Ghid Apia

Twinning Project:
Strengthening
the Public Internal Audit Function
Ghid de audit intern privind administrarea contribuiilor aferente cotelor de zahr i izoglucoz
Ghid de audit intern

privind administrarea contribuiilor aferente cotelor de zahr i izoglucoz
Octombrie 2008
Ghidul este rezultatul desfurrii misiunii de audit intern privind administrarea contribuiilor aferente cotelor de zahr i izoglucoz, alocate Romniei i gestionate de Agenia de Pli i Intervenie pentru Agricultur.
Ghidul a fost realizat cu sprijinul Unitii Centrale pentru Armonizarea Auditului Public Intern Ministerul Economiei i Finanelor, n cadrul Proiectului de twinning ntrirea auditului intern, prin schimbul de experien cu experi din cadrul Oficiului Naional Interprofesional pentru Marile Culturi (ONIGC), Frana.
Elaborat de: Auditori interni Avizat de: Director Direcia Audit Intern
Florinela RADU Marcela BATACLIU Vasile LOGHIN
Agenia de Pli i Intervenie pentru Agricultur Direcia Audit Intern
Ghid de audit intern privind procesul de administrare a contribuiilor aferente cotelor de zahr i izoglucoz, ca venituri la bugetul Uniunii Europene
CUPRINS
Capitolul 1: Introducere pag. 2

1.1. Prezentarea cadrului general al resurselor proprii ale Comunitilor Europene ........ pag. 2 1.2. Prezentarea contribuiilor n sectorul zahrului ............. pag. 3
Capitolul 2: Derularea misiunii de audit intern ...... pag. 8

2.1. Iniierea auditului - P01, P02, P03 .. pag. 9 2.2. Colectarea informaiilor preliminar - P04 .. pag. 14 2.3. Analiza riscurilor - P05 .................................................................................................... pag. 24 2.4. Elaborarea programului misiunii de audit - P06 ...... pag. 125 2.5. edina de deschidere - P07 ..... pag. 135 2.6. Colectarea informatiilor P08 .... pag. 138 2.9. edina de nchidere P11 ............................................................................................... pag. 185 2.13. Raportul de audit intern P15 .. pag. 187 2.14. Supervizarea P16 ... pag. 201 2.15. Difuzarea raportului de audit intern P17 .... pag. 203
Pag. 1 / 206
Capitolul 1: Introducere
1.1. Prezentarea cadrului general al resurselor proprii ale Comunitilor Europene Prin Decizia Consiliului 2000/597/CE cu privire la sistemul resurselor proprii ale Comunitilor Europene i prin Regulamentul (CE, EURATOM) nr. 1150/2000 al Consiliului privind punerea n aplicare a Deciziei 94/728/CE, s-au legiferat dispoziiile privitoare la sistemul resurselor proprii ce finaneaz cheltuielile bugetului UE. Astfel, resursele proprii ale Uniunii Europene sunt clasificate n urmtoarele categorii: I. II. III. Resurse proprii tradiionale (RPT) Resursa bazat pe taxa pe valoarea adugat ((TVA) Resursa bazat pe venitul naional brut (VNB)
Resursele proprii tradiionale (RPT) sunt alctuite din: A. TAXELE VAMALE Taxele vamale aferente tarifului vamal unic (TVU) rezult din aplicarea TVU asupra valorii n vam a mrfurilor importate din ri tere. B. TAXELE AGRICOLE Taxele agricole reprezint taxele variabile ncasate la importul de produse agricole supuse organizrii comune a pieei i care provin din state ne-membre UE. Aceste contribuii echilibreaz diferena ntre nivelul preurilor la nivel mondial i cel stabilit la nivel comunitar. C. CONTRIBUII PE ZAHR I IZOGLUCOZ Contribuiile pe zahr i izoglucoz sunt prevzute n contextul organizrii comune a pieei zahrului i reprezint taxa pe producie i taxa pe excedent ca i contribuie a productorilor de zahr i de izoglucoz la sprijinirea pieei zahrului i la formarea de rezerve. Aceste sume finaneaz sistemul repartizrii echitabile a cheltuielilor efectuate cu restituiile la export, astfel nct s se asigure o desfacere normal a zahrului. Contribuiile pe zahr i izoglucoz datorate de statul membru se calculeaz pentru un an comercial (1 octombrie n 30 septembrie n+1), astfel: Taxa pe producie se stabilete prin multiplicarea cotei de zahr alb/izoglucoz alocate ntr-un an comercial unui stat membru, cu taxa de 12 euro/6euro stabilit per tona de zahr/izoglucoz conform art. 16 din Regulamentul (CE) nr. 318/2006 al Consiliului privind organizarea comun a pieelor n sectorul zahrului; Pag. 2 / 206
Taxa pe cota adiional - se percepe la cotele adiionale alocate ntreprinderilor, n conformitate cu prevederile art. 8 din Regulamentul (CE) nr. 318/2006, fiind n sum unic de 730 euro/ton de cot adiional alocat; Taxa pe excedent se determin pe baza cantitii produse peste nivelul cotei alocate fiecrei ntreprinderi productoare de zahr/izoglucoz, cantitate creia nu i acord una sau mai multe dintre destinaiile stabilite prin art.15 din Regulamentul (CE) nr. 318/2006, respectiv: livrarea cantitilor de zahr/izoglucoz ctre un transformator; reportarea n anul comercial urmtor i stocarea cantitilor de zahr/izoglucoz pe cheltuiala fabricantului; livrarea cantitilor de zahr/izoglucoz ctre regiuni ultraperiferice; exportarea cantitilor de zahr/izoglucoz pe baza unui certificat de export, fr restituire
sau cantiti care au fost distruse/avariate n circumstane recunoscute de statul membru conform Regulamentului (CE) nr. 967/2006 de stabilire a normelor de aplicare a Regulamentului nr. 318/2006 al Consiliului privind organizarea comun a pieelor n sectorul zahrului; 1.2. Prezentarea contribuiilor n sectorul zahrului Romnia, n calitate de stat membru al Uniunii Europene, este rspunztoare de administrarea corespunztoare a resurselor proprii ale UE, respectiv cu previziunea, calculul, colectarea, plata i controlul acestor resurse. Pentru anul de comercializare 2007/2008, cotele de zahr i izoglucoz negociate de Romnia cu Uniunea European sunt urmtoarele: - cota de zahr alb obinut din sfecl de zahr: 109 164 tone; - necesarul tradiional de rafinare a zahrului brut din trestie de zahr importat: 329 636 tone; - cota de izoglucoz: 13 913 tone. n ceea ce privete administrarea RPT provenite din contribuiile pe zahr i izoglucoz, prevzute n contextul organizrii comune a pieei (OCP) n domeniul zahrului, n Romnia, instituiile/entitile implicate sunt urmtoarele: I. Ministerul Agriculturii i Dezvoltrii Rurale (MADR) are urmtoarele responsabiliti: a) Acord/retrage autorizaia societilor comerciale care desfoar activiti privind fabricarea zahrului din sfecla de zahr, fabricarea izoglucozei i rafinarea zahrului brut; MADR comunic Comisiei Europene lista ntreprinderilor autorizate preciznd cota atribuit fiecareia; Pag. 3 / 206
b) Aloc ntreprinderilor cotele de zahr/izoglucoz; c) Realoc ntreprinderilor cotele de zahr si izoglucoz; II. Unitatea de Coordonare a Relaiilor Bugetare cu Uniunea European din cadrul Ministerului Economiei i Finanelor are urmtoarele atribuii: a) primete de la APIA situaiile de cont A i B, astfel: situaia de cont lunar A cu seciunea Taxe pe zahr completat, precum i Anexa acesteia; situaia de cont trimestrial B, cu seciunea Taxe pe zahr completat, precum i Anexa acesteia; b) centralizeaz ntr-un singur document rapoartele anuale privind controalele efectuate primite de la APIA i de la Autoritatea Naional a Vmilor i l transmite Comisiei Europene (DGBudget Unit B3), n conformitate cu art. 17 al Regulamentului nr.1150/2000 al Consiliului modificat i completat de Regulamentul (CE, EURATOM); c) centralizeaz ntr-un singur document rapoartele anuale primite de la APIA i de la Autoritatea Naional a Vmilor, pe care l transmite Comisiei Europene n termen de 3 luni de la sentina administrativ menionat n art.17 alin.2 din Regulamentul (CE, EURATOM) nr.1150/2000 al Consiliului modificat i completat de Regulamentul (CE, EURATOM). d) transmite cel mai trziu pn la sfritul lunii februarie a anului ce urmeaz exerciiului financiar Comisiei Europene (DGBudget Unit B3), situaia de cont _, nsoit de Anexa la aceasta, dup caz, completate n lei . e) transmite cel mai trziu pn la sfritul lunilor mai, august, noiembrie n anul curent i februarie n anul urmtor, Comisiei Europene (DGBudget Unit B3), situaia de cont B, nsoit de Anexa la aceasta, dup caz, completate n lei; f) primete de la APIA situaia trimestrial (de cont B) final a unui an i o estimare a creanelor cuprinse n contul separat la data de 31 decembrie a acelui an, pentru care ncasarea a devenit improbabil, conform modelului prezentat n Anexa nr.IIIa din Decizia nr.245/1997 cu modificrile i completrile ulterioare; g) primete de la APIA Raportul anual pn la data de 10 februarie a fiecrui an pentru a fi comunicat Comisiei Europene (DGBudget Unit B3), n conformitate cu prevederile art. 17 al Regulamentului (CE, EURATOM) nr.1150/2000 al Consiliului n forma sa modificat de Regulamentul (CE, EURATOM) nr.2028/2004 al Consiliului (pn la data de 1 martie a anului ce urmeaz exerciiului financiar executat) Pag. 4 / 206
III. ntreprinderile productoare de zahr din sfecla de zahr/izoglucoz au obligaia: s transmit la APIA cantitile de sfecl pentru care au fost ncheiate contracte de livrare i de asemenea, cantitile estimate de sfecl pe hectar i de zahr;
s comunice lunar ctre APIA datele privind producia, livrrile, achiziiile i stocurile de zahr/
izoglucoz; s comunice lunar ctre APIA datele privind producia, livrrile i stocurile de zahr n alt stat membru U.E; s pun la dispoziia structurilor de inspecii ale APIA registrele care s conin informaiile prevzute de regulamentele comunitare; s comunice la APIA producia final de zahr; s transmit la APIA cererea de reportare a zaharului sau izoglucozei; s trimit la APIA contractele cu procesatorii de zahr industrial i livrrile de zahr industrial; s furnizeze, la cererea APIA, orice informaie sau document justificativ pentru gestionare i control; s comunice lunar ctre MADR cantitile de zahr alb i zahr industrial vndute i preurile aferente. IV. Agenia de Pli i Intervenie pentru Agricultur: conform atribuiilor stabilite prin Legea nr. 1/2004 privind nfiinarea, organizarea i funcionarea Ageniei de Pli i Intervenie pentru Agricultur, Industrie Alimentar i Dezvoltare Rural, APIA este instituia care administreaz contribuiile pe zahr i izoglucoz, respectiv asigur calculul, comunicarea valorii taxelor ctre productori i urmrirea ncasrii acestor contribuii. n cadrul APIA structurile implicate n procesul de administrare a contribuiilor pe zahr/izoglucoz sunt: a) Biroul Zahr i Izoglucoz din cadrul Direciei Msuri de Pia este responsabil cu: - ntocmirea previziunilor pentru contribuiile pe zahr i izoglucoz i transmiterea acestora la Unitatea de Coordonare a Relaiilor Bugetare cu Uniunea European din cadrul Ministerului Economiei i Finanelor; - calculul taxelor care se pltesc de ctre productorii de zahr i izoglucoz i comunicarea ctre acetia a sumelor datorate; - ntiinarea despre cuantumul acestora a urmtoarelor structuri: Direcia Economic din cadrul APIA; Unitatea de Coordonare din cadrul MEF. Pag. 5 / 206
- monitorizarea produciei din sfecl de zahr i izoglucoz conform manualului de proceduri; - calculul taxei pe excedent n cazul obinerii de producie excedentar pentru care nu s-a prezentat nicio dovad care s ateste utilizarea pe una dintre destinaiile prevzute de legislaia comunitar; - inerea evidenei contabile pentru RPT (contabilitatea A i B) privind contribuiile pe zahr i izoglucoz; - completarea lunar, respectiv trimestrial, a situaiilor de cont A i, respectiv, a situaiilor de cont B i transmiterea acestora ctre Unitatea de Coordonare a Relaiilor Bugetare cu Uniunea European din cadrul Ministerului Finanelor Publice; - solicitarea efecturii de ctre Direcia Inspecii i Supracontrol a controlului fizic la productorii de zahr i izoglucoz i analizarea rapoartelor de control primite de la aceasta n vederea propunerii msurilor care se impun; - completarea seciunilor ce privesc sectorul zahr n raportul anual conform modelului din Anexa VI a Decizia nr. 245/1997 cu modificrile i completrile ulterioare i transmiterea lor Unitii de Coordonare. b) Direcia Inspecii i Supracontrol este responsabil cu privire la: - efectuarea controlului fizic i a celui asupra exactitii datelor referitoare la cantitile de zahr i izoglucoz produse i stocate, raportate n declaraiile (comunicrile) transmise Biroului Zahr i Izoglucoz din cadrul Direciei Msuri de Pia de ctre productorii de zahr i izoglucoz; - transmiterea rapoartelor de control Biroului Zahr i Izoglucoz din cadrul Direciei Msuri de Pia; - ntocmirea raportului anual cu privire la desfurarea i rezultatele controalelor. c) Direcia Economic este responsabil cu : - urmrirea ncasrii contribuiilor pentru producia de zahr i izoglucoz realizat n cadrul cotelor alocate Romniei de ctre Uniunea European; - comunicarea datelor privind ncasrile contribuiilor (copii ale extraselor de cont); - transmiterea la Direcia Msuri de Pia a informaiilor privind sumele constatate i declarate nencasabile, pentru completarea Anexei VI din Decizia nr. 245/1997 cu modificrile i completrile ulterioare. c) Direcia Juridic i Contencios este responsabil cu: - primirea solicitrilor pentru declanarea procedurii de executare silit de la Biroul Zahar i Izoglucoz din cadrul Direciei Msuri de Pia avizat de Direcia Economic i de Directorul General al APIA; - executarea silit n caz de neplat a taxelor prin intermediul Serviciului Recuperare Debite. Pag. 6 / 206
d) Direcia Antifraud i Control Intern este responsabil cu: - efectuarea controalelor privind fraudele constatate n vederea ntocmirii rapoartelor detaliate; - transmiterea prin sistemul informaional OWNRES a informaiilor privind cazurile de fraud i neregulariti conform art.6 alin.5 din Regulamentul (CE, EURATOM) nr.1150/2000 al Consiliului modificat i completat de Regulamentul (CE, EURATOM) nr. 2028/2004 al Consiliului.
Pag. 7 / 206
Capitolul 2. Derularea misiunii de audit intern

Iniierea auditului - P01, P02, P03 Ordinul de serviciu A.01 Declaraia de independen A.02 Notificarea privind declanarea misiunii de audit public intern B 01 Colectarea informaiilor preliminar - C.01.1 Lista actelor Normative C.01.2
Colectarea informaiilor preliminar - P04 Pregtirea misiunii de audit
Analiza riscurilor - P05
Lista centralizatoare a obiectelor auditabile - C.02.1 Stabilirea factorilor de risc si a ponderii riscurilor- C.02.2 Identificarea riscurilor - C.02.3 Stabilirea nivelului riscului si punctajului total al riscului C.02.4 Tabelul puncte tari i puncte slabe - C.02.5 Tematica in detaliu a misiunii de audit - C.02.6
Elaborarea programului misiunii de audit - P06 edina de deschidere - P07 Colectarea informatiilor P08
Programul de audit - A.03.1 Programul interveniei la faa locului A.03.2 Minuta edinei de deschidere B.02 Teste, chestionare, fise de interviuri- A.04 Fise de identificare si analiza a problemei (FIAP) -A.05 Formular de constatare i raportare a iregularitilor A.06
Constatarea i raportarea iregularitilor P09 Intervenia la faa locului Revizuirea documentelor de lucru P10 edina de nchidere P11 Elaborarea proiectului de raport de audit P12 Transmiterea proiectului de raport de audit intern la structura auditata P13 Reuniunea de conciliere P14 Raportul de audit intern P15 Raportul de audit intern Supervizarea P16 Difuzarea raportului de audit intern P17 Evaluarea performantei auditului si auditorilor - P18 Urmrirea recomandrilor Urmrirea recomandrilor P19
Nota centralizatoare a documentelor de lucru C.03
Minuta edinei de nchidere B.03 Proiectul raportului de audit intern A.07.1
Minuta reuniunii de conciliere B.04 Raportul de audit intern - final A.07.2 Lista de supervizare a documentelor D.01
Fisa de evaluare a performantei auditului - D.02.1 Fisa de evaluare a performantei auditorului - D.02.2 Fia de urmrire a recomandrilor A.08
Pag. 8 / 206
Agenia de Pli i Intervenie pentru Agricultur Direcia Audit Intern Nr. 336/01.09.2008 A.01 - ORDIN DE SERVICIU
n conformitate cu Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern i OMFP nr. 38/2003 pentru aprobarea normelor metodologice privind exercitarea activitii de audit public intern i cu Planul anual de audit intern pe anul 2008, aprobat de directorul general al Ageniei de Plat, Direcia Audit Intern va efectua misiunea de audit: Auditarea procesului de administrare a contribuiilor aferente cotelor de zahr i izoglucoz, ca venituri la bugetul Uniunii Europene , n perioada 01.09.2008 12.11.2008. Structuri auditate: Direcia Msuri de Pia; Direcia Inspecii i Supracontrol; Direcia Economic; Direcia Juridic i Contencios. Perioada auditat: anul comercial 2007-2008 (1 0ctombrie 2007 - 30 Septembrie 2008) Scopul misiunii de audit este de a furniza o asigurare rezonabil conducerii APIA c activitatea structurilor APIA responsabile cu administrarea contribuiilor aferente cotelor de zahr i izoglucoz se desfoar n conformitate cu reglementrile naionale i comunitare specifice. Obiectivele generale ale misiunii de audit se refer la: 1. Cadrul organizatoric privind activitatea de administrare a contribuiilor aferente cotelor de zahr i izoglucoz 2. Acreditarea productorilor de zahr/izoglucoz i alocarea cotelor 3. Raportrile productorilor de zahr/izoglucoz i monitorizarea produciei 4. Calculul i comunicarea contribuiilor pe zahr/izoglucoz 5. Colectarea i contabilizarea contribuiilor pe zahr/izoglucoz 6. Realizarea controlului pe teren la productorii de zahr/izoglucoz 7. Efectuarea raportrilor de ctre Agenia de Pli i Intervenie pentru Agricultur 8. Recuperarea debitelor Echipa de audit intern este format din urmtorii auditori: Marcela Batacliu Pag. 9 / 206
Florinela Radu
auditori interni n cadrul Direciei Audit Intern. Supervizarea va fi asigurat de: Vasile Loghin Director al Direciei Audit Intern. Misiunea de audit se va desfura n conformitate cu Standardele Internaionale de Audit Intern i cu Manualul de audit al Direciei Audit Intern. DIRECTOR, .............................................
Pag. 10 / 206
A.02.1 - DECLARAIA DE INDEPENDEN
Misiunea de audit intern: Auditarea procesului de administrare a contribuiilor aferente cotelor de zahr i izoglucoz, ca venituri la bugetul Uniunii Europene Numele auditorului: Florinela Radu Marcela Batacliu Incompatibiliti n legtur cu entitatea/structura auditat DA NU X X X X X X X X X X Ai avut/avei vreo relaie oficial, financiar sau personal cu cineva care ar putea s v limiteze msura n care putei s v interesai, s descoperii sau s constatai slbiciuni de audit n orice fel? Avei idei preconcepute fa de persoane, grupuri, organizaii sau obiective care ar putea s v influeneze n misiunea de audit? Ai avut/avei funcii sau ai fost/suntei implicat() n ultimii 3 ani ntr-un alt mod n activitatea entitii/structurii ce va fi auditat? Avei responsabiliti n derularea programelor i proiectelor finanate integral sau parial de Uniunea European? Ai fost implicat n elaborarea i implementarea sistemelor de control ale entitii/structurii ce urmeaz a fi auditat? Suntei so/soie, rud sau afin pn la gradul al patrulea inclusiv cu conductorul entitii/structurii ce va fi auditat sau cu membrii organului de conducere colectiv? Avei vreo legtur politic, social care ar rezulta dintr-o fost angajare sau primirea de redevene de la vreun grup anume, sau organizaie sau nivel guvernamental? Ai aprobat nainte facturi, ordine de plat, i alte instrumente de plat pentru entitatea/structura ce va fi auditat? Ai inut anterior contabilitatea la entitatea/structura ce va fi auditat? Avei vreun interes direct sau unul de fond financiar indirect la entitatea/structura ce va fi auditat? Dac n timpul misiunii de audit, apare orice incompatibilitate personal, extern sau X organizaional care ar putea s v afecteze abilitatea dvs. de a lucra i a face rapoartele de audit impariale, notificai eful Compartimentului de audit public intern de urgen? Auditor, Semntura
*) declaraia de asigurare este completat de fiecare auditor
Data: 01.09.2008
Director, ..................
Pag. 11 / 206
B.01 - NOTIFICAREA PRIVIND DECLANAREA MISIUNII DE AUDIT INTERN Agenia de Pli i Intervenie pentru Agricultur Direcia Audit Intern Nr.337/01.09.2008
Ctre: Direcia Msuri de Pia, doamnei director Direcia Inspecii i Supracontrol, domnului director.. Direcia Economic, doamnei director. Direcia Juridic i Contencios, doamnei director Referitor la: Misiunea de audit Auditarea procesului de administrare a contribuiilor aferente cotelor de zahr i izoglucoz, ca venituri la bugetul Uniunii Europene Avnd n vedere: Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, OMFP nr. 38/2003 pentru aprobarea normelor metodologice privind exercitarea activitii de audit. public intern; Planul anual al Direciei Audit Intern - APIA, aprobat pe anul 2008
Direcia Audit Intern din cadrul APIA va efectua o misiune de audit cu tema: Auditarea procesului de administrare a contribuiilor aferente cotelor de zahr i izoglucoz, ca venituri la bugetul Uniunii Europene, pentru anul comercial 2007-2008, avnd scopul de a furniza o asigurare rezonabil conducerii APIA c activitatea structurilor APIA responsabile cu administrarea contribuiilor aferente cotelor de zahr i izoglucoz se desfoar n conformitate cu reglementrile naionale i comunitare. Obiectivele misiunii de audit sunt urmtoarele: 1. Cadrul organizatoric privind activitatea de administrare a contribuiilor aferente cotelor de zahr i izoglucoz Pag. 12 / 206
2. Acreditarea productorilor de zahr/izoglucoz i alocarea cotelor 3. Raportrile productorilor de zahr/izoglucoz i monitorizarea produciei 4. Calculul i comunicarea contribuiilor pe zahr/izoglucoz 5. Colectarea i contabilizarea contribuiilor pe zahr/izoglucoz 6. Realizarea controlului pe teren la productorii de zahr/izoglucoz 7. Efectuarea raportrilor de ctre Agenia de Pli i Intervenie pentru Agricultur 8. Recuperarea debitelor Echipa de audit intern este format din urmtorii auditori: Marcela Batacliu Florinela Radu
auditori interni n cadrul Direciei Audit Intern. Supervizarea va fi asigurat de: Vasile Loghin Director al Direciei Audit Intern. n vederea ndeplinirii obiectivelor misiunii de audit, v adresam rugamintea de a ne transmite, pn la data de 12.09.2008, urmtoarele documente, n copie i semnate pentru conformitate: procedurile scrise utilizate n cadrul direciei dumneavoastr; fiele posturilor pentru personalul ncadrat la Biroul Zahr i Izoglucoz Direcia Msuri de Pia, Serviciul Contabilitate - Direcia Economica i Serviciul Msuri de Pia Direcia Inspecii i Supracontrol; rezultatatele controalelor anterioare exercitate de organe de control interne/externe. V vom contacta ulterior pentru a stabili de comun acord o edin de deschidere n vederea discutrii obiectivelor misiunii de audit. Dac avei ntrebri privind aceast misiune de audit v rog s luai legtura cu , la telefon: 021.355.46.67.
DIRECTOR, ................................
Pag. 13 / 206
C.01.1 COLECTAREA INFORMAIILOR
Misiunea de audit
Auditarea procesului de administrare a contribuiilor aferente cotelor de zahr i izoglucoz, ca venituri la bugetul Uniunii Europene
Structurile auditate Perioada auditat de audit intern
Direcia Msuri de Pia; Direcia Economic; Direcia Inspecii i Supracontrol; Direcia Juridic i Contencios Anul comercial 2007/2008
Perioada desfurrii misiunii 01.09.2008 12.11.2008 Elaborat de: Marcela Batacliu, Semntura: Florinela Radu Supervizat de: Vasile Loghin Semntura: Da Nu Data: Observaii Data:
Direcia Msuri de Pia; Direcia Economic; Direcia Inspecii i Supracontrol; Direcia Juridic i Contencios Identificarea actelor normative i
Regulamente
(CE);
Legislaie
regulamentelor aplicabile structurii auditate Obinerea organigramei x
naional conform C.01.2 Lista actelor normative Organigrame APIA aprobate prin: Ordin MADR nr. 248/10.07.2007 Ordin MADR nr. 333/29.11.2007 Ordin MADR nr. 123/09.06.2008 Ordin MADR nr. 201/03.09.2008
Obinerea Regulamentului de organizare i funcionare Obtinerea fielor posturilor Obinerea procedurilor scrise
x x x
Ordin MADR nr. 269/07.08.2007 Ordin MADR nr. 202/03.09.2008 Manual de procedur privind
Managementul cotelor de zahr i Pag. 14 / 206
izoglucoz i taxele aferente; Procedura de inspecii Managementul cotelor de zahr i izoglucoz Ghid de inspecie privind Managementul cotelor de zahr i izoglucoz i taxele aferente; Manual de procedur privind recuperarea creanelor prin executare silit Identificarea personalului responsabil Obinerea Rapoartelor de control anterioare x x Raport de n audit intern nr. cu 6624/22.04.2008 privind securitatea informaiei standardul 27001:2005 Raport de audit nr. 7101/10.08.2008 privind funcionalitatea modulului software privind administrarea cotelor de zahr i izoglucoz Raport de audit intern nr. 6833/10.06.2008 privind modul de realizare a funciei de contabilizare de ctre APIA conformitate internaional ISO/IEC
Pag. 15 / 206
C.01.2 - LISTA ACTELOR NORMATIVE
Misiunea de audit
Perioada desfurrii misiunii 01.09.2008 12.11.2008 Elaborat de: Marcela Batacliu, Semntura: Florinela Radu Supervizat de: Vasile Loghin. LEGISLAIE COMUNITAR: Reglementrile comunitare ce stabilesc organizarea comun a pieelor n sectorul zahrului i contribuiile pe zahr i izoglucoz sunt urmtoarele: - Regulamentul (CE) nr. 318/2006 al Consiliului privind organizarea comun a pieelor n sectorul zahrului; - Regulamentul (CE) nr. 952/2006 al Comisiei de stabilire a normelor de aplicare a Regulamentului (CE) nr. 318/2006 al Consiliului privind gestionarea pieei interne a zahrului i regimul cotelor, modificat prin Regulamentul (CE) nr. 551/2007 al Comisiei; - Regulamentul Comisiei nr. 493/2006 care stabilete msurile tranzitorii n cadrul reformei privind organizarea comun de pia n sectorul zaharului i amendeaz Regulamentul (CE) nr. 1265/2001 i nr. 314/2002; - Regulamentul Consiliului (CE) nr. 1150/2000 privind punerea n aplicare a Deciziei 94/728/CE referitoare la sistemul resurselor proprii ale Comunitilor; - Regulamentul (CE) nr. 967/2006 al Comisiei de stabilire a normelor de aplicare a Regulamentului (CE) nr. 318/2006 al Consiliului privind producia peste cot n sectorul zahrului; Pag. 16 / 206 Semntura: Data: Data:
- Regulamentul Comisiei (CE) nr.1832/2006 de stabilire a msurilor tranzitorii n sectorul zahrului dupa aderarea Bulgariei i Romniei; - Regulamentul Comisiei (CE) nr. 247/2007 care modific Anexa a III-a din Regulamentul Consiliului nr.318/ 2006 privind organizarea comun de pia n sectorul zahrului pentru anul comercial 2007/2008; - Regulamentul Comisiei (CE) nr. 290/2007 de stabilire, pentru anul de comercializare 2007/2008, a procentului prevzut la articolul 19 din Regulamentul (CE) nr. 318/2006 al Comisiei; - Regulamentul Comisiei (CE) nr.119/2007 de modificare a Regulamentului (CE) nr. 493/2006 de stabilire a msurilor tranzitorii n cadrul reformei organizrii comune a pieei n sectorul zaharului; - Regulamentul Comisiei (CE) nr. 551/2007 de modificare i rectificare a Regulamentului (CE) nr.952/2006 de stabilire a normelor de aplicare a Regulamentului (CE) nr. 318/2006 al Consiliului n ceea ce privete gestionarea pieei interne a zahrului i regimul cotelor; - Regulamentul Comisiei (CE) nr. 1913/2006 privind normele de aplicare a regimului agromonetar pentru moneda euro n sectorul agricol i modificarea unor regulamente; - Regulamentul Consiliului nr. 1260/2007 de modificare a Regulamentului Consiliului nr. 318 /2006 privind organizarea comun de pia n sectorul zahrului; - Regulamentul (CE) nr. 1234/2007 Consiliului de instituire a unei organizri comune a pieelor agricole i privind dispoziii specifice referitoare la anumite produse agricole (Regulamentul unic OCP); - Regulamentul (CE) nr. 361/2008 Consiliului de modificare a Regulamentului (CE) nr. 1234/2007 Consiliului de instituire a unei organizri comune a pieelor agricole i privind dispoziii specifice referitoare la anumite produse agricole (Regulamentul unic OCP); - Regulamentul (CE) nr. 510/2008 al Comisiei de modificare a anexei VI la Regulamentul (CE) nr.1234/2007 al Consiliului pentru anul de comercializare 2008/2009; - Regulamentul (CE) nr. 707/2008 al Comisiei din 24.07.2008 de modificare a Regulamentului (CE) nr. 952/2006 de stabilire a normelor de aplicare a Regulamentului (CE) nr. 318/2006 al Consiliului n ceea ce privete gestionarea pieei interne a zahrului i regimului cotelor. LEGISLAIE NAIONAL: - Legea nr.1/2004 privind nfiinarea, organizarea i funcionarea Ageniei de Pli i Intervenie pentru Agricultur, Industrie Alimentar i Dezvoltare Rural, cu modificrile i completrile ulterioare; - OMADR nr. 633/2006 privind aprobarea Instruciunilor pentru administrarea de ctre Ministerul Pag. 17 / 206
Agriculturii i Dezvoltrii Rurale, prin Agenia de Pli i Intervenie pentru Agricultur, a contribuiilor pentru produciile de zahr i izoglucoz realizate n cadrul cotelor de alocate Romaniei de ctre Uniunea European; - OMADR nr. 815/2006 privind acreditarea agenilor economici care desfoar activiti privind fabricarea zahrului din sfecla de zahr i/sau din rafinarea zahrului brut din trestie sau fabricarea izoglucozei precum i a celor care utilizeaz zahr i/sau izoglucoz ca materie prim; - OMADR nr. 816/2006 pentru repartizarea cotelor de producie de zahr i izoglucoz modificat i completat de OMADR nr. 820/2007; - O.G. nr. 79/2003 privind controlul i recuperarea fondurilor comunitare, precum i a fondurilor de cofinanare aferente utilizate necorespunztor; - Norme metodologice din 24 octombrie 2007 de aplicare a Ordonanei Guvernului nr. 79/2003 privind controlul i recuperarea fondurilor comunitare, precum i a fondurilor de cofinanare aferente utilizate necorespunztor; - OMFP nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinznd standardele de management/control intern la entitile publice i pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial; - OMFP nr. 1917/2005 pentru aprobarea normelor metodologice privind organizarea i conducerea contabilitii instituiilor publice, Planul de conturi pentru instituiile publice i Instruciunile de aplicare a acestuia; - Ordin comun nr. 1083/171/2904/438/2008 al MEF, MADR, Institutul Naional de statistic i Comisia Naional de Prognoz pentru modificarea Ordinului ministrului finanelor publice, al ministrului agriculturii i dezvoltrii rurale, al preedintelui Institutului Naional de Statistic i al preedintelui Comisiei Naionale de Prognoz nr. 465/224/3088/395/2006 privind aprobarea Procedurilor de administrare a resurselor proprii ale Comunitilor Europene i a Manualului de administrare a resurselor proprii ale Comunitilor Europene.
Pag. 18 / 206
RISCURI GENERALE n administrarea contribuiilor din sectorul zahrului Pentru a evalua n mod adecvat riscurile specifice fiecrui obiectiv al misiunii de audit, este necesar s identificm riscurile generale, interne i externe, asociate activitii de administrare a contribuiilor n sectorul zahrului, astfel nct, n procesul analizei riscurilor s putem determina i impactul acestora asupra obiectivelor i activitilor organizaiei.
I. Riscuri externe
1. Riscurile legate de mediul de organizare i funcionare a APIA a. riscuri referitoare la sectorul de activitate: ntruct APIA este o instituie care i desfoar activitatea n sectorul public poate aprea riscul de implicare a factorului politic n luarea deciziilor, precum i de exercitare a presiunii politice asupra managementului APIA; b. riscuri care decurg din instabilitatea sistemului public din punct de vedere al fluctuaiei personalului de conducere i de execuie al APIA, care afecteaz atingerea obiectivelor organizaiei, pe termen scurt i pe termen lung; c. riscuri care decurg din noutatea activitilor desfurate de APIA (riscul primului an de aderare). 2. Riscuri economice i financiare a. riscuri determinate de inflaie i de evoluia cursului de schimb valutar; preurile medii de vnzare ale productorilor de zahr, costurile de depozitare, etc; c. riscul de eroare a plii taxelor de ctre productori n alt cont ce nu este deschis pe numele APIA; aceste erori pot determina ntrzieri n ncasarea sumelor n contul Trezoreriei deschis special n scopul colectrii contribuiilor, pn la remedierea situaiei, APIA mpreun cu structura responsabil din cadrul Ministerului Economiei i Finanelor trebuind s fac demersurile necesare pentru a se asigura plata la scaden a sumelor datorate la bugetul Uniunii Europene; d. riscul apariiei coreciilor financiare, aplicate de Comisia European datorit neconformitii operaiunilor, avnd consecine negative asupra bugetului naional. b. riscuri privind mecanismele de pia (cerere-ofert) ce influeneaz preurile de cost ale zahrului,
Pag. 19 / 206
3. Riscuri legislative/juridice n administrarea contribuiilor n sectorul zahrului a. riscul generat de modificarea legislaiei naionale i a regulamentelor comunitare: APIA trebuie s asigure funcionarea unei structuri responsabile cu urmrirea modificrilor legislaiei naionale i comunitare astfel nct procedurile de lucru s fie actualizate n timp util pentru a se asigura conformitatea operaiunilor; b. riscul de nereglementare la nivel naional a unor aspecte care s asigure gestionarea corect a contribuiilor n sectorul zahrului; poate aprea riscul de nereglementare a competenei instituionale de recuperare a debitelor prin executare silit, fapt care genereaz un risc financiar pentru Statul Membru; c. riscul nearmonizrii legislaiei naionale cu reglementrile comunitare: apariia unor conflicte ntre dreptul naional i dreptul comunitar poate genera implicaii financiare asupra Statului Membru, respectiv asupra productorului de zahr care este pltitorul contribuiilor; ntruct legislaia comunitar are prioritate, productorul poate face recurs conform legislaiei naionale. 4. Riscuri legate de actorii implicai n procesul administrrii contribuiilor pe zahr/izoglucoz Productorii din sectorul zahrului a. riscuri legate de calitatea i conformitatea informaiilor/documentelor justificative furnizate de ctre productori n legtur cu producia, stocurile, livrrile de zahr/izoglucoz; b. riscul financiar cu impact asupra bugetului naional: productorii din sectorul zahrului s nu plteasc taxele datorate, n acest caz plata contribuiilor realizndu-se din bugetul naional, urmnd ca Statul membru s recupereze sumele respective de la productorii debitori conform legislaiei naionale; Ministerul Agriculturii i Dezvoltrii Rurale a. riscuri legate de autorizarea productorilor, distribuirea cotelor de zahr/izoglucoz, i realocarea acestora; b. riscuri legate de monitorizarea necorespunztoare a preurilor de referin la zahr. Unitatea de Coordonare din cadrul Ministerul Economiei i Finanelor a. risc cu implicaii financiare asupra contribuiei Romniei la bugetul comunitar: Unitatea de Coordonare s nu vireze sumele datorate bugetului comunitar n termenele legale; b. risc de necomunicare: Unitatea de Coordonare s nu efectueze n termen i corect raportrile ctre Comisia European ce sunt de competena acesteia. 5. Riscuri de comunicare extern Pag. 20 / 206
Riscul de obturare a comunicrii/colaborrii ntre: productor Trezorerie APIA ; APIA Ministerul Economiei i Finanelor Unitatea de Coordonare Comisia European; MADR - APIA productori. 6. Riscuri de imagine a. riscuri generate de existena unor rapoarte de ar nefavorabile ale Comisiei Europene; b. riscul privind reputaia APIA aprecierea nefavorabil a activitii urmare misiunilor de audit ale Comisiei Europene. Pentru a preveni riscul prejudicierii imaginii, APIA trebuie s fie pregtit i s se organizeze pentru a rspunde ntrebrilor formulate n cadrul misiunilor de audit/control: externe (misiuni din partea FEAGA, Curtea de Conturi European) i interne (Curtea de Conturi, Autoritatea de Audit, structura de audit intern).
II. Riscuri interne

1. Riscuri privind managementul resurselor umane a. riscuri generate de recrutarea i selecia necorespunztoare a personalului, b. riscuri legate de nemotivarea personalului prin posibilitatea dezvoltrii carierei, nemotivarea financiar; c. riscul eterogenitii: personal care provine din medii profesionale diferite; d. riscuri privind integritatea personalului datorit faptului c nu sunt luate msuri adecvate care s asigure evitarea conflictelor de interese. 2. Riscuri privind calitatea managementului APIA Managementul APIA trebuie s aib o viziune clar asupra obiectivelor ageniei, a mijloacelor necesare pentru atingerea lor i a indicatorilor de performan a activitii. Pentru a rspunde cerinelor de acreditare, conducerea ageniei trebuie s asigure implementarea managementului riscurilor la nivelul ageniei, adic s identifice, s evalueze, s gestioneze i s controleze riscurile astfel nct s se obin o asigurare rezonabil n privina ndeplinirii obiectivelor. 3. Riscuri legate de natura activitilor Aceste riscuri se datoreaz gradului de complexitate a activitii de gestionare a contribuiilor, implementrii sistemului IT integrat. 4. Riscul de audit Rezult din aplicarea metodologiei de audit, n special n ceea ce privete analiza de risc i eantionarea. ntruct auditul intern evalueaz sistemul de control intern al APIA, eantionarea nu se Pag. 21 / 206
realizeaz pe baze statistice i astfel poate aprea riscul de a nu fi detectate deficienele sistemului de control intern. 5. Riscul de control/inspecii a. riscuri de nedetectare: se datoreaz faptului c verificarea informaiilor/documentelor n cadrul inspeciilor la productorii din sectorul zahrului se realizeaz pe baz de eantion. Astfel, exist riscul de a nu fi detectate neconcordanele dintre datele furnizate APIA i cele nregistrate n evidena productorilor; b. riscuri aprute n efectuarea inspeciilor la faa locului: metodologia de inspecii, calendarul inspeciilor pentru fiecare tip de tax/ajutor, calitatea constatrilor din rapoartele de inspecii. 6. Riscuri operaionale n administrarea contribuiilor n sectorul zahrului a. riscuri privind monitorizarea produciei n sectorul zahrului: n procesul de monitorizare a produciei pot aprea riscuri legate de o monitorizare necorespunztoare efectuat de structurile APIA rspunztoare de aceast activitate; b. riscuri privind baza de calcul pentru taxa pe producie: conform regulamentelor comunitare, baza de calcul pentru taxa pe producie o constituie cota alocat productorului. n consecin, productorii din Statul Membru trebuie s plteasc taxa conform cotei alocate, chiar dac producia de zahr, izoglucoz este inferioar cotei; c. riscuri privind baza de calcul pentru taxa pe excedent datorit dificultii de prelucrare a datelor/informaiilor provenite din surse diferite: declaraiile productorilor, evidena structurilor interne ale AP, rapoartele de inspecii, organisme tere. n cazurile n care marfa se avariaz sau este distrus din cauze independente de voina productorului, cantitile respective pot fi deduse, ns Statul Membru trebuie s stabilieasc situaiile/documentele doveditoare acceptabile pentru Agenia de Plat; 7. Riscuri financiare n administrarea contribuiilor n sectorul zahrului a. riscuri rezultate din modul eronat de calcul a taxelor i din nerespectarea termenelor scadente; riscul de utilizare eronat a cursului de schimb valutar; b. riscuri de a nu fi recuperate debitele n termenele legale; (exemplu: prescripia extinctiv). APIA trebuie s ia msurile necesare pentru a asigura, prin structurile de specialitate, monitorizarea i recuperarea debitelor; c. riscul privind imposibilitatea recuperrii debitelor provenite din neplata taxelor pe zahr de ctre productor; (exemplu: falimentul productorului); Pag. 22 / 206
d. riscul de iregulariti/fraud: exist riscul ca att productorii din sectorul zahrului, ct i angajaii APIA s comit acte de fraud care s prejudicieze bugetul naional sau comunitar. Pentru a preveni producerea prejudiciului financiar dar i n materie de imagine, APIA trebuie s asigure: - definirea i punerea n aplicare a unor strategii, politici de prevenire a fraudei; - realizarea unor controale detective ale actelor de tip fraudulos. 8. Riscuri de conformitate n administrarea contribuiilor n sectorul zahrului a. riscuri legate de conformitatea procedurilor de monitorizare a cotelor i ncasare a taxelor pe zahr: pentru a preveni litigiile, APIA trebuie s asigure actualizarea permanent a procedurilor ori de cte ori au loc modificri ale regulementrilor comunitare; b. riscul nelegerii eronate/interpretrii diferite a reglementrilor europene n sectorul zahrului datorit complexitii i/sau neclaritii unor prevederi, cum ar fi identificarea corect a termenelor scadente, determinarea corect a cantitilor de zahr excedentar, a formulei de calcul pentru taxele pe zahr, etc.; c. riscul de nerespectare a termenelor legale de realizare a operaiunilor: calculul, ncasarea contribuiilor i virarea lor la bugetul comunitar, raportrile productorilor ctre APIA, respectiv ale APIA ctre Comisia European. ntruct termenele prevzute regulamentele de comunitare sunt numeroase i stricte, este necesar ca APIA s-i organizeze n avans operaiunile pe care le realizeaz astfel nct s se ncadreze n aceste termene; d. riscul contestrii modului de calcul a taxelor de ctre productorii din sectorul zahrului: n acest caz, pn la soluionarea contestaiilor, care se poate realiza cu ntrziere, Statul Membru trebuie s asigure plata taxelor la bugetul comunitar cu respectarea termenelor legale.
Pag. 23 / 206
C.02.1 - LISTA CENTRALIZATOARE A OBIECTELOR AUDITABILE
Misiunea de audit
Structurile auditate Perioada auditat de audit intern Elaborat de: Florinela
Perioada desfurrii misiunii 01.09.2008 12.11.2008 Radu, Semntura: Semntura: Data: Data:
Marcela Batacliu Supervizat de: Vasile Loghin
Nr. crt. 1.
OBIECTIVE
SUBOBIECTIVE
OBIECTE AUDITABILE
Cadrul organizatoric privind activitatea administrare contribuiilor aferente de izoglucoz cotelor i zahr de a
1.1.
Structura Existena unei organigrame funcionale
care s
organizatoric
cuprind n mod obligatoriu compartimente care s asigure desfurarea activitii de administrare a contribuiilor aferente cotelor de zahr i izoglucoz Asigurarea separrii operaiunilor de calcul, control, colectare si contabilizare a contribuiilor pe zahr/izoglucoz, prin compartimente distincte n cadrul APIA Stabilirea corect i complet a atribuiilor i competenelor pentru aceste compartimente, n Regulamentul de Organizare i Funcionare APIA Transpunerea n fiele posturilor personalului implicat Pag. 24 / 206
a tuturor atribuiilor i responsabilitilor derivate din ROF pentru ndeplinirea acestei activiti Stabilirea, prin fiele posturilor, a sarcinilor personalului astfel nct responsabilitatile de calcul, control, colectare si contabilizare a contribuiilor pe zahr/izoglucoz s fie separate Stabilirea, prin fiele posturilor, a sarcinilor astfel nct nici un functionar s nu ndeplineasc nici una dintre aceste sarcini fr a fi supravegheat de al doilea funcionar cu aceeai autoritate 1.2. privind umane Standard Asigurarea resurselor umane corespunztoare pentru resursele administrarea contribuiilor aferente cotelor de zahr i izoglucoz n ceea ce privete numrul, calificarea, experiena Asigurarea repartizrii echilibrate a volumului i complexitii sarcinilor pentru fiecare funcionar Asigurarea mbuntirii calitii muncii prin interaciunea manager-subordonat Asigurarea pregtirii profesionale a personalului la toate nivelurile operaionale pe baza unui plan de instruire adaptat la sarcinile i obiectivele structurilor implicate n administrarea taxelor pe zahr/izoglucoz Determinarea funciilor sensibile n procesul de administrare a taxelor pe zahr/izoglucoz, pe baza unor criterii clar definite Adoptarea unor msuri adecvate privind evitarea conflictelor de interese, pentru persoanele care ocup o functie cu responsabilitate sau o funcie sensibil n procesul de administrare a contribuiilor din sectorul zahrului;
Pag. 25 / 206
Asigurarea rotaiei personalului care ocup funcii sensibile, pe baza unui plan de rotaie, sau aplicarea alternativ a unei politici de supraveghere sporit 1.3. Controlul Elaborarea procedurilor specifice care reglementeaz prin activitatea de administrare a contribuiilor aferente regulamentele Cuprinderea comunitare n i legislaia de lucru naional privind activitilor
proceduri de lucru cotelor de zahr i izoglucoz n conformitate cu (proceduri proprii ale APIA) procedurile administrarea contribuiilor din sectorul zahrului, a urmtoarelor aspecte: - descrierea detaliat a activitilor privind monitorizarea produciei de zahr/izoglucoz, calculul, controlul, colectarea i contabilizarea contribuiilor pe zahr/izoglucoz; - descrierea, circuitul i nregistrarea documentelor utilizate/realizate; - verificarea admnistrativ, pe baza unor liste de control (check-list-uri), utilizate de fiecare funcionar responsabil, care s cuprind toate verificrile care trebuie efectuate; - asigurarea respectrii principiului celor patru ochi; - supervizarea activitii fiecrui funcionar de ctre un funcionar superior; - stabilirea termenelor de realizare a sarcinilor; - stabilirea modului de urmrire a modificrilor normelor comunitare astfel nct instruciunile, bazele de date i chek-list-urile s fie actualizate la timp; - stabilirea nivelurile. Pag. 26 / 206 modului de monitorizare a operaiunilor/activitilor de control desfurate la toate
Existena/corectitudinea/completitudinea pistei de audit care trebuie sa cuprind informaii referitoare la etapele de 1.4. realizare a procesului de administrare a contribuiilor pe zahr/izoglucoz Suportul Asigurarea suportului informatic al activitii de administrare a contribuiilor din sectorul zahrului: modulul operaional care asigur nregistrarea productorilor de zahr/izoglucoz i a cotelor alocate, monitorizarea, calculul taxelor pe zahr/izoglucoz i a modulului care asigur contabilizarea taxelor Fiabilitatea 1.5. Securitatea Asigurarea modulelor securitii informatice documentelor utilizate scrise n cu administrarea contribuiilor pe zahr/izoglucoz informaiilor respectarea condiiilor de arhivare prevzute de normele naionale i comunitare Asigurarea securitii sistemului informatic prin implementarea standardelor de securitate 1.6. Informare i Asigurarea, n interiorul APIA, a schimbului operativ comunicare de informaii n privina administrrii contribuiilor pe zahr/izoglucoz, att pe nivel orizontal, ct i pe nivel vertical Asigurarea comunicrii corespunztoare dintre APIA i terii implicai n gestionarea MF contribuiilor Unitatea pe de zahr/izoglucoz zahr/izoglucoz) Documentarea modului de realizare a comunicrii att n interiorul APIA, ct i n relaiile cu terii, n scopul gestionrii corecte a contribuiilor pe zahr/izoglucoz (MADR, informatic
Coordonare, Comisia European, productorii de
Pag. 27 / 206
Asigurarea
informrii
corecte
la
timp
productorilor de zahr/izoglucoz prin intermediul ghidurilor de informare 2. Autorizarea zahr/izoglucoz i alocarea cotelor de ctre MADR 2.1 Condiiile de Autorizarea productorilor de zahr/izoglucoz de ctre MADR urmare verificrii ndeplinirii condiiilor de autorizare, respectiv: demonstrarea capacitii profesionale n domeniul produciei furnizarea informaiilor necesare i acceptarea controalelor la faa locului Respectarea angajamentelor luate de productorii de zahr/izoglucoz privind: notificarea MADR/APIA n cazul n care apare o modificare a datelor sale de identificare i/sau a capacitii de producie; punerea la dispoziia MADR/APIA a registrelor ntocmite i a preurilor de vnzare stabilite; comunicarea la APIA a informaiilor privind producia i stocurile; furnizarea, la cererea MADR/APIA, a oricrei informaii/document justificativ de gestionare i control 2.2 cotelor de zahr/izoglucoz 2.3. cotelor de zahr/izoglucoz Realocarea Realocarea/reducerea de ctre MADR a cotelor de naionale zahr/izoglucoz ca urmare a restructurrii productorilor de zahr/izoglucoz Transferul cotelor de zahr/izoglucoz, realizat de MADR, ctre ali productori aflai pe teritoriul Pag. 28 / 206 Alocarea Distribuirea cotelor naionale productorilor de naionale zahr/izoglucoz de ctre MADR; productorilor de autorizare
Romniei care dispun sau nu de cot 3. Raportrile productorilor de zahr/izoglucoz i monitorizarea produciei 3.1. generale Raportri Raportarea produciei i a suprafeelor cultivate cu sfecl de zahr n termenul legal Raportarea de ctre ntreprinderile productoare de zahr la Agenie a cantitilor de sfecl din contractele de livrare i a randamentului corespondent estimat n termenul legal Raportarea de ctre productorii de zahr la MADR a preurilor medii de vnzare/cumprare n termenul legal 3.2. lunare Raportri Raportarea lunar a productorilor de zahr ctre APIA a produciei, stocurilor i livrrilor de zahr n termenul legal Raportarea lunar a productorilor de zahr ctre APIA a cantitilor de zahr prelucrate n alt stat membru UE n termenul legal 3.3. anuale Raportri Raportarea anual de ctre productori ctre APIA a cantitilor de izoglucoz aflate n proprietate sau n liber circulaie pe teritoriul Comunitii n termenul legal Raportarea productorilor de zahr ctre Agenie a cantitii de zahr produs n surplus fa de cota de producie n termenul legal Raportarea anual a productorilor ctre APIA a produciei, stocurilor i livrrilor de zahr n termenul legal 3.4. Monitorizarea Asigurarea produciei zahr/izoglucoz centralizrii datelor din raportrile de productorilor de zahr/izoglucoz Verificarea corectitudinii i corelrii datelor din raportrile productorilor de zahr/izoglucoz Pag. 29 / 206
Apariia
neconcordanelor transmiterea
ntre coreciilor,
raportrile verificarea
productorilor: notificarea acestora de ctre APIA, efectuarea i realitii documentelor care stau la baza coreciilor 3.5. Exercitarea controlului intern n procesul de efectuare a raportrilor productorilor i de monitorizare a produciei acestora 4. Calculul comunicarea contribuiilor zahr/izoglucoz i 4.1. Taxa pe Calculul taxei n funcie de: cota de zahr alocat de fiecrei comunitar Notificarea productorilor de zahr i izoglucoz privind taxa pe producie de pltit Notificarea Direciei Economice cu privire la urmrirea ncasrii taxei pe producia de zahr/izoglucoz 4.2. Taxa pe Determinarea de ctre Direcia Msuri de Pia a cantitii excedentare de zahr/izoglucoz, prin deducerea din producia peste cot a cantitilor de zahr/izoglucoz crora li s-au dat urmtoarele destinaii: 1. livrarea cantitilor de zahr/izoglucoz ctre un transformator; 2. reportarea n anul comercial urmtor i stocarea cantitilor de zahr/izoglucoz pe cheltuiala urmtor) 3. livrarea cantitilor de zahr/izoglucoz ctre regiuni ultraperiferice; 4. exportarea cantitilor de zahr/izoglucoz pe baza unui certificat de export; sau Pag. 30 / 206 care au fost distruse/avariate n fabricantului (comunicarea cererilor de reportare n anul comercial excedent ntreprinderi productoare, cuantumul taxei/ton, cursul valutar stabilit prin reglementarea producia
pe zahr/izoglucoz
circumstane acceptate de APIA. Calculul taxei pe excedent Notificarea productorilor de zahr i izoglucoz privind taxa pe excedent de pltit Notificarea Direciei Economice cu privire la urmrirea ncasrii taxei pe excedentul de zahr/izoglucoz 4.3. Exercitarea controlului intern privind calculul contribuiilor i comunicarea ctre productori a acestor contribuii 5. Colectarea contabilizarea contribuiilor zahr/izoglucoz i 5.1. ncasarea i Urmrirea de ctre Direcia Economic a ncasrii, n contabilizarea pe taxelor termenele legale, a taxelor pe producie i pe excedent pe Confirmarea de ctre Direcia Economic a efecturii zahr/izoglucoz plii taxelor pe producia de zahr/izoglucoz i a taxei pe excedent nregistrarea contabil a obligaiei de plat i a ncasrii contribuiilor 5.2. Exercitarea controlului intern n activitatea de colectare i contabilizare a contribuiilor pe zahr/izoglucoz 6. Realizarea controlului teren productorii 6.1. la control de locului 6.2. efectuat parcursul derulrii controalelor teren pe Aplicarea Respectarea metodologiei de control la productorii de autorizai de zahr/izoglucoz: calendarul controalelor, faa tehnici de control privind stocurile, analiza de risc i eantionarea documentelor/datelor din registrele supuse controlului, elaborarea rapoartelor de control Verificri Asigurarea efecturii controalelor pe teren privind taxa de pe producie, urmrindu-se: pe - datele nscrise n registrele productorilor de zahr referitoare la cantitile de materie prim livrate i cantitile de produse finite obinute - documentele comerciale ale productorilor zahr/izoglucoz - acurateea i exhaustivitatea instrumentelor de cntrit i a analizelor de laborator utilizate Pag. 31 / 206 de obligatoriu la pe procedurii
zahr/izoglucoz
- acurateea i exhaustivitatea datelor utilizate pentru stabilirea preurilor de vnzare lunare medii ale productorilor de zahr/izoglucoz - controlul respectrii obligaiei de plti preul minim productorului de sfecl de zahr - inspecia fizic a stocurilor cel puin o dat la doi ani Asigurarea efecturii controalelor pe teren privind taxa pe excedent, n ceea privete reportarea produciei: - respectarea angajamentului de depozitare a cantitilor reportate pn n ultima zi a anului de comercializare n curs; - plata preului cel puin egal cu preul minim i n condiiile aplicabile sfeclei livrate de productorii a cror producie corespunde cantitii de zahr reportate 6.3. Exercitarea controlului intern privind activitatea de control pe teren 7. Efectuarea raportrilor Pli Intervenie pentru Agricultur 7.1. de ctre Raportri 1. Elaborarea situaiilor de cont A i/sau B i Ministerul i de transmiterea lunar a acestora la Unitatea de Coordonare resurse proprii tradiionale amortizate 3. ntocmirea i transmiterea Raportului anual privind activitatea i rezultatele controalelor efectuate de APIA 4. Estimrile provizorii pentru anul bugetar urmtor i previziunea pe trei ani, conform prevederilor Legii nr.500/2002 privind finanele publice 7.2. ctre Raportri 1. Raportri privind suprafaa cultivat cu sfecl Comisia 2. Raportri privind stocurile lunare i anuale de zahr 3. Raportri privind producia lunar de izoglucoz Pag. 32 / 206
ctre Agenia de Economiei i Finanelor Unitatea Coordonare
2. ntocmirea i transmiterea Notificrii cazurilor de
European
4. Raportri privind producia provizorie de zahr 5. Raportri privind producia final de zahr 6. Raportri 7. Raportri privind privind utilizarea cantitile cantitilor excedentare de de zahr/izoglucoz produse peste cot zahr/izoglucoz 7.3. Exercitarea controlului intern n activitatea de raportare ctre Ministerul de Finane i ctre Comisia European 8. Recuperarea debitelor Constatarea debitelor rezultate din neplata taxelor pe zahr/izoglucoz Executarea silit n caz de neplat a taxelor zahr/izoglucoz pe
Pag. 33 / 206
C.02.2 - STABILIREA FACTORILOR DE RISC SI A PONDERII RISCURILOR
Misiunea de audit
Perioada desfurrii misiunii 01.09.2008 12.11.2008 Elaborat de: Marcela Batacliu, Semntura: Florinela Radu Supervizat de: Vasile Loghin Semntura: Data: Data:
Factori de risc (Fi) Apreciere control intern
Ponderea factorilor de risc (Pi) P1- 40% Nivel 1- mic
Nivelul de apreciere al riscului (Ni) Nivel 2- mediu Nivel 3- mare
Exist proceduri i se Exista proceduri dar nu Nu exist proceduri aplic sau egal cu 1,5 se aplic riscului mai 1,5 i 2,5 mare sau egal cu 2,5 nivelul riscului mai mic nivelul riscului ntre nivelul
Apreciere cantitativ
P2- 30%
Valoare taxe de ncasat <200.000 EURO impact financiar sczut
Valoare taxe de ncasat Valoare taxe de ncasat <200.000<800.000 EURO impact mediu financiar impact ridicat Resurse umane >1.000 salariai financiar > 800.000 EURO
Apreciere calitativ
P3- 30%
Resurse umane <500 salariai
Resurse umane < 1.000 salariai Pag. 34 / 206
Dotare tehnic 90 -100% (din necesar) prelucrrii operaiilor vulnerabilitate sczut
Dotare tehnic 60-90%(din necesar) a prelucrrii operaiilor vulnerabilitate medie
Dotare tehnic < 60% (din necesar) ridicat a prelucrrii operaiilor vulnerabilitate ridicat
Complexitatea scazut a Complexitatea medie Complexitatea
Pag. 35 / 206
llajdjd C.02.3 - IDENTIFICAREA RISCURILOR
Auditarea procesului de administrare a contribuiilor aferente cotelor de zahr i izoglucoz, ca venituri la bugetul Uniunii Europene Direcia Msuri de Pia; Direcia Economic; Direcia Inspecii i Structurile auditate Supracontrol; Direcia Juridic i Contencios Anul comercial 2007/2008 Perioada auditat Perioada desfurrii misiunii de audit 01.09.2008 12.11.2008 intern Elaborat de: Marcela Batacliu, Florinela Semntura: Data: Radu Supervizat de: Vasile Loghin Semntura: Data: Misiunea de audit
Nr. crt. 1.
OBIECTIVE
SUBOBIECTIVE
OBIECTE AUDITABILE
RISCURI IDENTIFICATE
Cadrul organizatoric privind activitatea administrare de a
1.1.
Structura Existena unei organigrame funcionale care care s asigure desfurarea activitii de administrare a contribuiilor aferente cotelor de zahr i izoglucoz
Riscul ca organigrama s nu cuprind administrarea eficient a contribuiilor aferente cotelor de zahr i izoglucoz
organizatoric
s cuprind n mod obligatoriu compartimente structuri interne care s asigure
Page 36 of 206
contribuiilor aferente de izoglucoz cotelor i zahr
Asigurarea separrii operaiunilor de calcul, control, colectare si contabilizare a contribuiilor pe zahr/izoglucoz, prin compartimente distincte n cadrul APIA
Riscul ca organigrama s nu cuprind structuri separate pentru activitile operaionale (monitorizarea produciei/calculul taxelor), activitile de control, activitile financiare (colectare/contabilizare taxe) specifice gestionrii contribuiilor pe zahr/izoglucoz
Stabilirea corect i complet a atribuiilor i competenelor pentru aceste compartimente, n Regulamentul de Organizare i Funcionare APIA ntocmirea i aprobarea fielor posturilor pentru personalul implicat n administrarea contribuiilor din sectorul zahrului
Riscul ca atribuiile structurilor implicate n gestionarea sectorului zahrului s nu fie corecte i/sau complete Riscul ca fiele posturilor s nu fie ntocmite, sau, n cazul n care sunt ntocmite, s nu fie aprobate de conducerea APIA, iar functionarii implicai s nu fi luat la cunostin responsabilitile care le revin
Transpunerea n fiele posturilor personalului implicat a tuturor atribuiilor i responsabilitilor derivate din ROF pentru ndeplinirea acestei activiti
Riscul ca sarcinile i responsabilitatile din fiele posturilor s nu fie corecte/complete, s nu fie corelate cu atribuiile generale ale structurilor responsabile de ndeplinirea acestei activiti, prevzute n ROF-ul APIA
Page 37 of 206
Riscul ca sarcinile i responsabilitatile din fiele posturilor s nu fie corelate cu cele descrise n manualele de proceduri; Stabilirea, prin fiele posturilor, a sarcinilor personalului astfel nct responsabilitatile de calcul, control, colectare si contabilizare a contribuiilor pe zahr/izoglucoz s fie separate Stabilirea, prin fiele posturilor, a sarcinilor astfel nct nici un functionar s nu ndeplineasc nici una dintre aceste sarcini fr a fi supravegheat de al doilea funcionar cu aceeai autoritate 1.2. privind umane Standard Asigurarea resurselor umane corespunztoare resursele pentru administrarea contribuiilor aferente cotelor de zahr i izoglucoz n ceea ce privete numrul, calificarea, experiena Riscul ca personalul responsabil cu administrarea contribuiilor aferente cotelor de zahr i izoglucoz s fie subdimensionat Riscul ca pregtirea/calificarea personalului s nu corespund cu cerinele postului; Riscul ca personalul responsabil cu administrarea contribuiilor aferente cotelor de zahr i izoglucoz s nu aib suficient experien Page 38 of 206 Riscul ca sarcinile stabilite prin fisele posturilor s nu asigure respectarea principiului celor patru ochi Riscul de a nu fi separate sarcinile personalului referitoare la calculul, controlul, colectarea i contabilizarea contribuiilor pe zahr/izoglucoz
Asigurarea repartizrii echilibrate de ctre management a volumului i complexitii sarcinilor pentru fiecare funcionar
Riscul ca managementul s nu divizeze n mod echilibrat sarcinile Riscul apariiei unor deficiene n derularea activitii personalului suprancrcat cu sarcini
Asigurarea mbuntirii calitii muncii prin interaciunea manager-subordonat
Riscul ca managementul s nu ofere instruciuni i consiliere cu privire la realizarea activitii Riscul apariiei unor deficiene n derularea unor activiti noi sau care rezult din caracterul neclar al unor prevederi legale
Asigurarea pregtirii profesionale a baza unui plan de instruire adaptat la sarcinile i obiectivele structurilor implicate n administrarea taxelor pe zahr/izoglucoz
Riscul de a nu fi elaborat i aprobat un plan Riscul ca planul de instruire a personalului s nu fie pus n practic Riscul ca planul de instruire a personalului s nu fie adaptat la activitile personalului din structurile implicate n administrarea taxelor pe zahr/izoglucoz
personalului la toate nivelurile operaionale pe de pregtire profesional
Determinarea funciilor sensibile n procesul de administrare a taxelor pe zahr/izoglucoz, pe baza unor criterii clar definite Page 39 of 206
Riscul de a nu fi identificate funciile sensibile n procesul de administrare a taxelor pe zahr/izoglucoz
Adoptarea unor msuri adecvate privind evitarea conflictelor de interese, pentru persoanele care ocup o functie cu responsabilitate sau o funcie sensibil n procesul de administrare a contribuiilor din sectorul zahrului
Riscul de a nu fi stabilite activitile/aciunile care pot genera apariia unui conflict de interese Riscul de a nu fi luate msuri adecvate privind evitarea conflictelor de interese: personalul implicat n administrarea contribuiilor pe zahr/izoglucoz s aib un interes personal care s afecteze desfurarea activitii n mod obiectiv
Asigurarea rotaiei personalului care ocup funcii sensibile, pe baza unui plan de rotaie, sau aplicarea alternativ a unei politici de supraveghere sporit 1.3. Controlul Elaborarea procedurilor specifice care prin reglementeaz activitatea de administrare a izoglucoz n conformitate cu regulamentele comunitare i legislaia naional (proceduri proprii ale APIA)
Inexistena unui plan de rotaie a personalului care ocup funcii sensibile sau neaplicarea politicii de supraveghere sporit Riscul ca activitatea de administrare a contribuiilor aferente cotelor de zahr i izoglucoz s nu se desfoare pe baza unor proceduri Riscul ca procedurile s fie elaborate/aprobate, dar fr a cuprinde toate cerinele prevzute de legislaia n sectorul zahrului
activitilor
proceduri de lucru contribuiilor aferente cotelor de zahr i
Page 40 of 206
Cuprinderea n procedurile de lucru privind administrarea contribuiilor din sectorul zahrului, a urmtoarelor aspecte: - descrierea detaliat a activitilor privind monitorizarea produciei de zahr/izoglucoz, calculul, controlul, colectarea i contabilizarea contribuiilor pe zahr/izoglucoz; - descrierea, circuitul i nregistrarea documentelor utilizate/realizate; - verificarea admnistrativ, pe baza unor liste de control (check-list-uri), utilizate de fiecare funcionar responsabil, care s cuprind toate verificrile care trebuie efectuate; - asigurarea respectrii principiului celor patru ochi;
Riscuri cu implicaii asupra corectitudinii executrii sarcinilor cu sau fr implicaii financiare rezultate din: - descrierea insuficient/neclar a activitilor din procesul de administrare a contribuiilor aferente cotelor de zahr i izoglucoz; - nedescrierea/insuficienta descriere a documentelor i a circuitului acestora; nenregistrarea documentelor - nentocmirea/ntocmirea necorespunztoare a listelor de control (check-list-uri);
- nerespectarea principiului celor patru ochi;
- supervizarea activitii fiecrui funcionar - lipsa supervizrii/supervizare insuficient de ctre un funcionar superior; - stabilirea termenelor de realizare a Page 41 of 206 a activitii fiecrui funcionar de ctre un funcionar superior; - nestabilirea termenelor de realizare a
sarcinilor; - stabilirea modului de urmrire a instruciunile, bazele de date i chek-list-urile s fie actualizate la timp; - stabilirea modului de monitorizare a operaiunilor/activitilor de control desfurate la toate nivelurile Existena/corectitudinea/completitudinea pistei de audit care trebuie s cuprind informaii referitoare la etapele de realizare a procesului de administrare a contribuiilor pe zahr/izoglucoz 1.4. Suportul Asigurarea suportului informatic al activitii de administrare a contribuiilor din sectorul zahrului: modulul operaional care asigur nregistrarea productorilor de zahr/izoglucoz i a cotelor alocate, monitorizarea, calculul taxelor pe zahr/izoglucoz i a modulului care asigur Page 42 of 206
sarcinilor; - nedesemnarea modului/persoanelor normelor comunitare; - monitorizare insuficient i/sau nesistematic a operaiunilor/ activitilor de control Riscul s nu existe/s nu fie corect/complet o pist de audit care s asigure trasabilitatea documentelor doveditoare pentru fiecare etap din procesul de administrare a contribuiilor pe zahr/ izoglucoz Inexistena modulelor informatice care conduce la riscul apariiei de erori/disfuncionaliti rezultate din procesarea neinformatizat a datelor de ctre funcionari Riscul ca modulele informatice s nu acopere toate operaiunile specifice
modificrilor normelor comunitare astfel nct responsabile cu urmrirea modificrilor
informatic
contabilizarea taxelor
procesului de administrare a contribuiilor din sectorul zahrului
Fiabilitatea modulelor informatice utilizate n administrarea contribuiilor pe zahr/izoglucoz 1.5. Securitatea Asigurarea securitii documentelor scrise cu respectarea condiiilor de arhivare prevzute de normele naionale i comunitare Asigurarea securitii sistemului informatic prin implementarea standardelor de securitate informaiilor
Riscul ca modulele informatice utilizate n administrarea contribuiilor pe zahr/izoglucoz s nu fie fiabile Riscul de neorganizare/organizare necorespunztoare a arhivei (spaiu, metodologie de arhivare) Riscul de a nu exista o politic privind securitatea sistemului informatic Riscul de a nu fi respectat politica privind securitatea sistemului informatic
1.6. Informare i Asigurarea, n interiorul APIA, a schimbului comunicare operativ de informaii n privina administrrii contribuiilor pe zahr/izoglucoz, att pe nivel orizontal, ct i pe nivel vertical
Riscul de a aprea ntrzieri cu sau fr implicaii financiare n procesul administrrii contribuiilor pe zahr/izoglucoz datorit unei comunicri defectuoase ntre structurile interne ale APIA
Asigurarea comunicrii corespunztoare dintre APIA i terii implicai n gestionarea contribuiilor pe zahr/izoglucoz (MADR, Page 43 of 206
Riscul de necomunicare/comunicare necorespunztoare care conduce la apariia unor neconformiti cu reglementrile
MF Unitatea de Coordonare, Comisia European) Documentarea modului de realizare a comunicrii att n interiorul APIA, ct i n relaiile cu terii, n scopul gestionrii corecte a contribuiilor pe zahr/izoglucoz Asigurarea informrii corecte i la timp a productorilor de zahr/izoglucoz prin intermediul ghidurilor de informare
naionale/comunitare n gestionarea contribuiilor pe zahr/izoglucoz Ricul de a nu exista o procedur privind comunicarea att n interiorul APIA, ct i n relaiile cu terii, n scopul gestionrii corecte a contribuiilor pe zahr/izoglucoz Riscul de a nu se respecta termenele de plat a taxelor de zahr/izoglucoz Riscul ca productorul s nu i monitorizeze corect producia de zahr/izoglucoz
2.
Autorizarea zahr/izoglucoz i alocarea cotelor de ctre MADR
2.1 Condiiile de Autorizarea productorilor de zahr/izoglucoz de ctre MADR urmare verificrii ndeplinirii condiiilor de autorizare, respectiv: demonstrarea capacitii profesionale n domeniul produciei furnizarea informaiilor necesare i acceptarea controalelor la faa locului Respectarea angajamentelor luate de productorii de zahr/izoglucoz privind: notificarea MADR/APIA n cazul n care Page 44 of 206
Riscul ca productorii de zahr/izoglucoz s fie autorizai de MADR fr a fi ndeplinite condiiile de autorizare
productorilor de autorizare
Riscul retragerii de ctre MADR a autorizaiei productorii de zahr/izoglucoz ca urmare a nerespectrii
apare o modificare a datelor sale de identificare i/sau a capacitii de producie; punerea la dispoziia MADR/APIA a registrelor ntocmite i a preurilor de vnzare stabilite; comunicarea la APIA a informaiilor privind producia i stocurile; furnizarea, la cererea MADR/APIA, a oricrei informaii/document justificativ de gestionare i control 2.2 cotelor de zahr/izoglucoz 2.3. cotelor de zahr/izoglucoz Transferul cotelor de zahr/izoglucoz, Realocarea Reducerea de ctre MADR a cotelor de naionale zahr/izoglucoz ca urmare a restructurrii productorilor de zahr/izoglucoz Alocarea Alocarea cotelor naionale productorilor de naionale zahr/izoglucoz de ctre MADR;
angajamentelor luate
Riscul ca MADR s nu aloce n mod corespunztor cotele productorilor de zahr/izoglucoz n funcie de Riscul ca productorul de zahr/izoglucoz s conteste cota distribuit Riscul de a nu se reduce cota productorului de zahr/izoglucoz cu procentul din cot la care s-a renunat ca urmare a restructurrii Riscul ca transferul cotelor de
realizat de MADR, ctre ali productori aflai zahr/izoglucoz ctre ali productori s nu Page 45 of 206
pe teritoriul Romniei care dispun sau nu de cot 3. Raportrile productorilor de zahr/izoglucoz i monitorizarea produciei Raportarea de ctre ntreprinderile productoare de zahr la APIA a cantitilor de sfecl din contractele de livrare i a randamentului corespondent estimat n termenul legal Raportarea de ctre productorii de zahr la MADR a preurilor medii de vnzare/cumprare n termenul legal 3.2. lunare Raportri Raportarea lunar a productorilor de zahr de zahr n termenul legal Raportarea lunar a productorilor de zahr ctre APIA a cantitilor de zahr prelucrate n alt stat membru UE n termenul legal 3.3. anuale Raportri Raportarea anual de ctre productori ctre APIA a cantitilor de izoglucoz aflate n proprietate sau n liber circulaie pe teritoriul Page 46 of 206 3.1. generale Raportri Raportarea produciei i a suprafeelor cultivate cu sfecl de zahr n termenul legal
se realizeze pe baza unor criterii obiective Riscul ca productorii s nu raporteze corect i n termen producia i suprafeele cultivate cu sfecl de zahr Riscul ca productorii s nu raporteze corect i n termen cantitile de sfecl din contractele de livrare i a randamentului corespondent estimat Riscul ca productorii s nu raporteze corect i n termen preurile medii de vnzare/cumprare Riscul ca productorii s nu raporteze corect de zahr Riscul ca productorii s nu raporteze corect i n termen cantitile de zahr prelucrate n alt stat membru UE Riscul ca productorii s nu raporteze corect i n termen cantitile de izoglucoz aflate n proprietate sau n liber circulaie pe
ctre APIA a produciei, stocurilor i livrrilor i n termen producia, stocurile i livrrile
Comunitii n termenul legal Raportarea productorilor de zahr ctre Agenie a cantitii de zahr produs n surplus fa de cota de producie n termenul legal Raportarea anual a productorilor ctre APIA a produciei, stocurilor i livrrilor de zahr n termenul legal 3.4. Monitorizarea Asigurarea centralizrii datelor din raportrile produciei de productorilor de zahr/izoglucoz Verificarea corectitudinii i corelrii datelor din raportrile productorilor de zahr/izoglucoz Apariia neconcordanelor ntre raportrile productorilor: notificarea acestora de ctre APIA, efectuarea i transmiterea coreciilor, verificarea realitii documentelor care stau la baza coreciilor zahr/izoglucoz
teritoriul Comunitii n termenul legal Riscul ca productorii s nu raporteze corect i n termen cantitatea de zahr produs n surplus fa de cota de producie Riscul ca productorii s nu raporteze corect i n termen producia, stocurile i livrrile de zahr Riscul apariiei unor erori n centralizarea datelor din raportrile productorilor de zahr/izoglucoz Riscul ca funcionarii responsabili cu monitorizarea produciei s nu verifice ori s verifice formal datele din raportrile productorilor de zahr/izoglucoz Riscul ca, n cazul apariiei unor neconcordane ntre raportri, funcionarii responsabili s nu notifice productorii ntrun termen rezonabil pentru ca productorii s efectueze i s transmit coreciile Riscul ca aceste corecii s nu se realizeze pe baze reale
Page 47 of 206
3.5. Exercitarea controlului intern n procesul de efectuare a Riscul de a un fi puse n practic controalele raportrilor productorilor i de monitorizare a produciei interne prevzute n proceduri cu privire la acestora procesul de efectuare a raportrilor productorilor i de monitorizare a produciei acestora 4. Calculul comunicarea contribuiilor zahr/izoglucoz i 4.1. Taxa pe producia pe Calculul taxei n funcie de: cota de zahr de alocat fiecrei ntreprinderi productoare, cuantumul taxei/ton, cursul valutar stabilit prin reglementarea comunitar Riscul de a nu se calcula corect valoarea taxei pe producia de zahr/ izoglucoz Riscul de a nu se utiliza cursul valutar corect pentru transformarea euro/leu Riscul ca productorii s conteste valoarea taxei pe producia de zahr/ izoglucoz Notificarea productorilor de zahr i izoglucoz privind taxa pe producie de pltit Notificarea Direciei Economice cu privire la urmrirea ncasrii taxei pe producia de zahr/izoglucoz 4.2. Taxa pe Raportarea ctre APIA, de ctre fabricant, a cantitii produse peste cota alocat Riscul ca fabricantul s nu comunice corect i/sau n termenul legal cantitatea de zahr/izoglucoz produs peste cota alocat Transmiterea la APIA a ajustrii produciei de Riscul ca producia peste cot s nu fie ctre fabricant n cursul lunii urmtoare celei Page 48 of 206 corect ajustat excedent Riscul ca productorii s nu fie informai ntr-un termen rezonabil care s permit plata taxei de ctre acetia n termenul legal Netransmiterea notificrii implic riscul de a nu se urmri ncasarea acestor taxe
pe zahr/izoglucoz
la care se refer
Riscul ca declaraia de ajustare a produciei s nu fie transmis la APIA n termenul legal
Determinarea de ctre Direcia Msuri de Pia a cantitii excedentare de zahr/izoglucoz, prin deducerea din producia peste cot a cantitilor de zahr/izoglucoz crora li s-au dat urmtoarele destinaii: 1. reportarea n anul comercial urmtor i stocarea cantitilor de zahr/izoglucoz pe cheltuiala fabricantului (comunicarea cererilor de reportare n anul comercial urmtor)
Riscul de a nu se determina corect baza de calcul a taxei pe excedent
Riscul de a nu fi ncheiat un acord sectorial la nivel naional care s reglementeze n mod obiectiv condiiile de reportare a cantitii de sfecl i repartizarea acestei cantiti ntre productorii de sfecl n lipsa acordului sectorial, riscul de a nu fi stabilite de MADR/APIA condiiile de reportare a zahrului, pe baza unor criterii care s protejeze interesele prilor implicate Riscul ca fabricantul s nu plteasc productorilor de sfecl un pre cel puin egal cu preul minim n condiiile stabilite
Page 49 of 206
prin acordul sectorial/stabilite de MADR/APIA, pentru sfecla creia s-a aplicat o cot n anul de comercializare n care este reportat zahrul Riscul ca fabricantul s nu informeze APIA, n termenul legal, cu privire la cantitatea de zahr reportat Riscul ca fabricantul s nu fie informat asupra interdiciei de revenire la decizia de reportare Riscul ca fabricantul s nu ii ia angajamentul/s nu respecte angajamentul de a depozita, pe cheltuial proprie, cantitile reportate pn la sfritul anului de comercializare n curs Riscul ca productorul s nu ajusteze cantitatea reportat pe baze reale i/sau n termenul legal (n cazul n care producia definitiv a fabricantului din timpul anului de comercializare n cauz este mai mic dect producia estimat n momentul lurii deciziei de reportare) Page 50 of 206
Riscul ca funcionarii APIA s nu monitorizeze, n timpul campaniei de comercializare urmtoare, cantitile de zahr/izoglucoz reportate Riscul ca APIA s nu comunice la Comisia European, n termenul legal, cantitile de zahr/izoglucoz din anul de comercializare curent care trebuie reportate pentru anul de comercializare urmtor 2. livrarea cantitilor de zahr/izoglucoz ctre un transformator; Riscul ca productorul de zahr/izoglucoz s nu comunice corect/n termenul legal cantitilor de zahr/izoglucoz livrate ctre un transformator Riscul de netransmitere de ctre operator (transformator) ctre APIA a dovezilor satisfctoare de utilizare a materiei prime industriale pentru fabricarea produselor prevzute de reglementarea specific 3. livrarea cantitilor de zahr/izoglucoz ctre regiuni ultraperiferice; Riscul de a nu fi ncheiat/ de a nu fi valabil contractul dintre productorul materiilor prime excedentare i comerciantul cruia i se livreaz aceste cantiti Page 51 of 206
Riscul de a nu fi completate corespunztor certificatele de ajutor 4. exportarea cantitilor de zahr/izoglucoz pe baza unui certificat de export Riscul ca certificatele de export s fie emise cu depirea limitelor cantitative prevzute de Comisia European pentru export fr rambursri Riscul de a nu fi constituit garania n contul APIA n momentul eliberrii licenei de export sau care au fost distruse/avariate n circumstane acceptate de APIA. Calculul taxei pe excedent Riscul ca documentele prezentate n vederea justificrii cazurilor de distrugere/avariere s nu fie conforme cu cerinele legale Riscul de a nu se calcula corect valoarea taxei pe excedentul de zahr/izoglucoz Riscul de a nu se utiliza cursul valutar corect pentru transformarea euro/leu Riscul ca productorii s conteste valoarea taxei pe excedentul de zahr/izoglucoz Notificarea productorilor de zahr i izoglucoz privind taxa pe excedent de pltit Notificarea Direciei Economice cu privire la Page 52 of 206 Riscul ca productorii s nu fie informai ntr-un termen rezonabil care s permit plata taxei n termenul legal Netransmiterea notificrii implic riscul de
urmrirea ncasrii taxei pe excedentul de zahr/izoglucoz 4.3. Exercitarea controlului intern privind
a nu se urmri ncasarea acestor taxe
calculul Riscul de a nu fi puse n practic controalele calculul contribuiilor i comunicarea ctre productori a acestor contribuii Riscul de a se plti cu ntrziere taxele pe zahr/izoglucoz Riscul de a nu se plti/ncasa taxele pe zahr/izoglucoz din cauze imputabile productorului, fapt ce implic punerea la dispoziia bugetului UE a acestor sume de ctre statul membru cu repercusiuni asupra cheltuielilor bugetare naionale Riscul de a nu se colecta taxele pe zahr/izoglucoz din cauze de for major ce exonereaz statul membru de a pune la dispoziia bugetului UE a acestor sume
contribuiilor i comunicarea ctre productori a acestor interne prevzute n proceduri cu privire la contribuii 5. Colectarea contabilizarea contribuiilor zahr/izoglucoz i 5.1. ncasarea i Urmrirea de ctre Direcia Economic a contabilizarea pe taxelor zahr/izoglucoz ncasrii, n termenele legale, a taxelor pe pe producie i pe excedent
Confirmarea de ctre Direcia Economic a efecturii plii taxelor pe producia de zahr/izoglucoz i a taxei pe excedent nregistrarea contabil a obligaiei de plat i Page 53 of 206
Riscul de neconfirmare a efecturii plii taxelor pe producia de zahr/izoglucoz i a taxei pe excedent Riscul de nregistrare necorespunztoare n
a ncasrii taxelor pe producia de zahr/izoglucoz i pe excedent
contabilitate a obligaiei de plat i a ncasrii taxelor pe producia de zahr/izoglucoz i pe excedent
5.2. Exercitarea controlului intern n activitatea de colectare i Riscul de a nu fi puse n practic controalele contabilizare a taxelor pe zahr/izoglucoz interne prevzute n proceduri cu privire la colectarea i contabilizarea taxelor pe zahr/izoglucoz 6. Realizarea controlului teren productorii 6.1. la control de locului Aplicarea Respectarea metodologiei de control la de productorii autorizai de zahr/izoglucoz: faa calendarul controalelor, tehnici de control privind stocurile, analiza de risc i eantionarea documentelor/datelor din registrele supuse controlului, elaborarea rapoartelor de control 6.2. efectuat parcursul derulrii controalelor teren pe Verificri Asigurarea efecturii controalelor pe teren de privind taxa pe producie, urmrindu-se: pe - datele nscrise n registrele productorilor de zahr referitoare la cantitile de materie prim livrate i cantitile de produse finite obinute - documentele comerciale ale productorilor de zahr/izoglucoz Page 54 of 206 obligatoriu la Riscul de nerespectare a metodologiei de control la productorii autorizai de zahr/izoglucoz: calendarul controalelor, tehnici de control privind stocurile, analiza de risc i eantionarea documentelor/datelor din registrele supuse controlului, elaborarea rapoartelor de control Riscul ca n cadrul controalelor pe teren s nu se realizeze toate verificrile obligatoriu de efectuat - riscul de a nu se descoperi neconcordanele dintre declaraiile productorilor i situaia de fapt (declaraie incorect), neconcordane ce impun sancionarea productorilor pe procedurii
zahr/izoglucoz
- riscul ca productorii s nu fie sancionai pentru nerespectarea angajamentelor privind - acurateea i exhaustivitatea instrumentelor de cntrit i a analizelor de laborator utilizate - acurateea i exhaustivitatea datelor utilizate pentru stabilirea preurilor de vnzare lunare medii ale productorilor de zahr/izoglucoz - controlul respectrii obligaiei de plti preul minim productorului de sfecl de zahr - inspecia fizic a stocurilor cel puin o dat la doi ani - riscul de a nu se putea stabili cu exactitate stocurile existente datorit unor parametrii variabili legai de modalitatea de depozitare (ex: la depozitarea n vrac densitatea i umiditatea) autorizarea - riscul ca instrumentele de cntrit s nu aib atestare metrologic sau ca laboratorul s nu fie agreat - riscul de a nu se determina corect n cadrul controlului acurateea i exhaustivitatea datelor utilizate pentru stabilirea preurilor de vnzare lunare medii ale productorilor de zahr/izoglucoz - nerespectarea obligaiei de plti preul minim productorului de sfecl de zahr
Page 55 of 206
Asigurarea efecturii controalelor pe teren privind taxa pe excedent - reportarea produciei: - respectarea angajamentului de depozitare a cantitilor reportate pn n ultima zi a anului de comercializare n curs - plata preului cel puin egal cu preul minim i n condiiile aplicabile sfeclei livrate de productorii a cror producie corespunde cantitii de zahr reportate
Riscul ca n cadrul controalelor n cazul reportrii produciei s nu fie verificate: respectarea angajamentului de depozitare plata preului cel puin egal cu preul minim al sfeclei sub cot
6.3. Exercitarea controlului intern privind activitatea de control Riscul de a nu fi puse n practic controalele pe teren 7. Efectuarea raportrilor Pli Intervenie 7.1. de ctre Raportri 1. Elaborarea situaiilor de cont A i/sau B i Ministerul i de transmiterea lunar a acestora la Unitatea de Coordonare cazurilor de resurse proprii tradiionale interne prevzute n proceduri cu privire la activitatea de control pe teren Riscul ca APIA s nu ntocmeasc corect i n termen raportrile ctre Ministerul Economiei i Finanelor Unitatea de Coordonare
ctre Agenia de Economiei i Finanelor Unitatea
2. ntocmirea i transmiterea Notificrii
Page 56 of 206
pentru Agricultur
Coordonare
amortizate 3. ntocmirea i transmiterea Raportului anual privind activitatea i rezultatele controalelor efectuate de APIA 4. Estimrile provizorii pentru anul bugetar urmtor i previziunea pe trei ani, conform prevederilor Legii nr.500/2002 privind finanele publice
Riscul apariiei unor disfuncionaliti datorate ambiguitilor legislative naionale i comunitare referitoare la coninutul raportrilor, comptena de raportare (APIA ctre Comisia European direct sau prin Unitatea de Coordonare MEF)
7.2. ctre
Raportri 1. Raportri privind suprafaa cultivat cu Comisia sfecl 2. Raportri privind stocurile lunare i anuale de zahr 3. Raportri privind producia lunar de izoglucoz 4. Raportri privind producia provizorie de zahr 5. Raportri privind producia final de zahr 6. Raportri privind utilizarea cantitilor de zahr/izoglucoz produse peste cot 7. Raportri privind cantitile excedentare de zahr/izoglucoz
Riscul ca APIA s nu ntocmeasc corect i n termen raportrile ctre Comisia European
European
7.3. Exercitarea controlului intern n activitatea de raportare Riscul de a nu fi puse n practic controalele Page 57 of 206
ctre Ministerul Economiei i Finanelor i ctre Comisia interne prevzute n proceduri cu privire la European activitatea de raportare ctre Ministerul Economiei i Finanelor i ctre Comisia European 8. Recuperarea debitelor Constatarea debitelor rezultate din neplata taxelor pe Riscul de a nu exista o procedur clar privind constatarea debitelor rezultate din neplata taxelor pe zahr/izoglucoz Executarea silit n caz de neplat a taxelor pe zahr/izoglucoz Riscul de nereglementare a competenelor de executare silit ntre APIA i ANAF zahr/izoglucoz
Page 58 of 206
C.02.4 - STABILIREA NIVELULUI RISCULUI SI PUNCTAJULUI RISCULUI
Auditarea procesului de administrare a contribuiilor aferente cotelor de zahr i izoglucoz, ca venituri la bugetul Uniunii Europene Direcia Msuri de Pia; Direcia Economic; Direcia Inspecii i Structurile auditate Supracontrol; Direcia Juridic i Contencios Anul comercial 2007/2008 Perioada auditat Perioada desfurrii misiunii de audit 01.09.2008 12.11.2008 intern Elaborat de: Florinela Radu, Marcela Semntura: Data: Batacliu Supervizat de: Vasile Loghin Semntura: Data: Misiunea de audit
Nr. crt.
SUBOBIECTIVE
OBIECTE AUDITABILE
PUNCTAJ
NIVEL
P1 1. Cadrul organizatoric privind activitatea de administrare a contribuiilor aferente cotelor de zahr i izoglucoz 1.1. Structura Existena unei organigrame obligatoriu compartimente care s asigure desfurarea activitii de administrare a contribuiilor Riscul ca organigrama s nu asigure administrarea eficient a contribuiilor aferente cotelor de zahr i izoglucoz Page 59 of 206 40 % 2 0,8
P2 30 % 1 0,3
P3 30 % 1 0,3
TOTAL
1,4
Mic
organizatoric
funcionale care s cuprind n mod cuprind structuri interne care s
aferente cotelor de zahr i izoglucoz Asigurarea separrii operaiunilor de calcul, control, colectare si contabilizare a contribuiilor pe zahr/izoglucoz, prin compartimente distincte n cadrul APIA Riscul ca organigrama s nu cuprind structuri separate pentru activitile operaionale (monitorizarea produciei/calculul taxelor), activitile de control, activitile financiare (colectare/ contabilizare taxe) specifice gestionrii contribuiilor pe zahr/izoglucoz Stabilirea corect i complet a atribuiilor i competenelor pentru aceste compartimente, n Regulamentul de Organizare i Funcionare APIA ntocmirea i aprobarea fielor posturilor pentru personalul implicat n administrarea contribuiilor din sectorul zahrului Riscul ca fiele posturilor s nu fie ntocmite, sau, n cazul n care sunt ntocmite, s nu fie aprobate de conducerea APIA, iar funcionarii implicai s nu fi luat la cunostin de responsabilitile care le revin Page 60 of 206 2 0,8 1 0,3 1 0,3 1,4 Mic Riscul ca atribuiile structurilor implicate n gestionarea sectorului zahrului s nu fie corecte i/sau complete 2 0,8 2 0,6 1 0,3 1,7 Mediu 3 1,2 2 0,6 1 0,3 2,0 Mare
Transpunerea n fiele posturilor personalului implicat a tuturor atribuiilor i responsabilitilor derivate din ROF pentru ndeplinirea acestei activiti
Riscul ca sarcinile i responsabilitile din fiele posturilor s nu fie corecte/complete, s nu fie corelate cu atribuiile generale ale structurilor responsabile de ndeplinirea acestei activiti, prevzute n ROF-ul APIA Riscul ca sarcinile i responsabilitatile din fiele posturilor s nu fie corelate cu cele descrise n manualele de proceduri
2 0,8
2 0,6
2 0,6
2,0
Mediu
2 0,8
2 0,6
2 0,6
2,0
Mediu
Stabilirea, prin fiele posturilor, a sarcinilor personalului astfel nct responsabilitatile de calcul, control, colectare i contabilizare a contribuiilor pe zahr/izoglucoz s fie separate Stabilirea, prin fiele posturilor, a sarcinilor astfel nct nici un funcionar s nu ndeplineasc nici una dintre aceste sarcini fr a fi supravegheat de al doilea funcionar
Riscul de a nu fi separate sarcinile personalului referitoare la calculul, controlul, colectarea i contabilizarea contribuiilor pe zahr/izoglucoz Riscul ca sarcinile stabilite prin fiele posturilor s nu asigure respectarea principiului celor patru ochi
2 0,8
2 0,6
2 0,6
2,0
Mediu
3 1,2
2 0,6
1 0,3
2,1
Mare
Page 61 of 206
cu aceeai autoritate 1.2. privind umane Standard Asigurarea resurselor umane resursele corespunztoare pentru administrarea contribuiilor aferente cotelor de zahr i izoglucoz n ceea ce privete numrul, calificarea, experiena Riscul ca personalul responsabil cu administrarea contribuiilor aferente cotelor de zahr i izoglucoz s fie subdimensionat Riscul ca pregtirea/calificarea personalului s nu corespund cu cerinele postului Riscul ca personalul responsabil cu administrarea contribuiilor aferente cotelor de zahr i izoglucoz s nu aib suficient experien Asigurarea repartizrii echilibrate de ctre management a volumului i complexitii sarcinilor pentru fiecare funcionar Asigurarea mbuntirii calitii muncii prin interaciunea managersubordonat Riscul ca managementul s nu divizeze n mod echilibrat sarcinile Riscul apariiei unor deficiene n derularea activitii personalului suprancrcat cu sarcini Riscul ca managementul s nu ofere instruciuni i consiliere cu privire la realizarea activitii Riscul apariiei unor deficiene n derularea unor activiti noi sau care Page 62 of 206 3 2 1 0,3 2,1 Mare 1,2 0,6 1 0,4 1 0,3 2 0,6 1,3 Mic 2 0,8 2 0,8 1 0,3 3 0,9 3 0,9 2 0,6 2,3 Mare 2,0 Mediu 2 0,8 1 0,3 2 0,6 1,7 Mediu 3 1,2 2 0,6 2 0,6 2,4 Mare 2 0,8 2 0,6 2 0,6 2,0 Mediu
rezult din caracterul neclar al unor prevederi legale Asigurarea pregtirii profesionale a personalului la toate nivelurile operaionale pe baza unui plan de instruire adaptat la sarcinile i obiectivele structurilor implicate n administrarea taxelor pe zahr/izoglucoz Riscul de a nu fi elaborat i aprobat un plan de pregtire profesional Riscul ca planul de instruire a personalului s nu fie pus n practic Riscul ca planul de instruire a personalului s nu fie adaptat la activitile personalului din structurile implicate n administrarea taxelor pe zahr/izoglucoz Determinarea funciilor sensibile n procesul de administrare a taxelor pe zahr/izoglucoz, pe baza unor criterii clar definite Adoptarea unor msuri adecvate privind evitarea conflictelor de interese, pentru persoanele care ocup o funcie cu responsabilitate sau o funcie sensibil n procesul de administrare a contribuiilor din sectorul zahrului Riscul de a nu fi identificate funciile sensibile n procesul de administrare a taxelor pe zahr/izoglucoz Riscul de a nu fi stabilite activitile/aciunile care pot genera apariia unui conflict de interese Riscul de a nu fi luate msuri adecvate privind evitarea conflictelor de interese: personalul implicat n administrarea Page 63 of 206 2 0,8 2 0,6 2 0,6 2,0 Mediu 2 0,8 2 0,6 2 0,6 2,0 Mediu 2 0,8 2 0,6 2 0,6 2,0 Mediu 2 0,8 2 0,8 3 1,2 2 0,6 2 0,6 2 0,6 2 0,6 2 0,6 2 0,6 2,4 Mare 2,0 Mediu 2,0 Mediu
contribuiilor pe zahr/izoglucoz s aib un interes personal care s afecteze desfurarea activitii n mod obiectiv Asigurarea rotaiei personalului care ocup funcii sensibile, pe baza unui plan de rotaie, sau aplicarea alternativ a unei politici de supraveghere sporit 1.3. Controlul Elaborarea procedurilor specifice prin care reglementeaz activitatea de aferente cotelor de zahr i izoglucoz n conformitate cu regulamentele comunitare i legislaia naional (proceduri proprii ale APIA) Cuprinderea n procedurile de lucru privind administrarea contribuiilor din sectorul zahrului, a urmtoarelor aspecte: - descrierea detaliat a Riscul ca activitatea de administrare a contribuiilor aferente cotelor de zahr i izoglucoz s nu se desfoare pe baza unor proceduri Riscul ca procedurile s fie elaborate/aprobate, dar fr a cuprinde toate cerinele prevzute de legislaia n sectorul zahrului Riscuri cu implicaii asupra corectitudinii executrii sarcinilor cu sau fr implicaii financiare rezultate din: - descrierea insuficient/neclar a Page 64 of 206 3 1,2 3 0,9 2 0,6 2,7 Mare 2 0,8 3 0,9 1 0,3 2,0 Mediu 3 1,2 3 0,9 2 0,6 2,7 Mare activitilor Inexistena unui plan de rotaie a personalului care ocup funcii sensibile sau neaplicarea politicii de supraveghere sporit 2 0,8 2 0,6 2 0,6 2,0 Mediu
proceduri de lucru administrare a contribuiilor
activitilor privind monitorizarea produciei de zahr/izoglucoz, calculul, controlul, colectarea i contabilizarea contribuiilor pe zahr/izoglucoz; - descrierea, circuitul i nregistrarea documentelor utilizate/realizate; - verificarea administrativ, pe baza unor liste de control (checklist-uri), utilizate de fiecare funcionar responsabil, care s cuprind toate verificrile care trebuie efectuate; - asigurarea respectrii principiului celor patru ochi; - supervizarea activitii fiecrui funcionar de ctre un funcionar superior; - stabilirea termenelor de
activitilor din procesul de administrare a contribuiilor aferente cotelor de zahr i izoglucoz;
- nedescrierea/insuficienta descriere a documentelor i a circuitului acestora; nenregistrarea documentelor; - nentocmirea/ntocmirea necorespunztoare a listelor de control (check-list-uri);
- nerespectarea principiului celor patru ochi; - lipsa supervizrii/supervizare insuficient a activitii fiecrui funcionar de ctre un funcionar superior; - nestabilirea termenelor de Page 65 of 206
realizare a sarcinilor; - stabilirea modului de urmrire a modificrilor normelor comunitare astfel nct instruciunile, bazele de date i chek-list-urile s fie actualizate la timp; - stabilirea modului de monitorizare a operaiunilor/ activitilor de control desfurate la toate nivelurile Existena/ corectitudinea/ completitudinea pistei de audit care trebuie s cuprind informaii referitoare la etapele de realizare a procesului de administrare a contribuiilor pe zahr/izoglucoz 1.4. Suportul Asigurarea suportului informatic al activitii de administrare a modulul operaional care asigur
realizare a sarcinilor; - nedesemnarea modului/persoanelor responsabile cu urmrirea modificrilor normelor comunitare;
- monitorizare insuficient i/sau nesistematic a operaiunilor/ activitilor de control Riscul s nu existe/s nu fie corect/complet o pist de audit care s asigure trasabilitatea documentelor doveditoare pentru fiecare etap din procesul de administrare a contribuiilor pe zahr/ izoglucoz Inexistena modulelor informatice care conduce la riscul apariiei de procesarea neinformatizat a datelor Page 66 of 206 1 0,4 1 0,3 2 0,6 1,3 Mic 2 0,8 2 0,6 1 0,3 1,7 Mediu
informatic
contribuiilor din sectorul zahrului: erori/disfuncionaliti rezultate din
nregistrarea productorilor de zahr/izoglucoz i a cotelor alocate, monitorizarea, calculul taxelor pe zahr/izoglucoz i a modulului care asigur contabilizarea taxelor
de ctre funcionari
Riscul ca modulele informatice s nu acopere toate operaiunile specifice procesului de administrare a contribuiilor din sectorul zahrului
1 0,4
1 0,3
2 0,6
1,3
Mic
Fiabilitatea modulelor informatice utilizate n administrarea contribuiilor pe zahr/izoglucoz 1.5. Securitatea Asigurarea securitii documentelor scrise cu respectarea condiiilor de arhivare prevzute de normele naionale i comunitare Asigurarea securitii sistemului informatic prin implementarea standardelor de securitate
Riscul ca modulele informatice utilizate n administrarea contribuiilor pe zahr/izoglucoz s nu fie fiabile Riscul de neorganizare/organizare necorespunztoare a arhivei (spaiu, metodologie de arhivare) Riscul de a nu exista o politic privind securitatea sistemului informatic Riscul de a nu fi respectat politica privind securitatea sistemului Page 67 of 206
1 0,4
1 0,3
2 0,6
1,3
Mic
1 0,4
1 0,3
2 0,6
1,3
Mic
informaiilor
1 0,4 1 0,4
1 0,3 1 0,3
2 0,6 2 0,6
1,3
Mic
1,3
Mic
informatic 1.6. Informare i Asigurarea, n interiorul APIA, a comunicare schimbului operativ de informaii n privina administrrii contribuiilor pe zahr/izoglucoz, att pe nivel orizontal, ct i pe nivel vertical Asigurarea comunicrii corespunztoare dintre APIA i terii implicai n gestionarea contribuiilor pe zahr/izoglucoz (MADR, MF Unitatea de Coordonare, Comisia European) Documentarea modului de realizare a comunicrii att n interiorul APIA, ct i n relaiile cu terii, n scopul gestionrii corecte a contribuiilor pe zahr/izoglucoz Asigurarea informrii corecte i la timp a productorilor de zahr/izoglucoz prin intermediul Riscul de a aprea ntrzieri cu sau fr implicaii financiare n procesul administrrii contribuiilor pe zahr/izoglucoz datorit unei comunicri defectuoase ntre structurile interne ale APIA Riscul de necomunicare/comunicare necorespunztoare care conduce la apariia unor neconformiti cu reglementrile naionale/comunitare n gestionarea contribuiilor pe zahr/izoglucoz Ricul de a nu exista o procedur privind comunicarea att n interiorul APIA, ct i n relaiile cu terii, n scopul gestionrii corecte a contribuiilor pe zahr/izoglucoz Riscul de a nu se respecta termenele de plat a taxelor de zahr/izoglucoz 2 0,8 3 0,9 1 0,3 2,0 Mediu 2 0,8 2 0,6 1 0,3 1,7 Mediu 2 0,8 2 0,6 1 0,3 1,7 Mediu 2 0,8 2 0,6 1 0,3 1,7 Mediu
Page 68 of 206
ghidurilor de informare
Riscul ca productorul s nu i monitorizeze corect producia de zahr/izoglucoz
2 0,8
3 0,9
1 0,3
2,0
Mediu
2. Autorizarea productorilor de zahr/izoglucoz i alocarea cotelor de ctre MADR 2.1 Condiiile de Autorizarea productorilor de autorizare*) zahr/izoglucoz de ctre MADR urmare verificrii ndeplinirii condiiilor de autorizare, respectiv: demonstrarea capacitii profesionale n domeniul produciei furnizarea informaiilor necesare i acceptarea controalelor la faa locului Respectarea angajamentelor luate de productorii de zahr/izoglucoz privind: n care apare o modificare a Page 69 of 206 Riscul retragerii de ctre MADR a autorizaiei productorilor de zahr/izoglucoz ca urmare a 1 0,4 2 0,6 1 0,3 1,3 Mic Riscul ca productorii de zahr/izoglucoz s fie autorizai de MADR fr a fi ndeplinite condiiile de autorizare 1 2 1 0,3 1,3 Mic
0,4 0,6
notificarea MADR/APIA n cazul nerespectrii angajamentelor luate
datelor sale de identificare i/sau a capacitii de producie; punerea la dispoziia MADR/APIA a registrelor ntocmite i a preurilor de vnzare stabilite; comunicarea la APIA a informaiilor privind producia i stocurile; furnizarea, la cererea MADR/APIA, a oricrei informaii/document justificativ de gestionare i control 2.2 cotelor de izoglucoz*) Alocarea Alocarea cotelor naionale naionale productorilor de zahr/izoglucoz zahr/ de ctre MADR Riscul ca MADR s nu aloce n mod corespunztor cotele productorilor de zahr/izoglucoz n funcie de capacitatea de producie Riscul ca productorul de zahr/izoglucoz s conteste cota distribuit 2.3. cotelor Realocarea Reducerea de ctre MADR a naionale cotelor de zahr/izoglucoz ca Riscul de a nu se reduce cota productorului de zahr/izoglucoz Page 70 of 206 1 0,4 2 0,6 1 0,3 1,3 Mic 1 0,4 2 0,6 1 0,3 1,3 Mic 1 0,4 2 0,6 1 0,3 1,3 Mic
de izoglucoz*)
zahr/ urmare a restructurrii productorilor de zahr/izoglucoz Transferul cotelor de zahr/izoglucoz, realizat de MADR, ctre ali productori aflai pe teritoriul Romniei care dispun sau nu de cot
cu procentul din cot la care s-a renunat ca urmare a restructurrii Riscul ca transferul cotelor de zahr/izoglucoz ctre ali productori s nu se realizeze pe baza unor criterii obiective 1 0,4 2 0,6 1 0,3 1,3 Mic
3. Raportrile productorilor de zahr/izoglucoz i monitorizarea produciei 3.1. generale Raportri Raportarea produciei i a suprafeelor cultivate cu sfecl de zahr n termenul legal Raportarea de ctre ntreprinderile productoare de zahr la APIA a cantitilor de sfecl din contractele de livrare i a randamentului corespondent estimat n termenul legal Raportarea de ctre productorii de Riscul ca productorii s nu 2 3 1 2,0 Mediu Riscul ca productorii s nu raporteze corect i n termen producia i suprafeele cultivate cu sfecl de zahr Riscul ca productorii s nu raporteze corect i n termen cantitile de sfecl din contractele de livrare i a randamentului corespondent estimat 2 0,8 3 0,9 1 0,3 2,0 Mediu 2 0,8 3 0,9 1 0,3 2,0 Mediu
Page 71 of 206
zahr la MADR a preurilor medii de vnzare/cumprare n termenul legal 3.2. lunare Raportri Raportarea lunar a productorilor de zahr ctre APIA a produciei, stocurilor i livrrilor de zahr n termenul legal Raportarea lunar a productorilor de zahr ctre APIA a cantitilor de zahr prelucrate n alt stat membru UE n termenul legal 3.3. anuale Raportri Raportarea anual de ctre productori ctre APIA a cantitilor de izoglucoz aflate n proprietate sau n liber circulaie legal Raportarea productorilor de zahr ctre Agenie a cantitii de zahr produs n surplus fa de cota de producie n termenul legal Raportarea anual a productorilor
raporteze corect i n termen preurile medii de vnzare/ cumprare Riscul ca productorii s nu raporteze corect i n termen producia, stocurile i livrrile de zahr Riscul ca productorii s nu raporteze corect i n termen cantitile de zahr prelucrate n alt stat membru UE Riscul ca productorii s nu raporteze corect i n termen cantitile de izoglucoz aflate n proprietate sau n liber circulaie pe legal Riscul ca productorii s nu raporteze corect i n termen cantitatea de zahr produs n surplus fa de cota de producie Riscul ca productorii s nu Page 72 of 206
0,8
0,9
0,3
2 0,8
3 0,9
1 0,3
2,0
Mediu
2 0,8
3 0,9
1 0,3
2,0
Mediu
1 0,3
2,0
Mediu
0,8 0,9
pe teritoriul Comunitii n termenul teritoriul Comunitii n termenul 2 0,8 3 0,9 1 0,3 2,0 Mediu
2,0
Mediu
ctre APIA a produciei, stocurilor i livrrilor de zahr n termenul legal 3.4. Monitorizarea Asigurarea centralizrii datelor din produciei de raportrile productorilor de zahr/izoglucoz Verificarea corectitudinii i corelrii datelor din raportrile productorilor de zahr/izoglucoz zahr/izoglucoz
raporteze corect i n termen producia, stocurile i livrrile de zahr Riscul apariiei unor erori n centralizarea datelor din raportrile productorilor de zahr/izoglucoz Riscul ca funcionarii responsabili cu monitorizarea produciei s nu verifice ori s verifice formal datele din raportrile productorilor de zahr/izoglucoz
0,8
0,9
0,3
3 1,2 3 1,2
2 0,6 2 0,6
2 0,6 2 0,6
2,4
Mediu
2,4
Mediu
Apariia neconcordanelor ntre raportrile productorilor: notificarea acestora de ctre APIA, efectuarea i transmiterea coreciilor, verificarea realitii documentelor care stau la baza coreciilor
Riscul ca, n cazul apariiei unor neconcordane ntre raportri, funcionarii responsabili s nu notifice productorii ntr-un termen rezonabil pentru ca productorii s efectueze i s transmit coreciile Riscul ca aceste corecii s nu se realizeze pe baze reale
2 0,8
2 0,6
2 0,6
2,2
Mediu
3 1,2 3 1,2
3 0,9 3 0,9
2 0,6 2 0,6
2,7 2,7
Mare Mare
3.5. Exercitarea controlului intern n procesul de Riscul de a nu fi puse n practic efectuare a raportrilor productorilor i de controalele interne prevzute n proceduri cu privire la procesul de Page 73 of 206 monitorizare a produciei acestora
efectuare a raportrilor productorilor i de monitorizare a produciei acestora 4. Calculul i comunicarea contribuiilor pe zahr/izoglucoz 4.1. Taxa pe Calculul taxei n funcie de: cota de de zahr alocat fiecrei ntreprinderi productoare, cuantumul taxei/ton, cursul valutar stabilit prin reglementarea comunitar Riscul de a nu se calcula corect valoarea taxei pe producia de zahr/ izoglucoz Riscul de a nu se utiliza cursul valutar corect pentru transformarea euro/leu Riscul ca productorii s conteste valoarea taxei pe producia de zahr/ izoglucoz Notificarea productorilor de zahr i izoglucoz privind taxa pe producie de pltit Notificarea Direciei Economice cu privire la urmrirea ncasrii taxei pe producia de zahr/izoglucoz Riscul ca productorii s nu fie informai ntr-un termen rezonabil care s permit plata taxei de ctre acetia n termenul legal Netransmiterea notificrii implic riscul de a nu se urmri ncasarea acestor taxe Page 74 of 206 2 0,8 3 0,9 1 0,3 2,0 Mediu 2 0,8 3 0,9 2 0,6 2,3 Mediu 2 0,8 3 0,6 1 0,3 1,7 Mediu 3 1,2 3 0,9 2 0,6 2,7 Mare 3 1,2 3 0,9 2 0,6 2,7 Mare
producia
zahr/izoglucoz
4.2.
Taxa
pe Raportarea ctre APIA, de ctre fabricant, a cantitii produse peste cota alocat Transmiterea la APIA a ajustrii produciei de ctre fabricant n cursul lunii urmtoare celei la care se refer Determinarea de ctre Direcia Msuri de Pia a cantitii excedentare de zahr/izoglucoz, prin deducerea din producia peste cot a cantitilor de zahr/ izoglucoz crora li s-au dat urmtoarele destinaii: 1. reportarea n anul comercial urmtor i stocarea cantitilor de zahr/izoglucoz pe cheltuiala
Riscul ca fabricantul s nu comunice corect i/sau n termenul legal cantitatea de zahr/izoglucoz produs peste cota alocat Riscul ca producia peste cot s nu fie corect ajustat Riscul ca declaraia de ajustare a produciei s nu fie transmis la APIA n termenul legal Riscul de a nu se determina corect baza de calcul a taxei pe excedent
1 0,4
3 0,9
1 0,3
1,6
Mediu
excedent
1 0,4 1 0,4 3 1,2
3 0,9 3 0,9 3 0,9
1 0,3 1 0,3 2 0,6
1,6 1,6
Mediu Mediu
2,7
Mare
Riscul de a nu fi ncheiat un acord sectorial la nivel naional care s reglementeze n mod obiectiv Page 75 of 206
1 0,4
2 0,6
1 0,3
1,3
Mic
fabricantului (comunicarea cererilor de reportare n anul comercial urmtor)
condiiile de reportare a cantitii de sfecl i repartizarea acestei cantiti ntre productorii de sfecl n lipsa acordului sectorial, riscul de a nu fi stabilite de MADR/APIA condiiile de reportare a zahrului, pe baza unor criterii care s protejeze interesele prilor implicate Riscul ca fabricantul s nu plteasc productorilor de sfecl un pre cel puin egal cu preul minim n condiiile stabilite prin acordul sectorial/stabilite de MADR/APIA, pentru sfecla creia s-a aplicat o cot n anul de comercializare n care este reportat zahrul Riscul ca fabricantul s nu informeze APIA, n termenul legal, cu privire la cantitatea de zahr reportat Riscul ca fabricantul s nu fie 2 3 1 2,0 Mediu 2 0,8 3 0,9 1 0,3 2,0 Mediu 2 0,8 2 0,6 1 0,3 1,7 Mediu 1 0,4 2 0,6 1 0,3 1,3 Mic
Page 76 of 206
informat asupra interdiciei de revenire la decizia de reportare Riscul ca fabricantul s nu i ia angajamentul/s nu respecte angajamentul de a depozita, pe cheltuial proprie, cantitile reportate pn la sfritul anului de comercializare n curs Riscul ca productorul s nu ajusteze cantitatea reportat pe baze reale i/sau n termenul legal (n cazul n care producia definitiv a fabricantului din timpul anului de comercializare n cauz este mai mic dect producia estimat n momentul lurii deciziei de reportare) Riscul ca funcionarii APIA s nu monitorizeze, n timpul campaniei de comercializare urmtoare, cantitile de zahr/izoglucoz reportate Page 77 of 206
0,8 2 0,8
0,9 3 0,9
0,3 1 0,3 2,0 Mediu
3 1,2
3 0,9
2 0,6
2,7
Mare
3 1,2
3 0,9
2 0,6
2,7
Mare
Riscul ca APIA s nu comunice la Comisia European, n termenul legal, cantitile de zahr/izoglucoz din anul de comercializare curent care trebuie reportate pentru anul de comercializare urmtor 2. livrarea cantitilor de zahr/izoglucoz ctre un transformator; **) Riscul ca productorul de zahr/izoglucoz s nu comunice corect/n termenul legal cantitilor de zahr/izoglucoz livrate ctre un transformator Riscul de netransmitere de ctre operator (transformator) ctre APIA a dovezilor satisfctoare de utilizare a materiei prime industriale pentru fabricarea produselor prevzute de reglementarea specific 5. livrarea cantitilor de zahr/izoglucoz ctre regiuni ultraperiferice;**) Riscul de a nu fi ncheiat/ de a nu fi valabil contractul dintre productorul materiilor prime excedentare i comerciantul cruia i se livreaz aceste cantiti Page 78 of 206
3 1,2
2 0,6
2 0,6
2,4
Mare
1 0,4
2 0,6
1 0,3
1,3
Mic
1 0,4
2 0,6
1 0,3
1,3
Mic
1 0,4
2 0,6
1 0,3
1,3
Mic
Riscul de a nu fi completate corespunztor certificatele de ajutor 6. exportarea cantitilor de zahr/izoglucoz pe baza unui certificat de export;**) Riscul ca certificatele de export s fie emise cu depirea limitelor cantitative prevzute de Comisia European pentru export fr rambursri Riscul de a nu fi constituit garania n contul APIA n momentul eliberrii licenei de export sau care au fost distruse/avariate n circumstane acceptate de APIA;**) Riscul ca documentele prezentate n vederea justificrii cazurilor de distrugere/avariere s nu fie conforme cu cerinele legale Calculul taxei pe excedent Riscul de a nu se calcula corect valoarea taxei pe excedentul de zahr/izoglucoz Riscul de a nu se utiliza cursul valutar corect pentru transformarea euro/leu Riscul ca productorii s conteste valoarea taxei pe excedentul de Page 79 of 206
1 0,4 1 0,4
2 0,6 2 0,6
1 0,3 1 0,3
1,3 1,3
Mic Mic
1 0,3 1 0,3
1,3
Mic
0,4 0,6 1 0,4 2 0,6
1,3
Mic
3 1,2 3 1,2 2 0,8
3 0,9 3 0,9 3 0,6
2 0,6 2 0,6 1 0,3
2,7
Mare
2,7
Mare
1,7
Mediu
zahr/izoglucoz Notificarea productorilor de zahr i izoglucoz privind taxa pe excedent de pltit Notificarea Direciei Economice cu privire la urmrirea ncasrii taxei pe excedentul de zahr/izoglucoz Riscul ca productorii s nu fie informai ntr-un termen rezonabil care s permit plata taxei n termenul legal Netransmiterea notificrii implic riscul de a nu se urmri ncasarea acestor taxe 3 1,2 3 0,9 2 0,6 2,7 Mare 2 0,8 3 0,9 2 0,6 2,3 Mediu 2 3 2 0,6 2,3 Mediu 0,8 0,9
4.3. Exercitarea controlului intern privind calculul Riscul de a nu fi puse n practic contribuiilor i comunicarea ctre productori a controalele interne prevzute n acestor contribuii proceduri cu privire la calculul contribuiilor i comunicarea ctre productori a acestor contribuii
5. Colectarea i contabilizarea contribuiilor pe zahr/izoglucoz 5.1. ncasarea i Urmrirea de ctre Direcia contabilizarea taxelor zahr/izoglucoz Economic a ncasrii, n termenele pe legale, a taxelor pe producie i pe excedent Riscul de a se plti cu ntrziere taxele pe zahr/izoglucoz Riscul de a nu se plti/ncasa taxele pe zahr/izoglucoz din cauze imputabile productorului, fapt ce implic punerea la dispoziia Page 80 of 206 2 0,8 3 1,2 3 0,9 3 0,9 1 0,3 2 0,6 2,7 Mare 2,0 Mediu
bugetului UE a acestor sume de ctre statul membru cu repercusiuni asupra cheltuielilor bugetare naionale Riscul de a nu se colecta taxele pe zahr/izoglucoz din cauze de for major ce exonereaz statul membru de a pune la dispoziia bugetului UE a acestor sume Confirmarea de ctre Direcia pe producia de zahr/izoglucoz i a taxei pe excedent nregistrarea contabil a obligaiei de plat i a ncasrii taxelor pe producia de zahr/izoglucoz i pe excedent Riscul de neconfirmare a efecturii zahr/izoglucoz i a taxei pe excedent Riscul de nregistrare necorespunztoare n contabilitate a obligaiei de plat i a ncasrii taxelor pe producia de zahr/izoglucoz i pe excedent 5.2. Exercitarea controlului intern n activitatea de Riscul de a nu fi puse n practic colectare i contabilizare a taxelor pe zahr/izoglucoz controalele interne prevzute n proceduri cu privire la colectarea i contabilizarea taxelor pe Page 81 of 206 3 1,2 3 0,9 2 0,6 2,7 Mare 2 0,8 2 0,6 1 0,3 1,7 Mediu 2 0,8 2 0,6 1 0,3 1,7 Mediu Economic a efecturii plii taxelor plii taxelor pe producia de 2 0,8 2 0,6 1 0,3 1,7 Mediu
zahr/izoglucoz
6. Realizarea controlului pe teren la productorii de zahr/izoglucoz 6.1. control locului Aplicarea Respectarea metodologiei de de control la productorii autorizai de faa zahr/izoglucoz: calendarul controalelor, tehnici de control privind stocurile, analiza de risc i eantionarea documentelor/datelor din registrele supuse controlului, elaborarea rapoartelor de control 6.2. Verificri Asigurarea efecturii controalelor de pe teren privind taxa pe producie, la Riscul de nerespectare a metodologiei de control la productorii autorizai de zahr/izoglucoz: calendarul controalelor, tehnici de control privind stocurile, analiza de risc i eantionarea documentelor/datelor din registrele supuse controlului, elaborarea rapoartelor de control Riscul ca n cadrul controalelor pe teren s nu se realizeze toate 3 1,2 3 0,9 2 0,6 2,7 Mare obligatoriu 3 1,2 3 0,9 2 0,6 2,7 Mare
procedurii
Page 82 of 206
efectuat parcursul derulrii controalelor teren
pe urmrindu-se: - datele nscrise n registrele productorilor de zahr referitoare pe la cantitile de materie prim livrate i cantitile de produse finite obinute - documentele comerciale ale
verificrile obligatoriu de efectuat - riscul de a nu se descoperi neconcordanele dintre declaraiile productorilor i situaia de fapt (declaraie incorect), neconcordane ce impun sancionarea productorilor - riscul ca productorii s nu fie angajamentelor privind autorizarea
productorilor de zahr/izoglucoz sancionai pentru nerespectarea - acurateea i exhaustivitatea instrumentelor de cntrit i a analizelor de laborator utilizate - acurateea i exhaustivitatea datelor utilizate pentru stabilirea preurilor de vnzare lunare medii ale productorilor de zahr/izoglucoz - controlul respectrii obligaiei de plti preul minim productorului de sfecl de zahr - riscul ca instrumentele de cntrit s nu aib atestare metrologic sau ca laboratorul s nu fie agreat - riscul de a nu se determina corect n cadrul controlului acurateea i exhaustivitatea datelor utilizate pentru stabilirea preurilor de vnzare lunare medii ale productorilor de zahr/izoglucoz - nerespectarea obligaiei de plti preul minim productorului de sfecl de zahr Page 83 of 206
- inspecia fizic a stocurilor cel puin o dat la doi ani
- riscul de a nu se putea stabili cu exactitate stocurile existente datorit unor parametrii variabili legai de modalitatea de depozitare (ex: la depozitarea n vrac densitatea i umiditatea)
Asigurarea efecturii controalelor pe teren privind taxa pe excedent reportarea produciei: - respectarea angajamentului de depozitare a cantitilor reportate pn n ultima zi a anului de comercializare n curs - plata preului cel puin egal cu preul minim i n condiiile aplicabile sfeclei livrate de productorii a cror producie corespunde cantitii de zahr
Riscul ca n cadrul controalelor n cazul reportrii produciei s nu fie verificate: respectarea angajamentului de depozitare plata preului cel puin egal cu preul minim al sfeclei sub cot
3 1,2
3 0,9
2 0,6
2,7
Mare
Page 84 of 206
reportate 6.3. Exercitarea controlului intern privind activitatea Riscul de a nu fi puse n practic de control pe teren controalele interne prevzute n proceduri cu privire la activitatea de control pe teren 7. Efectuarea raportrilor de ctre Agenia de Pli i Intervenie pentru Agricultur 7.1. ctre Raportri 1. Elaborarea situaiilor de cont A Ministerul i/sau B i transmiterea lunar a i acestora la Unitatea de Coordonare 2. ntocmirea i transmiterea de Notificrii cazurilor de resurse proprii tradiionale amortizate 3. ntocmirea i transmiterea Raportului anual privind activitatea i rezultatele controalelor efectuate de APIA 4. Estimrile provizorii pentru anul bugetar urmtor i previziunea pe trei ani, conform prevederilor Legii Riscul apariiei unor disfuncionaliti datorate ambiguitilor legislative naionale i comunitare referitoare la coninutul raportrilor, competena de raportare (APIA ctre Comisia European direct sau prin Unitatea de Coordonare MEF) 3 1,2 3 0,9 2 0,6 2,7 Mare Riscul ca APIA s nu ntocmeasc corect i n termen raportrile ctre Ministerul Economiei i Finanelor Unitatea de Coordonare 3 1,2 3 0,9 2 0,6 2,7 Mare 3 1,2 3 0,9 2 0,6 2,7 Mare
Economiei Finanelor Unitatea Coordonare
Page 85 of 206
nr.500/2002 privind finanele publice
7.2. ctre
Raportri 1. Raportri privind suprafaa Comisia cultivat cu sfecl 2. Raportri privind stocurile lunare i anuale de zahr 3. Raportri privind producia lunar de izoglucoz 4. Raportri privind producia provizorie de zahr 5. Raportri privind producia final de zahr 6. Raportri privind utilizarea cantitilor de zahr/izoglucoz produse peste cot 7. Raportri privind cantitile excedentare de zahr/izoglucoz
3 1,2
2 0,6
2 0,6
2,4
Mare
European
7.3. Exercitarea controlului intern n activitatea de Riscul de a nu fi puse n practic Page 86 of 206
2,7
Mare
raportare ctre Ministerul Economiei i Finanelor i controalele interne prevzute n ctre Comisia European proceduri cu privire la activitatea de raportare ctre Ministerul Economiei i Finanelor i ctre Comisia European 8. Recuperarea debitelor 8.1. Constatarea debitelor rezultate din neplata taxelor Riscul de a nu exista o procedur pe zahr/izoglucoz clar privind constatarea debitelor rezultate din neplata taxelor pe zahr/izoglucoz 8.2. Executarea silit n caz de neplat a taxelor pe Riscul de nereglementare a zahr/izoglucoz competenelor de executare silit ntre APIA i ANAF
1,2
0,9
0,6
1 0,4
2 0,6
1 0,3
1.3
Mic
1 0,4
2 0,6
1 0,3
1,3
Mic
Page 87 of 206
Criterii
Ponderea Mic
Riscul Mediu 1,6 - 2,0 Mare 2,1 3,0
Aprecierea controlului intern Aprecierea cantitativ Aprecierea calitativ
40% 1,0 -1,5 30% 30%
*) Situaiile: livrarea cantitilor de zahr/izoglucoz ctre un transformator, livrarea cantitilor de zahr/izoglucoz ctre regiuni ultraperiferice, exportarea cantitilor de zahr/izoglucoz pe baza unui certificat de export, cantitile care au fost distruse/avariate n circumstane acceptate de APIA, au fost abordate la un nivel minimal pentru a prezenta imaginea de ansamblu a bazei de calcul pentru taxa pe excedent, ns au fost evaluate cu risc mic pentru a fi eliminate din aria auditului. n fapt, aceste situaii pot prezenta o serie de riscuri.
Page 88 of 206
C.02.5 - TABELUL PUNCTE TARI PUNCTE SLABE
Misiunea de audit Structurile auditate Perioada auditat Perioada desfurrii misiunii de audit intern Elaborat de: Florinela Radu, Marcela Batacliu Supervizat de: Vasile Loghin
Auditarea procesului de administrare a contribuiilor aferente cotelor de zahr i izoglucoz, ca venituri la bugetul Uniunii Europene Direcia Msuri de Pia; Direcia Economic; Direcia Inspecii i Supracontrol; Direcia Juridic i Contencios Anul comercial 2007/2008 01.09.2008 12.11.2008 Semntura: Semntura: Data: Data:
Nr. crt.
SUBOBIECTIVE
OBIECTE AUDITABILE
PUNCTAJ
NIVEL
T/S 1. Cadrul organizatoric privind activitatea de administrare a contribuiilor aferente cotelor de zahr i izoglucoz 1.1. Structura Existena unei organigrame Riscul ca organigrama s nu T
Impact (conse cine) Mic
Grad de ncrede re Mare Mic
organizatoric
funcionale care s cuprind n mod cuprind structuri interne care s obligatoriu compartimente care s asigure administrarea eficient a asigure desfurarea activitii de contribuiilor aferente cotelor de administrare a contribuiilor aferente zahr i izoglucoz Page 89 of 206
cotelor de zahr i izoglucoz Asigurarea separrii operaiunilor de Riscul calcul, control, a colectare contribuiilor contabilizare ca organigrama s nu S Mare Mic Mare
si cuprind structuri separate pentru pe activitile taxelor), activitile (colectare/contabilizare zahr/izoglucoz activitile operaionale produciei/calculul de control, financiare taxe)
zahr/izoglucoz, prin compartimente (monitorizarea distincte n cadrul APIA
specifice gestionrii contribuiilor pe Stabilirea corect i complet a Riscul aceste compartimente, de Organizare ca atribuiile structurilor S Mediu Mic Mediu
atribuiilor i competenelor pentru implicate n gestionarea sectorului n zahrului s nu fie corecte i/sau i complete T Mic Mare Mic Regulamentul ntocmirea i
Funcionare APIA aprobarea fielor Riscul ca fiele posturilor s nu fie posturilor pentru personalul implicat ntocmite, sau, n cazul n care sunt n administrarea contribuiilor din ntocmite, s nu fie aprobate de sectorul zahrului conducerea APIA, iar functionarii implicai s nu fi luat la cunostin responsabilitile care le revin
Page 90 of 206
Transpunerea personalului atribuiilor i
fiele a
posturilor Riscul
ca s
sarcinile din nu
i fiele fie
Mediu
Mic
Mediu
implicat
tuturor responsabilitatile
responsabilitilor posturilor
derivate din ROF pentru ndeplinirea corecte/complete, s nu fie corelate acestei activiti cu atribuiile generale ale structurilor responsabile de ndeplinirea acestei activiti, prevzute n ROF-ul APIA Riscul ca sarcinile din i fiele S Mediu Mic Mediu responsabilitatile
posturilor s nu fie corelate cu cele descrise n manualele de proceduri; Stabilirea, prin fiele posturilor, a Riscul de a nu fi separate sarcinile sarcinilor personalului astfel nct personalului referitoare la calculul, responsabilitatile de calcul, control, controlul, colectare fie separate Stabilirea, prin fiele posturilor, a Riscul ca sarcinile stabilite prin sarcinilor astfel nct nici un fisele posturilor s nu asigure functionar s nu ndeplineasc nici respectarea principiului celor patru una dintre aceste sarcini fr a fi ochi supravegheat de al doilea funcionar Page 91 of 206 S Mare Mic Mare si contabilizare a contabilizarea contribuiilor pe zahr/izoglucoz s zahr/izoglucoz colectarea contribuiilor i pe S Mediu Mic Mediu
cu aceeai autoritate
1.2. privind umane
Standard Asigurarea contribuiilor
resurselor aferente
umane Riscul ca personalul responsabil cu cotelor de cotelor de zahr i izoglucoz s fie Riscul ca pregtirea/calificarea
Mediu
Mic
Mediu
resursele corespunztoare pentru administrarea administrarea contribuiilor aferente zahr i izoglucoz n ceea ce privete subdimensionat numrul, calificarea, experiena S Mare Mic Mare personalului s nu corespund cu cerinele postului; Riscul ca personalul responsabil cu administrarea contribuiilor aferente cotelor de zahr i izoglucoz s nu aib suficient experien Asigurarea repartizrii echilibrate de Riscul ca managementul s nu ctre management a volumului i divizeze n mod echilibrat sarcinile complexitii sarcinilor pentru fiecare Riscul apariiei unor deficiene n funcionar Asigurarea subordonat mbuntirii derularea activitii personalului T Mic Mare Mic suprancrcat cu sarcini calitii Riscul ca managementul s nu ofere realizarea activitii Riscul apariiei unor deficiene n Page 92 of 206 S Mare Mic Mare muncii prin interaciunea manager- instruciuni i consiliere cu privire la S Mare Mic Mare S Mediu Mic Mediu S Mediu Mic Mediu
derularea unor activiti noi sau care rezult din caracterul neclar al unor prevederi legale Asigurarea pregtirii profesionale a Riscul de a nu fi elaborat i aprobat personalului instruire la toate la nivelurile un plan de pregtire profesional S S Mediu Mare Mic Mic Mediu Mare i personalului s nu fie pus n practic pe personalului s nu fie adaptat la activitile personalului din structurile implicate n administrarea taxelor pe zahr/izoglucoz Determinarea funciilor sensibile n Riscul de a nu fi identificate procesul de administrare a taxelor pe funciile sensibile n procesul de zahr/izoglucoz, pe baza unor criterii administrare clar definite Adoptarea privind unor msuri evitarea conflictelor zahr/izoglucoz adecvate Riscul de a nu fi stabilite S Mediu Mic Mediu de activitile/aciunile care pot genera S Mediu Mic Mediu a taxelor pe S Mediu Mic Mediu operaionale pe baza unui plan de Riscul ca planul de instruire a adaptat sarcinile obiectivele structurilor implicate n Riscul ca planul de instruire a administrarea zahr/izoglucoz taxelor S Mediu Mic Mediu
interese, pentru persoanele care ocup apariia unui conflict de interese o functie cu responsabilitate sau o Riscul de a nu fi luate msuri funcie sensibil n procesul de adecvate administrare a contribuiilor privind evitarea din conflictelor de interese: personalul Page 93 of 206
sectorul zahrului
implicat
administrarea
contribuiilor pe zahr/izoglucoz s aib un interes personal care s afecteze desfurarea activitii n mod obiectiv Asigurarea rotaiei personalului care Inexistena unui plan de rotaie a ocup funcii sensibile, pe baza unui personalului plan de rotaie, a unei sau alternativ 1.3. politici care ocup funcii aplicarea sensibile sau neaplicarea politicii de de supraveghere sporit S Mare Mic Mare S Mediu Mic Mediu
supraveghere sporit Controlul Elaborarea procedurilor specifice care Riscul ca activitatea de administrare prin reglementeaz activitatea de a contribuiilor aferente cotelor de i ca izoglucoz s nu s se fie a S Mediu Mic Mediu activitilor
proceduri de lucru administrare a contribuiilor aferente zahr conformitate cu regulamentele Riscul
cotelor de zahr i izoglucoz n desfoare pe baza unor proceduri procedurile comunitare i legislaia naional elaborate/aprobate, dar fr (proceduri proprii ale APIA) legislaia n sectorul zahrului Cuprinderea n procedurile de lucru Riscuri din sectorul zahrului, a urmtoarelor sau aspecte: fr cu implicaii implicaii asupra financiare S Mare Mic Mare privind administrarea contribuiilor corectitudinii executrii sarcinilor cu rezultate din: Page 94 of 206
cuprinde toate cerinele prevzute de
- descrierea detaliat a activitilor -
descrierea insuficient/neclar a din procesul de
privind monitorizarea produciei de activitilor colectarea - descrierea, nregistrarea utilizate/realizate; i
zahr/izoglucoz, calculul, controlul, administrare a contribuiilor aferente contabilizarea cotelor de zahr i izoglucoz; circuitul i a documentelor acestora; - verificarea admnistrativ, pe baza documentelor unor liste de control (check-list-uri), utilizate de fiecare nentocmirea/ntocmirea funcionar necorespunztoare a i a circuitului nenregistrarea contribuiilor pe zahr/izoglucoz; documentelor - nedescrierea/insuficienta descriere
responsabil, care s cuprind toate listelor de control (check-list-uri); verificrile care trebuie efectuate; - asigurarea respectrii principiului celor patru ochi; - supervizarea activitii fiecrui - nerespectarea principiului celor funcionar de ctre un funcionar patru ochi; superior; a sarcinilor; lipsa supervizrii/supervizare - stabilirea termenelor de realizare insuficient a activitii fiecrui funcionar de ctre un funcionar Page 95 of 206
superior; - stabilirea modului de urmrire a astfel nct instruciunile, bazele de date i chek-list-urile modului s fie - nedesemnarea modului/persoanelor responsabile a monitorizare insuficient i/sau a operaiunilor/ nesistematic cu urmrirea de modificrilor normelor comunitare; actualizate la timp; - stabilirea monitorizare desfurate la toate nivelurile nestabilirea termenelor de modificrilor normelor comunitare realizare a sarcinilor;
operaiunilor/activitilor de control -
activitilor de control Existena/corectitudinea/completitudi Riscul s nu existe/s nu fie s asigure din a trasabilitatea pentru de pe procesul S Mediu Mic Mediu
nea pistei de audit care trebuie s corect/complet o pist de audit cuprind informaii referitoare la care administrare a contribuiilor pe fiecare etapele de realizare a procesului de documentelor etap zahr/izoglucoz administrare doveditoare
contribuiilor
zahr/ izoglucoz
Page 96 of 206
1.4.
Suportul Asigurarea suportului informatic al Inexistena modulelor informatice activitii de administrare a care conduce la riscul apariiei de contribuiilor din sectorul zahrului: erori/disfuncionaliti rezultate din modulul operaional care asigur procesarea neinformatizat a datelor nregistrarea productorilor de de ctre funcionari zahr/izoglucoz i a cotelor alocate, Riscul ca modulele informatice s monitorizarea, calculul taxelor pe nu asigur contabilizarea taxelor Fiabilitatea utilizate modulelor n a acopere toate operaiunile din sectorul informatice administrarea zahr/izoglucoz i a modulului care specifice procesului de administrare contribuiilor zahrului informatice Riscul ca modulele administrarea utilizate n
Mic
Mare
Mic
informatic
Mic
Mare
Mic
Mic
Mare
Mic
contribuiilor pe zahr/izoglucoz 1.5.
contribuiilor pe zahr/izoglucoz s nu fie fiabile T Mic Mare Mic
Securitatea Asigurarea securitii documentelor Riscul de neorganizare/organizare scrise cu respectarea condiiilor de necorespunztoare a arhivei (spaiu, arhivare Asigurarea informatic prevzute securitii prin de normele metodologie de arhivare) sistemului Riscul de a nu exista o politic securitatea sistemului informatic Riscul de a nu fi respectat politica Page 97 of 206 naionale i comunitare
informaiilor
Mic
Mare
Mic
implementarea privind
standardelor de securitate
Mic
Mare
Mic
privind informatic
securitatea
sistemului S Mediu Mic Mediu
1.6. Informare i Asigurarea, n interiorul APIA, a Riscul de a aprea ntrzieri cu sau comunicare schimbului operativ de informaii n fr implicaii financiare n procesul privina administrrii contribuiilor pe administrrii zahr/izoglucoz, att pe nivel zahr/izoglucoz comunicri orizontal, ct i pe nivel vertical Asigurarea contribuiilor datorit defectuoase pe unei ntre
structurile interne ale APIA comunicrii Riscul de necomunicare/comunicare unor neconformiti contribuiilor cu pe S Mediu Mic Mediu S Mediu Mic Mediu corespunztoare dintre APIA i terii necorespunztoare care conduce la implicai n gestionarea contribuiilor apariia Unitatea de Coordonare, Comisia n European) pe zahr/izoglucoz (MADR, MF reglementrile naionale/comunitare gestionarea zahr/izoglucoz comunicarea att n
Documentarea modului de realizare a Ricul de a nu exista o procedur comunicrii att n interiorul APIA, privind ct i n relaiile cu terii, n scopul interiorul APIA, ct i n relaiile cu gestionrii corecte a contribuiilor pe terii, n scopul gestionrii corecte a zahr/izoglucoz timp a productorilor prin contribuiilor pe zahr/izoglucoz Asigurarea informrii corecte i la Riscul de a nu se respecta termenele de de plat a taxelor de zahr/izoglucoz intermediul zahr/izoglucoz Page 98 of 206
Mediu
Mic
Mediu
ghidurilor de informare
Riscul ca productorul s nu i monitorizeze corect producia de zahr/izoglucoz
Mediu
Mic
Mediu
2. Autorizarea productorilor de zahr/izoglucoz i alocarea cotelor de ctre MADR 2.1 Condiiile de Autorizarea autorizare urmare productorilor verificrii de Riscul ca fr a productorii fi de T Mic Mare Mic
zahr/izoglucoz de ctre MADR zahr/izoglucoz s fie autorizai de ndeplinirii MADR capacitii n domeniul informaiilor ndeplinite condiiilor de autorizare, respectiv: demonstrarea profesionale produciei furnizarea la faa locului Respectarea angajamentelor luate de Riscul retragerii de ctre MADR a productorii privind: n care apare o modificare a datelor sale de identificare i/sau a Page 99 of 206 de zahr/izoglucoz autorizaiei productorii ca urmare de a zahr/izoglucoz T Mic Mare Mic necesare i acceptarea controalelor condiiile de autorizare
notificarea MADR/APIA n cazul nerespectrii angajamentelor luate
capacitii de producie; punerea la dispoziia MADR/APIA a registrelor ntocmite la APIA i a a preurilor de vnzare stabilite; comunicarea stocurile; furnizarea, MADR/APIA, la a cererea oricrei informaiilor privind producia i
informaii/document justificativ de gestionare i control 2.2 cotelor de zahr/izoglucoz Alocarea Alocarea ctre MADR; cotelor naionale Riscul ca MADR s nu aloce n mod de zahr/izoglucoz n funcie de Riscul distribuit 2.3. cotelor de zahr/izoglucoz Realocarea Reducerea de ctre MADR a cotelor Riscul de a nu se reduce cota naionale de zahr/izoglucoz ca urmare a productorului de zahr/izoglucoz restructurrii zahr/izoglucoz productorilor de cu procentul din cot la care s-a renunat ca urmare a restructurrii T Mic Mare Mic ca productorul de T Mic Mare Mic zahr/izoglucoz s conteste cota T Mic Mare Mic naionale productorilor de zahr/izoglucoz de corespunztor cotele productorilor
Page 100 of 206
Transferul ctre de cot ali
cotelor productori aflai
de Riscul ca transferul
cotelor de ctre ali
Mic
Mare
Mic
zahr/izoglucoz, realizat de MADR, zahr/izoglucoz
pe productori s nu se realizeze pe
teritoriul Romniei care dispun sau nu baza unor criterii obiective
3. Raportrile productorilor de zahr/izoglucoz i monitorizarea produciei 3.1. generale Raportri Raportarea produciei i a Riscul ca productorii s nu S Mediu Mic Mediu
suprafeelor cultivate cu sfecl de raporteze corect i zahr n termenul legal sfecl de zahr Raportarea de ctre ntreprinderile Riscul productoare de zahr de legal Raportarea de ctre productorii de Riscul zahr la MADR a preurilor medii de raporteze vnzare/cumprare n termenul legal preurile ca livrare i a ca
n termen
producia i suprafeele cultivate cu productorii s nu S Mediu Mic Mediu
la APIA a raporteze corect i randamentului de livrare i a
n termen randamentului
cantitilor de sfecl din contractele cantitile de sfecl din contractele corespondent estimat n termenul corespondent estimat productorii corect i medii n s nu de S Mediu Mic Mediu
termen
vnzare/cumprare Page 101 of 206
3.2. lunare
Raportri Raportarea lunar a productorilor de Riscul zahr ctre APIA a
ca
productorii
nu
Mediu
Mic
Mediu
produciei, raporteze corect i zahr ca
n termen
stocurilor i livrrilor de zahr n producia, stocurile i livrrile de termenul legal Raportarea lunar a productorilor de Riscul productorii s nu S Mediu Mic Mediu
zahr ctre APIA a cantitilor de raporteze corect i UE n termenul legal 3.3. anuale Raportri Raportarea anual de stat membru UE ctre Riscul ca
n termen
zahr prelucrate n alt stat membru cantitile de zahr prelucrate n alt productorii s nu S Mediu Mic Mediu
productori ctre APIA a cantitilor raporteze corect i n liber circulaie pe
n termen
de izoglucoz aflate n proprietate sau cantitile de izoglucoz aflate n teritoriul proprietate sau n liber circulaie pe teritoriul Comunitii n termenul legal Raportarea productorilor de zahr Riscul ca productorii s nu S Mediu Mic Mediu ctre Agenie a cantitii de zahr raporteze corect i producie n termenul legal n termen Comunitii n termenul legal
produs n surplus fa de cota de cantitatea de zahr produs n surplus fa de cota de producie ca productorii s nu S Mediu Mic Mediu n termen Raportarea anual a productorilor Riscul livrrilor de zahr n termenul legal
ctre APIA a produciei, stocurilor i raporteze corect i zahr Page 102 of 206
producia, stocurile i livrrile de
3.4. Monitorizarea Asigurarea centralizrii datelor din Riscul produciei de raportrile productorilor zahr/izoglucoz zahr/izoglucoz
apariiei
unor
erori
Mediu
Mic
Mediu
de centralizarea datelor din raportrile productorilor de zahr/izoglucoz S Mediu Mic Mediu
Verificarea corectitudinii i corelrii Riscul ca funcionarii responsabili datelor din raportrile productorilor cu monitorizarea produciei s nu de zahr/izoglucoz verifice ori s verifice formal datele din raportrile productorilor de zahr/izoglucoz Apariia neconcordanelor ntre Riscul ca, n cazul apariiei unor ntre responsabili raportri, s nu
Mediu
Mic
Mediu
raportrile productorilor: notificarea neconcordane acestora de ctre APIA, efectuarea i funcionarii
transmiterea coreciilor, verificarea notifice productorii ntr-un termen realitii documentelor care stau la rezonabil pentru ca productorii s baza coreciilor efectueze i s transmit coreciile Riscul ca aceste corecii s nu se realizeze pe baze reale 3.5. Exercitarea controlului intern n procesul de Riscul de a nu fi puse n practic efectuare a raportrilor productorilor i de controalele interne prevzute n proceduri cu privire la procesul de efectuare a raportrilor productorilor i de monitorizare a produciei acestora Page 103 of 206 monitorizare a produciei acestora S Mare Mic Mare S Mare Mic Mare
4. Calculul i comunicarea contribuiilor pe zahr/izoglucoz 4.1. Taxa pe producia pe Calculul taxei n funcie de: cota de Riscul de a nu se calcula corect de zahr alocat fiecrei ntreprinderi valoarea taxei pe producia de zahr/ productoare, cuantumul taxei/ton, izoglucoz cursul valutar stabilit prin Riscul de a nu se utiliza cursul valutar corect pentru transformarea euro/leu Riscul ca productorii s conteste valoarea taxei pe producia de zahr/ izoglucoz Notificarea productorilor de zahr i Riscul ca productorii s nu fie izoglucoz privind taxa pe producie informai ntr-un termen rezonabil de pltit care s permit plata taxei de ctre acetia n termenul legal Notificarea Direciei Economice cu Netransmiterea notificrii implic privire la urmrirea ncasrii taxei pe riscul de a nu se urmri ncasarea producia de zahr/izoglucoz acestor taxe S Mediu Mic Mediu S Mediu Mic Mediu S Mediu Mic Mediu S Mare Mic Mare reglementarea comunitar S Mare Mic Mare
zahr/izoglucoz
Page 104 of 206
4.2.
Taxa
pe Raportarea ctre APIA, de ctre Riscul ca fabricantul s nu comunice fabricant, a cantitii produse peste corect i/sau n termenul legal cota alocat cantitatea de zahr/izoglucoz produs peste cota alocat Transmiterea la APIA a ajustrii Riscul ca producia peste cot s nu produciei de ctre fabricant n cursul fie corect ajustat lunii urmtoare celei la care se refer Riscul ca declaraia de ajustare a produciei s nu fie transmis la APIA n termenul legal Determinarea Msuri de excedentare de de Pia ctre a Direcia Riscul de a nu se determina corect cantitii baza de calcul a taxei pe excedent
Mediu
Mic
Mediu
excedent
S S
Mediu Mediu
Mic Mic
Mediu Mediu
Mare
Mic
Mare
zahr/izoglucoz,
prin deducerea din producia peste cot a cantitilor de zahr/izoglucoz crora 1. li s-au n dat anul pe anul urmtoarele comercial Riscul de a nu fi ncheiat un acord cheltuiala reglementeze n mod obiectiv T Mic Mare Mic destinaii: reportarea urmtor i stocarea cantitilor de sectorial la nivel naional care s zahr/izoglucoz de reportare n fabricantului (comunicarea cererilor condiiile de reportare a cantitii de comercial sfecl i repartizarea acestei cantiti ntre productorii de sfecl Page 105 of 206 urmtor)
n lipsa acordului sectorial, riscul de a nu fi stabilite de MADR/APIA condiiile de reportare a zahrului, pe baza unor criterii care s protejeze implicate Riscul ca fabricantul s nu plteasc productorilor de sfecl un pre cel puin egal cu preul minim n condiiile stabilite prin acordul sectorial/stabilite de MADR/APIA, pentru sfecla creia s-a aplicat o cot n anul de comercializare n care este reportat zahrul Riscul ca fabricantul s nu interesele prilor
Mic
Mare
Mic
Mediu
Mic
Mediu
Mediu
Mic
Mediu
informeze APIA, n termenul legal, cu privire la cantitatea de zahr reportat Riscul ca fabricantul s nu fie informat asupra interdiciei de revenire la decizia de reportare S Mediu Mic Mediu
Page 106 of 206
Riscul ca fabricantul s nu i ia angajamentul/s cheltuial nu respecte cantitile angajamentul de a depozita, pe proprie, reportate pn la sfritul anului de comercializare n curs Riscul ca productorul s nu
Mediu
Mic
Mediu
Mare
Mic
Mare
ajusteze cantitatea reportat pe baze reale i/sau n termenul legal (n cazul n care producia definitiv a fabricantului din timpul anului de comercializare n cauz este mai mic dect producia estimat n momentul reportare) Riscul ca funcionarii APIA s nu monitorizeze, n timpul campaniei de comercializare de urmtoare, cantitile reportate zahr/izoglucoz S Mare Mic Mare lurii deciziei de
Page 107 of 206
Riscul ca APIA s nu comunice la Comisia European, n termenul legal, cantitile de zahr/izoglucoz din anul de comercializare curent care trebuie reportate pentru anul de comercializare urmtor 2. livrarea cantitilor ctre de Riscul ca productorul de
Mare
Mic
Mare
Mic
Mare
Mic
zahr/izoglucoz transformator; *)
un zahr/izoglucoz s nu comunice corect/n termenul legal cantitilor de zahr/izoglucoz livrate ctre un transformator Riscul de netransmitere de ctre operator (transformator) ctre APIA a dovezilor satisfctoare de utilizare a materiei prime industriale pentru fabricarea produselor T Mic Mare Mic prevzute de reglementarea specific T Mic Mare Mic
7. livrarea zahr/izoglucoz ultraperiferice;
cantitilor ctre
de Riscul de a nu fi ncheiat/ de a nu fi regiuni valabil productorul contractul materiilor dintre prime
excedentare i comerciantul cruia i se livreaz aceste cantiti Page 108 of 206
Riscul de a nu fi completate corespunztor certificatele de ajutor 8. exportarea zahr/izoglucoz certificat de export cantitilor de Riscul ca certificatele de export s cantitative prevzute de Comisia European rambursri Riscul de a nu fi constituit garania n contul APIA n momentul eliberrii licenei de export sau care au fost distruse/avariate n Riscul ca documentele prezentate n circumstane acceptate de APIA. vederea justificrii cazurilor de s nu fie distrugere/avariere Calculul taxei pe excedent pentru export fr
T T
Mic Mic
Mare Mare
Mic Mic
pe baza unui fie emise cu depirea limitelor
Mic
Mare
Mic
Mic
Mare
Mic
conforme cu cerinele legale Riscul de a nu se calcula corect valoarea taxei pe excedentul de zahr/izoglucoz Riscul de a nu se utiliza cursul valutar corect pentru transformarea euro/leu Riscul ca productorii s conteste valoarea taxei pe excedentul de Page 109 of 206 S Mediu Mic Mediu S Mare Mic Mare S Mare Mic Mare
zahr/izoglucoz Notificarea productorilor de zahr i Riscul ca productorii s nu fie izoglucoz privind taxa pe excedent informai ntr-un termen rezonabil de pltit care s permit plata taxei n termenul legal Notificarea Direciei Economice cu Netransmiterea notificrii implic privire la urmrirea ncasrii taxei pe riscul de a nu se urmri ncasarea excedentul de zahr/izoglucoz acestor taxe S Mare Mic Mare 4.3. Exercitarea controlului intern privind calculul Riscul de a nu fi puse n practic contribuiilor i comunicarea ctre productori a acestor controalele interne prevzute n contribuii proceduri cu privire la calculul contribuiilor i comunicarea ctre productori a acestor contribuii 5. Colectarea i contabilizarea contribuiilor pe zahr/izoglucoz 5.1. ncasarea i Urmrirea contabilizarea taxelor zahr/izoglucoz de ctre Direcia Riscul de a se plti cu ntrziere S S Mediu Mare Mic Mic Mediu Mare S Mediu Mic Mediu S Mediu Mic Mediu
Economic a ncasrii, n termenele taxele pe zahr/izoglucoz pe legale, a taxelor pe producie i pe Riscul de a nu se plti/ncasa taxele excedent pe zahr/izoglucoz punerea la din cauze imputabile productorului, fapt ce implic Page 110 of 206 dispoziia
bugetului UE a acestor sume de ctre statul membru cu repercusiuni asupra naionale Riscul de a nu se colecta taxele pe zahr/izoglucoz din cauze de for major ce exonereaz statul membru de a pune la dispoziia bugetului UE a acestor sume Confirmarea de ctre Direcia Riscul de neconfirmare a efecturii taxelor pe i producia a taxei de pe S Mediu Mic Mediu S Mediu Mic Mediu Economic a efecturii plii taxelor plii taxei pe excedent plat i a ncasrii taxelor S Mediu Mic Mediu cheltuielilor bugetare
pe producia de zahr/izoglucoz i a zahr/izoglucoz excedent de nregistrarea contabil a obligaiei de Riscul
nregistrare
pe necorespunztoare n contabilitate a taxelor pe producia de S Mare Mic Mare
producia de zahr/izoglucoz i pe obligaiei de plat i a ncasrii excedent zahr/izoglucoz i pe excedent 5.2. Exercitarea controlului intern n activitatea de Riscul de a nu fi puse n practic colectare i contabilizare a taxelor pe zahr/izoglucoz controalele interne prevzute n proceduri cu privire la colectarea i contabilizarea Page 111 of 206 taxelor pe
zahr/izoglucoz
6. Realizarea controlului pe teren la productorii de zahr/izoglucoz 6.1. control locului Aplicarea Respectarea metodologiei de control Riscul de la productorii autorizai de la faa zahr/izoglucoz: controalelor, eantionarea tehnici de nerespectare de control autorizai tehnici de a la de control S Mare Mic Mare
procedurii
de metodologiei
calendarul productorii control zahr/izoglucoz:
calendarul
privind stocurile, analiza de risc i controalelor, din registrele supuse controlului, eantionarea elaborarea rapoartelor de control 6.2. efectuat parcursul derulrii controalelor teren pe
documentelor/datelor privind stocurile, analiza de risc i documentelor/datelor din registrele supuse controlului, elaborarea rapoartelor de control S Mare Mic Mare
Verificri Asigurarea efecturii controalelor pe Riscul ca n cadrul controalelor pe de teren privind taxa pe producie, teren s nu se realizeze toate pe urmrindu-se: - datele nscrise n verificrile obligatoriu de efectuat registrele - riscul de a nu se descoperi
obligatoriu
productorilor de zahr referitoare la neconcordanele dintre declaraiile cantitile de materie prim livrate i productorilor i situaia de fapt cantitile de produse finite obinute - documentele comerciale productorilor de zahr/izoglucoz (declaraie incorect), neconcordane impun sancionarea productorilor ale ce
Page 112 of 206
- acurateea instrumentelor
i de
exhaustivitatea - riscul ca productorii s nu fie cntrit i a sancionai pentru nerespectarea angajamentelor privind autorizarea - riscul ca instrumentele de cntrit s nu aib atestare metrologic sau ca laboratorul s nu fie agreat
analizelor de laborator utilizate
- acurateea i exhaustivitatea datelor utilizate pentru stabilirea preurilor de vnzare lunare medii ale productorilor de zahr/izoglucoz
- riscul de a nu se determina corect n cadrul controlului acurateea i exhaustivitatea pentru vnzare datelor utilizate de ale stabilirea lunare preurilor medii
productorilor de zahr/izoglucoz - controlul respectrii obligaiei de plti preul minim productorului de sfecl de zahr - inspecia fizic a stocurilor cel puin o dat la doi ani Asigurarea efecturii controalelor pe teren privind taxa pe excedent reportarea produciei: - respectarea angajamentului de - riscul de a nu se putea stabili cu exactitate stocurile existente datorit unor parametrii variabili legai de modalitatea de depozitare (ex: la depozitarea n vrac densitatea i umiditatea) Riscul ca n cadrul controalelor n cazul reportrii produciei s nu fie verificate: respectarea angajamentului de S Mare Mic Mare
Page 113 of 206
depozitare a cantitilor reportate pn n ultima zi a anului de comercializare n curs - plata preului cel puin egal cu preul minim i n condiiile aplicabile sfeclei livrate de productorii a cror producie corespunde cantitii de zahr reportate -
depozitare plata preului cel puin egal cu preul minim al sfeclei sub cot
6.3. Exercitarea controlului intern privind activitatea de Riscul de a nu fi puse n practic control pe teren controalele interne prevzute n proceduri cu privire la activitatea de control pe teren
Mare
Mic
Mare
7. Efectuarea raportrilor de ctre Agenia de Pli i Intervenie pentru Agricultur 7.1. ctre Raportri 5. Elaborarea situaiilor de cont A Ministerul i de i/sau B i transmiterea lunar a acestora la Unitatea de Coordonare Notificrii cazurilor de resurse Riscul ca APIA s nu ntocmeasc corect i n termen raportrile ctre Ministerul Economiei i Finanelor Unitatea de Coordonare S Mare Mic Mare
Economiei Finanelor Unitatea
6. ntocmirea i transmiterea
Page 114 of 206
Coordonare
proprii tradiionale amortizate 7. ntocmirea i transmiterea i rezultatele controalelor efectuate de APIA 8. Estimrile provizorii pentru anul bugetar urmtor i previziunea pe nr.500/2002 privind finanele publice
Riscul
apariiei
unor datorate
Mare
Mic
Mare
disfuncionaliti i comunitare (APIA
Raportului anual privind activitatea ambiguitilor legislative naionale referitoare ctre la coninutul raportrilor, comptena de raportare European Comisia sau prin direct
trei ani, conform prevederilor Legii Unitatea de Coordonare MEF)
7.2. ctre
Raportri 8. Comisia 9.
Raportri privind suprafaa cultivat cu sfecl Raportri privind stocurile lunare i anuale de zahr
Mare
Mic
Mare
European
10. Raportri privind producia lunar de izoglucoz 11. Raportri privind producia provizorie de zahr 12. Raportri privind producia final de zahr 13. Raportri privind utilizarea cantitilor de zahr/izoglucoz Page 115 of 206
produse peste cot 14. Raportri privind cantitile excedentare de zahr/izoglucoz 7.3. Exercitarea controlului intern n activitatea de Riscul de a nu fi puse n practic raportare ctre Ministerul Economiei i Finanelor i controalele interne prevzute n ctre Comisia European proceduri cu privire la activitatea de raportare ctre Ministerul Economiei i Finanelor i ctre Comisia European 8. Recuperarea debitelor 8.1. Constatarea debitelor rezultate din neplata taxelor Riscul de a nu exista o procedur pe zahr/izoglucoz clar privind constatarea debitelor rezultate din neplata taxelor pe zahr/izoglucoz 8.2. Executarea silit n caz de neplat a taxelor zahr/izoglucoz pe Riscul de nereglementare a T Mic Mare Mic competenelor de executare silit ntre APIA i ANAF T Mic Mare Mic S Mare Mic Mare
Page 116 of 206
Nivelul riscului Mare Mediu Mic
T/S
Nivelul impactului Mare Mediu Mic
Gradul de ncredere Mic Mic Mare
S S T
Page 117 of 206
C.02.6 - TEMATICA IN DETALIU A MISIUNII DE AUDIT Misiunea de audit Structurile auditate Auditarea procesului de administrare a contribuiilor aferente cotelor de zahr i izoglucoz, ca venituri la bugetul Uniunii Europene Direcia Msuri de Pia; Direcia Economic; Direcia Inspecii i Supracontrol; Direcia Juridic i Contencios Anul comercial 2007/2008 01.09.2008 12.11.2008 Data: Data:
Perioada auditat Perioada desfurrii misiunii de audit intern Elaborat de: Florinela Semntura: Radu, Marcela Batacliu Supervizat de: Vasile Semntura: Loghin OBIECTIV 1. Cadrul
OBIECTE AUDITABILE SELECTATE
organizatoric Asigurarea separrii operaiunilor de calcul, control, colectare si contabilizare a contribuiilor pe de zahr/izoglucoz, prin compartimente distincte n cadrul APIA a Stabilirea corect i complet a atribuiilor i competenelor pentru aceste compartimente, n aferente Regulamentul de Organizare i Funcionare APIA zahr i Transpunerea n fiele posturilor personalului implicat a tuturor atribuiilor i derivate din ROF pentru ndeplinirea acestei activiti Stabilirea, prin fiele posturilor, a sarcinilor personalului astfel nct responsabilitatile de calcul, control, colectare si contabilizare a contribuiilor pe zahr/izoglucoz s fie separate Stabilirea, prin fiele posturilor, a sarcinilor astfel nct nici un functionar s nu ndeplineasc nici una Page 118 of 206 responsabilitilor
privind
activitatea
administrare contribuiilor cotelor izoglucoz de
dintre aceste sarcini fr a fi supravegheat de al doilea funcionar cu aceeai autoritate Asigurarea resurselor umane corespunztoare pentru administrarea contribuiilor aferente cotelor de zahr i izoglucoz n ceea ce privete numrul, calificarea, experiena Asigurarea repartizrii echilibrate de ctre management a volumului i complexitii sarcinilor pentru fiecare funcionar Asigurarea mbuntirii calitii muncii prin interaciunea manager-subordonat Asigurarea pregtirii profesionale a personalului la toate nivelurile operaionale pe baza unui plan de instruire adaptat la sarcinile i obiectivele structurilor implicate n administrarea taxelor pe zahr/izoglucoz Determinarea funciilor sensibile n procesul de administrare a taxelor pe zahr/izoglucoz, pe baza unor criterii clar definite Adoptarea unor msuri adecvate privind evitarea conflictelor de interese, pentru persoanele care ocup o functie cu responsabilitate sau o funcie sensibil n procesul de administrare a contribuiilor din sectorul zahrului Asigurarea rotaiei personalului care ocup funcii sensibile, pe baza unui plan de rotaie, sau aplicarea alternativ a unei politici de supraveghere sporit Elaborarea procedurilor specifice care reglementeaz naional (proceduri proprii ale APIA Cuprinderea n procedurile de lucru privind administrarea contribuiilor din sectorul zahrului, a urmtoarelor aspecte: - descrierea detaliat a activitilor privind monitorizarea produciei de zahr/izoglucoz, calculul, Page 119 of 206 activitatea de administrare a contribuiilor aferente cotelor de zahr i izoglucoz n conformitate cu regulamentele comunitare i legislaia
controlul, colectarea i contabilizarea contribuiilor pe zahr/izoglucoz; - descrierea, circuitul i nregistrarea documentelor utilizate/realizate; - verificarea admnistrativ, pe baza unor liste de control (check-list-uri), utilizate de fiecare funcionar responsabil, care s cuprind toate verificrile care trebuie efectuate; - asigurarea respectrii principiului celor patru ochi; - supervizarea activitii fiecrui funcionar de ctre un funcionar superior; - stabilirea termenelor de realizare a sarcinilor; - stabilirea modului de urmrire a modificrilor normelor comunitare astfel nct instruciunile, bazele de date i chek-list-urile s fie actualizate la timp; stabilirea modului de monitorizare a operaiunilor/activitilor de control desfurate la toate nivelurile Existena/corectitudinea/completitudinea pistei de audit care trebuie s cuprind informaii referitoare la etapele de realizare a procesului de administrare a contribuiilor pe zahr/izoglucoz Asigurarea, n interiorul APIA, a schimbului operativ de informaii n privina administrrii contribuiilor pe zahr/izoglucoz, att pe nivel orizontal, ct i pe nivel vertical Asigurarea comunicrii corespunztoare dintre APIA i terii implicai n gestionarea contribuiilor pe zahr/izoglucoz (MADR, MF Unitatea de Coordonare, Comisia European) Documentarea modului de realizare a comunicrii att n interiorul APIA, ct i n relaiile cu terii, n scopul gestionrii corecte a contribuiilor pe zahr/izoglucoz Asigurarea informrii corecte i la timp a productorilor de zahr/izoglucoz prin intermediul ghidurilor de informare 2. productorilor Raportrile Raportarea produciei i a suprafeelor cultivate cu sfecl de zahr n termenul legal de Raportarea de ctre ntreprinderile productoare de zahr la APIA a cantitilor de sfecl din contractele Page 120 of 206
zahr/izoglucoz monitorizarea produciei
i de livrare i a randamentului corespondent estimat n termenul legal Raportarea de ctre productorii de zahr la MADR a preurilor medii de vnzare/cumprare n termenul legal Raportarea lunar a productorilor de zahr ctre APIA a produciei, stocurilor i livrrilor de zahr n termenul legal Raportarea lunar a productorilor de zahr ctre APIA a cantitilor de zahr prelucrate n alt stat membru UE n termenul legal Raportarea anual de ctre productori ctre APIA a cantitilor de izoglucoz aflate n proprietate sau n liber circulaie pe teritoriul Comunitii n termenul legal Raportarea productorilor de zahr ctre Agenie a cantitii de zahr produs n surplus fa de cota de producie n termenul legal Raportarea anual a productorilor ctre APIA a produciei, stocurilor i livrrilor de zahr n termenul legal Asigurarea centralizrii datelor din raportrile productorilor de zahr/izoglucoz Verificarea corectitudinii i corelrii datelor din raportrile productorilor de zahr/izoglucoz Apariia neconcordanelor ntre raportrile productorilor: notificarea acestora de ctre APIA, efectuarea i transmiterea coreciilor, verificarea realitii documentelor care stau la baza coreciilor Exercitarea controlului intern n procesul de efectuare a raportrilor productorilor i de monitorizare a produciei a acestora
3. Calculul i comunicarea Taxa pe producie: contribuiilor zahr/izoglucoz pe Calculul taxei n funcie de: cota de zahr alocat fiecrei ntreprinderi productoare, cuantumul taxei/ton, cursul valutar stabilit prin reglementarea comunitar Page 121 of 206
Notificarea productorilor de zahr i izoglucoz privind taxa pe producie de pltit Notificarea Direciei Economice cu privire la urmrirea ncasrii taxei pe producia de zahr/izoglucoz Taxa pe excedent: Raportarea ctre APIA, de ctre fabricant, a cantitii produse peste cota alocat Transmiterea la APIA a ajustrii produciei de ctre fabricant n cursul lunii urmtoare celei la care se refer Determinarea de ctre Direcia Msuri de Pia a cantitii excedentare de zahr/izoglucoz, prin deducerea din producia peste cot a cantitilor de zahr/izoglucoz crora li s-au dat urmtoarele destinaii: - reportarea n anul comercial urmtor i stocarea cantitilor de zahr/izoglucoz pe cheltuiala fabricantului (comunicarea cererilor de reportare n anul comercial urmtor) - livrarea cantitilor de zahr/izoglucoz ctre un transformator; - livrarea cantitilor de zahr/izoglucoz ctre regiuni ultraperiferice; - exportarea cantitilor de zahr/izoglucoz pe baza unui certificat de export sau cantiti care au fost distruse/avariate n circumstane acceptate de APIA. Calculul taxei pe excedent Notificarea productorilor de zahr i izoglucoz privind taxa pe excedent de pltit Notificarea Direciei Economice cu privire la urmrirea ncasrii taxei pe excedentul de zahr/izoglucoz Exercitarea controlului intern privind calculul contribuiilor i comunicarea ctre productori a acestor contribuii 4. Colectarea i Urmrirea de ctre Direcia Economic a ncasrii, n termenele legale, a taxelor pe producie i pe Page 122 of 206
contabilizarea contribuiilor zahr/izoglucoz
excedent pe Confirmarea de ctre Direcia Economic a efecturii plii taxelor pe producia de zahr/izoglucoz i a taxei pe excedent nregistrarea contabil a obligaiei de plat i a ncasrii taxelor pe producia de zahr/izoglucoz i pe excedent Exercitarea controlului intern n activitatea de colectare i contabilizare a taxelor pe zahr/izoglucoz
5. Realizarea controlului Respectarea metodologiei de control la productorii autorizai de zahr/izoglucoz: calendarul pe teren la productorii de controalelor, tehnici de control privind stocurile, analiza de risc i eantionarea documentelor/datelor zahr/izoglucoz din registrele supuse controlului, elaborarea rapoartelor de control Asigurarea efecturii controalelor pe teren privind taxa pe producie, urmrindu-se: - datele nscrise n registrele productorilor de zahr referitoare la cantitile de materie prim livrate i cantitile de produse finite obinute - documentele comerciale ale productorilor de zahr/izoglucoz - acurateea i exhaustivitatea instrumentelor de cntrit i a analizelor de laborator utilizate - acurateea i exhaustivitatea datelor utilizate pentru stabilirea preurilor de vnzare lunare medii ale productorilor de zahr/izoglucoz - controlul respectrii obligaiei de plti preul minim productorului de sfecl de zahr inspecia fizic a stocurilor cel puin o dat la doi ani Asigurarea efecturii controalelor pe teren privind taxa pe excedent - reportarea produciei: - respectarea angajamentului de depozitare a cantitilor reportate pn n ultima zi a anului de comercializare n curs - plata preului cel puin egal cu preul minim i n condiiile aplicabile sfeclei livrate de productorii a Page 123 of 206
cror producie corespunde cantitii de zahr reportate Exercitarea controlului intern privind activitatea de control pe teren 6. Efectuarea raportrilor Ctre MEF Unitatea de Coordonare: de ctre Agenia de Pli i 1. Elaborarea situaiilor de cont A i/sau B i transmiterea lunar a acestora la Unitatea de Coordonare Intervenie Agricultur pentru 2. ntocmirea i transmiterea Notificrii cazurilor de resurse proprii tradiionale amortizate 3. ntocmirea i transmiterea Raportului anual privind activitatea i rezultatele controalelor efectuate de APIA Estimrile provizorii pentru anul bugetar urmtor i previziunea pe trei ani, conform prevederilor Legii nr.500/2002 privind finanele publice Ctre CE: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Raportri privind suprafaa cultivat cu sfecl Raportri privind stocurile lunare i anuale de zahr Raportri privind producia lunar de izoglucoz Raportri privind producia provizorie de zahr Raportri privind producia final de zahr Raportri privind utilizarea cantitilor de zahr/izoglucoz produse peste cot
Raportri privind cantitile excedentare de zahr/izoglucoz Exercitarea controlului intern n activitatea de raportare ctre Ministerul Economiei i Finanelor i ctre Comisia European
Page 124 of 206
A.03.1 - PROGRAMUL DE AUDIT
Misiunea de audit Structurile auditate Perioada auditat Perioada desfurrii misiunii de audit intern Elaborat de: Marcela Batacliu, Florinela Radu Supervizat de: Vasile Loghin OBIECTIVE 1. Cadrul organizatoric privind activitatea de administrare a contribuiilor aferente cotelor de zahr i izoglucoz 2. Raportrile productorilor de zahr/izoglucoz i monitorizarea produciei
ACTIVITI
DURATA ore
PERSOANELE IMPLICATE
LOCUL DESFURRII
Detalierea se face mai jos
Page 125 of 206
3. Calculul comunicarea contribuiilor zahr/izoglucoz 4. Colectarea contabilizarea contribuiilor zahr/izoglucoz 5. Realizarea controlului pe teren productorii zahr/izoglucoz
i pe i pe
la de
6. Efectuarea raportrilor de ctre Agenia de Pli i Intervenie pentru Agricultur 1. Ordinul de serviciu 2. Declaraia de independen 1 1 Vasile Loghin Director DAI Florinela Radu Marcela Batacliu Ana Niculae Direcia Audit Intern (DAI) DAI DAI Direcia Msuri de Pia (DMP); Direcia Economic (DE); Direcia Inspecii i Supracontrol (DIS); Direcia Juridic i Contencios (DJC)
3.
Notificarea
privind 2 Echipa de audit
declanarea misiunii de audit public intern
Page 126 of 206
4. Colectarea i prelucrarea informaiilor - preliminar 5. Analiza riscurilor 6. Tabelul punctelor tari i a punctelor slabe 7. Tematica n detaliu 8. Elaborarea programului de audit 9. Programul interveniilor la faa locului 10. edina de deschidere
8 20 8 6 6 3
Echipa de audit Echipa de audit Echipa de audit Echipa de audit Echipa de audit Echipa de audit DAI: -Dir.Vasile Loghin -Echipa de audit Directorii structurilor auditate Echipa de audit Echipa de audit Echipa de audit Echipa de audit Echipa de audit
DIA DMP;DE; DIS; DJC DAI DAI DAI DAI DAI
DAI
1. Cadrul organizatoric Colectarea privind activitatea de informaiilor administrare contribuiilor cotelor de izoglucoz
prelucrarea
12 4 4 1 2
DAI DMP;DE; DIS DAI DAI DAI DAI
a Prelucrarea testelor aferente Elaborarea FIAP-urilor zahr i Copii documente justificative Constatarea iregularitilor i raportarea
Page 127 of 206
ntocmirea constatare
formularului i raportare
de a 1 Echipa de audit DAI
iregularitilor Revizuirea documentelor ndosarierea 2. Raportrile Colectarea de informaiilor i Prelucrarea testelor Elaborarea FIAP-urilor Copii documente justificative Constatarea iregularitilor ntocmirea constatare formularului i raportare de a 4 Echipa de audit DAI i raportarea i prelucrarea 2 1 20 8 7 2 2 Echipa de audit Echipa de audit Echipa de audit Echipa de audit Echipa de audit Echipa de audit Echipa de audit DAI DAI DAI DMP;DE; DIS DAI DAI DAI DAI
productorilor zahr/izoglucoz monitorizarea produciei
iregularitilor Revizuirea documentelor ndosarierea 3. Calculul i Colectarea informaiilor pe Prelucrarea testelor Elaborarea FIAP-urilor i prelucrarea 1 1 14 8 6 Page 128 of 206 Echipa de audit Echipa de audit Echipa de audit Echipa de audit Echipa de audit DAI DAI DAI DMP;DE; DIS DAI DAI
comunicarea contribuiilor zahr/izoglucoz
Copii documente justificative Constatarea iregularitilor ntocmirea constatare formularului i raportare de a i raportarea
1 2
Echipa de audit Echipa de audit
DAI DAI
Echipa de audit
DAI
iregularitilor Revizuirea documentelor ndosarierea 4. Colectarea i Colectarea informaiilor pe Prelucrarea testelor Elaborarea FIAP-urilor Copii documente justificative Constatarea iregularitilor ntocmirea constatare formularului i raportare de a 6 1 1 i prelucrarea 24 Page 129 of 206 Echipa de audit Echipa de audit Echipa de audit Echipa de audit DAI DAI DAI DAI DMP;DE; DIS i raportarea i prelucrarea 2 1 12 8 6 1 2 Echipa de audit Echipa de audit Echipa de audit Echipa de audit Echipa de audit Echipa de audit Echipa de audit DAI DAI DAI DMP;DE; DIS DAI DAI DAI DAI
contabilizarea contribuiilor zahr/izoglucoz
iregularitilor Revizuirea documentelor ndosarierea 5. Realizarea Colectarea controlului pe teren la informaiilor
productorii zahr/izoglucoz
de Prelucrarea testelor Elaborarea FIAP-urilor Copii documente justificative Constatarea iregularitilor ntocmirea constatare formularului i raportare de a i raportarea
8 12 4 2
Echipa de audit Echipa de audit Echipa de audit Echipa de audit
DAI DAI DAI DAI
2 2 1
Echipa de audit Echipa de audit Echipa de audit Echipa de audit Echipa de audit Echipa de audit Echipa de audit Echipa de audit
DAI DAI DAI DAI DMP;DE; DIS DAI DAI DAI DAI
iregularitilor Revizuirea documentelor ndosarierea 6. Agenia de Efectuarea Colectarea Pli i prelucrarea raportrilor de ctre informaiilor i Prelucrarea testelor Copii documente justificative Constatarea iregularitilor ntocmirea constatare formularului i raportare de a 2 2 1 Page 130 of 206 Echipa de audit Echipa de audit Echipa de audit DAI DAI DAI i raportarea Intervenie Agricultur pentru Elaborarea FIAP-urilor
12 8 8 1 1
iregularitilor Revizuirea documentelor ndosarierea
11. edina de nchidere 12. Elaborarea Proiectului de Raport de audit 13. Reuniunea de conciliere include analiza punctului de
DAI: -Dir.Vasile Loghin -Echipa de audit Directorii structurilor auditate Echipa de audit DAI: -Dir.Vasile Loghin -Echipa de audit Directorii structurilor auditate Echipa de audit
DAI
16
DAI
DAI
vedere al structurii auditate 14. Elaborarea Raportului final de audit intern 6
DAI
CALCUL BUGET DE TIMP DISPONIBIL: durata misiunii de audit intern 01.09-12.11.2008 TOTAL ZILE, din care: - SEPTEMBRIE 22 zile - OCTOMBRIE 23 zile - NOIEMBRIE 8 zile PREGATIRE LEGISLAIA DOMENIU CONCEDIU MEDICAL CONCEDII ODIHN ADMINISTRATIV DIVERSE- Alt misiune de audit RESURSE DISPONIBILE 53 zile
IN
- 4 zile - 2 zile - 4 zile - 1 zile - 2 zile 40 zile x 8 ore/zi= 320 ore
Page 131 of 206
A.03.2 - PROGRAMUL INTERVENTIILOR LA FAA LOCULUI*)
Misiunea de audit Structurile auditate
Perioada auditat Perioada desfurrii misiunii de audit intern Elaborat de: Florinela Radu, Marcela Semntura: Batacliu Supervizat de: Vasile Loghin Semntura: Nr. Crt. 1. Cadrul Obiective
Auditarea procesului de administrare a contribuiilor aferente cotelor de zahr i izoglucoz, ca venituri la bugetul Uniunii Europene Direcia Msuri de Pia; Direcia Economic; Direcia Inspecii i Supracontrol; Direcia Juridic i Contencios Anul comercial 2007/2008 01.09.2008 12.11.2008 Data: Data: Ref. A.04.1 Locul testarii Direcia Msuri de Pia Direcia Economic Direcia Inspecii i supracontrol
Activitatea de audit Tipul verificarii
organizatoric Chestionar de control intern privind cadrul organizatoric al activitii a
privind activitatea de de administrare a contribuiilor aferente cotelor de zahr i izoglucoz administrare contribuiilor aferente cotelor de zahr i izoglucoz Chestionar de evaluare a Manualului de proceduri privind A.04.2.1 managementul cotelor de zahr i izoglucoz Chestionar de evaluare a Ghidului de inspecii privind managementul A.04.2.2 Page 132 of 206
Direcia Audit Intern
cotelor de zahr i izoglucoz i a taxelor aferente 2 Raportrile productorilor zahr/izoglucoz monitorizarea produciei 3. Calculul comunicarea contribuiilor zahr/izoglucoz Test de control privind raportrile productorilor de zahr i de monitorizarea produciei, calculul i comunicarea contribuiilor pe i zahr, efectuarea raportrilor de ctre Agenia de Pli i Intervenie pentru Agricultur Chestionar list de verificare privind raportrile productorilor de A.04.3.1 zahr i monitorizarea produciei i Test de control privind raportrile productorilor de zahr i monitorizarea produciei, calculul i comunicarea contribuiilor pe pe zahr, efectuarea raportrilor de ctre Agenia de Pli i Intervenie pentru Agricultur Chestionar list de verificare privind calculul i comunicarea taxei pe A.04.3.2 zahr Chestionar list de verificare privind determinarea cantitii A.04.3.3 excedentare i calculul taxei pe excedent 4. Colectarea contabilizarea contribuiilor zahr/izoglucoz 5. i Observarea direct a modului de ncasare i contribuiilor pe zahr/izoglucoz pe Urmrirea recomandrilor formulate prin Raportul de audit intern nr. 6833/10.06.2008 privind modul de realizare a funciei de A.04.4 contabilizare de ctre APIA Realizarea controlului Test de control privind realizarea controlului pe teren la productorii pe teren la de zahr Page 133 of 206 Direcia Msuri de Pia contabilizare a Direcia Economic A.04.3 Direcia Msuri de Pia A.04.3 Direcia Msuri de Pia
productorii zahr/izoglucoz 6. Efectuarea
de Chestionar list de verificare privind realizarea controlului pe teren la A.04.4.1 productorii de zahr Test de control privind raportrile productorilor de zahr i A.04.3 Direcia Inspecii i Supracontrol Direcia Msuri de Pia Direcia Economic
raportrilor de ctre monitorizarea produciei, calculul i comunicarea contribuiilor pe Agenia de Pli i zahr, efectuarea raportrilor de ctre Agenia de Pli i Intervenie Intervenie Agricultur pentru pentru Agricultur Chestionar list de verificare privind efectuarea raportrilor de ctre A.04.3.4 Agenia de Pli i Intervenie pentru Agricultur Fia de interviu cu directorul Direciei Msuri de Pia privind ntocmirea, verificarea, supervizarea i transmiterea raportrilor
*) In cadrul misiunii de audit ce face obiectul acestui ghid, verificrile la faa locului au avut n vedere numai gestionarea contribuiilor pe zahr.
A.04.5
Page 134 of 206
B.02 - MINUTA EDINEI DE DESCHIDERE
Misiunea de audit
Auditarea procesului de administrare a contribuiilor aferente cotelor de zahr i izoglucoz, ca venituri la bugetul Uniunii Europene Structurile auditate Direcia Msuri de Pia; Direcia Economic; Direcia Inspecii i Supracontrol; Direcia Juridic i Contencios Perioada auditat Anul comercial 2007/2008 Perioada desfurrii misiunii de 01.09.2008 12.11.2008 audit intern Elaborat de: Marcela Batacliu, Semntura: Data: Florinela Radu Supervizat de: Vasile Loghin Semntura: Data:
A. Lista participanilor: Nume i prenume Vasile Loghin Florinela Radu Marcela Batacliu George Popa Maria Stefan Ioan tefnescu Funcia Director Auditor intern Auditor intern Director Director Director Direcia/Serviciul Direcia Audit Intern Direcia Audit Intern Direcia Audit Intern Direcia Msuri de Pia Directia Economic Direcia Inspecii i Supracontrol Page 135 of 206 Nr. telefon/ e-mail 34 51 857 34 51 858 34 51 860 34 51 852 34 51 846 34 51 824 Semntura
Ileana Popescu
Director
Direcia Juridic i Contencios
34 51 833
B. Stenograma edinei de deschidere n cadrul edinei de deschidere, directorul Direciei Audit Intern a prezentat echipa de audit i obiectivele misiunii de audit, respectiv: 1. Cadrul organizatoric privind activitatea de administrare a contribuiilor aferente cotelor de zahr i izoglucoz 2. Autorizarea productorilor de zahr/izoglucoz i alocarea cotelor 3. Raportrile productorilor de zahr/izoglucoz i monitorizarea produciei 4. Calculul i comunicarea contribuiilor pe zahr/izoglucoz 5. Colectarea i contabilizarea contribuiilor pe zahr/izoglucoz 6. Realizarea controlului pe teren la productorii de zahr/izoglucoz 7. Efectuarea raportrilor de ctre Agenia de Pli i Intervenie pentru Agricultur 8. Recuperarea debitelor De asemenea, au fost prezentate programul de audit i concluziile analizei de risc efectuate n etapa premergtoare interveniei la faa locului, menionndu-se: - activitile cu grad de risc ridicat identificate de echipa de audit din cadrul unor obiective printre care menionm obiectivul privind realizarea controlului pe teren la productorii de zahr/izoglucoz; - obiectivele cu grad de risc sczut, care nu vor face obiectul interveniei la faa locului, respectiv:
Autorizarea productorilor de zahr/izoglucoz i alocarea cotelor deoarece reprezint o activitate derulat de Ministerul Agriculturii i Dezvoltrii Rurale; Recuperarea debitelor ntruct, n urma colecrii preliminare a informaiilor s-a constatat c nu exist debitori rezultai din neplata taxelor pe zahr. De asemenea, s-au obinut informaii n legtur cu faptul c legislaia naional privind recuperarea debitelor este Page 136 of 206
n curs de modificare, n sensul de a se reglementa competena Agenei Nationale de Administrare Fiscal pentru recuperarea prin executare silit a debitelor rezultate din neplata taxelor pe zahr/izoglucoz;
O parte dintre subobiectivele referitoare la funcionalitatea i securitatea sistemul informatic i la funcia de contabilizare ntruct acestea au fcut obiectul unor misiuni de audit anterioare.
S-a specificat faptul ca auditul se va realiza n baza legislaiei comunitare i naionale din sectorul zahrului i a contabilitii instituiilor publice n vigoare n anul 2008. n conformitate cu procedurile de audit, echipa de audit a naintat reprezentanilor structurilor auditate Carta auditului intern, fiind menionat rolul auditului intern, respectiv de a aduce plusvaloare activitii de administrare a contribuiilor aferente cotelor de zahr i izoglucoz, ca venituri la bugetul Uniunii Europene, prin formularea unor recomandri. Directorul Direciei Audit Intern a menionat faptul c pe parcursul misiunii vor fi solicitate dosarele privind monitorizarea produciei la productorii de zahr/izoglucoz, documentele de calcul, notificrile, documentele de nregistrare contabil a ncasrii contribuiilor, raportri ctre CE i MEF, precum i alte documente necesare atingerii obiectivelor misiunii de audit. n vederea demarrii procedurilor de intervenie la faa locului, directorul Direciei Audit Intern a solicitat structurilor auditate desemnarea unor persoane de contact n vederea furnizrii informaiilor i documentelor ce vor fi analizate n cadrul misiunii. Au fost desemnai: domnul Ioana Sandu Direcia Msuri de Pia, domnul Ioan Florea Direcia Inspecii i Supracontrol, doamna Maria Ghi Direcia Economic.
Page 137 of 206
A.04.1 - CHESTIONAR DE CONTROL INTERN Misiunea de audit Structurile auditate Auditarea procesului de administrare a contribuiilor aferente cotelor de zahr i izoglucoz, ca venituri la bugetul Uniunii Europene Direcia Msuri de Pia; Direcia Economic; Direcia Inspecii i Supracontrol; Direcia Juridic i Contencios Anul comercial 2007/2008 01.09.2008 12.11.2008 Data: Data: Rspunsuri Nr 1 Lista cerinelor de control intern 2 DA 3 NU 4 NA 5 Referina la documentul de confirmare, daca este cazul
1
Perioada auditat Perioada desfurrii misiunii de audit intern Elaborat de: Florinela Radu, Marcela Semntura: Batacliu Supervizat de: Vasile Loghin Semntura:
Comentarii 7
Structura responsabil 8
I. CADRUL ORGANIZATORIC PRIVIND ACTIVITATEA DE ADMINISTRARE A CONTRIBUIILOR AFERENTE COTELOR DE ZAHR/IZOGLUCOZ
Este asigurat separarea operaiunilor de calcul, control, colectare si contabilizare a contribuiilor pe zahr/izoglucoz, prin compartimente distincte n cadrul APIA x
Organigrama APIA, aprobat prin OMADR: nr.
1.
Direcia
Msuri de Pia Biroul Zahr i Izoglucoz
1 Atunci cnd este cazul, vor fi indicate n coloana 7, documentele care susin o situaie specific, spre exemplu: manuale de proceduri, instruciuni, ghiduri, strategie de activitate, ROF/ROI APIA, fisele posturilor pentru personalul APIA, politica contabil, planul de conturi, politica de securitate a informaiilor, etc.
Page 138 of 206
Rspunsuri Nr 1 Lista cerinelor de control intern 2 DA 3 NU 4 NA 5
Referina la documentul de confirmare, daca este cazul

1
Comentarii 7
201/03.09.2008
(DMPI - BZI) 2. (DE) 3. Direcia i Inspecii Supracontrol (DIS) Direcia Economic
2.
Aceast structur organizatoric permite schimbul operativ de informaii n interiorul organizaiei, att pe nivel orizontal, ct i vertical?
3.
Aceast
structur
organizatoric
asigur
comunicarea
corespunztoare ntre APIA i terii implicai n gestionarea contribuiilor din sectorul zahrului (MADR, MF, CE) ? 4. n scopul gestionrii corecte, fr ntarzieri, au fost elaborate documente care s descrie modul de realizare a schimbului de Page 139 of 206 x

1
Comentarii 7
informaii n interiorul ageniei i n relaia cu terii? 5. 6. 7. Este asigurat informarea corect i la timp a productorilor de zahr/izoglucoz prin intermediul ghidurilor de informare Este asigurat o atribuire clar a autoritii i responsabilitii la toate nivelurile operaionale ? Atribuiile DMPI BZI, DE i DIS sunt definite corect i complet? x Regulamentul de Organizare i Funcionare aprobat prin OMADR nr. 202/03.09.2008 8. DMPI BZI, DE i DIS dispun de resurse umane corespunztoare n scopul executrii operaiunilor n diferite etape (niveluri), n ceea ce privete: numrul calificarea Page 140 of 206 x x x

1
Comentarii 7
9. 10
experiena ? x x
Exist/este pus n practic un program de instruire corespunztor pentru personalul DMPI BZI, DE i DIS? Programul de instruire a personalului este adaptat la sarcinile i obiectivele DMPI BZI, DE i DIS n privina gestionrii contribuiilor din sectorul zahrului?
11
Au fost ntocmite i aprobate fiele posturilor pentru personalul DMPI BZI, DE i DIS, implicat n administrarea contribuiilor din sectorul zahrului?
12
Au
fost
stabilite
corespunztor
cerinele
privind
responsabilitile i competenele profesionale pentru posturile de execuie i conducere din cadrul DMPI BZI, DE i DIS? 13 Exist o mprire clar a atribuiilor care s asigure separarea sarcinilor personalului responsabil cu calculul, controlul, colectarea i contabilizarea contribuiilor pe zahr/izoglucoz? 14 Cerinele menionate mai sus sunt revizuite periodic de x x
Page 141 of 206

1
Comentarii 7
managementul de linie? 15 A asigurat managementul repartizarea corespunztoare (n funcie de numrul, complexitatea operaiunilor) ntre angajai a sarcinilor prin intermediul fielor posturilor? 16 n cazul n care apar schimbri ale structurii organizatorice, cerinele mai sus amintite privind descrierea sarcinilor posturilor, sunt actualizate? 17 Angajaii DMPI BZI, DE i DIS au luat la cunotin atribuiile care le revin i au semnat fiele posturilor pentru luare la cunotin? 18 Activitatea fiecrui funcionar responsabil cu calculul, controlul, colectarea i contabilizarea contribuiilor pe zahr/izoglucoz este verificat de ctre un alt funcionar conform principiului celor patru ochi (n fia postului)? 19 Este prevzut supervizarea activitii de ctre un funcionar superior care ofer instruciuni relevante cu privire la Page 142 of 206 x x x x x

1
Comentarii 7
ndeplinirea activitii? 20 21 Exist o confirmare oficial c aceast supervizare a fost efectuat? Angajaii DMPI BZI, DE i DIS sunt informai de ctre management cu privire la riscurile activitii pe care o realizeaz (inclusiv riscuri financiare)? 22 23 Comunicarea informaiilor referitoare la riscul pe care l implic o anumit poziie este confirmat n scris? Angajaii DMPI BZI, DE i DIS sunt informai n mod regulat de ctre supervizori/management cu privire la rezultatele i calitatea muncii lor? 24 25 26 Ofer managementul DMPI BZI, DE i DIS consiliere i instruciuni privind mbuntirea calitii muncii? Este asigurat n cadrul DMPI BZI, DE i DIS evidena scris a posturilor sensibile i a posturilor de responsabilitate? Exist un sistem de rotaie a personalului care ocup posturile x x x x x x x
Page 143 of 206

1
Comentarii 7
sensibile sau o politic de ntrire a controlului intern prin supraveghere sporit? 27 28 29 30 31 Sistemul de rotaie a personalului pe posturile sensibile este documentat? S-a stabilit n cadrul DMPI BZI, DE i DIS un sistem de nlocuire? Sistemul de nlocuire ia n considerare calificrile, aptitudinile i abilitile tehnice ale angajailor? Sunt nlocuirile documentate n scris? A fost stabilit n cadrul DMPI BZI, DE i DIS o list de aciuni/activiti care pot fi ncadrate n categoria conflict de interese? 32 33 Au fost luate msurile necesare pentru evitarea conflictului de interese? Exist funcii determinate pe care angajaii pe posturi sensibile sau de responsabilitate nu le pot ndeplini n afara APIA? Page 144 of 206 x x x x x x x

1
Comentarii 7
34
Sunt angajaii DMPI BZI, DE i DIS contieni de aciunile/activitile care pot fi ncadrate n categoria conflict de interese?
35
Exist o pist de audit care s permit trasabilitatea corespunztoare documentelor pe fiecare etap de realizare a procesului de gestionare a contribuiilor pe zahr/izoglucoz?
Page 145 of 206
A.04.3 - TEST DE CONTROL
Misiunea de audit Structurile auditate Perioada auditat Perioada desfurrii misiunii de audit intern Elaborat de: Marcela Batacliu, Florinela Radu Supervizat de:Vasile Loghin Obiectivele testului:

Raportrile productorilor de zahr i monitorizarea produciei Calculul i comunicarea contribuiilor pe zahr/izoglucoz (taxa pe producie) Efectuarea raportrilor de ctre Agenia de Pli i Intervenie pentru Agricultur
n cadrul acestor testri s-a urmrit att conformitatea cu legislaia comunitar i naional ct i cu manualele de proceduri, urmrindu-se modul de exercitare a controlului intern asupra operaiunilor ce fac obiectul testrii. Structura verificat: Direcia Msuri de Pia Biroul de Zahr i Izoglucoz Scopul testului: Asigurarea realizrii unor raportri ale productorilor corecte i n termenul legal deoarece aceste informaiile cuprinse n rapoarte permit monitorizarea produciei de ctre Agenia de Pli i Intervenie pentru Agricultur (APIA) i asigur baza raportrilor transmise de ctre APIA la Unitatea de Coordonare din cadrul Ministerului Economiei i Finanelor, respectiv la Comisia european; exercitarea controlului intern asupra raportrilor. De asemenea, prin aceast testare se urmrete asigurarea efecturii corecte a calculului contribuiilor pe zahr/izoglucoz i comunicarea ctre productori a contribuiilor de pltit n timp util astfel nct acetia s ia la cunotin despre cuantumul contribuiilor de Page 146 of 206
pltit i s poat plti aceste contribuii cu ncadrearea n termenul legal; exercitarea controlului intern asupra acestor operaiuni. Descrierea testului: Punctul 1 Populaia pentru realizarea testului o reprezint dosarele privind monitorizarea produciei la productorii de zahr/izoglucoz ce includ raportrile productorilor de zahr/izoglucoz. Dosarele sunt n numr de patru cte un dosar pentru fiecare dintre productorii de zahr din sfecl de zahr crora li s-au alocat cote de ctre MADR. Eantionul pentru verificare s-a stabilit n procent 50% din populaia total, pe baza criteriului cea mai mare/cea mai mic cot alocat, fiind selectate dosarele a doi dintre productorii de zahr, respectiv: S.C. ZAHRUL LUDU S.A. (33.395 tone) i S.C. FABRICA DE ZAHR BOD S.A. (18.406 tone). Testarea a avut la baz elementele stabilite prin Chestionarul list de verificare A.04.3.1. Punctul 2 Populaia pentru realizarea testului o reprezint documentele de calcul ale contribuiilor (taxelor) pe zahr/izoglucoz, notificrile ctre productori cu sumele de pltit i notificrile ctre Direcia Economic n vederea urmririi ncasrii acestora; Eantionul pentru verificare s-a stabilit la 50% din populaia total, respectiv documentele de calcul i notificrile referitoare la productorii mai sus menionai. Testarea a avut la baz elementele stabilite prin Chestionarul list de verificare A.04.3.2. Punctul 3 Populaia pentru realizarea testului o reprezint raportrile APIA ctre Comisia European i ctre Unitatea de Coordonare din cadrul Ministerului Economiei i Finanelor. Testarea a avut la baz elementele stabilite prin Chestionarul list de verificare A.04.3.3. Eantionul pentru verificare s-a stabilit la 100% din populaia total, respectiv toate raportrile APIA ctre Comisia European i ctre Unitatea de Coordonare din cadrul Ministerului Economiei i Finanelor.
Page 147 of 206
A.04.3.1 CHESTIONAR LIST DE VERIFICARE privind raportrile productorilor de zahr i monitorizarea produciei Auditarea procesului de administrare a contribuiilor aferente cotelor de zahr i izoglucoz, ca venituri la bugetul Uniunii Europene Direcia Msuri de Pia; Direcia Inspecii i Supracontrol; Direcia Economic Structura auditat: Direcia Juridic i Contencios Anul de comercializare 2007-2008 Perioada auditat: Perioada desfurrii misiunii de audit 01.09.2008 12.11.2008. intern Elaborat de: Florinela Radu, Marcela Semntura: Data: Batacliu Supervizat de:Vasile Loghin Semntura: Data: Misiunea de audit: Dosar verificat: S.C. ZAHRUL LUDU S.A.
TERMEN DE REALIZARE A OPERAIUNII AUDITATE REF. R (CE); LEGISLAIE NAIONAL REF. PROBA AUDIT
NR. CRT
VERIFICAREA
DA
NU
OBSERVAII
Verificai existena procedurilor scrise privind gestionarea cotelor de zahr i izoglucoz i a taxelor aferente
R (CE) nr. 885/2006 OMFP nr. 946/2005 aprobarea Codului OMAPDR nr. 816/ 2006 X X controlului intern X -
C.01.1 Colectarea informaiilor preliminar Conform manualului de procedur Conform manualului de procedur -
2. 3.
Verificai existena Registrului productorilor Verificai corectitudinea introducerii datelor n Registrul productorilor pe baza listei de
Permanent Permanent
Page 148 of 206
verificri pentru nregistrarea cotelor alocate n registrul productorilor 4. Verificai dac au fost transmise prin pota nainte de nceperea normal i prin cea electronic ghidul i anului comercial formularele zahr 5. Verificai asigurarea supervizrii transmiterii formularelor, notificrilor i informrilor ctre productori 6. 7. Verificai fia de eviden a documentelor document de gestiune intern a intrrilor Verificai existena i transmiterea n termen la 15 februarie a anului R (CE) nr. 318/ 2006 APIA a raportrilor ntreprinderilor productoare de comercializare n art. 6 (4) de zahr privind cantitilor de sfecl din curs (2007-2008) contractele corespondent cu sfecl) 8. Verificai ntocmirea listei de verificari pentru Imediat dup primirea nregistrarea datelor din Raportul privind valoarea raportului produciei i a suprafeelor cultivate cu sfecl Page 149 of 206 X de livrare estimat i a randamentului privind (Raportul X Permanent X Conform manualului de procedur Raportul valoarea i a cuprinde produciei suprafeelor anii de Permanent X Conform manualului de procedur pentru declararea produciei, stocurilor i livrrilor de zahr productorilor de X Conform manualului de procedur
cultivate cu sfecl pentru comercializare 20072008 i 2008 - 2009 Conform manualului de procedur
valoarea produciei i a suprafeelor cultivate
9.
Verificai existena i transmiterea n termen la Pn la data de 20 a R (CE) nr. 952/ 2006 APIA a Rapoartelor lunare referitoare la fiecrei luni producie, stocuri i livrri de zahr i nregistrarea acestora; (rapoartele se trimit prin pot i se nregistreaz la registratura APIA i apoi la DMP) n timpul anului comercial art. 21 (1). Textul art. 21 (1) a fost nlocuit n R (CE) nr. 707/ 2008 X -
10.
Verificai ntocmirea listelor de verificare pentru Lunar imediat dup nregistrarea datelor din rapoartele lunare primirea rapoartelor X referitoare la producie, stocuri i livrri de zahr lunare referitoare la producie, stocuri i livrri de zahr Conform manualului de procedur
11.
Verificai dac exist producie produs de ctre un operator (alt productor din ar sau din alt stat membru UE) n contul comitentului (productorul de zahr analizat)
R (CE) nr. 952/ 2006 art. 6 (3) X -
12.
Verificai existena i transmiterea n termen de Pn la data de 20 a ctre productori la APIA a Rapoartelor lunare fiecrei luni referitoare la producie, stocuri i circuitul de zahr n alt stat membru i nregistrarea acestora X Conform manualului de procedur
13.
Verificai ntocmirea listelor de verificare pentru Imediat dup primirea nregistrarea datelor din rapoartele lunare rapoartelor Page 150 of 206 X -
Conform manualului de procedur
referitoare la producie, stocuri i circuitul de zahr n alt stat membru 14. Verificai dac a fost efectuat informarea productorilor n cazul n care a fost necesar corectarea rapoartelor lunare ale productorilor, indicndu-se elementele din declaraie care trebuiesc corectate 15. 16. Verificai existena i transmiterea n termen de ctre productori a coreciilor rapoartelor lunare Verificai existena i transmiterea n termen de nainte de data de 1 R (CE) nr. 318/2006 ctre productori la APIA a cantitii de zahr februarie produs (inclusiv surplusul fa de cota de din producie) prin: Raportul Raportul 17. privind anual valoarea preliminar previzionate de zahr; privind producia de zahr Verificai ntocmirea listelor de verificare pentru Odat cu transmiterea nregistrarea datelor din: Raportul privind valoarea produciei previzionate de zahr; Raportul anual preliminar privind producia de Page 151 of 206 rapoartelor X Conform manualului de procedur produciei respectiv anul comercializare art. 12 i de R (CE) nr. 967/2006 art. 4 X Conform manualului de procedur Nu a fost cazul Nu a fost cazul -
zahr 18. Verificai existena i transmiterea n termen de 15 octombrie a anului ctre productori la APIA a Raportului anual de privind valoarea produciei de zahr 19. comercializare X 2008 - 2009 X Conform manualului de procedur Nu a fost cazul producia final a fost sub cota alocat
Verificai ntocmirea listei de verificare a datelor Imediat dup primirea din raportul anual privind valoarea produciei de raportului zahr
20.
Verificai dac productorul de zahr a transmis ntre 1 februarie i 15 n termen ctre APIA o cerere de reportare pentru aprilie a anului de anul de comercializare urmtor a cantitii de comercializare 2007zahr produs n surplus fa de cota alocat 2008 -
21.
Verificai dac, dup nregistrarea i verificarea tuturor rapoartelor primite de la productor, Permanent datele coninute n aceste rapoarte au fost introduse n Registrul productorilor, iar un alt funcionar a verificat introducerea datelor X Conform manualului de procedur
22.
Verificai completitudinea dosarului (existena tuturor rapoartelor n dosarul productorului)
Not: Verificarea dosarului S.C. FABRICA DE ZAHR BOD S.A. s-a realizat conform aceleiai proceduri de lucru (chestionar list de verificare). Nu s-au semnalat deficiene n legtur cu raportrile productorului de zahr i monitorizarea produciei de ctre APIA.
Page 152 of 206
A.04.3.2 - CHESTIONAR LIST DE VERIFICARE privind calculul i comunicarea taxei pe zahr Misiunea de audit: Auditarea procesului de administrare a contribuiilor aferente cotelor de zahr i izoglucoz, ca venituri la bugetul Uniunii Europene Structura auditat: Direcia Msuri de Pia; Direcia Inspecii i Supracontrol; Direcia Economic Direcia Juridic i Contencios Perioada auditat: Anul de comercializare 2007-2008 Perioada desfurrii misiunii de audit intern 01.09.2008 12.11.2008. Elaborat de: Florinela Radu, Marcela Batacliu Semntura: Data: Supervizat de:Vasile Loghin Semntura: Data: Dosar verificat: S.C. ZAHRUL LUDU S.A.
NR. CRT TERMEN DE REALIZARE A OPERAIUNII AUDITATE REF. R (CE); LEGISLAIE NAIONAL REF. PROBA AUDIT
VERIFICAREA
DA
NU
OBSERVAII
1.
Verificai dac a fost ntocmit documentul de nainte de data de 31 calculul referitor la valoarea taxei pe producia de ianuarie zahr a anului comercial 2007-2008
X -
Conform manualului de proceduri
2.
Verificai corectitudinea calcululului taxei pe producia de zahr n funcie de: regulament; - cursul valutar utilizat este cel legal; - cota alocat fabricii respective este cota corect nainte de data de 31 R (CE) nr. 318/ 2006 a anului art. 16 (2) R (CE) nr. 1913/2006 X art. 6 i art.11 OMAPDR nr. 816/ Page 153 of 206 comercial 2007-2008 - valoarea taxei pentru zahr este cea stabilit prin ianuarie
NR. CRT
VERIFICAREA
TERMEN DE REALIZARE A OPERAIUNII AUDITATE
REF. R (CE); LEGISLAIE NAIONAL
DA
NU
REF. PROBA AUDIT
OBSERVAII
2006
3.
Verificai existena listei de verificare pentru Imediat calculul taxei pe producia de zahr ntocmirea documentului calcul
dup de
X -
4. 5.
Verificai dac documentul de calcul al taxei este aprobat de persoanele autorizate Verificai ntocmirea, supervizarea i transmiterea Pn la data de 31 R (CE) nr. 551/2007 n termen a informrii referitoare la valoarea taxei ianuarie pe producia de zahr ctre productor a anului ce introduce art. 20 a) la R (CE) nr. 952/ 2006 comercial 2007-2008
X X
E.01.1 Informare privind valoarea taxei pe producie
Conform manualului de proceduri FIAP nr. 1
6.
Verificai dac s-a ntocmit, supervizat i Imediat privind urmrirea ncasrii taxei
dup X Conform manualului de proceduri
transmis notificarea ctre Direcia Economic ntocmirea informrii referitoare la valoarea taxei pe producia de Page 154 of 206
NR. CRT
VERIFICAREA
DA
NU
REF. PROBA AUDIT
OBSERVAII
zahr 7. Verificai plata taxei: dac Direcia Economic a Pn la data de 1 R (CE) nr. 318/2006 transmis Direciei Msuri de Pia o copie a martie a anului de art. 16 (3) extrasului de cont cuprinznd sumele virate de comercializare ctre productori 8. Verificai dac s-a ntiinat productorul s achite taxa de urgen, n cazul neplii n termen Not: Verificarea dosarului S.C. FABRICA DE ZAHR BOD S.A. s-a realizat conform aceleiai proceduri de lucru (chestionar list de verificare Nu s-au semnalat deficiene privind calculul i comunicarea contribuiilor pe zahr (taxa pe producie) de ctre APIA. corespunztor Nu a fost cazul X -
Page 155 of 206
A.04.3.3 - CHESTIONAR LIST DE VERIFICARE privind determinarea cantitii excedentare i calculul taxei pe excedent Misiunea de audit: Auditarea procesului de administrare a contribuiilor aferente cotelor de zahr i izoglucoz, ca venituri la bugetul Uniunii Europene Structura auditat: Direcia Msuri de Pia; Direcia Inspecii i Supracontrol; Direcia Economic Direcia Juridic i Contencios Perioada auditat: Anul de comercializare 2007-2008 Perioada desfurrii misiunii de audit intern 01.09.2008 12.11.2008. Elaborat de: Florinela Radu, Marcela Batacliu Semntura: Data: Supervizat de:Vasile Loghin Semntura: Data:
NR. CRT
1.
TERMEN DE REF. R (CE); REALIZARE A LEGISLAIE VERIFICAREA OPERAIUNII NAIONAL AUDITATE Verificai dac productorul a raportat ctre 1 februarie a Art. 4, alin. 2, APIA cantitatea de zahr produs peste cota campaniei alocat, prin depunerea declaraiei producia peste cot se refer de sfritul Art. 4, alin. 2, paragr. de paragr.1, R. Nr. privind comercializare la care 967/2006
D A
N U
N / A
REF. PROBA AUDIT
OBSERVAII
Conform manualului de proceduri x
2.
Verificai dac a fost ajustat producia n cursul nainte ajustare a produciei de ctre productor
lunii precedente, prin depunerea declaraiei de lunii urmtoare celei 2, R. Nr. 967/2006 la care se refer Art. 14, alin. 1, R. Nr. 318/2006 x SC Zahrul Ludu SA 3. Verificai luarea de deciziei de reportare de ctre productor, n anul de comercializare urmtor, a a unei pri din producia excedentar de zahr Page 156 of 206
NR. CRT
VERIFICAREA creia i se aplic cot
D A
N U
N / A
REF. PROBA AUDIT
OBSERVAII
4.
Verificai dac Direcia Msuri de Pia a informat productorul asupra faptului c decizia de reportare este irevocabil
Art. 14, alin. 1, R. Nr. 318/2006
5.
Verificai dac productorul a informat APIA cu ntre 1 februarie i 15 Art. 14, lit a, R. Nr. privire la cantitatea de zahr care face obiectul aprilie a anului de 318/2006 unui report comercializare n curs Art. 17, lit. a, R. Nr. 967/2006
6.
Verificai dac Direcia Msuri de Pia a Pn la data de 1 mai comunicat Comisiei Europene cantitile de zahr de sfecl din anul de comercializare curent care trebuie reportate pentru anul de comercializare urmtor
7.
Verificai
dac
productorul
i-a
luat n
momentul Art. 14, lit. b, R. Nr. 318/2006
Conform manualului de proceduri x Se va efectua, termenul maxim fiind 1
angajamentului de a depozita, pe cheltuial informrii APIA proprie, cantitile reportate pn la sfritul anului de comercializare n curs 8.
Verificai dac Direcia Msuri de Pia a Pn la data de 1 mai Art. 15, alin. 1, lit. a, determinat corect cantitatea excedentar prin care urmeaz anului R. Nr. 967/2006 deducerea din producia peste cot a cantitilor de comercializare n Page 157 of 206
NR. CRT
TERMEN DE VERIFICAREA REALIZARE A OPERAIUNII AUDITATE de zahr care au fost reportate n anul comercial care a fost produs urmtor excedentul
D A
N U
N / A
REF. PROBA AUDIT
OBSERVAII
mai
2009,
pentru anul de comercializare 2007-2008
9.
Verificai dac Direcia Msuri de Pia a n timpul campaniei Art. 14, alin. 4, R. Nr. monitorizat producia de zahr a productorului de comercializare n cauz astfel nct cantitile reportate s fie considerate primele cantiti produse n anul de comercializare urmtor, supuse regimului de cot 318/2006
Se va realiza i n comercial 2008-2009 anul
10. Verificai dac s-a realizat controlul fizic privind Conform calendarului Art. 21, alin. 1, lit. a, cel puin 5% din cantitile reportate n timpul de producia realizat n campania de comercializare locului urmtoare 11. Verificai dac a fost realizat corect calculul taxei Inainte de 1 mai care Art. 3, alin. 1, R. Nr. pe excedent, prin multiplicarea cantitii urmeaz fost anului de 967/2006 excedentare (rezultat prin diminuarea cantitii comercializare n care totale produse peste cot cu cantitatea reportat) a cu valoarea de 500 euro pe ton. produs excedentul Page 158 of 206 realizare la a R. Nr. 967/2006 faa efecturii inspeciilor la faa locului privind inspeciei
S-a realizat la sfarsitul anului comercial 2007-2008 x Se va realiza pn la data de 1 mai 2009
NR. CRT
TERMEN DE REF. R (CE); VERIFICAREA REALIZARE A LEGISLAIE OPERAIUNII NAIONAL AUDITATE 12. Verificai dac s-a identificat corect rata de n momentul Art. 20, R. 967/2006 schimb leu/euro, pentru calculul taxei pe excedent efecturii pentru care a fost produs excedentul 13. Verificai dac Direcia Msuri de Pia a Inainte de 1 mai care Art. 3, alin. 2, R. Nr. comunicat productorilor prelevarea total care urmeaz trebuie pltit a 14. Verificai dac productorii au contestat modul de determinare a cantitii excedentare i modul de calcul al taxei pe excedent 15. Verificai dac productorii au pltit taxa pe Inainte de data de 1 Art. 3, alin. 2, R. Nr. excedent iunie anului a 16. fost care urmeaz 967/2006 de produs 4, R. Nr. fost anului de 967/2006 comercializare n care produs excedentul calculului respectiv prima zi a anului de comercializare taxei pe excedent
D A
N U
N / A
REF. PROBA AUDIT
OBSERVAII
Se va realiza pn la data de 1 mai 2009
Se va realiza pn la data de 1 mai 2009
Se va realiza pn la data de 1 iunie 2009
comercializare n care excedentul Verificai dac s-a realizat informarea CE de Pn la data de 30 Art. Page 159 of 206 x Se va realiza
NR. CRT
TERMEN DE REF. R (CE); VERIFICAREA REALIZARE A LEGISLAIE OPERAIUNII NAIONAL AUDITATE ctre APIA referitoare la cantitile de zahr iunie a anului urmtor 967/2006 excedentare si la plata taxei pe excedent anului de comercializare n care s-a produs excedentul
D A
N U
N / A
REF. PROBA AUDIT
OBSERVAII
pn la data de 30 iunie 2009
Page 160 of 206
A.04.3.4 - CHESTIONAR LIST DE VERIFICARE privind efectuarea raportrilor de ctre Agenia de Pli i Intervenie pentru Agricultur
Auditarea procesului de administrare a contribuiilor aferente cotelor de zahr i izoglucoz, ca venituri la bugetul Uniunii Europene Direcia Msuri de Pia; Direcia Inspecii i Supracontrol; Direcia Economic Structura auditat: Direcia Juridic i Contencios Anul de comercializare 2007-2008 Perioada auditat: Perioada desfurrii misiunii de audit 01.09.2008 12.11.2008. intern Elaborat de: Florinela Radu, Marcela Semntura: Data: Batacliu Supervizat de: Vasile Loghin Semntura: Data: Misiunea de audit:
NR. CRT
VERIFICAREA
DA
NU
REF. PROBA AUDIT
OBSERVAII
I. Raportri ctre Unitatea de Coordonare din cadrul Ministerului Economiei i Finanelor 1. Verificai ntocmirea Situaiei de cont A Pn cel mai trziu n R (CE) nr. 1150/ 2000 (Contabilitatea A extras de cont al ultima zi lucrtoare Decizia Comisiei din drepturilor stabilite) pe baza copiei extrasului de anterioar datei de 10 20 martie 1997 de cont al Trezoreriei i a ordinului de plat a a celei de-a doua luni stabilire contribuiei pe producia de zahr urmtoare de plat Page 161 of 206 notificrii modalitilor comunicare a de a X -
NR. CRT
VERIFICAREA
DA
NU
REF. PROBA AUDIT
OBSERVAII
informaiilor Comisie statele resurse Europene de membre proprii
ctre ctre cu al
privire la sistemul de Comunitilor (97/245/CE, Euratom) 2. Verificai supervizarea i transmiterea n termen Pn cel mai trziu R (CE) nr. 1150/ 2000 a Situaiei de cont A ctre Unitatea de pn i Finanelor n ultima zi Decizia Comisiei din X Coordonare din cadrul Ministerului Economiei lucrtoare anterioar 20 martie 1997 Conform manualului de proceduri
datei de 10 a celei dea doua luni urmtoare notificrii de plat
3.
Verificai dac a fost corect ntocmit Situaia Pn cel mai trziu R (CE) nr. 1150/ 2000 de cont B: pna n ultima zi art. 6, 8 i 17 Nu a fost cazul - Anexa III - extras de cont al drepturilor lucrtoare A; mai, n anterioar Decizia Comisiei din august, stabilire anul modalitilor a de
stabilite care nu sunt incluse n contabilitatea datei de 10 a lunilor 20 martie 1997 de - Anexa III a - Lista sumelor din contabilitatea noiembrie
Page 162 of 206
NR. CRT
VERIFICAREA
DA
NU
REF. PROBA AUDIT
OBSERVAII
B declarate sau considerate nerecuperabile
curent i februarie n comunicare anul urmtor informaiilor Comisie statele resurse Europene de membre proprii
a ctre ctre cu al
privire la sistemul de Comunitilor (97/245/CE, Euratom) 4. Verificai supervizarea i transmiterea n termen Pn cel mai trziu a Situaiei de cont B ctre Unitatea de pna n ultima zi Coordonare din cadrul Ministerului Economiei lucrtoare anterioar i Finanelor datei de 10 a lunilor mai, august, noiembrie n anul curent i februarie n anul urmtor 5. Verificai corectitudinea ntocmirii Notificrii cazurilor de resurse proprii tradiionale amortizate Page 163 of 206 R (CE) nr. 1150/ 2000 art. 17 (2) X Nu a fost cazul R (CE) nr. 1150/ 2000 art. 6, 8 i 17 Decizia Comisiei din 20 martie 1997 X Nu a fost cazul
NR. CRT
VERIFICAREA
DA
NU
REF. PROBA AUDIT
OBSERVAII
6.
Verificai supervizarea i transmiterea n termen a Notificrii cazurilor de resurse proprii tradiionale amortizate
R (CE) nr. 1150/ 2000 art. 17 (2) R (CE) nr. 1150/ 2000 art. 17 (3) X X
Nu a fost cazul
7.
Verificai corectitudinea ntocmirii Raportului nainte de data de 30 anual privind activitatea i rezultatele aprilie a anului care urmeaz exerciiului controalelor efectuate de APIA
8.
Verificai supervizarea i transmiterea n termen nainte de data de 30 R (CE) nr. 1150/ 2000 a Raportului anual privind activitatea i aprilie a anului care art. 17 (3) urmeaz exerciiului II. Raportri ctre Comisia European rezultatele controalelor efectuate de APIA
9.
Verificai ntocmirea Raportului la CE privind 1 produciei de zahar din anul
iunie
anul
de R (CE) nr. 952/2006
suprafeele i produciile de sfecl destinat comercializare 2007- art. 22 (3) de 2008 iunie anul de R (CE) nr. 952/2006 n art. 22 (3) X Conform manualului de proceduri sfritul R (CE) nr. 952/2006 X comercializare 2007-2008 10. Verificai supervizarea i transmiterea n termen 1 a Raportului la CE privind suprafeele i comercializare produciile de sfecl destinat produciei de 2007-2008 zahar din anul de comercializare 2007-2008 11. Verificai ntocmirea Raportului la CE privind nainte de
Page 164 of 206
NR. CRT
VERIFICAREA
DA
NU
REF. PROBA AUDIT
OBSERVAII
stocurile lunare de zahr
celei de-a doua luni art. 21 (2) care urmeaz lunii n cauz
12.
Verificai supervizarea i transmiterea n termen nainte zahr
de
sfritul R (CE) nr. 952/2006
a Raportului la CE privind stocurile lunare de celei de-a doua luni art. 21 (2) care urmeaz lunii n cauz 13. Verificai ntocmirea Raportului la CE privind 1 martie a anul de R (CE) 952/ 2006 art. producia provizorie de zahr defalcat pe comercializare n curs luni 14. Verificai supervizarea i transmiterea n termen 1 martie a anul de R (CE) 952/ 2006 art. a Raportului la CE privind producia provizorie comercializare n curs de zahr defalcat pe luni 15. Verificai ntocmirea Raportului la CE privind 30 noiembrie a anului R (CE) nr. 952/ 2006 producia definitiv de zahr din anul de de comercializare precedent comercializare art. 22 (4) curent pentru anul de comercializare precedent Page 165 of 206 X 22 (2) X 22 (2) X -
NR. CRT
VERIFICAREA
DA
NU
REF. PROBA AUDIT
OBSERVAII
16.
Verificai supervizarea i transmiterea n termen 30 noiembrie a anului R (CE) nr. 952/ 2006 a Raportului la CE privind producia definitiv de de zahr din anul de comercializare precedent comercializare art. 22 (4) curent pentru anul de comercializare precedent
Page 166 of 206
A.04.4 - TEST DE CONTROL privind realizarea controlului pe teren la productorii de zahr Misiunea de audit Structurile auditate Perioada auditat Perioada desfurrii misiunii de audit intern Elaborat de: Florinela Radu, Marcela Batacliu Supervizat de: Vasile Loghin Auditarea procesului de administrare a contribuiilor aferente cotelor de zahr i izoglucoz, ca venituri la bugetul Uniunii Europene Direcia Msuri de Pia; Direcia Economic; Direcia Inspecii i Supracontrol; Direcia Juridic i Contencios Anul comercial 2007/2008 01.09.2008 12.11.2008 Semntura: Semntura: Data: Data:
Structura verificat: Direcia Inspecii i Supracontrol Scopul testului: Asigurarea c Direcia Inspecii i Supracontrol a realizat controale la productorii de zahr care s garanteze acurateea i exhaustivitatea datelor din registrele productorilor i din raportrile acestora ctre APIA, n special prin intermediul unei analize a concordanei dintre cantitile de materie prim livrate i cantitile de produse finite obinute, precum i prin intermediul unei comparaii a documentelor comerciale i a altor documente relevante ale productorilor; exercitarea controlului intern asupra raportrilor. Obiectivele testului: Aplicarea procedurii de control la faa locului Verificri obligatoriu de efectuat pe parcursul derulrii controalelor pe teren
n cadrul acestor testri, echipa de audit a urmrit att conformitatea cu legislaia comunitar i naional ct i cu manualele de proceduri, analizndu-se totodat i modul de exercitare a controlului intern asupra operaiunilor ce fac obiectul testrii.
Page 167 of 206
Descrierea testului: Punctul 1 Populaia este constituit din cele 4 (patru) dosare ale productorilor de zahr cte un dosar pentru fiecare dintre productorii crora MADR le-a alocat o cot de producie. Eantionul de verificare s-a stabilit n procent de 50% din populaia total, pe baza criteriului cea mai mare/cea mai mic cot alocat , fiind selectate dosarele a doi dintre productorii de zahr, respectiv: SC ZAHRUL LUDU SA (33 395 to) i SC FABRICA DE ZAHR BOD (18 406 to). Testarea a avut la baz elementele stabilite prin Chestionarul list de verificare A.04.4.1.
Page 168 of 206
A.04.4.1 CHESTIONAR LIST DE VERIFICARE privind realizarea controlului pe teren la productorii de zahr Misiunea de audit Structurile auditate Perioada auditat Perioada desfurrii misiunii de audit intern Elaborat de: Florinela Radu, Marcela Batacliu Supervizat de: Vasile Loghin Auditarea procesului de administrare a contribuiilor aferente cotelor de zahr i izoglucoz, ca venituri la bugetul Uniunii Europene Direcia Msuri de Pia; Direcia Economic; Direcia Inspecii i Supracontrol; Direcia Juridic i Contencios Anul comercial 2007/2008 01.09.2008 12.11.2008 Semntura: Semntura: Data: Data:
Dosar verificat: SC ZAHRUL LUDU SA

*) Acelasi chestionar list de verificare va fi utilizat pentru verificarea modului de realizare a inspeciilor la SC Fabrica de Zahr BOD SA NR. CRT. VERIFICARE REF. R.CE/ PROCEDURA D A N U N/ A REF. PROB AUDIT OBSERVAII
1. Verificai
existena
procedurilor
scrise
privind R
(CE)
nr.
Ghidul cotelor aferente
de de
inspecii zahr i
controlul productorilor de zahr/izoglucoz i a 885/2006 taxelor aferente
privind managementul izoglucoz i a taxelor
2. Verificai dac cererea de inspecii formulat de Manualul Biroul Zahr i Izoglucoz este
privind
formalizat: managementul izoglucoz i a
formulat n scris, nregistrat, semnat de persoanele cotelor de zahr i competente
Page 169 of 206
taxelor aferente Ghidul de inspecii 3. Verificai dac cererea de inspecii a fost transmis la Manualul Direcia Inspecii i Supracontrol i dac a fost privind nregistrat managementul cotelor de zahr i izoglucoz i a taxelor aferente Ghidul de inspecii 4. Verificai dac un exemplar al cererii de inspecii se Manualul afl n dosarul productorului privind managementul cotelor de zahr i izoglucoz i a X Au fost efectuate 4 controale: la nceputul, n cursul campaniei (2 controale) i la sfritul anului comercializare Page 170 of 206 de taxelor aferente 5. Verificai dac calendarul de realizare a controalelor Ghidul de inspecii asigur verificarea elementelor prevzute de regulamentele comunitare X X
6. Verificai dac n cadrul controlului la productorul Ghidul de inspecii de zahr au fost respectate etapele de control prevzute n ghidul de inspecii, respectiv : emiterea ordinului de inspecie intervenia la faa locului ntocmirea raportului de inspecii transmiterea rezultatelor controlului la Biroul Zahr i Izoglucoz verificarea modului de completare a raportului de inspecii de ctre funcionarii Biroul Zahr i Izoglucoz 7. Verificai dac datele din dosarul productorului se coreleaz cu cele nregistrate n rapoartele de inspecii 8. Verificai dac inspectorii au utilizat liste de Ghidul de inspecii verificare n timpul controlului 9. Verificai dac listele de verificare care stau la baza R. CE nr. 952/2006 constatrilor inspectorilor cuprind urmtoarele puncte obligatoriu de verificat: 10 - documentele comerciale ale productorilor zahr/izoglucoz 11 - acurateea i exhaustivitatea instrumentelor de Art. 10, alin 2, X Ghidul de inspecii de Art. 10, alin 2 X X X X
Page 171 of 206
cntrit i a analizelor de laborator utilizate
paragr.1 10, alin 2, X ntruct productorii de zahr MADR are transmit preurile la de de acest
12 - acurateea i exhaustivitatea datelor utilizate pentru Art. productorilor de zahr/izoglucoz
stabilirea preurilor de vnzare lunare medii ale paragr. 2
vnzare, iar APIA nu cunotin la acestea, referitoare inspeciile
aspect se realizeaz de structura specializat a MADR 13 - controlul respectrii obligaiei de plti preul minim productorului de sfecl de zahr 14 - metode de realizare a inspeciei fizice a stocurilor cel puin o dat la doi ani 15 - datele nscrise n registrele productorilor de zahr Art. 10, alin 2 referitoare la cantitile de materie prim livrate i cantitile de produse finite obinute 16 Verificai dac rezult din controlul registrelor Art. 9, alin. 2, R. productorului, periodicitatea cel puin lunar a CE nr. 952/2006, nregistrrilor, precum i cuprinderea urmtoarelor alin. 1 elemente obligatorii: Ghidul de inspecii Page 172 of 206 X Art. 10, alin 2, X X
F.01.1 Ghidul de inspecii
paragr. 3 Vezi FIAP nr.2
17 - cantitile de materii prime primite mpreun cu, n Art. 9, alin. 2, pct. cazul sfeclei, coninutul de zahr astfel cum a fost 1, determinat la livrarea n ntreprindere 18 - produsele finite sau semifinite primite R. CE nr. 952/2006
Art. 9, alin. 2, pct. X 2, R. CE nr. 952/2006
19 - cantitile de produse finite obinute, precum i Art. 9, alin. 2, pct. X cantitile de subproduse 20 - pierderile datorate prelucrrii 3, R. CE nr. 952/2006 Art. 9, alin. 2, pct. X 4, R. CE nr. 952/2006 21 - cantitile distruse, precum i justificarea distrugerii Art. 9, alin. 2, pct. X acestora 22 - cantitile de produse finite expediate 5, R. CE nr. 952/2006 Art. 9, alin. 2, pct. X 6, R. CE nr. X X Durata inspeciei 4 zile rapoartele de inspecii sunt Ghidul de inspecii Page 173 of 206 Vezi FIAP nr.2 952/2006 23 Verificai durata medie a inspeciei la productorul de Ghidul de inspecii zahr (zile/ore) 24 Verificai dac
nregistrate Direciei
Registrul i
rapoartelor
aparinnd i
La exist
nivelul
central registrul
Inspecii
Supracontrol
compartimentelor de inspecii de la centrele judeene
rapoartelor de inspecii, ns la nivel teritorial acest registru nu a fost ntocmit
25 Verificai dac raportul de inspecie indic cu Art. 10, alin. 5, R. precizie cel puin urmtoarele elemente: 26 - data controlului i persoanele prezente CE nr. 952/2006 Ghidul de inspecii Art. 10, alin. 5, lit. a, 27 - perioada supus controlului i cantitile n cauz R. CE nr. X
952/2006 Art. 10, alin. 5, lit. b, R. CE nr. 952/2006 S-a constatat c nu sunt stabilite cantitile care au fcut obiectul controlului. Vezi FIAP nr.2 28 - tehnicile de control utilizate, inclusiv o descriere a Art. 10, alin. 5, lit. metodelor de eantionare c, R. CE nr. 952/2006 X
Metodele eantionare nu
de sunt
prevzute nici n ghidul de inspecii. Vezi FIAP nr. 2
Page 174 of 206
29 - rezultatele controlului i msurile corective Art. 10, alin. 5, lit. necesare, dac este cazul d, R. CE nr. 952/2006 30 Verificai dac rapoartele de control cuprind rubrici Art. 11, alin 1, R. privind nregistrarea neconcordanelor ntre stocurile CE nr. 952/2006 fizice i datele din registrele productorului Ghidul de inspecii 31 Verificai dac se realizeaz o estimare a cantitilor Art. 11, alin 1, R. reale de producie i de stocuri n cazul descoperirii CE nr. 952/2006 unor neconcordane ntre cantitile de materie prim i de produse finite ori ntre documentele relevante i datele/cantitile productor declarate sau nregistrate de
Conform Ghidului de inspecii
Conform Ghidului de inspecii
Conform
Manualului
Managementul cotelor de zahr i izoglucoz, estimarea cantitilor se realizeaz baza inspecii de Biroul Zahr i Izoglucoz pe constatrilor cuprinse n raportul de
32 Verificai dac este specificat faptul c productorul Art. 11, alin 3, R. nu este sancionat n cazul constatrii unor CE nr. 952/2006 neconcordane/contradicii mai mici de 5% n greutate din cantitatea produselor finite declarate i cele care fac obiectul controlului sau n cazul n care acestea rezult din simple omisiuni/erori administrative Page 175 of 206
Conform
Manualului
Managementul cotelor de zahr i izoglucoz
33 Verificai dac lista de verificare/raportul de control R. CE nr. 885/2006 sunt semnate de inspectorii care au efectuat controlul i dac sunt supervizate de directorul Direciei Inspecii i Supracontrol 34 Verificai modul de arhivare a rapoartelor de inspecii Art. 10, alin 3, R. care trebuie pstrate cel puin 3 ani dup efectuarea CE nr. 952/2006 controlului, pentru a fi puse la dispoziia serviciilor Ghidul de inspecii de control ale CE 35 Verificai dac s-a efectuat controlul fizic privind cel Art. 21, alin. 1, lit. puin 5% din cantitile reportate n timpul a, R. CE nr. inspeciilor la faa locului privind producia realizat 967/2006 n campania de comercializare urmtoare 36 Verificai dac n cazul efecturii controlului pe teren R. CE nr. 967/2006 privind taxa pe excedent - reportarea produciei se verific dac productorul i-a respectat angajamentul de depozitare a cantitilor reportate pn n ultima zi a anului de comercializare n curs 37 Verificai dac s-a verificat i plata preului cel puin Art. 15, alin. 2, R. egal cu preul minim i n condiiile aplicabile sfeclei CE nr. 967/2006 livrate de productorii a cror producie corespunde cantitii de zahr reportate ((===98 Page 176 of 206
Vezi FIAP nr. 2
A.04.5 - FI DE INTERVIU privind ntocmirea, verificarea, supervizarea i transmiterea raportrilor Misiunea de audit Structurile auditate Perioada auditat Auditarea procesului de administrare a contribuiilor aferente cotelor de zahr i izoglucoz, ca venituri la bugetul Uniunii Europene Direcia Msuri de Pia; Direcia Economic; Direcia Inspecii i Supracontrol; Direcia Juridic i Contencios Anul comercial 2007/2008
Perioada desfurrii misiunii 01.09.2008 12.11.2008 de audit intern Elaborat de: Marcela Batacliu, Semntura: Florinela Radu Supervizat de:Vasile Loghin Obiectivul interviului: Semntura:
Data: Data:
Efectuarea raportrilor de ctre Agenia de Pli i Intervenie pentru Agricultur ctre Comisia European i ctre Unitatea de Coordonare din cadrul Ministerului Economiei i Finanelor Persoana intervievat: Doamna.................................... Directorul Direciei Msuri de Pia - APIA
1. Care sunt activitile pe care le desfurai n legtur cu ntocmirea, supervizarea i transmiterea raportrilor din sectorul zahrului/izoglucozei ctre Comisia European i Unitatea de Coordonare din cadrul Ministerului Economiei i Finanelor ? V rugm enumerai principalele activiti pe care le desfurai n acest sens: ........................................................................................................................................................... ........................................................................................................................................................... ........................................................................................................................................................... ...........................................................................................................................................................
Page 177 of 206
2. Sarcinile dumeavoastr de serviciu, precum i ale funcionarilor implicai n ntocmirea i transmiterea raportrilor din sectorul zahrului/izoglucozei sunt prevzute explicit i detaliat n: a. b. c. Fiele postului?..................................................................DA Proceduri de lucru?............................................................DA Alte documente (decizii, instruciuni, note etc. )?.............DA NU NU NU
3. Exist un mediu propice comunicrii menit s asigure mbuntirea calitii muncii prin interaciunea manager-subordonat?................................................DA n cazul n care avei propuneri de mbuntire, v NU rugm s le
menionai:........................................................................................................................ .......................................................................................................................................... 4. Considerai c sunt asigurate resurse umane corespunztoare pentru ntocmirea i transmiterea raportrilor din sectorul zahrului/izoglucozei n ceea ce privete numrul, calificarea i experiena?......................................................................................DA NU
5. Este asigurat pregtirea profesional a personalului la toate nivelurile operaionale din cadrul direciei dvs. pe baza unui plan de instruire adaptat la sarcinile i obiectivele structurilor implicate n monitorizarea cotelor, administrarea taxelor i ntocmirea raportrilor pe zahr/izoglucoz?...........................................................................DA NU
6. Considerai c, n interiorul APIA se realizeaz un schimb operativ de informaii n privina ntocmirii, supervizrii i transmiterii raportrilor din sectorul zahrului/izoglucozei, att pe nivel orizontal, ct i pe nivel vertical?..........................................DA NU
7. Considerai c este asigurat o comunicare corespunztoare ntre APIA i terii implicai n ntocmirea i transmiterea raportrilor pe zahr/izoglucoz (MADR, MF Unitatea de Coordonare, Comisia European, productorii de zahr/izoglucoz) n scopul transmiterii corecte i la timp a acestora?..........................................................DA NU
Page 178 of 206
8. Considerai c asigurarea suportului informatic al activitii de ntocmire i transmitere a raportrilor din sectorul zahrului/izoglucozei ctre Comisia European i Unitatea de Coordonare din cadrul M.E.F. este corespunztoare? .........................................................DA NU
9 . Este asigurat securitatea sistemului informatic n ceea ce privete transmiterea raportrilor din sectorul zahrului/izoglucozei?.......................................................DA NU
10. Este asigurat securitatea documentelor scrise (rapoartelor) cu respectarea condiiilor de arhivare prevzute de normele naionale i comunitare?................DA NU
11. n activitatea pe care o desfurai n legtur cu supervizarea i transmiterea raportrilor din sectorul zahrului/izoglucozei ctre Comisia European i Unitatea de Coordonare din cadrul M.E.F. ai identificat riscuri care ar putea duce la nerealizarea obiectivelor? .........................................................................................................DA NU Dac da, menionai care sunt acestea:......................................................................................... ...................................................................................................................................................... 12. Ce credei c ar trebui ntreprins (dac este cazul) pentru mbuntirea activitii de ntocmire, supervizare i transmitere a raportrilor din sectorul zahrului/izoglucozei ctre Comisia European i Unitatea de Coordonare din cadrul M.E.F.? ........................................................................................................................................................... ........................................................................................................................................................... ............................................................................................................................. 13. Mai avei ceva de adugat (propuneri, sugestii etc.)? ........................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................... ........................................................................................................................................................ Data: Semntura,
Page 179 of 206
A.05.1- FI DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI nr. 1
1. Problema: Transmiterea de ctre APIA a informrii ctre productor referitoare la valoarea taxei pe producia de zahr Pn la data de 31 ianuarie a anului comercial 2007-2008, productorii trebuie s fie informai asupra valorii taxei pe producie ce urmeaz a fi pltit (Regulamentul (CE) nr. 551/2007 ce introduce art. 20 a) la Regulamentul (CE) nr. 952/ 2006) 2. Constatari: Netransmiterea n termen a informrii referitoare la valoarea taxei pe producia de zahr ctre productorul S.C. ZAHRUL LUDU S.A. Astfel: - calculul taxei pe producia de zahr i ntocmirea documentului de calcul de ctre funcionarul responsabil s-a efectuat cu ntrziere (04 februarie 2008); - la completarea listei de verificare pentru calculul taxei pe producia de zahr nu a fost sesizat acest aspect; - din cauza celor mai sus menionate, supervizarea de ctre conducerea structurilor implicate a fost, de asemenea, ntrziat (05 februarie 2008); - transmiterea informrii ctre productor a fost efectuat prin pot cu confirmare de primire, documentul ajungnd la acesta n data de 07 februarie 2008) 1. Cauze: Control intern insuficient:
inexistena unei piste de audit pe tot parcursul procesului (inclusiv pentru structura care se ocup cu expedierea documentelor) n care s fie stabilite documentele, persoanele responsabile de ntocmire i termenele maxime de ntocmire, respectiv de transmitere a acestora; nefolosirea unei alte ci de comunicare (fax)
4. Consecine: - contestarea informrii de ctre productor;
Page 180 of 206
- ntrzierea la plat a taxei pe zahr, fapt care atrage plata de penalizri de ntrziere de ctre productor; - neplata taxei; n cazul de neplat a taxei de ctre productor, plata acesteia se efectueaz din bugetul naional, rezultnd cheltuieli bugetare suplimentare. 2. Recomandri: - ntrirea controlului intern pe toate nivelele desfurrii acestei activiti (autocontrolul, controlul mutual, controlul ierarhic operativ, cunoaterea procedurilor); - mbuntirea comunicrii ntre funcionari n scopul prevenirii apariiei unor disfuncionaliti n procesul de comunicare a informaiilor. Nivel de prioritate: Mediu Structura responsabil: Direcia Msuri de Pia ntocmit de: Auditori, Marcela Batacliu Florinela Radu Supervizat, Director Direcia Audit Vasile Loghin Pentru conformitate: Director Direcia Msuri de Pia
Page 181 of 206
A.05.2 - FI DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI nr. 2 1. Problema: Elaborarea i aplicarea Ghidului de inspecii privind managementul cotelor de zahr i izoglucoz i a taxelor aferente Nu au fost respectate urmtoarele prevederi legale: - art. 10, alin 2, paragraful 5 din Regulamentul nr. CE nr. 952/2006 referitoare la metodele de realizare a inspeciilor fizice a stocurilor cel puin o dat la doi ani; - art. 10, alin. 5, lit. b, c din Regulamentul nr. CE nr. 952/2006 referitoare la descrierea tehnicilor de control utilizate, la cantitile care fac obiectul controlului, inclusiv la descrierea metodelor de eantionare; - art. 10, alin. 3 din Regulamentul nr. CE nr. 952/2006 stabilete c n cazul n care anumite controale se realizeaz pe baza unui eantion, acesta trebuie s asigure un control fiabil i reprezentativ; - art. 10, alin.5 din Regulamentul nr. CE nr. 952/2006 prevede c rapoartele de inspecii se arhiveaz i se pstreaz cel puin 3 ani care urmeaz anului de control, astfel nct s poat fi uor utilizat de ctre serviciile de control ale CE. 2. Constatari: A. Elaborarea procedurii de inspecii conform Chestionarului de evaluare A.04.2.2. Pentru efectuarea inspeciilor la productorii de zahr, Direcia Inspecii i Supracontrol a elaborat Ghidul de inspecii privind managementul cotelor de zahr i izoglucoz i a taxelor aferente, versiunea 1.0, care a fost difuzat i compartimentelor de inspecii organizate la nivelul centrelor judeene APIA. Urmare verificrii Ghidului de inspecii privind managementul cotelor de zahr i izoglucoz i a taxelor aferente, echipa de audit a constatat urmtoarele: Ghidul nu cuprinde descrierea metodelor de realizare a inspeciilor fizice a stocurilor de zahr cel puin o dat la doi ani; Circuitul documentelor nu este complet ntruct nu prevede transmiterea la Direcia Inspecii i Supracontrol a rapoartelor de inspecii elaborate la nivel teritorial APIA, pentru a fi transmise la Direcia Msuri de Pia;
Page 182 of 206
Lista de verificare care face parte integrant din raportul de inspecii nu cuprinde rubrici referitoare la verificarea cantitilor pierdute n procesul de transformare i/sau de manipulare, respectiv a celor distruse n condiii neimputabile productorului, susinute cu documente doveditoare;
Ghidul cuprinde o descriere general a procedurii de inspecii nefiind identificate n mod concret elementele care trebuie cuprinse n raportul de inspecii, respectiv, cantitile supuse controlului i tehnicile de control utilizate, inclusiv metodele de eantionare. De asemenea, nu este prevzut modul de selecie a documentelor/cantitilor care sunt cuprinse n eantionul de control i nici mrimea eationului care trebuie s asigure un control fiabil i reprezentativ;
Ghidul nu prevede modul de arhivare a rapoartelor de inspecii: persoana responsabil, termenul obligatoriu de pstrare a rapoartelor.
B. Punerea n aplicare a procedurii de inspecii conform Chestionarului list de verificare A.04.4.1. Constatrile echipei de audit sunt urmtoarele: Dei ghidul de inspecii prevede, la Cap. IV ntocmirea rapoartelor de inspecii, c rapoartele sunt nregistrate n registrul de inspecii al crui model este prezentat n Anexa 12 la ghid, s-a constatat faptul c la nivelul compartimentelor de inspecii judeene nu a fost ntocmit acest registru Dei ghidul de inspecii nu prevede transmiterea rapoartelor la centrala APIA, compartimentele de inspecii judeene au transmis aceste rapoarte, n original, prin pota special; Pentru anul comercial 2007-2008, inspeciile la productorii de zahr s-au desfurat dup urmtorul calendar: la nceputul campaniei, n cursul campaniei (2 aciuni) i la finalul campaniei de comercializare 3. Cauze: - Ineficiena controlului intern n cadrul Direciei Inspecii i Supracontrol; - Comunicarea defectuoas ntre structurile APIA de la nivel central i teritorial; - Neacordarea ateniei cuvenite tuturor prevederilor din regulamentele comunitare referitoare la activitatea de inspecii; 4. Consecine: Apariia disfunctionalitilor n activitatea de inspectii, fapt ce poate avea i implicaii financiare n cazul efecturii unor controale ulterioare care s evidenieze diferene ntre declaraiile productorilor i situaia de fapt Page 183 of 206
3. Recomandri: recomandm modificarea Ghidul de inspecii privind managementul cotelor de zahr i izoglucoz i a taxelor aferente, prin introducerea unor prevederi referitoare la: metodele de realizare a inspeciilor fizice a stocurilor de zahr cel puin o dat la doi ani completarea circuitului documentelor cu etapa de transmitere la Direcia Inspecii i Supracontrol a rapoartelor de inspecii elaborate la nivel teritorial APIA completarea listei de verificare care face parte integrant din raportul de inspecii cu rubrici referitoare la verificarea cantitilor pierdute n procesul de transformare i/sau de manipulare, respectiv a celor distruse n condiii neimputabile productorului, susinute cu documente doveditoare; stabilirea clar i detaliat a responsabilitilor inspectorilor i identificarea concret a elementelor care trebuie cuprinse n raportul de inspecii, n special cu privire la cantitile supuse controlului.. De asemenea, recomandm s se descrie tehnicile de control utilizate, metodele de eantionare i mrimea eationului astfel nct s se asigure un control fiabil i reprezentativ; stabilirea modului de arhivare a rapoartelor de inspecii: desemnarea persoanei responsabile, menionarea termenului obligatoriu de pstrare a rapoartelor (3 ani de la data efecturii controlului). recomandm compartimentelor de inspecii ale centrelor judeene APIA s respecte prevederile ghidului de inspecii referitoare la ntocmirea registrului de inspecii i la nregistrarea rapoartelor n acest registru; pentru a evita verificarea dubl a anumitor informaii, recomandm comasarea inspeciei de la sfritul campaniei n cu inspecia realizat la nceputul campaniei n + 1. Nivel de prioritate: nalt Structura responsabil: Direcia Inspecii i Supracontrol Compartimentele de inspecii ale centrelor judeene APIA ntocmit de: Auditori, Florinela Radu Marcela Batacliu Page 184 of 206 Supervizat, Director Direcia Audit Vasile Loghin Pentru conformitate: Director Direcia Inspecii i Supracontrol
B.03 - MINUTA EDINEI DE INCHIDERE Misiunea de audit Structurile auditate Perioada auditat Perioada desfurrii misiunii de audit intern Elaborat de: Marcela Batacliu, Florinela Radu Supervizat de: Vasile Loghin Auditarea procesului de administrare a contribuiilor aferente cotelor de zahr i izoglucoz, ca venituri la bugetul Uniunii Europene Direcia Msuri de Pia; Direcia Economic; Direcia Inspecii i Supracontrol; Direcia Juridic i Contencios Anul comercial 2007/2008 01.09.2008 12.11.2008 Semntura: Semntura: Data: Data:
A. Lista participantilor: Nume si prenume Vasile Loghin Florinela Radu Marcela Batacliu George Popa Maria Stefan Ioan tefnescu Ileana Popescu B. Concluzii: Pe parcursul interveniei la faa locului, echipa de audit a ntocmit FIAP-uri referitoare la anumite disfuncionaliti constatate la: Obiectivul 3 Calculul i comunicarea comunicarea contribuiilor pe zahr/izoglucoz Obiectivul 5 - Realizarea controlului pe teren la productorii de zahr/izoglucoz Functia Director Auditor Auditor intern Director Director Director Director Directia/Serviciul Directia Audit Intern APIA Directia Audit Intern APIA Direcia Audit Intern Direcia Msuri de Pia Directia Economic Direcia Inspecii Supracontrol Direcia Juridic Contencios Nr. telefon/ email 3054807 3072638 34 51 860 34 51 852 34 51 846 i 34 51 824 i 34 51 833 Semnatura
Page 185 of 206
FIAP-urile au fost transmise la structurile auditate care au semnat pentru conformitate, reperezentanii acestora fiind de acord cu constatrile i recomandrile formulate. Aceste constatri i recomandri au fost cuprinse n Proiectul raportului de audit, nmnat structurilor auditate n cadrul acestei edine. Dup aprobarea raportului de audit de ctre Directorul General al APIA, recomandrile devin obligatorii pentru structurile auditate i vor fi implementate n termenele stabilite. De asemenea, echipa de audit a naintat structurilor auditate Chestionarul privind evaluarea auditului intern n scopul obinerii unui feedback care s contribuie la creterea calitii auditului intern.
Page 186 of 206
A.07.2 - RAPORT DE AUDIT INTERN *)
SE APROB, Director General APIA
Raport de audit privind auditarea procesului de administrare a contribuiilor aferente cotelor de zahr i izoglucoz, ca venituri la bugetul Uniunii Europene I. INTRODUCERE Prin Decizia Consiliului 2000/597/CE cu privire la sistemul resurselor proprii ale Comunitilor Europene i prin Regulamentul (CE, EURATOM) nr. 1150/2000 al Consiliului privind punerea n aplicare a Deciziei 94/728/CE, s-au legiferat dispoziiile privitoare la sistemul resurselor proprii ce finaneaz cheltuielile bugetului UE. Resursele proprii se pun la dispoziia Comisiei sub forma nregistrrii sumelor creditate din contul deschis n acest scop, n numele su, la trezoreria fiecrui stat membru sau a organismului desemnat de ctre statul membru respectiv. Contribuiile pe zahr i izoglucoz sunt parte integrant a resurselor proprii tradiionale (RPT) prevzute n contextul organizrii comune a pieei zahrului fiind formate din taxa pe producie i, respectiv, taxa pe excedent cu care productorii de zahr i izoglucoz contribuie la sprijinirea pieei zahrului i la formarea de rezerve. Aceste sume finaneaz sistemul repartizrii echitabile a cheltuielilor fcute cu restituiile la export, astfel nct s se asigure o desfacere normal a zahrului. Contribuiile pe zahr i izoglucoz datorate de statul membru se calculeaz pentru un an comercial (1 octombrie n 30 septembrie n+1), astfel:
Page 187 of 206
Taxa pe producie se stabilete prin multiplicarea cotei de zahr alb/izoglucoz alocate ntrun an comercial unui stat membru, cu taxa de 12 euro/6euro stabilit per tona de zahr/izoglucoz conform art. 16 din Regulamentul (CE) nr. 318/2006 al Consiliului privind organizarea comun a pieelor n sectorul zahrului; Taxa pe cota adiional - se percepe la cotele adiionale alocate ntreprinderilor, n conformitate cu prevederile art. 8 din Regulamentul (CE) nr. 318/2006, fiind n sum unic de 730 euro/ton de cot adiional alocat; Taxa pe excedent se determin pe baza cantitii produse peste nivelul cotei alocate fiecrei ntreprinderi productoare de zahr/izoglucoz, cantitate creia nu i acord una sau mai multe dintre destinaiile stabilite prin art.15 din Regulamentul (CE) nr. 318/2006), respectiv: livrarea cantitilor de zahr/izoglucoz ctre un transformator; reportarea n anul comercial urmtor i stocarea cantitilor de zahr/izoglucoz pe cheltuiala fabricantului; livrarea cantitilor de zahr/izoglucoz ctre regiuni ultraperiferice; exportarea cantitilor de zahr/izoglucoz pe baza unui certificat de export, fr restituire. sau cantiti care au fost distruse/avariate n circumstane recunoscute de statul membru conform Regulamentului (CE) nr. 967/2006 de stabilire a normelor de aplicare a Regulamentului nr. 318/2006 al Consiliului privind organizarea comun a pieelor n sectorul zahrului. II. DATE DE IDENTIFICARE A MISIUNII DE AUDIT Tema misiunii de audit : Auditarea procesului de administrare a contribuiilor aferente cotelor de zahr i izoglucoz, ca venituri la bugetul Uniunii Europene Echipa de audit care efectueaz misiunea de audit este format din urmtorii auditori interni: Radu Florinela Batacliu Marcela
Supervizarea este efectuat de domnul Vasile Loghin, director al Direciei Audit Intern Baza legal general a efecturii misiunii de audit intern: - Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern;
Page 188 of 206
- OMFP nr. 38/2003 pentru aprobarea normelor metodologice privind exercitarea activitii de audit public intern; Cadrul legal specific al efecturii misiunii de audit intern: - Manualul de audit intern, al Direciei Audit Intern APIA , versiunea 2.3; - Ordinul de serviciu nr. 336/01.09.2008; - Planul de audit intern pe anul 2008, aprobat de Directorul General al APIA Tipul de auditare: audit de regularitate/conformitate Structurile auditate: Direcia Msuri de Pia; Direcia Inspecii i Supracontrol; Direcia Economic; Direcia Juridic i Contencios Perioada auditat: anul comercial 2007-2008 (1 0ctombrie 2007 - 30 Septembrie 2008) Perioada desfurrii misiunii de audit: 01.09.2008 12.11.2008 Scopul misiunii de audit este de a furniza o asigurare rezonabil conducerii APIA c activitatea structurilor APIA responsabile cu administrarea contribuiilor aferente cotelor de zahr i izoglucoz se desfoar n conformitate cu reglementrile naionale i comunitare specifice. Obiectivele generale ale misiunii de audit se refer la: 1. Cadrul organizatoric privind activitatea de administrare a contribuiilor aferente cotelor de zahr i izoglucoz 2. Autorizarea productorilor de zahr/izoglucoz i alocarea cotelor 3. Raportrile productorilor de zahr/izoglucoz i monitorizarea produciei 4. Calculul i comunicarea contribuiilor pe zahr/izoglucoz 5. Colectarea i contabilizarea contribuiilor pe zahr/izoglucoz 6. Realizarea controlului pe teren la productorii de zahr/izoglucoz 7. Efectuarea raportrilor de ctre Agenia de Pli i Intervenie pentru Agricultur 8. Recuperarea debitelor III. METODOLOGIA DE AUDIT ntruct activitile privind administrarea contribuiilor aferente cotelor de zahr i izoglucoz se desfoar la nivelul APIA Central, misiunea de audit intern s-a concretizat n evaluarea organizrii i Page 189 of 206
activitii structurilor implicate n acest proces, respectiv Direcia Msuri de Pia, Direcia Inspecii i Supracontrol, Direcia Economice i Direcia Juridic i Contencios, culegndu-se elemente probante care s justifice informaiile primite. Menionm faptul c, n procesul gestionrii acestor contribuii, pe lng Agenia de Pli i Intervenie pentru Agricultur sunt implicate i alte entiti publice/private, dup cum urmeaz: - Ministerul Agriculturii i Dezvoltrii Rurale (MADR) - Unitatea de Coordonare a Relaiilor Bugetare cu Uniunea European din cadrul Ministerului Economiei i Finanelor, denumit n continuare Unitatea de Coordonare; - ntreprinderile productoare de zahr din sfecla de zahr/izoglucoz i indirect cultivatorii de sfecl de zahr. n vederea atingerii obiectivelor stabilite i pentru a exprima o opinie asupra activitilor care fac obiectul prezentei misiuni, s-au utilizat procedurile specifice de audit. Pentru realizarea scopului misiunii, n etapa de Pregtire a misiunii de audit - Colectarea preliminar a informaiilor s-au avut n vedere att manualele de proceduri specifice activitilor desfurate n procesul administrrii contribuiilor aferente cotelor de zahr i izoglucoz ct i legislaia european i naional n domeniu. Principalele acte normative din legislaia comunitar i naional aplicabile acestei activiti sunt: - Regulamentul (CE) nr. 318/2006 al Consiliului privind organizarea comun a pieelor n sectorul zahrului; - Regulamentul Consiliului nr. 1260/2007 de modificare a Regulamentului Consiliului nr. 318 /2006 privind organizarea comun de pia n sectorul zahrului; - Regulamentul (CE) nr. 952/2006 al Comisiei de stabilire a normelor de aplicare a Regulamentului (CE) nr. 318/2006 al Consiliului privind gestionarea pieei interne a zahrului i regimul cotelor, modificat prin Regulamentul (CE) nr. 551/2007 al Comisiei; - Regulamentul Consiliului (CE) nr. 1150/2000 privind punerea n aplicare a Deciziei 94/728/CE referitoare la sistemul resurselor proprii ale Comunitilor; - Regulamentul (CE) nr. 967/2006 al Comisiei de stabilire a normelor de aplicare a Regulamentului (CE) nr. 318/2006 al Consiliului privind producia peste cot n sectorul zahrului;
Page 190 of 206
- Regulamentul Comisiei (CE) nr. 1913/2006 privind normele de aplicare a regimului agromonetar pentru moneda euro n sectorul agricol i modificarea unor regulamente; - OMADR nr. 815/2006 privind acreditarea agenilor economici care desfoar activiti privind fabricarea zahrului din sfecla de zahr i/sau din rafinarea zahrului brut din trestie sau fabricarea izoglucozei precum i a celor care utilizeaz zahr i/sau izoglucoz ca materie prim; - OMADR nr. 816/2006 pentru repartizarea cotelor de producie de zahr i izoglucoz modificat i completat de OMADR nr. 820/2007; - Ordin comun nr. 1083/171/2904/438/2008 al MEF, MADR, Institutul Naional de statistic i Comisia Naional de Prognoz pentru modificarea Ordinului ministrului finanelor publice, al ministrului agriculturii i dezvoltrii rurale, al preedintelui Institutului Naional de Statistic i al preedintelui Comisiei Naionale de Prognoz nr. 465/224/3088/395/2006 privind aprobarea Procedurilor de administrare a resurselor proprii ale Comunitilor Europene i a Manualului de administrare a resurselor proprii ale Comunitilor Europene. Totalitatea actelor normative aplicabile se regsesc n documentul C.02.1. Lista actelor normative. Prin Analiza riscurilor s-au stabilit activitile cu risc ridicat, iar prin Programul de audit au fost stabilite aciunile concrete (verificri, testri) de efectuat asupra documentelor justificative ale fiecrui obiectiv, astfel nct rezultatul acestora s se concretizeze n recomandri care au ca scop mbuntirea activitii de administrare a contribuiilor aferente cotelor de zahr i izoglucoz. Principalele tehnici de audit utilizate: a) Verificarea a fost utilizat n vederea obinerii asigurrii validitii, realitii i ncadrrii n termene, fa de cerinele legale. Ca tehnici de verificare s-au utilizat: - comparaia ntre cerintele cuprinse n legislaia comunitar i naional i activitile desfurate de structurile auditate; - examinarea pentru detectarea erorilor n elaborarea unor documente; - urmrirea pentru a se vedea daca au fost respectate toate etapele procedurale prevazute de legislaie i manualele de proceduri b) Observarea fizic a fost utilizat n vederea formrii unei opinii privind modul de ndeplinire a obiectivelor; c) Interviul s-a realizat de ctre auditorii interni prin intervievarea persoanelor auditate implicate. Page 191 of 206
Informaiile primite au fost susinute cu documente; d) Analiza a constat n descompunerea unei entiti n elemente, care pot fi izolate, identificate, cuantificate i msurate distinct. Ca instrumente de audit s-au folosit:
Chestionarul - chestionarul de control intern - chestionare list de verificare Testele de control Interviul Formularele constatrilor de audit intern fia de identificare i analiza problemelor
Documente si materiale examinate : ROF-ul si organigrama aplicabile n anii 2007 i 2008; Fiele de post ale personalului implicat; Manuale de proceduri de lucru:
Manual de procedur privind Managementul cotelor de zahr i izoglucoz i taxele Ghid de inspecie privind Managementul cotelor de zahr i izoglucoz i taxele aferente;
aferente;
Dosarele privind monitorizarea produciei la productorii de zahr/izoglucoz; Documentele de calcul, notificrile; Documentele de nregistrare contabil a ncasrii contribuiilor; Coresponden APIA productori, APIA Comisia European, alt coresponden Raportri APIA ctre Comisia European i ctre Unitatea de Coordonare din cadrul Ministerului Economiei i Finanelor
IV. CONSTATRI I RECOMANDRI Ca urmare a analizei riscului, obiectivele privind autorizarea productorilor de zahr/izoglucoz i alocarea cotelor de ctre MADR, respectiv recuperarea debitelor nu au fcut obiectul interveniei la faa locului ntruct au fost apreciate ca avnd un nivel mic de risc. n continuare prezentm constatrile i recomandrile referitoare la obiectivele pentru care au fost identificate disfuncionaliti.
Page 192 of 206
Obiectivul 3 Raportrile productorilor de zahr/izoglucoz i monitorizarea produciei n conformitate cu Regulamentul (CE) nr. 551/2007 ce introduce art. 20 a) la Regulamentul (CE) nr. 952/ 2006, pn la data de 31 ianuarie a anului comercial 2007-2008, productorii trebuie s fie informai asupra valorii taxei pe producie ce urmeaz a fi pltit. Constatri conform Chestionarului list de verificare privind calculul i comunicarea contribuiilor pe zahr A.04.3.2: Netransmiterea n termen a informrii referitoare la valoarea taxei pe producia de zahr ctre productorul S.C. ZAHRUL LUDU S.A. Astfel: - calculul taxei pe producia de zahr i ntocmirea documentului de calcul de ctre funcionarul responsabil s-a efectuat cu ntrziere (04 februarie 2008); - la completarea listei de verificare pentru calculul taxei pe producia de zahr nu a fost sesizat acest aspect; - din cauza celor mai sus menionate, supervizarea de ctre conducerea structurilor implicate a fost, de asemenea, ntrziat (05 februarie 2008); - transmiterea informrii ctre productor a fost efectuat prin pot cu confirmare de primire, documentul ajungnd la acesta n data de 07 februarie 2008. Cauze: Control intern insuficient:
inexistena unei piste de audit pe tot parcursul procesului (inclusiv pentru structura care se ocup cu expedierea documentelor) n care s fie stabilite documentele, persoanele responsabile de ntocmire i termenele maxime de ntocmire, respectiv de transmitere a acestora; nefolosirea unei alte ci de comunicare (fax)
Consecine: - contestarea informrii de ctre productor; - ntrzierea la plat a taxei pe zahr, fapt care atrage plata de penalizri de ntrziere de ctre productor; - neplata taxei; n cazul de neplat a taxei de ctre productor, plata acesteia se efectueaz din bugetul naional, rezultnd cheltuieli bugetare suplimentare.
Page 193 of 206
Recomandri: - ntrirea controlului intern pe toate nivelele desfurrii acestei activiti (autocontrolul, controlul mutual, controlul ierarhic operativ, cunoaterea procedurilor); - mbuntirea comunicrii ntre funcionari n scopul prevenirii apariiei unor disfuncionaliti n procesul de comunicare a informaiilor. Nivel de prioritate: Mediu Structura responsabil: Direcia Msuri de Pia Obiectivul 5 Realizarea controlului pe teren la productorii de zahr/izoglucoz Urmare verificrilor efectuate, echipa de audit a constatat c n elaborarea i aplicarea procedurii de inspecii nu au fost respectate urmtoarele prevederi legale: - art. 10, alin 2, paragraful 5 din Regulamentul nr. CE nr. 952/2006 referitoare la metodele de realizare a inspeciilor fizice a stocurilor cel puin o dat la doi ani; - art. 10, alin. 5, lit. b, c din Regulamentul nr. CE nr. 952/2006 referitoare la descrierea tehnicilor de control utilizate, la cantitile care fac obiectul controlului, inclusiv la descrierea metodelor de eantionare; - art. 10, alin. 3 din Regulamentul nr. CE nr. 952/2006 stabilete c n cazul n care anumite controale se realizeaz pe baza unui eantion, acesta trebuie s asigure un control fiabil i reprezentativ; - art. 10, alin.5 din Regulamentul nr. CE nr. 952/2006 prevede c rapoartele de inspecii se arhiveaz i se pstreaz cel puin 3 ani care urmeaz anului de control, astfel nct s poat fi uor utilizat de ctre serviciile de control ale CE. Constatri: A. Elaborarea procedurii de inspecii conform Chestionarului de evaluare A.04.2.2. Pentru efectuarea inspeciilor la productorii de zahr, Direcia Inspecii i Supracontrol a elaborat Ghidul de inspecii privind managementul cotelor de zahr i izoglucoz i a taxelor aferente, versiunea 1.0, care a fost difuzat i compartimentelor de inspecii organizate la nivelul centrelor judeene APIA. Urmare verificrii Ghidului de inspecii privind managementul cotelor de zahr i izoglucoz i a taxelor aferente, echipa de audit a constatat urmtoarele:
Page 194 of 206
Ghidul nu cuprinde descrierea metodelor de realizare a inspeciilor fizice a stocurilor de zahr cel puin o dat la doi ani; Circuitul documentelor nu este complet ntruct nu prevede transmiterea la Direcia Inspecii i Supracontrol a rapoartelor de inspecii elaborate la nivel teritorial APIA, pentru a fi transmise la Direcia Msuri de Pia;
Lista de verificare care face parte integrant din raportul de inspecii nu cuprinde rubrici referitoare la verificarea cantitilor pierdute n procesul de transformare i/sau de manipulare, respectiv a celor distruse n condiii neimputabile productorului, susinute cu documente doveditoare;
Ghidul cuprinde o descriere general a procedurii de inspecii nefiind identificate n mod concret elementele care trebuie cuprinse n raportul de inspecii, respectiv, cantitile supuse controlului i tehnicile de control utilizate, inclusiv metodele de eantionare. De asemenea, nu este prevzut modul de selecie a documentelor/cantitilor care sunt cuprinse n eantionul de control i nici mrimea eationului care trebuie s asigure un control fiabil i reprezentativ;
Ghidul nu prevede modul de arhivare a rapoartelor de inspecii: persoana responsabil, termenul obligatoriu de pstrare a rapoartelor. B. Punerea n aplicare a procedurii de inspecii conform Chestionarului list de verificare A.04.4.1. Constatrile echipei de audit sunt urmtoarele:
Dei ghidul de inspecii prevede, la Cap. IV ntocmirea rapoartelor de inspecii, c rapoartele sunt nregistrate n registrul de inspecii al crui model este prezentat n Anexa 12 la ghid, s-a constatat faptul c la nivelul compartimentelor de inspecii judeene nu a fost ntocmit acest registru
Dei ghidul de inspecii nu prevede transmiterea rapoartelor la centrala APIA, compartimentele de inspecii judeene au transmis aceste rapoarte, n original, prin pota special; Pentru anul comercial 2007-2008, inspeciile la productorii de zahr s-au desfurat dup urmtorul calendar: la nceputul campaniei, n cursul campaniei (2 aciuni) i la finalul campaniei de comercializare Cauze: - Ineficiena controlului intern n cadrul Direciei Inspecii i Supracontrol; - Comunicarea defectuoas ntre structurile APIA de la nivel central i teritorial; - Neacordarea ateniei cuvenite tuturor prevederilor din regulamentele comunitare referitoare la activitatea de inspecii; Page 195 of 206
Consecine: Apariia disfunctionalitilor n activitatea de inspecii, fapt ce poate avea i implicaii financiare n cazul efecturii unor controale ulterioare care s evidenieze diferene ntre declaraiile productorilor i situaia de fapt. Recomandri: recomandm modificarea Ghidul de inspecii privind managementul cotelor de zahr i izoglucoz i a taxelor aferente, prin introducerea unor prevederi referitoare la: metodele de realizare a inspeciilor fizice a stocurilor de zahr cel puin o dat la doi ani completarea circuitului documentelor cu etapa de transmitere la Direcia Inspecii i completarea listei de verificare care face parte integrant din raportul de inspecii cu
Supracontrol a rapoartelor de inspecii elaborate la nivel teritorial APIA rubrici referitoare la verificarea cantitilor pierdute n procesul de transformare i/sau de manipulare, respectiv a celor distruse n condiii neimputabile productorului, susinute cu documente doveditoare; stabilirea clar i detaliat a responsabilitilor inspectorilor i identificarea concret a elementelor care trebuie cuprinse n raportul de inspecii, n special cu privire la cantitile supuse controlului.. De asemenea, recomandm s se descrie tehnicile de control utilizate, metodele de eantionare i mrimea eationului astfel nct s se asigure un control fiabil i reprezentativ; stabilirea modului de arhivare a rapoartelor de inspecii: desemnarea persoanei responsabile, menionarea termenului obligatoriu de pstrare a rapoartelor (3 ani de la data efecturii controlului). recomandm compartimentelor de inspecii ale centrelor judeene APIA s respecte prevederile ghidului de inspecii referitoare la ntocmirea registrului de inspecii i la nregistrarea rapoartelor n acest registru; pentru a evita verificarea dubl a anumitor informaii, recomandm comasarea inspeciei de la sfritul campaniei n cu inspecia realizat la nceputul campaniei n + 1. Nivel de prioritate: nalt Structura responsabil: Direcia Inspecii i Supracontrol Compartimentele de inspecii ale centrelor judeene APIA
Page 196 of 206
V. CONCLUZII Constatrile i recomandrile echipei de audit nu sunt exhaustive, n sensul c nu pot include toate mbuntirile care pot fi aduse sistemului de control intern, iar implementarea recomandrilor este responsabilitatea managementului structurilor auditate. Opinia auditului intern este acordat pentru fiecare obiectiv urmrit al misiunii de audit, cu referire la gradul de conformitate a operainiunilor cu prevederile legale i cadrul procedural i la evaluarea sistemului de control intern, astfel: Gradul de conformitate Evaluarea sistemului de cu prevederile legale i control intern Obiectivele misiunii de audit cadrul procedural Ridicat Mediu Sczut Funci Mediu Cu onal lipsuri grave 1. Cadrul organizatoric privind x x activitatea de administrare a contribuiilor aferente cotelor de zahr i izoglucoz 2. Raportrile productorilor x x de zahr/izoglucoz i monitorizarea produciei 3. Calculul i comunicarea x x contribuiilor pe zahr/izoglucoz 4. Colectarea i contabilizarea x x contribuiilor pe zahr/izoglucoz 5. Realizarea controlului pe x x teren la productorii de zahr/izoglucoz 6. Efectuarea raportrilor de x x ctre Agenia de Pli i Intervenie pentru Agricultur Gradul de Ridicat conformitate Sunt respectate prevederile cu prevederile procedurale si de bun practic legale i cadrul procedural Mediu legale, Prevederile legale, procedurale si de bun practic sunt aplicate parial i/sau nu sunt elaborate integral procedurile necesare desfurrii eficiente a activitii structurilor auditate
Gradul de asigurare final Grad de asigurare rezonabil Grad de asigurare rezonabil Grad de asigurare mediu/parial Grad de asigurare rezonabil Grad de asigurare mediu/parial Grad de asigurare rezonabil
Page 197 of 206
Funcional Conducerea/personalul demonstreaz o atitudine constructiv, existnd preocuparea Evaluarea de anticipa i nltura problemele; sistemului de Misiunile de audit anterioare i analiza control intern preliminar nu au identificat probleme semnificative; Analiza arat faptul c sunt implementate tehnici de control eficiente; Procedurile sunt bine susinute de documente.
Mediu Conducerea/personalul demonstreaz o atitudine cooperant cu privire la conformitate i pstrarea dosarelor; Misiunile de audit anterioare sau analiza preliminar au descoperit anumite probleme, dar conducerea a luat msuri de remediere i a rspuns satisfctor la recomandrile auditului; Analiza arat c funcioneaz tehnici de control insuficiente
Intocmit de, Auditori interni, Florinela RADU Marcela BATACLIU *?==) *
Supervizat, Director Directia Audit Intern Vasile LOGHIN
**) Constatrile i recomandrile au fost cuprinse i n Proiectul raportului de audit (A.07.1) care a fost transmis structurilor auditate pentru exprimarea unui punct de vedere. Intruct nu au existat obiecii, nu a mai fost necesar organizarea reuniunii de conciliere, iar constatrile i recomandrile au fost incluse n raportul de audit Page 198 of 206
ANEXA la Raportul de audit intern privind recomandrile de implementat
Nr. crt.
Recomandare
Termen de implementare
Punct de vedere structura auditata
Structura/ Persoana responsabil
Semnatur
Calculul i comunicarea contribuiilor pe zahr/izoglucoz 1. ntrirea controlului intern pe toate nivelele desfurrii acestei activiti (autocontrolul, controlul mutual, controlul ierarhic operativ, cunoaterea procedurilor) 2. mbuntirea comunicrii ntre funcionari n scopul prevenirii apariiei unor disfuncionaliti n procesul de comunicare a informaiilor Permanent Permanent
Direcia Msuri de Pia Direcia Msuri de Pia
Realizarea controlului pe teren la productorii de zahr/izoglucoz 3. Recomandm modificarea Ghidul de
inspecii privind managementul cotelor de zahr i izoglucoz i a taxelor aferente, prin introducerea unor prevederi referitoare la: metodele de realizare a inspeciilor fizice a 30 noiembrie 2008
Direcia Inspecii i Supracontrol
stocurilor de zahr cel puin o dat la doi ani; completarea circuitului documentelor cu etapa de transmitere la Direcia Inspecii i Supracontrol a rapoartelor de inspecii elaborate la nivel teritorial APIA; completarea listei de verificare care face parte integrant din raportul de inspecii cu rubrici referitoare la verificarea cantitilor
Page 199 of 206
pierdute n procesul de transformare i/sau de manipulare, respectiv a celor distruse n condiii neimputabile stabilirea productorului, clar i susinute detaliat cu a documente doveditoare; responsabilitilor inspectorilor i identificarea concret a elementelor care trebuie cuprinse n raportul de inspecii, n special cu privire la cantitile supuse controlului 4. Recomandm: s se descrie tehnicile de control utilizate, metodele de eantionare i mrimea eationului astfel nct s se asigure un control fiabil i reprezentativ; stabilirea modului de arhivare a rapoartelor de inspecii: desemnarea persoanei responsabile, menionarea termenului obligatoriu de pstrare a rapoartelor controlului) 5. ale Recomandm compartimentelor de inspecii centrelor judeene APIA de s respecte i la 30 noiembrie 2008 prevederile ghidului de inspecii referitoare la ntocmirea 6. registrului inspecii nregistrarea rapoartelor n acest registru Pentru a evita verificarea dubl a anumitor informaii, recomandm comasarea inspeciei de la sfritul campaniei n cu inspecia realizat la nceputul campaniei n + 1 30 noiembrie 2008
Comp. inspecii centre judeene APIA Direcia Inspecii i Supracontrol
30 noiembrie 2008
Direcia Inspecii i Supracontrol
(3
ani
de
la
data
efecturii
Page 200 of 206
D.01. Lista de supervizare a documentelor Intocmit de: Directorul Directiei Audit Intern/Supervizorul misiunii: Vasile Loghin Data : 10.11.2008
Propune re Director DAI
Nr. crt. 1. 2. 3. 4. 5.
Lucrarea/documentul
Revazut
Raspun sul auditori lor
Revizuirea raspunsurilor auditorilor de catre Directorul DAI
6.
Ordinul de serviciu Declaratia de independenta Programul de audit; Programul interventiei la fata locului; Chestionar de control intern privind cadrul organizatoric al activitii de administrare a contribuiilor aferente cotelor de zahr i izoglucoz -A.04.1 Chestionar de evaluare a Manualului de proceduri privind managementul cotelor de zahr i izoglucoz - A.04.2.1
DA DA DA DA DA
DA
7.
Chestionar de evaluare a Ghidului de inspecii privind managementul cotelor de zahr i izoglucoz i a taxelor aferente - A.04.2.2 8. Test de control privind raportrile productorilor de zahr i monitorizarea produciei, calculul i comunicarea contribuiilor pe zahr, efectuarea raportrilor de ctre Agenia de Pli i Intervenie pentru Agricultur - A.04.3 9. Chestionar list de verificare privind raportrile productorilor de zahr i monitorizarea produciei - A.04.3.1 10. Test de control privind raportrile productorilor de zahr i monitorizarea produciei, calculul i comunicarea contribuiilor pe zahr, efectuarea raportrilor de ctre Agenia de Pli i Intervenie pentru Agricultur - A.04.3 11. Chestionar list de verificare privind calculul i comunicarea taxei pe zahr - A.04.3.2 12. Chestionar list de verificare privind determinarea cantitii excedentare i calculul taxei pe excedent - A.04.3.3 Page 201 of 206
DA DA
DA DA
13. Chestionar list de verificare privind determinarea cantitii excedentare i calculul taxei pe excedent A.04.3.3 14. Fia de urmrire a recomandrilor formulate prin Raportul de audit intern nr. 6833/10.06.2008 privind modul de realizare a funciei de contabilizare de ctre APIA 15. Test de control privind realizarea controlului pe teren la productorii de zahr - A.04.4 16. Chestionar list de verificare privind realizarea controlului pe teren la productorii de zahr A.04.4.1 17. Test de control privind raportrile productorilor de zahr i monitorizarea produciei, calculul i comunicarea contribuiilor pe zahr, efectuarea raportrilor de ctre APIA - A.04.3 18. Chestionar list de verificare privind efectuarea raportrilor de ctre Agenia de Pli i Intervenie pentru Agricultur - A.04.3.4 19. Fia de interviu cu directorul Direciei Msuri de Pia privind ntocmirea, verificarea, supervizarea i transmiterea raportrilor A.04.5 20. FIAP A.05.1 21. FIAP A.05.2 22. Proiectul raportului de audit; 23. Raport de audit intern - final; 24. Notificari privind declansarea misiunii de audit intern 25. Minuta sedintei de deschidere; 26. Minuta sedintei de inchidere; 27. Corespondenta cu structura auditata; 28. Colectarea informatiilor- preliminar 29. Lista actelor normative; 30. Lista centralizatoare a obiectelor auditabile; 31. Stabilirea factorilor de risc si a ponderii riscurilor; 32. Identificarea riscurilor; 33. Stabilirea nivelului riscului si punctajului total al riscului; 34. Tabelul puncte tari si puncte slabe; 35. Tematica n detaliu 36. Fisa de evaluare a performantei auditorilor Page 202 of 206
DA DA DA DA DA DA DA DA DA DA DA DA DA DA DA DA
D.02.1 - FIA DE EVALUARE A PERFORMANEI AUDITORILOR
Misiunea de audit: Auditarea procesului de administrare a contribuiilor aferente cotelor de zahr i izoglucoz, ca venituri la bugetul Uniunii Europene Perioada desfurrii misiunii de audit intern: Anul comercial 2007/2008 Auditor evaluat: Florinela RADU, Marcela BATACLIU Data: Bugetul de timp efectiv: ...zile 1 n etapa de pregtire a misiunii, auditorul a identificat riscurile i controalele prevzute pentru procesele legate de obiectivele de audit i a estimat gradul de risc; Programele de audit au fost elaborate s ndeplineasc obiectivele n cadrul bugetului de timp alocat; Obiectivul auditului, scopul, procedurile i bugetul au fost reanalizate n mod constant pentru a asigura o eficient folosire a resurselor de audit; A existat o bun comunicare ntre auditor i auditat i ntre auditor i directorul DAI; Au fost luate n considerare perspectivele i nevoile auditailor n procesul de audit; Au fost atinse obiectivele de audit ntr-o manier eficient i la timp; Auditaii au avut posibilitatea s revad constatrile i recomandrile cnd au fost identificate probleme; Standardele/normele de audit intern au fost respectate; Constatrile de audit demonstreaz analize profunde i concluzii, respectiv sunt formulate recomandri practice pentru probleme Page 203 of 206 Luat la cunotin: ....................... Bugetul de timp planificat: .....zile 2 3 4 5 Observaii
identificate; Comunicrile scrise au fost clare, concise, obiective i corecte ; Exist probe de audit care susin concluziile la care s-au ajuns; Procedurile de audit utilizate au avut ca rezultat dovezi suficiente, competente, relevante i folositoare; Documentele au fost completate n mod corespunztor i n conformitate cu standardele/normele de audit intern; Bugetul de timp a fost respectat; Nivel de productivitate personal al auditorului intern ; DIRECTOR, Vasile LOGHIN *Se intocmeste pentru fiecare auditor intern
Page 204 of 206
D.02.2 - CHESTIONAR PRIVIND EVALUAREA AUDITULUI INTERN
Misiunea de audit: Auditarea procesului de administrare a contribuiilor aferente cotelor de zahr i izoglucoz, ca venituri la bugetul Uniunii Europene Perioada desfurrii misiunii de audit intern: Anul comercial 2007/2008
Nr. crt. 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Intrebare Obiectivele misiunii de audit au fost comunicate in mod clar si din timp? Misiunea de audit s-a desfasurat intr-o perioada rezonabila de timp? Perturbarile cauzate activitatii curente de catre misiunea de audit au fost minime? Echipa de audit a luat in considerare in mod adecvat obiectivele si strategia dvs.? Ati fost informati pe parcursul verificarilor cu privire la progresul misiunii si rezultatele acesteia? Pe parcursul misiunii, echipa de audit a avut o atitudine si un comportament care denota profesionalism?
Da
Nu
Evaluare *
7. 8. 9. 10. 11.
Considerati ca echipa de audit are suficienta experienta practica pentru efectuarea acestei misiuni? Rezultatele/concluziile misiunii sunt logice si bine argumentate? Recomandarile echipei de audit sunt constructive si pot fi implementate? Considerati ca sedinta de final s-a desfasurat intr-o maniera profesionista? Apreciati ca misiunea de audit a fost utila?
Page 205 of 206
12. 13. 14.
Echipa de audit a depus toate eforturile pentru a avea o colaborare reala cu dvs.? Pe ansamblu, considerati ca misiunea de audit a adus imbunatatiri activitatii directiei/serviciului pe care il coordonati? OBSERVATII (se va completa de catre structura auditata, daca este cazul):
Compartimentul.................................. Completat de Data .. *Nota: Evaluarea se va face prin notare de la 1 la 5. Functia
Concluzii :
Page 206 of 206
A.04.2.1 - CHESTIONAR DE EVALUARE A MANUALULUI PRIVIND MANAGEMENTUL COTELOR DE ZAHR I IZOGLUCOZ - Anexa 1 CRITERII DE EVALUARE A PROCEDURILOR SCRISE
Stabilesc in mod detaliat sarcinile si atributiile fiecarui post, sunt detaliate pe baza responsabilitatilor stabilite prin fisa posturilor
5
Criteriul de evaluare al procedurilor scrise
Exist procedur scris
Este elaborat pe baza legislatiei Exist o descriere a naionale i comunitare n documentelor vigoare utilizate/realizate
Sunt prevazute liste de verificare utilizate de fiecare functionar responsabil cu plata
Este prevazuta revizuirea documentelor de catre un functionar ierarhic superior
S-a avut in vedere stabilirea timpilor necesari pana la finalizarea fiecarei operatiuni
Este descris pista de audit
Contine un capitol privind modul de inregistrare si arhivare a documentelor
Este prevzut/descris realizarea monitorizrii, calculului i raportrilor prin intermediul unei aplicaii informatice
10
Sunt aduse la cunostinta angajatilor
TOTAL %
11
12
Procent asigurare punctaj
15 % punctaj
15 % punctaj
5 % punctaj
10 %
10 punctaj % punctaj
10 %
5 punctaj %
10 punctaj %
5 %
5 punctaj %
100 %
Managemen tul cotelor de zahr i izoglucoz
15
15
10
6.667
2.5
8.333
2.5
4.17
6.67
10
90.833
Legenda privind criteriile de evaluare a procedurilor scrise NIVELE DE ASIGURARE 1. Nivel de asigurare SCAZUT 2. Nivel de asigurare MEDIU 3. Nivel de asigurare MARE Criteriile de evaluare sunt indeplinite in proportie de pana la 30% Criteriile de evaluare sunt indeplinite in proportie de 31% pana la 70% Criteriile de evaluare sunt indeplinite in proportie de 71% pana la 100%
Aprecierea criteriilor de evaluare s-a realizat pe trei nivele, astfel: 1. Exista procedura scrisa nu exista in curs de elaborare exista la inceputul procesului la finele procesului
0 puncte 1 punct 2 puncte 3 puncte
2. Este elaborat pe baza legislatiei naionale i comunitare n vigoare 1,1 -2 puncte in concordanta cu unele acte normative 2,1-3 puncte in concordanta cu toate actele normative
3. Exist o descriere a documentelor utilizate/realizate nu exist o descriere a documentelor utilizate/realizate exist o descriere a documentelor utilizate/realizate
1,1 -2 puncte 2,1-3 puncte
4. Sunt prevzute liste de verificare utilizate de fiecare functionar nu sunt prevazute liste de verificare utilizate de fiecare functionar responsabil cu autorizarea
0 puncte
sunt prevazute liste de verificare utilizate de fiecare functionar responsabil cu autorizarea
3 puncte
5. Sunt stabilite n mod clar i detaliat sarcinilor funcionatilor implicai n gestionarea procesului responsabilitatile nu sunt stabilite 0 puncte responsabilitatile sunt stabilite in proportie de 33 % 0,1 -1 punct responsabilitatile sunt stabilite in proportie de 66 % 1,1 -2 puncte 2,1 -3 puncte responsabilitatile sunt stabilite in proportie de 100 % 6.Sunt prevzute principiul celor patru ochi i supervizarea de ctre un funcionar superior nu sunt prevzute 0 puncte nu sunt prevzute, dar nu pentru toate operatiunile 1 -2 puncte nu sunt prevzute pentru toate operaiunile 2,1 -3 puncte 7. S-a avut in vedere stabilirea timpilor necesari pentru finalizarea fiecarei operatiuni 1 -2 puncte nu s-au stabilit intervale de timp 2,1-3 puncte s-au stabilit intervale de timp 8. Este descris pista de audit nu este descris pista de audit este descris, dar nu s-a stabilit trasabilitatea tuturor documentelor: autorizare - plata - contabilitate este prevazut trasabilitatea tuturor documentelor 9. Conine un capitol privind modul de nregistrare i arhivare a documentelor nu contine 0 puncte contine dar numai pentru inregistrarea documentelor 1 -2 puncte contine pentru inregistrarea si pentru arhivarea documentelor 2,1 -3 puncte 10. Este prevzut/descris realizarea monitorizrii, calculului i raportrilor prin intermediul unei aplicaii informatice 0 puncte nu este prevzut/descris modul de gestionare a procesului pe baza unei aplicaii inform este prevzut, dar nu este descris modul de gestionare a procesului pe baza unei aplic 1 -2 puncte nu este prevzut/descris modul de gestionare a procesului pe baza unei aplicaii inform 2,1 -3 puncte 11. Sunt aduse la cunostina angajailor nu sunt aduse la cunostina angajailor doar o parte dintre angajai cunosc procedurile sunt aduse la cunotiina tuturor angajailor
0 puncte 1 -2 puncte 2,1 -3 puncte
A. 04.2.2 - CHESTIONAR DE EVALUARE A GHIDULUI PRIVIND MANAGEMENTUL COTELOR DE ZAHR I IZOGLUCOZ I A TAXELOR AFERENTE - Anexa 2
CRITERII DE EVALUARE A PROCEDURILOR SCRISE
Exist Criteriul de evaluare procedur al procedurilor scris scrise
Este elaborat pe baza reglementrilor naionale i comunitare
S-a avut n Sunt vedere prevzute Sunt stabilite n stabilirea mod clar i detaliat principiul timpilor celor patru Conine o descriere sarcinile Exist o descriere a documentelor necesari ochi i funcionatilor a circuitului utilizate/realizate pentru supervizarea implicai n documentelor de ctre un finalizarea gestionarea fiecarei funcionar procesului operaiuni superior
Este descris Exist o modul de Sunt prevzute realizare a descriere a liste de verificare Sunt aduse la modului de analizei TOTAL cunostinta utilizate de riscului i a nregistrare % angajatilor fiecare eationrii i arhivare a functionar documentelo documentelor r controlate
10
11
12
Procent asigurare
15 % punctaj
5 % punctaj
5 % punctaj
10 %
10
10
10
10
5 punctaj %
5 punctaj %
100 %
punctaj % punctaj %
punctaj % punctaj %
Ghid de inspecii privind managementu l cotelor de zahr i izoglucoz i
15
2.5
12.5
3.333333333
3.3333
6.6667
1.5
1.5
6.7
2.5
4.17
61.67
Legend privind criteriile de evaluare a procedurilor scrise NIVELUL DE ASIGURARE 1. Nivel de asigurare SCZUT 2. Nivel de asigurare MEDIU 3. Nivel de asigurare MARE Criteriile de evaluare sunt indeplinite in proportie de pana la 30% Criteriile de evaluare sunt indeplinite in proportie de 31% pana la 70% Criteriile de evaluare sunt indeplinite in proportie de 71% pana la 100%
Aprecierea criteriilor de evaluare s-a realizat pe trei nivele, astfel: 1. Exista procedura scrisa nu exista in curs de elaborare exista 2. Este elaborat pe baza reglementrilor naionale i comunitare in concordanta cu unele acte normative in concordanta cu toate actele normative la inceputul procesului la finele procesului
0 puncte 1 punct 2 puncte 3 puncte
3. Exist o descriere a documentelor utilizate/realizate nu exist o descriere a documentelor utilizate/realizate exist o descriere a documentelor utilizate/realizate
A. 04.2.2 - CHESTIONAR DE EVALUARE A GHIDULUI PRIVIND MANAGEMENTUL COTELOR DE ZAHR I IZOGLUCOZ I A TAXELOR AFERENTE - Anexa 2
4. Contine o descriere a circuitului documentelor nu contine circuitul documentelor contine circuitul documentelor, dar partial contine circuitul documentelor
0 puncte 1-2 puncte 2,1 - 3 puncte
5. Sunt stabilite n mod clar i detaliat sarcinile funcionatilor implicai n gestionarea procesului responsabilitatile nu sunt stabilite 0 puncte responsabilitatile sunt stabilite in proportie de 33 % 1 punct responsabilitatile sunt stabilite in proportie de 66 % 2 puncte responsabilitatile sunt stabilite in proportie de 100 % 3 puncte 6.Sunt prevzute principiul celor patru ochi i supervizarea de ctre un funcionar superior nu sunt prevzute 0 puncte sunt prevzute, dar nu pentru toate operaiunile 1 -2 puncte sunt prevzute pentru toate operaiunile 2,1 -3 puncte 7. S-a avut n vedere stabilirea timpilor necesari pentru finalizarea fiecarei operaiuni nu s-au stabilit intervale de timp 0 puncte s-au stabilit intervale de timp 3 puncte 8. Este descris modul de realizare a analizei riscului i a eationrii documentelor controlate nu s-au descris analiza de risc i eantionarea sunt mentionate ns nu s-a descris n mod complet modul de realizare nu s-au descris analiza de risc i eantionarea 9. Contine un capitol privind modul de inregistrare si arhivare a documentelor nu contine 0 puncte contine dar numai pentru inregistrarea documentelor 1 -2 puncte contine pentru inregistrarea si pentru arhivarea documentelor 2,1 -3 puncte Sunt prevzute liste de verificare utilizate de fiecare functionar nu sunt prevazute liste de verificare utilizate de fiecare functionar responsabil cu controlul sunt prevazute liste de verificare utilizate de fiecare functionar responsabil cu controlul
0 puncte 3 puncte
11. Sunt aduse la cunotina angajailor nu sunt aduse la cunotina angajailor doar o parte dintre angajai cunosc procedurile sunt aduse la cunotina tuturor angajatilor

Ghid Apia

Încărcat de

Informații document

Titlu original

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Ghid Apia

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Twinning Project:

the Public Internal Audit Function

Ghid de audit intern

Florinela RADU Marcela BATACLIU Vasile LOGHIN

Agenia de Pli i Intervenie pentru Agricultur Direcia Audit Intern

Capitolul 1: Introducere pag. 2

Capitolul 2: Derularea misiunii de audit intern ...... pag. 8

Agenia de Pli i Intervenie pentru Agricultur Direcia Audit Intern

Agenia de Pli i Intervenie pentru Agricultur Direcia Audit Intern

Agenia de Pli i Intervenie pentru Agricultur Direcia Audit Intern

Agenia de Pli i Intervenie pentru Agricultur Direcia Audit Intern

Agenia de Pli i Intervenie pentru Agricultur Direcia Audit Intern

Agenia de Pli i Intervenie pentru Agricultur Direcia Audit Intern

Agenia de Pli i Intervenie pentru Agricultur Direcia Audit Intern

Capitolul 2. Derularea misiunii de audit intern

Colectarea informaiilor preliminar - P04 Pregtirea misiunii de audit

Analiza riscurilor - P05

Nota centralizatoare a documentelor de lucru C.03

Minuta edinei de nchidere B.03 Proiectul raportului de audit intern A.07.1

Agenia de Pli i Intervenie pentru Agricultur Direcia Audit Intern

Agenia de Pli i Intervenie pentru Agricultur Direcia Audit Intern

Agenia de Pli i Intervenie pentru Agricultur Direcia Audit Intern

A.02.1 - DECLARAIA DE INDEPENDEN

Agenia de Pli i Intervenie pentru Agricultur Direcia Audit Intern

Agenia de Pli i Intervenie pentru Agricultur Direcia Audit Intern

Agenia de Pli i Intervenie pentru Agricultur Direcia Audit Intern

C.01.1 COLECTAREA INFORMAIILOR

Structurile auditate Perioada auditat de audit intern

regulamentelor aplicabile structurii auditate Obinerea organigramei x

Managementul cotelor de zahr i Pag. 14 / 206

Agenia de Pli i Intervenie pentru Agricultur Direcia Audit Intern

Agenia de Pli i Intervenie pentru Agricultur Direcia Audit Intern

C.01.2 - LISTA ACTELOR NORMATIVE

Structurile auditate Perioada auditat de audit intern

Agenia de Pli i Intervenie pentru Agricultur Direcia Audit Intern

Agenia de Pli i Intervenie pentru Agricultur Direcia Audit Intern

Agenia de Pli i Intervenie pentru Agricultur Direcia Audit Intern

Agenia de Pli i Intervenie pentru Agricultur Direcia Audit Intern

Agenia de Pli i Intervenie pentru Agricultur Direcia Audit Intern

II. Riscuri interne

Agenia de Pli i Intervenie pentru Agricultur Direcia Audit Intern

Agenia de Pli i Intervenie pentru Agricultur Direcia Audit Intern

Agenia de Pli i Intervenie pentru Agricultur Direcia Audit Intern

C.02.1 - LISTA CENTRALIZATOARE A OBIECTELOR AUDITABILE

Structurile auditate Perioada auditat de audit intern Elaborat de: Florinela

Marcela Batacliu Supervizat de: Vasile Loghin

Structura Existena unei organigrame funcionale

Agenia de Pli i Intervenie pentru Agricultur Direcia Audit Intern

Agenia de Pli i Intervenie pentru Agricultur Direcia Audit Intern

Agenia de Pli i Intervenie pentru Agricultur Direcia Audit Intern

Coordonare, Comisia European, productorii de

Agenia de Pli i Intervenie pentru Agricultur Direcia Audit Intern

Agenia de Pli i Intervenie pentru Agricultur Direcia Audit Intern

Agenia de Pli i Intervenie pentru Agricultur Direcia Audit Intern

Agenia de Pli i Intervenie pentru Agricultur Direcia Audit Intern

Agenia de Pli i Intervenie pentru Agricultur Direcia Audit Intern

ctre Agenia de Economiei i Finanelor Unitatea Coordonare

2. ntocmirea i transmiterea Notificrii cazurilor de

Agenia de Pli i Intervenie pentru Agricultur Direcia Audit Intern

Agenia de Pli i Intervenie pentru Agricultur Direcia Audit Intern

C.02.2 - STABILIREA FACTORILOR DE RISC SI A PONDERII RISCURILOR

Structurile auditate Perioada auditat de audit intern

Factori de risc (Fi) Apreciere control intern