Procedura generală: Ediţia I

CENTRUL Revizia 0
AUDIT INTERN AL
CULTURAL “MIHAI Nr. de ex. 5
CALITATII
EMINESCU”
Pagina 1 din 12
Cod: P.G. 03

PROCEDURA GENERALA

AUDIT INTERN AL
CALITATII

COD: P.G. 03

Editia: 1
Revizia: 0

Pagina 1 din 12
 Procedura generală: Ediţia I
CENTRUL Revizia 0
AUDIT INTERN AL
CULTURAL “MIHAI Nr. de ex. 5
CALITATII
EMINESCU”
Pagina 2 din 12
Cod: P.G. 03

1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediţiei sau, dupa caz, a

reviziei în cadrul ediţiei procedurii

Elemente
privind Numele şi
Funcţia Data Semnătura
responsabilii/ prenumele
operaţiunea
1 2 3 4 5
1.1 Elaborat Rodica STANESCU Consultant 06.07.2009
Responsabil 03.08.2009
1.2 Verificat Liliana BEJENARU
calitate
1.3 Aprobat Viorel IOVITU Manager 05.08.2009

2. Situaţia ediţiilor şi a reviziilor în cadrul ediţiilor procedurii

Data la care se aplică

Ediţia sau, dupa caz, Componenta Modalitatea
prevederile ediţiei
revizia în cadrul ediţiei revizuită reviziei
sau reviziei ediţiei
1 2 3 4
Ediţia I
2.1 - - 05.08.2009
Revizia 0

3. Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia sau, dupa caz, revizia din
cadrul ediţiei procedurii

Scopul Ex Nume şi Data

Compartiment Funcţia Semnătura
difuzării nr. prenume primirii
1 2 3 4 5 6 7
Evidenta, Managementul Liliana
1 RC
Aplicare calitatii / RUSO BEJENARU

Viorel
Informare 2 Management Manager
IOVITU
Contabilitate,
Contabil Carmen
Aplicare 3 Financiar,
Sef IONESCU
Casierie
Serviciul Sef Serv Marcel
Aplicare 4
Administrativ Adm TOADER
Sef Serv
Serviciul Proiecte Florin
Aplicare 5 PC /
culturale / OEMC IACOB
OEMC

Pagina 2 din 12
 Procedura generală: Ediţia I
CENTRUL Revizia 0
AUDIT INTERN AL
CULTURAL “MIHAI Nr. de ex. 5
CALITATII
EMINESCU”
Pagina 3 din 12
Cod: P.G. 03

4.Scopul procedurii

Procedura descrie mecanismele, autoritatea si responsabilitatile pentru planificarea si

implementarea auditurilor interne ale calitatii in scopul de a verifica daca activitatile legate de
calitate si rezultatele aferente sunt conforme cu reglementarile stabilite prin ISO 9001:2008 si
de a determina eficacitatea si eficienta SMC.

5.Domeniul de aplicare a procedurii

Prezenta procedura se aplica tuturor zonelor de lucru cuprinse in SMC.

6.Documente de referinţă (reglementări) aplicabile activităţii procedurate

 SR EN ISO 9001:2008 Sisteme de managementul calitatii. Cerinte

 SR EN ISO 19011:2003 Ghid pentru auditarea sistemelor de management al
calitatii/mediului
 P.O. 01 – Ghid de elaborare a procedurilor
 P G. 04 - Tratarea neconformitatilor. Actiuni corective. Actiuni preventive

7.Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi în procedura

Nr.
Abrevierea Termenul abreviat
crt.
1. PG Procedura generală
2. nr. ex. număr de exemplare
3. MC Manualul calitatii
4. PG Procedura generala
5. PO Procedura operationala
6. IL Instructiune de lucru
7. CCME Centrul Cultural Mihai Eminescu
8. RC Responsabil Calitate

8.Descrierea procedurii

1. Diagrama flux a procesului de audit intern este prezentata in Anexa 1.

2. RC intocmeste Programul anual de audit intern si il inainteaza spre aprobare
Managerului. Programul anual de audit intern este tiparit, in dosarul
Inregistrari /Audit intern. Planificarea va asigura o frecventa semestriala de
acoperire a tuturor compartimentelor cuprinse in SMC.
3. Managerul aproba Programul anual de audit intern. Acesta va fi pastrat de RC.
4. In vederea desfasurarii auditului in conformitate cu planificarea facuta, este
desemnat Auditorul Sef, iar acesta formeaza echipa de audit. Auditor Sef poate
fi RMC-ul, RC-ul sau un consultant extern. Membrii echipei trebuie sa fie

Pagina 3 din 12
 Procedura generală: Ediţia I
CENTRUL Revizia 0
AUDIT INTERN AL
CULTURAL “MIHAI Nr. de ex. 5
CALITATII
EMINESCU”
Pagina 4 din 12
Cod: P.G. 03

certificati ca auditori interni. Acestia nu vor desfasura audit in zonele de lucru din
care provin.
5. Auditorul Sef intocmeste Planul de audit. Acesta va fi pus de acord cu
reprezentantii zonelor ce urmeaza a fi auditate.
6. RC-ul difuzeaza Planul de audit in toate zonele ce urmeaza a fi auditate, prin e-
mail, sau in format tiparit.
7. La sedinta de deschidere participa echipa de audit si reprezentantii zonelor
auditate. Sunt prezentate scopul auditului si modul in care acesta se va derula.
8. Auditul se desfasoara in toate zonele planificate si urmarind toate cerintele
aplicabile din SR EN ISO 9001:2008. Se solicita dovezi obiective (inregistrari) ca
sprijin a afirmatiilor reprezentantilor zonei auditate. Reprezentantii zonei auditate
raspund cu promptitudine solicitarilor echipei de audit si pun la dispozitia acesteia
documentele si inregistrarile solicitate.
9. In cazul identificarii unor neconformitati, membrii echipei de audit initiaza RN.
Tratarea neconformitatilor si completarea RN se face conform procedurii P.G. 04
Tratarea neconformitatilor. Actiuni corective. Actiuni preventive.
10. La sedinta de inchidere participa echipa de audit si reprezentantii zonelor
auditate. Sunt prezentate rezultatele auditului, evidentiind atat aspectele pozitive
constatate, cat si cele negative.
11. Sunt prezentate neconformitatile.
12. Reprezentantii zonelor auditate propun actiuni corective, responsabilitati si
termene de solutionare, care trebuie acceptate de catre Auditorul Sef. Acestea sunt
inregistrate in RN.
13. In termen de 48 de ore de la sedinta de inchidere, Auditorul Sef intocmeste
Raportul de audit.
14. Raportul de audit si RN sunt pastrate de catre RC in retea, in locatia Documentele
calitatii/Inregistrari /Audit intern.
15. RMCul difuzeaza copii ale Raportului de audit si RN in toate zonele auditate,
precum si Managerului, prin e-mail sau in format tiparit.
16. Persoanele desemnate pentru realizarea actiunilor corective indeplinesc aceasta
obligatie in termenul stabilit.
17. La expirarea acestui termen, Auditorul Sef face urmarirea realizarii actiunilor
corective.
18. Daca actiunile corective nu au fost realizate, faptul este adus la cunostinta
Managerului si sunt propuse masuri de realizare a acestora.
19. Daca se constata realizarea actiunilor corective, Auditorul Sef inchide RN,
confirmand astfel realizarea.
20. Toate inregistrarile sunt pastrate de catre RC, pe o perioada de 2 ani.
21. Rezultatele activitatii de audit intern furnizeaza date de intrare in procesele de
analiza managementului si actiuni preventive.

9.Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii

9.1. Manager
 Aproba Programul anual de audit intern;

Pagina 4 din 12
 Procedura generală: Ediţia I
CENTRUL Revizia 0
AUDIT INTERN AL
CULTURAL “MIHAI Nr. de ex. 5
CALITATII
EMINESCU”
Pagina 5 din 12
Cod: P.G. 03

 Numeste prin decizie auditorii interni.

9.2. RMC
 Reprezinta organizatia in relatia cu auditorii interni;
 Raporteaza Managerului rezultatele auditului.

9.3. RC
 Intocmeste Programul anual de audit intern;
 Difuzeaza Planul de audit;
 Reprezinta organizatia in relatia cu auditorii interni;
 Pastreaza Rapoartele de audit si RN in original;
 Raporteaza RMC rezultatele auditului.

9.4. Auditor Sef

 Formeaza echipa de audit;
 Intocmeste Planul de audit;
 Conduce auditul;
 Intocmeste Raportul de audit si RN;
 Avizeaza actiunile corective propuse;
 Difuzeaza copii ale Raportului de audit si ale RN reprezentantilor zonelor auditate;
 Verifica realizarea actiunilor corective si inchide RN.

9.5. Membrii echipei de audit

 Efectueaza auditul urmarind respectarea cerintelor SR EN ISO 9001:2001 si ale
documentelor calitatii aplicabile, solicitand dovezi obiective (inregistrari);
 Initiaza RN la depistarea neconformitatilor.

9.6. Reprezentantii zonelor auditate

 Participa la sedintele de deschidere si inchidere;
 Raspund cu promptitudine solicitarilor echipei de audit si pun la dispozitia acesteia
documentele si inregistrarile solicitate;
 Propun actiuni corective la neconformitatile inregistrate;
 Urmaresc realizarea actiunilor corective.

10. Anexe, înregistrări, arhivări

10.1 Inregistrari

Arhivare
Denumire Aprobă Nr.
Nr. Elaborator Difuzare
inregistrare ex. Loc Perioada
anexa
0 1 2 3 4 5 6 7
1 Program RC Manager 1 - RC 2
anual de audit
intern al

Pagina 5 din 12
 Procedura generală: Ediţia I
CENTRUL Revizia 0
AUDIT INTERN AL
CULTURAL “MIHAI Nr. de ex. 5
CALITATII
EMINESCU”
Pagina 6 din 12
Cod: P.G. 03

calitatii , cod
F-05
Plan de audit
toate
intern al
2 Auditor Sef Manager 2 comparti RC 2
calitatii, cod mentele
F-06
Raport de
toate
audit intern al
3 Auditor Sef - 2 comparti RC 2
calitatii, cod mentele
F-07
Raport de toate
4 neconformitate Auditor Sef - 2 comparti RC 2
cod F-08 mentele

10.2 Anexe

Anexa 1: Diagrama flux Audit intern al calitatii

Anexa 2: Formular F-05 Program anual de audit intern al calitatii
Anexa 3: Formular F-06 Plan de audit intern al calitatii
Anexa 4: Formular F-07 Raport de audit intern al calitatii

Pagina 6 din 12
 Procedura generală: Ediţia I
CENTRUL Revizia 0
AUDIT INTERN AL
CULTURAL “MIHAI Nr. de ex. 5
CALITATII
EMINESCU”
Pagina 7 din 12
Cod: P.G. 03

Anexa 1
F-05 Intocmirea Programului anual de audit intern

Aprobarea Programului anual de audit intern

Formarea echipei de audit

F-06 Intocmirea Planului de audit

Difuzarea Planului de audit

Sedinta de deschidere

Checklist Desfasurarea auditului

Sedinta de inchidere / Stabilirea actiunilor corective

F-07 Intocmirea Raportului de audit

Difuzarea Raportului de audit si a RN

Realizarea actiunilor corective

Urmarirea Nerealizat
realizarii
actiunilor
corective
Realizat
Analiza managementului

Inchiderea RN
Actiuni preventive

Pagina 7 din 12
 Procedura generală: Ediţia I
CENTRUL Revizia 0
AUDIT INTERN AL
CULTURAL “MIHAI Nr. de ex. 5
CALITATII
EMINESCU”
Pagina 1 din 12
Cod: P.G. 03

Anexa 2

Cod F-05

Data:

PROGRAM ANUAL DE AUDIT INTERN AL CALITATII

Anul:

Departament
Compartiment Ian Feb Mar Apr Mai Iun Iul Aug Sept Oct Nov Dec

Se completeaza cu litera P – planificat si cu litera R – realizat.

Intocmit, Aprobat,
RC Manager

Pagina 1 din 12
 Procedura generală: Ediţia I
CENTRUL Revizia 0
AUDIT INTERN AL
CULTURAL “MIHAI Nr. de ex. 5
CALITATII
EMINESCU”
Pagina 2 din 12
Cod: P.G. 03

Anexa 3 :
Cod : F-06

PLAN DE AUDIT INTERN AL CALITATII

Nr. /

1. Obiectivele auditului: evaluarea eficacitatii functionarii sistemului de management al

calitatii si identificarea de posibilitati de imbunatatire

2. Sectoare auditate:

3. Criterii de audit si documente de referinta:

 SR EN ISO 9001:2008
 Manualul Calitatii, Procedurile de sistem, procedurile de lucru, Fisele de
proces, inregistrarile calitatii

4. Echipa de audit:
– Auditor Sef:
– Auditor:
– Auditor:
– Observator:

5. Sedinta de deschidere: data/ora/locatia

6. Programul desfasurarii auditului:

Dat Tip proces Cerinta din

Ora Departament/Compartiment
a auditat standard

7. Locatia/locatiile de desfasurare a auditului:

8. Sedinte intermediare ale echipei de audit: data/ora/locatia

9. Sedinta de inchidere: data/ora/locatia

Clientul confirma acceptarea planului de audit? Da □ Nu □

Reprezentantul clientului: (nume si prenume/semnatura)

Auditor Sef,

Pagina 2 din 12
 Procedura generală: Ediţia I
CENTRUL Revizia 0
AUDIT INTERN AL
CULTURAL “MIHAI Nr. de ex. 5
CALITATII
EMINESCU”
Pagina 3 din 12
Cod: P.G. 03

Anexa 4:
Cod: F-07

RAPORT DE AUDIT INTERN AL CALITATII

Nr. /

1. OBIECTIVELE AUDITULUI

2. COMPARTIMENTELE AUDITATE:

3. PERIOADA AUDITULUI:

4. CRITERII DE AUDIT SI DOCUMENTE DE REFERINTA:

 SR EN ISO 9001:2008
 Manualul Calitatii, Procedurile de sistem, procedurile de lucru, Fisele de proces,
inregistrarile calitatii

5. COMPONENTA ECHIPEI DE AUDIT:

 Auditor Sef:
 Auditor:
 Auditor:
 Observator:

6. PERSOANELE RESPONSABILE DIN PARTEA COMPARTIMENTELOR

AUDITATE:
Nr Departament/
Nume prenume Functia
crt Compartiment

7. CONSTATARILE AUDITULUI:

8. RECOMANDARI PENTRU IMBUNATATIRE:

9. CONCLUZII:

Echipa de audit se obliga sa pastreze confidentialitatea tuturor celor observate in cadrul auditului.

Auditor Sef,

Pagina 3 din 12
 Procedura generală: Ediţia I
CENTRUL Revizia 0
AUDIT INTERN AL
CULTURAL “MIHAI Nr. de ex. 5
CALITATII
EMINESCU”
Pagina 4 din 12
Cod: P.G. 03

11. CUPRINS

Numărul
componentei
Denumirea componentei din cadrul
în cadrul Pagina
procedurii operaţionale
procedurii
operaţionale
Coperta 1
1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea 2
ediţiei sau, dupa caz, a reviziei în cadrul ediţiei procedurii
operaţionale
2. Situaţia ediţiilor şi a reviziilor în cadrul ediţiilor procedurii 2
operaţionale
3. Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia sau, 2
dupa caz, revizia din cadrul ediţiei procedurii operaţionale
4. Scopul procedurii operaţionale 3
5. Domeniul de aplicare a procedurii operaţionale 3
6. Documente de referinţă (reglementări) aplicabile activităţii 3
procedurate
7. Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi în procedura 4
operaţională
8. Descrierea procedurii operaţionale 4
9. Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii 4
10. Anexe, înregistrări, arhivări 6
11. Cuprins 11

Pagina 4 din 12