Sunteți pe pagina 1din 24

Cuprins

IV. PROGRAMUL DE CALCUL TABELAR..............................................................................2


MICROSOFT EXCEL XP...........................................................................................................2
4.1. Masa de lucru a programului Excel.....................................................................................2
4.2. Introducerea i editarea datelor............................................................................................3
4.2.1. Introducerea datelor ntr-o celul..................................................................................3
4.2.2. Selectarea unei celule sau a unei regiuni de celule.......................................................4
4.2.3. Realizarea operaiilor de editare de baz cu mouse-ul (drag and drop).......................5
4.3. Gestiunea foilor de calcul....................................................................................................6
4.3.1. Redenumirea, tergerea i inserarea foilor de calcul....................................................6
4.3.2. Pentru inserarea unei noi foi de calcul:.........................................................................7
4.3.3. Mutarea i copierea foilor de calcul..............................................................................7
4.3.4. Ataarea unei imagini de fond la foi de calcul.............................................................8
4.4. Formule................................................................................................................................8
4.4.1. Introducerea formulelor................................................................................................9
4.4.2. Editarea formulelor.....................................................................................................10
4.5. Funcii................................................................................................................................11
4.5.1. Sumarea automat i ierarhizarea datelor...................................................................12
4.5.2. Inserarea funciilor......................................................................................................12
4.5.3. Pentru inserarea unei funcii.......................................................................................12
4.6. Formatarea liniilor i a coloanelor.....................................................................................14
4.6.1. Formatarea liniilor......................................................................................................14
4.6.2. Formatarea coloanelor................................................................................................16
4.7. Formatarea celulelor..........................................................................................................17
4.7.1. Formatarea numerelor.................................................................................................17
4.7.2. Alinierea datelor.........................................................................................................18
4.8. Baze de date.......................................................................................................................19
4.8.1. Generaliti.................................................................................................................19
4.8.2. Sortarea datelor...........................................................................................................22
4.8.3. Filtrarea automat a datelor........................................................................................23

IV. PROGRAMUL DE CALCUL TABELAR


MICROSOFT EXCEL XP
Programul Microsoft Excel impune un nou standard pentru calculul tabelar. Logica
ncorporat i facilitile inovatoare v permit s v concentrai asupra analizei pe care o avei
de fcut i mai puin asupra datelor. Este posibil ca acesta s fie motivul pentru care programul
Excel este cel mai popular program de calcul tabelar care lucreaz sub Fereastr. Instrumentele
de dezvoltare specializate v ajut s obinei soluiile pe care le dorii. Toate acestea vor
conduce la obinerea unor foi de calcul tabelar inteligente, care vor lucra aa cum trebuie i
anume aa cum dorii.
Programul Excel este un program de dimensiune foarte mare (lucru normal avnd n
vedere marea diversitate a funciilor).

4.1. Masa de lucru a programului Excel


Prin masa de lucru a programului Excel se nelege orice obiect care este afiat pe ecran:
suprafaa de lucru a foii de calcul;
bara de titlu;
bara cu meniu orizontal;
bara standard de unelte;
bara cu unelte de formatare;
bara de formule;
caseta cu numele celulei;
butoanele de defilare a foilor de calcul;
etichetele cu numele foilor de calcul;
linia de stare;
bara de defilare orizontal i vertical a foii de calcul;
panoul de activitate.

Bara de formule

Bara de titlu

Celula activ

Bara cu meniu orizontal


Numele coloanei
Bara standard de unelte

Caseta cu numele celulei

Numrul liniei (rndului)

Bara cu unelte de formatare

Suprafaa de
lucru a foii de
calcul

Panoul de activitate

Bara de defilare vertical

Butoane de defilare a foilor de calcul


Linia de stare

Bara de defilare orizontal

Etichetele cu numele foilor de lucru

Componentele auxiliare ale mesei de lucru sunt comenzile corespunztoare diferitelor


meniuri i ferestre de dialog.
Elementul principal al mesei de lucru este zona rezervat agendei de lucru. Prin agend
de lucru=registru (workbook) se nelege un fiier Excel. Fiecare agend de lucru n momentul
iniial conine trei foi de calcul (worksheet). Numrul foilor ulterior poate fi modificat. Fiecare
foaie de calcul const din linii i coloane. Intersecia liniilor i coloanelor genereaz celule, n
care vor fi introduse diferite informaii (numere, texte, formule i altele). O foaie este format
din 256 de coloane i din 65.536 de linii, numrul total de celule pe o foaie de calcul este deci
16.777.216. n fiecare celul pot fi introduse cel mult 32.000 de caractere. Titlul ataat liniilor
(rndurilor) este 1, 2, 3, , iar titlul ataat coloanelor este A, B, C, . Celulele sunt refereniate
prin coordonatele lor. Astfel, de exemplu, celula din coloana B i din linia 3 se refereniaz
prin construcia B3. Referenierile de celule sunt utilizate la diferite formule.

4.2. Introducerea i editarea datelor


4.2.1. Introducerea datelor ntr-o celul
Celula este cea mai mic unitate adresabil a unei foi de calcul. Ea poate fi adresat prin
identificatorul de coloan (liter) i identificatorul de linie (numr). Astfel, de exemplu, celula
situat n coloana a doua i n linia a treia se refereniaz prin B3. Prin indicatorul de celul
activ se nelege un chenar ngroat care apare n jurul unei celule. n colul dreapta jos a
chenarului se gsete un mic dreptunghi. Acest dreptunghi este denumit mner de umplere.
3

Indicatorul arat locaia actual de prelucrare n cadrul foii de calcul: Tot ceea ce se tasteaz va
fi introdus n celula respectiv. Celula proprietar a indicatorului este denumit celul activ.

n momentul n care se deschide o nou foaie de calcul, indicatorul de celul activ se


poziioneaz pe celula A1, adic celula A1 este activ. n acest moment n linia de stare este
afiat textul Gata (programul Excel este n stare pregtit).
ntr-o foaie de calcul exist 65.536 linii (numerotate de la 1 la 65.536) i 256 coloane
(notate cu literele A, B, , Z, AA, , AZ, BA, , BZ, CA, , CZ, DA, , DZ, EA, , EZ,
FA, , FZ, GA, , GZ, HA, , HZ, IA, , IV). Celula situat n colul dreapta jos a unei foi
de calcul se refereniaz prin IV:65536. Numrul total de celule ale unei foi de calcul este deci
16.777.216. ntr-o celul pot fi introduse cel mult 32.000 de caractere.
Inserarea informaiilor se poate realiza n celula activ. Dac se efectueaz un clic de
mouse, celula respectiv devine activ. n acest moment se poate ncepe introducerea
informaiilor n celul. n momentul acionrii unei taste caracterul corespunztor va fi afiat n
celula respectiv. n linia de stare, textul Gata este nlocuit cu textul Introducere (starea
actual este cea de editare). n interiorul celulei se afieaz punctul de inserie (o liniu
vertical sclipitoare). Caracterele tastate apar att n interiorul celulei active, ct i n bara de
formule.

Dup ce n celula activ a fost introdus o informaie, se va aciona fie tasta


Introducere, fie se va efectua un clic de mouse pe o celul.
Dac ntr-o celul se introduce un text care depete limea celulei, acest text va
acoperi celula sau celulele din dreapta celulei respective. Textul acoperitor rmne afiat pn
cnd se vor introduce diferite date n celula sau n celulele acoperite. n acest caz textul va fi
afiat trunchiat, ns informaia respectiv nu s-a pierdut, ci este doar invizibil. Dac se
efectueaz un clic pe o celul de acest fel, ntregul text al celulei va fi afiat pe bara de formule.
Dac ntr-o celul se introduce un numr care depete limea celulei, numrul respectiv va fi
afiat sub form tiinific. n aceast form n faa punctului zecimal apare o singur cifr
semnificativ, dup punctul zecimal cinci cifre, urmate de litera E i un numr care indic
puterea lui 10 cu care se nmulete numrul. De exemplu numrul 12345678901234 va fi afiat
sub forma 1.23457E+13.
4.2.2. Selectarea unei celule sau a unei regiuni de celule
nainte de a efectua o operaie de mutare, copiere, tergere, inserare, formatare sau orice
alt activitate prin care se modific informaiile coninute n celule, celulele implicate n
operaia respectiv trebuie selectate. Celulele selectate vor fi supraluminate (adic vor fi afiate
cu un fond bleu), cu excepia unei singure celule, care reprezint celula de unde a nceput
selecia, aceasta fiind afiat cu un fond alb.

O regiune compact de celule este un grup dreptunghiular de celule alturate. Celulele


unei regiuni pot fi toate ntr-o linie sau ntr-o coloan, sau n orice alt combinaie de linii i
coloane, att timp ct formeaz un dreptunghi de celule. Regiunile de celule sunt definite prin
punctele lor de ancorare (coordonatele colurilor din stnga sus i din dreapta jos ale
dreptunghiului, desprite cu caracterul dou puncte :).
4.2.3. Realizarea operaiilor de editare de baz cu mouse-ul (drag and drop)
1. Se selecteaz celula sau regiunea de celule care va fi mutat, copiat sau inserat.

2. Se indic cu mouse-ul chenarul seleciei. Cursorul de mouse se transform ntr-o


sgeat.

3. Pentru mutarea datelor din celula sau din regiunea selectat se va trage regiunea
surs n colul stnga sus a regiunii de destinaie. Programul Excel va nlocui datele
existente n regiunea de destinaie cu datele din regiunea surs.

Pentru copierea celulelor, n timpul operaiei de tragere se va ine apsat tasta CTRL.
Cursorul de mouse este asemntor cu cel folosit la mutare, cu deosebire c lng sgeat va
apare i semnul plus. Programul Excel va nlocui datele existente n regiunea de destinaie cu
datele din regiunea surs.
5

Pentru inserarea celulelor selectate ntre celule care deja conin anumite informaii, n
timpul tragerii se va ine apsat tasta SHIFT (n cazul mutrii celulelor surs) sau
SHIFT+CTRL (n cazul copierii celulelor surs). Locaia de destinaie este indicat:
Printr-o linie ngroat orizontal, dac cursorul de mouse este poziionat pe o
muchie orizontal. Dup inserare, datele existente dedesubtul celulei destinaie vor fi
deplasate n jos.
Printr-o linie ngroat vertical, dac mouse-ul se poziioneaz ntre dou coloane.
Dup inserare datele existente n dreapta celulei de destinaie vor fi deplasate spre
dreapta.

4.3. Gestiunea foilor de calcul


n cazul unei instalri standard o nou agend de lucru conine trei foi de calcul (numrul
acestor foi poate fi ns modificat). La un moment dat numai o singur foaie de calcul este
activ. La muchia de jos a ferestrei de editare, lng bara de defilare orizontal a ecranului, sunt
afiate etichetele foilor de calcul: Foaie1(Sheeet1), Foaie2 (Sheet2) i Foaie3 (Sheet3). Eticheta
foii active de calcul este evideniat.
Activarea unei foi de calcul se poate realiza cel mai simplu prin efectuarea unui clic de
mouse pe eticheta foii respective. Cu ajutorul tastaturii, prin acionarea combinaiei de taste
CTRL+PAGE DOWN se va activa urmtoarea, iar prin combinaia CTRL+PAGE UP se va
activa precedenta foaie de calcul.
Dac numrul foilor de calcul este mare, pe ecran va apare doar o parte a etichetelor
foilor de calcul (spaiul rezervat etichetelor este destul de mic). Lng etichetele foilor de calcul
apar patru butoane care asigur defilarea foilor de calcul ale agendei.

Activarea primei foi de calcul.


Activarea foii precedente.

Activarea urmtoarei foi de calcul.

Activarea ultimei foi de calcul.

innd apsat tasta SHIFT i efectund un clic pe unul din butoanele


sau se poate realiza o defilare rapid prin foile agendei de lucru.

Observaie:
Dac pe ecran nu sunt afiate etichete de foi de calcul, atunci pentru afiarea lor se va
alege meniul Instrumente, comanda Opiuni, fia Vizualizare, i se va activa opiunea
Selectori foi.
4.3.1. Redenumirea, tergerea i inserarea foilor de calcul
n cazul unei instalri standard etichetele foilor de calcul sunt Foaie i sunt numerotate
ncepnd cu numrul 1 (Foaie1, Foaie2, ). Aceste etichete pot fi redenumite, pentru ca
utilizatorul s-i fac o idee mai bun despre coninutul diferitelor foi de calcul.

Pentru redenumirea unei foi de calcul:


1. Se efectueaz un dublu clic pe eticheta foii respective.
Alt variant:
Se efectueaz un clic cu butonul drept pe eticheta foii respective. Din meniul
local se alege comanda Redenumire.
6

Alt variant:
Se activeaz foaia care se redenumete i din meniul Format, submeniul
Foaie se alege comanda Redenumire.
2. n continuare se tasteaz noul nume al foii (peste numele avut anterior) i
acioneaz tasta ENTER.
Foile de calcul care nu sunt utilizate pot fi terse, prin care se va micora memoria
utilizat. De asemenea pot fi terse acele foi, care conin date inutile.

Pentru tergerea unei foi de calcul:


1. Se selecteaz foaia sau foile de calcul care vor fi terse.
2. Se activeaz meniul local (se efectueaz un clic cu butonul drept al mouseului) i se alege comanda tergere.
Alt variant:
Selectarea meniului Editare i alegerea comenzii tergere foaie.

4.3.2. Pentru inserarea unei noi foi de calcul:


1.
2.

Se selecteaz foaia de calcul naintea creia se insereaz noua foaie de calcul.


Din meniul Inserare se alege comanda Foaie de lucru.

4.3.3. Mutarea i copierea foilor de calcul


Exist posibilitatea mutrii sau copierii foilor de calcul n interiorul agendei actuale de
lucru, sau chiar mai mult, dintr-o agend de lucru ntr-alta. Aceste operaii pot fi realizate fie cu
ajutorul meniului local, fie cu ajutorul mouse-ului prin metoda tragerii.
Efectuarea operaiei de mutare sau de copiere cu metoda tragerii cu mouse-ul:
1. Se selecteaz foaia sau foile de calcul care trebuie mutate sau copiate (n cadrul
agendei de lucru active).
2. Se deplaseaz cursorul de mouse peste una dintre etichetele selectate, dup care se
apas butonul stng i se menine apsat butonul respectiv.
3. Se trage eticheta la locaia de destinaie a foii (sau a foilor). n timpul acestei operaii
o sgeat indic locaia unde va fi mutat foaia de calcul. Cursorul de mouse va avea
forma urmtoare:
Sales

Hi

Marketing

Consolidatio
n

4. n momentul n care se ajunge la locaia de destinaie se elibereaz butonul de


mouse. Foaia selectat sau foile selectate vor fi mutate la noua locaie.
Dac n timpul operaiei de tragere cu mouse-ul se ine apsat tasta CTRL, atunci foaia
sau foile selectate vor fi copiate n locaia de destinaie. n timpul acestei operaii o sgeat
indic locaia unde va fi mutat foaia de calcul. Cursorul de mouse are forma urmtoare.

Sales

Hi+

Marketing

Consolidatio
n

4.3.4. Ataarea unei imagini de fond la foi de calcul


Programul Excel permite ataarea unei imagini de fundal la diferite foi de calcul. n
acest scop:
1. Se selecteaz foaia sau foile de calcul pentru care se ataeaz o imagine grafic.
2. Din meniul Format se alege submeniul Foaie i se alege comanda Fundal. Se
afieaz o fereastr de dialog intitulat Fundal foaie.
3. Se selecteaz fiierul care conine imaginea grafic dorit, dup care se d comanda
Deschidere. Imaginea respectiv va fi afiat (sub forma unui tapet) dedesubtul
celulelor foii de calcul.
Imaginea de fundal a foii poate fi ndeprtat (meniul Format, submeniul Foaie,
comanda tergere fundal).

4.4. Formule
Introducerea i editarea formulelor
Datele introduse n celulele unei agende pot fi prelucrate, deci cu ele pot fi efectuate
diferite operaii (matematice, logice sau de tip text). Pentru efectuarea diferitelor operaii vor fi
folosite diferite formule. Formulele de regul se compun din:
- valori;
- referine de celule;
- referine de funcii;
- operatori.
Pentru gruparea elementelor (modificarea prioritii operatorilor) se folosesc perechi de
paranteze rotunde. Fiecare formul trebuie nceput cu semnul egal.
Exemplu:
Dac se dorete calcularea mediei aritmetice a valorilor coninute n celulele B1, B2 i
B3, atunci n celula (B4) n care se va afia rezultatul se va introduce urmtoarea formul:

=(B1+B2+B3)/3
n exemplul nostru formula a fost introdus n celula B4.

Operatorii matematici
Operatorii matematici sunt urmtorii:
+ Adunare. Prioritatea operatorului este 1 (cel mai mic).
Scdere. Prioritatea operatorului este 1.
* nmulire. Prioritatea operatorului este 2.
/ mprire. Prioritatea operatorului este 2.
^ Ridicarea la putere. Prioritatea operatorului este 3 (cel mai mare).
Operaiile sunt executate de la stnga spre dreapta, n funcie de prioritatea operatorilor.
Prioritatea poate fi modificat prin utilizarea perechilor de paranteze rotunde.
Operatorii logici
Operatorii logici sunt folosii pentru compararea valorilor coninute n dou celule.
Rezultatul poate fi TRUE (adevrat) sau FALSE (fals). Constantele logice TRUE i FALSE pot
fi introduse fie prin tastarea numelui constantei logice, fie prin referenierile de funcii de tip
TRUE () sau FALSE (). Operatorii logici sunt urmtorii:
<>
=
<
>
<=
>=

Diferit
Egal
Mai mic
Mai mare
Mai mic sau egal
Mai mare sau egal

Operatorii de tip text


Operatorii de tip text permit concatenarea textelor coninute n dou celule. Acest operator
este notat cu caracterul &. Constantele de tip text trebuie s fie delimitate de caracterele
(ghilimele). n exemplul urmtor se efectueaz operaii de concatenare ntre coninutul celulei
A1 (constant), spaiu , coninutul celulei B1 i constanta este rapid.. Formula este
introdus n celula C1.
C1
1

A
B
Programul Excel

= =A14& &B1 & este rapid.


C
D
Programul Excel este rapid

4.4.1. Introducerea formulelor


Formulele pot fi introduse n dou moduri:
- prin introducerea direct de la tastatur;
- prin selecia adreselor celulelor.
Pentru introducerea unei formule de la tastatur:
1. Se selecteaz celula n care se dorete s apar rezultatul livrat de formul.
2. Se tasteaz semnul egal (=). n linia de stare se afieaz textul Enter, prin care se
comunic faptul c regimul actual este cel de editare.
9

3. Se introduce de la tastatur componentele formulei. Formula va fi afiat pe bara de


formule.
4. Pentru nchiderea (acceptarea) formulei se va apsa tasta ENTER sau se va efectua
un clic pe simbolul (Introducere). Rezultatul va fi calculat i va fi afiat n celula
selectat. Dac se apas tasta ESC sau se efectueaz un clic pe simbolul X
(Revocare), atunci operaia de introducere a formulei va fi abandonat.
Pentru a introduce o formul prin selectarea adreselor celulelor:
1. Se selecteaz celula n care se dorete s apar rezultatul livrat de formul.
2. Se tasteaz semnul egal (=).
3. Se efectueaz un clic pe celula a crei adres trebuie s apar n formul. Adresa se
va afia automat pe bara de formule. n linia de stare se afieaz textul Indicare, prin
care se indic faptul c regimul actual este cel de indicare de celule.
4. Se introduce de la tastatur un operator prin care se indic urmtoarea operaie care
urmeaz s fie efectuat. Operatorul va fi afiat pe bara de formule. n linia de stare
se reafieaz textul Editare, adic noua stare este cel de editare.
5. Se repet paii 3 i 4 pn cnd formula este complet.
6. Pentru nchiderea (acceptarea) formulei se va apsa tasta ENTER sau se va efectua
un clic pe simbolul (Introducere). Rezultatul va fi calculat i va fi afiat n celula
selectat. Dac se apas tasta ESC sau se efectueaz un clic pe simbolul X
(Revocare), atunci operaia de introducere a formulei va fi abandonat.
Observaie:
Dup ce a fost selectat celula n care se introduce o formul i se tasteaz semnul egal, n
stnga barei de formule vor fi afiate trei butoane de comand:

1. Butonul Introducere: nchiderea i acceptarea formulei. Rezultatul formulei este


afiat n celula selectat.
2. Butonul X Revocare: abandonarea formulei. Coninutul celulei selectate nu este
modificat.
3. Butonul fx Inserare funcie: afiarea ferestrei Inserare funcie din care se poate
selecta funcia care se dorete a fi inserat.
4.4.2. Editarea formulelor
Editarea formulelor se face similar editrii oricrei date introduse ntr-o celul:
1. Se selecteaz celula care conine formula ce urmeaz s fie editat.
2. Cu ajutorul mouse-ului, printr-un clic se deplaseaz punctul de inserie pe bara de
formule. Celulele refereniate de formul sunt indicate cu chenare colorate. O a doua
variant este apsarea tastei F2. A treia variant este efectuarea unui dublu clic pe
celula selectat. n acest caz punctul de inserie este afiat n interiorul celulei
selectate. Indiferent de varianta selectat, n linia de stare va fi afiat textul Editare,
prin care se indic starea de editare a formulei. Dac n acest regim se efectueaz un
clic pe butonul = , atunci n fereastra afiat pot fi urmrite rezultatele intermediare
livrate de formul.
Programul Excel nu afieaz formula real dintr-o celul, ci rezultatul calculelor.
Formulele pot fi analizate printr-un clic efectuat pe celula proprietar al formulei: ele vor fi
afiate pe bara de unelte. Dac se dorete afiarea simultan a tuturor formulelor n interiorul
celulelor, atunci se va proceda astfel:
1. Din meniul Instrumente se d comanda Opiuni.
10

2. n fereastra de dialog afiat se alege fia Vizualizare (vizualizare).


3. Se selecteaz opiunea Formule.
4. Se d comanda OK.

4.5. Funcii
Generaliti
Funciile sunt formule complexe care efectueaz o serie de operaii asupra unei mulimi de
valori date. Natura operaiilor efectuate depinde de numele funciei utilizate. Forma general a
unui apel de funcie este
= Nume Funcie(argument1, argument2, , argument N)
Argumentele sunt separate cu caracterul virgul. Unele funcii nu au argument. n acest
caz formula general a unui apel de funcie este
=Nume Funcie ( )
Tipul i numrul argumentelor utilizate depinde de numele funciei. Argumentele care pot
fi utilizate sunt:
- constante;
- referine de celule;
- referine de regiuni de celule.
Numrul funciilor predefinite ale programului Excel este de ordinul sutelor. Funciile
utilizate cel mai des sunt urmtoarele:
Funcie
AVERAGE (x1, x2, , xn)

Descriere
Media aritmetic a numerelor

x=
COUNT (val1, val2, , valn)
COUNTA (val1, val2, , valn)
MAX (x1, x2, , xn)
MIN (x1, x2, , xn)
SUM (x1, x2, , xn)
PRODUCT (x1, x2, , xn)
POWER (baza, exponentul)
MOD (x1, x2)
INT (x)

PI ( )
RAND ( )
AND (log1, log2, , logn)

OR (log1, log2, , logn)

NOT (log)

x1 + x 2 + ... + x n
n

Numrul elementelor care conin valori


numerice.
Numrul elementelor nevide.
Valoarea maxim a numerelor.
Valoarea minim a numerelor.
Suma numerelor.
Produsul numerelor.
Calcularea puterii bazaexponentul.
Restul mpririi primului numr ntreg cu cel
de-al doilea numr ntreg.
Partea ntreag. Rotunjirea n jos a numrului
la cel mai apropiat numr ntreg. De exemplu
=INT (1.9) returneaz valoarea 1, iar INT (1.1) returneaz valoarea 2.
Valoarea numrul
Numr aleator din intervalul (0.1).
Conjuncia expresiilor logice. Valoarea
returnat este TRUE dac fiecare expresie
logic este TRUE. Dac cel puin o expresie
logic este FALSE, valoarea returnat este
FALSE.
Disjuncia expresiilor logice. Valoarea
returnat de funcie este FALSE dac fiecare
expresie logic este FALSE. Dac cel puin o
expresie logic este TRUE, valoarea returnat
va fi TRUE.
Negaia expresiei logice. Dac expresia logic
are valoarea FALSE, valoarea returnat de

11

IF (test, ValAdev, ValFals)

TRUE ( )
FALSE ( )
TODAY ( )

NOW ( )

funcie este TRUE. Dac expresia logic are


valoarea TRUE, valoarea returnat de funcie
este FALSE.
Se evalueaz expresia logic test. Dac ea
returneaz valoarea TRUE, valoarea returnat
de funcie este specificat de expresia ValAdev.
n caz contrar valoarea returnat de funcie este
specificat de expresia ValFals.
Returneaz valoarea logic TRUE. Este
echivalent cu constanta logic TRUE.
Returneaz valoarea logic FLASE. Este
echivalent cu constanta logic FALSE.
Numrul de serie a datei calendaristice curente.
De exemplu, dac data actual este 9 iulie
1997, valoarea returnat de funcie va fi 7/9/97,
care n formatul general se reprezint prin
numrul 35620 (numrul de zile care au trecut
de la data de 1 ianuarie 1900).
Numrul de serie a datei i orei calendaristice
curente. De exemplu, dac data actual este 9
iulie 1997, ora 10 i 19 minute, valoarea
returnat de funcie va fi 7/9/97 10:19. n
formatul general aceast valoare se reprezint
prin 359620.4301.

4.5.1. Sumarea automat i ierarhizarea datelor


Calcularea sumei valorilor coninute ntr-o regiune de celul poate fi realizat att cu
ajutorul unei formule, ct i cu ajutorul unei referine de funcie. Astfel, de exemplu, dac se
dorete adunarea valorilor coninute n regiunea A2:A6, atunci se poate folosi fie formula
=A2+A3+A4+A5+A6
fie funcia
=SUM(A2:A6)
Funcia SUM este funcia utilizat cel mai frecvent. Din acest motiv bara de unelte
standard conine un buton special dedicat apelrii acestei funcii: (nsumare Automat).
Acest buton are o proprietate interesant: dac n stnga celulei actuale sau deasupra celulei
actuale se gsete un ir de numere, simbolul va desemna automat regiunea respectiv n calitate
de argument a funciei SUM. Dac pronosticul butonului de sum automat este corect, prin
apsarea tastei ENTER suma elementelor desemnate automat va fi afiat n celula actual.
4.5.2. Inserarea funciilor
O funcie poate fi introdus ntr-o celul direct, cu ajutorul tastaturii. Procesul de
introducere a funciilor poate fi ns uurat i rapidizat prin utilizarea vrjitorului de inserare a
funciilor.
4.5.3. Pentru inserarea unei funcii
1. Se selecteaz celula n care se dorete inserarea funciei (o referin de funcie poate
fi introdus i ca o parte a unei formule sau funcii).
2. Din meniul Inserare se d comanda Funcie. O alt variant este efectuarea unui
clic pe butonul de comand de inserare de funcie fx (Inserare funcie). Acest buton
apare n bara de unelte standard. Se deschide fereastra de dialog intitulat Inserare
funcie.
12

3. Din lista etichetat Selectai o categorie se selecteaz categoria funciei care urmeaz
s fie inserat. Categoriile care pot fi selectate sunt:
- funciile utilizate cel mai recent;
- toate funciile;
- funciile financiare;
- funciile referitoare la date calendaristice i timp;
- funciile matematice i trigonometrice;
- funciile statistice;
- funciile de cutare i de refereniere;
- funciile de gestiune a bazelor de date;
- funciile de tratare a textelor;
- funciile logice;
- funciile de informare.
4. Din lista etichetat Selectai o funcie se selecteaz numele funciei care se insereaz.
Descrierea succint a funciei este afiat n partea inferioar a ferestrei de dialog..
5. Programul Excel afieaz o nou fereastr de dialog. Aspectul acestei ferestre
depinde de tipul funciei selectate. n aceast fereastr vor fi introduse argumentele
utilizate de funcie (valori, celule sau regiuni de celule). n cazul selectrii funciei IF
fereastra va avea aspectul urmtor:

Se completeaz cmpul sau cmpurile destinate specificrii argumentelor. Informaiile


respective pot fi introduse fie de la tastatur, fie prin intermediul mouse-ului.
13

6. Dup introducerea tuturor argumentelor se va da comanda OK, Programul Excel va


insera n celula selectat funcia, argumentele i va afia rezultatul.

4.6. Formatarea liniilor i a coloanelor


Comenzile de formatare a liniilor se refer la modificarea nlimii liniilor, restabilirea
nlimii liniilor la nlimea standard i la ascunderea/reafiarea liniilor. Toate aceste comenzi
sunt aplicabile la o linie selectat sau la un numr de linii selectate. Comenzile sunt accesibile
din meniul Format, submeniul Rnd.

Modificarea nlimii unei linii sau a mai multor linii poate fi realizat fie cu ajutorul
comenzilor din meniuri, fie cu ajutorul mouse-ului.
4.6.1. Formatarea liniilor
Pentru a modifica nlimea liniilor cu ajutorul comenzilor:
1. Se selecteaz linia sau liniile pentru care se modific nlimea. Pentru a schimba
nlimea unei singure linii se poate selecta o celul arbitrar a liniei.
2. Din meniul Format se alege submeniul Rnd, comanda nlime. Se afieaz o
fereastr de dialog.

3. n linia nlime linie se introduce noua nlime, n puncte. Valoarea implicit a


nlimii liniilor este 12.75 puncte, unde 1 (inch) = 72 puncte = 2,54 cm.
4. Se d comanda OK.
Pentru modificarea nlimii liniilor cu ajutorul mouse-ului:
1. Pentru a schimba nlimea unei singure linii se trece la pasul 2. n cazul mai multor
linii se execut un clic i se trage cursorul mouse-ului peste titlurile de linii
(numerele) care vor fi modificate; apoi se elibereaz butonul mouse-ului.
2. Se mut cursorul de mouse pe linia orizontal de baz a chenarului liniei.
3. Se apas butonul de mouse i se ine apsat. Deasupra cursorului de mouse modificat
se afieaz nlimea actual a liniei.
A

14

2 nlime:
12.75

5
4. Se ine apsat butonul i se trage chenarul. n timpul tragerii se afieaz nlimea
actual.
5. n momentul eliberrii butonului nlimea liniei va fi modificat.
nlimea liniilor poate fi modificat i cu autorul comenzii Potrivire automat. n acest
caz nlimea liniei selectate (sau a liniilor selectate) va fi modificat la o valoare minim
necesar pentru a cuprinde cea mai nalt introducere de date din linia respectiv. Dac ulterior
se modific coninutul celulei liniei, atunci din nou trebuie lansat n execuie comanda
Potrivire automat. Aceast comand nu este accesibil n cazul n care foaia de calcul este
protejat. De exemplu, s presupunem c nlimea celulelor din linia 2 are aspectul urmtor:
2 a

Dup ce se selecteaz linia 2 i se d comanda Potrivire automat, nlimea liniei se


va restabili la valoarea standard:
2 a

Pentru a face o linie suficient de nalt astfel nct s cuprind cea mai nalt introducere
de date se poate efectua un dublu clic pe chenarul de jos al titlului liniei. Pentru a schimba mai
multe linii simultan, se execut un clic i se trage mouse-ul peste titlurile liniilor i n continuare
se execut un clic pe chenarul cel mai de jos al titlului.
Comanda Ascundere permite ascunderea liniei sau a liniilor selectate. Aceast linie se
realizeaz prin modificarea nlimii liniei (sau liniilor) la zero puncte. Coninutul celulelor
liniei ascunse nu se pierde, ci devine doar invizibil. De exemplu, s considerm urmtoarea
secven de linii:
A
1
2
3
4
5

B
1
4
7
10

C
2
5
8
11

D
3
6
9
12

Dac se selecteaz liniile 2 i 3, dup lansarea n execuie a comenzii de ascundere liniile


vor avea aspectul urmtor:
A
1
4
5

B
1
10

C
2
11

D
3
12

Comanda Reafiarea permite reafiarea liniilor care au fost ascunse anterior cu ajutorul
comenzii Ascundere. Pentru a reafia liniile ascunse, se va selecta o regiune care cuprinde i
15

liniile ascunse, dup care se va da comanda Reafiare. De exemplu, pentru a reafia liniile
ascunse 2 i 3 se poate selecta regiunea de celule A1:B4.
A
1
4
5

B
1
10

C
2
11

D
3
12

Dac a fost ascuns chiar prima linie a unei foi de calcul, pentru reafiarea ei se va
selecta o coloan arbitrar i se va da comanda Reafiare.
4.6.2. Formatarea coloanelor
Comenzile de formatare a coloanelor se refer la modificarea nlimii coloanelor, la
modificarea limii coloanelor adaptat la limea celei mai lungi introduceri de date depus n
celulele coloanei, la ascunderea/reafiarea coloanelor i la restabilirea limii coloanelor la
limea standard. Toate aceste comenzi sunt aplicabile la o coloan selectat sau la un numr de
coloane selectate. Comenzile sunt accesibile din meniul Format, submeniul Column.
Modificarea limii unei coloane sau a mai multor coloane poate fi realizat fie cu
ajutorul comenzilor din meniuri, fie cu ajutorul mouse-ului.
Pentru modificarea limii coloanelor cu ajutorul comenzilor:
Se selecteaz coloana sau coloanele pentru care se modific limea. Pentru a schimba
limea unei singure coloane se poate selecta o celul arbitrar a coloanei.
Din meniul Format se alege submeniul Coloan, comanda Lime. Se afieaz o
fereastr de dialog.
n linia Limea coloanei se introduce noua lime. Unitatea utilizat este numrul de
caractere n fontul Arial, de dimensiune 10 puncte. Valoarea implicit a limii este
8.43 caractere.

Se d comanda OK.
Pentru modificarea limii coloanelor cu ajutorul mouse-ului:
1. Pentru a schimba limea unei singure coloane se trece la pasul 2. n cazul mai
multor coloane se execut un clic i se trage cursorul mouse-ului peste titlurile de
coloane (literele) care vor fi modificate; apoi se elibereaz butonul de mouse.
2. Se mut cursorul de mouse pe linia vertical din dreapta chenarului coloanei.
3. Se apas butonul de mouse i se ine apsat. Deasupra cursorului de mouse modificat
se afieaz limea actual a coloanei.
G10
A

Lime:8.
B

4. Se ine apsat butonul i se trage chenarul. n timpul tragerii sunt afiate limile
actuale.
5. n momentul eliberrii butonului este modificat limea coloanei.
16

Limea coloanelor poate fi modificat i cu ajutorul comenzii Potrivire automat la


selecie. n acest caz limea coloanei selectate (sau a coloanelor selectate) va fi modificat la o
valoare minim necesar pentru a cuprinde limea celei mai late introduceri de date n coloana
respectiv. Dac ulterior se modific coninutul celulelor coloanei, atunci din nou trebuie lansat
n execuie comanda Potrivire automat la selecie. Aceast comand nu este accesibil n
cazul n care foaia de calcul este protejat.

4.7. Formatarea celulelor


Aspectul exterior al unei agende de lucru n mare msur depinde de formatarea aplicat
diferitelor celule. Prin formatare vom nelege atribuirea diferitelor caracteristici referitoare la
aspectul exterior al celulelor, liniilor i coloanelor. Pot fi stabilite, printre altele, urmtoarele
caracteristici:
- dimensiunea celulelor;
- modul de afiare a numerelor;
- fontul (corpul de liter) aplicat pentru afiarea datelor.
Unele formatri efectuate implicit de programul Excel depind de configurri regionale:
- simbolul monetar utilizat;
- modul de afiare a datelor calendaristice i a orelor;
- caracterul folosit pentru separarea prii ntregi de partea zecimal a unui numr.
n cadrul acestui capitol vor fi prezentate formatrile referitoare la celule sau regiuni
selectate. Toate comenzile de formatare de celule sau de regiuni de celule sunt accesibile prin
intermediul meniului Format, comanda Celule. Cheia funcional a acestei comenzi este
CTRL+1. Comanda de formatare de celule poate fi dat i cu ajutorul meniului local: se
efectueaz un clic pe o celul cu butonul drept al mouse-ului i din meniul afiat se d comanda
Formatare Celule. Aceast comand afieaz o fereastr de dialog intitulat Formatare
Celule, care are ase fie.
4.7.1. Formatarea numerelor
Pentru formatarea numerelor introduse n celulele selectate se va da comanda
Format/Celule i se alege fia Numr.
Din lista etichetat Categorie se alege categoria formatelor numerice care urmeaz s fie
selectat. Pot fi utilizate 12 categorii de formatare. n zona Eantion programul Excel va afia
un exemplu al datei formatate cu categoria selectat. Dup stabilirea categoriei necesare se va da
comanda OK.
Categoria General reprezint formatul predefinit al numerelor. Nu este folosit nici un
format numeric specific. n celula astfel formatat se poate introduce:
- un numr cu punct zecimal;
- un semn monetar;
- o virgul pentru separarea miilor;
- un semn procent;
- o dat calendaristic;
- o or;
- o fracie.
Programul Excel va afia n mod automat valoarea n forma n care ea a fost introdus.

17

Categoria Numr este utilizat pentru afiarea general a numerelor. Numrul poziiilor
zecimale poate fi stabilit cu lista Numr zecimale, valoarea implicit fiind 2. Dac este selectat
opiunea Utilizare separator mii (,), atunci pentru separarea miilor va fi folosit o virgul.
Formatul numerelor negative poate fi selectat din lista Numere negative. Numerele negative pot
fi afiate n negru cu semnul negativ, n rou fr semn sau nchise ntre paranteze rotunde (n
negru sau n rou).
Categoria Simbol monetar este utilizat pentru valori monetare generale. Numrul
poziiilor zecimale poate fi stabilit cu lista Numr zecimale, valoarea implicit fiind 2. Semnul
monetar utilizat poate fi selectat n lista ascuns Simbol. Numerele negative pot fi afiate n
negru cu semnul negativ, n rou fr semn sau nchis ntre paranteze (n negru sau n rou).
Categoria Contabil este asemntoare cu categoria de tip moned. Deosebirea const n
faptul, c sunt aliniate ntr-o coloan punctul zecimal i semnul monetar. n exemplul urmtor n
coloana A sunt introduse numere n formatul General, n coloana B formatarea lor cu ajutorul
categoriei Simbol monetar, iar n coloana C formatarea lor n categoria Contabil. Au fost
folosite dou zecimale.
1
2

A
12345.67
-1234.56

B
$12,345.67
-$1,234.56

C
$12,345.67
$(1,234.56)

Categoria Dat (calendaristic) afieaz numrul de serie ataat unei date calendaristice
sub forma codificat. Prin numr de serie ataat unei date calendaristice se nelege numrul de
zile care au trecut de la data de 1 ianuarie 1900. Astfel, de exemplu, numrul de serie al datei 4
iulie 1997 este 35615. Data curent poate fi introdus ntr-o celul i prin formula
=TODAY( ). Pentru introducerea datelor calendaristice pot fi utilizate dou formate (aa =
ultimele dou cifre ale anului, ll = numrul de ordine al lunii, zz = numrul de ordine al zilei):
- aa/ll/zz;
- aa-ll-zz.
Datele calendaristice astfel introduse vor fi afiate sub forma aa-ll-zz. De exemplu,
datele 97/8/31 i 97-8-31 vor fi afiate sub forma 97-08-31. Datele calendaristice pot fi afiate n
13 formate. Tipul formatului utilizat se poate selecta din lista Tip.
4.7.2. Alinierea datelor
Programul Excel aliniaz datele introduse n celule astfel:
datele numerice sunt aliniate la muchia din dreapta a celulei;
datele de tip text sunt aliniate la muchia din stnga;
18

constantele logice sunt centrate.


Numerele, textele i constantele logice sunt poziionate n partea de jos a celulei.
Pentru modificarea alinierii datelor se selecteaz celula sau regiunea de celule a crei
coninut va fi modificat n raport cu alinierea i din meniul Format se d comanda Celule i se
selecteaz fia Aliniere.

Lista ascuns Orizontal permite stabilirea opiunii de aliniere orizontal a datelor.


Lista ascuns Vertical permite stabilirea opiunii de aliniere vertical a datelor.
Opiunea Orientare stabilete rotaia textului (modificarea orientrii) n celulele
selectate. Valoarea implicit este 00 (adic linia de baz a textului este orizontal). nclinarea
textului poate fi modificat cu valorile selectate n cmpul Grade. Valorile posibile sunt ntre
900 i 900. Dac se dorete orientarea vertical a coninutului celulei sau celulelor selectate,
atunci se va efectua un clic n zona etichetat Text.

4.8. Baze de date


4.8.1. Generaliti
Din punctul de vedere al programului Excel printr-o baz de date standard se nelege o
regiune dreptunghiular a unei foi de calcul, care este format din cel puin dou linii i dintr-un
numr arbitrar de coloane. Liniile 2, 3, 4, ale regiunii sunt denumite articole sau nregistrri.
Fiecare articol este format din mai multe cmpuri, fiecrei celule a liniei i corespunde cte un
cmp. Prima linie are un rol special; ea este denumit linia de antet. Fiecare celul a liniei de
antet conine un nume de cmp.
Nume cmp 1
Articol 1
Articol 2
..
Articol M

Nume cmp 2

..

Nume cmp N

Programul Excel poate gestiona i baze de date nestandard. Astfel de baze sunt cele care:
Nu conin o linie de antet. n acest caz diferitele nume de cmpuri sunt desemnate
automat prin irurile de caractere Coloan1, Coloan2 i aa mai departe.
19

Articolele bazei sunt situate n coloane consecutive (i nu n linii consecutive).


Pentru a crea o baz de date se vor introduce (tasta) diferite informaii n diferite celule (ca
i cum le-am introduce ntr-o foaie obinuit de calcul). n timpul introducerii diferitelor
informaii trebuie respectate urmtoarele reguli:
Dimensiunea maxim a unei baze de date coincide cu dimensiunea unei foi de calcul,
adic 256 coloane (nume de cmpuri) i 65535 articole.
Dac o foaie de calcul conine mai multe baze de date, atunci bazele respective
trebuie s fie separate de cel puin o coloan vid.
ntre linia de antet i primul articol nu se las nici o linie vid (necompletat).
ntre articolele consecutive ale bazei de date nu se las nici o linie vid.
Dei nu este interzis, nu se recomand necompletarea unor cmpuri n interiorul unui
articol, deoarece n procesul de sortare a bazei de date pot apare diferite probleme.
Celulele dintr-o anumit coloan a articolelor trebuie s conin informaii de acelai
tip.
Informaiile din linia de antet (nume de cmpuri) pot fi formatate arbitrar (de
exemplu pot fi folosite fonturi i/sau alinieri diferite).
Metoda cea mai simpl pentru crearea, editarea i cutarea articolelor unei baze de date
const n utilizarea formularelor de date. Ele sunt similare fielor indexate. Fiecrui
articol al bazei de date i corespunde cte un formular. Formularele corespunztoare

articolelor unei baze de date pot fi afiate cu ajutorul comenzii Machet (meniul Date).
Pentru a afia un formular de date nu este necesar selectarea unui articol al bazei de date, este
suficient selectarea unei singure celule din interiorul bazei de date i lansarea n execuie a
comenzii Machet. n cazul bazei de date anterioare aceast comand afieaz o fereastr de
dialog care poate fi urmtoarea:
n aceast fereastr de tip formular fiecare cmp al bazei de date i corespunde cte o
intrare. Intrrile corespunztoare datelor care pot fi editate sunt de tip cmp de introducere;
intrrile corespunztoare formulelor sunt texte statice, deci ele nu pot fi editate. n colul drept
sus al ferestrei se afieaz numrul de ordine al articolului afiat precum i numrul total al
articolelor din baza de date.
Butoanele de comand ale ferestrei au urmtoarele funcii:
Nou
Introducerea n baza de date a unui articol nou. Aceast comand va afia un
formular vid. n colul dreapta sus al ferestrei se afieaz textul Nou..
Dup introducerea valorilor corespunztoare diferitelor cmpuri fie se apas tasta
Enter (noul articol este adugat la sfritul bazei de date, ns fereastra de dialog
20

rmne deschis, deci se poate trece la adugarea unui articol nou), fie se d
comanda nchidere (noul articol este adugat la sfritul bazei de date, dup care
se nchide fereastra de dialog). Cmpurile care conin diferite formule (n cazul
nostru Valoarea total) nu sunt prevzute cu linii de introducere.
tergere
tergerea permanent din baza de date a articolului afiat. Comanda afieaz o
fereastr de dialog, n care se cere confirmarea utilizatorului a operaiei de
tergere. Operaia de tergere se confirm prin acionarea butonului OK. Operaia
poate fi anulat prin intermediul butonului de comand Renunare.
Restabilire
Anularea modificrilor efectuate n cmpurile articolului actual. Se menioneaz
faptul, c prin acionarea acestui buton de comand nu se poate restabili un
articol ters. Acest buton este accesibil numai atunci, cnd cel puin un cmp al
articolului actual a fost modificat.
Anteriorul gsit
Afiarea articolului precedent al bazei de date. Dac anterior a fost specificat un
anumit criteriu (cu ajutorul butonului de comand Criterii), atunci se va afia
precedentul articol al bazei care ndeplinete criteriul respectiv.
Urmtorul gsit
Afiarea articolului urmtor al bazei de date. Dac anterior a fost specificat un
anumit criteriu (cu ajutorul butonului de comand Criterii), atunci se va afia
urmtorul articol al bazei care ndeplinete criteriul respectiv.
Criterii
Afiarea unei ferestre de dialog specializat n cutarea articolului sau articolelor
bazei de date care ndeplinesc anumite criterii.
nchidere
nchiderea ferestrei de dialog corespunztoare formularului.

Dac baza de date are dimensiune mare, cutarea anumitor articole este anevoioas. n
acest caz utilizatorul trebuie s stabileasc anumite criterii (condiii) prin care se vor cuta acele
articole ale bazei, care ndeplinesc criteriul respectiv.
Pentru a gsi articole individuale dintr-o baz de date:
1. Se selecteaz o celul arbitrar din interiorul bazei de date i din meniul Data se
alege comanda Machet. Se afieaz o fereastr de dialog intitulat Foaie1.
2. Se acioneaz butonul de comand Criterii. Se afieaz o fereastr de dialog (un
formular), n care se pot specifica diferite criterii de cutare. n formularul afiat
fiecrui cmp al bazei de date i corespunde cte o linie de introducere (deci pot fi
stabilite criterii i pentru cmpuri a cror valoare se stabilete cu ajutorul diferitelor
formule).
3. n liniile de introducere corespunztoare cmpurilor utilizate n cutare se tasteaz un
criteriu care va fi utilizat n procesul de cutare (nu este necesar completarea tuturor
liniilor). Un criteriu se definete printr-un operator de comparaie, urmat de o
valoare. Operatorii de comparaie sunt:
- = (egal);
- > (mai mare);
- < (mai mic);
- >= (mai mare sau egal);
- <= (mai mic sau egal);
- <> (diferit).

21

4.8.2. Sortarea datelor


Programul Excel pune la dispoziia utilizatorului diferite comenzi prin care se poate
efectua sortarea (ordonarea) articolelor unei baze de date. Sortarea articolelor poate fi realizat
n ordine cresctoare sau descresctoare, pe baza informaiilor coninute n cmpurile selectate
ale bazei de date. Pot fi utilizate cel mult trei criterii de sortare. Pentru sortarea articolelor bazei
de date se selecteaz o celul din interiorul bazei de date i din meniul Date se alege comanda
Sortare. Aceast comand afieaz o fereastr de dialog intitulat Sortare, care permite
stabilirea criteriilor de sortare precum i stabilirea opiunilor de sortare. Lansarea n execuie a
procesului de sortare se realizeaz prin intermediul butonului de comand OK. Dac, din
greeal, a fost realizat o operaie de sortare nedorit (de exemplu criteriile de sortare nu au
fost corespunztoare), ea poate fi anulat prin selectarea comenzii Anulare Sortare (meniul
Editare).
Fereastra de dialog Sortare poate avea forma urmtoare:

Din lista ascuns intitulat Sortare dup se selecteaz primul cmp dup care se va efectua
procesul de sortare. Tipul de sortare corespunztor primului cmp se alege cu ajutorul
butoanelor radio Ascendent (cresctor) sau Descendent (descresctor). Dup stabilirea primului
criteriu (nume cmp + Tipul de sortare) se poate cere, dac este necesar, stabilirea a nc dou
criterii de sortare. n acest scop se vor stabili numele cmpurilor auxiliare utilizate n procesul
de sortare (cu ajutorul listelor ascunse Apoi dup), precum i ordinea de sortare.
Dac se selecteaz butonul de radio Rnd antet, atunci prima linie a bazei de date (linia
de antet a bazei) este exclus din procesul de sortare. n cazul selectrii butonului de radio Fr
rnd antet baza de date nu conine o linie de antet, astfel c i prima linie a bazei de date va fi
inclus n procesul de sortare. n acest caz cu ajutorul listelor ascunse Sortare dup i Apoi
22

dup se vor specifica ordinea cmpurilor utilizate n sortare: prima coloan este codificat sub
forma Coloan A, coloana a doua este codificat sub forma Coloan B i aa mai departe.
Opiunile de sortare pot fi stabilite prin acionarea butonului de comand Opiuni.
Aceast comand afieaz o fereastr de dialog de forma urmtoare:

Lista ascuns Ordine de sortare dup prima cheie permite stabilirea unei ordini de
sortare de tip utilizator. Aceast list conine valoarea implicit Normal (se folosete sortarea
standard), precum i toate irurile de tip utilizator care au fost definite prin meniul Instrumente,
comanda Opiuni, fia Liste particularizate. Din lista ascuns se alege irul de tip utilizator
care va fi folosit n procesul de sortare a bazei de date. Sortare de tip utilizator poate fi aplicat
numai la primul criteriu de sortare.
4.8.3. Filtrarea automat a datelor
Prin filtrare de date se nelege afiarea anumitor articole ale unei baze de date care
satisfac anumite criterii. Articolele care nu satisfac criteriile impuse sunt ascunse, dar nu i
terse. Filtrarea articolelor unei baze de date poate fi realizat fie prin comanda de filtrare
automat (comanda Filtrare automat), fie prin comanda de filtrare avansat (comanda
Filtrare complex). De exemplu, se pot afia numai acele articole ale unei baze de date, a
cror valoare n cmpul Nume este Andrei. Dac a fost folosit o oarecare comand de filtrare,
n linia de stare a ferestrei programului Excel se va afia un mesaj, prin care se comunic
numrul articolelor gsite i numrul total de articole ale bazei de date, de exemplu 3 din 7
nregistrri s-au gsit. Reafiarea tuturor articolelor unei baze de date filtrate poate fi realizat
prin intermediul comenzii Afiare total.
Metoda cea mai rapid de filtrare a articolelor unei baze de date, care ndeplinesc
anumite criterii, const n folosirea comenzii de filtrare automat.
Pentru realizarea operaiei de filtrare automat a articolelor unei baze de date:
1. Se selecteaz o celul arbitrar din interiorul bazei de date i din meniul Date se
alege comanda Filtrare, subcomanda Filtrare automat. n urma acestei comenzi
programul Excel va insera n fiecare celul a liniei de antet cte un control de tip
list ascuns (adic un buton cu o sgeat n jos care permite deschiderea unei liste).
2. Dac se efectueaz un clic de mouse pe un buton cu sgeat pn jos, atunci se
deschide lista aferent care va fi utilizat n procesul de filtrare. Aceast list conine
toate valorile distincte corespunztoare cmpului, precum i valorile (Toate),
(Primele 10) i (Definite). Astfel, de exemplu, dac se efectueaz un clic pe
butonul corespunztor cmpului Nume, se va afia urmtoarea list:

23

3. n lista afiat se efectueaz un clic pe elementul care urmeaz s fie utilizat pentru
filtrarea bazei de date. Programul Excel filtreaz baza de date n aa fel nct vor fi
afiate numai acele articole, care n cmpul respectiv conin elementul selectat.
Prin repetarea pailor 2 i 3 lista afiat poate fi filtrat i n continuare, deci numrul
articolelor ascunse poate fi majorat. Reafiarea tuturor articolelor poate fi realizat
prin repetarea comenzii Filtrare automat sau prin intermediul comenzii Afiare
total. Dac se d comanda Filtrare automat, atunci vor fi terse i butoanele cu
sgeat jos ataate numerelor de cmpuri.

24