Secretară

Identificarea postului

1. Numele şi prenumele titularului: ...........................

2. Denumirea postului: Secretară

[Dacă în organigrama dvs. denumirea postului diferă de cea din COR, va trebui să
menţionaţi în fişă şi denumirea din COR.]

3. Poziţia în COR / Cod: 412001

[În cazul în care denumirea postului din firma dvs. nu se regăseşte în COR, va trebui
să treceţi codul din COR pentru denumirea cea mai apropiată din punct de vedere al
sarcinilor şi responsabilităţilor.]

4. Departamentul / locaţia: Secretariat / Recepţie

[Repartizarea se va face conform mărimii, specificului şi organigramei firmei.]

5. Nivelul postului:
 Conducere / coordonare: Nu este cazul
 Execuţie: Entry

6. Relaţiile:
a. Ierarhice (control, îndrumare, posturi supervizate):
 se subordonează: Directorului General
 are în subordine: Nu este cazul
b. Funcţionale (colaborare, pe orizontală): Colaborează cu toţi angajaţii firmei pentru a
asigura circuitul informaţiilor
c. Reprezentare (colaborare, consultanţă): Asigură interfaţa cu persoanele din afara
firmei
[Pentru punctele a, b şi c se va ţine cont de mărimea, specificul şi organigrama
firmei.]

Descrierea postului

1. Scopul general al postului

Asigurarea în dublu sens a fluxului informaţional între firmă şi clienţii externi, precum şi între
departamentele firmei.
[În funcţie de mărimea, specificul şi organigrama firmei scopul poate diferi. Scopul
postului se va regăsi detaliat în obiectul contractului definit în CIM semnat de părţi.]

2. Obiectivele postului
 Asigurarea repartizării informaţiilor dinspre management către toate departamentele
firmei, precum şi în sens invers.
 Asigurarea transmiterii informaţiilor primite din afara firmei, precum şi a celor către
exteriorul firmei persoanelor cărora li se adresează.
 Tehnoredactarea diferitelor materiale şi redactarea corespondenţei zilnice.
 Promovarea imaginii firmei prin activitatea pe care o desfăşoară.
[În funcţie de mărimea, specificul şi organigrama firmei obiectivele pot diferi.]

3. Descrierea sarcinilor / atribuţiilor / activităţilor postului

 Sortează şi înregistrează corespondenţa primită în registrul de intrări-ieşiri (număr, dată,
denumirea firmei, telefon, conţinutul mesajului, alte informaţii considerate necesare).
1
  Preia şi direcţionează apelurile telefonice, iar dacă persoana solicitată este ocupată /
lipseşte, preia eventualele mesaje şi le transmite ulterior sau direcţionează apelul către
persoanele care ar putea să cunoască problema.
 Înainte de transferarea mesajului află cine sună şi eventual în ce problemă; transmite
aceste informaţi persoanei interesate înainte de a transfera efectiv legătura.
 Primeşte persoanele din afară (clienţi, parteneri de afaceri etc.), îi informează pe cei
interesaţi despre sosirea acestora după care conduce vizitatorii la persoanele respective,
asigurând protocolul aferent.
 În cazul în care persoana care primeşte vizita este ocupată / lipseşte, secretara pune
oaspeţii în legătură cu altcineva care cunoaşte problema.
 Menţine evidenţa primirii faxurilor, se ocupă de copierea şi înregistrarea lor (conţinutul
mesajului, număr, data), îndosarierea lor în bibliorafturi (Primite, Trimise)
 Menţine legătura cu agenţii de turism, de voiaj etc. pentru a asigura transportul şi
cazarea, la nivelul solicitat, în cazul deplasărilor în interes de serviciu ale angajaţilor /
partenerilor firmei.
 Completează borderourile pentru Prioripost, plicurile trimise recomandat (prin curierat
rapid sau poştă normală), completează adresele pe plicuri, împachetează coletele,
înregistrează plicurile trimise.
 Programează interviurile şi audienţele.
 Copiază / redactează / tehnoredactează diferite materiale.
 Primeşte şi transmite e-mail-uri şi memo-uri.
 Execută orice alte dispoziţii date de superiorul ierarhic direct sau de supraordonaţii
acestuia în realizarea strategiilor pe termen scurt ale companiei în limitele respectării
temeiului legal.
[În funcţie de mărimea, specificul şi organigrama firmei sarcinile / atribuţiile /
activităţile pot diferi.]

4. Descrierea responsabilităţilor postului

a) Privind relaţiile interpersonale / comunicarea
 Asigură o bună comunicare cu toate departamentele firmei şi transmite corect şi în
timp util informaţiile.
 Manifestă atenţie faţă de toate persoanele străine care vin în firmă indiferent în ce
calitate se prezintă acestea.
 Are o atitudine politicoasă atât faţă de colegi, cât şi faţă de persoanele cu care vine în
contact în cadrul firmei.
 Răspunde de corectitudinea şi promptitudinea cu care furnizează / transmite
informaţii.
b) Faţă de echipamentul din dotare:
 Răspunde de respectarea procedurilor interne legate de utilizarea aparaturii din
dotare.
 Răspunde de informarea imediată a persoanelor responsabile privind orice
defecţiune în funcţionare a echipamentului cu care îşi desfăşoară activitatea.
c) În raport cu obiectivele postului
 Răspunde de promovarea imaginii firmei prin comportamentul adoptat şi prin
activitatea desfăşurată.
 Urmăreşte în permanenţă dacă mesajele / corespondenţa au fost recepţionate /
transmise şi au ajuns la destinaţie.
 Se preocupă în permanenţă de dezvoltarea şi îmbogăţirea competenţelor proprii.
 Răspunde de păstrarea confidenţialităţii asupra informaţiilor despre firmă la care are
acces.
 Răspunde de rapiditatea şi promptitudinea cu care preia / transmite mesajele celor
interesaţi.
d) Privind securitatea şi sănătatea muncii
 Respectă normele de Sănătatea şi Securitatea Muncii şi de PSI.

2
 e) Privind regulamentele / procedurile de lucru
 Respectă procedurile de lucru generale specifice societăţii (programul de lucru,
punctualitatea în întocmirea şi predarea rapoartelor etc.).
 Respectă Regulamentul Intern şi Regulamentul de Organizare şi Funcţionare.
 Respectă termenele impuse de predare a situaţiilor către superiorul ierarhic.
 Păstrează confidenţialitatea datelor şi informaţiilor la care are acces.
 Respectă şi aplică actele normative în vigoare şi Contractul Colectiv de Muncă
aplicabil.
[În funcţie de mărimea, specificul şi organigrama firmei responsabilităţile postului
pot diferi.
Atenţie! Răspunderea juridică generată de nerespectarea obligaţiilor stabilite prin
prezenta se va stabili în conformitate cu prevederile legislaţiei în vigoare precum şi
în baza procedurilor reglementate în Regulamentul Intern al firmei.]

5. Condiţiile postului de lucru

a. Programul de lucru 8 ore şi suplimentar când este nevoie.
Se va asigura corelarea acestor dispoziţii cu acelea ale clauzei specifice din CIM,
precum şi cu prevederile din anexele la RI / CCM la nivel de unitate referitoare la
alternanţa turelor, dacă este cazul, respectiv la programul de lucru inegal.
b. Condiţiile materiale
 ambientale Nu lucrează în condiţii ambientale deosebite.
 deplasări Nu efectuează deplasări.
 spaţiu Nu are birou propriu, îşi desfăşoară activitatea în Secretariat.
 condiţii suplimentare (fac parte din categoria de beneficii) Telefon, PC,
fax.
c. Condiţii de formare profesională Participă la diverse instruiri pe linie
profesională şi de dezvoltare personală.
d. Buget Nu este cazul.
[Condiţiile de la punctele a, b, c şi d se decid la nivelul fiecărei firme în funcţie de
condiţiile specifice şi de posibilităţi, precum şi de nevoile pentru postul respectiv în
firmă.]

6. Gradul de autonomie
a. Autoritate asupra altor posturi ..................
[Se referă la alte posturi decât cele aflate în subordinea directă. Autoritatea se
stabileşte în fiecare firmă de către conducere, pentru fiecare post în parte - în funcţie
de mărimea, specificul şi organigrama firmei.]
b. Delegare (înlocuitori, sarcini delegate)
 înlocuieşte pe: O altă Secretară sau pe Asistent Manager, cu responsabilităţi
limitate.
 este înlocuit de: O altă Secretară sau de Asistent Manager.
[De obicei, fiecare firmă stabileşte şi menţionează numele persoanei înlocuitoare, cu
precizarea responsabilităţilor şi a sarcinilor pe perioada delegării.]

7. Indicatori de performanţă
Un procent maxim de reclamaţii de ...% din partea colegilor, clienţilor etc. pe durata unui an.
[În funcţie de specificul firmei, pot fi utilizaţi indicatori diferiţi, cu valori diferite, în
limitele responsabilităţilor şi performanţelor cerute de post.]

8. Perioada de evaluare a performanţelor

Anual
[Se stabileşte în funcţie de sistemul de evaluare din fiecare firmă.]

9. Evoluţii posibile
Asistent Manager.
3
 [Se stabileşte în funcţie de sistemul de planificare a carierei din fiecare firmă.]

Descrierea postului

1. Nivelul de studii
Minimum studii medii.
[Nivelul de studii pentru fiecare post diferă în funcţie de specificul şi mărimea firmei,
precum şi de nevoile pentru postul respectiv în firmă.]

2. Calificarea necesară
 Colegiul de secretariat sau cursuri de specializare în secretariat / birotică.
 Operare PC: MS Office.
 Excelenta cunoaştere a limbii române, scris şi vorbit.
 Cunoaşterea de limbi străine: limba engleză, nivel mediu sau avansat.
[În funcţie de specificul şi mărimea firmei, precum şi de nevoile pentru postul
respectiv în firmă se pot solicita şi alte calificări / specializări.]

3. Competenţele postului (pachet de competenţe)

 competenţe de comunicare şi uşurinţă în stabilirea contactelor cu terţi;
 competenţe de comunicare scrisă şi aplecare spre detaliu;
 claritate şi coerenţă în exprimarea scrisă şi orală;
 bună memorare a datelor şi cifrelor;
 bună planificare şi organizare;
 atenţie distributivă;
 spirit de echipă;
 rezistenţă la stres şi flexibilitate.

4. Experienţa de lucru necesară (vechimea în specialitatea cerută de post)

Minimum 2 ani experienţă în domeniu.
[Experienţa de lucru necesară se stabileşte de fiecare firmă în funcţie de nevoile
specifice pentru postul respectiv.]

Data,

Numele şi semnătura titularului postului, Numele şi semnătura superiorului ierarhic,

APROBAT
Director general,