Universitatea Lucian Blaga Facultatea de tiine Economice Sibiu

Profesor ndrumtor:

Student: Bcran Simona,ECTS, An:III,Gr: I

Asist. Univ. Dr. Dumitru Troanca

An universitar: 2011-2012

1. Proiectele natura i scopul.pag 3 2. Ciclul de viaa al proiectului.pag 3 3. Alegerea proiectului..pag 4 4. Organizarea proiectului.pag 6 5. Planificarea proiectului.pag 6 6. Conducerea proiectului.pag 11 7. Echipa de proiect..pag 12 8. Estimarea costurilor si bugetarea proiectelorpag 13 9. Rezolvarea eventualelor problemepag 13 10. Monitorizarea i controlul proiectului. Finalizarea proiectului..................................................................................pag 13 11. Bibligrafie ........................................................................pag 15

Organizarea unui eveniment -BABY SHOWER-

1.

Proiectele natura i scopul

Dup cum schimbarea este o trstur constant, obinuit a vieii noastre. Ritmul alert n care ne desfurm activitile ne face s nu mai avem timp s ne ocupm personal de organizarea evenimentelor din viaa noastr acesta poate fi un argument iar cel de-al doilea este acela c avem ncredere n firmele sau persoanele specializate care cunosc mai bine i care se vor ocupa de fiecare detaliu n locul nostru. De aceea firmele care se ocup cu aceast activitate au ctigat tot mai mult teren. Acest lucru a adus mai multe beneficii pentru acestea dar i mai multe responsabiliti. Proiectele mbrac o serie de forme dar pstreaz caracteristici comune: Orice proiect implic oameni Orice proiect este, n felul su, unic Fiecare proiect exist pentru o perioad limitat i definit de timp Fiecare proiect are de a face n primul rnd cu schimbarea Orice proiect presupune rezultate sau inte bine definite La realizarea oricrui proiect contribuie o varietate de resurse.

2.

Ciclul de viaa al proiectului

Fazele ciclului de via a unui proiect: a) Concepia: n aceast etap proiectul este identificat este analizat fezabilitatea sa i se ntocmesc estimrile iniiale privitoare la costuri.
3

b) Naterea i dezvoltarea: proiectul este analizat n detaliu i se iau decizii cu privire la persoanele care se vor ocupa de anumite activiti. c) Maturitatea: n aceast etap se desfoar cea mai intens munc i se impune proceduri de monitorizare, control i previzionare atent, rezultatele fiind comunicate managerului de proiect. d) Senectutea i finalizarea: implic un ritm redus al activitii, revizuirea i auditul i n final destrmarea echipei de proiect.

3.

Alegerea proiectului

Proiectul pe care l-am desfurat este organizarea unei petreceri cu denumirea : BABY SHOWER. Dei la noi nu prea se practic, baby shower sunt foarte populare n unele ri. Aceste petreceri organizate nainte de natere sunt menite s adune la un loc prieteni i rude care ofer cadouri viitoarei mmici. De altfel, de la asta li se trage i denumirea, care semnific abunden darurilor ("o ploaie de cadouri"). Petrecerea "baby shower" este destul de cunoscut n alte ri i cum am putut observa n filmele Americane, aceasta a evoluat chiar la stadiul de tradiie. Pentru a srbtori naterea unui copil, mmicile organizeaz un astfel de eveniment, n cadrul cruia aceasta primete cadouri n

numele viitorului bebelu. In cultura i tradiiile noastre, acest tip de petrecere nu i-a gsit locul, poate pentru c ocaziile pentru a oferi mici atenii nou-nscutului sunt destul de numeroase (botez, tierea moului). Superstiiile ns au inut acest eveniment departe, pentru c se spune din btrni c nu e bine s cumperi nimic pentru bebelu nainte s vin pe lume. Unele mmici prefer din acest motiv s organizeze o astfel de petrecere dup natere i chiar i la noi au nceput s adopte obiceiul.

De-a lungul timpului, lucrurile au evoluat, iar petrecerile "baby shower" sunt organizate cu ocazia tuturor naterilor i chiar a copiilor adoptai. Multe perechi organizeaz mai multe petreceri n onoarea viitorului bebelu (cu familia, cu prietenii sau cu colegii de munca), ns asta depinde de fiecruia. Dei aceasta petrecere are loc, de obicei, n ultimul trimestru (la 7 luni), nu exist reguli pentru cnd ar trebui inut. Poate fi organizat chiar la nceputul sarcinii, dac mama vrea sa fie linitit dup. Nu exista limit nici la numrul de persoane invitate, prietenii apropiai, i nici nu ii poi interzice viitorului tat s nu participe. Cum nu exist tradiii fixe, iar regulile sunt fcute ca s fie nclcate, unii prini nu vor s cobeasc naintea naterii, aa c organizeaz "baby shower" i dup ce acesta este nscut. Argumente pro: Dac e nevoie de un prilej pentru o reuniune de gac cu prietenele, nici c exist unul mai bun. Iar dac nu exist o gac pot participa doar prietenele care pot sa socializeze. Acelai lucru e valabil i pentru rudele care sunt apropiate.

Argumente contra: - Nu toat lumea are un cont n banc pentru zile negre. Sunt momente n care situaia material nu este tocmai roz. Poate tocmai s-au mutat n cas nou, sau i-au achitat asigurrile de via, cas i main i au rmas fr bani pn la salariu. Sau au deja un bebe mic, ceea ce nseamn c o mare parte din banii se duc pe ddac, scutece i lapte praf. Se spune ca nu e bine s pregteti trusoul bebeluului nainte ca el s se nasc. Ar aduce ghinion. Nu doar romnii sunt superstiioi n aceasta privin, ci i evreii. De asemenea, femeile care au pierdut o sarcin sau care au ntmpinat probleme n a rmne nsrcinate tind s in cont de astfel de superstiii legate de sarcin. Ct despre faptul ca ar contraveni obiceiurilor noastre tradiionale, ei bine nu este chiar aa. In SUA, comunitile de afroamericani sau de amerindieni (cei care au supravieuit Vestului Slbatic i au avut timp s-i adapteze stilul de via la cel al conchistadorilor") au mbriat bucuroi baby shower-ul, mbogindu-l cu elemente i ritualuri din cultura lor tradiional. Chiar i francezii, popor care se ncpneaz s spun fin du semaine" n loc de weekend", au adoptat mod baby shower. Ca s nu mai vorbim despre britanici. Nici statele conservatoare nu s-au dat n lturi. Aceste petreceri sunt populare n lumea arab, n America Latin i chiar i n India. Desigur, e vorba de nalta societate.

Tradiii la "baby shower" Amploarea acestui eveniment, el nu este specific numai Statelor Unite ale Americii, ci a fost adoptat i de India, China, Anglia, Brazilia, Germania sau Africa.

Tradiiile sunt cele care arat diferenele de cultur, ns eu m voi raporta la cele mai simple, dat fiind faptul c nu face parte din cultura romneasc. Pe vremuri, petrecerea "baby shower" era organizat numai pentru venirea pe lume a primului copil i se accepta prezena brbailor. Ideea de la care a pornit acest eveniment, era c femeia care urma s devin mam s primeasc sfaturi de la cuplurile care erau deja prini. Aceast activitate ar putea ntmpina o serie de obstacole, prezentnd un risc mediu datorit concepiei culturii noastre, invitaii poate vor respinge invitaiile deoarece nu sunt de acord cu acest eveniment sau nu au mai participat. Din punct organizatoric nu exist nici un risc deoarece am mai desfurat acest eveniment care s-a dovedit a fi plin de succes.

4.

Organizarea proiectului

Pentru realizarea petrecerii am format o echip din 6 persoane fiecare avnd sarcini bine stabilite. Proiectul se va desfura sub forma organizrii matriceale care reprezint un compromis ntre organizarea orientat spre client i organizarea orientat spre proiect pentru c n viziunea mea ambele merit o atenie deosebit. Specificaia proiectului: De regula, organizarea ii revine celei mai bune prietene a viitoarei mamici, sau, daca e vorba de un baby shower in familie, ruda cea mai apropiat (poate fi sora, mama, mama soacra cumnata sau o verioara). In niciun caz nu va veni cu propunerea (si nu-l va organiza) viitoarea mmic! Daca este vorba ns de o petrecere mixta, cu prietene si rude la un loc, indicat e ca ideea organizrii unui baby shower s nu vina din interiorul familiei, fiindc ar putea las loc de interpretri, dat fiind ca scopul secundar al ntlnirii e strngerea de daruri pentru bebelu. De aceea evenimentul va fi organizat de mine n calitate de manager de proiect dar i de prietena cea mai bun a viitoarei mmici. Rolurile i responsabilitile: Data trebuie stabilit de comun acord cu viitorii prini i mai ales innd seama de alte evenimente din programul celor ce urmeaz sa fie invitai. Responsabilitatea invitaiilor, localului, jocurilor, delicateselor vor fi mprite ntre organizatori. Bugetul: acesta se ncadreaz ntre suma de 3500 lei si 4000 lei. Controlul schimbrii: pn n acest moment nu a avut loc nici o schimbare n planul stabilit dar dac acest lucru va avea loc n viitor voi ncerca s m adaptez acestora.

5.

Planificarea proiectului
6

Scopul proiectului: organizarea unui BABY SHOWER Aciuni de ntreprins: 1) Stabilirea zilei si orei cnd va avea loc 2) Stabilirea locului i nchirierea lui 3) Stabilirea participanilor 4) Alegerea, comandarea i trimiterea invitaiilor pentru petrecere 5) Angajarea unei firme pentru poze, filmare, lumini si sonorizare 6) Alegerea i comandare meniului i buturilor pentru invitai, a prjiturilor i tortului 7) Alte detalii precum: jocuri, momente haioase etc.

1)

Stabilirea zilei si orei cnd va avea loc: 16.06.2012

2) Stabilirea locului i nchierea lui: de obicei se face acasa dar viitorii prini au o list de invitai mai mare i de aceea au ales s fac la Restaurantul Simba din Cisndie, un alt motiv poate fi i faptul c e mai mic deranjul acas.. 3) Stabilirea participanilor

Ca orice alta petrecere, baby-shower-ul are ca punct de plecare o list de invitai. Invitaii sunt, de regul, de sex feminin, dat fiind c va fi o petrecere care ii celebreaz pe ft i pe viitoarea mmic i ca discuiile, chiar daca se vor nscrie ntr-un registru jucu, se vor nvrti in jurul unor subiecte care le privesc mai mult pe ele. Totui, nu exista regul care s spun doar pentru femei. In SUA se organizeaz de civa ani baby showers la care particip ambii prini, iar invitaii sunt de ambele sexe. La i mai mare cutare dincolo de Ocean este baby shower-ul organizat n cinstea tticului, la care particip ntreaga gac de tovari, n frunte cu viitorul bunic. Iar asta este prin excelenta men only. In mod normal, de pe lista nu trebuie s lipseasc prietenele apropiate, rudele apropiate si colegele cu care se nelege cel mai bine la serviciu. Daca nu e vorba de un baby shower viitoarea

mmic s fac ea singura lista. Invitaii voi fi n numr de 25 de persoane majoritatea lor fiind prietenele viitoarei mmici, colege de serviciu i rude apropiate.

4)

Alegerea, comandarea i trimiterea invitaiilor pentru petrecere

Invitaiile se pot nmna fie personal, fie se pot face prin e-mail, telefon sau pot. Trebuie specificat pentru cine este petrecerea, unde se desfoar i cnd, iar dac va fi un eveniment tematic, acest lucru trebuie menionat. De asemenea se solicit confirmare pentru participare, pentru a avea o idee despre numrul de persoane care vor veni. Se trimit invitaiile cu cteva sptmni nainte, astfel nct participanii s aib timp s i organizeze timpul i agenda, dar i s cumpere cadourile. 5) Angajarea unei firme pentru poze, filmare, lumini si sonorizare: de aceste lucruri se va ocupa firma: Video 6) Alegerea i comandare meniului i buturilor pentru invitai, a prjiturilor i

tortului Petrecerile merg dup regulile unui cocktail, unul informal. La capitolul mncare, prjiturelele (brioe) sunt cele mai apreciate, apoi aperitivele i un tort. Nu se organizeaz de obicei o masa festiv, se pstreaz pentru botez. Meniu va fi unul mai divers, nu va merge doar pe tradiionale pentru ca viitorii prini vor s ofere invitaiilor tot ce e mai bun n semn de mulumire pentru prezen. Una dintre prile cele mai interesante la acest eveniment sunt, pn la urm, cadourile. "Ofrandele" tipice sunt couleele cu mai multe lucruri: pamperi, biberoane, pturici, mncare de bebe, haine i jucrii, pe care mmica trebuie s le desfac i s fie fotografiat cu ele. 7) Alte detalii precum: jocuri, momente haioase.

Idei decoraii: 10 scutece si pe fiecare scrii literele "baby shower", dup le agi ca o ghirland. o petrecere tematic: Halloween, broate, maimue, toate obiectele pe care le cumperi (erveele, farfurii, ghirlande) trebuie sa respecte tematica.

Alte jocuri care vor avea loc: Cate obiecte de bebelui poi numi. Fiecare primete o hrtie i un pix, apoi scrie ct mai multe lucruri pentru copii (biberoane, farfurii etc) ntr-un timp dat, 5-10 minute. Ct de bine cunoti pe viitoarea mmic, referitor la preferinele pentru viitorul copil: ochi, pr, nlime, zmbet sau chiar umor. "Baby trivia" este un jocule de cunotine generale legate de nou-nascui. Un exemplu de ntrebare: cte scutece folosete un copil ntr-un an? Ghicete produsul, este un joc perfect pentru a face interactiva deschiderea cadourilor. Mama este legata la ochi i in timp ce desface cadourile, ncearc s ghiceasc ce a primit. Fiecare invitat trebuie s deseneze pe un obiect vestimentar: body-uri etc.

Pentru fiecare ctigtor al joculeelor va ctig un cadou simbolic. Termen limit: 15.06.2012 Durata: 7 ore Organizatori: Bcran Simona. Lungoci Anca, Astnoaiei Gabriela, Baciu Raluca, Sasu Anamaria, Coman Iuliana. Materiale necesare: Baloane, scutece, calculator, hrtie, carioci etc. Ordinea n care se realizeaz fiecare aciune a organizatorilor este de o importan medie. Aciunea 1. Stabilirea zilei si orei cnd va avea loc 2. Stabilirea locului i nchirierea 3. Stabilirea participanilor 4. Alegerea, comandarea si trimiterea invitaiilor pentru petrecere 5. Angajarea unei firme pentru poze, filmare, lumini si sonorizare 6. Alegerea i comandarea meniului i buturilor pentru invitai, a prjiturilor i tortului 7. Alte detalii precum: jocuri, momente haioase etc. Poate fi realizat doar dup aciunea cu nr: 1 2 1, 2, 3 1, 2 2, 3 3

Pentru fiecare activitatea pe care am inclus-o n planul nostru sunt o serie de detalii care stau n spatele lor. Standardele dup care m-am ghidat n elaborarea lui au fost urmtoarele: S aib coninut S fie uor de neles S fie uor de modificat S fie folositor

Graficul Gantt: Activiti

Stabilirea zilei si orei cnd va avea loc Stabilirea locului i nchirierea lui Stabilirea participanilor 10

Sptmna 1 1 2 3 4 5

Sptmna 2 1 2 3 4 5

Sptmna 3 1 2 3 4 5

Alegerea, comandarea si trimiterea invitaiilor pentru petrecere Procurarea aparatelor pentru poze, filmare, lumini si sonorizare Alegerea meniului i buturilor pentru invitai, a prjiturilor i tortului Stabilirea final a numrului de invitai Comandarea meniurilor Cumprarea elementelor de decor Alegerea momentelor haioase, jocuri i ultimele detalii. Decorarea slii i pregtirea materialelor pentru jocuri si a mesei de cadouri Managementul proiectului

Graficul reea

11

6.

Conducerea proiectului

Rolul de manager care mi s-a atribuit vine i cu o serie de responsabiliti. Principiile pe care trebuie s se bazeze sunt cele ale eficienei i eficacitii aciunilor pe care le ntreprind pentru atingerea obiectivelor pe care mi le-am propus n proiect. Echipa pe care am format-o prezint fiecare caliti care sunt nevoie pentru a ndeplini activitile propuse. Acetia au experien n aceast activitate i de aceea contribuia lor este important. Ceea ce trebuie s dein un manager de proiect sunt urmtoarele caracteristici: S fie responsabil de progresul i de controlul proiectului S aib obiective i inte clare att pentru el ct i pentru ceilali Conduc echipa cu ndemnare Comunic clar i concis cu toii membrii implicai n proiect Organizeze resursele, personalul, informaiile Motiveze aciunile i ideile echipei de proiect Ia decizii rapide i eficiente.

Alte caliti care ar trebui s le prezinte sunt abilitatea de conduce, comunicarea care este esenial ntr-un grup, organizarea activitilor, motivarea personalului i luarea deciziilor. Motivarea trebuie s in cont de piramida lui Maslow:

n acest caz motivarea va veni din mulumirea pe care o vor avea invitaii i viitorii prini.

7. Echipa de proiect

12

Din punct de vedere al unei firme o echipa desemneaz un grup de oameni care muncesc n aceeai secie sau compartiment i care, n mod obinuit, sunt implicai n acelai proces productiv. Echipa pe care am format-o trebuie s dea dovad de maturitate, de perseveren i de seriozitate. Ceea ce este foarte important ntr-o echip este comunicarea i de aceea membrii echipei trebuie s o menin pe toat durata desfurrii proiectului. Responsabilitile acestora sunt bine stabilite n funcie de cunotinele i de experiena lor.

Nume organizator Bacaran Simona Lungoci Anca

Rolul pe care il va indeplini Manager de proiect organizator

Activitatea de care se va ocupa Coordonarea ntregului proiect

1. Stabilirea locului i nchirierea lui Stabilirea participanilor Alegerea, comandarea si trimiterea invitaiilor pentru petrecere Procurarea aparatelor pentru poze, filmare, lumini si sonorizare Alegerea meniului i buturilor pentru invitai, a prjiturilor i tortului Stabilirea final a numrului de invitai Comandarea meniurilor Cumprarea elementelor de decor Alegerea momentelor haioase, jocuri i ultimele detalii. Decorarea slii i pregtirea materialelor pentru jocuri si a mesei de cadouri

Data preconizat de finalizare a activitii

1. 20.05.2012 2. 31.05.2012

2.

Astanoaiei Gabriela

organizator

1.

1. 01.06.2012 2. 01.06.2012

2.

Baciu Raluca

organizator

1.

1. 03.06.2012 2. 05.06.2012

2.

Sasu Anamaria

organizator

1. 2.

1. 07.06.2012 2. 09.06.2012

Coman Iuliana

1.

1. 14.06.2012 2. 15.06.2012

2.

8. Estimarea costurilor si bugetarea proiectelor

Cheltuieli nchirierea slii Tiprirea invitaiilor i trimiterea lor Suma 500 RON 100RON
13

Muzic, filmare, poze, album Meniurile Tort, prjituri Aranjarea slii Materiale pentru jocuri TOTAL

500 RON 25*80= 2000 RON 300 RON 200 RON 100 RON 3700 RON

Dup cum putem observa ne-am ncadrat n bugetul stabilit.

9. Rezolvarea eventualelor probleme

Pe parcursul desfurrii proiectului nu am ntmpinat probleme majore, innd cont ca este o familie destul de nstrit acest lucru vine i cu o serie de pretenii, dar ne-am ridicat la nivel lor.

10. Monitorizarea i controlul proiectului. Finalizarea proiectului.

Monitorizarea proiectului se refer la atenia care trebuie acordat celor care desfoar sau trebuie s desfoare anumite activiti i cnd trebuie aceste activiti s fie realizate. Acest lucru lam realizat i eu asigurndu-m c toi membrii echipei i ndeplinesc responsabilitile pe care trebuie s le ndeplineasc. n administrarea tuturor bugetelor trebuie s fie inclus i monitorizarea bugetelor permind evidenierea cantitii de bani de care este nevoie si momentul n care acetia sunt necesari.

Costul total

Timp Cheltuiala planificat Cheltuiala efectiv

14

Pe parcursul perioadei proiectului au avut loc o serie de ntruniri cu membrii echipei pentru a fii sigur c tot ceea ce am planificat este ndeplinit i respectat. Controlul activitii este un element care trebuie s fie luat n considerare acesta face delimitarea ntre ceea ce ne-am propus i ceea ce a fost realizat. Pentru finalizarea proiectului trebuie s se stabileasc ceea ce s-a fcut i ceea ce mai trebuie fcut. Utiliznd aceste aspecte ca punct de plecare trebuie verificare ce s-a realizat de fapt i ceea ce trebuia realizat. Diferenele dintre acestea dou aspect ne va spune ce a mai rmas de facut i ce s-a facut peste nivelul planificat i necesar. Planul a fost ndeplinit ntocmai, nu au existat abateri de la acesta, singurul lucru care mai trebuie ndeplinit este decorarea slii i ateptarea oaspeilor. Dup ce toate activitile au fost ndeplinite are loc finalizarea proiectului, restul fiind n responsabilitatea viitoarei mame care nu va mai trebui s fac mare lucru ci doar s binedispun invitaii. Dincolo de socializare si felicitarile aduse femeii insarcinate, cel mai important moment este cel al deschiderii cadourilor. Prin tradiie, mamica trebuie s deschid pe rnd toate darurile de fa cu toat lumea i s le mulumeasc invitailor. De la hinue i jucrii pn la crucior, ptu sau premergator, toate ii vor fi de folos noului membru al familiei. A fost realizat o analiz a proiectului realizat i rezultatele au fost satisfctoare de ambele pri, clientul fiind foarte mulumit de petrecerea de care a avut parte, invitaii au dat i ei un feet-back pozitiv iar organizatorii au fost ncntai de modul n care s-a desfurat proiectul i rezultatele lui.

15

1.

Troanc Dumitru: Proiecte economice

2. http://www.activitaticopii.ro/baby_shower.html 3. www.feminis.ro/divertisment/te-invit-la-baby-shower-370 4. http://petrecerireusite.ro/ 5. http://www.mami.ro 6. http://bebe.creareweb.ro

16