Sunteți pe pagina 1din 164

Twinning Project:

Strengthening

the Public Internal Audit Function

Ghid practic Misiune de audit intern privind sprijinul financiar la bugetul de stat acordat productorilor agricoli

MINISTERUL AGRICULTURII I DEZVOLTRII RURALE DIRECIA DE AUDIT

GHID PRACTIC
MISIUNEA DE AUDIT INTERN PRIVIND SPRIJINUL FINANCIAR DE LA BUGETUL DE STAT ACORDAT PRODUCTORILOR AGRICOLI

Ediia I BUCURETI - 2008 -

Ghid practic privind derularea misiunii de audit intern privind sprijinul financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli, realizat n conformitate cu prevederile Legii nr. 672/2002 privind auditul public intern, ale Normelor generale pentru exercitarea auditului public intern, aprobate prin OMFP nr. 38/2003, cu modificrile i completrile ulterioare.

Elaborat: DEDU NICUOR VERONEL Auditor Avizat: AURIC STOICA Director Direcia de Audit

CUVNT NAINTE
Ghidul de audit intern privind sprijinul financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli reprezint un model practic de desfurare a unei misiuni, prin parcurgerea etapelor specifice, a procedurilor i elaborarea documentelor de lucru, ntr-o manier didactic. Ghidul se adreseaz auditorilor interni i, n acelai timp, reprezint suportul pentru realizarea propriilor ghiduri practice, n funcie de specificul fiecrei entiti. Elaborarea ghidului are la baza prevederile art. 8 lit. c. din Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, referitoare la dezvoltarea i implementarea unor proceduri i metodologii uniforme, bazate pe standardele de bun practic internaionale n domeniul auditului intern. n conformitate cu prevederile pct. 4, Partea I din Normele generale de exercitare a auditului public intern, aprobate prin OMFP nr. 38/2003, care reprezint Manualul de audit intern, misiunea are drept scop evaluarea sistemului de management i control intern al entitii, urmrind transparena n actul managerial, conformitatea cu cadrul normativ i regularitatea cu cadrul procedural. Realizarea ghidului practic privind sprijinul financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli presupune parcurgerea procedurilor i documentelor specifice activitii de audit intern, structurate pe cele patru etape prezentate prin normele generale astfel: - n etapa de pregtire a misiunii de audit intern au fost elaborate documentele prevzute de normele generale i s-au adus clarificri, n special, cu privire la modul concret de dezvoltare a procedurii de Analiza riscurilor, respectiv: succesiunea documentelor, structura acestora i modul de completare, nivelul de apreciere al riscurilor i clasarea acestora n foarte mari, mari, medii i mici, ierarhizarea riscurilor pentru stabilirea punctelor tari i a punctelor slabe, n vederea finalizrii listei obiectelor auditabile, care va reprezenta tematica misiunii de audit intern pe care se va concentra testarea pe teren, etap care se materializeaz n elaborarea Programului interveniei la faa locului. - n etapa de intervenie la faa locului se realizeaz colectarea documentelor, analiza i evaluarea acestora prin testarea propriu-zis pe teren a obiectelor auditabile stabilite prin Programul interveniei la faa locului, prin utilizarea intervievrii personalului, verificarea, analiza datelor i informaiilor, evaluarea eficienei i eficacitii controalelor interne, realizarea diferitelor testri, care se materializeaz n liste de verificare, teste, interviuri i note de relaii, documente care vor constitui probe de audit i vor reprezenta baza ntocmirii FIAP-urilor i FCRI-urilor, care vor fi incluse n raportul de audit intern. - n etapa de elaborare a Raportului de audit intern se urmrete structurarea acestuia pe Tematica n detaliu a misiunii de audit obinut n procedura de Analiza riscurilor, trecerea nregistrrilor din FIAP-uri i FCRI-uri, a constatrilor din teste, interviuri i note de relaii, precum i formularea de recomandri n baza celor constatate, ntr-o manier standardizat, pentru a facilita utilizarea raportului de ctre managementul general i managementul de linie. - n etapa de urmrire a recomandrilor ne asigurm c recomandrile cuprinse n Raportul de audit intern vor fi implementate ntocmai i la termenele stabilite, precum i de faptul c managementul a evaluat riscul neimplementrii acestora. De asemenea, n afara documentelor stabilite de normele generale am prezentat att modele de documente pentru evaluarea intern i evaluarea extern a activitii de audit intern, ct i modele pentru evaluarea activitii auditorilor interni de ctre reprezentanii entitii auditate.
3

n continuare, prezentm desfurarea misiunii de audit intern pentru sprijinul financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli, structurat pe etapele, procedurile i documentele din normele generale, n conformitate cu schema de derulare a misiunilor de audit intern din cadrul acestora. Pentru realizarea obiectivelor, misiunea de audit intern s-a desfurat n cadrul Direciei Generale Implementare Politici Agricole din Ministerul Agriculturii i Dezvoltrii Rurale, Direcia General Buget - Finane i Fonduri Europene din Ministerul Agriculturii i Dezvoltrii Rurale i direciile pentru agricultur i dezvoltare rural judeene i a municipiului Bucureti. Conform Tratatului de aderare, Romnia poate aplica n perioada 2007-2009 msuri de sprijin financiar n agricultur. n conformitate cu legislaia Uniunii Europene, avnd n vedere aderarea Romniei la Uniune European, n anul 2006 a fost asigurat cadrul juridic privind codiiile generale pentru acordarea de sprijin financiar n agricultur pentru realizarea unor producii competitive i n scopul asigurrii securitii alimentare a populaiei i pentru protejarea mediului, prin adoptarea Ordonanei de Urgen nr. 123 din 21 decembrie 2006 pentru aprobarea acordrii sprijinului financiar productorilor agricoli din sectorul vegetal, zootehnic, al mbuntirilor funciare i al organizrii i sistematizrii teritoriului. Sprijinul financiar se acord numai pentru activitile care nu sunt finanate din Fondul european agricol pentru dezvoltare rural, Fondul european piscicol, fonduri structurale i cele de coeziune. Sursa de finanare a sprijinului se asigur anual din bugetul de stat, n limita prevederilor bugetare aprobate Ministerului Agriculturii i Dezvotrii Rurale. Ministerul Agriculturii i Dezvoltrii Rurale asigur prin Direcia General de Implementare Politici Agricole i Direcia General Buget - Finane i Fonduri Europene, elaborarea reglementrilor sectoriale i gestionarea fondurilor financiare, necesare acordrii sprijinului financiar. Instituia responsabil pentru implementarea sprijinului financiar este Ministerul Agriculturii i Dezvoltrii Rurale, prin Ageni de Pli i Intervenie pentru Agricultur, respectiv prin sucursalele judeene ale acesteia sau, dup caz, prin direciile pentru agricultur i dezvoltare rural judeene, respectiv a minicipiului Bucureti. Beneficiarii sprijinului financiar sunt: Productorii agricoli din sectorul vegetal; Productorii agricoli din sectorul zootehnic, cersctori de animale; Organizaiile de mbuntiri funciare, federaiile de organizaii de mbuntiri funciare i Administraia Naional a mbuntirilor Funciare; Propietarii de parcele agricole care desfoar activiti cu caracter comercial n mediul rural; Lista activitilor pentru care se acord sprijin financiar n perioada 1 ianuarie 31 decembrie a fiecrui an, cuantumul prijinului precum i suma total alocat fiecrei activiti se aprob anual prin hotrre a Guvernului. Normele metodologice privind modul de acordare a sprijinului financiar precum i condiiile de eligibilitate se aprob prin ordin al ministrului agriculturii i dezvoltrii rurale.

CUPRINS
Cap. 1 Introducere........ Pregtirea misiunii de audit............. 1.1. Procedura P01 - Ordinul de serviciu................. 1.2. Procedura P02 - Declaraia de independen.......... 1.3. Procedura P03 Notificarea declanrii misiunii de audit......... 1.4. Procedura P04 - Colectarea i prelucrarea informaiilor preliminare................................................................ 1.5. Procedura P05 - Analiza riscurilor............. 1.5.1. Lista centralizatoare a obiectelor auditabile... 1.5.2. Identificarea riscurilor........ 1.5.3. Stabilirea factorilor de risc, ponderile acestora i aprecierea nivelurilor riscurilor............................................................................... 1.5.4. Chestionar de luare la cunotin CLC.................................... 1.5.5. Stabilirea nivelului riscului i a punctajului total al riscului, clasarea operaiilor n funcie de analiza riscului 5.5.6. Tabelul puncte tari i puncte slabe............................................. 1.5.6. Tematica n detaliu a misiunii de audit.................. 1.6. Procedura P06 Elaborarea programului de audit intern......... 1.6.1. Programul de audit intern......... 1.6.2. Programul interveniei la faa locului... 1.7. Procedura P07 - edina de deschidere........... 1.7.1. Minuta edinei de deschidere.. Intervenia la faa locului........... 2.1. Procedura P08 - Colectarea dovezilor...... 2.1.1. Lista de verificare nr.1 Organizarea structurilor implicate n derularea sprijinului financiar de la bugetul de stat................... 2.1.2. Interviul nr. 1.2. privind atribuii i responsabiliti derivate din ROF................................................ 2.1.3. Foaia de lucru nr. 1.2. realizarea atribuiilor i responsabilitilor derivate din ROF ..................................................... 2.1.4. Test nr. 1.2. privind atribuii i responsabiliti derivate din ROF...................................................................................................... 2.1.5. Lista de control nr.1.2. privind repartizarea sarcinilor de serviciu......... 2.1.6. Interviul nr.1.3. privind circuitul documentelor......................... 2.1.7. Test nr. 1.3. privind circuitul documentelor.............................. 2.1.8. Interviu nr. 1.4. privind pregtirea i instruirea personalului.... 2.1.9. Test nr. 1.4. - pregtirea i instruirea personalului..................... 2.1.10. Lista de verificare nr. 2. Procesul de acordare a sprijinului financiar......................................................................... 2.1.11. Interviu nr. 2.1 privind normele i procedurile de lucru.......... 2.1.12. Foaie de lucru nr. 2.1. procedurile de lucru privind sprijinul financiar........................................................................ 2.1.13. Test nr. 2.1. privind normele i procedurile de lucru privind sprijinul financiar................................................................................... 2.1.14. Lista de control nr. 2.1. - privind normele i procedurile de
5

3 8 9 10 11 12 13 13 16 25 26 39 50 53 53 63 69 69 70 71 71 73 75 76 77 78 80 81 83 84 86 87 88

Cap. 2

lucru privind sprijinul financiar ......................... 2.1.15. Interviul nr. 2.2. privind primirea, gestionarea, prelucrarea i aprobarea solicitrilor de plat............................. 2.1.16. Foaie de lucru nr. 2.2. privind primirea, gestionarea, prelucrarea i aprobarea solicitrilor de plat................................... 2.1.17. Test nr. 2.2. Procesul de acordare a sprijinului financiar .. 2.1.18. Lista de control nr. 2.2. - privind primirea, gestionarea, prelucrarea i aprobarea solicitrilor de plat................................... 2.1.19. Foaie de lucru nr. 2.3 - privind primirea, gestionarea, prelucrarea i aprobarea solicitrilor de plat................................... 2.1.20. Test nr. 2.3. efectuarea plilor sprijinului financiar.... 2.1.21. Lista de control nr. 2.3 - efectuarea plilor sprijinului financiar............................................................................................... 2.1.22. Foaie de lucru nr. 2.4 contabilizarea operaiilor privind sprijinul financiar................................................................................... 2.1.23. Test nr. 2.4 - contabilizarea operaiilor privind sprijinul financiar.................. 2.1.24. Lista de control nr. 2.4 - contabilizarea operaiilor privind sprijinul financiar...................................................... 2.1.25. Lista de verificare nr. 3 Gestionarea riscurilor................. 2.1.26. Interviul nr. 3.1 privind gestionarea riscurilor........... 2.1.27. Foaie de lucru nr. 3.1 privind gestionarea riscurilor........ 2.1.28. Test nr. 3.1 Norme i proceduri de lucru privind gestionarea riscurilor............................................................................ 2.1.29. Lista de control nr. 3.1 - Norme i proceduri de lucru privind gestionarea riscurilor............................................................................ 2.1.30. Interviul nr. 3.4. privind identificarea riscurilor i stabilirea de msuri pentru limitarea efectelor................... 2.1.31. Test nr. 3.4 - Identificarea riscurilor i stabilirea de msuri pentru limitarea efectelor................... 2.1.32. Lista de control nr. 3.4 privind identificarea riscurilor i stabilirea de msuri pentru limitarea efectelor............ 2.1.33. Interviul nr. 3.9 privind eficiena sistemului de comunicare intern i extern .......................................................................... 2.1.34. Lista de verificare nr. 4 Sistemul informatic..................... 2.1.35. Chestionar de control intern nr. 4.1 privind asigurarea fiabilitii aplicaiilor informatice............................................................ 2.1.36. Test nr. 4.2 privind verificarea fiabilitii aplicaiilor informatice............. 2.1.37. Foaie de lucru nr. 4.2 - privind verificarea fiabilitii aplicaiilor informatice.................... 2.1.38. Lista de control nr. 4.2 privind existena controalelor la nivelul aplicaiilor informatice.................... 2.1.39. Lista de verificare nr. 5 Arhivarea documentelor............. 2.1.40. Interviul nr. 5.1 privind organizarea i efectuarea arhivrii documentelor.......................................................................... 2.1.41. FIAP nr. ....... privind ............................................................. 2.2. Procedura P9 Constatarea i raportarea iregularitilor......... 2.2.1 Formular de constatare i raportare a iregularitilor.
6

89 90 92 93 94 95 96 97 98 99 100 101 104 106 107 108 109 111 112 113 115 117 119 120 121 122 124 126 127 127

Cap. 3

Cap. 4

Cap. 5

2.3. Procedura P10 - Revizuirea documentelor de lucru....... 2.3.1. Nota centralizatoare a documentelor de lucru... 2.4. Procedura P11 - edina de nchidere...... 2.4.1. Minuta edinei de nchidere. Raportul de audit................ 3.1. Procedura P12 - Elaborarea proiectului de raport de audit.................. 3.1.1. Proiectul Raportului de audit........................................................ 3.2. Procedura P13 - Transmiterea proiectului de raport de audit intern......................................................................................................... 3.2.1. Adresa de inaintare a Proiectului de Raport de audit.................. 3.3. Procedura P14 - Reuniunea de conciliere........ 3.3.1. Minuta edinei de conciliere..... 3.4. Procedura P15 - Raportul de audit. 3.4.1. Raportul de audit......................................................................... Sinteza raportului de audit intern............. 3.5. Procedura P17 - Difuzarea raportului de audit intern........................... 3.5.1. Adresa de naintare a raportului de audit..................................... Urmrirea implemntrii recomandrilor...... 4.1. Procedura P18 - Urmrirea implemntrii recomandrilor..... 4.1.1. Planul de aciune i calendarul implementrii recomandrilor. 4.1.2. Fia de urmrire a implemntrii recomandrilor... Supervizarea............................................................................................... 5.1. Procedura P16 - Supervizarea............................................................. 5.1.1. Lista de supervizare a documentelor........................................... 5.1.2. Programul de asigurare i mbuntire a calitii........................ Fia de evaluare a misiunii de audit intern.................................. Fia de evaluare a misiunii de audit intern de ctre structura auditat........................................................................................

128 128 129 129 130 131 131 142 142 143 143 144 144 145 150 150 151 152 152 156 157 158 158 159 160 162

Capitolul 1

PREGTIREA MISIUNII DE AUDIT

1.1. Procedura P01: Ordinul de serviciu


Ministerul Agriculturii i Dezvoltrii Rurale Direcia de Audit Nr. ................................. ORDIN DE SERVICIU In conformitate cu prevederile art. 8, lit. c. din Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, a OMFP nr. 38/2003 de aprobare a normelor metodologice generale privind exercitarea activitii de audit intern, cu modificrile i completrile ulterioare i a Planului de audit intern pentru anul 2008, se va efectua misiunea de audit intern privind sprijinul financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli, ncepnd cu data de . la Direcia General Implementare Politici Agricole din Ministerul Agriculturii i Dezvoltrii Rurale, precum i la alte direcii de specialitate implicate. Scopul misiunii de audit este de a da asigurri asupra modului de organizare i desfurare a activitii privind sprijinul financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli, n conformitate cu cadrul legislativ i normativ. Obiectivele misiunii de audit au n vedere: 1. Organizarea structurilor implicate n derularea sprijinului financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli; 2. Procesul de acordare a sprijinului financiar, conform reglementrilor; 3. Gestionarea riscului Mediul de control intern, Managementul riscurilor, Controlul activitilor, Informare i comunicare; 4. Sistemul informatic; 5. Arhivarea documentelor. Menionm c se va efectua un audit de conformitate al modului de organizare a sistemului auditat privind sprijinul financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli. Echipa de auditori interni este format din urmtorii auditori: .; ..

Director,

1.2. Procedura P02: Declaraia de independen


Ministerul Agriculturii i Dezvoltrii Rurale Direcia de Audit DECLARAIA DE INDEPENDEN Nume i prenume: Misiunea de audit: Sprijinul financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli Data: .................................... Incompatibiliti n legtur cu entitatea/structura auditat Ai avut/avei vreo relaie oficial, financiar sau personal cu cineva care ar putea s v limiteze msura n care putei s v interesai, s descoperii sau s constatai slbiciuni de audit n orice fel? Avei idei preconcepute fa de persoane, grupuri, organizaii sau obiective care ar putea s v influeneze n misiunea de audit? Ai avut/avei funcii sau ai fost/suntei implicat() n ultimii 3 ani ntr-un alt mod n activitatea entitii/structurii ce va fi auditat? Avei responsabiliti n derularea programelor i proiectelor finanate integral sau parial de Uniunea European? Ai fost implicat n elaborarea i implementarea sistemelor de control ale entitii/structurii ce urmeaz a fi auditat? Suntei so/soie, rud sau afin pn la gradul al patrulea inclusiv cu conductorul entitii/structurii ce va fi auditat sau cu membrii organului de conducere colectiv? Avei vreo legtur politic, social care ar rezulta dintr-o fost angajare sau primirea de redevene de la vreun grup anume, sau organizaie sau nivel guvernamental? Ai aprobat nainte facturi, ordine de plat i alte instrumente de plat pentru entitatea/structura ce va fi auditat? Ai inut anterior contabilitatea la entitatea/structura ce va fi auditat? Avei vreun interes direct sau unul de fond financiar indirect la entitatea/structura ce va fi auditat? Dac n timpul misiunii de audit, apare orice incompatibilitate personal, extern sau organizaional care ar putea s v afecteze abilitatea dvs. de a lucra i a face rapoartele de audit impariale, notificai eful Serviciului de audit intern de urgen? Auditor intern, Director, DA X NU X X X X X X X X X X -

10

1.3. Procedura P03: Notificarea privind declanarea misiunii de audit intern


Ministerul Agriculturii i Dezvoltrii Rurale Direcia de Audit Nr. .................................. NOTIFICARE PRIVIND DECLANAREA MISIUNII DE AUDIT INTERN Ctre: Direcia General Implementare Politici Agricole De la: Direcia de Audit Referitor: Misiunea de audit intern Sprijinul financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli Stimat doamn/domnule director, . n conformitate cu Planul de audit intern pe anul 2008, urmeaz ca ncepnd cu data de .. s efectum o misiune de audit public intern avnd ca tem Sprijinul financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli care se va desfura la Direcia General Implementare Politici Agricole, precum i la alte direcii de specialitate implicate. Misiunea se va desfura sub coordonarea U.C.A.A.P.I. n cadrul tematicii Evaluarea procesului de estimare, previziune i plat a contribuiei Romniei la bugetul U.E., n colaborare cu experi strini. Scopul misiunii de audit intern este acela de a furniza o asigurare independent conducerii n ceea ce privete modul de organizare a activitii cu privire la sprijinul financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli, funcionalitatea sistemului de control intern ataat activitii auditate i formularea de recomandri pentru mbuntirea acestuia. Perioada supus evalurii: ... V rugm, de asemenea, s desemnai o persoan de contact pentru a ne ajuta n timpul derulrii misiunii de audit intern, urmnd a stabili de comun acord data edinei de deschidere, avnd pe ordinea de zi urmtoarele: prezentarea auditorilor; prezentarea i discutarea obiectivelor misiunii de audit intern; discutarea programului interveniei la faa locului; stabilirea persoanelor de legtur n cadrul compartimentelor auditate; alte aspecte organizatorice necesare desfurrii misiunii. Pentru eventualele ntrebri privind aceast aciune, v rugm s contactai conducerea Direciei de Audit sau echipa de auditori: ...................., la telefon ........................., sau pe adresele de mail ...................................................................... Cu deosebit consideraie, Director,
11

1.4. Procedura P04: Colectarea i prelucrarea informaiilor preliminare


Ministerul Agriculturii i Dezvoltrii Rurale Direcia de Audit COLECTAREA INFORMAIILOR

Misiunea de audit: Sprijinul financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli ntocmit: .. Data: .......................................... Avizat: . Data: .......................................... COLECTAREA INFORMATIILOR Identificarea legilor i regulamentelor aplicabile domeniului auditat Obinerea organigramei Obinerea Regulamentului de organizare i funcionare Obinerea fielor posturilor Obinerea procedurilor scrise i formalizate Identificarea personalului responsabil Obinerea Raportului de audit intern anterior Obinerea de note, rapoarte de inspecii / control, elaborate de alte instituii Obinerea planul de prevenire a riscurilor existente i poteniale Informaii privind organizarea sistemului de control intern Not: Col. DA / NU se bifez cu X corespunztor rezultatelor obinute. DA X X X X X X NU X X X X OBSERVAII

12

1.5. Procedura - P05: Analiza riscurilor


Ministerul Agriculturii i Dezvoltrii Rurale Direcia de Audit 1.5.1. LISTA CENTRALIZATOARE A OBIECTELOR AUDITABILE Misiunea de audit: Sprijinul financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli Perioada auditat: . ntocmit: Data: ............................. Avizat:. Data: ............................. Nr. crt.
I.

Obiective Organizarea structurilor implicate n derularea sprijinului financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli

Obiecte auditabile 1. Cadrul legislativ aferent derulrii sprijinului financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli 2. Atribuii i responsabiliti derivate din ROF pentru ndeplinirea obiectivului auditat, repartizarea echilibrat i actualizat a sarcinilor de serviciu nscrise n fiele posturilor personalului implicat n coordonarea, execuia i controlul sprijinului financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli 3. Circuitul documentelor 4. Pregtirea i instruirea personalului cu responsabiliti n acordarea sprijinului financiar de la bugetul de stat pentru productorii agricoli 5. Norme i proceduri de lucru scrise i formalizate, care descriu activitile privind organizarea i funcionarea activitiilor n cadrul Ministerului Agriculturii i Dezvoltrii Rurale, a direciilor pentru agricultur i dezvoltare rural judeene i a municipiului Bucureti, necesare pentru acordarea sprijinului financiar de la bugetul de stat pentru productorii agricoli
13

Observaii

II.

Procesul de acordare a sprijinului financiar, conform reglementrilor

Nr. crt.

Obiective

Obiecte auditabile

Observaii

III.

Gestionarea riscurilor

6. Primirea, gestionarea, prelucrarea i aprobarea solicitrilor de plat privind sprijinului financiar de la bugetul de stat pentru productorii agricoli 7. Efectuarea plilor 8. Contabilizarea operaiilor privind sprijinului financiar de la bugetul de stat pentru productorii agricoli 9. Proceduri pentru prevenirea Mediul de i gestionarea riscurilor control intern 10. Definirea n scris a responsabilitilor persoanelor implicate n acordarea sprijinului financiar de la bugetul de stat pentru productorii agricoli 11. Alocarea de resurse umane corespunztoare necesitilor acordrii sprijinului financiar de la bugetul de stat pentru productorii agricoli Managementul 12. Identificare riscurilor i stabilirea de msuri pentru riscurilor limitarea efectelor 13. Modul de funcionare a managementului de linie 14. Monitorizarea performanelor activitilor privind acordarea sprijinului financiar de la bugetul de stat pentru productorii agricoli de ctre personalul de conducere 15. Separarea atribuiilor pentru funciile de iniiere i verificare a operaiunilor 16. Implementarea de forme de control adecvate operaiunilor n scopul realizrii n mod eficace a acestora 17. Eficiena sistemului de comunicare intern i extern 18. Fiabilitatea aplicaiilor/
14

Controlul activitilor

Informare i comunicare
IV.

Sistemul informatic

Nr. crt.

Obiective

Obiecte auditabile programelor informatice 19. Arhivarea datelor securitatea bazelor de date 20. Proceduri de arhivare a dosarelor 21. Locaia arhivrii 22. Desemnarea personalului responsabil 23. Procesul de arhivare a dosarelor

Observaii

V.

Arhivarea documentelor

Not: Lista centralizatoare a obiectelor auditabile reprezint primul document care se elaboreaz n cadrul procedurii Analiza riscurilor i cuprinde 23 de obiecte auditabile, structurate pe 5 obiective, care vor fi evaluate n continuare pentru obinerea Tematicii n detaliu a misiunii de audit intern.

15

1.5. Procedura - P05: Analiza riscurilor


Ministerul Agriculturii i Dezvoltrii Rurale Direcia de Audit 1.5.2. IDENTIFICAREA RISCURILOR Misiunea de audit: Sprijinul financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli Perioada auditat: . ntocmit: Avizat:.. Nr. crt. I. Obiective Sub-obiective Obiecte auditabile 1. Cadrul legislativ aferent derulrii sprijinului financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli

Data: ............................. Data: ............................. Observaii

Riscuri semnificative 1. Neconcordana cadrului legislativ cu prevederile Politicii Agricole Comune; 2. Neconcordana cadrului legislativ cu obiectivele prevzute n strategia Ministerului Agriculturii i Dezvoltrii Rurale; 3. Conceptele, noiunile, definiiile i termenii utilizai n cadrul legislativ privind acordarea sprijinului financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli sunt neclare; 4. Inexistena structurilor organizatorice necesare derulrii sprijinului financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli; 5. Neactualizarea Regulamentului de organizare i funcionare; 6. Necorelarea atribuiilor din ROF cu fiele posturilor; 7. Neactualizarea fielor posturilor;

Organizarea structurilor implicate n derularea sprijinului financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli

2. Atribuii i responsabiliti derivate din ROF pentru ndeplinirea obiectivului auditat, repartizarea echilibrat i actualizat a sarcinilor de serviciu nscrise n fiele posturilor personalului implicat n coordonarea, execuia i controlul sprijinului financiar de

16

Nr. crt.

Obiective

Sub-obiective

Obiecte auditabile la bugetul de stat acordat productorilor agricoli 3. Circuitul documentelor

Riscuri semnificative 8. Dotarea cu hard i soft inadecvate derulrii activitii privind sprijinul financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli; 9. Procedurile nu cuprind circuitul documentelor; 10. Neactualizarea i neaprobarea graficului de circulaie al documentelor; 11. Nerespectarea fluxului informaiilor i a circuitului documentelor cuprinse n graficul de circulaie al documentelor; 12. Nerespectarea sarcinilor i termenelor din graficul de circulaie al documentelor; 13. Personal redus ca numr, suprancrcare i/sau suprapunere de sarcini cu efecte asupra derulrii procesului de acordare a sprijinului; 14. Inexistena planului de pregtire profesional a personalului cu responsabiliti n acordarea sprijinului financiar de la bugetul de stat pentru productorii agricoli; 15. Neinstruirea permanent a personalului cu responsabiliti n acordarea sprijinului financiar de la bugetul de stat pentru productorii agricoli; 16. Necunoaterea i neaplicarea cadrului legal privind acordarea sprijinului financiar de la bugetul de stat pentru productorii agricoli;

Observaii

4. Pregtirea i instruirea personalului cu responsabiliti n acordarea sprijinului financiar de la bugetul de stat pentru productorii agricoli

17

Nr. crt.

Obiective

Sub-obiective

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative 17. Nedistribuirea unui exemplar a fiei postului ctre salariaii cu atribuii privind acordarea sprijinului financiar de la bugetul de stat pentru productorii agricoli; 18. Personal de execuie neadecvat necesitilor privind acordarea sprijinului financiar de la bugetul de stat pentru productorii agricoli; 19. Inexistena normelor i procedurilor de lucru scrise i formalizate care descriu activitile privind organizarea i funcionarea structurilor implicate n acordarea sprijinului financiar de la bugetul de stat pentru productorii agricoli; 20. Neactualizarea normelor i procedurilor de lucru scrise i formalizate care descriu activitile privind organizarea i funcionarea structurilor implicate n acordarea sprijinului financiar de la bugetul de stat pentru productorii agricoli; 21. Necunoaterea i neaplicarea prevederilor normelor i procedurilor de lucru, care descriu activitile privind organizarea i funcionarea structurilor implicate n acordarea sprijinului financiar de la bugetul de stat pentru productorii agricoli; 22. Nedesemnarea persoanelor responsabile pentru ntocmirea, actualizarea, aprobarea i distribuirea

Observaii

II.

Procesul de acordare a sprijinului financiar, conform reglementrilor

5. Norme i proceduri de lucru scrise i formalizate, care descriu activitile privind organizarea i funcionarea activitiilor n cadrul Ministerului Agriculturii i Dezvoltrii Rurale, a direciilor pentru agricultur i dezvoltare rural judeene i a municipiului Bucureti, necesare pentru acordarea sprijinului financiar de la bugetul de stat pentru productorii agricoli

18

Nr. crt.

Obiective

Sub-obiective

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative

Observaii

procedurilor de lucru scrise i formalizate; 23. Existena unor norme i proceduri de lucru privind acordarea sprijinului financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli neclare i/sau incomplete; 24. Nerespectarea cadrului legal n elaborarea normelor i procedurilor de lucru privind acordarea sprijinului financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli; 6. Primirea, gestionarea, 25. Lips check-list-uri privind prelucrarea i aprobarea documentele din dosarele de solicitare a solicitrilor de plat privind sprijinului financiar de la bugetul de stat sprijinului financiar de la bugetul acordat productorilor agricoli; de stat pentru productorii 26. Lipsa Registrului special de eviden agricoli a beneficiarilor; 27. Acceptarea dosarelor incomplete; 28. Lipsa evidenei electronice a dosarelor primite; 29. Neactualizarea bazei de date; 30. Primirea dosarelor n afara termenului de depunere; 31. Lipsa situaiilor centralizatoare a beneficiarilor sprijinului financiar; 32. Situaii centralizatoare incomplete sau cu date eronate; 33. Situaii centralizatoare ntocmite fr a respecta modelul; 34. Netransmiterea periodic a situaiilor centralizatoare de ctre direciile pentru agricultur i dezvoltare rural judeene i a municipiului Bucureti la Ministerul

19

Nr. crt.

Obiective

Sub-obiective

Obiecte auditabile 7. Efectuarea plilor

Riscuri semnificative Agriculturii i Dezvoltrii Rurale; 35. Inexistena n cadrul procedurilor de lucru a termenelor de plat a cererilor privind sprijinului financiar de la bugetul de stat pentru productorii agricoli; 36. Nerespectarea termenelor de plat a cererilor privind sprijinului financiar de la bugetul de stat pentru productorii agricoli; 37. Efectuarea plilor n conturi eronate; 38. Efectuarea de pli necuvenite; 39. Nerespectarea instruciunilor privind angajarea, lichidarea, ordonanarea i plata; 40. Lipsa evidenei privind angajamentele bugetare; 41. nregistrri contabile eronate; 42. Inexistena procedurilor de lucru scrise i formalizate care descriu activitile care trebuie ntreprinse pentru gestionarea riscurilor; 43. Neactualizarea procedurilor de lucru scrise i formalizate care descriu activitile care trebuie ntreprinse pentru gestionarea riscurilor; 44. Lipsa separrii atribuiilor pentru funciile de iniiere i verificare a unei operaiuni;

Observaii

8. Contabilizarea operaiilor privind sprijinului financiar de la bugetul de stat pentru productorii agricoli

III.

Gestionarea riscurilor

Mediul de control intern

9. Proceduri pentru gestionarea riscurilor

20

Nr. crt.

Obiective

Sub-obiective

Obiecte auditabile 10. Definirea n scris a responsabilitilor persoanelor implicate n acordarea sprijinului financiar de la bugetul de stat pentru productorii agricoli 11. Alocarea de resurse umane corespunztoare necesitilor acordrii sprijinului financiar de la bugetul de stat pentru productorii agricoli 12. Identificarea riscurilor i stabilirea de msuri pentru limitarea efectelor

Riscuri semnificative 45. Lipsa stabilirii responsabilitilor persoanelor implicate n acordarea sprijinului financiar de la bugetul de stat pentru productorii agricoli (fia postului, decizii); 46. Resursele umane alocate derulrii sprijinului financiar de la bugetul de stat pentru productorii agricoli insuficiente i neadecvate; 47. Neefectuarea analizei riscurilor; neidentificarea riscurilor i neierarhizarea acestora; 48. Inexistena registrului riscurilor; 49. Inexistena planului de prevenire a riscurilor existente i poteniale; 50. Nedesemnarea persoanelor responsabile de aplicarea prevederilor Planului de prevenire a riscurilor existente i poteniale; 51. Necunoaterea i neaplicarea n activitatea curent a msurilor de prevenire/ combatere a riscurilor existente i poteniale; 52. Inexistena unui sistem de monitorizare i raportare periodic a riscurilor asociate activitilor; 53. Lipsa deciziei de numire a personalului responsabil privind acordarea sprijinului financiar de la bugetul de stat pentru productorii agricoli;

Observaii

Managementul riscurilor

13. Modul de funcionare a managementului de linie

21

Nr. crt.

Obiective

Sub-obiective

Obiecte auditabile 14. Monitorizarea performanelor activitilor privind acordarea sprijinului financiar de la bugetul de stat pentru productorii agricoli de ctre personalul de conducere

Riscuri semnificative

Observaii

Controlul activitilor

Informare i comunicare

54. Lipsa indicatorilor de performan; 55. Obiectivele sprijinului nu sunt clare i bine definite; 56. Lipsa monitorizrii performanelor activitilor privind acordarea sprijinului financiar de la bugetul de stat pentru productorii agricoli de ctre personalul de conducere; 15. Separarea atribuiilor pentru 57. Inexistena separrii atribuiilor pentru funciile de iniiere i verificare a funciile de iniiere i verificare a operaiunilor operaiunilor; 16. Implementarea de forme de 58. Lipsa formelor de control adecvate control adecvate operaiunilor n operaiunilor n scopul realizrii n mod scopul realizrii n mod eficace eficace a acestora; a acestora 59. Nu sunt stabilite forme de control corespunztoare fiecrei etape a procesului de acordare a sprijinului; 60. Nerespectarea prevederilor privind ierarhizarea controlului activitii; 61. Netransmiterea informaiilor necesare 17. Eficiena sistemului de derulrii sprijinului financiar de la bugetul comunicare intern i extern de stat pentru productorii agricoli de la Ministerul Agriculturii i Dezvoltrii Rurale ctre direciile pentru agricultur i dezvoltare rural judeene i a municipiului Bucureti precum i de la direciile pentru agricultur i dezvoltare rural judeene i a municipiului Bucureti la Ministerul Agriculturii i Dezvoltrii Rurale; 62. Transmiterea informaiilor fr a folosi modelele (tipizate) aprobate;
22

Nr. crt.

Obiective

Sub-obiective

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative 63. Transmiterea cu ntrziere a informaiilor necesare derulrii sprijinului financiar de la bugetul de stat pentru productorii agricoli; 64. Posibilitatea producerii incidentelor care duc la obinerea de date incomplete, incorecte etc.; 65. Inexistena registrului de incidene; 66. Neorganizarea arhivrii datelor pe suport magnetic; 67. Nedesemnarea personalului responsabil; 68. Inexistena procedurilor de lucru scrise i formalizate care descriu acivitile care trebuie ntreprinse pentru arhivarea datelor i securitatea bazelor de date (cunoaterea i aplicarea prevederilor acestora); 69. Inexistena normelor i procedurilor privind arhivarea documentelor; 70.Lipsa spaiului destinat arhivrii; 71. Spaiul destinat arhivrii impropriu sau insuficient; 72. Nedesemnarea personalului responsabil privind arhivarea documentelor; 73. Personalul responsabil nu are pregtire specific; 74. ndosarierea necorespunztoare a documentelor n dosare; 75. Neopisarea dosarelor arhivate; 76. Dosarele nu sunt predate la arhiva

Observaii

IV.

Sistemul informatic

18. Fiabilitatea aplicaiilor/ programelor informatice

19. Arhivarea datelor securitatea bazelor de date

V.

Arhivarea documentelor

20. Proceduri de arhivare a dosarelor 21. Locaia arhivrii 22. Desemnarea personalului responsabil

23. Procesul de arhivare a dosarelor

23

Nr. crt.

Obiective

Sub-obiective

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative instituiei la termenele legale.

Observaii

Not: Identificarea riscurilor este al doilea document care se elaboreaz n cadrul procedurii Analiza riscurilor i presupune asocierea riscurilor semnificative la operaiile stabilite n Lista centralizatoare a obiectelor auditabile. De regul, se asociaz unul sau mai multe riscuri teoretice, determinate de auditorii interni din documentele colectate sau din riscurile practice reieite din propria experien. n situaia n care la operaiile auditabile se ataeaz mai multe riscuri, analiza acestora se va putea realiza pentru fiecare risc n parte sau pe total operaie/obiect auditabil/auditabil. n acest studiu de caz au fost identificate 23 de obiecte auditabile crora le-au fost ataate 76 riscuri.

24

1.5. Procedura - P05: Analiza riscurilor


Ministerul Agriculturii i Dezvoltrii Rurale Direcia de Audit 1.5.3. STABILIREA FACTORILOR DE RISC, A PONDERILOR I NIVELURILOR DE APRECIERE AL RISCURILOR Misiunea de audit: Sprijinul financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli Perioada auditat: . ntocmit: Data: ............................. Avizat:. Data: ............................. Pondere a factorilor de risc (Pi)

Factori de risc (Fi)

Nivelul de apreciere al riscului (Ni) N1 Exist proceduri i se aplic Impact financiar slab N2 Exist proceduri, sunt cunoscute, dar nu se aplic n totalitate N3 Exist proceduri, nu sunt stabilite responsabilitil e i competenele Impact financiar mare N4

Aprecierea controlului intern F1

P1 50%

Nu exist proceduri

Aprecierea cantitativ F2 Aprecierea calitativ F3

P2 30%

Impact financiar mediu

Impact financiar foarte mare Vulnerabilitate mare

Vulnerabili P3 20% tate mic

Vulnerabilitate redus

Vulnerabilitate medie

Not: Cei trei factori de risc din acest document sunt stabilii prin normele generale i sunt acoperitori pentru entitate, ns dac dorim s evideniem i ali factori de risc, cu nivelurile de apreciere corespunztoare, se recomand s avem n vedere ca suma ponderilor factorilor de risc s fie de asemenea 100. n funcie de importana i greutatea factorilor de risc, se stabilesc ponderile i nivelurile de apreciere ale riscurilor.

25

1.5. Procedura - P05: Analiza riscurilor


Ministerul Agriculturii i Dezvoltrii Rurale Direcia de Audit 1.5.4. CHESTIONAR DE LUARE LA CUNOTIN - CLC Misiunea de audit: Sprijinul financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli Perioada auditat: . ntocmit: Data: ............................. Avizat:. Data: ............................. ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS. 1. Organizarea activitii privind sprijinul financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli - Au fost elaborate Organigrama i ROF-ul (entitii auditate)? - Este actualizat periodic ROF-ul? - A fost elaborat i aprobat procedura privind circuitul documentelor? - Atribuiile cuprinse n procedurile de lucru se regsesc n fiele de post? - Fiele posturilor personalului implicat n realizarea activitii privind sprijinul financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli cuprind sarcinile pentru realizarea obiectivelor precizate n ROF? - Apreciai comunicarea corespunztoare n cadrul structurii dumneavoastr? - Exist riscuri privind cadrul de organizare i funcionare a activitii structurii dumneavoastr? Dac da, v rugm s nominalizai aceste riscuri. - Exist proceduri de lucru care s reglementeze organizarea i funcionarea activitii structurii dumneavoastr? - Exist proceduri de lucru pentru realizarea activitii privind sprijinul financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli? - Procedurile de lucru sunt scrise i formalizate? - Avei un sistem de codificare i de inere a evidenei privind data ntocmirii, modificrii, actualizrii, aprobrii i distribuirii procedurilor? - Avei desemnat persoana responsabil cu elaborarea i actualizarea procedurilor de lucru? - Procedurile de lucru existente sunt cunoscute i aplicate n activitatea curent?
26

ACTIVITATEA DE AUDIT DA - Exist riscuri n legtur cu asigurarea cadrului procedural privind organizarea i funcionarea activitii? Dac da, v rugm s nominalizai aceste riscuri. - Exist o politic privind recrutarea personalului? - Sunt toate posturile ocupate? - Dac nu, care sunt cauzele? - Avei un plan de pregtirea profesional continu a personalului? - Dispunei de dotare (hard i soft) suficient i corespunzatoare activitii pe care o desfurai? - Dac nu, care sunt cauzele? 2. Managementul riscurilor - Avei proceduri de lucru privind managementul riscurilor, respectiv: identificarea, evaluarea, ierarhizarea acestora? - Este desemnat o persoan responsabil cu elaborarea i actualizarea Registrului riscurilor? - A fost elaborat Registrul riscurilor? - Este actualizat Registrul riscurilor? - Avei Program de msuri pentru prevenirea i combaterea riscurilor? 3. Organizarea i efectuarea controlului intern - Avei organizat i implementat sistemul de control intern n conformitate cu cerinele standardelor de control intern, cuprinse n Ordinul nr. 946/2005? - Avei proceduri de lucru scrise i formalizate privind modul de implementarea cerinelor standardelor de control intern? - A fost realizat ierarhizarea controlului intern n cadrul structurii dumneavoastre? - A fost realizat separarea sarcinilor n cadrul structurii dumneavoastr? - Exist proceduri privind ALOP cheltuielilor bugetare? - Avei monografie privind nregistrarea n contabilitate a sprijinului? - Exist personal desemnat pentru evidena contabil a sprijinului? - Exist proceduri privind stocarea, recuperarea i arhivarea electronic a datelor? - Avei un sistem de protecie a datelor? - Exist un sistem de prevenire i detectare a accesrilor i modificrilor neautorizate n sistemul informatic? - Exist proceduri de lucru scrise i formalizate privind
27

NU

OBS.

ACTIVITATEA DE AUDIT arhivrea documentelor? - Exist personal desemnat pentru activitatea de arhivare a dosarelor privind sprijinul? - Persoana desemnat are experiena i pregtirea necesar? - Exist spaiu special destinat arhivrii documentelor? Auditori, Not: Supervizor,

DA

NU

OBS.

Director,

Chestionarul de luare la cunotin se adreseaz nivelului general de management i managementului de linie, n vederea aprecierii riscurilor operaiilor supuse auditrii, cu scopul de a evalua prin ntrebrile formulate i rspunsurile primite existena i funcionalitatea controalelor interne din cadrul entiti.

28

1.5. Procedura - P05: Analiza riscurilor


Ministerul Agriculturii i Dezvoltrii Rurale Direcia de Audit 1.5.5. STABILIREA NIVELULUI RISCULUI I A PUNCTAJULUI TOTAL AL RISCULUI, CLASAREA OPERAIILOR N FUNCIE DE ANALIZA RISCULUI Misiunea de audit: Sprijinul financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli Perioada auditat: . ntocmit: Avizat:..

Data: ............................. Data: .............................

Criterii de analiz a riscurilor Nr. crt Aprecierea controlului intern (F1) P1 50% Ni Aprecierea cantitativ (F2) P2 30% Ni Apreci-erea calitativ (F3) P3 20% Ni Punct -aj total
Clasare

Obiective

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative

I.

Organizarea structurilor implicate n derularea sprijinului financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli

1. Cadrul legislativ aferent derulrii sprijinului financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli

2. Atribuii i responsabiliti derivate din ROF pentru ndeplinirea obiectivului auditat, repartizarea echilibrat i actualizat

1. Neconcordana cadrului legislativ cu prevederile Politicii Agricole Comune; 2. Neconcordana cadrului legislativ cu obiectivele prevzute n strategia Ministerului Agriculturii i Dezvoltrii Rurale; 3. Conceptele, noiunile, definiiile i termenii utilizai n cadrul legislativ privind acordarea sprijinului financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli sunt neclare; 4. Inexistena structurilor organizatorice necesare derulrii sprijinului financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli; 5. Neactualizarea Regulamentului de organizare i funcionare; 29

1 1

2 2

0,3 0,6

1 2

0,8 0,8

4 4

2,1 2,4

Mediu Mediu

0,6

0,6

2,2

Mediu

1,5

0,9

0,6

3,0

Mare

0,6

0,6

2,2

Mediu

Criterii de analiz a riscurilor Nr. crt Aprecierea controlului intern (F1) P1 50% Ni Aprecierea cantitativ (F2) P2 30% Ni Apreci-erea calitativ (F3) P3 20% Ni Punct -aj total
Clasare

Obiective

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative

a sarcinilor de serviciu nscrise n fiele posturilor personalului implicat n coordonarea, execuia i controlul sprijinului financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli 3. Circuitul documentelor

6. Necorelarea atribuiilor din ROF cu fiele posturilor; 7. Neactualizarea fielor posturilor; 8. Dotarea cu hard i soft inadecvate derulrii activitii privind sprijinul financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli; 9. Procedurile nu cuprind circuitul documentelor; 10. Neactualizarea i neaprobarea graficului de circulaie al documentelor; 11. Nerespectarea fluxului informaiilor i a circuitului documentelor cuprinse n graficul de circulaie al documentelor; 12. Nerespectarea sarcinilor i termenelor din graficul de circulaie al documentelor; 13. Personal redus ca numr, suprancrcare i/sau suprapunere de sarcini cu efecte asupra derulrii procesului de acordare a sprijinului; 14. Inexistena planului de pregtire profesional a personalului cu responsabiliti n acordarea sprijinului financiar de la bugetul de stat pentru productorii agricoli; 15. Neinstruirea permanent a personalului cu responsabiliti n acordarea sprijinului financiar de la bugetul de stat pentru productorii agricoli; 30

1 1 1

2 2 2

0,6 0,6 0,6

2 2 2

0,6 0,6 0,8

3 3 4

2,2 2,2 2,4

Mediu Mediu Mediu

2 2 2

4 4 4

0,6 0,6 0,6

2 2 2

0,8 0,8 0,8

4 4 4

3,4 3,4 3,4

Foarte mare Foarte mare Foarte mare Foarte mare Mare

2 1,5

0,6

0,8

3,4

4. Pregtirea i instruirea personalului cu responsabiliti n acordarea sprijinului financiar de la bugetul de stat pentru productorii agricoli

0,6

0,6

2,7

0,6

0,4

Mediu

0,6

0,6

2,2

Mediu

Criterii de analiz a riscurilor Nr. crt Aprecierea controlului intern (F1) P1 50% Ni Aprecierea cantitativ (F2) P2 30% Ni Apreci-erea calitativ (F3) P3 20% Ni Punct -aj total
Clasare

Obiective

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative

II.

Procesul de acordare a sprijinului financiar, conform reglementrilor

5. Norme i proceduri de lucru scrise i formalizate, care descriu activitile privind organizarea i funcionarea activitilor n cadrul Ministerului Agriculturii i Dezvoltrii Rurale, a direciilor pentru agricultur i dezvoltare rural judeene i a municipiului Bucureti, necesare pentru acordarea sprijinului financiar de la bugetul de stat pentru productorii agricoli

16. Necunoaterea i neaplicarea cadrului legal privind acordarea sprijinului financiar de la bugetul de stat pentru productorii agricoli; 17. Nedistribuirea unui exemplar a fiei postului ctre salariaii cu atribuii privind acordarea sprijinului financiar de la bugetul de stat pentru productorii agricoli; 18. Personal de execuie neadecvat necesitilor privind acordarea sprijinului financiar de la bugetul de stat pentru productorii agricoli; 19. Inexistena normelor i procedurilor de lucru scrise i formalizate care descriu activitile privind organizarea i funcionarea structurilor implicate n acordarea sprijinului financiar de la bugetul de stat pentru productorii agricoli; 20. Neactualizarea normelor i procedurilor de lucru scrise i formalizate care descriu activitile privind organizarea i funcionarea structurilor implicate n acordarea sprijinului financiar de la bugetul de stat pentru productorii agricoli; 21. Necunoaterea i neaplicarea prevederilor normelor i procedurilor de lucru, care descriu activitile privind organizarea i funcionarea structurilor implicate n acordarea sprijinului financiar de la bugetul de stat pentru productorii agricoli; 31

1,5

0,9

0,6

Mare

0,6

0,4

Mediu

0,6

0,6

2,2

Mediu

0,9

0,8

3,7

Foarte mare

0,9

0,8

3,7

Foarte mare

0,9

0,8

3,7

Foarte mare

Criterii de analiz a riscurilor Nr. crt Aprecierea controlului intern (F1) P1 50% Ni Aprecierea cantitativ (F2) P2 30% Ni Apreci-erea calitativ (F3) P3 20% Ni Punct -aj total
Clasare

Obiective

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative

6. Primirea, gestionarea, prelucrarea i aprobarea solicitrilor de plat privind sprijinului financiar de la bugetul de stat pentru productorii agricoli

22. Nedesemnarea persoanelor responsabile pentru ntocmirea, actualizarea, aprobarea i distribuirea procedurilor de lucru scrise i formalizate; 23. Existena unor norme i proceduri de lucru privind acordarea sprijinului financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli neclare i/sau incomplete; 24. Nerespectarea cadrului legal n elaborarea normelor i procedurilor de lucru privind acordarea sprijinului financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli; 25. Lips check-list-uri privind documentele din dosarele de solicitare a sprijinului financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli; 26. Lipsa Registrului special de eviden a beneficiarilor; 27. Acceptarea dosarelor incomplete; 28. Lipsa evidenei electronice a dosarelor primite; 29. Neactualizarea bazei de date; 30. Primirea dosarelor n afara termenului de depunere; 31. Lipsa Listei productorilor agricoli crora li s-a aprobat acordarea sprijinului financiar;

0,6

0,8

3,4

Foarte mare

0,9

0,8

3,7

Foarte mare

0,9

0,6

3,5

Foarte mare

1,2

0,8

Foarte mare Mare Foarte mare Foarte mare Foarte mare Foarte mare Foarte mare

2 2 2 2 2 2

4 4 4 4 4 4

0,6 1,2 0,9 0,9 1,2 0,9

2 4 3 3 4 3

0,6 0,8 0,8 0,8 0,8 0,6

3 4 4 4 4 3

3,2 4 3,7 3,7 4 3,5

32

Criterii de analiz a riscurilor Nr. crt Aprecierea controlului intern (F1) P1 50% Ni Aprecierea cantitativ (F2) P2 30% Ni Apreci-erea calitativ (F3) P3 20% Ni Punct -aj total
Clasare

Obiective

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative

7. Efectuarea plilor

32. Lista productorilor agricoli crora li s-a aprobat acordarea sprijinului financiar incomplet sau cu date eronate; 33. Lista productorilor agricoli crora li s-a aprobat acordarea sprijinului financiar ntocmit fr a se respecta modelul; 34. Netransmiterea periodic a situaiilor centralizatoare de ctre direciile pentru agricultur i dezvoltare rural judeene i a municipiului Bucureti la Ministerul Agriculturii i Dezvoltrii Rurale; 35. Inexistena n cadrul procedurilor de lucru a termenelor de plat a cererilor privind sprijinului financiar de la bugetul de stat pentru productorii agricoli; 36. Nerespectarea termenelor de plat a cererilor privind sprijinului financiar de la bugetul de stat pentru productorii agricoli; 37. Efectuarea plilor n conturi eronate; 38. Efectuarea de pli necuvenite; 39. Nerespectarea instruciunilor privind angajarea, lichidarea, ordonanarea i plata; 40. Lipsa evidenei privind angajamentele bugetare; 41. nregistrri contabile eronate; 33

0,9

0,6

3,5

Foarte mare Mare

0,6

0,4

0,6

0,4

Mare

0,6

0,4

Mare

0,6

0,6

3,2

Mare

2 2 1 1 1

4 4 2 2 2

1,2 1,2 0,9 0,9 0,6

4 4 3 3 2

0,6 0,6 0,6 0,6 0,4

3 3 3 3 2

3,8 3,8 2,5 2,5 2

8. Contabilizarea operaiilor privind sprijinului financiar de la bugetul de stat pentru productorii agricoli

Foarte mare Foarte mare Mediu Mediu Mediu

Criterii de analiz a riscurilor Nr. crt Aprecierea controlului intern (F1) P1 50% Ni Aprecierea cantitativ (F2) P2 30% Ni Apreci-erea calitativ (F3) P3 20% Ni Punct -aj total
Clasare

Obiective

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative

III.

Gestionarea riscurilor

Mediul de control intern

9. Norme i proceduri de lucru pentru gestionarea riscurilor

42. Inexistena procedurilor de lucru scrise i formalizate care descriu activitile care trebuie ntreprinse pentru gestionarea riscurilor; 43. Neactualizarea procedurilor de lucru scrise i formalizate care descriu activitile care trebuie ntreprinse pentru gestionarea riscurilor; 44. Lipsa separrii atribuiilor pentru funciile de iniiere i verificare a unei operaiuni; 45. Lipsa stabilirii responsabilitilor persoanelor implicate n acordarea sprijinului financiar de la bugetul de stat pentru productorii agricoli (fia postului, decizii); 46. Resursele umane alocate derulrii sprijinului financiar de la bugetul de stat pentru productorii agricoli insuficiente i neadecvate;

0,9

0,6

3,5

Foarte mare Foarte mare Foarte mare Mediu

0,9

0,6

3,5

0,9

0,6

3,5

Management ul riscului

10. Definirea n scris a responsabilitilor persoanelor implicate n acordarea sprijinului financiar de la bugetul de stat pentru productorii agricoli 11. Alocarea de resurse umane corespunztoare necesitilor acordrii sprijinului financiar de la bugetul de stat pentru productorii agricoli 12. Identificarea riscurilor i stabilirea de msuri pentru limitarea efectelor

0,6

0,4

0,6

0,6

2,2

Mediu

47. Neefectuarea analizei riscurilor; neidentificarea riscurilor i neierarhizarea acestora; 48. Inexistena registrului riscurilor; 49. Inexistena planului de prevenire a riscurilor existente i poteniale;

2 2 2

4 4 4

0,9 0,9 0,9

3 3 3

0,6 0,6 0,6

3 3 3

3,5 3,5 3,5

Foarte mare Foarte mare Foarte mare

34

Criterii de analiz a riscurilor Nr. crt Aprecierea controlului intern (F1) P1 50% Ni Aprecierea cantitativ (F2) P2 30% Ni Apreci-erea calitativ (F3) P3 20% Ni Punct -aj total
Clasare

Obiective

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative

13. Modul de funcionare a managementului de linie 14. Monitorizarea performanelor activitilor privind acordarea sprijinului financiar de la bugetul de stat pentru productorii agricoli de ctre personalul de conducere 15. Separarea atribuiilor pentru funciile de iniiere i verificare a operaiunilor 16. Implementarea de forme de control adecvate operaiunilor

50. Nedesemnarea persoanelor responsabile de aplicarea prevederilor Planului de prevenire a riscurilor existente i poteniale; 51. Necunoaterea i neaplicarea n activitatea curent a msurilor de prevenire/ combatere a riscurilor existente i poteniale; 52. Inexistena unui sistem de monitorizare i raportare periodic a riscurilor asociate activitilor; 53. Lipsa deciziei de numire a personalului responsabil privind acordarea sprijinului financiar de la bugetul de stat pentru productorii agricoli; 54. Lipsa indicatorilor de performan; 55. Obiectivele sprijinului nu sunt clare i bine definite; 56. Lipsa monitorizrii performanelor activitilor privind acordarea sprijinului financiar de la bugetul de stat pentru productorii agricoli de ctre personalul de conducere; 57. Inexistena separrii atribuiilor pentru funciile de iniiere i verificare a operaiunilor; 58. Lipsa formelor de control adecvate operaiunilor n scopul realizrii n mod eficace a acestora;

0,9

0,6

3,5

Foarte mare Mare

0,6

0,6

3,2

2 1

4 2

0,6 0,6

2 2

0,6 0,4

3 2

3,2 2

Mare Mediu

2 2 2

4 4 4

0,6 0,6 0,6

2 2 2

0,6 0,6 0,6

3 3 3

3,2 3,2 3,2

Mare Mare Mare

Controlul activitilor

0,9

0,6

3,5

Foarte mare Foarte mare

0,9

0,6

3,5

35

Criterii de analiz a riscurilor Nr. crt Aprecierea controlului intern (F1) P1 50% Ni Aprecierea cantitativ (F2) P2 30% Ni Apreci-erea calitativ (F3) P3 20% Ni Punct -aj total
Clasare

Obiective

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative

n scopul realizrii n mod eficace a acestora

Informare i comunicare

17. Eficiena sistemului de comunicare intern i extern

IV.

Sistemul informatic

18. Fiabilitatea aplicaiilor/ programelor informatice 19. Arhivarea datelor securitatea bazelor de date

59. Nu sunt stabilite forme de control corespunztoare fiecrei etape a procesului de acordare a sprijinului; 60. Nerespectarea prevederilor privind ierarhizarea controlului activitii; 61. Netransmiterea informaiilor necesare derulrii sprijinului financiar de la bugetul de stat pentru productorii agricoli de la Ministerul Agriculturii i Dezvoltrii Rurale ctre direciile pentru agricultur i dezvoltare rural judeene i a municipiului Bucureti precum i de la direciile pentru agricultur i dezvoltare rural judeene i a municipiului Bucureti la Ministerul Agriculturii i Dezvoltrii Rurale; 62. Transmiterea informaiilor fr a folosi modelele (tipizate) aprobate; 63. Transmiterea cu ntrziere a informaiilor necesare derulrii sprijinului financiar de la bugetul de stat pentru productorii agricoli; 64. Posibilitatea producerii incidentelor care duc la obinerea de date incomplete, incorecte etc.; 65. Inexistena registrului de incidene; 66. Neorganizarea arhivrii datelor pe suport magnetic; 67. Nedesemnarea personalului responsabil;

2 2 2

4 4 4

0,9 0,9 0,6

3 3 2

0,6 0,6 0,4

3 3 2

3,5 3,5 3

Foarte mare Foarte mare Mare

1 2

2 4

0,6 0,6

2 2

0,4 0,4

2 2

2 3

Mediu Mare

2 2 2

4 4 4

0,9 0,6 0,3

3 2 1

0,8 0,6 0,8

4 3 4

3,7 3,2 3,1

Foarte mare Mare Mare Mare

0,3

0,6

2,9

36

Criterii de analiz a riscurilor Nr. crt Aprecierea controlului intern (F1) P1 50% Ni Aprecierea cantitativ (F2) P2 30% Ni Apreci-erea calitativ (F3) P3 20% Ni Punct -aj total
Clasare

Obiective

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative

V.

Arhivarea documentelor

20. Proceduri de arhivare a dosarelor 21. Locaia arhivrii

68. Inexistena procedurilor de lucru scrise i formalizate care descriu acivitile care trebuie ntreprinse pentru arhivarea datelor i securitatea bazelor de date (cunoaterea i aplicarea prevederilor acestora); 69. Inexistena normelor i procedurilor privind arhivarea documentelor; 70.Lipsa spaiului destinat arhivrii; 71. Spaiul destinat arhivrii impropriu sau insuficient; 72. Nedesemnarea personalului responsabil privind arhivarea documentelor; 73. Personalul responsabil nu are pregtire specific; 74. ndosarierea necorespunztoare a documentelor n dosare; 75. Neopisarea dosarelor arhivate; 76. Dosarele nu sunt predate la arhiva instituiei la termenele legale.

0,3

0,6

2,9

Mare

1 1 1 1 1 1 1 1

2 2 2 2 2 2 2 2

0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3

1 1 1 1 1 1 1 1

0,6 0,6 0,6 0,6 0,6 0,6 0,6 0,4

3 3 3 3 3 3 3 2

1,9 1,9 1,9


1,9

Mediu Mediu Mediu Mediu

22. Desemnarea personalului responsabil

1,9

Mediu Mediu Mediu Mic

23. Procesul de arhivare a dosarelor

1,9 1,9 1,7

Not: Stabilirea nivelului riscului i a punctajului total al riscului este documentul din procedura Analiza riscurilor n care auditorul evalueaz riscurile pe baza informaiilor i documentelor, n posesia crora a intrat pn n acest moment, a Chestionarului de Luare la Cunotin pe care l-a obinut de la managementul general i managementul de linie al structurii auditate, dar i a expertizei personale n domeniu i a informaiilor din mass-media sau de pe internet. De asemenea, auditorii interni, n funcie de resursele alocate misiunii (numr de persoane, timpul aferent .a.), stabilesc punctajul total al riscurilor operaiei/activitii respective, n baza formulei de calcul:
37

Pt =

i =1

N i Pi

unde: Pt = punctajul total; N i = nivelul riscurilor pentru fiecare criteriu utilizat; Pi = ponderea criteriilor de risc

Pentru continuarea analizei, grupeaz riscurile n urmtoarele patru categorii: Riscuri mici 1,0 - 1,7 Riscuri medii 1,8 - 2,5 Riscuri mari 2,6 - 3,3 Riscuri foarte mari 3,4 - 4,0 Elaborarea acestui document prezint un grad relativ mare de subiectivitate i din acest motiv auditorii interni aduc mbuntiri acestei lucrri, pe toat durata misiunii de audit, n special n Etapa interveniei la faa locului n funcie de informaiile pe care le colecteaz cu ocazia testrilor efectuate. Din experiena practic, recomandm ca ponderea riscurilor medii s fie sub 10%, deoarece aceasta denot o nehotrre din partea auditorilor interni, referitoare la categoria de riscuri n care s le includ, lund n considerare c n auditare vor intra, de regul, riscurile foarte mari, mari i medii, considerate riscuri semnificative. Clasarea operaiilor n funcie de analiza riscurilor se realizeaz prin mprirea celor 76 de riscuri, grupate pe cele 23 de obiecte auditabile i 5 obiective, n 4 categorii de riscuri, mici, medii, mari i foarte mari stabilite n fazele anterioare ale procedurii Analiza riscurilor. n continuare, riscurile semnificative n numr de 76, vor intra n faza de ierarhizare a riscurilor i anume n Tabelul puncte tari i puncte slabe. Evaluarea operaiilor identificate ca fiind puncte tari s-a realizat prin analiza riscurilor asociate activitii n baza rspunsurilor la chestionarul de evaluare a riscurilor asociate activitii i aprecierea funcionalitii sistemului de control intern al activitilor auditate, care astfel limiteaz efectul riscurilor asociate acestora. n urma operaiei de ierarhizare, au fost preluate spre auditare n continuare toate obiectivele i obiectele auditabile (fiind opiunea echipei de auditori), n documentul Tematica n detaliu a misiunii de audit intern i ulterior va fi stabilit corespondena acestora cu paragrafele din Raportul de audit intern.

38

1.5. Procedura - P05: Analiza riscurilor


Ministerul Agriculturii i Dezvoltrii Rurale Direcia de Audit 1.5.6. TABELUL PUNCTE TARI I PUNCTE SLABE Misiunea de audit: Sprijinul financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli Perioada auditat: . ntocmit: Avizat:..
Nr. crt Consecina funcionrii/ nefuncionrii controlului intern

Data: ............................. Data: .............................


Grad de ncredere al auditoru-lui n controlul intern Sczut Sczut

Obiective

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative

T/S

Observaii

I.

Organizarea structurilor implicate n derularea sprijinului financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli

1. Cadrul legislativ aferent derulrii sprijinului financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli

2. Atribuii i responsabiliti derivate din ROF pentru ndeplinirea obiectivului auditat, repartizarea echilibrat i actualizat a sarcinilor de serviciu nscrise n fiele

1. Neconcordana cadrului legislativ cu prevederile Politicii Agricole Comune; 2. Neconcordana cadrului legislativ cu obiectivele prevzute n strategia Ministerului Agriculturii i Dezvoltrii Rurale; 3. Conceptele, noiunile, definiiile i termenii utilizai n cadrul legislativ privind acordarea sprijinului financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli sunt neclare; 4. Inexistena structurilor organizatorice necesare derulrii sprijinului financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli; 5. Neactualizarea Regulamentului de organizare i funcionare; 39

S S

Sczut

Sczut

Sczut

Nr. crt

Obiective

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative

T/S

Consecina funcionrii/ nefuncionrii controlului intern

Grad de ncredere al auditoru-lui n controlul intern Sczut Sczut Sczut

Observaii

posturilor personalului implicat n coordonarea, execuia i controlul sprijinului financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli

3. Circuitul documentelor

4. Pregtirea i instruirea personalului cu responsabiliti n acordarea sprijinului financiar de la bugetul de stat pentru productorii agricoli

6. Necorelarea atribuiilor din ROF cu fiele posturilor; 7. Neactualizarea fielor posturilor; 8. Dotarea cu hard i soft inadecvate derulrii activitii privind sprijinul financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli; 9. Procedurile nu cuprind circuitul documentelor; 10. Neactualizarea i neaprobarea graficului de circulaie al documentelor; 11. Nerespectarea fluxului informaiilor i a circuitului documentelor cuprinse n graficul de circulaie al documentelor; 12. Nerespectarea sarcinilor i termenelor din graficul de circulaie al documentelor; 13. Personal redus ca numr, suprancrcare i/sau suprapunere de sarcini cu efecte asupra derulrii procesului de acordare a sprijinului; 14. Inexistena planului de pregtire profesional a personalului cu responsabiliti n acordarea sprijinului financiar de la bugetul de stat pentru productorii agricoli; 40

S S S

S S S

Sczut Sczut Sczut

S S

Sczut Sczut

Sczut

Nr. crt

Obiective

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative

T/S

Consecina funcionrii/ nefuncionrii controlului intern

Grad de ncredere al auditoru-lui n controlul intern Sczut

Observaii

II.

Procesul de acordare a sprijinului financiar, conform reglementrilor

5. Norme i proceduri de lucru scrise i formalizate, care descriu activitile privind organizarea i funcionarea activitilor n cadrul Ministerului Agriculturii i Dezvoltrii Rurale, a direciilor pentru agricultur i

15. Neinstruirea permanent a personalului cu responsabiliti n acordarea sprijinului financiar de la bugetul de stat pentru productorii agricoli; 16. Necunoaterea i neaplicarea cadrului legal privind acordarea sprijinului financiar de la bugetul de stat pentru productorii agricoli; 17. Nedistribuirea unui exemplar a fiei postului ctre salariaii cu atribuii privind acordarea sprijinului financiar de la bugetul de stat pentru productorii agricoli; 18. Personal de execuie neadecvat necesitilor privind acordarea sprijinului financiar de la bugetul de stat pentru productorii agricoli; 19. Inexistena normelor i procedurilor de lucru scrise i formalizate care descriu activitile privind organizarea i funcionarea structurilor implicate n acordarea sprijinului financiar de la bugetul de stat pentru productorii agricoli;

Sczut

Sczut

Sczut

Sczut

41

Nr. crt

Obiective

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative

T/S

Consecina funcionrii/ nefuncionrii controlului intern

Grad de ncredere al auditoru-lui n controlul intern Sczut

Observaii

dezvoltare rural judeene i a municipiului Bucureti, necesare pentru acordarea sprijinului financiar de la bugetul de stat pentru productorii agricoli

20. Neactualizarea normelor i procedurilor de lucru scrise i formalizate care descriu activitile privind organizarea i funcionarea structurilor implicate n acordarea sprijinului financiar de la bugetul de stat pentru productorii agricoli; 21. Necunoaterea i neaplicarea prevederilor normelor i procedurilor de lucru, care descriu activitile privind organizarea i funcionarea structurilor implicate n acordarea sprijinului financiar de la bugetul de stat pentru productorii agricoli; 22. Nedesemnarea persoanelor responsabile pentru ntocmirea, actualizarea, aprobarea i distribuirea procedurilor de lucru scrise i formalizate; 23. Existena unor norme i proceduri de lucru privind acordarea sprijinului financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli neclare i/sau incomplete;

Sczut

Sczut

Sczut

42

Nr. crt

Obiective

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative

T/S

Consecina funcionrii/ nefuncionrii controlului intern

Grad de ncredere al auditoru-lui n controlul intern Sczut

Observaii

6. Primirea, gestionarea, prelucrarea i aprobarea solicitrilor de plat privind sprijinului financiar de la bugetul de stat pentru productorii agricoli

24. Nerespectarea cadrului legal n elaborarea normelor i procedurilor de lucru privind acordarea sprijinului financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli; 25. Lips check-list-uri privind documentele din dosarele de solicitare a sprijinului financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli; 26. Lipsa Registrului special de eviden a beneficiarilor; 27. Acceptarea dosarelor incomplete; 28. Lipsa evidenei electronice a dosarelor primite; 29. Neactualizarea bazei de date; 30. Primirea dosarelor n afara termenului de depunere; 31. Lipsa Listei productorilor agricoli crora li s-a aprobat acordarea sprijinului financiar; 32. Lista productorilor agricoli crora li s-a aprobat acordarea sprijinului financiar incomplet sau cu date eronate;

Sczut

S S S S S S

Sczut Sczut Sczut Sczut Sczut Sczut

Sczut

43

Nr. crt

Obiective

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative

T/S

Consecina funcionrii/ nefuncionrii controlului intern

Grad de ncredere al auditoru-lui n controlul intern Sczut

Observaii

7. Efectuarea plilor

8. Contabilizarea operaiilor privind sprijinului financiar de la bugetul de stat pentru productorii agricoli

33. Lista productorilor agricoli crora li s-a aprobat acordarea sprijinului financiar ntocmit fr a se respecta modelul; 34. Netransmiterea periodic a situaiilor centralizatoare de ctre direciile pentru agricultur i dezvoltare rural judeene i a municipiului Bucureti la Ministerul Agriculturii i Dezvoltrii Rurale; 35. Inexistena n cadrul procedurilor de lucru a termenelor de plat a cererilor privind sprijinului financiar de la bugetul de stat pentru productorii agricoli; 36. Nerespectarea termenelor de plat a cererilor privind sprijinului financiar de la bugetul de stat pentru productorii agricoli; 37. Efectuarea plilor n conturi eronate; 38. Efectuarea de pli necuvenite; 39. Nerespectarea instruciunilor privind angajarea, lichidarea, ordonanarea i plata; 40. Lipsa evidenei privind angajamentele bugetare; 44

Sczut

Sczut

Sczut

S S S

Sczut Sczut Sczut

Sczut

Nr. crt

Obiective

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative

T/S

Consecina funcionrii/ nefuncionrii controlului intern

Grad de ncredere al auditoru-lui n controlul intern Sczut Sczut

Observaii

III.

Gestionarea riscurilor

Mediul de control intern

9. Norme i proceduri de lucru pentru gestionarea riscurilor

10. Definirea n scris a responsabilitilor persoanelor implicate n acordarea sprijinului financiar de la bugetul de stat pentru productorii agricoli 11. Alocarea de resurse umane corespunztoare necesitilor acordrii sprijinului financiar de la bugetul de stat pentru productorii agricoli 12. Identificarea riscurilor i stabilirea de msuri pentru limitarea efectelor

Management ul riscului

41. nregistrri contabile eronate; 42. Inexistena procedurilor de lucru scrise i formalizate care descriu activitile care trebuie ntreprinse pentru gestionarea riscurilor; 43. Neactualizarea procedurilor de lucru scrise i formalizate care descriu activitile care trebuie ntreprinse pentru gestionarea riscurilor; 44. Lipsa separrii atribuiilor pentru funciile de iniiere i verificare a unei operaiuni; 45. Lipsa stabilirii responsabilitilor persoanelor implicate n acordarea sprijinului financiar de la bugetul de stat pentru productorii agricoli (fia postului, decizii); 46. Resursele umane alocate derulrii sprijinului financiar de la bugetul de stat pentru productorii agricoli insuficiente i neadecvate; 47. Neefectuarea analizei riscurilor; neidentificarea riscurilor i neierarhizarea acestora; 48. Inexistena registrului riscurilor; 45

S S

Sczut

Sczut

Sczut

Sczut

Sczut

Sczut

Nr. crt

Obiective

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative

T/S

Consecina funcionrii/ nefuncionrii controlului intern

Grad de ncredere al auditoru-lui n controlul intern Sczut Sczut

Observaii

13. Modul de funcionare a managementului de linie

14. Monitorizarea performanelor activitilor privind acordarea sprijinului financiar de la bugetul de stat pentru productorii agricoli de ctre personalul de conducere

49. Inexistena planului de prevenire a riscurilor existente i poteniale; 50. Nedesemnarea persoanelor responsabile de aplicarea prevederilor Planului de prevenire a riscurilor existente i poteniale; 51. Necunoaterea i neaplicarea n activitatea curent a msurilor de prevenire/ combatere a riscurilor existente i poteniale; 52. Inexistena unui sistem de monitorizare i raportare periodic a riscurilor asociate activitilor; 53. Lipsa deciziei de numire a personalului responsabil privind acordarea sprijinului financiar de la bugetul de stat pentru productorii agricoli; 54. Lipsa indicatorilor de performan; 55. Obiectivele sprijinului nu sunt clare i bine definite; 56. Lipsa monitorizrii performanelor activitilor privind acordarea sprijinului financiar de la bugetul de stat pentru productorii agricoli de ctre personalul de conducere; 46

S S

Sczut

Sczut

Sczut

S S S

Sczut Sczut Sczut

Nr. crt

Obiective

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative

T/S

Consecina funcionrii/ nefuncionrii controlului intern

Grad de ncredere al auditoru-lui n controlul intern Sczut

Observaii

Controlul activitilor

15. Separarea atribuiilor pentru funciile de iniiere i verificare a operaiunilor 16. Implementarea de forme de control adecvate operaiunilor n scopul realizrii n mod eficace a acestora

Informare i comunicare

17. Eficiena sistemului de comunicare intern i extern

57. Inexistena separrii atribuiilor pentru funciile de iniiere i verificare a operaiunilor; 58. Lipsa formelor de control adecvate operaiunilor n scopul realizrii n mod eficace a acestora; 59. Nu sunt stabilite forme de control corespunztoare fiecrei etape a procesului de acordare a sprijinului; 60. Nerespectarea prevederilor privind ierarhizarea controlului activitii; 61. Netransmiterea informaiilor necesare derulrii sprijinului financiar de la bugetul de stat pentru productorii agricoli de la Ministerul Agriculturii i Dezvoltrii Rurale ctre direciile pentru agricultur i dezvoltare rural judeene i a municipiului Bucureti precum i de la direciile pentru agricultur i dezvoltare rural judeene i a municipiului Bucureti la Ministerul Agriculturii i Dezvoltrii Rurale; 62. Transmiterea informaiilor fr a folosi modelele (tipizate) aprobate;

Sczut

Sczut

Sczut

Sczut

Sczut

47

Nr. crt

Obiective

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative

T/S

Consecina funcionrii/ nefuncionrii controlului intern

Grad de ncredere al auditoru-lui n controlul intern Sczut

Observaii

IV.

Sistemul informatic

18. Fiabilitatea aplicaiilor/ programelor informatice

19. Arhivarea datelor securitatea bazelor de date

V.

Arhivarea documentelor

20. Proceduri de arhivare a dosarelor 21. Locaia arhivrii

22. Desemnarea personalului responsabil

63. Transmiterea cu ntrziere a informaiilor necesare derulrii sprijinului financiar de la bugetul de stat pentru productorii agricoli; 64. Posibilitatea producerii incidentelor care duc la obinerea de date incomplete, incorecte etc.; 65. Inexistena registrului de incidene; 66. Neorganizarea arhivrii datelor pe suport magnetic; 67. Nedesemnarea personalului responsabil; 68. Inexistena procedurilor de lucru scrise i formalizate care descriu acivitile care trebuie ntreprinse pentru arhivarea datelor i securitatea bazelor de date (cunoaterea i aplicarea prevederilor acestora); 69. Inexistena normelor i procedurilor privind arhivarea documentelor; 70.Lipsa spaiului destinat arhivrii; 71. Spaiul destinat arhivrii impropriu sau insuficient; 72. Nedesemnarea personalului responsabil privind arhivarea documentelor; 73. Personalul responsabil nu are pregtire specific; 48

Sczut

S S

Sczut Sczut Sczut Sczut

S S

S S S
S

Sczut Sczut Sczut Sczut

Sczut

Nr. crt

Obiective

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative

T/S

Consecina funcionrii/ nefuncionrii controlului intern

Grad de ncredere al auditoru-lui n controlul intern Sczut Sczut

Observaii

23. Procesul de arhivare a dosarelor

74. ndosarierea necorespunztoare a documentelor n dosare; 75. Neopisarea dosarelor arhivate;

S S

49

1.5. Procedura - P05: Analiza riscurilor


Ministerul Agriculturii i Dezvoltrii Rurale Direcia de Audit 1.5.7. TEMATICA N DETALIU A MISIUNII DE AUDIT INTERN Misiunea de audit: Sprijinul financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli Perioada auditat: . ntocmit: Data: ............................. Avizat:. Data: ............................. Obiective I. Organizarea structurilor implicate n derularea sprijinului financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli Obiecte auditabile selectate 1. Cadrul legislativ aferent derulrii sprijinului financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli 2. Atribuii i responsabiliti derivate din ROF pentru ndeplinirea obiectivului auditat, repartizarea echilibrat i actualizat a sarcinilor de serviciu nscrise n fiele posturilor personalului implicat n coordonarea, execuia i controlul sprijinului financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli 3. Circuitul documentelor 4. Pregtirea i instruirea personalului cu responsabiliti n acordarea sprijinului financiar de la bugetul de stat pentru productorii agricoli 5. Norme i proceduri de lucru scrise i formalizate, care descriu activitile privind organizarea i funcionarea activitilor n cadrul Ministerului Agriculturii i Dezvoltrii Rurale, a direciilor pentru agricultur i dezvoltare rural judeene i a municipiului Bucureti, necesare pentru acordarea sprijinului financiar de la bugetul de stat pentru productorii agricoli Paragraful corespunza tor din RAI

II. Procesul de acordare a sprijinului financiar, conform reglementrilor

50

Obiective

Obiecte auditabile selectate 6. Primirea, gestionarea, prelucrarea i aprobarea solicitrilor de plat privind sprijinului financiar de la bugetul de stat pentru productorii agricoli 7. Efectuarea plilor 8. Contabilizarea operaiilor privind sprijinului financiar de la bugetul de stat pentru productorii agricoli 9. Norme i proceduri de lucru pentru gestionarea riscurilor; 10. Definirea n scris a responsabilitilor persoanelor implicate n acordarea sprijinului financiar de la bugetul de stat pentru productorii agricoli 11. Alocarea de resurse umane corespunztoare necesitilor acordrii sprijinului financiar de la bugetul de stat pentru productorii agricoli 12. Identificarea riscurilor i stabilirea de msuri pentru limitarea efectelor 13. Modul de funcionare a managementului de linie 14. Monitorizarea performanelor activitilor privind acordarea sprijinului financiar de la bugetul de stat pentru productorii agricoli de ctre personalul de conducere 15. Separarea atribuiilor pentru funciile de iniiere i verificare a operaiunilor 16. Implementarea de forme de control adecvate operaiunilor n scopul realizrii n mod eficace a acestora 17. Eficiena sistemului de comunicare intern i extern 18. Fiabilitatea aplicaiilor/ programelor informatice 19. Arhivarea datelor securitatea bazelor de date 20. Proceduri de arhivare a dosarelor 21. Locaia arhivrii
51

Paragraful corespunza tor din RAI

III. Gestionarea riscurilor Mediul de control intern

III. Gestionarea riscurilor Managementul riscului

III. Gestionarea riscurilor Controlul activitilor

III. Gestionarea riscurilor Informare i comunicare IV. Sistemul informatic

V. Arhivarea documentelor

Obiective

Obiecte auditabile selectate 22. Desemnarea personalului responsabil 23. Procesul de arhivare a dosarelor

Paragraful corespunza tor din RAI

Not: Analiza riscurilor a pornit de la documentele Lista centralizatoare a obiectelor auditabile, care a cuprins 5 obiective structurate pe 23 de obiecte auditabile i Identificarea riscurilor, prin care s-au ataat 76 riscuri la aceste obiecte auditabile i s-a finalizat cu Tematica n detaliu a misiunii de audit intern. n continuare, cele 23 obiecte auditabile corespunztoare riscurilor semnificative, se vor testa, pe baza Programului interveniei la faa locului, i se vor materializa n FIAP-uri i FCRI-uri, acolo unde este cazul, iar n final vor fi transferate i comentate n Raportul de audit intern, n ordinea din Tematica n detaliu a misiunii de audit intern.

52

1.6. Procedura - P06: Elaborarea programului de audit intern


Ministerul Agriculturii i Dezvoltrii Rurale Direcia de Audit 1.6.1. PROGRAMUL DE AUDIT INTERN Misiunea de audit: Sprijinul financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli Perioada auditat: . ntocmit: Avizat:..
ETAPELE MISIUNII OBIECTIVE ACTIVITI DURATA (H)

Data: ............................. Data: .............................


PERSOANELE IMPLICATE LOCUL DESFURRII

I. PREGTIREA MISIUNII DE AUDIT

Tema general: Sprijinul financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli 280 Iniierea misiunii de audit 3 1. Ordinul de serviciu 1 2. Declaraiei de independen 1 3. Notificare privind declanarea misiunii de audit 1 intern Colectarea i prelucrarea informaiilor 70 4. Colectarea i prelucrarea informaiilor

600

DA DA DA DA Direcia General Implementare Politici Agricole, Direcia General Buget - Finane i Fonduri Europene, direciile pentru agricultur i dezvoltare rural

70

Analiza riscurilor 5. ntocmirea Listei centralizatoare a obiectelor auditabile


53

145 35
DA

ETAPELE MISIUNII

OBIECTIVE

ACTIVITI

DURATA (H)

PERSOANELE IMPLICATE

LOCUL DESFURRII

6. Identificarea riscurilor 7. Stabilirea factorilor de risc, a ponderilor i nivelurilor de apreciere a riscurilor 8. Stabilirea nivelului riscului i a punctajului total al riscului 9. Clasarea operaiilor n funcie de analiza riscurilor 10. Elaborarea Tabelului puncte tari i puncte slabe 11. Tematica n detaliu a misiunii de audit Elaborarea programului misiunii de audit 12. ntocmirea Programului de audit intern 13. Intocmirea Programului interveniei la faa locului 14. Obinerea aprobrii urmtoarelor documente: Colectarea i prelucrarea datelor, Tabelul puncte tari i puncte slabe i Programul interveniei la faa locului edina de deschidere 15. Planificarea i organizarea edinei de deschidere

10 20 25 20 12 23 60 24 24 12 2 1
DA Direcia General Implementare Politici Agricole Direcia General Implementare Politici Agricole DA DA DA DA DA

DA

II.INTERVENIA LA FAA LOCULUI

16. Redactarea Minutei edinei de deschidere. Obinerea numelui persoanelor de contact i stabilirea unui loc pentru desfurarea activitii de audit OBIECTIVELE MISIUNII DE AUDIT OBIECTIVUL I. 1.1. Efectuarea testrilor Organizarea structurilor implicate n
54

1
205

15

Direcia General Implementare Politici Agricole, Direcia

ETAPELE MISIUNII

OBIECTIVE

ACTIVITI

DURATA (H)

PERSOANELE IMPLICATE

LOCUL DESFURRII
General Buget - Finane i Fonduri Europene, direciile pentru agricultur i dezvoltare rural DA Direcia General Implementare Politici Agricole, Direcia General Buget - Finane i Fonduri Europene, direciile pentru agricultur i dezvoltare rural DA DA Direcia General Implementare Politici Agricole, Direcia General Buget - Finane i Fonduri Europene, direciile pentru agricultur i dezvoltare rural DA

derularea sprijinului financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli

1.2. Colectarea i prelucrarea informaiilor

14

1.3. Discutarea constatrilor cu supervizorul 1.4. Elaborarea FIAP urilor 1.5. Colectarea dovezilor

1 3

1.6. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al coninutului i al formei i ntocmirea
55

ETAPELE MISIUNII

OBIECTIVE

ACTIVITI

DURATA (H)

PERSOANELE IMPLICATE

LOCUL DESFURRII
Direcia General Implementare Politici Agricole, Direcia General Buget - Finane i Fonduri Europene, direciile pentru agricultur i dezvoltare rural DA Direcia General Implementare Politici Agricole, Direcia General Buget - Finane i Fonduri Europene, direciile pentru agricultur i dezvoltare rural DA DA

Notei centralizatoare a documentelor de lucru OBIECTIVUL II. 2.1. Efectuarea testrilor Procesul de acordare a sprijinului financiar, conform reglementrilor

32

2.2. Colectarea i prelucrarea informaiilor

26

2.3. Discutarea constatrilor cu supervizorul 2.4. Elaborarea FIAP - urilor 2.5. Colectarea dovezilor

7 7

19

56

Direcia General Implementare Politici Agricole, Direcia General Buget - Finane i Fonduri Europene,

ETAPELE MISIUNII

OBIECTIVE

ACTIVITI

DURATA (H)

PERSOANELE IMPLICATE

LOCUL DESFURRII
direciile pentru agricultur i dezvoltare rural

OBIECTIVUL III. Gestionarea riscurilor - Mediul de control intern -Managementul riscurilor - Controlul activitilor - Informare i comunicare

2.6. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru 3.1. Efectuarea testrilor

DA Direcia General Implementare Politici Agricole, Direcia General Buget - Finane i Fonduri Europene, direciile pentru agricultur i dezvoltare rural DA Direcia General Implementare Politici Agricole, Direcia General Buget - Finane i Fonduri Europene, direciile pentru agricultur i dezvoltare rural DA DA Direcia General

3.2. Colectarea i prelucrarea informaiilor

3.3. Discutarea constatrilor cu supervizorul 3.4. Elaborarea FIAP - urilor 3.5. Colectarea dovezilor
57

1 1 1

ETAPELE MISIUNII

OBIECTIVE

ACTIVITI

DURATA (H)

PERSOANELE IMPLICATE

LOCUL DESFURRII
Implementare Politici Agricole, Direcia General Buget - Finane i Fonduri Europene, direciile pentru agricultur i dezvoltare rural

OBIECTIVUL IV. Sistemul informatic

3.6. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru 4.1. Efectuarea testrilor

DA Direcia General Implementare Politici Agricole, Direcia General Buget - Finane i Fonduri Europene, direciile pentru agricultur i dezvoltare rural

4.2. Colectarea i prelucrarea informaiilor

58

DA Direcia General Implementare Politici Agricole, Direcia General Buget - Finane i Fonduri Europene,

ETAPELE MISIUNII

OBIECTIVE

ACTIVITI

DURATA (H)

PERSOANELE IMPLICATE

LOCUL DESFURRII
dezvoltare rural DA DA Direcia General Implementare Politici Agricole, Direcia General Buget - Finane i Fonduri Europene, direciile pentru agricultur i dezvoltare rural DA Direcia General Implementare Politici Agricole, Direcia General Buget - Finane i Fonduri Europene, direciile pentru agricultur i dezvoltare rural

4.3. Discutarea constatrilor cu supervizorul 4.4. Elaborarea FIAP - urilor 4.5. Colectarea dovezilor

1 1

4.6. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru OBIECTIVUL V. 5.1. Efectuarea testrilor Arhivarea documentelor

5.2. Colectarea i prelucrarea informaiilor

8
59

DA Direcia General Implementare Politici Agricole,

ETAPELE MISIUNII

OBIECTIVE

ACTIVITI

DURATA (H)

PERSOANELE IMPLICATE

LOCUL DESFURRII
Direcia General Buget - Finane i Fonduri Europene, direciile pentru agricultur i dezvoltare rural DA DA Direcia General Implementare Politici Agricole, Direcia General Buget - Finane i Fonduri Europene, direciile pentru agricultur i dezvoltare rural DA

5.3. Discutarea constatrilor cu supervizorul 5.4. Elaborarea FIAP - urilor 5.5. Colectarea dovezilor

1 1

5.6. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru edina de nchidere 17. Planificarea i organizarea edinei de nchidere

2 5 1

18. Discutarea constatrilor cu structura auditat

19. Concluzii
60

DA Direcia General Implementare Politici Agricole Direcia General Implementare Politici Agricole DA

ETAPELE MISIUNII

OBIECTIVE

ACTIVITI

DURATA (H)

PERSOANELE IMPLICATE

LOCUL DESFURRII
Direcia General Implementare Politici Agricole

III. RAPORTUL DE AUDIT INTERN 20. Redactarea proiectului de Raport de audit intern 21. Revizuirea proiectului de Raport de audit intern 22. Obinerea proiectului de Raport de audit intern aprobat de conducere 23. Transmiterea proiectului de Raport de audit intern la auditat i solicitarea rspunsului asupra coninutului n 15 zile Reuniunea de conciliere 24. Planificarea i organizarea Reuniunii de conciliere, dac este cazul

107 64 12 5 4

DA DA DA DA

2 1
DA Direcia General Implementare Politici Agricole Direcia General Implementare Politici Agricole

25. ntocmirea Minutei reuniunii de conciliere

Finalizarea i difuzarea Raportului de audit intern 26. Includerea n Raportul de audit intern a aspectelor reinute din punctul de vedere al auditatului 27. Finalizarea Raportului de audit intern 28. Obinerea Raportului de audit intern aprobat de conducerea instituiei 29. Transmiterea recomandrilor aprobate ctre auditat
61

20 8
DA

6 4 2

DA DA DA

ETAPELE MISIUNII

OBIECTIVE

ACTIVITI

DURATA (H)

PERSOANELE IMPLICATE

LOCUL DESFURRII
DA Direcia General Implementare Politici Agricole, Direcia General Buget - Finane i Fonduri Europene, direciile pentru agricultur i dezvoltare rural

IV. URMRIREA RECOMANDRILOR 30. Intocmirea Fisei de urmrire a recomandrilor

8 8

* DA Directia de Audit Not: Programul de audit intern este documentul prin care repartizm resursele de audit respectiv, mprim ntre membrii echipei de auditori activitile pe care le vor desfura pentru realizarea misiunii i repartizm timpul pentru parcurgerea etapelor i procedurilor specifice n vederea ncadrrii n perioadele afectate prin Planul de audit intern.

62

1.6. Procedura - P06: Elaborarea programului de audit intern


Ministerul Agriculturii i Dezvoltrii Rurale Direcia de Audit 1.6.2. PROGRAMUL INTERVENIEI LA FAA LOCULUI Misiunea de audit: Sprijinul financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli Perioada auditat: . ntocmit: Avizat:.. Nr. crt. Obiecte auditabile Tipul testrii Locul desfurrii Durata (h)

Data: ............................. Data: ............................. Numr test

Nr. Auditori lista verificare OBIECTIVUL I. Organizarea structurilor implicate n derularea sprijinului financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli Cadrul legislativ aferent derulrii Verificarea cadrului 1. sprijinului financiar de la bugetul legislativ (concordana de stat acordat productorilor cu prevederile PAC i cu L agricoli obiectivele prevzute n I strategia MADR) 8 S Direcia T Verificarea cadrului General A legislativ pentru a verifica Implementare daca noiunile, termenii, Politici D conceptele i definiiile Agricole, E sunt clare Direcia Atribuii i responsabiliti derivate Examinarea 2. V din ROF pentru ndeplinirea Organigramei, ROF-ului, General Buget E obiectivului auditat, repartizarea Fielor posturilor Finane i R echilibrat i actualizat a Verificarea reflectrii n 7 Fonduri I sarcinilor de serviciu nscrise n fiele posturilor a Europene, F fiele posturilor personalului responsabilitilor direciile pentru I implicat n coordonarea, execuia derivate din R.O.F.
63

Nr. crt.

Obiecte auditabile

Tipul testrii

Locul desfurrii agricultur i dezvoltare rural judeene i a municipiului Bucureti

Durata (h)

Numr test

i controlul sprijinului financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli 3. Circuitul documentelor

Verificarea dotrii cu hard i soft

4.

5.

Verificarea existenei graficului de circulaie al documentelor 4 Analiza respectrii responsabilitilor i termenelor din graficul de circulaie al documentelor Pregtirea i instruirea Interviu cu personalului cu responsabiliti n managementul i acordarea sprijinului financiar de personalul responsabil n la bugetul de stat pentru vederea stabilirii 5 productorii agricoli pregtirii i instruirii acestora Verificarea planului de pregtire profesional OBIECTIVUL II. Procesul de acordare a sprijinului financiar, conform reglementrilor Norme i proceduri de lucru scrise Verificarea normelor i i formalizate, care descriu procedurilor existente. activitile privind organizarea i Analiza gradului de funcionarea activitilor n cadrul acoperire a tuturor Ministerului Agriculturii i activitilor prin norme, Dezvoltrii Rurale, a direciilor proceduri, instruciuni 10 pentru agricultur i dezvoltare scrise i formalizate; Direcia rural judeene i a municipiului General Interviu cu personalul Bucureti, necesare pentru Buget responsabil privind acordarea sprijinului financiar de cunoaterea i aplicarea Finane i la bugetul de stat pentru Fonduri
64

Nr. lista verificare C A R E N R 1

Auditori

L I S T A D E V

Nr. crt.

Obiecte auditabile

Tipul testrii

Locul desfurrii Europene, direciile pentru agricultur i dezvoltare rural judeene i a municipiului Bucureti

Durata (h)

Numr test

6.

7.

8.

precizrilor din normele, procedurile, instruciunile scrise i formalizate. Verificarea respectrii cadrului legal n elaborarea normelor i procedurilor de lucru Primirea, gestionarea, prelucrarea Verificarea Registrului i aprobarea solicitrilor de plat special de eviden privind sprijinului financiar de la Analiza dosarelor: checkbugetul de stat pentru productorii list, documente lips, agricoli data de depunere Verificarea bazei de date Verificarea Listei productorilor agricoli crora li s-a aprobat acordarea sprijinului financiar Verificarea Situaiei Efectuarea plilor centralizatoare a sumenlor necesare acordrii sprijinului financiar Verificarea plilor (sume, conturi) Contabilizarea operaiilor privind Verificarea respectrii sprijinului financiar de la bugetul instruciunilor privind de stat pentru productorii agricoli ALOP Verificarea evidenei privind angajamentele bugetare
65

productorii agricoli

Nr. lista verificare E R I F I C A R E N R 2

Auditori

20

Nr. crt.

Obiecte auditabile

Tipul testrii

Locul desfurrii

Durata (h)

Numr test

Nr. lista verificare

Auditori

Verificarea nregistrrilor contabile OBIECTIVUL III. Gestionarea riscurilor: Mediul de control intern, Managementul riscurilor, Controlul activitilor, Informare i comunicare 9. Norme i proceduri de lucru pentru gestionarea riscurilor Verificarea normelor i procedurilor de lucru existente Interviu cu personalul responsabil privind cunoaterea i aplicarea precizrilor din normele, procedurile, instruciunile scrise i formalizate Verificarea deciziilor, a fielor de post persoanelor implicate n acordarea sprijinului

12

10.

11.

12.

Definirea n scris a responsabilitilor persoanelor implicate n acordarea sprijinului financiar de la bugetul de stat pentru productorii agricoli Alocarea de resurse umane corespunztoare necesitilor acordrii sprijinului financiar de la bugetul de stat pentru productorii agricoli Identificare riscurilor i stabilirea de msuri pentru limitarea efectelor

Direcia General Implementare Politici Agricole, Direcia Interviu privind General pregtirea personalului Buget Finane i Fonduri Verificarea registrului Europene, direciile pentru riscurilor Verificarea planului de agricultur i dezvoltare prevenire a riscurilor rural judeene Interviu privind cunotinele personalului i a municipiului asupra msurilor de Bucureti prevenire/ combatere a
66

L I S T A 12 D E V E R I F I C A R E N

25

Nr. crt.

Obiecte auditabile

Tipul testrii

Locul desfurrii

Durata (h)

Numr test

13.

Modul de funcionare a managementului de linie Monitorizarea performanelor activitilor privind acordarea sprijinului financiar de la bugetul de stat pentru productorii agricoli de ctre personalul de conducere Separarea atribuiilor pentru funciile de iniiere i verificare a operaiunilor Implementarea de forme de control adecvate operaiunilor n scopul realizrii n mod eficace a acestora

14.

riscurilor Verificarea raportrii periodice a riscurilor asociate activitilor Verificarea deciziei de numire a personalului responsabil privind acordarea sprijinului Verificarea indicatorilor de performan Verificarea monitorizrii performanelor activitilor privind acordarea sprijinului Verificarea separrii atribuiilor pentru funciile de iniiere i verificare a operaiunilor ( Interviu, Chestionare) Verificarea existenei formelor de control adecvate operaiunilor, etapelor Verificarea respectrii prevederilor privind ierarhizarea controlului activitii ( Observare) Analiza sistemului de comunicare intern i extern (modele folosite, termene )
67

Nr. lista verificare R 3

Auditori

10

15.

16.

18

10

17.

Eficiena sistemului de comunicare intern i extern

Nr. crt.

Obiecte auditabile

Tipul testrii

Locul desfurrii

Durata (h)

Numr test

Nr. lista verificare


L I S T A 4

Auditori

OBIECTIVUL IV. Sistemul informatic 18. 19. Fiabilitatea aplicaiilor/ programelor informatice Arhivarea datelor securitatea bazelor de date Examinarea fiabilitii aplicaiilor informatice Examinarea arhivrii datelor securitatea bazelor de date Direciile pentru agricultur i dezvoltare rural judeene i a municipiului Bucureti OBIECTIVUL V. Arhivarea documentelor Direciile pentru agricultur i dezvoltare rural judeene i a municipiului Bucureti 8 4

20. 21. 22. 23.

Proceduri de arhivare a dosarelor Locaia arhivrii Desemnarea personalului responsabil Procesul de arhivare a dosarelor

Verificarea procedurilor de lucru scrise i formalizate Verificarea spaiului destinat arhivrii Intervievarea personalului responsabil cu arhivarea Verificarea organizrii activitii de arhivare a documentelor

8 4 4 4

L I S T A 5

Total timp alocat interveniei la faa locului: 205 ore

Auditori, Director,

68

1.7. Procedura P07: edina de deschidere


Ministerul Agriculturii i Dezvoltrii Rurale Direcia de Audit 1.7.1. MINUTA EDINEI DE DESCHIDERE Misiunea de audit: Sprijinul financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli Perioada auditat: . ntocmit: Data: ............................. Avizat:. Data: ............................. A. Lista participanilor: Numele i prenumele Funcia Direcia/ Serviciul Nr. telefon Semntura

B. Stenograma edinei n cadrul edinei de deschidere s-a procedat la: - Prezentarea echipei de auditori care urmeaz s efectueze misiunea de audit intern; - Prezentarea i discutarea obiectivelor generale ale auditului intern, semnificaia acestora. S-a cerut prerea reprezentanilor structurii auditate prezeni la edina de deschidere. ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... - Stabilirea persoanelor pe care auditorii interni le pot contacta n vederea colectrii informaiilor, efecturii de teste i asupra modului de obinere a interviurilor; - Prezentarea Programului interveniei la faa locului, respectiv modul de abordare pe teren a obiectivelor auditabile care vor fi testate. De asemenea, s-a hotrt ca ntlnirile i timpul necesar pentru realizarea misiunii s se stabileasc ulterior de comun acord. 69

Capitolul 2

INTERVENIA LA FAA LOCULUI

70

2.1. Procedura - P08: Colectarea dovezilor


Ministerul Agriculturii i Dezvoltrii Rurale Direcia de Audit 2.1.1. LISTA DE VERIFICARE NR. 1 OBIECTIVUL I: Organizarea structurilor implicate n derularea sprijinului financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli Misiunea de audit: Sprijinul financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli Perioada auditat: . ntocmit: Data: ............................. Avizat:. Data: ............................. Nr. crt. 1.1 ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS.

1.2

Cadrul legislativ aferent derulrii sprijinului financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli a) identificare legislaie naional specific; b) identificare prevederi specifice n cadrul legislaiei comunitare; c) verificare coerena prevederilor din legislaia naional cu legislaia european; d) verificarea prevederilor din strategia MADR i compararea cu legislaia naional i cea comunitar; e) analiza conceptelor, noiunilor, definiiilor i termenilor utilizai n cadrul legislativ; f) verificarea concordanei cadrului legislativ cu prevederile Politicii Agricole Comune. Atribuii i responsabiliti derivate din ROF pentru ndeplinirea obiectivului auditat, repartizarea echilibrat i actualizat a sarcinilor de serviciu nscrise n fiele posturilor personalului implicat n coordonarea, execuia i controlul sprijinului financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli a) verificare organigrama instituiei; b) analizarea organigramei compartimentului desemnat pentru sprijin; Interviu 1.2 c) numr total de posturi de conducere; Foaie de lucru d) numr total de posturi de execuie; 1.2 e) numr posturi de execuie neocupate; Lista de f) Evaluarea preocuprii conducerii pentru control 1.2 ocuparea posturilor de execuie; Test 1.2 g) verificare ROF; h) verificare actualizare ROF; i) verificare fie post; j) actualizarea fiei postului; k) verificare concordan responsabiliti din ROF i cele din fia postului; l) verificarea distribuirii fiei postului; m) analiza dotrii compartimentului cu 71

Nr. crt.

ACTIVITATEA DE AUDIT

DA

NU

OBS.

1.3

1.4

echipamente hard i soft adecvate pentru desfurarea activitilor specifice, astfel: - numr suficient de calculatoare dotate corespunztor; - numr suficient de echipamente auxiliare (imprimante, xerox-uri, scanere, conexiuni la intranet/internet); - Programe IT adecvate. Circuitul documentelor a) verificarea existenei documentului circuitul documentelor; Interviu 1.3 Test 1.3 b) analiza circuitului documentelor; c) respectarea circuitului documentelor (termene si sarcini). Pregtirea i instruirea personalului cu responsabiliti n acordarea sprijinului financiar de la bugetul de stat pentru productorii agricoli a) apreciere numr corespunztor de personal; b) verificarea pregtirii corespunztoare a personalului; c) analiza planului de pregtire profesional; d) cunoaterea legislaiei specifice naionale i comunitare i aplicarea acesteia; Interviu 1.4 e) analizai dac pregtirea profesional a Test1.4 salariailor este realizat conform atribuiilor i responsabilitilor stabilite prin fia postului; f) existena unui sistem de verificare a cunotinelor dobndite dup efectuarea cursurilor; g) verificai existena unui sistem de indicatori de performan pentru evaluarea gradului de pregtire profesional; h) verificai existena unui sistem de evaluare anual a salariailor; i) analizai realizarea evalurii pe parcursul anului a salariailor;

Data: .. Auditori, Supervizor,

72

2.1. Procedura - P08: Colectarea dovezilor


Ministerul Agriculturii i Dezvoltrii Rurale Direcia de Audit 2.1.2. Interviul nr. 1.2 Misiunea de audit: Sprijinul financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli Perioada auditat: . Interviu cu salariaii implicai n derularea sprijinului financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli privind atribuiile i responsabilitile derivate din ROF Numele i prenumele:................................................................................. Direcia .. Serviciul/ compartimentul:........................................................................... 1. Care sunt activitile pe care le desfurai pentru realizarea atribuiilor de serviciu? V rugm enumerai principalele activiti pe care le desfurai, precum i aciunile pentru realizarea acestora, pe o foaie ataat. 2. Desfurai activiti care nu sunt cuprinse n fia postului? DA NU Dac DA, exemplificai: ............................................................................................................................. ............................................................................................................................. ............................................................................................................................. ............................................................ 3. Considerai c lucrrile repartizate v depesc posibilitile, suntei prea ncrcat cu sarcini de serviciu? DA NU Uneori Comentarii: ............................................................................................................................. ............................................................................................................................. ............................................................................................................................. ............................................................ 4. Sarcinile de serviciu, atribuiile i responsabilitile, activitile pe care le desfurai sunt prevzute explicit i detaliat n: a) proceduri de lucru? DA NU b) alte documente ( instruciuni, note etc. )? DA 73

NU Comentarii: ............................................................................................................................. ............................................................................................................................. ............................................................................................................................. ............................................................ 5. ntmpinai greuti n ceea ce privete programele informatice? DA NU Alt rspuns/ Comentarii: ............................................................................................................................. ............................................................................................................................. ............................................................................................................................. .......................................... 6. Ce credei c ar trebui ntreprins pentru mbuntirea activitii? ............................................................................................................................. ............................................................................................................................. ............................................................................................................................. ............................................................ 7. Mai avei ceva de adugat (propuneri, sugestii etc.)? ............................................................................................................................. ............................................................................................................................. ............................................................................................................................. ............................................................

Data: ..........................

Semntura: ________________________

74

2.1. Procedura - P08: Colectarea dovezilor


Ministerul Agriculturii i Dezvoltrii Rurale Direcia de Audit 2.1.3. FOAIE DE LUCRU NR. 1.2 Misiunea de audit: Sprijinul financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli Perioada auditat: . Obiectivul: Organizarea structurilor implicate n derularea sprijinului financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli Atribuii i responsabiliti derivate din ROF. Obiectul: Asigurarea realizrii atribuiilor i responsabilittilor derivate din ROF pentru ndeplinirea obiectivului auditat, prin repartizarea echilibrat i actualizat a sarcinilor de serviciu nscrise n fiele posturilor personalului implicat n coordonarea, execuia i controlul activitii privind sprijinul acordat productorilor agricoli. Eantionul pentru asigurarea realizrii atribuiilor i responsabilitilor derivate din ROF pentru ndeplinirea obiectivului auditat, prin repartizarea echilibrat i actualizat a sarcinilor de serviciu nscrise n fiele posturilor personalului implicat n coordonarea, execuia i controlul n derularea activitii privind sprijinul financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli a fost constituit astfel: Populaia total este reprezentat de fiele posturilor pentru anii .. n numr de .. fie; Eantionul a fost stabilit la 30% din populaia total, respectiv fiele posturilor pentru anul ., n numr de .. fie; Eantionul astfel constituit va fi verificat integral; Verificarea eantionului se va concretiza n elaborarea Listei de control nr. 1.2.

Data: ...........................................

Auditor intern,

n prezena,

75

2.1. Procedura - P08: Colectarea dovezilor


Ministerul Agriculturii i Dezvoltrii Rurale Direcia de Audit 2.1.4. TEST NR. 1.2 Misiunea de audit: Sprijinul financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli Perioada auditat: . Obiectivul testului: Organizarea structurilor implicate n derularea sprijinului financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli Atribuii i responsabiliti derivate din ROF. Obiectul testului: Asigurarea realizrii atribuiilor i responsabilittilor derivate din ROF pentru ndeplinirea obiectivului auditat, prin repartizarea echilibrat i actualizat a sarcinilor de serviciu nscrise n fiele posturilor personalului implicat n coordonarea, execuia i controlul activitii privind sprijinul acordat productorilor agricoli. Descrierea testului: Populaia pentru realizarea testului o reprezint fiele posturilor personalului implicat n coordonarea, execuia i controlul activitii privind sprijinul acordat productorilor agricoli, pentru anii n numr de .. fie. Eantionul pentru verificare s-a stabilit la 30% din populaia total, respectiv fiele posturilor pentru anul .., n numr de , conform Foii de lucru nr. 1.2. Testarea a avut la baz elementele stabilite prin Lista de verificare nr.1, poziia 1.2 a) m) i a urmrit: - dac salariaii implicai n activitatea auditat, au ntocmit fia postului, dein un exemplar, dac fia postului cuprinde toate activitile pe care le execut salariaii, dac acestea sunt n conformitate cu ROF-ul; n acest scop se vor executa urmtoarele operaii: - Se studiaz Organigrama direciei, aprobarea de ctre persoanele competente, precum i actualizarea acesteia; - Se studiaz ROF-ul direciei, aprobarea de ctre persoanele competente, precum i actualizarea acestuia; - Se verific fiele posturilor: - conformitatea cu H.G. nr. 611/2008, Anexa 1; - avizarea i semnarea fielor posturilor de ctre cei n drept; - repartizarea echilibrat a responsabilittilor derivate din ROF; - actualizarea sarcinilor de serviciu nscrise n fiele posturilor personalului; - se verific dac salariaii dein un exemplar al fiei postului; - examinarea evidenei privind ntocmirea, actualizarea, aprobarea i distribuirea fielor posturilor. Testarea s-a concretizat n elaborarea Listei de control nr. 1.2, privind repartizarea echilibrat i actualizat a sarcinilor de serviciu nscrise n fiele posturilor personalului implicat n coordonarea, execuia i controlul n derularea activitii privind sprijinul financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli Constatri: Concluzii: Data: . Auditori, 76 Supervizor,

2.1. Procedura - P08: Colectarea dovezilor


Ministerul Agriculturii i Dezvoltrii Rurale Direcia de Audit 2.1.5. LISTA DE CONTROL NR. 1.2 privind repartizarea echilibrat i actualizat a sarcinilor de serviciu nscrise n fiele posturilor personalului implicat n coordonarea, execuia i controlul n derularea activitii privind sprijinul financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli Misiunea de audit: Sprijinul financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli Perioada auditat: . Examinarea Verificarea Verificarea evidenei Elemente actualizrii Se verific Verificarea avizrii i Verificarea privind testate sarcinilor de repartizrii semnrii conformitii ntocmirea, dac salariaii serviciu echilibrate a fielor cu H.G. nr. actualizarea, dein un nscrise n responsabilittilor posturilor de 611/2008, aprobarea i Elemente exemplar al fiele derivate din ROF ctre cei n Anexa 1 distribuirea eantionate fiei postului posturilor drept fielor personalului posturilor 1. Fia nr. .... 2. Fia nr. .... 3. Fia nr. .... 4. .................. 5. ................... ........................ . ..................... Data: .......................................... Auditor intern, 77 n prezena,

2.1. Procedura - P08: Colectarea dovezilor


Ministerul Agriculturii i Dezvoltrii Rurale Direcia de Audit 2.1.6. Interviul nr. 1.3 Interviu cu salariaii implicai n derularea sprijinului financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli privind circuitul documentelor

Numele i prenumele:................................................................................. Direcia .. Serviciul/ compartimentul:........................................................................... 1. Care sunt entitile interne sau externe cu care colaborai n realizarea atribuiilor legate de tema auditat? Descriei modul de colaborare i mijloacele de comunicare utilizate. ............................................................................................................................. ............................................................................................................................. ............................................................................................................................. ............................................................ 2. Cui i cu ce frecven raportai n legatura cu realizarea sarcinilor de serviciu, referitor la tema auditat? Dumneavoastra cine v raporteaza? Detaliai. ............................................................................................................................. ............................................................................................................................. ............................................................................................................................. ............................................................ 3. Descrieti documentele pe care le ntocmii i circuitul acestora. ............................................................................................................................. ............................................................................................................................. ............................................................................................................................. ............................................................ 4. Procesul de comunicare este adaptat la capacitatea utilizatorilor, n ce privete prelucrarea informaiilor i achitarea de responsabiliti n materie de comunicare? ............................................................................................................................. ............................................................................................................................. ............................................................................................................................. ............................................................ 5. Avei asigurate condiii privind: a. asigurarea primirii respectiv expedierii corespondenei? b. confirmarea primirii respectiv expedierii corespondenei? c. stocarea ( arhivarea ) corespondenei? d. accesul la corespondena realizat? ............................................................................................................................. ............................................................................................................................. ............................................................................................................................. ............................................................ 6. Exist un mediu propice comunicrii, n cazul n care avei probleme de serviciu, propuneri de fcut etc. ? 78

Se ine cont de ce spun Nu se ine cont de ce spun Uneori am reineri Nu exist comunicare Nu doresc s rspund 7. Suntei informat cu privire la deciziile i aciunile aprobate n cadrul colectivului de conducere al instituiei? Da Nu Cteodat Nu doresc s rspund 8. Ce credei c ar trebui ntreprins pentru mbuntirea activitii? ............................................................................................................................. ............................................................................................................................. ............................................................................................................................. ............................................................ 9. Mai avei ceva de adugat (propuneri, sugestii etc.)? ............................................................................................................................. ............................................................................................................................. ............................................................................................................................. ............................................................

Data: ..........................

Semntura: ________________________

79

2.1. Procedura - P08: Colectarea dovezilor


Ministerul Agriculturii i Dezvoltrii Rurale Direcia de Audit 2.1.7. TEST NR. 1.3 Misiunea de audit: Sprijinul financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli Perioada auditat: . Obiectivul testului: Organizarea structurilor implicate n derularea sprijinului financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli Circuitul documentelor. Obiectele testului: Asigurarea cadrului organizatoric de execuie, de circulaie i de arhivare a documentelor prin existena i aplicarea Graficului de circulaie al documentelor. Descrierea testului: Populaia pentru realizarea testului o reprezint Graficul de circulaie al documentelor pentru anii ... Eantionul pentru verificare s-a stabilit la 100% din populaia total, respectiv graficele de circulaie ale documentelor din cadrul structurii auditate. Testarea a avut la baz elementele stabilite prin Lista de verificare nr.1, poziia 1.3 a), b), c) i a urmrit: - existena graficului de circulaie al documentelor, a procedurilor scrise i formalizate, privind ntocmirea, modificarea, actualizarea i aprobarea acestuia, precum i analiza respectrii prevederilor procedurale, a responsabilitilor i a termenelor din grafic; n acest scop se vor executa urmtoarele operaii: - Se verific Graficul de circulaie al documentelor: - forma i coninutul acestuia (dac cuprinde precizri clare privind: documentele de intrare/ieire n cadrul structuri auditate; proveniena/destinaia acestora; operaiunile care se execut asupra documentelor n cadrul structurii auditate; salariaii care le execut/aprob, competenele i responsabilitile acestora etc.); - actualizarea graficelor de circulaie ale documentelor; - aprobarea Graficului de circulaie al documentelor de ctre persoanele n drept; - examinarea evidenei privind ntocmirea, actualizarea, aprobarea i distribuirea Graficului de circulaie al documentelor; - se verific dac se cunosc i se aplic prevederile din Graficul de circulaie al documentelor; - Se verific respectarea fluxului informaiilor i a circuitului documentelor cuprinse n Graficul de circulaie al documentelor (evidena specific documentelor de intrare/ieire, modul de operare, termenele de transmitere etc.). Constatri: Concluzii: Data: . Auditori, 80 Supervizor,

2.1. Procedura - P08: Colectarea dovezilor


Ministerul Agriculturii i Dezvoltrii Rurale Direcia de Audit 2.1.8. Interviul nr. 1.4 Interviu cu salariaii implicai n derularea sprijinului financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli privind pregtirea i instruirea Numele i prenumele:................................................................................. Direcia .. Serviciul/ compartimentul:........................................................................... 1. Este ntocmit Planul de pregtire profesional continu? .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. ............................................. 2. Exist o situaie cu necesitile de instruire ale personalului?. .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. ............................................. 3. Se aplic msuri de asigurare i/sau meninere a echilibrului dintre sarcinile/atribuiile ncredinate personalului i competenelor profesionale ale acestuia (cursuri, seminarii, workshop-uri etc.)? .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. ............................................. 4. Procesul de comunicare este adaptat la capacitatea utilizatorilor, n ce privete prelucrarea informaiilor i achitarea de responsabiliti n materie de comunicare? .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. ............................................. 5. Se nregistreaz situaii de aglomerare i suprapunere de sarcini care disturb planificarea iniial a programului de lucru? .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. ............................................. 6. Dac DA, acestea se datoreaz: a. numrului de personal redus? b. suprapunerii de sarcini peste planificarea 81

iniial a programului de lucru din motive obiective? c. personal insuficient de bine pregtit/nou angajat? d. alte cauze? .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. ............................................. 7. Ai participat la cursuri de perfecionare sau de pregtire profesional, la seminarii, workshop-uri etc., n ultimii .. ani ( 200.., 200, 200 )? DA NU Dac DA, precizai perioada derulrii i tema aciunii. Dac NU, care au fost cauzele? Comentarii: .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. ............................................. 8. Avei un sistem de indicatori de performan pentru evaluarea gradului de pregtire profesional? .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. ............................................. 9. Suntei evaluai pe parcursul anului sau anual? .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. ............................................. 10. Ce credei c ar trebui ntreprins pentru mbuntirea activitii? .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. ............................................. 11. Mai avei ceva de adugat (propuneri, sugestii etc.)? .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. ............................................. Data: .......................... Semntura: ________________________

82

2.1. Procedura - P08: Colectarea dovezilor


Ministerul Agriculturii i Dezvoltrii Rurale Direcia de Audit 2.1.9. TEST NR. 1.4 Obiectivul testului: Organizarea structurilor implicate n derularea sprijinului financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli Pregtirea i instruirea personalului. Obiectele testului: Asigurarea cadrului organizatoric de execuie, de circulaie i de arhivare a documentelor prin existena i aplicarea Graficului de circulaie al documentelor. Descrierea testului: Populaia pentru realizarea testului o reprezint personalul implicat n derularea sprijinului financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli. Eantionul pentru verificare s-a stabilit la 100% din populaia total, respectiv personalul implicat din cadrul structurii auditate. Testarea a avut la baz elementele stabilite prin Lista de verificare nr.1, poziia 1.4 a) h) i a urmrit: - dac salariaii implicai n activitatea auditat, sunt pregtii i instruii n acordarea sprijinului financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli. n acest scop se vor executa urmtoarele operaii: - se studiaz Organigrama direciei pentru identificarea posturilor vacante; - se verific fiele posturilor privind pregtirea profesional corespunztoare postului; - se verific planul de pregtire profesional; - se verific dosarele profesionale ale angajailor implicai n acordarea sprijinului financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli

Constatri: Concluzii: Data: .

Auditori,

Supervizor,

83

2.1. Procedura - P08: Colectarea dovezilor


Ministerul Agriculturii i Dezvoltrii Rurale Direcia de Audit 2.1.10. LISTA DE VERIFICARE NR. 2 OBIECTIVUL II: Procesul de acordare a sprijinului financiar, conform reglementrilor Misiunea de audit: Sprijinul financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli Perioada auditat: . ntocmit: Data: ............................. Avizat:. Data: ............................. Nr. ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS. crt. 2.1 Norme i proceduri de lucru scrise i formalizate, care descriu activitile privind organizarea i funcionarea activitiilor n cadrul Ministerului Agriculturii i Dezvoltrii Rurale, a direciilor pentru agricultur i dezvoltare rural judeene i a municipiului Bucureti, necesare pentru acordarea sprijinului financiar de la bugetul de stat pentru productorii agricoli a) verificarea gradului de acoperire a activitilor prin procedurile de lucru specifice; b) examinarea listei activitilor pentru realizarea obiectivului; c) identificarea activitilor care nu au la baz Interviu 2.1 proceduri de lucru scrise i formalizate; Foaie de lucru d) conformitatea procedurilor cu cadrul legal nr. 2.1 n vigoare; Test 2.1 e) confirmarea existenei controlului intern n Lista de punctele cheie ale procesului; control 2.1 f) urmrirea existenei responsabilitilor pe faze de ntocmire, avizare, aprobare i pe nivele de execuie; g) aprobarea de ctre persoanele competente; h) existena componentei de actualizare a procedurilor de lucru scrise i formalizate i a stabilirii responsabilitii; i) compararea atribuiilor din procedurile de lucru, cu cele din fiele posturilor; j) verificarea cunoaterii procedurilor de lucru scrise i formalizate de ctre persoanele cu responsabiliti n realizarea activitilor; k) se verific dac procedurile sunt cunoscute i se aplic. 2.2 Primirea, gestionarea, prelucrarea i aprobarea solicitrilor de plat privind sprijinului financiar de la bugetul de stat pentru productorii agricoli 84

Nr. crt.

ACTIVITATEA DE AUDIT

DA

NU

OBS.

2.3

2.4

a) verificarea Registrului special de eviden; b) verificare existen check-list; Interviu 2.2 c) verificarea dosarelor pentru inventariere Foaie de lucru documentaie; nr. 2.2 d) verificarea datei de depunere a dosarelor; Test 2.2 e) verificarea corespondenei numrului de Lista de nregistrare cu Registrul special de eviden; control 2.2 f) verificarea bazei de date; g) verificarea Listei productorilor agricoli crora li s-a aprobat acordarea sprijinului financiar; h) concordana ntre Situaiile centralizatoare i deschiderile de credite bugetare. Efectuarea plilor a) verificarea centralizatoarelor de plat; Foaie de lucru b) verificarea realitii datelor din nr. 2.3 centralizatoarele de plat; Test 2.3 c) verificarea ordinelor de plat; d) verificarea existenei n dosar a unei copii a documentului de plat a sprijinului. Contabilizarea operaiilor privind sprijinului financiar de la bugetul de stat pentru productorii agricoli a) verificarea respectrii instruciunilor privind ALOP; Interviu 2.4. b) verificarea procedurilor ALOP; Foaie de lucru c) verificarea alocrii corecte a cheltuielilor nr. 2.4 privind sprijinul financiar Test2.4 d) verificarea pregtirii corespunztoare a Lista de personalului; control 2.4 e) verificarea evidenei privind angajamentele bugetare; f) verificarea nregistrrilor contabile; g) cadrul de reglementare a CFP.

Data: .. Auditori, Supervizor,

85

2.1. Procedura - P08: Colectarea dovezilor


Ministerul Agriculturii i Dezvoltrii Rurale Direcia de Audit 2.1.11. Interviul nr. 2.1 Interviu cu salariaii implicai n derularea sprijinului financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli privind normele i procedurile de lucru Numele i prenumele:................................................................................. Direcia .. Serviciul/ compartimentul:........................................................................... 1. Exist proceduri de lucru pentru toate activitile necesare realizrii obiectivelor propuse? DA NU 2. Procedurile de lucru sunt scrise i formalizate? DA NU 3. Apreciai c elaborarea procedurilor specifice activitii sunt importante n vederea mbuntirii mediului de control? DA NU 4. Sarcinile de serviciu, atribuiile i responsabilitile, activitile pe care le desfurai sunt prevzute explicit i detaliat n procedurile de lucru i in fia postului? DA NU 5. Ce credei c ar trebui ntreprins pentru mbuntirea activitii? ............................................................................................................................. ............................................................................................................................. ............................................................ 6. Mai avei ceva de adugat (propuneri, sugestii etc.)? ............................................................................................................................. ............................................................................................................................. ............................................................ Data: Semntura: .......................... ________________________

86

2.1. Procedura - P08: Colectarea dovezilor


Ministerul Agriculturii i Dezvoltrii Rurale Direcia de Audit 2.1.12. FOAIE DE LUCRU NR. 2.1 Misiunea de audit: Sprijinul financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli Perioada auditat: . Obiectivul: Procesul de acordare reglementrilor Norme i proceduri de lucru. a sprijinului financiar, conform

Obiectul: Verificarea normelor i procedurilor de lucru scrise i formalizate, care descriu activitile privind organizarea i funcionarea structurilor implicate n acordarea sprijinului financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli. Populaia va fi constituit din procedurile de lucru privind sprijinul financiar, care descriu activitile privind organizarea i funcionarea structurii, precum i totalitatea documentelor care descriu activitile ce se desfoar n cadrul structurilor implicate n acordarea sprijinului financiar, prezentate de structura auditat. Eantionul pentru verificare va fi constituit din Manualul de proceduri de lucru privind sprijinul financiar, adic 100%. Verificarea eantionului se va concretiza n elaborarea Listei de control nr. 2.1.

Data: ...........................................

Auditor intern,

n prezena,

87

2.1. Procedura - P08: Colectarea dovezilor


Ministerul Agriculturii i Dezvoltrii Rurale Direcia de Audit 2.1.13. TEST NR. 2.1 Misiunea de audit: Sprijinul financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli Perioada auditat: . Obiectivul testului: Procesul de acordare a sprijinului financiar, conform reglementrilor Norme i proceduri de lucru. Obiectele testului: Verificarea normelor i procedurilor de lucru scrise i formalizate, care descriu activitile privind organizarea i funcionarea structurilor implicate n acordarea sprijinului financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli. Descrierea testului: Pentru efectuarea testului s-au analizat normele i procedurile de lucru elaborate pentru acordarea sprijinului financiar. Populaia va fi constituit din totalitatea documentelor care descriu activitile privind organizarea i funcionarea structurii privind acordarea sprijinului financiar. Eantionul pentru verificare va fi constituit din Manualul de proceduri de lucru. Testarea a avut la baz elementele stabilite prin Lista de verificare nr.2, poziia 2.1 a) k) i a urmrit: - examinarea gradului de acoperire prin proceduri a activitilor specifice; - identificarea activitilor care nu au fost cuprinse n manualul de proceduri de lucru; - examinarea conformitii procedurilor cu legislaia n vigoare; - verificarea procedurilor; - verificarea actualizrii procedurilor; - verificarea corespondenei ntre responsabilitile stabilite prin procedurile de lucri i responsabilitile stabilite prin fia postului; - verificarea cunoaterii procedurilor de lucru de ctre persoanele implicate n procesul de acordare a sprijinului financiar. Testarea s-a concretizat n elaborarea Listei de control nr. 2.1 privind normele i procedurile de lucru privind sprijinul financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli. Constatri: Concluzii:

Data: . Auditori, Supervizor,

88

2.1. Procedura - P08: Colectarea dovezilor


Ministerul Agriculturii i Dezvoltrii Rurale Direcia de Audit 2.1.14. LISTA DE CONTROL NR. 2.1 privind normele i procedurile de lucru privind sprijinul financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli Misiunea de audit: Sprijinul financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli Perioada auditat: . Se verific Examinarea dac Verificarea Verificarea Elemente Compararea conformitii persoanele cu avizrii i gradului de testate atribuiilor din Verificarea responsabiliti procedurilor de semnrii acoperire a procedurile de actualizrii n realizarea procedurilor activitilor lucru cu lucru cu cele procedurilor de activitilor de lucru de prin proceduri Elemente legislaia n din fiele lucru cunosc ctre cei n de lucru eantionate vigoare posturilor procedurile de drept specifice lucru . . . . . Data: .......................................... Auditor intern, n prezena,

89

2.1. Procedura - P08: Colectarea dovezilor


Ministerul Agriculturii i Dezvoltrii Rurale Direcia de Audit 2.1.15. Interviul nr. 2.2 Interviu cu salariaii implicai n derularea sprijinului financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli privind primirea, gestionarea, prelucrarea i aprobarea solicitrilor de plat

Numele i prenumele:................................................................................. Direcia .. Serviciul/ compartimentul:........................................................................... 1. Cererile primite respect data maxim de depunere? Da Nu 2. Dosarele primite sunt nregistrate n Registrul special de eviden? Da Nu 3. Documentele din dosare sunt verificate pe baza de check-list? Da Nu 4. Avei realizat o baz de date privind dosarele depuse? Da Nu 5. Baza de date este actualizat permanent? Da Nu 6. Exist o List a productorilor agricoli crora li s-a aprobat acordarea sprijinului financiar? Da Nu 90

7. Ce credei c ar trebui ntreprins pentru mbuntirea activitii? ............................................................................................................................. ............................................................................................................................. ............................................................................................................................. ............................................................ 8. Mai avei ceva de adugat (propuneri, sugestii etc.)? ............................................................................................................................. ............................................................................................................................. ............................................................................................................................. ............................................................

Data: ..........................

Semntura: ________________________

91

2.1. Procedura - P08: Colectarea dovezilor


Ministerul Agriculturii i Dezvoltrii Rurale Direcia de Audit 2.1.16. FOAIE DE LUCRU NR. 2.2 Misiunea de audit: Sprijinul financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli Perioada auditat: . Obiectivul: Procesul de acordare a sprijinului financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli Primirea, gestionarea, prelucrarea i aprobarea solicitrilor de plat. Obiectul: Asigurarea privind existena n dosarele solicitrilor de plat a sprijinului financiar a documentaiei stabilit prin legislaie i proceduri. Eantionul pentru primirea, gestionarea, prelucrarea i aprobarea solicitrilor de plat privind sprijinul financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli a fost constituit astfel: Testarea se va realiza pe un eantion care a fost constituit astfel: Populaia total este de .. dosare primite pentru acordarea sprijinului financiar; Eantionul va fi de X%, respectiv nr. dosare x X% = eantion de verificare; Eantionul astfel constituit va fi verificat integral; Verificarea eantionului se va concretiza n elaborarea Listei de control nr. 2.2; n urma verificrii se va ntocmi Testul nr. 2.2.

Data: ...........................................

Auditor intern,

n prezena,

92

2.1. Procedura - P08: Colectarea dovezilor


Ministerul Agriculturii i Dezvoltrii Rurale Direcia de Audit 2.1.17. TEST NR. 2.2 Misiunea de audit: Sprijinul financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli Perioada auditat: . Obiectivul testului: Procesul de acordare a sprijinului financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli Primirea, gestionarea, prelucrarea i aprobarea solicitrilor de plat. Obiectul testului: Asigurarea privind existena n dosarele solicitrilor de plat a sprijinului financiar a documentaiei stabilit prin legislaie i proceduri. Descrierea testului: Populaia statistic este reprezentat de totalul numrului de dosare primite privind acordarea sprijinului financiar, existente la nivelul structurii care acord sprijinul financiar. Eantionarea va fi reprezentat de X% din ntreaga populaie, considernd c reprezint un numr rezonabil de doasare. Testarea a constat n examinarea urmtoarelor elemente stabilite prin Lista de verificare nr. 2, poz. 2.2 a) h), i anume: - Verificarea Registrului special de eviden; - Verificare existen check-list; - Verificarea dosarelor pentru inventariere documentaie; - Verificarea datei de nregistrare a cererii pentru acordarea sprijinului financiar; - Verificarea corespondenei numrului de nregistrare a cererii cu Registrul special de eviden; - Verificarea bazei de date; - Verificarea Listei productorilor agricoli crora li s-a aprobat acordarea sprijinului financiar; - Concordana ntre Situaiile centralizatoarea sumelor necesare acordrii sprijinului financiar i deschiderile de credite bugetare. Testarea s-a concretizat n elaborarea Listei de control nr. 2.2 privind primirea, gestionarea, prelucrarea i aprobarea solicitrilor de plat. Constatri: Concluzii: Data: . Auditori, Supervizor,

93

2.1. Procedura - P08: Colectarea dovezilor


Ministerul Agriculturii i Dezvoltrii Rurale Direcia de Audit 2.1.18. LISTA DE CONTROL NR. 2.2 privind primirea, gestionarea, prelucrarea i aprobarea solicitrilor de plat privind sprijinul financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli Misiunea de audit: Sprijinul financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli Perioada auditat: . Verificarea Listei productorilor agricoli Elemente Verificarea datei Verificarea crora li s-a aprobat Verificarea testate de nregistrare a dosarelor acordarea sprijinului Verificarea bazei Registrului cererii pentru pentru financiar de date special de acordarea inventariere eviden sprijinului financiar documente Elemente eantionate .. .. .. .. ..

Data: .......................................... Auditor intern, n prezena,

94

2.1. Procedura - P08: Colectarea dovezilor


Ministerul Agriculturii i Dezvoltrii Rurale Direcia de Audit 2.1.19. FOAIE DE LUCRU NR. 2.3 Misiunea de audit: Sprijinul financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli Perioada auditat: . Obiectivul: Procesul de acordare a sprijinului financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli Efectuarea plilor. Obiectul: Verificarea plilor efectuate n cadrul sprijinului financiar. Eantionul pentru primirea, gestionarea, prelucrarea i aprobarea solicitrilor de plat privind sprijinul financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli a fost constituit astfel: Populaia total este de .. dosare aprobate privind acordarea sprijinului financiar; Eantionul va fi de X%, respectiv nr. dosare x X% = eantion de verificare; Eantionul se va constitui din dosarele aprobate pentru acordarea sprijinului financiar constituite n perioada stabilit pentru primirea cererilor. Eantionul astfel constituit va fi verificat integral; Verificarea eantionului se va concretiza n elaborarea Listei de control nr. 2.3; n urma verificrii se va ntocmi Testul nr. 2.3.

Data: ...........................................

Auditor intern,

n prezena,

95

2.1. Procedura - P08: Colectarea dovezilor


Ministerul Agriculturii i Dezvoltrii Rurale Direcia de Audit 2.1.20. TEST NR. 2.3 Obiectivul testului: Procesul de acordare a sprijinului financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli Efectuarea plilor. Obiectul testului: Verificarea plilor efectuate n cadrul sprijinului financiar. Descrierea testului: Populaia statistic este reprezentat de totalul plilor privind acordarea sprijinului financiar, existente la nivelul structurii care acord sprijinul financiar. Eantionarea va fi reprezentat de X% din ntreaga populaie, considernd c reprezint un numr rezonabil de pli. Testarea a constat n examinarea urmtoarelor elemente stabilite prin Lista de verificare nr. 2, poz. 2.3 a) d), i anume: - Verificarea Situaiilor centralizatoare de plat; - Verificarea realitii datelor din Situaiile centralizatoarelde plat; - Verificarea datelor nscrise n ordinele de plat; - Verificarea existenei de plai necuvenite; - Verificarea existenei n dosar a unei copii a documentului de plat a sprijinului. Testarea s-a concretizat n elaborarea Listei de control nr. 2.3 privind efectuarea plii sprijinului financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli. Constatri: Concluzii: Data: . Auditori, Supervizor,

96

2.1. Procedura - P08: Colectarea dovezilor


Ministerul Agriculturii i Dezvoltrii Rurale Direcia de Audit 2.1.21. LISTA DE CONTROL NR. 2.3 privind efectuarea plii sprijinului financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli Misiunea de audit: Sprijinul financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli Perioada auditat: . Elemente Verificarea realitii Verificarea testate Verificarea existenei datelor din Verificarea datelor Verificarea Situaiilor n dosar a unei copii Situaiile nscrise n existenei de pli centralizatoare Elemente a documentului de centralizatoare de ordinele de plat necuvenite de plat eantionate plat plat .. .. .. .. ..

Data: .......................................... Auditor intern, n prezena,

97

2.1. Procedura - P08: Colectarea dovezilor


Ministerul Agriculturii i Dezvoltrii Rurale Direcia de Audit 2.1.22. FOAIE DE LUCRU NR. 2.4 Misiunea de audit: Sprijinul financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli Perioada auditat: . Obiectivul: Procesul de acordare a sprijinului financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli Contabilizarea operaiilor privind sprijinul financiar. Obiectul: Verificarea nregistrrilor contabile efectuate n cadrul sprijinului financiar. Eantionul pentru contabilizarea operaiilor privind sprijinul financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli a fost constituit astfel: Populaia total este de .. beneficiari ai sprijinului financiar; Eantionul va fi de X%, respectiv nr. beneficiari x X% = eantion de verificare; Eantionul astfel constituit va fi verificat integral; Verificarea eantionului se va concretiza n elaborarea Listei de control nr. 2.4; n urma verificrii se va ntocmi Testul nr. 2.4.

Data: ...........................................

Auditor intern,

n prezena,

98

2.1. Procedura - P08: Colectarea dovezilor


Ministerul Agriculturii i Dezvoltrii Rurale Direcia de Audit 2.1.23. TEST NR. 2.4 Obiectivul testului: Procesul de acordare a sprijinului financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli Contabilizarea operaiilor privind sprijinul financiar. Obiectul testului: Verificarea nregistrrilor contabile efectuate n cadrul sprijinului financiar. Descrierea testului: Populaia statistic este reprezentat de totalul numrului de beneficiari privind acordarea sprijinului financiar, existeni la nivelul structurii care acord sprijinul financiar. Eantionarea va fi reprezentat de X% din ntreaga populaie, considernd c reprezint un numr rezonabil de beneficiari. Testarea a constat n examinarea urmtoarelor elemente stabilite prin Lista de verificare nr. 2, poz. 2.4 a) g), i anume: - Verificarea procedurilor ALOP; - Verificarea alocrii corecte a cheltuielilor privind sprijinul financiar; - Verificarea pregtirii corespunztoare a personalului; - Verificarea evidenei privind angajamentele bugetare; - Verificarea cadrului de reglementare a CFP. Testarea s-a concretizat n elaborarea Listei de control nr. 2.4 privind contabilizarea operaiilor privind sprijinul financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli. Constatri: Concluzii: Data: . Auditori, Supervizor,

99

2.1. Procedura - P08: Colectarea dovezilor


Ministerul Agriculturii i Dezvoltrii Rurale Direcia de Audit 2.1.24. LISTA DE CONTROL NR. 2.4 privind contabilizarea operaiilor privind sprijinul financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli Misiunea de audit: Sprijinul financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli Perioada auditat: Elemente Verificarea testate Verificarea cadrului de Verificarea alocrii corecte a Verificarea evidenei privind reglementare a CFP procedurilor cheltuielilor angajamentele bugetare Elemente ALOP privind sprijinul eantionate financiar .. .. .. .. ..

Data: .......................................... Auditor intern, n prezena,

100

2.1. Procedura - P08: Colectarea dovezilor


Ministerul Agriculturii i Dezvoltrii Rurale Direcia de Audit 2.1.25. LISTA DE VERIFICARE NR. 3 OBIECTIVUL III: Gestionarea riscurilor Misiunea de audit: Sprijinul financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli Perioada auditat: . ntocmit: Data: ............................. Avizat:. Data: ............................. Nr. crt. 3.1 ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS.

Norme i proceduri de lucru pentru gestionarea riscurilor a) verificarea normelor i procedurilor de lucru privind gestionarea riscurilor; b) verificarea actualizrii normelor i Interviu 3.1 procedurilor de lucru privind gestionarea Foaie de lucru riscurilor; nr. 3.1 c) verificarea separrii atribuiilor pentru Test 3.1 funciile de iniiere i verificare a unei Lista de operaiuni; control 3.1 d) verificarea cunoaterii procedurilor de lucru scrise i formalizate de ctre persoanele cu responsabiliti n realizarea activitilor; e) se verific dac procedurile sunt cunoscute i se aplic. Definirea n scris a responsabilitilor persoanelor implicate n acordarea sprijinului financiar de la bugetul de stat pentru productorii agricoli a) verificarea stabilirii responsabilitilor persoanelor implicate n acordarea sprijinului financiar de la bugetul de stat pentru productorii agricoli (fia postului, decizii); b) verificarea cunoaterii responsabilitilor de ctre persoanele implicate n acordarea sprijinului financiar de la bugetul de stat pentru productorii agricoli. Alocarea de resurse umane corespunztoare necesitilor acordrii sprijinului financiar de la bugetul de stat pentru productorii agricoli a) se verific dac resursele umane alocate derulrii sprijinului financiar de la bugetul de stat pentru productorii agricoli sunt suficiente; b) se verific dac resursele umane alocate derulrii sprijinului financiar de la bugetul de stat pentru productorii agricoli sunt adecvate. Identificarea riscurilor i stabilirea de msuri pentru limitarea efectelor a) verificarea existenei analizei riscurilor; 101

3.2

3.3

3.4

Nr. crt.

ACTIVITATEA DE AUDIT

DA

NU

OBS.

3.5

3.6

3.7

3.8

3.9

Interviu 3.4. b) verificarea identificrii riscurilor; Test3.4 c) verificarea ierarhizrii riscurilor; Lista de d) verificarea existenei i a actualizrii control 3.4 Registrului riscurilor; e) verificarea existenei i a actualizrii Planului de prevenire a riscurilor existente i poteniale; f) verificarea desemnrii persoanelor responsabile de aplicarea prevederilor Planului de prevenire a riscurilor existente i poteniale; g) verificarea aplicrii n activitatea curent a msurilor de prevenire/ combatere a riscurilor existente i poteniale; h) verificarea existenei unui sistem de monitorizare i raportare periodic a riscurilor asociate activitilor. Modul de funcionare a managementului de linie a) verificarea deciziei de numire a personalului responsabil privind acordarea sprijinului financiar de la bugetul de stat pentru productorii agricoli; Monitorizarea performanelor activitilor privind acordarea sprijinului financiar de la bugetul de stat pentru productorii agricoli de ctre personalul de conducere a) verificarea indicatorilor de performan; b) se verific dac obiectivele sprijinului sunt clare i bine definite; c) se verific dac performanele activitilor privind acordarea sprijinului financiar de la bugetul de stat pentru productorii agricoli sunt monitorizate de ctre personalul de conducere. Separarea atribuiilor pentru funciile de iniiere i verificare a operaiunilor a) verificarea separrii atribuiilor pentru funciile de iniiere i verificare a operaiunilor. Implementarea de forme de control adecvate operaiunilor n scopul realizrii n mod eficace a acestora a) verificarea existenei formelor de control adecvate operaiunilor n scopul realizrii n mod eficace a acestora; b) verificarea formelor de control corespunztoare fiecrei etape a procesului de acordare a sprijinului; c) verificarea respectrii prevederilor privind ierarhizarea controlului activitii. Eficiena sistemului de comunicare intern i extern a) verificarea transmiterii informaiilor necesare derulrii sprijinului financiar de la Interviu 3.9 102

Nr. crt.

ACTIVITATEA DE AUDIT bugetul de stat pentru productorii agricoli de la Ministerul Agriculturii i Dezvoltrii Rurale ctre direciile pentru agricultur i dezvoltare rural judeene i a municipiului Bucureti precum i de la direciile pentru agricultur i dezvoltare rural judeene i a municipiului Bucureti la Ministerul Agriculturii i Dezvoltrii Rurale; b) verificarea folosirii modelelor aprobate pentru transmiterea informaiilor; c) verificarea ncadrrii n termenele de transmitere a informaiilor necesare derulrii sprijinului financiar de la bugetul de stat pentru productorii agricoli.

DA

NU

OBS.

Data: .. Auditori, Supervizor,

103

2.1. Procedura - P08: Colectarea dovezilor


Ministerul Agriculturii i Dezvoltrii Rurale Direcia de Audit 2.1.26. Interviul nr. 3.1 Interviu cu salariaii implicai n derularea sprijinului financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli privind gestionarea riscurilor Numele i prenumele:................................................................................. Direcia .. Serviciul/ compartimentul:........................................................................... 1. Exist proceduri de lucru privind gestionarea riscurilor? DA NU 2. Procedurile de lucru sunt scrise i formalizate? DA NU 3. Apreciai c elaborarea procedurilor specifice activitii sunt importante n vederea mbuntirii gestionrii riscurilor? DA NU 4. Care sunt tipurile de control pe care le efectuai n activitatea pe care o desfurai? ................................................................................................................................................. ................................................................................................................................................. ............................................................................................................................... 5. Se aplic standardele din Codul controlului intern, aprobat prin OMFP nr. 946/2005 n activitatea pe care o desfurai? DA NU 6. Ce credei c ar trebui ntreprins pentru mbuntirea activitii? ............................................................................................................................. ............................................................................................................................. ............................................................

104

7. Mai avei ceva de adugat (propuneri, sugestii etc.)? ............................................................................................................................. ............................................................................................................................. ............................................................ Data: .......................... Semntura: ________________________

105

2.1. Procedura - P08: Colectarea dovezilor


Ministerul Agriculturii i Dezvoltrii Rurale Direcia de Audit 2.1.27. FOAIE DE LUCRU NR. 3.1 Misiunea de audit: Sprijinul financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli Perioada auditat: . Obiectivul: Gestionarea riscurilor Norme i proceduri de lucru. Obiectul: Verificarea normelor i procedurilor de lucru scrise i formalizate, care descriu activitile privind gestionarea riscurilor. Populaia va fi constituit din procedurile de lucru privind gestionarea riscurilor, care descriu activitile ce se desfoar n cadrul structurilor implicate n acordarea sprijinului financiar, prezentate de structura auditat. Eantionul pentru verificare va fi constituit din Manualul de proceduri de lucru privind gestionarea riscurilor, adic 100%. Verificarea eantionului se va concretiza n elaborarea Listei de control nr. 3.1.

Data: ...........................................

Auditor intern,

n prezena,

106

2.1. Procedura - P08: Colectarea dovezilor


Ministerul Agriculturii i Dezvoltrii Rurale Direcia de Audit 2.1.28. TEST NR. 3.1 Misiunea de audit: Sprijinul financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli Perioada auditat: . Obiectivul testului: Gestionarea riscului Norme i proceduri de lucru. Obiectele testului: Verificarea normelor i procedurilor de lucru scrise i formalizate, care descriu activitile privind gestionarea riscurilor. Descrierea testului: Pentru efectuarea testului s-au analizat normele i procedurile de lucru elaborate pentru gestionarea riscurilor. Populaia va fi constituit din totalitatea documentelor care descriu activitile privind gestionarea riscurilor n cadrul structurilor implicate n acordarea sprijinului financiar. Eantionul pentru verificare va fi constituit din Manualul de proceduri de lucru. Testarea a avut la baz elementele stabilite prin Lista de verificare nr. 3, poziia 3.1 a) e) i a urmrit: - Verificarea normelor i procedurilor de lucru privind gestionarea riscurilor; - Verificarea actualizrii procedurilor de lucru privind gestioarea riscurilor; - Verificarea separrii atribuiilor pentru funciile de iniiere i verificare a unei operaiuni; - Se verific dac persoanele cu responsabiliti n reaizarea activitilor cunosc procedurile de lucru; - Verificarea cunoaterii procedurilor de lucru de ctre persoanele implicate n procesul de acordare a sprijinului financiar; - Examinarea conformitii procedurilor cu legislaia n vigoare. Testarea s-a concretizat n elaborarea Listei de control nr. 3.1 privind normele i procedurile de lucru privind gestionarea riscurilor. Constatri: Concluzii:

Data: . Auditori, Supervizor,

107

2.1. Procedura - P08: Colectarea dovezilor


Ministerul Agriculturii i Dezvoltrii Rurale Direcia de Audit 2.1.29. LISTA DE CONTROL NR. 3.1 privind normele i procedurile de lucru privind gestionarea riscurilor Misiunea de audit: Sprijinul financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli Perioada auditat: . Se verific Se verific Verificarea dac dac Verificarea Elemente Examinarea Verificarea actualizrii procedurile persoanele cu normelor i testate conformitii separrii normelor i responsabiliti sunt cunoscute procedurilor de procedurilor atribuiilor pentru procedurilor i aplicate de n realizarea de lucru lucru cu funciile de iniiere de lucru ctre cei activitilor privind Elemente legislaia n i verificare a unei privind cunosc gestionarea eantionate vigoare implicai n operaiuni gestionarea procedurile de activitatea de riscurilor riscurilor lucru sprijin financiar .. .. .. .. ..

Data: .......................................... Auditor intern, n prezena,

108

2.1. Procedura - P08: Colectarea dovezilor


Ministerul Agriculturii i Dezvoltrii Rurale Direcia de Audit 2.1.30. Interviul nr. 3.4 Interviu cu salariaii implicai n derularea sprijinului financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli privind identificarea riscurilor i stabilirea de msuri pentru limitarea efectelor Numele i prenumele:.............................................................................. Direcia .. Serviciul/ compartimentul:........................................................................ 1. Exist elaborat analiza riscurilor n acdrul structurii dumneavoastr? DA NU 2. Riscurile identificate sunt ierarhizate? DA NU 3. Este elaborat Registrul riscurilor? DA NU 4. Registrul riscurilor este actualizat? DA NU 5. Este elaborat Planul de prevenire a riscurilor existente i poteniale? DA NU 6. Planul de prevenire a riscurilor existente i poteniale este actualizat? DA NU 7. Aplicai n activitatea curent msurile de prevenire /combatere a riscurilor existente i poteniale? DA NU 8. Avei elaborat un sistem de monitorizare i raportare periodic a riscurilor asociate activitilor? DA NU 109

9. Ce credei c ar trebui ntreprins pentru mbuntirea activitii? ............................................................................................................................. ............................................................................................................................. ............................................................ 10. Mai avei ceva de adugat (propuneri, sugestii etc.)? ............................................................................................................................. ............................................................................................................................. ............................................................ Data: .......................... Semntura: ________________________

110

2.1. Procedura - P08: Colectarea dovezilor


Ministerul Agriculturii i Dezvoltrii Rurale Direcia de Audit 2.1.31. TEST NR. 3.4 Misiunea de audit: Sprijinul financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli Perioada auditat: . Obiectivul testului: Gestionarea riscului Identificarea riscurilor i stabilirea de msuri pentru limitarea efectelor. Obiectele testului: Verificarea Registrului riscurilor i a Planului de prevenire a riscurilor existente i poteniale. Descrierea testului: Pentru efectuarea testului s-au analizat Registrul riscurilor i Planul de prevenire a riscurilor existente i poteniale. Eantionul pentru verificare va fi constituit din Registrul riscurilor i Planul de prevenire a riscurilor existente i poteniale. Testarea a avut la baz elementele stabilite prin Lista de verificare nr. 3, poziia 3.4 a) h) i a urmrit: - Verificarea existenei analizei riscurilor; - Verificarea identificrii riscurilor; - Verificarea ierarhizrii riscurilor; - Verificarea existenei i actualizrii Planului de prevenire a riscurilor existente i poteniale; - Verificarea desemnrii persoanelor responsabile cu aplicarea prevederilor Planului de prevenire a riscurilor existente i poteniale; - Verificarea aplicrii n activitatea curent a msurilor de prevenire/combatere a riscurilor existente i poteniale; - Verificarea existenei unui sistem de monitorizare i raportare periodic a riscurilor asociate activitilor. Testarea s-a concretizat n elaborarea Listei de control nr. 3.4 privind identificarea riscurilor i stabilirea de msuri pentru limitarea efectelor. Constatri: Concluzii:

Data: . Auditori, Supervizor,

111

2.1. Procedura - P08: Colectarea dovezilor


Ministerul Agriculturii i Dezvoltrii Rurale Direcia de Audit 2.1.32. LISTA DE CONTROL NR. 3.4 privind identificarea riscurilor i stabilirea de msuri pentru limitarea efectelor Misiunea de audit: Sprijinul financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli Perioada auditat: . Verificarea Verificarea desemnrii existenei i Elemente persoanelor actualizrii testate responsabile cu Planului de Verificarea Verificarea aplicarea prevenire a Verificarea identificrii existenei prevederilor riscurilor ierarhizrii riscurilor analizei Planului de existente i riscurilor riscurilor prevenire a poteniale riscurilor Elemente existente i eantionate poteniale .. .. .. .. ..

Verificarea aplicrii n activitatea curent a msurilor de prevenire/comb atere a riscurilor existente i poteniale

Verificarea existenei unui sistem de monitorizare i raportare periodic a riscurilor asociate activitilor

Data: .......................................... Auditor intern, 112 n prezena,

2.1. Procedura - P08: Colectarea dovezilor


Ministerul Agriculturii i Dezvoltrii Rurale Direcia de Audit 2.1.33. Interviul nr. 3.9 Interviu cu salariaii implicai n derularea sprijinului financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli privind eficiena sistemului de comunicare intern i extern

Numele i prenumele:................................................................................. Direcia .. Serviciul/ compartimentul:........................................................................... 1. ntmpinai dificulti n transmiterea informaiilor necesare derulrii sprijinului financiar ctre structurile din cadrul Ministerului Agriculturii i Dezvotrii Rurale? Dac da, detaliai. Da Nu ............................................................................................................................. ............................................................................................................................. ............................................................................................................................. ............................................................ 2. Informaiile sunt transmise n termenele stabilite? Dac nu, detaliai. Da Nu ............................................................................................................................. ............................................................................................................................. ............................................................................................................................. ............................................................ 3. ntmpinai dificulti n recepionarea informaiilor necesare derulrii sprijinului financiar de la structurile din cadrul Ministerului Agriculturii i Dezvotrii Rurale? Dac da, detaliai. Da Nu ............................................................................................................................. ............................................................................................................................. ............................................................................................................................. ............................................................ 113

4. Informaiile sunt recepionate n termenele stabilite? Dac nu, detaliai. Da Nu ............................................................................................................................. ............................................................................................................................. ............................................................................................................................. ............................................................ 5. Metodele de transmitere a informaiilor sunt aprobate? Da Nu 6. Ce credei c ar trebui ntreprins pentru mbuntirea activitii? ............................................................................................................................. ............................................................................................................................. ............................................................................................................................. ............................................................ 7. Mai avei ceva de adugat (propuneri, sugestii etc.)? ............................................................................................................................. ............................................................................................................................. ............................................................................................................................. ............................................................

Data: ..........................

Semntura: ________________________

114

2.1. Procedura - P08: Colectarea dovezilor


Ministerul Agriculturii i Dezvoltrii Rurale Direcia de Audit 2.1.34. LISTA DE VERIFICARE NR. 4 Obiectiv IV: SISTEMUL INFORMATIC Misiunea de audit: Sprijinul financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli Perioada auditat: . ntocmit: Data: ............................. Avizat:. Data: ............................. Nr. crt. 4.1 ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS.

Examinarea procedurilor de lucru a) aprobarea de ctre persoanele competente; CCI nr. 4.1 b) cuprinderea modalitilor de actualizare a procedurilor; c) se consider procedurile corespunztoare; d) se constat disfunctionaliti n timpul aplicrii lor practice; e) exist propuneri de perfecionare a acestora. Fiabilitatea aplicaiilor/programelor informatice a) se verific dac se produc incidente de prelucrare; b) se verific dac s-au nregistrat ntrzieri n transmiterea datelor datorate programelor informatice; c) se verific dac incidentele n execuia programelor informatice au fost consemnate ntr-un registru de incidente; d) se verific dac sunt stabilite responsabiliti n cadrul structurii privind anunarea/nregistrarea/rezolvarea incidentelor programelor informatice; e) controlul datelor introduse n aplicaii; f) controale pentru verificarea existenei nregistrrilor duble; g) autorizarea electronic i/sau manual a tranzaciilor; h) efectuarea tranzaciilor numai de la 115

4.2

Test nr. 4.2 Foaie de lucru nr. 4.2 List de control nr. 4.2

Nr. crt.

ACTIVITATEA DE AUDIT

DA

NU

OBS.

4.3

computere definite n pralabil; i) pstrarea integral a nregistrrilor pentru a se urmri tranzaciile efectuate de la iniiere pan la finalizare; Arhivarea datelor securitatea bazelor de date a) se verific organizarea arhivrii datelor pe suport magnetic; b) se verific existena sistemului de prevenire/detectare a accesrilor i modificrilor neautorizate ale bazelor de date (parole, programe antivirus .a.); c) se verific dac exist proceduri scrise i formalizate care descriu activitile care trebuie ntreprinse pentru arhivarea datelor i securitatea bazelor de date.

Data: .

Auditori,

Supervizor,

116

2.1. Procedura - P08: Colectarea dovezilor


Ministerul Agriculturii i Dezvoltrii Rurale Direcia de Audit 2.1.35. CHESTIONAR DE CONTROL INTERN CCI nr. 4.1 pentru evaluarea sistemului de control intern privind asigurarea fiabilitii aplicaiilor/ programelor informatice, precum i a securitii bazelor de date, adresat conducerii structurii auditate Misiunea de audit: Sprijinul financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli Perioada auditat: . ntocmit: .. Data: ............................ Avizat: .. Data: ............................ ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS.

Obiectivul I: SISTEMUL INFORMATIC 1.1 Fiabilitatea aplicaiilor/programelor informatice - Se produc incidente care duc la obinerea de date incomplete/incorecte etc.? - Dac DA, care este modul de rezolvare a acestora? - Se nregistreaz ntrzieri n transmiterea datelor datorate programelor informatice? - Dac DA, care este modul de rezolvare a acestora? - Incidentele n execuia programelor informatice au fost consemnate ntr-un registru de incidente? - Dac DA, v rugm s ne prezentai registrul. - Modul de rezolvare a incidentelor este de asemenea consemnat n registru? - Sunt stabilite responsabiliti n cadrul direciei privind anunarea/ nregistrarea/rezolvarea incidentelor programele informatice? 1.2 Arhivarea datelor securitatea bazelor de date - Cum este organizat activitatea de arhivare a datelor pe suport magnetic? - Personalul responsabil de arhivarea 117

ACTIVITATEA DE AUDIT datelor pe suport magnetic este din cadrul direciei dvs.? - Cunoastei dac exist un sistem de prevenire/detectare a accesrilor i modificrilor neautorizate ale bazelor de date (parole, programe antivirus .a.) - Cunoastei dac exist proceduri scrise i formalizate care descriu activitile care trebuie ntreprinse pentru arhivarea datelor i securitatea bazelor de date? - Mai avei ceva de adugat (propuneri, sugestii, etc.)? - Daca DA, v rugm detaliai.

DA

NU

OBS.

Auditori,

Auditat,

118

2.1. Procedura - P08: Colectarea dovezilor


Ministerul Agriculturii i Dezvoltrii Rurale Direcia de Audit 2.1.36. TEST NR. 4.2 Misiunea de audit: Sprijinul financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli Perioada auditat: . Obiectivul testului: Verificarea fiabilitii aplicaiilor informatice. Obiectele testului: Verificarea existenei implementate la nivelul aplicaiilor informatice. unor controale generale

Descrierea testului: Populaia statistic este reprezentat de totalul numrului de cereri de acordare a sprijinului financiar existente la nivelul structurii care acord sprijinul financiar. Eantionarea va fi reprezentata de X% din ntreaga populaie, considernd c reprezint un numr rezonabil de subsisteme. Testarea a constat n examinarea urmtoarelor elemente stabilite prin Lista de verificare nr. 4, poz. 4.2 a) i), i anume: - Controlul datelor introduse n aplicaii; - Controlul pe parcursul procesrii datelor i rapoartele produse n caz de nerealizarea procesrii (ntreruperi, transfer); - Controlul datelor rezultate n urma procesrii, astfel nct s se asigure c aceste date sunt complete; - Controalelor care verific nregistrrile duble; - Autorizarea electronic i/sau manual a tranzaciilor; - Efectuarea tranzaciilor numai de la computere definite n prealabil; - Pstrarea integral a nregistrrilor astfel nct s se poat urmri tranzaciile efectuate din faza de iniiere pn la finalizarea lor. Testarea s-a concretizat n elaborarea Listei de control nr. 4.2 privind fiabilitatea aplicatiilor informatice Constatri: Concluzii: Data: . Auditori, Supervizor,

119

2.1. Procedura - P08: Colectarea dovezilor


Ministerul Agriculturii i Dezvoltrii Rurale Direcia de Audit 2.1.37 FOAIE DE LUCRU NR. 4.2 Misiunea de audit: Sprijinul financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli Perioada auditat: . Obiectivul: Verificarea fiabilitii aplicaiilor informatice. Obiectul: Verificarea existenei unor controale generale implementate la nivelul aplicaiilor informatice. Eantionul pentru verificarea fiabilitii aplicaiilor informatice privind sprijinul financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli a fost constituit astfel: Testarea se va realiza pe un eantion care a fost constituit astfel: Populaia total este de .. cereri de acordare a sprijinului financiar; Eantionul va fi de X%, respectiv nr. cereri x X% = eantion de verificare; Eantionul se va constitui din dosarele pentru acordarea sprijinului financiar constituite n perioada stabilit pentru primirea cererilor. Eantionul astfel constituit va fi verificat integral; Verificarea eantionului se va concretiza n elaborarea Listei de control nr. 4.2; n urma verificrii se va ntocmi un test.

Data: ...........................................

Auditor intern,

n prezena,

120

2.1. Procedura - P08: Colectarea dovezilor


Ministerul Agriculturii i Dezvoltrii Rurale Direcia de Audit 2.1.38. LISTA DE CONTROL NR. 4.2 privind existena controalelor generale la nivelul aplicaiilor informatice privind sprijinul financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli Misiunea de audit: Sprijinul financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli Perioada auditat: . Controlul pe parcursul Elemente Controlul datelor procesrii testate Efectuarea Controlul Autorizarea Controale rezultate n urma datelor i tranzaciilor datelor electronic care verific procesrii, astfel rapoartele numai de la introduse n nregistrrile i/sau manual nct s se produse n computere aplicaii duble asigure c aceste caz de definite n a tranzaciilor date sunt nerealizarea Elemente prealabil complete procesrii eantionate (ntreruperi, transfer) Dosar nr.. Dosar nr.. ..

Pstrarea integral a nregistrrilor astfel nct s se poat urmri tranzaciile efectuate din faza de iniiere pn la finalizarea lor

Data: .......................................... Auditor intern, Supervizor, n prezena,

121

2.1. Procedura - P08: Colectarea dovezilor


Ministerul Agriculturii i Dezvoltrii Rurale Direcia de Audit 2.1.39. LISTA DE VERIFICARE NR. 5 Obiectiv V: ARHIVAREA DOCUMENTELOR Misiunea de audit: Sprijinul financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli Perioada auditat: . ntocmit: Data: ............................. Avizat:. Data: ............................. Nr. crt. 5.1 ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS.

Examinarea procedurilor de lucru a) aprobarea de ctre persoanele competente; b) verificarea existenei listei activitilor pentru realizarea obiectivului; c) stabilirea documentelor necesare desfurrii activitii; d) precizarea modalitilor de completare a documentelor specifice activitilor; e) oferirea unor exemple n acest sens; f) cuprinderea modalitilor de actualizare a procedurilor; g) se consider procedurile corespunztoare; h) se constat disfunctionaliti n timpul aplicrii lor practice; i) exist propuneri de perfecionare a acestora. Verificarea spaiului destinat arhivrii a) verificarea spaiului destinat arhivrii (curat, lips igrasie, securizat); b) sigurana arhivei n spaiul existent; c) verificarea organizrii arhivei. Examinarea personalului responsabil a) verificarea cunoaterii procedurilor de lucru scrise i formalizate de ctre persoanele cu responsabiliti n realizarea activitilor; b) verificarea dac sunt stabilite proceduri de monitorizare a controlului intern i dac se realizeaz monitorizarea activitii; 122

5.2

5.3

Nr. crt.

ACTIVITATEA DE AUDIT

DA

NU

OBS.

5.4

c) compararea atribuiilor din procedurile de lucru scrise i formalizate, cu cele din fiele posturilor. Verificarea organizrii activitii de arhivare a) verificarea numerotrii paginilor dosarelor b) verificarea nuruirii dosarelor; c) verificarea semnrii procesului de predareprimire a dosarelor arhivate; d) verificarea existenei opis-ului; e) verificarea existenei la dosarele arhivate a documentelor trecute n opis.

Data: .

Auditori,

Supervizor,

123

2.1. Procedura - P08: Colectarea dovezilor


Ministerul Agriculturii i Dezvoltrii Rurale Direcia de Audit 2.1.40. Interviul nr. 5.1 Interviu cu salariaii implicai n derularea sprijinului financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli privind oragnizarea i efectuarea arhivrii documentelor Numele i prenumele:................................................................................. ( responsabil arhivare ) Direcia .. Serviciul/ compartimentul:........................................................................... 1. Avei organizat activitatea de arhivare a documentelor? Da Nu .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... ..................... 2. Avei amenajate spaii adecvate pentru activitatea de arhivare? Da Nu .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... ..................... 3. Avei evidene specifice arhivrii? Da Nu .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... .....................

124

4. Pentru activitatea de arhivare este numit o persoan, iar atribuia este menionat n fia postului? Da Nu .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... ..................... 5. Arhivarea se realizeaz conform unei proceduri scrise i formalizate? Da Nu .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... ..................... 6. Exist corelaie ntre sarcinile stabilite prin fia postului i procedurile de lucru? Da Nu 7. Ce credei c ar trebui ntreprins pentru mbuntirea activitii? .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... ..................... 8. Mai avei ceva de adugat (propuneri, sugestii etc.)? .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... ..................... Data: .......................... Semntura: ________________________

125

2.1. Procedura - P08: Colectarea dovezilor


Ministerul Agriculturii i Dezvoltrii Rurale Direcia de Audit 2.1.41. FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. ......... Misiunea de audit: Sprijinul financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli Perioada auditat: . PROBLEMA: ................................................................................................................................. ............................................................................................................................................ ............................................................................................................................................ ............................................. CONSTATRI: ................................................................................................................................. ............................................................................................................................................ ............................................................................................................................................ ............................................ CAUZE: ................................................................................................................................. ............................................................................................................................................ ............................................................................................................................................ ............................................. CONSECINE: ................................................................................................................................. ............................................................................................................................................ ............................................................................................................................................ ............................................. RECOMANDRI: ................................................................................................................................. ............................................................................................................................................ ............................................................................................................................................ ..............................................

Data: ............................... Auditori, Supervizor, Pentru conformitate,

126

2.2. Procedura P09: Constatarea i raportarea iregularittilor


Ministerul Agriculturii i Dezvoltrii Rurale Direcia de Audit 2.2.1. FORMULAR DE CONSTATARE I RAPORTARE A IREGULARITILOR - FCRI NR. ....... Misiunea de audit: Sprijinul financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli CONSTATARE: ................................................................................................................................. ............................................................................................................................................ ............................................................................................................................................ ............................................................................................................................................ ........................................................... ACTE NORMATIVE NCLCATE: ................................................................................................................................. ............................................................................................................................................ ............................................................................................................................................ ............................................................................................................................................ ............................................................ RECOMANDRI: ................................................................................................................................. ............................................................................................................................................ ............................................................................................................................................ ............................................................................................................................................ ............................................................ ANEXE: ................................................................................................................................. ............................................................................................................................................ ............................................................................................................................................ ............................................................................................................................................ ............................................................ Data: .................................. Auditor, Not: Cnd auditorii ajung la concluzia, bazat pe FIAP-uri, c s-a comis o iregularitate, ei vor trebui sa raporteze cel mai trziu a doua zi, conductorului direciei de audit prin transmiterea Formularului de constatare i raportare a iregularitilor. 127 Supervizor,

2.3. Procedura P10: Revizuirea documentelor de lucru


Ministerul Agriculturii i Dezvoltrii Rurale Direcia de Audit 2.3.1. NOTA CENTRALIZATOARE A DOCUMENTELOR DE LUCRU Misiunea de audit: Sprijinul financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli Perioada auditat: . ntocmit: Data: ............................. Avizat:. Data: ............................. Ob. nr. 1. 2. Constatarea Document justificativ Exist Da Nu

3. ..................................... ..................................... . . . n Auditori,

Not: Se vor nregistra toate documentele de lucru care au stat la baza ntocmirii raportului de audit.

128

2.4. Procedura P11: edina de nchidere


Ministerul Agriculturii i Dezvoltrii Rurale Direcia de Audit 2.4.1. MINUTA EDINEI DE NCHIDERE Misiunea de audit: Sprijinul financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli Perioada auditat: . ntocmit: Data: ............................. Avizat:. Data: ............................. Lista participanilor: Numele i prenumele Funcia Direcia/ Serviciul Nr. telefon Semntura

B. Concluzii: n cadrul edinei au fost prezentate obiectivele auditate i constatrile pentru fiecare obiect auditat. De asemenea, au fost discutate constatrile, au fost analizate cauzele care au contribuit la realizarea disfuncionalitilor, eventualelor consecine, i au fost comentate recomandrile care urmeaz a fi implementate pentru eliminarea acestora. n cadrul edinei de nchidere structura auditat i-a/nu i-a nsuit constatrile i recomandrile formulate de echipa de auditori. Raportul de audit intern va fi nsoit de o SINTEZ care va conine principalele constatri i recomandri ale echipei de auditori interni i concluziile generale pentru activitatea Sprijinul financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli. Structura auditat se angajeaz s completeze Planul de aciune i Calendarul implementrii recomandrilor, cu termenele de realizare i persoanele responsabile cu implementarea acestora, pe care le vor discuta cu echipa de auditori interni. Not: Dac se accept integral constatrile i recomandrile formulate de echipa de audit, Reuniunea de conciliere nu se va mai organiza. n consecin, proiectul Raportului de audit intern devine Raport de audit intern final, care va fi pregtit pentru aprobare i difuzare structurii auditate. 129

Capitolul 3

RAPORTUL DE AUDIT

130

3.1. Procedura P12: Elaborarea proiectului de raport de audit


Ministerul Agriculturii i Dezvoltrii Rurale Direcia de Audit Nr. ..../................................

Avizat, Ministrul Agriculturii i Dezvoltrii Rurale

3.1.1. PROIECTUL RAPORTULUI DE AUDIT I. INTRODUCERE Echipa de audit a fost constituit din: - .., auditor; - .., auditor. Misiunea s-a efectuat n baza Ordinului de serviciu nr. .. din . Cadrul legal al aciunii de audit a fost reprezentat de : - Planul de audit intern pe anul ., aprobat de conducerea Ministerului Agriculturii i Dezvoltrii Rurale; - Carta i Normele metodologice de audit public intern din Ministerul Agriculturii i Dezvoltrii Rurale; - Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern; - OMFP nr. 38/15.01.2003 pentru aprobarea Normelor metodologice generale aplicare a Legii nr. 672/2002. Durata misiunii de audit: .. - ............................... Perioada auditat: anii Scopul aciunii de audit este de a da asigurri conducerii direciei i managementului general asupra conformitii modului de organizare i desfurare a activitii privind sprijinul financiar acordat de la bugetul de stat productorilor agricoli, cu cadrul legislativ i normativ aplicabil. Cadrul legislativ i normativ aplicabil activitii auditate este: - Hotrrea nr. 385/2007 privind organizarea i funcionarea Ministerului Agriculturii i Dezvoltrii Rurale; - Ordinul ministrului agriculturii i dezvoltrii rurale nr. 48/2008, privind aprobarea regulamentului cadru de organizare i funcionare a direciilor pentru agricultur i dezvoltare rural judeene i a municipiului Bucureti; - OMFP nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinznd standardele de management/control intern la entitile publice i pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial; 131

H.G. nr. 1209/2003, privind organizarea i dezvoltarea carierei funcionarilor publici; OUG nr. 123/2006 pentru aprobarea acordrii sprijinului financiar productorilor agricoli din sectorul vegetal, zootehnic, al mbuntirilor funciare i al organizrii i sistematizrii teritoriului; Legea nr. 125 din 5 mai 2007 privind aprobarea Ordonanei de urgen a Guvernului nr. 123/2006 pentru aprobarea acordrii sprijinului financiar productorilor agricoli din sectorul vegetal, zootehnic, al mbuntirilor funciare i al organizrii i sistematizrii teritoriului; Ordinul nr. 763/2007 privind modificarea anexelor A i I la Ordinul ministrului agriculturii, pdurilor i dezvoltrii rurale nr. 850/2006 pentru aprobarea normelor metodologice privind modul de acordare a sprijinului financiar pentru activitile din sectorul vegetal, zootehnic, al mbuntirilor funciare i al organizrii i sistematizrii teritoriului, precum i condiiile de eligibilitate; Hotrrea nr. 1577/2007 privind aprobarea activitilor pentru care se acord sprijin financiar productorilor agricoli din sectorul vegetal n anul 2007, a cuantumului sprijinului i a sumei totale alocate fiecrei activiti i pentru modificarea unor acte normative; Legea nr. 135/15.05.2007, privind arhivarea documentelor n form electronic; Legea nr. 16/11996, Legea Arhivelor Naionale.

Obiectivele i obiectele misiunii de audit: 1. Organizarea structurilor implicate n derularea sprijinului financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli: 1.a) Cadrul legislativ aferent derulrii sprijinului financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli; 1.b) Atribuii i responsabiliti derivate din ROF pentru ndeplinirea obiectivului auditat, repartizarea echilibrat i actualizat a sarcinilor de serviciu nscrise n fiele posturilor personalului implicat n coordonarea, execuia i controlul sprijinului financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli; 1.c) Circuitul documentelor; 1.d) Pregtirea i instruirea personalului cu responsabiliti n acordarea sprijinului financiar de la bugetul de stat pentru productorii agricoli. Procesul de acordare a sprijinului financiar, conform reglementrilor: 2.a) Norme i proceduri de lucru scrise i formalizate, care descriu activitile privind organizarea i funcionarea activitilor n cadrul Ministerului Agriculturii i Dezvoltrii Rurale, a direciilor pentru agricultur i dezvoltare rural judeene i a municipiului Bucureti, necesare pentru acordarea sprijinului financiar de la bugetul de stat pentru productorii agricoli; 2.b) Primirea, gestionarea, prelucrarea i aprobarea solicitrilor de plat privind sprijinului financiar de la bugetul de stat pentru productorii agricoli; 2.c) Efectuarea plilor; 2.d) Contabilizarea operaiilor privind sprijinului financiar de la bugetul de stat pentru productorii agricoli. Gestionarea riscurilor - Mediul de control intern, Managementul riscurilor, Controlul activitilor, Informare i comunicare: 3.a) Norme i proceduri de lucru pentru gestionarea riscurilor; 132

2.

3.

4. 5.

Definirea n scris a responsabilitilor persoanelor implicate n acordarea sprijinului financiar de la bugetul de stat pentru productorii agricoli; 3.c) Alocarea de resurse umane corespunztoare necesitilor acordrii sprijinului financiar de la bugetul de stat pentru productorii agricoli; 3.d) Identificarea riscurilor i stabilirea de msuri pentru limitarea efectelor; 3.e) Modul de funcionare a managementului de linie; 3.f) Monitorizarea performanelor activitilor privind acordarea sprijinului financiar de la bugetul de stat pentru productorii agricoli de ctre personalul de conducere; 3.g) Separarea atribuiilor pentru funciile de iniiere i verificare a operaiunilor; 3.h) Implementarea de forme de control adecvate operaiunilor n scopul realizrii n mod eficace a acestora; 3.i) Eficiena sistemului de comunicare intern i extern. Sistemul informatic: 4.a) Fiabilitatea aplicaiilor/ programelor informatice; 4.b) Arhivarea datelor securitatea bazelor de date. Arhivarea documentelor: 5.a) Proceduri de arhivare a dosarelor; 5.b) Locaia arhivrii; 5.c) Desemnarea personalului responsabil; 5.d) Procesul de arhivare a dosarelor. Tipul de audit - audit de conformitate/regularitate. Tehnicile de audit intern utilizate: verificarea se realizeaz n vederea asigurrii validitii, realitii i acurateei documentelor i a concordanei cu legile i regulamentele n vigoare, precum i a eficacitii controlului intern prin urmtoarele tehnici de verificare: comparaia: pentru confirmarea identitii unor informaii dup obinerea lor din dou sau mai multe surse diferite; examinarea: pentru detectarea erorilor i/sau iregularitilor; confirmarea: pentru solicitarea informaiilor din mai multe surse independente cu scopul validrii acestora. Alte tehnici de audit: observarea fizic: n vederea formrii unei preri proprii privind modul de ntocmire i emitere a documentelor; interviul: se realizeaz de ctre auditorii interni prin intervievarea persoanelor auditate, implicate i interesate. Informaiile primite, trebuie s fie susinute de documente. Pentru eventualele explicaii suplimentare se solicit note de relaii scrise; analiza: const n descompunerea unei entiti n elemente, care pot fi izolate, identificate, cuantificate i msurate distinct. Instrumentele de audit intern care s-au utilizat: Chestionarul de luare la cunotin - CLC: pentru obinerea unor informaii referitoare la contextul socio-economic, organizare intern, funcionarea entitii/structurii auditate; Chestionarul de control intern - CCI: ghideaz auditorii interni n activitatea de identificare obiectiv a disfunciilor i cauzelor reale ale acestora; 133

3.b)

List de verificare - LV: utilizat pentru stabilirea condiiilor pe care trebuie s le ndeplineasc fiecare domeniu auditabil. Cuprinde un set de operaii ce trebuie parcurse de echipa de audit pentru a analiza activitile de control intern ncorporate n proceduri, existena responsabilitilor pentru efectuarea acestora i permite stabilirea testelor de conformitate atunci cnd sunt semnalate diferite disfuncionaliti.

Documentele examinate n cadrul structurilor auditate privind sprijinului financiar de la bugetul de stat pentru productorii agricoli, au vizat documentaia aferent perioadei auditate, respectiv: - Regulamentele de organizare i funcionare; - Fiele de post; - Procedurile i normele de lucru; - Dosarele profesionale; - Dosarele cererilor pentru plata sprijinului financiar de la bugetul de stat; - . Documentele elaborate pe timpul auditrii activitii sunt: - lista centralizatoare a obiectelor auditabile; - identificarea riscurilor; - stabilirea factorilor de risc, a poderilor i a nivelurilor de apreciere a riscurilor; - stabilirea nivelului riscurlui i a punctajului total al riscului; - clasarea operaiilor n funcie de analiza riscurilor; - tabelul puncte tari i puncte slabe; - tematica n detaliu a misiunii de audit; - programul de audit intern; - programul interveniei la faa locului; - liste de verificare structurate pe obiective - LV; - teste; - liste de control; - chestinar de control intern CCI; - fie de identificare i analiz a principalelor probleme constatate - FIAP; - formular de constatare i raportare a iregularitilor - FCRI; - raportul preliminar de audit intern; - minutele edinelor de deschidere, de nchidere i de conciliere; - raportul final de audit intern; - sinteza raportului de audit; - planul de aciune i calendarul de implementare a recomandrilor; - fia de urmrire a implementrii recomandrilor. II. CONSTATRI I RECOMANDRI Prezentm principalele constatri ale echipei de audit, cauzele, consecinele i recomandrile formulate, obinute n urma testrilor efectuate, a interviurilor, a notelor de relaii i concretizate n FIAP-urile ntocmite n etapa Interveniei la faa locului, n vederea corectrii disfuncionalitilor semnalate i a prevenirii celor care pot s apar n perioada imediat urmtoare. De asemenea, vom prezenta i comenta posibila evoluie a riscurilor existente i a necesitilor 134

de dezvoltare a sistemelor de management i control intern a activitii auditate, cu scopul facilitrii atingerii obiectivelor prestabilite de managementul general. Organizarea structurilor implicate n derularea sprijinului financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli 1.a) Cadrul legislativ aferent derulrii sprijinului financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli Constatri: Recomandri: 1.b) Atribuii i responsabiliti derivate din ROF pentru ndeplinirea obiectivului auditat, repartizarea echilibrat i actualizat a sarcinilor de serviciu nscrise n fiele posturilor personalului implicat n coordonarea, execuia i controlul sprijinului financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli. Constatri: Recomandri: 1.c) Circuitul documentelor. 1.

Constatri: Recomandri: 1.d) Pregtirea i instruirea personalului cu responsabiliti n acordarea sprijinului financiar de la bugetul de stat pentru productorii agricoli. Constatri: Recomandri: 2. Procesul de acordare a sprijinului financiar, conform reglementrilor 2.a) Norme i proceduri de lucru scrise i formalizate, care descriu activitile privind organizarea i funcionarea activitilor n cadrul Ministerului Agriculturii i Dezvoltrii Rurale, a direciilor pentru agricultur i dezvoltare rural judeene i a municipiului Bucureti, necesare pentru acordarea sprijinului financiar de la bugetul de stat pentru productorii agricoli. Constatri: Recomandri: 2.b) Primirea, gestionarea, prelucrarea i aprobarea solicitrilor de plat privind sprijinului financiar de la bugetul de stat pentru productorii agricoli. Constatri: 135

Recomandri: 2.c) Efectuarea plilor.

Constatri: Recomandri: 2.d) Contabilizarea operaiilor privind sprijinului financiar de la bugetul de stat pentru productorii agricoli. Constatri: Recomandri: 3. Gestionarea riscului - Mediul de control intern, Managementul riscului, Controlul activitilor, Informare i comunicare 3.a) Norme i proceduri de lucru pentru gestionarea riscurilor. Constatri: Recomandri: 3.b) Definirea n scris a responsabilitilor persoanelor implicate n acordarea sprijinului financiar de la bugetul de stat pentru productorii agricoli. Constatri: Recomandri: 3.c) Alocarea de resurse umane corespunztoare necesitilor acordrii sprijinului financiar de la bugetul de stat pentru productorii agricoli. Constatri: Recomandri: 3.d) Identificarea riscurilor i stabilirea de msuri pentru limitarea efectelor.

Constatri: Recomandri: 3.e) Modul de funcionare a managementului de linie.

Constatri: Recomandri:

136

3.f) Monitorizarea performanelor activitilor privind acordarea sprijinului financiar de la bugetul de stat pentru productorii agricoli de ctre personalul de conducere. Constatri: Recomandri: 3.g) Separarea atribuiilor pentru funciile de iniiere i verificare a operaiunilor.

Constatri: Recomandri: 3.h) Implementarea de forme de control adecvate operaiunilor n scopul realizrii n mod eficace a acestora. Constatri: Recomandri: 3.i) Eficiena sistemului de comunicare intern i extern.

Constatri: Recomandri: 4. Sistemul informatic 4.a) Fiabilitatea aplicaiilor/ programelor informatice. Constatri: Recomandri: 4.b) Arhivarea datelor securitatea bazelor de date.

Constatri: Recomandri: 5. Arhivarea documentelor 5.a) Proceduri de arhivare a dosarelor. Constatri: Recomandri: 5.b) Locaia arhivrii.

Constatri: 137

Recomandri: 5.c) Desemnarea personalului responsabil.

Constatri: Recomandri: 5.d) Procesul de arhivare a dosarelor.

Constatri: Recomandri: CONCLUZII Prezentul proiect de Raport de audit intern a fost ntocmit n baza Tematicii n detaliu a misiunii de audit i a Programului interveniei la faa locului, ca urmare a constatrilor efectuate n etapa colectrii i prelucrrii informaiilor, precum i n timpul interveniei la faa locului. Toate constatrile efectuate au la baz probe de audit realizate prin teste, interviuri, liste de control, note de relaii i n urma analizei i interpretrii acestora s-au elaborat i s-au emis recomandrile i concluziile cuprinse n Raportul de audit intern. Structurile auditate au obligaia s ntocmeasc Programul de aciune i Calendarul implementrii recomandrilor i s raporteze periodic echipei de auditori stadiul implementrii acestora. Echipa de audit, pe baza analizelor i evalurilor efectuate apreciaz Activitatea privind sprijinul financiar acordat de la bugetul de stat productorilor agricoli, conform grilei prezentate n continuare. APRECIERE DE MBUNTIT

Nr. crt. 1.

OBIECTIVUL Organizarea structurilor implicate n derularea sprijinului financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli a) Cadrul legislativ aferent derulrii sprijinului financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli; b) Atribuii i

FUNCIONAL

CRITIC

138

2.

responsabiliti derivate din ROF pentru ndeplinirea obiectivului auditat, repartizarea echilibrat i actualizat a sarcinilor de serviciu nscrise n fiele posturilor personalului implicat n coordonarea, execuia i controlul sprijinului financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli; c) Circuitul documentelor; d) Pregtirea i instruirea personalului cu responsabiliti n acordarea sprijinului financiar de la bugetul de stat pentru productorii agricoli. Procesul de acordare a sprijinului financiar, conform reglementrilor a) Norme i proceduri de lucru scrise i formalizate, care descriu activitile privind organizarea i funcionarea activitilor n cadrul Ministerului Agriculturii i Dezvoltrii Rurale, a direciilor pentru agricultur i dezvoltare rural judeene i a municipiului Bucureti, necesare pentru acordarea sprijinului financiar de la bugetul de stat pentru productorii agricoli; b) Primirea, gestionarea, prelucrarea i aprobarea solicitrilor de plat privind 139

3.

sprijinului financiar de la bugetul de stat pentru productorii agricoli; c) Efectuarea plilor; d) Contabilizarea operaiilor privind sprijinului financiar de la bugetul de stat pentru productorii agricoli; Gestionarea riscurilor - Mediul de control intern, Managementul riscurilor, Controlul activitilor, Informare i comunicare a) Norme i proceduri de lucru pentru gestionarea riscurilor; b) Definirea n scris a responsabilitilor persoanelor implicate n acordarea sprijinului financiar de la bugetul de stat pentru productorii agricoli; c) Alocarea de resurse umane corespunztoare necesitilor acordrii sprijinului financiar de la bugetul de stat pentru productorii agricoli; d) Identificarea riscurilor i stabilirea de msuri pentru limitarea efectelor; e) Modul de funcionare a managementului de linie; f) Monitorizarea performanelor activitilor privind acordarea sprijinului financiar de la bugetul de stat pentru productorii agricoli de ctre personalul de 140

4.

5.

conducere; g) Separarea atribuiilor pentru funciile de iniiere i verificare a operaiunilor; h) Implementarea de forme de control adecvate operaiunilor n scopul realizrii n mod eficace a acestora; i) Eficiena sistemului de comunicare intern i extern. Sistemul informatic a) Fiabilitatea aplicaiilor/ programelor informatice; b) Arhivarea datelor securitatea bazelor de date. Arhivarea documentelor a) Proceduri de arhivare a dosarelor; b) Locaia arhivrii; c) Desemnarea personalului responsabil; d) Procesul de arhivare a dosarelor. Structurile auditate au obligaia s respecte Programul de aciune i Calendarul de implementare a recomandrilor, cu scopul implementrii recomandrilor la termenele stabilite i s raporteze echipei de auditori interni, periodic, stadiul implementrii acestora. Data: ......................................

Auditori,

Supervizor,

141

3.2. Procedura P13: Transmiterea proiectului de raport de audit intern


Ministerul Agriculturii i Dezvoltrii Rurale Direcia de Audit Nr. ................................

3.2.1. ADRESA DE NAINTARE A PROIECTULUI DE RAPORT DE AUDIT

Ctre: De la:

Direcia de Audit

Referitor: Misiunea de audit intern Sprijinul financiar acordat de la bugetul de stat productorilor agricoli Stimate/ domnule / doamn...............................................................................

n conformitate cu Planul de audit intern pe anul ., n perioada . - ......................... s-a desfurat misiunea de audit intern avnd ca tem Sprijinul financiar acordat de la bugetul de stat productorilor agricoli la structura dumneavoastr. V transmitem ataat Proiectul de Raport de audit intern nr. ............................... i FIAP-urile elaborate ca urmare a celor constatate n timpul misiunii. V rugm ca n termen de 15 zile de la primirea Proiectului de Raport de audit intern s ne transmitei punctul dumneavoastr de vedere. La expirarea termenului n cazul n care nu avei observaii Proiectul de Raport de audit intern va deveni Raport de audit intern final. Pentru eventualele lmuriri, v rugm s contactai echipa de audit .. i .. auditori. Telefon: ................................................ e-mail: ....................................................

Cu deosebit consideraie,

Director,

142

3.3. Procedura P14: Reuniunea de conciliere


Ministerul Agriculturii i Dezvoltrii Rurale Direcia de Audit 3.3.1. MINUTA EDINEI DE CONCILIERE Misiunea de audit: Sprijinul financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli Perioada auditat: . ntocmit: Data: ............................. Avizat:. Data: ............................. A. Lista participanilor: Numele i prenumele Funcia Direcia/ Serviciul Nr. telefon Semntura

B. Stenograma edinei n cadrul edinei de conciliere s-au discutat constatrile i recomandrile cuprinse n proiectul Raportului de audit, iar reprezentanii structurii auditate au reiterat o parte din problemele cu care se confrunt i anume: ........................ Pentru implementarea recomandrilor i remedierea problemelor constatate, structura auditat a ntocmit Planul de aciune i calendarul implementrii recomandrilor, prin care s-au stabilit persoanele responsabile pentru implementare i termenele/etapele de realizare, nmnnd un exemplar i auditorilor. Pentru toate celelalte constatri, structura auditat a/nu formulat obiecii . Not: Menionm c n situaia acceptrii integrale a constatrilor i recomandrilor echipei de auditori confirmat n cadrul edinei de conciliere de ctre managementul structurii auditate, proiectul Raportului de audit va rmne nemodificat, constituind, n acelai timp, i Raport de audi final. 143

3.4. Procedura P15: Raportul de audit


Ministerul Agriculturii i Dezvoltrii Rurale Direcia de Audit Nr. ..../................................ Avizat, Ministrul Agriculturii i Dezvoltrii Rurale 3.4.1. RAPORTUL DE AUDIT

I. INTRODUCERE Echipa de audit a fost constituit din: - .., auditor; - .., auditor. Misiunea s-a efectuat n baza Ordinului de serviciu nr. .. din . Cadrul legal al aciunii de audit a fost reprezentat de : - Planul de audit intern pe anul ., aprobat de conducerea Ministerului Agriculturii i Dezvoltrii Rurale; - Carta i Normele metodologice de audit public intern din Ministerul Agriculturii i Dezvoltrii Rurale; - Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern; - OMFP nr. 38/15.01.2003 pentru aprobarea Normelor metodologice generale aplicare a Legii nr. 672/2002. Durata misiunii de audit: .. - ............................... Perioada auditat: anii Scopul aciunii de audit este de a da asigurri conducerii direciei i managementului general asupra conformitii modului de organizare i desfurare a activitii privind sprijinul financiar acordat de la bugetul de stat productorilor agricoli, cu cadrul legislativ i normativ aplicabil. .............................. .............................. .............................. ..............................

144

Ministerul Agriculturii i Dezvoltrii Rurale Direcia de Audit

SINTEZA RAPORTULUI DE AUDIT INTERN I. INTRODUCERE Misiunea de audit intern privind Sprijinul financiar acordat de la bugetul de stat productorilor agricoli s-a desfurat n conformitate cu prevederile Legii nr. 672/2002 privind auditul intern, ale Normelor generale privind exercitarea activitii de audit public intern, aprobate prin OMFP nr. 38/2003 i ale Normelor metodologice de exercitare a auditului public intern n cadrul Ministerului Agriculturii i Dezvoltrii Rurale. Misiunea de audit intern s-a realizat n baza Planului de audit intern pe anul , aprobat de conducerea ministerului, perioada auditat fiind anii .. i a fost efectuat, n perioada .. ......................... de ctre auditorii interni .. - auditor, .. - auditor i supervizat de . - directorul Direciei de Audit. Echipa de auditori interni n baza analizei riscurilor, a testrilor din teren, i a evalurilor realizate privind Sprijinul financiar acordat de la bugetul de stat productorilor agricoli, structurat pe cele 5 obiective stabilite pentru derularea misiunii, apreciaz funcionalitatea sistemului de control intern, dup cum urmeaz: Nr. crt. 1. OBIECTIVUL Organizarea structurilor implicate n derularea sprijinului financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli a) Cadrul legislativ aferent derulrii sprijinului financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli; b) Atribuii i responsabiliti derivate din ROF pentru ndeplinirea obiectivului auditat, repartizarea echilibrat i 145 APRECIERE DE MBUNTIT

FUNCIONAL

CRITIC

2.

actualizat a sarcinilor de serviciu nscrise n fiele posturilor personalului implicat n coordonarea, execuia i controlul sprijinului financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli; c) Circuitul documentelor; d) Pregtirea i instruirea personalului cu responsabiliti n acordarea sprijinului financiar de la bugetul de stat pentru productorii agricoli. Procesul de acordare a sprijinului financiar, conform reglementrilor a) Norme i proceduri de lucru scrise i formalizate, care descriu activitile privind organizarea i funcionarea activitilor n cadrul Ministerului Agriculturii i Dezvoltrii Rurale, a direciilor pentru agricultur i dezvoltare rural judeene i a municipiului Bucureti, necesare pentru acordarea sprijinului financiar de la bugetul de stat pentru productorii agricoli; b) Primirea, gestionarea, prelucrarea i aprobarea solicitrilor de plat privind sprijinului financiar de la bugetul de stat pentru productorii agricoli; c) Efectuarea plilor; 146

3.

d) Contabilizarea operaiilor privind sprijinului financiar de la bugetul de stat pentru productorii agricoli; Gestionarea riscurilor - Mediul de control intern, Managementul riscurilor, Controlul activitilor, Informare i comunicare a) Norme i proceduri de lucru pentru gestionarea riscurilor; b) Definirea n scris a responsabilitilor persoanelor implicate n acordarea sprijinului financiar de la bugetul de stat pentru productorii agricoli; c) Alocarea de resurse umane corespunztoare necesitilor acordrii sprijinului financiar de la bugetul de stat pentru productorii agricoli; d) Identificarea riscurilor i stabilirea de msuri pentru limitarea efectelor; e) Modul de funcionare a managementului de linie; f) Monitorizarea performanelor activitilor privind acordarea sprijinului financiar de la bugetul de stat pentru productorii agricoli de ctre personalul de conducere; g) Separarea atribuiilor pentru funciile de iniiere i verificare a operaiunilor; 147

4.

5.

h) Implementarea de forme de control adecvate operaiunilor n scopul realizrii n mod eficace a acestora; i) Eficiena sistemului de comunicare intern i extern. Sistemul informatic a) Fiabilitatea aplicaiilor/ programelor informatice; b) Arhivarea datelor securitatea bazelor de date. Arhivarea documentelor a) Proceduri de arhivare a dosarelor; b) Locaia arhivrii; c) Desemnarea personalului responsabil; d) Procesul de arhivare a dosarelor. II. CONSTATRI I RECOMANDRI

Principalele constatri i recomandri rezultate din evaluarea echipei de auditori interni sunt cele prezentate n continuare: Constatare 1: . . . Recomandare 1: . . . Constatare 2: . . . Recomandare 2: 148

. . .

... ...
Constatare n: . . . Recomandare n: . . .

III. CONCLUZII Evaluarea Sprijinului financiar acordat de la bugetul de stat productorilor agricoli, permite auditorilor interni, n baza testelor i analizelor efectuate, s emit o asigurare ........................... att conducerii direciei ct i managementului general privind calitatea sistemului de control intern al activitii auditate. Echipa de auditori interni, prin analiza activitilor auditabile i evalurile realizate n etapa de intervenie la faa locului, a elaborat un numr de ............. recomandri, aferente celor 5 obiective ale misiunii de audit intern. Considerm c prioritile n activitatea de implementare a recomandrilor o reprezint: ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. .........................................

Data: ............................................

Auditori,

Supervizor,

Not: n Raportul de audit intern s-au fcut un numr de ....... recomandri din care s-au selectat ......., pentru a fi supuse n mod deosebit ateniei managementului general.

149

3.5. Procedura P17: Difuzarea raportului de audit intern


Ministerul Agriculturii i Dezvoltrii Rurale Direcia de Audit Nr. ..................................

3.5.1. ADRESA DE NAINTARE A RAPORTULUI DE AUDIT

Ctre: De la:

Direcia de Audit

Referitor: Misiunea de audit intern Sprijinul financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli Stimate/ domnule / doamn...............................................................................

n conformitate cu Planul de audit intern pe anul ., n perioada .. - .................. s-a desfurat misiunea de audit intern avnd ca tem Sprijinul financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli la structura dumneavoastr. V transmitem ataat Raportul de audit intern nr. ......................................

Cu deosebit consideraie,

Director,

150

Capitolul 4

URMRIREA IMPLEMENTRII RECOMANDRILOR

151

4.1. Procedura P18: Urmrirea recomandrilor


Ministerul Agriculturii i Dezvoltrii Rurale Direcia de Audit 4.1.1. PLANUL DE ACIUNE I CALENDARUL DE IMPLEMENTARE A RECOMANDRILOR Misiunea de audit intern: Sprijinul financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli OBIECTE AUDITABILE RECOMANDRI ACIUNI / MSURI TERMENE RESPONSABILI

Obiectivul I. Organizarea structurilor implicate n derularea sprijinului financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli 1. Cadrul legislativ aferent derulrii sprijinului financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli 2. Atribuii i responsabiliti derivate din ROF pentru ndeplinirea obiectivului auditat, repartizarea echilibrat i actualizat a sarcinilor de serviciu nscrise n fiele posturilor personalului implicat n coordonarea, execuia i controlul sprijinului financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli 3. Circuitul documentelor

152

OBIECTE AUDITABILE 4. Pregtirea i instruirea personalului cu responsabiliti n acordarea sprijinului financiar de la bugetul de stat pentru productorii agricoli

RECOMANDRI

ACIUNI / MSURI

TERMENE

RESPONSABILI

Obiectivul II. Procesul de acordare a sprijinului financiar, conform reglementrilor 5. Norme i proceduri de lucru scrise i formalizate, care descriu activitile privind organizarea i funcionarea activitilor n cadrul Ministerului Agriculturii i Dezvoltrii Rurale, a direciilor pentru agricultur i dezvoltare rural judeene i a municipiului Bucureti, necesare pentru acordarea sprijinului financiar de la bugetul de stat pentru productorii agricoli 6. Primirea, gestionarea, prelucrarea i aprobarea solicitrilor de plat privind sprijinului financiar de la bugetul de stat pentru productorii agricoli 7. Efectuarea plilor 8. Contabilizarea operaiilor privind sprijinului financiar de la bugetul de stat pentru productorii agricoli

153

OBIECTE AUDITABILE 9. Norme i proceduri de lucru pentru gestionarea riscurilor; 10. Definirea n scris a responsabilitilor persoanelor implicate n acordarea sprijinului financiar de la bugetul de stat pentru productorii agricoli 11. Alocarea de resurse umane corespunztoare necesitilor acordrii sprijinului financiar de la bugetul de stat pentru productorii agricoli

RECOMANDRI

ACIUNI / MSURI

TERMENE

RESPONSABILI

Obiectivul III. Gestionarea riscurilor - Mediul de control intern

Obiectivul III. Gestionarea riscurilor - Managementul riscurilor 12. Identificarea riscurilor i stabilirea de msuri pentru limitarea efectelor 13. Modul de funcionare a managementului de linie 14. Monitorizarea performanelor activitilor privind acordarea sprijinului financiar de la bugetul de stat pentru productorii agricoli de ctre personalul de conducere Obiectivul III. Gestionarea riscurilor - Controlul activitilor 15. Separarea atribuiilor pentru

154

OBIECTE AUDITABILE funciile de iniiere i verificare a operaiunilor 16. Implementarea de forme de control adecvate operaiunilor n scopul realizrii n mod eficace a acestora

RECOMANDRI

ACIUNI / MSURI

TERMENE

RESPONSABILI

Obiectivul III. Gestionarea riscurilor - Informare i comunicare 17. Eficiena sistemului de comunicare intern i extern Obiectivul IV. Sistemul informatic 18. Fiabilitatea aplicaiilor/ programelor informatice 19. Arhivarea datelor securitatea bazelor de date Obiectivul V. Arhivarea documentelor 20. Proceduri de arhivare a dosarelor 21. Locaia arhivrii 22. Desemnarea personalului responsabil 23. Procesul de arhivare a dosarelor Director Direcia .

155

4.1. Procedura P18: Urmrirea recomandrilor


Ministerul Agriculturii i Dezvoltrii Rurale Direcia de Audit 4.1.2. FIA DE URMRIRE A IMPLEMENTRII RECOMANDRILOR ENTITILE PUBLICE Direcia
Nr. crt.

DA Misiunea de audit public intern: Sprijinul financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli Implementat Parial implementat Neimplementat

Recomandarea

Data: Raport de audit nr. .... Data planificat / Data


implementrii

Obiectivul I. Organizarea structurilor implicate n derularea sprijinului financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli 1. . Obiectivul II. Procesul de acordare a sprijinului financiar, conform reglementrilor . . Obiectivul III. Gestionarea riscurilor . . Obiectivul IV. Sistemul informatic . . Obiectivul V. Arhivarea documentelor . Data i semntura conductorului Data i semntura auditorilor interni

156

Capitolul 5

SUPERVIZAREA

157

5.1. Procedura P16: Supervizarea


Ministerul Agriculturii i Dezvoltrii Rurale Direcia de Audit 5.1.1. LISTA DE SUPERVIZARE A DOCUMENTELOR Misiunea de audit: Sprijinul financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli Perioada auditat: anii . ntocmit: Nr. crt. 1. 2. 3. 4. . . . n Lucrarea Propunerea efului structurii de audit/ supervizorului misiunii, ca urmare a revizuirii documentului Rspunsul auditorilor Revizuirea rspunsurilor auditorilor de ctre eful structurii de audit/supervizorului misiunii de audit intern

Not: Se vor nregistra toate propunerile efului structurii de audit/ supervizorului misiunii, ca urmare a revizuirii documentelor, precum i rspunsurile auditorilor.

158

5.1. Procedura P16: Supervizarea


Ministerul Agriculturii i Dezvoltrii Rurale Direcia de Audit

5.1.2. PROGRAMUL DE ASIGURARE I MBUNTIRE A CALITII

eful structurii de audit intern trebuie s elaboreze un Program de asigurare i mbuntire a calitii activitii de audit, adic respectarea normelor metodologice, a Codului privind conduita etica a auditorului intern, a Standardelor i a bunei practici internaionale de ctre toi auditorii interni. Prin Programul de asigurare i mbuntire a calitii se realizeaz o evaluare prin adoptarea unui proces permanent de supraveghere a eficacitii globale a programului de calitate. Evaluarea const n supervizarea realizrii misiunii de audit intern, prin efectuarea de controale permanente de ctre eful structurii de audit intern, prin care acesta examineaz eficacitatea normelor de audit intern i dac procedurile de asigurare a calitii misiunii de audit sunt aplicate n mod corespunztor garantnd calitatea Raportului de audit intern. Supervizarea va permite depistarea deficienelor n anumite etape din derularea misiunii i va permite iniierea de activiti de mbuntire a viitoarelor misiuni de audit intern i asigurarea perfecionrii profesionale a auditorilor. Evaluarea se realizeaz dup fiecare misiune de audit intern. Este formalizat prin ntocmirea Fiei de evaluare a misiunii de audit intern.

159

Ministerul Agriculturii i Dezvoltrii Rurale Direcia de Audit FIA DE EVALUARE A MISIUNII DE AUDIT Misiunea de audit: Sprijinul financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli Perioada auditat: anii Perioada misiunii: - .................. Auditor evaluat: Luat la cunotin: .. ntocmit: . Data:........................... Bugetul de timp efectiv: ........... ore n etapa de pregtire a misiunii, auditorul a identificat riscurile i controalele prevzute pentru procesele legate de obiectivele de audit i a estimat corespunztor riscurile activitii. Programele de audit au fost elaborate n vederea ndeplinirii obiectivelor misiunii n cadrul bugetului de timp alocat. Obiectivul auditului, scopul, procedurile i bugetul au fost reanalizate n mod constant pentru a asigura o eficient folosire a resurselor de audit. A existat o bun comunicare ntre auditor i auditat i ntre auditor i conducerea structurii de audit intern. Au fost luate n considerare perspectivele i nevoile auditailor n procesul de audit. Au fost atinse obiectivele de audit ntr-o manier eficient i la timp. Auditaii au avut posibilitatea s revad constatrile i recomandrile cnd au fost identificate problemele. Normele de audit intern, au fost respectate. Constatrile de audit demonstreaz analize profunde i concluzii, respectiv sunt formulate recomandri practice pentru problemele identificate. Comunicrile scrise au fost Bugetul de timp planificat: ........ ore 1 2 3 4 5 Observaii

160

Bugetul de timp efectiv: ........... ore clare, concise, obiective i corecte. Exist probe de audit care s susin concluziile auditorului. Procedurile de audit utilizate au avut ca rezultat dovezi suficiente, competente, relevante i folositoare. Documentele au fost completate n mod corespunztor i n conformitate cu normele de audit intern. Bugetul de timp a fost respectat. Nivel de productivitate personal al auditorului intern.

Bugetul de timp planificat: ........ ore 1 2 3 4 5 Observaii

Evaluarea misiunii de audit intern mai poate fi realizat i de ctre conducerea structurii auditate creia i se nainteaz un chestionar de evaluare prin care i se solicit s prezinte o apreciere asupra desfurrii misiunii de audit i a modului de implicare al auditorilor interni pe parcursul misiunii. Evaluarea misiunii de audit intern de ctre structura auditat este formalizat prin Fia de evaluare a misiunii de audit intern ntocmit de ctre structura auditat.

161

Ministerul Agriculturii i Dezvoltrii Rurale Direcia de Audit FIA DE EVALUARE A MISIUNII DE AUDIT Misiunea de audit: Sprijinul financiar de la bugetul de stat acordat productorilor agricoli Perioada auditat: anii .. Perioada misiunii: . - ................... ntocmit: , director ..................................... FIA DE EVALUARE A MISIUNII DE AUDIT INTERN DE CTRE STRUCTURA AUDITAT Nr. crt. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Obiectiv auditat Obiectivele de audit au fost comunicate clar la nceputul misiunii. Au fost furnizate suficiente informaii privind misiunea de efectuat. Misiunea a contribuit la obinerea de rezultate sau la mbuntirea unora deja existente. Misiunea a beneficiat de direcii clare i precise privind modul de desfurare. Obiectivele de audit stabilite au fost n concordan cu activitile desfurate. Constatrile au fost prezentate ntr-o manier logic, structurat. S-a rspuns n toate cazurile la ntrebrile legate de misiunea de audit, iar rspunsurile au condus la obinerea de concluzii relevante. Misiunea a fost desfurat adecvat, intervenia la fata locului a privit doar obiectivele stabilite i comunicate. A existat un feed-back pe tot parcursul misiunii, iar acesta a fost util n gsirea de soluii la probleme. Cum evaluai n general misiunea de audit. Considerai c obiectivele de audit stabilite au privit activitile cu riscuri majore. n desfurarea misiunii de audit au fost prezentate constatrile i recomandrile cnd au fost identificate probleme. A existat o bun comunicare ntre auditor i auditat. Auditorii au avut un comportament adecvat i profesional. 162 1 Note 2 3 4 5 Obs.

8. 9. 10. 11. 12. 13. 14.

15. 16. 17.

Ce obiective de audit considerai c nu au fost atinse n totalitate din cele comunicate. Ce obiective de audit considerai c ar fi necesar a fi cuprinse n programul viitor de audit Alte comentarii.

Tabelele de mai sus vor fi completate innd cont de urmtorul sistem de punctaj: 1 pentru nesatisfctor; 2 pentru slab; 3 pentru satisfctor; 4 pentru bine; 5 pentru foarte bine.

Director: Data: ............................ Luat la cunotin, auditori interni: Data: ................................... Not: n practic se va urmri ca pentru orice notare sub 3 s se solicite explicaii scrise.

163