Sunteți pe pagina 1din 70

MANUAL DE PROCEDURĂ PENTRU ACHIZITII

PUBLICE, IMPLEMENTAREA ȘI PLATA


CONTRACTELOR FINANTATE PRIN MĂSURA
20 - “ASISTENȚĂ TEHNICĂ” DIN CADRUL
PNDR 2014-2020

Cod manual M 01-20


Versiune 01

ROMÂNIA
MINISTERUL AGRICULTURII ŞI DEZVOLTĂRII RURALE

AGENŢIA PENTRU FINANȚAREA INVESTIȚIILOR RURALE - AFIR

PROGRAMUL NATIONAL DE DEZVOLTARE RURALA


2014 – 2020
CUPRINS
SECTIUNEA I: DEFINITII SI PRESCURTARI.............................................................................................5
CAPITOLUL 1..................................................................................................................................... 5
1.1 Definitii...........................................................................................................................................................................5
1.2 Prescurtari......................................................................................................................................................................8

SECTIUNEA II: REFERINTE LEGISLATIVE.........................................................................................9


CAPITOLUL 1....................................................................................................................................9
1.1 Legislatie comunitara.....................................................................................................................................................9
1.2 Legislatie nationala.......................................................................................................................................................10

SECTIUNEA III: PREZENTARE GENERALA.....................................................................................12


CAPITOLUL 1..................................................................................................................................12

SECTIUNEA IV: STRUCTURA DE DERULARE SI CONTRACTARE PRIN PROCEDURI DE ACHIZITIE


PUBLICA LA NIVELUL AFIR..........................................................................................................13
CAPITOLUL 1 – CADRUL GENERAL............................................................................................13
1.1 Directia Economica -AFIR.............................................................................................................................................13
1.2 Principalele atributii ale SAP in derularea si contractarea procedurilor de achizitie publica ale AFIR:.......................13
1.3 Principalele atributii ale Serviciului Financiar Contabilitate şi Salarizare:..................................................................14

CAPITOLUL 2: MECANISME DE CONTROL INTERN SI EXTERN............................................................16


2.1 Control intern – AFIR....................................................................................................................................................16
2.2 Control extern..............................................................................................................................................................16

CAPITOLUL 3: COLABORAREA INSTITUŢIONALĂ PENTRU DESFASURAREA PROCEDURILOR DE ACHIZITIE


PUBLICA AFIR................................................................................................................................. 16
3.1 Relatii interinstitutionale ale AFIR................................................................................................................................16

SECTIUNEA V: PROCEDURI PENTRU IMPLEMENTAREA OPERATIUNILOR DE ASISTENTA TEHNICA SI


DERULAREA PROCEDURILOR DE ACHIZITII PUBLICE ALE AFIR.....................................................17
CAPITOLUL 1..................................................................................................................................17
1.1 PROCESUL DE ACHIZITIE PUBLICA..........................................................................................................................................17
1.1.1. Identificarea nevoilor finantate prin Masura de asistenta tehnica de proiecte la nivelul AFIR.................17
1.1.2. Strategia anuala de achizitie publica.................................................................................................................18
1.1.3. Elaborarea si avizarea Programului Anual al Achizitiilor Publice..................................................................20
1.1.4. Verificarea eligibilitatii Strategiei Anuale de Achizitii Publice..................................................................................24
1.1.5. Aprobarea Strategiei Anuale de Achizitii Publice, a Actiunilor de asistenta tehnica si a Programului anual al
Achizitiilor Publice..............................................................................................................................................................24
1.1.2: Codificarea si inregistrarea proiectelor 26
1.2. Elaborarea, avizarea si publicarea Anuntului de Intentie..........................................................................................26
1.3 Elaborarea documentatiei de atribuire........................................................................................................................27
1.4 Elaborarea, avizarea si publicarea Anuntului de Participare.......................................................................................30
1.5 Stabilirea si avizarea componentei Comisiei de Evaluare............................................................................................31
1.6 Desfasurarea procesului de evaluare...........................................................................................................................32
1.7 Aprobarea Raportului Procedurii si Instiintarea operatorilor economici....................................................................33
1.8 Intrebarile de clarificari si contestatiile........................................................................................................................33

CAPITOLUL 2..................................................................................................................................35
2.1 Incheierea Contractului de Servicii/ Furnizare a Bunurilor..........................................................................................35
2.2 Modificarea Contractelor.............................................................................................................................................39
2.3 Monitorizarea si verificarea executării obligaţiilor contractuale.................................................................................43
2.3.1: Monitorizarea si verificarea contractelor de prestare de servicii 44
2.3.1.2: Rapoartele de Activitate ale Contractului.............................................................................................................44
2.3.2. Monitorizarea si verificarea contractelor de furnizare de bunuri 47
2.3.2.1. Livrarea produselor...............................................................................................................................................47
2.3.2.2. Receptia produselor..............................................................................................................................................49
2.3.2.2.1. Propunerea Organismului beneficiar este inclusa intr-un proiect al AFIR cu obiective similare.......50
2.3.2.2.2. Propunerea Organismului beneficiar este independenta de proiectele AFIR......................................51
2.3.3. Derularea cheltuielilor directe in cadrul actiunilor de asistenta tehnica 53
3.3 Completarea Dosarului Administrativ al Proiectului....................................................................................................57
3.4 Proceduri de gestionare, clasificare si arhivare a documentelor.................................................................................58

SECTIUNEA VI – PLATA CONTRACTELOR.....................................................................................59


CAPITOLUL 1................................................................................................................................ 59
1.1 Înregistrarea contractelor de achizitie publica.................................................................................................59
1.2 Previziunea privind depunerea dosarelor cererilor de plata/rambursare.......................................................59

CAPITOLUL 2..................................................................................................................................61
2.1. Depunerea si inregistrarea dosarului solicitarii la plata...................................................................................61
2.2 Verificarea Dosarului Solicitarii la plata.......................................................................................................................62
2.3 Verificarea dosarului solicitarii la platade catre SLIN-OJFIR.........................................................................................63
2.4 Verificarea de catre DE a Dosarului solicitarii la plata si intocmirea Dosarului cererii de rambursare.......................65
2.4.1 Verificarea in cazul Contractelor de achizitie publica (M20 - PROIECTE) 65
2.4.2 Verificarea in cazul cheltuielilor directe (M20 – Cheltuieli directe) 68
7.6 Arhivarea Dosarelor Solicitarii la Plata.........................................................................................................................71

SECTIUNEA VII: INSTRUCŢIUNI PENTRU SOLICITAREA PLATII......................................................72


SECTIUNEA I: DEFINITII SI PRESCURTARI

CAPITOLUL 1
1.1 Definitii
În prezentul Manual de Procedură vor fi utilizate următoarele definiţii:
Achizitie sau achizitie publica - achiziția de lucrări, de produse sau de servicii prin
intermediul unui contract de achiziție publică de către una ori mai multe autorități
contractante de la operatori economici desemnați de către acestea, indiferent dacă lucrările,
produsele sau serviciile sunt destinate ori nu realizării unui interes public
Acțiune de asistență tehnică – activitatea propusă spre finanțare de către Organismul
Beneficiar în conformitate cu prevederile capitolului 15.6. Descrierea modului de utilizare a
asistenței tehnice, inclusiv a acțiunilor legate de pregătirea, gestionarea, monitorizarea,
evaluarea, informarea și controlul programului și de implementarea acestuia, precum și a
activităților referitoare la perioadele de programare precedente sau ulterioare menționate la
articolul 59 alineatul (1) din Regulamentul (UE) nr. 1303/2013 din PNDR, care poate lua
forma cheltuielilor directe care nu necesită implementare sub formă de proiect.
Acord-cadru – acordul încheiat în formă scrisă între una sau mai multe autorități contractante
și unul ori mai mulți operatori economici care are ca obiect stabilirea termenilor și condițiilor
care guvernează contractele de achiziție publică ce urmează a fi atribuite într-o anumită
perioadă, în special în ceea ce privește prețul și, după caz, cantitățile avute în vedere .
Agenția pentru Finanțarea Investițiilor Rurale – instituție cu personalitate juridică în
subordinea MADR, inființată prin Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 41 din 18 iunie
2014 privind înfiinţarea, organizarea si funcţionarea Agenţiei pentru Finantarea Investitiilor
Rurale, prin reorganizarea Agentiei de Plati pentru Dezvoltare Rurala si Pescuit, aprobată
prin Legea nr. 43/2015,.
Agenţia Naţională pentru Achiziţii Publice (ANAP) - este instituţie publică şi funcţionează
ca organ de specialitate al administraţiei publice centrale, cu personalitate juridică, în
subordinea Ministerului Finanţelor Publice, finanţată integral de la bugetul de stat, prin
bugetul Ministerului Finanţelor Publice.
Autoritatea de Management pentru PNDR – Directia Generala Dezvoltare Rurala
Autoritate de Management pentru Programul National de Dezvoltare Rurala (DGDR-
AMPNDR), directie aflata in cadrul Ministerului Agriculturii si Dezvoltarii Rurale, avand rol si
de Autoritate de Management pentru PNDR; AM PNDR are in responsabilitate
managementul programului finantat prin Fondul European Agricol pentru Dezvoltare Rurala
(FEADR).
Beneficiar al actiunii de asistenta tehnica – beneficiar al Masurii de Asistenta Tehnica in
conformitate cu prevederile Cap. 15.6. Descrierea modului de utilizare a asistenței tehnice,
inclusiv a acțiunilor legate de pregătirea, gestionarea, monitorizarea, evaluarea, informarea
și controlul programului și de implementarea acestuia, precum și a activităților referitoare la
perioadele de programare precedente sau ulterioare menționate la articolul 59 alineatul (1)
din Regulamentul (UE) nr. 1303/2013 din PNDR privind eligibilitatea costurilor.
Candidat – orice operator economic care a depus o solicitare de participare în cadrul unei
proceduri de licitatie restransa, negociere competitivădialog competitiv sau parteneriat pentru
inovare ori care a fost invitat să participe la o procedură de negociere fără publicare
prealabilă.
Candidatura – documentele prin care un candidat isi demonstreaza situatia personala,
capacitatea de exercitare a activitatii profesionale, situatia economica si financiara,
capacitatea tehnica si profesionala, in vederea obtinerii invitatiei de participare pentru
depunerea ulterioara a ofertei, in cazul aplicarii unei proceduri de licitaţie restrânsă,
negociere competitivă, dialog competitiv sau parteneriat pentru inovare ori procedură de
negociere fără publicare prealabilăCheltuieli directe – cheltuieli efectuate direct de către
beneficiarii măsurii de asistenţă tehnică, care nu necesita implementare sub forma de
proiect, asa cum sunt prevazute in cadrul Capitolului 15.6. Descrierea modului de utilizare a
asistenței tehnice, inclusiv a acțiunilor legate de pregătirea, gestionarea, monitorizarea,
evaluarea, informarea și controlul programului și de implementarea acestuia, precum și a
activităților referitoare la perioadele de programare precedente sau ulterioare menționate la
articolul 59 alineatul (1) din Regulamentul (UE) nr. 1303/2013 din PNDR.
CPV - nomenclatorul de referință în domeniul achizițiilor publice, adoptat prin Regulamentul
(CE) nr. 2.195/2002 al Parlamentului European și al Consiliului din 5 noiembrie 2002 privind
Vocabularul comun privind achizițiile publice (CPV)
Concurent – oricare operator economic care a prezentat un proiect in cadrul unui concurs de
solutii.
Consortiu – o asociere de persoane fizice sau juridice care depun o oferta. Aceasta
asociere poate fi permanenta, un grup constituit legal sau o asociere care a fost constituita
pentru a depune o oferta pentru o procedura de licitatie. Toti membrii consortiului, adica
liderul si partenerii, sunt uniti si responsabili fata de Autoritatea Contractanta.
Contractant/Contractor – operatorul economic care a devenit, in conditiile legii, parte intr-un
contract de achizitie publica.
Contract de achiziție publică — contractul cu titlu oneros, asimilat, potrivit legii, actului
administrativ, încheiat în scris între unul sau mai mulți operatori economici și una ori mai
multe autorități contractante, care are ca obiect execuția de lucrări, furnizarea de produse
sau prestarea de servicii
Documentatie de atribuire - documentatia ce cuprinde toate informatiile legate de obiectul
contractului de achizitie publica si de procedura de atribuire a acestuia, inclusiv caietul de
sarcini sau, dupa caz, documentatia descriptiva.
DUAE — documentul unic de achiziții european furnizat în format electronic prin utilizarea
formatului standard stabilit de Comisia Europeană, constând în declarația pe propria
răspundere a operatorului economic cu privire la îndeplinirea criteriilor de calificare și
selecție.
Fonduri publice – fonduri comunitare şi fonduri publice provenind de la organismele publice
din România.
Garanţie de participare – instrument de garantare constituit de ofertant in scopul protejarii
Autoritatii Contractante fata de riscul unui eventual comportament necorespunzator al
acestuia pe intreaga perioada derulata pana la incheierea contractului de achizitie publica
sau a acordului-cadru.
Garanţie pentru buna realizare a contractului – garantie de buna executie, reprezentata
de un instrument de garantare emis in conditiile legii de catre o societate bancara ori de o
societate de asigurari, in favoarea autoritatii contractante.
Ofertant – oricare operator economic care a depus oferta in cadrul unei proceduri de
atribuire.
Oferta – actul juridic prin care operatorul economic isi manifesta vointa de a se angaja din
punct de vedere juridic intr-un contract de achizitie publica; oferta cuprinde propunerea
financiara, propunerea tehnica precum și alte documente stabilite prin documentația de
atribuire
Operator economic – orice persoană fizică sau juridică, de drept public ori de drept privat,
sau grup ori asociere de astfel de persoane, care oferă în mod licit pe piață executarea de
lucrări și/sau a unei construcții, furnizarea de produse ori prestarea de servicii, inclusiv orice
asociere temporară formată între două ori mai multe dintre aceste entități. .
Organisme beneficiare – entitati publice care pot beneficia de finantare prin masura de
asistenta tehnica pentru proiectele sau actiunile initiate in nume propriu, asa cum sunt
definite in Cap. 15.6. Descrierea modului de utilizare a asistenței tehnice, inclusiv a acțiunilor
legate de pregătirea, gestionarea, monitorizarea, evaluarea, informarea și controlul
programului și de implementarea acestuia, precum și a activităților referitoare la perioadele
de programare precedente sau ulterioare menționate la articolul 59 alineatul (1) din
Regulamentul (UE) nr. 1303/2013 din cadrul PNDR.
Procedura de atribuire – etapele ce trebuie parcurse de autoritatea contractanta si de catre
candidati/ ofertanti pentru ca acordul partilor privind angajarea in contractul de achizitie
publica sa fie considerat valabil; procedurile de atribuire sunt: licitatia deschisa, licitatia
restransa, dialogul competitiv, negocierea, cererea de oferte, concursul de solutii.
Propunere financiara – parte a ofertei ce cuprinde informatiile cu privire la pret, tarif, alte
conditii financiare si comerciale corespunzatoare satisfacerii cerintelor solicitate prin
documentatia de atribuire.
Propunere tehnica – parte a ofertei elaborata pe baza cerintelor din caietul de sarcini sau,
dupa caz, din documentatia descriptiva.
Proiect – orice operaţiune realizată de către beneficiar în cadrul Programului care implica
aplicarea procedurilor de achizitie publica conform legislatiei nationale in vigoare.
Responsabil tehnic – persoana desemnata de organisme beneficiare ale masurii , care va
participa la elaborarea documentelor din cadrul procedurii de atribuire, va fi membru in
Comisia de Evaluare si va aviza din punct de vedere tehnic activitatile desfasurate de
contractor.
Responsabil de procedura - persoana desemnata de Directia Asistenta Tehnica, LEADER
si Investitii Non-Agricole - Serviciul Asistenta Tehnica, care va participa la elaborarea
documentelor specifice din punct de vedere procedural pentru proiectele de asistenta tehnica
in care a fost desemnat, va fi presedinte in Comisia de Evaluare si va aviza din punct de
vedere procedural activitatile desfasurate de contractor.
RNDR – Reteaua Nationala de Dezvoltare Rurala – infiintata conform capitolului 17 din
Programul National de Dezvoltare Rurala 2014-2020.
1.2 Prescurtari

În scopul prezentului Manual de Procedura vor fi utilizate următoarele prescurtari:


FEADR – Fondul European Agricol pentru Dezvoltare Rurala
APIA – Agentia de Plati si Interventie pentru Agricultura
PNDR – Programul National de Dezvoltare Rurala 2014-2020
MADR – Ministerul Agriculturii si Dezvoltarii Rurale
DGDR – AM PNDR – Directia Generala Dezvoltare Rurala - Autoritatea de Management
pentru Programul National de dezvoltare Rurala
AFIR – Agentia pentru Finantarea Investitiilor Rurale
DATLIN – Directia Asistenta Tehnica, si LEADER si Investitii Non-Agricole din cadrul AFIR
DE – Directia Economica
SAT – Serviciul Asistenta Tehnica din cadrul DATLIN – AFIR
CRFIR – Centrul Regional pentru Finantarea Investitiilor Rurale din cadrul AFIR
OJFIR – Oficiul Judetean pentru Finantarea Investitiilor Rurale din cadrul AFIR
SCP – DECPFE – Serviciul Contabilizare Plati – Directia Efectuare si Contabilizare Plati
Fonduri Europene
SRD – Serviciul Recuperare Datorii
SLIN –Serviciul LEADER si Investitii Non-Agricole
DCA – Directia Control si Antifrauda din cadrul AFIR
DECPFE – Directia Efectuare si Contabilizare Plati Fonduri Europene din cadrul AFIR
DAI – Directia Audit Intern din cadrul AFIR
ANAP - Agenţia Naţionala pentru Achiziţii Publice
RNDR – Reteaua Nationala pentru Dezvoltare Rurala
SFCS – Serviciul Financiar – Contabilitate si Salarizare este un serviciu in cadrul Directiei
Economice a Agentiei pentru Finantarea Investitiilor Rurale
SAP – Serviciul Achizitii Publice
M20 – Măsura 20 – Asistență tehnică
CNC - Comitet Național de Coordonare permanent
SECTIUNEA II: REFERINTE LEGISLATIVE
CAPITOLUL 1
1.1 Legislatie comunitara
 Legislatia comunitara aplicabila in vigoare;
- Regulamentul (UE) nr.1303/2013 al Parlamentului European si al Consiliului de
stabilire a unor dispozitii comune privind Fondul european de dezvoltare regională,
Fondul social european, Fondul de coeziune, Fondul european agricol pentru
dezvoltare rurală si Fondul european pentru pescuit si afaceri maritime, precum si de
stabilire a unor dispozitii generale privind Fondul european de dezvoltare regională,
Fondul social european, Fondul de coeziune si Fondul european pentru pescuit si
afaceri maritime si de abrogare a Regulamentului (CE) nr. 1083/2006 al Consiliului;
- Regulamentul Delegat (UE) nr. 480/2014 de completare a Regulamentului (UE)
nr. 1303/2013.
- Regulamentul de punere în aplicare (UE) nr. 215/2014 al Comisiei de completare a
Regulamentului (UE) nr. 1303/2013.
- Regulamentul (UE) nr. 1305/2013 al Parlamentului European si al Consiliului privind
sprijinul pentru dezvoltare rurală acordat din Fondul european agricol pentru
dezvoltare rurală (FEADR) si de abrogare a Regulamentului (CE) nr. 1698/2005 al
Consiliului;
- Regulamentul Delegat (UE) nr.807/2014 al Comisiei de completare a Regulamentului
(UE) Nr. 1305/2013 si de introducere a unor dispozitii tranzitorii
- Regulamentul de punere în aplicare (UE) nr.808/2014 al Comisiei pentru stabilirea
normelor de aplicare a Regulamentului (UE) Nr. 1305/2013
- Regulamentul (UE) nr. 1306/2013 al Parlamentului European si al Consiliului privind
finantarea, gestionarea si monitorizarea politicii agricole comune si de abrogare a
Regulamentelor (CEE) nr. 352/78, (CE) nr. 165/94, (CE) nr. 2799/98, (CE) nr.
814/2000, (CE) nr. 1290/2005 si (CE) nr. 485/2008 ale Consiliului;
- Regulamentul Delegat (UE) nr. 907/2014 al Comisiei din 11 martie 2014 de
completare a Regulamentului (UE) nr. 1306/2013 al Parlamentului European şi al
Consiliului în ceea ce priveşte agenţiile de plăţi şi alte organisme, gestiunea financiară,
verificarea şi închiderea conturilor, garanţiile şi utilizarea monedei euro;
- Regulamentul de punere în aplicare (UE) nr. 908/2014 al Comisiei din 6 august 2014
de stabilire a normelor de aplicare a Regulamentului (UE) nr. 1306/2013 al
Parlamentului European şi al Consiliului în ceea ce priveşte agenţiile de plăţi şi alte
organisme, gestiunea financiară, verificarea conturilor, normele referitoare la
controale, valorile mobiliare şi transparenţa;
- Regulamentul (UE) nr. 1336/2013 de modificare a Directivelor 2004/17/CE,
2004/18/CE si 2009/81/CE ale Parlamentului European si ale Consiliului în ceea ce
priveste pragurile de aplicare pentru procedurile de atribuire a contractelor de achizitii.
- Directiva 2014/24/UE a Parlamentului European și a Consiliului din 26 februarie 2014
privind achizițiile publice și de abrogare a Directivei 2004/18/CE.
1.2 Legislatie nationala
Legislatia nationala aplicabila in vigoare;
- Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 41/2014 privind înfiinţarea, organizarea şi
funcţionarea Agenţiei pentru Finanţarea Investiţiilor Rurale, prin reorganizarea
Agenţiei de Plăţi pentru Dezvoltare Rurală şi Pescuit, aprobată cu modificări prin
Legea nr.43/2015;
- Programul Național de Dezvoltare Rurală 2014 – 2020, aprobat conform Deciziei de
punere în aplicare a Comisiei Europene nr. C(2015)3508 din 26.05.2015, cu
modificările ulterioare;
- Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 49/2015 privind gestionarea financiară a
fondurilor europene nerambursabile aferente politicii agricole comune, a politicii
comune de pescuit şi a politicii maritime integrate la nivelul Uniunii Europene şi a
fondurilor alocate de la bugetul de stat pentru perioada de programare 2014 -2020 şi
pentru modificarea și completarea unor acte normative din domeniul garantării, cu
modificările și completările ulterioare;
- Ordinul MADR nr. 751/R/18.05.2017 pentru aprobarea structurii organizatorice și a
regulamentului de organizare şi funcţionare al Agenţiei pentru Finantarea Investitiilor
Rurale.
- Legea nr. 98/2016 privind achizitiile publice, cu modificările ulterioare
- Normele metodologice de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractului
de achiziţie publică/acordului-cadru din Legea nr. 98/2016 privind achiziţiile publice,
aprobate prin Hotărârea Guvernului nr. 395/2016;
- Legea nr. 101/2016 privind remediile și căile de atac în materie de atribuire a
contractelor de achiziție publică, a contractelor sectoriale și a contractelor de
concesiune de lucrări și concesiune de servicii, precum și pentru organizarea și
funcționarea Consiliului Național de Soluționare a Contestațiilor.
- Hotărârea Guvernului nr. 226/2015 privind stabilirea cadrului general de
implementare a măsurilor programului naţional de dezvoltare rurală cofinanţate din
Fondul European Agricol pentru Dezvoltare Rurală şi de la bugetul de stat, cu
modificările și completările ulterioare;
- Ordinul MFP nr. 1792/2002 pentru aprobarea Normelor Metodologice privind
angajarea, lichidarea, ordonantarea si plata cheltuielilor institutiilor publice, precum si
organizarea, evidenta si raportarea angajamentelor bugetare si legale.
- Legea nr. 500 din 11 iulie 2002 privind finanţele publice, republicată, cu modificările
și completările ulterioare;
- Hotărârea Guvernului nr. 640/2016 pentru aprobarea Normelor metodologice de
aplicare a prevederilor Ordonanţei de urgenţă a Guvernului nr. 49/2015, cu
modificările și completările ulterioare;
Orice actualizare a prezentei proceduri care trebuie efectuata datorita modificarii actelor
legislative naţionale si europene, se va realiza in timp util, in conformitate cu procedura
prezentata in Manualul de Metodologie .
IMPORTANT!
Reglementarile legislației naționale și europene primeaza reglementarilor prezentului
manual de procedura. In situatia in care survin modificari in cadrul unor acte
normative in vigoare sau completarilor si modificarilor aduse acestora, personalul
AFIR si al celorlalte organisme implicate in derularea masurilor cuprinse in prezentul
manual de procedura vor aplica prevederile legislatiei in vigoare pana in momentul
modificarii prezentului manual in conformitate cu acestea.
SECTIUNEA III: PREZENTARE GENERALA

CAPITOLUL 1
1.1 Scopul Manualului de ProceduraAcest Manual se aplică pentru:
Atribuirea contractelor de Achizitie publică, implementarea si plata contractelor derulate de
AFIR din fonduri publice si comunitare in conformitate cu legislatia nationala in vigoare.
Scopul principal al prezentului Manual este de a asigura cadrul procedural pentru derularea
procedurilor de achizitie publica din fonduri nationale (buget de stat), precum si a celor care
vor fi rambursate din fondul comunitar (FEADR) specifice Capitolului 15.6. Descrierea
modului de utilizare a asistenței tehnice, inclusiv a acțiunilor legate de pregătirea,
gestionarea, monitorizarea, evaluarea, informarea și controlul programului și de
implementarea acestuia, precum și a activităților referitoare la perioadele de programare
precedente sau ulterioare menționate la articolul 59 alineatul (1) din Regulamentul (UE) nr.
1303/2013 din cadrul PNDR.
In vederea contractarii proiectelor de asistenta tehnica si/sau proiectelor finantate din bugetul
de stat, Manualul cuprinde informaţii privind conţinutul documentaţiei de atribuire şi
formularele specifice aferente, precum şi explicaţii privind modul de aplicare a prevederilor
Legii nr. 98/2016 privind achizitiile publice şi ale Normelor metodologice de aplicare a
prevederilor referitoare la atribuirea contractului de achiziţie publică/acordului-cadru din
Legea nr. 98/2016 privind achiziţiile publice, aprobate prin Hotărârea de Guvern nr. 395/2016
, cu modificarile si completarile ulterioare.
Manualul prezinta modalitatea derularii procedurilor de achizitii publice, implementarea si
plata operatiunilor de asistenta tehnica si contractelor finantate din Bugetul de stat la nivelul
AFIR.
Prezentul Manual este întocmit de catre Directia Economica (DE)-Serviciul Achiziţii din cadrul
Agentiei pentru Finantarea Investitiilor Rurale (AFIR), conform obiectului său de activitate si
va fi aplicat de catre personalul AFIR cu atributii in derularea proiectelor finantate prin M20
din PNDR 2014-2020, cât si finantate din bugetul de stat.
In vederea dobandirii cunostintelor necesare in derularea procedurilor de achizitii publice,
personalul AFIR care va derula aceste tipuri de proiecte va fi instruit corespunzator in
domeniul legislatiei europene si nationale, in domenii orizontale, precum si pentru insusirea
acestei proceduri. Instruirea se va realiza atat pentru noii angajati, cat si pentru personalul
existent al Agentiei, in conformitate cu planurile de pregatire si procedurile de instruire
prezente in Manualul de proceduri al Direcţiei pentru Gestiunea Perfomanţelor Profesionale
şi Recrutare.
In functie de specificul si complexitatea operatiunilor de asistenta tehnica si cele din bugetul
de stat, informatiile prezentate in cadrul prezentului manual, precum si formularele standard
anexate prezentului, pot suferi modificari sau completari in baza prevederilor legislative in
vigoare.
NOTA
Toate formularele mentionate fac parte din Anexa la prezentul manual de procedura .
SECTIUNEA IV: STRUCTURA DE DERULARE SI CONTRACTARE PRIN
PROCEDURI DE ACHIZITIE PUBLICA LA NIVELUL AFIR

CAPITOLUL 1 – CADRUL GENERAL

1.1 Directia Economica -AFIR


DE, la nivel central are in subordine trei servicii:
 Serviciul Achizitii Publice (SAP);
 Serviciul Financiar Contabilitate si Salarizare ( SFCS )
 Serviciul Administrativ (SA)

1.2 Principalele atributii ale SAP in derularea si contractarea procedurilor de achizitie


publica ale AFIR:
- răspunde de elaborarea propunerilor de proiecte și cheltuieli directe care vor fi
rambursate din PNDR;
- întreprinde demersurile necesare pentru înregistrarea/reînnoirea/recuperarea
înregistrării autorităţii contractante în SEAP sau recuperarea certificatului digital,
dacă este cazul;
- elaborează și după caz actualizează Strategia anuală a achizițiilor publice și
Programul Anual al Achiziţiilor Publice, precum și anexele la Strategia anuală și la
Programul Anual al Achiziţiilor Publice pentru bunuri, servicii şi lucrări necesare
bunei funcţionări a activităţilor desfăşurate la nivelul tuturor unităţilor centrale și
teritoriale ale Agenţiei, în concordanţă cu necesităţile şi priorităţile comunicate de
către acestea, atât pentru achizițiile din bugetul de stat, cât și pentru cele
rambursate din FEADR;
- elaborează sau, după caz, coordonează activitatea de elaborare a documentaţiilor
de atribuire/notele justificative și a documentelor-suport, în cazul organizării tuturor
modalităților de atribuire, pe baza necesităților transmise de compartimentele de
specialitate pentru toate achiziţiile ce vor fi derulate în baza programului anual al
achiziţiilor publice din bugetul de stat, cât si pentru cele rambursate din FEADR;
- îndeplineşte obligaţiile referitoare la publicarea anunțurilor/invitațiilor de participare,
astfel cum sunt prevăzute de legislaţia în vigoare pentru achizițiile din bugetul de
stat, cât și pentru cele rambursate din FEADR;
- aplică şi finalizează procedurile de atribuire, inclusiv întocmeste contracte de
achiziţii publice finantate din bugetul de stat, cât și pentru cele rambursate din
FEADR ;
- realizează achizițiile directe;
- Întocmeste şi păstrează dosarele de achiziţii publice finantate din bugetul de stat,
cât și pecele rambursate din FEADR;
- urmăreşte modul de derulare al contractelor încheiate din bugetul de stat, cât și pe
cele rambursate din FEADR, din punct de vedere procedural;
- elaborează Planul anual de investiţii al Agenţiei;
- verifică împreună cu Responsabilii Tehnici Rapoartele de activitate prezentate de
către Prestatori, în cadrul proiectelor de asistență tehnică inițiate de AFIR;
- supune spre aprobare Directorului General Adjunct Plati si Administrativ căruia se
subordonează, Rapoartele de Activitate în cadrul Contractelor de Servicii aferente
proiectelor de asistență tehnică inițiate de AFIR;
- centralizează Procesele Verbale de Recepţie, încheiate între AFIR şi furnizorul de
bunuri şi elaborează Procesul Verbal de Recepţie Final, în cazul în care Agenţia
este beneficiarul final al bunurilor;
- supune spre aprobare Directorului General Adjunct Plati si Administrativ Procesele
Verbale de Recepție în cadrul Contractelor de Furnizare aferente proiectelor de
asistență tehnică inițiate de AFIR;
- solutionează contestațiile asupra Documentațiilor de atribuire sau asupra
Procesului de Evaluare din bugetul de stat, cât si pentru cele rambursate din
FEADR ;
- modificarea contractelor din bugetul de stat, cât și pentru cele rambursate din
FEADR, prin întocmirea de Acte Adiționale ;
- verificarea Rapoartelor de Activitate / Proceselor Verbale de Receptie pentru
achizițiile din bugetul de stat, cât și pentru cele rambursate din FEADR;
- certifica pe documentele de plată realitatea, regularitatea și legalitatea operațiunii
ca și structură de specialitate (prin viză).

1.3 Principalele atributii ale Serviciului Financiar Contabilitate şi Salarizare:


- întocmeşte propunerea privind bugetul de venituri şi cheltuieli al Agenţiei şi o
susţine în fața ordonatorului principal de credite în vederea aprobării, urmărind
aplicarea şi respectarea legii finanţelor publice, legii contabilităţii, reglementărilor
privind gestiunea şi integritatea patrimoniului şi oricăror alte dispoziţii normative
aplicabile;
- elaborează propunerile privind Acțiunile de asistență tehnică implementate sub
forma de cheltuieli directe pentru AFIR, în calitate de beneficiar;
- întocmește, semnează şi răspunde de transmiterea la Trezoreria Statului a tuturor
documentelor prevăzute de legislația în vigoare, pentru a asigura derularea
fondurilor publice în condiții de legalitate;
- urmăreşte execuţia bugetului de venituri şi cheltuieli al Agenţiei, după aprobarea
acestuia, ca anexă la bugetul ordonatorului principal de credite;
- întocmeşte, înregistrează şi răspunde de documentele privind operaţiunile legate
de angajarea, lichidarea, ordonanţarea şi plata cheltuielilor în cadrul execuţiei
bugetare precum şi încadrarea cheltuielilor pe subdiviziunile clasificaţiei bugetare
potrivit bugetului aprobat şi a normelor metodologice elaborate de MFP;
- parcurge toate fazele execuţiei bugetare (angajare, lichidare, ordonanţare şi plata
cheltuielilor) pentru cheltuielile directe precum și pentru proiectele efectuate din
măsura de Asistență Tehnică - PNDR pentru AFIR, în calitatea Agenției de
beneficiar al Măsurii;
- organizează şi conduce evidenţa contabilă, sintetică şi analitică privind mişcarea şi
existenţa patrimoniului, a plăţilor de casă şi a cheltuielilor efective din alocaţii
bugetare, a operaţiunilor privind sumele primite şi utilizate din contribuţia financiară
nerambursabilă a Comunităţii Europene şi cofinanţare de la bugetul de stat privind
FEADR;
- efectuează inventarierea patrimoniului Agenţiei cu respectarea Normelor
metodologice emise de Ministerul Finanţelor Publice;
- întocmeşte darea de seamă contabilă trimestrială şi anuală pentru alocaţiile
bugetare, precum şi pentru sumele primite şi utilizate din contribuţia financiară
nerambursabilă a Comunităţii Europene şi cofinanţate de la bugetul de stat privind
FEADR;
- fundamentează cheltuielile de personal în vederea elaborării proiectului de buget şi
de buget rectificat şi - l susține în fața ordonatorul principal de credite în vederea
aprobării;
- întocmeşte pontajul lunar pentru angajaţii de la nivelul central al Agenţiei;
- primeşte şi verifică pontajele lunare întocmite la nivel regional şi judeţean;
- ţine evidenţa concediilor şi a orelor suplimentare, pentru salariaţii Agenţiei de la
nivel central, regional şi judeţean;
- întocmeşte statele de plată şi efectuează plata drepturilor salariale cuvenite
salariaţilor;
- întocmește Dosarul Cererii de Rambursare pentru cheltuielile efectuate din bugetul
de stat, ce fac obiectul decontării din cadrul PNDR, în vederea transmiterii către
CRFIR 8 București-Ilfov;
- primește de la OJFIR București documentele declarate eligibile și conforme în
vederea efectuării plății către prestatori/ furnizori/ beneficiari pentru proiectele
efectuate din măsura de Asistență Tehnică - PNDR pentru AFIR, ca beneficiar al
Măsurii;
- întocmeşte şi depune declaraţiile privind drepturile de personal precum şi alte
raportări prevăzute în legislaţie sau solicitate de organele abilitate privind
activitatea instituţiei ;
- asigură elaborarea și modificarea procedurilor de lucru specifice serviciului în
concordanță cu modificările intervenite în regulamentele europene și în legislația
națională și le susține în vederea aprobării.
CAPITOLUL 2: MECANISME DE CONTROL INTERN SI EXTERN

2.1 Control intern – AFIR


La nivelul fiecărei direcţii, controlul intern se realizează de către Director, care verifică,
controlează şi supervizează activitatea tuturor angajaţilor Direcţiei, conform Fişei postului. La
nivelul fiecărui serviciu, toate aceste funcţii se realizează de către şeful serviciului respectiv.

2.2 Control extern


AFIR poate face, de asemenea, obiectul controalelor atât ale Uniunii Europene cât şi ale
organismelor nationale specializate. Uniunea Europeana realizeaza functia de control prin
Comisia Europeana (DG AGRI), Curtea Europeana de Conturi si alte organisme autorizate.
Autoritatile nationale de control asupra AFIR sunt: Ministerul Agriculturii si Dezvoltarii Rurale
(prin Autoritatea Competenta si Autoritatea de Management pentru PNDR), Curtea de
Conturi a Romaniei, Agenţia Naţională pentru Achiziţii Publice, precum si alte organisme ale
statului desemnate in acest sens.
Comisia Europeană şi Curtea Europeană de Conturi vor avea dreptul in timpul implementarii
Programului, de a trimite agenţi sau reprezentanţi autorizaţi, pentru a îndeplini atât misiuni
financiare, tehnice sau de auditare în România, cât şi inspecţii legate de neregularităţi şi
fraude.
Astfel de misiuni, auditări sau inspecţii pot implica atat o examinare a sistemelor şi
procedurilor, cat şi inspecţii la faţa locului asupra proiectelor şi beneficiarilor.

CAPITOLUL 3: Colaborarea instituţională pentru desfasurarea procedurilor de achizitie publica


AFIR

În tabelele următoare sunt prezentate acele operaţiuni pentru realizarea cărora DE-AFIR prin
SAP colaborează cu celelalte Direcţii si servicii din cadrul AFIR sau cu instituţii şi organizaţii
externe Agenţiei.

3.1 Relatii interinstitutionale ale AFIR


Alte organisme beneficiare Garda
ETAPA AFIR
Forestiera, ANSVSA, etc.
Solicitare nevoi proiecte SAP elaboreaza Formularul 01 si il Elaboreaza tabelele prevazute in
(FEADR/Buget de stat) – transmite beneficiarilor Instructiuni privind achizitiile publice
desemnare responsabil tehnic (Anexele 1 si 2) si le transmite SAP-DE
Elaborarea documentatiei de Responsabilul de procedura va face Responsabilul tehnic va face parte din
atribuire parte din echipa (desemnata) de echipa (desemnata) de elaborare a
elaborare a documentatiei de atribuire documentatiei de atribuire
Stablirea Comisiei de Evaluare Expertul SAP elaboreaza Formularul Nominalizeaza experti pentru
16 si Formularul 17 componenta Comisiei de Evaluare
Aprobarea Rapoartelor de Responsabilii beneficiarului si/ sau
Activitate / Proceselor Verbale Comisia de receptie aproba/ semneaza
de Receptie formularele prevazute in Instructiunea
de rambursare
SECTIUNEA V: PROCEDURI PENTRU IMPLEMENTAREA
OPERATIUNILOR DE ASISTENTA TEHNICA si DERULAREA
PROCEDURILOR DE ACHIZITII PUBLICE ALE AFIR

In conformitate cu prevederile Legii nr. 98/2016 privind achizitiile publice si a


Normelor metodologice de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractului de
achiziţie publică/acordului-cadru din Legea nr. 98/2016 privind achiziţiile publice , aprobate
prin Hotărârea Guvernului nr. 395/2016, cu modificarile si completarile ulterioare.

CAPITOLUL 1

1.1 PROCESUL DE ACHIZITIE PUBLICA


IMPORTANT!
Toate documentele elaborate in cadrul procesului de achizitie publica se
inregistreaza in registrul DE/ registratura AFIR.
Daca nu se specifica altfel, documentele care vor fi avizate de personalul AFIR altul
decât cel din DE vor fi insotite de Fisa Naveta privind Avizarea Documentelor
(Formular 09).

1.1.1. Identificarea nevoilor finantate prin Masura de asistenta tehnica de


proiecte la nivelul AFIR

In ultimul trimestru al fiecarui an, expertul SAP din cadrul DE transmite catre directiile
AFIR Formularul 01, semnat de catre Directorul General Adjunct Plati si Administrativ,
(atunci cand beneficiar este AFIR) sau Directorul General AFIR, (in cazul altor beneficiari
ai masurii) , prin care sunt solicitate nevoile de asistenta tehnica, respectiv proiectele si
actiunile fiecarei Directii/ Serviciu din cadrul AFIR, inclusiv RNDR, precum si ale
organismelor beneficiare implicate in implementarea PNDR in perioada 2014-2020, pentru
care AFIR deruleaza procedura de achizitie publica si implementare, in conformitate cu
prevederile legislative aplicabile, care vor fi denumite in continuare organisme
beneficiare. Formularul 01 va avea anexate tabelele privind proiectele/ activitatile propuse
(Anexele 1 si 2 din Instrucțiuni privind achizițiile publice pentru beneficiarii masurii 20 din
PNDR ).

Dupa primirea solicitarii, Directiile/ Serviciile din cadrul AFIR vor completa adresa de
raspuns utilizand Anexele 1 si 2 din Instrucțiuni privind achizițiile publice pentru beneficiarii
masurii 20 din PNDR , completand proiectul/ actiunea propus(a), specificand in acelasi
timp obiectivul general si obiectivele specifice, valoarea estimata si perioada preconizata
in care va fi implementat(a). In cazul proiectelor necesare derularii si implementarii RNDR,
acestea vor fi mentionate distinct in cadrul Anexei 1 de catre directia de resort din cadrul
AFIR.
In acelasi timp, se vor solicita prin acelasi Formular 01 si nevoile de asistenta tehnica ale
organismelor beneficiare ( ex: ANSVA, ITRSV etc ). Acestea vor utiliza ca raspuns
Anexele 1 si 2 din Instrucțiuni privind achizițiile publice pentru beneficiarii masurii 20 din
PNDR si vor formula nevoile de proiecte. Se va tine cont de faptul ca sunt eligibile doar
acele activitati care se regasesc in cadrul Capitolului 15.6 din PNDR.
In vederea fundamentarii bugetului, Directiile/ Serviciile AFIR si organismele beneficiare
vor contacta expertii SAP-DE, care vor asigura suport in acest sens. Valoarea proiectelor
va fi exprimata in Lei si in Euro, fara TVA.
Pentru determinarea valorii estimate fara TVA a proiectului/ actiunii propuse
(fundamentarea bugetului), Directiile/ Serviciile AFIR si organismele beneficiare, impreuna
cu expertii SAP-DE, vor respecta prevederile Legii 98/2016 precum și pe cele ale
Normelor metodologice, cu modificarile si completarile ulterioare.
Directiile/ Serviciile AFIR de la nivel central vor include in tabelul cu propuneri si necesarul
de proiecte finantate din masura de asistenta tehnica/bugetul de stat ale Centrelor
Regionale si cele ale Oficiilor Judetene, in functie de domeniul de activitate al
directiilor/serviciilor/compartimentelor din cadrul acestora.
Raspunsurile efectuate de catre destinatarii Formularului 01 vor fi transmise catre expertul
SAP in maxim 15 zile lucratoare de la data inregistrarii din partea destinatarilor a adresei
standard (Formular 01). Expertul SAP responsabil de acest proces va tine, de asemenea,
evidenta calendarului desfasurarii activitatilor specifice legate de transmiterea si
colectarea nevoilor de asistenta tehnica.
NOTA
Procesul de stabilire a nevoilor de asistenta tehnica se poate initia/ revizui de mai
multe ori pe an, in cazul in care exista o solicitare scrisa in acest sens din partea
structurilor implicate in implementarea PNDR de la nivel central. Totodata, va fi
revizuita si Strategia anuala de achizitie publica.

1.1.2. Strategia anuala de achizitie publica


Autoritatea contractanta are obligatia de a elabora Strategia anuală de achiziţie publică.
Aceasta strategie se realizează în ultimul trimestru al anului anterior anului căruia îi
corespund procesele de achiziţie publică cuprinse în aceasta, şi se aprobă de către
conducătorul autorităţii contractante. Autoritatea contractantă are dreptul de a opera
modificări sau completări ulterioare în cadrul strategiei anuale de achiziţie publică, totodata
si in Anexa 1 la PAAP. Aceste modificari/ completari vor fi solicitate de Directiile/ Serviciile
AFIR si organismelor beneficiare utilizand Anexele 1 si 2 din Instrucțiuni privind achizițiile
publice pentru beneficiarii masurii 20 din PNDR.
In vederea elaborarii Strategiei anuale de achizitii, se vor avea in vedere cel
putin urmatoarele informatii:
- nevoile identificate si transmise de catre Directiile/ Serviciile din cadrul AFIR, in
vederea verificarii eligibilitatii si a lansarii procedurilor de achizitie publica.
- valoarea estimată a achiziţiei corespunzătoare fiecărei nevoi.
- capacitatea profesională existentă la nivel de autoritate contractantă pentru
derularea unui proces care să asigure beneficiile anticipate.
- resursele existente la nivel de autoritate contractantă şi, după caz, necesarul de
resurse suplimentare externe, care pot fi alocate derulării proceselor de achiziţii
publice.
La nivelul AFIR, Strategia Anuală de Achiziție Publică este reprezentată de Formularul 03
– Strategia anuală de achiziție publică, care contine trei sectiuni:
- Proiecte finantate prin masura de asistenta tehnica
o Proiecte de asistenta tehnica
o Achizitii directe asistenta tehnica
- Proiecte RNDR de asistenta tehnica
o Proiecte RNDR de asistenta tehnica
o Achizitii directe RNDR
- Proiecte finantate din bugetul de stat
o Proiecte finantate din bugetul de stat
o Achizitii directe din bugetul de stat

Aceste formulare conțin toate elementele minime menționate in legislația nationala in


domeniul achizitiilor publice si detaliaza proiectele si cumpărările directe ce urmează a fi
finantate prin intermediul Cap. 15.6 din PNDR 2014-2020 precum si din bugetul de stat.
In cazul coloanei ”Capacitatea profesională (Responsabil tehnic)” se va avea in vedere
faptul ca la nivelul AFIR, identificarea proiectelor de asistenta tehnica se realizeaza de
catre departamentele de specialitate domeniului de proiect propus, astfel incat nu este
necesar a se detalia capacitatea profesionala la nivelul departamentului initiator. In acest
sens, expertul SAP va mentiona numele persoanei/persoanelor nominalizate ca
responsabil(i) tehnic(i) care isi va (vor) asuma cerintele solicitate.

In cazul coloanei ”Resursele existente pentru procesul de achiziție (Responsabil de


procedură)”, se va avea in vedere faptul ca in conformitate cu Regulamentul de
Organizare si Functionare la nivelul AFIR exista Serviciul Achizitii Publice care are ca
atributii derularea procedurilor de achizitie publica ce vor fi finantate prin masura de
asistenta tehnica a PNDR 2014-2020.
Cu toate acestea, in conditiile in care situatia o impune, SAP-DE poate solicita experti
cooptati, in functie de domeniul de interes, ce pot fi atat din cadrul AFIR cat si din afara
acesteia. Astfel, in cazul in care nu se solicita experti cooptati, in cadrul acestei coloane
expertul SAP va mentiona Responsabilul de Procedura, impreuna cu inlocuitorul acestuia,
in urma desemnarilor efectuate de Seful SAP si /sau Directorului DE. In situatia in care
este necesar sa se asigure experti cooptati si exista aprobarea Directorului General AFIR,
expertul SAP va mentiona numele acestora (daca se cunoaste) sau
departamentul/institutia de unde vor proveni acestia, alaturi de numele responsabililor de
procedura.

NOTA

Expertul SAP va mentiona in cadrul Formularului 02 documentele justificative care au


facut obiectul analizarii informatiilor de verificare din cadrul Fisei de Verificare (link-uri de
pe site-uri de profil, oferte de pret, etc.). Dupa completarea formularului 02, expertul SAP
le va transmite spre verificare Sefului SAP si spre avizare Directorului DE.

In situatia unui aviz favorabil, datele proiectului de asistenta tehnica si / sau proiectul
finantat doar din bugetul de stat vor putea fi preluate in cadrul Strategiei Anuale de
Achiziții.
Dupa avizarea formularelor mentionate mai sus de catre Directorul DE, expertul SAP
intocmeste Formularul 03 si Anexa 3 – Actiunile de asistenta tehnica din Instrucțiuni
privind achizițiile publice pentru beneficiarii masurii 20 din PNDR, prin centralizarea tuturor
proiectelor/ actiunilor propuse de Directiile/ Serviciile AFIR si organismele beneficiare. In
acest sens, expertul SAP va comasa propunerile cu obiective similare si va prioritiza
aceste propuneri in functie de perioada de implementare propusa si de posibilitatile
administrative ale SAP.
Dupa elaborarea acestor tabele centralizatoare (Formularul 03 si Anexa 3 din Instructiuni),
expertul SAP anexeaza tabelele cuprinzand proiectele/actiunile propuse de catre Directiile/
Serviciile AFIR sau alte organisme beneficiare si le va supune spre verificare Sefului SAP
si spre avizare Directorului DE.

1.1.3. Elaborarea si avizarea Programului Anual al Achizitiilor Publice

Odata cu elaborarea Strategiei Anuale de achizitii si avizarea acesteia de catre directorul


Direcţiei Economice din cadrul AFIR, expertul SAP va intocmi Programul Anual al
Achizitiilor Publice pentru contractele finantate din buget de stat, iar distinct pentru
operatiunile care vor fi finantate prin masura de asistenta tehnica, o anexa la Programul
Anual al Achizitiilor Publice (Anexa 1 la PAAP), utilizand in acest sens Anexa 4 –
Programul Anual al Achizitiilor Publice din Instrucțiuni privind achizițiile publice pentru
beneficiarii masurii 20 din PNDR.

Pentru operatiunile care vor fi finantate prin masura de asistenta tehnica, Anexa 1 la
PAAP va fi transmisa spre verificare si avizare la SAT-DATLIN.

Pentru operatiunile care vor fi finantate exclusiv din buget de stat, Programul Anual al
Achizitiilor Publice nu va parcurge procesul de verificare si avizare din partea SAT-
DATLIN, fiind avizat si aprobat direct de catre Directorul General Adjunct Plati si
Administrativ si Directorul General al AFIR.
IMPORTANT
Orice modificare sau revizuire a Anexei 1 la Programul Anual al Achizitiilor Publice
are la bază Strategia Anuală de Achiziție Publică, aprobată la nivelul MADR.
In functie de procedura de atribuire prevazuta in Anexa 1 la Programul Anual al Achizitiilor
Publice, personalul SAP-DE si responsabilii tehnici vor derula procesul de achizitie in
conformitate cu Legea 98/2016. In cazul in care in procedura nu este specificat altfel,
formularele si documentele elaborate in procesul de achizitie de catre Direcţia Economica
vor fi intocmite de expertul SAP, verificate de Seful SAP si avizate de Directorul Economic.

Anexa 1 la Programul Anual al Achizitiilor Publice se va intocmi completand, după caz,


următoarele secțiuni:

1. Proiecte de asistență tehnică;

2. Achizitii directe (finanțate din asistență tehnică);

3. Proiecte RNDR aferente măsurii de asistență tehnică;

4. Achizitii directe RNDR (finanțate din RNDR a asistenței tehnice).


Expertul SAP va atribui produselor şi serviciilor ce fac obiectul contractelor de achiziţie
publică codurile corespunzătoare sistemului de grupare şi codificare utilizat în Vocabularul
comun al achiziţiilor publice (CPV), in conformitate cu prevederile comunitare sau
nationale aplicabile.
Stabilirea termenelor de derulare a procedurilor de achizitie publica se va realiza avand
in vedere prioritatile stabilite in Strategia anuala, dar si posibilitatea derularii acestor
proceduri din punct de vedere al capacitatii administrative a SAP-DE.
Persoana responsabila de procedura de atribuire, care ulterior indeplineste rolul de
presedinte al Comisiei de Evaluare (recomandabil), va fi desemnata din cadrul SAP, de
catre Seful SAP si cu avizul Directorului DE.
Valoarea estimată fără TVA (Lei si Euro) va fi completata de catre expertul SAP
preluand din Formularul 03 valoarea in EURO fara TVA a proiectului respectiv. Valoarea
in Lei a proiectului va fi calculata de expertul SAT utilizand cursul de schimb al Bancii
Centrale Europene (http://www.ecb.int/stats/exchange/eurofxref/html/index.en.html) aplicabil
la data de 1 ianuarie a anului in care se intocmeste Anexa 1 la PAAP
Pentru Anexa 1 la PAAP, subtotalurile valorilor estimate fara TVA (Lei si Euro) pe fiecare
sectiune vor fi completate de catre expertul SAP prin insumarea valorilor aferente
proiectelor și cumpărărilor directe din cadrul sectiunii respective.
Totalul valorilor estimate fara TVA (Lei si Euro) va fi completat de catre expertul SAP prin
insumarea Subtotalului aferent Sectiunii I cu Subtotalul aferent Sectiunii II.

Alegerea procedurii de atribuire


In vederea alegerii tipurilor de proceduri de atribuire, se va tine cont de pragurile valorice
reglementate de Legea 98/2016 privind achizitiile publice.
In cazul in care se utilizează Achiziția directă, expertul SAP-DE va intocmi Nota
justificativa privind achizitia directa.
SEAP pune la dispoziţia autorităţilor contractante posibilitatea tehnică de a achiziţiona
direct, prin intermediul catalogului electronic publicat în SEAP, produse si servicii.
În cazul în care expertul SAP-DE nu identifică în cadrul catalogului electronic din SEAP
produsul, serviciul sau lucrarea care îi poate satisface necesitatea sau constată că preţul
postat de operatorii economici pentru obiectul achiziţiei este mai mare decât preţul pieţei
sau din motive tehnice imputabile SEAP nu este posibil accesul la catalogul electronic,
atunci se poate realiza achiziţia de la orice operator economic, elaborând în acest sens o
notă justificativă.
Achizitia directa nu presupune elaborarea Strategiei de contractare, însă aceasta va
fi inclusă în secțiunea dedicată din cadrul Strategiei Anuale de Achiziții Publice.

Mini-Ghid privind utilizarea achiziției directe


În cazul achiziției directe ,se vor avea în vedere următoarele:
Dupa aprobarea Notelor justificative, expertul SAP le ataseaza Anexei 1 la Programul
Anual al Achizitiilor Publice si intocmeste Fisa de verificare privind Anexa 1 la Programul
Anual al Achizitiilor Publice (Formular 05), verificand daca toate informatiile au fost corect
completate, in conformitate cu Strategiile Anuale de Achiziții Publice aprobate la nivelul
MADR, daca procedura aplicata a fost aleasa in conformitate cu prevederile legislatiei
nationale in domeniul achizitiilor publice, codul CPV a fost atribuit corect, precum si daca
datele estimate pentru inceperea/ finalizarea procedurii de atribuire respecta esalonarea
din Strategia aprobata.

1. Achiziţiile directe se vor derula:


a. prin utilizarea catalogului electronic disponibil in SEAP;
b. prin achiziția de la orice operator economic, cu elaborarea unei note justificative
in acest sens avizata de catre Directorul General Adjunct Plati si Administrativ
si aprobata la nivelul AFIR de catre Directorul General, cu respectarea condițiilor
specifice impuse de legislația națională în domeniul achizițiilor publice referitoare
la catalogul electronic, pretul pietei si motivele tehnice ale platformei SEAP;
c. prin transmiterea de cereri de oferta/ publicarea de anunturi publicitare pe
www.e-licitatie.ro si/sau site-ul www.afir.info, cu elaborarea unei note justificative
avizata de catre Directorul General Adjunct Plati si Administrativ si aprobata la
nivelul AFIR de catre Directorul General cu respectarea condițiilor specifice
impuse de legislația națională în domeniul achizițiilor publice.
2. Achiziţiile directe vor conține obligatoriu cel putin specificații tehnice, conditii de
participare pentru operatorii economici, modelul de contract si formularul de buget
(Anexa 6 din Instrucțiuni privind achizițiile publice pentru beneficiarii masurii 20 din
PNDR), avizata de catre Directorul General Adjunct Plati si Administrativ si
aprobata la nivelul AFIR de catre Directorul General;
3. Specificațiile tehnice pot fi elaborate de către un grup de lucru constituit în acest
sens la nivelul AFIR, la nivelul entitatii initiatoare a achiziției directe, sau la nivelul
entitatii initiatoare a achiziției directe și a personalului SAP-DE;
4. În situația cazului menționat la punctul 1.c, la nivelul AFIR va fi constituită o Comisie
de Evaluare pentru derularea procedurii de achiziție publică, respectiv evaluarea
ofertelor si adjudecarea contractului de achiziție publică; Comisia de evaluare va
respecta componența, structura și cerințele reglementate de legislația națională în
domeniul achizițiilor publice;
5. Membrii comisiei de evaluare vor completa Anexa 5 – Lista de verificare a
conflictului de interese și incompatibilități de participare din Instrucțiuni privind
achizițiile publice pentru beneficiarii masurii 20 din PNDR
6. În situația constituirii unei Comisii de Evaluare, se va avea în vedere posibilitatea
constituirii unei Comisii de solutionare a contestatiilor/ notificărilor prealabile,
compusă din alte persoane decât cele nominalizate în Comisia de Evaluare. Este
recomandabil ca membrii Comisiei de Soluționare a contestațiilor/notificărilor
prealabile, inclusiv președintele acesteia, să fie persoane cu funcții de conducere
de la nivelul AFIR, iar dacă situația o impune, președintele va solicita în scris un
punct de vedere din partea unei persoane cu competente juridice din cadrul AFIR,
opinie care va fi consemnată distinct, într-un raport care se atașează documentației
aferente procesului de soluționare a contestațiilor. Cu toate acestea, contestatiile /
notificarile prealabile pot fi analizate/solutionate la nivelul SAP si/sau impreuna cu
entitatea initiatoare a achizitiei directe, fara a fi obligatorie constituirea unei comisii
in acest sens. Raspunsul la contestatie / notificarea prealabila va fi semnata de
catre persoanele care au contribuit la redactarea acestuia, avizata de catre
Directorul General Adjunct Plati si Administrativ si aprobata la nivelul AFIR de
catre Directorul General.
7. În situația în care operatorii economici se consideră nedreptățiți în urma soluțiilor
comunicate de către AFIR, aceștia se pot adresa instanțelor de judecată, în baza
prevederilor Legii nr. 554/2004 a contenciosului administrativ, cu modificările și
completările ulterioare;
8. În situația cazurilor menționate la punctele 1.a si 1.b, evaluarea ofertelor si
atribuirea contractului de achiziție publică poate fi realizată la nivelul exclusiv al
SAP-DE si/ sau alături de entitatea inițiatoare a achiziției directe, în baza unei Note
avizate de catre Directorul General Adjunct Plati si Administrativ si aprobate de
către Directorul General al AFIR.
9. În situaţiile prevăzute la 1b şi 1c autoritatea contractantă transmite în SEAP o
notificare cu privire la achiziţia directă a cărei valoare depăşeşte cuantumul stipulat
in legislatia nationala și în termenul impus de către acesta. Transmiterea notificării
prevăzute se va efectua în format electronic prin utilizarea aplicaţiei disponibile la
adresa de internet www.e-licitatie.ro şi va cuprinde minim informaţiile prevăzute în
legislatia nationala in domeniul achizitiilor publice in vigoare la data transmiterii.
10. Achizitiile directe nu se vor confunda cu cheltuielile directe, acestea din urmă fiind
tratate distinct în cadrul prezentului manual de procedură;
11. În vederea aducerii la îndeplinire a prevederilor de mai sus, se vor avea în vedere  
formularele standard existente în cadrul prezentului manual de procedură si in
Instrucțiunile privind achizițiile publice pentru beneficiarii masurii 20 din PNDR, cu
posibilitatea adaptării acestora în funcție de contextul specific etapei de desfășurare
a achiziției directe (de ex. Nota privind constituirea comisiei de evaluare va putea fi
adaptata pentru constituirea comisiei de solutionare a contestațiilor, etc.).

In cazul in care se aplica procedura simplificata , expertul SAP-DE va introduce in cadrul


Strategiei de contractare, justificarea alegerii procedurii. Aceasta justificare va contine
numai explicaţii cu privire la determinarea valorii estimate a contractului/acordului-cadru
Pentru Procedura simplificata si Licitatia deschisa se va intocmi Strategia de
contractare, care va contine urmatoarele informatii:
- relaţia dintre obiectul, constrângerile asociate şi complexitatea contractului, pe de o
parte, şi resursele disponibile la nivel de autoritate contractantă pentru derularea
activităţilor din etapele procesului de achiziţie publică, pe de altă parte;
- procedura de atribuire aleasă, precum şi modalităţile speciale de atribuire a contractului
de achiziţie publică asociate, dacă este cazul;
- tipul de contract propus şi modalitatea de implementare a acestuia;
- mecanismele de plată în cadrul contractului, alocarea riscurilor în cadrul acestuia, măsuri
de gestionare a acestora, stabilirea penalităţilor pentru neîndeplinirea sau îndeplinirea
defectuoasă a obligaţiilor contractuale;
- justificările privind determinarea valorii estimate a contractului/acordului-cadru, precum şi
orice alte elemente legate de obţinerea de beneficii pentru autoritatea contractantă şi/sau
îndeplinirea obiectivelor comunicate la nivelul sectorului administraţiei publice în care
activează autoritatea contractantă;
- justificările privind alegerea procedurii de atribuire şi, după caz, decizia de a reduce
termenele în condiţiile legii, decizia de a nu utiliza împărţirea pe loturi, criteriile de calificare
privind capacitatea şi, după caz, criteriile de selecţie, criteriul de atribuire şi factorii de
evaluare utilizaţi;
- obiectivul din strategia locală/regională/naţională de dezvoltare la a cărui realizare
contribuie contractul/acordul-cadru respectiv, dacă este cazul;
- orice alte elemente relevante pentru îndeplinirea necesităţilor autorităţii contractante.

Dupa elaborarea si semnarea Fisei de Verificare privind Anexa 1 la Programul Anual al


Achizitiilor Publice, expertul SAP o inainteaza Sefului de Serviciu spre verificare si ulterior
Directorului DE spre avizare. In aceeasi zi in care avizeaza fisa de verificare, Directorul DE
semneaza si Anexa 1 la Programul Anual al Achizitiilor Publice..
Expertul SAP va transmite Anexa 1 la Programul Anual al Achizitiilor Publice, catre
Directia Economica – SFCS, spre avizare ca baza pentru solicitare de fonduri din Bugetul
de Stat si Directia Efectuare si Contabilizare Plati Fonduri Europene (DECPFE), in
vederea avizarii din punct de vedere al disponibilului de fonduri.
1.1.4. Verificarea eligibilitatii Strategiei Anuale de Achizitii Publice

Dupa intocmirea Formularului 03 Strategia anuală de achiziție publică, a Anexei 1 la


Programul Anual al Achizitiilor Publice si a Anexei 3 din Instructiuni – Actiunile de asistenta
tehnica, inainte de avizarea si aprobarea acestora de catre Directorul General Adjunct
Plati si Administrativ si Directorul General al AFIR, SAP-DE le va inainta cu Nota de
Transmitere spre verificare/avizare catre SAT-DATLIN, insotite de anexele care au stat la
baza intocmirii Strategiilor Anuale de achiziție publică, a anexei 1 la PAAP si a Actiunilor
de asistenta tehnica (propunerile de proiecte/actiuni si fundamantarile bugetelor acestora).
In urma verificarilor la nivelul SAT-DATLIN, in cazul in care vor fi solicitate informatii
suplimentare, expertul SAP-DE le va transmite in cel mult 3 zile lucratoare. In situatia in
care Strategia anuală de achiziție publică nu va fiaprobata, conform observatiilor din cadrul
Notificarii privind avizarea/neavizarea operatiunii de asistenta tehnica, in maximum 3 zile
lucratoare, expertul SAP-DE va transmite documentele si informatiile solicitate conform
observatiilor regasite in notificare sau va transmite Strategia rafacuta catre DATLIN – SAT,
in vederea obtinerii avizarii acesteia.

1.1.5. Aprobarea Strategiei Anuale de Achizitii Publice, a Actiunilor de asistenta tehnica


si a Programului anual al Achizitiilor Publice
Dupa primirea Notificarii privind avizarea/neavizarea operatiunii de asistenta tehnica, prin
care DATLIN-SAT avizeaza eligibilitatea operatiunilor de asistenta tehnica din Strategia
Anuala de Achizitii Publice si Actiunile de asistenta tehnica, expertul SAP-DE le va inainta
spre avizare Directorului General Adjunct Plati si Administrativ si spre aprobare de catre
Directorul General AFIR.
In cazul in care unul dintre Directorii Generali Adjuncti ai AFIR sau Directorul General al
AFIR propune rectificarea tabelelor centralizatoare (spre exemplu: adaugarea/ eliminarea
unor proiecte sau actiuni, modificarea obiectivelor, rectificarea bugetului etc.), propunerea
este analizata de ceilalti Directorii Generali Adjuncti, iar in cazul in care tabelele sufera
modificari, expertul SAP elaboreaza un alt document, care va urma aceeasi cale privind
verificarea, avizarea si aprobarea.
Dupa avizarea de catre Directorul General Adjunct Plati si Administrativ si aprobarea de
catre Directorul General al AFIR a tabelului centralizator (Formular 03 si Anexa 3 din
Instructiuni), AFIR le va transmite catre AM PNDR.
In cazul in care, in urma transmiterii catre AM PNDR a Formularului 03, se constata ca
AM-PNDR si AFIR au propus proiecte care au aceleasi obiective specifice din punct de
vedere al RNDR, Directia/ Serviciul responsabil(a) de implementarea RNDR din cadrul
AM-PNDR va notifica AFIR in vederea revizuirii proiectelor propuse (excluderea sau
comasarea unor proiecte), in functie de prioritatile si strategia aprobate prin CNC.

Dupa avizarea de catre Directorul General Adjunct Plati si Administrativ si aprobarea de


catre Directorul General al AFIR a tabelului centralizator (Formular 03 si Anexa 3 din
Instructiuni) si verificarea de catre AM PNDR, AFIR le va transmite catre Secretarul de
Stat coordonator al activitatii sale numit în continuare Secretar de Stat coordonator din
cadrul MADR pentru aprobare, insotite de Formularul 08 - Nota de Transmitere.
In cazul in care in timpul anului in curs, au fost primite solicitari de revizuire a proiectelor/
includere de noi proiecte in Strategia Anuala de Achizitii Publice sau SAP-DE initiaza o
alta identificare a nevoilor de asistenta tehnica, iar prin propunerile primite se majoreaza
suma initial aprobata prin strategia initiala si/ sau obiectivul proiectelor se modifica,
Formularul 03 va fi revizuit si va urma acelasi flux de avizare si aprobare descris mai sus.
Orice alta modificare asupra informatiilor cuprinse in Formularul 03, alta decat majorarea
bugetului total si/ sau modificarea obiectivelor (prin revizuirea valorii sau obiectivelor
proiectelor existente sau includerea de proiecte noi), poate fi efectuata fara avizul din
partea Secretarului de Stat coordonator din cadrul MADR, implicand doar revizuirea
Anexei 1 la Programul Anual al Achizitiilor Publice (Anexa 1 la PAAP). In vederea corelarii
informatiilor din cele doua documente, revizuirea Anexei 1 la PAAP va contine atasat si
Strategia Anuala revizuita, fara aprobarea Secretarului de Stat coordonator din cadrul
MADR.
Autoritatea contractantă are dreptul de a opera modificări sau completări ulterioare în
cadrul strategiei anuale de achiziţie publică, totodata si in Anexa 1 la PAAP. Aceste
modificari/ completari vor fi solicitate de Directiile/Serviciile AFIR si a organismelor
beneficiare prin utilizarea Anexelor 1 si 2 din Instructiuni.
IMPORTANT
Dupa semnarea si aprobarea Anexei 1 la PAAP, Autoritatea contractanta are obligatia de
a o publica in SEAP.
Totodata, autoritatea contractantă are obligaţia de a publica semestrial în SEAP extrase
din acestea, precum şi orice modificări asupra acestora, în termen de 5 zile lucrătoare de
la aprobarea acestora.

1.1.2: Codificarea si inregistrarea proiectelor

Dupa avizarea Strategiei Anuale de Achizitii Publice, expertul SAT-DATLIN va realiza


codificarea operatiunilor de asistenta tehnica si va transmite SAP-DE registrul acestora
pentru luare in evidenta.

Din acest moment, proiectele si actiunile de asistenta tehnica vor fi identificate prin
intermediul acestui numar.

Dupa primirea avizarii asupra eligibilitatii operatiunilor de asistenta tehnica din partea
DATLIN-SAT, SAP-DE va demara procedurile de atribuire pentru proiectele de asistenta
tehnica.

1.2. Elaborarea, avizarea si publicarea Anuntului de Intentie

In conditiile prevazute de legislatia nationala in domeniul achizitiilor publice, daca este


cazul, expertul SAP-DE va redacta Anuntul de Intentie, luand in considerare data
previzionata prevazuta in Anexa 1 la Programul Anual al Achizitiilor Publice, utilizand in
acest sens formatul standard disponibil la adresa http://simap.europa.eu/index_ro.html. In
vederea asigurarii conformitatii si acuratetii continutului acestui anunt, expertul SAP il va
supune spre verificare Sefului SAP si spre avizare Directorului DE.
In cel mult 2 zile lucratoare de la avizarea Anuntului de Intentie de catre Directorul DE,
expertul SAP il va transmite spre publicare in SEAP, conform prevederilor legislatiei
nationale in domeniul achizitiilor publice.

Publicarea Anuntului de Intentie pentru o procedura de achizitie publica nu


conditioneaza Autoritatea Contractanta in publicarea ulterioara a unui Anunt de
Participare. Publicarea Anuntului de Intentie ajuta Autoritatea Contractanta in
reducerea termenelor dintre data transmiterii anunțului de participare spre publicare
în SEAP, in Jurnalul Oficial al Uniunii Europene și data-limită de depunere a
ofertelor.

NOTA
In functie de complexitatea si specificul fiecarui proiect si cu aprobarea in prealabil
a Directorului General al AFIR, se pot incheia acorduri cadru cu operatorii
economici, urmarind in acest sens prevederile Legii 98/2016 privind achizitiile
publice și a normelor de aplicare. In baza Acordului – Cadru, ce va urma structura
Formularului 21, vor fi incheiate cu operatorii economici selectati Contracte
subsecvente, care vor urma aceleasi etape procedurale privind elaborarea,
verificarea si semnarea acestora, ca si in cazul incheierii Contractelor de Servicii/
Furnizare a Bunurilor prezentate la Cap. 2.1 din prezentul manual de proceduri.

1.3 Elaborarea documentatiei de atribuire


In conformitate cu prevederile legislatiei nationale in domeniul achizitiilor publice,
documentatia de atribuire va fi elaborata de un grup de lucru din care vor face parte, de
regulă:
 Responsabilul tehnic;
 Responsabilul de procedura - din cadrul DE-SAP - cu rolul de a îndruma echipa
de experti din punct de vedere al reglementărilor naționale în domeniul achizițiilor
publice;
 Expertii tehnici ai beneficiarului - din cadrul Directiei/ Serviciului AFIR/alt
organism, care au capacitatea tehnica de a elabora aceasta documentatie, in
situatia in care complexitatea proiectului o impune;
In elaborarea Documentatiei de Atribuire de catre Grupul de Lucru se va folosi modelul
prezentat in Formularul 15 - Structura Documentatiei de Atribuire, in cadrul caruia se
vor alege formularele si structura aferenta tipului de contract (contract de furnizare sau
contract de servicii) si a procedurii de atribuire a contractului de achizitie publica.

ATENTIE!
Documentatia de Atribuire va contine in mod obligatoriu Fisa de date a achizitiei,
Caietul de sarcini, Formularele aferente procedurii de atribuire si proiectul de
contract conţinând clauzele contractuale obligatorii. Documentele suport ale
Documentatiei de atribuire vor fi reprezentate de cel puțin Declaraţia privind
persoanele ce deţin funcţii de decizie în cadrul autorităţii contractante impreuna cu
Strategia de contractare. Toate documentele vor fi publicate in SEAP dupa
semnarea acestora cu semnătură electronică extinsă.

În vederea stabilirii componenței grupului de lucru pentru elaborarea Documentatiei de


Atribuire, expertul SAP va solicita Directorului/ Sefului de Serviciu AFIR sau
Conducatorului altui organism beneficiar, propunerea de experti, printr-o adresa intocmita
de expert SAP-DE, verificata de Sef SAP-DE si aprobata de Directorul DE, respectiv de
Directorul General Adjunct Plati si Administrativ si Directorul General in cazul adresei
transmise altor beneficiari ai masurii AT, pentru care AFIR are rol de Autoritate
Contractanta.

În cazul in care Direcțiile/ Serviciile AFIR sau alte organisme beneficiare nu dispun de
experti cu competenta tehnica sau de specialitate necesara elaborarii Documentatiei de
Atribuire, acestea vor fundamenta necesitatea cooptarii de experti externi (din afara AFIR)
in vederea elaborarii acesteia. Cooptarea expertilor externi se va face de catre Direcțiile/
Serviciile AFIR/ organismele beneficiare prin intocmirea unei Note de fundamentare ce va
fi avizata si aprobata la nivel de Directorul General Adjunct Plati si Administrativ si
Director General. Datele de identificare (nume, prenume, loc de munca, funcție etc.)
experților externi se comunica AFIR – SAP-DE in vederea includerii acestora în grupul de
lucru pentru elaborarea documentației de atribuire.

Dupa primirea nominalizarilor din partea Directiilor/ Serviciilor/ Organismelor beneficiare,


respectiv după cooptarea de experți externi, expertul SAP va centraliza propunerile
acestora intr-o Nota privind componenta Grupului de lucru pentru elaborarea
Documentatiei de Atribuire (Formular 10) si o va supune verificarii Sefului SAP si
avizarii Directorului DE. Elaborarea, verificarea si avizarea in cadrul DE a formularului 10
se va realiza in cel mult 5 zile lucratoare de la primirea nominalizarilor de experți și experți
externi, după caz, din partea Directiilor/ Serviciilor/ Organismelor beneficiare/alte
direcții/instituții/organisme. Dupa primirea avizului asupra acestei Note, expertul SAP o va
transmite, prin Nota de Transmitere catre Beneficiarul proiectului respectiv, in vederea
obtinerii avizului din partea acestuia (Nota de Transmitere se va aplica doar in cazul
trimiterii Formularului 10 in afara AFIR). Obtinerea semnaturilor din partea
Presedintelui/ Directorului General/ Directorului/ Sefului de Serviciu al Beneficiarului
nu poate depasi 5 zile lucratoare. Din momentul obtinerii tuturor semnaturilor in cadrul
Notei privind componenta Grupului de lucru, expertul SAP o va transmite Directorul
General Adjunct Plati si Administrativ si Directorului General in vederea avizarii si
aprobarii, aceasta reprezentând un act de decizie al AFIR pe parcursul întregului proces
de achizitie publica.

Din Grupul de lucru pentru elaborarea Documentatiei de Atribuire va face parte persoana
responsabila de procedura, cu rolul de a indruma echipa de experti din punct de vedere al
reglementarilor nationale in domeniul achizitiilor publice.
Este recomandabil ca din grupul de lucru sa faca parte si un expert cu studii economice,
care sa ajute la formularea criteriilor privind situația economico-financiară a ofertantului.
In functie de complexitatea proiectului, in cazul in care angajatii AFIR nu dispun de
cunostintele tehnice necesare elaborarii Documentatiei de Atribuire, in echipa pot fi
cooptati experti externi cu competentele necesare sau documentatia poate fi
realizata de catre un contractor extern angajat in acest sens. Acest lucru se poate
realiza numai in cazul in care aceste servicii se incadreaza in limita pragului valoric
legal pentru achizitia directa (toate actiunile cumulate), sau daca acest lucru a fost
prevazut initial in Anexa 1 la PAAP sub forma de proiect. In cazul in care
documentatia este elaborata exclusiv de un contractor extern, Nota privind
componenta Grupului de lucru pentru elaborarea Documentatiei de Atribuire nu mai
este necesara.
In aceste cazuri, trebuie avute in vedere termenele legale prevazute de legislatia nationala
in domeniul achizitiilor publice, pentru ca procedura de atribuire sa nu fie intarziata din
acest motiv.
Fiecare dintre expertii care au participat la elaborarea documentatiei de atribuire
semneaza Declaratia de obiectivitate si confidențialitate (Formular 11).
La finalul elaborarii documentatiei de atribuire, echipa de experti semneaza Nota privind
aprobarea Documentatiei de Atribuire (Formular 13) si Declaratia de Conformitate
(Formular 14), anexeaza documentatia de atribuire, toate declaratiile si notele justificative
semnate, iar expertul SAP o transmite catre SAT-DATLIN, in vederea verificarii si avizarii.
Dupa primirea Notificarii privind avizarea/neavizarea operatiunii de asistenta tehnica,
expertul SAP o va transmite Directorului General spre aprobare.
In functie de prevederile legislatiei nationale in domeniul achizitiilor publice, Documentatia
de Atribuire ce cuprinde Caietul de Sarcini, Fisa de Date, Formularele aferente si proiectul
de contract, impreuna cu Strategia de contractare si Declaraţia privind persoanele ce deţin
funcţii de decizie în cadrul autorităţii contractante, vor fi transmise spre validare in SEAP
de catre Responsabilul de Procedura de la nivelul SAP-DE, inainte de elaborarea si
transmiterea spre publicare a Anuntului sau Invitatiei de Participare in SEAP. Dupa caz,
motivele de respingere emise de catre operatorul SEAP asupra Documentatiilor de
Atribuire nu vor face obiectul verificarii de catre SAT-DATLIN si a aprobarii ulterioare de
catre Directorul General al AFIR. Totusi, versiunile Documentatiilor de Atribuire pentru
care au fost formulate astfel de observatii impreuna cu motivele de respingere emise de
operatorul SEAP, precum si varianta Documentatiei de Atribuire validata de catre ANAP,
vor face parte din dosarul achizitiilor publice.
In vederea publicarii documentatiei de atribuire in SEAP, expertul SAP-DE va elabora si
strategia de contractare, pe care o va transmite catre Sef SAP-DE pentru verificare si
Directorului DE pentru avizare. In urma obtinerii semnaturilor, expertul SAP-DE va
transmite strategia de contractare, impreuna cu documentatia de atribuire spre aprobare
Directorului General AFIR.
Strategia de contractare se va intocmi pentru fiecare proiect care a fost inclus in Anexa 1
la PAAP (la momentul intocmirii Documentatiei de Atribuire), nu va fi verificata de catre
SAT-DATLIN şi face obiectul evaluarii de către reprezentanții ANAP, odată cu
documentaţia de atribuire.

DUAE — documentul unic de achiziții european furnizat în format electronic prin


utilizarea formatului standard stabilit de Comisia Europeană, constând în declarația
pe propria răspundere a operatorului economic cu privire la îndeplinirea criteriilor
de calificare și selecție.
Expertul SAP-DE va genera electronic DUAE completat cu informaţiile solicitate în raport
cu criteriile de calificare şi selecţie stabilite prin documentaţia de atribuire, urmand sa-l
ataşeze în SEAP, împreună cu documentatia de atribuire.
În acest context, documentul DUAE este disponibil:
1. în format electronic, prin intermediul serviciului on-line dedicat, pus la dispozitie gratuit
de Comisia Europeana, disponibil la adresa de internet https://ec.europa.eu/growth/tools-
databases/espd/filter;
2. în format editabil, care poate fi generat pe suport de hârtie, modelul de formular fiind
pus la dispozitia autorităților/entităților contractante de către ANAP prin intermediul paginii
de Internet (www.anap.gov.ro) si portalului SEAP (www.e-licitatie.ro).
Se va asigura corelaţia dintre informaţiile solicitate in Fişa de date a achiziţiei şi cele
marcate în DUAE în vederea completării de către operatorii economici interesaţi,
menţionând totodată în fişa de date a achiziţiei modul în care se poate accesa DUAE în
vederea completării de către operatorii economici interesaţi.
În cazul în care există discrepanţe între informaţiile prevăzute în DUAE şi cele prevăzute
în fişa de date, prevalează informaţiile din fişa de date, DUAE urmând a fi revizuit
corespunzător.

IMPORTANT
In situatiile prevazute de legislatia nationala in domeniul achizitiilor publice in
vigoare, Autoritatea Contractanta poate evita riscul unui comportament
necorespunzator al ofertantilor pe intreaga perioada derulata pana la incheierea
contractului de achizitie publica sau a acordului cadru, prin solicitarea unei garantii
de participare (Formularul 18.1).
Valabilitatatea Garanţiei de participare va fi egala cu perioada de valabilitate a
ofertei solicitata in documentatia de atribuire (cel putin 90 zile calendaristice).
Conditiile, cuantumul, eliberarea si modul de constituire al garantiilor se vor stabili
in Documentatia de Atribuire, in conformitate cu prevederile legislatiei nationale in
domeniul achizitiilor publice in vigoare.
Garantiile vor lua forma unui instrument de garantare emis in conditiile legii de catre
o societate bancara ori de catre o societate de asigurari, ce se va prezenta in
original, utilizandu-se in acest caz Formularul 18.1 Scrisoare de garantie.
Orice alta modalitate de constituire a Garantiei de Participare nu va fi luata in
considerare, cu exceptia situatiilor impuse si reglementate prin legislatie.
In situatia in care ofertantul se regaseste intr-una dintre conditiile mentionate in
legislatia nationala in domenul achizitiilor publice in vigoare cu privire la motivele
de executare a Garantiilor, AFIR va demara procedura de executare a Instrumentului
de Garantare. Anterior acestui lucru, AFIR prin Directia Economica va notifica si
motiva acest lucru ofertantului printr-o adresa aprobată de Directorul General al
AFIR, precizând totodată motivele executarii.
1.4 Elaborarea, avizarea si publicarea Anuntului de Participare
In conditiile prevazute de legislatia nationala in domeniul achizitiilor publice si dupa
validarea Documentatiei de Atribuire de catre SEAP, expertul SAP-DE va redacta si trimite
spre validare Anuntul de Participare direct in cadrul SEAP.
În cazul în care Anuntul de Participare este respins de operatorii SEAP, iar termenele
prevăzute initial se decalează, acesta va fi retransmis spre publicare, operand modificările
solicitate. Anuntul de Participare nu va face obiectul aprobarii la nivelul AFIR in cazul in
care beneficiarul achizitiei este insusi AFIR. In cazul celorlalti beneficiari ai masurii de
asistenta tehnica, termenele aferente anunturilor/invitatiilor de participare vor fi comunicate
in scris de catre partile implicate in respectiva procedura de achizitie publica.

IMPORTANT
In cadrul Anuntului de Participare se va mentiona plafonul maxim (pretul estimativ)
al contractului, iar in cadrul Documentatiei de Atribuire se va mentiona tipul
cheltuielilor eligibile pentru derularea acestuia. Oferta financiara va trebui sa
respecte cel putin o sectiune a Anexei 6 – Formular de buget din Instrucțiunile
privind achizițiile publice pentru beneficiarii masurii 20 din PNDR .

1.5 Stabilirea si avizarea componentei Comisiei de Evaluare

Dupa validarea Anuntului de Participare de catre SEAP, expertul SAP elaboreaza Nota
privind componenta Comisiei de Evaluare (Formular 16).
In vederea stabilirii componentei Comisiei de Evaluare si a membrilor de rezerva, expertul
SAP va solicita Directorului/ Sefului de Serviciu sau Conducatorului organismului
beneficiar, propunerea de membrii evaluatori, printr-o solicitare scrisa/adresa intocmita de
expert SAP-DE, verificata de Sef SAP-DE, avizată/aprobată de Directorul DE si Directorul
General (in cazul in care beneficiarul este din afara AFIR). Propunerea formulata de
Directorul/ Seful de Serviciu sau Conducatorul organismului beneficiar privind membrii
evaluatori va include de regula si responsabilul tehnic si va avea ca anexa CV-urile
expertilor propusi. Nominalizarea expertilor se va realiza avand in vedere ca acestia
trebuie sa aiba cunostinte in domeniul proiectului sau achizitiilor publice, fapt care trebuie
sa reiesa din CV-urile acestora. Procesul de alcatuire a componentei comisiei de evaluare
trebuie sa respecte termenele legale, astfel incat procedura de atribuire sa nu fie intarziata
sau viciata.
In general, Comisia de Evaluare va avea in componenta urmatorii membri:
 Responsabilul tehnic;
 Responsabilul de procedura;
 Cel putin un alt expert tehnic din cadrul Directiei/ Serviciului/ organismului
beneficiar, care are capacitatea tehnica necesara;
 Expert cu studii economice, dupa caz;
 Cel putin un membru de rezerva – expert tehnic din cadrul Directiei/ Serviciului/
organismului beneficiar, care are capacitatea tehnica necesara
 Expert tehnic/juridic cooptat (în cazurile prevazute mai jos)
Responsabilul de procedura va indeplini rolul de Presedinte al Comisiei de Evaluare
ce poate avea sau nu drept de vot, in conformitate cu prevederile legislatiei
nationale in domeniul achizitiilor publice in vigoare.
Pe langa lista membrilor Comisiei de Evaluare, Formularul 16 cuprinde si propunerea a cel
putin un membru de rezerva, care sa inlocuiasca unul din membrii de evaluare, in cazurile
prevazute de Legea 98/2016.
In cazurile prevazute de legislatia nationala in domeniul achizitiilor publice, expertul SAP
poate elabora o Nota justificativa privind cooptarea de experti externi.
Dupa semnarea Notei privind componenta Comisiei de Evaluare (Formularul 16) si dupa
caz, a Notei justificative privind expertii cooptați, expertul SAP le inainteaza Sefului SAP
spre verificare si Directorului DE spre avizare. Documentele avizate vor fi transpuse de
catre expertul SAP intr-o Decizie de constituire a Comisiei de Evaluare ce va fi semnata
de catre Directorul General. Dupa intocmirea Deciziei, expertul SAP o va transmite spre
verificare Sefului SAP si spre avizare Directorului DE si Directiei Juridice si Contecios.
Expertul SAP va transmite spre aprobare Decizia de constituire a Comisiei de Evaluare de
catre Directorul General Adjunct Plati si Administrativ si Directorul General in cel mult 5
zile lucratoare inainte de expirarea termenului de depunere a candidaturilor/ ofertelor/
solutiilor.

1.6 Desfasurarea procesului de evaluare


In conformitate cu Legea 98/2016 precum și cu normele de aplicare cu modificarile si
completarile ulterioare, Comisia de Evaluare va derula procesul de evaluare a ofertelor
care au fost depuse conform cerintelor si in termenul prevazut in Anuntul de Participare/
Invitatia de Participare.
In functie de procedura de atribuire aplicata, Comisia de Evaluare va derula procedura de
evaluare, tinand cont de etapele prezentate in Legea nr. 98/2016 și în normele de
aplicare cu modificarile si completarile ulterioare.
La momentul deschiderii ofertelor, se vor intocmi Declaratiile de confidentialitate si
impartialitate pentru membrii si presedintele Comisiei de evaluare (Formularul 12).
In cadrul etapei de deschidere a ofertelor, se recomanda Comisiei de Evaluare sa utilizeze
formularul standard al Procesului Verbal de deschidere al ofertelor - Formularul 18 Proces
Verbal al sedintei de deschidere a ofertelor, cu excepția cazului în care acest document
este stabilit la nivelul legislației naționale primare, secundare sau terțiare.
Expertul SAP-DE va transmite un exemplar al procesului-verbal tuturor operatorilor
economici care au depus oferte in cadrul procedurii de atribuire şi il va încărca în
SEAP sub semnatura electronica, în cel mult o zi lucrătoare de la deschidere.
Etapele specifice referitoare la desfasurarea sedintei de deschidere a ofertelor, modul de
lucru al Comisiei de Evaluare, examinarea si evaluarea, stabilirea castigatorului, anularea
procedurii de achizitie publica (dupa caz), precum si elaborarea raportului privind
procedura de atribuire se vor realiza in conformitate cu prevederile legislatiei nationale in
domeniul achizitiilor publice in vigoare si dupa caz, in functie de observatiile efectuate pe
parcursul procesului de achizitie publica de catre observatorii ANAP desemnati in acest
sens (daca este cazul).
In urma evaluarii ofertelor, daca nu este specificat altfel in cadrul legislatiei nationale, se
recomanda Comisiei de Evaluare sa utilizeze formularul standard al Raportului Procedurii -
Formularul 19.
In conformitate cu prevederile legislatiei nationale in domeniul achizitiilor publice in
vigoare, in cazul in care, pe parcursul desfasurarii etapei de calificare/ evaluare a ofertelor,
Comisia de Evaluare considera ca este necesar sa solicite clarificari asupra anumitor
aspecte mentionate in ofertele operatorilor economici, iar acest lucru poate implica
prelungirea duratei de lucru a Comisiei peste termenul reglementat, Presedintele
acesteia poate solicita Directorului General prelungirea duratei de desfasurare a
activitatilor Comisiei prin intermediul unei Note Justificative.
In cazul in care, pe parcursul desfasurarii etapei de calificare/ evaluare a ofertelor vor
exista mai multe sedinte sau sesiuni, Comisia de Evaluare poate intocmi Rapoarte
Intermediare utilizand in acest sens structura aceluiasi Formular 19 Raportul Procedurii.
Comisia de Evaluare va inscrie in acestea in mod clar si detaliat progresul etapei/ sesiunii
aferent perioadei la care se face referire. Aceste Rapoarte Intermediare vor fi semnate de
catre Comisia de evaluare, Directorul General AFIR si daca este cazul, de catre
observatorii ANAP. Rapoartele intermediare de evaluare vor fi publicate in SEAP sub
semnatura electronica.

1.7 Aprobarea Raportului Procedurii si Instiintarea operatorilor economici

Dupa intocmirea Raportului Procedurii si semnarea acestuia de catre toti membrii Comisiei
de Evaluare si Presedintele acesteia, Responsabilul de Procedura din cadrul DE va inainta
Raportul, dupa caz, catre ANAP in vederea avizarii si catre SAT-DATLIN in vederea
verificarii, iar ulterior catre Directorul General in vederea aprobarii.
DE-SAP depune la SAT-DATLIN Raportul procedurii insotit de Dosarul Achizitiei (inclusiv
Documentatia de Atribuire publicata, raspunsurile la clarificari, ofertele participante si dupa
caz, contestatiile), semnat de membrii comisiei de evaluare in vederea avizarii, ulterior
primirii avizului ANAP (daca este cazul) si inainte de aprobarea acestuia de catre
conducatorul autoritatii contractante, astfel incat, in situatia in care se constata
deficiente, acestea sa poata fi remediate inainte de aprobarea finala a Raportului
procedurii de catre Directorul General al AFIR si comunicarea rezultatului catre ofertanti.
Dupa verificarea Raportului Procedurii de catre SAT-DATLIN si primirea Notificarii
privind avizarea operatiunii de asistenta tehnica, DE-SAP il va transmite catre
Directorul General in vederea aprobarii.
In situatia in care SAT-DATLIN nu va aviza Raportul Procedurii, comisia de evaluare va
implementa observatiile SAT-DATLIN si va redepune Raportul spre verificare.
Expertul SAP-DE introduce Raportul în SEAP, semnat cu semnătură electronică.
Expertul SAP va elabora, va supune spre verificare Sefului SAP si spre avizare
Directorului DE comunicarile rezultatului procedurii de achizitie catre operatorii economici
participanti la procedura respectiva.
Scrisorile vor fi apoi semnate de catre Directorul General al AFIR, iar expertul SAP le va
transmite operatorilor economici participanti la procedura prin fax sau mijloace electronice,
nu mai tarziu de 3 zile lucratoare de la data aprobarii Raportului Procedurii. In aceeasi zi
sau in ziua imediat urmatoare, expertul SAP va trimite o copie a comunicarilor operatorilor
economici catre observatorii ANAP, dupa caz, tinand cont de etapele prezentate in Legea
nr. 98/2016 și normele de aplicare, cu modificarile si completarile ulterioare.

Expertul SAP va utiliza in cadrul acestei etape adresele standard curpinse in Formularul
20 Instiintarea operatorilor economici, Sectiunea 1 - Comunicarea acceptarii ofertei
castigatoare, si dupa caz, Sectiunea 2 - Comunicarea rezultatului procedurii.
ATENTIE
In conformitate cu prevederile Legii nr. 98/2016 precum și ale normelor de aplicare,
cu modificarile si completarile ulterioare, se va tine cont de faptul ca, pentru fiecare
oferta respinsa, se vor descrie clar si detaliat motivele si argumentele care au stat la
baza deciziei respective.

1.8 Intrebarile de clarificari si contestatiile


In conformitate cu legislatia nationala in domeniul achizitiilor publice, in momentul in care
AFIR primeste intrebari de clarificari cu privire la anunturi sau la documentatia de atribuire,
Responsabilul de procedura din cadrul SAP-DE va elabora raspunsul impreuna cu cel
putin un expert din cadrul Directiei/ Serviciului/ organismului beneficiar, care a facut parte
din Grupul de Lucru pentru elaborarea Documentatiei de Atribuire (care va fi, de regula,
responsabilul tehnic).
In cazul in care solicitarile de clarificari vizeaza exclusiv aspecte procedurale, raspunsul la
acestea poate fi elaborat numai de catre Responsabilul de Procedura din cadrul SAP-DE.
In cazul in care solicitarile de clarificari vizeaza exclusiv aspecte tehnice, raspunsul la
acestea poate fi elaborat numai de catre unul dintre expertii din cadrul Directiei/
Serviciului/ organismului beneficiar care a facut parte din Grupul de Lucru pentru
elaborarea Documentatiei de Atribuire (care va fi, de regula, responsabilul tehnic).
In orice situatie descrisa mai sus, raspunsul la solicitarile de clarificari va fi semnat si datat
de catre ambii responsabili, astfel incat sa poata fi respectate termenele de raspuns
stabilite de legislatia nationala in domeniul achizitiilor publice.
Dupa finalizarea raspunsului la clarificari, Responsabilul Tehnic/ Responsabilul de
Procedura le va inainta spre avizare catre persoanele cu functii de decizie de la nivelul
DE si entitatii initiatoare a procedurii de achizitie publica si spre aprobare Directorului
General al AFIR.
In urma aprobarii raspunsului la clarificari, Responsabilul de Procedura va proceda la
publicarea acestuia in SEAP si il va transmite catre operatorul economic care a solicitat
clarificarile respective.

ATENTIE!
Raspunsul la solicitarile de clarificari asupra Anuntului de Participare sau
Documentatiei de Atribuire va fi intocmit in 3 exemplare, un exemplar fiind aprobat
de catre Directorul General, al doilea va fi semnat doar de Responsabilul de
Procedura din cadrul SAP-DE si trimis operatorului economic care a solicitat
clarificarile, iar cel de al treilea exemplar va fi publicat in SEAP fara a contine
informatii privind solicitantul, responsabilul de procedura sau alte persoane cu
functii de decizie/ conducere din cadrul AFIR.
Procesul privind primirea si solutionarea contestatiilor, precum si aspectele referitoare la
caile de atac formulate de catre Autoritatea Contractanta impotriva deciziilor CNSC, se vor
derula in conformitate cu prevederile Legii nr. 98/2016 si a Legii 101/2016 privind remediile
și căile de atac în materie de atribuire a contractelor de achiziție publică, a contractelor
sectoriale și a contractelor de concesiune de lucrări și concesiune de servicii, precum și
pentru organizarea și funcționarea Consiliului Național de Soluționare a Contestațiilor
Daca aceste contestatii sunt depuse dupa atribuirea contractului, raspunsul va fi formulat
de catre Autoritatea Contractanta, de regula impreuna cu organismul beneficiar (in cazul in
care este altul decat AFIR). Aceste raspunsuri vor respecta termenele prevazute in
legislatia nationala in domeniul achizitiilor publice.
IMPORTANT!
In situatiile prevazute de legislatia nationala in domeniul achizitiilor publice,
procedura de atribuire poate fi anulata, procedandu-se, dupa caz, la initierea unei
alte proceduri de atribuire.
In acest sens, Presedintele Comisiei de Evaluare va instiinta Directorul General
privind anularea procedurii de achizitie (fapt care reiese din Raportul Procedurii,
sau orice alt document echivalent, in functie de etapa procedurala in care se afla
procesul de achizitie) si initierea unei alte proceduri de atribuire, daca se decide in
acest sens. In acest caz, expertul SAP ii va instiinta pe toti operatorii economici
participanti la procedura de atribuire, printr-o adresa semnata de Directorul General,
in conformitate cu prevederile legislatiei nationale in domeniul achizitiilor publice.

CAPITOLUL 2

2.1 Incheierea Contractului de Servicii/ Furnizare a Bunurilor


Dupa expirarea perioadei de depunere a contestatiilor/ incheierea procesului privind
solutionarea acestora sau aprobarea Raportului Procedurii de catre Directorul General (in
cazul ofertei unice declarate castigatoare), expertul SAP va initia procedura de elaborare a
Contractului de Servicii/ Contractului de furnizare, utilizand in acest sens Formularul 21.1
(in cazul Contractelor de Servicii), sau Formularul 21.2 (in cazul Contractelor de furnizare)
si care a fost inclus in Documentatia de Atribuire.
In cazul in care au existat contestatii asupra procesului de evaluare a ofertelor ca urmare a
comunicarilor rezultatelor procedurii, dupa solutionarea acestora, Presedintele Comisiei de
Evaluare va elabora comunicarile privind rezultatele procesului de reevaluare/solutionare a
contestatiilor ce vor fi transmise prin posta, fax sau mijoace electronice tuturor operatorilor
economici vizati direct de deciziile instantei de judecata. Comunicarile privind rezultatele
acestui proces vor fi transmise spre verificare Sefului SAP si spre avizare Directorului DE
si vor fi inaintate de catre Expertul SAP-DE, spre semnare, Directorului General AFIR. In
urma transmiterii acestor comunicari, operatorul economic desemnat castigator va fi
invitat, ca in maxim 5 zile lucratoare de la expirarea termenelor legale de contestare, sa
contacteze Autoritatea Contractanta.
Daca operatorul economic desemnat castigator nu va raspunde solicitarii Autoritatii
Contractante in termenul prevazut mai sus, expertul SAP-DE va incerca sa il contacteze
pe acesta telefonic, prin fax sau mijloace electronice.
In cazul in care operatorul economic desemnat castigator nu va da curs solicitarii nici de
acesta data, in situatiile prevazute de LEGEA nr. 98/2016 privind imposibilitatea incheierii
contractului cu operatorul economic desemnat castigator, expertul SAP va instiinta
Directorul General al AFIR printr-o Nota intocmita de expert SAP-DE care a avut calitatea
de Presedinte al Comisiei de evaluare, verificata de Sef SAP-DE si aprobata de Directorul
DE cu privire la acest aspect.
In aceasta situatie, expertul SAP va elabora o adresa verificata de Seful SAP, avizata de
Directorul DE si semnata de Directorul General al AFIR, prin care va instiinta operatorul
economic urmator clasat de pe lista din Raportul de Evaluare cu privire la adjudecarea
Contractului respectiv, doar in cazul in care oferta acestuia este conforma cu cerintele
stipulate in Documentatia de Atribuire si il invită să contacteze expertul SAP – DE în
vederea semnarii contractului de achizitie publica, urmand acelasi proces ca in cazul
contactarii cu operatorul economic castigator initial.
Atunci cand nu este posibila initierea procedurii de contractare cu operatorul economic
urmator din Raportul de Evaluare, datorita neindeplinirii conditiilor legale, nu exista alti
operatori economici sau acest lucru nu este permis de prevederile legale, contractul nu se
va mai incheia. In aceasta situatie, Directorul DE va instiinta Directorul General al AFIR
privind imposibilitatea contractarii, in vederea anularii acestei proceduri de atribuire si
initierii unei proceduri noi.
Este necesar ca formularul de contract/acord să fie transmis spre consultare și
observații Direcției Juridice și Contencios, în vederea modificarii, adaugarii sau
eliminarii de clauze contractuale specifice.
După elaborarea Contractului/Acordului Cadru, expertul SAP-DE întocmeşte Fisa de
Verificare a Contractelor (formular 23) / Fisa de Verificare a Acordului Cadru (formular 24),
prin care verifică dacă toate anexele contractului/acordului cadru au fost ataşate, dacă
numele, adresa si datele de identificare ale părţilor contractante sunt corect specificate,
dacă valoarea contractului corespunde cu cea din oferta financiară a operatorului
economic desemnat câştigător, precum si daca obiectul contractului corespunde cu cel
prevazut in Anexa 1 la Programul Anual al Achizitiilor Publice.
Anexe la Contract/Acord cadru pot fi, in functie de natura si specificul acestuia,
urmatoarele:
 Propunere tehnica / Scopul proiectului (dupa caz)
 Propunere financiara – Anexa 6 – Formular de buget din Instrucțiunile privind
achizițiile publice pentru beneficiarii masurii 20 din PNDR
 Caietul de Sarcini
 Formularul standard al contractului subsecvent (in cazul acordului cadru)
 Identificarea Financiara – Formularul 22 „Identificare financiara” sau
document echivalent
 Lista subcontractorilor, tertilor sustinatori (dupa caz)
 Contract de subcontractare (daca este cazul)
 Instrumentul de garantare cu privire la garantia de buna executie
 Graficul de indeplinire al activitatilor contractuale
 Lista expertilor cheie, dupa caz (in cazul serviciilor)
 Politica generala de securitate
 Alte documente justificative (se vor specifica dupa caz).
Expertul SAP-DE transmite documentele (Acordul Cadru/Contractul si Fisa de Verificare a
Contractelor/ Fisa de Verificare a Acordului Cadru) Sefului SAP-DE pentru verificare si
Directorului DE pentru avizare. Verificarea de catre Seful SAP-DE si avizarea de catre
Directorul DE a Contractului/Acordului cadru se realizeaza în interval de 2 zile lucratoare.
Fisa de verificare a Acordului Cadru/Contractelor este avizata de Directorul DE care in
aceeasi zi avizează si Acordul Cadru/Contractul si îl transmite spre avizare
compartimentelor specializate din AFIR:
 Directia/Serviciul/Biroul care a initiat proiectul de asistenta tehnica/buget de
stat;
 Directia Juridica şi Contencios;
 Controlul Financiar Preventiv Propriu
 Controlul Financiar Preventiv Delegat dupa caz)
Transmiterea Acordului cadru/Contractelor catre compartimentele specializate se va face
impreuna cu Formularul 09– ”Fisa naveta privind avizarea documentelor”, de catre
expertul SAP-DE. Acesta va inainta Acordul Cadru/Contractele entitatii initiatoare in
vederea avizarii. Dupa avizarea Acordului Cadru/contractului de catre Directorul DE si
intocmirea si semnarea de catre Seful SFCS – DE, a Propunerii de angajare a unei
cheltuieli si Angajamentului Bugetar Individual, conform reglementarilor si normelor
metodologice in vigoare, expertul din cadrul directiei initiatoare il va transmite Directiei
Juridice și Contencios in vederea avizarii integrale pentru legalitate,. În cazul Propunerii de
angajare a unei cheltuieli, secțiunea ”Compartiment de specialitate” se va confirma de
către Șeful SAP-DE. După obținerea semnăturilor antemenționate, Responsabilul de
Procedură din cadrul SAP va susține proiectul de asistență tehnică în vederea obținerii
vizelor de specialitate din partea Controlului Financiar Preventiv Propriu din cadrul AFIR si
dupa caz, Controlului Financiar Preventiv Delegat. Formularele Angajamentul Bugetar
Individual si Propunere de Angajare a unei cheltuieli vor fi completate utilizand formularele
standard cuprinse in Anexa la Ordinul nr. 1792/2002 - Normele Metodologice privind
angajarea, lichidarea, ordonantarea si plata cheltuielilor institutiilor publice, precum si
organizarea, evidenta si raportarea angajamentelor bugetare si legale, cu modificările și
completările ulterioare.
După obţinerea vizelor mentionate, Acordul Cadru/Contractul, insotit de Propunerea de
angajare a unei cheltuieli (PAC) si Angajamentului Bugetar Individual (ABI) sunt transmise
spre semnare la Directorul General al AFIR. Toate persoanele din cadrul AFIR care vor
semna contractul vor completa si semna Fisa naveta privind avizarea documentelor.
In cazul in care nu se sesizeaza nereguli sau nu se prevede altfel in legislatia nationala in
domeniul achizitiilor publice cu privire la termenele referitoare la semnarea Acordurilor
Cadru / contractelor de achizitie publica, Directia Economica va viza contractul in maxim 2
zile lucratoare, Directia Juridica și Contencios va viza Acordul Cadru /Contractul in maxim
2 zile lucratoare, Controlul Financiar Preventiv Propriu il va semna in conformitate cu
normele specifice in maxim 3 zile lucratoare, Controlul Financiar Preventiv Delegat, după
caz, il va semna in conformitate cu normele specifice, iar Directorul General AFIR in
maxim 2 zile lucratoare din momentul primirii.
In situatia in care au fost sesizate nereguli asupra continutului Acordului Cadru/
Contractului de achizitie publica, procesul de semnare al acestuia se reia de la momentul
elaborarii Acordului Cadru / Contractului de catre expertul SAP.
Dupa semnarea Acordului Cadru / Contractului de catre Directorul General al AFIR,
expertul SAP-DE il va transmite pentru semnare catre contractor, care va returna doua
exemplare originale in maxim 5 de zile calendaristice de la primirea acestuia.
In cazul in care expertul SAP-DE primeste Acordul Cadru / Contractul incomplet sau fara
data şi semnătura reprezentantului legal al contractorului, acesta il va contacta telefonic si
il va instiinta asupra obligativitatii pastrarii integritatii contractului sau a completarii tuturor
datelor din Acordul Cadru / Contract. Dupa ce reprezentantul legal al contractorului ia la
cunostinta cele mentionate, expertul SAP-DE ii returneaza Acordul Cadru / Contractul.
In maxim 5 zile lucratoare de la confirmarea primirii Acordului Cadru / Contractului,
reprezentantul legal al contractorului il va trimite expertului SAP-DE cu toate detaliile
completate.
Dupa semnarea Acordului Cadru / Contractului de catre contractor, inainte de inregistrare,
indosariere si transmitere, expertul SAP-DE va mai efectua o verificare a Acordului
Cadru / Contractului, pentru a nu exista eventuale modificari.
In ziua in care contractul a fost semnat de catre AFIR si furnizor/ prestator, expertul SAP-
DE il va inregistra in Registrul Contractelor Semnate (Formular 30). Expertul preia numarul
contractului din extrasul din Registrul Proiectelor Aprobate primit de la SAT-DATLIN,
transformand litera F de la inceputul numarului in C.

În maxim 5 zile lucrătoare de la primirea contractului de la Contractor, expertul SAP-


DE transmite o copie a Contractului si anexelor acestuia la SAT-DATLIN, însoţit de
Nota de Transmitere (formular 08) si o copie a acestuia impreuna cu copia
Raportului Procedurii si a ofertei castigatoare vor fi inaintate de catre SAP-DE catre
OJFIR-SLIN (la solicitarea acestora), însoţit de Nota de Transmitere (formular 08).
Expertul SAP-DE va transmite un exemplar original al contractului catre SFCS - DE,
însoţit de Nota de Transmitere (formular 08).
Un exemplar original al contractului va rămâne în cadrul DE si un exemplar la Contractor.

IMPORTANT
In situatiile prevazute de legislatia nationala in domeniul achizitiilor publice,
Autoritatea Contractanta se poate asigura de indeplinirea obligatiilor contractuale
prin solicitarea unei garantii de buna executie a Contractului. Garanţia de bună
execuţie se constituie în perioada premergătoare semnării contractului sau ulterior
semnării acestuia, într-un termen limită convenit de către părţi şi înscris în contract.
Cuantumul, valabilitatea si eliberarea garantiei de buna executie se vor stabili in
Documentatia de Atribuire, in conformitate cu prevederile legislatiei nationale in
domeniul achizitiilor publice.
In cazul proiectelor propuse de catre beneficiarii masurii de asistenta tehnica pentru
care AFIR are calitatea de Autoritate Contractanta, Garantia de buna executie
( Anexa nr.21 din cadrul Formularului 15 - Structura Documentatiei de Atribuire) va
lua forma unui instrument de garantare emis de catre o societate bancara ori de
catre o societate de asigurari, ce va deveni anexa la Contract, utilizandu-se in acest
caz modelul din cadrul Formularului 15 - Structura Documentatiei de Atribuire.
Orice alta modalitate de constituire a Garantiei de buna executie a Contractului nu
va fi luata in considerare, cu exceptia caracterului imperativ al legislatiei nationale/
comunitare aplicabile.
În condițiile menționate în legislația națională în domeniul achizițiilor publice, AFIR
va demara procedura de executare a Instrumentului de Garantare. Anterior acestui
lucru, AFIR prin Directia Economica va notifica si motiva acest lucru Contractorului
printr-o adresa semnata de Directorul DE, precizând totodată obligaţiile contractuale
care nu au fost respectate. Cu toate acestea, Agenția îsi va rezerva dreptul în cadrul
condițiilor contractuale de a acorda un termen de remediere care nu poate depăși 20
de zile calendaristice de la primirea notificării de catre contractor, înainte de a
demara procedura de executare a garanției de bună execuție.
Pentru evidentierea stadiului garantiilor de buna executie la nivelul masurii de
asistenta tehnica , se vor intocmi lunar, cel tarziu pana pe data de 10 ale lunii
urmatoare, Reconcilieri privind garantiile de buna executie, utilizandu-se in acest
sens Formularul 37. O copie dupa Scrisoarea de garantie de buna executie va fi
trimisa de catre expertul SAP-DE catre SFCS-DE in maxim o zi de la depunere.
Data constituirii garanţiei de bună execuţie reprezintă data de la care incepe
implementarea contractul de achiziţie publică.
IMPORTANT
Autoritatea contractantă are obligația de a transmite spre publicare in SEAP un
anunț de atribuire în termen de 30 de zile de la data:
a) încheierii contractului de achiziție publică/acordului-cadru
în urma finalizării procedurii de atribuire;
b) finalizării unui concurs de soluții prin stabilirea
concurentului câștigător;
c) atribuirii unui contract de achiziție publică printr-un sistem
dinamic de achiziții;
d) închiderii unui sistem dinamic de achiziții.

Totodata, în cazul contractelor de achiziție publică încheiate în executarea


acordurilor-cadru, autoritatea contractantă grupează trimestrial anunțurile de
atribuire și are obligația de a transmite spre publicare anunțurile de atribuire astfel
grupate în termen de 30 de zile de la încheierea fiecărui trimestru.

IMPORTANT
Suma totală in LEI/Euro ce va fi plătită Contractorului de către AFIR nu va depăşi
suma prevăzută în contract.
Dacă, la sfârşitul proiectului, costurile eligibile legate de implementarea proiectului sunt
mai mici decât valoarea contractata, contribuţia financiara a AFIR aferenta proiectului va fi
limitată la aceste costuri.

2.2 Modificarea Contractelor

Contractele de Servicii/ Furnizare de Bunuri pot necesita modificari pe durata derularii lor
daca anumite circumstante de implementare modifica conditiile initiale din momentul
semnarii contractului. Modificarile la contract se realizeaza în condițiile legii, pe baza unui
Act Aditional la Contract (Formular 28), semnat de toate partile semnatare ale Contractului
si poate fi initiat de oricare dintre parti cu acordul celuilalt/celorlalti.
Initierea unui Act Aditional la Contract va lua forma Notei Explicative pentru modificarea
Contractului, utilizandu-se in aces sens Formularul 25, ce va fi completat de catre initiator
si va fi inaintat catre cealalta parte semnatara a Contractului in vederea obtinerii acordului
acesteia.

 Autoritatea Contractanta initiaza Actul Aditional

In situatia in care initiatorul Actului Aditional la Contract este Autoritatea Contractanta,


responsabilul tehnic (in cazul in care aspectele ce urmeaza a fi modificate vizeaza
aspecte tehnice) impreuna cu expertul SAP-DE vor completa Formularul 25 „Nota
explicativa pentru modificarea contractului”, cu aspectele contractuale propuse a fi
modificate. Dupa completarea Notei Explicative, expertul SAP-DE o inainteaza spre
verificare Sefului SAP si spre avizare Directorului DE. Nota explicativa va fi elaborata in 2
exemplare, iar numai unul dintre acestea va fi semnat de responsabilul tehnic si personalul
DE, celalalt exemplar urmand sa fie semnat numai de catre Directorul General al AFIR.
In cazul in care Nota explicativa nu este avizata de catre Seful SAP, Directorul DE sau nu
este avizata de catre Directorul General Adjunct Plati si Administrativ si aprobată de către
Directorul General, expertul SAP si responsabilul tehnic vor reface documentul, numai in
cazul in care cerintele din Nota explicativa pot fi rectificate in conformitate cu motivele
neavizarii.
In cel mult 2 zile lucratoare de la semnarea Notei Explicative de catre Directorul General
al AFIR, expertul SAP va transmite exemplarul semnat de Directorul General catre
Contractor, prin curier special, fax, posta sau mail (cu confirmare de primire), insotita de
Formularul 08 Nota de Transmitere. Contractorul are la dispozitie un numar de cel mult 5
zile lucratoare sa transmita c atre expertul SAP-DE Notificarea de Acceptare/ Neacceptare
a Actului Aditional (Formular 27). In cazul transmiterii Notificarii de Neacceptare,
Contractorul trebuie sa expuna motivele care au stat la baza neacceptarii propunerii de
modificare din cadrul Notei Explicative.
In situatia in care modificarile propuse de catre Autoritatea Contractanta nu sunt
acceptate de catre Contractor si acest lucru a fost notificat, expertul SAP-DE va instiinta
Seful SAP-DE, Directorul DE, Directorul General Adjunct Plati si Administrativ, iar Nota
Explicativa va fi refacuta, numai in cazul in care cerintele din Nota explicativa pot fi
rectificate in conformitate cu motivele neacceptarii.
In cazul in care Contractorul accepta modificarile propuse, expertul SAP completeaza
Actul Aditional in trei exemplare. Ulterior, expertul completeaza Fisa de verificare a Actului
Aditional (Formular 29), o inainteaza spre verificare Sefului SAP si spre avizare
Directorului DE, care va semna Actul Aditional in aceeasi zi in care avizeaza Fisa de
Verificare. Completarea, verificarea si semnarea Actului Aditional de catre personalul DE
se va realiza in cel mult 5 zile lucratoare de la primirea Notificarii de acceptare de la
Contractor.

 Contractorul initiaza Actul Aditional

In situatia in care initiatorul Actului Aditional (formular 28) la Contract este Contractorul,
acesta va solicita Autoritatii Contractante propunerile sale de modificare a Contractului,
utilizand in acest sens acelasi Formular 25 „Nota Explicativa pentru modificarea
Contractului”, ce va fi semnat de catre Reprezentantul legal al Contractorului si transmisa
catre Directia Economica.
Dupa primirea Notei explicative semnata de Contractor, expertul SAP va elabora Fisa de
Verificare pentru avizarea Notei Explicative utilizand Formularul 26, pe care o va inainta,
impreuna cu Nota Explicativa pentru modificarea contractului, spre verificare Sefului SAP.
In cel mult 1 zi lucratoare de la semnarea Fisei de Verificare de catre Seful SAP, expertul
SAP-DE va transmite Nota Explicativa si Fisa de Verificare catre responsabilul tehnic,
impreuna cu Fisa Naveta privind avizarea documentelor (Formular 09). Responsabilul
tehnic va verifica daca modificarile propuse nu afecteaza obiectul contractului si atingerea
obiectivelor specifice si va bifa cu avizat sau neavizat Fisa de verificare.
Dupa semnarea Notei explicative si a Fisei Naveta, responsabilul tehnic le va inainta
expertului SAP, in vederea supunerii spre vizare de catre Directorul General Adjunct Plati
si Administrativ si ulterior spre aprobare de catre Directorul General. In cel mult o zi
lucratoare, Expertul SAP are obligatia transmiterii Notificarii corespunzatoare catre
Contractor. In cazul in care rezolutia responsabilului tehnic este „neavizat cu observatii”,
acesta va completa fisa de verificare la rubrica „Observatii”, cu motivele pentru care nu a
avizat Nota explicativa. Fisa de verificare va fi semnata de catre responsabilul tehnic si
transmisa catre expertul SAP in cel mult 3 zile lucratoare de la primirea acesteia de la DE.
In cazul in care, in urma verificarii Notei Explicative de catre expertul si seful SAP, aceasta
este declarata neconforma, expertul SAP nu il va transmite responsabilului tehnic si il va
inainta catre Directorul DE, care va pune rezolutia „neavizat”.
In acelasi context, daca responsabilul tehnic a dat rezolutia „neavizat cu observatii” pe
Fisa de Verificare, in cel mult 5 zile lucratoare de la primirea acesteia, Directorul DE cu
aprobarea prealabila a Directorului General, va initia o intalnire la care vor participa
responsabilul tehnic, Directorul/ Seful Serviciu sau Conducatorul organismului beneficiar
care a propus proiectul, expertul si seful SAP care au verificat Nota Explicativa, precum si
Directorul DE.
In cadrul acestei intalniri se vor discuta motivele neavizarii, iar daca acestea sunt
fundamentate tehnic, Directorul DE nu va aviza Nota Explicativa. In cazul in care concluzia
intalnirii este ca Nota Explicativa poate fi avizata din punct de vedere tehnic, se
completeaza o noua Fisa de Verificare avizata de responsabilul tehnic si care va avea
atasata Minuta intalnirii.
In cazul in care Nota explicativa este avizata, expertul SAP va elabora Notificarea de
acceptare a Actului Aditional (formular 27), care va fi verificată de Seful SAP, avizată de
Directorul DE si aprobată de catre Directorul General, in cel mult 3 zile lucratoare din
momentul primirii de la responsabilul tehnic a Fisei de verificare semnata.
In cazul in care, in urma completarii Fisei de verificare, Nota explicativa este neavizata de
catre Directorul DE, expertul SAP va elabora Notificarea de neacceptare a Actului
Aditional (formular 27), completand motivele SAP sau ale responsabilului tehnic (in cazul
in care Nota Explicativa nu a fost avizata din considerente tehnice), pentru care nu este
acceptata modificarea contractului.
Notificarea de neacceptare va fi verificată de Seful SAP, avizată de Directorul DE si
aprobată de catre Directorul General, in cel mult 5 zile lucratoare de la primirea Notei
Explicative pentru modificarea Contractului.
Notificarile de acceptare sau de neacceptare a Actului Aditional vor fi elaborate in 2
exemplare, iar numai unul dintre acestea va fi semnat de personalul DE, celalalt
exemplar urmand sa fie semnat numai de catre Directorul General al AFIR.
Expertul SAP va transmite Notificarea de acceptare/ neacceptare catre Contractor, prin
posta, fax, mijloace electronice sau curier special, in cel mult ziua urmatoare semnarii
acesteia de catre Directorul General.
In situatia in care Autoritatea Contractanta este de acord cu propunerile de modificare a
Contractului inscrise in Nota explicativa elaborata de catre Contractor, expertul SAP-DE va
proceda la elaborarea Actului Aditional la Contractul de Servicii/ Furnizare de bunuri.
Expertul SAP completeaza Fisa de verificare a Actului Aditional (Formular 29), o
inainteaza spre verificare Sefului SAP si spre avizare Directorului DE, care va semna Actul
Aditional in aceeasi zi in care avizeaza Fisa de Verificare. Completarea, verificarea si
semnarea Actului Aditional de catre personalul DE se va realiza in cel mult 5 zile
lucratoare de la confirmarea primirii Notificarii de acceptare de catre Contractor.

NOTA:
In ambele situatii descrise mai sus, Actul Aditional la Contract va urma aceeasi
procedură si termene de obţinere a vizelor si semnaturilor ca în cazul avizarii si
semnarii Contractului de Servicii/ Furnizare de bunuri, cu mentiunea ca acesta
poate sa nu mai faca obiectul avizarii de catre Controlul Financiar Preventiv Delegat
in situatiile specificate de legislatia specifica aplicabila. In procesul de semnare,
Actul Aditional la Contract va fi insotit de Fisa naveta privind avizarea documentelor
(Formular 09). Contractul initial, anexele sale, precum şi celelalte Acte Adiţionale
încheiate anterior (dupa caz) sunt ataşate Actului Adiţional.
La intocmirea si verificarea Notei explicative, personalul AFIR/ Contractorul vor avea in
vedere următoarele principii:
 Autoritatea Contractanta nu trebuie in mod automat sa accepte cererea
Contractorului de a modifica contractul. Autoritatea Contractanta trebuie sa
analizeze motivele invocate de Contractor si, daca acestea nu sunt fundamentate
corespunzator, cererea sa fie respinsa;
 Modificari la contract se pot face doar in perioada de valabilitate a contractului si nu
au efect retroactiv;
 Scopul Actului Aditional trebuie sa fie strans legat de natura proiectului din
contractul initial;
 Prin Act Aditional nu se pot face amendari prin care se modifica criteriile de
selecţie;
 Actul Aditional nu trebuie sa modifice conditiile de concurenta stabilite in
perioada adjudecarii contractului (ex: modificarea numărului de experti fata de
oferta pe baza căreia Contractorul a fost selectat);
 Preturile trebuie sa fie identice cu cele din contractul initial, daca in contractul initial
nu se stipuleaza posibilitatea revizuirii acestora;
 Orice modificare care prelungeste durata de executie a contractului trebuie facuta
astfel incat implementarea si platile finale sa fie realizate inaintea expirarii alocarii/
alocarilor financiare anuale din care este finantat contractul in cauza;
 Cererea de modificare a Contractului de servicii trebuie facuta de catre una din
parti, permitand semnarea Actului Aditional de regula inainte cu 15 de zile
calendaristice de la data de finalizare a Contractului initial;
 Toate referintele din Actul Aditional propus la articolele sau anexele modificate
trebuie sa corespunda cu cele din Contractul initial;
 Orice Act Aditional care modifica pretul contractului trebuie sa utilizeze formula
convenita in contractul initial;
 Daca prin actul aditional se modifica bugetul initial, atunci si programul de plati se
va modifica in mod corespunzator, luand-se in calcul orice plata deja efectuata la
contract;
 Valoarea totală a bugetului specificată în Contract nu poate fi majorată;
 Contractorul trebuie sa semneze cele 3-4 exemplare originale ale Actului Aditional
in maxim 15 zile calendaristice de la primire si sa returneze Autoritatii Contractante
2/3 exemplare in original;
 In cadrul Agentiei, un original este păstrat în cadrul DE, un exemplar in copie este
transmis la SAT-DATLIN, iar o copie se va transmite OJFIR Bucuresti. Actul
aditional trebuie sa fie datat. Actul Aditional intra in vigoare in momentul semnarii si
de aici, importanta care trebuie acordata datei respective.
 Înlocuirea personalului proiectului
Contractorul nu va face modificări ale expertilor cheie implicati in proiect, conform
termenilor din contract fără notificarea Autorităţii Contractante, care se poate opune
unei astfel de schimbari in baza contractului.
Contractorul trebuie să propună din proprie iniţiativa inlocuiri ale expertilor cheie
implicati in proiect în situaţiile de mai jos:
a) În cazul decesului, îmbolnăvirii sau accidentării unui membru al personalului;
b) În situaţia în care este necesară înlocuirea unui membru al echipei de experti
cheie din alte motive care nu pot fi controlate de Contractor (ex. expertul si-a incetat
rapoartele de munca cu contractorul etc.).
În plus, în decursul realizării contractului şi pe baza unei solicitări scrise şi
justificate, Autoritatea Contractantă poate solicita înlocuirea unui membru al
personalului proiectului dacă acesta nu este eficient sau dacă nu îşi îndeplineşte
îndatoririle stabilite prin contract.
În cazul în care un membru al personalului proiectului trebuie înlocuit, cel cu care
este înlocuit trebuie să aibă calificări şi experienţă similara cu expertul inlocuit, iar
remuneratia care i se va plăti nu trebuie să o depăşească pe cea primită de cel
înlocuit. În cazul în care Contractorul nu poate să pună la dispoziţie un înlocuitor cu
calificări şi/ sau experienţă, similară, Autoritatea Contractantă poate decide să
rezilieze contractul (în cazul în care realizarea adecvată a acestuia este periclitată).
Costurile suplimentare datorate înlocuirii personalului proiectului sunt în
responsabilitatea Contractorului. În cazul în care expertul nu este înlocuit imediat şi
există o perioadă de timp până când noul expert îşi preia funcţia, Autoritatea
Contractantă poate solicita Contractorului să numească temporar un expert până la
sosirea celui nou sau să ia alte măsuri care să compenseze absenţa temporară a
expertului lipsă.

Schimbarile de adresa, de cont bancar, inlocuirea expertilor non-cheie si


Responsabilul/Manager de proiect vor fi notificate doar in scris de Contractor catre
Autoritatea Contractanta, dar aceasta nu va afecta dreptul Autoritatii Contractante
de a nu fi de acord cu alegerea Contractorului privind expertii non-cheie, contul
bancar. In urma primirii acestor informatii, in cazul in care, Autoritatea contractanta
este de acord cu modificarile solicitate/ notificate, expertul SAP va transmite o copie
a acestora la SAT-DATLIN, la OJFIR Bucuresti si la DE-SFCS, in termen de maxim 5
zile lucratoare. Responsabilitatea alegerii institutiei de audit/ auditorului financiar
revine în exclusivitate contractorului, Autoritatea Contractantă fiind exonerată de
orice răspundere în situația unor constatări de către organele de control din cadrul
AFIR/naționale/ europene, asupra dreptului de practică/ hotărâri definitive ale
instanțelor de judecată sau altele asemenea, cu privire la activitatea institutiei de
audit/ auditorului financiar desemnat(ă) în cadrul contractului de achiziție publică.

2.3 Monitorizarea si verificarea executării obligaţiilor contractuale


Monitorizarea executării unui contract în cadrul Cap.15.6 din cadrul PNDR si celui finantat
din Bugetul de stat, va fi realizată prin verificarea, avizarea si aprobarea documentelor de
receptie, iar in cazul asistentei tehnice a Rapoartelor de Activitate sau a Proceselor
verbale de Receptie.
Pentru monitorizarea respectării prevederilor contractuale şi a obligaţiilor de ordin tehnic,
expertii SAP din cadrul DE si responsabilul tehnic din partea Directiilor/ Serviciilor din AFIR
sau alte organisme beneficiare vor intreprinde verificările Rapoartelor de activitate depuse
de Contractor si a Proceselor Verbale de Receptie pentru bunuri.
NOTA
In conformitate cu prevederile din sectiunea „Clauze Specifice” din Contractul de
Servicii/ Furnizare de bunuri, executarea contractului incepe dupa constituirea
garantiei de buna executie de catre Contractor.
Prevederile privind Garantiei de buna executie a contractului sunt mentionate in
sectiunea „Clauze specifice” din Contractul de Servicii/ Furnizare de bunuri.
Conform prevederilor contractului de achizitie publica, acesta se va derula de la
data constituirii/depunerii Instrumentului de Garantare.
2.3.1: Monitorizarea si verificarea contractelor de prestare de servicii

2.3.1.2: Rapoartele de Activitate ale Contractului

Pe parcursul derulării contractului, Contractorul trebuie sa transmita la serviciile/directiile


responsabile din cadrul AFIR (care au initiat proiectul de asistenta tehnica) sau
organismele beneficiare, Rapoarte de Activitate in format standard.
Acestea vor contine descrierea activitatilor intreprinse de catre Contractor in perioada la
care se face referire in respectivul raport.
La formularul standard al Raportului de Activitate completat se vor anexa si alte
documente verificate prin Fisa de Verificare a Raportelor de Activitate (intermediar si final).
Documentele anexa pot fi:
 materiale redactate in cadrul proiectului;
 comunicate de presa referitoare la activitati in cadrul proiectului;
 poze relevante din cadrul activitatilor/evenimentelor organizate in teritoriu;
 orice alt material relevant pentru modul de desfasurare al proiectului.
Contractorul întocmeşte Rapoarte Intermediare de Activitate şi un Raport Final de
Activitate, in conformitate cu Anexa 5a – Raport Intermediar/ Anexa 5b - Final de Activitate
din Instrucţiuni de rambursare pentru masura 20 .
Atât Raportul Intermediar cât şi Raportul Final vor avea anexe relevante aferente perioadei
la care se face referire in acestea.
Raportul Intermediar este depus doar dacă este stabilit în cadrul contractului (în cazul în
care se vor efectua mai multe transe de plata), fiecarei transe de plata intermediare
corespunzandu-i un Raport Intermediar aprobat, iar pentru plata finala fiind obligatorie
aprobarea Raportului Final.
Rapoartele de Activitate cuprind următoarele capitole:
1. Rezumatul proiectului (inclusiv obiectivele)
2. Descrierea activităţilor
3. Descrierea rezultatelor

NOTA
Pe parcursul derularii contractului de servicii, activitatile necesare intocmirii
Rapoartelor de Activitate sunt eligibile a fi incluse in Dosarele Solicitarii la Plata,
numai dupa aprobarea acestora de catre Directia/serviciul de specialitate
responsabil sau organismul beneficiar.
Spre deosebire de Raportul Intermediar, care descrie doar rezultatele aferente unei
anumite etape calendaristice din implementarea proiectului, Raportul Final descrie
rezultatele obţinute pe parcursul întregului proiect, si detaliaza rezultatele obtinute la
perioada de referinta. Astfel, se vor descrie succint activitatile care au facut obiectul
Rapoartelor de Activitate Intermediare si se detaliaza activitatile realizate in ultima
perioada de activitate, respectiv din momentul depunerii ultimului Raport Intermediar de
Activitate pana la momentul depunerii Raportului Final de Activitate.
Raportul intermediar (Anexa 5a) va fi transmis la AFIR - Directia initiatoare de proiect
(tehnica), de Contractor, în termen de cel mult 5 zile lucratoare după încheierea
activităţilor proiectului la care se face referire in raport.
Raportul Final (Anexa 5b) va fi transmis la AFIR - Directia initiatoare de proiect (tehnica),
de Contractor, în termen de cel mult 5 zile lucratoare după data de finalizare a perioadei
de executie a Contractului de Servicii.
Rapoartele de Activitate vor fi depuse în doua exemplare originale la AFIR- Directia
initiatoare de proiect ( tehnica), în vederea aprobarii.
Responsabilul tehnic va verifica si va aviza Raportul de Activitate (intermediar sau final),
urmarind daca exista abateri fata de obiectul si obiectivele specifice ale contractului.
In cazul in care responsabilul tehnic nu avizeaza Raportul de Activitate, acesta va
completa sectiunea „Observatii” din Fisa de Verificare, expunand motivele tehnice ale
neavizarii.
Verificarea Raportului de Activitate in cadrul Directiei initiatoare/Serviciului Initiator se va
realiza in cel mult 5 zile lucratoare de la primirea Raportului de la Contractor.
Daca Rapoartele de Activitate reflecta activitatile realizate, in conformitate cu Contractul
(oferta tehnica), Directorul/ Seful de Serviciu Initiator de proiect – AFIR le va supune spre
aprobare Directorului General Adjunct sau Directorului caruia se subordoneaza.
Responsabilul tehnic va transmite Raportul de Activitate (intermediar sau final), Fisa de
Verificare semnata si Fisa Naveta catre expertul SAP-DE, in vederea avizarii din punct de
vedere procedural (conformitatea si realitatea activitatilor pe care Directia initiatoare le-a
receptionat)
In acest sens, expertul SAP – DE verifica fiecare Raport si completeaza Fisa de Verificare
a Raportelor de Activitate (intermediar si final) (formular 34), pe care o semneaza si o
transmite sefului SAP-DE. Seful SAP-DE verifica si semnează Fisa de Verificare a
Raportelor de Activitate (intermediar si final).
O prima verificare a Rapoartelor de Activitate consta in verificarea conformităţii –
respectarea structurii standard si a documentelor anexa.
Verificarea ulterioara presupune compararea activităţilor descrise în Raportul de Activitate
cu programarea activitatilor prezentate in Graficul de Prestare, iar dacă aceasta
programare nu este respectata, decalajele trebuie justificate în cadrul raportului.
Se verifică şi dacă toate anexele şi materialele relevante întocmite în timpul etapei sunt
ataşate (acestea putând furniza informaţii necesare pentru aprobarea raportului).
Dupa semnarea Raportului de Activitate de catre Seful SAP, expertul SAP il transmite
catre responsabilul tehnic din partea Directiilor/ Serviciilor din AFIR sau alte organisme
beneficiare, insotit de Fisa de Verificare si Fisa Naveta privind avizarea documentelor
(Formular 09).
După aprobarea Raportului de Activitate, expertul directiei/serviciului initiator de proiect
întocmeşte Notificarea Privind Aprobarea/ Neaprobarea Rapoartelor (formular 33), şeful
Serviciului initiator de proiect o verifică şi Directorul initiator de proiect o avizează.
Notificarea este transmisă in aceeasi zi cu aprobarea raportului catre Contractor prin fax,
e-mail sau curier special.
Verificarea, aprobarea Raportului şi transmiterea notificării se realizează în cel mult 10 zile
lucrătoare de la data înregistrării raportului, respectiv la Directia initiatoare (tehnica) –
AFIR. Face exceptie de la acest termen, Raportul de Activitate aferent unui contract de
achizitie publica complex (cu activitati, livrabile si componente multiple) si numai cu o
justificare mentionata in cadrul Fisei de Verificare insusita de catre toti semnatarii.
In cazul in care, in urma verificarii Raportului de Activitate de catre expertul si seful SAP
acesta este declarat neconform, expertul SAP nu il va transmite responsabilului tehnic si il
va inainta catre Directorul DE, care va propune Directorului General Adjunct sau
Directorului directiei initiatoare rezolutia „neaprobat” pe Notificarea ce urmeaza a fi
trasnmisa Prestatorului.
Daca Rapoartele Contractorului nu sunt aprobate de Directorul directiei initiatoare sau
Directorul General Adjunct, Contractorul este informat de respingerea lor. Expertul
directiei/serviciului initiator de proiect transmite Contractorului Notificarea Privind
Aprobarea/ Neaprobare Rapoartelor (formular 33) cu rezoluţia „neaprobat cu obsevatii”,
expertul completând şi observaţiile SAP sau ale responsabilului tehnic (in cazul in care
Raportul nu a fost avizat din considerente tehnice), în baza cărora raportul nu a fost
aprobat. Contractorul va retransmite raportul revizuit în 5 zile lucrătoare de la
primirea notificării.
Un exemplar original al Raportului de Activitate Intermediar/ Final aprobat si o copie dupa
Fisa de Verificare a Rapoartelor de Activitate (Intermediar si Final) (formular 34) vor fi
transmise de catre expertul serviciului/directiei initiatoare catre expertul SAP-DE, care
ulterior va transmite o copie la OJFIR Bucuresti - SLIN, constituind documente justificative
in vederea efectuarii platii catre Contractor, in termen de 5 zile lucratoare.
Originalul Raportului de Activitate Intermediar/ Final aprobat va fi transmis catre DE-SFCS,
pentru a fi anexat Cererii de Rambursare.
In cazul Raportului Final de Activitate, Notificarea privind Aprobarea/ Neaprobare
Rapoartelor (formular 33) cu rezoluţia „aprobat” se emite in trei exemplare, transmise
astfel:
- Un exemplar la Contractor
- Un exemplar la ANAP (Anexa la documentul constatator - Formularul 35)
- Un exemplar se va atasa la dosarul achizitiei publice
Raportul Final de Activitate va fi depus de către prestator in termen de cel mult 5 zile
lucratoare dupa data de finalizare a perioadei de executie a Contractului de Servicii (asa
cum este stipulat in „Contractul de Servicii”).
Aprobarea Rapoartelor de activitate reprezinta dovada indeplinirii obligatiilor contractuale
in cazul contractelor de servicii.
Rapoartele de Activitate (Intermediar si Final) pot fi respinse de cel mult 2 ori. In cazul in
care unul dintre acestea este respins si a treia oara, se vor aplica prevederile contractuale
privind penalizarea sau rezilierea contractului.

NOTA
Doar dupa aprobarea Raportului de Activitate Intermediar/ Final, Contractorul poate
depune Dosarul Solicitarii la Plata la OJFIR Bucuresti - SLIN.
Dacă nu a fost prevăzut un Raport de Activitate Intermediar, prima Solicitare la Plata
va fi depusă doar după aprobarea Raportului de Activitate Final.
Dosarul Solicitarii la plata se depune de catre Contractor in maxim 20 zile de la
aprobarea Rapoartelor de Activitate, dar nu mai tarziu de data limita precizata in
Contractul de furnizare/prestare / Actele aditionale (asa cum este stipulat in
„Contractul de Servicii”) la sediul OJFIR Bucuresti. Daca furnizorul / prestatorul nu
depune Dosarul solicitarii la plata in termen, expertii SLIN-OJFIR vor transmite
Formularul 39 - Notificarea contractorului privind depasirea termenului limita de
depunere a solicitarii la plata. Daca dupa expirarea perioadei de 15 zile de la
primirea Notificarii prestatorul nu depune Dosarul Solicitarii la Plata, expertii SLIN-
OJFIR responsabili, vor demara procedurile pentru rezilierea contractului si
recuperarea sumelor platite pana in acel moment.

IMPORTANT
In cazul primirii de catre AFIR a unor sesizari, Directorul General va da rezoluţia
corespunzatoare, existând posibilitatea efectuarii unui control de catre entitatile
interne de specialiate, conform procedurii specifice. Acestea vor notifica SAP-
DE/Directia Initiatoare/SFCS-DE privind rezultatul controlului efectuat.

2.3.2. Monitorizarea si verificarea contractelor de furnizare de bunuri

2.3.2.1. Livrarea produselor


Dupa semnarea Contractului, Responsabilul de Procedura din cadrul SAP va solicita
organismelor beneficiare sa nominalizeze persoanele responsabile cu preluarea bunurilor
si cu semnarea Proceselor Verbale de Predare-Primire. Aceste Procese Verbale vor sta la
baza receptionarii bunurilor si a serviciilor conexe de catre Comisia de Receptie si implicit
a semnarii Proceselor Verbal de Receptie.
Expertul SAP-DE va transmite catre responsabilii cu preluarea bunurilor ce vor fi furnizate
copii dupa graficul de livrare si formularul tip al Procesului Verbal de Predare-Primire
(Formularul 32), precum si alte documente necesare primirii produselor (spre ex.:
specificatii tehnice, clauze contractuale etc.).
In acest mod, aceste persoane vor fi instiintate despre data la care va avea loc livrarea si
bunurile ce vor fi livrate.
In momentul livrarii, persoanele responsabile cu preluarea bunurilor, impreuna cu
reprezentantul contractorului, vor semna Procesul Verbal de Predare-Primire. In cazul in
care livrarea se efectueaza in doua sau mai multe etape, se vor elabora Procese Verbale
de Predare-Primire, numerotate pentru fiecare etapa de livrare. Procesele Verbale de
Predare-Primire vor fi avizate de catre conducatorul structurii/ organismului beneficiar.
Procesele Verbale se emit de regula in 3 exemplare originale, astfel:
 un exemplar va ramâne la Contractor (in vederea anexarii la Procesul Verbal de
Receptie Intermediar/Final (Anexa 4a/ Anexa 4b/ Anexa 4c), ca document
justificativ de plata);
 un exemplar va ramâne la nivelul structurii organizatorice a beneficiarului;
 un exemplar va ramâne la nivelul DE si va fi atasat Cererii de Rambursare;
 o copie va fi transmisa Responsabilului Tehnic de proiect.
In cazul in care plata catre contractor se efectueaza in mai multe transe de plata, pentru
fiecare transa de plata, contractorul va elabora Procesul Verbal de Receptie Intermediara,
care va avea atasate Procesele Verbale de Predare-Primire si va insuma cantitatile
prevazute in acestea. Procesul Verbal de Receptie Intermediara va fi semnat de
reprezentantul contractorului si de catre Comisia de Receptie desemnata in acest sens.
Acest document va fi avizat de catre Directorul DE si aprobat de Directorul General
Adjunct Plati si Administrativ al AFIR. In cazul altor institutii beneficiare, centralizatorul va fi
semnat cel putin de catre Responsabilul tehnic si va fi avizat de conducatorul organismului
beneficiar. Procesul Verbal de Receptie Intermediara va face parte din Dosarul Solicitarii
la Plata.
Pentru plata finala, Dosarul Solicitarii la plata va contine, pe langa Procesele Verbale de
Receptie Intermediara aferente perioadei ce va avea anexat Procesele Verbale de
Predare-Primire si Procesul Verbal de Receptie Totala ce va avea anexat Procesele
Verbale de Receptie Intermediara.

NOTA
Procesul Verbal de Receptie, reprezinta documentul care face obiectul receptiei
produselor si poate fi:
 Proces Verbal de Receptie Intermediara (Anexa 4a) - atunci cand livrarea
produselor (si prestarea serviciilor conexe) implica cel putin o livrare
intermediara; Acest document va cuprinde totalitatea Proceselor Verbale de
Predare-Primire incheiate pana la momentul intocmirii Procesului Verbal de
Receptie Intermediara.
 Proces Verbal de Receptie Totala (Anexa 4b) - atunci cand livrarea
produselor (si prestarea serviciilor conexe) implica o singura livrare, sau
atunci cand toate produsele (si serviciile conexe) au fost livrate in
conformitate cu cantitatea prevazuta in cadrul Contractului de Furnizare.
 Proces Verbal de Receptie Finala (Anexa 4c) - atunci cand toate produsele (si
serviciile conexe) au fost livrate, iar termenul de garantie al acestora a expirat
in conformitate cu cerintele din Documentatia de Atribuire.
In cazul in care plata catre contractor se efectueaza intr-o singura transa de plata, nu
implica alte structuri organizatorice decat sediul central al AFIR si livrarea se realizeaza o
singura data pentru toate produsele, se va utiliza Procesul Verbal de Receptie Totala, ce
va fi semnat de catre reprezentantul Contractorului si Comisia de Receptie, avizat de
Directorul DE si aprobat de Directorul General Adjunct Plati si Administrativ al AFIR.
Dosarul Solicitarii la plata va cuprinde Procesele Verbale de Predare-Primire si Procesul
Verbal de Receptie aferent (Intermediar sau Final).
Daca in cadrul contractului de furnizare se efectueaza si instruirea utilizatorilor, la
Procesele Verbale de Predare-Primire se vor atasa listele de prezenta semnate de
participantii la instruire.

2.3.2.2. Receptia produselor


In cazul in care AFIR este beneficiarul bunurilor furnizate, in baza informatiilor stabilite in
cadrul intalnirii pregatitoare sau in urma nominalizarilor din partea Directiilor/ Serviciilor
beneficiare in cazul in care intalnirea de initiere a proiectului nu a avut loc, Expertul SAP
va elabora „Nota privind componența Comisiei de Receptie” (Formularul 31), pe care o
inainteaza Sefului SAP pentru verificare si Directorului DE pentru Avizare.
Dupa avizarea documentului de catre Directorul DE, expertul SAP-DE il inainteaza
Directorului General Adjunct Plati si Administrativ – AFIR in vederea aprobarii.
În baza acestei Note privind componența Comisiei de recepție se emite Decizia de numire
a Comisiei de Receptie, care va fi transmisa pentru viza de legalitate Directiei Juridice și
Contencios și ulterior spre aprobare Directorului General AFIR.
Expertul SAP-DE va transmite Decizia de numire a Comisiei de Receptie, astfel cum a fost
aprobată, prin fax, e-mail sau curier catre persoanele desemnate, în cel mult 2 zile
lucratoare de la emiterea acesteia.

In componenta Comisiei de Receptie se recomanda sa faca parte:


 cel putin un membru care are competentele specifice fiecarui tip de bunuri livrate
din cadrul proiectului respectiv;
 responsabilul tehnic de proiect;
 responsabilul de procedura din cadrul SAP-DE.

In cazul platilor intermediare si in situatia mentionata la pct. 2.3.2.2.1, Procesul Verbal de


Receptie Intermediara va fi semnat, in trei / patru exemplare, de catre persoanele
nominalizate in acest sens din cadrul AFIR prin Comisia de Receptie, reprezentantul
Contractorului, dupa caz reprezentantul organismului beneficiar, avizat de Directorul DE si
aprobat de Directorul General Adjunct Plati si Administrativ al AFIR.
Dupa semnare:
 un exemplar va ramâne la Contractor;
 un exemplar va ramane la Responsabilul Tehnic;
 un exemplar va fi atasat Cererii de Rambursare;
 un exemplar se ataseaza dosarului achizitiei publice din cadrul SAP-DE;
 cate o copie dupa Procesul Verbal de Receptie si Procesele Verbale de Predare-
Primire aferente vor fi inaintate, in cel mult 3 zile lucratoare de la data emiterii, catre
SLIN OJFIR.

In cazul platii finale, Procesul Verbal de Receptie Totala va fi semnat, in patru exemplare,
de catre Comisia de Receptie, reprezentantul Contractorului, avizat de Directorul DE si
aprobat de catre Directorul General Adjunct Plati si Administrativ AFIR.
Dupa semnare:
 un exemplar va ramâne la Contractor;
 un exemplar fi atasat Cererii de Rambursare;
 un exemplar se ataseaza dosarului achizitiei publice din cadrul DE;
 un exemplar se transmite la ANAP de care expertul SAP, in cel mult 3 zile
lucratoare de la data emiterii
 o copie dupa Procesul Verbal de Receptie si Procesele Verbale de Predare-Primire
aferente vor fi inaintate, in cel mult 3 zile lucratoare de la data emiterii, catre SLIN
OJFIR Bucureşti.

In cazul expirarii perioadei de garantie a produselor, Procesul Verbal de Receptie Finala


(Anexa 4c) va fi semnat, in patru exemplare, de catre Comisia de Receptie,
reprezentantul Contractorului, avizat de Directorul DE si aprobat de catre Directorul
General Adjunct Plati si Administrativ AFIR.
Dupa semnare:
 un exemplar va ramâne la Contractor;
 un exemplar va fi transmis DATLIN-SAT;
 un exemplar se ataseaza dosarului achizitiei publice din cadrul DE;
 un exemplar se transmite la ANAP de care expertul SAP, in cel mult 3 zile
lucratoare de la data emiterii

In cazul altor organisme beneficiare ale masurii de asistenta tehnica, in conformitate cu


prevederile Cap. 15.6 din PNDR.

2.3.2.2.1. Propunerea Organismului beneficiar este inclusa intr-un proiect al AFIR cu


obiective similare
 Organismul beneficiar va nominaliza persoanele responsabile cu preluarea
bunurilor;
 Preluarea bunurilor de catre Organismul beneficiar se va realiza utilizandu-se
Formularul 32 - Proces Verbal de Predare Primire;
 Comisia de receptie va fi constituita la nivelul AFIR si va avea in componenta cel
putin Responsabilul Tehnic si Responsabilul de Procedura desemnati din cadrul
AFIR; In acest caz, organismul beneficiar nu va desemna membri in Comisia de
Receptie.
 Receptia Intermediara se va realiza in baza Proceselor Verbale de Predare Primire
intocmite pana la data semnarii Procesului Verbal de Receptie; Procesul Verbal de
Receptie Intermediara va fi semnat, in trei / patru exemplare, de care Comisia de
Receptie, reprezentantul Contractorului, avizat de Directorul DE si aprobat de catre
Directorul General Adjunct Plati si Administrativ al AFIR.
 In baza Procesului Verbal de Receptie Intermediara / Totala, AFIR prin
Responsabilul Tehnic va demara incheierea Contractelor de Comodat ce vor fi
semnate de catre reprezentantii legali ai AFIR si a Organismului Beneficiar;
 Receptia Totala se va realiza in baza Proceselor Verbale de Receptie Intermediare
intocmite pana la data semnarii Procesului Verbal de Receptie Totala si in baza
Proceselor Verbale de Predare Primire; Procesul Verbal de Receptie Totala va fi
semnat, in trei / patru exemplare, de care Comisia de Receptie, reprezentantul
Contractorului, avizat de Directorul DE si aprobat de catre Directorul General
Adjunct Plati si Administrativ al AFIR.
 Contractele de Comodat se vor semna in 2 exemplare originale, un exemplar
ramane in dosarul achizitiei, un exemplar ramane la Organismul beneficiar, o copie
la Responsabilul Tehnic, iar in cazul in care bunurile au fost livrate la AFIR si
ulterior livrate la organismul beneficiar, o copie va fi inaintata catre Directia
Economica-SFCS. In cazul in care bunurile au fost livrate direct organismului
beneficiar in conformitate cu prevederile Contractului de Furnizare, Contractele de
Comodat vor ramane doar la dosarul achizitiei publice si la organismul beneficiar.
 Receptia Finala (dupa expirarea perioadei de garantie comerciala mentionata in
Contractul de Furnizare) se va realiza de catre aceeasi Comisie de Receptie, in
baza Procesului Verbal de Receptie Totala si a documentelor elaborate pe
parcursul perioadei de garantie a produselor (devize de reparatie, nota de inlocuire
a pieselor sau echipamentelor, ordine de deplasari / delegatii, etc.).
2.3.2.2.2. Propunerea Organismului beneficiar este independenta de proiectele AFIR
 Organismul beneficiar va nominaliza persoanele responsabile cu preluarea
bunurilor, precum si membrii Comisiei de Receptie;
 Organismul beneficiar va notifica AFIR cu privire la persoanele responsabile cu
preluarea bunurilor, precum si membrii Comisiei de Receptie;
 Preluarea bunurilor de catre Organismul beneficiar se va realiza utilizandu-se
Formularul 32 - Proces Verbal de Predare Primire;
 Comisia de receptie va fi constituita la nivelul Organismului Beneficiar si va avea in
componenta cel putin Responsabilul de Procedura desemnat din cadrul AFIR si
notificat organismului beneficiar; Actul decizional de constituire al acestei Comisii va
fi elaborat de catre organismul beneficiar si va fi transmis in copie catre expertul
SAp, Responsabil de Procedura.
 Receptia Intermediara se va realiza in baza Proceselor Verbale de Predare Primire
intocmite pana la data semnarii Procesului Verbal de Receptie Intermediara;
Procesul Verbal de Receptie Intermediara va fi semnat, in patru exemplare, de care
Comisia de Receptie, reprezentantul Contractorului si avizat de catre reprezentantul
legal al organismului beneficiar. Procesul Verbal de Receptie Intermediara va fi
aprobat de Directorul General Adjunct Plati si Administrativ al AFIR.
 Receptia Totala se va realiza in baza Proceselor Verbale de Receptie Intermediare
intocmite pana la data semnarii Procesului Verbal de Receptie Totala si in baza
Proceselor Verbale de Predare Primire; Procesul Verbal de Receptie Totala va fi
semnat, in patru exemplare, de catre Comisia de Receptie, reprezentantul
Contractorului, avizat de catre reprezentantul legal al organismului beneficiar si
aprobat de catre Directorul General Adjunct Plati si Administrativ al AFIR.
 In baza Procesului Verbal de Receptie Intermediara / Totala, AFIR prin
Responsabilul Tehnic din cadrul AFIR va demara incheierea Contractelor de
Comodat ce vor fi semnate de catre reprezentantii legali ai AFIR si ai Organismului
Beneficiar;
 Contractele de Comodat se vor semna in 2 exemplare originale, un exemplar
ramane in dosarul achizitiei, un exemplar ramane la Organismul beneficiar, o copie
la Responsabilul Tehnic, iar in cazul in care bunurile au fost livrate la AFIR si
ulterior livrate la organismul beneficiar, o copie va fi inaintata catre Directia
Economica-SFCS. In cazul in care bunurile au fost livrate direct la organismul
beneficiar in conformitate cu prevederile Contractului de Furnizare, Contractele de
Comodat vor ramane doar la dosarul achizitiei publice, la organismul beneficiar si
Responsabilul tehnic. Receptia Finala (dupa expirarea perioadei de garantie
comerciala mentionata in Contractul de Furnizare) se va realiza de catre aceeasi
Comisie de Receptie, in baza Procesului Verbal de Receptie Totala si a
documentelor elaborate pe parcursul perioadei de garantie a produselor (devize de
reparatie, inlocuire a pieselor sau echipamentelor, delegatii, etc.).
In situatiile descrise anterior, Responsabilul de Procedura va inainta o copie dupa
Contractul de Comodat catre Directia Economica - SFCS in cel mult 3 zile lucratoare de la
data primirii, insotita de Nota de Transmitere, iar ulterior acesta va fi atasat Cererii de
Rambursare.
Documentul constatator reprezentat de Formularul 35 se elibereaza conform prevederilor
legislatiei nationale in domeniul achiziitilor publice in vigoare la data aprobarii Proceselor
Verbale de Receptie, respectiv dupa:
1. data aprobarii Procesului Verbal de Receptie Totala (Anexa 4b) ce a inclus livrarea
totala a produselor/ prestarea totala serviciilor in conformitate cu prevederile
contractuale;
2. data aprobarii Procesului Verbal de Receptie Finala (Anexa 4c), respectiv dupa
data expirarii perioadei de garantie a produselor/ serviciilor mentionata in Contractul
de Furnizare/ Prestare.
Documentul constatator va fi semnat de catre Directorul General al AFIR in calitate de
Autoritate Contractanta.
Perioada de garantie acordata produselor este cea stipulata in Contract, fiind perioada
declarata de contractor in propunerea tehnica.
Precizarile privind obligatiile contractorului in perioada de garantie acordata produselor
sunt mentionate in sectiunea „Clauze Specifice” din Contractul de Furnizare.

NOTA
Dosarul Solicitarii la plata se poate depune de catre Contractor in maxim 20 zile de
la data aprobarii Procesului Verbal de Receptie Intermediara de catre Directorul
General Adjunct Plati si Administrativ sau conducatorul organismului beneficiar,
atunci cand sunt prevazute mai multe livrari si se solicita prin contract mai multe
transe de plata.
Dosarul Solicitarii la plata finala se depune dupa semnarea Procesului Verbal de
Receptie Totala, dar nu mai tarziu de data de finalizare a Contractului de Furnizare
(asa cum este stipulata la cap.”Clauze Obligatorii” din Contractul de Furnizare), la
sediul OJFIR Bucuresti.
Atunci cand se face o singura livrare si se incheie doar un Proces Verbal de
Receptie (Totala), Dosarul Solicitarii la Plata se depune dupa semnarea acestuia,
dar nu mai tarziu de data de finalizare a Contractului de Furnizare (asa cum este
stipulata la cap.”Clauze Obligatorii” din Contractul de Furnizare) la OJFIR Bucuresti
– SLIN .
In cazul primirii de catre AFIR a unor sesizari, Directorul General va da rezoluţia
corespunzatoare, existând posibilitatea efectuarii unui control de catre entitatile
interne specialiate, conform procedurii specifice. Acestea vor notifica DE privind
rezultatul controlului efectuat.

IMPORTANT!
In cazul contractelor de furnizare, dupa semnarea Procesului Verbal de Receptie
(Totala) de catre Comisia de Receptie, reprezentantul Contractorului si Directorul
General Adjunct Plati si Administrativ al AFIR, bunurile achizitionate vor fi
gestionate si administrate de Directiile Economice ale beneficiarilor (AFIR sau alte
organisme beneficiare), in conformitate cu procedura proprie.
2.3.3. Derularea cheltuielilor directe in cadrul actiunilor de asistenta tehnica
Cheltuielile directe sau actiunile de asistenta tehnica efectuate in cadrul M20 de catre
AFIR pot lua una din urmatoarele forme:
1. salarii si stimulente salariale,
2. costul deplasarilor pentru personalul implicat in PNDR 2014-2020 (diurna, transport,
cazare, masa),
3. costurile cu inchirierea/intretinerea imobilelor.
Aceste tipuri de cheltuieli care nu necesita implementare sub forma de proiect sunt in
conformitate cu prevederile Cap. 15.6 „Descrierea modului de utilizare a asistenței
tehnice, inclusiv a acțiunilor legate de pregătirea, gestionarea, monitorizarea,
evaluarea, informarea și controlul programului și de implementarea acestuia, precum și
a activităților referitoare la perioadele de programare precedente sau ulterioare
menționate la articolul 59 alineatul (1) din Regulamentul (UE) nr. 1303/2013 ” din cadrul
PNDR 2014-2020.
4. Costurile cu intretinerea si functionarea autoturismelor AM si AFIR;
5. Cheltuieli pentru achizitia de bunuri si servicii care nu necesita implementare sub
forma de proiect;
Actiunile de asistenta tehnica propuse si efectuate de catre AFIR se vor derula in
conformitate cu prevederile prezentului manual de procedura, a instructiunilor de
rambursare si a legislatiei nationale aplicabile in domeniu.
Expertul din cadrul Directiei Economice - SFCS a AFIR va centraliza toate documentele
justificative aferente actiunilor de asistenta tehnica efectuate si le va transmite catre
expertul SAT din cadrul SAT-DATLIN.
Valoarea estimata a cheltuielilor directe care vor fi efectuate de AFIR in anul respectiv va fi
comunicata de structurile din cadrul AFIR catre Directia Economica prin intermediul Anexei
2 - Actiuni de asistenta tehnica implementate sub forma de cheltuieli directe din
Instrucțiuni privind achizițiile publice pentru beneficiarii masurii 20 din PNDR.
Directia Economica-SFCS va parcurge toate fazele executiei bugetare (angajare, lichidare,
ordonantare si plata a cheltuielilor directe) inaintea intocmirii dosarului de rambursare.
Dupa finalizarea actiunilor de asistenta tehnica reprezentate de cheltuieli directe, in luna
urmatoare efectuarii platii acestora, Expertul SFCS - DE va demara activitatile privind
intocmirea Dosarului Cerere de Rambursare in baza documentelor justificative. Expertul
SFCS –DE va transmite Serviciului Asistenta Tehnica - DATLIN Anexa 3 - Cheltuieli
directe, semnata de Directorul DE in vederea verificarii eligibilitatii actiunilor conform Cap.
15.6 din PNDR 2014-2020.
In urma emiterii raportului de asigurare de catre auditorul financiar de la nivelul
beneficiarilor masurii de asistenta tehnica, expertul DE va avea obligatia de a transmite
spre avizare la Directorul General si ulterior avizarii de a depune Dosarul Cererii de
Rambursare complet la sediul CRFIR 8 Bucuresti Ilfov, in atentia Serviciului LEADER si
Investitii Non Agricole. In urma verificarilor intreprinse de SLIN-CRFIR 8 Bucuresti Ilfov
asupra DCR aferente cheltuielilor directe, expertul SLIN-CRFIR intocmeste, Propunerea
de Angajare a unei Cheltuieli in limita creditelor bugetare, Angajamentul Bugetar Individual
si certificatul de plata insotit de anexe. Aceste documente vor fi inaintate prin intermediul
Fisei Naveta 09 catre Compartimentul Contabilizare Fonduri Europene, CFPP si Directorul
desemnat din cadrul CRFIR 8 Bucuresti Ilfov spre aprobare. In urma autorizarii sumelor
solicitate pentru rambursare, CRFIR 8- Bucuresti-Ilfov va notifica DE si DATLIN cu privire
la valorile autorizate.
Formularele PAC si ABI vor fi semnate de Seful SLIN-CRFIR 8 la rubrica compartiment
de specialitate si de expertul din cadrul Compartimentul Contabilizare Fonduri Europene
la rubrica Compartiment de contabilitate. Formularele Angajamentul Bugetar Individual si
Propunerea de Angajare a unei Cheltuieli in limita creditelor bugetare vor fi completate
utilizand formularele standard din Anexa la Ordinul nr. 1792/2002 - Normele Metodologice
privind angajarea, lichidarea, ordonantarea si plata cheltuielilor institutiilor publice, precum
si organizarea, evidenta si raportarea angajamentelor bugetare si legaleToate actiunile de
asistenta tehnica ce vor fi finantate din FEADR vor fi evidentiate separat in contabilitatea
beneficiarului.
In cazul cheltuielilor directe, platile se efectueaza de Directia Economica-SFCS cu
respectarea legislatiei nationale aplicabile si se ramburseaza din FEADR dupa efectuarea
acestora, in baza autorizarii de catre CRFIR 8-SLIN/SAT DATLIN. Din suma platita, se va
solicita spre rambursare numai contributia din FEADR (CE) si nu va contine contributia de
la Bugetul de stat (BS) si nici contravaloarea TVA-ului. Dosarul Cerere de Rambursare,
trebuie sa contina Formularului 36 – Fisa de verificare a eligibilitatii actiunilor.
Documentele justificative din cadrul Dosarului Cerere de Rambursare pot fi reprezentate
de:
 Pentru plata salariilor si a stimulentelor salariale pentru personalul implicat in
managementului si contolul programului (inclusiv plata contributiilor sociale aferente
acestora):
o Lista completa a personalului si a remuneratiilor acestuia;
o Documentul care justifica modificarea fiecarei componente a remuneratiei
(statul de plata lunar);
o Decizia de numire/ recrutare a personalului (inclusiv Fisa de Post). Acestea
se vor atasa o singura data, iar daca situatie o impune, se va atasa
documentul justificativ cu modificarile ulterioare lunii anterioare care a facut
obiectul rambursarii;
o Declaratie privind zilele si orele lucrate (in cazul personalului platit cu ora/
ziua)/ privind orele suplimentare lucrate;
o Raportul de asigurare;
o Documentul de plata si extrasul de cont pentru plata salariilor, stimulentelor
si a contributiilor sociale (in cazul in care plata salariului este efectuata direct
din casierie se va atasa Registrul de Casa, Statul de plata,etc.).
 Pentru plata cheltuielilor aferente transportului intern si extern (inclusiv taxele de
aeroport, taxelor de pod, taxelor de trecere cu bacul, taxele de autostrada, costurile
deplasarii dus-intors cu taxiul de la aeroport la hotel – pentru deplasarile externe,
etc.); plata cheltuielilor privind cazarea si masa (inclusiv taxele de statiune, taxele
de parcare, etc.)/plata cheltuielilor privind diurna aferente personalului AFIR implicat
în managementul, implementarea și controlul programului:
o Ordinele de deplasare pentru delegatiile interne/ Deconturile de cheltuieli
pentru delegatiile externe (inclusiv fundamentarea deplasarii) , Decizie si
Mandat aprobate de Directorul General / Ordin si Mandat aprobat de
Ministrul Agriculturii si Dezvoltarii Rurale, facturi (unde este cazul)
documentul de plata si extrasul de cont/registrul de casa (lei sau valuta),
aferente platii cheltuielilor din acest articol bugetar, alte documente
justificative;
NOTA: In conformitate cu art. 28 din Hotararea nr. 1860/2006 privind drepturile si
obligatiile personalului autoritatilor si institutiilor publice pe perioada delegarii si
detasarii in alta localitate, precum si in cazul deplasarii, in cadrul localitatii, in
interesul serviciului, cu modificarile si completarile ulterioare,  pentru cazarea in
alte conditii decat in structurile de primire turistice, cheltuielile de cazare se
compenseaza prin plata sumei de 45 lei / noapte si nu mai este necesara
prezentarea altor documente justificative de plata. Sunt necesare in continuare si in
acest caz urmatoarele documente: Referat/Decizie, Ordin de DeplasareNOTA:
Conform art. 9 alin. 1 din Hotararea nr. 582/2015, pentru modificarea si completarea
HG nr. 518/1995 privind unele drepturi si obligatii ale personalului roman trimis in
strainatate pentru indeplinirea unor misiuni cu caracter temporar, in cazul
deplasarilor externe, pentru cazare nu mai este necesara prezentarea altor
documente justificative de plata. Sunt necesare in continuare si in acest caz
urmatoarele documente: Referat,Decizie/Ordin, Mandat.

 Pentru plata cheltuielilor aferente inchirierii si intretinerii imobilelor


o Factura, documentul de plata si extrasul de cont aferente platii cheltuielilor
cu plata chiriei si intretinerii imobilelor; prin intretinere se inteleg acele
cheltuieli necesare functionarii in conditii optime a imobililui, precum utilitati,
paza, servicii de salubrizare si altele asemenea, in conformitate cu
prevederile din contract;
o Contractele de furnizare/ inchiriere/ prestari servicii; si actele de amendare
ale acestora;.
o Alte documente relevante, care sa ateste concordanta cheltuielilor
directe si efectuarea platii din bugetul propriu al AFIR
 Pentru plata cheltuielilor de intretinere si functionare a autoturismelor achizitionate
prin fondurile de Asistenta Tehnica:
o Factura, documentul de plata si extrasul de cont aferente platii cheltuielilor
de intretinere si functionare a autoturismelor achizitionate prin fondurile de
Asistenta Tehnica;
o Contractele de furnizare/ prestari servicii (unde este cazul); actele de
amendare ale acestora.
 Pentru plata cheltuielilor pentru achizitia de bunuri si servicii care nu necesita
implementare sub forma de proiect:
o Factura, documentul de plata si extrasul de cont aferente platii cheltuielilor
pentru achizitia de bunuri/ prestarea de servicii;
o Contractul de furnizare bunuri/ prestari servicii/ nota de comanda (in cazul
cursurilor de instruire altele decat cele implementate sub forma de proiect, care
vizeaza schimbari legislative sau schimbari procedurale);
o Procesele verbale de receptie a bunurilor achizitionate/ serviciilor prestate /
diplomele de participare;
Dupa primirea Declaratiei de cheltuieli (cheltuieli directe) de la Directia Economica,
expertul SAT completeaza Fisa de Verificare a eligibilitatii actiunilor (Formularul 36),
verificand daca:
 Cheltuielile directe solicitate pentru decontare sunt in concordanta cu activitatile
eligibile prezentate in cadrul capitolului 15.6 din PNDR 2014-2020, valabil la
momentul realizarii acestor cheltuieli;
 Cheltuielile directe solicitate pentru decontare sunt in concordanta cu tipologia
cheltuielilor directe, respectiv cheltuieli care nu necesita implementare sub forma
de proiect;
 Cheltuielile directe solicitate pentru decontare au fost realizate pentru si de catre
personalul beneficiarilor masurii, astfel cum sunt acestia din urma mentionati in
cadrul capitolului 15.6 din PNDR 2014-2020;
 Activitatile cuprinse in Dosarul Cerere de Rambursare sunt realizate in perioada de
referinta si sunt aferente actiunii de asistenta tehnica in cauza .
Pentru toate actiunile de asistenta tehnica derulate de AFIR in cadrul unei luni, expertul
SFCS-DE va intocmi un Dosar Cerere de Rambursare, utilizand in acest sens
instructiunile si formularele prevazute in cadrul prezentului manual de procedura. Dosarul
Cererii de Rambursare va cuprinde Cererea de Rambursare, Declaratia de Cheltuieli, Fisa
de Verificare a eligibilitatii actiunilor, Raportul de asigurare, documentele justificative
aferente desfasurarii si finalizarii actiunii respective si le transmite la SLIN-CRFIR cu Nota
de transmitere (Formular 08).

3.3 Completarea Dosarului Administrativ al Proiectului

Dosarul Administrativ al proiectului va avea doua componente principale:


 Dosarul de Achizitii Publice, care cuprinde toate documentele corespunzatoare
activitatilor desfasurate in cadrul procedurii de atribuire;
 Dosarul de Implementare a proiectului, care va contine integral documentatia
si corespondenta referitoare la implementare. Dosarul Administrativ deschis
la DE pentru fiecare proiect va fi completat de experţi în faza de achizitie
publica cu toate documentele necesare pentru derularea procedurii de
atribuire a contractului, inclusiv contractul si actele aditionale la contract, iar
in faza de implementare cu documentatia, fisele de verificare, rapoarte de
activitate, notificari in legatura cu proiectul, toate documentele şi
corespondenţa legate de contractul respectiv. Toate documentele vor fi
înregistrate în continuare în Formularul 06 - Opisul de Documente din Dosarul
Administrativ cu semnătura expertului care face înregistrarea.
Fiecare Dosar Administrativ va conţine Pista de Buget (Formular 46) – dupa caz Sectiunea
1, Sectiunea 2 si Sectiunea 3) care se va completa în fiecare etapa procedurala de catre
experţii SAP-DE sau SFCS-DE.
Daca este solicitat, Dosarul de Achizitii Publice poate fi pus la dispozitia autoritatilor
publice si organelor abilitate asa cum prevede legislatia nationala in domeniul achizitiilor
publice.
Nici un document sau copie după document nu va putea fi înstrăinată sub nici un motiv
fără acordul expres al Directorului DE. Singurele persoane cu acces liber la documentele
din dosarele administrative sunt expertii, sefii de serviciu si Directorul DE. Orice
nerespectare a regimului documentelor va atrage imediat consecinţe conform
Regulamentului de organizare şi funcţionare al AFIR.
Toata documentatia relevanta privind proiectele va fi disponibila pentru inspectie de catre
personalul autorizat in Romania trimis de Comisia Europeana si Curtea de Conturi
Europeana pe parcursul executarii Programului, pentru a efectua misiuni financiare,
tehnice sau de auditare, sau pentru a inspecta sesizari de fraude sau iregularitati.

3.4 Proceduri de gestionare, clasificare si arhivare a documentelor

DE va gestiona două tipuri de documente: documente originale emise şi copii.


Responsabilitatea în privinţa gestionării documentelor şi a respectării procedurilor de
indosariere/ clasare/ arhivare va fi în sarcina angajatilor cu atributii prezentate in cadrul
prezentului manual de procedura.
În cadrul DE va fi creată o arhivă cu următoarele secţiuni:
1. Corespondenţa cu alte instituţii sau cu alte Direcţii din cadrul Agenţiei pentru
Finanțarea Investițiilor Rurale
În acest caz, orice document emis sau primit va fi avizat în ordine ierarhica, respectiv de
Şefii celor trei servicii ale DE şi de Directorul DE. Expertii SAP vor înregistra documentele
de corespondenţă în registrul de corespondenţă al DE şi le vor clasa în arhiva internă.
Nici un document de corespondenţă nu va putea fi emis fără semnătura angajatului care l-
a redactat, a Şefului de Serviciu şi a Directorului Direcţiei. Orice document emis va fi
păstrat în copie, dacă nu rămâne originalul, în arhiva internă a Direcţiei.
2. Documentele de achizitie, contractare şi implementare
Aceste documente vor trebui în mod obligatoriu revăzute înainte de clasare şi arhivare de
către Şeful de Serviciu şi Directorul DE. Cu permisiunea acestora, documentele originale
(ex. Raportul Procedurii, Rapoartele de Activitate etc.) vor fi arhivate în cadrul SAP-DE de
catre expertii responsabili. Clasarea şi arhivarea acestora va respecta prevederile
specifice de la nivelul AFIR.
Expertii SAP responsabili de proiect vor ţine evidenţa tuturor documentelor şi
corespondenţei aferente unui contract, în copii, în dosarele aferente acestora, în arhiva
internă. Pentru documentele originale predate la arhiva AFIR se va ţine evidenţa, în cadrul
aceluiaşi dosar, a proceselor verbale de predare la arhivă.
Prevederile din procedura orizontală de arhivare elaborată pentru AFIR vor prevala asupra
celor din procedura internă de arhivare la nivelul SA-DE atunci cand exista diferente.
SECTIUNEA VI – PLATA CONTRACTELOR

CAPITOLUL 1

1.1 Înregistrarea contractelor de achizitie publica

Ca si in cazul AFIR, SAT - MADR/ APIA/ SAP-DE - AFIR va transmite catre SLIN – OJFIR
Bucuresti, o copie a contractelor/ actelor aditionale, inclusiv, la solicitarea OJFIR, o copie a
Raportului Procedurii si a Ofertei castigatoare.
SAP-DE – AFIR va transmite un exemplar original al contractului de achizitie publica
pentru servicii/bunuri, insotit de toate anexele acestuia, catre SFCS – DE - AFIR, insotite
de o Nota de transmitere.
Seful SLIN – OJFIR Bucuresti primeste de la SAT-MADR/ APIA/ –SAP-DE-AFIR
Notificarile privind schimbarile adresei, contului bancar si expertilor Non-Cheie. De
asemenea, SAT - MADR/ APIA/ SAP-DE – AFIR va transmite Notificarile privind
schimbarile adresei, contului bancar, expertilor Non-Cheie si catre DGBFFE - MADR/ APIA
/ SFCS – DE – AFIR.
Un expert din cadrul SLIN-OJFIR Bucuresti/DE va inregistra in Registrul de corespondenta
R1 Adresa de inaintare a Contractelor de prestare/ furnizare / actelor aditionale/ notelor de
aprobare.

1.2 Previziunea privind depunerea dosarelor cererilor de plata/rambursare


Contractorii vor depune la SLIN – OJFIR Bucuresti Declaraţiile de eşalonare a depunerii
Dosarelor solicitarii la plata - Formular 38.1 in maxim 30 de zile de la data semnarii
Contractului de furnizare pentru contractele care au ca obiect furnizarea de bunuri si
pentru contractele care au ca obiect furnizarea de servicii/ pentru contractele care au ca
obiect furnizarea de servicii si bunuri in concordanta cu Propunerea Tehnica si Graficul de
implementare al proiectului.
O copie conforma cu originalul a Formular 38.1 va fi inaintata de OJFIR catre Directia
Economica - SFCS din cadrul AFIR/SAT - MADR/ APIA dupa caz prin mijloace electronice.
In cazul proiectelor pentru care se deconteaza TVA-ul de la bugetul de stat conform
prevederilor legislatiei nationale aplicabile in domeniu, respectiv OUG nr. 49/2015 cu
modificarile si completarile ulterioare, beneficiarii/ contractorii trebuie sa depuna si
Declaratia de esalonare a depunerii Dosarelor solicitarii la plata distincta pentru TVA.
In cazul in care contractorul nu depune Declaratia de esalonare in termenul prevazut,
aceasta se va depune cel tarziu odata cu prima transa a Dosarului solicitarii la plata.
Acestea sunt primite de seful SLIN-OJFIR si repartizate unui expert pentru a fi atasate
contractului de prestare/ furnizare. Expertul SLIN-OJFIR Bucuresti va inregistra Declaratia
de esalonare in Registrul de corespondenta R1 in momentul primirii si va verifica in
prezenta contractorului, daca aceasta a fost completata corect de catre contractor (datele
din Declaratia de esalonare privind masura, contractorul, codul si data contractului de
prestare/ furnizare, titlul proiectului, valoarea totala a contractului, rata ajutorului financiar
nerambursabil, valoarea ajutorului financiar nerambursabil, suma valorilor aferente
transelor de plata sa fie egala cu valoarea totala a contractului de prestare/ contractului de
furnizare/ actului aditional, respectiv valoarea totala a ajutorului financiar nerambursabil
din contractul de prestare/ contractul de furnizare/ actele aditionale, perioada de depunere
a DSP se incadreaza in durata de executie mentionata in Contractul de
prestare/furnizare/actele aditionale). In cazul in care Declaratia de esalonare nu este
completata corect, aceasta se reface de catre contractor si se redepune in aceeasi zi.
Declaraţiile de eşalonare a depunerii Dosarelor solicitarii la plataFormular 38.1 trebuie sa
fie înregistrate in Registrul privind previziunea depunerii Dosarelor solicitarii la plataR2,
dupa verificarea lor de expertul SLIN-OJFIR Bucuresti. Registrul R2 va fi tinut in format
electronic, iar in ultima zi lucratoare din luna, va fi printat si semnat de seful SLIN si
Directorul OJFIR Bucuresti. In Registrul R2 se va completa valoarea ajutorului financiar
nerambursabil din Declaratiile de esalonare a depunerii Dosarelor solicitarii la Formular
38.1, in vederea realizarii previziunilor.
Dupa inregistrarea Declaratiilor de esalonare a depunerii Dosarelor solicitarii la Formular
38.1, acestea vor fi centralizate si transmise scanat, impreuna cu Registrul R2 in format
electronic de seful SLIN-OJFIR Bucuresti la SFCS-DE-AFIR / SAT-AM-PNDR / APIA.
Rectificarea” Declaraţiei de eşalonare a depunerii Dosarelor solicitate la plataFormular
38.1 se face in condiţiile prelungirii termenului de depunere a Dosarului Solicitarii la plata
sau solicitării unei valori mai mici aferente transei fata de datele menţionate in Declaraţia
de eşalonare a depunerii Dosarelor solicitate la plataFormular 38.1 initiala.
Dupa verificarea Declaratiei de esalonare rectificata de catre expertul si seful SLIN,
precum si in baza rezoluţiei Directorului OJFIR contractorul va fi informat, despre
acceptarea/ refuzul Declaraţiei de eşalonare a depunerii Dosarelor solicitate la plata
Formular 38.1 „Rectificata”, prin transmiterea pe fax/ mijloace electronice/ posta cu
confirmare de primire catre beneficiar/ furnizor a copiei acestui document cu rezolutia
directorului, in aceeasi zi in care documentul a fost depus la SLIN-OJFIR.
In cazul prezentării de către contractor a Dosarelor solicitate la plata in termene mai scurte
decât cele prevăzute in Declaraţia de eşalonare Formular 38.1 sau de valori mai mari
decât valoarea transei conform Declaraţiei de eşalonare Formular 38.1, acesta va depune
la SLIN-OJFIR, odată cu Dosarul Solicitarii la Plata, o Declaraţie de eşalonare a depunerii
Dosarelor solicitarii la plataFormular 38.1 „Rectificată”, fără a fi nevoie in acest sens de un
accept din partea Directorului OJFIR.
Orice rectificare a Declaratiei de esalonare va fi inaintata de OJFIR catre DE–AFIR/ SAT-
AM-PNDR / APIA.
NOTA
Acest flux nu include Proiectele finantate exclusiv din Bugetul de stat ci numai pe
cele aferente Masurii 20.
CAPITOLUL 2

2.1. Depunerea si inregistrarea dosarului solicitarii la plata

In conformitate cu prevederile Contractului de achizitie publica si Declaraţia de eşalonare


a depunerii dosarelor solicitarii la plata Formular 38.1, contractorul trebuie sa depună
Dosarul Solicitarii la plata la SLIN-OJFIR Bucuresti, respectând termenul de depunere
(data) si suma (valoarea din formularul Declaraţia de eşalonare Formular 38.1) (fara
cheltuieli directe).
Expertul SLIN verifica termenul limita pentru depunerea solicitarii la plata prin raportarea
datei curente de depunere a solicitarii la plata cu luna corespunzătoare transei, aşa cum
este menţionat in Registrul privind previziunea DSP R2, precum si in formularul Declaraţia
de eşalonare Formular 38.1.
Expertul SLIN va verifica in ultima zi lucratoare a fiecarei luni, termenul de depunere a
DSP. Daca exista termene depăşite de depunere a solicitarii la plata, expertul va notifica
contractorul in prima zi lucratoare a lunii urmatoare, sa depună solicitarea la plata nu mai
târziu de 15 zile lucrătoare de la primirea Notificării privind depăşirea termenului limita de
depunere a solicitarii la plataFormular 39. Pentru DSP ultima transa, expertul va notifica
contractorul in ziua imediat urmatoare celei in care a expirat termenul limita de depunere
conform Declaraţiei de eşalonare a depunerii dosarelor solicitarii la plata Formular 38.1, sa
depună solicitarea la plata nu mai târziu de 15 zile lucrătoare de la primirea Notificării
privind depăşirea termenului limita de depunere a solicitarii la plata Formular 39.
Notificările sunt transmise sub forma de scrisoare cu confirmare de primire si vor fi
înregistrate in Registrul de corespondenta R1.
Daca contractorul nu răspunde in termen de 15 zile lucrătoare si nu exista nota de
prelungire a termenului de depunere a solicitarii la plata, expertul SLIN va semnala
neregula si notifica beneficiarii masurii de asistenta tehnica.
Seful SLIN-OJFIR este direct responsabil de respectarea prevederilor procedurale in ceea
ce priveste depunerea de catre contractori a Dosarelor solicitate la plataconform
Declaratiei de esalonare si Contractului de prestare / furnizare/ Actelor aditionale.
Dosarele solicitarii de plata se pot depune zilnic la SLIN-OJFIR si se pot transmite zilnic, la
DE – AFIR / SAT- AM - PNDR / APIA, dupa finalizarea instrumentarii lor de catre experti
OJFIR Bucuresti.
Retragerea documentatiei aferente DSP depuse se poate realiza cu avizarea Directorului
OJFIR cu conditia respectarii prevederilor Art. 3 din Reg. 809/2014.
Dosarul Solicitarii la plata trebuie sa aibă opis, iar documentele pe care le conţine trebuie
numerotate, semnate si stampilate cu menţiunea “Conform cu Originalul” de către
reprezentantul legal al contractorului; referinţele din opis trebuie sa corespunda cu
numărul paginii la care se afla documentele din dosar.
Expertul verificator va certifica prin data, semnătura si stampila ca Dosarul Solicitarii la
plata este complet si sigilat.

2.2 Verificarea Dosarului Solicitarii la plata


In conformitate cu prevederile Contractului de achizitie publica si Declaraţia de eşalonare
a depunerii dosarelor solicitarii la plata Formular 38.1, contractorul trebuie sa depună
Dosarul Solicitarii la plata la SLIN-OJFIR Bucuresti, respectând termenul de depunere
(data) si suma (valoarea din formularul Declaraţia de eşalonare Formular 38.1)(fara
cheltuieli directe). Acesta poate fi depus in orice zi lucratoare.
Expertul SLIN-OJFIR primeste de la expertii SAP-DE/ SAT MADR AM PNDR/ APIA
Raportul intermediar/ final impreuna cu Formularul 33 – Notificare privind aprobarea
Rapoartelor de Activitate anterior depunerii DSP de catre contractor.
Expertul SLIN verifica termenul limita pentru depunerea solicitarii la plata prin raportarea
datei curente de depunere a solicitarii la plata cu luna corespunzătoare transei, aşa cum
este menţionat in Registrul privind previziunea DSP R2, precum si in formularul Declaraţia
de eşalonare Formular 38.1.
Expertul SLIN va verifica in fiecare zi lucratoare, termenul de depunere a DSP. Daca se
constata depasirea termenului de depunere al DSP de la data aprobarii Raportului
intermediar/final de activitate sau daca exista termene depăşite de depunere a solicitarii la
plata, expertul va notifica contractorul in ziua imediat urmatoare celei in care a expirat
termenul limita de depunere conform Contractului de prestare/ furnizare/ Formularului 33
– Notificare privind aprobarea Rapoartelor de Activitate/Procesele verbale de receptie sa
depună solicitarea la plata nu mai târziu de 15 zile lucrătoare de la primirea Notificării
privind depăşirea termenului limita de depunere a solicitarii la plata Formular 39.
Notificările sunt transmise sub forma de scrisoare/mijloace electronice, cu confirmare de
primire si vor fi înregistrate in Registrul de corespondenta R1.
Daca contractorul nu răspunde in termen de 15 zile lucrătoare si nu exista nota de
prelungire a termenului de depunere a solicitarii la plata, expertul SLIN va semnala
neregula si notifica beneficiarii masurii de asistenta tehnica.
Seful SLIN-OJFIR este direct responsabil de respectarea prevederilor procedurale in ceea
ce priveste depunerea de catre contractori a Dosarelor solicitarii la plata conform
Declaratiei de esalonare si Contractului de prestare / furnizare/ Actelor aditionale.
Dosarele solicitarilor la plata se pot depune zilnic la SLIN-OJFIR si se pot transmite zilnic,
la DE –AFIR / SAT-AM-PNDR / APIA, dupa finalizarea instrumentarii lor de catre experti
OJFIR Bucuresti.
Retragerea documentatiei aferente DSP depuse se poate realiza cu avizarea Directorului
OJFIR cu conditia respectarii prevederilor Art. 3 din Reg. 809/2014.
DSP este preluat de seful SLIN-OJFIR care il repartizeaza expertilor din cadrul Serviciului,
experti care vor, completa Registrul de primire a Dosarelor solicitarii la plata R3,
Calendarul pentru verificarea de SLIN-OJFIR a DSP Formular 42, precum si cartuşul I din
formularul Solicitarii la plata Formular 40.1, in prezenta contractorului.
Expertul verificator va certifica prin data, semnătura si stampila ca Dosarul Solicitarii la
plata este complet si sigilat.
Cartusul I al formularului Formular 40.1se completeaza dupa cum urmeaza:
• denumirea Oficiului Judetean pentru Finantarea Investitiilor Rurale;
• codul solicitarii la plata- se completeaza integral codul contractului, mai putin
litera ,,C’’ care este inlocuita cu litera ,,P’’ si se adauga la final, numarul transei de plata in
instrumentare: cifra „1, 2, 3, etc” = nr. transei de plata.
• data inregistrarii solicitarii la plata;
• numele si prenumele expertului SLIN-OJFIR care verifica solicitarea la plata (codul
alocat pentru fiecare expert, daca exista)/ numele si prenumele Sefului SLIN-OJFIR;
• semnatura expertului si a Sefului SLIN-OJFIR;
• numele si semnatura Directorului OJFIR;
• stampila OJFIR.
Continutul dosarului solicitarii la plata
Dosarul Solicitarii la plata al beneficiarului/contractorului este alcatuit din următoarele
documente:
1. Solicitarea la plata si anexa – Identificarea financiara sau orice alt document
echivalent care sa contina minim informatiile din identificarea financiara;
2. Detalierea platilor solicitate (original);
3. Factura, in original, emisa de contractor catre Autoritatea Contractanta in calitate de
beneficiar al Masurii de asistenta tehnica pentru AFIR, MADR si APIA;
4. Procesul verbal de receptie a bunurilor/Raportul Intermediar/Final de activitate;
5. Declaratia pe propria raspundere a beneficiarului/contractorului (original);
6. Alte documente justificative (se vor specifica dupa caz).

2.3 Verificarea dosarului solicitarii la platade catre SLIN-OJFIR


Formularul 43 - Fisa de verificare tehnica si financiara este alcătuita din următoarele
secţiuni:

A.Sectiunea A1: Verificarea conformitatii documentelor atasate la DSP

Expertul/experţii va/vor verifica in prezenta reprezentantului legal al contractorului sau


persoanei imputernicite de acesta prin procura notariala conformitatea documentelor din
Dosarul Solicitarii la plata, completând Secţiunea A1, din Fisa de verificare tehnica si
financiara Formularul 43, semnând si stampilând cu stampila personalizata a expertului
care a făcut verificarea acestor documente. In cazul in care depunerea DSP are loc dupa
ora 14,00 verificarea se poate realiza in cursul zilei lucratoare urmatoare.
O copie a Fisei de verificare tehnica si financiara Formularul 43– Sectiunea A1 se
inmaneaza contractorului.
In cazul in care expertul însărcinat cu verificarea cererilor de plata lipseşte sau
îndeplineşte alte atribuţii specifice serviciului, neputându-se aplica matricea de înlocuire,
seful SLIN va decide care este expertul care va instrumenta Dosarul Solicitarii la Plata.
Verificarea DSP este facuta prin bifarea de catre experti a casutelor inscrise in dreptul
fiecarei cerinte din Fisa de verificare tehnica si financiara Formularul 43 (da/ nu/ nu este
cazul). Aceasta este aprobata de catre Seful SLIN-OJFIR si semnata de contractor
(reprezentant legal) pentru luare la cunostinta.
In cazul in care, pe parcursul verificarii documentelor in prezenta contractorului unele
elemente din Fisa de verificare tehnica si financiara Formularul 43- Secţiunea A1 sunt
bifate cu „Nu” deoarece documentele respective nu corespund din punct de vedere al
conformităţii, experţii SLIN-OJFIR vor declara DSP „neconform”.
Exemplarul care se transmite contractorului este semnat de Seful SLIN.
Rezultatul verificării solicitarii la plata poate sa fie:
- „conforma”, caz in care, expertii SLIN-OJFIR vor trece la verificarea conditiilor
contractuale conform Sectiunii A2 din Fisa de verificare tehnica si financiara Formularul 43
In cazul in care exista observatii privind documentele verificate, se completeaza rubrica
“Observatii” din Sectiunea A1 din Fisa de verificare tehnica si financiara Formularul 43/
Solicitarea la plata 40.1.
- “neconforma”, in cazul in care in urma verificarii se constata ca exista
neconcordante intre documentele prezentate de contractor (este bifata casuta „Nu”). In
acest caz, contractorul trebuie sa redepuna dosarul solicitarii la plata atunci cand dosarul
solicitarii la plata va fi complet, iar expertul va completa Registrul de primire a DSP R3, la
rubrica “Observatii”.
B. Sectiunea A2: Verificarea conditiilor contractuale si administrativ procedurale
pentru DSP
Daca in urma completarii Sectiunii A2 la Formularul 43 exista neclaritati sau sunt necesare
informaţii suplimentare, experţii SLIN-OJFIR vor întocmi Scrisoarea de solicitare a
informaţiilor suplimentare Formularul 45, pe care o vor transmite contractorului pe mail/fax/
posta cu confirmare de primire. Contractorul trebuie sa prezinte documentele in cel mult 5
zile lucratoare din momentul primirii Scrisorii de informatii suplimentare.
In momentul primirii din partea contractorului a documentelor solicitate prin Scrisoarea de
informaţii suplimentare Formularul 45, acestea se înregistrează in Registrul de
corespondenta R1 si se verifica sa corespunda cu solicitarile din scrisoarea de informatii
suplimentare.
Experţii SLIN-OJFIR vor face încadrările pe linii bugetare a platilor solicitate de contractor,
completând Pista de buget.
Expertii SLIN-OJFIR vor verifica Registrul Debitorilor si Registrul neregulilor. In cazul in
care Contractorul este inregistrat cu debit/neregula, DSP va fi sistat de la plata pana la
clarificarea situatiei sau va fi recuperata suma datorata AFIR.
Dupa incheierea verificarii DSP, expertii SLIN-OJFIR pot declara Solicitarea la plata
neeligibila/ eligibila.
In cazul in care DSP este declarat eligibil, acesta impreuna cu documentele elaborate de
expertii verificatori (dosarul administrativ), precum si informaţiile suplimentare vor fi
transmise, cu Nota de transmitere, catre seful SAP-DE / SAT –AM PNDR- MADR / APIA
pentru certificarea realitatii, regularitatii si legalitatii documentelor (RRL). Prin
inscriptionarea facturii emise de Contractor pentru RRL, seful SAP-DE / SAT –AM PNDR-
MADR / APIA certifica urmatoarele:
 Numarul de identificare al contractului si titlul acestuia sunt conforme cu Registrul
Proiectelor Aprobate;
 Datele de identificare ale celor doua parti contractante sunt corect completate;
 Obiectul Contractului corespunde cu obiectul prevazut in Anexa 1 la Programul
Anual al Achizitiilor Publice;
 Serviciile prestate/ bunurile furnizate mentionate in Detalierea platilor solicitate sunt
conforme cu activitatile / bunurile mentionate in contractul de prestare/furnizare.
Ulterior vizarii pentru realitate, regularitate si legalitate, documentele sunt transmise catre
SFCS – DE - AFIR/ AM PNDR- MADR / APIA, unde, persoanele cu atribuții pentru faza de
lichidare a cheltuielilor (bun de plată) din procesul de execuție bugetară vor inscriptiona
Factura Fiscala emisa de Contractor cu mentiunea ”Bun de Plata”.
In cazul in care DSP este declarat neeligibil, SLIN – OJFIR Bucuresti va elabora
Notificarea contractorului cu privire la refuzul platii Formularul 50, pe care il va inainta
catre contractorul masurii de asistenta tehnica. O copie a Formularul 50va fi inaintata prin
Nota de transmitere catre SFCS - DE - AFIR/ SAT –AM PNDR- MADR / APIA.
Contractorul poate sa redepuna dosarul solicitarii la plata, in cazul in care acesta e
declarat neconform/ neeligibil, cu respectarea termenelor prevazute in contractul de
prestare/ contractul de furnizare/actele aditionale/ Declaratiile de esalonare a depunerii
DSP. In cazul in care contractorul redepune o transa de plata neeligibila, codul solicitarii la
plata va avea numarul transei urmatoare si nu a celei care a fost declarata neeligibila (Ex:
In cazul in care Transa 2 de plata a fost declarata neeligibila, transa de plata redepusa va
avea numarul 3).
Termenul necesar pentru verificarea DSP de catre SLIN – OJFIR Bucuresti este de maxim
7 zile lucratoare. In cazul in care este necesara solicitarea de informatii suplimentare
termenul de verificare se prelungeste cu un numar de maxim 5 zile lucratoare in vederea
finalizarii instrumentarii DSP.
Seful SLIN –OJFIR va primi de la expertul SFCS - DE - AFIR/ SAT –AM PNDR- MADR /
APIA, Formularul 47 Notificarea catre OJFIR cu privire la plata efectuata.
Zilnic, seful SLIN-OJFIR va completa si transmite sefului SFCS - DE - AFIR/ SAT –AM
PNDR- MADR / APIA Situatia privind stadiul dosarelor solicitate la plata la data de .... –
S1 in format electronic. Datele din S1 vor sta la baza elaborarii raportarilor conform
prevederilor art 32 din Regulamentul 809/2014.
In urma primirii Confirmarilor de plata de la SFCS - DE - AFIR/ SAT –AM PNDR- MADR /
APIA, OJFIR Bucuresti, dupa efectuarea platilor pentru transele finale, va transmite catre
contractori Formularul 48 - Notificarea contractorului asupra platilor efectuate.

2.4 Verificarea de catre DE a Dosarului solicitarii la plata si intocmirea Dosarului


cererii de rambursare

2.4.1 Verificarea in cazul Contractelor de achizitie publica (M20 - PROIECTE)


Seful SFCS-DE primeste de la SLINA-OJFIR, cu Nota de transmitere, un exemplar al DSP
(original), insotit de toate documentele generate de experţii verificatori (dosarul
administrativ in copie), Nota de descoperire a unei nereguli si de fundamentare pentru
desfasurarea unui control - IRD 0.1 (daca este cazul), Notificarea contractorului cu privire
la refuzul platii Formularul 50 (daca este cazul) precum si informaţiile suplimentare.
Seful SFCS-DE repartizeaza in aceeasi zi Dosarul solicitarii la plata expertilor din
subordine. Expertii desemnati verifica documentele aferente DSP si intocmesc Fisa de
verificare a Dosarului solicitarii la plata – Formularul 44 (expertul din cadrul SFCS-DE va
completa la rubrica “Numarul transei de plată” numarul transei, iar in cazul transei finale va
inscrie numarul aferent transei si mentiunea „finala”).
In cazul contractelor/acordurilor cadru incheiate sau care urmeaza a fi incheiate cu
operatori economici care sunt inregistrati cu sesizari/interdictii/incapacitati in statutul
societatii ori Reprezentatul legal al acestora este inregistrat in Buletinul Procedurilor de
Insolventa, seful SFCS - DE va transmite o sesizare catre DJC pentru a se verifica stadiul
exact al insolventei/dosarului penal, cat si pentru urmarirea portalelor de specialitate, fiind
totodata in continua comunicare cu operatorul economic.
In cazul situatiei prezentate mai sus, SFCS - DE trebuie sa solicite Contractorului
prezentarea un memoriu justificativ de asigurare a bunei executii pe toata durata
Contractului (Planul de reorganizare, Raportul Administratorului judiciar asupra cauzelor
care au dus la imposibilitatea de sustinere contractuala) sau propunerea justificata de
cedare catre partenerul asociat sau subcontractant, daca acest lucru este prevazut in
contractul de servicii/bunuri.
Falimentul
In cazul in care DJC identifica, in urma verificarilor specifice si a celor prezentate mai sus,
intrarea in STAREA de FALIMENT a operatorului economic, AFIR va inceta participarea cu
operatorul economic in cauza si va lua in considerare masurile legale care se impun in
aceasta situatie, prevazute in Legea nr. 98/2016 cu modificarile ulterioare. In cazul in care
operatorul economic este parte a unei asocieri, se va negocia preluarea integrala de catre
asociat si/sau subcontractor.
Dupa primirea de la DJC a listei contractorilor pentru care este necesara suspendarea
platii, adica daca sunt in starea de faliment, seful DE va instiinta expertii cu privire la DSP
pentru care trebuie suspendata plata si cele pentru care trebuie finalizata verificarea in
vederea efectuarii platii.
Inainte de fiecare transa de plata, expertul SFCS-DE responsabil se va asigura ca
valoarea contractului, atat in LEI cat si in EURO, nu va fi depasita.
Cursul de schimb la care se va face conversia, pentru fiecare transa de plata, este cursul
de schimb EUR/LEU publicat de BCE valabil pentru data de 1 Ianuarie a anului in care s-a
semnat contractul de achizitie publica (curs comunicat de expertii SEP-DECPFE).
Ulterior finalizarii verificarilor, in cazul in care au fost admise la plata sume, persoanele cu
atribuții pentru faza de lichidare a cheltuielilor (bun de plată) din procesul de execuție
bugetară vor inscriptiona Factura Fiscala emisa de Contractor cu mentiunea ”Bun de
Plata” si se va intocmi Ordonantarea de plata.
Ordonantarea de plata va fi semnata de Seful SFCS-DE la rubrica
„Compartimentul de specialitate”, de Seful SFCS-DE la rubrica „Compartimentul de
contabilitate”, vizata la Control Financiar Preventiv Propriu (CFPP), la Control Financiar
Preventiv Delegat (CFPD), daca este cazul, si de Ordonatorul de credite. 
In urma efectuarii platilor catre contractor, la Dosarul solicitarii la plata se vor atasa
documentele care atesta efectuarea platilor si se va intocmi Dosarul Cererii de
Rambursare.
In urma efectuarii platilor, Expertul SFCS-DE responsabil va intocmi si transmite catre
contractor Formularul 48.2 a si Formularul 48.2 b - Notificarea cu privire la confirmarea
platii.
Expertul SFCS-DE responsabil va intocmi si transmite catre SLIN-OJFIR Formularul 47.1
a si Formularul 47.1 b - Notificarea catre OJFIR cu privire la plata efectuata.
Dosarul Cererii de Rambursare va contine documentele prevazute in Instructiunile de
rambursare emise de SAT-DATLIN:
 Cererea de Rambursare (Anexa 2)–(original) - emisa de DE semnata de Directorul
General al AFIR. Valoarea solicitata spre rambursare din FEADR nu va contine TVA si
va fi defalcata in contributie CE si contributie BS;
 Declaratia de cheltuieli (Anexa 3)- documentul va fi aprobat de Directorul General
AFIR. Declaratia de cheltuieli va fi insotita de urmatoarele documente:
 Factura emisa de contractor catre AFIR; (copie)
 Documentele justificative care sa ateste plata catre contractor (OP, Extras de cont,
etc.); (copie)
 Pentru proiectele care presupun achizitia de bunuri - Procesele Verbale de receptie
a bunurilor (completate, datate, semnate si stampilate de furnizorul de bunuri, cu
respectarea prevederilor art. V din Ordonanta nr. 17/2015 – Anexa 4) si de AFIR,
inclusiv documentul prin care s-a constituit comisia de receptie a bunurilor;
 Pentru proiectele care presupun prestarea de servicii - Raportul intermediar / final
de activitate (Anexa 5) aprobat (copie);
- In cazul proiectelor care presupun prestarea de servicii, in situatia in care se
vor solicita spre rambursare cheltuieli aferente unei activitati realizata partial
(ex: un modul informatic nereceptionat, consultanta pentru misiuni de audit
neincheiate, etc.), in cadrul Raportului Intermediar/Final va fi prevazut procentul
pe care il reprezinta aceasta activitate realizata partial din activitatea respectiva,
iar in declaratia de cheltuieli nu poate fi solicitata o suma mai mare decat
valoarea determinata prin aplicarea acestui procent la valoarea totala a
activitatii (in situatia in care aceasta activitate a fost bugetata separat). In
situatia in care activitatile nu au o bugetare individuala, in cadrul Raportului
Intermediar/Final va fi prevazut procentul total de realizare a tuturor activitatilor,
iar valoarea cumulata a sumelor solicitate pana in acel moment la plata nu
poate depasi valoarea determinata prin aplicarea acestui procent la valoarea
totala a activitatilor sau a proiectului. Totodata, in cazul in care o activitate este
realizata partial/nu este realizata, documentul prin care s-a verificat Raportul
final de activitate va contine mentiuni cu privire la faptul ca activitatile prestate
partial/ neprestate influenteaza/ nu influenteaza indeplinirea obiectivului
contractului. In cazul in care din acest document reiese neindeplinirea
obiectivului contractului, cheltuiala devine neeligibila si se va proceda la
recuperarea sumele decontate in transele anterioare. Pentru contractele mixte
(furnizare si prestare), vor fi depuse atat Rapoate de Activitate aferente
activitatilor prestate, cat si Procese Verbale de Receptie aferente produselor
furnizate.
 Declaratia pe propria raspundere (Anexa 6) completata, semnata, datata si
stampilata de Directorul General AFIR (la fiecare cerere de plata, cu respectarea
prevederilor art. V din Ordonanta nr. 17/2015) ; (original)
 Opis - Dosarul Cererii de Rambursare trebuie sa aiba opis, iar documentele pe care
le contine trebuie numerotate, semnate si stampilate de catre beneficiarul masurii de
asistenta tehnica
La acestea se adauga:
 Fisa de verificare emisa de OJFIR Bucuresti aferenta Dosarului Solicitarii la Plata
depus de contractor (copie);1
 Fisa de verificare a Dosarului solicitarii la plata de catre SFCS-DE (copie);
 Solicitarea la plata depusa de contractor (copie);
 Detalierea platilor solicitate depusa de contractor (copie);
 Alte documente justificative (se vor specifica dupa caz);
Dosarul Cererii de Rambursare avizat de Directorul general al AFIR va fi transmis, cu
Nota de transmitere catre SAT-DATLIN.

2.4.2 Verificarea in cazul cheltuielilor directe (M20 – Cheltuieli directe)


Dupa finalizarea actiunii de asistenta tehnica reprezentata de cheltuieli directe, Expertul
SFCS - DE va demara intocmirea Dosarului Cerere de Rambursare in baza documentelor
justificative.
Expertul SFCS-DE va demara procedurile pentru obtinerea Raportului de asigurare
pentru cheltuielile cuprinse. Cheltuielile efectuate vor fi grupate pe tipuri de actiuni
eligibile (salarii si stimulente/deplasari interne/deplasari externe/chirie etc.) astfel
incat fiecare Dosar cerere de rambursare nu va contine decat un singur tip de
actiune.
In verificarea documentelor justificative care stau la baza solicitarilor de rambursare a
cheltuielilor din PNDR, auditorul va efectua verificarile in concordanta cu Standardul
Internaţional pentru Misiunile de Asigurare (ISAE) 3000. Auditorul va tine cont de faptul ca
urmatoarele prevederi si conditii au caracter minim si obligatoriu:
 documentele justificative atesta realitatea efectuarii cheltuielilor;
 documentele justificative sunt completate corect;
 documentele justificative sunt identificate si inregistrate in contabilitatea
achizitorului;
 Cheltuielile solicitate spre rambursare sunt in conformitate cu prevederile legale.
In urma emiterii Raportului de asigurare de catre auditorul desemnat la nivelul AFIR,
expertul DE va avea obligatia de a transmite Dosarul Cererii de Rambursare spre avizare
la Directorul General.
Dosarul Cererii de Rambursare trebuie sa aibă opis, iar documentele pe care le conţine
trebuie numerotate, semnate si stampilate cu menţiunea “Program FEADR” si “conform cu
originalul” de către expertul SFCS – DE ; referinţele din opis trebuie sa corespunda cu
numărul paginii la care se afla documentele din dosar. Expertul DE - AFIR/DE – APIA /
SAT- AM PNDR -MADR va face mentiunea la sfarsitul dosarului: ,,Acest dosar contine
……. pagini, numerotate de la 1 la …….”

Dosarul Cererii de Rambursare (cheltuieli directe) va contine documentele prevazute in


Instructiunile emise de SAT-DATLIN:
 Cererea de rambursare – Anexa 2 (original) semnata de Directorul General al AFIR
(Valoarea solicitata spre rambursare din FEADR nu va contine TVA si va fi defalcata
in contributie CE si contributie BS
 Declaratia de cheltuieli - Anexa 3 (original);
Declaratia de cheltuieli va fi avizata de Directorul DE-AFIR si aprobata de Directorul
General AFIR (original). Declaratia de cheltuieli va fi insotita de urmatoarele
documente pentru:
A) plata salariilor si a stimulentelor salariale ale personalului implicat in
managementul, implementarea si controlul programului de la nivelul
beneficiarilor masurii de AT:
a) Lista completa a personalului si a salariului realizat de acesta pe perioada
solicitata la decontare, conform Statului de plata. Documentul trebuie sa fie
semnat de Directorul DE în cazul AFIR;
b) Documentul care justifica modificarea fiecarei componente a remuneratiei
(statul de plata lunar);
c) Decizia de numire/ recrutare a personalului, precum si fisele de post
aferente, din care sa rezulte ca au atributii in managementul, controlul si
implementarea programului PNDR 2014-2020. Acestea se vor atasa o
singura data, in luna in care a fost solicitata la plata pentru prima data
cheltuiala cu salariile personalului nou angajat. Daca situatia o impune, se va
atasa documentul justificativ cu modificarile ulterioare lunii anterioare care a
facut obiectul rambursarii.
d) Centralizatorul privind zilele si orele lucrate (in cazul personalului platit cu
ora/ ziua)/ privind orele suplimentare lucrate. Documentul trebuie sa fie
semnat de Directorul DGPPR si Directorul DE;
e) Documentul de plata si extrasul de cont pentru plata salariilor si a
contributiilor sociale ale personalului cuprins in lista de la pct a) (in cazul in
care plata salariului este efectuata direct din casierie se va atasa Registrul
de Casa, Statul de plata, etc.)
B) plata cheltuielilor de chirie, intretinere si functionare a sediilor AFIR:
a) Factura, documentul de plata si extrasul de cont aferente platii cheltuielilor
de chirie, intretinere (prin intretinere se inteleg acele cheltuieli necesare
functionarii in conditii optime a imobilului, precum utilitati, paza, servicii de
salubrizare si altele asemenea in conformitate cu prevederile din contract) si
functionare a sediului;
b) Contractele de furnizare/ inchiriere/ prestari servicii (unde este cazul);

C) plata cheltuielilor de intretinere si functionare a autoturismelor AFIR


achizitionate prin fondurile de Asistenta Tehnica:
a) Factura, documentul de plata si extrasul de cont aferente platii cheltuielilor
de intretinere si functionare a autoturismelor achizitionate prin fondurile de
Asistenta Tehnica;
b) Contractele de furnizare/ prestari servicii (unde este cazul); actele de
amendare ale acestora.

D) plata cheltuielilor pentru asigurarea transportului intern si extern (inclusiv


taxe de aeroport, taxe de pod, taxe de trecere cu bacul, taxelor de autostrada,
costurile deplasarilor dus-intors cu taxiul de la aeroport la hotel in cazul
deplasarilor externe,etc.)/ plata cheltuielilor privind cazarea si masa(inclusiv
taxele de statiune, taxele de parcare, etc.)/ plata cheltuielilor privind diurna
aferente personalului pentru activitatile prevazute in cadrul masurii de
Asistenta Tehnica, implicat în managementul, implementarea și controlul
programului, si pentru participantii din cadrul institutiilor publice/private de la
nivel national sau european la actiunile finantate prin Asistenta Tehnica:
a) Ordinele de deplasare pentru delegatiile interne insotite de documentele
justificative (Ex: Nota de fundamentare / Referat de necesitate, Decizie,
Facturi, Documente de plata, Documente de transport etc);
b) Deconturile de cheltuieli pentru delegatiile externe insotite de documentele
justificative (Nota de fundamentare / Referat de necesitate, Decizie si
Mandat aprobate de Directorul General / Ordin si Mandat aprobat de
Ministrul Agriculturii si Dezvoltarii Rurale, Raport, Invitatie, Documente de
plata, Documente de transport, etc.).

NOTA: In conformitate cu art. 28 din Hotararea nr. 1860/2006 privind drepturile si


obligatiile personalului autoritatilor si institutiilor publice pe perioada delegarii si
detasarii in alta localitate, precum si in cazul deplasarii, in cadrul localitatii, in
interesul serviciului, cu modificarile si completarile ulterioare, pentru cazarea in alte
conditii decat in structurile de primire turistice, cheltuielile de cazare se
compenseaza prin plata sumei de 45lei / noapte si nu mai este necesara
prezentarea altor documente justificative de plata. Sunt necesare in continuare si in
acest caz urmatoarele documente: Referat/Decizie, Ordin de Deplasare.

NOTA: Conform art. 9 alin. 1 din Hotararea nr. 582/2015, pentru modificarea si
completarea HG nr. 518/1995 privind unele drepturi si obligatii ale personalului
roman trimis in strainatate pentru indeplinirea unor misiuni cu caracter temporar, in
cazul deplasarilor externe, pentru cazare nu mai este necesara prezentarea altor
documente justificative de plata. Sunt necesare in continuare si in acest caz
urmatoarele documente: Referat/Decizie, Ordin, Mandat.
E) plata cheltuielilor pentru achizitia de bunuri si servicii care nu necesita
implementare sub forma de proiect:
a) Factura, documentul de plata si extrasul de cont aferente platii cheltuielilor
pentru achizitia de bunuri/ prestarea de servicii;
b) Contractul de furnizare bunuri/ prestari servicii/ nota de comanda (in cazul
cursurilor de instruire altele decat cele implementate sub forma de proiect,
care vizeaza schimbari legislative sau schimbari procedurale);
c) Procesele verbale de receptie a bunurilor achizitionate/ serviciilor prestate /
diplomele de participare;

 Declaratia pe propria raspundere semnata de Directorul General AFIR (original);


 Documentele justificative care sa ateste efectuarea platilor (copie);
 Documente justificative care sa ateste efectuarea actiunilor de asistenta tehnica (in
functie de tipul actiunii, conform Instructiunilor de Plata) (copie);
 Raportul de asigurare intocmit de un auditor autorizat (copie) – pentru a substitui
verificarea detaliata a documentelor justificative aferente cheltuielilor efectuate de
beneficiar;
Raportul de asigurare se va realiza in concordanta cu Standardul Internaţional
pentru Misiunile de Asigurare (ISAE) 3000, in vederea asigurarii faptului ca:
 Documentele justificative atesta realitatea efectuarii cheltuielilor;
 Documentele justificative sunt completate corect;
 Documentele justificative sunt identificate si inregistrate in contabilitatea
achizitorului;
 Cheltuielile solicitate spre rambursare sunt in conformitate cu prevederile
legale.
 Contractul de furnizare a serviciilor de audit (copie)
La aceste documente, se adauga:
 Formularul 36 – Fisa de Verificare a eligibilitatii actiunilor (original);
 Alte documente justificative (se vor specifica dupa caz);
Expertul SFCS-DE, are obligatia de a depune Dosarul Cererii de Rambursare complet, cu
Nota de transmitere, la SAT-DATLIN.

7.6 Arhivarea Dosarelor Solicitarii la Plata


Dosarele Solicitarilor la Plata in curs de instrumentare se vor arhiva temporar pana când
ultima solicitare la plata este instrumentata conform din Manualul de arhivare al AFIR.
După finalizare, dosarele solicitarilor la plata vor fi arhivate, conform Manualului de
proceduri arhivare al AFIR.
Expertul va preda documentele la arhiva pe baza unui Proces verbal de predare-primire si
inventar.
SECTIUNEA VII: INSTRUCŢIUNI PENTRU SOLICITAREA PLATII
A. INFORMAŢII CU CARACTER GENERAL
Dosarul Solicitarii la plata se depune de Contractor la Oficiul Judetean pentru
Finantarea Investitiilor Rurale (OJFIR) Bucuresti, in doua exemplare pe suport de hartie, la
care ataseaza pe suport magnetic documentele intocmite de contractor. Dosarul Solicitarii
la plata trebuie sa cuprinda urmatoarele documente justificative:
1. Solicitarea la plata si anexa – Identificarea financiara sau orice alt document
echivalent care sa contina minim informatiile din identificarea financiara
2. Detalierea platilor solicitate (original);
3. Factura (in original) emisa de Contractor catre Autoritatea Contractanta in
calitate de beneficiar al masurii de asistenta tehnica (MADR, APIA sau AFIR);
4. Procesul verbal de receptie a bunurilor (copie) ;
5. Declaratia pe propria raspundere a contractorului (original);
6. Alte documente justificative (se vor specifica dupa caz).
 Modelele de formulare care trebuie completate de contractor (Declaratia de esalonare
a solicitarilor la plata, Solicitarea de plata, Detalierea platilor solicitate, Declaratia pe
propria raspundere a contractorului) sunt disponibile la OJFIR Bucuresti sau pe site-ul
AFIR;
 Contractorul va depune la SLIN-OJFIR Declaratia de esalonare a depunerii solicitarilor
la plata 38.1 in maxim 30 de zile de la semnarea contractului de furnizare/ prestare. In
cazul in care contractorul nu depune Declaratia de esalonare in termenul prevazut,
aceasta se va depune cel tarziu o data cu prima transa a Dosarului solicitarii la plata. In
cazul in care Declaratia de esalonare nu este completata corect, aceasta se reface de
catre contractor si se redepune in aceeasi zi.
Pentru orice modificare a datelor din Declaraţia de eşalonare a depunerii Dosarelor
Solicitarilor la plata initiala (prelungire termen sau modificare valoare) contractorul va
depune o Declaratie de esalonare a depunerii Dosarelor Solicitarilor la Plata 38.1
rectificata.
 Contractorul poate solicita decontarea sumelor aferente contractului de
furnizare/prestare in transe de plata.
 Contractorul are obligatia sa depuna Dosarul Solicitarii la platain maxim 20 zile
lucratoare de la aprobarea Raportului Intermediar (dacă e cazul)/ Final de Activitate
pentru contractele care au ca obiect furnizarea de servicii sau in maxim 20 zile
lucratoare de la aprobarea Procesului verbal de receptie (pentru contractele care au ca
obiect furnizarea de bunuri).
 Dosarul Solicitarii la plata trebuie sa aiba opis, iar documentele pe care le contine
trebuie numerotate, semnate si stampilate de catre Contractor (cu respectarea
prevederilor art. V din Ordonanta nr. 17/2015).
Referintele din opis trebuie sa corespunda cu numarul paginii la care se afla documentele
din dosar.Se va face mentiunea la sfarsitul dosarului: ,,Acest dosar contine ……. pagini,
numerotate de la 1 la …….”
Copiile documentelor care sunt atasate Dosarului Solicitarii la platatrebuie sa fie lizibile,
avand mentiunea “Conform cu originalul”;
 Toate documentele din Dosarul solicitarii la plata care au regim de document tipizat vor
fi in conformitate cu prevederile legale.

 Facturile emise trebuie sa indeplineasca urmatoarele cerinte:


 sa aiba formatul prevazut de actele normative in vigoare si sa fie completate in
conformitate cu acestea;
 sa cuprinda detalierea activitatilor/ bunurilor prestate/ furnizate
 data inscrisa pe factura nu este anterioara datei semnarii contractului cu AFIR,
MADR sau APIA ;
 sa fie emisa de contractor catre Autoritatea Contractanta in calitate de beneficiar al
masurii de asistenta tehnica (MADR, APIA sau AFIR) dupa aprobarea Raportului
Intermediar (dacă e cazul)/ Final de Activitate pentru contractele care au ca obiect
furnizarea de servicii / dupa aprobarea Procesului verbal de receptie (pentru
contractele care au ca obiect furnizarea de bunuri).
Contractorul trebuie sa se asigure ca valoarea sumelor solicitate la plata (valoarea din
factura fara taxe recuperabile) se incadreaza in liniile din bugetul proiectului. Sumele care
depasesc valoarea din linia bugetara sunt considerate neeligibile si trebuie suportate de
contractor.
 Pentru toate documentele incluse in dosarul solicitarii la plata, redactate in alte limbi,
se va anexa o traducere in limba romana realizata fie de un traducator autorizat, fie de
furnizor (caz in care pe traducere acesta va face mentiunea “Imi asum raspunderea
privind corectitudinea traducerii“, va semna si va stampila (Cu respectarea prevederilor
art. V din Ordonanta nr. 17/2015)).
 Ultima solicitare la plata trebuie depusa pana la data limita precizata in Contractul de
furnizare/prestare / actele aditionale.
 Nerespectarea clauzelor contractuale si a termenelor de finalizare a activitatilor,
asumate prin contractul de furnizare/prestare, poate conduce la rezilierea acestuia si
implicit la constituirea de debite pentru sumele platite pana la momentul rezilierii
contractului.
 Contractorul va fi informat in ceea ce priveste suma autorizata la plata si cheltuielile
respinse, precum si motivul respingerii.

INFORMATII CU CARACTER PUNCTUAL:

 Solicitarea la plata trebuie sa fie completata, datata, semnata (cu numele mentionat in
clar) si după caz, stampilata de contractor (cu respectarea prevederilor art. V din
Ordonanta nr. 17/2015), avand toate datele de identificare ale contractorului proiectului;
 Anexa la Solicitarea la plata – Identificarea financiara (sau orice alt document
echivalent care sa contina minim informatiile din identificarea financiara), trebuie sa fie
completata, datata, semnata si stampilata de banca/ trezoreria contractorului, precum
si de titularul contului;
 Detalierea platilor solicitate trebuie sa fie completata, datata, semnata si după caz
stampilata de contractorul proiectului (cu respectarea prevederilor art. V din Ordonanta
nr. 17/2015). In Detalierea platilor solicitate trebuie sa fie inscrise serviciile prestate/
bunurile livrate. Detalierea platilor solicitate trebuie sa prevada o valoare mai mica sau
egala decat cea din factura/ facturi;
 Procesele verbale de receptie a bunurilor achizitionate trebuie sa fie completate,
datate, semnate si după caz stampilate de furnizorul de bunuri (cu respectarea
prevederilor art. V din Ordonanta nr. 17/2015) si de beneficiar (AFIR, MADR, APIA).
 Declaratia pe proprie raspundere a contractorului trebuie completata, datata, semnata
si după caz stampilata de contractor (la fiecare solicitare la plata, cu respectarea
prevederilor art. V din Ordonanta nr. 17/2015).
 Alte documente specificate (dupa caz) in solicitarea la plata trebuie datate, semnate si
stampilate de emitent (Cu respectarea prevederilor art. V din Ordonanta nr. 17/2015).

Contractorul trebuie sa puna la dispozitia expertilor verificatori din cadrul AFIR documente
suplimentare in cazul in care acestea sunt solicitate si sa permita accesul acestora la
sediul societatii pentru efectuarea controalelor, daca este cazul.
Daca in urma verificarii Dosarelor solicitate la plata contractorul nu este de acord cu
cheltuielile declarate eligibile si decontate, acesta poate depune la AFIR, o adresa prin
care sa conteste modul de verificare a eligibilitatii cheltuielilor.