Manual de Proceduri

MINISTERUL JUSTIIEI ADMINISTRAIA NAIONAL A PENITENCIARELOR
MANUALUL DE PROCEDURI AL SISTEMULUI PENITENCIAR
MINISTERUL JUSTIIEI Administraia Naional a Penitenciarelor
Manual de Proceduri
Bucureti 2008
DECIZIE Nr. 452 din 04.07.2008
Directorul General al Administraiei Naionale a Penitenciarelor n baza art. 4 din Ordonana Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern i controlul financiar preventiv, republicat, Avnd n vedere prevederile art. 2 alin. (1) i art. 3 din Ordinul ministrului finanelor publice nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinznd standardele de management/control intern la entitile publice i pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial, cu modificrile i completrile ulterioare; n temeiul art. 7 alin (4) din Hotrrea Guvernului nr. 1849/2007 privind organizarea i funcionarea i atribuiile Administraiei Naionale a Penitenciarelor, cu modificrile i completrile ulteriore Emite urmtoarea DECIZIE Art.1. Prin prezenta decizie se aprob "Manualul de proceduri al sistemului penitenciar" prevzut n anex. Manualul a fost conceput n baza prevederilor legale in vigoare specifice fiecrui compartiment de activitate i urmrete aplicarea unitar. Art.2. Manualul de proceduri al sistemului penitenciar se tiprete i se multiplic prin grija Serviciului Cabinet din Administraia Naional a Penitenciarelor. Serviciul Cabinet va lua msuri pentru tiprire (multiplicare) i informare a unitilor subordonate despre coninutul prezentei decizii. Art.3 Administraia Naional a Penitenciarelor si unitile penitenciare vor dispune toate msurile necesare punerii in aplicare a prevederilor prezentei privind activitatea proprie a "Manualului de proceduri".
Procuror Gheorghe PAIUC Director General Administraia Naional a Penitenciarelor
Str. Maria Ghiculeasa nr. 47, sector 2 Bucureti, Romnia www.anp-just.ro
Avizat Comisar ef Marin DUMITRU Director General Adjunct Avizat Comisar ef Manuela PIELEANU ef Serviciu Juridic Subcomisar Bogdan COSTA Director Direcia Economico Administrativ Inspector principal Adina Cristina HOBLEA LICHERDOPOL BURA Director Direcia management Resurse Umane Comisar Marian STANCOVICI Director Direcia Sigurana Deinerii i Regim Penitenciar Comisar Iuliana GIURGEA Director Direcia Educaie i Asisten Psihosocial Subcomisar Florin STANCIU Director Direcia Inspecie Penitenciar Comisar ef Primavera CONDEESCU Director Direcia Medical Comisar ef Tiberiu UNGUREANU Director Direcia pentru Prevenirea Criminalitii n Mediul Penitenciar Comisar Romeo VASILIU Director Direcia Tehnologia Informaiei i Comunicaii IT Comisar ef Manuela PIELEANU ef Serviciul Juridic Inspector principal Cristina UNGUREANU ef Serviciu arhiv i Registratur General Comisar Cristian PLEA ef Serviciu Cooperare i Programe Inspector principal Maria GEORGESCU ef Serviciul Cabinet Comisar ef Niculina GHI ef Birou Informaii Clasificate
Str. Maria Ghiculeasa nr. 47, sector 2 Bucureti, Romnia www.anp-just.ro
Avizat Comisar ef Petre STAN Director General Adjunct Avizat Subcomisar Marius CORU ef B.E.E.A.N.A.
Administraia Naional a Penitenciarelor
Cuprins
Capitolul I Prezentare general a Administraiei Naionale a Penitenciarelor... De ce un Manual de proceduri ...... Abrevieri..... Definiii ... Capitolul II Responsabili cu elaborarea procedurilor.. Capitolul III A001 Cooperare Internaional i Programe.. A00101 Cooperare Internaional A00101001 Realizarea traducerilor.... A00101002 Elaborarea diferitelor rapoarte privind situaia sistemului penitenciar..... A00101003 ncheierea Protocoalelor de colaborare... A00101004 Elaborarea documentaiei necesare deplasrii specialitilor romni n strintate, n interes de serviciu.. A00101005 Efectuarea demersurilor privind confecionarea/eliberarea paapoartelor de serviciu .. A00101006 Derularea activitilor de protocol i organizarea vizitelor oficiale . A00101007 Organizarea unor evenimente cu participare internaional: seminarii, conferine, simpozioane, mese rotunde, ntruniri etc. A00102 Programe .. A00101001 Elaborarea, implementarea, monitorizarea, raportarea i evaluarea programelor finanare comunitar A001020012 Stabilirea prioritilor i necesitilor de finanare A001020012 Stabilirea oportunitilor de finanare existente A00103 Pregtire contractare . A001030014 Pregtirea contractrii ................................................................... .................... A0010300141- Elaborarea fiei de twinning .
1 3 4 5
11
14 14 14 15 15 17 20 21 24 27 27 27 28 29 29 29
Manual de proceduri
A0010200142 a - Asisten tehnic elaborarea anunului preliminar de licitaie. A0010200142 b - Asisten tehnic - elaborarea termenilor de referin i a anunului de licitaie............................................................................................. A0010200143 a Investiii - elaborarea anunului preliminar de licitaie........................... A0010200143 b - Investiii - elaborarea specificaiilor tehnice i a anunului de licitaie.. A00105 Contractare A001020015 Contractarea ....................................................................................................... A0010200151 a Twinning selectarea partenerilor de twinning...................................... A0010200151 b Twinning elaborarea contractului....................................................... A0010200152 a Asisten tehnic precalificarea......................................................... A0010200152 b Asisten tehnic evaluarea ofertelor ................................................ A0010200152 c Asisten tehnic contractarea .......................................................... A0010200153 Investiii evaluarea (peste 150.000 euro)................................................. A00106 Monitorizare i evaluare. A001020016 Monitorizarea i evaluarea ................................................................................ A0010200161 - Completarea i transmiterea TPR-ului......................................................... A0010200162 a Monitorizarea i evaluarea contractelor de asisten tehnic i twinning................................................................................................ A0010200162 b Monitorizarea i evaluarea contractelor de achiziii de echipamente.. A0010200163 Evidena general a repartizrii i utilizrii bunurilor................................... A001020017 ndosarierea i arhivarea documentelor...........................................................
30 31 31 32 33 33 33 34 34 35 36 36 37 37 37 37 38 40 40
A002 Economic .. A00201001 Angajarea, Lichidarea, Ordonanarea i Plata Cheltuielilor ................................ A00201002 Exercitarea Controlului Financiar Preventiv Propriu............................................. A00202001 Procedur general privind fundamentarea bugetului de venituri i cheltuieli pentru anul N........................................................................................................ A00203001 Distribuirea bunurilor materiale aprovizionate de B.A.G.R. n unitile subordonate A.N.P. ............................................................................................. A00203002 Fundamentarea i elaborarea planului de aprovizionare tehnico-material i financiar ............................................................................ A00203003 Privind elaborarea i fundamentarea planului anual de asigurare tehnicomaterial centralizat privind echiparea personalului din sistemul administraie penitenciare......................................................................................................... A00203004 Hrnirea persoanelor private de libertate............................................................ A00203005 Privind aprovizionarea cu produse agroalimentare ........................................... A00203006 Organizarea, planificarea i realizarea lucrrilor de ntreinere tehnic la autovehicule........................................................................................................ A00203007 Testarea strii tehnice i de exploatare a autovehiculului nainte de plecarea n curs....................................................................................................................
42 44 50 56 57 58 62 63 64 65 69
II
A00203008 Planificarea activitii zilnice de transport............................................................. A00203009 Eliberarea, completarea, verificarea i calculul foii de parcurs ........................... A00203010 Scoaterea din funciune i casarea activelor fixe................................................. A00203011 Declasarea i casarea valorilor materiale, altele dect activele fixe..................... A00203012 Procedura privind achiziiile publice cererea de oferte....................................... A00203013 Procedura operaional privind achiziionarea direct conform ordonanei de urgen a guvernului nr. 34 modificat i completat.......................................... A00203014 Procedura privind achiziiile publice licitaie deschis....................................... A00203015 Procedura privind achiziiile publice - dialogul competitiv...................................... A00203016 Procedura privind achiziiile publice - negocierea fr publicarea prealabil a unui anun de participare..................................................................................... A00203016 Procedura privind achiziiile publice concursul de soluii . A00203018 Procedura privind achiziiie publice - licitaia restrns....................................... A00203019 Procedura privind achiziiile publice - negocierea cu publicarea prealabil a unui anun de participare .................................................................................... A00203020 Privind activitatea de elaborare i fundamentare a documentaiilor de constatare i stabilire a pierderilor din calamiti................................................. A00203021 Privind stabilirea rspunderii patrimoniale............................................................. A00203022 Procedura privind executarea controlului ierarhic................................................. A00203023 Procedura operaional inventarierea patrimoniului ......................................... A00204001 Procedur privind executarea lucrrilor de ntreinere i reparaii curente la construcii............................................................................................................. A00204002 Procedur privind executarea lucrrilor de reparaii capitale, consolidare i modernizare......................................................................................................... A00204003 Procedur privind executarea lucrrilor de investiii............................................. A00204004 Procedur privind recepia lucrrilor de construcii i instalaii............................ A00204005 Procedur privind constituirea crii tehnice a construciei.................................. A00204006 Alocarea la drepturi de combustibil pentru nclzire........................................... A003 Educaie i Asisten Psihosocial....................................................................................... A00301 Educaie........................................................................................................................ A00301001: Procedura de organizare i desfurare a programelor de instruire colar: nvmntul primar, gimnazial, liceal i vocaional............................................. A00301002: Procedura pentru organizarea i desfurarea cursurilor universitare................. A00301003: Organizarea i desfurarea activitilor de formare profesional cu persoanele private de libertate............................................................................................... A00301004: Procedura de iniiere a programelor educaionale destinate persoanelor private de libertate...........................................................................................................
70 70 71 74 76 96 101 121 141 151 165 180 191 192 193 194 200 202 205 209 211 212 213 213 214 218 221 224
III
Manual de proceduri
A00301005: Organizarea i desfurarea activitilor destinate meninerii unei viei active pentru persoanele private de libertate................................................................. A00301006: Desfurarea convorbirilor individuale cu persoanele private de libertate........... A00301007: Desfurarea activitilor educative i de asisten psihosocial n comunitate.. A00301008: Implicarea persoanelor recompensate n activiti educaionale desfurate cu alte persoane private de libertate ....................................................................... A00301009: Asigurarea accesului la programele radio-tv i la publicaii.................................. A00302 Asisten Psihosocial............................................................................................... A00302001: Consilierea psihologic a persoanelor private de libertate.. A00302002 Consilierea social a persoahelor private de libertate .......................................... A00302003 Desfurarea activitilor psihoterapeutice cu persoanele private de libertate A00302004 Iniierea programelor de asisten psihosocial pentru persoanel private de libertate ................................. A00303 Managementul activitilor de educaie/asisten psihosocial ... A00303001 Planificarea activitilor de educaie i asisten psihosocial.. A00303002 Monitorizarea i controlul activitilor de educaie i asisten psihosocial A00303003 Managementul riscului n domeniul educaiei i asistenei psihosociale. A00303004 Desfurarea activitilor de educaie i asisten psihosocial n colaborare cu instituiile statului i organizaiile neguvernamentale. A00303005 Evaluarea iniial a persoanelor private de libertate n scopul individualizrii regimului de executare a pedepsei........................ A00303006 Evaluarea periodic a persoanelor private de libertate n scopul actualizrii planului individulizat de evaluare educativ i terapeutic i a asigurrii regimului progresiv de executare a pedepsei....................................................... A00303007 Realizarea evalurii finale a persoanelor private de libertate n scopul discutrii n comisia de propuneri pentru liberarea condiionat...
227 229 231 233 234 237 237 240 242 244 247 247 250 254 256 258
263 268
A004 Informatic............................................................................................................................. A00401 Administrare hardware................................................................................................ A00401001 Elaborare documentaie tehnic echipament achiziionat, ntreinere i implementare hardware........................................................................................ A00402 Sisteme de operare i pachete de aplicaii................................................................ A00402001 Procedur de instalare i configurare a pachetului Microsoft Office 2003 pentru sistemul de operare Microsoft Windows XP SP2.................................................. A00402002 Procedur de instalare i configurare a serverului SQL Server 2000................... A00402003 Procedur de instalare i configurare a serverului SQL Server 2005................... A00402004 Procedur de instalare i configurare File Server................................................
271 271 271 271 271 272 273 273
IV
A00402005
Procedur de instalare i configurarea sistemului de operare Microsoft Windows XP SP2.................................................................................................
274 275 276 277 277 278 279 279 280 281 283 284 285 286 288 288 288 289 290 290 291 293 296 297 299 301 304 305 307 309 312 313
A00402006 Procedur de instalare i configurare Print Server............................................... A00402007 Procedur de instalare i configurarea IIS............................................................ A00402008 Procedur de instalare i configurare a serverului DHCP.................................... A00402009 Procedur de instalare i configurare a serverului DNS....................................... A00402010 Procedur de instalare i configurarea WSUS..................................................... A00403 Securitate IT.................................................................................................................. A00403001 Securizare perimetre L.A.N. i W.A.N................................................................... A00403002 Securizare sisteme Windows XP........................................................................... A00403003 Securizare sisteme Windows server 2000............................................................ A00403004 Securizare servere Windows 2003....................................................................... A00403005 Implementarea produselor antivirus...................................................................... A00403006 Backup stare sistem. Generare task...................................................................... A00403007 Securizarea fiierelor n sistemele standalone cu Windows xpXP, folosind EFS (Encrypting File System)...................................................................................... A00404 Aplicaii......................................................................................................................... A00404001 Procedura de instalare a aplicaiei ZBuget pe un server . A00404002 Procedura de modificare a aplicaiei ZBuget la client .......................................... A00404003 Procedura de modificare a aplicaiei ZBuget pe un server................................... A00404004 Procedura de backup a aplicaiei ZBuget ......................................................... A00404005 Procedura de refacere a datelor n urma unui dezastru pentru aplicaia ZBuget. A00404006 Procedur de instalare a aplicaiei Cheltuieli de Personal.................................... A00404007 Procedur de modificare a aplicaiei Cheltuieli de Personal ............................... A00404008 Procedur de backup a bazei de date i a aplicaiei Cheltuieli de Personal........ A00404009 Procedur de recuperare a datelor aparinnd aplicaiei Cheltuieli De Personal A00404010 Procedur de instalare a aplicaiei Regim de executare...................................... A00404011 Procedur de modificare a aplicaiei Regim de Executare a Pedepselor............. A00404012 Procedur de backup a bazei de date i a aplicaiei Regim De Executare a Pedepselor........................................................................................................... A00404013 Procedur de recuperare a datelor aparinnd aplicaiei Regim de Executare a Pedepselor............................................................................................................ A00404014 Procedur de instalare a aplicaiei Secretariat ............. A00404015 Procedur de modificare a aplicaiei Secretariat................................................... A00404016 Procedur de backup a bazei de date i a aplicaiei Secretariat ... A00404017 Procedur de recuperare a datelor aparinnd aplicaiei Secretariat....................
Manual de proceduri
A00404018 Procedur de instalare a aplicaiei Acces Documente ........................................ A00404019 Procedur de modificare a aplicaiei Acces Documente...................................... A00404020 Procedur de backup a bazei de date i a aplicaiei Acces Documente.............. A00404021 Procedur de recuperare a datelor aparinnd aplicaiei Acces Documente........ A00404022 Procedur de instalare a aplicaiei Obiecte Interzise............................................ A00404023 Procedur de modificare a aplicaiei Obiecte Interzise......................................... A00404024 Procedur de backup a bazei de date i a aplicaiei Obiecte Interzise................. A00404025 Procedur de recuperare a datelor aparinnd aplicaiei Obiecte Interzise A005 Inspecie Penitenciar. A00501 Inspecii... A00501001 Activiti desfurate cu ocazia inspeciilor generale exercitate la nivelul direciilor ANP i al unitilor aflate n subordinea acesteia.. A00501002 Desfurarea activitilor de control tematic exercitate la nivelul unitilor aflate n subordinea ANP.. A00501003 Desfurarea activitilor de control inopinat exercitate la nivelul unitilor aflate n subordinea ANP A00502 Petiii.. A00502001 Desfurarea activitilor de soluionare a petiiilor care impun verificarea la faa locului.................................................................................................................... A00502002 Desfurarea activitilor de verificare i soluionare a petiiilor care nu impun deplasarea la faa locului.. A006 Medical A00601 Asisten Medical i Medicin Preventiv... A00601001 Msuri la primirea n penitenciar .. A00601002 Asistena medical pe perioada carantinei . A00601003 Asistena medical n caz de urgene medico-chirurgicale . A00601004 Examinarea medical curent a persoanelor private de libertate .. A00601005 Monitorizarea bolnavilor cronici . A00601006 Vaccinarea persoanelor private de libertate. A00601007 Asistena medical a femeii gravide . A00601008 Asistena medical pe timpul refuzului de hran A00601009 Asistena medical n timpul executrii unei sanciuni disciplinare . A00601010 Acordarea medicamentelor A00601011 Procurarea dispozitivelor medicale .. A00601012 Efectuarea expertizei medico-legale
315 317 320 321 323 325 328 329 333 333 333 337 341 344 344 347 350 350 351 353 355 357 359 360 362 363 364 365 367 368
VI
A00601013 Asistena medical n caz de transfer .. A00601014 Asistena medical la liberare A00601015 ntocmirea unor acte n legtur cu decesul ... A00601016 Asistena medical n infirmerie A00601017 Asigurarea asistenei medicale de specialitate pentru persoanele private de libertate . A00601018 Asistena medical dentar acordat persoanelor private de libertate .. A00601019 Asigurarea asistenei medicale spitaliceti pentru persoanele private de libertate A00601020 Educaia pentru sntate (EPS) A00601021 Supravegherea strii de sntate a persoanelor private de libertate la locul de munc A00601022 Depistarea, diagnosticul, tratamentul, prevenirea i combaterea infeciilor transmise sexual (ITS)... A00601023 Prevenirea infeciei HIV/SIDA n mediul carceral .. A00601024 Depistarea, declararea, confirmarea i tratamentul infeciei HIV/SIDA . A00601025 Prevenirea i combaterea consumului de droguri n penitenciare .. A00601026 Diagnosticul i tratamentul tuberculozei n mediul penitenciar A00601027 Depistarea, prevenirea i combaterea hepatitei virale acute (HVA) n sistemul penitenciar............................................................................................................. A00601028 Asigurarea condiiilor igienico-sanitare corespunztoare cazrii, hrnirii, activitilor socio-educative i muncii persoanelor private de libertate .. A007 Registratur General i Arhiv. A00701 Registratur.. A00701000 Primirea/nregistrarea/repartizarea/ieirea documentelor..................................... A00701100 Primire cerere eliberare adeverin de detenie/venit ......................................... A00701101 nregistrare cerere eliberare adeverin de detenie/venit.................................... A00701102 ntocmire adres de naintare ctre arhiva anp din cadrul BAGR, DSDRP Serviciul eviden i transfer, D.M.R.U. i unitile de penitenciare A00701103 Tehnoredactarea rspunsului ............................................................................... A00701200 Corespondena primit ......................................................................................... A00701201 Repartizare........................................................................................................... A00701202 Coresponden expediata ................................................................................... A00701300 ntocmirea deciziei zilnice a directorului general al Administraiei Naionale a Penitenciarelor...................................................................................................... A00701400 Arhivarea documentelor...................................................................................... A00701401 Constituirea dosarului cu documente neoperative...............................................
370 371 372 374 375 376 377 380 383 386 390 392 394 397 402 406 411 411 411 412 413 413 414 414 414 415 416 416 417
VII
Manual de proceduri
A00701402 Intocmirea inventarelor documentelor neoperative si predarea catre depozitul de arhiva.............................................................................................................. A00701403 Evidenta/Selectionarea/Folosirea/Pastrarea si conservarea documentelor neoperative din depozitul de arhiva...................................................................... A008 Relaii publice i comunicare.. A00801 Informare public.... A00801001 Desemnarea unei persoane pentru a desfura activitatea de relaii publice A00801002 Stabilirea unei comisii de analiz privind nclcarea dreptului de acces la informaiile de interes public (Art. 35 din H.G. nr. 123/2002)................................ A00801003 Amenajarea unui spaiu pentru afiarea informaiilor de interes public care se comunic din oficiu A00801004 Organizarea i amenajarea unui punct de informare-documentare pentru consultarea informaiilor de interes public care se comunic din oficiu (art.8 alin.1 din H.G. nr.123/2002)................................................................... A00801005 Stabilirea unui program de lucru pentru persoana responsabil cu difuzarea informaiilor de interes public, care s cuprind o zi pe sptmn dupa programul de funcionare (art.8 alin.3 din Legea nr. 544/2001)........................... A00801006 Instituirea unui registru pentru nregistrarea solicitrilor de informaii de interes public i a reclamaiilor administrative i modul n care se face inregistrarea adreselor............................................................................................................... A00801007 Procedura n cazul solicitrii informaiilor de interes public .................................. A00801008 Procedura n cazul activitii comisiei de analiz privind nclcarea dreptului de acces la informaiile de interes public ... A00802 Relaii cu mass-media i comunicare. A00802001 Crearea unei baze de date cu datele de contact ale reprezentanilor massmedia i actualizarea acesteia... A00802002 Crearea unor fie speciale privind principalii colaboratori din pres A00802003 Solicitrile din partea mass-media. A00802004 Procedura de acces a presei n penitenciare ...................................................... A00802005 Relaiile cu presa n afara locului de deinere........... A00802007 Realizarea tirilor de pres. A00802008 Organizarea conferinelor de pres... A00802009 Organizarea de interviuri cu reprezentani din conducerea ANP sau ali specialiti din sistemul penitenciar A00802010 Organizarea de interviuri cu persoane private de libertate........................ A00802011 Desfurarea interviurilor acordate de persoanele private de libertate . A00802012 ntocmirea analizei zilnice de pres gen Revista Presei" monitorizarea presei
418 419 420 420 420 421 421
422
423
424 425 428 430 430 431 433 436 438 439 441 445 448 452 453
VIII
A00802013 Crearea paginilor web aparinnd unitilor penitenciare.. A00802016 Organizarea i actualizarea bazei de date cu purttorii de cuvnt din sistemul administraiei penitenciarelor i a nlocuitorilor acestora.. A00802017 Crearea unei baze de date cu diverse statistici.. A00802018 Realizarea analizei lunare de pres. A00802019 Informarea purttorului de cuvnt.. A00802020 Organizarea unui calendar cu principalele activiti i evenimente la nivelul Administratiei Nationale a Penitenciarelor/ unitilor penitenciare........................ A00803 Secretariat.. A00803001 Repartizarea lucrrilor n serviciul cabinet A00803002 Evidena concediilor de odihn, medicale, de studii, a nvoirilor etc. .. A00803003 ntocmirea ordinelor de serviciu pentru deplasarea n misiuni, concedii de odihn etc. A00803004 Organizarea activitii de primire n audien.. A00803005 Prezentarea mapelor cu corespondena extern directorului general/ directorului general adjunct/directorului de unitate.. A00803006 Prezentarea mapelor cu corespondena intern directorului general/ directorului general adjunct/directorului de unitate......................................... A00803007 Prezentarea mapei cu coresponden clasificat A00803008 Prezentarea corespondenei clasificate directorului general/directorului general adjunct/directorului de unitate............................................................................... A009 Resurse Umane (D.M.R.U.).................................................................................................... A00901 Resurse umane............................................................................................................ A0901001 ntocmirea dosarului de ncadrare.......................................................................... A0901002 Detaarea funcionarilor publici cu statut special din sistemul administraiei penitenciare......................................................................................................... A0901003 Delegarea funcionarilor publici cu statut special din sistemul administraieI penitenciare............................................................................................................ A0901004 Mutarea functionarilor publici cu statut special din sistemul administraiei penitenciare........................................................................................................... A0901005 Punerea la dispoziie i suspendarea din funcie a funcionarilor publici cu statut special din sistemul administraiei penitenciare.................................................... A0901006 Selecionarea i ntocmirea dosarelor candidailor pentru ACADEMIA DE POLIIE ALEXANDRU IOAN CUZA i ACADEMIA NAIONAL DE INFORMAII.......................................................................................................... A0901007 Fia postului funcionarilor publici cu statut special................................................ A00902 Formare profesional.. A00902001 Organizarea i desfurarea activitii de formare specializat a funcionarilor publici cu statut special debutani
455 456 458 459 461 462 464 464 464 465 465 466 467 468 468 470 472 473 477 482 485 489 492 495 497 497
IX
Manual de proceduri
A00902002 Organizarea i desfurarea cursurilor pentru dezvoltrea carierei ....... A00902003 Organizarea i realizarea planului leciei....... A00902004 Pregtirea continu a personalului, organizat de uniti .. A00902005 Organizarea i desfurarea activitii de pregtire fizic a funcionarilor publici cu statut special............................... A00602006 Organizarea i executarea edinelor de tragere.................................................. A00902007 Aprobarea i planificarea pregtirii continue a personalului, prin cursuri.............. A00902008 Organizarea i desfurarea evalurii nivelului de pregtire fizic a funcionarilor publici cu statut special.................................................................... A0902009 Organizarea i desfurarea verificrilor anuale a funcionarilor publici cu statut special la pregtirea de specialitate...................................................................... A0902010 Evaluarea anual a funcionarilor publici cu statut special .................................... A0902011 Evaluarea parial a funcionarilor publici cu statut special.................................... A0902012 Acordarea concediului de studii pltit..................................................................... A00903 Eviden personal A0903001 Procedura operaional a acordrii gradaiei funcionarilor publici cu statut special din sistemul administraiei penitenciarelor................................................ A0903002 Procedura operaional a acordrii gradelor profesionale funcionarilor publici cu statut special din sistemul administraiei penitenciarelor, dup ncadrarea n sistemul administraiei penitenciare..................................................................... A0903003 Procedura operaional a acordrii sporului de 25% pentru agenii care au absolvit studii superioare...................................................................................... A0903004 Procedura operaional a acordrii sporului de fidelitate funcionarilor publici cu statut special din sistemul administraiei penitenciarelor...................................... A0903005 Procedura operaional a acordrii concediului de odihn i a concediului de odihn suplimentar................................................................................................ A0903006 Acordarea concediilor fr plat.............................................................................. A0903007 Acordarea nvoirilor pltite....................................................................................... A0903008 Procedura operaional a acordrii concediului pentru creterea copilului, a indemnizaiei i a stimulentului lunar.................................................................... A0903009 Procedura operaional a completrii dosarului profesional i a fiei de eviden A0903010 Procedura operaional a ncetrii raporturilor de serviciu...................................... A0903011 Procedura operaional a ntocmirii dosarului de pensie........................................ A0903012 Procedura operaional a acordrii salariilor de merit i a sporului de 50 %......... A0903013 ntocmirea situaiilor statistice pentru personalul din sistemul administraiei penitenciare........................................................................................................... A00904 Psihologia personalului.. A00904001 Procedura operaional a seleciei psihologice a personalului.............................. A00904002 Procedura operaional a evalurii psihologice periodice a personalului.............. A00904003 Procedura operaional de realizare a evalurii psihologice la sesizare..............
502 504 505 507 509 513 515 516 517 522 526 527 527 529 532 533 534 537 539 540 541 541 544 548 554 573 573 581 585
A00904004 Procedura operaional de colaborare cu medicul psihiatru .............................. A00904005 Procedura operaional de acordare a asistenei psihologice personalului sistemului administraiei penitenciare.................................................................. A00904006 Procedura operaional a examinrii psihologice a angajailor pentru dobndirea dreptului de a conduce autovehiculele din dotarea unitii............... A00904007 Procedura operaional a testrii psihologice periodice a aptitudinii n munc a personalului.......................................................................................................... A010 Sigurana Deinerii i Regim Penitenciar............................................................................. A01001 Sigurana deinerii A01001001 Realizarea controlului i accesului personalului propriu n unitile de penitenciare ..... A01001002 Realizarea controlului i accesului persoanelor sosite n vizit la persoanele private de libertate. .... A01001003 Realizarea controlului i accesului persoanelor din afara unitii care au acces n unitile de penitenciare. A01001004 Realizarea controlului i accesului mijloacelor de transport n unitile de penitenciare. . A01001005 Realizarea controlului i accesului personalului propriu n sectorul de deinere al unitilor de penitenciare. A01001006 Realizarea controlului i accesului persoanelor din afara unitii n sectorul de deinere al unitilor. A01001007 Realizarea controlului i accesului mijloacelor de transport n sectorul de deinere. A01001008 Realizarea controlului i accesului persoanelor private de libertate n sectorul de deinere... A01001009 Modul de executare al serviciului de paz pe perimetrul locurilor de deinere de ctre agenii repartizai n posturile de paz. .. A01001010 Modul de executare al serviciului de paz pe perimetrul locurilor de deinere de ctre agenii repartizai n posturile de patrul. . A01001011 Succesiunea desfurrii operaiunilor destinate ncrcrii/descrcrii armamentului i regulile de pstrare, manipulare, folosire i ntreinere a armamentului i muniiei de ctre personalul aflat n serviciu.
587 587 589 593 597 597 599 600 602 604 605 607 608 610 613 615
618 621 622 625 626
A01001012 Efectuarea uzului de arm cu ocazia efecturii serviciului pe perimetrul locului de deinere.... A01001013 Modul de deschidere i nchidere a uilor i grilajelor de la camerele de deinere, izolatoare i a grilajelor de tronsonare de pe seciile de deinere. A01001014 Modul de executare al serviciului de ctre agenii aflai n posturi temporare de supraveghere pe timpul nopii n exteriorul seciilor de deinere. A01001015 Modul de realizare a escortrii persoanelor private de libertate n coloan pe jos. .
XI
Manual de proceduri
A01001016 Modul de realizare a escortrii persoanelor private de libertate cu mijloace de transport auto... A01001017 Modul de realizare a escortrii persoanelor private de libertate cu ambarcaiuni fluviale... A01001018 Modul de realizare a escortrii persoanelor private de libertate la punctele de lucru exterioare. .. A01001019 Modul de realizare a escortrii persoanelor private de libertate la organele judiciare. ..................................................... A01001020 Modul de realizare a escortrii persoanelor private de libertate la uniti spitaliceti din afara unitilor de penitenciare A01001021 Modul de realizare al nsoirii i supravegherii persoanelor private de libertate clasificate n regim semideschis, n afara locurilor de deinere. A01001022 Folosirea mijloacelor de imobilizare cu ocazia escortrii persoanelor private de libertate n afara locurilor de deinere A01001023 Efectuarea uzului de arm cu ocazia escortrii persoanelor private de libertate n afara locurilor de deinere. A01001024 Modalitatea de utilizare a cinilor de serviciu....................................................... A01001025 Modalitatea de utilizare a mijloacelor speciale...................................................... A01002 Aplicarea Regimului Penitenciar. A01002001 Profilarea unitilor... A01002002 Asigurarea dreptului la informaie.. A01002003 Asigurarea dreptului la consultarea documentelor de interes personal.. A01002004 Asigurarea dreptului la petiionare. A01002005 Asigurarea dreptului la coresponden A01002006 Asigurarea dreptului la convorbiri telefonice A01002007 Asigurarea dreptului la plimbare zilnic A01002008 Asigurarea dreptului de a primi vizite A0100209 Asigurarea dreptului de a primi bunuri. A01002010 Asigurarea dreptului de a efectua cumprturi A01002011 Asigurarea dreptului la asisten diplomatic.. A01002012 Procedura de acordare a recompenselor .. A01002013 Punerea n aplicare a recompenselor persoanelor private de libertate A01002014 Procedura disciplinar. A01002015 Punerea n aplicare a sanciunilor disciplinare A01002016 Efectuarea percheziiei......................................................................................... A01003 Asigurarea legalitii deinerii.. A01003001 Primirea persoanelor private de libertate n locurile de deinere..................
630 634 637 641 646 650 653 657 659 660 661 661 662 662 664 665 667 667 668 669 670 671 672 675 676 677 680 682 682
XII
A01003002 nregistrarea modificrilor n situaia juridic.. A01003003 Liberare condiionat.. A01003004 Stabilirea regimului de executare.. A01003005 Schimbarea regimului de executare.... A01003006 Transferarea persoanelor private de libertate. A01003007 Punerea n libertate a persoanelor private de libertate. A01003008 Aducerea la cunotina persoanelor private de libertate a actelor de procedur.. A01003009 Activiti specifice serviciului/biroului eviden n caz de evadare........................ A01003010 Gestionarea dosarului individual... A010030011 Situaii statistice............. A01003012 Rezolvarea corespondenei referitoare la situaia juridic, aplicarea instituiei liberrii condiionate, transfer persoane private de libertate................................. A01003013 ntocmirea situaiilor statistice.. A01003016 inerea evidenei cetenilor statelor membre ale Uniunii Europene sau ale Spaiului Economic European care execut o pedeaps privativ de libertate i mpotriva crora a fost dispus msura de siguran a expulzrii.. A011 Prevenirea Criminalitii n Mediul Penitenciar................................................................... A01101 Prevenirea criminalitii. A01102 Analiz sintez.. A012 Informaii clasificate............................................................................................................... A01201 Informaii clasificate... A01201001 ntocmirea i actualizarea listelor cu informaiile clasificate elaborate i pstrate de Administraia Naional a Penitenciarelor... A01201002 Consultarea documentelor clasificate existente n arhiva curent a biroului informaii clasificate. A01201003 Multiplicarea informaiilor clasificate.. A01201004 Organizarea evidenei, pstrarea i actualizarea certificatelor de securitate/ autorizaiilor de acces la informaii clasificate secrete de stat .......... A01201005 Elaborarea normelor interne privind protecia informaiilor clasificate, potrivit actelor normative n vigoare... A01201006 Gestiunea arhivei proprii de documente clasificate: ordonarea, inventarierea, pstrarea, depozitarea i evidena acesteia... A01201007 Exercitarea controlului asupra msurilor privitoare la protecia informaiilor clasificate.. A01201008 Elaborarea i avizarea programului de prevenire a scurgerii de informaii clasificate deinute de Administraia Naional a Penitenciarelor A0120109 Managementul activitilor privind inventarierea anual a documentelor clasificate la nivelul Administraiei Naionale a Penitenciarelor
687 692 695 697 700 704 707 708 710 713 715 716
718 720 720 720 722 722 722 723 723 724 725 726 726 727 728
XIII
Manual de proceduri
A013 Juridic...................................................................................................................................... A01301 Contencios i contracte. A01301001 Redactarea i depunerea, n termenele procedurale, a cererilor de chemare n judecat, plngerilor penale, ntmpinrilor, notelor de edin, probelor i a concluziilor scrise, a motivelor care stau la baza exercitrii cilor de atac, n dosarele n care Administraia Naional a Penitenciarelor este parte, i reprezentarea n faa organelor de urmrire penal i n faa instanelor de judecat. A01301002 Avizarea actelor interne... A01301003 Avizarea contractelor ncheiate de Administraia Naional a Penitenciarelor. A01302 Elaborare i eviden acte normative i administrative A01302001 Elaborarea actelor normative.. A01302002 ntocmirea punctelor de vedere cu privire la problemele de drept ce se ivesc n activitatea de aplicare a actelor normative..
730 730
730 731 732 733 733 734
XIV
Capitolul I Prezentare general a Administraiei Naionale a Penitenciarelor
Activitatea Administraiei Naionale a Penitenciarelor se desfoar n conformitate cu prevederile Constituiei Romniei, Declaraiei Universale a Drepturilor Omului, cu Recomandrile Consiliului Europei cu privire la tratamentul deinuilor, cu dispoziiile Legii nr. 293/2004 privind statutul funcionarilor publici din Administraia Naional a Penitenciarelor, cu modificrile i completrile ulterioare, Legii nr. 51/1991 privind sigurana naional a Romniei, legislaiei execuional-penale i ale hotrrilor Guvernului date n aplicarea acestei legislaii. Administraia Naional a Penitenciarelor aplic, n domeniile ce o privesc, strategia Guvernului Romniei n executarea pedepselor i msurile privative de libertate pronunate de instanele de judecat. Administraia Naional a Penitenciarelor contribuie la aprarea ordinii publice i a siguranei naionale prin asigurarea pazei, escortrii, supravegherii. Activitatea Administraiei Naionale a Penitenciarelor este completat cu aplicarea regimului de detenie, organizarea i desfurarea de activiti cu caracter lucrativ, de asisten social i educaie destinate reinseriei sociale a persoanelor private de libertate. Potrivit Hotrrii Guvernului nr. 1849/2004, Administraia Naional a Penitenciarelor este o instituie subordonat Ministerului Justiiei, finanat din subvenii acordate de la bugetul de stat i din venituri proprii. Funcioneaz n baza regulamentului propriu de organizare i funcionare, aprobat prin Ordinul ministrului justiiei nr. 2936/C/2003. n prezent, n subordinea Administraiei Naionale a Penitenciarelor se afl: 35 penitenciare, 3 centre de reeducare pentru minori, 6 penitenciare spital precum i alte uniti specifice: coala de Formare i Perfecionare a Pregtirii Agenilor din Administraia Naional a Penitenciarelor Trgu Ocna; Centrul de Formare i Specializare a Ofierilor din Administraia Naional a Penitenciarelor Arad; Baza de Aprovizionare, Gospodrire i Reparaii Bucureti; Subunitatea de paz i escortare deinui transferai.
n conformitate cu Hotrrea Guvernului nr. 1849/2004 privind organizarea, funcionarea i atribuiile Administraiei Naionale a Penitenciarelor, conducerea administraiei se exercit de ctre directorul general i 3 directori adjunci. Structura Administraiei Naionale a Penitenciarelor se compune din: 8 direcii de specialitate Direcia Sigurana Deinerii i Regim Penitenciar, Direcia Management Resurse Umane, Direcia Economico - Administrativ, Direcia Tehnologia Informaiei i Comunicaii IT, Direcia Medical, Direcia Inspecie Penitenciar, Direcia Educaie i Asisten Psihosocial, Direcia pentru Prevenirea Criminalitii n Mediul Penitenciar; 5 servicii cooperare i programe, arhiv i registratur general, cabinet, juridic, audit intern; 1 birou informaii clasificate.
Manual de proceduri
Principalele atribuii i competene ale Administraiei Naionale a Penitenciarelor: organizeaz i coordoneaz activitile referitoare la modul de executare a pedepselor privative de libertate, a msurii arestrii preventive i a msurii educative de internare a minorilor n centre de reeducare, pronunate de instanele judectoreti; coordoneaz, ndrum i controleaz asigurarea pazei, escortrii i supravegherii condamnailor, arestailor preventiv i minorilor din unitile subordonate Administraiei Naionale a Penitenciarelor, astfel nct s se asigure prevenirea evenimentelor negative; elaboreaz strategia de aplicare a regimului penitenciar, urmrete transpunerea ei n practic, ine evidena nominal i statistic a persoanelor private de libertate i urmrete folosirea lor la activiti productive, potrivit legii; evalueaz nevoile de asisten social, educaie i terapeutice ale persoanelor private de libertate i stabilete strategia i modalitile de realizare a activitilor de reintegrare social a acestora; organizeaz i ndrum activitatea de pregtire colar i de calificare a persoanelor private de libertate i coordoneaz planificarea etapelor i a programelor educaionale; coordoneaz nemijlocit aplicarea i respectarea legilor, instruciunilor i ordinelor ministrului justiiei i deciziilor directorului general al Administraiei Naionale a Penitenciarelor, referitoare la problematica resurselor umane, aplic legislaia specific numirii i eliberrii din funcie a personalului, a recompensrii i sancionrii acestuia;
De ce un Manual de proceduri ?
mbuntirea managementului la nivelul administraiei penitenciare a fost un obiectiv aflat ntotdeauna n agenda fiecrui director. i un nencetat deziderat. n acest scop , preocuprile au vizat i s-au ndreptat cu predilecie ctre ameliorarea diferitelor funcii specifice managementului. Unele dintre ele s-au orientat ctre resurse: materiale, financiare sau umane. De asemenea, unele au cutat transferul bunelor practici. Cu toate au contribuit, mai mult sau mai puin, la schimbare. Unele au creat i confuzie. De multe ori ntrebrile ce s facem?, de ce facem?, cum facem?, cnd facem?, sunt ntrebri care au rmas fr rspuns. n tot acest ansamblu de preocupri manageriale s-a omis un instrument deosebit de important prin rigurozitate, simplitate i eficien: regula. Un manual despre proceduri specifice reprezint fr discuie piatra de temelie pentru orice tip de organizaie sau sistem administrativ. Cu att mai mult pentru un sistem complex de servicii cum se prezint administraia naional a penitenciarelor. Depind zona teoretic, un manual de proceduri reprezint o necesitate n condiiile unui sistem penitenciar aflat n permanen schimbare i cutare de o nou identitate. Absena unor instrumente programatice clare i nsuite de toi factorii responsabili a condus la apariia unor disfuncionaliti evidente, dar mai cu seam la o multitudine de soluii aplicate n cazul aceleai activiti, sau aciuni. Fiecare responsabil funcional se vede de multe ori pus n situaia rezolvrii diferitelor spee fr s dispun de un mijloc care si ndrume demersul, iar rezultatele nu sunt n msur s satisfac ateptrile. De asemenea, sistemul administraiei penitenciare resimte nevoia unor etaloane de evaluare a activitilor derulate de ctre personal. Imposibilitatea evalurii corecte este, poate, elementul perturbator cel mai evident. Lipsa unui ghid, cu dublul rol de ndrumare i control, induce n orice organizaie ideea de sistem negestionat. Constatarea nu este foarte departe de adevr! Amploarea i complexitatea aciunilor derulate ntr-un sistem complex de servicii de natura administraiei penitenciare nu mai permite prezena managerului n orice loc i n orice moment. Din acest punct de vedere, Manualul de proceduri trebuie s fie un eficient suplinitor. n acest context, buna funcionare a administraiei penitenciare i obinerea unor rezultate la nivelul ateptrilor sunt condiionate de existena unui astfel de instrument managerial. Ca n orice aciune de pionierat, suntem contieni c registrul primului manual de proceduri trebuie continuu dezvoltat. Complexitatea i dinamica problematicii penitenciare vor impune benefice corecii i adugiri. Acest lucru se va ntmpla, ori de cte ori situaia o cere, cu aportul tuturor celor care sunt angrenai n acest complicat, important i n acelai timp atrgtor demers. Bucureti 2008
Manual de proceduri
Abrevieri
ACIS Autoritatea pentru Coordonarea Instrumentelor Structurale AI Autoritate de Implementare ANP Administraia Naional a Penitenciarelor BIC Biroul Informaii Clasificate BRUFP Biroul Resurse Umane i Formare Profesional CI Control inopinat CT Control tematic DEA Direcia Economico-Administrativ DEAP Direcia Educaie i Asisten Psihosocial DIP Direcia Inspecie Penitenciar DM Direcia Medical DMRU Direcia Management Resurse Umane DSDRP Direcia Sigurana Deinerii i Regim Penitenciar DPCMP Direcia pentru Prevenirea Criminalitii n Mediul Penitenciar DTICIT Direcia Tehnologia Informaiei i Comunicaii IT DSPO Adjunctul Responsabilului de Program FPSS Funcionar public cu statut special FPSSD - Funcionar public cu statut special debutant FPSSDEF - Funcionar public cu statut special definitiv NAC Coordonatorul Naional al Asistenei ORNISS - Oficiul Registrului Naional al Informaiilor Secrete de Stat OPCP Oficiul de Pli i Contractare Phare PAO Responsabil cu Autorizarea Programrii PRAG Ghid Practic RTA Consilier Rezident nfrire SAI Serviciul Audit Intern SARG Serviciul Arhiv i Registratur General SC Serviciul Cabinet SCP - Serviciul Cooperare i Programe SJ Serviciul Juridic SFP Serviciul Formare Profesional SM Stat Membru SPO Responsabil de Program TRP Raport Tehnic de Progres TW nfrire UIP Unitate de Implementare a Programelor
Definiii
Definiie prezena unui jurnalist, ca reprezentant al unei publicaii, n sediul sau la activitile unei organizaii/ instituii, la care accesul mass-media este permis. Acuratee 1. grij deosebit, atenie mare, exactitate n executarea unui lucru. 2. corectitudinea informaiei n text, att n ce privete coninutul, ct i forma. Corectitudinea gramatical, nume, instituii, cifre corecte, relaii corect stabilite ntre persoane, instituii, fenomene, soluionarea corect a datelor de context, raionament condus corect, ierarhizarea corect a informaiei, neamestecul n acelai text a informrii cu opinia. Asistena psihologic consilierea psihologic a personalului n situaiile n care, n viaa personal sau profesional a acestora, au avut loc evenimente negative care se pot asocia cu un accentuat disconfort psihologic. Afi document publicitar sau de informare, format de obicei dintr-un element iconografic nsoit de un text scurt. Mesajul coninut poate fi: politic, social, cultural, medical, comercial. Poate fi adresat direct publicului prin expunere n locuri intens circulate sau rspndit sub form de foi volante cu suprafee relativ mari Asistena medical spitaliceasc Furnizarea de servicii medicale preventive, curative, de recuperare i/sau paleative n uniti sanitare cu paturi Articol termen generic pentru orice text n mass-media tiprit. Relatarea, reportajul, ancheta, editorialul, cronica, recenzia etc. sunt articole. Asisten medical Aplicarea tuturor msurilor profilactice, curative i recuperatorii pentru asigurarea strii de sntate Asisten medical primar Furnizarea ngrijirilor de sntate cuprinztoare, de prim contact, indiferent de natura problemei de sntate, n contextul unei relaii continue, n prezena bolii sau n absena acesteia Asistena medical de urgen Totalitatea serviciilor medicale acordate n condiii critice care pun n pericol viaa pacientului Asistena medical de specialitate Furnizarea de servicii medicale clinice i paraclinice n regim ambulatoriu Brour publicaie sub 50 de pagini care conine: rapoarte, comunicri i conferine publice, extrase, texte de mici dimensiuni. Briefing de pres tehnic de comunicare, asemntoare cu o conferin de pres, n care se supune ateniei un singur subiect. Caiet de eviden a pregtirii Caietul i documentaia ntocmite de ctre funcionarul public profesionale a funcionarului debutant n perioada de stagiu, prin care se consemneaz i se certific activitile zilnice desfurate de acesta. public debutant Campanie de pres aciune constant a unei instituii de pres/a mass-media, care const n accentuarea pentru o vreme a unei atitudini/opinii n legtur cu un fapt/ cu o serie de fapte/ cu bunul mers al unei instituii etc. Se obine, astfel, un curent de opinie. Termen Acreditare (pentru jurnaliti)
Manual de proceduri
mediul prin intermediul cruia un mesaj ajunge de la emitor la receptor i/sau invers. (ex.: pota electronic, televiziunea etc.) Chestionarul de personalitate un ansamblu de ntrebri scrise, ordonate logic i psihologic, care determin din partea persoanelor examinate rspunsuri nregistrate n scris. Cod deontologic norme ale eticii profesionale, liber asumate. Colaborarea cu medicul psihiatru principala activitate prin care se evalueaz, n cazul angajailor care prezint vulnerabiliti psihologice accentuate (de risc), aptitudinea / inaptitudinea temporar sau definitiv / limitele de adaptare la solicitrile profesionale specifice. Discipline de sprijin Obiectele de studiu care, fr a face parte din categoria celor de specialitate, contribuie la ndeplinirea atribuiilor profesionale. Comunicare proces de transmitere de informaii, idei, opinii, preri fie de la un individ la altul, fie de la un grup la altul. Comunicare de criz strategie de control a transmiterii de informaii n situaii deosebite. Comunicare extern comunicare adresat ctre un public-int din afara unei organizaii/instituii. Comunicare intern comunicare destinat personalului din interiorul unei organizaii/instituii. Comunicat de pres form a comunicrii instituionale; invariabil, comunicatul de pres apare din iniiativa sursei i este intotdeauna scris. Criza mediatic caz particular al crizei de comunicare n care mass-media intervin pentru a umple vidul de informaie din surse oficiale, tinznd s devin surse de informaie i nu canale de transmitere a acesteia. Cultura instituional un set de valori care definesc o organizaie i care i permit acesteia s se adreseze societii cu o singur voce, clar, pentru promovarea acestora; constituie unul din elementele ce determin credibilitatea i ncrederea publicului n respectiva organizaie. Declaraie de pres form verbal a comunicrii instituionale. Se realizeaz din iniiativa emitorului n cadrul conferinei de pres sau la solicitarea mass-media. Debutul n carier Etapa de familiarizare a funcionarilor publici debutani cu problemele profesionale ale funciei pe care au ocupat-o prin concurs. Dreptul la imagine dreptul persoanei/instituiei ca activitatea acesteia s fie corect reflectat n mass-media. Evaluarea psihologic periodic a activitatea prin care se urmrete cunoaterea vulnerabilitilor personalului personalului i propunerea unor msuri de gestionare eficient a acestora n scopul evitrii producerii evenimentelor negative. Evaluarea psihologic la sesizare activitatea solicitat de conducerea unitii din care face parte angajatul implicat ntr-un eveniment profesional grav; are ca scop identificarea eventualelor aspecte psihopatologice care au condus la producerea evenimentului i formularea recomandrilor de specialitate, n vederea ameliorrii comportamentului dezadaptativ al angajatului n cauz.
Canal de comunicare
Evaluator
Eveniment
Etalon
INFOSEC
Interviul psihologic
Feed-back
Fia - tip interviu
Formare specializat Funcii unice Funcionar public debutant
Funcionar public definitiv, selecionat de conducerea instituiei care este, de regul, eful ierarhic din cadrul compartimentului n care i desfoar activitatea funcionarul public debutant. n cazul n care nu exist funcionar public de conducere care s coordoneze activitatea compartimentului, evaluator va fi numit funcionarul public definitiv cu ceea mai mare funcie de conducere din domeniul de activitate. 1. ntmplare important, fapt de mare nsemntate. 2. schimbare de situaie cu impact asupra unui public-int, ce poate face obiectul unei aciuni de relaii publice. 3. ceea ce decid jurnalitii c este o tire scara valoric de referin la care sunt raportate diferite performane individuale, care permite situarea unei valori individuale, prin raportarea la ansamblul valorilor obinute de o populaie, la un anumit nivel i interpretarea ei n conformitate. conform art. 237 din HG 585/2002 ansamblul msurilor i structurilor de protecie a informaiilor clasificate care sunt prelucrate, stocate sau transmise prin intermediul sistemelor informatice de comunicaii i al altor sisteme electronice, mpotriva ameninrilor i a oricror aciuni care pot aduce atingere confidenialitii, integritii, disponibilitii autenticitii i nerepudierii informaiilor clasificate precum i afectarea funcionrii sistemelor informatice, indiferent dac acestea apar accidental sau intenionat. Msurile infosec acoper securitatea calculatoarelor, a transmisiilor, a emisiilor, securitatea criptografic, precum i depistarea i prevenirea ameninrilor la care sunt expuse informaiile i sistemele; tehnica de obinere, prin ntrebri, a informaiilor legate de cunoaterea unei persoane, a opiunilor sale, a experienei personale, dar i a modului de a interpreta situaii, probleme, reacii, evenimente n care a fost implicat. 1. mesaj specific prin care Emitentul primete de la Receptor un anumit rspuns cu privire la mesajul comunicat. 2. Informaie recepionat din partea unei audiene ca rspuns la o activitate de relaii publice. proba care const n solicitarea adresat candidailor de a analiza i soluiona, fr limit de timp i fr nici un fel de alte restricii, o serie de situaii ipotetice construite pe baza similaritii lor cu situaiile cu care ocupanii postului vizat se confrunt n mod obinuit / se pot confrunta n ndeplinirea atribuiilor de serviciu. Totalitatea activitilor destinate dobndirii cunotinelor teoretice i formrii deprinderilor practice din perioada de stagiu a funcionarului public debutant. Funcie care este unic n tatul de organizare al unitii i care este subordonat n mod direct directorului unitii (de exemplu, consilier juridic). Persoana care ocup, n urma concursului o funcie public n sistemul administraiei penitenciare i care are mai puin de 3 ani vechime n specialitatea corespunztoare studiilor absolvite sau care are mai puin de 3 ani vechime n instituii de aprare naional, ordine public i siguran naional.
Manual de proceduri
Gestionarea crizelor
activitate complex ce implic pe de o parte anticipare, realizarea unor scenarii de inere sub control i rezolvare a crizelor, iar pe de alt parte un rspuns rapid la apariia crizei, o disciplin ferm n respectarea soluiei adoptate, att din partea echipei de relaii publice, ct i a conducerii organizaiei. Informaie de interes public orice informaie care privete activitile sau rezult din activitile unei autoriti publice sau instituii publice, indiferent de suportul ori forma sau modul de exprimare a informaiei. Informaie cu privire la datele orice informaie privind o persoan fizic identificat sau personale identificabil Internet totalitatea calculatoarelor i a reelelor de calculatoare de pe tot cuprinsul globului, care comunic ntre ele prin intermediul protocolului TCP/IP. Interviu dialog n care, n mod ideal, jurnalistul pune ntrebri, iar interlocutorul su (sursa) rspunde. ntruct scopul este colectarea informaiei, ntrebrile trebuie s vizeze factualul, ncepnd cu mesajul esenial i continund cu ntrebri care vizeaz detaliile Intervenie medical Orice examinare, tratament medical n scop preventiv, terapeutic sau de reabilitare reea de calculatoare proiectat pentru a asigura comunicarea i Intranet schimbul de informaii n cadrul unei organizaii. n general, fiierele i programele dintr-o reea Intranet sunt protejate mpotriva accesului utilizatorilor din afara reelei. Prin utilizarea reelei Intranet se urmrete asigurarea accesului la baze de date specifice, distribuirea pe cale electronic a diferitelor documente i programe, asigurarea unor servicii angajailor. Instituie public instituie care utilizeaz resurse financiare publice. Funcionar public definitiv, selecionat de conducerea instituiei, ndrumtor de regul din cadrul compartimentului n care i desfoar activitatea funcionarul public debutant. ndrumtorul trebuie s aib experien, abiliti i competene specifice recunoscute. Este desemnat n scopul ndrumrii profesionale a unui funcionar public debutant, pe perioada determinat a stagiului, conform unei planificri prealabile i n baza unor criterii specifice: s fie mai mare cu cel puin un grad profesional fa de funcionarul public debutant, s aib vechime de minim 2 ani n unitate i s fi fost apreciat cu calificativul foarte bun sau excepional n ultimii 2 ani. Nu poate avea calitatea de ndrumtor, funcionarul public definitiv care este incompatibil, conform art. 10 din OMJ 2793/C/2004). domeniu specializat care creeaz i menine relaii cu guvernul Lobby n scopul influenrii iniiativelor acestuia, prin diferite mijloace de presiune sau persuasiune. Luare de poziie difuzare a unui comunicat de pres exprimnd un punct de vedere asupra unui subiect controversat. aciune prin care din interiorul sau exteriorul unei organizaii, n Manipulare mod premeditat se pun n funciune strategii de deformare a reprezentrilor pe care membrii unei organizaii le au cu privire la rolul i statutul lor i cu privire la organizaia din care fac parte, pentru a obine slbirea, destructurarea, pierderea legitimitii i identitii, controlul fr nici un fel de rezisten.
Mass-media
termen generic care desemneaz orice mijloc de comunicare n mas (pres tiprit, agenie de pres, radio, televiziune, cinema, afiaj) i care desemneaz, n acelai timp, un intermediar care transmite un mesaj ctre un grup. Multimedia programe suplimentare introduse n calculator pentru a trata sunetul, datele, imaginile ori toate la un loc. Necesar de pregtire Diferena dintre starea existent i ceea ce se dorete a fi. Reprezint totalitatea activitilor de pregtire profesional care urmeaz a se desfura n baza diagnosticrii activitilor profesionale precedente. Notele standardizate punctajele brute raportate la etalon, n vederea comparrii scorurilor brute la probe diferite ale aceleai persoane sau ale unor persoane diferite. Opinie public ansamblul opiniilor individuale asupra unor chestiuni de interes public care pot influena comportamentul indivizilor i al grupurilor. Document prin care se reglementeaz categoria de personal, Ordin de tragere categoria de armament i muniie folosit, personalul de serviciu planificat n poligon, personalul responsabil cu ridicarea modul de transport i distribuirea armamentului i muniiei. ORNISS conform art. 3 din HG 585/2002 Oficiul Registrului Naional al Informaiilor Secrete de Stat Planuri strategice planuri pe termen lung. Planul anual de pregtire Documentul care reglementeaz activitatea de pregtire a funcionarilor publici cu statut special pe parcursul unui an de pregtire. Persoan privat de libertate Persoana aflat n executarea unei pedepse privative de libertate, a unei msuri educative de internare ntr-un centru de reeducare sau aflat n arest preventiv Planuri tactice planuri pe termen scurt pentru ndeplinirea planurilor strategice Ansamblul activitilor desfurate de-a lungul carierei Perfecionarea profesional profesionale a funcionarilor publici cu statut special definitivi din Administraia Naional a Penitenciarelor i din unitile subordonate, activiti care asigur dezvoltarea competenelor profesionale necesare ndeplinirii atribuiilor prezente i preconizate ale posturilor pe care acetia le ocup. Pregtirea de specialitate Procesul de pregtire prin care se asigur cunotine i deprinderi necesare ndeplinirii atribuiilor specifice. Procesul prin care se compar un rezultat cu un obiectiv, situaia Proces de evaluare de la care s-a plecat i la care s-a ajuns. Reprezint un feedback indispensabil pentru formator i, n acelai timp, constituie un mijloc de informare. Programa analitic Modalitatea prin care cursanii trec de la nivelul existent sau cel iniial al cunotinelor, abilitilor i experienei lor, prin condiii impuse de organizatorii cursanilor, la nivelul final al acestora. Promovarea sntii Procesul care ofer individului i colectivitilor posibilitatea de ai controla i mbunti sntatea sub raport fizic, psihic i social i de a contribui la reducerea inechitilor n sntate; Public-int grup de persoane fizice/juridice ce fac obiectul aciunilor de relaii publice. Punctajul brut pentru fiecare numrul rspunsurilor corecte oferite de o persoan la prob. prob
Manual de proceduri
Raportul de evaluare psihologic Rspunsul simptomatic Selecia psihologic personalului Solicitarea de interes public Sondaj (de opinie ) Stagiul de practic Supravegherea medical informaii
ef profesional tire Testul de atenie
Testul de nivel intelectual Vaccinarea Vaccinurile
documentul care cuprinde ntr-o form sintetic toate informaiile din fiele de observaie completate individual de fiecare psiholog cu ocazia susinerii interviului psihologic cu o persoan. rspunsul prin care persoana admite prezena unor comportamente, triri, manifestri potenial dezadaptative. a activitatea prin care se urmrete admiterea n concurs a candidailor ale cror capaciti intelectuale, abiliti psihice generale, structur de personalitate permit ndeplinirea n condiii lipsite de risc a sarcinilor profesionale. de aciunea verbal sau scris (pe suport de hrtie sau electronic), prin care o persoan (fizic sau juridic, romn sau strin) poate cere informaii considerate ca fiind de interes public. tehnic de observare statistic, prin investigarea unui eantion reprezentativ al unei populaii. Program de formare derulat la locul de munc al funcionarului public debutant, destinat dezvoltrii de competene i aptitudini specifice, necesare n exercitarea atribuiilor. Activitatea de colectare sistematic i continu, analiza, interpretarea i diseminarea datelor privind starea de sntate a populaiei, bolile transmisibile i netransmisibile, pe baza crora sunt identificate prioritile de sntate public i sunt instituite msurile de prevenire i control; eful direct, care coordoneaz i ndrum activitatea funcionarului, avnd n acelai timp i atribuii de control. text succint de agenie, de ziar, de radio, de televiziune, care reprezint o prim avizare a unui fapt socialmente semnificativ. proba care msoar fie capacitatea de concentrare a subiectului pe o singur sarcin pe care o are de rezolvat (focalizarea ateniei), fie capacitatea de comutare rapid de la un aspect la altul al sarcinii (distributivitatea ateniei). proba care msoar capacitatea individului de a surprinde logica diferitelor situaii, n vederea acionrii adecvate. Metod de imunizare activ profilactic mpotriva unor boli, prin inocularea unui vaccin. Preparate biologice dotate cu proprieti antigenice, care declaneaz apariia rspunsului imun la organismele supuse vaccinrii
10
Capitolul II Responsabili cu elaborarea procedurilor

1. Subcomisar Elena MNDRU 2. Subinspector Raluca STUPARU 3. Comisar Sorin MUNTEANU Responsabili teritoriu: 1. Subcomisar Iftinca Gheorghe Penitenciarul Gherla 2. Inspector Asandei Ana Penitenciarul Poarta Alb 3. Subcomisar Murean Dorin Penitenciarul Spital Dej 4. Inspector principal Romnu Claudiu Penitenciarul Spital Bucureti Jilava 5. Subinspector Vdan marius Penitenciarul Bacu 6. Subinspector Blc Ctlin Penitenciarul Bacu 7. Subcomisar Miklos Zoltan Penitenciarul Trgu Mure 8. Agent ef principal Gavril Constantin Penitenciarul Focani 9. Comisar Puca MIrcea Penitenciarul Tulcea 10. Subcomisar David Costin Penitenciarul Slobozia 11. Comisar Hdrag Gabriela Emilia - S.F.P.P. A. Trgu Ocna 1. Subcomisar Mariana DUPLEA 2. Inspector principal Mircea Spiridon 3. Comisar Relu MANOLACHE 1. Comisar Cornel MARIN 2. Subcomisar Denis DARIE 3. Inspector Daniel MICLESCU 4. Comisar ef Valentin LUPU Responsabili teritoriu: 1 Comisar ef Moldovan Adrian Penitenciarul Gherla 2 Comisar ef Di Ion Penitenciarul Focani 3. Comisar Cminiteanu Gheorghe Penitenciarul Bucureti Jilava 4. Subcomisar Dinior Viorel Penitenciarul Colibai 5. Subcomisar Coofan Rzvan Penitenciarul Bucureti Rahova 6. Subcomisar Murean Dorin Spitalul Penitenciar Dej 7. Comisar ef Chitoc Ion Penitenciarul Iai 8. Comisar ef Dobra Petru Penitenciarul Arad 9. Comisar ef Muscalu Florentin Penitenciarul Giurgiu Direcia Sigurana Deinerii i Regim Penitenciar Direcia Economico Administrativ Direcia Management Resurse Umane
11
Manual de proceduri
Direcia de Educaie i Asisten Psihosocial
1. Inspector principal Loredana CORDUNEANU Responsabili teritoriu: 1. Subcomisar Preda Roxana Penitenciarul Colibai 2. Subcomisar Fetche Alin Penitenciarul Gherla 3. Subcomisar Aparaschivei Doru Penitenciarul Codlea 4. Subcomisar Livadariu Cristina Penitenciarul Botoani Direcia Inspecie Penitenciar
1. Inspector principal Iulian NEAGU 2. Inspector principal Cristina DUMITRAN 1. Comisar Geta CUCU 2. Subinspector Mdlina SPIRESCU Responsabili teritoriu: 1. Comisar ef Apvloaei Mihai Penitenciarul Spital Bucureti Jilava 2. Comisar Mocanu Adrian Penitenciarul Spital Rahova 3. Comisar ef Burea Cristian Penitenciarul Spital Rahova 4. Comisar ef Hulpoi Lucian 5. Comisar ef Brzan Cristina 6. Comisar ef Ndrag Dumitru Direcia Prevenirea Criminalitii n Mediul Penitenciar Direcia Medical
1. Subcomisar Marian POPESCU 2. Comisar Cornel RDU Direcia Exploatarea Tehnologiei i Informaiei
1. Comisar ef Mircea PETRESCU 2. Subcomisar Eugen FNTN 3. Subcomisar Sorin GRECU Responsabili teritoriu: a) pentru proceduri hardware (instalare, intervenii, depanare, etc.) 1. Subcomisar Voicule Ctlin Penitenciarul Slobozia 2. Comisar ef Bucur Ovidiu Penitenciarul Codlea b) pentru proceduri administrare software de baz i aplicaii uzuale (sisteme de operare, client de mail, office, ISA, etc.) 1. Subcomisar Oprea Adrian Penitenciarul Colibai 2. Inspector principal Vochici Manuc Penitenciarul Giurgiu c) pentru proceduri securitate (antivirus, securizare incinte, securizare DMZ, gestiune utilizatori, politici de securitate, etc.) 1. Subcomisar Lorentz Adrian Penitenciarul Trgor 2. Inspector principal Iordan Marius Penitenciarul Vaslui
12
d) pentru proceduri aplicaii (toate aplicaiile care ruleaz n sistemul penitenciar) 1. Inspector principal Aghiorghiesei George Penitenciarul Iai 2. Subcomisar Dumitracu Maria Penitenciarul Miercurea Ciuc 1. Subinspector Laura IVAN Responsabili teritoriu: 1. Tornean Adrian Penitenciarul Arad 2. Darng ulian Penitenciarul Botoani 3. Blgan Laura Penitenciarul Focani 4. Stnic Florinel Penitenciarul Giurgiu 5. Stroie Eena Penitenciarul Ploieti 6. Gurgu Emilian Penitenciarul Poarta Alb 7. Chertes Adrian Penitenciarul Trgu Jiu 8. Cristovescu Alexandra Penitenciarul Spital Bucureti Rahova 9. Docan Vasile C.R. Trgu Ocna Serviciul Arhiv i Registratur General Serviciul Juridic
1. Inspector principal Daniela MARCOANU 2. Agent ef adjunct Mirela TEFAN 3. Agent Mona GRIGORIU 1. Comisar Mihaela BONAIU 2. Inspector principal Mariana IARM 1. Subinspector Valentin MUNTEAN 2. Comisar ef Dana Cenu Responsabili teritoriu: 1. Subinspector Donciu Dan Penitenciarul Gherla 2. Agent ef Barbu Dan Penitenciarul Craiova 3. Subinspector Rusu Dan Penitenciarul Codlea 4. Subcomisar Necula Denisa Penitenciarul Colibai 5. Agent principal Ilie Ramona C.R. Buzia 6. Subinspector Crciun Gianina Penitenciarul Galai 7. Agent principal Johanna Popescu Penitenciarul Bucureti - Rahova 1. Comisar ef Niculina GHI Biroul Informaii Clasificate Serviciul Cabinet Serviciul Cooperare i Programe
13
Manual de proceduri
Capitolul III A001 Cooperare internaional i programe

A00101 Cooperare internaional
PROCEDURA A00101001: REALIZAREA TRADUCERILOR Scop: Transmiterea de informaii relevante pentru domeniul penitenciar. Premise: Facilitarea nelegerii de ctre specialitii romni a informaiilor elaborate ntr-o limb de circulaie internaional, facilitarea comunicrii cu partenerii strini prin nelegerea de ctre acetia a informaiilor elaborate n limba romn, precum i diseminarea acestor informaii, n scopul mbuntirii cunotinelor de specialitate ale personalului de penitenciare. Aplicabilitate: Administraia Naional a Penitenciarelor. Responsabili Aciuni A. Traduceri iniiate n cadrul SCP: Secretariatul SCP 1. Primete i nregistreaz lucrarea. eful SCP 2. Repartizeaz lucrarea. Membrii SCP 3. Traduc documentul. 4. Redacteaz o Not prin care se nainteaz conducerii ANP documentul tradus, spre avizare. eful SCP 5. Avizeaz Nota de naintare i documentul tradus. Secretariatul SCP 6. nainteaz conducerii ANP Nota, mpreun cu documentul tradus, spre avizare. Secretariatul SCP 7. Asigur transmiterea copiilor lucrrii ctre toi factorii interesai. 8. Claseaz exemplarul 2 al lucrrii la SCP. B. Traduceri realizate la solicitarea altor pri: Secretariatul SCP 1. Primete solicitarea de realizare a traducerii, n scris, prin Condica de predare-primire a documentelor. Documentul va conine rezoluia/decizia conducerii ANP privind realizarea traducerii. eful SCP 2. Repartizeaz lucrarea. Membrii SCP 3. Traduc documentul. 4. Redacteaz o Not prin care se nainteaz conducerii ANP documentul tradus, spre avizare. eful SCP 5. Avizeaz Nota de naintare i documentul tradus. Secretariatul SCP 6. nainteaz conducerii ANP Nota, mpreun cu documentul tradus, spre avizare. Secretariatul SCP 7. Asigur transmiterea copiilor lucrrii ctre toi factorii interesai. 8. Claseaz exemplarul 2 al lucrrii la SCP. Documente folosite n cadrul acestei proceduri (A00101001) Nr. crt. Denumire document 1 Document original (netradus) 2 Traducere / Document tradus
14
3 4 5
Not de naintare a traducerii Not prin care se solicit efectuarea traducerii Condic de predare-primire a documentelor
PROCEDURA A00101002: ELABORAREA DIFERITELOR RAPOARTE REFERITOARE LA SITUAIA SISTEMULUI PENITENCIAR Scop: ntocmirea unor rapoarte la solicitarea diferitelor organisme i in stituii naionale i internaionale din domeniu. Premise: ntocmirea de diverse rapoarte privind situaia sistemului penitenciar romnesc, la solicitarea diferitelor organisme i instituii internaionale, n special n ceea ce privete monitorizarea i respectarea drepturilor omului, precum i respectarea angajamentelor luate de ara noastr n domeniul judiciar. Aplicabilitate: Administraia Naional a Penitenciarelor. Responsabili Secretariatul SCP eful SCP Membrii SCP Aciuni 1. Primete i nregistreaz lucrarea. 2. Repartizeaz lucrarea. 3. Redacteaz o Not prin care solicit informaii relevante pentru redactarea materialului. 3.1. Nota cuprinde, dup caz: - tipul de informaii solicitate; - perioada de referin, - termenul de primire a informaiilor. 4. Avizeaz Nota de mai sus. 5. Transmite Nota Direciilor / Serviciilor / Unitilor penitenciare cu competene n domeniu. 6. Primete Notele cu rspunsurile Direciilor / Serviciilor / Unitilor penitenciare cu competene n domeniu. 7. Centralizeaz i sintetizeaz informaiile primite. 8. Redacteaz un Raport. 9. Avizeaz Raportul. 10. nainteaz Raportul conducerii ANP, spre aprobare. 11. Dup aprobare, transmite Raportul ctre solicitani. 12. Claseaz exemplarul 2 al lucrrii la SCP, mpreun cu documentaia anex.
eful SCP Secretariatul SCP
Membrii SCP eful SCP Secretariatul SCP
Documente folosite n cadrul acestei proceduri (A00101002) Nr. crt. Denumire document 1 Solicitare / Document iniial 2 Not prin care solicit informaii 3 Not de rspuns de la Direciile / Serviciile / Unitile penitenciare 4 Raport 5 Condic predare-primire a documentelor PROCEDURA A00101003: NCHEIEREA UNOR ACORDURI / PROTOCOALE DE COLABORARE Scop: Asigurarea unui schimb reciproc de informaii relevante, exemple de bun practic, precum i a continuitii relaiilor cu partenerii strini prin semnarea unor Acorduri / Protocoale de colaborare.
15
Manual de proceduri
Premise: Colaborarea cu instituii strine similare, din domeniul penitenciar, mbuntete activitatea desfurat n cadrul sistemul penitenciar din ara noastr, prin realizarea unui schimb reciproc de experien. Aplicabilitate: Administraia Naional a Penitenciarelor. Responsabili Secretariatul SCP eful SCP Membrii SCP Aciuni 1. Primete i nregistreaz lucrarea. 2. Repartizeaz lucrarea. 3. Redacteaz i negociaz cu partenerii strini un Proiect de Protocol de colaborare. Poart coresponden cu partenerii strini n vederea stabilirii unei forme, agreate de comun acord. Colaboreaz cu reprezentanii Ministerului Justiiei i ai altor ministere. 4. Definitiveaz i propune conducerii ANP avizarea formei finale a Proiectului de Protocol de colaborare. 5. nainteaz conducerii ANP, spre avizare, Proiectul de Protocol de colaborare. 6. Redacteaz un Proiect de Memorandum prin care se propune aprobarea negocierii i semnrii Protocolului de colaborare. Memorandumul se adreseaz primului ministru, se semneaz de ministrul justiiei i se avizeaz de ministrul afacerilor externe. 7. Redacteaz o Not prin care nainteaz Proiectul de Protocol de colaborare i Memorandumul, spre analiz i aprobare, reprezentanilor Direciei Drept Internaional i Tratate, din cadrul Ministerului Justiiei. 8. Propune conducerii ANP avizarea Notei de mai sus. 9. nainteaz conducerii ANP, spre avizare, Nota de naintare a Proiectului de Protocol de colaborare i a Memorandumului ctre Ministerul Justiiei. 10. Redacteaz un Proiect de Scrisoare ctre Ministerul Afacerilor Externe, prin care se solicit avizarea Memorandumului. Scrisoarea se semneaz de ministrul justiiei i se trimite la Ministerul Afacerilor Externe, de ctre reprezentanii Ministerului Justiiei. 11. Redacteaz un Proiect de Adres ctre Secretariatul General al Guvernului, prin care se solicit avizarea Memorandumului. Adresa se semneaz de ctre ministrul justiiei i se trimite de ctre reprezentanii Ministerului Justiiei, la Secretariatul General al Guvernului. 12. Transmite ctre Ministerul Justiiei urmtoarele documente: - Nota de naintare a Proiectului de colaborare i a Memorandumului; - Proiect de Protocol de colaborare; - Memorandum; - Proiect de Scrisoare ctre Ministerul Afacerilor Externe, prin care se solicit avizarea Memorandumului; - Proiect de Adres ctre Secretariatul General al Guvernului, prin care se solicit avizarea Memorandumului. 13. Claseaz exemplarul 2 al documentelor de mai sus la SCP. 14. Dup semnarea documentelor de mai sus de ctre toi factorii interesai, colaboreaz cu partenerii strini n vederea stabilirii unei ntlniri ce va avea ca scop semnarea Protocolului de colaborare. 14.1. n cazul n care ntlnirea se organizeaz n ara noastr, se aplic procedura nr. A00101006. 14.2. n cazul n care ntlnirea se organizeaz n ara partener, se aplic procedura nr. A00101004. 15. Semneaz Protocolul de colaborare cu partenerii strini. 16. Iniiaz i deruleaz activitile prevzute n cadrul Protocolului de colaborare.
eful SCP Secretariatul SCP Membrii SCP
Secretariatul SCP
Secretariatul SCP Membrii SCP
Conducerea ANP Membrii SCP
16
Documente folosite n cadrul acestei proceduri (A00101003) Nr. crt. Denumire document 1 Document iniial (adres, mail etc) 2 (Proiect de) Protocol de colaborare 3 Memorandum 4 Not de naintare a Proiectului de Protocol de colaborare i a Memorandumului 5 (Proiect de) Scrisoare ctre Ministerul Afacerilor Externe, prin care se solicit avizarea Memorandumului 6 (Proiect de) Adres ctre Secretariatul General al Guvernului, prin care se solicit avizarea Memorandumului 7 Condic de predare-primire a documentelor PROCEDURA A00101004: ELABORAREA .DOCUMENTAIEI NECESARE STRINTATE, N INTERES DE SERVICIU DEPLASRII N
Scop: Elaborarea documentelor i realizarea demersurilor necesare deplasrii n strintate, n interes de serviciu. Premise: Respectarea prevederilor legale privind efectuarea deplasrilor n strintate, n interes de serviciu. Aplicabilitate: Administraia Naional a Penitenciarelor. Responsabili Secretariatul SCP Membrii SCP Aciuni 1. Primete i nregistreaz Invitaia sau documentul privind aprobarea deplasrii. 2. Redacteaz o Not de fundamentare referitoare la deplasarea n strintate, n interes de serviciu. 2.1. Nota de fundamentare cuprinde date privind: - denumirea evenimentului; - locaia, ara; - organizatorii evenimentului; - perioada deplasrii; - numele, gradul i funcia participanilor; - cheltuielile suportate de partea romn; - cheltuielile suportate de alte pri; - mijloacele de transport; - cuantumul diurnei. 3. Redacteaz un Proiect de Ordin al ministrului justiiei, referitor la deplasarea n strintate, n interes de serviciu. 3.1. Proiectul de Ordin al ministrului justiiei cuprinde: - temeiul legal; - denumirea evenimentului; - locaia, ara; - organizatorii evenimentului; - perioada deplasrii; - numele, gradul i funcia participanilor; - cheltuielile suportate de partea romn; - cheltuielile suportate de alte pri; - mijloacele de transport; - cuantumul diurnei. 4. Redacteaz o Adres prin care informeaz participanii cu privire la obligaiile pe care acetia le au, nainte i dup efectuarea deplasrii (elaborare Proiect mandat, elaborare Raport vizit, returnare paaport serviciu, efectuare decont etc.). 5. Semneaz Adresa mai sus menionat.
eful SCP
17
Manual de proceduri
Secretariatul SCP Membrii SCP
eful SCP
Secretariatul SCP
Membrii SCP
Secretariatul SCP
6. Transmite persoanei care urmeaz s efectueze deplasarea n interes de serviciu un exemplar al Adresei de informare, prin Condica de predare primire a documentelor, fax, e-mail etc. 7. Centralizeaz informaiile transmise de persoanele care urmeaz s efectueze deplasarea n interes de serviciu i elaboreaz un Proiect de mandat, n conformitate cu modelul menionat n anexa OMJ nr. 979/C/31.03.2008. 8. Redacteaz o Not de naintare a documentelor de mai sus ctre Ministerul Justiiei, spre a fi analizate i semnate de ministrul justiiei. 9. Propune spre avizare/aprobare, la nivelul ANP, urmtoarele documente: - Nota de naintare a documentaiei ctre Ministerul Justiiei; - Nota de fundamentare; - Proiectul de Ordin al ministrului justiiei; - Proiectul de mandat. 10. nainteaz Proiectul de Ordin al ministrului justiiei la SJ, spre avizare. 11. nainteaz urmtoarele documente la DEA, pentru efectuarea Controlului Financiar Preventiv i avizare: - Proiectul de Ordin al ministrului justiiei; - Nota de fundamentare. 12. nainteaz conducerii ANP, spre semnare i avizare, urmtoarele documente: - Nota de naintare a documentelor ctre Ministerul Justiiei; - Nota de fundamentare; - Proiectul de Ordin al ministrului justiiei; - Proiectul de mandat. 13. Pregtesc documentaia ce urmeaz a fi naintat la Ministerul Justiiei: (Nota de naintare a documentelor, Nota de fundamentare, Proiectul de Ordin al ministrului justiiei, Proiectul de mandat, invitaia oficial, documentaia anex relevant etc). 14. nainteaz documentele de mai sus, spre analiz i semnare, la Ministerul Justiiei. 15. Dup aprobarea acestora la Ministerul Justiiei, transmite copii ale Notei de fundamentare i Ordinului ministrului justiiei, prin Condica de predare-primire a documentelor, ctre DEA. 16. Efectueaz demersurile necesare n vederea desfurrii n bune condiii a deplasrii: - rezerv bilete transport; - rezerv camere hotel; - nregistreaz participanii la eveniment; - poart coresponden cu organizatorii; - efectueaz demersurile necesare obinerii de vize; - demareaz procedura de solicitare a paapoartelor de serviciu A00101005. 17. Redacteaz un Raport de necesitate (sau mai multe, dup caz) n vederea avansrii sumelor necesare achiziionrii de bilete de transport, asigurri medicale, vize, paapoarte de serviciu, plata taxelor de nscriere la anumite evenimente etc. 18. Propune spre avizare Raportul de necesitate. 19. nainteaz Raportul de necesitate la DEA pentru efectuarea Controlului Financiar Preventiv i avizare. 20. nainteaz Raportul de necesitate conducerii ANP, spre aprobare. 21. Ridic avansul de la casierie. 22. Achiziioneaz cele necesare, conform Raportului de necesitate. 23. Redacteaz un Raport de decont (sau mai multe, dup caz) pentru sumele avansate, la care anexeaz documentele justificative (chitane, facturi, bilete, asigurri medicale etc, originale sau copii).
Membrii SCP
18
24. Avizeaz documentele justificative cu privire la realitatea, regularitatea i legalitatea acestora. 25. Avizeaz Raportul de decont. 26. nainteaz Raportul de decont i documentele justificative anexate la DEA, pentru efectuarea Controlului Financiar Preventiv i aprobare. 27. Restituie la casierie sumele de bani necheltuite. 28. nmneaz participanilor documentele de cltorie (Invitaie, Ordin MJ, bilete, asigurri medicale, rezervri etc. n original sau copie). 29. La ntoarcerea din deplasare, nainteaz Raportul vizitei la Ministerul Justiiei i solicit acordul conducerii ANP n vederea publicrii acestuia pe site-ul ANP. 30. Claseaz exemplarul 2 al lucrrii mpreun cu toat documentaia anex.
Secretariatul SCP
Meniuni: 1) n cazul n care invitaia nu este nominal, participanii vor fi selectai pe baz de concurs sau prin numirea, de ctre conducerea ANP, a unor specialiti care pot reprezenta corespunztor interesele instituiei. n cazul n care n invitaie nu sunt menionate cheltuielile suportate de partenerii strini, se va lua legtura cu acetia pentru a se clarifica aceste aspecte; n acest sens, se va purta coresponden internaional cu partenerii strini, n vederea retransmiterii invitaiei; Dac invitaia este complet, se trece la punctul urmtor. 2) n cazul n care, dup semnarea actelor conform procedurii de mai sus, din motive obiective, una sau mai multe persoane nu mai pot efectua deplasarea n interes de serviciu, vor fi selectai ali participani pe baz de concurs sau prin numirea, de ctre conducerea ANP, a unor specialiti care pot reprezenta corespunztor interesele instituiei. 3) n aceast situaie, se impune reluarea procedurii cu noua componen a delegaiei, cu excepia punctelor 1-3, iar documentul menionat la punctul 9, Proiect de Ordin al ministrului justiiei se va numi Proiect de Ordin al ministrului justiiei prin care se modific un alt Ordin. Noua denumire a documentului se va pstra i la punctele urmtoare. 4) Specialitii care efectueaz deplasri n strintate trebuie s transmit documentaia necesar la Serviciul Cooperare i Programe din cadrul Administraiei Naionale a Penitenciarelor, cu cel puin zece zile lucrtoare nainte de efectuarea deplasrii, pentru ca membrii acestui serviciu s poat ntocmi documentaia necesar. Documente folosite n cadrul acestei proceduri (A00101004) Nr. crt. Denumire document 1 Invitaie 2 Adres informare 3 Proiect de mandat 4 Not de fundamentare 5 Ordin al ministrului justiiei 6 Proiect de Ordin al ministrului justiiei prin care se modific un alt Ordin 7 Not prin care se nainteaz documentaia la Ministerul Justiiei 8 Raport de necesitate 9 Raport de decont 10 Raport al vizitei 11 Condic de predare-primire a documentelor
19
Manual de proceduri
PROCEDURA
A00101005:
EFECTUAREA DEMERSURILOR PRIVIND CONFECIONREA ELIBERAREA PAAPOARTELOR DE SERVICIU
Scop: Asigurarea documentelor necesare deplasrii n strintate. Premise: Deinerea unui paaport de serviciu faciliteaz deplasarea n interes de serviciu n strintate; garanteaz dreptul de a cltori n strintate, n calitate oficial, n interesul autoritii sau instituiei publice din care fac parte. Aplicabilitate: Administraia Naional a Penitenciarelor. Responsabili Aciuni A. Efectuarea demersurilor privind confecionare a paapoartelor de serviciu Secretariatul SCP 2. Ridic formularele tip necesare confecionrii paaportului de serviciu de la Ministerul Afacerilor Externe - Direcia Consular. Membrii SCP 3. Transmit solicitantului de paaport de serviciu, formularele de mai sus, spre completare i semnare. 4. Informeaz solicitantul cu privire la actele necesare confecionrii paaportului de serviciu (document identitate n copie i original, poze tip paaport etc.). 5. Redacteaz o Not adresat Ministerului Afacerilor Externe - Direcia Consular, prin care se solicit confecionarea paapoartelor de serviciu. Nota conine datele personale ale solicitanilor de paapoarte de serviciu. 6. Redacteaz un Raport de necesitate prin care solicit avansarea sumelor necesare plii taxelor de confecionare. eful SCP 7. Avizeaz Raportul de necesitate. Secretariatul SCP 8. nainteaz Raportul de necesitate la DEA pentru efectuarea Controlului Financiar Preventiv i avizare. 9. nainteaz Raportul de necesitate conducerii ANP, spre aprobare. Membrii SCP 10. Ridic avansul de la casierie. 11. Achit taxele necesare. 12. ntiineaz DEA cu privire la necesitatea efecturii ordinelor de plat pentru virarea sumelor necesare confecionrii paaportului de serviciu. 13. Redacteaz un Raport de decont pentru suma avansat, la care anexeaz documentele justificative (chitane, facturi, originale sau copii). eful SCP 14. Avizeaz documentele justificative cu privire la realitatea, regularitatea i legalitatea acestora. 15. Avizeaz Raportul de decont. Secretariatul SCP 16. nainteaz Raportul de decont i documentele justificative anexate la DEA, pentru efectuarea Controlului Financiar Preventiv i semnare. Membrii SCP 17. Restituie la casierie sumele de bani necheltuite. 18. Asigur completarea dosarului (formulare, poze, dovada plii taxelor necesare, documentul de identitate n original i copie originalul va fi reinut la MAE). Secretariatul SCP 19. nainteaz dosarul complet, mpreun cu Nota menionat la punctul 5, la Ministerul Afacerilor Externe - Direcia Consular, pentru confecionarea paaportului de serviciu. 20. Dup confecionare, ridic paaportul de la Ministerul Afacerilor Externe - Direcia Consular i l nmneaz membrului SCP care a efectuat lucrarea. Membrii SCP 21. nmneaz paaportul de serviciu persoanei care urmeaz s se deplaseze n strintate, n interes de serviciu. Secretariatul SCP 22. La finalizarea deplasrii, restituie paaportul de serviciu la Ministerul Afacerilor Externe - Direcia Consular i nmneaz documentul de identitate posesorului. (Dup caz, informeaz posesorul cu privire la obligativitatea restituirii paaportului de serviciu la Ministerul Afacerilor Externe, n termen de 5 zile de la efectuarea deplasrii.)
20
B. Efectuarea demersurilor privind eliberarea paapoartelor de serviciu Membrii SCP 2. Redacteaz o Not adresat Ministerului Afacerilor Externe - Direcia Consular, prin care se solicit eliberarea unui paaport de serviciu existent. Nota conine numrul paaportului de serviciu care trebuie eliberat, datele personale ale posesorului. eful SCP 3. Avizeaz Nota adresat Ministerului Afacerilor Externe - Direcia Consular, prin care se solicit eliberarea unui paaport de serviciu existent. Secretariatul SCP 4. nainteaz Nota conducerii ANP, spre semnare. 5. nainteaz Nota la Ministerul Afacerilor Externe - Direcia Consular, mpreun cu documentul de identitate al solicitantului i ridic paaportul de serviciu. 6. Depune la Ministerul Afacerilor Externe Direcia Consular documentul de identitate al persoanei care urmeaz s efectueze o deplasare n strintate, n interes de serviciu, ridic paaportul de serviciu i l nmneaz membrilor SCP care s-au ocupat de lucrare. Membrii SCP 7. nmneaz paaportul de serviciu persoanei care urmeaz s se deplaseze n strintate, n interes de serviciu. Secretariatul SCP 8. La finalizarea deplasrii, restituie paaportul de serviciu la Ministerul Afacerilor Externe - Direcia Consular i nmneaz documentul de identitate posesorului. (Dup caz, informeaz posesorul cu privire la obligativitatea restituirii paaportului de serviciu la Ministerul Afacerilor Externe, n termen de 5 zile de la efectuarea deplasrii.) Documente folosite n cadrul acestei proceduri (A00101005) Nr. crt. Denumire document 1 Not adresat Ministerului Afacerilor Externe - Direcia Consular, prin care se solicit confecionarea/eliberarea unui paaport de serviciu 2 Raport de necesitate 3 Raport de decont 4 Paapoarte de serviciu 5 Condic de predare-primire a documentelor PROCEDURA A00101006: DERULAREA ACTIVITILOR DE PROTOCOL I ORGANIZAREA VIZITELOR OFICIALE Scop: Asigurarea ceremonialului i a protocolului necesare desfurrii n bune condiii a vizitelor i ntlnirilor oficiale. Premise: Asigurarea elementelor de protocolul creeaz cadrul oficial n care urmeaz s se desfoare raporturile dintre pri. Protocolul guverneaz negocierea, ncheierea i intrarea n vigoare a unor acorduri / protocoale / documente specifice i garanteaz egalitatea n drepturi a partenerilor, n cadrul desfurrii aciunilor oficiale, vizitelor de studiu, schimburilor de experien etc. Aplicabilitate: Administraia Naional a Penitenciarelor Responsabili Aciuni A. Invitarea n ara noastr a unor delegaii strine pe cheltuiala prii romne Secretariatul SCP 1. Primete i nregistreaz lucrarea. eful SCP 2. Repartizeaz lucrarea. Conducerea ANP 3. Stabilete componena delegaiei ce urmeaz a fi invitat n ara noastr. Membrii SCP 4. Iniiaz/continu corespondena cu partenerii strini (stabilesc perioada de comun acord). eful SCP i membrii 5. Stabilesc un proiect de Program (colaboreaz cu unitile penitenciare n
21
Manual de proceduri
SCP Membrii SCP
Membrii SCP
Membrii SCP
vederea organizrii unor vizite pe plan local, dup caz). 6. Colaboreaz cu membrii DEA, n vederea identificrii unor posibiliti de finanare a vizitei. 7. Redacteaz i traduc ntr-o limb de circulaie internaional o Invitaie, care va conine, dup caz: - motivul vizitei; - locaia; - numele, prenumele, funcia invitailor; - instituia pe care o acetia o reprezint; - perioada de efectuare a vizitei; - programul; - cheltuieli suportate de partea romn. 8. Avizeaz Invitaia/Traducerea acesteia. 9. nainteaz conducerii ANP Invitaia/Traducerea acesteia, spre semnare. 10. Transmite Invitaia tradus ctre persoanele n cauz. 11. Stabilesc aranjamentele organizatorice; identific posibiliti de realizare pentru: - organizarea transportului intern (mijloace de transport/conductori auto); - preluarea delegaiei de la aeroport/gar/frontier; - cazarea oaspeilor (rezervri hotel); - asigurarea de mese zilnice, oficiale, coctail-uri (meniuri) etc; - asigurarea translaiei; - organizarea slilor/spaiilor de protocol/edine; - nchirierea instalaiei de sonorizare; - angajarea traductorilor interprei. 12. Redacteaz o Not prin care se solicit acordul conducerii ANP cu privire la organizarea unei aciuni de protocol. Nota cuprinde, dup caz: - ara de provenien a delegaiei, contextul/motivul vizitei; - perioada; - temei legal; - desemnarea persoanelor responsabile pe plan local, a nsoitorilor, traductorilor, oferilor etc; Documentul de mai sus poate fi nsoit de urmtoarele anexe: 12.1. Programul vizitei; 12.2. Componena delegaiei (reprezentani strini i romni); 12.3. Baz de calcul pentru avansarea sumelor de bani necesare (cazare, mas zilnic, mas oficial, coctail, cadouri etc.). 14. Propune spre avizare Nota de organizare a unei aciuni de protocol, mpreun cu anexele aferente. 15. Transmite Nota de organizare a unei aciuni de protocol, mpreun cu anexele, la DEA, pentru efectuarea Controlului Financiar Preventiv (baza de calcul) i avizare. 16. nainteaz conducerii ANP, spre aprobare, Nota de organizare a aciunii de protocol mpreun cu anexele acesteia. 17. Transmite Nota, mpreun cu anexele dac este cazul, prin fax, ctre conducerea unitilor ce urmeaz a fi vizitate, n vederea stabilirii aranjamentelor pe plan local. 18. Ridic avansul necesar i efectueaz cheltuielile conform bazei de calcul.
22
19. Deruleaz activitile conform Programului semnat de conducerea ANP. 19.1. n cazul n care se solicit/intervin schimbri n cadrul Programului deja stabilit, cer acordul superiorilor n acest sens. 19.2. Ateapt delegaia la aeroport/gara/frontier etc. 19.3. nsoesc delegaia pn la hotel (dac este cazul). 19.4. nsoesc delegaia pe tot parcursul vizitei, conform programului aprobat de conducerea ANP. 19.5. Organizeaz mese oficiale, cocteiluri, mese zilnice etc. 19.6. Asigur traducerea. 20. La sfritul aciunii, conduc delegaia strin la aeroport/gar/frontier etc. 21. Redacteaz un Raport de decont pentru sumele avansate, la care anexeaz documentele justificative (chitane, facturi, bilete etc, originale sau copii). eful SCP 22. Avizeaz documentele justificative cu privire la realitatea, regularitatea i legalitatea acestora. Secretariatul SCP 23. nainteaz Raportul de decont i documentele justificative anexate la DEA pentru efectuarea Controlului Financiar Preventiv i avizare. Membrii SCP 24. Restituie la casierie sumele necheltuite. 25. Redacteaz un Raport al vizitei i o Adres de naintare a acestuia ctre conducerea ANP, prin care se solicit publicarea raportului pe site-ul instituiei. n raport se pot insera fotografii din timpul aciunii de protocol. eful SCP 26. Avizeaz Adresa i Raportul vizitei, anexat. Secretariatul SCP 27. nainteaz conducerii ANP Adresa i Raportul vizitei, spre avizare. 28. n cazul n care conducerea ANP decide publicarea Raportului vizitei pe site-ul ANP, transmite materialul la Serviciul Cabinet, n caz contrar, trece la punctul urmtor. 29. Claseaz exemplarul 2 al lucrrii mpreun cu documentaia anex. B. Invitarea n ara noastr a unor delegaii strine pe cheltuiala prii strine Conducerea ANP 1. Stabilete componena delegaiei ce urmeaz a fi invitat n ara noastr. eful SCP i membrii 2. Stabilesc un proiect de Program (colaboreaz cu unitile penitenciare n SCP vederea organizrii unor vizite pe plan local, dup caz). Membrii SCP 3. Stabilesc aranjamentele organizatorice; identific posibiliti de realizare pentru: - asigurarea transportului intern; - preluarea delegaiei de la aeroport/gar/frontier; - cazarea oaspeilor; - asigurarea meselor zilnice, oficiale, coctail-uri etc; - asigurarea translaiei; - organizarea slilor/spaiilor de protocol/edine; - nchiriere instalaiei de sonorizare; - angajarea interpreilor. 4. Redacteaz o Not de organizare a unei aciuni de protocol, prin care solicit acordul conducerii ANP cu privire la organizarea unei astfel de aciuni. Nota cuprinde, dup caz: - temeiul legal; - ara de provenien a delegaiei, - contextul/motivul vizitei; - perioada; - desemnarea persoanelor responsabile pe plan local, a nsoitorilor, traductorilor, conductorilor auto etc; Documentul de mai sus este nsoit de urmtoarele anexe: 4.1. - Programul vizitei; 4.2. - Componena delegaiei (reprezentani strini i romni). 5. Elaboreaz o Adres privind acordarea accesului n penitenciar/spital penitenciar/centru reeducare etc. pentru delegaia strin. Documentul va fi
23
Manual de proceduri
Membrii SCP
Membrii SCP
emis n atenia conducerii instituiei respective i va conine: - numele i prenumele participanilor strini; - numrul i seria documentelor de identitate ale acestora; - perioada vizitei; - numrul de nmatriculare al autoturismului cu care circul (dac se cunoate). 6. Propune spre avizare Nota de organizare a unei aciuni de protocol, mpreun cu anexele aferente, precum i Adresa de acordare a accesului n penitenciar pentru delegaia strin. 7. nainteaz conducerii ANP, documentele de mai sus, spre aprobare. 8. Transmite Adresa de acordare a accesului n penitenciar pentru delegaia strin i, dup caz, Nota, prin fax, ctre conducerea unitilor interesate (ce urmeaz a primi vizite), n vederea stabilirii aranjamentelor pe plan local. 9. Deruleaz activitile conform Programului semnat de conducerea ANP: - Ateapt delegaia la aeroport/gara/frontier etc. - nsoesc delegaia pn la hotel (dac este cazul). - nsoesc delegaia pe tot parcursul vizitei, conform programului aprobat de conducerea ANP. - Organizeaz mese oficiale, cocteiluri, mese zilnice etc. - Asigur traducerea. 10. La sfritul aciunii, nsoesc delegaia strin pn la aeroport/gar/frontier etc. 11. Redacteaz un Raport al vizitei i o Adres de naintare a acestuia ctre conducerea ANP, spre informare. 12. Avizeaz Adresa i Raportul vizitei. 13. nainteaz conducerii ANP Adresa i Raportul vizitei, spre avizare. 14. n cazul n care conducerea ANP decide publicarea Raportului vizitei pe site-ul ANP, transmite materialul la Serviciul Cabinet, n caz contrar, trece la punctul urmtor. 15. Claseaz exemplarul 2 al lucrrii mpreun cu documentaia anex.
Documente folosite n cadrul acestei proceduri (A00101006) Nr. crt. Denumire document 1 Document iniial 2 Invitaie / Traducerea invitaiei 3 Not de organizare a unei aciuni de protocol, cu urmtoarele anexe: 4 Anexa - Programul vizitei 5 Anexa - Componena delegaiei 6 Anexa - Baz de calcul 7 Adres privind acordarea accesului n penitenciar pentru o delegaie strin 8 Raport de decont 9 Raport al vizitei 10 Condic de predare-primire a documentelor PROCEDURA A00101007: ORGANIZAREA DE EVENIMENTE CU PARTICIPARE INTERNAIONAL: SEMINARII, CONFERINE, SIMPOZIOANE, MESE ROTUNDE, NTRUNIRI ETC. Scop: Asigurarea comunicrii i desfurarea n condiii normale a relaiilor interinstituionale cu partenerii naionali i internaionali, n vederea mbuntirii relaiilor internaionale i stabilirii de noi contacte la nivel de sisteme penitenciare.
24
Premise: Organizarea unor evenimente cu participare internaional (seminarii, simpozioane, conferine, mese rotunde, ateliere de lucru etc.), duce la mbuntirea cunotinelor specialitilor romni prin schimbul de experiene i informaii care se realizeaz cu partenerii strini. Aplicabilitate: Administraia Naional a Penitenciarelor. Responsabili Aciuni eful SCP i membrii 1. Iniiaz/continu corespondena cu partenerii strini (stabilesc perioada SCP i locaia de comun acord). 2. Stabilesc aranjamentele organizatorice; dac e cazul, identific posibiliti de realizare pentru: - preluarea delegaiei de la aeroport/gar/frontier; - organizarea transportului intern (mijloace de transport/conductori auto); - cazarea oaspeilor (rezervri hotel); - organizarea servirii meselor/ pauzelor de cafea etc; - nchirierea instalaiei de sonorizare; - angajarea traductorilor/interpreilor; asigurarea translaiei; - nchirierea slii/slilor pentru reuniune; - organizarea slilor/spaiilor de protocol/edine; - nchirierea mijloacelor de transport. Membrii SCP 3. Redacteaz o Not, prin care se solicit acordul conducerii ANP cu privire la organizarea evenimentului aranjamentele care se impun. Nota cuprinde, dup caz: - contextul/proiectul n cadrul creia se organizeaz evenimentul; - perioada; - numrul participanilor; - locaia; - desemnarea persoanelor responsabile de organizarea reuniunii, a persoanelor responsabile pe plan local (dac este cazul), a traductorilor, mijloacelor de transport, conductorilor auto etc; - activiti de protocol conexe organizrii evenimentului respectiv. Documentul de mai sus va fi nsoit, dac este cazul, de urmtoarele anexe: 3.1. Programul reuniunii i eventual al vizitei experilor strini (vorbitori romni i strini, denumirea alocuiunilor, timp alocat); 3.2. Componena participanilor (strini i romni); 3.3. Baz de calcul pentru avansarea cheltuielilor necesare (mas oficial, coctail, cadouri etc.) dac este cazul. eful SCP 4. Avizeaz Nota de organizare a evenimentului i anexele acesteia. Secretariatul SCP 5. nainteaz Nota intern de organizare evenimentului i anexele acesteia la DEA, pentru efectuarea Controlului Financiar Preventiv i avizare. 6. nainteaz Nota intern i anexele acesteia, conducerii ANP, spre semnare. Membrii SCP 7. Elaboreaz i traduc ntr-o limb de circulaie internaional Invitaiile, care vor conine, dup caz: - denumirea i contextul n care se organizeaz evenimentul; - locaia; - numele, prenumele, funcia persoanei invitate; - instituia pe care acesta o reprezint; - perioada; - informaii referitoare la transportul, masa i cazarea participanilor. eful SCP 8. Avizeaz Invitaiile/Traducerea acestora. Secretariatul SCP 9. nainteaz conducerii ANP Invitaiile/Traducerea acestora, spre semnare. 10. Transmite Invitaiile traduse ctre persoanele n cauz.
25
Manual de proceduri
Membrii SCP
eful SCP Secretariatul SCP Conducerea ANP Membrii SCP
Membrii SCP eful SCP Secretariatul SCP Membrii SCP
Membrii SCP eful SCP Secretariatul SCP
11. Primesc i centralizeaz materialele reuniunii, n vederea introducerii n Broura conferinei, le traduc n limbile de lucru i le tehnoredacteaz. Broura cuprinde: - date despre locaie; - programul conferinei, lista participanilor; - rapoarte i intervenii ale participanilor. 12. Stabilesc necesarul de articole de birotic i papetrie (mape, ecusoane, pixuri etc.) i redacteaz un Raport de necesitate n vederea avansrii sumelor necesare achiziionrii acestora. 13. Avizeaz Raportul de necesitate. 14. nainteaz Raportul de necesitate la DEA, pentru efectuarea Controlului Financiar Preventiv i avizare. 15. Transmite conducerii ANP Raportul de necesitate i Broura conferinei, spre semnare. 16. Ridic avansul necesar i achiziioneaz materialele necesare (birotic, papetrie etc.). 17. Deruleaz activitile conform Programului aprobat de conducerea ANP, n anexa Notei de mai sus, ex: - nchiriaz sli pentru desfurarea evenimentului; - nchiriaz instalaia de sonorizare; - angajeaz interprei; asigurar translaia; - organizeaz transportul intern (mijloace de transport/conductori auto); - preiau delegaia de la aeroport/gar/frontier; - asigur cazarea oaspeilor; - organizeaz servirea meselor/ pauzele de cafea etc; - la finalizarea evenimentului, conduc strinii la aeroport/gar/ frontier etc. 18. Redacteaz un Raport de decont pentru suma avansat, la care anexeaz documentele justificative (chitane, facturi, bilete etc, originale sau copii) i restituie sumele de bani necheltuite la casierie. 19. Avizeaz documentele justificative cu privire la realitatea, regularitatea i legalitatea acestora. 20. nainteaz Raportul de decont i documentele justificative anexate la DEA, pentru efectuarea Controlului Financiar Preventiv i avizare. 21. nainteaz conducerii ANP Raportul de decont, spre aprobare. 22. Restituie sumele de bani necheltuite la casierie. 23. Organizeaz activitile post-eveniment: - Centralizeaz datele relevante ale participanilor; - Transmit mesaje de mulumire pentru participare; - Redacteaz, traduc i transmit participanilor materiale informative post-eveniment; 24. Redacteaz un Raport al evenimentului cuprinznd activitile principale i concluziile finale, precum i o Adres de naintare a acestuia ctre conducerea ANP, spre informare. 25. Avizeaz Adresa i Raportul evenimentului. 26. nainteaz conducerii ANP Adresa i Raportul evenimentului, spre avizare. 27. n cazul n care conducerea ANP decide publicarea Raportului evenimentului pe site-ul ANP, transmite materialul la Serviciul Cabinet, n caz contrar, trece la punctul urmtor. 28. Claseaz exemplarul 2 al lucrrii mpreun cu documentaia anex.
Documente folosite n cadrul acestei proceduri (A00101007) Nr. crt. Denumire document 1 Not intern de organizare a reuniunii/evenimentului. 2 Anexa Programul.
26
3 4 5 6 7 8 9 10 11
Anexa - Componena delegaiei. Anexa Baz de calcul. Invitaiile/Traducerea acestora. Raportul de necesitate. Broura conferinei. Raportul de decont. Adresa. Raportului reuniunii/evenimentului. Condic de predare-primire a documentelor.
A00102 PROGRAMARE
PROCEDURA A00102001: ELABORAREA, IMPLEMENTAREA, MONITORIZAREA, RAPORTAREA I EVALUAREA PROGRAMELOR CU FINANARE COMUNITAR Scop Organizarea, coordonarea i monitorizarea programrii, implementrii tehnice, raportrii i evalurii programelor cu finanare comunitar de care beneficiaz Administraia Naional a Penitenciarelor. Premise Derularea programelor presupune: programarea, implementarea tehnic, raportarea i evaluarea. Programarea se face n baza evalurilor oportunitilor de finanare i a prioritilor pe termen scurt i mediu stabilite prin strategiile la nivel instituional i naional, definirea responsabilitilor instituionale pentru implementarea programului i soluionarea necesitilor de cooperare interministerial, analizei resurselor financiare necesare pentru realizarea obiectivelor. ntocmirea documentelor se face cu respectarea prevederilor cuprinse n ghidurile specifice fiecrui program. Implementarea tehnic presupune derularea procedurilor de achiziie, de selectare a ofertelor i derulare activitilor prevzute n proiect n vederea ndeplinirii obiectivelor. Raportarea i evaluarea presupune centralizarea datelor referitoare la progresul tehnic al proiectului i aprecierea msurii n care au fost realizate obiectivele stabilite. Aplicabilitate Administraia Naional a Penitenciarelor i unitile subordonate A001020012 - STABILIREA PRIORITILOR I NECESITILOR DE FINANARE Scop: Stabilirea prioritilor pe termen scurt i mediu, pe baza crora va fi elaborat fia de proiect Premise: Strategiile la nivel naional i instituional Aplicabilitate: Administraia Naional a Penitenciarelor, unitile subordonate Responsabili Membrii SCP programare Aciuni 1. Solicit de la direciile / serviciile din Administraia Naional a Penitenciarelor informri privitoare la necesitile din domeniul propriu de activitate i analiza situaiei existente n unitile subordonate 2. Primesc i centralizeaz rezultatele analizei de la direciile / serviciile din Administraia Naional a Penitenciarelor
27
Manual de proceduri
Conductorul SCP Membrii SCP programare
3. ntocmesc lista obiectivelor pe termen mediu 4. Aloc un numr lucrrii i nainteaz lista obiectivelor pe termen mediu ctre direciile / serviciile / unitile implicate pentru observaii i propuneri, cu un termen de primire a rspunsului 5. Primesc n termenul stabilit observaiile i propunerile cu privire la lista obiectivelor pe termen mediu 6. nregistreaz rspunsurile, centralizeaz i analizeaz observaiile i propunerile venite de la structurile/ instituiile implicate; organizeaz reuniuni pentru clarificarea eventualelor probleme aprute n alegerea prioritilor 7. nainteaz conducerii Administraiei Naionale a Penitenciarelor lista obiectivelor pe termen mediu ntocmit pe baza propunerilor direciilor / serviciilor / unitilor implicate 8. n baza observaiilor / recomandrilor conducerii Administraiei Naionale a Penitenciarelor centralizeaz i definitiveaz lista final a obiectivelor 9. nainteaz spre aprobare conducerii Administraiei Naionale a Penitenciarelor lista final a obiectivelor pe termen mediu
Documente folosite n cadrul acestei activiti (A001020011) Nr. Denumire document crt. 1. Not ctre direciile / serviciile din Administraia Naional a Penitenciarelor cu termen de rspuns - acestea vor solicita informri din unitile subordonate 3. Document centralizator - lista obiectivelor pe termen mediu 4. Not naintare list obiective pe termen mediu ctre direcii / servicii 6. Document centralizator 8. Document centralizator cu observaii / recomandri 9. Lista final a obiectivelor A001020012: STABILIREA OPORTUNITILOR DE FINANARE EXISTENTE Scop: Furnizarea de informaii eseniale privind oportunitile de finanare Premise: Analiza resurselor financiare necesare pentru realizarea obiectivelor pe termen mediu. Definirea responsabilitilor instituionale pentru implementarea programului i soluionarea necesitilor de cooperare interministerial. Contribuia Administraiei Naionale a Penitenciarelor la realizarea programelor. Aplicabilitate: Administraia Naional a Penitenciarelor Responsabili Membrii SCP programare Aciuni 1. Se documenteaz cu privire la liniile de finanare active sau care urmeaz a fi lansate 2. Particip la reuniunile de lucru inter - instituionale legate de iniierea programelor de finanare, la evenimentele i reuniunile naionale i internaionale care au ca scop lansarea de programe de finanare etc. 3. Centralizeaz oportunitile 4. Coroboreaz oportunitile cu necesitile existente n sistem i stabilesc obiectivele exerciiului de programare 5. Pe baza prioritilor identificate i a oportunitilor de finanare fac propuneri de proiecte pe care le supun avizrii conductorului SCP 6. Avizeaz propunerile de proiecte i le nainteaz spre aprobare conducerii Administraiei Naionale a Penitenciarelor
Conductorul SCP
28
Documente folosite n cadrul acestei activiti (A001020012) Nr. crt. Denumire document 3. Document centralizator 5. Propuneri de proiecte 6. Propuneri de proiecte aprobate A001020013: ELABORAREA DOCUMENTELOR DE PROGRAMARE I OBINEREA APROBRII Scop: Furnizarea informaii eseniale i detalii suficiente privind aciunile planificate i obinerea avizului favorabil pentru derularea programului Premise: Definirea responsabilitilor instituionale pentru implementarea programului i soluionarea necesitilor de cooperare interministerial. Contribuia Administraiei Naionale a Penitenciarelor la realizarea programelor. Aplicabilitate: Administraia Naional a Penitenciarelor, uniti subordonate Responsabili Membrii SCP programare Aciuni 1. Completeaz fia de proiect n conformitate cu prioritile stabilite n lista obiectivelor pe termen mediu i regulile specifice liniei de finanare (Program Operaional Sectorial, Ghidul Aplicantului etc.) 2. nainteaz spre aprobare Fia de proiect conductorului SCP Conductorul 3. Avizeaz / recomand modificri i aprob naintarea acesteia ctre direciile / SCP serviciile / unitile beneficiare Membrii SCP 4. nainteaz Fia de proiect ctre direciile, serviciile / unitile beneficiare programare 5. Urmresc i primesc observaiile de la direciile / serviciile / unitile implicate, centralizeaz i analizeaz observaiile primite 6. Definitiveaz Fia de proiect Conductorul SCP 7. Avizeaz Fia de proiect i o nainteaz spre aprobare conducerii Administraiei Naionale a Penitenciarelor Membrii SCP 8. nainteaz spre aprobare Fia de proiect ctre SPO/DSPO programare Documente folosite n cadrul acestei activiti (A001020013) Nr. crt. Denumire document 1. Fia de proiect propus 4. Not naintare Fi de proiect ctre direciile / serviciile / unitile beneficiare 5. Note observaii i propuneri 6. Fia de proiect 7. Fia de proiect aprobat 8. Not naintare Fi de proiect ctre SPO/DSPO
A001030014 PREGTIREA CONTRACTRII A0010300141- ELABORAREA FIEI DE TWINNING Scop: Elaborarea Fielor de Twinning, n concordan cu Manualul de Twinning, n vederea transmiterii acestora ctre punctele naionale de contact din Statele Membre. Premise: Fia de Twinning reprezint un document necesar pentru contractarea proiectelor de twinning de care beneficiaz Administraia Naional a Penitenciarelor.
29
Manual de proceduri
Aplicabilitate: Administraia Naional a Penitenciarelor Responsabili Membrii SCP programare Aciuni 1. Solicit informaii relevante de la direciile / serviciile / unitile beneficiare n vederea completrii formatului standard al Fiei de Twinning 2. Verific conformitatea fiei de Twinning cu criteriile din Anexa C1 Manualul de Twinning 3. nainteaz Fia de Twinning completat ctre direciile / serviciile / unitile beneficiare i solicit observaii 4. Efectueaz modificrile necesare 5. nainteaz conductorului SCP Fia de Twinning spre avizare Conductorul SCP 6. Avizeaz Fia de Twinning i o prezint conducerii Administraiei Naionale a Penitenciarelor spre avizare 7. Aprob naintarea Fiei de Twinning ctre SPO/DSPO Membrii SCP 8. nainteaz Fia de Twinning ctre SPO/DSPO programare 9. n caz c exist modificri propuse de SPO/DSPO, amendeaz n mod corespunztor Fia de Twinning. Consult direciile / instituiile beneficiare cu privire la modificrile survenite ( dac este cazul) 10. nregistreaz i transmit Fia de Twinning
Documente folosite n cadrul acestei activiti (A0010300141) Nr. crt. Denumire document 1. Not naintare format standard Fi de Twinning ctre direciile / serviciile / unitile beneficiare 3. Not naintare Fi de Twinning ctre direciile / serviciile / unitile beneficiare 5. Fia de Twinning 8. Not naintare Fi de Twinning ctre SPO/DSPO 9. Fia de Twinning amendat; note direcii / instituii beneficiare 11. Not naintare Fi de Twinning final A0010200142 a - ASISTEN TEHNIC ELABORAREA ANUNULUI PRELIMINAR DE LICITAIE Scopul: Asigur transparena i publicitatea proiectelor. Premise: Fia aprobat Aplicabilitate: Administraia Naional a Penitenciarelor Responsabili Membrii SCP programare Aciuni 1. Solicit direciilor / serviciilor beneficiare informaii relevante n vederea completrii modelului standard de Anun preliminar de licitaie (Service Contract Forecast ) 2. Verific dac Anunul preliminar de licitaie este completat n conformitate cu cerinele manualului PRAG i datele existente n Fia de proiect 3. Se consult cu direciile beneficiare cu privire la aspectele de form i coninut n cazul n care exist solicitri de modificare 4. Efectueaz modificrile necesare 5. nainteaz anunul conductorului SCP spre avizare. 6. Avizeaz Anunul preliminar de licitaie i l nainteaz conducerii Administraiei Naionale a Penitenciarelor spre avizare 7. Elaboreaz Transmission Note (document obligatoriu care nsoete Anunul preliminar de licitaie) pentru naintare ctre SPO/DSPO i OPCP
30
Documente folosite n cadrul acestei activiti (A0010200142 a) Nr. crt. Denumire document 1. Not naintare model standard de Anun preliminar de licitaie ctre direciile / serviciile beneficiare 2. Anun preliminar de licitaie completat 5. Not naintare Anun preliminar de licitaie completat i verificat 7. Transmission Note, Anunul preliminar de licitaie A0010200142 b - ASISTEN TEHNIC - ELABORAREA TERMENILOR DE REFERIN I A ANUNULUI DE LICITAIE
Scopul: Asigur c documentele sunt pregtite n mod adecvat, n conformitate cu cerinele stabilite n Manualul PRAG. Premise: Documentele elaborate n faza de pregtire a contractrii proiectelor de asisten tehnic sunt verificate din punct de vedere al formei i al coninutului, pentru ca acestea s conin informaii relevante Aplicabilitate: Administraia Naional a Penitenciarelor Responsabili Membrii SCP programare Membrii SCP programare Aciuni 1. Solicit direciilor beneficiare informaii relevante n vederea completrii modelelor standard de Termeni de referin i Anun de licitaie 2. Se consult cu direciile beneficiare cu privire la aspectele de form i coninut, n cazul n care exist solicitri de modificare i efectueaz modificrile necesare 3. Completeaz Termenii de referin i Anunul de licitaie n conformitate cu cerinele manualului PRAG i datele existente n Fia de proiect 4. Colaboreaz cu direciile beneficiare pentru completarea documentelor nsoitoare obligatorii (Grila de evaluare, Declaraie de confidenialitate i obiectivitate, Buget estimat) 5. nainteaz documentele conductorului SCP spre avizare 6. Avizeaz documentele i le nainteaz conducerii Administraiei Naionale a Penitenciarelor spre avizare 7. Aprob naintarea ctre SPO/DSPO 8. nainteaz documentele ctre SPO/DSPO
Documente folosite n cadrul acestei activiti (A0010200142 b) Nr. crt. Denumire document 4. Termeni de referin i Anun de licitaie completate conform PRAG 5. Grila de evaluare, Declaraie de confidenialitate i obiectivitate, Buget estimat 7. Documente aprobate 8. Not naintare Termeni de referin i Anun de licitaie ctre SPO/DSPO A0010200143 a INVESTIII - ELABORAREA ANUNULUI PRELIMINAR DE LICITAIE Scopul: Asigur transparena i publicitatea proiectelor. Premise: Fia aprobat Aplicabilitate: Administraia Naional a Penitenciarelor
31
Manual de proceduri
Responsabili Membrii SCP programare
Aciuni 1. Solicit direciilor beneficiare informaii relevante n vederea completrii modelului standard de Anun preliminar de licitaie ( Supply Contract Forecast ) 2. Verific dac Anunul preliminar de licitaie este completat n conformitate cu cerinele manualului PRAG i datele existente n Fia de proiect 3. Se consult cu direciile beneficiare cu privire la aspectele de form i coninut, n cazul n care exist solicitri de modificare 4. Efectueaz modificrile necesare 5. nainteaz anunul conductorului SCP spre avizare 6. Avizeaz Anunul preliminar de licitaie i l nainteaz conducerii Administraiei Naionale a Penitenciarelor spre avizare 8. Elaboreaz Transmission Note (document obligatoriu care nsoete Anunul preliminar de licitaie) pentru naintarea ctre OPCP i SPO/DSPO
Documente folosite n cadrul acestei activiti (A0010200143 a) Nr. crt. Denumire document 1. Not naintare modelul standard de Anun preliminar de licitaie ctre direciile / serviciile beneficiare 2. Anun preliminar de licitaie completat 3. Note interne; not naintare 5. Anun preliminar de licitaie completat i verificat 8. Transmission Note, not naintare Anun preliminar de licitaie ctre OPCP i SPO/DSPO A0010200143 b - INVESTIII - ELABORAREA SPECIFICAIILOR TEHNICE I A ANUNULUI DE LICITAIE Scopul: Asigurarea c documentele sunt pregtite n mod adecvat, n conformitate cu cerinele stabilite n Manualul PRAG. Premise: Documentele elaborate n faza de pregtire a contractrii proiectelor de investiii sunt verificate din punct de vedere al formei i al coninutului, pentru ca acestea s conin informaii relevante Aplicabilitate: Administraia Naional a Penitenciarelor, uniti subordonate Responsabili Membrii SCP programare Aciuni 1. nainteaz direciilor beneficiare modelele standard de Caiet de sarcini i Anun de licitaie n vederea elaborrii acestora 2. Verific dac Specificaiile tehnice i Anunul de licitaie sunt completate n conformitate cu cerinele manualului PRAG i datele existente n Fia de proiect 3. Se consult cu direciile beneficiare cu privire la aspectele de form i coninut, n cazul n care exist solicitri de modificare i efectueaz modificrile necesare 4. Completeaz Specificaiile tehnice i Anunul de licitaie n conformitate cu cerinele manualului PRAG i datele existente in Fia de proiect 5. Colaboreaz cu direciile beneficiare n completarea documentelor nsoitoare obligatorii (Grila de evaluare, Declaraie de confidenialitate i obiectivitate, Buget estimat) ale Caietului de sarcini i Anunului de licitaie i trimit formatul standard al acestora 6. nainteaz documentele conductorului SCP spre avizare. 7. Avizeaz documentele i le nainteaz conducerii Administraiei Naionale a Penitenciarelor spre semnare 8. Avizeaz naintarea documentelor ctre SPO/DSPO 9. nainteaz documentele ctre SPO/DSPO
32
Documente folosite n cadrul acestei activiti (A0010200143 b) Nr. crt. Denumire document Not naintare modelul standard Specificaii tehnice i Anun de licitaie ctre direciile / 1. serviciile beneficiare Note interne 3. Specificaii tehnice i Anun de licitaie completate i verificate 4. Grila de evaluare, Declaraie de confidenialitate i obiectivitate, Buget estimat 5. Specificaii tehnice i Anun de licitaie Grila de evaluare, Declaraie de confidenialitate i 6. obiectivitate, Buget estimat completate conform PRAG Not naintare Specificaii tehnice i Anun de licitaie ctre SPO/DSPO 9. A001020015: CONTRACTAREA A0010200151 a TWINNING SELECTAREA PARTENERILOR DE TWINNING Scop: Alegerea variantei celei mai bune pentru beneficiar Premise: Partenerii de Twinning se angajeaz s obin rezultate operaionale n termenii rii beneficiare i care s ndeplineasc totodat cerinele acquis-ului comunitar. Partenerii proiectului trebuie s realizeze un proiect detaliat al unui plan de lucru, n care s se regseasc toate activitile necesare obinerii de rezultate msurabile ct i ordinea n care acestea se vor desfura. Pe baza acestui plan, care este de fapt fia proiectului de Twinning beneficiarii vor alege cea mai bun variant pentru ei. Aplicabilitate: Administraia Naional a Penitenciarelor Responsabili Membrii SCP programare Aciuni 1. ntocmesc calendarul ntlnirilor bilaterale cu partenerii care au ofertat 2. Informeaz direciile / serviciile beneficiare de ziua i ora cnd au loc reuniunile, n vederea desemnrii persoanelor care vor face parte din comitetul de evaluare 3. Identific mpreun cu beneficiarii persoana care poate ndeplini funcia de ef de proiect romn 4. Avizeaz i nainteaz spre aprobare conducerii Administraiei Naionale a Conductorul SCP Penitenciarelor componena comitetului de evaluare i persoana propus ca ef de proiect 5. Particip mpreun cu beneficiarii la reuniunile de evaluare n vederea Membrii SCP selectrii partenerului de twinning programare Comisia de evaluare 6. Comisia completeaz grilele de evaluare att pentru ofertele selectate ct i pentru cele refuzate 7. Redacteaz scrisoarea prin care se comunic rezultatele evalurii 8. Avizeaz i semneaz scrisoarea prin care se comunic rezultatele evalurii Conductorul SCP ctre SPO/DSPO i o nainteaz spre aprobare conducerii Administraiei Naionale a Penitenciarelor 9. nainteaz decizia beneficiarilor ctre SPO/DSPO, ACIS i o copie ctre eful Membrii SCP de proiect programare Documente folosite n cadrul acestei activiti (A0010200151 a ) Nr. crt. Denumire document Calendarul ntlnirilor 1. Not naintare a calendarului ntlnirilor ctre direciile / serviciile beneficiare 2. Not naintare componen comitet de evaluare 4. Note interne 5. Grile de evaluare completate 6. Scrisoarea de comunicare a rezultatelor evalurii 7. Not naintare decizie beneficiari ctre SPO/DSPO, ACIS, ef de proiect 8.
33
Manual de proceduri
A0010200151 b TWINNING ELABORAREA CONTRACTULUI Scop: Redactarea n comun a contractului care st la baza transferului de know-how ntre cele dou administraii publice. Premise: n termen de 3 luni de la notificarea partenerului selectat, trebuie s existe o variant matur a contractului. Aplicabilitate: Administraia Naional a Penitenciarelor Responsabili Membrii SCP programare Aciuni 1.Ofer consultan beneficiarilor (direcii / servicii / uniti beneficiare) n ceea ce privete forma general a contractului de Twinning 2. Se asigur c sunt respectate criteriile de evaluare la elaborarea contractului 3. Particip, cu rol de observator, la ntlnirile de lucru care au loc ntre beneficiari i partenerii strini 4. Definesc mpreun cu beneficiarii i partenerii obiectivele (componente, activiti, rezultate pariale) 5. mpreun cu beneficiarii propun si negociaz cu partenerii resursele umane si materiale necesare (inclusiv bugetul) 6. Redacteaz i verific contractul de Twinning n toate fazele elaborrii lui 7. nainteaz contractul spre avizare efului de proiect 8. Particip la organizarea primei sesiuni de negociere mpreun cu eful de proiect 9. nainteaz varianta final a conveniei conducerii Administraiei Naionale a Penitenciarelor spre aprobare 10. nainteaz convenia Ministerului Justiiei spre aprobare
Documente folosite n cadrul acestei activiti (A0010200151 b ) Nr. crt. Denumire document 4. Contractul redactat n ceea ce privete componentele, activitile, rezultatele 6. Contractul de Twinning redactat 7. Not naintare a contractului de Twinning ctre eful de proiect 9. Varianta final a Conveniei de Twinning aprobat de conducerea Administraiei Naionale a Penitenciarelor 10. Not naintare Convenie de Twinning A0010200152 a ASISTEN TEHNIC PRECALIFICAREA Scopul: Alegerea consultantului. Premise: Constituirea unui Comitet de precalificare pentru evaluarea expresiilor de interes i stabilirea listei scurte i a unui Comitet de Evaluare pentru aprecierea ofertelor. Aplicabilitate: Administraia Naional a Penitenciarelor Responsabili Membrii SCP programare Conductorul SCP Membrii SCP programare Aciuni 1. Notific direciile / serviciile beneficiare de necesitatea formrii Comitetului de precalificare (aproximativ 5 membri, experi ai direciilor / serviciilor beneficiare) 2. nainteaz componena Comitetului de precalificare* i CV-urile experilor nominalizai conductorului SCP spre avizare 3. Avizeaz i nainteaz spre aprobare conducerii Administraiei Naionale a Penitenciarelor componena Comitetului de precalificare 4. Transmit ctre SPO/DSPO componena Comitetului de precalificare spre avizare
34
5. nainteaz ctre OPCP componena Comitetului de precalificare 6. Pe baza comunicrii OPCP ntiineaz Comitetul de precalificare despre ziua i ora cnd are loc reuniunea Comitetului
* Membrii Comitetului de Precalificare: Semneaz la OPCP o declaraie de confidenialitate nainte de a ncepe analizarea ofertelor; Analizeaz fiecare ofert i o puncteaz din punctul de vedere al ndeplinirii cerinelor din TOR; n urma ntlnirilor avute ntocmesc Raportul de precalificare, care cuprinde lista cu punctajele obinute de fiecare ofert; transmit raportul ctre OPCP
Documente folosite n cadrul acestei activiti (A0010200152 a ) Nr. crt. Denumire document 1. Not solicitare componen Comitet de precalificare ctre direciile / serviciile beneficiare 3. Componena Comitetului de precalificare i CV-urile experilor 4. Not naintare ctre SPO/DSPO componen Comitet de precalificare i CV-urile experilor 5. Not naintare ctre OPCP componen Comitet de precalificare i CV-urile experilor 6. Not ctre Comitetul de precalificare privind ziua i ora cnd are loc reuniunea Comitetului A0010200152 b ASISTEN TEHNIC EVALUAREA OFERTELOR Scopul: Alegerea consultantului. Premise: nainte de semnarea contractului/contractelor de asisten tehnic. Organizarea precalificrii i constituirea unui comitet de evaluare a ofertelor precalificate Aplicabilitate: Administraia Naional a Penitenciarelor Responsabili Membrii SCP programare Conductorul SCP Aciuni 1. Notific direciile / serviciile beneficiare de necesitatea formrii Comitetului de evaluare* ( 3 membri cu drept de vot ) 2. nainteaz documentele conductorului SCP spre avizare 3. Avizeaz i nainteaz spre aprobare conducerii Administraiei Naionale a Penitenciarelor componena Comitetului de evaluare 4. Aprob naintarea ctre SPO/DSPO a componenei Comitetului de evaluare i CV-urile experilor 5. nainteaz ctre SPO/DSPO componena Comitetului de evaluare spre avizare 6. nainteaz ctre OPCP componena Comitetului de evaluare 7. Pe baza comunicrii OPCP ntiineaz Comitetul de evaluare despre ziua i ora cnd are loc reuniunea Comitetului 8. ntocmesc grilele de evaluare pe baza Termenilor de referin
Membrii SCP programare
* Membrii Comitetului de evaluare: Semneaz la OPCP o declaraie de confidenialitate nainte de a ncepe analizarea ofertelor; evalueaz ofertele i le puncteaz n funcie de cerinele TOR i modelul de Gril de evaluare; pentru ofertele care au un punctaj mai mare de 80% (100% reprezentnd maximum) se organizeaz ntlniri bilaterale la nivel de experi; selecteaz oferta; ntocmesc Raportul de evaluare, care cuprinde lista cu punctajele obinute de fiecare ofert; transmit raportul ctre OPCP
Documente folosite n cadrul acestei activiti (A0010200152 b ) Nr. crt. Denumire document 1. Not solicitare componen Comitet de evaluare ctre direciile / serviciile beneficiare 2. Componen Comitet de evaluare i CV-urile experilor 4. Componen Comitet de evaluare aprobat 5. Not naintare ctre SPO/DSPO componen Comitet de evaluare i CV-urile experilor 6. Not naintare ctre OPCP componen Comitet de evaluare i CV-urile experilor 7. Not ctre Comitetul de evaluare privind ziua i ora cnd are loc reuniunea Comitetului 8. Grile de evaluare
35
Manual de proceduri
A0010200152 c ASISTEN TEHNIC CONTRACTAREA Scopul: Semnarea contractului de asisten tehnic Premise: Selectarea celei mai bune oferte de asisten tehnic, n vederea ndeplinirii obiectivelor stabilite i a derulrii cu succes a activitilor propuse n cadrul proiectului/ proiectelor aprobate Aplicabilitate: Administraia Naional a Penitenciarelor Responsabili Aciuni Membrii SCP 1. Informeaz SPO/DSPO periodic sau la solicitarea expres a acestora despre programare stadiul elaborrii documentelor de contractare a Asistenei Tehnice 2. Contribuie la redactarea contractului de Asisten Tehnic 3. nainteaz contractul de Asisten Tehnic ctre Conductorul SCP Conductorul SCP 4. Avizeaz i nainteaz spre aprobare conducerii Administraiei Naionale a Penitenciarelor contractul de Asisten Tehnic Membrii SCP 5. nainteaz ctre SPO/DSPO contractul de Asisten Tehnic programare 6. nregistreaz i ndosariaz Contractul semnat de ctre toi factorii de decizie implicai Documente folosite n cadrul acestei activiti (A0010200152 c) Nr. Denumire document crt. 1. Not informare SPO/DSPO 2. Contractul de Asisten Tehnic 5. Not naintare ctre SPO/DSPO a Contractului de Asisten Tehnic 6. Contractul de Asisten Tehnic semnat de ctre toi factorii implicai A0010200153 INVESTIII EVALUAREA (PESTE 150.000 EURO) Scopul: Alegerea contractorului. Premise: Autoritatea de Contractare a nregistrat ofertele n ordinea sosirii i au remis ofertanilor o dovad de primire; a avut loc ntlnirea pregtitoare, nainte de deschiderea ofertelor Aplicabilitate: Administraia Naional a Penitenciarelor Responsabili Aciuni Membrii SCP 1. Notific direciile / serviciile beneficiare de necesitatea formrii Comitetului de programare evaluare* ( 3 membri cu drept de vot ) i a ntocmirii CV-urilor experilor 2. nainteaz componena Comitetului de evaluare i CV-urile experilor conductorului SCP spre avizare Conductorul SCP 3. Avizeaz i nainteaz spre aprobare conducerii Administraiei Naionale a Penitenciarelor componena Comitetului de evaluare 4. Aprob naintarea ctre SPO/DSPO a componenei Comitetului de evaluare i CV-urile experilor Membrii SCP 5. nainteaz ctre SPO/DSPO componena Comitetului de evaluare i CV-urile programare experilor spre avizare 6. nainteaz ctre OPCP componena Comitetului de evaluare i CV-urile experilor 7. Pe baza comunicrii OPCP ntiineaz Comitetului de evaluare despre ziua i ora cnd are loc reuniunea Comitetului
* Semneaz la OPCP o declaraie de confidenialitate nainte de a ncepe analizarea ofertelor; particip la edina pregtitoare; primesc, anterior deschiderii ofertelor, Caietul de sarcini; particip la deschiderea ofertelor n edin public i semneaz raportul de deschidere a ofertelor; evalueaz ofertele din punct de vedere administrativ i tehnic, pe baza grilei de evaluare publicate n Caietul de sarcini; ofertele considerate satisfctoare din punct de vedere tehnic sunt analizate din punct de vedere financiar; redacteaz i semneaz raportul de evaluare.
36
Documente folosite n cadrul acestei activiti (A0010200153) Nr. crt. Denumire document 1. Not solicitare componen Comitet de evaluare ctre direciile / serviciile beneficiare i CVurile experilor 2. Componen Comitet de evaluare i CV-uri experi 4. Componen Comitet de evaluare aprobat 5. Not naintare ctre SPO/DSPO componen Comitet de evaluare i CV-urile experilor 6. Not naintare ctre OPCP componen Comitet de evaluare i CV-urile experilor 7. Not ctre Comitetul de evaluare privind ziua i ora cnd are loc reuniunea Comitetului A001020016 MONITORIZAREA I EVALUAREA A0010200161 - COMPLETAREA I TRANSMITEREA TPR-ULUI Scopul: Analiza activitilor derulate n luna precedent i a activitilor prevzute a se derula n luna curent. Premise: Pentru toate proiectele aflate n derulare, n cadrul UIP se ntocmete un document n format Excel, intitulat Technical Progress Report (TPR), care se comunic SPO/DSPO. Aplicabilitate: Administraia Naional a Penitenciarelor Responsabili Membrii SCP implementare Conductorul SCP Membrii SCP implementare Aciuni 1. Completeaz n formatul de TPR activitile desfurate efectiv i cele prevzute pentru luna curent 2. Actualizeaz (dac este cazul) situaia Addendum-uri / Side Letter-uri 3. nainteaz TPR ul completat conductorului SCP spre avizare 4. Verific TPR - ul i face modificri dac este cazul 5. Semneaz adresa de naintare a TPR-ului ctre SPO/DSPO 6. nainteaz ctre SPO/DSPO TPRul completat, att pe hrtie ct i n format electronic
Documente folosite n cadrul acestei activiti (A0010200161) Nr. Denumire document crt. 1. TPR completat 6. Not naintare TPR ctre SPO/DSPO A0010200162 a MONITORIZAREA I EVALUAREA CONTRACTELOR DE ASISTEN TEHNIC I TWINNING Scopul: Monitorizarea i evaluarea n mod sistematic i periodic (trimestrial) a activitilor desfurate n cadrul fiecrui proiect (de asisten tehnic / twinning ) de la nceputul proiectului pn la data de raportare. Premise: Procedura are la baz raportrile transmise de echipa proiectului aflat n derulare (beneficiar/asisteni strini) n cadrul sistemului de monitorizare elaborat de ctre UIP. Aplicabilitate: Administraia Naional a Penitenciarelor Responsabili Membrii SCP implementare Aciuni 1. Analizeaz informaiile lunare primite de la direciile / serviciile beneficiare, conform sistemului de monitorizare al UIP
37
Manual de proceduri
Conductorul SCP
2. Elaboreaz situaiile lunare i trimestriale 3. Evideniaz sub form grafic gradul de realizare a activitilor raportate la durata de implementare 4. Discut cu direciile / serviciile beneficiare modificrile necesare. 5. nainteaz lucrrile coordonatorului UIP n vederea avizrii sau semnrii 6. Analizeaz documentele naintate 7. Propune modificrile necesare (dac este cazul)
Documente folosite n cadrul acestei activiti (A0010200162 a) Nr. Denumire document crt. 1. Note de informare lunare de la direciile / serviciile beneficiare 2. Situaii lunare (TPR) i situaii trimestriale 3. Grafic activiti 4. Note ctre direciile / serviciile beneficiare A0010200162 b MONITORIZAREA I EVALUAREA CONTRACTELOR DE ACHIZIII DE ECHIPAMENTE Scopul: Furnizarea de instruciuni exacte privind monitorizarea din punct de vedere tehnic a proiectelor de achiziii de echipamente Premise: Contractele de achiziii de echipamente implic furnizarea produselor. Evaluarea produselor dup cumprare i recepie face obiectul monitorizrii din punct de vedere al respectrii calitii tehnice a acestora. Dup cumprare, echipamentele trebuie s fac obiectul procedurilor de control al calitii. Acesta are loc la livrare i pe durata utilizrii produselor. a) Livrarea La livrare, se verific urmtoarele elemente: - Cantitatea - Conformitatea articolelor cu specificaiile tehnice n funcie de descrierile din contract - Conformitatea articolelor cu toleranele maxime specificate - Promptitudinea n livrare - Instruciuni pentru utilizarea echipamentelor, dac s-a solicitat prin contract - Training pentru utilizare, dac s-a solicitat prin contract - Sprijinirea n ntreinere sau contracte financiare, dac s-a solicitat prin contract - Claritatea i conformitate sprijinului, dac s-a solicitat prin contract. Responsabilitatea verificrii acestor elemente aparine beneficiarului care raporteaz cu privire la modul de realizare a lor autoritii contractante. Dac exist nereguli la oricare dintre elementele menionate, furnizorul va fi notificat conform contractului i este pasibil de penalizri conform aceluiai contract. b) Utilizarea (dac este prevzut n contract) Pe durata utilizrii, se realizeaz nregistrri privind performanele produselor achiziionate. Urmtoarele elemente reprezint baza pentru indicatorii specifici: - Defectri ale produselor sau frecvena acestora - Plngerile utilizatorilor - Comentarii ale utilizatorilor n baza unui chestionar de evaluare - Costurile de instalare - Costurile de ntreinere
38
- Costurile n utilizare - Servicii post-vnzare. Responsabilitatea instituirii procedurii care s permit culegerea informaiilor menionate aparine instituiei care utilizeaz produsele. Aceasta presupune elaborarea regulat a unor rapoarte cu privire la elementele menionate, diferite n funcie de tipul de produs. c) Evaluarea poate avea loc n trei etape: - La livrare; aceasta permite o reacie rapid dac rezultatul este negativ - La un moment dat, pe durata utilizrii; - Cnd este necesar reaprovizionarea Aplicabilitate: Administraia Naional a Penitenciarelor, uniti subordonate Responsabili Aciuni Membrii SCP 1. Solicit Contractorului programul de livrare implementare 2. Informeaz unitile beneficiare finale ale asistenei cu privire la componena loturilor care urmeaz a fi livrate, programul de livrare i solicit constituirea Comisiei de Recepie* i numirea unei persoane de contact din unitatea respectiv 3. Sesizeaz Contractorul cu privire la o livrare necorespunztoare 4. Redacteaz Certificatele de Acceptan Provizorie / Final 5. Verific concordana dintre datele existente n Contract i cele menionate n Certificatele de Acceptan Provizorie i Certificatele de Acceptan Final pentru instalare i training primite de la unitatea beneficiar i redacteaz, (unde este cazul), Certificatele Globale de Acceptan Provizorie i Certificatele Globale de Acceptan Final 6. nainteaz DEA Certificatele de Acceptan Provizorie i Certificatele de Acceptan Final i unde este cazul Certificatele Globale de Acceptan Provizorie i Certificatele Globale de Acceptan Final spre verificare 7. Dac se constat neconcordane ntre datele existente n Contract i documentele de acceptan notific n scris Contractorul i solicit ndeplinirea obligaiilor contractuale 8. Notific n scris OPCP i SPO/DSPO cu privire la situaia existent 9. nainteaz lunar ctre SPO/DSPO Raportul tehnic de progres -TPR 10. nainteaz direciilor/serviciilor/unitilor beneficiare solicitarea de raportare cu privire la funcionarea echipamentelor achiziionate
*Comisia de Recepie din unitatea beneficiar: Recepioneaz echipamentele livrate de Contractor sau de ctre reprezentanii legali ai acestuia, ntocmete Procesul verbal de recepie i comunic SCP efectuarea recepiei; nainteaz spre semnare directorului unitii Certificatele de Acceptan Provizorie i Certificatele de Acceptan Final pentru instalare i trening i le transmit n original ctre SCP;
Documente folosite n cadrul acestei activiti (A0010200162 b) Nr. crt. Denumire document Not solicitare program de livrare ctre Contractor 1. Note de informare ctre unitile beneficiare finale i solicitare constituire Comisie de 2. Recepie i nominalizare persoan de contact Note de informare ctre Contractor 3. Certificate de Acceptan Provizorie / Final 4. Certificate de Acceptan Provizorie / Final verificate; Certificate Globale de Acceptan 5. Provizorie / Final Note naintare DEA Certificate de Acceptan Provizorie / Final i Certificate Globale de 6. Acceptan Provizorie / Final Note ctre Contractor 7. Note ctre OPCP i SPO/DSPO 8. Raport de progres tehnic 9. Note solicitare raportare ctre direciile / serviciile / unitile beneficiare 10.
39
Manual de proceduri
A0010200163 EVIDENA GENERAL A REPARTIZRII I UTILIZRII BUNURILOR Scopul: S asigure c bunurile achiziionate n cadrul proiectelor din fonduri PHARE, alte fonduri nerambursabile sau prin cofinanare de la buget ajung la beneficiari i s in o evidena a repartizrii acestora. Premise: n urma licitaiilor organizate n cazul proiectelor de investiii, bunurile achiziionate sunt repartizate n direciile/serviciile/unitile beneficiare. Pentru a ine o eviden clar i corect a acestora, UIP ine un dosar de achiziii care conine informaii relevante cu privire la destinaia i utilizarea bunurilor. Aplicabilitate: Administraia Naional a Penitenciarelor, uniti subordonate Responsabili Aciuni Membrii SCP 1. Solicit de la OPCP copii ale documentelor justificative - contracte, facturi, implementare ordine de plat, mpreun cu membrii DEA 2. Verific corectitudinea documentelor primite, mpreun cu membrii DEA i iau legtura cu responsabilul OPCP, dac este cazul 3. ndosariaz documentele primite 4. Solicit informri trimestriale de la direciile / serviciile / unitile beneficiare pentru actualizarea dosarului de achiziii i semnalarea oricror modificri aprute n ceea ce privete locaia / utilizatorul echipamentelor respective Documente folosite n cadrul acestei activiti (A0010200163) Nr. crt. Denumire document 1. Not solicitare documente OPCP 2. Note ctre OPCP 3. Dosare documente proiect 4. Note solicitare informare ctre direcii / servicii / uniti beneficiare A001020017 NDOSARIEREA I ARHIVAREA DOCUMENTELOR Scopul: S asigure c documentele referitoare la programele i proiectele cu finanare comunitar sunt ndosariate i arhivate corespunztor. Premise: procedurile de arhivare i ndosariere specifice fiecrui program sau proiect. Aplicabilitate: Administraia Naional a Penitenciarelor, uniti subordonate Responsabili Aciuni Conductorul SCP 1.Stabilete ncadrarea documentelor n categoria de clasificare a informaiilor publice i a informaiilor secrete, pentru a se asigura pstrarea confidenialitii, n conformitate cu reglementrile n vigoare 2. Repartizeaz documentele primite ctre membrii SCP, n funcie de responsabilitile acestora i fixeaz termenul pentru rezolvarea lucrrilor Membrii SCP 3. Aloc un cod i nume dosarelor curente n funcie de clasificarea stabilit i le eticheteaz 4. Constituie bibliorafturi pentru fiecare program derulat, precum i pe probleme specifice (de ex. Resurse umane UIP, Proceduri, Legislaie etc) 5. Elaboreaz documentele primite n lucru i le nainteaz, n termenul prevzut, ctre conductorul SCP. Dac exist modificri acestea sunt operate, iar varianta final este transmis conductorului SCP spre aprobare pe suport hrtie. Dac este cazul ntocmesc scrisoarea de naintare a documentului 6. Verific i aprob documentele n forma final 7. nregistreaz documentele ntocmite n registrul de ieiri, le trimite solicitanilor i pstreaz un exemplar / copia acestora pe care l remit autorului lucrrii
Conductorul SCP Membrii SCP
40
8. Dup finalizarea unei activiti, ndosariaz documentele n dosarul corespunztor, pe domenii / subdomenii, n ordine cronologic 9. Elaboreaz opisul pentru fiecare biblioraft Conductorul SCP 10. Verific periodic respectarea procedurii de pstrare i arhivare a documentelor de ctre membrii SCP Membrii SCP 11. La finalizarea unui proiect, verific dac dosarele sunt complete i numeroteaz paginile fiecrui dosar 12. ntocmesc o fi de arhivare n care sunt evideniate codul dosarului, numele dosarului, numrul de pagini, anul la care se refer documentele, persoana care a ntocmit dosarul Conductorul SCP 13. Avizeaz fia de arhivare Membrii SCP 14. Atribuie fiecrei fie un numr unic pentru identificare 15.Depun dosarele la arhiva Administraiei Naionale a Penitenciarelor, dup expirarea termenului de 7 ani 16. ntocmesc registrul general de arhivare (repertoar) Responsabilul cu procedura 17. Controleaz, cel puin o dat n timpul derulrii unui proiect, modul n patru ochi care se realizeaz pstrarea i arhivarea documentelor i ntocmesc un proces verbal 18. Analizeaz modul de aplicare a prezentelor proceduri i propun modificri, dac este cazul Documente folosite n cadrul acestei activiti (A001020017) Nr. crt. Denumire document 1. Documentele ncadrate n categoria de clasificare 3. Dosare prevzute cu cod i nume 5. Documente elaborate 6. Documente elaborate n forma final 7. Registrul de intrri / ieiri 9. Opis biblioraft 11. Dosare cu paginile numerotate 12. Fia de arhivare 14. Fia de arhivare avizat i numerotat 16. Registrul general de arhivare (repertoar)
41
Manual de proceduri
A002 Proceduri operaionale pentru domeniul Economico - Administrativ

Codul: A00201000 A00202000 A00203000 A00204000 Codul procedurii: A00201001: A00201002: A00202001 A00203001 A00203002 A00203003 A00203004 A00203005 A00203006 A00203007 A00203008 A00203009 A00203010 A00203011 A00203012: A00203013: A00203014: A00203015: A00203016: A00203017: A00203018: A00203019: A00203020: A00203021: A00203022: A00203023: Denumirea subdomeniului: Financiar Contabilitate Planificare Bugetar Logistic Cazarmare, Construcii - Investiii Denumirea procedurii: Financiar contabilitate Angajarea, Lichidarea, Ordonanarea i Plata Cheltuielilor Financiar contabilitate Exercitarea controlului financiar preventiv propriu Planificare Bugetar - Procedur general privind fundamentarea bugetului de venituri i cheltuieli pentru anul N Logistic - Distribuirea bunurilor materiale aprovizionate de B.A.G.R. n unitile subordonate A.N.P. Logistic - Fundamentarea i elaborarea planului de aprovizionare tehnicomaterial i financiar Logistic - Privind elaborarea i fundamentarea planului anual de asigurare tehnico - material centralizat privind echiparea personalului din sistemul administraie penitenciare. Logistic - Hrnirea persoanelor private de libertate Logistic - Privind aprovizionarea cu produse agroalimentare Logistic - Organizarea, planificarea i realizarea lucrrilor de ntreinere tehnic la autovehicule Logistic - Atestarea strii tehnice i de exploatare a autovehiculului nainte de plecarea n curs Logistic - Planificarea activitii zilnice de transport Logistic - Eliberarea, completarea, verificarea i calculul foii de parcurs Logistic - Scoaterea din funciune i casarea activelor fixe Logistic - Declasarea i casarea valorilor materiale, altele dect activele fixe Logistic Achiziii publice cerere de ofert Logistic Achiziii publice achiziia direct Logistic Achiziii publice licitaie deschis Logistic Achiziii publice dialogul competitiv Logistic Achiziii publice achiziia public prin negociere fr publicarea prealabil a unui anun de participare Logistic - Achiziii publice concurs de soluii Logistic Achiziii publice licitaie restrns Logistic - Achiziii publice achiziia public prin negociere cu publicarea prealabil a unui anun de participare Logistic Activitatea de elaborare i fundamentare a documentaiilor de constatare i stabilire a pierderilor din calamiti Logistica Rspunderea patrimoniala Logistica Executarea controlului ierarhic Logistica Inventarierea patrimoniului elaborarea pe baza pct. 7 din anexa nr. 1 la OMFP nr.1753/2004
42
A00204001: A00204002: A00204003: A00204004: A00204005: A00204006:
Cazarmare, constructii-investiii Executarea lucrrilor de ntreinere i reparaii curente la construcii Cazarmare, constructii-investiii Executarea lucrrilor de reparaii capitale, consolidare i modernizare Cazarmare, constructii-investiii Executarea lucrrilor de investiii Cazarmare, constructii-investiii Recepia lucrrilor de construcii i instalaii Cazarmare, constructii-investiii Constituirea crii tehnice a construciei Cazarmare, constructii-investiii Alocarea la drepturi de combustibil pentru nclzire
Abrevieri ai termenilor Nr. crt. Abrevierea Termenul abreviat 1. P.O. Procedura operaional 2. E Elaborare 3. V Verificare 4. A Aprobare 5. Ap. Aplicare 6. Ah. Arhivare Ach. Achizitor 7. 8. BS Birou secretariat 9. SEAP Sistemul electronic de achiziii publice 10. CPV Vocabularul comun al achiziiilor publice 11. Comp./compart. Compartimentul 12. HG/Hot Hotrrea de Guvern 13. OUG Ordonana de Urgen a Guvernului 14. DEA Director adjunct economico-administrativ 15. PD Persoana desemnat (gospodar, lucrtor, cadru tehnic, utilizator, etc.) 16. CS Contabil sector 17. R Referat de necesitate 18. NJ Not justificativ 19 Of. Ofert 20. AD Achiziionare direct 21. PA Propunere de angajare a unei cheltuieli 22. AC Autoritate contractant 23. PAAP Programul anual al achiziiilor publice 24. CFPP Control financiar preventiv
43
Manual de proceduri
Procedura A00201001 Angajarea, Lichidarea, Ordonanarea i Plata Cheltuielilor Scop: a) Stabilirea unui set unitar de reguli pentru reglementarea activitii de angajare, lichidare, ordonanare i plata cheltuielilor; b) Stabilirea responsabilitilor privind ntocmirea, avizarea i aprobarea documentelor aferente acestei activiti. Premise: Aplicabilitate: n toate unitile sistemului penitenciar. Cadrul Legal: a) Legea nr.500/2002, privind finanele publice; b) Legea Contabilitii nr.82/1991; c) OMFP nr. 1792/2002, de aprobare a Normelor metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonanarea i plat a cheltuielilor instituiilor publice, precum i organizarea angajamentelor bugetare i legale. A) ANGAJAREA CHELTUIELILOR: Responsabil ACTIVITATEA DESFURAT Persoana nominalizat Angajarea cheltuielilor - utilizarea creditelor bugetare numai n limita pentru ntocmirea i prevederilor i potrivit destinaiilor aprobate pentru cheltuieli strict legate de activitatea instituiei i cu respectarea dispoziiilor legale. evidena ALOP Persoana nominalizat Angajarea oricrei cheltuieli din fonduri publice mbrac dou forme de pentru ntocmirea i angajament: a) angajamentul legal orice act juridic din care rezult sau ar putea evidena ALOP rezulta o obligaie pe seama fondurilor publice; b) angajamentul bugetar orice act prin care se rezerv fonduri publice unor anumite destinai, n limita creditelor bugetare aprobate Angajamentul bugetar mbrac dou forme: a) angajamentul bugetar individual este un angajament specific unei singure operaiuni noi care urmeaz s se efectueze; b) angajamentul bugetar global este un angajament bugetar aferent angajamentului legal provizoriu. Persoana nominalizat Angajamentul bugetar precede angajamentul legal . pentru ntocmirea i Documentele privind angajarea cheltuielilor, necesare unei evidene contabile potrivit prevederilor legale sunt: evidena ALOP 1 - proiectul de angajament legal individual ( proiect de contract de achiziie public, comand, contract de munc, acord de mprumut). 2 - proiect de angajament legal provizoriu ( buget previzional) 3 - propunere de angajare a unei cheltuieli 4 - angajament bugetar individual global. compartimentul de Proiectul de angajament legal individual este ntocmit de compartimentul specialitate de specialitate din cadrul Direciei Economico Administrativ/ Serviciului Logistic, cu respectarea prevederilor legale, n baza Referatului de necesitate ntocmit de direciile i serviciile independente din Administraia Naional a Penitenciarelor/unitate prin care se solicit angajarea cheltuielilor. Proiectul de angajament legal individual se ntocmete n situaia n care cheltuiala propus nu se regsete n bugetul previzional. Pe baza proiectului de angajament legal individual se ntocmesc formularele Propunere de angajare a unei cheltuieli (Anexa nr.1) i de Angajament Bugetar Individual (Anexa nr.2) de ctre compartimentul de specialitate din cadrul Direciei EconomicoAdministrative/Serviciului Financiar-Contabilitate. Propunerea de Angajare a unei Cheltuieli (Anexa nr. 1) Persoana nominalizat nsoete proiectul angajamentului legal (contract de achiziie public, note de pentru ntocmirea i comand, referate de necesitate, convenie, acte de control, acord de mprumut ). evidena ALOP Se ntocmete numai dac exist credite bugetare disponibile i numai pentru rezervarea acestora.
44
Persoana nominalizat pentru ntocmirea i evidena ALOP
Persoana nominalizat pentru ntocmirea i evidena ALOP
Se ntocmete de persoana desemnat cu atribuii de conducere a evidenei angajamentelor bugetare i legale, persoan care rspunde pentru realitatea datelor nscrise n document i semneaz la compartimentul de contabilitate. Propunerea de angajare a unei cheltuieli circul la: - compartimentul de specialitate pentru avizare; - la persoana care acord viza de control financiar preventiv propriu; - la ordonatorul secundar/teriar de credite spre aprobare; - la Serviciul Financiar Contabilitate pentru arhivare. Angajament bugetar individual / global (Anexa nr.2) Angajamentul bugetar este documentul prin care se afecteaz fonduri publice unor anumite destinaii, n limita creditelor bugetare aprobate. Angajamentul bugetar individual nsoete i se supune avizrii mpreun cu proiectul angajamentului legal individual ( contract, comand, referat de necesitate, contract de munc, acte de control, acord de mprumut, etc, ). Se ntocmete de persoana desemnat cu atribuii de conducere a evidenei angajamentelor bugetare i legale, persoan care rspunde pentru realitatea datelor nscrise n document i semneaz la compartimentul de contabilitate. Angajamentul bugetar circul mpreun cu propunerea de angajare a unei cheltuieli: - la compartimentul de specialitate pentru avizare; - la persoana care acord viza de control financiar preventiv propriu ; - la ordonatorul secundar/teriar de credite spre aprobare; - la Serviciul Financiar Contabilitate pentru arhivare. Proiectul de angajament legal provizoriu mbrac forma unui buget previzional. Bugetele previzionale se ntocmesc potrivit clasificaiei bugetare pe: titlu, capitol, subcapitol, articol, alineat de cheltuial de ctre Direcia Economico Administrativ/ Serviciul Financiar - Contabilitate, pe baza propunerilor direciilor i serviciilor Administraiei Naionale a Penitenciarelor respectiv serviciilor unitilor penitenciare. Bugetul previzional va fi nsoit de Angajamentul bugetar global . Bugetul previzional va fi ntocmit de eful Serviciului Financiar - Contabilitate, se supune vizei controlului financiar preventiv i se supune aprobrii ordonatorului secundar/teriar de credite. Angajamentele bugetare globale se ntocmesc pentru cheltuielile curente, ce se efectueaz n mod repetat, pe parcursul aceluiai exerciiu bugetar, cum ar fi: - cheltuieli cu salariile pentru toate categoriile de personal; - cheltuieli cu contribuii pentru asigurri sociale de stat; - cheltuieli cu contribuii pentru ajutorul de omaj; - cheltuieli de deplasri, detari, transferuri; - cheltuieli cu contribuiile pentru constituirea fondului de asigurri sociale de sntate; - cheltuieli privind drepturile cu caracter social; - cheltuieli privind hrana (norma de hran); - cheltuieli cu chiriile. Pe parcursul anului, pentru cheltuielile nscrise n bugetul previzional, se ntocmete Propunerea de angajare a unei cheltuieli pe baza solicitrilor direciilor i serviciilor independente din unitate. Angajamentele legale individuale aprobate pn la finele anului , acoperite de angajamentele legale provizorii nu se supun vizei de control financiar preventiv . Angajamentele legale individuale care depesc valoarea angajamentelor legale provizorii se supun vizei de control financiar preventiv.
45
Manual de proceduri
B. LICHIDAREA CHELTUIELILOR: Responsabil DESCRIEREA PROCEDURII Persoana nominalizat Este faza n procesul execuiei bugetare care are ca scop verificarea prin care pentru ntocmirea i se urmrete: - existena angajamentelor; evidena ALOP - realitatea sumei datorate; - condiiile de exigibilitate ale angajamentului legal pe baza documentelor justificative care s ateste operaiile respective. Documentele justificative de lichidare a unei cheltuieli sunt acele documente justificative care atest realitatea bunurilor livrate, serviciului efectuat, lucrrilor executate, urmrind: - livrarea bunurilor ; - prestarea serviciului; - efectuarea lucrrii; - existena unui titlu executoriu; - existena unui acord de mprumut, acord de grant, etc. Salariile i indemnizaiile vor fi lichidate n baza statelor de plat colective, ntocmite de compartimentul de specialitate, cu excepia cazurilor n care este necesar lichidarea individual. Documentele care atest bunurile livrate, lucrrile executate i serviciile prestate sunt factura fiscal sau alte formulare ori documente cu regim special, aprobate potrivit legii, prezentate n original i completate cu toate datele cerute de formular. Determinarea sau verificarea existenei sumei datorate creditorului se efectueaz de ctre conductorii compartimentelor care au solicitat angajarea cheltuielilor, pe baza datelor nscrise n factur i a documentelor ntocmite de comisia de recepie constituit potrivit legii (Proces-verbal de recepie, n cazul mijloacelor fixe, Nota de recepie i constatare de diferene, n cazul bunurilor materiale, altele dect mijloacele fixe). Documentele care atest bunurile livrate, lucrrile executate i serviciile prestate sau din care reies obligaii de plat certe se vizeaz pentru "Bun de plat" de ctre ordonatorii secundari/teriari de credite . Condiiile de exigibilitate a obligaiei se verific pe baza datelor cuprinse n angajamentele legale, care trebuie s cuprind i date cu privire la termenele de plat a obligaiei. Documentele care atest parcurgerea fazei de lichidare a cheltuielilor, stau la baza nregistrrii n contabilitatea patrimonial pentru reflectarea serviciului efectuat i a obligaiei de plat fa de terii creditori. C. ORDONANAREA CHELTUIELILOR Responsabil DESCRIEREA PROCEDURII Persoana nominalizat Ordonanarea cheltuielilor este faza n procesul execuiei bugetare n care pentru ntocmirea i se confirm c: - livrrile de bunuri au fost efectuate, serviciile prestate, lucrrile executate; evidena ALOP - cheltuielile au fost lichidate prin aplicarea vizei de Bun de plat de ctre compartimentul care a solicitat angajarea cheltuielilor; - plata poate fi realizat. Ordonanarea de plat este documentul intern prin care ordonatorul de credite d dispoziie conductorului Serviciul Financiar Contabilitate din cadrul Direciei EconomicoAdministrative/ Serviciului Financiar Contabilitate (pentru unitile penitenciare) s ntocmeasc instrumentele de plat a cheltuielilor. Modelul formularului "Ordonanare de plat" este prezentat n Anexa nr. 4 la prezentele norme. Ordonanarea de plat se ntocmete n cadrul Serviciului FinanciarContabilitate, de ctre persoana desemnat cu atribuii n conducerea i evidena angajamentelor bugetare. Ordonanarea de plat va fi nsoit de documentele justificative n original. Facturile n original sau alte documente ntocmite n vederea plii cheltuielilor
46
vor purta obligatoriu numrul, data notei contabile i semntura persoanei care a nregistrat n contabilitate lichidarea cheltuielilor. n cazuri excepionale, cnd nu este posibil prezentarea documentelor justificative n original, vor fi acceptate i copii ale documentelor justificative, certificate pentru conformitatea cu originalul de persoana delegat cu aceste atribuii privind evidena angajamentelor bugetare. n situaia n care, n conformitate cu prevederile contractuale, urmeaz s se efectueze plata n rate a bunurilor livrate, lucrrilor executate i a serviciilor prestate, se vor avea n vedere urmtoarele: - prima ordonanare de plat va fi nsoit de documentele justificative care dovedesc obligaia ctre creditor pentru plata ratei respective; - ordonanrile de plat ulterioare vor face referire la documentele justificative deja transmise conductorului Serviciului Financiar-Contabilitate. La emiterea ordonanrii de plat finale persoana delegat cu atribuii pe linia conducerii evidenei angajamentelor bugetare i a ntocmirii ordonanrilor de plat consemneaz, iar ordonatorul secundar/teriar de credite delegat confirm, c operaiunea s-a finalizat. Dup ntocmire, Ordonanarea de Plat circul la: - compartimentul contabilitate pentru obinerea vizei de compartiment. -compartimentul de specialitate/compartimentul care a solicitat angajarea cheltuielilor, pentru a se obine viza de compartiment cu aplicarea amprentei tampilei Certificat n privina realitii, regularitii i legalitii prin care se confirm corectitudinea sumelor de plat, livrarea bunurilor, executarea lucrrilor i prestarea serviciilor; - persoana mputernicit cu exercitarea controlul financiar preventiv propriu prin aplicarea semnturii i amprenta tampilei; - ordonatorul secundar/teriar de credite pentru aprobare; - Serviciul Financiar-Contabilitate pentru efectuarea plii i pentru arhivare. n cazul n care ordonanarea de plat nu se avizeaz, se aplic prevederile pct. 1 "Angajarea cheltuielilor". Persoana mputernicit s exercite controlul financiar preventiv se asigur c ordonanrile supuse vizei se refer la angajamente de cheltuieli deja vizate i c sunt ndeplinite condiiile de lichidare a angajamentelor. Ordonanrile de plat nevizate de persoana mputernicit s exercite control financiar preventiv sunt nule i fr valoare pentru eful Serviciului Financiar Contabilitate, care urmeaz s fac plata, dac nu sunt autorizate n condiiile prezentelor norme. Dup aprobare, ordonanarea de plat mpreun cu toate documentele justificative n original se nainteaz conductorului Serviciului Financiar Contabilitate din cadrul Direciei EconomicoAdministrative/Serviciului FinanciarContabilitate din cadrul unitilor penitenciare, pentru plat. Nici o ordonanare de plat nu va fi semnat de ordonatorul de credite dect dac: - este completat cu toate datele cerute de formular; - este nsoit de toate documentele justificative - poart semntura compartimentului de specialitate i a compartimentului financiar contabil; - poart viza de control financiar preventiv propriu. D. PLATA CHELTUIELILOR: Responsabil DESCRIEREA PROCEDURII eful Serviciului Plata cheltuielilor este faza final a execuiei bugetare prin care instituia Financiar - Contabilitate public este eliberat de obligaiile sale fa de teri creditori. Plata cheltuielilor este asigurat de directorul Direciei EconomicoAdministrativ i eful Serviciului Financiar-Contabilitate, dup ce au fost verificate urmtoarele aspecte: - cheltuielile care urmeaz s fie pltite au fost angajate, lichidate i ordonanate;
47
Manual de proceduri
- exist credite bugetare deschise/repartizate i disponibiliti n conturi de disponibil; - subdiviziunea bugetului aprobat de la care se efectueaz plata este cea corect i corespunde naturii cheltuielilor respective; - exist toate documentele justificative care s justifice plata; - semnturile de pe documentele justificative aparin persoanelor desemnate s exercite atribuii ce decurg din procesul executrii cheltuielilor bugetare, potrivit legii; - beneficiarul sumelor este cel ndreptit potrivit documentelor care atest serviciul efectuat; - suma datorat beneficiarului este corect; - documentele de angajare i ordonanare au primit viza de control financiar preventiv; - documentele sunt ntocmite cu toate datele cerute de formular; - alte condiii prevzute de lege. Plata nu poate fi efectuat: - n cazul n care nu exist credite bugetare deschise i/sau repartizate ori disponibilitile sunt insuficiente; - cnd nu exist confirmarea serviciului efectuat i documentele nu sunt vizate pentru "Bun de plat"; - cnd beneficiarul nu este cel fa de care instituia are obligaii; - cnd nu exist viza de control financiar preventiv pe ordonanarea de plat; - cnd nu exist aprobarea ordonatorului principal de credite. n cazul constatrii unei erori n legtur cu plata ce urmeaz s fie efectuat, persoana mputernicit cu efectuarea acestei operaiuni suspend plata. Motivele deciziei de suspendare a plii se prezint ntr-o declaraie scris care se trimite ordonatorului de credite i, spre informare, persoanei mputernicite s exercite controlul financiar preventiv. Ordonatorul de credite poate solicita n scris i pe propria rspundere efectuarea plilor. Avnd n vedere caracteristicile specifice ale unor cheltuieli globale, reglementate prin acte normative n vigoare, lunar se va ntocmi o singur Ordonanare de plat, pentru: - plata salariilor i ndemnizaiilor; - plata compensrii chiriei stabilit pentru locuinele de serviciu i chiria datorat pe baza unui contract de nchiriere; - plata contravalorii transportului prevzut n actele normative n vigoare. Dispoziii generale privind efectuarea plilor DESCRIEREA PROCEDURII Persoana nominalizat Deschiderea conturilor de cheltuieli i de disponibiliti de ctre instituiile pentru ntocmirea i publice se efectueaz potrivit normelor privind organizarea i funcionarea trezoreriilor statului. evidena ALOP n vederea efecturii cheltuielilor, Direcia EconomicoAdministrativ/ Serviciul FinanciarContabilitate din cadrul unitilor penitenciare are obligaia de a ntocmi i de a prezenta unitii de trezorerie i contabilitate public la care instituia are conturile deschise: - bugetul de venituri i cheltuieli aprobat i repartizat pe trimestre, pe modelele elaborate de Ministerul Economiei i Finanelor; - programul de investiii aprobat n condiiile legii; - lista cu specimenele de semnturi ale persoanelor delegate cu atribuii de ordonator secundar/teriar de credite, ale persoanelor mputernicite cu efectuarea plilor ct i amprenta tampilei. Creditele bugetare aprobate n buget vor putea fi utilizate numai dup deschiderea de credite i/sau alimentarea cu fonduri a conturilor deschise pe seama acestora.
48
Ordinele de plat se emit pe numele fiecrui creditor. Acestea vor fi datate i vor avea nscrise n spaiul rezervat obiectul plii i subdiviziunea bugetului aprobat de la care se face plata. Ordinele de plat se nscriu ntr-un registru distinct, vor purta un numr de ordine unic, ncepnd cu numrul 1 n ordine cresctoare pentru fiecare exerciiu bugetar. Un ordin de plat nu poate cuprinde pli referitoare la mai multe subdiviziuni ale bugetului aprobat. Ordinele de plat se emit pe baza documentelor justificative din care s reias c urmeaz s se achite integral sau parial o datorie contractat i justificat. Se excepteaz de la aceast regul ordinele de plat ce se emit pentru plata de avansuri efectuate n condiiile legii. Din conturile de cheltuieli bugetare sau de disponibiliti, dup caz, se poate ridica, pe baz de cecuri pentru ridicare de numerar, numerarul pentru efectuarea plilor de salarii, premii, deplasri, protocol precum i pentru alte cheltuieli care nu se pot efectua prin virament, cum ar fi: - contravaloarea medicamentelor; - contravaloarea transportului; - contravaloarea chiriei; - ajutoare etc. n fila de cec se menioneaz i natura cheltuielilor care urmeaz s se efectueze din numerarul ridicat. n vederea efecturii de pli n numerar pentru deplasri sau achiziionarea de bunuri, executarea de lucrri sau prestarea de servicii se pot acorda avansuri n numerar persoanelor desemnate pe baza "Dispoziiei de plat / ncasare ctre casierie", semnat de directorul Direciei EconomicoAdministrativ i de persoana care acord viza de control financiar preventiv. Justificarea avansurilor n numerar se efectueaz n baza documentelor justificative eliberate de agenii economici sau de persoane fizice autorizate, respectiv facturi fiscale, chitane, sau alte formulare ori documente privind activitatea financiar i contabil cu regim special, aprobate potrivit legii. Acordarea avansurilor se realizeaz cu respectarea actelor normative n vigoare la data efecturii plii. Organizarea evidena i raportarea angajamentelor bugetare i legale DESCRIEREA PROCEDURII Persoana nominalizat Evidena angajamentelor bugetare i legale este inut n cadrul Serviciului pentru ntocmirea i Financiar - Contabilitate. Scopul organizrii evidenei angajamentelor bugetare este de a furniza evidena ALOP informaii n orice moment i pentru fiecare subdiviziune a bugetului aprobat pentru exerciiul bugetar curent cu privire la alocaiile bugetare consumate prin angajare i prin comparaie s se determine alocaiile bugetare disponibile care pot fi angajate n viitor. Scopul organizrii evidenei angajamentelor legale este de a furniza informaii n orice moment i pentru fiecare subdiviziune a bugetului aprobat pentru exerciiul bugetar curent cu privire la angajamentele legale anuale sau multianuale aprobate de ordonatorul de credite. Evidena angajamentelor bugetare i legale se conduce utiliznd metoda partid simpl, de ctre persoanele desemnate. Evidena creditelor aprobate pentru efectuarea de cheltuieli stabilite prin buget se ine cu ajutorul contului 8060 "Credite bugetare aprobate". Contabilitatea analitic a alocaiilor aprobate se ine pe titluri, articole i alineate, n cadrul fiecrui subcapitol sau capitol al bugetului aprobat. Evidena angajamentelor bugetare, respectiv a sumelor rezervate n vederea efecturii unor cheltuieli bugetare, n limita alocaiilor bugetare aprobate, se ine cu ajutorul contului 8066 "Angajamente bugetare". Contabilitatea analitic a angajamentelor bugetare se ine pe titluri, articole i alineate n cadrul fiecrui subcapitol sau capitol al bugetului aprobat.
49
Manual de proceduri
Evidena angajamentelor legale aprobate de ordonatorul de credite n limita alocaiilor bugetare aprobate se ine cu ajutorul contului 8067 "Angajamente legale". Contabilitatea analitic a angajamentelor legale se ine pe titluri, articole i alineate n cadrul fiecrui subcapitol sau capitol al bugetului aprobat. Compararea datelor din conturile 8060 "Credite bugetare aprobate" i 8066 "Angajamente bugetare" este necesar pentru determinarea alocaiilor bugetare disponibile care pot fi angajate.
Procedura A00201002 : Exercitarea Controlului Financiar Preventiv Propriu Scop: Procedura de stabilirea unui set de reguli pentru reglementarea activitii de control financiar preventiv. Descrierea procesului:Procedura vizeaz stabilirea unui set de reguli si operaiuni unitare, precum i a responsabilitilor n procesul de exercitare a controlului financiar preventiv propriu. Premise: Aplicabilitate: n toate unitile sistemului penitenciar. Definiie: Control financiar preventiv reprezint activitatea prin care se verifica legalitatea i regularitatea documentelor n care sunt consemnate operaiunile patrimoniale, nainte ca acestea sa devin acte juridice, prin aprobarea lor de ctre titularul de drept al competentei sau de ctre titularul unei competente delegate n condiiile legii. Obiectul controlului financiar preventiv vizeaz, n principal: - angajamentele legale i angajamentele bugetare; - deschiderea i repartizarea de credite bugetare; - modificarea repartizrii pe trimestre i pe subdiviziuni a clasificaiei bugetare a creditelor aprobate, inclusiv prin virri de credite; - ordonanarea cheltuielilor; - constituirea veniturilor publice, n privina autorizrii i stabilirii titlurilor de ncasare; - concesionarea sau nchirierea de bunuri aparinnd domeniului public al statului sau al unitilor administrativ-teritoriale; - vnzarea, gajarea, concesionarea sau nchirierea de bunuri aparinnd domeniului privat al statului sau al unitilor administrativ-teritoriale; - alte categorii de operaiuni stabilite prin ordin al ministrului finanelor publice. Sfer de aplicare: Se exercita asupra tuturor operaiunilor care afecteaz fondurile publice i/sau patrimoniul public, cu excepia analizei i certificrii situaiilor financiare i/sau patrimoniale, precum i verificarea operaiunilor deja efectuate. Modalitate de exercitare: Viza de control financiar preventiv propriu se exercita prin semntura persoanelor n drept i prin aplicarea sigiliului personal. Persoanele care exercit controlul financiar preventiv propriu sunt numite prin Decizia ordonatorului de credite cu acordul ordonatorului de credite ierarhic superior. Persoanele desemnate sa efectueze aceasta activitate sunt altele dect cele care iniiaz operaiunea supus vizei.
50
PROCEDURA Pas Responsabil(i) Descriere Se ngrijete de obinerea vizelor i certificrilor necesare pentru efectuarea operaiilor prin care se afecteaz patrimoniul Administraiei Naionale a Penitenciarelor. Transmit documentele care privesc operaiuni asupra crora este obligatorie exercitarea controlului financiar preventiv, persoanei desemnate s exercite controlul financiar preventiv propriu. Acestea vor fi nsoite de documente justificative corespunztoare, certificate n privina realitii, regularitii i legalitii operaiunii i a documentelor prin tampila i semntura persoanei din Compartiment compartimentul de specialitate, desemnat s efectueze 1 de specialitate aceast operaiune prin Decizia Directorului General al Administraiei Naionale a Penitenciarelor. Rspunde pentru realitatea,regularitatea,i legalitatea operaiunilor ale cror acte sau documente justificative le-au certificat sau avizat. Operaiunile ce privesc acte juridice prin care se angajeaz patrimonial Administraia Naional a Penitenciarelor, vor avea avizele Serviciului Juridic i Direciei Economico-Administrativ, nainte de a fi supuse controlului financiar preventiv . Primete documentele care privesc operaiuni asupra crora trebuie exercitat controlul financiar preventiv, mpreun cu documentele justificative. Verific din punct de formal: Dac documentele au fost completate n concordan cu coninutul acestora; existenta semnturilor persoanelor autorizate din cadrul compartimentelor de specialitate; Persoana care existenta actelor justificative specifice operaiunii acord viza de prezentate la viza. 2. control Pentru simplificarea i accelerarea circuitului financiar administrativ, n astfel de situaii nu se face preventiv consemnarea refuzului de viza, procedndu-se la restituirea documentelor ctre compartimentul care a iniiat operaiunea, indicndu-se motivele restituirii. Termenul maxim de acordare a vizei de control financiar preventiv este de 3 zile de la data inregistrarii operaiunii, n funcie de natura i complexitatea operaiunilor cuprinse n Cadrul general al operaiunilor supuse controlului financiar preventiv . Dup efectuarea controlului formal, nregistreaz documentele n Registrul privind operaiunile prezentate la viza de control financiar preventiv (Anexa 1) i controleaz, prin parcurgerea listei de verificare: a) respectarea tuturor prevederilor legale care le sunt aplicabile, n vigoare la data efecturii operaiunilor (control de legalitate); b) ndeplinirea sub toate aspectele a principiilor i a regulilor procedurale i metodologice care sunt aplicabile categoriilor de operaiuni din care fac parte operaiunile supuse controlului (control de regularitate); c) ncadrarea n limitele i destinaia creditelor bugetare i/sau de angajament, dup caz (control bugetar).
Riscuri
S nu poat fi obinute toate avizele specifice fiecrei operaiuni n termenul propus. Certificrile s fie n neconcordan cu competenele stabilite prin Decizia Directorului general al ANP.
Restituirea documentelor ctre compartimentul care a iniiat operaiunea din cauza nendeplinirii / nerespectrii unei condiii formale
51
Manual de proceduri
Dac necesitile o impun, n vederea exercitrii unui control preventiv ct mai complet, se pot solicita i alte acte justificative, precum i avizul Serviciului Juridic. ntrzierea sau refuzul furnizrii actelor justificative ori avizelor solicitate va fi comunicat conductorului Administraiei Naionale a Penitenciarelor/ Directorului unitii, pentru a dispune msurile legale. Dac n urma verificrii de fond operaiunea ndeplinete condiiile de legalitate, regularitate i, dup caz, de ncadrare n limitele i destinaia creditelor bugetare i/sau de angajament, se acorda viza prin aplicarea semnturii i a sigiliului pe exemplarul documentului care se arhiveaz la entitatea publica. Sigiliul personal, cuprinde urmtoarele informaii: denumirea entitii publice; meniunea "vizat pentru control financiar preventiv"; numrul sigiliului (numrul de identificare a titularului acestuia); data acordrii vizei (an, luna, zi). Dup acordarea vizei, documentele prezentate la viza de control financiar preventiv propriu se nscriu n Registrul cu privire la operaiunile prezentate la viza de control financiar preventiv propriu ,realizat prin aplicaie informatic de contabilitate i al crui coninut este redat n Anexa nr.1. Prin acordarea vizei se certific implicit i ndeplinirea condiiilor menionate n listele de verificare. Rspunde n raport de culpa ei n privina operaiunilor pentru care a acordat viza de control financiar preventiv. Documentele vizate i actele justificative ce le-au nsoit sunt restituite, compartimentului de specialitate emitent.
Refuzul de acordare a vizei din cauza nendeplinirii condiiilor de legalitate, regularitate i bugetare (verificarea de fond) Volumul de documente ce trebuie analizat s fie inegal repartizat pe persoanele desemnate s exercite viza de control financiar preventiv propriu, ceea ce poate conduce la ntrzieri n verificarea i acordarea vizei CFPP.
REFUZUL DE VIZ
Refuz motivat, n scris, acordarea vizei de control financiar preventiv, potrivit Anexei nr. 2, dac n urma controlului se constat c cel puin un element de fond cuprins n lista de verificare nu este ndeplinit i n esena, operaiunea nu ntrunete condiiile de legalitate, regularitate i, dup caz, de ncadrare n limitele i destinaia creditelor bugetare i/sau de angajament, Consemneaz acest fapt n Registrul privind operaiunile prezentate la viza de control financiar preventiv. La refuzul de viza anexeaz i un exemplar al listei de verificare, cu indicarea elementului/elementelor din aceasta lista a crui/ale cror cerina/cerine nu este/ nu sunt ndeplinit/ndeplinite. Aduce la cunotina conductorului Administraiei Naionale a Penitenciarelor/ Directorului unitii refuzul de viza, nsoit de actele justificative semnificative Restituie celelalte documente sub semntura, compartimentelor de specialitate care au iniiat operaiunea.
Persoana care acord viza de control financiar preventiv
52
Ordonatorul de credite
Aprob efectuarea operaiunilor care au primit viza de control financiar propriu. Poate decide, printr-un act de decizie intern, efectuarea pe propria sa rspundere a operaiunilor care au fost refuzate la viza de control financiar preventiv propriu pentru alte motive dect nencadrarea n valoarea creditelor bugetare i/sau de angajament. Informeaz n scris: Organul ierarhic superior; Curtea de Conturi, cu ocazia efecturii controalelor de descrcare de gestiune sau a altor controale ce intra n competenta sa ; Ministerul Economiei i Finanelor asupra operaiunilor refuzate la viz i efectuate pe propria rspundere. Sesizeaz inspecia central i/sau inspeciile teritoriale ale Ministerului Economiei i Finanelor, dac prin operaiunea refuzat la viz, dar efectuat pe propria rspundere de ctre ordonatorul principal de credite, se prejudiciaz patrimonial entitatea.
Necomunicarea deciziei de efectuare a operaiunii pe proprie rspundere ctre persoanele ndreptite
Persoanele desemnate cu exercitarea controlului financiar preventiv
53
Manual de proceduri ANEXA NR.1 Administraia Naional a Penitenciarelor
REGISTRUL privind operaiunile prezentate la viza de control financiar preventiv
Valoarea Denumirea Coninutul Data Compartioperaiunilor Nr. documentului operaiunilor prezentrii la mentul pentru care crt Nr./Data nscrise n viz a emitent s-a acordat emiterii documente documentului viz 0 1 2 3 4 5
Valoarea Data operaiunilor restituirii pentru care actelor Observaii s-a refuzat justificative / viz semntur 6 7 8
NOT: *Se except completarea rubricii nr.7 prin care compartimentul de specialitate semneaz pentru restituirea documentelor, avnd in vedere modul de emitere in format electronic, al Registrului privind operaiunilor prezentate la viza de control financiar preventiv.
54
Administraia Naional a Penitenciarelor ANEXA NR.2 Administraia Naional a Penitenciarelor Nr. .................../..................
Domnului/Doamnei .......................................................................... (Conductorul entitii publice)
n conformitate cu prevederile art. 24 alin. (2) din Ordonana Guvernului nr. 119/1999, cu modificrile i completrile ulterioare, va aduc la cunotina refuzul de viza de control financiar preventiv intern pentru ....................../(tipul documentului, numrul i data emiterii, suma, compartimentul emitent) din urmtoarele motive: ......................./(se vor preciza actele normative i condiiile prevzute de acestea care se considera a fi nerespectate dac s-ar efectua operaiunea nscris n documente) ....... n situaia n care dispunei efectuarea operaiunii pe rspunderea dumneavoastr, n condiiile art.25 alin. (1) din Ordonana Guvernului nr. 119/1999, cu modificrile i completrile ulterioare, aceasta se poate face numai cu ncadrarea n creditele bugetare aprobate. Actul (decizie, ordin) prin care dispunei efectuarea operaiunii ......../(se nominalizeaz operaiunea) ...... .va nsoi documentele justificative pe baza crora operaiunea se nregistreaz i n contul de ordine i evidenta 8044 "Documente respinse la viza de control financiar preventiv" i se ntocmesc informrile prevzute de lege. ........./(persoana desemnat cu exercitarea controlului financiar preventiv propriu) .....................
55
Manual de proceduri PROCEDURA: A00202001 PROCEDUR GENERAL PRIVIND FUNDAMENTAREA BUGETULUI DE VENITURI I CHELTUIELI PENTRU ANUL N Scop: stabilirea unui cadru unitar intern pentru elaborarea i fundamentarea bugetului de venituri i cheltuieli Premise: - existena unui patrimoniu aflat n administrarea i folosina fiecrei uniti de penitenciare; - existena cadrului legal de dotare a unitilor cu diverse categorii de bunuri, potrivit prevederilor tabelelor de nzestrare i normelor specifice de dotare; - existena personalului specializat n evaluarea tehnico-economic a categoriilor de bunuri din dotarea unitilor de penitenciare i de stabilire a necesarului de aprovizionat. Aplicabilitate: procedura se aplic de ctre direciile / serviciile din cadrul Administraiei Naionale a Penitenciarelor i unitile subordonate acesteia Procedura: Responsabil Directorul general aprob Directorul general adjunct avizeaz Directorul D.E.A. propune spre avizare Directorul adjunct D.E.A. verific Colectivul desemnat ntocmete documentaia Directorul D.E.A.- A.N.P. Directorul adjunct D.E.A. din unitile subordonate Activitatea desfurat 1. Elaborarea Instruciunilor de fundamentare a bugetelor de venituri si cheltuieli, pentru Administraia Naional a Penitenciarelor, pe capitole, subcapitole, paragrafe, titluri de cheltuieli, articole si alineate bugetare pentru anul N; elaborarea instruciunilor se face n mod unitar pentru structurile financiar contabilitate, logistic, cazarmare construcii i producie bugetar. Se transmit n uniti, de regul, pn la termenul: 31.10.N-2 2. Instruirea personalului desemnat pentru ntocmirea Proiectelor de buget de venituri si cheltuieli, pe capitole, subcapitole, paragrafe, titluri de cheltuieli, articole si alineate bugetare pentru anul N ; Termen: 25.11.N-2 Colectivul desemnat 3. ntocmirea Proiectelor de buget de venituri si cheltuieli, pe capitole, subcapitole, paragrafe, titluri de cheltuieli, articole si alineate bugetare pentru anul N de ctre Administraia Naional a Penitenciarelor i unitile subordonate; Secretariatul unitilor subordonate 4. Proiectele de buget de venituri i cheltuieli se transmit la Administraia Naional a Penitenciarelor Direcia Economico Administrativ pn la data de 15.02.N-1. Sectoarele de specialitate din cadrul 5. Direcia Economico Administrativ prin structurile desemnate D.E.A. verific, centralizeaz proiectele de buget de venituri i cheltuieli pentru anul N; Termen: 20.03.N-1 Directorul general aprob 6. ntocmirea, verificarea, avizarea i aprobarea Proiectului de Directorul general adjunct buget de venituri si cheltuieli, pe capitole, subcapitole, paragrafe, avizeaz titluri de cheltuieli, articole si alineate bugetare al Administraiei Directorul D.E.A. propune spre Naionale a Penitenciarelor pentru anul N avizare Termen: 31.03.N-1 Directorul adjunct D.E.A. verific Colectivul desemnat ntocmete documentaia Secretariatul A.N.P. 7. Depunerea Proiectului de buget de venituri si cheltuieli, pe capitole, subcapitole, paragrafe, titluri de cheltuieli, articole si alineate bugetare al Administraiei Naionale a Penitenciarelor pentru anul N la Ministerul Justiiei Termen: 31.03.N-1 D.E.A.Serviciul Planificare 8. Efectuarea diferitelor corecii impuse de Ministerul de Justiiei bugetar i / sau Ministerul Economiei i Finanelor. Termen: 15.10.N-1
56
Administraia Naional a Penitenciarelor Planificare 9. Corelarea Proiectului de buget de venituri si cheltuieli al Administraiei Naionale a Penitenciarelor pentru anul N cu prevederile Legii bugetului i repartizarea acestuia pe uniti teritoriale, aparat central, etc.; Termen: 15.10.N-1 Sectoarele de specialitate i 10. Corelarea Planului de aprovizionare cu fila de buget structurile de achiziie public din transmis de A.N.P. Corelarea Planului de aprovizionare centralizat cu fila de buget i A.N.P. i unitile subordonate transmiterea acestuia ctre B.A.G.R. Structurile de achiziie public ntocmirea Programelor de achiziii publice Termen: 31.12.N-1 11. nceperea anului bugetar N; Directorul adjunct D.E.A. / 12. Raportri periodice: - lunar pentru D.E.A. - Serviciul planificare bugetar; Contabilul ef din unitile - trimestrial pentru D.E.A. - Serviciul Logistic, Serviciul subordonate Financiar; - anual pentru D.E.A. - Serviciul planificare bugetar, Serviciul Logistic, Serviciul Financiar. PROCEDUR: A00203001 DISTRIBUIREA BUNURILOR MATERIALE APROVIZIONATE DE B.A.G.R. N UNITILE SUBORDONATE A.N.P. Scop: Stabilirea unui set de reguli pentru reglementarea desfurrii activitii de introducere n gestiune i de distribuire a bunurilor materiale, precum i stabilirea responsabilitilor privind ntocmirea, avizarea i aprobarea documentelor aferente acestei activiti. Premise: Procedura de introducere n gestiune i distribuire a bunurilor materiale, reprezint activitatea prin care se creeaz cadrul legal i condiiile concrete, care s asigure desf urarea corespunz toare a acestei activit i. Aplicabilitate : A.N.P. i unitile subordonate. Cine execut activitatea Activitatea desfurat Centralizeaz solicit rile de bunuri materiale transmise de unitile Responsabilul sectorului de teritoriale. specialitate din A.N.P. de regul pn la 15 noiembrie an ,,N 1 ntocme te Planul anual asigurare tehnico - material centralizat Responsabilul sectorului de pentru anul ,,N funcie dede data aprobrii Legii bugetului. specialitate din A.N.P. de regul pn la 15 noiembrie an ,,N 1 D.E.A.bugetar Serviciul
Supune spre avizare Planul anual de asigurare tehnico - material centralizat pentru anul ,,N, specificaiile tehnice i desfurtoarele Responsabilul sectorului de aferente bunurilor aprobate a fi achiziionate prin Planul anual de specialitate din A.N.P. asigurare tehnico - material centralizat. de regul pn la 20 noiembrie an ,,N 1 Verific i avizeaz Planul anual de asigurare tehnico - material Directorul adjunct i directorul centralizat pentru anul ,,N. D.E.A. din A.N.P. de regul pn la 20 noiembrie an ,,N 1 Aprob Planul anual de asigurare tehnico - material centralizat pentru Directorul general adjunct al anul ,,N. A.N.P. de regul pn la 20 noiembrie an ,,N 1 Transmite la B.A.G.R. Planul anual de asigurare tehnico - material Secretariatul D.E.A din A.N.P. centralizat aprobat pentru anul ,,N. de regul pn la 30 noiembrie an ,,N 1 ntocmete proiectul Programului anual al achiziiilor publice de bunuri pe anul ,,N. eful S.A. din B.A.G.R. de regul pn la 31 decembrie an ,,N 1 57
Manual de proceduri Verific i avizeaz Programul anual al achiziiilor publice de bunuri pe anul ,,N. de regul pn la 31 decembrie an ,,N 1 Aprob Programul anual al achiziiilor publice de bunuri pentru anul ,,N. Directorul B.A.G.R. de regul pn la 31 decembrie an ,,N 1 Aplic procedurile de achiziie publice de bunuri conform OG nr. B.A.G.R. 34/2006. ntocmete raportul de evaluare i l nainteaz spre avizare i B.A.G.R. aprobare structurilor de specialitate din A.N.P. D.E.A. nainteaz spre avizare structurilor de specialitate din A.N.P. D.E.A B.A.G.R. mostrele de bunuri materiale solicitate. Efectueaz recepia cantitativ i calitativ a bunurilor materiale Comisia de recepie din B.A.G.R. achiziionate. Responsabilul sectorul de Certific realitatea i legalitatea documentelor care nsoesc bunurile specialitate din B.A.G.R. achiziionate i le nainteaz serviciului financiar-contabilitate. Vizeaz pentru C.F.P., certific BUN DE PLAT i nregistreaz n S F C din B.A.G.R evidena contabil materialele prevzute n documente. Gestionarul Sectorului de specialitate din nregistreaz n fiele de magazie materialele aprovizionate. B.A.G.R. Propune graficul de distribuire a materialelor n unitile subordonate SA din B.A.G.R. A.N.P. nainteaz sectorului de activitate din cadrul D.E.A. spre avizare i aprobare graficul de distribuire a materialelor n unitile subordonate Directorul B.A.G.R A.N.P. Aprob graficul de distribuie privind repartiia bunurilor materiale Directorul D.E.A. aprovizionate. eful S.A. i contabilul ef al B.A.G.R. B.A.G.R. Responsabilul sectorul de specialitate din A.N.P. Directorul B.A.G.R Directorul D.E.A din A.N.P. ntocmete documentele privind distribuirea, scderea din evidena cantitativ i cea de gestiune a bunurilor materiale, ctre unitile subordonate A.N.P. Monitorizeaz lunar stadiul aprovizionrilor i distribuiilor pentru bunurile materiale achiziionate centralizat. de regul pn la sfritul lunii ntocmete not de informare i raporteaz lunar A.N.P.- D.E.A situaia privind stadiul distribuirii bunurilor aprovizionate. de regul pn la sfritul lunii Informeaz trimestrial directorul general adjunct al A.N.P. cu privire la stadiul activitii desfurate n B.A.G.R.
PROCEDURA: A00203002 FUNDAMENTAREA I ELABORAREA PLANULUI DE APROVIZIONARE TEHNICO-MATERIAL I FINANCIAR Anex la PROCEDUR GENERAL PRIVIND FUNDAMENTAREA BUGETULUI DE VENITURI I CHELTUIELI PE ANUL N (A00202001) Scop: stabilirea unui set unitar de reguli pentru reglementarea fundamentrii i elaborrii, de ctre unitile de penitenciare, a planului de aprovizionare tehnico-material Premise: Fundamentarea Planului de aprovizionare tehnico material i financiar la nivelul Administraiei Naionale a Penitenciarelor i unitilor subordonate
58
Administraia Naional a Penitenciarelor Aplicabilitate: procedura se aplic de ctre direciile / serviciile din cadrul Administraiei Naionale a Penitenciarelor aparat propriu prin intermediul Direciei Economico Administrative i unitile subordonate din sistemul administraiei penitenciare Procedura: Responsabil Activitatea desfurat La nivelul Administraiei Naionale a Penitenciarelor Direcia Economico Elaboreaz instruciunile de fundamentare i ntocmire a proiectului planului Administrativ Serviciul de aprovizionare tehnico-material i financiar, la care se anexeaz machetele: logistic Serviciul construcii 1. Lista principalilor indicatori care vor fi luai n calcul la fundamentarea proiectului de plan, detaliat pe structuri funcionale, articole si alineate cazarmare Serviciul producie i bugetare; 2. Cererea de materiale; venituri proprii 3. Baza de calcul pentru determinarea necesarului cantitativ de bunuri ce fac obiectul aprovizionrii; 4. Cererea de subvenii; cererea de subvenii are urmtoarea structur: - denumire indicator - cod indicator (art. i alineat bugetar) - realizrile anului N-3 - realizrile anului N-2 - estimrile anului N-1 (an curent) - estimrile anului N (anul de baz pentru care se ntocmete proiectul bugetar) - estimrile anului N+1 - estimrile anului N+2 - estimrile anului N+3 Propunerile anului N vizeaz resursele financiare preconizate a fi alocate, iar estimrile anilor N+1, N+2 i N+3 sunt estimarea valoric a obiectivelor stabilite n documentul de politic, strategie i performan pe urmtorii 3 ani. nainteaz instruciunile de fundamentare i ntocmire a proiectului planului de aprovizionare tehnico-material i financiar spre avizare i aprobare; Directorul Direciei Avizeaz Instruciunile de fundamentare i ntocmire a proiectului planului Economico-Administrative de aprovizionare tehnico-material i financiar Directorul general adjunct Aprob Instruciunile de fundamentare i ntocmire a proiectului planului de aprovizionare tehnico-material i financiar Direcia Economico Transmite Instruciunile de fundamentare i ntocmire a proiectului planului Administrativ de aprovizionare tehnico-material i financiar ctre unitile subordonate Secretariat La nivelul unitilor subordonate Administraiei Naionale a Penitenciarelor Directorul unitii Numete prin decizie zilnic colectivul de lucru pentru fundamentarea i ntocmirea proiectului planului de aprovizionare tehnico-material i financiar Colectivul de lucru ntocmete Proiectul planului de aprovizionare tehnico material i financiar care cuprinde documentele menionate n Instruciunile de fundamentare i ntocmire a proiectului planului de aprovizionare tehnicomaterial i financiar : - Cererea de subvenii; - Cererile de materiale ntocmite separat pe articole si alineate bugetare, pe structuri funcionale, valorile rezultate se cumuleaz in cererile de subvenii; - Bazele de calcul ntocmite pe articole si alineate bugetare pentru determinarea materialelor si subveniilor din cererile de bunuri materiale; - Lista indicatorilor luai in calcul pentru determinarea nevoilor financiare si materiale la nivelul unitii, detaliata pe structuri funcionale, articole si alineate bugetare; 59
Manual de proceduri Nota de fundamentare pentru susinerea nevoilor materiale si financiare solicitate; - Alte documente propuse de colectivul de lucru, prin care se susin nevoi specifice unitii acestea se justifica in nota de fundamentare. Contabilul sef / Seful Verific Proiectul planului de aprovizionare tehnico material i financiar serviciului logistic Directorul Direciei Avizeaz Proiectul planului de aprovizionare tehnico material i financiar Economico-Administrative Directorul unitii Aproba Proiectul planului de aprovizionare tehnico material i financiar Secretariatul unitii Transmite Administraiei Naionale a Penitenciarelor Directia Economico Administrativa - Proiectul planului de aprovizionare tehnico material i financiar aprobat de directorul unitatii. La nivelul Administraiei Naionale a Penitenciarelor Direcia Economico - Analizeaz si centralizeaz Proiectele planurilor de aprovizionare tehnico Administrativ Serviciul material i financiar, pe structuri funcionale, capitole de cheltuieli, articole si alineate bugetare; logistic Serviciul construcii - ntocmesc Planul de aprovizionare tehnico materiala i financiar al Administraiei Naionale a Penitenciarelor si Planul de aprovizionare cazarmare Serviciul producie i centralizata al Administraiei Naionale a Penitenciarelor; - Transmit Serviciului planificare bugetar cererile de subvenii centralizate, venituri proprii pe uniti, structuri funcionale, articole si alineate bugetare. Directorul adjunct al Verific Planul de aprovizionare tehnico materiala i financiar al Direciei Economico- Administraiei Naionale a Penitenciarelor si Planul de aprovizionare centralizat al Administraiei Naionale a Penitenciarelor Administrative Directorul Direciei Avizeaz Planul de aprovizionare tehnico materiala al Administraiei Economico-Administrative Naionale a Penitenciarelor si Planul de aprovizionare centralizata al Administraiei Naionale a Penitenciarelor Direcia Economico ntocmete Proiectul de buget de venituri si cheltuieli, pentru Administraia Administrativ Serviciul Naional a Penitenciarelor, pe capitole, subcapitole, paragrafe, titluri de cheltuieli, articole si alineate bugetare planificare bugetar Directorul adjunct al Verific Proiectul de buget de venituri si cheltuieli, pentru Administraia Direciei Economico- Naional a Penitenciarelor, pe capitole, subcapitole, paragrafe, titluri de cheltuieli, articole si alineate bugetare Administrative Directorul Direciei Propune avizarea Proiectului de buget de venituri si cheltuieli, pentru Economico-Administrative Administraia Naional a Penitenciarelor, pe capitole, subcapitole, paragrafe, titluri de cheltuieli, articole si alineate bugetare Directorul general adjunct Avizeaz: - Planul de aprovizionare tehnico materiala i financiar al Administraiei Naionale a Penitenciarelor si Planul de aprovizionare centralizata al Administraiei Naionale a Penitenciarelor; - Proiectul de buget de venituri si cheltuieli, pentru Administraia Naional a Penitenciarelor, pe capitole, subcapitole, paragrafe, titluri de cheltuieli, articole si alineate bugetare Directorul general Aprob: - Planul de aprovizionare tehnico materiala i financiar al Administraiei Naionale a Penitenciarelor si Planul de aprovizionare centralizata al Administraiei Naionale a Penitenciarelor; - Proiectul de buget de venituri si cheltuieli, pentru Administraia Naional a Penitenciarelor, pe capitole, subcapitole, paragrafe, titluri de cheltuieli, articole si alineate bugetare Direcia Economico -Transmite ordonatorului principal de credite Proiectul de buget de venituri Administrativ Serviciul si cheltuieli, pentru Administraia Naional a Penitenciarelor, pe capitole, subcapitole, paragrafe, titluri de cheltuieli, articole si alineate bugetare; planificare bugetar -Primete bugetul de venituri si cheltuieli, pentru Administraia Naional a Penitenciarelor, pe capitole, subcapitole, paragrafe, titluri de cheltuieli, articole si alineate bugetare aprobat de ordonatorul principal de credite; - Transmite Serviciului Logistic, Serviciului producie i venituri proprii, 60 -
Administraia Naional a Penitenciarelor Serviciului construcii cazarmare i unitilor din subordinea Administraiei Naionale a Penitenciarelor bugetele de venituri si cheltuieli, aprobate, pe capitole, subcapitole, paragrafe, titluri de cheltuieli, articole si alineate bugetare; - Transmite unitilor din subordinea Administraiei Naionale a Penitenciarelor bugetele de venituri si cheltuieli, aprobate, pe capitole, subcapitole, paragrafe, titluri de cheltuieli, articole si alineate bugetare. Direcia Economico - Coreleaz Planul de aprovizionare centralizata al Administraiei Naionale Administrativ Serviciul a Penitenciarelor cu bugetul aprobat de ordonatorul principal de credite; - nainteaz spre avizare i aprobare Planul de aprovizionare centralizata al logistic Serviciul construcii Administraiei Naionale a Penitenciarelor corectat cu bugetul aprobat de ordonatorul principal de credite. cazarmare Serviciul producie i venituri proprii Directorul adjunct al Verific Planul de aprovizionare centralizata al Administraiei Naionale a Direciei Economico- Penitenciarelor corectat cu bugetul aprobat de ordonatorul principal de credite. Administrative Directorul Direciei Propune pentru avizare Planul de aprovizionare centralizata al Economico-Administrative Administraiei Naionale a Penitenciarelor corectat cu bugetul aprobat de ordonatorul principal de credite. Directorul general adjunct Avizeaz Planul de aprovizionare centralizata al Administraiei Naionale a Penitenciarelor corectat cu bugetul aprobat de ordonatorul principal de credite. Directorul general Aprob Planul de aprovizionare centralizata al Administraiei Naionale a Penitenciarelor corelat cu bugetul aprobat de ordonatorul principal de credite. Direcia Economico Transmite la B.A.G.R. Planul de aprovizionare centralizata al Administraiei Administrativ Naionale a Penitenciarelor corelat cu bugetul aprobat de ordonatorul principal de credite, aprobat de ordonatorul secundar de credite. Secretariat La nivelul unitilor subordonate Administraiei Naionale a Penitenciarelor Directorul unitii / Coordoneaz corectarea Planului de aprovizionare tehnico material i Directorul Direciei financiar cu bugetul aprobat de ordonatorul principal de credite Economico-Administrative Colectivul de lucru Coreleaz Planul de aprovizionare tehnico material i financiar cu bugetul aprobat de ordonatorul principal de credite Contabilul sef / Seful Verific Planul de aprovizionare tehnico material i financiar corectat cu serviciului logistic bugetul aprobat de ordonatorul principal de credite Directorul Direciei Avizeaz Planul de aprovizionare tehnico material i financiar corectat cu Economico-Administrative bugetul aprobat de ordonatorul principal de credite Directorul unitii Aproba Planul de aprovizionare tehnico material i financiar corectat cu bugetul aprobat de ordonatorul principal de credite Secretariatul unitii Transmite Administraiei Naionale a Penitenciarelor Directia EconomicoAdministrativa - Planul de aprovizionare tehnico material i financiar corectat cu bugetul aprobat de ordonatorul principal de credite Directorul Direciei 1. Planific i coordoneaz derularea contractelor de aprovizionare tehnico Economico-Administrative material; / Contabilul sef / eful 2. Transmit lunar Direciei Economico Administrativ Serviciul logistic, Serviciului construcii cazarmare, Serviciul producie i venituri stadiul Serviciului logistic ndeplinirii Planului de aprovizionare tehnico material i financiar corectat cu bugetul aprobat de ordonatorul principal de credite. Directorul Direciei 1. Planific i coordoneaz derularea contractelor de aprovizionare tehnico Economico-Administrative material; / Contabilul sef / eful 2. Transmit lunar Direciei Economico Administrativ Serviciul logistic, Serviciului construcii cazarmare, Serviciul producie i venituri stadiul Serviciului achiziii ndeplinirii Planului centralizat de aprovizionare tehnico material i financiar. 61
Manual de proceduri PROCEDUR : A00203003 PRIVIND ELABORAREA I FUNDAMENTAREA PLANULUI ANUAL DE ASIGURARE TEHNICO-MATERIAL CENTRALIZAT PRIVIND ECHIPAREA PERSONALULUI DIN SISTEMUL ADMINISTRAIE PENITENCIARE Scop: Stabilirea unui set unitar de reguli pentru reglementarea activitii de elaborare i fundamentare a planului anual de asigurare tehnico - material centralizat, precum i stabilirea responsabilitilor privind ntocmirea, avizarea i aprobarea documentelor aferente activitii de echipare a personalului din sistemul administraie penitenciare. Premise: Elaborarea i fundamentarea planului anual de asigurare tehnico - material centralizat, privind echiparea personalului din sistemul administraie penitenciare, reprezin activitatea prin care se determin cadrul legal i condiiile concrete, care s asigure echiparea corespunz toare a personalului. Aplicabilitate: A.N.P. i unitile subordonate. Procedura: Activitatea desfurat Emite instruciunile specifice privind ntocmirea proiectului de buget Responsabilul sectorului de pentru anul ,,N specialitate din A.N.P. 31 octombrie an ,,N-2 Cine execut activitatea
Instruiete persoanele desemnate pentru elaborarea i fundamentarea Directorul adjunct D.E.A. din bugetului pentru anul ,,N A.N.P. 15 noiembrie an ,,N-2 Unitatea subordonat transmite D.E.A proiectul de buget pentru anul ,,N Directorul unit ii subordonate 15 februarie an ,,N - 1 Verific i centralizeaz proiectele de buget transmise de unitile Responsabilul sectorului de subordonate specialitate din A.N.P. 20 martie an ,,N - 1 Responsabilul sectorului de Supune spre avizare i aprobare proiectul de buget centralizat specialitate din A.N.P. 24 martie an ,,N -1 D.E.A din A.N.P. Depune la Ministerul Justiiei proiectul de buget aferent anului ,,N 31 martie an ,,N - 1 Stabilete i comunic echivalentul valoric al cotei pri anuale a de echipament pentru anul ,,N, precum i instruciunile privind Responsabilul sectorului de drepturilor calcularea i acordarea drepturilor de echipament pentru personalul din specialitate din A.N.P. unitate. de regul pn la 30 septembrie an ,,N - 1 Dispune verificarea gradului de echipare a personalului din unitate Directorul unit ii subordonate de regul pn la 30 septembrie an ,,N - 1 Responsabilul sectorului de Supune Consiliului de Conducere al unitii proiectul de Decizie privind specialitate din unitatea ncadrarea personalului pe categorii de echipare subordonat de regul pn la 30 septembrie an ,,N - 1 Stabilete i aprob ncadrarea nominal la drepturi de echipament a funcionarilor publici din subordine la urmtoarele categorii de drepturi: - numai echipament; Consiliul de Conducere i - echipament pentru completarea uniformei i diferena n bani; directorul unit ii subordonate - numai bani. de regul pn la 30 septembrie an ,,N - 1 Emite decizia privind ncadrarea nominal la drepturi de echipament a Directorul unit ii subordonate personalului din unitate de regul pn la 30 septembrie an ,,N - 1 62
Transmite unitilor subordonate instruciunile specifice privind Responsabilul sectorului de fundamentarea proiectului de buget pentru anul ,,N specialitate din A.N.P. 31 octombrie an ,,N-2
Administraia Naional a Penitenciarelor ntocmete cererea individual de echipament pe articole i date antropometrice de regul pn la 15 octombrie an ,,N 1 Centralizeaz cererile de echipament, pe categorii de personal, articole i date antropemetrice. de regul pn la 20 octombrie an ,,N 1 Analizeaz i avizeaz situaiile centralizate. de regul pn la 20 octombrie an ,,N 1 Transmite necesarul de articole de echipament cadre conform situaiilor centralizate. de regul pn la 30 octombrie an ,,N 1 Centralizeaz solicitrile de bunuri materiale aferente anului ,,N, ntocmete planul anual de asigurare tehnico-material centralizat, coreleaz datele centralizate cu bugetul aprobat i supune spre avizare i aprobare planul anual de asigurare tehnico-material centralizat de regul pn la 15 noiembrie an ,,N 1 Transmite la B.A.G.R. planul anual de asigurare tehnico - material centralizat aprobat, specificaiile tehnice i desfurtoarele privind distribuiile pe talii i mrimi pentru bunurile materiale care au fost aprobate prin planul anual de asigurare tehnico - material centralizat. de regul pn la 30 noiembrie an ,,N 1 ntocmete programul anual al achiziiilor publice de bunuri. de regul pn la 30 decembrie an ,,N - 1 Distribuie n unitile subordonate A.N.P. articolele de echipament din componena inutei de var. de regul pn la 30 iunie an ,,N Distribuie n unitile subordonate A.N.P. articole de echipament din componena inutei de iarn. de regul pn la 15 noiembrie an ,,N Monitorizeaz lunar stadiul aprovizionrilor i distribuiilor pentru bunurile materiale achiziionate centralizat. De regul pn la sfritul lunii ntocmete not de informare i raporteaz lunar A.N.P.- D.E.A situaia privind stadiul distribuirii bunurilor aprovizionate. De regul pn la sfritul lunii Informeaz trimestrial directorul general adjunct al A.N.P. cu privire la stadiul activitii desfurate n B.A.G.R. HRNIREA PERSOANELOR PRIVATE DE LIBERTATE
Personalul din unitatea subordonat Responsabilul sectorului de specialitate din unitatea subordonat Directorul adjunct D.EA. din unit tea subordonat Responsabilul sectorului de specialitate din unitatea subordonat Responsabilul sectorului de specialitate din A.N.P.
Responsabilul sectorului de specialitate din A.N.P. B.A.G.R B.A.G.R B.A.G.R Responsabilul sectorului de specialitate din A.N.P. Directorul B.A.G.R Directorul D.E.A din A.N.P.
PROCEDURA : A00203004
Scop: Stabilirea unui set unitar de reguli pentru reglementarea activitii de hrnire a persoanelor private de libertate din unitile sistemului administraiei penitenciare. Premise: Procedura pentru hrnirea persoanelor private de libertate, reprezint activitatea prin care se determin cadrul legal i condiiile concrete, care s asigure desf urarea corespunz toare a acestei activit i. Aplicabilitate : Administra ia Na ional a Penitenciarelor i unit ile subordonate. Procedura: Cine execut activitatea -Responsabilul compartimentului hr nire - Buc tarul - Medicul ef al unit ii Activitatea Stabilirea planurilor meniu decadale, pentru fiecare norm de hran n parte, avnd n vedere urmtoarele : - perioada de iarn - var - structura alimentelor din fiecare norm 63
Manual de proceduri produsele alimentare existente n depozite gradul de calificare al buctarilor Stabilirea numrului de persoane private de libertate pentru care se asigur hrnirea pe fiecare norm, n funcie de nota de efective. -
-Responsabilul compartimentului hr nire - Compartimentul eviden ppl -Responsabilul ntocmirea Listei de distribuie a alimentelor compartimentului hr nire - ef Serviciu Logistic Vizarea Listei de distribuie a alimentelor Distribu ia alimentelor din magazia de alimente i operarea modificrilor - Gestionar hr nire n evidena operativ - Personalul blocului alimentar, Preluarea alimentelor i transportul la blocul alimentar - Ofi erul de serviciu Depozitarea corespunztoare a produselor agroalimentare pn n ziua - Personalul blocului alimentar urm toare. Preluarea alimentelor necesare prepararii hranei si verificarea cantitaiva - Seful schimbului de bucatari si calitativa in vederea prepararii hranei Prelucrarea - Personalul blocului alimentar retetarelor alimentelor in vederea prepararii hranei pe baza - Personalul medical Luarea probelor de mancare si avizarea distributiei hranei - Personalul blocului alimentar Portionarea hranei si distribuirea acesteia pe sectiile de detinere PROCEDURA : A00203005 PRIVIND APROVIZIONAREA CU PRODUSE AGROALIMENTARE
Scop: Stabilirea unui set unitar de reguli pentru reglementarea activitii de aprovizionare cu produse agroalimentare pentru asigurarea hrniri persoanelor private de libertate din unitile sistemului administraiei penitenciare. Premise Procedura privind aprovizionarea cu produse agroalimentare pentru hrnirea persoanelor private de libertate, reprezint activitatea prin care se determin cadrul legal i condiiile concrete, care s asigure desfurarea corespunztoare a acestei activit i. Aplicabilitate Administra ia Na ional a Penitenciarelor i unit ile subordonate. Procedura: Cine execut activitatea Activitatea Determinarea necesarului normat i a rmasului de asigurat pentru produsele agroalimentare : - Necesarul normat (Nn) reprezint cantitatea dintr-un produs agroalimentar calculat conform raiilor din normele de hran ale ppl i efectivele pentru o perioad determinat. Se calculeaz conform formulei : Nn = ( Ef x Z x R ) + Ss n care : Ef = efectivele care urmeaz a fi hrnite n perioada respectiv ; Responsabilul compartimentului Z = numrul de zile pentru care se calculeaz ; hr nire R = raiile prevzute de normele de hran conform perioadei de consum, respectiv iarn var ; Ss = stocul de siguran ( se constituie pentru asigurarea hrnirii efectivelor n situaii neprevzute, din produse agroalimentare cu termen lung de conservare, calculat pentru 30 zile peste cantitile destinate nevoilor de consum lunare. Pentru determinarea cantitilor de produse agroalimentare care urmeaz a fi aprovizionate, se determin existentul preliminat - Existentul preliminat(Exp) reprezint cantitile de produse 64
Administraia Naional a Penitenciarelor agroalimentare preliminate a exista n depozitul unitii la nceputul perioadei pentru care se calculeaz necesarul normat. Se calculeaz potrivit formulei : Exp = ( Exo + P C ) n care : Exo = existentul aflat n depozitul unitii la data stabilirii necesarului normat ; P = cantitile de produse care urmeaz a fi aprovizionate, n perioada cuprins ntre data stabilirii necesarului normat i data cnd ncepe perioada pentru care s-a calculat. C = cantitile de produse care se vor consuma n perioada cuprins ntre data stabilirii necesarului normat i data nceperii perioadei pentru care s-a calculat. Determinarea rmasului de aprovizionat - Rmasul de aprovizionat (Ra) reprezint cantitile de produse agroalimentare care urmeaz a se aproviziona i pentru care se vor solicita alocaiile bugetare. Se calculeaz potrivit formulei : Ra = ( Nn - Exp ) + K n care : Nn = necesarul normat ; Exp = existentul preliminat ; K = perisabilitii legale care se aplic asupra cantitilor care urmeaz s se aprovizioneze ( Nn Exp ) Responsabilul compartimentului Determinarea fondurilor financiare necesare aprovizionrii produselor hr nire agroalimentare Responsabilul compartimentului Corelarea necesarului de aprovizionat cu alocaiile bugetare asigurate. hr nire Comisiile de achizi ii Demararea procedurilor de achiziii a produselor agroalimentare. Directorul unit ii ncheierea contractelor i determinarea graficului de livrri Director ec. adm. Juristul unit ii Recepia produselor agroalimentare n depozitele unitilor, n funcie Gestionar de graficul de livrare stabilit. PROCEDURA: A00203006 ORGANIZAREA, PLANIFICAREA I REALIZAREA LUCRRILOR DE NTREINERE TEHNIC LA AUTOVEHICULE Scop: stabilirea unui set unitar de reguli pentru reglementarea modului organizare, planificare i realizare a lucrrilor de ntreinere tehnic la autovehicule Premise: - existena unui cadru normativ privind asigurarea tehnic de autovehicule a unitilor de penitenciare - existena unui parc de autovehicule - existena unui personal tehnic specializat Aplicabilitate: n cadrul unitilor din subordinea Administraiei Naionale a Penitenciarelor Procedura: Responsabil Conductorul auto Activitatea desfurat ntreinerea tehnic zilnic (ITZ) -execut verificarea autovehiculului, naintea plecrii n curs privind starea tehnic, de ntreinere i de completare a mijlocului de transport cu materialele, sculele, piesele i accesoriile prevzute n inventarul completului -execut verificarea tehnic, n parcurs, a autovehiculului, dup fiecare 150-200 km sau dup 3-4 ore de circulaie, precum i cu ocazia staionrii, privind starea 65
Manual de proceduri anvelopelor, starea sistemului de frnare, apariia de scurgeri de carburanilubrifiani i lichide speciale - la terminarea zilei de lucru, execut: - alimentarea autovehicului cu carburant - curarea, splarea i dezinfectarea autovehiculului - parcarea i asigurarea autovehiculului Ziua de verificare i ntreinere a tehnicii auto (ZVIT) -execut: Conductorul auto, - verificarea i punerea n ordine a elementelor de parc (sectorul de eful de garaj, eful ntreinere, sectorul de reparaii, punctul de alimentare cu carburani-lubrifiani, atelierului de punctul de control tehnic), conform prevederilor n vigoare reparaii, - verificare, repararea i completarea mijloacelor tehnice responsabilul de - greasarea sau schimbul de ulei, dac acestea coincid n timp sau rulaj cu sector ziua n care se execut aceast activitate, precum i operaiunile prevzute n normativul tehnic de linie Reviziile tehnice periodice RT1 i RT2 - execut: Conductorul auto, Verificarea strii de completare general. eful de garaj, eful atelierului de reparaii Curirea cabinei i caroseriei. Salubrizarea i dezinfectarea autovehiculelor i remorcilor pentru transport i personalul aflat la marfa, conform prevederilor reglementrilor sanitar-veterinare n vigoare deservire Curirea bi de ulei i a sorbului pompei de ulei. Curirea i verificarea rezervoarelor i conductelor, sistemului de alimentare cu carburani. Verificarea caroseriei a dispozitivelor pentru nchiderea-deschiderea i blocarea uilor, capotelor, capacelor obloanelor etc. Verificarea plinurilor (lichid de rcire, ulei de motor, combustibil, lichid de frn, lichid splat parbrizul, ulei acionare instalaii hidraulice). Pornirea i urmrirea funcionrii motorului la diferite turaii. Verificarea strii i ntinderii curelelor de transmisie. Verificarea fixrii motorului pe cadru. Reglarea jocului la supape. Verificarea i strangerea chiuloaselor, rampelor, culbutori, tijelor mpingtoare,arcurilor supapelor, a fixrii colectorului, conductelor de evacuarea gazelor i a bridelor tobei de eapament la conducte de evacuare. Verificarea i completarea uleiului din mecanismul hidraulic de comand al direciei la autovehiculele dotate cu sisteme de comand servoasistat al direciei Verificarea tubulaturii de aspiraie i evacuare a turbosuflantelor i verificarea strilor, la motoarele supraalimentate. Verificarea cadrului la autovehicule remorci i semiremorci (asiu, platform, lonjeroane). Verificarea presiunii n cilindrii motorului. Verificarea jocului axului pompei de ap i a etaneitii garniturilor. Verificarea etaneitii i strii de fixare a tuturor instalaiilor i sistemelor autovehiculelor. Verificarea elementelor de prindere i de acionare a compresorului. Verificarea intensitii zgomotului la eapare i a concentraiei oxidului de carbon (la m.a.s) i a fumului (la m.a.c.) din gazele de evacuare. Verificarea ruptorului-distribuitor, starea i distana dintre contacte, jocul n buc, starea elementelor componente ale dispozitivelor de avans al aprinderii, condensatorului, bobinei de inducie. Curirea bujiilor i verificarea distanei i strii electrozilor, a fielor de nalt tensiune i a elementelor antiparazitare. Verificarea avansului fix al motorului. Curirea sitei carburatorului.
66
Administraia Naional a Penitenciarelor Curirea, splarea i reglarea carburatorului, pompei de alimentare i a filtrului de combustibil. La m.a.c. filtrul de combustibil se golete de ap sptmnal. Schimbarea elementului de hrtie al filtrului de combustibil la treapta 1. Idem, la treapta a II-a cnd nlocuirea coincide la ambele trepte, se va lsa un interval de 100-1000 km ntre cele dou trepte. Splarea i verificarea elementului filtrant de combustibil din psl la m.a.c. RABA sau MAN-D 2156. Verificarea funcionrii corecte a injectoarelor i reglarea pompei de injecie. Curirea filtrului de aer. Verificarea strii i fixrii radiatorului de ap i a paletelor ventilatorului. Verificarea funcionrii termostatului i a cuplajului electromagnetic al ventilatorului. Verificarea jocului tijei cilindrului de acionare i a cursei libere a pedalei ambreiajului. Verificarea strngerii carcasei ambreiajului fixrii pompei centrale i a cilindrului receptor. Verificarea strii, fixrii i etaneitii cutiei de viteze, de distribuie, organelor transmisiei cardanice, punilor, arborilor planetari etc. Verificarea asigurrii i funcionrii mecanismelor de comand a transmisiei, jocul furcilor glisante, a pinionului de atac i strngerea uruburilor de la carcase i capace. Verificarea mecanismului de direcie (eventuale jocuri). Verificarea i asigurarea levierului de comand a direciei a levierelor fuzetelor, articulaiilor sferice, a prghiilor i a mecanismelor de direcie. Verificarea i reglarea unghiurilor direciei Verificarea fixrii volanului i a jocului articulaiilor axului volan Verificarea jocului pivoilor Verificarea etaneitii i poziiei corecte, a conductelor i mbinrilor direciei asistate. La autovehicule prevzute cu sistem de protecie mpotriva ngheului n instalaii de frnare, sub 5 0 C se asigur umplerea la capacitatea cu lichid contra ngheului a rezervorului pompei i se acioneaz pompa n timpul umplerii rezervoarelor cu aer, ct i n parcurs de mai multe ori n timpul zilei de lucru. Eliminarea apei din rezervoarele de aer comprimat. Verificarea sistemului de frnare (eficacitatea acestuia). Verificarea strii i fixrii racordurilor i burdufurilor din cauciuc de la instalaia de frnare. Verificarea etaneitii instalaiei de frnare. Verificarea i asigurarea cilindrilor dubli de frn. Verificarea strii i fixrii elementelor din sistemul de frnare al remorcilor sau semiremorcilor. Verificarea funcional a supapelor din sistemul de frnare. Eliminarea aerului din circuitul hidraulic i completarea cu lichid. Verificarea i reglarea jocului pedalei de frn i a jocului dintre tambur i ferodou. Curirea filtrului compresorului i a separatorului de ap i ulei. Reglarea limitatorului de frnare a regulatorului de sarcin i a regulatorului de presiune. Verificarea strii i fixrii frnei de staionare i a eficacitii funcionrii instalaiei pentru frna de motor (m.a.c.) Curirea i verificarea cilindrilor receptori, aprtorilor, tamburilor, saboilor de frn, arcurilor de rapel, etrierelor, discurilor i plcuelor de frn, camerelor sau cilindrilor de frn. Verificarea i curirea filtrului servomecanismului de frnarea filtrului regulator de presiune, racordului de umflare a pneurilor; sitele pompei de lichid antigel, site de la rezervorul de egalizare (pompa central), dozatorul de ulei de la
67
Manual de proceduri compresorul de aer, filtrelor, orificiilor de aerisire de la toate aparatele instalaiei de frnare. Curirea i verificarea pompei centrale de frn i ambreiaj i a cilindrilor receptori, servo-mecanismului supapelor de reinere, verificarea membranelor camerelor de frnare Din 2 n 2 ani sau dup o staionare de peste 1 an, se verific elementele componente ale instalaiei de frnare, inclusiv se nlocuiesc garniturile de cauciuc i materiale plastice, lichidul de frn, dac este cazul. Verificarea strii, fixrii i etaneitii amortizoarelor i a barelor antiruliu. Verificarea articulaiilor, barelor superioare i inferioare ale suspensiei la autovehicule cu suspensie independent. Verificarea strngerii bridelor arcurilor i a uruburilor de fixare a suporturilor de arc. La autobuze n funcie de soluia constructiv, se execut verificarea i reglarea pernelor de aer, a prghiilor i articulaiilor sferice, purjarea rezervoarelor de aer (etaneitatea). Verificarea sistemului de rulare (starea pneurilor, a jantelor etc.). Verificarea i reglarea unghiului de convergen a roilor i a altor unghiuri la automobilele cu suspensie independent, inclusiv calarea direciei Verificarea strii arcurilor, a bolurilor i piulielor de la prezoanele roilor. Demontarea roilor, tamburilor, butucilor, verificarea jocului de rulmeni, curirea de praf i nlocuirea unsorii (roi spate i fa). Verificarea presiunii n pneuri. Verificarea adncimii profilului i a echilibrrii roilor la autoturisme. Verificarea funcionrii instalaiei de climatizare i aer condiionat. Verificarea instalaiei electrice de semnalizare, iluminare etc. Verificarea bateriei de acumulatori, nivelul electrolitului. Verificarea densitii electrolitului i a tensiunii bateriei de acumulatori. ntreinerea bateriei (completarea electrolitului la nivel, ungerea bornelor, desfundarea orificiilor buoanelor). Verificarea i reglarea releului regulator de tensiune i releului de pornire. Verificarea i reglarea luminii farurilor. Verificarea strii, fixrii i a contactelor conductorilor electrici. Verificarea existenei i strii siguranelor calibrate din instalaia electric. Verificarea strii periilor generatorului de curent alternativ aua generatorului de curent continuu. Demontarea curirea i verificarea demarorului. Verificarea funcionrii i a indicaiilor aparatelor de bord; presiunea uleiului la instalaia de ungere, temperatura apei de rcire, presiunea aerului n instalaia de frnare etc. Verificarea etaneitii i funcionrii sistemelor de rcire, ungere, alimentare, direcie, frnare, transmisie. Verificaea fixrii i strngerii lzii de scule, lzii bateriei de acumulatoare i a barelor de protecie Verifcarea funcionrii dispozitivelor pentru blocarea i reglarea scaunului oferului, fixrii scaunelor paasagerilor Controlul repartizrii uniforme a ncrcturii, nedepirea sarcinii admise. Curirea i verificarea crligului de remorcare, ungerea i verificarea suportului i a capacelor de protecie. Verificarea funcionrii sistemului hidraulic de acionare a instalaiilor speciale. Curirea, verificarea gresoarelor i nlocuirea celor defecte. Se execut gresarea conform schemei i la periodicitatea recomandat n crile tehnice de exploatare. Se spal filtrul de aer de tip umed i se nlocuiete uleiul. Se unge axul distribuitorului de aprindere i se mbib cu ulei ungtorul camei. Se ung toate punctele articulaiilor de comand, balamalele i mecanismele de
68
Administraia Naional a Penitenciarelor nchidere a uilor, macaralele de geam i articulaiile capotelor i portbagajului. Ungerea articulaiilor de la jaluzelele frontale. nlocuirea uleiurilor din mecanismul de direcie, cutia de viteze, cutia de distribuie i reductor, punile motoare (cnd coincid cu rulajele indicate n crile tehnice).
PROCEDURA: A00203007 TESTAREA STRII TEHNICE I DE EXPLOATARE A AUTOVEHICULULUI NAINTE DE PLECAREA N CURS Scop: stabilirea unui set unitar de reguli pentru reglementarea modului de atestare a strii tehnice i de exploatare a autovehiculului nainte de plecarea n curs Premise: - existena unui cadru normativ privind asigurarea tehnic de autovehicule a unitilor de penitenciare - existena unui parc de autovehicule - existena personalului tehnic de specialitate Aplicabilitate: n unitile din subordinea Administraiei Naionale a Penitenciarelor Procedura: Responsabil Conductorul auto Activitatea desfurat -prezint efului de garaj autovehiculul, foaia de parcurs, certificatul de nmatriculare, polia de asigurare obligatorie RCA, rovigneta i documentele de atestare a calitii de conductor auto (permis de conducere, atestat profesional ARR) - verific: astarea tehnic a autovehiculului privind: - eficacitatea sistemelor de frnare, direcie, rulare, iluminaresemnalizare, nclzire i ventilaie - nivelul emisiilor poluante (cantitatea i concentraia gazelor de evacuare la o accelerare a motorului la turaie maxim) - etaneitatea caroseriei - existena plinului de rezervor, nivelul lichidului de frn, lichidului de rcire de rcire, uleiurilor de transmisie i hidraulic, alte lichide speciale bstarea de integritate i dotare a habitaclului interior (starea de fixaie a scaunelor, starea ferestrelor, trapelor de aerisire, existena trusei de scule, a trusei medicale de prim ajutor, a triunghiurilor reflectorizante, a stingtoarelor portabile) c- documentele de nmatriculare (certificat de nmatriculare, polia de asigurare obligatorie RCA) i documentele de atestare a calitii de conductor auto (permis de conducere, atestat profesional ARR) d- starea fizic a conductorului auto (verificarea alcoolemiei cu alcooltester-ul) - n funcie de constatri, avizeaz sau respinge plecarea n curs a autovehiculului i consemneaz hotrrea, prin semntur, n foaia de parcurs - n funcie de hotrrea efului de garaj, desfoar activitatea de transport planificat sau introduce autovehiculul n atelierul unitii, n vederea remedierii neajunsurilor constatate - dac autovehiculul verificat nu corespunde circulaiei, n siguran, pe drumurile publice, planific un alt autovehicul pentru executarea activitii de transport, consemnnd acest lucru n planul zilnic de transport
eful de garaj
Conductorul auto eful de garaj
69
Manual de proceduri PROCEDURA: A00203008 PLANIFICAREA ACTIVITII ZILNICE DE TRANSPORT Scop: stabilirea unui set unitar de reguli pentru reglementarea planificrii activitii zilnice de transport Premise: - existena unui cadru normativ privind asigurarea tehnic de autovehicule a unitilor de penitenciare - existena unui parc de autovehicule Aplicabilitate: n unitile din subordinea Administraiei Naionale a Penitenciarelor Procedura: Responsabil Activitatea desfurat
efii (responsabilii) - ntocmesc, zilnic, pn la orele 1300, solicitrile privind deplasrile compartimentelor de planificate pentru ziua urmtoare activitate eful de garaj - centralizeaz, zilnic, pn la orele 1300, solicitrile scrise ale compartimentelor de activitate din unitate (economic-administrativ, sigurana deinerii i regim penitenciar, intervenie psihosocial, medical, etc.) privind deplasrile planificate pentru ziua urmtoare - ntocmete proiectul planului de transport potrivit solicitrilor primite - nainteaz efului serviciului economico-administrativ, proiectul planului de transport, n vederea avizrii - verific i avizeaz proiectul planului de transport, urmrind: eful Serviciului - evitarea executrii de curse n gol economico- evitarea rutelor ocolitoare sau ncruciate administrativ -folosirea autovehiculelor la capacitatea nominal, n vederea utilizrii raionale a acestora i pentru optimizarea fluxurilor de circulaie - pred proiectul planului de transport responsabilului sectorului auto Responsabilul - nainteaz directorului unitii proiectul planului de transport, n vederea sectorului auto aprobrii Directorul unitii aprob sau respinge proiectul planului de transport eful de garaj - informeaz pe conductorii autovehiculelor planificate n curs i pe efii (responsabilii) compartimentelor de activitate din unitate asupra msurilor dispuse de directorul uniti PROCEDURA: A00203009 ELIBERAREA, COMPLETAREA, VERIFICAREA I CALCULUL FOII DE PARCURS Scop: stabilirea unui set unitar de reguli pentru reglementarea modului de eliberare, completare, verificare i calcul a foii de parcurs Premise: existena unui cadru normativ privind asigurarea tehnic de autovehicule a unitilor de penitenciare existena unui parc de autovehicule Aplicabilitate: n cadrul unitilor din subordinea Administraiei Naionale a Penitenciarelor Procedura:
70
Administraia Naional a Penitenciarelor Responsabil Responsabilul sectorului auto Activitatea desfurat - elibereaz foaia de parcurs, dup completarea urmatoarelor: - datele de identificare ale autovehiculului, numele i prenumele conductorului auto care deservete autovehiculul, perioada de valabilitate a documentului, data eliberrii acestuia, pecum i cantitatea de carburant existent n rezervor - prezint foaia de parcurs, spre semnare, efului serviciului logistic eful Serviciului - verific i certific, prin semntur, realitatea datelor nscrise n foaia de parcurs privind datele de identificare ale autovehiculului, numele i prenumele logistic conductorului auto care deservete autovehiculul, perioada de valabilitate a documentului, data eliberrii acestuia, pecum i cantitatea de carburant existent n rezervor i o restituie responsabilului sectorului auto Responsabilul - pred foaia de parcurs conductorului auto sectorului auto Conductorul auto - primete foaia de parcurs i certific primirea acesteia, sub semntur, pe cotorul carnetului de foi de parcurs - solicit efului de garaj certificarea strii tehnice zilnice a autovehiculului i nscrierea rulajelor aferente executrii reviziilor tehnice periodice i a schimburilor de ulei i filtru ulei motor - completeaz cite, fr tersturi sau modificri, rubricile aferente rulajelor parcurse - certific, prin semntur, primirea carburantului, lubrifiantului i lichidelor speciale - certific, prin semntur, exactitatea i realitatea datelor nscrise n foaia de parcurs eful de garaj - certific, zilnic, prin semntur, starea tehnic corespunztoare a autovehiculului - completeaz rulajele aferente executrii reviziilor tehnice periodice i a schimburilor de ulei i filtru ulei motor, certificnd, prin semntura, executarea acestor operaiuni la rulajele planificate Conductorul auto - pred foaia de parcurs, dup terminare, resposabilului de sector Responsabilul sector de - primete foaia de parcurs, dup terminare, i determin rulajul total parcurs i consumurile de carburant i lubrifiant aferente (normat i real), evideniind consumurile nregistrate peste norm - certific, sub semntur, datele nscrise n document - prezint foaia de parcurs, pentru verificare, ofierului inginer auto (*similar) Ofierul inginer auto - verific modul de completare a foii de parcurs i certific, prin semntur, (*similar) realitatea i legalitatea datelor nscrise - pred foaia de parcurs responsabilului de sector Responsabilul de - centralizeaz foaia de parcurs, n vederea justificrii consumurilor lunare de sector motokilometri, carburani i lubrifiani PROCEDURA: A00203010 SCOATEREA DIN FUNCIUNE I CASAREA ACTIVELOR FIXE Scop: stabilirea unui set unitar de reguli pentru reglementarea scoaterii din funciune i casare a activelor fixe Premise: existena unui patrimoniu aflat n administrarea i folosina fiecrei uniti de penitenciare existena personalului specializat n evaluarea strii de ntreinere i exploatare a activelor fixe aflate n dotarea unitilor de penitenciare Aplicabilitate: Administraia Naional a Penitenciarelor i unitile din subordinea acesteia
71
Manual de proceduri Procedura: Activitatea desfurat A la nivelul unitilor subordonate Comisia de - face propuneri privind scoaterea din funciune i casarea activelor fixe, pe inventariere care le consemneaz n procesul verbal de inventariere Contabilul ef - verific procesul verbal de inventariere i propune directorului adj. economico-administrativ (similar), demararea procedurii de scoatere din funciune i casare a activelor fixe - analizeaz constatrile comisiei de inventariere, precum i propunerea Directorul adj. economico-administr- contabilului ef de iniiere a procedurii de scoatere din funciune i casare a ativ / eful Serviciului activelor fixe - propune directorului unitii numirea comisiei de analiz i avizare a economicopropunerilor privind scoaterea din funciune i casarea activelor fixe administrativ Directorul unitii numete, prin decizie zilnic pe unitate comisia de analiz i avizare a propunerilor privind scoaterea din funciune i casarea activelor fixe *Not: comisia se compune din 3-5 membri, dup cum urmeaz: a) eful serviciului logistic sau similar, n calitate de preedinte; b) responsabilul compartimentului de activitate c) ali specialiti
*Gestionarii nu pot face parte din comisiile pentru analizarea i avizarea propunerilor de scoatere din funciune i casare, inclusiv cnd cumuleaz i funcia de responsabil de sector.
Responsabil
Directorul adj. - instruiete comisia de analiz i avizare a propunerilor privind scoaterea din funciune i casarea activelor fixe, asupra obligaiilor ce-i revin n ndeplinirea economicoatribuiilor privind: administrativ/eful - modul de verificare a strii fizice i de ntreinere a activelor fixe Serviciului economico- modul de verificare a nregistrrii activelor fixe n evidena contabil a administrativ unitii - modul de ntocmire a listei cu propuneri de scoatere din funciune i casare a activelor fixe Comisia de analiz i - verific existena activelor fixe n evidena contabil a unitii avizare a propunerilor - verific, pe teren, obiect cu obiect, starea fizic i moral a bunurilor privind scoaterea din respective funciune i casarea - verific existena documentelor cerute prin dispoziii legale avize tehnice, negaii, devize pentru reparaii, procese verbale de avizare .a.m.d.; activelor fixe - respinge de la scoatere din funciune i casare bunurile materiale care mai pot fi distribuite i folosite n alte compartimente de activitate sau n alte uniti; - ntocmete lista cu propuneri de scoatere din funciune i casare a activelor fixe i o certific, prin semntur Directorul unitii - avizeaz lista cu propuneri de scoatere din funciune i casare a activelor fixe, prin semntur, la rubrica propun spre aprobare i dispune naintarea acesteia la Administraia Naional a Penitenciarelor, n vederea aprobrii B la nivelul Administraiei Naionale a Penitenciarelor Direcia Economico - verific legalitatea modului de ntocmire a listei cu propuneri de scoatere din funciune i casare a activelor fixe naintat de Administrativ unitate /Serviciul Logistic - verific existena i coninutul actelor justificative ale propunerilor de scoatere din funciune i casare a activelor fixe
72
Administraia Naional a Penitenciarelor - avizeaz, din punct de vedere tehnic, propunerea de scoatere din funciune i casare pentru fiecare din activele fixe prevzute - ntocmete i nainteaz, directorului general al ANP, o not privind susinerea sau respingerea propunerilor de scoatere din funciune i casare a activelor fixe Directorul General al - aprob sau respinge (dup caz), nota i lista cu propuneri de scoatere din Administraiei Naio- funciune i casare a activelor fixe nale a Penitenciarelor C la nivelul unitilor subordonate Directorul unitii Directorul adj. economico-administrativ/eful serviciului economicoadministrativ Directorul unitii Directorul adj. economicoadministrativ/eful serviciului economicoadministrativ Responsabilul cu securitatea i sntatea n munc - dispune demararea procedurii de valorificare a activelor fixe aprobate pentru scoatere din funciune i casare, potrivit prevederilor H.G.R. nr. 766/2002* - ntocmete i nainteaz, spre aprobare, o not prin care solicit casarea activelor fixe care nu au fost valorificate n condiiile legislaiei n vigoare i propune directorului unitii constituirea comisiei de casare - aprob nota i numete, prin decizie zilnic pe unitate, comisia de casare a activelor fixe - instruiete comisia de casare asupra obligaiilor ce-i revin n ndeplinirea atribuiilor privind casarea activelor fixe - dispune msuri de punere la dispoziia comisiei, dup caz, a echipamentelor de protecie individual, a mijloacelor tehnice necesare operaiunilor de dezmembrare, demontare, desfacere, tiere, spargere, ardere, etc., precum i a personalului destinat manipulrii activelor fixe ce fac obiectul casrii - instruiete comisia de casare i personalul destinat manipulrii activelor fixe, asupra regulilor specifice prevzute de legislaia privind securitatea i sntatea n munc, pentru operaiuni de manipulare, dezmembrare, demontare, desfacere, tiere, spargere, ardere, etc. i consemneaz instructajul efectuat ntr-un proces verbal - verific legalitatea documentelor prezentate - verific dac activele fixe sunt complete, conform inventarelor de complet (* n situaia n care comisia constat c activele fixe sunt incomplete, datorit unor cauze imputabile, acestea vor fi respinse de la executarea operaiunii de casare, propunndu-se efectuarea cercetrii administrative) - stabilete destinaia materialelor refolosibile, potrivit prevederilor legale n vigoare - execut operaiunea de casare a activelor fixe, prin dezasamblare sau distrugere - ntocmete i semneaz, pe fiecare fil, procesul verbal de casare a activelor fixe i anexele aferente - nainteaz procesul verbal, spre avizare, directorului unitii - avizeaz procesul verbal de casare a activelor fixe - dispune msuri de operare n evidena contabil a modificrilor survenite n urma casrii i de arhivare a procesului verbal la dosarul documentelor justificative
Comisia de casare
Directorul unitii Contabilul ef
73
Manual de proceduri PROCEDURA: A00203011 DECLASAREA I CASAREA VALORILOR MATERIALE, ALTELE DECT ACTIVELE FIXE Scop: stabilirea unui set unitar de reguli pentru reglementarea declasrii i casrii valorilor materiale, altele dect activele fixe Premise: existena unui patrimoniu aflat n administrarea i folosina fiecrei uniti de penitenciare existena personalului specializat n evaluarea strii fizice a valorilor materiale, altele dect activele fixe, aflate n dotarea unitilor de penitenciare Aplicabilitate: Administraia Naional a Penitenciarelor i unitilor din subordinea acesteia Procedura: Responsabil Comisia de inventariere Contabilul ef Activitatea desfurat A la nivelul unitilor subordonate - face propuneri privind declasarea i casarea valorilor materiale, pe care le consemneaz n procesul verbal de inventariere
- verific procesul verbal de inventariere i propune directorului adj. economicoadministrativ (similar), demararea procedurii de declasare i casare a valorilor materiale - analizeaz constatrile comisiei de inventariere, precum i propunerea Directorul adj. economico-administrativ/ contabilului ef de iniiere a procedurii de declasare i casare - propune directorului unitii numirea comisiei de analiz i avizare a eful Serviciului propunerilor privind declasarea i casarea valorilor materiale economicoadministrativ - numete, prin decizie zilnic pe unitate, comisia de analiz i avizare a Directorul unitii propunerilor privind declasarea i casarea valorilor materiale *Not: care va fi compus din 3-5 membri, dup cum urmeaz: a) eful serviciului logistic sau similar, n calitate de preedinte; b) responsabilul compartimentului de activitate c) ali specialiti adj. - instruiete comisia de analiz i avizare a propunerilor privind declasarea i casarea valorilor materiale, asupra obligaiilor ce-i revin n ndeplinirea atribuiilor privind: - modul de verificare a strii fizice a valorilor materiale - modul de ntocmire a listei cu propuneri de declasare i casare a valorilor materiale Comisia de analiz i - verific existena valorilor materiale n evidena contabil a unitii avizare a - verific dac bunurile materiale figureaz n listele de inventariere la starea de propunerilor privind casare; declasarea i - verific, pe teren, obiect cu obiect, starea fizic i moral a bunurilor respective casarea valorilor - verific existena documentelor cerute prin dispoziii legale avize tehnice, materiale, altele negaii, devize pentru reparaii, procese verbale de avizare .a.m.d.; - respinge de la declasare i casare bunurile materiale care mai pot fi distribuite dect activele fixe i folosite n alte compartimente de activitate sau n alte uniti; - ntocmete lista cu propuneri de declasare i casare a valorilor materiale i o certific, prin semntur Directorul unitii - avizeaz lista cu propuneri de declasare i casare a valorilor materiale, prin semntur, la rubrica propun spre aprobare i dispune naintarea acesteia la Administraia Naional a Penitenciarelor, n vederea aprobrii Directorul economicoadministrativ
*Gestionarii nu pot face parte din comisiile pentru analizarea i avizarea propunerilor de declasare i casare, inclusiv cnd cumuleaz i funcia de responsabil de sector.
74
B la nivelul Administraiei Naionale a Penitenciarelor Direcia Economico - verific legalitatea modului de ntocmire a listei cu propuneri de declasare i Administrativ / casare a valorilor materiale - avizeaz, din punct de vedere tehnic, propunerea de declasare i casare a Serviciul Logistic valorilor materiale - ntocmete i nainteaz directorului general al ANP, o not privind susinerea sau respingerea propunerilor de declasare i casare a valorilor materiale Directorul General al - aprob sau respinge (dup caz), nota i lista cu propuneri de declasare i casare a valorilor materiale Administraiei Naionale a Penitenciarelor C la nivelul unitilor teritoriale de penitenciare Directorul unitii - dispune demararea procedurii de valorificare a valorilor materiale, altele dect activele fixe, potrivit prevederilor legislaiei n vigoare Directorul adj. economicoadministrativ/ eful serviciului economicoadministrativ Directorul unitii Directorul economicoadministrativ serviciului economicoadministrativ - ntocmete i nainteaz, spre aprobare, o not prin care solicit casarea bunurilor materiale care nu au fost valorificate n condiiile legislaiei n vigoare i propune directorului unitii constituirea comisiei de casare
- aprob nota i numete, prin decizie zilnic pe unitate, comisia de casare a valorilor materiale adj. - instruiete comisia de casare asupra obligaiilor ce-i revin n ndeplinirea atribuiilor privind casarea valorilor materiale /eful - dispune msuri de punere la dispoziia comisiei, dup caz, a echipamentelor de protecie individual, a mijloacelor tehnice necesare operaiunilor de dezmembrare, demontare, desfacere, tiere, spargere, ardere, etc., precum i a personalului destinat manipulrii valorilor materiale ce fac obiectul casrii
Responsabilul cu - instruiete comisia de casare i personalul destinat manipulrii valorilor securitatea i materiale, asupra regulilor specifice prevzute de legislaia privind securitatea i sntatea n munc sntatea n munc, pentru operaiuni de manipulare, dezmembrare, demontare, desfacere, tiere, spargere, ardere, etc. i consemneaz instructajul efectuat ntr-un proces verbal Comisia de casare - verific legalitatea documentelor prezentate - verific dac valorile materiale sunt complete, conform inventarelor de complet (* n situaia n care comisia constat c acestea sunt incomplete, datorit unor cauze imputabile, acestea vor fi respinse de la executarea operaiunii de casare, propunndu-se efectuarea cercetrii administrative) - stabilete destinaia materialelor refolosibile, potrivit prevederilor legale n vigoare - execut operaiunea de casare a valorilor materiale, prin dezasamblare sau distrugere - ntocmete i semneaz, pe fiecare fil, procesul verbal de casare i anexele aferente - nainteaz procesul verbal, spre avizare, directorului unitii - avizeaz procesul verbal de casare a valorilor materiale - dispune msuri de operare n evidena contabil a modificrilor survenite n urma casrii i de arhivare a procesului verbal la dosarul documentelor justificative
Directorul unitii Contabilul ef
75
Manual de proceduri Cadrul general al procedurii de achiziie public Responsabil Activitate ANP - DEA Emite instruciuni plan aprovizionare Responsabili structuri logistice ntocmesc planul de aprovizionare tehnico-material uniti teritoriale ANP - DEA Centralizeaz planurile de aprovizionare tehnico materiala teritoriale ANP - DEA Centralizeaz necesarul de materiale ANP - DEA Centralizeaz necesarul de subvenii ANP DEA Fundamenteaz bugetul de venituri i cheltuieli ANP DEA Repartizeaz bugetul pe uniti Sef serviciul logistica unitate Coreleaz planul de aprovizionare tehnico-materiala cu bugetul teritorial aprobat Responsabilul achiziii din ntocmete programul anual al achiziiilor publice unitatea teritoriale Avizeaz programul anual al achiziiilor publice Dir. Adj economico administrativ , contabil ef unitate teritorial Director unitate teritorial Aprob programul anual al achiziiilor publice Dir. Adj economico Propune persoanele responsabile de atribuirea contractelor de administrativ unitate teritorial achiziii publice Director unitate teritorial Desemneaz prin decizie zilnic persoanele responsabile de atribuirea contractelor de achiziii publice PROCEDURA: A00203012 PROCEDURA PRIVIND ACHIZIIILE PUBLICE CEREREA DE OFERTE 1. Scop: - stabilirea unui cadru unitar pentru organizarea i desfurarea etapelor procesului de achiziionare de produse, servicii sau lucrri prin procedura Cerere de oferte n Administraia Naional a Penitenciarelor i unitile penitenciare; - stabilirea responsabilitilor privind activitile desfurate precum i a modului de ntocmire, a circulaiei i arhivrii documentelor ntocmite n cadrul acestui proces, avndu-se n vedere asigurarea utilizrii eficiente a fondurilor publice i celorlalte principii ce stau la baza achiziiilor publice. 2. Premise: n conformitate cu prevederile art. 19 din Ordonana de Urgen a Guvernului nr. 34/2006, modificat i completat, autoritatea contractant are dreptul de a aplica procedura de cerere de oferte numai n cazul n care valoarea estimat, fr TVA, a contractului de achiziie public este mai mic dect sau egal cu echivalentul n lei al urmtoarelor praguri: a) pentru contractul de furnizare: 75.000 euro; b) pentru contractul de servicii: 75.000 euro; c) pentru contractul de lucrri: 500.000 euro. 3. Aplicabilitate: Procedura se refera la efectuarea achiziiilor efectuate prin organizarea procedurii de cerere de oferte conform OUG nr. 34 /2006, modificat i completat, fiind aplicabil Administraiei Naionale a Penitenciarelor i unitilor subordonate, prin intermediul compartimentelor de achiziii. Definiie: Cererea de oferte: procedura simplificata de achiziie de produse servicii lucrri, prin care autoritatea contractanta solicita oferte de la mai muli operatori economici.
76
4. Descrierea procedurii 4.1.Identificarea necesitilor i a fondurilor necesare

Nr. crt. Descrierea activitilor Aciuni desfurate Interval de timp Elaboreaz Verifica Aproba Arhiveaz
1.
1.1.
1.2.
Estimarea valorii contractului Se identific toate costurile aferente pentru de achiziie public. obinerea produselor, lucrrilor sau serviciilor necesare: se nsumeaz toate costurile pltibile pentru ndeplinirea contractului; se iau n considerare toate majorrile preului contractului, eventualele suplimentri faa de obiectul iniial; valoarea premiilor sau primelor ce se intenioneaz a se acorda. Alegerea procedurii care Se specificarea datei estimative de ncepereurmeaz s fie aplicat i finalizare a procedurii. ntocmirea calendarului procedurii Verificarea existenei Se verific de ctre compartimentul financiarsurselor de finanare din Fila contabil ncadrarea achiziiei ce urmeaz a fi efectuat n bugetul aprobat i repartizat unitii de buget Elaborarea notei justificative de estimare a valorii contractului de achiziie public. Elaborarea notei justificative privind alegerea procedurii de atribuire
La data Compart. logistic demarrii procedurii
D.E.A. Cont. sef
Director Compart. achiziii
La data Compart. ntocmirii achiziii planului
D.E.A.
Director Compart. achiziii Director Compart. achiziii Administraia Naional a Penitenciarelor Director Compart. achiziii Director Compart. achiziii
2.
3.
La data Compart. achiziii demarrii Compart. procedurii financiar data Compart. Se anexeaz baze de calcul justificative, prin La achiziii care se evideniaz valoarea contractului demarrii exprimata n lei fr TVA, n euro i ncadrarea n procedurii pragurile specifice legislaiei in vigoare. Alegerea unei alte proceduri dect cele prevzute La data Compart. de regul se face pe baza unei note justificative. demarrii achiziii Not justificativ se aprob de ctre conductorul procedurii autoritii contractante, cu avizul compartimentului juridic, i constituie un nscris esenial al dosarului achiziiei publice i trebuie s conin motivele pentru care s-a optat pentru aceast procedur.
D.E.A. Cont. Sef D.E.A.
D.E.A.
77
Manual de proceduri
78
4.2. Elaborarea documentaiei de atribuire: 1

Elaborarea sarcini.
caietului
de
Elaborarea contractuale
clauzelor
Stabilirea criteriilor de calificare si selecie referitoare la situaia economic i financiar sau la capacitatea tehnic i/sau profesional.
Acesta va cuprinde toate specificaiile tehnice, care sunt acele cerine, prescripii i caracteristici tehnice cu ajutorul crora sunt descrise produsele, serviciile sau lucrrile n funcie de specificul i necesarul fiecrui compartiment de activitate. Este interzis a se defini in caietul de sarcini specificaii tehnice care indic o anumit origine, surs, producie, un procedeu special, o marc de fabric sau de comer, un brevet de invenie, o licena de fabricaie, care au ca efect favorizarea sau eliminarea anumitor operatori economici sau anumitor produse Sarcina elaborrii caietului de sarcini revine persoanei desemnate (contabilul de sector), n colaborare cu specialitii din fiecare sector de activitate. Acesta se aprob de ctre directorul instituiei. Se ataeaz un model de contract, redactat n alb cu principalele clauze. Contractul de achiziie public se redacteaz de ctre juristul instituiei, se avizeaz de ctre directorul general al instituiei, directorul economic i contabilul ef. Criteriile de calificare si selecie se refer numai la: situaia personal a ofertantului; capacitatea de exercitare a activitii profesionale; situaia economic i financiar; capacitatea tehnic i/sau profesional; standarde de asigurare a calitii; standarde de protecie a mediului, dac este cazul. Dac se solicit ndeplinirea unor cerine minime referitoare la situaia economic i financiar sau la capacitatea tehnic i/sau profesional, atunci autoritatea contractant elaboreaz o not justificativ prin care s motiveze cerinele respective, not care trebuie vizat i de ctre juristul unitii.
La data Compart. de D.E.A. Cont. ef specialitate demarrii ef procedurii compart. Specialitate
La ntocmiri planului
data Compart. achiziii Serv. fin. Jurist (dup caz) La data Compart. achiziii demarrii Compart. procedurii specialitate
D.E.A. Cont. ef Jurist D.E.A. Cont. ef
Completarea fiei de date a achiziiei;
Completarea Fiei de date a achiziiei se face conform prevederilor legale n vigoare i a modelului prezentat n Ghidul pt. atribuirea contractelor de achiziie public Documentaia de atribuire trebuie s conin Stabilirea formularelor i modelelor care se vor ataa urmtoarele formulare: Fia de date a achiziiei, documentaiei de atribuire. Formularul de ofert, Formularul de contract, Formularul de scrisoare de garanie, daca se solicit. Constituirea garaniei de Se recomand solicitarea garaniei de participare participare, daca este cazul . in procedurile de atribuire a contractelor care sunt relativ complexe sau ori de cate ori avei semnale c respectiva pia de produse, servicii sau lucrri nu este nc stabil. Aceasta se constituie numai dac autoritatea contractant solicit acest lucru prin documentaia de atribuire. Garania de participare se stabilete in suma fix i ntr-un cuantum de maxim 2 % din valoarea estimata a contractului de achiziie public. Perioada de valabilitate a garaniei pentru participare va fi cel puin egal cu per. de valabilitate a ofertei. Elaborarea calendarului Se estimeaz datele de desfurare a fiecrui pas al procedurii, pentru fiece obiect n parte. estimativ al procedurii Este necesar pentru: planificarea procesului de achiziie public; evitarea suprapunerilor i ntrzierilor; monitorizarea intern a procesului de achiziie. La elaborarea calendarului se va ine seama de: termenele prevzute n ordonana pentru publicare anunuri; termenele prevzute n ordonana pentru depunerea ofertelor; durata previzionat pentru examinarea i evaluarea ofertelor; perioada de ateptare; orice alte termene ce pot influena procedura
Pn la data Compart. achiziii demarrii procedurii Pn la data Compart. achiziii demarrii procedurii Pn la data Compart. achiziii deschiderii ofertelor
D.E.A.
Director Compart. achiziii Director Compart. achiziii
D.E.A.
D.E.A.
Pn la data Compart. achiziii demarrii procedurii
D.E.A.
79
Manual de proceduri
80
4.3. Transmiterea spre publicare a invitaiei de participare:

Redactarea i aprobarea Invitaia de participare cuprinde cel puin urmtoarele informaii: invitaiei de participare. a) data limit stabilit pentru primirea ofertelor; b) adresa la care se transmit ofertele; c) limba sau limbile n care trebuie elaborat oferta; d) dac se solicit ndeplinirea unor criterii minime de calificare, menionarea acestora; e) o scurt descriere a obiectului contractului de achiziie public ce urmeaz s fie atribuit; f) modul de obinere a documentaiei de atribuire. (3) n cazul n care documentaia de atribuire este accesibil direct prin mijloace electronice, autoritatea contractant are obligaia de a include n invitaia de participare informaii privind modul de accesare a documentaiei respective. Transmiterea invitaiei de Se realizeaz numai prin mijloace participare ctre operatorul electronice, folosind aplicaia dedicat, disponibil la adresa de Internet www.eSEAP. licitaie.ro
La data demarrii Compart. procedurii achiziii
D.E.A.
10 zile inainte de Compart. data dep. ofertei achiziii care se pot reduce cu 4 zile in cazul public. docm de atrib in SEAP 6 zile conf. cadr. legal
D.E.A.
4.4. Numirea comisiei de evaluare: 1

1.1 2
Emiterea deciziei de numire Comisia de evaluare va fi format din minim 3 membrii titulari i 1 membru de rezerv. a Comisiei de evaluare Membrii comisiei de evaluare sunt nominalizai, de regul, din cadrul compartimentului intern de achiziii Modul de lucru al comisiei de Preedintele comisiei de evaluare a ofertelor evaluare. stabilete modul de lucru, de comun acord cu membrii acesteia ntocmirea Notei justificative Autoritatea contractant poate solicita opinia privind cooptarea de experi experilor externi, n cazul n care instituia nu deine personal calificat pentru verificarea externi, dac este cazul. respectrii cerinelor tehnice specificate n caietul de sarcini.
Pn la demarrii procedurii Pn la deschiderii ofertelor Pn la deschiderii ofertelor
data Compart. achiziii
D.E.A.
data Compart. achiziii data Compart. achiziii
D.E.A. D.E.A.
Director Compart. achiziii Director Compart. achiziii
4.5. Punerea la dispoziia operatorilor economici a documentaiei de atribuire 1

Autoritatea contractant are obligaia de a pune la dispoziia operatorului economic documentaia de atribuire ct mai repede posibil.
Punerea la dispoziie a documentaiei de atribuire, la cererea operatorului economic.
Punerea la dispoziie a documentaiei de atribuire trebuie fcut ntr-o perioad care nu trebuie s depeasc 4 zile de la primirea solicitrii. Dac, documentaia de atribuire este pus la dispoziie pe suport hrtie i/sau pe suport magnetic, atunci autoritatea contractant are dreptul de a stabili un pre, cu condiia ca acesta s nu depeasc costul multiplicrii documentaiei, la care se poate aduga, dac este cazul, costul transmiterii prin pot. Orice operator economic are dreptul de a solicita si a obine documentaia de atribuire.
max. 4 zile de la data solicitrii, dar max. 2 zile pana la data limita de depunere a of.
Compart. achiziii
D.E.A.
Compart. achiziii
D.E.A.
81
Manual de proceduri
82
4.6. Perioada de ateptare

1 2
nreg. adreselor privind div. solicitrile de clarificri, de la oper. ec.; Transmiterea adreselor privind rspunsurile la solicitrile de clarificri, ctre toi operatorii economici care au obinut documentaia de atribuire
nregistrarea acestora se face la secretariatul instituiei i vor fi parte anex la dosarul achiziiei. Autoritatea contractant are obligaia de a rspunde n mod clar, complet i fr ambiguiti. Rspunsul la clarificri se transmite cu cel puin 6 zile nainte de data limit de depunere a ofertelor, ctre toi operatorii economici care au obinut documentaia de atribuire; Dac documentaia este disponibil n SEAP , clarificrile sau modificrile acesteia se fac cunoscute prin crearea unui nou fiier electronic la care se va asigura accesul direct i nerestricionat -Se rspunde i la solicitrile de clarificri care nu au fost transmise n timp util, numai dac perioada necesar pentru elaborarea i transmiterea rspunsului face posibil primirea acestuia de ctre operatorii economici nainte de data limit de depunere a ofertelor. Orice comunicare, solicitare, Orice document scris trebuie nregistrat n informare, notificare i altele momentul transmiterii i n momentul primirii. asemenea trebuie s se Documentele scrise pot fi transmise prin oricare din urmtoarele modaliti : prin pot, transmit n scris. prin fax, prin mijloace electronice, prin orice combinaie a celor precizate. Ofertele se depun la sediul instituiei. Primirea ofertelor Acestea sunt nregistrate la secretariat consemnndu-se ora i data sosirii. ntocmirea listei cu ofertanii, nreg. datei i a orei cnd a fost depus oferta
n mom. primirii Secretariat solicitrii n cel mult 3 zile Compart. lucr. de la primirea achiziii unei solicitri de clarificri, nu mai tarziu de 6 zile nainte de data limit de dep. a of.
Compart. achiziii D.E.A.
DEA
Compart. achiziii
n mom. Secretariat transmiterii i n mom. primirii.
Compart. achiziii
n mom. sosirii
Secretariat Resp. sector
Compart. achiziii
4.7. Desfurarea edinei de deschidere

1.1
Completarea de ctre fiecare membru al comisiei de evaluare i de ctre experii externi cooptai, a declaraiilor privind confidenialitatea i conflictul de interese, nainte de deschiderea ofertelor. n cazul apariiei conflictului de interese, se ia decizia modificrii comisiei de evaluare i se modific decizia de numire a comisiei de evaluare Ofertele se deschid la data,ora i locul indicate n anunul de participare i n documentaia de atribuire.
Se completeaz declaraia de confidenialitate nainte de Membrii i imparialitate deschiderea ofertelor. comisiei de evaluare
Reprez. din partea Min. Finanelor (daca e prezent)
Preed. Compart. Comisiei achiziii de evaluare
Directorul unitii, care a numit comisia de n mom. apariiei D.E.A. de evaluare a ofertelor, va dispune modificarea conflictului interese componenei comisiei.
Reprez. din Director Compart. achiziii partea Min. Finanelor (daca e prezent) Reprez. din partea Min. Finanelor (daca e prezent) Reprez. din partea Min. Finanelor (daca e prezent) Reprez. din partea Min. Finanelor (daca e prezent) Preed. Compart. Comisiei achiziii de evaluare Preed. Compart. Comisiei achiziii de evaluare Preed. Compart. Comisiei achiziii de evaluare Administraia Naional a Penitenciarelor
Ofertele se deschid de ctre comisia de edina evaluare deschidere ofertelor in edina deschidere ofertelor
de Membrii a comisiei de evaluare de Membrii a comisiei de evaluare de Membrii a comisiei de evaluare
2.1
Orice ofertant are dreptul de Prezena acestuia se consemneaz a fi prezent la edina de procesul verbal de deschidere a ofertelor. deschidere a ofertelor.
2.2
n cadrul edinei de Se verific dac acestea sunt conform edina deschidere a ofertelor, specificailor prevzute n documentaia de deschidere ofertelor comisia de evaluare verific atribuire modul de respectare a regulilor formale de depunere i prezentare a ofertelor i a documentelor care le nsoesc.
83
Manual de proceduri
84
3.
3.1
Plicurile vor fi deschise de Acesta are obligaia de a anuna urmtoarele ctre preedintele comisiei de informaii: denumirea (numele) ofertanilor; modificrile i retragerile de oferte; existena evaluare garaniilor de participare; elementele principale ale propunerilor financiare, inclusiv preul; cursul de referin care va sta la baza comparrii preurilor la evaluarea ofertelor prezentate ntr-o alt moned; propuneri de oferte alternative (dac este cazul); orice alte detalii i precizri pe care comisia de evaluare le consider necesare. Nici o ofert nu poate fi Excepia de la aceast regul o fac ofertele respins n cadrul edinei de ntrziate i a celor care nu fac dovada constituirii garaniei pentru participare deschidere
edina deschidere ofertelor
de Preed. a Comisiei de evaluare
Reprez. din partea Min. Finanelor (daca e prezent)
Compart. achiziii
edina deschidere ofertelor
de Membrii a comisiei de evaluare de Membrii a comisiei de evaluare de Membrii a comisiei de evaluare Membrii comisiei de evaluare
Comisia de evaluare va Procesul verbal de deschidere a ofertelor edina ntocmi un proces - verbal de trebuie s includ informaiile anunate de deschidere ofertelor ctre preedintele comisiei. deschidere Semnarea procesului verbal Procesul verbal privind edina de deschidere edina de deschidere a ofertelor a ofertelor va fi semnat de ctre membrii deschidere comisiei i de ctre reprezentanii ofertanilor ofertelor care sunt prezeni la deschiderea ofertelor Autoritatea contractant are obligaia de a transmite procesul verbal de deschidere i celorlali ofertani participani la procedur, dar ai cror reprezentani nu au fost prezeni la deschidere. Procesul verbal de deschidere a ofertelor se trimite fiecrui participant la procedur, fie c a fost prezent la deschidere sau nu, n copie xerox, att prin pot ct i prin fax.
4.1
4.2
Imediat dup ncheierea edinei de deschidere a ofertelor
Reprez. din partea Min. Finanelor (daca e prezent) Reprez. din partea Min. Finanelor (daca e prezent) Reprez. din partea Min. Finanelor (daca e prezent)
Preed. Compart. Comisiei achiziii de evaluare Preed. Compart. Comisiei achiziii de evaluare Preed. Compart. Comisiei achiziii de evaluare Preed. Compart. Comisiei achiziii de evaluare
Orice decizie a comisiei de evaluare trebuie s ntruneasc votul a cel puin 2/3 dintre membrii si.
Membrii comisiei de evaluare care nu sunt de acord cu decizia adoptat au obligaia de a-i prezenta punctul de vedere n scris, elabornd n acest sens o Not individual care se ataeaz la Raportul procedurii de atribuire.
Imediat dup ncheierea edinei de deschidere a ofertelor
Membrii comisiei de evaluare
Presed. Compart. Comisiei achiziii de evaluare
4.8. Examinarea i evaluarea ofertelor

Nr. crt Descrierea activitilor Aciuni desfurate Interval de timp Elaboreaz Verifica Aproba Arhiveaz
Examinare i evaluarea ofertelor
Comisia de evaluare are obligaia de a Ct mai desfura activitile de examinare i evaluare posibili numai la sediul autoritii contractante Verificarea de ctre comisia de evaluare a condiiilor de: eligibilitate, calificare, corespondena tehnic i financiar dintre documentaia de atribuire i ofertele depuse Se acord un termen rezonabil de timp, de regul n limita a 72 de ore de la momentul solicitrii pentru completarea documentelor lips. Comisia de evaluare nu are dreptul de a permite i de a solicita completarea unui document care lipsete dac:n documentaia de atribuire a fost menionat expres faptul c, n caz de neprezentare a respectivului document, nu este permis completarea ulterioar, neprezentarea avnd ca efect descalificarea ofertantului; ofertantul respectiv, dei cunotea cerinele, a omis s prezinte mai mult de 3 dintre documentele solicitate n cadrul documentaiei de atribuire; prin acceptarea completrii documentului respectiv se creeaz un avantaj evident n raport cu ceilali ofertani aducndu-se atingere principiului tratamentului egal. Ct mai posibil 72 ore solicitare
curnd Membrii comisiei de evaluare curnd Membrii comisiei de evaluare de la Membrii comisiei de evaluare Membrii comisiei de evaluare
1.1 Verificarea ofertelor
2.1 Termenul de completare a documentelor lips de ctre participanii la procedur. 2.2 Interdicii de solicitare completri a documentelor lips.
Preed. Comisiei de evaluare Preed. Comisiei de evaluare Preed. Comisiei de evaluare Presed. Comisiei de evaluare
Compart. achiziii Compart. achiziii Compart. achiziii Compart. achiziii
85
Manual de proceduri
86
2.3 Cazuri n care oferta este Dac ofertantul nu transmite, n perioada stabilit clarificrile solicitate sau n cazul n considerat neconform care explicaiile prezentate de ofertant nu sunt concludente, oferta sa va fi considerat neconform. Dac ofertantul modific, prin rspunsurile pe care le prezint, coninutul propunerii tehnice, iar aceasta nu mai rspunde n mod substanial cerinelor caietului de sarcini, oferta sa va fi considerat neconform, 3 Se resping ofertele Prin ofert inacceptabil se nelege oferta necorespunztoare, respectiv care:a fost depus dup data i ora limit de cele care sunt: inacceptabile depunere a ofertelor;a fost depus la o alt adres dect cea stabilit n anunul de i/sau neconforme. participare;nu au fost nsoite de garania de participare aa cum a fost solicitat n documentaia de atribuire;a fost depus de un ofertant care nu ndeplinete cerinele minime de calificare;constituie o alternativ la prevederile caietului de sarcini, alternativ care nu poate fi luat n considerare din urmtoarele motive:n anunul de participare nu este precizat n mod explicit posibilitatea depunerii unor oferte alternative, respectiva ofert alternativ nu respect cerinele minime prevzute n caietul de sarcini; conine n propunerea financiar un pre care depete valoarea fondurilor care pot fi disponibilizate pentru ndeplinirea contractului de achiziie public respectiv;prezint un pre neobinuit de sczut n raport cu ceea ce urmeaz a fi furnizat, executat sau prestat, iar justificrile primite nu au fost concludente. Prin ofert neconform se nelege oferta care: nu satisface cerinele caietului de sarcini; conine propuneri referitoare clauzele contractuale care sunt n mod evident
Maxim 72 ore de la Membrii comisiei de solicitarea evaluare clarificrilor
Dup expirarea Membrii termenului limit comisiei de evaluare
4.
Oferte admisibile
5.
Stabilirea ofertei ctigtoare
5.1 Calcularea punctajului pentru stabilirea ofertei ctigtoare n cazul n care se aplic criteriul de atribuire oferta cea mai avantajoas din punct de vedere economic
dezavantajoase pentru autoritatea contractant; conine n cadrul propunerii financiare preuri care nu sunt rezultatul liberei concurene i care nu pot fi justificate. Prin oferta admisibil se nelege oferta corespunztoare din punct de vedere al documentaiei de atribuire. Oferta ctigtoare se va desemna din ofertele admisibile. Comisia de evaluare are obligaia de a stabili oferta ctigtoare, dintre ofertele admisibile, pe baza aplicrii criteriului stabilit pentru atribuirea contractului de achiziie public. Dac criteriul utilizat a fost "oferta cea mai avantajoas din punct de vedere economic", atunci evaluarea ofertelor se realizeaz prin acordarea, pentru fiecare ofert n parte, a unui punctaj rezultat ca urmare a aplicrii algoritmului de calcul stabilit n documentaia de atribuire. Clasamentul se ntocmete n ordinea descresctoare a punctajului acordat. Punctajul obinut de fiecare ofert reprezint media aritmetic a punctajelor acordate de fiecare membru al comisiei de evaluare n parte.
Dup expirarea Membrii termenului limit comisiei de evaluare Dup expirarea Membrii termenului limit comisiei de evaluare Ct mai posibil curnd Membrii comisiei de evaluare
Preed. Comisiei de evaluare Preed. Comisiei de evaluare Preed. Comisiei de evaluare
Compart. achiziii Compart. achiziii Compart. achiziii
Dac criteriul utilizat a fost "preul cel mai sczut", atunci evaluarea ofertelor se realizeaz prin compararea preurilor, fr TVA, a fiecrei oferte n parte i prin ntocmirea, n ordine descresctoare a preurilor respective, a clasamentului pe baza cruia se stabilete oferta ctigtoare. 5.3 Odat stabilit oferta Oferta care a fost stabilit ctigtoare nu ctigtoare, aceasta rmne poate fi modificat i constituie parte integrant a contractului de achiziie public ferm. care urmeaz s fie ncheiat 5.2 Calcularea punctajului pentru stabilirea ofertei ctigtoare n cazul n care se aplic criteriul de atribuire preul cel mai sczut 87
Ct mai posibil
curnd Membrii comisiei de evaluare
Preed. Compart. Comisiei achiziii de evaluare Preed. Compart. Comisiei achiziii de evaluare
Ct mai posibil
Manual de proceduri
88
6.
dac Procedura de atribuire a contractului se anuleaz atunci cnd:au fost depuse numai oferte inacceptabile, neconforme sau necorespunztoare ; au fost depuse oferte care, dei pot fi luate n considerare, nu pot fi comparate datorit modului neuniform de abordare a soluiilor tehnice i/sau financiare; abateri grave de la prevederile legislative afecteaz procedura de atribuire sau este imposibil ncheierea contractului. Elaborarea raportului de Dup stabilirea ofertei ctigtoare, comisia de evaluare a ofertelor elaboreaz raportul de evaluare al procedurii evaluare a procedurii Anularea procedurii, este cazul. de Raportul procedurii se aproba de ctre ordonatorul teriar de credite i trebuie s cuprind:denumirea i sediul autoritii contractante; obiectul contractului de achiziie public ; denumirea/ numele ofertanilor participani la procedur; denumirea/ numele ofertanilor respini i motivele care au stat la baza acestei decizii; dac este cazul, motivele concrete pentru care una sau mai multe dintre oferte au fost respinse ca urmare a considerrii preurilor prezentate ca fiind neobinuit de sczute (situaie in care se cer clarificri de la ofertani) ; denumirea/ numele ofertantului/ ofertanilor a crui/cror ofert a fost declarat ctigtoare i motivele care au stat la baza acestei decizii; n cazul ofertantului/ofertanilor ctigtori, partea din contract pe care acesta/acetia au declarat c o sub contracteaz mpreuna cu denumirea/numele sub contractanilor; dac este cazul, justificarea hotrrii de anulare a procedurii de atribuire.
Ct mai posibil
Ct mai posibil
curnd Membrii comisiei de evaluare Preed. Membrii comisiei de Comisiei de evaluare evaluare
7.1 Cuprinsul Raportului evaluare a procedurii.
Preed. Compart. Comisiei achiziii de evaluare Director Compart. achiziii
4.9. Transmiterea comunicrii privind rezultatul procedurii de atribuire:

1.1 1.2
2 2.1.
Autoritatea contractant are obligaia de a informa ofertanii despre deciziile referitoare la atribuirea contractului de achiziie public sau dac este cazul, anularea procedurii de atribuire i eventuala iniiere ulterioar a unei noi proceduri. Comunicarea rezultatului Comunicarea se realizeaz n scris 3 zile hotrrii comisiei de evaluare lucrtoare de la emiterea deciziilor respective a ofertelor Modalitatea de comunicare a Comunicarea se transmite i prin fax sau prin mijloace electronice. Dac aceasta nu se rezultatului realizeaz i prin fax sau mijloace electronice atunci perioada de ateptare naintea semnrii contractului se majoreaz cu 5 zile lucrtoare Ofertantul/ofertan ii ctigtor/ctigtori se Acceptarea ofertelor informeaz cu privire la acceptarea ctigtoare ofertei/ofertelor prezentate. Informarea ofertanilor Ofertanii care au fost respini sau a cror respini despre rezultatul ofert nu a fost declarat ctigtoare se hotrrii comisiei i informeaz asupra motivelor care au stat la baza deciziei respective, dup cum urmeaz: motivarea acesteia. fiecrui ofertant respins, motivele concrete care au stat la baza deciziei de respingere a ofertei sale; pentru fiecare oferta respins, motivele concrete care au stat la baza deciziei de respingere; fiecrui ofertant care a prezentat o ofert acceptabil, conform si corespunztoare, dar care nu a fost declarat ctigtoare, caracteristicile i avantajele relative ale ofertei/ofertelor ctigtoare n raport cu oferta sa, numele ofertantului cruia urmeaz s i se atribuie contractul de achiziie public. Informarea ofertaniilor despre deciziile referitoare la atribuirea contractului de achiziie public
Ct mai posibil
curnd Resp. achiziii
Preed. Comisiei de eval.
Director
Compart. achiziii
Maxim 3 zile de Resp. la emiterea deciziei achiziii Maxim 3 zile / 5 zile de la emiterea deciziei Resp. achiziii
Preed. Comisiei de eval. Preed. Comisiei de eval. Preed. Comisiei de eval. Preed. Comisiei de eval.
Director Director
Compart. achiziii Compart. achiziii
Maxim 3 zile de Resp. la emiterea deciziei achiziii Maxim 3 zile Resp. de la emiterea achiziii deciziei
Director Director
89
Manual de proceduri
90
Invitaia ofertanilor declarai ctigtori pentru semnarea contractului. 4.10. Perioada de ateptare:
Nr. crt. Descrierea activitilor
Comunicarea ctre ofertantul/ofertanii declarai ctigtori trebuie s conin i invitaia pentru semnarea contractului.
Aciuni desfurate
Maxim 3 zile Resp. de la emiterea achiziii deciziei

Interval de timp Elaboreaz
Preed. Comisiei de eval.

Verifica
Director
Compart. achiziii
Aproba Arhiveaz
1.1 2.
2.1
2.1.1
2.1.2
Necesitatea respectrii Contractul de achiziie public se semneaz perioadei de ateptare dup o perioad de ateptare. Perioada de ateptare poate fi utilizat de persoanele care se simt lezate de un act al autoritii contractante n legtur cu procedura de achiziie public, pentru a-l contesta. 5 zile Termenul de ateptare pn Perioada de ateptare pn la semnarea la semnarea contractului contractului este de 5 zile de la notificarea rezultatului Primirea contestaiilor, dac Contestaiile primite i rspunsul la solicitrile n termenul fixat este cazul, cu numr de primite, se nregistreaz la secretariatul nregistrare i rezoluia autoritii contractante i fac parte din dosarul motivat a autoritii achiziiei. contractante la contestaia depus. Obiectul contestaiei Obiectul contestaiei const n pretenia concret dedus judecii i poate fi, dup caz:anularea actului; obligarea autoritii contractante de a emite un act; obligarea autoritii contractante de a lua orice alte msuri necesare pentru remedierea actelor ce afecteaz procedura de atribuire. n termenul fixat Competena n soluionarea Competena de soluionare contestaii este contestaiilor dat de opiunea prii vtmate: fie, Consiliului; fie, instanei de judecat. Participanii la procedura de atribuire trebuie sa fie instiintati de autoritatea contractanta ntiinarea privind Autoritatea contractanta are obligatia sa ii Maxim 5 zile depunerea contestaiei instiinteze despre aceasta si pe ceilalti participanti la procedura de atribuire.
Compart. achiziii
D.E.A. Jurist Contabil sef
Director
Compart. achiziii
Secretariat
DEA
Compart. achiziii
Consiliul sau Instana de judecat. Compart. achiziii D.E.A. Jurist Director
Compart. Achiziii
Compart. Achiziii
2.1.3 2.1.4
Termenele de depunere a contestaiilor i momentul depunerii acestora Soluionarea contestaiei
Contestaia poate fi depus n toate fazele 5 zile procedurii de atribuire i mpotriva oricrui act al autoritii contractante in 5 zile. Solutionarea se face de catre Consiliu si se 5 zile/10 zile comunica, in scris partilor in 5 zile; Decizia motivat se public pe pagina de Internet a Consiliului, n cadrul buletinului oficial, fr referire la datele de identificare a deciziei i ale prilor, precum i la datele personale, n termen de 10 de zile de la data la care aceasta rmne definitiv i irevocabil.
Aciuni desfurate Interval de timp
Contestatar Consiliul
D.E.A. Jurist
Compart. Achiziii Compart. Achiziii
4.11. Semnarea contractului: 1

Nr. crt. Descrierea activitilor Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
Finalizarea contractului public.
de
atribuirii Procedura de atribuire a contractului se La data semnare Compart. achiziii achiziie finalizeaz prin semnarea contractului de contractului achiziie public . de Contractul de achiziie public se ncheie n form scris, in trei exemplare in urma procedurii de atribuire. Un contract se semneaz de ambii directori: directorul autoritii contractante si ofertantul ctigtor. Celelalte 2 contracte, pe lng semnturile directorilor, sunt avizate de directorul economic, contabilul ef i consilierul juridic, iar un exemplar se anexeaz la dosar i altul rmne la contabilul ef Contractul de achiziie public va cuprinde cel puin urmtoarele: a)propunerea tehnic i propunerea financiar; b) graficul de ndeplinire a contractului; c) graficul de pli; d) garania bancar de bun execuie, dac este cazul. 5 zile (fct. de Compart. valoare contract) de achiziii la comunicarea Juridic hotararii de atribuire
2.
Incheierea contractului achiziie public.
D.E.A. Jurist Contabil sef D.E.A. Jurist Contabil sef
Director Compart. achiziii Director Compart. Achiziii Serv. Financiar contabil
Cuprinsul contractului de achiziie public.
Compart. achiziii
91
Manual de proceduri
92
4.12. Transmiterea spre publicare a anunului de atribuire:

Nr. crt. Descrierea activitilor Aciuni desfurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
Termenul maxim de publicare Anunul de atribuire se public in cel mult 48 Max. 48 zile de zile dup ce s-a finalizat procedura de a anunului de atribuire. licitaie deschis. 1.1 Cuprinsul anunului de Anunul de atribuire trebuie s conin informaiile legal prevzute, dar de regul, nu atribuire mai mult de 650 de cuvinte. 2 Transmiterea anunului de Anunul de atribuire se public in SEAP prin mijloace electronice, folosind aplicaia atribuire. dedicat, disponibil la adresa de Internet www.e-licitaie.ro ; M.O al Romniei, Partea a VI-a, Achiziii publice se face n cel mult o zi de la publicarea n SEAP. Se realizeaz prin transm. unei solicitri scrise. Publicarea n MO se realiz. contra cost i va fi facultativ, ncepnd cu 01.01.2008, cf.OUG 94-2007; Jurnalul Oficial al Uniunii Europene, dac este cazul Dac valoarea estimat a contractului de achiziie public ce urmeaz a fi atribuit depseste pragurile pentru care este obligatorie publicarea anunul de atribuire n Jurnalul Oficial al Uniunii Europene, atunci acesta trebuie s conin cel puin informaiile cuprinse n anexa nr. 3A din ordonan, prin utilizarea formularelor standard adoptate de Comisia European. 4.13. Definitivarea dosarului achiziiei publice i arhivarea documentelor: 1
Nr. crt. Descrierea activitilor Aciuni desfurate Interval de timp
Compart. achiziii Compart. achiziii Compart. Achiziii
D.E.A. D.E.A. D.E.A. Jurist Cont. Sef
Director Compart. achiziii Director Compart. achiziii Director Compart. Achiziii
Elaboreaza
Verifica
Aproba Arhiveaza
Definitivarea dosarului de achiziie public.
Dosarul achizitiei publice cuprinde toate activitatile desfasurate in cadrul unei
Dup finalizarea Compart. procedurii achiziii
D.E.A
2.
Intocmirea i pstrarea dosarului de achiziie public
proceduri de atribuire, respectiv toate documentele necesare pentru derularea procedurii. Dosarul de achiziie publica se ntocmete i Cel puin 5 ani se pstreaz de ctre autoritatea contractanta prin compartimentul intern specializat de achiziii publice. Acesta se ntocmete pentru fiecare contract de achiziie publica atribuit. Se pstreaz atta timp cat contractul de achiziie publica produce efecte juridice de la data finalizrii acestuia.
Compart. achiziii
D.E.A Cont. sef
4.14. Derularea contractului:

Constituirea garaniei de buna Se solicita constituirea de garaniei de buna executie, care poate fi sub mai multe forme: executie, daca este cazul . -prin scrisoare de garantie bancara; -depuneri la casierie; -prin reineri succesive din sumele datorate pentru facturi partiale. Aceasta se constituie numai dac autoritatea contractant solicit acest lucru prin documentaia de atribuire. Garania de participare se stabilete in suma fix i ntr-un cuantum de maxim 10 % din valoarea contractului de achiziie public, exclusiv TVA. Perioada de valabilitate a garaniei de buna executie va fi cel puin egal cu durata contractului. Intrarea in efectivitate a Contractul intra in efectivitate fie dupa contractului constituirea garantiei de buna executie , daca a fost solicitata, fie la termenul convenit de parti. Daca pe parcursul indeplinirii contractului se constata faptul ca anumite elemente ale
Odata incheierea contractului
cu Compart. achiziii
D.E.A. Cont.sef
Dupa constituirea Compart. garantiei de buna achiziii executie, daca a fost solicitata, fie la termenul convenit de parti
D.E.A. Cont.sef
93
Manual de proceduri
94
propunerii tehnice sunt inferioare sau nu corespund cerintelor prevazute in caietul de sarcini si sa rezilierea contractului si angajarea raspunderii contractuale 3 Indeplinirea obligatiilor Partile trebuie sa-si indeplineasca, cu buna Pe perioada asumate prin contract credinta, obligatiile asumate atat din punct de valabilitate vedere calitativ, cat si calitativ, la termenul contractului stabilit prin contact. Compartimentul achizitii, prin managerul de contract urmareste respectarea acestui aspect. 4.15. Finalizarea contractului:
Nr. crt. Descrierea activitilor Aciuni desfurate
de Compart. a achiziii
D.E.A. Cont.sef
Interval de timp
Elaboreaza
Verifica
Aproba Arhiveaza
Efectuarea receptiei finale
Eliberarea garaniei de buna executie, daca este cazul
Comunicarea catre ANRMAP si catre furnizor/prestator/ executant a confirmarii indeplinirii a contractului
Reprezint operaiunea prin care autoritatea cotractanta isi exprima acceptarea cu privire la obiectul contractului (produse, servicii, lucrri) si pe baza creia se efectueaz plata finala. Se elibereaza de garaniei de buna executie, dupa indeplinerea totala a contractului i plata ultimei facturi sau efectuarea receptiei finale. Se elibereaza documentele constatatoare care contin informatii referitoare la indeplinirea contractului de catre furnizor/prestator/ executant si la eventualele prejudicii create de acesta. Se trimit documentele constatatoare care contin informatii referitoare la indeplinirea contractului de catre furnizor/prestator/ executant si la eventualele prejudicii create de acesta. Un exemplar din aceste documente se ataseaza dosarului procedurii.
Max 14 zile de la Compart. finaliz.rec.finale achiziii
D.E.A.
Max.3 zile de la Compart. data elib.scrisorii de achiziii buna executie
D.E.A.
4.16. Analiza procesului:

finalizarea Compart. Efectuarea analizei Reprezint operaiunea prin care autoritatea Dup achiziii desfurrii procedurii si a contractant analizeaz modul de ndeplinire a contractului contractului respectiv, msura in care au fost ndeplinirii contractului satisfcute toate necesitile autoriti, punctele tari si punctele slabe ale procedurii si propunerile de mbuntire pe viitor a procesului de achizitie publica
D.E.A. Jurist Cont.sef
95
Manual de proceduri PROCEDURA: A00203013 PROCEDURA OPERAIONAL PRIVIND ACHIZIIONAREA DIRECT CONFORM ORDONANEI DE URGEN A GUVERNULUI NR. 34 MODIFICAT I COMPLETAT 1. Scop: - stabilirea unui cadru unitar pentru organizarea i desfurarea procesului de achiziionare direct de produse, servicii sau lucrri n Administraia Naional a Penitenciarelor i unitile penitenciare; - stabilirea responsabilitilor privind activitile desfurate precum i a modului de ntocmire, a circulaiei i arhivrii documentelor ntocmite n cadrul acestui proces, avndu-se n vedere asigurarea utilizrii eficiente a fondurilor publice i celorlalte principii ce stau la baza achiziiilor publice. 2.Premise: n conformitate cu prevederile art. 19 din Ordonana de Urgen a Guvernului nr. 34/2006, modificat i completat, autoritatea contractant are dreptul de a achiziiona direct produse, servicii sau lucrri, n msura n care valoarea achiziiei, estimat conform prevederilor seciunii a 2-a a capitolului 2 din acelai act normativ, nu depete echivalentul n lei a 10.000 euro pentru fiecare achiziie de produse, servicii sau lucrri. Fiecare achiziie direct se realizeaz pe baz de document justificativ, autoritatea contractant avnd obligaia de a obine i pstra aceste documente. 3. Aplicabilitate: Procedura se refera la efectuarea achiziiilor directe de produse, servicii sau lucrri conform OUG nr. 34 /2006, modificat i completat, fiind aplicabil Administraiei Naionale a Penitenciarelor i unitilor sistemului administraiei penitenciare (penitenciare, spital penitenciar, centre de reeducare, etc.), prin intermediul compartimentelor de specialitate. Definiie: Achizitionarea directa: autoritatea contractanta are dreptul de a achizitiona direct produse servicii lucrari, in masura in care valoarea achizitiei estimata conf. preved. sect. a-II-a cap. II din Oug 34/2006 nu depaseste echivalentul in lei a 10.000 euro pt. fiecare achizitie de produse servicii sau lucrari. 4. Descrierea procedurii Persoana desemnat (responsabilul de sector) identific nevoile i Persoana desemnat din cadrul sectorului beneficiar ntocmete NOTA INTERN (Anexa 3) (responsabilul de sector) Dup caz, persoana desemnat din cadrul sectorului beneficiar va ntocmi i semna fia tehnic a produsului, serviciului sau lucrrii necesare. Fia tehnic va fi avizat de eful compartimentului beneficiar, si aprobata de ordonatorul teriar/secundar de credite. Fia tehnic se anexeaz notei interne. i dup caz are anexate bazele de calcul justificative. Nota intern este vizat de eful compartimentului beneficiar i aprobat de ordonatorul teriar/secundar de credite. Achizitorul/ responsabilul cu n baza notei interne responsabilul cu achiziia va ntocmi REFERATUL DE achiziia NECESITATE (anexa nr. 1). Referatul de necesitate este vizat de compartimentul financiar viza CFPP (controlul financiar preventiv propriu), avizat de directorul adjunct aconomico-administrativ i aprobat de ordonatorul teriar/secundar de credite. Dup aprobarea referatului de necesitate, va efectua o prospectare a pieei, n scopul adoptrii solutiei cea mai eficienta i avantajoasa pentru unitate. Prospectarea se va efectua utiliznd urmatoarele metode: -consultarea catalogului electronic SEAP -consultarea ofertei Bursei Romane de Marfuri -consultareacatalogurilor de prezentare ale diversilor agenti economici 96
Administraia Naional a Penitenciarelor - contactarea potentialilor furnizori n cazul n care un ofertant va refuza s emit o ofert scris achizitorul va nscrie preul ofertei pe proprie rspundere. Numrul minim de oferte solicitate se stabilete n funcie de valoarea achiziiei i de situaia furnizorilor / prestatorilor / executanilor disponibili pe piaa zonal (minim 3 pentru achiziii n valoare de peste 1000 EURO, fr TVA.) n urma prospectrii pieei se propune operatorul economic de la care se va face achiziia. Achizitorul/ responsabilul cu Dup efectuarea prospectrii pieei va ntocmi achiziia *NOTA PRIVIND EVALUAREA OFERTELOR PENTRU ACHIZIIONAREA DIRECT a produsului, serviciului sau lucrrii La Nota privind evaluarea ofertelor pentru achiziionarea direct (anexa nr. 2 ) se vor anexa: nota intern, referatul de necesitate aprobat , fisa tehnica (daca este cazul), ofertele : * n Nota privind evaluarea ofertelor pentru achiziionarea direct a produsului, serviciului sau lucrrii se va propune aprobarea efecturii achizitiei directe de la operatorul economic a crei ofert este mai avantajoas d.p.v. al preului si corespunde cerintelor tehnice ; *va fi semnat de achizitorul/ responsabilul cu achiziia, eful serviciului logistic, avizata de catre directorului adjunct economico-administrativ i aprobat de ordonatorul teriar/secundar de credite. Achizitorul/ responsabilul cu Dup aprobarea Notei privind evaluarea ofertelor pentru achizitionarea achiziia directa a produsului, serviciului sau lucrrii, dup caz: * se va efectua achiziia propriu-zis pe baza facturii (fiscale) ce va fi nregistrat n cadrul unitii penitenciare sau * se va transmite comanda scris, nsoit de fia tehnic (dac este cazul) ctre operatorul economic selecionat. Achizitia se poate efectua in functie de natura acesteia si pe baza unui contract ncheiat cu operatorul economic selecionat. (n special pentru servicii i lucrri) Achizitorul/ responsabilul cu Nota intern, referatul de necesitate, nota privind evaluarea ofertelor achiziia/Comp Financiar - pentru achizitionarea directa, anexele , factura n original/ contractul de Contabil achiziie public n fotocopie, nregistrate n ordinea cronologic a ntocmirii lor, vor fi predate compartimentului Finaciar-Contabil. Fotocopii dup nota intern, referatul de necesitate, nota de evaluare i dup caz a facturii /contractului se vor pstra la Compartimentul Achiziii.
97
Manual de proceduri ANEXA 1 Avizat, Director Adjunct economico-administriv Propun spre avizare ef birou/serviciu logistic REFERAT DE NECESITATE Privind achiziionarea urmtoarelor produse/servicii/lucrri Temei legal : Hotrrea de Guvern nr. 1849/2004 modificat i completat, privind organizarea, funcionarea i atribuiile Administraiei Naionale a Penitenciarelor; Ordonana de Urgen a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziie public, a contractelor de concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii, modificat i completat; Hotrrea Guvernului nr. 925/2006 pentru aprobarea normelor de aplicare a prevederilor referitoarea la atribuirea contractelor de achiziie public din Ordonana de Urgen a Guvernului nr. 34/2006, modificat i completat; Justificare : Pentru buna desfurare a activitii n cadrul sectorului.......................v rugm s aprobai achiziionarea direct, conform prevederilor legale, a urmtoarelor produse/servicii/lucrri:
Valoare achiziii pn la Valoare Cantitate data de: estimat necesar .. la lei fr TVA acest C.P.V. (fr TVA) Valoare prevzut in PAAP 2008 la acest C.P.V. ( fr TVA)
Aprobat, Ordonator de credite
Nr Articol crt. bugetar
Cod C.P.V.
Denumire produs
U/M
1 2 3 1. Necesitatea : 2. Data la care sunt necesare produsele: 3. Procedur de achiziii propus. Temei legal 4. Persoana responsabila de achiziie: 5. Date sau anexe care sa susin referatul.
Prenume NUME, Funcia, Responsabil Viza CFPP Responsabi achiziii Responsabil logistic Compartimentul, Financiar Contabil Achiziii Logistic Data, Semntura,
98
ANEXA 2 Aprobat, Ordonator de credite
Avizat, Director Adjunct economico-administriv Propun spre avizare ef birou/serviciu logistic NOTA PRIVIND EVALUAREA OFERTELOR PENTRU ACHIZITIONARE DIRECTA
Temei legal: Hotrrea de Guvern nr. 1849/2004 modificat i completat, privind organizarea, funcionarea i atribuiile Administraiei Naionale a Penitenciarelor; Ordonana de Urgen a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziie public, a contractelor de concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii, modificat i completat; Hotrrea Guvernului NR. 925/2006 pentru aprobarea normelor de aplicare a prevederilor referitoarea la atribuirea contractelor de achiziie public din Ordonana de Urgen a Guvernului nr. 34/2006, modificat i completat; Alte prevederi legale ce vizeaz achiziia n urma evaluarii preurilor pieei i a primirii ofertelor au reiesit urmtoarele :
Nr. Crt Cod CPV Denumire produs Caracteristici tehnice U.M. Cant. Pre oferit de : (lei fr TVA) Pretul cel mai avantajos LEI/ BUC Val Total.* (+TVA) LEI
Oferta Oferta Nr.1 Nr.n 1 2 3 *) Totalurile se vor efectua pe fiecare cod CPV n parte
Din analiza preurilor de mai sus a reieit ca pretul cel mai avantajos este oferit de firma /firmele..., pentru .... , drept pentru care propun achizitia directa de la aceasta/acestea. Prenume/NUME ntocmit Funcia ef compartiment Ofier specialist/agent Direcia/Serviciul Sector beneficiar Compartimentul Achiziii Semntura
99
Manual de proceduri ANEXA 3 Nr./.
Domnului subcomisar Bogdan COSTA, Director D.E.A.
NOT INTERN Ref.: achiziia de produse/servicii/lucrri Temei legal: - Hotrrea de Guvern nr. 1849/2004 modificat i completat, privind organizarea, funcionarea i atribuiile Administraiei Naionale a Penitenciarelor Justificare: (privind achiziionarea de produse/servicii/lucrri) . Denumire produse/ servicii/ lucrri Unitate de msur / U.M. Cantitate Valoare estimat (cu TVA inclus) Termen de furnizare/ prestare/execuie a produselor/serviciilor/lucrrilor solicitate Anexe: - caiet de sarcini /fia tehnic (dup caz) a produsului/serviciului/lucrrii - avizat() de eful / directorul compartimentului beneficiar i aprobat de ordonatorul secundar de credite.
Prenume NUME,
Funcia, Director ef Serviciu ntocmit
Direcia/Serviciul
Data,
Semntura,
100
Administraia Naional a Penitenciarelor PROCEDURA: A00203014 PROCEDURA PRIVIND ACHIZIIILE PUBLICE LICITAIE DESCHIS 1. Scop: -stabilirea unui cadru unitar pentru organizarea i desfurarea etapelor procesului de achiziionare de produse, servicii sau lucrri prin procedura Licitaie deschis n Administraia Naional a Penitenciarelor i unitile penitenciare; - stabilirea responsabilitilor privind activitile desfurate precum i a modului de ntocmire, a circulaiei i arhivrii documentelor ntocmite n cadrul acestui proces, avndu-se n vedere asigurarea utilizrii eficiente a fondurilor publice i celorlalte principii ce stau la baza achiziiilor publice. 2.Premise: Licitaia deschis reprezint procedura de atribuire a contractului de achiziie public la care orice operator economic interesat are dreptul de a depune ofert, n conformitate cu art. 73din Ordonana de Urgen a Guvernului nr. 34/2006, modificat i completat, procedura de licitaie deschis se desfoar, de regul, ntr-o singur etap, autoritatea contractant are dreptul de a decide organizarea unei etape suplimentare de licitaie electronic, caz n care are obligaia de a anuna aceast decizie n anunul de participare i n documentaia de atribuire. 3. Aplicabilitate: Procedura se refera la efectuarea achiziiilor efectuate prin organizarea procedurii de licitaie deschis conform OUG nr. 34 /2006, modificat i completat, fiind aplicabil Administraiei Naionale a Penitenciarelor i unitilor sistemului administraiei penitenciare (penitenciare, spital penitenciar, centre de reeducare, etc.), prin intermediul compartimentelor de specialitate. Definiie: Licitatie deschisa: procedura de atribuire a contractului de achizitie publica la care orice oper. Econ. Interesat are dreptul de a depune oferta
101
Manual de proceduri
102
4. Descrierea procedurii 4.1.Identificarea necesitilor i a fondurilor necesare 1.1. Estimarea valorii contractului Se identific toate costurile aferente pentru obtinerea produselor, lucrrilor sau serviciilor de achiziie public. necesare: se nsumeaz toate costurile platibile pentru ndeplinirea contractului; se iau n considerare toate majorarile preului contractului, eventualele suplimentri faa de obiectul iniial; valoarea premiilor sau primelor]] ce se intenioneaz a se acorda. Se specific data estimativ de ncepereAlegerea procedurii care 1.2. urmeaz s fie aplicat i finalizare a procedurii. ntocmirea calendarului procedurii 1.3. Verificarea existenei surselor Se verific de catre compartimentul financiarde finanare din Fila de buget contabil ncadrarea achiziei ce urmeaz a fi efectuat n bugetul aprobat i repartizat unitii 2. Elaborarea Notei de estimare a valorii contractului de achiziie public. Elaborarea anunului de intenie i transmiterea acestuia n SEAP i MO dac este cazul.
Nr. crt. Descrierea activitilor Aciuni desfurate Interval de timp Elaboreaz Verifica Aproba Arhiveaza
D.E.A. Cont. sef
Director Compart. achizitii
La data Compart. achizitii ntocmiri planului
D.E.A.
Director Compart. achizitii Director Compart. achizitii Director Compart. achizitii Director Compart. achizitii
3.
La data Compart. achizitii demarrii Compart. procedurii financiar Se anexeaz baze de calcul justificative, prin La data Compart. care se evideniaz valoarea contractului demarrii Achizitii exprimata n lei fr TVA, n euro i ncadrarea n procedurii pragurile specifice legislaiei in vigoare. Anunul de intenie se transmite spre publicare Ct mai curnd Compart. obligatoriu atunci cnd se urmrete beneficierea dup Achizitii de reducere a termenelor i dac : nceperea valoarea total estimat a contractelor depete anului bugetar pragurile stabilite prin legislaia n vigoare Anunul de intenie se public: - n Jurnalul Oficial al Uniunii Europene, - n SEAP - n Monitorul Oficial al Romniei, Partea a VI-a, Achiziii publice, opional de la 01.01.2008; - numai n SEAP cu condiia ca, nainte de publicare, s fi fost transmis un anun simplificat de informare prealabil ctre Comisia European
D.E.A.
4.2. Elaborarea documentaiei de atribuire:

Acesta va cuprinde toate specificaiile tehnice, care sunt acele cerine, prescripii i caracteristici tehnice cu ajutorul crora sunt descrise produsele, serviciile sau lucrrile n funcie de specificul i necesarul fiecrui compartiment de activitate. Este interzis a se defini in caietul de sarcini specificaii tehnice care indic o anumit origine, surs, producie, un procedeu special, o marc de fabric sau de comer, un brevet de invenie, o licena de fabricaie, care au ca efect favorizarea sau eliminarea anumitor operatori economici sau anumitor produse Sarcina elaborrii caietului de sarcini revine persoanei desemnate (responsabilul de sector), n colaborare cu specialitii din fiecare sector de activitate. Acesta se aprob de ctre directorul instituiei. Elaborarea clauzelor Se ataeaz un model de contract, redactat n alb contractuale. cu principalele clauze. Contractul de achiziie public se redacteaz de ctre juristul instituiei, se avizeaz de ctre directorul general al instituiei, directorul economic i contabilul ef. Stabilirea criteriilor de calificare si selecie referitoare la situaia economic i financiar sau la capacitatea tehnic i/sau profesional. Elaborarea sarcini. caietului de
Director Compart. La data Compart. de D.E.A. achizitii Cont.sef specialitate demarrii ef procedurii compart. specialitate
La data Compart. achizitii ntocmiri Serv.fin. planului Jurist (dupa caz) La data Compart. demarrii achizitii procedurii Compart. specialitate
D.E.A. Cont.sef Jurist D.E.A. Cont.sef
103
Manual de proceduri
104
Completarea Fiei de date a achiziiei se face conform prevederilor legale n vigoare i a modelului prezentat n Ghidul pentru atribuirea contractelor de achiziie public Documentaia de atribuire trebuie s conin Stabilirea formularelor i urm toarele formulare: Fia de date a achiziiei, modelelor care se vor ataa Formularul de ofert, Formularul de contract, documentaiei de atribuire. Formularul de scrisoare de garanie, daca se solicit. Constituirea garaniei de Se recomand solicitarea garaniei de participare participare, daca este cazul . in procedurile de atribuire a contractelor care sunt relativ complexe sau ori de cate ori avei semnale c respectiva pia de produse, servicii sau lucrri nu este nc stabil. Aceasta se constituie numai dac autoritatea contractant solicit acest lucru prin documentaia de atribuire. Garania de participare se stabilete in suma fix i ntr-un cuantum de maxim 2 % din valoarea estimata a contractului de achiziie public. Perioada de valabilitate a garaniei pentru participare va fi cel puin egal cu per. de valabilitate a ofertei. Elaborarea calendarului Se estimeaz datele de desfurare a fiecrui pas al procedurii, pentru fiecare obiect n parte. estimativ al procedurii Este necesar pentru: planif. procesului de achiziie public; evitarea suprapunerilor i ntrzierilor; monitoriz.intern a procesului de achiziie. La elaborarea calendarului se va ine seama de: termenele prevzute n ordonana pentru publicare anunuri; termenele prevzute n ordonana pentru depunerea ofertelor; durata previzionat pentru examinarea i evaluarea ofertelor; perioada de ateptare; orice alte termene ce pot influena procedura Completarea fiei de date a achiziiei;
Pana la data demarrii proced. Pana la data demarrii proced.
Compart. Achizitii Compart. Achizitii
D.E.A.
Director Compart. achizitii Director Compart. achizitii
D.E.A.
Pana la data Compart. deschiderii Achizitii ofertelor
D.E.A.
Pana La data demarrii proced.
Compart. Achizitii
D.E.A.
4.3. Transmiterea spre publicare a anunului de participare:

Redactarea i aprobarea Anunul de participare cuprinde cel puin urmtoarele informaii: anunului de participare. a) data limit stabilit pentru primirea ofertelor; b) adresa la care se transmit ofertele; c) limba sau limbile n care trebuie elaborat oferta; d) dac se solicit ndeplinirea unor criterii minime de calificare, menionarea acestora; e) o scurt descriere a obiectului contractului de achiziie public ce urmeaz s fie atribuit; f) modul de obinere a documentaiei de atribuire. 3) n cazul n care documentaia de atribuire este accesibil direct prin mijloace electronice, autoritatea contractant are obligaia de a include n invitaia de participare informaii privind modul de accesare a documentaiei respective. Transmiterea anunului de Se realizeaz numai prin mijloace electronice, participare ctre operatorul folosind aplicaia dedicat, disponibil la adresa de Internet www.e-licitaie.ro SEAP. Transmiterea anunului la Unitatea pentru Coordonarea i Verificarea Achiziiilor Publice din cadrul Ministerului Finanelor Publice nsoit de fia de prezentare conform formularului standard, in cazul in care valoarea estimata este > 75.000 euro pentru contractele de furnizare i servicii sau > 500.000 euro pentru contractele de lucrri
La data Compart. Achizitii demararii proced.
D.E.A.
52 zile inainte de data dep. ofertei care se pot reduce conf.cadr. legal Acest lucru se va realiza concomitent cu Cel mult o zi de la publicare transmiterea la MO. ncepnd cu data de 1 ianuarie 2008, publicarea n SEAP anunurilor prevzute de prezenta ordonan n Monitorul Oficial al Romniei este facultativ.cf.OUG 94/2007
Compart. Achizitii
D.E.A.
Director Compart. achizitii Administraia Naional a Penitenciarelor
Compart. Achizitii
D.E.A.
105
Manual de proceduri
106
4.4. Numirea comisiei de evaluare:

Emiterea deciziei de numire a Comisia de evaluare va fi format din minim 3 membrii titulari i 1 membru de rezerv. Membrii Comisiei de evaluare comisiei de evaluare sunt nominalizai, de regul, din cadrul compartimentului intern de achiziii 1.1. Modul de lucru al comisiei de Preedintele comisiei de evaluare a ofertelor evaluare. stabilete modul de lucru, de comun acord cu membrii acesteia Autoritatea contractant poate solicita opinia 2 ntocmirea Notei justificative experilor externi, n cazul n care instituia nu privind cooptarea de experi deine personal calificat pentru verificarea externi, dac este cazul. respectrii cerinelor tehnice specificate n caietul de sarcini. 1 4.5. Punerea la dispoziia operatorilor economici a documentaiei de atribuire 1
Pana La data Compart. achizitii demarrii proced. Pana la data deschiderii ofert. Pana la data deschiderii ofert. Presed.com. de evaluare Compart. achizitii
D.E.A.
Director Compart. Achizitii Director Compart. Achizitii Director Compart. Achizitii
D.E.A. D.E.A.
Interval de timp
Elaboreaza
Verifica
Aproba
Arhiveaza
Autoritatea contractant are obligaia de a pune la dispoziia operatorului economic documentaia de atribuire ct mai repede posibil.
Punerea la dispoziie a documentaiei de atribuire, la cererea operatorului economic.
Punerea la dispoziie a documentaiei de atribuire trebuie fcut ntr-o perioad care nu trebuie s depeasc 4 zile de la primirea solicitrii. Dac, documentaia de atribuire este pus la dispoziie pe suport hrtie i/sau pe suport magnetic, atunci autoritatea contractant are dreptul de a stabili un pre, cu condiia ca acesta s nu depeasc costul multiplicrii documentaiei, la care se poate aduga, dac este cazul, costul transmiterii prin pot. Orice operator economic are dreptul de a solicita si a obine documentaia de atribuire.
Max. 4 zile de Compart. la data achiziii solicitrii, dar max. 2 zile pana la data limita de dep. a of.
D.E.A.
Compart. achiziii
D.E.A.

Nr. crt Descrierea activitilor Aciuni desfurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
1 2
nregistrarea acestora se face la secretariatul n mom. instituiei i vor fi parte anex la dosarul achiziiei. primirii solicitrii Autoritatea contractant are obligaia de a n cel mult 3 rspunde n mod clar, complet i fr ambiguiti. zile lucr. de la Rspunsul la clarificri se transmite cu cel puin 6 primirea unei zile nainte de data limit de depunere a ofertelor, solicitri de ctre toi operatorii economici care au obinut clarificri, nu documentaia de atribuire; Dac documentaia mai tarziu de 6 este disponibil n SEAP, clarificrile sau zile inainte de modificrile acesteia se fac cunoscute prin data limita crearea unui nou fiier electronic la care se va stabilita pentru depunerea asigura accesul direct i nerestricionat -Se rspunde i la solicitrile de clarificri ofertelor. care nu au fost transmise n timp util, numai dac perioada necesar pentru elaborarea i transmiterea rspunsului face posibil primirea acestuia de ctre operatorii economici nainte de data limit de depunere a ofertelor. mom. Orice comunicare, solicitare, Orice document scris trebuie nregistrat n n momentul transmiterii i n momentul primirii. transmiterii i informare, notificare i altele mom. asemenea trebuie s se Documentele scrise pot fi transmise prin oricare n din urmtoarele modalitati : prin pot, prin fax, primirii. transmit n scris. prin mijloace electronice, prin orice combinaie a celor precizate. Ofertele se depun la sediul instituiei. Acestea In momentul Primirea ofertelor sunt nreg. la secretariat consemnndu-se ora i sosirii data sosirii. ntocmirea listei cu ofertanii, nreg. datei i a orei cnd a fost depus oferta.
Secretariat Compart. achiziii
Compart. Achizitii D.E.A.
DEA
Compart. Achizitii
Secretariat
Compart. Achizitii
Secretariat Responsabil de sector
Compart. Achizitii
107
Manual de proceduri
108 4.7. Desfurarea edinei de deschidere

1.1
Completarea de ctre fiecare membru al comisiei de evaluare i de ctre experii externi cooptai, a declaraiilor privind confidenialitatea i conflictul de interese, nainte de deschiderea ofertelor. n cazul apariiei conflictului de interese, se ia decizia modificrii comisiei de evaluare i se modific decizia de numire a comisiei de evaluare Ofertele se deschid la data, ora i locul indicate n anunul de participare i n documentaia de atribuire.
Se completeaz declaraia de confidenialitate i nainte de imparialitate deschiderea ofertelor.
Reprez. din partea Min.Finantelor (daca e prezent)
Directorul unitatii, care a numit comisia de n mom. evaluare a ofertelor, va dispune modificarea apariiei conflictului de componenei comisiei. interese Ofertele se deschid de ctre comisia de evaluare
D.E.A.
Director Reprez. din partea Min.Finantelor (daca e prezent) Reprez. din partea Min.Finantelor (daca e prezent) Reprez. din partea Min.Finantelor (daca e prezent) Reprez. din partea Min.Finant elor (daca e prezent)
Compart. achiziii
edina de Membrii deschidere a comisiei de evaluare ofertelor
Presed. Compart. Comisiei achiziii de evaluare Presed. Compart. Comisiei achiziii de evaluare Presed. Compart. Comisiei achiziii de evaluare
2.1
de Membrii Orice ofertant are dreptul de a Prezena acestuia se consemneaz in procesul edina deschidere a comisiei de fi prezent la edina de verbal de deschidere a ofertelor. evaluare ofertelor deschidere a ofertelor. de Membrii n cadrul edinei de Se verific dac acestea sunt conform edina deschidere a ofertelor, specificailor prevzute n documentaia de deschidere a comisiei de evaluare ofertelor comisia de evaluare verific atribuire modul de respectare a regulilor formale de depunere i prezentare a ofertelor i a documentelor care le nsoesc.
2.2
3.
Plicurile vor fi deschise de ctre preedintele comisiei de evaluare
3.1
Acesta are obligaia de a anuna urmtoarele informaii: denumirea (numele) ofertanilor; modificrile i retragerile de oferte; existena garaniilor de participare; elementele principale ale propunerilor financiare, inclusiv preul; cursul de referin care va sta la baza comparrii preurilor la evaluarea ofertelor prezentate ntr-o alt moned; propuneri de oferte alternative (dac este cazul); orice alte detalii i precizri pe care comisia de evaluare le consider necesare. Nici o ofert nu poate fi Excepia de la aceast regul o fac ofertele respins n cadrul edinei de ntrziate i a celor care nu fac dovada constituirii garaniei pentru participare deschidere
edina de Presedintele deschidere a Comisiei de ofertelor evaluare
Reprez. din partea Min.Finantelor (daca e prezent)
Compart. achiziii
edina de Membrii deschidere a comisiei de ofertelor evaluare
Comisia de evaluare va Procesul verbal de deschidere a ofertelor trebuie edina de Membrii ntocmi un proces - verbal de s includ informaiile anunate de ctre deschidere a comisiei de deschidere preedintele comisiei. ofertelor evaluare de Membrii Semnarea procesului verbal Procesul verbal privind edina de deschidere a edina de deschidere a ofertelor ofertelor va fi semnat de ctre membrii comisiei i deschidere a comisiei de evaluare de ctre reprezentanii ofertanilor care sunt ofertelor prezeni la deschiderea ofertelor Autoritatea contractant are obligaia de a transmite procesul verbal de deschidere i celorlali ofertani participani la procedur, dar ai cror reprezentani nu au fost prezeni la deschidere. Orice decizie a comisiei de evaluare trebuie s ntruneasc votul a cel puin 2/3 dintre membrii si. Procesul verbal de deschidere a ofertelor se trimite fiecrui participant la procedur, fie c a fost prezent la deschidere sau nu, n copie xerox, att prin pot ct i prin fax. Imediat dup Membrii comisiei de ncheierea edinei de evaluare deschidere a ofertelor Imediat dup Membrii ncheierea comisiei de edinei de evaluare deschidere a ofertelor
4.1
Reprez. din partea Min.Finantelor (daca e prezent) Reprez. din partea Min.Finantelor (daca e prezent) Reprez. din partea Min.Finant elor (daca e prezent)
Presed. Compart. Comisiei achiziii de evaluare Presed. Compart. Comisiei achiziii de evaluare Presed. Compart. Comisiei achiziii de evaluare Presed. Compart. Comisiei achiziii de evaluare
4.2
Membrii comisiei de evaluare care nu sunt de acord cu decizia adoptat au obligaia de a-i prezenta punctul de vedere n scris, elabornd n acest sens o Not individual care se ataeaz la Raportul procedurii de atribuire.
109
Manual de proceduri
110
4.8. Examinarea i evaluarea ofertelor 1

Examinare i evaluarea ofertelor Verificarea ofertelor
Comisia de evaluare are obligaia de a desfura Cat mai curand Membrii activitile de examinare i evaluare numai la posibil comisiei de sediul autoritii contractante evaluare Cat mai curand Membrii posibil comisiei de evaluare 72 ore de la Membrii solicitare comisiei de evaluare Membrii comisiei de evaluare
1.1.
2.1.
Verificarea de ctre comisia de evaluare a condiiilor de : eligibilitate, calificare, corespondena tehnic i financiar dintre documentaia de atribuire i ofertele depuse Termenul de completare a Se acord un termen rezonabil de timp, de regul documentelor lips de ctre n limita a 72 de ore de la momentul solicitrii pentru completarea documentelor lips. participanii la procedur. Interdicii de solicitare Comisia de evaluare nu are dreptul de a permite completri a documentelor i de a solicita completarea unui document care lipsete dac:n documentaia de atribuire a fost lips. menionat expres faptul c, n caz de neprezentare a respectivului document, nu este permis completarea ulterioar, neprezentarea avnd ca efect descalificarea ofertantului; ofertantul respectiv, dei cunotea cerinele, a omis s prezinte mai mult de 3 dintre documentele solicitate n cadrul documentaiei de atribuire; prin acceptarea completrii documentului respectiv se creeaz un avantaj evident n raport cu ceilali ofertani aducndu-se atingere principiului tratamentului egal. Cazuri n care oferta este Dac ofertantul nu transmite, n perioada stabilit clarificrile solicitate sau n cazul n care considertat neconform explicaiile prezentate de ofertant nu sunt concludente, oferta sa va fi considerat neconform. Dac ofertantul modific, prin rspunsurile pe care le prezint, coninutul propunerii tehnice, iar aceasta nu mai rspunde n mod substanial cerinelor caietului de sarcini, oferta sa va fi considerat neconform,
2.2.
Presed. Comisiei de evaluare Presed. Comisiei de evaluare Presed. Comisiei de evaluare Presed. Comisiei de evaluare
Compart. achiziii Compart. achiziii Compart. achiziii Compart. achiziii
2.3.
Maxim 72 ore Membrii de la comisiei de evaluare solicitarea clarificarilor
Presed. Comisiei de evaluare
Compart. achiziii
Se resping ofertele necorespunztoare, respectiv cele care sunt:: inacceptabile si/sau neconforme.
4.
Oferte admisibile
Prin ofert inacceptabil se nelege oferta care:a fost depus dup data i ora limit de depunere a ofertelor;a fost depus la o alt adres dect cea stabilit n anunul de participare;nu au fost nsoite de garania de participare aa cum a fost solicitat n documentaia de atribuire;a fost depus de un ofertant care nu ndeplinete cerinele minime de calificare;constituie o alternativ la prevederile caietului de sarcini, alternativ care nu poate fi luat n considerare din urmtoarele motive:n anunul de participare nu este precizat n mod explicit posibilitatea depunerii unor oferte alternative, respectiva ofert alternativ nu respect cerinele minime prevzute n caietul de sarcini; conine n propunerea financiar un pre care depete valoarea fondurilor care pot fi disponibilizate pentru ndeplinirea contractului de achiziie public respectiv;prezint un pre neobinuit de sczut n raport cu ceea ce urmeaz a fi furnizat, executat sau prestat, iar justificrile primite nu au fost concludente. Prin ofert neconform se nelege oferta care: nu satisface cerinele caietului de sarcini; conine propuneri referitoare clauzele contractuale care sunt n mod evident dezavantajoase pentru autoritatea contractant; conine n cadrul propunerii financiare preuri care nu sunt rezultatul liberei concurene i care nu pot fi justificate. Prin oferta admisibil se nelege oferta corespunztoare din punct de vedere al documentaiei de atribuire. Oferta ctigtoare se va desemna din ofertele admisibile.
Dup expirarea termenului limita
Compart. achiziii
Dup expirarea termenului limita
Compart. achiziii
111
Manual de proceduri
112
5.
Stabilirea ctigtoare
ofertei
5.1.
Calcularea punctajului pentru stabilirea ofertei ctigtoare n cazul n care se aplic criteriul de atribuire oferta cea mai avantajoas din punct de vedere economic
5.2.
Calcularea punctajului pentru stabilirea ofertei ctigtoare n cazul n care se aplic criteriul de atribuire preul cel mai sczut Odat stabilit ctigtoare, rmne ferm. oferta aceasta
5.3
Comisia de evaluare are obligaia de a stabili oferta ctigtoare, dintre ofertele admisibile, pe baza aplicrii criteriului stabilit pentru atribuirea contractului de achiziie public. Dac criteriul utilizat a fost "oferta cea mai avantajoas din punct de vedere economic", atunci evaluarea ofertelor se realizeaz prin acordarea, pentru fiecare ofert n parte, a unui punctaj rezultat ca urmare a aplicrii algoritmului de calcul stabilit n documentaia de atribuire. Clasamentul se ntocmete n ordinea descresctoare a punctajului acordat. Punctajul obinut de fiecare ofert reprezint media aritmetic a punctajelor acordate de fiecare membru al comisiei de evaluare n parte. Dac criteriul utilizat a fost "preul cel mai sczut", atunci evaluarea ofertelor se realizeaz prin compararea preurilor, fr TVA, a fiecrei oferte n parte i prin ntocmirea, n ordine descresctoare a preurilor respective, a clasamentului pe baza cruia se stabilete oferta ctigtoare. Oferta care a fost stabilit ctigtoare nu poate fi modificat i constituie parte integrant a contractului de achiziie public care urmeaz s fie ncheiat
Dup expirarea termenului limita Cat mai curand posibil
Membrii comisiei de evaluare Membrii comisiei de evaluare
Presed. Comisiei de evaluare Presed. Comisiei de evaluare
Cat mai curand Membrii posibil comisiei de evaluare
Presed. Comisiei de evaluare Presed. Comisiei de evaluare Presed. Comisiei de evaluare
Compart. achiziii
6.
Anularea procedurii, dac Procedura de atribuire a contractului se anuleaz Cat mai curand Membrii atunci cnd:au fost depuse numai oferte posibil este cazul. comisiei de inacceptabile, neconforme sau evaluare necorespunztoare ; au fost depuse oferte care, dei pot fi luate n considerare, nu pot fi comparate datorit modului neuniform de abordare a soluiilor tehnice i/sau financiare; abateri grave de la prevederile legislative afecteaz procedura de atribuire sau este imposibil ncheierea contractului.
Elaborarea raportului evaluare al procedurii Cuprinsul Raportului evaluare a procedurii.
de Dup stabilirea ofertei ctigtoare, comisia de Cat mai curand Membrii comisiei de evaluare a ofertelor elaboreaz raportul de posibil evaluare evaluare a procedurii Presed. Membrii comisiei de Comisiei de evaluare evaluare
de Raportul procedurii se aproba de ctre ordonatorul teriar de credite i trebuie s cuprind:denumirea i sediul autoritii contractante; obiectul contractului de achiziie public ; denumirea/ numele ofertanilor participani la procedur; denumirea/ numele ofertanilor respini i motivele care au stat la baza acestei decizii; dac este cazul, motivele concrete pentru care una sau mai multe dintre oferte au fost respinse ca urmare a considerrii preurilor prezentate ca fiind neobinuit de sczute (situaie in care se cer clarificri de la ofertani) ; denumirea/ numele ofertantului/ ofertanilor a crui/cror ofert a fost declarat ctigtoare i motivele care au stat la baza acestei decizii; n cazul ofertantului/ofertanilor ctigtori, partea din contract pe care acesta/acetia au declarat c o subcontracteaz mpreuna cu denumirea/numele subcontractanilor; dac este cazul, justificarea hotrrii de anulare a procedurii de atribuire. 4.9. Transmiterea comunicrii privind rezultatul procedurii de atribuire: 7.1.
Nr. crt. Descrierea activitilor Aciuni desfurate Interval de timp
Presed. Comisiei de evaluare Director
Elaboreaza
Verifica
Aproba Arhiveaza
1.1. 113
Informarea ofertaniilor Cat mai despre deciziile referitoare la curand posibil atribuirea contractului de achiziie public Comunicarea rezultatului Comunicarea se realizeaz n scris 3 zile Maxim 3 zile de la emiterea hotrrii comisiei de evaluare lucrtoare de la emiterea deciziilor respective deciziei a ofertelor
Resp. achiziii Resp. achiziii
Presed. Comisiei de eval. Presed. Comisiei de eval.
Director
Director
Manual de proceduri
114
1.2.
2 2.1.
Modalitatea de comunicare a Comunicarea se transmite i prin fax sau prin rezultatului mijloace electronice. Dac aceasta nu se realizeaz i prin fax sau mijloace electronice atunci perioada de ateptare inaintea semnrii contractului se majoreaz cu 5 zile lucrtoare Acceptarea ofertelor Ofertantul/ofertanii ctigator/ctigtori se ctigtoare informeaza cu privire la acceptarea ofertei/ofertelor prezentate. Informarea ofertanilor Ofertanii care au fost respini sau a cror ofert respini despre rezultatul nu a fost declarat ctigtoare se informeaz hotrrii comisiei i asupra motivelor care au stat la baza deciziei respective, dup cum urmeaz: fiecrui ofertant motivarea acesteia. respins, motivele concrete care au stat la baza deciziei de respingere a ofertei sale; pentru fiecare oferta respins, motivele concrete care au stat la baza deciziei de respingere; fiecrui ofertant care a prezentat o ofert acceptabil, conform si corespunztoare, dar care nu a fost declarat castigtoare, caracteristicile i avantajele relative ale ofertei/ofertelor cstigtoare n raport cu oferta sa, numele ofertantului cruia urmeaz s i se atribuie contractul de achiziie public. Invitaia ofertanilor declarai Comunicarea ctre ofertantul/ofertanii declarai ctigtori pentru semnarea catigtori trebuie s conin i invitaia pentru semnarea contractului. contractului.
Maxim 3 zile Resp. de la emiterea achiziii deciziei Maxim 3 zile de la emiterea deciziei Maxim 3 zile de la emiterea deciziei Resp. achiziii Resp. achiziii
Presed. Comisiei de eval. Presed. Comisiei de eval. Presed. Comisiei de eval.
Director
Compart. achiziii
Director Director
Maxim 3 Resp. zile de la achiziii emiterea deciziei
Presed. Comisiei de eval.
Director
Compart. achiziii
4.10. Perioada de ateptare:

1.1.
2.
2.1.
Necesitatea respectrii Contractul de achiziie public se semneaz dup perioadei de ateptare o perioad de ateptare. Perioada de ateptare poate fi utilizat de persoanele care se simt lezate de un act al autoritii contractante n legatur cu procedura de achiziie public, pentru a-l contesta. Termenul de ateptare pn Perioada de asteptare pn la semnarea la semnarea contractului contractului este de 10 zile de la notificarea rezultatului, n cazul n care valoarea estimat a contractului de achiziie public/acordului-cadru, este mai mare dect pragurile valorice prevzute la art. 55 alin. (2); b) 5 zile de la data transmiterii comunicrii privind rezultatul aplicrii procedurii, conform prevederilor art. 206-207, n cazul n care valoarea estimat a contractului de achiziie public/acordului-cadru, este mai mic sau egal cu pragurile valorice prevzute la art. 55 alin. (2);A se vedea i punctual 4.9.1.2 Primirea contestaiilor, dac Contestaiile primite i rspunsul la solicitrile este cazul, cu numr de primite, se nregistreaz la secretariatul autoritii nregistrare i rezoluia contractante i fac parte din dosarul achiziiei. motivat a autoritii contractante la contestaia depus. Obiectul contestaiei Obiectul contestaiei const n pretenia concret dedus judecii i poate fi, dup caz:anularea actului; obligarea autoritii contractante de a emite un act; obligarea autoritii contractante de a lua orice alte msuri necesare pentru remedierea actelor ce afecteaz procedura de atribuire.
Compart. achiziii
10 zile sau 5 zile cu majorrile de punctul 4.9.1.2
In termenul Secretariat fixat
DEA
Compart. achiziii
115
Manual de proceduri
116
2.1.1
2.1.2
2.1.3
Competena de soluionare contestaii este dat de opiunea prii vtmate: fie, Consiliului; fie, instanei de judecat.Participanii la procedura de atribuire trebuie sa fie instiintati de autoritatea contractanta, Autoritatea contractanta are obligatia sa ii ntiinarea privind instiinteze despre aceasta si pe ceilalti depunerea contestaiei i transmiterea ctre Consiliu a participanti la procedura de atribuire. De asemenea, n termen de 5 zile de la primirea punctului de vedere copiei contestaiei, autoritatea contractant are obligaia transmiterii la Consiliu a punctului su de vedere asupra acesteia, nsoit de orice documente considerate edificatoare, precum i, sub sanciunea amenzii prevzute la art. 275 alin. (3), o copie a dosarului achiziiei publice. Lipsa punctului de vedere al autoritii contractante nu mpiedic soluionarea contestaiei, n msura n care s-a fcut dovada comunicrii acesteia. Contestaia poate fi depus n toate fazele Termenele de depunere a procedurii de atribuire i mpotriva oricrui act al contestaiilor i momentul autoritii contractante in 10 zile de la luarea la depunerii acestora cunostinta de contestator a unui act al autoritatii contractante, n cazul n care valoarea estimat a contractului de achiziie public/acorduluicadru, este mai mare dect pragurile valorice prevzute la art. 55 alin. (2); si 5 zile de la data transmiterii comunicrii privind rezultatul aplicrii procedurii, conform prevederilor art. 206 - 207, n cazul n care valoarea estimat a contractului de achiziie public/acordului-cadru, este mai mic sau egal cu pragurile valorice prevzute la art. 55 alin. (2); Prin excepie, contestaia care se refer la prevederile documentaiei de atribuire poate fi depus numai pn la data stabilit pentru depunerea ofertelor
Competena n soluionarea contestaiilor
In termenul Consiliul sau fixat Instana de judecat. Maxim 5 zile Compart. achiziii D.E.A. Jurist
Compart. Achiziii
Director Compart. Achiziii
10 zile sau 5 zile
Contestatar
D.E.A. Jurist
Compart. Achiziii
2.1.4
Solutionarea contestaiei
Solutionarea se face de catre Consiliu si se 5 zile/10 zile comunica , in scris partilor in 5 zile; Decizia motivat se public pe pagina de Internet a Consiliului, n cadrul buletinului oficial, fr referire la datele de identificare a deciziei i ale prilor, precum i la datele personale, n termen de 10 de zile de la data la care aceasta rmne definitiv i irevocabil.
Consiliul
Compart. Achiziii
4.11. Semnarea contractului: 1

de
data Resp achiziii atribuirii Procedura de atribuire a contractului se La achiziie finalizeaz prin semnarea contractului de achiziie semnarii contractului public . 10 zile sau Resp. 5 zile (fct. achiziii de valoare Juridic contract) de la comunicarea hotararii de atribuire, cu majorrile de 5 zile, dup caz (punctul 4.9.1.2.) Compart. achiziii
2.
Incheierea contractului de Contractul de achiziie public se ncheie n form scris, in trei exemplare in urma procedurii de achiziie public. atribuire. Un contract se semneaz de ambii directori: directorul autoritii contractante si ofertantul ctigtor. Celelalte 2 contracte, pe lng semnturile directorilor, sunt avizate de directorul economic, contabilul ef i consilierul juridic, responsabilul cu derularea contractului iar un exemplar se anexeaz la dosar i altul rmne la contabilul ef Cuprinsul contractului de Contractul de achiziie public va cuprinde cel achiziie public. puin urmtoarele: a) propunerea tehnic i propunerea financiar; b) graficul de ndeplinire a contractului; c) graficul de pli; d) garania bancar de bun execuie, dac este cazul.
Director
Compart. achiziii Compart. Achiziii Serv.finan -ciar contabil
Director
Director
Compart. achiziii
117
Manual de proceduri
118

1 1.1 2
Termenul maxim de Anunul de atribuire se public in cel mult 48 de Max. 48 zile publicare a anunului de zile dup ce s-a finalizat procedura de licitaie deschis. atribuire. Cuprinsul anunului de Anunul de atribuire trebuie s conin informaiile atribuire legal prevzute, dar de regul, nu mai mult de 650 de cuvinte. Transmiterea anunului de Anunul de atribuire se public in SEAP prin atribuire. mijloace electronice, folosind aplicaia dedicat, disponibil la adresa de Internet www.elicitaie.ro; M.O al Romniei, Partea a VI-a, Achiziii publice se face n cel mult o zi de la publicarea n SEAP. Se realizeaz prin transm. unei solicitri scrise. Publicarea n MO se realiz. contra cost i va fi facultativ, ncepnd cu 01.01.2008, cf.OUG 94-2007; Jurnalul Oficial al Uniunii Europene, dac este cazul Dac valoarea estimat a contractului de achiziie public ce urmeaz a fi atribuit depseste pragurile pentru care este obligatorie publicarea anunul de atribuire n Jurnalul Oficial al Uniunii Europene, atunci acesta trebuie s conin cel puin informaiile cuprinse n anexa nr. 3A din ordonan, prin utilizarea formularelor standard adoptate de Comisia European.
D.E.A. D.E.A. D.E.A., Jurist, Cont. ef
Director Director Director
4.13. Definitivarea dosarului achiziiei publice i arhivarea documentelor:

Definitivarea dosarului de achiziie public. Intocmirea i pstrarea dosarului de achiziie public
2.
Dosarul achizitiei publice cuprinde toate Dupa finaliz. activitatile desfasurate in cadrul unei proceduri Procedurii de atribuire, respectiv toate documentele necesare pentru derularea procedurii. Dosarul de achiziie publica se ntocmete i se Cel puin 5 ani pstreaz de ctre autoritatea contractanta prin compartimentul intern specializat de achiziii publice. Acesta se ntocmete pentru fiecare contract de achiziie publica atribuit. Se pstreaz atta timp cat contractul de achiziie publica produce efecte juridice de la data finalizrii acestuia.
D.E.A.
Director
D.E.A. Cont. ef
Director

cu Compart. Constituirea garaniei de Se solicita constituirea de garaniei de buna Odata achiziii incheierea buna executie, daca este executie, care poate fi sub mai multe forme: contractului -prin scrisoare de garantie bancara; cazul . -depuneri la casierie; -prin reineri succesive din sumele datorate pentru facturi partiale. Aceasta se constituie numai dac autoritatea contractant solicit acest lucru prin documentaia de atribuire. Garania de participare se stabilete in suma fix i ntr-un cuantum de maxim 10 % din valoarea contractului de achiziie public, exclusiv TVA. Perioada de valabilitate a garaniei de buna executie va fi cel puin egal cu durata contractului.
D.E.A. Cont.ef
Director
Compart. achiziii
119
Manual de proceduri
120
Intrarea in efectivitate a Contractul intra in efectivitate fie dupa contractului constituirea garantiei de buna executie , daca a fost solicitata, fie la termenul convenit de parti. Daca pe parcursul indeplinirii contractului se constata faptul ca anumite elemente ale propunerii tehnice sunt inferioare sau nu corespund cerintelor prevazute in caietul de sarcini si sa rezilierea contractului si angajarea raspunderii contractuale Indeplinirea obligatiilor Partile trebuie sa-si indeplineasca, cu buna asumate prin contract credinta, obligatiile asumate atat din punct de vedere calitativ, cat si calitativ, la termenul stabilit prin contact. Compartimentul achizitii, prin managerul de contract urmareste respectarea acestui aspect.
Compart. Dupa achiziii constituirea garantiei de buna executie daca a fost solicitata, fie la term. convenit de parti Pe perioada de Compart. valabilitate a achiziii contractului
D.E.A. Cont.ef
Director
Compart. achiziii
D.E.A. Cont.ef
Director
Compart. achiziii
4.15. Finalizarea contractului:

Reprezint operaiunea prin care autoritatea cotractanta isi exprima acceptarea cu privire la obiectul contractului (produse, servicii, lucrri) si pe baza creia se efectueaz plata finala. Eliberarea garaniei de buna Se elibereaz garania de buna executie, dup executie, daca este cazul indeplinerea totala a contractului i plata ultimei facturi sau efectuarea receptiei finale. Se elibereaza documentele constatatoare care contin informatii referitoare la indeplinirea contractului de catre furnizor/prestator/executant si la eventualele prejudicii create de acesta.
Efectuarea receptiei finale
Max 14 zile de la finaliz. rec. finale, cu detalierea din art. 92, alin(4) din OUG 34, pentru contratele de lucrri
Compart. achiziii
D.E.A.
Director
Compart. achiziii
Comunicarea catre ANRMAP si catre furnizor/prestator/executant a confirmarii indeplinirii a contractului
Se trimit documentele constatatoare care contin Max.3 zile de Compart. informatii referitoare la indeplinirea contractului la elib.scris. de achiziii de catre furnizor/prestator/executant si la buna executie eventualele prejudicii create de acesta. Un exemplar din aceste documente se ataeaz dosarului procedurii.
D.E.A.
Director
Compart. achiziii
4.16. Analiza procesului: Interval de Nr. Descrierea activitilor Aciuni desfurate timp crt. 1 Efectuarea analizei Reprezint operaiunea prin care autoritatea Dupa desfasurarii procedurii si a cotractanta analizeaz modul de ndeplinire a finalizarea contractului respectiv, msura in care au fost contractului indeplinirii contractului satisfcute toate necesitatiile autoritatii, punctele tari si punctele slabe ale procedurii si propunerile de imbunatatire pe viitor a procesului de achiziie publica
Elaboreaza Compart. achiziii
Verifica D.E.A. Jurist Cont.ef
Aproba Director
Arhiveaza
Compart. Achiziii
PROCEDURA: A00203015 PROCEDURA PRIVIND ACHIZIIILE PUBLICE - DIALOGUL COMPETITIV 1. Scop: -stabilirea unui cadru unitar pentru organizarea i desfurarea etapelor procesului de achiziionare de produse, servicii sau lucrri, prin procedura Dialog competitiv, n Administraia Naional a Penitenciarelor i unitile penitenciare; - stabilirea responsabilitilor privind activitile desfurate precum i a modului de ntocmire, a circulaiei i arhivrii documentelor ntocmite n cadrul acestui proces, avndu-se n vedere asigurarea utilizrii eficiente a fondurilor publice i celorlalte principii ce stau la baza achiziiilor publice. 2.Premise: n conformitate cu prevederile art. 94 din Ordonana de Urgen a Guvernului nr. 34/2006, modificat i completat, autoritatea contractant are dreptul de a aplica procedura de dialog competitiv pentru atribuirea unui contract de achiziie public de furnizare, servicii sau lucrri, dac se ndeplinesc, n mod cumulativ, urmtoarele condiii: 121
Manual de proceduri
122
a) contractul n cauz este considerat a fi de complexitate deosebit; b) aplicarea procedurii de licitaie deschis sau restrns nu ar permite atribuirea contractului de achiziie public n cauz. 3. Aplicabilitate: Procedura se refera la atribuirea contractelor de achiziii publice de furnizare, servicii sau lucrri prin procedura de dialog competitiv, conform OUG nr. 34 /2006, modificat i completat, fiind aplicabil Administraiei Naionale a Penitenciarelor i unitilor sistemului administraiei penitenciare (penitenciare, spital penitenciar, centre de reeducare, etc.), prin intermediul compartimentelor de specialitate. Definiie: DIALOG COMPETITIV - procedura la care orice operator economic are dreptul de a-i depune candidatura i prin care autoritatea contractant conduce un dialog cu candidai admii, n scopul identificrii uneia sau mai multor soluii apte s rspund necesitilor sale, urmnd ca, pe baza soluiei/soluiilor identificate, candidaii selectai s elaboreze oferta final. Conform art. 96 din Ordonana de Urgen a Guvernului nr. 34/2006, modificat i completat procedura de dialog competitiv se desfoar n trei etape: a) etapa de preselecie a candidailor; b) etapa de dialog cu candidaii admii n urma preseleciei, pentru identificarea soluiei/soluiilor apte s rspund necesitilor autoritii contractante i n baza creia/crora candidaii vor elabora i vor depune oferta final; c) etapa de evaluare a ofertelor finale depuse. 4. Descrierea procedurii 4.1.Identificarea necesitilor i a fondurilor necesare
1.1.
Estimarea contractului public.
de
data Compart. valorii Se identific toate costurile aferente pentru La logistic achiziie obtinerea produselor, lucrrilor sau serviciilor demarrii necesare: se nsumeaz toate costurile platibile procedurii pentru ndeplinirea contractului; se iau n considerare toate majorarile preului contractului, eventualele suplimentri faa de obiectul iniial; valoarea premiilor sau primelor ce se intenioneaz a se acorda.
D.E.A. Cont. sef
Director
Compart. achizitii
1.2.
1.3. 1.4. 1.5.
Alegerea procedurii care Se verific ntrunirea condiiilor prevzute la art. 94 din ordonana de urgen: urmeaz s fie aplicat. - contractul n cauz este considerat a fi de complexitate deosebit; - aplicarea procedurii de licitaie deschis sau restrns nu ar permite atribuirea contractului de achiziie public n cauz. Elaborarea notei justificative Compartimentul intern specializat elaboreaz nota justificativ conf art. 5 din Hot 925/2006. privind alegerea procedurii Aceasta face parte din dosarul achiziiei. ntocmirea calendarului Se specific data estimativ de nceperefinalizare a procedurii. procedurii Verificarea existenei surselor de finanare din Fila de buget Elaborarea Notei justificative de estimare a valorii contractului de achiziie public. Elaborarea anunului de intenie i transmiterea acestuia n SEAP i MOdac este cazul.
D.E.A.
Director
Compart. achizitii
2.
La data Compart. achizitii demarrii procedurii La data Compart. achizitii demarrii procedurii data Compart. Se verific de catre compartimentul financiar- La Achizitii contabil ncadrarea achiziei ce urmeaz a fi demarrii Compart. procedurii efectuat n bugetul aprobat i repartizat unitii financiar Compart. Se anexeaz baze de calcul justificative, prin Achizitii care se evideniaz valoarea contractului exprimata n lei fr TVA, n euro i ncadrarea n pragurile specifice legislaiei in vigoare. Ct mai curnd Compart. Achizitii dup nceperea anului bugetar
Jurist D.E.A. D.E.A. Cont. Sef D.E.A.
Director Director Director
Compart. achizitii Compart. achizitii Compart. achizitii Compart. achizitii Compart. achizitii
Director
3.
Anunul de intenie se transmite spre publicare obligatoriu atunci cnd se urmrete beneficierea de reducere a termenelor i dac : valoarea total estimat a contractelor depete pragurile stabilite prin legislaia n vigoare Anunul de intenie se public: - n Jurnalul Oficial al Uniunii Europene, - n SEAP - n Monitorul Oficial al Romniei, Partea a VI-a, Achiziii publice, facultativ, incepand cu data de 01.01.2008; - numai n SEAP cu condiia ca, nainte de publicare, s fi fost transmis un anun simplificat de informare prealabil ctre Comisia European
D.E.A.
Director
123
Manual de proceduri
124

Elaborarea descriptive
documentaiei
Elaborarea contractuale.
clauzelor
Stabilirea criteriilor de preselecie referitoare la situaia economic i financiar sau la capacitatea tehnic i/sau profesional.
Acesta va cuprinde: - o descriere a necesitilor, obiectivelor i constrngerilor autoritii contractante; - orice alte informaii pe baza crora se va derula dialogul pentru identificarea soluiilor viabile; - primele care vor fi acordate participanilor la dialog; - posibilitatea de a realiza dialogul sau negocierea n runde succesive, cu scopul de a reduce numrul de soluii discutate sau propuneri de oferte. Sarcina elaborrii documentaiei descriptive revine persoanei desemnate (responsabilul de sector), n colaborare cu specialitii din fiecare sector de activitate. Acesta se aprob de ctre directorul instituiei. Se ataeaz un model de contract, redactat n alb cu principalele clauze. Contractul de achiziie public se redacteaz de ctre juristul instituiei, se avizeaz de ctre directorul general al instituiei, directorul economic i contabilul ef. Criteriile de calificare si selecie se refer numai la: situaia personal a ofertantului; capacitatea de exercitare a activitii profesionale; situaia economic i financiar; capacitatea tehnic i/sau profesional; standarde de asigurare a calitii; standarde de protecie a mediului, dac este cazul. Dac se solicit ndeplinirea unor cerine minime referitoare la situaia economic i financiar sau la capacitatea tehnic i/sau profesional, atunci autoritatea contractant elaboreaz o not justificativ prin care s motiveze cerinele respective, not care trebuie vizat i de ctre juristul unitii.
Pana la data Compart. de specialitate demararii proced.
Director D.E.A. Cont.sef ef compart. de specialitate
Compart. achizitii
La data Compart. achizitii ntocmiri Jurist (dupa planului caz) Serv.fin. La data Compart. achizitii demarrii Compart. procedurii specialitate
D.E.A. Cont.sef Jurist D.E.A. Cont.sef
Director
Compart. achizitii
Director
Compart. achizitii
5 6
Stabilirea numrului minim al candidailor i dac este cazul numrul maxim al acestora Completarea fiei de date a achiziiei
Numrul minim al candidailor nu trebuie s fie Pana la data Compart. mai mic de 3. achizitii demarrii procedurii Completarea Fiei de date a achiziiei se face conform anexei prezentate. Compart. achizitii Compart. achizitii Compart. achizitii
D.E.A.
Director
Compart. achizitii Compart. achizitii Compart. achizitii Compart. achizitii
Pana la data demarrii proced. Stabilirea formularelor i Documentaia de atribuire trebuie s conin Pana la data modelelor care se vor ataa urmtoarele formulare: Fia de date a achiziiei, demarrii documentaiei de atribuire. Formularul de ofert, Formularul de contract, proced. Formularul de scrisoare de garanie, daca se solicit. Constituirea garaniei de Se recomand solicitarea garaniei de participare Pana la data participare, daca este cazul. in procedurile de atribuire a contractelor care sunt deschiderii relativ complexe sau ori de cate ori avei semnale ofertelor c respectiva pia de produse, servicii sau lucrri nu este nc stabil. Aceasta se constituie numai dac autoritatea contractant solicit acest lucru prin documentaia de atribuire. Garania de participare se stabilete in suma fix i ntr-un cuantum de maxim 2 % din valoarea estimata a contractului de achiziie public. Perioada de valabilitate a garaniei pentru participare va fi cel puin egal cu per. de valabilitate a ofertei. Pana la data Elaborarea calendarului Se estimeaz datele de desfurare a fiecrui demarrii estimativ al procedurii pas al procedurii, pentru fiecare obiect n parte. Este necesar pentru: planif. procesului de proced. achiziie public; evitarea suprapunerilor i ntrzierilor; monitoriz.intern a procesului de achiziie. La elaborarea calendarului se va ine seama de: termenele prevzute n ordonana pentru publicare anunuri; termenele prevzute n ordonana pentru depunerea ofertelor; durata previzionat pentru examinarea i evaluarea ofertelor; perioada de ateptare; orice alte termene ce pot influena procedura
D.E.A. D.E.A.
Director Director
D.E.A.
Director
Compart. achizitii
D.E.A.
Director
Compart. achizitii
125
Manual de proceduri
126
4.3. Transmiterea spre publicare a anunului de participare:

30 zile inainte de data dep. candidaturilor care se pot reduce conf.cadr legal Transmiterea anunului la Acest lucru se va realiza concomitent cu Cel mult o zi Unitatea pentru Coor- transmiterea la MO. de la publicare donarea i Verificarea n SEAP Achiziiilor Publice din cadrul Ministerului Finanelor Publice nsoit de fia de prezentare conform formularului standard, in cazul in care valoarea estimata, fr TVA este > 75.000 euro pentru contractele de furnizare i servicii sau > 500.000 euro pentru contractele de lucrri
Redactarea i aprobarea Anunul de participare trebuie s conin informaiile legal prevzute inclusiv criteriile de anunului de participare. preselecie i regulile aplicabile, numrul minim al candidailor pe care intenioneaz s i preselecteze i dac este cazul numrul maxim al acestora, dar de regul, nu mai mult de 650 de cuvinte. Dac valoarea estimat a contractului de achiziie public ce urmeaz a fi atribuit depete pragurile pentru care este obligatorie publicarea anunului de participare n JOUE, atunci acesta trebuie s conin cel puin informaiile cuprinse n anexa nr. 3A din ordonan, prin utilizarea formularelor standard adopt. de Comisia European Transmiterea anunului de Se realizeaz numai prin mijloace electronice, participare ctre operatorul folosind aplicaia dedicat, disponibil la adresa de Internet www.e-licitaie.ro SEAP.
La data Compart. achizitii demararii proced.
D.E.A.
Director
Compart. achizitii
Compart. achizitii
D.E.A.
Director
Compart. achizitii
Compart. achizitii
D.E.A.
Director
Compart. achizitii

1.1 2
Emiterea deciziei de numire Comisia de evaluare va fi format din minim 3 membrii titulari i 1 membru de rezerv. Membrii a Comisiei de evaluare comisiei de evaluare sunt nominalizai, de regul, din cadrul compartimentului intern de achiziii Modul de lucru al comisiei Preedintele comisiei de evaluare a ofertelor de evaluare. stabilete modul de lucru, de comun acord cu membrii acesteia ntocmirea Notei justificative Autoritatea contractant poate solicita opinia privind cooptarea de experi experilor externi, n cazul n care instituia nu deine personal calificat pentru verificarea externi, dac este cazul. respectrii cerinelor tehnice specificate n caietul de sarcini.
Pana la data Compart. achizitii demarrii proced. Pana la data deschiderii ofert. Pana la data deschiderii ofert. Compart. achizitii Compart. achizitii
D.E.A.
Director
Compart. Achizitii Compart. achizitii Compart. achizitii
D.E.A. D.E.A.
Director Director
4.5.Etapa de preselectare a candidailor 4.5.1. Depunerea candidaturilor

Autoritatea contractant are Punerea la dispoziie a informaiilor solicitate obligaia de a asigura privind condiiile de participare la procedura de oricrui operator economic atribuire informaii complete cu privire la condiiile de participare
Depunerea candidaturilor
Compart. Perioada cuprins ntre achizitii data publicrii anunului de participare i data limit de depunere a candidaturilor Candidaturile se depun la sediul instituiei. In momentul Secretariat Acestea sunt nreg. la secretariat consemnndu- sosirii se ora i data sosirii. ntocmirea listei cu ofertanii, nreg. datei i a orei cnd a fost depus oferta.
D.E.A.
Director
Compart. Achizitii
Compart. Achizitii
Director
Compart. achiziii
127
Manual de proceduri
128
4.5.2. Desfurarea edinei de evaluare a candidaturilor

Nr crt Descrierea activitilor Aciuni desfurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
Completarea de ctre fiecare membru al comisiei de evaluare i de ctre experii externi cooptai, a declaraiilor privind confidenialitatea i conflictul de interese, nainte de deschiderea ofertelor. n cazul apariiei conflictului de interese, se ia decizia modificrii comisiei de evaluare i se modific decizia de numire a comisiei de evaluare Plicurile se deschid la data i locul indicate n anunul de participare i n documentaia de atribuire. Evaluarea candidaturilor
Reprez. Se completeaz declaraia de confidenialitate i nainte de Membrii comisiei de din partea imparialitate deschiderea Min. evaluare plicurilor Finanelor candidailor . (dac e prezent) mom. D.E.A. Directorul unitatii, care a numit comisia de n evaluare a candidaturilor, va dispune modificarea apariiei conflictului de componenei comisiei. interese Plicurile ce conin candidaturile se deschid de ctre comisia de evaluare Reprez. din partea Min. Finanelor (dac e prezent) Reprez. edina de Membrii evaluare a comisiei de din partea Min. evaluare candidaturilor Finanelor (dac e prezent) Reprez. edina de Membrii evaluare a comisiei de din partea Min. evaluare candidaturilor Finanelor (dac e prezent) Reprez. edina de Membrii evaluare a comisiei de din partea Min. evaluare candidaturilor Finanelor (dac e prezent)
Director
Presed. Comisiei de evaluare Presed. Comisiei de evaluare Presed. Comisiei de evaluare Compart. achiziii
Comisia de evaluare verific ndeplinirea cerinelor minime de calificare privind capacitatea tehnic i cea economico-financiar a candidailor, criterii de preselectie prevazute in anuntul de participare.
Anularea procedurii, dac Procedura de atribuire a contractului se anuleaz este cazul. atunci cnd numrul minim al candidailor care ndeplinesc criteriile de selecie este mai mic dect numrul minim indicat n anunul de participare. (Art.102, alin.2, lit a, din OUG 34/206, cu modificarile i completrile ulterioare)
Elaborarea raportului Dup stabilirea candidailor care ndeplinesc intermediar de evaluare al criteriile de selecie, comisia de evaluare a ofertelor elaboreaz raportul de evaluare a procedurii de atribuire procedurii
Reprez. Membrii comisiei de din partea Min. evaluare Finanelor (dac e prezent)
Compart. achiziii
4.5.3 Transmiterea comunicrii privind rezultatul procedurii de atribuire

1 2
Informarea tuturor candidailor privind rezultatul primei etape a procedurii Modalitatea de comunicare Comunicarea se transmite i prin fax sau prin a rezultatului mijloace electronice. Dac aceasta nu se realizeaz i prin fax sau mijloace electronice atunci perioada de ateptare inaintea semnrii contractului se majoreaz cu 3 zile lucrtoare
Compart. achizitii Imediat dup aprobarea raportului intermediar al primei etape
Presed. Comisiei de eval. Presed. Membrii comisiei de Comisiei de eval. evaluare
Director Director
4.6. Etapa de dialog cu candidaii admii n urma preseleciei

Elaborarea participare
invitaiei
de
Invitaia de participare trebuie s cuprind cel puin urmtoarele informaii : - referine privind anunul de participare; - adresa la care va avea loc dialogul i data si ora lansrii acestuia; - limba/limbile n care se va derula dialogul; - dac este cazul, precizri referitoare la documentele suplimentare pe care operatorii ec. trebuie s le prezinte n scopul verificrii declaraiilor sau completrii documentelor, prezentate n prima etap.
Presed. Membrii comisiei de Comisiei de eval. evaluare
Director
Compart. achiziii
129
Manual de proceduri
130
2 3
Invitaia la etapa a doua a ofertanilor declarai admii. Derularea dialogului Dialogul se deruleaz cu fiecare candidat admis, n parte, cu scopul identificrii soluiilor/opiunilor referitoare la aspecte tehnice, montajele financiare, probleme legate de cadrul juridic precum i alte elemente ale viitorului contract. Procesul verbal privind edina de dialog se ntocmete la sfritul fiecrei ntlniri i cuprinde problemele discutate i aspectele convenite. Se semneaz de ctre membrii comisiei i de ctre candidaii admisi. Imediat dup aprobare procesului verbal de ctre directorul unitii, Compartimentul achiziii are obligaia de a informa toi participanii la dialog n legtur cu rezultatul fazei intermediare. Urmtoarea rund de dialog se deruleaz numai cu participanii selectai n cadrul fazei intermediare organizate anterior. Autoritatea contractant deruleaz dialogul pn cnd identific soluia/soluiile corespunztoare necesitilor sale obiective
Presed. Membrii comisiei de Comisiei de eval. evaluare Presed. Membrii comisiei de Comisiei de eval. evaluare edina dialog Presed. de Membrii comisiei de Comisiei de evaluare evaluare
Director
Compart. achiziii
Semnarea procesului verbal de edin i informarea participanilor la dialog despre rezultatul fazei intermediare
Director
Compart. achiziii
nchiderea etapei de dialog
edina dialog
Presed. de Membrii comisiei de Comisiei de evaluare evaluare
Director
Compart. achiziii
4.7. Etapa de evaluare a ofertelor depuse 4.7.1. Invitaia de depunere a ofertelor

Elaborarea invitaiei de depunere a ofertelor finale
Invitaia de depunere a ofertei finale trebuie s Dup nchiderea cuprind cel puin urmtoarele informaii : etapei a doua - referine privind anunul de participare; - data si ora limit stabilite pentru depunerea ofertelor; - adresa la care se tranzit ofertele; - limba/limbile n care trebuie elaborat oferta;
Presed. Membrii comisiei de Comisiei de evaluare evaluare
Director
Compart. achiziii
Transmiterea invitaiilor pentru depunerea ofertelor
Primirea ofertelor
data deschiderii ofertelor; dac este cazul, precizri referitoare la documentele suplimentare pe care operatorii ec. trebuie s le prezinte n scopul verificrii declaraiilor sau completrii documentelor, prezentate n prima etap. Invitaiile se transmit participanilor selectai s Un numr depun oferta final suficient de zile pentru elaborarea ofertelor Ofertele se depun la sediul instituiei. Acestea In momentul sunt nreg. la secretariat consemnndu-se ora i sosirii data sosirii. ntocmirea listei cu ofertanii, nreg. datei i a orei cnd a fost depus oferta.
Presed. Membrii comisiei de Comisiei de evaluare evaluare Secretariat Compart. Achizitii
Director
Compart. achiziii
Director
Compart. achiziii
4.7.2. Desfurarea edinei de deschidere

1.1
Completarea de ctre fiecare membru al comisiei de evaluare i de ctre experii externi cooptai, a declaraiilor privind confidenialitatea i conflictul de interese, nainte de deschiderea ofertelor. n cazul apariiei conflictului de interese, se ia decizia modificrii comisiei de evaluare i se modific decizia de numire a comisiei de evaluare
Reprez. Se completeaz declaraia de confidenialitate i nainte de Membrii comisiei de din partea imparialitate deschiderea Min. evaluare ofertelor. Finanelor (dac e prezent)
Compart. achiziii
mom. D.E.A. Directorul unitatii, care a numit comisia de n evaluare a ofertelor, va dispune modificarea apariiei conflictului de componenei comisiei. interese
Director Reprez. din partea Min. Finanelor (dac e prezent)
Compart. achiziii
131
Manual de proceduri
132
Ofertele se deschid la data, Ofertele se deschid de ctre comisia de evaluare ora i locul indicate n anunul de participare i n documentaia de atribuire. Orice ofertant are dreptul de a fi prezent la edina de deschidere a ofertelor.
2.1
2.2
n cadrul edinei de deschidere a ofertelor, comisia de evaluare verific modul de respectare a regulilor formale de depunere i prezentare a ofertelor i a documentelor care le nsoesc. Plicurile vor fi deschise de Acesta are obligaia de a anuna urmtoarele ctre preedintele comisiei informaii: denumirea (numele) ofertanilor; modificrile i retragerile de oferte; existena de evaluare . garaniilor de participare; elementele principale ale propunerilor financiare, inclusiv preul; cursul de referin care va sta la baza comparrii preurilor la evaluarea ofertelor prezentate ntr-o alt moned; propuneri de oferte alternative (dac este cazul); orice alte detalii i precizri pe care comisia de evaluare le consider necesare. Comisia de evaluare va Procesul verbal de deschidere a ofertelor trebuie ntocmi un proces - verbal s includ informaiile anunate de ctre preedintele comisiei. de deschidere
Reprez. edina de Membrii deschidere a comisiei de din partea Min. evaluare ofertelor Finanelor (dac e prezent) Reprez. Prezena acestuia se consemneaz in procesul edina de Membrii verbal de deschidere a ofertelor. deschidere a comisiei de din partea Min. evaluare ofertelor Finanelor (dac e prezent) Reprez. de Membrii Se verific dac acestea sunt conform edina specificailor prevzute n documentaia de deschidere a comisiei de din partea Min. evaluare ofertelor atribuire Finanelor (dac e prezent) Reprez. edina de Presed. deschidere a Comisiei de din partea Min. evaluare ofertelor Finanelor (dac e prezent)
Compart. achiziii
Compart. achiziii
Compart. achiziii
Compart. achiziii
Reprez. edina de Membrii deschidere a comisiei de din partea Min. evaluare ofertelor Finanelor (dac e prezent)
Compart. achiziii
4.1
4.2
Reprez. de Membrii Semnarea procesului verbal Procesul verbal privind edina de deschidere a edina de deschidere a ofertelor ofertelor va fi semnat de ctre membrii comisiei i deschidere a comisiei de din partea Min. evaluare de ctre reprezentanii ofertanilor care sunt ofertelor Finanelor prezeni la deschiderea ofertelor (dac e prezent) Autoritatea contractant are Procesul verbal de deschidere a ofertelor se Imediat dup Membrii obligaia de a transmite trimite fiecrui participant la procedur, fie c a ncheierea comisiei de procesul verbal de fost prezent la deschidere sau nu, n copie xerox, edinei de evaluare deschidere i celorlali deschidere a ofertani participani la att prin pot ct i prin fax. ofertelor procedur, dar ai cror reprezentani nu au fost prezeni la deschidere. Orice decizie a comisiei de Membrii comisiei de evaluare care nu sunt de Imediat dup Membrii comisiei de evaluare trebuie s acord cu decizia adoptat au obligaia de a-i ncheierea de evaluare ntruneasc votul a cel puin prezenta punctul de vedere n scris, elabornd n edinei acest sens o Not individual care se ataeaz la deschidere a 2/3 dintre membrii si. ofertelor Raportul procedurii de atribuire.
Compart. achiziii
Compart. achiziii
Compart. achiziii
4.8. Examinarea i evaluarea ofertelor 1

Nr. Crt
Descrierea activitilor
Aciuni desfurate
Interval de timp
Elaboreaza
Verifica
Aproba
Arhiveaza
Comisia de evaluare are obligaia de a desfura Cat mai curand Membrii activitile de examinare i evaluare numai la posibil comisiei de sediul autoritii contractante evaluare Membrii comisiei de evaluare Membrii comisiei de evaluare
Verificarea de ctre comisia de evaluare a Cat mai curand condiiilor de : eligibilitate, calificare, posibil corespondena tehnic i financiar dintre documentaia de atribuire i ofertele depuse Dup expirarea Se resping ofertele termenului necorespunztoare, limita respectiv cele care sunt: inacceptabile i/sau neconforme.
133
Manual de proceduri
134
Stabilirea ctigtoare
ofertei
Calcularea punctajului pentru stabilirea ofertei ctigtoare n urma aplicrii criteriului de atribuire oferta cea mai avantajoas din punct de vedere economic
6.
Anularea procedurii, dac este cazul.
Elaborarea raportului evaluare al procedurii
de
Comisia de evaluare are obligaia de a stabili oferta ctigtoare, dintre ofertele admisibile, pe baza aplicrii criteriului stabilit pentru atribuirea contractului de achiziie public. Dac criteriul utilizat fiind "oferta cea mai avantajoas din punct de vedere economic", evaluarea ofertelor se realizeaz prin acordarea, pentru fiecare ofert n parte, a unui punctaj rezultat ca urmare a aplicrii algoritmului de calcul stabilit n documentaia de atribuire. Clasamentul se ntocmete n ordinea descresctoare a punctajului acordat. Punctajul obinut de fiecare ofert reprezint media aritmetic a punctajelor acordate de fiecare membru al comisiei de evaluare n parte. Procedura de atribuire a contractului se anuleaz atunci cnd: au fost depuse numai oferte inacceptabile, si/sau neconforme; nu a fost depusa nici o oferta sau au fost depuse oferte care , dei pot fi luate n considerare, nu pot fi comparate datorit modului neuniform de abordare a soluiilor tehnice i/sau financiare; abateri grave de la prevederile legislative afecteaz procedura de atribuire sau este imposibil ncheierea contractului. Dup stabilirea ofertei ctigtoare, comisia de evaluare a ofertelor elaboreaz raportul de evaluare a procedurii
Compart. achiziii
Compart. achiziii

Autoritatea contractant are obligaia de a Cat mai curand informa ofertanii despre deciziile referitoare la posibil atribuirea contractului de achiziie public sau dac este cazul, anularea procedurii de atribuire i eventuala iniiere ulterioar a unei noi proceduri. 1.1 Comunicarea rezultatului Comunicarea se realizeaz n scris 3 zile Maxim 3 zile de la emiterea hotrrii comisiei de lucrtoare de la emiterea deciziilor respective deciziei evaluare a ofertelor 1.2 Modalitatea de comunicare Comunicarea se transmite i prin fax sau prin Maxim 3 zile a rezultatului mijloace electronice. Dac aceasta nu se de la emiterea realizeaz i prin fax sau mijloace electronice deciziei atunci perioada de ateptare inaintea semnrii contractului se majoreaz cu 5 zile. 2 Acceptarea ofertelor Ofertantul/ofertanii ctigator/ctigtori se Maxim 3 zile ctigtoare informeaza cu privire la acceptarea de la emiterea ofertei/ofertelor prezentate. deciziei 2.1. Informarea ofertanilor Ofertanii care au fost respini sau a cror ofert Maxim 3 respini despre rezultatul nu a fost declarat ctigtoare se informeaz zile de la hotrrii comisiei i asupra motivelor care au stat la baza deciziei emiterea motivarea acesteia. respective, dup cum urmeaz: fiecrui ofertant deciziei respins, motivele concrete care au stat la baza deciziei de respingere a ofertei sale; pentru fiecare oferta respins, motivele concrete care au stat la baza deciziei de respingere; fiecrui ofertant care a prezentat o ofert acceptabil, conform si corespunztoare, dar care nu a fost declarat castigtoare, caracteristicile i avantajele relative ale ofertei/ofertelor 1 Informarea ofertaniilor despre deciziile referitoare la atribuirea contractului de achiziie public 135
Resp. achiziii
Director
Compart. achiziii
Presed. Comisiei de eval. Presed. Comisiei de eval. Presed. Comisiei de eval. Presed. Comisiei de eval.
Director Director
Director Director
Compart. achiziii Administraia Naional a Penitenciarelor Compart. achiziii
Manual de proceduri
136 3 Invitaia ofertanilor declarai ctigtori pentru semnarea contractului. 4.10. Perioada de ateptare:
Nr. crt. Descrierea activitilor
cstigtoare n raport cu oferta sa, numele ofertantului cruia urmeaz s i se atribuie contractul de achiziie public. Fiecare dintre aceti operatori economici se informeaz i despre data limit pn la care au dreptul de a depune contestaie, avndu-se n vedere prevederile art. 272..din OUG 34/2006 modficat i completat Comunicarea ctre ofertantul/ofertanii declarai catigtori trebuie s conin i invitaia pentru semnarea contractului.
Maxim 3 Resp. zile de la achiziii emiterea deciziei
Director
Compart. achiziii
Aciuni desfurate
Interval de timp
Elaboreaza
Verifica
Aproba
Arhiveaza
2.
Termenul de ateptare pn Perioada de asteptare pn la semnarea la semnarea contractului contractului este de 10 zile de la notificarea rezultatului, n cazul n care valoarea estimat a contractului de achiziie public/acordului-cadru, este mai mare dect pragurile valorice prevzute la art. 55 alin. (2); b) 5 zile de la data transmiterii comunicrii privind rezultatul aplicrii procedurii, conform prevederilor art. 206 - 207, n cazul n care valoarea estimat a contractului de achiziie public/acordului-cadru, este mai mic sau egal cu pragurile valorice prevzute la art. 55 alin. (2); A se vedea si punctul 7.9.1.2 Primirea contestaiilor, dac Contestaiile primite i rspunsul la solicitrile este cazul, cu numr de primite, se nregistreaz la secretariatul autoritii nregistrare i rezoluia contractante i fac parte din dosarul achiziiei. motivat a autoritii contractante la contestaia depus.
10 zile sau 5 zile, dup caz cu majorrile prevzute la punctul 4.9.1.2.
In fixat
termenul Secretariat
DEA
Compart. achiziii
Competena n soluionarea contestaiilor
Competena de soluionare contestaii este dat In termenul de opiunea prii vtmate: fixat fie, Consiliului; fie, instanei de judecat.Participanii la procedura de atribuire trebuie sa fie instiintati de autoritatea contractanta, Autoritatea contractanta are obligatia sa ii Maxim 5 zile ntiinarea privind instiinteze despre aceasta si pe ceilalti depunerea contestaiei i participanti la procedura de atribuire. transmiterea catre Consiliu a De asemenea, n termen de 5 zile de la primirea punctului de vedere copiei contestaiei, autoritatea contractant are obligaia transmiterii la Consiliu a punctului su de vedere asupra acesteia, nsoit de orice documente considerate edificatoare, precum i, sub sanciunea amenzii prevzute la art. 275 alin. (3), o copie a dosarului achiziiei publice. Lipsa punctului de vedere al autoritii contractante nu mpiedic soluionarea contestaiei, n msura n care s-a fcut dovada comunicrii acesteia.
Consiliul sau Instana de judecat.
Compart. achiziii
Compart. achiziii
D.E.A. Jurist
Director
Compart. achiziii
4.11. Semnarea contractului:

de
atribuirii Procedura de atribuire a contractului se La data Compart. achiziie finalizeaz prin semnarea contractului de achiziie semnarii achiziii public. contractului 10 zile sau Compart. 5 zile (fct. achiziii de valoare Juridic contract) de la comunicarea hotararii de atribuire, cu majorrile de 5 zile, dup caz (pct. 4.9.1.2)
2.
Incheierea contractului de Contractul de achiziie public se ncheie n form achiziie public. scris, in trei exemplare in urma procedurii de atribuire. Un contract se semneaz de ambii directori: directorul autoritii contractante si ofertantul ctigtor. Celelalte 2 contracte, pe lng semnturile directorilor, sunt avizate de directorul economic, contabilul ef , consilierul juridic i responsabilul cu derularea contractului iar un exemplar se anexeaz la dosar i altul rmne la contabilul ef
Director
Compart. achiziii Compart. Achiziii Serv.financiar contabil
Director
137
Manual de proceduri
138

Transmiterea anunului de Anunul de atribuire se public in SEAP prin mijloace electronice, folosind aplicaia dedicat, atribuire. disponibil la adresa de Internet www.elicitaie.ro; M.O al Romniei, Partea a VI-a, Achiziii publice se face n cel mult o zi de la publicarea n SEAP. Se realizeaz prin transm. unei solicitri scrise. Publicarea n MO se realiz. contra cost si va fi facultativ. , ncepnd cu 01.01.2008, cf.OUG 94-2007; Jurnalul Oficial al Uniunii Europene, dac este cazul Dac valoarea estimat a contractului de achiziie public ce urmeaz a fi atribuit depseste pragurile pentru care este obligatorie publicarea anunul de atribuire n Jurnalul Oficial al Uniunii Europene, atunci acesta trebuie s conin cel puin informaiile cuprinse n anexa nr. 3A din ordonan, prin utilizarea formularelor standard adoptate de Comisia European.
Compart. achiziii
D.E.A. Jurist Cont. sef

1.
Intocmirea i pstrarea dosarului de achiziie public
Dosarul de achiziie publica se ntocmete i se pstreaz de ctre autoritatea contractanta prin compartimentul intern specializat de achiziii publice. Acesta se ntocmete pentru fiecare contract de achiziie publica atribuit. Se pstreaz atta timp cat contractul de achiziie publica produce efecte juridice de la data finalizrii acestuia. n cazul anulrii procedurii de atribuire, dosarul se pstreaz cel puin 5 ani de la data anulrii respectivei proceduri.
Cel puin 5 ani Compart. de la data achiziii finalizrii contractului respectiv.
D.E.A. Cont. sef
Director
Compart. achiziii

Constituirea garaniei de Se solicita constituirea garaniei de buna care poate fi sub mai multe forme: buna executie, daca este executie, -prin scrisoare de garantie bancara; cazul . -depuneri la casierie; -prin reineri succesive din sumele datorate pentru facturi partiale. Aceasta se constituie numai dac autoritatea contractant solicit acest lucru prin documentaia de atribuire. Garania de buna executie se stabilete in suma fix i ntr-un cuantum de maxim 10 % din valoarea contractului de achiziie public, exclusiv TVA. Perioada de valabilitate a garaniei de buna executie va fi cel puin egal cu durata contractului. Daca pe parcursul indeplinirii contractului se constata faptul ca anumite elemente ale propunerii tehnice sunt inferioare sau nu corespund cerintelor prevazute in caietul de sarcini autoritatea contractant are dreptul de a emite pretenii asupra garaniei de bun execuie, n limita prejudiciului creat . Intrarea in efectivitate a Contractul intra in efectivitate fie dupa constituirea garantiei de buna executie, daca a contractului fost solicitata, fie la termenul convenit de parti.
Odata cu Compart. incheierea achiziii contractului
D.E.A. Cont.sef
Director
Compart. achiziii
Dupa constituirea garantiei de buna executie daca a fost solicitata, fie la term.convenit de parti Indeplinirea obligatiilor Partile trebuie sa-si indeplineasca, cu buna Pe perioada de credinta, obligatiile asumate atat din punct de valabilitate a asumate prin contract vedere calitativ, cat si calitativ, la termenul stabilit contractului prin contact. Compartimentul achizitii, prin managerul de contract urmareste respectarea acestui aspect.
Compart. achiziii
D.E.A. Cont.sef
Director
Compart. achiziii
Compart. achiziii
D.E.A. Cont.sef
Director
Compart. achiziii
139
Manual de proceduri
140

Reprezint operaiunea prin care autoritatea contractanta isi exprima acceptarea cu privire la obiectul contractului (produse, servicii, lucrri) si pe baza creia se efectueaz plata finala. Eliberarea garaniei de buna Eliberarea garaniei de buna executie, se face dupa indeplinerea totala a contractului i plata executie, daca este cazul ultimei facturi sau efectuarea receptiei finale. Se elibereaza documentele constatatoare care contin informatii referitoare la indeplinirea contractului de catre furnizor/prestator/executant si la eventualele prejudicii create de acesta. Efectuarea receptiei finale Comunicarea catre ANRMAP si catre furnizor/prestator/executant a confirmarii indeplinirii a contractului Se trimit documentele constatatoare care contin informatii referitoare la indeplinirea contractului de catre furnizor/prestator/executant si la eventualele prejudicii create de acesta. Un exemplar din aceste documente se ataseaza dosarului procedurii.
Max 14 zile de la finaliz. rec. finale, cu detalierea din art.92, alin (4) din OUG 34, pentru contractele de lucrri Max. 3 zile de la data elib. scrisorii de buna executie
Compart. achiziii
D.E.A.
Director
Compart. achiziii
Compart. achiziii
D.E.A.
Director
Compart. achiziii

Efectuarea analizei Reprezinta operatiunea prin care autoritatea Dupa desfasurarii procedurii si a cotractanta analizeaza modul de indeplinire a contr. contractului respectiv, masura in care au fost indeplinirii contractului satisfacute toate necesitatiile autoritatii, punctele tari si punctele slabe ale procedurii si propunerile de imbunatatire pe viitor a procesului de achizitie publica
finaliz. Compart. achiziii
Director
Compart. achiziii
PROCEDURA: A00203016 PROCEDURA PRIVIND ACHIZIIILE PUBLICE - NEGOCIEREA FR PUBLICAREA PREALABIL A UNUI ANUN DE PARTICIPARE 1. SCOP a) stabilirea unui cadru unitar intern - set de reguli - pentru organizarea i desfurarea procedurilor de atribuire a contractelor de achiziii publice, prin procedura negocierea fr publicarea prealabil a unui anun de participare, din cadrul sistemului penitenciar; b) stabilirea responsabilitilor privind activitile desfurate n cazul aplicrii procedurii de atribuire negocierea fr publicarea prealabil a unui anun de participare, c) asigur existena unei documentaii adecvate derulrii procedurii negocierea fr publicarea prealabil a unui anun de participare. 2. PREMISE n conformitate cu prevederile art. 122 din Ordonana de Urgen a Guvernului nr. 34/2006 modificat i completat autoritatea contractant are dreptul de a aplica procedura de negocierea fr publicarea prealabil a unui anun n urmtoarele cazuri: a) atunci cnd, din motive tehnice, artistice sau pentru motive legate de protecia unor drepturi de exclusivitate, contractul de achiziie public poate fi atribuit numai unui anumit operator economic; b) ca o msur strict necesar, atunci cnd perioadele de aplicare a licitaiei deschise, a licitaiei restrnse, a negocierii cu publicarea prealabil a unui anun de participare sau a cererii de oferte nu pot fi respectate din motive de extrem urgen, determinate de evenimente imprevizibile i care nu se datoreaz sub nicio form unei aciuni sau inaciuni a autoritii contractante. Autoritatea contractant nu are dreptul de a stabili durata contractului pe o perioad mai mare dect cea necesar, pentru a face fa situaiei de urgen care a determinat aplicarea procedurii de negociere fr publicarea prealabil a unui anun de participare; c) atunci cnd produsele ce urmeaz a fi livrate sunt fabricate exclusiv n scopul cercetrii tiinifice, experimentrii, studiilor sau dezvoltrii tehnologice, i numai dac acestea nu se realizeaz pentru obinerea unui profit i nici nu urmresc acoperirea costurilor aferente; d) atunci cnd este necesar achiziionarea, de la furnizorul iniial, a unor cantiti suplimentare de produse destinate nlocuirii pariale sau extinderii echipamentelor/instalaiilor livrate anterior, i numai dac schimbarea furnizorului iniial ar pune autoritatea contractant n situaia de a achiziiona produse care, datorit caracteristicilor tehnice diferite de cele deja existente, determin incompatibiliti sau dificulti tehnice sporite de operare i ntreinere. Perioada n care astfel de contracte pot fi atribuite nu trebuie s depeasc, de regul, 3 ani de la atribuirea contractului de furnizare iniial; e) pentru achiziionarea de materii prime cotate la bursele de mrfuri, achiziia acestora realiznduse ca urmare a tranzaciilor de pe piaa la disponibil; f) atunci cnd produsele pot fi achiziionate n condiii deosebit de avantajoase, de la un operator economic care i lichideaz definitiv afacerile, de la un judector-sindic care administreaz afacerile unui operator economic n stare de faliment sau lichidare, printr-un aranjament cu creditorii unui operator economic n stare de faliment sau lichidare ori printr-o alt procedur similar cu cele anterioare, reglementat prin lege; g) atunci cnd, ca urmare a unui concurs de soluii, contractul de servicii trebuie s fie atribuit, conform regulilor stabilite iniial, concurentului ctigtor sau unuia dintre concurenii ctigtori ai concursului respectiv, n acest din urm caz, autoritatea contractant avnd obligaia de a transmite invitaie la negocieri tuturor concurenilor ctigtori; h) atunci cnd este necesar achiziionarea unor lucrri sau servicii suplimentare/adiionale, care nu au fost incluse n contractul iniial, dar care datorit unor circumstane neprevzute au devenit necesare pentru ndeplinirea contractului n cauz, i numai dac se respect, n mod cumulativ, urmtoarele condiii: 141
Manual de proceduri - atribuirea s fie fcut contractantului iniial; - lucrrile sau serviciile suplimentare/adiionale nu pot fi, din punct de vedere tehnic i economic, separate de contractul iniial fr apariia unor inconveniente majore pentru autoritatea contractant sau, dei separabile de contractul iniial, sunt strict necesare n vederea ndeplinirii acestuia; - valoarea cumulat a contractelor care vor fi atribuite sau a actelor adiionale care vor fi ncheiate pentru lucrri i/sau servicii suplimentare ori adiionale nu depete 50% din valoarea contractului iniial; i) atunci cnd, ulterior atribuirii unui contract de lucrri sau de servicii, autoritatea contractant i propune s achiziioneze noi lucrri, respectiv noi servicii, care sunt similare lucrrilor sau serviciilor achiziionate prin atribuirea contractului iniial i numai dac se respect, n mod cumulativ, urmtoarele condiii: - atribuirea se face contractantului iniial, iar noile lucrri, respectiv noile servicii, constau n repetarea unor lucrri sau servicii similare celor prevzute n contractul atribuit iniial i sunt conforme cu cerinele prevzute n caietul de sarcini elaborat cu ocazia atribuirii respectivului contract; - contractul de lucrri/servicii iniial a fost atribuit prin procedura de licitaie deschis sau restrns; - valoarea estimat a contractului iniial de lucrri/servicii s-a determinat prin luarea n considerare inclusiv a lucrrilor/serviciilor similare care pot fi achiziionate ulterior; - n anunul de participare la procedura aplicat pentru atribuirea contractului iniial s-a precizat faptul c autoritatea contractant are dreptul de a opta pentru achiziionarea ulterioar de noi lucrri similare, respectiv noi servicii similare, de la operatorul economic a crui ofert va fi declarat ctigtoare n cadrul procedurii respective; - autoritatea contractant are dreptul de a aplica aceast procedur ntr-un interval care nu poate depi 3 ani de la atribuirea contractului iniial. 3.APLICABILITATE Procedura se aplic de ctre personalul din cadrul Administraiei Naionale a Penitenciarelor aparat propriu prin intermediul Direciei EconomicoAdministrative i a ordonatorilor teriari de credite din sistemul administraiei penitenciare ( penitenciare, spital penitenciar, centre de reeducare, etc.), potrivit competenelor stabilite prin fia postului, pe linia achizitiilor publice. Definiie: NEGOCIEREA - reprezint procedura prin care autoritatea contractant deruleaz consultri cu candidaii selectai i negociaz clauzele contractuale, inclusiv preul, cu unul sau mai muti dintre acetia.
142
4.DESCRIEREA PROCEDURII 4.1.Identificarea necesitilor i a fondurilor necesare

1.
2.
La data Compart. Achizitii demarrii Compart. procedurii Financiar data Compart. 4. Elaborarea Notei justificative Se anexeaz baze de calcul justificative, prin La Achizitii de estimare a valorii care se evideniaz valoarea contractului demarrii contractului de achiziie exprimata n lei fr TVA, n euro i ncadrarea n proced. pragurile specifice legislaiei in vigoare. public. 4.2. Elaborarea documentaiei de atribuire: 3.
Nr. crt. Descrierea activitilor Aciuni desfurate Interval de timp Elaboreaza
valorii Se identific toate costurile aferente pentru achiziie obtinerea produselor, lucrrilor sau serviciilor necesare: se nsumeaz toate costurile platibile pentru ndeplinirea contractului; se iau n considerare toate majorarile preului contractului, eventualele suplimentri faa de obiectul iniial; valoarea premiilor sau primelor ce se intenioneaz a se acorda. Alegerea procedurii care Se specifica data estimative de ncepereurmeaz s fie aplicat i finalizare a procedurii. ntocmirea calendarului procedurii Verificarea existenei Se verific de catre compartimentul financiarsurselor de finanare din Fila contabil ncadrarea achiziei ce urmeaz a fi efectuat n bugetul aprobat i repartizat unitii de buget Estimarea contractului public. de
D.E.A. Cont. sef
Director
Compart. achizitii
D.E.A.
Director
Compart. achizitii Compart. achizitii Compart. achizitii
Director
Director
Verifica
Aproba
Arhiveaza
Elaborarea caietului de Acesta va cuprinde toate specificaiile tehnice, La data Compart. sarcini. care sunt acele cerine, prescripii i caracteristici demarrii de tehnice cu ajutorul crora sunt descrise produsele, procedurii specialtate serviciile sau lucrrile n funcie de specificul i necesarul fiecrui compartiment de activitate. Acesta se aprob de ctre directorul instituiei.
D.E.A. Cont. ef ef compart. de specialtate
Director
Compart. achizitii
143
Manual de proceduri
144
clauzelor Se ataeaz un model de contract, redactat n alb cu principalele clauze. Contractul de achiziie public se redacteaz de ctre juristul instituiei, se avizeaz de ctre directorul general al instituiei, directorul economic i contabilul ef. Stabilirea criteriilor de Criteriile de calificare si selecie se refer numai calificare si selecie la:situaia personal a ofertantului; capacitatea de referitoare la situaia exercitare a activitii profesionale; situaia economic i financiar economic i financiar; capacitatea tehnic i/sau sau la capacitatea tehnic profesional; standarde de asigurare a calitii; standarde de protecie a mediului, dac este cazul. i/sau profesional. Completarea fiei de date a achiziiei Stabilirea formularelor i modelelor care se vor ataa documentaiei de atribuire. Completarea Fiei de date a achiziiei se face conform anexei prezentate.
Elaborarea contractuale.
La data ntocmiri Compart. planului achizitii Serv.fin.
D.E.A. Cont.sef Jurist
Director
Compart. achizitii
D.E.A. La data Compart. Cont.sef achizitii demarrii Compart. de procedurii specialit.
Director
Compart. achizitii
4 5
Pana la data de- Compart. marrii proced. achizitii Pana la data demarrii proced. Compart. achizitii
D.E.A. D.E.A.
Director Director
Compart. achizitii Compart. achizitii
Documentaia de atribuire trebuie s conin urmtoarele formulare: Fia de date a achiziiei, Formularul de ofert, Formularul de contract, Formularul de scrisoare de garanie, daca se solicit. Elaborarea calendarului Se estimeaz datele de desfurare a fiecrui pas estimativ al procedurii al procedurii, pentru fiecare obiect n parte. Este necesar pentru: planif. procesului de achiziie public; evitarea suprapunerilor i ntrzierilor; monitoriz.intern a procesului de achiziie.
Pana la data Compart. achizitii des-chiderii ofertelor
D.E.A.
Director
Compart. achizitii
4.3. Transmiterea invitaiei de participare la negocieri:

Redactarea i transmiterea invitaiei de participare la negocieri odat cu documentaia de atribuire
n cazul n care acest lucru este posibil i n La msura n care nu se ncalc condiiile prevzute demararii la art. 122 lit. h), i) i j), autoritatea contractant proced. are obligaia de a invita la negocieri un numr de operatori economici care s asigure o concuren real
data Compart. achizitii
D.E.A.
Director
Compart. achizitii

Emiterea deciziei de Comisia de evaluare va fi format din minim 3 numire a Comisiei de membrii titulari i 1 membru de rezerv. Membrii comisiei de evaluare sunt nominalizai, de regul, evaluare din cadrul compartimentului intern de achiziii Autoritatea contractant poate solicita opinia ntocmirea Notei experilor externi, n cazul n care instituia nu justificative privind deine personal calificat pentru verificarea cooptarea de experi respectrii cerinelor tehnice specificate n caietul externi, dac este cazul. de sarcini.
Pana la data Compart. achizitii demarrii proced. Pana la data Compart. deschiderii ofert. Achizitii
D.E.A.
Director
D.E.A.
Director

Primirea preliminare
In momentul Secretariat ofertelor Fiecare participant la negocieri are obligaia de a prezenta, o ofert preliminar care va constitui sosirii punctul de pornire al negocierilor. Ofertele se depun la sediul instituiei. Acestea sunt nreg. la secretariat consemnndu-se ora i data sosirii.
Compart. Achizitii
Director
Compart. achiziii Administraia Naional a Penitenciarelor
4.6. Derularea negocierilor

Reprez. de Membrii Completarea de ctre Se completeaz declaraia de confidenialitate i nainte comisiei de din partea verificarea fiecare membru al imparialitate Min. evaluare candidaturilor. comisiei de evaluare i de Finanelor ctre experii externi (dac e cooptai, a declaraiilor prezent) privind confidenialitatea i conflictul de interese, nainte de deschiderea ofertelor.
Compart. achiziii
145
Manual de proceduri
146
Derularea negocierilor cu fiecare candidat n parte
La sfritul fiecrei ntlniri comisia de evaluare are obligaia consemnrii problemelor discutate i aspectelor convenite ntr-un proces-verbal de edin. Negocierile se deruleaz pn n momentul n Depunerea ofertei finale care fiecare participant la negocieri declar c oferta preliminar pe care a prezentat-o nu mai poate fi mbuntit. Autoritatea contractant are obligaia de a solicita candidatului de la care, n urma negocierilor, a obinut cea mai avantajoas propunere de ofert din punct de vedere economic, s reconfirme rezultatul negocierilor, prin depunerea unei oferte finale. Ofertantul nu are dreptul ca, prin oferta final, s aduc modificri elementelor stabilite n procesul de negociere. Imediat dupa Elaborarea raportului de Dup stabilirea ofertei ctigtoare, comisia de deliberare evaluare a ofertelor elaboreaz raportul de evaluare al procedurii evaluare a procedurii

Verifica Aproba
Compart. achiziii
4.7. Transmiterea comunicrii privind rezultatul procedurii de atribuire: 1

Nr. crt. Descrierea activitilor Aciuni desfurate Interval de timp Elaboreaza Arhiveaza
1.1 1.2
Informarea ofertaniilor despre deciziile referitoare la atribuirea contractului de achiziie public Comunicarea rezultatului hotrrii comisiei de evaluare a ofertelor Modalitatea de comunicare a rezultatului
Autoritatea contractant are obligaia de a informa ofertanii despre deciziile referitoare la atribuirea contractului de achiziie public sau dac este cazul, anularea procedurii de atribuire i eventuala iniiere ulterioar a unei noi proceduri. Comunicarea se realizeaz n scris 3 zile lucrtoare de la emiterea deciziilor respective
Cat mai curand Resp. posibil achiziii
Presed. Comisiei de eval. Presed. Comisiei de eval. Presed. Comisiei de eval.
Director
Compart. achiziii
Maxim 3 zile de la emiterea deciziei Comunicarea se transmite i prin fax sau prin Maxim 3 zile mijloace electronice. Dac aceasta nu se de la emiterea realizeaz i prin fax sau mijloace electronice deciziei atunci perioada de ateptare inaintea semnrii contractului se majoreaz cu 5 zile lucrtoare
Director Director
2 2.1
Acceptarea ctigtoare
ofertelor Ofertantul/ofertanii ctigator/ctigtori se Maxim 3 zile Resp. achiziii informeaza cu privire la acceptarea ofertei/ofertelor de la emiterea deciziei prezentate. Informarea ofertanilor Ofertanii care au fost respini sau a cror ofert Maxim 3 zile Resp. respini despre rezultatul nu a fost declarat ctigtoare se informeaz de la emiterea achiziii hotrrii comisiei i asupra motivelor care au stat la baza deciziei deciziei motivarea acesteia. respective, dup cum urmeaz: fiecrui ofertant respins, motivele concrete care au stat la baza deciziei de respingere a ofertei sale; pentru fiecare oferta respins, motivele concrete care au stat la baza deciziei de respingere; fiecrui ofertant care a prezentat o ofert acceptabil, conform si corespunztoare, dar care nu a fost declarat castigtoare, caracteristicile i avantajele relative ale ofertei/ofertelor cstigtoare n raport cu oferta sa, numele ofertantului cruia urmeaz s i se atribuie contractul de achiziie public. Invitaia ofertanilor Comunicarea ctre ofertantul/ofertanii declarai Maxim 3 zile Resp. declarai ctigtori catigtori trebuie s conin i invitaia pentru de la emiterea achiziii deciziei pentru semnarea semnarea contractului. contractului.
Presed. Comisiei de eval. Presed. Comisiei de eval.
Director Director
Director
Compart. achiziii

1.
Primirea contestaiilor, Contestaiile primite i rspunsul la solicitrile In termenul fixat dac este cazul, cu numr primite, se nregistreaz la secretariatul autoritii de nregistrare i rezoluia contractante i fac parte din dosarul achiziiei. motivat a autoritii contractante la contestaia depus.
Secretariat
DEA
Compart. achiziii
147
Manual de proceduri
148
Competena soluionrii contestaiilor
3 4
ntiinarea privind depunerea contestaiei Soluionarea contestaiei
Competena de soluionare contestaii este dat de In termenul fixat opiunea prii vtmate: fie, Consiliului; fie, instanei de judecat.Participanii la procedura de atribuire trebuie sa fie instiintati de autoritatea contractanta. Autoritatea contractanta are obligatia sa ii Maxim 5 zile instiinteze despre aceasta si pe ceilalti participanti la procedura de atribuire. Solutionarea se face de catre Consiliu si se 5 zile/10 zile comunica , in scris partilor in 5 zile; Decizia motivat se public pe pagina de Internet a Consiliului, n cadrul buletinului oficial, fr referire la datele de identificare a deciziei i ale prilor, precum i la datele personale, n termen de 10 de zile de la data la care aceasta rmne definitiv i irevocabil.
Consiliul sau Instana de judecat. Compart. achiziii Consiliul D.E.A. Jurist Director
Compart. Achiziii

Finalizarea atribuirii Procedura de atribuire a contractului se finalizeaz La data semnarii Resp. contractului achiziii contractului de achiziie prin semnarea contractului de achiziie public . public. Incheierea contractului de Contractul de achiziie public se ncheie n form scris, in trei exemplare in urma procedurii de achiziie public. atribuire. Un contract se semneaz de ambii directori: directorul autoritii contractante si ofertantul ctigtor. Celelalte 2 contracte, pe lng semnturile directorilor, sunt avizate de directorul economic, contabilul ef i consilierul juridic, iar un exemplar se anexeaz la dosar i altul rmne la contabilul ef 10 zile sau Resp. 5 zile (fct. de achiziii Juridic valoare contract) de la comunicarea hotararii de atribuire
2.
Director
Director

Transmiterea de atribuire.
anunului Anunul de atribuire se public in SEAP prin mijloace electronice, folosind aplicaia dedicat, disponibil la adresa de Internet www.e-licitaie.ro ; M.O al Romniei, Partea a VI-a, Achiziii publice se face n cel mult o zi de la publicarea n SEAP. Se realizeaz prin transm. unei solicitri scrise. Publicarea n MO se realiz. contra cost si este facultativa, incepand cu data de 01.01.2008; Jurnalul Oficial al Uniunii Europene, dac este cazul .
Compart. achiziii
Director
Compart. achiziii

Definitivarea dosarului de achiziie public. Pstrarea dosarului de achiziie public
2.
Dosarul achizitiei publice cuprinde toate Dupa finaliz. activitatile desfasurate in cadrul unei proceduri de procedurii atribuire, respectiv toate documentele necesare pentru derularea procedurii. Dosarul de achiziie publica se ntocmete i se Cel puin 5 ani pstreaz de ctre autoritatea contractanta prin compartimentul intern specializat de achiziii publice. Acesta se ntocmete pentru fiecare contract de achiziie publica atribuit. Se pstreaz atta timp cat contractul de achiziie publica produce efecte juridice de la data finalizrii acestuia.
Compart achiziii Compart achiziii
D.E.A.
Director
D.E.A. Cont. sef
Director
149
Manual de proceduri
150

Constituirea garaniei de Se solicita constituirea de garaniei de buna buna executie, daca este executie, care poate fi sub mai multe forme: -prin scrisoare de garantie bancara; cazul . -depuneri la casierie; -prin reineri succesive din sumele datorate pentru facturi partiale. Intrarea in efectivitate a Contractul intra in efectivitate fie dupa constituirea contractului garantiei de buna executie , daca a fost solicitata, fie la termenul convenit de parti.
Odata cu Compart. achiziii incheierea contractului
D.E.A. Cont.sef
Director
Compart. achiziii
Dupa cons- Compart. tituirea garantiei achiziii de buna executie de parti

Interval de timp Elaboreaza
D.E.A. Cont.sef
Director
Compart. achiziii

Nr. crt. Descrierea activitilor Aciuni desfurate Verifica Aproba Arhiveaza
receptiei Reprezint operaiunea prin care autoritatea cotractanta isi exprima acceptarea cu privire la obiectul contractului (produse, servicii, lucrri) si pe baza creia se efectueaz plata finala. Eliberarea garaniei de Se elibereaza garania de buna executie, dupa buna executie, daca este indeplinerea totala a contractului i plata ultimei facturi sau efectuarea receptiei finale. Se cazul elibereaza documentele constatatoare care contin informatii referitoare la indeplinirea contractului de catre furnizor/prestator/executant si la eventualele prejudicii create de acesta. Comunicarea catre Se trimit documentele constatatoare care contin ANRMAP si catre informatii referitoare la indeplinirea contractului de furnizor/prestator/execut catre furnizor/prestator/executant si la eventualele prejudicii create de acesta. Un exemplar din ant a confirmarii aceste documente se ataseaza dosarului indeplinirii a contractului procedurii. Efectuarea finale
Max 14 zile de Compart. achiziii la finaliz.rec.finale
D.E.A.
Director
Compart. achiziii
Max.3 zile de la Compart. data elib. achiziii scrisorii de buna executie
D.E.A.
Director
Compart. achiziii

Efectuarea analizei Reprezinta operatiunea prin care autoritatea Dupa finalizarea Compart. achiziii desfasurarii procedurii si cotractanta analizeaza modul de indeplinire a contr. a indeplinirii contractului contractului respectiv, masura in care au fost satisfacute toate necesitatiile autoritatii, punctele tari si punctele slabe ale procedurii si propunerile de imbunatatire pe viitor a procesului de achizitie publica
Director
Compart. achiziii
PROCEDURA: A00203017 PROCEDURA PRIVIND ACHIZIIILE PUBLICE CONCURSUL DE SOLUII 1. Scop: Stabilirea unui cadru unitar pentru organizarea i desfurarea etapelor procesului de achiziionare de produse, servicii sau lucrri prin procedura Concurs de soluii n Administraia Naional a Penitenciarelor i unitile penitenciare; stabilirea responsabilitilor privind activitile desfurate precum i a modului de ntocmire, a circulaiei i arhivrii documentelor ntocmite n cadrul acestui proces, avndu-se n vedere asigurarea utilizrii eficiente a fondurilor publice i celorlalte principii ce stau la baza achiziiilor publice. Administraia Naional a Penitenciarelor 2.Premise: n conformitate cu prevederile art. 131 i art. 132 din Ordonana de Urgen a Guvernului nr. 34/2006, modificat i completat, autoritatea contractant are dreptul de a organiza un concurs de soluii, astfel ca o procedur independent, n care concurenii pot obine premii i/sau prime de participare, sau ca parte a unei alte proceduri care conduce la atribuirea unui contract de servicii, avnd obligaia de a preciza n cadrul documentaiei de concurs orice informaie, cerin, regul, criteriu sau altele asemenea, necesare pentru a asigura potenialilor concureni o informare complet i corect cu privire la modul de aplicare al concursului de soluii. 3. Aplicabilitate: Procedura se refera la efectuarea achiziiilor efectuate prin organizarea unui concurs de soluii conform OUG nr. 34 /2006, modificat i completat, fiind aplicabil Administraiei Naionale a Penitenciarelor i unitilor sistemului administraiei penitenciare (penitenciare, spital penitenciar, centre de reeducare, etc.), prin intermediul compartimentelor de specialitate. 151
Manual de proceduri
152
Definiie: Concurs de soluii - o procedur special prin care se achiziioneaz, ndeosebi n domeniul amenajrii teritoriului, al proiectrii urbanistice i peisagistice, al arhitecturii sau n cel al prelucrrii datelor, un plan sau un proiect, prin selectarea acestuia pe baze concureniale de ctre un juriu, cu sau fr acordarea de premii. Se iniiaz prin publicarea unui anun de participare prin care solicit operatorilor economici interesai depunerea de proiecte. 4. Descrierea procedurii 4.1.Identificarea necesitilor i a fondurilor necesare
valorii Se identific toate costurile aferente pentru 1.1. Estimarea contractului de achiziie obtinerea produselor, lucrrilor sau serviciilor necesare: se nsumeaz toate costurile platibile public. pentru ndeplinirea contractului; se iau n considerare toate majorarile preului contractului, eventualele suplimentri faa de obiectul iniial; valoarea premiilor sau primelor ce se intenioneaz a se acorda. Se specifica data estimativa de ncepere-finalizare Alegerea procedurii care 1.2. urmeaz s fie aplicat a procedurii. i ntocmirea calendarului procedurii existenei Se verific de catre compartimentul financiar1.3. Verificarea surselor de finanare din contabil ncadrarea achiziei ce urmeaz a fi efectuat n bugetul aprobat i repartizat unitii Fila de buget 2. Elaborarea Notei justificative de estimare a valorii contractului de achiziie public. Elaborarea anunului de intenie i transmiterea acestuia n SEAP i MOdac este cazul. Se anexeaz baze de calcul justificative, prin care se evideniaz valoarea contractului exprimata n lei fr TVA, n euro i ncadrarea n pragurile specifice legislaiei in vigoare. Anunul de intenie se transmite spre publicare obligatoriu atunci cnd se urmrete beneficierea de reducere a termenelor i dac : valoarea total estimat a contractelor depete pragurile stabilite prin legislaia n vigoare Anunul de intenie se public:
D.E.A. Cont. sef
Director
Compart. achizitii
La ntocmiri planului La data demarrii procedurii
data Compart. achizitii Compart. achizitii Compart. financiar Compart. achizitii Compart. achizitii
D.E.A.
Director
Compart. achizitii Compart. achizitii Compart. achizitii Compart. achizitii
Director
Director
3.
D.E.A.
Director
- n Jurnalul Oficial al Uniunii Europene, - n SEAP - n Monitorul Oficial al Romniei, Partea a VI-a, Achiziii publice; facultativ de la 01.01.2008 - numai n SEAP cu condiia ca, nainte de publicare, s fi fost transmis un anun simplificat de informare prealabil ctre Comisia European 4.2. Elaborarea documentaiei de concurs:
Elaborarea caietului de Sarcina elaborrii caietului de sarcini revine persoanei desemnate (responsabilul de sector), n sarcini. colaborare cu specialitii din fiecare sector de activitate.(sau specialisti din exterior cu o anumita calificare,daca e cazul) Acesta se aprob de ctre directorul instituiei. Stabilirea criteriilor de Criteriile de calificare si selecie se refer numai la: calificare si selecie situaia personal a ofertantului; capacitatea de referitoare la situaia exercitare a activitii profesionale; situaia economic i financiar economic i financiar; capacitatea tehnic i/sau sau la capacitatea profesional; standarde de asigurare a calitii; tehnic i/sau standarde de protecie a mediului, dac este cazul. profesional. Completarea fiei de date a achiziiei; Completarea Fiei de date a achiziiei se face conform anexei prezentate.
Director La data Compart. de D.E.A. Cont.sef specialitate demarrii ef procedurii compart. specialitate D.E.A. La data Compart. Cont.sef achizitii demarrii Compart. de procedurii specialit. Director
Compart. achizitii
Compart. achizitii Administraia Naional a Penitenciarelor
3 4
Pana la data demarrii proced. Stabilirea formularelor i Documentaia de concurs trebuie s conin Pana la data modelelor care se vor urmtoarele formulare: Fia de date a achiziiei, demarrii ataa documentaiei de Formularul de ofert, Formularul de contract, proced. concurs. Formularul de scrisoare de garanie, daca se solicit.
D.E.A. D.E.A.
Director Director
153
Manual de proceduri
154
Constituirea garaniei de participare, daca este cazul . 6 Elaborarea calendarului Se estimeaz datele de desfurare a fiecrui pas estimativ al procedurii al procedurii, pentru fiecare obiect n parte. Este necesar pentru: planif. procesului de achiziie public; evitarea suprapunerilor i ntrzierilor; monitoriz. intern a procesului de achiziie. La elaborarea calendarului se va ine seama de: termenele prevzute n ordonana pentru publicare anunuri; termenele prevzute n ordonana pentru depunerea ofertelor; durata previzionat pentru examinarea i evaluarea ofertelor; perioada de ateptare; orice alte termene ce pot influena procedura 4.3. Transmiterea spre publicare a anunului de participare:
Nr. Crt. Descrierea activitilor Aciuni desfurate
Pana la data deschiderii ofertelor Pana La data demarrii proced.
Compart. achizitii Compart. Achizitii
D.E.A. D.E.A.
Director Director
Interval de timp
Elaboreaza
Verifica
Aproba
Arhiveaza
Redactarea i aprobarea Anunul de participare trebuie s conin cel puin anunului de participare. informaiile prevzute de anex , dar de regul, nu mai mult de 650 de cuvinte. Dac valoarea estimat a contractului de achiziie public ce urmeaz a fi atribuit depete pragurile pentru care este obligatorie publicarea anunului de participare n JOUE, atunci acesta trebuie s conin cel puin informaiile cuprinse n anexa nr. 3A din ordonan, prin utilizarea formularelor standard adopt. de Comisia European Transmiterea anunului Se realizeaz numai prin mijloace electronice, de participare ctre folosind aplicaia dedicat, disponibil la adresa de Internet www.e-licitaie.ro operatorul SEAP. Numarul de zile dintre data publicarii anuntului de participare si data depunerii proiectelor trebuie sa fie stabilit astfel incat operatorii economici sa beneficieze de o perioada rezonabila pentru elaborarea lor
La demarrii procedurii
data Compart. achizitii
D.E.A.
Director
Compart. achizitii
52 zile inainte Compart. de data dep. achizitii proiectelor care se pot reduce conf.cadr legal
D.E.A.
Director
Compart. achizitii
Transmiterea anunului Acest lucru se va realiza concomitent cu Cel mult o zi de Compart. la publicare n achizitii la Unitatea pentru transmiterea la MO. SEAP Coordonarea i Verificarea Achiziiilor Publice din cadrul Ministerului Finanelor Publice nsoit de fia de prezentare conform formularului standard, in cazul in care valoarea estimata este este > 75.000 euro pentru contractele de furnizare i servicii sau > 500.000 euro pentru contractele de lucrri 4.4. Numirea juriului: 3
Nr. Crt. Descrierea activitilor Aciuni desfurate Interval de timp Elaboreaza
D.E.A.
Director
Compart. achizitii
Verifica
Aproba
Arhiveaza
Emiterea deciziei de numire a juriului
ntocmirea Notei justificative privind cooptarea de experi externi, dac este cazul.
Juriul trebuie sa fie autonom in deciziile si opiniile Pana pe care le emite, sa fie format din cel putin 3 demararea membrii, persoane fizice independente fata de proced. concurenti, cu pregatire profesionala in domeniu, cu experienta relevanta in domeniu, probitate morala recunoscuta; daca concurentilor li s-a cerut o anumita calificare cel putin 1/3 din membrii juriului trebuie sa aiba calificarea respectiva sau una echivalenta Autoritatea contractant poate solicita opinia experilor externi, n cazul n care instituia nu deine personal calificat pentru verificarea respectrii cerinelor tehnice specificate n caietul de sarcini.
la Compart. Achizitii
D.E.A.
Director
Compart. achizitii Administraia Naional a Penitenciarelor
Compart. Achizitii
D.E.A.
Director
Compart. achizitii
155
Manual de proceduri
156
4.5. Punerea la dispoziia operatorilor economici a documentaiei de concurs

Nr. Crt. Descrierea activitilor Aciuni desfurate Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
Punerea la dispoziie a documentaiei de concurs, la cererea operatorului economic.
Compart. Achizitii
D.E.A.
Director
Compart. achizitii

Nr. Crt Descrierea activitilor Aciuni desfurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
nreg. adreselor privind nregistrarea acestora se face la secretariatul div. solicitrile de instituiei i vor fi parte anex la dosarul achiziiei. clarificri, de la oper. ec.; Autoritatea contractanta are obligatia de a lua toate masurile necesare pentru ca schimbul de mesaje, comunicarile si arhivarea informatiilor sa se realizeze intr-o astfel de maniera incat sa se asigure integritatea si confidentialitatea deplina a tuturor informatiilor comunicate de concurenti. Continutul planurilor sau proiectelor prezentate trebuie sa ramana confidential cel putin pana la data stabilita pentru deschiderea acestora, juriul urmand a lua cunostiinta de continutul respectivelor proiecte numai dupa aceasta data Autoritatea contractant are obligaia de a Transmiterea adreselor r spunde n mod clar, complet i fr ambiguiti. privind rspunsurile la R spunsul la clarific ri se transmite cu cel puin 6 solicitrile de clarificri, zile nainte de data limit de depunere a ofertelor, ctre toi operatorii ctre toi operatorii economici care au obinut economici care au documentaia de concurs; Dac documentaia este obinut documentaia de disponibil n SEAP , clarificrile sau modificrile acesteia se fac cunoscute prin crearea unui nou concurs fiier electronic la care se va asigura accesul direct i nerestricionat -Se rspunde i la solicitrile de clarificri care nu au fost transmise n timp util, numai dac perioada
n mom. primirii Secretariat solicitrii
Compart. Achizitii
DEA
Compart. Achizitii
n cel mult 3 zile Compart. lucr. de la achiziii primirea unei solicitri de clarificri, cu cel puin 6 zile nainte de data limit de dep. a pr.
D.E.A.
Director
Compart. achiziii
Primirea proiectelor
Selectia preliminara
necesar pentru elaborarea i transmiterea rspunsului face posibil primirea acestuia de ctre operatorii economici nainte de data limit de depunere a proiectelor. Proiectele se depun la sediul instituiei. Acestea In momentul Secretariat sunt nreg. la secretariat consemnndu-se ora i sosirii data sosirii. ntocmirea listei cu ofertanii, nreg. datei i a orei cnd a fost depus oferta. Pentru dep. ofertelor se acord o per. de cel puin 52 de zile de la data transmiterii spre publ. a anunului de participare.Acest termen poate fi modificat, fara a aduce atingere prevederilor alin 2 art.134 Autoritatea contractanta are dreptul de a realiza o Compart. selectie preliminara a concurentilor, utilizand in achiziti acest ses criterii clare, obiective, nediscriminatorii care trebuie precizate in documentatia de concurs. Numarul de concurenti selectati trebuie sa fie suficient astfel incat sa asigure o concurenta reala
Compart. Achizitii
Director
Compart. Achiziii
Comisia de Director preselectie
Compart. achizitii
4.7. Desfurarea edinei de deschidere

Nr. crt. Descrierea activitilor Elaboreaza Aproba Arhiveaza
1.1
Completarea de ctre fiecare membru juriului i de ctre experii externi cooptai, a declaraiilor privind confidenialitatea i conflictul de interese, nainte de deschiderea ofertelor. n cazul apariiei conflictului de interese, se ia decizia modificrii juriului i se modific decizia de numire a juriului Solutiile/proiectele se deschid la data i locul indicate n anunul de participare i n documentaia de atribuire.
Se completeaz declaraia de confidenialitate i nainte de Membrii juriului imparialitate deschiderea soluiilor/proiect elor. Directorul unitatii, care a numit juriul, va dispune n mom. D.E.A. modificarea componenei comisiei. apariiei conflictului de interese Solutiile/proiectele se deschid de ctre juriu edina de Membrii deschidere a juriului soluiilor/ proiectelor
Presed. Comisiei de evaluare Director
Compart. achiziii
157
Manual de proceduri
158
Se verific dac acestea sunt conform specificailor edina prevzute n documentaia de concurs deschidere soluiilor/ proiectelor Acesta are obligaia de a anuna urmtoarele edina 4 informaii: denumirea (numele) ofertanilor; deschidere modificrile i retragerile de oferte; existena soluiilor/ garaniilor de participare; elementele principale ale proiectelor propunerilor financiare, inclusiv preul; cursul de referin care va sta la baza comparrii preurilor la evaluarea soluiilor/proiectelor prezentate ntr-o alt moned; propuneri de oferte alternative (dac este cazul); orice alte detalii i precizri pe care juriul le consider necesare. Comisia de evaluare va ntocmi un Procesul verbal de deschidere a solutiilor/proiectelor edina 5 trebuie s includ informaiile anunate de ctre deschidere proces - verbal de deschidere preedintele juriului. solutiilor/ proiectelor Semnarea procesului verbal de Procesul verbal privind edina de deschidere a edina 6 solutiilor/proietelor va fi semnat de ctre membrii deschidere deschidere a solutiilor/proiectelor juriului i de ctre reprezentanii ofertanilor care sunt solutiilor prezeni la deschiderea solutiilor/proiectelor 4.8. Examinarea i evaluarea proiectelor 3 Verificarea modului de respectare a regulilor formale de depunere i prezentare a soluiilor/proiectelor i a documentelor care le nsoesc. Plicurile vor fi deschise de ctre preedintele juriului. 1
de Membrii a juriului de Presedintel a e juriului
de Membrii a juriului de Membrii a juriului

Aproba
Interval de timp
Elaboreaza
Arhiveaza
Examinare i evaluarea soluiilor/proiectelor Verificarea soluiilor/proiectelor
Juriul are obligaia de a desfura activitile de In cadrul sed. Membrii examinare i evaluare numai la sediul autoritii De deschidere juriului contractante Verificarea de ctre juriu a condiiilor de : eligibilitate, In cadrul sed. Membrii juriului calificare, corespondena tehnic i financiar dintre de deschidere documentaia de atribuire i ofertele depuse Dup expirarea Membrii juriului termenului limita
Se resping proiectele necorespunztoare, respectiv cele care sunt:: inacceptabile sau neconforme.
5.
5.1
5.2
solutiei/proiectului Juriul are obligaia de a evalua proiectele exclusiv pe baza criteriilor de evaluare indicate in anunt. Juriul are dreptul de a invita concurenii sa rspund la problemele consemnate in vederea clarificrii oricror aspecte referitoare la soluia /proiectul propus Dac criteriul utilizat a fost "oferta cea mai Calcularea punctajului pentru stabilirea solutiei/proiectului ctigtor avantajoas din punct de vedere economic", atunci evaluarea proiectelor se realizeaz prin acordarea, n cazul n care se aplic criteriul de pentru fiecare ofert n parte, a unui punctaj rezultat atribuire oferta cea mai avantajoas ca urmare a aplicrii algoritmului de calcul stabilit n din punct de vedere economic documentaia de atribuire. Clasamentul se ntocmete n ordinea descresctoare a punctajului acordat. Punctajul obinut de fiecare ofert reprezint media aritmetic a punctajelor acordate de fiecare membru al juriului de evaluare n parte. Dac criteriul utilizat a fost "preul cel mai sczut", Calcularea punctajului pentru atunci evaluarea proiectelor se realizeaz prin stabilirea solutiei/proiectului ctigtor compararea preurilor, fr TVA, a fiecrei oferte n n cazul n care se aplic criteriul de parte i prin ntocmirea, n ordine descresctoare a atribuire preul cel mai sczut preurilor respective, a clasamentului pe baza cruia se stabilete oferta ctigtoare. Procedura de atribuire a contractului se anuleaz atunci cnd:au fost depuse numai oferte inacceptabile, neconforme sau necorespunztoare ; au fost depuse oferte care, dei pot fi luate n considerare, nu pot fi comparate datorit modului neuniform de abordare a soluiilor tehnice i/sau financiare; abateri grave de la prevederile legislative afecteaz procedura de atribuire sau este imposibil ncheierea contractului. Elaborarea raportului de evaluare al Juriul are obligatia de a intocmi un raport, semnat de toti membrii sai, care trebuie sa cuprinda evaluarea procedurii calittiva a fiecarui proiect, observatii specifice, precum si daca este cazul lista de probleme care urmeaza afi clarificate. Anularea procedurii, dac este cazul.
Stabilirea ctigtor
Membrii juriului
Compart. achiziii
Membrii juriului
Compart. achiziii
Cat mai curand posibil
Membrii juriului
Compart. Compart. Achiziii
6.
Cat mai curand Membrii posibil juriului
Compart. achiziii
Membrii juriului
Compart. achiziii
159
Manual de proceduri
160
7.1
Solicitare de clarificari
Juriul are dreptul de a invita concurentii sa raspunda la problemele care au fost consemnate in raport in vederea clarificarii oricaror aspecte referitoare la solutia propusa
Aciuni desfurate
Imediat dupa intocmirea rap.juriului
Membrii juriului

Aproba
Director
4.9.Transmiterea comunicrii privind rezultatul procedurii de atribuire:

Nr. Crt Descrierea activitilor Interval de timp Elaboreaza Verifica Arhiveaza
1.1 1.2
Informarea ofertaniilor despre deciziile referitoare la atribuirea contractului de achiziie public Comunicarea rezultatului hotrrii juriului Modalitatea de comunicare a rezultatului
2 2.1
ofertelor
Informarea ofertanilor respini despre rezultatul hotrrii comisiei i motivarea acesteia.
Autoritatea contractant are obligaia de a informa Cat mai curand posibil ofertanii despre deciziile referitoare la atribuirea contractului de achiziie public sau dac este cazul, anularea procedurii de atribuire i eventuala iniiere ulterioar a unei noi proceduri. Comunicarea se realizeaz n scris 3 zile Maxim 3 zile lucrtoare de la emiterea deciziilor respective de la emiterea deciziei Comunicarea se transmite i prin fax sau prin Maxim 3 zile mijloace electronice. Dac aceasta nu se de la emiterea realizeaz i prin fax sau mijloace electronice deciziei atunci perioada de ateptare inaintea semnrii contractului se majoreaz cu 5 zile Ofertantul/ofertanii ctigator/ctigtori se Maxim 3 zile informeaza cu privire la acceptarea ofertei/ofertelor de la emiterea deciziei prezentate. Ofertanii care au fost respini sau a cror ofert Maxim 3 zile nu a fost declarat ctigtoare se informeaz de la emiterea asupra motivelor care au stat la baza deciziei deciziei respective, dup cum urmeaz: fiecrui ofertant respins, motivele concrete care au stat la baza deciziei de respingere a ofertei sale; pentru fiecare oferta respins, motivele concrete care au stat la baza deciziei de respingere; fiecrui ofertant care a prezentat o ofert acceptabil, conform si corespunztoare, dar care nu a fost declarat castigtoare, caracteristicile i avantajele relative ale ofertei/ofertelor
Membrii juriului
Presed. Comisiei de eval. Presed. Comisiei de eval. Presed. Comisiei de eval. Presed. Comisiei de eval. Presed. Comisiei de eval.
Director
Compart. achiziii
Membrii juriului Membrii juriului
Director Director
Membrii juriului Membrii juriului
Director Director
Invitaia ofertanilor declarai ctigtori pentru semnarea contractului.

cstigtoare n raport cu oferta sa, numele ofertantului cruia urmeaz s i se atribuie contractul de achiziie public. Fiecare dintre aceti operatori economici se informeaz i despre data limit pn la care au dreptul de a depune contestaie, avndu-se n vedere prevederile art. 272. Comunicarea ctre ofertantul/ofertanii declarai catigtori trebuie s conin i invitaia pentru semnarea contractului.
Maxim 3 zile Membrii de la emiterea juriului deciziei
Director
Compart. achiziii

Nr. Crt Aciuni desfurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
Primirea contestaiilor, dac este cazul, cu numr de nregistrare i rezoluia motivat a autoritii contractante la contestaia depus. Obiectul contestaiei
Contestaiile primite i rspunsul la solicitrile In termenul fixat primite, se nregistreaz la secretariatul autoritii contractante i fac parte din dosarul achiziiei.
Secretariat
DEA
Compart. achiziii
Soluionarea contestaiilor
Obiectul contestaiei const n pretenia concret dedus judecii i poate fi, dup caz:anularea actului; obligarea autoritii contractante de a emite un act; obligarea autoritii contractante de a lua orice alte msuri necesare pentru remedierea actelor ce afecteaz procedura de atribuire. Competena de soluionare contestaii este dat de In termenul fixat opiunea prii vtmate: fie, Consiliului; fie, instanei de judecat. Participanii la procedura de atribuire trebuie sa fie nstiintati de autoritatea contractanta,
Compart. Achiziii
161
Manual de proceduri
162
Autoritatea contractanta are obligaia sa ii ntiinarea privind Maxim 5 zile depunerea contestaiei i instiinteze despre aceasta si pe ceilali participani la procedura de atribuire. transmiterea ctre Consiliu a punctului de vedere Solutionarea contestaiei Solutionarea se face de catre Consiliu si se 5 zile/10 zile 5 comunica , in scris partilor in 5 zile; Decizia motivat se public pe pagina de Internet a Consiliului, n cadrul buletinului oficial, fr referire la datele de identificare a deciziei i ale prilor, precum i la datele personale, n termen de 10 de zile de la data la care aceasta rmne definitiv i irevocabil. 4.11. Semnarea contractului: 4
Nr. Crt Descrierea activitilor Aciuni desfurate Interval de timp
Compart. achiziii
D.E.A. Jurist
Director
Compart. Achiziii
Consiliul
Compart. Achiziii
Elaboreaza
Verifica
Aproba
Arhiveaza
Finalizarea atribuirii Procedura de atribuire a contractului se finalizeaz La data semnarii Compart. contractului achiziii contractului de achiziie prin semnarea contractului de achiziie public . public. Incheierea contractului Contractul de achiziie public se ncheie n form scris, in trei exemplare in urma procedurii de de achiziie public. atribuire. Un contract se semneaz de ambii directori: directorul autoritii contractante si ofertantul ctigtor. Celelalte 2 contracte, pe lng semnturile directorilor, sunt avizate de directorul economic, contabilul ef i consilierul juridic, responsabilul cu derularea contractului iar un exemplar se anexeaz la dosar i altul rmne la contabilul ef 10 zile sau 5 Compart. zile (fct. de achiziii valoare contract) Jurist de la comunicarea hotararii de atribuire,
2.
D.E.A. Jurist Contabil sef D.E.A. Contabil sef Jurist
Director Compart. achiziii Director Compart. Achiziii Serv.financiar contabil

Nr. Crt. Descrierea activitilor Aciuni desfurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
Transmiterea anunului Anunul de atribuire se public in SEAP prin mijloace electronice, folosind aplicaia dedicat, de atribuire. disponibil la adresa de Internet www.e-licitaie.ro ; M.O al Romniei, Partea a VI-a, Achiziii publice se face n cel mult o zi de la publicarea n SEAP. Se realizeaz prin transm. unei solicitri scrise.Publicarea n MO se realiz. contra cost i este facultativ ncepnd cu 01.01.2008, cf OUG 94/2007; Jurnalul Oficial al Uniunii Europene, dac e cazul Dac valoarea estimat a contractului de achiziie public ce urmeaz a fi atribuit depseste pragurile pentru care este obligatorie publicarea anunul de atribuire n Jurnalul Oficial al Uniunii Europene, atunci acesta trebuie s conin cel puin informaiile cuprinse n ordonan, prin utilizarea formularelor standard adoptate de Comisia European.
Descrierea activitilor Aciuni desfurate Interval de timp
Compart. achiziii
Director
Compart. achiziii

Nr. Crt Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
Definitivarea dosarului de achiziie public. Intocmirea i pstrarea dosarului de achiziie public
2.
Dosarul achizitiei publice cuprinde toate Dupa finaliz. activitatile desfasurate in cadrul unei proceduri de procedurii atribuire, respectiv toate documentele necesare pentru derularea procedurii. Dosarul de achiziie publica se ntocmete i se cel puin 5 ani pstreaz de ctre autoritatea contractanta prin compartimentul intern specializat de achiziii publice. Acesta se ntocmete pentru fiecare contract de achiziie publica atribuit. Se pstreaz atta timp cat contractul de achiziie publica produce efecte juridice de la data finalizrii acestuia.
D.E.A.
Director
D.E.A. Cont. sef
Director
163
Manual de proceduri
164

Constituirea garaniei de Se solicita constituirea de garaniei de buna buna executie, daca executie, care poate fi sub mai multe forme: - prin scrisoare de garantie bancara; este cazul. -depuneri la casierie; -prin reineri succesive din sumele datorate pentru facturi partiale. Intrarea in efectivitate a Contractul intra in efectivitate fie dupa constituirea contractului garantiei de buna executie, daca a fost solicitata, fie la termenul convenit de parti. Daca pe parcursul indeplinirii contractului se constata faptul ca anumite elemente ale propunerii tehnice sunt inferioare sau nu corespund cerintelor prevazute in caietul de sarcini si sa rezilierea contractului si angajarea raspunderii contractuale Indeplinirea obligatiilor Partile trebuie sa-si indeplineasca, cu buna asumate prin contract credinta, obligatiile asumate atat din punct de vedere calitativ, cat si calitativ, la termenul stabilit prin contact. Compartimentul achizitii, prin managerul de contract urmareste respectarea acestui aspect.
Odata incheierea contractului
Director
Compart. achiziii
Dupa constituirea Compart. garantiei de buna achiziii executie daca a fost solicitata, fie la term. convenit de parti Pe perioada de Compart. valabilitate a achiziii contractului
Director
Compart. achiziii
Director
Compart. achiziii

Efectuarea finale
receptiei Reprezint operaiunea prin care autoritatea cotractanta isi exprima acceptarea cu privire la obiectul contractului (produse, servicii, lucrri) si pe baza creia se efectueaz plata finala.
Eliberarea garaniei de Se elibereaza de garania de buna executie, dupa buna executie, daca indeplinerea totala a contractului i plata ultimei facturi sau efectuarea receptiei finale. Se este cazul elibereaza documentele constatatoare care contin informatii referitoare la indeplinirea contractului de catre furnizor/prestator/executant si la eventualele prejudicii create de acesta. Comunicarea catre Se trimit documentele constatatoare care conin ANRMAP si catre informaii referitoare la ndeplinirea contractului de furnizor/prestator/execut ctre furnizor/prestator/executant si la eventualele ant a confirmarii prejudicii create de acesta. Un exemplar din indeplinirii a contractului aceste documente se ataeaz dosarului procedurii.
Descrierea activitilor Aciuni desfurate
Max 14 zile de la finaliz.re finale, cu detalierea din art. 92, alin. (4) din OUG 34 , pentru contractele de lucrri Max.3 zile de la data elib.scrisorii de buna executie
Compart. achiziii
D.E.A. Jurist
Director
Compart. achiziii
Compart. achiziii
D.E.A.
Director
Compart. achiziii

Nr. Crt. Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
Efectuarea analizei Reprezint operaiunea prin care autoritatea Dupa finalizarea Compart. achiziii desfasurarii procedurii cotractanta analizeaz modul de ndeplinire a contractului si a indeplinirii contractului respectiv, msura in care au fost satisfacute toate necesitatiile autoritatii, punctele contractului tari si punctele slabe ale procedurii si propunerile de imbunatatire pe viitor a procesului de achiziie publica
Director
PROCEDUR: A00203018 PROCEDURA PRIVIND ACHIZIIIE PUBLICE - LICITAIA RESTRNS 1. SCOP a) stabilirea unui cadru unitar intern - set de reguli - pentru organizarea i desfurarea procedurilor de atribuire a contractelor de achiziii publice, prin procedura licitaie restrns, din cadrul sistemului penitenciar ; b) stabilirea responsabilitilor privind activitile desfurate n cazul aplicrii procedurii de atribuire licitaie restrns, c) asigur existena unei documentaii adecvate derulrii procedurii licitaie restrns, 165
Manual de proceduri
166
2. PREMISE n conformitate cu prevederile art. 81 din Ordonana de Urgen a Guvernului nr. 34/2006, modificat i completat procedura de licitaie restrns se desfoar, de regul, n dou etape: etapa de selectare a candidailor, prin aplicarea criteriilor de selecie i respectiv etapa de evaluare a ofertelor depuse de candidaii selectai, prin aplicarea criteriului de atribuire. Autoritatea contractant are dreptul de a decide organizarea unei etape suplimentare de licitaie electronic, caz n care are obligaia de a anuna aceast decizie n anunul de participare i n documentaia de atribuire. 3.APLICABILITATE Procedura se aplic de ctre personalul din cadrul Administraiei Naionale a Penitenciarelor aparat propriu prin intermediul Direciei Economico Administrative i ordonatorilor teriari de credite din sistemul administraiei penitenciare (penitenciare, spital penitenciar, centre de reeducare, etc.), potrivit competenelor stabilite prin fia postului, pe linia achizitiilor publice. Definiie: Licitaie restrns: procedura la care orice oper. econ. are dreptul de a-si depune candidatura urmand ca numai candidatii selectati sa aiba dreptul de a depune oferte 4. Descrierea procedurii 4.1.Identificarea necesitilor i a fondurilor necesare
1.1.
1.2.
Alegerea procedurii care urmeaz s fie aplicat i ntocmirea calendarului procedurii Analiza necesarului de achiziii functie de fondurile alocate Verificarea existenei surselor de finanare din Fila de buget
Se specifica data estimativ de ncepere-finalizare La data ntocmiri a procedurii. planului Compartimentul financiar-contabil analizeaza La data demarrii impreuna cu compartimentele de resort si procedurii compartimentul de achizitii Se verific de catre compartimentul financiarcontabil ncadrarea achiziei ce urmeaz a fi efectuat n bugetul aprobat i repartizat unitii La data demarrii procedurii
Compart. achizitii Compart. Achizitii Compart. financiar Compart. Achizitii Compart. financiar
D.E.A.
Director
Compart. achizitii Compart. achizitii Compart. achizitii
1.3.
D.E.A. Cont. Sef Sef comp logistic D.E.A. Cont. Sef
Director
Director
1.4.
Definitivarea i aprobarea Programului anual al Achiziiilor publice
2.
Programul anual al Achiziiilor publice se aprob Pn la 15.12 Compart. de ctre directorul instituiei. Dac nu au fost Achizitii cuprinse unele produse, lucrri sau servicii, se pot face modificari sau completri dac sunt asigurate sursele de finanare. Elaborarea Notei Se anexeaz baze de calcul justificative, prin care La data demarrii Compart. justificative de estimare se evideniaz valoarea contractului exprimata n procedurii Achizitii a valorii contractului de lei fr TVA, n euro i ncadrarea n pragurile specifice legislaiei in vigoare. achiziie public.
Descrierea activitilor Aciuni desfurate Interval de timp Elaboreaza
D.E.A.
Director
Compart. achizitii
D.E.A.
Director
Compart. achizitii

Nr. Crt. Verifica Aproba Arhiveaza
Elaborarea caietului de Acesta va cuprinde toate specificaiile tehnice, care sunt acele cerine, prescripii i caracteristici sarcini. tehnice cu ajutorul crora sunt descrise produsele, serviciile sau lucrrile n funcie de specificul i necesarul fiecrui compartiment de activitate Sarcina elaborrii caietului de sarcini revine persoanei desemnate (responsabilul de sector), n colaborare cu specialitii din fiecare sector de activitate. Acesta se aprob de ctre directorul instituiei. Elaborarea clauzelor Se ataeaz un model de contract, redactat n alb contractuale. cu principalele clauze. Contractul de achiziie public se redacteaz de ctre juristul instituiei, se avizeaz de ctre directorul general al instituiei, directorul economic i contabilul ef. Stabilirea criteriilor de calificare si selecie referitoare la situaia economic i financiar sau la capacitatea tehnic i/sau profesional.
La data demarrii Compart. de D.E.A. procedurii specialit.
La data ntocmiri Compart. planului Achizitii Jurist Serv.fin. Compart. Achizitii Comp.de specialit.
D.E.A. Cont.sef
Criteriile de calificare si selecie se refer numai La data demarrii la:situaia personal a ofertantului; capacitatea de procedurii exercitare a activitii profesionale; situaia economic i financiar; capacitatea tehnic i/sau profesional; standarde de asigurare a calitii; standarde de protecie a mediului, dac este cazul.
D.E.A. Cont.sef
167
Manual de proceduri
168
4 5
Completarea fiei de date a achiziiei; Stabilirea formularelor i modelelor care se vor ataa documentaiei de atribuire. Constituirea garaniei de participare, daca este cazul .
Completarea Fiei de date a achiziiei se face conform anexei prezentate. Documentaia de atribuire trebuie s conin urmtoarele formulare: Fia de date a achiziiei, Formularul de ofert, Formularul de contract, Formularul de scrisoare de garanie, daca se solicit. Garania de participare se stabilete in suma fix i ntr-un cuantum de maxim 2 % din valoarea estimata a contractului de achiziie public. Perioada de valabilitate a garaniei pentru participare va fi cel puin egal cu per. de valabilitate a ofertei. Elaborarea calendarului Se estimeaz datele de desfurare a fiecrui pas estimativ al procedurii al procedurii, pentru fiecare obiect n parte.
Pana La data demarrii proced. Pana La data demarrii proced.
D.E.A. D.E.A.
Director Compart. achizitii Director Compart. achizitii
Pana la deschiderii ofertelor
data Compart. Achizitii
D.E.A.
Pana la data demarrii proced.
Compart. Achizitii
D.E.A.
ETAPA I - SELECTARE A CANDIDAILOR 4.3. Transmiterea spre publicare a anunului de participare:

Redactarea i Anunul de participare trebuie s conin cel puin - 37 zile nainte de Compart. aprobarea anunului de informaiile prevzute de anex , dar de regul, nu depunere a Achizitii participare. mai mult de 650 de cuvinte candid. Solicitrii obligatorii n Solicitarea operatorilor economici interesai pentru anunul de participare depunerea de candidaturi, indicarea criteriilor de selecie i regulile aplicabile, numrul minim de candidai care se intenioneaz a fi selectai i, dac este cazul, numrul maxim al acestora. Numrul minim de candidai indicat nu poate fi mai mic de 5. Compart. Achizitii
D.E.A.
Director
2.
D.E.A.
Director
3. 4
Transmiterea anunului de participare ctre operatorul SEAP. Transmiterea anunului la Unitatea pentru Coordonarea i Verificarea Achiziiilor Publice din cadrul Ministerului Finanelor Publice nsoit de fia de prezentare conform formularului standard, valoarea estimata este > 75000 euro
Se realizeaz numai prin mijloace electronice, - 16 zile folosind aplicaia dedicat, disponibil la adresa de Internet www.e-licitaie.ro. Acest lucru se va realiza concomitent cu cel mult o zi de la publicare n SEAP transmiterea la MO.-facultativ
D.E.A. D.E.A.
Director Director
4.4. Punerea la dispoziia operatorilor economici a documentaiei de atribuire

Nr. Crt. Aciuni desfurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
Autoritatea contractant are obligaia de a pune la dispoziia operatorului economic documentaia de atribuire.
Punere la dispoziie a documentaiei de atribuire punerea la dispoziie oricrui operator economic care a naintat o solicitare n acest sens sau, dup caz, cruia i s-a transmis o invitaie de participare a unui exemplar din documentaia de atribuire, pe suport hrtie i/sau pe suport magnetic. Dac, documentaia de atribuire este pus la dispoziie pe suport hrtie i/sau pe suport magnetic, atunci autoritatea contractant are dreptul de a stabili un pre, cu condiia ca acesta s nu depeasc costul multiplicrii documentaiei, la care se poate aduga, dac este cazul, costul transmiterii prin pot.
max.4zile de la Compart. data solicitrii, dar Achizitii max.2zile pana la data limita de dep. a of.
D.E.A.
Director
Compart. achizitii
169
Manual de proceduri
170
4.5. Primirea de clarificri privind documentaia de atribuire i rspunsul la acestea:

nreg. adreselor privind div. solicitrile de clarificri, de la candidaii selectai.; Transmiterea adreselor privind rspunsurile la solicitrile de clarificri, ctre toi operatorii economici care au obinut documentaia de atribuire
nregistrarea acestora se face la secretariatul n mom. primirii Secretariat instituiei i vor fi parte anex la dosarul achiziiei. solicitrii Autoritatea contractant are obligaia de a rspunde n mod clar, complet i fr ambiguiti. Rspunsul la clarificri se transmite cu cel puin 6 zile nainte de data limit de depunere a ofertelor, ctre toi operatorii economici care au obinut documentaia de atribuire; Dac documentaia este disponibil n SEAP, clarificrile sau modificrile acesteia se fac cunoscute prin crearea unui nou fiier electronic la care se va asigura accesul direct i nerestricionat - Se rspunde i la solicitrile de clarificri care nu au fost transmise n timp util, numai dac perioada necesar pentru elaborarea i transmiterea rspunsului face posibil primirea acestuia de ctre operatorii economici nainte de data limit de depunere a ofertelor. n cel mult 3 zile Compart. lucr. de la primirea achiziii unei solicitri /clarificri, nu mai tarziu de 6 zile nainte de data limit de dep. a of.
DEA
Compart. Achizitii

1.1.
Emiterea deciziei de Comisia de evaluare va fi format din minim 3 numire a Comisiei de membrii titulari i 1 membru de rezerv. Membrii comisiei de evaluare sunt nominalizai, de regul, evaluare din cadrul compartimentului intern de achiziii Modul de lucru al Preedintele comisiei de evaluare a ofertelor comisiei de evaluare. stabilete modul de lucru, de comun acord cu membrii acesteia
Pana La data Compart. demarrii proced. Achizitii Pana la data Compart. deschiderii ofert. Achizitii
D.E.A.
Director
D.E.A.
Director
ntocmirea Notei justificative privind cooptarea de experi externi, dac este cazul.
Autoritatea contractant poate solicita opinia Pana la data Compart. experilor externi, n cazul n care instituia nu deschiderii ofertei Achizitii deine personal calificat pentru verificarea respectrii cerinelor tehnice specificate n caietul de sarcini.
Aciuni desfurate Interval de timp Elaboreaza
D.E.A.
Director
Compart. achizitii
4.7.Primirea candidaturilor:
Nr. Crt. Verifica Aproba Arhiveaza
Primirea candidaturilor
Orice operator economic are dreptul de a-i In moment. sosirii depune candidatura pentru prima etap. Candidaturile se depun la sediul instituiei. Acestea sunt nregistrate la secretariat consemnndu-se ora i data sosirii.
Secretariat
Compart. Achizitii
Director
Compart. achiziii
4.8.Examinarea candidaturilor:
Nr. Crt. Descrierea activitilor Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
Presed. Compart. Reprez. Verificarea ndeplinirii Se verific de ctre membri comisiei dac La sedinta de Membrii comisiei de din partea Comisiei achiziii cerinelor minime de candidaii ndeplinesc criteriile de selecie privind selectare a cand. Min.Finan- de evaluare capacitatea tehnic i economic, care au fost calificare telor (daca evaluare stabilite i anunate prin anunul de participare. e prezent) 4.9. Stabilirea clarificrilor la documentele prezentate de ofertani i primirea rspunsurilor la acestea, precum i a documentelor solicitate a fi completate: 1
Termenul de Se acord un termen rezonabil de timp, de regul 72 ore completare a n limita a 72 de ore de la momentul solicitrii solicitare documentelor lips de pentru completarea documentelor lips. ctre participanii la procedur.
de
Reprez. la Membrii comisiei de din partea Min.Finanevaluare telor (daca e prezent)
Compart. achiziii
171
Manual de proceduri
172
Interdicii de solicitare Comisia de evaluare nu are dreptul de a permite i completri a de a solicita completarea unui document care lipsete dac:n documentaia de atribuire a fost documentelor lips. menionat expres faptul c, n caz de neprezentare a respectivului document, nu este permis completarea ulterioar, neprezentarea avnd ca efect descalificarea ofertantului; ofertantul respectiv, dei cunotea cerinele, a omis s prezinte mai mult de 3 dintre documentele solicitate n cadrul documentaiei de atribuire.
Reprez. Membrii comisiei de din partea Min.Finanevaluare telor (daca e prezent)
Compart. achiziii
4.10. Stabilirea operatorilor economici selectai:

3.
Stabilirea operatorilor Candidaii selectai trebuie s ndeplinesc economici selectai criteriile de selecie privind capacitatea tehnic i economic, care au fost stabilite. Numrul de candidai selectai dup prima etap a procedurii trebuie s fie cel puin egal cu numrul minim indicat n anunul de participare. Elaborarea raportului Comisia de evaluare are obligaia de a elabora un intermediar al raport intermediar, privind selectarea candidailor, procedurii, sau dac care se nainteaz directorului unitii, spre este cazul, a unui aprobare. proces verbal intermediar de evaluare. Anularea sau n cazul n care numrul candidailor care continuarea procedurii ndeplinesc criteriile de selecie este mai mic dect numrul minim indicat n anunul de participare: a) fie se anuleaz procedura; b) fie se continua procedura, numai cu acei candidai care ndeplinesc criteriile solicitate, n msura n care numrul acestora este, cel puin 3.
Reprez. Imediat dupa Membrii etapa de selectare comisiei de din partea Min.Finanevaluare telor (daca e prezent) Reprez. Imediat dupa Membrii etapa de selectare comisiei de din partea Min.Finanevaluare telor (daca e prezent) Imediat dupa Membrii Reprez. etapa de selectare comisiei de din partea evaluare Min.Finantelor (daca e prezent)
Compart. achiziii
Compart. achiziii
Compart. achiziii
4.11. Informarea candidailor cu privire la rezultatul primei etape

Informarea candidailor
Imediat dupa Compart. Informarea candidailor n legtur cu rezultatul aplicrii primei etape a procedurii de atribuire, elab.rap. intermed. Achizitii respectiv a celor, respini sau neselectai. Comunicarea trebuie s conin motivele concrete care stau la baza deciziei de respingere a candidaturilor .
D.E.A.
Director
Compart. achizitii
ETAPA I - EVALUAREA OFERTELOR 4.12. Transmiterea invitaiei de participare candidailor selectai

1.
Redactarea i aprobarea invitaiei de participare
2.
Transmiterea invitatiei de participare i a documentaiei de atribuire candidaiilor selectai
Invitaia de participare trebuie s cuprind: a) referine privind anunul de participare publicat; b) data limit stabilit pentru depunerea ofertelor c) adresa la care se transmit ofertele; d) limba sau limbile n care trebuie elaborat oferta; e) data deschiderii ofertelor; f) dac este cazul, precizri referitoare la documentele suplimentare pe care operatorii economici trebuie s le prezinte n scopul verificrii declaraiilor sau completrii documentelor, prezentate n prima etap pentru demonstrarea capacitii tehnice i economico-financiare. n cazul n care documentaia de atribuire este min. 40 zile accesibil direct prin mijloace electronice n SEAP, nainte de data atunci invitaia de participare va include informaii limit de depunere privind modul de accesare a documentaiei a ofertelor respective.
Compart. Achizitii
D.E.A.
Director
Compart. achizitii
Compart. Achizitii
D.E.A.
Director
Compart. achizitii
173
Manual de proceduri
174
Nr. Crt.
4.13. Primirea ofertelor

Descrierea activitilor Aciuni desfurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
Ofertele se depun la sediul instituiei. Acestea In momen. sosirii sunt nreg. la secretariat, consemnndu-se ora i data sosirii. ntocmirea listei cu ofertanii, nreg. datei i a orei, cnd a fost depus oferta. 4.14. Deschiderea ofertelor i ntocmirea procesului verbal de deschidere 1 Primirea ofertelor
Secretariat
Compart. Achizitii
Director
Compart. achiziii
Interval de timp
Elaboreaza
Aproba
Arhiveaza
3 4 5
Completarea de ctre fiecare membru al comisiei de evaluare i de ctre experii externi cooptai, a declaraiilor privind confidenialitatea i conflictul de interese, nainte de deschiderea ofertelor. n cazul apariiei conflictului de interese, se ia decizia modificrii comisiei de evaluare i se modific decizia de numire a comisiei de evaluare Ofertele se deschid la data i locul indicate n anunul de participare i n documentaia de atribuire. Orice ofertant are dreptul de a fi prezent la edina de deschidere a ofertelor Comisia de evaluare verific modul de respectare a regulilor formale de depunere i prezentare a ofertelor i a documentelor anexate.
Se completeaz declaraia de confidenialitate nainte i imparialitate deschiderea ofertelor.
de Membrii comisiei evaluare
Compart. Presed. de Comisiei de achiziii evaluare
Directorul unitii, care a numit comisia de n mom. apariiei D.E.A. de evaluare a ofertelor, va dispune modificarea conflictului interese componenei comisiei. Ofertele se deschid de ctre comisia de edina evaluare deschidere ofertelor Prezena acestuia se consemneaz in edina procesul verbal de deschidere a ofertelor. deschidere ofertelor Se verific dac acestea sunt conform edina specificailor prevzute n documentaia de deschidere ofertelor atribuire. de Membrii a comisiei evaluare de Membrii a comisiei evaluare de Membrii a comisiei evaluare
Director
Compart. achiziii
Compart. Presed. de Comisiei de achiziii evaluare Compart. Presed. de Comisiei de achiziii evaluare Compart. Presed. de Comisiei de achiziii evaluare
6 7
Comisia de evaluare va ntocmi un Procesul verbal de deschidere a ofertelor proces - verbal de deschidere trebuie s includ informaiile anunate de ctre preedintele comisiei. Semnarea procesului verbal de Procesul verbal privind edina de deschidere deschidere a ofertelor a ofertelor va fi semnat de ctre membrii comisiei i de ctre reprezentanii ofertanilor care sunt prezeni la deschiderea ofertelor transmiterea procesului verbal de Procesul verbal de deschidere a ofertelor se deschidere i celorlali ofertani trimite fiecrui participant la procedur, fie c participani la procedur, dar ai cror a fost prezent la deschidere sau nu, n copie reprezentani nu au fost prezeni la xerox, att prin pot ct i prin fax. deschidere. 4.15. Examinarea i evaluarea ofertelor
edina deschidere ofertelor edina deschidere ofertelor
de Membrii a comisiei evaluare de Membrii a comisiei evaluare
Compart. Presed. de Comisiei de achiziii eval. Compart. Presed. de Comisiei de achiziii evaluare Presed. de Comisiei de evaluare Compart. achiziii
Imediat dup Membrii comisiei ncheierea edinei de evaluare deschidere a ofertelor

Nr. Crt.
Aproba
Arhiveaza
1 2.
Oferte admisibile
Stabilirea ofertei ctigtoare
Comisia de evaluare are obligaia de a desfura activitile de examinare i evaluare numai la sediul autoritii contractante Verificarea de ctre comisia de evaluare a condiiilor de : eligibilitate ,calificare, corespondena tehnic i financiar dintre documentaia de atribuire i ofertele depuse Prin oferta admisibil se nelege oferta corespunztoare din punct de vedere al documentaiei de atribuire. Oferta ctigtoare se va desemna din ofertele admisibile. Comisia de evaluare are obligaia de a stabili oferta ctigtoare, dintre ofertele admisibile, pe baza aplicrii criteriului stabilit pentru atribuirea contractului de achiziie public.
Cat mai curand Membrii posibil comisiei evaluare Cat mai curand Membrii posibil comisiei evaluare Dup expirarea Membrii termenului limita comisiei evaluare Dup expirarea Membrii termenului limita comisiei evaluare
Presed. de Comisiei de evaluare Presed. de Comisiei de evaluare
Compart. achiziii Compart. achiziii Administraia Naional a Penitenciarelor
Compart. Presed. de Comisiei de achiziii evaluare Presed. Compart. de Comisiei de achiziii evaluare
175
Manual de proceduri
176
Dac criteriul utilizat a fost "oferta cea mai avantajoas din punct de vedere economic", atunci evaluarea ofertelor se realizeaz prin acordarea, pentru fiecare ofert n parte, a unui punctaj rezultat ca urmare a aplicrii algoritmului de calcul stabilit n documentaia de atribuire. Clasamentul se ntocmete n ordinea descresctoare . 6 Calcularea punctajului pentru Dac criteriul utilizat a fost "preul cel mai sczut", atunci evaluarea ofertelor se stabilirea ofertei ctigtoare n realizeaz prin compararea preurilor, fr cazul n care se aplic criteriul de TVA, a fiecrei oferte n parte i prin atribuire preul cel mai sczut ntocmirea, n ordine descresctoare a preurilor respective, a clasamentului pe baza cruia se stabilete oferta ctigtoare. 7 Anularea procedurii, dac este Procedura de atribuire a contractului se anuleaz atunci cnd:au fost depuse numai cazul. oferte inacceptabile, neconforme sau necorespunztoare ; au fost depuse oferte care, dei pot fi luate n considerare, nu pot fi comparate datorit modului neuniform de abordare a soluiilor tehnice i/sau financiare; abateri grave de la prevederile legislative afecteaz procedura de atribuire sau este imposibil ncheierea contractului. 8 Elaborarea raportului de evaluare al Dup stabilirea ofertei ctigtoare, comisia procedurii de evaluare a ofertelor elaboreaz raportul de evaluare a procedurii 4.16. Transmiterea comunicrii privind rezultatul procedurii de atribuire: 5 Calcularea punctajului pentru stabilirea ofertei ctigtoare n cazul n care se aplic criteriul de atribuire oferta cea mai avantajoas din punct de vedere economic
Cat mai curand Membrii posibil comisiei evaluare
Cat mai curand Membrii comisiei posibil evaluare
Cat mai curand Membrii comisiei posibil evaluare
Membrii comisiei evaluare
Presed. Compart. de Comisiei de achiziii evaluare

Verifica Aproba Arhiveaza
Interval de timp
Elaboreaza
Informarea ofertaniilor despre deciziile referitoare la atribuirea contractului de achiziie public Comunicarea rezultatului hotrrii comisiei de evaluare a ofertelor
Presed. Membrii comisiei de Comisiei de eval. evaluare Maxim 3 zile de la emiterea deciziei Presed. Membrii comisiei de Comisiei de eval. evaluare
Director
Director
ofertelor Ofertantul/ofertanii ctigator/ctigtori se Maxim 3 zile informeaza cu privire la acceptarea ofertei/ofertelor de la emiterea deciziei prezentate. Ofertanii care au fost respini sau a cror ofert nu a fost declarat ctigtoare se informeaz asupra motivelor care au stat la baza deciziei respective. Comunicarea ctre ofertantul/ofertanii declarai catigtori trebuie s conin i invitaia pentru semnarea contractului.
Presed. Membrii comisiei de Comisiei de eval. evaluare
Director
Informarea ofertanilor respini despre rezultatul hotrrii comisiei i motivarea acesteia. Invitaia ofertanilor declarai ctigtori pentru semnarea contractului.
Presed. Maxim 3 zile Membrii de la emiterea comisiei de Comisiei de eval. evaluare deciziei Presed. Maxim 3 zile Membrii de la emiterea comisiei de Comisiei de eval. evaluare deciziei
Director
Director
Compart. achiziii
4.17. Perioada de ateptare: 1

Nr. Crt. Aciuni desfurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
Primirea contestaiilor, dac este cazul, cu numr de nregistrare i rezoluia motivat a autoritii contractante la contestaia depus. Soluionarea contestaiilor
Contestaiile primite i rspunsul la solicitrile In termenul fixat primite, se nregistreaz la secretariatul autoritii contractante i fac parte din dosarul achiziiei.
Secretariat
DEA
Compart. achiziii
3 4
ntiinarea privind depunerea contestaiei Soluionarea contestaiei
Competena de soluionare contestaii este dat de In termenul fixat opiunea prii vtmate: fie, Consiliului; fie, instanei de judecat.Participanii la procedura de atribuire trebuie sa fie instiintati de autoritatea contractanta, Maxim 5 zile Autoritatea contractanta are obligatia sa ii instiinteze despre aceasta si pe ceilalti participanti la procedura de atribuire. 5 zile / 10 zile Soluionarea se face de ctre Consiliu si se comunica , in scris partilor in 5 zile;
Compart. Achiziii
Compart. achiziii Consiliul
D.E.A. Jurist
Director Compart. Achiziii Compart. Achiziii
177
Manual de proceduri
178

Finalizarea atribuirii Procedura de atribuire a contractului se finalizeaz La data semnarii Compart. contractului achiziii contractului de achiziie prin semnarea contractului de achiziie public . public. Incheierea contractului Contractul de achiziie public se ncheie n form scris, in trei exemplare in urma procedurii de de achiziie public. atribuire. Un contract se semneaz de ambii directori: directorul autoritii contractante si ofertantul ctigtor. Celelalte 2 contracte, pe lng semnturile directorilor, sunt avizate de directorul economic, contabilul ef i consilierul juridic, iar un exemplar se anexeaz la dosar i altul rmne la contabilul ef
2.
10 zile sau 5 Compart. zile (fct. de achiziii valoare contract) de la comunicarea hotararii de atribuire
Director
Director

Nr. Crt. Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
Transmiterea anunului Anunul de atribuire se public in SEAP prin mijloace electronice, folosind aplicaia dedicat, de atribuire. disponibil la adresa de Internet www.e-licitaie.ro ; M.O al Romniei, Partea a VI-a, Achiziii publice se face n cel mult o zi de la publicarea n SEAP. Se realizeaz prin transm. unei solicitri scrise.Publicarea n MO se realiz. contra cost ;
Compart. achiziii
D.E.A. Cont. sef
Director
Compart. achiziii

Nr. Crt. Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
1.
Intrarea in efectivitate a Contractul intra in efectivitate fie dupa constituirea Dupa constituirea Compart. garantiei de buna executie , daca a fost solicitata, garantiei de buna achiziii contractului fie la termenul convenit de parti. executie daca a
Director
Compart. achiziii
Daca pe parcursul indeplinirii contractului se constata faptul ca anumite elemente ale propunerii tehnice sunt inferioare sau nu corespund cerintelor prevazute in caietul de sarcini si sa rezilierea contractului si angajarea raspunderii contractuale 2. Indeplinirea obligatiilor Partile trebuie sa-si indeplineasca, cu buna credinta, obligatiile asumate atat din punct de asumate prin contract vedere calitativ, cat si calitativ, la termenul stabilit prin contact. Compartimentul achizitii, prin managerul de contract urmareste respectarea acestui aspect. 4.22. Finalizarea contractului:
fost solicitata, fie la term.onvenit de parti Pe perioada de Compart. valabilitate a achiziii contractului D.E.A. Cont.sef Jurist Director Compart. achiziii
Interval de timp
Elaboreaza
Verifica
Aproba
Arhiveaza
recepiei Reprezint operaiunea prin care autoritatea cotractanta isi exprima acceptarea cu privire la obiectul contractului (produse, servicii, lucrri) si pe baza creia se efectueaz plata finala. Eliberarea garaniei de Se elibereaza de garaniei de buna executie, dupa buna execuie, daca indeplinerea totala a contractului i plata ultimei facturi sau efectuarea receptiei finale. Se este cazul elibereaza documentele constatatoare care contin informatii referitoare la indeplinirea contractului de catre furnizor/prestator/executant si la eventualele prejudicii create de acesta. Comunicarea catre Se trimit documentele constatatoare care contin ANRMAP si catre informatii referitoare la indeplinirea contractului de furnizor/prestator/execu catre furnizor/prestator/executant si la eventualele tant a confirmarii prejudicii create de acesta. Un exemplar din indeplinirii a aceste documente se ataseaza dosarului procedurii. contractului
Efectuarea finale
Max 14 zile de la Compart. finaliz.rec.finale achiziii
D.E.A. Jurist
Director
Max.3 zile de la Compart. data elib.scrisorii achiziii de buna executie
D.E.A. Jurist
Director
Compart. achiziii
179
Manual de proceduri PROCEDURA: A00203019 PROCEDURA PRIVIND ACHIZIIILE PUBLICE - NEGOCIEREA CU PUBLICAREA PREALABIL A UNUI ANUN DE PARTICIPARE 1. SCOP a) stabilirea unui cadru unitar intern - set de reguli - pentru organizarea i desfurarea procedurilor de atribuire a contractelor de achiziii publice, prin procedura negocierea cu publicarea prealabil a unui anun de participare, din cadrul sistemului penitenciar ; b) stabilirea responsabilitilor privind activitile desfurate n cazul aplicrii procedurii de atribuire negocierea cu publicarea prealabil a unui anun de participare, c) asigur existena unei documentaii adecvate derulrii procedurii negocierea cu publicarea prealabil a unui anun de participare. 2. PREMISE n conformitate cu prevederile art. 110 din Ordonana de Urgen a Guvernului nr. 34/2006.modificat i completat autoritatea contractant are dreptul de a aplica procedura de negociere, cu publicarea prealabil a unui anun de participare, n urmtoarele cazuri: a) atunci cnd, n urma aplicrii licitaiei deschise, licitaiei restrnse, dialogului competitiv sau a cererii de oferte, nu a fost depus nicio ofert sau au fost depuse numai oferte inacceptabile ori neconforme. Aplicarea procedurii de negociere n acest caz este posibil numai dup anularea procedurii iniiale de licitaie deschis, licitaie restrns, dialog competitiv sau cerere de oferte i numai dac cerinele iniiale prevzute n documentaia de atribuire nu sunt modificate substanial. n acest caz autoritatea contractant are dreptul de a nu transmite spre publicare anunul de participare dac invit la negocieri numai i pe toi acei ofertani care au ndeplinit criteriile de calificare i selecie n cadrul procedurii anterioare i care au depus oferte conform regulilor formale prevzute n documentaia de atribuire. b) n situaii excepionale, temeinic motivate, atunci cnd natura lucrrilor/produselor/serviciilor sau riscurile implicate de executarea/livrarea/prestarea acestora nu permit o estimare iniial global a preului viitorului contract de achiziie public; c) atunci cnd serviciile care urmeaz s fie achiziionate, ndeosebi serviciile financiare, astfel cum sunt acestea prevzute n categoria 6 din anexa nr. 2A, a Ordonanei de Urgen a Guvernului menionate, sau serviciile intelectuale, cum ar fi cele care implic proiectarea lucrrilor, sunt de aa natur nct caietul de sarcini nu poate fi elaborat cu precizia pe care o impune atribuirea unui contract de achiziie public prin aplicarea licitaiei deschise sau licitaiei restrnse; d) atunci cnd lucrrile ce urmeaz a fi executate sunt necesare exclusiv n scopul cercetrii tiinifice, experimentrii sau dezvoltrii tehnologice, i numai dac acestea nu se realizeaz pentru obinerea unui profit i nici nu urmresc acoperirea costurilor aferente. 3.APLICABILITATE Procedura se aplic de ctre personalul din cadrul Administraiei Naionale a Penitenciarelor aparat propriu prin intermediul Direciei Economico Administrative i a ordonatorilor teriari de credite din sistemul administraiei penitenciare (penitenciare, spital penitenciar, centre de reeducare, etc.), potrivit competenelor stabilite prin fia postului, pe linia achizitiilor publice. Definiie: NEGOCIEREA - reprezint procedura prin care autoritatea contractant deruleaz consultri cu candidaii selectai i negociaz clauzele contractuale, inclusiv preul, cu unul sau mai muti dintre acetia.
180
4.DESCRIEREA PROCEDURII 4.1.Identificarea necesitilor i a fondurilor necesare

1.1. Estimarea valorii Se identific toate costurile aferente pentru contractului de achiziie obtinerea produselor, lucrrilor sau serviciilor necesare: se nsumeaz toate costurile platibile public. pentru ndeplinirea contractului; se iau n considerare toate majorarile preului contractului, eventualele suplimentri faa de obiectul iniial; valoarea premiilor sau primelor ce se intenioneaz a se acorda. 1.2. Alegerea procedurii Se specificarea datei estimative de nceperecare urmeaz s fie finalizare a procedurii. aplicat i ntocmirea calendarului procedurii 1.3. Verificarea existenei Se verific de catre compartimentul financiarsurselor de finanare contabil ncadrarea achiziei ce urmeaz a fi efectuat n bugetul aprobat i repartizat unitii din Fila de buget 2. Elaborarea Notei justificative de estimare a valorii contractului de achiziie public. Elaborarea anunului de intenie i transmiterea acestuia n SEAP i MO-dac este cazul.
Compart. logistic
D.E.A.
Director
Compart. achizitii
Compart. achizitii Compart. Achizitii Compart. financiar Compart. Achizitii
D.E.A.
Director
Compart. achizitii Compart. achizitii Administraia Naional a Penitenciarelor Compart. achizitii Compart. achizitii
D.E.A. Contabil ef D.E.A.
Director
3.
Se anexeaz baze de calcul justificative, prin care se evideniaz valoarea contractului exprimata n lei fr TVA, n euro i ncadrarea n pragurile specifice legislaiei in vigoare. Anunul de intenie se transmite spre publicare Ct mai curnd Compart. obligatoriu atunci cnd se urmrete beneficierea dup nceperea Achizitii de reducere a termenelor i dac : valoarea total anului bugetar estimat a contractelor depete pragurile stabilite prin legislaia n vigoare Anunul de intenie se public: - n Jurnalul Oficial al Uniunii Europene; - n SEAP
Director
D.E.A.
Director
181
Manual de proceduri
182

Nr. Crt. Descrierea activitilor
Aciuni desfurate
Interval de timp
Elaboreaza
Verifica
Aproba
Arhiveaza
5 6
Elaborarea caietului de Acesta va cuprinde toate specificaiile tehnice, care sunt acele cerine, prescripii i caracteristici tehnice sarcini. cu ajutorul crora sunt descrise produsele, serviciile sau lucrrile n funcie de specificul i necesarul fiecrui compartiment de activitate Sarcina elaborrii caietului de sarcini revine persoanei desemnate (responsabilul de sector), n colaborare cu specialitii din fiecare sector de activitate. Acesta se aprob de ctre directorul instituiei. Elaborarea clauzelor Se ataeaz un model de contract, redactat n alb contractuale. cu principalele clauze. Contractul de achiziie public se redacteaz de ctre juristul instituiei, se avizeaz de ctre directorul general al instituiei, directorul economic i contabilul ef. Stabilirea criteriilor de Criteriile de calificare si selecie se refer numai la: calificare si selecie situaia personal a ofertantului; capacitatea de referitoare la situaia exercitare a activitii profesionale; situaia economic i financiar economic i financiar; capacitatea tehnic i/sau sau la capacitatea profesional; standarde de asigurare a calitii; tehnic i/sau standarde de protecie a mediului, dac este cazul. profesional. Completarea fiei de Completarea Fiei de date a achiziiei se face date a achiziiei; conform anexei prezentate. Documentaia de atribuire trebuie s conin Stabilirea formularelor i modelelor care se urmtoarele formulare: Fia de date a achiziiei, vor ataa Formularul de ofert, Formularul de contract, documentaiei de Formularul de scrisoare de garanie, daca se atribuire. solicit. Constituirea garaniei Garania de participare se stabilete in suma fix i de participare, daca ntr-un cuantum de maxim 2 % din valoarea estimata a contractului de achiziie public. este cazul . Perioada de valabilitate a garaniei pentru participare va fi cel puin egal cu per. de valabilitate a ofertei.
Compart. de D.E.A. specialit.
Director
Compart. achizitii
Compart. Achizitii Jurist Serv.fin. Compart. Achizitii Comp.de specialit. Compart. Achizitii Compart. Achizitii
D.E.A. Cont.sef
Director
Compart. achizitii
D.E.A. Cont.sef
Director
Compart. achizitii
D.E.A. D.E.A.
Director Director
Compart. Achizitii
D.E.A.
Director
Compart. achizitii
Elaborarea calendarului Se estimeaz datele de desfurare a fiecrui pas estimativ al procedurii al procedurii, pentru fiecare obiect n parte.
Compart. Achizitii
D.E.A.
Director
Compart. achizitii
Arhiveaza
4.3. Transmiterea spre publicare a anunului de participare: 1

Aciuni desfurate
Verifica
Aproba
Redactarea i Anunul de participare trebuie s conin cel puin aprobarea anunului de informaiile prevzute de anex , dar de regul, nu participare. mai mult de 650 de cuvinte. Dac valoarea estimat a contractului de achiziie public ce urmeaz a fi atribuit depete pragurile pentru care este obligatorie publicarea anunului de participare n JOUE, atunci acesta trebuie s conin cel puin informaiile cuprinse n anexa nr. 3A din ordonan, prin utilizarea formularelor standard adopt. de Comisia European Transmiterea anunului Se realizeaz numai prin mijloace electronice, 52 zile inainte de de participare ctre folosind aplicaia dedicat, disponibil la adresa de data dep. ofertei operatorul SEAP. Internet www.e-licitaie.ro care se pot reduce conf.cadr. legal cel mult o zi de la Transmiterea anunului publicare n la Unitatea pentru SEAP Coordonarea i Verificarea Achiziiilor Publice din cadrul Ministerului Finanelor Publice nsoit de fia de prezentare conform formularului standard, in cazul in care valoarea estimata fr TVA este este > 75000 euro pentru contractele de furnizare i servicii sau > 500000 euro pentru contractele de lucrri
Compart. Achizitii
D.E.A.
Director
Compart. achizitii
D.E.A.
Director
D.E.A.
Director
183
Manual de proceduri
184

Aciuni desfurate
Interval de timp
Elaboreaza
Verifica
Aproba
Arhiveaza
Emiterea deciziei de Comisia de evaluare va fi format din minim 3 numire a Comisiei de membrii titulari i 1 membru de rezerv. Membrii comisiei de evaluare sunt nominalizai, de regul, evaluare din cadrul compartimentului intern de achiziii
Compart. Achizitii
D.E.A.
Director
Compart. achizitii

Nr. Crt.
Elaboreaza
Verifica
Aproba
Arhiveaza
nregistrarea acestora se face la secretariatul n mom. primirii Secretariat instituiei i vor fi parte anex la dosarul achiziiei. solicitrii n cel mult 3 zile Compart. lucr. de la achiziii primirea unei solicitri de clarificri, cu cel puin 6 zile nainte de data limit de dep. a of.
DEA
Compart. Achizitii Compart. achiziii
Autoritatea contractant are obligaia de a rspunde n mod clar, complet i fr ambiguiti. Rspunsul la clarificri se transmite cu cel puin 6 zile nainte de data limit de depunere a ofertelor, ctre toi operatorii economici care au obinut documentaia de atribuire; Dac documentaia este disponibil n SEAP , clarificrile sau modificrile acesteia se fac cunoscute prin crearea unui nou fiier electronic la care se va asigura accesul direct i nerestricionat -Se rspunde i la solicitrile de clarificri care nu au fost transmise n timp util, numai dac perioada necesar pentru elaborarea i transmiterea rspunsului face posibil primirea acestuia de ctre operatorii economici nainte de data limit de depunere a ofertelor. Primirea candidaturilor / Ofertele se depun la sediul instituiei. Acestea sunt nreg. la secretariat consemnndu-se ora i data ofertelor sosirii. ntocmirea listei cu ofertanii, nreg. datei i a orei cnd a fost depus oferta.
Director
In momentul Secretariat sosirii
Compart. Achizitii
Director
Compart. achiziii
Desfurarea edinei de preselecie a candidailor 1 Completarea de ctre fiecare membru al comisiei de evaluare i de ctre experii externi cooptai, a declaraiilor privind confidenialitatea 2 nainte de nceperea negocierilor, autoritatea contractant are dreptul de a realiza o preselecie a candidailor care vor participa la negocieri, utiliznd n acest sens numai criterii referitoare la capacitatea tehnic i cea economico-financiar. 2.1 Autoritatea . contractant are obligaia de a transmite, concomitent, o invitaie de participare la etapa a doua a procedurii de negociere cu publicarea prealabil a unui anun de participare tuturor candidailor preselectai.
Nr. Crt Descrierea activitilor
Aciuni desfurate
Interval de timp
Elaboreaza
Verifica
Aproba
Arhiveaza
Reprez. Se completeaz declaraia de confidenialitate i nainte de Membrii comisiei de din partea imparialitate verificarea Min.Finanevaluare candidaturilor. telor (daca e prezent) Candidaturile se verific de ctre comisia de nainte nceperea evaluare. Numrul de candidai preselectai trebuie s fie cel negocierilor puin egal cu numrul minim indicat n anunul de participare. Reprez. de Membrii comisiei de din partea Min.Finanevaluare telor (daca e prezent)
Compart. achiziii
Compart. achiziii
Este interzis invitarea la etapa a doua a procedurii de negociere a unui operator economic care nu a depus candidatura n prima etap sau care nu a ndeplinit criteriile de preselecie. Invitaia de participare trebuie s cuprind cel puin urmtoarele informaii: a) referine privind anunul de participare publicat; b) adresa la care vor avea loc negocierile i data lansrii acestora; c) limba/limbile n care se vor derula negocierile; d) dac este cazul, precizri referitoare la documentele suplimentare pe care operatorii economici trebuie s le prezinte n scopul verificrii declaraiilor sau completrii documentelor, prezentate n prima etap pentru demonstrarea capacitii tehnice i economico-financiare;
Reprez. Membrii comisiei de din partea Min.Finanevaluare telor (daca e prezent)
Compart. achiziii
185
Manual de proceduri
186 4.8. Derularea negocierilor 1

Nr. Crt.
e) informaii detaliate i complete privind criteriul de atribuire aplicat pentru stabilirea ofertei ctigtoare, corespunztor prevederilor cap. V seciunea a 3-a.
Descrierea activitilor Aciuni desfurate Interval de timp Elaboreaza Aproba Arhiveaza
Derularea negocierilor cu fiecare candidat n parte
Autoritatea contractant are obligaia de a derula negocieri cu fiecare candidat preselectat n parte. La sfritul fiecrei ntlniri comisia de evaluare are obligaia consemnrii problemelor discutate i aspectelor convenite ntr-un proces-verbal de edin. Fiecare participant la negocieri are obligaia de a prezenta, o ofert preliminar care va constitui punctul de pornire al negocierilor. Depunerea ofertei finale Negocierile se deruleaz pn n momentul n care fiecare participant la negocieri declar c oferta preliminar pe care a prezentat-o nu mai poate fi mbuntit. comisia de negociere a autoritii contractante are dreptul de a stabili o ntlnire final cu fiecare participant n parte. Fiecare participant are obligaia de a prezenta elementele finale ale propunerii sale tehnice i financiare, pentru care urmeaz s se aplice factorii de evaluare. Autoritatea contractant are obligaia de a solicita candidatului de la care, n urma negocierilor, a obinut cea mai avantajoas propunere de ofert din punct de vedere economic, s reconfirme rezultatul negocierilor, prin depunerea unei oferte finale. Odat stabilit oferta Oferta care a fost stabilit ctigtoare nu poate fi ctigtoare, aceasta modificat i constituie parte integrant a contractului de achiziie public care urmeaz s fie ncheiat rmne ferm. de Dup stabilirea ofertei ctigtoare, comisia de evaluare a ofertelor elaboreaz raportul de evaluare a procedurii
Presed. de Comisiei de evaluare
Compart. achiziii
Presed. de Comisiei de evaluare
Compart. achiziii
Membrii comisiei evaluare Membrii comisiei evaluare
Elaborarea raportului evaluare al procedurii
Presed. de Comisiei de evaluare Presed. de Comisiei de evaluare

Interval de timp
Elaboreaza
Verifica
Aproba
Arhiveaza
Informarea ofertaniilor despre deciziile referitoare la atribuirea contractului de achiziie public 1.1. Comunicarea rezultatului hotrrii comisiei de evaluare a ofertelor 1.2. Modalitatea de comunicare a rezultatului 2 Acceptarea ctigtoare
Presed. Membrii comisiei de Comisiei de eval. evaluare Maxim 3 zile de la emiterea deciziei Maxim 3 zile de la emiterea deciziei Maxim 3 zile de la emiterea deciziei Presed. Membrii comisiei de Comisiei de eval. evaluare Presed. Membrii comisiei de Comisiei de eval. evaluare Presed. Membrii comisiei de Comisiei de eval. evaluare
Director
Compart. achiziii
Director
Comunicarea se transmite i prin fax sau prin mijloace electronice. Dac aceasta nu se realizeaz i prin fax sau mijloace electronice atunci perioada de ateptare inaintea semnrii contractului se majoreaz cu 5 zile lucrtoare ofertelor Ofertantul/ofertanii ctigator/ctigtori se informeaza cu privire la acceptarea ofertei/ofertelor prezentate. Ofertanii care au fost respini sau a cror ofert nu a fost declarat ctigtoare se informeaz asupra motivelor care au stat la baza deciziei respective. Comunicarea ctre ofertantul/ofertanii declarai catigtori trebuie s conin i invitaia pentru semnarea contractului.
Director
Director
2.1.
Informarea ofertanilor respini despre rezultatul hotrrii comisiei i motivarea acesteia. Invitaia ofertanilor declarai ctigtori pentru semnarea contractului.
Presed. Maxim 3 zile Membrii de la emiterea comisiei de Comisiei de eval. evaluare deciziei Presed. Maxim 3 zile Membrii de la emiterea comisiei de Comisiei de eval. evaluare deciziei
Director
Director
Compart. achiziii
187
Manual de proceduri
188

Nr. Crt.
Aciuni desfurate
Interval de timp
Elaboreaza
Verifica
Aproba
Arhiveaza
Primirea contestaiilor, dac este cazul, cu numr de nregistrare i rezoluia motivat a autoritii contractante la contestaia depus. Obiectul contestaiei
Contestaiile primite i rspunsul la solicitrile primite, se nregistreaz la secretariatul autoritii contractante i fac parte din dosarul achiziiei. Obiectul contestaiei const n pretenia concret dedus judecii i poate fi, dup caz:anularea actului; obligarea autoritii contractante de a emite un act; Competena de soluionare contestaii este dat de opiunea prii vtmate: fie, Consiliului; fie, instanei de judecat.Participanii la procedura de atribuire trebuie sa fie instiintati de autoritatea contractanta, Autoritatea contractanta are obligaia sa ii instiinteze despre aceasta si pe ceilali participani la procedura de atribuire. Contestaia poate fi depus n toate fazele procedurii de atribuire i mpotriva oricrui act al autoritii contractante in 5 sau 10 zile de la luarea la cunostinta de contestator a unui act al autoritatii contractante, n funcie de valoarea contractului care urmeaz a fi atribuit. Prin excepie, contestaia care se refer la prevederile documentaiei de atribuire poate fi depus numai pn la data stabilit pentru depunerea ofertelor. Solutionarea se face de catre Consiliu si se comunica , in scris partilor in 5 zile; Decizia motivat se public pe pagina de Internet a Consiliului, n cadrul buletinului oficial, fr referire la datele de identificare a deciziei i ale prilor, precum i la datele personale, n termen de 10 de zile de la data la care aceasta rmne definitiv i irevocabil
Secretariat
DEA
Compart. achiziii
3.
Competena de soluionare a contestaiilor ntiinarea privind depunerea contestaiei Termenele de depunere a contestaiilor i momentul depunerii acestora
Consiliul sau Instana de judecat. Maxim 5 zile 10 zile sau zile 5 Compart. achiziii Contestatar D.E.A. Jurist DEA Jurist Director
Compart. Achiziii
4 5
5.1.
Solutionarea contestaiei
5 zile/10 zile
Consiliul
DEA Jurist
Compart. Achiziii

Aciuni desfurate
Interval de timp
Elaboreaza
Verifica
Aproba
Arhiveaza
Finalizarea atribuirii Procedura de atribuire a contractului se finalizeaz contractului de achiziie prin semnarea contractului de achiziie public . public. Incheierea contractului Contractul de achiziie public se ncheie n form scris, in 2 exemplare in urma procedurii de de achiziie public. atribuire. Un contract se semneaz de ambii directori: directorul autoritii contractante si ofertantul ctigtor. Celelalte 2 contracte, pe lng semnturile directorilor, sunt avizate de directorul economic, contabilul ef i consilierul juridic, responsabilul cu derularea contractului iar un exemplar se anexeaz la dosar i altul rmne la contabilul ef
Compart. achiziii 10 zile sau 5 Compart. zile (fct. de achiziii valoare contract) de la comunicarea hotararii de atribuire
2.
Director
Director

Nr. Crt.
Interval de timp
Elaboreaza
Verifica
Aproba
Arhiveaza
Transmiterea anunului Anunul de atribuire se public in SEAP prin de atribuire. mijloace electronice, folosind aplicaia dedicat, disponibil la adresa de Internet www.e-licitaie.ro ; 4.14. Derularea contractului: 1
Compart. achiziii
D.E.A.
Director
Compart. achiziii
Arhiveaza
Verifica
Aproba
2 189
Constituirea garaniei Se solicita constituirea de garaniei de buna Odata incheierea de buna executie, daca executie, care poate fi sub mai multe forme: contractului -prin scrisoare de garantie bancara; este cazul . -depuneri la casierie; -prin reineri succesive din sumele datorate pentru facturi partiale. Intrarea in efectivitate a Contractul intra in efectivitate fie dupa constituirea garantiei de buna executie, daca a fost solicitata, fie contractului la termenul convenit de parti.
D.E.A. Cont.sef
Director
Compart. achiziii
Compart. achiziii
D.E.A. Cont.sef
Director
Compart. achiziii
Manual de proceduri
190
4.15. Finalizarea contractului: Nr. Descrierea Aciuni desfurate Crt. activitilor 1 Efectuarea recepiei Reprezint operaiunea prin care autoritatea finale cotractanta isi exprima acceptarea cu privire la obiectul contractului (produse, servicii, lucrri) si pe baza creia se efectueaz plata finala. 2 Eliberarea garaniei de Se elibereaza de garaniei de buna executie, dupa buna executie, daca indeplinerea totala a contractului i plata ultimei este cazul facturi sau efectuarea receptiei finale. Se elibereaza documentele constatatoare care contin informatii referitoare la indeplinirea contractului de catre furnizor/prestator/executant si la eventualele prejudicii create de acesta. 3 Comunicarea catre Se trimit documentele constatatoare care contin ANRMAP si catre informatii referitoare la indeplinirea contractului de furnizor/prestator/execu catre furnizor/prestator/executant si la eventualele tant a confirmarii indeplinirii a prejudicii create de acesta. Un exemplar din aceste documente se ataseaza dosarului procedurii. contractului 4.16. Analiza procesului:
Interval de timp
Elaboreaza
Verifica
Aproba
Arhiveaza
Max 14 zile de la finaliz.re finale, cu detalierea din art. 92, alin. (4) din OUG 34, pentru contractele de lucrri Max.3 zile de la data elib.scris de buna executie
Compart. achiziii
D.E.A. Jurist
Director
Compart. achiziii
Compart. achiziii
D.E.A.
Director
Compart. achiziii
Interval de timp
Elaboreaza
Verifica
Aproba
Arhiveaza
Efectuarea analizei Reprezint operaiunea prin care autoritatea desfurrii procedurii contractant analizeaz modul de ndeplinire a si a ndeplinirii contractului respectiv, msura in care au fost satisfcute toate necesitile autoritii, punctele tari contractului si punctele slabe ale procedurii si propunerile de mbuntire pe viitor a procesului de achiziie publica
Compart. achiziii
D.E.A. Jurist Cont. ef
Administraia Naional a Penitenciarelor PROCEDUR : A00203020 Privind activitatea de elaborare i fundamentare a documentaiilor de constatare i stabilire a pierderilor din calamiti. Scop : Stabilirea unui set unitar de reguli pentru reglementarea activitii de elaborare a documentaiilor de constatare i stabilire a pierderilor din calamiti provocate de aciunea negativ a factorilor naturali asupra culturilor agricole. Premise: Elaborarea i fundamentarea documentaiilor de constatare i stabilire a pierderilor din calamiti reprezin activitatea prin care se determin cadrul legal i condiiile concrete pentru a asigura darea la scdere din evidena contabil a prii din pagub, pentru care nu se stabilete rspunderea material. Aplicabilitate : Structurile din sistemul administraiei penitenciare. Procedura : Cine execut activitatea Responsabilul sectorului vegetal din unitate Activitatea desfurat Informeaz ierarhic, n termen de 24 ore, despre apariia calamitilor naturale care au produs distrugerea unor culturi agricole
La nivelul unitilor subordonate Administraiei Naionale a Penitenciarelor
Constituie, n termen de 24 ore, prin decizie de zi pe unitate, o comisie a unitii de constatare i stabilire a pierderilor din calamiti. Se coopteaz n comisie organul tehnic de specialitate de la Direcia Agricol sau Centrul Agricol din zon n termen de 24 ore de cnd a fost informat despre calamitate, solicit Directorul o adres de la Administraia Naional de Meteorologie, n vederea unit ii subordonate certificrii factorului natural care a determinat calamitatea n de 5 zile, efectueaz, n prezena efului de sector vegetal Comisia de constatare a mtermen sur tori n vederea determinrii procentului de distrugere a culturilor pierderilor din calamit i Directorul unit ii subordonate te actul de constatare iniial a pierderilor din calamiti, n Comisia de constatare a ntocme care, se specific procentul de calamitare, factorul care a produs pierderilor din calamit i calamitatea i msurile propuse Directorul Avizeaz actul de constatare iniial a calamitii i l nainteaz la ANP, unit ii subordonate n termen de 48 ore. Comisia de constatare a ntocmete baza de calcul pentru determinarea pierderilor financiare pierderilor din calamit i Dup evaluare, ntocmete procesele verbale de constatare i stabilire a pierderilor din calamiti, pentru culturile afectate, astfel: - pentru culturile la care daunele nu depesc 30% din producie, comisia propune recuperarea cheltuielilor prin recorelarea preului Comisia de constatare a pierderilor din calamit i de cost - pentru culturile la care daunele depesc 30% din producie, comisia propune scderea pierderilor din evidena contabil a unitii. ntocmete documentaia de constatare a calamitii, care trebuie s conin urmtoarele : - Act de constatare iniial a calamitii - Proces verbal de constatare i stabilire a pierderilor din calamiti, Comisia de constatare a ntocmit pentru fiecare cultur calamitat, dup ncheierea ciclului de pierderilor din calamit i producie - Baza de calcul pentru determinarea pierderilor financiare - Adres de la Administraia Naional de Meteorologie Centrul Meteorologic Regional
191
Manual de proceduri Avizeaz documentaiile de constatare i stabilire a pierderilor din calamiti (actul de constatare, procesul verbal, baza de calcul i adresa de la A.N.M.) i le nainteaz spre aprobare ANP , n termen de 30 de zile de la ntocmirea documentaiilor. Aprob documentaiile de constatare i stabilire a pierderilor din calamiti, care sunt de competena ordonatorului teriar de credite i le nainteaz serviciului financiar-contabilitate din unitate
Directorul unit ii subordonate
La nivelul Administraiei Naionale a Penitenciarelor Analizeaz i verific documentaiile de constatare i stabilire a pierderilor din calamiti Responsabilul ntocme te sau notele pentru aprobarea documentaiilor compartimentului produc ie nainteaz adresele documenta iile pentru aprobarea scderii din evidena vegetal contabil a pagubelor produse prin calamitare n funcie de valoarea acestora i, implicit, de competenele de aprobare Analizeaz i avizeaz documentaiile de constatare i stabilire a pierderilor din calamiti Directorul Direciei nainteaz iile pentru aprobarea scderii din evidena Economico - Administrative contabil a documenta pagubelor produse prin calamitare n funcie de valoarea acestora i, implicit, de competenele de aprobare Analizeaz i avizeaz documentaiile de constatare i stabilire a pierderilor din calamiti spre aprobare directorului general al ANP documentaiile Directorul General Adjunct Propune pentru aprobarea scderii din evidena contabil a pagubelor produse prin calamitare, care, n funcie de valoarea acestora, sunt de competena ordonatorului secundar de credite Aprob documentaiile de constatare i stabilire a pierderilor din calamiti, care sunt de competena ordonatorului secundar de credite Directorul General nainteaz ministrului justiiei sau secretarului de stat, n funcie de competenele de aprobare, documentaiile pentru aprobarea scderii din evidena contabil a pagubelor produse prin calamitare Responsabilul ntocmete adresele de restituire a documentaiilor aprobate, n funcie Compartimentului de competene produc ie vegetal nainteaz la uniti documentaiile aprobate La nivelul unitilor subordonate Administraiei Naionale a Penitenciarelor Serviciul Financiar Efectueaz scderea efectiv din evidena contabil a unitii a Contabilitate pagubelor produse prin calamitare, din toate documentaiile aprobate. PROCEDURA : A00203021 PROCEDURA PRIVIND STABILIREA RSPUNDERII PATRIMONIALE Scop: Stabilirea setului de reguli i operaiuni privind stabilirea rspunderii patrimoniale Premise: Existena unui prejudiciu Aplicabilitate: n unitile subordonate ANP Procedura: Responsabil Directorul unitii 192 Activitatea desfurat Dispune efectuarea cercetrii administrative de ndat ce a luat la cunotin de eventualitatea existenei unei pagube materiale Numete, prin decizie zilnic, componena comisiei de cercetare administrativ, perioada efecturii cercetrii i locul / domeniul unde se va efectua cercetarea Decide asupra propunerilor prezentate de comisia de cercetare administrativ n procesul verbal Emite dispoziia de imputare
Administraia Naional a Penitenciarelor Comisia de cercetare administrativ Comisia de cercetare administrativ efectueaz urmtoarele activiti: - stabilirea mprejurrilor n care a fost produs prejudiciul , prin luarea de note explicative de la persoanele implicate , personalul care asigur supravegherea persoanelor private de libertate, precum i oricrei alte persoane ce poate da informaii concrete n acest sens ; - ntocmirea procesului verbal de cercetare administrativ , cu menionarea bazei legale de nregistrare a debitului i reinerii sumelor necesare acoperirii acestuia , numelui persoanelor care au ntocmit note explicative i calitatea acestora,a mprejurrilor n care s-a produs prejudiciul , a persoanei vinovate de svrirea lui , precum i a valorii pagubei ce urmeaz s fie recuperat ; - prezentarea concluziilor i propunerilor de recuperare a pagubei , n cadrul procesului verbal de cercetare administrativ. - solicitarea copiilor pentru documentele financiar-contabile din care rezult valoarea unei eventuale reparaii efectuate pentru ca bunul material s redevin funcional sau a negaiei tehnice din partea unui prestator specializat din care s rezulte c bunul material nu mai poate fi reparat datorit strii n care se gsete ; - stabilirea valorii de nlocuire a bunului material distrus sau degradat , ce nu mai poate fi utilizat la parametrii normali ; - ia angajamentul de plat persoanei vinovate de producerea pagubei ,n cazul n care aceasta consimte s acopere prejudiciul cauzat ; - ntocmete proiectul dispoziiei de imputare , n cazul n care directorul unitii stabilete acest lucru ; - predarea unui exemplar din dispoziia de imputare , precum i a procesului verbal de cercetare administrativ i a angajamentului de plat ( dac persoana vinovat de producerea pagubei consimte s-l semneze) , contabilului-ef , n vederea nregistrrii pagubei n evidena contabil i urmririi acesteia pentru recuperare. - avizeaz procesul verbal de cercetare administrativ - se poate adresa instanei de contencios administrativ competente n condiiile legii.
Consilierul juridic Persoana care consider c imputarea sau reinerea a fost fcut fr temei legal
PROCEDURA : A00203022 PROCEDURA PRIVIND EXECUTAREA CONTROLULUI IERARHIC Scop: Stabilirea setului de reguli i operaiuni privind executarea controlului ierarhic Premise: Existena structurilor organizatorice i a ROF Aplicabilitate: n unitile subordonate ANP Procedura Responsabil Directorul unitii Activitatea desfurat Emite, la nceputul anului calendaristic, decizia anual privind persoanele i compartimentele cu atribuii de control ierarhic - Aprob planurile de control ierarhic ntocmite de efii structurilor din subordine - Aprob concluziile si msurile care sunt de competena sa propuse de echipele/persoanele care au efectuat controale potrivit planului de control - Verific respectarea planului de control 1. ntocmesc planurile de control anuale, trimestriale i lunare, care vor cuprinde: - Perioadele n care se execut aceste controale 193
Directori adjunci / efi de serviciu
Manual de proceduri - Persoanele care vor executa controalele - Structurile i documentele care vor fi supuse controlului 2. Aprob concluziile si msurile care sunt de competena sa propuse de echipele/persoanele care au efectuat controale potrivit planului de control 3. Verific respectarea planului de control - Execut controlul la data i locul stabilite asupra obiectivelor, documentelor sau persoanelor supuse controlului - Completeaz registrul de controale ierarhice - Prezint concluziile i msurile propuse persoanelor controlate i efului structurii din care acesta face parte - Prezint concluziile i msurile propuse persoanei care dispus controlul
Echipa/Persoana desemnat s execute controlul ierarhic
PROCEDURA : A00203023 PROCEDURA OPERAIONAL INVENTARIEREA PATRIMONIULUI Scop: Stabilirea situaiei reale a tuturor elementelor de activ i de pasiv ale fiecrei uniti Premise: Existena structurilor organizatorice i a elementelor de patrimoniu Aplicabilitate: n unitile ANP Procedura Responsabil Directorul unitii Activitatea desfurat 1. Emite decizia scris de numire a comisiei de inventariere n decizia de numire se menioneaz obligatoriu urmtoarele elemente: componena comisiei - n componena comisiei vor fi numite persoane cu pregtire corespunztoare economic i tehnic - n comisia de inventariere nu pot fi numii gestionarii depozitelor supuse inventarierii i nici contabilii care in evidena gestiunii respective numele responsabilului comisiei modul de efectuare a inventarierii gestiunea supus inventarierii data de ncepere a operaiunilor data de terminare a operaiunilor 2. n cazul constatrii unor lipsuri n gestiune, imputabile, va lua msura emiterii dispoziiei de imputare. n cazul unor lipsuri neimputabile poate aproba compensri (dac sunt ntrunite toate condiiile legale) sau poate propune ordonatorului de credite competent scderea din contabilitate. n cazul constatrii unor plusuri n gestiune va dispune conform legislaiei n vigoare 3. Cu avizul conductorului compartimentului financiar-contabil i al conductorului compartimentului juridic, decide, n termen de cel mult 5 zile de la primirea procesului-verbal de inventariere, asupra soluionrii propunerilor fcute, cu respectarea dispoziiilor legale. 1. n vederea bunei desfurri ale activitii de inventariere ia msuri pentru crearea condiiilor corespunztoare de lucru comisiei de inventariere, prin: organizarea depozitrii bunurilor grupate pe sortotipodimensiuni, codificarea acestora i ntocmirea etichetelor de raft; inerea la zi a evidenei tehnico-operative la gestiuni i a celei contabile i efectuarea confruntrii datelor din aceste evidene;
Directorul adjunct economico - administrativ
194
Administraia Naional a Penitenciarelor participarea ntregii comisii de inventariere la lucrrile de inventariere; asigurarea personalului necesar pentru manipularea bunurilor care se inventariaz, respectiv pentru sortare, aezare, cntrire, msurare, numrare etc.; asigurarea participrii la identificarea bunurilor inventariate (calitate, sort, pre etc.) a unor specialiti din unitate sau din afara acesteia, la solicitarea responsabilului comisiei de inventariere, care au obligaia de a semna listele de inventariere pentru atestarea datelor nscrise; dotarea gestiunii cu aparate i instrumente adecvate i n numr suficient pentru msurare, cntrire etc., cu mijloace de identificare (cataloage, mostre, sonde etc.), precum i cu formulare i rechizite necesare; dotarea comisiei de inventariere cu mijloace tehnice de calcul i de sigilare a spaiilor inventariate; asigurarea proteciei membrilor comisiei de inventariere n conformitate cu normele de protecie a muncii; asigurarea securitii uilor, ferestrelor, porilor etc. de la magazine, depozite, gestiuni etc. 1. Ia urmtoarele msuri organizatorice: a) nainte de nceperea operaiunii de inventariere s ia de la gestionarul rspunztor de gestiunea bunurilor o declaraie scris din care s rezulte dac: gestioneaz bunuri i n alte locuri de depozitare; n afara bunurilor unitii respective, are n gestiune i alte bunuri aparinnd terilor, primite cu sau fr documente; are plusuri sau lipsuri n gestiune, despre a cror cantitate sau valoare are cunotin; are bunuri nerecepionate sau care trebuie expediate (livrate), pentru care s-au ntocmit documentele aferente; a primit sau a eliberat bunuri fr documente legale; deine numerar sau alte hrtii de valoare rezultate din vnzarea bunurilor aflate n gestiunea sa; are documente de primire-eliberare care nu au fost operate n evidena gestiunii sau care nu au fost predate la contabilitate. De asemenea, gestionarul va meniona n declaraia scris felul, numrul i data ultimului document de intrare/ieire a bunurilor n/din gestiune. Declaraia se dateaz i se semneaz de ctre gestionarul rspunztor de gestiunea bunurilor i de ctre comisia de inventariere, care atest c a fost dat n prezena sa; b) s identifice toate locurile (ncperile) n care exist bunuri ce urmeaz a fi inventariate; c) s asigure nchiderea i sigilarea spaiilor de depozitare, n prezena gestionarului, ori de cte ori se ntrerup operaiunile de inventariere i se prsete gestiunea. Dac bunurile supuse inventarierii, gestionate de ctre o singur persoan, sunt depozitate n locuri diferite sau cnd gestiunea are mai multe ci de acces, membrii comisiei care efectueaz inventarierea trebuie s sigileze toate aceste locuri i cile lor de acces, cu excepia locului n care a nceput inventarierea, care se sigileaz numai n cazul cnd inventarierea nu se termin ntr-o singur zi. La reluarea lucrrilor se verific dac sigiliul este intact; n caz contrar, acest fapt se va consemna ntr-un proces-verbal de constatare, care se semneaz de ctre comisia de inventariere i de ctre gestionar, lundu-se msurile corespunztoare. Documentele ntocmite de comisia de inventariere rmn n cadrul 195
Comisia de inventariere
Manual de proceduri gestiunii inventariate, n locuri special amenajate (fiete, casete, dulapuri etc.), ncuiate i sigilate. Sigiliul se pstreaz, pe durata inventarierii, de ctre responsabilul comisiei de inventariere; d) s bareze i s semneze, la ultima operaiune, fiele de magazie, menionnd data la care s-au inventariat bunurile, s vizeze documentele care privesc intrri sau ieiri de bunuri, existente n gestiune, dar nenregistrate, s dispun nregistrarea acestora n fiele de magazie i predarea lor la contabilitate, astfel nct situaia scriptic a gestiunii s reflecte realitatea. La unitile de desfacere cu amnuntul, care folosesc metoda globalvaloric, gestionarul trebuie s ntocmeasc i s depun la contabilitate, nainte de nceperea inventarierii, raportul de gestiune n care s se nscrie toate documentele de intrare i de ieire a mrfurilor, precum i cele privind numerarul depus la casierie, ntocmit pn n momentul nceperii inventarierii; e) s verifice numerarul din cas i s stabileasc suma ncasrilor din ziua curent, solicitnd ntocmirea monetarului (la gestiunile cu vnzare cu amnuntul) i depunerea numerarului la casieria unitii; f) s controleze dac toate instrumentele i aparatele de msur sau de cntrire au fost verificate i dac sunt n bun stare de funcionare. n cazul n care gestionarul lipsete, comisia de inventariere aplic sigiliul i comunic aceasta conducerii unitii respective. Conducerea unitii are obligaia s l ncunotineze imediat, n scris, pe gestionar despre inventarierea ce trebuie s se efectueze, indicnd locul, ziua i ora fixate pentru nceperea lucrrilor. Dac gestionarul sau reprezentantul su legal nu se prezint la locul, data i ora fixate, inventarierea se efectueaz de ctre comisia de inventariere n prezena altei persoane, numit prin decizie scris, care s l reprezinte pe gestionar. g) Pentru desfurarea corespunztoare a inventarierii este indicat, dac este posibil, s se sisteze operaiunile de intrare-ieire a bunurilor supuse inventarierii, lundu-se din timp msurile corespunztoare pentru a nu se stnjeni procesul normal de livrare sau de primire a bunurilor. Dac operaiunile de aprovizionare-livrare a bunurilor nu pot fi suspendate, se prevede crearea unei zone tampon n care s se depoziteze bunurile primite n timpul inventarierii sau s se permit expedieri la clieni, iar operaiunile respective se vor efectua numai n prezena comisiei de inventariere, care va meniona pe documentele respective "primit n timpul inventarierii" sau "eliberat n timpul inventarierii", dup caz, n scopul evitrii inventarierii duble sau a omisiunilor. h) Pe toat durata inventarierii, programul i perioada inventarierii vor fi afiate la loc vizibil. 2. Realizeaz urmtoarele activiti specifice inventarierii: Inventarierea imobilizrilor necorporale se efectueaz prin constatarea existenei i apartenenei acestora la unitile deintoare, iar n cazul brevetelor, licenelor, al know-how i al mrcilor de fabric este necesar dovedirea existenei acestora pe baza titlurilor de proprietate. Inventarierea terenurilor se efectueaz pe baza documentelor care atest proprietatea acestora i a schielor de amplasare. Cldirile se inventariaz prin identificarea lor pe baza titlurilor de proprietate i a dosarului tehnic al acestora. Construciile i echipamentele speciale cum sunt: reelele de energie electric, termic, gaze, ap, canal, telecomunicaii, cile ferate i altele similare se inventariaz potrivit regulilor stabilite de deintorii acestora. 196
Administraia Naional a Penitenciarelor Imobilizrile corporale care n perioada inventarierii se afl n afara unitii (vapoare, locomotive, vagoane, avioane, autovehicule etc.), plecate n curs de lung durat, mainile de for i utilajele energetice, mainile, utilajele i instalaiile de lucru, aparatele i instalaiile de msurare, control i reglare i mijloacele de transport date pentru reparaii n afara unitii se inventariaz naintea ieirii lor temporare din unitate sau prin confirmare scris primit de la unitatea unde acestea se gsesc. n listele de inventariere a imobilizrilor necorporale i corporale aflate n curs de execuie se menioneaz pentru fiecare obiect n parte, pe baza constatrii la faa locului: denumirea obiectului, descrierea amnunit a stadiului n care se afl acesta, pe baza valorii din documentaia existent (devize), precum i n funcie de volumul lucrrilor realizate la data inventarierii. Materialele i utilajele primite de la beneficiari pentru montaj i nencorporate n lucrri se inventariaz separat. Investiiile puse n funciune total sau parial, crora nu li s-au ntocmit formele de nregistrare ca imobilizri corporale, se nscriu n liste de inventariere separate. De asemenea, lucrrile de investiii care nu se mai execut, fiind sistate sau abandonate, se nscriu n liste de inventariere separate, artndu-se cauzele sistrii sau abandonrii, aprobarea de sistare sau abandonare i msurile ce se propun n legtur cu aceste lucrri. Stabilirea stocurilor faptice se face prin numrare, cntrire, msurare sau cubare, dup caz. Bunurile aflate n ambalaje originale intacte nu se desfac dect prin sondaj, acest lucru urmnd a fi menionat i n listele de inventariere respective. La lichidele a cror cantitate efectiv nu se poate stabili prin transvazare i msurare, coninutul vaselor - stabilit n funcie de volum, densitate, compoziie etc. - se verific prin scoaterea de probe din aceste vase, inndu-se seama de densitate, compoziie i de alte caracteristici ale lichidelor, care se constat fie organoleptic, fie prin msurare sau probe de laborator, dup caz. Materialele de mas ca: ciment, oel beton, produse de carier i balastier, produse agricole i alte materiale similare, ale cror cntrire i msurare ar necesita cheltuieli importante sau ar conduce la degradarea bunurilor respective, se pot inventaria pe baz de calcule tehnice. n listele de inventariere a materialelor prevzute la alineatele 8-10 se menioneaz modul cum s-a fcut inventarierea, precum i datele tehnice care au stat la baza calculelor. Bunurile din domeniul public al statului i al unitilor administrativ-teritoriale, date n administrare instituiilor publice i regiilor autonome potrivit legii, se inventariaz i se evideniaz n mod distinct n cadrul acestor uniti. Bunurile aflate asupra angajailor la data inventarierii (echipament, cazarmament, scule, unelte etc.) se inventariaz i se trec n liste separate, specificndu-se persoanele care rspund de pstrarea lor. n cadrul evidenierii acestora pe formaii i locuri de munc, bunurile vor fi centralizate i comparate cu datele din evidena tehnico-operativ, precum i cu cele din evidena contabil. Bunurile cu un grad mare de perisabilitate se inventariaz cu prioritate fr a se stnjeni desfacerea imediat a acestora. 197
Manual de proceduri Comisia de inventariere are obligaia s controleze toate locurile n care pot exista bunuri supuse inventarierii. Toate bunurile ce se inventariaz se nscriu n listele de inventariere, care trebuie s se ntocmeasc pe locuri de depozitare, pe gestiuni i pe categorii de bunuri. Bunurile aparinnd altor uniti (nchiriate, n leasing, n custodie, cu vnzare n consignaie, spre prelucrare etc.) se inventariaz i se nscriu n liste separate. Listele de inventariere pentru aceste bunuri vor conine informaii cu privire la numrul i data actului de predare-primire i ale documentului de livrare, precum i alte informaii utile. Listele de inventariere cuprinznd bunurile aparinnd terilor se trimit i persoanei fizice sau juridice, romne ori strine, dup caz, creia i aparin bunurile respective, n termen de cel mult 15 zile de la terminarea inventarierii, urmnd ca proprietarul bunurilor s comunice eventualele nepotriviri n termen de 5 zile de la primirea listelor de inventariere. Neconfirmarea n acest termen presupune recunoaterea exactitii datelor nscrise n listele de inventariere. n caz de nepotriviri, unitatea deintoare este obligat s clarifice situaia diferenelor respective i s comunice constatrile sale persoanei fizice sau juridice creia i aparin bunurile respective, n termen de 5 zile de la primirea sesizrii. Pentru bunurile depreciate, inutilizabile sau deteriorate, fr micare ori greu vandabile, comenzi n curs, abandonate sau sistate, precum i pentru creanele i obligaiile incerte ori n litigiu se ntocmesc liste de inventariere separate sau situaii analitice separate, dup caz. Determinarea stocurilor faptice se face astfel nct s se evite omiterea ori inventarierea de dou sau de mai multe ori a acelorai bunuri. Bunurile aflate n expediie se inventariaz de ctre unitile furnizoare, iar bunurile achiziionate aflate n curs de aprovizionare se inventariaz de unitatea cumprtoare i se nscriu n liste de inventariere separate. nainte de nceperea inventarierii produciei n curs de execuie i a semifabricatelor din producia proprie, este necesar: s se predea la magazii i la depozite, pe baza documentelor, toate piesele, ansamblurile i agregatele a cror prelucrare a fost terminat; s se colecteze din secii sau ateliere toate produsele reziduale i deeurile, ntocmindu-se documentele de constatare; s se ntocmeasc documentele de constatare i s se clarifice situaia semifabricatelor a cror utilizare este ndoielnic. n cazul produciei n curs de execuie se inventariaz att produsele care nu au trecut prin toate fazele (stadiile) prelucrrii impuse de procesul tehnologic de producie, ct i produsele care, dei au fost terminate, nu au trecut toate probele de recepionare tehnic sau nu au fost completate cu toate piesele i accesoriile lor. n cadrul produciei n curs de execuie se cuprind, de asemenea, lucrrile i serviciile n curs de execuie sau neterminate. Materiile prime, materialele, prefabricatele, piesele de schimb, semifabricatele etc., aflate la locurile de munc i nesupuse prelucrrii, nu se consider producie n curs de execuie. Acestea se inventariaz separat i se repun n conturile din care provin, diminundu-se cheltuielile, iar dup terminarea inventarierii acestora se vor evidenia n conturile iniiale de
198
Administraia Naional a Penitenciarelor cheltuieli. Inventarierea produciei n curs de execuie din cadrul seciilor auxiliare se face prin stabilirea gradului de executare a lucrrilor (reparaii, lucrri pentru teri etc.). Inventarierea lucrrilor de modernizare nefinalizate sau de reparaii ale cldirilor, instalaiilor, mainilor, utilajelor, mijloacelor de transport i ale altor bunuri se face prin verificarea la faa locului a stadiului fizic al lucrrilor. Astfel de lucrri se consemneaz ntr-o list de inventariere separat, n care se indic denumirea obiectului supus modernizrii sau reparaiei, gradul de executare a lucrrii, costul de deviz i cel efectiv al lucrrilor executate. Creanele i obligaiile fa de teri sunt supuse verificrii i confirmrii pe baza extraselor soldurilor debitoare i creditoare ale conturilor de creane i datorii care dein ponderea valoric n totalul soldurilor acestor conturi, potrivit "Extrasului de cont" (cod 14-6-3), sau punctajelor reciproce, n funcie de necesiti. Disponibilitile bneti, cecurile, cambiile, biletele la ordin, scrisorile de garanie, acreditivele, ipotecile, precum i alte valori aflate n casieria unitilor se inventariaz n conformitate cu prevederile legale. Disponibilitile aflate n conturi la bnci sau la unitile Trezoreriei Statului se inventariaz prin confruntarea soldurilor din extrasele de cont emise de acestea cu cele din contabilitatea unitii. n acest scop, extrasele de cont din ziua de 31 decembrie sau din ultima zi lucrtoare a anului, puse la dispoziie de unitile bancare i unitile Trezoreriei Statului, vor purta tampila oficial a acestora. Disponibilitile n lei i n valut din casieria unitii se inventariaz n ultima zi lucrtoare a exerciiului financiar, dup nregistrarea tuturor operaiunilor de ncasri i pli privind exerciiul respectiv, confruntndu-se soldurile din registrul de cas cu monetarul i cu cele din contabilitate. nscrierea n listele de inventariere a mrcilor potale, a timbrelor fiscale, tichetelor de cltorie, bonurilor cantiti fixe, a biletelor de spectacole, de intrare n muzee, expoziii i altele asemenea se face la valoarea lor nominal, cu excepia timbrelor cu valoare filatelic. Pentru toate celelalte elemente de activ i de pasiv, cu ocazia inventarierii, se verific realitatea soldurilor conturilor respective, iar pentru cele aflate la teri se fac cereri de confirmare, care se vor ataa la listele respective dup primirea confirmrii. Pe ultima fil a listei de inventariere, gestionarul trebuie s menioneze dac toate bunurile i valorile bneti din gestiune au fost inventariate i consemnate n listele de inventariere n prezena sa. De asemenea, acesta menioneaz dac are obiecii cu privire la modul de efectuare a inventarierii. n acest caz, comisia de inventariere este obligat s analizeze obieciile, iar concluziile la care a ajuns se vor meniona la sfritul listelor de inventariere. Listele de inventariere se semneaz pe fiecare fil de ctre membrii comisiei de inventariere i de ctre gestionar. n cazul gestiunilor colective (cu mai muli gestionari), listele de inventariere se semneaz de ctre toi gestionarii, iar n cazul predrii-primirii gestiunii, acestea se semneaz att de ctre gestionarul predtor, ct i de ctre cel primitor. Inventarierea elementelor de activ ale unitii se materializeaz prin nscrierea acestora, fr spaii libere i fr tersturi, n formularul "Lista de inventariere" Rezultatele inventarierii se stabilesc prin compararea datelor 199
Manual de proceduri constatate faptic i nscrise n listele de inventariere cu cele din evidena tehnico-operativ (fiele de magazie) i din contabilitate. Evaluarea elementelor de activ i de pasiv cu ocazia inventarierii se face potrivit prevederilor reglementrilor contabile aplicabile. Rezultatele inventarierii se nscriu de ctre comisia de inventariere ntr-un proces-verbal. Pentru toate plusurile, lipsurile i deprecierile constatate la bunuri, precum i pentru pagubele determinate de expirarea termenelor de prescripie a creanelor sau din alte cauze, comisia de inventariere trebuie s primeasc explicaii scrise de la persoanele care au rspunderea gestionrii, respectiv a urmririi decontrii creanelor. Pe baza explicaiilor primite i a documentelor cercetate, comisia de inventariere stabilete caracterul lipsurilor, pierderilor, pagubelor i deprecierilor constatate, precum i caracterul plusurilor, propunnd, n conformitate cu dispoziiile legale, modul de regularizare a diferenelor dintre datele din contabilitate i cele faptice, rezultate n urma inventarierii. Propunerile cuprinse n procesul-verbal al comisiei de inventariere se prezint, n termen de 3 zile de la data ncheierii operaiunilor de inventariere, directorului unitii. Avizeaz propunerile fcute de comisia de inventariere n procesul verbal naintat spre aprobare directorului unitii. 1. Avizeaz propunerile fcute de comisia de inventariere n procesul verbal naintat spre aprobare directorului unitii. 2. Rezultatul inventarierii se nregistreaz n contabilitate potrivit prevederilor Legii nr. 82/1991, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare, i n conformitate cu reglementrile contabile aplicabile.
Consilierul juridic Conductorul compartimentului financiar - contabil
PROCEDURA:A00204001 PROCEDUR PRIVIND EXECUTAREA LUCRRILOR DE NTREINERE I REPARAII CURENTE LA CONSTRUCII. 1. Scopul procedurii a) stabilirea reglementrile privind asigurarea meninerii capacitii funcionale i a condiiilor de rezisten, confort i aspect al construciilor, precum i prevenirea i remedierea la timp a degradrilor i avariilor constatate. 2. Premise: - aducerea cldirilor i instalaiilor la standardele impuse de actele normative; - existente n domeniul construciilor, precum i a celor prevzute n Legea nr. 275/2006 privind executarea pedepselor. 3. Aplicabilitate: n unitile Administraiei Naionale a Penitenciarelor 4. Descrierea procedurii Responsabil Director adjunct DEA Directorul unitii Comisia de constatare Activitatea desfurat Propunerea de constituire a comisiei de efectuare a controlului periodic al construciilor din folosina unitii. Numirea comisiei. Verificarea n teren a tuturor construciilor din folosina unitii din punct de vedere al comportrii si ntreinerii construciilor la sfritul anului n curs pentru anul urmtor.
200
Administraia Naional a Penitenciarelor ntocmirea procesului verbal de constatare n care se va consemna msurile ce se impun precum i natura lucrrilor de executat. Directorul unitii la propunerea Verificarea i avizarea procesului verbal de constatare de directorului adjunct economico directorul adjunct economico administrativ i aprobarea de ctre directorul unitii. administrativ ntocmirea caietelor de msurtori (ataamente) pentru lucrrile Inginerul/tehnicianul de reparaii curente. constructor/responsabilul cazarmare ntocmirea devizelor estimative de lucrri (ncadrarea pe categorii Inginerul/tehnicianul de lucrri i pe articole de deviz a cantitilor de lucrri din constructor/responsabilul ataamente). cazarmare Directorul unitii la propunerea Stabilirea la nceputul anului a lucrrilor de reparaii curente directorului adjunct economico- prioritare n funcie de fondurile prevzute n bugetul unitii. administrativ Directorului adjunct economico Planificarea lunar a lucrrilor de reparaii curente. administrativ ntocmirea dispoziiei de lucru Inginerul/tehnicianul constructor/responsabilul cazarmare Gestionarul Eliberarea materialelor de construcie pe baza bonurilor de consum din magazie Preluarea materialelor de construcie i punerea n oper Inginerul/tehnicianul constructor/responsabil acestora. cazarmare ntocmirea situaiilor de lucrri de reparaii curente i de Inginerul/tehnicianul ntreinere. constructor/responsabil cazarmare Directorul unitii dup viza Aprobarea situaiilor de lucrri directorului adjunct economico administrativ Comisia de recepie a lucrrilor Recepia lucrrilor de reparaii curente i de ntreinere de reparaii curente i de ntreinere numit la nceputul anului prin Decizie a Directorului unitii Inginerul/tehnicianul constructor/ Raportarea trimestrial i anual ANP- Serviciul cazarmare responsabil cazarmare construcii-investiii a lucrrilor de reparaii curente executate (valoarea lucrrilor i imobilul asupra cruia s-a intervenit). eful serviciului cazarmare Trimestrial i anual se ntocmete o not de informare ctre construcii investiii directorul general privind fondurilor utilizate de fiecare unitate penitenciar pentru reparaii curente precum i imobilele care au fost supuse lucrrilor de reparaii. NOT: - Lucrrile de reparaii curente se pot realiza numai la expirarea garaniei de bun execuie a lucrrilor de reparaii capitale i/sau investiii. - La construciile la care se execut lucrri de reparaii capitale, n cursul aceluiai an, nu se vor realiza lucrri de reparaii curente i de ntreinere, acestea fiind cuprinse n documentaia lucrrilor de reparaii capitale. - Lucrrile de ntreinere se pot realiza i n perioada de garanie a lucrrilor de reparaii capitale i/sau investiii. - n cazul schimbrii destinaiei diferitelor spaii se nainteaz la ANP DEA Serviciul Cazarmare, Construcii Investiii o nota justificativ pentru aprobarea acestora. Analizarea notei justificative n Consiliul Tehnico Economic i comunicarea ctre unitatea beneficiar a rezoluiei consiliului. 201 Comisia de constatare
Manual de proceduri PROCEDURA: A00204002 PROCEDUR PRIVIND EXECUTAREA LUCRRILOR DE REPARAII CAPITALE, CONSOLIDARE I MODERNIZARE. 1. Scopul procedurii a) stabilirea unui set unitar de reguli pentru reglementarea executrii lucrrilor de reparaii capitale; b) stabilirea responsabilitilor privind ntocmirea, avizarea i aprobarea documentelor aferente lucrrilor de reparaii capitale. 2. Premise: Realizarea reparaiilor capitale conform legislaiei n vigoare 3. Aplicabilitate: n toate unitile Administraiei Naionale a Penitenciarelor. 4. Descrierea procedurii Responsabil Responsabilul tehnic (inginerul/tehnicianul constructor/responsabil cazarmare) Directorul unitii Consiliul Tehnico Economic Secretarul Consiliului Tehnico Economic Activitatea desfurat ntocmirea notei de fundamentare privind oportunitatea i necesitatea promovrii obiectivului de reparaii capitale, consolidare i modernizare. Aprobarea notei de fundamentare i naintarea acesteia la ANP Serviciul cazarmare construcii - investiii. Analizarea notei de fundamentare n Consiliul Tehnico Economic al Administraiei Naionale a Penitenciarelor Transmiterea avizului de promovare a obiectivului de reparaii capitale, consolidare i modernizare cu precizarea etapelor de parcurs: - elaborarea expertizei tehnice; - elaborarea studiului de fezabilitate; - elaborarea proiectului tehnic i a detaliilor de execuie. Numirea comisie de elaborarea a documentaiei de atribuire a serviciilor de proiectare (expertiz tehnic) Aprobarea documentaiei. Numirea comisiei de evaluare a ofertelor pentru contractarea serviciilor de proiectare (expertiz tehnic). Desfurarea procedurii de achiziie a serviciilor de proiectare (expertiz tehnic). Efectuarea expertizelor tehnice i stabilirea clasei de importan a cldirii. n baza rezultatelor expertizei ntocmete o nota cu propunerea de consolidare sau demolare a imobilului expertizat.
Directorul unitii la propunerea directorului adjunct economico administrativ Directorul unitii Directorul unitii ef serviciu logistic Institutul de proiectare/persoana autorizat (contractantul) Responsabilul tehnic (inginerul/tehnicianul constructor/responsabilul cazarmare/responsabilul cazarmare) Directorul unitii la propunerea directorul adjunct economico administrativ Comisia de elaborare a temei de proiectare
Numirea comisiei (responsabili din sectoarele care desfoar activiti n cldirea ce urmeaz fi supus lucrrilor) de ntocmire a temei de proiectare pentru lucrarea de reparaii capitale. ntocmirea temei de proiectare. naintare la ANP- Serviciul cazarmare construcii-investiii a urmtoarelor documente: expertiza tehnic i nota cu rezultatele expertizei tehnice; tema de proiectare. Analizarea documentelor nainte i consultarea direciilor de specialitate din ANP i ntocmirea raportului de expertiz pentru Consiliul Tehnico Economic
Responsabilul tehnic din cadrul Serviciului cazarmare construcii investiii 202
Administraia Naional a Penitenciarelor Consiliul Tehnico Economic Prezentarea rezultatele expertizei tehnice i susinerea temei de proiectare n cadrul C.T.E. al A.N.P. i luarea msurilor ce se impun fie pentru continuarea lucrrii, sistarea acesteia sau propunerea de demolare. Comunicarea rezoluiei consiliului privind promovarea obiectivului de reparaii capitale, consolidare i modernizare. Analizeaz posibilitatea finanrii obiectivului n cursul aceluiai an sau n anul urmtor i emiterea dup caz a filei de plan. Transmiterea filei de plan. ntocmirea documentaiei pentru obinerea certificatului de urbanism i depunerea acestei la autoritile publice locale. Numirea comisie de elaborarea a documentaiei de atribuire a serviciilor de proiectare. Elaborarea documentaiei de atribuire a serviciilor de proiectare. Aprobarea documentaiei de atribuire a serviciilor de proiectare Numirea comisiei de evaluare a ofertelor pentru contractarea serviciilor de proiectare (studiul de fezabilitate, proiect tehnic, detalii de execuie ). Desfurarea procedurii de achiziie a serviciilor de proiectare (studiul de fezabilitate, proiect tehnic, detalii de execuie). Elaborarea studiului de fezabilitate; Recepionarea studiului de fezabilitate, ntocmirea procesului verbal de recepie. Analiza studiului de fezabilitate, ntocmirea procesului verbal de analiz a documentaiei. Aprobarea procesului verbal de analiz. naintarea studiului de fezabilitate la ANP Serviciul cazarmare construcii-investiii. Studiul de fezabilitate va fi nsoit de nota de prezentare, proces verbal de analiz a documentaiei, certificatul de urbanism i avizele menionate n certificat. Analiza studiului n Consiliul Tehnico Economic al A.N.P. Redactarea avizului tehnic al Consiliului Tehnico Economic i a deciziei de aprobare a lucrrii. naintarea studiului de fezabilitate Inspectoratului de Stat n Construcii pentru obinerea avizului (pentru lucrrile de reparaii capitale a cror valoare de execuie depete 250000 EURO fr TVA naintarea deciziei de aprobare a obiectivului de reparaii capitale ordonatorului principal de credite pentru avizare. Transmiterea avizului consiliului tehnico economic, decizia de aprobare i avizul Inspectoratului de Stat n Construcii (dup caz) unitii beneficiare. Elaborarea celorlalte documentaii de proiectare (proiect tehnic, detalii de execuie) contractate . Verificarea i recepionare proiectului de execuie, detaliilor de execuie 203
Secretarul Consiliului Tehnico Economic Direcia Economico Administrativ Responsabilul economic din Serviciul cazarmare construciiinvestiii compartimentul plan Responsabilul tehnic (inginerul/tehnicianul constructor/responsabilul cazarmare) Directorul unitii la propunerea directorului adjunct economico administrativ Comisia de elaborare a documentaiei Directorul unitii Directorul adjunct economico administrativ eful serviciului logistic Institutul de proiectare (contractantul) Comisia de recepie (aceeai care a ntocmit tema de proiectare) Comisia de elaborare a temei de proiectare Directorul unitii Responsabilul tehnic (inginerul/tehnicianul constructor/responsabilul cazarmare) Consiliul Tehnico Economic Secretarul Consiliul Tehnico Economic Responsabilul de lucrare din cadrul Serviciului cazarmare construcii - investiii Secretarul Economic Secretarul Economic Consiliul Consiliul Tehnico Tehnico
Institutul de proiectare (contractantul) Comisia de recepie (aceeai care a ntocmit tema de proiectare)
Manual de proceduri Directorul unitii la propunerea directorului adjunct economico administrativ Comisia de elaborare a documentaiei Directorul unitii Directorul unitii la propunerea directorul adjunct economico administrativ eful serviciului logistic Persoana autorizat (contractantul) Responsabilul tehnic (inginerul/tehnicianul constructor) Consiliul Tehnico Economic Secretarul Consiliul Tehnico Economic Directorul unitii la propunerea directorului adjunct economico administrativ Comisia de elaborare a documentaiei Directorul unitii Directorul unitii la propunerea directorul adjunct economico administrativ eful serviciului logistic Directorul unitii la propunerea Directorului adjunct economico administrativ Dirigintele de antier Directorul unitii Directorul unitii la propunerea dirigintelui de antier Directorul unitii la propunerea directorului adjunct economico administrativ Dirigintele de antier/antreprenorul Dirigintele de antier Numirea comisie de elaborarea a documentaiei de atribuire a contractului de prestri servicii (verificare proiect tehnic, detalii de execuie). Elaborarea documentaiei de atribuire a contractului de prestri servicii (verificare proiect tehnic, detalii de execuie). Aprobarea documentaiei. Numirea comisiei de evaluare a ofertelor pentru contractarea serviciilor de verificare a proiectului tehnic, detalii de execuie. Desfurarea procedurii de achiziie. Verificarea documentaiilor tehnice de execuie de ctre specialiti verificatori de proiecte, alii dect specialitii elaboratori ai proiectelor i ntocmirea raportului de evaluare. naintarea proiectului tehnic, detaliilor de execuie i raportul de solicitare a autorizaiei de construire la ANP - Serviciul cazarmare construcii - investiii. Analizarea documentaiilor naintate n Consiliul Tehnico Economic Eliberarea autorizaiei de construire i transmiterea acesteia unitii beneficiare. Numirea comisie de elaborarea a documentaiei de atribuire a contractului de execuie de lucrri. Elaborarea documentaiei de atribuire a contractului de execuie de lucrri. Aprobarea documentaiei de atribuirea a contractului de execuie de lucrri. Numire a comisiei de evaluare pentru contractarea lucrrilor de execuie Desfurarea procedurii de achiziie pentru contractarea lucrrilor de execuie. Desemnarea dirigintelui de antier (inginerul/tehnicianul constructor). n cazul n care nu exist persoan autorizat n cadrul unitii se vor contracta servicii de dirigenie de antier. Comunicarea Inspectoratului Teritorial de Stat n Construcii de nceperea lucrrilor de execuie. Emiterea ordinului de ncepere a lucrrilor. Sistarea lucrrilor n cazul n care pe parcursul desfurrii acestora se descoper vestigii arheologice, asigurarea pazei i anunarea Direciei Judeene pentru Cultur, Culte i Patrimoniu Cultural Naional. Sistarea lucrrilor la terminarea fondurilor alocate i renceperea acestora numai dup refinanare. ntiinarea Inspectoratului Teritorial de Stat n Construcii i a proiectantului, n funcie de programul de control pe faze determinante stabilite prin documentaia de execuie pentru prezen la faa locului. Verificarea execuiei lucrrilor (situaiile de lucrri lunare verificate i acceptate la plat) n baza caietelor de msurtori lunare ntocmite de dirigintele de antier mpreun cu eful de antier (reprezentant al antreprenorului). Decontarea situaiilor de lucrri. n cazul nefinalizrii lucrrilor sau a expirrii autorizaiei de
Directorul unitii la propunerea directorul adjunct economico administrativ Directorul adjunct economico 204
Administraia Naional a Penitenciarelor administrativ la propunerea dirigintelui de antier Consiliul Tehnico Economic Secretarul Consiliul Tehnico Economic Dirigintele de antier pe perioada execuiei i responsabilul cazarmare n perioada de garanie Antreprenorul lucrrii Directorul unitii la propunerea directorului adjunct economico administrativ Comisia de recepie construire se va nainta la ANP- Serviciul cazarmare construciiinvestiii un raport de solicitare a prelungirii valabilitii autorizaiei de construcie. Analizarea n Consiliul Tehnico Economic a raportului de prelungire a autorizaiei de construire Transmiterea autorizaiei de construire prelungit sau eliberarea altei autorizaii n cazul n care nu mai poate fi prelungit. ntocmirea, completarea crii tehnice a construciei pe toat perioada de derulare a execuiei lucrrilor inclusiv n perioada de garanie prin completarea jurnalului de evenimente. Transmiterea de ctre antreprenorul lucrrii a solicitrii de ntrunire a comisiei de recepie ca urmare a finalizrii lucrrilor Desemnarea comisiei de recepie. Recepia lucrrilor la terminarea acestora i ntocmirea procesului verbal cu anexele (dup caz) cuprinznd listele cu cantiti de lucrri neexecutate, executate neconform proiectului sau de remediat. Admiterea, respingerea sau amnarea recepiei Urmrirea comportrii pe perioada de garanie de bun execuie a lucrrilor i somarea constructorului de cte ori apar probleme de exploatare. Recepia final a lucrrilor dup expirarea perioadei de garanie Admiterea sau respingerea recepiei finale. Definitivarea crii tehnice a construciei, respectiv ntocmirea Fiei de date statistice i Punctul de vedere al proiectantului asupra modului de comportare a construciei n timpul perioadei de garanie. n cazul respingerii recepiei finale cldirea se va elibera de sarcini, se va conserva i se va expertiza tehnic.
Comisia de recepie Inginerul/tehnicianul constructor/responsabil cazarmare Comisia de recepie Inginerul/tehnicianul constructor/responsabil cazarmare Comisia de recepie
NOT: n cazul apariiei de lucrri suplimentare, acestea vor fi naintate spre aprobare la ANP- Serviciul cazarmare construcii-investiii, nsoite de dispoziia de antier (semnat de beneficiar, proiectant, antreprenor) i nota justificativ. Documentaiei naintate va fi analizat de ctre responsabilul de lucrare din cadrul serviciului cazarmare construcii investiii care va supune spre aprobare ordonatorului secundar de credite. n cazul n care lucrrile nu se justific sau documentele naintate nu sunt complete va ntocmi rspuns n consecin. Lucrrile suplimentare nu se pun n oper fr aprobarea acestora de ctre Administraia Naional a Penitenciarelor. PROCEDURA: A00204003 PROCEDUR PRIVIND EXECUTAREA LUCRRILOR DE INVESTIII. 1. Scopul procedurii a) stabilirea unui set unitar de reguli pentru reglementarea executrii lucrrilor investiii; b) stabilirea responsabilitilor privind ntocmirea, avizarea i aprobarea documentelor aferente lucrrilor de investiii. 2. Premise: Realizarea investiiilor conform legislaiei n vigoare 3. Aplicabilitate: n toate unitile Administraiei Naionale a Penitenciarelor. 4. Descrierea procedurii 205
Manual de proceduri Responsabil Responsabilul tehnic (inginerul/ tehnicianul constructor/ responsabil cazarmare) Directorul unitii la propunerea directorul adjunct economico administrativ Comisia de elaborare a temei de proiectare Directorul unitii Responsabilul tehnic din cadrul Serviciului cazarmare construcii investiii Consiliul Tehnico Economic Secretarul Consiliului Tehnico Economic Secretarul Consiliului Tehnico Economic Direcia Economico Administrativ Responsabilul economic din Serviciul cazarmare construciiinvestiii compartimentul plan Responsabilul tehnic (inginerul/tehnicianul constructor/responsabilul cazarmare) Directorul unitii la propunerea directorului adjunct economicoadministrativ Directorul unitii Directorul adjunct economico administrativ eful serviciului logistic Institutul de proiectare (contractantul) Comisia de recepie (aceeai care a ntocmit tema de proiectare) Comisia de elaborare a temei de proiectare Directorul unitii Responsabilul tehnic (inginerul/tehnicianul constructor/responsabilul cazarmare) 206 Activitatea desfurat ntocmirea notei de fundamentare privind oportunitatea i necesitatea promovrii obiectivului de investiii. Numirea comisiei (responsabili din sectoarele care desfoar activiti n cldirea ce urmeaz fi supus lucrrilor) de ntocmire a temei de proiectare pentru lucrarea de reparaii capitale. ntocmirea temei de proiectare. Aprobarea notei de fundamentare i a temei de proiectare i naintarea acestora la ANP Serviciul cazarmare construcii investiii. Analizarea documentelor nainte i consultarea direciilor de specialitate din ANP i ntocmirea raportului de expertiz pentru Consiliul Tehnico Economic Analizarea notei de fundamentare i a temei de proiectare n Consiliul Tehnico Economic al Administraiei Naionale a Penitenciarelor. Transmiterea avizului de promovare a obiectivului de investiii cu precizarea etapelor de parcurs: - elaborarea studiului de prefezabilitate i fezabilitate; - elaborarea proiectului tehnic i a detaliilor de execuie. Comunicarea rezoluiei consiliului privind promovarea obiectivului de investiii. Analizeaz posibilitatea finanrii obiectivului n cursul aceluiai an sau n anul urmtor i emiterea dup caz a filei de plan (includerea obiectivul n lista de investiii a ANP la cap. C studii de prefezabilitate i fezabilitate). Transmiterea filei de plan. ntocmirea documentaiei pentru obinerea certificatului de urbanism i depunerea acestei la autoritile publice locale. Numirea comisie de elaborarea a documentaiei de atribuire a serviciilor de proiectare (studiul de prefezabilitate i fezabilitate). Elaborarea documentaiei de atribuire a serviciilor de proiectare(studiul de prefezabilitate i fezabilitate). Aprobarea documentaiei de atribuire a serviciilor de proiectare. Numirea comisiei de evaluare a ofertelor pentru contractarea serviciilor de proiectare (studiul de prefezabilitate i fezabilitate) Desfurarea procedurii de achiziie a serviciilor de proiectare (studiul de prefezabilitate i fezabilitate). Elaborarea studiului de prefezabilitate i fezabilitate; Recepionarea studiului de prefezabilitate i fezabilitate, ntocmirea procesului verbal de recepie. Analiza studiului de prefezabilitate i fezabilitate, ntocmirea procesului verbal de analiz a documentaiei. Aprobarea procesului verbal de analiz. naintarea studiului de prefezabilitate i fezabilitate la ANP Serviciul cazarmare construcii-investiii. Studiile vor fi nsoite de nota de prezentare, proces verbal de analiz a documentaiei, certificatul de urbanism i avizele menionate n certificat.
Administraia Naional a Penitenciarelor Consiliul Tehnico Economic Secretarul Consiliul Tehnico Economic Responsabilul de lucrare din cadrul Serviciului cazarmare construcii - investiii Secretarul Consiliul Tehnico Economic Secretarul Consiliul Tehnico Economic Directorul economico administrativ Responsabilul economic din Serviciul cazarmare construcii investiii Directorul unitii la propunerea directorului adjunct economico administrativ Comisia de elaborare a documentaiei Directorul unitii Directorul unitii la propunerea directorul adjunct economico administrativ eful serviciului logistic Institutul de proiectare (contractantul) Comisia de recepie (aceeai care a ntocmit tema de proiectare) Directorul unitii la propunerea directorului adjunct economico administrativ Comisia de elaborare a documentaiei Directorul unitii Directorul unitii la propunerea directorul adjunct economico administrativ eful serviciului logistic Persoana autorizat (contractantul) Responsabilul tehnic (inginerul/tehnicianul constructor) Consiliul Tehnico Economic Secretarul Consiliul Tehnico Economic Directorul unitii la propunerea directorului adjunct economico administrativ Comisia de elaborare a documentaiei Analiza studiului n Consiliul Tehnico Economic al A.N.P. Redactarea avizului tehnic al Consiliului Tehnico Economic i a deciziei de aprobare a lucrrii. naintarea studiului de fezabilitate Inspectoratului de Stat n Construcii pentru obinerea avizului (pentru lucrri ce fac obiectul aprobrii de ctre guvern) naintarea deciziei de aprobare a obiectivului de investiii ordonatorului principal de credite pentru avizare. Transmiterea avizului consiliului tehnico economic, decizia de aprobare i avizul Inspectoratului de Stat n Construcii (dup caz) unitii beneficiare. Includerea obiectivului n lista de investiii a ANP la cap. B lucrri noi Transmiterea filei de plan unitii beneficiare a lucrrii de investiii. Numirea comisie de elaborarea a documentaiei de atribuire a contractului de prestri servicii (proiect tehnic, detalii de execuie). Elaborarea documentaiei de atribuire a contractului de prestri servicii (proiect tehnic, detalii de execuie). Aprobarea documentaiei. Numirea comisiei de evaluare a ofertelor pentru contractarea serviciilor de proiectare (proiect tehnic, detalii de execuie). . Desfurarea procedurii de achiziie. Elaborarea documentaiilor de proiectare (proiect tehnic, detalii de execuie). Verificarea i recepionare proiectului de execuie, detaliilor de execuie. Numirea comisie de elaborarea a documentaiei de atribuire a contractului de prestri servicii (verificare proiect tehnic, detalii de execuie). Elaborarea documentaiei de atribuire a contractului de prestri servicii (verificare proiect tehnic, detalii de execuie). Aprobarea documentaiei. Numirea comisiei de evaluare a ofertelor pentru contractarea serviciilor de verificare a proiectului tehnic, detalii de execuie. Desfurarea procedurii de achiziie. Verificarea documentaiilor tehnice de execuie de ctre specialiti verificatori de proiecte, alii dect specialitii elaboratori ai proiectelor i ntocmirea raportului de evaluare. naintarea proiectului tehnic, detaliilor de execuie i raportul de solicitare a autorizaiei de construire la ANP - Serviciul cazarmare construcii - investiii. Analizarea documentaiilor naintate n Consiliul Tehnico Economic Eliberarea autorizaiei de construire i transmiterea acesteia unitii beneficiare. Numirea comisie de elaborarea a documentaiei de atribuire a contractului de execuie de lucrri. Elaborarea documentaiei de atribuire a contractului de execuie de lucrri. 207
Manual de proceduri Directorul unitii Directorul unitii la propunerea directorul adjunct economico administrativ eful serviciului logistic Directorul unitii la propunerea Directorului adjunct economico administrativ Dirigintele de antier Directorul unitii Directorul unitii la propunerea dirigintelui de antier Directorul unitii la propunerea directorului adjunct economico administrativ Dirigintele de antier/antreprenorul Dirigintele de antier Aprobarea documentaiei de atribuirea a contractului de execuie de lucrri. Numire a comisiei de evaluare pentru contractarea lucrrilor de execuie Desfurarea procedurii de achiziie pentru contractarea lucrrilor de execuie. Desemnarea dirigintelui de antier (inginerul/tehnicianul constructor). n cazul n care nu exist persoan autorizat n cadrul unitii se vor contracta servicii de dirigenie de antier. Comunicarea Inspectoratului Teritorial de Stat n Construcii de nceperea lucrrilor de execuie. Emiterea ordinului de ncepere a lucrrilor. Sistarea lucrrilor n cazul n care pe parcursul desfurrii acestora se descoper vestigii arheologice, asigurarea pazei i anunarea Direciei Judeene pentru Cultur, Culte i Patrimoniu Cultural Naional. Sistarea lucrrilor la terminarea fondurilor alocate i renceperea acestora numai dup refinanare. ntiinarea Inspectoratului Teritorial de Stat n Construcii i a proiectantului, n funcie de programul de control pe faze determinante stabilite prin documentaia de execuie pentru prezen la faa locului. Verificarea execuiei lucrrilor (situaiile de lucrri lunare verificate i acceptate la plat) n baza caietelor de msurtori lunare ntocmite de dirigintele de antier mpreun cu eful de antier (reprezentant al antreprenorului). Decontarea situaiilor de lucrri. n cazul nefinalizrii lucrrilor sau a expirrii autorizaiei de construire se va nainta la ANP- Serviciul cazarmare construciiinvestiii un raport de solicitare a prelungirii valabilitii autorizaiei de construcie. Analizarea n Consiliul Tehnico Economic a raportului de prelungire a autorizaiei de construire Transmiterea autorizaiei de construire prelungit sau eliberarea altei autorizaii n cazul n care nu mai poate fi prelungit. ntocmirea, completarea crii tehnice a construciei pe toat perioada de derulare a execuiei lucrrilor inclusiv n perioada de garanie prin completarea jurnalului de evenimente. Transmiterea de ctre antreprenorul lucrrii a solicitrii de ntrunire a comisiei de recepie ca urmare a finalizrii lucrrilor Desemnarea comisiei de recepie. Recepia lucrrilor la terminarea acestora i ntocmirea procesului verbal cu anexele (dup caz) cuprinznd listele cu cantiti de lucrri neexecutate, executate neconform proiectului sau de remediat. Admiterea, respingerea sau amnarea recepiei Urmrirea comportrii pe perioada de garanie de bun execuie a lucrrilor i somarea constructorului de cte ori apar probleme de exploatare. Recepia final a lucrrilor dup expirarea perioadei de garanie Admiterea sau respingerea recepiei finale.
Directorul unitii la propunerea directorul adjunct economico administrativ Directorul adjunct economico administrativ la propunerea dirigintelui de antier Consiliul Tehnico Economic Secretarul Consiliul Tehnico Economic Dirigintele de antier pe perioada execuiei i responsabilul cazarmare n perioada de garanie Antreprenorul lucrrii Directorul unitii la propunerea directorului adjunct ecadministrativ Comisia de recepie
Comisia de recepie Inginerul/tehnicianul constructor/ responsabil cazarmare Comisia de recepie 208
Administraia Naional a Penitenciarelor Inginerul/tehnicianul constructor/responsabil cazarmare Comisia de recepie Definitivarea crii tehnice a construciei, respectiv ntocmirea Fiei de date statistice i Punctul de vedere al proiectantului asupra modului de comportare a construciei n timpul perioadei de garanie. n cazul respingerii recepiei finale cldirea se va elibera de sarcini, se va conserva i se va expertiza tehnic.
NOT: - n cazul apariiei de lucrri suplimentare, acestea vor fi naintate spre aprobare la ANP- Serviciul cazarmare construcii-investiii, nsoite de dispoziia de antier (semnat de beneficiar, proiectant, antreprenor) i nota justificativ. - Documentaia naintat va fi analizat de ctre responsabilul de lucrare din cadrul serviciului cazarmare construcii investiii care va supune spre aprobare ordonatorului secundar de credite. - n cazul n care lucrrile nu se justific sau documentele naintate nu sunt complete se va ntocmi rspuns n consecin. - Lucrrile suplimentare nu se pun n oper fr aprobarea acestora de ctre Administraia Naional a Penitenciarelor. PROCEDURA:A00204004 PROCEDUR PRIVIND RECEPIA LUCRRILOR DE CONSTRUCII I INSTALAII 1. Scopul procedurii: a) stabilirea unui set unitar de reguli pentru reglementarea activitii de recepie a lucrrilor de construcii si instalaii; b) stabilirea responsabilitilor privind ntocmirea, avizarea i aprobarea documentelor aferente acestei activiti; 2. Premise: efectuarea recepiilor lucrrilor de construcii i instalaii n mod unitar conform legislaiei n vigoare. 3. DESCRIEREA PROCEDURII Responsabil Dirigintele de antier (inginerul/tehnicianul constructor) Directorul unitii la propunerea directorului adjunct economico administrativ Comisia de recepie Activitatea Desf urat Pregtirea documentaiilor tehnico-economice, a crii tehnice a construciei, a documentaiei pentru recepie i invitarea la recepie a unui reprezentant din partea Serviciului Controlul Calitii n Construcii cu cel puin 10 zile nainte de efectuarea recepiei. Numirea comisiei de recepie.
Transmiterea invitaiilor de participare la recepie a reprezentanilor investitorului, proiectantul lucrrii, executantului RECEPIA LA TERMINAREA LUCRRILOR Convocarea comisiei de recepie la terminarea lucrrilor care se Directorul unitii la propunerea face n maximum 15 zile de la notificarea terminrii lucrrilor de directorului adjunct economico ctre antreprenorul lucrrii. administrativ Proiectantul lucrrii Prezentarea punctului de vedere de ctre proiectantul general al obiectivului privind execuia construciei. Inginerul/tehnicianul constructor Punerea la dispoziia comisiei de recepie a documentelor de execuie. 3.Comisia de recepie examineaz obligatoriu: Comisia de recepie a) respectarea prevederilor din autorizaia de construire, precum si avizele si condiiile de execuie impuse de autoritile competente; b) executarea lucrrilor in conformitate cu prevederile contractului, 209
Manual de proceduri ale documentaiei de execuie si ale reglementarilor specifice, cu respectarea exigentelor eseniale, conform legii; c) referatul de prezentare ntocmit de proiectant cu privire la modul in care a fost executata lucrarea. Investitorul va urmri ca aceasta activitate sa fie cuprinsa in contractul de proiectare; d) terminarea tuturor lucrrilor prevzute in contractul ncheiat intre investitor si executant si in documentaia anexa la contract. In cazurile in care exista dubii asupra nscrisurilor din documentele crii tehnice a construciei, comisia poate cere expertize, alte documente, ncercri suplimentare, probe si alte teste; e) valoarea declarata a investiiei. Examinarea se efectueaz in toate cazurile prin cercetarea vizuala a construciei si analizarea documentelor coninute in cartea tehnica a construciei. ntocmirea procesului-verbal de recepie cu consemnarea observaiilor, concluziilor i a recomandrilor comisiei. Comisia de recepie recomand: a) admiterea recepiei in cazul in care nu exista obiecii sau cele care s-au consemnat nu sunt de natura sa efectueze utilizarea lucrrii conform destinaiei sale. b) amnarea recepiei cnd: - se constata lipsa sau neterminarea unor lucrri ce afecteaz sigurana in exploatare a construciei din punct de vedere al exigentelor eseniale; - construcia prezint vicii a cror remediere este de durata si care, daca nu ar fi fcute, ar diminua considerabil utilitatea lucrrii; - exista in mod justificat dubii cu privire la calitatea lucrrilor si este nevoie de ncercri de orice fel pentru a le clarifica. c) respingerea recepiei daca se constata vicii care nu pot fi nlturate si care prin natura lor implica realizarea unei sau a mai multor exigente eseniale, caz in care se impun expertize, reproiectri, refaceri de lucrri etc. La admiterea recepiei se elibereaz executantului cota parte din garania de bun execuie prevzut n contract a se elibera la terminarea lucrrilor. Numirea comisiei de recepie. Convocarea comisiei de recepie finale lucrrilor care se face n maximum 15 zile de la notificarea antreprenorului lucrrii. Comisia de recepie finala se ntrunete la data, ora i locul fixate i examineaz urmtoarele: a) procesele-verbale de recepie la terminarea lucrrilor; b) finalizarea lucrrilor cerute de "recepia de la terminarea lucrrilor"; c) referatul investitorului privind comportarea construciilor si instalaiilor aferente in exploatare pe perioada de garanie, inclusiv viciile aferente si remedierea lor. Comisia de recepie poate cere, in cazuri foarte bine justificate si/sau in cazul apariiei unor vicii, efectuarea de ncercri si expertize. ntocmirea procesul-verbal de recepie final. Propunerea de msuri pentru nlturarea neregulilor semnalate n cazul n care comisia de recepie final recomand admiterea cu obiecii, amnarea sau respingerea recepiei. La admiterea recepiei se elibereaz executantului cota parte din garania de bun execuie prevzut n contract a se elibera la terminarea perioadei de garanie.
Secretarulcomisiei (dirigintele de antier) Comisia de recepie
Directorul unitii la propunerea directorului adjunct economico administrativ RECEPIA FINAL Directorul unitii la propunerea directorului adjunct economicoadministrativ Directorul unitii la propunerea directorului adjunct economicoadministrativ Comisia de recepie
Comisia de recepie Secretarulcomisiei (inginerul/ tehnicianul constructor ) Comisia de recepie Directorul unitii la propunerea directorului adjunct economico administrativ 210
Administraia Naional a Penitenciarelor PROCEDURA A00204005 PROCEDUR PRIVIND CONSTITUIREA CRII TEHNICE A CONSTRUCIEI
1. Scopul procedurii a) stabilirea unui set unitar de reguli privind reglementarea activitii de ntocmire i verificare a documentelor care constituie cartea tehnic a construciei; b) stabilirea responsabilitilor privind ntocmirea, avizarea i aprobarea documentelor aferente acestei activiti. 2. Premise: Prezenta procedur contribuie la implementare sistemului calitii n construcii din unitile subordonate Administraiei Naionale a Penitenciarelor, uurnd activitatea de ntocmire a crilor tehnice ale construciilor, care se alctuiesc pas cu pas, pe msura executrii lucrrilor 3. Aplicabilitate: n unitile subordonate Administraiei Naionale a Penitenciarelor 4. Descrierea procedurii RESPONSABIL Dirigintele de antier (inginerul/tehnicianul constructor al unitii/responsabilul cazarmare) Dirigintele de antier (inginerul/tehnicianul constructor al unitii/responsabilul cazarmare) ACTIVITATEA DESFASURATA 1. ntocmirea Fiei de date sintetice care conine informaii generale despre proiectantul lucrrii cu subproictanii pe specialiti (dup caz) i antreprenorul lucrrii cu subantreprenorii de specialitate (dup caz). 2. Documentaia privind proiectarea ce fac parte din cartea tehnic a construciei sunt: 2.1. Tema de proiectare, elaborat de investitor (beneficiar) 2.2. Amplasarea obiectului jude, localitate, strad, numr 2.3. Avize i acorduri 2.4. Documentaia tehnic partea scris i partea desenat 3. Documentaia privind execuia parte component a crii Dirigintele de antier (inginerul/tehnicianul constructor tehnice se compune din: 3.1. Autorizaia de construire al unitii/responsabilul 3.2. Ordinul de ncepere al lucrrilor cazarmare) 3.3. Proces verbal de predare primire al amplasamentului i a bornelor de repere 3.4. nregistrri de calitate cu caracter permanent efectuate pe parcursul executrii lucrrilor, precum i documentaii care atest calitatea lucrrilor: - certificate de calitate a materialelor; - rezultatul ncercrilor pe materiale; - proces verbal trasare lucrri; - proces verbal faze determinante; - proces verbal aspect beton dup decofrare; - condica de betoane; - proces verbal de recepie a terenului de fundare, a fundaiilor i a structurii de rezisten; - proces verbal privind montarea instalaiilor de msurare; - jurnalul principalelor evenimente; - registrul unic de comunicri i dispoziii de antier; - nota de constatare a organelor de control; - expertize tehnice; - caiete de ataament. 4. Documentele privind recepia lucrrilor care sunt elemente Dirigintele de antier (inginerul/tehnicianul constructor componente ale crii tehnice sunt: 4.1. Proces verbal de recepie la terminarea lucrrilor al unitii/responsabilul 4.2.Proces verbal de recepie final cazarmare) 4.3. Alte acte suplimentare 5. Documentele privind exploatarea construciei sunt: Dirigintele de antier 5.1. Prevederi ale proiectului referitoare la: (inginerul/tehnicianul constructor - urmrirea comportrii construciei al unitii/responsabilul 211
Manual de proceduri cazarmare) exploatare i ntreinere lista prescripiilor de baz pentru exploatare interpretarea urmririi exploatrii Proiectele cu modificrile ulterioare recepiei construciei Proiectul de urmrire special a construciei (dac este cazul) 5.4. Acte de constatare a unor deficiene aprute ulterior recepiei 5.5. Proces verbal de predare primire a instalaiilor de msurare (dac este cazul) 5.6. Proces verbal de predare primire a construciei 6. Jurnalul evenimentelor 5.2. 5.3.
Dirigintele de antier (inginerul/ tehnicianul constructor al unitii/responsabilul cazarmare)
PROCEDURA: A00204006 ALOCAREA LA DREPTURI DE COMBUSTIBIL PENTRU NCLZIRE Scop: Stabilirea consumului de combustibil pentru nclzit spaii Aplicabilitate: n cadrul unitilor subordonate Administraiei Naionale a Penitenciarelor Procedura: Responsabil Activitatea desfurat
A la nivelul unitilor teritoriale de penitenciare Directorul unitii la propunerea - numete, prin decizie zilnic pe unitate, comisia pentru directorului adj. economico - alocarea la drepturi de nclzire format - din comisie este obligatoriu sa fac parte eful serviciu administrativ logistic i inginer/tehnician constructor/responsabil cazarmare Comisia pentru alocare drepturi de nclzire Comisia pentru alocare drepturi de nclzire la -stabilete destinaia fiecrei ncperi ocupate de unitate ce urmeaz a se nclzi, a volumului acestora i a regimului de lucru - stabilete consumul n funcie de tipul combustibilului folosit - ntocmete procesul verbal pentru alocarea la drepturi, n fiecare an, la nceputul perioadei de nclzire stabilind cantitatea de combustibil estimativ pe care unitatea are dreptul s o aprovizioneze pentru nclzirea spaiilor - Verific i avizeaz procesul verbal de alocare la drepturi Responsabil cazarmare aprob procesul verbal de alocare la drepturi ntocmete situaia privind consumul zilnic i noteaz n registru temperatura minim care s-a nregistrat n situaii speciale, justific consumurile mari de combustibil ( n cazul temperaturilor mult mai scazute dect media anual) transmite aceasta situaie decadal responsabilului de cazarmare urmrete ncadrarea consumului n drepturi justific consumul de nclzit anual n perioada 15-30 mai pentru ntreaga perioada de nclzire ntocmete situaia privind consumul i depirile, eventual economiile de combustibil i le nainteaz spre informare Directorului adj. economico administrativ i responsabilului cazarmare din Administraia Naional a Penitenciarelor
la
ef serviciu economico administrativ/Director adj. economico administrativ Directorul unitii Fochist
212
A003 DOMENIUL: EDUCAIE I ASISTEN PSIHOSOCIAL cod 03

SUBDOMENIUL : EDUCAIE cod 01 Nr.001 - Procedura pentru organizarea i desfurarea activitilor de instruire colar n ciclul primar, gimnazial, liceal i n nvmntului vocaional. Nr.002 Procedura pentru organizarea i desfurarea cursurilor universitare; Nr.003 Procedura pentru organizarea i desfurarea activitilor de formare profesional cu persoanele private de libertate; Nr.004 Procedura pentru iniierea programelor educaionale; Nr.005 Procedura pentru organizarea i desfurarea activitilor destinate meninerii unei viei active pentru persoanele private de libertate Nr.006 Procedura pentru desfurarea convorbirilor individuale cu persoanele private de libertate; Nr.007 Procedura pentru desfurarea activitilor educative n comunitate Nr.008 Procedura pentru implicarea persoanelor (recompensate) n activiti educaionale desfurate cu ali deinui. Nr.009 Procedura pentru asigurarea accesului la programele radio-TV i ziare SUBDOMENIUL: ASISTEN PSIHOSOCIAL cod 02 Nr. 001 Procedura pentru realizarea consilierii psihologice; Nr. 002 Procedura pentru realizarea consilierii sociale; Nr. 003 Procedura pentru realizarea activitilor psihoterapeutice; Nr. 004 Procedura pentru iniierea programelor de asisten psihosocial destinate persoanelor private de libertate cu nevoi speciale; SUBDOMENIUL:MANAGEMENTUL ACTIVITILOR DE EDUCAIE/ASISTEN PSIHOSOCIAL cod 03 Nr. 001 Procedura pentru planificarea activitilor de educaie i asisten psihosocial; Nr. 002 Procedura pentru monitorizarea i controlul activitilor de educaie i asisten social; Nr. 003 Procedura privind managementul riscului n domeniul educaiei i asistenei psihosociale; Nr. 004 Procedura pentru desfurarea activitilor de educaie i asisten psihosocial n colaborare cu instituiile statului i organizaiile neguvernamentale; Nr. 005 Procedura pentru realizarea evalurii iniiale a persoanelor private de libertate n vederea individualizrii regimului de executare a pedepsei Nr. 006 Procedura pentru realizarea evalurii periodice a persoanelor private de libertate n scopul actualizrii planului individualizat de evaluare educativ i terapeutic i a asigurrii regimului progresiv de executare a pedepsei Nr. 007 Procedura pentru realizarea evalurii finale a persoanelor private de libertate n scopul discutrii n comisia de propuneri pentru liberarea condiionat SUBDOMENIUL : EDUCAIE cod 01 Nr.001 - Procedura pentru organizarea i desfurarea activitilor de instruire colar n ciclul primar gimnazial, liceal i n nvmntului vocaional. Nr.002 Procedura pentru organizarea i desfurarea cursurilor universitare; Nr.003 Procedura pentru organizarea i desfurarea activitilor de formare profesional cu persoanele private de libertate; Nr.004 Procedura pentru iniierea programelor educaionale; Nr.005 Procedura pentru organizarea i desfurarea activitilor destinate meninerii unei viei active pentru persoanele private de libertate Nr.006 Procedura pentru desfurarea convorbirilor individuale cu persoanele private de libertate; Nr.007 Procedura pentru desfurarea activitilor educative n comunitate Nr.008 Procedura pentru implicarea persoanelor (recompensate) n activiti educaionale desfurate cu ali deinui. Nr.009 Procedura pentru asigurarea accesului la programele radio-TV i ziare
213
Manual de proceduri
SUBDOMENIUL : EDUCAIE cod 01

PROCEDURA 001: PROCEDURA DE ORGANIZARE I DESFURARE A PROGRAMELOR DE INSTRUIRE COLAR: NVMNTUL PRIMAR, GIMNAZIAL, LICEAL I VOCAIONAL. Scop: Creterea anselor de reintegrare social a persoanelor care execut pedepse privative de liberate prin mbuntirea nivelului de pregtire colar. Premise: - Legea nr. 275/2006 privind executarea pedepselor i a msurilor dispuse de organele judiciare n cursul procesului penal; - H.G nr. 1897/2006 prin care a fost aprobat Regulamentul de aplicare a Legii nr.275/2006; - Protocolul nr. 99144/2007 ncheiat ntre Administraia Naional a Penitenciarelor i Ministerul Educaiei, Cercetrii i Tineretului; - Decizia directorului general al A.N.P. nr.667/2006 privind asimilarea n munc a activitilor de colarizare a persoanelor private de libertate; - Decizia directorului general al A.N.P. nr.551/2007 referitoare la organizare nvmntului universitar; - Legea nr. 84/1995 privind legea nvmntului, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare; - H.G. nr. 366/2007 privind organizarea i funcionarea Ministerului Educaiei, Cercetrii i Tineretului, cu modificrile i completrile ulterioare. Aplicabilitate: n toate unitile subordonate Administraiei Naionale a Penitenciarelor. nvmnt primar, gimnazial, liceal i vocaional (coal de arte i meserii) Persoana responsabil Educatorul din cadrul seciei de deinere Aciunea 1. Identific, n perioada de evaluare iniial, nevoile de instruire colar ale persoanelor private de libertate i propune nscrierea la programul de colarizare. 2. Completeaz datele iniiale din Fia educativ i face recomandri n Planul individualizat de evaluare i intervenie educativ i terapeutic, referitoare la includerea n programele de colarizare. 3. Pe baza informrii fcute de eful Serviciului Educaie, anun la camerele de deinere i prin afie, expuse timp de 20 de zile n locuri accesibile persoanelor private de libertate, organizarea cursurilor colare i condiiile nscrierii la acestea. 4. Primete cererile de nscriere n programul de colarizare i le nainteaz educatorului coordonator. Aceste cereri trebuie s fie solicitate n perioada 01 martie 31 mai a fiecrui an, astfel nct s fie posibil procurarea foilor matricole necesare nscrierii n documentele colare. n cazul n care apar solicitri n timpul anului colar acestea sunt preluate i naintate educatorului coordonator. s 1. Centralizeaz i selecteaz cererile primite din partea de persoanelor private de libertate. Aceste cereri trebuie s aib precizate: - datele de identificare ale solicitantului; - clasa n care dorete nscrierea; - numrul de clase absolvite i unitatea de nvmnt. Solicit, din partea celor care doresc nscrierea n clasa I, o declaraie , pe proprie rspundere, din care s reias c nu au urmat cursurile vreunei coli. Pentru cei care doresc nscrierea n
Educatorul desemnat coordoneze activitatea colarizare
214
Administraia Naional a Penitenciarelor clasele II VIII, la colile de arte i meserii i la nvmntul liceal, solicit foile matricole care s ateste numrul de clase absolvite. n cazul existenei unor solicitri de includere n programul de colarizare, fcute dup nceperea anului de nvmnt, acestea sunt aduse la cunotin efului Serviciului Educaie. 2. n cazul n care persoanele private de libertate nu pot obine foaia matricol de la instituia de nvmnt pe care au urmat-o, ntocmete adrese n vederea obinerii acestora. 3. ntocmete documentaia necesar nscrierii persoanelor private de libertate n evidenele colare i face demersurile necesare naintrii acestora, pe baz de proces verbal de predare - primire, ctre unitatea de nvmnt. 4. ntocmete tabelele cu persoanele private de libertate incluse n programul de colarizare i le reactualizeaz ori de cte ori apar modificri, supunndu-le avizrii i aprobrii efilor ierarhici. 5. Propune programul de desfurare a activitilor de colarizare, pe nivele de nvmnt i tipuri de cursuri (nvmnt primar, gimnazial, liceal, vocaional , cursuri de zi sau comasate, programul A doua ans). 6. Monitorizeaz prezena persoanelor private de libertate la orele de curs i ntocmete o situaie zilnic, pe baza prezenei fcute de personalul didactic. 7. Semestrial, ntocmete materiale de sintez referitoare la situaia colar a persoanelor private de libertate incluse n program. 8. Completeaz informaiile din Fia educativ cu privire la clasele absolvite n perioada de detenie i Fia VII Desfurarea interveniei educative , fcnd meniuni cu privire la participarea la programul de colarizare. 1. ntocmete o situaie statistic referitoare la nevoile de instruire colar ale persoanelor private de libertate, n baza recomandrilor din Planul individualizat de evaluare i intervenie educativ i terapeutic, pe care o prezint directorului adjunct educaie i asisten psihosocial. 2. Stabilete, mpreun cu directorul adjunct intervenie psihosocial, condiiile de includere n programul de colarizare a persoanelor private de libertate, n funcie de prevederile legale aflate n vigoare i informeaz educatorii cu privire la acestea. 3. Identific spaiile necesare amenajrii slilor de curs i nainteaz propunerea de a fi utilizate n scopul colarizrii persoanelor private de libertate. 4. Solicit achiziionarea materialelor necesare derulrii procesului instructiv educativ, precum i pentru amenajarea slilor de clas. 5. Avizeaz adrese ctre unitile colare n vederea eliberrii foilor matricole pentru persoanele private de liberate care nu le pot obine prin intermediul familiei. 6. n cazul transferurilor de la un alt penitenciar, solicit, n scris, trimiterea situaiei colare pn la momentul transferului. 7. Avizeaz trimiterea ctre unitatea colar, pe baz de procesverbal de predare-primire, a documentaiei necesare nscrierii persoanelor private de libertate n evidenele colare. 8. Avizeaz tabelele cu persoanele private de libertate incluse n programul de colarizare. 9. Definitiveaz programul de desfurare a activitilor de colarizare, pe nivele de nvmnt i tipuri de cursuri (nvmnt primar, gimnazial, liceal, vocaional, cursuri de zi sau simultane, programul A doua ans) . 10. Cererile de nscriere la programul de colarizare, formulate dup nceperea anului de nvmnt, vor fi analizate mpreun cu 215
eful Serviciului Educaie
Manual de proceduri directorul unitii colare i, dac sunt respectate condiiile legale, li se va da curs, ntocmindu-se tabele suplimentare. 11. Avizeaz prezena zilnic a persoanelor private de libertate la orele de curs. 12. Avizeaz materialele de sintez semestriale referitoare la situaia colar a persoanelor private de libertate incluse n program. Directorul adjunct educaie i 1. Pe baza statisticii referitoare la nevoile educaionale ale persoanelor private de libertate, ia legtura cu inspectoratul colar asisten psihosociala judeean n vederea nfiinrii unei uniti de nvmnt de sine stttoare n cadrul penitenciarului sau pentru desemnarea unei uniti colare cu care va colabora n vederea organizrii programelor de colarizare. 2. Stabilete, mpreun cu eful Serviciului Educaie, condiiile de includere n programul de colarizare a persoanelor private de libertate, n funcie de prevederile legale aflate n vigoare. 3. ntocmete proiectul de protocol de colaborare ntre unitatea colar desemnat i penitenciar n vederea stabilirii condiiilor de desfurare a programului de colarizare. 4. Avizeaz propunerea de a utiliza anumite spaii din unitate n vederea organizrii programului de colarizare a persoanelor private de libertate. 5. Avizeaz solicitarea de achiziionare a materialelor necesare derulrii procesului instructiv educativ, precum i pentru amenajarea slilor de clas. 6. Avizeaz adresele naintate ctre unitile colare n vederea eliberrii foilor matricole pentru persoanele private de liberate care nu le pot obine prin intermediul familiei. 7. n cazul transferurilor de la un alt penitenciar, avizeaz solicitrile de trimitere a situaiei colare pn la momentul transferului. 8. Aprob trimiterea ctre unitatea colar, pe baz de procesverbal de predare-primire, a documentaiei necesare nscrierii persoanelor private de libertate n evidenele colare. 9. Menine permanent legtura, telefonic i n scris, cu unitatea colar n vederea stabilirii modului de desfurare a orelor de curs, precum i a datelor i condiiilor n care se vor organiza examenele. 10. Avizeaz tabelele cu persoanele private de libertate incluse n programul de colarizare i, dup aprobarea lor de ctre directorul unitii, distribuie cte o copie la Serviciul Sigurana Deinerii i Regim Penitenciar, la Biroul/Compartimentul Organizarea Muncii i Serviciul Financiar. Avizeaz, de asemenea, tabelele suplimentare cu cei care au solicitat nscrierea la programul de colarizare dup nceperea anului de nvmnt. 11. Stabilete, mpreun cu unitatea de nvmnt, numrul de clase ce urmeaz s funcioneze n cadrul penitenciarului i propune naintarea situaiei ctre unitatea colar n vederea repartizrii personalului didactic. 12. Avizeaz tabelele primite din partea unitii de nvmnt, cu personalul didactic ce urmeaz s-i desfoare activitatea n penitenciar. 13. Avizeaz programul de desfurare a activitilor de colarizare, pe nivele de nvmnt i tipuri de cursuri (nvmnt primar, gimnazial, liceal, vocaional , cursuri de zi sau simultane) . 14. Avizeaz tabelul lunar ce cuprinde prezena zilnic a persoanelor private de libertate la orele de curs i, dup aprobarea de ctre directorul unitii, o nainteaz sectorului economicoadministrativ. 15. Avizeaz materialele de sintez semestriale referitoare la situaia colar a persoanelor private de libertate incluse n program 216
Administraia Naional a Penitenciarelor i, dup aprobarea directorului unitii, repartizeaz cte o copie Serviciului Financiar, Compartimentului/Biroului Organizarea Muncii, precum i Administraiei Naionale a Penitenciarelor Direcia Educaie i Asisten Psihosocial. Directorul unitii 1. Aprob solicitarea de nfiinare a unei coli sau a unor clase afiliate la o unitate de nvmnt din comunitate, adresat inspectoratului colar judeean. 2. Aprob protocolul de colaborare ntre penitenciar i unitatea de nvmnt care colarizeaz persoane private de libertate. 3. Aprob propunerea de a utiliza anumite spaii din unitate n vederea organizrii programului de colarizare a persoanelor private de libertate. 4. Aprob solicitarea de achiziionare a materialelor necesare derulrii procesului instructiv educativ, precum i pentru amenajarea slilor de clas. 5. Aprob adresele naintate ctre unitile colare n vederea eliberrii foilor matricole pentru persoanele private de liberate care nu le pot obine prin intermediul familiei. 6. n cazul transferurilor de la un alt penitenciar, aprob solicitrile de trimitere a situaiei colare pn la momentul transferului. 7. Aprob tabelele cu persoanele private de libertate incluse n programul de colarizare. 8. Aprob numrul de clase ce urmeaz s funcioneze n cadrul penitenciarului i nainteaz situaia ctre unitatea colar n vederea repartizrii personalului didactic. 9. Aprob programul de desfurare a activitilor de colarizare, pe nivele de nvmnt i tipuri de cursuri (nvmnt primar, gimnazial, liceal, vocaional , cursuri de zi sau comasate, programul A doua ans). 10. Aprob accesul personalului didactic n unitatea de detenie. 11. Aprob materialele de sintez semestriale referitoare la situaia colar a persoanelor private de libertate incluse n program. 12. Aprob tabelele cu prezena zilnic a persoanelor private de libertate la orele de curs. Directorul adjunct sigurana 1. Avizeaz propunerea de a utiliza anumite spaii din unitate n vederea organizrii programului de colarizare a persoanelor private deinerii i regim penitenciar de libertate. 2. Avizeaz tabelele cu persoanele private de libertate incluse n programul de colarizare. 3. Avizeaz programul de desfurare a activitilor de colarizare, pe nivele i forme de nvmnt (primar, gimnazial, vocaional, liceal, cursuri de zi sau comasate, programul A doua ans). 4. Avizeaz tabelele de acces n unitate pentru personalul didactic desemnat s desfoare activiti colare cu persoanele private de libertate. Directorul adjunct economico - 1. Avizeaz propunerea de a utiliza anumite spaii din unitate n administrativ vederea organizrii programului de colarizare a persoanelor private de libertate. 2. Avizeaz solicitarea de achiziionare a materialelor necesare derulrii procesului instructiv educativ, precum i pentru amenajarea slilor de clas. Fia de control a procedurii: Nr. Aspecte de verificat Da Nu Obs. crt. Planurile individualizate de evaluare i intervenie educativ i psihoterapeutic din Dosarul de educaie i intervenie 1. psihosocial s aib recomandri legate de urmarea cursurilor de colarizare. 217
Manual de proceduri Protocolul ncheiat ntre penitenciar i unitatea de nvmnt desemnat de inspectoratul colar judeean pentru a colabora n vederea colarizrii persoanelor private de libertate. Fia educativ i Fia nr.VII Desfurarea interveniei educative completate cu date referitoare la nivelul de colarizare al persoanelor private de libertate, precum i cu informaii legate de participarea la cursurile colare. Existena spaiilor necesare derulrii cursurilor de colarizare amenajate corespunztor ( sli de curs, ateliere). Nota raport cu privire la materialele colare necesare derulrii procesului instructiv educativ. Existena afielor de anun pentru organizarea cursurilor colare care s cuprind condiiile necesare nscrierii. Cererile persoanelor private de libertate de a urma cursurile de colarizare, avizate de eful Serviciului Educaie, directorul adjunct intervenie psihosocial, directorul adjunct sigurana deinerii i regim penitenciar i aprobate de directorul unitii . Procesul verbal de predare primire ntre reprezentanii colii i ai penitenciarului, ncheiat cu ocazia naintrii documentelor necesare nscrierii persoanelor private de libertate n documentele colare. Tabelele nominale cu participanii la cursurile de colarizare, avizate de eful Serviciului Educaie, directorul adjunct intervenie psihosocial, directorul adjunct sigurana deinerii i regim penitenciar i aprobate de directorul unitii. Orarul desfurrii programului de colarizare, avizat de eful Serviciului Educaie, directorul adjunct intervenie psihosocial, directorul adjunct sigurana deinerii i regim penitenciar i aprobat de directorul unitii. Prezena zilnic/lunar a persoanelor private de libertate la orele de curs, ntocmit de educatorul coordonator i avizat de eful Serviciului Educaie, directorul adjunct intervenie psihosocial i aprobat de directorul unitii. Situaia colar semestrial i anual a persoanelor private de libertate colarizate, vizat de eful Serviciului Educaie, directorul adjunct intervenie psihosocial i aprobat de directorul unitii naintat spre informare Administraiei Naionale a Penitenciarelor. Aprobarea inspectoratului colar judeean de nfiinare a unei uniti colare n cadrul penitenciarului, acolo unde acest lucru se impune. Tabelul de acces al personalului didactic ce i desfoar activitatea n incinta unitii de detenie, avizat de directorul adjunct intervenie psihosocial, directorul adjunct sigurana deinerii i regim penitenciar i aprobat de directorul unitii.
2. 3. 4. 5. 6. 7.
8.
9.
10.
11.
12.
13. 14.
PROCEDURA 002: PROCEDURA PENTRU ORGANIZAREA I DESFURAREA CURSURILOR UNIVERSITARE Scop: creterea anselor de reintegrare social a persoanelor care execut pedepse privative de liberate prin mbuntirea nivelului de pregtire colar Premise: - Legea nr.275/2007 privind executarea pedepselor i a msurilor dispuse de organele judiciare cursul procesului penal; 218 n
Administraia Naional a Penitenciarelor H.G nr. 1897/2006 prin care a fost aprobat Regulamentul de aplicare a Legii nr.275/2006; Protocolul nr. 99144/2007 ncheiat ntre Administraia Naional a Penitenciarelor i Ministerul Educaiei, Cercetrii i Tineretului; Decizia directorului general al A.N.P. nr.667/2006 privind asimilarea n munc a activitilor de colarizare a persoanelor private de libertate; Decizia directorului general al A.N.P. nr.551/2007 referitoare la organizare nvmntului universitar;
Aplicabilitate: n toate unitile subordonate Administraiei Naionale a Penitenciarelor Persoana responsabil Aciunea 1. Identific, n perioada de evaluare iniial, nevoile de instruire Educatorul din cadrul seciei colar ale persoanelor private de libertate. de deinere 2. Completeaz datele iniiale din Fia educativ i face recomandri n Planul individualizat de evaluare i intervenie educativ i terapeutic, referitoare la nscrierea sau continuarea studiilor universitare. 3. Pe baza informrii fcute de eful Serviciului Educaie, anun la camerele de deinere i prin afie, expuse timp de 20 de zile n locuri accesibile persoanelor private de libertate, posibilitatea nscrierii sau continurii cursurilor la nvmntul universitar, precum i condiiile pe care trebuie s le ndeplineasc participanii. 4.Primete cererile persoanelor private de libertate care doresc s se nscrie sau s-i continue studiile universitare i le nainteaz educatorului coordonator al activitilor colare. Educatorul coordonator 1. Selecteaz cererile primite de la educatori i le nainteaz efului Serviciului Educaie. 2. Solicit, din partea persoanelor private de libertate, dovada acceptrii de a urma cursurile universitare i a plii taxelor colare, precum i angajamentul de a suporta toate cheltuielile necesare participrii la un astfel de program. 4. ntocmete tabelele cu persoanele private de libertate nscrise la studii universitare i le reactualizeaz ori de cte ori apar modificri, supunndu-le avizrii i aprobrii efilor ierarhici. 5. Propune un program de studiu pentru persoanele private de libertate care urmeaz cursurile unor faculti. 6. ntocmete un material statistic anual referitor la participarea persoanelor private de libertate la cursurile nvmntului universitar. 7. Completeaz informaiile din Fia educativ fcnd referire la participarea persoanelor private de libertate la cursuri universitare i Fia VII Desfurarea interveniei educative. 1. ntocmete situaia statistic referitoare la nevoile de instruire eful Serviciului Educaie universitar ale persoanelor private de libertate, n baza recomandrilor din Planul individualizat de evaluare i intervenie educativ i terapeutic, pe care o prezint directorului adjunct intervenie psihosocial. 2. Avizeaz documentaia care atest c persoana privat de libertate este nscris la cursuri universitare. 3. Stabilete, mpreun cu directorul adjunct intervenie psihosocial, condiiile de includere n programul de nvmnt universitar, n funcie de prevederile legale aflate n vigoare i informeaz educatorii cu privire la acestea. 4. Identific eventualele spaii n care persoanele private de libertate pot susine examenele . 5. Avizeaz tabelele cu persoanele private de libertate nscrise la studii universitare. 6. Avizeaz programul de studiu pentru cei care urmeaz cursurile unor faculti. 219
Manual de proceduri 7. Avizeaz materialul statistic anual referitor la participarea persoanelor private de libertate la cursurile nvmntului universitar. Directorul adjunct educaie i 1. Avizeaz cererile de nscriere la cursurile de nvmnt universitar, pe baza documentaiei justificative. asisten psihosocial 2. Stabilete, mpreun cu eful Serviciului Educaie condiiile de includere n programul de nvmnt universitar, n funcie de prevederile legale aflate n vigoare i informeaz educatorii cu privire la acestea. 3. ntocmete proiectul de protocol de colaborare ntre penitenciar i universitate, n vederea stabilirii condiiilor de desfurare a programului de nvmnt. 4. Avizeaz propunerea de a utiliza anumite spaii pentru susinerea examenelor universitare ale persoanelor private de libertate incluse n program. 5. Avizeaz tabelele cu persoanele private de libertate nscrise la studii universitare. 6. Avizeaz tabelele primite din partea unitii de nvmnt, cu personalul didactic ce urmeaz s-i desfoare activitatea n penitenciar, n cazul n care comisiile de examinare se deplaseaz la unitatea de detenie. 7. Avizeaz programul de studiu pentru cei care urmeaz cursurile unor faculti, precum i programul de susinere a examenelor. 8. Avizeaz materialul statistic anual referitor la participarea persoanelor private de libertate la cursurile nvmntului universitar i, dup aprobarea lui de ctre directorul unitii, l nainteaz, spre informare, Administraiei Naionale a Penitenciarelor Direcia Educaie i Asisten Psihosocial. Directorul unitii 1. Aprob cererile de nscriere la cursurile de nvmnt universitar, pe baza documentaiei justificative. 2. Aprob documentaia necesar includerii persoanelor private de libertate la cursurile nvmntului universitar. 3. Aprob protocolul de colaborare ntre penitenciar i universitate, n vederea stabilirii condiiilor de desfurare a programului de nvmnt. 4. Aprob propunerea de a utiliza anumite spaii pentru susinerea examenelor universitare ale persoanelor private de libertate incluse n program. 5. Aprob tabelele cu persoanele private de libertate nscrise la studii universitare. 6. Aprob accesul n penitenciar al personalului didactic ce face parte din comisiile de examinare. 7. Aprob programul de studiu pentru cei care urmeaz cursurile unor faculti, precum i programul de susinere a examenelor. 8. Aprob materialul statistic anual referitor la participarea persoanelor private de libertate la cursurile nvmntului universitar i l nainteaz, spre informare, Administraiei Naionale a Penitenciarelor Direcia Educaie i Asisten Psihosocial. Directorul adjunct economico- 1.n cazul n care persoana privat de libertate precizeaz c i va administrativ achita toate cheltuielile legate de urmarea cursurilor universitare din fondurile proprii, aflate n contul unitii de detenie, avizeaz cererile de nscriere la facultate. 2. Avizeaz propunerea de a utiliza anumite spaii, altele dect cele utilizate pentru derularea activitilor educative, pentru susinerea examenelor universitare ale persoanelor private de libertate incluse n program. Directorul adjunct sigurana 1. Avizeaz tabelele cu participanii la cursurile nvmntului deinerii i regim penitenciar universitar. 2. Avizeaz programul examenelor pe care persoanele private de libertate urmeaz s le susin n exteriorul locului de detenie. 220
Administraia Naional a Penitenciarelor Fia de control a procedurii: Nr. Aspecte de verificat crt. Planurile individualizate de evaluare i intervenie educativ i psihoterapeutic din Dosarul de educaie i intervenie 1. psihosocial s aib recomandri legate de urmarea cursurilor universitare. Protocolul ncheiat ntre penitenciar i unitatea de nvmnt 2. superior la cursurile creia a fost acceptat persoana privat de liberate. Fia educativ i Fia nr.VII Desfurarea interveniei educative completate cu date referitoare la nivelul de colarizare al 3. persoanelor private de libertate, precum i cu informaii legate de participarea la programul de completare nivelul de pregtire colar. Existena spaiilor necesare derulrii examenelor, n cazul n care 4. comisia de examinare se deplaseaz la penitenciar. Tabelul nominal cu membrii comisiilor de examinare a persoanelor private de libertate nscrise la nvmntul 5. universitar, avizat de directorul adjunct intervenie psihosocial, directorul adjunct sigurana deinerii i regim penitenciar i aprobat de directorul unitii. Cererile persoanelor private de libertate de a-i continua studiile, nsoite de dovada nscrierii la cursurile universitare, avizate de 6. eful Serviciului Educaie, directorul adjunct intervenie psihosocial, directorul adjunct sigurana deinerii i regim penitenciar i aprobate de directorul unitii . Tabelele nominale cu participanii la cursurile universitare, avizate de eful Serviciului Educaie, directorul adjunct intervenie 7. psihosocial , directorul adjunct sigurana deinerii i regim penitenciar i aprobate de directorul unitii. Programul examenelor pe care trebuie s le susin fiecare student, avizat de eful Serviciului Educaie, directorul adjunct 8. intervenie psihosocial, directorul adjunct sigurana deinerii i regim penitenciar i aprobat de directorul unitii. persoanei nscrise la cursuri universitare c 9. Angajamentul suport toate cheltuielile legate de participarea la aceste cursuri. Programul de studiu al persoanelor private de libertate care urmeaz cursuri universitare, avizat de eful Serviciului Educaie, 10. directorul adjunct intervenie psihosocial, directorul adjunct sigurana deinerii i regim penitenciar i aprobat de directorul unitii. Materialul statistic anual referitor la participarea persoanelor private de libertate la cursurile nvmntului universitar, avizat 11. de eful Serviciului Educaie, directorul adjunct intervenie psihosocial i aprobat de directorul unitii.
Da
Nu
Obs.
PROCEDURA 003: ORGANIZAREA I DESFURAREA ACTIVITILOR DE FORMARE PROFESIONAL CU PERSOANELE PRIVATE DE LIBERTATE Scop: stabilirea condiiilor de desfurare a formrii profesionale a persoanelor private de libertate, n concordan cu cerinele actuale ale pieei forei de munc; Premise: - Formarea profesional a persoanelor private de libertate presupune dou aciuni: 221
Manual de proceduri a) organizarea unor activiti de informare, consiliere profesional i medierea muncii; b) organizarea cursurilor de calificare profesional, finalizate cu diplome recunoscute de Ministerul Educaiei, Cercetrii i Tineretului i de Ministerul Muncii, Familiei i Egalitii de anse; - Protocolul de colaborare nr. 227147/2007, ncheiat ntre Administraia Naional a Penitenciarelor i Agenia Naional pentru Ocuparea Forei de Munc; - Decizia directorului general al Administraiei Naionale a Penitenciarelor nr. 418/2007 prin care se aprob Standardele naionale n domeniul educaiei i asistenei psihosociale a persoanelor private de libertate precum i Metodologia activitilor de educaie i asisten psihosocial; - Legea nr.76 / 2002 privind sistemul asigurrilor pentru omaj i stimularea ocuprii forei de munc, cu modificrile i completrile ulterioare; - Hotrrea Guvernului nr. 174/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a Legii nr. 76 / 2002 privind sistemul asigurrilor pentru omaj i stimularea ocuprii forei de munc, cu modificrile i completrile ulterioare; - Hotrrii Guvernului nr. 377/2002 pentru aprobarea Procedurilor privind accesul la msurile pentru stimularea ocuprii forei de munc, modalitile de finanare i instruciunile de implementare a acestora, cu modificrile i completrile ulterioare; - Ordinului ministrului muncii, solidaritii sociale i familiei nr. 171 / 2004 pentru aprobarea Procedurilor privind modul de acordare a drepturilor de care beneficiaz persoanele aflate n cutarea unui loc de munc pe durata participrii la o form de pregtire profesional, cu modificrile i completrile ulterioare; - Legii nr. 116 / 2002 privind prevenirea i combaterea marginalizrii sociale; - Ordonanei Guvernului nr. 129/2000 privind formarea profesional a adulilor, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare; - Hotrrii Guvernului nr. 522/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor Ordonanei Guvernului 129/2000 privind formarea profesional a adulilor, cu modificrile i completrile ulterioare. Aplicabilitate: n toate unitile subordonate Administraiei Naionale a Penitenciarelor Persoana responsabil Aciunea Educatorul desemnat s 1. Anun la fiecare camer de deinere i prin afie ce vor fi coordoneze activitatea de expuse cel puin 7 zile n locurile accesibile persoanelor private de calificare profesional a libertate - organizarea cursurilor de calificare i condiiile pe care persoanelor private de trebuie s le ndeplineasc participanii. 2. Centralizeaz cererile primite din partea persoanelor private de libertate libertate i verific ndeplinirea condiiilor impuse de includerea la cursurile de calificare. 3. n cazul n care persoanele private de libertate nu pot obine foia matricol de la instituia de nvmnt pe care au urmat-o, ntocmete adrese n vederea obinerii acestora. 4. ntocmete tabelele cu persoanele private de libertate care doresc s participe la cursul de calificare pe care le nainteaz spre avizare medicului ef al unitii. 5. nainteaz ctre conducerea unitii, spre avizare i aprobare, tabelele finale cu participanii la cursul de calificare. Dup aprobare tabelele sunt transmise ctre Biroul/Serviciul: Eviden deinui / Producie bugetar i venituri propriu. 6. nainteaz, ctre instituia care ofer formarea profesional, tabelele cu persoanele incluse la cursul de calificare, documentele necesare nscrierii lor, precum i tabelele cu participanii la activitile de medierea muncii i consiliere vocaional. 7. Anun furnizorului acreditat care ofer cursurile de formare profesional orice schimbare care poate surveni n colectivul de participani la curs. 8. La finalizarea cursului, ntocmete tabelele cu absolveni i le nainteaz, spre aprobare conducerii unitii. 222
Administraia Naional a Penitenciarelor 9. Pred pe baz de proces verbal Serviciului/Biroului Eviden deinui diplomele obinute n urma absolvirii cursurilor de calificare n vederea clasrii la dosarul de penitenciar. Aceste diplome sunt eliberate de unitatea care ofer formarea profesional i sunt recunoscute de Ministerul Educaiei, Cercetrii i Tineretului i de Ministerul Muncii, Familiei i Egalitii de anse. 10. Completeaz Fia educativ i Fia VII Desfurarea interveniei educative din Dosarul de educaie i asisten psihosocial al fiecrui participant la cursurile de calificare, fcnd meniuni cu privire la conduita i modul de participare la edinele teoretice i practice. 1. Pe baza evalurilor pariale fcute n vederea stabilirii sau a eful Serviciului Educaie revizuirii Planurilor individualizate de evaluare i intervenie educativ i terapeutic, stabilete necesarul de cursuri pentru calificarea profesional a persoanelor private de libertate. 2. Ia legtura cu unitatea care ofer cursuri de informare i formare profesional, autorizate i recunoscute de Ministerul Educaiei, Cercetrii i Tineretului i de Ministerul Muncii, Familiei i Egalitii de anse, n vederea stabilirii condiiilor de desfurare a acestui tip de activiti. Stabilete criteriile de selecie a participanilor pentru fiecare tip de curs. 3. Identific spaiile i dotrile necesare desfurrii cursurilor de calificare. 4. ntocmete raportul prin care solicit achiziionarea materialelor necesare derulrii cursului de calificare profesional. 5. Stabilete orarul de desfurare a activitilor teoretice i al celor practice din cadrul cursului, precum i orarul activitilor de informare, consiliere profesional i medierea muncii. 6. Avizeaz tabelele cu participanii la cursurile de calificare i la activitile de medierea muncii, precum i prezena lunar a persoanelor private de libertate la orele de curs. Directorul adjunct educaie i 1. Iniiaz i avizeaz protocolul de colaborare ntre instituia penitenciar i unitatea care ofer cursurile de formare profesional. asisten psihosocial 2. Avizeaz orarul de desfurare al activitilor teoretice i al celor practice din cadrul cursului, precum i orarul activitilor de informare, consiliere profesional i medierea muncii. 3. Avizeaz tabelele cu participanii la cursurile de calificare i la activitile de medierea muncii, precum i prezena lunar a persoanelor private de libertate la orele de curs. 4. Avizeaz raportul de achiziionare a materialelor necesare derulrii cursului de calificare. Directorul economic 1. Avizeaz raportul de achiziionare a materialelor necesare derulrii cursului de calificare Directorul adjunct sigurana 1. Avizeaz orarul de desfurare a activitilor teoretice i a celor deinerii i regim penitenciar practice din cadrul cursului, precum i orarul activitilor de informare, consiliere profesional i medierea muncii. 2. Avizeaz tabelele cu participanii la cursurile de calificare i la activitile de informare, consiliere profesional i medierea muncii. 1. Aprob protocolul de colaborare ntre unitatea de detenie i Directorul unitii instituia care ofer cursurile de pregtire profesional. 2. Aprob orarul de desfurare al activitilor teoretice i al celor practice din cadrul cursului, precum i orarul activitilor de informare, consiliere profesional i medierea muncii. 3 Aprob tabelele cu participanii la cursurile de calificare i la activitile de medierea muncii, precum i prezena lunar a persoanelor private de libertate la orele de curs. 4. Aprob raportul de achiziionare a materialelor necesare derulrii cursului de calificare. 223
Manual de proceduri Medicul ef 1. Avizeaz tabelele cu participanii la cursurile de calificare profesional. 2. Centralizeaz adeverinele medicale eliberate n vederea nscrierii la cursurile de calificare.
Fia de control a procedurii: Nr. Aspecte de verificat Crt. Planurile individualizate de evaluare i intervenie educativ i psihoterapeutic din Dosarul de educaie i intervenie 1. psihosocial s aib recomandri legate de urmarea unor cursuri de calificare profesional Adrese care s ateste demersurile ntreprinse de unitatea 2. penitenciar n vederea organizrii unor cursuri de calificare. Existena spaiilor necesare derulrii cursurilor de calificare i a 3. dotrilor aferente (atelier pentru practic i sal de curs pentru pregtirea teoretic). Nota - raport referitoare la achiziionarea materialelor necesare derulrii cursurilor de calificare, avizat de eful Serviciului Educaie, directorul adjunct intervenie psihosocial, directorul 4. adjunct economico-administrativ i aprobat de directorul unitii. Orarul de desfurare a cursului de calificare profesional i tabelele cu participanii, avizate de eful Serviciului Educaie, directorul adjunct intervenie psihosocial, directorul adjunct 5. sigurana deinerii i regim penitenciar i aprobate de directorul unitii. Existena avizului medical pe tabelele cu participanii la curs, dac acest lucru se impune Orarul pentru derularea edinelor de informare, consiliere profesional i medierea muncii i a tabelelor cu participanii la aceste activiti, avizate de eful Serviciului Educaie, directorul 6 adjunct intervenie psihosocial, directorul adjunct sigurana deinerii i regim penitenciar i aprobate de directorul unitii. Protocolul ncheiat ntre unitatea de detenie i instituia care ofer cursuri de formare profesional recunoscute de Ministerul 7. Educaiei, Cercetrii i Tineretului i de Ministerul Muncii, Familiei i Egalitii de anse. Existena afielor de anun pentru organizarea cursurilor de 8. calificare profesional care s cuprind condiiile de nscriere. Tabelul nominal cu absolvenii cursului de calificare 9. profesional, avizat de eful Serviciului Educaie, directorul adjunct intervenie psihosocial i aprobat de directorul unitii. Existena diplomelor de absolvire a cursului clasate la dosar 10. sau predate, pe baz de semntur, persoanelor private de libertate. Fia educativ i Fia VII- Desfurarea interveniei educative, 11. completate cu informaii legate de participarea i absolvirea unor cursuri de calificare profesional.
Da
Nu
Obs.
PROCEDURA 004: PROCEDURA DE INIIERE A PROGRAMELOR EDUCAIONALE DESTINATE PERSOANELOR PRIVATE DE LIBERTATE Scop: diminuarea carenelor educative ale persoanelor private de libertate
224
Administraia Naional a Penitenciarelor Premise: - Legea nr.275/2007 privind executarea pedepselor i a msurilor dispuse de organele judiciare n cursul procesului penal; - H.G nr. 1897/2006 prin care a fost aprobat Regulamentul de aplicare a Legii nr.275/2006; - Decizia directorului general al Administraiei Naionale a Penitenciarelor nr. 418/2007 prin care se aprob Standardele naionale n domeniul educaiei i asistenei psihosociale a persoanelor private de libertate precum i Metodologia activitilor de educaie i asisten psihosocial; - Recomandarea nr. R (89) 12 a Comitetului de Minitrii al Consiliului Europei, adoptat la data de 13 octombrie 1989 (educaia n penitenciar); Aplicabilitate: n toate unitile subordonate Administraiei Naionale a Penitenciarelor. Persoana responsabil Aciunea Educatorul 1. Stabilete nevoile educaionale ale populaiei carcerale, pe baza evalurii educative iniiale i periodice. 2. Stabilete problematica ce urmeaz s fie inclus ntr-un program educativ nou, destinat unui anumit grup din populaia carceral. 3. Elaboreaz proiectul mapei programului pe care dorete s-l iniieze. Acesta trebuie s cuprind: - justificarea iniierii programului; - stabilirea scopului; - formularea obiectivelor generale; - stabilirea grupului int; - stabilirea duratei programului i a frecvenei edinelor; - selectarea tematicii ce urmeaz s fie parcurs; - precizarea metodelor de lucru, a resurselor materiale i umane implicate n program; - descrierea activitilor (obiective operaionale, coninuturi, metode utilizate, forme de evaluare); - stabilirea modalitilor de evaluare a programului (iniial, parial i final). 4. nainteaz mapa programului educativ pentru a fi avizat i aprobat de efii ierarhici. 5. Propune achiziionarea materialelor necesare derulrii programului. 6. Stabilete criteriile de selecie a participanilor la program. 7. Anun la camerele de deinere sau prin afie expuse timp de cel puin 7 zile n locuri accesibile persoanelor private de libertate iniierea programului i criteriile de selecie a participanilor. 8. Alctuiete tabelele finale i orarul programului pe care le nainteaz spre avizare i aprobare conducerii unitii. 9. ntocmete o copie dup tabelul cu participanii la program i o nmneaz agenilor care i desfoar activitatea n cadrul seciei de deinere unde se desfoar programul. 10. Deruleaz programul educativ i evalueaz rezultatele obinute pe care le nainteaz efilor ierarhici. 11. Monitorizeaz prezena persoanelor private de libertate la programul educativ. 12. Revizuiete coninuturile programului n funcie de rezultatele obinute i le nainteaz spre avizare i aprobare efilor ierarhici. 13.Completeaz Fia educatorului din Dosarul de educaie i intervenie psihosocial individualizat al celor care au participat la programul educativ. 225
Manual de proceduri 1. Avizeaz mapa programului educativ. Stabilete mpreun cu educatorul criteriile de selecie a participanilor. 2. Avizeaz orarul de desfurare i tabelele cu participanii la program . 3. Avizeaz propunerea de achiziionare a materialelor necesare derulrii programului. 4. Monitorizeaz derularea programului educativ iniiat. 5. Analizeaz i avizeaz rezultatele evalurii programului i eventualele modificri ce au survenit n coninutul mapei program. Directorul adjunct educaie i 1. Avizeaz mapa programului educativ ce urmeaz s se deruleze. 2. ntiineaz Administraia Naional a Penitenciarelor cu privire la asisten psihosocial iniierea programului educativ i solicit aprobare pentru derularea acestuia n variant experimental. 3. Avizeaz tabelele cu participanii i orarul cu programului educativ. 4. Analizeaz rezultatele obinute n urma derulrii programului i le nainteaz Administraiei Naionale a Penitenciarelor. 5. Avizeaz modificrile coninuturilor programului i le nainteaz Administraiei Naionale a Penitenciarelor. Directorul economic 1. Avizeaz propunerea de achiziionare a materialelor necesare derulrii programului. eful Serviciului Sigurana 1 Avizeaz tabelele cu participanii la programul educativ iniiat, Deinerii i Regim Penitenciar precum i orarul derulrii acestuia. Directorul unitii 1. Aprob mapa programului educativ ce urmeaz s se deruleze. 2. Aprob propunerea de achiziionare a materialelor necesare derulrii programului. 3. Aprob tabelele cu participanii i orarul programului educativ. 4. Aprob naintarea ctre Administraia Naional a Penitenciarelor a rezultatelor derulrii programului educativ iniiat. 5. Aprob modificarea coninuturilor programului educativ, survenite n urma evalurii acestora. Fia de control a procedurii: Nr. Aspecte de verificat Da Nu Obs. crt. Mapa programului educativ care trebuie s cuprind: justificarea iniierii programului, scopul, obiectivele generale, grupul cruia i se adreseaz, frecvena i durata, tematica prezentat pe 1. edine, metodele de lucru utilizate, resursele materiale i umane implicate, formele de evaluare iniial, parial i final avizat de eful Serviciului Educaie, directorul adjunct intervenie psihosocial i aprobat de directorul unitii. Existena aprobrii Administraiei Naionale a Penitenciarelor 2. Direcia Intervenie Psihosocial pentru derularea programului nou. Nota raport ntocmit n vederea achiziionrii materialelor necesare derulrii programului avizat de eful Serviciului 3. Educaie, directorul adjunct intervenie psihosocial, directorul adjunct economico-administrativ i aprobat de directorul unitii. Afiele de anunare a organizrii programului n care s fie 4. specificate condiiile de participare. Tabelul nominal cu persoanele private de libertate participante la program, avizat de eful Serviciului Educaie, directorul adjunct 5. intervenie psihosocial, directorul adjunct sigurana deinerii i regim penitenciar i aprobat de directorul unitii. eful Serviciului Educaie 226
Administraia Naional a Penitenciarelor Orarul desfurrii programului avizat de eful Serviciului Educaie, directorul adjunct intervenie psihosocial, directorul 6. adjunct sigurana deinerii i regim penitenciar i aprobat de directorul unitii. Raportul de evaluare a programului ntocmit de educatorul cere l 7. iniiaz, avizat de eful Serviciului Educaie, directorul adjunct intervenie psihosocial i aprobat de directorul unitii. Fia nr. VII Desfurarea interveniei educative din Dosarul de 8. educaie i asisten psihosocial completat cu precizri legate de participarea la programul educativ iniiat. Existena la supraveghetorul fiecrei secii de deinere a unei 9. mape care include tabelele nominale cu persoanele private de libertate participante la programele educaionale i terapeutice. Existena unei fie colective de prezen a persoanelor private de 10. libertate la sesiunile programului. PROCEDURA 005: ORGANIZAREA I DESFURAREA ACTIVITILOR DESTINATE MENINERII UNEI VIEI ACTIVE PENTRU PERSOANELE PRIVATE DE LIBERTATE
Scop: Crearea unui cadru favorabil de petrecere a timpului liber i de satisfacere a trebuinelor de sociabilitate, formarea i dezvoltarea la persoanele private de libertate a unor abiliti i deprinderi care s contribuie la mbuntirea imaginii de sine, descoperirea i dezvoltarea unor aptitudini i talente artistice. Premise: - Crearea cadrului favorabil pentru desfurarea unor aciuni educative agreabile, de petrecere a timpului liber i de satisfacere a trebuinelor de sociabilitate. - Domeniul activitilor desfurate de ctre persoanele private de libertate pentru meninerea unei viei active cuprinde: concursuri tematice, competiii i activiti sportive, dezbateri n grup, audiii muzicale, vizionri TV i proiecii cinematografice, cercuri de lectur, cenacluri literare, ateliere ocupaionale, formaii artistice, spectacole literare, de teatru i muzicale, expoziii de lucrri, emisiuni radio-tv transmise prin circuit nchis n unitate, gazete volante, ntlniri n cadrul unitii cu personaliti din viaa public. - Legea nr.275/2007 privind executarea pedepselor i a msurilor dispuse de organele judiciare n cursul procesului penal; - H.G. 1897/2006 pentru aprobarea Regulamentului de aplicare a Legii 275/2006; - Ordinul ANP nr. 544/21.06.2007 referitor la prile componente i regulile de manipulare, consultare i informare operativ a dosarului individual al persoanei private de libertate; - Decizia directorului general al Administraiei Naionale a Penitenciarelor nr. 418/2007 prin care se aprob Standardele naionale n domeniul educaiei i asistenei psihosociale a persoanelor private de libertate precum i Metodologia activitilor de educaie i asisten psihosocial; - Decizia A.N.P. 549/25.06.2007 referitoare la ntocmirea/completarea dosarului de Educaie i Asisten Psihosocial a persoanelor private de libertate. Aplicabilitate: n toate unitile subordonate Administraiei Naionale a Penitenciarelor. Persoana responsabil Aciunea Educatorul 1. Identific persoane private de libertate care pot participa la activitile de meninere a unei viei active, pe baza recomandrilor cuprinse n planul individualizat de intervenie educativ i terapeutic. 2. Identific periodic, dup depunerea n secia de deinere a persoanelor private de libertate venite prin transfer, pe cele care au 227
Manual de proceduri participat la activiti de meninere a unei viei active, conform consemnrilor din Fia VII Desfurarea interveniilor educative din Dosarul de Educaie i Asisten Psihosocial. 3. Identific, n baza solicitrii persoanelor private de libertate, pe cele pentru care n urma unei evaluri iniiale este recomandabil includerea n activiti de meninere a unei viei active. 4. Stabilete criteriile de selecionare a persoanelor private de libertate la activitile de meninere a unei viei active; 5. ntocmete tabelele nominale cu persoanele private de libertate care urmeaz s participe la activitile de meninere a unei viei active; 6. Cuprinde n Orarul individual de activitate al educatorului planificarea zilelor, intervalelor orare i spaiilor destinate desfurrii activitilor de meninere a unei viei active. 7. Elaboreaz regulamentele de desfurare a concursurilor tematice 8. Desfoar cu persoanele private de libertate activitile de meninere a unei viei active. 9. Propune organizarea de activiti i competiii sportive, expoziii, spectacole, manifestri teatrale, muzicale pregtite i prezentate de persoanele private de libertate. 10.Completeaz Fia VII Desfurarea interveniilor educative din Dosarul de Educaie i Asisten Psihosocial 1. Avizeaz tabelele nominale cu persoanele private de libertate care urmeaz s participe la activitile de meninere a unei viei active 2. Avizeaz Orarul individual de activitate al educatorului 3. Avizeaz regulamentele de desfurare a concursurilor tematice 4. ntocmete necesarul de materiale pentru derularea activitii de meninere a unei viei active. 5. Verific modul n care sunt completate fiele din Dosarul de Educaie i Asisten Psihosocial (Fia VII Desfurarea interveniilor educative). 6. Avizeaz propunerile de organizare a unor expoziii, spectacole, manifestri teatrale, muzicale pregtite i prezentate de persoanele private de libertate 1. Avizeaz tabelele nominale cu persoanele private de libertate care urmeaz s participe la activitile de meninere a unei viei active; 2. Avizeaz propunerile de organizare a unor activiti i competiii sportive, expoziii, spectacole, manifestri teatrale, muzicale pregtite i prezentate de persoanele private de libertate; 3. Avizeaz regulamentele de desfurare a concursurilor tematice i a competiiilor sportive. 4. Cuprinde n Orarul lunar al activitilor i programelor de educaie i asisten psihosocial zilele, intervalele orare i spaiile destinate desfurrii activitilor de meninere a unei viei active desfurate cu persoanele private de libertate. 5. Avizeaz necesarul de materiale pentru derularea activitii de meninere a unei viei active. 1. Avizeaz tabelele nominale cu persoanele private de libertate care urmeaz s participe la activitile de meninere a unei viei active; 2. Avizeaz propunerile de organizare a unor activiti i competiii sportive, expoziii, spectacole, manifestri teatrale, muzicale pregtite i prezentate de persoanele private de libertate. 3. Avizeaz regulamentele de desfurare a concursurilor tematice i a competiiilor sportive.
eful serviciului educaie
Directorul adjunct educaie i asisten psihosocial
Directorul adjunct Sigurana Deinerii i Regim Penitenciar
228
Administraia Naional a Penitenciarelor Directorul unitii 1. Aprob tabelele nominale cu persoanele private de libertate care urmeaz s participe la activitile de meninere a unei viei active; 2. Aprob propunerile de organizare a unor activiti i competiii sportive, expoziii, spectacole, manifestri teatrale, muzicale pregtite i prezentate de persoanele private de libertate. 3. Aprob regulamentele de desfurare a concursurilor tematice i a competiiilor sportive. 4. Aprob necesarul de materiale pentru derularea activitii de meninere a unei viei active.
Fia de control a procedurii: Nr. Aspecte de verificat crt. Tabelele nominale cu persoanele private de libertate care 1. urmeaz s participe la activitile de meninere a unei viei active, aprobate de directorul unitii Documentele de planificare precum si regulamentele de 2. desfurare a activitilor i competiiilor sportive, a concursurilor tematice, aprobate de directorul unitii 3. Realizarea activitilor planificate de meninere a unei viei active
Da
Nu
Obs.
PROCEDURA 006: DESFURAREA CONVORBIRILOR INDIVIDUALE CU PERSOANELE PRIVATE DE LIBERTATE Scop: Soluionarea solicitrilor scrise sau verbale ale persoanelor private de libertate care vizeaz domeniul educaional; identificarea nevoilor educaionale i a situaiilor de sprijin, a unor situaii de conflict, criz relaional, stri temporare de incapacitate, neclariti legate de ntocmirea diferitelor cereri ctre organele competente etc. Premise: - Toi membrii Serviciilor de Educaie i Asisten Psihosocial au obligaia de a desfura activiti ce presupun interaciunea direct, nemediat cu persoanele private de libertate; - Procedura de desfurare a convorbirilor individuale de informare este adus obligatoriu la cunotina persoanele private de libertate n perioada de observare - carantinare; - n situaia n care persoanele private de libertate solicit verbal sprijin membrilor Serviciilor Educaie, acetia au obligaia de a informa solicitantul n legtur cu procedura de urmat pentru a beneficia de convorbiri individuale de informare n condiiile programului unitii; Aplicabilitate: n toate unitile subordonate Administraiei Naionale a Penitenciarelor. Persoana responsabil Aciunea Educatorul seciei 1. ntocmete Registrul educatorului, ca document de lucru n care se noteaz datele obinute n urma derulrii convorbirilor individuale cu persoanele private de libertate; 2. ntocmete Orarul activitilor specialistului cu planificarea zilelor, intervalelor orare i spaiilor destinate desfurrii convorbirilor individuale cu persoanele private de libertate; 3. Zilnic identific solicitrile persoanelor private de libertate i, n funcie de numrul solicitrilor stabilete prioritile. 4. Identific persoanele private de libertate care au stabilite convorbiri individuale n ziua respectiv, conform unei planificri anterioare. 5. n intervalul de timp stabilit n orarul de activiti al seciei desfoar discuiile individuale cu persoanele private de libertate n ordinea stabilit de prioriti. 229
Manual de proceduri 6. Identific modalitile de soluionare sau necesitatea includerii n programe i activiti (n funcie de solicitare, pregtire, aptitudini, conduit). Selecia problemelor prezentate de ctre persoanele private de libertate se realizeaz prin decelarea ariilor de competen n intervenia specific. Este obligatoriu ca educatorul s precizeze persoanei private de libertate cui aparine domeniul de competen n rezolvarea problemei i dac unitatea dispune de personal specializat. Recomandarea fcut se va consemna n Registrul educatorului. 7. n cazul n care solicitarea persoanei private de libertate necesit informare/documentare suplimentar, educatorul informeaz solicitantul cu privire la faptul c rspunsul (modalitatea de soluionare) a solicitrii i va fi transmis ulterior, precizndu-i data la care i se va comunica modalitatea de soluionare; a) Data comunicrii modalitilor de soluionare i modalitatea de soluionare vor fi consemnate n Registrul educatorului b) Contacteaz personalul de specialitate n legtur cu solicitrile aprute, n cel mai mult dou zile lucrtoare. c) Are obligaia, ca n maxim trei zile lucrtoare s comunice persoanei private de libertate modalitatea de soluionare a solicitrii acesteia. 8. n cazul n care convorbirea individual s-a desfurat n baza unei programri anterioare, msurile propuse/luate i/sau modalitatea de soluionare comunicat persoanei private de libertate cu privire la solicitarea sa, se consemneaz n registrul educatorului. 9. Dac este cazul, consemneaz n Fia I Fia educativ din Dosarul de Educaie i Asisten psihosocial recomandrile sale, sau schimbri survenite n situaia persoanei private de libertate despre care a fost informat n cursul convorbirilor individuale. 10. Situaiile disfuncionale aprute pe parcursul convorbirilor individuale de informare vor fi comunicate efului ierarhic care va dispune msurile ce se impun. 1. nregistreaz Registrul educatorului. 1. Avizeaz Orarul activitilor desfurate de educator, care cuprinde planificarea zilelor, intervalelor orare i spaiilor destinate desfurrii convorbirilor individuale cu persoanele private de libertate; 2. Cuprinde, n recomandrile pentru ntocmirea Orarului lunar al activitilor i programelor de educaie i asisten psihosocial convorbirile individuale cu persoanele private de libertate. 3. Verific modul n care Fia I Fia educativ din Dosarul de Educaie i Asisten psihosocial a fost completat; 4. Verific modul de ntocmire i completare al Registrului educatorului cu persoanele private de libertate; 1. Cuprinde n Orarul lunar al activitilor i programelor de educaie i asisten psihosocial zilele, intervalele orare i spaiile destinate desfurrii convorbirile individuale derulate cu persoanele private de libertate. 2. Verific i avizeaz Dosarele de Educaie i Asisten Psihosocial completate. Da Nu Obs.
Serviciul Secretariat eful Serviciului Educaie
Fia de control a procedurii: Nr. Aspecte de verificat crt. Registrul educatorului este nregistrat i conine toate rubricile 1. prev zute. 230
Administraia Naional a Penitenciarelor Datele obinute ca urmare a derulrii convorbirilor individuale sunt consemnate conform rubricilor Registrului educatorului . Registrul educatorului este completat cu informaii semnificative, din perspectiva educativ i din perspectiva soluionrii problemelor ridicate de persoanele private de libertate. Fia educativ din Dosarul de Educaie i Asisten Psihosocial este completat conform rubricilor imprimatului. Fia educativ din Dosarul de Educaie i Asisten Psihosocial conine modificrile semnificative, rezultate n urma desfurrii convorbirilor individuale.
2. 3. 4. 5.
PROCEDURA 007: DESFURAREA ACTIVITILOR EDUCATIVE I DE ASISTEN PSIHOSOCIAL N COMUNITATE Scop: Asigurarea unei imagini pozitive a serviciului penitenciar la nivelul societii prin implicarea societii civile n susinerea activitii serviciului penitenciar i prin creterea transparenei privind activitatea serviciului custodial. Premise: - Serviciul penitenciar cultiv i menine relaii de colaborare cu partenerii din comunitate cu scopul de a obine sprijinul tuturor factorilor interesai n asigurarea unui mediu custodial corespunztor i promoveaz necesitatea diminurii efectelor negative ale privrii de libertate, n conformitate cu Legea 275/2006, Hotrrea 1897/2006 pentru aprobarea Regulamentului de aplicare a Legii 275/2006 i Recomandarea R(89)12 a Uniunii Europene. Aplicabilitate: n toate unitile subordonate Administraiei Naionale a Penitenciarelor. Persoana responsabil Aciunea Educator/preot/psiholog/asistent 1. Identific persoanele private de libertate care, conform recomandrilor de intervenie specific cuprinse n Planul social individualizat de intervenie educativ i terapeutic pot participa la urmtoarele tipuri de activiti desfurate n comunitate: - cultural artistice (expoziii, spectacole, concursuri tematice/de cultur general etc.); - formare profesional n condiiile Legii 275/2006; - moral-religioase; - excursii de o zi; - ocupaionale, sportive. 2. Identific resurse financiare, materiale i umane necesare. 3. Identific i face propuneri efului serviciului /directorului adjunct pentru educaie i asisten psihosocial cu privire la partenerii din comunitate, furnizori de servicii educative/ sociale/moral-religioase, instituii publice, organizaii guvernamentale i neguvernamentale, asociaii, fundaii, specialiti i personaliti din diferite domenii de interes, ageni economici, voluntari etc.. 4. Face propuneri superiorilor ierarhici privind condiiile de desfurare a activitii de comun acord cu partenerul din comunitate (ONG, OG, Agenii naionale/Direcii judeene etc.) 5. Face propuneri superiorilor ierarhici n vederea ncheierii protocolui bilateral de colaborare ntre partenerul din comunitate i directorul unitii 6. Face propuneri privind proiectul de desfurare n comunitate a activitii propuse i le nainteaz spre avizare efului serviciului educaie / asisten psihosocial. 231
Manual de proceduri 7. Pe baza proiectului avizat ntocmete Programul activitii cu orarul aferent. 8.nainteaz programul efului serviciului educaie / asisten psihosocial, directorului adjunct educaie i asisten psihosocial pentru avizare i directorului unitii pentru aprobare. 9. Desfoar activitile necesare (studiu Dosar de Educaie i Asisten Psihosocial, convorbiri individuale care se consemneaz n documentele specifice) n vederea selecionrii persoanelor private de libertate la activitatea planificat. 10. ntocmete tabelele nominale cu persoanele private de libertate participante la activitate. 11. Tabelele sunt avizate de eful serviciului educaie/asisten psihosocial, directorul adjunct educaie i asisten psihosocial, Directorul adjunct Sigurana Deinerii i Regim Penitenciar i aprobate de ctre directorului unitii. 12. Prelucreaz cu personalul partener normele i regulile penitenciare. 13. Prelucreaz cu persoanele private de libertate normele de comportament. 14. Obine semnturile, privind luarea la cunotin a normelor de comportament, din partea persoanelor private de libertate. 15. Completeaz fia numrul 7 a Dosarului de Educaie i Asisten Psihosocial, ce conine activitile la care a participat persoana privat de libertate. 16. n colaborare cu purttorul de cuvnt al unitii vor stabilii un plan de mediatizare al activitilor desfurate n comunitate (reportaje, articole n pres etc.). Agent tehnic 1. Realizeaz, n baza dispoziiilor directorului unitii, materiale pe suport audio-vizual (nregistrare video, audio, fotografii) care reflect activitatea desfurat. eful Serviciului 1. Avizeaz protocoale de colaborare cu parteneri externi, ce au Educaie/Asisten psihosocial ca scop organizarea i derularea unor proiecte educative destinate persoanelor private de libertate. 2. Identific oportuniti i nainteaz propuneri privind desfurarea activitilor i programelor n comunitate cu persoanele private de libertate. Directorul adjunct educaie i 1. Stabilete i menine legtura cu partenerii sociali/instituii asisten psihosocial specializate, n vederea organizrii i derulrii unor proiecte comune care s vizeze desfurarea activitilor educative i de asisten psihosocial n comunitate. Directorul adjunct Sigurana 1. Avizeaz tabelele nominale i orarul de desfurare al Deinerii i Regim Penitenciar activitilor n comunitate. Directorul unitii 1. Aprob tabelele nominale, orarul i tematicile de desfurare a activitilor n comunitate. Fia de control a procedurii: Nr. Aspecte de verificat crt. 1. Justificarea desfurrii activitii. 2. Caracterul adecvat al condiiilor de desfurare a activitii. 3. Corectitudinea ncheierii Protocolului bilateral. 4. ntocmirea proiectului. 5. Stabilirea programului. Tabelul cu persoanele private de libertate selecionate pentru 6. activitate. 7. Avizarea i aprobarea desfurrii activitii. 232
Da
Nu
Obs.
Administraia Naional a Penitenciarelor Semnturile persoanelor private de libertate pentru luarea la cunotin a normelor comportamentale. Realizarea materialelor pe suport audio vizual. Fia numrul VII a Dosarului de Educaie i Asisten Psihosocial este completat conform rubricilor imprimatului, pentru fiecare persoan privat de libertate participant. 008: IMPLICAREA PERSOANELOR RECOMPENSATE N ACTIVITI EDUCAIONALE DESFURATE CU ALTE PERSOANE PRIVATE DE LIBERTATE
8. 9. 10.
PROCEDURA
Scop: Stimularea persoanelor private de libertate pentru meninerea unei conduite pozitive. Premise: - Implicarea persoanelor recompensate n activiti educaionale desfurate cu alte persoane private de libertate ca activitate, are 2 pri componente : a) evaluarea conduitei din perspectiva criteriilor prevzute de lege i regulamentul de aplicare al acesteia; b) ntocmirea i nregistrarea documentelor. Aplicabilitate: n toate unitile subordonate Administraiei Naionale a Penitenciarelor. Persoana responsabil Personalul care desfoar activiti directe cu persoanele private de libertate care urmeaz s fie propuse spre recompensare n cadrul comisiei pentru individualizarea regimului de executare a pedepselor privative de libertate Aciunea 1. Identific persoanele private de libertate care ntrunesc criteriile de selecie prevzute de lege; 2. ntocmete, motivat, propunerile privind persoanele private de libertate care ntrunesc criteriile de selecie prevzute de lege i le nainteaz efului de secie; 3. Identific sectoarele, domeniile sau zonele precum i tipul de responsabilitate n care persoanele private de libertate ar putea fi investite; 4. Instruiete, mpreun cu eful seciei de deinere,persoanele recompensate n privina modului n care i vor desfura activitatea i apoi vor nmna acestora angajamentul n vederea semnrii; 5. Stabilete programul de lucru al persoanei respective i apoi l va aduce la cunotin efului de secie i dup avizarea de ctre acesta l va nainta efului ierarhic n acelai scop precum i directorilor adjunci i directorului unitii pentru aprobare; 6. ine evidena orelor lucrate de persoanele responsabilizate pentru a fi pontate corespunztor; 1. ntocmete lunar rapoartele de recompensare, dup ce n prealabil au consultat cadrele ce desfoar activiti directe cu persoanele private de libertate; 2. nainteaz spre analiz comisiei pentru individualizarea regimului de executare a pedepselor privative de libertate rapoartele de recompensare ntocmite; 3. Particip, mpreun cu personalul care desfoar activiti directe cu persoanele private de libertate, la instruirea persoanelor recompensate n privina modului n care i vor desfura activitatea; 1. Analizeaz lunar rapoartele de recompensare prezentate de efii de secii; 2. nainte de formularea rspunsului, comisia pentru individualizarea regimului de executare a pedepselor privative de libertate poate 233
eful seciei de deinere
Comisia pentru individualizarea regimului de executare a pedepselor privative de libertate
Manual de proceduri consulta, nemijlocit, personalul care desfoar activiti directe cu persoanele private de libertate; 3. Aprob rapoartele de recompensare prezentate; 4. Consemneaz recompensele n registrul prevzut n art.79 lit.b) din Legea nr.275/2006 privind executarea pedepselor i a msurilor dispuse de organele judiciare n cursul procesului penal; Fia de control a procedurii: Nr. crt. 1. 2. 3. 4. 5. Aspecte de verificat Existena propunerilor motivate privind persoanele private de libertate care urmeaz s fie recompensate. Existena angajamentului semnat de persoana recompensat. Existena programului de lucru al persoanei recompensate, avizat de eful seciei, eful serviciului, directorii adjunci i aprobat de directorul unitii. Existena evidenei orelor lucrate de persoanele responsabilizate. Existena consemnrii rapoartelor de recompensare aprobate n registrul prevzut n art.79 lit.b) din Legea nr.275/2006 privind executarea pedepselor i a msurilor dispuse de organele judiciare n cursul procesului penal; Da Nu Obs
PROCEDURA 009: ASIGURAREA ACCESULUI LA PROGRAMELE RADIO-TV I LA PUBLICAII Scop: Meninerea de ctre persoanele private de libertate a contactului permanent cu realitile vieii sociale i mbogirea nivelului lor de cunotine generale. Premise: - Legea nr.275/2007 privind executarea pedepselor i a msurilor dispuse de organele judiciare n cursul procesului penal; - H.G nr. 1897/2006 prin care a fost aprobat Regulamentul de aplicare a Legii nr.275/2006; - Decizia directorului general al Administraiei Naionale a Penitenciarelor nr. 418/2007 prin care se aprob Standardele naionale n domeniul educaiei i asistenei psihosociale a persoanelor private de libertate precum i Metodologia activitilor de educaie i asisten psihosocial; - O.M.J. nr. 3042/C/2007 privind durata i periodicitatea vizitelor, greutatea i numrul pachetelor, precum i categoriile de bunuri ce pot fi primite, pstrate i folosite de persoanele aflate n executarea pedepselor privative de libertate; - Recomandarea nr. R (89) 12 a Comitetului de Minitrii al Consiliului Europei, adoptat la data de 13 octombrie 1989 (educaia n penitenciar); - Ansamblul de reguli minime pentru tratamentul deinuilor (O.N.U. 1955); - Recomandarea Comitetului de minitrii ai statelor membre, referitoare la Regulile penitenciare europene REC (2006)2. Aplicabilitate: n toate unitile subordonate Administraiei Naionale a Penitenciarelor. Persoana responsabil Agentul tehnic Aciunea 1. n baza cererilor aprobate de ctre directorul unitii, primete n cadrul sectorului vizite, aparatura radio-TV de la aparintorii persoanei private de libertate sau, n funcie de caz, o pred acestora; 2. Verific la primirea/predarea aparaturii radio-TV, integritatea i buna funcionare a acesteia, completnd documentele de primire/predare conform legislaiei referitoare la domeniul su de activitate; 3. Dup primirea aparaturii radio-TV, sigileaz aparatele electronice i le distribuie spre folosin persoanelor private de libertate care au aprobare, n caz contrar le pred la magazia unitii spre pstrare,
234
Administraia Naional a Penitenciarelor ntocmind documentele necesare; 4. ntocmete urmtoarele documente: - orarul de distribuire pe seciile de detenie a aparaturii electronice depozitat la magazia unitii i de predare la magazia unitii a aparaturii electronice aflat pe seciile de detenie. - orarul de primire/predare la sectorul vizite a aparaturii radio-TV, - orarul de difuzare a semnalului radio-TV i le nainteaz spre avizare directorului adjunct educaie i asisten psihosocial; 5. Afieaz pe fiecare secie de deinere, n locuri accesibile persoanelor private de libertate, cte o fotocopie dup acestea. 6. Afieaz n sala de ateptare de la sectorul vizite, n locuri accesibile vizitatorilor, o fotocopie dup orarul de primire/predare a aparaturii radio-TV. 7. ntocmete, sau, dup caz, actualizeaz lunar tabelele referitoare la evidena aparatelor radio-TV i a posesorilor acestora, pe care le nainteaz spre avizare directorului adjunct educaie i asisten psihosocial; 8. Particip periodic la apelul persoanelor private de libertate realizat n camerele de detenie n scopul verificrii integritii sigiliilor aparatelor electronice date spre folosin, conform tabelelor cu evidena aparatelor radio-TV i a posesorilor acestora. 9. Informeaz, n cazul neregulilor constatate, directorul penitenciarului cu privire la abaterile constatate i/sau ntocmete rapoarte de incident n vederea declanrii procedurii disciplinare. 10. Verific periodic respectarea normelor de utilizare a aparaturii radio tv, conform instructajului de folosire a bunului i de prevenire mpotriva electrocutrii i repet acest instructaj ori de cte ori situaia o impune. 11. nregistreaz, monteaz i difuzeaz emisiunile i programele audio-vizuale destinate persoanelor private de libertate n cadrul activitilor de educaie i asisten psihosocial; 12. ntocmete graficul de distribuire a publicaiilor i l nainteaz spre avizare directorului adjunct intervenie psihosocial; 1. ntocmete orarul activitilor de bibliotec al persoanelor private de libertate; 2. Afieaz cte o fotocopie a orarului activitilor de bibliotec: la biblioteca unitii i n locuri accesibile persoanelor private de libertate, pe fiecare secie de deinere 3. Consemneaz n fia de mprumut individual crile mprumutate de ctre fiecare persoan privat de libertate; 4. Asigur evidena fondului de carte, conform reglementrilor n vigoare. 5. Coordoneaz activitatea de lectur din spaiul bibliotecii i celelalte activiti specifice acestui domeniu de activitate. 1. Preia publicaiile i efectueaz distribuirea zilnic a acestora la camerele de detenie, conform graficului de repartizare i consemneaz n Registrul de distribuire a presei: numele persoanei private care primete publicaia/ data /semntura de primire. 2. Cel puin cte un exemplar din publicaiile la care sunt realizate abonamente din fondurile financiare ale unitii se pred la biblioteca unitii, pentru colecia de ziare i reviste pus la dispoziia persoanelor private de libertate; 1. Avizeaz tabelele cu evidena aparatelor radio-TV i a posesorilor acestora 1. ntocmete nota de necesitate pentru abonamente la publicaii (ziare i reviste), n funcie de cerinele impuse de specificul populaiei penitenciare, de nevoile reale de informare ale acesteia, de 235
Persoana desemnat s desfoare activiti de bibliotec
Persoana desemnat cu distribuirea presei
eful seciei de deinere eful Serviciului Educaie
Manual de proceduri mbuntirea demersurilor destinate facilitrii reinseriei sociale a persoanelor private de libertate; 2. ntocmete orarul de difuzare i programele emisiunilor cu caracter educativ transmise prin intermediul studioului radio-TV cu circuit nchis din unitate; Directorul adjunct educaie 1. Avizeaz cererile persoanelor private de libertate prin care se i asisten psihosocial solicit primirea/predarea prin sectorul vizit a aparaturii radio-TV, primirea de aparatur radio-TV aflat n gestiunea unitii sau cumprarea de aparatur radio-TV din fondurile financiare proprii; 2. Avizeaz orarul de difuzare a semnalului radio-TV, orarul de primire/predare a aparaturii radio-TV la magazia unitii i tabelele cu evidena aparaturii radio-TV i a posesorilor acesteia; 3. Avizeaz tabelele cu evidena aparatelor radio-TV i a posesorilor acestora; 4. Avizeaz orarul de difuzare i programele emisiunilor cu caracter educativ transmise prin intermediul studioului radio-TV cu circuit nchis din unitate; 5. Desemneaz persoana care desfoar activiti de bibliotec i persoana responsabil cu distribuirea presei ctre persoanele private de libertate. 6. Avizeaz nota de necesitate pentru abonamente la publicaii (ziare i reviste; 7. Avizeaz cererile persoanelor private de libertate care solicit primirea/predarea/cumprarea de publicaii din fondurile financiare proprii. 8. Avizeaz orarul bibliotecii. Directorul adjunct sigurana 1. Avizeaz orarul de difuzare a semnalului radio-TV, orarul de deinerii i regim penitenciar primire/predare la sectorul vizite a aparaturii radio-TV, orarul de primire/predare a aparaturii radio-TV la magazia unitii, tabelele cu evidena aparatelor radio-TV i a posesorilor acestora. 2. Avizeaz orarul de distribuire pe seciile de detenie a aparaturii electronice depozitat la magazia unitii i de predare la magazia unitii a aparaturii electronice aflat pe seciile de detenie Directorul unitii 1. Analizeaz i decide cu privire la: - cererile persoanelor private de libertate prin care se solicit primirea/predarea prin sectorul vizit a aparaturii radio-TV, primirea de aparatur radio-TV aflat n gestiunea unitii sau cumprarea de aparatur radio-TV din fondurile financiare proprii; - cererile prin care persoanele private de libertate solicit primirea/predarea/cumprarea de publicaii din fondurile financiare proprii; - orarul de primire/predare la sectorul vizite a aparaturii radio-TV.; - orarul de primire/predare a aparaturii radio-TV la magazia unitii; - orarul de difuzare a semnalului radio-TV; - tabelele cu evidena aparatelor radio-TV i a posesorilor acestora; - orarul de acces la bibliotec al persoanelor private de libertate - orarul de difuzare i programele emisiunilor cu caracter educativ transmise prin intermediul studioului radio-TV cu circuit nchis din unitate; - orarul de distribuire pe seciile de detenie a aparaturii electronice depozitat la magazia unitii i de predare a aparaturii electronice; - aprob nota de necesitate pentru abonamente la publicaii (ziare i reviste)
236
Administraia Naional a Penitenciarelor Fia de control a procedurii: Nr. Aspecte de verificat Crt. Orarul de primire/predare prin sectorul vizit a aparaturii radio1. TV, aprobat de directorul unitii, se afl afiat n locuri accesibile persoanelor private de libertate i vizitatorilor. Orarul de primire/predare a aparaturii radio-TV la magazia 2 unitii, aprobat de directorul unitii se afl afiat n locuri vizibile, pe fiecare secie de deinere. Orarul de difuzare a semnalului radio-TV, aprobat de directorul 3. unitii se afl afiat n locuri vizibile, pe fiecare secie de deinere. Orarul de difuzare i programele emisiunilor cu caracter educativ transmise prin intermediul studioului radio-TV cu circuit nchis din 4. unitate, aprobat de directorul unitii se afl afiat n locuri vizibile, pe fiecare secie de deinere. Evidena aparatelor radio-TV i a posesorilor acestora, aprobat 5. de directorul unitii este ntocmit conform prevederilor legale. Documentele de primire/predare a aparaturii radio-TV sunt 6. completate conform legislaiei referitoare la domeniul de activitate Existena sigiliilor la aparatele radio-TV. date spre folosin n 7. camerele de deinere i a celor depozitate la magazia unitii. Nota de necesitate pentru abonamente la publicaii (ziare i 8. reviste), aprobat de directorul unitii. 9. Graficul de repartizare a publicaiilor, aprobat de directorul unitii Completarea rubricilor din Registrul de distribuire a presei ctre 10. persoanele private de libertate Orarul de acces la bibliotec este avizat de toate persoanele 11. responsabile i aprobat de directorul unitii Afiarea orarului de acces la bibliotec n locuri accesibile 12. persoanelor private de libertate i la biblioteca unitii Consemnarea n fia de mprumut individual a crilor 13. mprumutate de ctre fiecare persoan privat de libertate
Da
Nu
Obs.
SUBDOMENIUL: ASISTEN PSIHOSOCIAL cod 02

PROCEDURA 001: CONSILIEREA PSIHOLOGIC A PERSOANELOR PRIVATE DE LIBERTATE Scop: Dezvoltare personal, autocunoatere, prevenia i remiterea problemelor emoionale, cognitive i de comportament. Premise: - Utilizarea tehnicilor de intervenie psihologic se realizeaz n baza competenei dobndite prin cursuri formative specifice, organizate la nivel universitar sau prin asociaii profesionale acreditate n acest sens de ctre Colegiul Psihologilor din Romnia; - Consilierea psihologic se poate realiza n regim individual, n grup sau de grup. Componentele unui proces de consiliere psihologic sunt: evaluarea cerinelor (problemelor) persoanei conceptualizarea psihologic a problemelor persoanei private de libertate relaia de consiliere intervenii psihologice individuale i de grup evaluare a procesului de consiliere psihologic i a rezultatelor acestuia 237
Manual de proceduri Aplicabilitate: n toate unitile subordonate Administraiei Naionale a Penitenciarelor. Persoana responsabil Psihologul Aciunea 1. Identific persoanele private de libertate care pot participa la activitile de consiliere psihologic, pe baza recomandrilor cuprinse n Planul individualizat de intervenie educativ i terapeutic; 2. Identific periodic, dup depunerea n secia de deinere a persoanelor private de libertate venite prin transfer, pe cele care au beneficiat de consiliere psihologic, n secia/unitatea de provenien, conform consemnrilor din Fia III Fia psihologic, punctul 8 - Recomandri i a celor din Fia V Planul individualizat de evaluare i intervenie educativ i terapeutic Asistarea psihologic din Dosarul de Educaie i Asisten Psihosocial. 3. Identific, n baza informrii de ctre persoanele care deruleaz activiti directe cu persoanele private de liberatate (medic, agent supraveghetor, educator, preot, asistent social, ef secie) persoanele private de libertate pentru care este recomandabil consilierea psihologic. 4. Identific, n baza solicitrii persoanelor private de libertate, pe cele pentru care n urma unei evaluri iniiale este recomandabil includerea n acest tip de activitate. 5. ntocmete, n baza demersurilor de identificare menionate mai sus, tabele nominale cu persoanele private de libertate care urmeaz s beneficieze de consiliere psihologic. 6. Persoanele private de libertate care, ca urmare a unor situaii deosebite (deces in familie, divor, etc) solicit consiliere din partea psihologului, vor beneficia de asisten de specialitate n baza solicitrilor verbale, chiar dac nu sunt incluse pe tabel. 7. n situaia n care numrul persoanelor private de libertate cu recomandri de consiliere psihologic depete posibilitile de desfurare a activitii, sunt identificate persoanele care necesit consiliere psihologic cu prioritate, iar pentru celelalte se formuleaz recomandri pentru introducerea n alte activiti i monitorizare pn la momentul n care pot beneficia de consiliere psihologic . 8. ntocmete Orarul activitilor (specialistului) cu planificarea zilelor, intervalelor orare i spaiilor destinate desfurrii activitilor de consiliere psihologic cu persoanele private de libertate. 9. Desfoar, conform planificrii aprobate, activitile de consiliere psihologic i completeaz rubricile corespunztoare din Registrul psihologului cu informaiile relevante. 10. Stabilete data urmtoarei consilieri i informeaz persoana privat de libertate cu privire la planificarea urmtoarei activiti. 11. Completeaz periodic, conform rubricilor imprimatului, Fia VII Desfurarea interveniei specifice din Dosarul de Educaie i Asisten Psihosocial al persoanei private de libertate, astfel nct, n situaia transferului persoanei private de libertate intervenia s poat fi continuat de psihologul din unitatea de destinaie. 12. Comunic atunci cnd este cazul - educatorului, asistentului social sau preotului, n perioada includerii persoanei private de libertate n activitile de consiliere sau la finalizarea interveniei, recomandrile sale cu privire la cuprinderea acesteia n anumite activiti sau programe, n scopul ameliorrii sau stabilizrii condiiei psihosomatice, aspect consemnat n Registrul psihologului alturi de celelalte informaii de semnificaie psihologic consemnate pentru respectiva persoan privat de libertate.
238
Administraia Naional a Penitenciarelor 13. Comunic medicului recomandrile sale cu privire la efectuarea consultului psihiatric n vederea instituirii tratamentului medicamentos unde este cazul. 14. Stabilete recomandri cu privire la includerea ntr-un program de tip psihoterapeutic specific rezolvrii problemei identificate i consemneaz acest lucru n Fia III Fia psihologic, punctul 8 Recomandri din Dosarul de Educaie i Asisten Psihosocial. 15. Consemneaz, anterior discutrii persoanei private de libertate n Comisia pentru individualizarea regimului de executrii pedepselor privative de libertate, recomandrile sale cu privire la includerea ntr-un program de tip psihoterapeutic specific rezolvrii problemei identificate i n Fia V Planul individualizat de evaluare i intervenie educativ i terapeutic Asistarea psihologic din Dosarul de Educaie i Asisten Psihosocial. 1. Avizeaz Orarul activitilor desfurate de psiholog. 2. Avizeaz tabelele nominale cu persoanele private de libertate care sunt luate n eviden pentru a beneficia de consiliere psihologic. 3. Cuprinde, n recomandrile pentru ntocmirea Orarului lunar al activitilor i programelor de educaie i asisten psihosocial, activitile de consiliere psihologic. 1. Cuprinde n Orarul lunar al activitilor i programelor de educaie i asisten psihosocial zilele, intervalele orare i spaiile destinate desfurrii activitilor de consiliere psihologic cu persoanele private de libertate. Da Nu Obs.
eful serviciului asisten psihosocial
Fia de control a procedurii: Nr. Aspecte de verificat crt. Existena tabelelor nominale cu persoanele private de libertate 1. care urmeaz s beneficieze de consiliere psihologic. Orarul activitilor desfurate de psiholog, cuprinznd 2. planificarea pe zile, intervale orare i spaii de desfurare a consilierii psihologice cu persoanele private de libertate, este avizat de eful serviciului asisten psihosocial. n Orarul lunar al activitilor i programelor de educaie i 3. asisten psihosocial aprobat de directorul unitii, se regsesc planificate pe zile, ore i spaii de desfurare activitile de consiliere psihologic Registrul psihologului este completat cu informaiile relevante 4. conform rubricilor corespunztoare. Fia VII Desfurarea interveniei specifice din Dosarul de 5. Educaie i Asisten Psihosocial al persoanei private de libertate care a beneficiat de consiliere psihologic este completat, conform rubricilor imprimatului. Fia III Fia psihologic, punctul 8 - Recomandri din Dosarul 6. de Educaie i Asisten Psihosocial al persoanei private de libertate care a beneficiat de consiliere psihologic este completat, conform rubricilor imprimatului. Fia V Planul individualizat de evaluare i intervenie educativ 7. i terapeutic Asistarea psihologic din Dosarul de Educaie i Asisten Psihosocial al persoanei private de libertate care a beneficiat de consiliere psihologic este completat, conform rubricilor imprimatului. Consemnarea n Registrul psihologului a recomandrilor de 8. includere la alte activiti i programe de ctre specialitii serviciului (n situaiile menionate) Existena notei interne, ctre persoanele responsabile cu privire 9 la msurile de prevenire a situaiilor de risc.
239
Manual de proceduri
PROCEDURA 002: CONSILIEREA SOCIAL A PERSOANELOR PRIVATE DE LIBERTATE Scop: Acordarea de sprijin calificat n vederea soluionrii problemelor sociale cu care se confrunt persoanele private de libertate i pregtirea acestora pentru reintegrarea n comunitate. Premise: Consilierea social se poate realiza n regim individual, n grup sau de grup. Componentele unui proces de consiliere social sunt: evaluarea cerinelor (problemelor) persoanei relaia de consiliere intervenii specifice evaluarea procesului de consiliere social i a rezultatelor acestuia. Aplicabilitate: n toate unitile subordonate Administraiei Naionale a Penitenciarelor Persoana responsabil Aciunea Asistentul social 1. Identific persoanele private de libertate care pot participa la activitile de consiliere social, pe baza recomandrilor cuprinse n Planul individualizat de intervenie educativ i terapeutic; 2. Identific periodic, dup depunerea n secia de deinere a persoanelor private de libertate venite prin transfer, pe cele care au beneficiat de consiliere social n secia/unitatea de provenien, conform consemnrilor din Fia social Concluzii i recomandri, i a celor din Fia V Planul individualizat de evaluare i intervenie educativ i terapeutic Asistarea social din Dosarul de Educaie i Asisten Psihosocial. 3. Identific, n baza informrii de ctre persoanele care deruleaz activiti directe cu persoanele private de libertate (educator, psiholog medic, agent supraveghetor, preot, ef secie) persoanele private de libertate pentru care este recomandabil consilierea social. 4. ntocmete, n baza demersurilor de identificare menionate mai sus, tabele nominale cu persoanele private de libertate care urmeaz s beneficieze de consiliere social. 5. Persoanele private de libertate care, ca urmare a unor situaii deosebite, (deces n familie, plasamentul copilului n regim de urgen etc.), solicit consiliere din partea asistentului social vor beneficia de asisten de specialitate n baza solicitrilor verbale, chiar dac nu sunt incluse pe tabel. 6. n situaia n care numrul persoanelor private de libertate cu recomandri de consiliere social depete posibilitile de desfurare a activitii, sunt identificate persoanele care necesit consiliere social cu prioritate, iar pentru celelalte se formuleaz recomandri pentru introducerea n alte activiti i monitorizare pn la momentul n care pot beneficia de consiliere. 7. ntocmete Orarul activitilor (specialistului) cu planificarea zilelor, intervalelor orare i spaiilor destinate desfurrii activitilor de consiliere social cu persoanele private de libertate. 8. Desfoar, conform planificrii aprobate, activitile de consiliere social i completeaz rubricile corespunztoare din Registrul asistentului social cu informaiile relevante. 9. Stabilete data urmtoarei consilieri i informeaz persoana privat de libertate cu privire la planificarea urmtoarei activiti. 10. n cazul n care soluionarea situaiei persoanei private de libertate presupune iniierea unor demersuri ctre instituii guvernamentale sau neguvernamentale acest lucru i va fi comunicat direct acesteia, stabilindu-se totodat data la care i va fi comunicat modalitatea de soluionare. 240
Administraia Naional a Penitenciarelor 11. Informeaz i consiliaz persoanele private de libertate cu privire la demersurile pe care acestea trebuie s le ntreprind n vederea ncheierii cstoriei, obinerii certificatului de ncadrare ntr-o categorie de handicap sau a diferitelor tipuri de pensii. 12. n cazul ncheierii unei cstorii, asistentul social nainteaz o adres ctre Casa de cstorii pentru prezentarea la unitate a unui reprezentant al instituiei. 13. Completeaz periodic, conform rubricilor imprimatului, Fia VII Desfurarea interveniei specifice din Dosarul de Educaie i Asisten Psihosocial al persoanei private de libertate, astfel nct, n situaia transferului persoanei private de libertate intervenia s poat fi continuat de asistentul social din unitatea de destinaie. 14. Comunic atunci cnd este cazul - educatorului, psihologului sau preotului, n perioada includerii persoanei private de libertate n activitile de consiliere sau la finalizarea interveniei, recomandrile sale cu privire la cuprinderea acesteia n anumite activiti sau programe, n scopul ameliorrii sau stabilizrii condiiei psihosomatice, aspect consemnat n Registrul asistentului sociali alturi de celelalte informaii de semnificaie consemnate pentru respectiva persoan privat de libertate. 15. Dac este cazul, stabilete recomandri cu privire la includerea ntr-un program de asisten psihosocial specific rezolvrii problemei identificate i consemneaz acest lucru n Fia social Concluzii i recomandri din Dosarul de Educaie i Asisten Psihosocial. 16. Consemneaz, anterior discutrii persoanei private de libertate n Comisia pentru individualizarea regimului de executrii pedepselor privative de libertate, recomandrile sale cu privire la includerea ntrun program de asisten psihosocial specific rezolvrii problemei identificate i n Fia V Planul individualizat de evaluare i intervenie educativ i terapeutic Asistarea psihologic din Dosarul de Educaie i Asisten Psihosocial. 1. Avizeaz Orarul activitilor desfurate de asistentul social. 2. Avizeaz tabelele nominale cu persoanele private de libertate care sunt luate n eviden pentru a beneficia de consiliere social. 3. Cuprinde, n recomandrile pentru ntocmirea Orarului lunar al activitilor i programelor de educaie i asisten psihosocial activitile de consiliere social. 1. Cuprinde n Orarul lunar al activitilor i programelor de educaie i asisten psihosocial zilele, intervalele orare i spaiile destinate desfurrii activitilor de consiliere social cu persoanele private de libertate. Da Nu Obs.
Fia de control a procedurii: Nr. Aspecte de verificat crt. Existena tabelelor nominale cu persoanele private de libertate care 1 urmeaz s beneficieze de consiliere social Orarul activitilor desfurate de asistentul social, cuprinznd 2. planificarea pe zile, intervale orare i spaii de desfurare a consilierii sociale cu persoanele private de libertate, este avizat de eful serviciului asisten psihosocial. n Orarul lunar al activitilor i programelor de educaie i 3. asisten psihosocial aprobat de directorul unitii, se regsesc planificate pe zile, ore i spaii de desfurare activitile de consiliere social. Registrul asistentului social este completat cu informaiile 4. relevante conform rubricilor corespunztoare. n situaia n care situaia social a petentului necesit iniierea 5. demersurilor ctre instituii abilitate, acest lucru, mpreun cu
241
Manual de proceduri planificarea datei stabilite pentru comunicarea modalitii de soluionare se regsesc n Registrul asistentului social . Fia VII Desfurarea interveniei specifice din Dosarul de Educaie i Asisten Psihosocial al persoanei private de libertate care a beneficiat de consiliere social este completat, conform rubricilor imprimatului. Fia social - Concluzii i recomandri din Dosarul de Educaie i Asisten Psihosocial al persoanei private de libertate care a beneficiat de consiliere social este completat, conform rubricilor imprimatului. Fia V Planul individualizat de evaluare i intervenie educativ i terapeutic Asistarea social din Dosarul de Educaie i Asisten Psihosocial al persoanei private de libertate care a beneficiat de consiliere social este completat, conform rubricilor imprimatului. Consemnarea n Registrul asistentului social a recomandrilor de includere la alte activiti i programe de ctre specialitii serviciului (n situaiile menionate)
6.
7.
8.
9.
PROCEDURA 003: DESFURAREA ACTIVITILOR PSIHOTERAPEUTICE CU PERSOANELE PRIVATE DE LIBERTATE Scop: Autocunoaterea i dezvoltarea personal precum i modificarea factorilor psihologici implicai n tulburrile psihice, psihosomatice, somatice i n situaii de risc. Premise: - Utilizarea tehnicilor psihoterapeutice se realizeaz n baza competenei dobndite prin cursuri formative specifice, organizate de asociaii profesionale acreditate n acest sens de ctre Colegiul Psihologilor din Romnia. Psihoterapia se poate realiza n regim individual sau n grup iar procesul de psihoterapie are urmtoarele componente: - psihodiagnostic i evaluare clinic - conceptualizarea clinic - relaia psihoterapeutic - intervenii psihologice individuale, de grup i n grup - evaluarea procesului de psihoterapie i a rezultatelor acestuia. Aplicabilitate: n toate unitile subordonate Administraiei Naionale a Penitenciarelor. Persoana responsabil Aciunea Psihologul cu competene n 1. Identific persoanele private de libertate care pot participa la psihoterapie activitile de tip psihoterapeutic, pe baza recomandrilor cuprinse n Planul individualizat de intervenie educativ i terapeutic; 2. Identific periodic, dup depunerea n secia de deinere a persoanelor private de libertate venite prin transfer, pe cele care au beneficiat de psihoterapie, n secia/unitatea de provenien, conform consemnrilor din Fia III Fia psihologic, punctul 8 Recomandri i a celor din Fia V Planul individualizat de evaluare i intervenie educativ i terapeutic Asistarea psihologic din Dosarul de Educaie i Asisten Psihosocial. 3. Identific, n baza informrii de ctre medic, persoanele private de libertate pentru care exist un diagnostic medico-psihiatric i/sau recomandarea de psihoterapie (ex: pentru tulburrile psihice, psihosomatice, somatice). 4. Identific, n baza unor demersuri evaluative anterioare (evaluare iniial, consiliere la solicitare) persoanele private de libertate pentru 242
Administraia Naional a Penitenciarelor care psihoterapia este o form de intervenie necesar. 5. Centralizeaz i analizeaz solicitrile/recomandrile de psihoterapie identificate prin demersurile prezentate anterior. 6. n situaia n care numrul persoanelor private de libertate cu recomandri pentru psihoterapie depete posibilitile de desfurare a activitii, psihologul cu competene n psihoterapie, stabilete, n baza evalurii psihologice (circumscrise de forma specific de psihoterapie) criteriile de includere n activitate i realizeaz selecia persoanelor private de libertate. 7. Pentru persoanele private de libertate care nu vor fi incluse n aceast form de asistare psihologic, sunt formulate recomandri pentru introducerea n alte activiti i monitorizare pn la momentul n care sunt ndeplinite condiiile de includere n activitate. 8. ntocmete, n baza demersurilor de identificare menionate anterior, tabele nominale cu persoanele private de libertate care urmeaz s beneficieze de psihoterapie. 9. ntocmete Orarul activitilor (specialistului) cu planificarea zilelor, intervalelor orare i spaiilor destinate desfurrii activitilor de psihoterapie desfurate cu persoanele private de libertate selecionate. 10. Desfoar, conform planificrii aprobate, activitile de psihoterapie i completeaz rubricile corespunztoare din Registrul psihologului cu informaiile relevante. 11. Planific data urmtoarei ntlniri i informeaz persoana privat de libertate cu privire la data urmtoarei activiti. 12. Completeaz periodic, conform rubricilor imprimatului, Fia VII Desfurarea interveniei specifice din Dosarul de Educaie i Asisten Psihosocial al persoanei private de libertate, astfel nct, n situaia transferului persoanei private de libertate intervenia s poat fi continuat de psihologul din unitatea de destinaie. 13. Comunic atunci cnd este cazul - educatorului, asistentului social sau preotului, n perioada includerii persoanei private de libertate n activitile de psihoterapie sau la finalizarea interveniei, recomandrile sale cu privire la cuprinderea acesteia n anumite activiti sau programe, n scopul ameliorrii sau stabilizrii condiiei psihosomatice, aspect consemnat n Registrul psihologului alturi de celelalte informaii de semnificaie psihologic consemnate pentru respectiva persoan privat de libertate. 14. Comunic medicului recomandrile sale cu privire la efectuarea consultului psihiatric n vederea instituirii tratamentului medicamentos unde este cazul. 15. Stabilete recomandri cu privire la includerea ntr-un program de tip psihoterapeutic specific rezolvrii problemei identificate i consemneaz acest lucru n Fia III Fia psihologic, punctul 8 Recomandri din Dosarul de Educaie i Asisten Psihosocial. 16. Consemneaz, anterior discutrii persoanei private de libertate n Comisia pentru individualizarea regimului de executrii pedepselor privative de libertate, recomandrile sale cu privire la includerea ntrun program de tip psihoterapeutic specific rezolvrii problemei identificate i n Fia V Planul individualizat de evaluare i intervenie educativ i terapeutic Asistarea psihologic din Dosarul de Educaie i Asisten Psihosocial. 1. Avizeaz Orarul activitilor desfurate de psiholog. 2. Avizeaz tabele nominale cu persoanele private de libertate care sunt luate n eviden pentru a beneficia de psihoterapie. 3. Cuprinde, n recomandrile pentru ntocmirea Orarului lunar al activitilor i programelor de educaie i asisten psihosocial activitile de psihoterapie. 243
Manual de proceduri Directorul adjunct educaie i asisten psihosocial 1. Cuprinde n Orarul lunar al activitilor i programelor de educaie i asisten psihosocial zilele, intervalele orare i spaiile destinate desfurrii activitilor de psihoterapie cu persoanele private de libertate.
Fia de control a procedurii: Nr. Aspecte de verificat crt. Existena situaiei cuprinznd nevoile de psihoterapie 1. identificate. Existena tabelelor nominale cu persoanele private de libertate 2. care urmeaz s beneficieze de consiliere psihologic. Orarul activitilor desfurate de psiholog, cuprinznd planificarea pe zile, intervale orare i spaii de desfurare a 3. activitii de psihoterapie cu persoanele private de libertate, este avizat de eful serviciului asisten psihosocial. n Orarul lunar al activitilor i programelor de educaie i asisten psihosocial aprobat de directorul unitii, se regsesc 4. planificate pe zile, ore i spaii de desfurare activitile de psihoterapie. Registrul psihologului este completat cu informaiile relevante 5. conform rubricilor corespunztoare. Fia VII Desfurarea interveniei specifice din Dosarul de Educaie i Asisten Psihosocial al persoanei private de 6. libertate care a beneficiat de psihoterapie este completat, conform rubricilor imprimatului. Fia III Fia psihologic, punctul 8 - Recomandri din Dosarul de Educaie i Asisten Psihosocial al persoanei private de 7. libertate care a beneficiat de psihoterapie este completat, conform rubricilor imprimatului. Fia V Planul individualizat de evaluare i intervenie educativ i terapeutic Asistarea psihologic din Dosarul de 8. Educaie i Asisten Psihosocial al persoanei private de libertate care a beneficiat de psihoterapie este completat, conform rubricilor imprimatului. Consemnarea n Registrul psihologului a recomandrilor de 9. includere la alte activiti i programe de ctre specialitii serviciului (n situaiile menionate) Existena notei interne, ctre persoanele responsabile cu privire 10. la msurile de prevenire a situaiilor de risc.
Da
Nu
Obs.
PROCEDURA 004 INIEREA PROGRAMELOR DE ASISTEN PSIHOSOCIAL PENTRU PERSOANELE PRIVATE DE LIBERTATE Scop: Intervenia, prin utilizarea metodelor i tehnicilor specifice pentru lucrul n grup, n vederea optimizrii i dezvoltrii personale, a autocunoaterii i a formrii deprinderilor de gestionare a situaiilor de criz pentru persoanele private de libertate. Premise: - Includerea persoanelor private de libertate n programele de asisten psihosocial se face n baza recomandrilor cuprinse n Planul individualizat de intervenie educativ i terapeutic. Programele de asisten psihosocial se adreseaz persoanelor private de libertate identificate ca necesitnd asisten psihosocial, n urma evalurii iniiale i a evalurilor de parcurs. Principalele categorii de persoane private de libertate crora li se adreseaz programele de asisten psihosocial sunt: persoanele cu antecedente la consumul de droguri, persoanele cu afeciuni psihice, persoanele cu risc de suicid, agresorii sexuali, persoanele condamnate la executarea unei pedepse
244
Administraia Naional a Penitenciarelor privative de libertate de lung durat, persoanele private de libertate cu comportament agresiv i persoanele private de libertate vrstnice. Aplicabilitate: n toate unitile subordonate Administraiei Naionale a Penitenciarelor. Persoana responsabil Aciunea 1. Identific persoanele private de libertate care pot participa la Psihologul / Asistentul social activitile cuprinse n programele de asisten psihosocial, pe baza recomandrilor existente n Planul individualizat de intervenie educativ i terapeutic, dup evidenierea unor nevoi de intervenie specific; 2. Identific periodic, dup depunerea n secia de deinere a persoanelor private de libertate venite prin transfer, pe cele care au fost incluse, n secia/unitatea de provenien, conform consemnrilor din Fia VII Fia de intervenie specific din Dosarul de Educaie i Asisten Psihosocial n programe de asisten psihosocial. 3. Identific, n baza informrii de ctre persoanele care deruleaz activiti directe cu persoanele private de libertate(medic, agent supraveghetor, educator, preot, asistent social, ef secie) persoanele private de libertate pentru care este recomandabil asistena psihosocial prin includerea n programe de tip psihoterapeutic. 4. Identific, n baza solicitrii persoanelor private de libertate, pe cele care n urma unei evaluri iniiale, ndeplinesc condiiile de includere ntr-un program de asisten psihosocial. 5. Analizeaz, din perspectiva cantitativ (nr. persoane cu nevoi specifice de asisten psihosocial) i din perspectiva calitativ (problemele ridicate de categoria respectiv de persoane private de libertate) necesitatea derulrii unui anumit tip de program de asisten psihosocial. 6. nainteaz proiectul programului ctre eful serviciului asisten psihosocial sub forma unei propuneri argumentate. 1. Stabilete, mpreun cu membrii echipei, numrul de persoane Coordonatorul programului private de libertate care vor fi incluse n program, durata programului, etapizarea interveniei, spaiile de desfurare, resursele necesare iar n baza acestor evaluri i planificri iniiaz completarea i ntocmirea documentelor constitutive ale Mapei programului. 2. Iniiaz, mpreun cu echipa desemnat, demersurile de selecionare a persoanelor private de libertate eligibile pentru includerea n programul de asisten psihosocial (n concordan cu criteriile specifice stabilite pentru fiecare program de asisten psihosocial). 3. - Persoanele private de libertate care, dei au recomandarea de a participa la acest tip de activitate, pentru moment nu ndeplinesc condiiile stabilite pentru a fi incluse n grup vor fi reorientate spre alte activiti i programe urmnd ca ulterior, n funcie de posibilitile de includere dar i de evoluia psiho-comportamental s fie incluse n programul respectiv. 4. ntocmete i propune spre avizare efului serviciului asisten psihosocial tabele nominale cu persoanele private de libertate care urmeaz s fie incluse n programul de asisten psihosocial. 5. ntocmete Orarul activitilor (specialistului) cu planificarea zilelor, intervalelor orare i spaiilor destinate desfurrii activitilor specifice programului de tip psihoterapeutic care urmeaz a fi iniiat. 6. ntocmete Orarul activitilor (specialistului) cu planificarea zilelor, intervalelor orare i spaiilor destinate desfurrii programului psihoterapeutic. 245
Manual de proceduri 7. Deruleaz, conform Mapei program, Orarului specialistului, Orarului activitilor de educaie i asisten psihosocial avizate i aprobate, activitile programului. 8. Consemneaz n Fia 7 - Desfurarea interveniei specifice din Dosarul de Educaie i Asisten Psihosocial includerea persoanei private de libertate n programul de asisten psihosocial . 1. Analizeaz propunerea naintat de psihologul/asistentul social care a identificat nevoile de intervenie specific pentru persoanele private de libertate cu care desfoar activiti directe i, n cazul n care propunerea este susinut de argumente valide i poate fi pus n practic (innd cont de resursele materiale i umane) avizeaz propunerea formulat, i o nainteaz directorului adjunct pentru intervenie psihosocial. 2. Verific i avizeaz documentele constitutive ale Mapei programului i o nainteaz spre avizare directorului adjunct pentru educaie i asisten psihosocial. 3. Avizeaz Orarul activitilor (orarul specialistului) desfurate de coordonatorul programului de asisten psihosocial i membrii echipei. 4. Avizeaz tabelele nominale cu persoanele private de libertate care sunt luate n eviden pentru a fi incluse n programul de asisten psihosocial. 5. Formuleaz recomandri pentru cuprinderea n Orarul lunar al activitilor i programelor de educaie i asisten psihosocial a activitile specifice programului. 1. Analizeaz, n cadrul unei edine de lucru cu specialitii n educaie i asisten psihosocial posibilitatea derulrii programului de asisten psihosocial propus. 2. Avizeaz programul de asisten psihosocial propus (Justificarea programului) i nainteaz directorului unitii, spre aprobare, materialul scris care fundamenteaz acest demers. 3. Stabilete coordonatorul programului de asisten psihosocial care urmeaz a fi derulat i, mpreun cu specialitii serviciilor de educaie i asisten psihosocial, identific personalul care va face parte din echipa care va derula programul respectiv (n funcie de caz: asistent social/psiholog, educator,monitor sportiv, preot etc.). 4. Avizeaz Mapa program i o nainteaz spre aprobare directorului unitii 5. Cuprinde n Orarul lunar al activitilor i programelor de educaie i asisten psihosocial zilele, intervalele orare i spaiile alocate. 6. Avizeaz tabelele nominale cu persoanele private de libertate care sunt luate n eviden pentru a fi incluse n programul de asisten psihosocial. 1. Avizeaz tabele nominale cu persoanele private de libertate care sunt luate n eviden pentru a fi incluse n programul de asisten psihosocial. 1. Analizeaz i decide cu privire la desfurarea programului de asisten psihosocial propus. 2. Analizeaz i decide cu privire la propunerea de desfurare a programului de asisten psihosocial propus. 3. Aprob desfurarea programului cuprins n Mapa programului precum i numrul de persoane private de libertate care vor fi incluse n program, durata programului, etapizarea interveniei, spaiile de desfurare, resursele necesare. 4. Aprob tabelele nominale cu persoanele private de libertate care sunt luate n eviden pentru a fi incluse n programul de asisten psihosocial.
Directorul adjunct sigurana deinerii i regim penitenciar Directorul unitii
246
Administraia Naional a Penitenciarelor Fia de control a procedurii: Nr. Aspecte de verificat crt. Existena unei centralizri a nevoilor de asisten psihosocial 1. pentru persoanele private de libertate. Existena unei justificri argumentate Justificarea programului 2. pentru iniierea programului de asisten psihosocial Justificarea programului este avizat de eful serviciului 3. asisten psihosocial, directorul adjunct pentru educaie i asisten psihosocial i aprobat de directorul unitii. Mapa program are avizul efului serviciului asisten 4. psihosocial, a directorului adjunct pentru educaie i asisten psihosocial i este aprobat de directorul unitii Existena tabelului nominal coninnd persoanele private de libertate care particip la program, avizat de directorul adjunct 5. pentru educaie i asisten psihosocial, directorul adjunct pentru sigurana deinerii i regim penitenciar i aprobat de directorul unitii. Orarul activitilor (pentru fiecare membru al echipei ) cuprinde 6. activitile specifice programului, pe zile, ore, spaii de desfurare, fiind avizat de efii serviciilor. Orarul lunar al activitilor i programelor de educaie i asisten 7. psihosocial cuprinde zilele, intervalele orare i spaiile de desfurare pentru activitile specifice programului.
Da
Nu
Obs.
SUBDOMENIUL:MANAGEMENTUL ACTIVITILOR DE EDUCAIE / ASISTEN PSIHOSOCIAL - cod 03

PROCEDURA 001: PLANIFICAREA ACTIVITILOR PSIHOSOCIAL DE EDUCAIE I ASISTEN
Scop: Planificarea activitilor Direciei Educaie i Asisten Psihosocial fundamenteaz din perspectiv funcional managementul acestui domeniu de activitate i i propune s anticipeze ce obiective trebuie atinse anual, n ce termen/orizont temporal, de ctre cine/reponsabili, n ce mod/pe ce cale i cu ce consum de resurse umane i materiale Premise: - n sistemul Administraiei Naionale a Penitenciarelor, raportrile semestriale i anuale ale activitilor de educaie i asisten psihosocial precum i bilanurile anuale de activitate la nivelul unitilor penitenciare fundamenteaz direciile de aciune i obiectivele Planului Anual de Munc. - Planificarea activitilor ncearc s stabileasc o corelaie ntre nivelul resurselor umane i materiale avute la dispoziie (numr specialiti/numr spaii orar de activitate), metodele i tehnicile ce pot fi aplicate (programe educaionale cu durat definit: colarizare clasele I IV / Curs de calificare n meseria de tmplar pe o durat de trei luni, activiti educaionale cu durat nedefinit: activiti de educaie fizic i sport), obiectivele individuale anuale de activitate particularizate n funcie de specialitate i indicatorii activitii fundamentai de standardele naionale n acest domeniu de activitate. Aplicabilitate: n toate unitile subordonate Administraiei Naionale a Penitenciarelor. Persoana responsabil Educatorul/ Psihologul/ Asistentul social /Preotul Aciunea 1. Supune spre avizare/aprobare obiectivele individuale, anuale ale activitii. 2. Particip la ntlnirile de lucru organizate n vederea planificrii activitilor. 247
Manual de proceduri 3. Planific propria activitate sub forma orarelor individuale propuse spre avizare efului Serviciului Educaie/Asisten Psihosocial. 1. Analizeaz raportrile anuale i semestriale pe anul precedent,evalurile profesionale individuale precum i bilanul activitii n domeniul de activitate, propunerile de planuri de msuri rezultate n urma controlului extern i al misiunilor de audit. Prezint o sintez a acestora Directorului adjunct pentru educaie i asisten psihosocial. 2. Organizeaz ntlniri de lucru n cadrul Serviciului coordonat pentru a identifica obiectivele strategice, activitile i riscurile asociate fiecrei activiti (tehnici: brainstorming, chestionare, analiza scenariilor posibile, analiza evenimentelor nedorite, analiza rapoartelor de audit i control finalizate cu planuri de msuri). 3. ntocmete fiele posturilor pentru personalul aflat n subordine, n concordan cu metodologiile specifice de lucru. 4. Planific anual i semestrial activitatea serviciului, preciznd termenele de finalizare ale activitilor, responsabilii, riscurile i indicatorii cu relevan statistic precum i mijloacele de monitorizare i control, naintnd propunerile Directorului adjunct pentru educaie i asisten psihosocial. 5. Elaboreaz / avizeaz orarul activitii desfurate de ctre fiecare specialist. 6. Planific activitile desfurate de fiecare specialist, astfel nct timpul de lucru s presupun activiti directe cu persoanele private de libertate cel puin 4 ore/zi, din care maximum 2 ore de convorbiri individuale 7. Desemneaz specialitii din cadrul serviciului pe care l coordoneaz pentru a face parte din comisii i echipe de lucru. Directorul adjunct educaie i 1. Centralizeaz datele furnizate de efii Serviciilor asisten psihosocial Educaie/Asisten Psihosocial privind raportrile anuale i semestriale pe anul precedent,evalurile profesionale individuale, bilanul activitii n domeniul de activitate, propunerile de planuri de msuri rezultate n urma controlului extern i al misiunilor de audit. 2. Organizeaz ntlniri de lucru pentru a identifica obiectivele strategice, activitile,responsabilii i riscurile asociate fiecrei activiti. 3. Elaboreaz Planul anual/semestrial de activitate, avnd n vedere specificul unitii, particularitile persoanelor private de libertate aflate n custodie, personalul, numrul spaiilor adecvate avute la dispoziie (cluburi, sli de clas, bibliotec, terenuri i sli de sport, cabinet de psihologie i asisten social etc.) precum i implicarea comunitii n activitile desfurate. 4. Supune aprobrii directorului unitii Planul anual de activitate, document ce va fi naintat spre avizare Direciei de Educaie i Asisten Psihosocial din Administraia Naional a Penitenciarelor. 5. Planific activitile de educaie i asisten psihosocial desfurate cu persoanele private de libertate n cadrul unui orar lunar, adaptat la resursele umane i spaiile disponibile, astfel nct s asigure includerea unui numr ct mai mare de persoane private de libertate n activiti n afara camerelor de deinere. Orarele lunare vor include : - orarul lunar al activitilor de educaie i asisten psihosocial pentru fiecare tip de regim/secie de deinere - orarul de funcionare al bibliotecii - orarul lunar al activitilor desfurate cu minorii, tinerii i femeile private de libertate - orarul de difuzare a programelor radio TV. eful Serviciului Educaie/ eful Serviciului Asisten Psihosocial 248
Administraia Naional a Penitenciarelor 6. ntocmete fiele posturilor pentru efii Serviciilor Educaie/Asisten Psihosocial i avizeaz fiele posturilor tuturor membrilor personalului din subordine. 7. Planific i distribuie sarcinile de serviciu pentru personalul din subordine dup amiaza, n zilele de smbt i duminic i n srbtorile legale. 8. ntocmete lunar Fia de prezen colectiv. 9. ntocmete i pune n aplicare planul anual de pregtire profesional continu a subordonailor. 10. Elaboreaz planul de formare profesional pentru personalul nou angajat n conformitate cu cerinele postului i specificul activitii din penitenciar. 11. Planific activitile de practic i documentare n unitate a studenilor i a absolvenilor facultilor de profil. 12. Organizeaz n cadrul serviciului un punct documentar care s cuprind lucrri de specialitate i legislative. 13. Planific realizarea documentaiei i modalitile de raportare periodic a activitii ctre Administraia Naional a Penitenciarelor. 14. Particip la realizarea unor documente de sintez, analiz, planificare la solicitarea unor factori de decizie de la nivelul unitii sau al Administraiei Naionale a Penitenciarelor. 1. Aprob Planul semestrial /anual de activitate n domeniul educaiei i asistenei psihosociale 2.. Aprob ntreaga documentaie rezultat n urma activitilor de planificare a activitilor de educaie i asisten psihosocial. Da Nu Obs.
Directorul unitii
Fia de control a procedurii: Nr. Aspecte de verificat crt. 1. Existena Obiectivelor individuale anuale de activitate pentru membrii personalului serviciilor de educaie i asisten psihosocial 2. Existena Planului anual i semestrial de activitate 3. Existena orarelor individuale i a orarului centralizator al activitii 4. Existena Matricei generale a riscurilor n domeniul educaiei i asistenei psihosociale 5. Existena fielor posturilor, ntocmite n dou exemplare, pentru toi membrii personalului n concordan cu prevederile cadrului metodologic 6. Exist o planificare a activitilor cu partenerii din comunitate 7 Exist o planificare a activitilor desfurate dup amiaz, n . zilele de smbt i duminic i cu ocazia Srbtorilor Legale 8. Exist planul anual de pregtire profesional continu a angajailor 9. Exist planul de formare profesional a personalului nou angajat 10. Este ntocmit lunar Fia de prezen colectiv 11. Existena raportrilor semestriale i anuale de activitate 12. Existena unor documente de sintez, analiz i planificare realizate la solicitarea unor factori de decizie de la nivelul unitii sau al ANP. 13. Existena raportrilor ce surprind stadiul de punere n aplicare al planurilor de msuri rezultate n urma misiunilor de control extern sau audit. 14. Existena evalurilor performanelor profesionale individuale ale personalului din structura serviciilor de educaie i asisten psihosocial
249
Manual de proceduri 15. Existena registrului de activiti/de sarcini 16. Existena proceselor verbale de edin, n urma ntlnirilor de lucru privind planificarea semestrial i anual a activitii PROCEDURA 002: MONITORIZAREA I CONTROLUL ACTIVITILOR DE EDUCAIE I ASISTEN PSIHOSOCIAL Scop: Asigurarea consistenei i continuitii activitilor de educaie i asisten psihosocial prin stabilirea bunelor practici n monitorizarea i controlul activitilor de educaie i asisten psihosocial, n conformitate cu un etalon unic, care s asigure standardele calitative ale acestora, utiliznd indicatori relevani. Premise: - Monitorizarea performanelor (supraveghere, urmrire de ctre coordonatori/colaboratori/ supervizori a activitilor de educaie i asisten psihosocial prin raportare la indicatori relevani) i controlul (monitorizare manifestat sub forma autocontrolului, controlului n lan i a controlului ierarhic) activitilor specifice se manifest n diferite paliere ale vieii instituionale: - n funcie de modul de cuprindere a obiectivelor: control total, control selectiv; - n funcie de scopul urmrit: control de conformitate, control de perfecionare, control de adaptare; - n funcie de executani: autocontrol, control mutual, control ierarhic, control exterior; - n funcie de modul de execuie: control direct, control indirect, control ncruciat; - n funcie de orientarea sa: control tematic, control nedirijat; n sistemul Administraiei Naionale a Penitenciarelor principalele activiti circumscrise monitorizrii i controlului activitii de educaie i asisten psihosocial sunt urmtoarele: observare, comparare, aprobare, coordonare, verificare, analiza, supervizare, examinare, monitorizare. Activitile au ca finalitate ntocmirea unui fond documentar sau de analiz ce permite reorientarea activitii,continuarea i eficientizarea activitii, rezolvarea incidentelor de parcurs, perfecionarea cadrului de reglementare a activitii etc. Aplicabilitate: n toate unitile subordonate Administraiei Naionale a Penitenciarelor. Persoana responsabil Aciunea Educatorul/psihologul/asisten 1. Autoevalueaz modul de derulare a activitilor i programelor tul social /preotul proprii pe care le deruleaz. 2. Intermonitorizeaz n cadrul echipelor multidisciplinare constituite pentru concretizarea demersurilor recuperative, educaionale, psihoterapeutice sau de asistare social propuse n cadrul recomandrilor planului individualizat. 3. Supune spre avizare obiectivele individuale, anuale ale activitii. 4. Desfoar activiti specifice profesiei. 5. Completeaz fiele de monitorizare n cadrul mapelor de program. 6. Respect, n completarea documentaiei specifice activitii (registre, fie de specialitate), recomandrile i indicaiile proprii domeniului de activitate precum i faptul c acestea pot fi supuse controlului sau activitilor de auditare. eful Serviciului Educaie/ 1. Planific anual i semestrial activitatea serviciului preciznd Asisten Psihosocial termenele de finalizare ale activitilor, responsabilii i indicatorii cu relevan statistic precum i mijloacele de monitorizare i control. 2. Avizeaz i verific activitile desfurate de personalul specializat, n concordan cu fiele postului: a) monitorizarea i controlul documentelor specifice fiecrei specialiti: educator, psiholog, asistent social, instructor sportiv, preot, agent tehnic. 250
Administraia Naional a Penitenciarelor b) monitorizarea i controlul derulrii activitilor de asistare individual a persoanelor private de libertate: - verificarea, avizarea rezultatelor muncii n diverse etape ale asistrii individuale, astfel: educator: - evaluarea nevoilor educaionale, - consilierea informaional, psiholog: - evaluarea nevoilor psihoterapeutice, - consiliere psihologic individual; asistent social: - evaluarea nevoilor de asistare social, - consilierea social, inclusiv asistarea social bazat pe medierea cu alte instituii, 3. Avizeaz i verific orarul activitilor desfurate de ctre fiecare specialist. 4. Monitorizeaz i verific desfurarea programelor de educaie i asisten psihosocial. a) monitorizarea i controlul derulrii activitilor de grup destinate persoanelor private de libertate: educator, psiholog, asistent social, preot: - monitorizarea i controlul derulrii edinelor programelor educaionale, de asisten psihologic sau de asisten social; - monitorizarea i controlul derulrii efective a edinelor pentru programele educaionale, de asisten psihologic / social; - monitorizarea i controlul respectrii tematicii stabilite pentru programele educaionale, de asisten psihologic sau social; - monitorizarea i controlul evoluiei fiecrui subiect n cadrul grupului int, precum i a coeziunii grupului n ansamblu; - monitorizarea i controlul implementrii modificrilor impuse de specificul grupului, n funcie de feed-back-urile din partea participanilor; 5. Verific i avizeaz informaiile de specialitate cuprinse n fiele din dosar. 6. Verific i avizeaz mapele programelor. 7. Verific din perspectiv administrativ, activitile de consiliere individual. 8. Avizeaz i verific desfurarea activitilor desfurate n cadrul protocoalelor bilaterale de colaborare. 9. Verific coninutul punctului documentar al fiecrui specialist. 10. Avizeaz i verific desfurarea activitilor de formare profesional a ofierilor specialiti debutani. 11. Colaboreaz la redactarea unor documnete de sintez i analiz la solicitarea factorilor de decizie de la nivelul penitenciarului sau al administraiei centrale. 12. Centralizeaz datele relevante privind desfurarea activitilor specifice domeniului de competen, pentru a fundamenta raportrile de activitate, semestriale i anuale. 13. Monitorizeaz apariia disfuncionalitilor n domeniul de competen. 14. Informeaz, atunci cnd se impune, directorul adjunct pentru educaie i asisten psihosocial n legtur cu depirea termenelor de finalizare a activitilor, lipsa resurselor pentru realizarea activitilor. 15. Evalueaz performanele profesionale individuale ale personalului din subordine, completnd documnetaia specific. 1. Evalueaz activitile desfurate de membrii serviciilor de specialitate. 2. Avizeaz i verific fiele posturilor precum i obiectivele individuale anuale ale activitilor. 3. Realizeaz planificarea n serviciu a personalului i verific 251
Manual de proceduri prezena. 4. Planific activitatea de pregtire/formare profesional i ntocmete referatul de evaluare pentru fiecare nou ncadrat. 5. Monitorizeaz desfurarea activitilor n funcie de planificarea anual i semestrial: a) Sinteza rezultatelor monitorizrii se concretizeaz n: - rapoarte despre deficiene sau progrese nregistrate; - rapoarte despre excepii de la regul; - rapoarte sau alte modaliti care confirm respectarea prevederilor activitilor specifice; b) Oferirea unui feed-back despre monitorizarea/controlul desfurat; Diseminarea rezultatelor cu ntregul colectiv al Serviciului Educaie i Asisten Psihosocial, n funcie de specificul activitilor: - informarea cu privire la rezultatele monitorizrii i controlului; - dezbateri, focus grup, brainstorming cu scopul identificrii unor msuri de remediere a neajunsurilor constatate sau ameliorare a activitilor n viitor; d) ntocmirea i transmiterea ctre cei implicai sau ctre forurile superioare/ supervizori a urmtoarelor: - planuri de msuri; - rapoarte despre revizuiri ce se impun, raportat la modul de derulare a activitilor; e) stabilirea unui termen de implementare a modificrilor; f) implementarea modificrilor i remedierea neajunsurilor constatate: - rapoarte individuale de informare despre rezultatele implementrii msurilor; 6. Verific respectarea planificrii lunare a programelor i activitilor de educaie i asisten psihosocial, n baza orarului lunar. 7. Monitorizeaz i controleaz derularea activitilor care presupun sarcini n cadrul comisiilor: de liberare condiionat, de individualizare a regimurilor de executare a pedepselor privative de libertate, de stabilire a gradului de risc, de selecie la munc a persoanelor private de libertate. - monitorizarea / controlul asigurrii componenei comisiilor, n conformitate cu prevederile legale; - monitorizarea / controlul valorificrii informaiilor despre persoanele private de libertate n cadrul comisiilor; - monitorizarea / controlul pertinenei deciziilor luate n cadrul comisiilor, - monitorizarea) / controlul documentelor pentru comisiil. 8. Verific informaiile cuprinse n Dosarul de Educaie i Asisten Psihosocial. 9. Verific punerea n aplicare a recomandrilor din Planul Individualizat de Intervenie. 10. Verific mapele programelor i tabelele nominale cu participanii la programe i activiti. 11. Verific documentaia ntocmit de agentul tehnic, distribuitorii de pres. 12. Organizeaz periodic ntlniri de lucru la care particip toi membrii serviciilor de specialitate. 13. Verific ndeplinirea sarcinilor de serviciu repartizate subordonailor prin Registrul de activiti dispuse /Registru de sarcini, precum i respectarea termenului stabilit 14. ntocmete semestrial i anual raportul activitilor de educaie i asisten psihosocial. 252
Administraia Naional a Penitenciarelor 15. Verific coninutul punctului documentar. 16. Analizeaz nevoile existente la nivelul serviciilor specializate, dinamica raportului resurse/necesiti. 17. Verific desfurarea activitilor desfurate n cadrul protocoalelor bilaterale de colaborare. 18. Informeaz directorul unitii i directorul Direciei Educaie i Asisten Psihosocial din Administraia Naional a Penitenciarelor n legtur cu apariia disfuncionalitilor n desfurarea activitilor, apariia unor situaii conflictuale sau de criz i n legtur cu depirea termenelor de finalizare a activitilor sau nerealizarea obiectivelor specifice. 19. Verific punerea n aplicare a planurilor de msuri rezultate n urma activitilor de control extern sau a misiunilor de audit i raporteaz administraiei centrale stadiul ndeplinirii acestora. 20. Evalueaz performanele profesionale individuale ale efilor Serviciilor de Educaie i Asisten Psihosocial i avizeaz evalurile personalului din subordine, completnd documentaia specific. 1. Aprob ntreaga documentaie rezultat n urma activitilor de evaluare, monitorizare i control al activitilor de educaie i asisten psihosocial. 2. Dispune msuri de intervenie n criz, de reorientare a activitii, de rezolvare a situaiilor conflictuale, de punere n practic a planurilor de msuri rezultate n urma misiunilor de control extern sau de audit. 3. Urmrete respectarea de ctre personalul subordonat a prevederilor actelor normative, a deciziilor i a instruciunilor Ministerului Justiiei i Administraiei Naionale a Penitenciarelor.
Directorul unitii
Fia de control a procedurii: Nr. crt. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Aspecte de verificat Existena Obiectivelor individuale anuale de activitate pentru membrii personalului serviciilor de educaie i asisten psihosocial Existena Planului anual i semestrial de activitate Sunt ntocmite, avizate i aprobate tabelele cu persoanele private de libertate incluse n programele educaionale i de asisten psihosocial. Orarul, tematicile i activitile derulate cu persoanele private de libertate au avizul directorului adjunct pentru educaie i asisten psihosocial, al directorului adjunct pentru sigurana deinerii i regim penitenciar i aprobarea directorului unitii. Registrul educatorului este completat cu informaii semnificative, din perspectiva educativ, privitoare la persoanele private de libertate. Fia educativ din Dosarul de Educaie i Asisten psihosocial este completat conform rubricilor imprimatului. Registrul psihologului este completat cu informaiile semnificative, din perspectiva psihologic, cu privire la persoanele private de libertate. Consimmntului informat a fost obinut pentru toate persoanele private de libertate care au fost incluse n programe i activiti. Existena protocoalelor de colaborare bilateral ntre unitatea penitenciar i colaboratorii externi 253 Da Nu Obs.
Manual de proceduri Fia psihologic i Concluziile i recomandrile psihologice din Dosarul de Educaie i Asisten psihosocial sunt completate conform rubricilor imprimatului. Registrul asistentului social este completat cu informaiile semnificative cu privire la persoanele private de libertate. Fia social din Dosarul de Educaie i Asisten psihosocial este completat conform rubricilor imprimatului. Registrul preotului este completat cu informaiile semnificative cu privire la persoanele private de libertate. Fia de asisten moral-religioas din Dosarul de Educaie i Asisten Psihosocial este completat conform rubricilor imprimatului. Planul individualizat de evaluare i intervenie educativ i terapeutic este completat i revizuit conform rubricilor imprimatului de ctre toi specialitii, fiind avizat de directorul adjunct pentru educaie i asisten psihosocial. Dosarul de Educaie i Asisten Psihosocial ntocmit pentru fiecare persoan privat de libertate n perioada de observare carantinare cuprinde un nou Angajament de participare la Planul individualizat de evaluare i intervenie educativ i terapeutic semnat de persoana privat de libertate. Datele consemnate periodic de ctre specialitii serviciilor de educaie / asisten psihosocial se regsesc n fia nr.7 a Dosarului de Educaie i Asisten Psihosocial. Existena orarelor individuale i a orarului centralizator al activitii Existena mapelor programelor de educaie i asisten psihosocial Existena raportrilor semestriale i anuale de activitate Existena documentelor de sintez i analiz realizate la solicitarea unor factori de decizie de la nivelul unitii sau al Administraia Naional Penitenciarelor. Existena raportrilor ce surprind stadiul de punere n aplicare a planurilor de msuri rezultate n urma misiunilor de control extern sau audit. Existena evalurilor performanelor profesionale individuale ale personalului din structura serviciilor de educaie i asisten psihosocial Existena registrului de activiti/de sarcini
10. 11. 12. 13. 14. 15.
16.
17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24.
PROCEDURA 003: MANAGEMENTUL RISCULUI N DOMENIUL EDUCAIEI I ASISTENEI PSIHOSOCIALE Scop: Managementul riscului n activitile din domeniul educaiei i asistenei psihosociale este procesul prin care administraia locului de deinere se adreseaz tuturor riscurilor ce pot aprea pe parcursul desfurrii activitilor specifice (factori interni sau externi penitenciarului), n scopul mbuntirii eficienei i eficacitii operaionale, mbuntirii planificrii activitii i lurii deciziilor, alocrii judicioase a resurselor umane i materiale precum i al asigurrii consistenei activitilor de monitorizare i control specific. Premise: - Managementul riscului este un proces dinamic, asociat planificrii activitii prin planurile de munc semestriale i anuale (obiective, indicatori) i are n vedere: 254
Administraia Naional a Penitenciarelor a) Examinarea/Expertizarea riscurilor (assessment) cu dou componente: 1.analiza riscurilor (identificarea riscurilor, descrierea riscurilor, estimarea riscurilor) 2.evaluarea riscurilor b) Raportarea riscurilor c) Deciziile privind metodele de intervenie asupra riscurilor (la nivel local i central) d) Monitorizarea riscurilor/Riscuri reziduale Aplicabilitate: n toate unitile subordonate Administraiei Naionale a Penitenciarelor Persoana responsabil Aciunea eful Serviciului de Educaie / 1. Organizeaz ntlniri de lucru n cadrul Serviciului coordonat Asisten Psihosocial pentru a identifica obiectivele strategice, activitile i riscurile asociate fiecrei activiti (tehnici: brainstorming,chestionare, analiza scenariilor posibile, analiza evenimentelor nedorite, analiza rapoartelor de audit i control finalizate cu planuri de msuri). 2. nainteaz Directorului adjunct pentru educaie i asisten psihosocial propunerile privind planurile semestriale i anuale de activitate precum i descrierea i estimarea riscurilor identificate sub forma unor matrice ale riscurilor specifice domeniului de activitate Directorul adjunct educaie i 1. Centralizeaz propunerile efilor de servicii i elaboreaz asisten psihosocial planurile semestriale i anuale de activitate precum i matricea general a riscurilor n domeniul educaiei i asistenei psihosociale. 2. Realizeaz evaluarea riscurilor prin compararea riscurilor estimate (probabilitate de apariie i consecine asupra activitii) cu standardele normative, legislative, etice, economice existente n sistemul Administraiei Naionale a Penitenciarelor. 3. Comunic directorului penitenciarului i administraiei centrale matricea general a riscurilor. 4. Propune msuri de intervenie asupra riscurilor ce vor fundamenta deciziile manageriale. 5. Reevalueaz semestrial schimbrile survenite ca urmare a deciziilor de intervenie asupra riscurilor i comunic rezultatele la nivel local i al administraiei centrale. 6. Identific riscurile reziduale. 7. Comunic directorilor de departamente riscurile care le intersecteaz domeniul de competen Directorul unitii 1. Aprob matricea general a riscurilor n domeniul educaiei i asistenei psihosociale precum i msurile de tratament instituite. Lucrtorul desemnat din cadrul 1. Va centraliza raportrile tuturor unitilor penitenciare, matricele Direciei Educaie i Asisten riscurilor i msurile de tratament instituite. Psihosocial din Administraia Naional a Penitenciarelor 1. Elaboreaz matricea general a riscurilor n domeniul educaiei Directorul Direciei Educaie i i asistenei psihosociale la nivelul sistemului Administraiei Asisten Psihosocial din cadrul Administraia Naional a Naionale a Penitenciarelor i monitorizeaz msurile de tratament. Penitenciarelor Fia de control a procedurii: Nr. Aspecte de verificat crt. Existena proceselor verbale de edin, n urma ntlnirilor de 1. lucru privind planificarea semestrial i anual a activitii Existena unei matrice a riscurilor specifice domeniului 2. Educaiei/Asistenei Psihosociale
Da
Nu
Obs.
255
Manual de proceduri Existena Matricei generale a riscurilor n domeniul educaiei i asistenei psihosociale, document aprobat de directorul penitenciarului Existena confirmrii de primire a matricei generale a riscurilor n domeniul educaiei i asistenei psihosociale precum i a msurilor de tratament, din partea lucrtorului desemnat din cadrul Direciei Educaie i Asisten Psihosocial Existena matricei generale a riscurilor n domeniul educaiei i asistenei psihosociale la nivelul sistemului Administraiei Naionale a Penitenciarelor 004: DESFURAREA ACTIVITILOR DE EDUCAIE I ASISTEN PSIHOSOCIAL N COLABORARE CU INSTITUIILE STATULUI I ORGANIZAIILE NEGUVERNAMENTALE
3. 4. 5.
PROCEDURA
Scop: Demersurile de educaie i asisten psihosocial desfurate n colaborare cu instituiile statului i organizaiile neguvernamentale se realizeaz pentru a rspunde unei game ct mai largi de nevoi a persoanelor private de libertate, n condiiile existenei unui nivel limitat de resurse umane i materiale ce pot fi alocate direct i sunt condiionate de stabilirea bunelor practici pentru activitile derulate n comun. Premise: - Parteneriatul cu instituiile statului i organizaiile neguvernamentale n domeniul educaiei i asistenei psihosociale se realizeaz n baza protocoalelor de colaborare, ntemeiate pe: - stabilirea prevederilor, obligaiilor prilor implicate n cadrul acordului de parteneriat; - evaluarea calitii educaiei sau asistenei psihosociale oferite de organizaiile implicate n derularea activitilor /programelor; - evaluarea capacitii organizaiei furnizoare de educaie sau asisten psihosocial de a satisface ateptrile beneficiarilor i standardele de calitate; - asigurarea proteciei beneficiarilor direci i indireci de programe prin producerea i diseminarea eficient de informaii sistematice, coerente despre calitatea educaiei n penitenciar. Aplicabilitate: n toate unitile subordonate Administraiei Naionale a Penitenciarelor Persoana responsabil Aciunea Educatorul/psihologul/asistentul 1. Desfoar activiti n cadrul colaborrilor, n limitele cadrului social / preotul metodologic ce reglementeaz domeniul de competen. 2. ntocmete tabelele cu participanii la activiti. 3. Centralizeaz datele privind nevoile de asisten ale persoanelor private de libertate ce pot fi acoperite prin colaborarea cu partenerii din comunitate i instituiile statului. 4. Completeaz Fia numrul 7 a Dosarului de Educaie i Asisten Psihosocial, ce conine msurile / activitile la care a participat persoana privat de libertate. eful Serviciului Educaie/ 1. Identific oportuniti, stabilete contacte i menine legtura cu Asisten Psihosocial parteneri comunitari. 2. Realizeaz demersurile necesare identificrii, pe plan local, a reprezentanilor organizaiilor cu care s-au semnat protocoale de colaborare la nivel naional sau a altor organizaii / instituii guvernamentale sau neguvernamentale cu disponibilitate pentru derularea de activiti n parteneriat, n uniti penitenciare. 3. Avizeaz protocoalele de colaborare cu parteneri externi ce privesc domeniul su de competen. 4. Stabilete sarcinile membrilor serviciilor de specialitate implicai n derularea protocolului. 256
Administraia Naional a Penitenciarelor 5. Desemneaz persoana de contact, responsabilizat n domeniul colaborrii cu partenerul comunitar. 6. Informeaz partenerii n legtur cu modificrile aprute n planificarea sau desfurarea activitilor. 7. Monitorizeaz derularea / stadiul activitilor i programelor realizate n baza protocoalelor i informeaz directorul adjunct pentru educaie i asisten psihosocial. 8. ntocmete un fond documentar n care sunt clasate i pstrate tabelele cu participanii la activiti, orarul de desfurare al activitilor, tematica, monitorizrile, evalurile activitilor. 1. Centralizeaz toate protocoalele ncheiate ntre Administraia Naional a Penitenciarelor i instituiile statului sau organizaiile neguvernamentale ce au ca obiect de activitate asistena persoanelor private de libertate. 2. Identific oportuniti, stabilete contacte i menine legtura cu parteneri comunitari. 3. Iniiaz i avizeaz protocoale de colaborare cu filialele locale / judeene ale instituiilor statului / organizaiile neguvernamentale ce au ca obiect de activitate educaia i asistena persoanelor private de libertate. 4. Reprezint instituia n raporturile cu instituiile statului i organizaiile neguvernamentale interesate n domeniul de activitate. 5. Planific semestrial i anual activitile desfurate n colaborare cu instituiile statului i organizaiile neguvernamentale. 6. Informeaz conducerea unitii, Administraia Naional a Penitenciarelor i organizaia cu care este semnat protocolul privind monitorizrile efectuate pe baza standardelor proprii i propune msuri de mbuntire a colaborrii. 7. Analizeaz gradul de ndeplinire a obiectivelor n cadrul protocoalelor, cu accent pe: gradul de satisfacie a beneficiarilor; carene/dificulti n respectarea obligaiilor ce revin ambelor pri, aciuni de intervenie pe cale amiabil n rezolvarea diferendelor de opinie, situaii de nerespectare a prevederilor contractuale ce impun rezilierea protocoalelor. 8. Avizeaz tabelele nominale, orarul i tematicile de desfurare a activitilor derulate cu persoanele private de libertate. 9. Elaboreaz sinteze anuale sub forma rapoartelor de autoevaluare i de evaluare a activitii pe care le nainteaz spre aprobare directorului unitii, ct si Adminstraiei Naionale a Penitenciarelor. 10. Aprob evaluarea anual a rezultatelor obtinute, propunnd modificrile care se impun. 11. Dispune msuri pentru mediatizarea activitilor desfurate n baza colaborrilor. 1. Avizeaz tabelele nominale privind accesul voluntarilor, orarul i repartizarea spaiilor n activitile educaionale i de asisten psihosocial derulate cu persoanele private de libertate care vor participa la activiti. 2. Avizeaz tabelele nominale i orarul de desfurare a activitilor educaionale derulate cu persoanele private de libertate. 1. Aprob tabelele nominale privind accesul voluntarilor, orarul i repartizarea spaiilor n activitile educaionale derulate cu persoanele private de libertate. 2. Aprob tabelele nominale, orarul i tematicile de desfurare a activitilor educaionale derulate cu persoanele private de libertate. 3. Aprob distribuirea de alimente, bunuri, publicaii i materiale informative. 257
Directorul adjunct sigurana deinerii i regim penitenciar
Directorul unitii
Manual de proceduri Fia de control a procedurii: Nr. Aspecte de verificat crt. Existena protocoalelor de colaborare la nivelul unitilor de 1. deinere. Existena tabelelor avizate i aprobate cu persoanele private de 2. libertate ce particip la activiti. Modalitatea de ntocmire, avizare i aprobare a tabelelor cu 3. voluntarii ce solicit accesul n unitatea de detenie. Orarul, tematicile i activitile derulate cu persoanele private de libertate au avizul directorului adjunct pentru educaie i 4. asisten psihosocial, al directorului adjunct pentru sigurana deinerii i regim penitenciar i aprobarea directorului unitii. Fia nr. 7 din Dosarul de Educaie i Asisten psihosocial 5. este completat conform rubricilor imprimatului. Exist acordul de participare sub forma declaraiei scrise, pentru 6. toate persoanele private de libertate incluse n activiti.
Da
Nu
Obs.
PROCEDURA 005: EVALUAREA INIIAL A PERSOANELOR PRIVATE DE LIBERTATE N SCOPUL INDIVIDUALIZRII REGIMULUI DE EXECUTARE A PEDEPSEI Scop: Evaluarea iniial a persoanelor private de libertate constituie primul pas n vederea individualizrii regimului de executare a pedepselor; Premise: - n perioada de carantin i observare se studiaz comportamentul i personalitatea persoanelor private de libertate, se efectueaz examene medicale, activiti de educaie sanitar, examene psihologice, se evalueaz necesitile educaionale, mediul sociocultural de provenien, n scopul formulrii diagnosticului i gradul de adaptabilitate la privarea de libertate. - Serviciul de educaie i asisten psihosocial ntocmete i urmrete punerea n aplicare, pentru fiecare persoan privat de libertate nou-primit a Planului individualizat de evaluare i intervenie educativ i terapeutic, prin care se precizeaz programele i activitile n care aceasta urmeaz a fi inclus pe perioada deinerii, document care se completeaz i se modific ori de cte ori este necesar. - Evaluarea iniial, ca activitate, are urmtoarele pri componente: a) ntocmirea i nregistrarea documentelor; b) demersurile evaluative din perspectiva educativ, psihologic, social i moral-religioas. c) stabilirea, individualizat, a nevoilor de intervenie educativ i de asisten-psihosocial pentru fiecare persoan privat de libertate Aplicabilitate: n toate unitile subordonate Administraiei Naionale a Penitenciarelor Persoana responsabil Educatorul desemnat s desfoare activiti educative cu persoanele private de libertate aflate n perioada de observare - carantinare Aciunea 1. Ridic de la directorul adjunct pentru educaie i asisten psihosocial, n baza tabelelor primite de la Serviciul Eviden deinui, dosarele de educaie i asisten psihosociale corespunztoare numrului de persoane nou-intrate. 2. Completeaz datele iniiale, corespunztoare deschiderii dosarului, dup cum urmeaz: a) completeaz rubricile de pe coperta dosarului (numele / prenumele persoanei private de libertate/ data naterii / prinii / condamnarea / fapta/ matricola de origine) b) noteaz, n spaiul corespunztor de pe coperta dosarului, numrul dosarului, constituit din: nr. intern / matricola local/data)
258
Administraia Naional a Penitenciarelor c) nregistreaz fiecare dosar iniiat n registrul-opis de la nivelul serviciului completnd rubricile prevzute de imprimat. Registrul opis se ine pe perioada unui an i are termen de pstrare permanent. Registrul opis este comun pentru toate categoriile de persoane private de libertate. 3. ntocmete tabelele cu persoanele private de libertate nou depuse, n vederea includerii n programul de adaptare la viaa instituionalizat. 4. ntocmete, n colaborare cu asistentul social, psihologul i preotul, orarul i tematicile activitilor derulate n vederea realizrii evalurii iniiale cu persoanele private de libertate aflate n perioada de observare i carantinare. 5. Tematicile ntlnirilor individuale i de grup realizate cu persoanele private de libertate urmresc: a) cunoaterea persoanelor private de libertate b) informarea persoanelor private de libertate cu privire la: - descrierea locului de detenie, - drepturi i obligaii general valabile, - drepturi i obligaii specifice (n funcie de categoria juridic), - descrierea regimurilor aplicate (regimul de deinere, regimul de munc, regimul de educaie i instruire, regimul de ordine i disciplin, regimul de stimulare i recompensare, regimul acordrii drepturilor persoanelor private de libertate), - programele zilnice; - modele standard de cereri, sesizri i reclamaii - oferta de programe i activiti la care poate participa fiecare persoan privat de libertate, n funcie de necesiti: activiti educaionale, activiti de pregtire profesional, activiti socioculturale, activiti religioase, activiti sportive, programul zilnic al persoanelor private de libertate etc. - cadrul normativ i legislativ care reglementeaz executarea pedepselor privative de libertate, respectiv: Codul Penal, Codul de procedur penal referitoare la executarea pedepselor privative de libertate, Legea nr. 275/2006 privind executarea pedepselor i a msurilor dispuse de organele judiciare n cursul procesului penal, Regulamentul de aplicare a Legii 275, Decizii emise n temeiul Legii 275, Legea 544/2001 privind liberul acces la informaiile de interes public, Hotrrea Guvernului nr. 123/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a Legii 544/2001 privind liberul acces la informaiile de interes public, Regulamentul de ordine interioar a penitenciarului. 6. Orarul activitilor derulate cu persoanele private de libertate n perioada de observare i carantinare cuprinde: ziua/ora/activitatea desfurat/locul desfurrii/cine deruleaz activitatea/observaii 7. Desfoar convorbiri individuale cu fiecare persoan privat de libertate i completeaz rubricile corespunztoare din Registrul educatorului cu informaiile relevante din perspectiva nivelului educaional. 8. Completeaz Fia educativ din Dosarul de Educaie i Asisten psihosocial, conform rubricilor imprimatului. 9. Desfoar ntlniri de grup cu persoanele private de libertate conform orarului i tematicilor aprobate. 10. Redacteaz, n baza evalurii iniiale, recomandri de specialitate n vederea mbuntirii nivelului educaional. 11. Informeaz directorul adjunct pentru educaie i asisten psihosocial, cabinetul medical (pentru realizarea unui consult psihiatric de specialitate, dac este cazul) i eful de secie, n vederea lurii msurilor corespunztoare, n situaia n care, n 259
Manual de proceduri urma evalurii educative iniiale identific existena unor situaii de risc major (risc de suicid, automutilare, risc de agresiune asupra cadrelor sau a altor deinui, decompensare psihic, risc de evadare). 12. Prezint, la finalul perioadei de observare - carantinare, n cadrul ntlnirii cu toi membrii echipei care au derulat activiti cu persoanele private de libertate aflate n perioada de observare i carantinare, concluziile i recomandrile sale ce urmeaz a fi incluse n Planul individualizat de evaluare i intervenie educativ i psihoterapeutic n vederea stabilirii prioritilor de intervenie. 13. Prezint Comisiei pentru individualizarea regimului de executare a pedepselor privative de libertate concluziile de specialitate i recomandrile sale, n vederea stabilirii traseului execuional i a elaborrii Planului individualizat de evaluare i intervenie educativ i psihoterapeutic. 14. nmneaz persoanelor private de libertate, pentru a semna, procesul verbal prevzut la art.43 alin (4) din Legea 275/2006 care atest informarea acestora n cadrul programului de observare i carantinare i l claseaz la dosarul individual. 15. Prezint spre a fi semnate de ctre persoanele condamnate care au fost discutate n Comisia de individualizare a regimului de executare a pedepselor privative de libertate Angajamentul de participare la Planul individualizat de evaluare i intervenie educativ i terapeutic. 1. Avizeaz tabelele nominale, orarul i tematicile de desfurare a activitilor de evaluare iniial derulate cu persoanele private de libertate n perioada de observare i carantinare. 1. Avizeaz tabelele nominale, orarul i tematicile de desfurare a activitilor de evaluare iniial derulate cu persoanele private de libertate n perioada de observare i carantinare. 1. Aprob tabelele nominale, orarul i tematicile de desfurare a activitilor de evaluare iniial derulate cu persoanele private de libertate, n perioada de observare i carantinare. 1. Desfoar ntlniri individuale i de grup cu persoanele private de libertate, conform orarului i tematicilor aprobate, completnd Fia psihologic din Dosarul de Educaie i Asisten Psihosocial, conform rubricilor imprimatului. 2. Susine interviul (structurat, semi-structurat,) cu fiecare persoan privat de libertate i completeaz rubricile corespunztoare din Registrul psihologului cu informaiile relevante din perspectiva nevoilor de asisten psihologic. 3. Informeaz persoanele private de libertate cu privire la limitele de confidenialitate, la scopul i obiectivele evalurii psihologice, n vederea obinerii consimmntului informat. 4. Consemneaz n Fia psihologic din Dosarul de Educaie i Asisten Psihosocial situaia n care persoana privat de libertate refuz evaluarea psihologic. 5. Aplic individual sau n grup (dac este cazul) instrumentele psihodiagnostice n vederea realizrii evalurii psihologice iniiale. 6. Realizeaz interpretarea rezultatelor obinute n urma utilizrii instrumentelor psihodiagnostice aplicate persoanelor private de libertate. 7. Completeaz Fia psihologic din Dosarul de Educaie i Asisten psihosocial punctele 1,2,3,5. 8. Formuleaz i completeaz Concluziile i recomandrile psihologice din Dosarul de Educaie i Asisten Psihosocial, n baza evalurii psihologice i a interpretrii rezultatelor obinute.
Directorul adjunct educaie i asisten psihosocial Directorul adjunct sigurana deinerii i regim penitenciar Directorul unitii Psihologul desemnat s desfoare activiti cu persoanele private de libertate n perioada de observare i carantinare
260
Administraia Naional a Penitenciarelor 9. Informeaz directorul adjunct pentru intervenie psihosocial, cabinetul medical (pentru realizarea unui consult psihiatric de specialitate, dac este cazul) i eful de secie, n vederea lurii msurilor corespunztoare, n situaia n care, n urma evalurii iniiale identific existena unor situaii de risc major (risc de suicid, automutilare, risc de agresiune asupra cadrelor sau altor deinui, decompensare psihic, risc de evadare). 10. Prezint, la finalul perioadei de observare - carantinare, n cadrul ntlnirii cu toi membrii echipei care au derulat activiti cu persoanele private de libertate aflate n perioada de observare i carantinare, concluziile i recomandrile sale ce urmeaz a fi incluse n Planul individualizat de evaluare i intervenie educativ i psihoterapeutic n vederea stabilirii prioritilor de intervenie. 11. Prezint, la finalul perioadei de observare carantinare, Comisiei pentru individualizarea regimului de executare a pedepselor privative de libertate concluziile de specialitate i recomandrile sale, n vederea stabilirii traseului execuional i a elaborrii Planului individualizat de evaluare i intervenie educativ i psihoterapeutic. 1. Desfoar ntlniri individuale i de grup cu persoanele private de libertate, conform orarului aprobat, i completeaz Fia social din Dosarul de Educaie i Asisten Psihosocial, conform rubricilor imprimatului. 2. Susine interviul (structurat, semi-structurat,) cu fiecare persoan privat de libertate i completeaz rubricile corespunztoare din Registrul asistentului social cu informaiile relevante din perspectiva nevoilor de asistare sociale; 3. Desfoar activiti de grup cu persoanele private de libertate, conform orarului i tematicilor aprobate. 4. Consemneaz datele sociale de interes i completeaz recomandrile de specialitate n Fia social din Dosarul de Educaie i Asisten Psihosocial. 5. Informeaz directorul adjunct pentru intervenie psihosocial, cabinetul medical (pentru realizarea unui consult psihiatric de specialitate, dac este cazul) i eful de secie, n vederea lurii msurilor corespunztoare, n situaia n care, n urma evalurii iniiale identific existena unor situaii de risc major (risc de suicid, automutilare, risc de agresiune asupra cadrelor sau altor deinui, decompensare psihic, risc de evadare). 6. Prezint, la finalul perioadei de observare - carantinare, n cadrul ntlnirii cu toi membrii echipei care au derulat activiti cu persoanele private de libertate aflate n perioada de observare i carantinare, concluziile i recomandrile sale ce urmeaz a fi incluse n Planul individualizat de evaluare i intervenie educativ i psihoterapeutic n vederea stabilirii prioritilor de intervenie. 1. Desfoar ntlniri individuale i de grup cu persoanele private de libertate, conform orarului aprobat i completeaz Fia moralreligioas din Dosarul de Educaie i Asisten Psihosocial, conform rubricilor imprimatului. 2. Susine convorbiri individuale cu fiecare persoan privat de libertate i completeaz rubricile corespunztoare din Registrul preotului cu informaiile relevante din perspectiva nevoilor de asisten moral religioas. 3. Desfoar activiti de grup cu persoanele private de libertate, conform orarului i tematicilor aprobate. 4. Consemneaz datele de interes obinute i completeaz cu recomandrile de specialitate Fia moral-religioas din Dosarul de Educaie i Asisten Psihosocial. 261
Asistentul social desemnat s desfoare activiti cu persoanele private de libertate n perioada de observare i carantinare
Preotul
Manual de proceduri 5. Informeaz directorul adjunct educaie i asisten psihosocial i eful seciei de deinere n vederea lurii msurilor corespunztoare, dac n urma evalurii iniiale identific existena unor situaii de risc major (risc de suicid, automutilare, risc de agresiune asupra cadrelor sau altor deinui, decompensare psihic, risc de evadare). 6. Prezint, la finalul perioadei de observare - carantinare, n cadrul ntlnirii cu toi membrii echipei care au derulat activiti cu persoanele private de libertate, concluziile i recomandrile ce urmeaz a fi incluse n Planul individualizat de evaluare i intervenie educativ i psihoterapeutic n vederea stabilirii prioritilor de intervenie. 1. Informeaz persoanele private de libertate cu privire la procedura de primire i predare a aparaturii radio-TV; 2. Efectueaz instructajul persoanelor private de libertate privitor la prevenirea mpotriva electrocutrii i claseaz procesul-verbal de consemnare a instructajului, semnat de persoana privat de libertate la Dosarul de educaie i asisten psihosocial. 1. Verific modul n care Fia educativ i Fia moral religioas au fost completate. 1. Verific modul n care Fia psihologic i Fia social au fost completate. 1. Verific i avizeaz Dosarele de Educaie i Asisten Psihosocial completate.
Agentul tehnic
eful Serviciului Educaie eful Serviciului Asisten Psihosocial Directorul adjunct educaie i asisten psihosocial
Fia de control a procedurii: Nr. Aspecte de verificat crt. Existena tabelului cu persoanele private de libertate nou-depuse 1. primit de la serviciul Eviden deinui. Existena unui numr de Dosare de Educaie i Asisten 2. Psihosocial corespunztor numrului de persoane nou-depuse. Coperta dosarului este completat, conform rubricilor imprimatului, cu 3. datele iniiale necesare deschiderii dosarului Numrul dosarului este stabilit i consemnat pe coperta dosarului i 4. n Registrul-opis. Fiecare dosar deschis este nregistrat n Registrul-opis de la nivelul 5. serviciului, fiind completate toate rubricile prevzute de imprimat. Sunt ntocmite, avizate i aprobate tabelele cu persoanele private de libertate nou depuse incluse n programul de adaptare la viaa 6. instituionalizat. Orarul tematicilor i activitilor derulate n perioada de observare i carantinare cu persoanele private de libertate au avizul directorului adjunct pentru educaie i asisten psihosocial, al directorului 7. adjunct pentru sigurana deinerii i regim penitenciar i aprobarea directorului unitii. Registrul educatorului este completat cu informaii semnificative, din 8. perspectiva educativ, privitoare la persoanele private de libertate. Fia educativ din Dosarul de Educaie i Asisten psihosocial 9. este completat conform rubricilor imprimatului. Registrul psihologului este completat cu informaiile semnificative, din 10. perspectiva psihologic, cu privire la persoanele private de libertate Consimmntului informat a fost obinut pentru toate persoanele 11. private de libertate care au fost evaluate psihologic. Existena protocoalelor de testare psihologic corespunztoare 12. instrumentelor psihodiagnostice utilizate n evaluarea psihologic a persoanelor private de libertate. 262
Da
Nu
Obs.
Administraia Naional a Penitenciarelor Fia psihologic i Concluziile i recomandrile psihologice din Dosarul de Educaie i Asisten psihosocial sunt completate conform rubricilor imprimatului. Registrul asistentului social este completat cu informaiile semnificative cu privire la persoanele private de libertate. Fia social din Dosarul de Educaie i Asisten psihosocial este completat conform rubricilor imprimatului. Registrul preotului este completat cu informaiile semnificative cu privire la persoanele private de libertate. Fia de asisten moral-religioas din Dosarul de Educaie i Asisten Psihosocial este completat conform rubricilor imprimatului. Procesul-verbal, semnat de persoana privat de libertate, cu privire la efectuarea instructajului privitor la prevenirea electrocutrii este clasat la Dosarul de educaie i asisten psihosocial. Planul individualizat de evaluare i intervenie educativ i terapeutic este completat conform rubricilor imprimatului de ctre toi specialitii, fiind avizat de directorul adjunct pentru educaie i asisten psihosocial. Dosarul de Educaie i Asisten Psihosocial ntocmit pentru fiecare persoan privat de libertate n perioada de observare - carantinare cuprinde Angajamentul de participare la Planul individualizat de evaluare i intervenie educativ i terapeutic semnat de persoana privat de libertate.
13. 14. 15. 16. 17. 18. 19.
20.
PROCEDURA 006: EVALUAREA PERIODIC A PERSOANELOR PRIVATE DE LIBERTATE N SCOPUL ACTUALIZRII PLANULUI INDIVIDULIZAT DE EVALUARE EDUCATIV I TERAPEUTIC I A ASIGURRII REGIMULUI PROGRESIV DE EXECUTARE A PEDEPSEI Scop: Evaluarea periodic a persoanelor private de libertate se realizeaz n scopul actualizrii planului individualizat de evaluare educativ i terapeutic i a asigurrii regimului progresiv de executare a pedepsei. Premise: - Evaluarea periodic se realizeaz obligatoriu o dat la ase luni sau la cererea persoanei private de libertate. Datele consemnate de specialitii serviciilor de educaie i asisten psihosocial (fia nr. 7 a Dosarului de Educaie i Asisten Psihosocial) sunt puse la dispoziia Comisiei pentru individualizarea regimurilor de executare a pedepselor. Comisia poate dispune meninerea persoanei private de libertate n acelai regim de executare sau modificarea regimului. - Planul individualizat de evaluare i intervenie educativ i psihoterapeutic poate fi modificat innd cont de situaia persoanei custodiate la momentul evalurii, semnarea unui nou angajament de participare la activiti fiind obligatorie. Din punct de vedere operaional se evideniaz dou etape: a) evaluarea periodic a persoanelor private de libertate, din perspectiv educativ, psihologic, social i moral-religioas, consemnarea datelor n dosar cel puin odat la trei luni; b) ntocmirea i nregistrarea documentelor. Aplicabilitate: n toate unitile subordonate Administraiei Naionale a Penitenciarelor
263
Manual de proceduri
Persoana responsabil Aciunea Educatorul responsabil de caz 1. Ia pe baz de semntur din biroul efului Serviciului de Educaie / Asisten psihosocial dosarele de educaie i asisten psihosocial ce urmeaz a fi completate. 2. Completeaz datele corespunztoare evalurii educaionale (nivel de instrucie colar, cursuri de calificare profesional etc.). 3. Selecioneaz persoanele private de libertate ce vor fi incluse n programele i activitile educaionale, n funcie de nevoile identificate/progresele educaionale i ntocmete documentaia impus de cadrul metodologic (tabelele, fie din Dosarul de Educaie i Asisten Psihosocial etc.). 4. ntocmete (n colaborare cu asistentul social, psihologul i preotul) orarul i tematicile activitilor derulate n vederea realizrii evalurii periodice a persoanelor private de libertate. 5. Tematicile ntlnirilor individuale i de grup realizate cu persoanele private de libertate urmresc: a) cunoaterea persoanelor private de libertate b) informarea persoanelor private de libertate cu privire la: - oferta de programe i activiti la care poate participa fiecare persoan privat de libertate, n funcie de necesiti: activiti educaionale, activiti de pregtire profesional, activiti socioculturale, activiti religioase, activiti sportive, programul zilnic al deinuilor etc. - cadrul normativ i legislativ care reglementeaz executarea pedepselor privative de libertate, respectiv: Codul Penal, Codul de procedur penal referitoare la executarea pedepselor privative de libertate, Legea nr. 275/2006 privind executarea pedepselor i a msurilor dispuse de organele judiciare n cursul procesului penal, Regulamentul de aplicare a Legii 275, Decizii emise n temeiul Legii 275, Legea 544/2001 privind liberul acces la informaiile de interes public, Hotrrea Guvernului nr. 123/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a Legii 544/2001 privind liberul acces la informaiile de interes public, Regulamentul de ordine interioar a penitenciarului. 6. Orarul activitilor derulate cu persoanele private de libertate cuprinde: ziua / ora / activitatea desfurat / locul desfurrii / cine deruleaz activitatea / observaii. 7. Desfoar convorbiri individuale cu fiecare persoan privat de libertate i completeaz rubricile corespunztoare din Registrul educatorului cu informaiile relevante din perspectiv educaional. 8. Completeaz Fia educativ din Dosarul de Educaie i Asisten psihosocial, conform rubricilor imprimatului. 9. Desfoar ntlniri de grup cu persoanele private de libertate conform orarului i tematicilor aprobate. 10. Redacteaz, n baza evalurii periodice, recomandri de specialitate n vederea mbuntirii nivelului educaional. 11. Informeaz directorul adjunct pentru intervenie psihosocial, cabinetul medical (pentru realizarea unui consult psihiatric de specialitate, dac este cazul), eful de secie sau ali factori decizionali ce pot fi responsabilizai, n vederea lurii msurilor corespunztoare, n situaia n care sunt identificate situaii ce pun n pericol cadrul instituional, integritatea psihosomatic a unor persoane, sigurana locului de deinere (risc de suicid, automutilare, risc de agresiune asupra cadrelor sau altor deinui, decompensare psihic, risc de evadare). 12. Prezint Comisiei pentru individualizarea regimului de executare a pedepselor privative de libertate, o dat la ase luni sau la cererea 264
Administraia Naional a Penitenciarelor persoanei private de libertate, concluziile de specialitate i recomandrile sale, n vederea revizuirii traseului execuional i a modificrii Planului individualizat de evaluare i intervenie educativ i psihoterapeutic. 13. nmneaz persoanelor private de libertate, pentru a semna, Angajamentul de participare la Planul individualizat de evaluare i intervenie educativ i terapeutic. 14. Completeaz fia numrul 7 a Dosarului de Educaie i Asisten Psihosocial, ce conine activitile recomandate persoanei private de libertate. 15. ntocmete un fond documentar individual n care sunt clasate i pstrate instrumente de lucru, concluzii de specialitate pentru fiecare persoan privat de libertate asistat sau consiliat. Psihologul responsabil de caz 1. Desfoar ntlniri individuale i de grup cu persoanele private de libertate, conform orarului i tematicilor aprobate, completnd Fia psihologic din Dosarul de Educaie i Asisten Psihosocial, conform rubricilor imprimatului. 2. Aplic tehnici de psihodiagnostic, pentru a fundamenta demersurile de asisten psihologic i completeaz rubricile corespunztoare din Registrul psihologului cu informaiile relevante din perspectiva nevoilor persoanelor private de libertate. 3. Realizeaz interpretarea rezultatelor obinute n urma utilizrii instrumentelor psihodiagnostice aplicate persoanelor private de libertate. 4. Selecioneaz persoanelor private de libertate ce vor fi incluse n programele i activitile specifice, n funcie de nevoile identificate/traseul terapeutic i ntocmete documentaia impus de cadrul metodologic ( tabelele, fie din Dosarul de Educaie i Asisten Psihosocial etc.). 5. Informeaz persoanele private de libertate cu privire la limitele de confidenialitate, scopul i obiectivele interveniei, cu respectarea principiului consimmntului informat. 6. Consemneaz n Fia psihologic din Dosarul de Educaie i Asisten Psihosocial situaia n care persoana privat de libertate refuz evaluarea psihologic sau participarea la edinele de consiliere sau grup terapeutic (n condiiile n care s-au ncercat toate posibilitile de repartizare a cazului n cadrul serviciului de specialitate). 7. Formuleaz i completeaz Concluziile i recomandrile psihologice din Dosarul de Educaie i Asisten Psihosocial. 8. Informeaz directorul adjunct pentru intervenie psihosocial, cabinetul medical (pentru realizarea unui consult psihiatric de specialitate, dac este cazul), eful de secie sau ali factori decizionali ce pot fi responsabilizai, n vederea lurii msurilor corespunztoare, n situaia n care sunt identificate situaii ce pun n pericol cadrul instituional, integritatea psihosomatic a unor persoane, sigurana locului de deinere (risc de suicid, automutilare, risc de agresiune asupra cadrelor sau altor deinui, decompensare psihic, risc de evadare). 9. Prezint Comisiei pentru individualizarea regimului de executare a pedepselor privative de libertate, o dat la ase luni sau la cererea persoanei private de libertate, concluziile de specialitate i recomandrile sale, n vederea revizuirii traseului execuional i a modificrii Planului individualizat de evaluare i intervenie educativ i psihoterapeutic. 10. ntocmete un fond documentar individual n care sunt clasate i pstrate instrumente de lucru, concluzii de specialitate pentru fiecare persoan privat de libertate asistat sau consiliat. 265
Manual de proceduri Asistentul social responsabil de caz 1. Desfoar ntlniri individuale i de grup cu persoanele private de libertate, conform orarului aprobat, i completeaz Fia social din Dosarul de Educaie i Asisten Psihosocial, conform rubricilor imprimatului. 2. Susine convorbiri individuale cu fiecare persoan privat de libertate i completeaz rubricile corespunztoare din Registrul asistentului social cu informaiile relevante din perspectiva nevoilor de asistare sociale. 3. Desfoar activiti de grup (n cadrul unor programe sau la nevoie) i activiti de consiliere social a persoanelor private de libertate, conform orarului i tematicilor aprobate. 4. Desfoar activiti de prevenire a excluziunii sociale a persoanelor private de libertate, de ntrire a relaiilor cu familia, de mediere a relaiilor cu instituiile statului, de dezvoltare a unor deprinderi sociale prin cunoaterea cadrului instituional, normativ etc. 5. Consemneaz datele sociale de interes i completeaz recomandrile de specialitate n Fia social din Dosarul de Educaie i Asisten Psihosocial. 6. Informeaz directorul adjunct pentru intervenie psihosocial, cabinetul medical (pentru realizarea unui consult psihiatric de specialitate, dac este cazul), eful de secie sau ali factori decizionali ce pot fi responsabilizai, n vederea lurii msurilor corespunztoare, n situaia n care sunt identificate situaii ce pun n pericol cadrul instituional, integritatea psihosomatic a unor persoane, sigurana locului de deinere (risc de suicid, automutilare, risc de agresiune asupra cadrelor sau altor deinui, decompensare psihic, risc de evadare). 7. Prezint Comisiei pentru individualizarea regimului de executare a pedepselor privative de libertate, o dat la ase luni sau la cererea persoanei private de libertate, concluziile de specialitate i recomandrile sale, , n vederea revizuirii traseului execuional i a modificrii Planului individualizat de evaluare i intervenie educativ i psihoterapeutic. 8. ntocmete un fond documentar individual n care sunt clasate i pstrate instrumente de lucru, concluzii de specialitate pentru fiecare persoan privat de libertate asistat sau consiliat. 1. Desfoar ntlniri individuale i de grup cu persoanele private de libertate, conform orarului aprobat, i completeaz Fia moralreligioas din Dosarul de Educaie i Asisten Psihosocial, conform rubricilor imprimatului. 2. Susine convorbiri individuale cu fiecare persoan privat de libertate i completeaz rubricile corespunztoare din Registrul preotului cu informaiile relevante din perspectiva nevoilor de asisten moral religioas. 3. Desfoar activiti de grup cu persoanele private de libertate, conform orarului i tematicilor aprobate. 4. Desfoar slujbe religioase i activiti confesionale, de suport moral i sensibilizare a unor factori de decizie din comunitile locale, n scopul identificrii unor parteneri de colaborare. 5. Consemneaz datele de interes obinute i completeaz cu recomandrile de specialitate Fia moral-religioas din Dosarul de Educaie i Asisten Psihosocial. 6. Informeaz directorul adjunct pentru intervenie psihosocial, cabinetul medical (pentru realizarea unui consult psihiatric de specialitate, dac este cazul), eful de secie sau ali factori decizionali ce pot fi responsabilizai, n vederea lurii msurilor corespunztoare, n situaia n care sunt identificate situaii ce pun n
Preotul
266
Administraia Naional a Penitenciarelor pericol cadrul instituional, integritatea psihosomatic a unor persoane, sigurana locului de deinere (risc de suicid, automutilare, risc de agresiune asupra cadrelor sau altor deinui, decompensare psihic, risc de evadare). 7. Prezint Comisiei pentru individualizarea regimului de executare a pedepselor privative de libertate, o dat la ase luni sau la cererea persoanei private de libertate, concluziile de specialitate i recomandrile sale n vederea revizuirii traseului execuional i a modificrii Planului individualizat de evaluare i intervenie educativ i psihoterapeutic. 8. ntocmete un fond documentar individual n care sunt clasate i pstrate instrumente de lucru, concluzii de specialitate pentru fiecare persoan privat de libertate asistat sau consiliat. 1. Verific periodicitatea i modul n care au fost completate fiele de specialitate i documentaia specific domeniului de activitate 1. Avizeaz tabelele nominale, orarul i tematicile de desfurare a activitilor educaionale derulate cu persoanele private de libertate ce sunt supuse evalurii periodic. 2. Verific i avizeaz Dosarele de Educaie i Asisten Psihosocial completate. 3. Ia cunotin de coninutul Planului individualizat de evaluare i intervenie educativ i psihoterapeutic i de concluziile de specialitate, prezentndu-i punctul de vedere n cadrul Comisiei pentru individualizarea regimului de executare a pedepselor privative de libertate. 1. Avizeaz tabelele nominale i orarul de desfurare a activitilor educaionale derulate cu persoanele private de libertate supuse evalurii. 1. Aprob tabelele nominale, orarul i tematicile de desfurare a activitilor educaionale i de evaluare derulate cu persoanele private de libertate. 2. Aprob coninutul Planului individualizat de evaluare i intervenie educativ i psihoterapeutic i msurile de individualizare a traseului execuional al persoanelor private de libertate.
eful Serviciului Educaie/ Asisten Psihosocial Directorul adjunct educaie i asisten psihosocial
Directorul adjunct sigurana deinerii i regim penitenciar Directorul unitii
Fia de control a procedurii: Nr. Aspecte de verificat crt. 1. Existena tabelului cu persoanele private de libertate supuse analizei Comisiei pentru individualizarea regimului de executare a pedepselor privative de libertate. 2. Existena unei similitudini ntre numrul de Dosare de Educaie i Asisten Psihosocial i numrul de persoane aflate n custodie ce corespund criteriilor de ntocmire a dosarelor. 3. Modalitatea de ntocmire, avizare i aprobare a tabelelor cu persoanele private de libertate incluse n programele educaionale i de asisten psihosocial. 4. Orarul, tematicile i activitile derulate cu persoanele private de libertate au avizul directorului adjunct pentru educaie i asisten psihosocial, al directorului adjunct pentru sigurana deinerii i regim penitenciar i aprobarea directorului unitii. 5. Registrul educatorului este completat cu informaii semnificative, din perspectiva educativ, privitoare la persoanele private de libertate. 6. Fia educativ din Dosarul de Educaie i Asisten psihosocial este completat conform rubricilor imprimatului.
Da
Nu
Obs.
267
Manual de proceduri 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. Registrul psihologului este completat cu informaiile semnificative, din perspectiva psihologic, cu privire la persoanele private de libertate. Toate persoanele private de libertate care au fost evaluate psihologic i-au exprimat acordul n scris pentru participarea la aceast activitate. Existena protocoalelor de testare psihologic corespunztoare instrumentelor psihodiagnostice utilizate n evaluarea psihologic a persoanelor private de libertate. Fia psihologic i Concluziile i recomandrile psihologice din Dosarul de Educaie i Asisten psihosocial sunt completate conform rubricilor imprimatului. Registrul asistentului social este completat cu informaiile semnificative cu privire la persoanele private de libertate. Fia social din Dosarul de Educaie i Asisten psihosocial este completat conform rubricilor imprimatului. Registrul preotului este completat cu informaiile semnificative cu privire la persoanele private de libertate. Fia de asisten moral-religioas din Dosarul de Educaie i Asisten Psihosocial este completat conform rubricilor imprimatului. Planul individualizat de evaluare i intervenie educativ i terapeutic este completat i revizuit conform rubricilor imprimatului de ctre toi specialitii, fiind avizat de directorul adjunct pentru educaie i asisten psihosocial. Dosarul de Educaie i Asisten Psihosocial ntocmit pentru fiecare persoan privat de libertate n perioada de observare carantinare cuprinde Angajamentul de participare la Planul individualizat de evaluare i intervenie educativ i terapeutic semnat de persoana privat de libertate. Datele consemnate periodic de ctre specialitii serviciilor de educaie / asisten psihosocial se regsesc n fia nr.7 a Dosarului de Educaie i Asisten Psihosocial.
16.
17.
PROCEDURA 007: REALIZAREA EVALURII FINALE A PERSOANELOR PRIVATE DE LIBERTATE N SCOPUL DISCUTRII N COMISIA DE PROPUNERI PENTRU LIBERAREA CONDIIONAT Scop: Evaluarea final a persoanelor private de libertate reprezint ultimul pas n vederea intrrii acestora n discuia comisiei de propuneri pentru liberarea condiionat. Premise: - Evaluarea final, ca activitate, are 2 pri componente: a) ntocmirea i nregistrarea documentelor; b)evaluarea final din perspectiva educativ, psihologic, social. Aplicabilitate: n toate unitile subordonate Administraiei Naionale a Penitenciarelor. Persoana responsabil Aciunea Lucrtorul desemnat din 1. Ridic, de la Serviciul Eviden, tabelele cu persoanele care cadrul serviciului educaie urmeaz s fie discutate n cadrul comisiei de propuneri pentru liberarea condiionat. 2. Anun educatorii,psihologii i asistenii sociali implicai n activitile de reintegrare social a persoanelor condamnate care urmeaz s fie discutate n cadrul comisiei de propuneri pentru liberarea condiionat cu privire la datele de identificare ale acestora; 268
Administraia Naional a Penitenciarelor Educatorul care desfoar activitile educative cu persoanele private de libertate care urmeaz s fie discutate n cadrul comisiei de propuneri pentru liberarea condiionat 1. Se documenteaz, din sursele specifice(dosarul de penitenciar,dosarul de educaie i asisten psihosocial,registrul educatorului,etc.)cu privire la coninutul informaiilor pe care le va consemna n rubricile ce i revin spre completare din fia tip a caracterizrii;aceste informaii vor fi notate n agenda sa de lucru; 2. Discut individual cu persoana privat de libertate care urmeaz s fie discutat n cadrul Comisiei de propuneri pentru liberarea condiionat, consemnnd apoi faptul n registrul educatorului; 3. Completeaz datele corespunztoare, n rubricile aferente din fia tip a caracterizrii; 4. Dup completare,pred fia tip a caracterizrii psihologului care a fost implicat n programul de reintegrare social a persoanei private de libertate care urmeaz s fie discutat n cadrul comisiei de propuneri pentru liberarea condiionat 5. Dup completarea acesteia i de ctre psiholog o va aduce la cunotin efilor Serviciului Educaie i Asisten psihologic precum i directorului adjunct educaie i asisten psihosocial apoi, o va preda la Serviciul Eviden deinui; 6. Se prezint la Comisia de propuneri pentru liberarea condiionat unde, dup citirea caracterizrii, i va exprima opinia n legtur cu posibilitatea liberrii condiionate a persoanei n cauz; 7. Stabilete, mpreun cu asistentul social, contactele cu instituiile civile care pot furniza sprijin pentru reintegrarea social, a persoanelor private de libertate declarate Admis de ctre Comisia de propuneri pentru liberare condiionat. 1. Avizeaz tabelele nominale, orarul i tematicile de desfurare a activitilor de pregtire pentru liberare derulate cu persoanele private de libertate, dup primirea avizului favorabil al comisiei de propuneri pentru liberarea condiionat. 1. Avizeaz tabelele nominale, orarul i tematicile de desfurare a activitilor de pregtire pentru liberare derulate cu persoanele private de libertate ,dup primirea avizului favorabil al comisiei de propuneri pentru liberarea condiionat. 1. Aprob tabelele nominale, orarul i tematicile de desfurare a activitilor de pregtire pentru liberare derulate cu persoanele private de libertate,dup primirea avizului favorabil al comisiei de propuneri pentru liberarea condiionat. 2. Aprob mapele program, protocoalele de colaborare cu instituiile din cadrul administraiei publice guvernamentale/neguvernamentale, cu reprezentanii societii civile; 1. Se documenteaz, din sursele specifice(dosarul de penitenciar,dosarul de educaie i asisten psihosocial,registrul psihologului,etc.)cu privire la coninutul informaiilor pe care le va consemna n rubricile ce i revin spre completare din fia tip a caracterizrii;aceste informaii vor fi notate n agenda sa de lucru; 2. Aplic tehnici de psihodiagnostic, n baza consimmntului informat - dat n scris - al persoanei private de libertate, cu scopul elaborrii profilului psihologic necesar la ntocmirea caracterizrii. n situaia n care persoana privat de libertate refuz evaluarea psihologic, acest lucru se consemneaz n rubrica aferent din fia tip a caracterizrii; 3. Pred fia tip a caracterizrii educatorului, dup completarea acestei rubrici; 4. Expune concluziile de specialitate Comisiei de propuneri pentru liberarea condiionat, participnd astfel la decizia acesteia n legtur cu posibilitatea liberrii condiionate a persoanei n cauz; 5. Susine, mpreun cu personalul implicat, Programul specific de pregtire pentru liberare i desfoar activiti de consiliere 269
Directorul adjunct educaie i asisten psihosocial Directorul adjunct sigurana deinerii i regim penitenciar Directorul unitii
Psihologul care desfoar activitile de asisten psihologic cu persoanele private de libertate care urmeaz s fie discutate n cadrul comisiei de propuneri pentru liberarea condiionat
Manual de proceduri psihologic i intervenie n criz cu persoanele private de libertate declarate Admis de ctre Comisia de propuneri pentru liberare condiionat. 1. Verific modul n care au fost completate fiele tip ale caracterizrilor de ctre educatori; 1. Verific modul n care au fost completate fiele tip ale caracterizrilor de ctre psihologi; 1. Verific i avizeaz fiele tip ale caracterizrilor, mapele program,protocoalele de colaborare cu instituiile din cadrul administraiei publice guvernamentale/neguvernamentale, cu reprezentanii societii civile.
eful Serviciului Educaie eful Serviciului Asisten Psihosocial Directorul adjunct educaie i asisten psihosocial
Fia de control a procedurii: Nr. Aspecte de verificat crt. 1. Existena tabelului cu persoanele private de libertate care urmeaz s fie discutate n cadrul comisiei de propuneri pentru liberarea condiionat primit de la serviciul Eviden deinui. 2. Existena informaiilor obinute din sursele specifice de documentare n agenda de lucru a educatorului; 3. Existena consemnrilor fcute,cu prilejul discuiei individuale, n registrul educatorului;. 4. Fia tip a caracterizrii este completat conform rubricilor imprimatului. 5. Existena tabelelor nominale, orarul i tematicile de desfurare a activitilor de pregtire pentru liberare derulate cu persoanele private de libertate (dup primirea avizului favorabil al comisiei de propuneri pentru liberarea condiionat) 6. Orarul tematicilor i activitilor derulate cu persoanele private de libertate incluse n programul de pregtire pentru liberare au avizul directorului adjunct pentru educaie i asisten psihosocial, al directorului adjunct pentru sigurana deinerii i regim penitenciar i aprobarea directorului unitii. 7. Existena consemnrilor fcute din perspectiva educativ,n urma consilierilor derulate n colaborare cu asistentul social, n registrul educatorului; 8. Existena informaiilor obinute din sursele specifice de documentare n agenda de lucru a psihologului; 9. Consimmntului informat a fost obinut pentru toate persoanele private de libertate care au fost evaluate psihologic. Existen a protocoalelor de testare psihologic corespunztoare 10. instrumentelor psihodiagnostice utilizate n evaluarea psihologic a persoanelor private de libertate. 11. Existena consemnrilor fcute n registrul psihologului, cu ocazia activitilor de consiliere psihologic i intervenie n criz,pentru persoanele private de libertate cuprinse n programul de pregtire pentru liberare; 12. Existena mapei programului de pregtire pentru liberare n form complet,avizat de eful Serviciului Educaie i de directorul adjunct pentru educaie i asisten psihosocial i aprobat de directorul unitii; este completat cu informaiile 13. Registrul asistentului social semnificative cu privire la persoanele private de libertate.
Da
Nu
Obs.
270
A004 INFORMATIC
A00401 Administrare hardware
PROCEDURA : A0.04.01.001 Elaborare documentaie tehnic echipament achiziionat, ntreinere i implementare hardware Scop: Stabilirea modalitii de constituire a depozitului de documentaie tehnic, a modului de implementare i ntreinere hardware a echipamentelor achiziionate. Premise: Instalarea, implementarea n structura existent i ntreinerea echipamentelor I.T. achiziionate se face numai de ctre personal specializat delegat de firma ce a livrat produsele sau firma care a preluat serviciile tip on-site pe aceste echipamente. Aplicabilitate: Sediul Administraiei Naionale a Penitenciarelor. Procedura: Tabelul 2 Responsabilul cu 1. Anun eful serviciului/ direciei specifice despre necesitatea administrarea aplicaiilor de interveniei. sistem i Responsabilul cu 2. Cu aprobarea obinut, procedeaz la anunarea firmei, stabilind data i ora interveniei. securitatea I.T. Responsabilul cu 3. Acord asisten cu informaii de configurare i privitoare la administrarea aplicaiilor de evenimentele ce au avut loc, specialitilor firmei prestatoare de sistem i Responsabilul cu servicii 4. Verific integrarea echipamentelor pe principalele componente securitatea I.T. din topologia reelei. eful serviciului/ direciei 5. Se asigur de funcionarea corespunztoare a reelei locale i a responsabile comunicaiilor n W.A.N. dac este cazul. Aspecte de verificat Aspecte de verificat Da Nu Observaii
A00402 Sisteme de operare i pachete de aplicaii

PROCEDURA A0.04.02.001: Procedur de instalare i configurare a pachetului Microsoft Office 2003 pentru sistemul de operare Microsoft Windows XP SP2. Scop: Stabilirea modalitii de instalare i configurare a pachetului Microsoft Office 2003 pentru sistemul de operare Microsoft Windows XP SP2 Premise: Instalarea i configurarea pachetului Microsoft Office 2003 pentru sistemul de operare Microsoft Windows XP SP2 se pot face ori de cte ori necesitile impun acest lucru. Instalarea i configurarea se fac numai de ctre personal specializat. Aplicabilitate: Sediul Administraiei Naionale a Penitenciarelor i unitile subordonate. Procedura: Tabelul 1 Inginerul de sistem 1. Anun eful compartimentului/ serviciului/ direciei IT despre necesitatea acestei operaiuni.
271
Manual de proceduri eful compartimentului/ serviciului/ direciei IT 2. Stabilete posibilitatea i oportunitatea efecturii operaiunii solicitate. 3. Identific resursele necesare efecturii operaiunii (materiale, umane, financiare, timp). 4. Repartizeaz lucrarea inginerului de sistem. 5. Stabilete termenul de efectuare a operaiunii. 6. Efectueaz operaiunea de instalare i configurare a pachetului Microsoft Office 2003 pentru sistemul de operare Microsoft Windows XP SP2, conform documentaie de la http://office.microsoft.com/enus/ork2003/HA011402001033.aspx 7. Comunic efului compartimentului/ serviciului/ direciei IT: a) Eventualele probleme aprute n procesul de instalare i configurare, b) Eventuale observaii cu privire la operaiunile efectuate. 8. Verific dac operaiunea a fost efectuat n conformitate cu cerinele i n termenul stabilit, i dac pachetul Microsoft Office 2003 pentru sistemul de operare Microsoft Windows XP SP2 funcioneaz corespunztor. Da Nu Observaii
Inginerul de sistem
eful compartimentului/ serviciului/ direciei IT
Aspecte de verificat Aspecte de verificat
PROCEDURA A0.04.02.002 : Procedur de instalare i configurare a serverului SQL Server 2000. Scop: Stabilirea modalitii de instalare i configurare a serverului SQL Server 2000 Premise: Instalarea i configurarea serverului SQL Server 2000 se pot face ori de cte ori necesitile impun acest lucru. Instalarea i configurarea se fac numai de ctre personal specializat. Aplicabilitate: Sediul Administraiei Naionale a Penitenciarelor i unitile subordonate. Procedura: Tabelul 1 Administratorul bazelor de 1. Anun eful compartimentului/ serviciului/ direciei IT despre date necesitatea acestei operaiuni. eful compartimentului/ 2. Stabilete posibilitatea i oportunitatea efecturii operaiunii serviciului/ direciei IT solicitate. 3. Identific resursele necesare efecturii operaiunii (materiale, umane, financiare, timp). 4. Repartizeaz lucrarea inginerului de sistem. 5. Stabilete termenul de efectuare a operaiunii. Inginerul de sistem 6. Analizeaz solicitarea de instalare i configurare a serverului SQL 2000 Server i identific posibilitile de rezolvare a solicitrii, n colaborare cu administratorul bazelor de date, dac acest lucru este necesar. 7. Efectueaz operaiunea de instalare i configurare a serverului SQL 2000 Server, conform documentaie instalare SQL Server 2000 (http://technet.microsoft.com/enus/library/aa197926(SQL.80).aspx) 8. Comunic efului compartimentului/ serviciului/ direciei IT: a) Eventualele probleme aprute n procesul de instalare i configurare, b) Eventuale observaii cu privire la operaiunile efectuate.
272
Administraia Naional a Penitenciarelor eful compartimentului/ serviciului/ direciei IT 9. Verific dac operaiunea a fost efectuat n conformitate cu cerinele i n termenul stabilit, i dac serverul SQL 2000 Server funcioneaz corespunztor. 10. Comunic administratorului bazelor de date finalizarea operaiunii, eventualele probleme aprute, precum i eventualele observaii. Da Nu Observaii
PROCEDURA A0.04.02.003: Procedur de instalare i configurare a serverului SQL Server 2005. Scop: Stabilirea modalitii de instalare i configurare a serverului SQL Server 2005 Premise: Instalarea i configurarea serverului SQL Server 2005 se pot face ori de cte ori necesitile impun acest lucru. Instalarea i configurarea se fac numai de ctre personal specializat. Aplicabilitate: Sediul Administraiei Naionale a Penitenciarelor i unitile subordonate. Procedura: Administratorul bazelor date eful compartimentului/ serviciului/ direciei IT Tabelul 1 de 1. Anun eful compartimentului/ serviciului/ direciei IT despre necesitatea acestei operaiuni. 2. Stabilete posibilitatea i oportunitatea efecturii operaiunii solicitate. 3. Identific resursele necesare efecturii operaiunii (materiale, umane, financiare, timp). 4. Repartizeaz lucrarea inginerului de sistem. 5. Stabilete termenul de efectuare a operaiunii. 6. Analizeaz solicitarea de instalare i configurare a serverului SQL Server 2005 i identific posibilitile de rezolvare a solicitrii, n colaborare cu administratorul bazelor de date, dac acest lucru este necesar. 7. Efectueaz operaiunea de instalare i configurare a serverului SQL Server 2005, conform documentaie de la http://technet.microsoft.com/en-us/library/ms143219.aspx. 8. Comunic efului compartimentului/ serviciului/ direciei IT: a) Eventualele probleme aprute n procesul de instalare i configurare, b) Eventuale observaii cu privire la operaiunile efectuate. 9. Verific dac operaiunea a fost efectuat n conformitate cu cerinele i n termenul stabilit, i dac serverul SQL Server 2005 funcioneaz corespunztor. 10. Comunic administratorului bazelor de date finalizarea operaiunii, eventualele probleme aprute, precum i eventualele observaii. Nu Observaii
Inginerul de sistem
Da
PROCEDURA A0.04.02.004 : Procedur de instalare i configurare File Server. Scop: Stabilirea modalitii de instalare i configurare File Server Premise: Instalarea i configurarea File Server se pot face ori de cte ori necesitile impun acest lucru. Instalarea i configurarea se fac numai de ctre personal specializat. 273
Manual de proceduri
Aplicabilitate: Sediul Administraiei Naionale a Penitenciarelor i unitile subordonate. Procedura: Administratorul de reea eful compartimentului/ serviciului/ direciei IT Tabelul 1 1. Anun eful compartimentului/ serviciului/ direciei IT despre necesitatea acestei operaiuni. 2. Stabilete posibilitatea i oportunitatea efecturii operaiunii solicitate. 3. Identific resursele necesare efecturii operaiunii (materiale, umane, financiare, timp). 4. Repartizeaz lucrarea inginerului de sistem. 5. Stabilete termenul de efectuare a operaiunii. 6. Analizeaz solicitarea de instalare i configurare File Server i identific posibilitile de rezolvare a solicitrii, n colaborare cu administratorul de reea, dac acest lucru este necesar. 7. Efectueaz operaiunea de instalare i configurare File Server, conform documentaie de la: http://technet2.microsoft.com/windowsserver/en/library/72ad137125c2-458f-9639-77889d78a9761033.mspx?mfr=true. 8. Comunic efului compartimentului/ serviciului/ direciei IT: a) Eventualele probleme aprute n procesul de instalare i configurare, b) Eventuale observaii cu privire la operaiunile efectuate. 9. Verific dac operaiunea a fost efectuat n conformitate cu cerinele i n termenul stabilit, i dac File Server funcioneaz corespunztor. 10. Comunic administratorului de reea finalizarea operaiunii, eventualele probleme aprute, precum i eventualele observaii. Da Nu Observaii
Inginerul de sistem
PROCEDURA A0.04.02.005: Procedur de instalare i configurarea sistemului de operare Microsoft Windows XP SP2. Scop: Stabilirea modalitii de instalare i configurarea sistemului de operare Microsoft Windows XP SP2 Premise: Instalarea i configurarea sistemului de operare Microsoft Windows XP SP2 se pot face ori de cte ori necesitile impun acest lucru. Instalarea i configurarea se fac numai de ctre personal specializat. Aplicabilitate: Sediul Administraiei Naionale a Penitenciarelor i unitile subordonate. Procedura: Administratorul de reea eful compartimentului/ serviciului/ direciei IT 1. 2. 3. 4. 5. 274 Tabelul 1 Anun eful compartimentului/ serviciului/ direciei IT despre necesitatea acestei operaiuni. Stabilete posibilitatea i oportunitatea efecturii operaiunii solicitate. Identific resursele necesare efecturii operaiunii (materiale, umane, financiare, timp). Repartizeaz lucrarea inginerului de sistem. Stabilete termenul de efectuare a operaiunii.
Administraia Naional a Penitenciarelor Inginerul de sistem Analizeaz solicitarea de instalare i configurare a sistemului de operare Microsoft Windows XP SP2 i identific posibilitile de rezolvare a solicitrii, n colaborare cu administratorul de reea, dac acest lucru este necesar. 7. Efectueaz operaiunea de instalare i configurare a sistemului de operare Microsoft Windows XP SP2, conform documentaie de la http://www.microsoft.com/windowsxp/using/setup/winxp/ install.mspx. 8. Comunic efului compartimentului/ serviciului/ direciei IT: a)Eventualele probleme aprute n procesul de instalare i configurare, b)Eventuale observaii cu privire la operaiunile efectuate. 9. Verific dac operaiunea a fost efectuat n conformitate cu cerinele i n termenul stabilit, i dac sistemul de operare Microsoft Windows XP SP2 funcioneaz corespunztor. 10. Comunic administratorului de reea finalizarea operaiunii, eventualele probleme aprute, precum i eventualele observaii. Da Nu Observaii 6.
PROCEDURA A0.04.02.006: Procedur de instalare i configurare Print Server. Scop: Stabilirea modalitii de instalare i configurare Print Server Premise: Instalarea i configurarea Print Server se pot face ori de cte ori necesitile impun acest lucru. Instalarea i configurarea se fac numai de ctre personal specializat. Aplicabilitate: Sediul Administraiei Naionale a Penitenciarelor i unitile subordonate. Procedura: Administratorul de reea eful compartimentului/ serviciului/ direciei IT Tabelul 1 1. Anun eful compartimentului/ serviciului/ direciei IT despre necesitatea acestei operaiuni. 2. Stabilete posibilitatea i oportunitatea efecturii operaiunii solicitate. 3. Identific resursele necesare efecturii operaiunii (materiale, umane, financiare, timp). 4. Repartizeaz lucrarea inginerului de sistem. 5. Stabilete termenul de efectuare a operaiunii. 6. Analizeaz solicitarea de instalare i configurare Print Server i identific posibilitile de rezolvare a solicitrii, n colaborare cu administratorul de reea, dac acest lucru este necesar. 7. Efectueaz operaiunea de instalare i configurare Print Server, conform http://technet2.microsoft.com/windowsserver/en/library/173a5abd -17b5-4a02-8e08-c1484e2717fb1033.mspx?mfr=true. 8. Comunic efului compartimentului/ serviciului/ direciei IT: a) Eventualele probleme aprute n procesul de instalare i configurare, b) Eventuale observaii cu privire la operaiunile efectuate.
Inginerul de sistem
275
Manual de proceduri eful compartimentului/ serviciului/ direciei IT 9. Verific dac operaiunea a fost efectuat n conformitate cu cerinele i n termenul stabilit, i dac Print Server funcioneaz corespunztor. 10. Comunic administratorului de reea finalizarea operaiunii, eventualele probleme aprute, precum i eventualele observaii. Da Nu Observaii
PROCEDURA A0.04.02.007: Procedur de instalare i configurarea IIS Scop: Stabilirea modalitii de instalare i configurare a IIS Premise: Instalarea i configurarea IIS se pot face ori de cte ori necesitile impun acest lucru. Instalarea i configurarea se fac numai de ctre personal specializat. Aplicabilitate: Sediul Administraiei Naionale a Penitenciarelor i unitile subordonate. Procedura: Administratorul de reea eful compartimentului/ serviciului/ direciei IT Tabelul 1 1. Anun eful compartimentului/ serviciului/ direciei IT despre necesitatea acestei operaiuni. 2. Stabilete posibilitatea i oportunitatea efecturii operaiunii solicitate. 3. Identific resursele necesare efecturii operaiunii (materiale, umane, financiare, timp). 4. Repartizeaz lucrarea inginerului de sistem. 5. Stabilete termenul de efectuare a operaiunii. 6. Analizeaz solicitarea de instalare i configurare a IIS i identific posibilitile de rezolvare a solicitrii, n colaborare cu administratorul de reea, dac acest lucru este necesar. 7. Efectueaz operaiunea de instalare i configurare a IIS, conform documentaiei de la http://technet2.microsoft.com/windowsserver/en/library/42b0d059dd84-4aa8-be26-dbeaa2d971ac1033.mspx?mfr=true. 8. Comunic efului compartimentului/ serviciului/ direciei IT: a) Eventualele probleme aprute n procesul de instalare i configurare, b) Eventuale observaii cu privire la operaiunile efectuate. 9. Verific dac operaiunea a fost efectuat n conformitate cu cerinele i n termenul stabilit, i dac IIS funcioneaz corespunztor. 10. Comunic administratorului de reea finalizarea operaiunii, eventualele probleme aprute, precum i eventualele observaii. Da Nu Observaii
Inginerul de sistem
276
Administraia Naional a Penitenciarelor PROCEDURA A0.04.02.008: Procedur de instalare i configurare a serverului DHCP. Scop: Stabilirea modalitii de instalare i configurare a serverului DHCP Premise: Instalarea i configurarea serverului DHCP se pot face ori de cte ori necesitile impun acest lucru. Instalarea i configurarea se fac numai de ctre personal specializat. Aplicabilitate: Sediul Administraiei Naionale a Penitenciarelor i unitile subordonate. Procedura: Administratorul de reea eful compartimentului/ serviciului/ direciei IT 1. 2. 3. 4. 5. 6. Tabelul 1 Anun eful compartimentului/ serviciului/ direciei IT despre necesitatea acestei operaiuni. Stabilete posibilitatea i oportunitatea efecturii operaiunii solicitate. Identific resursele necesare efecturii operaiunii (materiale, umane, financiare, timp). Repartizeaz lucrarea inginerului de sistem. Stabilete termenul de efectuare a operaiunii. Analizeaz solicitarea de instalare i configurare a serverului DHCP i identific posibilitile de rezolvare a solicitrii, n colaborare cu administratorul de reea, dac acest lucru este necesar. Efectueaz operaiunea de instalare i configurare a serverului DHCP, conform documentaiei de la http://technet2.microsoft.com/windowsserver/en/library/599241a44374-4a98-af9b-c38f766fbfbe1033.mspx?mfr=true. Comunic efului compartimentului/ serviciului/ direciei IT: a)Eventualele probleme aprute n procesul de instalare i configurare, b)Eventuale observaii cu privire la operaiunile efectuate. Verific dac operaiunea a fost efectuat n conformitate cu cerinele i n termenul stabilit, i dac serverul DHCP funcioneaz corespunztor. Comunic administratorului de reea finalizarea operaiunii, eventualele probleme aprute, precum i eventualele observaii. Observaii
Inginerul de sistem
7. 8. 9.
10. 11.
Da
Nu
PROCEDURA A0.04.02.009: Procedur de instalare i configurare a serverului DNS. Scop: Stabilirea modalitii de instalare i configurare a serverului DNS Premise: Instalarea i configurarea serverului DNS se pot face ori de cte ori necesitile impun acest lucru. Instalarea i configurarea se fac numai de ctre personal specializat. Aplicabilitate: Sediul Administraiei Naionale a Penitenciarelor i unitile subordonate. Procedura: Tabelul 1 Administratorul de reea 1. Anun eful compartimentului/ serviciului/ direciei IT despre necesitatea acestei operaiuni. eful compartimentului/ 2. Stabilete posibilitatea i oportunitatea efecturii operaiunii solicitate. 3. Identific resursele necesare efecturii operaiunii (materiale, umane, serviciului/ direciei IT financiare, timp). 4. Repartizeaz lucrarea inginerului de sistem. 5. Stabilete termenul de efectuare a operaiunii. 277
Manual de proceduri Analizeaz solicitarea de instalare i configurare a serverului DNS i identific posibilitile de rezolvare a solicitrii, n colaborare cu administratorul de reea, dac acest lucru este necesar. 7. Efectueaz operaiunea de instalare i configurare a serverului DNS, conform documentaiei de la http://technet2.microsoft.com/windowsserver/en/library/66add8fa0348-4cc4-94d1-6d68127290881033.mspx?mfr=true 8. Comunic efului compartimentului/ serviciului/ direciei IT: a) Eventualele probleme aprute n procesul de instalare i configurare, b) Eventuale observaii cu privire la operaiunile efectuate. eful compartimentului/ 9. Verific dac operaiunea a fost efectuat n conformitate cu cerinele i n termenul stabilit, i dac serverul DNS funcioneaz serviciului/ direciei IT corespunztor. 10. Comunic administratorului de reea finalizarea operaiunii, eventualele probleme aprute, precum i eventualele observaii. Inginerul de sistem Aspecte de verificat Aspecte de verificat Da Nu Observaii 6.
PROCEDURA A0.04.02.010 : Procedur de instalare i configurarea WSUS. Scop: Stabilirea modalitii de instalare i configurare a WSUS Premise: Instalarea i configurarea WSUS se pot face ori de cte ori necesitile impun acest lucru. Instalarea i configurarea se fac numai de ctre personal specializat. Aplicabilitate: Sediul Administraiei Naionale a Penitenciarelor i unitile subordonate. Procedura: Administratorul de reea eful compartimentului/ serviciului/ direciei IT Tabelul 1 Anun eful compartimentului/ serviciului/ direciei IT despre necesitatea acestei operaiuni. 2. Stabilete posibilitatea i oportunitatea efecturii operaiunii solicitate. 3. Identific resursele necesare efecturii operaiunii (materiale, umane, financiare, timp). 4. Repartizeaz lucrarea inginerului de sistem. 5. Stabilete termenul de efectuare a operaiunii. 6. Analizeaz solicitarea de instalare i configurare a WSUS i identific posibilitile de rezolvare a solicitrii, n colaborare cu administratorul de reea, dac acest lucru este necesar. 7. Efectueaz operaiunea de instalare i configurare a WSUS, conform http://technet2.microsoft.com/windowsserver/en/library/9d55bda59eb9-46d2-a204-62034936eb131033.mspx?mfr=true 8. Comunic efului compartimentului/ serviciului/ direciei IT: a) Eventualele probleme aprute n procesul de instalare i configurare, b) Eventuale observaii cu privire la operaiunile efectuate. 9. Verific dac operaiunea a fost efectuat n conformitate cu cerinele i n termenul stabilit, i dac WSUS funcioneaz corespunztor. 10. Comunic administratorului de reea finalizarea operaiunii, eventualele probleme aprute, precum i eventualele observaii. 1. Da Nu Observaii
Inginerul de sistem
278
A00403 Securitate IT
PROCEDURA : A0.04.03.001 Securizare perimetre L.A.N. i W.A.N. Scop: Stabilirea modalitii de instalare i configurare a serverului Internet Security and Acceleration (ISA Server) Premise: Instalarea i configurarea serverului ISA Server se realizeaz de cte ori necesitile impun acest lucru. Instalarea i configurarea se fac numai de ctre personal specializat. Aplicabilitate: Sediul Administraiei Naionale a Penitenciarelor. Tabelul 2 Anun eful serviciului/ direciei specifice despre necesitatea instalrii prima dat pe un server dedicat sau ca urmare a unor evenimente nedorite, care au afectat rolul serverului existent. 2. Cu aprobarea obinut, dac serverul este n producie, expediaz un mail ctre grupul informaticieni@dgp.ro , anunnd c traficul Internet i eventual comunicaiile vor fi ntrerupte, pn la un nou mail. eful serviciului/ direciei 3. Dac serverul este n producie, dispune anunarea prin secretar a tuturor serviciilor din A.N.P. despre suspendarea traficului Internet i eventual a comunicaiilor. 4. Urmeaz instruciunile din manualul n format electric, aflat la Responsabilul cu DTICIT- Serviciul Administrare i Securitate Tehnic de Calcul i administrarea aplicaiilor Comunica ii IT, privitoare la instalarea i configurarea serverului ca de sistem i soft de aplicaie: paginile 29-61. Responsabilul cu 5. Se introduce prin aplicaia cmd.exe linia Route add 10.0.0.0 mask securitatea I.T. 255.0.0.0 10.51.0.1 -p, cu rolul ca pachetele destinate W.A.N. sa fie dirijate prin router-ul 10.51.0.1 6. Filtrele de IP-uri se preiau din ultima salvare realizat zilnic. 7. Log-urile se direcioneaz ctre baza de date Internet de pe SAN. Partiia este accesibil prin sectorul alocat SERVER11 10.51.0.66 8. Dac se opteaz pentru cumularea log-urilor ntr-o baz de date localizat pe un alt server, atunci configurarea serverului SQL de pe server11 se va realiza pentru a accepta sursa de date a ISA conform instruciunilor din manualul n format electric, aflat la DTICIT- Serviciul Administrare i Securitate Tehnic de Calcul i Comunicaii IT, referitoare la setarea serverului SQL pentru jurnalizarea operaiunilor serverului ISA. Atenie: ISA nu se pornete pn cnd aceasta configurare nu este realizat. De reinut c aceast soluie poate fi temporar ntruct ritmul de cretere a dimensiunilor bazei de date este extrem de rapid. Recomandat pentru o soluie curent este utilizarea motorului implicit al ISA, adic MSDE. 9. Efectueaz operaiunea de testare a comunicaiilor din W.A.N. i a accesului la Internet. 10. Dac testele sunt reuite, comunic efului serviciului/ direciei disponibilitatea resurselor de reluare a traficului Internet i comunicaiilor. eful serviciului/ direciei 11. Verific funcionarea corespunztoare a traficului Internet i comunicaiilor. responsabile 12. Dispune anunarea prin e-mail a grupului de informaticieni i a personalului din A.N.P. despre disponibilitatea serviciilor. Aspecte de verificat Aspecte de verificat Da Nu Observaii 1. Procedura: Responsabilul cu administrarea aplicaiilor de sistem i Responsabilul cu securitatea I.T.
279
Manual de proceduri PROCEDURA : A0.04.03.002 Securizare sisteme Windows XP Scop: Uniformizarea metodelor i procedurilor operaionale destinate instalrii, configurrii, drii n exploatare i administrrii sistemelor Microsoft Windows XP la nivelul Administraiei Naionale a Penitenciarelor Premise: Procedurile operaionale ce fac obiectul prezentului document vizeaz planificarea, configurarea i implementarea urmtoarelor concepte privind securitatea sistemelor Windows XP: a) Analiza sistemelor informatice (destinaie, amploare, infrastructur de comunicaii, infrastructur de servicii, vulnerabiliti i riscuri la adresa securitii, stabilirea serviciilor de securitate i a mecanismelor prin intermediul crora acestea vor fi implementate), b) Instalarea i configurarea Windows XP (sistem operare, chipset plac de baz, drivere de dispozitiv, servicii de reea), c) Configurarea securitii accesului la serviciile furnizate de reea: model de securitate, autentificare, autorizare, protecia datelor, audit, d) Darea n exploatare, administrarea i intervenia pe durata exploatrii. Prin natura lor, procedurile prezentate n prezentul document prezint un grad ridicat de senzitivitate pentru buna funcionare a sistemelor informatice i asigurrii disponibilitii serviciilor. Din aceste motive nu pot fi aduse modificri dect numai de personal de specialitate astfel: 1. la ordinul direciei de specialitate a A.N.P. 2. din proprie iniiativ a personalului dup informarea direciei de specialitate a A.N.P. Pentru a putea face modificrile, sunt necesare privilegii i drepturi de acces administrative pe urmtoarele elemente, n funcie de tipul modificrii: Tabelul 1. Nr. crt 1. Denumire element Drept Tip modificare Active Directory Users Adugare/modificare/tergere and Computers numai obiecte pe domain controller Users, groups, and computers User rights Auditing security events Access control Authentication mechanisms Stored data security Network data security Managing security templates Modificare obiecte Security policies Account Policies Local Policies Event Log Restricted Groups System Services Registry File System Adugare/modificare/suprascriere Open/Read/Write Security fiiere de configurare a securitii templates
2.
Security Configuration and Analysis pe domain controller i pe sistemul XP
3.
Security Templates pe domain controller i pe sistemul XP
280
Administraia Naional a Penitenciarelor Aplicabilitate: Administraia Naional a Penitenciarelor i unitile subordonate Procedura: Tabelul 2 Beneficiarul sistemului 1. ntocmete o not cu justificarea solicitrii Windows XP 2. Prezint nota efului compartimentului informatic al unitii n vederea obinerii avizului acestuia 3. Trimite nota secretariatului unitii creia i aparine n vederea obinerii avizului efului unitii. Secretariatul unitii 4. nregistreaz nota de solicitare 5. ntiineaz eful compartimentului informatic al unitii despre avizul efului unitii eful compartimentului 6. n cazul avizului nefavorabil, ntiineaz beneficiarul sistemului informatic al unitii 7. n cazul avizului favorabil, identific i aloc resursele necesare instalrii i configurrii sistemului: a. Umane b. Hardware c. Software 8. Stabilete metodologia de rezolvare a solicitrii privind: a. Pregtirea echipamentelor i dispozitivelor b. Instalare, actualizare i configurare sistem de operare c. Configurarea rolului sistemului i serviciilor furnizate n reea d. Configurarea securitii sistemului n reea n conformitate cu documentul n format electronic Windows XP Security Guide, aflat la DTICIT- Serviciul Administrare i Securitate Tehnic de Calcul i Comunicaii IT. e. Darea n exploatare 9. Stabilete mpreun cu beneficiarul sistemului personalul responsabil cu exploatarea precum i condiiile de exploatare a sistemului 10. Actualizeaz setrile i configurrile la nivelul reelei Personalul responsabil cu 11. Primete sistemul instalat i configurat exploatarea sistemului 12. Verific dac sistemul corespunde cerinelor formulate 13. Asigur exploatarea sistemului Aspecte de verificat Aspecte de verificat Da Nu Observaii
PROCEDURA : A0.04.03.003 Securizare sisteme Windows Server 2000. Scop: Uniformizarea metodelor i procedurilor operaionale destinate instalrii, configurrii, drii n exploatare i administrrii sistemelor Microsoft Windows 2000 Server la nivelul Administraiei Naionale a Penitenciarelor Premise: Procedurile operaionale ce fac obiectul prezentului document vizeaz planificarea, configurarea i implementarea urmtoarelor concepte privind securitatea sistemelor Windows Server 2000: a) Analiza sistemelor informatice (destinaie, amploare, infrastructur de comunicaii, infrastructur de servicii, vulnerabiliti i riscuri la adresa securitii, stabilirea serviciilor de securitate i a mecanismelor prin intermediul crora acestea vor fi implementate), 281
Manual de proceduri b) Instalarea i configurarea Windows Server 2000 (sistem operare, chipset plac de baz, drivere de dispozitiv, servicii de reea), c) Rolul n cadrul arhitecturii domeniului: domain controller, additional domain controller, file/web/print/database server, d) Configurarea securitii serviciilor furnizate n reea i a mecanismelor de acces la acestea: model de securitate, autentificare, autorizare, protecia datelor, audit, relaii de ncredere, e) Darea n exploatare, administrarea i intervenia pe durata exploatrii. Prin natura lor, procedurile prezentate n prezentul document prezint un grad ridicat de senzitivitate pentru buna funcionare a sistemelor informatice i asigurrii disponibilitii serviciilor. Din aceste motive nu pot fi aduse modificri dect numai de personal de specialitate astfel: 1. la ordinul direciei de specialitate a A.N.P. 2. din proprie iniiativ a personalului dup informarea direciei de specialitate a A.N.P. Pentru a putea face modificrile, sunt necesare privilegii i drepturi de acces administrative pe urmtoarele elemente, n funcie de tipul modificrii: Tabelul 1. Nr. Denumire element Drept Tip modificare crt 4. Active Directory Adugare/modificare/tergere Server roles obiecte Users, groups, and computers User rights Auditing security events Access control Authentication mechanisms Stored data security Network data security Managing security templates 5. Security Configuration Modificare obiecte Security policies and Analysis Account Policies Local Policies Event Log Restricted Groups System Services Registry File System 6. Security Templates Adugare/modificare/suprascriere Open/Read/Write Security fiiere de configurare a securitii templates Aplicabilitate: Administraia Naional a Penitenciarelor i unitaile subordonate Procedura: Tabelul 2 Beneficiarul sistemului 1. ntocmete o not cu justificarea solicitrii 2. Prezint nota efului compartimentului informatic al unitii n Windows 2000 Server vederea obinerii avizului acestuia 3. Trimite nota secretariatului unitii creia i aparine n vederea obinerii avizului efului unitii. 4. nregistreaz nota de solicitare Secretariatul unitii 5. ntiineaz eful compartimentului informatic al unitii despre avizul efului unitii 6. nainteaz nota de solicitare direciei de specialitate a A.N.P.
282
Administraia Naional a Penitenciarelor eful compartimentului informatic al unitii 7. Recepioneaz avizul direciei de specialitate a A.N.P. 8. n cazul avizului nefavorabil, ntiineaz beneficiarul sistemului 9. n cazul avizului favorabil, identific i aloc resursele necesare instalrii i configurrii sistemului: a. Umane b. Hardware c. Software 10. Stabilete metodologia de rezolvare a solicitrii privind: a. Pregtirea echipamentelor i dispozitivelor b. Instalare, actualizare i configurare sistem de operare c. Configurarea rolului sistemului i serviciilor furnizate n reea d. Configurarea securitii sistemului n reea n conformitate cu documentul n format electric Securing Windows 2000 Server, aflat la DTICIT- Serviciul Administrare i Securitate Tehnic de Calcul i Comunicaii IT e. Testarea funcionalitii f. Darea n exploatare 11. Stabilete mpreun cu beneficiarul sistemului personalul responsabil cu exploatarea precum i condiiile de exploatare a sistemului 12. Actualizeaz setrile i configurrile la nivelul reelei 13. ntiineaz direcia de specialitate a A.N.P. despre finalizarea activitilor Personalul responsabil cu 14. Primete sistemul instalat i configurat 15. Verific dac sistemul corespunde cerinelor formulate de beneficiar exploatarea sistemului 16. Asigur exploatarea sistemului Da Nu Observaii
PROCEDURA : A0.04.03.004 Securizare sisteme Windows Server 2003 Scop: Stabilirea modalitii de securizare a sistemelor Windows Server 2003 Premise: Securizarea sistemelor Windows Server 2003 se face imediat dup instalarea sistemului de operare n funcie de rolul dedicat serverului: domain controller, de infrastructur (DHCP, WINS), de fiiere, de imprimare, IIS, IAS (Internet Authentication Service identic cu RADIUS), cu serviciu de certificare, servere bastioane n Internet. Aplicabilitate: Sediul Administraiei Naionale a Penitenciarelor. Procedura: 1. Responsabilul cu administrarea aplicaiilor 2. de sistem i Responsabilul cu securitatea I.T. eful serviciului/ direciei 3. Tabelul 2 Anun eful serviciului/ direciei specifice despre necesitatea scoaterii din producie a serverului, datorit securizrii. Cu aprobarea obinut, dac serverul este n producie i prin rolul su poate afecta traficul Internet i eventual comunicaiile, expediaz un mail ctre grupul informaticieni@dgp.ro , anunnd acest lucru. Dac serverul este n producie, dispune anunarea prin secretar a tuturor serviciilor din A.N.P. despre suspendarea traficului Internet i eventual a comunicaiilor.
283
Manual de proceduri 4. Responsabilul cu administrarea aplicaiilor 5. de sistem i Responsabilul cu 6. securitatea I.T. eful serviciului/ direciei 7. responsabile 8. Aspecte de verificat Aspecte de verificat Urmeaz instruciunile din anexa privitoare la instalarea i configurarea serverului n funcie de rolul dedicat al serverului. Efectueaz operaiunea de testare a comunicaiilor din W.A.N. i a accesului la Internet. Dac testele sunt reuite, comunic efului serviciului/ direciei disponibilitatea resurselor de reluare a traficului Internet i comunicaiilor. Verific funcionarea corespunztoare a traficului Internet i comunicaiilor. Dispune anunarea prin e-mail a grupului de informaticieni i a personalului din A.N.P. despre disponibilitatea serviciilor. Nu Observaii
Da
PROCEDURA : A0.04.03.005 Implementarea produselor antivirus. Scop: Uniformizarea metodelor i procedurilor operaionale destinate instalrii, configurrii, drii n exploatare i administrrii produselor antivirus la nivelul Administraiei Naionale a Penitenciarelor Premise: Procedurile operaionale ce fac obiectul prezentului document vizeaz planificarea, configurarea i implementarea urmtoarelor concepte viznd produsele antivirus: a) Analiza sistemelor informatice (destinaie, amploare, arhitectur hardware i software, vulnerabiliti i riscuri la adresa securitii, stabilirea serviciilor de securitate i a mecanismelor prin intermediul crora acestea vor fi implementate cu ajutorul produselor antivirus), b) Instalarea i configurarea produselor antivirus, c) Darea n exploatare, administrarea i intervenia pe durata exploatrii. Prin natura lor, procedurile prezentate n prezentul document prezint un grad ridicat de senzitivitate pentru buna funcionare i asigurrii disponibilitii sistemelor informatice. Din aceste motive nu pot fi executate dect numai de personal de specialitate astfel: 1. din proprie iniiativ a personalului 2. la distribuirea ctre beneficiar a unui sistem Pentru a putea realiza opera iunile sunt necesare privilegii i drepturi de acces administrative pe urmtoarele elemente: Tabelul 1. Nr. Denumire element Drept Tip modificare crt 1. Fi iere sistem Adugare/modificare/tergere Open/Read/Write obiecte 2. Registry Modificare intrri Open/Read/Write 3. Security Configuration and Adugare/modificare/suprascriere Open/Read/Write Analysis fiiere de configurare a securitii Aplicabilitate: Administraia Naional a Penitenciarelor. Procedura: eful compartimentului informatic al unitii 284 1. Analizeaz sistemul informatic din punct de vedere al: a. Destinaiei b. Arhitecturii hardware i software Tabelul 2
Administraia Naional a Penitenciarelor c. Vulnerabilitii i riscurilor la adresa securitii la care este supus d. Stabilirii configura iei serviciilor de securitate i a mecanismelor prin intermediul crora acestea vor fi implementate cu ajutorul produsului antivirus Identific i aloc resursele necesare instalrii i sistemului: a. Umane b. Hardware c. Software Stabilete metodologia de implementare a produsului antivirus privind: a. Persoana responsabil cu instalarea produsului antivirus b. Pregtirea echipamentelor i dispozitivelor c. Instalare produs antivirus n conformitate cu instruc iunile furnizorului d. Actualizare fi iere sistem i configurare produs antivirus e. Verificare online existen a actualizrilor sistemului de operare f. Testarea funcionalitii g. Darea n exploatare Comunic beneficiarului condiiile de exploatare a sistemului Actualizeaz setrile i configurrile la nivelul reelei Face parte din structura compartimentului informatic Pregte te echipamentele, dispozitivele i pachetul software al produsului antivirus Instaleaza produsul n conformitate cu instruc iunile furnizorului Realizeaz actualizarea fi ierelor sistem i configurarea produsului Realizeaz actualizarea online a sistemului de operare i produsului antivirus Execut testarea func ionalit ii sistemului Primete sistemul instalat i configurat Verific func ionalitaea sistemului corespunztor cerinelor formulate Asigur exploatarea sistemului Nu Observaii
2.
3.
Persoana responsabil cu instalarea produsului antivirus
4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. Da
Beneficiarul sistemului
PROCEDURA : A0.04.03.006 Backup stare sistem. Generare task. Scop: Uniformizarea metodelor i procedurilor operaionale destinate realizrii copiilor de siguran ale sistemelor de calcul de tip Microsoft Windows 2000 Server la nivelul Administraiei Naionale a Penitenciarelor Premise: Procedurile operaionale ce fac obiectul prezentului document vizeaz planificarea si executarea opera iunilor viznd realizarea copiilor de siguran ale sistemelor de calcul de tip Microsoft Windows 2000 Server Prin natura lor, procedurile prezentate n prezentul document prezint un grad ridicat de senzitivitate pentru buna funcionare a sistemelor informatice i asigurrii disponibilitii serviciilor. Din aceste motive nu pot fi executate dect numai de personal de specialitate astfel: 1. pe baza unei planificri 2. din proprie iniiativ Pentru a putea realiza opera iunile, sunt necesare privilegii i drepturi de acces la urmtoarele elemente:
285
Manual de proceduri Tabelul 1. Tip acces Read/Write Read/Write Read/Write Read/Write Read/Write Read/Write
Nr. Denumire element crt 1. Fi iere de boot i fi iere sistem 2. Active Directory (numai pe domain controller) 3. Sysvol (numai pe domain controller) 4. Registry 5. Performance counter configuration 6. Component Services Class registration database
Drept Administrator/Backup Operator Administrator/Backup Operator Administrator/Backup Operator Administrator/Backup Operator Administrator/Backup Operator Administrator/Backup Operator
Aplicabilitate: Administraia Naional a Penitenciarelor. Procedura: Tabelul 2 1. Planific executarea opera iunilor sau avizeaz executarea acestora la eful ini iativa personalului compartimentului 2. Identific i aloc resursele necesare executrii opera iunilor: informatic al unitii a. Umane b. Hardware c. Software 3. Urmre te executarea opera iunilor n conformitate cu metodologia Backing Up System State Data privind: a. Pregtirea echipamentelor, dispozitivelor i mediilor de backup b. Respectarea succesiunii opera iunilor c. Verificarea validit ii fi ierelor i mediilor de backup 4. Asigur condi iile de pstrare a fi ierelor i mediilor de backup 5. Pregte te echipamentele, dispozitivele i mediile de backup Personalul de 6. Execut opera iunile de backup specialitate 7. Verific validitatea fi ierelor i mediilor 8. La ncheierea opera iunilor pred mediile de backup efului compartimentului informatic Aspecte de verificat Aspecte de verificat Da Nu Observaii
PROCEDURA: A0.04.03.007 Securizarea fiierelor n sistemele standalone cu Windows XP, folosind EFS (Encrypting File System) Scop: Procedura se va aplica pentru securizarea fiierelor de pe staiile neincluse ntr-un domeniu i pe care ruleaz Windows XP. De regul, aceste staii sunt destinate prelucrrii documentelor cu caracter secret. Premise: Prin aplicarea sistemului EFS se genereaz securitatea fiierelor. Deoarece pe un sistem pot exista mai multe profile, fiecare fiind dedicat unui utilizator, inclusiv administratorul, s-a optat pentru aceast soluie deoarece folosirea partajrii fiierelor n modalitate EFS confer acces la documente foarte strict. Astfel, dac pentru un utilizator n cadrul profilului su, se realizeaz un folder cu specificarea de ncriptare a coninutului datelor coninute n el, nici un alt utilizator (exclusiv administratorul) nu pot vizualiza datele din acel folder. n mod concret, vom nota cu A utilizatorul cu drept deplin asupra folderului i cu X un utilizator necunoscut (exclusiv administratorul). Asupra unui fiier generat de A ntr-un folder partajat EFS, se constat prin teste c: 286
Administraia Naional a Penitenciarelor o A poate face ce vrea cu fiierul pe HDD, adic l poate muta, redenumi, terge o A poate copia fiierul pe un suport extern, dar este avertizat c acesta i pierde proprietatea de ncriptare o A poate salva cheia pe suport extern, iar dac o pierde o poate aduga prin import de pe suportul pe care a salvat-o anterior o X nu poate vizualiza fiierul o X nu poate s copieze fiierul pe suport extern o X nu poate s copieze fiierul ntr-un alt folder de pe acelai HDD o X nu poate aduga utilizatori cu drept de vizualizare a fiierului o X nu poate exporta cheia privat a lui A n acest mod, practic toat rspunderea meninerii caracterului secret al unui fiier revine celui care l genereaz iniial. Administratorul sistemului este in mod implicit DRA, adica Data Recovery Agent. Deci numai el poate accesa datele criptate, n afara utilizatorului. Accesarea se face pe baza de ordin scris i printr-o comisie al crui membru este. Trebuie reinut, c prin generarea fiecrui fiier n header-ul su se vor nscrie dou chei: una privata din partea user-ului si una publica din partea DRA. Cu oricare din cele doua chei se poate accesa documentul. Aplicabilitate: Sediul Administraiei Naionale a Penitenciarelor. Procedura: Tabelul 2 1. Anun eful serviciului/ direc iei specifice despre necesitatea Responsabilul cu administrarea generrii unui nou folder cu partajare EFS activat, ntr-un aplicaiilor de sistem i nou profil de utilizator pe un sistem Windows XP, neinclus n Responsabilul cu securitatea I.T. domeniu. 2. Dac sistemul este n producie, ofer delegare de eful serviciului/ direciei competen celui ce relaizeaz configurarea realizeaz autentificarea cu credenialele Responsabilul cu administrarea 3. Se administratorului i pe profilul utilizatorului care a solicitat aplicaiilor de sistem i ncriptarea, se genereaz un folder. Responsabilul cu securitatea I.T. 4. Se d dreapta click pe folderul selectat i se selecteaz Utilizatorul care dorete utilizarea Properties. partajrii EFS. 5. Se selecteaz apoi Advanced. 6. Se ncripteaz fiierele prin selectarea opiunii Encrypt contents to secure data. Click OK pentru a ncripta fiierele. 7. Se ruleaza START\Run\mmc.exe. Apoi Add/Remove SnapIn si dublu click pe Certificates. 8. n interiorul Certificates, se alege Current User, Personal si apoi se da click pe certificat certificatului. 9. Apoi dreapta mouse si All tasks si apoi Export. 10. Apoi se alege Yes, export the private key si Next. 11. Se alege formatul de export si se bifeaza Delete the private key if the export is successful. 12. Certificatul exportat se salveaz pe suport extern, notnduse cartacteristicile sale. 13. Se face log off, parasindu-se profilul administratorului. 14. Se informeaza utilizatorul despre operaia realizata. eful serviciului/ direciei 15. Este informat despre finalizarea operaiei. responsabile Aspecte de verificat Aspecte de verificat Da Nu Observaii
287
Manual de proceduri
A00404 Aplicaii
A0.04.04.001 - Procedura de instalare a aplicaiei ZBuget pe un server Scop: Stabilirea modalitii de instalare a aplicaiei ZBuget pe un server Premise: Instalarea aplicaiei ZBuget pe un server se face o singur dat nainte de instalarea clienilor pe staii. Instalarea se face numai de ctre personal specializat. Aplicabilitate: Sediul Administraiei Naionale a Penitenciarelor i unitile subordonate. Procedura: Beneficiarul aplicaiei Tabelul 1 1. Anun eful compartimentului/ serviciului/ direciei IT despre necesitatea acestei operaiuni. eful compartimentului/ 2. Stabilete posibilitatea i oportunitatea efecturii operaiunii solicitate. serviciului/ direciei IT 3. Identific resursele necesare efecturii operaiunii (materiale, umane, financiare, timp). 4. Repartizeaz lucrarea inginerului de sistem. 5. Stabilete termenul de efectuare a operaiunii. 6. Analizeaz solicitarea de instalare a aplicaiei ZBuget pe un Inginerul de sistem server i identific posibilitile de rezolvare a solicitrii, n colaborare cu administratorul de reea, dac acest lucru este necesar. 7. Efectueaz operaiunea de instalare a aplicaiei ZBuget pe un server, conform pailor prevzui n manualul n format electronic aflat la DTICIT Serviciul Gestiune Software, Analiz i Programare 8. Comunic efului compartimentului/ serviciului/ direciei IT: a) Eventualele probleme aprute n procesul de instalare, b) Eventuale observaii cu privire la operaiunile efectuate. eful compartimentului/ 9. Verific dac operaiunea a fost efectuat n conformitate cu cerinele i n termenul stabilit, dac pe server n SQL exist serviciului/ direciei IT baza de date ZBuget, dac aceasta conine tabele, view-uri, proceduri stocate, conturi de login, etc. i aceasta funcioneaz corespunztor. 10. Comunic administratorului de reea finalizarea operaiunii, eventualele probleme aprute, precum i eventualele observaii. Da Nu Observaii
A0.04.04.002 - Procedura de modificare a aplicaiei ZBuget la client. Scop: Stabilirea modalitii de modificare a aplicaiei ZBuget la client. Premise: Modificarea aplicaiei ZBuget la client se face ori de cte ori este necesar, dup instalarea aplicaiei la client. Modificarea se face numai de ctre personal specializat. Aplicabilitate: Sediul Administraiei Naionale a Penitenciarelor i unitile subordonate. Procedura: Beneficiarul aplicaiei 1. Tabelul 1 Anun eful compartimentului/ serviciului/ direciei IT despre necesitatea acestei operaiuni.
288
Administraia Naional a Penitenciarelor Stabilete posibilitatea i oportunitatea efecturii operaiunii solicitate. Identific resursele necesare efecturii operaiunii (materiale, umane, financiare, timp). 4. Repartizeaz lucrarea inginerului de sistem. 5. Stabilete termenul de efectuare a operaiunii. 6. Analizeaz solicitarea de operare a modificrii aplicaiei ZBuget Inginerul de sistem la un client i identific posibilitile de rezolvare a solicitrii, n colaborare cu administratorul de reea, dac acest lucru este necesar. 7. Efectueaz operaiunea de modificare a aplicaiei ZBuget la un client, conform pailor prevzui n manualul n format electronic aflat la DTICIT Serviciul Gestiune Software, Analiz i Programare 8. Comunic efului compartimentului/ serviciului/ direciei IT: a) Eventualele probleme aprute n procesul de modificare, b) Eventuale observaii cu privire la operaiunile efectuate. eful compartimentului/ 9. Verific dac operaiunea a fost efectuat n conformitate cu cerinele i n termenul stabilit, i dac la client aplicaia serviciului/ direciei IT funcioneaz corespunztor. 10. Comunic administratorului de reea finalizarea operaiunii, eventualele probleme aprute, precum i eventualele observaii. Aspecte de verificat Aspecte de verificat Da Nu Observaii eful compartimentului/ 2. serviciului/ direciei IT 3.
A0.04.04.003 - Procedura de modificare a aplicaiei ZBuget pe un server. Scop: Stabilirea modalitii de modificare a aplicaiei ZBuget pe un server. Premise: Modificarea aplicaiei ZBuget pe un server se face ori de cte ori este necesar, dup instalarea aplicaiei pe server. Modificarea se face numai de ctre personal specializat. Aplicabilitate: Sediul Administraiei Naionale a Penitenciarelor i unitile subordonate. Procedura: Beneficiarul aplicaiei 1. Tabelul 1 Anun eful compartimentului/ serviciului/ direciei IT despre necesitatea acestei operaiuni. Stabilete posibilitatea i oportunitatea efecturii operaiunii solicitate. Identific resursele necesare efecturii operaiunii (materiale, umane, financiare, timp). Repartizeaz lucrarea inginerului de sistem. Stabilete termenul de efectuare a operaiunii. Analizeaz solicitarea de modificare a aplicaiei ZBuget pe un server i identific posibilitile de rezolvare a solicitrii, n colaborare cu administratorul de reea, dac acest lucru este necesar. Efectueaz operaiunea de modificare a aplicaiei ZBuget pe un server conform pailor prevzui n manualul n format electronic aflat la DTICIT Serviciul Gestiune Software, Analiz i Programare Comunic efului compartimentului/ serviciului/ direciei IT: a)Eventualele probleme aprute n procesul de instalare, b)Eventuale observaii cu privire la operaiunile efectuate. 289
eful compartimentului/ 2. serviciului/ direciei IT 3. 4. 5. 6.
Inginerul de sistem
7.
8.
Manual de proceduri eful compartimentului/ 9. serviciului/ direciei IT Verific dac operaiunea a fost efectuat n conformitate cu cerinele i n termenul stabilit, i dac dup modificrile aduse pe server, la client aplicaia funcioneaz corespunztor. 10. Comunic administratorului de reea finalizarea operaiunii, eventualele probleme aprute, precum i eventualele observaii. Nu Observaii
Da
A0.04.04.004 - Procedura de backup a aplicaiei ZBuget. Scop: Stabilirea modalitii de realizare a unui backup pentru aplicaia ZBuget. Premise: Backup-ul ( salvarea ) aplicaiei ZBuget se face zilnic sau ori de cte ori este necesar. Backup-ul se face numai de ctre personal specializat. Aplicabilitate: Sediul Administraiei Naionale a Penitenciarelor i unitile subordonate. Procedura: eful compartimentului/ 1. serviciului/ direciei IT 2. 3. 4. 5. Tabelul 1 Stabilete posibilitatea i oportunitatea efecturii operaiei de backup. Identific resursele necesare efecturii operaiunii (materiale, umane, financiare, timp). Repartizeaz lucrarea unei persoane specializate. Stabilete termenul de efectuare a operaiunii. Analizeaz solicitarea de efectuare a operaiei de backup a aplicaiei i identific posibilitile de rezolvare a solicitrii, n colaborare cu administratorul de reea, dac acest lucru este necesar. Efectueaz operaiunea de backup a aplicaiei, conform pailor prevzui n manualul n format electronic aflat la DTICIT Serviciul Gestiune Software, Analiz i Programare. Comunic efului compartimentului/ serviciului/ direciei IT: a) Eventualele probleme aprute n procesul de instalare, b) Eventuale observaii cu privire la operaiunile efectuate. Verific dac operaiunea a fost efectuat n conformitate cu cerinele i n termenul stabilit. Observaii
Persoana desemnat
6.
eful compartimentului/ 7. serviciului/ direciei IT Aspecte de verificat Aspecte de verificat Da Nu
A0.04.04.005 - Procedura de refacere a datelor n urma unui dezastru pentru aplicaia ZBuget. Scop: Stabilirea modalitii de refacere a datelor n urma unui dezastru. Premise: Refacerea bazei de date a aplicaiei ZBuget se face n situaia unui dezastru sau dac este strict necesar. Refacerea se face numai de ctre personal specializat. Aplicabilitate: Sediul Administraiei Naionale a Penitenciarelor i unitile subordonate. 290
Administraia Naional a Penitenciarelor Procedura: Tabelul 1 eful compartimentului/ 1. Stabilete posibilitatea i oportunitatea efecturii operaiei de serviciului/ direciei IT refacere. 2. Identific resursele necesare efecturii operaiunii (materiale, umane, financiare, timp). 3. Repartizeaz lucrarea unei persoane specializate. 4. Stabilete termenul de efectuare a operaiunii. Persoana desemnat 5. Analizeaz solicitarea de efectuare a operaiei de refacere a bazei de date i identific posibilitile de rezolvare a solicitrii, n colaborare cu administratorul de reea, dac acest lucru este necesar. 6. Efectueaz operaiunea de refacere a bazei de date, conform pailor prevzui n manualul n format electronic aflat la DTICIT Serviciul Gestiune Software, Analiz i Programare. Dac este cazul, efectueaz operaia de instalare a aplicaiei la client. 7. Comunic efului compartimentului/ serviciului/ direciei IT: a) Eventualele probleme aprute n procesul de instalare, b) Eventuale observaii cu privire la operaiunile efectuate. eful compartimentului / 8. Verific dac operaiunea a fost efectuat n conformitate cu serviciului / direciei IT cerinele i n termenul stabilit. Aspecte de verificat Aspecte de verificat Da Nu Observaii
PROCEDURA : A0.04.04.006 Procedur de instalare a aplicaiei Cheltuieli de Personal. Scop: Stabilirea modalitii de instalare a aplicaiei Cheltuieli de Personal Premise: Instalarea aplicaiei Cheltuieli de Personal se face n scopul punerii la dispoziia serviciilor implicate a instrumentului de lucru privind centralizarea informaiilor privind cheltuielilor de personal. Instalarea aplicaiei se face numai de personal specializat. Pentru a putea face instalarea aplicaiei, sunt necesare urmtoarele resurse: Resurse materiale - Server avnd instalat unul din sistemele de operare Microsoft Windows 2000, 2003, 2008. - Serviciul IIS instalat i pornit pe acest server. - Framework ASP.NET minimum versiunea 2.0, configurat pentru a fi folosit cu IIS, pe acest server. Dac ASP.NET nu este nregistrat s funcioneze cu IIS, se configureaz folosind instruciunile specificate la adresa http://msdn2.microsoft.com/en-us/library/k6h9cz8h(VS.71).aspx. - Serviciul de acces la baze de date MSSQL instalat, configurat i pornit pe acest server. - Scripturile pentru versiunea funcional a aplicaiei care va fi instalat. - Fiierele bazei de date folosite (Cheltpers). Fiierele pot fi sub forma backup-ului sau fiiere .mdf i .ldf. Resurse umane - Utilizatori avnd urmtoarele drepturi: - Drept de acces la resursele serverului pe care se instaleaz aplicaia (discuri, servicii, reea) - Drept de scriere a fiierelor pe discurile serverului - Drept de adugare/modificare/tergere a bazelor de date MSSQL de pe serverul SQL pe care se instaleaz aplicaia - Drept de adugare/modificare/tergere a site-urilor web din IIS 291
Manual de proceduri Resurse financiare - Nu sunt necesare resurse financiare Resurse de timp - Aproximativ dou ore pentru instalare i testare Aplicabilitate: Sediul Administraiei Naionale a Penitenciarelor. Procedura: Beneficiarul aplicaiei Tabelul 2 1. ntocmete o not cu cererea de instalare a aplicaiei Cheltuieli de Personal 2. Trimite nota secretariatului direciei specializate n exploatarea aplicaiei din cadrul Administraiei Naionale a Penitenciarelor. 3. nregistreaz nota de solicitare a instalrii aplicaiei 4. Transmite nota de solicitare efului direciei specializate n exploatarea aplicaiei 5. Repartizeaz lucrarea serviciului responsabil cu ntreinerea aplicaiei 6. Stabilete termen de rezolvare i transmitere a unei rezoluii 7. Analizeaz posibilitile de instalare a aplicaiei 8. Dac solicitarea de instalare nu poate fi ndeplinit, trimite o rezoluie efului direciei specializate n exploatarea aplicaiei, n care specific motivele. 9. Dac solicitarea poate fi ndeplinit: a) Identific resursele necesare efecturii modificrilor (materiale, umane, financiare, timp) b) Repartizeaz lucrarea lucrtorilor responsabili cu ntreinerea aplicaiei c) Stabilete termen de efectuare a modificrilor Instalarea aplicaiei Cheltuieli de Personal pe serverul SQL 10. Identific posibilitile de instalare a componentei de baze de date a aplicaiei. 11. Stabilete modul i ordinea n care va fi efectuat instalarea, innd cont de implicaiile pe care le are aceast operaie. 12. Efectueaz instalarea bazei de date pe serverul SQL stabilit. 13. Stabilete credeniale de acces la baza de date. 14. Comunic lucrtorului responsabil cu ntreinerea aplicaiei nivelul funcionalitate i interfa de utilizare, informaiile necesare accesului la baza de date. 15. Face o verificare a funcionrii bazei de date, precum i o verificare mpreun cu ceilali responsabili cu ntreinerea aplicaiei, privind funcionarea corespunztoare a aplicaiei. 16. Comunic efului serviciului responsabil cu ndeplinirea aplicaiei informaii cu privire la: c) Instalarea i configurarea bazei de date, d) Eventuala neinstalare a bazei de date, mpreun cu motivele pentru care aceasta nu a putut fi efectuat, e) Problemele aprute n procesul de instalare, f) Eventuale observaii cu privire la instalare.
Secretariatul direciei specializate n exploatarea aplicaiei eful direciei specializate n exploatarea aplicaiei eful serviciului responsabil cu ntreinerea aplicaiei
Lucrtorul responsabil cu ntreinerea aplicaiei nivelul baze de date (a)
292
Administraia Naional a Penitenciarelor Lucrtorul responsabil cu Instalarea aplicaiei Cheltuieli de Personal pe serverul Web ntreinerea aplicaiei nivelul 17. Identific posibilitile de instalare a componentei de interfa a aplicaiei. funcionalitate i interfa de 18. Stabilete modul i ordinea n care va fi efectuat instalarea, utilizare (b). innd cont de implicaiile pe care le are aceast operaie. 19. Efectueaz instalarea aplicaiei pe serverul Web stabilit. 20. Implementeaz modul de acces la aplicaie, eventual folosind i credenialele de acces la baza de date, furnizate de lucrtorul responsabil cu ntreinerea aplicaiei nivelul de baze de date Verificarea funcionrii aplicaiei 21. Face o verificare a funcionrii aplicaiei, precum i o verificare mpreun cu ceilali responsabili cu ntreinerea aplicaiei, privind funcionarea corespunztoare a aplicaiei. 22. Comunic efului serviciului responsabil cu ndeplinirea aplicaiei informaii cu privire la: a) Instalarea i configurarea aplicaiei, b) Eventuala neinstalare a aplicaiei, mpreun cu motivele pentru care aceasta nu a putut fi efectuat, c) Problemele aprute n procesul de instalare, d) Eventuale observaii cu privire la instalare. eful serviciului responsabil 23. Centralizeaz informaiile primite de la lucrtorii responsabili cu cu ntreinerea aplicaiei ntreinerea aplicaiei 24. Verific dac instalarea a fost efectuat n conformitate cu cerinele, n termenul stabilit, iar aplicaia funcioneaz corespunztor. 25. ntocmete o not sintetic, cuprinznd informaiile privind instalarea aplicaiei: a) Stadiul instalrii aplicaiei b) Serverul SQL pe care a fost instalata baza de date c) Serverul IIS pe care au fost instalate scripturile aplicaiei d) Eventualele motive pentru care aplicaia nu a fost instalat e) Eventuale observaii cu privire la instalarea aplicaiei 26. nainteaz nota efului direciei specializate n exploatarea aplicaiei eful direciei specializate n 27. Pe baza notei primite de la eful serviciului responsabil cu exploatarea aplicaiei ntreinerea aplicaiei ntocmete o not de rspuns la solicitarea beneficiarului. 28. Trimite nota de rspuns secretariatului direciei specializate n exploatarea aplicaiei Secretariatul direciei 29. nregistreaz nota de rspuns specializate n exploatarea 30. Trimite nota de rspuns beneficiarului care a solicitat instalarea aplicaiei. aplicaiei Aspecte de verificat Aspecte de verificat
Da
Nu
Observaii
PROCEDURA : A0.04.04.007 Procedur de modificare a aplicaiei Cheltuieli De Personal Scop: Stabilirea modalitii de modificare a aplicaiei Cheltuieli De Personal Premise: Modificrile aduse aplicaiei Cheltuieli De Personal pot fi: a) Modificri privind funcionalitatea la nivelul bazelor de date b) Modificri privind funcionalitatea i interfaa de utilizare a aplicaiei 293
Manual de proceduri Modificrile se pot face n orice moment al existenei aplicaiei. Modificrile se pot face ca urmare a iniiativei administratorului aplicaiei, n urma observaiilor proprii, sau n urma solicitrilor beneficiarilor aplicaiei. Modificrile se fac numai de personal specializat. Pentru a putea face modificrile, sunt necesare drepturi de acces pe urmtoarele elemente, n funcie de tipul modificrii: Tabelul 1. Nr. Denumire element Drept Tip crt modificare Baza de date Creare / modificare / tergere obiecte din baza a) 1. AccesDocumente de date Baza de date SetariAplicaii Creare / modificare / tergere obiecte din baza a) 2. de date Fiierele aplicaiei - Creare / modificare / tergere fiiere n b) 3. folderul de pe staia unde se prelucreaz sursele aplicaiei. - Creare / modificare / tergere fiiere n folderul de pe serverul pe care este instalat aplicaia. Aplicabilitate: Sediul Administraiei Naionale a Penitenciarelor. Procedura: Tabelul 2 Beneficiarul aplicaiei 1. ntocmete o not cu cererea de modificare a aplicaiei Cheltuieli De Personal, mpreun cu observaiile sale i justificarea solicitrii 2. Trimite nota secretariatului direciei specializate n exploatarea aplicaiei din cadrul Administraiei Naionale a Penitenciarelor. Secretariatul direciei 3. nregistreaz nota de solicitare a modificrii aplicaiei specializate n exploatarea 4. Transmite nota de solicitare efului direciei specializate n exploatarea aplicaiei aplicaiei eful direciei specializate n 5. Repartizeaz lucrarea serviciului responsabil cu ntreinerea exploatarea aplicaiei aplicaiei 6. Stabilete termen de rezolvare i transmitere a unei rezoluii eful serviciului responsabil 7. Analizeaz cererea de modificare a aplicaiei. 8. Stabilete posibilitatea, necesitatea i oportunitatea efecturii cu ntreinerea aplicaiei modificrilor solicitate 9. Dac solicitrile de modificare nu pot fi ndeplinite, trimite o rezoluie efului direciei specializate n exploatarea aplicaiei, n care specific motivele. 10. Dac solicitrile pot fi ndeplinite, n totalitate sau n parte: a) Stabilete modificrile care pot fi efectuate b) Identific resursele necesare efecturii modificrilor (materiale, umane, financiare, timp) c) Repartizeaz lucrarea lucrtorilor responsabili cu ntreinerea aplicaiei, n funcie de tipul modificrii (a, b sau c, specificate n tabelul 1.) d) Stabilete termen de efectuare a modificrilor. Lucrtorul responsabil cu 11. Analizeaz solicitrile de modificare a aplicaiei aplicabile ntreinerea aplicaiei nivelul nivelului de baze de date i identific posibilitile de rezolvare a baze de date (a) solicitrilor. n cazul n care efectuarea modificrilor necesit intervenii la alt nivel ale aplicaiei (b), colaboreaz cu lucrtorul responsabil cu ntreinerea aplicaiei de la nivelul respectiv. 12. Stabilete modul i ordinea n care vor fi efectuate modificrile, innd cont de implicaiile pe care le are fiecare modificare. 13. Execut o salvare de siguran a bazelor de date, conform celor specificate n procedura A0.04.04.008 Procedura de backup a bazei de date i a aplicaiei Cheltuieli De Personal, seciunea cu privire la bazele de date. 294
Administraia Naional a Penitenciarelor 14. Efectueaz fiecare modificare n ordinea stabilit. Pentru fiecare modificare: a) Verific rezultatele obinute, sub aspectul valorilor ntoarse de funciile sau procedurile stocate, a consistenei tabelelor i viewurilor definite n bazele de date, a timpului de execuie a scripturilor SQL, precum i a implicaiilor pe care le are asupra altor elemente aparinnd bazei de date sau aplicaiei, b) Dac rezultatele nu sunt n conformitate cu cerinele, readuce elementul modificat n starea dinaintea efecturii modificrii, revizuiete modul sau ordinea de efectuare a modificrii i reia procesul, c) Dac rezultatele obinute sunt n conformitate cu cerinele, face o meniune asupra modificrii. Modificarea poate fi menionat n jurnalul de modificri, dac exist, sau ca i comentariu n scriptul modificat d) Trece la urmtoarea modificare. 15. La terminarea efecturii tuturor modificrilor face o verificare final a funcionrii bazei de date, precum i o verificare mpreun cu ceilali responsabili cu ntreinerea aplicaiei, privind funcionarea corespunztoare a aplicaiei. 16. Comunic efului serviciului responsabil cu ndeplinirea aplicaiei informaii cu privire la: g) Modificrile efectuate, h) Modificrile neefectuate, mpreun cu motivele pentru care acestea nu au putut fi efectuate, i) Problemele aprute n procesul de modificare, j) Implicaiile pe care le au modificrile efectuate, k) Eventuale observaii cu privire la modificrile efectuate. Lucrtorul responsabil cu 17. Analizeaz solicitrile de modificare a aplicaiei aplicabile ntreinerea aplicaiei nivelul nivelului de funcionalitate i identific posibilitile de rezolvare funcionalitate i interfa de a solicitrilor. n cazul n care efectuarea modificrilor necesit utilizare (b) intervenii la alt nivel ale aplicaiei, colaboreaz cu lucrtorii responsabili cu ntreinerea aplicaiei de la nivelul respectiv. 18. Stabilete modul i ordinea n care vor fi efectuate modificrile, innd cont de implicaiile pe care le are fiecare modificare. 19. Execut o salvare de siguran a fiierelor coninnd bibliotecile de funcii i a codului surs, conform celor specificate n procedura A0.04.04.008 Procedura de backup a bazei de date i a aplicaiei Cheltuieli De Personal, seciunea cu privire la codul surs a aplicaiei. 20. Efectueaz fiecare modificare n ordinea stabilit. Pentru fiecare modificare: a) Verific rezultatele obinute, sub aspectul valorilor ntoarse de funciile utilizate n bibliotecile de date i n clasele de obiecte,a timpului de execuie a funciilor, a funcionrii corespunztoare a interfeei, precum i a implicaiilor pe care le are asupra altor elemente aparinnd bazei de date sau aplicaiei, b) Dac rezultatele nu sunt n conformitate cu cerinele, readuce elementul modificat n starea dinaintea efecturii modificrii, revizuiete modul sau ordinea de efectuare a modificrii i reia procesul, c) Dac rezultatele obinute sunt n conformitate cu cerinele, face o meniune asupra modificrii. Modificarea poate fi menionat n jurnalul de modificri, dac exist, sau ca i comentariu n fiierul coninnd codul surs modificat, d) Trece la urmtoarea modificare. 21. La terminarea efecturii tuturor modificrilor face o verificare final a funcionrii corespunztoare a aplicaiei, mpreun cu 295
Manual de proceduri ceilali responsabili cu ntreinerea aplicaiei 22. Comunic efului serviciului responsabil cu ndeplinirea aplicaiei informaii cu privire la: a) Modificrile efectuate, b) Modificrile neefectuate, mpreun cu motivele pentru care acestea nu au putut fi efectuate, c) Problemele aprute n procesul de modificare, d) Implicaiile pe care le au modificrile efectuate, e) Eventuale observaii cu privire la modificrile efectuate. 23. Centralizeaz informaiile primite de la lucrtorii responsabili cu ntreinerea aplicaiei 24. Verific dac modificrile au fost efectuate n conformitate cu cerinele, n termenul stabilit, iar aplicaia funcioneaz corespunztor. 25. ntocmete o not sintetic, cuprinznd, pentru fiecare solicitare: a) Modificrile efectuate b) Modificrile neefectuate, mpreun cu motivele pentru care acestea nu au fost efectuate c) Eventuale observaii cu privire la modificrile efectuate 26. nainteaz nota efului direciei specializate n exploatarea aplicaiei 55. Pe baza notei primite de la eful serviciului responsabil cu ntreinerea aplicaiei ntocmete o not de rspuns la solicitarea beneficiarului. 56. Trimite nota de rspuns secretariatului direciei specializate n exploatarea aplicaiei 59. nregistreaz nota de rspuns 60. Trimite nota de rspuns beneficiarului care a solicitat modificrile aplicaiei. Nu Observaii
eful serviciului responsabil cu ntreinerea aplicaiei
eful direciei specializate n exploatarea aplicaiei
Secretariatul direciei specializate n exploatarea aplicaiei Aspecte de verificat Aspecte de verificat Da
PROCEDURA : A0.04.04.008 Procedur de backup a bazei de date i a aplicaiei Cheltuieli De Personal. Scop: Stabilirea modalitii de salvare a bazelor de date i codului surs a aplicaiei Cheltuieli De Personal. Premise: Salvrile se fac numai de personal specializat. Pentru a putea face salvrile, sunt necesare drepturi de acces pe urmtoarele elemente, n funcie de tipul modificrii: Tabelul 1 Nr. Denumire element Drept crt. 1. Baza de date cheltpers Acces la baza de date 2. Baza de date master Acces la baza de date 3. Baza de date msdb Acces la baza de date 4. Fiierele aplicaiei Acces la folderul de pe staia unde se prelucreaz sursele aplicaiei. Aplicabilitate: Sediul Administraiei Naionale a Penitenciarelor.
296
Administraia Naional a Penitenciarelor Procedura: eful serviciului responsabil 1. cu ntreinerea aplicaiei Tabelul 2 Stabilete modul de salvare a bazelor de date, a codului surs a aplicaiei i documentaiei, sub urmtoarele aspecte: a) locaiei de stocare a fiierelor, b) suporturile de stocare, c) tipul de salvare (incremental, diferenial, total), d) modul de arhivare a fiierelor, e) frecvena salvrilor, f) modul de versionare a salvrilor. Execut paii necesari definirii joburilor de salvare automat a bazelor de date, n conformitate cu specificaiile efului serviciului responsabil cu ntreinerea aplicaiei, n cazul n care acesta nu exist. Verific funcionarea corect a joburilor de salvare a bazelor de date Actualizeaz joburile de salvare automat a bazelor de date, n conformitate cu modificrile aprute. Arhiveaz i salveaz fiierele coninnd: a) codurile surs ale aplicaiei, b) documentaia aplicaiei c) fiierele rezultate n urma executrii joburilor de salvare automat a bazelor de date n conformitate cu specificaiile stabilite de eful serviciului responsabil cu ntreinerea aplicaiei. Rezolv problemele aprute n cursul procesului de salvare a fiierelor, n raport cu competenele sale. Verific integritatea fiierelor salvate i reia procesul de arhivare i salvare, n cazul n care constat c fiierele nu au fost arhivate sau salvate corespunztor. Raporteaz orice problem aprut n cursul procesului de salvare a fiierelor efului serviciului responsabil cu ntreinerea aplicaiei. Observaii
Lucrtorul responsabil ntreinerea aplicaiei nivelul baze de date
cu 2. 3. 4.
Lucrtorul responsabil ntreinerea aplicaiei nivelul salvare fiiere
cu 5.
6. 7. 8. Aspecte de verificat Aspecte de verificat
Da
Nu
PROCEDURA: A0.04.04.009 Procedur de recuperare a datelor aparinnd aplicaiei Cheltuieli De Personal Scop: Stabilirea modalitii de reinstalare a bazelor de date i a aplicaiei Cheltuieli De Personal. Premise: Procedura detaliaz paii care trebuie executai pentru a aduce aplicaia n stare de funcionare. Recuperarea datelor presupune intervenia pe trei nivele: a) Nivelul de baze de date b) Nivelul serviciului Web c) Nivelul aplicaie Pentru aducerea aplicaiei n stare de funcionare sunt necesare urmtoarele: Tabelul 1 Nr. Denumire element crt 1. Fiier de backup a bazei de date cheltpers 2. Fiier de backup a bazei de date msdb 3. Fiier de backup a bazei de date master 4. Fiierele care conin scripturile aplicaiei 297
Manual de proceduri Refacerea datelor se execut numai de personal specializat. Pentru a putea face recuperrile de date, sunt necesare drepturi de acces pe urmtoarele elemente, n funcie de tipul modificrii: Tabelul 2 Nr. Denumire element Drept crt. 1. Serviciul SQL unde vor fi Echivalent cu System Administrator (sa) instalate bazele de date 2. Serviciul IIS Drept de configurare a IIS 3. Scripturile aplicaiei Scriere n folderul unde se instaleaz scripturile aplicaiei. Aplicabilitate: Sediul Administraiei Naionale a Penitenciarelor. Procedura: Tabelul 2 eful direciei specializate n 1. Ia act de indisponibilizarea aplicaiei. exploatarea aplicaiei 2. Anun eful serviciului responsabil cu ntreinerea aplicaiei i/sau eful serviciului responsabil cu administrarea serverelor. 3. Dup identificarea problemei repartizeaz sarcina efului serviciului care are competene n rezolvarea acesteia 4. Dispune secretariatului direciei specializate n exploatarea aplicaiei anunarea beneficiarilor aplicaiei despre indisponibilitatea aplicaiei, precum i durata estimat pentru refacerea datelor 5. Stabilete termen de rezolvare i transmitere a unei rezoluii. Secretariatul direciei 6. Anun beneficiarii aplicaiei despre indisponibilitatea aplicaiei, precum i durata estimat pentru repunerea n funciune. specializate n exploatarea aplicaiei eful serviciului responsabil 7. Stabilete modalitatea de refacere a datelor. cu ntreinerea aplicaiei 8. n funcie de nivelul la care se intervine, repartizeaz sarcina lucrtorului responsabil cu ntreinerea aplicaiei de la nivelul de baze de date i/sau de fiiere. 9. Colaboreaz cu serviciul responsabil de administrarea serverelor, n cazul n care este necesar i configurarea unui server de baze de date i/sau a unui server web. 10. Transmite termenele de rezolvare a problemelor stabilite de eful direciei specializate n exploatarea aplicaiei Lucrtorul responsabil cu 11. Verific fiierele de backup, sub aspectele integritii fiierelor, existenei celei mai recente versiuni. ntreinerea aplicaiei 12. Reface bazele de date, n conformitate cu cele descrise n nivelul baze de date manualul n format electronic aflat la DTICIT Serviciul Gestiune Software, Analiz i Programare Refacerea bazelor de date 13. Verific integritatea datelor refcute. 14. Raporteaz efului serviciului responsabil cu ntreinerea aplicaiei orice problem aprut n decursul procesului de refacere a datelor. Lucrtorul responsabil cu 15. Verific fiierele care conin scripturile aplicaiei, sub aspectul existenei tuturor fiierelor necesare, a integritii fiierelor, a ntreinerea aplicaiei existenei celei mai recente versiuni. nivelul salvare fiiere 16. Instaleaz i configureaz aplicaia n conformitate cu cele descrise n procedura A0.04.04.006 Procedura de instalare a aplicaiei Cheltuieli De Personal, seciunea Instalarea aplicaiei Cheltuieli De Personal pe serverul Web. 17. Verific funcionarea aplicaiei, n conformitate cu cele descrise n procedura A0.04.04.006 Procedura de instalare a aplicaiei Cheltuieli De Personal, seciunea Verificarea funcionrii aplicaiei. 18. Raporteaz efului serviciului responsabil cu ntreinerea aplicaiei orice problem aprut n decursul procesului de refacere a aplicaiei. 298
Administraia Naional a Penitenciarelor eful serviciului responsabil cu ntreinerea aplicaiei 19. Verific dac aplicaia funcioneaz corespunztor i dac refacerea datelor a fost efectuat n termenul stabilit. 20. Raporteaz efului direciei specializate n exploatarea aplicaiei faptul c aplicaia a fost restaurat i eventualele probleme care au aprut n procesul de refacere a datelor 21. Menioneaz evenimentul n jurnalul de mentenan a aplicaiilor, descriind: a) Data i ora la care a aprut problema. b) mprejurrile n care a aprut indisponibilitatea aplicaiei c) Soluiile gsite pentru refacerea datelor d) Problemele aprute n refacerea datelor e) Modaliti de rezolvare a problemelor 22. Verific dac aplicaia funcioneaz corespunztor i dac refacerea datelor a fost efectuat n termenul stabilit. 23. Dispune secretariatului direciei specializate n exploatarea aplicaiei anunarea beneficiarilor cu privire la disponibilitatea aplicaiei 24. Anun beneficiarii aplicaiei despre disponibilitatea aplicaiei.
Nu
Observaii
PROCEDURA: A0.04.04.010 Procedur de instalare a aplicaiei Regim de executare a pedepselor. Scop: Stabilirea modalitii de instalare a aplicaiei Regim de executare a pedepselor Premise: Instalarea aplicaiei Regim de executare a pedepselor se face n scopul punerii la dispoziia serviciilor implicate a instrumentului de lucru privind gestionarea regimurilor de executare a pedepselor de ctre persoanele private de libertate. Instalarea aplicaiei se face numai de personal specializat. Pentru a putea face instalarea aplicaiei, sunt necesare urmtoarele resurse: Resurse materiale - Server avnd instalat unul din sistemele de operare Microsoft Windows 2000, 2003, 2008. - Serviciul IIS instalat i pornit pe acest server. - Framework ASP.NET minimum versiunea 2.0, configurat pentru a fi folosit cu IIS, pe acest server. Dac ASP.NET nu este nregistrat s funcioneze cu IIS, se configureaz folosind instruciunile specificate la adresa http://msdn2.microsoft.com/en-us/library/k6h9cz8h(VS.71).aspx. - Serviciul de acces la baze de date MSSQL instalat, configurat i pornit pe acest server. - Scripturile pentru versiunea funcional a aplicaiei care va fi instalat. - Fiierele bazei de date folosite (PMSDB_Extensie). Fiierele pot fi sub forma backup-ului sau fiiere .mdf i .ldf. Resurse umane - Utilizatori avnd urmtoarele drepturi: - Drept de acces la resursele serverului pe care se instaleaz aplicaia (discuri, servicii, reea) - Drept de scriere a fiierelor pe discurile serverului - Drept de adugare/modificare/tergere a bazelor de date MSSQL de pe serverul SQL pe care se instaleaz aplicaia - Drept de adugare/modificare/tergere a site-urilor web din IIS Resurse financiare - Nu sunt necesare resurse financiare
299
Manual de proceduri Resurse de timp - Aproximativ dou ore pentru instalare i testare Aplicabilitate: Sediul Administraiei Naionale a Penitenciarelor. Procedura: Beneficiarul aplicaiei Tabelul 2 ntocmete o not cu cererea de instalare a aplicaiei Regim de executare a pedepselor 2. Trimite nota secretariatului direciei specializate n exploatarea aplicaiei din cadrul Administraiei Naionale a Penitenciarelor. 3. nregistreaz nota de solicitare a instalrii aplicaiei 4. Transmite nota de solicitare efului direciei specializate n exploatarea aplicaiei 5. Repartizeaz lucrarea serviciului responsabil cu ntreinerea aplicaiei 6. Stabilete termen de rezolvare i transmitere a unei rezoluii 7. Analizeaz posibilitile de instalare a aplicaiei 8. Dac solicitarea de instalare nu poate fi ndeplinit, trimite o rezoluie efului direciei specializate n exploatarea aplicaiei, n care specific motivele. 9. Dac solicitarea poate fi ndeplinit: a) Identific resursele necesare efecturii modificrilor (materiale, umane, financiare, timp) b) Repartizeaz lucrarea lucrtorilor responsabili cu ntreinerea aplicaiei c) Stabilete termen de efectuare a modificrilor Instalarea aplicaiei Regim de executare a pedepselor pe serverul SQL 10. Identific posibilitile de instalare a componentei de baze de date a aplicaiei. 11. Stabilete modul i ordinea n care va fi efectuat instalarea, innd cont de implicaiile pe care le are aceast operaie. 12. Efectueaz instalarea bazei de date pe serverul SQL stabilit. 13. Stabilete credeniale de acces la baza de date. 14. Comunic lucrtorului responsabil cu ntreinerea aplicaiei nivelul funcionalitate i interfa de utilizare, informaiile necesare accesului la baza de date. 15. Face o verificare a funcionrii bazei de date, precum i o verificare mpreun cu ceilali responsabili cu ntreinerea aplicaiei, privind funcionarea corespunztoare a aplicaiei. 16. Comunic efului serviciului responsabil cu ndeplinirea aplicaiei informaii cu privire la: a) Instalarea i configurarea bazei de date, b) Eventuala neinstalare a bazei de date, mpreun cu motivele pentru care aceasta nu a putut fi efectuat, c) Problemele aprute n procesul de instalare, d) Eventuale observaii cu privire la instalare. Instalarea aplicaiei Regim de executare a pedepselor pe serverul Web 17. Identific posibilitile de instalare a componentei de interfa a aplicaiei. 18. Stabilete modul i ordinea n care va fi efectuat instalarea, innd cont de implicaiile pe care le are aceast operaie. 19. Efectueaz instalarea aplicaiei pe serverul Web stabilit. 20. Implementeaz modul de acces la aplicaie, eventual folosind i credenialele de acces la baza de date, furnizate de lucrtorul responsabil cu ntreinerea aplicaiei nivelul de baze de date 1.
Lucrtorul responsabil ntreinerea aplicaiei nivelul baze de date (a)
cu
Lucrtorul responsabil ntreinerea aplicaiei nivelul funcionalitate interfa de utilizare (b).
cu i
300
Administraia Naional a Penitenciarelor Verificarea funcionrii aplicaiei 21. Face o verificare a funcionrii aplicaiei, precum i o verificare mpreun cu ceilali responsabili cu ntreinerea aplicaiei, privind funcionarea corespunztoare a aplicaiei. 22. Comunic efului serviciului responsabil cu ndeplinirea aplicaiei informaii cu privire la: a) Instalarea i configurarea aplicaiei, b) Eventuala neinstalare a aplicaiei, mpreun cu motivele pentru care aceasta nu a putut fi efectuat, c) Problemele aprute n procesul de instalare, d) Eventuale observaii cu privire la instalare. 23. Centralizeaz informaiile primite de la lucrtorii responsabili cu ntreinerea aplicaiei 24. Verific dac instalarea a fost efectuat n conformitate cu cerinele, n termenul stabilit, iar aplicaia funcioneaz corespunztor. 25. ntocmete o not sintetic, cuprinznd informaiile privind instalarea aplicaiei: a) Stadiul instalrii aplicaiei b) Serverul SQL pe care a fost instalata baza de date c) Serverul IIS pe care au fost instalate scripturile aplicaiei d) Eventualele motive pentru care aplicaia nu a fost instalat e) Eventuale observaii cu privire la instalarea aplicaiei 26. nainteaz nota efului direciei specializate n exploatarea aplicaiei 27. Pe baza notei primite de la eful serviciului responsabil cu ntreinerea aplicaiei ntocmete o not de rspuns la solicitarea beneficiarului. 28. Trimite nota de rspuns secretariatului direciei specializate n exploatarea aplicaiei 29. nregistreaz nota de rspuns 30. Trimite nota de rspuns beneficiarului care a solicitat instalarea aplicaiei. Observaii
Secretariatul direciei specializate n exploatarea aplicaiei Aspecte de verificat Aspecte de verificat Da Nu
PROCEDURA: A0.04.04.011 Procedur de modificare a aplicaiei Regim de Executare a Pedepselor Scop: Stabilirea modalitii de modificare a aplicaiei Regim de Executare a Pedepselor Premise: Modificrile aduse aplicaiei Regim de Executare a Pedepselor pot fi: a) Modificri privind funcionalitatea la nivelul bazelor de date b) Modificri privind funcionalitatea i interfaa de utilizare a aplicaiei Modificrile se pot face n orice moment al existenei aplicaiei. Modificrile se pot face ca urmare a iniiativei administratorului aplicaiei, n urma observaiilor proprii, sau n urma solicitrilor beneficiarilor aplicaiei. Modificrile se fac numai de personal specializat. Pentru a putea face modificrile, sunt necesare drepturi de acces pe urmtoarele elemente, n funcie de tipul modificrii: Tabelul 1. Nr. Denumire element Drept Tip crt modificare 1. Baza de date Creare / modificare / tergere obiecte din baza de a) PMSDB_Extensie date 301
Manual de proceduri 2. 3. Baza de date PMSDB Fiierele aplicaiei Citire a) - Creare / modificare / tergere fiiere n folderul b) de pe staia unde se prelucreaz sursele aplicaiei. - Creare / modificare / tergere fiiere n folderul de pe serverul pe care este instalat aplicaia. Tabelul 2 ntocmete o not cu cererea de modificare a aplicaiei Regim de Executare a Pedepselor, mpreun cu observaiile sale i justificarea solicitrii 2. Trimite nota secretariatului direciei specializate n exploatarea aplicaiei din cadrul Administraiei Naionale a Penitenciarelor. 3. nregistreaz nota de solicitare a modificrii aplicaiei 4. Transmite nota de solicitare efului direciei specializate n exploatarea aplicaiei 5. Repartizeaz lucrarea serviciului responsabil cu ntreinerea aplicaiei 6. Stabilete termen de rezolvare i transmitere a unei rezoluii 7. Analizeaz cererea de modificare a aplicaiei. 8. Stabilete posibilitatea, necesitatea i oportunitatea efecturii modificrilor solicitate 9. Dac solicitrile de modificare nu pot fi ndeplinite, trimite o rezoluie efului direciei specializate n exploatarea aplicaiei, n care specific motivele. 10. Dac solicitrile pot fi ndeplinite, n totalitate sau n parte: a) Stabilete modificrile care pot fi efectuate b) Identific resursele necesare efecturii modificrilor (materiale, umane, financiare, timp) c) Repartizeaz lucrarea lucrtorilor responsabili cu ntreinerea aplicaiei, n funcie de tipul modificrii (a, b sau c, specificate n tabelul 1.) d) Stabilete termen de efectuare a modificrilor 11. Analizeaz solicitrile de modificare a aplicaiei aplicabile nivelului de baze de date i identific posibilitile de rezolvare a solicitrilor. n cazul n care efectuarea modificrilor necesit intervenii la alt nivel ale aplicaiei (b), colaboreaz cu lucrtorul responsabil cu ntreinerea aplicaiei de la nivelul respectiv. 12. Stabilete modul i ordinea n care vor fi efectuate modificrile, innd cont de implicaiile pe care le are fiecare modificare. 13. Execut o salvare de siguran a bazelor de date, conform celor specificate n procedura A0.04.04.012 Procedura de backup a bazei de date i a aplicaiei Regim de Executare a Pedepselor, seciunea cu privire la bazele de date. 14. Efectueaz fiecare modificare n ordinea stabilit. Pentru fiecare modificare: a) Verific rezultatele obinute, sub aspectul valorilor ntoarse de funciile sau procedurile stocate, a consistenei tabelelor i view-urilor definite n bazele de date, a timpului de execuie a scripturilor SQL, precum i a implicaiilor pe care le are asupra altor elemente aparinnd bazei de date sau aplicaiei, b) Dac rezultatele nu sunt n conformitate cu cerinele, readuce elementul modificat n starea dinaintea efecturii modificrii, revizuiete modul sau ordinea de efectuare a modificrii i reia procesul, 1.
Aplicabilitate: Sediul Administraiei Naionale a Penitenciarelor. Procedura: Beneficiarul aplicaiei
cu
302
Administraia Naional a Penitenciarelor c) Dac rezultatele obinute sunt n conformitate cu cerinele, face o meniune asupra modificrii. Modificarea poate fi menionat n jurnalul de modificri, dac exist, sau ca i comentariu n scriptul modificat, d) Trece la urmtoarea modificare. 15. La terminarea efecturii tuturor modificrilor face o verificare final a funcionrii bazei de date, precum i o verificare mpreun cu ceilali responsabili cu ntreinerea aplicaiei, privind funcionarea corespunztoare a aplicaiei. 16. Comunic efului serviciului responsabil cu ndeplinirea aplicaiei informaii cu privire la: a) Modificrile efectuate, b) Modificrile neefectuate, mpreun cu motivele pentru care acestea nu au putut fi efectuate, c) Problemele aprute n procesul de modificare, d) Implicaiile pe care le au modificrile efectuate, e) Eventuale observaii cu privire la modificrile efectuate. cu 17. Analizeaz solicitrile de modificare a aplicaiei aplicabile nivelului de funcionalitate i identific posibilitile de rezolvare a solicitrilor. n cazul n care efectuarea modificrilor necesit i intervenii la alt nivel ale aplicaiei, colaboreaz cu lucrtorii responsabili cu ntreinerea aplicaiei de la nivelul respectiv. 18. Stabilete modul i ordinea n care vor fi efectuate modificrile, innd cont de implicaiile pe care le are fiecare modificare. 19. Execut o salvare de siguran a fiierelor coninnd bibliotecile de funcii i a codului surs, conform celor specificate n procedura A0.04.04.012 Procedura de backup a bazei de date i a aplicaiei Regim de Executare a Pedepselor, seciunea cu privire la codul surs a aplicaiei. 20. Efectueaz fiecare modificare n ordinea stabilit. Pentru fiecare modificare: a) Verific rezultatele obinute, sub aspectul valorilor ntoarse de funciile utilizate n bibliotecile de date i n clasele de obiecte,a timpului de execuie a funciilor, a funcionrii corespunztoare a interfeei, precum i a implicaiilor pe care le are asupra altor elemente aparinnd bazei de date sau aplicaiei, b) Dac rezultatele nu sunt n conformitate cu cerinele, readuce elementul modificat n starea dinaintea efecturii modificrii, revizuiete modul sau ordinea de efectuare a modificrii i reia procesul, c) Dac rezultatele obinute sunt n conformitate cu cerinele, face o meniune asupra modificrii. Modificarea poate fi menionat n jurnalul de modificri, dac exist, sau ca i comentariu n fiierul coninnd codul surs modificat, d) Trece la urmtoarea modificare. 21. La terminarea efecturii tuturor modificrilor face o verificare final a funcionrii corespunztoare a aplicaiei, mpreun cu ceilali responsabili cu ntreinerea aplicaiei 22. Comunic efului serviciului responsabil cu ndeplinirea aplicaiei informaii cu privire la: a) Modificrile efectuate, b) Modificrile neefectuate, mpreun cu motivele pentru care acestea nu au putut fi efectuate, c) Problemele aprute n procesul de modificare, d) Implicaiile pe care le au modificrile efectuate, e) Eventuale observaii cu privire la modificrile efectuate.
Lucrtorul responsabil ntreinerea aplicaiei nivelul funcionalitate interfa de utilizare (b)
303
Manual de proceduri eful serviciului responsabil 23. cu ntreinerea aplicaiei 24. 25. a) b) c) 26. eful direciei specializate n 27. exploatarea aplicaiei 28. Secretariatul direciei 29. specializate n exploatarea 30. aplicaiei Aspecte de verificat Aspecte de verificat Da Nu Centralizeaz informaiile primite de la lucrtorii responsabili cu ntreinerea aplicaiei Verific dac modificrile au fost efectuate n conformitate cu cerinele, n termenul stabilit, iar aplicaia funcioneaz corespunztor. ntocmete o not sintetic, cuprinznd, pentru fiecare solicitare: Modificrile efectuate Modificrile neefectuate, mpreun cu motivele pentru care acestea nu au fost efectuate Eventuale observaii cu privire la modificrile efectuate nainteaz nota efului direciei specializate n exploatarea aplicaiei Pe baza notei primite de la eful serviciului responsabil cu ntreinerea aplicaiei ntocmete o not de rspuns la solicitarea beneficiarului. Trimite nota de rspuns secretariatului direciei specializate n exploatarea aplicaiei nregistreaz nota de rspuns Trimite nota de rspuns beneficiarului care a solicitat modificrile aplicaiei. Observaii
PROCEDURA: A0.04.04.012 Procedur de backup a bazei de date i a aplicaiei Regim De Executare A Pedepselor Scop: Stabilirea modalitii de salvare a bazelor de date i codului surs a aplicaiei Regim De Executare A Pedepselor. Premise: Salvrile se fac numai de personal specializat. Pentru a putea face salvrile, sunt necesare drepturi de acces pe urmtoarele elemente, n funcie de tipul modificrii: Tabelul 1 Nr. crt 1. 2. 3. 4. Denumire element Baza de date PMSDB_Extensie Baza de date master Baza de date msdb Fiierele aplicaiei Drept Acces la baza de date Acces la baza de date Acces la baza de date Acces la folderul de pe staia unde se prelucreaz sursele aplicaiei.
Aplicabilitate: Sediul Administraiei Naionale a Penitenciarelor. Procedura: eful serviciului responsabil 1. cu ntreinerea aplicaiei Tabelul 2 Stabilete modul de salvare a bazelor de date, a codului surs a aplicaiei i documentaiei, sub urmtoarele aspecte: a) locaiei de stocare a fiierelor, b) suporturile de stocare, c) tipul de salvare (incremental, diferenial, total), d) modul de arhivare a fiierelor, e) frecvena salvrilor, f) modul de versionare a salvrilor.
304
Administraia Naional a Penitenciarelor Lucrtorul responsabil cu 2. ntreinerea aplicaiei nivelul baze de date 3. 4. Lucrtorul responsabil cu 5. ntreinerea aplicaiei nivelul salvare fiiere Execut paii necesari definirii joburilor de salvare automat a bazelor de date, n conformitate cu specificaiile efului serviciului responsabil cu ntreinerea aplicaiei, n cazul n care acesta nu exist. Verific funcionarea corect a joburilor de salvare a bazelor de date Actualizeaz joburile de salvare automat a bazelor de date, n conformitate cu modificrile aprute. Arhiveaz i salveaz fiierele coninnd: a) codurile surs ale aplicaiei, b) documentaia aplicaiei c) fiierele rezultate n urma executrii joburilor de salvare automat a bazelor de date n conformitate cu specificaiile stabilite de eful serviciului responsabil cu ntreinerea aplicaiei. Rezolv problemele aprute n cursul procesului de salvare a fiierelor, n raport cu competenele sale. Verific integritatea fiierelor salvate i reia procesul de arhivare i salvare, n cazul n care constat c fiierele nu au fost arhivate sau salvate corespunztor. Raporteaz orice problem aprut n cursul procesului de salvare a fiierelor efului serviciului responsabil cu ntreinerea aplicaiei. Observaii
6. 7. 8.
Da
Nu
PROCEDURA: A0.04.04.013 Procedur de recuperare a datelor aparinnd aplicaiei Regim de Executare a Pedepselor Scop: Stabilirea modalitii de reinstalare a bazelor de date i a aplicaiei Regim de Executare a Pedepselor. Premise: Procedura detaliaz paii care trebuie executai pentru a aduce aplicaia n stare de funcionare. Recuperarea datelor presupune intervenia pe trei nivele: a) Nivelul de baze de date b) Nivelul serviciului Web c) Nivelul aplicaie Pentru aducerea aplicaiei n stare de funcionare sunt necesare urmtoarele: Tabelul 1 Nr. crt 1. 2. 3. 4. Denumire element Fiier de backup a bazei de date PMSDB_Extensie Fiier de backup a bazei de date msdb Fiier de backup a bazei de date master Fiierele care conin scripturile aplicaiei
Refacerea datelor se execut numai de personal specializat. Pentru a putea face recuperrile de date, sunt necesare drepturi de acces pe urmtoarele elemente, n funcie de tipul modificrii:
305
Manual de proceduri Tabelul 2 Nr. crt 1. 2. 3. Denumire element Serviciul SQL unde vor instalate bazele de date Serviciul IIS Scripturile aplicaiei Drept fi Echivalent cu System Administrator (sa) Drept de configurare a IIS Scriere n folderul unde se instaleaz scripturile aplicaiei.
Aplicabilitate: Sediul Administraiei Naionale a Penitenciarelor. Procedura: eful direciei specializate n exploatarea aplicaiei Tabelul 2 1. Ia act de indisponibilizarea aplicaiei. 2. Anun eful serviciului responsabil cu ntreinerea aplicaiei i/sau eful serviciului responsabil cu administrarea serverelor. 3. Dup identificarea problemei repartizeaz sarcina efului serviciului care are competene n rezolvarea acesteia 4. Dispune secretariatului direciei specializate n exploatarea aplicaiei anunarea beneficiarilor aplicaiei despre indisponibilitatea aplicaiei, precum i durata estimat pentru refacerea datelor 5. Stabilete termen de rezolvare i transmitere a unei rezoluii. 6. Anun beneficiarii aplicaiei despre indisponibilitatea aplicaiei, precum i durata estimat pentru repunerea n funciune.
Secretariatul direciei specializate n exploatarea aplicaiei eful serviciului responsabil 7. Stabilete modalitatea de refacere a datelor. cu ntreinerea aplicaiei 8. n funcie de nivelul la care se intervine, repartizeaz sarcina lucrtorului responsabil cu ntreinerea aplicaiei de la nivelul de baze de date i/sau de fiiere. 9. Colaboreaz cu serviciul responsabil de administrarea serverelor, n cazul n care este necesar i configurarea unui server de baze de date i/sau a unui server web. 10. Transmite termenele de rezolvare a problemelor stabilite de eful direciei specializate n exploatarea aplicaiei Lucrtorul responsabil cu 11. Verific fiierele de backup, sub aspectele integritii fiierelor, existenei celei mai recente versiuni. ntreinerea aplicaiei 12. Reface bazele de date, n conformitate cu cele descrise n nivelul baze de date manualul n format electronic aflat la DTICIT Serviciul Gestiune Software, Analiz i Programare Refacerea bazelor de date 13. Verific integritatea datelor refcute. 14. Raporteaz efului serviciului responsabil cu ntreinerea aplicaiei orice problem aprut n decursul procesului de refacere a datelor. Lucrtorul responsabil cu 15. Verific fiierele care conin scripturile aplicaiei, sub aspectul existenei tuturor fiierelor necesare, a integritii fiierelor, a ntreinerea aplicaiei existenei celei mai recente versiuni. nivelul salvare fiiere 16. Instaleaz i configureaz aplicaia n conformitate cu cele descrise n procedura A0.04.04.010 Procedura de instalare a aplicaiei Regim de Executare a Pedepselor, seciunea Instalarea aplicaiei Regim de Executare a Pedepselor pe serverul Web. 17. Verific funcionarea aplicaiei, n conformitate cu cele descrise n procedura A0.04.04.010 Procedura de instalare a aplicaiei Regim de Executare a Pedepselor, seciunea Verificarea funcionrii aplicaiei. 18. Raporteaz efului serviciului responsabil cu ntreinerea aplicaiei orice problem aprut n decursul procesului de refacere a aplicaiei. 306
Administraia Naional a Penitenciarelor eful serviciului responsabil 19. Verific dac aplicaia funcioneaz corespunztor i dac cu ntreinerea aplicaiei refacerea datelor a fost efectuat n termenul stabilit. 20. Raporteaz efului direciei specializate n exploatarea aplicaiei faptul c aplicaia a fost restaurat i eventualele probleme care au aprut n procesul de refacere a datelor 21. Menioneaz evenimentul n jurnalul de mentenan a aplicaiilor, descriind: 22. Data i ora la care a aprut problema. 23. mprejurrile n care a aprut indisponibilitatea aplicaiei 24. Soluiile gsite pentru refacerea datelor 25. Problemele aprute n refacerea datelor 26. Modaliti de rezolvare a problemelor eful direciei specializate n 27. Verific dac aplicaia funcioneaz corespunztor i dac exploatarea aplicaiei refacerea datelor a fost efectuat n termenul stabilit. 28. Dispune secretariatului direciei specializate n exploatarea aplicaiei anunarea beneficiarilor cu privire la disponibilitatea aplicaiei Secretariatul direciei 29. Anun beneficiarii aplicaiei despre disponibilitatea aplicaiei. specializate n exploatarea aplicaiei Aspecte de verificat Aspecte de verificat Da Nu Observaii
PROCEDURA: A0.04.04.014 Procedur de instalare a aplicaiei Secretariat. Scop: Stabilirea modalitii de instalare a aplicaiei Secretariat Premise: Instalarea aplicaiei Secretariat se face n scopul punerii la dispoziia serviciilor implicate a instrumentului de lucru privind gestionarea documentelor intrate sau ieite din unitate. Instalarea aplicaiei se face numai de personal specializat. Pentru a putea face instalarea aplicaiei, sunt necesare urmtoarele resurse: Resurse materiale Server avnd instalat unul din sistemele de operare Microsoft Windows 2000, 2003, 2008. Serviciul IIS instalat i pornit pe acest server. Framework ASP.NET minimum versiunea 2.0, configurat pentru a fi folosit cu IIS, pe acest server. Dac ASP.NET nu este nregistrat s funcioneze cu IIS, se configureaz folosind instruciunile specificate la adresa http://msdn2.microsoft.com/en-us/library/k6h9cz8h(VS.71).aspx. Serviciul de acces la baze de date MSSQL instalat, configurat i pornit pe acest server. Scripturile pentru versiunea funcional a aplicaiei care va fi instalat. Fiierele bazei de date folosite (secretariat_2008 pentru sediu, smp pentru uniti). Fiierele pot fi sub forma backup-ului sau fiiere .mdf i .ldf. Resurse umane Utilizatori avnd urmtoarele drepturi: Drept de acces la resursele serverului pe care se instaleaz aplicaia (discuri, servicii, reea) Drept de scriere a fiierelor pe discurile serverului Drept de adugare/modificare/tergere a bazelor de date MSSQL de pe serverul SQL pe care se instaleaz aplicaia Drept de adugare/modificare/tergere a site-urilor web din IIS Resurse financiare Nu sunt necesare resurse financiare 307
Manual de proceduri Resurse de timp Aproximativ dou ore pentru instalare i testare Aplicabilitate: Sediul Administraiei Naionale a Penitenciarelor. Procedura: Beneficiarul aplicaiei Secretariatul direciei specializate n exploatarea aplicaiei eful direciei specializate n exploatarea aplicaiei eful serviciului responsabil cu ntreinerea aplicaiei Tabelul 2 ntocmete o not cu cererea de instalare a aplicaiei Secretariat Trimite nota secretariatului direciei specializate n exploatarea aplicaiei din cadrul Administraiei Naionale a Penitenciarelor. 3. nregistreaz nota de solicitare a instalrii aplicaiei 4. Transmite nota de solicitare efului direciei specializate n exploatarea aplicaiei 5. Repartizeaz lucrarea serviciului responsabil cu ntreinerea aplicaiei 6. Stabilete termen de rezolvare i transmitere a unei rezoluii 7. Analizeaz posibilitile de instalare a aplicaiei 8. Dac solicitarea de instalare nu poate fi ndeplinit, trimite o rezoluie efului direciei specializate n exploatarea aplicaiei, n care specific motivele. 9. Dac solicitarea poate fi ndeplinit: a) Identific resursele necesare efecturii modificrilor (materiale, umane, financiare, timp) b) Repartizeaz lucrarea lucrtorilor responsabili cu ntreinerea aplicaiei c) Stabilete termen de efectuare a modificrilor Instalarea aplicaiei Secretariat pe serverul SQL 10. Identific posibilitile de instalare a componentei de baze de date a aplicaiei. 11. Stabilete modul i ordinea n care va fi efectuat instalarea, innd cont de implicaiile pe care le are aceast operaie. 12. Efectueaz instalarea bazei de date pe serverul SQL stabilit. 13. Stabilete credeniale de acces la baza de date. 14. Comunic lucrtorului responsabil cu ntreinerea aplicaiei nivelul funcionalitate i interfa de utilizare, informaiile necesare accesului la baza de date. 15. Face o verificare a funcionrii bazei de date, precum i o verificare mpreun cu ceilali responsabili cu ntreinerea aplicaiei, privind funcionarea corespunztoare a aplicaiei. 16. Comunic efului serviciului responsabil cu ndeplinirea aplicaiei informaii cu privire la: a) Instalarea i configurarea bazei de date, b) Eventuala neinstalare a bazei de date, mpreun cu motivele pentru care aceasta nu a putut fi efectuat, c) Problemele aprute n procesul de instalare, d) Eventuale observaii cu privire la instalare. Instalarea aplicaiei Secretariat pe serverul Web 17. Identific posibilitile de instalare a componentei de interfa a aplicaiei. 18. Stabilete modul i ordinea n care va fi efectuat instalarea, innd cont de implicaiile pe care le are aceast operaie. 19. Efectueaz instalarea aplicaiei pe serverul Web stabilit. 20. Implementeaz modul de acces la aplicaie, eventual folosind i credenialele de acces la baza de date, furnizate de lucrtorul responsabil cu ntreinerea aplicaiei nivelul de baze de date 1. 2.
Lucrtorul responsabil cu ntreinerea aplicaiei nivelul funcionalitate i interfa de utilizare (b).
308
Administraia Naional a Penitenciarelor Verificarea funcionrii aplicaiei 21. Face o verificare a funcionrii aplicaiei, precum i o verificare mpreun cu ceilali responsabili cu ntreinerea aplicaiei, privind funcionarea corespunztoare a aplicaiei. 22. Comunic efului serviciului responsabil cu ndeplinirea aplicaiei informaii cu privire la: a) Instalarea i configurarea aplicaiei, b) Eventuala neinstalare a aplicaiei, mpreun cu motivele pentru care aceasta nu a putut fi efectuat, c) Problemele aprute n procesul de instalare, d) Eventuale observaii cu privire la instalare. eful serviciului responsabil 23. Centralizeaz informaiile primite de la lucrtorii responsabili cu ntreinerea aplicaiei cu ntreinerea aplicaiei 24. Verific dac instalarea a fost efectuat n conformitate cu cerinele, n termenul stabilit, iar aplicaia funcioneaz corespunztor. 25. ntocmete o not sintetic, cuprinznd informaiile privind instalarea aplicaiei: a) Stadiul instalrii aplicaiei b) Serverul SQL pe care a fost instalata baza de date c) Serverul IIS pe care au fost instalate scripturile aplicaiei d) Eventualele motive pentru care aplicaia nu a fost instalat e) Eventuale observaii cu privire la instalarea aplicaiei 26. nainteaz nota efului direciei specializate n exploatarea aplicaiei 27. Pe baza notei primite de la eful serviciului responsabil cu eful direciei specializate n ntre inerea aplicaiei ntocmete o not de rspuns la solicitarea exploatarea aplicaiei beneficiarului. 28. Trimite nota de rspuns secretariatului direciei specializate n exploatarea aplicaiei Secretariatul direciei 29. nregistreaz nota de rspuns specializate n exploatarea 30. Trimite nota de rspuns beneficiarului care a solicitat instalarea aplicaiei. aplicaiei Aspecte de verificat Aspecte de verificat Da Nu Observaii
PROCEDURA : A0.04.04.015 Procedur de modificare a aplicaiei Secretariat. Scop: Stabilirea modalitii de modificare a aplicaiei Secretariat Premise: Modificrile aduse aplicaiei Secretariat pot fi: 1. Modificri privind funcionalitatea la nivelul bazelor de date 2. Modificri privind funcionalitatea i interfaa de utilizare a aplicaiei Modificrile se pot face n orice moment al existenei aplicaiei. Modificrile se pot face ca urmare a iniiativei administratorului aplicaiei, n urma observaiilor proprii, sau n urma solicitrilor beneficiarilor aplicaiei. Modificrile se fac numai de personal specializat. Pentru a putea face modificrile, sunt necesare drepturi de acces pe urmtoarele elemente, n funcie de tipul modificrii:
309
Manual de proceduri Tabelul 1. Drept Tip modificare Creare / modificare / tergere obiecte din baza de a) date - Creare / modificare / tergere fiiere n folderul de b) pe staia unde se prelucreaz sursele aplicaiei. - Creare / modificare / tergere fiiere n folderul de pe serverul pe care este instalat aplicaia.
Nr. crt 1. 2.
Denumire element Baza de date Secretariat Fiierele aplicaiei
Aplicabilitate: Sediul Administraiei Naionale a Penitenciarelor. Procedura: Beneficiarul aplicaiei 1. 2. Secretariatul direciei 3. specializate n exploatarea 4. aplicaiei eful direciei specializate n 5. exploatarea aplicaiei 6. eful serviciului responsabil 7. 8. cu ntreinerea aplicaiei 9. 10. a) b) c) d) cu 11. Tabelul 2 ntocmete o not cu cererea de modificare a aplicaiei Secretariat, mpreun cu observaiile sale i justificarea solicitrii Trimite nota secretariatului direciei specializate n exploatarea aplicaiei din cadrul Administraiei Naionale a Penitenciarelor. nregistreaz nota de solicitare a modificrii aplicaiei Transmite nota de solicitare efului direciei specializate n exploatarea aplicaiei Repartizeaz lucrarea serviciului responsabil cu ntreinerea aplicaiei Stabilete termen de rezolvare i transmitere a unei rezoluii Analizeaz cererea de modificare a aplicaiei. Stabilete posibilitatea, necesitatea i oportunitatea efecturii modificrilor solicitate Dac solicitrile de modificare nu pot fi ndeplinite, trimite o rezoluie efului direciei specializate n exploatarea aplicaiei, n care specific motivele. Dac solicitrile pot fi ndeplinite, n totalitate sau n parte: Stabilete modificrile care pot fi efectuate Identific resursele necesare efecturii modificrilor (materiale, umane, financiare, timp) Repartizeaz lucrarea lucrtorilor responsabili cu ntreinerea aplicaiei, n funcie de tipul modificrii (a, b sau c, specificate n tabelul 1.) Stabilete termen de efectuare a modificrilor Analizeaz solicitrile de modificare a aplicaiei aplicabile nivelului de baze de date i identific posibilitile de rezolvare a solicitrilor. n cazul n care efectuarea modificrilor necesit intervenii la alt nivel ale aplicaiei (b), colaboreaz cu lucrtorul responsabil cu ntreinerea aplicaiei de la nivelul respectiv. Stabilete modul i ordinea n care vor fi efectuate modificrile, innd cont de implicaiile pe care le are fiecare modificare. Execut o salvare de siguran a bazelor de date, conform celor specificate n procedura A0.04.04.016 Procedura de backup a bazei de date i a aplicaiei Secretariat, seciunea cu privire la bazele de date. Efectueaz fiecare modificare n ordinea stabilit. Pentru fiecare modificare: Verific rezultatele obinute, sub aspectul valorilor ntoarse de funciile sau procedurile stocate, a consistenei tabelelor i viewurilor definite n bazele de date, a timpului de execuie a scripturilor SQL, precum i a implicaiilor pe care le are asupra altor elemente aparinnd bazei de date sau aplicaiei, Dac rezultatele nu sunt n conformitate cu cerinele, readuce elementul modificat n starea dinaintea efecturii modificrii,
12. 13.
14. a)
b) 310
Administraia Naional a Penitenciarelor revizuiete modul sau ordinea de efectuare a modificrii i reia procesul, Dac rezultatele obinute sunt n conformitate cu cerinele, face o meniune asupra modificrii. Modificarea poate fi menionat n jurnalul de modificri, dac exist, sau ca i comentariu n scriptul modificat, Trece la urmtoarea modificare. La terminarea efecturii tuturor modificrilor face o verificare final a funcionrii bazei de date, precum i o verificare mpreun cu ceilali responsabili cu ntreinerea aplicaiei, privind funcionarea corespunztoare a aplicaiei. Comunic efului serviciului responsabil cu ndeplinirea aplicaiei informaii cu privire la: Modificrile efectuate, Modificrile neefectuate, mpreun cu motivele pentru care acestea nu au putut fi efectuate, Problemele aprute n procesul de modificare, Implicaiile pe care le au modificrile efectuate, Eventuale observaii cu privire la modificrile efectuate. Analizeaz solicitrile de modificare a aplicaiei aplicabile nivelului de funcionalitate i identific posibilitile de rezolvare a solicitrilor. n cazul n care efectuarea modificrilor necesit intervenii la alt nivel ale aplicaiei, colaboreaz cu lucrtorii responsabili cu ntreinerea aplicaiei de la nivelul respectiv. Stabilete modul i ordinea n care vor fi efectuate modificrile, innd cont de implicaiile pe care le are fiecare modificare. Execut o salvare de siguran a fiierelor coninnd bibliotecile de funcii i a codului surs, conform celor specificate n procedura A0.04.04.016 Procedura de backup a bazei de date i a aplicaiei Secretariat, seciunea cu privire la codul surs a aplicaiei. Efectueaz fiecare modificare n ordinea stabilit. Pentru fiecare modificare: Verific rezultatele obinute, sub aspectul valorilor ntoarse de funciile utilizate n bibliotecile de date i n clasele de obiecte,a timpului de execuie a funciilor, a funcionrii corespunztoare a interfeei, precum i a implicaiilor pe care le are asupra altor elemente aparinnd bazei de date sau aplicaiei, Dac rezultatele nu sunt n conformitate cu cerinele, readuce elementul modificat n starea dinaintea efecturii modificrii, revizuiete modul sau ordinea de efectuare a modificrii i reia procesul, Dac rezultatele obinute sunt n conformitate cu cerinele, face o meniune asupra modificrii. Modificarea poate fi menionat n jurnalul de modificri, dac exist, sau ca i comentariu n fiierul coninnd codul surs modificat, Trece la urmtoarea modificare. La terminarea efecturii tuturor modificrilor face o verificare final a funcionrii corespunztoare a aplicaiei, mpreun cu ceilali responsabili cu ntreinerea aplicaiei Comunic efului serviciului responsabil cu ndeplinirea aplicaiei informaii cu privire la: Modificrile efectuate, Modificrile neefectuate, mpreun cu motivele pentru care acestea nu au putut fi efectuate, Problemele aprute n procesul de modificare, Implicaiile pe care le au modificrile efectuate, Eventuale observaii cu privire la modificrile efectuate. 311
c)
d) 15.
16. a) b) c) d) e) cu 17. i 18. 19.
Lucrtorul responsabil ntreinerea aplicaiei nivelul funcionalitate interfa de utilizare (b)
20. a)
b)
c)
d) 21. 22. a) b) c) d) e)
Manual de proceduri eful serviciului responsabil 23. Centralizeaz informaiile primite de la lucrtorii responsabili cu ntreinerea aplicaiei cu ntreinerea aplicaiei 24. Verific dac modificrile au fost efectuate n conformitate cu cerinele, n termenul stabilit, iar aplicaia funcioneaz corespunztor. 25. ntocmete o not sintetic, cuprinznd, pentru fiecare solicitare: a) Modificrile efectuate b) Modificrile neefectuate, mpreun cu motivele pentru care acestea nu au fost efectuate c) Eventuale observaii cu privire la modificrile efectuate 26. nainteaz nota efului direciei specializate n exploatarea aplicaiei eful direciei specializate n 27. Pe baza notei primite de la eful serviciului responsabil cu ntreinerea aplicaiei ntocmete o not de rspuns la solicitarea exploatarea aplicaiei beneficiarului. 28. Trimite nota de rspuns secretariatului direciei specializate n exploatarea aplicaiei 29. nregistreaz nota de rspuns Secretariatul direciei 30. Trimite nota de rspuns beneficiarului care a solicitat modificrile specializate n exploatarea aplica iei. aplicaiei Aspecte de verificat Aspecte de verificat Da Nu Observaii
PROCEDURA : A0.04.04.016 Procedur de backup a bazei de date i a aplicaiei Secretariat. Scop: Stabilirea modalitii de salvare a bazelor de date i codului surs a aplicaiei Secretariat. Premise: Salvrile se fac numai de personal specializat. Pentru a putea face salvrile, sunt necesare drepturi de acces pe urmtoarele elemente, n funcie de tipul modificrii: Tabelul 1 Nr. Denumire element Drept crt 1. Baza de date Secretariat Acces la baza de date 2. Baza de date master Acces la baza de date 3. Baza de date msdb Acces la baza de date 4. Fiierele aplicaiei Acces la folderul de pe staia unde se prelucreaz sursele aplicaiei. Aplicabilitate: Sediul Administraiei Naionale a Penitenciarelor. Procedura: eful serviciului responsabil 1. cu ntreinerea aplicaiei Tabelul 2 Stabilete modul de salvare a bazelor de date, a codului surs a aplicaiei i documentaiei, sub urmtoarele aspecte: locaiei de stocare a fiierelor, suporturile de stocare, tipul de salvare (incremental, diferenial, total), modul de arhivare a fiierelor, frecvena salvrilor, modul de versionare a salvrilor.
a) b) c) d) e) f)
312
Administraia Naional a Penitenciarelor Execut paii necesari definirii joburilor de salvare automat a bazelor de date, n conformitate cu specificaiile efului serviciului responsabil cu ntreinerea aplicaiei, n cazul n care acesta nu exist. Verific funcionarea corect a joburilor de salvare a bazelor de date 4. Actualizeaz joburile de salvare automat a bazelor de date, n conformitate cu modificrile aprute. Lucrtorul responsabil cu 5. Arhiveaz i salveaz fiierele coninnd: a) codurile surs ale aplicaiei, ntreinerea aplicaiei b) documentaia aplicaiei nivelul salvare fiiere c) fiierele rezultate n urma executrii joburilor de salvare automat a bazelor de date n conformitate cu specificaiile stabilite de eful serviciului responsabil cu ntreinerea aplicaiei. 6. Rezolv problemele aprute n cursul procesului de salvare a fiierelor, n raport cu competenele sale. 7. Verific integritatea fiierelor salvate i reia procesul de arhivare i salvare, n cazul n care constat c fiierele nu au fost arhivate sau salvate corespunztor. 8. Raporteaz orice problem aprut n cursul procesului de salvare a fiierelor efului serviciului responsabil cu ntreinerea aplicaiei. Aspecte de verificat Aspecte de verificat Da Nu Observaii Lucrtorul responsabil cu 2. ntreinerea aplicaiei nivelul baze de date 3.
PROCEDURA : A0.04.04.017 Procedur de recuperare a datelor aparinnd aplicaiei Secretariat. Scop: Stabilirea modalitii de reinstalare a bazelor de date i a aplicaiei Secretariat. Premise: Procedura detaliaz paii care trebuie executai pentru a aduce aplicaia n stare de funcionare. Recuperarea datelor presupune intervenia pe trei nivele: a) Nivelul de baze de date b) Nivelul serviciului Web c) Nivelul aplicaie Pentru aducerea aplicaiei n stare de funcionare sunt necesare urmtoarele: Tabelul 1 Nr. Denumire element crt Fiier de backup a bazei de date Secretariat 1. Fiier de backup a bazei de date msdb 2. Fiier de backup a bazei de date master 3. Fiierele care conin scripturile aplicaiei 4. Refacerea datelor se execut numai de personal specializat. Pentru a putea face recuperrile de date, sunt necesare drepturi de acces pe urmtoarele elemente, n funcie de tipul modificrii: Tabelul 2 Nr. Denumire element Drept crt SQL unde vor fi instalate Echivalent cu System Administrator (sa) 1. Serviciul bazele de date 2. Serviciul IIS Drept de configurare a IIS Scriere n folderul unde se instaleaz scripturile aplicaiei. 3. Scripturile aplicaiei 313
Manual de proceduri Aplicabilitate: Sediul Administraiei Naionale a Penitenciarelor. Procedura: Tabelul 2 eful direciei specializate n 1. Ia act de indisponibilizarea aplicaiei. 2. Anun eful serviciului responsabil cu ntreinerea aplicaiei exploatarea aplicaiei i/sau eful serviciului responsabil cu administrarea serverelor. 3. Dup identificarea problemei repartizeaz sarcina efului serviciului care are competene n rezolvarea acesteia 4. Dispune secretariatului direciei specializate n exploatarea aplicaiei anunarea beneficiarilor aplicaiei despre indisponibilitatea aplicaiei, precum i durata estimat pentru refacerea datelor 5. Stabilete termen de rezolvare i transmitere a unei rezoluii. Secretariatul direciei 6. Anun beneficiarii aplicaiei despre indisponibilitatea aplicaiei, precum i durata estimat pentru repunerea n funciune. specializate n exploatarea aplicaiei eful serviciului responsabil 7. Stabilete modalitatea de refacere a datelor. 8. n funcie de nivelul la care se intervine, repartizeaz sarcina cu ntreinerea aplicaiei lucrtorului responsabil cu ntreinerea aplicaiei de la nivelul de baze de date i/sau de fiiere. 9. Colaboreaz cu serviciul responsabil de administrarea serverelor, n cazul n care este necesar i configurarea unui server de baze de date i/sau a unui server web. 10. Transmite termenele de rezolvare a problemelor stabilite de eful direciei specializate n exploatarea aplicaiei Lucrtorul responsabil cu 11. Verific fiierele de backup, sub aspectele integritii fiierelor, existenei celei mai recente versiuni. ntreinerea aplicaiei 12. Reface bazele de date, n conformitate cu cele descrise n nivelul baze de date manualul n format electronic aflat la DTICIT Serviciul Gestiune Software, Analiz i Programare Refacerea bazelor de date 13. Verific integritatea datelor refcute. 14. Raporteaz efului serviciului responsabil cu ntreinerea aplicaiei orice problem aprut n decursul procesului de refacere a datelor. Lucrtorul responsabil cu 15. Verific fiierele care conin scripturile aplicaiei, sub aspectul existenei tuturor fiierelor necesare, a integritii fiierelor, a ntreinerea aplicaiei existenei celei mai recente versiuni. nivelul salvare fiiere 16. Instaleaz i configureaz aplicaia n conformitate cu cele descrise n procedura A0.04.04.014 Procedura de instalare a aplicaiei Secretariat, seciunea Instalarea aplicaiei Secretariat pe serverul Web. 17. Verific funcionarea aplicaiei, n conformitate cu cele descrise n procedura A0.04.04.014 Procedura de instalare a aplicaiei Secretariat, seciunea Verificarea funcionrii aplicaiei. 18. Raporteaz efului serviciului responsabil cu ntreinerea aplicaiei orice problem aprut n decursul procesului de refacere a aplicaiei. eful serviciului responsabil 19. Verific dac aplicaia funcioneaz corespunztor i dac refacerea datelor a fost efectuat n termenul stabilit. cu ntreinerea aplicaiei 20. Raporteaz efului direciei specializate n exploatarea aplicaiei faptul c aplicaia a fost restaurat i eventualele probleme care au aprut n procesul de refacere a datelor 21. Menioneaz evenimentul n jurnalul de mentenan a aplicaiilor, descriind: a) Data i ora la care a aprut problema. b) mprejurrile n care a aprut indisponibilitatea aplicaiei c) Soluiile gsite pentru refacerea datelor d) Problemele aprute n refacerea datelor Modaliti de rezolvare a problemelor 314
Administraia Naional a Penitenciarelor eful direciei specializate n exploatarea aplicaiei 22. Verific dac aplicaia funcioneaz corespunztor i dac refacerea datelor a fost efectuat n termenul stabilit. 23. Dispune secretariatului direciei specializate n exploatarea aplicaiei anunarea beneficiarilor cu privire la disponibilitatea aplicaiei 24. Anun beneficiarii aplicaiei despre disponibilitatea aplicaiei.
Nu
Observaii
PROCEDURA : A0.04.04.018 Procedur de instalare a aplicaiei Acces Documente Scop: Stabilirea modalitii de instalare a aplicaiei Acces Documente Premise: Instalarea aplicaiei Acces Documente se face n scopul punerii la dispoziia serviciilor implicate a instrumentului de lucru privind gestionarea documentelor intrate sau ieite din unitate. Instalarea aplicaiei se face numai de personal specializat. Pentru a putea face instalarea aplicaiei, sunt necesare urmtoarele resurse: Resurse materiale - Server avnd instalat unul din sistemele de operare Microsoft Windows 2000, 2003, 2008. - Serviciul IIS instalat i pornit pe acest server. - Framework ASP.NET minimum versiunea 2.0, configurat pentru a fi folosit cu IIS, pe acest server. Dac ASP.NET nu este nregistrat s funcioneze cu IIS, se configureaz folosind instruciunile specificate la adresa http://msdn2.microsoft.com/en-us/library/k6h9cz8h(VS.71).aspx. - Serviciul de acces la baze de date MSSQL instalat, configurat i pornit pe acest server. - Scripturile pentru versiunea funcional a aplicaiei care va fi instalat. - Fiierele bazei de date folosite (AccesDocumente i SetariAplicaii). Fiierele pot fi sub forma backup-ului sau fiiere .mdf i .ldf. Resurse umane - Utilizatori avnd urmtoarele drepturi: - Drept de acces la resursele serverului pe care se instaleaz aplicaia (discuri, servicii, reea) - Drept de scriere a fiierelor pe discurile serverului - Drept de adugare/modificare/tergere a bazelor de date MSSQL de pe serverul SQL pe care se instaleaz aplicaia - Drept de adugare/modificare/tergere a site-urilor web din IIS Resurse financiare - Nu sunt necesare resurse financiare Resurse de timp - Aproximativ dou ore pentru instalare i testare Aplicabilitate: Sediul Administraiei Naionale a Penitenciarelor. Procedura: Beneficiarul aplicaiei 1. 2. Tabelul 2 ntocmete o not cu cererea de instalare a aplicaiei Acces Documente Trimite nota secretariatului direciei specializate n exploatarea aplicaiei din cadrul Administraiei Naionale a Penitenciarelor. 315
Manual de proceduri Secretariatul direciei 3. specializate n exploatarea 4. aplicaiei eful direciei specializate n 5. exploatarea aplicaiei 6. eful serviciului responsabil 7. cu ntreinerea aplicaiei 8. nregistreaz nota de solicitare a modificrii aplicaiei Transmite nota de solicitare efului direciei specializate n exploatarea aplicaiei Repartizeaz lucrarea serviciului responsabil cu ntreinerea aplicaiei Stabilete termen de rezolvare i transmitere a unei rezoluii Analizeaz posibilitile de instalare a aplicaiei, sub aspectul Dac solicitarea de instalare nu poate fi ndeplinit, trimite o rezoluie efului direciei specializate n exploatarea aplicaiei, n care specific motivele. 9. Dac solicitarea poate fi ndeplinit: a) Identific resursele necesare efecturii modificrilor (materiale, umane, financiare, timp) b) Repartizeaz lucrarea lucrtorilor responsabili cu ntreinerea aplicaiei c) Stabilete termen de efectuare a modificrilor Instalarea aplicaiei Acces Documente pe serverul SQL 10. Identific posibilitile de instalare a componentei de baze de date a aplicaiei. 11. Stabilete modul i ordinea n care va fi efectuat instalarea, innd cont de implicaiile pe care le are aceast operaie. 12. Efectueaz instalarea bazei de date pe serverul SQL stabilit. 13. Stabilete credeniale de acces la baza de date. 14. Comunic lucrtorului responsabil cu ntreinerea aplicaiei nivelul funcionalitate i interfa de utilizare, informaiile necesare accesului la baza de date. 15. Face o verificare a funcionrii bazei de date, precum i o verificare mpreun cu ceilali responsabili cu ntreinerea aplicaiei, privind funcionarea corespunztoare a aplicaiei. 16. Comunic efului serviciului responsabil cu ndeplinirea aplicaiei informaii cu privire la: a) Instalarea i configurarea bazei de date, b) Eventuala neinstalare a bazei de date, mpreun cu motivele pentru care aceasta nu a putut fi efectuat, c) Problemele aprute n procesul de instalare, d) Eventuale observaii cu privire la instalare. Instalarea aplicaiei Acces Documente pe serverul Web 17. Identific posibilitile de instalare a componentei de interfa a aplicaiei. 18. Stabilete modul i ordinea n care va fi efectuat instalarea, innd cont de implicaiile pe care le are aceast operaie. 19. Efectueaz instalarea aplicaiei pe serverul Web stabilit. 20. Implementeaz modul de acces la aplicaie, eventual folosind i credenialele de acces la baza de date, furnizate de lucrtorul responsabil cu ntreinerea aplicaiei nivelul de baze de date Verificarea funcionrii aplicaiei 21. Face o verificare a funcionrii aplicaiei, precum i o verificare mpreun cu ceilali responsabili cu ntreinerea aplicaiei, privind funcionarea corespunztoare a aplicaiei. 22. Comunic efului serviciului responsabil cu ndeplinirea aplicaiei informaii cu privire la: e) Instalarea i configurarea aplicaiei, f) Eventuala neinstalare a aplicaiei, mpreun cu motivele pentru care aceasta nu a putut fi efectuat, g) Problemele aprute n procesul de instalare, h) Eventuale observaii cu privire la instalare. 23. Centralizeaz informaiile primite de la lucrtorii responsabili cu ntreinerea aplicaiei
cu
Lucrtorul responsabil ntreinerea aplicaiei nivelul funcionalitate interfa de utilizare (b).
cu i
eful serviciului responsabil cu ntreinerea aplicaiei 316
Administraia Naional a Penitenciarelor 24. Verific dac instalarea a fost efectuat n conformitate cu cerinele, n termenul stabilit, iar aplicaia funcioneaz corespunztor. 25. ntocmete o not sintetic, cuprinznd informaiile privind instalarea aplicaiei: a) Stadiul instalrii aplicaiei b) Serverul SQL pe care a fost instalata baza de date c) Serverul IIS pe care au fost instalate scripturile aplicaiei d) Eventualele motive pentru care aplicaia nu a fost instalat e) Eventuale observaii cu privire la instalarea aplicaiei 26. nainteaz nota efului direciei specializate n exploatarea aplicaiei eful direciei specializate n 27. Pe baza notei primite de la eful serviciului responsabil cu exploatarea aplicaiei ntreinerea aplicaiei ntocmete o not de rspuns la solicitarea beneficiarului. 28. Trimite nota de rspuns secretariatului direciei specializate n exploatarea aplicaiei Secretariatul direciei 29. nregistreaz nota de rspuns specializate n exploatarea 30. Trimite nota de rspuns beneficiarului care a solicitat instalarea aplicaiei aplicaiei. Aspecte de verificat Aspecte de verificat Da Nu Observaii
PROCEDURA : A0.04.04.019 Procedur de modificare a aplicaiei Acces Documente. Scop: Stabilirea modalitii de modificare a aplicaiei Acces Documente Premise: Modificrile aduse aplicaiei Acces Documente pot fi: 1. Modificri privind funcionalitatea la nivelul bazelor de date 2. Modificri privind funcionalitatea i interfaa de utilizare a aplicaiei Modificrile se pot face n orice moment al existenei aplicaiei. Modificrile se pot face ca urmare a iniiativei administratorului aplicaiei, n urma observaiilor proprii, sau n urma solicitrilor beneficiarilor aplicaiei. Modificrile se fac numai de personal specializat. Pentru a putea face modificrile, sunt necesare drepturi de acces pe urmtoarele elemente, n funcie de tipul modificrii: Tabelul 1. Nr. Denumire element Drept Tip crt modificare Baza de date Creare / modificare / tergere obiecte din baza a) 1. AccesDocumente de date Baza de date SetariAplicaii Creare / modificare / tergere obiecte din baza a) 2. de date Fiierele aplicaiei - Creare / modificare / tergere fiiere n folderul b) 3. de pe staia unde se prelucreaz sursele aplicaiei. - Creare / modificare / tergere fiiere n folderul de pe serverul pe care este instalat aplicaia. Aplicabilitate: Sediul Administraiei Naionale a Penitenciarelor.
317
Manual de proceduri Procedura: Beneficiarul aplicaiei Tabelul 2 1. ntocmete o not cu cererea de modificare a aplicaiei Acces Documente, mpreun cu observaiile sale i justificarea solicitrii 2. Trimite nota secretariatului direciei specializate n exploatarea aplicaiei din cadrul Administraiei Naionale a Penitenciarelor. 3. nregistreaz nota de solicitare a modificrii aplicaiei 4. Transmite nota de solicitare efului direciei specializate n exploatarea aplicaiei 5. Repartizeaz lucrarea serviciului responsabil cu ntreinerea aplicaiei 6. Stabilete termen de rezolvare i transmitere a unei rezoluii 7. Analizeaz cererea de modificare a aplicaiei. 8. Stabilete posibilitatea, necesitatea i oportunitatea efecturii modificrilor solicitate 9. Dac solicitrile de modificare nu pot fi ndeplinite, trimite o rezoluie efului direciei specializate n exploatarea aplicaiei, n care specific motivele. 10. Dac solicitrile pot fi ndeplinite, n totalitate sau n parte: a) Stabilete modificrile care pot fi efectuate b) Identific resursele necesare efecturii modificrilor (materiale, umane, financiare, timp) c) Repartizeaz lucrarea lucrtorilor responsabili cu ntreinerea aplicaiei, n funcie de tipul modificrii (a, b sau c, specificate n tabelul 1.) d) Stabilete termen de efectuare a modificrilor 11. Analizeaz solicitrile de modificare a aplicaiei aplicabile nivelului de baze de date i identific posibilitile de rezolvare a solicitrilor. n cazul n care efectuarea modificrilor necesit intervenii la alt nivel ale aplicaiei (b), colaboreaz cu lucrtorul responsabil cu ntreinerea aplicaiei de la nivelul respectiv. 12. Stabilete modul i ordinea n care vor fi efectuate modificrile, innd cont de implicaiile pe care le are fiecare modificare. 13. Execut o salvare de siguran a bazelor de date, conform celor specificate n procedura A0.04.04.020 Procedura de backup a bazei de date i a aplicaiei Acces Documente, seciunea cu privire la bazele de date. 14. Efectueaz fiecare modificare n ordinea stabilit. Pentru fiecare modificare: a) Verific rezultatele obinute, sub aspectul valorilor ntoarse de funciile sau procedurile stocate, a consistenei tabelelor i viewurilor definite n bazele de date, a timpului de execuie a scripturilor SQL, precum i a implicaiilor pe care le are asupra altor elemente aparinnd bazei de date sau aplicaiei, b) Dac rezultatele nu sunt n conformitate cu cerinele, readuce elementul modificat n starea dinaintea efecturii modificrii, revizuiete modul sau ordinea de efectuare a modificrii i reia procesul, c) Dac rezultatele obinute sunt n conformitate cu cerinele, face o meniune asupra modificrii. Modificarea poate fi menionat n jurnalul de modificri, dac exist, sau ca i comentariu n scriptul modificat, d) Trece la urmtoarea modificare. 15. La terminarea efecturii tuturor modificrilor face o verificare final a funcionrii bazei de date, precum i o verificare mpreun cu ceilali responsabili cu ntreinerea aplicaiei, privind funcionarea corespunztoare a aplicaiei.
318
Administraia Naional a Penitenciarelor 16. Comunic efului serviciului responsabil cu ndeplinirea aplicaiei informaii cu privire la: a) Modificrile efectuate, b) Modificrile neefectuate, mpreun cu motivele pentru care acestea nu au putut fi efectuate, c) Problemele aprute n procesul de modificare, d) Implicaiile pe care le au modificrile efectuate, e) Eventuale observaii cu privire la modificrile efectuate. Lucrtorul responsabil cu 17. Analizeaz solicitrile de modificare a aplicaiei aplicabile nivelului de funcionalitate i identific posibilitile de rezolvare a ntreinerea aplicaiei solicitrilor. n cazul n care efectuarea modificrilor necesit nivelul funcionalitate i intervenii la alt nivel ale aplicaiei, colaboreaz cu lucrtorii interfa de utilizare (b) responsabili cu ntreinerea aplicaiei de la nivelul respectiv. 18. Stabilete modul i ordinea n care vor fi efectuate modificrile, innd cont de implicaiile pe care le are fiecare modificare. 19. Execut o salvare de siguran a fiierelor coninnd bibliotecile de funcii i a codului surs, conform celor specificate n procedura A0.04.04.020 Procedura de backup a bazei de date i a aplicaiei Acces Documente, seciunea cu privire la codul surs a aplicaiei. 20. Efectueaz fiecare modificare n ordinea stabilit. Pentru fiecare modificare: a) Verific rezultatele obinute, sub aspectul valorilor ntoarse de funciile utilizate n bibliotecile de date i n clasele de obiecte,a timpului de execuie a funciilor, a funcionrii corespunztoare a interfeei, precum i a implicaiilor pe care le are asupra altor elemente aparinnd bazei de date sau aplicaiei, b) Dac rezultatele nu sunt n conformitate cu cerinele, readuce elementul modificat n starea dinaintea efecturii modificrii, revizuiete modul sau ordinea de efectuare a modificrii i reia procesul, c) Dac rezultatele obinute sunt n conformitate cu cerinele, face o meniune asupra modificrii. Modificarea poate fi menionat n jurnalul de modificri, dac exist, sau ca i comentariu n fiierul coninnd codul surs modificat, d) Trece la urmtoarea modificare. 21. La terminarea efecturii tuturor modificrilor face o verificare final a funcionrii corespunztoare a aplicaiei, mpreun cu ceilali responsabili cu ntreinerea aplicaiei 22. Comunic efului serviciului responsabil cu ndeplinirea aplicaiei informaii cu privire la: a) Modificrile efectuate, b) Modificrile neefectuate, mpreun cu motivele pentru care acestea nu au putut fi efectuate, c) Problemele aprute n procesul de modificare, d) Implicaiile pe care le au modificrile efectuate, e) Eventuale observaii cu privire la modificrile efectuate. eful serviciului responsabil 23. Centralizeaz informaiile primite de la lucrtorii responsabili cu ntreinerea aplicaiei cu ntreinerea aplicaiei 24. Verific dac modificrile au fost efectuate n conformitate cu cerinele, n termenul stabilit, iar aplicaia funcioneaz corespunztor. 25. ntocmete o not sintetic, cuprinznd, pentru fiecare solicitare: a) Modificrile efectuate b) Modificrile neefectuate, mpreun cu motivele pentru care acestea nu au fost efectuate c) Eventuale observaii cu privire la modificrile efectuate 319
Manual de proceduri 26. nainteaz nota efului direciei specializate n exploatarea aplicaiei eful direciei specializate n 27. Pe baza notei primite de la eful serviciului responsabil cu ntreinerea aplicaiei ntocmete o not de rspuns la solicitarea exploatarea aplicaiei beneficiarului. 28. Trimite nota de rspuns secretariatului direciei specializate n exploatarea aplicaiei Secretariatul direciei 29. nregistreaz nota de rspuns specializate n exploatarea 30. Trimite nota de rspuns beneficiarului care a solicitat modificrile aplicaiei. aplicaiei Aspecte de verificat Aspecte de verificat Da Nu Observaii
PROCEDURA: A0.04.04.020 Procedur de backup a bazei de date i a aplicaiei Acces Documente Scop: Stabilirea modalitii de salvare a bazelor de date i codului surs a aplicaiei Acces Documente. Premise: Salvrile se fac numai de personal specializat. Pentru a putea face salvrile, sunt necesare drepturi de acces pe urmtoarele elemente, n funcie de tipul modificrii: Tabelul 1 Nr. Denumire element Drept crt 1. Baza de date AccesDocumente Acces la baza de date 2. Baza de date SetariAplicaii Acces la baza de date 3. Baza de date master Acces la baza de date 4. Baza de date msdb Acces la baza de date 5. Fiierele aplicaiei Acces la folderul de pe staia unde se prelucreaz sursele aplicaiei. Aplicabilitate: Sediul Administraiei Naionale a Penitenciarelor. Procedura: Tabelul 2 1. Stabile te modul de salvare a bazelor de date, a codului surs a eful serviciului responsabil aplica iei i documenta iei, sub urm toarele aspecte: cu ntreinerea aplicaiei a) locaiei de stocare a fiierelor, b) suporturile de stocare, c) tipul de salvare (incremental, diferenial, total), d) modul de arhivare a fiierelor, e) frecvena salvrilor, f) modul de versionare a salvrilor. Lucrtorul responsabil cu 2. Execut paii necesari definirii joburilor de salvare automat a bazelor de date, n conformitate cu specificaiile efului ntreinerea aplicaiei serviciului responsabil cu ntreinerea aplicaiei, n cazul n care nivelul baze de date acesta nu exist. 3. Verific funcionarea corect a joburilor de salvare a bazelor de date 4. Actualizeaz joburile de salvare automat a bazelor de date, n conformitate cu modificrile aprute. 5. Arhiveaz i salveaz fiierele coninnd: Lucrtorul responsabil cu a) codurile surs ale aplicaiei, ntreinerea aplicaiei b) documentaia aplicaiei nivelul salvare fiiere c) fiierele rezultate n urma executrii joburilor de salvare automat a bazelor de date n conformitate cu specificaiile stabilite de eful serviciului responsabil cu ntreinerea aplicaiei. 320
Administraia Naional a Penitenciarelor 6. 7. 8. Aspecte de verificat Aspecte de verificat Rezolv problemele aprute n cursul procesului de salvare a fiierelor, n raport cu competenele sale. Verific integritatea fiierelor salvate i reia procesul de arhivare i salvare, n cazul n care constat c fiierele nu au fost arhivate sau salvate corespunztor. Raporteaz orice problem aprut n cursul procesului de salvare a fiierelor efului serviciului responsabil cu ntreinerea aplicaiei. Observaii
Da
Nu
PROCEDURA: A0.04.04.021 Procedur de recuperare a datelor aparinnd aplicaiei Acces Documente Scop: Stabilirea modalitii de reinstalare a bazelor de date i a aplicaiei Acces Documente. Premise: Procedura detaliaz paii care trebuie executai pentru a aduce aplicaia n stare de funcionare. Recuperarea datelor presupune intervenia pe trei nivele: a) Nivelul de baze de date b) Nivelul serviciului Web c) Nivelul aplicaie Pentru aducerea aplicaiei n stare de funcionare sunt necesare urmtoarele: Tabelul 1 Nr. Denumire element crt 1. Fiier de backup a bazei de date AccesDocumente 2. Fiier de backup a bazei de date SetariAplicatii 3. Fiier de backup a bazei de date msdb 4. Fiier de backup a bazei de date master 5. Fiierele care conin scripturile aplicaiei Refacerea datelor se execut numai de personal specializat. Pentru a putea face recuperrile de date, sunt necesare drepturi de acces pe urmtoarele elemente, n funcie de tipul modificrii: Tabelul 2 Nr. Denumire element Drept crt 1. Serviciul SQL unde vor fi instalate bazele Echivalent cu System Administrator (sa) de date 2. Serviciul IIS Drept de configurare a IIS 3. Scripturile aplicaiei Scriere n folderul unde se instaleaz scripturile aplicaiei. Aplicabilitate: Sediul Administraiei Naionale a Penitenciarelor. Procedura: eful direciei specializate n 1. 2. exploatarea aplicaiei 3. Tabelul 2 Ia act de indisponibilizarea aplicaiei. Anun eful serviciului responsabil cu ntreinerea aplicaiei i/sau eful serviciului responsabil cu administrarea serverelor. Dup identificarea problemei repartizeaz sarcina efului serviciului care are competene n rezolvarea acesteia 321
Manual de proceduri 4. Dispune secretariatului direciei specializate n exploatarea aplicaiei anunarea beneficiarilor aplicaiei despre indisponibilitatea aplicaiei, precum i durata estimat pentru refacerea datelor Stabilete termen de rezolvare i transmitere a unei rezoluii. Anun beneficiarii aplicaiei despre indisponibilitatea aplicaiei, precum i durata estimat pentru repunerea n funciune. Stabilete modalitatea de refacere a datelor. n funcie de nivelul la care se intervine, repartizeaz sarcina lucrtorului responsabil cu ntreinerea aplicaiei de la nivelul de baze de date i/sau de fiiere. Colaboreaz cu serviciul responsabil de administrarea serverelor, n cazul n care este necesar i configurarea unui server de baze de date i/sau a unui server web. Transmite termenele de rezolvare a problemelor stabilite de eful direciei specializate n exploatarea aplicaiei Verific fiierele de backup, sub aspectele integritii fiierelor, existenei celei mai recente versiuni. Reface bazele de date, n conformitate cu cele descrise n manualul n format electronic aflat la DTICIT Serviciul Gestiune Software, Analiz i Programare Refacerea bazelor de date Verific integritatea datelor refcute. Raporteaz efului serviciului responsabil cu ntreinerea aplicaiei orice problem aprut n decursul procesului de refacere a datelor. Verific fiierele care conin scripturile aplicaiei, sub aspectul existenei tuturor fiierelor necesare, a integritii fiierelor, a existenei celei mai recente versiuni. Instaleaz i configureaz aplicaia n conformitate cu cele descrise n procedura A0.04.04.018 Procedura de instalare a aplicaiei Acces Documente, seciunea Instalarea aplicaiei Acces documente pe serverul Web. Verific funcionarea aplicaiei, n conformitate cu cele descrise n procedura A0.04.04.018 Procedura de instalare a aplicaiei Acces Documente, seciunea Verificarea funcionrii aplicaiei. Raporteaz efului serviciului responsabil cu ntreinerea aplicaiei orice problem aprut n decursul procesului de refacere a aplicaiei. Verific dac aplicaia funcioneaz corespunztor i dac refacerea datelor a fost efectuat n termenul stabilit. Raporteaz efului direciei specializate n exploatarea aplicaiei faptul c aplicaia a fost restaurat i eventualele probleme care au aprut n procesul de refacere a datelor Menioneaz evenimentul n jurnalul de mentenan a aplicaiilor, descriind: Data i ora la care a aprut problema. mprejurrile n care a aprut indisponibilitatea aplicaiei Soluiile gsite pentru refacerea datelor Problemele aprute n refacerea datelor Modaliti de rezolvare a problemelor Verific dac aplicaia funcioneaz corespunztor i dac refacerea datelor a fost efectuat n termenul stabilit. Dispune secretariatului direciei specializate n exploatarea aplicaiei anunarea beneficiarilor cu privire la disponibilitatea aplicaiei
5. Secretariatul direciei 6. specializate n exploatarea aplicaiei eful serviciului responsabil 7. 8. cu ntreinerea aplicaiei 9. 10. Lucrtorul responsabil cu 11. ntreinerea aplicaiei nivelul 12. baze de date 13. 14. Lucrtorul responsabil cu 15. ntreinerea aplicaiei nivelul salvare fiiere 16.
17. 18. eful serviciului responsabil 19. cu ntreinerea aplicaiei 20. 21. a) b) c) d) e) eful direciei specializate n 22. exploatarea aplicaiei 23.
322
Administraia Naional a Penitenciarelor Secretariatul direciei 24. Anun beneficiarii aplicaiei despre disponibilitatea aplicaiei. specializate n exploatarea aplicaiei Aspecte de verificat Aspecte de verificat Da Nu Observaii PROCEDURA : A0.04.04.022 Procedur de instalare a aplicaiei Obiecte Interzise Scop: Stabilirea modalitii de instalare a aplicaiei Obiecte Interzise Premise: Instalarea aplicaiei Obiecte Interzise se face n scopul punerii la dispoziia serviciilor implicate a instrumentului de lucru privind gestionarea obiectelor interzise descoperite n penitenciare. Instalarea aplicaiei se face numai de personal specializat. Pentru a putea face instalarea aplicaiei, sunt necesare urmtoarele resurse: Resurse materiale - Server avnd instalat unul din sistemele de operare Microsoft Windows 2000, 2003, 2008. - Serviciul IIS instalat i pornit pe acest server. - Framework ASP.NET minimum versiunea 2.0, configurat pentru a fi folosit cu IIS, pe acest server. Dac ASP.NET nu este nregistrat s funcioneze cu IIS, se configureaz folosind instruciunile specificate la adresa http://msdn2.microsoft.com/en-us/library/k6h9cz8h(VS.71).aspx. - Serviciul de acces la baze de date MSSQL instalat, configurat i pornit pe acest server. - Scripturile pentru versiunea funcional a aplicaiei care va fi instalat. - Fiierele bazei de date folosite (ObiecteInterzise). Fiierele pot fi sub forma backup-ului sau fiiere .mdf i .ldf. Resurse umane - Utilizatori avnd urmtoarele drepturi: - Drept de acces la resursele serverului pe care se instaleaz aplicaia (discuri, servicii, reea) - Drept de scriere a fiierelor pe discurile serverului - Drept de adugare/modificare/tergere a bazelor de date MSSQL de pe serverul SQL pe care se instaleaz aplicaia - Drept de adugare/modificare/tergere a site-urilor web din IIS Resurse financiare - Nu sunt necesare resurse financiare Resurse de timp - Aproximativ dou ore pentru instalare i testare Aplicabilitate: Sediul Administraiei Naionale a Penitenciarelor. Procedura: Tabelul 2 1. ntocmete o not cu cererea de instalare a aplicaiei Obiecte Beneficiarul aplicaiei Interzise 2. Trimite nota secretariatului direciei specializate n exploatarea aplicaiei din cadrul Administraiei Naionale a Penitenciarelor. Secretariatul direciei 3. nregistreaz nota de solicitare a instalrii aplicaiei specializate n exploatarea 4. Transmite nota de solicitare efului direciei specializate n exploatarea aplicaiei aplicaiei eful direciei specializate n 5. Repartizeaz lucrarea serviciului responsabil cu ntreinerea aplicaiei exploatarea aplicaiei 6. Stabilete termen de rezolvare i transmitere a unei rezoluii eful serviciului responsabil 7. Analizeaz posibilitile de instalare a aplicaiei 8. Dac solicitarea de instalare nu poate fi ndeplinit, trimite o cu ntreinerea aplicaiei 323
Manual de proceduri rezoluie efului direciei specializate n exploatarea aplicaiei, n care specific motivele. 9. Dac solicitarea poate fi ndeplinit: a) Identific resursele necesare efecturii modificrilor (materiale, umane, financiare, timp) b) Repartizeaz lucrarea lucrtorilor responsabili cu ntreinerea aplicaiei c) Stabilete termen de efectuare a modificrilor Lucrtorul responsabil cu Instalarea aplicaiei Obiecte Interzise pe serverul SQL ntreinerea aplicaiei nivelul 10. Identific posibilitile de instalare a componentei de baze de date a aplicaiei. baze de date (a) 11. Stabilete modul i ordinea n care va fi efectuat instalarea, innd cont de implicaiile pe care le are aceast operaie. 12. Efectueaz instalarea bazei de date pe serverul SQL stabilit. 13. Stabilete credeniale de acces la baza de date. 14. Comunic lucrtorului responsabil cu ntreinerea aplicaiei nivelul funcionalitate i interfa de utilizare, informaiile necesare accesului la baza de date. 15. Face o verificare a funcionrii bazei de date, precum i o verificare mpreun cu ceilali responsabili cu ntreinerea aplicaiei, privind funcionarea corespunztoare a aplicaiei. 16. Comunic efului serviciului responsabil cu ndeplinirea aplicaiei informaii cu privire la: a) Instalarea i configurarea bazei de date, b) Eventuala neinstalare a bazei de date, mpreun cu motivele pentru care aceasta nu a putut fi efectuat, c) Problemele aprute n procesul de instalare, d) Eventuale observaii cu privire la instalare. Lucrtorul responsabil cu Instalarea aplicaiei Obiecte Interzise pe serverul Web ntreinerea aplicaiei nivelul 17. Identific posibilitile de instalare a componentei de interfa a aplicaiei. funcionalitate i interfa de 18. Stabilete modul i ordinea n care va fi efectuat instalarea, utilizare (b). innd cont de implicaiile pe care le are aceast operaie. 19. Efectueaz instalarea aplicaiei pe serverul Web stabilit. 20. Implementeaz modul de acces la aplicaie, eventual folosind i credenialele de acces la baza de date, furnizate de lucrtorul responsabil cu ntreinerea aplicaiei nivelul de baze de date Verificarea funcionrii aplicaiei 21. Face o verificare a funcionrii aplicaiei, precum i o verificare mpreun cu ceilali responsabili cu ntreinerea aplicaiei, privind funcionarea corespunztoare a aplicaiei. 22. Comunic efului serviciului responsabil cu ndeplinirea aplicaiei informaii cu privire la: a)Instalarea i configurarea aplicaiei, b)Eventuala neinstalare a aplicaiei, mpreun cu motivele pentru care aceasta nu a putut fi efectuat, c) Problemele aprute n procesul de instalare, d)Eventuale observaii cu privire la instalare. eful serviciului responsabil 23. Centralizeaz informaiile primite de la lucrtorii responsabili cu ntreinerea aplicaiei cu ntreinerea aplicaiei 24. Verific dac instalarea a fost efectuat n conformitate cu cerinele, n termenul stabilit, iar aplicaia funcioneaz corespunztor. 25. ntocmete o not sintetic, cuprinznd informaiile privind instalarea aplicaiei: a) Stadiul instalrii aplicaiei b) Serverul SQL pe care a fost instalata baza de date 324
Administraia Naional a Penitenciarelor c) Serverul IIS pe care au fost instalate scripturile aplicaiei d) Eventualele motive pentru care aplicaia nu a fost instalat e) Eventuale observaii cu privire la instalarea aplicaiei 26. nainteaz nota efului direciei specializate n exploatarea aplicaiei 27. Pe baza notei primite de la eful serviciului responsabil cu eful direciei specializate n ntre inerea aplicaiei ntocmete o not de rspuns la solicitarea exploatarea aplicaiei beneficiarului. 28. Trimite nota de rspuns secretariatului direciei specializate n exploatarea aplicaiei 29. nregistreaz nota de rspuns Secretariatul direciei 30. Trimite nota de rspuns beneficiarului care a solicitat instalarea specializate n exploatarea aplica iei. aplicaiei Aspecte de verificat Aspecte de verificat Da Nu Observaii
PROCEDURA : A0.04.04.023 Procedur de modificare a aplicaiei Obiecte Interzise Scop: Stabilirea modalitii de modificare a aplicaiei Obiecte Interzise Premise: Modificrile aduse aplicaiei Obiecte Interzise pot fi: 1. Modificri privind funcionalitatea la nivelul bazelor de date 2. Modificri privind funcionalitatea i interfaa de utilizare a aplicaiei Modificrile se pot face n orice moment al existenei aplicaiei. Modificrile se pot face ca urmare a iniiativei administratorului aplicaiei, n urma observaiilor proprii, sau n urma solicitrilor beneficiarilor aplicaiei. Modificrile se fac numai de personal specializat. Pentru a putea face modificrile, sunt necesare drepturi de acces pe urmtoarele elemente, n funcie de tipul modificrii: Tabelul 1. Nr. Denumire element Drept Tip crt modificare 1. Baza de date ObiecteInterzise Creare / modificare / tergere obiecte din baza a) de date - Creare / modificare / tergere fiiere n folderul b) 2. Fiierele aplicaiei de pe staia unde se prelucreaz sursele aplicaiei. - Creare / modificare / tergere fiiere n folderul de pe serverul pe care este instalat aplicaia. Aplicabilitate: Sediul Administraiei Naionale a Penitenciarelor. Procedura: Tabelul 2 1. ntocmete o not cu cererea de modificare a aplicaiei Obiecte Beneficiarul aplicaiei Interzise, mpreun cu observaiile sale i justificarea solicitrii 2. Trimite nota secretariatului direciei specializate n exploatarea aplicaiei din cadrul Administraiei Naionale a Penitenciarelor. 3. nregistreaz nota de solicitare a modificrii aplicaiei Secretariatul direciei 4. Transmite nota de solicitare efului direciei specializate n specializate n exploatarea exploatarea aplica iei aplicaiei eful direciei specializate n 5. Repartizeaz lucrarea serviciului responsabil cu ntreinerea aplicaiei exploatarea aplicaiei 6. Stabilete termen de rezolvare i transmitere a unei rezoluii 325
Manual de proceduri eful serviciului responsabil cu ntreinerea aplicaiei 7. Analizeaz cererea de modificare a aplicaiei. 8. Stabilete posibilitatea, necesitatea i oportunitatea efecturii modificrilor solicitate 9. Dac solicitrile de modificare nu pot fi ndeplinite, trimite o rezoluie efului direciei specializate n exploatarea aplicaiei, n care specific motivele. 10. Dac solicitrile pot fi ndeplinite, n totalitate sau n parte: a) Stabilete modificrile care pot fi efectuate b) Identific resursele necesare efecturii modificrilor (materiale, umane, financiare, timp) c) Repartizeaz lucrarea lucrtorilor responsabili cu ntreinerea aplicaiei, n funcie de tipul modificrii (a, b sau c, specificate n tabelul 1.) d) Stabilete termen de efectuare a modificrilor 11. Analizeaz solicitrile de modificare a aplicaiei aplicabile nivelului de baze de date i identific posibilitile de rezolvare a solicitrilor. n cazul n care efectuarea modificrilor necesit intervenii la alt nivel ale aplicaiei (b), colaboreaz cu lucrtorul responsabil cu ntreinerea aplicaiei de la nivelul respectiv. 12. Stabilete modul i ordinea n care vor fi efectuate modificrile, innd cont de implicaiile pe care le are fiecare modificare. 13. Execut o salvare de siguran a bazelor de date, conform celor specificate n procedura A0.04.04.024 Procedura de backup a bazei de date i a aplicaiei Obiecte Interzise, seciunea cu privire la bazele de date. 14. Efectueaz fiecare modificare n ordinea stabilit. Pentru fiecare modificare: a) Verific rezultatele obinute, sub aspectul valorilor ntoarse de funciile sau procedurile stocate, a consistenei tabelelor i viewurilor definite n bazele de date, a timpului de execuie a scripturilor SQL, precum i a implicaiilor pe care le are asupra altor elemente aparinnd bazei de date sau aplicaiei, b) Dac rezultatele nu sunt n conformitate cu cerinele, readuce elementul modificat n starea dinaintea efecturii modificrii, revizuiete modul sau ordinea de efectuare a modificrii i reia procesul, c) Dac rezultatele obinute sunt n conformitate cu cerinele, face o meniune asupra modificrii. Modificarea poate fi menionat n jurnalul de modificri, dac exist, sau ca i comentariu n scriptul modificat, d) Trece la urmtoarea modificare. 15. La terminarea efecturii tuturor modificrilor face o verificare final a funcionrii bazei de date, precum i o verificare mpreun cu ceilali responsabili cu ntreinerea aplicaiei, privind funcionarea corespunztoare a aplicaiei. 16. Comunic efului serviciului responsabil cu ndeplinirea aplicaiei informaii cu privire la: a) Modificrile efectuate, b) Modificrile neefectuate, mpreun cu motivele pentru care acestea nu au putut fi efectuate, c) Problemele aprute n procesul de modificare, d) Implicaiile pe care le au modificrile efectuate, e) Eventuale observaii cu privire la modificrile efectuate. 17. Analizeaz solicitrile de modificare a aplicaiei aplicabile nivelului de funcionalitate i identific posibilitile de rezolvare a solicitrilor. n cazul n care efectuarea modificrilor necesit intervenii la alt nivel ale aplicaiei, colaboreaz cu lucrtorii responsabili cu ntreinerea aplicaiei de la nivelul respectiv.
cu
Lucrtorul responsabil ntreinerea aplicaiei nivelul funcionalitate interfa de utilizare (b) 326
cu i
Administraia Naional a Penitenciarelor 18. Stabilete modul i ordinea n care vor fi efectuate modificrile, innd cont de implicaiile pe care le are fiecare modificare. 19. Execut o salvare de siguran a fiierelor coninnd bibliotecile de funcii i a codului surs, conform celor specificate n procedura A0.04.04.024 Procedura de backup a bazei de date i a aplicaiei Obiecte Interzise, seciunea cu privire la codul surs a aplicaiei. 20. Efectueaz fiecare modificare n ordinea stabilit. Pentru fiecare modificare: a) Verific rezultatele obinute, sub aspectul valorilor ntoarse de funciile utilizate n bibliotecile de date i n clasele de obiecte,a timpului de execuie a funciilor, a funcionrii corespunztoare a interfeei, precum i a implicaiilor pe care le are asupra altor elemente aparinnd bazei de date sau aplicaiei, b) Dac rezultatele nu sunt n conformitate cu cerinele, readuce elementul modificat n starea dinaintea efecturii modificrii, revizuiete modul sau ordinea de efectuare a modificrii i reia procesul, c) Dac rezultatele obinute sunt n conformitate cu cerinele, face o meniune asupra modificrii. Modificarea poate fi menionat n jurnalul de modificri, dac exist, sau ca i comentariu n fiierul coninnd codul surs modificat, d) Trece la urmtoarea modificare. 21. La terminarea efecturii tuturor modificrilor face o verificare final a funcionrii corespunztoare a aplicaiei, mpreun cu ceilali responsabili cu ntreinerea aplicaiei 22. Comunic efului serviciului responsabil cu ndeplinirea aplicaiei informaii cu privire la: a) Modificrile efectuate, b) Modificrile neefectuate, mpreun cu motivele pentru care acestea nu au putut fi efectuate, c) Problemele aprute n procesul de modificare, d) Implicaiile pe care le au modificrile efectuate, e) Eventuale observaii cu privire la modificrile efectuate. 23. Centralizeaz informaiile primite de la lucrtorii responsabili cu ntreinerea aplicaiei 24. Verific dac modificrile au fost efectuate n conformitate cu cerinele, n termenul stabilit, iar aplicaia funcioneaz corespunztor. 25. ntocmete o not sintetic, cuprinznd, pentru fiecare solicitare: a) Modificrile efectuate b) Modificrile neefectuate, mpreun cu motivele pentru care acestea nu au fost efectuate c) Eventuale observaii cu privire la modificrile efectuate 26. nainteaz nota efului direciei specializate n exploatarea aplicaiei 27. Pe baza notei primite de la eful serviciului responsabil cu ntreinerea aplicaiei ntocmete o not de rspuns la solicitarea beneficiarului. 28. Trimite nota de rspuns secretariatului direciei specializate n exploatarea aplicaiei 29. nregistreaz nota de rspuns 30. Trimite nota de rspuns beneficiarului care a solicitat modificrile aplicaiei. Observaii
Secretariatul direciei specializate n exploatarea aplicaiei Aspecte de verificat Aspecte de verificat Da Nu
327
Manual de proceduri
PROCEDURA: A0.04.04.024 Procedur de backup a bazei de date i a aplicaiei Obiecte Interzise Scop: Stabilirea modalitii de salvare a bazelor de date i codului surs a aplicaiei Obiecte Interzise. Premise: Salvrile se fac numai de personal specializat. Pentru a putea face salvrile, sunt necesare drepturi de acces pe urmtoarele elemente, n funcie de tipul modificrii: Tabelul 1 Nr. Denumire element Drept crt 1. Baza de date Obiecte Interzise Acces la baza de date 2. Baza de date master Acces la baza de date 3. Baza de date msdb Acces la baza de date 4. Fiierele aplicaiei Acces la folderul de pe staia unde se prelucreaz sursele aplicaiei. Aplicabilitate: Sediul Administraiei Naionale a Penitenciarelor. Procedura: eful serviciului responsabil cu ntreinerea aplicaiei Tabelul 2 1. Stabilete modul de salvare a bazelor de date, a codului surs a aplicaiei i documentaiei, sub urmtoarele aspecte: a) locaiei de stocare a fiierelor, b) suporturile de stocare, c) tipul de salvare (incremental, diferenial, total), d) modul de arhivare a fiierelor, e) frecvena salvrilor, f) modul de versionare a salvrilor. 2. Execut paii necesari definirii joburilor de salvare automat a bazelor de date, n conformitate cu specificaiile efului serviciului responsabil cu ntreinerea aplicaiei, n cazul n care acesta nu exist. 3. Verific funcionarea corect a joburilor de salvare a bazelor de date 4. Actualizeaz joburile de salvare automat a bazelor de date, n conformitate cu modificrile aprute. 5. Arhiveaz i salveaz fiierele coninnd: a) codurile surs ale aplicaiei, b) documentaia aplicaiei c) fiierele rezultate n urma executrii joburilor de salvare automat a bazelor de date n conformitate cu specificaiile stabilite de eful serviciului responsabil cu ntreinerea aplicaiei. 6. Rezolv problemele aprute n cursul procesului de salvare a fiierelor, n raport cu competenele sale. 7. Verific integritatea fiierelor salvate i reia procesul de arhivare i salvare, n cazul n care constat c fiierele nu au fost arhivate sau salvate corespunztor. 8. Raporteaz orice problem aprut n cursul procesului de salvare a fiierelor efului serviciului responsabil cu ntreinerea aplicaiei.
Lucrtorul responsabil cu ntreinerea aplicaiei nivelul baze de date
Lucrtorul responsabil cu ntreinerea aplicaiei nivelul salvare fiiere
Da
Nu
Observaii
328
Administraia Naional a Penitenciarelor PROCEDURA: A0.04.04.025 Procedur de recuperare a datelor aparinnd aplicaiei Obiecte Interzise Scop: Stabilirea modalitii de reinstalare a bazelor de date i a aplicaiei Obiecte Interzise. Premise: Procedura detaliaz paii care trebuie executai pentru a aduce aplicaia n stare de funcionare. Recuperarea datelor presupune intervenia pe trei nivele: a) Nivelul de baze de date b) Nivelul serviciului Web c) Nivelul aplicaie Pentru aducerea aplicaiei n stare de funcionare sunt necesare urmtoarele: Tabelul 1 Nr. Denumire element crt 1. Fiier de backup a bazei de date Obiecte Interzise 2. Fiier de backup a bazei de date msdb 3. Fiier de backup a bazei de date master 4. Fiierele care conin scripturile aplicaiei Refacerea datelor se execut numai de personal specializat. Pentru a putea face recuperrile de date, sunt necesare drepturi de acces pe urmtoarele elemente, n funcie de tipul modificrii: Tabelul 2 Nr. Denumire element Drept crt 1. Serviciul SQL unde vor fi instalate bazele Echivalent cu System Administrator (sa) de date 2. Serviciul IIS Drept de configurare a IIS 3. Scripturile aplicaiei Scriere n folderul unde se instaleaz scripturile aplicaiei. Aplicabilitate: Sediul Administraiei Naionale a Penitenciarelor. Procedura: eful direciei specializate n exploatarea aplicaiei Tabelul 2 1. Ia act de indisponibilizarea aplicaiei. 2. Anun eful serviciului responsabil cu ntreinerea aplicaiei i/sau eful serviciului responsabil cu administrarea serverelor. 3. Dup identificarea problemei repartizeaz sarcina efului serviciului care are competene n rezolvarea acesteia 4. Dispune secretariatului direciei specializate n exploatarea aplicaiei anunarea beneficiarilor aplicaiei despre indisponibilitatea aplicaiei, precum i durata estimat pentru refacerea datelor 5. Stabilete termen de rezolvare i transmitere a unei rezoluii. 6. Anun beneficiarii aplicaiei despre indisponibilitatea aplicaiei, precum i durata estimat pentru repunerea n funciune. 7. Stabilete modalitatea de refacere a datelor. 8. n funcie de nivelul la care se intervine, repartizeaz sarcina lucrtorului responsabil cu ntreinerea aplicaiei de la nivelul de baze de date i/sau de fiiere. 9. Colaboreaz cu serviciul responsabil de administrarea serverelor, n cazul n care este necesar i configurarea unui server de baze de date i/sau a unui server web. 329
Secretariatul direciei specializate n exploatarea aplicaiei eful serviciului responsabil cu ntreinerea aplicaiei
Manual de proceduri 10. Transmite termenele de rezolvare a problemelor stabilite de eful direciei specializate n exploatarea aplicaiei 11. Verific fiierele de backup, sub aspectele integritii fiierelor, existenei celei mai recente versiuni. 12. Reface bazele de date, n conformitate cu cele descrise n manualul n format electronic aflat la DTICIT Serviciul Gestiune Software, Analiz i Programare Refacerea bazelor de date 13. Verific integritatea datelor refcute. 14. Raporteaz efului serviciului responsabil cu ntreinerea aplicaiei orice problem aprut n decursul procesului de refacere a datelor. 15. Verific fiierele care conin scripturile aplicaiei, sub aspectul existenei tuturor fiierelor necesare, a integritii fiierelor, a existenei celei mai recente versiuni. 16. Instaleaz i configureaz aplicaia n conformitate cu cele descrise n procedura A0.04.04.022 Procedura de instalare a aplicaiei Obiecte Interzise, seciunea Instalarea aplicaiei Obiecte Interzise pe serverul Web. 17. Verific funcionarea aplicaiei, n conformitate cu cele descrise n procedura A0.04.04.022 Procedura de instalare a aplicaiei Obiecte Interzise, seciunea Verificarea funcionrii aplicaiei. 18. Raporteaz efului serviciului responsabil cu ntreinerea aplicaiei orice problem aprut n decursul procesului de refacere a aplicaiei. 19. Verific dac aplicaia funcioneaz corespunztor i dac refacerea datelor a fost efectuat n termenul stabilit. 20. Raporteaz efului direciei specializate n exploatarea aplicaiei faptul c aplicaia a fost restaurat i eventualele probleme care au aprut n procesul de refacere a datelor 21. Menioneaz evenimentul n jurnalul de mentenan a aplicaiilor, descriind: a) Data i ora la care a aprut problema. b) mprejurrile n care a aprut indisponibilitatea aplicaiei c) Soluiile gsite pentru refacerea datelor d) Problemele aprute n refacerea datelor e) Modaliti de rezolvare a problemelor 22. Verific dac aplicaia funcioneaz corespunztor i dac refacerea datelor a fost efectuat n termenul stabilit. 23. Dispune secretariatului direciei specializate n exploatarea aplicaiei anunarea beneficiarilor cu privire la disponibilitatea aplicaiei 24. Anun beneficiarii aplicaiei despre disponibilitatea aplicaiei.
Lucrtorul responsabil ntreinerea aplicaiei nivelul baze de date
cu
Lucrtorul responsabil ntreinerea aplicaiei nivelul salvare fiiere
cu
Nu
Observaii
330
Anexa 1 Refacerea bazelor de date pentru aplicaia Obiecte Interzise. 1. Restaurarea bazei de date master: a. Se oprete serviciul SQL Server din Computer Management (Click-dreapta pe My Computer -> Manage -> Services and Applications -> Services) sau Control Panel ->Administrative Tools -> Services. b. Se pornete serverul SQL n single mode: i. Start -> Run -> cmd.exe ii. cd CaleSqlServer\mssql\binn\ (de regula este C:\Program Files\Microsoft SQL Server\MSSQL\Binn\) iii. sqlservr.exe c m iv. se lasa ferestra de comenzi deschisa
Se deschide Query Analyzer si se face login pe serverul local, cu userul sa. Daca apare un mesaj de eroare care indica faptul ca se poate face doar o conexiune in Single User Mode acesta se ignora (apare din cauza faptului ca este deschis panel-ul Object Browser care incearca sa mai deschida o conexiune). Se ruleaza urmatoarea comanda: RESTORE DATABASE master FROM DISK=CaleUltimBackupMaster\master1.bak [, DISK=CaleUltimBackupMaster\master2.bak,] pentru fiecare fiier masterN.bak din CaleUltimBackupMaster (de regul este doar un fiier).
c.
331
Manual de proceduri d. Ca urmare a comenzii de mai sus se va opri automat procesul sqlservr si se poate nchide fereastra de comenzi DOS. e. Se pornete serviciul SQL Server din Services. 2. Restaurarea bazei de date msdb: a. Se oprete serviciul SQL Server Agent, dac este pornit. b. Se ruleaz n Query Analyzer comanda: RESTORE DATABASE msdb FROM DISK=CaleUltimBackupMsdb\msdb1.bak [, DISK=CaleUltimBackupMsdb\msdb2.bak,] pentru fiecare fiier msdbN.bak din CaleUltimBackupMsdb (de regul este doar un fiier). 3. Restaurarea bazei de date ObiecteInterzise: a. Se ruleaz n Query Analyzer comanda: RESTORE DATABASE ObiecteInterzise FROM DISK=CaleUltimBackupObiecteInterzise\ObiecteInterzise1.bak [, DISK=CaleUltimBackupObiecteInterzise\ObiecteInterzise2.bak,] pentru fiecare fiier ObiecteInterziseN.bak din CaleUltimBackupObiecteInterzise (de regul este doar un fiier). 4. Se pornesc serviciile SQL Server i SQL Server Agent din Services.
332

Manual de Proceduri

Încărcat de

Informații document

Titlu original

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Manual de Proceduri

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

MINISTERUL JUSTIIEI ADMINISTRAIA NAIONAL A PENITENCIARELOR

MANUALUL DE PROCEDURI AL SISTEMULUI PENITENCIAR

MINISTERUL JUSTIIEI Administraia Naional a Penitenciarelor

DECIZIE Nr. 452 din 04.07.2008

Procuror Gheorghe PAIUC Director General Administraia Naional a Penitenciarelor

Str. Maria Ghiculeasa nr. 47, sector 2 Bucureti, Romnia www.anp-just.ro

Administraia Naional a Penitenciarelor

Administraia Naional a Penitenciarelor

271 271 271 271 271 272 273 273

Administraia Naional a Penitenciarelor

Procedur de instalare i configurarea sistemului de operare Microsoft Windows XP SP2.................................................................................................

Administraia Naional a Penitenciarelor

418 419 420 420 420 421 421

Administraia Naional a Penitenciarelor

Administraia Naional a Penitenciarelor

618 621 622 625 626

Administraia Naional a Penitenciarelor

730 731 732 733 733 734

Administraia Naional a Penitenciarelor

Capitolul I Prezentare general a Administraiei Naionale a Penitenciarelor

Administraia Naional a Penitenciarelor

Administraia Naional a Penitenciarelor

Administraia Naional a Penitenciarelor

Fia - tip interviu

Formare specializat Funcii unice Funcionar public debutant

Administraia Naional a Penitenciarelor

ef profesional tire Testul de atenie

Testul de nivel intelectual Vaccinarea Vaccinurile

Administraia Naional a Penitenciarelor

Capitolul II Responsabili cu elaborarea procedurilor

Direcia de Educaie i Asisten Psihosocial

Administraia Naional a Penitenciarelor

Capitolul III A001 Cooperare internaional i programe

Administraia Naional a Penitenciarelor

eful SCP Secretariatul SCP

Membrii SCP eful SCP Secretariatul SCP

eful SCP Secretariatul SCP Membrii SCP

eful SCP Secretariatul SCP Membrii SCP

Secretariatul SCP Membrii SCP

Conducerea ANP Membrii SCP

Administraia Naional a Penitenciarelor

Secretariatul SCP Membrii SCP

eful SCP Secretariatul SCP Membrii SCP

Administraia Naional a Penitenciarelor

eful SCP Secretariatul SCP Membrii SCP

EFECTUAREA DEMERSURILOR PRIVIND CONFECIONREA ELIBERAREA PAAPOARTELOR DE SERVICIU

Administraia Naional a Penitenciarelor

SCP Membrii SCP

eful SCP Secretariatul SCP Membrii SCP

eful SCP Secretariatul SCP

Administraia Naional a Penitenciarelor

eful SCP Secretariatul SCP

eful SCP Secretariatul SCP

Administraia Naional a Penitenciarelor

eful SCP Secretariatul SCP Conducerea ANP Membrii SCP

Membrii SCP eful SCP Secretariatul SCP Membrii SCP

Membrii SCP eful SCP Secretariatul SCP

Administraia Naional a Penitenciarelor

Conductorul SCP Membrii SCP programare

Administraia Naional a Penitenciarelor

Conductorul SCP Membrii SCP programare

Administraia Naional a Penitenciarelor

Conductorul SCP Membrii SCP programare