela personalului.
41. Documente şi corespondeţă referitoare la 5 ani
participarea personalului la cursurile diferitelor
universităţi, cursuri postuniversitare, masterat,
doctorat, alte forme de învăţământ din afara
Ministerului Administraţiei şi Internelor.
42. Documentele privind acordarea concediilor 5 ani
de odihnă, concediilor de studii, concediilor
fără plată, concediilor medicale, învoirilor,
permisiilor, orelor suplimentare, cereri de
recuperare etc.
43. Registrul de procese-verbale de predare- 5 ani
primirea serviciului pentru personalul de
permanenţă.
44. Documentele privind organizarea 5 ani
serviciului de permanenţă, planuri de după
alarmare, planuri de pază şi apărare a înlocuire
sediului, planuri de calamităţi şi dezastre,
tabele cu adresele şi telefoanele personalului.
45. Registrul cu note telefonice (ale ofiţerului 10 ani
de permanenţă, în convorbirile purtate în afara C.S.
orelor de serviciu).
46. Cotoarele carnetelor cu ordine de serviciu. 5 ani
47. Dispoziţiile de zi pe unitate, inclusiv P
anexele acestora.
48. Documentele legate de evidenţa misiunilor 10 ani
efectuate de personal.
49. Documentele, corespondenţa, registrele, 10 ani
58
fişele privind gestiunea serviciului.
50. Documentele şi corespondenţa referitoare 5 ani
la probleme administrative.
51. Documentele, corespondenţă, tabele 5 ani
nominale privind prezenţa personalului, ore
suplimentare etc.
52. Corespondenţa cu administraţiile 5 ani
financiare privind neachitarea amenzilor
contraven- ţionale.
53. Statul de organizare al serviciului (inclusiv P
organigrama), Regulamentul de organizare şi
funcţionare al serviciului privind organizarea
serviciului etc.
54. Nomenclatorul arhivistic. P
55. Registrul unic de evidenţă al registrelor, 10 ani
condicilor, borderourilor şi caietelor pentru
însemnări clasificate (Anexa nr. 7 din H.G. nr.
585/2002).
56. Registrul de evidenţă a informaţiilor strict 10 ani
secrete şi secrete (Anexa nr. 5 din H.G. nr.
585/2002).
57. Registrul de evidenţă a informaţiilor 10 ani
secrete de serviciu (Anexa nr. 6 din H.G. nr.
585/2002).
58. Condica de predare-primire a 10 ani
documentelor clasificate (Anexa nr. 8 din H.G.
nr. 585/2002).
59. Registrul de evidenţă a informaţiilor
clasificate multiplicate (Anexa nr. 9 din H.G. nr.
585/2002).
60. Registrul de evidenţă a petiţiilor intrate 5 ani
(Anexa nr. 1 din Ordinul ministrului
administraţiei şi internelor nr. 190/2004).
61. Registrul de evidenţă a persoanelor primite
în audienţă (Anexa nr. 4 din O.M.A.I. nr.
190/2004).
62. Registrul de evidenţă a nominală a sigiliilor P
şi ştampilelor (Anexa nr. 6 din Instrucţiunile nr.
S/233/2004).
63. Fişa de evidenţă privind primirea-predarea P
sigiliilor şi ştampilelor (Anexa nr. 7 din
Instrucţiunile nr. S/233/2004).
64. Condica de predare-primire corespondenţă 5 ani
ordinară.
65. Borderou poştă specială (H.G. nr. 5 ani
1.349/2002).
66. Registru intrare-ieşire corespondenţă 5 ani
59
ordinară.
67. Registrul evidenţă informaţii clasificate 10 ani
dactilografiate.
68. Registrul de evidenţă a actelor normative P
interne nesecrete (Anexa nr.1 din O.M.A.I. nr.
533/2003).
69. Registrul pentru evidenţa lucrărilor ce intră 10 ani
sub incidenţa Legii nr. 677/2001 pentru C.S.
protecţia persoanelor cu privire la prelucrarea
datelor cu caracter personal.
70. Registrul pentru evidenţa lucrărilor ce intră 10 ani
sub incidenţa Legii nr. 544/2001 privind liberul C.S.
acces la informaţiile de interes public.
ÎNTOCMIT
ŞEFUL SERVICIULUI,
60
ANEXA NR. 22
Data Semnătura
____________ _______________
NOTĂ
Se vor anexa:
- 2 fotografii color 4/5 de dată recentă;
- taxa consulară aferentă;
- copia certificatului de naştere şi de căsătorie, dacă este cazul;
- copia actului de identitate actual (paşaport);
- copia documentelor privind schimbarea numelui;
- copia documentului oficial prin care cel în cauză sau părinţii a(au) obţinut pentru prima dată,
după plecarea din România, cetăţenia altui stat, din care să rezulte data acordării.
61
COORDONATORI
ÎNDRUMARUL
poliţistului de paşapoarte
pentru aplicarea unitară a prevederilor legislaţiei specifice,
organizarea şi desfăşurarea activităţii de planificare a muncii
în Direcţia Generală de Paşapoarte
Autori:
62
CAPITOLUL I
METODOLOGIA DE LUCRU
PE LINIE DE PREVENIREA ŞI CONSTATAREA CAZURILOR
DE ÎNCĂLCARE A REGIMULUI PAŞAPOARTELOR,
APLICAREA MĂSURILOR RESTRICTIVE
ŞI RELAŢII CONSULARE
În vederea aplicării prevederilor art. 38, 39, 40, 42 şi 55 din Legea nr. 248/20.07.2005
privind regimul liberei circulaţii a cetăţenilor români în străinătate, modificată şi completată prin
O.G. nr. 5/19.01.2006, Serviciul pentru Prevenirea şi Constatarea Cazurilor de Încălcare a
Regimului Paşapoartelor, Aplicarea Măsurilor Restrictive şi Relaţii Consulare desfăşoară
urmatoarele activităţi specifice.
63
paşaport sau alt document de identitate, rezultatul verificărilor efectuate se comunică Direcţiei
Generale Afaceri Consulare în termen de 3 zile lucrătoare de la primirea solicitării.
Dacă autorităţile străine solicită decizia familiei cu privire la o eventuală repatriere, se
întreprind demersuri cu sprijinul serviciilor publice comunitare judeţene în vederea obţinerii
declaraţiilor membrilor de familie în termen de 7 zile lucrătoare de la data primirii solicitării.
Rezultatele verificărilor se comunică Direcţiei Generale Afaceri Consulare şi Autorităţii
Naţionale pentru Protecţia Drepturilor Copilului.
CAPITOLUL II
METODOLOGIA DE LUCRU
PE LINIA SOLUŢIONĂRII CERERILOR PENTRU EMITEREA ŞI ELIBERAREA
PAŞAPOARTELOR CETĂŢENILOR ROMÂNI
CU DOMICILIUL ÎN STRĂINĂTATE
Consideratii generale
Cetăţenii români cărora autorităţile de resort ale statului în care se află le-au aprobat
stabilirea domiciliului pe teritoriul acestuia, pot depune cereri pentru eliberarea paşapoartelor
simple în care se menţionează ţara de domiciliu, conform prevederilor art. 34-37 din Legea nr.
248/2005 şi ale art. 28-32 din Hotărârea Guvernului nr. 94/2006 privind Normele Metodologice de
aplicare a Legii nr. 248/2005.
64
Cererile pentru eliberarea paşapoartelor şi aplicarea menţiunii care atestă că titularul are
domiciliul în străinătate se depun personal, în două exemplare, în străinătate la misiunile
diplomatice sau oficiile consulare ale României, iar în ţară la serviciile publice comunitare pentru
evidenţa persoanelor ori la serviciile publice comunitare pentru eliberarea şi evidenţa
paşapoartelor pe raza cărora au avut ultimul domiciliu sau, după caz, reşedinţa ori la sediul
Direcţiei Generale de Paşapoarte.
În cazul în care, din motive obiective, solicitanţii nu se pot prezenta la serviciile publice
comunitare, cererile se depun prin mandatar care prezintă o procură specială autentificată în ţară
de notarul public, iar în străinătate de misiunile diplomatice sau oficiile consulare ale României.
Persoanelor care nu pot face dovada cetăţeniei române li se soluţionează cererile după
ce se atestă de către Direcţia Generală de Paşapoarte că solicitantul este cetăţean român.
Cererile primite la sediul D.G.P. sunt soluţionate de serviciul de resort din cadrul D.G.P.
.La depunerea acestora vor trebui anexate copiile xeroxate după documentele solicitate, care vor
fi certificate pentru conformitate prin semnarea acestora de către lucrătorul care primeşte cererea
şi certifică identitatea persoanei.
După efectuarea verificărilor în evidenţele DEPAS, ESPAS şi studierea dosarelor , dacă
cererile îndeplinesc condiţiile de formă şi de fond pentru a fi soluţionate, se va propune în scris
aprobarea procesării acestora.
Includerea minorilor se efectuează numai în sistem informatizat, pe bază de colant.
În cazul în care se solicită includerea minorilor în paşaportul unui părinte, este necesar
acordul expres al celuilat părinte, chiar dacă aceştia depun simultan cereri.
Minorii născuţi în ţară sau în străinătate ulterior emiterii paşapoartelor se înscriu în
paşapoartele părinţilor, la cerere, cu consimţământul celuilalt părinte.
Minorii născuţi în străinătate se înscriu în paşapoartele părinţilor după transcrierea
naşterii în registrele de stare civilă române şi eliberarea certificatului de naştere românesc.
Pentru minorii care dobândesc cetăţenia română odată cu părinţii, dovada cetăţeniei
române se face cu certificatul constatator al părintelui împreună cu care minorul dobândeşte
cetăţenia română, dacă este menţionat în acesta sau cu adeverinţa eliberată de Ministerul
Justiţiei ori, după caz, de către D.G.P.
Dacă minorul nu a împlinit vârsta de 14 ani şi ambii părinţi au dobândit cetăţenia română,
se consideră că este cetăţean român, iar dacă minorul a împlinit vârsta de 14 ani la data la care
părinţii au dobândit cetăţenia română şi nu a fost menţionat în certificatul constatator al acestuia
se aplică prevederile Legii 21/1991 şi O.U.G. 43/2003.
65
Dacă a dobândit cetăţenia română numai unul dintre părinţi, celălalt fiind cetăţean străin,
iar minorul nu este menţionat în certificatul constatator al părintelui care a dobândit cetăţenia
română se aplică prevederile Legii 21/1991 şi O.U.G. 43/2003.
Persoanele care au dobândit cetăţenia română în temeiul art. 8 din Legea nr. 21/1991 şi
solicită stabilirea domiciliului în străinătate trebuie să prezinte un act de identitate românesc.
Cererile şi documentele anexate trebuie să fie certificate de către lucrătorul consular care
va confirma implicit identitatea persoanei.
66
După expedierea paşapoartelor la Direcţia Generală Afaceri Consulare, cererile şi
dosarele personale se predau Serviciului Evidenţă Generală şi Arhivă, în vederea actualizării
evidenţelor şi arhivării.
Dacă cererile nu îndeplinesc condiţiile pentru emiterea paşaportului, în adresa înaintată
solicitantului prin intermediul M.A.E - D.G.A.C. se menţionează temeiul legal al respingerii.
Termenul de soluţionare a cererilor sus-menţionate este de 90 zile calendaristice
conform art.14 alin.(2)din H.G.94/2006.
Pentru minorii adoptaţi de străini ori cetăţeni români domiciliaţi în străinătate, care
urmează să să-şi stabilească domiciliul la părinţii adoptivi, cererile se depun la serviciile publice
comunitare judeţene pe raza cărora se află instanţa de judecată care a pronunţat hotărârea de
încuviinţare a adopţiei.
Cererea se depune de către părinţii adoptivi sau după caz de reprezentantul legal al
acestora, dacă întruneşte condiţiile prevăzute de Legea nr. 248/2005 şi va fi însoţită de
următoarele documente:
- declaraţia ambilor părinţi adoptivi, prin care solicită în mod expres eliberarea
paşaportului individual pentru minor;
- copia hotărârii judecătoreşti de încuviinţare a adopţiei care trebuie să fie definitivă şi
irevocabilă;
- decizia şi certificatul de conformitate emis de Autoritatea Naţională pentru Protecţia
Drepturilor Copilului.
CAPITOLUL III
METODOLOGIA DE LUCRU
PE LINIA CLARIFICĂRII PROBLEMELOR DE CETĂŢENIE
Cererile pentru clarificarea statutului juridic faţă de statul român pot fi depuse în ţară la
sediul Direcţiei Generale de Paşapoarte - Serviciul Clarificări Probleme de Cetăţenie, iar în
străinătate la misiunile diplomatice ori oficiile consulare pe raza cărora domiciliază solicitantul.
Cererile depuse în străinătate sunt trimise la Direcţia Generală de Paşapoarte prin Direcţia
Generală Afaceri Consulare din Ministerul Afacerilor Externe.
67
Cererile pentru clarificarea cetăţeniei pot fi depuse personal de solicitanţi sau prin
mandatar cu procură specială şi vor fi însoţite de următoarele documente:
a) cerere-tip, formular tipizat care se pune la dispoziţia solicitanţilor (formularul a fost pus
la dispoziţia celor interesaţi pe Internet);
b) chitanţă privind achitarea la C.E.C. sau trezorerie a taxei consulare aferentă serviciului
prestat;
c) 2 fotografii color, tip paşaport, 35x45mm, de dată recentă, din faţă;
d) copiile certificatului de naştere şi căsătorie ( dacă este cazul);
e) copie după actul de identitate actual (paşaportul naţional) în părţile care privesc datele
de identitate, fotografia, domiciliul sau reşedinţa;
f) copiile documentelor privind schimbarea numelui;
g) copiile certificatelor de naştere şi căsătorie ale părinţilor, dacă este cazul;
h) procura specială, dacă este cazul, care trebuie să fie dată în ţară la un notar public, iar
în străinătate la misiunile diplomatice ori oficiile consulare ale României. Dacă procura
este dată la un notar public în străinătate, trebuie să aibă aplicată Apostila Convenţiei
de la Haga din 05.10.1961 pentru suprimarea cerinţei supralegalizării actelor oficiale
străine;
i) copia documentului oficial din care să rezulte data la care solicitantul sau (şi) părinţii
săi au obţinut pentru prima dată de la plecarea din România cetăţenia altui stat.
La primirea cererilor se va verifica dacă documentele prezentate sunt complete şi
suficiente pentru clarificarea statutului juridic,dacă sunt autentice şi valabile.
Se certifică prin semnătură autenticitatea actelor de stare civilă prezentate în copii,
originalele se restituie solicitantului iar cererile sunt înregistrate într-un registru special destinat,
numărul de înregistrare fiind menţionat pe cerere.
Cererile care nu sunt însoţite de documente cu care să facă dovada identităţii vor fi
restituite cu precizările de rigoare, cu excepţia situaţiilor în care cei în cauză declară ân scris că
unele documente sau paşapoartele au fost reţinute la frontieră.
După înregistrare cererile sunt verificate de Serviciul Evidenţă Generală şi Arhivă care
menţionează pe fiecare lucrare numărul de dosar şi statutul juridic al solicitantului, iar dacă nu
figurează în evidenţe face menţiunea „nu figurează”, după care le predă Serviciului Clarificări
Probleme de Cetăţenie.
După primirea dosarelor din arhiva instituţiei se clarifică statutul juridic al solicitantului, pe
baza documentelor din evidenţele proprii, se redactează adeverinţa şi se prezintă şefului
serviciului sau înlocuitorului la comandă.
Adeverinţele tip privind statutul juridic al solicitanţilor vor fi eliberate în conformitate cu
art. 23 alin 1 din H.G. nr. 94/2006 pentru:
a) transcrierea certificatelor de naştere şi căsătorie în registrul de stare civilă român,
pentru persoane cetăţeni români născuţi în străinătate;
b) obţinerea paşapoartelor româneşti în cazul persoanelor plecate definitiv din România,
care nu mai deţin paşapoarte româneşti valabile;
c) efectuarea menţiunilor de schimbare a numelui în registrul de stare civilă român;
d) depunerea cererilor de dobândire/redobândire sau renunţare la cetăţenia română la
comisia de specialitate care funcţionează pe lângă Ministerul Justiţiei.
68
Dacă persoanele care au solicitat clarificarea cetăţeniei române nu figurează în
evidenţele instituţiei, dar fac dovada că sunt sau au fost cetăţeni români, anexând la cereri
documente care conduc la determinarea cetăţeniei lor, se vor efectua verificări în evidenţele
I.N.E.P. şi la Starea civilă pentru stabilirea cu certitudine a statutului juridic al solicitanţilor.
Dacă persoanele nu se identifică în evidenţele I.N.E.P. şi la Starea civilă se solicită
documente suplimentare care să facă dovada descendenţei.
După soluţionarea cererilor, dosarele personale se restituie Serviciului Evidenţă
Generală şi Arhivă pentru actualizarea datelor, iar ulterior vor fi returnate în arhiva Direcţiei
Generale de Paşapoarte.
69
misiunile diplomatice sau oficiile consulare ale României din cele două ţări (procurile vor avea
aplicate fotografiile solicitanţilor) şi vor fi însoţite de următoarele documente:
a) chitanţă C.E.C. sau taxă consulară care se prezintă de cei care au mai ridicat anterior
o adeverinţă în acest sens;
b) dovada cetăţeniei române (paşaport românesc, adeverinţă de cetăţenie sau dovada
de repatriere);
c) 2 fotografii color, tip paşaport, 35x45mm, de dată recentă;
d) certificatele de naştere şi, după caz, de căsătorie, în original şi copie xerox, redactate
în limba română, eliberate de autorităţile competente din Republica Moldova şi
Ucraina;
e) certificatele de naştere şi căsătorie ale părinţilor, redactate în limba română (în cazul
în care solicitantul este născut după 28.06.1940), dacă şi părinţii acestuia sunt născuţi
după 28.06.1940, se vor prezenta copii legalizate după certificatul de naştere,
căsătorie sau deces (după caz) ale bunicilor care au fost cetăţeni români;
f) actul de identitate eliberat de autorităţile moldoveneşti şi copie xerox (paşaport, buletin
şi fişa buletinului), inclusiv ultima viză de intrare în România.
După primirea cererilor, acestea sunt predate la Serviciul Evidenţă Generală şi Arhivă, în
vederea efectuării verificărilor în evidenţe, după care sunt studiate dosarele personale urmărind
stabilirea autenticităţii documentelor prezentate.
Persoanele din Republica Moldova şi Ucraina pot solicita clarificarea statutului juridic faţă
de statul român pentru copiii minori şi eliberarea adeverinţei care atestă că aceştia au dobândit
cetăţenia română odată cu părinţii lor.
Minorii care au împlinit vârste cuprinse între 14 -18 ani vor depune o declaraţie
autentificată la notarul public, din care să rezulte consimţământul la dobândirea cetăţeniei
române odată cu părinţii.
Dacă doar unul dintre părinţi a dobândit/redobândit cetăţenia română, este necesar
consimţământul în forma autentificată al celuilalt părinte (care nu este cetăţean român).
Adeverinţele care atestă dobândirea/redobândirea cetăţeniei române se înmânează
solicitanţilor, pe bază de semnătură pe exemplarul nr. 2 al adeverinţei, care se clasează la
dosarul de paşapoarte al titularului şi va constitui baza actualizării în evidenţa centrală
informatizată a Direcţiei Generale de Paşapoarte.
Adeverinţele sunt redactate numai pe formulare tipizate, cu elemente de siguranţă, pe
care se aplică fotografia titularului şi se ştanţează.
Dacă se constată că sunt neconcordanţe între actele de stare civilă prezentate în original
şi cele depuse iniţial, iar din analiza documentelor nu sunt suspiciuni de fals, se vor solicita noi
acte de stare civilă, corecte, în grafie latină, iar pentru Ucraina traduse şi legalizate.
Dacă neconcordanţele sunt de natură să provoace suspiciuni că actele de stare civilă nu
au fost eliberate de autorităţile competente din Republica Moldova, actele de stare civilă vor fi
însoţite de avize de rectificare.
Nu se vor solicita avize de rectificare privind certificatele de naştere, căsătorie şi/sau
deces ale ascendenţilor, în cazurile în care aceştia s-au născut cu mult înainte de anul 1940 (ex.
1910, 1918) şi cele prezentate nu sunt suspecte a fi falsificate sau false.
Se vor depune certificate de deces în cazul ascendenţilor care au decedat de la data
depunerii cererii şi până în prezent. Dacă certificatele de deces nu sunt complete la data şi
localitatea naşterii ele vor fi însoţite de extrase de pe actul de naştere şi/sau căsătorie.
70
Dacă sunt constatate falsuri în actele de stare civilă prezentate se procedează la
audierea persoanelor respective, iar actele premergătoare sunt trimise Direcţiei Generale de
Poliţie a Municipiului Bucureşti pentru efectuarea cercetărilor.
Dacă se constată că au fost soluţionate cereri ale unor persoane ai căror ascendenţi s-
au născut pe teritoriul care nu a aparţinut fostei Românii Mari (localităţi din Transnistria, aflate pe
Nistru sau în stânga Nistrului sau pe teritoriul Maramureşului istoric – Zacarpatia), se vor solicita
dovezi privind naţionalitatea română a ascendenţilor sau acte oficiale emise de autoritatea
competentă din Republica Moldova, în sensul că unitatea administrativ – teritorială a fost sub
jurisdicţia României în perioada de referinţă.
Dacă se constată că au fost depuse cereri de eliberare a adeverinţei care atestă
dobândirea/redobândirea cetăţeniei române de persoane din Republica Moldova sau Ucraina
care nu figurează în evidenţele instituţiei, li se va elibera o adresă în care sunt îndrumate să se
adreseze Comisiei de Constatare a Condiţiilor de Acordare a Cetăţeniei Române, care
funcţionează pe lângă Ministerul Justiţiei.
CAPITOLUL IV
METODOLOGIA DE LUCRU
PENTRU SOLUŢIONAREA CERERILOR CETĂŢENILOR ROMÂNI PRIVIND ELIBERAREA
DOVEZILOR REFERITOARE LA EXERCITAREA
DREPTULUI LA LIBERA CIRCULAŢIE ÎN STRĂINĂTATE
71
Raportarea numerică la Direcţia Generală de Paşapoarte a dovezilor eliberate
cetăţenilor români care doresc să desfăşoare activităţi lucrative legal în străinătate, se va face
până la data de 5 a lunii în curs pentru luna precedentă.
CAPITOLUL V
METODOLOGIA DE LUCRU
PE LINIE DE EVIDENŢĂ GENERALĂ ŞI ARHIVĂ
72
Numărul atribuit şi litera fondului se trec pe coperta dosarului şi se implementează în
evidenţa ESPAS.
Cetăţenilor români cărora li s-a aprobat dobândirea statutului de cetăţean român cu
domiciliul în străinătate li se atribuie dosar din fondul „C”, iar celor cărora li s-a aprobat
renunţarea la cetăţenia română din fondul „D”.
Ca regulă generală, dacă unuia dintre membrii familiei i s-a aprobat renunţarea la
cetăţenia română, întreaga familie va fi inclusă în dosarul din fondul „D”.
În cazul persoanelor cuprinse în dosare din alte fonduri, odată cu soluţionarea cererilor
de paşapoarte sau cu ocazia soluţionării unor lucrări privind persoanele în cauză, se vor
transforma dosarele conform statutului juridic.
Cetăţenilor străini cărora li s-a aprobat stabilirea domiciliului în România, li se atribuie de
către Autoritatea pentru Străini, dosare din fondul „G”, iar pentru celelalte categorii de străini, din
fondul „E”.
Dacă soţul şi soţia figurează în evidenţa Direcţiei Generale de Paşapoarte cu dosare
separate, acestea se conexează, făcându-se menţiuni în calculator şi în registrul opis.
Dosarele se scot din arhivă la cererea lucrătorilor din Direcţia Generală de Paşapoarte şi
se trimit spre studiu, pe bază de fişă înlocuitor, după care se predau înapoi în arhivă, pe bază de
condică sau borderou. Dosarele pot fi studiate şi de către persoane din alte structuri ale
Ministerului Administraţiei şi Internelor ori alte organe de stat autorizate, pe bază de delegaţie, cu
aprobarea conducerii Direcţiei Generale de Paşapoarte, în prezenţa unei persoane desemnate
din Serviciul Evidenţă Generală şi Arhivă, cu respectarea prevederilor Instrucţiunilor M.I. privind
organizarea şi administrarea fondului arhivistic al Ministerului Administraţiei şi Internelor.
Este interzisă scoaterea dosarelor din arhivă, în alte condiţii decât cele prevăzute la alin.
1. Aceste reguli sunt valabile şi în ceea ce priveşte accesul la dosarele şi mapele din arhiva
serviciilor publice comunitare pentru eliberarea şi evidenţa paşapoartelor simple judeţene; în
această situaţie aprobarea studierii dosarelor este de competenţa şefului serviciului.
Furnizarea de date din dosare se face cu stricta respectare a prevederilor legale şi cu
aprobarea conducerii Direcţiei Generale de Paşapoarte, sau după caz, a şefilor serviciilor publice
comunitare pentru eliberarea şi evidenţa paşapoartelor simple.
La solicitarea scrisă a organelor de poliţie, parchetului sau instanţelor de judecată, cu
aprobarea directorului Direcţiei Generale de Paşapoarte sau adjunctului acestuia, respectiv a
şefului serviciului public comunitar pentru eliberarea şi evidenţa paşapoartelor (pentru
documentele aflate în gestiunea serviciului respectiv) pot fi transmise copii ale documentelor
73
aflate în dosarele (mapele) de paşapoarte sau documentele în original, cu respectarea
prevederilor Legii nr. 16/1996 privind Arhivele Naţionale, cu modificările şi complementările
ulterioare şi ale Ordinului M.A.I. nr. 650/16.05.2005, privind organizarea şi administrarea Fondului
Arhivistic al Ministerului Administraţiei şi Internelor.
În situaţia în care se transmit documentele în original, în dosare (mape) se vor reţine
copii ale acestora.
Persoanele fizice care doresc să-şi studieze propriul dosar sunt îndrumate în acest sens
către Consiliul Naţional pentru Studierea Arhivelor Securităţii. După obţinerea răspunsului dat de
către C.N.S.A.S., se vor adresa cu o cerere conducerii Direcţiei Generale de Paşapoarte (la care
vor anexa copia răspunsului dat de C.N.S.A.S. şi a actului de identitate) sau, după caz, şefului
serviciului public comunitar pentru eliberarea şi evidenţa paşapoartelor simple. La această cerere
se va răspunde, în scris, în termen de 30 de zile. În adresa de răspuns se va preciza dacă
persoana în cauză figurează în evidenţele structurii căreia i se adresează, cu sau fără dosar, data
la care se poate prezenta pentru studiu, cât şi adresa completă unde urmează să se prezinte
solicitantul.
Dosarele prevăzute la alin. (1) vor fi studiate de către titulari în prezenţa şefului
Serviciului Evidenţă Generală şi Arhivă din Direcţia Generală de Paşapoarte sau a persoanei
desemnate de către acesta, iar la nivelul serviciilor teritoriale, în prezenţa şefului serviciului, sau a
unei persoane desemnate, cu respectarea prevederilor Instrucţiunilor M.A.I. privind organizarea şi
administrarea fondului arhivistic al Ministerului Administraţiei şi Internelor şi a Protocolului nr. 467
încheiat între Ministerul Administraţiei şi Internelor şi Consiliul Naţional pentru Studierea Arhivelor
Securităţii, la data de 14.09.2000.
Anterior prezentării pentru studiere, dosarul de paşapoarte va fi numerotat filă cu filă,
opisat cu privire la pagini şi fotografii şi prezentat şefului serviciului sau persoanei desemnate de
acesta pentru verificări.
Persoanelor care solicită copii ale unor documente existente în aceste dosare li se vor
pune la dispoziţie copiile solicitate, contra-cost, cu excepţia cazurilor prevăzute la art. 13 alin. 2
din Legea nr. 187/1999 privind accesul la propriul dosar şi deconspirarea securităţii ca poliţie
politică. Cererile sunt scutite de taxe consulare, iar contravaloarea copiilor, de 0,44 lei pagina, se
varsă la bugetul statului.
74
în evidenţele unităţii, există menţiuni care să facă obiectul art. 16 şi respectiv art. 31 din Legea nr.
21/1991.
După ce au fost efectuate toate menţiunile prevăzute mai sus pentru persoanele incluse
în acelaşi dosar personal, dosarul se predă operatorului de calculator pentru culegerea şi
actualizarea datelor în programul ESPAS.
75
Documentele de călătorie model vechi (paşapoartele albastre) recuperate de misiunile
diplomatice ori oficiile consulare şi trimise de Ministerul Afacerilor Externe - Direcţia Generală
Afaceri Consulare - se distrug de către lucrătorii Serviciului Evidenţă Generală şi Arhivă din
Direcţia Generală de Paşapoarte, pe bază de proces-verbal, după efectuarea de menţiuni în
dosarele personale de paşapoarte cu privire la distrugerea acestora.
Buletinele (cărţile) de identitate, livretele militare sau alte documente de acest gen se
trimit autorităţilor centrale cărora le sunt subordonate organele emitente, iar paşapoartele simple
recuperate se trimit de către Direcţia Generală de Paşapoarte - Serviciul Evidenţă Generală şi
Arhivă, la serviciile publice comunitare pentru eliberarea şi evidenţa paşapoartelor simple care le-
au emis. Celelalte documente recuperate, privind persoanele luate în evidenţa Direcţiei Generale
de Paşapoarte, se clasează în dosarele personale.
Pentru străinii care dobândesc cetăţenia română conform art. 8 şi 10, din Legea nr.
21/1991, dovada dobândirii cetăţeniei române o constituie certificatul constatator al
depunerii jurământului de credinţă faţă de România, în baza căruia se vor efectua menţiuni
de dobândire în evidenţele informatizate.
Cetăţeanul român care are domiciliul în străinătate îşi poate stabili oricând, în mod liber,
domiciliul în România.
Cererea pentru stabilirea domiciliului în România se adresează serviciului public
comunitar pentru evidenţa persoanelor pe raza căaruia locuieşte, concomitent cu cererea pentru
eliberarea cărţii de identitate.
Minorii sub 14 ani care-şi stabilesc domiciliul în România împreună cu părinţii vor fi
menţionaţi în cererile părinţilor.
Pentru minorul care deţine paşaport individual va fi depusă separat cerere model 6
pentru emiterea colantului.
Dacă numai unul dintre părinţi îşi stabileşte domiciliul în România împreună cu
copiii minori este necesar acordul expres al celuilalt părinte, cu privire la domiciliul
minorului.
76
Cetăţenii români care au plecat din România legal sau ilegal şi nu s-au înapoiat până la
data de 22.12.1989, iar după această dată nu şi-au reglementat statutul juridic, sunt consideraţi
că domiciliază în străinătate, dacă au fost incluşi în evidenţa acestei categorii de persoane.
77
privire la săvârşirea unei infracţiuni privind identitatea persoanei se vor efectua cercetări şi vor fi
sesizate organele de cercetare penală de către formaţiunea care a primit cererea.
Dacă persoana care solicită stabilirea domiciliului în România deţine paşaport model
1994, acesta este anulat de către serviciul public comunitar local de evidenţă a persoanelor cu
ocazia înmânării cărţii de identitate, iar titularul este îndrumat să solicite eliberarea unui nou
paşaport. Colţul din stânga al filei informatizate va fi anexat la cererea de stabilire a domiciliului în
România.
CAPITOLUL VI
METODOLOGIA DE LUCRU
PE LINIA DE SECRETARIAT ŞI RELAŢII CU PUBLICUL
Generalităţi
78
La nivelul Direcţiei Generale de Paşapoarte, conform Statului de organizare, este
constituit Serviciul Secretariat şi Relaţii cu Publicul având în compunere compartimentul
Secretariat, documente clasificate şi compartimentul Relaţii cu publicul.
79
b) petiţiile primite de la Secretariatului General al M.A.I. sau de la alte instituţii vor fi
prezentate conducerii direcţiei în vederea repartizării acestora pe baza ordinului
rezolutiv;
c) petiţiile care, în cuprinsul lor, prezintă aspecte negative referitoare la activitatea
serviciilor teritoriale sau reclamă fapte comise de către personalul propriu, vor fi
prezentate conducerii direcţiei în vederea repartizării acestora, prin ordin rezolutiv;
d) petiţiile adresate Direcţiei Generale de Paşapoarte, a căror soluţionare este de
competenţa altor autorităţi publice, instituţii sau organizaţii legal constituite, se trimit
acestora, prin grija Compartimentului relaţii cu publicul, în termen de cel mult 5 zile de
la data primirii lor, situaţie ce va fi adusă la cunoştinţa petenţilor;
e) serviciile/compartimentele care primesc spre soluţionare petiţii au obligaţia ca, la
trimiterea răspunsului către petent, să efectueze scăderea acestora din sistemul
informatizat de evidenţă. În acest sens, completează câmpurile machetei privind data
soluţionării, dosarul unde se clasează lucrarea, modul de soluţionare, data ieşirii,
destinatarul şi clasează lucrarea la dosarul special constituit conform Nomenclatorului
arhivistic.
Citaţiile primite prin fax la Dispeceratul direcţiei vor fi confirmate de primire de către
lucrătorul care deserveşte aparatura şi va separa cofirmarea de primire de citaţie.
a) confirmarea de primire o va expedia prin fax instituţiei respective, iar citaţia o va preda
la secretariat;
b) citaţiile primite de la Dispecerat vor fi repartizate, prin rezoluţia şefului Serviciului
Secretariat şi Relaţii cu Publicul sau a înlocuitorului legal, Serviciului Reglementări
Juridice şi Contencios.
80
g) exemplarele ordinelor, instrucţiunilor şi regulamentelor care nu au fost distribuite se
păstrează la Compartimentul secretariat şi documente clasificate;
h) ordinele, instrucţiunile şi regulamentele nebroşate se păstrează în bibliorafturi, la un
loc cu întreaga corespondenţă care se referă la ele, iar cele broşate separat, în
bibliorafturi introducându-se numai corespondenţa;
i) în situaţia în care ordinele, instrucţiunile şi regulamentele sunt abrogate,
Compartimentul secretariat şi documente clasificate procedează la retragerea
acestora în vederea distrugerii;
j) ordinele, instrucţiunile şi regulamentele ministrului administraţiei şi internelor vor fi
inventariate cel puţin o dată pe an, prin dispoziţia directorului general al Direcţiei
Generale de Paşapoarte.
a) Generalităţi
În temeiul art. 25 pct.3 din Legea nr.182/2002 privind protecţia informaţiilor clasificate,
ale art. 86 alin. 1 lit. k) din Hotărârea Guvernului nr. 585 pentru aprobarea Standardelor naţionale
de protecţie a informaţiilor clasificate în România şi ale art.27 din anexa la Ordinul ministrului de
interne nr.S/353 din 23.11.2002, evidenţa, întocmirea, manipularea, multiplicarea, procesarea,
păstrarea, transportul, transmiterea, distrugerea şi clasarea informaţiilor clasificate este asigurată
de către compartimente speciale.
Activitatea acestor compartimente este coordonată de către structura /funcţionarul de
securitate.
81
Numerele de înregistrare sunt precedate de numărul de zerouri corespunzător nivelului
de secretizare atribuit („000” pentru cele strict secrete de importanţă deosebită, „00” pentru strict
secrete, „0” pentru secrete) sau de litera „S” pentru cele secrete de serviciu.
Pentru expedierea unui document care conţine informaţii clasificate, la rubrica „ieşire” din
registrul de evidenţă, se completează „Data expedierii”, „Destinatar”, „Nr.ex.”, „Nr.file” ,
„Nr.anexe” şi „Nr. file anexe”.
Documentele emise ca răspuns la o lucrare cu caracter clasificat vor avea acelaşi număr
de înregistrare şi nivel de secretizare cu lucrarea de bază.
Documentele primite şi care conţin informaţii clasificate vor fi înregistrate în registrul
corespunzător nivelului de secretizare, menţionându-se numele şi prenumele persoanei care a
primit documentul. Aceasta va semna pentru primirea documentului în condica de predare-
primire conform modelului prevăzut în anexa nr. 8 la Hotărârea Guvernului nr. 585 din
13.06.2002.
Documentele care conţin informaţii clasificate şi au legătură cu cereri soluţionate anterior
sau aflate în curs de soluţionare se vor înregistra şi conexa, efectuându-se menţiunea respectivă
în registrul de evidenţă la rubrica „Observaţii”.
Evidenţa registrelor, condicilor, borderourilor distribuite stucturilor subordonate, va fi
ţinută în registrul unic de evidenţă a registrelor, condicilor, borderourilor şi a caietelor pentru
însemnări clasificate, conform modelului prevăzut în anexa nr. 7 la Hotărârea Guvernului nr. 585
din 13.06.2002.
Registrul unic de evidenţă a registrelor, condicilor, borderourilor şi a caietelor pentru
însemnări clasificate se înregistrează la compartimentul documente clasificate.
Nu se înregistrează în registrul unic de evidenţă actele de gestiune, imprimatele înseriate
şi alte documente sau materiale cuprinse în forme de evidenţă specifice.
Evidenţa documentelor strict secrete şi secrete poate fi operată în acelaşi registru.
82
- numerele de înregistrare se înscriu pe toate exemplarele documentului şi pe anexele
acestuia;
- la sfârşitul documentului se înscriu în clar, după caz, rangul, funcţia, numele şi
prenumele conducătorului unitaţii emitente, precum şi a celui care îl întocmeşte, urmate de
semnăturile acestora şi ştampila unităţii;
- înscrierea, pe fiecare pagină a documentului, a clasei sau nivelului de secretizare atribuit
acestuia;
- pe fiecare pagină a documentelor care conţin informaţii clasificate se înscriu numărul
curent al paginii, urmat de numărul total al acestora.
Nivelul de secretizare se marchează prin ştampilare, dactilografiere, tipărire sau olograf,
astfel:
- în partea dreapta sus şi jos, pe exteriorul copertelor, pe pagina cu titlul şi pe prima
pagină a documentului;
- în partea de jos şi sus, la mijlocul paginii, pe toate celelalte pagini ale documentului;
- sub legendă, titlu sau scara de reprezentare şi în exterior - pe verso - atunci când sunt
pliate, pe toate schemele, diagramele, hărţile, desenele şi alte asemenea documente.
În situaţia în care documentul de bază este însoţit de anexe, la sfârşitul textului se indică,
pentru fiecare anexă, numărul de înregistrare, numărul de file al acestora şi clasa sau nivelul de
secretizare.
Anexele se clasifică în funcţie de conţinutul lor şi nu de cel al documentului pe care îl
însoţesc.
Adresa de însoţire a documentului nu va cuprinde informaţii detaliate referitoare la
conţinutul documentelor anexate.
Documentele anexate se semnează, dacă este cazul, de persoanele care au semnat
documentul de bază.
După redactare, documentele care conţin informaţii clasificate vor avea înscris, pe ultima
pagină, numărul de înregistrare din Registrul de dactilografiere, gradul numele şi prenumele
persoanei care a conceput materialul ( Ex. R.D. nr. 12/12.05.2006; Întocmit: insp. Popescu
Elena/2ex).
Documentelor care conţin informaţii clasificate li se atribuie numere din Registrul de
dactilografiere, începând cu cifra „1”, pe parcursul unui an calendaristic.
Aplicarea pe documentele anexate a ştampilei unităţii emitente este obligatorie.
Când documentele care conţin informaţii clasificate se semnează de către o singura
persoană, datele privind rangul, funcţia, numele şi prenumele acesteia se înscriu sub text, în
centrul paginii.
Când semnează două sau mai multe persoane, rangul, funcţia, numele şi prenumele
conducătorului unităţii se înscriu în partea stangă, iar ale celorlalţi semnatari în partea dreaptă, în
ordinea rangurilor şi funcţiilor.
Când documentele care conţin informaţii clasificate se emit în comun de două sau mai
multe unităţi, denumirile acestora se înscriu separat în antet, iar la sfârşit se semnează de către
comandanţii unităţilor respective de la stanga la dreapta, aplicându-se ştampilele
corespunzătoare.
Informaţiile clasificate vor fi marcate, inscripţionate şi gestionate numai de către
persoanele care au autorizaţie sau certificat de securitate corespunzător nivelului de clasificare al
acestora.
83
Documentele clasificate aflate în lucru sau în stadiu de proiect vor avea înscrise
menţiunile „PROIECT” sau „DOCUMENT ÎN LUCRU” şi vor fi marcate potrivit clasei sau nivelului
de secretizare al informaţiilor ce le conţin.
Gestionarea acestor documente se va face în aceleaşi condiţii ca şi în cazul celor în formă
definitivă.
Atunci când sunt utilizate documente clasificate ca surse pentru întocmirea unui alt
document, pe documentul rezultat se vor preciza documentele sursă care au stat la baza
întocmirii lui.
Rezumatele, traducerile şi extrasele din documentele clasificate primesc clasa sau nivelul
de secretizare corespunzator nivelului de secretizare al conţinutului lor.
În cazul în care un document secret de stat este studiat de către o persoană abilitată,
pentru care s-a stabilit necesitatea de a accesa asfel de documente în vederea îndeplinirii
sarcinilor de serviciu, această activitate trebuie consemnată în fişa de consultare, conform
modelului din anexa nr.1 la Hotărârea Guvernului nr. 585 din 13.06.2002.
84
Pe copiile rezultate, marcarea se aplică pe prima pagină sub numărul de înregistrare al
documentului.
În cazul copierii succesive, la date diferite, documentul va fi marcat la fiecare operaţiune
care va fi, de asemenea, menţionată în registru.
Copiilor rezultate li se atribuie numere, începând cu cifra „1” în Registrul de evidenţă a
documentelor clasificate multiplicate, pe parcursul unui an calendaristic. Numerele se înscriu
obligatoriu pe toate exemplarele documentului.
Dacă emitentul doreşte să aibă control exclusiv asupra reproducerii, documentul va
conţine o indicaţie vizibilă cu următorul conţinut :
„Reproducerea acestui document, totală sau parţială, este strict interzisă”.
Documentele care conţin informaţii clasificate cu regim restrictiv de reproducere şi au
menţiunea “ Reproducerea interzisă” nu se multiplică.
Documentele care conţin informaţii clasificate pot fi microfilmate, stocate pe discuri optice
sau pe suporţi magnetici în următoarele condiţii:
-procesul de microfilmare sau stocare să fie realizat numai cu aprobarea conducătorului
unităţii, de către personal autorizat pentru clasa sau nivelul de secretizare a informaţiilor
respective;
-microfilmelor, suporţilor magnetici de stocare sau discurilor optice să li se asigure
aceeaşi protecţie ca a documentului original;
-toate microfilmele, discurile optice sau suporţii magnetici de stocare, trebuie să fie
înregistrate într-o evidenţă specifică şi supuse, ca şi documentele originale, verificării anuale;
85
Nu vor fi primite:
-corespondenţa clasificată în ambalaj metalic;
-trimiterile ce conţin filme nedevelopate.
Cu aprobarea comandantului unităţii centrale specializate a S.R.I. sunt acceptate
corespondenţe în ambalaje metalice, expedieri de filme nedevelopate sau a altor trimiteri poştale.
În acest caz, se fac menţiuni pe colet cu privire la conţinutul acestuia.
Sunt excluse de la colectare, distribuire, transport prin sistemul organizat de către
Serviciul Român de Informaţii, trimiterile poştale care conţin:
- bunuri pentru care sunt stabilite condiţii speciale de transport, potrivit legii;
- cărţi, ziare, periodice, afişe sau anunţuri publicitare, felicitări, bani, medicamente,
obiecte şi alte materiale care pot periclita securitatea fizică a corespondenţei clasificate.
Ambalarea şi asigurarea acestor trimiteri se fac în prezenţa şefului echipei de curieri
militari.
Corespondenţa clasificată se închide, se lipeşte şi se sigilează.
Sigilarea plicurilor se efectuează prin aplicarea în locul punctelor de legătură a ştampilei
de expediţie sau a ştampilei cu denumirea unităţii expeditoare.
Sigilarea coletelor se efectuează prin imprimarea unui sigiliu în plumb sau ceară la
capetele înnodate ale sforii, astfel încât să fie imposibilă despachetarea/scoaterea conţinutului
făra violarea acestora.
Corespondenţa clasificată se predă, respectiv se primeşte, pe bază de semnătură, în
borderou.
Borderoul se leagă într-un carnet care va conţine, de regulă, 100 file, se înseriază şi se
înregistrează.
Numărul borderoului este format din:
-numărul propriu-zis, în ordine crescătoare în cadrul unui carnet;
-iniţialele numelui şi prenumelui şi codul persoanei care întocmeşte borderoul (Ex. nr.
4/C.S./102 din 24.01.2004).
La expedierea documentelor şi materialelor neclasificate se întocmesc borderouri
distincte; acestea se ambalează şi se transportă separat de corespondenţa clasificată.
Informaţiile clasificate primite la nivelul Direcţiei Generale de Paşapoarte, precum şi cele
elaborate în cadrul acesteia, după înregistrarea şi atribuirea numerelor din registru, se predau
destinatarilor numai pe bază de semnătură în condica de predare-primire a documentelor
clasificate.
86
Pentru desfăşurarea inventarierii, şefii serviciilor/compartimentelor, vor desemna o
comisie formată din trei membri care deţin certificat de securitate/autorizaţie de acces
corespunzător nivelului de secretizare cel mai înalt al documentelor inventariate.
Inventarierea documentelor care conţin informaţii clasificate se va efectua atât pentru
documentele emise cât şi pentru documentele primite, separat pe clase şi niveluri de secretizare.
Listele de inventariere constituie anexă la procesul-verbal întocmit cu ocazia finalizării
activităţii de inventariere.
Procesul-verbal de inventariere conţine: componenţa comisiei care a efectuat
inventarierea, perioada şi aspectele specifice rezultate pe timpul inventarierii.
Procesele-verbale şi listele de inventariere vor fi întocmite în două exemplare şi vor avea
caracter „SECRET DE SERVICIU”.
Atunci când informaţiile clasificate necesită să fie introduse în dosare specifice unor
structuri, la rubrica-numărul dosarului şi fila unde a fost clasat documentul sau numărul
procesului verbal de distrugere- din registrul de evidenţă a acestor informaţii clasificate, se vor
face menţiuni, precizându-se fondul din nomenclatorul arhivistic din care fac parte dosarele
respective, volumul şi fila.
Informaţiile clasificate ieşite din termenul de clasificare se arhivează sau se distrug.
Termenele de clasificare a informaţiilor secrete de stat vor fi stabilite de către emitent,
în funcţie de importanţa şi de consecinţele produse în cazul dezvăluirii lor sau diseminării lor
neautorizate.
Pe niveluri de secretizare, termenele de clasificare, sunt până la:
-100 de ani pentru informaţiile clasificate strict secret de importanţă deosebită;
-50 de ani pentru informaţiile clasificate strict secret;
-30 de ani pentru informaţiile clasificate secret;
Arhivarea sau distrugerea unui document clasificat se menţionează în registrul de
evidenţă principal, prin consemnarea cotei arhivistice de înregistrare sau, după caz, a numărului
de înregistrare al procesului-verbal de distrugere.
Distrugerea informaţiilor clasificate înlocuite sau perimate se face numai cu avizul
conducătorului instituţiei emitente.
Distrugerea documentelor clasificate sau a ciornelor care conţin informaţii cu acest
caracter se face asfel încât să nu mai poată fi reconstituite.
Documentele de lucru, ciornele sau materialele acumulate/create în procesul de
elaborare a unui document, care conţin informaţii clasificate, de regulă, se distrug.
În cazul în care se păstrează, acestea vor fi datate, marcate cu clasa sau nivelul de
secretizare cel mai înalt al informaţiilor conţinute, arhivate şi protejate corespunzător clasei sau
nivelului de secretizare al documentului final.
Distrugerea informaţiilor strict secrete, secrete şi secrete de serviciu va fi evidenţiată într-
un proces-verbal, semnat de două personane asistente, autorizate să aibă acces la acest nivel,
avizat de structura/funcţionarul de securitate şi aprobat de conducătorul unităţii.
Procesele-verbale de distrugere şi documentele de evidenţă a informaţiilor strict secrete,
secrete şi secrete de serviciu vor fi păstrate de compartimentul care a executat distrugerea, o
perioadă de cel puţin trei ani, după care vor fi arhivate şi păstrate cel puţin 10 ani.
Distrugerea ciornelor documentelor secrete de stat se realizează de către persoanele
care le-au elaborat.
În cazul în care acestea au fost înregistrate într-o formă de evidenţă, distrugerea se va
realiza pe baza unui proces-verbal.
87
Redactarea, primirea, evidenţa, multiplicarea, manipularea, transportul, păstrarea şi
arhivarea documentelor neclasificate
88
Reguli de lucru în registrul de intrare-ieşire a corespondenţei ordinare
În cazul unui document primit din afara instituţiei:
A.INTRARE
- Numărul curent al corespondenţei - în ordinea numerelor alocate la începutul anului;
- Data intrării - luna, ziua intrării în evidenţă;
- Numărul corespondenţei intrate - numărul emitentului şi numărul ultimului expeditor (în
cazul mai multor înregistrări);
- De la cine vine corespondenţa - denumirea emitentului;
- Conţinutul - transcrierea pe scurt a cuprinsului, cu menţionarea unor cuvinte „cheie”;
- Cui i s-a repartizat lucrarea spre executare - compartimentul şi numele persoanei căreia i-
a fost remis documentul pentru soluţionare.
B.IEŞIRE
- Data ieşirii - luna, ziua ieşirii din evidenţă;
- Rezolvarea - rezoluţia şefului sau modul de soluţionare a documentului;
- Către cine s-a trimis corespondenţa - denumirea destinatarului;
- Unde s-a clasat lucrarea (serviciul, biroul) – în dosare, pe probleme şi termene de
păstrare, conform nomenclatorului arhivistic;
89
În situaţia în care un document este expediat concomitent mai multor destinatari şi
se impune necesitatea evidenţierii numerelor exemplarelor trimise fiecărui destinatar, la rubrica
intitulată „Către cine s-a trimis corespondenţa” se va menţiona „vezi situaţia difuzării”.
În situaţia/nota difuzării vor fi operate şi eventualele restituiri şi reexpedieri, făcându-se
totodată evidenţierea distrugerii exemplarelor care nu mai sunt necesare.
Completarea rubricii „Unde s-a clasat lucrarea” este obligatorie în toate cazurile,
exceptând situaţiile în care documentele respective se distrug întrucât au fost refăcute în
întregime şi înregistrate la alte numere, precum şi atunci când documentele intrate sau
documentele proprii se trimit în întregime altor unităţi.
90
Pe copiile rezultate, marcarea se aplică pe prima pagină sub numărul de înregistrare al
documentului.
În cazul copierii succesive, la date diferite, documentul va fi marcat la fiecare operaţiune
care va fi, de asemenea, menţionată în registru.
Evidenţa operaţiunilor se ţine în registrul de evidenţă a documentelor neclasificate
multiplicate.
91
În dreptul grupelor de documente care se păstrează permanent se trece litera „P”, iar
pentru acelea care se păstrează temporar, se trece cifra arabă care reprezintă numărul anilor de
păstrare (3, 5, 10, 15 etc.).
Dacă termenul de păstrare a unor grupe de documente nu poate fi stabilit cu certitudine
în momentul întocmirii nomenclatorului sau dacă se presupune că, în anumite conjuncturi,
informaţiile conţinute de documente pot prezenta importanţă, lângă termenul de păstrare
temporar se menţionează „CS” (Comisia de Selecţionare).
La expirarea termenului prevăzut, aceste dosare se analizează de către Comisia de
Selecţionare care decide eliminarea, păstrarea sau încadrarea lor la un alt termen de păstrare.
Termenele de păstrare stabilite în Nomenclator sunt minime şi nu pot fi modificate decât
de Comisia de Selecţionare.
Nomenclatorul dosarelor nu se modifică anual ci numai atunci când se produc schimbări
în structura unităţii sau când apar, ca urmare a desfăşurării unor activităţi noi, şi alte grupe de
documente decât cele prevăzute iniţial.
Titlurile de dosar trebuie să fie clare, concise şi să redea fidel categoria şi conţinutul
documentelor grupate în dosarul respectiv.
Nu se admit formulări generale de genul „corespondenţă secretă”, „corespondenţă
diversă” şi altele asemenea.
Şeful fiecărui serviciu/compartiment răspunde de întocmirea propunerilor pentru proiectul
propriu de Nomenclator arhivistic.
Proiectele se predau la compartimentul Secretariat/ documente clasificate care le
centralizează şi întocmeşte proiectul nomenclatorului, pe care-l prezintă spre aprobare.
Proiectul de Nomenclator se supune dezbaterii şi aprobării în Comisia de Selecţionare
după care se înaintează spre confirmare Arhivelor Naţionale.
După primirea confirmării din partea Arhivelor Naţionale, Nomenclatorul Arhivistic intră în
vigoare prin Dispoziţia directorului general al D.G.P.
92
După constituire, filele dosarelor se numerotează în colţul din dreapta sus începând cu
cifra 1, pentru fiecare volum.
Registrele de evidenţă a documentelor, de intrare-ieşire a corespondenţei, condicile,
carnetele de borderouri nu se îndosariază.
Dosarele şi documentele preconstituite se încheie anual şi se predau la depozitul arhivă,
pe baza de inventare, în cel de-al doilea an de la crearea acestora.
Pe coperta dosarului se înscriu, fără prescurtări, următoarele elemente de cotă:
denumirea în clar a structurii, denumirea compartimentului care a creat dosarul, numărul de
dosar din inventar, indicativul din Nomenclator şi cuprinsul dosarului, datele de început şi sfârşit,
numărul filelor şi al volumului (unde este cazul), precum şi termenul de păstrare a documentelor.
La încheierea dosarului, capetele şnurului se aplică în interior pe coperta spate, lipindu-
se peste ele o hârtie de marcaj de siguranţă.
Pe o filă nescrisă, adăugată la sfârşitul dosarului, sau pe prima pagină nescrisă a
documentelor preconstituite se trece, sub semnătura în clar a persoanei care a întocmit dosarul,
următoarea certificare: „Prezentul dosar registru, condică etc. conţine ... file” (în cifre şi litere),
după care se pune data la care s-a certificat dosarul.
Pentru dosare care conţin documente importante sau sunt solicitate frecvent la studiu, se
întocmesc opise.
93
Dosarele de personal, fişele de evidenţă, dosarele de pensii, fişele medicale şi altele
asemenea se predau la arhivă pe bază de inventare constituite alfabetic, menţionându-se şi alte
elemente de identificare (data naşterii, a încetării activităţii, numărul deciziei de pensionare etc.)
Evidenţele inventarelor intrate în arhivă şi a mişcării dosarelor în decursul timpului se ţine
în REGISTRUL DE EVIDENŢĂ A INTRĂRILOR IEŞIRILOR UNITĂŢILOR ARHIVISTICE.
Documentele create în ultimul an şi dosarele neîncheiate la data predării lor la depozitul
de arhivă constituie arhiva curentă a serviciului/compartimentului.
De corecta păstrare şi conservare a arhivei curente şi a dosarelor din anii anteriori, oprite
pentru necesităţile muncii, răspunde şeful serviciului/compartimentului.
Predarea dosarelor la depozitul de arhivă se face numai prin delegatul compartimentului
depunător.
La preluare, persoanele cu responsabilităţi pe linie de depozit de arhivă verifică fiecare
dosar, urmărind respectarea modului de constituire a dosarelor şi concordanţa între conţinutul
acestora şi datele înscrise în inventar.
Dosarele se scot din evidenţa arhivei în cazul selecţionării, transportului în alt depozit de
arhivă sau ca urmare a distrugerii provocate de calamităţi naturale sau evenimente imprevizibile
care fac total inutilizabile documentele respective.
94
Personalul împuternicit prin fişa postului cu evidenţa sigiliilor şi ştampilelor are
următoarele atribuţii:
- înregistrează în evidenţă, sigiliile şi ştampilele primite;
- predă sigiliile şi ştampilele, pe bază de semnătură, celor care au dreptul să le
folosească;
- verifică, anual, existenţa sigiliilor şi ştampilelor, modul de folosire şi starea lor de uzură;
- retrage şi înaintează eşaloanelor superioare toate sigiliile şi ştampilele scoase din uz.
Sigiliile şi ştampilele cu stema României se păstrează, în afara orelor de program, numai
în dulapuri metalice sau case de fier, încuiate şi sigilate.
Sigiliile pentru plastilină sau cleştii pentru sigiliile cu plumb se păstrează numai de către
persoanele care le au în primire, în condiţii de deplină siguranţă.
La mutarea din unitate sau plecarea în concediu, permisie, detaşare, persoanele
deţinătoare de ştampile cu stema României le predau înlocuitorului legal sau la compartimentul
Secretariat.
95
Un exemplar al procesului-verbal de casare însoţit de lista anexă cu „amprentele sigilare”
se înaintează, ierarhic, în termen de 10 zile de la finalizarea acţiunii de casare propriu-zisă, la
Direcţia Generală Organizare, Planificare Misiuni şi Resurse, în vederea scăderii definitive a
sigiliilor şi ştampilelor din evidenţă.
CAPITOLULVII
ACTIVITATEA DE PLANIFICARE A MUNCII
1. Noţiuni generale
96
Planul unic cu principalele activităţi al Direcţiei Generale de Paşapoarte se transmite,
imediat după aprobarea acestuia, prin grija Serviciului Organizare, Analiză-Sinteză, Dispecerat,
Integrare Europeană, Relaţii Publice şi Control Acces, la toate structurile Direcţiei Generale.
CAPITOLUL VIII
ACTIVITATEA DE ORGANIZARE ŞI DESFĂŞURARE A CONTROALELOR ÎN CADRUL
DIRECŢIEI GENERALE DE PAŞAPOARTE ŞI LA SERVICIILE PUBLICE COMUNITARE
PENTRU ELIBERAREA ŞI EVIDENŢA PAŞAPOARTELOR SIMPLE
1. Noţiuni generale
Activitatea de control reprezintă una din funcţiile de bază ale actului de conducere
(managerial), având ca scop principal cunoaşterea permanentă a nivelului de pregătire a
97
structurilor Direcţiei Generale de Paşapoarte şi a serviciilor publice comunitare pentru eliberarea
şi evidenţa paşapoartelor simple, pentru îndeplinirea misiunilor încredinţate, a stadiului îndeplinirii
unor sarcini (atribuţii), a măsurilor stabilite anterior în urma controalelor efectuate, precum şi a
stării de spirit a personalului, în vederea găsirii, în timp operativ, a modalităţilor eficiente de
înlăturare a neajunsurilor şi prevenirii unor evenimente negative în activitatea desfăşurată.
Activitatea de control este planificată şi organizată de conducerea Direcţiei Generale de
Paşapoarte prin grija şefilor serviciilor cu competenţe pe această linie.
În structurile Direcţiei Generale de Paşapoarte şi ale serviciilor publice comunitare pentru
eliberarea şi evidenţa paşapoartelor simple, în conformitate cu prevederile Instrucţiunii nr.
S/1.135 din 17.05.2000 privind organizarea şi executarea inspecţiilor şi controalelor în unităţile
Ministerului de Interne, se organizează şi se execută controale de fond, tematice şi inopinate,
precum şi alte forme de verificare prevăzute în instrucţiuni şi ordine ale ministrului administraţiei
şi internelor.
2. Clasificarea controalelor
2.1. Controlul de fond - reprezintă mijlocul prin care conducerea unităţii urmăreşte
modul în care structurile Direcţiei Generale de Paşapoarte şi ale serviciilor publice comunitare
pentru eliberarea şi evidenţa paşapoartelor simple îşi îndeplinesc atribuţiile specifice stabilite prin
Regulamentul de organizare şi funcţionare şi are, în general, caracter de verificare, sprijin şi
îndrumare.
Acesta are ca scop cunoaşterea şi evaluarea de către conducere a aspectelor esenţiale
din activitatea structurilor pe care le conduc sau le coordonează metodologic.
Controalele de fond vor fi cuprinse în planurile unice de controale, planurile de activităţi
anuale şi în graficele cu principalele activităţi trimestriale şi vor fi aprobate de către conducerea
Direcţiei Generale. Acestea se pregătesc şi se execută pe baza tematicii planurilor de control,
întocmite şi aprobate în acest scop.
Controalele de fond se execută de către Serviciul Control la toate Serviciile publice
comunitare pentru eliberarea şi evidenţa paşapoartelor simple.
Când situaţia o impune, cu aprobarea conducerii Direcţiei Generale, se pot executa
controale de fond şi la serviciile publice comunitare care nu au fost planificate în anul respectiv.
Controalele de fond vor avea durata necesară clarificării tuturor aspectelor vizate.
98
- obiectivele de control.
¾ Tabelul cuprinzând componenţa comisiei (subcomisiei) de control.
Din comisie vor face parte ofiţeri specialişti în domeniile controlate, care au o bună
pregătire de specialitate şi o conduită ireproşabilă.
Comisia va fi condusă de şeful Serviciului Control.
¾ Instruirea comisiei de control cuprinde precizările necesare, pe obiective şi probleme
specifice ce urmează a fi verificate în teren, în cadrul controlului de fond.
¾ Graficul de control cuprinde repartizarea principalelor activităţi de executat de către
membrii comisiei pe structuri, compartimente de muncă şi pe zile, pe întreaga perioadă a
controlului.
¾ Teste de verificare a personalului din tematica de pregătire planificată şi parcursă.
99
- activitatea desfăşurată să nu afecteze derularea normală a activităţilor permanente
sau temporare, a sarcinilor curente de serviciu;
- controlul (verificarea) se execută în prezenţa şefilor de birou (compartiment),
problemele rezultate se prezintă celor controlaţi, iar eventualele aspecte (nereguli) constatate se
remediază pe loc dacă situaţia permite sau se stabilesc termene de remediere cu raportarea
asupra executării acestora la Serviciul Control;
- în situaţia constatării unor neajunsuri în legătură cu cunoaşterea (interpretarea
eronată) prevederilor legale, se execută activităţi de instruire la nivelul structurilor,
compartimentelor de muncă etc.
100
Concluziile privind capacitatea de conducere şi stilul de muncă al conducerii structurii
controlate se întocmesc de către şeful colectivului de control, pe baza propriilor concluzii, a
problemelor prezentate de membrii comisiei şi a celor rezultate din bilanţurile pe compartimente
de muncă şi a aprecierilor la obiectivele a), b), f) şi h) ale art. 8 din Instrucţiunea M.I. nr. S/1135
din 17.05.2000.
Raportul cu concluziile controlului de fond va cuprinde următoarele anexe:
- Anexa nr. 1 - Centralizator cu rezultatele obţinute de structura în cauză la controlul de
fond pe obiective şi linii de muncă;
- Anexa nr. 2 - Plan de măsuri pentru înlăturarea deficienţelor şi îmbunătăţirea muncii,
cu termene şi responsabilităţi concrete.
Raportul cu principalele concluzii se prezintă spre informare conducerii prefecturii de
către şeful colectivului de control, în termen de 10 zile de la finalizarea acestuia.
În termen de 90 de zile structura controlată va comunica în scris Direcţiei Generale de
Paşapoarte, cu avizul Prefecturii, îndeplinirea măsurilor stabilite.
Raportul se întocmeşte în două exemplare de către comisia de control; un exemplar
rămâne la Direcţia Generală de Paşapoarte, iar cel de-al doilea exemplar este trimis spre
informare şi măsuri conducerii Prefecturii.
101
a) întocmirea şi aprobarea documentelor de control:
- planul controlului tematic;
- precizări pentru instruirea comisiei de control.
Se verifică în principiu:
- documentele pe linia compartimentului de muncă controlat;
- modul cum se cunosc şi se aplică prevederile actelor normative care reglementează
activitatea pe linia respectivă de muncă;
- organizarea şi planificarea muncii;
- cum se cunosc şi se aplică atribuţiile funcţionale (fişa postului);
- eficienţa şi legalitatea activităţilor;
- contribuţia compartimentului la îndeplinirea activităţilor serviciului respectiv;
- probleme de logistică, personal, organizare etc.;
- nivelul de pregătire de specialitate a personalului pentru îndeplinirea atribuţiilor
funcţionale.
Toate problemele se verifică în prezenţa şefului structurii controlate sau, în lipsa
acestuia, în prezenţa unui ofiţer desemnat de către conducerea S.P.C.E.E.P.S. în cauză.
102
Raportul se întocmeşte în două exemplare şi se aprobă de conducerea Direcţiei
Generale de Paşapoarte. Un exemplar se trimite spre informare şi măsuri la conducerea
Prefecturii care răspunde de serviciul public comunitar controlat.
2.3.2. Activitatea se desfăşoară pe baza unui Plan care se întocmeşte de către Serviciul
Cordonare Metodologică a Serviciilor Publice Comunitare pentru Eliberarea şi Evidenţa
Paşapoartelor Simple şi se aprobă de către conducerea Direcţiei Generale de Paşapoarte:
a) Conţinutul planului:
- scopul activităţii;
- perioada în care urmează să se desfăşoare;
- colectivul desemnat.
103
b) Instruirea colectivului care va desfăşura activitatea se realizează de către şeful
Serviciului Cordonare Metodologică a Serviciilor Publice Comunitare pentru Eliberarea şi
Evidenţa Paşapoartelor Simple.
c) Colectivul se va documenta cu privire la aspectele semnalate anterior cu ocazia
desfăşurării unor controale de fond sau tematice la serviciul public comunitar în cauză.
104
Rezultatul controalelor inopinate se consemnează într-un registru, iar consemnarea
trebuie să cuprindă:
- obiectivele de control;
- constatări;
- măsuri pentru remedierea neajunsurilor cu termene şi responsabilităţi.
Direcţia Generală de Paşapoarte va aduce la cunoştinţa conducerii Prefecturii, în extras,
în cel mai scurt termen posibil, principalele concluzii din controlul inopinat executat.
CAPITOLUL IX
ACTIVITATEA DE ORGANIZARE ŞI DESFĂŞURARE
A ANTRENĂRII ŞI VERIFICĂRII EFECTIVELOR DIN
DIRECŢIA GENERALĂ DE PAŞAPOARTE CU PRIVIRE
LA STADIUL CAPACITĂŢII DE INTERVENŢIE ŞI DE LUPTĂ
a) Noţiuni generale
b) Clasificarea alarmelor
105
- criterii de apreciere a pregătirii pentru alarmă - se întocmesc de către şeful
compartimentului organizare, planificare reacţii pentru situaţii de urgenţă şi operaţii conform
anexei nr. 6 din Instrucţiunile Ministerului de Interne nr. 0723 din 11.12.1997.
CAPITOLUL X
B I L A N Ţ U L (EVALUAREA)
a) Noţiuni generale
106
Analizele se planifică şi se desfăşoară, de regulă, în şedinţele de lucru ale conducerii
Direcţiei Generale cu persoanele cu funcţii de conducere, în baza prevederilor legale care
reglementează această activitate.
Acestea sunt trecute în ordinea de zi a şedinţelor de lucru.
Analizele se întocmesc sub forma unor rapoarte care conţin concluziile rezultate în urma
desfăşurării activităţii (control, verificarea unor probleme de muncă, terminarea unei etape de
pregătire etc.). Conţinutul raportului trebuie să fie clar, concis şi să includă chestiunile care au
fost controlate, verificate sau realizate.
Aceste rapoarte sunt întocmite de colectivele care au controlat sau verificat activitatea
desfăşurată de compartimentul de muncă (serviciul) controlat. În situaţia în care se prezintă
realizările obţinute în activitate, raportul se întocmeşte de către un colectiv de persoane stabilite
de şeful unităţii sau şeful compartimentului supus analizei.
De regulă, aceste rapoarte se întocmesc în 2 (două) exemplare, se semnează de şeful
colectivului de control (de compartiment) şi se aprobă sau se avizează de şeful structurii care a
dispus executarea acestei activităţi.
¾ Participanţi
- şeful unităţii;
- adjunctul;
- alte cadre care pot să-şi aducă contribuţia la rezolvarea problemelor ce se
analizează.
107
În scopul asigurării unei eficienţe maxime a acestei activităţi, la nivelul Direcţiei Generale,
se întocmeşte semestrial graficul cu problemele ce trebuie analizate.
Şedinţa începe cu prezentarea de către şeful unităţii, a unei informări privind stadiul
îndeplinirii hotărârilor conducerii Ministerului Administraţiei şi Internelor şi dispoziţiilor date la
ultima şedinţă de lucru, după care se trece la prezentarea de către persoanele care le-au
întocmit, a informărilor, rapoartelor şi analizelor stabilite în ordinea de zi.
Participanţii la şedinţă îşi exprimă punctele de vedere, fac propuneri privind problematica
ce se dezbate la fiecare punct al ordinii de zi.
Şeful unităţii concluzionează şi stabileşte responsabilităţi şi termene de îndeplinire a
măsurilor şi sarcinilor rezultate, iar în final, prezintă tematica rapoartelor (analizelor, informărilor)
ce vor fi prezentate în şedinţa următoare.
Materialele prezentate în şedinţă vor avea conţinutul adecvat problemei tratate (analiză,
raport, informare, etc.), vor fi cât mai concise şi se vor păstra într-un dosar separat.
Principalele probleme rezultate pe timpul desfăşurării şedinţei de lucru, vor fi
consemnate într-un proces-verbal, ce va fi întocmit în registrul special destinat, de către un ofiţer
stabilit de şeful unităţii.
108