Fundamentarea bugetelor

proiectelor
 Elaborarea BUGETULUI
Resursele financiare = sumele de bani disponibile / necesare/ desemnate pentru un scop anume,
anterior definit.

Bugetul = atribuie valoare financiară activităţilor proiectului, planificarea generală desfasurandu-se în

concordanţă cu cea a bugetului. Acţionează de asemenea şi un instrument de control al
resurselor financiare, orice abatere fiind luata in considerare.

Managementul costului de proiect include totalitatea proceselor necesare pentru ca un proiect să fie
desfăşurat în limitele bugetului aprobat.

Avand in vedere importanta bugetului in cadrul unui proiect pentru obtinerea unei finantari
nerambursabile el trebuie tratat cu seriozitate.
 Elaborarea BUGETULUI

• Bugetul proiectului reprezintă totalitatea nevoilor şi disponibilităţilor financiare

pentru proiectul respectiv. În sens mai larg, bugetul de proiect poate fi privit ca o
planificare a proiectului din punct de vedere financiar. Pregătirea unui buget
detaliat şi realist permite o imagine mai clară a resurselor necesare atingerii
obiectivelor proiectului. Bugetul reprezintă şi un important instrument de control al
resurselor financiare ale proiectului, orice abatere trebuind luată în considerare.
 Elaborarea BUGETULUI
Cel mai important lucru intr-un buget este ca el sa surprinda in detaliu
nevoile financiare ale proiectului.

Pentru aceasta, analiza trebuie sa se efectueze la nivelul

activitatilor si sarcinilor.

Pentru a ajunge la un buget final al proiectului sunt necesari patru pasi:

a. defalcarea proiectului in activitati consumatoare de resurse;
b. calculul resurselor pentru fiecare activitate;
c. estimarea costurilor;
d. prelucrarea datelor si intocmirea bugetului.
 Defalcarea proiectului in activitati care consumă
resurse
Metoda cea mai simpla este analiza la nivelul out-put-
urilor, si realizarea unei liste de sarcini pentru fiecare
dintre acestea.
Nu trebuie omise sarcini precum: realizarea
documentatiei, instruirea membrilor echipei, evaluari
intermediare, revizuiri aduse proiectului, rapoarte etc.
Ignorarea unor astfel de sarcini poate sa duca la surprize
neplacute pe parcursul proiectului.
 Calculul necesarului de resurse pentru
fiecare activitate din proiect
Procesul de planificare a resurselor implica determinarea resurselor fizice (oameni, instrumente, tehnici), a
cantităţilor care ar trebui utilizate şi momentul când ar trebui să îndeplinească activităţile proiectului.
RESURSE LEGATE DE PERSONAL - pentru a calcula resursele legate de personal, se fac referi in primul rand la
volumul de munca exprimat in ore sau in zile. Numarul de persoane angajate va rezulta abia mai tarziu, in
functie de resursele financiare alocate, sau de resursele umane disponibile.
RESURSE CARE NU SUNT LEGATE DE PERSONAL:
•echipamente (calculatoare, copiatoare, mobilier, etc.);
•consumabile (topuri de hartie, cartuse de imprimanta, unitati de stocare, etc.) ;
•transport si diurna ;
•comunicatii (telefon, fax, posta, e-mail) ;
•publicatii (tiparire, editarea sau copierea unor brosuri, rapoarte, etc.) ;
•servicii contractate ;
•alte costuri .
 Estimarea costurilor
Dupa ce aveti listate toate resursele de care este nevoie in proiect,
incercati sa estimati costul unei unitati si apoi calculati costul total.

Pentru a fi cât mai exacţi există următoarele soluţii:

- obţinerea unor informatii de la furnizori, eventual oferte
stampilate pentru a le prezenta finantatorului;
- solicitarea membrilor echipei, în special celor din
departamentele specializate, să facă o estimare;
- studiul unor proiecte similare.

Reguli:
▪Efectuarea oricărei cheltuieli este în strânsă dependență de prevederea acesteia în bugetul detaliat al
proiectului
 Ex. estimarea costurilor de
Estimarea costurilor resurse umane

8
 Structura finantarii

Valoare
Totală

Valoare Valoare
Eligibilă neeligibilă

Asist. Fin Contribuție

Neramburs. privată

UE Guvern Fonduri proprii Credit bancar

 Eligibilitatea costurilor
COSTURILE UNUI PROIECT POT FI: COSTURI ELIGIBILE ŞI NEELIGIBILE.
Pentru a fi considerate eligibile, costurile incluse într-un proiect trebuie:
• să fie necesare si suficiente pentru derularea proiectului;
• să se regasească în lista de cheltuieli eligibile specifice programului ales;
• să respecte principiile unui management financiar solid, realist, bazat pe eficienta;
• să fie ocazionate de derularea activitatilor incluse in proiect;
• să fie efectuate doar în perioada de timp in care este valabil contractul de finantare;
• să fie efectiv realizate (înregistrate în contabilitate, identificabile, verificabile etc.).
 Costuri neeligibile
Tipurile de costuri neeligibile sunt (EXEMPLE):
- costuri pentru acoperirea unor pierderi sau datorii, dobanzi la credite
anterioare;
- achiziţionarea de bunuri/servicii fara legatura cu obiectul si activitatile
proiectului, nementionate în propunerea de proiect;
- achiziţionarea de bunuri in sistemul second – hand;
- acoperirea diferentelor de schimb valutar;
- - costuri legate de proiect, facute inainte sau dupa perioada de validitate a
contractului de finantare;
- costuri legate de alte activitati curente ale organizatiei promotoare, sau de
actiuni precum: sponsorizari, contribuţii în natură la alte proiecte, etc.

Tipurile de cheltuieli eLIGIBILE si NeELIGIVILE SUNT Specificate in GHIDUL SOLICITANTULUI aferent

fiecărei cereri de propuneri de proiecte
Recomandari privind intocmirea bugetului:

• Intocmirea unui buget corect va dura destul de mult, deci incepeti din timp.
• Consultati, la intocmirea bugetului, toate persoanele implicate in aceasta activitate. Veti avea,
astfel, mai multe sanse sa fie realist si, in plus, va asigurati ca el va fi inteles si acceptat in mod
flexibil si nu privit ca o masura birocratica de control.
• Bugetul trebuie sa corespunda cu contractul de finantare.

La stabilirea bugetului proiectului, beneficiarul/solicitantul trebuie sa tina cont de:

• sumele necesare asigurarii cofinantarii;

• sumele necesare pregatirii si implementarii corespunzatoare a proiectelor proprii;
• sume reprezentand TVA aferenta cheltuielilor eligibile;
• sumele necesare finantarii altor cheltuieli decat cele eligibile aferente implementarii proiectelor
proprii, dar care nu vor fi solicitate spre rambursare la Autoritatea de Management

12
 BUGET PE CATEGORII DE CHELTUIELI
Articol de bugete
1. Personal
2. Deplasări şi transport
3. Echipament
4. Alte costuri directe
ale activităţilor
I. COSTURI DIRECTE
II. COSTURI INDIRECTE
Tipuri de cheltuieli exemple Recomandări
- salarii angajaţi Nu includeţi doar salariul net, ci şi impozitele. La angajaţi
- salarii colaboratori includeţi contribuţia la asigurări sociale, fondul de sănătate,
- taxe consultanţă ajutor de şomaj
- bilete de avion, tren, autobuz E bine să stabiliţi un barem pentru aceste costuri: valoarea
- chitanţă taxi diurnei, categoria de hotel pentru cazarea în deplasare,
-diurnă condiţii privind transportul de tren, consumul de benzina la
- cazare 100 km
- costuri pentru folosirea autovehicolelor personale
- închiriere autovehicule
- transport materiale
-include de obicei bunuri în valoare de cel puţin 7 000 000 lei şi o Fiţi cât mai exacţi în descrierea echipamentului pe care
durată de viaţă de cel puţin doi ani intenţionati
-sofware să-l cumpărăţi
-accesorii mai scumpe (cabluri. piese. etc)
- cazare
- masa
- chirie săli
- materiale consumabile, etc
- chirie spaţiu Aceste costuri se referă la cota parte din costurile totale,
- telefon/fax indispensabile bunei desfăşurări ale proiectului. Adesea,
- taxe poştale aceste tipuri de costuri se uită, ceea ce crează probleme în
- materiale birou managementul financiar al proiectului
- utilităţi (electricitate, apă,)
- salarii personal birou implicat în managementui proiectutui
- întreţinerea echipamentului
- asigurări
 BUGETE PE SURSE DE FINANTARE

Categorie Finanţator A Finanţator B Contribuţia Organizaţiei Buget total

1. Directe

a. Personal

a. Deplasare

a. Echipament

a. ........

2. Indirecte (administrative)
EXEMPLE BUGET
BUGETE
• Bugetele cuantifică activităţi – adică ele conferă valoare în bani;
• Bugetele dirijează cheltuielile astfel încât resursele să fie cheltuite numai pentru activităţi care sprijină
obiectivele proiectului;
• Bugetele identifică ce resurse sunt necesare şi când sunt solicitate;
• Bugetele permit examinarea obiectivelor şi activităţilor unui proiect din punct de vedere al costului
actual;
• Un buget realist şi actualizat permite evaluarea financiară a proiectului.
 Gestiunea fluxului de numerar
Cash flow (fluxul de numerar) este diferenţa dintre încasările şi plăţile curente ale proiectului, pe o anumită perioadă de
timp.
Cash flow-ul este un instrument deosebit de util in analiza situaţiei financiare. În practică este un tabel, asemanator unei
balanţe de verificare, şi are dublu rol:
• oferă informaţii despre ceea ce se va întâmpla/s-a întamplat din punctul de vedere al rezultatelor/rulajelor;
• ajută la planificarea activitatilor viitoare din proiect.
Avantajul acestui gen de evidenţă este legat de flexibilitate: se poate include în cash flow toate/numai informaţiile necesare. De
obicei, cash flow-ul se construieşte pentru perioade de timp relativ mici (lună, trimestru etc.), dar poate fi realizat şi pentru un
an.

Cheltuieli Buget planificat Nov. Dec. Ian. Feb. Mar. Total rest

1. Costuri operationale
Consumabile 27.410 585 720 2.535 2.535 1.214 21.841
Comunicatii 30.000 8.900 1200 8.500 1.600 7.500 2.300
Total 1 57.410 9.485 1.920 11.035 4.135 8.714 24.141
2. Resurse Umane
Salarii 144.000 12.184 11.999 11.998 11.974 12.021 83.824
Cheltuieli 10.080 835 840 840 838 842 5.885
sociale
Total 2 154.080 13.019 12.839 12.838 12.812 12.863 89.709
Total 211.490 22.504 14.759 23.873 16.947 21.577 113.850