Sunteți pe pagina 1din 44

UNIVERSITATEA ANDREI AGUNA DIN CONSTANA FACULTATEA DE : TIINE ECONOMICE

Specializarea: Finanarea i organizarea afacerilor n turism i servicii

REFERAT LA DISCIPLINA MANAGEMENT N AFACERI

Titular disciplin, Prof.Univ.Dr. Elisabeta Nicorescu Masterand, Sercin Calivet

CONSTANA 2014 1

UNIVERSITATEA ANDREI AGUNA DIN CONSTANA FACULTATEA DE : TIINE ECONOMICE


Specializarea: Finanarea i organizarea afacerilor n turism i servicii

UTILIZAREA SISTEMULUI INFORMAIONAL N CONDUCEREA UNEI AFACERI STUDIU DE CAZ S.C. MOD TRANS S.R.L.

Titular disciplin, Prof.Univ.Dr. Elisabeta Nicorescu

Masterand, Sercin Calivet

CONSTANA 2014 2

Cuprins
Introducere....................................................................................................................................4 Capitolul 1. Sistemul informaional al organizaiei...................................................................5 1.1. Definirea sistemului informaional.6-8 1.2. Rolul i componentele sistemului informaional.......9 1.2.1. Rolul sistemului informaional..9-10 1.2.2. Componentele sistemului informaional al organizaiei..10-16 1.3. Funciile sistemului informaional...17 1.3.1. Funciile subsistemului informaional managerial...........................17-18 1.4. Perfecionarea sistemelor informaionale...........................................................18-19 1.5. Proiectarea sistemului informaional..19-24 1.5.1. Fazele proiectrii.24-26 1.5.2. Principii care stau la baza proiectarii sistemului informaional.....26-29 1.5.3. Metodologia de proiectare / reproiectare a sistemului informaional...................................................................................29-30 Capitolul 2. Utilizarea sistemului informaional n conducerea unei afaceri STUDIU DE CAZ S.C. MOD TRANS S.R.L..............................................................................................31 2.1. Prezentarea societii........................................................................................31-33 2.2. Rolul jucat de sistemul informaional n cadrul societii................................33-37 Concluzii.................................................................................................................................38-41 Bibliografie..................................................................................................................................42

INTRODUCERE
Sistemul informaional este definit ca fiind un ansamblu organizat de resurse: materiale, de personal, date, mijloace i proceduri de culegere, memorare, prelucrare i comunicare a informaiilor, precum i circuitele informaionale utilizate. Sistemul informaional este ansamblul de elemente implicate n procesul de colectare, transmisie, prelucrare de informaii. Conceptul de sistem informaional i structura sa este pe deplin justificat prin faptul c: acest concept a fost definit n funcie de specializarea autorilor i de contextul determinat de tipul lucrrilor elaborate traducerea nu chiar exact, a unor concepte din literatura strin i de introducerea de neologisme n limba romn ce nu corespund coninutului ce-l reprezint abordarea nc firav a problematicii complexe referitoare la proiectarea i realizarea sistemelor informatice O prima definie elocvent a sistemului informaional se gsete n Dicionarul Explicativ al Limbii Romne, ,, ansamblu de procedee i mijloace de colectare, prelucrare i transmitere a informaiei necesare procesului de conducere a ntreprinderilor, instituiilor, ministerelor etc. Alquier i Barthet definesc sistemul informaional astfel: ,, ansamblu de informaii manipulate ntr-o firm. Lemoigne definete sistemul informaional astfel: ,, un sistem de cuplaj ntre sistemul operant i sistemul de pilotaj.

CAPITOLUL 1 SISTEMUL INFORMAIONAL AL ORGANIZAIEI

1.1. DEFINIREA SISTEMULUI INFORMAIONAL

Sistemul informaional este definit ca fiind un ansamblu organizat de resurse: materiale, de personal, date, mijloace i proceduri de culegere, memorare, prelucrare i comunicare a informaiilor, precum i circuitele informaionale utilizate. Sistemul informaional este ansamblul de elemente implicate n procesul de colectare, transmisie, prelucrare de informaii. Conceptul de sistem informaional i structura sa este pe deplin justificat prin faptul c: acest concept a fost definit n funcie de specializarea autorilor i de contextul determinat de tipul lucrrilor elaborate traducerea nu chiar exact, a unor concepte din literatura strin i de introducerea de neologisme n limba romn ce nu corespund coninutului ce-l reprezint abordarea nc firav a problematicii complexe referitoare la proiectarea i realizarea sistemelor informatice O prima definie elocvent a sistemului informaional se gsete n Dicionarul Explicativ al Limbii Romne, ,, ansamblu de procedee i mijloace de colectare, prelucrare i transmitere a informaiei necesare procesului de conducere a ntreprinderilor, instituiilor, ministerelor etc. Alquier i Barthet definesc sistemul informaional astfel: ,, ansamblu de informaii manipulate ntr-o firm. Lemoigne definete sistemul informaional astfel: ,, un sistem de cuplaj ntre sistemul operant i sistemul de pilotaj.

Sistemul informaional ocup un loc nsemnat ntre subsistemele de management ale organizaiei, amplasndu-se pe poziia aratat n schema de mai jos:

Figura nr.1. Poziia sistemului informaional n managementul organizaiei Sursa: Dumitru Oprea, Proiectarea sistemelor informaionale

Prin sistem se nelege ansamblul de elemente interdependente care interacioneaz pentru atingerea unui scop. Conform teoriei generale a sistemelor, obiectivul unui sistem este ntotdeauna ieirea sa. Dac avem notaiile: XI = intrrile sistemului, YI = ieirile sistemului, atunci se poate calcula transmitaia (T) sistemului, astfel: T = YI / XI. O tipologie a sistemelor elaborat de economistul american Boulding, propune o abordare pe nou nivele: 7

o primul nivel descrie un sistem pasiv, identificabil i difereniabil, iar coninutul su poate fi cheia o al doilea nivel descrie un sistem activ, prin care se nvedereaz faptul c este destinat s fac ceva o al treilea nivel formalizeaz un sistem regulat, care dispune de o anumit form de regularitate n funcionarea sa o al patrulea nivel definete un sistem informat, capabil s memoreze informaiile i s le utilizeze pentru a modifica comportamentul su o al cincilea nivel se refer la sistemul decizional, dotat nu numai cu o capacitate de testare, dar capabil s interpreteze rezultatele prelucrrii i s decid asupra aciunii viitoare o al aselea nivel este sistemul memorizator, ce acioneaz i elaboreaz deciziile sale n funcie de informaiile pe care le stocheaz de-a lungul lurii n considerare i tratrii evenimentelor provenite din exterior o al aptelea nivel postuleaz faptul c sistemul coordoneaz deciziile de aciune n funcie de situaiile care se prezint ca nite activiti difereniate o al optulea nivel este sistemul inteligent, ce dispune de o capacitate de imaginaie i elaboreaz noi forme de aciune, pstreaz experiena trecut i se face neles o nivelul nou arat faptul c este o consecin prin care sistemul se autofinalizeaz, apelndu-se la factorul uman, singurul care poate transforma finalitile sau identitatea.

1.2. ROLUL I COMPONENTELE SISTEMULUI INFORMAIONAL


Rolul sistemului informaional

1.2.1.

Rolul sistemului informaional este acela de a transmite informaia ntre diferite elemente. De exemplu, n cadrul unei unitai economice, rolul sistemului informaional este de a asigura persoanele din conducere cu informaii necesare pentru luarea diferitelor decizii economice sau de alt natur. n cadrul sistemului informaional se regsesc: informaia vehiculat, documentele purttoare de informaii, personalul, mijloace de comunicare, sisteme de prelucrare a informaiei, etc. Printre posibile activiti desfurate n cadrul acestui sistem, pot fi enumerate: achiziionarea de informaii din sistemul de baz, completarea documentelor i transferul acestora ntre diferite compartimente, centralizarea datelor, etc. n cadrul sistemului informaional, majoritatea activitilor se pot desfaura cu ajutorul tehnicii de calcul. Se pot prelucra datele primare i apoi, rezultatul poate fi transferat mai departe, ctre alt compartiment spre prelucrare. Transferul se poate face i el pe cale electronic, prin intermediul unei reele de calculatoare sau cu ajutorul modem-ului. Un sistem se poate descompune n trei subsisteme diferite, astfel: subsistemul operaional sau condus, unde se desfoar fenomenele i procesele ce au rolul de a trata i transforma nite elemente subsistemul decizional sau de conducere, cu funcia de a coordona ansamblul activitilor n funcie de obiectivul general i de subobiectivele derivate 9

subsistemul informaional sau de msur, ce are rolul de a evidenia desfurarea fenomenelor i proceselor caracteristice subsistemului condus ct i al sistemului de conducere. Sistemul informaional face legtura ntre sistemul de conducere i sistemul condus (operaional) i este subordonat sistemului de conducere. Sisteme informaionale economice, datele i informaiile - ansamblu de resurse umane i de capital, investite ntr-o unitate (firm), n vederea corelrii i prelucrrii datelor necesare producerii informaiilor i care se vor utiliza la toate nivelurile decizionale i controlul activitii unitii (firmei).

1.2.2.

Componentele sistemului informaional al organizaiei

Sistemul informaional poate fi considerat ca una din principalele componente a conducerii n timp real a ntreprinderii comerciale. Realizarea actului conducerii depinde de fiabilitatea lui, iar buna lui funcionare depinde de calitatea elementelor sale componente. Sistemul informaional al firmelor este alctuit din mai multe elemente strns intercorelate: date i informaii (resurse informaionale) circuite i fluxuri informaionale proceduri informaionale mijloace de tratare a informaiilor Date i informaii Datele i informaiile reprezint componentele primare ale sistemului informaional organizatoric interdependente. Ele pot fi definite ca reprezentnd ,,ansamblul sistemic al informaiilor generate, obinute, disponibile i refolosibile din ntreprinderea comercial. 10

Data reprezint descrierea cifric sau literal a unor aciuni, procese, fapte, fenomene, referitoare la organizaie sau la procesele din afara sa, care intereseaz managementul acesteia. Din punct de vedere al management-ului, prin informaii se neleg acele date care aduc adresantului un spor de cunoatere privind direct i indirect organizaia respectiv, ce i furnizeaz elemente noi, utilizabile n realizarea sarcinilor ce revin n cadrul respectivei organizaii. n virtutea acestei calitai, informaia reprezint temeiul principal al declanrii deciziilor i aciuniilor. Informaiile din cadrul organizaiilor sunt deosebit de complexe. n vederea facilitrii carcaterizrii lor, sunt clasificate n funcie de mai multe criterii: Dup modul de exprimare: informaii orale informaii scrise informaii audio-vizuale Dup gradul de prelucrare: informaii primare sau de baz - cele care nu au suferit un proces de prelucrare anterior informaii intermediare - cele care au fost i mai pot fi supuse prelucrrii informaii finale - cele care au un caracter sintetic i un grad de agregare ridicat Dup direcia vehiculrii: informaii ascendente informaii orizontale Dup modul de organizare al nregistrrii i prelucrrii: informaii tehnico - operative informaii de eviden informaii statistice 11

Dup provenien: informaii exogene informaii endogene Dup destinaie: informaii interne - care se nasc i circul n interiorul ntreprinderii informaii externe - generate n mediu sau destinate acestuia Dup obligativitatea pentru adresant: informaii imperative informaii nonimperative Dup natura proceselor reflectate: informaii de cercetare - dezvoltare informaii comerciale informaii de producie informaii financiar - contabile informaii de personal informaii complexe Dup modul de definire: formale - avnd un regim prestabilit de captare, circulaie, prelucrare i stocare informale - care circul spontan ntre compartimente i/sau indivizi n funcie de necesiti Informaia este o materie prim implicat n activitile organizaiei. Orice proces de munc indiferent de natura sa se bazeaz pe informaii. Concomitent, informaia reprezint i un produs inevitabil al oricrui proces de munc (de producie, comercial, tehnic, financiar, de personal).

12

Circuite i fluxuri informaionale Utilizarea informaiilor n procesele decizionale i de execuie din cadrul organizaiei implic ajungerea lor la adresant sau la beneficiarul de informaii, adic este necesar un circuit informaional. Circuitul informaional reprezint traseul pe care l parcurge o informaie sau o categorie de informaii ntre emitor i destinatar. Indiferent de tip, este necesar ca circuitele informaionale s fie ct mai directe, n sensul evitrii la maximum a punctelor intermediare de trecere, ceea ce determin att creterea vitezei de vehiculare a informaiilor, ct i diminuarea apariiei deficienelor informaionale. Caracteristica organizaiilor moderne este folosirea ntr-o proporie din ce n ce mai mare a circuitelor informaionale electronice, bazate pe computer i telecomunicaii. Fluxul informaional reprezint cantitatea de informaii care este vehiculat ntre emitor i beneficiar de circuitul informaional, caracterizat prin anumite carcateristici: lungime, vitez de deplasare, fiabilitate, cost, etc. Tipuri de fluxuri informaionale: liniare care au un caracter permanent i urmresc n principal traseul relaiilor organizatorice de tip ierarhic i de cooperare ondulatorii care se stabilesc ntre efi i subordonaii compartimentelor situate la acelai nivel ierarhic i sunt rezultanta unei combinaii dintre relaiile de tip ierarhic cu relaii de cooperare arc care apar ntre decideni i executani situai pe niveluri ierarhice diferite, cu traiectorii ascendente sau descendente, i sunt de regul generate de deciziile cu caracter de unicat; ele pot fi cu transferul deciziei descendent i raportare ascendent (informarea este subsecvena deciziei) sau cu informare ascendent i decizie descendent (informarea ajut la construirea deciziei) 13

spiral care apar cu caracter temporar sau aleator i sunt specifice fluxurilor specializate pentru urmrirea unui produs (aflat n franciz) de la intrare, pn la vnzare i post vnzare. Proceduri informaionale Prin proceduri informaionale se nelege ansamblul elementelor prin care se stabilesc modaliti de culegere, nregistrare, transmitere, prelucrare i arhivare a unei categorii de informaii, cu precizarea operaiilor de efectuat i a succesiunilor, a suporilor, formulelor, modelelor i mijloacelor de tratare a informaiilor folosite. Procedurilor informaionale moderne le este propiu un grad ridicat de formalizare. Un accent deosebit se acord codificrii, tipizrii i standardizrii informaiilor i situaiilor informaionale, astfel nct s se faciliteze integrarea pe vertical a sistemului de management i folosirea computerelor. Strns legat de formalizarea ridicat a procedurilor informaionale este informatizarea lor accentuat. Valorificnd imensele posibiliti oferite de tehnica electronic de calcul, s-au pus la punct numeroase proceduri informaionale computerizate. De asemenea, procedurile informaionale ale organizaiilor moderne se caracterizeaz i printr-un accentuat caracter operaional, prin tratarea rapid a informaiei. Aceast calitate este determinat n mod special de aportul bazelor de date, a bncilor de informaii, al programelor expert, al computerel or etc. Implicaiile sale pozitive sunt apreciabile att pe planul deciziei, ct i n planul aciunii din cadrul organizaiei. Dotrile tehnice moderne impun, pe zi ce trece, noi ierarhii ntre caracteristicile fundamentale ale procedurilor informaionale. Astfel, pe primele locuri se situeaz urmatoarele: gradul ridicat de formalizare a procedurilor informaionale,

14

bazat n principal pe tipizare, standardizare i codificare a informaiilor i situaiilor informaionale, cu scopul de a se utiliza computerele pentru facilitarea integrrii lor pe verticala sistemului de management un accentuat caracter opional al procedurilor informaionale ale ntreprinderilor competitive, precum i tratarea rapid a informaiei; existena acestei particulariti apare ca o consecin a aportului oferit de utilizarea foarte divers a bazelor de date, bncilor de informaii, programelor expert economicitatea ridicat a procedurilor informaionale moderne care este rezultanta tuturor celorlalte caracteristici anterior enunate; sporirea eficienei procedurilor informaionale este condiionat, pe de o parte de complexitatea lor, iar pe de alt parte, de aplicarea unor principii relativ simple, dar extrem de importante, precum principiul excepiilor, principiul prioritilor. Mijloace de tratare a informaiilor Mijloacele de tratare a informaiilor se constituie ntr-un ansamblu unitar al mijloacelor de culegere a datelor, nregistrare, transmitere i prelucrare ale informaiilor. Ele definesc suportul tehnic al sistemului informaional. Acest suport include dou mari componente i anume: suportul fizic ce conine ansamblul de echipamente - hardware suportul logic, care cuprinde sistemul de programe de operare i programele de aplicaii software n funcie de performanele tehnice i de gradul de intervenie al omului, diferitele tipuri de mijloace de tratare a informaiilor pot fi grupate n urmtoarele categorii: manuale cnd intrrile n sistem sunt pe purttori de hrtie, care sunt procesate manual, ieirile fiind tot pe purttori de hrtie mecanizate cnd prelucrarea informaiilor se face cu ajutorul

15

echipamentelor mecanografice, cu posibiliti de nmagazinare relativ limitate, iar accesul la informaie este de regul limitat de performanele acestora automate cnd prelucrarea informaiilor se face cu ajutorul computerelor, cu posibiliti de nmagazinare adaptate nevoilor firmei, acces ul la informaie realizndu-se ,,on line. n cadrul sistemului informaional mijloacele de culegere, nregistrare, transmitere i prelucrare a informaiilor reprezint suportul su tehnic. Numrul, structura i performanele tehnice i funcionale ale mijloacelor de tratare a informaiilor condiioneaz ntr-o msur apreciabil performanele sistemului informaional. Cel mai important mijloc de tratare a informaiilor l reprezint calculatorul. Utilizarea acestuia implic integrarea sa organic n sistemul managerial, innd cont de necesitile specifice fiecrei organizaii. Acesta este un proces complex, dificil, care presupune competen, rbdare i perseveren pentru a elabora i utiliza anumite programe informatice. Utilizarea calculatorului implic i anumite riscuri deoarece ntreprinderile se confrunt cu viruii informatici. Penetrarea acestora n programele informatice intenionat sau ntmpltoare poate crea probleme majore n managementul firmei. ntr-o msur crescnd, capacitatea managerilor de a asigura accesul la cele mai recente i performante produse de hard i soft condiioneaz capacitatea competitiv a organizaiei.

16

1.3. FUNCIILE SISTEMULUI INFORMAIONAL


Sistemul informaional trebuie s realizeze patru funcii principale, anume: nregistrarea memorarea prelucrarea comunicarea Funcia de nregistrare, arat c o dat sau o informaie poate exista, dar att timp ct ea nu este perceput, nu se poate spune c este utilizat i c face parte din sistemul informaional. Funcia de memorare const n stocarea datelor pe purttorii tehnici de mare capacitate n vederea utilizrii lor n cadrul unor procese de prelucrare ulterioar. Funcia de prelucrare, ce se poate face cu munc manual, intelectual sau cu tehnologiile informaionale. Ea const n: accesul la date i manipularea datelor. Funcia de comunicaie cunoate forme extrem de variate situndu-se att la nivelul de schimb, ntre funciile deja enumerate ct i n interfaa dintre sistemul informaional nsui i sursele sau utilizatorii si.

1.3.1.

Funciile subsistemului informaional managerial


Funcia decizional exprim menirea sistemului informaional de a asigura

elemente informaionale necesare lurii deciziilor. Dat fiind importana sa deosebit exist tendina de a utiliza denumirea de sistem informaional al managementului (MIS - management informational sistem), tiut fiind c decizia constituie elementul specific cel mai important al managementului. 17

Funcia

operaional

prin

care

sistemul

informaional

asigur

operaionalizarea deciziilor, metodelor manageriale i realizarea obiectivelor cuprinse n strategia organizaiei. Funcia de documentare a sistemului informaional exprim nregistrarea de informaii ce servesc mbogirii cunotintelor personalului i care, numai ulterior, este posibil s fie utilizate pentru a lua decizii sau pentru efectuarea anumitelor operaii. Trecerea la firma bazat pe cunotine determin o amplificare substanial a importanei acestei funcii. Funcia educaional se refer la preocuparea permanent la nivel de organizaie, compartimente i titulari de posturi, de nsuirea intens de cunotiinte, cu efecte directe n planul performanelor.

1.4. PERFECIONAREA SISTEMELOR INFORMAIONALE


n mod tradiional, obiectivele acestui demers sunt n numr de patru, anume: adecvarea investiiilor n sistemul informaional cu obiectivele strategice ale firmei prelucrarea informaiilor pentru obinerea de avantaje concureniale atingerea unei gestiuni eficace i eficiente a sistemului informaional alegeri coerente n termenii tehnicii i arhitecturii Pentru managementul sistemelor informatice sunt cinci tipuri de abordri, anume: adecvat metodologic bugetar tehnic 18

organizaional Abordarea adecvat, arat c strategia global a firmei este determinat, n ce privete dezvoltarea sistemelor informaionale. Abordarea metodologic, propune utilizarea unei metode formale pentru a clasifica strategia de dezvoltare a sistemelor informaionale, metod a crui promotor este responsabil cu sistemul informaional i a crei aplicare este ncredinat de cele mai multe ori consultanilor externi. Abordarea bugetar const n supunerea proiectelor de aplicaii aprobrii conducerii, proiecte ce sunt aprobate sau refuzate dup studierea bugetului, operaie ce se face utiliznd procedurile de control financiar valabile firmei. Abordarea tehnic se bazeaz pe metodele de analiz de firm n care funcionarea acesteia este schematizat cu ajutorul diagramelor ce stau la baza unui proiect de arhitectur general a sistemului informaional ce trebuie dezvoltat. Abordarea organizaional, construiete ntr-o manier evolutiv, ca urmare a unui proces continuu de decizii i alegeri efectuate prin confruntarea permanent dintre organizaie i sistemul informaional.

1.5. PROIECTAREA SISTEMULUI INFORMAIONAL


Determinarea coninutului bazei informaionale se face n funcie de variantele: ieiri-intrri, intrri-ieiri, sau mixt care se vor aplica n raport de complexitatea sistemului informatic. Varianta de abordare ieiri - intrri asigur stabilirea coninutului bazei informaionale ale noului sistem n funcie de obiectivele propuse, concretizate n situaiile de ieire impuse de unitatea beneficiar. Pe baza ieirilor necesare beneficiarului, se stabilete coninutul adecvat al bazei informaionale ce va 19

cuprinde atributele de intrare concretizate sub forma unui nucleu, ce limiteaz coninutul i dimensiunea bazei informaionale. Baza informaional astfel constituit se poate modifica pe parcursul exploatrii noului sistem, ca urmare a dinamicii fenomenelor i proceselor economice din unitatea beneficiar. Varianta prezint avantajul c asigur determinarea coninutului bazei informaionale n concordan cu natura ieirilor preconizate i dezavantajul c acest coninut este lipsit de flexibilitate. Dac se solicit schimbarea coninutului i setul de ieiri de unitatea beneficiar se impune o reconsiderare a coninutului bazei informaionale. Se recomand n cazul sistemelor informatice mari i mijlocii caracterizate printr-o complexitate ridicat a ieirilor informaionale i implicit a obiectivelor avute n vedere. Varianta prezint avantajul flexibilitii coninutului bazei informaionale dac se solicit modificri ale ieirilor informaiilor, dar are dezavantajul c supradimensionarea bazei informaionale, ceea ce implic timp mare de realizare, costuri ridicate de proiectare i o sporire a complexitii prelucrrilor sistemului informatic. Aceasta este utilizabil n condiiile realizrii unui sistem informatic mic, ce poate fi caracterizat prin dinamismul ieirilor solicitate n funcie de varietatea obiectivelor. Aplicarea variantei presupune determinarea corect a algoritmului i a operanzilor primari corespunztori. Sunt situaii n care algoritmul se reduce la o simpl operaie de calcul i n alte cazuri algoritmul poate fi complex i este compus dintr-o succesiune de operaii, ce genereaz rezultate intermediare. Dac determinarea atributelor de ieire depinde i de ndeplinirea unor condiii, algoritmul se prezint sub forma unui tabel de valori sau a unei tabele de decizii. Deci, coninutul bazei informaionale (I) se compune din submulimea atributelor preluate (Ap) reunit cu submulimea operanzilor primari (Op). Prin urmare coninutul informaiilor astfel constituit va cuprinde totalitatea atributelor 20

privite ca un nucleu informaional, necesar i suficient realizrii obiectivelor noului sistem informatic. Condiiile pentru proiectarea corect a coninutului bazei informaionale sunt: atributele de ieire (E sau Ae) sunt formate din submulimea atributelor preluate (Ap) reunit cu submulimea atributelor calculate (Ac), motiv pentru care cele dou submulimi intersectate ne d vid , rezultnd c cele dou mulimi nu au atribute comune, deci: E = Ap U Ac, motiv pentru care cele dou submulimi intersectate ne d mulimea vid, deci: Ap Ac = 0, rezultnd c cele dou submulimi nu au atribute comune. operatori primari (Op) intersectai cu submulimea atributelor preluate (Ap) corespunde atributelor comune, fiind diferit de mulimea vid; atributele de intrare (I) reprezint nucleul informaional ce constituie coninutul bazei informaionale, dac se verific simultan condiiile de eficien a coninutului acestora, prin urmtorele relaii: I = Op U Ap ; E = Ap U Ac i I E. nc din anii 50 ca urmare a creterii mrimii ntreprinderilor i a complexitii proceselor de conducere, a aprut necesitatea mbuntirii, raionalizrii i perfecionrii sistemelor informaionale. n acest context, ideea care s-a degajat a fost aceea c un sistem informaional, fr a fi exhaustiv, trebuie s rspund cerinei de raionalizare a informaiei n vederea creterii calitii procesului decizional. n condiiile n care, managerii ntreprinderilor comerciale se afl permanent n faa situaiei de a lua decizii n condiii de risc, se pun n faa proiectrii de sisteme informaionale, au obligaia de a satisface dou condiii de baz: asigurarea unei prelucrri corecte a informaiei din domeniile care in de certitudine (cele referitoare la organizarea proceselor interne de stocare , transport i comercializare) 21

oferirea unor estimri ct mai apropiate de evoluia real pentru fenomenele care se gsesc sub incidena riscului (dinamica pieei, cote de pia, evoluia proceselor inflaioniste, etc.). Realizarea acestor condiii impune la rndul ei realizarea altor dou categorii mari de restricii: impunerea unor cerine care s asigure corectitudinea i viabilitatea informaiei eliminarea deficienelor majore existente n sistemul informaional n funciune Sunt elemente care condiioneaz perceperea realist a proceselor la care se refer informaiile n calitatea lor de componente primare ale sistemului informaional. Dintre acestea se pot enumera: asigurarea de informaii reale cu privire la modul de desfurare a proceselor din interiorul ntreprinderii comerciale; cerina se gsete n strns corelaie cu caracteristicile socio-economice proprii firmei respective i mediului n care ea opereaz; calitatea informaiilor reprezint, n acest context, un element definitoriu pentru realismul deciziilor, precum i pentru obinerea pe termen lung a unor performane economice ridicate multilateralitatea informaiei, aceasta constituie o cerin generat de complexitatea proceselor i fenomenelor care au loc n firmele comerciale. ntelegerea, analiza i perceperea proceselor n care ntreprinderea este implicat, din multiple puncte de vedere, necesit informaii multilaterale, n msur s reliefeze aspectele reprezentative de natur economic, tehnic, uman sau tiinific. concizia i capacitatea de sintez a informaiilor, aceasta reprezint o cerin a crei existen este impus de riguroasa selectare a celor mai semnificative informaii din punct de vedere al gradului de noutate i al importanei pentru activitatea firmei. Dat fiind timpul limitat de care dispun 22

managerii pentru rezolvarea problemelor pe care le incumb conducerea ntreprinderilor comerciale, prezentarea informaiilor trebuie s mbrace o form ct mai concis, economic precizia i sigurana informaiilor, aceasta necesit o identificare corect a elementelor eseniale noi, i asigurarea cu exactitate a caracterului concis, sintetic i multilateral al informaiilor oportunitatea informaiei, care const n utilizarea informaiei corespunztor destinaiei sale n timp util; caracteristica este impus, pe de o parte, de cunoaterea exact a destinatarului informaiei (care poate fi cel care a cules i nregistrat informaia n forma sa primar, sau un alt executant sau manager), iar pe alt parte, de faptul c utilizarea informaiei conform destinaiei sal e este condiionat de ajungerea sa la beneficiar n timp optim pentru luarea deciziei s au declanarea aciunii vizate operativitatea tratrii informaiilor, este impus de reducerea perioadelor legate de iniierea, luarea i implementarea deciziilor i, ca urmare, sporete nsemntatea tratrii ct mai rapide a informaiilor, tiut fiind faptul c o informaie orict de valoroas ar fi, devine total sau parial inutil, dac ajunge la utilizator dup ce procesul cruia i-a fost nemijlocit destinat s-a finalizat dinamismul informaiilor, care este impus, pe de o parte, de tendina de comprimare a perioadelor n care se desfoar procesele manageriale i cele de execuie, iar pe de alt parte, de necesitatea ca informaiile s reflecte evoluia proceselor de munc i problematica ntreprinderii comerciale n evoluia lor i, mai ales, de anticiparea evolutiei acestora adaptarea informaiilor la specificitatea personalului implicat, se refer la formalizarea informaiilor n raport cu nivelul de ntelegere i calificare a personalului care o utilizeaz eficiena informaiilor, aceasta presupune evaluarea rezultatelor transpunerii informaiilor n decizie 23

fiabilitatea informaiilor, se refer la asigurarea disponibilitii informaiilor n raport cu coordonatele care prezint interes pentru decident adecvarea informaiei, la nevoile impuse de luarea deciziilor la respectivul nivelul ierarhic.

1.5.1. Fazele proiectrii


Procesul de proiectare, care este ntlnit n literatura de specialitate i sub termenii de raionalizare sau reproiectare, este un proces complex, care poate s afecteze ntreg sistemul ntreprinderii sau pri componente ale sale. Criteriul de baz al proiectrii const n eliminarea redundanelor informaionale. Privit la nivelul ntregului sistem al ntreprinderii comerciale, procesul de eliminare a redundanelor este orientat pe urmtoarele etape: analiza comparativ a componentelor structurii organizaionale n vederea identificrii unor subcomponente care au atribuii funcionale similare sau identice; dac apar situaii de acest gen se impune o redimensionare a subcomponentelor n cauz, pentru a se respecta criteriul unicitii atribuiilor functionale analiz a competenelor specifice fiecrei atribuii funcionale a componentelor organizaionale, cu scopul eliminrii paralelismelor n exercitarea sarcinilor; criteriul care st la baza acestei analize este criteriul unicitii competenelor, iar rezultatul acestei analize l constituie delimitarea clar a granielor dintre subdiviziunile organizatorice n procesul exercitrii funciilor lor analiz a activitilor specifice fiecrei competene , cu eliminarea redundanelor derivate din existena unor activiti care servesc aceluiai obiectiv, dar care se gsesc pe niveluri diferite de competene sau funcionale; criteriul aplicat este acela al unicitii activitilor construirea unei diagrame de relaii care s cuprind, pe de o parte, 24

relaiile dintre activitile specifice fiecrei competene funcionale, iar pe de alt parte, relaiile dintre activiti complementare, dar care se gsesc pe niveluri de competen funcionale diferite (relaii dintre servicii diferite sau birouri diferite); criteriul utilizat este cel al unicitii relaiei, iar scopul este acela al eliminrii relaiilor care ar putea s genereze suprapuneri de circuite informaionale sau dublri de fluxuri reprezentarea grafic a circuitelor informaionale specifice fiecrei relaii, care este o activitate orientat ctre definirea coninutului fiecrei informaii, a purttorilor de informaii i a traiectoriilor acestora; criteriul utilizat este acela al unicitii locului producerii unei informaii, iar prin reproiectarea purttorilor de informaii se pot elimina eventualele informaii inutile sau eventualele dubluri de informaii informatizarea sistemului informaional astfel, mbuntit. Deficiene majore existente n sistemul informaional Cele mai frecvente disfuncionaliti ce apar ntr-un sistem informaional sunt: distorsiunea, filtrajul, redundana i suprancarcarea circuitelor informaionale. Distorsiunea informaiilor const n modificarea parial, neintenionat a coninutului, a mesajului unei informaii n procesul culegerii, prelucrrii i transmiterii de la emitor la receptor. Printre cauzele generatoare de distorsiuni se pot enumera: nerealizarea unei coordonri corecte, neomogenitate n pregtirea personalului implicat n vehicularea informaiei, slaba pregtire a celor care emit informaii, utilizarea de supori informaionali de calitate necorespunztoare, probleme de manipulare a suporilor de informaii n procesul transmiterii lor, etc. Filtrajul reprezint o modificare voit a mesajului sau coninutului informaiilor de-a lungul fluxului informaional pe care acestea l parcurg. Spre deosebire de distorsiune, filtrajul introduce elementul volitiv, manifestat prin intervenia pe parcursul crerii, transmiterii i prelucrrii informaiilor a unor persoane, care au interesul ca beneficiarul informaiei s primeasc un mesaj 25

eronat, parial sau total. Att distorsiunea, ct i filtrajul, influeneaz n mod negativ beneficiarii de informaii, ca urmare a dezinformrii lor pariale sau integrale, cu efect asupra proceselor manageriale. Redundana const n nregistrarea, transmiterea i prelucrarea repetat a unor informaii. Ea este o deficien tipic a sistemului informaional, determinat de lipsa de corelare a diferitelor funcii, posturi sau compartimente din cadrul structurii organizatorice, de absena coordonrii sau coordonarea defectuoas a anumitor componente ale sistemului managerial. Ea se produce ca efect al nerespectrii principiului unitii de decizie i aciune (principiul de baz al proiectrii structurilor organizatorice). Situaia cea mai frecvent a apariiei redundanei este aceea a solicitrii de cereri de informaii fr respectarea nivelurilor ierarhice. Suprancarcarea circuitelor informaionale cu informaii este, de fapt, un efect al redundanei, sau al nerespectrii caracterului piramidal a sistemului informaional. Principalele ei cauze sunt: proiectarea defectuoas a sistemului informaional actual, lacunele n pregtirea unor manageri i executani, tendina de supraevaluare a realizrilor i aciunilor ntreprinse.

1.5.2. Principii care stau la baza proiectarii sistemului informaional


Procesele de elaborare a sistemelor informaionale sunt procese complexe, cu activiti integrate care trebuie s fie subordonate unei concepii unitare i unei metodologii de abordare bazate pe respectarea cu strictee a unui complex de principii. Aceste principii, unanim acceptate de specialitii recunoscui din domeniu, sunt urmtoarele: Managementul este sistemul de nivel cel mai general al firmei

26

comerciale;

el

subordoneaz

proiectarea

funcionarea

sistemelor

informaionale. n calitatea sa de subsistem al sistemului managerial, sistemul informaional asigur baza informaional pentru activit ile manageriale i de execuie i, ca urmare, el trebuie s reflecte toat gama de obiective ale firmei (strategice, tactice, derivate) care intr n competena sistemului managerial. Sistemul informaional trebuie s asigure o corelare strns ntre sistemul decizional al firmei comerciale i structura organizatoric a acesteia. Unitatea metodologica a tratrii informaiilor este un principiu a crui respectare asigur compatibilitatea tuturor componentelor sistemului, oferind premisele integrrii informaiilor n sistemul decizional, al asigurrii rigurozitii, i facilitrii controlului managementului asupra funcionrii sale. Caracteristica esenial oferit de acest principiu este omogenitatea. Focalizarea eforturilor n demersul proiectrii ctre identificarea i eliminarea abaterilor majore de la obiectivele programate a fi realizate. Abaterile majore apar, de regul, n procesul de raportare de la nivelurile inferioare de decizie, ctre cele superioare. O micorare a frecvenei i dimensiunii situaiilor informaionale (raportrilor) ar putea, n acest context, s determine o simplificare i o cretere a rapiditii de reacie a sistemului informaional. Condiionat de principiu precedent este i principiul asigurrii unui timp de reacie n concordan cu cerinele sistemului managerial. El deriv din faptul c niciun sistem informaional al unei ntreprinderi comerciale nu este omogen din punct de vedere al culegerii, prelucrrii i transmisiei informaiei, deoarece n structura oricruia se gsesc componente manuale alturi de componente automatizate, care determin apariia unor timpi diferii de reacie. Problema cheie pentru proiectani este de a gsi soluia cea mai bun de combinare a acestora pentru ca sistemul informaional s poat face fa, ca rapiditate i ritmicitate, nevoilor sistemului managerial. Legat de acesta este principiul flexibilitii, potrivit cruia sistemul 27

informaional trebuie s fie suficient de elastic pentru a putea face fa unor modificri ale caracteristicilor sale funcionale potrivit nevoilor noi care pot apare. Principiul valorificrii la maximum a fondului de informaii primare n informaiile finale, deriv din necesitatea unei bune fundamentri a deciziei economice care impune o foarte clar modalitate de construcie a informaiilor finale, subsecvente deciziei, bazat pe proceduri informaionale n masur s utilizeze cu maximum de randament baza de informaii primare. Principiul eficienei, care este de fapt un principiu general al activitaii economice potrivit cruia, n procesele de proiectare trebuie avut n vedere obinerea unui nivel maxim de rezultate cu eforturi ct mai mici. El impune o evaluare continu a acestui raport, cu menionarea metodologiilor n msur s asigure obinerea unor niveluri locale optime, n termenii deciziei manageriale. Un management eficient implic existena unui sistem informaional fiabil, n msur s fac fa solicitrilor procesului de decizie. Apariia unor discordane n procesul de decizie, furnizarea cu ntrziere a informaiilor, nerealismul acestora, apariia unor conflicte ca urmare a existenei unor circuite paralele a cror existen ncalc criteriile de confidenialitate impuse, pot fi cauze ale nceperii unor procese de proiectare sau reproiectare a sistemului informaional. Acest proces este de regul un proces riguros, foarte laborios care, de regul, implic multe din resursele materiale, umane i financiare ale ntreprinderii comerciale. El const, de fapt, n implementarea unui nou set de proceduri de procesare a informaiei. Cea mai important problem n proiectarea unui sistem informaional const n descrierea sistemului, a cel ui deja existent dar i a celui care urmeaz a fi introdus. Importana deriv din complexitatea sistemului informaional, n care foarte puine componente se pot identifica cu uurin. Situaia aceasta este urmare a faptului c n economia romneasc nu exist un standard referitor la sistemele informaionale. Chiar un sistem bazat pe tehnologia

28

computerelor are un ciclu de via limitat, la fel ca un organism viu sau ca un produs nou lansat pe pia. Proiectarea unui sistem informaional nou este stimulat de nevoia de a perfeciona procedurile existente sau de a obine un avantaj competitiv din valorificarea unei noi oportuniti. Primul pas al acesteia l constituie delimitarea sferei de cuprindere a proiectrii, prin identificarea cauzelor care determin slaba funcionare a sistemului informaional, n ansamblul su sau a parilor sale componente. Delimitarea sferei de cuprindere se poate face cu ajutorul tabelelor de determinare care pot oferi o imagine a relaiilor de tip cauz-efect n propagarea lor de la efectul final ctre cauza iniial. Odat delimitat sfera de cuprindere se poate trece la proiectarea propriu-zis.

1.5.3. Metodologia de proiectare / reproiectare a sistemului informaional ETAPA PREGTITOARE


- declanare - obiective - sfer de realizare - termene - resurse - metode i tehnici de culegere i nregistrare a informaiilor

PREZENTAREA SISTEMULUI INFORMAIONAL MANAGERIAL


- componentele primare - situaii informaionale 29

- disfuncionaliti - alte aspecte

ANALIZA SISTEMULUI INFORMAIONAL-MANAGERIAL


- analiza componentelor primare - analiza situaiilor informaionale - analiza deficienelor informaionale - analiza prin prisma principiilor

PROIECTAREA / REPROIECTAREA
- de ansamblu - de detaliu IMPLEMENTAREA SISTEMULUI INFORMAIONAL-MANAGERIAL - climat de munc - condiii materiale, financiare, umane EVALUAREA MANAGERIAL - eforturi - efecte - eficien FUNCIONRII SISTEMULUI INFORMAIONAL-

30

CAPITOLUL 2 UTILIZAREA SISTEMULUI INFORMAIONAL N CONDUCEREA UNEI AFACERI STUDIU DE CAZ S.C. MOD TRANS S.R.L.
2.1. PREZENTAREA SOCIETII
Societatea S.C. MOD TRANS S.R.L. are ca obiect de activitate principal confecionarea de obiecte vestimentare pentru femei din categoria confecia uoar precum: costume: sacou i pantalon; sacou i fust compleuri: bluze i fuste; bluze i pantaloni paltoane pantaloni fuste bluze

cmi tricouri rochii pantaloni. Societatea S.C. MOD TRANS S.R.L. este nregistrat la Registrul Comerului, avnd Codul Unic de nregistrare 2535736 i Numrul de nmatriculare J 38/1045/1992. Societatea are un capital social de 1000 Ron. Societatea S.C. MOD TRANS S.R.L. este situat n Constana, Strada Miron Costin, nr.78. 31

Structura sortimental a produciei cuprinde produse destinate att pieei interne, ct i externe. Societatea dispune de 100 de salariai, din care 15 personal TESA. Se lucreaz ntr-un singur schimb, cu sptmna ntrerupt. Rezultatele economico-financiare nregistrate n ultimii 2 ani sunt, n general, favorabile, n sensul c firma a obinut profit, are o cot absolut i relativ de pia constant, nu s-a confruntat cu probleme de natur social, nu are datorii la stat i furnizori. Beneficiarii produselor oferite de S.C. Mod Trans S.R.L. constituie principalul element al micromediului firmei, destinatarul final al eforturilor economice ale acesteia. Componenii clientelei sunt: pieele de consum cumprtorii individuali din ar i strintate, companii piee guvernamentale formate din cumprtori, organisme publice (coli, centre sportive, grdinie) care beneficiaz de mbrc minte cu diverse ocazii Furnizorii sunt reprezentai de diveri ageni economici - firme i persoane fizice - care asigur resursele necesare firmei de materii prime, instalaii, echipamente, informaii. n procesul de aprovizionare innd cont de activitatea desfurat , S.C. Mod Trans S.R.L. intr n relaii contractuale cu furnizorii privind: energie electric - furnizorul onorndu-i obligaiile contractuale energie termic - furnizorul onorndu-i obligaiile contractuale materii prime - fiind achiziionate de la un numr de 15 furnizori. Din punct de vedere managerial, S.C. MOD TRANS S.R.L. beneficiaz de un management clasic, cu o organizare ierarhic-funcional, multietajat. Nu se utilizeaz instrumente manageriale evoluate gen managementul prin obiective, managementul prin bugete, managementul prin proiecte. Decizional, autoritatea nu 32

este structurat de aa manier nct s evite paralelismele i diluarea de responsabiliti. Informaional, firma i are conturate principalele componente de la date i informaii, la mijloacele de tratare a informaiilor; cu toate acestea, n funcionarea acestui subsistem al managementului se nregistreaz nc destule deficiene. Gradul de informatizare este destul de sczut, dei au fost achiziionate, n ultimul an, 10 calculatoare performante. Structura organizatorica a firmei este format din 6 compartimente precum: compartimentul de conducere compartimentul personal-organizare- salarizare compartimentul de cercetare dezvoltare compartimentul de productie i analiz tehnic

2.2. ROLUL JUCAT DE SISTEMUL INFORMAIONAL N CADRUL SOCIETII


Sistemul informaional se refer la totalitatea procedurilor organizate, nct s permit furnizarea de informaii necesare lurii deciziilor i/sau a controlului organizaiei. Rolul sistemului informaional este de a asigura persoanele din conducere cu informaii necesare pentru luarea diferitelor decizii economice sau de alt natur i de asemenea se observ creterea eficienei economice i productive. n cadrul firmei analizate, sistemul informaional decizional i strategic joac un rol foarte important deoarece realizarea ntregii activiti st la baza primirii i prelucrrii informaiilor. Parcurgerea informaiilor urmeaz traseul: director general compartimentul de managementcompartimentul

33

tehnicdirector general. Deciziile cele mai importante se iau n cadrul unor edine generale . Pentru o bun desfurare a activitaii firma depinde n totalitate de sistemul informaional, de procurarea informaiilor de la beneficiar, de prelucrarea lor prin intermediul programelor speciale de PC i n final de realizarea lor conform contractului. n cadrul firmei se pot ivi pe traseul informaiei n procesele de comunicare perturbaii care pot produce blocaje, distoriuni i bruiaje ori n transmiterea, ori n receptarea mesajului, care nu pot duce dect la alterarea mesajului transmis. Compartimentul personal-organizare- salarizare dispune de 4 posturi, din care: un post ef compartiment (economist) un post tehnician protecia muncii un post de inspector resurse umane doua posturi contabil Principalele documente informaionale aparinnd compartimentului Personal-organizare-salarizare (POS). Emise de compartimentul POS raport statistic S1 lunar; raport statistic S3 anual; fia de control medical la ncadrarea n munc; contract individual de munc; adresa de repartiie la locul de munc, dup angajare; legitimaii de serviciu; carnete de munc; note de lichidare; adeverine pentru omaj; preaviz; fi de pensie; adeverin baza de calcul a pensiei; adrese de transfer; convenie civil de prestri servicii ; registru special pentru evidena personalului angajat pe baz de convenie civil de prestri servicii ;comand tichete de mas ;situaia analitic a tichetelor de mas distribuite salariailor; organigrama;descrieri de post ; stat de funcii; state de plat salarii n luna .... ; liste pentru pli pariale n luna ...; recapitulaie general n luna ....; situaie indicatori; numr mediu i 34

efectiv de salariai pe locuri de munc; regulamentul de ordine interioar; decizii , adeverine. Documente care trec prin compartimentul POS ; ancheta de conjunctur; fie tehnologice ale produselor; centralizator structur producie (lansat, realizat); bugetul de venituri i cheltuieli; cereri de pensionare. Documente care vin de la alte compartimente i se arhiveaz la compartimentul POS; certificate medicale; cereri angajare; fi individual privind negocierea salariului; caracterizri; foi colective de prezen; note de plecare n concediu; rechemri din concediu de odihn; cereri de nvoire, etc. Emitent model de fia postului Compartimentul personal-organizare-salarizare elaboreaz modelul de fia postului, pe care l transmite compartimentelor funcionale i operaionale. Compartimente prin care circul documentul Fia postului parcurge un traseu extrem de variat, de la compartimentul emitent, la managerii de nivel superior, efii de compartiment i compartimentele funcionale i operaionale unde trebuie completate pentru personalul de execuie. Arhivare descrierea postului Un set de descrieri de post este depozitat la compartimentul Personal-organizare-salarizare (referitoare la posturile de management i execuie din ntreprindere) Un alt set de descrieri ale postului, referitoare la posturile de execuie i postul de management aferente fiecrui compartiment se regsete la nivelul compartimentului funcional sau operaional Descrierile de post aferente managerilor de nivel superior se regsesc i la nivelul secretariatului Consiliului de administraie Proceduri informaionale Referitor la procedurile informaionale utilizate, acestea nu sunt deloc sofisticate, ci, dimpotriv, vizeaz culegerea, nregistrarea, transmiterea i 35

prelucrarea informaiilor de o manier simplificat, nealgoritmizat. Informaiile necesare completrii fielor de post provin din: - discuii cu titularii acestora - obiectivele individuale stabilite pentru fiecare post - componentele procesuale delimitate i dimensionate n funcie de obiective - coninutul regulamentului de organizare i funcionare Mijloace de tratare a informaiilor Elaborarea i transmiterea descrierilor de post se realizeaz manual. Actualizarea se realizeaz, n cazuri excepionale, la 2-3 ani. n primul rnd se efectueaz o analiz a subsistemului informaional al compartimentului Personal-organizare-salarizare prin prisma principiilor i cerinelor informaionale, apoi se prefigureaz un demers coerent de reproiectare a subsistemului informaional prezentat, corespunztor metodologiei din lucrare. Necesitatea reproiectarii sistemului informaional n vederea realizrii reproiectarii sistemului informaional este necesar o cunoatere n detaliu a sistemului actual din firm, a structurii organizatorice i a nivelurilor de conducere. Atribuiile i responsabilitile fiecrui nivel trebuie s fie bine delimitate i cunoscute, pentru a se putea face o raionalizare corect asupra a ceea ce se dorete a se obine. Este necesar cunoaterea n profunzime a tuturor defectelor sau problemelor existente n sistem, punctul lor de plecare i nivelurile sau compartimentele care sunt afectate sau cu care se afl n legtur. De asemenea este necesar cunoaterea ordinii de realizare sau desfurare a evenimentelor, precum i a timpului necesar pentru implementarea noului sistem. O schimbare a sistemului informaional poate crea necesitatea unor persoane specializate, n vederea realizrii noilor activiti.

36

n ceea ce privete factorii care ar putea determina o modificare a sistemului informaional, acetia ar putea fi: suprimarea unor activiti manuale, n vederea creterii eficienei activitii prin realizarea unor operaiuni n mod electronic asigurarea unei securiti mai bune a datelor posibilitatea unei comunicri mai bune a informaiilor, att pe orizontal, ct i pe vertical cunoaterea n orice moment i din orice loc sau nivel ierarhic a operaiilor din firm Cerinele informaionale ale noului sistem Sistemul informaional n cadrul firmei este unul reusit, fiecare informaie fiind preluat, prelucrata i elaborat fr a suporta mari transformri de la un compartiment la altul, iar personalul este unul calificat care se folosete mereu de noile tehnologii pentru a fi mai eficieni. Modul de circulaie al informaiilor se realizeaz n funcie de sistemul ierarhic, adic de la directorul general direct la fiecare angajat sau prin intermediul compartimentelor. n cadrul compartimentului de proiectare i analiz tehnic, sistemul informaional reprezint punctul forte, tot ceea ce rezult din cadrul acestui compartiment se realizeaz pe baza acestui sistem. Pentru prelucrarea datelor i informaiilor necesare, acest compartiment este dotat cu calculatoare i imprimante, telefoane i fax precum i aparatur special de msuratori i expertiz. Dotarea compartimentului cu o echip de profesioniti care reuesc s comunice ntre ei i s prelucreze datele procurate, precum i dotarea cu echipamente speciale de ultim generaie uureaz munca echipei i ofer rezultate favorabile firmei.

37

CONCLUZII
n ceea ce privete compartimentul personal- organizare- salarizare, acesta are nevoie de dotarea cu computere performante pentru c stocarea informaiilor electronice este redus i viteza de lucru de asemenea i dotarea cu programe specializate n care de exemplu, directorul general s-i pun semntura electronic, iar transferul dintre compartimente s fie facilitat. Propuneri de mbuntire a structurii, funcionrii i controlului sistemului informaional al firmei Recomandrile privind mbuntirea sistemului informaional sunt: realizarea unui proiect dezvoltat al sistemului informaional organizarea si implementarea controlului sistemului informaional introducerea celor mai moderne tehnici de comunicare din domeniul informaticii i instruirea persoanelor pentru utilizarea lor corespondena dintre informaiile date i primite i realitatea existent s fie exacte fluiditatea i rapiditatea n respectarea termenelor pentru transmiterea informaiilor Alegerea variantei optime de proiectarea a sistemului informaional al domeniului n faza de proiectare a sistemului informaional vor fi rezolvate urmtoarele probleme: 1. Acordarea planului sistemului informaional obiectivele organizaiei 2. Proiectarea arhitecturii sistemului informaional n aa fel, ca s se poat face integrarea diferitor baze de date cu strategia i

38

3. Angajare unui specialist pentru sesizarea problemelor i realizarea rezervrilor acestora PROIECTAREA NOULUI SISTEM INFORMAIONAL Definirea principalelor centre de decizie ale domeniului Compartimentul de conducere Compartimentul personal-organizare- salarizare Compartimentul de cercetare dezvoltare Compartimentul de productie i analiz tehnic Stabilirea deciziilor specifice fiecrui centru de decizii Compartimentul de conducere are obligaia de a decide asupra: Alegerii ofertei de proiect Modului de desfurare al realizrii planului De acceptare sau nu a ofertelor primite Modalitile de promovare ale firmei Asupra realizrii documentaiei licitaiilor Metoda de atragere i pstrare a clienilor Este n colaborare nemijlocit cu firmele de publicitate Analiza serviciilor fcnd propuneri constructive pentru ridicarea calitii acestora i diversificarea lor Negociaz contractel Compartimentul de producie i analiz tehnic decide: Care este cea mai avantajoas metod de lucru Care este cel mai econom mod de realizare a unei arje de producie Ce trebuie mbuntit la calitatea produciei Compartimentul personal-organizare- salarizare care este bugetul alocat fiecrei expertize 39

care sunt resursele pentru ctigarea fiecrei licitaii urmreste ndeaproape toate analizele financiare rspunde de efectuarea corect i la timp a calculului drepturilor bneti ale personalului angajat al firmei urmreste de organizarea inventarierii patrimoniului elaborarea i comunicarea la nivelul firmei a procedurilor de lucru n probleme de gestiune a patrimoniului ntocmirea lunar i n mod corect a bilanului contabil Obiective de urmrit Stabilirea listei informaiilor finale, pe baza crora se iau deciziile, cu specificarea surselor, beneficiarilor, periodicitii. Se dorete actualizarea site-ului de cate ori apare o noutate n ceea ce privete activitatea firmei. Acordarea unei atenii maxime site-lui de licitaii i a contactelor cu beneficiarii. Eliminarea informaiilor ce se repet i a disfuncionalitilor stabilite n analiza diagnostic. Printre disfuncionalitile sesizate ce ar trebui eliminate se numr i riscul apariiei informaiilor eronate n ceea ce privete modul de realizare al licitaiilor i cerinelor cerute Stabilirea informaiilor primare ce stau la baza informaiilor finale eliminnd disfuncionalitile semnalate - facturile - documentaia informativ despre contract primit prin curierat Stabilirea prelucrrilor la care sunt supuse informaiile primare eliminnd disfuncionalitile semnalate IMPLEMENTAREA NOULUI SISTEM INFORMAIONAL Stabilirea etapelor de implementare: 40

O elaborare eficient a sistemelor informaionale necesit un efort comun. Printre elaboratori trebuie s fie inclui utilizatorii, echipa de producie i un personal de asisten. Pregtirea sistemului informaional Aplicarea soluiilor n etape i urmrirea evoluiei acestora Corectarea disfuncionalitilor n cazul n care acestea exist

41

BIBLIOGRAFIE
1. Dumitru Oprea, Analiza i proiectarea sistemelor informaionale economice, Editura Collegium 2009 2. Dumitru Oprea, Proiectarea sistemelor informaionale, Editura Universitii Alexandru Ioan Cuza, 2011 3. Dumitru Oprea, Gabriela Mesnita, Sisteme informaionale pentru manageri, Editura Collegium, 2010 4. Marin Fotache, Dumitru Oprea, Dinu Airinei, Sisteme informaionale pentru afaceri, Editura Polirom, 2011 5. Mihaela Luminia Lupu, Sistemul informaional pentru marketing, Editura Tehnopress, 2013 7. Nicolescu O., Managementul ntreprinderilor mici i mijlocii, Editura Economic, Bucureti, 2009 8. O. Nicolescu, Sistemul informaional al organizaiei, Editura Economica, 2012 9. O.Nicolescu, Gh Sabau, Sistemul informaional managerial al organizaiei, Editura Economic, Bucureti 2012

42

43

44