Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
ROMÂNIA
MINISTERUL AGRICULTURII ŞI DEZVOLTĂRII RURALE
CAPITOLUL 2..................................................................................................................................35
2.1 Incheierea Contractului de Servicii/ Furnizare a Bunurilor..........................................................................................35
2.2 Modificarea Contractelor.............................................................................................................................................39
2.3 Monitorizarea si verificarea executării obligaţiilor contractuale.................................................................................43
2.3.1: Monitorizarea si verificarea contractelor de prestare de servicii 44
2.3.1.2: Rapoartele de Activitate ale Contractului.............................................................................................................44
2.3.2. Monitorizarea si verificarea contractelor de furnizare de bunuri 47
2.3.2.1. Livrarea produselor...............................................................................................................................................47
2.3.2.2. Receptia produselor..............................................................................................................................................49
2.3.2.2.1. Propunerea Organismului beneficiar este inclusa intr-un proiect al AFIR cu obiective similare.......50
2.3.2.2.2. Propunerea Organismului beneficiar este independenta de proiectele AFIR......................................51
2.3.3. Derularea cheltuielilor directe in cadrul actiunilor de asistenta tehnica 53
3.3 Completarea Dosarului Administrativ al Proiectului....................................................................................................57
3.4 Proceduri de gestionare, clasificare si arhivare a documentelor.................................................................................58
CAPITOLUL 2..................................................................................................................................61
2.1. Depunerea si inregistrarea dosarului solicitarii la plata...................................................................................61
2.2 Verificarea Dosarului Solicitarii la plata.......................................................................................................................62
2.3 Verificarea dosarului solicitarii la platade catre SLIN-OJFIR.........................................................................................63
2.4 Verificarea de catre DE a Dosarului solicitarii la plata si intocmirea Dosarului cererii de rambursare.......................65
2.4.1 Verificarea in cazul Contractelor de achizitie publica (M20 - PROIECTE) 65
2.4.2 Verificarea in cazul cheltuielilor directe (M20 – Cheltuieli directe) 68
7.6 Arhivarea Dosarelor Solicitarii la Plata.........................................................................................................................71
CAPITOLUL 1
1.1 Definitii
În prezentul Manual de Procedură vor fi utilizate următoarele definiţii:
Achizitie sau achizitie publica - achiziția de lucrări, de produse sau de servicii prin
intermediul unui contract de achiziție publică de către una ori mai multe autorități
contractante de la operatori economici desemnați de către acestea, indiferent dacă lucrările,
produsele sau serviciile sunt destinate ori nu realizării unui interes public
Acțiune de asistență tehnică – activitatea propusă spre finanțare de către Organismul
Beneficiar în conformitate cu prevederile capitolului 15.6. Descrierea modului de utilizare a
asistenței tehnice, inclusiv a acțiunilor legate de pregătirea, gestionarea, monitorizarea,
evaluarea, informarea și controlul programului și de implementarea acestuia, precum și a
activităților referitoare la perioadele de programare precedente sau ulterioare menționate la
articolul 59 alineatul (1) din Regulamentul (UE) nr. 1303/2013 din PNDR, care poate lua
forma cheltuielilor directe care nu necesită implementare sub formă de proiect.
Acord-cadru – acordul încheiat în formă scrisă între una sau mai multe autorități contractante
și unul ori mai mulți operatori economici care are ca obiect stabilirea termenilor și condițiilor
care guvernează contractele de achiziție publică ce urmează a fi atribuite într-o anumită
perioadă, în special în ceea ce privește prețul și, după caz, cantitățile avute în vedere .
Agenția pentru Finanțarea Investițiilor Rurale – instituție cu personalitate juridică în
subordinea MADR, inființată prin Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 41 din 18 iunie
2014 privind înfiinţarea, organizarea si funcţionarea Agenţiei pentru Finantarea Investitiilor
Rurale, prin reorganizarea Agentiei de Plati pentru Dezvoltare Rurala si Pescuit, aprobată
prin Legea nr. 43/2015,.
Agenţia Naţională pentru Achiziţii Publice (ANAP) - este instituţie publică şi funcţionează
ca organ de specialitate al administraţiei publice centrale, cu personalitate juridică, în
subordinea Ministerului Finanţelor Publice, finanţată integral de la bugetul de stat, prin
bugetul Ministerului Finanţelor Publice.
Autoritatea de Management pentru PNDR – Directia Generala Dezvoltare Rurala
Autoritate de Management pentru Programul National de Dezvoltare Rurala (DGDR-
AMPNDR), directie aflata in cadrul Ministerului Agriculturii si Dezvoltarii Rurale, avand rol si
de Autoritate de Management pentru PNDR; AM PNDR are in responsabilitate
managementul programului finantat prin Fondul European Agricol pentru Dezvoltare Rurala
(FEADR).
Beneficiar al actiunii de asistenta tehnica – beneficiar al Masurii de Asistenta Tehnica in
conformitate cu prevederile Cap. 15.6. Descrierea modului de utilizare a asistenței tehnice,
inclusiv a acțiunilor legate de pregătirea, gestionarea, monitorizarea, evaluarea, informarea
și controlul programului și de implementarea acestuia, precum și a activităților referitoare la
perioadele de programare precedente sau ulterioare menționate la articolul 59 alineatul (1)
din Regulamentul (UE) nr. 1303/2013 din PNDR privind eligibilitatea costurilor.
Candidat – orice operator economic care a depus o solicitare de participare în cadrul unei
proceduri de licitatie restransa, negociere competitivădialog competitiv sau parteneriat pentru
inovare ori care a fost invitat să participe la o procedură de negociere fără publicare
prealabilă.
Candidatura – documentele prin care un candidat isi demonstreaza situatia personala,
capacitatea de exercitare a activitatii profesionale, situatia economica si financiara,
capacitatea tehnica si profesionala, in vederea obtinerii invitatiei de participare pentru
depunerea ulterioara a ofertei, in cazul aplicarii unei proceduri de licitaţie restrânsă,
negociere competitivă, dialog competitiv sau parteneriat pentru inovare ori procedură de
negociere fără publicare prealabilăCheltuieli directe – cheltuieli efectuate direct de către
beneficiarii măsurii de asistenţă tehnică, care nu necesita implementare sub forma de
proiect, asa cum sunt prevazute in cadrul Capitolului 15.6. Descrierea modului de utilizare a
asistenței tehnice, inclusiv a acțiunilor legate de pregătirea, gestionarea, monitorizarea,
evaluarea, informarea și controlul programului și de implementarea acestuia, precum și a
activităților referitoare la perioadele de programare precedente sau ulterioare menționate la
articolul 59 alineatul (1) din Regulamentul (UE) nr. 1303/2013 din PNDR.
CPV - nomenclatorul de referință în domeniul achizițiilor publice, adoptat prin Regulamentul
(CE) nr. 2.195/2002 al Parlamentului European și al Consiliului din 5 noiembrie 2002 privind
Vocabularul comun privind achizițiile publice (CPV)
Concurent – oricare operator economic care a prezentat un proiect in cadrul unui concurs de
solutii.
Consortiu – o asociere de persoane fizice sau juridice care depun o oferta. Aceasta
asociere poate fi permanenta, un grup constituit legal sau o asociere care a fost constituita
pentru a depune o oferta pentru o procedura de licitatie. Toti membrii consortiului, adica
liderul si partenerii, sunt uniti si responsabili fata de Autoritatea Contractanta.
Contractant/Contractor – operatorul economic care a devenit, in conditiile legii, parte intr-un
contract de achizitie publica.
Contract de achiziție publică — contractul cu titlu oneros, asimilat, potrivit legii, actului
administrativ, încheiat în scris între unul sau mai mulți operatori economici și una ori mai
multe autorități contractante, care are ca obiect execuția de lucrări, furnizarea de produse
sau prestarea de servicii
Documentatie de atribuire - documentatia ce cuprinde toate informatiile legate de obiectul
contractului de achizitie publica si de procedura de atribuire a acestuia, inclusiv caietul de
sarcini sau, dupa caz, documentatia descriptiva.
DUAE — documentul unic de achiziții european furnizat în format electronic prin utilizarea
formatului standard stabilit de Comisia Europeană, constând în declarația pe propria
răspundere a operatorului economic cu privire la îndeplinirea criteriilor de calificare și
selecție.
Fonduri publice – fonduri comunitare şi fonduri publice provenind de la organismele publice
din România.
Garanţie de participare – instrument de garantare constituit de ofertant in scopul protejarii
Autoritatii Contractante fata de riscul unui eventual comportament necorespunzator al
acestuia pe intreaga perioada derulata pana la incheierea contractului de achizitie publica
sau a acordului-cadru.
Garanţie pentru buna realizare a contractului – garantie de buna executie, reprezentata
de un instrument de garantare emis in conditiile legii de catre o societate bancara ori de o
societate de asigurari, in favoarea autoritatii contractante.
Ofertant – oricare operator economic care a depus oferta in cadrul unei proceduri de
atribuire.
Oferta – actul juridic prin care operatorul economic isi manifesta vointa de a se angaja din
punct de vedere juridic intr-un contract de achizitie publica; oferta cuprinde propunerea
financiara, propunerea tehnica precum și alte documente stabilite prin documentația de
atribuire
Operator economic – orice persoană fizică sau juridică, de drept public ori de drept privat,
sau grup ori asociere de astfel de persoane, care oferă în mod licit pe piață executarea de
lucrări și/sau a unei construcții, furnizarea de produse ori prestarea de servicii, inclusiv orice
asociere temporară formată între două ori mai multe dintre aceste entități. .
Organisme beneficiare – entitati publice care pot beneficia de finantare prin masura de
asistenta tehnica pentru proiectele sau actiunile initiate in nume propriu, asa cum sunt
definite in Cap. 15.6. Descrierea modului de utilizare a asistenței tehnice, inclusiv a acțiunilor
legate de pregătirea, gestionarea, monitorizarea, evaluarea, informarea și controlul
programului și de implementarea acestuia, precum și a activităților referitoare la perioadele
de programare precedente sau ulterioare menționate la articolul 59 alineatul (1) din
Regulamentul (UE) nr. 1303/2013 din cadrul PNDR.
Procedura de atribuire – etapele ce trebuie parcurse de autoritatea contractanta si de catre
candidati/ ofertanti pentru ca acordul partilor privind angajarea in contractul de achizitie
publica sa fie considerat valabil; procedurile de atribuire sunt: licitatia deschisa, licitatia
restransa, dialogul competitiv, negocierea, cererea de oferte, concursul de solutii.
Propunere financiara – parte a ofertei ce cuprinde informatiile cu privire la pret, tarif, alte
conditii financiare si comerciale corespunzatoare satisfacerii cerintelor solicitate prin
documentatia de atribuire.
Propunere tehnica – parte a ofertei elaborata pe baza cerintelor din caietul de sarcini sau,
dupa caz, din documentatia descriptiva.
Proiect – orice operaţiune realizată de către beneficiar în cadrul Programului care implica
aplicarea procedurilor de achizitie publica conform legislatiei nationale in vigoare.
Responsabil tehnic – persoana desemnata de organisme beneficiare ale masurii , care va
participa la elaborarea documentelor din cadrul procedurii de atribuire, va fi membru in
Comisia de Evaluare si va aviza din punct de vedere tehnic activitatile desfasurate de
contractor.
Responsabil de procedura - persoana desemnata de Directia Asistenta Tehnica, LEADER
si Investitii Non-Agricole - Serviciul Asistenta Tehnica, care va participa la elaborarea
documentelor specifice din punct de vedere procedural pentru proiectele de asistenta tehnica
in care a fost desemnat, va fi presedinte in Comisia de Evaluare si va aviza din punct de
vedere procedural activitatile desfasurate de contractor.
RNDR – Reteaua Nationala de Dezvoltare Rurala – infiintata conform capitolului 17 din
Programul National de Dezvoltare Rurala 2014-2020.
1.2 Prescurtari
CAPITOLUL 1
1.1 Scopul Manualului de ProceduraAcest Manual se aplică pentru:
Atribuirea contractelor de Achizitie publică, implementarea si plata contractelor derulate de
AFIR din fonduri publice si comunitare in conformitate cu legislatia nationala in vigoare.
Scopul principal al prezentului Manual este de a asigura cadrul procedural pentru derularea
procedurilor de achizitie publica din fonduri nationale (buget de stat), precum si a celor care
vor fi rambursate din fondul comunitar (FEADR) specifice Capitolului 15.6. Descrierea
modului de utilizare a asistenței tehnice, inclusiv a acțiunilor legate de pregătirea,
gestionarea, monitorizarea, evaluarea, informarea și controlul programului și de
implementarea acestuia, precum și a activităților referitoare la perioadele de programare
precedente sau ulterioare menționate la articolul 59 alineatul (1) din Regulamentul (UE) nr.
1303/2013 din cadrul PNDR.
In vederea contractarii proiectelor de asistenta tehnica si/sau proiectelor finantate din bugetul
de stat, Manualul cuprinde informaţii privind conţinutul documentaţiei de atribuire şi
formularele specifice aferente, precum şi explicaţii privind modul de aplicare a prevederilor
Legii nr. 98/2016 privind achizitiile publice şi ale Normelor metodologice de aplicare a
prevederilor referitoare la atribuirea contractului de achiziţie publică/acordului-cadru din
Legea nr. 98/2016 privind achiziţiile publice, aprobate prin Hotărârea de Guvern nr. 395/2016
, cu modificarile si completarile ulterioare.
Manualul prezinta modalitatea derularii procedurilor de achizitii publice, implementarea si
plata operatiunilor de asistenta tehnica si contractelor finantate din Bugetul de stat la nivelul
AFIR.
Prezentul Manual este întocmit de catre Directia Economica (DE)-Serviciul Achiziţii din cadrul
Agentiei pentru Finantarea Investitiilor Rurale (AFIR), conform obiectului său de activitate si
va fi aplicat de catre personalul AFIR cu atributii in derularea proiectelor finantate prin M20
din PNDR 2014-2020, cât si finantate din bugetul de stat.
In vederea dobandirii cunostintelor necesare in derularea procedurilor de achizitii publice,
personalul AFIR care va derula aceste tipuri de proiecte va fi instruit corespunzator in
domeniul legislatiei europene si nationale, in domenii orizontale, precum si pentru insusirea
acestei proceduri. Instruirea se va realiza atat pentru noii angajati, cat si pentru personalul
existent al Agentiei, in conformitate cu planurile de pregatire si procedurile de instruire
prezente in Manualul de proceduri al Direcţiei pentru Gestiunea Perfomanţelor Profesionale
şi Recrutare.
In functie de specificul si complexitatea operatiunilor de asistenta tehnica si cele din bugetul
de stat, informatiile prezentate in cadrul prezentului manual, precum si formularele standard
anexate prezentului, pot suferi modificari sau completari in baza prevederilor legislative in
vigoare.
NOTA
Toate formularele mentionate fac parte din Anexa la prezentul manual de procedura .
SECTIUNEA IV: STRUCTURA DE DERULARE SI CONTRACTARE PRIN
PROCEDURI DE ACHIZITIE PUBLICA LA NIVELUL AFIR
În tabelele următoare sunt prezentate acele operaţiuni pentru realizarea cărora DE-AFIR prin
SAP colaborează cu celelalte Direcţii si servicii din cadrul AFIR sau cu instituţii şi organizaţii
externe Agenţiei.
CAPITOLUL 1
In ultimul trimestru al fiecarui an, expertul SAP din cadrul DE transmite catre directiile
AFIR Formularul 01, semnat de catre Directorul General Adjunct Plati si Administrativ,
(atunci cand beneficiar este AFIR) sau Directorul General AFIR, (in cazul altor beneficiari
ai masurii) , prin care sunt solicitate nevoile de asistenta tehnica, respectiv proiectele si
actiunile fiecarei Directii/ Serviciu din cadrul AFIR, inclusiv RNDR, precum si ale
organismelor beneficiare implicate in implementarea PNDR in perioada 2014-2020, pentru
care AFIR deruleaza procedura de achizitie publica si implementare, in conformitate cu
prevederile legislative aplicabile, care vor fi denumite in continuare organisme
beneficiare. Formularul 01 va avea anexate tabelele privind proiectele/ activitatile propuse
(Anexele 1 si 2 din Instrucțiuni privind achizițiile publice pentru beneficiarii masurii 20 din
PNDR ).
Dupa primirea solicitarii, Directiile/ Serviciile din cadrul AFIR vor completa adresa de
raspuns utilizand Anexele 1 si 2 din Instrucțiuni privind achizițiile publice pentru beneficiarii
masurii 20 din PNDR , completand proiectul/ actiunea propus(a), specificand in acelasi
timp obiectivul general si obiectivele specifice, valoarea estimata si perioada preconizata
in care va fi implementat(a). In cazul proiectelor necesare derularii si implementarii RNDR,
acestea vor fi mentionate distinct in cadrul Anexei 1 de catre directia de resort din cadrul
AFIR.
In acelasi timp, se vor solicita prin acelasi Formular 01 si nevoile de asistenta tehnica ale
organismelor beneficiare ( ex: ANSVA, ITRSV etc ). Acestea vor utiliza ca raspuns
Anexele 1 si 2 din Instrucțiuni privind achizițiile publice pentru beneficiarii masurii 20 din
PNDR si vor formula nevoile de proiecte. Se va tine cont de faptul ca sunt eligibile doar
acele activitati care se regasesc in cadrul Capitolului 15.6 din PNDR.
In vederea fundamentarii bugetului, Directiile/ Serviciile AFIR si organismele beneficiare
vor contacta expertii SAP-DE, care vor asigura suport in acest sens. Valoarea proiectelor
va fi exprimata in Lei si in Euro, fara TVA.
Pentru determinarea valorii estimate fara TVA a proiectului/ actiunii propuse
(fundamentarea bugetului), Directiile/ Serviciile AFIR si organismele beneficiare, impreuna
cu expertii SAP-DE, vor respecta prevederile Legii 98/2016 precum și pe cele ale
Normelor metodologice, cu modificarile si completarile ulterioare.
Directiile/ Serviciile AFIR de la nivel central vor include in tabelul cu propuneri si necesarul
de proiecte finantate din masura de asistenta tehnica/bugetul de stat ale Centrelor
Regionale si cele ale Oficiilor Judetene, in functie de domeniul de activitate al
directiilor/serviciilor/compartimentelor din cadrul acestora.
Raspunsurile efectuate de catre destinatarii Formularului 01 vor fi transmise catre expertul
SAP in maxim 15 zile lucratoare de la data inregistrarii din partea destinatarilor a adresei
standard (Formular 01). Expertul SAP responsabil de acest proces va tine, de asemenea,
evidenta calendarului desfasurarii activitatilor specifice legate de transmiterea si
colectarea nevoilor de asistenta tehnica.
NOTA
Procesul de stabilire a nevoilor de asistenta tehnica se poate initia/ revizui de mai
multe ori pe an, in cazul in care exista o solicitare scrisa in acest sens din partea
structurilor implicate in implementarea PNDR de la nivel central. Totodata, va fi
revizuita si Strategia anuala de achizitie publica.
NOTA
In situatia unui aviz favorabil, datele proiectului de asistenta tehnica si / sau proiectul
finantat doar din bugetul de stat vor putea fi preluate in cadrul Strategiei Anuale de
Achiziții.
Dupa avizarea formularelor mentionate mai sus de catre Directorul DE, expertul SAP
intocmeste Formularul 03 si Anexa 3 – Actiunile de asistenta tehnica din Instrucțiuni
privind achizițiile publice pentru beneficiarii masurii 20 din PNDR, prin centralizarea tuturor
proiectelor/ actiunilor propuse de Directiile/ Serviciile AFIR si organismele beneficiare. In
acest sens, expertul SAP va comasa propunerile cu obiective similare si va prioritiza
aceste propuneri in functie de perioada de implementare propusa si de posibilitatile
administrative ale SAP.
Dupa elaborarea acestor tabele centralizatoare (Formularul 03 si Anexa 3 din Instructiuni),
expertul SAP anexeaza tabelele cuprinzand proiectele/actiunile propuse de catre Directiile/
Serviciile AFIR sau alte organisme beneficiare si le va supune spre verificare Sefului SAP
si spre avizare Directorului DE.
Pentru operatiunile care vor fi finantate prin masura de asistenta tehnica, Anexa 1 la
PAAP va fi transmisa spre verificare si avizare la SAT-DATLIN.
Pentru operatiunile care vor fi finantate exclusiv din buget de stat, Programul Anual al
Achizitiilor Publice nu va parcurge procesul de verificare si avizare din partea SAT-
DATLIN, fiind avizat si aprobat direct de catre Directorul General Adjunct Plati si
Administrativ si Directorul General al AFIR.
IMPORTANT
Orice modificare sau revizuire a Anexei 1 la Programul Anual al Achizitiilor Publice
are la bază Strategia Anuală de Achiziție Publică, aprobată la nivelul MADR.
In functie de procedura de atribuire prevazuta in Anexa 1 la Programul Anual al Achizitiilor
Publice, personalul SAP-DE si responsabilii tehnici vor derula procesul de achizitie in
conformitate cu Legea 98/2016. In cazul in care in procedura nu este specificat altfel,
formularele si documentele elaborate in procesul de achizitie de catre Direcţia Economica
vor fi intocmite de expertul SAP, verificate de Seful SAP si avizate de Directorul Economic.
Din acest moment, proiectele si actiunile de asistenta tehnica vor fi identificate prin
intermediul acestui numar.
Dupa primirea avizarii asupra eligibilitatii operatiunilor de asistenta tehnica din partea
DATLIN-SAT, SAP-DE va demara procedurile de atribuire pentru proiectele de asistenta
tehnica.
NOTA
In functie de complexitatea si specificul fiecarui proiect si cu aprobarea in prealabil
a Directorului General al AFIR, se pot incheia acorduri cadru cu operatorii
economici, urmarind in acest sens prevederile Legii 98/2016 privind achizitiile
publice și a normelor de aplicare. In baza Acordului – Cadru, ce va urma structura
Formularului 21, vor fi incheiate cu operatorii economici selectati Contracte
subsecvente, care vor urma aceleasi etape procedurale privind elaborarea,
verificarea si semnarea acestora, ca si in cazul incheierii Contractelor de Servicii/
Furnizare a Bunurilor prezentate la Cap. 2.1 din prezentul manual de proceduri.
ATENTIE!
Documentatia de Atribuire va contine in mod obligatoriu Fisa de date a achizitiei,
Caietul de sarcini, Formularele aferente procedurii de atribuire si proiectul de
contract conţinând clauzele contractuale obligatorii. Documentele suport ale
Documentatiei de atribuire vor fi reprezentate de cel puțin Declaraţia privind
persoanele ce deţin funcţii de decizie în cadrul autorităţii contractante impreuna cu
Strategia de contractare. Toate documentele vor fi publicate in SEAP dupa
semnarea acestora cu semnătură electronică extinsă.
În cazul in care Direcțiile/ Serviciile AFIR sau alte organisme beneficiare nu dispun de
experti cu competenta tehnica sau de specialitate necesara elaborarii Documentatiei de
Atribuire, acestea vor fundamenta necesitatea cooptarii de experti externi (din afara AFIR)
in vederea elaborarii acesteia. Cooptarea expertilor externi se va face de catre Direcțiile/
Serviciile AFIR/ organismele beneficiare prin intocmirea unei Note de fundamentare ce va
fi avizata si aprobata la nivel de Directorul General Adjunct Plati si Administrativ si
Director General. Datele de identificare (nume, prenume, loc de munca, funcție etc.)
experților externi se comunica AFIR – SAP-DE in vederea includerii acestora în grupul de
lucru pentru elaborarea documentației de atribuire.
Din Grupul de lucru pentru elaborarea Documentatiei de Atribuire va face parte persoana
responsabila de procedura, cu rolul de a indruma echipa de experti din punct de vedere al
reglementarilor nationale in domeniul achizitiilor publice.
Este recomandabil ca din grupul de lucru sa faca parte si un expert cu studii economice,
care sa ajute la formularea criteriilor privind situația economico-financiară a ofertantului.
In functie de complexitatea proiectului, in cazul in care angajatii AFIR nu dispun de
cunostintele tehnice necesare elaborarii Documentatiei de Atribuire, in echipa pot fi
cooptati experti externi cu competentele necesare sau documentatia poate fi
realizata de catre un contractor extern angajat in acest sens. Acest lucru se poate
realiza numai in cazul in care aceste servicii se incadreaza in limita pragului valoric
legal pentru achizitia directa (toate actiunile cumulate), sau daca acest lucru a fost
prevazut initial in Anexa 1 la PAAP sub forma de proiect. In cazul in care
documentatia este elaborata exclusiv de un contractor extern, Nota privind
componenta Grupului de lucru pentru elaborarea Documentatiei de Atribuire nu mai
este necesara.
In aceste cazuri, trebuie avute in vedere termenele legale prevazute de legislatia nationala
in domeniul achizitiilor publice, pentru ca procedura de atribuire sa nu fie intarziata din
acest motiv.
Fiecare dintre expertii care au participat la elaborarea documentatiei de atribuire
semneaza Declaratia de obiectivitate si confidențialitate (Formular 11).
La finalul elaborarii documentatiei de atribuire, echipa de experti semneaza Nota privind
aprobarea Documentatiei de Atribuire (Formular 13) si Declaratia de Conformitate
(Formular 14), anexeaza documentatia de atribuire, toate declaratiile si notele justificative
semnate, iar expertul SAP o transmite catre SAT-DATLIN, in vederea verificarii si avizarii.
Dupa primirea Notificarii privind avizarea/neavizarea operatiunii de asistenta tehnica,
expertul SAP o va transmite Directorului General spre aprobare.
In functie de prevederile legislatiei nationale in domeniul achizitiilor publice, Documentatia
de Atribuire ce cuprinde Caietul de Sarcini, Fisa de Date, Formularele aferente si proiectul
de contract, impreuna cu Strategia de contractare si Declaraţia privind persoanele ce deţin
funcţii de decizie în cadrul autorităţii contractante, vor fi transmise spre validare in SEAP
de catre Responsabilul de Procedura de la nivelul SAP-DE, inainte de elaborarea si
transmiterea spre publicare a Anuntului sau Invitatiei de Participare in SEAP. Dupa caz,
motivele de respingere emise de catre operatorul SEAP asupra Documentatiilor de
Atribuire nu vor face obiectul verificarii de catre SAT-DATLIN si a aprobarii ulterioare de
catre Directorul General al AFIR. Totusi, versiunile Documentatiilor de Atribuire pentru
care au fost formulate astfel de observatii impreuna cu motivele de respingere emise de
operatorul SEAP, precum si varianta Documentatiei de Atribuire validata de catre ANAP,
vor face parte din dosarul achizitiilor publice.
In vederea publicarii documentatiei de atribuire in SEAP, expertul SAP-DE va elabora si
strategia de contractare, pe care o va transmite catre Sef SAP-DE pentru verificare si
Directorului DE pentru avizare. In urma obtinerii semnaturilor, expertul SAP-DE va
transmite strategia de contractare, impreuna cu documentatia de atribuire spre aprobare
Directorului General AFIR.
Strategia de contractare se va intocmi pentru fiecare proiect care a fost inclus in Anexa 1
la PAAP (la momentul intocmirii Documentatiei de Atribuire), nu va fi verificata de catre
SAT-DATLIN şi face obiectul evaluarii de către reprezentanții ANAP, odată cu
documentaţia de atribuire.
IMPORTANT
In situatiile prevazute de legislatia nationala in domeniul achizitiilor publice in
vigoare, Autoritatea Contractanta poate evita riscul unui comportament
necorespunzator al ofertantilor pe intreaga perioada derulata pana la incheierea
contractului de achizitie publica sau a acordului cadru, prin solicitarea unei garantii
de participare (Formularul 18.1).
Valabilitatatea Garanţiei de participare va fi egala cu perioada de valabilitate a
ofertei solicitata in documentatia de atribuire (cel putin 90 zile calendaristice).
Conditiile, cuantumul, eliberarea si modul de constituire al garantiilor se vor stabili
in Documentatia de Atribuire, in conformitate cu prevederile legislatiei nationale in
domeniul achizitiilor publice in vigoare.
Garantiile vor lua forma unui instrument de garantare emis in conditiile legii de catre
o societate bancara ori de catre o societate de asigurari, ce se va prezenta in
original, utilizandu-se in acest caz Formularul 18.1 Scrisoare de garantie.
Orice alta modalitate de constituire a Garantiei de Participare nu va fi luata in
considerare, cu exceptia situatiilor impuse si reglementate prin legislatie.
In situatia in care ofertantul se regaseste intr-una dintre conditiile mentionate in
legislatia nationala in domenul achizitiilor publice in vigoare cu privire la motivele
de executare a Garantiilor, AFIR va demara procedura de executare a Instrumentului
de Garantare. Anterior acestui lucru, AFIR prin Directia Economica va notifica si
motiva acest lucru ofertantului printr-o adresa aprobată de Directorul General al
AFIR, precizând totodată motivele executarii.
1.4 Elaborarea, avizarea si publicarea Anuntului de Participare
In conditiile prevazute de legislatia nationala in domeniul achizitiilor publice si dupa
validarea Documentatiei de Atribuire de catre SEAP, expertul SAP-DE va redacta si trimite
spre validare Anuntul de Participare direct in cadrul SEAP.
În cazul în care Anuntul de Participare este respins de operatorii SEAP, iar termenele
prevăzute initial se decalează, acesta va fi retransmis spre publicare, operand modificările
solicitate. Anuntul de Participare nu va face obiectul aprobarii la nivelul AFIR in cazul in
care beneficiarul achizitiei este insusi AFIR. In cazul celorlalti beneficiari ai masurii de
asistenta tehnica, termenele aferente anunturilor/invitatiilor de participare vor fi comunicate
in scris de catre partile implicate in respectiva procedura de achizitie publica.
IMPORTANT
In cadrul Anuntului de Participare se va mentiona plafonul maxim (pretul estimativ)
al contractului, iar in cadrul Documentatiei de Atribuire se va mentiona tipul
cheltuielilor eligibile pentru derularea acestuia. Oferta financiara va trebui sa
respecte cel putin o sectiune a Anexei 6 – Formular de buget din Instrucțiunile
privind achizițiile publice pentru beneficiarii masurii 20 din PNDR .
Dupa validarea Anuntului de Participare de catre SEAP, expertul SAP elaboreaza Nota
privind componenta Comisiei de Evaluare (Formular 16).
In vederea stabilirii componentei Comisiei de Evaluare si a membrilor de rezerva, expertul
SAP va solicita Directorului/ Sefului de Serviciu sau Conducatorului organismului
beneficiar, propunerea de membrii evaluatori, printr-o solicitare scrisa/adresa intocmita de
expert SAP-DE, verificata de Sef SAP-DE, avizată/aprobată de Directorul DE si Directorul
General (in cazul in care beneficiarul este din afara AFIR). Propunerea formulata de
Directorul/ Seful de Serviciu sau Conducatorul organismului beneficiar privind membrii
evaluatori va include de regula si responsabilul tehnic si va avea ca anexa CV-urile
expertilor propusi. Nominalizarea expertilor se va realiza avand in vedere ca acestia
trebuie sa aiba cunostinte in domeniul proiectului sau achizitiilor publice, fapt care trebuie
sa reiesa din CV-urile acestora. Procesul de alcatuire a componentei comisiei de evaluare
trebuie sa respecte termenele legale, astfel incat procedura de atribuire sa nu fie intarziata
sau viciata.
In general, Comisia de Evaluare va avea in componenta urmatorii membri:
Responsabilul tehnic;
Responsabilul de procedura;
Cel putin un alt expert tehnic din cadrul Directiei/ Serviciului/ organismului
beneficiar, care are capacitatea tehnica necesara;
Expert cu studii economice, dupa caz;
Cel putin un membru de rezerva – expert tehnic din cadrul Directiei/ Serviciului/
organismului beneficiar, care are capacitatea tehnica necesara
Expert tehnic/juridic cooptat (în cazurile prevazute mai jos)
Responsabilul de procedura va indeplini rolul de Presedinte al Comisiei de Evaluare
ce poate avea sau nu drept de vot, in conformitate cu prevederile legislatiei
nationale in domeniul achizitiilor publice in vigoare.
Pe langa lista membrilor Comisiei de Evaluare, Formularul 16 cuprinde si propunerea a cel
putin un membru de rezerva, care sa inlocuiasca unul din membrii de evaluare, in cazurile
prevazute de Legea 98/2016.
In cazurile prevazute de legislatia nationala in domeniul achizitiilor publice, expertul SAP
poate elabora o Nota justificativa privind cooptarea de experti externi.
Dupa semnarea Notei privind componenta Comisiei de Evaluare (Formularul 16) si dupa
caz, a Notei justificative privind expertii cooptați, expertul SAP le inainteaza Sefului SAP
spre verificare si Directorului DE spre avizare. Documentele avizate vor fi transpuse de
catre expertul SAP intr-o Decizie de constituire a Comisiei de Evaluare ce va fi semnata
de catre Directorul General. Dupa intocmirea Deciziei, expertul SAP o va transmite spre
verificare Sefului SAP si spre avizare Directorului DE si Directiei Juridice si Contecios.
Expertul SAP va transmite spre aprobare Decizia de constituire a Comisiei de Evaluare de
catre Directorul General Adjunct Plati si Administrativ si Directorul General in cel mult 5
zile lucratoare inainte de expirarea termenului de depunere a candidaturilor/ ofertelor/
solutiilor.
Dupa intocmirea Raportului Procedurii si semnarea acestuia de catre toti membrii Comisiei
de Evaluare si Presedintele acesteia, Responsabilul de Procedura din cadrul DE va inainta
Raportul, dupa caz, catre ANAP in vederea avizarii si catre SAT-DATLIN in vederea
verificarii, iar ulterior catre Directorul General in vederea aprobarii.
DE-SAP depune la SAT-DATLIN Raportul procedurii insotit de Dosarul Achizitiei (inclusiv
Documentatia de Atribuire publicata, raspunsurile la clarificari, ofertele participante si dupa
caz, contestatiile), semnat de membrii comisiei de evaluare in vederea avizarii, ulterior
primirii avizului ANAP (daca este cazul) si inainte de aprobarea acestuia de catre
conducatorul autoritatii contractante, astfel incat, in situatia in care se constata
deficiente, acestea sa poata fi remediate inainte de aprobarea finala a Raportului
procedurii de catre Directorul General al AFIR si comunicarea rezultatului catre ofertanti.
Dupa verificarea Raportului Procedurii de catre SAT-DATLIN si primirea Notificarii
privind avizarea operatiunii de asistenta tehnica, DE-SAP il va transmite catre
Directorul General in vederea aprobarii.
In situatia in care SAT-DATLIN nu va aviza Raportul Procedurii, comisia de evaluare va
implementa observatiile SAT-DATLIN si va redepune Raportul spre verificare.
Expertul SAP-DE introduce Raportul în SEAP, semnat cu semnătură electronică.
Expertul SAP va elabora, va supune spre verificare Sefului SAP si spre avizare
Directorului DE comunicarile rezultatului procedurii de achizitie catre operatorii economici
participanti la procedura respectiva.
Scrisorile vor fi apoi semnate de catre Directorul General al AFIR, iar expertul SAP le va
transmite operatorilor economici participanti la procedura prin fax sau mijloace electronice,
nu mai tarziu de 3 zile lucratoare de la data aprobarii Raportului Procedurii. In aceeasi zi
sau in ziua imediat urmatoare, expertul SAP va trimite o copie a comunicarilor operatorilor
economici catre observatorii ANAP, dupa caz, tinand cont de etapele prezentate in Legea
nr. 98/2016 și normele de aplicare, cu modificarile si completarile ulterioare.
Expertul SAP va utiliza in cadrul acestei etape adresele standard curpinse in Formularul
20 Instiintarea operatorilor economici, Sectiunea 1 - Comunicarea acceptarii ofertei
castigatoare, si dupa caz, Sectiunea 2 - Comunicarea rezultatului procedurii.
ATENTIE
In conformitate cu prevederile Legii nr. 98/2016 precum și ale normelor de aplicare,
cu modificarile si completarile ulterioare, se va tine cont de faptul ca, pentru fiecare
oferta respinsa, se vor descrie clar si detaliat motivele si argumentele care au stat la
baza deciziei respective.
ATENTIE!
Raspunsul la solicitarile de clarificari asupra Anuntului de Participare sau
Documentatiei de Atribuire va fi intocmit in 3 exemplare, un exemplar fiind aprobat
de catre Directorul General, al doilea va fi semnat doar de Responsabilul de
Procedura din cadrul SAP-DE si trimis operatorului economic care a solicitat
clarificarile, iar cel de al treilea exemplar va fi publicat in SEAP fara a contine
informatii privind solicitantul, responsabilul de procedura sau alte persoane cu
functii de decizie/ conducere din cadrul AFIR.
Procesul privind primirea si solutionarea contestatiilor, precum si aspectele referitoare la
caile de atac formulate de catre Autoritatea Contractanta impotriva deciziilor CNSC, se vor
derula in conformitate cu prevederile Legii nr. 98/2016 si a Legii 101/2016 privind remediile
și căile de atac în materie de atribuire a contractelor de achiziție publică, a contractelor
sectoriale și a contractelor de concesiune de lucrări și concesiune de servicii, precum și
pentru organizarea și funcționarea Consiliului Național de Soluționare a Contestațiilor
Daca aceste contestatii sunt depuse dupa atribuirea contractului, raspunsul va fi formulat
de catre Autoritatea Contractanta, de regula impreuna cu organismul beneficiar (in cazul in
care este altul decat AFIR). Aceste raspunsuri vor respecta termenele prevazute in
legislatia nationala in domeniul achizitiilor publice.
IMPORTANT!
In situatiile prevazute de legislatia nationala in domeniul achizitiilor publice,
procedura de atribuire poate fi anulata, procedandu-se, dupa caz, la initierea unei
alte proceduri de atribuire.
In acest sens, Presedintele Comisiei de Evaluare va instiinta Directorul General
privind anularea procedurii de achizitie (fapt care reiese din Raportul Procedurii,
sau orice alt document echivalent, in functie de etapa procedurala in care se afla
procesul de achizitie) si initierea unei alte proceduri de atribuire, daca se decide in
acest sens. In acest caz, expertul SAP ii va instiinta pe toti operatorii economici
participanti la procedura de atribuire, printr-o adresa semnata de Directorul General,
in conformitate cu prevederile legislatiei nationale in domeniul achizitiilor publice.
CAPITOLUL 2
IMPORTANT
In situatiile prevazute de legislatia nationala in domeniul achizitiilor publice,
Autoritatea Contractanta se poate asigura de indeplinirea obligatiilor contractuale
prin solicitarea unei garantii de buna executie a Contractului. Garanţia de bună
execuţie se constituie în perioada premergătoare semnării contractului sau ulterior
semnării acestuia, într-un termen limită convenit de către părţi şi înscris în contract.
Cuantumul, valabilitatea si eliberarea garantiei de buna executie se vor stabili in
Documentatia de Atribuire, in conformitate cu prevederile legislatiei nationale in
domeniul achizitiilor publice.
In cazul proiectelor propuse de catre beneficiarii masurii de asistenta tehnica pentru
care AFIR are calitatea de Autoritate Contractanta, Garantia de buna executie
( Anexa nr.21 din cadrul Formularului 15 - Structura Documentatiei de Atribuire) va
lua forma unui instrument de garantare emis de catre o societate bancara ori de
catre o societate de asigurari, ce va deveni anexa la Contract, utilizandu-se in acest
caz modelul din cadrul Formularului 15 - Structura Documentatiei de Atribuire.
Orice alta modalitate de constituire a Garantiei de buna executie a Contractului nu
va fi luata in considerare, cu exceptia caracterului imperativ al legislatiei nationale/
comunitare aplicabile.
În condițiile menționate în legislația națională în domeniul achizițiilor publice, AFIR
va demara procedura de executare a Instrumentului de Garantare. Anterior acestui
lucru, AFIR prin Directia Economica va notifica si motiva acest lucru Contractorului
printr-o adresa semnata de Directorul DE, precizând totodată obligaţiile contractuale
care nu au fost respectate. Cu toate acestea, Agenția îsi va rezerva dreptul în cadrul
condițiilor contractuale de a acorda un termen de remediere care nu poate depăși 20
de zile calendaristice de la primirea notificării de catre contractor, înainte de a
demara procedura de executare a garanției de bună execuție.
Pentru evidentierea stadiului garantiilor de buna executie la nivelul masurii de
asistenta tehnica , se vor intocmi lunar, cel tarziu pana pe data de 10 ale lunii
urmatoare, Reconcilieri privind garantiile de buna executie, utilizandu-se in acest
sens Formularul 37. O copie dupa Scrisoarea de garantie de buna executie va fi
trimisa de catre expertul SAP-DE catre SFCS-DE in maxim o zi de la depunere.
Data constituirii garanţiei de bună execuţie reprezintă data de la care incepe
implementarea contractul de achiziţie publică.
IMPORTANT
Autoritatea contractantă are obligația de a transmite spre publicare in SEAP un
anunț de atribuire în termen de 30 de zile de la data:
a) încheierii contractului de achiziție publică/acordului-cadru
în urma finalizării procedurii de atribuire;
b) finalizării unui concurs de soluții prin stabilirea
concurentului câștigător;
c) atribuirii unui contract de achiziție publică printr-un sistem
dinamic de achiziții;
d) închiderii unui sistem dinamic de achiziții.
IMPORTANT
Suma totală in LEI/Euro ce va fi plătită Contractorului de către AFIR nu va depăşi
suma prevăzută în contract.
Dacă, la sfârşitul proiectului, costurile eligibile legate de implementarea proiectului sunt
mai mici decât valoarea contractata, contribuţia financiara a AFIR aferenta proiectului va fi
limitată la aceste costuri.
Contractele de Servicii/ Furnizare de Bunuri pot necesita modificari pe durata derularii lor
daca anumite circumstante de implementare modifica conditiile initiale din momentul
semnarii contractului. Modificarile la contract se realizeaza în condițiile legii, pe baza unui
Act Aditional la Contract (Formular 28), semnat de toate partile semnatare ale Contractului
si poate fi initiat de oricare dintre parti cu acordul celuilalt/celorlalti.
Initierea unui Act Aditional la Contract va lua forma Notei Explicative pentru modificarea
Contractului, utilizandu-se in aces sens Formularul 25, ce va fi completat de catre initiator
si va fi inaintat catre cealalta parte semnatara a Contractului in vederea obtinerii acordului
acesteia.
In situatia in care initiatorul Actului Aditional (formular 28) la Contract este Contractorul,
acesta va solicita Autoritatii Contractante propunerile sale de modificare a Contractului,
utilizand in acest sens acelasi Formular 25 „Nota Explicativa pentru modificarea
Contractului”, ce va fi semnat de catre Reprezentantul legal al Contractorului si transmisa
catre Directia Economica.
Dupa primirea Notei explicative semnata de Contractor, expertul SAP va elabora Fisa de
Verificare pentru avizarea Notei Explicative utilizand Formularul 26, pe care o va inainta,
impreuna cu Nota Explicativa pentru modificarea contractului, spre verificare Sefului SAP.
In cel mult 1 zi lucratoare de la semnarea Fisei de Verificare de catre Seful SAP, expertul
SAP-DE va transmite Nota Explicativa si Fisa de Verificare catre responsabilul tehnic,
impreuna cu Fisa Naveta privind avizarea documentelor (Formular 09). Responsabilul
tehnic va verifica daca modificarile propuse nu afecteaza obiectul contractului si atingerea
obiectivelor specifice si va bifa cu avizat sau neavizat Fisa de verificare.
Dupa semnarea Notei explicative si a Fisei Naveta, responsabilul tehnic le va inainta
expertului SAP, in vederea supunerii spre vizare de catre Directorul General Adjunct Plati
si Administrativ si ulterior spre aprobare de catre Directorul General. In cel mult o zi
lucratoare, Expertul SAP are obligatia transmiterii Notificarii corespunzatoare catre
Contractor. In cazul in care rezolutia responsabilului tehnic este „neavizat cu observatii”,
acesta va completa fisa de verificare la rubrica „Observatii”, cu motivele pentru care nu a
avizat Nota explicativa. Fisa de verificare va fi semnata de catre responsabilul tehnic si
transmisa catre expertul SAP in cel mult 3 zile lucratoare de la primirea acesteia de la DE.
In cazul in care, in urma verificarii Notei Explicative de catre expertul si seful SAP, aceasta
este declarata neconforma, expertul SAP nu il va transmite responsabilului tehnic si il va
inainta catre Directorul DE, care va pune rezolutia „neavizat”.
In acelasi context, daca responsabilul tehnic a dat rezolutia „neavizat cu observatii” pe
Fisa de Verificare, in cel mult 5 zile lucratoare de la primirea acesteia, Directorul DE cu
aprobarea prealabila a Directorului General, va initia o intalnire la care vor participa
responsabilul tehnic, Directorul/ Seful Serviciu sau Conducatorul organismului beneficiar
care a propus proiectul, expertul si seful SAP care au verificat Nota Explicativa, precum si
Directorul DE.
In cadrul acestei intalniri se vor discuta motivele neavizarii, iar daca acestea sunt
fundamentate tehnic, Directorul DE nu va aviza Nota Explicativa. In cazul in care concluzia
intalnirii este ca Nota Explicativa poate fi avizata din punct de vedere tehnic, se
completeaza o noua Fisa de Verificare avizata de responsabilul tehnic si care va avea
atasata Minuta intalnirii.
In cazul in care Nota explicativa este avizata, expertul SAP va elabora Notificarea de
acceptare a Actului Aditional (formular 27), care va fi verificată de Seful SAP, avizată de
Directorul DE si aprobată de catre Directorul General, in cel mult 3 zile lucratoare din
momentul primirii de la responsabilul tehnic a Fisei de verificare semnata.
In cazul in care, in urma completarii Fisei de verificare, Nota explicativa este neavizata de
catre Directorul DE, expertul SAP va elabora Notificarea de neacceptare a Actului
Aditional (formular 27), completand motivele SAP sau ale responsabilului tehnic (in cazul
in care Nota Explicativa nu a fost avizata din considerente tehnice), pentru care nu este
acceptata modificarea contractului.
Notificarea de neacceptare va fi verificată de Seful SAP, avizată de Directorul DE si
aprobată de catre Directorul General, in cel mult 5 zile lucratoare de la primirea Notei
Explicative pentru modificarea Contractului.
Notificarile de acceptare sau de neacceptare a Actului Aditional vor fi elaborate in 2
exemplare, iar numai unul dintre acestea va fi semnat de personalul DE, celalalt
exemplar urmand sa fie semnat numai de catre Directorul General al AFIR.
Expertul SAP va transmite Notificarea de acceptare/ neacceptare catre Contractor, prin
posta, fax, mijloace electronice sau curier special, in cel mult ziua urmatoare semnarii
acesteia de catre Directorul General.
In situatia in care Autoritatea Contractanta este de acord cu propunerile de modificare a
Contractului inscrise in Nota explicativa elaborata de catre Contractor, expertul SAP-DE va
proceda la elaborarea Actului Aditional la Contractul de Servicii/ Furnizare de bunuri.
Expertul SAP completeaza Fisa de verificare a Actului Aditional (Formular 29), o
inainteaza spre verificare Sefului SAP si spre avizare Directorului DE, care va semna Actul
Aditional in aceeasi zi in care avizeaza Fisa de Verificare. Completarea, verificarea si
semnarea Actului Aditional de catre personalul DE se va realiza in cel mult 5 zile
lucratoare de la confirmarea primirii Notificarii de acceptare de catre Contractor.
NOTA:
In ambele situatii descrise mai sus, Actul Aditional la Contract va urma aceeasi
procedură si termene de obţinere a vizelor si semnaturilor ca în cazul avizarii si
semnarii Contractului de Servicii/ Furnizare de bunuri, cu mentiunea ca acesta
poate sa nu mai faca obiectul avizarii de catre Controlul Financiar Preventiv Delegat
in situatiile specificate de legislatia specifica aplicabila. In procesul de semnare,
Actul Aditional la Contract va fi insotit de Fisa naveta privind avizarea documentelor
(Formular 09). Contractul initial, anexele sale, precum şi celelalte Acte Adiţionale
încheiate anterior (dupa caz) sunt ataşate Actului Adiţional.
La intocmirea si verificarea Notei explicative, personalul AFIR/ Contractorul vor avea in
vedere următoarele principii:
Autoritatea Contractanta nu trebuie in mod automat sa accepte cererea
Contractorului de a modifica contractul. Autoritatea Contractanta trebuie sa
analizeze motivele invocate de Contractor si, daca acestea nu sunt fundamentate
corespunzator, cererea sa fie respinsa;
Modificari la contract se pot face doar in perioada de valabilitate a contractului si nu
au efect retroactiv;
Scopul Actului Aditional trebuie sa fie strans legat de natura proiectului din
contractul initial;
Prin Act Aditional nu se pot face amendari prin care se modifica criteriile de
selecţie;
Actul Aditional nu trebuie sa modifice conditiile de concurenta stabilite in
perioada adjudecarii contractului (ex: modificarea numărului de experti fata de
oferta pe baza căreia Contractorul a fost selectat);
Preturile trebuie sa fie identice cu cele din contractul initial, daca in contractul initial
nu se stipuleaza posibilitatea revizuirii acestora;
Orice modificare care prelungeste durata de executie a contractului trebuie facuta
astfel incat implementarea si platile finale sa fie realizate inaintea expirarii alocarii/
alocarilor financiare anuale din care este finantat contractul in cauza;
Cererea de modificare a Contractului de servicii trebuie facuta de catre una din
parti, permitand semnarea Actului Aditional de regula inainte cu 15 de zile
calendaristice de la data de finalizare a Contractului initial;
Toate referintele din Actul Aditional propus la articolele sau anexele modificate
trebuie sa corespunda cu cele din Contractul initial;
Orice Act Aditional care modifica pretul contractului trebuie sa utilizeze formula
convenita in contractul initial;
Daca prin actul aditional se modifica bugetul initial, atunci si programul de plati se
va modifica in mod corespunzator, luand-se in calcul orice plata deja efectuata la
contract;
Valoarea totală a bugetului specificată în Contract nu poate fi majorată;
Contractorul trebuie sa semneze cele 3-4 exemplare originale ale Actului Aditional
in maxim 15 zile calendaristice de la primire si sa returneze Autoritatii Contractante
2/3 exemplare in original;
In cadrul Agentiei, un original este păstrat în cadrul DE, un exemplar in copie este
transmis la SAT-DATLIN, iar o copie se va transmite OJFIR Bucuresti. Actul
aditional trebuie sa fie datat. Actul Aditional intra in vigoare in momentul semnarii si
de aici, importanta care trebuie acordata datei respective.
Înlocuirea personalului proiectului
Contractorul nu va face modificări ale expertilor cheie implicati in proiect, conform
termenilor din contract fără notificarea Autorităţii Contractante, care se poate opune
unei astfel de schimbari in baza contractului.
Contractorul trebuie să propună din proprie iniţiativa inlocuiri ale expertilor cheie
implicati in proiect în situaţiile de mai jos:
a) În cazul decesului, îmbolnăvirii sau accidentării unui membru al personalului;
b) În situaţia în care este necesară înlocuirea unui membru al echipei de experti
cheie din alte motive care nu pot fi controlate de Contractor (ex. expertul si-a incetat
rapoartele de munca cu contractorul etc.).
În plus, în decursul realizării contractului şi pe baza unei solicitări scrise şi
justificate, Autoritatea Contractantă poate solicita înlocuirea unui membru al
personalului proiectului dacă acesta nu este eficient sau dacă nu îşi îndeplineşte
îndatoririle stabilite prin contract.
În cazul în care un membru al personalului proiectului trebuie înlocuit, cel cu care
este înlocuit trebuie să aibă calificări şi experienţă similara cu expertul inlocuit, iar
remuneratia care i se va plăti nu trebuie să o depăşească pe cea primită de cel
înlocuit. În cazul în care Contractorul nu poate să pună la dispoziţie un înlocuitor cu
calificări şi/ sau experienţă, similară, Autoritatea Contractantă poate decide să
rezilieze contractul (în cazul în care realizarea adecvată a acestuia este periclitată).
Costurile suplimentare datorate înlocuirii personalului proiectului sunt în
responsabilitatea Contractorului. În cazul în care expertul nu este înlocuit imediat şi
există o perioadă de timp până când noul expert îşi preia funcţia, Autoritatea
Contractantă poate solicita Contractorului să numească temporar un expert până la
sosirea celui nou sau să ia alte măsuri care să compenseze absenţa temporară a
expertului lipsă.
NOTA
Pe parcursul derularii contractului de servicii, activitatile necesare intocmirii
Rapoartelor de Activitate sunt eligibile a fi incluse in Dosarele Solicitarii la Plata,
numai dupa aprobarea acestora de catre Directia/serviciul de specialitate
responsabil sau organismul beneficiar.
Spre deosebire de Raportul Intermediar, care descrie doar rezultatele aferente unei
anumite etape calendaristice din implementarea proiectului, Raportul Final descrie
rezultatele obţinute pe parcursul întregului proiect, si detaliaza rezultatele obtinute la
perioada de referinta. Astfel, se vor descrie succint activitatile care au facut obiectul
Rapoartelor de Activitate Intermediare si se detaliaza activitatile realizate in ultima
perioada de activitate, respectiv din momentul depunerii ultimului Raport Intermediar de
Activitate pana la momentul depunerii Raportului Final de Activitate.
Raportul intermediar (Anexa 5a) va fi transmis la AFIR - Directia initiatoare de proiect
(tehnica), de Contractor, în termen de cel mult 5 zile lucratoare după încheierea
activităţilor proiectului la care se face referire in raport.
Raportul Final (Anexa 5b) va fi transmis la AFIR - Directia initiatoare de proiect (tehnica),
de Contractor, în termen de cel mult 5 zile lucratoare după data de finalizare a perioadei
de executie a Contractului de Servicii.
Rapoartele de Activitate vor fi depuse în doua exemplare originale la AFIR- Directia
initiatoare de proiect ( tehnica), în vederea aprobarii.
Responsabilul tehnic va verifica si va aviza Raportul de Activitate (intermediar sau final),
urmarind daca exista abateri fata de obiectul si obiectivele specifice ale contractului.
In cazul in care responsabilul tehnic nu avizeaza Raportul de Activitate, acesta va
completa sectiunea „Observatii” din Fisa de Verificare, expunand motivele tehnice ale
neavizarii.
Verificarea Raportului de Activitate in cadrul Directiei initiatoare/Serviciului Initiator se va
realiza in cel mult 5 zile lucratoare de la primirea Raportului de la Contractor.
Daca Rapoartele de Activitate reflecta activitatile realizate, in conformitate cu Contractul
(oferta tehnica), Directorul/ Seful de Serviciu Initiator de proiect – AFIR le va supune spre
aprobare Directorului General Adjunct sau Directorului caruia se subordoneaza.
Responsabilul tehnic va transmite Raportul de Activitate (intermediar sau final), Fisa de
Verificare semnata si Fisa Naveta catre expertul SAP-DE, in vederea avizarii din punct de
vedere procedural (conformitatea si realitatea activitatilor pe care Directia initiatoare le-a
receptionat)
In acest sens, expertul SAP – DE verifica fiecare Raport si completeaza Fisa de Verificare
a Raportelor de Activitate (intermediar si final) (formular 34), pe care o semneaza si o
transmite sefului SAP-DE. Seful SAP-DE verifica si semnează Fisa de Verificare a
Raportelor de Activitate (intermediar si final).
O prima verificare a Rapoartelor de Activitate consta in verificarea conformităţii –
respectarea structurii standard si a documentelor anexa.
Verificarea ulterioara presupune compararea activităţilor descrise în Raportul de Activitate
cu programarea activitatilor prezentate in Graficul de Prestare, iar dacă aceasta
programare nu este respectata, decalajele trebuie justificate în cadrul raportului.
Se verifică şi dacă toate anexele şi materialele relevante întocmite în timpul etapei sunt
ataşate (acestea putând furniza informaţii necesare pentru aprobarea raportului).
Dupa semnarea Raportului de Activitate de catre Seful SAP, expertul SAP il transmite
catre responsabilul tehnic din partea Directiilor/ Serviciilor din AFIR sau alte organisme
beneficiare, insotit de Fisa de Verificare si Fisa Naveta privind avizarea documentelor
(Formular 09).
După aprobarea Raportului de Activitate, expertul directiei/serviciului initiator de proiect
întocmeşte Notificarea Privind Aprobarea/ Neaprobarea Rapoartelor (formular 33), şeful
Serviciului initiator de proiect o verifică şi Directorul initiator de proiect o avizează.
Notificarea este transmisă in aceeasi zi cu aprobarea raportului catre Contractor prin fax,
e-mail sau curier special.
Verificarea, aprobarea Raportului şi transmiterea notificării se realizează în cel mult 10 zile
lucrătoare de la data înregistrării raportului, respectiv la Directia initiatoare (tehnica) –
AFIR. Face exceptie de la acest termen, Raportul de Activitate aferent unui contract de
achizitie publica complex (cu activitati, livrabile si componente multiple) si numai cu o
justificare mentionata in cadrul Fisei de Verificare insusita de catre toti semnatarii.
In cazul in care, in urma verificarii Raportului de Activitate de catre expertul si seful SAP
acesta este declarat neconform, expertul SAP nu il va transmite responsabilului tehnic si il
va inainta catre Directorul DE, care va propune Directorului General Adjunct sau
Directorului directiei initiatoare rezolutia „neaprobat” pe Notificarea ce urmeaza a fi
trasnmisa Prestatorului.
Daca Rapoartele Contractorului nu sunt aprobate de Directorul directiei initiatoare sau
Directorul General Adjunct, Contractorul este informat de respingerea lor. Expertul
directiei/serviciului initiator de proiect transmite Contractorului Notificarea Privind
Aprobarea/ Neaprobare Rapoartelor (formular 33) cu rezoluţia „neaprobat cu obsevatii”,
expertul completând şi observaţiile SAP sau ale responsabilului tehnic (in cazul in care
Raportul nu a fost avizat din considerente tehnice), în baza cărora raportul nu a fost
aprobat. Contractorul va retransmite raportul revizuit în 5 zile lucrătoare de la
primirea notificării.
Un exemplar original al Raportului de Activitate Intermediar/ Final aprobat si o copie dupa
Fisa de Verificare a Rapoartelor de Activitate (Intermediar si Final) (formular 34) vor fi
transmise de catre expertul serviciului/directiei initiatoare catre expertul SAP-DE, care
ulterior va transmite o copie la OJFIR Bucuresti - SLIN, constituind documente justificative
in vederea efectuarii platii catre Contractor, in termen de 5 zile lucratoare.
Originalul Raportului de Activitate Intermediar/ Final aprobat va fi transmis catre DE-SFCS,
pentru a fi anexat Cererii de Rambursare.
In cazul Raportului Final de Activitate, Notificarea privind Aprobarea/ Neaprobare
Rapoartelor (formular 33) cu rezoluţia „aprobat” se emite in trei exemplare, transmise
astfel:
- Un exemplar la Contractor
- Un exemplar la ANAP (Anexa la documentul constatator - Formularul 35)
- Un exemplar se va atasa la dosarul achizitiei publice
Raportul Final de Activitate va fi depus de către prestator in termen de cel mult 5 zile
lucratoare dupa data de finalizare a perioadei de executie a Contractului de Servicii (asa
cum este stipulat in „Contractul de Servicii”).
Aprobarea Rapoartelor de activitate reprezinta dovada indeplinirii obligatiilor contractuale
in cazul contractelor de servicii.
Rapoartele de Activitate (Intermediar si Final) pot fi respinse de cel mult 2 ori. In cazul in
care unul dintre acestea este respins si a treia oara, se vor aplica prevederile contractuale
privind penalizarea sau rezilierea contractului.
NOTA
Doar dupa aprobarea Raportului de Activitate Intermediar/ Final, Contractorul poate
depune Dosarul Solicitarii la Plata la OJFIR Bucuresti - SLIN.
Dacă nu a fost prevăzut un Raport de Activitate Intermediar, prima Solicitare la Plata
va fi depusă doar după aprobarea Raportului de Activitate Final.
Dosarul Solicitarii la plata se depune de catre Contractor in maxim 20 zile de la
aprobarea Rapoartelor de Activitate, dar nu mai tarziu de data limita precizata in
Contractul de furnizare/prestare / Actele aditionale (asa cum este stipulat in
„Contractul de Servicii”) la sediul OJFIR Bucuresti. Daca furnizorul / prestatorul nu
depune Dosarul solicitarii la plata in termen, expertii SLIN-OJFIR vor transmite
Formularul 39 - Notificarea contractorului privind depasirea termenului limita de
depunere a solicitarii la plata. Daca dupa expirarea perioadei de 15 zile de la
primirea Notificarii prestatorul nu depune Dosarul Solicitarii la Plata, expertii SLIN-
OJFIR responsabili, vor demara procedurile pentru rezilierea contractului si
recuperarea sumelor platite pana in acel moment.
IMPORTANT
In cazul primirii de catre AFIR a unor sesizari, Directorul General va da rezoluţia
corespunzatoare, existând posibilitatea efectuarii unui control de catre entitatile
interne de specialiate, conform procedurii specifice. Acestea vor notifica SAP-
DE/Directia Initiatoare/SFCS-DE privind rezultatul controlului efectuat.
NOTA
Procesul Verbal de Receptie, reprezinta documentul care face obiectul receptiei
produselor si poate fi:
Proces Verbal de Receptie Intermediara (Anexa 4a) - atunci cand livrarea
produselor (si prestarea serviciilor conexe) implica cel putin o livrare
intermediara; Acest document va cuprinde totalitatea Proceselor Verbale de
Predare-Primire incheiate pana la momentul intocmirii Procesului Verbal de
Receptie Intermediara.
Proces Verbal de Receptie Totala (Anexa 4b) - atunci cand livrarea
produselor (si prestarea serviciilor conexe) implica o singura livrare, sau
atunci cand toate produsele (si serviciile conexe) au fost livrate in
conformitate cu cantitatea prevazuta in cadrul Contractului de Furnizare.
Proces Verbal de Receptie Finala (Anexa 4c) - atunci cand toate produsele (si
serviciile conexe) au fost livrate, iar termenul de garantie al acestora a expirat
in conformitate cu cerintele din Documentatia de Atribuire.
In cazul in care plata catre contractor se efectueaza intr-o singura transa de plata, nu
implica alte structuri organizatorice decat sediul central al AFIR si livrarea se realizeaza o
singura data pentru toate produsele, se va utiliza Procesul Verbal de Receptie Totala, ce
va fi semnat de catre reprezentantul Contractorului si Comisia de Receptie, avizat de
Directorul DE si aprobat de Directorul General Adjunct Plati si Administrativ al AFIR.
Dosarul Solicitarii la plata va cuprinde Procesele Verbale de Predare-Primire si Procesul
Verbal de Receptie aferent (Intermediar sau Final).
Daca in cadrul contractului de furnizare se efectueaza si instruirea utilizatorilor, la
Procesele Verbale de Predare-Primire se vor atasa listele de prezenta semnate de
participantii la instruire.
In cazul platii finale, Procesul Verbal de Receptie Totala va fi semnat, in patru exemplare,
de catre Comisia de Receptie, reprezentantul Contractorului, avizat de Directorul DE si
aprobat de catre Directorul General Adjunct Plati si Administrativ AFIR.
Dupa semnare:
un exemplar va ramâne la Contractor;
un exemplar fi atasat Cererii de Rambursare;
un exemplar se ataseaza dosarului achizitiei publice din cadrul DE;
un exemplar se transmite la ANAP de care expertul SAP, in cel mult 3 zile
lucratoare de la data emiterii
o copie dupa Procesul Verbal de Receptie si Procesele Verbale de Predare-Primire
aferente vor fi inaintate, in cel mult 3 zile lucratoare de la data emiterii, catre SLIN
OJFIR Bucureşti.
NOTA
Dosarul Solicitarii la plata se poate depune de catre Contractor in maxim 20 zile de
la data aprobarii Procesului Verbal de Receptie Intermediara de catre Directorul
General Adjunct Plati si Administrativ sau conducatorul organismului beneficiar,
atunci cand sunt prevazute mai multe livrari si se solicita prin contract mai multe
transe de plata.
Dosarul Solicitarii la plata finala se depune dupa semnarea Procesului Verbal de
Receptie Totala, dar nu mai tarziu de data de finalizare a Contractului de Furnizare
(asa cum este stipulata la cap.”Clauze Obligatorii” din Contractul de Furnizare), la
sediul OJFIR Bucuresti.
Atunci cand se face o singura livrare si se incheie doar un Proces Verbal de
Receptie (Totala), Dosarul Solicitarii la Plata se depune dupa semnarea acestuia,
dar nu mai tarziu de data de finalizare a Contractului de Furnizare (asa cum este
stipulata la cap.”Clauze Obligatorii” din Contractul de Furnizare) la OJFIR Bucuresti
– SLIN .
In cazul primirii de catre AFIR a unor sesizari, Directorul General va da rezoluţia
corespunzatoare, existând posibilitatea efectuarii unui control de catre entitatile
interne specialiate, conform procedurii specifice. Acestea vor notifica DE privind
rezultatul controlului efectuat.
IMPORTANT!
In cazul contractelor de furnizare, dupa semnarea Procesului Verbal de Receptie
(Totala) de catre Comisia de Receptie, reprezentantul Contractorului si Directorul
General Adjunct Plati si Administrativ al AFIR, bunurile achizitionate vor fi
gestionate si administrate de Directiile Economice ale beneficiarilor (AFIR sau alte
organisme beneficiare), in conformitate cu procedura proprie.
2.3.3. Derularea cheltuielilor directe in cadrul actiunilor de asistenta tehnica
Cheltuielile directe sau actiunile de asistenta tehnica efectuate in cadrul M20 de catre
AFIR pot lua una din urmatoarele forme:
1. salarii si stimulente salariale,
2. costul deplasarilor pentru personalul implicat in PNDR 2014-2020 (diurna, transport,
cazare, masa),
3. costurile cu inchirierea/intretinerea imobilelor.
Aceste tipuri de cheltuieli care nu necesita implementare sub forma de proiect sunt in
conformitate cu prevederile Cap. 15.6 „Descrierea modului de utilizare a asistenței
tehnice, inclusiv a acțiunilor legate de pregătirea, gestionarea, monitorizarea,
evaluarea, informarea și controlul programului și de implementarea acestuia, precum și
a activităților referitoare la perioadele de programare precedente sau ulterioare
menționate la articolul 59 alineatul (1) din Regulamentul (UE) nr. 1303/2013 ” din cadrul
PNDR 2014-2020.
4. Costurile cu intretinerea si functionarea autoturismelor AM si AFIR;
5. Cheltuieli pentru achizitia de bunuri si servicii care nu necesita implementare sub
forma de proiect;
Actiunile de asistenta tehnica propuse si efectuate de catre AFIR se vor derula in
conformitate cu prevederile prezentului manual de procedura, a instructiunilor de
rambursare si a legislatiei nationale aplicabile in domeniu.
Expertul din cadrul Directiei Economice - SFCS a AFIR va centraliza toate documentele
justificative aferente actiunilor de asistenta tehnica efectuate si le va transmite catre
expertul SAT din cadrul SAT-DATLIN.
Valoarea estimata a cheltuielilor directe care vor fi efectuate de AFIR in anul respectiv va fi
comunicata de structurile din cadrul AFIR catre Directia Economica prin intermediul Anexei
2 - Actiuni de asistenta tehnica implementate sub forma de cheltuieli directe din
Instrucțiuni privind achizițiile publice pentru beneficiarii masurii 20 din PNDR.
Directia Economica-SFCS va parcurge toate fazele executiei bugetare (angajare, lichidare,
ordonantare si plata a cheltuielilor directe) inaintea intocmirii dosarului de rambursare.
Dupa finalizarea actiunilor de asistenta tehnica reprezentate de cheltuieli directe, in luna
urmatoare efectuarii platii acestora, Expertul SFCS - DE va demara activitatile privind
intocmirea Dosarului Cerere de Rambursare in baza documentelor justificative. Expertul
SFCS –DE va transmite Serviciului Asistenta Tehnica - DATLIN Anexa 3 - Cheltuieli
directe, semnata de Directorul DE in vederea verificarii eligibilitatii actiunilor conform Cap.
15.6 din PNDR 2014-2020.
In urma emiterii raportului de asigurare de catre auditorul financiar de la nivelul
beneficiarilor masurii de asistenta tehnica, expertul DE va avea obligatia de a transmite
spre avizare la Directorul General si ulterior avizarii de a depune Dosarul Cererii de
Rambursare complet la sediul CRFIR 8 Bucuresti Ilfov, in atentia Serviciului LEADER si
Investitii Non Agricole. In urma verificarilor intreprinse de SLIN-CRFIR 8 Bucuresti Ilfov
asupra DCR aferente cheltuielilor directe, expertul SLIN-CRFIR intocmeste, Propunerea
de Angajare a unei Cheltuieli in limita creditelor bugetare, Angajamentul Bugetar Individual
si certificatul de plata insotit de anexe. Aceste documente vor fi inaintate prin intermediul
Fisei Naveta 09 catre Compartimentul Contabilizare Fonduri Europene, CFPP si Directorul
desemnat din cadrul CRFIR 8 Bucuresti Ilfov spre aprobare. In urma autorizarii sumelor
solicitate pentru rambursare, CRFIR 8- Bucuresti-Ilfov va notifica DE si DATLIN cu privire
la valorile autorizate.
Formularele PAC si ABI vor fi semnate de Seful SLIN-CRFIR 8 la rubrica compartiment
de specialitate si de expertul din cadrul Compartimentul Contabilizare Fonduri Europene
la rubrica Compartiment de contabilitate. Formularele Angajamentul Bugetar Individual si
Propunerea de Angajare a unei Cheltuieli in limita creditelor bugetare vor fi completate
utilizand formularele standard din Anexa la Ordinul nr. 1792/2002 - Normele Metodologice
privind angajarea, lichidarea, ordonantarea si plata cheltuielilor institutiilor publice, precum
si organizarea, evidenta si raportarea angajamentelor bugetare si legaleToate actiunile de
asistenta tehnica ce vor fi finantate din FEADR vor fi evidentiate separat in contabilitatea
beneficiarului.
In cazul cheltuielilor directe, platile se efectueaza de Directia Economica-SFCS cu
respectarea legislatiei nationale aplicabile si se ramburseaza din FEADR dupa efectuarea
acestora, in baza autorizarii de catre CRFIR 8-SLIN/SAT DATLIN. Din suma platita, se va
solicita spre rambursare numai contributia din FEADR (CE) si nu va contine contributia de
la Bugetul de stat (BS) si nici contravaloarea TVA-ului. Dosarul Cerere de Rambursare,
trebuie sa contina Formularului 36 – Fisa de verificare a eligibilitatii actiunilor.
Documentele justificative din cadrul Dosarului Cerere de Rambursare pot fi reprezentate
de:
Pentru plata salariilor si a stimulentelor salariale pentru personalul implicat in
managementului si contolul programului (inclusiv plata contributiilor sociale aferente
acestora):
o Lista completa a personalului si a remuneratiilor acestuia;
o Documentul care justifica modificarea fiecarei componente a remuneratiei
(statul de plata lunar);
o Decizia de numire/ recrutare a personalului (inclusiv Fisa de Post). Acestea
se vor atasa o singura data, iar daca situatie o impune, se va atasa
documentul justificativ cu modificarile ulterioare lunii anterioare care a facut
obiectul rambursarii;
o Declaratie privind zilele si orele lucrate (in cazul personalului platit cu ora/
ziua)/ privind orele suplimentare lucrate;
o Raportul de asigurare;
o Documentul de plata si extrasul de cont pentru plata salariilor, stimulentelor
si a contributiilor sociale (in cazul in care plata salariului este efectuata direct
din casierie se va atasa Registrul de Casa, Statul de plata,etc.).
Pentru plata cheltuielilor aferente transportului intern si extern (inclusiv taxele de
aeroport, taxelor de pod, taxelor de trecere cu bacul, taxele de autostrada, costurile
deplasarii dus-intors cu taxiul de la aeroport la hotel – pentru deplasarile externe,
etc.); plata cheltuielilor privind cazarea si masa (inclusiv taxele de statiune, taxele
de parcare, etc.)/plata cheltuielilor privind diurna aferente personalului AFIR implicat
în managementul, implementarea și controlul programului:
o Ordinele de deplasare pentru delegatiile interne/ Deconturile de cheltuieli
pentru delegatiile externe (inclusiv fundamentarea deplasarii) , Decizie si
Mandat aprobate de Directorul General / Ordin si Mandat aprobat de
Ministrul Agriculturii si Dezvoltarii Rurale, facturi (unde este cazul)
documentul de plata si extrasul de cont/registrul de casa (lei sau valuta),
aferente platii cheltuielilor din acest articol bugetar, alte documente
justificative;
NOTA: In conformitate cu art. 28 din Hotararea nr. 1860/2006 privind drepturile si
obligatiile personalului autoritatilor si institutiilor publice pe perioada delegarii si
detasarii in alta localitate, precum si in cazul deplasarii, in cadrul localitatii, in
interesul serviciului, cu modificarile si completarile ulterioare, pentru cazarea in
alte conditii decat in structurile de primire turistice, cheltuielile de cazare se
compenseaza prin plata sumei de 45 lei / noapte si nu mai este necesara
prezentarea altor documente justificative de plata. Sunt necesare in continuare si in
acest caz urmatoarele documente: Referat/Decizie, Ordin de DeplasareNOTA:
Conform art. 9 alin. 1 din Hotararea nr. 582/2015, pentru modificarea si completarea
HG nr. 518/1995 privind unele drepturi si obligatii ale personalului roman trimis in
strainatate pentru indeplinirea unor misiuni cu caracter temporar, in cazul
deplasarilor externe, pentru cazare nu mai este necesara prezentarea altor
documente justificative de plata. Sunt necesare in continuare si in acest caz
urmatoarele documente: Referat,Decizie/Ordin, Mandat.
CAPITOLUL 1
Ca si in cazul AFIR, SAT - MADR/ APIA/ SAP-DE - AFIR va transmite catre SLIN – OJFIR
Bucuresti, o copie a contractelor/ actelor aditionale, inclusiv, la solicitarea OJFIR, o copie a
Raportului Procedurii si a Ofertei castigatoare.
SAP-DE – AFIR va transmite un exemplar original al contractului de achizitie publica
pentru servicii/bunuri, insotit de toate anexele acestuia, catre SFCS – DE - AFIR, insotite
de o Nota de transmitere.
Seful SLIN – OJFIR Bucuresti primeste de la SAT-MADR/ APIA/ –SAP-DE-AFIR
Notificarile privind schimbarile adresei, contului bancar si expertilor Non-Cheie. De
asemenea, SAT - MADR/ APIA/ SAP-DE – AFIR va transmite Notificarile privind
schimbarile adresei, contului bancar, expertilor Non-Cheie si catre DGBFFE - MADR/ APIA
/ SFCS – DE – AFIR.
Un expert din cadrul SLIN-OJFIR Bucuresti/DE va inregistra in Registrul de corespondenta
R1 Adresa de inaintare a Contractelor de prestare/ furnizare / actelor aditionale/ notelor de
aprobare.
NOTA: Conform art. 9 alin. 1 din Hotararea nr. 582/2015, pentru modificarea si
completarea HG nr. 518/1995 privind unele drepturi si obligatii ale personalului
roman trimis in strainatate pentru indeplinirea unor misiuni cu caracter temporar, in
cazul deplasarilor externe, pentru cazare nu mai este necesara prezentarea altor
documente justificative de plata. Sunt necesare in continuare si in acest caz
urmatoarele documente: Referat/Decizie, Ordin, Mandat.
E) plata cheltuielilor pentru achizitia de bunuri si servicii care nu necesita
implementare sub forma de proiect:
a) Factura, documentul de plata si extrasul de cont aferente platii cheltuielilor
pentru achizitia de bunuri/ prestarea de servicii;
b) Contractul de furnizare bunuri/ prestari servicii/ nota de comanda (in cazul
cursurilor de instruire altele decat cele implementate sub forma de proiect,
care vizeaza schimbari legislative sau schimbari procedurale);
c) Procesele verbale de receptie a bunurilor achizitionate/ serviciilor prestate /
diplomele de participare;
Solicitarea la plata trebuie sa fie completata, datata, semnata (cu numele mentionat in
clar) si după caz, stampilata de contractor (cu respectarea prevederilor art. V din
Ordonanta nr. 17/2015), avand toate datele de identificare ale contractorului proiectului;
Anexa la Solicitarea la plata – Identificarea financiara (sau orice alt document
echivalent care sa contina minim informatiile din identificarea financiara), trebuie sa fie
completata, datata, semnata si stampilata de banca/ trezoreria contractorului, precum
si de titularul contului;
Detalierea platilor solicitate trebuie sa fie completata, datata, semnata si după caz
stampilata de contractorul proiectului (cu respectarea prevederilor art. V din Ordonanta
nr. 17/2015). In Detalierea platilor solicitate trebuie sa fie inscrise serviciile prestate/
bunurile livrate. Detalierea platilor solicitate trebuie sa prevada o valoare mai mica sau
egala decat cea din factura/ facturi;
Procesele verbale de receptie a bunurilor achizitionate trebuie sa fie completate,
datate, semnate si după caz stampilate de furnizorul de bunuri (cu respectarea
prevederilor art. V din Ordonanta nr. 17/2015) si de beneficiar (AFIR, MADR, APIA).
Declaratia pe proprie raspundere a contractorului trebuie completata, datata, semnata
si după caz stampilata de contractor (la fiecare solicitare la plata, cu respectarea
prevederilor art. V din Ordonanta nr. 17/2015).
Alte documente specificate (dupa caz) in solicitarea la plata trebuie datate, semnate si
stampilate de emitent (Cu respectarea prevederilor art. V din Ordonanta nr. 17/2015).
Contractorul trebuie sa puna la dispozitia expertilor verificatori din cadrul AFIR documente
suplimentare in cazul in care acestea sunt solicitate si sa permita accesul acestora la
sediul societatii pentru efectuarea controalelor, daca este cazul.
Daca in urma verificarii Dosarelor solicitate la plata contractorul nu este de acord cu
cheltuielile declarate eligibile si decontate, acesta poate depune la AFIR, o adresa prin
care sa conteste modul de verificare a eligibilitatii cheltuielilor.