CAPITOLUL II.

DOCUMENTAREA OPERAIUNILOR ECONOMICE

2.1. Clasificarea documentelor
Documentele sunt acte scrise n care se consemneaz cifric i letric, n etalon natural,
bnesc sau de munc, de regul n momentul i la locul nfptuirii lor, operaiile
economico-financiare, precum i evenimentele determinate de necesiti organizatorice
i administrative, cu scopul de a servi ca dovad a nfptuirii acestor operaii i ca baz
a nregistrrii lor n contabilitate.
Organizarea contabilitii la ntreprinderile mici este reglementat prin:
Legii contabilitii nr. 113-XVI din 27 aprilie 2007;
Standardelor Naionale de Contabilitate aprobate de Ministerul Finanelor
al Republicii Moldova;
Planului de conturi contabile al activitii economico-financiare a
ntreprinderilor;
altor acte legislative i normative, cu modificrile i completrile ulterioare.

Varietatea operaiunilor economice efectuate de ntreprindere impune contabilul s
prelucreze un numr mare de documente. Ca consecin a varietii documentelor si
diversitii operaiunilor economice, consemnate n ele, apare necesitatea clasificrii
lor. Clasificarea documentelor este un fapt de care trebuie s se in seama n mod
obiectiv. Cunoaterea acestei clasificri ne permite s folosim documentul adecvat
fiecrei operaiuni patrimoniale.
Clasificarea documentelor se face dup mai multe criterii: n funcie de rolul
pe care l ndeplinesc n cadrul sistemului de contabilitate distingem:
a. documente justificative;
b. documente de eviden contabil;
a. Documentele justificative constituie baza sau suportul material pentru nregistrarea
n contabilitate a operaiilor patrimoniale, fiind nscrisuri n care se consemneaz orice



operaie care afecteaz patrimoniul unitii, acolo i atunci cnd a avut loc. De aceea
ele pot fi denumite i documente de execuie. Ele fac dovada nfptuirii operaiilor
economice i financiare pe care le consemneaz, att n cazul exercitrii diferitelor
verificri sau controale ct i n situaia unor litigii i totodat constituie izvorul
informaiilor contabile.
9
ntocmirea propriu-zis a documentelor justificative sau definitivarea acestei
operaiuni, dup caz, se efectueaz la locul i atunci cnd se nfptuiete operaia care
se consemneaz, folosindu-se cerneal, past, creion chimic sau mijloace tehnice de
calcul.
In acest sens se are n vedere c structura documentelor justificative poate permite
completarea lor att manual, ct i cu mijloace tehnice de calcul sau numai manual,
societatea analizat ine evidena contabil computerizat, anume programa IC
Contabilitate. Ca exemple de acest tip de documente poate servi: factura (Anexa 6),
dispoziia de ncasare (Anexa 7), dispoziia de plat (Anexa 8) etc.
nc un document justificativesenial este factur fiscal (Anexa 9) - formular tipizat
de document primar cu regim special, prezentat cumprtorului de ctre subiectul
impozabil, nregistrat n modul stabilit, la efectuarea livrrilor impozabile. Factura
fiscal trebuie s includ urmtoarele informaii:
numrul curent al facturii;
denumirea (numele), adresa i codul fiscal al furnizorului;
data eliberrii facturii;
data livrrii, dac ea nu corespunde cu data eliberrii facturii;
denumirea (numele) i adresa cumprtorului;
tipul livrrii;
pentru fiecare tip de livrare de mrfuri, servicii:
a. cantitatea mrfii;
b. preul unui articol de marf fr T.V.A.;
c. cotaT.V.A.;
d. suma T.V.A. pe un articol de marf;
e. suma total a livrrii de mrfuri, servicii, care urmeaz a fi achitat;
f. suma total aT.V.A.
In ceea ce privete operaiunea de completare se reine c pentru documentele privind
operaiunile bneti n numerar i prin banc nu sunt admise corectri; atunci cnd
intervin greeli se anuleaz documentul n cauz, ntocmindu-se altul corect. Pentru
documentele justificative referitoare la celelalte operaii economice i financiare este
admis s se corecteze greelile de completare, ns acestea trebuie s fie barate cu o linie
i s existe semntura celui care a fcut corectarea.
Prelucrarea documentelor justificative constituie o activitate important i const n
efectuarea mai multor operaii necesare pregtirii lor pentru nregistrarea n
contabilitate. Astfel, se efectueaz: gruparea sau sortarea documentelor pe categorii sau
grupe de operaii omogene (de capitaluri, de active imobilizate necorporale, de active
imobilizate corporale, de stocuri etc); se face evaluarea, dac este cazul, i se determin
valoarea total a documentului; se ntocmesc centralizatoare pentru documentele care
conin operaii de aceeai natur de exemplu registru de cas (Anexa 10); se
consemneaz pe fiecare document justificaivde exemplu dispoziiile de cas (Anexa
7,8), atunci cnd se nregistreaz n mod individual, i pe fiecare document centralizator
simbolurile conturilor sintetice i analitice debitoare i creditoare sau altfel spus se
ntocmesc formulele contabile.
b. Documentele de eviden contabil, denumite n activitatea practic registre de
contabilitate, au n general caracter obligatoriu pentru toate ntreprinderile i asigur
nregistrarea cronologic i sistematic a operaiilor consemnate n documente
justificative. Ele se prezint sub forma unor registre sau foi volante i listri informatice
legate sub form de registru, cu coninut i form adecvate scopului pentru care sunt
elaborate. Consemnrile n registre constituie fiierul de date pentru evidena contabil
curent, iar fiecare registru furnizeaz informaiile necesare pentru unul sau mai multe
elemente patrimoniale.
Registrele contabile, n funcie de modul de nregistrare n conturi se mpart n:
Registrele de contabilitate pentru nregistrri cronologice, cum sunt: registrul-jurnal,
registrul de ncasri i pli (Anexa 10) , nota de contabilitate (Anexa 11) i


altele. Ele asigur nregistrarea operaiilor economice i financiare n ordinea datei
cnd au avut loc. Acestea servesc ca documente obligatorii de nregistrare cronologic a
micrilor patrimoniale,precum i ca prob n relaiile cu organele fiscale sau n litigii.
Registrele de contabilitate pentru nregistrri sistematice asigur gruparea i
nregistrarea operaiilor economico-financiare n funcie de natura lor i totodat n
raport cu data cnd au fost efectuate, registre dintre care se amintesc: registrul cartea
mare (Anexa 12), registrul-inventar, fia de cont pentru operaii diverse, balana de
verificare de tip ah (Anexa 13), jurnalul pentru creditul contului .a.


Dupa sfera de cuprindere a datelor contabile distingem:
Registre de eviden sintetic, care servesc la nregistrarea, centralizarea i
generalizarea datelor contabile, privind ntreaga activitate a unitii patrimoniale
necesare ntocmirii i prezentrii rapoartelor financiare. De exemplu: cartela contului
(Anexa 14,15) este un document contabil obligatoriu, n care se nregistreaz sub form
de articole contabile toate operaiile patrimoniale, fie in ordine cronologic a ntocmirii
documentelor contabile, fie n ordinea intrrii n ntreprindere. nregistrrile
operaiilor patrimoniale n regidtru jurnal-order cuprinde elemente cu privire la: felul,
numrul i data documentului justificativ, sumele pariale i conturile debitoare i
creditoare corespunztoare operaiilor efectuate.
In funcie de natura operaiilor la care se refera distingem:
a. Documente privind activitatea financiar-contabil. In aceast grup se includ
documentele privind activele pe termen lung, activele curente, salariile, rezultatele
financiare etc.
b. Documente privind alte activiti, care nu constituie acte justificative pentru
nregistrrile contabile: documente privind activitatea de cercetare, proiectare, investiii,
documente privind activitate de control tehnic etc.
n funcie modul de ntocmire,coninut i rolul lor n cadrul
procesului informaional-economic distingem:





a. Documente primare, care consemneaz operaiile economico-financiare n
momentul i la locul procedurii lor. Ele fac dovada executrii acestor
operaii,ndeplinind
rolul de documente justificative. Documentele primare ntocmite pe suport de hrtie sau
n form electonic au aceeai putere juridic. Corectri n documentele primare care
justific operaiunule de cas, bancare, de livrare i achiziie a bunurilor economice i a
serviciilor nu se admit. Ca exemple de documente primare pot servi: Factura (Anexa 6),
ordinul de plat (Anexa 16), extrasul bancar (Anexa 17), decontul de avans (Anexa 18),
tabel de pontaj (Anexa 19) etc.
b. Documente centralizatoare, aceste se ntocmesc pe baza documentelor primare
sau
concomitent cu acestea n scopul gruprii i acumulrii operaiilor de acelai fel, dintr-
o
anumit perioad. Ca exemple de documente primare pot servi: fia personal (Anexa
20), Stat de calcul i plat a salariului (Anexa 21), analiza contului (Anexa 22), cartela
contului (Anexa 23), balanele de verificare de diferit tip (tabelar, ah) (Anexa 24,25).


Dup locul ntocmirii i circulaiei documentele pot fi:
a. Documente interne, se ntocmesc n cadrul ntreprinderii i consemneaz operaiile
economice cu privire la activitatea acesteia. Unele din aceste documente circul fie
numai
n interiorul acesteia de exemplu statele de salarii, cerere de scutiri (Anexa 26), fie ctre
exterior de exemplu cont de plata ctre clieni(Anexa 27) .
b. Documente externe, se ntocmesc de alte persoane fizice i juridice cu care
ntreprinderea se afl n raporturi contractuale, dar circul n cadrul nreprinderii
primitoare: cont de plat primit de la furmizori, borderoul notelor de plat etc .


Dup forma de prezentare deosebim:
a. Documente tipizate, care se ntocmesc pe formulare tip, strict determinate. Ele au
un text i o form prestabilit, fiind obligatorii pentru toate categoriile de utilizatori din
economia naional ca de exemplu: declaraia privind contribuii sociale Forma 4-
BASS (Anexa 28), Raportul privind calcularea primelor de asigurare obligatorie de
asisten



medical(Anexa 29), Darea de seam privind suma achitat a impozitului pe venit IRV09
(Anexa 30), Darea de seam pe Taxa pentru amenajarea teritoriului (Anexa 31) etc.
b. Documente netipizate, care sunt reprezentate de documentele specifice unor ramuri
de activitate sau unor instituii. Ele se ntocmesc fei pe pe formulare specifice fiecrei
ramuri economice, fie pe hortie simpl fr a avea un format tip stabilit. Dup tehnica
ntocmirii se deosebesc:
a. Documente care se ntocmesc manual, snt documentele care se ntocmesc de
ctre contabil manual.
b. Documente care se ntocmesc cu mijloace tehnice, la ntreprinderea dat prin
aceast metod se ntocmesc: Dispoziii de plat, Dispoziii de ncasare, Analiza
contului,
Factur-cont, Registru de cas etc.


2.2. Circulaia documentelor la ntreprindere
Necesitatea circulaiei documentelor este determinat de faptul c datele din aceleai
documente sunt necesare mai multor compartimente i persoane din ntreprindere, i nu
se poate asigura cte un exemplar pentru fiecare utilizator.
Este necesar de menionat c circulaia documentelor la ntreprindere trebuie s se fac
intr-o anumit ordine nefiind permis reinerea documentelor n mod nejustificat de
ctre un copartiment sau altul. Micarea documentelor i circulaia acestora la S.R.L.
EUROSTUDII" reprezint un obiect important de organizare a contabilitii la
ntreprindere i presupune parcurgerea ctorva etape:
- ntocmirea documentelor;
- primirea documentelor de contabilitate;
- prelucrarea i nregistrarea documentelor n sistemul nregistrrilor contabile; -
predarea documentelor n arhiv;
Fiecae etap a circulaiei documentelor are particularitile sale. De exemplu la
prelucrarea rapoartelor privind fregvena salariailor o mare nsemntate o are intrarea
oportun a acestora de la gestionari.


Sistemul operaional - informaional al departamentului de economie i
contabilitate este foarte important pentru oricare ntreprindere, deoarece prin intermediul
acestuia se asigur buna gestionare a informaiilor cu caracter economic. Cu ct acest
sistem funcioneaz mai eficient cu att mai mult poate fi procesat ntreaga informaie
cu caracter economic la nivelul ntreprinderii, n condiiile n care sistemul impunerii
fiscale n Republicii Moldova necesit un set enorm de dri de seam i rapoarte
statistice obligatorii (Raportul statistic 5C, raportul statistic IM, raportul financiar,
Declaraia cu privire la calcularea i utilizarea contribuiilor de asigurri sociale de stat
obligatorii Raportul privind calcularea primelor de asigurare obligatorie de asisten
medical, Darea de seam privind suma venitului achitat i impozitul pe venit reinut
din acesta, Darea de seam pe taxa pentru amenajarea teritoriului etc.)
Forma de contabilitate utilizat de ntreprindere este Jurnalul-Order. Conabilitatea
"EUROSTUDII" S.R.L. se ine n borderouri analitice i sintetice, jurnale i alte
registre, datele crora se transpun ulterior n Cartea Mare, care servete drept baz pentru
ntocmirea rapoartelor financiare. Conform acestei forme de contabilitate alese de
ntreprindere informaia contabil este nregistrat mai nti cronologic, n
documentele primare, i apoi sistematic n registrele contabile. Trstura esenial a
acestei forme de contabilitate const n dezvoltare creditului fiecrui cont n
coresponden cu conturile debitoare respective. Acestea se deschid lunar pentru
creditul conturilor, n coresponden cu conturile debitoare respective. Debitul fiecrui
cont desfurat pe conturi corespondente creditoare, se obin ntr-o form
centralizatoare la sfiritul fiecrei luni. In acest scop se ntocmete Cartea Mare, care
servete drept baz pentru ntocmirea rapoartelor financiare. Reflectarea corect a
informaiei despre activitatea economic n rapoartele financiare are o mare
importan.
Furnizorii i ali creditori comerciali snt cointeresai i ei n informaia
prezentat de ntreprindere care le va permite s fie ncrezui c sumele aferente vor fi
pltite la timp. Cumprtorii snt cointeresai n primul rnd, n informaii privind
continuitatea activitii ntreprinderii n viitorul previzibil, mai ales n cazul cnd ei au
ncheiat cu ntreprinderea un contract pe termen lung sau ntr-o msur sau alt depind
de acesta.
Relaiile cu clienii i cumprtorii ocup un loc central n activitatea ntreprinderii.
Ele in de livrarea de produse, de acordarea de servicii i mbrac forma unor schimburi
de informaii reciproce.
nregistrrile n contabilitate privind operaiile comerciale n baza formei de
contabilitate alese se efectueaz respectnd principiul specializrii exerciiilor, care
prevede c veniturile i cheltuielile se constat n perioada cnd au fost efectuate, dar nu
n momentul cnd se produce decontarea sau micarea lor.
Rapoartele financiare ntocmite dup acest principiu informeaz utilizatorii nu numai
despre operaiile trecute, care au fost nsoite de cheltuieli i venituri, dar i despre
datorii care antreneaz n viitor cheltuieli i ncasri. Astfel, informaia dat este util
pentru luarea unor decizii economice i de gestiune.
Pentru a asigura circulaia corect a mijloacelor informativ- economice ale
ntreprinderii, a finalizrii ei la timp, un mare rol l joac alegerea sistemului de
decontri. In continuare vom prezenta cadrul instrumental-documentar de efectuare a
schimbului de informaii n cadrul ntreprinderii, dar i cu mediul ei exterior:
- furnizori;
- instituii bancare;
- clienii;
- instituiile statului;
Folosind datele din documentele primare, se ntocmete jurnalul de nregistrare a
operaiunilor economice i Registrul privind creditorii. Facturile TVA prezentate de
furnizori se nregistreaz n ordine cronologic i se nscriu n Registrul de eviden a
procurrilor pe msura intrrii.
n ceea ce privete activitatea informativ -documentar a ntreprinderii cu instituiile
statului drept exemplu poate servi transferarea taxei pe valoare adugat la bugetul
statului, dar precum ntreprinderea analizat nu este pltiroare de TVA, nu transfer
TVA bugetului.
ntocmirea rapoartelor financiare constitute etapa de finalizare a procesului
contabil. Rapoartele financiare reprezint un sistem de indicatori
interdependeni, care

caracterizeaz activitatea economica a ntreprinderilor desfurata n cursul perioadei.
Ele se ntocmesc conform formularelor-tip aprobate de Ministerul Finanelor, se
prezint n termenele prevzute de legislaia RM i cuprind: Bilantui contabil; Raportul
privind profit i pierdere; Raportul privind fluxul capitalului propriu; Raportul privind
fluxul mijioacelor bneti. Toate rapoartele cu excepia Raportului privind fluxul
mijioacelor bneti se ntocmesc dup metoda specializrii exerciiilor, forma
menionata mai sus prin metoda de casa.
nainte de ntocmirea rapoartelor financiare se efectueaz un ir de operaiuni:
Controlul reflectrii operaiunilor n conturi se efectuiaza n baza registrelor contabile;
Cartea Mare unde sunt reflectate toate conturile sintetice utilizate, rulajele debitoare i
creditoare, soldurile niiale i finale: nchiderea conturilor conform rezultatelor
inventarierii.
Bilantui Contabil reprezint un raport financiar n care se reflect patrimoniul i situaia
economic la ntreprindere la un momant dat.
Raportul privind profit i pierdere este una dintre cele mai importante i eseniale pri
a rapoartelor financiare care cuprinde 15 indicatori care reflect veniturile i cheltuielile,
precum i profiturile realizate.
Raportul privind capitalul propriu conine informaii privind modificrile pe parcursul
anului a capitalului propriu.
Raportul privind fluxul mijloacelor bneti cuprinde informaia privin ncasrile i
plile de mijioace bneti din activitatea operaional (de baz). De asemenea la
ntreprindere se mai ntocmesc declaraii privind impozitele pltite: ca de exemplu
Declaraia Privind TVA