Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
Bara de formule
Bara de titlu
Celula activ
Suprafaa de
lucru a foii de
calcul
Panoul de activitate
Indicatorul arat locaia actual de prelucrare n cadrul foii de calcul: Tot ceea ce se tasteaz va
fi introdus n celula respectiv. Celula proprietar a indicatorului este denumit celul activ.
3. Pentru mutarea datelor din celula sau din regiunea selectat se va trage regiunea
surs n colul stnga sus a regiunii de destinaie. Programul Excel va nlocui datele
existente n regiunea de destinaie cu datele din regiunea surs.
Pentru copierea celulelor, n timpul operaiei de tragere se va ine apsat tasta CTRL.
Cursorul de mouse este asemntor cu cel folosit la mutare, cu deosebire c lng sgeat va
apare i semnul plus. Programul Excel va nlocui datele existente n regiunea de destinaie cu
datele din regiunea surs.
5
Pentru inserarea celulelor selectate ntre celule care deja conin anumite informaii, n
timpul tragerii se va ine apsat tasta SHIFT (n cazul mutrii celulelor surs) sau
SHIFT+CTRL (n cazul copierii celulelor surs). Locaia de destinaie este indicat:
Printr-o linie ngroat orizontal, dac cursorul de mouse este poziionat pe o
muchie orizontal. Dup inserare, datele existente dedesubtul celulei destinaie vor fi
deplasate n jos.
Printr-o linie ngroat vertical, dac mouse-ul se poziioneaz ntre dou coloane.
Dup inserare datele existente n dreapta celulei de destinaie vor fi deplasate spre
dreapta.
Observaie:
Dac pe ecran nu sunt afiate etichete de foi de calcul, atunci pentru afiarea lor se va
alege meniul Instrumente, comanda Opiuni, fia Vizualizare, i se va activa opiunea
Selectori foi.
4.3.1. Redenumirea, tergerea i inserarea foilor de calcul
n cazul unei instalri standard etichetele foilor de calcul sunt Foaie i sunt numerotate
ncepnd cu numrul 1 (Foaie1, Foaie2, ). Aceste etichete pot fi redenumite, pentru ca
utilizatorul s-i fac o idee mai bun despre coninutul diferitelor foi de calcul.
Alt variant:
Se activeaz foaia care se redenumete i din meniul Format, submeniul
Foaie se alege comanda Redenumire.
2. n continuare se tasteaz noul nume al foii (peste numele avut anterior) i
acioneaz tasta ENTER.
Foile de calcul care nu sunt utilizate pot fi terse, prin care se va micora memoria
utilizat. De asemenea pot fi terse acele foi, care conin date inutile.
Hi
Marketing
Consolidatio
n
Sales
Hi+
Marketing
Consolidatio
n
4.4. Formule
Introducerea i editarea formulelor
Datele introduse n celulele unei agende pot fi prelucrate, deci cu ele pot fi efectuate
diferite operaii (matematice, logice sau de tip text). Pentru efectuarea diferitelor operaii vor fi
folosite diferite formule. Formulele de regul se compun din:
- valori;
- referine de celule;
- referine de funcii;
- operatori.
Pentru gruparea elementelor (modificarea prioritii operatorilor) se folosesc perechi de
paranteze rotunde. Fiecare formul trebuie nceput cu semnul egal.
Exemplu:
Dac se dorete calcularea mediei aritmetice a valorilor coninute n celulele B1, B2 i
B3, atunci n celula (B4) n care se va afia rezultatul se va introduce urmtoarea formul:
=(B1+B2+B3)/3
n exemplul nostru formula a fost introdus n celula B4.
Operatorii matematici
Operatorii matematici sunt urmtorii:
+ Adunare. Prioritatea operatorului este 1 (cel mai mic).
Scdere. Prioritatea operatorului este 1.
* nmulire. Prioritatea operatorului este 2.
/ mprire. Prioritatea operatorului este 2.
^ Ridicarea la putere. Prioritatea operatorului este 3 (cel mai mare).
Operaiile sunt executate de la stnga spre dreapta, n funcie de prioritatea operatorilor.
Prioritatea poate fi modificat prin utilizarea perechilor de paranteze rotunde.
Operatorii logici
Operatorii logici sunt folosii pentru compararea valorilor coninute n dou celule.
Rezultatul poate fi TRUE (adevrat) sau FALSE (fals). Constantele logice TRUE i FALSE pot
fi introduse fie prin tastarea numelui constantei logice, fie prin referenierile de funcii de tip
TRUE () sau FALSE (). Operatorii logici sunt urmtorii:
<>
=
<
>
<=
>=
Diferit
Egal
Mai mic
Mai mare
Mai mic sau egal
Mai mare sau egal
A
B
Programul Excel
4.5. Funcii
Generaliti
Funciile sunt formule complexe care efectueaz o serie de operaii asupra unei mulimi de
valori date. Natura operaiilor efectuate depinde de numele funciei utilizate. Forma general a
unui apel de funcie este
= Nume Funcie(argument1, argument2, , argument N)
Argumentele sunt separate cu caracterul virgul. Unele funcii nu au argument. n acest
caz formula general a unui apel de funcie este
=Nume Funcie ( )
Tipul i numrul argumentelor utilizate depinde de numele funciei. Argumentele care pot
fi utilizate sunt:
- constante;
- referine de celule;
- referine de regiuni de celule.
Numrul funciilor predefinite ale programului Excel este de ordinul sutelor. Funciile
utilizate cel mai des sunt urmtoarele:
Funcie
AVERAGE (x1, x2, , xn)
Descriere
Media aritmetic a numerelor
x=
COUNT (val1, val2, , valn)
COUNTA (val1, val2, , valn)
MAX (x1, x2, , xn)
MIN (x1, x2, , xn)
SUM (x1, x2, , xn)
PRODUCT (x1, x2, , xn)
POWER (baza, exponentul)
MOD (x1, x2)
INT (x)
PI ( )
RAND ( )
AND (log1, log2, , logn)
NOT (log)
x1 + x 2 + ... + x n
n
11
TRUE ( )
FALSE ( )
TODAY ( )
NOW ( )
3. Din lista etichetat Selectai o categorie se selecteaz categoria funciei care urmeaz
s fie inserat. Categoriile care pot fi selectate sunt:
- funciile utilizate cel mai recent;
- toate funciile;
- funciile financiare;
- funciile referitoare la date calendaristice i timp;
- funciile matematice i trigonometrice;
- funciile statistice;
- funciile de cutare i de refereniere;
- funciile de gestiune a bazelor de date;
- funciile de tratare a textelor;
- funciile logice;
- funciile de informare.
4. Din lista etichetat Selectai o funcie se selecteaz numele funciei care se insereaz.
Descrierea succint a funciei este afiat n partea inferioar a ferestrei de dialog..
5. Programul Excel afieaz o nou fereastr de dialog. Aspectul acestei ferestre
depinde de tipul funciei selectate. n aceast fereastr vor fi introduse argumentele
utilizate de funcie (valori, celule sau regiuni de celule). n cazul selectrii funciei IF
fereastra va avea aspectul urmtor:
Modificarea nlimii unei linii sau a mai multor linii poate fi realizat fie cu ajutorul
comenzilor din meniuri, fie cu ajutorul mouse-ului.
4.6.1. Formatarea liniilor
Pentru a modifica nlimea liniilor cu ajutorul comenzilor:
1. Se selecteaz linia sau liniile pentru care se modific nlimea. Pentru a schimba
nlimea unei singure linii se poate selecta o celul arbitrar a liniei.
2. Din meniul Format se alege submeniul Rnd, comanda nlime. Se afieaz o
fereastr de dialog.
14
2 nlime:
12.75
5
4. Se ine apsat butonul i se trage chenarul. n timpul tragerii se afieaz nlimea
actual.
5. n momentul eliberrii butonului nlimea liniei va fi modificat.
nlimea liniilor poate fi modificat i cu autorul comenzii Potrivire automat. n acest
caz nlimea liniei selectate (sau a liniilor selectate) va fi modificat la o valoare minim
necesar pentru a cuprinde cea mai nalt introducere de date din linia respectiv. Dac ulterior
se modific coninutul celulei liniei, atunci din nou trebuie lansat n execuie comanda
Potrivire automat. Aceast comand nu este accesibil n cazul n care foaia de calcul este
protejat. De exemplu, s presupunem c nlimea celulelor din linia 2 are aspectul urmtor:
2 a
Pentru a face o linie suficient de nalt astfel nct s cuprind cea mai nalt introducere
de date se poate efectua un dublu clic pe chenarul de jos al titlului liniei. Pentru a schimba mai
multe linii simultan, se execut un clic i se trage mouse-ul peste titlurile liniilor i n continuare
se execut un clic pe chenarul cel mai de jos al titlului.
Comanda Ascundere permite ascunderea liniei sau a liniilor selectate. Aceast linie se
realizeaz prin modificarea nlimii liniei (sau liniilor) la zero puncte. Coninutul celulelor
liniei ascunse nu se pierde, ci devine doar invizibil. De exemplu, s considerm urmtoarea
secven de linii:
A
1
2
3
4
5
B
1
4
7
10
C
2
5
8
11
D
3
6
9
12
B
1
10
C
2
11
D
3
12
Comanda Reafiarea permite reafiarea liniilor care au fost ascunse anterior cu ajutorul
comenzii Ascundere. Pentru a reafia liniile ascunse, se va selecta o regiune care cuprinde i
15
liniile ascunse, dup care se va da comanda Reafiare. De exemplu, pentru a reafia liniile
ascunse 2 i 3 se poate selecta regiunea de celule A1:B4.
A
1
4
5
B
1
10
C
2
11
D
3
12
Dac a fost ascuns chiar prima linie a unei foi de calcul, pentru reafiarea ei se va
selecta o coloan arbitrar i se va da comanda Reafiare.
4.6.2. Formatarea coloanelor
Comenzile de formatare a coloanelor se refer la modificarea nlimii coloanelor, la
modificarea limii coloanelor adaptat la limea celei mai lungi introduceri de date depus n
celulele coloanei, la ascunderea/reafiarea coloanelor i la restabilirea limii coloanelor la
limea standard. Toate aceste comenzi sunt aplicabile la o coloan selectat sau la un numr de
coloane selectate. Comenzile sunt accesibile din meniul Format, submeniul Column.
Modificarea limii unei coloane sau a mai multor coloane poate fi realizat fie cu
ajutorul comenzilor din meniuri, fie cu ajutorul mouse-ului.
Pentru modificarea limii coloanelor cu ajutorul comenzilor:
Se selecteaz coloana sau coloanele pentru care se modific limea. Pentru a schimba
limea unei singure coloane se poate selecta o celul arbitrar a coloanei.
Din meniul Format se alege submeniul Coloan, comanda Lime. Se afieaz o
fereastr de dialog.
n linia Limea coloanei se introduce noua lime. Unitatea utilizat este numrul de
caractere n fontul Arial, de dimensiune 10 puncte. Valoarea implicit a limii este
8.43 caractere.
Se d comanda OK.
Pentru modificarea limii coloanelor cu ajutorul mouse-ului:
1. Pentru a schimba limea unei singure coloane se trece la pasul 2. n cazul mai
multor coloane se execut un clic i se trage cursorul mouse-ului peste titlurile de
coloane (literele) care vor fi modificate; apoi se elibereaz butonul de mouse.
2. Se mut cursorul de mouse pe linia vertical din dreapta chenarului coloanei.
3. Se apas butonul de mouse i se ine apsat. Deasupra cursorului de mouse modificat
se afieaz limea actual a coloanei.
G10
A
Lime:8.
B
4. Se ine apsat butonul i se trage chenarul. n timpul tragerii sunt afiate limile
actuale.
5. n momentul eliberrii butonului este modificat limea coloanei.
16
17
Categoria Numr este utilizat pentru afiarea general a numerelor. Numrul poziiilor
zecimale poate fi stabilit cu lista Numr zecimale, valoarea implicit fiind 2. Dac este selectat
opiunea Utilizare separator mii (,), atunci pentru separarea miilor va fi folosit o virgul.
Formatul numerelor negative poate fi selectat din lista Numere negative. Numerele negative pot
fi afiate n negru cu semnul negativ, n rou fr semn sau nchise ntre paranteze rotunde (n
negru sau n rou).
Categoria Simbol monetar este utilizat pentru valori monetare generale. Numrul
poziiilor zecimale poate fi stabilit cu lista Numr zecimale, valoarea implicit fiind 2. Semnul
monetar utilizat poate fi selectat n lista ascuns Simbol. Numerele negative pot fi afiate n
negru cu semnul negativ, n rou fr semn sau nchis ntre paranteze (n negru sau n rou).
Categoria Contabil este asemntoare cu categoria de tip moned. Deosebirea const n
faptul, c sunt aliniate ntr-o coloan punctul zecimal i semnul monetar. n exemplul urmtor n
coloana A sunt introduse numere n formatul General, n coloana B formatarea lor cu ajutorul
categoriei Simbol monetar, iar n coloana C formatarea lor n categoria Contabil. Au fost
folosite dou zecimale.
1
2
A
12345.67
-1234.56
B
$12,345.67
-$1,234.56
C
$12,345.67
$(1,234.56)
Categoria Dat (calendaristic) afieaz numrul de serie ataat unei date calendaristice
sub forma codificat. Prin numr de serie ataat unei date calendaristice se nelege numrul de
zile care au trecut de la data de 1 ianuarie 1900. Astfel, de exemplu, numrul de serie al datei 4
iulie 1997 este 35615. Data curent poate fi introdus ntr-o celul i prin formula
=TODAY( ). Pentru introducerea datelor calendaristice pot fi utilizate dou formate (aa =
ultimele dou cifre ale anului, ll = numrul de ordine al lunii, zz = numrul de ordine al zilei):
- aa/ll/zz;
- aa-ll-zz.
Datele calendaristice astfel introduse vor fi afiate sub forma aa-ll-zz. De exemplu,
datele 97/8/31 i 97-8-31 vor fi afiate sub forma 97-08-31. Datele calendaristice pot fi afiate n
13 formate. Tipul formatului utilizat se poate selecta din lista Tip.
4.7.2. Alinierea datelor
Programul Excel aliniaz datele introduse n celule astfel:
datele numerice sunt aliniate la muchia din dreapta a celulei;
datele de tip text sunt aliniate la muchia din stnga;
18
Nume cmp 2
..
Nume cmp N
Programul Excel poate gestiona i baze de date nestandard. Astfel de baze sunt cele care:
Nu conin o linie de antet. n acest caz diferitele nume de cmpuri sunt desemnate
automat prin irurile de caractere Coloan1, Coloan2 i aa mai departe.
19
articolelor unei baze de date pot fi afiate cu ajutorul comenzii Machet (meniul Date).
Pentru a afia un formular de date nu este necesar selectarea unui articol al bazei de date, este
suficient selectarea unei singure celule din interiorul bazei de date i lansarea n execuie a
comenzii Machet. n cazul bazei de date anterioare aceast comand afieaz o fereastr de
dialog care poate fi urmtoarea:
n aceast fereastr de tip formular fiecare cmp al bazei de date i corespunde cte o
intrare. Intrrile corespunztoare datelor care pot fi editate sunt de tip cmp de introducere;
intrrile corespunztoare formulelor sunt texte statice, deci ele nu pot fi editate. n colul drept
sus al ferestrei se afieaz numrul de ordine al articolului afiat precum i numrul total al
articolelor din baza de date.
Butoanele de comand ale ferestrei au urmtoarele funcii:
Nou
Introducerea n baza de date a unui articol nou. Aceast comand va afia un
formular vid. n colul dreapta sus al ferestrei se afieaz textul Nou..
Dup introducerea valorilor corespunztoare diferitelor cmpuri fie se apas tasta
Enter (noul articol este adugat la sfritul bazei de date, ns fereastra de dialog
20
rmne deschis, deci se poate trece la adugarea unui articol nou), fie se d
comanda nchidere (noul articol este adugat la sfritul bazei de date, dup care
se nchide fereastra de dialog). Cmpurile care conin diferite formule (n cazul
nostru Valoarea total) nu sunt prevzute cu linii de introducere.
tergere
tergerea permanent din baza de date a articolului afiat. Comanda afieaz o
fereastr de dialog, n care se cere confirmarea utilizatorului a operaiei de
tergere. Operaia de tergere se confirm prin acionarea butonului OK. Operaia
poate fi anulat prin intermediul butonului de comand Renunare.
Restabilire
Anularea modificrilor efectuate n cmpurile articolului actual. Se menioneaz
faptul, c prin acionarea acestui buton de comand nu se poate restabili un
articol ters. Acest buton este accesibil numai atunci, cnd cel puin un cmp al
articolului actual a fost modificat.
Anteriorul gsit
Afiarea articolului precedent al bazei de date. Dac anterior a fost specificat un
anumit criteriu (cu ajutorul butonului de comand Criterii), atunci se va afia
precedentul articol al bazei care ndeplinete criteriul respectiv.
Urmtorul gsit
Afiarea articolului urmtor al bazei de date. Dac anterior a fost specificat un
anumit criteriu (cu ajutorul butonului de comand Criterii), atunci se va afia
urmtorul articol al bazei care ndeplinete criteriul respectiv.
Criterii
Afiarea unei ferestre de dialog specializat n cutarea articolului sau articolelor
bazei de date care ndeplinesc anumite criterii.
nchidere
nchiderea ferestrei de dialog corespunztoare formularului.
Dac baza de date are dimensiune mare, cutarea anumitor articole este anevoioas. n
acest caz utilizatorul trebuie s stabileasc anumite criterii (condiii) prin care se vor cuta acele
articole ale bazei, care ndeplinesc criteriul respectiv.
Pentru a gsi articole individuale dintr-o baz de date:
1. Se selecteaz o celul arbitrar din interiorul bazei de date i din meniul Data se
alege comanda Machet. Se afieaz o fereastr de dialog intitulat Foaie1.
2. Se acioneaz butonul de comand Criterii. Se afieaz o fereastr de dialog (un
formular), n care se pot specifica diferite criterii de cutare. n formularul afiat
fiecrui cmp al bazei de date i corespunde cte o linie de introducere (deci pot fi
stabilite criterii i pentru cmpuri a cror valoare se stabilete cu ajutorul diferitelor
formule).
3. n liniile de introducere corespunztoare cmpurilor utilizate n cutare se tasteaz un
criteriu care va fi utilizat n procesul de cutare (nu este necesar completarea tuturor
liniilor). Un criteriu se definete printr-un operator de comparaie, urmat de o
valoare. Operatorii de comparaie sunt:
- = (egal);
- > (mai mare);
- < (mai mic);
- >= (mai mare sau egal);
- <= (mai mic sau egal);
- <> (diferit).
21
Din lista ascuns intitulat Sortare dup se selecteaz primul cmp dup care se va efectua
procesul de sortare. Tipul de sortare corespunztor primului cmp se alege cu ajutorul
butoanelor radio Ascendent (cresctor) sau Descendent (descresctor). Dup stabilirea primului
criteriu (nume cmp + Tipul de sortare) se poate cere, dac este necesar, stabilirea a nc dou
criterii de sortare. n acest scop se vor stabili numele cmpurilor auxiliare utilizate n procesul
de sortare (cu ajutorul listelor ascunse Apoi dup), precum i ordinea de sortare.
Dac se selecteaz butonul de radio Rnd antet, atunci prima linie a bazei de date (linia
de antet a bazei) este exclus din procesul de sortare. n cazul selectrii butonului de radio Fr
rnd antet baza de date nu conine o linie de antet, astfel c i prima linie a bazei de date va fi
inclus n procesul de sortare. n acest caz cu ajutorul listelor ascunse Sortare dup i Apoi
22
dup se vor specifica ordinea cmpurilor utilizate n sortare: prima coloan este codificat sub
forma Coloan A, coloana a doua este codificat sub forma Coloan B i aa mai departe.
Opiunile de sortare pot fi stabilite prin acionarea butonului de comand Opiuni.
Aceast comand afieaz o fereastr de dialog de forma urmtoare:
Lista ascuns Ordine de sortare dup prima cheie permite stabilirea unei ordini de
sortare de tip utilizator. Aceast list conine valoarea implicit Normal (se folosete sortarea
standard), precum i toate irurile de tip utilizator care au fost definite prin meniul Instrumente,
comanda Opiuni, fia Liste particularizate. Din lista ascuns se alege irul de tip utilizator
care va fi folosit n procesul de sortare a bazei de date. Sortare de tip utilizator poate fi aplicat
numai la primul criteriu de sortare.
4.8.3. Filtrarea automat a datelor
Prin filtrare de date se nelege afiarea anumitor articole ale unei baze de date care
satisfac anumite criterii. Articolele care nu satisfac criteriile impuse sunt ascunse, dar nu i
terse. Filtrarea articolelor unei baze de date poate fi realizat fie prin comanda de filtrare
automat (comanda Filtrare automat), fie prin comanda de filtrare avansat (comanda
Filtrare complex). De exemplu, se pot afia numai acele articole ale unei baze de date, a
cror valoare n cmpul Nume este Andrei. Dac a fost folosit o oarecare comand de filtrare,
n linia de stare a ferestrei programului Excel se va afia un mesaj, prin care se comunic
numrul articolelor gsite i numrul total de articole ale bazei de date, de exemplu 3 din 7
nregistrri s-au gsit. Reafiarea tuturor articolelor unei baze de date filtrate poate fi realizat
prin intermediul comenzii Afiare total.
Metoda cea mai rapid de filtrare a articolelor unei baze de date, care ndeplinesc
anumite criterii, const n folosirea comenzii de filtrare automat.
Pentru realizarea operaiei de filtrare automat a articolelor unei baze de date:
1. Se selecteaz o celul arbitrar din interiorul bazei de date i din meniul Date se
alege comanda Filtrare, subcomanda Filtrare automat. n urma acestei comenzi
programul Excel va insera n fiecare celul a liniei de antet cte un control de tip
list ascuns (adic un buton cu o sgeat n jos care permite deschiderea unei liste).
2. Dac se efectueaz un clic de mouse pe un buton cu sgeat pn jos, atunci se
deschide lista aferent care va fi utilizat n procesul de filtrare. Aceast list conine
toate valorile distincte corespunztoare cmpului, precum i valorile (Toate),
(Primele 10) i (Definite). Astfel, de exemplu, dac se efectueaz un clic pe
butonul corespunztor cmpului Nume, se va afia urmtoarea list:
23
3. n lista afiat se efectueaz un clic pe elementul care urmeaz s fie utilizat pentru
filtrarea bazei de date. Programul Excel filtreaz baza de date n aa fel nct vor fi
afiate numai acele articole, care n cmpul respectiv conin elementul selectat.
Prin repetarea pailor 2 i 3 lista afiat poate fi filtrat i n continuare, deci numrul
articolelor ascunse poate fi majorat. Reafiarea tuturor articolelor poate fi realizat
prin repetarea comenzii Filtrare automat sau prin intermediul comenzii Afiare
total. Dac se d comanda Filtrare automat, atunci vor fi terse i butoanele cu
sgeat jos ataate numerelor de cmpuri.
24