Procedura generală: Ediţia I

CENTRUL Revizia 0
CONTROLUL
CULTURAL “MIHAI Nr. de ex. 5
DOCUMENTELOR
EMINESCU”
Pagina 1 din 13
Cod: P.G. 01

PROCEDURA GENERALA

CONTROLUL
DOCUMENTELOR

COD: P.G. 01

Editia: 1
Revizia: 0

Pagina 1 din 13
 Procedura generală: Ediţia I
CENTRUL Revizia 0
CONTROLUL
CULTURAL “MIHAI Nr. de ex. 5
DOCUMENTELOR
EMINESCU”
Pagina 2 din 13
Cod: P.G. 01

1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediţiei sau, dupa caz, a reviziei în
cadrul ediţiei procedurii

Elemente
privind Numele şi
Funcţia Data Semnătura
responsabilii/ prenumele
operaţiunea
1 2 3 4 5
1.1 Elaborat Rodica STANESCU Consultant 06.07.2009
Responsabil 03.08.2009
1.2 Verificat Liliana BEJENARU
calitate
1.3 Aprobat Viorel IOVITU Manager 05.08.2009

2. Situaţia ediţiilor şi a reviziilor în cadrul ediţiilor procedurii

Data la care se aplică

Ediţia sau, dupa caz, Componenta Modalitatea
prevederile ediţiei
revizia în cadrul ediţiei revizuită reviziei
sau reviziei ediţiei
1 2 3 4
Ediţia I
2.1 - - 05.08.2009
Revizia 0

3. Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia sau, dupa caz, revizia din cadrul ediţiei
procedurii

Scopul Ex Nume şi Data

Compartiment Funcţia Semnătura
difuzării nr. prenume primirii
1 2 3 4 5 6 7
Evidenta, Managementul Liliana
1 RC
Aplicare calitatii / RUSO BEJENARU

Viorel
Informare 2 Management Manager
IOVITU
Contabilitate,
Contabil Carmen
Aplicare 3 Financiar,
Sef IONESCU
Casierie
Serviciul Sef Serv Marcel
Aplicare 4
Administrativ Adm TOADER

Pagina 2 din 13
 Procedura generală: Ediţia I
CENTRUL Revizia 0
CONTROLUL
CULTURAL “MIHAI Nr. de ex. 5
DOCUMENTELOR
EMINESCU”
Pagina 3 din 13
Cod: P.G. 01

Sef Serv
Serviciul Proiecte Florin
Aplicare 5 PC /
culturale / OEMC IACOB
OEMC

4.Scopul procedurii

Prezenta procedură reglementează modul în care sunt ţinute sub control documentele din cadrul CCME.

5.Domeniul de aplicare a procedurii

Procedura se aplică pentru următoarele categorii de documente:

 documente elaborate intern, şi anume:
 manualul de management al calităţii;
 proceduri generale;
 proceduri operaţionale (de lucru);
 instrucţiuni de lucru;
 documente de programare şi planificare a activităţilor;
 răspunsuri petenţi/instituţii/compartimente;
 adrese petenţi/instituţii/compartimente;
 dispoziţii/hotărâri de consiliu;
 alte tipuri de documente.

 documente de provenienţă externă:

 adrese/petiţii/sesizări primite de la cetăţeni/instituţii;
 acte normative (legi, decrete, ordonanţe, hotărâri de guvern, etc.);
 standarde;
 alte tipuri de documente.

6.Documente de referinţă (reglementări) aplicabile activităţii procedurate

 SR EN ISO 9001:2008 Sisteme de managementul calitatii. Cerinte

 P.O. 01 – Ghid de elaborare a procedurilor

7.Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi în procedura

Nr.
Abrevierea Termenul abreviat
crt.
1. PG Procedura generală
2. nr. ex. număr de exemplare
3. MC Manualul calitatii
4. PG Procedura generala
5. PO Procedura operationala
6. IL Instructiune de lucru
7. CCME Centrul Cultural Mihai Eminescu
8. RC Responsabil Calitate

Pagina 3 din 13
 Procedura generală: Ediţia I
CENTRUL Revizia 0
CONTROLUL
CULTURAL “MIHAI Nr. de ex. 5
DOCUMENTELOR
EMINESCU”
Pagina 4 din 13
Cod: P.G. 01

8.Descrierea procedurii

Controlul MC, PG, PO si IL

6.1. Procesul se desfasoara conform diagramei flux din Anexa 1.
6.2. MC, PG, PO, IL sunt codificate, pentru o usoara regasire.
6.3. Elaborarea si modificarile MC, PG, PO si IL pot rezulta ca urmare a actiunilor corective si
preventive, a analizelor efectuate de management sau a evolutiei SMC.
6.4. La elaborare participa Managerul si RC, dupa caz in colaborare cu consultanti externi.
6.5. Elaborarea se face conform P.O. 01 Ghidul de elaborare a procedurilor.
6.6. In header, dupa codul documentului, este inscrisa mentiunea DRAFT.
6.7. Draftul este difuzat pentru consultare persoanelor implicate in activitatea documentata.
6.8. Daca exista propuneri de modificari, acestea pot fi facute chiar de catre cei care le propun,
in termenul stabilit de catre elaborator, in continut, rezultand versiuni intermediare ale
documentului (1, 2, s.a.m.d.).
6.9. Fiecare document are o editie si o revizie. In momentul in care documentul este pentru prima
data elaborat, se considera editia 1, revizia 0.
6.10. Forma finala a documentului tine cont de modificarile propuse. Daca este necesar, au loc
discutii asupra acestor modificari. Se sterge mentiunea DRAFT din header. Se inainteaza spre
verificare RC-ului.
6.11. RC-ul verifica documentul.
6.12. Daca acesta nu corespunde cerintelor din standard, se reia ciclul de elaborare.
6.13. Daca documentul corespunde, este inaintat spre aprobare Managerului.
6.14. Daca Managerul nu aproba documentul, se reia ciclul de elaborare.
6.15. Daca documentul este aprobat, acesta devine valid si capata versiunea finala, devenind
executoriu.
6.16. Documentele se tiparesc in cate exemplare este necesar. Numarul de exemplare fiind
specificat in antet si se difuzeaza persoanelor implicate in activitatea descrisa de procedura.
Difuzarea se face conform pct. 3, pe baza de semnatura. Semnaturile se regasesc doar in
primul exemplar al procedurii care se regaseste la RC.
6.17. MC, PG, PO, IL sunt inregistrate in Lista documentelor SMC in vigoare. Aceasta este
mentinuta exclusiv in format electronic, in locatia Documentele calitatii/Inregistrari.
6.18. Formularele din anexe sunt inregistrate in Lista formularelor si inregistrarilor in vigoare.
Aceasta este mentinuta in format electronic, in locatia Documentele calitatii/Inregistrari.
6.19. MC are un caracter public, cu rol de promovare a imaginii organizatiei. Din acest motiv se
accepta difuzarea unor copii ale MC necontrolat.
6.20. Exemplarul 1 tiparit al MC, PG, PO, IL reprezinta originalul si este pastrat de RC.
6.21. Documentele perimate sunt retrase de catre RC.
6.22. Modificarile MC, PG, PO, IL urmeaza acelasi proces ca si documentele initiale.
6.23. Modificarile sunt inregistrate la punctul 2 din procedura.
6.24. In momentul in care o procedura sufera modificari minore (mai putin de 25 % din continutul
acesteia), se considera ca procedura a suferit o revizie, editia ramanand neschimbata. Editia
se schimba in momentul in care modificarile aduse procedurii depasesc 25% din continutul
acesteia, sau numarul reviziilor in cadrul aceleiasi proceduri depaseste 9.
6.25. Exemplarele tiparite sunt retrase si distruse, cu exceptia Exemplarului 1, care este marcat cu
inscriptia ANULAT si arhivat timp de un an, dupa care la randul sau este distrus.

Pagina 4 din 13
 Procedura generală: Ediţia I
CENTRUL Revizia 0
CONTROLUL
CULTURAL “MIHAI Nr. de ex. 5
DOCUMENTELOR
EMINESCU”
Pagina 5 din 13
Cod: P.G. 01

Documentele perimate sunt arhivate separat de cele in vigoare, pentru a se evita utilizarea lor
in mod accidental.
6.26. Documentele calitatii furnizeaza date de intrare in analiza managementului.

Controlul documentelor externe

6.27. Procesul se desfasoara conform diagramei flux din Anexa 2.
6.28. In categoria documentelor externe intra documentele legislative, documentele provenind de la
clienti sau furnizori si care necesita tinere sub control (ex. standarde, documente contractuale,
proiecte, desene).
6.29. Documentele externe pot fi tiparite sau in format electronic.
6.30. Inregistrarea corespondentei cu clientii sau furnizorii purtata prin posta sau fax se face in
Registrul intrari-iesiri. Acest registru are o forma tipizata. Toate documentele, provenind din
exterior, vor primi un numar de intrare. Documentele intrate vor primi o stampila de intrare ,
completata cu numarul aferent din Registrul intrari-iesiri. Toate documentele care ies din
institutie (prin fax, posta, curier, delegat) vor primi un numar de iesire din Registrul intrari-
iesiri, insotite de stampila aferenta.
6.31. Corespondenta purtata prin e-mail este tinuta sub control prin salvare in foldere dedicate.
6.32. Documentele legislative aplicabile sunt identificate prin intermediul aplicatiei informatice
SINTACT de catre Contabilul Sef. Acesta difuzeaza persoanelor interesate noile reglementari
legislative.
6.33. Fiecare Sef serviciu/birou raspunde de tinerea sub control a documentelor externe. Acesta
preia documentele nou procurate, le inregistreaza in Lista documentelor externe aplicabile
si le depoziteaza in spatii special amenajate, pentru a fi utilizate. Lista mentionata este
mentinuta la fiecare serviciu/birou in parte.
6.34. Difuzarea documentelor externe in interiorul organizatiei se face necontrolat.
6.35. In afara organizatiei pot fi difuzate doar copii ale documentelor externe. Difuzarea acestor
copii nu este tinuta sub control si este permisa doar daca nu exista clauze de confidentialitate
convenite cu emitentul, care sa interzica acest lucru.
6.36. Dupa consultare, personalul are obligatia sa restituie documentul in locul de depozitare.
6.37. Contractele cu furnizorii de servicii si produse se inregistreaza in Registrul de intrari-
iesiri, iar contractele pentru prestatii artistice sunt numerotate separat in Registrul
contractelor cu artistii. Contractele in original sunt pastrate la Contabilitate.
6.38. Anual, fiecare sef serviciu/birou verifica valabilitatea documentelor externe cuprinse in
Lista documentelor externe aplicabile.
6.39. Documentele perimate sunt retrase, iar Lista documentelor externe aplicabile este
actualizata.
Documentele externe retrase sunt arhivate pentru o perioada de 2 ani, cu exceptia cazului in care
legislatia sau prevederile contractuale nu indica alta perioada de arhivare, dupa care sunt distruse.

9.Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii

9.1. Manager
 Aproba MC, PG, PO, IL si modificarile acestora;
 Decide elaborarea / modificarea MC, PG, PO, IL in cadrul analizei managementului.

Pagina 5 din 13
 Procedura generală: Ediţia I
CENTRUL Revizia 0
CONTROLUL
CULTURAL “MIHAI Nr. de ex. 5
DOCUMENTELOR
EMINESCU”
Pagina 6 din 13
Cod: P.G. 01

9.2. RC
 Participa la elaborarea / modificarea MC, PG, PO, IL;
 Difuzeaza drafturile MC, PG, PO, IL in ancheta;
 Verifica MC, PG, PO, IL si modificarile acestora;
 Inregistreaza MC, PG, PO, IL si modificarile acestora si mentine aceste inregistrari;
 Inregistreaza formularele si mentine aceste inregistrari;
 Difuzeaza MC, PG, PO, IL;
 Publica formularele din anexe in retea, pentru a fi utilizate;
 Pastreaza originalul MC, PG, PO, IL;
 Retrage, arhiveaza, distruge MC, PG, PO, IL perimate;
 Ia in primire, inregistreaza si depoziteaza documentele externe;
 Difuzeaza controlat documentele externe;
 Retrage, arhiveaza, distruge documentele externe perimate.

9.3. Sefii de servicii / birouri

 Participa la elaborarea / modificarea PO, IL.

9.4. Secretara
 Inregistreaza documentele intrate si iesite din institutie in Registrul intrari-iesiri si aplica
stampila aferenta.

10. Anexe, înregistrări, arhivări

10.1 Inregistrari

Arhivare
Denumire Aprobă Nr.
Nr. Elaborator Difuzare
inregistrare ex. Loc Perioada
anexa
0 1 2 3 4 5 6 7
Lista
1 documentelor RC - 1 - RC 2
SMC in vigoare
Lista
documentelor Sef serv/
2 Sef serv/birou - 1 - 2
externe birou
aplicabile
Registrul de Adminis
3 Secretara - 1 -
trativ
5
intrari-iesiri
Registrul Sef Serv
Proiecte
4 contractelor cu Proiecte - 1 -
culturale
5
artistii culturale

10.2 Anexe

Anexa 1: Diagrama flux Controlul MC, PG, PO, IL

Anexa 2: Diagrama flux Controlul documentelor externe

Pagina 6 din 13
 Procedura generală: Ediţia I
CENTRUL Revizia 0
CONTROLUL
CULTURAL “MIHAI Nr. de ex. 5
DOCUMENTELOR
EMINESCU”
Pagina 7 din 13
Cod: P.G. 01

Anexa 3: Formular F-01 Lista documentelor SMC in vigoare

Anexa 4: Formular F-02 Lista documentelor externe aplicabile

Pagina 7 din 13
 Procedura generală: Ediţia I
CENTRUL Revizia 0
CONTROLUL
CULTURAL “MIHAI Nr. de ex. 5
DOCUMENTELOR
EMINESCU”
Pagina 8 din 13
Cod: P.G. 01

Anexa 1: Diagrama flux Controlul MC, PG, PL, IL, FP

Pagina 8 din 13
 Procedura generală: Ediţia I
CENTRUL Revizia 0
CONTROLUL
CULTURAL “MIHAI Nr. de ex. 5
DOCUMENTELOR
EMINESCU”
Pagina 9 din 13
Cod: P.G. 01

Anexa 2: Diagrama flux Controlul documentelor externe

Pagina 9 din 13
 Procedura generală: Ediţia I
CENTRUL Revizia 0
CONTROLUL
CULTURAL “MIHAI Nr. de ex. 5
DOCUMENTELOR
EMINESCU”
Pagina 10 din 13
Cod: P.G. 01

Anexa 3

Cod F-01

LISTA DOCUMENTELOR CALITATII IN VIGOARE

Valabila la data:

Cod Document Ed./ Rev. Data

RC,

Pagina 10 din 13
 Procedura generală: Ediţia I
CENTRUL Revizia 0
CONTROLUL
CULTURAL “MIHAI Nr. de ex. 5
DOCUMENTELOR
EMINESCU”
Pagina 11 din 13
Cod: P.G. 01

Anexa 4:
Cod: F-02

LISTA DOCUMENTELOR EXTERNE APLICABILE

Serviciul/Biroul: .......................................

Valabila la data:

Cod Documentul Compartiment Format

detinator (tiparit, CD,
discheta)

RC,

Pagina 11 din 13
 Procedura generală: Ediţia I
CENTRUL Revizia 0
CONTROLUL
CULTURAL “MIHAI Nr. de ex. 5
DOCUMENTELOR
EMINESCU”
Pagina 1 din 13
Cod: P.G. 01

11. CUPRINS

Numărul
componentei
Denumirea componentei din cadrul
în cadrul Pagina
procedurii operaţionale
procedurii
operaţionale
Coperta 1
1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea 2
ediţiei sau, dupa caz, a reviziei în cadrul ediţiei procedurii
operaţionale
2. Situaţia ediţiilor şi a reviziilor în cadrul ediţiilor procedurii 2
operaţionale
3. Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia sau, 2
dupa caz, revizia din cadrul ediţiei procedurii operaţionale
4. Scopul procedurii operaţionale 3
5. Domeniul de aplicare a procedurii operaţionale 3
6. Documente de referinţă (reglementări) aplicabile activităţii 3
procedurate
7. Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi în procedura 4
operaţională
8. Descrierea procedurii operaţionale 4
9. Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii 6
10. Anexe, înregistrări, arhivări 7
11. Cuprins 8

Pagina 1 din 13