Procedura generală: Ediţia I

CENTRUL Revizia 0
CONTROLUL
CULTURAL “MIHAI Nr. de ex. 5
INREGISTRARILOR
EMINESCU”
Pagina 1 din 7
Cod: P.G. 02

PROCEDURA GENERALA

CONTROLUL
INREGISTRARILOR

COD: P.G. 02

Editia: 1
Revizia: 0

Pagina 1 din 7
 Procedura generală: Ediţia I
CENTRUL Revizia 0
CONTROLUL
CULTURAL “MIHAI Nr. de ex. 5
INREGISTRARILOR
EMINESCU”
Pagina 2 din 7
Cod: P.G. 02

1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediţiei sau, dupa caz, a

reviziei în cadrul ediţiei procedurii

Elemente
privind Numele şi
Funcţia Data Semnătura
responsabilii/ prenumele
operaţiunea
1 2 3 4 5
1.1 Elaborat Rodica STANESCU Consultant 06.07.2009
Responsabil 03.08.2009
1.2 Verificat Liliana BEJENARU
calitate
1.3 Aprobat Viorel IOVITU Manager 05.08.2009

2. Situaţia ediţiilor şi a reviziilor în cadrul ediţiilor procedurii

Data la care se aplică

Ediţia sau, dupa caz, Componenta Modalitatea
prevederile ediţiei
revizia în cadrul ediţiei revizuită reviziei
sau reviziei ediţiei
1 2 3 4
Ediţia I
2.1 - - 05.08.2009
Revizia 0

3. Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia sau, dupa caz, revizia din
cadrul ediţiei procedurii

Scopul Ex Nume şi Data

Compartiment Funcţia Semnătura
difuzării nr. prenume primirii
1 2 3 4 5 6 7
Evidenta, Managementul Liliana
1 RC
Aplicare calitatii / RUSO BEJENARU

Viorel
Informare 2 Management Manager
IOVITU
Contabilitate,
Contabil Carmen
Aplicare 3 Financiar,
Sef IONESCU
Casierie
Serviciul Sef Serv Marcel
Aplicare 4
Administrativ Adm TOADER
Sef Serv
Serviciul Proiecte Florin
Aplicare 5 PC /
culturale / OEMC IACOB
OEMC

Pagina 2 din 7
 Procedura generală: Ediţia I
CENTRUL Revizia 0
CONTROLUL
CULTURAL “MIHAI Nr. de ex. 5
INREGISTRARILOR
EMINESCU”
Pagina 3 din 7
Cod: P.G. 02

4.Scopul procedurii

Scopul redactarii acestei proceduri este de a descrie modul in care organizatia asigura controlul
activităţilor de identificare, colectare, indexare, indosariere, arhivare, pastrarea, protejare, acces
si eliminare a inregistrarilor SMC, pentru demonstrarea conformitatii cu cerintele specificate si
functionarea eficace a SMC.

5.Domeniul de aplicare a procedurii

Prezenta procedura se aplica in toate entitatile cu atributii in functionarea SMC din cadrul
organizatiei:
 inregistrarilor specifice serviciilor care fac obiectul activitatii organizatiei;
 inregistrarilor privind functionarea SMC.

6.Documente de referinţă (reglementări) aplicabile activităţii procedurate

 SR EN ISO 9001:2008 Sisteme de managementul calitatii. Cerinte

 P.O. 01 – Ghid de elaborare a procedurilor

7.Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi în procedura

Nr.
Abrevierea Termenul abreviat
crt.
1. PG Procedura generală
2. nr. ex. număr de exemplare
3. MC Manualul calitatii
4. PG Procedura generala
5. PO Procedura operationala
6. IL Instructiune de lucru
7. CCME Centrul Cultural Mihai Eminescu
8. RC Responsabil Calitate

8.Descrierea procedurii

1. Exista urmatoarele tipuri de inregistrari:

 Inregistrari pe formulare proiectate de organizatie – se codifica pentru o
usoara regasire si sunt cuprinse in anexele procedurilor/instructiunilor/fiselor
de proces;
 Inregistrari pe formulare cu regim special – nu se codifica si nu sunt cuprinse
in anexele procedurilor - formulare cuprinse in legislatie sau impuse de alte
organizatii;
 Inregistrari netipizate.

Pagina 3 din 7
 Procedura generală: Ediţia I
CENTRUL Revizia 0
CONTROLUL
CULTURAL “MIHAI Nr. de ex. 5
INREGISTRARILOR
EMINESCU”
Pagina 4 din 7
Cod: P.G. 02

2. Fazele de elaborare, difuzare pentru analizare, verificare si aprobare a

formularelor coincid cu cele aplicabile procedurilor la care sunt anexate, conform
P.G. 01 Controlul documentelor, diagrama flux fiind similara.
3. Formularele sunt identificate printr-un cod de forma F-XY, unde:
 XY – nr de ordine al formularului din compartimentul cu pricina
4. Formularele sunt tiparite, in dosarul « Formulare », pastrat la RC.
5. Inregistrarile sunt pastrate fie in format electronic, fie tiparite, acest lucru fiind
specificat in proceduri pentru fiecare caz in parte.
6. In cazul inregistrarilor generate in organizatie, codul (unde este aplicabil), denumirea,
nr. de exemplare, departamentul emitent, departamentul care pastreaza, formatul
inregistrarii, durata de pastrare, veriunea formularului sunt identificate prin Lista
inregistrarilor in vigoare.
7. Aceasta este pastrata in format tiparit in dosarul “Inregistrari”, pastrat la RC.
8. Toate documentele emise sau primite prin registratura sunt înregistrate în registrul de
intrări - ieşiri propriu fiecărui compartiment, prin completarea tuturor rubricilor,
astfel incit sa permită identificarea uşoară şi rapidă a locului de arhivare.
9. Înregistrările SMC sunt păstrate 2 ani, excepţie făcând situaţiile în care legislaţia sau
prevederile contractuale stabilesc altă durată.

9.Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii

9.1. RC
 Participa la elaborarea / modificarea formularelor;
 Urmăreşte prin audit intern aplicarea prezentei proceduri.
 Completeaza si mentine inregistrarile specifice activitatii SMC-ului;
 Mentine actualizata Lista inregistrarilor in vigoare.
 Publica formularele in retea;
 Difuzează documentele şi înregistrările SMC către personalul responsabil prin lista
de difuzare;
 Vine cu propuneri scrise privind îmbunătăţirea SMC;
 Gestionează documentele şi înregistrările SMC.

9.2. Personalul institutiei

 Raspunde de completarea inregistrarilor in compartimentele proprii;
 Raspunde de pastrarea inregistrarilor proprii.
 Răspunde de organizarea păstrării înregistrărilor proprii în condiţii de evidenţă care
să permită regăsirea uşoară a acestora atunci când necesităţile o cer.

10. Anexe, înregistrări, arhivări

10.1 Inregistrari

Arhivare
Denumire Aprobă Nr.
Nr. Elaborator Difuzare
inregistrare ex. Loc Perioada
anexa

Pagina 4 din 7
 Procedura generală: Ediţia I
CENTRUL Revizia 0
CONTROLUL
CULTURAL “MIHAI Nr. de ex. 5
INREGISTRARILOR
EMINESCU”
Pagina 5 din 7
Cod: P.G. 02

0 1 2 3 4 5 6 7
Lista
inregistrarilor si
1 RC - 1 - RC 2
formularelor in
vigoare

10.2 Anexe

Anexa 1: Formular F-03 Lista formularelor si inregistrarilor in vigoare

Pagina 5 din 7
 Procedura generală: Ediţia I
CENTRUL Revizia 0
CONTROLUL
CULTURAL “MIHAI Nr. de ex. 5
INREGISTRARILOR
EMINESCU”
Pagina 6 din 7
Cod: P.G. 02

Anexa 1

Cod F-03

LISTA FORMULARELOR SI INREGISTRARILOR IN VIGOARE

Data:

Durata de
Cod Inregistrarea Emitent Destinatar Format Arhivat de
pastrare

RC – ..............................
(nume, prenume si semnatura)

Pagina 6 din 7
 Procedura generală: Ediţia I
CENTRUL Revizia 0
CONTROLUL
CULTURAL “MIHAI Nr. de ex. 5
INREGISTRARILOR
EMINESCU”
Pagina 1 din 7
Cod: P.G. 02

11. CUPRINS

Numărul
componentei
Denumirea componentei din cadrul
în cadrul Pagina
procedurii operaţionale
procedurii
operaţionale
Coperta 1
1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea 2
ediţiei sau, dupa caz, a reviziei în cadrul ediţiei procedurii
operaţionale
2. Situaţia ediţiilor şi a reviziilor în cadrul ediţiilor procedurii 2
operaţionale
3. Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia sau, 2
dupa caz, revizia din cadrul ediţiei procedurii operaţionale
4. Scopul procedurii operaţionale 3
5. Domeniul de aplicare a procedurii operaţionale 3
6. Documente de referinţă (reglementări) aplicabile activităţii 3
procedurate
7. Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi în procedura 4
operaţională
8. Descrierea procedurii operaţionale 4
9. Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii 4
10. Anexe, înregistrări, arhivări 6
11. Cuprins 8

Pagina 1 din 7