Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
xx
▬ Manual de utilizare ▬
Formulare 6.xx – Manual de utilizare
1. Prezentare generală........................................................................................................ 3
2. Instalarea programului Formulare.................................................................................... 4
2.1 Instalarea versiunii monostaţie................................................................................. 4
2.2 Instalarea versiunii de reţea..................................................................................... 5
3. Iniţializarea imprimantei................................................................................................... 8
4. Introducerea datelor auxiliare, a celor despre elevi şi angajaţi........................................ 10
4.1 Introducerea datelor auxiliare................................................................................... 10
4.2 Introducerea meseriilor/specializărilor şi a competenţelor profesionale................... 19
4.3 Introducerea datelor generale despre clase............................................................. 20
4.4 Introducerea datelor generale despre elevi.............................................................. 25
4.4.1 Importul datelor dintr-un fişier Excel............................................................ 32
4.4.2 Exportul datelor existente într-un fişier Excel............................................... 35
4.4.3 Eliberarea adeverinţelor de elev.................................................................. 42
4.4.4 Eliberarea foilor matricole şi a adeverinţelor de studii................................. 44
4.4.5 Eliberarea portofoliului personal pentru educaţie permanentă.................... 59
4.4.6 Schimbarea clasei........................................................................................ 67
4.4.7 Scoaterea din evidenţă a unui elev.............................................................. 68
4.5 Introducerea datelor despre personalul şcolii.......................................................... 70
5. Tipărirea diplomelor – ordinea etapelor........................................................................... 73
6. Tipărirea certificatelor de promovare a testelor naţionale................................................ 74
7. Tipărirea certificatelor de absolvire a ciclului inferior al liceului........................................ 87
8. Tipărirea certificatelor de absolvire a liceului................................................................... 96
9. Tipărirea diplomelor de Bacalaureat................................................................................ 97
10. Tipărirea atestatelor profesionale pentru liceu...............................................................123
11. Tipărirea certificatelor de competenţe profesionale pentru liceu....................................133
12. Tipărirea certificatelor de competenţe profesionale pentru
şcoala postliceală şi şcoala de maiştri...........................................................................139
13. Tipărirea certificatelor de absolvire a şcolii de arte şi meserii........................................140
14. Tipărirea certificatelor de calificare profesională nivel 1................................................144
15. Tipărirea certificatelor de absolvire a anului de completare...........................................146
16. Tipărirea certificatelor de calificare profesională nivel 2................................................147
17. Tipărirea certificatelor de absolvire şi a adeverinţelor de competenţe
profesionale pentru şcoala profesională şi şcoala de ucenici........................................148
18. Tipărirea statului de funcţii.............................................................................................154
19. Securitatea bazei de date..............................................................................................161
19.1 Arhivarea şi dezarhivarea bazei de date................................................................161
19.2 Drepturile de acces şi conturile de utilizatori..........................................................166
20. Selectarea şi schimbarea anului şcolar.........................................................................170
1. PREZENTARE GENERALĂ
Programul Formulare este destinat instituţiilor de învăţământ din România, fiind conceput
ca un instrument pentru evidenţa elevilor şi angajaţilor, precum şi pentru tipărirea diplomelor de
absolvire, a certificatelor, adeverinţelor şi a statului de funcţii.
Programul Formulare este conceput atât pentru utilizarea pe o singură staţie de lucru, cât
şi pentru utilizarea în reţea.
1. Descărcaţi kitul versiunii DEMO a aplicaţiei (ultima versiune DEMO, în momentul editării
acestui manual, este Formulare_6_00b_DEMO.zip) de pe pagina producătorului,
http://www.delcosoft.ro/demo.htm
2. Dezarhivaţi conţinutul acestui fişier într-un folder temporar.
3. Rulaţi fişierul setup.exe din folderul respectiv şi urmaţi instrucţiunile de pe ecran
(Aplicaţia este instalată implicit în folderul C:\Forms, însă poate fi instalată şi într-un alt
folder, ales de utilizator). Se recomandă, totuşi, păstrarea opţiunilor implicite, astfel
încât actualizarea să poată fi realizată mai uşor.
4. După finalizarea instalării, ştergeţi din folderul aplicaţiei (implicit C :\Forms) fişierul de
configurare generat la instalare şi apoi copiaţi în locul lui fişierul trimis de producător
(numele fişierului de configurare este formulareX, unde X este numărul versiunii
curente a aplicaţiei. Pentru versiunea 6.xx, fişierul se numeşte formulare6).
5. Descărcaţi şi instalaţi actualizarea la ultima versiune a aplicaţiei de pe pagina
http://www.delcosoft.ro/download.htm respectând paşii enumeraţi pe pagina respectivă
(în momentul editării acestui manual, ultima actualizare este 6.06).
6. În acest moment, aplicaţia este funcţională. Rulaţi formulare.exe
Parola implicită este “a” (fără ghilimele). Ea poate fi modificată ulterior. Dacă aţi modificat-o
deja, introduceţi noua parolă.
La prima rulare a programului, vi se va cere să selectaţi anul şcolar curent. Aveţi grijă
să introduceţi anul şcolar curent corespunzător, pentru că această operaţie este
ireversibilă.
10. Ultima etapă o reprezintă crearea conturilor utilizatorilor. Pentru aceasta, parcurgeţi
capitolul Securitatea bazei de date din acest manual.
Celelalte setări sunt identice cu cele prezentate anterior în cazul versiunii monostaţie
(parola, selectare an şcolar etc.).
OBSERVAŢIE: În cazul în care utilizaţi pentru prima dată acest program sau în
situaţia în care aţi schimbat imprimanta, primul lucru pe care trebuie să-l realizaţi
este iniţializarea imprimantei, etapă prezentată în capitolul următor.
3. INIŢIALIZAREA IMPRIMANTEI
Pentru acceptarea valorilor executaţi click pe butonul OK, iar pentru anularea modificărilor
executaţi click pe butonul Cancel.
Se va deschide o fereastră în care vor apărea toate aceste secţiuni. Vă puteţi deplasa de la
o secţiune la alta executând click pe numele secţiunii respective. Dacă aţi ales secţiunea Materii,
vi se va afişa lista disciplinelor de studiu.
În lista de discipline pe care o aveţi implicit puteţi adăuga şi alte materii (specifice şcolii
dvs.). Pentru aceasta, trebuie să folosiţi bara de navigare care se află chiar sub această listă.
Această bară de navigare apare frecvent în programul Formulare, aşa că vă sugerăm să
citiţi cu atenţie explicaţiile care urmează.
1 2 3 4 5 6 7 8 9
În figura precedentă, butoanele 8 şi 9 sunt inactive. Ele vor deveni active doar în momentul
în care veţi opera modificări asupra unui câmp din listă.
OBSERVAŢIE: Veţi putea modifica datele dintr-o înregistrare numai după apăsarea
butonului numerotat cu 7 în figura de mai sus. De asemenea, o nouă înregistrare se poate
adăuga doar după acţionarea butonului numerotat cu 5 (plus). Observaţia este valabilă în
toate cazurile în care apare această bară de navigare (introducerea numelor elevilor, a
datelor personale ale acestora etc.)
În privinţa editării, pentru a putea folosi caracterele româneşti (ă, â, î, ş, ţ), trebuie ca din
bara de aplicaţii a sistemului de operare să alegeţi limba română (dacă nu există în bara de
aplicaţii, va trebui să o adăugaţi din Control Panel → Regional Settings):
În secţiunea Şcoala noastră se pot modifica elemente specifice şcolii care a achiziţionat
programul Formulare.
Se observă că nu pot fi modificate două câmpuri: Nume şcoală şi Nume şcoală genitiv (în
figură apar cu nume generice). Acestea reprezintă datele furnizate de SC DELCOSOFT SRL, prin
care se autentifică faptul că programul este utilizat în mod legal. Dacă observaţi o
neconcordanţă între numele şcolii dumneavoastră şi numele care apar în câmpurile
respective, vă rugăm să contactaţi SC DELCOSOFT SRL pentru a rezolva această problemă
(www.delcosoft.ro).
Un câmp important (apărut pe diplome începând cu anul 2005) este codul SIRUES (marcat
în figura precedentă). Formatul codului SIRUES admite maxim 9 cifre. Majoritatea instituţiilor de
învăţământ au un cod SIRUES de 9 cifre. Dacă, în mod excepţional, şcoala dvs. are un cod
SIRUES cu un număr de cifre mai mic de 9, vă sugerăm să precedaţi introducerea acestui cod cu
un număr de spaţii egal cu diferenţa până la 9. De exemplu, dacă aveţi un cod de 6 cifre,
introduceţi 3 spaţii suplimentare în faţa lui. Motivul îl reprezintă prevederea legală ca acest cod
să fie aliniat la dreapta pe diplome.
Pentru a realiza acest lucru, selectaţi din meniu Date generale → Meserii / Specializări /
Calificări.
Va apărea fereastra următoare:
Iniţial, există doar două, numite generic Meserie1 şi Meserie2. Dvs. veţi adăuga meseriile
specifice şcolii dvs. Pentru adăugarea/eliminarea din listă a unei meserii sau editarea
competenţelor specifice fiecărei meserii folosiţi bara de navigare prezentată anterior.
După efectuarea tuturor înregistrărilor, părăsiţi din acest formular cu ajutorul butonului
IEŞIRE prezentat anterior.
Selectaţi din meniu Date generale → Clase – date generale sau apăsaţi tasta F2.
Pentru simplitate, aveţi la dispoziţie şi un buton special în bara de butoane care realizează
aceeaşi operaţie:
În acest formular se creează clasele de elevi (cu ajutorul butonului marcat) şi se introduc şi
se editează atributele claselor. Câmpurile Filiera, Profil, Specializare, Calificare, Domeniu,
Forma de examen, Tipul actului de studii sunt disponibile în funcţie de nivelul clasei (Şcoală
generală - GIM, Liceu - LIC etc).
Pentru adăugarea, ştergerea şi modificarea datelor se utilizează bara de navigare
(prezentată anterior), cu următoarele menţiuni:
EXEMPLU:
Iată, de exemplu, modul în care se creează o clasă de gimnaziu (GIM) şi o clasă de liceu
(LIC).
După executarea unui click pe butonul adăugare clasă (figura de mai sus), selectaţi din listă
nivelul clasei, forma de învăţământ, respectiv anul de studiu şi introduceţi litera corespunzătoare
clasei:
În privinţa claselor de nivel Liceu (LIC), trebuie să aveţi grijă să selectaţi tipul actului de
studii care se eliberează pentru clasa respectivă: Atestat de competenţe (pentru profilul teoretic)
sau Certificat de competenţe (pentru profilul tehnic). Pentru aceasta, executaţi click pe butonul
de modificare din bara de navigare, apoi selectaţi varianta corespunzătoare clasei, conform figurii
următoare:
Când operaţiunile de introducere a datelor despre clase s-au realizat, puteţi trece la pasul
următor, cel de introducere a datelor despre elevii fiecărei clase.
Selectaţi din meniu Date generale → Elevi – date generale sau apăsaţi tasta F3.
Pentru simplitate, aveţi la dispoziţie şi un buton special în bara de butoane care realizează
aceeaşi operaţie:
În acest formular se introduc şi se editează datele generale despre elevii şcolii. În tabelul
din stânga apar toate clasele introduse, iar în cel din dreapta apar elevii corespunzători clasei
selectate.
Pentru început, clasele nu conţin nici un elev. Pentru fiecare clasă, se vor introduce elevii
cu ajutorul barei de navigare.
Secţiunile pe care le aveţi la dispoziţie sunt:
Date generale
Diverse elev
Foaie matricolă
Aceste menţiuni vor apărea înscrise pe ultima pagină la Foaia matricolă (pentru detalii,
consultaţi capitolul referitor la Foile Matricole):
Portofoliu
Aceste menţiuni vor apărea înscrise pe ultima pagină (pagina 3) la Portofoliu (pentru
detalii, consultaţi capitolul referitor la Portofoliu):
În partea dreaptă a acestui formular aveţi posibilitatea să introduceţi şi fotografia elevului (în
cazul în care aceasta prezintă interes). Prin selectarea butonului + apare caseta de dialog pentru
alegerea fotografiei (care trebuie să fie în format .bmp sau .jpg ). Butonul – determină eliminarea
fotografiei din formular.
Pentru a vă facilita identificarea mai rapidă a unui elev, aveţi la dispoziţie butonul Căutare
elev. Căutarea se poate realiza după mai multe criterii (filtre), aşa cum se observă în figura
următoare:
Dacă există o bază de date cu datele elevilor unei clase în format Excel, aceste date pot fi
inserate automat cu ajutorul butonului Import Excel.
Pentru a putea realiza acest lucru, fişierul Excel trebuie să conţină numărul şi ordinea
câmpurilor aşa cum sunt ele precizate şi în caseta de dialog care apare la fiecare acţionare a
acestui buton.
Iată un exemplu simplu de fişier Excel. Prima linie nu este esenţială (puteţi trece şi alte
nume de cap de tabel), esenţial este să respectaţi ordinea câmpurilor, numele clasei, respectiv
numele nivelului clasei.
În ce priveşte câmpul Nivel, e important să respectaţi forma de notare pe care am
prezentat-o şi la modulul Date generale clase: GIM, LIC, SPL, SAM etc.
Pentru a preveni anumite probleme legate de modul în care sunt interpretate datele de
către aplicaţia Excel (de ex. se poate ca 12A să fie interpretat ca ora 12 a.m.), vă recomandăm să
formataţi câmpurile Clasa şi CNP ca Text:
După finalizarea importului Excel, elevii şi datele lor vor apărea în formular.
Dacă nu există un fişier respectând aceste reguli, datele fiecărui elev vor fi introduse
manual, folosind bara de navigare a formularului.
În cazul în care datele sunt deja introduse şi doriţi să le aveţi stocate şi în format Excel
pentru anumite operaţiuni (cum ar fi listarea elevilor), alegeţi din meniu Utilitare → Export Excel.
Înainte de a genera fişierul Excel propriu-zis, aveţi posibilitatea de a filtra datele (la fel ca în
Excel) astfel încât să fie selectate doar anumite înregistrări, în funcţie de diferite criterii (filtre).
Când operaţia de selectare e finalizată, generaţi fişierul printr-un click pe butonul Excel:
Fişierul generat trebuie să fie salvat într-un folder creat de dvs. pentru a-l putea utiliza
ulterior. E indicat să va creaţi un folder în care să păstraţi doar aceste fişiere Excel.
În cazul în care doriţi să eliminaţi anumite câmpuri, nu trebuie decat să realizaţi operaţia
drag-and-drop asupra lor (click pe câmpul respectiv, apoi, ţinând apăsat butonul mouse-ului,
deplasaţi cursorul în sus, în afara zonei tabelului şi eliberaţi butonul mouse-ului). Cîmpul respectiv
va dispărea doar din tabel, nu şi din baza de date.
Rezultatul va fi următorul:
Dacă doriţi să apară din nou câmpul eliminat sau dacă doriţi să aveţi în tabel şi alte
câmpuri, aveţi la dispoziţie următorul procedeu: Daţi click pe butonul din stânga sus a tabelului
(buton evidenţiat în figura de mai jos):
Din lista care apare, selectaţi câmpurile pe care le doriţi sau deselectaţi câmpurile de care
nu aveţi nevoie.
Rezultatul se observă mai jos (de asemenea, marginile foii se pot ajusta):
De asemenea, dacă doriţi să modificaţi ordinea câmpurilor, acest lucru se poate realiza
simplu, prin aceeaşi operaţie drag-and-drop asupra câmpului respectiv, de data aceasta însă
eliberând butonul mouse-ului numai când cursorul a ajuns în poziţia în care doriţi să inseraţi
câmpul respectiv.
Prin intermediul acestui formular, se pot elibera adeverinţe de elev. Scopurile pentru care
se eliberează adeverinţele pot fi introduse şi editate în tabelul corespunzător.
Alegând din meniul Diverse elevi → Adeverinţă, vă va apărea următoarea fereastră:
Motivele pentru care se eliberează adeverinţa pot fi adăugate sau eliminate folosind bara
de navigare.
Iată un exemplu:
Pentru a edita, a vizualiza şi a tipări foaia matricolă a unui elev, selectaţi din meniul
Diverse elevi → Foaie matricolă.
De asemenea, aveţi aces la foile matricole şi prin intermediul butonului marcat în figura
următoare:
Implicit, câmpul An de învăţământ (marcat în figură) are înscrise valorile pentru liceu (IX,
X, XI, XII). Dacă doriţi să tipăriţi foaia matricolă pentru gimnaziu, va trebui să modificaţi acest câmp
conform anilor de studiu pe care doriţi să-i aveţi. Daţi dublu click pe celula respectivă şi apoi
înscrieţi valoarea dorită.
Adăugarea sau eliminarea din listă a unui an se realizează cu ajutorul butoanelor + şi – din
bara de navigare.
Pentru a nu fi nevoiţi să introduceţi pentru fiecare elev aceste modificări, puteţi copia datele
generale de la un elev la altul cu ajutorul butonului Copiază datele generale de la elevul...
Apoi puteţi insera sau modifica manual pentru fiecare an şcolar datele asociate unui elev
(de exemplu numele şcolii, care poate diferi în cei patru ani, dacă elevul s-a transferat).
Dacă doriţi ca aplicaţia să NU calculeze automat aceste medii, trebuie să introduceţi dvs.
manual aceste medii şi să alegeţi opţiunea No atunci când aplicaţia vă întreabă dacă doriţi
recalcularea mediei.
În această secţiune se vor stabili câteva aspecte legate de modul în care se vor imprima
foile matricole. Daţi click pe butonul Modifică date şi apoi stabiliţi tipul foii matricole, formatul etc.
În cazul unor formate (cele cu un număr de pagini mai mare decât 2), trebuie să fie selectat
un anumit număr de rânduri libere (care să vină în sprijinul aranjării în pagină). Numărul optim îl
veţi determina prin vizualizări repetate.
Iată un exemplu. Dacă numărul de rânduri libere este prea mare sau prea mic (determinând
o aşezare inestetică în pagină a ariilor curriculare), setaţi un alt număr de rânduri libere şi
vizualizaţi din nou foaia matricolă.
Pentru vizualizare aveţi la dispoziţie două butoane: unul pentru faţa foii matricole, altul
pentru medii.
E important ca înaintea imprimării să vizualizaţi foaia, pentru a identifica posibile
neconcordanţe:
Rezultatul:
Pentru a tipări foaia matricolă, aveţi la dispoziţie butoanele evidenţiate în figura de mai jos:
O altă facilitate importantă oferită de programul Formulare este exportul mediilor în Excel.
Exportul datelor se poate realiza fie pentru elevul curent, fie pentru întreaga clasă din care
face parte acesta.
De asemenea, se pot selecta doar materiile de bacalaureat, astfel încât în fişierul respectiv
să apară doar informaţiile legate de acest examen:
La fel ca în cazul foii matricole, este recomandat să vizualizaţi adeverinţa înainte de tipărire.
Această operaţie se poate realiza selectând din meniu Diverse elevi → Portofoliu.
Capitolul I nu apare întrucât datele pentru acesta sunt preluate automat din baza de date,
deci dvs. nu va trebui să le reintroduceţi.
Pentru celelalte capitole, puteţi edita manual datele, sau (vă recomandăm această
opţiune) puteţi prelua automat şi aceste informaţii din baza de date (dacă au fost deja
introduse datele de examen corespunzătoare) sau de la un alt elev, facilitate la care aveţi acces
prin intermediul butoanelor evidenţiate:
În ce priveşte perioada care să fie luată în considerare pentru preluarea datelor din baza de
date, aveţi posibilitatea să stabiliţi un interval precis:
După realizarea preluării datelor, puteţi adăuga sau elimina înregistrări cu ajutorul
butoanelor + şi –, aşa cum se observă în figura de mai jos:
Pentru a facilita realizarea portofoliului pentru elevii unei clase, aveţi posibilitatea de a copia
informaţiile de la un elev pentru care portofoliul a fost finalizat.
Informaţiile din Capitolul VI (porţiunea marcată în figura de mai sus) sunt cele pe care le-
aţi introdus pentru elevi la secţiunea Portofoliu din modulul Date generale elevi.
Dacă nu le-aţi introdus atunci, o puteţi face acum. Ieşiţi din modulul Portofoliu şi selectaţi
din meniu Date generale → Elevi – date generale sau apăsaţi tasta F3.
Această operaţie se poate realiza selectând din meniu Diverse elevi → Schimbare clasă.
Prin intermediul acestui formular, un elev poate fi transferat într-o altă clasă. Dacă nu există
clasa în care se doreşte să se realizeze transferul, aceasta trebuie mai întâi creată din formularul
Date generale clase.
Această operaţie se poate realiza selectând din meniu Diverse elevi → Scoatere din
evidenţă.
Prin intermediul acestui formular, un elev poate fi scos din evidenţa şcolii. Se poate opta
pentru ştergere definitivă (inclusiv datele de examen şi foaia matricolă) sau pentru transferarea
temporară într-o clasă de Rezervă. Dacă nu există clasa respectivă, aceasta trebuie creată din
formularul Date generale clase, selectând pentru nivelul clasei valoarea Rezervă, iar anul clasei
respective trebuie selectat XX.
OBSERVAŢIE: Prin ştergerea unui elev, se şterg implicit toate datele aferente
acestuia (datele de examen şi foaia matricolă), dacă au fost introduse. În cazul în care se
doreşte, totuşi, păstrarea temporară a datelor, se poate transfera elevul într-o clasă de
rezervă, aşa cum s-a prezentat anterior.
Pentru a părăsi oricare dintre paginile programului Formulare, executaţi click pe butonul
Ieşire aflat în partea dreaptă a ferestrei aplicaţiei, jos.
Dacă aţi parcurs paşii anteriori, urmaţi etapele descrise în cadrul fiecărui modul (date de
examen specifice elevilor, în funcţie de diploma care se eliberează).
Pentru simplitate, aveţi la dispoziţie şi un buton special în bara de butoane care realizează
aceeaşi operaţie:
Despre primele trei etape am discutat deja în capitolele precedente. Urmează să detaliem
celelalte aspecte specifice fiecărui tip de diplomă.
În acest formular se introduc datele specifice ale elevilor pentru Testele Naţionale. Se pot,
de asemenea, completa si tipări Adeverinţele de înscriere la liceu sau şcoala profesională.
Selectaţi din meniu Date examen → Şcoala generală – Certificat de promovare a
Testelor Naţionale sau, mai simplu, executaţi click pe butonul TN.
Pentru a vă scuti de introducerea manuală a unor informaţii care sunt identice pentru o
clasă, aveţi la dispoziţie butoanele „>” prin care informaţia respectivă este copiată întregii clase.
Verificarea datelor introduse se realizează prin operaţia de vizualizare pentru faţă şi verso
(pentru aceasta, utilizaţi butonul marcat cu o lupă). Şi pentru faţa diplomei şi pentru verso sunt
aceleaşi precizări.
OBSERVAŢIE: Nu tipăriţi niciodată diploma din vizualizare. Această opţiune este doar
pentru a observa eventualele neconcordanţe şi a le corecta. Pentru tipărire, folosiţi butonul
pe care e desenată imprimanta, conform figurii următoare.
OBSERVAŢIE: Atunci când tipăriţi pentru prima dată, sau sunteţi nesiguri de modul
în care trebuie aşezată diploma în suportul imprimantei, vă sugerăm să nu tipăriţi direct pe
o diplomă, ci mai întâi testaţi pe o coală A4 (de preferat o foaie de calc). Listaţi un exemplar,
apoi suprapuneţi coala A4 peste diplomă şi verificaţi MAI ALES ca CNP-ul şi codul SIRUES
să se potrivească.
Datorită diferenţelor care există între imprimante, s-ar putea ca textul imprimat să nu apară
în poziţia corectă, ci să fie deplasat cu câţiva milimetri. În astfel de situaţii, deplasaţi coala A4 până
când CNP-ul şi codul SIRUES se încadrează corect. Apoi măsuraţi cu precizie dimensiunile cu
care aţi deplasat foaia şi introduceţi-le în secţiunea Poziţionare text.
Un alt aspect pe care îl puteţi remarca este cel al numelor foarte lungi (nume elev, nume
discipline, calificări etc). În astfel de situaţii, aveţi la dispoziţie secţiunea Fonturi, de unde puteţi
modifica dimensiunile caracterelor pentru anumite câmpuri, astfel încât să se încadreze corect.
Adăugarea sau ştergerea elevilor se poate face numai prin intermediul opţiunii
Utilitare → Selectare elevi sau prin apăsarea tastei F4.
Iată un exemplu:
În cazul Adeverinţei pentru înscriere la liceu sau şcoala de arte şi meserii aveţi la
dispoziţie o secţiune distinctă:
Subsecţiunea Diverse:
Pentru a vă facilita anumite operaţii legate de tipărirea datelor elevilor, aplicaţia Formulare
vă pune la dispoziţie posibilitatea de a exporta datele elevilor într-un fişier Excel. Pentru aceasta,
daţi click pe butonul Export Excel.
Va apărea fereastra următoare (în care aveţi posibilitatea de a sorta crescător sau
descrescător câmpurile tabelului):
Selectaţi din meniu Date examen → Liceu – Certificat de absolvire 10 clase sau, mai
simplu, executaţi click pe butonul LIC10.
Selectarea elevilor folosind din meniu opţiunea Utilitare → Selectare elevi, sau apăsând
tasta F4. Va apărea fereastra următoare:
OBSERVAŢII:
1. Nu tipăriţi niciodată diploma din vizualizare. Această opţiune este doar pentru a
observa eventualele neconcordanţe şi a le corecta. Pentru tipărire, folosiţi butonul pe care e
desenată imprimanta.
2. Atunci când tipăriţi pentru prima dată, sau sunteţi nesiguri de modul în care
trebuie aşezată diploma în suportul imprimantei, vă sugerăm să nu tipăriţi direct pe o
diplomă, ci mai întâi testaţi pe o coală A4 (de preferat o foaie de calc). Listaţi un exemplar,
apoi suprapuneţi coala A4 peste diplomă şi verificaţi MAI ALES ca CNP-ul şi codul SIRUES
să se potrivească.
Datorită diferenţelor care există între imprimante, s-ar putea ca textul imprimat să nu apară
în poziţia corectă, ci să fie deplasat cu câţiva milimetri. În astfel de situaţii, deplasaţi coala A4 până
când CNP-ul şi codul SIRUES se încadrează corect. Apoi măsuraţi cu precizie dimensiunile cu
care aţi deplasat foaia şi introduceţi-le în secţiunea Poziţionare text.
Un alt aspect pe care îl puteţi remarca este cel al numelor foarte lungi (nume elev, nume
discipline, calificări etc). În astfel de situaţii, aveţi la dispoziţie secţiunea Fonturi, de unde puteţi
modifica dimensiunile caracterelor pentru anumite câmpuri, astfel încât să se încadreze corect.
Adăugarea sau ştergerea elevilor se poate face numai prin intermediul opţiunii
Utilitare → Selectare elevi sau prin apăsarea tastei F4.
În acest caz va trebui să folosiţi butonul marcat pentru tipărire, întrucât nu există fundal şi
nici nu există un buton special, ca în cazul tipizatelor.
Pentru a vă facilita anumite operaţii legate de tipărirea datelor elevilor, aplicaţia Formulare
vă pune la dispoziţie posibilitatea de a exporta datele elevilor într-un fişier Excel. Pentru aceasta,
daţi click pe butonul Export Excel.
Va apărea fereastra următoare (în care aveţi posibilitatea de a sorta crescător sau
descrescător câmpurile tabelului):
Selectaţi din meniu Date examen → Liceu – Certificat de absolvire sau, mai simplu,
executaţi click pe butonul LIC.
Deoarece etapele care trebuie parcurse pentru tipărirea diplomelor sunt foarte
asemănătoare cu cele descrise anterior, la modulul LIC10, nu sunt necesare alte explicaţii.
Selectaţi din meniu Date examen → Liceu – Diploma de Bacalaureat sau, mai simplu,
executaţi click pe butonul BAC.
Selectaţi elevii pentru examenul de Bacalaureat folosind din meniu opţiunea Utilitare →
Selectare elevi, sau apăsând tasta F4.
Cu ajutorul butoanelor din bara de navigare, introduceţi (sau modificaţi) datele elevilor:
Pentru a nu fi nevoie să înscrieţi datele care sunt comune unei clase fiecărui elev în parte,
aveţi posibilitatea de a copia unele câmpuri întregii clase:
În secţiunea Date examen aveţi posibilitatea de a opta (pentru probele orale obligatorii şi
pentru limba maternă), între notă şi calificativ. Media de examen se calculează automat:
Pentru a putea realiza importul datelor, fişierul Excel trebuie să aibă obligatoriu următorul
format:
Dacă doriţi încărcarea datelor din fişier, daţi click pe butonul Yes:
De asemenea, aveţi posibilitatea de a exporta elevii (şi datele lor de examen) într-un fişier
Excel cu ajutorul butonului marcat în figura următoare:
Aveţi posibilitatea de a sorta elevii (în exemplul de mai sus se evidenţiază sortarea
alfabetică) printr-un click pe numele câmpului respectiv.
Salvaţi fişierul generat (se recomandă salvarea lui cu opţiunea Save As într-un folder creat
de dvs.), pentru că la fiecare acţionare a butonului Excel se generează un nou fişier,
corespunzător tabelului care există în momentul respectiv:
Fişierele salvate pot fi modificate ulterior de către dvs. cu ajutorul aplicaţiei Excel.
În cazul în care aţi omis înscrierea informaţiei în anumite câmpuri, aplicaţia vă va avertiza:
Dacă nu lipseşte nicio informaţie sau dacă decideţi să vizualizaţi diploma chiar dacă lipsesc
unele câmpuri, rezultatul va fi:
Vizualizarea are ca scop identificarea unor posibile probleme înainte de tipărirea diplomei
(care este un pas ireversibil).
În cazul în care încadrarea nu este bună, aveţi posibilitatea de a deplasa textul care va fi
tipărit, respectiv de a modifica mărimea caracterelor pentru anumite câmpuri.
Iată un exemplu în acest sens. Să presupunem că doriţi să deplasaţi textul de pe cotorul
diplomei. Pentru aceasta daşi click pe secţiunea Poziţionare text. Va apărea fereastra de mai jos:
Dacă doriţi deplasarea întregului text cu 2 mm mai jos şi 3 mm spre stânga va trebui să
modificaţi parametrii marcaţi.
ATENŢIE: Pentru Margine sus, o valoare pozitivă înseamnă mărirea distanţei faţă de
marginea de sus a diplomei, aşadar deplasarea în jos a textului. La fel, pentru Margine stânga, o
valoare pozitivă înseamnă mărirea distanţei faţă de marginea din stânga a diplomei, aşadar
deplasarea spre dreapta a textului. Modificările vor fi valabile pentru toţi elevii.
Rezultatul va fi:
Uneori, din cauza unor nume prea lungi (nume elev, competenţe etc), textul respectiv nu se
încadrează corect în câmpul alocat. Pentru a rezolva această problemă, aveţi la dispoziţie
secţiunea Fonturi, unde puteţi modifica dimensiunile caracterelor pentru câteva câmpuri (cele care
ridică probleme în mod frecvent). Modificările vor fi valabile pentru toţi elevii.
Iată un exemplu (am micşorat fontul pentru numele elevului şi numele şcolii):
Pentru a reveni la valorile iniţiale ale fonturilor câmpurilor, aveţi butonul Valori iniţiale.
Modificările vor fi valabile pentru toţi elevii.
În acest caz, va trebui să folosiţi pentru tipărire butonul marcat, întrucât nu există fundal şi
nici nu există un buton special, ca în cazul tipizatelor.
Iată borderoul pentru exemplul prezentat (de remarcat că sortarea elevilor se realizează
în funcţie de seria şi numărul diplomei):
În acest formular se introduc şi se editează datele specifice ale elevilor pentru examenul de
Atestat profesional. Verificaţi dacă în secţiunea Date generale clase aţi selectat pentru clasa
respectivă opţiunea Atestat profesional.
Selectaţi din meniul Acte studii opţiunea corespunzătoare, sau utilizaţi butoanele:
Selectaţi elevii cu opţiunea Utilitare → Selectare elevi din meniu (sau apăsaţi tasta F4).
Selectarea probelor de examen şi a comisiilor de examen se poate face doar dacă acestea
au fost introduse folosind opţiunea din meniu Date generale → Date auxiliare. Dacă nu au fost
introduse de la început, trebuie să le introduceţi acum. Detalii aveţi în capitolul 4 din acest manual.
Pentru a nu fi nevoie să înscrieţi datele care sunt comune unei clase fiecărui elev în parte,
aveţi posibilitatea de a copia unele câmpuri întregii clase:
Se presupune că probele de examen au fost introduse deja (în modulul Date auxiliare,
marcat în figura de mai jos). Detalii aveţi în capitolul 4.
Verificaţi datele introduse, prin operaţia de vizualizare (pentru faţa diplomei şi pentru verso):
OBSERVAŢII:
1. Nu tipăriţi niciodată diploma din vizualizare. Această opţiune este doar pentru a
observa eventualele neconcordanţe şi a le corecta. Pentru tipărire, folosiţi butonul pe care e
desenată imprimanta.
2. Atunci când tipăriţi pentru prima dată, sau sunteţi nesiguri de modul în care
trebuie aşezată diploma în suportul imprimantei, vă sugerăm să nu tipăriţi direct pe o
diplomă, ci mai întâi testaţi pe o coală A4 (de preferat o foaie de calc). Listaţi un exemplar,
apoi suprapuneţi coala A4 peste diplomă şi verificaţi MAI ALES ca CNP-ul şi codul SIRUES
să se potrivească.
Datorită diferenţelor care există între imprimante, s-ar putea ca textul imprimat să nu apară
în poziţia corectă, ci să fie deplasat cu câţiva milimetri. În astfel de situaţii, deplasaţi coala A4 până
când CNP-ul şi codul SIRUES se încadrează corect. Apoi măsuraţi cu precizie dimensiunile cu
care aţi deplasat foaia şi introduceţi-le în secţiunea Poziţionare text.
Un alt aspect pe care îl puteţi remarca este cel al numelor foarte lungi (nume elev, nume
discipline, calificări etc). În astfel de situaţii, aveţi la dispoziţie secţiunea Fonturi, de unde puteţi
modifica dimensiunile caracterelor pentru anumite câmpuri, astfel încât să se încadreze corect.
În acest formular se introduc şi se editează datele specifice ale elevilor pentru examenul de
Competenţe profesionale. Verificaţi dacă în secţiunea Date generale clase aţi selectat pentru
clasa respectivă opţiunea Certificat competenţe.
Selectaţi din meniul Date examen opţiunea corespunzătoare sau utilizaţi butonul AP1.
În cazul acestui modul, deoarece pe verso apar competenţele legate de calificarea elevului,
se pot selecta competenţele care să apară pe diploma elevului (aceasta deoarece sunt situaţii în
care nu toţi elevii au dobândit aceleaşi competenţe – cazul elevilor cu dizabilităţi).
Apoi selectaţi modulul Date generale clase şi alegeţi meseria clasei respective:
OBSERVAŢII:
1. Nu tipăriţi niciodată diploma din vizualizare. Această opţiune este doar pentru a
observa eventualele neconcordanţe şi a le corecta. Pentru tipărire, folosiţi butonul pe care e
desenată imprimanta.
2. Atunci când tipăriţi pentru prima dată, sau sunteţi nesiguri de modul în care
trebuie aşezată diploma în suportul imprimantei, vă sugerăm să nu tipăriţi direct pe o
diplomă, ci mai întâi testaţi pe o coală A4 (de preferat o foaie de calc). Listaţi un exemplar,
apoi suprapuneţi coala A4 peste diplomă şi verificaţi MAI ALES ca CNP-ul şi codul SIRUES
să se potrivească.
Datorită diferenţelor care există între imprimante, s-ar putea ca textul imprimat să nu apară
în poziţia corectă, ci să fie deplasat cu câţiva milimetri. În astfel de situaţii, deplasaţi coala A4 până
când CNP-ul şi codul SIRUES se încadrează corect. Apoi măsuraţi cu precizie dimensiunile cu
care aţi deplasat foaia şi introduceţi-le în secţiunea Poziţionare text.
Un alt aspect pe care îl puteţi remarca este cel al numelor foarte lungi (nume elev, nume
discipline, calificări etc). În astfel de situaţii, aveţi la dispoziţie secţiunea Fonturi, de unde puteţi
modifica dimensiunile caracterelor pentru anumite câmpuri, astfel încât să se încadreze corect.
Selectaţi din meniul Date examen opţiunea corespunzătoare, sau utilizaţi butoanele:
Deoarece etapele care trebuie parcurse sunt foarte asemănătoare cu cele prezentate
în capitolul referitor la Certificatele de competenţe pentru liceu (capitolul precedent), nu
vom insista din nou asupra acestora.
Selectaţi din meniu Date examen → Şcoala de arte şi meserii – Certificat de absolvire
sau, mai simplu, executaţi click pe butonul SAM:
Selectaţi elevii, folosind din meniu opţiunea Utilitare → Selectare elevi, sau tastând F4.
Dacă pe diplomă trebuie să apară “Lucrător”, fără prepoziţie, câmpul Prepoziţia va fi lăsat
necompletat.
OBSERVAŢII:
1. Nu tipăriţi niciodată diploma din vizualizare. Această opţiune este doar pentru a
observa eventualele neconcordanţe şi a le corecta. Pentru tipărire, folosiţi butonul pe care e
desenată imprimanta.
2. Atunci când tipăriţi pentru prima dată, sau sunteţi nesiguri de modul în care
trebuie aşezată diploma în suportul imprimantei, vă sugerăm să nu tipăriţi direct pe o
diplomă, ci mai întâi testaţi pe o coală A4 (de preferat o foaie de calc). Listaţi un exemplar,
apoi suprapuneţi coala A4 peste diplomă şi verificaţi MAI ALES ca CNP-ul şi codul SIRUES
să se potrivească.
Datorită diferenţelor care există între imprimante, s-ar putea ca textul imprimat să nu apară
în poziţia corectă, ci să fie deplasat cu câţiva milimetri. În astfel de situaţii, deplasaţi coala A4 până
când CNP-ul şi codul SIRUES se încadrează corect. Apoi măsuraţi cu precizie dimensiunile cu
care aţi deplasat foaia şi introduceţi-le în secţiunea Poziţionare text.
Un alt aspect pe care îl puteţi remarca este cel al numelor foarte lungi (nume elev, nume
discipline, calificări etc). În astfel de situaţii, aveţi la dispoziţie secţiunea Fonturi, de unde puteţi
modifica dimensiunile caracterelor pentru anumite câmpuri, astfel încât să se încadreze corect.
Aveţi şi posibilitatea de a realiza exportul datelor într-un fişier Excel. Pentru aceasta, aveţi
la dispoziţie butonul Export Excel.
Mai multe detalii legate de acest aspect găsiţi la modulul BAC.
Pentru a nu întâmpina probleme legate de trecerea elevilor din nivelul SAM în nivelul
AC, este recomandat ca, după eliberarea diplomelor, să eliminaţi elevii din modulul SAM
(tastaţi F4 şi deselectaţi toţi elevii).
Selectaţi din meniul Date examen opţiunea corespunzătoare, sau utilizaţi butonul CAL1:
Selectaţi elevii, folosind din meniu opţiunea Utilitare → Selectare elevi, sau tastând F4.
OBSERVAŢII:
1. Nu tipăriţi niciodată diploma din vizualizare. Această opţiune este doar pentru a
observa eventualele neconcordanţe şi a le corecta. Pentru tipărire, folosiţi butonul pe care e
desenată imprimanta.
2. Atunci când tipăriţi pentru prima dată, sau sunteţi nesiguri de modul în care
trebuie aşezată diploma în suportul imprimantei, vă sugerăm să nu tipăriţi direct pe o
diplomă, ci mai întâi testaţi pe o coală A4 (de preferat o foaie de calc). Listaţi un exemplar,
apoi suprapuneţi coala A4 peste diplomă şi verificaţi MAI ALES ca CNP-ul şi codul SIRUES
să se potrivească.
Datorită diferenţelor care există între imprimante, s-ar putea ca textul imprimat să nu apară
în poziţia corectă, ci să fie deplasat cu câţiva milimetri. În astfel de situaţii, deplasaţi coala A4 până
când CNP-ul şi codul SIRUES se încadrează corect. Apoi măsuraţi cu precizie dimensiunile cu
care aţi deplasat foaia şi introduceţi-le în secţiunea Poziţionare text.
Un alt aspect pe care îl puteţi remarca este cel al numelor foarte lungi (nume elev, nume
discipline, calificări etc). În astfel de situaţii, aveţi la dispoziţie secţiunea Fonturi, de unde puteţi
modifica dimensiunile caracterelor pentru anumite câmpuri, astfel încât să se încadreze corect.
Pentru a nu întâmpina probleme legate de trecerea elevilor din nivelul SAM în nivelul
AC, este recomandat ca, după eliberarea diplomelor, să eliminaţi elevii din modulul CAL1
(tastaţi F4 şi deselectaţi toţi elevii).
Selectaţi din meniul Date examen opţiunea corespunzătoare, sau utilizaţi butonul AC:
Etapele care trebuie parcurse pentru tipărirea acestui tip de diplome sunt foarte
asemănătoare cu cele descrise în capitolul legat de eliberarea Certificatelor de absolvire a SAM.
Selectaţi din meniul Date examen opţiunea corespunzătoare, sau utilizaţi butonul CAL2:
Etapele care trebuie parcurse pentru tipărirea acestui tip de diplome sunt foarte
asemănătoare cu cele descrise în capitolul legat de eliberarea Certificatelor de absolvire CAL1.
Selectaţi din meniul Date examen opţiunea corespunzătoare, sau utilizaţi butoanele:
Pentru că sunt foarte asemănătoare, vom exemplifica utilizarea doar pentru cazul Şcolii
profesionale, pentru Şcoala de ucenici lucrurile fiind identice.
Selectarea probelor de examen şi a comisiilor de examen se poate face doar dacă acestea
au fost introduse folosind opţiunea din meniu Date generale → Date auxiliare.
OBSERVAŢII:
1. Nu tipăriţi niciodată diploma din vizualizare. Această opţiune este doar pentru a
observa eventualele neconcordanţe şi a le corecta. Pentru tipărire, folosiţi butonul pe care e
desenată imprimanta.
2. Atunci când tipăriţi pentru prima dată, sau sunteţi nesiguri de modul în care
trebuie aşezată diploma în suportul imprimantei, vă sugerăm să nu tipăriţi direct pe o
diplomă, ci mai întâi testaţi pe o coală A4 (de preferat o foaie de calc). Listaţi un exemplar,
apoi suprapuneţi coala A4 peste diplomă şi verificaţi MAI ALES ca CNP-ul şi codul SIRUES
să se potrivească.
Datorită diferenţelor care există între imprimante, s-ar putea ca textul imprimat să nu apară
în poziţia corectă, ci să fie deplasat cu câţiva milimetri. În astfel de situaţii, deplasaţi coala A4 până
când CNP-ul şi codul SIRUES se încadrează corect. Apoi măsuraţi cu precizie dimensiunile cu
care aţi deplasat foaia şi introduceţi-le în secţiunea Poziţionare text.
Un alt aspect pe care îl puteţi remarca este cel al numelor foarte lungi (nume elev, nume
discipline, calificări etc). În astfel de situaţii, aveţi la dispoziţie secţiunile Fonturi cert., respectiv
Fonturi adev., de unde puteţi modifica dimensiunile caracterelor pentru anumite câmpuri, astfel
încât să se încadreze corect.
În acest formular se introduc şi se editează datele specifice ale statului de funcţii pentru
luna selectată. Executaţi click pe butonul STAT FUNCŢII.
• Selectarea angajaţilor pentru statul de funcţii curent, folosind din meniu opţiunea
Utilitare → Selectare elevi/personal, sau apăsând tasta F4. Va apărea o fereastră
asemănătoare cu cea descrisă anterior, la Bacalaureat.
Atenţie la cele trei grupe de personal afişate în partea stângă: DIDACTIC, DIDACTIC
AUXILIAR şi NEDIDACTIC. Alegeţi întâi categoria corectă, apoi introduceţi datele.
Dacă aveţi introduse deja salarii în lei vechi, aveţi posibilitatea de a transforma valorile
automat în RON (sau invers) prin cele două butoane:
Valorile procentuale ale sporurilor pot fi modificate folosind opţiunea Date generale →
Date auxiliare → Stat de funcţii → Sporuri.
• Verificarea datelor introduse prin operaţia de vizualizare (atât a statului de funcţii cât
şi a centralizatorului).
Baza de date poate fi arhivată cu comanda Utilitare → Arhivare bază de date sau
apăsând butonul Arhivare bază de date.
Dacă doriţi (deşi e recomandabil să o lăsaţi cu numele implicit), puteţi modifica numele
arhivei (implicit este denumită cu data şi ora curentă), apoi apăsaţi butonul OK.
Locaţia în care se salvează arhiva este subfolderul Arhive din folderul în care aţi instalat
aplicaţia (implicit C:\Forms\Arhive)
Este recomandată arhivarea bazei de date ori de câte ori introduceţi un volum
semnificativ de date.
La ieşirea din program există posibilitatea arhivării bazei de date, dacă se alege opţiunea
Yes din caseta de dialog afişată.
Puteţi reface baza de date cu informaţiile dintr-o arhivă, sau puteţi şterge arhive mai
vechi, pentru a elibera spaţiu pe disc.
ATENŢIE: Refacerea bazei de date este o operaţie care vă aduce exact la situaţia la
care eraţi la momentul salvării (an curent, date despre elevi şi personal etc.). De aceea, se
recomandă efectuarea unei arhivări a bazei de date curente înainte de a realiza
dezarhivarea unei baze de date mai vechi.
Pentru a crea un cont de utilizator obişnuit apăsaţi butonul +, apoi introduceţi numele şi
parola noului utilizator. Nu bifaţi căsuţa Poate modifica datele pentru ca utilizatorul nou creat să
aibă doar dreptul de a vizualiza baza de date.
Atunci când folosiţi un cont de utilizator obişnuit, nu aveţi dreptul de a modifica date (şi
aplicaţia vă avertizează asupra acestui aspect).
Schimbarea anului şcolar se execută o singură dată, la începutul fiecărui an şcolar. Prin
această operaţie, clasele sunt incrementate automat (de exemplu, clasele a V-a devin a VI-a etc.).
Pentru această operaţie, selectaţi din meniul Date generale → Schimbare an şcolar.
Vă rugăm să fiţi atenţi în utilizarea acestei comenzi, folosind-o numai la începutul unui an
şcolar.
Datele despre clase şi elevi din anii precedenţi vor rămâne accesibile şi după schimbarea
anului. Accesarea lor se realizează prin operaţia selectare an şcolar.
Selectarea unui an şcolar este o operaţie prin care se poate alege un alt an şcolar decât
cel curent pentru vizualizare.
Pentru aceasta, alegeţi din meniul Date generale → Selectare an şcolar.
Folosiţi această opţiune cu atenţie, întrucât operaţia de ştergere a unui an şcolar este
ireversibilă.