SGBD-ul MICROSOFT ACCESS

Formulare

În cadrul aplicaţiilor cu baze de date, tabelele sunt actualizate prin intermediul unor machete
specializate numite formulare (forms). Formularele asigură:
a. Interfaţă prietenoasă cu utilizatorul final, realizată prin intermediul diferitelor controale
(butoane, casete text, etc.) sau alte elemente grafice incorporate;
b. Actualizarea concomitentă a mai multor tabele prin intermediul subformularelor;
c. Reguli de validare suplimentare celor definite la nivelul tabelelor.
Formularele din Access crează interfaţa cu utilizatorul pentru tabele, având avantajul
prezentării datelor într-un mod atrăgător şi organizat. Formularele sunt compuse dintr-o colecţie de
elemente constructive individuale denumite controale sau obiecte de control. Formularele pot conţine şi
subformulare.
Formularele se pot crea în două moduri: folosind Form Wizard sau prin proiectare cu Form
Design.

Crearea unui formular simplu cu Form Wizard

Această opţiune permite crearea unui formular care conţine câmpuri din unul sau mai multe
tabele sau interogări. Form Wizard creează structura generală a formularului şi adaugă controale de tip
casetă de text pentru afişarea şi editarea datelor.
Exemplu:
Crearea unui formular pentru introducerea notelor în tabela „Note” a bazei de date „Studenti”.
Se alege opţiunea Form Wizard, apoi din lista ascunsă Tables/Queries se selectează tabelele care vor
constitui sursa de date a formularului (Studenti, plane, note); din fiecare tabel se selectează din lista de
câmpuri disponibile, doar acele câmpuri care ne interesează:
Câmpurile selectate provin din trei tabele, aşa că Access va solicita modul în care dorim să fie afişate
datele:

Dacă se doreşte afişarea datelor organizate după studenţi, se va accepta opţiunea „by studenti” şi
opţiunea „Form with subform”. În acest caz Access va crea un formular principal în care este inclus un
subformular. Acest subformular este legat de formularul principal prin intermediul unui câmp comun
(Marca în acest caz). Selectând în continuare opţiunea Next, va fi solicitat aspectul subformularului:
care poate fi ales, în acest caz, „Tabular”.
Se va solocita în continuare stilul întregului formular, prin selectarea unui stil predefinit:

În continuare se vor solicita denumirile celor două formulare (cel principal şi cel secundar):
Subrutina Form Wizard creează automat şi formularul principal şi subformularul. După crearea
formularului aplicaţia Form Wizard afişează formularul în mod view:

Acest formular poate fi folosit imediat, dar de obicei se fac anumite modificări legate de aspectul
formularului.

Folosirea ferestrei Form Design

Pentru a modifica aspectul formularului creat se poate alege opţiunea Design View, pentru a deschide
Form Design. Fereastra conţine o bară cu instrumente „Toolbox”, care permite adăugarea în formular a
unor elemente de control.
 Elementele ferestrei Form Design.

Sunt cinci secţiuni într-un formular: Form Header (antetul formularului), Page Header (antetul
paginii), Detail, Page Footer (subsolul paginii) şi Form Footer (subsolul formularului).
Fereastra Form Design conţine următoarele elemente principale:
- bara cu instrumente Form Design
- bara cu instrumente de formatare
- rigla gradată verticală şi orizontală
- bara de derulare verticală şi orizontală
- bara Form Header care defineşte înălţimea secţiunii care defineşte antetul formularului; această
bară va fi afişată doar dacă formularul conţine un antet şi un subsol. Secţiunea Form Header conţine
text, imagini şi alte controale în partea superioară a formularului. Ea apare numai pe prima pagină a
unui formular cu mai multe pagini; celelalte pagini ale formularului pot conţine opţional o secţiune
Page Header. (Secţiunile Page Header şi Form Header nu sunt vizibile în modul de afişare Form).
Pentru aplicarea acestor secţiuni se pot alege opţiunile din meniul View, Form Header/Footer
respectiv Page Header/Footer.
- Bara Form Detail desparte secţiunea Form Header de restul formularului. Pe această bară se
găsesc controale care pot afişa date din tabele şi interogări, plus elemente de date statice.
- Bara Form Footer determină înălţimea secţiunii subsolului formularului, având u rol asemănător
secţiunii Form Header. Dacă se tipăreşte un formular cu mai multe pagini, secţiunea Form Footer apare
numai în partea de jos a ultimei pagini; pentru paginile anterioare tipărite pot apărea opţional secţiuni
Page Footer.

Bara cu instrumente Form Design. Butoane standard

Buton Funcţie Opţiune din meniu

Afişare formular în mod Run View, Form View
Salvare File, Save
Tipăreşte toate înregistrările din tabel, folosind formularul afişat Nu există
pe ecran pentru formatarea datelor tipărite şi atributele curente
pentru tipărire
Previzualizare înainte de tipărire File, Print Preview
Verificare ortografie Tools, Spelling
Tăiere, copiere, lipire Edit, Cut, Copy,
Paste
Copiază atributele obiectelor selectate la un alt obiect de acelaşi Nu există
tip
Anulează ultima modificare făcută în formular Edit, Undo
Inserează un nou control Hyperlink sau modifică unul existent Insert, Hyperlink
 Afişare listă câmpuri – sursă de date pentru formular View, Field List
Afişează sau închide caseta cu instrumente View, Toolbox
Aplică mai multe atribute de formatare predefinite pentru formular Format, Autoformat
Deschide editorul VBA View, Code
Afişează fereastra Properties ale unui control, sau pentru una View, Properties
dintre cele două secţiuni ale formularului
Afişează casetele Build Wizard pentru obiectul sau proprietatea Nu există
selectate de pe formular.
Afişează fereastra Database Window, 1 Database
Crează un nou obiect; pentru a vedea lista derulantă cu obiectele Nu există
ce pot fi create, se efectuează un click cu butonul din dreapta a
mouse-ului

Folosirea funcţiei Autoformat

Această funcţie permite aplicarea unui format predefinit unui întreg formular. Microsoft Access
are mai multe formate predefinite însă se poate defini şi un format propriu care apoi se va aplica cu
opţiunea Autoformat.
Crearea, personalizarea şi ştergerea stilurilor Autoformat
Pentru a crea un nou stil Autoformat sau pentru a modifica unul existent se efectuează următorii
paşi:
1. Se creează un formular modificându-i aspectul
2. Se selectează opţiunea Autoformat
3. Se selectează opţiunea Customize
4. Se selectează opţiunea “Create a new Autoformat based on the Form ‘studenti’

5. Se salvează noul stil creat care se va putea utiliza în continuare ca şi celelalte stiluri
predefinite.

Fereastra Properties a formularului

 Se pot selecta proprietăţile unui formular cu ajutorul opţiunii properties, dar având formularul
selectat. Formularul se poate selecta de la opţiunea Select Form (meniul Edit), sau efectuând un clic de
mouse pe colţul stânga sus al formularului ca în figura următoare:

După selecţia formularului şi alegerea opţiunii “Properties” pentru formular, pe ecran va apare
fereastra Properties:

În această fereastră se pot vizualiza şi modifica

toate proprietăţile formularului.
Proprietăţile sunt grupate pe categorii:
- Proprietăţi referitoare la formatul
formularului (Pagina Format)
- Proprietăţi legate de sursa de date a
formularului (Pagina Data)
- Proprietăţi legate de evenimentele care
au loc asupra formularului când acesta
este activ (Pagina Event)
- Alte proprietăţi (Pagina Other).
Toate aceste proprietăţi se regăsesc în
pagina All.

Modificarea culorii unui obiect

Culoarea de fundal Back Color se poate modifica cu ajutorul opţiunii Fill/Back Color de pe

bara cu butoane de formatare (Butonul ).

Schimbarea imaginii de fundal
Se poate folosi o imagine bitmap pentru fundal folosind orice fişier grafic (bmp, gif, jpg, pcx,
etc) Capacitatea de a folosi fişiere comprimate este nouă în Access 2000. Pentru a schimba
 imaginea fundal a formularului se allege opţiunea Picture din fereastra de proprietăţi a
formularului (pagina Format).
Culoarea de prim plan (proprietatea Fore Color – butonul Font/Fore Color ) nu se poate
aplica decât controalelor.
Butonul Special Effects permite simularea unor efecte speciale pentru obiectele de
control de pe formular.
Butonul Line/Border Width permite stabilirea grosimii chenarului butoanelor.

Alinierea controalelor pe un formular

În fereastra Form Design există o grilă care poate fi utilizată pentru menţinerea alinierii pe
orizontală a obiectelor şi a controalelor. Pentru a determina alinierea controalelor la grilă se poate
selecta opţiunea Snap to Grid din meniul Format, chiar dacă grila nu este vizibilă. Pentru a determina
adaptarea dimensiunilor obiectelor de control la spaţierea grilei se poate alege Format, Size, To Grid.
Pentru adaptarea controlului la conţinut se poate alege opţiunea Format, Size, To Fit.
Alinierea unui grup de controale se poate face la stânga, la dreapta, sus, jos sau la grilă, alegând
opţiunea Align to din meniul Format.
Controalele pot fi grupate, degrupate, sau trimise în fundal (Back) cu opţiunile Group,
Ungroup, Send To Back din meniul Format.
Afişarea sau neafişarea grilei poate fi efectuată din meniul View, Grid. Pentru modificarea
spaţierii grilei unui formular se pot selecta din fereastra Properties a formularului opţiunile Grid X şi
Grid Y.

Prezentarea casetei cu instrumente Access

Categorii de controale

În formularele şi rapoartele create cu Access există trei categorii de controale:

Controale legate, care sunt associate cu un camp din sursa de date a formularului sau a
subformularului (tabele şi/sau interogări). Casetele de text reprezintă cel mai frecvent utilizat
control.
Controalele nelegate afişează datele furnizate de utilizatori şi care sunt independente de sursa de
date a formularului sau a subformularului.
Controalele calculate care folosesc expresii ca sursă de date. Expresia, de regulă conţine
valoarea unui camp.
Instrument Denumire Funcţie
Select Objects Permite selecţia unuia sau a mai multor obiecte de pe
formular
Control Wizards Activează sau dezactivează subrutinele Control Wizard,
care ajută la configurarea unor controale complexe
Label Crează un text static (descriptiv)
TextBox Crează o casetă pentru afişarea şi editarea datelor de tip
text
Option Group Crează un cadru în care se pot pune mai multe butoane de
comutare, de validare sau de opţiune
Toggle Button Crează un buton care trece din starea On (Yes) în Off
(No)
Option Button Crează un buton rotund care se comportă ca un Toggle
Button
Check Box Crează o casetă de validare care comută din starea On în
starea Off
Combo Box Crează o casetă combinată cu o casetă de text editabilă în
care se poate introduce o valoare, precum şi o listă
derulantă din care se poate selecta o valoare
List Box Crează o casetă cu listă derulantă din care se poate
selecta o valoare
Command Button Crează un buton care declanşează un eveniment care
poate executa o procedură VBA
Image Afişează o imagine statică într-un formular sau raport
Unbound Object Adaugă un obiect creat cu o altă aplicaţie, de ex. Paint
Bound Object Afişează conţinutul unui camp OLE dintr-o înregistrare,
dacă este un camp grafic
Page Break Produce un salt la pagină nouă la imprimantă
Tab Control Inserează un control cu etichete pentru crearea
formularelor cu etichete
Subform Introduce un subfromular în formularul principal sau un
subraport în raportul principal
Line Creează o linie dreaptă
Rectangle Creează un dreptunghi
More Controls Deschide o listă derulantă cu controale ActiveX,
controale care nu fac parte din Access