Sunteți pe pagina 1din 402

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

A005 INSPECŢIE PENITENCIARĂ (cod 05)

Subdomeniu: INSPECŢII (cod 01)

PROCEDURA : A0.05.01.001
Activităţi desfăşurate cu ocazia Inspecţiilor generale exercitate la nivelul direcţiilor ANP şi al
unităţilor aflate în subordinea acesteia

PROCEDURA: A0.05.01.002
Desfăşurarea activităţilor de control tematic exercitate la nivelul unităţilor aflate în subordinea
ANP

PROCEDURA: A0.05.01.003
Desfăşurarea activităţilor de control inopinat exercitate la nivelul unităţilor aflate în subordinea
ANP

Subdomeniu: PETIŢII (cod 02)

PROCEDURA: A0.05.02.001
Desfăşurarea activităţilor de soluţionarea petiţiilor care impun verificarea la faţa locului

PROCEDURA: A0.05.02.002
Desfăşurarea activităţilor de verificare şi soluţionare a petiţiilor care nu impun deplasarea la faţa
locului

A00501 Inspecţii

PROCEDURA: A0.05.01.001 Activităţi desfăşurate cu ocazia Inspecţiilor generale exercitate la


nivelul direcţiilor ANP şi al unităţilor aflate în subordinea acesteia

Scop: Procedura stabileşte regulile generale şi modul de lucru pentru verificarea bunei organizări şi
funcţionări a fiecărui compartiment de muncă şi loc de deţinere din unităţile penitenciare şi a direcţiilor
de specialitate din cadrul ANP.
Premise: Prin inspecţia generală, ca activitate, se evaluează şi se verifică respectarea cadrului legal,
modul de îndeplinire a dispoziţiilor legale şi a normelor interne, aplicarea regimului de executare a
pedepselor, a măsurilor preventive ori educative, activitatea de educaţie şi intervenţie psihosocială,
respectarea drepturilor persoanelor private de libertate, situaţia şi respectarea drepturilor persoanelor
care aparţin unor grupuri vulnerabile, folosirea resurselor umane, materiale, financiare, modul în care se
realizează paza şi siguranţa obiectivelor, prevenirea unor ilegalităţi, abuzuri şi situaţii de risc, precum şi
alte aspecte cu privire la organizarea şi funcţionarea locurilor de deţinere.
Pentru aprecierea justă a aspectelor constatate, trebuie să se ţină seama de existenţa echilibrului între
sarcini, competenţe şi responsabilităţi ale persoanelor implicate.
Totodată, în analiza finală, se va urmări şi verificarea gradului de repetabilitate a deficienţelor constatate
în urma controalelor anterioare.
Aplicabilitate: Direcţia Inspecţie Penitenciară, Serviciul Control
Procedura

333
Manual de proceduri

Pas Responsabil(i) Descriere


1 Director DIP 1. Întocmeşte Planul anual de desfăşurare a inspecţiei generale
2 Director general ANP 2. Aprobă Planul anual de desfălurare a inspecţiei generale
3 Secretariat DIP 3. Informează unităţile vizate.
4. Trimite Planul anual de desfăşurare a inspecţiei generale
şefului DETI pentru afişarea pe site-ul ANP.
4 Responsabil DETI 5. Afişează pe site-ul ANP a Planului anual de desfăşurare a
inspecţiei generale
5 Secretariat DIP 6. Ia în evidenţă decizia directorului ANP, cu privire la
desfăşurarea inspecţiei şi echipa de control.
6 Director DIP 7. Constituie echipa de control.
Secretariat DIP 8. Transmite la unităţi adrese pentru cooptarea specialiştilor în
vederea desfăşurării inspecţiilor, atunci când este cazul.
9. Întocmeşte ordinele de serviciu pentru echipa constituită.
6 Serviciul Financiar 10. Distribuie sumele de bani, în avans, pentru decontarea
cheltuielilor de deplasare, misie, respectiv cazare pe
perioada inspecţiei.
7 Director DIP 11. Repartizează ordinul de control inspectorilor de specialitate
desemnaţi să efectueze inspecţia generală.
12. Repartizează membrii echipei în funcţie de obiectivele
stabilite, de pregătirea şi experienţa fiecăruia.
13. Elaborează planul de control, care conţine:
a. desemnarea coordonatorului echipei de control;
b. stabilirea obiectivelor;
c. estimarea duratei controlului;
d. asigurarea participării de specialişti de la alte direcţii sau
unităţi subordonate acolo unde situaţia o impune;
e. alegerea metodelor de control (verificare prin sondaj,
eşantioane reprezentative, studiul documentelor, observaţia,
dialogul şi conversaţia profesională, etc);
f. stabilirea modului şi itinerarului de deplasare.
14. De regulă se stabileşte locul unde va fi cazată echipa de
control.
8 Inspectorii Serviciului 15. Etapa pregătitoare:
control desemnaţi să - documentarea asupra activităţii entităţii controlate, a cadrului
efectueze inspecţia normativ care reglementează drepturile şi îndatoririle acesteia, a
constatărilor, concluziilor şi măsurilor stabilite prin controalele
anterioare şi a modului în care entitatea respectivă a răspuns
solicitărilor DIP pentru eliminarea deficienţelor şi îndeplinirea altor
îndatoriri stabilite în sarcina acesteia;
9 Inspectorii Serviciului 16. Prezentarea legitimaţiei de serviciu la intrarea în entitatea ce
control desemnaţi să urmeză a fi supusă inspecţiei;
efectueze inspecţia 17. Coordonatorul echipei de control:
a - organizează şedinţa de deschidere;
b - prezintă echipa de control, temeiul legal al activităţii de
control şi a obiectivele avute în vedere, perioada preconizată
de desfăşurare, sub rezerva prelungirii acesteia din motive
obiective, în raport cu natura sau caracterul unor constatări
care impun o astfel de prelungire;
18. Solicită opinia conducerii unităţii în legătură cu prelungirea
programului de lucru pe perioada controlului, atunci când
situaţia impune;
19. Clarifică aspectele prealabile inspecţiei şi dă informaţii cerute
de către conducerea unităţii echipei de control.
20. Inspecţia generală propriu-zisă se realizează prin:

334
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

a - verificarea concretă la sediul entităţii a documentelor,


actelor şi oricăror alte date de care depinde îndeplinirea
atribuţiilor de control;
b - pot fi audiate oricare persoane care pot da relaţii cu privire la
obiectivele controlului ;
c - pot fi ridicate, pe baza de proces-verbal, documentele şi
actele necesare în scopul clarificării tuturor problemelor a
căror rezolvare este cerută de obiectivele controlului.
21. Efectuează controlul activităţilor şi documentelor în totalitate
sau prin sondaj, în raport cu perioada analizată, volumul,
valoarea si natura bunurilor, tentaţiile şi posibilităţile de
sustrageri, condiţiile de păstrare şi gestionare, precum şi
frecvenţa abaterilor constatate anterior, cuprinzându-se un
număr reprezentativ de repere şi documente care să permită
stabilirea unor concluzii temeinice asupra respectării actelor
normative din toate domeniile de activitate specifice
sistemului penitenciar.
22. În cazul constatării de pagube, echipa de control sesizează
unitatea în vederea demarării cercetării administrative.
23. Solicită declaraţii scrise care vor fi înregistrate la secretariatul
unităţii, în vederea clarificării unor aspecte care fac obiectul
inspecţiei. Acestea vor fi anexate Notei de constatare.
24. Efectuează verificări, în limitele obiectivelor prestabilite sau
ale obiectivelor extinse, în vederea stabilirii conformităţii stării
de fapt cu cadrul legal.
25. Inspectează toate imobilelele aferente locului de deţinere
indiferent de destinaţia acestora (spaţii de deţinere, terenuri,
garduri împrejmuitoare, amenajări, Gaz-uri, etc).
26. Poartă discuţii individuale sau de grup cu persoanele private
de libertate, şi efectuează sondaje de opinie în rândul
acestora.
10 Inspectorii Serviciului 27. Revin la sediul ANP şi finalizează misiunea prin întocmirea
control desemnaţi să actului de control (Notă de constatare). Nota de constatare
efectueze inspecţia va fi întocmită în dublu exemplar.
11 Director DIP, şef Serviciu 28. Notele de constatare întocmite vor fi analizate în
Control, coordonatorul interdependenţă de către coordonatorul echipei de inspecţie
echipei de inspecţie şi vor fi avizate şi aprobate de către şefii ierarhici.
12 Biroul Informaţii 29. Dă număr de înregistrare secret de serviciu Notei de
clasificate ANP constatare.
13 Secretariat DIP 30. Întocmesc adresă de înaintare şi înaintează ambele
exemplare ale Notei de Constatare unităţii controlate spre
luare la cunoştinţă directorului unităţii sau persoanei
împuternicite în acest sens.
14 Directorul unităţii 31. Semnează de luare la cunoştinţă a constatărilor cuprinse în
controlate Notele de Constatare.
15 Secretariatul unităţii 32. Întocmeşte adresă de înaintare şi remite către Direcţia
controlate Inspecţie Penitenciară câte un exemplar din fiecare Notă de
Constatare.
16 Inspectorii Serviciului 33. Redactează şi prezintă spre aprobare directorului general al
control Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor Raportul final al
activităţii de inspecţie generală. În raport vor fi incluse şi
eventualele propuneri de măsuri disciplinare.
17 Directorul DIP 34. Avizează Raportul privind inspecţia generală.

335
Manual de proceduri

18 Secretariat DIP 35. Înregistrează Raportul privind inspecţia generală.


36. Transmite Raportul privind inspecţia generală cabinetului
directorului general al ANP.
19 Secretariat DIP 37. Primeşte şi înregistrează Raportul privind inspecţia generală
aprobat de directorul general al ANP, sau îl restituie
inspectorilor pentru completări conform observaţiilor
directorului general al ANP.
20 Secretariat DIP 38. Întocmeşte adresă de înaintare şi înaintează extrase din
Raportul privind inspecţia generală direcţiilor de specialitate
din ANP. Unităţilor care au fost controlate li se înaintează
Raportul privind inspecţia generală.
21 Şefii serviciilor unităţilor 39. Pe baza deficienţelor constatate în perioada controlului,
controlate elaborează planuri cu măsuri de remediere, cu termene şi
responsabili şi le trimit Direcţiei Inspecţie Penitenciară.
22 Secretariat DIP 40. Monitorizează modul de punere în aplicare al măsurilor de
remediere a deficienţelor constatate.
41. Stabileşte rezultatele obţinute de entitatea controlată, la
expirarea termenelor acordate în acest sens.

Fişa de evaluare
Aspecte de verificat Da Nu Obs.
Existenţa Planului anual de desfăşurare a inspecţiei generale aprobat
Afişarea pe site-ul ANP a Planului anual de desfăşurare a inspecţiei
generale
Disponibilitatea specialiştilor cooptaţi din celelalte direcţii de specialitate
sau din unităţile penitenciare
Existenţa în casierie a sumelor de bani necesare desfăşurării misiunii
Inspectorii SC să nu fie implicaţi în altă activitate de control, cu deplasare
Rezervarea spaţiilor de cazare pentru membrii echipei de control
Disponibilitatea mijloacelor de transport necesare până la unitatea ce
urmează a fi controlată
Întocmirea ordinelor de serviciu
Asigurarea că toţi membrii echipei de control posedă legitimaţii de acces în
unităţile ce urmează a fi controlate
Repartizarea specialiştilor pe domenii de activitate şi stabilirea clară a
obiectivelor de control şi a metodelor utilizate
Sosirea în siguranţă şi la termenul stabilit în unitatea ce urmează a fi
inspectată
Modul de desfăşurare a şedinţei de deschidere şi stabilirea ordinii de zi
Modul de efectuare a inspecţiei pe toate sectoarele de activitate, conduita
profesională şi respectarea codului deontologic de către inspectori
Necesitatea prelungirii inspecţiei din cauza apariţiei unor elemente care
impun acest lucru
Modalitatea de întocmire a Notei de constatare, forma, adecvarea
conţinuturilor la realitatea existentă
Adresă de înaintare a Notelor de Constatare către unităţile care au fost
controlate.
Existenţa avizului directorului unităţii sau persoanei împuternicite în acest
sens pe Nota de constatare .
Redactarea Raportului final al activităţii de inspecţie generală şi
prezentarea acestuia spre aprobare directorului general al Administraţiei
Naţionale a Penitenciarelor
Restituirea actului de control inspectorilor, cu îndrumări pentru refacere
sau completări

336
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Adresă de înaintare a Raportului privind inspecţia generală unităţilor care


au fost controlate.
Monitorizarea modului de punere în aplicare al măsurilor de remediere a
deficienţelor constatate, stabilirea rezultatelor obţinute de entitatea
controlată, la expirarea termenelor acordate în acest sens

PROCEDURA: A0.05.01.002 Desfăşurarea activităţilor de control tematic exercitat la nivelul


unităţilor aflate în subordinea ANP

Scop: Procedura stabileşte regulile generale şi modul de lucru pentru verificarea bunei organizări şi
funcţionări a fiecărui loc de deţinere din unităţile penitenciare subordonate ANP.
Premise: Controalele tematice sau pe domenii de activitate cuprind numai unele servicii/
compartimente sau un domeniu de activitate cu o mai mare întindere în timp şi cu un grad ridicat de
complexitate. Controalele tematice se efectuează periodic şi sunt menite să asigure verificarea
conformităţii activităţilor desfăşurate în conformitate cu normele aplicabile în fiecare domeniu de
activitate.
La stabilirea controlului tematic trebuie avute în vedere şi petiţiile şi sesizările persoanelor private de
libertate, precum şi constatarea unor cazuri frecvente de încălcare a legislaţiei, într-un anumit domeniu
de activitate.
Aplicabilitate: Acţiunile tematice de control se declanşează atât la iniţiativa directorului general al ANP,
cât şi la iniţiativa DIP sau a direcţiilor de specialitate din ANP, pe baza unui plan de control stabilit în
prealabil.

Procedura
Pas Responsabil(i) Descriere
1 Directorii direcţiilor de 1. Întocmesc planuri anuale de controale tematice.
specialitate
2 Directorul general al ANP 2. Avizează planurile anuale de control tematic.
3 Secretariat DIP/ direcţii 3. Ia în evidenţă decizia directorului ANP, cu privire la
de specialitate desfăşurarea controlului tematic.
4 Secretar DIP/ direcţii de 4. Înregistrează ordinul de control semnat de directorul ANP, cu
specialitate număr de înregistrare nou.
5 Director DIP/ direcţii de 5. Constituie echipa de control. Echipa de control formată din
specialitate minim doi inspectori; în cazuri temeinic justificate şi cu
aprobarea şefului entităţii care a dispus controlul, poate
participa la acţiune şi un singur inspector
6. Anunţă inspectorii despre misiunea care urmează a fi
efectuată.
6 Secretariat DIP/ direcţii 7. Întocmeşte ordinele de serviciu pentru echipa constituită
de specialitate
7 Director DIP/ direcţii de 8. Repartizează Ordinul de control inspectorilor de specialitate
specialitate desemnaţi să efectueze controlul tematic.
8 Serviciul Financiar 9. Distribuie sumele de bani, în avans, pentru decontarea
cheltuielilor de deplasare, respectiv cazare pe perioada
controlului.

337
Manual de proceduri

9 Director DIP / direcţii de 10. Pregăteşte acţiunea de control şi stabileşte:


specialitate - obiectivele;
- elementele de strategie ale controlului, care să asigure
eficienţa acestuia;
- stabileşte responsabilităţile pentru fiecare inspector;
- locul şi perioada de desfăşurare;
- modul de efectuare a acţiunilor în comun cu alţi inspectori
de specialitate din aparatul central sau din unităţile
subordonate;
- modul de concretizare şi prezentare a rezultatelor
controlului;
10 Inspectorii desemnaţi să 11. În cadrul pregătirii acţiunii de control, inspectorii responsabili
efectueze controlul cu desfăşurarea activităţii, au următoarele obligaţii:
- Se documentează asupra activităţii entităţii controlate, a
constatărilor, concluziilor si măsurilor stabilite in controalele
anterioare şi a modului in care aceştia au raspuns
solicitărilor pentru eliminarea deficientelor, precum şi
asupra procedurilor si tematicilor de control;
12. Stabilesc planul de control, care va conţine:
− estimarea duratei controlului;
− alegerea metodei de control, verificări prin sondaj, pe
eşantioane reprezentative, observare directă/indirectă, etc;
− luarea de alte măsuri menite să faciliteze realizarea
obiectivelor acţiunii de control în termenele stabilite, cu
eficienţă;
- stabilirea detaliilor privind modul de deplasare;
Informaţiile privind stabilirea obiectivelor, planificarea acestora si
pregătirea propriu-zisă a acţiunilor de control sunt confidentiale.
11 Inspectorii desemnaţi să Controlul propriu-zis :
efectueze controlul 13. Prezintă legitimaţia de serviciu la intrarea în entitatea ce
urmeză a fi supusă controlului;
14. Coordonatorul echipei de control:
a - organizează şedinţa de deschidere;
b - prezintă echipa de control, temeiul legal al activităţii de
control şi obiectivele avute în vedere, perioada
preconizată de desfăşurare, sub rezerva prelungirii
acesteia din motive obiective, în raport cu natura sau
caracterul unor constatări care impun o astfel de
prelungire;
15. Solicită opinia conducerii unităţii în legătură cu prelungirea
programului de lucru pe perioada controlului;
16. Repartizează membrii echipei în funcţie de obiectivele
stabilite;
17. Clarifică cu conducerea unităţii aspectele prealabile
inspecţiei.
18. Controlul tematic propriu-zis se realizează prin:
- verificarea concretă la sediul entităţii a documentelor,
actelor şi oricăror alte date de care depinde îndeplinirea
atribuţiilor de control;
- audierea oricăror persoane pot da relaţii cu privire la
obiectivele controlului ;
- ridicarea, pe bază de proces-verbal, a documentelor şi
actelor necesare în scopul clarificării tuturor problemelor a
căror rezolvare este cerută de obiectivele controlului.
19. Efectuează controlul activităţilor şi documentelor în totalitate
sau prin sondaj, în raport cu perioada analizată, volumul,
valoarea şi natura bunurilor, tentaţiile si posibilităţile de

338
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

sustrageri, condiţiile de păstrare şi gestionare, precum şi


frecvenţa abaterilor constatate anterior, cuprinzându-se un
număr reprezentativ de repere şi documente care să permită
stabilirea unor concluzii temeinice asupra respectării actelor
normative din toate domeniile de activitate specifice
sistemului penitenciar.
20. În cazul constatării de pagube, echipa de control sesizează
unitatea în vederea demarării cercetării administrative.
21. Pot fi solicitate declaraţii scrise, în vederea clarificării unor
aspecte care fac obiectul inspecţiei. Acestea vor fi
înregistrate la secretariatul unităţii şi anexate Notei de
constatare.
22. Efectuează alte verificări, în limitele obiectivelor prestabilite
sau ale obiectivelor extinse, în vederea stabilirii conformităţii
stării de fapt cu cadrul legal.
23. În funcţie de domeniul de activitate supus controlului şi al
obiectivelor stabilite, inspectează toate imobilelele aferente
locului de deţinere, indiferent de destinaţia acestora (spaţii de
deţinere, terenuri, garduri împrejmuitoare, amenajări, Gaz-uri,
etc);
24. Poartă discuţii individuale sau de grup cu persoanele private
de libertate, şi se vor efectuează sondaje de opinie în rândul
acestora;
25. Pentru aprecierea justă a aspectelor constatate, trebuie să se
ţină seama de existenţa echilibrului între sarcini, competenţe
şi responsabilităţi ale persoanelor implicate.
26. Totodată, în analiza finală, se va urmări şi verificarea gradului
de repetabilitate a deficienţelor constatate în urma
controalelor anterioare.
12 Inspectorii desemnaţi să 27. Revin la sediul ANP după finalizarea activităţii şi încheie
efectueze controlul misiunea prin întocmirea Notei de Constatare în dublu
exemplar.
28. În materialele cu concluziile rezultate, este important să se
reflecte natura, amploarea, cauzalitatea, gravitatea şi
efectele abaterilor, respectiv întinderea şi caracterul
măsurilor pe care le reclamă remedierea acestora, cu
precizarea competenţei de soluţionare pe cale ierarhică.
29. Prezintă Nota de constatare spre luare la cunoştinţă
directorului unităţii sau persoanei împuternicite în acest sens.
13 Director DIP, şef Serviciu 30. Notele de constatare întocmite vor fi analizate în
Control sau Directorii interdependenţă de către coordonatorul echipei de control şi
direcţiilor de specialitate vor fi avizate şi aprobate de către directorul direcţiei care a
desfăşurat acţiunea.
14 Biroul Informaţii 31. Dă număr de înregistrare secret de serviciu Notei de
clasificate ANP constatare.
15 Secretariat DIP/ direcţia 32. Întocmesc adresă de înaintare şi înaintează ambele
care a efectuat controlul exemplare ale Notei de Constatare unităţii controlate spre
tematic luare la cunoştinţă directorului unităţii sau persoanei
împuternicite în acest sens.
16 Directorul unităţii 33. Semnează de luare la cunoştinţă a constatărilor cuprinse în
controlate Notele de Constatare.
17 Secretariatul unităţii 34. Întocmeşte adresă de înaintare şi remite către Direcţia
controlate Inspecţie Penitenciară câte un exemplar din fiecare Notă de
Constatare.
18 Inspectorii desemnaţi să 35. Redactează şi prezintă spre aprobare directorului general al
efectueze controlul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor Raportul final al
activităţii de control tematic.

339
Manual de proceduri

19 D.DIP/ direcţii de 36. Avizează Raportul Controlului tematic.


specialitate
20 Secretariat DIP/ direcţii 37. Înregistrează Raportul Controlului tematic şi îl transmite
de specialitate cabinetului directorului general al ANP.
21 Secretariat DIP 38. Primeşte Raportul Controlului tematic aprobat de directorul
general al ANP, sau îl restituie inspectorilor pentru
completări conform observaţiilor directorului general al ANP.
22 Secretariat DIP 39. Întocmesc adresă de înaintare a Raportului Controlului
tematic entităţilor care au fost controlate.
23 Şefii serviciilor unităţilor 40. Pe baza deficienţelor constatate în perioada controlului,
care au fost controlate elaborează planuri cu măsuri de remediere, cu termene şi
responsabili şi le trimit Direcţiei Inspecţie Penitenciară
24 Secretariat DIP/ direcţii 41. Monitorizează modul de punere în aplicare al măsurilor de
de specialitate/ remediere a deficienţelor constatate.
Inspectorii de specialitate 42. Stabileşte rezultatele obţinute de entitatea controlată, la
expirarea termenelor acordate în acest sens.
Fişa de evaluare
Aspecte de verificat Da Nu Obs.
Existenţa Planului anual de desfăşurare a controalelor tematice
elaborat de fiecare direcţie de specialitate din cadrul ANP, aprobat de
directorul general
Decizia directorului general al ANP de efectuare a controlului tematic
Constituirea echipei de control
Existenţa în casierie a sumelor de bani necesare desfăşurării misiunii
Inspectori SC să nu fie implicaţi în altă activitate de control, cu
deplasare
Rezervarea spaţiilor de cazare pentru membrii echipei de control
Disponibilitatea mijloacelor de transport necesare până la unitatea ce
urmează a fi controlată
Întocmirea ordinelor de serviciu
Asigurarea că toţi membrii echipei de control posedă legitimaţii de
acces în unităţile ce urmează a fi controlate
Repartizarea specialiştilor pe domenii de activitate şi stabilirea clară a
obiectivelor de control şi a metodelor utilizate
Sosirea în siguranţă şi la termenul stabilit în unitatea ce urmează a fi
inspectată
Modul de desfăşurare a şedinţei de deschidere şi stabilirea ordinii de zi
Modul de efectuare a controlului tematic, conduita profesională şi
respectarea codului deontologic de către inspectori
Necesitatea prelungirii controlului tematic din cauza apariţiei unor
aspecte inerente care impun acest lucru
Modalitatea de întocmire a Notei de constatare, forma, adecvarea
conţinuturilor la realitatea existentă
Redactarea Raportului final al activităţii de control tematic şi
prezentarea acestuia spre aprobare directorului general al
Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor
Restituirea actului de control inspectorilor cu îndrumări pentru refacere
sau completări
Adresă de înaintare a Raportului privind controlul tematic unităţilor care
au fost.
Monitorizarea modului de punere în aplicare al măsurilor de remediere
a deficienţelor constatate stabilirea rezultatelor obţinute de entitatea
controlată, la expirarea termenelor acordate în acest sens

340
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

PROCEDURA: A0.05.01.003 Desfăşurarea activităţilor de control inopinat exercitate la nivelul


unităţilor aflate în subordinea ANP

Scop: Procedura stabileşte regulile generale şi modul de lucru pentru verificarea bunei organizări şi
funcţionări a fiecărui loc de deţinere subordonat ANP. Prin acest tip de controale, în funcţie de fiecare
situaţie în parte, se stabilesc obiectivele punctuale pentru control, aprobate de directorul general şi care
au drept scop principal prezentarea reală unei anume situaţii existente, a cauzelor şi împrejurărilor care
au determinat-o, identificarea personalului implicat, precum şi măsurile care se impun a fi luate în
vederea normalizării situaţiei
Premise: Controlul inopinat este o activitate impusă de o reclamaţie, plângere, sesizare, ori de
producerea unor evenimente, şi constă în verificarea punctuală a unei stări, situaţii sau consecinţe,
determinate de încălcarea directă de către entitatea controlată ori de personalul propriu, a unei
reglementări care lezează grav un interes legitim, public sau privat.
În cazuri temeinic justificate, CI se poate efectua fără o aprobare scrisă prealabilă sau decizie de
control, numai în baza legitimaţiei, cu obligaţia persoanei care a efectuat controlul să justifice acţiunea
în faţa şefului ierarhic superior.
Aplicabilitate: Acţiunile inopinate de control se declanşează atât la iniţiativa directorului general al
ANP, cât şi la iniţiativa DIP sau a direcţiilor de specialitate din ANP, pe baza unui plan de control stabilit
în prealabil.

Procedura
Pas Responsabil(i) Descriere
1 Secretar DIP 1. Înregistrează ordinul de control semnat de directorul ANP, cu
număr de înregistrare nou.
2 Secretariat DIP 2. Ia în evidenţă decizia directorului ANP, cu privire la
desfăşurarea controlului şi echipa de control.
3. Întocmeşte ordinele de serviciu pentru echipa constituită.
3 Director DIP Etapa pregătitoare:
4. Se documentează asupra activităţii entităţii controlate, a
cadrului normativ existent, a cauzelor care au impus
efectuarea verificărilor;
5. Stabileşte perioada de efectuare a controlului, a formelor şi
metodelor utilizate;
6. Precizează obiectivele şi subobiectivele. Obiectivele
controlului inopinat nu sunt în mod necesar prestabilite, ele
putând fi elaborate la faţa locului, în funcţie de situaţia
existentă.
7. Stabileşte responsabilităţile pentru fiecare membru al echipei
de control;
4 Serviciul Financiar 8. Distribuie sumele de bani, în avans, pentru decontarea
cheltuielilor de deplasare, respectiv cazare pe perioada
inspecţiei.
5 Director DIP 9. Repartizează ordinul de control inspectorilor de specialitate
desemnaţi să efectueze controlul inopinat.
10. Repartizarea membrilor echipei în funcţie de obiectivele
stabilite.
6 Inspectorii SC desemnaţi 11. Prezintă legitimaţia de serviciu la intrarea în entitatea ce
să efectueze controlul urmeză a fi supusă controlului.
12. Coordonatorul echipei de control:
a - organizează şedinţa de deschidere;
b - prezintă echipa de control, temeiul legal al activităţii de control
şi a obiectivelor avute în vedere, perioada preconizată de

341
Manual de proceduri

desfăşurare, sub rezerva prelungirii acesteia din motive


obiective, în raport cu natura sau caracterul unor constatări
care impun o astfel de prelungire.
c - solicită opinia conducerii unităţii în legătură cu prelungirea
programului de lucru pe perioada controlului, atunci când
situaţia impune.
d - clarifică aspectele prealabile controlului şi dă explicaţii la
cererea conducerii unităţii.
13. Controlul inopinat propriu-zis se realizează prin verificarea
concretă, la sediul entităţii controlate a documentelor, actelor
şi oricăror alte date de care depinde realizarea scopului
stabilit.
14. Sunt audiate persoane care pot da relaţii cu privire la
obiectivele controlului.
15. Pot ridica, pe bază de proces-verbal, documentele necesare
în scopul clarificării tuturor problemelor a căror rezolvare este
cerută de obiectivele stabilite.
16. Consemnează cu exactitate datele, faptele, lipsurile,
neajunsurile şi cauzele care le-au generat şi a situaţiile de
risc;
17. Stabilesc responsabilii şi poziţia acestora faţă de
disfuncţionalităţile constatate.
8 Inspectorii SC desemnaţi 18. Revin la sediul ANP după finalizarea activităţii şi încheie
să efectueze controlul misiunea prin întocmirea Notei de Constatare în dublu
exemplar. În materialele cu concluziile rezultate, este
important să se reflecte natura, amploarea, cauzalitatea,
gravitatea şi efectele abaterilor respective, întinderea şi
caracterul măsurilor pe care le reclamă remedierea acestora,
cu precizarea competenţei de soluţionare pe cale ierarhică.
9 Director DIP, şef Serviciu 19. Notele de constatare întocmite vor fi analizate în
Control sau Directorii interdependenţă de către coordonatorul echipei de control şi
direcţiilor de specialitate vor fi avizate şi aprobate de către directorul direcţiei care a
desfăşurat acţiunea
10 Biroul Informaţii 20. Dă număr de înregistrare secret de serviciu Notei de
clasificate ANP constatare.
11 Secretariat DIP/ direcţia 21. Întocmesc adresă de înaintare şi înaintează ambele
care a efectuat controlul exemplare ale Notei de Constatare unităţii controlate spre
tematic luare la cunoştinţă directorului unităţii sau persoanei
împuternicite în acest sens.
12 Directorul unităţii 22. Semnează de luare la cunoştinţă a constatărilor cuprinse în
controlate Notele de Constatare.
13 Secretariatul unităţii 23. Întocmeşte adresă de înaintare şi remite către Direcţia
controlate Inspecţie Penitenciară câte un exemplar din fiecare Notă de
Constatare.
14 Inspectorii SC 24. Întocmesc Raportul controlului inopinat cu concluziile finale.
15 D.DIP 25. Avizează Raportul controlului inopinat.
16 Secretariat DIP 26. Înregistrează Raportul controlului inopinat şi îl transmite
cabinetului directorului general al ANP.
17 Secretariat DIP 27. Primeşte şi înregistrează Raportul controlului inopinat aprobat
de directorul general al ANP, sau îl restituie inspectorilor
pentru completări conform observaţiilor directorului general al
ANP
18 Secretariat DIP 28. Întocmeşte adresă de înaintare a Raportului controlului
inopinat entităţilor care au fost controlate.

342
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

19 Şefii serviciilor unităţilor 29. Pe baza deficienţelor constatate în perioada controlului,


care au fost controlate elaborează planuri cu măsuri de remediere, cu termene şi
responsabili şi le trimit Direcţiei Inspecţie Penitenciară.
20 Secretariat DIP/ direcţii 30. Monitorizează modul de punere în aplicare al măsurilor de
de specialitate/ remediere a deficienţelor constatate.
Inspectorii de specialitate 31. Stabileşte rezultatele obţinute de entitatea controlată, la
expirarea termenelor acordate în acest sens.

Fişa de evaluare
Aspecte de verificat Da Nu Obs.
Existenţa deciziei de efectuare a controlului inopinat, aprobat de
directorul general al ANP.
Constituirea echipei de control.
Existenţa în casierie a sumelor de bani necesare desfăşurării misiunii.
Inspectori SC să nu fie implicaţi în altă activitate de control, cu
deplasare.
Rezervarea spaţiilor de cazare pentru membrii echipei de control.
Disponibilitatea mijloacelor de transport necesare până la unitatea ce
urmează a fi controlată.
Întocmirea ordinelor de serviciu.
Asigurarea că toţi membrii echipei de control posedă legitimaţii de
acces în unităţile ce urmează a fi controlate.
Repartizarea specialiştilor pe domenii de activitate şi stabilirea clară a
obiectivelor de control şi a metodelor utilizate.
Sosirea în siguranţă şi la termenul stabilit în unitatea ce urmează a fi
inspectată.
Modul de desfăşurare a şedinţei de deschidere şi stabilirea ordinii de
zi.
Modul de efectuare a controlului inopinat, conduita profesională şi
respectarea codului deontologic de către inspectori.
Necesitatea prelungirii controlului inopinat din cauza apariţiei unor
aspecte inerente care impun acest lucru.
Modalitatea de întocmire a Notei de constatare, forma, adecvarea
conţinuturilor la realitatea existentă.
Redactarea Raportului final al activităţii de controlului inopinat şi
prezentarea acestuia spre aprobare directorului general al
Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor.
Restituirea actului de control inspectorilor cu îndrumări pentru refacere
sau completări.
Adresă de înaintare a Raportului privind controlului inopinat unităţilor
care au fost controlate.

343
Manual de proceduri

A00502 PETIŢII

PROCEDURA: A0.05.02.001 Desfăşurarea activităţilor de soluţionarea petiţiilor care impun


verificarea la faţa locului
Scop: Procedura presupune analizarea, verificarea şi soluţionarea petiţiilor şi are ca scop prevenirea şi
combatera încălcării actelor normative în activitatea personalului din ANP şi unităţile subordonate.
Procedura se aplică petiţiilor formulate de personalul din cadrul ANP şi unităţile subordonate, de către
persoanele private de libertate şi minorii internaţi în centrele de reeducare, precum şi a petiţiilor
remise/trimise de alte autorităţi sau instituţii publice.
Premise: Soluţionarea petiţiilor care au ca obiect de verificare aspecte ale activităţii directorului unităţii
sau directorilor adjuncţi ai acestora, va fi efectuată exclusiv de către Direcţia Inspecţie Penitenciară.
Petiţiile prin care sunt sesizate alte aspecte vor fi soluţionate şi de către direcţiile sau serviciile de
specialitate din cadrul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor, în funcţie de obiectul acestora.
Direcţia Inspecţie Penitenciară poate verifica şi alte petiţii repartizate de directorul general al
Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor sau de directorul general adjunct coordonator.
Se interzice încredinţarea petiţiilor spre soluţionare, ori antrenarea în efectuarea de verificări, a
persoanelor care fac obiectul sesizărilor sau unui subordonat al acestora, precum şi celor care au sau
pot avea un interes în cauză.
Aplicabilitate: la toate direcţiile de specialitate din cadrul aparatului central
Procedura
Pas Responsabil(i) Descriere
1 Serviciul Cabinet 1. Ia în evidenţă şi înregistrează petiţiile şi sesizările intrate în
ANP
2 Directorul general al ANP 2. Repartizează sesizarea spre soluţionare direcţiei/
compartimentului/serviciului competent.
3 Şeful direcţiei/ 3. Desemnează o persoană care să soluţioneze petiţia. În
compartimentului/ anumite situaţii, pot fi constituite echipe mixte care să ducă la
serviciului îndeplinire misiunea.
4. Stabileşte termenul de soluţionare a petiţiei.
4 Secretariat 5. Ia în evidenţă decizia directorului ANP, cu privire la
desfăşurarea verficărilor.
6. Întocmeşte ordinele de serviciu pentru echipa constituită.
5 Serviciul Financiar 7. Distribuie sumele de bani, în avans, pentru decontarea
cheltuielilor de deplasare, respectiv cazare pe perioada
inspecţiei.
6 Persoana desemnată să 8. După repartizarea petiţiei, persoana/personalul investit
soluţioneze petiţia întocmeşte un plan de verificare a aspectelor semnalate, în
care vor fi consemnate principalele activităţi ce urmează a fi
efectuate.
9. Prezintă legitimaţia de serviciu la intrarea în entitatea unde
urmează să facă verificări.
10. La sosire, persoana învestită va informa directorul unităţii cu
privire la obiectul verificării şi cu privire la activităţile ce
urmează a fi desfăşurate, respectiv domeniile în care i se
solicită sprijin pentru o soluţionare temeinică şi justă a cauzei.
11. Personalul desemnat să efectueze verificări, va proceda la
chemarea persoanei vizate pentru a-i aduce la cunoştinţă
obiectul sesizării şi a-i solicita lămuriri în scris, cu scopul
clarificării tuturor aspectelor sesizate.
12. Sesizările şi reclamaţiile se verifică la faţa locului, discutându-
se şi solicitându-se declaraţii scrise atât autorilor, cât şi altor
persoane care pot da relaţii în legătură cu obiectul
verificărilor, precum şi cu persoana la care se referă aceasta.

344
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

13. Persoana investită cu efectuarea verificării are obligaţia să


strângă toate probele necesare cu privire la persoana sau
situaţia reclamată, în vederea stabilirii existenţei sau
inexistenţei abaterilor disciplinare/faptelor de altă natură,
precum şi a gravităţii acestora.
7 Persoana desemnată să 14. În acest sens, pot fi efectuate următoarele activităţi:
soluţioneze petiţia verificarea şi ridicarea unor înscrisuri, constatarea la faţa
locului a unor situaţii de fapt, controlul activităţii persoanei
vizate, inventarieri, revizii gestionare şi controale financiar-
contabile, executarea unor fotografieri, înregistrări audio şi/
sau video, cu asigurarea respectării prevederilor legale în
vigoare.
15. Prezintă legitimaţia de serviciu la intrarea în entitatea unde
urmează să facă verificări.
16. La sosire, persoana învestită va informa directorul unităţii cu
privire la obiectul verificării şi cu privire la activităţile ce
urmează a fi desfăşurate, respectiv domeniile în care i se
solicită sprijin pentru o soluţionare temeinică şi justă a cauzei.
17. Personalul desemnat să efectueze verificări, va proceda la
chemarea persoanei vizate pentru a-i aduce la cunoştinţă
obiectul sesizării şi a-i solicita lămuriri în scris, cu scopul
clarificării tuturor aspectelor sesizate.
18. Sesizările şi reclamaţiile se verifică la faţa locului, discutându-
se şi solicitându-se declaraţii scrise atât autorilor, cât şi altor
persoane care pot da relaţii în legătură cu obiectul
verificărilor, precum şi cu persoana la care se referă aceasta.
19. Persoana investită cu efectuarea verificării are obligaţia să
strângă toate probele necesare cu privire la persoana sau
situaţia reclamată, în vederea stabilirii existenţei sau
inexistenţei abaterilor disciplinare/faptelor de altă natură,
precum şi a gravităţii acestora.
20. În acest sens, pot fi efectuate următoarele activităţi:
verificarea şi ridicarea unor înscrisuri, constatarea la faţa
locului a unor situaţii de fapt, controlul activităţii persoanei
vizate, inventarieri, revizii gestionare şi controale financiar-
contabile, executarea unor fotografieri, înregistrări audio şi/
sau video, cu asigurarea respectării prevederilor legale în
vigoare.
21. Pentru lămurirea deplină a faptelor şi împrejurărilor care
constituie obiectul verificărilor, poate fi solicitat şi punctul de
vedere al unor specialişti din cadrul altor direcţii/servicii din
aparatul central.
22. Pe timpul activităţilor desfăşurate, ofiţerii inspectori au
obligaţia adoptării unei conduite ireproşabile, în deplină
concordanţă cu reglementările legale in vigoare. Sunt
interzise ameninţările, intimidările, promisiunile, violenţele
faţă de persoana verificată, petenţi sau martori, exercitate în
scopul de a obţine mărturisiri, rapoarte şi declaraţii, ori de a
influenţa rezultatul unor verificări şi constatări.
23. Personalului care are cunoştinţă şi poate contribui la
lămurirea deplină şi temeinică a tuturor aspectelor îi revine
obligaţia de a furniza date şi informaţii, ori de a redacta
rapoarte sau declaraţii.
24. Împotriva persoanelor care depun mărturie, în situaţia în care,
ulterior, se dovedeşte că prin declaraţiile făcute, cu intenţie,
au influenţat negativ rezultatul verificării, pot fi luate măsuri
disciplinare sau de alt gen.

345
Manual de proceduri

25. Persoana împotriva căreia se efectuează verificarea are


obligaţia de a da relaţii şi de a răspunde la întrebările
formulate cu privire la activitatea profesională, conduita din
timpul serviciului sau comportamentul care dăunează
interesului şi prestigiului instituţiei şi funcţiei deţinute.
26. Pe parcursul efectuării verificărilor, persoana vizată are
dreptul să formuleze cereri, să depună rapoarte şi să
propună administrarea unor noi dovezi în apărare, acestea
trebuind să fie verificate şi materializate în documente.
27. Eventuala respingere a unor astfel de cereri se va face
motivat.
28. În mod obligatoriu, atunci când aspectele sesizate se confirmă
total ori parţial, în vederea luării unor măsuri juste, în raport
cu gravitatea faptelor, se va realiza o documentare
corespunzătoare cu privire la competenţa, pregătirea,
rezultatele obţinute în muncă, conduita, profilul moral,
calificativele acordate, recompensele şi eventualele sancţiuni
primite în întreaga perioadă de activitate, care va face parte
integrantă din raportul cu rezultatul verificărilor.
29. Pe parcursul verificării se vor stabili, în toate situaţiile, cauzele
care au generat abateri şi împrejurările comiterii acestora,
problemele de ordin social şi material ale personalului vizat,
aspecte legate de ordinea interioară, starea şi practica
disciplinară din cadrul structurii şi răspunderea pe care o au
factorii de conducere în legătură cu abaterile subordonaţilor
în cauză.
30. Dacă pe parcursul verificării, intervine o situaţie excepţională
(persoana cercetată este spitalizată, în concediu medical),
verificările vor fi suspendate, în ceea ce priveşte persoana
aflată în cazul respectiv, până la încetarea situaţiei, cu
aprobarea şefului care a dispus verificarea.
31. În termenul legal, se va emite răspuns petentului cu privire la
această situaţie, cu menţiunea reluării verificărilor la
încetarea situaţiei respective.
32. La terminarea verificării, persoana/persoanele desemnate pot
aduce la cunoştinţa celui verificat şi şefului nemijlocit al
acestuia concluziile şi dovezile care susţin veridicitatea ori
neconfirmarea aspectelor semnalate.
33. Activităţile menţionate vor fi consemnate într-o Notă de
informare. În notă pot fi inserate şi
propuneri/recomandări/măsuri disciplinare, după caz.
34. Rezultatele verificărilor vor fi prezentate directorului general al
Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor.
35. Petiţiile din care, în urma verificărilor, rezultă că se referă la
fapte ce întrunesc elementele constitutive ale unei infracţiuni
se trimit, spre luare în evidenţă şi cercetare, instituţiilor
abilitate.
8 Persoana desemnată 36. Finalizarea verificărilor se materializează în constatări
concrete ale împrejurărilor existente în legătură cu obiectul
petiţiei.
37. În materialele cu concluziile rezultate, este important să se
reflecte natura, amploarea, cauzalitatea, gravitatea şi efectele
abaterilor, respectiv întinderea şi caracterul măsurilor pe care
le reclamă remedierea acestora, cu precizarea competenţei
de soluţionare pe cale ierarhică.

346
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

9 Şeful direcţiei/ serviciului/ 38. Avizează Nota de Informare.


compartimentului/
responsabilă cu
rezolvarea lucrării
10 Secretariatul 39. Trimite lucrarea spre aprobare directorului entităţii care a
repartizat iniţial lucrarea
11 Secretariatul 40. Primeşte lucrarea şi o predă persoanei desemnate în vederea
întocmirii răspunsului către petent, respectiv răspuns
instituţiei care s-a remis/trimis sesizarea.
12 Persoana desemnată 41. Întocmeşte răspuns petentului, respectiv instituţiei care a
remis/trimis sesizarea.
42. În cazul în care petentul este o persoană, adresa răspuns va
fi semnată de către şeful direcţiei/compartimentului/
serviciului. În cazul în care petentul este o autoritate sau o
instituţie publică, adresa răspuns va fi semnată de directorul
entităţii care a primit sesizarea.
13 Secretariatul 43. Expediază răspunsul la petiţie.
44. Clasează şi arhivează lucrarea.

Fişa de evaluare
Aspecte de verificat Da Nu Obs.
Decizia directorului general al ANP de efectuare a verficărilor
Termenul limită de rezolvare a petiţiei
Disponibilitatea personalului în vederea efectuării verificărilor
Existenţa în casierie a sumelor de bani necesare desfăşurării misiunii
Stabilirea mijloacelor de transport necesare până la unitatea în care
urmează a fi efectuată verificarea
Modul de efectuare a verificărilor, conduita profesională şi respectarea
codului deontologic de către inspectori
Modalitatea de întocmire a Notei de Informare, forma, adecvarea
conţinuturilor la realitatea existentă, măsuri, propuneri şi recomandări
Aprobarea Notei de Informare de către directorul general
Elaborarea şi expedierea răspunsului către petent
Clasarea şi arhivarea lucrării

PROCEDURA: A0.05.02.002 Desfăşurarea activităţilor de verificare şi soluţionare a petiţiilor care


nu impun deplasarea la faţa locului

Scop: Procedura presupune analizarea, verificarea şi soluţionarea petiţiilor şi au ca scop prevenirea şi


combatera încălcării actelor normative în activitatea personalului din ANP şi unităţile subordonate.
Procedura se aplică petiţiilor formulate de personalul din cadrul ANP şi unităţile subordonate, de către
persoanele private de libertate şi minorii internaţi în centrele de reeducare, precum şi petiţiilor
remise/trimise de alte autorităţi sau instituţii publice.
Premise: Petiţiile al căror obiect nu se constituie în sesizare sau reclamaţie se rezolvă pe baza datelor
deţinute de direcţia/serviciul/compartimentul respectiv, iar în cazul celor adresate ANP şi pe baza
datelor comunicate de unităţile subordonate.
Aplicabilitate: la toate direcţiile de specialitate din cadrul aparatului central
Procedura

347
Manual de proceduri

Pas Responsabil(i) Descriere


1 Secretariatul 1. Înregistrează petiţia.
2 2. După examinare, repartizează petiţia spre soluţionare
Directorul entităţii care a
primit sesizarea direcţiei/compartimentului/serviciului competent şi stabileşte
termen de rezolvare a acesteia.
3 Şeful direcţiei/ 3. Desemnează o persoană care să soluţioneze petiţia. În
compartimentului/ anumite situaţii, pot fi constituite echipe mixte care să ducă la
serviciului îndeplinire misiunea.
4. Stabileşte termenul de soluţionare a petiţiei.
4 Persoana desemnată să 5. După repartizarea petiţiei, persoana investită va întocmi un
soluţioneze petiţia plan de verificare a aspectelor semnalate, în care vor fi
consemnate principalele activităţi ce urmează a fi efectuate.
6. În funcţie de conţinutul lucrării, întocmeşte solicitări de relaţii
sau puncte de vedere către entitatea implicată, ori adresa de
redirecţionare a petiţiei.
5 Şeful direcţiei/ 7. Avizează şi semnează solicitarea de relaţii, punct de vedere
compartimentului/ sau adresa de redirecţionare a petiţiei.
serviciului 8. Avizează şi semnează adresa către petent, prin care este
informat despre redirecţionarea petiţiei.
6 Secretariatul 9. Expediază solicitarea de relaţii, punct de vedere sau adresa de
redirecţionare a petiţiei şi adresa răspuns către petent.
7 Secretariatul 10. Primeşte relaţiile sau punctele de vedere şi le predă persoanei
căreia i-a fost repartizată lucrarea.
8 Persoana desemnată 11. În baza relaţiilor sau punctelor de vedere primite, dacă situaţia
o impune, solicită relaţii suplimentare.
12. Întocmeşte Nota de informare care va cuprinde următoarele
elemente :
a – numărul lucrării;
b - numele sau denumirea petentului şi datele de identificare ale
acestuia ;
c - obiectul petiţiei ;
d - rezultatul verificărilor şi concluziile privind obiectul petiţiei ;
e - propuneri şi recomandări.
9 Directorul 13. Avizează Nota de informare.
Compartimentului/
serviciului responsabile
cu rezolvarea lucrării
10 Secretariatul 14. Trimite lucrarea spre aprobare directorului entităţii care a
repartizat iniţial lucrarea
11 Secretariatul 15. Primeşte lucrarea şi o predă persoanei desemnate în vederea
întocmirii răspunsului către petent, respectiv răspuns instituţiei
care s-a remis/trimis sesizarea.
12 Persoana desemnată 16. Întocmeşte răspuns petentului, respectiv instituţiei care a
remis/trimis sesizarea.
17. În cazul în care petentul este o persoană, adresa răspuns va fi
semnată de către şeful direcţiei/compartimentului/serviciului.
18. În cazul în care petentul este o autoritate sau o instituţie
publică, adresa răspuns va fi semnată de directorul entităţii
care a primit sesizarea.
13 Secretariatul 19. Expediază răspunsul la petiţie.
20. Clasează lucrarea.
21. Arhivează lucrarea.

348
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Fişa de evaluare
Aspecte de verificat Da Nu Obs.
Decizia directorului entităţii care a primit sesizarea de efectuare a
verficărilor
Termenul limită de rezolvare a petiţiei
Întocmirea solicitărilor de relaţii sau puncte de vedere către entitatea
implicată
Respectarea termenelor de primire a relaţiilor sau punctelor de vedere
Modalitatea de întocmire a Notei de Informare, forma, adecvarea
conţinuturilor la realitatea existentă, măsuri, propuneri şi recomandări
Aprobarea Notei de Informare de către directorul entităţii care a primit
sesizarea
Elaborarea şi expedierea răspunsului către petent
Clasarea şi arhivarea lucrării

349
Manual de proceduri

A006 Domeniul Medical

A00601 Subdomeniul Asistenţă Medicală şi Medicină Preventivă

A00601001 Măsuri la primirea în penitenciar


A00601002 Asistenţa medicală pe perioada carantinei
A00601003 Asistenţa medicală în caz de urgenţe medico-chirurgicale
A00601004 Examinarea medicală curentă a persoanelor private de libertate
A00601005 Monitorizarea bolnavilor cronici
A00601006 Vaccinarea persoanelor private de libertate
A00601007 Asistenţa medicală a femeii gravide
A00601008 Asistenţa medicală pe timpul refuzului de hrană
A00601009 Asistenţa medicală în timpul executării unei sancţiuni disciplinare
A00601010 Acordarea medicamentelor
A00601011 Procurarea dispozitivelor medicale
A00601012 Efectuarea expertizei medico-legale
A00601013 Asistenţa medicală în caz de transfer
A00601014 Asistenţa medicală la liberare
A00601015 Întocmirea unor acte în legătură cu decesul
A00601016 Asistenţa medicală în infirmerie
A00601017 Asigurarea asistenţei medicale de specialitate pentru persoanele private de libertate
A00601018 Asistenţa medicală dentară acordată persoanelor private de libertate
A00601019 Asigurarea asistenţei medicale spitaliceşti pentru persoanele private de libertate
A00601020 Educaţia pentru sănătate
A00601021 Supravegherea stării de sănătate a persoanelor private de libertate la locul de muncă
A00601022 Depistarea, diagnosticul, tratamentul, prevenirea şi combaterea infecţiilor transmise
sexual
A00601023 Prevenirea infecţiei HIV/SIDA în mediul carceral
A00601024 Depistarea, declararea, confirmarea şi tratamentul infecţiei HIV/SIDA
A00601025 Prevenirea şi combaterea consumului de droguri în penitenciare
A00601026 Diagnosticul şi tratamentul tuberculozei în mediul penitenciar
A00601027 Depistarea, prevenirea şi combaterea hepatitei virale acute
A00601028 Asigurarea condiţiilor igienico-sanitare corespunzătoare cazării, hrănirii, activităţilor
socio-educative şi muncii persoanelor private de libertate

Nr. Termen Explicaţie


crt.
Persoana aflată în executarea unei pedepse privative de
1. Persoană privată de libertate libertate, a unei măsuri educative de internare într-un centru de
reeducare sau aflată în arest preventiv
Aplicarea tuturor măsurilor profilactice, curative şi recuperatorii
2. Asistenţă medicală pentru asigurarea stării de sănătate
3. Intervenţie medicală Orice examinare, tratament medical în scop preventiv,
terapeutic sau de reabilitare
Furnizarea îngrijirilor de sănătate cuprinzătoare, de prim
4. Asistenţă medicală primară contact, indiferent de natura problemei de sănătate, în
contextul unei relaţii continue, în prezenţa bolii sau în absenţa
acesteia

350
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

5. Asistenţa medicală de Totalitatea serviciilor medicale acordate în condiţii critice care


urgenţă pun în pericol viaţa pacientului
6. Asistenţa medicală de Furnizarea de servicii medicale clinice şi paraclinice în regim
specialitate ambulatoriu
7. Asistenţa medicală Furnizarea de servicii medicale preventive, curative, de
spitalicească recuperare şi/sau paleative în unităţi sanitare cu paturi
Promovarea sănătăţii Procesul care oferă individului şi colectivităţilor posibilitatea de
8. a-şi controla şi îmbunătăţi sănătatea sub raport fizic, psihic şi
social şi de a contribui la reducerea inechităţilor în sănătate;
Activitatea de colectare sistematică şi continuă, analiza,
interpretarea şi diseminarea datelor privind starea de sănătate
9. Supravegherea a populaţiei, bolile transmisibile şi netransmisibile, pe baza
cărora sunt identificate priorităţile de sănătate publică şi sunt
instituite măsurile de prevenire şi control;
10. Vaccinarea Metodă de imunizare activă profilactică împotriva unor boli, prin
inocularea unui vaccin.
Preparate biologice dotate cu proprietăţi antigenice, care
11. Vaccinurile declanşează apariţia răspunsului imun la organismele supuse
vaccinării

PROCEDURA: P 001 Măsuri la primirea în penitenciar

Scop: Procedura prezintă măsurile ce trebuie aplicate la primirea în penitenciar a persoanelor private
de libertate, în vederea cunoaşterii stării de sănătate a acestora, luării măsurilor ce se impun în situaţia
în care acestea suferă de afecţiuni ce necesită instituirea de tratament medicamentos, regim alimentar,
supraveghere permanentă şi pentru prevenirea şi controlul bolilor transmisibile în mediul penitenciar.
Premise: Procedura se aplică de către personalul medico-sanitar la primirea în unitate a unei persoane
private de libertate nou-depuse, venite prin transfer, reprimite de la organele de cercetare penală, din
întreruperea executării pedepsei, după evadare sau la prezentarea din învoire.
Aplicabilitate: în toate unităţile subordonate Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor, cu excepţia
BAGR
Procedura
Medicul desemnat să 1. Se deplasează în punctul de primire deţinuţi
efectueze examenul medical 2. După stabilirea identităţii persoanei nou depuse de către şeful
la depunere serviciului (biroului) evidenţă deţinuţi, efectuează, în cabinetul
medical din PPD, un examen clinic sumar, care se consemnează
şi în Registrul de intrări – ieşiri PPD.
3. Acordă o deosebită atenţie depistării:
3.1 semnelor evidente de agresiune (echimoze, hematoame,
contuzii, escoriaţii),
3.2 semnelor de consum de droguri (semne de injectare, zone de
flebită, abcese, flegmoane, stare de obnubilare, semne de
sevraj)
3.3. tulburărilor psihice, riscului de suicid (tipul de infracţiune
săvârşită, semne de depresie, idei recente de suicid,
descoperirea recentă a unei afecţiuni grave, pierderea
recentă a unei rude apropiate);
3.4.bolilor infectocontagioase şi parazitare care impun izolare de
colectivitate până la vindecare sau internare într-o unitate
spitalicească de profil (pentru parazitoze se va urmări
prezenţa pruritului şi se va examina pielea capului şi corpul
pentru identificarea paraziţilor, pentru tuberculoză se va

351
Manual de proceduri

cerceta prezenţa semnelor şi simptomelor, un eventual


diagnostic recent de TB, tratament urmat, evidenţierea de
semne şi simptome ale unor alte boli transmisibile)
3.5 alergiilor
4. Solicită persoanei nou depuse informaţii în vederea cunoaşterii
antecedentelor patologice şi afecţiunilor cronice ale acesteia,
care impun instituirea deîndată a unei terapii medicamentoase
adecvate şi regim alimentar – anamneză atentă, solicitarea unor
documente medicale doveditoare;
5. În cazul în care persoana nou depusă necesită internare în spital,
recomandă trimiterea într-un penitenciar spital sau, după caz, în
spitalul cel mai apropiat din reţeaua sanitară publică
6. Întocmeşte prima parte a Fişei de examinare medicală la
depunere – examenul medical în PPD.
7. Stabileşte un diagnostic de primă etapă al persoanei private de
libertate, bazat pe anamneză şi examenul clinic sumar
8. Stabileşte nevoile de tratament şi regim alimentar, până la
efectuarea primei vizite medicale
9. În cazul în care persoana nou depusă necesită regim alimentar,
înscrie recomandarea în Fişa de examinare medicală la
depunere, în evidenţele privind regimul alimentar şi anunţă blocul
alimentar şi şeful de tură.
10. În cazul în care persoana nou depusă necesită tratament
medicamentos, înscrie recomandarea în Fişa de examinare
medicală la depunere şi, ulterior, eliberează, din punctul
farmaceutic al unităţii, medicaţia necesară până la efectuarea
primei vizite medicale. În cazul în care persoana privată de
libertate necesită acordarea unui tratament medicamentos care
nu există la nivelul punctului farmaceutic, medicul întocmeşte
prescripţia medicală şi o trimite de urgenţă la farmacia cu care
unitatea are contract.
Persoana privată de libertate semnează de primirea medicaţiei în
Registrul de consultaţii/ Registrul de medicamente personale, după
caz.
Asistentul medical 1. În situaţia în care primirea are loc atunci când în unitate nu este
prezent un medic, realizează un triaj epidemiologic sumar şi
asigură persoanei private de libertate regimul alimentar şi
medicaţia minimă necesară, până la efectuarea examenului
complet de către medic
2. Anunţă medicul de primirea în unitate a unor persoane private de
libertate, în vederea efectuării examenului medical în cel mai
scurt timp posibil.
Personalul de supraveghere 1. Asigură supravegherea pe timpul efectuării examenului medical
sumar, cu păstrarea confidenţialităţii, cât şi pe perioada
dezechipării de ţinuta civilă, deparazitării, tunderii, îmbăierii şi
echipării cu ţinută civilă curată
Personalul administrativ 1. Asigură dezechiparea persoanei private de libertate, cu preluarea
ţinutei personale şi aplicarea măsurilor de deparazitare şi
dezinfecţie, tunderea, îmbăierea şi echiparea cu ţinută civilă
curată
2. Asigură obiectele de toaletă individuală necesare persoanei nou
depuse
Medicul şef 1.Desemnează medicul care efectuează examenul medical la
depunere
2. Este informat de către medicul /asistentul medical care a efectuat
primirea în ceea ce priveşte persoanele nou depuse în unitate,
eventualele afecţiuni de care suferă aceştia şi nevoile de
tratament şi regim alimentar

352
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Aspecte de verificat
Aspecte de verificat Da Nu Obs.
1.Dacă s-a efectuat examenul clinic sumar la depunere
2. Dacă s-a completat corect Fişa de examinare medicală la depunere –
examen medical PPD
3. Dacă s-au întreprins demersurile necesare pentru ca persoanele
private de libertate care necesitau regim alimentar sau tratament
medicamentos să beneficieze de acestea în cel mai scurt timp posibil
4. Dacă cabinetul medical din PPD este dotat corespunzător
5. Dacă sunt respectate circuitele epidemiologice şi condiţiile igienico-
sanitare la nivelul încăperilor PPD
6. dacă există Registru de intrări – ieşiri PPD şi dacă este completat
corect

PROCEDURA: P 002 Asistenţa medicală pe perioada carantinei

Scop: Procedura prezintă măsurile medicale ce trebuie aplicate persoanelor private de libertate, pe
perioada cât acestea sunt cazate în secţia de observare – carantinare (21 zile), în vederea cunoaşterii
stării de sănătate a acestora şi aplicării conduitei terapeutice ce se impune.
Premise: Procedura se aplică de către personalul medico-sanitar din unităţile penitenciare pe perioada
carantinei
Aplicabilitate: în toate unităţile subordonate Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor, cu excepţia
BAGR
Procedura
Medicul desemnat să 1. În termen de 72 de ore de la primirea în unitate a unei persoane private
asigure asistenţa de libertate efectuează vizita medicală;
medicală în secţia de 2. Vizita medicală se efectuează obligatoriu în cabinetul medical
observare - carantinare 3. Vizita medicală constă în:
3.1 anamneză
3.2 examinare clinică
3.3. întocmirea completă a fişei de examinare medicală la depunere;
4. În fişa de examinare medicală la depunere se înscriu obligatoriu:
4.1 datele de identificare ale persoanei examinate
4.2 antecedentele personale patologice (alergii, afecţiuni medicale de
interes, intervenţii chirurgicale, vaccinări) şi heredo – colaterale
4.3 acuzele subiective la momentul examinării
4.4 istoria toxicofilică
4.5 tatuaje, alte semne particulare
4.6 constatările obiective privind starea clinică normală sau patologică
4.7 examinări de specialitate, clinice şi paraclinice, complementare, la
depunere, acolo unde se impune (hemoleucogramă, glicemie,
examen sumar urină, TGO, TGP, radiografie pulmonară standard,
EKG, examen ginecologic, etc.)
4.8 diagnostic clinic la depunere
4.9 recomandări (inclusiv regim alimentar)
4.10 tratament prescris
5. Vizita medicală se consemnează în registrul de consultaţii
6. În cazul în care persoana nou depusă examinată necesită regim
alimentar, înscrie recomandarea în Fişa de examinare medicală la
depunere, în evidenţele privind regimul alimentar şi anunţă blocul
alimentar şi şeful de tură

353
Manual de proceduri

7. În cazul în care persoana nou depusă examinată necesită tratament


medicamentos, înscrie recomandarea în Fişa de examinare medicală
la depunere şi prescrie medicamentele necesare
8. În cazul în care persoana privată de libertate suferă de afecţiuni
cronice, obiectivate cu ocazia examenului clinic şi eventual susţinute
cu documente medicale anterioare, o ia în evidenţă în Registrul de
bolnavi cronici
9. Recomandă efectuarea vaccinării
10. La sfârşitul perioadei de carantină, pe baza examinărilor clinice şi
paraclinice stabileşte starea de sănătate şi aptitudinea de muncă şi le
înscrie în Fişa de examinare medicală la depunere
11. Supraveghează, pe toată perioada carantinei, starea de sănătate a
persoanelor private de libertate şi modul în care se respectă regulile de
igienă individuală şi colectivă
12. Desfăşoară activităţi de educaţie pentru sănătate
Medicul dentist 1. Efectuează, în termen de 72 de ore de la depunere, examenul de
medicină dentară
2. Examenul de medicină dentară constă în:
2.1 anamneză
2.2 examen exobucal
2.3 stabilirea formulei dentare
2.4 starea parodonţiului
2.5 plan de tratament
3. Constatările se înscriu în Fişa de examinare la depunere
4. Consultaţia se consemnează în Registrul de consultaţii medicină
dentară
5. Pe perioada carantinei desfăşoară activităţi de educaţie pentru sănătate
Asistentul medical 1. Efectuează, la indicaţia medicului, vaccinarea persoanei private de
desemnat să asigure libertate
asistenţa medicală pe 2. Recoltează, la recomandarea medicului, produse biologice în vederea
secţia de observare efectuării de investigaţii paraclinice suplimentare
carantinare 3. Asigură administrarea medicaţiei prescrise de medic
4. Supraveghează, pe toată perioada carantinei, starea de sănătate a
persoanelor private de libertate şi modul în care se respectă regulile de
igienă individuală şi colectivă
5. Desfăşoară activităţi de educaţie pentru sănătate
Personalul de 1. Asigură cazarea pe secţia de observare - carantinare
supraveghere 2. Asigură prezentarea la cabinetul medical a persoanelor private de
libertate aflate pe secţia de observare – carantinare, la solicitarea
medicului
3. Asigură supravegherea pe timpul efectuării examenului medical, cu
păstrarea confidenţialităţii
4. Asigură efectuarea activităţilor, plimbărilor, servirea mesei, îmbăierea
separat de celelalte efective
Personalul administrativ 1. Asigură spălarea şi depozitarea veselei persoanelor private de libertate
aflate pe secţia de observare – carantinare separat de restul efectivelor
2. Asigură schimbarea lenjeriei de corp şi a cazarmamentului şi spălarea
acestora separat
Medicul şef 1.Desemnează medicul şi asistentul medical care asigură asistenţa
medicală pe secţia de observare - carantinare
2. Este informat de către medicul /asistentul medical în ceea ce priveşte
starea de sănătate a persoanelor private de libertate aflate pe secţia de
observare – carantinare
3. Semnează tabelele de trimitere la examene de specialitate, clinice şi
paraclinice a persoanelor private de libertate aflate pe secţia de
observare – carantinare

354
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

4.Verifică modul de efectuare a examenului medical la depunere,


completarea documentelor medicale, asigurarea tratamentului şi
regimului alimentar corespunzător, stabilirea aptitudinii de muncă
5. Asigură efectuarea examenului medical la primire şi supravegherea
stării de sănătate a persoanelor private de libertate aflate în secţia de
observare – carantinare, atunci când nu este prezent alt medic în
unitate

Aspecte de verificat
Aspecte de verificat Da Nu Obs.
1. Dacă s-a efectuat corect şi în termen de 72 de ore de la depunere,
vizita medicală
2. Dacă s-a întocmit corect Fisa de examinare medicală la depunere şi
registrul de consultaţii
3. Dacă s-a efectuat, în termen de 72 de ore de la depunere, examenul de
medicină dentară
4. Dacă s-au întreprins demersurile necesare pentru ca persoanele
private de libertate care necesitau regim alimentar sau tratament
medicamentos să beneficieze de acestea în cel mai scurt timp posibil
5. Dacă au fost luaţi în evidenţă bolnavii cronici
6. Dacă s-a efectuat vaccinarea conform recomandării medicului
7. Dacă cabinetul medical este dotat corespunzător şi corespunde
normelor de autorizare sanitară
8. Dacă pe perioada carantinei s-au efectuat examene paraclinice şi de
specialitate, acolo unde a fost necesar, în vederea stabilirii aptitudinii de
muncă
9. Dacă pe perioada carantinei personalul medico-sanitar a realizat
activităţi de educaţie pentru sănătate
10. Dacă la sfârşitul perioadei de carantină s-a stabilit aptitudinea de
muncă

PROCEDURA: P 003 Asistenţa medicală în caz de urgenţe medico-chirurgicale

Scop: Procedura prezintă măsurile medicale ce trebuie aplicate în cazul apariţiei unei urgenţe medico-
chirurgicale la persoanele private de libertate, ce poate pune în pericol viaţa acestora.
Premise: Procedura se aplică de către personalul medico-sanitar din unităţile penitenciare în cazul
apariţiei unei urgenţe medico-chirurgicale
Aplicabilitate: în toate unităţile subordonate Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor, cu excepţia
BAGR
Procedura
Medicii din unitate 1. Examinează de îndată orice urgenţă medico-chirurgicală prezentată la
cabinetul medical
2. În cazul în care transportul poate agrava starea pacientului, se
deplasează la faţa locului, însoţiţi de trusa de urgenţă, examinează
pacientul şi decid în ceea ce priveşte deplasarea acestuia
3. Aplică proceduri medicale şi tratamente potrivit competenţei sale, în
vederea rezolvării urgenţei apărute
4. În cazul în care urgenţa medico-chirurgicală nu poate fi rezolvată în
unitate, decid trimiterea pacientului în spitalul cel mai apropiat

355
Manual de proceduri

5. Anunţă conducerea penitenciarului privind situaţia ivită şi necesitatea


trimiterii într-o unitate spitalicească, în vederea asigurării mijlocului de
transport şi escortei necesare
6. În cazul în care pacientul necesită transport asistat, solicită prezenţa
serviciului de ambulanţă teritorial
7. Consemnează în Fişa de evoluţie clinică cele mai importante date
privind examinarea medicală şi conduita terapeutică aplicată
Asistentul medical care 1. În lipsa medicului, examinează pacientul şi ia măsurile care se impun,
asigură permanenţa potrivit competenţei
2. În cazul în care urgenţa medico-chirurgicală nu poate fi rezolvată în
unitate, decide trimiterea pacientului în spitalul cel mai apropiat
3. Anunţă conducerea penitenciarului privind situaţia ivită şi necesitatea
internării într-o unitate spitalicească, în vederea asigurării mijlocului de
transport şi escortei necesare
4. În cazul în care pacientul necesită transport asistat, solicită prezenţa
serviciului de ambulanţă teritorial
5. Anunţă medicul şef de apariţia urgenţei medico-chirurgicale şi măsurile
luate
Personalul de 1. Asigură prezentarea cât mai rapidă a urgenţei la cabinetul medical
supraveghere 2. Asigură anunţarea cât mai rapidă a personalului medical atunci când
urgenţa nu poate fi deplasată
3. Aplică măsuri de prim ajutor până la venirea personalului medical
(aşezare în poziţie de siguranţă, oprirea unei hemoragii etc.)
4. Asigură escorta până la cea mai apropiată unitate spitalicească
5. Gestionează trusele de prim ajutor de la locurile de muncă şi din
mijloacele de transport proprii
Medicul şef 1. Este anunţat privitor la orice urgenţă medico-chirurgicală apărută în
unitate şi la măsurile întreprinse
2. Organizează la nivelul unităţii modul de asigurare a asistenţei medicale
în cazul apariţiei unor urgenţe medico-chirurgicale
3. Instruieşte personalul de supraveghere în ceea ce priveşte măsurile de
prim ajutor în caz de urgenţe medico-chirurgicale
4. Întreprinde demersurile necesare pentru dotarea personalului medical
cu truse medicale de urgenţă, iar a personalului de supraveghere de la
locurile de muncă şi din mijloacele de transport proprii cu truse de prim
ajutor
5. Verifică periodic aparatul de urgenţă de la nivelul cabinetului medical
Directorul unităţii 1. Dispune măsurile necesare în vederea asigurării transportului cât mai
rapid la o unitate spitalicească, în cazul apariţiei unei urgenţe medico-
chirurgicale care impune trimiterea într-o unitate spitalicească.
2. Este informat de către medicul şef cu privire la orice urgenţă medico-
chirurgicală apărută în unitate şi la măsurile întreprinse, precum şi cu
privire la evoluţia ulterioară a pacientului

Aspecte de verificat
Aspecte de verificat Da Nu Obs.
1. Dacă urgenţele medico-chirurgicale apărute sunt consemnate în
documentele medicale ale persoanei private de libertate şi evidenţele
primare ale cabinetului medical
2. Dacă în dotarea cabinetelor medicale există truse de urgenţă
3. Dacă aparatul de urgenţă este aprovizionat corespunzător
4. Dacă la punctele de lucru şi în mijloacele de transport proprii există
truse de prim ajutor

356
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

PROCEDURA: P 004 Examinarea medicală curentă a persoanelor private de liberate

Scop: Procedura prezintă modul de realizare a examinărilor medicale curente a persoanelor private de
libertate, pe perioada detenţiei, în vederea asigurării stării de sănătate a acestora
Premise: Procedura se aplică de către personalul medico-sanitar din unităţile penitenciare cu ocazia
examinărilor curente ale persoanelor private de libertate
Aplicabilitate: în toate unităţile subordonate Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor, cu excepţia
BAGR
Procedura
Medicii din unitate 1. Examinează persoanele private de libertate prezentate la cabinetul
medical, la cererea acestora sau conform unei programări anterioare,
cu respectarea programului de consultaţii al cabinetului medical
2. Înscriu fiecare consultaţie efectuată atât în Registrul de consultaţii, cât
şi în fişele de evoluţie clinică, cronologic.
3. Prescriu regimul alimentar şi tratamentul medicamentos necesare
afecţiunii de care suferă persoana privată de libertate, solicitând
acesteia semnătura de primire a medicaţiei.
4. Indică efectuarea de examene de specialitate sau paraclinice
suplimentare atunci când starea pacientului o impune
5. Indică internarea în infirmerie sau într-o unitate spitalicească din
reţeaua sanitară proprie atunci când starea pacientului o impune
6. Indică scutirea de activitate în caz de incapacitate temporară de muncă
7. Toate recomandările şi indicaţiile stabilite cu ocazia efectuării
examenului medical se consemnează în fişa de evoluţie clinică şi în
celelalte evidenţe de la nivelul cabinetului medical (registru de cronici,
evidenţă regim alimentar, registru de internări în spital şi infirmerie)
8. Stabileşte schimbarea aptitudinii de muncă, pe care o consemnează în
fişa de evoluţia clinică şi în fişa de cameră
9. Scutirile, sau schimbarea aptitudinii de muncă sunt aduse la cunoştinţă
şi comandantului de secţie.
10. Programează pacientul în vederea efectuării unui nou examen
medical de control, pentru urmărirea evoluţiei afecţiunii şi eficacităţii
tratamentului
10. Semnează şi parafează toate înscrisurile din evidenţele primare ale
cabinetului medical
11. Codifică cazurile noi de îmbolnăvire conform reglementărilor în
vigoare ale Ministerului Sănătăţii Publice, numai în situaţiile când se
precizează diagnosticul unei noi îmbolnăviri; dacă constată mai multe
afecţiuni, o codifică pe fiecare dintre acestea
12. Păstrează în dosarul medical rezultatele analizelor de laborator şi ale
examenelor de specialitate efectuate pentru stabilirea diagnosticului
Asistentul medical 1. Efectuează, la indicaţia medicului, tratamente injectabile , pe care le
consemnează în registrul de tratamente, solicitând semnătura
persoanei private de libertate
2. Recoltează, la recomandarea medicului, produse biologice în vederea
efectuării de investigaţii paraclinice suplimentare
3. Asigură administrarea medicaţiei prescrise de medic, sub semnătură,
persoanei private de libertate
4. Poate însoţi pacientul pentru efectuarea de examene de specialitate
sau în vederea internării într-o unitate sanitară din reţeaua sanitară
proprie sau din reţeaua sanitară publică
Personalul de 1. Asigură prezentarea la cabinetul medical a persoanelor private de
supraveghere libertate, la solicitarea acestora, conform programului de consultaţii
stabilit sau unei programări făcute de medic
2. Asigură supravegherea pe timpul efectuării examenului medical, cu
păstrarea confidenţialităţii

357
Manual de proceduri

3. Asigură prezentarea persoanelor private de libertate în unităţi sanitare


din reţeaua sanitară proprie sau publică, în vederea efectuării de
examene de specialitate sau paraclinice sau internării
Medicul şef 1. Stabileşte programul de lucru al personalului medico-sanitar şi îl
prezintă pentru avizare directorului penitenciarului ţinând cont de
următoarele:
1.1 programul de lucru al medicilor este de 7 ore, în zile lucrătoare
1.2 în unităţile unde îşi desfăşoară activitatea cel puţin 2 medici
asistenţa medicală va fi asigurată în program alternativ, dimineaţa
şi după-amiaza
1.3 programul asistenţilor va fi astfel întocmit încât să se asigure
asistenţa medicală permanentă
2. Întocmeşte programul de consultaţii pe secţii şi îl prezintă pentru vizare
directorului penitenciarului, ţinând cont de cele prevăzute la punctul 1
precum şi de :
2.1 necesitatea prevederii în programul de consultaţii a unei
zile/săptămână pentru evaluarea bolnavilor cronici
2.2 alocare de timp pentru desfăşurarea activităţilor de educaţie pentru
sănătate şi a programelor de prevenire şi control al TB, HIV/SIDA,
ITS, consum de droguri
2.3 alocare de timp pentru activităţi organizatorice (întocmire şi
reactualizare evidenţe primare, centralizări statistice , referate
medicale, etc.)
3. Coordonează şi monitorizează modul de acordare a consultaţiilor pe
secţiile de deţinere, întocmirea şi ţinerea la zi a evidenţelor medicale,
dispensarizarea bolnavilor cronici, acordarea regimului alimentar şi a
tratamentului medicamentos, respectarea indicaţiilor medicilor
specialişti
4. Întocmeşte programul de activităţi al sectorului medical (trimestrial,
semestrial, anual) şi îl transmite pentru avizare directorului de
penitenciar spital căruia îi este arondată unitatea
Directorul unităţii 1. Avizează programul de consultaţii pe secţii şi programul de activitate al
personalului medico-sanitar
2. Este informat periodic cu privire la problemele apărute în asigurarea
asistenţei medicale curente şi sprijină medicul şef în rezolvarea
cestora

Aspecte de verificat
Aspecte de verificat Da Nu Obs.
1. Dacă programul de activitate şi programul de consultaţii sunt corect
întocmite
2. Dacă evidenţele primare ale cabinetului medical sunt corect întocmite
şi ţinute la zi
3. Dacă se respectă indicaţiile medicilor specialişti privind tratamentul
medicamentos şi regimul alimentar
4. Dacă pacienţii sunt programaţi în vederea efectuării unor alte examinări
medicale de control, pentru urmărirea evoluţiei afecţiunii şi eficacităţii
tratamentului
4. Dacă se realizează corect codificarea cazurilor noii de îmbolnăvire

358
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

PROCEDURA: P 005 Monitorizarea bolnavilor cronici

Scop: Procedura prezintă măsurile ce trebuie aplicate pentru depistarea, luarea în evidenţă,
monitorizarea şi dispensarizarea persoanelor private de libertate cu afecţiuni cronice
Premise: Procedura se aplică de către personalul medico-sanitar din unităţile penitenciare persoanelor
private de libertate depistate cu afecţiuni cronice
Aplicabilitate: în toate unităţile subordonate Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor, cu excepţia
BAGR
Procedura
Medicii din unitate 1. Depistează persoanele private de libertate cu afecţiuni cronice, cu
ocazia examenului medical efectuat în următoarele situaţii
1.1 primirea în unitate, inclusiv prin transfer
1.2 controlul medical periodic
1.3 examinări medicale curente, la cererea persoanelor private de
libertate sau datorate unor alte afecţiuni acute sau cronice
2. Ţin evidenţa bolnavilor cronici în registrul de bolnavi cronici,
consemnând:
- datele personale ale pacientului
- data depistării afecţiunii/afecţiunilor cronice
- data luării în evidenţă
- examene de specialitate şi /sau paraclinice efectuate pentru
afecţiunea cronică respectivă
- regim alimentar (lunar)
- tratament medicamentos (lunar)
- evaluări periodice efectuate
- data şi motivul scoaterii din evidenţă
3. Asigură efectuarea controalele periodice pentru bolnavii dispensarizaţi
conform normelor metodologice elaborate de către Ministerul Sănătăţii
Publice şi recomandărilor medicului specialist (programează bolnavul
cronic pentru efectuarea evaluării periodice, solicită internare într-o
unitate spitalicească din reţeaua sanitară proprie, întocmeşte biletul de
trimitere/internare ) în ambulatoriu sau prin internare într-o unitate
sanitară din reţeaua sanitară proprie sau reţeaua sanitară publică
4. Indică regimul alimentar dietetic, necesar bolnavului cronic, până la
ameliorarea afecţiunilor, indicaţie pe care o reevaluează lunar şi o
consemnează în fişa de evoluţie clinică şi în evidenţele privind regimul
alimentar, cu anunţarea blocului alimentar şi a şefului de tură.
5. Prescriu tratamentul medicamentos necesar, pe formulare speciale,
eliberate de către casele de asigurări de sănătate
6. Programează bolnavii cronici pentru efectuarea de consultaţii periodice
la nivelul cabinetului medical din unitate, pentru monitorizarea
afecţiunilor, prescrierea tratamentului şi regimului alimentar, urmărirea
evoluţiei acestora sub tratament, respectarea recomandărilor medicilor
specialişti etc.
7. Reevaluează periodic aptitudinea de muncă a bolnavilor cronici
8. În cazul în care starea sănătăţii bolnavilor cronici o impune, realizează
demersurile necesare în vederea internării în infirmerie sau într-o
unitate spitalicească
9. Întocmesc raportările statistice lunare, semestriale şi anuale privind
situaţia bolnavilor cronici din unitate
10. Scot de îndată din evidenţă bolnavii cronici
10.1 plecaţi prin transfer în altă unitate
10.2 liberaţi
10.3 decedaţi
10.4 vindecaţi

359
Manual de proceduri

În cazul în care bolnavii cronici scoşi din evidenţă beneficiau de regim


alimentar, anunţă blocul alimentar şi şeful de tură şi modifică evidenţele
privind regimul alimentar
Asistentul medical 1. Efectuează, la indicaţia medicului, tratamente injectabile, pe care le
consemnează în registrul de tratamente
2. Recoltează, la recomandarea medicului, produse biologice în vederea
efectuării de investigaţii paraclinice suplimentare
3. Asigură administrarea medicaţiei prescrise de medic
4. Poate însoţi pacientul pentru efectuarea de examene de specialitate
sau în vederea internării într-o unitate sanitară din reţeaua sanitară
proprie sau din reţeaua sanitară publică
Personalul de 1. Asigură prezentarea la cabinetul medical a persoanelor private de
supraveghere libertate, la solicitarea acestora, conform programului de consultaţii
stabilit sau unei programări făcute de medic
2. Asigură supravegherea pe timpul efectuării examenului medical, cu
păstrarea confidenţialităţii
3. Asigură prezentarea persoanelor private de libertate în unităţi sanitare
din reţeaua sanitară proprie sau publică, în vederea efectuării de
examene de specialitate sau paraclinice sau internării
Medicul şef 1. Coordonează şi monitorizează modul de dispensarizare a bolnavilor
cronici.
Directorul unităţii 1. Este informat periodic cu privire la problemele apărute în asigurarea
asistenţei medicale pentru bolnavii cronici şi sprijină medicul şef în
rezolvarea acestora
Aspecte de verificat
Aspecte de verificat Da Nu Obs.
1.Dacă se realizează corect depistarea şi luarea în evidenţă a bolnavilor
cu afecţiuni cronice
2. Dacă registrul de bolnavi cronici este corect întocmit şi ţinut la zi
3. Dacă se respectă indicaţiile medicilor specialişti privind tratamentul
medicamentos şi regimul alimentar
4. Dacă pacienţii sunt programaţi în vederea efectuării unor examinări
medicale de control, pentru prescrierea tratamentului, regimului alimentar,
urmărirea evoluţiei afecţiunii şi eficacităţii tratamentului
5. Dacă se realizează corect scoaterea din evidenţă a bolnavilor cu
afecţiuni cronice

PROCEDURA: P 006 Vaccinarea persoanelor private de libertate

Scop: Procedura prezintă măsurile ce trebuie aplicate în penitenciar persoanelor private de libertate, în
vederea imunizării active profilactice împotriva unor boli grave.
Premise: Procedura se aplică de către personalul medico-sanitar din unităţile penitenciare la primirea în
unitate a unei persoane private de libertate nou-intrate, precum şi pe perioada detenţiei
Aplicabilitate: în toate unităţile subordonate Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor, cu excepţia
BAGR
Procedura
Medicul 1. Indică efectuarea vaccinării persoanelor private de libertate în
următoarele situaţii:
1.1 cu ocazia primirii în unitate, cu o singură doză, în perioada de
carantină – vaccinarea antitetanică
1.2 la vârsta de 14 ani, minorilor aflaţi în centrele de reeducare,
după efectuarea intradermoreacţiei la tuberculină – vaccinarea
BCG

360
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

1.3 în focare de hepatită virală tip A sau de meningită


meningococică, la recomandarea medicului epidemiolog
coordonator – vaccinare antihepatită A, vaccinare
antimeningococică
1.4 la contacţii de hepatită virală tip B - vaccinare antihepatită B
1.5 în situaţii epidemiologice cu risc, pentru profilaxia febrei tifoide,
a hepatitei virale tip A şi a tetanosului, la recomandarea
Ministerului Sănătăţii Publice – vaccinare antitifoidică,
vaccinare antihepatită A, vaccinarea antitetanică
1.6 în perioada 1 octombrie – 31 decembrie, în sezonul
preepidemic de gripă, în special pentru persoanele private de
libertate care lucrează în sectoarele cu risc epidemiologic,
vârstă mai mare de 65 ani sau cu afecţiuni cronice cardio-
vasculare, pulmonare, metabolice, renale sau cu
imunosupresie – vaccinare antigripală
1.7 în situaţii de producere de plăgi, autoagresiuni – vaccinare
antitetanică
1.8 în campanii organizate de Ministerul Sănătăţii Publice – alte
vaccinări
2. Se asigură de faptul că vaccinarea se realizează cu respectarea
strictă a regulilor de asepsie şi antisepsie
3. Dă indicaţii clare asistentului medical care efectuează vaccinarea
privind modul de administrare (intramuscular, subcutanat etc.), a
contraindicaţiilor generale(boli infecţioase acute, febrile,
hipersensibilitate la una dintre componentele vaccinale sau în
cazul unei vaccinări anterioare cu acelaşi vaccin ) sau specifice
fiecărui vaccin (conform prospectului), a modului de asociere cu
alte vaccinuri, a depozitării şi păstrării corecte şi verifică
respectarea indicaţiilor
4. Întocmeşte catagrafia cu persoanele eligibile pentru vaccinare
Asistentul medical 1. Efectuează vaccinarea, la recomandarea medicului şi respectând
cu stricteţe regulile de asepsie şi antisepsie
2. Respectă indicaţiile medicului privind modul de administrare,
contraindicaţiile generale sau specifice fiecărui vaccin (conform
prospectului), modul de asociere cu alte vaccinuri, condiţiile
depozitare şi păstrare corectă.
3. Ţine evidenţa vaccinărilor efectuate în registrul unic de vaccinări,
completând următoarele rubrici: numele şi prenumele, data
vaccinării, vârsta, contraindicaţii temporare sau definitive, reacţii
adverse
4. Solicită persoanei private de libertate să semneze pentru
efectuarea vaccinării
Medicul şef 1. Verifică modul de realizare a vaccinării de către personalul medical
2. Verifică modul de realizare a evidenţei vaccinărilor
Aspecte de verificat
Aspecte de verificat Da Nu Obs.
1. Dacă evidenţa vaccinărilor este întocmită corect şi ţinută la zi
2. Dacă persoanele nou depuse în unitate sunt vaccinate antitetanic în
perioada de carantină
3. Dacă există o cantitate suficientă de vaccin şi dacă este depozitat şi
păstrat corespunzător
4. Dacă se respectă regulile de asepsie şi antisepsie la efectuarea
vaccinării
5. Dacă personalul medical a întocmit corect catagrafia cu persoanele
eligibile pentru vaccinare

361
Manual de proceduri

PROCEDURA : P 007 Asistenţa medicală a femeii gravide

Scop: Procedura prezintă măsurile ce trebuie aplicate de către personalul medico-sanitar persoanelor
private de libertate de sex feminin gravide, în vederea cunoaşterii stării de sănătate a acestora, luării
măsurilor ce se impun pentru supraveghere permanentă, conform normelor metodologice emise de
Ministerul Sănătăţii Publice, recomandării regimului alimentar corespunzător instituirii tratamentului
medicamentos în caz de necesitate.
Premise: Procedura se aplică de către personalul medico-sanitar la primirea în unitate a unei persoane
private de libertate nou-depuse de sex feminin gravide, precum şi pe toată perioada detenţiei, până la
naşterea copilului, sau până la vârsta de 1 an a copilului, în cazul în care, mama condamnată solicită
să-şi îngrijească copilul până la această vârstă.
Aplicabilitate: în toate unităţile penitenciare care au secţii de femei, precum şi în penitenciarele spital
care au secţii de specialitate, subordonate Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor,
Procedura
Medicul din unitatea de 1. Ia în evidenţă persoana privată de libertate gravidă încă de la primirea
penitenciar în penitenciar
2. Vaccinează antitetanic gravida, conform legislaţiei în vigoare;
3. Dispensarizează persoana privată de libertate gravidă potrivit
recomandărilor medicului specialist de ginecologie-obstetrică:
3.1. Luarea în evidenţă în primul trimestru
3.2. Supravegherea, lunar, din luna a-3-a până la internare
3.3. Internarea persoanei private de libertate gravidă, cu 30 de zile
anterior datei probabile a naşterii într-o secţie de specialitate a unui
penitenciar spital
4. Recomandă alocarea persoanei private de libertate gravidă la un regim
alimentar corespunzător şi condiţii de muncă potrivit normelor în
vigoare;
5. Se îngrijeşte ca persoana privată de libertate gravidă să beneficieze de
condiţii de muncă potrivit normelor în vigoare.
6. Trimite gravida pentru consult medical la medicul specialist ori de câte
ori consideră că este cazul.
7. Efectuează consiliere pre şi post testare HIV
Medicul din 1. Va lua măsuri pentru ca naşterea copilului să se realizeze într-un spital
penitenciarul spital din reţeaua Ministerul Sănătăţii Publice;
2. Va urmări lehuza la ieşirea din maternitate şi la 4 săptămâni.
3. Va informa conducerea penitenciarului spital pentru ca, prin măsurile
luate, să asigure condiţiile necesare pentru ca mama condamnată, la
solicitările acesteia, să îşi poată îngriji copilul până la vârsta de un an;
4. Se va îngriji, în cazul în care mama condamnată are aprobare de a-şi
îngriji copilul până la un an, să fie efectuate imunizările copilului
conform programului naţional de imunizări
5. Va recomanda regim alimentar corespunzător atât mamei, cât şi
copilului.
6. Dispensarizarea copilului.
Personalul de 1. Asigură supravegherea pe timpul efectuării examenului medical, cu
supraveghere păstrarea confidenţialităţii.
2. Anunţă personalul medical ori de câte ori sesizează modificări ale stării
de sănătate a persoanei private de libertate.
3. Asigură escorta pe timpul efectuării examenelor de specialitate, pe
perioada naşterii internării în maternitatea din reţeaua Ministerului
Sănătăţii Publice, în perioada efectuării imunizărilor copilului.
Personalul administrativ 1. Asigură cazarea separată a persoanelor private de libertate gravide
care au născut şi au copii mai mici de un an la locul de deţinere;

362
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

2. Se îngrijesc ca persoanelor private de libertate gravide care au născut


şi au copii mai mici de un an să nu muncească în mediu toxic sau
vătămător,
3. Se îngrijesc ca persoanelor private de libertate gravide care au născut
şi au copii mai mici de un an să nu li se poate prelungi ziua de muncă
peste 8 ore
4. Au grijă ca persoanelor private de libertate gravide care au născut şi au
copii mai mici de un an să li se asigură hrana pentru ele şi copii potrivit
normelor legale îngrijirea .
Aspecte de verificat
Aspecte de verificat Da Nu Obs.
1.Dacă gravida a fost luată în evidenţă în primul trimestru
2. Dacă gravida a fost supravegheată, lunar, din luna a 3-a până în luna a
9-a
3.Dacă gravida a fost alocată la regimul alimentar corespunzător
4.Dacă s-a solicitat internare în penitenciarul spital conform legislaţiei
5.Dacă copilul a fost luat în evidenţă pentru dispensarizare şi dacă s-a
respectat calendarul imunizărilor
6.Dacă s-a asigurat regimul alimentar corespunzător atât mamei, cât şi
copilului

PROCEDURA: 008 Asistenţa medicală pe timpul refuzului de hrană

Scop: Procedura prezintă măsurile ce trebuie aplicate de către personalul medico-sanitar persoanelor
private de libertate care, din diverse motive, refuză să primească hrana, în vederea supravegherii stării
de sănătate a acestora, luării măsurilor ce se impun în situaţia în care se constată deteriorarea stării de
sănătate.
Premise: Procedura se aplică de către personalul medico-sanitar persoanelor private de libertate care,
din diverse motive, refuză să se alimenteze.
Aplicabilitate: în toate unităţile subordonate Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor, cu excepţia
BAGR.
Procedura
Medicul locului de 1. Explică persoanei private de libertate care refuză să primească hrana
deţinere consecinţele deciziei sale asupra stării de sănătate.
2. Anunţă directorul locului de deţinere pentru a lua măsuri în vederea
transferării persoanei în infirmeria unităţii.
3. Examinează persoana aflată în refuz de hrană: anamneză, examen
clinic, măsurarea constantelor vitale, glicemie.
4. Consemnează zilnic evoluţia stării de sănătate în fişa de urmărire a
deţinuţilor aflaţi în refuz de hrană şi într-un registru anume destinat.
5 .Dacă, în urma investigaţiilor clinice şi paraclinice, constată că persoana
aflată în refuz s-a alimentat, informează directorul unităţii, care prezintă
situaţia judecătorului delegat.
6. Dacă starea de sănătate nu este afectată, dar persoana privată de
libertate nu recunoaşte că s-a hrănit, informează directorul în scopul
întocmirii unui proces verbal prin care se constată încetarea stării de
refuz de hrană.
7. Când starea de sănătate se agravează, iar în infirmerie nu poate fi
asigurată asistenţa medicală corespunzătoare, solicită transferul într-o
unitate spitalicească.

363
Manual de proceduri

Personalul de 1. Asigură supravegherea pe timpul efectuării examenului medical, cu


supraveghere păstrarea confidenţialităţii.
2. Asigură escorta pe timpul efectuării investigaţiilor.
3. Anunţă personalul medico-sanitar în situaţia în care observă orice
modificare a stării de sănătate a persoanei private de libertate.
Personalul administrativ 1. Arată persoanei care refuză să primească hrana, mijloacele legale de
care poate uza pentru rezolvarea problemelor invocate.
2. Directorul locului de deţinere sesizează judecătorul delegat pentru
executarea pedepselor privative de libertate
3. Personalul din serviciile de educaţie şi intervenţie psihosocială
acţionează prin consiliere individuală pe toată perioada refuzului de
hrană, informând persoana privată de libertate despre riscurile
continuării acestei forme de protest.
4. Oferă, la ora servirii mesei, hrana respectivă,persoana privată de
libertate având posibilitatea să îşi exprime opţiunea.
5. Ieşirea din refuzul de hrană se consemnează într-o declaraţie scrisă şi
semnată de persoana condamnată, dată în prezenţa judecătorului
delegat pentru executarea pedepselor privative de libertate.
Aspecte de verificat
Aspecte de verificat Da Nu Obs.
1.Dacă au fost explicate consecinţele refuzului de hrană
2. Dacă a fost consultat medical la intrarea în refuz
3. Dacă a fost examinat medical zilnic sau ori de câte ori a fost necesar
4. Dacă a fost consemnată în documentele medicale evoluţia stării de
sănătate, prin monitorizarea pacientului
5. Dacă a fost consemnată ieşirea din refuzul de hrană, precum şi starea
sănătăţii în ziua ieşirii din refuz

PROCEDURA: 009 Asistenţa medicală în timpul executării unei sancţiuni disciplinare

Scop: Procedura prezintă măsurile ce trebuie aplicate de către personalul medico-sanitar persoanelor
private de libertate cărora, în urma abaterilor disciplinare li se aplică sancţiunea cu izolarea, în vederea
supravegherii stării de sănătate a acestora, luării măsurilor ce se impun în situaţia în care se constată
deteriorarea stării de sănătate.
Premise: Procedura se aplică de către medic persoanelor private de libertate care, în urma abaterilor
disciplinare, au primit sancţiunea cu izolarea.
Aplicabilitate: în toate unităţile subordonate Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor, cu excepţia
BAGR.
Procedura
Medicul locului de 1. În funcţie de starea de sănătate a persoanei private de libertate, în
deţinere urma consultului medical, avizează/nu avizează începerea sancţiunii
disciplinare cu izolarea propusă de către comisia de disciplină.
2 În cazul avizului favorabil, examinează persoana privată de libertate în
ziua începerii sancţiunii cu izolarea, consemnând în documentele
medicale rezultatul consultului.
3. Vizitează zilnic şi ori de câte ori este necesar persoanele private de
libertate care execută această sancţiune disciplinară, consemnând în
documentele medicale evoluţia stării de sănătate.
4. În cazul în care evoluţia stării de sănătate este nefavorabilă, propune
conducerii unităţii întreruperea sancţiunii disciplinare din motive de
sănătate.

364
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

5. Examinează persoana privată de libertate în ziua încetării sancţiunii cu


izolarea, consemnând în documentele medicale rezultatul consultului.
Personalul de 1. Asigură supravegherea pe timpul efectuării examenului medical, cu
supraveghere păstrarea confidenţialităţii.
2. Anunţă personalul medico-sanitar în situaţia în care observă orice
modificare a stării de sănătate a persoanei private de libertate aflată în
camera special amenajată destinată executării sancţiunii disciplinare cu
izolarea.
Personalul administrativ 1. Se asigură că, locul destinat special pentru cazarea persoanelor private
de libertate aflate în executarea sancţiunii disciplinare cu izolarea, este
corespunzător în conformitate cu reglementările în vigoare.
2. Se asigură că persoanei private de libertate aflate în executarea
sancţiunii disciplinare cu izolarea îi sunt respectate drepturile.

Aspecte de verificat
Aspecte de verificat Da Nu Obs.
1.Dacă a fost stabilită sancţiunea cu izolarea sau altă sancţiune
2. Dacă avizul medicului a fost cerut înaintea sau după stabilirea sancţiunii
cu izolarea
3. Dacă persoana privată de libertate a fost examinată medical atunci
când s-a dat avizul favorabil/nefavorabil pentru executarea sancţiunii cu
izolarea, consemnându-se în documentele medicale.
4. Dacă persoana privată de libertate a fost examinată medical în ziua
începerii sancţiunii cu izolarea, în cazul avizului favorabil dat de medic
pentru executarea acestui tip de sancţiune, consemnându-se în
documentele medicale.
5. Dacă persoana privată de libertate aflată în timpul executării sancţiunii
disciplinare cu izolarea a fost examinată medical zilnic sau ori de câte ori
este nevoie, consemnându-se în documentele medicale.
6. Dacă persoana privată de libertate a fost examinată medical în ziua
încetării sancţiunii cu izolarea, consemnându-se în documentele medicale.

PROCEDURA: P 010 Acordarea medicamentelor

Scop: Procedura prezintă măsurile ce trebuie aplicate de către personalul medico-sanitar persoanelor
private de libertate, măsuri ce constau în prescrierea şi distribuirea medicamentelor necesare, în
vederea restabilirii stării de sănătate.
Premise: Procedura se aplică de către personalul medico-sanitar din unităţile penitenciare persoanelor
private de libertate care, datorită alterării stării de sănătate, necesită prescrierea şi administrarea
medicamentelor.
Persoanele private de libertate beneficiază de următoarele categorii de medicamente:
- medicamente gratuite, prin programele naţionale de sănătate finanţate de la bugetul de stat
- medicamente cu şi fără contribuţie personală decontate din Fondul naţional unic de asigurări sociale
de sănătate (FNUASS)
- medicamente care nu sunt incluse pe listele de medicamente compensate sau gratuite din FNUASS, a
căror valoare va fi suportată integral din fondurile unităţilor, aprobate cu această destinaţie
- medicamente, produse naturiste sau suplimente nutritive achiziţionate din fonduri proprii
Aplicabilitate: în toate unităţile subordonate Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor, cu excepţia
BAGR
Procedura

365
Manual de proceduri

Medicul locului de 1. Prescrie medicaţia corespunzătoare, în urma consultului medical, în


deţinere limitele competenţelor şi a specialităţii sale.
2. Prescrie medicaţia recomandată de către medicii specialişti din unităţile
medicale ambulatorii sau spitaliceşti.
3. Consemnează prescripţia medicală în dosarul medical şi în registru de
consultaţii.
4. Recomandă, în condiţiile prevăzute la punctele 1. şi 2., medicamente
prevăzute în Nomenclatorul produselor medicamentoase de uz uman
aprobat de Agenţia Naţională a Medicamentului, şi prescrie aceste
medicamente, pe formulare speciale eliberate de către casa de
asigurări de sănătate, sau pe formulare simple tip Ministerul Justiţiei.
5. Prescrie, pe reţete tip Ministerul Justiţiei în două exemplare,
medicamente, produse naturiste sau suplimente nutritive, prevăzute în
Nomenclatorul produselor medicamentoase de uz uman aprobat de
Agenţia Naţională a Medicamentului, atunci când consideră că este
cazul, medicamente ce vor fi achiziţionate de persoana privată de
libertate din fonduri proprii, un exemplar însoţind în mod obligatoriu
medicamentele achiziţionate.
6. Stabileşte baremul de medicamente pe care trebuie să îl conţină
aparatul lărgit de la nivelul cabinetului medical, în cantităţi ce nu vor
depăşi consumul pentru 48 de ore, precum şi medicamente utilizate în
caz de urgenţă, conform baremului Ministerului Sănătăţii Publice
7.Semnează şi parafează condica de medicamente, în vederea
completării aparatului lărgit de la nivelul cabinetului medical.
Asistentul medical 1. Administrează medicaţia prescrisă de către medic, având grijă ca
persoana privată de libertate să semneze pentru medicaţia primită:
1.1 în registrul de consultaţii - pentru medicamentele achiziţionate din
fondurile unităţii
1.2 în registrul de medicamente personale pentru medicamentele cu şi
fără contribuţie personală decontate din FNUASS sau pentru cele
achiziţionate din fonduri proprii
2. Administrează strict supravegheat medicamentele antidiabetice,
tuberculostatice, antiepileptice, antipsihotice, anxiolitice, hipnotice şi
sedative, consemnând în evidenţe speciale acest lucru.
3. Efectuează recapitulaţia zilnică, a medicamentelor distribuite în ziua
respectivă din aparatul lărgit de la nivelul cabinetului medical.
4. Completează condica de medicamente pe baza recapitulaţiei efectuate.
5. Ridică din punctul farmaceutic al unităţii medicamentele prescrise pe
condica de medicamente.
6. Preia medicamentele personale (prescrise pe reţete compensate şi
gratuite sau achiziţionate din fonduri proprii) şi asigură administrarea lor
conform recomandărilor.
Asistentul de farmacie 1. Întocmeşte necesarul de medicamente şi de materiale sanitare anual,
(asistentul medical pe baza propunerilor făcute de medicii unităţii, pe care îl prezintă spre
aprobare medicului şef.
desemnat) 2. Colaborează cu sectorul economico-administrativ în vederea
achiziţionării necesarului de medicamente şi de materiale sanitare
3. În baza reţetelor prescrise pe formularele speciale eliberate de către
casa de asigurări de sănătate şi a reţetelor simple realizează
aprovizionarea cu medicamente de la farmacia cu care unitatea este în
relaţie contractuală , pe care le predă asistenţilor medicali
4. Gestionează, la nivelul punctului farmaceutic al unităţii medicamentele
achiziţionate de unitate, verificând permanent termenul de valabilitate
al acestora
5. Eliberează din punctul farmaceutic, pe baza condicii de medicamente,
semnată şi parafată de medic, medicamentele necesare completării
aparatului lărgit de la nivelul cabinetului medical

366
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Aspecte de verificat
Aspecte de verificat Da Nu Obs.
1. dacă se completează corect Registrul de consultaţii cu specificarea
tratamentului recomandat, cu semnătura de primire
2. dacă se completează corect Registrul de medicamente personale cu
cele prescrise pe reţete compensate, cu semnarea de primire a lor
3. dacă recapitulaţiile zilnice sunt întocmite corect
4. dacă completarea aparatului lărgit de la cabinetul medical se face
conform recapitulaţiilor
5. dacă în punctul farmaceutic există medicamente expirate
6. dacă prescrierea medicamentelor se face conform normelor în vigoare

PROCEDURA: 011 Procurarea dispozitivelor medicale

Scop: Procedura prezintă măsurile ce trebuie aplicate de către personalul medico-sanitar persoanelor
private de libertate în vederea îmbunătăţirii stării de sănătate a acestora.
Premise: Procedura se aplică de către personalul medico-sanitar persoanelor private de libertate care
au recomandare medicală de un dispozitiv medical.
Aplicabilitate: în toate unităţile subordonate Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor, cu excepţia
BAGR.
Procedura
Medicul locului de 1. Examinează persoana privată de libertate care prezintă o afecţiune
deţinere organică sau funcţională ce impune utilizarea unui dispozitiv medical.
2. Întocmeşte biletul de trimitere tip CASAOPSNAJ la medicul specialist
pentru afecţiunea respectivă.
3. Întocmeşte dosarul ce va fi înaintat spre aprobare CASAOPSNAJ care
va conţine:
3.1 prescripţia medicală de la medicul specialist.
3.2 cererea către casa de asigurări întocmită de asigurat.
3.3 adeverinţă eliberată de unitatea respectivă care atestă calitatea de
asigurat.
3.4 declaraţie pe proprie răspundere din care să rezulte că deficienţa
organică sau funcţională nu a apărut în urma unei boli profesionale,
a unui accident de muncă sau sportiv.
4.Se asigură că dosarul întocmit este trimis de unitate către
CASAOPSNAJ, în termenul legal.
5.După obţinerea de către asigurat a deciziei de aprobare pentru
procurarea dispozitivului medical, ia legătura cu furnizorul de
dispozitive medicale în vederea stabilirii, de comun acord, a locului
unde se va afla persoana privată de libertate pentru a intra în posesia
dispozitivului medical prescris.
Personalul de 1. Asigură supravegherea pe timpul efectuării examenului medical, cu
supraveghere păstrarea confidenţialităţii.
2. Asigură escorta pe timpul trimiterii, pentru consult medical de
specialitate, la medicul specialist.
3. Anunţă personalul medico-sanitar în situaţia în care observă orice
modificare a stării de sănătate a persoanei private de libertate.
Personalul administrativ 1. Contribuie la întocmirea actelor care fac parte din componenţa
dosarului ce va fi trimis spre aprobare la CASAOPSNAJ.
2. Trimite dosarul complet întocmit spre CASAOPSNAJ.

367
Manual de proceduri

Aspecte de verificat
Aspecte de verificat Da Nu Obs.
1.Dacă persoanei private de libertate care prezintă o afecţiune organică
sau funcţională ce impune utilizarea unui dispozitiv medical şi care
îndeplineşte condiţiile pentru aprobarea dispozitivului respectiv i-a fost
prezentată, de către medicul curant, posibilitatea de a beneficia de un
dispozitiv medical în condiţiile prevăzute de legislaţia în vigoare.
2. Dacă a fost întocmit corect dosarul în vederea trimiterii spre aprobare la
CASAOPSNAJ.

PROCEDURA: P 012 Efectuarea expertizei medico-legale

Scop: Procedura prezintă măsurile ce trebuie aplicate pentru stabilirea, din punct de vedere medico-
legal, a stării de sănătate fizică sau mentală a persoanei private de libertate prin efectuarea expertizei
medico – legale pentru amânarea/întreruperea executării pedepsei pe motiv de boală
Premise: Procedura se aplică de către personalul din unităţile penitenciare, atunci când se dispune de
către organele judiciare expertizarea medico – legală a unei persoane private de libertate
Aplicabilitate: în toate unităţile subordonate Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor, cu excepţia
BAGR
Premise: din punct de vedere medical, în funcţie de situaţie, efectuarea expertizei medico-legale
presupune întocmirea referatului medical, prezentarea la comisiile de expertiză medico-legală şi
reprezentarea în comisia de expertiză medico-legală.
Procedura

Medicul şef 1. Efectuarea unei expertize medico-legale în vederea întreruperii


executării pedepsei pe motiv de boală este dispusă de către instanţa
de judecată; dispoziţia este transmisă atât unităţii penitenciare, cât şi
serviciului de medicină legală teritorial (în cazul primei expertize
medico-legale) sau Institutului Naţional de Medicină Legală Bucureşti
(în cazul noii expertize medico-legale)
Noua expertiză medico-legală se efectuează în situaţia în care deţinuţii au
mai beneficiat de 2 întreruperi ale executării pedepsei pe motiv de boală
sau contestă concluziile unui raport de primă expertiză medico-legală
2. Medicul şef primeşte de la serviciul /biroul evidenţă deţinuţi sau
secretariatul unităţii solicitările instituţiilor medico-legale de prezentare
a deţinuţilor în vederea efectuării expertizei medico-legale pentru
întreruperea executării pedepsei pe motiv de boală
3. Pentru persoanele private de libertate care efectuează o primă
expertiză medico-legală:
3.1 solicită medicului curant întocmirea unui referat medical
3.2 solicită conducerii unităţii asigurarea prezentării la serviciul de
medicină legală teritorial
3.3 asigură efectuarea examenelor de specialitate recomandate de
către comisia de expertiză medico-legală
3.4 solicită asistenţilor medicali efectuarea de copii după rezultatele
examenelor de specialitate din cadrul expertizei medico-legale şi
ataşarea la dosarul medical
4. Pentru persoanele private de libertate care efectuează o nouă expertiză
medico-legală comunică Serviciului/biroului evidenţă deţinuţi numele
celor ce urmează să fie transferaţi în Penitenciarul Spital Bucureşti

368
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Jilava, în vederea efectuării analizelor şi întocmirii referatului medical


de către medicul de spital;
5. Propune directorului unităţii medicul care să reprezinte unitatea în
comisia de expertiză medico-legală de la nivelul serviciului medico-
legal teritorial, precum şi un înlocuitor pentru acesta
Medicul curant 1. Întocmeşte referatul medical în aşa fel încât să evidenţieze întreaga
patologie pe care o prezintă deţinutul şi nu numai afecţiunea/afecţiunile
mai gravă/grave.
2. În cazul în care nu se poate stabili un diagnostic de certitudine, se va
menţiona suspiciunea de boală ridicată de investigaţiile medicale
efectuate.
3. Referatul medical în care se menţionează patologia deţinutului se
întocmeşte în trei exemplare (1 exemplar pentru comisia de expertiză
medico-legală, 1 exemplar pentru anexa foii de observaţie clinică, 1
exemplar pentru dosarul deţinutului), în cazul efectuării noii expertize
medico-legale şi în 2 exemplare, în cazul efectuării primei expertize
medico-legale
4. Referatul medical va conţine:
- data întocmirii,
- datele de identificare ale deţinutului,
- fapta pentru care este condamnat,
- pedeapsa care i s-a aplicat, (numărul de ani de închisoare sau
detenţia pe viaţă),
- la cei prezentaţi pentru efectuarea unei noi expertize medico-legale:
data internării în penitenciarul spital, unitatea de unde a fost
transferat, numărul foii de observaţie)
- diagnosticele cu care este în evidenţă sau cele stabilite la internare,
- antecedentele semnificative care au legătură cu starea de boală a
persoanei private de libertate ,
- investigaţiile paraclinice care susţin diagnosticul,
- estimarea evoluţiei afecţiunilor sub tratamentul aplicat în cadrul reţelei
sanitare a Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor,
- menţiunea dacă a mai fost supus vreunei expertize medico-legale
pentru amânarea/întreruperea executării pedepsei pe motiv de boală;
în caz afirmativ, se va anexa copia raportului de expertiză medico-
legală (dacă există la dosarul persoanei private de libertate)
- numele medicului/medicilor care au întocmit referatul medical şi
semnăturile acestora
5. Respectă recomandările medicilor specialişti efectuate cu ocazia
examenelor din cadrul expertizei medico-legale
Medicul reprezentant în 1. Participă la lucrările comisiei de expertiză medico-legală pentru
comisia de expertiză amânarea/întreruperea executării pedepsei pe motiv de boală
medico-legală 2. Îşi exprimă punctul de vedere în ceea ce priveşte posibilitatea de
tratare a afecţiunilor de care suferă persoanele private de libertate în
reţeaua sanitară a Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor
Directorul unităţii 1. Desemnează medicul reprezentant în comisia de expertiză medico-
legală pentru amânarea/întreruperea executării pedepsei pe motiv de
boală şi înlocuitorul acestuia
2. Dispune măsurile necesare pentru asigurarea prezentării persoanei
private de libertate la serviciul de medicină legală teritorial şi pentru
efectuarea examenelor de specialitate recomandate
3. În cazul persoanelor private de libertate care trebuie să efectueze o
nouă expertiză medico-legală dispune măsurile necesare în vederea
transferării la Penitenciarul Spital Bucureşti - Jilava

369
Manual de proceduri

Aspecte de verificat
Aspecte de verificat Da Nu Obs.
1. dacă există ataşate la dosarul medical al deţinutului expertizat medico -
legal referatul medical şi copiile rezultatelor consulturilor de specialitate
2. dacă există un medic desemnat ca reprezentant în comisia de expertiză
medico-legală pentru amânarea/întreruperea executării pedepsei pe motiv
de boală

PROCEDURA: P 013 Asistenţa medicală în caz de transfer

Scop: constatarea stării de sănătate a persoanei private de libertate cu ocazia transferului şi stabilirea
aptitudinii sau interdicţiei de transfer din punct de vedere medical
Premise: asistenţa medicală în caz de transfer presupune anunţarea cabinetului medical, examinarea
clinică, stabilirea diagnosticului şi aptitudinii de muncă – consemnare în documentele medicale,
interdicţii de transfer, asistenţa medicală în tranzit.
Aplicabilitate: în toate unităţile subordonate Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor, cu excepţia
BAGR
Procedura
Lucrătorul de evidenţă Prezintă cabinetului medical, cu cel puţin 24 de ore înainte de data
transferului, tabelul cu persoanele private de libertate care urmează a fi
transferate
Are responsabilitatea pregătirii dosarului individual al persoanei private de
libertate ce urmează a fi transferată şi astfel, preia şi dosarul medical de la
personalul medico-sanitar
Medicul şef de unitate Ia cunoştinţă, cu cel puţin 24 de ore înainte de data transferului, pentru
avizare, din tabelul nominal de persoanele private de libertate ce urmează
a fi transferate
Cazurile care prezintă afecţiuni acute, sunt suspecţi, contacţi sau bolnavi
de o afecţiune infectocontagioasă, în pusee evolutive ale unor boli cronice
sau în stare gravă, nu vor fi transferate într-un alt penitenciar (excepţie
face transferul în vederea internării într-un penitenciar spital)
Transferul nu se efectuează în situaţia în care penitenciarul este în
carantină, persoanele private de libertate nu au terminat carantina de 21
de zile sau în cazul în care transferul pune în pericol sănătatea acestora.
(excepţie face transferul în vederea internării într-un penitenciar spital)
Bolnavii cu afecţiuni infecto-contagioase se transferă în vederea internării
la penitenciarul-spital sau la spital numai cu ambulanţele.
Medicul şef sau alt medic desemnat de acesta, avizează tabelele nominale
la transfer
Asistentul medical Scoate fişele/dosarele medicale ale persoanelor private de libertate ce
urmează a fi transferate conform tabelului nominal primit de la Serviciul/
Biroul evidenţă.
Medicul curant Examinează persoanele private de libertate ce urmează a fi transferate şi
consemnează în registrul de intrări – ieşiri din unitate şi în fişa de
examinare medicală la transfer ora examinării, diagnosticul clinic şi
aptitudinea de muncă. Se acordă o deosebită atenţie eventualelor semne
de agresiune.
Fişa de examinare medicală la transfer face parte integrantă din dosarul
medical şi însoţeşte persoana privată de libertate.
Face cunoscut medicului şef dacă printre persoanele ce urmează a fi
transferate, se află vreo persoană a cărei stare prezentă de sănătate
presupune interdicţie de transfer.

370
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Se preocupă ca în cazul în care persoana ce urmează a fi transferată


urmează un tratament medicamentos cronic, aceasta să primească la
plecare medicaţia deja prescrisă sau personală, existentă la nivelul
cabinetului medical.
Operează în toate evidenţele medicale transferul persoanei private de
libertate .
În cazul în care are în custodie persoane private de libertate aflate în
tranzit, vizitează zilnic aceste persoane, care beneficiază de asistenţă
medicală în aceleaşi condiţii ca şi cei din unitatea în care efectuează
tranzitul.
Asistentul medical Ajută medicul curant în acţiunea de înregistrare cu operativitate a
diverselor date legate de transfer, în evidenţele medicale.
Verifică dacă la dulapul cu medicaţia personală a persoanelor private de
libertate se găseşte medicaţie ce aparţine persoanelor care urmează a fi
transferate, ia act de diagnosticul de transfer şi de tratamentul pe care îl
urmează, iar în situaţia în care persoana privată de libertate este în
evidenţă cu o afecţiune pentru care urmează tratament medicamentos care
a fost procurat urmare a unei reţete tip CASAOPSNAJ sau tip MJ,
întocmeşte un proces verbal, în două exemplare (unul la fişa medicală şi
altul care însoţeşte medicaţia) şi le predă personalului de pază care
asigură escortarea, sub semnătură
Aspecte de verificat
Aspecte de verificat Da Nu Obs.
1. dacă se completează corect în Registrul de consultaţii examinarea
persoanei private de libertate ce urmează a fi transferată
2. dacă se completează corect şi la timp Fişa de examinare medicală la
transfer: formula dentară la transfer
3. dacă se operează în Registrul de medicamente personale eliberarea
medicamentelor celor transferaţi: ce medicamente şi dacă a semnat de
primire

PROCEDURA 014 Asistenţa medicală la liberare

Scop: cunoaşterea stării de sănătate a persoanei private de libertate la liberare în vederea anunţării în
reţeaua Ministerului Sănătăţii Publice a eventualelor cazuri de boli infecţioase, contacţi de boli
infecţioase, dependenţă de droguri, obligarea la tratament prin hotărâre judecătorească, internare intr-o
unitate a Ministerului Sănătăţii Publice sau transport la domiciliu atunci când starea sănătăţii o impune.
Premise: asistenţa medicală la liberare presupune anunţarea cabinetului medical, examinarea
medicală, consemnarea în documentele medicale, anunţarea după caz a Autorităţii de Sănătate
Publică, Agenţia Naţională Antidrog, eliberarea referatului medical la cerere (copie după scrisoarea
medicală), internarea într-o altă unitate spitalicească din reţeaua Ministerului Sănătăţii Publice.
Aplicabilitate: în toate unităţile subordonate Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor
Procedura
Medicul şef de unitate Ia cunoştinţă din tabelul nominal de persoanele private de libertate ce
urmează a fi liberate şi dispune examinarea clinică în vederea liberării.
Asistentul medical Pregăteşte dosarele medicale ale persoanelor private de libertate ce
urmează a fi liberate.
Se îngrijeşte ca persoana privată de libertate să primească, pe bază de
semnătură, medicamentele personale aflate la cabinetul medical, însoţite
de recomandarea medicală.
Se îngrijeşte de arhivarea, conform ordinelor în vigoare, a dosarului
medical

371
Manual de proceduri

Personalul de pază Prezintă persoanele ce urmează a fi puse în libertate la cabinetul medical,


în vederea examinării medicale
Medicul de unitate Examinează medical persoana ce urmează a se libera, iar concluziile se
înscriu în registrul de intrări – ieşiri din unitate şi în fişa de examinare
medicală la transfer şi liberare, care face parte integrantă din dosarul
medical
În cazul în care starea sănătăţii persoanei private de libertate care
urmează a fi liberată o impune, din motive de boală, cu acordul acesteia,
întreprinde demersurile necesare în vederea internării, în baza unui bilet de
internare, într-o unitate spitalicească aparţinând Ministerului Sănătăţii
Publice sau altor ministere cu reţea sanitară proprie.
La liberarea unei persoane private de libertate care este în tratament
pentru o boală infecţioasă sau a fost contact cu o boală infecţioasă este
anunţat medicul şef pentru ca acesta la rândul său să anunţe autoritatea
de sănătate publică în a cărei zonă teritorială îşi are domiciliul.
La liberarea unei persoane private de libertate dependente de droguri care
este inclusă într-un program integrat de tratament, este anunţat medicul şef
pentru ca acesta la rândul sau să anunţe prin adresă scrisă managerul de
caz din cadrul Agenţiei Naţionale Antidrog. Dacă persoana este minoră se
anunţă şi Direcţia teritorială de protecţie a copilului.
Se îngrijeşte ca la liberarea unei persoane private de libertate care este
obligată la tratament prin hotărâre judecătorească, să fie anunţat medicul
şef pentru ca acesta la rândul sau să anunţe instanţele competente.
Anunţarea situaţiilor prezentate mai sus se face prin serviciul secretariat,
iar copia adresei şi confirmarea de primire sunt ataşate la fişa de
examinare medicală la transfer şi liberare, care fac parte integrantă din
dosarul medical.
Întocmeşte şi eliberează, la solicitarea persoanei private de libertate ce
urmează a fi liberată, un referat medical conţinând date privind evoluţia
stării de sănătate pe perioada detenţiei sau avizează la cerere, efectuarea
fotocopiei dosarului medical.
Medicul de medicină Actualizează formula dentară, iar concluziile se înscriu în registrul de
dentară consultaţii şi în fişa de examinare medicală la transfer şi liberare, care face
parte integrantă din dosarul medical.
Aspecte de verificat
Aspecte de verificat Da Nu Obs.
1. dacă se completează corect în Registrul de consultaţii examinarea
persoanei private de libertate ce urmează a fi liberată
2. dacă se completează corect şi la timp Fişa de examinare medicală la
liberare cât şi consemnarea formulei dentare la liberare,
3. dacă se operează în Registrul de medicamente personale eliberarea
medicamentelor celor liberaţi: ce medicamente şi dacă a semnat de
primire

PROCEDURA: P 015 Întocmirea unor acte în legătură cu decesul

Scop: Procedura prezintă măsurile ce trebuie aplicate în cazul decesului unei persoane private de
libertate
Premise: Procedura se aplică de către personalul din unităţile penitenciare, atunci când se constată
decesul unei persoane private de libertate şi se procedează la raportarea decesului, efectuarea
autopsiei medico-legale şi întocmirea documentelor, precum şi reglementarea accesului la documentele
celui decedat

372
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Aplicabilitate: în toate unităţile subordonate Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor, cu excepţia


BAGR
Procedura
Medic, asistent La producerea decesului unei persoane private de libertate, personalul
medico-sanitar informează de îndată medicul şef şi conducerea
penitenciarului
Directorul unităţii Anunţă în cel mai scurt timp Administraţia Naţională a Penitenciarelor,
Serviciul evidenţă parchetul, familia, o persoană apropiată acesteia, judecătorul delegat,
serviciul teritorial de medicină legală, Inspectoratul General al Poliţiei
Române despre decesul unei persoane private de libertate (indiferent de
locul producerii decesului); procurorul dispune efectuarea autopsiei
medico-legale persoanei private de libertate (decesul persoanelor private
de libertate sunt considerate morţi suspecte);
În caz de deces al persoanelor private de libertate de cetăţenie străină şi a
apatrizilor, se informează deîndată şi reprezentanţa diplomatică a statului
a cărui cetăţean este, precum şi Oficiul Român Pentru Imigrări din cadrul
Ministerului Internelor şi Reformei Administrative, căruia i se trimite actul
de identitate aflat în dosarul de deţinere şi certificatul de deces.
În cazul în care familia nu se prezintă pentru ridicarea decedatului,
unitatea are obligaţie de înhumare.
Medicul şef Medicul şef sau alt medic desemnat de acesta, va participa obligatoriu la
efectuarea necropsiei persoanelor private de libertate decedate(serviciul
de medicină legală teritorial va primi înainte de autopsie toate
documentele medicale ale persoanei decedate)
În termen de 24 de ore se înaintează Direcţiei Medicale o scurtă informare
privind producerea decesului
Dosarul persoanei decedate, va fi trimis Direcţiei Medicale, în termen de
10 zile de la deces, conform Ordinului M.J. nr. 1361/C/2007şi va cuprinde
următoarele documente:
a) un referat medical întocmit de medicul locului de detenţie privind modul
în care s-a produs decesul şi îngrijirile medicale acordate până la deces;
b) copia certificatului medical constatator al decesului;
c) copia dosarului medical al persoanei decedate;
d) copia foii de observaţie clinică din unitatea spitalicească în care a
decedat persoana privată de libertate;
Când decesul s-a produs ca urmare a unui accident de muncă, se anunţă
imediat inspectoratul teritorial de muncă. Persoana decedată este lăsată la
locul şi în starea în care s-a produs evenimentul, neputând fi ridicată decât
după încuviinţarea legală.
Asistentul medical Dosarul medical, copia foii de observaţie clinică de spital, referatul medical
privind modul în care s-a produs decesul şi certificatul constatator al morţii
se arhivează şi se păstrează la cabinetul medical al unităţii, permanent;
Personalul din sectorul Efectuează arhivarea datelor în aplicaţia informatizată de evidenţă la
evidenţă rubrica „Decedat”.
Listează comunicările către instanţa de executare şi către organul de
poliţie, arătându-se data decesului şi numărul sub care acesta a fost
înregistrat la primăria din localitate.
Înscrie decesul în ultima parte a dosarului de deţinere şi în registrul opis.
Face menţiunile corespunzătoare în registrul de evidenţă a termenelor.
După necropsie, va efectua demersurile de obţinere a unei copii după
Certificatul constatator al decesului, eliberat de medicul legist;
Totodată depune la serviciul teritorial de medicină legală, actul de
identitate a decedatului şi copie după Dosarul medical al decedatului.
Familia decedatului sau împuternicitul acesteia are acces la dosarul
medical, la referatul medical privind modul în care s-a produs decesul şi
îngrijirile medicale acordate anterior decesului şi la alte documente
privitoare la deces; potrivit legii, familia decedatului sau împuternicitul
acesteia, pot obţine, pe baza unei cereri către directorul unităţii, fotocopii
ale acestora.

373
Manual de proceduri

Aspecte de verificat
Aspecte de verificat Da Nu Obs.
1. dacă dosarul de deces este complet şi corect completat

PROCEDURA: 016 Asistenţa medicală în infirmerie

Scop: Procedura prezintă măsurile ce trebuie aplicate de către personalul medico-sanitar persoanelor
private de libertate care necesită supravegherea stării de sănătate în cazul depistării afecţiunilor acute,
afecţiunilor cronice reacutizate, pentru izolarea celor cu afecţiuni infecto-contagioase, respiratorii, pentru
tratamentul bolnavilor cu afaceri judiciare suferinzi de tuberculoză şi pentru refuzul de hrană.
Premise: Procedura se aplică de către personalul medico-sanitar persoanelor private de libertate care
sunt internate în infirmeria unităţii.
Aplicabilitate: în toate unităţile penitenciare subordonate Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor, cu
excepţia BAGR.
Procedura
Medicul locului de 1. Indică, în urma consultului medical, internarea persoanei private de
deţinere libertate bolnave în infirmerie.
2. Completează fişa de internare în infirmerie, parte integrantă din dosarul
medical (date de identificare, diagnostic de internare, starea prezentă,
tratament medicamentos, regim alimentar)
3. Efectuează, zilnic, vizita medicală consemnând în fişa medicală
tratamentul precum şi evoluţia bolii.
4. Stabileşte regimul alimentar în funcţie de afecţiune, conform normelor
legale în vigoare privind hrănirea persoanelor private de libertate.
5. În cazul unei evoluţii favorabile, decide externarea persoanei private de
libertate din infirmeria unităţii, completând în fişa de internare în
infirmerie diagnosticul la externare, recomandările la externare, starea
la externare.
Asistentul medical 1. Consemnează în registrul de internări în spital şi infirmerie datele de
identificare ale persoanei private de libertate internate în infirmerie,
diagnosticul la internare şi cel la externare, data internării, data
externării, zilele de incapacitate temporară de muncă.
2. Consemnează în evidenţele speciale alocarea la un anumit tip de regim
alimentar, în funcţie de indicaţia medicului.
3. Administrează tratamentul medicamentos indicat de medic, bolnavul
semnând pentru primirea medicaţiei, în fişa de infirmerie
4. Se îngrijeşte ca internarea în infirmerie să fie consemnată în evidenţele
operative de pe secţie.
5. Copiază fişa de internare în infirmerie care face parte din dosarul
medical, îndosariind copiile ordine cronologică, care vor fi păstrate în
cabinetul medical.
Personalul de 1. Asigură supravegherea pe timpul efectuării examenului medical, cu
supraveghere păstrarea confidenţialităţii.
2. Anunţă personalul medico-sanitar în situaţia în care observă orice
modificare a stării de sănătate a persoanei private de libertate.
Aspecte de verificat
Aspecte de verificat Da Nu Obs.
1.Dacă a fost completată corect fişa de internare în infirmerie
2. Dacă persoana privată de libertate internată în infirmerie primeşte
tratamentul medicamentos şi regimul alimentar indicate de medicul curant
3. Dacă a fost completat corect registrul de internare în infirmerie
4. Dacă internarea în infirmerie a fost consemnată şi în documentele
operative de pe secţie

374
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

PROCEDURA: P 017 Asigurarea asistenţei medicale de specialitate pentru persoanele private de


libertate

Scop: asigurarea stării de sănătate a persoanelor private de libertate prin acordarea de asistenţă
medicală de specialitate în ambulatoriile reţelei sanitare a Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor,
reţelei sanitare publice şi ambulatoriile altor ministere cu reţea sanitară proprie (Ministerul Internelor şi
Reformei Administrative, Ministerul Apărării Naţionale, etc.).
Premise: Asigurarea asistenţă medicală de specialitate cuprinde următoarele activităţi: programarea şi
trimiterea la examene de specialitate în reţeaua sanitară proprie sau în reţeaua sanitară publică,
efectuarea examenelor de specialitate propriu-zise, respectarea recomandărilor făcute.
Persoanele care participă la realizarea acestei activităţi sunt: medicii din unitate, asistenţii medicali şi
agenţii de supraveghere din unitatea care trimite (prezintă) persoana privată de libertate, medicul
specialist şi asistentul medical de la cabinetul de specialitate.
Aplicabilitate: în toate unităţile subordonate Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor, cu excepţia
BAGR.
Procedura:
Asigurarea asistenţei medicale ce impune examen de specialitate
Cine răspunde Activităţile din unitate
Medicul din unitate 1. Examinează pacientul şi constată că, pentru stabilirea diagnosticului şi a
conduitei terapeutice, trebuie efectuat(e) un examen (examene) de
specialitate.
2. Completează Biletul de trimitere către medicul specialist.
3. Programează telefonic sau întocmeşte o adresă prin care solicită
programarea deţinutului pentru efectuarea examenului de specialitate
respectiv.
4. După efectuarea examenului de specialitate şi primirea rezultatului
acestuia, în funcţie de recomandările medicului specialist:
4.1. Întocmeşte reţetele (compensate, simple, etc.) cu
medicamentele prescrise de medicul specialist
4.2.Consemnează în Registrul de reţete compensate numărul reţetei,
diagnosticul şi medicaţia prescrisă.
4.3. Programează persoana privată de libertate în vederea efectuării
altor procedee de tratament
4.4. Întocmeşte bilete de trimitere şi programează deţinutul pentru alte
examene de specialitate recomandate în vederea stabilirii
diagnosticului
4.5. Face demersurile necesare internării persoanelor private de
libertate într-o unitate spitalicească din localitate sau spital
penitenciar
Asistentul medical din 1. Pregăteşte pacientul în vederea efectuării examenului de specialitate
unitate 2. Poate însoţi pacientul care este prezentat la examenul de specialitate
3. Administrarea medicamentelor recomandate şi prescrise pe reţetă
Asigurarea asistenţei medicale de specialitate
Cine răspunde Activităţile din cabinetul medical de specialitate
Medicul specialist din ambulatoriul de 1. Examinează persoana privată de libertate
specialitate 2. Aplică proceduri de tratament în cazul în care acestea
sunt necesare şi trebuie efectuate de către medic.
3. Formulează diagnosticul şi recomandările de tratament pe
care le consideră necesare.
Asistentul medical de la cabinet 1. Aplică proceduri de tratament în cazul în care acestea
sunt recomandate de medicul specialist.

375
Manual de proceduri

Aspecte de verificat
Aspecte de verificat Da Nu Obs.
1. Dacă examenele de specialitate se regăsesc în Dosarul medical al
persoanei private de libertate
2. Dacă se respectă recomandările formulate de către medicii specialişti
(tratament, regim alimentar, alte procedee de tratament)

PROCEDURA: P 018 Asistenţa medicală dentară acordată persoanelor private de libertate

Scop: asigurarea stării de sănătate a persoanelor private de libertate prin acordarea de asistenţă
medicală de specialitate în cabinetele de medicină dentară din cadrul reţelei sanitare a Administraţiei
Naţionale a Penitenciarelor, reţelei sanitare publice şi ambulatoriile altor ministere cu reţea sanitară
proprie (Ministerul Internelor şi Reformei Administrative, Ministerul Apărării Naţionale, etc.).
Premise: Asigurarea asistenţei medicale de specialitate cuprinde următoarele activităţi: programarea şi
efectuarea tratamentelor la cabinetul de medicină dentară, trimiterea la examene de specialitate,
efectuarea examenelor de specialitate propriu-zise, respectarea recomandărilor făcute.
Persoanele care participă la realizarea acestei activităţi sunt: medicii de medicină dentară, asistenţii
medicali şi agenţii de supraveghere care prezintă pacientul la cabinetul de medicină dentară.
Aplicabilitate: în unităţile subordonate Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor: penitenciare,
penitenciare spital, penitenciare de minori şi tineri, centre de reeducare.
Cine răspunde Activităţile
Medicul dentist 1. Acordă asistenţă medicală în cabinetul de medicină dentară al
penitenciarului. Persoana privată de libertate, se înscrie la cabinetul de
medicină dentară pentru consultaţie în caietul de prezentare la cabinet,
şi este însoţită de către agentul de supraveghere.
2. La prezentarea în cabinetul de medicină dentară, medicul dentist
examinează pacientul şi consemnează în Dosarul medical data
prezentării la consultaţie, diagnosticul şi tratamentul efectuat,prescripţia
de medicamente, indicaţii post terapeutice, data programării pentru
finalizarea tratamentului, trimiterea la specialist.
De asemenea medicul dentist consemnează în registrul de consultaţii
stomatologice următoarele : data naşterii, secţia şi camera de detenţie,
diagnosticul şi tratamentul efectuat, acordul şi semnătura deţinutului
pentru manopera terapeutică efectuată.
3. În cabinet, medicul dentist acordă următoarele tratamente:
1.Profilaxia cariei dentare
2.Intervenţii periodontale
3.Manopere de mică chirurgie orală
4.Tratamente endodontice
5.Tratamente restaurative
6.Tratamente protetice
4. Toate manoperele preprotetice şi protetice vor fi consemnate în fisa
stomatologică şi în fişa de laborator.
Asistentul medical 1. Manipulează materialele şi medicamentele din cabinetul de medicină
dentară, asigură condiţiile igienico-sanitare necesare desfăşurării
activităţii în cabinetul de medicină dentară, sterilizarea propriu-zisă şi
sistemul de control al procesului de sterilizare.
Tehnicianul dentar 1. Execută după indicaţiile medicului dentist, lucrările protetice dentare, în
limitele stabilite de dotarea cu aparatură şi materiale a laboratorului de
tehnică dentară, întocmeşte toate evidenţele legate de activitatea
laboratorului de tehnică dentară privitor la lucrările protetice efectuate,
gestionarea materialelor, operaţiunile de primire şi scădere a acestora.

376
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Agentul de 1. Însoţeşte persoana privată de libertate (care s-a înscris pentru


penitenciar consultaţie în caietul de prezentare la cabinet), la cabinetul de medicină
dentară şi rămâne la latitudinea medicului dentist dacă agentul
supraveghează sau nu, pacientul în cabinet.
Suportarea 1.Contravaloarea tratamentelor protetice se aplică în conformitate cu
contravalorii Regulamentul de aplicare a Legii nr.275/2006 privind executarea
tratamentelor pedepselor şi a măsurilor dispuse de organele judiciare în cursul
protetice procesului penal (art.28,alin.6), Ordinul nr.1361/C-1016 din 04.06.2007
privind asigurarea asistenţei medicale persoanelor private de libertate
aflate în custodia Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor şi
Contractul - Cadru, privind condiţiile acordării asistenţei medicale în
sistemul de asigurări de sănătate.
2.Pentru deţinuţii care nu au formula dentară completată la depunerea în
penitenciar şi au pierdut mai mult de 50% din funcţia masticatorie se vor
avea în vedere următoarele criterii, pentru efectuarea gratuită a
lucrărilor protetice de către unitate:
a) situaţia socială a deţinutului (dacă are aparţinători, dacă este căutat,
dacă familia îşi poate permite achitarea lucrărilor protetice);
b) durata pedepsei (vor avea prioritate deţinuţii cu pedepse mari, foarte
mari ,care mai au de executat cel puţin doi ani până când se
prezintă la Comisia de eliberare condiţionată şi care au executat o
pedeapsă de cel puţin cinci ani).
c) patologia asociată edentaţiei.
3. După ce se analizează aceste criterii şi cererea deţinutului este
aprobată, medicul dentist va programa deţinutul, pentru efectuarea
lucrărilor protetice.
Aspecte de verificat
Aspecte de verificat Da Nu Obs.
1. dosarul medical
2. fişa stomatologică şi de laborator
3. registrul de consultaţii,
4. caietul de programare la cabinet, pentru finalizarea actului terapeutic,
5. autorizaţia sanitară de funcţionare
6. centralizatorul activităţii de medicină dentară
7. centralizatorul activităţii de medicină dentară

PROCEDURA: 019 Asigurarea asistenţei medicale spitaliceşti pentru persoanele private de


libertate
Scop: acordarea de asistenţă medicală de specialitate prin internarea în spitalele reţelei sanitare a
Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor, reţelei sanitare publice sau altor ministere cu reţea sanitară
proprie (Ministerul Internelor şi Reformei Administrative, Ministerul Apărării Naţionale, etc.).
Premise: Asigurarea asistenţei medicale spitaliceşti cuprinde următoarele activităţi: solicitarea şi
trimiterea la internare în reţeaua sanitară proprie sau în reţeaua sanitară publică, în vederea acordării
de servicii spitaliceşti sub strictă supraveghere medicală, atunci când posibilităţile de diagnostic şi
tratament de la nivelul cabinetului medical din penitenciar sunt insuficiente
Persoanele care participă la realizarea acestei activităţi sunt: medicii, asistenţii medicali şi agenţii de
supraveghere din unitatea care trimite (prezintă) persoana privată de libertate, precum şi cei din
unitatea sanitară unde sunt internate persoanele private de libertate.
Aplicabilitate: în toate unităţile subordonate Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor, cu excepţia
BAGR.

377
Manual de proceduri

Procedura:
Asigurarea asistenţei medicale ce impune internarea în spital
Cine răspunde Activităţile din unitate
Medicul din unitate 1. Stabileşte necesitatea internării unei persoane private de libertate într-o
unitate spitalicească din reţeaua sanitară proprie sau din reţeaua
publică în următoarele situaţii:
1.1 în urma examinării pacientului
1.2 la recomandarea medicului specialist
2. În cazul internării într-un penitenciar spital
2.1 Întocmeşte solicitarea de internare, specificând datele de
identificare ale pacientului, diagnosticul, faptul că este
transportabil fără a i se pune viaţa în pericol şi cu ce mijloc se
efectuează transportul şi o transmite, prin notă telefonică, fax sau
e-mail, cu avizul directorului penitenciarului
2.2 Eliberează Biletul de internare tip casa de asigurări către unitatea
respectivă, cu ştampila unităţii
2.3 Indică mijlocul de transport cu care se efectuează transferul
(autosanitara unităţii sau mijloacele de transport ale Administraţiei
Naţionale a Penitenciarelor, în funcţie de afecţiunea medicală a
persoanelor
3. În cazul în care penitenciarul spital refuză internarea, anunţă situaţia
apărută Direcţiei Medicale din Administraţia Naţională a Penitenciarelor,
în scopul găsirii soluţiilor de rezolvare a situaţiei
4. În cazul în care persoana privată de libertate refuză internarea,
transferul va fi efectuat, penitenciarul spital luând, după caz, măsuri de
ţinere sub observaţie în secţia de tranzit
5. În cazul internării într-o unitate spitalicească din reţeaua sanitară
publică, care nu impune transferul la o altă unitate penitenciară
5.1 întocmeşte biletul de internare tip casa de asigurări de sănătate,
completând datele de identificare ale pacientului, CNP, diagnosticul
de trimitere, pe care îl semnează şi îl parafează
5.2 indică mijlocul de transport cu care se realizează transportul la
unitatea spitalicească
6. În cazul internării într-o unitate spitalicească din reţeaua sanitară
publică, care impune transferul la o altă unitate penitenciară
6.1 solicită transferul la o altă unitate penitenciară, în vederea internării
într-o unitate spitalicească din reţeaua sanitară publică, aflată în
localitatea respectivă, aprobarea fiind dată de directorul general al
Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor, la propunerea Direcţiei
Siguranţa Deţinerii şi Regim Penitenciar şi Direcţiei Medicale.
6.2 Indică mijlocul de transport cu care se efectuează transferul
(autosanitara unităţii sau mijloacele de transport ale Administraţiei
Naţionale a Penitenciarelor, în funcţie de afecţiunea medicală a
persoanelor
6.3 întocmeşte biletul de internare tip casa de asigurări de sănătate,
completând datele de identificare ale pacientului, CNP, diagnosticul
de trimitere, pe care îl semnează şi îl parafează
7. Pe toată perioada internării păstrează legătura cu medicul curant din
spital privind evoluţia afecţiunilor şi starea generală a pacientului.
8. După externare şi primirea scrisorii medicale, în funcţie de
recomandările medicului specialist:
8.1. Întocmeşte reţetele (compensate, simple, etc.) cu medicamentele
prescrise de medicul specialist
8.2. Programează persoana privată de libertate în vederea efectuării
altor procedee de tratament
8.3. Dispensarizează pacientul (trimitere la controale periodice,
tratament, etc.)

378
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

8.4 Internează pacientul în infirmeria unităţii, dacă acesta necesită


supraveghere medicală continuă
8.5 Indică regimul alimentar de care trebuie să beneficieze pacientul
Medicul şef 1. Este informat cu privire la necesitatea internării în spital a unei persoane
private de libertate, demersuri efectuate, evoluţia pe perioada internării
Asistentul medical din 1.Poate însoţi persoana privată de libertate pe durata transportului la
unitate spital, în cazul în care starea sănătăţii acestuia o impune
2. Consemnează în registrul de internări în spital şi infirmerie datele de
identificare ale persoanei private de libertate internate în spital (ANP
sau MSP) , diagnosticul la internare şi cel la externare, data internării,
data externării, zilele de incapacitate temporară de muncă, recomandări
la externare.
Directorul 1. Dă aprobarea de internare la solicitarea unităţii penitenciare
penitenciarului spital
(înlocuitorul acestuia)
Personalul de 1. Asigură supravegherea pacientului pe perioada transportului către
supraveghere penitenciarul spital/unitatea sanitară din reţeaua publică
2. Asigură supravegherea pacientului pe perioada internării într-o unitate
sanitară din reţeaua publică
Asigurarea asistenţei medicale spitaliceşti
Cine răspunde Activităţile din spitalul unde este prezentată persoana privată de
libertate
Medicul de la biroul 1. Examinează persoana privată de libertate
internări 2. Stabileşte diagnosticul de internare
3. Începe întocmirea Foii de observaţie clinică generală
Medicul specialist 1. Imediat după internare
curant • examinează clinic persoana privată de libertate,
• face anamneza,
• stabileşte examenele de specialitate şi investigaţiile medicale
necesare stabilirii diagnosticului.
2. Analizează şi coroborează rezultatele diferitelor examene de
specialitate.
3. În cazul în care este necesară efectuarea unui examen de specialitate
într-o altă unitate sanitară (cabinet de specialitate, spital MSP, spital
aparţinând unei reţele sanitare proprii altui minister) întocmeşte Biletul
de trimitere.
4. Examinează zilnic pacientul şi consemnează în Foaia de observaţie
rezultatele constatate.
5. Recomandă tratamentul şi regimul alimentar necesare
6. În momentul în care, urmare evoluţiei favorabile sub tratament, starea
se sănătate a persoanei private de libertate permite externarea:
• Întocmeşte epicriza internării
• Întocmeşte scrisoarea medicală către medicul curant din unitate
• asigură medicaţia necesară persoanei private de libertate, pe durata
transportului înapoi către unitate
7. În cazul în care se impune transferul într-o altă secţie din acelaşi
spital/din alt spital:
• Întocmeşte epicriza şi solicită transferul în altă secţie a spitalului/în
alt spital
Asistentul medical din 1. Administrează tratamentul medicamentos şi efectuează manevrele
spital recomandate de medicul specialist curant
Medicii de specialitate 1. Examinează pacientul
2. Stabilesc diagnosticul
3. Formulează recomandările de tratament
Personalul de 1. Asigură supravegherea pacientului pe perioada transportului către
supraveghere penitenciarul spital/unitatea sanitară din reţeaua publică
2. Asigură supravegherea pacientului pe perioada internării într-o unitate
sanitară din reţeaua publică

379
Manual de proceduri

Aspecte de verificat
Aspecte de verificat Da Nu Obs.
1. Dacă s-au întocmit corect solicitările de internare într-un penitenciar
spital
2. Dacă biletele de internare au fost întocmite corect
3. Dacă refuzurile de internare sunt justificate
4. Dacă foile de observaţie sunt corect întocmite
5. Dacă la externare se întocmeşte scrisoarea medicală pentru medicul
din unitate
6. Dacă se respectă recomandările făcute de medicii specialişti la
externare

PROCEDURĂ OPERAŢIONALĂ 020: Educatie pentru sanatate (EPS)

Educaţia pentru sănătate constă în dezvoltarea nivelului de cultură sanitară al diferitelor grupuri
populaţionale, precum şi a mijloacelor şi procedeelor educaţionale necesare formării unui comportament
sanogenic, obiectiv de bază al EPS. Reprezintă o importantă metodă de acţiune în asigurarea
cooperării populaţionale pentru protecţia sănătăţii.
Are la bază trei laturi:
- cognitivă, care constă în comunicarea şi însuşirea de noi cunoştinţe necesare apărării şi menţinerii
sănătăţii;
- motivaţională ce asigură convingerea populaţiei privind necesitatea prevenţiei şi combaterii bolilor şi
a dezvoltării armonioase a organismului , prin respectarea regulilor de sanogeneză;
- comportamental–formativă care constă în însuşirea deprinderilor şi a comportamentelor sanogenice.

Aplicabilitate: Procedura operaţională descrisă urmăreşte descrierea clară a procesului de educaţie


pentru sănătate, în toate etapele sale, de la momentul identificării nevoilor, la elaborarea curriculei de
curs şi până la evaluarea finală a rezultatelor sesiunilor de educaţie pentru sănătate, descriind pas cu
pas , modul de pregătire, implementare şi evaluare a activităţii procedurate, precum şi compartimentele/
persoanele responsabile pentru fiecare etapă.

Procedura:
Medicii şefi din unităţile Elaborează Planul anual de educaţie pentru sănătate:
penitenciare - Identifică nevoile de instruire, în funcţie de datele privind morbiditatea,
Directori medicali mortalitatea, condiţiile igienico-sanitare din unitatea respectivă, factori
Medicii epidemiologi din comportamentali (cunoştinţe, atitudini, apartenenţa la o anumită
penitenciarele spital comunitate);
Coordonatorul - Se stabilesc priorităţile: trebuie să se determine care sunt problemele,
Programului de EPS nevoile de sănătate mai importante la nivelul penitenciarului şi dintre
acestea, să le selecteze pe acelea asupra cărora educaţia pentru
sănătate ar putea avea impact;
- Se fixează scopul (enunţul general al Programului care indică rezultatul
final al acestuia);
- Se stabilesc obiectivele ( rezultatele care se doresc a fi atinse):
obiective generale care semnalează orientarea generală a programului şi
obiective specifice care sunt cuantificabile şi ca atare, evaluabile;
- Programează activităţile de educaţie pentru sănătate;
Se stabileşte personalul echipei multidisciplinare care desfăşoară

380
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

activităţile de EPS: medici, asistenţi medicali, psihologi, asistenţi sociali,


educatori, persoane care lucrează în compartimentul SDRP, Economic -
Administrativ, reprezentanţi ai organizaţiilor nonguvernamentale, persoane
private de libertate din unitate. La alegerea persoanelor care vor forma
echipa de educaţie pentru sănătate trebuie avută in vedere atât formarea
profesională a acestora, cât şi capacitatea de a adopta stilul de lucru în
echipă, unde opinia şi intervenţia oricărui membru al echipei are aceeaşi
valoare, indiferent de pregatirea de specialitate.
Se stabileşte coordonatorul echipei de EPS;
Integrează activităţile de educaţie pentru sănătate în cadrul
programului obişnuit al penitenciarului şi realizează coordonarea
acestui program cu altele deja implementate
Înaintează spre aprobare Programul de EPS la nivelul conducerii unităţii,
în vederea asumării obiectivelor şi strategiilor;
Coordonatorul de Se stabilesc temele abordate, se elaborează curricula de curs pentru
Program EPS fiecare temă Curricula de curs pentru fiecare sesiune este elaborată în
Şef Compartiment funcţie de temă, pe baza bibliografiei de specialitate - manuale, tratate,
Educaţie şi Asistenţă articole din reviste de specialitate, ghiduri de bună practică elaborate de
Psihosocială instituţii acreditate. Acestea vor fi actualizate continuu.
Personal din echipa Se întocmeşte lista de lectori şi coordonatorii pentru temele propuse.
multidisciplinară Se stabilesc activităţile generate de fiecare temă în parte:
-obiectivul şi conţinutul temei de referinţă;
- tip de activitate si tehnica metodologică;
- mijloace pe care le vom utiliza;
- loc in care se va realiza activitatea;
- data si orarul activitaţii;
Se înaintează documentaţia spre avizare
Coordonatorul de Planifică resursele umane şi materiale necesare (are importanţă pentru
Program EPS buna derulare a programului):
Şef Compartiment - analizează resursele existente (accesibilitate, eficacitate teoretică);
Educaţie şi Asistenţă - repartizează resursele umane şi materiale pentru fiecare activitate în
Psihosocială parte;
Personal din DEA - calculează şi asigură pentru fiecare activitate în parte, necesarul de
implicat în Program materiale.
Se înaintează documentaţia spre avizare
Personalul din echipa Punerea în aplicare a Programului (mobilizarea resurselor în vederea
EPS realizării obiectivelor), respectând termenele pentru fiecare activitate
Personalul din echipa Derularea activităţilor:
EPS care derulează - Întocmirea listelor de participanţi. Lista de participanţi va fi întocmită de
activitatea către unul din membrii echipei, în colaborare cu SDRP şi poate utiliza
diferite metode: înscriere benevolă, selecţie din rândul persoanelor private
de libertate cu comportament la risc
- Stabilirea lectorului /coordonatorului de temă;
- Stabilirea orarului de derulare a sesiunii;
- Stabilirea spaţiului de derulare a sesiunii;
- Întocmirea listei materiale necesare pentru sesiune;
- Stabilirea metodologiei utilizate (ex. lecţii interactive, analiza exerciţiul,
demonstraţia, autoprezentarea, analiza şi căutarea de soluţii pentru un
caz real, prin intermediul discuţiei şi dialogului);

381
Manual de proceduri

- Stabilirea instrumentelor de evaluare a sesiunii (ex. chestionare).


Chestionarele vor fi elaborate de persoana / echipa responsabilă pentru
tema aleasă, în concordanţă cu conţinutul curriculei de curs. Au rol în
evaluarea procesului, pentru aprecierea gradului de însuşire a
cunoştinţelor transmise în cadrul sesiunilor, dar reprezintă şi un instrument
de autoevaluare a echipei de lectori sub aspectul metodelor şi conţinutului
materialelor utilizate.
Coordonatorul de Evaluarea Programului EPS: se urmăreşte să se determine gradul în
Program EPS care au fost atinse obiectivele:
Şef Compartiment Se decide ce obiective trebuie evaluate;
Educaţie şi Asistenţă Se aleg şi se dezvoltă indicatorii de evaluare:
Psihosocială Indicatori de evaluare a performanţei:
- raport număr persoane înscrise pe liste / număr participanţi;
- Chestionare corect completate / total chestionare administrate;
- Număr persoane private de libertate care au adresat întrebări;
- Număr chestionare de evaluare şi calificative obţinute;
- Aprecieri din partea eventualilor invitaţi (conducere, invitaţi externi).
Indicatori de impact:
- Schimbări de comportament observate;
- Solicitarea de materiale informative suplimentare;
- Creşterea numărului solicitărilor de consiliere individuală
Monitorizarea Programului EPS - procesul de colectare sistematică de
date pe măsura punerii în aplicare a Programului, pentru a ne asigura că
activităţile şi sarcinile sunt îndeplinite conform planului. Metode de
culegere a datelor pot fi anchete, evaluări, rapoarte, etc
Valorificarea rezultatelor activităţii, va fi efectuată pe baza
instrumentelor de evaluare, de către întreg personalul care lucrează
nemijlocit cu persoane private de libertate.

Circuitul documentelor:

Serviciul medical Aprobare


Compartiment Educaţie Director Responsabil temă
şi Intervenţie
Psihosocială

Plan anual general de


educaţie pentru sănătate Listă lectori şi Curricula de curs Listă de Logistică (spaţiu,
Evaluare financiară coordonatori Instrumente de participanţi rechizite,
(includere în buget) temă evaluare videoproiector)

Avizare

382
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Aspecte de verificat:
Aspecte de verificat Da Nu Obs.
Se elaborează Planul anual de educaţie pentru sănătate, conform
procedurii
Sunt planificate resursele necesare
Se derulează activităţile cuprinse în Programul EPS
Se monitorizează şi evaluează Programul EPS

PROCEDURA: P 021 Supravegherea stării de sănătate a persoanelor private de libertate la locul


de muncă

Scop: Procedura prezintă activităţile de supraveghere a stării de sănătate a persoanelor care lucrează
în diferite sectoare de muncă, inclusiv cu risc epidemiologic, pentru menţinerea sănătăţii acestora şi
pentru ca acestea să nu constituie la un moment dat risc pentru sănătatea celorlalţi lucrători sau să
devină sursă de infecţie pentru colectivitatea în care îşi desfăşoară activitatea.
Premise: Procedura se aplică de către personalul medico-sanitar din unităţile penitenciare persoanelor
private de libertate care lucrează în diferite sectoare de muncă şi în special pentru cele care lucrează în
sectoare cu risc epidemiologic.
Aplicabilitate: în toate unităţile subordonate Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor, cu excepţia
BAGR
Procedura
Supravegherea stării de sănătate a persoanelor la locul de muncă se realizează prin:
- examenul medical la propunerea de începere a activităţii, pentru persoanele private de libertate
- examenul medical periodic,
- acţiuni de promovarea sănătăţii la locul de muncă.

Medicul care asigură 1. La propunerea de începere a activităţii într-unul din sectoarele cu risc
asistenţa medicală a epidemiologic, efectuează examenul medical al persoanelor private de
persoanelor private de libertate, care cuprinde:
- examen clinic general
libertate - examene de specialitate şi paraclinice, potrivit HG 355/2007, în
funcţie de specificul locului unde acestea urmează să-şi desfăşoare
activitatea
2. După efectuarea examenului clinic general şi examenelor de
specialitate şi paraclinice prevăzute în HG 355/2007, solicită sprijinul
medicului de medicina muncii, în vederea stabilirii capacităţii
persoanelor private de libertate de a-şi desfăşura activitatea la locul de
muncă respectiv
3. În funcţie de rezultatul examenului medical, dă avizul de începere a
activităţii la respectivul loc de muncă
4. Împreună cu asistentul de igienă şi responsabilul cu protecţia muncii
din unitate ţine evidenţa:
4.1 persoanelor private de libertate care lucrează în diferite sectoare de
muncă
4.2 locurilor de muncă din unitate sau din afara unităţii (puncte de lucru
exterioare) unde îşi desfăşoară activitatea persoanele private de
libertate
5. În funcţie de specificul locurilor de muncă şi de noxele existente
stabileşte:

383
Manual de proceduri

5.1 periodicitatea cu care se efectuează controlul medical periodic la


respectivul loc de muncă
5.2 examenele clinice, paraclinice şi de specialitate ce trebuie efectuate
în cadrul controlului medical periodic (potrivit HG 355/2007)
5.3 alte măsuri de supraveghere a stării de sănătate ce se aplică la
respectivul loc de muncă
6. Examenul medical pentru persoanele private de libertate care
lucrează în sectoarele cu risc epidemiologic
6.1.blocurile alimentare
a) la începerea activităţii
1.Examen clinic general - atenţie deosebită la tegumente şi mucoase
2.Examen coprobacteriologic
3.Examencoproparazitologic
4.VDRL
b)control medical periodic
1. Examen clinic general-semestrial – atenţie deosebită la tegumente şi
mucoase
2.Examen coprobacteriologic –trimestrul II şi trimestrul III al anului
3. Examen coproparazitologic –anual
4.VDRL - anual
6.2 spălătorii
a) la angajare
1.Examen clinic general
2.VDRL
3.examen coprobacteriologic
4.examencoproparazitologic
5.radiografie pulmonară standard
b) control medical periodic
1.examen clinic general, anual- atenţie la examenul tegumentelor
2.radiografie pulmonară standard – la indicaţia medicului de medicina
muncii
3.examen coprobacteriologic – trimestrul II şi trimestrul III al anului
4. VDRL –anual
6.3 sectorul zootehnic
a) la angajare
1.Examen clinic general- atenţie la examenul tegumentelor
2.spirometrie
3.VDRL
4.Examen coprobacteriologic
5.Examen coproparazitologic
6. radiografie pulmonară standard
b) control medical periodic
1.examen clinic general-semestrial
2.radiografie pulmonară standard –anual
3.spirometrie –la fiecare 3 ani
4.examen coprobacteriologic - trimestrul II şi trimestrul III al anului
5.examen coproparazitologic –anual
6.VDRL –anual
6.4 instalaţiile de aprovizionare cu apă potabilă
a) la angajare
1.Examen clinic general- atenţie la examenul tegumentelor
2.Examen coproparazitologic
3. anticorpi antivirus hepatită A
4.radiografie pulmonară standard
b)control medical periodic
1.Ex. clinic general- anual, atenţie ex.tegumentelor
2.Ex. coprobacteriologic –în trimestrul II şi III al

384
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

3.Ex.coproparazitologic-anual
3.VDRL-anual
4. anticorpi antivirus hepatită A-anual
6.5 sectorul salubritate
a) la angajare
1.Examen clinic general- atenţie la examenul tegumentelor
2.Examen coproparazitologic-anual
3. anticorpi antivirus hepatită A
4.radiografie pulmonară standard
b)control medical periodic
1.Examen clinic general- atenţie la examenul tegumentelor
2.Examen coproparazitologic - anual
3. anticorpi antivirus hepatită A- la recomandarea medicului de
medicina muncii
4.radiografie pulmonară standard - la recomandarea medicului de
medicina muncii
6.6 personalul de deservire
a)la angajare
1.Examen clinic general - atenţie la examenul tegumentelor
2.Examen.coproparazitologic
3.VDRL
4. radiografie pulmonară standard
b)control medical periodic
1.Ex. clinic general - semestrial, atenţie la examenul tegumentelor
2.Ex.coproparazitologic-anual
3. VDRL - anual
4. radiografie pulmonară standard - anual, la indicaţia medicului de
medicina muncii
7. În situaţia depistării de afecţiuni dermatologice transmisibile acute
(infecţii ale pielii, panariţii , supuraţii), boli infecto-contagioase în
evoluţie, leziuni pleuro-pulmonare la radiografie pulmonară standard,
serologie pozitivă pentru lues, examen coprobacteriologic şi /sau
coproparazitologic pozitiv etc., dispune ca lucrătorii să fi eliminaţi
temporar de la locul de muncă până la vindecarea completă a bolii.
8. Identifică modalităţile practice de scoatere din mediu a lucrătorului
(internare, îndrumare către unitatea teritorială TBC, concediu medical,
izolare izolare în spaţii amenajate, internare într-o unitate spitalicească)
şi iniţiază tratamentul specific sau orientează lucrătorul către o unitate
sanitară, în vederea iniţierii tratamentului, după caz.
9.1 Purtătorii de shigella, salmonella sau vibrion holeric depistaţi la
examenul coprobacteriologic vor efectua tratament specific şi îşi
pot relua vechiul loc de muncă numai după efectuarea a trei (3)
coproculturi succesive care s-au dovedit negative. Prima din seria
celor 3 coproculturi se recoltează la 24 de ore de la terminarea
tratamentului iar următoarele 2 până la 72 de ore.
9.2 În cazul în care, după două serii de tratament persoana continuă să
fie purtătoare de salmonella sau shigella , se impune schimbarea
locului de muncă , purtătorul putând fi repartizat la alte locuri de
muncă fără risc de a produce epidemii.
10. Lucrătorii din sectoarele de risc epidemiologic pentru boli cu
transmitere digestivă vor efectua examen coprobacteriologic ori de câte
ori prezintă tulburări digestive acute.
11.Pentru personalul din sectoarele alimentar, zootehnic,
salubritate,instalaţii de distribuţie a apei , deservire, completează
„Carnetul de sănătate”individual pentru fiecare lucrător, în care vor fi
inregistrate : data efectării şi concluziile examenului clinic general, data
efectuării şi concluziile examenelor paraclinice şi de specialitate.
Carnetele de sănătate vor fi păstrate de medic la cabinetul medical

385
Manual de proceduri

Medicul de medicina 1.Colaborează cu medicul unităţii în vederea


muncii din 1.1 efectuării examenului medical la începerea activităţii într-un sector de
penitenciarul muncă
1.2 stabilirii capacităţii de desfăşurare a activităţii la locul de muncă
spital/cu care s-a respectiv
încheiat contract de 1.3 efectuării controlului medical periodic
prestări servicii 1.4 stabilirii altor tipuri de măsuri de promovare a sănătăţii la locul de
muncă

Aspecte de verificat
Aspecte de verificat Da Nu Obs.
1. Dacă este încheiat un contract de prestări cu un medic de medicina
muncii/ dacă există colaborare cu medicul de medicina muncii din
penitenciarul spital

2. Dacă se efectuează controlul medical periodic pentru persoanele care


îşi desfăşoară activitatea în sectoarele cu risc epidemiologic

3. Dacă medicul are o evidenţă a persoanelor care lucrează în sectoarele


cu risc epidemiologic şi a controalelor medicale periodice efectuate de
acestea, corect întocmită şi ţinută la zi
4. Dacă sunt întocmite Carnetele de sănătate individuale ale lucrătorilor

PROCEDURA P 022 Depistarea, diagnosticul, tratamentul, prevenirea şi combaterea infecţiilor


transmise sexual (ITS)

Obiective:
- implementarea măsurilor de supraveghere şi control al următoarelor infecţii cu transmitere sexuală:
sifilis, gonoree, infecţia genitală cu Chlamydia trachomatis, în cadrul supravegherii bolilor transmisibile
prin reţeaua sanitară proprie a sistemului penitenciar;
- crearea cadrului legislativ necesar de raportare a datelor - protocol de raportarea a cazurilor noi de ITS
depistate în cadrul sistemului de supraveghere, către Ministerul Sănătăţii Publice.
Depistarea cazurilor de infecţii cu transmitere sexuală face parte integrantă din activitatea medicală
curentă a medicilor, indiferent de specialitatea pe care o au.
Infecţiile cu transmitere sexuală cu raportare obligatorie, sunt: sifilis, gonoree şi infecţia genitală cu
Chlamydia trachomatis.
Legislaţia care a stat la baza prezentei proceduri: Ordinul ministrului sănătăţii nr. 1070 / 25.08.2004,
Ordinul ministrului justiţiei şi ministrului sănătăţii publice 1361– 1016 / 04.06.2007.

Medicii cu specialitatea - Recomandă efectuarea examenelor de laborator, în vederea


dermato-venerologie diagnosticului ITS, conform Ghidului de Diagnostic şi Tratament al ITS;
- Asigură tratamentul cazurilor de ITS în raport cu stadiul şi forma de
boală, conform schemelor terapeutice menţionate în actele normative
elaborate de Ministerul Sănătăţii Publice ;
Recomandă monitorizarea post–terapeutică a bolnavilor de sifilis:
examen clinic şi serologic la fiecare trei luni în primul an şi la fiecare şase
luni în cel de-al doilea an;
Stabilesc conduita de diagnostic şi tratament pentru cazurile de lues
de reinfecţie, precum şi în cele de eşec terapeutic;

386
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Evaluarea pentru infecţia HIV a cazurilor de ITS se va face cu


respectarea consilierii pre şi post – testare, precum şi a consimţământului
scris al pacientului;
Evaluează clinic, serologic şi recomandă tratamentul profilactic al
contacţilor cazurilor de sifilis;
Asigură, atunci când este necesar, internarea persoanelor suspecte /
confirmate cu ITS;
Desensibilizarea în cazurile de alergie la penicilină se efectuează doar în
servicii medicale cu paturi care dispun de terapie intensivă;
Stabilesc statusul de infectat, prezent sau anamenestic al persoanei
cu rezultat reactiv în cadrul examenului medical la angajare şi
examenului periodic.
Completează Fişele de declarare a cazurilor noi depistate, pe care le
înaintează lunar medicului epidemiolog coordonator central;
Înscrie cazurile confirmate în Registrul special destinat numai ITS.
Medicii cu specialitatea Asigură, prin compartimentele de bacteriologie, serologie, efectuarea
laborator clinic examenelor necesare depistării ITS;
Efectuează examenul serologic, examenul LCR pentru diagnosticul de
laborator al sifilisului;
Efectuează diagnosticul de laborator pentru punerea în evidenţă a
Neisseria gonorrhoeae şi efectuează testarea sensibilităţii la antibiotice a
acesteia;
Respectă protocoalele de diagnostic de laborator al ITS elaborate de
INCDMI Cantacuzino ;
Asigură confidenţialitatea rezultatelor de laborator ;
Transmit lunar datele privind examenele de laborator efectuate pentru
depistarea ITS, către medicul epidemiolog coordonator central.
Medicii care îşi Depistează cazurile de ITS cu ocazia consultaţiilor medicale curente.
desfăşoară activitatea Înscriu suspiciunea de ITS Registrul de consultaţii, fişa medicală (sau
în cabinete medicale foaia de observaţie) a bolnavului;
Recomandă examenul de laborator pentru diagnosticul infecţiilor
sau secţii de spitalizare transmise sexual, atunci când există context clinico – epidemiologic
sugestiv;
Toate testarile pentru depistarea ITS se efectueaza in conformitate cu
normele internationale in domeniu (consiliere, acord scris pentru
testare) ;
Efectuează trimiterea bolnavilor la examen de specialitate dermato-
venerologie, în vederea precizării diagnosticului şi tratamentului infecţiilor
transmise sexual;
Evaluarea pentru infecţia HIV se va face cu respectarea consilierii pre şi
post– testare, precum şi a consimţământului scris al pacientului;
Recomandă persoanelor cu serologie pozitivă pentru HIV, investigaţii
pentru depstarea ITS;
Recomandă persoanelor foste consumatoare de droguri, investigaţii pentru
depstarea ITS;
Recomandă efectuarea serologiei pentru sifilis la femeile gravide, de
două ori pe parcursul sarcinii: în primul trimestru cât mai precoce şi după a
28 – a săptămână de sarcină, precum şi la femeile care au pierdut o
sarcină după a 20 –a săptămână de gestaţie;
Asigură efectuarea ( prin contractul pe care îl are unitatea cu medicul de
medicina muncii), a examenelor serologice pentru depistarea sifilisului în
cadrul controlului medical la intrare în activitate şi periodic, conform
Hotărârii Guvernului nr. 355 /2007;
Asigură efectuarea tratamentului de specialitate prescris de medicul
dermatovenerolog;
Respectă recomandările privind supravegherea clinică şi serologică
post– tratament, stabilită de medicul dermatovenerolog;

387
Manual de proceduri

Contactii cazurilor de ITS se testeaza cu un test serologic netreponemic


(VDRL,RPR) si sunt consiliati pentru ITS la depistarea cazului ;
Completează Fişa unică de raportare a bolilor transmisibile, pe care o
înaintează medicului epidemiolog coordonator central;
Completează Fişa de investigaţie epidemiologică a cazurilor noi
depistate, pe care o înaintează medicului epidemiolog coordonator central
(nu pentru cazurile depistate la depunere);
Recomandă efectuarea examenului serologic pentru depistarea activă
a sifilisului la depunerea în penitenciar;
Pentru cazurile depistate la depunerea în penitenciar, se realizează
adresă de anunţare a cabinetului Dermatovenerologic de domiciliu, în
vederea continuării investigaţiei epidemiologice şi se completează Fişa
unică de raportare, care se trimit către medicul epidemiolog coordonator
central;
Recomandă efectuarea examenului serologic pentru depistarea activă
a sifilisului la eliberarea din penitenciar;
Pentru cazurile depistate la eliberarea din penitenciar, se realizează
adresă de anunţare a cabinetului Dermatovenerologic de domiciliu, în
vederea continuării investigaţiei epidemiologice şi se completează Fişa
de investigaţie epidemiologică şi Fişa unică de raportare, care se trimit
către medicul epidemiolog coordonator central. Se efectuează investigarea
cu laboratorul a contacţilor.
Asigură premarital, consilierea şi investigarea clinică şi serologică a
persoanelor respective.
Medicii cu specialitate Asigură supravegherea clinică şi serologică a gravidei, în vederea
Obstetrică – depistarii si managementului cazului confirmat/prezumtiv de sifilis
ginecologie din sistemul congenital al nou nascutului ;
Completează, în colaborare cu medicul dermatovenerolog si medicul
penitenciar neonatolog, Fişa de semnalizare a cazului de sifilis congenital al nou
nascutului viu ;
Informează în termen de 24 ore medicul epidemiolog coordonator
central depre existenţa cazului suspect de sifilis congenital al nou-
nascutului viu şi înaintează Fişa unică de raportare a bolilor
transmisibile ;
Initiaza tratamentul, în colaborare cu medicul dermatovenerolog, la
gravidele depistate cu ITS.
Medicul coordonator al Coordonează investigaţia epidemiologică a cazurilor noi depistate în
Compartimentului de unitatea din care fac parte;
Supraveghere a Completează Fişa unică de raportare a bolilor transmisibile (pentru
cazurile noi de infecţii transmise sexual depistate în unitatea din care fac
Infecţiilor Nosocomiale parte), pe care o înaintează medicului epidemiolog coordonator central;
din penitenciarul spital Completează Fişa de investigaţie epidemiologică (pentru cazurile noi
de infecţii transmise sexual depistate în unitatea din care fac parte), pe
care o înaintează medicului epidemiolog coordonator central.
Asigură sprijin metodologic şi participarea la investigaţii
epidemiologice în focare de ITS apărute în unităţile din teritoriul arondat.
Medicul epidemiolog Stabileşte anual Programul de Supraveghere şi Control al infecţiilor
coordonator central transmise sexual;
Stabileşte cadrul legal de raportare către Ministerul Sănătăţii Publice
(prin protocol de colaborare încheiat cu acesta, privind raportarea bolilor
transmisibile);
Primeşte Fişele unice de raportare a bolilor transmisibile, Fişele de
investigaţie epidemiologică şi Fişele de declarare a cazului nou de
ITS din teritoriu;
Analizează şi interpretează trimestrial datele centralizate privind ITS,
analizează situaţia morbidităţii prin ITS şi tendinţa acestor afecţiuni în
teritoriu;

388
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Asigură sprijin metodologic şi participarea la investigaţii


epidemiologice în focare de ITS;
Raportează trimestrial cazurile noi de ITS depistate în reţeaua
sanitară penitenciară, către Ministerul Sănătăţii Publice
Asistenţii medicali Administrează tratamentul recomandat de medic pentru infecţiile
transmise sexual, persoana privată de libertate semnând de primirea
tratamentului;
Realizează evidenţa bolnavilor în Registrul de tratamente pentru Lues
Asistentul cu Îndeplineşte atribuţii stabilite de medicul şef sau de către medicul
specializarea igienă coordonator al Compartimentului de Supraveghere a Infecţiilor
sau care are atribuţii pe Nosocomiale, privind investigaţia epidemiologică pentru cazurile noi
depistate în timpul detenţiei.
linie de igienă

Aspecte de verificat
Aspecte de verificat Da Nu Obs.
Se completează Registrul de ITS de către medicul dermatovenerolog
Se transmit lunar, de către medicul dermatovenerolog, Fişele de declarare
a cazului nou de ITS, către medicul epidemiolog coordonator central
Laboratoarele de analize medicale transmit lunar datele privind
examenele de laborator efectuate pentru depistarea ITS, către medicul
epidemiolog coordonator central
Înscrierea de către medici a suspiciunii de ITS în Registrul de consultaţii,
fişa medicală (sau foaia de observaţie) a bolnavului
Se efectuează consiliere şi acord scris pentru testarea ITS (inclusiv
pentru testarea HIV)
Se efectuează serologia pentru sifilis la femeile gravide, de două ori pe
parcursul sarcinii: în primul trimestru cât mai precoce şi după a 28 – a
săptămână de sarcină
Se efectuează trimiterea bolnavilor la examen de specialitate dermato-
venerologie, în vederea precizării diagnosticului şi tratamentului infecţiilor
transmise sexual
Este asigurată efectuarea tratamentului de specialitate prescris de
medicul dermatovenerolog
Se efectuează consilierea şi testarea contacţilor cazurilor de ITS
Este completată şi transmisă către medicul epidemiolog Fişa unică de
raportare a bolilor transmisibile
Este completată şi transmisă către medicul epidemiolog Fişa de
investigaţie epidemiologică a cazurilor noi de ITS
Se efectuează examenului serologic pentru depistarea activă a sifilisului la
depunerea şi la eliberarea din penitenciar
Se efectuează, prin contractul pe care îl are unitatea cu medicul de
medicina muncii, a examenelor serologice pentru depistarea sifilisului în
cadrul controlului medical la intrare în activitate şi periodic, conform
Hotărârii Guvernului nr. 355 /2007
Este realizat Programul anual de Supraveghere şi Control al infecţiilor
transmise sexual de către medicul epidemiolog coordonator central şi
analiza trimestrială a datelor centralizate

389
Manual de proceduri

PROCEDURA: P 023 Prevenirea infecţiei HIV/SIDA în mediul carceral

Virusul imunodeficienţei umane produce o infecţie cronică, practic ireversibilă, cu distrugerea progresivă
a mecanismelor de apărare ale gazdei şi instalarea după un interval de timp variabil, de obicei de
ordinul anilor, a sindromului imunodeficienţei dobândite(SIDA), caracterizat de apariţia infecţiilor
oportuniste şi /sau neoplaziilor şi afectarea în grade diferite a sistemului nervos, dar şi a altor aparate şi
sisteme.
Având o importantă componentă comportamentală, infecţia cu HIV poate fi prevenită printr-o informare
corectă a populaţiei şi crearea unui comportament autoprotector adecvat. Cele mai eficace metode de a
preveni infecţia HIV sunt acelea care protejează împotriva expunerii la HIV.
Procesul educaţional este complex, abordarea infecţiei HIV necesitând integrarea într-o reţea de
probleme medicale, sociale, morale, comportamentale interconectate, cum ar fi consumul de droguri,
prevenirea infecţiilor cu transmitere sexuală, tradiţiile şi obiceiurile comunităţii.
Obiective: identificarea cazurilor existente de infecţie HIV / SIDA, supravegherea epidemiologică a
cazurilor existente, promovarea comportamentelor sexuale fără risc, evitarea transmiterii parenterale a
infecţiei HIV, menţinerea sistemului imunitar al bolnavilor infectaţi la nivel protector faţă de infecţiile
oportuniste, prin terapie antiretrovirală.
Aplicabilitate: în unităţile subordonate Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor: penitenciare,
penitenciare spital, penitenciare de minori şi tineri, centre de reeducare.
Procedura:

Medicii din - Realizează depistarea şi tratarea infecţiilor cu transmitere sexuală,


penitenciare, ca factor de reducere a transmiterii HIV;
penitenciare spital, - Realizează testarea HIV, asigurând consilierea pre şi post – testare;
- Administrează tratamentul antiretroviral recomandat de către
PMT, CR, asistenţii medicul infecţionist şi furnizat prin Programul Naţional de
medicali Supraveghere şi Control al Infecţiei HIV / SIDA. Terapia antiretrovirală
influenţează şi transmiterea HIV, reducând infecţiozitatea.
- Realizează sterilizarea corectă a instrumentarului, conform ordinelor
MSP în vigoare ;
- Limitează transfuziile la indicaţiile medicale stricte;
- Respectă şi aplică precauţiunile universale pentru prevenirea
transmiterii infecţiilor cu cale de transmitere sanguină, la locul de
muncă al personalului:
- utilizează echipamentului de protecţie adecvat, complet, corect;
-reducerea manevrelor parenterale la minimum necesar;
- colectarea corespunzătoare a deşeurilor rezultate din activitatea
medicală;
- evitarea recapişonării, îndoirii, ruperii acelor utilizate;
- manipularea lenjeriei contaminate cu sânge şi alte produse biologice
potenţial contaminate cât mai puţin posibil;
- folosirea mănuşilor la îndepărtarea urmelor de sânge, alte lichide
biologice sau ţesuturi;
- folosirea de tehnici standard în vederea efectuării curăţeniei, sterilizării,
decontaminării echipamentului medical, a pavimentelor, pereţilor,
mobilierului, veselei, sticlăriei, tacâmurilor, conform reglementărilor MSP;
- spălarea şi decontaminarea mâinilor, cel mai important şi uneori singurul
mod de prevenire a contaminării şi diseminării agenţilor microbieni;
Reducerea riscului de infecţie post-expunere la sânge şi produse
biologice pentru personalul care lucrează în sistemul sanitar prin
aplicarea măsurilor post–expunere cuprinse în Ordinul ministrului sănătăţii
nr. 916 / 2006;

390
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

- Îndeplinesc atribuţiile cuprinse în Ordinul ministrului sănătăţii nr. 916 /


2006, privind supravegherea, prevenirea şi controlul infecţiilor
nosocomiale în unităţile sanitare
Medici, asistenţi În cadrul Programelor de educaţie pentru sănătate stabilite în unitate
medicali care au sau coordonate de Administraţia Naţională a Penitenciarelor:
participat la instruiri - promovează conştientizarea şi cunoaşterea HIV/SIDA, care ar
conduce la reducerea transmiterii HIV în comunitatea din care
privind consilierea şi persoana consiliată face parte;
testarea voluntară - fac cunoscute riscurile grupurilor expuse prin comportamente;
Psihologi, asistenţi -promovează consilierea medicală, solidaritatea şi responsabilitatea
sociali generală;
- în cadrul programelor educaţionale, se pot stabili responsabilităţi
inclusiv pentru purtătorii sănătoşi de HIV, efectele benefice ale
terapiei tinzând să schimbe percepţie asupra bolii care este considerată
cronică, ca oricare alta;
- promovează utilizarea comportamentelor sexuale fără risc, a
barierelor mecanice de protecţie faţă de HIV şi alţi agenţi cu transmitere
sexuală. Practicarea relaţiilor sexuale sub protecţia sistematică şi corectă
a prezervativelor s-a dovedit a fi foarte eficace la nivelul unor minorităţi
sexuale sau la nivel naţional. Deşi în prezent prezervativul este „cel mai
bun vaccin” anti HIV, politicile de implementare a unor astfel de programe
se pot lovi de obstacole psihologice, economice sau religioase greu de
depăşit;
- sprijină educaţia între egali( peer education) care reprezintă o altă
activitate utilizată în prevenirea infecţiei HIV/SIDA în penitenciare. Este o
metodă de prevenire destinată unei comunităţi şi care se bazează pe
educatori instruiţi ce au caracteristici în comun cu acel grup sau chiar
provin din acel grup.
În mediul penitenciar apar lideri formali şi informali care influeţează grupul
de deţinuţi. Educaţia între egali este un proces în care deţinuţii oferă
informaţii altor deţinuţi. Implicarea liderilor grupului în acest proces, poate
duce la schimbarea comportamentului grupului. Această metodă este des
folosită pentru schimbarea la nivel individual a atitudinilor,
comportamentului, prin acumularea de cunoştinţe.
Educatorul între egali este o persoană care este acceptată de acel grup, i
se acordă încredere, este instruită, poate comunica informaţii menite să
ducă la planuri de reducere a riscului.
Realizează consilierea în vederea testării HIV (dialog confidenţial, între
pacient şi un consilier, prin care se urmăreşte ajutarea pacientului să ia
decizii informate, legate de infecţia cu HIV)
- respectă natura voluntară şi confidenţialitatea consilierii;
- prezintă persoanei care urmează să fie testate avantajele şi
dezavantajele testării.
Obţin consimţământul scris bazat pe o informare temeinică înainte de
testarea HIV care trebuie să fie voluntară şi non-coercitivă;
Realizează strategii de consiliere privind infecţia HIV şi testarea
voluntară HIV;
Obţin suport comunitar (ex. din partea organizaţiilor nonguvernamentale)
pentru persoanele infectate cu HIV;
Sprijină aderenţa terapiei cu anti-retrovirale a persoanelor cu infecţie
HIV / SIDA;
Informează şi ajută la obţinerea cuantumului indemnizaţiei lunare de
hrană, conform Hotărârii Guvernului nr. 1177 / 02.10.2003:
Aplică strategia Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor privind
prevenirea şi combaterea consumului de droguri, reducând astfel
factorii de risc pentru transmterea infecţiei HIV.

391
Manual de proceduri

Aspecte de verificat:
Aspecte de verificat Da Nu Obs.
Se respectă şi aplică precauţiunile universale pentru prevenirea
transmiterii infecţiilor cu cale de transmitere sanguină, la locul de muncă al
personalului
Se desfăşoară în unitate Programe de educaţie pentru sănătate care
includ acţiunile de prevenire a infecţiei HIV
Se realizează testarea HIV, asigurând consilierea pre şi post – testare

PROCEDURA: P 024 Depistarea, declararea, confirmarea şi tratamentul infecţiei HIV/SIDA

Scop: Supravegherea epidemiologică a cazurilor de infecţie HIV/SIDA, identificarea grupelor la risc, în


vederea implementării celor mai adecvate măsuri de control care să prevină extinderea infecţiei şi
reducerea impactului social al acesteia, promovarea comportamentelor sexuale fără risc,
implementarea sistemului de supraveghere la nivel naţional, asigurarea medicamentelor necesare
terapiei.
Aplicabilitate: în unităţile subordonate Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor: penitenciare,
penitenciare spital, penitenciare de minori şi tineri, centre de reeducare.
Legislaţia care a stat la baza prezentei proceduri: Ordinul ministrului sănătăţii nr. 1611 / 07.12.2004,
Ordinul ministrului justiţiei şi ministrului sănătăţii publice 1361 – 1016 / 04.06.2007, Legea 584, din
29.10.2002.
Procedura:

Medici, asistenţi Realizează consilierea în vederea testării voluntare HIV şi obţin


medicali care au consimţământul informat al pacientului, având în vedere următoarele:
participat la instruiri - păstrarea confidenţialităţii dialogului;
privind consilierea şi - aceeaşi persoană care efectuează consilierea pretestare va realiza şi
testarea voluntară, consilierea post – testare;
psihologi, asistenţi - obţinerea consimţământului scris al persoanei înainte de testare;
sociali - păstrarea formularului de precizare a consimţământului la foaia de
observaţie sau la fişa medicală;
- completarea fişei de consiliere şi păstrarea acesteia de către persoana
care efectuează consilierea, asigurând confidenţialitatea datelor;
- persoana care realizează consilierea va explica persoanei care urmează
să fie testate semnificaţiile testului pozitiv şi a celui negativ şi se asigură
că, în urma consilierii, persoana respectivă înţelege scopul testului şi
implicaţiile acestuia;
- comunică, odată cu consilierea post – testare, rezultatul testului HIV şi
stabileşte, împreună cu persoana consiliată, strategia pe termen scurt şi
pe termen lung, de reducere a riscului infectării (în cazul rezultatului
negativ) şi explică necesitatea repetării testului în vederea confirmării sau
infirmării primului rezultat;
- efectuează consilierea persoanei testate în cazul confirmării rezultatului
pozitiv;
- efectuează consilierea, atunci când o persoană doreşte retestarea HIV.
Medicii din - Recomandă efectuarea testării HIV în cazul în care există semnele
penitenciare, clinice de recunoaştere a bolii;
penitenciare spital, - Recomandă efectuarea testării HIV în cazul bolnavilor care prezintă
PMT, CR infecţii transmise sexual, precum şi în cazul foştilor consumatori de
droguri;

392
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

- Recomandă efectuarea testării HIV pentru contacţii cazurilor cu infecţie


HIV / SIDA depistate în unitate;
-Toate testarile pentru depistarea infecţiei HIV se efectuează cu
respectarea consilierii şi acordului scris pentru testare ;
- După consilierea pretestare şi obţinerea consimţământului scris al
persoanei ce urmează să fie testate, completează biletul de trimitere
către laborator, în vederea testării HIV, păstrând confidenţialitatea
identităţii persoanei testate.
- Notează în fişa medicală, respectiv în foaia de observaţie, numărul
şi data buletinului de analize de la laborator, semnificaţia acestuia
(testare HIV), fără a preciza rezultatul testului;
- Păstrează în fişa medicală, respectiv în foaia de observaţie, buletinele
de analize care au rezultat negativ;
- În cazul rezultatului pozitiv (la primul test reactiv efectuat de un
laborator din unităţile penitenciare sau din reţeaua Ministerului Sănătăţii)
trimite bolnavul pentru confirmare şi tratament în secţia de Boli
Infecţioase a penitenciarului spital care are posibilitatea efectuării
testelor ELISA şi Western blot. Buletinul de analize cu rezultatul
pozitiv va fi înaintat secţiei de Boli Infecţioase din Penitenciarul Spital, cu
respectarea confidenţialităţii datelor;
- La primul test reactiv (efectuat de un laborator din unităţile penitenciare
sau din reţeaua Ministerului Sănătăţii), completează Fişa de declarare a
suspiciunii de infecţie HIV / SIDA, precizată în Ordinul ministrului
sănătăţii nr. 1611, din 07.12.2004 şi o trimite la Direcţia Medicală
(medicului epidemiolog), în termen de 24 de ore;
- Recomandă tratamentul antiretroviral prescris de către medicul
infecţionist şi furnizat prin Programul Naţional de Supraveghere şi
Control al Infecţiei HIV / SIDA;
- Asigură îngrijirile medicale de profil în specialitatea pe care o
reprezintă, în conformitate cu patologia prezentată de pacient;
- În cazul transferării în altă unitate penitenciară sau internare într-o
unitate medicală din reţeaua MSP, precum şi la eliberare , medicul de
penitenciar va comunica omologului său/ medic specialist/ medic de
familie, în conformitate cu Legea nr.584 / 2002(art.8 alineat 2), statusul
HIV al persoanei transferate / internate/ liberate, pentru a se asigura
acurateţea diagnosticelor şi conduitelor terapeutice, chirurgicale şi
nechirurgicale în diferite faze evolutive a infecţiei HIV/SIDA.
Medicii din Efectuează testarea HIV.
laboratoarele clinice ale Realizează evidenţa testelor efectuate.
penitenciarelor spital Transmit buletinele de analize medicului care a solicitat testarea (cu
respectarea confidenţialităţii).
Raportează lunar, numeric, medicului epidemiolog din Direcţia Medicală,
testele HIV efectuate şi rezultatul acestora, conform ordinului DGP nr. 175
/ 2001.
Medicii infecţionişti din Primesc buletinele de analize cu rezultate pozitive de la medicii din
penitenciarul spital teritoriu;
Internează pentru confirmare / infirmare, evaluare şi tratament toate
cazurile de suspiciune de Infecţie HIV;
Realizează încadrarea clinică a cazului;
Completează Fişele de supraveghere a infecţiei HIV / SIDA, conform
Ordinului ministrului sănătăţii nr. 1611, din 07.12.2004, le semnează
şi parafează şi le transmit la Direcţia Medicală din cadrul Administraţiei
Naţionale a Penitenciarelor, în termen de 24 – 48 de ore de la confirmarea
cazului.
Fişele de supraveghere a infecţiei HIV / SIDA se vor completa inclusiv
cu precizarea factorilor de risc şi a contacţilor cazurilor;

393
Manual de proceduri

Coordonează tratamentul şi evaluarea bolnavilor cu infecţie HIV şi


asigură medicaţia antiretrovirală, conform Programului Naţional de
Supraveghere şi Control al Infecţiei HIV / SIDA
Medicul epidemiolog Primeşte Fişele de supraveghere a infecţiei HIV / SIDA de la medicul
coordonator central (din infecţionist din penitenciarul spital, verifică dacă fişa este completată în
cadrul Direcţiei conformitate cu instrucţiunile, o semnează, o parafează şi o transmite la
Medicale) Autoritatea de Sănătate Publică a Municipiului Bucureşti, precum şi la
Centrul Naţional de Luptă Anti SIDA;
Colaborează cu medicul din unitatea care a depistat cazul nou de infecţie
HIV, în vederea consilierii şi testării contacţilor cazului respectiv, cât şi
pentru aplicarea măsurilor cuprinse în procedura de Prevenire a Infecţiei
HIV.

Aspecte de verificat
Aspecte de verificat Da Nu Obs.
Se realizează recomandările de testare conform procedurii
Se realizează consilierea pre / post –testare şi se păstrează Fişa de
consiliere, conform procedurii
Se obţine în scris consimţământul informat înainte de testare
La primul test reactiv, se trimite bolnavul în secţie de Boli Infecţioase,
păstrând confidenţialitatea datelor
Se respectă circuitul documentelor medicale conform procedurii
Se realizează tratamentul antiretroviral prescris de către medicul
infecţionist şi furnizat prin Programul Naţional de Supraveghere şi Control
al Infecţiei HIV / SIDA
Se completează şi se înaintează la Direcţia Medicală Fişele de declarare
a suspiciunii de infecţie HIV / SIDA
Se realizează raportarea lunară a datelor privind testarea HIV de către
laboratoarele de analize medicale din penitenciare spital
Medicii infecţionişti completează corect şi înaintează la Direcţia Medicală
Fişele
de supraveghere a a infecţiei HIV / SIDA
În secţiile de Boli infecţioase se asigură tratamentul şi evaluarea bolnavilor
cu infecţie HIV, conform Programului Naţional de Supraveghere şi Control
al Infecţiei HIV / SIDA
Medicul epidemiolog din Direcţia Medicală înaintează Fişele de
supraveghere a infecţiei HIV / SIDA la Autoritatea de Sănătate Publică a
Municipiului Bucureşti şi la Centrul Naţional de Luptă Anti SIDA

PROCEDURA: P 025 Prevenirea şi combaterea consumului de droguri în penitenciare

Scop: Procedura prezintă măsurile ce trebuie aplicate de către personalul medico-sanitar în vederea
prevenirii şi combaterii consumului de droguri în penitenciare
Premise: Procedura se aplică de către personalul medico-sanitar din unităţile penitenciare, de la
primirea în unitate şi pe tot parcursul detenţiei, persoanelor private de libertate cu/fără antecedente de
consum de droguri, în vederea prevenirii şi combaterii consumului de droguri.
Aplicabilitate: în toate unităţile subordonate Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor, cu excepţia
BAGR

394
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Procedura
Personalul medical 1. La depunerea în penitenciar, cu ocazia efectuării triajului va oferi
persoanei private de libertate informaţii cu privire la asistenţa medicală
disponibilă, în special cea de urgenţă, precum şi informaţii privind
asistenţa specifică disponibilă în cazul consumului de droguri. De
asemenea, va acorda o deosebită atenţie depistării semnelor de
consum de droguri (semne de injectare, zone de flebită, abcese,
flegmoane, stare de obnubilare, semne de sevraj).
2. Cu ocazia efectuării examenului medical, în primele 72 de ore de la
primirea în locul de deţinere, medicul unităţii va solicita persoanei
private de libertate, în cadrul anamnezei, informaţii legate de consumul
de droguri (conform istoriei toxicofilice prezentă în Fişa de examinare
medicală la depunere).
3. În cazul în care persoana se declară consumator de droguri sau
medicul suspectează (anamnestic şi clinic) un caz de consum de
droguri, acesta are obligaţia de a aduce la cunoştinţa consumatorului
posibilitatea contactării CPECA teritorial (Centrul de prevenire, evaluare
şi consiliere antidrog din cadrul Agenţiei Naţionale Antidrog, cel mai
apropiat de locul de deţinere), pentru evaluare şi includere într-un
program integrat de asistenţă.
4. După obţinerea consimţământului consumatorului, medicul anunţă cazul
conducerii unităţii, în vederea contactării CPECA
Aceeaşi procedură va fi urmată şi în cazul în care o persoană privată de
libertate se declară consumator de droguri într-un alt moment decât cel al
examenului medical la depunere.
3. Împreună cu managerul de caz (CEPECA) şi personalul care asigură
asistenţa psihologică şi socială în penitenciare realizează evaluarea
consumatorului de droguri
4. Ca urmare a evaluării consumatorului, participă la stabilirea, împreună
cu managerul de caz (CEPECA) şi personalul care asigură asistenţa
psihologică şi socială în penitenciare, a unui program integrat de
asistenţă, care va cuprinde şi un plan individualizat de asistenţă şi
întocmirea unui raport de evaluare.
5. Raportul de evaluare, cu propunerea programului integrat de asistenţă,
va fi prezentat consumatorului, în vederea semnării unui acord de
includere în program.
6.Înainte de semnarea acordului de includere în program, consumatorul
are dreptul de a solicita acordarea de asistenţă medicală de către un
medic ales, cu suportarea cheltuielilor aferente.
7. În cazul în care consumatorul semnează acordul de includere în
program, asigură implementarea programului, împreună cu personalul
care acordă asistenţă psihologică sau socială şi personalul CPECA.
8. În cazul în care pentru un consumator aflat în penitenciar a fost stabilit
programul de reducere a riscurilor asociate consumului de droguri (PIT
4), în formă de program substitutiv cu agonişti de opiacee întreprinde
demersurile necesare în vederea asigurării internării acestuia, pentru
faza de stabilizare a dozei în Penitenciarul Spital Rahova sau într-o
unitate medicală din reţeaua sanitară publică, desemnată a derula un
astfel de program, faza de menţinere urmând a se realiza la
penitenciar.
8. În cazul în care consumatorul se află în situaţii de urgenţă (sevraj
complicat, supradoză, afecţiuni asociate complicate), ia măsurile
necesare în vederea transportării de urgenţă la o unitate medicală de
profil din reţeaua sanitară publică.
9. În cazul în care o persoană prezintă sindrom de sevraj, ia măsurile
necesare reducerii simptomelor de sevraj (în cazul în care este abilitat
să o facă ) sau aplică doar măsuri minime de suport şi contactează

395
Manual de proceduri

CPECA, în vederea asigurării măsurilor medicale necesare şi


desemnării unui manager de caz. În cazul în care acesta este deja
desemnat, va fi contactat direct.
10. În cazul în care, la primirea în penitenciar, consumatorul declară că
este inclus într-un program de asistenţă, notifică CPECA teritorial, în
vederea asigurării continuării programului. Notificarea se va face de
îndată, în cazul în care consumatorul este inclus în programul
substitutiv cu agonişti de opiacee (metadonă).
11. În cazul în care consumatorul inclus într-un program de asistenţă este
transferat într-un alt loc de deţinere, notifică CPECA teritorial, care va
contacta CPECA de la noul loc de detenţie, pentru preluarea cazului.
12. În cazul în care consumatorul inclus într-un program de asistenţă
părăseşte locul de detenţie, notifică, de asemenea, CPECA teritorial, în
vederea continuării programului în stare de libertate. În cazul celor
incluşi în programul substitutiv cu agonişti de opiacee (metadonă),
notificarea se va face, de asemenea, de îndată.
13. Aceeaşi procedură va fi urmată şi în cazul consumatorilor minori,
cazuri care vor fi notificate de urgenţă şi direcţiei generale de asistenţă
socială şi protecţie a copilului, precum şi în cazul celor care declară că
au antecedente de consum.
14. În ceea ce priveşte prevenirea consumului ilicit de droguri, ia măsuri
de organizare a următoarelor tipuri de activităţi:
- furnizarea, la depunerea în penitenciare, a unor broşuri/pliante
conţinând informaţii generale cu privire la riscurile existente în cazul
consumului de droguri, precum şi asistenţa specifică disponibilă în
acest caz
- organizarea de acţiuni de informare şi educare privind riscurile
consumului de droguri, precum şi al infectării cu HIV, hepatită B şi C,
de către echipele multidisciplinare de asistenţă a consumatorilor
- organizarea unor activităţi specifice, cu participarea unor specialişti
din cadrul Agenţiei Naţionale Antidrog, altor instituţii publice
specializate, organizaţii neguvernamentale de profil
- organizarea de programe speciale de informare, educare, consiliere,
prevenire a recidivelor, pentru persoanele cu antecedente de consum
Personalul de 1. Asigură paza persoanelor private de libertate pe durata acordării
supraveghere asistenţei în sistemul public de sănătate
2. Participă împreună cu personalul medical şi personalul care acordă
asistenţă psihologică sau socială la realizarea programelor de
intervenţie terapeutică
3. Informează personalul medical cu privire la orice suspiciune de consum
de droguri în rândul persoanelor private de libertate, pentru ca aceştia
să poată oferi persoanelor afectate informaţii despre asistenţa medicală
disponibilă
4. În caz de situaţii de urgenţă – sevraj complicat, supradoză, afecţiuni
asociate complicate anunţă de îndată conducerea unităţii în vederea
transportării de urgenţă la o unitate medicală de profil din reţeaua
sanitară publică.
Personalul CEPECA 1. CPECA desemnează un manager de caz, care se deplasează la locul
de detenţie pentru evaluarea consumatorului
2.Managerul de caz coordonează, monitorizează şi evaluează periodic
implementarea programului terapeutic şi participă alături de personalul
din penitenciare la implementarea acestuia

396
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Aspecte de verificat
Aspecte de verificat Da Nu Obs.
1. Dacă la depunerea în penitenciar persoanele private de libertate
primesc informaţii legate de asistenţa medicală ce poate fi oferită
consumatorilor de droguri
2. Dacă istoria toxicofilică este întocmită corect cu ocazia efecuării vizitei
medicale la depunere
3. Dacă s-au întreprins demersurile necesare în vederea contactării
CPECA în cazul apariţiei unui consumator de droguri
4. Dacă s-a realizat evaluarea şi stabilirea unui program terapeutic pentru
consumatorii de droguri care au solicitat asistenţă medicală
5. Dacă se implementează programe de intervenţie pentru consumatorii
de droguri
6. Dacă s-au desfăşurat activităţi de prevenire a consumului de droguri

PROCEDURA: P 026 Diagnosticul şi tratamentul tuberculozei în sistemul penitenciar

Scop: limitarea răspândirii bolii tuberculoase în rândul populaţiei penitenciare, acoperirea cu DOTS a
100 % din bolnavii TB, menţinerea ratei de depistare TB la nivelul de peste 70%, menţinerea ratei de
succes de 85% pentru cazurile de TB pulmonară confirmată bacteriologic.
Aplicabilitate: în unităţile subordonate Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor: penitenciare,
penitenciare spital, penitenciare de minori şi tineri, centre de reeducare.
Procedura:
Medicul din unitatea în - Formulează diagnosticul de suspiciune TB, atunci când depistează
care s-a depistat cazul pacienţi care prezintă următoarele simptome: tuse seacă sau slab
nou de Tuberculoză productivă, subfebrilitate, astenie fizică, inapetenţă, paloare, transpiraţii
nocturne, insomnie, scădere ponderală, simptome cu o vechime mai mare
de 2-3 săptămâni;
- La formularea diagnosticului de TB (suspiciune sau certitudine)
iniţiază măsurile de control în focarul de TB, în primele 24 de ore de
la depistarea cazului;
1. Izolează bolnavul în camera (salonul) de izolare respiratorie individuală,
până la trimiterea sa în secţia de Pneumoftiziologie a penitenciarului spital
care are arondată unitatea;
2. Completează biletul de trimitere la Dispensarul de Pneumoftiziologie
teritorial, unde bolnavul va fi investigat pentru precizarea diagnosticului;
3. Completează Fişa unică de raportare a cazului de boală transmisibilă
pe care o trimite la Direcţia Medicală, în termen de 24 de ore de la
depistarea cazului;
4. Trimite bolnavul spre internare în penitenciarul spital care are secţie de
Pneumoftiziologie, la recomandarea medicului pneumolog de la
Dispensarul TB.
- Stabileşte măsurile faţă de sursa de agent patogen:
1. dacă a venit în contact cu un caz TB în ultimele 3 luni (în familie, în
colectivitate, la locul de muncă), se stabileşte dacă acest caz – sursă se
află în unitate;
2. se menţionează cazurile de TB în antecedente (pentru cazurile de
retratament);
3. se menţionează contagiozitatea sursei (ultimele rezultate de laborator),
dacă aceasta se află în unitate;

397
Manual de proceduri

4. dacă sursa se află în afara unităţii (în reţeaua MSP), se realizează o


adresă de anunţare a Dispensarului TB teritorial unde se află sursa;
5. dacă sursa se află în altă unitate penitenciară, se realizează o adresă
de anunţare a cabinetului medical din acea unitate, pentru continuarea
anchetei epidemiologice;
6. dacă sursa se află în aceeaşi unitate cu bolnavul, se realizează
investigarea de radiologică şi de laborator a acesteia, în colaborare cu
Dispensarul TB teritorial. Medicul specialist pneumolog stabileşte dacă
este necesară trimiterea sa spre internare în penitenciarul spital care are
secţie de Pneumoftiziologie;
7. până la primirea rezultatelor de laborator, se realizează şi izolarea
cazului sursă în altă încăpere de izolare respiratorie individuală.
Stabileşte măsurile faţă de suspecţi:
1. cazurile suspecte se vor izola separat faţă de bolnav, în alt salon de
izolare respiratorie şi vor fi trimişi, de asemenea, la Dispensarul de
Pneumoftiziologie teritorial;
2. La confirmarea cazurilor, se vor lua aceleaşi măsuri ca pentru bolnav.
- Formulează măsurile faţă de contacţi:
1. stabilirea listei contacţilor; contacţi ai bolnavului de TB pulmonară vor fi
considerate persoanele cazate în aceeaşi cameră cu bolnavul, persoanele
care lucrează în acelaşi loc de muncă cu bolnavul (în special, cei din
aceeaşi încăpere), personalul medical, personalul din secţia în care a fost
cazat bolnavul – supraveghetori, personal care a participat la escortarea
bolnavului. De asemenea, conform Îndrumarului de supraveghere
epidemiologică a TB, pot fi considerate contacţi, persoanele despre care
rezultă în desfăşurarea anchetei epidemiologice că s-au aflat în
apropierea bolnavului la distanţa necesară unei conversaţii, o durată mai
mare de 4 ore;
2. Examinarea clinică a contacţilor, acordând atenţie deosebită depistării
cazurilor suspecte, precum şi examinării foştilor bolnavi de TB;
3.Trimiterea contacţilor la Dispensarul de Pneumoftiziologie teritorial şi
investigarea acestora (efectuarea examenului radiologic şi examenul de
laborator al sputei, IDR la PPD, în funcţie de recomandările medicului
specialist pneumolog);
4. Limitarea deplasării contacţilor până la primirea rezultatului microscopiei
din sputa recoltată de la bolnav şi până la terminarea controlului la
Dispensarul de Pneumoftiziologie teritorial;
5. Rezultatele investigaţiilor radiologice şi de laborator vor fi consemnate
în tabele ataşate Fişei de anchetă epidemiologică.
- Stabileşte măsuri privind modurile şi căile de transmitere:
1. Medicul unităţii va dispune decontaminarea camerei şi secţiei în care a
locuit bolnavul, a încăperii de la locul de muncă, utilizând dezinfectante cu
acţiune bactericidă pentru bK;
2. În unităţi, decontaminarea strictă a suprafeţelor în saloanele de izolare
respiratorie în care sunt cazaţi bolnavii / suspecţii TB, utilizând
dezinfectante cu acţiune bactericidă pentru bK;
3. În unităţi, dezinfecţia veselei cu substanţe clorigene, separarea veselei
şi vaselor de distribuţie a hranei pentru bolnavii TB, dezinfecţia cu
substanţe clorigene înainte de spălare, a lenjeriei provenită din saloanele
de izolare respiratorie şi din camera unde a fost cazat bolnavul;
4. În secţiile de Pneumoftiziologie, dezinfecţia de nivel mediu se
realizează curent (zilnic) şi ciclic (săptămânal).
- Stabileşte (în colaborare cu medicul epidemiolog coordonator de
zonă sau cu medicul epidemiolog coordonator central) factorii
favorizanţi ai transmiterii agentului patogen: condiţii de locuit, de
muncă şi se stabilesc măsuri pentru remedierea deficienţelor constatate.

398
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

- Coordonează acţiuni de educaţie pentru sănătate care vor fi incluse


în Programul de Educaţie pentru sănătate al unităţii, adresate
persoanelor private de libertate, cât şi personalului, având ca temă
„Prevenirea şi controlul Tuberculozei”.
- La terminarea investigaţiilor contacţilor din focar, medicul care a
desfăşurat ancheta epidemiologică, completează Fişa de anchetă
epidemiologică a cazului de Tuberculoză, pe care o înaintează la
Direcţia Medicală.
- Supraveghează clinic şi epidemiologic focarul timp de 3 luni de la
izolarea ultimului caz în focar.
- Pentru cazurile de retratamente se stabilesc aceleaşi măsuri de izolare,
trimitere la examen de specialitate, raportare, examene contacţi.
- Stabileşte măsuri de reducere a riscului îmbolnăvirii de TB în
unitate:
1. în infirmerii, precum şi în secţiile de deţinere cu regim semideschis şi
deschis să existe un program de dezinfecţie ciclică (săptămânală) a
fiecărei camere, utilizând dezinfectante pentru aer cu acţiune bactericidă
pentru bK;
2. existenţa lămpilor mobile de radiaţii ultraviolete (care să poată fi
utilizate în încăperi atunci când deţinuţii nu se află în camere) şi montarea
de lămpi fixe de RUV pe holurile unde circulaţia persoanelor este intensă
(care să poată fi utilizate în perioadele în care deţinuţii se află în camere);
3. existenţa unui program de curăţenie şi aerisire a camerelor,
coordonat de asistentul de igienă din unitate;
4. decontaminarea strictă a suprafeţelor în saloanele de izolare
respiratorie în care sunt cazaţi bolnavii ( suspecţii) TB, utilizând
dezinfectante cu acţiune bactericidă pentru bK;
5. recoltarea sputei se va face doar în spaţii special amenajate şi în
recipiente care ulterior se incinerează, respectând Ordinul minstrului
sănătăţii nr. 219 / 2002, cu modificările ulterioare, privind gestionarea
deşeurilor rezultate din activitatea medicală;
6. dotarea cu echipament de protecţie: măşti de protecţie respiratorie
(tip FFP2) utilizate de către personalul care însoţeşte bolnavul TB;
- bolnavilor (suspecţilor) TB nu li se va permite ieşirea din cameră fără a
purta masca de unică utilizare;
7. păstrarea evidenţei separate a foştilor bolnavi TB şi controlul
acestora conform indicaţiilor medicului pneumoftiziolog;
8. se va evita contactul persoanelor infectate HIV cu bolnavi de TB, în
special cei cu microscopie pozitivă;
9 acţiuni de educaţie pentru sănătate adresate persoanelor private de
libertate, cât şi personalului, având ca temă “Prevenirea şi controlul
Tuberculozei”;
10. chimioprofilaxia TB va fi aplicată doar la indicaţia unui medic
pneumolog.
Medicul pneumolog Stabileşte recoltarea a 3 probe de spută separate, inclusiv pentru suspecţii
din penitenciarul la care examenul radiologic pulmonar este normal, precum şi efectuarea
spital examenului radiologic.
Completează formularul pentru solicitarea / raportarea examenului
bacteriologic pentru TB (Anexa 4 din Ghidul Metodologic de Implementare
a Programului Naţional de Control al TB 2007 – 2011).
La confirmarea cazului, completează Fişa de anunţare a cazului de
Tuberculoză, pe care o înaintează la Direcţia medicală (medicului
epidemiolog), precum şi medicului unităţii care a trimis bolnavul, conform
Ghidul Metodologic de Implementare a Programului Naţional de Control al
TB 2007 – 2011).
Înregistrează cazul în Registrul de Tuberculoză, precum şi în baza de
date electronică, fiind raportat în baza naţională de date, prin conectare la

399
Manual de proceduri

serverul din cadrul Departamentului Central de Management al


Programului Naţional de Control al tuberculozei. Fişele de declarare a
cazului se trimit lunar (până în data de 10 a lunii următoare), atât la
Departamentul Central de Management al Programului Naţional de
Control al Tuberculozei, cât şi la Direcţia Medicală din cadrul
Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor.
La infirmarea cazului, completează Fişa de anunţare a infirmării cazului,
pe care o înaintează la Direcţia medicală (medicului epidemiolog), precum
şi medicului unităţii care a trimis bolnavul, conform Ghidul Metodologic de
Implementare a Programului Naţional de Control al TB 2007 – 2011).
Stabileşte tratamentul bolnavului de TB şi monitorizează evoluţia sub
tratament conform Ghidul Metodologic de Implementare a Programului
Naţional de Control al TB 2007 – 2011).
Medicul radiolog din Examenul radiologic este metoda utilizată frecvent pentru diagnosticul TB
penitenciarul spital pulmonare.
Modificările radiologice sunt utilizate ca argumente pentru diagnosticul TB
pulmonare neconfirmate bacteriologic
Medicul epidemiolog Coordonează ancheta epidemiologică pentru cazurile de Tuberculoză
de spital depistate în propria unitate.
Asistentul medical din Supraveghează recoltarea probelor de spută în zile succesive, respectând
secţia de Anexa 5 din Ghidul Metodologic de Implementare a Programului Naţional
Pneumoftiziologie de Control al TB 2007 – 2011;
Administrează tratamentul antituberculos, sub directă observare.
Medicul specialist de Diagnosticul bacteriologic este singurul patognomonic, care stabileşte
laborator din diagnosticul pozitiv al TB.
penitenciarul spital Examinarea bacteriologică este principala metodă pentru diagnosticul de
care are secţie de certitudine al TB.
Pneumoftiziologie Pentru desfăşurarea activităţii în condiţii de securitate biologică, trebuie
respectate cerinţele stabilite de Ordinul ministrului sănătăţii publice nr.
1301 / 20.07.2007.
Examenul direct al frotiului de spută utilizând metoda de colorare Ziehl
Nielsen este esenţial în controlul TB, pentru că ajută la identificarea
bolnavilor cu contagiozitate ridicată.
Cultivarea micobacteriilor din spută este o metodă cu sensibilitate mai
mare pentru confirmarea diagnosticului de TB.
Stabileşte spectrul de sensibilitate / rezistenţă al tulpinilor micobacteriene
cu ajutorul antibiogramei. Testele de sensibilitate sunt obligatorii pentru
toate cazurile cu reluări de tratamente.
Medicul epidemiolog Primeşte copia Fişei unice de raportare a cazului de boală transmisibilă,
coordonator de zonă de la medicul de unitate (pentru unităţile arondate);
Colaborează cu medicul din unitate pentru buna desfăşurare a
anchetei epidemiologice în focar (efectuarea examenelor de specialitate
la contacţi, efectuarea dezinfecţiei terminale, supravegherea
epidemiologică a focarului);
Se deplasează în focar pentru efectuarea anchetei epidemiologice în
vederea completării măsurilor de control începute în focar de
medicul din unitate, în următoarele situaţii:
- focarele din secţiile cu regim semideschis şi deschis;
- focarele cu cazuri multiple;
- focarele din colectivităţi de muncă sau şcolare;
- alte situaţii care impun prezenţa medicului epidemiolog.
Supraveghează măsurile de combatere luate în teritoriu şi stabileşte
măsuri de luptă în focar care sunt necesare în completarea celor
luate de medicul din unitate.
Medicul epidemiolog Primeşte Fişa unică de raportare a cazului de boală transmisibilă
coordonator central transmisă de medicul care a depistat cazul;

400
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Se deplasează în focar pentru efectuarea anchetei epidemiologice în


vederea completării măsurilor de control începute în focar de medicul din
unitate, în următoarele situaţii:
- focarele din secţiile cu regim semideschis şi deschis;
- focarele cu cazuri multiple;
- focarele din colectivităţi de muncă sau şcolare;
- alte situaţii care impun prezenţa medicului epidemiolog;
Primeşte Fişele de anunţare a cazului, Fişele de anunţare a infirmării
diagnosticului de TB, Fişele de declarare a cazului de Tuberculoză,
de la Penitenciarele Spital cu secţie de Pneumofiziologie;
Confruntă Fişele unice de raportare a cazului de boală transmisibilă
cu Fişele de declararea cazului şi atenţionează medicii din teritoriu în
cazul neraportării cazurilor noi şi retratamentelor;
Supraveghează măsurile de combatere luate în teritoriu şi stabileşte
măsuri de luptă în focar care sunt necesare în completarea celor
luate de medicul din unitate.
Primeşte Fişa de anchetă epidemiologică de la medicul care a depistat
cazul.
Evaluează calitatea anchetelor epidemiologice, în funcţie de:
1. Promptitudinea declanşării anchetei epidemiologice. Acest indicator
apreciază gradul de interes şi operativitate în focarul de TB. Se analizează
un număr de cel puţin 25 AE şi se calculează:
- intervalul de timp mediu de la diagnostic, până la declanşarea AE
(trebuie să fie sub 3 zile);
-procentul cazurilor la care AE s-a declanşat după mai mult de 3 zile.
2. Procentul contacţilor controlaţi din totalul contacţilor identificaţi. Se
determină numărul contacţilor identificaţi în mai multe AE, apoi se numără
cei care au fost controlaţi: contacţi controlaţi / contacţi identificaţi X 100.
Asistentul de igienă Supraveghează măsurile de dezinfecţie în focar:
sau cu atribuţii pe Dezinfecţia terminală (care se realizează după izolarea bolnavului):
linie de igienă din - stabileşte, împreună cu medicul şef sau medicul care a depistat cazul,
penitenciar spaţiile care trebuie dezinfectate: camera în care a locuit bolnavul, spaţii
de la locul de muncă al bolnavului, cabinete medicale, alte spaţii închise în
care a intrat bolnavul înainte de depistare;
- stabileşte concentraţia şi timpul de acţiune al soluţiei de lucru pentru
dezinfecţia cu substanţe clorigene sau alte substanţe cu acţiune împotriva
bK;
- stabileşte materialele de dezinfecţie necesare şi obţine aprobările
necesare pentru aprovizionarea corespunzătoare cu materiale de la
serviciul Economic Administrativ (pompă pulverizatoare, mopuri, găleţi din
material uşor lavabil);
- stabileşte echipamentul de protecţie corespunzător pentru dezinfecţie, în
funcţie de substanţa folosită;
Îndeplineşte atribuţiile formulate de medicul care realizează ancheta
epidemiologică, privind măsurile faţă de bolnav, faţă de sursa de agent
patogen, suspecţi, contacţi, moduri şi căi de transmitere.
Medicul pneumolog Dacă, în urma investigaţiilor efectuate, diagnosticul de Tuberculoză se
de la Dispensarul de confirmă, medicul pneumolog de la Dispensarul de Pneumoftiziologie
Pneumoftiziologie va face recomandarea internării bolnavului pentru tratament în
teritorial din reţeaua penitenciarul spital care are secţie de Pneumoftiziologie şi care are
MSP arondată unitatea care a depistat cazul.

Aspecte de verificat
Aspecte de verificat Da Nu Obs.
Se transmite la Direcţia Medicală Fişa unică de raportare a cazului de
boală transmisibilă în termen de 24 de ore de la depistarea cazului

401
Manual de proceduri

Medicul care a depistat cazul iniţiază măsurile de control în 24 de ore,


conform procedurii
S-a realizat examenul contacţilor cazului (clinic, radiologic şi cu
laboratorul)
S-a întocmit Fişa de Anchetă epidemiologică şi s-a înaintat la Direcţia
Medicală, cu menţionarea examenelor efectuate la contacţi
S-au luat măsuri de control (combatere) privind modurile şi căile de
transmitere
Se desfăşoară în unitate acţiuni de educaţie pentru sănătate având ca
temă Prevenirea şi controlul Tuberculozei
Se aplică în unitate măsuri de reducere a riscului de îmbolnăvire TB,
conform procedurii
În secţia de Pneumoftiziologie se aplică instrucţiunile cuprinse în Ghidul
Metodologic de Implementare a Programului Naţional de Control al TB
2007 – 2011, privind diagnosticul şi tratamentul TB
Medicul pneumolog trimite Fişa de anunţare a cazului de TB / Fişa de
anunţare a infirmării cazului de TB la Direcţia Medicală, precum şi
medicului care a depistat cazul
Medicul pneumolog trimite lunar la Direcţia Medicală Fişele de declarare a
cazului
Medicul epidemiolog din penitenciarul spital coordonează ancheta
epidemiologică pentru cazurile de TB depistate în propria unitate
În laboratoarele care realizează diagnosticul TB, activitatea se desfăşoară
în condiţii de securitate biologică, conform cerinţelor stabilite de Ordinul
ministrului sănătăţii publice nr. 1301 / 20.07.2007
Medicul epidemiolog coordonator de zonă primeşte copia Fişei unice de
raportare a bolilor transmisibile şi colaborează cu medicul care a depistat
cazul de TB, pentru buna desfăşurare a anchetei epidemiologice
Medicul epidemiolog coordonator central primeşte fişele de raportare
conform procedurii, stabileşte măsurile necesare în cazul neraportării /
întârzierii raportării datelor din teritoriu, evaluează calitatea anchetelor
epidemiologice

PROCEDURĂ OPERAŢIONALĂ P 027 - Depistarea, prevenirea şi combaterea hepatitei virală


acută (HVA) în sistemul penitenciar

Hepatitele virale sunt îmbolnăviri cauzate de virusuri diferite ca structură şi încadrare taxonomică, cu
manifestări clinice polimorfe şi cu răspândire universală.
Obiective: descrierea clară a activităţilor de depistare, confirmare şi tratament al hepatitei acute virale
în sistemul penitenciar, în toate etapele sale, de la momentul depistării, la iniţierea acţiunilor ce conduc
la un diagnostic prompt şi până la instituirea tratamentului şi a măsurilor de luptă în focar, descriind pas
cu pas, modul de pregătire, implementare şi evaluare a activităţii procedurale, precum şi
compartimentele / persoanele responsabile pentru fiecare etapă.
Procedura:

Medicii care îşi Depistează activ, precoce, cazurile de HVA, încă din perioada
desfăşoară activitatea prodromală.
în cabinete medicale, Cazul suspect de HVA este definit ca: sindrom clinic compatibil cu
secţii de spitalizare suspiciunea de hepatită virală acută şi /sau sindrom clinic manifest de icter
sau subicter, în absenţa altei cauze clinic evidentă, cu sau fără prezenţa
unei situaţii de risc epidemiologic, demonstrată prin anamneză
epidemiologică.

402
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Dispune trimiterea bolnavului în secţia de Boli infecţioase din


localitatea / zona unde se află unitatea, pentru confirmarea / infirmarea
diagnosticului de HVA.
Cazul probabil de HVA este definit: caz suspect, în prezenţa unui
sindrom de citoliză hepatică semnificativă, demonstrată prin probe de
laborator.
La confirmarea cazului, obţine aprobările necesare şi întocmeşte biletul
de internare în penitenciarul spital (secţia Boli infecţioase).
La infirmarea cazului, respectă recomandările primite de la medicul
specialist pentru precizarea diagnosticului (ex. alte examene de
specialitate, examene paraclinice şi de laborator).
Ca urmare a faptului că iniţial nu se cunoaşte tipul de hepatită, încă de la
depistare, anamneza epidemiologică va aduce informaţii, atât asupra
sursei de agent patogen, posibile căi de transmitere, existenţa factorilor de
risc pentru transmiterea enterală, cât şi pentru transmiterea parenterală.
Pentru orientarea anchetei epidemiologice în funcţie de tipul de HVA,
menţine legătura cu medicul infecţionist din secţia unde s-au efectuat
investigaţii serologice, cât şi cu medicul epidemiolog coordonator de zonă,
pentru a afla în timp util rezultatele analizelor.
La formularea diagnosticului de HVA (suspiciune sau certitudine)
iniţiază măsurile de control în focarul de HVA, în primele 24 de ore de
la depistarea cazului.
- Completează Fişa unică de raportare a cazului de boală
transmisibilă, pe care o trimite la Direcţia Medicală, în termen de 24 de
ore de la depistarea cazului;
- Stabileşte dacă a venit în contact (în colectivitate sau în familie) cu alţi
bolnavi: cu 30 - 45 de zile înainte de debut (pentru HVA tip A), cu 6 luni
înainte de debut, pentru HVA tip B, cu 2 luni înainte de debut pentru HVA
tip C, transferuri efectuate în această perioadă;
- contactul presupus contaminant (data, tipul contactului, dacă existau
semne, simptome de boală prezente la presupusa sursă de agent
patogen);
- antecedentele vaccinale: dacă persoana respectivă este / nu este
vaccinată împotriva HVA tip B;
- În focarele cu cazuri multiple, anunţă imediat medicul epidemiolog
coordonator de zonă, pentru a completa măsurile de combatere;
- Stabileşte lista contacţilor cazului (ex. din cameră, de la locul de
muncă – pentru HVA cu transmitere enterală sau în funcţie de modul de
transmitere al hepatitei tip B sau C, pentru aceste cazuri);
- Stabileşte supravegherea clinică şi epidemiologică a contacţilor timp
de 30 de zile de la izolarea ultimului caz din focar, pentru HVA tip A,
timp de 3 luni pentru HVA tip B, timp de 2 luni pentru HVA tip C;
- La confirmarea cazului, asigură efectuarea analizelor medicale pentru
contacţi: transaminaze bilirubină, care se vor repeta după 14 zile de
supraveghere, pentru HVA tip A (după 1, 2, 3 luni, în cazul HVA tip B şi
după 1,2 luni, în cazul HVA tip C);
- consemnează rezultatele de laborator (efectuate la bolnavi,
suspecţi, contacţi) în Fişa de anchetă epidemiologică;
- Stabileşte măsurile de control faţă de modurile şi căile de
transmitere a agentului patogen în cazul HVA tip A (starea igienico-
sanitară a condiţiilor de locuit, igiena grupurilor sanitare, condiţiile de
muncă, distribirea materialelor de igienă personală, a materialelor de
curăţenie, aprovizionarea cu apă potabilă, modul de pregătire, transport,
distribuire a alimentelor, modul de îndepărtare a reziduurilor menajere,
dezinsecţii, deratizări efectuate);
- Stabileşte măsurile de control faţă de modurile şi căile de transmitere
a agentului patogen în cazul HVA tip B sau C (aplicarea precauţiunilor

403
Manual de proceduri

universale, decontaminarea şi sterilizarea corectă a instrumentarului,


folosirea instrumentelor de unică utilizare, evitarea accidentelor în timpul
procedurilor medicale, efectuează Ag HBs la contacţii cazurilor de HVA tip
B, recomandă vaccinarea împotriva hepatitei tip B a contacţilor cu Ag HBs
absent, intensificare acţiunilor de educaţie pentru sănătate având ca temă
prevenirea în hepatita virală acută)
- După primirea rezultatelor de laborator de la contacţi, completează Fişa
de anchetă epidemiologică, pe care o înaintează medicului
epidemiolog din Direcţia Medicală;
- La externarea din penitenciarul spital:
- se dispensarizează persoana respectivă timp de 6 luni, în care se
efectuează examene de laborator la 1, 2, 3, 6 luni de la externare;
- respectă recomandările din scisoarea medicală, pe care o primeşte de la
medicul infecţionist.
Serviciul SDRP La solicitarea medicului care a depistat cazul, asigură prompt escortarea
bolnavului pentru prezentarea acestuia la spital şi acordă sprijin
asistentului medical pentru prezentarea suspecţilor şi contacţilor la
cabinetul medical din unitate.
Serviciul DEA La solicitarea medicului care a depistat cazul, asigură prompt
autosalvarea necesară transportului la spital al bolnavului;
Sprijină din punct de vedere financiar efectuarea analizelor medicale
la contacţi, în cazul unităţilor care nu dispun de laborator de analize
medicale.
Asistentul medical Transportă probele la laborator în condiţii de siguranţă biologică şi
însoţite de bilet de trimitere;
Însoţeşte bolnavul la prezentarea acestuia în secţia de Boli
infecţioase;
Îndeplineşte atribuţii stabilite de medicul care coordonează ancheta
epidemiologică, în vederea:
- supravegherii clinice şi epidemiologice zilnice a contacţilor (timp de 30 de
zile de la izolarea ultimului caz din focar);
- realizează termometrizarea zilnică a contacţilor în perioada de
supraveghere a focarului şi notează valorile observate în Fişa de
supraveghere a focarului (asigură decontaminarea termometrelor după
fiecare utilizare).
Asistentul medical de Supraveghează măsurile de dezinfecţie în focar (se realizează iniţial,
igienă (sau cu atribuţii deoarece nu se cunoaşte tipul de HVA, după ce se stabileşte tipul de
pe linie de igienă) HVA, se realizează doar dacă este hepatită cu transmitere enterală):
- Dezinfecţie terminală în camera în care a locuit bolnavul, în camera
(salonul) în care a fost izolat bolnavul până la transportul în secţia de Boli
infecţioase;
- Separarea veselei şi tacâmurilor bolnavului şi decontaminarea acestora
cu substanţe clorigene (după fiecare servire a mesei);
- Separarea lenjeriei bolnavului (de pat şi de corp) şi decontaminarea
acesteia cu substanţe clorigene înainte de spălare 1-2 ore (4 litri soluţie de
lucru, la 1 kg lenjerie);
- decontaminarea mijlocului de transport (autosalvare), la revenirea în
unitate;
- stabileşte concentraţia şi timpul de acţiune al soluţiei de lucru pentru
dezinfecţia cu substanţe clorigene sau alte substanţe cu acţiune împotriva
virusurilor hepatitei;
- stabileşte materialele de dezinfecţie necesare şi obţine aprobările
necesare pentru aprovizionarea corespunzătoare cu materiale de la
serviciul Economic Administrativ (pompă pulverizatoare, mopuri, găleţi din
material uşor lavabil);
- stabileşte echipamentul de protecţie corespunzător pentru dezinfecţie, în
funcţie de substanţa folosită;

404
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Îndeplineşte atribuţiile formulate de medicul care realizează ancheta


epidemiologică, privind măsurile faţă de bolnav, suspecţi, contacţi,
moduri şi căi de transmitere, educaţia pentru sănătate.
Medicii din Stabilesc etiologia HAV, în conformitate cu Ordinul ministrului sănătăţii
laboratoarele nr. 552 / 1998:
penitenciarelor spital - testarea pentru virusul hepatitei A: anticorpii HAV Ig M a tuturor cazurilor
internate ca suspect. HVA tip A confirmată etiologic prin HAV Ig M pozitiv,
nu necesită investigaţii seroepidemiologice complementare, nici în faza
acută, nici în convalescenţă;
- testarea pentru virusul hepatitei B: anticorpii HBc Ig M, pentru toate
cazurile HAV Ig M negative;
În cazurile anti - HAV Ig M negativ şi anti – HBc negativ, dar în care este
susţinut diagnosticul de hepatită acută virală, se reinvestighează serologic
pentru anti HVC, anti HVD, dacă laboratorul are această posibilitate:
- anticorpii HCV, pentru cazul probabil de hepatită virală acută cu virusul
hepatitei C;
- anticorpii HDV IgM, în prezenţa anti HBc Ig M şi Ag HBs, în caz de
coinfecţie HBV – HDV;
- anticorpii HDV IgM, în prezenţa Ag HBs, iar anti - HBc Ig M sunt
negativi, în caz de suprainfecţie cu virusul delta
Raportează lunar la Direcţia Medicală, examenele serologice efectuate în
diagnosticul HVA.
Medicii din secţiile de Asigură internarea persoanelor suspecte / confirmate cu HAV;
Boli infecţioase ale Efectuează anamneza epidemiologică pentru fiecare caz de HVA
penitenciarelor spital (datele obţinute se înscriu în foaia de observaţie);
Raportează zilnic, telefonic, cazurile de suspiciune / confirmate HVA
internate în ultimele 24 de ore, medicului epidemiolog din Direcţia
Medicală;
Recomandă efectuarea analizelor de laborator pentru diagnosticul
etiologic la fiecare caz suspect de HVA internat;
Asigură trimiterea probelor la laborator în condiţii de securitate biologică,
însoţite de bilet de trimitere completat corespunzător (datele personale ale
bolnavului, vârsta, data internării, data recoltării, diagnosticul de caz
suspect hepatită virală acută, semnătura şi parafa lizibilă a medicului care
a solicitat investigarea);
Cazul confirmat de HVA este definit ca: un caz probabil, la care se
adaugă rezultatele serologiei specifice pentru confirmarea diagnosticului
etiologic (anti - HAV Ig M, anti – HBc Ig M, alte investigaţii serologice
prezentate mai sus).
Cazurile de hepatită virală acută la care nu s-au efectuat probele
obligatorii pentru diagnosticul etiologic (anti – HAV Ig M şi anti – HBc) vor
fi raportate ca hepatită acută cu etiologie nedeterminată (se admite doar în
situaţii de excepţie).
La externarea bolnavului:
- completează Fişa de declarare a cazului, pe care o înaintează medicului
epidemiolog din Direcţia Medicală;
- completează biletul de ieşire din spital şi scrisoarea medicală, pe care le
transmite medicului care va dispensariza bolnavul;
Secţii din penitenciarul Asigură, prin medicul de familie care are în îngrijire copilul, vaccinarea
spital care au în îngrijire împotriva Hepatitei tip B, conform Programului Naţional de Imunizări;
nou născuţi şi sugari Pentru nou născuţii din mame purtătoare de Ag HBs, se asigură schema
rapidă de vaccinare, la interval 0,1,2 luni şi revaccinare la 12 luni;
Medicul epidemiolog Coordonează ancheta epidemiologică a cazurilor depistate în
din penitenciarul spital unitatea proprie;
Primeşte copia Fişei unice de raportare a bolilor transmisibile din
teritoriul arondat;

405
Manual de proceduri

Colaborează cu medicii din teritoriul arondat pentru buna desfăşurare


a anchetelor epidemiologice în focarele având cazuri unice;
Se deplasează în focarele de cazuri multiple sau alte situaţii
epidemiolgice, ex. HVA ca infecţie nosocomială, pentru a lua măsurile
necesare de combatere.
Medicul epidemiolog Se deplasează în focare de cazuri multiple sau alte situaţii
coordonator central epidemiolgice, ex. HVA ca infecţie nosocomială pentru a lua măsurile
necesare de combatere, ;
Stabileşte dacă este necesară vaccinarea împotriva Hepatitei tip A;
Primeşte Fişa unică de raportare a bolilor transmisibile şi Fişa de
anchetă epitemiologică de la medicul care a depistat cazul;
Primeşte Fişa de declarare a cazului de la medicul infecţionist din
penitenciarul spital;
Este informat telefonic, de către secţiile de Boli infecţioase, despre toate
cazurile internate cu 24 de ore înainte, având diagnosticul suspiciune /
certitudine HVA;
Verifică, pe baza datelor obţinute, mersul anchetelor epidemiologice,
neraportarea la timp şi ia măsuri de remediere a situaţiei observate;
Centralizează datele şi informează trimestrial conducerea Direcţiei
Medicale, privind morbiditatea şi măsurile de control necesare;
Realizează un protocol de colaborare cu Ministerul Sănătăţii Publice,
în vederea transmiterii datelor de morbiditate din sistemul penitenciar.

Aspecte de verificat
Aspecte de verificat Da Nu Obs.
Se respectă circuitul bolnavului / suspectului de HVA, de la depistare,
până la internarea în penitenciarul spital, secţia Boli Infecţioase
Se efectuează analize de laborator la contacţii cazurilor de hepatită virală
acută (transaminaze, bilirubină)
Se efectuează Ag HBs la contacţii cazurilor de HVA tip B
Medicii care au depistat cazul transmit Fişa unică de raportare şi Fişa de
anchetă epidemiologică la Direcţia Medicală
Medicii care au depistat cazul iau măsuri de control în focar, conform
procedurii
Se stabileşte diagnosticul de laborator, conform procedurii
Medicii infecţionişti raportează realizează declararea cazului, conform
procedurii
Se asigură vaccinarea conform Programului Naţional de Imunizări
Medicul epidemiolog centralizează datele, analizează situaţia morbidităţii,
elaborează măsuri de control

PROCEDURA: 028 Asigurarea condiţiilor igienico-sanitare corespunzătoare cazării, hrănirii,


activităţilor socio-educative şi muncii persoanelor private de libertate

Scop: prevenirea apariţiei îmbolnăvirilor şi menţinerea stării de sănătate a persoanelor private de


libertate, prin asigurarea condiţiilor igienico-sanitare de viaţă şi a altor spaţii legate de activitatea socio-
educativă şi munca acestora în penitenciare.
Premise: Asigurarea condiţiilor igienico-sanitare cuprinde următoarele activităţi: autorizarea sanitară de
funcţionare a spaţiilor din unitate, verificarea menţinerii acestor condiţii la standardele pentru care s-a
făcut autorizarea, propunerea de măsuri pentru remediere şi îmbunătăţire.

406
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Persoanele care participă la realizarea acestei activităţi sunt medicii şi asistenţii medicali din unitate,
medicii inspectori din cadrul ANP.
Aplicabilitate: în toate unităţile subordonate Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor.

Cine răspunde Activităţi


Administraţia locului de 1. Se obligă să se încadreze în standardele stabilite de organismele
deţinere naţionale şi internaţionale privind asigurarea condiţiilor igienico-
sanitare necesare păstrării sănătăţii persoanelor private de libertate.
2.Între două avizări, în cazul în care elementele care au stat la baza
autorizării se modifică, cere autorităţii de sănătate publică demararea
procedurilor în vederea emiterii unei noi autorizaţii sanitare de
Directorul unităţii funcţionare
3. Analizează rapoartele şi propunerile medicului-şef cu privire la
condiţiile igienico-sanitare din unitate şi ia măsurile ce se impun.
În cazul în care cele sesizate nu sunt de competenţa directorului, se
solicită prezenţa medicului igienist din ANP.
DEA 1. Realizează toate măsurile necesare în vederea încadrării spaţiilor în
standardele stabilite de organismele naţionale şi internaţionale privind
asigurarea condiţiilor igienico-sanitare necesare păstrării sănătăţii
persoanelor private de libertate
2. În vederea autorizării sanitare, întocmeşte cererea de eliberare a
autorizaţiei sanitare, Dosarul tehnic ce cuprinde schiţa - planul
dimensionat cu structura interioară a unităţii şi Memoriul tehnic
descriptiv
3. Anexează dovada achitării taxei de autorizare (chitanţa)
Întregul personal al Va pretinde persoanelor private de libertate să respecte măsurile de
unităţilor de detenţie igienă individuală şi colectivă.
Medicul şef sau înlocuitorul 1. Pentru autorizarea sanitară a spaţiilor
1.1. Participă alături de sectorul economico-administrativ la
întocmirea Memoriului tehnic descriptiv – explicarea circuitelor
functionale, a modului de aprovizionare cu apă potabila, modul de
evacuare a apelor uzate, a deşeurilor; prezentarea dotărilor existente
pentru desfăşurarea activităţii;
1.2. Participă la întocmirea adresei de înaintare către Autoritatea de
Sănătate Publică locală, în care menţionează că trimite dosarul cu
documentarul necesar, cererea şi chitanţa, solicitând autorizarea
sanitară a unităţii.
Spaţiile ce se autorizează: cabinete medicale, spaţii de cazare, spaţii
de învăţământ, bloc alimentar, ateliere, spălătoria
1.3. Păstrează la cabinetul medical Dosarul de unitate al condiţiilor
igienico-sanitare, care cuprinde: fişa de obiectiv, procesul-verbal de
constatare a condiţiilor igienico-sanitare şi autorizaţia sanitară de
funcţionare.
2. Verifică aspectele referitoare la condiţiile igienico-sanitare din
unitate, periodic sau la sesizările asistentului de igienă, altui personal
medico-sanitar, educativ sau de supraveghere din unitate
3. Răspunde pentru realizarea controlului medical periodic în
sectoarele cu risc crescut, conform reglementărilor în vigoare.
- Urmăreşte efectuarea analizelor de laborator şi examinarea clinică a
persoanelor care îşi desfăşoară activitatea în zone cu risc
epidemiologic crescut şi interzice desfăşurarea acestor activităţi de
către cei necontrolaţi sau neavizaţi medical, conform ordinelor în
vigoare ale Ministerului Sănătăţii Publice referitoare la metodologia
privind examenul medical la angajarea în muncă, controlul medical
periodic şi examenul medical la reluarea muncii

407
Manual de proceduri

4. Anunţă imediat conducerea unităţii, prin rapoarte detaliate, dacă


există deficienţe pe linie de igienă şi propune soluţii de remediere a
acestora, eventual în colaborare cu medicul igienist
5. Întocmeşte rapoarte, situaţii, statistici legate de condiţiile igienico-
sanitare din unitate
Medicul de unitate Verifică periodic, la ordinul medicului şef sau la sesizarea asistentului
de igienă sau medicină generală, condiţiile igienico-sanitare din spaţiile
de cazare, blocul alimentar, spălătorie, punctele de lucru, etc.
Asistentul de igienă sau 1. Controlează săptămânal condiţiile igienico-sanitare din camerele
asistentul de medicină de deţinere, blocul alimentar şi anexe, locurile de muncă,
generală însărcinat cu spălătorie, PPD, locurile de desfăşurare a activităţilor educative,
probleme de igienă sectorul „Vizite”
1.1. Inspecţia zilnică a fiecărei camere de deţinere de pe secţie, cu
verificarea aspectelor legate de:
1.1.1. Aprovizionarea cu apă potabilă - apa rece trebuie asigurată
permanent
1.1.2. Eliminarea apei reziduale - chiuvetele, closetele şi sifoanele
din pardoseli să nu fie înfundate
1.1.3. Colectarea deşeurilor solide în camerele de deţinere – se
face în recipiente etanşe, prevăzute cu saci de polietilenă de unică
utilizare, care să fie prevăzute cu capac şi a căror evacuare să fie
făcută zilnic
1.1.4. Iluminarea naturală şi artificială a camerei
1.1.5 Condiţiile de microclimat care trebuie să asigure un confort
termic:
• Aerisirea
• Volumul de aer /persoană
• Noxele
• Temperatura aerului
• Curenţii de aer
• Umiditatea
• Temperatura suprafeţelor
1.1.6. Curăţenia grupului sanitar, a camerei şi anexelor, cu
eventuala prezenţă a vectorilor
1.1.7 Verifică dacă schimbarea lenjeriei de corp şi de pat se face
conform ordinelor în vigoare, precum şi modul în care se asigură
spălarea acesteia
1.2. Verifică rampa de gunoi – colectare corectă a deşeurilor, în
recipiente etanşe, rezistente
1.3. Supraveghează modul în care se asigură protecţia sanitară şi
starea de întreţinere a instalaţiilor tehnico-sanitare
1.4. Recoltează lunar probe de apă pentru analize dozimetrice,
chimice şi bacteriologice
1.5. Controlează permanent modul în care se asigură măsurile în
vederea realizării igienei individuale a persoanelor private de libertate,
inclusiv asigurarea cu articole de igienă personală
1.6. Controlează săptămânal felul în care se asigură tunsul şi
îmbăierea efectivelor
1.7. Derulează programe de educaţie pentru sănătate
1.8. La blocul alimentar, zilnic:
1.8.1. Verifică dacă hrana a fost dată în consum în maximum două
ore de la preparare
1.8.2.Consemnează într-un registru păstrat la blocul alimentar,
calitatea hranei
1.8.3. Realizează zilnic triajul epidemiologic la blocul alimentar şi
ţine evidenţa acestuia

408
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

1.8.4. Circuitul alimentelor: să nu se intersecteze alimentele crude


cu cele semipreparate sau preparate
1.8.5. Starea de curăţenie a pereţilor, podelei, sifon de scurgere;
cantitate suficientă de agenţi de curăţare: detergenţi, substanţe
dezinfectante
1.8.6. Starea de funcţionare a maşinilor de tocat, curăţat, etc.
1.8.7. Asigurarea apei reci şi a apei calde
1.8.8. Vestiarele şi grupurile sanitare: curăţenie, dotare,
echipament
1.8.9. Etanşeităţile uşilor, ferestrelor, perdele şi plase împotriva
vectorilor
1.8.10 Gurile de aerisire necolmatate
1.8.11. Butuc de tranşare a cărnii – curăţat, spălat, acoperit cu
sare
1.8.12. Aspecte organoleptice ale alimentelor, termene de
valabilitate
1.8.13. Camera de pâine: să aibă rafturi de lemn sau stative
metalice, prevăzute cu perdele de tifon
1.8.14. Camera de curăţat zarzavaturi
1.8.15. Camera de tranşat carne
1.8.16. Camera de spălat vesela
1.8.17. Camera de depozitat vesela, separarea veselei după
criterii: carantină, TBC, minori, etc.
1.8.18. Locul unde sunt colectate deşeurile menajere şi modul lor
de evacuare
1.8.19. Agregatele frigo-tehnice: starea, funcţionarea lor şi
graficele de temperatură
1.9. Prepararea şi darea în consum a hranei:
1.9.1. Diversitatea meniului, proprietăţi organo-leptice ale
mâncărurilor, cantitatea
1.9.2. Darea în consum a hranei: Hrana preparată este pusă în
vase de inox (marmite, oale, cratiţe) şi transportată cu un cărucior, pe
secţii.
1.9.3. Pâinea să fie transportată în lăzi acoperite cu un tifon.
1.9.4. Persoanele private de libertate care servesc mâncarea să
poarte halat şi mănuşi de unică utilizare,
1.9.5. Starea liftului de transport alimente şi a camerelor de pe
secţii unde este depozitată vesela pentru secţia respectivă.
1.10. La punctele de lucru:
Verifică lunar la locurile de muncă din incinta unităţii şi la punctele de
lucru exterioare modul în care se asigură condiţiile igienico-sanitare de
la vestiarele punctelor de lucru: prezenţa apei potabile, integritatea şi
curăţenia instalaţiilor sanitare, prezenţa hârtiei igienice, a prosoapelor
de şters mâinile/funcţionarea uscătoarelor de mâini
- spălatul pe mâini
- servitul hranei
- folosirea cănilor individuale,
- îndepărtarea apei uzate
- existenţa şi folosirea echipamentului de protecţie
- prezenţa noxelor în aer
- menţinerea stării de curăţenie
1.11. La spălătorie:
- Starea de funcţionare a maşinilor de spălat, uscat şi călcat
- Circuitul rufelor – să nu se intersecteze rufele curate cu cele
murdare
- Detergenţi şi substanţe dezinfectante în cantitate suficientă

409
Manual de proceduri

1.12. La punctul de primire deţinuţi:


- starea de funcţionalitate a trusei de tuns, duşurilor
- Curăţenia spaţiilor şi echipamentelor folosite
- Funcţionarea aperi curente
1.13. La sectorul “Vizite”: starea de curăţenie, funcţionarea
grupurilor sanitare, apă curentă, hârtie igienică, săpun şi prosop de
şters mâinile
2. Sesizează medicul şef sau înlocuitorul acestuia asupra aspectelor
necorespunzătoare.
3. Ţine evidenţa carnetelor de sănătate a cadrelor şi persoanelor
private de libertate care lucrează în sectoarele cu risc epidemiologic.

Aspecte de verificat
Aspecte de verificat Da Nu Obs.
Respectarea termenelor de autorizare
Registrul de verificare a calităţii hranei

410
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

A007 REGISTRATURA GENERALĂ ŞI ARHIVĂ


A00701 Registratură

PROCEDURA A00701000 Primirea/înregistrarea/repartizarea/ieşirea documentelor

Scop: Primirea/înregistrarea/repartizarea/ieşirea corespondenţei adresată ANP şi unităţile subordonate


Premise: Gestionarea documentelor în funcţie de conţinutul lor
Aplicabilitate: în ANP şi toate unităţile subordonate Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor

Personal Procedura
Lucrătorul de PRIMIRE ACT
secretariat Primirea corespondenţei se face prin poşta specială, poştă civilă , fax, e-
sau persoana mail , depunere personală.
În cazul primirii corespondenţei prin poşta specială cât şi cea civila, se
desemnata deschide corespondenţa.
din cadrul Se face verificarea numerelor de pe plicuri cu ceea ce este in plicuri.
Serviciului • În cazul în care există borderou se va controla fiecare număr in parte
ca sa coincidă cu numărul lucrărilor înscrise pe plic.
• Se semnează borderoul
• se predă lucrătorului de la poşta specială
Grupează lucrările in funcţie de conţinutul fiecăreia.
INREGISTRARE ACT
Deschide aplicaţia soft Secretariat.
Se face logarea prin intermediul unui user si a unei parole.
În cazul înregistrării se alege din programul secretariat căsuţa
‘’înregistrare’’
• in căsuţa TIP ACT se selectează tipul actului din lista existenta
• in căsuţa SOSIT PRIN se selectează tipul actului din lista existenta
• in căsuţa LISTA EXPEDITORI – se creează o lista de expeditori.
Pentru a se găsi sau adaugă un expeditor se scrie in căsuţa EXPEDITOR
instituţia de la care a venit actul, se bifează ori adaugă, daca nu exista
deja in lista ori caută, daca instituţia deja exista.
• NUMARUL DE INREGISTRARE AL EXPEDITORULUI – se
completează cu numărul si data de intrare al documentului de la instituţia
expeditoare. ( in cazul in care nu are data se pune data din ziua
înregistrării actului)
• CONTINUT – se completează pe scurt conţinutul documentului
• După completarea tuturor căsuţelor, ne vom întoarce la începutul
ferestrei vizualizate, unde apare, sus, in partea stânga, căsuţa
INREGISTREAZA ACT, unde după verificarea tuturor detaliilor se va
apăsa aceasta căsuţa unde va apărea numărul de înregistrare al actului
• Numărul de înregistrare este înscris pe document
• Pentru înregistrarea unui nou document se vor parcurge de la început
toţi paşii
REPARTIZARE
În funcţie de conţinut documentele sunt predate pe bază de condica
secretariatului direcţiei / serviciului pentru a fi soluţionate
IEŞIRE (SCĂDERE) CORESPONDENŢĂ ORDINARĂ
Se selectează din partea stânga a ferestrei aplicaţiei de secretariat ,
căsuţa IEŞIRE ACT

411
Manual de proceduri

În căsuţa numărul actului ,care apare in partea de sus a ecranului , se


scrie numărul de înregistrare al actului, care se doreşte a fi căutat pentru
ieşire (a i se face scăderea) şi se dă căutare pentru a fi găsit documentul.
Următoarea rubrica de completat va fi MOD DE SOLUŢIONARE TIPIZAT,
unde din lista se va alege opţiunea dorita
Următoarea rubrica de completat va fi MOD DE SOLUŢIONARE
DETALIAT - se va scrie mai amănunţit conţinutul documentului
Următoarea rubrica de completat va fi STAREA ACTULUI - se va selecta
opţiunea expediat sau clasat
Următoarea rubrica de completat , va fi ŞI SE EXPEDIAZA CĂTRE, se va
completa cu numele persoanei / instituţiei unde se va expedia lucrarea
Următoarea rubrica de completat , va fi DATA EXPEDIERII – se va
completa cu data in care se operează in calculator ieşirea (scăderea)
lucrării;
Următoarea rubrica de completat , va fi ACTUL SE CLASEAZĂ LA - se
va alege din lista existenta biroul/compartimentul/persoana la care se
clasează lucrarea
După ce s-au completat toate căsuţele, ne vom întoarce la începutul
ferestrei vizualizate, si vom apăsa pe ÎNREGISTREAZA IESIREA.
Pentru ieşirea (scăderea) unui nou document se vor parcurge de la
început toţi paşii
CĂUTARE ACT
Se deschide căsuţa PAGINA CĂUTARE ACTE – se alege un criteriu de
căutare si apăsaţi butonul AFIŞEAZĂ
În căsuţa următoare se scrie expresia din conţinutul documentului /
expeditorul / numărul de la expeditor / numărul actului înregistrat in
aplicaţia Secretariat care se doreşte a fi găsit
Se apasă apoi căsuţa AFIŞEAZĂ
În pagina căutare act vor apărea mai multe numere si se va da clic pe
numărul dorit
Se vizualizează actul dorit
Se vor opera modificările dorite
Se apăsa salvează fişă act

Aspecte de verificat Da Nu Obs.

PROCEDURA A00701100 Primire cerere eliberare adeverinţă de detenţie/venit

Scop: Primirea cererii in vederea eliberării adeverinţei de detenţie/venit


Premise: Gruparea şi sortarea în funcţie de conţinutul actelor primite
Aplicabilitate: în ANP
Personal Procedura
Lucrătorul de PRIMIRE ACT
secretariat sau Primirea cererii pentru eliberarea unei adeverinţe de detenţie/venit se face
persoana desemnata prin poşta specială, poştă civilă , fax, e-mail , depunere personală.
În cazul primirii cererii prin poşta specială cât şi cea civila, plicurile se vor
din cadrul deschide.
serviciului Se face verificarea numerelor de înregistrare înscrise pe plicuri cu nr. de
înregistrare al lucrărilor.
• În cazul în care există borderou se va controla fiecare număr in parte
ca sa coincidă cu numărul lucrărilor înscrise pe plic.
• Se semnează borderoul

412
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

• Se predă lucrătorului de la poşta specială


Grupează lucrările in funcţie de conţinutul lor.
În cazul in care solicitarea este depusa personal la sediul instituţiei
petentului i se va comunică numărul de înregistrare.

Aspecte de verificat Da Nu Obs.

PROCEDURA A00701101 Înregistrare cerere eliberare adeverinţă de detenţie/venit

Scop: Înregistrarea cererii în aplicaţia soft Secretariat


Premise: înregistrarea cererilor în vederea identificării în aplicaţia soft Secretariat
Aplicabilitate: în ANP
Personal Procedura
Lucrătorul de INREGISTRARE ACT
secretariat sau • Se va respecta procedura de înregistrare/repartizare/ieşire A00701000
persoana desemnata
din cadrul
serviciului

Aspecte de verificat Da Nu Obs.

PROCEDURA A00701102 Întocmire adresă de înaintare către arhiva anp din cadrul BAGR,
DSDRP – Serviciul evidenţă şi transfer, D.M.R.U. şi unităţile de
penitenciare
Scop
Premise:
Aplicabilitate: în ANP

Personal Procedura
Lucrătorul de Se întocmeşte adresă de înaintare către arhiva A.N.P. din cadrul B.A.G.R.
secretariat sau (pentru persoanele puse în libertate înainte de anul 1997), către
persoana desemnata D.S.D.R.P. – Serviciul Evidenţă şi Transfer (pentru persoanele puse în
din cadrul libertate după anul 1997)
serviciului • dacă răspunsul primit de la B.A.G.R. este negativ, iar
petentul susţine în cerere ca a fost pus în libertate de la o unitate
subordonată A.N.P., se vor lua măsuri de înaintare adresă şi către
unitatea respectivă.
Se întocmeşte adresă de înaintare către DMRU pentru eliberarea fişei de
evidenţă de la dosarul profesional, după primirea acesteia se întocmeşte
adresă către unitatea respectivă, după evidenţele arhivistice, în vederea
eliberării adeverinţei de venit.

Aspecte de verificat Da Nu Obs.

413
Manual de proceduri

PROCEDURA A00701103 Tehnoredactarea răspunsului

Scop
Premise:
Aplicabilitate: în ANP
Personal Procedura
Lucrătorul de secretariat După primire, se întocmeşte şi tehnoredactează răspunsul cuvenit, cu
sau persoana date din fişa matricolă penală (fişa de evidenţă), conform Legii nr.
desemnata din cadrul 544/2001 privind informaţiile de interes public
serviciului Se înaintează şefului de serviciu spre verificare şi avizare, după care se
introduce în mapa directorului general pentru aprobare.

Şef serviciu Verifica si avizează lucrarea

Aspecte de verificat Da Nu Obs.

PROCEDURA A00701200 Corespondenţa primită

SCOP: Asigura primirea corespondentei prin posta civila, posta speciala


APLICABILITATE: Administraţia Naţională a Penitenciarelor şi unităţile subordonate
Personal Procedura
Lucrătorul de secretariat Verificarea corespondenţei – este operaţiunea necesară pentru a constata
sau persoana eventuale greşeli de expediţie, dacă numărul lucrărilor corespunde cu
desemnata din cadrul cele scrise în borderou sau dacă sunt în stare bună.
serviciului Semnătura de primire în borderou trebuie să fie lizibilă.
Înainte de deschidere, se grupează în teancuri distincte in funcţie de
mărimea plicurilor
Nu se deschid scrisorile care poartă menţiunea “Personal” “strict secret”,
Strict personal”

Aspecte de verificat Da Nu Obs.

PROCEDURA A00701201 Repartizare

Scop: Asigura repartizarea corespondentei pe compartimente


Aplicabilitate: Administraţia Naţională a Penitenciarelor şi unităţile subordonate
Personal Procedura
Lucrătorul de secretariat Se face o selecţie a lucrărilor oficiale de cele personale şi se aşează în
sau persoana ordinea importantei.
desemnata din cadrul Se înregistrează toată corespondenţa in borderou;
serviciului Se repartizează pe bază de semnătură şi condică de predare – primire
secretariatului compartimentului scris la destinatar
Se conexează borderourile şi condicile de primire şi expediere a
corespondenţei şi se înregistrează in vederea arhivării

414
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Aspecte de verificat Da Nu Obs.

PROCEDURA A00701202 Corespondenţă expediata

Scop: Asigura expedierea corespondenţei


Aplicabilitate: Administraţia Naţională a Penitenciarelor şi unităţile subordonate

Personal Procedura
Lucrătorul de Se colectează întreaga corespondenţă pe bază de condică şi semnătură;
secretariat sau Se face verificarea documentelor ca denumirea şi adresa completă a
persoana desemnata expeditorului / destinatarului , numărul de înregistrare din condică să
din cadrul corespundă cu cel de pe plic;
serviciului Pregătirea plicurilor în vederea expedierii:
• Scrierea adresei corectă pe plic care trebuie să cuprindă
elementele: numele destinatarului; numele străzii şi numărul; numele
localităţii; oraşul cu oficiul poştal; numele judeţului/ districtului; codul
poştal;ţara.
• Se notează fiecare element al adresei pe un rând, separat;
• Se lasă în partea superioara a plicului loc suficient pentru timbre,
marca de scutire de taxe sau stampila poştei ;
• Se scrie codul poştal în partea de jos a adresei;
• Se scrie orice menţiune specială, ca de exemplu: Personal,
Secret, In atenţia …, separat de adresa,de obicei la două spaţii albe de
numele destinatarului; menţiunea Urgent se va scrie pe plic în dreapta şi
dedesubtul adresei
• Adresele de pe plicuri sunt confruntate cu antetul scrisorii înainte
de împăturire.
Împăturirea şi introducerea lucrărilor in plic
• Se procedează astfel încât atunci când se scoate scrisoarea
din plic, antetul
să fie în partea de sus;
• Se evită împăturirea scrisorii mai mult decât este nevoie
pentru a fi introdusă
în plic.
Se sigilează plicurile prin aplicarea în locul punctelor de legătură ştampila
cu denumirea unităţii expeditoare, iar coletele prin imprimarea unui sigiliu
în plumb sau ceară la capetele înnodate ale sforii astfel încât să fie
imposibilă despachetarea / scoaterea conţinutului fără violarea acestora;
Se înregistrează toată corespondenţa in borderou întocmit in două
exemplare , exemplarul 1 însoţeşte corespondenţa iar exemplarul 2
rămâne la expeditor
Se verifică numărul trimiterilor ,concordanţa dintre datele înscrise pe
trimiteri şi cele de pe borderou , integritatea ambalajului, ştampilelor şi
sigiliilor aplicate;
Se cartează pe mărimi şi servicii corespondenţă;
Distribuirea şi colectarea corespondenţei se face in locuri amenajate intre
curieri în condiţii de siguranţă şi operativitate;

Aspecte de verificat Da Nu Obs.

415
Manual de proceduri

PROCEDURA A00701300 Întocmirea deciziei zilnice a directorului general al Administraţiei


Naţionale a Penitenciarelor

Scop: Întocmirea Deciziei Zilnice pe Unitate


Premise: Întocmirea D.Z.U. în conformitate cu art.1-3 din Decizia directorului general al A.N.P. nr.
336/22.09.2004
Aplicabilitate: Administraţia Naţională a Penitenciarelor şi unităţile subordonate

Personal Procedura
Secretariatul direcţiilor/serviciilor Întocmirea D.Z.U. în conformitate cu art.1-3 din Decizia
directorului general al A.N.P. nr. 336/22.09.2004
Şef direcţie/serviciu Avizarea documentului
Director general Aprobarea documentului
Secretariatul direcţiilor/serviciilor Proiectele deciziei zilnice sunt aprobate la nivelul
direcţiilor/serviciilor/birourilor ANP
Lucrătorul de secretariat sau Întocmirea D.Z.U
persoana desemnata din cadrul
serviciului
Lucrătorul de secretariat sau Prezentarea D.Z.U. directorului general
persoana desemnata din cadrul
serviciului
Director general Aprobarea Deciziei Zilnice pe unitate
Lucrătorul de secretariat sau Înregistrarea Deciziei Zilnice
persoana desemnata din cadrul
serviciului
Lucrătorul de secretariat sau Aducerea documentului la cunoştinţă şefilor direcţiilor şi
persoana desemnata din cadrul serviciilor din cadrul A.N.P.
serviciului
Lucrătorul de secretariat sau Predarea documentului la Secretariatul Serviciului Cabinet
persoana desemnata din cadrul
serviciului

Documente folosite în cadrul acestei proceduri (A00701300)


Nr. Denumire document
crt.
1 Proiect Decizie zilnică

PROCEDURA A00701400 - Arhivarea documentelor

Scop: Gruparea/ordonarea documentelor neoperative.


Aplicabilitate: in Administratia Ntionala a Penitenciarelor – Aparat central si unitati penitenciare.
Personal Procedura
Lucratorul de 1. Documentele se predau la depozitul de arhiva in al doilea an de la
secretariat sau constituire pe baza de inventar si proces verbal de predare primire, in
persoana desemnata primul trimestru al anului ;
2. Dosarele care contin documente de mobilizare se predau la arhiva dupa
de seful directiei 2 anii de la iesirea din vigoare a planului de mobilizare la care se
respective refera;
3. Lucratorul de secretariat sau persoana desemnata de seful directiei
respective grupeaza documentele si le coase in dosare in ordine

416
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

cronologica, in ordinea numerelor de inregistrare sau datei, astfel ca


cele de la inceputul anului sa fie deasupra, iar cele de la sfarsitul anului
dedesupt. Raspunsurile se anexeaza imediat dupa actele de baza , iar
anexele indiferent de data se alatura actelor la care se refera.
4. Documentele care prezinta o importanta deosebita din punct de vedere
al valorii lor, documentele brosate, sau cele in format mere care prin
impaturire s-ar putea deteriora , nu se cos in dosare ci se predau
separat.
5. Statele de plata ale salariilor se vor grupa separat de actele
justificatoare (ordine, decizii privind miscarea personalului, comunicarile
privind modificarile in drepturile benesti, certificatele de alocare si
scoatere la drepturi, precum si bazele de calcul la notele explicative,
certificatele medicale, situatii de prezenta la serviciu, etc), cronologic,
pe luni, pe trimestre, pe semestre, anual, iar daca depasesc marimea
unei coli obijnuite se vor plia si lega in 2 coperti normale.
6. In dosarele cu statele de plata nu se vor introduce copiile statelor de
plata a drepturilor banesti, certificate medicale, ciornele, delegatiile, sau
alte semenea acte.
7. Gruparea in dosare a documentelor clasificate se va face identic , cu
urnatoarele precizari:
a) - gruparea documentelor in dosare se face în baza omenclatorului
arhivistic;
b) - gruparea documentelor clasificate in dosare se face separat de
cele neclasificate;
c) - documentele secrete de serviciu si neclasificate care fac corp
comun cu documentele secrete de stat (situaţii, grafice, schiţe,
tabele) si care nu pot separate, vor intra in componenta dosarelor
cu documente secrete de stat;
d)- gruparea documentelor secrete de stat in dosare, legarea
acestora, numerotarea filelor si certificarea se fac in anul următor
creării lor, la compartimentul special, urmând a se preda la
depozitul de arhiva la expirarea caracterului secret;

Aspecte de verificat Da Nu Obs.

PROCEDURA A00701401 Constituirea dosarului cu documente neoperative

Scop: Constituirea dosarului cu documentelor neoperative are ca scop pastrarea, conservarea si


identificarea cat mai usor a datelor din documentele arhivate.

Aplicabilitate: in Administratia Ntionala a Penitenciarelor – Aparat central si unitati penitenciare

Personal Procedura
Lucratorul de 1 - se indeparteaza agrafele, capsele, etc(din metal)
secretariat sau 2 - sa indeparteaza filele nescrise;
persoana desemnata 3 - cusutul si legarea documentelor in dosar se va face astfel încât să se
de seful directiei asigure posibilitatea deplina a citirii integrala a textului, a datelor si
respective rezoluţiilor;
4 - dosarele nu trebuie sa conţină mai mult de 250-300 de file, iar in
cazul depasirii acestui numar se vor constitui mai multe volume ale
aceluiasi dosar(exceptie fac dosarele individual ale persoanelor
private de libertate);

417
Manual de proceduri

5 - pe coperta dosarului si foaia cu titlu se vor scrie, fara prescurtari


urmatoarele elemente: denumirea dir/serv/comp/bir care a creat
dosarul , numarul indicativului din Nomenclatorul arhivistic, titlul
dosarului dupa nomenclator, data inceperii si data incheierii, numarul
filelor , volumul, termenul de pastrare;
6 - daca dosarul contine documente clasificate pe coperta si foaia de
titlu se va scrie clasa si nivelul de clasificare, in functie de
importanta valorii protejate pe care o contine documentel din dosar;
7 - dupa constituire filele dosarului se numeroteaza in partea
dreapta sus, cu creion negru incepand cu foaia de titlu si terminand
cu fila cu semnatura de certificare;
8 - fiecarui dosar i se va intocmi opisul documentelor pe care le contine
si se va incheia cu certificarea numarului de lucrari aflate in acesta si
numarul de file;
9 - se va coase, iar capetele snurului cu care se leaga dosarul , se
introduc in interior pe fila alba de la sfarsitul dosarului si vor fi lipite
cu o hartie alba tringhiulara stampilata la toate colturile ;
10 - stampila se va aplica in asa fel incat facsimilul acesteia sa se
imprime atat pe hartia lipita peste capetele snurului, cat si pe fila de
certificare;
11 - pe aceeasi fila de certificare a dosarului se va face sub semnatura
salariatului care a intocmit dosarul urmatoare certificare: „Prezentul
dosar(registru) contine .....file (in cifre si in paranteza in litere),
certificarea va fi autentificata prin aplicarea stampilei cu denumirea in
clar a directiei sau serviciului;

Aspecte de verificat Da Nu Obs.

PROCEDURA A00701402 Intocmirea inventarelor documentelor neoperative si predarea catre


depozitul de arhiva

SCOP: Intocmirea inventarelor si predarea documentelor neoperative catre depozitul de arhiva .

APLICABILITATE: in Administratia Ntionala a Penitenciarelor – Aparat central si unitati


penitenciare.

Personal Procedura
Lucratorul de 1- inventarele se intocmesc pe ani si termene de pastrare(in 4 exp pentru
secretariat sau dosarele cu termen de pastrare permanent si in 3 exp pentru celelalte
persoana desemnata dos.) si se aproba de catre directorul general al Administratiei
de seful directiei Nationale a Penitenciarelor;
respective 2- dosarele profesionale ale fostilor salariati insotite de fotocopii ale
fiselor de evidenta se predau la depozitul de arhiva pe baza de inventar
in care se trece fiecare dosar in parte , in ordine alfabetica,
mentionandu-se data nasterii si parintii;
3- preda toate dosarele costituite insotite de inventare si procesul verbal
de predare-primire delegatului Serviciului Arhiva si Registratura
Generala;

418
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Lucratorul din 1- delegatului Serviciului Arhiva si Registratura Generala sau din


Serviciul Arhiva si secretariatul unitatii primeste si verifica ca dosarele si inventarele
Registratura Generala primite de la directiile/serviciile/comp/birourile din A.N.P. /unitati sa fie
sau de secretariat din intocmite conform Instructiunilor ministrului justitiei nr. 2534/C din
unitate 09.10.2007- privind procedurile de prelucrare arhivistica a fondului
Administratiei Nationale a Penitenciarelor si Nomenclatorului Arhivistic
aprobat prin Decizia directorului general al A.N.P. nr. 490 din
28.05.2007;
2- dupa verificarea dosarelor si inventarelor le preda pe baze de proces
verbal de predare-primire la depozitul de arhiva al Administratiei
Nationale a Penitenciarelor aflat in gestiunea Bazei de Aprovizionare
si Reparatii Jilava;

Aspecte de verificat Da Nu Obs.

PROCEDURA A00701403 Evidenta/ Selectionarea/ Folosirea / Pastrarea si conservarea


documentelor neoperative din depozitul de arhiva

Scop: Identificarea mai rapida si mai eficienta a documentelor arhivate.

Aplicabilitate: in Administratia Ntionala a Penitenciarelor – Aparat central si unitati penitenciare.

Personal Procedura
Arhivarul depozitului - primeste dosarele cu documentele neoperative impreuna cu
de arhiva inventarele pe baza de proces verbal de predare-primire de la delegatul
Serviciului Arhiva si registratura Generala;
- verifica daca dosarele si inventarele sunt intocmite conform
Instructiunilor ministrului justitiei nr. 2534/C din 09.10.2007- privind
procedurile de prelucrare arhivistica a fondului Administratiei Nationale a
Penitenciarelor si Nomenclatorului Arhivistic aprobat prin Decizia
directorului general al A.N.P. nr. 490 din 28.05.2007;
- ia in evidenta inventarele documetelor primite in „Registrul de evidenta
a intrarilor-iesirilor unitatilor arhivistice” conform anexei nr. 6 din
Instructiunile M.J. 2534/C/2007 ;
- ordoneaza dosarele in rafturi pe ani, compartimente de activitate,
termene de pastrare si ordinea inventarelor;
- intocmeste ghidul topografic pentru gasirea operativa a documentelor;
- asigura consultarea documentelor pe baza cerere/delegatie aprobata de
Ministrul justitiei, conducerea ANP, numai in camera de consultare
special amenajata;

Aspecte de verificat Da Nu Obs.

419
Manual de proceduri

A008 Relaţii publice şi comunicare


A00801 Informare publică

PROCEDURA: P1 Desemnarea unei persoane pentru a desfăşura activitatea de relaţii publice

Scop: asigurarea liberului acces al cetăţenilor la informaţiile de interes public şi gestionarea relaţiei cu
mass-media
Premise: asigurarea liberului acces la informaţiile de interes public si gestionarea relaţiei cu mass-
media presupune o serie de activităţi şi acţiuni care trebuie să fie organizate, coordonate şi desfăşurate
de persoane titularizate pe post şi specializate.
Aplicabilitate: în toate unităţile din sistemul administraţiei penitenciare
Procedura ( detaliere )
Şeful Serviciului Selectează, pe baza calităţilor, a abilităţilor şi a cunoştinţelor pe care le
Cabinet din ANP/ posedă, un angajat care să gestioneze activitatea de relaţii publice.
Consiliul de Conducere Elaborează textul deciziei prin care se desemnează persoana respectivă
de la nivelul unităţilor pentru a desfăşura activitatea de relaţii publice.
Decizia va trebui să cuprindă, în mod explicit, condiţiile care sunt cerute
pentru ocuparea postului dar şi atribuţiile specifice acestui post aşa cum
sunt ele prevăzute în fişa postului.
Textul deciziei şi forma acesteia trebuie să respecte cerinţele în domeniu
stabilite prin reglementările interne.
Prezintă proiectul de decizie directorului general / directorului de unitate
pentru aprobare.
Directorul general al Analizează proiectul de decizie şi aspectele legate de persoana
ANP / Directorul unităţii desemnată
Dacă este de acord cu nominalizarea făcută, semnează proiectul de
decizie
Dacă nu este de acord cu nominalizarea făcută, solicită nominalizarea
unei alte persoane.
Înmânează proiectul de decizie semnat sau spre reanalizare Şefului
Serviciului Cabinet / Compartimentului secretariat.
Secretariat Înregistrează decizia şi o distribuie pentru luarea la cunoştinţă atât a
persoanei desemnate cât şi a altor persoane interesate
Clasează decizia conform procedurilor standard

Aspecte de verificat
Aspecte de verificat Da Nu Obs.

420
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

PROCEDURA: P2 Stabilirea unei comisii de analiză privind încălcarea dreptului de acces la


informaţiile de interes public (Art. 35 din H.G. nr. 123/2002)

Scop: analizarea reclamaţiilor administrative ale persoanelor vizând nerespectarea prevederilor Legii
544/2001 şi a normelor metodologice ale acesteia
Premise: evaluarea corectă şi oportună a tuturor aspectelor legate de reclamaţiile administrative privind
încălcarea dreptului de acces la informaţiile de interes public conferă instituţiilor o imagine dezirabilă
pentru societate şi promovează ideea managementului performant al instituţiei publice.
Aplicabilitate: în Administraţia Naţională a Penitenciarelor şi toate unităţile subordonate
Procedura ( detaliere )

Consiliul de conducere Directorul General al A.N.P / Directorul unităţii convoacă consiliul de


al A.N.P. / consiliile conducere şi stabileşte ca punct de discuţie pe ordinea de zi constituirea
conducere ale unităţilor comisiei de analiză a reclamaţiilor administrative vizând nerespectarea
prevederilor Legii 544/2001.
subordonate Se stabileşte componenţa comisiei în urma propunerilor membrilor
consiliului de conducere, prin vot simplu.
Desfăşurarea procedurii de desemnare va fi consemnată în registrul de
procese-verbale încheiate cu ocazia întrunirii consiliilor de conducere de
către persoana desemnată de Director ca secretar al consiliului de
conducere.
Directorul General al Materializează hotărârea consiliului de conducere prin elaborarea unui
ANP / Directorul unităţii proiect de decizie zilnică în Registrul de proiecte pentru decizii zilnice al
Directorului.
În situaţia în care se impun modificări privind componenţa comisiei de
analiză a reclamaţiilor administrative vizând nerespectarea prevederilor
Legii 544/2001, convoacă consiliul de conducere şi repetă procedurile de
stabilire a acestei comisii, după care materializează schimbările survenite
într-un alt proiect de decizie zilnică.
Serviciul Arhivă şi Notează în Registrul de Decizii Zilnice al A.N.P. / unităţii proiectul de
Registratură Generală / decizie elaborat de Director, în decizia zilnică anterioară zilei începerii
Secretariatul unităţii activităţii comisiei.
Prezintă Decizia de Zi Directorului pentru a o aproba, după care îi aplică
ştampila unităţii.
Aduce la cunoştinţa directorilor generali adjuncţi (directorilor adjuncţi),
directorilor de direcţii, şefilor de servicii (compartiment) şi componenţilor
comisiei, despre decizia Directorului.
La începutul fiecărui an, va trece în decizia cu nr. 1, componenţa comisiei
de analiză a reclamaţiilor administrative vizând nerespectarea prevederilor
Legii 544/2001.
De asemenea, se va notifica în decizia de zi pe unitate ori de câte ori vor
surveni schimbări în componenţa comisiei.
Aspecte de verificat
Aspecte de verificat Da Nu Obs.

PROCEDURA: P3 Amenajarea unui spaţiu pentru afişarea informaţiilor de interes public care se
comunică din oficiu

Scop: asigurarea accesului oricărei persoane la informaţiile de interes public puse la dispoziţie din
oficiu.

421
Manual de proceduri

Premise: afişarea la sediul autorităţii sau instituţiei publice, este modalitatea minimă obligatorie de
difuzare a informaţiilor de interes public comunicate din oficiu, iar prin modul de gestionare a acestei
operaţiuni se poate aduce un plus de imagine sistemului.
Aplicabilitate: în toate unităţile din sistemul administraţiei penitenciare
Procedura ( detaliere )
Persoana responsabilă Identifică locul cel mai potrivit pentru amplasarea panoului de afişare,
cu asigurarea accesului ţinând seama de:
la informaţiile de interes − posibilitatea permanentă de acces;
− vizibilitate;
public − înlăturarea barierelor în funcţionarea altor aparate, instrumente de
măsură, uşi ferestre etc.
− condiţionarea de avizul autorităţilor locale;
− Întocmeşte un raport adresat directorului adjunct economico-
administrativ, în vederea achiziţiei sau confecţionării panoului, raport care
va fi însoţit de o notă de fundamentare, conţinând date despre:locul
amplasării, dimensiuni, iluminare, posibilitatea încuierii, ermetizare,
culoare, etc
Directorul adjunct Analizează raportul şi îl repartizează spre soluţionare, făcând eventualele
economico- propuneri, şefului sectorului logistic.
administrativ
Şef sector logistic Analizează raportul împreună cu specialiştii din subordine, în vederea
găsirii soluţiilor optime din punct de vedere tehnic.
Se consultă cu responsabilul pentru informarea publică, în cazul în care
trebuiesc aduse modificări faţă de cererea iniţială.
Repartizează personalului specializat lucrarea, în vederea demarării
procedurilor de proiectare, avizare, confecţionare, achiziţie etc.
Persoana responsabilă Afişează în mod vizibil sintagma ,,informaţii de interes public”.
cu asigurarea accesului Afişează informaţiile de interes public prevăzute la art. 5 din Legea
la informaţiile de interes 544/2001.
Tipărirea materialelor se va face folosind:
public − hârtie format A3 sau A4, în funcţie de spaţiu;
− formatul caracterelor – Arial Narrow;
− dimensiunea caracterelor care trebuie să permită citirea cu uşurinţă a
textelor;
− simbolul A.N.P. care trebuie să fie prezent în antet, pe fiecare
material, alături de elementele de contact din subsol;
Verifică săptămânal aspectul materialelor afişate, schimbându-le deîndată
ce constată deteriorări ale acestora.
Verifică lunar conţinutul materialelor afişate şi le actualizează dacă apar
modificări.

Aspecte de verificat
Aspecte de verificat Da Nu Obs.

PROCEDURA: P4 Organizarea şi amenajarea unui punct de informare-documentare pentru


consultarea informaţiilor de interes public care se comunică din oficiu (art.8
alin.1 din H.G. nr.123/2002)

Scop: asigurarea liberului acces al cetăţenilor la informaţiile de interes public difuzate din oficiu prin
consultarea la sediul ANP/unităţii penitenciare

422
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Premise: comunicarea şi transparenţa serviciului penitenciar românesc reprezintă baza in vederea


optimizării relaţiei instituţiei penitenciare cu principalul beneficiar al activităţii sale - societatea civilă si
facilitează accesul liber şi neîngrădit al persoanei la orice informaţie de interes public - unul dintre
principiile fundamentale ale relaţiilor dintre persoane şi autorităţile publice.
Aplicabilitate: în ANP si toate unităţile din sistemul administraţiei penitenciare
Procedura ( detaliere )
Persoana responsabilă cu Informează directorul unităţii despre necesitatea organizării si
desfăşurarea activităţii de amenajării unui punct de informare – documentare care să corespundă
relaţii cu publicul cerinţelor legislative in vigoare. In acest sens prezintă elementele
minime necesare în vederea amenajării/dotării acestui punct de
informare: birou de lucru, scaune, dulap de depozitare a documentelor
ce cuprind informaţii de interes public comunicate din oficiu ce vor
putea fi consultate in cadrul acestui punct de informare, tehnica de
calcul – un calculator in vederea accesării paginii web a ANP/unităţilor
penitenciare şi bugetul de cheltuieli aferent. Se va avea in vedere
locaţia acestuia intr-o zona accesibila persoanelor civile, la intrarea în
incinta unităţii.
Directorul Adjunct Propune bugetul spre analiza Consiliului de Conducere
economico-administrativ
Consiliul de Conducere Consiliul de Conducere aproba bugetul.
Directorul Adjunct Organizează si monitorizează activitatea de înfiinţare a punctului de
economico-administrativ informare documentare, cu respectarea legislaţiei in domeniu si in
limita bugetului aprobat.
Compartimentul Distribuie tehnica de calcul necesară – calculator (si imprimantă, după
informatica caz) si asigura conexiunea acestuia la internet.
Persoana responsabilă cu Înfiinţează mapa documentară cu informaţiile care se comunică din
asigurarea accesului la oficiu, conform art. potrivit art.5 alin.1 lit. a) – i) din Legea 544/2001
informaţiile de interes Afişează programul de funcţionare:
- pe uşa de acces a punctului de informare
public - in spaţiul special amenajat pentru afişarea informaţiilor de interes
public care se comunica din oficiu.
- pe pagina web a ANP / unităţii penitenciare

Aspecte de verificat
Aspecte de verificat Da Nu Obs.

PROCEDURA: P5 Stabilirea unui program de lucru pentru persoana responsabilă cu difuzarea


informaţiilor de interes public, care să cuprindă o zi pe săptămână dupa
programul de funcţionare (art.8 alin.3 din Legea nr.544/2001)

Scop: asigurarea liberului acces al cetăţenilor la informaţiile de interes public prin oferirea de informaţii
verbale de către persoana desemnata, in cadrul unui program prestabilit
Premise: Activitatea persoanei responsabile cu difuzarea informaţiilor de interes public se va desfăşura
în spiritul transparenţei şi al respectării dreptului la informare a cetăţeanului astfel încât să se asigure
furnizarea imediata/pe loc a informaţiilor solicitate verbal, atunci când acestea sunt disponibile.
Aplicabilitate: în ANP si toate unităţile din sistemul administraţiei penitenciare

423
Manual de proceduri

Procedura ( detaliere )
Consiliul de conducere al Directorul General al A.N.P/ Directorul unităţii convoacă Consiliul de
A.N.P./consiliile conducere conducere şi stabileşte ca punct de discuţie pe ordinea de zi programul
ale unităţilor subordonate zilnic de lucru al persoanei responsabile cu difuzarea informaţiilor de
interes public care se solicita verbal.
La stabilirea programului (având in vedere faptul ca persoana in cauza
îndeplineşte, pe lângă aceste atribuţii, cele pentru care a fost
încadrată) se vor avea in vedere următoarele aspecte:
- activitatea se va desfăşura zilnic, cu o durata de 2 - 4 ore pe zi;
- intervalul de timp va fi ales de comun acord cu persoana
responsabila, astfel încât sa-i permită acesteia sa-si îndeplinească
celelalte responsabilităţi, conform fisei postului;
- programul va fi stabilit in mod obligatoriu in timpul de funcţionare a
ANP/ unităţii subordonate
- programul va include in mod obligatoriu o zi pe săptămâna, după
programul de funcţionare a ANP/ unităţii subordonate
Directorul General al ANP / Elaborează textul proiectului de decizie prin care stabileşte acest lucru.
Directorul unităţii
Secretariat Trece prevederile proiectului de decizie in Decizia de zi pe unitate si
aduce la cunoştinţa persoanei responsabile programul acesteia.
La începutul fiecărui an, se va trece în decizia cu nr. S1, atât persoana
desemnata cu responsabilităţi in difuzarea informaţiilor de interes
public cat si programul acesteia.

Persoana responsabilă cu Afişează programul stabilit atât la avizierul exterior cat si la punctul de
asigurarea accesului la informare documentare din unitate
informaţiile de interes
public

Aspecte de verificat
Aspecte de verificat Da Nu Obs.

PROCEDURA: P6 Instituirea unui registru pentru înregistrarea solicitărilor de informaţii de


interes public şi a reclamaţiilor administrative şi modul în care se face
inregistrarea adreselor

Scop: organizarea activităţii de informare publică şi evidenţierea clară a solicitărilor primite, tipului de
informaţie solicitată, şi urmărirea modului în care se realizează soluţionarea acestora
Premise: asigurarea liberului acces la informaţiile de interes public este o activitate foarte importantă
atât prin prisma dreptului la informaţii al tuturor cetăţenilor cât şi ca atribuţiune de serviciu in sine.
Evidenţa strictă şi clară a solicitărilor permite lucrătorului să dispună de informaţii statistice la îndemână
(bază de date referitoare la tipul informaţiilor solicitate, categoriile de petenţi etc), este un instrument
folositor la întocmirea Raportului Anual de Evaluare a Implementării Legii nr. 544/2001 etc.
Aplicabilitate: în toate unităţile din sistemul administraţiei penitenciare
Procedura (detaliere)
Putătorul de Cuvânt ANP/ Întocmeşte registru pentru înregistrarea solicitărilor şi
Purtătorul de Cuvânt din răspunsurilor privind accesul la informaţiile de interes public, care va
unitate cuprinde în mod obligatoriu următoarele elemente:
1. număr curent;

424
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

2. numărul de înregistrare primit de la Serviciul Arhivă şi Registratură


Generală / Secretariatul unităţii şi data intrării
3. numele şi prenumele solicitantului
4. informaţiile solicitate
5. răspunsul transmis petentului
6. numărul şi data răspunsului
Model, anexa nr. 5 la normele metodologice din HG 123/2002
Înregistrarea solicitărilor se face astfel:
1. adresa primeşte numărul curent în ordine înregistrării adreselor în
registru
2. se trece numărul dat solicitării de către SARG / secretariatul unităţii
/ data la care a fost înregistrată adresa
3. se va trece numele şi prenumele petentului sau, după caz, câteva
date de identificare ale persoanei juridice ( denumire, sediu )
4. se prezintă pe scurt informaţia / informaţiile solicitate, sau după caz,
se enumera datele solicitate
5. se va trece, sintetizat, răspunsul transmis petentului care va putea
consta în:
- Da, acces liber;
- Termen de 30 de zile;
- Trimis la .............. (altă instituţie);
- Nu, informaţie exceptată;
- Nu, informaţie inexistentă.
6. se va trece numărul pe care solicitarea l-a primit prin înregistrare
per data la care a fost trimis răspunsul petentului

Aspecte de verificat
Aspecte de verificat Da Nu Obs.

PROCEDURA: P7 Procedura în cazul solicitării informaţiilor de interes public

Scop: asigurarea accesului la informaţii de interes public privind activitatea desfăşurată în instituţii
publice.
Premise: instituţiile publice gestionează fondurile comunitare, fapt ce determină un interes sporit al
comunităţii privind managementul acestui tip de instituţii şi modul în care persoanele investite cu
exerciţiul autorităţii publice îşi exercită prerogativele.
Aplicabilitate: în Administraţia Naţională a Penitenciarelor şi toate unităţile subordonate
Procedura ( detaliere )
Serviciul Arhivă şi Serviciul de Arhivă şi Registratură Generală / Secretariatul unităţii
Registratură primeşte solicitarea de informaţii şi o depune la mapa de documente a
Generală/Secretariatul Directorului General / Directorului unităţii.
După luarea la cunoştinţă a rezoluţiei Directorului, înregistrează
unităţii intrarea documentului în registrul de evidenţă intrare – ieşire a
documentelor, destinat documentelor referitoare la informaţiile de
interes public.
Distribuie lucrarea responsabilului cu asigurarea accesului la
informaţiile de interes public, pe bază de semnătură.
Primeşte documentul rezultat în urma rezolvării solicitării, menţionează
în registru data rezolvării şi destinaţia documentului şi îl transmite
solicitantului. (în cazul solicitărilor primite prin poştă – militară sau
civilă).

425
Manual de proceduri

Înregistrează (în registrul de evidenţă intrare – ieşire a documentelor,


destinat documentelor referitoare la informaţiile de interes public
informarea scrisă întocmită de funcţionarul responsabil cu asigurarea
accesului la informaţiile de interes public şi adresată directorului
general ANP/ directorului unităţii prin care întocmită ca urmare a
solicitării verbale a informaţiilor de interes public.
Directorul General al Stabileşte, prin rezoluţie, faptul că solicitarea se referă la informaţii de
A.N.P./ Directorul unităţii interes public şi o returnează secretariatului de unitate pentru a fi
înregistrată şi distribuită funcţionarului responsabil cu asigurarea
accesului la informaţiile de interes public.
Persoana responsabilă cu Ridică (Primeşte) solicitarea de informaţii de interes public de la
asigurarea accesului la Serviciul Arhivă şi Registratură Generală / secretariatul unităţii.
informaţiile de interes O înregistrează în registrul special instituit conform art. 14 alin. 3 din
H.G. 123/2002, privind regulamentul de aplicare al Legii 544/2001.
public Se documentează pentru a răspunde solicitărilor formulate în
document, astfel (demersuri):
Realizează o evaluare primară a solicitării în urma căreia stabileşte
dacă informaţia solicitată este o informaţie comunicată din oficiu,
furnizată la cerere sau exceptată de la liberul acces (conform art.21
alin.1 din Normele metodologice)
În cazul în care informaţia solicitată este deja comunicată din oficiu în
una dintre formele precizate la art. 5 din Legea nr. 544/2001 asigură de
îndată, dar nu mai târziu de 5 zile, informarea solicitantului despre
acest lucru, precum şi sursa unde informaţia solicitată poate fi găsită.
În cazul în care solicitarea nu se încadrează în competenţele instituţiei,
în termen de 5 zile de la primire transmite solicitarea către instituţiile
sau autorităţile competente şi informează solicitantul despre aceasta.
În cazul în care informaţia solicitată nu este dintre cele care se
comunică din oficiu, transmite solicitarea structurilor competente din
instituţie, respectiv juristului instituţiei, pe baza unei note de colaborare
în vederea verificării respectării prevederilor art. 12 din Legea nr.
544/2001.
În cazul în care informaţia solicitată este identificată ca fiind exceptată
de la accesul liber la informaţie, asigură, în termen de 5 zile de la
înregistrare, informarea solicitantului despre acest lucru.
În cazul în care informaţia nu face parte din categoria de informaţii
exceptate, stabileşte direcţia / compartimentul / departamentul care
poate furniza informaţiile de interes public solicitate.
Întocmeşte răspunsul către solicitant împreună cu informaţia de interes
public sau cu motivaţia întârzierii ori a respingerii solicitării, în condiţiile
legii pe baza răspunsului primit de la compartimentul care deţine
informaţia conform cerinţelor din solicitare şi datelor care urmează a fi
comunicate. Răspunsul va fi întocmit conform prevederilor
H.G.123/2002, respectându-se, totodată, procedurile de întocmire a
documentelor în cadrul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor şi a
unităţilor subordonate, statuate de Dispoziţia nr. 30 a secretarului
general al Ministerului Justiţiei din data de 06.09.2007:
- font Arial Narrow;
- textul în limba română redactat cu diacritice;
- dimensiune font: 12;
- spaţiere: la un rând;
- numele şi instituţia căreia i se adresează vor fi in format Aldin
(Bold);
- la semnătură, numele persoanei va fi trecut înaintea/deasupra
funcţiei, în format Aldin (Bold);
- documentele vor fi întocmite în dublu exemplar, un exemplar
(exemplarul 2) va rămâne la direcţia care a întocmit documentul;

426
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

- numele persoanei care întocmeşte documentul va fi evidenţiat pe


exemplarul 2, în josul paginii, în stânga, prin iniţiale; se va menţiona şi
acronimul unităţii din care face parte;
Pe documentele emise de A.N.P. şi unităţile subordonate acesteia, se
foloseşte sigla A.N.P., în format alb-negru sau color, după modelul
folosirii siglei Ministerului justiţiei, aşa cum este prevăzut în Dispoziţia
nr. 30/06.09.2007 a secretarului general al Ministerului Justiţiei.
În cazul în care documentele menţionate în cerere necesită, pentru
realizare, cheltuieli, solicită serviciului financiar întocmirea unui deviz şi
anunţă solicitantul că documentele vor fi furnizate doar în condiţiile
achitării, la casieria unităţii, a contravalorii eventualelor copii ale
documentelor solicitate.
Costurile se vor consemna în evidenţele punctului de informare în
scopul întocmirii situaţiilor statistice de la sfârşitul anului.
Prezintă documentul de răspuns Directorului General al A.N.P. /
directorului unităţii, pentru aprobare.
După aprobare, predă documentul la secretariat pentru a fi ştampilat
cu ştampila rotundă a unităţii, scăzut din evidenţele privind
documentele gestionate de către unitate şi transmis către solicitant.
Data rezolvării şi predării către compartimentul secretariat o va
menţiona în registrul special instituit conform H.G. 123/2002.
Arhivează, în facilităţile punctului de informare – documentare,
exemplarul 2 al tuturor lucrărilor realizate.
În toate cazurile, urmăreşte cu atenţie, respectarea termenelor pentru
comunicarea informaţiilor solicitate.
În cazul solicitării informaţiilor de interes public în scris:
Solicitarea în scris a informaţiilor de interes public trebuie să cuprindă:
- autoritatea publică la care se adresează cererea;
- Informaţia solicitată, astfel încât să permită identificarea
informaţiei de interes public
- Numele, prenumele, funcţia şi semnătura solicitantului
- Adresa şi/sau numărul de fax la care se solicită primirea
răspunsului
a) la sediul unităţii
Înmânează solicitantului formularul de cerere tip, îndrumându-l să
completeze acest formular conform specificaţiilor legale.
În cazul în care solicitările prevăd cheltuieli, informează solicitantul
despre obligaţia achitării contravalorii acestora la casieria unităţii,
înainte de primirea informaţiilor solicitate.
Respectă procedurile (enumerate mai sus) de luare în evidenţă a
solicitării respective şi comunică solicitantului numărul şi data de
înregistrare a cererii.
b) prin poştă electronică
Solicitările informaţiilor de interes public primite în unitate prin
intermediul poştei electronice, trebuie să conţină, obligatoriu,
următoarele elemente:
- respectarea regulilor de completare a cererii tip de solicitare a
informaţiilor de interes public;
- indicarea adresei de corespondenţă pentru transmiterea
răspunsului.
În cazul în care solicitarea corespunde din punct de vedere al formei,
se comunică solicitantului, prin poştă electronică la adresa de
corespondenţă, numărul de înregistrare, data înregistrării şi data limită
a primirii informaţiilor solicitate, ori alte date referitoare la solicitarea
formulată (exceptare de la furnizarea de informaţii de interes public,
declinarea competenţei către altă instituţie) respectându-se termenele
legale.

427
Manual de proceduri

În cazul în care solicitarea nu este formulată corespunzător sau nu are


elementele necesare pentru a se putea formula şi trimite răspuns,
solicitarea va fi clasată fără răspuns.
În cazul solicitării informaţiilor de interes public prin telefon.
În cazul solicitării verbale a informaţiilor de interes public, informaţia
este furnizată pe loc, dacă este posibil. În această situaţie, va întocmi o
informare scrisă către Directorul general ANP / Directorul unităţii, ce va
fi înregistrată la secretariat şi în registrul special întocmit conform H.G.
123/2002.
În cazul în care informaţiile solicitate nu sunt disponibile pe loc,
persoana este îndrumată să solicite în scris informaţia publică, urmând
ca cererea să îi fie rezolvată în termenele prevăzute.

Aspecte de verificat
Aspecte de verificat Da Nu Obs.
Întocmirea unui document pentru evidenţa cheltuielilor generate de X
furnizarea informaţiilor de interes public sau simpla evidenţă a copiilor
chitanţelor cu care au fost achitate costurile.

PROCEDURA: P8 Procedura în cazul activităţii comisiei de analiză privind încălcarea dreptului


de acces la informaţiile de interes public

Scop: asigurarea şi respectarea de către autoritatea şi instituţia publică, a dreptului constituţional al


cetăţeanului: ,,liberul acces la informaţie”.
Premise: Comisia de analiză privind încălcarea dreptului de acces la informaţiile de interes public, prin
activitatea ei, asigură protejarea oricărei persoane împotriva lezării dreptului de acces la informaţiile de
interes public, manifestând în îndeplinirea atribuţiilor, obiectivitate, imparţialitate şi transparenţă.
Aplicabilitate: în toate unităţile din sistemul administraţiei penitenciare
Procedura ( detaliere )
Serviciul registratură Înregistrează reclamaţia şi o predă pe bază de condică secretarului
(ANP)/ Registratura comisiei.
unităţilor penitenciare
Secretarul comisiei Prezintă preşedintelui comisiei reclamaţia.
Preşedintele comisiei Stabileşte convocarea membrilor comisiei şi comunică secretarului
data,ora şi locul desfăşurării şedinţei. Începerea activităţilor comisiei nu
poate fi făcută mai târziu de 48 de ore de la primirea reclamaţiei.
Secretarul comisiei Aduce deîndată la cunoştinţa membrilor comisiei data locul şi ora
desfăşurării şedinţei, punând la dispoziţia acestora o copie după
reclamaţie.
Prezintă şefului comisiei cazurile în care şedinţa nu poate avea loc
datorită lipsei unor membrii şi ai înlocuitorilor acestora.
Preşedintele comisiei Raportează directorului general ANP/directorului unităţii, situaţiile în
care şedinţele nu pot avea loc din cauza lipsei membrilor sau a
înlocuitorilor acestora.
Directorul general ANP/ Convoacă Consiliul de conducere în vederea stabilirii unor noi
directorul unităţii înlocuitori ai membrilor comisiei care lipsesc.
Desemnează membrii înlocuitori ai comisiei, prin Decizia zilnică a
directorului ANP/unităţii, ca urmare a propunerilor şi consultărilor cu
membrii Consiliului de conducere.

428
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Secretarul Consiliului de Consemnează în registrul de proiecte a Deciziilor zilnice ale


conducere directorului ANP/ unităţii, membrii înlocuitori a comisiei, arătând modul
în care au fost desemnaţi.
Cabinet ANP/secretariat După aprobarea proiectului şi încheierea Deciziei zilnice, aduce la
unitate cunoştinţa secretarului comisiei decizia de numire a noilor membrii.
Secretarul comisiei Informează preşedintele despre noua componenţă a comisiei.
Aduce la cunoştinţa noilor membrii ai comisiei data locul şi ora
desfăşurării şedinţei, punând şi la dispoziţia acestora o copie după
reclamaţie.
Comisia Se întruneşte la ora locul şi data stabilită.
Verifică dacă este respectat termenul de depunere a reclamaţiei. În
cazul în care reclamaţia nu a fost depusă în termenul prevăzut de lege,
se formulează răspunsul, arătându-se reclamantului că din punct de
vedere procedural nu se mai poate efectua cercetarea administrativă,
clasând apoi lucrarea.
Audiază responsabilul cu informarea publică, cu privire aspectele
descrise în reclamaţie.
Audiază orice persoană care a avut sau trebuia să aibă un aport în
soluţionarea cererii iniţiale a reclamantului.
Stabileşte în urma dezbaterilor, dacă reclamaţia este întemeiată sau
nu.
Formulează în termen de 15 zile de la înregistrarea reclamaţiei
răspunsul, în cazul în care a fost constatată ca neîntemeiată
reclamaţia.
Informează prin raport scris Comisia de disciplină competentă despre
rezultatul cercetării administrative, anexând totodată o copie a
dosarului, în cazul în care reclamaţia a fost întemeiată.
Secretarul comisiei Redactează şi trimite răspunsul la sesizările reclamantului, în termen
de cel mult 15 zile de la înregistrarea reclamaţiei, în cazul unei
reclamaţii neîntemeiate, sau depuse înafara termenului prevăzut de
lege.
Comisia de disciplină Demarează procedurile de analiză a cercetării administrative a
competentă comisiei, propunând directoruluiANP/unităţii, în termen de maxim 10
zile de la înregistrarea reclamaţiei, sancţiunile ce se impun în funcţie
de vinovăţia funcţionarului public.
Directorul ANP/ unităţii Emite decizia de sancţionare a funcţionarului public, în baza propunerii
Comisiei de disciplină competentă, informând totodată preşedintele
comisiei despre măsura luată.
Comisia Se întruneşte la solicitarea preşedintelui şi formulează în termen de 15
zile de la înregistrarea reclamaţiei răspunsul în care se vor furniza
informaţiile solicitate iniţial, indicându-se şi sancţiunea administrativă
aplicată funcţionarului care s-a făcut responsabil pentru îngrădirea
accesului la informaţiile de interes public.
Secretarul comisiei Redactează şi trimite răspunsul la sesizările reclamantului, în termen
de cel mult 15 zile de la înregistrarea reclamaţiei, în conformitate cu
răspunsul formulat de membrii comisiei.

Aspecte de verificat
Aspecte de verificat Da Nu Obs.

429
Manual de proceduri

A00802 Relaţii cu mass-media şi comunicare

PROCEDURA: P1 Crearea unei baze de date cu datele de contact ale reprezentanţilor mass-
media şi actualizarea acesteia

Scop: realizarea unei baze de date electronice unitare centralizată, cu actualizare permanenta, care sa
conţină cele mai importante medii de presa din România, pe judeţe, ulterior pusa la dispoziţia tuturor
purtătorilor de cuvânt din toate unităţile penitenciare
Premise: aceasta bază de date indica profesionalismul purtătorului de cuvânt, fiind totodată un
instrument care, manipulat corespunzător, va creşte posibilitatea ca ştirea/materialul realizat si trimis
către mass-media să fie şi utilizat. Cunoaşterea specificului jurnaliştilor si a mediilor din care provin va
face posibila o comunicarea raţională si eficientă cu presa, eliminându-se astfel gândirea greşită potrivit
căreia daca sunt trimise o mulţime de comunicate/ prezentări tuturor jurnaliştilor, cu siguranţă se va găsi
cineva care să le publice. Gestionarea bazei de date mass-media devine astfel o activitatea prioritara.
Aplicabilitate: în A.N.P. si toate unităţile din sistemul administraţiei penitenciare
Procedura ( detaliere )
Purtătorul de cuvânt Culege informaţii si realizează o baza de date, in format excel, exclusiv cu
date despre partenerii de presa, care sa cuprindă:
- titlul publicaţiei sau numele instituţiei de presa
- tipul (după frecventa de apariţie si zona de acoperire)
- caracterul
- numere de telefon si fax
- e-mail, pagina web
- tirajul, distribuţii
- orientarea (pozitiva sau nu)
- ora pana la care se pot trimite materiale spre publicare
- numele persoanelor din conducere si coordonatele acestora
- reporterul acreditat pe organizaţia respectiva si coordonatele
acestuia (telefon, fax, e-mail)
Baza de date va fi structurata după tipul de opţiune mass-media :
Agenţii de presa
Presa scrisa:
Ziare, care pot fi:
- internaţionale, naţionale sau regionale
- trusturi de presa
- cu specific etnic sau in limbi străine
- ediţii in limba străina ale principalelor ziare
- locale
- specializate (drept, religie, etc), etc.
Reviste:
- săptămânale, lunare, trimestriale de interes general
- de ştiri, mondene,
- etnice, etc.
Internet
- cotidian on line naţional sau local
Presa audio-vizuala:
- televiziune străina, naţională, privată, locală, prin cablu
- radio naţional, local, privat, de specialitate (armata, religie, etc) etc.
Aduce la cunoştinţa directorului general/ directorului de unitate existenta
acestei baze de date, informându-l asupra partenerilor de presa favorabili
si nefavorabili de pe plan local / naţional.
Transmite baza de date purtătorului de cuvânt ANP in vederea
centralizării.

430
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Verifica, actualizează si corectează baza de date la sfârşitul fiecărui


trimestru si ori de cate ori intervine o schimbare in datele de contact ale
reprezentanţilor mass-media. Se vor avea in vedere mişcările frecvente
ale ziariştilor de la o publicaţie la alta, sau chiar de la un departament la
altul
Informează purtătorul de cuvânt ANP asupra modificările efectuate.

Aspecte de verificat
Aspecte de verificat Da Nu Obs.

PROCEDURA: P2 Crearea unor fişe speciale privind colaboratorii din presã

Scop: menţinerea unui contact permanent cu jurnaliştii, plasarea materialelor în presă, distribuirea
promptă de informaţii către mass-media, verificarea informaţiilor, înlesnirea legăturii dintre jurnalişti şi
lideri sau specialişti din sistem
Premise: fişierele speciale privind colaboratorii din presă sunt documente complexe împărţite în două
categorii: prima referitoare la instituţiile de presă şi a doua referitoare la jurnalişti. Aceste documente
trebuie constituite în mod sistematic, pe baza unor criterii logice şi trebuie actualizate în mod constant.
Aceste informaţii sunt extrem de utile când se întocmeşte lista cu jurnaliştii pe care dorim să-i invităm la
diverse evenimente sau să le trimitem diferite mesaje (comunicate de presă, dosare de presă). Pe baza
lor putem şti de la început care este atitudinea acestora, putând estima câţi jurnalişti sunt interesaţi de
problemele sistemului penitenciar şi vor răspunde invitaţiei şi câţi au o atitudine indiferentă sau ostilă. La
interviuri sau conferinţele de presă, datele exacte ne ajută să le cunoaştem atitudinea şi să putem
anticipa tipul de întrebări pe care ei le vor formula.
Aplicabilitate: Administraţia Naţională a Penitenciarelor şi unităţile subordonate
Procedura ( detaliere )
Purtătorul de cuvânt din 1. Întocmeşte fişiere de presă referitoare la instituţiile de presă. Acestea
unitate vor cuprinde următoarele date:
- numele publicaţiei sau al postului;
- adresa, numărul de telefon şi de fax, e-mail şi adresa web
- grupul de presă din care face parte
- periodicitate apariţiilor şi difuzării programelor de interes
- tiraje, rate de audienţă
- zonă de distribuţie
- caracteristicile publicului specific;
- ziua şi ora limită până la care pot fi trimise informaţiile
- teme şi subiecte tratate cu predilecţie de aceste instituţii de presă
- numele redactorului şef
- numele reporterilor vizaţi, cu specificarea domeniului în care sunt
specializaţi
- numele şi adresele corespondenţilor locali
- orele de difuzare a emisiunilor de ştiri în cazul posturilor din
audiovizual
2. Întocmeşte fişiere pentru fiecare jurnalist cu care acesta a venit în
contact. Acestea vor cuprinde următoarele date:
- nume, prenume şi eventual pseudonim
- numărul de telefon din redacţie
- numele, adresa şi telefonul instituţiei unde activează
- funcţia

431
Manual de proceduri

- specialitatea
- o fotografie recentă dacă este posibil
- data naşterii (oricine este încântat să primească felicitări de ziua lui de
naştere)
- data la care a fost făcută ultima reactualizare a fişierului
- evidenţa participării jurnalistului la evenimente la care a fost invitat de
administraţia penitenciarului
- frecvenţa cu care se interesează de probleme existente în sistem etc.
- gradul de veridicitate al articolelor sale;
- încălcări sau tentative de încălcare a regulamentelor interne
- se notează pe fiecare fişă acţiunile întreprinse cu jurnalistul respectiv
şi rezultatele obţinute
3. Utilizarea fişierelor de presă. În funcţie de eveniment se cercetează
fişierele de presă şi se face o selecţie a jurnaliştilor potenţial interesaţi de
informaţia pe care dorim să o transmitem.
4. Menţine legătura cu jurnaliştii după ce li s-a transmis acestora o anumită
informaţie.
5. Urmărirea promptitudinii cu care o informaţie a fost pusă în circulaţie de
către presă şi notarea acestui lucru în fişa jurnalistului sau instituţiei de
presă.
6. Reactualizează fişierele de presă. Ele trebuie aduse la zi în mod
constant, la intervale precise - o dată pe trimestru.
7. Crearea unor noi fişiere de presă referitoare la jurnalişti sau instituţii de
presă atunci când este cazul.
8. Arhivarea fişierelor de presă. Datele conţinute vor fi stocate pe
calculator în ordinea alfabetică.
9. Prezintă directorului fişierele pentru instituţiile de presă şi cele
referitoare la jurnalişti.
10. În situaţia când urmează să fie transmisă o informaţie cu privire la un
eveniment anticipat prezintă directorului unităţii lista şi fişierele cu jurnaliştii
care urmează a fi informaţi de producerea evenimentului, informându-l pe
acesta de oportunitate invitării şi efectele transmiterii mesajului respectiv.
11.Transmite purtătorului de cuvânt din A.N.P. trimestrial fişiere de presă
actualizate.
Directorul unităţii Analizează fişiere de presă.
În cazul unor evenimente care impun prezenţa reprezentanţilor mass-
media, dacă acesta este de acord semnează documentul prin care li se
permite accesul acestora în unitate
Dacă nu este de acord cu jurnaliştii sau instituţiile de presă invitate trimite
spre reanalizare lista purtătorului de cuvânt
Înmânează documentul semnat sau spre reanalizare purtătorului de
cuvânt
Purtătorul de cuvânt din Centralizează fişierele primite de la unităţi
ANP Sistematizează fişierele în funcţie de următoarele criterii: jurnaliştii presei
naţionale, jurnaliştii presei locale, corespondenţii presei străine
Fişierele centralizate vor fi puse la dispoziţia tuturor purtărilor de cuvânt

Aspecte de verificat
Aspecte de verificat Da Nu Obs.

432
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

PROCEDURA: P 3 Procedura privind solicitările din partea mass-media

Scop: asigurarea unui mod unitar, eficient şi profesionist de colaborare cu instituţiile de presă precum şi
eliminarea disfuncţionalităţilor apărute în cazul solicitărilor mass-media, necesare documentărilor
pentru realizarea materialelor de presă – scrisă sau audio – video.
Premise: în condiţiile aplicării strategiilor de comunicare şi imagine, implementate şi dezvoltate de către
Administraţia Naţională a Penitenciarelor, instituţiile mass-media au realizat că penitenciarele oferă
subiecte numeroase cu potenţial mediatic. De aceea, nu se limitează la a prelua şi transmite mesajele
elaborate de către conducerile unităţilor penitenciare ci doresc realizarea unor materiale complexe (ştiri,
reportaje, emisiuni, interviuri, etc.) cu referire la universul carceral. Pentru a nu exista disfuncţionalităţi
create de un tratament inegal aplicat jurnaliştilor în unităţile penitenciare, este necesar a se statua reguli
de bază, aplicabile în orice unitate a sistemului penitenciar, iar răspunderea aplicării lor revine în
totalitate responsabililor cu relaţiile publice, din unităţi.
Aplicabilitate: în toate unităţile din sistemul administraţiei penitenciare
Procedura ( detaliere )
Serviciul Arhivă şi Primesc solicitările scrise din partea instituţiilor de presă.
Registratură Generală / Le prezintă Directorului General ANP / Directorului unitate odată cu mapa
Secretariatul unităţii de documente.
Le înregistrează şi le distribuie ofiţerului de presă / purtătorului de cuvânt
ANP/ purtătorului de cuvânt unitate.
Înregistrează nota de informare întocmită de purtătorul de cuvânt în cazul
solicitărilor adresate telefonic de mass-media
Scade documentul de răspuns întocmit de purtătorul de cuvânt şi aprobat
de director
Directorul General ANP Primeşte de la Secretariat solicitarea scrisă a instituţiei de presă.
/ Directorul unităţii Analizează şi decide oportunitatea aprobării solicitării.
Notifică soluţia dată prin rezoluţie pe documentul primit.
Dacă solicitarea se referă la informaţii de interes public o returnează
secretariatului de unitate pentru a fi înregistrată şi distribuită funcţionarului
responsabil cu asigurarea accesului la informaţiile de interes public.
Dacă solicitarea presupune accesul reprezentantului/reprezentanţilor
mass-media în unitate, apreciază – în funcţie de subiectul de interes –
dacă se impune aprobarea accesului instituţiei de presă sau nu. În cazul
în care subiectul prezintă interes major pentru mass-media, poate dispune
organizarea unei conferinţe de presă sau al unui briefing de presă.
Înapoiază solicitarea la secretariat pentru a fi înregistrată şi distribuită
purtătorului de cuvânt.
Dacă reprezentanţii mass-media îi solicită o informaţie telefonică
informează purtătorul de cuvânt despre solicitarea avută pentru ca acesta
să o poată centraliza în evidenţele periodice. Dacă solicitarea presupune o
documentare complexa informează purtătorul de cuvânt şi îi dispune
acestuia să realizeze documentarea pe care o analizează împreună
urmând să o comunice solicitantului.
Analizează împreună cu ofiţerul de presă (purtătorul de cuvânt) sau
înlocuitorul desemnat, materialul documentar ce va fi pus la dispoziţia
jurnalistului (jurnaliştilor).
Dacă jurnalistul solicită să vină în unitate pentru a realiza materialul,
stabileşte locurile care pot filmate, fotografiate – în funcţie de specificul
fiecărei unităţi – şi le comunică ofiţerului de presă (purtătorului de cuvânt)
sau înlocuitorului desemnat.
În cazul în care constată sau este informat că jurnalistul (echipa de
jurnalişti) încalcă regulile stabilite de reglementările în vigoare sau cele ale
deontologiei profesionale, poate lua măsura întreruperii desfăşurării

433
Manual de proceduri

activităţii de documentare, (şi/sau) interzicerea accesului persoanei în


cauză în incinta unităţii, (şi/sau) informarea în scris a conducerii instituţiei
de presă pe care o reprezintă persoana în cauză.
Ofiţerul de presă / În cazul solicitărilor sosite prin poştă, fax sau poştă electronică
Purtătorul de cuvânt Ridică, pe bază de semnătură, de la secretariatul unităţii, solicitarea
sau înlocuitorul înregistrată.
În funcţie de rezoluţia dată de către Directorul General (Directorul unităţii),
desemnat. ia legătura cu instituţia de presă (corespondentul de presă) solicitantă şi îi
comunică aprobarea (neaprobarea) pentru realizarea materialului
jurnalistic.
În cazul aprobării, stabileşte împreună cu reprezentantul instituţiei de
presă:
- detaliile subiectului (subiectelor) ce vor fi abordate;
- data şi ora la care va avea loc întâlnirea de documentare;
- reguli şi condiţii pentru acces în penitenciar;
- mijloacele tehnice necesare şi permise pentru realizarea documentării;
- documentele necesare atestării identităţii şi apartenenţei la respectiva
instituţie de presă, pentru toată echipa deplasată în penitenciar;
- comunică, după caz, acordul (refuzul) persoanei private de libertate
(grupului de persoane private de libertate) ce urmează a fi intervievate,
filmate, fotografiate, etc.
În cazul solicitărilor adresate telefonic ofiţerului de presă
(purtătorului de cuvânt);
Ia act de solicitarea instituţiei de presă (jurnalistului).
Întocmeşte o notă de informare adresată Directorului General (Directorului
unităţii) şi o prezintă spre avizare.
După ce Directorul General (Directorul unităţii) a decis asupra cererii de
realizare a materialului jurnalistic, procedează ca şi în cazul în care
solicitarea a fost primită prin poştă, fax sau poştă electronică.
În cazul solicitărilor formulate de către instituţiile de presă direct la
sediul instituţiei.
Ia act de solicitarea instituţiei de presă (jurnalistului).
Comunică imediat solicitarea Directorului General (Directorului unităţii).
În cazul în care solicitarea este aprobată, însoţeşte jurnalistul (echipa de
jurnalişti) în locul unde se realizează documentarea.
Dacă nu este aprobată solicitarea, îi comunică acest lucru jurnalistului
(echipei de jurnalişti), în cel mai scurt timp, precum şi motivele pentru care
solicitarea nu a fost aprobată
Dacă solicitarea se referă la informaţii de interes public urmează
procedura legală în cazul solicitării informaţiilor de interes public.
Intocmeşte pentru fiecare solicitare o evidenţă în fişele de evidenţă a
relaţiilor cu presa şi notifică despre acestea în informările periodice privind
relaţiile cu mass-media
Proceduri de urmat pe timpul realizării materialului documentar.
Ofiţerul de presă (purtătorul de cuvânt) sau înlocuitorul desemnat
însoţeşte jurnalistul (echipa de jurnalişti) pe toată perioada vizitei de
documentare, permiţând filmarea, fotografierea sau înregistrarea numai
acelor elemente care fac parte din subiectul materialului de documentare
şi care nu sunt nominalizate expres de către conducerea unităţii.
În cazul în care documentarea se realizează în spaţii unde condiţiile de
acces impun adoptarea unor măsuri speciale (blocuri alimentare, infirmerii,
depozite, ateliere, etc.) atrage atenţia jurnalistului (echipei de jurnalişti) şi
nu permite accesul acestuia (acestora) până nu sunt luate măsurile
speciale ce se impun (folosirea ţinutei de protecţie, predarea surselor de
foc deschis – chibrituri, ţigări, brichete – urmarea itinerariilor pre-stabilite,
etc.).

434
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Nu permite fotografierea, filmarea, înregistrarea persoanelor private de


libertate care nu şi-au exprimat acordul scris în această privinţă, sau a
celor care nu îndeplinesc condiţiile prevăzute de O.M.J. 700/C/08.05.1997
Sprijină jurnalistul (echipa de jurnalişti) în realizarea materialului
documentar prin punerea la dispoziţie a informaţiilor necesare
documentării sau prin înlesnirea contactelor cu persoanele (angajaţi ai
unităţii – funcţionari publici cu statut special sau personal contractual) în
măsură să ofere informaţii despre subiectele de interes.
Nu intervine în convorbirile dintre reporteri şi persoanele private de
libertate decât atunci când constată că discuţiile se poartă pe alte teme
decât cele aprobate pentru a fi documentate.
Anunţă, în mod politicos, jurnalistul (echipa de jurnalişti) la expirarea
timpului alocat documentării
La terminarea activităţilor, solicită ca jurnalistul (echipa de jurnalişti) să
verifice materialele cu care a realizat documentarea, după care îl (îi)
conduce la Postul Control nr. 1, în vederea îndeplinirii formalităţilor de
ieşire din penitenciar. (predarea ecusoanelor de Vizitator, ridicarea
telefoanelor mobile şi/sau a celorlalte materiale lăsate în custodia Postului
Control).
Informează Directorul General (Directorul unităţii) despre cum a decurs
activitatea şi despre toate situaţiile deosebite apărute pe timpul
desfăşurării documentării.
Declaraţiile date cu ocazia documentărilor pentru materiale
jurnalistice.
Dacă pe timpul documentării pentru materialele jurnalistice, realizate în
unităţile penitenciare, se solicită sau se impune luarea unor declaraţii
reprezentanţilor legali ale acestora, se va proceda în următoarele moduri:
- de regulă, declaraţiile pentru subiecte comune sau legate de
persoanele private de libertate vor fi date de către ofiţerul de presă
(purtătorul de cuvânt) sau înlocuitorul desemnat;
- declaraţiile vor fi cât se poate de clare, scurte şi cu referire strictă la
subiectul de interes. Mesajele vor fi structurate în propoziţii scurte, care să
nu conţină opinii personale, ci numai poziţia oficială a conducerii unităţii
sau prevederile legale legate de activitatea din penitenciar;
- nu se vor refuza solicitările de a da declaraţii mass-media. Dacă
persoana care dă declaraţie nu este pregătită să răspundă, solicită timp
pentru documentare, iar dacă informaţia solicitată necesită documentare
complexă, stabileşte împreună cu jurnalistul, termenul limită până la care
să-i pună la dispoziţie informaţia solicitată;
- ofiţerul de presă (purtătorul de cuvânt) sau înlocuitorul desemnat
trebuie să aibă o ţinută decentă, în concordanţă cu funcţia publică pe care
o îndeplineşte şi să respecte toate regulile stabilite pentru realizarea
interviului;
- în toate declaraţiile se vor evidenţia: rolul instituţiei şi măsurile
întreprinse pentru realizarea scopurilor propuse;
- pe cât posibil, declaraţiile oficiale ale reprezentanţilor instituţiei se vor
acorda în locuri în care se pot surprinde imagini care au legătură cu
evenimentul despre care are loc documentarea - în cazul activităţilor
cultural-educative sau productive organizate de către penitenciar şi în
locuri special stabilite în cazul în care declaraţiile fac referire la alte
evenimente, în cazul situaţiilor de criză se pot amenaja locuri speciale
bine iluminate, şi care să cuprindă elemente de identificare ale unităţii.

Aspecte de verificat
Aspecte de verificat Da Nu Obs.

435
Manual de proceduri

PROCEDURA: P 4 Procedura de acces a presei în penitenciare

Scop: asigurarea unui mod unitar, eficient şi profesionist de colaborare cu instituţiile de presă precum şi
eliminarea disfuncţionalităţilor apărute în cazul solicitărilor mass-media, necesare documentărilor
pentru realizarea materialelor de presă – scrisă sau audio – video.
Premise: în condiţiile aplicării strategiilor de comunicare şi imagine, implementate şi dezvoltate de către
Administraţia Naţională a Penitenciarelor, instituţiile mass-media au realizat că penitenciarele oferă
subiecte numeroase cu potenţial mediatic. De aceea, nu se limitează la a prelua şi transmite mesajele
elaborate de către conducerile unităţilor penitenciare ci doresc realizarea unor materiale complexe (ştiri,
reportaje, emisiuni, interviuri, etc.) cu referire la universul carceral. Pentru a nu exista disfuncţionalităţi
create de un tratament inegal aplicat jurnaliştilor în unităţile penitenciare, este necesar a se statua reguli
de bază, aplicabile în orice unitate a sistemului penitenciar, iar răspunderea aplicării lor revine în
totalitate responsabililor cu relaţiile publice, din unităţi.
Aplicabilitate: în toate unităţile din sistemul administraţiei penitenciare
Procedura ( detaliere )

Şef post control 1 Legitimează persoanele care se prezintă la Postul de Control nr. 1 şi îşi
declină calitatea de jurnalişti.
Verifică şi înregistrează actul de identitate valabil şi legitimaţia de serviciu
vizată la zi.
Anunţă purtătorul de cuvânt al unităţii despre prezenţa reprezentanţilor
presei în incinta P.C.1.
Permite accesul jurnaliştilor în penitenciar numai în prezenţa purtătorului
de cuvânt sau înlocuitorului desemnat, care prezintă aprobarea scrisă a
directorului.
Efectuează procedurile de acces în unitate, interzicând accesul cu
telefoane mobile sau cu aparatură tehnică ce nu este aprobată pentru
realizarea materialului jurnalistic.
În cazul reţinerii la Postul Control a anumitor obiecte, întocmeşte un
proces verbal de luare în custodie, pe perioada vizitei, a acelor obiecte.
Documente necesare accesului în unitate.
Cartea de identitate;
Legitimaţia de serviciu, care să ateste faptul că este reprezentant al
instituţiei solicitante, vizată la zi;
Solicitarea scrisă (cu rezoluţia de aprobare a Directorului) – pusă la
dispoziţie de ofiţerul de presă (purtătorul de cuvânt) sau înlocuitorul
desemnat - după caz – solicitarea va cuprinde lista nominală a echipei de
jurnalişti, cu datele de identificare ale fiecăruia dintre componenţi.
Mijloace tehnice permise în incinta unităţilor penitenciare.
Aparate de fotografiat;
Reportofoane;
Camere de filmat;
Microfoane;
Alte dispozitive ajutătoare la realizarea materialului jurnalistic: reflectoare,
cabluri, oglinzi, ecrane, etc.
În cazul transmisiunilor în direct din incinta unităţii – se permite accesul
carului de reportaj într-o locaţie cât mai apropiată de locul transmisiei – cu
condiţia asigurării siguranţei depline a acestuia.
Procedura de acces în unitate
Jurnalistul solicitant (echipa de jurnalişti) se prezintă la punctul de control
situat la intrarea în unitate.
Face dovada identităţii sale prin documentele de identitate (carte de
identitate valabilă şi legitimaţie de serviciu vizată la zi).

436
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Predă telefonul (telefoanele) mobil – fiindu-i strict interzis accesul cu


acesta în interiorul unităţii.
Şeful Post Control anunţă ofiţerul de presă (purtătorul de cuvânt) sau
înlocuitorul desemnat.
Acesta se prezintă la Postul Control, având asupra sa solicitarea scrisă a
jurnalistului, cu rezoluţia Directorului General (Directorului unităţii).
Sprijină agenţii din Postul Control în a identifica şi permite accesul
jurnalistului doar cu mijloacele tehnice necesare realizării materialului
documentar. Celelalte dispozitive, nenecesare, vor fi lăsate la Punctul
Control, în baza unui proces verbal de predare – primire.
Purtătorul de cuvânt sau înlocuitorul desemnat, îi comunică (reaminteşte)
regulile ce trebuie respectate pe timpul cât se deplasează în interiorul
unităţii.
În cazul solicitărilor instituţiilor de presă din afara României se va
proceda în felul următor:
Dacă penitenciarul este contactat în prealabil:
- se solicită instituţiei de presă o solicitare scrisă, în original (sau prin
fax), de preferat în limba română, care să cuprindă: denumirea completă a
instituţiei solicitante, adresa, datele de contact, număr de înregistrare,
numele conducătorului instituţiei în clar, semnătura acestuia şi ştampila,
subiectul de interes, perioada în care ar dori să realizeze materialul
jurnalistic, etc.;
- purtătorul de cuvânt al penitenciarului prezintă solicitarea directorului;
- directorul unităţii apreciază asupra oportunităţii materialului jurnalistic şi
aprobă (sau nu) solicitarea;
- solicitarea, având rezoluţia directorului unităţii, este prezentată la
secretariatul unităţii pentru a fi înregistrată şi distribuită purtătorului de
cuvânt;
- dacă solicitarea nu este aprobată, purtătorul de cuvânt întocmeşte un
adresă, care va fi aprobată şi semnată de către directorul unităţii, către
instituţia solicitantă, prin care informează despre decizia directorului şi
motivele care au stat la baza acesteia. Adresa va fi expediată pe acelaşi
canal de comunicare pe care a fost recepţionată solicitarea (numărul de
înregistrare al adresei de răspuns va fi cel cu care a fost înregistrată
solicitarea, fiind posibilă astfel şi scăderea lucrării din evidenţele
compartimentului secretariat);
- dacă solicitarea se referă la realizarea unui material jurnalistic referitor
la o persoană privată de libertate, purtătorul de cuvânt se asigură că
respectiva persoană întruneşte condiţiile prevăzute de O.M.J. 700/1997,
informează persoana în cauză despre acest lucru şi îi solicită o declaraţie
scrisă prin care îşi exprimă acordul pentru realizarea materialului
jurnalistic;
- dacă solicitarea este aprobată, întocmeşte o adresă în care va
comunica acordul directorului unităţii, acordul persoanei private de
libertate, data şi ora la care a fost stabilită activitatea, timpul alocat pentru
desfăşurarea activităţii, precizări despre îndatoririle şi obligaţiile ce le revin
reprezentanţilor instituţiilor de presă ce urmează să realizeze materialul de
presă în penitenciar şi se solicită o informare scrisă despre materialele
tehnice folosite la realizarea documentării şi numărul, numele şi datele de
identificare (serii şi numere de paşaport) ale tuturor componenţilor echipei
(al jurnalistului);
- la data şi ora stabilită, pentru accesul în unitate, se vor efectua
procedurile stabilite pentru accesul presei, avându-se în vedere ca datele
comunicate să corespundă cu cele ale persoanelor prezentate la Postul
Control nr. 1;
- în cazul în care nici unul din membrii echipei de jurnalişti nu cunoaşte
limba română, penitenciarul nu este obligat să pună la dispoziţie
translatori.

437
Manual de proceduri

Dacă jurnalistul (echipa de jurnalişti) se prezintă la postul control nr.


1 al penitenciarului fără a fi anunţat în prealabil:
- şeful Post Control nr. 1 îi legitimează şi le solicită să probeze calitatea
de jurnalist, după care anunţă purtătorul de cuvânt al unităţii (înlocuitorul
desemnat);
- purtătorul de cuvânt al unităţii (înlocuitorul desemnat) se prezintă la
Postul Control nr. 1, se informează despre subiectul solicitării, după care
aduce la cunoştinţa directorului solicitarea primită;
- în urma deciziei directorului, procedează ca şi în cazurile descrise mai
sus.
- la finalul activităţii întocmeşte o informare scrisă către directorul unităţii,
pe care o înregistrează la secretariatul unităţii şi o clasează în
documentele sale de evidenţă.
- În niciunul din cazuri, penitenciarele nu au obligaţia să asigure
translatori. În cazul în care echipa de jurnalişti vorbeşte limba română,
purtătorul de cuvânt le va sugera să reia solicitarea după ce au angajat un
translator.
Aspecte de verificat
Aspecte de verificat Da Nu Obs.

PROCEDURA: P 5 Relaţiile cu presa în afara locurilor de deţinere

Scop: asigurarea unui mod unitar, eficient şi profesionist de colaborare cu instituţiile de presă precum şi
eliminarea disfuncţionalităţilor apărute în cazul solicitărilor mass-media, necesare documentărilor
pentru realizarea materialelor de presă – scrisă sau audio – video.
Premise: în condiţiile aplicării strategiilor de comunicare şi imagine, implementate şi dezvoltate de către
Administraţia Naţională a Penitenciarelor, instituţiile mass-media au realizat că penitenciarele oferă
subiecte numeroase cu potenţial mediatic. De aceea, nu se limitează la a prelua şi transmite mesajele
elaborate de către conducerile unităţilor penitenciare ci doresc realizarea unor materiale complexe (ştiri,
reportaje, emisiuni, interviuri, etc.) cu referire la universul carceral. Pentru a nu exista disfuncţionalităţi
create de un tratament inegal aplicat jurnaliştilor în unităţile penitenciare, este necesar a se statua reguli
de bază, aplicabile în orice unitate a sistemului penitenciar, iar răspunderea aplicării lor revine în
totalitate responsabililor cu relaţiile publice, din unităţi.
Aplicabilitate: în toate unităţile din sistemul administraţiei penitenciare
Şeful structurii care se În cazul în care, pe timpul desfăşurării de activităţi în afara locului de
deplasează în afara deţinere, în spaţii în care este permis accesul publicului, vor fi
unităţii (puncte de lucru reprezentanţi ai instituţiilor de presă care filmează, fotografiază sau
înregistrează, va respecta regulile de siguranţă impuse de îndatoririle
sau instanţe de prevăzute în carnetul postului.
judecată, organe de Deoarece în spaţii publice nu poate interzice filmarea, fotografierea sau
urmărire penală sau înregistrarea, va lua următoarele măsuri:
unităţi sanitare din - va informa reprezentanţii presei că în zonă se află un dispozitiv special şi
reţeaua Ministerului le va atrage atenţia că nu au voie să filmeze, înregistreze, fotografieze
Sănătăţii) sistemele de siguranţă, elementele de pază şi escortare şi persoanele
private de libertate fără acordul scris al acestora;
- va informa de îndată unitatea (Şeful de tură);
- în cazul în care reprezentanţii presei îşi continuă demersurile, va lua
măsuri pentru a introduce persoanele private de libertate în camerele de
arest (în cazul instanţelor de judecată şi atunci când aceştia nu se află în
sălile de judecată);
- informează preşedintele instanţei de judecată;

438
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

- nu face declaraţii presei dacă nu are aprobarea directorului în acest sens;


- consemnează despre acest lucru în carnetul postului.
În cazul în care activităţile desfăşurate în afara unităţii sunt
comunicate presei de către structurile de relaţii publice ale unităţii.
Formează dispozitivul de pază şi supraveghere aşa cum este prevăzut în
carnetul postului sau cum este stabilit prin ordinul de misiune.
Permite accesul reprezentanţilor presei în interiorul dispozitivului, numai
însoţiţi de către purtătorul de cuvânt al unităţii.
Nu permite jurnaliştilor să lase în interiorul dispozitivului de pază,
nesupravegheate, elemente ale aparaturii tehnice pe care le au asupra lor.
Nu permite schimburi de obiecte sau înscrisuri între persoanele private de
libertate şi jurnalişti sau alte persoane.
Nu permite jurnaliştilor să înregistreze, filmeze, fotografieze în detaliu
persoanele private de libertate care nu şi-au exprimat expres
disponibilitatea; în cazul în care este nevoie de ilustrarea materialului
jurnalistic, permite filmarea, fotografierea, înregistrarea grupurilor de
deţinuţi în ansamblu, fără detalii, şi pe cât posibil din spate.
Înainte de plecare, verifică zona pentru a descoperi existenţa posibilelor
obiecte interzise, se asigură că toţi reprezentanţii presei au părăsit zona de
responsabilitate, efectuează apelul numeric al persoanelor private de
libertate, îi deplasează pe aceştia la mijlocul de transport şi dispune
deplasarea la unitate.
Purtătorul de cuvânt al Participă la toate activităţile desfăşurate în afara locului de deţinere despre
unităţii care au fost anunţate, în prealabil, instituţiile de presă.
Pe timpul desfăşurării activităţilor procedează conform procedurilor
referitoare la interviurile acordate de persoanele private de libertate sau de
către funcţionarii publici cu statut special.
Consemnează aceste activităţi într-o notă de informare pe care o
înaintează Directorului unităţii la încheierea misiunii.
Secretariatul unităţii Înregistrează nota de informare a purtătorului de cuvânt.
O înapoiază acestuia pentru clasare.

Aspecte de verificat
Aspecte de verificat Da Nu Obs.

PROCEDURA : P 07 Realizarea ştirilor de presă

Scop: relaţiile cu mass-media reprezintă o componenta esenţiala a strategiei de comunicare si imagine


si constau in schimbul de informaţii regulat, consecvent, deschis si transparent al unei instituţii cu
jurnaliştii din mass-media, indiferent de suportul si de audienta lor. Ştirile de presa pe gustul acestora
generează credibilitate si o deschidere importanta pentru promovarea activităţii serviciului penitenciar,
făcând sa apară ştirea aşa cum este transmisa.
Premise: pentru a avea o relaţie de colaborare cu reprezentanţii presei, bazata pe încredere reciproca
si respect, purtătorul de cuvânt are datoria de a întocmi si transmite acestora informaţii care merita a fi
preluate ca atare si publicate de mass-media interesate.
Aplicabilitate: în ANP si toate unităţile din sistemul administraţiei penitenciare
Procedura ( detaliere )

439
Manual de proceduri

Purtătorul de cuvânt Are obligaţia sa fie in permanenta informat despre activităţile specifice
instituţiei, care pot face subiectul unei ştiri de presa; ştirea este
modalitatea cea mai la indemna pentru difuzarea informaţiilor de
actualitate (evenimente care s-au petrecut, care sunt in desfăşurare,
sau care urmează sa aibă loc intr-un viitor apropiat);

Va redacta ştirea de presa pe structura unei piramidei răsturnate,


informaţiile fiind prezentate in ordinea descrescătoare a importantei lor;
informaţiile de maxima importanta - tip „soc” vor fi plasate in primul
paragraf.

Structura ştirii de presa:


1. Titlul scurt, atrăgător, care sa cuprindă un verb activ la prezent sau
viitor;
2. Introducerea ştirii (sau lead-ul) este nucleul informativ esenţial, care
sintetizează principalele informaţii si îndeplinineşte funcţia:
¾ de a surprinde esenţa, conţinând obligatoriu răspunsurile la
întrebările cine?, ce?, unde?, când? - presupune inventivitate şi
inteligenţă;
¾ de a îndemna cititorul la lectură ;
3.Dezvoltarea ştirii, etapă ce presupune respectarea câtorva cerinţe:
¾ textul trebuie să aibă un caracterul unitar
¾ sa fie coerent
¾ să cuprindă cât mai multe informaţii şi elemente concrete.
Corpul ştirii va conţine explicarea, aprofundarea introducerii; date privind
situarea evenimentului în context (antecedente, circumstanţe,
consecinţe);detalii secundare, care întregesc imaginea faptului relatat.
4. Încheierea - cuprinde detalii mai puţin importante dar considerate
interesante pentru opinia publica
După redactare, purtătorul de cuvânt verifica minuţios ştirea de presa din
punct de vedere al corectitudinii formale si de fond, al acurateţei, pentru
eliminarea oricăror erori privind:
- faptele - trebuie evitata orice eroare – se impune o noua verificare a
tuturor informaţiilor ce urmează a fi transmise ( data,ora, loc, împrejurări,
etc, )
- cifrele
- corectitudinea gramaticala si ortografica
- corectitudinea exprimării – evitarea cacofoniilor, a tautologiilor, a
repetiţiilor, a jargonului, a construcţiilor frazale lipsite de subiect sau de
predicat, a abrevierilor si prescurtărilor.etc
- organizarea conţinutului - modelul piramidei inversate
- includerea informaţiilor de fond - cititorul va putea judeca
evenimentul in cunoştinţa de cauza
- atribuirea unor informaţii – sa fie atribuite unei surse credibile si uşor
de verificat
- citatele – sa fie relevante, scurte
- deplinătatea - sa răspundă la toate întrebările pe care cititorul si le-ar
putea pune
- obiectivitatea - opiniile personale, presupunerile, etc nu îşi au locul

440
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

- imparţialitatea – in cazul unei probleme controversate este bine sa fie


reproduse argumentele tuturor parţilor implicate
- cerinţele de forma / procedura de redactare – întocmire a
documentelor Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor şi a unităţilor
subordonate (sigla ANP, font, spaţiere, semnatar/reprezentant instituţie,
subsol - coordonatele instituţiei: denumirea, adresa, numerele de telefon si
fax, adresa de e-mail, pagina de internet; etc)
După eliminarea eventualelor erori, purtătorul de cuvânt prezintă ştirea de
presa directorului pentru eventuale modificări / avizare/semnare si o
transmite mass-mediei
Directorul general ANP/ Directorul verifica / avizează / semnează ştirea de presa.
Directorul
penitenciarului
Purtătorul de cuvânt Informează Purtătorul de cuvânt al ANP:
- anterior transmiterii unei ştiri de presa care cuprinde anumite
evenimente negative petrecute in penitenciar sau înaintea organizării unor
activităţi deosebite in societate ( expoziţii etc.)
- ulterior transmiterii ştirilor de presa referitoare la activităţi obişnuite
Transmite ştirea de presa operatorilor mass-media in vederea publicării /
difuzării .

Aspecte de verificat
Aspecte de verificat Da Nu Obs.

PROCEDURA : P8 Organizarea conferinţelor de presă

Scop: transmiterea unor informaţii importante, simultan, opiniei publice, societăţii civile prin intermediul
jurnaliştilor şi operatorilor mass-media.
Premise: Pentru reuşita unei conferinţe de presă, este esenţial să existe informaţii de interes major
pentru mass-media şi o echipă capabilă să o organizeze în mod profesional şi cu un buget rezonabil
Aplicabilitate: Administraţia Naţională a Penitenciarelor şi unităţile subordonate

Compartimentul de 1.Alegerea temei sau temelor pe marginea cărora se organizează


presă / Purtătorul de conferinţa de presă.
cuvânt din unitate Organizarea conferinţelor de presă se va efectua numai în cazuri
excepţionale cum ar fi:
- bilanţul anual al penitenciarului;
- producerea unor evenimente negative care suscită în mod deosebit
atenţia jurnaliştilor;
- un eveniment cultural sau social cu impact deosebit asupra societăţii
civile;
- pentru a economisi timp, preîntâmpinând un număr mare de interviuri
individuale;
- pentru a anticipa un eveniment de interes major pentru mass-media.
Compartimentul de presă / Purtătorul de cuvânt propune directorului
general al ANP / directorului unităţii organizarea unei conferinţe de presă
dacă el consideră necesar acest lucru.

441
Manual de proceduri

Este indicată organizarea conferinţelor de presă de luni până joi, între


orele 10.oo – 14.00. Ora de încheiere a conferinţei trebuie să fie
convenabilă pentru jurnalişti, care au nevoie de timp ca să scrie, să obţină
informaţii suplimentare, să facă fotografii, să monteze imaginile de la
eveniment sau să ia interviuri în exclusivitate.
2. Documentarea în vederea realizării mapelor de presă.
Compartimentul de presă / Purtătorul de cuvânt se documentează temeinic
cu privire la temele care vor face obiectul conferinţei de presă, discută cu
persoanele implicate şi cu specialiştii în domeniu, strânge date statistice
cu privire la subiect, selectează alte posibile subiecte, analizează
eventualele stări conflictuale între conducerea instituţiei şi personal,
sindicate etc. şi ia în calcul posibilitatea ridicării unor probleme de către
operatorii mass-media în timpul conferinţelor de presă.
3. Elaborarea invitaţiilor la conferinţa de presă, a mapelor de presă şi
a dosarelor de presă
a). Elaborarea invitaţiilor. Acestea trebuie să conţină:
- antetul penitenciarului;
- numărul de înregistrare al invitaţiei;
- date emiterii;
- cuvântul „INVITAŢIE”, înaintea titlului;
- titlul - este recomandat ca titlul să conţină numele penitenciarului,
pentru ca acesta să se întipărească bine în mintea jurnalistului invitat
precum şi motivul pentru care se organizează conferinţa;
- textul invitaţiei trebuie să cuprindă următoarele precizări:
ƒ numele persoanei care invită – de obicei directorului
penitenciarului; numele acestuia se scrie în întregime, iar funcţia este
prezentată în detaliu;
ƒ subiectul conferinţei (acesta va fi prezentat în câteva rânduri,
subliniindu-se importanţa, interesul, noutatea temei aflate pe ordinea de
zi);
ƒ persoanele reprezentative care vor participa la conferinţa de presă;
ƒ momentul desfăşurării conferinţei (data, ziua, ora);
ƒ locul de desfăşurare;
ƒ data limită de confirmare a participării;
ƒ adresa, e-mailul, telefonul şi faxul purtătorului de cuvânt – ca
persoană de contact pentru informaţii suplimentare sau pentru confirmarea
participării;
ƒ existenţa (dacă este cazul) a unui lunch sau cocteil după conferinţă
Invitaţia va fi prezentată directorului penitenciarului pentru analiză şi
aprobare.
b). Elaborarea mapelor de presă:
Mapa de presă va conţine exemplare tipărite ale materialelor care urmează
a fi prezentate în conferinţa de presă, după cum urmează:
- Invitaţia la conferinţa de presă;
- lista vorbitorilor şi a organizatorilor (nume complet, funcţie, organi-
zaţie);
- sinteze ale activităţilor care constituie subiectul conferinţei de presă;
Mapa de presă trebuie să reprezinte instituţia care organizează conferinţa.
Trebuie personalizată dacă există resursele necesare.
Fiecare material din mapa de presă va fi prezentat directorului
penitenciarului pentru analiză şi aprobare. Mapa de presă trebuie trimisă
jurnaliştilor odată cu invitaţia la conferinţă.
c). Elaborarea dosarelor de presă.
Dosarul de presă permite prezentarea în profunzime a subiectului;
abordarea subiectului din unghiuri diferite, sugerându-le jurnaliştilor direcţii
posibile pentru viitoarele lor articole; permite jurnalistului cunoaşterea
subiectului într-un timp scurt. Coperta dosarului trebuie să fie simplă, să

442
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

cuprindă la loc vizibil antetul penitenciarului şi tema dosarului de presă.


Fiecare material din dosarul de presă trebuie să cuprindă antetul
penitenciarului, data difuzării, iar la final se vor preciza numele, funcţia,
telefonul, faxul şi funcţia persoanei care poate oferi informaţii suplimentare.
Va fi înmânat tuturor jurnaliştilor la intrarea în sala de conferinţă sau va fi
trimis la redacţie a doua zi pentru jurnaliştii care au absentat.
Dosarul de presă trebuie să conţină:
- sumarul, care menţionează toate materialele clasate după gradul de
interes; acest sumar va fi aşezat la începutul dosarului;
- prezentarea generală a penitenciarului (populaţie carcerală- număr,
categorii de persoane private de libertate, regimuri de executare; nr.de
funcţionari publici cu statut special angajaţi, etc).
- date despre directorii si directorii adjuncţi ai penitenciarului
- diferite documente conţinând informaţii de interes public (bilanţul de
activitate, bugetul, scurt istoric al organizaţiei, lista partenerilor
guvernamentali şi neguvernamentali cu care penitenciarului are încheiate
protocoale de colaborare, etc);
- date statistice, grafice şi fotografii.
Fiecare material din dosarul de presă va fi prezentat directorului
penitenciarului pentru analiză şi aprobare.
4. Trimiterea invitaţiilor către reprezentanţii mass-media.
- invitaţiile de presă se redactează şi se transmit împreună cu mapele
de presă tuturor publicaţiilor şi posturilor de radio sau televiziune, după
consultarea fişierelor de presă. Consultarea prealabilă a fişierelor de presă
este obligatorie, deoarece purtătorul de cuvânt îşi poate aminti poziţia
jurnaliştilor faţă de penitenciar cât şi tipul de întrebări pe care acest
jurnalist le poate pune şi poate pregăti răspunsuri adecvate şi elaborate;
- invitaţiile pot fi atât nominale, cât şi generale, adresate redacţiei.
Dacă destinatarii nu sunt cunoscuţi, invitaţia va fi expediată pe numele
redactorului-şef sau al şefului de departament din sfera de activitate
corespunzătoare;
- invitaţiile de presă vor fi transmise operatorilor mass-media cu cel
mult o săptămână sau cel puţin trei zile înainte de desfăşurarea conferinţei
de presă;
- înainte de a fi transmise operatorilor mass-media invitaţiile de presă
vor fi supuse atenţiei directorului penitenciarului pentru analiză şi aprobare;
- înainte de a fi transmise presei invitaţiile de presă vor fi transmise
purtătorului de cuvânt din A.N.P.
5. Obţinerea confirmării de participare.
Cu o zi înainte de conferinţă, Compartimentul de presă / purtătorul de
cuvânt va da un telefon jurnaliştilor pentru a reînnoi invitaţia la conferinţa
de presă şi pentru a obţine confirmarea de participare. Aceasta se poate
solicita şi prin intermediul poştei electronice!
După confirmarea participării la conferinţa de presă, Compartimentul de
presă / purtătorul de cuvânt va întocmi un tabel nominal cu jurnaliştii
prezenţi la eveniment pe care îl va supune atenţiei directorului general al
ANP / directorului unităţii pentru analiză şi aprobare. Un exemplar al
tabelului de acces aprobat va fi dus în punctul de acces in unitate iar
exemplarul 1 va fi arhivat de către Compartimentul de presă / purtătorul de
cuvânt. Dacă un jurnalist nu este sigur de participarea sa (sau a unui coleg
de redacţie) la conferinţa de presă, in tabelul de acces va fi specificată
doar numele instituţiei de presă.
6. Organizarea spaţiului unde va avea loc conferinţa de presă
- sala în care va avea loc conferinţa de presă trebuie să fie agreabilă, cu
o acustică bună, situată într-un loc uşor accesibil şi suficient de
încăpătoare pentru 30-40 de persoane. Trebuie să fie dotată cu scaune,
mese, surse de energie, sistem de amplificare, scaune şi masă pentru cei

443
Manual de proceduri

care susţin conferinţa; trebuie verificate din timp facilităţile de acces şi


parcare pentru jurnalişti;
- este util să existe la dispoziţie o cameră în plus, în care să întâmpinaţi
invitaţii şi să fie organizate întâlniri informale, interviuri şi să oferiţi băuturi
răcoritoare, după conferinţă. De asemenea este obligatorie existenţa unui
vestiar în care jurnaliştii să-şi poată lăsa hainele groase sau umbrelele;
- sala conferinţei de presă trebuie personalizată folosind imaginea
penitenciarului (banner, antet, drapel, postere, publicaţii etc.);
- acolo unde este cazul, se va asigura necesarul de echipamente tehnice
şi, mai ales, se va verifica dacă au ajuns în sală şi că funcţionează, cu cel
puţin o oră înainte de începerea conferinţei;
- la masa vorbitorilor se recomandă să existe microfoane fixe, iar pentru
întrebările din public, microfoane mobile;
- se pot folosi pentru prezentări un proiector video şi un ecran de
proiecţie, ceea ce presupune existenţa unui computer. Întotdeauna trebuie
verificată conexiunea dintre computer şi proiector, precum şi dacă
documentul pe care îl veţi parcurge se deschide. Dacă documentul a fost
adus pe CD sau dischetă, trebuie salvat în memoria calculatorului înainte
de începerea conferinţei;
- purtătorul de cuvânt care este şi moderatorul conferinţei de presă:
întâmpină invitaţii, rosteşte cuvântul de bun-venit, prezintă vorbitorii şi
subiectul conferinţei, clarifică inexactităţile care pot apărea în transmiterea
mesajelor, intermediază relaţia dintre vorbitori şi public, intervine şi
corectează îndepărtările de la subiect, îi invită pe jurnalişti să pună
întrebări – întrebări pe care le deleagă persoanei celei mai potrivite să
răspundă – şi închide lucrările conferinţei;
- la intrarea în sala de conferinţă jurnaliştii vor fi întâmpinaţi de purtătorul
de cuvânt. De asemenea va avea o listă a invitaţilor (în ordine alfabetică a
instituţiilor de presă) pentru a putea ţine evidenţa celor prezenţi sau
absenţi; totodată el va înmâna jurnaliştilor dosarele şi mapele de presă şi îi
va conduce în sală. Nu este indicat să li se sugereze jurnaliştilor pe ce
scaune sau în ce parte a sălii să stea pentru a nu crea animozităţi;
- conferinţa trebuie să înceapă la ora anunţată în invitaţie, întârziaţii vor fi
aşteptaţi cel mult 10 minute;
- acolo unde există posibilităţi conferinţa va fi înregistrată sonor şi
audiovizual de către personalul tehnic al unităţii.
7. Analizarea modului în care s-a desfăşurat conferinţa de presă
- după terminarea conferinţei va parcurge lista jurnaliştilor invitaţi şi va
nota în fişierele de presă ziariştii care nu au venit;
- vor trimite dosarele de presă jurnaliştilor absenţi;
- în zilele următoare va urmări reacţia presei, pentru a se vedea cât şi ce
s-a scris sau ce s-a difuzat în audiovizual în legătură cu conferinţa de
presă;
- în cazul în care conferinţa nu a avut niciun ecou, purtătorul de cuvânt
trebuie să analizeze cauzele acestui fapt: alegerea momentului, subiectul
conferinţei, calitatea intervenţiilor, tipul redacţiilor şi jurnaliştilor invitaţi,
modul cum a fost organizat întregul eveniment.
- După evaluarea calitativă şi caritativă a mediatizării în presă se va
întocmi un raport care va fi prezentat directorului unităţii şi purtătorului de
cuvânt din A.N.P.
Directorul unităţii Oportunitatea şi alegerea temei conferinţei de presă vor fi stabilite de
către directorul penitenciarului după consultarea prealabilă a celorlalţi
factori implicaţi în eveniment şi a purtătorului de cuvânt.
Analizează şi aprobă lista cu jurnaliştii invitaţi, invitaţiile, mapele, dosarele
de presă şi accesul jurnaliştilor în unitate în ziua conferinţei de presă.

444
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Înmânează documentele semnate sau spre reanalizare purtătorului de


cuvânt.
Participă activ la conferinţa de presă şi vorbeşte în numele organizaţiei,
răspunde întrebărilor adresate de jurnalişti.
Înaintea începerii conferinţei de presă se documentează în detaliu despre
subiectele abordate şi discută cu toţi factorii implicaţi, inclusiv cu purtătorul
de cuvânt.
Îşi pregăteşte discursul (eventual cu ajutorul purtătorului de cuvânt).
Discută în detaliu cu purtătorul de cuvânt despre jurnaliştii invitaţii, modul
în care reacţionează aceştia, tipul de întrebări posibile şi eventualele
răspunsuri.
Compartimentul de Apreciază asupra oportunităţii realizării conferinţei de presă şi a temelor
presă din ANP alese.
După terminarea conferinţei de presă analizează împreună cu purtătorul
de cuvânt toate aspectele privind organizarea şi evaluarea conferinţei de
presă.
Centralizează evaluările tuturor conferinţelor de presă realizate la nivelul
întregului sistem.
Propune noi metode de lucru sau de îmbunătăţire a activităţii referitoare
de organizarea conferinţelor de presă.
Aspecte de verificat
Aspecte de verificat Da Nu Obs.

PROCEDURA: P9 Organizarea de interviuri cu reprezentanţii din conducerea ANP sau alţi


specialişti din sistemul penitenciar

Scop: Informarea corectă şi obiectivă a societăţii despre activitatea sistemului penitenciar românesc.
Premise: activităţile desfăşurate în sistemul penitenciar românesc au devenit interesante pentru
publicul larg datorită unor evenimente succesive din ultima perioadă. Demilitarizarea sistemului şi
apariţia organizaţiilor sindicale au crescut gradul de transparenţă al activităţii instituţiei, încarcerarea
unor personaje controversate ale vieţii publice din România a dus la sporirea interesului despre
„interiorul” real al penitenciarelor. Toate acestea au condus la apariţia unor judecăţi, mai mult sau mai
puţin fundamentate, vis a vis de realitatea penitenciară. În acest scop, organizarea unor interviuri cu
participarea factorilor de conducere şi specialiştilor de la orice eşalon, oferă posibilitatea informării
corecte a publicului larg de către specialişti, pregătiţi în domeniul de activitate particular al
penitenciarelor.
Aplicabilitate: la nivelul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor şi toate unităţile subordonate
Procedura ( detaliere )
Factori de conducere ai Se ia cunoştinţă despre solicitarea de interviu. În cazul în care reporterii
ANP (Director General, iau legătura direct cu directorul pentru a solicita realizarea unui interviu,
Directori Generali acesta sugerează reporterului să ia legătura cu purtătorul de cuvânt pentru
Adjuncţi) şi factorii de a pune la punct detaliile legate de interviu şi informează purtătorul de
conducere ai unităţilor cuvânt despre acest lucru.
subordonate Apreciază asupra oportunităţii acordării interviului.
(Directorul, Directorii În cazul în care tema interviului necesită un grad ridicat de expertiză într-
Adjuncţi) un anumit domeniu, desemnează un specialist din domeniul vizat pentru
susţinerea interviului sau pentru o participare comună.
Dacă solicitarea nu se referă expres la o anumită persoană şi opţiunea
aparţine instituţiei, trebuie avute în vedere următoarele aspecte în alegerea
specialistului: persoana aleasă este disponibilă, cunoaşte subiectul de
abordat, a mai avut astfel de experienţe, se exprimă clar, fluent, coerent.

445
Manual de proceduri

În cazul în care persoana vizată refuză să fie intervievată, desemnează


altă persoană sau, după caz, dispune comunicarea refuzului către
jurnalistul solicitant.
Înainte de prezentare la interviu, avizează documentarea realizată,
intervenind acolo unde este cazul.
După terminarea interviului, analizează împreună cu ofiţerul de presă
(purtătorul de cuvânt) înregistrarea interviului, identifică aspectele
necorespunzătoare şi le are în vedere la pregătirea următoarelor interviuri.
Structura de relaţii Momentul iniţial
publice a ANP, Ia act de solicitarea reprezentantului mass-media.
purtătorul de cuvânt al În convorbirea cu reporterul se informează despre:
unităţii - identitatea reporterului;
- datele de contact ale reporterului şi ale instituţiei de presă pe care o
reprezintă;
- tema interviului;
- funcţia sau persoana care se doreşte a fi intervievată;
- scopul interviului;
- durata acestuia;
- contextul în care va fi difuzat;
- ora de difuzare a interviului;
- modalitatea de realizare a interviului: pentru publicaţii scrise, pentru
radio (înregistrat sau în direct), pentru televiziune (înregistrat sau în direct),
prin telefon, răspunsuri la un chestionar care va fi transmis ulterior
publicaţiei;
- dacă interviul se realizează în direct la radio sau televiziune – dacă
există (sau nu) linie telefonică cu publicul;
- alte persoane care participă la interviu.
Prezintă solicitarea de interviu şi datele obţinute Directorului General al
A.N.P. / Directorului unităţii, spre aprobare.
În cazul în care solicitarea de interviu nu este aprobată, comunică
jurnalistului solicitant acest lucru.
În cazul aprobării, anunţă (după caz) persoana solicitată pentru interviu.
Pregătirea interviului (a persoanei, pentru interviu).
Anunţă persoana care urmează a fi intervievată.
Obţine acordul acesteia de participare la interviu. (În cazul în care aceasta
nu acceptă, comunică refuzul directorului şi ulterior reporterului)
Întocmeşte o mapă documentară cu:
- date despre instituţia de presă care solicită interviul;
- date despre jurnalistul care va realiza interviul;
- ariile de interes sau specializarea profesională a jurnalistului;
- alte materiale de presă realizate de jurnalist;
- alte materiale de presă referitoare la activitatea penitenciarului,
realizate de către instituţia de presă respectivă;
- orice alte date şi informaţii, despre instituţie sau jurnalist, care pot ajuta
la o informare cât mai completă;
- tema solicitată spre a fi discutată;
- scopul interviului;
- durata acestuia;
- contextul în care va fi difuzat;
- ora de difuzare a interviului;
- modalitatea de realizare a interviului: pentru publicaţii scrise, pentru
radio (înregistrat sau în direct), pentru televiziune(înregistrat sau în direct),
prin telefon, răspunsuri la un chestionar care va fi transmis ulterior
publicaţiei;
- dacă interviul se realizează în direct la radio sau televiziune – dacă
există (sau nu) linie telefonică cu publicul;
- alte persoane care participă la interviu;

446
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

- date referitoare la ceilalţi participanţi.


Elaborează împreună cu directorul liste cu mesajele cheie pe care doreşte
să le lanseze în opinia publică
Elaborarea mesajelor
- anticiparea întrebărilor care se pot adresa în interviu şi pregătirea
unor răspunsuri care să cuprindă mesaje scurte, pozitive şi uşor de reţinut.
- Pentru structurarea răspunsurilor folosim principiul piramidei
răsturnate (concluzie – fapte fapte fapte – date şi argumente – dizertaţie)
- Atenţie la limitele de timp şi spaţiu – mesajele trebuie structurate în
limita a 5-20 de secunde de înregistrare (mesaj pentru radio – tv) sau între
12 şi 24 de cuvinte (presa scrisă)
- Toate răspunsurile trebuie date într-o notă optimistă, având în vedere
că nu există nici un control asupra răspunsurilor ce vor fi utilizate la
publicarea interviului
- Pe timpul interviului mesajele trebuie repetate de mai multe ori pentru
a spori probabilitatea de a fi reţinute de către auditoriu
Negocierea termenilor interviului cu jurnalistul solicitant.
Ţinându-se cont de tema interviului, de comun acord cu jurnalistul,
stabileşte principalele subiecte care vor fi discutate şi/sau o listă cu
posibile întrebări.
Aduce la cunoştinţa jurnalistului categoriile de informaţii legate de tema
interviului care au grad de clasificare superior şi care nu pot fi analizate în
cadrul interviului.
Stabileşte data şi ora exacte de desfăşurare a interviului şi – după caz –
ora la care persoana intervievată va fi prezentă în studio.
Stabileşte cu exactitate dacă vor exista sau nu dialoguri cu publicul prin
linii telefonice directe.
Stabileşte dacă există posibilitatea afişării unor materiale ajutătoare în
timpul interviului (prezentări ppt., grafice, diapozitive).
Solicită înregistrări ale interviului dacă acestea se realizează la radio sau
televiziune, iar dacă interviurile se desfăşoară în incinta instituţiei le
înregistrează cu mijloace proprii.
Dacă se impune, încheie un proces – verbal sau un protocol în care se
consemnează termenii de desfăşurare a interviului.
În timpul interviului.
Dacă interviul se desfăşoară în instituţie, întâmpină reporterul şi îl conduce
la locul unde va avea loc interviul. Locul interviului trebuie ales cu mare
atenţie, nu este recomandat să fie biroul de lucru, dacă, însă, nu există alte
posibilităţi, să nu fie lăsate documente pe birou.
Participă (asistă) efectiv la interviu (dacă nu le acordă chiar el) şi
monitorizează desfăşurarea interviului.
Dacă este un interviu pentru presa scrisă, înregistrează interviul
(reportofonul din dotare).
Urmăreşte respectarea protocolului încheiat.
Intervine atunci când constată atingerea unor alte aspecte decât cele
stabilite pentru tema interviului.
Sprijină persoana intervievată cu documentele necesare.
Dacă este un interviu pentru presa scrisă, preia întrebările care necesită
documentare şi promite reporterului un răspuns ulterior.
Anunţă expirarea timpului acordat interviului.
După interviu.
Urmăreşte înregistrarea interviului.
Identifică problemele apărute pe timpul derulării acestuia, le consemnează
şi ia măsuri de remediere în cazul altor interviuri.
Ţine evidenţa interviurilor acordate în baza de date.
Persoana intervievată Ia cunoştinţă despre invitaţia de a fi intervievat şi despre tema interviului.
Îşi dă acordul pentru a fi intervievat (sau nu).

447
Manual de proceduri

Studiază mapa documentară pusă la dispoziţie de către purtătorul de


cuvânt.
Ia cunoştinţă despre subiectele principale şi/sau întrebările propuse şi
despre toate celelalte aspecte negociate cu realizatorul interviului.
Se documentează pentru formularea răspunsurilor.
După caz, pregăteşte materiale ajutătoare pentru exemplificarea
răspunsurilor.
Adoptă o ţinută vestimentară sobră, compatibilă cu calitatea de funcţionar
public cu statut special, evitând culorile aprinse, bijuteriile opulente sau, în
cazul femeilor, fardurile stridente şi coifurile extravagante.
Este prezentă la ora stabilită, în locul stabilit pentru realizarea interviului.
Acceptă pregătirea pentru interviu (montarea lavalierelor, a microfoanelor,
aşezarea în locul indicat de realizator, etc.).
Răspunde punctual la întrebările jurnalistului, fără a oferi detalii
suplimentare şi nu vorbeşte despre alte subiecte decât cele care au fost
stabilite,
Nu oferă informaţii cu caracter confidenţial.
Nu răspunde prin sintagma: „nu comentez”.
Va avea o atitudine sinceră şi va recunoaşte deschis că nu cunoaşte
răspunsurile la unele din întrebări.
Nu îşi exprimă opinii personale în legătură cu subiectele abordate.
(reprezintă instituţia şi vorbeşte în calitate oficială de reprezentant al
instituţiei).
Nu părăseşte locaţia realizării interviului până acesta nu se va fi încheiat.
După ce se anunţă încheierea interviului, nu face comentarii „off the
record”.

Aspecte de verificat
Aspecte de verificat Da Nu Obs.

Notă: Propunem realizarea unei liste a categoriilor de evenimente cu potenţial mediatic

PROCEDURA : P10 Organizarea de interviuri cu persoane private de libertate

Scop: Facilitarea activităţii de culegere şi difuzare a informaţiilor de interes public de către mass-media
şi asigurarea dreptului la liberă exprimare a persoanelor private de libertate;

Premise: Activitatea de culegere şi difuzare a informaţiilor de interes public, desfăşurată de mass-


media, constituie o concretizare a drepturilor cetăţenilor de a avea acces la orice informaţie de interes
public, pe de o parte, iar pe de altă parte, libertatea de exprimare a gândurilor, a opiniilor sau a
credinţelor persoanelor private de libertate, este inviolabilă;
Aplicabilitate: în toate unităţile din sistemul administraţiei penitenciare
Procedura ( detaliere )
Operatori media Adresează purtătorului de cuvânt în scris sau verbal (fax, e-mail, telefon),
solicitarea de a intervieva o persoană privată de libertate, indicând:
− tema interviului;
− numele persoanei condamnate;
− ziua sau zilele, precum şi intervalul orar în care ar dori să realizeze
interviul;
− numărul şi numele persoanelor care fac parte din echipa care va
realiza interviul;

448
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

− elemente de contact;
Purtătorul de cuvânt Realizează o primă evaluare sumară a cererii;
Identifică persoana privată de libertate cu ajutorul programului de evidenţă
informatizat.
Verifică situaţia juridică a deţinutului, urmărind ca acesta să fie condamnat
definitiv, iar tema interviului să nu fie în legătură cu o altă faptă pentru care
este în curs de judecare sau este condamnat în primă instanţă.
Se documentează de la şeful secţiei sau de la orice altă persoană care
poate furniza informaţii cu privire la comportamentul deţinutului, sau la
orice alte aspecte pe care le consideră necesare în vederea unei bune
desfăşurări a interviului.
Ia legătura cu persoana condamnată expunându-i solicitarea din partea
presei de a acorda un interviu, iar în cazul în care acesta acceptă, îi va
pune la dispoziţie, pentru completare, formularul pentru declaraţie (Anexă);
În cazul în care persoana condamnată nu doreşte să acorde interviul,
purtătorul de cuvânt, va informa deîndată solicitantul despre refuzul
condamnatului.
Stabileşte cu şeful secţiei un posibil program de acordare a interviului, în
funcţie de solicitarea operatorului de presă, astfel încât să nu fie perturbate
activităţile zilnice.
Propune motivat directorului unităţii acordarea sau neacordarea autorizării
de realizare a interviului.
Directorul unităţii Aprobă / respinge solicitarea.
Purtătorul de cuvânt Comunică solicitantului în termen de 48 de ore decizia directorului
indicând:
− data (nu mai târziu de 5 zile de la data depunerii cererii) şi ora la care
va avea loc interviul;
− obligaţiile cu privire la accesul în penitenciar;
− motivele care au stat la baza neacordării cererii;
În cazul în care data şi ora nu poate fi respectată de către operatorul
media, acesta va fi obligat să anunţe cu cel puţin 24 de ore înainte de
momentul programării interviului, sub sancţiunea anulării acestuia, iar
purtătorul de cuvânt îi va comunica în termen de 24 de ore data la care a
fost reprogramat interviul. Data reprogramării poate depăşi termenul de 5
zile de la solicitare.
Ia legătura cu persoana privată de libertate, căreia îi comunică data şi ora
programării interviului, punându-i în vedere obligaţia de a manifesta o
atitudine cuviincioasă pe perioada de desfăşurare a interviului, precum şi
cea de a avea o ţinută decentă, curată şi îngrijită.
Purtătorul de cuvânt În ziua stabilită pentru desfăşurarea interviului, ia legătura cu şeful de tură
informând-ul despre ora şi locul realizării acestuia, în vederea asigurării
condiţiilor optime de desfăşurare.
În situaţiile în care din motive obiective apar modificări faţă de planificarea
interviului, sau chiar impunerea anulării acestuia, înştiinţează deîndată
directorul unităţii care va decide modul şi locul de desfăşurare a interviului;
Atunci când se modifică data sau ora realizării interviului, va anunţa
deîndată, reprezentanţii media, precizând motivele şi adresând scuzele
care se impun.
Cu 30 de minute înainte de ora stabilită, verifică locul de desfăşurare a
interviului şi ţinuta persoanelor private de libertate.
Operatori mass-media Se prezintă la penitenciar la ora şi data stabilită, având asupra lor
documentele de identificare precizate în aprobarea cererii de acces în
penitenciar;
Agent post control Identifică persoanele şi anunţă purtătorul de cuvânt despre sosirea
acestora;

449
Manual de proceduri

Purtătorul de cuvânt Întâmpină operatorii media;


Realizează instructajul cu privire la:
− interzicerea accesului în penitenciar cu obiecte interzise;
− obligativitatea supunerii controlului antiterorist;
− obligativitatea ca pe parcursul deplasărilor, camerele de filmat şi
reportofoanele să fie închise, eventualele cadre vor fi luate cu înştiinţarea
purtătorului de cuvânt;
− interzicerea stabilirii de legături cu alte persoane private de libertate în
afară de cele stabilite pentru realizarea interviului;
− oferirea de cadouri sau alte obiecte, persoanelor condamnate;
Ia legătura cu şeful de tură pentru aducerea persoanelor private de
libertate, la locul stabilit pentru realizarea interviului;
Conduce reprezentanţii mass-media în locul de realizare a interviului;
Face prezentările, asistă la desfăşurarea interviului, intervine cu precizări
(acolo unde se impune, sau dacă îi sunt solicitate) şi ia toate măsurile
necesare pentru buna desfăşurare a interviului.
În cazul în care se produc abateri grave sau repetate de la respectarea
obligaţiilor ce le revin operatorilor media, deşi aceştia au fost avertizaţi,
întrerupe interviul, anunţă directorul unităţii şi ia măsurile dispuse de
acesta.
În situaţia în care comportamentul sau atitudinea persoanelor private de
libertate depăşesc limitele unui dialog normal, riscând să degenereze în
acte de violenţă, întrerupe interviul, solicitând intervenţia agentului
supraveghetor.
În situaţia în care există solicitări din partea operatorilor media de a realiza
cadre din penitenciar din alte locuri decât cele aprobate iniţial, va informa
directorul unităţii şi va duce la îndeplinire dispoziţiile acestuia.
Se va informa cu privire la data apariţia interviului.
Conduce operatorii media la ieşirea din unitate după finalizarea interviului,
încredinţându-i de disponibilitatea şi sprijinul pe care îl va acorda şi în
viitor.
Raportează directorului unităţii modul de desfăşurare a interviului, făcând,
dacă se impun, propuneri pentru modul de desfăşurare a interviurilor în
viitor.

Aspecte de verificat
Aspecte de verificat Da Nu Obs.

450
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Anexă

DECLARAŢIE

Subsemnatul___________________________________ născut la data de


____________________, fiul lui__________________ şi a ________________________ , deţinut în
cadrul Penitenciarului _______________ , pentru infracţiunea de
___________________________________ cu o condamnare de
______________________________ , consimt să fiu intervievat, fotografiat, filmat, înregistrat de către
reprezentanţii
____________________________________________________________________________, iar
interviul, fotografiile, filmările, înregistrările şi datele mele cu caracter personal, să fie făcute publice.

Localitatea, Semnătura

Data

451
Manual de proceduri

PROCEDURA : P11 Desfăşurarea interviurilor acordate de persoanele private de libertate

Scop: Facilitarea activităţii de culegere şi difuzare a informaţiilor de interes public de către mass-media
şi asigurarea dreptului la liberă exprimare a persoanelor private de libertate;
Premise: Activitatea de culegere şi difuzare a informaţiilor de interes public, desfăşurată de mass-
media, constituie o concretizare a drepturilor cetăţenilor de a avea acces la orice informaţie de interes
public, pe de o parte, iar pe de altă parte, libertatea de exprimare a gândurilor, a opiniilor sau a
credinţelor persoanelor private de libertate, este inviolabilă;
Aplicabilitate: în toate unităţile din sistemul administraţiei penitenciare
Procedura ( detaliere )
Purtătorul de cuvânt Întâmpină reporterul şi îl conduce la locul unde va avea loc interviul.
Asistă efectiv la interviu şi monitorizează desfăşurarea interviului.
Urmăreşte respectarea protocolului încheiat.
Intervine atunci când constată atingerea unor alte aspecte decât cele
stabilite pentru tema interviului.
Anunţă, în mod politicos, expirarea timpului acordat interviului.
După interviu.
Identifică problemele a părute pe timpul derulării acestuia, le
consemnează şi ia măsuri de remediere în cazul altor interviuri.
Ţine evidenţa interviurilor acordate în baza de date.
În cazul producerii unor evenimente negative pe timpul desfăşurării
documentărilor pentru materialele jurnalistice.
Evenimente negative produse de către persoanele private de libertate.
Dispune agentului supraveghetor (însoţitor) să scoată persoana privată de
libertate din incinta unde se realizează interviul;
faţă de cadrele unităţii;
1. - comportament necorespunzător Se asigură ca nu a fost vătămată
integritatea fizică a jurnalistului (echipei de jurnalişti) şi nu au fost produse
pagube echipamentului acestora. În condiţiile producerii unor astfel de
pagube materiale, întocmeşte un proces – verbal constatator, în două
exemplare, din care unul îl înmânează jurnalistului.
2. Anunţă Directorul unităţii şi Şeful de Tură, după care întocmeşte
Raport de Incident (în cazul producerii unor pagube, anexează şi procesul
verbal constatator al pagubelor produse).
Evenimente negative (comportament necorespunzător) produse de către
jurnalişti.
1. Principalele manifestări necorespunzătoare ale jurnaliştilor:
- adoptarea unei ţinute indecente sau provocatoare;
- încercarea de a introduce obiecte interzise în locul de deţinere;
- comportament necorespunzător faţă persoanele private de libertate;
- instigarea persoanelor private de libertate la acte de nesupunere faţă de
cadrele unităţii;
- încercarea repetată de a aborda alte subiecte decât cele stabilite;
- încercările repetate de a filma, fotografia sau înregistra, alte zone decât
cele permise sau alte persoane decât cele care şi-au dat acordul scris
pentru aceasta.
2. Mod de acţiune în cazul producerii evenimentelor menţionate:
- în cazul unei ţinute indecente sau necorespunzătoare se atrage atenţia
persoanei în cauză şi i se interzice accesul până la remedierea situaţiei;
- în cazul încercării de a introduce obiecte interzise, acestea se confiscă,
se interzice accesul (sau se întrerupe vizita dacă descoperirea se face în
interiorul locului de deţinere), se informează directorul şi jurnalistul (echipa
de jurnalişti) în cauză sunt invitaţi să părăsească unitatea. Directorul
General (Directorul unităţii) informează în scris conducerea instituţiei de

452
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

unde provine persoana în cauză, solicitând desemnarea altei persoane


care să realizeze documentări referitoare la activitatea desfăşurată în
penitenciar;
- în cazul comportamentului necorespunzător faţă de cadrele unităţii sau
de persoanele private de libertate, se atrage atenţia jurnalistului (echipei
de jurnalişti), iar dacă manifestările de acest gen se repetă, întrerupe
desfăşurarea activităţii, anunţă Directorul General (Directorul unităţii) şi
îndeplineşte dispoziţiile acestuia;
- în cazul instigării persoanelor private de libertate la acte de nesupunere,
încercărilor repetate de a aborda alte subiecte decât cele stabilite sau
încercărilor de a filma, fotografia sau înregistra alte zone decât cele
permise sau alte persoane decât cele care şi-au dat acordul scris pentru
aceasta, întrerupe desfăşurarea activităţii în curs, solicită deplasarea
persoanelor private de libertate în camerele de deţinere (dacă este cazul),
anunţă imediat Directorul General (Directorul unităţii) şi îndeplineşte
dispoziţiile acestuia.
Şi în astfel de cazuri, Directorul General (Directorul unităţii) poate lua
decizia de a informa, în scris, conducerea instituţiei de presă despre
situaţia creată, de a interzice accesul respectivei persoane în incinta
unităţii şi de a solicita desemnarea altei persoane pentru realizarea
materialelor jurnalistice.

Aspecte de verificat
Aspecte de verificat Da Nu Obs.

PROCEDURA : P 12 Întocmirea analizei zilnice de presă gen „Revista Presei" – monitorizarea


presei

Scop: furnizează informaţii referitoare la imaginea penitenciarului, fiind cea mai completă sursă de
urmărire a modului în care societatea interacţionează cu activităţile şi problemele sistemului penitenciar.
Premise: Pe baza datelor obţinute în urma monitorizării presei, factorii de conducere îşi pot reorienta
deciziile, pot construi programe care să corespundă aşteptărilor cetăţenilor sau pot decide asupra unor
campanii de informare în scopul unei mai bune mediatizări şi informări.
Aplicabilitate: Administraţia Naţională a Penitenciarelor şi unităţile subordonate
Procedura ( detaliere )
Purtătorul de cuvânt din 1. Selectarea articolelor pentru a fi cuprinse în documentul „Revista
unitate / purtătorul de presei":
cuvânt din A.N.P. - imediat după începerea programului se va face o lectură a
principalelor publicaţii locale şi naţionale, fiind mai atent la rubricile despre
care ştie că prezintă interes pentru sistemul penitenciar, dar aruncând o
privire şi asupra celorlalte articole. La capătul acestei lecturi trebuie să fie
sigur că nu a scăpat nicio informaţie ce ar putea fi importantă pentru
sistem. Pentru a elimina orice dubiu, cu ajutorul unui motor de căutare pe
internet va folosi cuvinte cheie specifice sistemului penitenciar (gen
justiţie, închisoare, puşcărie, gratii, deţinut, puşcăriaş, penitenciar);
- după ce a realizat această selecţie va trece la decuparea şi
fotocopierea, acestor materiale, notându-şi titlul materialului, numele
publicaţiei, numărul (ziua, luna şi anul) şi numele autorului;
- în cazul articolelor găsite cu ajutorul internetului se va copia adresa
unde pot fi găsite articolele respective;

453
Manual de proceduri

- dacă sunt mai multe articole în aceeaşi zi, articolele vor fi grupate
într-o ordine standard a publicaţiilor (respectarea ei creează obişnuinţe de
lectură şi îi ajută pe cei care consultă revista presei să găsească uşor
numele ziarelor care îi interesează);
- va face adnotări, ex. „articol interesant”, „articol critic” sau „text puţin
semnificativ” etc.;
- în cazul emisiunilor televizate sau radiofonice va întocmi o scurtă
prezentare a ideilor principale puse în discuţie în cadrul acestora şi o va
prezenta directorului unităţii;
- va prezenta zilnic directorului instituţiei revista presei;
- lunar (până în data de 5 a fiecărei luni) face analiza calitativă şi
cantitativă a articolelor apărute în presă şi o transmite purtătorului de
cuvânt din A.N.P, astfel:
o indică luna în care s-a făcut monitorizarea
o trebuie să indice numărul de publicaţii analizate, indiferent dacă
există sau nu articole referitoare la activităţile sistemului penitenciar
o trebuie să se indice numărul de articole apărute lunar având ca
obiect subiect activităţile sistemului penitenciar (sau subiecte conexe);
o trebuie să indice numărul de articole cu referiri
negative/neutre/pozitive la adresa activităţii şi personalului unităţii sau
A.N.P., după care se va calcula procentul de articole
negative/neutre/pozitive din totalul de articole apărute cu referire la
sistemul penitenciar şi notează astfel:
ƒ - 2 (negativ): adjective scandaloase, aprecieri dure; comentarii
acide la adresa declaraţiilor unui lucrător penitenciar; conflict intern;
aprecieri depreciative la adresa activităţii instituţiei, personalului, calomnii,
etc
ƒ - 1 (negativ): critici la adresa activităţii personalului, conducerii,
organizării, misiunii sistemului penitenciar; relatări ironice; implicarea
sistemului penitenciar în dispute, scandaluri, fără a fi parte activă sau
competentă în rezolvarea problemei;
ƒ 0 (neutru): ştiri pur informative; probleme conexe sistemului
penitenciar care nu afectează în nici un fel imaginea sistemului penitenciar
în ansamblu şi a unităţii în particular;
ƒ + 1 (pozitiv): articole gen „se simte o îmbunătăţire”; comentarii
pozitive asupra experienţei unor membri ai organizaţiei sau unor activităţi
izolate;
ƒ + 2 (pozitiv): evidenţierea unui discurs bun; manifestări care s-
au bucurat de o largă audienţă; eficienţă/competenţă; reflectarea unor
activităţi deosebite; interviuri bune în presa ostilă
o calculează coeficientul de imagine lunar care indică progresul sau
regresul imaginii unităţii sau sistemului pe o perioadă de mai multe luni,
după formula Cil = ΣCiz/Na, unde Cil reprezintă coeficientul de imagine
lunar; Ciz – coeficientul de imagine zilnic şi Na – numărul de articole;
- lunar efectuează analiza discursivă, care va fi supusă aprobării
directorului unităţii şi apoi transmisă biroului de presă A.N.P. Studiul va
avea în vedere următoarele aspecte:
o trebuie să conţină o parte de prezentare, în care purtătorul de
cuvânt va evidenţia principalele probleme, tendinţe, subiecte, etc. care
sunt abordate în presă;
o se va face o analiză prin care vor fi identificate principalele cauze
care, în viziunea purtătorului de cuvânt, au dus la apariţia materialului,
tipuri de valorizări, tendinţe etc;
o va face propuneri fie pentru rezolvarea unor posibile deficienţe
de imagine, fie pentru continuarea activităţilor cu caracter pozitiv

454
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

2. Transmiterea „Revistei presei" conducerii instituţiei şi biroului de


presă din A.N.P.
În fiecare zi lucrătoare (în ziua de luni se au în vedere şi publicaţiile
apărute sâmbăta şi duminică) până la ora 10.00 revista presei trebuie să
fie prezentată directorului instituţiei.
În fiecare zi vor fi trimise biroului de presă al A.N.P., e-mail, articolele care
vizează sub orice formă activitatea unităţii sau administraţiei penitenciare.
3. Transmiterea „Revistei presei" – a link-urilor, către Direcţia
Tehnologia Informaţiei şi Comunicaţii IT / biroului IT din unitate
pentru a fi postată pe pagina de internet a administraţiei / unităţii.
Identifică cu ajutorul unui motor de căutare pe internet articole cu privire la
unitatea şi sistemul penitenciar, sau probleme conexe al sistemului
penitenciar şi transmite link-ul biroului IT pentru a fi postat pe site-ul
instituţiei.
Purtătorul de cuvânt din A.N.P. / purtătorul de cuvânt din unitate transmite
Direcţiei Tehnologia Informaţiei şi Comunicaţii IT / biroului IT link-urile cu
articolele de interes pentru sistemul penitenciar sau subiecte conexe
activităţii sistemului penitenciar pentru a fi postate pe site-ul A.N.P.
Directorul instituţiei Citeşte în fiecare dimineaţă revista presei pusă la dispoziţie de purtătorul
de cuvânt.
În cazul apariţiei în presă a unor articole care prezintă informaţii false sau
care pun într-o lumină negativă activitate instituţiei va dispune măsuri (
dezminţire, drept la replică etc.)
Purtătorul de cuvânt din Centralizează lunar revista presei primită de la penitenciare.
ANP Face o analiză calitativă şi cantitativă a articolelor apărute în presă la nivel
de sistem penitenciar
Prezintă directorului general al A.N.P. lunar monitorizarea articolelor din
presă la nivel de sistem penitenciar şi face o analiză discursivă a acestora.
Urmăreşte modul cum purtătorii de cuvânt din penitenciare au interpretat
articolele, dacă au fost obiectivi sau au cenzurat anumite informaţii.

Aspecte de verificat
Aspecte de verificat Da Nu Obs.

PROCEDURA: P13 Crearea paginilor web aparţinând unităţilor penitenciare

Scop: respectarea prevederilor legale în domeniul accesului la informaţiile de interes public,


mediatizarea activităţilor şi evenimentelor organizate de unităţile sistemului penitenciar precum şi
dezvoltarea canalelor de comunicare cu societatea
Premise: unităţile din sistemul penitenciar fac parte din categoria instituţiilor publice care trebuie să
disemineze către opinia publică informaţii de interes public iar dezvoltarea Internetului a deschis o nouă
cale, mult mai facilă şi cu mai multe posibilităţi în acest sens. Crearea paginii web personale reprezintă
un mijloc informatic de promovare a imaginii prin intermediul căreia este transmisă o imagine corectă a
sistemului penitenciar prin informarea permanentă a opiniei publice referitoare la activitatea instituţiei.
Mijloc foarte important pentru transmiterea mesajul instituţiei către publicul larg, pagina web oferă mass-
mediei importante resurse documentare.
Aplicabilitate: în toate unităţile din sistemul administraţiei penitenciare
Procedura ( detaliere )

455
Manual de proceduri

Directorul unităţii Desemnează o echipă care să lucreze împreună pentru stabilirea graficii,
structurii şi conţinutului paginii web a unităţii.
Ia cunoştinţă de proiectul întocmit de echipa de lucru, aduce eventualele
modificări şi aprobă proiectul.
Echipa de lucru Întocmeşte un proiect de crearea a paginii web sub aspectul grafic, sub
(director adjunct aspectul structurii şi sub aspectul conţinutului.
educaţie şi intervenţie Sub aspectul structurii paginii web stabileşte principale secţiuni site-ului
psihosocială, purtător care trebuie să cuprindă: date de contact, prezentarea instituţiei,
de cuvânt, informaţiile de interes public, organigrama instituţiei, secţiune de revista
informatician) presei, activităţile de educaţie şi intervenţie psihosocială, programul cu
publicul, etc.
Sub aspectul conţinutului, stabileşte informaţiile care vor fi publicate în
pagina web. Fiecare structură organizatorică din unitate contribuie cu
informaţii relevante din sectorul său de activitate.
Prezintă proiectul directorului de unitate pentru aprobare.
Alegerea numelui de domeniu şi a serviciului de găzduire web – nu se
recomandă alegerea unui nume de domeniu gratuit ci a unui nume de
domeniu propriu (www.numedomeniu.com)
Serviciul Economico - În situaţia în care personalul compartimentul de informatică nu are
Administrativ cunoştinţele necesare pentru a realiza pagina web, organizează licitaţie
pentru contractarea unei firme specializate în crearea paginilor web
Purtătorul de cuvânt Centralizează de la departamente informaţiile care urmează a fi postate pe
site şi se asigură că este transmis un mesaj unitar.
Selectează informaţiile de interes public şi cele care se publică obligatoriu
din oficiu pentru a fi postate pe site.
Transmite Compartimentului de Presă Serviciul Cabinet ANP forma finală,
sub aspectul informaţiilor care urmează a fi postate pe site pentru avizare.
Compartimentul de Alegerea furnizorului de găzduire pe web.
informatică Proiectarea (realizarea) şi publicarea site-ului în situaţia în care personalul
compartimentului informatică dispune de cunoştinţele necesare.
Transmite spre avizare Direcţiei de Exploatare a Tehnologiei Informaţiei
ANP soluţia tehnică de realizare a paginii web.
Direcţia de Exploatare Avizează soluţia tehnică de realizare a paginii web.
a Tehnologiei După ce pagina web a fost creată şi publicată, introduce în pagina web a
Informaţiei ANP link-ul paginii web unitate.
Compartimentul de Avizează forma finală, sub aspectul informaţiilor care vor fi postate pe site
presă Serviciul Cabinet

Aspecte de verificat
Aspecte de verificat Da Nu Obs.

PROCEDURA: P 16 Organizarea şi actualizarea bazei de date cu purtătorii de cuvânt din sistemul


administraţiei penitenciare şi a înlocuitorilor acestora

Scop: centralizarea datelor de contact ale purtătorilor de cuvânt şi ale înlocuitorilor acestora este foarte
utilă atât în comunicarea internă dar şi cea externă, a reprezentanţilor mass-media, societăţii civile, a
comunităţii cu instituţiile penitenciare.
Premise: numirea purtătorilor de cuvânt în unităţile penitenciare a facilitat şi îmbunătăţit, în mod
extraordinar, comunicarea între Compartimentul de Presă din ANP şi teritoriu. În ceea ce priveşte

456
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

stabilirea unor legături ale penitenciarelor cu operatorii mass-media, acest lucru era apanajul exclusiv al
conducătorului instituţiei care de foarte multe
ori, ocupat fiind cu probleme administrative, pasa aceste chestiuni fie directorilor adjuncţi, fie Serviciului
de Intervenţie Psihosocială. După foarte mult timp, politicile de comunicare la nivelul sistemului
penitenciar prind contur: există un purtător de cuvânt, acea persoană de contact, care mijloceşte între
interesele instituţiei pe care o reprezintă şi operatorii mass-media şi de foarte multe ori şi viceversa.
Aplicabilitate: Administraţia Naţională a Penitenciarelor
Procedura ( detaliere )
Purtătorul de cuvânt din Organizarea bazei de date cu purtătorii de cuvânt din sistemul
ANP administraţiei penitenciare şi cu înlocuitorii acestora
Solicită, în scris, tuturor unităţilor subordonate Administraţiei Naţionale a
Penitenciarelor să transmită datele de contact şi alte informaţii utile despre
purtătorii de cuvânt ai unităţilor precum numirea unor înlocuitori ( în cazul
în care purtătorul de cuvânt este plecat în misiuni, concedii de odihnă,
concedii medicale etc.)
Datele astfel centralizate vor fi inserate într-un document care va cuprinde,
în capul de tabel, următoarele:
- număr curent;
- unitatea;
- nume şi prenume;
- gradul profesional;
- telefon unitate;
- fax unitate;
- telefon mobil de serviciu;
- telefon mobil personal;
- adresa e-mai de serviciu;
- adresa e-mail personală;
- adresa poştală a unităţii;
- codul localităţii;
- o poză în ţinută de oraş.
Aceleaşi date şi informaţii vor fi trimise şi pentru înlocuitorul purtătorului de
cuvânt.
Actualizarea bazei de date cu purtătorii de cuvânt din sistemul
administraţiei penitenciare şi cu înlocuitorii acestora
1. anual, la solicitarea scrisă a purtătorului de cuvânt de la ANP
2. ori de câte ori intervin modificări în ceea ce priveşte persoana
purtătorului de cuvânt, a înlocuitorului acestuia precum şi a modificării
unor date de contact
documentul este prezentat conducătorului instituţiei spre luare la
cunoştinţă şi avizare
Conducătorul instituţiei Ia la cunoştinţă despre documentul elaborat şi îl studiază.
Dacă are propuneri pentru îmbunătăţirea bazei de date, le comunică
purtătorului de cuvânt
Purtătorul de cuvânt din După centralizarea datelor, întocmirea documentului şi avizarea acestuia
ANP de către conducătorul instituţiei, acesta va fi postat pe grupul purtătorilor
de cuvânt officialspeaker@yahoogroups.com .
Acelaşi document, mai puţin numărul de telefon personal şi adresa de e-
mail personală vor fi postate pe site-ul Administraţiei Naţionale a
Penitenciarelor, la bara de meniu Compartimentul de presă şi pe cele
ale unităţilor subordonate şi transmise operatorilor mass-media ori de câte
ori este nevoie.
Aspecte de verificat
Aspecte de verificat Da Nu Obs.

457
Manual de proceduri

PROCEDURA : P 17 Crearea unei baze de date cu diverse statistici

Scop: accesul rapid la informaţii în vederea furnizării corecte a acestora, facilitarea unei mai bune
înţelegeri a sistemului penitenciar şi asigurarea unui suport informaţional foarte important
Premise: crearea unei baze de date cu informaţii utile permite diseminarea informaţiilor, diversificarea
subiectelor de presă referitoare la sistemul penitenciar prin sugerarea unor posibile articole bazate pe
informaţii şi date comparative, permite documentarea cu cifre şi statistici a materialelor de presă etc.
Aplicabilitate: Administraţia Naţională a Penitenciarelor şi unităţile subordonate
Procedura ( detaliere )

Purtătorul de cuvânt Întocmeşte note de colaborare cu compartimentele ANP / unitate prin care
ANP/ Purtătorul de solicită să-i fie furnizate date cu privire la următoarele situaţii:
cuvânt unitate - efectivele de deţinuţi (femei, bărbaţi)
- efectivele de minori / tineri
- efectivele de deţinuţi străini
- capacitatea de deţinere şi procentul de ocupare
- natura infracţiunilor
- infracţiuni disciplinare
- posesia / utilizarea obiectelor interzise
- autoagresiuni
- altercaţii / violenţe între deţinuţi
- agresiuni cu caracter sexual
- tentative de sinucidere
- sinucideri
- instigări la revoltă
- revolte
- greva foamei
- decese (boală, moarte naturală, moarte suspectă, etc.)
- infracţiunile comise de deţinuţi în perioada de detenţie
- insulte / injurii comise împotriva personalului
- violenţe / agresiuni împotriva personalului
- tentative de evadare
- evadări / părăsiri neautorizate ale centrului de reeducare (din
interiorul locului de deţinere, de la puncte de lucru, de la instanţe )
- numărul gardienilor (raportat de numărul de deţinuţi) etc.
- Stabileşte termenul până la care doreşte să îi fie furnizate datele
solicitate
Prezintă notele de colaborare pentru aprobare şefului serviciu cabinet/
directorului unitate
Şef Serviciu Analizează conţinutul notelor de colaborare sub aspectul oportunităţii
Cabinet/Director unitate centralizării datelor solicitate
Avizează / nu avizează notele de colaborare
Transmite notele de colaborare purtătorului de cuvânt ANP / unitate
Purtătorul de cuvânt Transmite notele de colaborare Serviciului Arhivă şi Registratură
ANP/ Purtătorul de Generală / secretariatului unitate pentru înregistrare şi repartizare spre
cuvânt unitate soluţionare compartimentelor competente
Serviciul Arhivă şi Primeşte notele de colaborare de la purtătorul de cuvânt ANP / unitate,
Registratură Generală / introduce datele în aplicaţia informatizată secretariat şi o înregistrează
Secretariatul unităţii conform procedurilor standard
Repartizează notele de colaborare compartimentelor spre soluţionare, pe
bază de semnătură
Repartizează răspunsurile la notele de colaborare purtătorului de cuvânt
ANP / unitate

458
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Purtătorul de cuvânt Primeşte răspunsurile la notele de colaborare întocmite şi centralizează


ANP / Purtătorul de datele obţinute
cuvânt unitate Întocmeşte un document excel / word / office access pentru fiecare
situaţie în parte (ex. Situaţia deceselor pe cale naturală 2005 - 2007,
situaţia sinuciderilor 2001 – 2008, etc)
Prezintă fiecare situaţie centralizată directorului general ANP / directorului
unitate pentru avizare
Directorul general Ia la cunoştinţă despre existenţa documentelor întocmite pe baza
A.N.P. / directorul centralizării datelor şi le avizează
unităţii Le înapoiază purtătorului de cuvânt ANP / purtătorului de cuvânt din
unitate
Purtătorul de cuvânt Situaţiile întocmite sunt îndosariate urmând să fie folosite în funcţie de
A.N.P./ Purtătorul de situaţie.
cuvânt unitate Datele centralizate vor putea fi puse la dispoziţia celor interesaţi prin
postarea pe site-ul ANP / unitate, grupul purtătorilor de cuvânt sau
transmise prin intermediul poştei electronice

Aspecte de verificat
Aspecte de verificat Da Nu Obs.
Posibilitatea reeditării anualului statistic ANP

PROCEDURA : P 18
REALIZAREA ANALIZEI LUNARE DE PRESĂ

Scop: identificarea materialelor jurnalistice referitoare la unităţilor subordonate şi analizarea, din mai
multe puncte de vedere, a materialului. CIL-ul reprezintă un punct de referinţă pentru măsurile care se
vor adopta pentru îmbunătăţirea imaginii şi comunicării instituţionale.
Premise: analiza lunară de presă constituie un instrument aflat la îndemâna specialistului în comunicare
prin care sunt identificate materialele jurnalistice apărute în presă, întocmindu-se, cu această ocazie, şi
o analiză pe text.
Aplicabilitate: aparatul central şi în toate unităţile din sistemul administraţiei penitenciare
Procedura ( detaliere )

Compartimentul de 1. Selectarea articolelor pentru a fi cuprinse în documentul „Revista


presă ANP / Purtătorul presei":
de cuvânt din unitate - imediat după începerea programului se face o lectură a
principalelor publicaţii locale şi naţionale, fiind mai atent la rubricile
despre care ştie că prezintă interes pentru sistemul penitenciar, dar
aruncând o privire şi asupra celorlalte articole. La capătul acestei lecturi,
trebuie să fie sigur că nu a scăpat nicio informaţie ce ar putea fi
importantă pentru sistem. Pentru a elimina orice dubiu, cu ajutorul unui
motor de căutare pe internet va folosi cuvinte cheie specifice sistemului
penitenciar (gen justiţie, închisoare, puşcărie, gratii, deţinut, puşcăriaş,
penitenciar);
- după ce s-a realizat această selecţie, se trece la decuparea şi
fotocopierea materialelor, notându-se titlul materialului, numele
publicaţiei, numărul (ziua, luna şi anul) şi numele autorului;
- în cazul articolelor găsite cu ajutorul internetului, se copiază
adresa unde pot fi găsite articolele respective; dacă sunt mai multe
articole în aceeaşi zi, articolele sunt grupate într-o ordine standard a

459
Manual de proceduri

publicaţiilor (respectarea ei creează obişnuinţe de lectură şi îi ajută pe


cei care consultă revista presei să găsească uşor numele ziarelor care îi
interesează);
- face adnotări, ex. „articol interesant”, „articol critic” sau „text puţin
semnificativ” etc.;
- în cazul emisiunilor televizate sau radiofonice, întocmeşte o
scurtă prezentare a ideilor principale puse în discuţie în cadrul acestora
şi o prezintă directorului unităţii;
- prezintă zilnic directorului instituţiei revista presei;
- lunar (până în data de 5 a fiecărei luni), face analiza calitativă şi
cantitativă a articolelor apărute în presă şi o transmite purtătorului de
cuvânt din A.N.P, astfel:
ƒ indică luna în care s-a făcut monitorizarea
ƒ indică numărul de publicaţii analizate, indiferent dacă există sau nu
articole referitoare la activităţile sistemului penitenciar
ƒ indică numărul de articole apărute lunar având ca obiect subiect
activităţile sistemului penitenciar (sau subiecte conexe);
ƒ indică numărul de articole cu referiri negative/neutre/pozitive la
adresa activităţii şi personalului unităţii sau A.N.P., după care calculează
procentul de articole negative/neutre/pozitive din totalul de articole
apărute cu referire la sistemul penitenciar şi notează astfel:
ƒ - 2 (negativ): adjective scandaloase, aprecieri dure; comentarii
acide la adresa declaraţiilor unui lucrător penitenciar; conflict intern;
aprecieri depreciative la adresa activităţii instituţiei, personalului,
calomnii, etc
ƒ - 1 (negativ): critici la adresa activităţii personalului, conducerii,
organizării, misiunii sistemului penitenciar; relatări ironice; implicarea
sistemului penitenciar în dispute, scandaluri, fără a fi parte activă sau
competentă în rezolvarea problemei;
ƒ 0 (neutru): ştiri pur informative; probleme conexe sistemului
penitenciar care nu afectează în nici un fel imaginea sistemului
penitenciar în ansamblu şi a unităţii în particular;
ƒ + 1 (pozitiv): articole gen „se simte o îmbunătăţire”; comentarii
pozitive asupra experienţei unor membri ai organizaţiei sau unor
activităţi izolate;
ƒ + 2 (pozitiv): evidenţierea unui discurs bun; manifestări care s-au
bucurat de o largă audienţă; eficienţă/competenţă; reflectarea unor
activităţi deosebite; interviuri bune în presa ostilă
ƒ calculează coeficientul de imagine lunar care indică progresul sau
regresul imaginii unităţii sau sistemului pe o perioadă de mai multe luni,
după formula Cil = ΣCiz/Na, unde Cil reprezintă coeficientul de imagine
lunar; Ciz – coeficientul de imagine zilnic şi Na – numărul de articole;
- lunar efectuează analiza discursivă, care este supusă aprobării
directorului unităţii şi apoi transmisă biroului de presă A.N.P. Studiul are
în vedere următoarele aspecte:
ƒ trebuie să conţină o parte de prezentare, în care purtătorul de
cuvânt evidenţiază principalele probleme, tendinţe, subiecte, etc. care
sunt abordate în presă;
ƒ face o analiză prin care vor fi identificate principalele cauze care, în

460
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

viziunea purtătorului de cuvânt, au dus la apariţia materialului, tipuri de


valorizări, tendinţe etc;
ƒ face propuneri fie pentru rezolvarea unor posibile deficienţe de
imagine, fie pentru continuarea activităţilor cu caracter pozitiv
2. Transmiterea „Revistei presei" conducerii instituţiei şi biroului de
presă din A.N.P.
În fiecare zi lucrătoare (în ziua de luni se au în vedere şi publicaţiile
apărute sâmbăta şi duminică) până la ora 10.00 revista presei este
prezentată directorului instituţiei.
În fiecare zi sunt trimise biroului de presă al A.N.P., e-mail, articolele
care vizează sub orice formă activitatea unităţii sau administraţiei
penitenciare.
3. Transmiterea „Revistei presei" – a link-urilor, către Direcţia
Tehnologia Informaţiei şi Comunicaţii IT / biroului IT din unitate pentru a fi
postată pe pagina de internet a administraţiei / unităţii.
Purtătorul de cuvânt identifică cu ajutorul unui motor de căutare pe
internet articole cu privire la unitatea şi sistemul penitenciar, sau probleme
conexe al sistemului penitenciar şi transmite link-ul biroului IT pentru a fi
postat pe site-ul instituţiei.

Aspecte de verificat
Aspecte de verificat Da Nu Obs.
Posibilitatea reeditării anualului statistic ANP

PROCEDURA: P 19 Informarea purtătorului de cuvânt

Scop: informarea corecta, transparenta a opiniei publice despre activităţile, rolul si importanta
activităţilor specifice sistemului penitenciar.
Premise: cu ajutorul instrumentelor caracteristice comunicării si relaţiilor publice , purtătorul de cuvânt
poate transmite informaţii cu un nivel de interes ridicat, credibile, obiective. Toate acestea înseamnă
expunere (atât a purtătorului de cuvânt personal, cat si a conducerii si a instituţiei), însă o expunere
profesionistă poate aduce recunoaştere publică pe termen mediu şi lung (cunoaşterea de către publicul
larg a instituţiei, a ceea ce face si ce oferă aceasta). În acest sens, informarea purtătorului de cuvânt
sub toate aspectele legate de activitatea penitenciarului apare ca o condiţie obligatorie.
Aplicabilitate: în ANP si toate unităţile din sistemul administraţiei penitenciare
Procedura ( detaliere )
Purtătorul de cuvânt În vederea îndeplinirii cu succes a misiunii sale, purtătorul de cuvânt
A.N.P./ Purtătorul de trebuie sa cunoască foarte bine informaţiile pe care le prezintă, istoricul si
caracteristicile sistemului penitenciar în general şi ale unităţilor
cuvânt unitate subordonate ANP (în cazul purtătorilor de cuvânt din unităţile subordonate
ANP) în special. În acest sens:
- participa la şedinţele Consiliului de conducere pentru a fi mereu la
curent cu politica instituţiei, cu noi aspecte legate de activitatea ANP /
instituţiilor subordonate, proiecte , parteneriate, etc.
- cunoaşte deciziile directorului general ANP, MJ (si directorului unităţii
subordonate ANP)
- se informează in detaliu asupra evenimentelor, cauzelor si
consecinţelor acestora
- urmăreşte si prevede evoluţia evenimentelor majore, în special a
celor care ar putea degenera in criza

461
Manual de proceduri

- cunoaşte/ se informează asupra tuturor masurilor întreprinse de


conducerea unităţii înaintea, în timpul şi după momentele de criza;
- în cazul solicitărilor, culege date, informaţii, „investighează” cu
perseverenţă si profesionalism, colaborând in acest sens cu toate
departamentele ANP / unitarilor subordonate
- consulta orice document sau dosar, având obligaţia de a respecta
secretul de serviciu şi de stat si de a proteja informaţiile confidenţiale de
care ia cunoştinţă
- centralizează informaţiile obţinute şi le actualizează periodic pentru
reacţie rapidă în cazul solicitării acestora de reprezentanţi mass-media
- este la curent cu evenimentele din viata publică şi cunoaşte impactul
lor asupra activităţii desfăşurate in ANP/unităţile subordonate
- se informează asupra domeniile pe care le acoperă jurnaliştii,
urmăreşte migrarea lor între diferite publicaţii şi posturi
Va îndosaria/arhiva datele si documentele ce au stat la baza informării lui,
acestea reprezentând documente suport, justificative pentru
informaţiile/materialele (comunicate de presă, ştiri de presă, dosar de
presă) şi manifestările (interviuri, conferinţe de presă , briefing-uri de
presa) destinate presei.
Purtătorul de cuvânt din unitate are obligaţia să informeze purtătorul de
cuvânt al A.N.P. ori de câte ori situaţia o impune, in vederea clarificării
unor aspecte si a atingerii unui punct de vedere comun legat de
mediatizarea unor evenimente petrecute sau care se vor petrece într-un
viitor apropiat.
Directorul general Aproba participarea purtătorului de cuvânt la şedinţele Consiliului de
A.N.P./ Directorul conducere în vederea informării acestuia
Solicita disponibilitate din partea conducătorilor diverselor compartimente
penitenciarului in furnizarea informaţiilor solicitate de către purtătorul de cuvânt. În acest
sens, dispune ca, în momentul producerii unor evenimente negative, în
special în cazul unor situaţii de criză, şeful de tură să informează în regim
de urgenţă purtătorul de cuvânt asupra evenimentelor respective.

Aspecte de verificat
Aspecte de verificat Da Nu Obs.
Posibilitatea reeditării anualului statistic ANP

PROCEDURA: P 20 Organizarea unui calendar cu principalele activităţi şi evenimente la nivelul


Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor/unităţilor penitenciare

Scop: stabilirea activităţilor ce trebuie realizate şi data la care acestea trebuie să fie executate, pentru
ca la data stabilită să se obţină rezultatul aşteptat. Rolul acestora este foarte important deoarece ne
oferă posibilitatea organizării şi planificării din timp a unor activităţi cu potenţial mediatic
Premise: calendarul trebuie elaborat într-o manieră care să ofere o perspectivă generală asupra tuturor
activităţilor. El trebuie să fie realist pentru a nu impune un ritm de lucru infernal şi pentru a evita ca totul
să fie făcut în grabă. Toate activităţile cuprinse în calendar să fie convergente scopului de promovare a
imaginii sistemului penitenciar ca serviciu social aflat în slujba comunităţii şi de creştere a gradului de
transparenţă a activităţilor sistemului.
Aplicabilitate: Administraţia Naţională a Penitenciarelor şi unităţile subordonate
Procedura ( detaliere )
Purtătorul de cuvânt Anual, până la data de 15 ianuarie, purtătorul de cuvânt de la ANP /
ANP / Purtătorul de Purtătorul de Cuvânt din unitate întocmeşte o Notă de colaborare adresată
cuvânt din unitate tuturor direcţiilor / serviciilor / birourilor / compartimentelor instituţiei prin
care solicită elaborarea de către fiecare compartiment a unui calendar

462
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

propriu de activităţi (termen de răspuns 15 zile calendaristice).


Până la data de 05 februarie purtătorul de cuvânt centralizează
propunerile de activităţi şi întocmeşte un document cu acestea.
Document, sub forma unui tabel, va cuprinde:
- obiectivele direcţiei/serviciului/biroului/compartimentului;
- activităţile prevăzute la fiecare obiectiv;
- compartimentele din cadrul structurii sau persoanele responsabile
- termenele prevăzute (data în care are loc evenimentul dar şi etapele
realizării acestuia în cazul unei acţiuni de mare amploare)
- etapele care se vor desfăşura în vederea bunei organizări a
evenimentului / acţiunii
- indicii de performanţă care vor sta la baza evaluării finale a activităţilor
Prezintă conducătorului instituţiei Calendarul anual de activităţi al
Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor / Penitenciarului Aiud ( ex.)
Până la data de 15 februarie supune atenţiei Consiliului de Conducere al
instituţiei propunerea de Calendar de activităţi.
După discutarea şi aprobarea în cadrul Consiliului de Conducere al
instituţiei se va emite o Decizie zilnică pe unitate care va cuprinde
Calendarul de activităţi al instituţiei pe anul în curs.
Transmite purtătorului de cuvânt din A.N.P. calendarul anul al activităţilor.
Directorul general al Studiază Calendarul anual de activităţi al Administraţiei Naţionale a
ANP / directorul unităţii Penitenciarelor / Penitenciarului Aiud (ex) şi dispune înscrierea în
ordinea de zi a Consiliului de Conducere pentru analizarea acestuia în
vederea aprobării.
După ce acesta a fost supus atenţiei membrilor Consiliului de Conducere
şi s-a votat aprobarea acestuia, se înregistrează şi astfel devine document
cu forţă juridică, punerea în aplicare revenind direcţiilor/serviciilor/
birourilor/ compartimentelor din instituţie.
Serviciul Va înregistra documentul şi îi va da numărul corespunzător după care îl va
Cabinet/secretariatul repartiza, pe condică, pentru informare şi implementare tuturor direcţiilor /
unităţii serviciilor / birourilor / compartimentelor din instituţie.
Purtătorul de cuvânt Analizează fiecare activitate cuprinsă în Calendarul anual de activităţi al
A.N.P./ Purtătorul de Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor/Penitenciarului Aiud (ex) în
Cuvânt din unitate vederea unei posibile mediatizări şi o supune atenţiei conducătorului
instituţiei pentru a decide.
Directorul general al Analizează, din punct de vedere organizatoric, al oportunităţii etc. fiecare
ANP/ directorul unităţii propunere şi transmite purtătorului de cuvânt ANP / purtătorului de cuvânt
din unitate punctul său de vedere
Purtătorul de Cuvânt După ce a primit punctul de vedere al conducătorului instituţiei elaborează
ANP/ Purtătorul de propriul Calendar cu activităţi cu potenţial mediatic – care îi va servi ca
cuvânt din unitate instrument de lucru dar şi de monitorizare a activităţii sale.
Activităţile cu potenţial mediatic vor fi din timp organizate şi promovate
conform procedurilor standard.
Aspecte de verificat
Aspecte de verificat Da Nu Obs.
Posibilitatea reeditării anualului statistic ANP

463
Manual de proceduri

A00803 Secretariat

PROCEDURA: P1 Repartizarea lucrărilor în cadrul serviciului cabinet

Scop: organizarea în bune condiţii a activităţii de secretariat


Premise: având în vedere faptul că doar secretariatele au acces la aplicaţia informatizată de
secretariat, persoanele care desfăşoară această activitate au în competenţă distribuirea şi repartizarea
lucrărilor în funcţie de rezoluţia şefului ierarhic.
Aplicabilitate: Administraţia Naţională a Penitenciarelor şi unităţile subordonate
Procedura ( detaliere )
Secretariat Serviciul Primeşte, pe bază de semnătură, adresele înregistrate de la Serviciul
Cabinet Arhivă şi Registratură Generală
Adresele primite sunt verificate, să fie înregistrate, şi introduse în aplicaţia
informatizată de secretariat fiind repartizate directorului general
Lucrările sunt predate Şefului de cabinet care le prezintă directorului
general
Şeful de Cabinet / Prezintă lucrările directorului general ANP / directorului unităţii
secretariatul unităţii
Directorul general ANP/ Analizează şi repartizează lucrările, în funcţie de conţinutul acestora, spre
Directorul unităţii competentă soluţionare direcţiilor / serviciilor / birourilor /
compartimentelor, indicând şi termenul până la care trebuie prezentate
proiectele de răspuns.
Şeful de Cabinet / Lucrările semnate şi repartizate sunt predate secretariatului
directorul de unitate
Secretariat Serviciul Lucrările se vor preda, pe baza condicii, Serviciului Arhivă şi Registratură
Cabinet / secretariat Generală pentru a fi transmise mai departe conform rezoluţiei directorului
unitate general.
În cazul unităţilor, vor fi predate direct persoanelor menţionate în rezoluţie
Aspecte de verificat
Aspecte de verificat Da Nu Obs.
Posibilitatea reeditării anualului statistic ANP

PROCEDURA: P2 Evidenţa concediilor de odihnă, medicale, de studii, a învoirilor etc.

Scop: asigurarea unei evidenţe stricte privind dreptul la odihnă al personalului Serviciului Cabinet
Premise: drepturile salariale ale personalului se calculează având în vedere şi situaţia concediilor,
învoirilor etc., iar faptul că există o evidenţă lunară clară uşurează calcularea acestor drepturi
Aplicabilitate: Administraţia Naţională a Penitenciarelor şi unităţile subordonate
Procedura ( detaliere )
Angajatul solicitant Întocmeşte şi prezintă raportul de concediu la secretariat pentru a se
verifica numărul de zile la care are dreptul conform reglementărilor în
vigoare, sau după caz, numărul de zile de concediu rămase
Secretariat Serviciul Verifică, pe baza rapoartelor de concediu anterioare, numărul de zile la
Cabinet / secretariatul care angajatul are dreptul sau câte i-au mai rămas şi face menţiunea
unităţii despre aceasta pe raportul de concediu
Prezintă raportul de concediu conducătorului instituţiei în vederea
analizării acestuia

464
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Informează angajatul solicitant cu privire la rezuluţie aprobat/neaprobat


Raportul de concediu, învoirea sau adeverinţa medicală se clasează la
direcţie / serviciu / birou / compartiment din care face parte angajatul
solicitant
Primeşte de la personalul din direcţie / serviciu / birou / compartiment
cererea de concediu, învoirea aprobată de către conducătorul instituţiei
sau adeverinţa medicală semnată şi parafată de către medicul curant

Aspecte de verificat
Aspecte de verificat Da Nu Obs.
Posibilitatea reeditării anualului statistic ANP

PROCEDURA: P3 Întocmirea ordinelor de serviciu pentru misiuni, concedii de odihnă etc.

Scop: asigurarea legalităţii desfăşurării unor misiuni


Premise: plecarea în misiune se efectuează pe baza ordinelor de serviciu completate în baza
dispoziţiei conducătorului instituţiei. De asemenea, pe baza acestora se calculează atât drepturile
angajatului care se deplasează în misiune, cât şi cele salariale.
Aplicabilitate: Administraţia Naţională a Penitenciarelor şi unităţile subordonate
Procedura ( detaliere )
Secretariat Serviciul Se completează pe baza menţiunilor făcute în decizia zilnică pe unitate
Cabinet / secretariatul După completare se prezintă directorului general ANP / directorului de
unităţii unitate pentru a fi semnat
După ce este semnat, ordinul de serviciu se predă persoanei care se
deplasează în misiune
Păstrează „cotoarele” de la ordinele de serviciu pentru a fi predate şi
arhivate conform procedurilor

Aspecte de verificat
Aspecte de verificat Da Nu Obs.
Posibilitatea reeditării anualului statistic ANP

PROCEDURA : P4 Organizarea activităţii de primire în audienţă

Scop: asigurarea dreptului tuturor cetăţenilor de a se adresa conducerii Administraţiei Naţionale a


Penitenciarelor / conducerii unităţilor penitenciare, în vederea prezentării spre rezolvare a problemelor
profesionale şi personale
Premise: primirea în audienţă a cetăţenilor, a personalului, a persoanelor private de libertate sau a
aparţinătorilor acestora poate fi un instrument de măsurare, ţinând cont şi analizând problemele ridicate,
a percepţiei cetăţenilor vis-a-vis de sistemul penitenciar, a nemulţumirilor şi frustrărilor personalului
propriu precum şi anumite situaţii cu care se confruntă persoanele private de libertate. Indiferent de
problemele ridicate, este esenţial ca persoanele care vin în audienţă să fie tratate cu respect şi
demnitate iar problemele acestora să fie analizate cu maximă seriozitate de către factorii competenţi.
Aplicabilitate: Administraţia Naţională a Penitenciarelor şi unităţile subordonate
Procedura ( detaliere )

465
Manual de proceduri

Agent secretariat ANP / Primeşte cererile de audienţă şi le prezintă la mapa directorului


Agent secretariat general/directorului general adjunct/directorul unităţii
unitate
Directorul general/ Analizează corespondenţa primită pe care, după caz, o repartizează altor
directorul general directori / directori adjuncţi în funcţie de obiectul audienţei şi/sau dispune
adjunct/directorul unităţii data la care va fi primită în audienţă persoana respectivă
Şeful Serviciului Primeşte mapele de la directorul general/directorul general
Cabinet/ Agent adjunct/directorul unităţii
secretariat Urmăreşte cu atenţie rezoluţia directorului general/directorului
adjunct/directorului unităţii şi, după caz, o predă secretarului Serviciului
Cabinet pentru a fi repartizată conform rezoluţiei.
Planifică audienţele telefonic, după caz, prin poştă anunţă petenţii cu
privire la data primirii în audienţă.
Participă la audienţele acordate de către directorul general/directorul
adjunct/directorul unităţii sau persoana desemnată de către aceştia,
notând în registrul de audienţă problemele semnalate de petenţi.
Predă cererile de audienţă, la secretarul Serviciului Cabinet, pentru a fi
repartizate, prin Serviciul Arhivă şi Registratură, conform rezoluţiei primite
cu ocazia audienţelor.
Ţine evidenţa termenelor de soluţionare a audienţelor şi informează
conducerea cu privire la stadiul lucrării.

Aspecte de verificat
Aspecte de verificat Da Nu Obs.
Posibilitatea reeditării anualului statistic ANP

PROCEDURA: P5 Prezentarea mapelor de corespondenţă externă directorului general/


directorului general adjunct/directorului de unitate

Scop: asigurarea circuitului informaţional, în vederea funcţionării eficiente a procesului decizional


Premise: identificarea urgenţelor precum şi rezolvarea cu operativitate şi celeritate a acestora,
constituie o prioritate fapt ce determină acordarea unei atenţii sporite acestui aspect funcţional al
instituţiei
Aplicabilitate: aparatul central şi în toate unităţile din sistemul administraţiei penitenciare
Procedura ( detaliere )

Seful Serviciului Primeşte, prin Serviciul Arhivă şi Registratură Generală/Secretarul


Cabinet/Agent Serviciului Cabinet, corespondenţa externă adresată directorului
secretariat general/directorului general adjunct/directorului de unitate.
Lecturează corespondenţa primită în vederea identificării urgenţelor.
Prezentarea corespondenţei, în mape, directorului general/directorului
general adjunct/directorului de unitate
Directorul general/ Analizează corespondenţa primită şi o repartizează spre soluţionare
directorul general direcţiilor/serviciilor, stabilind, acolo unde cazul, termene de rezolvare
adjunct/directorul unităţii
Seful Serviciului Primeşte mapele de la directorul general/directorul adjunct/directorul
Cabinet/Agent unităţii
secretariat Urmăreşte dacă fiecare lucrare are rezoluţia directorului
general/directorului general adjunct/directorului de unitate şi dacă este
menţionat termenul de soluţionare
Ţine evidenţa termenelor de soluţionare stabilite de către directorul
general/directorul general adjunct/directorul unităţii

466
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Predă corespondenţa secretarului Serviciului Cabinet, în vederea


repartizării acesteia la Serviciul Arhivă şi Registratură Generală.
Aspecte de verificat
Aspecte de verificat Da Nu Obs.
Posibilitatea reeditării anualului statistic ANP

PROCEDURA: P6 Prezentarea mapelor de corespondenţă internă directorului general/


directorului general adjunct/directorului de unitate

Scop: asigurarea circuitului informaţional, în vederea funcţionării eficiente a procesului decizional


Premise: identificarea urgenţelor precum şi rezolvarea cu operativitate şi celeritate a acestora,
constituie o prioritate fapt ce determină acordarea unei atenţii sporite acestui aspect funcţional al
instituţiei
Aplicabilitate: aparatul central şi în toate unităţile din sistemul administraţiei penitenciare
Procedura ( detaliere )
Seful Serviciului Primeşte de la direcţii/servicii/compartimente/birouri corespondenţa
Cabinet/Agent internă ce urmează a fi expediată, note de informare precum şi alte
secretariat documente interne.
Lecturează corespondenţa primită urmărind dacă modul de redactare este
corespunzător.
Prezentarea corespondenţei, în mape, directorului general/directorului
general adjunct/directorului de unitate
Directorul general/ Analizează corespondenţa primită pe care, după caz, o aprobă, avizează,
directorul general semnează
adjunct/directorul
unităţii
Seful Serviciului Primeşte mapele de la directorul general/directorul general
Cabinet/Agent adjunct/directorul unităţii
secretariat Urmăreşte dacă fiecare lucrare are avizul/semnătura directorului
general/directorului general adjunct/directorului de unitate.
Aplică ştampila unităţii pe semnătura directorului general/directorului
general adjunct/directorului de unitate pe corespondenţa de urmează a fi
expediată.
Predă corespondenţa ştampilată/avizată direcţiilor/serviciilor/
compartimentelor/ birourilor.
Ţine evidenţa termenelor de soluţionare stabilite de către directorul
general/directorul general adjunct/directorul unităţii
Înştiinţează direcţiile/serviciile/compartimentele/birourile respective cu
privire la alte rezoluţii date de către directorul general/directorul general
adjunct/directorul de unitate referitoare la corespondenţa prezentată.

Aspecte de verificat
Aspecte de verificat Da Nu Obs.
Posibilitatea reeditării anualului statistic ANP

PROCEDURA : P7 Organizarea şedinţelor consiliului de conducere

Scop: Optimizarea comunicării între factorii decizionali

467
Manual de proceduri

Premise: Hotărârile Consiliului de conducere au caracter consultativ in stabilirea măsurilor de


îmbunătăţire a activităţii.
Aplicabilitate: aparatul central şi în toate unităţile din sistemul administraţiei penitenciare
Procedura ( detaliere )
Directorul general/ La iniţiativa directorului general/directorului de unitate, consiliul de
Directorul unităţii conducere se întruneşte lunar sau ori de câte ori va fi nevoie
Seful Serviciului Solicită direcţiilor/serviciilor/compartimentelor/birourilor propuneri pentru
Cabinet/Agent ordinea de zi, cu cel puţin 7 zile înainte de data întrunirii.
secretariat Centralizează propunerile şi le prezintă spre aprobare directorului
general/directorului unităţii.
Directorul general/ În urma analizării propunerilor, aprobă ordinea de zi a şedinţei.
Directorul unităţii
Seful Serviciului Întocmeşte ordinea de zi pe care o distribuie membrilor Consiliului şi
Cabinet/Agent invitaţilor, cu cel putin 3 zile înaintea dezbaterii.
secretariat Transmite invitaţie scrisă şi ordinea de zi a şedinţei.rezentanţilor grupărilor
sindicale.
Seful Serviciului Cabinet sau persoana desemnată de aceasta va
consemna conţinutul dezbaterilor într-un proces verbal.
Prezintă procesul verbal, pentru luare la cunoştinţă membrilor consiliului.
Asigură evidenţa măsurilor stabilite de consiliu şi a termenlor de realizare
Informează directorul general/directorul de unitate despre problemele
constatate.
Aspecte de verificat
Aspecte de verificat Da Nu Obs.
Posibilitatea reeditării anualului statistic ANP

PROCEDURA: P8 Prezentarea corespondenţei clasificate directorului general/directorului


general adjunct/directorului de unitate

Scop: asigurarea circuitului informaţional, în vederea funcţionării eficiente a procesului decizional


Premise: activitatea la secretariatul directorului general ANP/ directorului unităţii este foarte importantă
iar organizarea bună a sarcinilor ce cad în responsabilitatea membrilor compartimentului secretariat
poate aduce un plus de eficienţă în modul de lucru al conducătorului instituţiei.
Aplicabilitate: aparatul central şi în toate unităţile din sistemul administraţiei penitenciare
Procedura ( detaliere )
Seful Serviciului Primeşte, prin Biroul Informaţii Clasificate corespondenţa clasificată
Cabinet/Agent adresată instituţiei.
secretariat Primeşte de la direcţii/servicii/compartimente/birouri corespondenta
clasificată (note de informare, adrese ce urmează a fi expediate) în
vederea avizării, semnării, aprobării.
Semnează de primirea corespondenţei în condica de predare-primire
documente clasificate.
Prezintă corespondenţa clasificată directorului general/directorului general
adjunct/directorului unităţii, separat de cea ordinară
Directorul general Analizează corespondenţa primită pe care, după caz, o aprobă, avizează,
/directorul general semnează sau o repartizează spre soluţionare direcţiilor/serviciilor,
adjunct/directorul unităţii stabilind, acolo unde cazul, termene de rezolvare
Seful Serviciului Primeşte mapa de corespondenţă clasificată de la directorul
Cabinet/Agent general/directorul general adjunct/directorul unităţii.

468
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

secretariat Pentru corespondenţa clasificată de la


direcţii/servicii/compartimente/birouri, urmăreşte dacă fiecare lucrare are
avizul/semnătura directorului general/directorului general
adjunct/directorului de unitate.
Aplică ştampila unităţii pe semnătura directorului general/directorului
general adjunct/directorului de unitate pe corespondenţa ce urmează a fi
expediată.
O predă înapoi pe condica de predare-primire documente clasificate
secretarului direcţiei/serviciului/compartimentului/biroului.
Pentru corespondenţa clasificată adresată instituţiei – o predă pe condica
de predare-primire documente clasificate Biroului de Informaţii Clasificate,
în vederea distribuirii acesteia conform rezoluţiei primite.

Aspecte de verificat
Aspecte de verificat Da Nu Obs.
Posibilitatea reeditării anualului statistic ANP

469
Manual de proceduri

A009 PROCEDURI D.M.R.U.

A0901 RESURSE UMANE


A0901001 Întocmirea dosarului de încadrare
A0901002 Detaşarea funcţionarilor publici cu statut special din sistemul administraţiei penitenciare
A0901003 Delegarea funcţionarilor publici cu statut special din sistemul administraţiei penitenciare
A0901004 Mutarea funcţionarilor publici cu statut special din sistemul administraţiei penitenciare
A0901005 Punerea la dispoziţie şi suspendarea din funcţie a funcţionarilor publici cu statut special din
sistemul administraţiei penitenciare
A0901006 Selecţionarea şi întocmirea dosarelor candidaţilor pentru Academia de Poliţie „Alexandru
Ioan Cuza” şi Academia Naţională de Informaţii
A0901007 Fişa postului funcţionarilor publici cu statut special

A0902 FORMARE PROFESIONALĂ


A0902001 Organizarea şi desfăşurarea activităţii de formare specializată a funcţionarilor publici cu
statut special debutanţi
A0902002 Organizarea şi desfăşurarea cursurilor pentru dezvoltarea carierei
A0902003 Organizarea şi realizarea planului lecţiei
A0902004 Pregătirea continuă a personalului organizată de unităţi
A0902005 Organizarea şi desfăşurarea activităţii de pregătire fizică a funcţionarilor publici cu statut
special
A0902006 Organizarea şi executarea şedinţelor de tragere
A0902007 Aprobarea şi planificarea pregătirii continue a personalului, prin cursuri
A0902008 Organizarea şi desfăşurarea evaluării nivelului de pregătire fizică a funcţionarilor publici cu
statut special
A0902009 Organizarea şi desfăşurarea verificărilor anuale a funcţionarilor publici cu statut special la
pregătirea de specialitate
A0902010 Evaluarea anuală a funcţionarilor publici cu statut special
A0902011 Evaluarea parţială a funcţionarilor publici cu statut special
A0902012 Acordarea concediului de studii plătit

A0903 EVIDENŢĂ PERSONAL


A0903001 Procedura operaţională a acordării gradaţiei funcţionarilor publici cu statut special din
sistemul administraţiei penitenciare
A0903002 Procedura operaţională a acordării gradelor profesionale funcţionarilor publici cu statut
special din sistemul administraţiei penitenciare, după încadrarea în sistemul administraţiei penitenciare
A0903003 Procedura operaţională a acordării sporului de 25% pentru agenţii care au absolvit studii
superioare
A0903004 Procedura operaţională a acordării sporului de fidelitate a funcţionarilor publici cu statut
special din sistemul administraţiei penitenciare
A0903005 Procedura operaţională a acordării concediului de odihnă şi a concediului de odihnă
suplimentar
A0903006 Acordarea concediilor fără plată
A0903007 Acordarea învoirilor plătite

470
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

A0903008 Procedura operaţională a acordării concediului pentru creşterea copilului, a indemnizaţiei şi a


stimulentului lunar
A0903009 Procedura operaţională a completării dosarului profesional şi a fişei de evidenţă
A0903010 Procedura operaţională a încetării raporturilor de serviciu
A0903011 Procedura operaţională a întocmirii dosarului de pensie
A0903012 Procedura operaţională a acordării salariilor de merit şi a sporului de 50%
A0903013 Întocmirea situaţiilor statistice pentru personalul din sistemul administraţiei penitenciare

A0904 PSIHOLOGIA PERSONALULUI


A0904001 Procedura operaţională a selecţiei psihologice a personalului
A0904002 Procedura operaţională a evaluării psihologice periodice a personalului
A0904003 Procedura operaţională de realizare a evaluării psihologice la sesizare
A0904004 Procedura operaţională de colaborare cu medicul psihiatru (în situaţiile în care rezultatele
evaluării / reevaluării psihologice periodice, evaluării psihologice la sesizare sau şedinţele de asistenţă
psihologică au relevat aspecte psihologice cu potenţial de risc, posibil asociate cu contraindicaţii de
natură psihiatrică)
A0904005 Procedura operaţională de acordare a asistenţei psihologice personalului sistemului
administraţiei penitenciare
A0904006 Procedura operaţională a examinării psihologice a angajaţilor pentru dobândirea dreptului de
a conduce autovehiculele din dotarea unităţii
A0904007 Procedura operaţională a testării psihologice periodice a aptitudinii în muncă a personalului

471
Manual de proceduri

A0901 RESURSE UMANE

PROCEDURA A0901001 ÎNTOCMIREA DOSARULUI DE ÎNCADRARE

Scopul:
• de a descrie etapele care se parcurg pentru întocmirea dosarului de încadrare a candidaţilor admişi
la concursurile organizate pentru ocuparea funcţiilor vacante din sistemul administraţiei penitenciare;
• de a stabili documentele pe care trebuie să le cuprindă un dosar de încadrare;
• de a prezenta conţinutul documentelor care se întocmesc în cazul realizării procedurii;
• de a stabili un set unitar de reguli pentru reglementarea activităţii de întocmire a dosarelor de
încadrare, aplicat la nivelul A.N.P. şi al unităţilor subordonate.
• de a stabili responsabilităţi privind întocmirea, avizarea şi aprobarea documentelor aferente acestei
activităţi.
Premise: Dosarul de încadrare reprezintă o parte componentă a dosarului profesional confidenţial al
funcţionarilor publici cu statut special din sistemul administraţiei penitenciare gestionat de către
D.M.R.U./ B.R.U.F.P. din unităţile subordonate şi întocmit după finalizarea concursurilor pentru
ocuparea funcţiilor vacante, respectiv după afişarea rezultatelor finale , pe baza proceselor verbale de la
sesiunea de concurs.
P.O. se aplică de către personalul D.M.R.U. din A.N.P. şi Biroul resurse umane şi formare profesională
din unităţile subordonate candidaţilor care au fost declaraţi ,,Admis” în urma susţinerii probelor de
concurs.
Aplicabilitate: - în toate unităţile din sistemul penitenciar.
Procedura
Modul de lucru :
Şeful biroului resurse 1 După finalizarea concursului, şeful biroului resurse umane completează
umane dosarul de candidat cu următoarele documente : cerere de încadrare,
autobiografia candidatului declarat admis, tabel cu rudele candidatului
până la gradul IV inclusiv,- toate aceste documente vor fi completate de
către candidat în prezenţa unui lucrător din cadrul D.M.R.U./B.R.U.F.P., -
verificări specifice în evidenţele operative ale poliţiei, procesele verbale cu
rezultatele obţinute de către candidat în urma susţinerii probelor de
concurs, referat de personal.
2. Tabelul nominal cu rudele până la gradul IV inclusiv şi afinii încadraţi
în sistemul administraţiei penitenciare se completează de către candidatul
declarat admis în următoarea ordine: 1) rude până la gradul IV inclusiv, în
linie dreaptă :părinţi, bunici şi în linie colaterală: fraţi, surori, unchi, mătuşi,
nepoţi de frate/soră, veri primari; 2) soţul /soţia candidatului, părinţii şi
fraţii/surorile acestuia; 3) afinii (rudele prin alianţă ale soţului/soţiei
candidatului) încadraţi în sistemul administraţiei penitenciare; 4) copiii
candidatului.
3. Întocmeşte referatul de personal, ocazie cu care calculează vechimea
în muncă a candidatului declarat admis la data întocmirii referatului,
urmând ca la data încadrării să se facă actualizarea acesteia, în scopul
acordării gradaţiei la care are dreptul, calculează vechimea în
specialitatea corespunzătoare studiilor absolvite sau în instituţiile de
apărare naţională, ordine publică şi siguranţă naţională în scopul încadrării
ca funcţionar public cu statut special debutant sau definitiv, acordării
gradului profesional, precum şi pentru acordarea sporului de fidelitate
prevăzut de lege.

472
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

4. Prezintă referatul de personal,întocmit în 3 exemplare, pentru a fi


avizat de consilierul juridic şi semnat de către director.
5. Dacă în urma verificărilor specifice realizate de către unitatea
organizatoare a concursului rezultă incompatibilităţi determinate de
neîndeplinirea cumulativă a condiţiilor de selecţionare prevăzute în Legea
nr.293/2004, modificată, propune directorului de unitate sa nu avizeze
dosarul de încadrare şi candidatul, chiar dacă a fost declarat admis la
concurs, nu va fi încadrat. Acest lucru va fi adus la cunoştinţa candidatului
sub semnătură.
6. După introducerea acestor documente în dosar, dosarul de încadrare
este înregistrat, opisat, numerotat şi înaintat spre avizare directorului
unităţii şi A.N.P.
7. În termen de cel mult 20 de zile de la finalizarea concursului şi după
primirea avizului de la ANP, întocmeşte pentru candidaţii declaraţi admis
decizia de încadrare în funcţie.
8. Înregistrează decizia în Registrul Evidenţă Decizii Mişcare personal
şi o direcţionează către Financiar - contabilitate, E.T.G., A.N.P.- D.M.R.U.,
iar un exemplar este clasat la dosarul profesional împreună cu avizul ANP
în copie.
9. Candidatul admis la concurs are obligaţia de a se prezenta la serviciu
în termen de 15 zile de la data încadrării prevăzută în decizia de personal
(pentru cei care ocupă funcţii de conducere până la încadrarea în sistemul
administraţiei penitenciare, termenul maxim de prezentare este de 30 de
zile). În cazul în care candidatul nu se prezintă la post din motive
imputabile acestuia, şeful biroului resurse umane face oferta de încadrare
următorului candidat declarat admis, după ce în prealabil intră în posesia
unei declaraţii scrise a candidatului admis care refuză postul.
Directorul unităţii 1. Semnează referatul de personal ;
2. Avizează sau nu dosarul de încadrare înaintat de către şeful
biroului resurse umane.
Consilierul juridic 1. Avizează referatul de personal ;
2. Avizează decizia de încadrare în funcţie.
Contabilul şef 1. Avizează decizia de încadrare în funcţie prin aplicarea vizei C.F.P.

În deciziile de personal să fie prevăzute semnătura, cu numele şi prenumele celui care pune viza pentru
control financiar.

Dispoziţii finale:
Procedura va fi difuzată personalului care execută sau participă la activitatea de întocmire a dosarului
de încadrare.

473
Manual de proceduri

ANEXE – MODELE TIP

ANEXA 1 – GHID DE AUTOBIOGRAFIE

Autobiografia este olografă şi va fi redactată personal de candidat, făcând referiri la următoarele puncte:
- date personale - numele şi prenumele (numele purtate anterior), prenumele părinţilor , data şi locul
naşterii , cetăţenia şi naţionalitatea , religia , starea civilă , studiile cele mai înalte , limbile străine
cunoscute şi la ce nivel , profesia de bază , locul de muncă şi funcţia , numărul de telefon fix şi mobil ;
- activitatea desfăşurată – se va arăta cronologic şi detaliat activitatea desfăşurată , pe perioade,
începând de la clasa I şi până în prezent (şcoli , cursuri , stagiu militar , locuri de muncă, domicilii)
inclusiv întreruperile (menţionându-se motivele);
- cazier judiciar - se va menţiona dacă a fost arestat , judecat sau condamnat;
- se va menţiona dacă a fost cercetat penal sau sancţionat administrativ pentru
săvârşirea unei fapte penale;
- se va menţiona dacă sunt în curs de urmărire penală sau judecată pentru
săvârşirea de infracţiuni;
- În cazul în care candidatul sau persoanele cuprinse în tabelul nominal privind rudele apropiate au
fost arestate , judecate sau condamnate , se vor da explicaţii cu privire la aceste aspecte, menţionându-
se dacă au fost graţiate , amnistiate sau reabilitate.
- În încheierea autobiografiei se va menţiona ,, aceasta îmi este autobiografia pe care o dau şi o
semnez asumându-mi răspunderea exactităţii tuturor datelor.”

ANEXA 2 – CERERE DE ÎNCADRARE

DOMNULE DIRECTOR

Subsemnatul (a) ______________________________________ , fiul lui ______________


şi al ___________________, născut la data de ____________ ,în localitatea _____________
Judeţul___________, de cetăţenie _________ , neîncadrat politic, de confesiune religioasă ____,
(ne)căsătorit, am/nu am copii, absolvent al ________________ , domiciliat în localitatea________
str.___________, nr. ___, bloc ___ , sc.____ , apt. ___ , de profesie _____ , în prezent încadrat la
_________, sau neîncadrat, vă rog să-mi aprobaţi încadrarea (numirea) la Penitenciarul
__________________________________ în funcţia de________________ , fiind declarat admis şi
obţinând un punctaj de ____ , la concursul organizat de Administraţia Naţională a Penitenciarelor /
Penitenciarul _____________ în luna _____ , anul______.

Am luat cunoştinţă de drepturile, obligaţiile şi interdicţiile ce-mi revin în calitate de funcţionar


public cu statut special şi mă oblig să lucrez în condiţiile stabilite de lege .

DATA SEMNĂTURA

474
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

ANEXA 3 – TABEL CU RUDELE CANDIDATULUI

TABEL NOMINAL
cuprinzând rudele până la gradul IV inclusiv, soţul ,soţia, părinţii
şi fraţii / surorile acestuia, afinii din sistemul administraţiei penitenciare şi copiii
ale candidatului _________________________________________
la data de ______________________________

Nr. Nume şi Numele CNP Gradul de Prenumele Data şi locul Ocupaţia şi Domiciliul
crt prenume avut rudenie/ părinţilor naşterii locul de muncă
anterior afinitate Tata
Mama

- Candidatul va menţiona, în final, următoarele: ,,Acestea îmi sunt rudele până la gradul IV
inclusiv, soţul/soţia, precum şi afinii din sistemul administraţiei penitenciare pentru care
semnez, asumându-mi răspunderea exactităţii tuturor datelor. Candidatul semnează şi barează
spaţiile rămase necompletate.

475
Manual de proceduri

ANEXA 4 - MODEL REFERAT DE PERSONAL

Ex. nr.___
Cod informatic _____

NUMELE, PRENUMELE TATĂLUI, PRENUMELE

- Născut la: ___________- în municipiul _________-, judeţul _________;


- Naţionalitatea: __________:
- Ne/ Căsătorit, are/ nu are copii;
- Studii: Universitatea ,_____________-Facultatea de ______________ cu diplomă de licenţă;
- Profesia: __________;
- Vechimea totală în muncă la data la care se preconizează numirea : __ani, ___ luni, ___zile;
- Vechimea în specialitatea corespunzătoare studiilor absolvite la data la care se preconizează
numirea : ___ ani, ____ luni,_____ zile ;
- Vechimea în instituţii de apărare naţională, ordine publică şi siguranţă naţională în scopul
acordării sporului de fidelitate, la data la care se preconizează numirea : __ ani, __luni, __zile
- Serviciul militar: îndeplinit/ neîndeplinit;
- Domiciliul: municipiul ______, str._______, nr.__, sc. __, ap.__, judeţul _______.
Vor fi menţionate, în mod cronologic, studiile şi locurile de muncă, precum şi funcţiile avute - spre
exemplu:

- perioada Elev la Liceul din _______;


- perioada Student la fără frecvenţă al Facultăţii de ________,absolvită în _____;
- perioada – _funcţia__ la,__________” din ________;
- perioada – _funcţia__ la,__________” din ________;
În continuare, pe baza recomandării de la ultimul loc de muncă, vor fi menţionate câteva
aspecte legate de activitatea candidatului de la ultimul loc de muncă, spre exemplu :
La locul de muncă s-a integrat cu uşurinţă în colectivul din care face parte, a contribuit prin
activitatea prestată, la menţinerea societăţii în rândul societăţilor respectate şi apreciate,a redactat acte
juridice, este foarte bine pregătit profesional, este disciplinat, sociabil şi foarte prompt în rezolvarea
sarcinilor de serviciu.
Este apt din punct de vedere medical şi psihologic pentru îndeplinirea funcţiei.
Candidatul a fost declarat ,,admis” la concursul de încadrare organizat de Administraţia
Naţională a Penitenciarelor la Penitenciarul __________ obţinând un punctaj de _______ puncte potrivit
centralizatorului nominal numărul ___________ din _____________.
Despre familie:
Tatăl _____________ este _______, iar mama ___________- este __________; are o/un
soră/frate ____________ care este ____________, la____________..
Soţul(soţia)__________________absolventă
a________________este_____________________.Au ____ copil(copii)___________- elev/student.
Urmează propunerea de încadrare,ca funcţionar public debutant sau definitiv, propunerea de acordare a
gradului şi propunerea de numire în funcţie, spre exemplu:
Având în vedere faptul că a fost declarat ,,admis” la concursul organizat pentru ocuparea unei
funcţii de ofiţer ____________ în sectorul _________, propunem încadrarea în Ministerul Justiţiei -
Administraţia Naţională a Penitenciarelor şi repartizarea la Penitenciarul _______________ a
candidatului __________________- ca funcţionar public cu statut special definitiv/debutant şi acordarea
gradului profesional de _____________________________.
In conformitate cu art.20 indice 1 din Legea nr.293/2004,modificată şi completată propunem
numirea candidatului ______________ în funcţia de ofiţer________________(definitiv), coeficient de
ierarhizare_________,funcţie prevăzută cu gradul de____________________, la poziţia ___ din statul
de organizare al Penitenciarului _____________.

476
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

PROCEDURA A0901002 Detaşarea funcţionarilor publici cu statut special din sistemul


administraţiei penitenciare

Scop: Descrie etapele care se parcurg, stabileşte compartimentele şi persoanele implicate şi prezintă
documentele care se întocmesc pentru modificarea raporturilor de serviciu ale fpss prin detaşare.
Premise: Procedura se aplică situaţiilor de modificare temporară a raporturilor de serviciu prin detaşare
a fpss din unitatea în care îşi are funcţia de bază într-o altă unitate din sistemul administraţiei
penitenciare sau în Ministerul Justiţiei.
Detaşarea fpss se dispune în interesul instituţiei publice în care urmează să îşi desfăşoare activitatea,
situată în aceeaşi sau în altă localitate.
Detaşarea se poate face numai pe o funcţie publică vacantă sau al cărei titular lipseşte temporar, în
situaţia în care atribuţiile funcţiei respective nu pot fi redistribuite unui alt fpss din unitate, iar
neîndeplinirea acestora ar conduce la înregistrarea unor disfuncţionalităţi pentru unitate sau sistemul
administraţiei penitenciare.
Detaşarea se dispune pe o perioadă de cel mult 6 (şase) luni într-un an. Detaşarea pe o perioadă mai
mare de 6 luni într-un an se poate dispune numai cu acordul scris al fpss în cauză.
Detaşarea se poate face pe o funcţie identică cu funcţia pe care este încadrat fpss, sau diferită, dacă
nivelul studiilor şi pregătirea profesională a fpss corespund atribuţiilor şi responsabilităţilor funcţiei
respective.
Detaşarea se face la solicitarea directorului unităţii în care fpss urmează să îşi desfăşoare activitatea,
cu acordul directorului unităţii în care fpss are funcţia de bază şi cu avizul direcţiei sau serviciului de
specialitate din ANP. În situaţii excepţionale, la solicitarea motivată în scris a direcţiei sau serviciului de
specialitate din ANP, cu aprobarea directorului general al ANP, detaşarea se poate face fără acordul
directorului unităţii unde fpss are funcţia de bază.
Fpss poate refuza detaşarea dacă se află în una din următoarele situaţii:
A. graviditate;
B. îşi creşte singur copilul minor;
C. starea sănătăţii, dovedită prin certificat medical, face contraindicată detaşarea;
D. detaşarea se face într-o localitate în care nu i se asigură condiţii de cazare;
E. este singurul întreţinător în familie;
F. motive familiale temeinice justifică refuzul de a da curs detaşării.
Refuzul nemotivat atrage răspunderea disciplinară a fpss.
Pe perioada detaşării fpss îşi va desfăşura activitatea la unitatea la care a fost detaşat şi va îndeplini
atribuţii profesionale în interesul acesteia.
Drepturile salariale şi cheltuielile de detaşare, respectiv indemnizaţia de detaşare, compensarea lunară
a chiriei şi cheltuielile de transport, se suportă de către unitatea la care se efectuează detaşarea.
Perioada detaşării poate fi asimilată unei suspendări a raporturilor de serviciu între fpss şi unitatea în
care are funcţia de bază şi stabilirea altora noi cu unitatea în care se face detaşarea.
Pe durata detaşării fpss îşi păstrează funcţia, gradul profesional şi drepturile salariale avute anterior,
conform prevederilor actelor normative privind salarizarea.
Dacă drepturile salariale corespunzătoare funcţiei pe care se face detaşarea sunt mai mari decât cele
ale funcţiei de bază, fpss detaşat poate opta pentru aceste drepturi salariale.
Dacă motive obiective impun prelungirea detaşării peste termenul stabilit iniţial, emiterea unei decizii de
prelungire a detaşării se face numai după obţinerea aceloraşi avize ca în situaţia iniţierii detaşării.
Detaşarea încetează de drept la data expirării perioadei detaşării. Detaşarea poate înceta înainte de
expirarea perioadei de detaşare în următoarele situaţii:
- la reîntoarcerea titularului postului pe care fpss este detaşat,
- la solicitarea motivată a unităţii din care provine fpss, avizată de direcţia/serviciul de specialitate din
ANP,

477
Manual de proceduri

- la solicitarea motivată a fpss, avizată de direcţia/serviciul de specialitate din ANP.


Procedura de detaşare implică parcurgerea unor etape consecutive:
- iniţierea procedurii;
- emiterea şi comunicarea deciziei de detaşare;
- executarea detaşării;
- încetarea detaşării.
Aplicabilitate: în toate unităţile din sistemul administraţiei penitenciare
Procedura:
A. Iniţierea procedurii:
I. Unitatea care înregistrează un deficit de resursă umană necesar a fi acoperit prin detaşare:
I. Şeful biroului resurse 1) Identifică funcţia vacantă ale cărei atribuţii nu se pot redistribui
umane şi formare altor fpss din unitate şi ale căror neîndeplinire ar putea conduce la
profesională şi şeful disfuncţionalităţi în activitatea unităţii sau a sistemului administraţiei
compartimentului din unitate penitenciare;
2) Întocmesc o notă de prezentare a situaţiei care se înaintează
directorului unităţii;
II. Directorul unităţii 3) Supune analizei în şedinţa consiliului de conducere situaţia;
III. Consiliul de conducere 4) Analizează situaţia, prezintă propuneri de soluţionare;
IV. Directorul unităţii 5) Decide asupra oportunităţii detaşării, prin rezoluţie asupra notei
de prezentare;
6) Dacă rezoluţia este favorabilă, identifică cu ajutorul direcţiei de
specialitate din A.N.P. unităţile în care ar putea exista un funcţionar
care să corespundă profilului postului şi să fie disponibil;
7) Comunică nota şefului biroului resurse umane şi formare
profesională, precum şi unităţile spre care va fi expediată adresa de
prezentare;
V. Şeful biroului resurse 8) Întocmeşte o adresă de prezentare a situaţiei şi solicită sprijin
umane şi formare pentru o soluţionare temporară prin detaşarea unui funcţionar care
profesională să corespundă postului;
9) Prezintă adresa directorului unităţii pentru semnare;
VI. Directorul unităţii 10) Citeşte adresa şi o semnează;
11) Transmite documentul compartimentului secretariat;
VII. Persoana desemnată din 12) Înregistrează documentul;
cadrul compartimentului 13) Aplică ştampila unităţii;
secretariat 14) Trimite adresa unităţilor destinatare;
VIII. Persoana desemnată din 15) Înregistrează adresa de răspuns;
cadrul compartimentului 16) Prezintă documentul directorului unităţii;
secretariat
IX. Directorul unităţii 17) Repartizează documentul şefului biroului resurse umane şi
formare profesională;
X. Şeful biroului resurse 18) Centralizează răspunsurile primite;
umane şi formare 19) Prezintă răspunsurile primite în şedinţa consiliului de conducere
profesională
XI. Consiliul de conducere 20) Analizează situaţia, dacă există cel puţin un răspuns favorabil,
propun soluţia mai convenabilă.
XII. Directorul unităţii 21) Decide asupra detaşării, prin rezoluţie asupra analizei
consiliului, consemnată în procesul verbal de şedinţă;
22) Transmite rezoluţia şefului biroului resurse umane şi formare
profesională;
XIII. Şeful biroului resurse 23) Întocmeşte Nota de solicitare a avizului;
umane şi formare 24) Anexează răspunsul cu propunerea, referatul de resurse
profesională umane, unde este cazul Notificarea de detaşare (când f.p.s.s. a mai
fost detaşat anterior 6 luni într-un an şi trebuie să-şi dea acordul);
25) Prezintă documentele directorului unităţii;

478
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

XIV. Directorul unităţii 26) Verifică şi semnează documentele;


27) Transmite documentele compartimentului secretariat;
XV. Persoana desemnată din 28) Înregistrează documentele;
cadrul compartimentului 29) Aplică ştampila unităţii;
secretariat 30) Trimite documentele DMRU din ANP;
XVI. Persoana desemnată din 31) Înregistrează documentele cu avizele Direcţiei/Serviciului de
cadrul compartimentului specialitate din ANP primite de la DMRU;
secretariat 32) Prezintă documentele directorului unităţii;
XVII. Directorul unităţii 33) Analizează documentele, împreună cu avizele primite;
34) Repartizează documentele şefului biroului resurse umane;
XVIII. Şeful biroului resurse 35) Clasează documentele primite;
umane şi formare
profesională
II. Unitatea care primeşte o solicitarea de detaşare:
I. Persoana desemnată din 1) Înregistrează adresa de prezentare a situaţiei;
cadrul compartimentului 2) Prezintă documentul directorului unităţii;
secretariat
II. Directorul unităţii 3) Solicită şefului biroului resurse umane să prezinte o situaţie
nominală cu personalul care corespunde profilului din adresa de
prezentare, pentru analiză în şedinţa consiliului de conducere;
4) Stabileşte şedinţa consiliului de conducere în care se va
analiza cererea;
III. Şeful biroului resurse 5) Întocmeşte situaţia;
umane şi formare profesională 6) Transmite adresa şi situaţia membrilor consiliului de conducere
spre luare la cunoştinţă;
IV. Consiliul de conducere 7) Analizează documentele primite spre luare la cunoştinţă,
situaţia din unitate, atât cea actuală cât şi cea rezultată în urma unei
posibile detaşări, perspectivele de preluare a atribuţiilor de către
alt/alţi funcţionari publici, susţin propuneri privind oportunitatea
detaşării.
V. Directorul unităţii 8) Decide asupra oportunităţii detaşării, prin rezoluţie asupra
adresei de prezentare şi analizei efectuate;
VI. Şeful biroului resurse 9) În cazul unei rezoluţii pozitive, analizează situaţia fpss;
umane şi formare profesională 10) Dacă prin detaşare fpss depăşeşte 6 (şase) luni de detaşare
într-un an, BRU întocmeşte Notificarea de detaşare;
11) Prezintă documentul directorului unităţii;
VII. Directorul unităţii 12) Semnează notificarea;
13) Transmite documentul compartimentului secretariat;
VIII. Persoana desemnată din 14) Înregistrează documentul;
cadrul compartimentului 15) Transmite documentul şefului biroului resurse umane şi formare
secretariat profesională;
IX. Şeful biroului resurse 16) Ia legătura cu fpss nominalizat, prezintă situaţia apărută,
umane şi formare profesională precum şi propunerea conducerii unităţii, dacă este cazul ,
notificarea de detaşare;
17) Prezintă fpss situaţiile legale în care poate refuza detaşarea;
X. Fpss 18) Ia cunoştinţă de situaţie;
19) Dacă este cazul, pe notificarea de detaşare, în scris îşi dă
acordul sau îşi manifestă refuzul faţă de detaşare;
20) Dacă se află în una din situaţiile de la art.52 alin (3) din OMJ
2854/C/2004, poate întocmi raport de refuz al detaşării, motivat;
21) Depune raportul la directorul unităţii;
XI. Directorul unităţii 22) Avizează raportul;
23) Transmite documentul compartimentului secretariat;
XII. Persoana desemnată din 24) Înregistrează documentul;
cadrul compartimentului 25) Transmite documentul şefului biroului resurse umane şi formare
secretariat profesională;

479
Manual de proceduri

XIII. Şeful biroului resurse 26) Dacă soluţia este pozitivă, întocmeşte referatul de resurse
umane şi formare profesională umane al fpss, cu susţinerea propunerii de detaşare;
27) BRU întocmeşte adresa de răspuns cu propunerea, la care
ataşează referatul de resurse umane, dacă este cazul Notificarea
de detaşare. Răspunsul negativ se motivează;
28) Prezintă documentele directorului unităţii;
XIV. Directorul unităţii 29) Verifică şi semnează documentele;
30) Transmite documentele compartimentului secretariat;
XV. Persoana desemnată din 31) Înregistrează documentele;
cadrul compartimentului 32) Aplică ştampila unităţii;
secretariat 33) Trimite documentele unităţii destinatare;
III. DMRU din ANP:
I. Persoana desemnată din 1) Înregistrează Nota de solicitare a avizului;
cadrul compartimentului 2) Prezintă documentul directorului DMRU;
secretariat
II. Director DMRU 3) Consultă ofiţerii specialişti responsabili cu unităţile implicate;
4) Analizează solicitarea din punct de vedere al respectării
normelor;
III. Ofiţerul responsabil de 5) Solicită avizul Direcţiei/Serviciului de specialitate din ANP pe
unitatea unde fpss are funcţia Nota de solicitare a avizului;
de bază 6) După obţinerea avizului întocmeşte adresa de răspuns către
unităţile implicate, ataşează Nota de solicitare a avizului cu avizul
şefului structurii;
7) Prezintă adresa şefului DMRU;
IV. Şeful structurii 8) Verifică şi semnează adresa;
9) Transmite documentele compartimentului secretariat;
V. Persoana desemnată din 10) Înregistrează documentele;
cadrul compartimentului 11) Aplică ştampila structurii;
secretariat 12) Trimite documentele unităţilor implicate;
B. Emiterea şi comunicarea deciziei de detaşare pentru ofiţeri:
I. DMRU 1) Întocmeşte decizia de detaşare conform competenţelor şi
metodologiei privind emiterea deciziilor
2) Trimite decizia de detaşare, după aprobare, celor două unităţi
implicate;
II. Persoana desemnată din 3) Înregistrează decizia;
cadrul compartimentului 4) Prezintă documentul directorului unităţii;
secretariat de la unitatea din
care provine fpss
III. Directorul unităţii 5) Repartizează decizia şefului BRU
IV. Şeful biroului resurse 6) Preia decizia de detaşare;
umane şi formare profesională 7) Comunică fpss, sub semnătură, decizia de detaşare;
V. Fpss 8) Ia la cunoştinţă decizia, sub semnătură;
C.Emiterea deciziei de detaşare pentru agenţi:
I. Biroul resurse umane şi 1) Întocmeşte decizia de detaşare conform competenţelor şi
formare profesională din metodologiei de emitere a deciziilor;
unitatea la care este încadrat. 2) Trimite decizia de detaşare, după aprobare, unităţii beneficiare a
detaşării;
3) Comunică f.p.s.s., sub semnătură, decizia de detaşare;
II. Persoana desemnată din 4) Înregistrează decizia de detaşare;
cadrul compartimentului 5) Prezintă documentul directorului unităţii;
secretariat de la unitatea
beneficiară a detaşării
III. Directorul unităţii 6) Repartizează decizia şefului Biroului resurse umane şi formare
beneficiare a detaşării profesională;
7) În baza deciziei de detaşare, dispune întocmirea deciziei de
numire în funcţie;

480
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

IV. Şeful biroului Resurse 8) Preia decizia de detaşare;


umane şi formare profesională 9) Întocmeşte decizia de numire în funcţie;
din unitatea beneficiară a
detaşării.
V. Consilierul juridic din 10) Avizează decizia de numire în funcţie;
unitatea beneficiară a
detaşării.
VI. Compartimentul financiar- 11) avizează decizia de numire în funcţie – CFP
contabil din unitatea
beneficiară a detaşării.
VII. Directorul unităţii
12) Aprobă decizia de numire în funcţie;
beneficiare a detaşării 13) Repartizează decizia Biroului resurse umane şi formare
profesională;
VIII. Şeful Biroului resurse 13) Înregistrează decizia de numire în funcţie în Registrul Evidenţă
umane şi formare profesională Ordine mişcare personal;
din unitatea beneficiară a 14) Comunică f.p.s.s., sub semnătură, decizia de numire în funcţie.
detaşării.

D. Executarea detaşării:
I. Şeful biroului resurse 1) Organizează procedura de predare primire a funcţiei de
umane şi formare profesională conducere, dacă este cazul;
de la unitatea din care provine 2) Organizează procedura de evaluare a performanţelor
fpss profesionale ale fpss;
II. Şeful compartimentului 3) Stabileşte fpss care preia atribuţiile funcţiei care va rămâne
din care provine fpss vacantă;
4) Participă la procedura de predare primire a funcţiei;
5) Întocmeşte evaluarea performanţelor profesionale ale fpss;
III. Personalul desemnat din 6) Completează documentele de evidenţă nominală;
cadrul biroului resurse umane 7) Eliberează nota de lichidare a fpss (urmează să se întocmească
şi formare profesională cu un model de notă de lichidare pentru fpss detaşaţi);
atribuţii de ţinere a evidenţei 8) Înscrie în proiectul DZU, detaşarea fpss;
nominale 9) Înscrie în proiectul DZU persoana care preia funcţia şi termenul
de predare;
IV. Fpss 10) Execută operaţiunile specifice de predare a funcţiei;
11) Lichidează obligaţiile faţă de unitate prin completarea notei de
lichidare (urmează să se întocmească un model de notă de
lichidare pentru fpss detaşaţi);
12) Se prezintă la unitatea de detaşare;
V. Persoana desemnată din 12) Transmite BRU copia fişei de evidenţă a concediilor de odihnă,
cadrul compartimentului medicale, învoiri, etc de care a beneficiat funcţionarul public pe
secretariat ultimii 2 ani calendaristici, certificată prin semnătură pentru
conformitate;
VI. Compartimentul financiar 13) Întocmeşte certificatul de scoatere şi alocare la drepturi;
– contabil 14) Transmite BRU certificatul de scoatere şi alocare la drepturi;
VII. Şeful biroului resurse 15) Transmite unităţii în care se detaşează funcţionarul public copia
umane şi formare profesională fişei de evidenţă, copia fişei de evidenţă a concediilor şi certificatul
de la unitatea din care provine de scoatere şi alocare la drepturi;
fpss
VIII. Şeful biroului resurse 16) Întocmesc procesul verbal de prezentare, prin care fpss se
umane şi formare profesională alocă la drepturi.
şi persoana desemnată din 17) Prezintă procesul verbal pentru aprobare directorului unităţii;
cadrul compartimentului 18) Înregistrează procesul verbal;
secretariat de la unitatea la 19) Repartizează un exemplar compartimentului financiar pentru
care se detaşează fpss alocarea la drepturi.

481
Manual de proceduri

IX. Personalul desemnat din 20) Preia copiile documentelor de evidenţă nominală;
cadrul biroului resurse umane 21) Înscrie în proiectul DZU, detaşarea fpss;
şi formare profesională cu
atribuţii de ţinere a evidenţei
nominale
X. Şeful compartimentului în 22) Aduce la cunoştinţă fpss, sub semnătură, fişa postului;
care este repartizat fpss
detaşat
XI. Fpss 23) Citeşte şi semnează fişa postului
C. Încetarea detaşării:
I. Unitatea care a emis decizia 1) În situaţia încetării detaşării înainte de termen, emite decizia de
de detaşare încetare a detaşării, cu respectarea metodologiei de emitere a
deciziilor;
2) Comunică decizia unităţilor implicate
II. Şeful biroului resurse 3) Organizează procedura de predare primire a funcţiei de
umane şi formare profesională conducere, dacă este cazul;
de la unitatea în care este 4) Organizează procedura de evaluare a performanţelor
detaşat fpss profesionale ale fpss;
III. Şeful compartimentului în 5) Stabileşte fpss care preia atribuţiile funcţiei care va rămâne
care a fost detaşat fpss vacantă;
6) Participă la procedura de predare primire a funcţiei;
7) Întocmeşte evaluarea performanţelor profesionale ale fpss;
IV. Personalul desemnat din 8) Completează copiile documentelor de evidenţă nominală;
cadrul biroului resurse umane 9) Eliberează nota de lichidare a fpss;
şi formare profesională cu 10) Înscrie în proiectul DZU, încetarea detaşării fpss;
atribuţii de ţinere a evidenţei 11) Înscrie în proiectul de DZU persoana care preia funcţia şi
nominale termenul de predare;
V.Fpss 12) Execută operaţiunile specifice de predare a funcţiei;
13) Lichidează obligaţiile faţă de unitate prin completarea notei de
lichidare;
14) Se prezintă la unitatea în care are funcţia de bază;
VI. Persoana desemnată din 15) Transmite BRU copia fişei de evidenţă a concediilor de odihnă,
cadrul compartimentului medicale, învoiri, etc de care a beneficiat funcţionarul public pe
secretariat perioada detaşării, certificată prin semnătură pentru conformitate;
VII. Compartimentul financiar 16) Întocmeşte certificatul de scoatere şi alocare la drepturi;
– contabil 17) Transmite BRU certificatul de scoatere şi alocare la drepturi;
VIII. Şeful biroului resurse 18) Transmite unităţii în care funcţionarul public are funcţia de bază,
umane şi formare profesională copia fişei de evidenţă, copia fişei de evidenţă a concediilor şi
certificatul de scoatere şi alocare la drepturi;
IX.Şeful biroului resurse 19) Întocmesc procesul verbal de prezentare, prin care fpss se
umane şi formare profesională alocă la drepturi.
şi persoana desemnată din 20) Prezintă procesul verbal pentru aprobare directorului unităţii;
cadrul compartimentului 21) Înregistrează procesul verbal;
secretariat de la unitatea la 22) Repartizează un exemplar compartimentului financiar pentru
care fpss are funcţia de bază alocarea la drepturi.

PROCEDURA: A0901003 Delegarea funcţionarilor publici cu statut special din sistemul


administraţieI penitenciare

Scop: Descrie etapele care se parcurg, stabileşte compartimentele şi persoanele implicate şi prezintă
activităţile desfăşurare şi documentele care se întocmesc pentru modificarea raporturilor de serviciu ale
fpss prin delegare.

482
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Premise: Procedura se aplică situaţiilor de modificare temporară a raporturilor de serviciu prin


delegarea fpss pentru a desfăşura anumite activităţi, în interesul unităţii în care este încadrat, în aceeaşi
localitate sau în altă localitate.
Delegarea se dispune prin decizie emisă cu respectarea competenţelor de gestiune a resurselor
umane, pe o perioadă de cel mult 60 de zile într-un an.
Fpss poate fi delegat mai mult de 60 de zile într-un an, numai cu acordul scris al acestuia.
Nu constituie delegare situaţia în care fpss execută atribuţiile specifice postului în locurile şi locaţiile
specificate în fişa sau carnetul postului.
Pe perioada delegării fpss îşi păstrează funcţia, gradul şi drepturile salariale avute anterior.
Unitatea în care este încadrat fpss este obligată să suporte costul integral al transportului, cazării şi al
indemnizaţiei de delegare.
Pe perioada delegării fpss îşi va desfăşura activitatea în unitatea în care a fost delegat şi va îndeplini
atribuţiile profesionale stabilite pentru perioada delegării de către unitatea în care este încadrat.
Delegarea se face la solicitarea directorului unităţii în care fpss este încadrat, numai cu acordul
directorului unităţii unde fpss urmează a fi delegat.
Fpss poate refuza delegarea, dacă se află în una din următoarele situaţii:
a) graviditate;
b) îşi creşte singur copilul minor;
c) starea sănătăţii, dovedită prin certificat medical, face contraindicată delegarea;
Refuzul nemotivat atrage răspunderea disciplinară a fpss.
Dacă motive obiective impun prelungirea delegării peste termenul stabilit iniţial, emiterea unei decizii de
prelungire a delegării se face numai după obţinerea aceloraşi avize pozitive ca şi în situaţia iniţierii
delegării.
Delegarea încetează de drept la data expirării perioadei dispuse prin decizia de delegare.
Delegarea poate înceta înainte de expirarea perioadei de delegare dacă desfăşurarea activităţii care a
impus delegarea nu mai este necesară.
Aplicabilitate: în toate unităţile din sistemul administraţiei penitenciare
Procedura:
I. Şeful biroului resurse 1) Identifică activităţile a căror îndeplinire necesită delegarea unui
umane şi formare profesională fpss într-o altă unitate;
şi şeful compartimentului 2) Propun atribuţiile, unitatea, fpss şi durata delegării;
3) Evaluează durata anuală a delegărilor fpss;
4) Întocmesc o notă de prezentare a situaţiei care se înaintează
directorului unităţii;
II. Directorul unităţii 5) Supune situaţia analizei în şedinţa consiliului de conducere;
III. Consiliul de conducere 6) Analizează situaţia, prezintă propuneri de soluţionare;
IV. Directorul unităţii 7) Decide asupra oportunităţii delegării, prin rezoluţie asupra notei
de prezentare şi analizei efectuate;
8) Transmite lucrarea compartimentului secretariat;
V. Persoana desemnată 9) Înregistrează nota de prezentare;
din cadrul compartimentului 10) Transmite lucrarea şefului biroului resurse umane şi formare
secretariat profesională;
VI. Şeful biroului resurse 11) În cazul unei rezoluţii pozitive, analizează situaţia fpss;
umane şi formare profesională 12) Dacă prin delegare fpss depăşeşte 60 (şaizeci) zile de delegare
într-un an, BRU întocmeşte Notificarea de delegare;
13) Prezintă documentul directorului unităţii spre aprobare;
VII. Directorul unităţii 14) Aprobă notificarea;
15) Transmite documentul compartimentului secretariat;
VIII. Persoana desemnată 16) Înregistrează documentul;
din cadrul compartimentului 17) Transmite documentul şefului biroului resurse umane şi
secretariat formare profesională;
IX. Şeful biroului resurse 18) Contactează fpss, îi prezintă situaţia apărută, precum şi
umane şi formare profesională propunerea conducerii unităţii, dacă este cazul , notificarea de
delegare;
19) Prezintă fpss situaţiile legale în care poate refuza delegarea;

483
Manual de proceduri

X. Fpss 20) Ia cunoştinţă de situaţie;


21) Dacă este cazul, pe notificarea de delegare, în scris îşi exprimă
acordul sau refuzul;
22) Dacă se află în una din situaţiile de la art. 51 din OMJ
2854/C/2004, poate întocmi raport de refuz al delegării, motivat;
23) Depune raportul la directorul unităţii;
XI. Directorul unităţii 24) Avizează raportul;
25) Transmite documentul compartimentului secretariat;
XII. Persoana desemnată 26) Înregistrează documentul;
din cadrul compartimentului 27) Transmite documentul şefului biroului resurse umane şi
secretariat formare profesională;
XIII. Şeful biroului resurse 28) Întocmeşte o adresă de prezentare a situaţiei şi solicită sprijin
umane şi formare profesională pentru soluţionare prin delegarea unui funcţionar în unitatea
respectivă;
29) Prezintă documentul directorului unităţii;
IV. Directorul unităţii 30) Citeşte adresa şi o semnează;
31) Transmite documentul compartimentului secretariat;
V. Persoana desemnată din 32) Înregistrează documentul;
cadrul compartimentului 33) Aplică ştampila unităţii;
secretariat 34) Trimite adresa unităţii destinatare;
XIV. Persoana desemnată 35) Înregistrează adresa de prezentare a situaţiei;
din cadrul compartimentului 36) Prezintă documentul directorului unităţii;
secretariat din unitatea în care
se doreşte delegarea
XV. Directorul unităţii la 37) Decide asupra acordului de efectuare a delegării, prin rezoluţie
care se doreşte delegarea. asupra adresei de prezentare. Răspunsul negativ se motivează;
XVI. Şeful biroului resurse 38) Întocmeşte adresa de răspuns.;
umane şi formare profesională 39) Prezintă documentele directorului unităţii;
din unitatea la care se doreşte
delegarea.
XVII. Directorul unităţii la 40) Verifică şi semnează documentele;
care se doreşte delegarea. 41) Transmite documentele compartimentului secretariat;
XVIII. Persoana desemnată 42) Înregistrează documentele;
din cadrul compartimentului 43) Aplică ştampila unităţii;
secretariat din unitatea la care 44) Trimite documentele unităţii destinatare;
se doreşte delegarea.
XIX. Persoana desemnată 45) Înregistrează adresa de răspuns;
din cadrul compartimentului 46) Prezintă documentul directorului unităţii;
secretariat de la unitatea în
care fpss este încadrat.
XX. Directorul unităţii 47) Analizează răspunsul, repartizează documentul şefului biroului
resurse umane şi formare profesională;
XXI. Şeful biroului resurse 48) Dacă răspunsul este negativ, lucrarea se clasează.
umane şi formare profesională 49) Dacă răspunsul este pozitiv, întocmeşte decizia de delegare
conform competenţelor şi metodologiei privind emiterea deciziilor;
50) Întocmeşte adresa de expediere a deciziei către unitatea de
delegare;
51) Prezintă documentele directorului unităţii;
XIX. Directorul unităţii 52) Citeşte adresa şi o semnează;
53) Transmite documentele compartimentului secretariat;
XX.Persoana desemnată din 54) Înregistrează adresa;
cadrul compartimentului 55) Aplică ştampila unităţii;
secretariat 56) Trimite documentele unităţii destinatare;
57) Înscrie delegarea în DZU

484
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

XXI. Şeful biroului resurse 58) Comunică fpss, sub semnătură, decizia de delegare;
umane şi formare profesională 59) Înscrie delegarea în proiectul DZU;
XXII.Fpss 60) Ia la cunoştinţă decizia, sub semnătură;
61) Se deplasează la unitatea la care este delegat şi desfăşoară
activităţile stabilite;
XXIII. Persoana desemnată 62) Înregistrează adresa şi decizia de delegare;
din cadrul compartimentului 63) Prezintă documentele directorului unităţii;
secretariat de la unitatea unde 64) Înscrie delegarea în DZU;
fpss se delegă
XXIV. Directorul unităţii la care 65) Ia cunoştinţă de situaţie;
se delegă f.p.s.s. 66) Comunică situaţia şefului compartimentului care are în
coordonare sectorul în care fpss are de executat atribuţii pe
perioada delegării;
XXV. Şeful biroului resurse 67) În situaţia încetării delegării înainte de termen, emite decizia de
umane şi formare profesională încetare a delegării, cu respectarea metodologiei de emitere a
din unitatea în care fpss este deciziilor;
încadrat 68) Comunică decizia unităţii în care fpps este delegat şi fpss
XXVI.Fpss 69) Revine în unitatea unde are funcţia de bază

PROCEDURA: A0901004 Mutarea functionarilor publici cu statut special din sistemul


administraţiei penitenciare

Scop: Descrie etapele care se parcurg, stabileşte compartimentele şi persoanele implicate şi prezintă
documentele care se întocmesc pentru modificarea raporturilor de serviciu ale funcţionarilor publici cu
statut special prin transfer;
Premise: Procedura se aplică situaţiilor de modificare a raporturilor de serviciu ale funcţionarilor publici
cu statut special prin mutare într-o altă unitate din sistemul administraţiei penitenciare sau în Ministerul
Justiţiei.
Funcţionarii publici din sistemul administraţiei penitenciare pot fi mutaţi:
a) în interesul serviciului;
b) la cerere.
Mutarea se poate face în aceeaşi ori în altă funcţie publică vacantă pentru care sunt îndeplinite
condiţiile specifice prevăzute în fişa postului, în cadrul aceleiaşi categorii profesionale şi pe acelaşi nivel
(de execuţie sau de conducere). Mutarea într-o funcţie publică inferioară este posibilă numai cu acordul
scris al funcţionarului public.
Mutarea în interesul serviciului se poate face numai pe o funcţie publică vacantă ale cărei atribuţii nu pot
fi îndeplinite de un alt fpss din unitate, iar neîndeplinirea acestora ar conduce la înregistrarea unor
disfuncţionalităţi pentru unitate sau sistemul administraţiei penitenciare.
Funcţionarii publici cu statut special din sistemul administraţiei penitenciare, mutaţi în interesul
serviciului în unităţi situate în altă localitate decât cea în care îşi au domiciliul, individual sau împreună
cu unitatea, au dreptul la:
a) indemnizaţie de mutare egală cu salariul de bază cuvenit pentru funcţiile în care au fost numiţi la
noua unitate, care se acordă de către structura financiară pe bază de cerere,
b) indemnizaţie pentru fiecare membru de familie aflat în întreţinere, egală cu o pătrime din salariul
de bază cuvenit în luna schimbării domiciliului membrilor de familie, care se acordă de către structura
financiară pe bază de cerere
c) decontarea tuturor cheltuielilor de transport ocazionate de mutarea efectivă a funcţionarului,
membrilor de familie şi mobilier, care se acordă de către structura financiară pe bază de cerere şi
documente justificative
d)concediu plătit de 5 zile, pentru mutarea efectivă, care se acordă la cerere de către directorul
unităţii.

485
Manual de proceduri

Mutarea implică parcurgerea unor etape consecutive:


- iniţierea procedurii;
- emiterea şi comunicarea deciziei de mutare;
- îndeplinirea efectivă a mutării.
Aplicabilitate: în toate unităţile din sistemul administraţiei penitenciare
Procedura:
A. Iniţierea procedurii:
1. Mutarea funcţionarilor publici în interesul serviciului
I. Şeful biroului resurse 1) Identifică funcţia vacantă ale cărei atribuţii nu pot fi îndeplinite
umane şi formare profesională de alţi fpss din unitate şi ale căror neîndeplinire ar putea conduce la
şi şeful compartimentului disfuncţionalităţi în activitatea unităţii sau a sistemului administraţiei
penitenciare;
2) Identifică un fpss din altă unitate care să corespundă profilului
postului şi care este posibil să fie disponibil;
3) Întocmesc o notă de prezentare a situaţiei care se înaintează
directorului unităţii;
II. Directorul 1) Supune analizei în şedinţa consiliului de conducere situaţia;
2) Decide asupra oportunităţii mutării, prin rezoluţie asupra notei de
prezentare. Rezoluţia negativă încheie procedura, lucrarea se
clasează la BRU.
III. Şeful biroului resurse 1) În situaţia unei rezoluţii favorabile, întocmeşte o adresă de
umane şi formare profesională prezentare a situaţiei şi solicită sprijin pentru soluţionare prin
mutarea fpss identificat, care se înaintează directorului unităţii din
care face parte fpss;
IV. Directorul unităţii din 1) Supune analizei în consiliul de administraţie situaţia descrisă,
care face parte fpss propunerea de mutare, precum şi situaţia din unitatea proprie, atât
cea actuală cât şi cea rezultată în urma mutării, posibilităţile de
preluare a atribuţiilor de către alt/alţi funcţionari publici;
2) Decide asupra oportunităţii mutării, prin rezoluţie asupra notei de
prezentare.
V. Şeful biroului resurse 1) În cazul rezoluţiei negative, comunică în scris unităţii solicitante
umane şi formare profesională inoportunitatea mutării.
al unităţii din care face parte 2) În cazul unei soluţii pozitive, întocmeşte o notă privind solicitarea
fpss acordului, poartă o discuţie directă cu fpss în care explică situaţia
existentă precum şi soluţia propusă şi îi înmânează nota privind
solicitarea acordului scris.
VI. Fpss 3) Printr-un raport către directorul unităţii îşi prezintă acordul sau
refuzul faţă de mutarea propusă. Nu este necesară motivarea
soluţiei.
VII. Şeful biroului resurse 1) În cazul refuzului fpss, comunică în scris unităţii solicitante
umane şi formare profesională inoportunitatea mutării.
al unităţii din care face parte 2) În cazul acordului fpss, întocmeşte referatul de resurse umane.
fpss
VIII. Consilierul juridic al 1) Verifică şi avizează referatul de r.u.
unităţii din care face parte fpss
IX. Directorul unităţii din 1) Aprobă referatul de r.u.
care face parte fpss
X. Şeful biroului resurse 1) Trimite unităţii solicitante referatul de r.u., precum şi raportul cu
umane şi formare profesională acordul scris al fpss.
al unităţii din care face parte
fpss
XI. Şeful biroului resurse 1) Primeşte răspunsul de la unitatea din care face parte fpss.
umane şi formare profesională 2) Dacă răspunsul este negativ, procedura se încheie, se clasează
lucrarea la BRU.

486
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

3) Dacă răspunsul este pozitiv, înaintează documentele primite


către DMRU însoţite de o notă de prezentare în care se precizează
funcţia vacantă pe care este propusă mutarea.
XII. DMRU 1) Primeşte propunerea de mutare în interesul serviciului;
2) Verifică corelaţia între funcţia actuală a fpss şi funcţia pe care se
solicită mutarea, acordă avizul. Avizul negativ conduce la returnarea
lucrării către unitatea solicitantă. Procedura se încheie, se clasează
lucrarea la BRU.
3) Se solicită avizul direcţiei de specialitate.
XIII. Direcţia/serviciul de 1) Analizează oportunitatea şi legalitatea solicitării;
specialitate, direcţia financiară, 2) Acordă avizul;
serviciul juridic din ANP
XIV. DMRU 1) Orice aviz negativ conduce la returnarea lucrării către unitatea
solicitantă. Procedura se încheie, se clasează lucrarea la BRU.
2) Prezintă lucrarea spre aprobare directorului general.
XV. Directorul general 1) Analizează oportunitatea şi legalitatea solicitării;
2) Adoptă o soluţie;
3) Trimite lucrarea spre DMRU;
XVI. DMRU 1) Soluţia negativă conduce la returnarea lucrării către unitatea
solicitantă. Procedura se încheie, se clasează lucrarea la BRU;
2) Soluţia pozitivă conduce la întocmirea deciziei
2. Mutarea funcţionarilor publici la cerere
I. Fpss 1) Depune cererea de mutare la secretariatul din unitatea în care
este încadrat, însoţită de documentele care susţin solicitarea,
pentru înregistrare. Obligatoriu se va menţiona unitatea la care se
solicită mutarea.
II. Directorul unităţii din 2) Supune solicitarea discuţiei consiliului de conducere al unităţii,în
care face parte fpss care se analizează dacă mutarea fpss nu ar putea conduce la
disfuncţionalităţi în activitatea unităţii sau a sistemului administraţiei
penitenciare;
3) Acordă avizul pe cererea de mutare.
III. Şeful biroului resurse 1) Comunică fpss sub semnătură avizul.
umane şi formare profesională 2) Avizul negativ conduce la încheierea procedurii, lucrarea se
de la unitatea din care face clasează.
parte fpss 3) În cazul avizului pozitiv, întocmeşte referatul de r.u.;
IV. Consilierul juridic al 1) Verifică şi avizează referatul de r.u.
unităţii din care face parte fpss
V. Directorul unităţii din 1) Aprobă referatul de r.u.
care face parte fpss
VI. Şeful biroului resurse 1) Expediază cererea de mutare avizată, documentele justificative
umane şi formare profesională şi referatul de r.u. către unitatea la care se solicită mutarea;
de la unitatea din care face
parte fpss
VII. Directorul unităţii la 1) Repartizează lucrarea şefului biroului resurse umane şi formare
care fpss solicită mutarea profesională pentru identificarea unei funcţii care să corespundă
solicitării de mutare.
VIII. Şeful biroului resurse 1) Analizează situaţia funcţiilor vacante;
umane şi formare profesională 2) Prezintă directorului unităţii posibilităţile de soluţionare a
din unitatea la care se solicită solicitării, dacă acestea există;
mutarea
IX. Directorul unităţii la 1) Supune analizei în consiliul de conducere oportunitatea mutării,
care fpss solicită mutarea precum şi posibilităţile de soluţionare a solicitării, dacă acestea
există;
2) Acordă avizul pe cererea de mutare.

487
Manual de proceduri

X. Şeful biroului resurse 1) Dacă soluţia identificată conduce la o numire într-o funcţie
umane şi formare profesională diferită sau inferioară, transmite fpss o notă privind solicitarea
al unităţii la care fpss solicită acordului de numire într-o funcţie inferioară
mutarea
XI. Fpss 1) Pe nota prezentată îşi prezintă acordul sau refuzul. Nu este
necesară motivarea soluţiei.
XII. Şeful biroului resurse 1) În cazul avizului negativ, sau refuzului fpss, comunică soluţia
umane şi formare profesională fpss, în scris, prin unitatea la care acesta este încadrat, lucrarea se
din unitatea la care se solicită clasează.
mutarea 2) În cazul avizului pozitiv, înaintează DMRU cererea de mutare,
referatul de r.u. împreună cu o notă de prezentare în care este
precizată funcţia vacantă pe care este propusă mutarea;
XIII. DMRU 1) Primeşte propunerea de mutare la solicitarea fpss;
2) Verifică corelaţia între funcţia actuală a fpss şi funcţia pe care se
solicită mutarea, acordă avizul. Avizul negativ conduce la
returnarea lucrării. Procedura se încheie, se clasează lucrarea la
BRU care comunică soluţia fpss.
3) Se solicită avizul direcţiei de specialitate.
XIV. Direcţia/serviciul de 1) Analizează oportunitatea şi legalitatea solicitării;
specialitate, direcţia financiară, 2) Acordă avizul;
serviciul juridic din ANP
XV. DMRU 1) Orice aviz negativ conduce la returnarea lucrării. Procedura se
încheie, se clasează lucrarea la BRU care comunică soluţia fpss.
2) Prezintă lucrarea spre aprobare directorului general.
XVI. Directorul general 1) Analizează oportunitatea şi legalitatea solicitării;
2) Adoptă o soluţie;
3) Trimite lucrarea spre DMRU;
XVII. DMRU 1) Soluţia negativă conduce la returnarea lucrării. Procedura se
încheie, se clasează lucrarea la BRU care comunică soluţia fpss;
2) Soluţia pozitivă conduce la întocmirea deciziei
B. Emiterea şi comunicarea deciziei de mutare
I.DMRU 1) Întocmeşte decizia de mutare;
2) Trimite decizia de mutare unităţii în care se mută fpss şi unităţii
din care provine fpss
II.Şeful biroului resurse 1) Primeşte decizia de mutare;
umane şi formare profesională 2) Comunică fpss, sub semnătură, decizia de mutare;
de la unitatea din care provine
fpss
C. îndeplinirea efectivă a mutării
I. Şeful biroului resurse 1) Organizează procedura de predare primire a funcţiei;
umane şi formare 2) Organizează procedura de evaluare a performanţelor
profesională de la unitatea din profesionale ale fpss
care provine fpss
II. Şeful 1) Stabileşte fpss care preia atribuţiile funcţiei care va rămâne
compartimentului din care vacantă;
provine fpss 2) Participă la procedura de predare primire a funcţiei;
3) Întocmeşte evaluarea performanţelor profesionale ale fpss;
III. Personalul desemnat 1) Completează documentele de evidenţă nominală;
din cadrul biroului resurse 2) Eliberează nota de lichidare a fpss;
umane şi formare 3) Înscrie în proiectul DZU, mutarea fpss;
profesională cu atribuţii de 4) Înscrie în proiectul de DZU persoana care preia funcţia şi
ţinere a evidenţei nominale termenul de predare;
IV. Fpss 1) Execută operaţiunile specifice de predare a funcţiei;
2) Lichidează toate obligaţiile faţă de unitate prin completarea notei
de lichidare;

488
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

3) Se prezintă la noua unitate după predarea funcţiei şi


completarea notei de lichidare;
V. Persoana desemnată 1) Transmite BRU copia fişei de evidenţă a concediilor de odihnă,
din cadrul compartimentului medicale, învoiri, etc de care a beneficiat funcţionarul public pe
secretariat ultimii 2 ani calendaristici, certificată prin semnătură pentru
conformitate;
VI. Compartimentul 1) Întocmeşte certificatul de scoatere şi alocare la drepturi;
financiar – contabil 2) Transmite BRU certificatul de scoatere şi alocare la drepturi;
VII. Şeful biroului resurse 1) Transmite unităţii în care se mută funcţionarul public
umane şi formare documentele de evidenţă nominală, copia fişei de evidenţă a
profesională de la unitatea din concediilor şi certificatul de scoatere şi alocare la drepturi;
care provine fpss
VIII. Personalul desemnat 1) Scade dosarul profesional din registrul de evidenţă specific;
din cadrul biroului resurse
umane şi formare
profesională cu atribuţii de
ţinere a evidenţei nominale
IX. Şeful biroului resurse 1) La prezentarea la unitate a fpss mutat întocmesc procesul verbal
umane şi formare de prezentare, prin care fpss se alocă la drepturi.
profesională şi persoana 2) Prezintă procesul verbal pentru aprobare directorului unităţii;
desemnată din cadrul 3) Repartizează un exemplar compartimentului financiar pentru
compartimentului secretariat alocarea la drepturi.
de la unitatea la care se mută
fpss

PROCEDURA A0901005 Punerea la dispoziţie şi suspendarea din funcţie a funcţionarilor publici


cu statut special din sistemul administraţiei penitenciare

Scopul:
• de a descrie etapele care se parcurg în cazul punerii la dispoziţie a funcţionarilor publici cu statut
special din sistemul administraţiei penitenciare;
• de a stabili documentele care se întocmesc în cadrul realizării procedurii;
• de a prezenta conţinutul documentelor care se întocmesc în cazul realizării procedurii;

Premise:
Punerea la dispoziţie are caracter temporar si reprezintă o măsură cu scop preventiv ce poate fi luata
de director împotriva funcţionarului public cu statut special suspectat ca a săvârşit o fapta penala fără a
conduce la încălcarea prezumţiei de nevinovăţie prevăzută de legea fundamentală.
Ca efect al cercetării oricărei instanţe se poate ajunge la suspendarea din funcţie a funcţionarilor publici
cu statut special pentru orice fel de infracţiune săvârşită asupra unei valori protejate prin măsura
arestului preventiv.
P.O. se aplică de către personalul D.M.R.U. din A.N.P. şi Biroului resurse umane şi formare
profesională din unităţile subordonate pe linia punerii la dispoziţie a funcţionarilor publici cu statut
special împotriva cărora s-a început urmărirea penală, pe timpul urmăririi penale şi al judecăţii în stare
de libertate ori în cazul funcţionarilor publici cu statut special eliberaţi pe cauţiune sau pentru care s-a
dispus liberarea provizorie sub control judiciar. De asemenea, se aplică pe linia suspendării din funcţie a
funcţionarilor publici cu statut special care au fost arestaţi preventiv.
Compartimente implicate: D.M.R.U. / B.R.U.F.P., Serviciul financiar-contabil, serviciu/ compartiment
juridic/ compartiment secretariat, Biroul pentru prevenirea criminalităţii în mediul penitenciar.

Aplicabilitate - în toate unităţile din sistemul administraţiei penitenciare.

489
Manual de proceduri

Procedura
Modul de lucru:
PUNEREA LA DISPOZIŢIE:
Descrierea etapelor procedurii
Şeful biroului resurse 1. Având în vedere demilitarizarea sistemului penitenciar, parchetul civil
umane având competenţa de a cerceta faptele săvârşite de funcţionarii publici cu
statut special din sistemul administraţiei penitenciare, nu mai înştiinţează
unitatea penitenciară, aşa cum procedau parchetele militare,
necomunicându-i copie după rezoluţia de începere a urmăririi penale. În
lipsa unui protocol încheiat între A.N.P. şi Ministerul Public sau între
Administraţia Naţională a Penitenciarelor şi Ministerul Internelor şi
Reformei Administrative cu privire la acest aspect, şeful biroului resurse
umane, pe baza informaţiilor obţinute şi prin intermediul Biroului pentru
prevenirea criminalităţii în mediul penitenciar, solicită în mod oficial
O.U.P.. să confirme dacă s-a început sau nu urmărirea penală împotriva
propriului angajat.
2. Dacă a fost începută urmărirea penală, solicită numărul rezoluţiei prin
care s-a dispus aceasta, iar dacă a fost pusă în mişcare acţiunea penală,
solicită copie după rechizitoriu;
3. Întocmeşte/ avizează decizia de punere la dispoziţie. Data de la care
curge termenul de punere la dispoziţie este data la care este înregistrat la
secretariatul unităţii penitenciare răspunsul organului de cercetare penală.
Decizia de personal va primi numărul cronologic corespunzător şi va
cuprinde: baza legală, data punerii la dispoziţie, gradul profesional,
numele, prenumele tatălui şi prenumele funcţionarului public pus la
dispoziţia directorului, denumirea funcţiei acestuia, poziţia din statul de
organizare, coeficientul pe care va fi plătit precum şi alte prevederi
necesare;
4. Prezintă decizia de personal pentru a fi vizată de consilierul juridic şi
contabilul şef - viză C.F.P.;
5. Prezintă decizia de personal pentru a fi semnată de directorul unităţii.
6. Înregistrează decizia de personal în Registrul Evidenţă , Decizii,
Mişcare personal.
7.Operează decizia în documentele de evidenţă ale funcţionarului public la
care se referă decizia;
8. Direcţionează decizia de personal către compartimentele implicate, cu
semnătură de primire.
9. Comunică funcţionarului public decizia de punere la dispoziţie, cu
semnătură de luare la cunoştinţă;
10. În momentul soluţionării definitive a cauzei, în cazul în care s-a dispus
de către parchet scoaterea de sub urmărire penală sau încetarea urmăririi
penale sau de către instanţa de judecată achitarea sau încetarea
procesului penal, şeful biroului resurse umane va întocmi/ aviza decizia de
repunere a funcţionarului public în toate drepturile anterioare avute la data
punerii la dispoziţie, inclusiv de compensare a celor de care a fost privat
pe perioada punerii la dispoziţie. Decizia va avea acelaşi circuit cu cel
menţionat mai sus.
11. În situaţia condamnării prin hotărâre judecătorească definitivă, va
întocmi/aviza decizia de încetare a raporturilor de serviciu sau va propune
menţinerea în activitate a celui în cauză, cu respectarea art.57 alin.2 din
Legea nr.293/2004 cu modificările şi completările ulterioare.
12.În situaţia în care funcţionarii publici sunt puşi la dispoziţie din cauze
neimputabile şi nu ca urmare a începerii urmăririi penale, rămânând
neîncadraţi în funcţii, vor beneficia de toate drepturile băneşti cuvenite, cu
excepţia indemnizaţiei de conducere, pentru ofiţerii cu funcţii de
conducere. Situaţia acestora se va soluţiona în termen de 3 luni.

490
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Directorul unităţii 1.Semnează decizia de punere la dispoziţie / de repunere în toate


drepturile anterioare.
2. Stabileşte în scris sarcinile şi atribuţiile de serviciu care vor fi executate
de către funcţionarul public pus la dispoziţie.
3. Hotărăşte menţinerea în activitate a funcţionarului public pentru care s-a
început urmărirea penală sau care a fost trimis în judecată după
soluţionarea definitivă a cauzei penale prin hotărâre judecătorească, sens
în care va semna decizia de încetare a raporturilor de serviciu sau va
propune menţinerea în activitate conf.art.57 alin.2 din Legea nr.293/2004.
4.Dispune înaintarea deciziilor de personal emise la ANP-DMRU.
Secretariat 1. Înregistrează documentele trimise/ primite, le predă pe bază de condică
către şeful biroului resurse umane;
2. Expediază documentele întocmite şi remite spre clasare copiile
adreselor.
Şef birou prevenirea 1.Desfăşoară activităţi specifice de identificare a funcţionarilor publici puşi
criminalităţii la dispoziţie/ condamnaţi şi care nu anunţă unitatea penitenciară despre
acest aspect.
Consilier juridic 1. Avizează decizia de punere la dispoziţie/repunere în drepturi/încetarea
raporturilor de serviciu din punct de vedere al legalităţii şi al corectitudinii
datelor înscrise.
Contabil şef 1.Avizează decizia de punere la dispoziţie/repunere în drepturi pentru
control financiar preventiv.
Funcţionarul public pus 1. Aduce la cunoştinţa directorului unităţii faptul că a fost începută
la dispoziţie urmărirea penală împotriva sa, faptul că a fost achitat, condamnat, că s-a
dispus încetarea procesului penal, etc.
2. Îndeplineşte numai acele sarcini şi atribuţii de serviciu stabilite în scris
de director şi beneficiază de drepturile băneşti corespunzătoare gradului
profesional pe care îl are, la nivelul de bază, (Anexa la H.G. 135/2007)
precum şi de celelalte drepturi prevăzute de Legea numărul 293/2004,
modificată şi completată ;

SUSPENDAREA DIN FUNCŢIE CA URMARE A ARESTĂRII PREVENTIVE

Funcţionarii publici cu statut special arestaţi preventiv se suspendă din funcţie. Pe timpul suspendării
din funcţie nu beneficiază de nici un drept prevăzut de Legea nr.293/2004, cu modificările ulterioare, i se
retrage legitimaţia de serviciu, armamentul şi celelalte bunuri din dotare.
Procedura suspendării din funcţie este similară cu cea a punerii la dispoziţie, cu următoarele precizări:
• în cazul încetării de drept a arestării preventive la expirarea termenelor prevăzute de lege, a
respingerii propunerii de prelungire a arestării preventive a inculpatului, a liberării provizorii sub control
judiciar sau pe cauţiune, funcţionarii publici cu statut special suspendaţi din funcţie sunt puşi la
dispoziţie.
• în cazul achitării, funcţionarul public cu statut special va fi repus în toate drepturile avute anterior.
• în cazul condamnării prin hotărâre judecătorească funcţionarului public cu statut special îi vor fi
încetate raporturile de serviciu prin destituire din funcţie.
Dispoziţii finale:
Procedura va fi difuzată personalului care execută sau participă la activitatea de întocmire a deciziei de
punere la dispoziţie/ suspendare din funcţie, repunere în drepturile anterioare, încetarea a raporturilor
de serviciu prin destituire din funcţie ca urmare a condamnării.

491
Manual de proceduri

PROCEDURA: A0901006 Selecţionarea şi întocmirea dosarelor candidaţilor pentru ACADEMIA


DE POLIŢIE „ALEXANDRU IOAN CUZA” şi ACADEMIA NAŢIONALĂ DE
INFORMAŢII

Scop: Stabilirea etapelor ce trebuie parcurse, acţiunilor ce trebuie întreprinse şi documentelor ce


trebuie întocmite în vederea selecţionării candidaţilor pentru examenul de admitere la Academia de
Poliţie „Alexandru Ioan Cuza” şi A.N.I.respectiv întocmirii dosarelor de concurs, precum şi a celor de
înmatriculare.
Premise: Înscrierea unui număr considerabil de candidaţi conduce la existenţa unei baze de selecţie
mai largi, cu premise în îmbunătăţirea calităţii studenţilor pregătiţi de instituţia de învăţământ pentru
sistemul administraţiei penitenciare, cu efect pe termen mediu şi lung asupra dinamicii asigurării
unităţilor cu personal cu pregătire superioară.
Activitatea presupune mai multe componente:
- Publicitatea activităţii şi selecţionare candidaţilor;
- Constituirea dosarelor pentru concurs;
- Întocmirea dosarelor pentru înmatriculare.
Aplicabilitate: în toate unităţile din sistemul administraţiei penitenciare
Procedura
I. Şeful biroului resurse 1) Din dispoziţiile scrise ale ANP care i-au fost repartizate ia
umane şi formare cunoştinţă despre declanşarea acţiunii de recrutare;
profesională 2) De pe site-ul ANP şi/sau al academiilor, sau din alte surse, culege
informaţii despre condiţiile concursului de admitere,
3) Redactează anunţul pentru publicitatea acţiunii, care va cuprinde
cel puţin următoarele elemente:
a) numărul de locuri repartizate ANP,
b) condiţiile de participare la concurs,
c) actele necesare pentru dosarul de înscriere şi unitatea la care se
depune dosarul;
d) surse de informare privind concursul;
4) Pentru publicare în mass-media anunţul va conţine obligatoriu
elementele de la pct. 3 a) şi b) şi unitatea da la care se pot obţine
informaţii suplimentare;
5) Prezintă anunţul spre aprobare directorului unităţii,
II. Directorul unităţii 1) Verifică conţinutul anunţului;
2) Aprobă anunţul;
3) Repartizează anunţul către BRU;
III. Persoana desemnată 1) Înregistrează anunţul;
din cadrul compartimentului 2) Pe bază de condică, predă anunţul şefului biroului resurse umane
secretariat şi formare profesională,
IV. Şeful biroului resurse 1) Prin corespondenţă internă, înaintează solicitările pentru
umane şi formare publicarea anunţului:
profesională a) obligatoriu:
i) la avizierul unităţii – prin secretariatul unităţii;
ii) în presa locală, minim o apariţie – prin compartimentul
economico-administrativ;
b) în funcţie de posibilităţi şi nevoi:
i) pe site-ul unităţii – prin secretariatul unităţii;
ii) pe canalele de media locale (televiziune prin cablu, radio,
etc.) – prin secretariatul unităţii şi/sau compartimentul economico-
administrativ;
2) Popularizează acţiunea şi prezintă oferta de pregătire şi
posibilităţile de carieră în sistemul penitenciare prin întâlniri cu elevii
din clasele terminale de la licee din localitatea unde îşi are sediul
unităţii sau localităţi limitrofe.

492
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

3) Instruieşte personalul din cadrul biroului desemnat pentru


activitatea de înscriere a candidaţilor;
V. Persoana desemnată 1) Pe bază de semnătură preia nota internă;
din cadrul compartimentului 2) Asigură publicarea anunţului, conform solicitărilor, la avizierul
secretariat unităţii,în presă, pe site-ul unităţii, pe canalele de media locale
(televiziune prin cablu, radio, etc.)
VI. Persoana 1) Pe bază de semnătură preia nota internă;
responsabilă din cadrul 2) Asigură publicarea anunţului, conform solicitărilor, în presa locală,
compartimentului economico- pe canalele de media locale (televiziune prin cablu, radio, etc.).
administrativ
VII. Personalul de resurse 1) Informează candidaţii care se află în evidenţa unităţii despre
umane desemnat pentru declanşarea acţiunii de recrutare;
activitatea de înscriere a 2) Pregăteşte documentele tipizate folosite în activitate;
candidaţilor 3) În spaţiile amenajate la unitate desfăşoară activităţile de înscriere
a candidaţilor:
a) Informează candidaţii despre condiţiile şi procedura de recrutare
şi selecţionare, probele de concurs şi metodologia de desfăşurare a
concursului;
b) Prezintă drepturile şi obligaţiile pe perioada şcolarizării;
c) Prezintă angajamentul pe care candidaţii admişi urmează să îl
semneze;
d) Pune la dispoziţia candidaţilor documentele tipizate necesare
pentru întocmirea dosarului de înscriere;
e) Consiliază candidaţii privind conţinutul dosarului de concurs,
întocmirea, modul de completare şi depunere a documentelor;
f) Preia cererile şi dosarele de înscriere;
g) Menţine legătura cu candidaţii şi asigură informarea acestora în
timp util privind elementele noi apărute în procesul de selecţie;
4) După completarea de către candidaţi, în aceeaşi zi, depune
cererea de înscriere directorului unităţii spre repartizare;
VIII. Directorul unităţii 1) Repartizează cererea către BRU;
IX. Persoana desemnată 1) Înregistrează cererea de înscriere;
din cadrul compartimentului 2) Pe bază de condică, predă cererea de înscriere şefului biroului
secretariat resurse umane şi formare profesională,
X. Şeful biroului resurse 3) Repartizează cererea personalului de resurse umane desemnat
umane şi formare pentru activitatea de înscriere a candidaţilor;
profesională
XI. Personalul de resurse 1) Clasează cererea în dosarul de înscriere;
umane desemnat pentru 2) Verifică documentele depuse de candidaţi, în scopul îndeplinirii
activitatea de înscriere a condiţiilor de recrutare;
candidaţilor 3) Neîndeplinirea oricărei condiţii de selecţionare este adusă la
cunoştinţă de îndată candidatului, sub semnătură. Acest fapt elimină
candidatul din procesul de selecţie
4) Înaintează DMRU-BPP solicitările de programare la examenul
psihologic, conform procedurii de organizare a activităţilor de
examinare psihologică
XII. DMRU-BPP 1) Programează candidaţii;
2) Comunică programarea examinărilor către unităţile solicitante;
XIII. Personalul de resurse 1) Comunică individual fiecărui candidat, sub semnătură, data şi ora
umane desemnat pentru examenului psihologic;
activitatea de înscriere a 2) Consiliază candidaţii pentru completarea declaraţiei privind
candidaţilor rezultatele unor examinări psihologice anterioare;
3) Instruieşte candidatul privind modul de desfăşurare a examenului
psihologic, cuantumul taxei de examinare şi modul de achitare;
4) Prezintă, sub semnătură, fiecărui candidat obligaţiile persoanelor
care urmează să fie examinate psihologic;

493
Manual de proceduri

XIV. DMRU-BPP 1) Examinează psihologic candidaţii;


2) Comunică unităţilor de penitenciare avizele psihologice obţinute
de candidaţi
XV. Persoana desemnată 1) Înregistrează avizul psihologic;
din cadrul compartimentului 2) Pe bază de condică, predă avizul psihologic şefului biroului
secretariat resurse umane şi formare profesională,
XVI. Şeful biroului resurse 1) Repartizează avizul psihologic personalului de resurse umane
umane şi formare desemnat pentru activitatea de înscriere a candidaţilor;
profesională
XVII. Persoana desemnată 2) Comunică personal avizul psihologic fiecărui candidat, sub
din cadrul compartimentului semnătură;
secretariat 3) Celor în cauză li se comunică faptul că avizul psihologic de „inapt
psihologic” conduce la eliminarea din procesul de selecţie;
4) Cu maxim 2 (două) luni înainte de data concursului de admitere,
distribuie candidaţilor fişele medicale;
5) Însoţeşte candidaţii la cabinetul medical pentru examenul medical
sumar;
XVIII. Medicul şef al unităţii 1) Efectuează examenul medical sumar;
2) Consiliază candidatul privind investigaţiile medicale necesare
pentru completarea fişei medicale;
3) Verifică rezultatele investigaţiilor şi concluzionează fişa medicală;
4) Transmite fişa medicală completă şefului biroului resurse umane
şi formare profesională;
XIX. Şeful biroului resurse 1) Repartizează fişa medicală personalului de resurse umane
umane şi formare desemnat pentru activitatea de înscriere a candidaţilor;
profesională
XX. Personalul de resurse 1) Clasează fişa medicală în dosarul de înscriere;
umane desemnat pentru 2) Cu 15 zile înainte de expirarea termenului de selecţionare, verifică
activitatea de înscriere a conţinutul dosarelor de concurs şi stabileşte împreună cu fiecare
candidaţilor candidat în parte acţiunile de urmat pentru completarea dosarului;
3) La încheierea etapei de selecţionare, cu respectarea termenelor şi
a procedurilor stabilite de Academia de Poliţie, A.N.I. şi DMRU,
transmite DMRU dosarele candidaţilor împreună cu situaţiile
solicitate;
4) Se transmit numai dosarele complete ale candidaţilor care
îndeplinesc cumulativ toate condiţiile de recrutare;
5) Asigură comunicarea către candidaţii recrutaţi a informaţiilor
primite legate de desfăşurarea concursului de admitere, în scopul
asigurării prezentării acestora la concursul de admitere;
XXI. Persoana desemnată 1) Înregistrează adresa de comunicare a rezultatelor finale ale
din cadrul compartimentului candidaţilor şi de returnare a dosarelor de concurs;
secretariat 2) Pe bază de condică, predă adresa şi dosarele şefului biroului
resurse umane şi formare profesională;
XXII. Şeful biroului resurse 1) Repartizează dosarele candidaţilor declaraţi „admis” personalului
umane şi formare de resurse umane desemnat pentru activitatea de înscriere a
profesională candidaţilor, în vederea efectuării verificărilor necesare şi întocmirii
dosarelor pentru înmatriculare în Academia de Poliţie şi A.N.I.;
2) Repartizează dosarele candidaţilor declaraţi „respins” personalului
de resurse umane desemnat pentru activitatea de înscriere a
candidaţilor, în vederea clasării;
XXIII. Personalul de resurse 1) Clasează dosarele candidaţilor declaraţi „respins” conform
umane desemnat pentru normelor de arhivare. La cerere, restituie candidaţilor documentele
activitatea de înscriere a originale sau copiile legalizate existente la dosar, acestea fiind
candidaţilor înlocuite cu copii certificate;
2) Pentru fiecare dintre candidaţii declaraţi „admis”, întocmeşte
dosarul de înmatriculare prin completarea dosarului de concurs cu
documentele prevăzute şi în ordinea stabilită la art. 6, alin7, lit. k) din

494
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Ordinul ministrului justiţiei nr. 678/C/2006, precum şi cu verificările în


evidenţele operative ale poliţiei;
3) Întocmeşte adresa de înaintare a dosarelor de înmatriculare către
Academia de Poliţie şi A.N.I.;
XXIV. Şeful biroului resurse 1) Prezintă spre aprobare directorului unităţii dosarele de
umane şi formare înmatriculare, împreună cu adresa de înaintare, în termen de 30 zile
profesională de la intrarea dosarelor în unitate;
XXV. Directorul unităţii 1) Semnează documentele elaborate;
XXVI. Persoana desemnată 1) Înregistrează şi expediază adresa de înaintare şi dosarele;
din cadrul compartimentului 2) Pe bază de condică, predă un exemplar din adresă şefului biroului
secretariat resurse umane şi formare profesională;
XXVII. Personalul de resurse 1) Asigură comunicarea informaţiilor primite în legătură cu începerea
umane desemnat pentru anului universitar către candidaţii declaraţi „admis”;
activitatea de înscriere a
candidaţilor

PROCEDURA: A0901007 Fişa postului funcţionarilor publici cu statut special

Scop: Procedura stabileşte activităţile de întocmire, avizare şi aprobare a fişelor posturilor funcţionarilor
publici cu statut special din cadrul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor.
Premise: Fişa postului se compune din două elemente constitutive complementare: descrierea postului
şi specificaţiile de personal.
Aplicabilitate: în toate unităţile subordonate Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor,
Procedura
Şef birou resurse 1. Prezintă directorului unităţii situaţia privind fişele posturilor la fiecare
umane şi formare modificare intervenită în structura de organizare, precum şi în alte situaţii
profesională de natură să necesite revizuirea fişelor posturilor.
Directorul unităţii 2. Stabileşte funcţionarii publici cu statut special care întocmesc fişele
posturilor, precum şi funcţiile publice pentru care vor elabora aceste
documente.
3. Pune la dispoziţia tuturor funcţionarilor publici cu statut special care
participă la procesul de elaborare a fişelor posturilor organigrama
sectorului de a cărei activitate răspunde, în vederea realizării unei analize
postului. Analiza postului reprezintă procesul cu ajutorul căruia se obţin
informaţii esenţiale legate de un anumit post şi presupune identificarea
funcţiei publice a atribuţiilor, a responsabilităţilor, a sferei relaţionale,
precum şi a cunoştinţelor, experienţei şi calităţilor necesare celui care
ocupă postul respectiv.
Direcţia Management 4.Transmite în unităţile subordonate fişele cadru ale posturilor existente în
Resurse Umane din sistemul penitenciar, elaborate de direcţiile de specialitate
cadrul Administraţiei
Naţionale a
Penitenciarelor
Şef birou resurse 5. Acordă asistenţă de specialitate funcţionarilor publici cu statut special
umane şi formare care întocmesc fişele posturilor.
profesională 6. Sprijină directorul unităţii în procesul de analiză a posturilor
7. Contribuie la realizarea descrierii postului şi a specificaţiilor de personal,
în scopul identificării cerinţelor pe care trebuie să le îndeplinească
ocupantul postului respectiv:
a) descrierea postului conţine elementele de identificare, rol, poziţie,
atribuţii şi responsabilităţi

495
Manual de proceduri

b) informaţii referitoare la experienţa, pregătirea, aptitudinile pe care


trebuie să le posede ocupantul postului
c) stabileşte locul postului în structura organizatorică
Conducătorul 8. Întocmeşte fişa postului pentru funcţiile pe care le are în subordine, în
compartimentului în trei exemplare:
care îşi desfăşoară a) completează sarcinile şi responsabilităţile importante, permanente,
activitatea titularul esenţiale în îndeplinirea obiectivelor postului.
postului b) se trec activităţi precise pe care trebuie să le execute funcţionarul
încadrat pe postul respectiv, în conformitate cu reglementările legale în
vigoare, precum şi activităţi nereglementate, evidenţiate în procesul de
analiză a postului
9. Pentru funcţiile din subordinea nemijlocită a directorului unităţii,
competenţa de întocmire a fişei postului se deleagă către directorul
adjunct, iar competenţa de aprobare revine directorului, fără să mai fie
necesară avizarea. Pentru directorii adjuncţi fişele posturilor vor fi aprobate
de directorul unităţii, în baza fişei cadru elaborat de direcţia de specialitate,
din cadrul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor.
Superiorul 10. Analizează fişa postului întocmit de către şefii compartimentelor pe
conducătorului care le are în subordine:
compartimentului 10.1. Dacă apreciează că fişa conţine toate elementele necesare,
semnează şi înaintează directorului spre aprobare;
10.2. Înapoiează fişa, pentru a fi modificată, funcţionarului public cu
statut special care a întocmit-o.
Directorul unităţii 11. Analizează fişa postului, întocmit de conducătorul compartimentului şi
avizat de superiorul acestuia
11.1. Dacă apreciează că fişa conţine toate elementele necesare,
aprobă;
11.2. Înapoiează fişa, pentru a fi îmbunătăţită, funcţionarului public cu
statut special care a întocmit-o.
Dacă între cel care întocmeşte este subordonat nemijlocit directorului
semnează numai pentru rubrica de aprobare.
Ocupantul postului 12. La luarea în primire a unui post, precum şi cu ocazia efectuării unor
modificări a conţinutului fişei postului, titularul ia la cunoştinţă fişa:
12.1. Dacă consideră legal conţinutul, să semneze de luare la
cunoştinţă;
12.2. Dacă constată aspecte ce nu respectă prevederile legale, fără să
semneze fişa, sesizează în scris directorul unităţii, menţionând elementele
contestate.
Directorul unităţii 13. Se reanalizează conţinutul fişei postului nesemnate, şi hotăreşte dacă
este necesară reluarea procedurii de întocmire sau retrimite fişa la
ocupantul postului.
Secretariat 14. Se repartizează un exemplar din fişa postului pentru:
a) la compartimentul resurse umane;
b) la şeful nemijlocit care întocmeşte fişa postului;
c) la titularul postului;
Şef birou resurse 15. Introduce fişa în dosarul profesional al funcţionarului public cu statut
umane şi formare special.
profesională
Directorul 16. Foloseşte fişa postului pentru:
a) optimizarea activităţilor structurii respective, printr-o încărcare
raţională şi echilibrată a sarcinilor;
b) stabilirea obiectivelor de performanţă şi a standardelor de realizare a
postului;
c) evaluarea rezultatelor şi a performanţelor individuale;
d) facilitarea controlului subordonaţilor asupra îndeplinirii atribuţiilor
funcţionale

496
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Şef birou resurse 17. Foloseşte fişa postului pentru:


umane şi formare a) furnizarea informaţiilor necesare în procesul de recrutare, selecţie şi
profesională orientare a candidaţilor
b) elaborarea programelor de dezvoltare a carierei;
Ocupantul postului 18. Foloseşte fişa postului pentru:
a) obţinerea informaţiilor referitoare la natura activităţii şi la cerinţele
postului;
b) cunoaşterea obiectivelor, sarcinilor şi responsabilităţilor;
c) indicarea relaţiilor ierarhice şi funcţionale cu diferite posturi din
structură;
d) clarificarea asupra rolului şi contribuţiei postului în cadrul unităţii
Conducătorul 19. Fişa poate fi revizuită periodic şi se reactualizează ori de câte ori
compartimentului în intervin modificări în atribuţii sau în organigramă.
care îşi desfăşoară
activitatea titularul
postului

A00902 Formare profesională

PROCEDURA: A0902001 Organizarea şi desfăşurarea activităţii de formare specializată a


funcţionarilor publici cu statut special debutanţi

Scop: Procedura de organizare şi desfăşurare a activităţii de formare specializată a funcţionarilor


publici cu statut special debutanţi din cadrul administraţiei penitenciare stabileşte metodele,
instrumentele şi fluxul activităţilor care să permită personalului responsabil din cadrul domeniului
resurse umane şi formare profesională să organizeze şi să desfăşoare perioada de stagiu a
funcţionarilor publici debutanţi.
Premise:
Aplicabilitate: în A.N.P. şi toate unităţile subordonate Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor
Procedura
Nr.
crt. Persoanele implicate Activităţi
1. Directorul general / directorul Emite ordinul/decizia de încadrare a FPSSD.
unităţii
2. Secretariat Înregistrează documentele.
3. Secretariat Predă, pe bază de condică, documentele celorlalte direcţii,
servicii şi birouri.
4. Şeful ierarhic din cadrul Face propuneri pentru desemnarea sau schimbarea
compartimentului în care îşi îndrumătorului.
desfăşoară activitatea FPSSD
5. Directorul general / directorul Numeşte sau schimbă, după caz, îndrumătorii FPSSD.
unităţii
6. Şeful ierarhic din cadrul Înscrie în fişa postului acestuia atribuţiile specifice de
compartimentului în care îşi îndrumător.
desfăşoară activitatea FPSSD
7. Directorul general / directorul Recompensează, după caz, îndrumătorii.
unităţii
8. Şeful ierarhic din cadrul Face propuneri pentru programul perioadei de stagiu al
compartimentului în care îşi FPSSD.
desfăşoară activitatea FPSSD

497
Manual de proceduri

9. Ofiţerul cu formarea Elaborează, împreună cu îndrumătorul, planul de pregătire


profesională al FPSSD în perioada de stagiu.
10. Îndrumătorul Elaborează, împreună cu ofiţerul cu formarea profesională,
planul de pregătire al FPSSD în perioada de stagiu.
11. BRUFP Avizează planul de pregătire al FPSSD în perioada de
stagiu.
12. SFP Avizează planul de pregătire al FPSSD din ANP în perioada
de stagiu.
13. Directorul general / directorul Aprobă/avizează programul de pregătire, organizarea şi
unităţii modul de desfăşurare a perioadei de stagiu.
14. Îndrumătorul Organizează şi coordonează debutul în carieră.
15. Îndrumătorul Stabileşte, împreună cu ofiţerul cu formarea profesională,
tematica pentru studiu individual.
16. Ofiţerul cu formarea Stabileşte, împreună cu îndrumătorul, tematica pentru studiu
profesională individual.
17. FPSSD Înregistrează caietul de evidenţă a pregătirii profesionale.
18. Ofiţerul cu formarea Îi aduce la cunoştinţa FPSSD planul de pregătire a perioadei
profesională de stagiu.
19. FPSSD Participă la toate formele de pregătire organizate pentru
funcţionarii publici debutanţi.
20. FPSSD Ţine evidenţa pregătirii profesionale în caietul de pregătire.
21. FPSSD Semnează planurile de pregătire ale perioadei de stagiu.
22. FPSSD Efectuează studiu individual, câte două ore zilnic.
23. Îndrumătorul Îndrumă FPSSD în procesul de studiere şi însuşire a
legislaţiei specifice activităţii desfăşurate.
24. Directorul general/directorul Asigură accesul la sursele de informare utile perfecţionării
unităţii / Îndrumătorul / Ofiţerul funcţionarului public debutant.
cu formarea profesională
25. Îndrumătorul Sprijină FPSSD în îndeplinirea atribuţiilor de serviciu pe
parcursul perioadei de stagiu, atât prin activităţi teoretice, cât
şi practice.
26. FPSSD Consultă îndrumătorul pentru realizarea lucrărilor repartizate
de către conducătorul compartimentului.
27. FPSSD Desfăşoară activitatea profesională conform programului de
lucru al compartimentului din care face parte.
28. Îndrumătorul Atribuie FPSSD sarcini al căror grad de dificultate şi
complexitate să crească gradual şi să fie corespunzător
pregătirii.
29. Îndrumătorul Îndrumă şi verifică FPSSD în îndeplinirea atribuţiilor şi
misiunilor primite.
30. Îndrumătorul Coordonează perioada pe care FPSSD o va desfăşura, ca
observator, în cadrul altor compartimente din unitate.
31. Îndrumătorul Ţine evidenţa şi monitorizează activitatea profesională şi
conduita FPSSD îndrumat şi ia măsuri de îmbunătăţire a
pregătirii acestuia.
32. SFP Organizează cursul de specializare al FPSSD:
- solicită unităţilor liste cu funcţionarii publici cu statut special
debutanţi, pe categorii de funcţii şi pe domenii de activitate;
- centralizează situaţiile primite de la unităţi;
- împreună cu unităţile de învăţământ, stabileşte perioada de
desfăşurare a cursului de specializare, pe domenii de
activitate;
- întocmeşte decizia de desfăşurare a cursului;
- comunică direcţiilor de specialitate din ANP perioada de
desfăşurare a cursului de specializare;

498
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

- solicită direcţiilor de specialitate, pentru întocmirea


planurilor tematice, să specifice temele ce doresc a fi
abordate şi să nominalizeze personalul care să le susţină;
- comunică unităţilor perioada de desfăşurare a cursului de
specializare, criteriile de selecţie a persoanelor, precum şi
demersurile necesare ce trebuie întreprinse pentru ca
funcţionarii publici debutanţi să poată participa la curs
(resurse materiale şi financiare);
- transmit unităţilor de învăţământ copii după decizia
directorului general, propunerile direcţiilor de specialitate
pentru planurile tematice şi după documentele primite din
unităţi (copii/originale de pe concediile medicale, concedii,
rapoarte, etc.).
33. Directorul general / directorul Aprobă/avizează planurile tematice şi de învăţământ ale
unităţii cursurilor de specializare.
34. FPSSD Participă la cursul de specializare.
35. FPSSD Semnează angajamentul, în condiţiile legii, obligându-se să
restituie cheltuielile de şcolarizare.
36. Directorul general / directorul Poate fi membru în comisia centrală la examenul de
unităţii absolvire a cursului de specializare (numai pentru instituţiile
de învăţământ).
37. Ofiţerul cu formarea Poate fi secretar în comisia centrală la examenul de
profesională absolvire a cursului de specializare (numai dacă îşi
desfăşoară activitatea în cadrul unei unităţi de învăţământ).
38. Comisia centrală la examenul - întocmeşte subiectele pentru lucrarea scrisă
de absolvire a cursului de
specializare
39. Preşedintele comisiei centrale - îndrumă şi controlează activitatea tuturor persoanelor care
au sarcini privind organizarea şi desfăşurarea examenului
de absolvire;
- stabileşte prin tragere la sorţi, repartizarea în săli a
personalului de supraveghere, în dimineaţa probei
respective;
- instruieşte personalul de supraveghere pentru probele
scrise;
- ia măsuri pentru ca în spaţiile unde se desfăşoară probele
de examen şi în spaţiile destinate comisiilor să nu pătrundă
persoane neautorizate;
prezintă directorului general al Administraţiei Naţionale a
Penitenciarelor rezultatele examenului de absolvire, modul
de organizare şi desfăşurare al acestuia.
40. Secretarul comisiei centrale - întocmeşte documentele necesare desfăşurării
examenului de absolvire;
- repartizează cursanţii în săli, pentru probele scrise, în
ordine alfabetică;
41. Comisiile de examinare - examinează şi notează cursanţii la probele stabilite,
respectând baremele de corectare şi de notare;
- calculează şi trec pe lucrări, în borderouri şi în procese-
verbale notele obţinute de către cursanţi.
42. Secretarul comisiei de - afişează procesul verbal cu notele obţinute de cursanţi la
examinare la proba scrisă lucrarea scrisă;
- primeşte şi înregistrează contestaţiile;
43. Preşedintele comisiei centrale - numeşte o comisie de rezolvare a contestaţiilor formată
din două persoane de specialitate, altele decât cele care au
corectat iniţial lucrările contestate
44. Secretarul comisiei de - sigilează lucrările scrise ale cursanţilor care au depus
examinare la proba scrisă contestaţie

499
Manual de proceduri

- predă lucrările scrise sigilate comisiei de soluţionare a


contestaţiilor
45. Comisia de rezolvare a - corectează folosind baremele iniţiale, iar notele acordate
contestaţiilor se trec în borderoul de soluţionare a contestaţiilor;
- admite/respinge contestaţiile la proba scrisă a examenului
de absolvire;
46. Secretarul comisiei centrale - completează procesul-verbal cu rezultatele finale;
- afişează lista cu rezultatele finale;
- clasează documentele cursului de specializare
47. FPSSD Păstrează originalul de la diploma de absolvire sau de la
adeverinţa care atestă frecventarea cursului de specializare.
48. FPSSD Predă la DMRU/BRUFP o copie a diplomei de absolvire sau
a adeverinţei care atestă frecventarea cursului de
specialitate.
49. DMRU/BRUFP Clasează copiile diplomelor sau adeverinţelor primite de la
FPSSD.
50. FPSSD După finalizarea cursului de specialitate, FPSSD va fi
repartizat în activitate şi învestit cu responsabilitatea
îndeplinirii îndatoririlor prevăzute în fişa postului, sub directa
îndrumare a persoanei desemnate.
51. Ofiţerul cu formarea Pune la dispoziţia FPSSD, îndrumătorului şi evaluatorului
profesională documentele tipizate necesare evaluării perioadei de stagiu.
52. Îndrumătorul Întocmeşte referatul cu privire la activitatea de integrare
socio-profesională FPSSD şi îl înaintează şefului direct al
FPSSD, cu 5 zile lucrătoare înainte de terminarea perioadei
de stagiu.
53. FPSSD Completează raportul de stagiu.
54. FPSSD Înaintează evaluatorului raportul de stagiu.
55. Şeful ierarhic din cadrul Primeşte referatul întocmit de către îndrumător, la finalul
compartimentului în care îşi perioadei de stagiu.
desfăşoară activitatea FPSSD
56. Directorul general / directorul Numeşte evaluatorul FPSSD.
unităţii
57. Evaluatorul Analizează referatul întocmit de îndrumător.
58. Evaluatorul Analizează raportul de stagiu completat de FPSSD.
59. DMRU/BRUFP Transmite evaluatorului copii după diploma sau adeverinţa
eliberată de către unitatea de învăţământ.
60. Evaluatorul Atribuie note criteriilor de evaluare în funcţie de gradul de
îndeplinire a atribuţiilor de serviciu.
61. Evaluatorul Realizează, în maxim 5 zile de la terminarea perioadei de
stagiu, raportul de evaluare a activităţii FPSSD.
62. Evaluatorul Face propuneri cu privire la numirea definitivă în funcţia
pentru care a concurat sau eliberarea din funcţia publică.
63. FPSSD Poate contesta calificativul de evaluare, în termen de 3 zile
de la data luării la cunoştinţă.
64. Directorul general / directorul Analizează contestaţia FPSSD şi poate modifica raportul de
unităţii evaluare a perioadei de stagiu în situaţia în care constată că
aprecierile consemnate nu corespund realităţii.
65. Ofiţerul cu formarea Îi aduce la cunoştinţa FPSSD raportul de evaluare şi, după
profesională caz, modificările acestuia în urma depunerii contestaţiei, în
termen de 3 zile lucrătoare de la completare, respectiv de la
depunerea contestaţiei.
66. Directorul general / directorul Emite ordinul/decizia de definitivare în funcţie sau de
unităţii eliberare din funcţie, în condiţiile legii.

500
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

LISTA DE VERIFICARE a procedurii operaţionale


Formarea specializată a funcţionarilor publici cu statut special debutanţi

ACTIVITATEA: formarea specializată a funcţionarilor publici debutanţi din sistemul administraţiei


penitenciare
CINE A EMIS DOCUMENTUL:
CINE A APROBAT DOCUMENTUL:
EXECUTANŢI: personalul încadrat în biroul_________________________________________
la poziţiile ________________________ din statul de organizare al ______________________
ASPECTE DE VERIFICAT DA NU OBSERVAŢII
ELEMENTE DE FORMĂ:
1. Dacă instrumentele de lucru sunt corelate cu scopul
activităţi?
2. Dacă anexele sunt clar concepute?
3. Dacă documentul este semnat de către cei în drept?
4. Dacă documentul este înregistrat corespunzător nivelului de
secretizare?
5. Dacă au fost stabilite resursele umane şi materiale necesare
executării activităţii?
6. Dacă s-a respectat modalitatea transmiterii datelor?
7. Dacă au fost înscrise clar datele personale ale funcţionarului
public debutant (adresa, numărul de telefon, fax, adresa de
e-mail) în toate documentele?
8. Dacă perioada şi termenele de întocmire a documentelor au
fost respectate?
ELEMENTE DE CONŢINUT:
1. Dacă au fost întocmite documentele premergătoare
necesare?
2. Dacă s-au respectat perioadele aferente etapelor de formare
specializată?
3. Dacă a fost pusă la dispoziţia funcţionarului public debutant
bibliografia necesară?
4. Dacă a fost definit şi prezentat scopul?
5. Dacă au fost stabilite clar modalităţile prin care se aplică?
6. Dacă au fost desemnaţi şi instruiţi îndrumătorul şi evaluatorul
conform criteriilor stabilite de actele normative în vigoare?
7. Dacă în fişa postului îndrumătorului au fost specificate
sarcinile pe care acesta le are ca îndrumător?
8. Dacă indicatorii de performanţă au fost prezentaţi şi sunt
corelaţi cu obiectivul procesului?
9. Dacă a fost stabilit clar modul de cuantificare a cerinţelor
(cantitativ, calitativ)?
10. Dacă a fost respectat termenul limită până la care trebuiau
transmite informaţiile?
11. Dacă a fost făcută verificarea activităţii funcţionarului public
debutant de către toate structurile implicate?
12. Dacă a fost făcută verificarea activităţii îndrumătorului
desemnat de către toate structurile implicate?
13. Dacă prelucrarea şi interpretarea datelor a fost efectuată
corespunzător de evaluator?
14. Dacă a fost valorificat rezultatul activităţii şi a fost realizat
feed-back-ul?

501
Manual de proceduri

15. Dacă au fost formulate corespunzător concluziile?


16. Dacă a fost făcută verificarea activităţii evaluatorului
desemnat?
17. Dacă a fost formulată propunerea de definitivare în funcţie?
18. Dacă a fost emisă decizia de personal de definitivare şi
numire în funcţie?
19. Dacă centralizarea datelor şi a rapoartelor a fost făcută?

PROCEDURA: A0902002 Organizarea şi desfăşurarea cursurilor pentru dezvoltarea carierei

Scop: Procedura de organizare şi desfăşurare a cursurilor pentru dezvoltarea carierei stabileşte


metodele, instrumentele şi fluxul activităţilor care să permită personalului responsabil din cadrul
domeniului resurse umane şi formare profesională să organizeze şi să desfăşoare cursurile cu
personalul din sistemul administraţiei penitenciare.
Premise:
Aplicabilitate: în A.N.P. şi toate unităţile subordonate Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor
Procedura

Nr. Activităţi
Persoanele implicate
crt.
1. DMRU/BRUFP - SFP Oferă managerului informaţiile şi analizele necesare pentru luarea
deciziilor.
Analizează, împreună cu directorul general/directorul unităţii, gradul
de corespondenţă dintre ofertele de formare profesională primite şi
planul pregătirii continue aprobat, pe baza diagnozei necesarului
de pregătire.
2. Directorul general Analizează, împreună cu şeful DMRU/BRUFP, gradul de
/ directorul unităţii corespondenţă dintre ofertele de formare profesională primite şi
planul pregătirii continue aprobat, pe baza diagnozei necesarului
de pregătire.
3. DMRU/BRUFP - SFP Facilitează semnarea contractelor dintre formatorii externi şi
directorul general.
Poate selecta formatorul/formatorii interni sau externi.
4. Directorul general/ Încheie contractul cu formatorul extern sau/şi firma furnizoare de
directorul unităţii instruire.
5. DMRU/BRUFP - SFP Întocmeşte decizia de organizare şi desfăşurare a cursului.
6. Directorul general Emite decizia de organizare şi desfăşurare a cursului.
/ directorul unităţii
7. DMRU/BRUFP - SFP Transmite direcţiilor/serviciilor şi unităţilor decizia directorului de
organizare şi desfăşurare a cursului.
8. Secretariat Predă, pe bază de condică, documentele celorlalte direcţii, servicii
şi birouri.
9. Şeful ierarhic al FPSS Nominalizează persoanele care vor participa la curs, pornind de la
propunerile care au fost prinse în graficul anual de pregătire.
Comunică cu reprezentanţii DMRU/BRUFP.
10. Ofiţerul cu formarea Stabileşte clasele/grupurile de cursanţi şi întocmeşte catalogul/lista
profesională de prezenţă.
Transmite direcţiilor/serviciilor grupurile de cursanţi.
Întocmeşte tabele/situaţii cu datele personale ale cursanţilor.
11. Şeful ierarhic al FPSS Transmite subordonaţilor deciziile luate de conducere cu privire la
participanţii la curs şi detaliile legate de acesta.

502
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

12. DMRU/BRUFP - SFP Realizează legătura dintre unităţile de învăţământ şi direcţiile de


specialitate din ANP.
13. Ofiţerul cu formarea Înaintează formatorului catalogul/lista de prezenţă şi
profesională tabelele/situaţiile cu datele personale ale cursanţilor.
Asigură logistica necesară cursului: sală, suport de curs,
echipament şi materiale consumabile necesare desfăşurării
cursului (în cazul în care nu le aduce formatorul).
Informează părţile interesate asupra datei organizării cursului.
Primeşte toate documentele referitoare la organizarea şi
desfăşurarea cursului.
Informează serviciul financiar – contabil privind perioada de
desfăşurare a cursului şi numele participanţilor.
Realizează, permanent, legătura dintre părţile implicate.
14. Formatorul Elaborează manualul formatorului, în funcţie de durata cursului.
Stabileşte metoda de formare profesională ce va fi utilizată.
Susţine cursul pentru care a fost/s-a angajat.
15. Cursanţii Participă la cursurile de pregătire pentru care au fost selectaţi.
16. Formatorul Realizează evaluările pe care le consideră necesare (iniţiale,
parţiale, finale).
17. Cursanţii Participă la sesiunile de evaluare propuse de către formator.
18. DMRU/BRUFP - SFP Monitorizează realizarea planului de formare profesională.
19. Formatorul Eliberează diploma de absolvire.
Înmânează diploma de absolvire cursanţilor.
20. Cursanţii Primeşte şi păstrează originalul diplomei de absolvire a cursului.
Transmite la DMRU/BRUFP o copie a diplomei de absolvire a
cursului.
21. Secretariat Înregistrează documentele.
DMRU/BRUFP - SFP Păstrează manualele elaborate de către formatori.
22. DMRU - SGP/ BRUFP Clasează la dosarul cursantului o copie după diploma de absolvire
a cursului.
23. Ofiţerul cu formarea Arhivează documentele referitoare la organizarea şi desfăşurarea
profesională cursului.

LISTA DE VERIFICARE procedură operaţională


Organizarea şi desfăşurarea cursurilor pentru dezvoltarea carierei

ACTIVITATEA: organizarea şi desfăşurarea cursurilor


CINE A EMIS DOCUMENTUL:
CINE A APROBAT DOCUMENTUL:
EXECUTANŢI: personalul încadrat în biroul_________________________________________
la poziţiile ________________________ din statul de organizare al ______________________
ASPECTE DE VERIFICAT DA NU OBSERVAŢII
ELEMENTE DE FORMĂ:

Dacă documentele necesare au fost realizate la timp?


DMRU/SFP – BRUFP
1.
Ofiţerul cu formarea profesională
Şefii ierarhici

503
Manual de proceduri

2. Dacă anexele sunt clar concepute?


3. Dacă documentul este semnat de către cei în drept?
4. Dacă documentul este înregistrat corespunzător nivelului de
secretizare?
5. Dacă au fost stabilite resursele umane şi materiale necesare
executării activităţii?
6. Dacă a fost stabilită clar modalitatea transmiterii datelor:
electronic şi (sau) în formă scrisă ?
7. Dacă au fost transmise în timp util informaţiile despre curs?
8. Dacă a fost făcută verificarea raportării datelor solicitate de către
toate structurile implicate ?
9. Dacă datele de identificare a cursanţilor au fost transmise în timp
util?
10. Dacă diplomele de absolvire sunt clasate în dosarele
participanţilor?
11. Dacă au fost efectuate analizele premergătoare activităţii de
organizare a cursurilor?
12. Dacă au fost întocmite clasele/grupele de cursanţi şi listele de
prezenţă/catalogul?
13. Dacă au fost prezentate scopul şi rolul activităţii?
14. Dacă au fost prezentate structurile la care se aplică?
15. Dacă indicatorii de performanţă au fost clar prezentaţi?
16. Dacă a fost stabilit şi prezentat modul de evaluare a activităţii?
17. Dacă a fost respectat termenul limită până la care au fost
transmite informaţiile?
18. Dacă au existat şi s-au păstrat manualele cursurilor?
19. Dacă s-a asigurat logistica necesară desfăşurării cursului în
condiţii optime?
20. Dacă prelucrarea şi interpretarea datelor a fost efectuată în timp?
21. Dacă s-a realizat selecţia prestatorilor externi?
22. Dacă s-au semnat contractele cu prestatorii externi de formare?
23. Dacă s-au făcut propuneri şi s-au analizat acestea?
24. Dacă a fost efectuată formularea concluziilor?

PROCEDURA: A0902003 Organizarea şi realizarea planului lecţiei

Scop: Procedura de organizare şi realizare a planului lecţiei stabileşte metodele, instrumentele şi fluxul
activităţilor care să permită personalului desemnat să susţină o temă, să organizeze şi să desfăşoare
lecţiile.
Premise:
Aplicabilitate: în A.N.P. şi toate unităţile subordonate Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor
Procedura
Nr. Persoanele implicate Activităţi
crt.
1. Ofiţerul cu formarea Determină scopul şi cerinţele formării
profesională

504
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

2. Ofiţerul cu formarea Stabileşte numărul de participanţi


profesională
3. Ofiţerul cu formarea Creează grupul ţintă
profesională
4. Ofiţerul cu formarea Amenajează spaţiul de curs
profesională
5. Ofiţerul cu formarea Realizează publicitatea cursului
profesională
6. Şefii grupelor de pregătire Elaborează programa analitică, ce va cuprinde:
- conţinut narativ;
- obiectivele generale sau setul anticipativ (ex. la sfârşitul
cursului, cursantul va fi capabil să…………..);
- formalizează programa analitică prin precizarea: obiectivelor
specifice, titlul cursului, denumirea temei predate, numelui
lectorului, data şi ora desfăşurării cursului, volumul orarului, etc.;
- stabileşte metodele de formare, modalităţile pedagogice;
- prevede existenţa unor marje de autonomie a desfăşurării
procesului de formare ( prevederea unor variaţii a volumului orar
în funcţie de fazele de desfăşurare a procesului de formare).
7. Şefii grupelor de pregătire Asigură suportul material la întocmirea planului lecţiei.
8. Şefii grupelor de pregătire Alege metoda de formare, stabileşte orarul şi desfăşoară
programul de formare
9. Ofiţerul cu formarea Comunică procesul de formare actorilor procesului formativ
profesională (lectori, cursanţi)
10. Ofiţerul cu formarea Oferă informaţii necesare lectorilor sau tuturor persoanelor care
profesională sunt implicate în procesul didactic
11. Şefii grupelor de pregătire Validează conţinutul planului lecţiei.
12. Director unitate Aprobă planul lecţiei.
13. Şefii grupelor de pregătire Anticipează şi adaptează procesul de formare în funcţie de
derularea acestuia
14. Ofiţerul cu formarea Monitorizează dinamica grupului de cursanţi
profesională
15. Şefii grupelor de pregătire Evaluează procesul de formare, după ce solicită şi gestionează
feed–back-ul:
- La cererea lectorilor, aplică proceduri de evaluare a
conţinutului formării;
- În cazul în care este lector, analizează şi îmbunătăţeşte
procesul de predare în scopul satisfacerii cerinţelor, obiectivelor
propuse.
- Evaluează procesul de formare, prin:
- analiza gradului de satisfacere a lectorilor şi a cursanţilor;
- analiza comparativă a rezultatelor obţinute în cadrul acestei
perioade de formare faţă de cele obţinute înainte de finalizarea
cursului.

PROCEDURA: A0902004 Pregătirea continuă a personalului, organizată de unităţi

Scop: Procedura privind pregătirea continuă a funcţionarilor publici cu statut special:


a) un set unitar de norme pentru reglementarea activităţilor privind organizarea şi desfăşurarea
pregătirii continue a funcţionarilor publici cu statut special;
b) responsabilităţile privind întocmirea, avizarea şi aprobarea documentelor aferente acestor
activităţi.
Premise:

505
Manual de proceduri

Aplicabilitate: în A.N.P. şi toate unităţile subordonate Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor


Procedura
Nr. Cine efectuează Activitatea
Crt.
1. Ofiţer formare profesională Consultă actele normative care reglementează activitatea de
pregătire continuă.
2. Ofiţer formare profesională Întocmeşte proiectul deciziei directorului unităţii privind
organizarea şi desfăşurarea pregătirii continue a funcţionarilor
publici cu statut special care va cuprinde date privind:
- perioada de desfăşurare a anului de pregătire
- grupele la pregătirea de specialitate
- şedinţele de tragere
- durata pregătirii fizice
- grupele la pregătire fizică
3. Şef DMRU/BRUFP Verifică, avizează şi înaintează, spre aprobare, proiectul deciziei
directorului unităţii privind organizarea şi desfăşurarea pregătirii
continue.
4. Directorul general/ Emite decizia privind organizarea şi desfăşurarea pregătirii
Directorul unităţii continue.
5. DMRU-SFP/ BRUFP Transmite direcţiilor/serviciilor ANP/serviciilor/birourilor din unitate
decizia privind organizarea şi desfăşurarea pregătirii continue
6. DMRU-SFP Întocmeşte lista orientativă cu disciplinele de sprijin
7. Şef DMRU Avizează lista orientativă cu disciplinele de sprijin
8. Directorul general Aprobă lista orientativă cu disciplinele de sprijin
9. DMRU-SFP Transmite lista orientativă cu disciplinele de sprijin în unităţi şi în
direcţii/servicii din ANP
10. Ofiţer formare profesională Transmite şefilor grupelor de pregătire lista orientativă cu
disciplinele de sprijin în vederea întocmirii planului tematic
11. Şefii grupelor de pregătire Elaborează un proiect, respectiv Planul tematic, după consultarea
şi cu sprijinul ofiţerului cu formarea profesională
12. Ofiţer formare profesională Prezintă şefului SFP/ BRUFP documentul în proiect pentru
verificare, efectuarea de precizări pentru modificarea sau
completarea acestuia.
13. Şeful SFP/ BRUFP Verifică şi avizează Planul tematic.
14. Şefii grupelor de pregătire Înaintează directorului, după avizarea de către şeful SFP/BRUFP,
documentul pentru semnare/aprobare.
15. Directorul unităţii Aprobă planul tematic.
16. Şefii grupelor de pregătire După aprobarea planului tematic, îl înregistrează la secretariatul
unităţii, iar un exemplar îl transmite SFP/BRUFP
17. Ofiţer formare profesională Elaborează două proiecte, respectiv Planul pregătirii fizice şi
Planul şedinţelor de tragere
18. Şeful DMRU/BRUFP Verifică şi avizează Planul pregătirii fizice şi Planul şedinţelor de
tragere
19. Directorul DSDRP/ Verifică şi avizează Planul şedinţelor de tragere
directorul adjunct pentru
siguranţă şi regim
20. Şeful DMRU/BRUFP Înaintează directorului unităţii, spre aprobare, Planul pregătirii
fizice şi Planul şedinţelor de tragere
21. Directorul unităţii Aprobă Planul pregătirii fizice şi Planul şedinţelor de tragere.
22. Şefii grupelor de pregătire Trec în DZU şi răspund de desfăşurarea pregătirii de specialitate
tot timpul anului de învăţământ.

506
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

LISTA DE VERIFICARE procedură operaţională


Pregătirea continuă a personalului, organizată de unităţi

ACTIVITATEA: Pregătirea continuă a personalului, organizată de unităţi


CINE A EMIS DOCUMENTUL:
CINE A APROBAT DOCUMENTUL:
EXECUTANŢI: personalul încadrat în biroul_________________________________________
la poziţiile ________________________ din statul de organizare al ______________________
ASPECTE DE VERIFICAT DA NU OBSERVAŢII
ELEMENTE DE FORMĂ:

Dacă documentele necesare au fost realizate la timp?


DMRU/SFP – BRUFP
1.
Ofiţerul cu formarea profesională
Şefii ierarhici

2. Dacă anexele sunt clar concepute?


3. Dacă documentul este semnat de către cei în drept?
4. Dacă documentul este înregistrat corespunzător nivelului de
secretizare?
5. Dacă au fost întocmite grupele la pregătire de specialitate,
conform relaţiilor de subordonare?
6. Dacă au fost întocmite grupele la pregătire fizică, după
vârstă şi sex?
7. Dacă au fost avizate de şeful SFP/BRUFP planurile
tematice?
8. Dacă planurile tematice cuprind teme din disciplinele de
sprijin?
9. Dacă a fost întocmit planul pregătirii fizice?
10. Dacă a fost întocmit Planul şedinţelor de tragere?
11. Dacă a fost trecută în DZU desfăşurarea pregătirii de
specialitate?

PROCEDURA A0902005 Organizarea şi desfăşurarea activităţii de pregătire fizică a funcţionarilor


publici cu statut special

Scop: Procedura privind organizarea şi desfăşurarea activităţii de pregătire fizică a funcţionarilor publici
cu statut special stabileşte:
a) un set unitar de norme pentru reglementarea activităţilor privind organizarea şi desfăşurarea
activităţilor de pregătire fizică a funcţionarilor publici cu statut special;
b) responsabilităţile privind organizarea şi desfăşurarea activităţilor de pregătire fizică a
personalului.
Premise:
Aplicabilitate: în A.N.P. şi toate unităţile subordonate Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor
Procedura

507
Manual de proceduri

Nr. Persoanele implicate Activităţi


crt.
1. Ofiţer formare profesională Solicită cabinetului medical statusul (apt sau inapt)
personalului din penitenciar.
2. Ofiţer formare profesională Constituie seriile în care se vor susţine exerciţiile pe grupe de
vârstă.
3. Ofiţer formare profesională Întocmeşte proiectul deciziei directorului cu privire la
desfăşurarea pregătirii continue, care va cuprinde şi pregătirea
fizică cu:
a. Bugetul de timp alocat activităţii
b. Grupele de participanţi
c. Datele şi locul desfăşurării activităţilor.
4. Director unitate Aprobă planificarea desfăşurării activităţilor de pregătire fizică.
5. Secretariat Înregistrează documentele.
6. Predă, pe bază de condică, documentele celorlalte direcţii,
Secretariat
servicii şi birouri.
7. Şefii grupelor de pregătire Sprijină activităţile de pregătire fizică prin asigurarea prezenţei
personalului din subordine la locul şi data stabilită pentru
exerciţii.
8. Ofiţer formare profesională Face propuneri privind instructorii sportivi responsabili cu
desfăşurarea activităţii.
9. Directorul unităţii Desemnează instructorii sportivi responsabili cu desfăşurarea
activităţii.
10. Ofiţer formare profesională Întocmeşte adrese către cabinetul medical prin care solicită
un cadru medical care să asigure din acest punct de vedere
activitatea.
11. Ofiţer formare profesională Întocmeşte, împreună cu medicul din unitate, un plan de
/ Instructor sportiv prevenirea a accidentelor pe timpul desfăşurării exerciţiilor de
educaţie fizică.
12. Medicul de unitate Întocmeşte, împreună cu ofiţerul cu formarea profesională /
instructorul sportiv, un plan de prevenirea a accidentelor pe
timpul desfăşurării exerciţiilor de educaţie fizică.
13. Ofiţer cu formarea Verifică baza sportivă, materialele, stabileşte traseele şi
profesională / Instructor verifică distanţele
sportiv
14. Ofiţer cu formarea Întocmeşte nota raport privind programul desfăşurării
profesională / Instructor activităţilor de pregătire fizică
sportiv
15. Ofiţer cu formarea Efectuează instructajul de prevenire a accidentelor
profesională / Instructor
sportiv
16. Ofiţer cu formarea Coordonează desfăşurarea activităţilor de pregătire fizică în
profesională / Instructor conformitate cu instrucţiunile existente
sportiv
17. Ofiţer formare profesională Ţine evidenţa participării personalului la activităţile de pregătire
/ Instructor sportiv fizică.

508
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

LISTA DE VERIFICARE procedură operaţională Organizarea şi desfăşurarea activităţii de


pregătire fizică a funcţionarilor publici cu statut special

ACTIVITATEA: Organizarea şi desfăşurarea activităţii de pregătire fizică FPSS


CINE A EMIS DOCUMENTUL:
CINE A APROBAT DOCUMENTUL:
EXECUTANŢI: personalul încadrat în biroul_________________________________________
la poziţiile ________________________ din statul de organizare al ______________________
ASPECTE DE VERIFICAT DA NU OBSERVAŢII
ELEMENTE DE FORMĂ:
1. Dacă este prevăzută activitatea de pregătire fizică în Decizia
de deschidere a anului de învăţământ?
2. Dacă grupele de pregătire au fost stabilite cu respectarea
criteriilor (vârstă,sex)?
3. Dacă a fost întocmit planul pregătirii fizice?
4. Dacă a fost trecută în DZU desfăşurarea pregătirii fizice?
5. Dacă există evidenţă cu personalul scutit medical, justificate
prin adeverinţe medicale?
6. Dacă există prezenţa la pregătire fizică?
7. Dacă există planul de prevenire al accidentelor?

PROCEDURA A0902006 Organizarea şi executarea şedinţelor de tragere

Scop: Procedura privind organizarea şi executarea şedinţelor de tragere cu funcţionarii publici cu statut
special urmăreşte formarea şi perfecţionarea deprinderilor privind mânuirea şi folosirea armamentului
din dotare
Premise:
Aplicabilitate: în A.N.P. şi toate unităţile subordonate Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor
Procedura
Nr. Persoanele implicate Activităţi
crt.
1. Ofiţer formare La începutul anului de învăţământ, elaborează Planul şedinţelor
profesională de tragere
2. Şeful DMRU/BRUFP Verifică şi avizează Planul şedinţelor de tragere
3. Directorul DSDRP/ Verifică şi avizează Planul şedinţelor de tragere
directorul adjunct pentru
siguranţă şi regim
4. Şeful DMRU/BRUFP Înaintează directorului unităţii, spre aprobare, Planul şedinţelor de
tragere
5. Directorul unităţii Aprobă Planul şedinţelor de tragere.
6. Ofiţer formare - Ia legătura cu poligonul în vederea încheierii contractului de
profesională prestări servicii pentru executarea şedinţelor de tragere;
- Înaintează departamentului economico-administrativ
documentele necesare întocmirii contractului de prestări servicii
7. Departamentul - Încheie contractul de prestări servicii
economico-administrativ
8. Ofiţer formare - întocmeşte ordinul de tragere
profesională

509
Manual de proceduri

9. Directorul DSDRP/ - verifică şi avizează ordinul de tragere


directorul adjunct pentru
siguranţă şi regim
10. Directorul unităţii Aprobă Ordinul de tragere.
11. Ofiţer formare Constituie un dosar, care va cuprinde toate documentele
profesională necesare, pentru desfăşurarea în bune condiţii a şedinţelor de
tragere :
- ordinul de tragere
- tabel nominal cu participanţii la tragere;
- instructajul privind respectarea regulilor şi măsurilor de
siguranţă pe timpul executării tragerilor, cu personalul admis la
tragere;
- tabelul nominal cu personalul scutit medical de la tragere, cu
scutirile medicale anexate;
Realizează paşii din planul de desfăşurare a şedinţei de tragere
stabilite, ceea ce constă în:
- aduce la cunoştinţa întregului personal participant din unitate
zilele de desfăşurare a şedinţelor de tragere prin afişare la
avizierul unităţii;
- înştiinţează unitatea care are în administrare poligonul de
tragere despre această activitate, pentru rezervarea acestuia şi
obţinerea aprobări necesare;
- consemnează executarea şedinţei de tragere în D.Z.U. cu cel
puţin 24 de ore înainte de desfăşurarea acesteia;
12. FPSS - semnează instructajul privind respectarea regulilor şi măsurilor
de siguranţă pe timpul executării tragerilor
13. Director direcţie/ director - stabileşte personalul destinat să participe la organizarea şi
adjunct siguranta detinerii conducerea tragerilor în poligon, precum şi personalul care
şi regim penitenciar asigură paza în poligon;
14. Conducătorul tragerii a) Înainte de executarea tragerilor:
- precizează la sosirea în poligon locul şi modul de organizare a
sectoarelor de tragere pentru fiecare categorie de armament;
- verifică personalul de serviciu pe poligon asupra modului de
cunoaştere a îndatoririlor ce-i revin, instalarea pazei poligonului
conform cu schema de dispunere a posturilor de pază şi
realizarea legăturii între acestea;
- verifică dacă programul de acţionare a ţintelor şi modul de
instalare a obiectivelor corespund cu condiţiile şedinţelor de
tragere;
- măsoară distanţele până la ţintele instalate, stabileşte
aliniamentele de deschidere şi de încetare a focului pentru
fiecare;
- comunică cu operatorul de la dispozitivul de comandă pentru
acţionarea ţintelor folosind codul de semnale;
- precizează comandanţilor de subunităţi modul de organizare şi
desfăşurare a antrenamentelor înapoia aliniamentelor de plecare,
modul de organizare al fiecărui sector de tragere, iar ofiţerului de
serviciu pe poligon, modul de organizare şi desfăşurare a
tragerilor, precum şi măsurile de siguranţă ce trebuie luate;
- verifică vizibilitatea din locul de unde se trage asupra fiecărui
obiectiv şi distanţele de tragere;
- verifică trăgătorii asupra cunoaşterii şedinţelor de tragere, a
măsurilor de siguranţă şi precizează măsurile de ordine în
poligon.

510
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

b) Pe timpul executării tragerilor:


- verifică prezenţa pe aliniamentele de plecare şi de tragere doar
a seriile care urmează să tragă sau execută tragerea;
- urmăreşte respectarea cu stricteţe a măsurilor de siguranţă şi
ordonă încetarea tragerii în cazul nerespectării acestora sau când
în poligon au fost descoperiţi oameni, animale, vehicule, precum
şi la semnalele date de personalul din posturile de pază.
c) La terminarea tragerilor:
- verifică prezenţa efectivelor, existenţa armamentului, muniţiei
neconsumate şi a tuburilor trase;
- ordonă ofiţerului de serviciu pe poligon să adune personalul din
posturile de pază şi cere să i se raporteze modul cum s-a
executat serviciul de pază;
- semnează în registrul poligonului cu evidenţa rezultatelor
obţinute la tragere;
- analizează rezultatele obţinute la tragere şi să ia măsurile
necesare pentru remedierea lipsurilor constatate;
- la înapoierea în unitate, prezintă comandantului (directorului)
unităţii situaţia cu rezultatele obţinute la tragere şi justifică muniţia
consumată cu procesul-verbal conform modelului
15. Ofiţerul de serviciu pe a) Înainte de începerea tragerilor:
poligon - ordonă ridicarea fanionului roşu pe stâlpul din adâncimea
poligonului;
- primeşte de la comandantul poligonului schema cu dispunerea
posturilor serviciului de pază şi, pe baza acesteia, ordonă şefului
serviciului de pază executarea cercetării poligonului, instalarea
personalului în posturile de pază şi stabilirea sistemului de
legătură cu aceştia.
- verifică personalul să nu aibă armament şi cartuşe de război
asupra lor;
- verifică şi instalează în locurile stabilite medicul de serviciu şi
armurierul;
- primeşte raportul de la şeful serviciului de pază despre
instalarea personalului în posturile de pază şi despre cercetarea
poligonului, după care raportează conducătorului tragerii că paza
a fost instalată şi se pot începe tragerile (Exemplu: “DOMNULE
..., PAZA POLIGONULUI ESTE ASIGURATĂ, POLIGONUL
ESTE LIBER, SE POATE TRAGE”);
- la ordinul conducătorului tragerii dă semnalul pentru începerea
tragerilor şi ridicarea fanionului roşu (pe catargul sau foişorul din
poligon);
b) Pe timpul executării tragerilor:
- urmăreşte ridicarea fanioanelor roşii înainte de intrarea seriei
de trăgători pe aliniamentul de tragere şi înlocuirea fanioanelor
roşii cu fanioanele albe când seria de trăgători a terminat tragerile
şi s-a executat controlul armamentului, precum şi darea
semnalelor de începere a tragerii;
- când trăgătorii nu respectă regulile şi măsurile de siguranţă,
când în incinta câmpului de ţinte apar oameni, animale, vehicule,
ordonă imediat coborârea fanionului roşu şi ridicarea fanionului
alb;
- raportează conducătorului tragerii cauzele care au impus
întreruperea tragerilor şi măsurile luate.
c) La terminarea tragerilor:
- dă ordin pentru adunarea personalului din serviciul de pază şi
primeşte de la şeful serviciului de pază raportul în legătură cu

511
Manual de proceduri

îndeplinirea serviciului de pază după care raportează


conducătorului tragerii;
- completează rubricile corespunzătoare atribuţiilor sale în
registrul cu evidenţa tragerilor executate în poligon.
16. Armurierul - verifică, la cerere, armamentul şi muniţia înainte de începerea
tragerilor;
- remediază acele incidente ivite la armament care nu pot fi
înlăturate de către personalul care execută tragerea.
17. Şef punct distribuţie - ridică muniţia necesară executării tragerilor şi o aduce în
muniţie/ distribuitori siguranţă în poligon;
muniţie - distribuie trăgătorilor muniţia stabilită în condiţiile şedinţelor de
tragere şi primesc de la aceştia muniţia neconsumată;
- ţine evidenţa strictă a muniţiei predată şi primită de trăgători pe
bază de semnătură în registrul respectiv;
justifică muniţia ridicată, consumată şi rămasă.
18. Ofiţer formare - întocmeşte situaţia centralizatoare cu evidenţa rezultatelor
profesională obţinute de funcţionarii publici cu statut special participante la
şedinţele de tragere şi la evaluarea anuală;
- întocmeşte situaţia cu rezultatele obţinute la evaluare de către
personalul unităţii şi o transmite Serviciului Formare
Profesionala;
- înregistrează documentele legate de şedinţa de tragere la
compartimentul secretariat;
- replanifică şedinţa de tragere pentru personalul care a lipsit.

LISTA DE VERIFICARE procedură operaţională


Organizarea şi executarea şedinţelor de tragere

ACTIVITATEA: Organizarea şi desfăşurarea şedinţelor de tragere cu FPSS


CINE A EMIS DOCUMENTUL:
CINE A APROBAT DOCUMENTUL:
EXECUTANŢI: personalul încadrat în biroul_________________________________________
la poziţiile ________________________ din statul de organizare al ______________________
ASPECTE DE VERIFICAT DA NU OBSERVAŢII
ELEMENTE DE FORMĂ:
1. Dacă a fost întocmit planul şedinţelor de tragere?
2. Dacă a fost încheiat contract de prestări servicii privind
executarea şedinţelor de tragere?
3. Dacă instructajul privind respectarea regulilor şi măsurilor de
siguranţă pe timpul executării tragerilor a fost prelucrat cu întreg
personalul participant la tragere?
4. Dacă există Ordin de tragere?
5. Dacă există documentele justificative privind executarea
şedinţelor de tragere?
6. Dacă există situaţia centralizatoare cu rezultatele obţinute la
tragere?
7. Dacă există prezenţa la tragere?

512
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

PROCEDURA: 0902007 Aprobarea şi planificarea pregătirii continue a personalului, prin cursuri

Scop: Procedura de “Aprobare şi planificare a pregătirii continue a personalului, prin cursuri“ stabileşte
metodele, instrumentele şi fluxul activităţilor care să permită personalului responsabil cu acest proces
din cadrul DMRU – SFP să documenteze decizia de iniţiere a formării profesionale.
Premise:
Aplicabilitate: în A.N.P. şi toate unităţile subordonate Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor
Procedura
Nr.
Persoanele implicate Activităţi
crt.
1. SFP Trimite adrese către toate direcţiile/serviciile din ANP pentru a
solicita propuneri pentru organizarea cursurilor.
2. Directorii/şefii Înaintează DMRU propunerile privind tipurile de cursuri, care
direcţiilor/serviciilor din cuprind date referitoare la categoria de funcţii, personalul pentru
ANP care se organizează, denumirea, durata, locaţia unde se
desfăşoară.
3. SFP Centralizează propunerile privind organizarea şi desfăşurarea
cursurilor.
Trimite propunerile privind organizarea şi desfăşurarea cursurilor
către directorul DMRU.
Trimite propunerile privind organizarea şi desfăşurarea cursurilor
instituţiilor proprii de învăţământ.
4. Directorul DMRU Analizează propunerile Directorilor de resort şi iniţiază
demersurile pentru aprobarea cheltuielilor ocazionate de acestea.
5. SFP Întocmeşte „Graficul anual al pregătirii continue a personalului
sistemului administraţiei penitenciare, prin cursuri”.
6. Directorii/şefii Avizează organizarea şi desfăşurarea cursurilor cuprinse în
direcţiilor/serviciilor din „Graficul anual al pregătirii continue a personalului sistemului
ANP administraţiei penitenciare, prin cursuri”.
7. SFP Supune aprobării „Graficul anual al pregătirii continue a
personalului sistemului administraţiei penitenciare, prin cursuri”.
8. Directorul DMRU Supune aprobării directorului general propunerile privind
organizarea şi desfăşurarea cursurilor.
Sprijină managementul prin oferirea informaţiilor şi analizelor
necesare pentru luarea deciziilor.
9. Directorul general al ANP 1. Analizează propunerile (avizate de Directorii de resort)
înaintate de Directorul DMRU, în funcţie de resursele umane şi
financiare ale instituţiei. Pe baza rezultatelor analizei efectuate,
directorul general poate:
- să solicite alte propuneri;
- să aprobe organizarea şi desfăşurarea cursurilor înaintate de
Directorul DMRU, centralizate în „Graficul anual al pregătirii
continue a personalului sistemului administraţiei penitenciare,prin
cursuri”
- să respingă propunerile Directorului DMRU.
2. Aprobă propunerile nominale de participare la cursuri, pe baza
propunerilor avizate de Directorii de resort şi ofertele de curs
primite de la firmele de instruire.
10. Directorul DMRU Informează Directorii de resort asupra aprobării PFP sau a
celorlalte cursuri propuse în timpul anului
11. SFP Trimite,în toate unităţile şi direcţiile/serviciile din ANP, „Graficul
anual al pregătirii continue a personalului sistemului administraţiei
penitenciare, prin cursuri”, aprobat de directorul general al ANP

513
Manual de proceduri

12. Directorul unităţii Aduce la cunoştinţa şefului biroului resurse umane şi formare
penitenciare profesională „Graficul anual al pregătirii continue a personalului
sistemului administraţiei penitenciare, prin cursuri”
13. Şef birou resurse umane şi Aduce la cunoştinţa şefilor compartimentelor profesionale
formare profesională „Graficul anual al pregătirii continue a personalului sistemului
administraţiei penitenciare, prin cursuri”
14. Şefii compartimentelor Identifică nevoile de pregătire individuală prin: analizarea
profesionale necesarului de pregătire individuală;
Fac propuneri nominale privind participanţii la cursuri;
Înaintează propunerile ofiţerului cu formarea profesională
15. Ofiţerul cu formarea Centralizează propuneri nominale privind participanţii la cursuri;
profesională Prezintă spre aprobare directorului unităţii propunerile nominale
privind participanţii la cursuri
16. Directorul unităţii Analizează propunerile şi poate:
• să solicite alte propuneri;
• să aprobe
Trimite propunerile la unităţile de învăţământ şi la SFP

LISTA DE VERIFICARE procedură operaţională


Aprobarea şi planificarea pregătirii continue a personalului, prin cursuri

ACTIVITATEA: Organizarea şi desfăşurarea şedinţelor de tragere cu FPSS


CINE A EMIS DOCUMENTUL:
CINE A APROBAT DOCUMENTUL:
EXECUTANŢI: personalul încadrat în biroul_________________________________________
la poziţiile ________________________ din statul de organizare al ______________________
ASPECTE DE VERIFICAT DA NU OBSERVAŢII
ELEMENTE DE FORMĂ:
Dacă SFP a solicitat în timp util direcţiilor de resort propuneri privind
cursurile ce vor fi înscrise în „Graficul anual al pregătirii continue a
personalului sistemului administraţiei penitenciare, prin cursuri”?
Dacă direcţiile de resort au oferit SFP în timp util informaţiile privind
cursurile ce vor fi înscrise în „Graficul anual al pregătirii continue a
personalului sistemului administraţiei penitenciare, prin cursuri”?
Dacă au fost transmise solicitările de la direcţiile de resort către
unităţile de formare proprii?
Dacă propunerile direcţiilor de resort privind tipurile de cursuri fac
referire la categoria de funcţii şi personal pentru care se
organizează, denumirea, durata,locaţia unde se desfăşoară?
Dacă „Graficul anual al pregătirii continue a personalului sistemului
administraţiei penitenciare, prin cursuri” a fost întocmit înainte de
începerea noului an de învăţământ?
Dacă „Graficul anual al pregătirii continue a personalului sistemului
administraţiei penitenciare, prin cursuri” a fost avizat şi aprobat
înainte de începerea noului an de învăţământ?
Dacă există adresele de trimitere a „Graficului anual al pregătirii
continue a personalului sistemului administraţiei penitenciare, prin
cursuri”, aprobat de directorul general al ANP?

514
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

PROCEDURA A0902008 Organizarea şi desfăşurarea evaluării nivelului de pregătire fizică a


funcţionarilor publici cu statut special

Scop: Procedura privind organizarea şi desfăşurarea evaluării nivelului de pregătire fizică a


funcţionarilor publici cu statut special stabileşte:
1) un set unitar de norme pentru reglementarea activităţilor privind evaluarea nivelului de pregătire fizică
a funcţionarilor publici cu statut special la educaţie fizică;
2) responsabilităţile privind activităţile de evaluare a nivelului de pregătire fizică a personalului.
Premise:
Aplicabilitate: în A.N.P. şi toate unităţile subordonate Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor
Procedura
Nr. Persoanele implicate Activităţi
crt.
1. Ofiţer formare profesională / Extrage, din OMJ cu privire la desfăşurarea pregătirii fizice,
Instructor sportiv probele şi baremele ce vor fi susţinute.
2. Ofiţer formare profesională / Verifică dacă traseele şi distanţele corespund cu cele prevăzute în
Instructor sportiv OMJ
3. Ofiţer formare profesională Propune directorului unităţii componenţa comisiei de evaluare;
4. Director unitate Stabileşte şi aprobă comisia de evaluare.
5. Ofiţer formare profesională Întocmeşte proiectul deciziei directorului cu privire la desfăşurarea
evaluării la pregătire fizică , care va cuprinde:
- Bugetul de timp alocat pentru verificări
- Grupele care vor fi verificate
- Datele şi locul desfăşurării verificărilor
- Comisiile de evaluare
6. Director unitate Aprobă planificarea desfăşurării verificărilor la pregătirea fizică;
7. Secretariat Înregistrează documentele.
8. Secretariat Predă, pe bază de condică, documentele celorlalte direcţii, servicii
şi birouri.
9. Ofiţer formare profesională / Stabileşte programul şi ordinea de desfăşurare a probelor.
Instructor sportiv
10. Ofiţer formare profesională Stabileşte seriile în care se vor susţine evaluările pe grupe de
vârstă şi probe alese;
11. Ofiţer formare profesională / Anunţă personalul data şi locul desfăşurării probelor.
Instructor sportiv
12. Ofiţer formare profesională / Anunţă la cabinetul medical data şi locul desfăşurării probelor.
Instructor sportiv
13. Ofiţer formare profesională / Asigură documentele necesare comisiei de evaluare.
Instructor sportiv
14. Şefii grupelor de pregătire Sprijină activităţile de evaluare a pregătirii fizice prin
asigurarea personalului la locul şi data stabilită pentru
desfăşurarea evaluării pentru grupa din subordine.
15. Ofiţer formare profesională / Întocmeşte adrese către cabinetul medical prin care solicită un
Instructor sportiv cadru medical care să asigure din acest punct de vedere
activitatea.
16. Ofiţer formare profesională / Întocmeşte un plan de prevenire a accidentelor pe timpul
Instructor sportiv desfăşurării evaluărilor anuale la educaţie fizică.
17. Ofiţer formare profesională / Efectuează instructajul de prevenire a accidentelor.
Instructor sportiv

515
Manual de proceduri

18. Ofiţer formare profesională / Îl prezintă fiecărui participant, care va semna pentru instruirea
Instructor sportiv făcută.
19. Funcţionarii publici cu statut Semnează că li s-a realizat instructajul pentru prevenirea
special accidentelor pe timpul desfăşurării evaluărilor anuale la educaţie
fizică;
20. Funcţionarii publici cu statut Participă la verificările anuale la educaţie fizică.
special
21. Ofiţer formare profesională Efectuează prezenţa personalului participant la evaluare.
22. Ofiţer formare profesională / Coordonează desfăşurarea probelor fizice evaluate.
Instructor sportiv
23. Comisia de evaluare Efectuează evaluările anuale ale personalului unităţii.
24. Ofiţer formare profesională / Centralizează rezultatele şi le înaintează ofiţerului cu formarea
Instructor sportiv profesională.
25. Şefii grupelor de pregătire Elaborează analiza pregătirii pentru personalul din subordine.
26. Ofiţer formare profesională Elaborează analiza pregătirii fizice în baza rezultatelor obţinute,
analiză pe care o va utiliza ulterior în diagnoza anuală.
27. Ofiţer formare profesională Stabileşte programul de completare a pregătirii pentru
reexaminarea personalului care nu a promovat examenul de
evaluare sau nu s-a putut prezenta din motive întemeiate.
28. Şefii grupelor de pregătire Utilizează rezultatele obţinute la probele fizice la întocmirea
evaluărilor de sfârşit de an.

PROCEDURA A0902009 Organizarea şi desfăşurarea verificărilor anuale a funcţionarilor publici


cu statut special la pregătirea de specialitate

Scop: Procedura privind organizarea şi desfăşurarea verificărilor anuale a funcţionarilor publici cu statut
special la pregătirea de specialitate stabileşte:
1) un set unitar de norme pentru reglementarea activităţilor privind organizarea şi desfăşurarea
verificărilor anuale a funcţionarilor publici cu statut special la pregătirea de specialitate;
2) responsabilităţile privind întocmirea, avizarea şi aprobarea documentelor aferente acestor
activităţi.
Premise:
Aplicabilitate: în A.N.P. şi toate unităţile subordonate Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor
Procedura
Nr. Persoanele implicate Activităţi
crt.
1. Ofiţer formare profesională Consultă actele normative care reglementează activitatea de
verificare anuala a pregătirii, le studiază şi în baza acestora
asigură înscrierea în Graficul anual al pregătirii continue.
2. Ofiţer formare profesională Întocmeşte proiectul deciziei directorului unităţii privind
organizarea şi desfăşurarea verificărilor anuale, care va cuprinde:
- perioada de desfăşurare
- atribuţiile personalului implicat în evaluarea personalului
- grupele evaluate
- comisiile de evaluare
- personalul exceptat de la verificările anuale la pregătirea de
specialitate
- baremele de apreciere a rezultatelor
3. Şef DMRU/BRUFP Verifică, avizează şi înaintează, spre aprobare, proiectul deciziei
directorului unităţii privind organizarea şi desfăşurarea verificărilor
anuale.

516
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

4. Directorul unităţii Emite decizia privind organizarea şi desfăşurării verificărilor


anuale.
5. Ofiţer formare profesională Elaborează un proiect, respectiv Planul verificării, după
consultarea şi cu sprijinul şefilor grupelor de pregătire continuă.
6. Şefii grupelor de pregătire Elaborează un proiect, respectiv Planul verificării, după
continuă consultarea şi cu sprijinul ofiţerului cu formarea profesională.
7. Ofiţer formare profesională Prezintă şefului de birou resurse umane documentul în proiect
pentru verificare, efectuarea de precizări pentru modificarea sau
completarea acestuia.
8. Şef birou resurse umane şi Verifică, avizează şi înaintează în vederea aprobării documentele
formare profesională pentru organizarea şi desfăşurarea evaluărilor anuale a pregătirii.
9. Ofiţer formare profesională Înaintează directorului, după efectuarea modificărilor, documentul
pentru semnare/aprobare.
10. Directorul unităţii Aprobă planul de desfăşurare a verificărilor de sfârşit de an.
11. Ofiţer formare profesională După aprobarea planului, îl înregistrează la secretariatul unităţii,
înscrie activitatea în D.Z.U, după care multiplică documentul
conform prevederilor legale şi înaintează câte un exemplar la
fiecare şef cu responsabilităţi în conducerea pregătirii pentru
aducerea la cunoştinţa întregului personal.
12. Şefii grupelor de pregătire Elaborează propuneri pentru testele de verificare a cunoştinţelor.
13. Ofiţer formare profesională Pe baza tematicilor din Planul anual de pregătire, împreună cu
şefii grupelor de pregătire, elaborează testele de verificare.
14. Directorul unităţii Aprobă testele/subiectele de verificare.
15. Ofiţer formare profesională La datele şi orele prevăzute în Planul verificărilor asigură
desfăşurarea activităţii la toate structurile de pregătire organizate
la nivelul unităţii.
16. Şefii grupelor de pregătire Coordonează activitatea comisiei de evaluare, în calitate de
preşedinte al acesteia pentru grupa din subordine.
17. Comisia de evaluare Efectuează corectarea şi notarea lucrărilor.
Întocmeşte şi semnează, în două exemplare, procesul – verbal în
care sunt consemnate rezultatele obţinute de personalul evaluat,
pe care îl înaintează directorului unităţii.
18. Directorul unităţii Aprobă procesele verbale întocmite de comisia de evaluare.
19. Şefii grupelor de pregătire Centralizează nominal rezultatele obţinute la verificări.
20. Ofiţer formare profesională După finalizarea activităţii de verificare, centralizează rezultatele
obţinute de către personalul unităţii la tragere, pregătire fizică şi
lucrare scrisă şi, pe baza propunerilor înaintate de către şefii
profesionali, elaborează raportul de evaluare a pregătirii pe care îl
înaintează pentru verificare şefului de birou resurse umane şi
pentru aprobare directorului unităţii.
21. Şef birou resurse umane şi Verifică, avizează şi înaintează, în vederea aprobării, raportul de
formare profesională evaluare a pregătirii.
22. Directorul unităţii Aprobă raportul de evaluare a pregătirii.
23. Ofiţer formare profesională După aprobarea acestuia, în termenul prevăzut prin Decizia ANP,
îl înaintează SFP din ANP.
24. Ofiţer formare profesională Înscriu în fişa de evaluare a performanţelor profesionale rezultatul
obţinut de personalul din subordine.

PROCEDURA A0902010 Evaluarea anuală a funcţionarilor publici cu statut special

Scop: Procedura de organizare şi desfăşurare a activităţii de evaluare a performanţelor activităţii


profesionale individuale a funcţionarilor publici cu statut special din cadrul Administraţiei Naţionale a
Penitenciarelor, stabileşte metode, instrumente şi fluxul activităţilor care să permită personalului

517
Manual de proceduri

responsabil din cadrul domeniului resurselor umane să organizeze şi să îndrume procesul de apreciere
a potenţialului profesional şi a conduitei funcţionarilor publici definitivi.
Premise:
Aplicabilitate: în toate unităţile subordonate Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor,
Procedura
Nr. Persoanele implicate Activităţi
crt.
1. Şeful biroului resurse 1. În perioada 15 noiembrie - 1 decembrie se efectuează
umane şi formare următoarele activităţi pregătitoare:
profesională a) întocmeşte dispoziţia zilnică a directorului unităţii privind
organizarea şi desfăşurarea activităţii de evaluare profesională
a personalului, care va cuprinde: baza legală, etapele acţiunii,
stabilirea nominală a persoanelor cu drept de evaluare şi
nominalizarea personalului care urmează a fi evaluat;
b) organizează instruirea evaluatorilor, ce constă în
prezentarea procedurii de evaluare,
c) difuzarea imprimatelor tipizate completate cu datele
funcţionarilor care urmează să fie evaluaţi;
2. coordonează şi monitorizează procesul de evaluare a
performanţelor profesionale individuale, în scopul aplicării
corecte a procedurilor de evaluare.
3. asigură asistenţa de specialitate evaluatorilor şi funcţionarilor
publici care urmează să fie evaluaţi.
2. Directorul unităţii 4. emite dispoziţia zilnică privind organizarea şi desfăşurarea
activităţii de evaluare profesională a fpss;
5. efectuează instruirea evaluatorilor:
6. verifică îndeplinirea condiţiilor legale în vederea întocmirii
fişei de evaluare a activităţii profesionale anuale pentru fiecare
funcţionar public cu statut special , precum şi pentru magistraţii
detaşaţi în sistemul penitenciar:
- întocmirea fişei de evaluare a activităţii profesionale anuale
se adresează doar funcţionarilor publici cu statut special
definitivi, funcţionarii publici debutanţi urmând a fi evaluaţi la
sfârşitul perioadei de stagiu, conform OMJ nr. 2793/C/2004;
- să-şi fi desfăşurat activitatea efectiv ca funcţionar public cu
statut special definitiv cel puţin 6 (şase) luni;
- persoanele detaşate în cadrul Ministerului Justiţiei, precum
şi cele transferate ori cărora le-a încetat raportul de serviciu în
timpul unui an sunt evaluate de unităţile unde şi-au desfăşurat
activitatea mai mult de 6 (şase) luni.
- persoanelor detaşate sau care urmează cursuri de
specializare în afara Ministerului Justiţiei li se vor întocmi
evaluări profesionale de către unităţile de la care au fost
detaşate, pe baza datelor comunicate de instituţiile unde
acestea sunt detaşate sau urmează cursuri.
6.1. Are calitatea de evaluator:
a) funcţionarul public de conducere care coordonează
compartimentul în cadrul căruia îşi desfăşoară activitatea
funcţionarul public de execuţie sau care coordonează activitatea
acestuia;
b) funcţionarul public de conducere ierarhic superior potrivit
structurii organizatorice, pentru funcţionarul public de
conducere;

518
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

c) înaltul funcţionar public, pentru funcţionarii publici de


conducere din subordine.
6. 2. Contrasemnatarul este funcţionarul public ierarhic superior
evaluatorului, potrivit structurii organizatorice. În mod
excepţional, în cazul în care, potrivit structurii organizatorice, nu
există un funcţionar public ierarhic superior evaluatorului, va fi
desemnat contrasemnatar directorul unităţii din care face parte
evaluatorul.
3. Evaluatorul 7. realizează, în perioada 1-31 decembrie, evaluarea fpss prin
raportarea criteriilor de performanţă la gradul de îndeplinire a
obiectivelor individuale prevăzute pentru perioada evaluată
(decembrie - decembrie), luând în considerare şi evaluarea
parţială întocmită anterior (unde este cazul);
8. notează criteriile de performanţă în funcţie de importanţa
acestora, pe baza cărora se face evaluarea performanţelor
profesionale individuale;
9. notarea obiectivelor şi a criteriilor de performanţă se face
parcurgându-se următoarele etape:
a) fiecare obiectiv se apreciază cu note de la 1 la 5, nota
exprimând gradul de îndeplinire a obiectivului respectiv, din
punct de vedere cantitativ, calitativ şi al termenului în care a fost
realizat;
b) pentru a obţine nota acordată pentru îndeplinirea criteriilor
de performanţă se face media aritmetică a notelor acordate
pentru îndeplinirea fiecărui obiectiv;
c) pentru a obţine nota finală se face media aritmetică a
notelor acordate pentru îndeplinirea celor 4 criterii de evaluare,
cu două zecimale (se rotunjeşte de la peste 0,005 în favoarea
funcţionarului)
Semnificaţia notelor este următoarea: nota 1 - nivel minim şi
nota 5 - nivel maxim.
10. stabileşte calificativul final de evaluare a performanţelor
profesionale individuale;
Calificativul final al evaluării se stabileşte pe baza notei finale,
după cum urmează:
a) între 1,00 - 1,50 - nesatisfăcător;
b) între 1,51 - 2,50 - satisfăcător;
c) între 2,51 - 3,50 - bun;
d) între 3,51 - 4,50 - foarte bun;
e) între 4,51 - 5,00 - excepţional.
11. consemnează şi rezultatele deosebite ale funcţionarului
public, dificultăţile obiective întâmpinate de acesta în perioada
evaluată şi orice alte observaţii pe care le consideră relevante;
12. realizează interviul, ca etapă a procesului de evaluare, ce
reprezintă un schimb de informaţii care are loc între evaluator şi
funcţionarul public, în cadrul căruia se aduc la cunoştinţă
funcţionarului public evaluat consemnările făcute de evaluator în
fişa de evaluare;
4. Funcţionarul public evaluat 13. în cazul în care între funcţionarul public evaluat şi evaluator
există diferenţe de opinie asupra consemnărilor făcute,
comentariile funcţionarului public se consemnează în fişa de
evaluare.
5. Evaluatorul 14. evaluatorul poate modifica fişa de evaluare dacă se ajunge
la un punct de vedere comun. Modificarea se face prin tăierea
unor note acordate iniţial la anumite obiective şi consemnarea
altora, urmând ca la nota finală să se facă menţiunea "după
interviul cu persoana evaluată" şi să fie semnată de evaluator.

519
Manual de proceduri

Se întocmeşte un proces-verbal, în care se consemnează


argumentele care au stat la baza modificărilor operate.
6. Funcţionarul public evaluat 15. se semnează şi se datează fişa de evaluare şi de către
funcţionarul public evaluat, precum şi procesul-verbal.
7. Evaluatorul 16. înaintează fişa de evaluare contrasemnatarului. Pentru
funcţionarii publici cu statut special încadraţi în funcţii de
conducere sau de execuţie, care sunt subordonaţi direct
directorului unităţii, fişele de evaluare se înaintează, în vederea
contrasemnării, la DMRU, însoţite de obiectivele individuale
stabilite în baza atribuţiilor prevăzute în fişa postului.
8. Contrasemnatarul 17. Fişa de evaluare poate fi modificată conform deciziei
contrasemnatarului, dacă aprecierile consemnate nu corespund
realităţii sau dacă între evaluator şi funcţionarul public evaluat
există diferenţe de opinie care nu au putut fi soluţionate de
comun acord.
18. Fişa de evaluare aprobată sau modificată se înapoiază
evaluatorului.
9. Evaluatorul 19. se aduce la cunoştinţă a fişei de evaluare aprobate de
contrasemnatar (poate să aibă loc şi după data de 31
decembrie)
20. Dovada comunicării evaluării activităţii profesionale anuale
se face prin luare de semnătură sau prin proces-verbal
constatator în caz de refuz de semnătură. Procesul-verbal
constatator va fi redactat şi semnat de către evaluator şi doi
funcţionari, dintre care unul va fi obligatoriu din compartimentul
resurse umane.
21. Tot prin proces-verbal constatator se va face menţiune
despre modul de comunicare a calificativului acordat pentru
persoanele care nu sunt prezente în instituţie în perioada
aducerii la cunoştinţă a calificativelor – în cel mult 20 de zile
calendaristice de la terminarea perioadei de evaluare.
10. Funcţionarul public evaluat 22. Funcţionarul public cu funcţii de execuţie sau de conducere
nemulţumit de rezultatul evaluării poate să îl conteste la şeful
ierarhic superior celui care a efectuat evaluarea. Cel care se
consideră nedreptăţit va evidenţia acest aspect cu ocazia luării
la cunoştinţă şi va depune un raport în care menţionează
motivele nemulţumirii.
23. Contestaţia se formulează în termen de 5 zile calendaristice
de la luarea la cunoştinţă de către funcţionarul public evaluat
despre calificativul acordat
11. Directorul unităţii 24. Soluţionarea contestaţiei se efectuează de către o comisie
formată din 3 membri, stabilită prin dispoziţie zilnică de către
directorul general al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor,
pentru contestaţiile depuse de magistraţii şi ofiţerii din sistemul
penitenciar, sau de către directorul unităţii de penitenciare,
pentru contestaţiile depuse de agenţii din subordine.
12. Comisia de soluţionare a 25. Analizează gradul de îndeplinire a atribuţiilor de serviciu şi
contestaţiilor notele acordate.
26. Concluziile se consemnează într-un proces-verbal semnat
de comisie, respectiv de preşedintele consiliului profesoral
pentru absolvenţi, care adoptă una dintre următoarele soluţii:
a) "Se menţin punctajele şi calificativele acordate";
b) "Se modifică punctajele la unele subcriterii, cu menţinerea
calificativului aprobat";
c) "Se modifică unele punctaje şi se stabileşte calificativul ...".
În situaţiile prevăzute la lit. b) şi c), modificările se fac prin
bararea cu cerneală roşie a punctajelor iniţiale şi înscrierea
alături de acestea, cu aceeaşi culoare, a noilor punctaje.

520
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

13. Directorul unităţii 27. Hotărârea comisiei, consemnată în procesul-verbal, se


aprobă de directorul care a ordonat soluţionarea contestaţiei, se
consemnează în fişa de evaluare a activităţii profesionale, se
aduce la cunoştinţă, sub semnătură, celui în cauză în termen de
5 zile calendaristice şi este definitivă.
28. Dovada aducerii la cunoştinţă a concluziilor aprobate de
director se face prin luare de semnătură sau prin proces-verbal
constatator în caz de refuz de semnătură.
14. Funcţionarul public evaluat 29. Funcţionarul public nemulţumit de modul de soluţionare a
contestaţiei formulate se poate adresa instanţei de contencios
administrativ, în condiţiile legii.
15. Şeful biroului resurse 30. Fişele de evaluare a activităţii profesionale, însoţite de
umane şi formare procesele-verbale, când este cazul, vor fi introduse în dosarele
profesională profesionale ale celor evaluaţi, în termen de cel mult 15 zile
lucrătoare de la data încheierii acţiunii. În acelaşi termen vor fi
consemnate în fişele de evidenţă calificativele acordate.
31. În funcţie de conţinutul rapoartelor de evaluare
compartimentele de resurse umane planifică participarea
funcţionarilor publici la programe de instruire.
32. Rezultatele obţinute la evaluarea anuală a performanţelor
profesionale individuale conferă funcţionarilor publici
următoarele drepturi:
a) să avanseze în grad profesional şi în funcţie;
b) să primească recompense morale şi materiale pentru
rezultatele deosebite ale activităţii lor.
33. Funcţionarul public notat cu calificativul „Nesatisfăcător” va fi
trecut într-o funcţie inferioară. Dacă nu acceptă trecerea într-o
funcţie inferioară, va fi destituit din funcţia pe care o deţine.
Funcţionarul public notat cu calificativul „Nesatisfăcător”, în anul
următor trecerii într-o funcţie inferioară, va fi destituit din funcţie.

LISTA DE VERIFICARE procedură operaţională


Evaluarea anuală a funcţionarilor publici cu statut special
ACTIVITATEA: Evaluarea anuală a FPSS
CINE A EMIS DOCUMENTUL:
CINE A APROBAT DOCUMENTUL:
EXECUTANŢI: personalul încadrat în biroul_________________________________________
la poziţiile ________________________ din statul de organizare al ______________________
ASPECTE DE VERIFICAT DA NU OBSERVAŢII
ELEMENTE DE FORMĂ:
Dacă a fost emisă decizia directorului unităţii privind organizarea şi
desfăşurarea activităţii de evaluare profesională a FPSS?
Dacă s-a efectuat instruirea evaluatorilor?
Dacă au fost difuzate imprimatele?
Dacă fişele de evaluare au fost completate conform prevederilor în
vigoare?
Dacă a fost realizat interviul cu FPSS?
Dacă, în cuprinsul fişei de evaluare, au fost consemnate comentariile
FPSS evaluat?
Dacă fişa de evaluare a fost adusă la cunoştinţă, sub semnătură, FPSS
evaluat?

521
Manual de proceduri

Dacă au fost respectate termenele pentru înaintarea fişelor de evaluare


ale FPSS cu funcţii de conducere sau de execuţie care sunt subordonaţi
direct directorului unităţii, în vederea contrasemnării la DMRU?
Dacă au fost efectuate modificările în fişa de evaluare,conform deciziei
contrasemnatarului?
Dacă fişele de evaluare au fost aduse la cunoştinţa FPSS evaluat, sub
semnătură, după aprobarea contrasemnatarului?
Dacă a fost întocmit procesul verbal constatator,în caz de refuz de
semnătură?
Dacă a fost întocmit proces verbal constatator privind modul de
comunicare al calificativului acordat FPSS care nu au fost prezente în
unitate,în perioada aducerii la cunoştinţă a calificativului?
Dacă au fost respectate termenele privind formularea contestaţiilor?
Dacă a fost emisă decizia zilnică privind comisia de soluţionare a
contestaţiilor?
Dacă a fost respectate procedura şi termenele de soluţionare a
contestaţiilor?
Dacă a fost întocmit procesul-verbal privind concluziile şi hotărârea
comisie de contestaţie?
Dacă a fost comunicată, în termen, hotărârea comisiei de soluţionare a
contestaţiei?
Dacă fişele de evaluare au fost clasate în dosarele profesionale ale
FPSS?

PROCEDURA A0902011 Evaluarea parţială a funcţionarilor publici cu statut special

Scop: Procedura de organizare şi desfăşurare a activităţii de evaluare parţială a performanţelor


activităţii profesionale individuale a funcţionarilor publici cu statut special din cadrul Administraţiei
Naţionale a Penitenciarelor, stabileşte metode, instrumente şi fluxul activităţilor care să permită
personalului responsabil din cadrul domeniului resurselor umane să organizeze şi să îndrume procesul
de apreciere parţială a potenţialului profesional şi a conduitei funcţionarilor publici definitivi.
Premise:
Aplicabilitate: în toate unităţile subordonate Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor,
Procedura
Nr. Persoanele implicate Activităţi
crt.
1. Şeful biroului resurse umane 1. În mod excepţional, când constată una din situaţiile
şi formare profesională prezentate mai jos declanşează procedura de evaluare a
performanţelor profesionale individuale ale funcţionarilor
publici:
a) atunci când, pe parcursul perioadei evaluate, raporturile
de serviciu ale funcţionarului public încetează, se suspendă
sau se modifică, în condiţiile legii. În acest caz, funcţionarul
public va fi evaluat pentru perioada de până la încetarea,
suspendarea sau modificarea raporturilor de serviciu. La
obţinerea calificativului anual va fi avut în vedere, în funcţie de
specificul atribuţiilor prevăzute în fişa postului, şi calificativul
obţinut înainte de suspendarea sau modificarea raporturilor de
serviciu;

522
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

b) atunci când, pe parcursul perioadei evaluate, raporturile


de serviciu ale funcţionarului public care ocupă o funcţie
publică de conducere încetează, se suspendă sau se
modifică, în condiţiile legii. În acest caz, funcţionarul public de
conducere are obligaţia ca, înainte de încetarea, suspendarea
sau modificarea raporturilor de serviciu ori, după caz, într-o
perioadă de cel mult 15 zile calendaristice de la încetarea sau
modificarea raporturilor de serviciu, să realizeze evaluarea
performanţelor profesionale individuale ale funcţionarilor
publici din subordine. Calificativul acordat se va lua în
considerare la evaluarea anuală a performanţelor profesionale
individuale ale acestora;
c) atunci când, pe parcursul perioadei evaluate, funcţionarul
public dobândeşte o diplomă de studii de nivel superior şi
urmează să fie promovat, în condiţiile legii, într-o funcţie
publică corespunzătoare studiilor absolvite.
2. întocmeşte dispoziţia zilnică a directorului unităţii privind
organizarea şi desfăşurarea activităţii de evaluare
profesională a personalului, care va cuprinde: baza legală,
stabilirea nominală a persoanelor cu drept de evaluare şi
nominalizarea personalului care urmează a fi evaluat;
3. pune la dispoziţia evaluatorului imprimatul tipizat completat
cu datele funcţionarului care urmează să fie evaluat;
4. asigură asistenţa de specialitate evaluatorului şi
funcţionarului public care urmează să fie evaluat.
2. Directorul unităţii 5. emite dispoziţia zilnică privind organizarea şi desfăşurarea
activităţii de evaluare profesională a FPSS;
6. efectuează instruirea evaluatorului;
6.1. Are calitatea de evaluator:
a) funcţionarul public de conducere care coordonează
compartimentul în cadrul căruia îşi desfăşoară activitatea
funcţionarul public de execuţie sau care coordonează
activitatea acestuia;
b) funcţionarul public de conducere ierarhic superior potrivit
structurii organizatorice, pentru funcţionarul public de
conducere;
c) înaltul funcţionar public, pentru funcţionarii publici de
conducere din subordine.
6.2. Contrasemnatarul este funcţionarul public ierarhic
superior evaluatorului, potrivit structurii organizatorice. În mod
excepţional, în cazul în care, potrivit structurii organizatorice,
nu există un funcţionar public ierarhic superior evaluatorului,
va fi desemnat contrasemnatar directorul unităţii din care face
parte evaluatorul.
3. Evaluatorul 7. realizează evaluarea fpss prin raportarea criteriilor de
performanţă la gradul de îndeplinire a obiectivelor individuale
prevăzute pentru perioada evaluată;
8. notarea obiectivelor şi a criteriilor de performanţă se face
parcurgându-se următoarele etape:
a) fiecare obiectiv se apreciază cu note de la 1 la 5, nota
exprimând gradul de îndeplinire a obiectivului respectiv, din
punct de vedere cantitativ, calitativ şi al termenului în care a
fost realizat;
b) pentru a obţine nota acordată pentru îndeplinirea
criteriilor de performanţă se face media aritmetică a notelor
acordate pentru îndeplinirea fiecărui obiectiv;

523
Manual de proceduri

c) pentru a obţine nota finală se face media aritmetică a


notelor acordate pentru îndeplinirea celor 4 criterii de
evaluare, cu două zecimale (se rotunjeşte de la peste 0,005 în
favoarea funcţionarului)
Semnificaţia notelor este următoarea: nota 1 - nivel minim şi
nota 5 - nivel maxim.
9. stabileşte calificativul final de evaluare a performanţelor
profesionale individuale;
Calificativul final al evaluării se stabileşte pe baza notei finale,
după cum urmează:
a) între 1,00 - 1,50 - nesatisfăcător;
b) între 1,51 - 2,50 - satisfăcător;
c) între 2,51 - 3,50 - bun;
d) între 3,51 - 4,50 - foarte bun;
e) între 4,51 - 5,00 - excepţional.
10. consemnează şi rezultatele deosebite ale funcţionarului
public, dificultăţile obiective întâmpinate de acesta în perioada
evaluată şi orice alte observaţii pe care le consideră relevante;
11. realizează interviul, ca etapă a procesului de evaluare, ce
reprezintă un schimb de informaţii care are loc între evaluator
şi funcţionarul public, în cadrul căruia se aduc la cunoştinţă
funcţionarului public evaluat consemnările făcute de evaluator
în fişa de evaluare;
4. Funcţionarul public evaluat 12. în cazul în care între funcţionarul public evaluat şi
evaluator există diferenţe de opinie asupra consemnărilor
făcute, comentariile funcţionarului public se consemnează în
fişa de evaluare.
5. Evaluatorul 13. evaluatorul poate modifica fişa de evaluare dacă se
ajunge la un punct de vedere comun. Modificarea se face prin
tăierea unor note acordate iniţial la anumite obiective şi
consemnarea altora, urmând ca la nota finală să se facă
menţiunea "după interviul cu persoana evaluată" şi să fie
semnată de evaluator. Se întocmeşte un proces-verbal, în
care se consemnează argumentele care au stat la baza
modificărilor operate.
6. Funcţionarul public evaluat 14. se semnează şi se datează fişa de evaluare şi de către
funcţionarul public evaluat, precum şi procesul-verbal.
7. Evaluatorul 15. înaintează fişa de evaluare contrasemnatarului. Pentru
funcţionarii publici cu statut special încadraţi în funcţii de
conducere sau de execuţie, care sunt subordonaţi direct
directorului unităţii, fişele de evaluare se înaintează, în
vederea contrasemnării, la DMRU, însoţite de obiectivele
individuale stabilite în baza atribuţiilor prevăzute în fişa
postului.
8. Contrasemnatarul 16. Fişa de evaluare poate fi modificată conform deciziei
contrasemnatarului, dacă aprecierile consemnate nu
corespund realităţii sau dacă între evaluator şi funcţionarul
public evaluat există diferenţe de opinie care nu au putut fi
soluţionate de comun acord;
17. Fişa de evaluare aprobată sau modificată se înapoiază
evaluatorului.
9. Evaluatorul 18. se aduce la cunoştinţă a fişei de evaluare aprobate de
contrasemnatar;
19. Dovada comunicării evaluării activităţii profesionale anuale
se face prin luare de semnătură sau prin proces-verbal
constatator în caz de refuz de semnătură. Procesul-verbal

524
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

constatator va fi redactat şi semnat de către evaluator şi doi


funcţionari, dintre care unul va fi obligatoriu din
compartimentul resurse umane.
20. Tot prin proces-verbal constatator se va face menţiune
despre modul de comunicare a calificativului acordat pentru
persoanele care nu sunt prezente în instituţie în perioada
aducerii la cunoştinţă a calificativelor.
10. Funcţionarul public evaluat 21. Funcţionarul public cu funcţii de execuţie sau de
conducere nemulţumit de rezultatul evaluării poate să îl
conteste la şeful ierarhic superior celui care a efectuat
evaluarea. Cel care se consideră nedreptăţit va evidenţia
acest aspect cu ocazia luării la cunoştinţă şi va depune un
raport în care menţionează motivele nemulţumirii.
22. Contestaţia se formulează în termen de 5 zile
calendaristice de la luarea la cunoştinţă de către funcţionarul
public evaluat despre calificativul acordat
11. Directorul unităţii 23. Soluţionarea contestaţiei se efectuează de către o comisie
formată din 3 membri, stabilită prin dispoziţie zilnică de către
directorul general al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor,
pentru contestaţiile depuse de magistraţii şi ofiţerii din
sistemul penitenciar, sau de către directorul unităţii de
penitenciare, pentru contestaţiile depuse de agenţii din
subordine.
12. Comisia de soluţionare a 24. Analizează gradul de îndeplinire a atribuţiilor de serviciu şi
contestaţiilor notele acordate.
25. Concluziile se consemnează într-un proces-verbal semnat
de comisie, respectiv de preşedintele consiliului profesoral
pentru absolvenţi, care adoptă una dintre următoarele soluţii:
a) "Se menţin punctajele şi calificativele acordate";
b) "Se modifică punctajele la unele subcriterii, cu
menţinerea calificativului aprobat";
c) "Se modifică unele punctaje şi se stabileşte calificativul
...".
În situaţiile prevăzute la lit. b) şi c), modificările se fac prin
bararea cu cerneală roşie a punctajelor iniţiale şi înscrierea
alături de acestea, cu aceeaşi culoare, a noilor punctaje.
13. Directorul unităţii 26. Hotărârea comisiei, consemnată în procesul-verbal, se
aprobă de directorul care a ordonat soluţionarea contestaţiei,
se consemnează în fişa de evaluare a activităţii profesionale,
se aduce la cunoştinţă, sub semnătură, celui în cauză în
termen de 5 zile calendaristice şi este definitivă.
27. Dovada aducerii la cunoştinţă a concluziilor aprobate de
director se face prin luare de semnătură sau prin proces-
verbal constatator în caz de refuz de semnătură.
14. Funcţionarul public evaluat 28. Funcţionarul public nemulţumit de modul de soluţionare a
contestaţiei formulate se poate adresa instanţei de contencios
administrativ, în condiţiile legii.
15. Şeful biroului resurse umane 29. Fişele de evaluare a activităţii profesionale, însoţite de
şi formare profesională procesele-verbale, când este cazul, vor fi introduse în
dosarele profesionale ale celor evaluaţi.
30. La evaluarea anuală va aduce la cunoştinţa funcţionarului
care are calitatea de evaluator, conţinutul evaluării parţiale.

525
Manual de proceduri

PROCEDURA A0902012 Acordarea concediului de studii plătit

Scop: Procedura operaţională are scopul de a stabili modul în care este acordat concediul de studii
plătit personalului din sistemul administraţiei penitenciare , compartimentele şi persoanele care participă
la realizarea activităţii, etapele acesteia şi documentaţia care stă la baza acordării sporului.
Premise:
Aplicabilitate: în toate unităţile subordonate Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor
Procedura
Nr.
Crt. Cine efectuează Activitatea
1. Funcţionarul public cu statut Întocmeşte o cerere prin care solicită directorului unităţii
special solicitant al înscrierea la cursuri universitare/ postuniversitare/
concediului de studii masterat/ doctorat
2. Ofiţerul cu formarea Verifică dacă sunt îndeplinite condiţiile legale pentru a
profesională beneficia de concediu de studii, face această menţiune pe
cererea solicitantului şi o prezintă spre avizare şefului
SFP/BRUFP.
3. Şeful SFP/BRUFP Avizează cererea de înscriere la cursuri.
4. Şeful nemijlocit al Avizează cererea de înscriere la cursuri şi o prezintă spre
solicitantului aprobare directorului unităţii.
5. Directorul unităţii Analizează cererea de înscriere la cursuri şi poate să o
aprobe sau nu.
6. Funcţionarul public cu statut - Transmite cererea aprobată de directorul unităţii
special solicitant al SFP/BRUFP pentru a fi luat în evidenţă;
concediului de studii - Prezintă SFP/BRUFP adeverinţa care atestă
înscrierea/promovarea în anul universitar.
7. Funcţionarul public cu statut Întocmeşte o cerere prin care solicită directorului unităţii
special solicitant al acordarea concediului de studii
concediului de studii
8. Compartimentul secretariat Lucrătorul anume desemnat din cadrul compartimentului
secretariat va consemna durata concediului de studii
efectuate de solicitant şi durata concediului de studii la care
acesta mai are dreptul
9. SFP/BRUFP Ofiţerul responsabil cu formarea profesională a personalului
verifică dacă solicitantul este luat în evidenţă pentru
acordarea concediului de studii şi dacă a prezentat
adeverinţa care atestă înscrierea/promovarea în anul
universitar.
Menţionează pe cererea solicitantului dacă îndeplineşte
condiţiile legale de acordare a concediului de studii.
10. Şeful nemijlocit al Şeful nemijlocit al solicitantului, la primirea cererii de aprobare
solicitantului a efectuării concediului de studii, are obligaţia de a înscrie pe
solicitare următoarele:
a) în situaţia în care este posibil a se acorda concediul
de studii în perioada solicitată – gradul profesional, numele şi
prenumele persoanei căreia îi sunt redistribuite atribuţiile de
serviciu pe durata efectuării de către solicitant a concediului
de studii;
b) în situaţia în care nu este posibil a se acorda
concediul de studii în perioada solicitată – motivele
neacordării acestuia.
11. Funcţionarul public care va Funcţionarul public care va prelua atribuţiile de serviciu ale
prelua atribuţiile de serviciu solicitantului concediului de studii va semna de luare la
ale solicitantului concediului cunoştinţă.
de odihnă

526
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

12. Şeful direct al solicitantului Şeful direct al solicitantului, ce se află în subordinea


nemijlocită a directorului unităţii, va analiza şi îi va propune
acestuia din urmă, după caz, perioada şi numărul de zile de
concediu de studii ce se pot efectua de către solicitant.
13. Directorul unităţii Aprobă / respinge motivat cererea şi o repartizează
compartimentului secretariat pentru a fi luată în evidenţă.
14. Compartimentul secretariat Anunţă şeful direct al solicitantului cu privire la rezoluţia
directorului unităţii şi va lua în evidenţă zilele de concediu de
studii de care va beneficia solicitantul.
Înscrie în proiectul Deciziei Zilnice a directorului unităţii,
perioada de concediu ce se efectuează şi de către cine.

LISTA DE VERIFICARE procedură operaţională


Acordarea concediului de studii plătit

ACTIVITATEA: Evaluarea anuală a FPSS


CINE A EMIS DOCUMENTUL:
CINE A APROBAT DOCUMENTUL:
EXECUTANŢI: personalul încadrat în biroul_________________________________________
la poziţiile ________________________ din statul de organizare al ______________________
ASPECTE DE VERIFICAT DA NU OBSERVAŢII
ELEMENTE DE FORMĂ:
Dacă există cerere de înscriere la cursuri?
Dacă cererea de înscriere la cursuri este avizată de SFP/BRUFP?
Dacă cererea de înscriere la cursuri este aprobată de directorul
unităţii?
Dacă cererea de acordare a concediului de studii este avizată de
SFP/BRUFP?
Dacă există adeverinţe care atestă înscrierea/promovarea în anul
universitar?
Dacă există evidenţa celor care beneficiază de concediu de studii
plătit?

A00903 Evidenţă personal

PROCEDURA A0903001 Procedura operaţională a acordării gradaţiei funcţionarilor publici cu


statut special din sistemul administraţiei penitenciarelor

Scopul procedurii: Procedura operaţională are scopul de a stabili modul în care este acordată
gradaţia, compartimentele şi persoanele care participă la realizarea activităţii, etapele acesteia şi
documentaţia care stă la baza acordării acestui drept.
Aplicabilitatea procedurii: Administraţia Naţională a Penitenciarelor şi unităţile subordonate
Baza legală a acordării gradaţiei: art.9 din Ordonanţa nr.64/2006

527
Manual de proceduri

PAS RESPONSABIL DESCRIERE


Personalul Biroului resurse Selectează lunar, din Registrul de evidenţă a gradaţiilor,
umane şi formare profesională numele funcţionarilor publici cu statut special care
responsabilizat cu atribuţia de îndeplinesc condiţiile legale de acordare a unei gradaţii
1. întocmire a deciziei de acordare superioare, cu raportare la ziua de întâi a lunii următoare
a gradaţiei îndeplinirii condiţiei de vechime în stagiu. În situaţia în
care condiţia de stagiu a fost îndeplinită pe data de întâi
ale lunii, gradaţia se acordă cu începere din această dată.
Personalul Biroului resurse Verifică fişele de evidenţă ale celor în cauză, sub aspectul
umane şi formare profesională îndeplinirii stagiului complet de 3 ani într-o gradaţie
2. responsabilizat cu atribuţia de anterioară
întocmire a deciziei de acordare
a gradaţiei
Personalul Biroului resurse Emite proiectul deciziei de personal privind acordarea
umane şi formare profesională unei gradaţii superioare cu evidenţierea următoarelor
responsabilizat cu atribuţia de elemente: baza legală, data aplicării, gradul profesional,
3. întocmire a deciziei de acordare numele, prenumele tatălui şi prenumele funcţionarului
a gradaţiei public propozabil, codul informatic, functia deţinută,
poziţia din statul de organizare al unităţii şi numărul
gradaţiei de care beneficiază
Personalul Biroului resurse Supune spre avizare, şefului biroului resurse umane,
umane şi formare profesională proiectul deciziei de personal privind acordarea unei
4. responsabilizat cu atribuţia de gradaţii superioare
întocmire a deciziei de acordare
a gradaţiei
Şeful Biroului resurse umane şi Verifică şi semnează, pentru a certifica realitatea şi
5. formare profesională regularitatea operaţiunilor, decizia de personal privind
acordarea unei gradaţii superioare
Personalul Biroului resurse Prezintă proiectul deciziei de personal privind acordarea
umane şi formare profesională unei gradaţii superioare, spre avizare, birourilor/ serviciilor
6. responsabilizat cu atribuţia de de specialitate, astfel:
întocmire a deciziei de acordare - juridic -pentru certificarea legalităţii întocmirii
a gradaţiei documentaţiei
- economic -pentru controlul financiar preventiv propriu
Şeful Biroului resurse umane şi După obţinerea tuturor avizelor de specialitate prezintă
7. formare profesională spre aprobare, directorului unităţii, decizia de personal
privind acordarea unei gradaţii superioare
8. Directorul unităţii Aprobă decizia de acordare a gradaţiei.
Personalul Biroului resurse Înregistrează decizia aprobată de către directorul unităţii
umane şi formare profesională şi înaintează câte un exemplar al acesteia, astfel:
9. responsabilizat cu atribuţia de - la biroul /serviciul economic pentru punerea în
întocmire a deciziei de acordare aplicare,
a gradaţiei - la secretariat (însoţit de adresă)
Personalul Biroului resurse Clasează câte un exemplar al deciziei aprobate, astfel:
umane şi formare profesională - la biblioraftul cu decizii de personal aflat la nivelul
10. responsabilizat cu atribuţia de biroului resurse umane,
întocmire a deciziei de acordare - la dosarele profesionale ale funcţionarilor publici cu
a gradaţiei statut special care au beneficiat de acordarea unei
gradaţii superioare (în xerocopie)
Compartimentul secretariat Înaintează exemplarul primit al deciziei de personal
privind acordarea unei gradaţii superioare, către
11. Administraţia Naţională a Penitenciarelor - Direcţia
Management Resurse Umane –Serviciul Evidenţă
Personal.
Personalul Serviciului Evidenţă Verifică şi operează în documentele de evidenţă decizia
12. Personal din cadrul Direcţiei de personal privind acordarea unei gradaţii superioare
Management Resurse Umane

528
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

PROCEDURA A0903002 Procedura operaţională a acordării gradelor profesionale funcţionarilor


publici cu statut special din sistemul administraţiei penitenciarelor,
după încadrarea în sistemul administraţiei penitenciare

Scopul procedurii: Procedura operaţională are scopul de a stabili modul în care sunt acordate gradele
profesionale după încadrarea în sistemul administraţiei penitenciare, compartimentele şi persoanele
care participă la realizarea activităţii, etapele acesteia şi documentaţia care stă la baza acordării lor.
Aplicabilitatea procedurii: Administraţia Naţională a Penitenciarelor şi unităţile subordonate
Bază legală a acordării gradelor profesionale după încadrarea în sistemul administraţiei
penitenciare: art.24 alin.(4) – (7), art.25 şi art.26 din Legea nr.293/2004 privind Statutul funcţionarilor
publici cu statut special din Administraţia Naţională a Penitenciarelor, cu modificările şi completările
ulterioare.

PAS RESPONSABIL DESCRIERE


1. Personalul Biroului resurse Lunar, ţine evidenţa funcţionarilor publici cu statut special
umane şi formare profesională care îndeplinesc condiţiile legale de acordare, înaintând,
responsabilizat cu atribuţia de la termenul stabilit, propuneri de acordare a gradelor
întocmire a deciziei de acordare profesionale
a gradelor profesionale
2. Personalul Biroului resurse Verifică fişele de evidenţă ale personalului propozabil sub
umane şi formare profesională aspectul îndeplinirii condiţiilor legale, respectiv:
responsabilizat cu atribuţia de - pentru avansarea la termen -dacă au împlinit stagiul
întocmire a deciziei de personal minim în gradul profesional deţinut şi dacă au fost
de acordare a gradelor apreciaţi pe perioada stagiului minim în grad cu cel puţin
profesionale calificativul "bun". Anii din perioada de stagiu în care au
fost apreciaţi cu un calificativ inferior sau în care nu au
fost apreciaţi nu se iau în calculul stagiului minim în grad.
- pentru avansarea înaintea împlinirii stagiului minim -
dacă au fost apreciaţi în ultimul an cu calificativul
"excepţional" şi dacă au efectuat jumătate din stagiul
minim în grad.
- pentru obţinerea gradului profesional de chestor de
penitenciare este necesară promovarea examenului
organizat în acest scop.
Acordarea gradelor profesionale următoare, în cadrul
aceleiaşi categorii, se face în ordinea ierarhică a gradelor
şi în limita gradului maxim prevăzut pentru funcţia pe care
o deţine funcţionarul public cu statut special.
Acordarea gradelor profesionale, în cadrul aceleiaşi
categorii, se face începând cu data de întâi a lunii
următoare celei în care s-au îndeplinit condiţiile legale
privind avansarea în gradul profesional.
Stagiile minime în gradele profesionale:
Ofiţeri: comisar şef de penitenciare – 3 ani;
a) comisar de penitenciare – 3 ani;
b) subcomisar de penitenciare – 4 ani;
c) inspector principal de penitenciare – 3 ani;
d) inspector de penitenciare – 3 ani;
e) subinspector de penitenciare – 4 ani.
Agenţi: agent şef de penitenciare – 4 ani;
a) agent şef adjunct de penitenciare – 4 ani;
b) agent principal de penitenciare – 4 ani;
c) agent de penitenciare – 5 ani.

529
Manual de proceduri

3. Personalul Biroului resurse Înaintează propunerile de acordare a gradului profesional


umane şi formare profesională Serviciului Evidenţă Personal din cadrul Direcţiei
responsabilizat cu atribuţia de Management Resurse Umane, centralizat pe corpuri
întocmire a deciziei de personal profesionale (ofiţeri /agenţi)
de acordare a gradelor
profesionale
4. Personalul Serviciului Evidenţă 1. Centralizează şi verifică, sub aspectul îndeplinirii
Personal din cadrul Direcţiei condiţiilor legale, toate propunerile de acordare a gradului
Management Resurse Umane profesional transmise de către unităţi
responsabilizat cu atribuţia de
întocmire a deciziei de acordare
a gradelor profesionale
5. Personalul Serviciului Evidenţă Emite proiectul deciziei de personal /ordinului ministrului
Personal din cadrul Direcţiei justiţiei, de acordare a gradelor profesionale, cu
Management Resurse Umane evidenţierea următoarelor elemente: baza legală, data
responsabilizat cu atribuţia de aplicării deciziei de personal/ordinului ministrului justiţiei,
întocmire a deciziei de acordare gradul profesional în care personalul propozabil va fi
a gradelor profesionale avansat, gradul deţinut, numele, prenumele tatălui şi
prenumele funcţionarului public propozabil, codul
informatic şi unitatea subordonată A.N.P. unde este
încadrat funcţionarul public propozabil
6. Personalul Serviciului Evidenţă Supune spre avizare, şefului Serviciului Evidenţă
Personal din cadrul Direcţiei Personal, proiectul deciziei de personal /ordinului
Management Resurse Umane ministrului justiţiei, de acordare a gradelor profesionale
responsabilizat cu atribuţia de
întocmire a deciziei de acordare
a gradelor profesionale
7. Şeful Serviciului Evidenţă Verifică şi semnează, pentru a certifica realitatea şi
Personal din cadrul Direcţiei regularitatea operaţiunilor, decizia de personal /ordinul
Management Resurse Umane ministrului justiţiei, de acordare a gradelor profesionale
pentru ofiţeri /agenţi
8. Personalul Serviciului Evidenţă Prezintă proiectul deciziei de personal /ordinului
Personal din cadrul Direcţiei ministrului justiţiei, de acordare a gradelor profesionale,
Management Resurse Umane spre avizare, serviciului juridic -pentru certificarea
responsabilizat cu atribuţia de legalităţii întocmirii documentaţiei
întocmire a deciziei de acordare
a gradelor profesionale
9. Şeful Serviciului Evidenţă După obţinerea tuturor avizelor de specialitate prezintă
Personal din cadrul Direcţiei spre aprobare /avizare, directorului general al A.N.P.,
Management Resurse Umane decizia de personal /ordinul ministrului justiţiei, de
acordare a gradelor profesionale
10. Directorul general al A.N.P. Aprobă decizia de personal de acordare a gradelor
profesionale pentru agenţi, conform competenţei
11. Directorul general al A.N.P. Avizează proiectul ordinului ministrului justiţiei, de
acordare a gradelor profesionale pentru ofiţeri, conform
competenţei, în vederea înaintării acestuia spre semnare
ministrului justiţiei
12. Personalul Serviciului Evidenţă Înregistrează decizia de personal de acordare a gradelor
Personal din cadrul Direcţiei profesionale pentru agenţi,, aprobată de către directorul
Management Resurse Umane general al A.N.P. şi înaintează câte un exemplar al
responsabilizat cu atribuţia de acesteia, astfel:
întocmire a deciziei de acordare - la biroul /serviciul economic, pentru punerea în
a gradelor profesionale aplicare
- la secretariatul D.M.R.U. din A.N.P. pentru înaintare la
unitate
- la compartimentul echipament

530
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

13. Personalul Serviciului Evidenţă Înaintează cu adresă, prin intermediul secretariatului


Personal din cadrul Direcţiei A.N.P., proiectul ordinului ministrului justiţiei, de acordare
Management Resurse Umane a gradelor profesionale pentru ofiţeri, conform
responsabilizat cu atribuţia de competenţei, spre semnare, ministrului justiţiei
întocmire a deciziei de acordare
a gradelor profesionale
14. Ministrul justiţiei Aprobă, conform competenţei, ordinului ministrului
justiţiei, de acordare a gradelor profesionale pentru ofiţeri
15. Personalul Serviciului Evidenţă Înaintează unităţilor subordonate, prin intermediul
Personal din cadrul Direcţiei secretariatului D.M.R.U. din A.N.P., în xerocopie,
Management Resurse Umane ordinului ministrului justiţiei, de acordare a gradelor
responsabilizat cu atribuţia de profesionale pentru ofiţeri aprobat
întocmire a deciziei de acordare
a gradelor profesionale
16. Personalul Serviciului Evidenţă Operează în fişele de evidenţă decizia de personal
Personal din cadrul Direcţiei /ordinul ministrului justiţiei, de acordare a gradelor
Management Resurse Umane profesionale pentru ofiţeri /agenţi
responsabilizat cu atribuţia de
întocmire a deciziei de acordare
a gradelor profesionale
17. Clasează câte un exemplar al deciziei aprobate, astfel :
Personalul Serviciului Evidenţă
Personal din cadrul Direcţiei - la biblioraftul cu decizii de personal /ordine ale
Management Resurse Umane ministrului justiţiei aflat la nivelul Serviciului Evidenţă
Personal
responsabilizat cu atribuţia de
-
întocmire a deciziei de acordare la dosarele profesionale ale funcţionarilor publici cu
a gradelor profesionale statut special care au beneficiat de acordarea unui grad
profesional superior (în xerocopie)
18. Compartimentul secretariat Înaintează la unitate exemplarul primit al deciziei de
personal /ordinului ministrului justiţiei de acordare a unui
grad profesional pentru agenţi /ofiţeri.
19. Personalul Biroului resurse Operează în fişele de evidenţă decizia de personal
umane şi formare profesională /ordinul ministrului justiţiei, de acordare a gradelor
din unitate profesionale pentru ofiţeri /agenţi

20. Personalul Biroului resurse Clasează câte un exemplar al deciziei de personal


umane şi formare profesională /ordinului ministrului justiţiei, de acordare a gradelor
din unitate profesionale pentru ofiţeri /agenţi, astfel :
- la biblioraftul cu decizii de personal /ordine ale
ministrului justiţiei aflat la nivelul Biroului resurse umane
şi formare profesională
- la dosarele profesionale ale funcţionarilor publici cu
statut special care au beneficiat de acordarea unui grad
profesional superior (în xerocopie)
21. Personalul Biroului resurse Înaintează câte un exemplar al deciziei de personal
umane şi formare profesională /ordinului ministrului justiţiei, de acordare a gradelor
din unitate profesionale pentru ofiţeri /agenţi, astfel:
- la biroul /serviciul economic, pentru punerea în
aplicare
- la compartimentul echipament

531
Manual de proceduri

PROCEDURA A0903003 Procedura operaţională a acordării sporului de 25% pentru agenţii


care au absolvit studii superioare
Scopul procedurii: Procedura operaţională are scopul de a stabili modul în care este acordat sporul
pentru agenţii care au absolvit studii superioare, compartimentele şi persoanele care participă la
realizarea activităţii, etapele acesteia şi documentaţia care stă la baza acordării sporului.
Aplicabilitate: Administraţia Naţională a Penitenciarelor şi unităţile subordonate
Baza legală a acordării sporului: pct.4 la NOTA din Anexa nr.1 la O.G. nr.64/2006 privind salarizarea
şi alte drepturi ale funcţionarilor publici cu statut special din sistemul administraţiei penitenciare, pct.30.3
din Anexa la O.M.J. nr.339/C/2007 pentru aprobarea normelor metodologice de aplicare a O.G.
nr.64/2006
PAS RESPONSABIL DESCRIERE
1. Agentul de penitenciare, Prezintă Biroului resurse umane şi formare profesională
absolvent cu diplomă de licenţă diploma de licenţă, original şi copie, sau adeverinţa de
al unei instituţii de învăţământ atestare, în original, însoţită de cererea (înregistrată la
superior secretariatul unităţii) de acordare a sporului de 25% din
salariul de funcţie pentru absolvirea unei instituţii de
învăţământ superior
2. Personalul Biroului resurse Certifică copia diplomei de licenţă
umane şi formare profesională
3. Personalul Biroului resurse Verifică îndeplinirea condiţiei privind desfăşurarea
umane şi formare profesională activităţii într-un domeniu corespunzător studiilor
absolvite, conform prevederilor pct.4 la NOTA din Anexa
nr.1 la O.G. nr.64/2006 privind salarizarea şi alte drepturi
ale funcţionarilor publici cu statut special din sistemul
administraţiei penitenciare şi ale pct.30.3 din Anexa la
O.M.J. nr.339/C/2007 pentru aprobarea normelor
metodologice de aplicare a O.G. nr.64/2006
4. Şeful birou resurse umane şi Avizează cererea agentului, făcând menţiuni cu privire la
formare profesională îndeplinirea condiţiilor de acordare a sporului de 25%
5. Şeful birou resurse umane şi Înaintează cererea agentului, pentru aprobare,
formare profesională directorului unităţii
6. Directorul unităţii Aprobă cererea şi o repartizează Biroului resurse umane
în vederea emiterii deciziei de personal
7. Personalul Biroului resurse Întocmeşte decizia de acordare a sporului de 25% din
umane şi formare profesională salariul de funcţie pentru absolvirea unei instituţii de
învăţământ superior, începând cu data înregistrării cererii
agentului solicitant, cu evidenţierea următoarelor
elemente: baza legală, data aplicării, gradul profesional,
numele, prenumele tatălui, prenumele agentului, codul
informatic, funcţia deţinută şi compartimentul unde
desfăşoară activitate cel în cauză, poziţia din statul de
organizare al unităţii şi sporul de 25 % de care urmează a
beneficia
8. Personalul Biroului resurse Supune spre avizare, şefului Biroului resurse umane,
umane şi formare profesională proiectul deciziei de personal privind acordarea sporului
de 25%
9. Şeful Biroului resurse umane şi Verifică şi semnează, pentru a certifica realitatea şi
formare profesională regularitatea operaţiunilor, decizia de personal privind
acordarea sporului de 25%
10. Personalul Biroului resurse Prezintă proiectul deciziei de personal privind acordarea
umane şi formare profesională sporului de 25%, spre avizare, birourilor/ serviciilor de
specialitate, astfel:
- juridic -pentru certificarea legalităţii întocmirii
documentaţiei
- economic -pentru controlul financiar preventiv propriu

532
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

11. Şeful Biroului resurse umane şi După obţinerea tuturor avizelor de specialitate prezintă
formare profesională spre aprobare, directorului unităţii, decizia de personal
privind acordarea sporului de 25%,
12. Directorul unităţii Aprobă decizia de acordare a sporului de 25%,.
13. Personalul Biroului resurse Înregistrează decizia aprobată de către directorul unităţii
umane şi formare profesională şi înaintează câte un exemplar al acesteia, astfel:
- la biroul /serviciul economic pentru punerea în
aplicare,
- la secretariat (însoţit de adresă)
14. Personalul Biroului resurse Clasează câte un exemplar al deciziei aprobate, astfel:
umane şi formare profesională - la biblioraftul cu decizii de personal aflat la nivelul
biroului resurse umane,
- la dosarul profesional al agentului care a beneficiat
de acordarea sporului de 25%, (în xerocopie)
15. Compartimentul secretariat Înaintează exemplarul primit al deciziei de personal
privind acordarea sporului de 25%, către Administraţia
Naţională a Penitenciarelor - Direcţia Management
Resurse Umane –Serviciul Evidenţă Personal.
16. Personalul Serviciului Evidenţă Verifică şi operează în documentele de evidenţă decizia
Personal din cadrul Direcţiei de personal privind acordarea sporului de 25%
Management Resurse Umane

PROCEDURA A0903004 Procedura operaţională a acordării sporului de fidelitate funcţionarilor


publici cu statut special din sistemul administraţiei penitenciarelor

Scop: Procedura operaţională are scopul de a stabili modul în care este acordat sporul de fidelitate,
compartimentele şi persoanele care participă la realizarea activităţii, etapele acesteia şi documentaţia
care stă la baza acordării acestui drept.
Aplicabilitate: Administraţia Naţională a Penitenciarelor şi unităţile subordonate
Baza legală: art.6 din O.G. nr.64/2006 privind salarizarea şi alte drepturi ale funcţionarilor publici cu
statut special din sistemul administraţiei penitenciare, pct.30.3 din Anexa la O.M.J. nr.339/C/2007
pentru aprobarea normelor metodologice de aplicare a O.G. nr.64/2006
PAS RESPONSABIL DESCRIERE
1. Personalul Biroului resurse Lunar, selectează din Registrul de evidenţă a sporului de
umane şi formare profesională fidelitate, numele funcţionarii publici cu statut special care
îndeplinesc condiţiile legale de acordare a sporului de
fidelitate
2. Personalul Biroului resurse Verifică fişele de evidenţă ale celor în cauză, sub
umane şi formare profesională aspectul îndeplinirii condiţiilor legale de acordare a
sporului de fidelitate
Astfel, pentru activitatea desfăşurată în instituţiile din
sectorul de apărare naţională, ordine publică şi siguranţă
naţională, în calitate de militar, funcţionar public cu statut
special din sistemul administraţiei penitenciare, funcţionar
public şi personal contractual, funcţionarilor publici cu
statut special din sistemul administraţiei penitenciare li se
acordă un spor de fidelitate de până la 20% din salariul
de bază, după cum urmează:
a) între 5 ani şi 10 ani - 5%:
b) peste 10 ani şi până la 15 ani - 10%;
c) peste 15 ani şi până la 20 de ani - 15%;
d) peste 20 de ani - 20% .

533
Manual de proceduri

Sporul de fidelitate se acordă începând cu data de întâi a


lunii următoare celei în care s-a îndeplinit condiţia de
vechime
3. Personalul Biroului resurse Emite proiectul deciziei de personal privind acordarea
umane şi formare profesională sporului de fidelitate cu evidenţierea următoarelor
elemente: baza legală, data aplicării, gradul profesional,
numele, prenumele tatălui şi prenumele funcţionarului
public propozabil, codul informatic, functia deţinută,
poziţia din statul de organizare al unităţii, sporul de
fidelitate de care beneficiază -exprimat în procente, şi
vechimea utilă -exprimată în ani şi luni
Plata se face lunar odată cu plata salariilor
4. Personalul Biroului resurse Supune spre avizare, şefului biroului resurse umane,
umane şi formare profesională proiectul deciziei de personal privind acordarea sporului
de fidelitate
5. Şeful Biroului resurse umane şi Verifică şi semnează, pentru a certifica realitatea şi
formare profesională regularitatea operaţiunilor, decizia de personal privind
acordarea sporului de fidelitate
6. Personalul Biroului resurse Prezintă proiectul deciziei de personal privind acordarea
uma