Sunteți pe pagina 1din 129

Introducere

Sistemele informatice de management se constituie ntr-un domeniu important de


studiu n administrarea afacerilor i management, domenii considerate majore n zona
economic. Astfel, sistemele informatice trebuie s rspund problemelor legate de
administrarea a datelor, informaiilor i a aplicaiilor cele le gestioneaz mpreun cu
echipamentele hardware, ntr-un mod strategic pentru succesul n afaceri.
Cursul Sisteme Informatice de Management - SIM se adreseaz viitorilor manageri i
utilizatori care nu trebuie s cunoasc n detaliu tehnologii complexe hardware i software ci
s neleag conceptual urmtoarele: fundamentele sistemelor informatice, tehnologia
sistemelor informatice, aplicaiile sistemelor informatice, dezvoltarea i managementul
sistemelor informatice. nelegerea acestor concepte este important deoarece sistemele
informatice de management devin astzi tot mai mult o component vital a succesului n
afaceri i asigur avantaje competiionale.

Obiectivele cursului
Cunoaterea, rolul, structura, utilitatea i necesitatea SIM; Aptitudini n
analiza, implementarea i utilizarea SIM; Dobndirea de abiliti n exploatarea
eficient a SIM; Capabiliti de a lua decizii asistate de SIM.
Competene conferite
Dup parcurgerea materialului studentul va fi capabil s:
explice utilitatea i utilizarea unui sistem informatic de management
s neleag importana existenei unui sistem informatic de management n
cadrul unei organizaii economice
s identifice ariile de aciune ale managerului pentru optimizarea exploatrii
unui SIM
s identifice i s descrie tipologia sistemelor informatice de management i
utilizarea lor specific
s defineasc etapele parcurse pentru evaluarea i selecia SIM
s identifice factorii care permit dezvoltarea uni SIM cu succes
Resurse i mijloace de lucru
Parcurgerea materialului nu necesit existena unor mijloace sau instrumente de
lucru.

Structura cursului
Cursul este structurat n zece uniti de nvare. Fiecare unitate de nvare
cuprinde: obiective, aspecte teoretice privind tematica unitii de nvare
respective, exemple precum teste de autoevaluare.
Cerine preliminare
Noiuni de baz dobndite n cadrul disciplinelor:
- Tehnologii informaionale
- Baze de date pentru afaceri
- Management

Discipline deservite
Informatic pentru manageri

Durata medie de studiu individual


Parcurgerea de ctre studeni a unitilor de nvare ale cursului (att aspectele
teoretice ct i rezolvarea testelor de autoevaluare) se poate face n 2-3 ore pentru
fiecare unitate.
Evaluarea
La sfritul semestrului, fiecare student va primi o not, care va cuprinde:
- un test, ce va conine ntrebri teoretice din materia prezentat n cadrul acestui
material (selectate cu precdere din cadrul testelor de autoevaluare a
cunotinelor), test ce va deine o pondere de 50% n nota final.
- evaluarea activitilor de practice se face printr-un colocviu care contribuie cu un
procent de 30% la nota final.
- tema de control contribuie cu un procent de 20% la nota final.

Cuprins
Introducere .............................................................................................................................1
Chestionar evaluare prerechizite .............................................................................................8
.................................................................................................................................................
1. Problematica general a sistemelor informatice...................................................................9
1.1. Introducere .......................................................................................................9
1.2. Competene.......................................................................................................9
1.3. Dat i informaie .............................................................................................9
1.4. Concepte fundamentale ale sistemelor.............................................................11
1.5. Circuite i fluxuri informaionale ....................................................................12
1.6. Sisteme informatice ........................................................................................13
1.7. Rezumat .........................................................................................................16
1.8. Test de evaluare/autoevaluare .........................................................................16
.................................................................................................................................................
2. Sisteme informaionale i sisteme informatice...................................................................17
2.1. Introducere .....................................................................................................17
2.2. Competene.....................................................................................................17
2.3. Aspecte generale.............................................................................................18
2.4. Activitile sistemului informatic ....................................................................19
2.4.1. Intrrile de date ....................................................................................19
2.4.2. Date i informaii..................................................................................19
2.4.3. Ieiri ale sistemelor informatice ............................................................19
2.4.4. Stocarea datelor, modele i baze de cunotine......................................20
2.5. Resursele sistemului informaional informatizat..............................................21
2.5.1. Resurse hardware .................................................................................21
2.5.2. Resurse software ..................................................................................22
2.5.3. Resurse umane .....................................................................................23
2.5.4. Resursele de date..................................................................................23
2.6. Obiectivele sistemelor informatice ..................................................................24
2.7. Msurarea obiectivelor sistemelor informatice ................................................24
2.8. Durata de via a unui sistem informatic .........................................................25
2.9. Componentele unui sistem informatic .............................................................25
2.10. Sisteme informatice integrate ........................................................................26
2.11. Rezumat........................................................................................................26
2.12. Test de evaluare/autoevaluare .......................................................................27
.................................................................................................................................................
3

3. Sisteme pentru procesarea tranzaciilor .............................................................................28


3.1. Introducere .....................................................................................................28
3.2. Competene.....................................................................................................29
3.3. Caracteristicile sistemelor pentru procesarea tranzaciilor ...............................30
3.4. Activitile sistemelor de procesare a tranzaciilor...........................................30
3.5. Metode de procesare a tranzaciilor.................................................................31
3.6. Obiectivele sistemelor pentru procesarea tranzaciilor.....................................32
3.7. Avantaje competitive ......................................................................................33
3.8. Aplicaii ale procesrii tranzaciilor.................................................................33
3.8.1. Prelucrarea comenzilor .........................................................................34
3.8.2. Facturare ..............................................................................................34
3.8.3. Controlul stocurilor ..............................................................................35
3.8.4. Aprovizionarea.....................................................................................35
3.8.5. Recepia ...............................................................................................35
3.8.6. Livrarea................................................................................................36
3.8.7. Contabilitate.........................................................................................36
3.8.9. Salarizarea............................................................................................36
3.9. Sisteme specializate de procesare a tranzaciilor..............................................37
3.10. Rezumat........................................................................................................38
3.11. Test de evaluare/autoevaluare .......................................................................38
.................................................................................................................................................
4. Sisteme birotice ................................................................................................................39
4.1. Introducere .....................................................................................................39
4.2. Competene.....................................................................................................39
4.3. Conceptul de birotic ......................................................................................40
4.4. Funciile generale ale unui sistem informatic de birou.....................................42
4.5. Definirea i structura unui sistem informatic de birou .....................................46
4.6. Administrarea documentelor ...........................................................................51
4.6.1. Elementele i structura unui sistem de administrare a documentelor .....52
4.6.2. Implementarea unui sistem de administrare a documentelor..................53
4.7. Rezumat .........................................................................................................57
4.8. Test de evaluare/autoevaluare .........................................................................57
.................................................................................................................................................

5. Sisteme informatice pentru management...........................................................................58


5.1. Introducere .....................................................................................................58
5.2. Competene.....................................................................................................58
5.3. Aspecte generale.............................................................................................59
5.4. Intrrile sistemelor informatice de management ..............................................60
5.5. Ieirile sistemelor informatice de management................................................61
5.6. Caracteristici ale sistemelor informatice de management.................................62
5.7. Avantaje competitive ......................................................................................62
5.8. Aspecte funcionale ale sistemelor informatice de management ......................63
5.8.1. Sisteme informatice pentru finane-contabilitate ...................................63
5.8.2. Sisteme informatice de management pentru producie ..........................63
5.8.3. Sisteme informatice de management pentru marketing .........................66
5.8.4. Sisteme informatice de management pentru resurse umane...................67
5.9. Rezumat .........................................................................................................69
5.10. Test de evaluare/autoevaluare .......................................................................69
.................................................................................................................................................
6. Sisteme informatice pentru suport decizional....................................................................70
6.1. Introducere .....................................................................................................70
6.2. Competene.....................................................................................................71
6.3. Aspecte generale.............................................................................................71
6.4. Caracteristicile sistemelor informatice pentru suport decizional ......................71
6.5. Capabilitile sistemelor informatice pentru suport decizional.........................72
6.6. Componentele unui sistem informatic pentru suport decizional .......................75
6.7. Construirea unui sistem informatic pentru suport decizional ...........................77
6.8. Sisteme informatice pentru suport decizional de grup......................................77
6.8.1. Componentele SSDG............................................................................79
6.8.2. Capabilitile SSDG .............................................................................79
6.9. Sisteme informatice pentru suport executiv.....................................................80
6.9.1. Caracteristicile sistemelor informatice pentru suport executiv...............80
6.9.2. Capabilitile sistemelor informatice pentru suport executiv .................81
6.10. Rezumat........................................................................................................82
6.11. Test de evaluare/autoevaluare .......................................................................82
.................................................................................................................................................

7. Inteligen artificial i sisteme expert n management......................................................83


7.1. Introducere .....................................................................................................83
7.2. Competene.....................................................................................................83
7.3. Caracteristicile inteligenei..............................................................................84
7.4. Sisteme expert ................................................................................................86
7.4.1. Caracteristicile sistemelor expert ..........................................................86
7.4.2. Utilizarea sistemelor expert ..................................................................88
7.4.3. Componentele unui sistem expert .........................................................89
7.5. Dezvoltarea sistemelor expert .........................................................................92
7.5.1. Participanii la procesul de dezvoltare i utilizare a sistemelor expert....92
7.5.2. Instrumente i tehnici utilizate la dezvoltarea sistemelor expert ............93
7.6. Aplicaii ale sistemelor expert i inteligenei artificiale ...................................94
7.7. Rezumat .........................................................................................................96
7.8. Test de evaluare/autoevaluare .........................................................................96
.................................................................................................................................................
Tem de control....................................................................................................................97
.................................................................................................................................................
8. Evaluarea i selecia sistemelor informatice de management .............................................98
8.1. Introducere .....................................................................................................98
8.2. Competene.....................................................................................................98
8.3. Aspecte generale.............................................................................................99
8.4. Factorii de fezabilitate................................................................................... 100
8.5. Factorii strategici .......................................................................................... 102
8.6. Factorii M.U.R.F.E. ...................................................................................... 103
8.7. Evaluarea i msurarea costurilor i beneficiilor............................................ 105
8.7.1. Costurile............................................................................................. 105
8.7.2. Beneficiile.......................................................................................... 106
8.8. Raportul privind evaluarea i selecia............................................................ 107
8.9. Rezumat ....................................................................................................... 108
8.10. Test de evaluare/autoevaluare ..................................................................... 108
.................................................................................................................................................

9. Implementarea, ntreinerea i revizia sistemelor informatice de management................. 109


9.1. Introducere ................................................................................................... 109
9.2. Competene................................................................................................... 109
9.3. Implementarea sistemelor informatice de management ................................. 110
9.3.1. Achiziionarea componentelor hardware............................................. 110
9.3.2. Achiziionarea i / sau elaborarea componentelor software ................. 111
9.3.3. Pregtirea utilizatorilor ....................................................................... 113
9.3.4. Testarea.............................................................................................. 113
9.3.5. Punerea n funciune ........................................................................... 114
9.3.6. Acceptarea utilizatorilor ..................................................................... 115
9.4. ntreinerea sistemelor informatice de management....................................... 115
9.5. Revizia sistemelor informatice de management............................................. 116
9.6. Rezumat ....................................................................................................... 119
9.7. Test de evaluare/autoevaluare ....................................................................... 119
.................................................................................................................................................
10. Managementul sistemelor informatice .......................................................................... 120
10.1. Introducere ................................................................................................. 120
10.2. Competene................................................................................................. 120
10.3. Managementul resurselor informaionale .................................................... 121
10.3.1. Organizarea resurselor informatice ................................................... 122
10.4. Managementul informaiei i tehnologiei informaiei .................................. 124
10.4.1. Planificarea sistemelor informatice ................................................... 124
10.4.2. Minimizarea i corectarea erorilor .................................................... 125
10.4.3. Planificarea i recuperarea n caz de dezastre.................................... 126
10.4.4. Controlul sistemelor informatice....................................................... 127
10.4.5. Auditul sistemelor informatice.......................................................... 127
10.5. Rezumat...................................................................................................... 128
10.6. Test de evaluare/autoevaluare ..................................................................... 128
Bibliografie ........................................................................................................................ 129

Chestionar evaluare prerechizite

1. Definii noiunea de sistem


2. Definii nivelurile manageriale
3. Enumerai trei aplicaii software utilizabile de ctre un manager n activitatea curent
4. Care este obiectul de activitate al biroticii
5. Enumerai minimi trei periferice de intrare i minim trei de ieire ale unui calculator
6. Ce componente din domeniul tehnologiei informaiei considerai c fac parte din
structura unui sistem informatic
7. Enumerai cteva atribuii ale departamentului informaie dintr-o organizaie
economic
8. Evaluai importana departamentului informatic n structura funcional a unei uniti
economice (1 slab, 5 foarte bine)
9. Evaluai durata de via a unui sistem informatic actual
10. Evaluai propriile cunotine in domeniul tehnologiei informaiei (1 slab, 5 foarte bine)

Unitatea de nvare 1. Problematica general a sistemelor


informatice

Cuprins
1.1. Introducere .......................................................................................................9
1.2. Competene.......................................................................................................9
1.3. Dat i informaie .............................................................................................9
1.4. Concepte fundamentale ale sistemelor.............................................................11
1.5. Circuite i fluxuri informaionale ....................................................................12
1.6. Sisteme informatice ........................................................................................13
1.7. Rezumat .........................................................................................................16
1.8. Test de evaluare/autoevaluare .........................................................................16
1.1. Introducere
Sistemele informatice constituie un cmp esenial de studiu n administrarea afacerilor
i management, domenii considerate majore n zona economic. Pentru a putea opera
cu astfel de sisteme este necesar cunoaterea termenilor care definesc domeniul de
aciune, materialul prezentnd prin exemple concrete noiunile de dat, informaie,
sisteme informaionale i sisteme informatice de management.
1.2. Competenele unitii de nvare
La sfritul acestei uniti studenii vor fi capabili s:
s neleag elementele de baz ale sistemelor informatice;
s identifice ariile de aciune ale sistemelor informatice;
s identifice factorii care influeneaz funcionarea sistemelor informatice;
s fac diferenierea ntre activitile sistemelor informatice;

Durata medie de parcurgere a primei uniti de nvare este de 2 ore.

1.3. Dat i informaie


Data reprezint descrierea alfanumeric a unor mrimi, aciuni, procese, fapte sau
fenomene. Unele date pot avea caracter de informaie.
Exemplu
Cursurile valutare nregistrate n cursul unei perioade reprezint un set de date.

Prin informaie se nelege orice fapt, orice percepie etc. care mrete gradul de
cunoatere.
Dei datele sunt considerate resurse materiale prime care sunt prelucrate n produsul
informaie, denumirile date i informaie sunt adesea utilizate una n locul alteia.
n general, datele nu sunt utile pn cnd nu li se aplic un proces prin care li se
"adaug valoare", adic:
- datele sunt agregate, manipulate i organizate,
- este analizat i evaluat coninutul datelor,
- sunt poziionate (vizualizate) ntr-un context adecvat utilizatorului uman, context care
le atribuie valoare pentru anumii utilizatori.
Exemplu
Cuantumul plilor efectuate n raport cu o anumit valoarea a unui curs valutar
reprezint o informaie. Pentru obinerea valorilor de plat, datele referitoare la
cursul valutar sunt prelucrate n concordan cu valorile de plat n valut
rezultnd informaiile necesare pentru efectuarea plilor.
Un observator poate obine informaii asupra unui sistem prin observarea acestuia,
printr-un experiment activ sau, n cazul sistemelor abstracte, prin deducie logic.
Informaia poate fi adevrat sau fals. Informaia adevrat sporete atitudinea realist
fa de sistem i reduce nedeterminarea descrierii acestuia. Se asigur astfel o mai bun
predictibilitate a sistemului precum i o calitate superioar a conducerii acestuia.
Deseori se utilizeaz noiunea de "informaie economic", ce poate fi definit ca
informaia cu privire la procesele sociale de producie, repartiie, schimb i consum al
bunurilor materiale i serviciilor. Exist i descrieri mai largi a informaiei economice i
anume: orice informaie utilizat n mediul economic, indiferent dac acesta este de natur
tehnic, financiar-contabil, tiinific, de logistic, statistic etc. Orice informaie poate fi
evaluat sub aspect economic.
Informaiile se exprim deosebit de variat, prin semnale, date, obiecte, fenomene etc.
Fiecrei activiti umane, desfurat n forme de organizare i structur specifice, i
corespund informaii specifice.
Informaiile apar i sunt utilizate sau comunicate n cadrul activitilor operaionale (de
execuie) i de management i circul, n general, n dublu sens, ntre planurile acestor
activiti.
La nivelul operaional, informaiile sunt generate i parial consumate n acest plan
precum i parial ndrumate (transmise) spre nivelele de conducere ierarhic superioare pentru
a constitui pentru acestea elemente de fundamentare a deciziilor. Similar, la un nivel de
conducere informaiile sunt generate, parial consumate pe acest plan, i parial ndrumate
spre nivelele ierarhice inferioare sub form de rezultate ale deciziilor luate. Acestea din urm
au ca rol conducerea, ndrumarea sau informarea n vederea optimizrii activitilor.

10

Lund n considerare noiunile de dat i informaie exemplificai cteva pentru


domeniul organizaiilor economice.

1.4. Concepte fundamentale ale sistemelor


Un sistem poate fi definit ca un grup de elemente interdependente care acioneaz
mpreun pentru atingerea unor obiective comune utiliznd elemente de intrare i producnd
elemente de ieire ntr-un proces organizat de prelucrare.
Elementele caracteristice ale unui astfel de sistem sunt (figura 1.1):

Figura 1.1. Componentele de baz ale unui sistem


- Intrri: presupune preluarea elementelor care urmeaz a fi prelucrate
- Prelucrri: cuprinde procesele de transformare care convertesc elementele de intrare
n elemente de ieire (procese de producie, procese de calcul etc.)
- Ieiri: cuprinde elementele rezultate n urma procesului de transformare ctre
destinaia final (produse finite, servicii, informaii necesare a fi transmise ctre utilizatori).
- Feedback: reprezint date despre performanele sistemului i componentele sale.
Datele de aceast natur se utilizeaz pentru a face corecii sau modificri asupra intrrilor sau
prelucrrilor.
- Control: funcia care urmrete i evalueaz feedback-ul pentru a determina dac
sistemul tinde spre atingerea obiectivului. Aceasta face ajustrile asupra elementelor de
intrare i prelucrare pentru a asigura c se vor obine ieirile adecvate.
Exemplificarea elementelor i a similitudinii cu un sistem de producie este prezentat
n figura 1.2.
Un sistem care funcioneaz corespunztor genereaz un feedback pozitiv care
semnaleaz funciei de control meninerea strii curente a sistemului. Un sistem a crui
performan se degradeaz genereaz un feedback negativ. Pentru cazurile reale, performana
majoritii sistemelor are tendina s se deterioreze n timp. Funcia de control ncearc s
menin echilibrul unui sistem ca urmare a varietii aciunilor corective. Aceasta

11

monitorizeaz feedback-ul i ncearc s reduc deviaiile sistemului de la standardele


stabilite anterior.
Intrri
Oameni
Materii prime

Procesare

Ieiri

Activiti de
transformare

Produse

Energie
Capital

Deeuri
Tehnologii
Profituri

Mediu

Control

Feedback
Intrri
Date de
intrare

Procesare
Procesarea
datelor

Ieiri
Informaii

Mediu

Control
Feedback
Figura 1.2. Sistem de producie i sistem informatic
De regul, un sistem funcioneaz ntr-un mediu care conine, la rndul su, alte
sisteme. Dac un sistem este unul din componentele unui sistem mai mare acesta se numete
subsistem i sistemul mai mare este mediul su. Mai multe sisteme pot coexista n acelai
mediu. Unele din aceste sisteme pot fi conectate prin intermediul unei frontiere comune
numit interfa.
Avnd n vedere schematizarea general a unui sistem, realizai o diagram
similar pentru o organizaie economic din sfera comercial.

1.5. Circuite i fluxuri informaionale


Pentru ca, n procesul decizional i / sau operativ, informaia s fie transmis ctre
beneficiar este necesar un circuit informaional.
Prin circuit informaional se denumete traseul parcurs de informaii ntre surse i
destinatari.

12

Calitatea i lungimea circuitului informaional condiioneaz semnificativ, prin viteza


procesrii i transmiterii datelor i informaiilor, funcionalitatea sistemului informaii al unei
uniti economice.
Prin flux informaional se definete volumul de informaii vehiculate ntre emitor i
beneficiar i se nelege circulaia informaiilor prin circuitul informaional.
Fluxul de informaie este raportul dintre cantitatea de informaie i timpul n care
aceasta este transmis.
Exist o diversitate de circuite i fluxuri informaionale, dar este de preferat ca acestea
s fie ct mai unitare. De asemenea, este necesar ca circuitele informaionale s fie ct mai
directe, n sensul evitrii punctelor intermediare de trecere i a suprapunerilor.
S ne reamintim...
Data reprezint descrierea alfanumeric a unor mrimi, aciuni, procese, fapte
sau fenomene.
Prin informaie se nelege orice fapt, orice percepie etc. care mrete gradul de
cunoatere.
Prin circuit informaional se denumete traseul parcurs de informaii ntre surse
i destinatari.
Prin flux informaional se definete volumul de informaii vehiculate ntre emitor i beneficiar i se nelege circulaia informaiilor prin circuitul informaional.
Fluxul de informaie este raportul dintre cantitatea de informaie i timpul n care
aceasta este transmis
1.6. Sisteme informatice
Sistemele informatice, constituie un domeniu esenial de studiu n administrarea
afacerilor i management, domenii considerate majore n zona economic. Astfel, sistemele
informatice trebuie s rspund la problemele legate de administrarea hardware-ului,
software-ului, a datelor, precum i a reelelor informatice, ntr-un mod strategic pentru
succesul n afaceri.
Un sistem informatic se definete ca acela n care informaia trece ntr-un format
digital - altfel spus, se transform, se prelucreaz sau se exprim ntr-o form digital.
Managerii sau utilizatorii nu trebuie s cunoasc tehnologiile complexe sau conceptele
abstracte ori aplicaiile specializate din cmpul sistemelor informatice, ci s aib definit cadrul
conceptual asupra:
a. Conceptelor fundamentale ale sistemului informatic
b. Tehnologia sistemelor informatice
c. Aplicaiile sistemelor informatice
d. Dezvoltarea de sisteme informatice
e. Managementul sistemelor informatice

13

a. Conceptele fundamentale ale sistemului informatic


Conceptele de baz ale sistemului informatic asigur elementele tehnice i de
comportament care ajut la fundamentarea aplicaiilor comerciale, a procesului de luare a
deciziilor i de construire a unui avantaj strategic al firmei fa de competitori.
b. Tehnologia sistemelor informatice
Tehnologia sistemelor informatice este reflectat de dezvoltarea i managementul n
tehnologia informaiei (hardware, software, reele, Internet, managementul bazelor de date sau
a altor tehnologii de prelucrare a informaiilor).
c. Aplicaiile sistemelor informatice
Utilizarea sistemelor informatice prin aplicaiile sale n domeniul operaional,
managerial asigur i crearea unui avantaj competitiv al organizaiei de la nivelul local, intern
(n colaborarea dintre compartimente, ntre nivelele ierarhice) pn la formele comerului
electronic, schimbului de informaii utiliznd Internetul etc.
d. Dezvoltarea de sisteme informatice
Dezvoltarea de sisteme informatice reprezint modul n care utilizatorii (finali)
elaboreaz sisteme informatice pentru a rezolva problemele din cadrul organizaiei sau pentru
a crete productivitatea.
e. Managementul sistemelor informatice
Managementul sistemelor informatice se refer la modul n care se administreaz
resursele informatice precum i strategiile legate de implicarea i utilizarea tehnologiei
informaiei la diferite niveluri: utilizator final, organizaie i global.
Sistemele informatice joac un rol vital n succesul unei organizaii. Astfel, prin
acestea se pot asigura infrastructura informaional intern sau extern, inter organizaional
pentru necesitile afacerii n:
- Asigurarea eficienei operaionale;
- Asigurarea unui management eficient;
- Asigurarea unui avantaj competiional.
Succesul unui sistem informatic nu trebuie msurat numai prin eficiena sa (n
minimizarea costurilor, timp sau utilizarea resurselor de informaie) ci i prin suportul pe care
l asigur n:
- Elaborarea strategiilor de afaceri;
- Desfurarea proceselor comerciale;
- mbuntirea structurii organizaionale i a culturii organizaiei;
- Creterea cifrei de afaceri i valorii firmei ntr-un mediu dinamic, concurenial.
Din punct de vedere managerial sistemul informatic reprezint:
- un mijloc important pentru asigurarea funcionalitii afacerii;
- un factor esenial ce influeneaz eficiena operaional, productivitatea angajailor i
a relaiei cu clienii;

14

- o colecie de informaii care asigur luarea de decizii corecte;


- un mijloc de a dezvolta noi produse (servicii) ce asigur un avantaj competitiv;
- una din cele mai importante resurse ale organizaiei i de analiz a costurilor afacerii.
Schimbrile tot mai rapide n mediul de afaceri au determinat ca sistemele informatice
s ajung o component esenial a organizaiei n ndeplinirea scopului acesteia (n esen
obinerea de profit). Astfel utilizarea tehnologiei informatice a devenit un aspect indispensabil
n funcionarea organizaiilor, determinnd de asemenea i evoluia acestora i anume:
1. utilizarea Internetului la nivelul organizaional local sau global;
2. apariia de organizaii Internet ce i desfoar activitatea numai n aceast zon;
3. globalizarea;
4. reformularea procesului de business.
1. Utilizarea Internetului la nivelul organizaional local sau global
n perioada actual majoritatea firmelor mari i-au dezvoltat sisteme informatice la
nivel global ca o consecin a diferenelor dintre costurile materiilor prime, forei de munc n
diferitele locuri de pe glob, totodat, remarcndu-se i existena unor firme mici i mijlocii
care folosesc Internetul devine un mijloc principal de comunicare pentru activitatea
comercial, un mijloc important de promovare etc.
2. Apariia de organizaii centrate pe tehnologii Internet
Ca o consecin a dezvoltrii Internetului i a globalizrii se remarc n prezent apariia
de organizaii economice care i desfoar activitatea numai pe Internet.
3. Globalizarea
Relaia Internet - globalizare poate fi privit ca o una n care fiecare factor l determin
pe cellalt. Globalizarea este un fenomen amplu i tinde s se accentueze din ce n ce mai
mult. Dac la nivelul firmelor mari globalizarea s-a impus, iat c n prezent tot mai multe
firme mici i mijlocii se integreaz n acest fenomen.
4. Reorganizarea procesului de business
Procesul de business este format din orice grup de activiti efectuate n scopul de a
produce un anumit rezultat specific orientat spre client sau spre pia. ntr-o organizaie
modern tehnologia informaiei se impune determinnd noi orientri i utilizarea de mijloace
din ce n ce mai sofisticate inteligen artificial, sisteme expert etc. Mediul de afaceri este
ntr-o continu schimbare i se impun noi tehnici i metode de elaborare a acestui proces.
S ne reamintim...
Un sistem informatic se definete ca acela n care informaia trece ntr-un format
digital - altfel spus, se transform, se prelucreaz sau se exprim ntr-o form
digital.
Managerii sau utilizatorii trebuie s aib definit cadrul conceptual asupra:

15

a. Conceptelor fundamentale ale sistemului informatic


b. Tehnologia sistemelor informatice
c. Aplicaiile sistemelor informatice
d. Dezvoltarea de sisteme informatice
e. Managementul sistemelor informatice
Rezumat

Informaia este o resurs extrem de valoroas pentru orice organizaie economic


Sistemele informatice sunt un ansamblu de resurse care exploatate corespunztor
simplific att activitile curente ct i cele de management dintr-o organizaie
economic
utilizarea tehnologiei informatice a devenit un aspect indispensabil n
funcionarea organizaiilor, determinnd de asemenea i evoluia acestora

Test de autoevaluare a cunotinelor


1. Definii noiunea de dat.
2. Definii noiunea de informaie.
3. Utiliznd modelul sistemic realizai o schematizare de tip intrri - procesri ieiri pentru o organizaie economic, evideniind traseele informaionale.
4. Precizai cadrul conceptual i nivelul de cunoatere asupra unui sistem
informatic de ctre personalul din management
Rspunsuri
1, 2 - (1.3), 3 - (1.4, 1.5), 4 - (1.6)

16

Unitatea de nvare 2. Sisteme informaionale i sisteme


informatice

Cuprins
2.1. Introducere .....................................................................................................17
2.2. Competene.....................................................................................................17
2.3. Aspecte generale.............................................................................................18
2.4. Activitile sistemului informatic ....................................................................19
2.4.1. Intrrile de date ....................................................................................19
2.4.2. Date i informaii..................................................................................19
2.4.3. Ieiri ale sistemelor informatice ............................................................19
2.4.4. Stocarea datelor, modele i baze de cunotine......................................20
2.5. Resursele sistemului informaional informatizat..............................................21
2.5.1. Resurse hardware .................................................................................21
2.5.2. Resurse software ..................................................................................22
2.5.3. Resurse umane .....................................................................................23
2.5.4. Resursele de date..................................................................................23
2.6. Obiectivele sistemelor informatice ..................................................................24
2.7. Msurarea obiectivelor sistemelor informatice ................................................24
2.8. Durata de via a unui sistem informatic .........................................................25
2.9. Componentele unui sistem informatic .............................................................25
2.10. Sisteme informatice integrate ........................................................................26
2.11. Rezumat........................................................................................................26
2.12. Test de evaluare/autoevaluare .......................................................................27
2.1. Introducere
Sistemele informatice, se definesc i au o funcionare similar celorlalte tipuri de
sisteme. Delimitarea exact a structurii acestora permite nelegerea exact a
funcionrii sistemelor informatice de management precum i etapele necesare
pentru realizarea/implementarea cu succes a unei astfel de soluii informatice.
Materialul prezint principalele activiti i resurse ale unui sistem informatic
delimitnd clar nivelul de cunotine necesar uni manager de cele de specialitate
din domeniul tehnologiei informaiei.
2.2. Competenele unitii de nvare
La sfritul acestei uniti studenii vor fi capabili s:

s realizeze definirea sistemului informatic i a sistemului informaional

17

informatizat
s identifice i s descrie activitile sistemului informatic

s prezinte resursele i componentele unui sistemului informatic

Durata medie de parcurgere a primei uniti de nvare este de 2 ore.

2.3. Aspecte generale


A defini un sistem nseamn a-i preciza n mod concret regulile, procedurile,
mijloacele i metodele utilizate, a-i determina mrimile primare i derivate, conceptele i
legile care opereaz ce aceste mrimi.
Sistemul informaional al unei organizaii economice este ansamblul coerent
structurat al datelor, informaiilor, fluxurilor i circuitelor informaionale, al procedurilor i
mijloacelor de tratare a datelor i informaiilor, destinat s asigure permanent cunoaterea
mediului su specific de activitate i corectitudinea deciziilor adoptate n scopul ndeplinirii
obiectivelor stabilite.
Sistemul informatic al unei organizaii economice este acea parte a sistemului
informaional automatizat cu ajutorul mijloacelor de calcul.
Un sistem informaional informatizat utilizeaz resurse hardware (echipamente i
medii de stocare), software (programe i proceduri) i resurse umane (specialiti i utilizatori)
pentru a realiza captarea datelor de intrare, procesarea acestora n scopul generrii de date de
ieire precum i stocarea i controlul activitilor care convertesc datele n produse
informaionale (figura 2.1.).
ec Re
hi su
pa rs
m eh
en a
te rd w
i a
m re,
ed
ia

pr Re
og su
ra rs
m es
e
i of t
pr wa
Controlul performanei sistemului
oc re
ed ,
ur
i
Date de
Procesarea
Date de
intrare
datelor
ieire

Stocarea datelor, modelelor i


a bazelor de cunotine
Resurse umane: specialiti i utilizatori

Figura 2.1. Model de sistem informaional informatizat


Orice sistem informatic exist numai n cadrul unui sistem informaional care l
cuprinde i l subordoneaz funcional, utilizndu-l ca infrastructur tehnic a sa.

18

Orice sistem informaional se nate i se dezvolt n mod spontan. n opoziie, un


sistem informatic este rezultatul unei aciuni contiente ce are ca scop schimbarea sistemului
informaional sub aspect calitativ.
Existena i utilizarea unui sistem informatic implic integrarea sa n sistemul
decizional, ceea ce conduce la realizarea unui sistem informatic de management.
2.4. Activitile sistemului informatic
2.4.1. Intrrile de date
Datele despre activitile economice i alte evenimente trebuie capturate i transmise
spre procesare de ctre activitatea de introducere a datelor primare, de nregistrare i editare.
Utilizatorii nregistreaz ntr-un mod caracteristic date ntr-un anume tip de mediu
fizic, ca de exemplu un format tiprit de hrtie, sau introduc datele ntr-un sistem
computerizat. Acesta din urm, include de obicei o varietate de activiti de editare pentru a
asigura corectitudinea nregistrrii datelor. O dat introduse, datele pot fi transferate i stocate
pe un mediu adecvat sistemului informatic pn cnd este necesar procesarea lor.
Exemplu
Datele despre vnzri pot fi nregistrate pe documente surs, cum este cazul
facturilor.
Pe de alt parte, datele relative la vnzri pot fi nregistrate de ageni utiliznd
tastatura, dispozitive portabile (PDA - Personal Digital Assistant) sau dispozitive
de scanare optice a codurilor de bare. Metode ca scanrile optice i formularele
electronice (bazate pe meniuri) ajut utilizatorul att privitor la viteza ct i la
corectitudinii introducerii datelor ntr-un sistem informatic.
2.4.2. Date i informaii
Datele sunt prelucrate de ctre activiti cum ar fi calculul, sortarea, clasificarea etc.
Aceste tipuri de activiti organizeaz, analizeaz i prelucreaz datele, convertindu-le n
informaii pentru utilizatori. Calitatea oricrei informaii stocate ntr-un sistem informatic
trebuie meninut printr-un proces continuu de corectare i actualizare.
Exemplu
Noile date privind vnzrile sunt adugate datelor existente, sunt comparate cu
alte vnzri, sunt sortate pe agent sau client, clasificate n funcie de produs sau
serviciu i /sau valoare i sunt sintetizate pentru a fi oferite managerilor.
2.4.3. Ieiri ale sistemelor informatice
Informaia este transmis utilizatorului sub diverse forme prin activitatea de ieire.
Scopul unui sistem informaional este producerea celor mai potrivite produse informaionale
pentru utilizatori.

19

Exemplu
Ieirile se pot materializa sub forma documentelor tiprite, sub form de rapoarte,
formulare, liste grafice etc. dar i cele sub forma nregistrrilor audio / video.
2.4.4. Stocarea datelor, modele i baze de cunotine
Stocarea este o component de baz a sistemelor informaionale, fiind activitatea n
care datele i informaiile sunt reinute ntr-o form organizat pentru o utilizare ulterioar.
Stocarea datelor poate fi realizat n diverse moduri. Uzual, n cadrul sistemelor
informatice, organizarea stocrii se bazeaz pe (figura 2.2):
- cmpuri
- nregistrri (articole)
- fiiere
- baze de date
Un cmp este o grupare de caractere care reprezint caracteristica unei persoane, loc,
lucru sau eveniment.
O nregistrare (articol) este o colecie de cmpuri nrudite (interdependente).
Un fiier este o colecie de articole, de obicei de acelai fel.
O baz de date este o colecie integrat a unor articole sau fiiere.
Exemplu

Figura 2.2. Organizarea unui proces de stocare


Datele i informaiile sunt resursele vitale ale organizaiei i sunt stocate n sistemele
informatice sub urmtoarele forme:
- Baze de date care rein datele prelucrate i organizate
Exemplu
Datele despre vnzri sunt acumulate i stocate n baze de date ale vnzrilor
pentru o prelucrare ulterioar. n baza datelor stocate n bazele de date produc
20

sunt generate la diferite intervale de timp (zilnic, sptmnal, lunar etc.) rapoarte
de analiz a vnzrilor pentru management.
Realizai organizarea unui proces de stocare pentru activitatea de vnzri dintr-o
companie.
- Bazele de modele care stocheaz modelele conceptuale matematice i logice care
exprim diverse relaii de afaceri ct i subprogramele de calcul i tehnicile analitice.
Bazele de modele stau la baza sistemelor pentru suport decizional care, utiliznd
modele decizionale, sprijin managerul n luarea deciziilor.
- Baze de cunotine care stocheaz cunotinele n diverse forme cum ar fi fapte i
reguli de deducere ale unor subiecte variate.
Sistemele de suport decizional se bazeaz pe modele de baz pentru regulile
decizionale i tehnicile analitice care sprijin managerii n luarea deciziilor.
Sistemele expert utilizeaz bazele de cunotine pentru a dezvolta deducii despre
subiecte specifice i sugereaz utilizatorilor sfaturi privind rezolvarea problemelor.
S ne reamintim...
Sistemul informaional al unei organizaii economice este ansamblul coerent
structurat al datelor, informaiilor, fluxurilor i circuitelor informaionale, al
procedurilor i mijloacelor de tratare a datelor i informaiilor, destinat s asigure
permanent cunoaterea mediului su specific de activitate i corectitudinea deciziilor
adoptate n scopul ndeplinirii obiectivelor stabilite.
Sistemul informatic al unei organizaii economice este acea parte a sistemului
informaional automatizat cu ajutorul mijloacelor de calcul.
2.5. Resursele sistemului informaional informatizat
Un sistem informaional informatizat include cteva resurse majore:
- resurse hardware
- resurse software
- oameni
- date
2.5.1. Resurse hardware
Resursele hardware cuprind toate echipamentele fizice i materiale utilizate pentru
toate activitile sistemului informatic. n cadrul acestei categorii se includ calculatoarele ct
i suporturile media (toate obiectele pe care se pot nregistra date: hrtie, dispozitive de
stocare magnetice, optice, electronice etc.). Tot n cadrul acestei grupe sunt incluse i
echipamentele din cadrul reelelor de comunicaii precum i infrastructura cablat sau radio.

21

Exist multe i variate definiii ale unui calculator. Acestea accentueaz fie funciile fie
dispozitivele din componena acestuia, fie amndou.
Din punct de vedere lexical, dou posibile definiii ale calculatorului sunt:
- Ansamblu de sisteme mecanice, electromagnetice i electronice destinat prelucrrii
informaiei (Dicionar de neologisme);
- Mijloc de calcul automat care permite efectuarea de operaii aritmetice dup un
program prestabilit (Marele dicionar de neologisme).
n general, un calculator (computer n limba englez, ordinateur n limba francez)
este un sistem fizic care prelucreaz datele introduse ntr-o form prestabilit i furnizeaz
rezultate fie ntr-o form accesibil utilizatorului, fie ca semnale destinate acionrii altor
echipamente.
Dei majoritatea funciilor unui calculator sunt efectuate de ctre un microprocesor,
termenul de calculator se utilizeaz pentru descrierea tuturor echipamentelor care
funcioneaz mpreun pentru a prelucra date.
Enumerai i precizai utilitatea a trei componente din structura unei reele de
calculatoare.

2.5.2. Resurse software


n cadrul acestui concept sunt incluse toate seturile de instruciuni de procesare a
informaiilor (denumite programe) precum i procedurile de prelucrare. Acestea din urm sunt
n fapt un set de instruciuni de procesare a informaiei necesare utilizatorilor.
Exemple de resurse software:
- software de sistem sau sisteme de operare, include acele programe care conduc,
gestioneaz i susin resursele i operaiile calculatorului. Software-ul de sistem servete ca o
interfa ntre hardware-ul calculatorului i programele utilizatorului (figura 2.3).

Figura 2.3. Tipuri de software i gradul de interaciune cu utilizatorul

22

- software aplicativ sau aplicaii, reprezentat de programele care conduc procesarea


pentru o utilizare particular de ctre utilizatori.
- procedurile care sunt instruciuni de operare pentru utilizatorii umani ai sistemului
informatic. Tot aici se include i documentaia care conine instruciunile de utilizare ale
diverselor produse software. De exemplu, sunt proceduri modul cum se completeaz anumite
formulare iar documentaie modul cum se utilizeaz anumite programe.
Prezeni cel puin o aplicaie cunoscut specific fiecrui tip de resurs software

2.5.3. Resurse umane


n cadrul acestei categorii sunt inclui:
-

specialiti: sunt persoane care dezvolt i conduc sistemele informatice. Ei


includ analitii de sistem, programatorii, operatorii i alt personal
managerial, tehnicieni.
o Analitii de sistem proiecteaz sistemele informatice pe baza cererilor
de informaie ale utilizatorilor;
o Programatorii dezvolt programe (de calculator) bazate pe
specificaiile analitilor de sistem;
o Operatorii deservesc sistemele computerizate mari;
Utilizatorii (end-user, utilizator final etc.) sunt persoanele care utilizeaz
efectiv sistemul informatic sau informaiile pe care acesta le produce (de
exemplu contabili, ageni de vnzri, ingineri, clieni manageri etc.).

2.5.4. Resursele de date


Datele sunt resurse valoroase ale organizaiei, reprezentate prin datele i informaiile
stocate n baze de date, baze de modele i de cunotine.
Datele i informaiile pot fi stocate sub diferite forme:
- date alfanumerice
- date text
- imagini
- nregistrri audio / video
- date senzoriale (rezultate din msurtori fizice provenite de la o varietate de
senzori utilizai n controlul proceselor fizice).

23

S ne reamintim...
Un sistem informaional informatizat include cteva resurse majore:
- resurse hardware
- resurse software
- oameni
- date
2.6. Obiectivele sistemelor informatice
Utilizarea de sistemelor informatice se impune cel puin atunci cnd este necesar:
1. conducerea complet a unei organizaii economice printr-un sistem informatic, acolo
unde volumul i complexitatea activitii sunt deosebite, iar n funcionare este
necesar maxim siguran (centrale atomoelectrice, mari combinate chimice,
conducerea traficului aerian pe marile aeroporturi etc.);
2. mbuntirea i optimizarea activitii n comparaie cu situaia n care se utilizeaz
metode manuale de tratare a informaiilor, deci cnd sistemul informaional nu include
un sector semnificativ de sistem informatic;
3. adugarea unor noi caliti funciunilor unei organizaii economice, cerute de
dezvoltarea acesteia, caliti ce nu pot fi obinute dect cu ajutorul sistemelor
informatice (caliti impuse de un flux informaional considerabil i de necesitatea
unei operativiti deosebite n culegerea, prelucrarea i transmiterea informaiilor) (de
exemplu, gestiunea stocurilor n reele de baze de aprovizionare cu operativitate
zilnic).
2.7. Msurarea obiectivelor sistemelor informatice
Oportunitatea, utilitatea, calitatea .a.m.d. a unui sistem informatic se pot pune n
eviden prin msurarea mrimilor funciilor i atributelor sistemelor informatice la diferite
momente (nainte, pe parcursul sau ulterior) ale introducerii sau mbuntirii unui (nou)
sistem informatic:
- pentru primul i al treilea obiectiv msurarea se poate face determinnd pe baz
de studiu costul elaborrii, introducerii i exploatrii sistemului informatic. Se
iau n considerare mai multe variante i se ine seama c msurarea se exprim
prin elemente msurabile i prin elemente calitative;
- pentru al doilea obiectiv msurarea se realizeaz pe baza tehnicilor i metodelor
de simulare, elementele calitative fiind preponderente. i aceste mrimi pot fi
evaluate n bani.
Cea mai bun msurare - de altfel cea ctre care converg toate celelalte - este
comparaia ntre valoarea rezultatelor sau performanelor organizaiei economice nainte de

24

introducerea sau mbuntirea sistemului informatic i valoarea rezultatelor sau


performanelor ulterioare acestui moment.
2.8. Durata de via a unui sistem informatic
Durata de via a unui sistem informatic este strns dependent de durata de via a
mijloacelor tehnice ce-i intr n componen cu luarea n consideraie i a uzurii morale att a
prii hardware, ct i a celei software.
Deoarece organizaia economic are o evoluie continu, ceea ce se reflect i n
dinamica sistemului informatic, durata de via a acestuia din urm este dependent i de
capacitatea sa, stabilit fizic la un moment dat, de a face fa solicitrilor i cerinelor, foarte
probabil tot mai mari i mai complexe. O concepie modular a sistemului informatic permite
dezvoltarea (creterea) sa periodic, fr a se face neaprat modificri de structur sau salturi
de calitate privind prile de hardware sau software. Experiena arat ns c astfel de salturi
se impun cu o oarecare frecven.
Pentru a putea decide dac i cnd este necesar mbuntirea sau nlocuirea, trebuie
evaluate att componentele sistemului informatic, ct i acesta n ntregul su. Pentru
evaluarea anumitor performane se pot folosi programe specializate n acest sens.
Fiabilitatea sistemului informatic, n ntreg i/sau pe pri ale sale, este o performan
foarte important.
2.9. Componentele unui sistem informatic
Orice sistem informatic trebuie s fie ataat intim tuturor funciunilor organizaiei
economice pe care o deservete. Cum orice organizaie economic poate fi descompus
structural n sectoare de activitate sau funcional n funciuni cu activiti diferite, rezult c i
sistemul informatic ataat se poate descompune n subsisteme, cte unul ataat fiecrui sector
de activitate sau fiecrei funciuni.
Pentru o ntreprindere cu activitate n domeniul industrial, sistemul informatic poate
avea urmtoarele pri componente sau subsisteme:
1.
Analiz tehnico-economic
2.
Concepie, proiectare, modernizare, dezvoltare
3.
Pregtire fabricaie
4.
Programare, lansare i urmrire producie
5.
Comercial, aprovizionare, desfacere, control stocuri
6.
Personal i salarizare
7.
Financiar-contabil
Se recomand informatizarea cu prioritate a acelor subsisteme a cror punere n
funciune asigur efectele economice cele mai importante (exemple: gestiunea stocurilor,
optimizarea ncrcrii capacitilor de producie, analiza tehnico-economic).

25

Exemplu
Informatizarea subsistemului "personal-salarizare" nu este neaprat prioritar,
dei se poate realiza destul de uor i de repede.
Activitatea de informatizarea poate ncepe cu acest subsistem, deoarece
abordarea cu succes i la nceput poate deveni un argument pentru extinderea
sistemului informatic i la celelalte compartimente i o dovad a capacitii
colectivului care realizeaz lucrarea.
Subsistemul "financiar-contabil" trebuie informatizat pentru a fi n pas cu
organismele financiar bancare i cu ceilali parteneri de afaceri, precum i pentru
a putea genera n timp real informaiile necesare managerilor.
Informatizarea poate fi fcut gradual, dar trebuie tins ctre informatizarea tuturor
subsistemelor. Lipsa de echilibru sau lipsa unui obiectiv clar i a unei planificri corecte
pentru atingerea lui dezavantajeaz accesul rapid al managerilor la informaiile necesare,
simultan cu cheltuieli nejustificate n informatizarea exagerat (n raport cu media i cu
necesitile de ansamblul) a unor subsisteme.
2.10. Sisteme informatice integrate
Subsistemele unui sistem informatic, dei sunt structurate i corelate n cadrul
sistemului, au o interdependen relativ. Activitatea de unificare a acestora se numete
proces de integrare, rezultatul fiind sistemele informatice integrate.
Procesul de integrare se poate realiza n trei moduri:
a) integrare pe vertical, intra-funciuni sau intra-subsistem; se realizeaz amonte de
calculator, prin nregistrarea pe suport o singur dat a informaiei la locul i n momentul n
care aceasta apare, sub forma unui lan de tratare logic ntre culegerea, controlul i prelucrarea
datelor;
b) integrare pe orizontal, inter-funciuni sau inter-subsistem; se realizeaz la nivelul
calculatorului, prin interdependena dintre diferitele subsisteme i aplicaii sub forma unor
baze de date;
c) integrare supra-planuri; se realizeaz prin optimizarea relaiilor dintre om i
echipament, n sensul repartizrii ctre om i ctre main a sarcinilor lor complementare n
funcie de posibilitile lor specifice.

26

Rezumat
Definirea activitilor sistemelor informatice permite stabilirea clar a domeniului de
aciune precum i modul n care managementul poate utiliza respectiv gradul de
implicare n dezvoltarea de astfel de sisteme.
Cunoaterea resurselor sistemelor informatice ajut n stabilirea clar n stabilirea
obiectivelor SIM i n acest fel la msurarea performanelor sistemului pe ntreaga
durat a ciclului de via.
Competenele dobndite n utilizarea ct i n managementul unor astfel de sisteme
sunt necesare pentru exploatarea sistemelor integrate pentru managementul tuturor
activitilor dintr-o unitate economic.
Test de autoevaluare a cunotinelor
1. Precizai activitile sistemelor informatice
2. Enumerai Resursele sistemului informaional informatizat.
3. Enumerai Resurse umane care sunt implicate i atribuiile acestora n cadrul
conceperii i exploatrii SIM.
4. Realizai o diagram a unui sistem informatic pentru o unitate economic din
domeniul produciei

Rspunsuri
1 - (2.4), 2 - (2.5), 3 - (2.5.3), 4 - (2.9)

27

Unitatea de nvare 3. Sisteme pentru procesarea tranzaciilor

Cuprins
3.1. Introducere .....................................................................................................28
3.2. Competene.....................................................................................................29
3.3. Caracteristicile sistemelor pentru procesarea tranzaciilor ...............................30
3.4. Activitile sistemelor de procesare a tranzaciilor...........................................30
3.5. Metode de procesare a tranzaciilor.................................................................31
3.6. Obiectivele sistemelor pentru procesarea tranzaciilor.....................................32
3.7. Avantaje competitive ......................................................................................33
3.8. Aplicaii ale procesrii tranzaciilor.................................................................33
3.8.1. Prelucrarea comenzilor .........................................................................34
3.8.2. Facturare ..............................................................................................34
3.8.3. Controlul stocurilor ..............................................................................35
3.8.4. Aprovizionarea.....................................................................................35
3.8.5. Recepia ...............................................................................................35
3.8.6. Livrarea................................................................................................36
3.8.7. Contabilitate.........................................................................................36
3.8.9. Salarizarea............................................................................................36
3.9. Sisteme specializate de procesare a tranzaciilor..............................................37
3.10. Rezumat........................................................................................................38
3.11. Test de evaluare/autoevaluare .......................................................................38
3.1. Introducere
Orice organizaie const din oameni care urmresc mpreun un grup
comun de obiective. Majoritatea organizaiilor produc bunuri i/sau servicii. Acest
proces necesit interaciuni cu clienii, furnizorii, angajaii, ageniile statului i alte
grupuri. Aceste interaciuni genereaz tranzacii.
Sistemul pentru procesarea tranzaciilor (SPT sau TPS) reprezint
elementul central al majoritii afacerilor deoarece monitorizeaz, genereaz i
stocheaz datele privind tranzaciile organizaiei. n vederea procesrii
tranzaciilor, majoritatea SPT cuprind toate componentele sistemelor informatice,
respectiv oamenii, procedurile, software-ul, hardware-ul, telecomunicaiile i
bazele de date. Totodat, pentru majoritatea afacerilor, SPT sunt implicate n
activitile lor zilnice, ajutnd compania s adauge valoare bunurilor i/sau
serviciilor oferite.

28

Deoarece SPT adesea efectueaz activiti n care este implicat clientul, ca


de exemplu preluarea comenzilor sau facturarea, aceste sisteme adaug valoare i
clienilor. SPT adreseaz n principal problemele de rutin, repetitive specifice
nivelelor inferioare ale piramidei manageriale fiind o valoroas surs de intrare
pentru celelalte sisteme informaionale ale organizaiei.
3.2. Competenele unitii de nvare
La sfritul acestei uniti studenii vor fi capabili s:

s identifice intrrile i ieirile unui sistem de procesare a tranzaciilor-SPT

s defineasc activitile SPT.

s evidenieze diferenele dintre metodele de procesare a tranzaciilor


s stabileasc obiectivele SPT
s identifice i s descrie aplicaiile specifice SPT

Durata medie de parcurgere a primei uniti de nvare este de 2 ore.

3.3. Caracteristicile sistemelor pentru procesarea tranzaciilor


O tranzacie este orice schimb de valori sau de bunuri care afecteaz ntr-un fel sau
altul organizaia, ca de exemplu plata angajailor, expedierea facturilor sau completarea
formularelor privind contabilitatea.
Indiferent de natura lor, un SPT preia intrrile, le proceseaz, le stocheaz n fiiere
i/sau baze de date i genereaz documente i rapoarte (figura 3.1.).

Figura 3.1. Sistem de procesare a tranzaciilor


29

Caracteristicile comune ale acestor sisteme includ:


capacitatea editrii datelor pentru a asigura acurateea i actualitatea lor;

necesitatea existenei auditului datelor i proceselor;


existena unor sisteme de siguran i securitate a datelor;

existena unui mare numr de utilizatori ai sistemului;

posibilitatea unui impact negativ major asupra organizaiei dac sistemul i


ntrerupe funcionarea sau funcioneaz incorect.

3.4. Activitile sistemelor de procesare a tranzaciilor


Pe lng caracteristicile comune prezentate, sistemele pentru procesarea tranzaciilor
includ i alte activiti precum sunt colectarea, manipularea i stocarea datelor i producerea
documentelor.
Colectarea datelor este procesul de culegere i capturare a datelor necesare efecturii
uneia sau mai multor tranzacii. Acest proces poate fi efectuat manual (ca de exemplu
introducerea n calculator a comenzilor scrise de mn sau a modificrilor de inventar) sau
automat cu ajutorul scanner-elor, dispozitivelor optice pentru coduri de bare sau alte
terminale. Introducerea prelurii automate a condus nu numai la creterea vitezei de preluare
i mbuntirea fiabilitii, dar i la posibilitatea efecturii de activiti complementare.
Exemple
Preluarea datelor despre produse cu ajutorul codurilor de bare permite att
generarea automat a facturii sau chitanei, dar i urmrirea nivelului stocurilor i
eventual generarea notelor privind refacerea acestuia.
Realizai o comparaie ntre traseul unei facturi fiscale n variant clasic i cea
care utilizeaz un sistem informatizat.

Manipularea datelor este procesul prin intermediul cruia datele sunt supuse
diverselor calcule sau transformri n funcie de specificul tranzaciei. Manipularea datelor
poate include clasificri, sortri, duplicri, efectuarea de calcule, extragerea de sinteze,
precum i stocarea acestora n alte fiiere sau baze de date n vederea altor prelucrri.
Stocarea datelor implic plasarea datelor i informaiei n una sau mai multe baze de
date, de unde acestea pot fi ulterior preluate i prelucrate. Sistemele pentru procesarea
tranzaciilor sunt cele care ofer "materia prim" celorlalte sisteme informaionale cum sunt
sistemele informaionale pentru management i sistemele pentru suport decizional.
Generarea documentelor este activitatea prin care datele sunt fie tiprite pe
documente de hrtie (copii hard), fie afiate la terminalele video (copii soft). Aceast

30

activitate se refer att la afiarea datelor brute ca de exemplu datele preluate ntr-un anumit
interval de timp, fie la rapoarte de sintez ca de exemplu cele privind situaia stocurilor.
Exemple
"Fluturaii" de salarizare sunt copii hard, n timp ce o situaie privind stocul de
materiale afiat pe video-terminal este o copie soft.
3.5. Metode de procesare a tranzaciilor
Iniial, sistemele pentru procesarea tranzaciilor au utilizat doar metoda de prelucrare
n loturi (batch processing). Aceast metod consta din prelucrarea secvenial i periodic a
tranzaciilor organizate n grupuri (figura 3.2.a). De exemplu, facturile erau colectate la
sfritul unei sptmni, pregtite n vederea prelurii i apoi preluate. Aceast metod tinde
s fac loc procesrii n timp real sau procesrii on-line (figura 3.2.b), care implic
efectuarea (procesarea) tranzaciei atunci cnd ea a avut loc (de exemplu, la rezervarea unui
bilet de avion). n acest caz, toate fiierele aferente cum sunt cele privind numrul de locuri i
biletele distribuite agenilor sunt actualizate imediat pentru a reflecta situaia curent.
a. Prelucrare n loturi

b. Prelucrare online

Figura 3.2. Metode de procesare a tranzaciilor

31

O alt modalitate de procesare o reprezint cea cu intrri online dar procesare


ntrziat. n cadrul acestui sistem intrrile sunt preluate n calculator imediat cum apar, dar
procesarea lor se efectueaz mai trziu atunci cnd este necesar. Statisticile au artat c 20
pn la 40% din activitile unei organizaii pot utiliza aceast metod de prelucrare.
Exemplu
Un astfel de sistem se ntlnete frecvent n sistemele de salarizare, cnd datele
privind prezena se preiau la nceputul i sfritul schimbului, n timp ce
prelucrarea lor n vederea stabilirii salariului se efectueaz odat la ncheierea
lunii.
Identificai exemple specifice fiecrui tip de procesare a tranzaciilor.

3.6. Obiectivele sistemelor pentru procesarea tranzaciilor


Sistemele pentru procesarea tranzaciilor au evoluat continuu de la prima lor utilizare
n afaceri, la nceputul anilor 1950. De atunci, din ce n ce mai multe organizaii au introdus
astfel de sisteme, nct astzi este de neconceput desfurarea activitilor curente fr
implicarea lor. Astfel SPT sunt critice pentru asigurarea desfurrii activitilor curente,
susinnd profitabilitatea i succesul afacerilor. Importana lor devine i mai mare dac se ine
seama c SPT stau la baza celorlalte sisteme informaionale din organizaii.
Datorit motivelor menionate anterior, SPT trebuie s susin urmtoarele obiective:
s prelucreze datele generate despre i prin tranzacii. Obiectivul principal al
oricrui SPT este de a captura, procesa i stoca tranzaciile i de a produce
documentele aferente;
s menin un nalt grad de precizie, fr erori de intrare i de prelucrare. n
acest scop sunt utilizate activiti ca cele de verificare i editare manuale i/sau
automate;
s asigure integritatea datelor i informaiilor;
s produc documentele i rapoartele corespunztoare atunci cnd este necesar;
s creasc eficiena muncii, prin reducerea activitilor manuale i a implicrii
unui mare numr de personal;
s ajute la creterea i mbuntirea serviciilor oferite. De exemplu, tot mai
multe companii utilizeaz schimbul electronic de date n relaiile cu clienii i
furnizorii, eliminnd metodele comunicrii scrise sau orale.
n funcie de specificul activitilor organizaiei, unele din aceste criterii pot fi mai
importante dect altele. Indiferent ns de importana acestor criterii, este imperios necesar ca
SPT s susin obiectivele organizaiei prin reducerea costurilor, creterea productivitii,
calitii i satisfaciei consumatorilor i prin eficientizarea operaiilor.

32

3.7. Avantaje competitive


Un obiectiv comun organizaiilor l reprezint ctigarea i meninerea unui avantaj
competitiv. Un astfel de avantaj ofer companiei beneficii pe termen lung. De aceea atunci
cnd este dezvoltat un nou SPT trebuie avut n vedere cum va influena acesta beneficiile att
cantitativ ct i ca perioad n timp. n general, companiile utilizeaz SPT pentru a obine
avantaje competitive prin:
calitatea superioar i produse mbuntite;

servicii superioare concurenei;


colectarea superioar a informaiei;

mbuntirea planificrii i previzionrii.

Selectarea i dezvoltarea unui SPT trebuie fcut n strns legtur cu obiectivele


organizaiei prin balansarea costurilor, controlului i complexitii, astfel nct sistemul s
ofere avantaje competitive. Spre exemplu, un sistem complet automat de rezervare a locurilor
ntr-un hotel poate conduce la nregistrri eronate sau pariale a datelor, n timp ce un sistem
care utilizeaz un sistem semi-automat n care sunt implicai i ageni specializai, dei mai
lent i posibil mai scump, poate oferi ns date de calitate mai ridicat i servicii mbuntite.
3.8. Aplicaii ale procesrii tranzaciilor
Exist deja n funciune un mare numr de sisteme de procesare a tranzaciilor care
efectueaz activiti foarte diverse. n ciuda ns a varietilor i numrului aplicaiilor,
majoritatea SPT utilizeaz componentele descrise n figura 3.3.

Figura 3.3. Componentele unui sistem de procesare a tranzaciilor


n general, se utilizeaz dou categorii de fiiere, fiierele master i fiierele de
tranzacii. Fiierele master sunt fiierele permanente stocate pe un dispozitiv de memorare.
Fiierele de tranzacii sunt fiiere care conin date curente ce vor afecta fiierele master.

33

Exemplu
Fiierul cu angajai este un fiier master n timp ce fiierul care conine numrul
de ore lucrate de ctre angajai ntr-o sptmn este un fiier de tranzacii
SPT sunt utilizate frecvent n prelucrarea comenzilor, facturri, control al stocurilor,
contabilitate, achiziii i recepionri de produse, transport i livrare, pli i salarii, etc.
3.8.1. Prelucrarea comenzilor
Prelucrarea comenzilor este una din primele aplicaii ale SPT. Aceast activitate
implic colectarea i adunarea comenzilor de la consumatori i clieni, fie telefonic, fie prin
pot sau direct de la calculatorul acestora din urm (figura 3.4). Odat comenzile preluate
sunt iniiate programe de facturare, stocuri i conturi active. Principalele ieiri ale sistemelor
de preluare a comenzilor sunt facturile ctre clieni, avize, borderouri i alte documente. O
parte important a acestor sisteme o poate reprezenta schimbul electronic de date. Cu acesta,
clienii i pot plasa comenzile i ordinele direct n sistem. De asemenea, furnizorii sau terii
pot fi conectai direct n sistem conducnd la utilizarea din ce n ce mai redus a suporturilor
hard (de exemplu a hrtiei).

Figura 3.4. Sistem de prelucrare a comenzilor


3.8.2. Facturare
Facturile, notele de plat sau alte instrumente din aceeai categorie sunt expediate
clienilor cu ajutorul aplicaiilor pentru facturri. Multe astfel de programe calculeaz automat
reducerile, taxele, impozitele, etc. Deoarece sistemele de facturri conin informaii despre
clieni i stocuri, multe astfel de aplicaii necesit doar informaii asupra comenzilor i pentru
identificarea clienilor, ca apoi ele s efectueze toate celelalte operaii.

34

3.8.3. Controlul stocurilor


Sistemele pentru controlul stocurilor se regsesc ntre sistemele de prelucrare a
comenzilor i cele de facturare (figura 3.5). Aceste sisteme produc o serie de rapoarte i
documente cum sunt: listele de colectare, scrisorile de nsoire i rapoartele privind stocurile.

Figura 3.5. Exemplu de aplicaie pentru controlul stocurilor


3.8.4. Aprovizionarea
Departamentul aprovizionare din organizaii cuprinde personalul responsabil cu toate
activitile legate de achiziii de materiale i bunuri. Aplicaiile de aprovizionare permit
efectuarea cumprturilor rapid i eficient innd cont de practicile, politicile i procedurile
specifice fiecrei organizaii. Aceste aplicaii faciliteaz procesul de achiziie prin stocarea
unor vaste cantiti de date privind furnizorii de bunuri i servicii. Tehnologii precum
Internet-ul i reelele publice de calculatoare permit compararea produselor i serviciilor
listate n "cataloage electronice" i largi baze de date. Odat selectat furnizorul i bunurile
i/sau serviciile dorite, calculatoarele furnizorului pot fi conectate automat cu calculatoarele
cumprtorului i comenzile transmise prin schimbul electronic de date.
3.8.5. Recepia
n mod similar ca pentru aprovizionare, multe organizaii dein departamente
specializate n recepia materialelor, echipamentelor i a altor bunuri. Acesta este responsabil
de preluarea fizic a acestora, inspecia lor i distribuirea ctre departamentele care au nevoie
de ele. n plus, recepia atenioneaz aprovizionarea asupra momentului n care bunurile
comandate au sosit n organizaie. O sarcin important a acestui departament este verificarea

35

calitii prin inspecie. De obicei inspecia se efectueaz prin eantionare aleatoare, deoarece
inspecia ntregului lot poate fi mult prea costisitoare. n funcie de rezultatele inspeciei, lotul
este respins, se extrage un alt eantion pentru inspecie sau se accept ntregul lot.
3.8.6. Livrarea
Aplicaiile privind livrrile coordoneaz fluxul de produse i bunuri dinspre
organizaie ctre clieni. Acest departament are sarcina ambalrii i livrrii ctre clieni,
furnizori sau intermediari. Sistemele de livrare ajut att la efectuarea inspeciilor finale, dar
i la urmrirea produselor i bunurilor de-a lungul traseului acestora ctre destinatari. Astfel,
aceste sisteme pot comanda roboi care s efectueze mpachetarea i ncrcarea n vederea
transportului sau pot permite clienilor s cunoasc exact unde se afl bunul ateptat i cnd l
vor primi.
Utiliznd o schematizare similar celei din figura 3.5, realizai o diagram pentru
exemplificarea aciunilor departamentelor aprovizionare, recepie i livrare

3.8.7. Contabilitate
Aplicaiile de contabilitate sunt destinate automatizrii activitilor financiar-contabile,
elaborrii bilanurilor i declaraiilor de venituri i cheltuieli. Acestea sunt utilizate n
determinarea profitabilitii organizaiei, analizelor privind tendinele i urmririi costurilor.
Pe lng acestea, exist aplicaii specifice conturilor de ncasri i pli. Astfel, conturile cu
ncasrile monitorizeaz vnzrile, ajut la mbuntirea fluxului de numerar prin reducerea
timpului de efectuare a ncasrilor de la clieni i contribuie continuu la urmrirea
profitabilitii. Aceste sisteme pot identifica creditele proaste i s ajute la minimizarea
pierderilor datorate plilor nencasate. Aplicaiile privind plile i gestionarea conturilor
aferente controleaz i monitorizeaz fluxurile de fonduri care ies din organizaie ctre
furnizori sau alii. Majoritatea acestor aplicaii au scopul de a exercita control asupra
achiziiilor, de a mbunti fluxul de numerar, de a crete profitabilitatea i a gestiona mai
bine pasivele. Documentele specifice sunt jurnalele de pli.
3.8.8. Salarizarea
Salarizarea a fost ca i contabilitatea una din primele activiti informatizate.
Programele de salarizare actuale pot prelua on-line date privind numrul de ore lucrate,
producia realizat de fiecare angajat, timpul suplimentar de lucru, perioadele de vacan, etc.
i efectua legturi electronice, prin sistemul de schimb electronic de date, cu conturile
angajailor pentru a le depune veniturile direct n acestea. Ca multe alte SPT, i programele de
salarizare interacioneaz puternic cu alte aplicaii SPT din organizaie.

36

3.9. Sisteme specializate de procesare a tranzaciilor


Multe companii utilizeaz sisteme specializate pentru procesarea tranzaciilor. Aceste
sisteme realizeaz pe lng capturarea datelor necesare i procesarea i stocarea lor primar i
urmtoarele activiti:
- suport sofisticat n procesul decizional n care sunt implicai utilizatorii;
- generarea de rapoarte personalizate;
- interfaa cu alte sisteme informaionale.
Astzi exist astfel de sisteme n industria bancar i de investiii, n industria liniilor
aeriene, n distribuirea de bunuri, n vnzrile cu amnuntul, n sectorul sntii sau a
utilitilor publice.
Exemplu
Majoritatea instituiilor financiare utilizeaz instrumente moderne de plat cum
sunt crile de debit / credit i cecurile. Bancomatele (ATM - Automatic Teller
Machines) permit efectuarea automat a unei largi varieti de tranzacii cum
sunt depuneri, extrageri i transferuri ntre diverse conturi, mpreun cu multe
alte servicii suplimentare.
Companiile specializate n investiii financiare utilizeaz sisteme sofisticate care
actualizeaz preurile aciunilor i obligaiunilor aa cum rezult ele n urma activitilor
bursiere. Ele ofer totodat clienilor lor rapoarte privind preurile, evoluia lor, deintorii,
dividendele sau dobnda aferent, ct i evalueaz tendinele.
n industria aerian sistemele de rezervare a biletelor de avion reprezint o aplicaie
important. Astfel, agenii sau chiar clieni au acces la aceste sisteme n vederea rezervrii de
bilete, comparrii preurilor i stabilirii traseului. n plus, automate similare bancomatelor
permit clienilor s-i procure direct biletele de avion fr s interacioneze cu un agent sau
funcionar de la ghieu. Sisteme sofisticate similare sunt utilizate i n transportul aerian de
mrfuri n vederea planificrii transporturilor, ntreinerii avioanelor i planificrii reviziilor, etc.
n domeniul vnzrilor i serviciilor, exist sisteme care monitorizeaz activiti cum
sunt cele de distribuie a bunurilor, electricitii, gazului i petrolului, etc. n plus aceste
sisteme stabilesc traseele optime n vederea livrrii bunurilor de la o locaie la alta. Ele pot
stabili i cnd este momentul cel mai bun pentru livrarea bunurilor i serviciilor.
SPT sunt utilizate la vnzarea cu amnuntul, n magazine specializate, supermagazine
sau chiar n restaurante, aceste sisteme captnd toate informaiile legate de vnzri. De
exemplu, SPT permit managerilor s cunoasc exact starea stocurilor i efectul unor reduceri
de preuri. Astfel ei pot lua msuri imediate n vederea mbuntirii vnzrilor i creterii
veniturilor. n plus, rapoartele care le sunt furnizate pot ajuta la stabilirea tendinelor, pieei
int sau mbuntirii serviciilor.

37

S ne reamintim...
Sistemele de procesare a tranzaciilor utilizeaz fiiere master i fiiere de
tranzacii genernd rapoarte.
Sistemele de procesare a tranzaciilor sunt utilizate frecvent n prelucrarea
comenzilor, facturri, control al stocurilor, contabilitate, achiziii i recepionri
de produse, transport i livrare, pli i salarii, etc.
Rezumat
Sistemele de procesare a tranzaciilor desfoar i activiti mai complexe dect
simpla manipulare a tranzaciilor afacerilor. Structurate corespunztor, SPT pot
ajuta tranzacia n sine i stabili datele colectate pentru fiecare tranzacie. Atunci
cnd sunt integrate altor sisteme ale organizaiei, acestea pot semnala
evenimente care necesit decizii i aciuni specializate. Ele reprezint totodat o
surs important de date utilizate n analize i procese decizionale. i nu n
ultimul rnd, prin rapoartele generate, SPT contribuie la buna desfurare a
activitilor zilnice ale organizaiei.
Test de autoevaluare a cunotinelor
1. Definii caracteristicile i activitile sistemelor de procesare a tranzaciilor
2. Descriei diferenele dintre diferitele metode de procesare a tranzaciilor
3. Care sunt obiectivele sistemelor pentru procesarea tranzaciilor ?
4. Prezentai minim trei activiti care utilizeaz un sistem de procesare a
tranzaciilor
Rspunsuri
1. - (3.3, 3.4), 2. - (3.5), 3. (3.6), 4. - (3.8)

38

Unitatea de nvare 4. Sisteme birotice

Cuprins
4.1. Introducere .....................................................................................................39
4.2. Competene.....................................................................................................39
4.3. Conceptul de birotic ......................................................................................40
4.4. Funciile generale ale unui sistem informatic de birou.....................................42
4.5. Definirea i structura unui sistem informatic de birou .....................................46
4.6. Administrarea documentelor ...........................................................................51
4.6.1. Elementele i structura unui sistem de administrare a documentelor .....52
4.6.2. Implementarea unui sistem de administrare a documentelor..................53
4.7. Rezumat .........................................................................................................57
4.8. Test de evaluare/autoevaluare .........................................................................57
4.1. Introducere
Dezvoltarea informaticii, n general, i a noilor tehnologii de prelucrare a
informaiei, n special, au fcut ca munca, n coninutul i natura sa, s se schimbe
i s evolueze. Creterea ponderii activitilor cu coninut informaional i de birou
n raport cu activitile tehnic-industriale produc n societile puternic
informatizate, reducerea diferenelor dintre munca fizic i cea intelectual, n
favoarea celei din urm. Astfel, prin introducerea echipamentelor automate n
uzine (ceea ce constituie esena Roboticii) i a sistemelor electronice i informatice
de birou (ceea ce definete esena Biroticii) muncitorul devine operator al
sistemelor automate de producie, aa cum funcionarul devine utilizator al
sistemelor informatice de birou prin accesul direct la utilizarea calculatoarelor
personale i a mijloacelor moderne de comunicare i telecomunicaii.
Exist mai multe opinii cu privire la sistemele birotice. Iniial acestea erau
percepute ca mijloace de cretere a productivitii funcionarilor i secretariatelor.
Noua abordare percepe aceste sisteme ca mijloace suport nu numai pentru
funcionari i secretariat ci i pentru manageri i tehnicieni.
4.2. Competenele unitii de nvare
La sfritul acestei uniti studenii vor fi capabili s:

s defineasc conceptul de birotic


s identifice funciile generale ale unui sistem informatic de birou
s prezinte definirea i structura unui sistem informatic de birou
s evidenieze elementele i structura unui sistem de administrare a

39

documentelor
s stabileasc etapele necesare pentru implementarea unui sistem de
administrare a documentelor

Durata medie de parcurgere a primei uniti de nvare este de 2 ore.

4.3. Conceptul de birotic


Definirea biroticii dei necesar nu este uoar acesta dac se ia n consideraie
volumul mare de informaii ce se vehiculeaz precum i natura lor diferit. Cu toate c are n
vedere automatizarea activitilor administrative i de birou, birotica depete cadrul tehnic
al acestor procese n care cea mai mare parte a activitii o constituie prelucrarea textelor.
Astfel, prin asocierea cu cele mai noi servicii de telecomunicaii, cu noile mijloace de stocare
i transmitere a informaiei audio-video, cu tehnicile cele mai noi de reproducere digital a
informaiei i mai ales n conjuncie cu noile echipamente hardware i software, birotica
confer noilor tehnici de prelucrare a informaiei noi valene profesionale i mai ales
economice.
Birotica a aprut din nevoia integrrii mijloacelor i tehnicilor muncii administrative i
de birou cu nevoile tehnicii de comunicaie i de prelucrare automat a datelor. Din acest
punct de vedere se poate afirma:
- Birotica este ansamblul de tehnici i mijloace tinznd spre automatizarea activitilor
de birou i n principal a prelucrrii i comunicrii textelor imaginilor i sunetelor.
- Birotica reprezint, de asemenea, i un ansamblu de tehnici pentru gestionarea
informaiei i a comunicaiilor ntre organizaii, indiferent de domeniul de activitate al
acestora.
n esen, birotica studiaz ansamblul activitilor de producere, distribuie i
exploatare a informaiei din perspectiva muncii de birou, fr ns a se substitui disciplinelor
conexe: informatica i telecomunicaiile.
Denumirea n limba romn a acestui domeniu provine, probabil, din limba francez,
care la rndul ei adapteaz denumirea original din limba englez a acestui domeniu: Office
Automation, termen ce dorea s defineasc noul domeniu al activitilor destinate
automatizrii muncii de birou. Aadar, n limba francez termenul devine Bureau
Automatique Bureautique, respectiv Birotic n limba romn.
Alte definiii pentru termenul de birotic care, la rndul lor, pot s faciliteze nelegerea
ariei de aciune sunt:
Birotic - ansamblu de tehnici de informatic ce in de activitatea administrativ,
secretariat.
40

Birotic - ramur a informatici care studiaz folosirea calculatoarelor n munca de


birou i activitile conexe acesteia.

Din aceast prezentare a etimologiei cuvntului birotic, rezult c domeniul su


principal l constituie "biroul - Office", iar obiectivul su l reprezint automatizarea acestuia
prin utilizarea tehnicii electronice i informatice de prelucrare, memorare i transmitere a
informaiei.
Pentru definirea mai exact a conceptului de birotic este necesar precizarea
particularitilor i tendinelor muncii de birou, indiferent de coninutul su economico-social.
Astfel, o prim particularitate a muncii de birou o constituie predominana proceselor
informaionale i decizionale. "Materia prim" a oricrei activiti de birou o constituie
informaia, care n urma unor procese de analiz i elaborare de variante, ofer suportul
deciziei manageriale n orice sistem economico-social.
O alt particularitate a activitii de birou o reprezint ponderea mare pe care o ocup
comunicarea de informaii i decizii, comunicarea ce poate fi att oral ct i scris.
Informatizarea muncii de birou i propune s faciliteze comunicarea, procesarea,
memorarea i arhivarea informaiei orale i scrise, cu importante efecte economico-sociale,
cum sunt:
minimizarea efortului fizic i intelectual sau diminuarea considerabil a acestora
solicitate de scrierea i transmiterea manual a informaiilor;
minimizarea efortului uman solicitat de lectura i controlul documentelor primite sau
emise;
reducerea timpului de recepie, prelucrare i transmitere a informaiei orale sau scrise
din activitatea administrativ;
creterea exactitii proceselor informaionale, a capacitii de memorare i a vitezei
de regsire a informaiei;
creterea calitii i productivitii muncii administrative;

scderea considerabil a costului informaiei i deciziei pe care acesta din urm se


fundamenteaz.
Sistemele de birotic nglobeaz astzi tehnici i echipamente destinate automatizrii
sarcinilor repetitive din munca de birou. Bazate pe calculatoare i telecomunicaii, astfel de
sisteme vizeaz cu precdere prelucrarea i comunicarea textelor, imaginilor i sunetului.
Prelucrarea textelor urmrete nlocuirea tehnicilor tradiionale de scris printr-un
ansamblu format dintr-un calculator, imprimant i un pachet de programe corespunztor
(procesor sau editor de texte). Facilitile oferite privesc introducerea i editarea textelor,
punerea n pagin, corectarea erorilor de sintax i ortografie etc.
Avantajul principal al sistemelor de prelucrare a textelor const n uurina cu care pot
fi efectuate copieri i modificri asupra documentelor iniiale.

41

Exemple
Domeniul DTP (Desktop Publishing) implic compunerea i reproducerea
electronic a documentelor de tipul cataloagelor de produse, anunurilor
publicitare, publicaii, grafic pentru mediile electronice de promovare. Un astfel
de sistem include un calculator echipat cu un monitor de nalt rezoluie, un
sistem de imprimare/tiprire profesional precum i software adecvat.
Foarte utilizat este sistemul de pot electronic sau mesagerie electronic
(Instant Messaging - IM) care permite schimbul rapid de mesaje scrise prin
intermediul reelelor de comunicaii.

Un sistem pentru automatizarea muncii de birou poate include i urmtoarele aplicaii:


mesagerie vocal (voice mail) ce nregistreaz mesajele telefonice i le stocheaz
pentru a putea fi ulterior apelate de ctre destinatari,
calendar electronic,
teleconferin (audio i video),
sistem de conversie a documentelor ntre diverse medii de stocare,
sisteme de transmisie fax etc.
S ne reamintim...
Birotic este o ramur a tehnologie informaiei care studiaz folosirea
calculatoarelor n munca de birou i activitile conexe acesteia iar obiectivul su
l reprezint automatizarea acestuia prin utilizarea tehnicii electronice i
informatice de prelucrare, memorare i transmitere a informaiei.

4.4. Funciile generale ale unui sistem informatic de birou


Activitatea de birotic se bazeaz pe exploatarea unor sisteme de echipamente, tehnici
i programe adaptate la specificul activitii de birou ale crei obiective trebuie s le ating.
Acest ansamblu de mijloace care realizeaz funciile specifice activitii de birou poart
denumirea de Sistem Informatic de Birou (SIB) sau SISTEM BIROTIC.
Pentru determinarea funciilor unui SIB trebuie fcute cteva precizri privind poziia
acestui sistem n raport cu sistemul informaional al unei organizaii.
SIB sunt parte integrant al sistemului informaional al unitii (economice, sociale
etc.) i n aceast calitate, sarcinile sale se nscriu n cadrul obiectivelor i sarcinile generale
ale ntregului sistem informaional. Astfel, deciziile i reglementrile provenite din sfera
sistemului decizional sunt prelucrate i transmise prin sistemul informaional (sistemul
informatic, sistemul birotic i sistemul propriu de comunicaii interne) tuturor
compartimentelor de execuie care formeaz, la rndul lor, sistemul operaional (sistemul de
producie, comercial, personal, cercetare-dezvoltare, financiar-contabil etc.). Informaiile

42

referitoare la modul de execuie a deciziilor precum i cele legate de starea sistemului


operaional sunt percepute de sistemul informaional, selectate, analizate, puse n form
adecvat i transmise operativ cadrelor de conducere din sistemul decizional.
Sistemul informatic realizeaz i funcia de relaii informaionale ale sistemului cu
mediul social-economic: organe financiare i bancare, alte organizaii de stat sau private,
organisme ierarhic superioare i cele subordonate (filiale i agenii), parteneri de afaceri,
clieni, acionari .a.m.d. Aceast funcie extern, de interaciune permanent cu mediul, se
bazeaz pe sistemele moderne de comunicare a informaiei (indiferent de natura acesteia) n
cadrul crora, sistemele de telecomunicaii asistate de calculator ocup locul central.
La nivel micro, birotica desvrete procesarea informaiei nceput n sistemele
informatice, pentru a o pune, n cea mai accesibil form, la dispoziia tuturor utilizatorilor de
informaie interni sau externi.
La nivel macro, birotica, n baza noilor tehnologii informatice, este poarta prin care o
parte important a informaiei externe, provenit din mediu, este perceput operativ i tratat
prin mijloace specifice sistemelor birotice i transmis selectiv utilizatorilor interni de
informaie din sistemul decizional, operaional i cu precdere sistemului informaional n
cadrul cruia un loc central l ocup sistemele informatice profesionale.
Analiznd cele dou fluxuri informaionale (unul de intrare i cellalt de ieire) se
poate constata c sistemele birotice joac un rol, din ce n ce mai accentuat, de interfa ntre:
Sistemul ntreprinderii i mediul-social economic;
Sistemul decizional i sistemul operaional;
Sistemul de telecomunicaii (extern) i sistemul informatic al ntreprinderii.
SIB devine astfel un instrument de baz al conducerii i deciziei, un instrument pentru
cunoaterea realitii, pentru fundamentarea i elaborarea deciziilor, comunicarea i urmrirea
executrii lor.
Funciile unui sistem birotic decurg att din obiectivele pe care i le propune birotica,
acela de automatizare i informatizare a activitilor de birou i administrative, ct i din
mijloacele pe care noile tehnologii informatice i le ofer n vederea realizrii obiectivelor
propuse.
Un sistem informatic de birou, indiferent de tipul concret al activitii pe care o
deservete, ndeplinete urmtoarele funcii generale:
Funcia de introducere a informaiei n sistem;
Funcia de memorare i regsire a informaiei;
Funcia de prelucrare a informaiei;
Funcia de ieire a informaiei din sistem;
Funcia de comand-control a sistemului.
ntr-o abordare cibernetic funciile generale ale sistemelor informatice de birou (SIB)
i principalele legturi dintre acestea pot fi sintetizate astfel (figura 4.1):

43

Figura 4.1 Funciile SIB


1. Funcia de introducere a datelor n sistem se realizeaz ntr-o mare varietate de
activiti, cum sunt:
Preluarea informaiei provenite din reelele de comunicaii;
Preluarea informaiei din reeaua local de date;
Introducerea manual a datelor i textelor sau nregistrarea cu echipament adecvat a
convorbirilor, imaginilor i sunetului.
Informaia odat introdus n sistem fie se prelucreaz imediat (n timp real), fie se
memoreaz (pentru prelucrri ulterioare), sau este transmis la ieire, fr a fi memorat sau
prelucrat de sistem.
2. Funcia de memorare i regsire a informaiei are un rol esenial n funcionarea
unui sistem birotic, capacitatea de stocare a informaiei i viteza de acces la date constituind
criterii fundamentale de apreciere a performanelor unui sistem informatic de birou.
3. Funcia de prelucrare este definit de activiti, operaii i procese, de tipul:
Conversia informaiei din form analogic n form digital, operaie necesar
memorrii i procesrii ei cu mijloacele tehnologiei informaiei;
Transferul informaiei de pe un tip de suport (magnetic, optic, grafic etc.) pe altul,
operaie ce poart denumirea de conversie de suport;
Copierea informaiei pe acelai tip de suport, denumit operaie de reproducere a
informaiei i documentelor;
Tratarea propriu-zis a informaiei, const n efectuarea celor mai variate operaii care
privesc, fie forma n cazul prelucrrii textelor, documentelor i imaginilor, fie
coninutul n cazul datelor;
Consultarea bazei de date informaionale;
Punerea n form a informaiei solicitate la ieire, presupune operaii diferite n raport
de natura informaiei solicitate. Astfel, n cazul prelucrrilor datelor au loc operaii
pentru obinerea de rapoarte i situaii complexe, care, vor fi transferate apoi la
dispozitivele de ieire. n cazul prelucrrii textelor, documentelor i imaginilor

44

punerea lor ntr-un anumit format este una din operaiile principale la care acestea sunt
supuse.
Cel mai adesea aceste funcii sunt subsisteme ale sistemului de administrare a
documentelor. Pn nu de mult, se considera c un document era reprezentat printr-o foaie de
hrtie, cum ar fi o scrisoare, un raport, un plan de afaceri, o factur .a.m.d. Hrtia prezint, n
general, informaii sub form de text i imagini, cu scopul de a realiza o comunicare.
Utilizarea calculatoarelor, n cele mai diverse medii de afaceri, a modificat modul n care se
realizeaz schimbul de informaii i comunicarea. Astzi, documentele sunt tot mai mult
percepute sub form electronic i conin numeroase tipuri de informaie: text, imagini, date,
foi de calcul, grafice, desene CAD, voce i secvene video. Documentele constituie suportul
pentru informaie, o conin dndu-i form i structur. Se poate afirma, n spiritul celor
menionate, c un document face ca informaia s fie inteligibil.
Un document este un instantaneu al unui set de informaii care poate:
s ncorporeze multe tipuri complexe de informaie;
s existe n mai multe locuri din reea;
s depind de alte documente pentru informaii;
s se modifice dinamic pe msur ce documentele subordonate sunt actualizate;
s aib o structur complex sau s conin tipuri complexe de date;
dac exist permisiunea n acest sens, s poat fi accesat i modificat de mai multe
persoane simultan.
Din descrierea fcut, se desprind dou caracteristici importante:
1. documentele sunt uniti structurate de informaie nregistrat, adic un
document are o structur logic de relaii ntre elemente mici de date
(paragrafe, celule, imagini) care compun documentul;
2. documentele trebuie s poat fi administrate ca uniti discrete n
sistemele informatice, adic un document trebuie s poat fi deosebit de alte
documente electronice, inclusiv de alte versiuni ale aceluiai document.
Dac iniial, prin document se nelegea un singur fiier de date, astzi
documentele compuse i cele multimedia sunt stocate n mai multe fiiere de
date i au nevoie de cteva aplicaii pentru a putea fi cel puin vizualizate.
Pentru a putea ndeplinii funciile cerute, un document electronic trebuie s ntruneasc
anumite condiii:
disponibilitate i accesibilitate documentele electronice trebuie s poat fi
identificate, s poat fi stocate n deplin siguran i s poat fi uor extrase pentru a
fi folosite;
prelucrabilitate este necesar s se poat face actualizarea documentelor electronice
i de asemenea, ele trebuie s poat fi folosite ca baz pentru alte documente;

45

precizie trebuie s se poat fac distincie ntre diversele versiuni ale unui aceluiai
document pentru a permite accesul la informaii exacte.
S ne reamintim...
Un sistem informatic de birou ndeplinete urmtoarele funcii generale:

Funcia de introducere a informaiei n sistem;

Funcia de memorare i regsire a informaiei;


Funcia de prelucrare a informaiei;

Funcia de ieire a informaiei din sistem;


Funcia de comand-control a sistemului.

4.5. Definirea i structura unui sistem informatic de birou


Sistemul informatic de birou (SIB) este un concept informatic ce semnific un
ansamblu interconectat de echipamente i programe, de mijloace hardware i software, avnd
ca obiectiv procesarea informaiei n activitatea de birou i care i exercit funciile sale n
interdependen, att cu sistemele informatice profesionale, ct i cu sistemele de
telecomunicaii, ntre care se creeaz un ansamblu de legturi funcionale (figura 4.2).
C OMP O NE NTA INF O RMA IO NAL
{ SUB SIS T E MUL DE IN F OR MA II }

C OMP O NE NTA L O GIC -S OF T W A R E { SUB SIS T E MUL DE PR O G R AME }

C OMP O NE NTA F IZIC

-H AR D WA R E -

{ SUB SIS T E MUL DE EC HIPAME N T E }

UNI TA TEA CE NTRA L


IN

OUT
UN IT I DE
IN TRA R E -IE I RE
E CHIP A M EN TE P EN TRU CO M UNI CA II
L O CA LE

LA DIS TA N

Figura 4.2. Structura SIB


Din definiia prezentat a rezultat existena a trei componente pentru explicarea
structurii i funciilor sistemului birotic, precum i organizarea i funcionarea acestuia.
Acestea sunt: echipamentele, programele i informaiile.
Acestea au roluri diferite n economia sistemului birotic, astfel, dac echipamentele
(structura hardware) constituie instrumentul fizic al activitii birotice, programele

46

(componenta software) reprezint instrumentul logic al acesteia, n timp ce baza de date ofer
obiectul supus procesrii prin intermediul mijloacelor menionate.
Componenta fizic a sistemului informatic de birou este constituit dintr-un ansamblu
de echipamente:
a) Unitatea central a sistemului de informatic este reprezentat de unitatea central a
unui calculator, care este echipat cu interfee pentru comunicaii telefonice, fax, date, audio,
video etc.
b) Unitile de intrare-ieire ale SIB conin att periferice comune ct i periferice
speciale i specializate.
Exemple
Dintre perifericele de intrare necesare unui sistem birotic se pot enumera:
Tastatura alfanumeric, ce servete att la introducerea manual a
informaiei (date, texte, desene) ct i pentru introducerea comenzilor;
Mouse-ul se utilizeaz pentru transmiterea de comenzi bazate pe meniuri
i pentru realizarea de grafic i desene;
Tabletele grafice sunt utilizate pentru realizarea desenelor artistice, a
schielor i desenelor precum i pentru digitizarea hrilor i desenelor
tehnice;
Scanner, pentru transferul n form digital a imaginilor aflate pe
suporturi de tip hrtie, film foto negativ sau diapozitiv;
Aparat telefonic i interfa telefonic pentru recepia i nregistrarea
digital a comunicaiilor analogice sau digitale, a mesajelor sonore sau a
transmisiilor de date - interfaa poart denumirea de fax-modem;
Echipament fax tradiional pentru recepionarea de mesaje fax - acesta
poate fi cuplat sau nu la unitatea central;
Interfa video-audio pentru recepionarea imaginilor i a sunetului
transmise prin reeaua local de televiziune cu circuit nchis sau pentru
recepionarea semnalului TV;
Microfonul i interfaa (placa) de sunet constituie periferice de
introducere a sunetului captat direct din mediu: dispoziii i mesaje,
comentarii i rapoarte, interviuri, conferine etc.;
Camera de luat vederi (mpreun cu interfaa de sunet) reprezint
perifericul de intrare pentru imagine i sunet nregistrate digital, direct din
realitate. Camera digital poate fi utilizat i pentru captarea digital a
imaginilor unor documente, cu o calitate mai redus dect n cazul
utilizrii scanner-ului, dar cu avantajul unei viteze de captare cu mult mai
mare. Evoluia ascendent a Internet-ului att ca rspndire ct i ca
performane a permis efectuarea de transmisii video, teleconferine,

47

utiliznd o camer video cuplat n mod adecvat la un calculator personal;

Cititoarele de CD-ROM (Compact Disk - Read Only Memory) i DVDROM (Digital Versatile Disk) au devenit printre cele mai rspndite
dispozitive periferice de intrare n birourile moderne.

Exemple
Perifericele de ieire ale unui SIB sunt:

Imprimanta,

pentru

transpunerea

pe

hrtie

datelor,

textelor,

documentelor .a.m.d.;

Plotter-ul, pentru trasarea de schie tehnice, planuri, desene de specialitate


monocrom sau color, pentru tiprirea de imagini n format mare (A0);
Interfaa fax-modem pentru transmiterea de digital a datelor;
Echipament telefax pentru transmiterea la distan a documentelor de tip
fax, tiprite, n regim imediat;
Copiator-imprimant i interfaa adecvat ctre un calculator pentru
imprimarea documentelor stocate digital;
Interfee video i audio pentru transmiterea de imagine i sunet prin reele
locale de televiziune cu circuit nchis sau prin sisteme de televiziune la
distan (broadcasting). Tot n aceast categorie sunt incluse i
dispozitivele de tip monitoare, ecrane electronice, incinte acustice precum
i alte dispozitive de afiare electronice;
Dispozitive specializate pentru consultare local a informaiilor video i
sonore prin intermediul unui pupitru de comand i a unui echipament de
afiare ("chiocuri" de informaii);

O parte din perifericele menionate precum i altele ndeplinesc un dublu rol, fiind att
uniti de intrare ct i de ieire.
Exemple
Unitile de disc magnetic (discuri fixe - Hard Disk-uri, i flexibile Floppy Disk), ce se utilizeaz pentru memorarea digital a informaiei de
orice natur: date, texte, documente, sunete i imagini. Manipularea
informaiei stocate pe aceste tipuri de uniti se face prin intermediul unor
fiiere de formate diferite n funcie de natura informaiei coninute n
aceste fiiere: procesoare de text i documente, procesoare de tabele,
programe de grafic sunet, imagine etc.;
Memoriile externe sunt echipamente folosite pentru stocarea i ulterior
restaurarea masivelor de date, indiferent de natura acesteia;

48

Unitile audio (analogice) de band magnetic i interfaa acestora sunt


echipamente electronice uzuale sau profesionale, destinate nregistrrii,
stocrii i redrii informaiei sonore sub form analogic, pe caset sau
band magnetic de tip casetofon, reportofon etc.;

Uniti video (analogice i digitale) i interfaa acestora cu sistemul


informatic sunt echipamente electronice de tip video cu ajutorul crora se
poate nregistra pe band magnetic sau alte suporturi digitale informaia
audio-vizual. n acest mod se poate prelucra i reda informaia
nregistrat, utilizndu-se n acest scop sisteme electronice de tip videorecorder.

Utiliznd exemplele pentru perifericele prezentate realizai o schematizare, n


raport cu unitatea central (PC), care s reliefeze conexiunile necesare precum i
tipul de periferic (de intrare i/sau ieiere).
c) Echipamentul pentru telecomunicaii include totalitatea dispozitivelor tehnice de
conectare, codificare, decodificare, transmitere i recepie local sau la distan, a informaiei
utilizate n activitatea de birou. Structura i funcionalitatea acestora depinde de mai muli
factori:
Echipamentul informatic de birou utilizat;
Natura informaiei prelucrate;
Tipul de comunicaii practicate (locale sau la distan);
Natura reelelor de comunicaii utilizate.
Componenta logic include subsistemul de programe ce ruleaz pe calculatoarele
organizaiei i care este necesar desfurrii activitii birotice. Software-ul pentru birotic
este alctuit din urmtoarele grupe mari de programe:
Sistemul de operare, ce poate fi unul din urmtoarele: MS-DOS, Windows, UNIX,
Linux etc.;
Programe utilitare de uz general, cel mai adesea utile pentru organizarea i
manipularea fiierelor i directoarelor, programe antivirus;
Programele din grupa accesoriilor, reprezint un set de programe folosite uzual n
munca de birou: ceas, calendar i agend, agenda de telefon i de adrese, bloc-notes,
calculator, accesorii pentru comunicaii (programe pentru gestionarea fax-urilor i a
telefoanelor), programe pentru vizualizarea imaginilor, .a.m.d.;
Procesoare de text i imagine fix, de tip document. (MS-WORD, Corel WordPerfect,
Lotus WordPro, MS-Publisher, Adobe PageMaker, QuarkExpress etc.);

49

Procesoare pentru desen i reprezentri grafice. (CorelDraw, Adobe Photoshop,


PaintShop Pro);

Software pentru prezentri. (MS-PowerPoint, Lotus Freelance Graphics, Corel


Presentation);

Procesoare de tabele (MS-Excel, Lotus 1-2-3, Corel Quatro Pro);

Programe pentru recunoaterea vorbirii (IBM Via Voice, Dragon Naturally Speaking);
Programe pentru gestionarea bazelor de date (MS Access, Lotus Approach, Corel

Paradox, MS-FoxPro, Oracle);


Programe pentru realizarea animailor (3D Studio MAX);

Programe destinate realizrii schielor i desenelor tehnice (AutoCAD, ProEngineer,


Catia);
Programe pentru prelucrarea digital video;
Pachete de programe pentru comunicaii.
Dei exist i sub form separat, o parte din programele prezentate exist i sub forma
suitelor de birou, dintre care cel mai cunoscute sunt: MS-Works, MS-Office, Open Office,
Corel WordPerfect Office, Lotus SmartSuite, StarOffice.
Utiliznd exemplele din cadrul componentei logice precizai care dintre
aplicaiile exemplificate sau dintre cele cunoscute de dumneavoastr sunt strict
necesare n activitatea zilnic a unui manager.
Sistemul de informaii al sistemului birotic ofer obiectul supus prelucrrii, adic
elemente de intrare, n activitatea de birou asistat de calculator. n acelai timp, sistemul
conine i rezultatele intermediare precum i cele finale ale activitii, adic elementele de
ieire.
Datele de intrare pot provenii din mai multe surse:
Direct din realitate;
Introduse de la tastatur;
Scanare (documente, fax-uri, imagini);
nregistrri audio (microfon);
nregistrri video (camera de luat vederi, secvene animate);
Preluate din reelele de date i comunicaii locale sau la distan;
Rezultate intermediare ale unor prelucrri anterioare sau n curs de desfurare;
Din memoria extern i arhiva electronic a sistemului birotic sau a cele ale
organizaiei.

50

Informaiile de ieire ale sistemului birotic au mai multe destinaii:


Consultarea on-line, prin afiare imediat la un terminal (date, grafice, texte,
documente), tiprire la imprimant sau la plotter (desene, schie, imagini grafice),
redare audio (sisteme audio), redare video (monitor, sisteme de proiecie);

Transmiterea, local sau la distan, prin sistemele de comunicaie;

Pstrarea temporar n memoria intern sau extern n vederea unor prelucrri


imediate;

Pstrarea pe termen mediu n memoria extern (disc magnetic) pentru consultri


ulterioare;

Pstrarea pe termen ndelungat, prin arhivarea pe suport magnetic (benzi, discuri) sau
optic (CD-ROM).
S ne reamintim...
Structura un sistem informatic de birou cuprinde:
Componenta fizic (hardware);
Componenta logic (software);
Componenta informaional.

4.6. Administrarea documentelor


Orice operaiune efectuat asupra unui document nseamn administrarea acestuia.
Totui, un sistem de administrare a documentelor electronice (EDMS - Electronic Document
Management System) se refer la un mediu computerizat care permite crearea, organizarea,
stocarea, extragerea, manipularea i controlarea circulaiei documentelor n form electronic.
Experiena a artat c exist dou clase de administrare a documentelor:
administrarea imaginilor fixe ale paginilor;
administrarea documentelor editabile, cum ar fi fiierele procesoarelor de texte sau
foile de calcul tabelar.
Aceste dou clase sunt substanial diferite deoarece imaginile paginilor sunt statice, n
vreme ce documentele editabile se pot modifica dinamic.
Funciile asociate celor dou clase difer. Sistemele ce trateaz imagini se
concentreaz pe accesul la documente avnd ca funcii principale intrarea, indexarea i
extragerea informaiilor. Sistemele care trateaz documentele editabile se concentreaz
asupra crerii documentelor, avnd ca funcii principale editarea n grup, controlul fluxului i
controlul revizuirilor. Totui, delimitarea dintre cele dou clase tind s dispar. Productorii
nu se mai specializeaz pe una din clase, tendina fiind ctre sistemele integrate de
administrare a documentelor care ncorporeaz un spectru larg de funcii. Aceste sisteme
controleaz crearea i utilizarea documentelor pe toat durata lor de via, ntre diferitele
platforme software, ntre aplicaii i mai ales ntre diferitele compartimente ale unei companii.

51

4.6.1. Elementele i structura unui sistem de administrare a documentelor


Elementele unui sistem de administrare a documentelor reprezint utilitare software
menite s asigure funciile necesare administrrii documentelor dintr-o firm.
Dei nu face parte ca atare din aplicaie, o infrastructur corespunztoare este o cerin
implicit pentru realizarea administrrii documentelor. Infrastructura este constituit din
calculatoare desktop, staii de lucru i servere conectate prin reele LAN (Local Area
Network) i / sau WAN (Wide Area Network). Infrastructura trebuie s asigure independena
fa de formatul fiierelor, nume lungi de fiiere i urmrirea legturilor.
Crearea documentelor trebuie s fie facilitat de utilitare software. Cele mai sofisticate
dintre acestea permit generarea structurat sau ghidat a documentelor, obligndu-i pe
utilizatori s introduc datele n anumite moduri.
Fluxul de lucru reprezint coordonarea sarcinilor, fluxului de informaii i a resurselor
umane pentru a face o activitate mai eficient, mai rentabil i mai adaptabil la schimbrii. El
nseamn controlul informaiei pe parcursul tuturor fazelor activitii. Calea urmat de un
anumit document este determinat de tipul acestuia, de activitile ce guverneaz un document
i funciile din organizaie. Fluxul de lucru asigur suport pentru creare, revizuire, transferare,
comentare, aprobare i stabilirea termenelor.
Fluxul de lucru constituie aspectul cel mai important al administrrii documentelor
deoarece el permite firmelor s preia controlul asupra fluxului documentelor i s-i creasc
eficiena. n mod uzual, gestionarea fluxurilor de lucru a fost implementat n pachete soft
separate, dar acestea ncep s devin parte a sistemelor integrate de administrare a
documentelor.
Subsistemele cele mai importante ale unui sistem de administrare a documentelor se
constituie din baza de date i "motoarele de cutare", care asigur suport pentru stocarea i
gsirea documentelor.
Prezentarea i distribuirea (funcii de ieire) se refer la forma i modul n care se
furnizeaz informaia utilizatorilor. Sistemul de administrarea documentelor trebuie s
permit distribuirea informaiei n formate diferite cum ar fi vizualizarea ntr-o reea (de
exemplu Internet), distribuirea pe suport optic sau imprimarea pe hrtie.
Pentru multe organizaii, utilizarea unui sistem de administrare a documentelor
electronice poate aduce avantaje considerabile. Printre acestea se numr:
valorificarea capitalului intelectual, deoarece informaia este creat o dat i folosit
de mai multe ori;
controlul fluxului informaiilor pe ntregul parcurs al activitilor;
creterea vitezei de regsire i extragere a informaiilor;
evitarea pierderii i distrugerii accidentale a documentelor;
uurarea utilizrii informaiilor de ctre noii angajai;
reducerea duratei ciclurilor de lucru i elaborarea mai rapid a produselor;

52

asigurarea unui rspuns rapid la evenimente;


creterea productivitii angajailor;

creterea calitii produselor prin posibilitatea exercitrii unui control mai riguros
asupra documentaiei produselor;

reducerea costurilor prin eliminarea activitilor redundante.

Un sistem de administrare a documentelor electronice trebuie s cuprind n mod


necesar o zon de stocare, de pstrare a documentelor, care s fie dotat cu;

o metod de plasare a documentelor;


o metod de localizare i identificare a documentelor;

o metod de extragere a documentelor.


Pe lng aceste cerine minimale, un sistem birotic ce include i administrarea
documentelor electronice ar trebui s mai cuprind i ct mai multe din urmtoarele funcii:
blocare: un mecanism care s asigure faptul c un document poate fi modificat, la un
moment dat, de ctre un singur utilizator;
controlul versiunilor: metode de urmrire a modificrilor suferite de un document;
securitate: pentru a controla care utilizatori pot avea acces la un document i cu ce
scop;
structura organizatoric: metode de a organiza documentele n grupuri, n funcie de
relaiile dintre ele;
cutarea liber dup text: posibiliti de localizare a documentelor pe baza textului;
atribute ale documentelor: informaii asociate documentelor (cum ar fi data
elaborrii, titlul etc.);
fluxul documentelor: posibilitatea de a transmite n mod controlat documentelor de la
un utilizator la altul;
scanare, OCR (Optical Character Recognition - recunoaterea optic a caracterelor):
metode de convertire a documentelor pe hrtie n format electronic;

publicare: metode de a combina documentele n seturi coerente cu scopul de a fi


distribuite.

4.6.2. Implementarea unui sistem de administrare a documentelor


Este inevitabil, ca odat cu dezvoltarea afacerii, firmele s aib probleme cu privire la
gestionarea fluxului de informaii i s aib nevoie de un sistem computerizat de administrare
a lor. O astfel de situaie poate s apar dac o organizaie se confrunt frecvent cu marea
majoritate a situaiilor urmtoare:
sunt generate i recepionate n mod regulat documente;
exist probleme cu privire la regsirea unor documente stocate anterior;
exist o multitudine de fiete n arhiva organizaiei;
se ntmpl ca mai multe persoane s acceseze din locuri diferite acelai document;

53

exist documente vitale pentru funcionarea organizaiei;


apar ntrzieri ale activitilor din cauz lipsei de informaii;

exist informaii importante neintegrate n sistemul informatic;


exist dubii asupra corectitudinii informaiei;

se dorete partajarea i refolosirea informaiei.

Dac situaiile prezentate se ntlnesc frecvent, atunci n firma respectiv va trebui


implementat un sistem de administrare electronic a documentelor.
Pentru introducerea sistemului, activitile de implementare trebuie planificate i
urmrite riguros, etapele de parcurs fiind:
a. Stabilirea politicii i a practicilor pentru firm
Administrarea documentelor electronice trebuie planificate la nivel de firm,
desemnnd corespunztor responsabilitile ce revin fiecruia. Este foarte important ca, pe
durata planificrii i implementrii sistemului s se informeze exact fiecare utilizator n parte
asupra responsabilitilor care i revin n acest proces.
Politicile i procedurile trebuie s fie elaborate astfel nct s corespund cu sistemul
informatic existent n ceea ce privete:
stabilirea i administrarea spaiului de lucru electronic al firmei;
elaborarea i implementarea conveniilor de denumire a documentelor i directoarelor;
determinarea, stabilirea i asumarea responsabilitilor;
implementarea msurilor de securitate i de control al accesului;
coordonarea stocrii documentelor;
alinierea practicilor din sistemul informatic al firmei la practicile administrrii
documentelor;
b. Organizarea spaiului de lucru electronic
Spaiul de lucru electronic este mediul n care lucreaz utilizatorul. Este o combinaie
de elemente cum ar fi organizarea logic a documentelor electronice i interfaa folosit
pentru comunicarea cu utilizatorul.
Un spaiu de lucru electronic organizat pe baza unor principii respectate cu strictee n
toat firma este extrem de important pentru administrarea documentelor, fiind necesare
parcurgerea etapelor:
1.
Partajarea spaiului de lucru electronic (spaiul trebuie partajat n cadrul firmei, cu
nivele de acces difereniate, stabilite dup cerinele utilizatorilor);
2.
Organizarea documentelor electronice n spaiul de lucru partajat (documentele
electronice trebuie s fie organizate cu grij, prin stabilirea unor structuri
standardizate de directoare).
Organizarea spaiului de lucru electronic partajat presupune stabilirea dac un
document trebuie meninut n spaiul partajat sau dac acesta va fi plasat n directorul unei
persoane. Pornind de la premisa c firma este alctuit din grupuri de lucru, exist anumite

54

documente care nu aparin unui anumit grup. Acestea sunt administrate mai bine la nivel de
firm.
Se pot identifica trei nivele ale spaiului de lucru:
firm: conine documente finalizate i care trebuie s fie disponibile n ntreaga
organizaie;

grup de lucru: conine documente n curs de elaborare i care sunt utilizate de ctre
grupul de lucru. Utilizatorii pot accesa directorul firmei pentru a obine copii de
referin ale documentului de firm;
individual: conine documente care nu trebuie partajate ntre grupuri sau s fie

accesibile n toat organizaia.


Este recomandabil ca, n cadrul spaiului de lucru, documentele s fie organizate n
directoare i subdirectoare, folosind caracteristicile de ierarhizare a subdirectoarelor. Acesta
permite ca structura s oglindeasc funciile i activitile din firm.
c. Convenia de denumire a documentelor
Se recomand adoptarea unei convenii standardizate cu privire la denumirea
documentelor. n cazul ideal, este de dorit ca numele documentelor s se bazeze pe cuvinte
dintr-un vocabular bine stabilit i controlat. Datorit caracterului ierarhic al structurii de
directoare, nu este necesar ca numele documentelor s reflecte denumirile folosite pentru
directoare i subdirectoare.
d. Alegerea produsele software
Exist deja pe pia o multitudine de produse care asigur managementul
documentelor. La analiza acestora, trebuie s se in cont de modul n care ele corespund
structurii aplicaiilor, infrastructurii informatice i planurilor de extindere ale firmei. De
asemenea, trebuie acordat o mare atenie modului n care se elaboreaz i se acceseaz
documentele. Nu n ultimul rnd, este necesar s se analizeze modul n care aceste produse
software se ncadreaz n cadrul politicii firmei cu privire la stocarea i circulaia
informaiilor.
Produsele comerciale ofer o varietate de unelte de administrare sistematic a
documentelor. Funciile tipice ale produselor software pentru administrarea documentelor
sunt:
Mecanisme pentru descrierea i cutarea documentelor: aceste mecanisme pot fi
adaptate s includ atributele documentelor pentru a ndeplini anumite criterii.
Funcii care s asigure inviolabilitatea nregistrrilor: pentru ndeplinirea acestor
funcii, documentele trebuie s fie pstrate n condiii de siguran, prevenind accesul,
modificarea sau tergerea neautorizat.
Controlul securitii i al accesului: majoritatea aplicaiilor asigur nivele multiple de
acces i alte funcii de securitate.

55

Integrare: multe produse se pot integra cu prelucrarea documentelor sub form de


imagini, cu controlul fluxurilor de lucru, cu sisteme de administrarea nregistrrilor i
cu alte produse.
e. Conducerea sistemului (Funcia de comand-control)
Implementarea unui sistem de administrare a documentelor depinde de unele probleme

de conducere operativ. Acestea se refer la conducerea de zi cu zi a acestui sistem:


suport hardware, software i upgrade;

desemnarea responsabilitilor pentru evaluarea performanelor tehnice i punerea la


punct a sistemului de administrare a documentelor electronice;

educarea utilizatorilor, incluznd instruirea teoretic i practic cu privire la utilizarea


noului sistem de gestiune.
Este foarte important s se asigure o migrare sigur a documentelor electronice de-a
lungul generaiilor de software i hardware, n special n cadrul nregistrrilor i documentelor
complexe. Conversia datelor de la un sistem la altul prezint riscul de distrugere a datelor, mai
ales pentru documentele compuse. Aceste riscuri trebuie s fie identificate nc din faza de
studiu de implementare i s fie minimizate prin alegerea unui sistem de administrare a
documentelor care are strategii de migrare clar formulate. n plus, procedurile de migrare a
datelor trebuie s fie foarte bine documentate i erorile sistemului trebuie s fie notate pentru
a-i asigura sigurana n funcionare.
O bun administrare a documentelor electronice ale unei firme reprezint o parte
important a resurselor informaionale, trebuind s reflecte nevoile de informaie din firm.
De aceea este important s se acorde atenie planificrii aspectelor de ntreinere, legate de
planificarea stocrii, tergerii i dispunerii documentelor.
Exemplu
Trebuie s se fac verificri periodice ale documentelor electronice pentru a avea
garania c sunt pstrate cele necesare, ca s se evite confuzia cu privire la
versiunea curent i c spaiul de stocare este folosit eficient.
tergerea documentelor trebuie s se bazeze pe un set de criterii consecvente, iar
utilizatorii trebuie s tie c au sarcina de a efectua regulat aceste operaiuni de ntreinere. De
exemplu, printre criteriile pe care se bazeaz tergerea documentelor se numr:
necesitatea: dac documentul nu mai este necesar ca baz pentru crearea altor
documente, atunci el poate fi ters;
versiunea: versiunile anterioare de lucru ale unui document finalizat pot fi terse.
Amplasarea documentelor se refer la transferarea pe dispozitive de stocare, ce poate
nsemna mutarea pe un director dedicat, pe CD/DVD, band magnetic sau alte dispozitive de
stocare n mas.

56

Pentru asigurarea secretului datelor dintr-o firm este necesar ca utilizatorii s fie
informai de faptul c majoritatea sistemelor de operare nu terg efectiv documentele, ci
numai ndeprteaz numele acestuia din structura de documente. Pentru a terge efectiv
documentul este necesar s se suprascrie coninutul acestuia sau s se distrug fizic suportul
de stocare.
S ne reamintim...
Implementarea unui sistem de administrare a documentelor implic parcurgerea
urmtoarelor etape:
a. Stabilirea politicii i a practicilor pentru firm
b. Organizarea spaiului de lucru electronic
c. Convenia de denumire a documentelor
d. Alegerea produsele software
e. Conducerea sistemului (Funcia de comand-control)

Rezumat
Sistemele de procesare a tranzaciilor desfoar i activiti mai complexe dect
simpla manipulare a tranzaciilor afacerilor.
Structurate corespunztor, SPT pot ajuta tranzacia n sine i stabili datele colectate
pentru fiecare tranzacie. Atunci cnd sunt integrate altor sisteme ale organizaiei,
acestea pot semnala evenimente care necesit decizii i aciuni specializate. Ele
reprezint totodat o surs important de date utilizate n analize i procese
decizionale. i nu n ultimul rnd, prin rapoartele generate, SPT contribuie la buna
desfurare a activitilor zilnice ale organizaiei.
Test de autoevaluare a cunotinelor
1. Definii conceptul i aria de aciune a biroticii.
2. Enumerai funciile unui sistem informatic birotic.
3. Prezentai avantajele datorate utilizrii unui sistem de administrare a
documentelor electronice.
4. Enumerai minim trei situaii care pot conduce la decizia implementrii unui
sistem de administrare a documentelor electronice
Rspunsuri
1. - (4.3), 2. - (4.4), 3. (4.6.1), 4. - (4.6.2)

57

Unitatea de nvare 5. Sisteme informatice pentru management

Cuprins
5.1. Introducere .....................................................................................................58
5.2. Competene.....................................................................................................58
5.3. Aspecte generale.............................................................................................59
5.4. Intrrile sistemelor informatice de management ..............................................60
5.5. Ieirile sistemelor informatice de management................................................61
5.6. Caracteristici ale sistemelor informatice de management.................................62
5.7. Avantaje competitive ......................................................................................62
5.8. Aspecte funcionale ale sistemelor informatice de management ......................63
5.8.1. Sisteme informatice pentru finane-contabilitate ...................................63
5.8.2. Sisteme informatice de management pentru producie ..........................63
5.8.3. Sisteme informatice de management pentru marketing .........................66
5.8.4. Sisteme informatice de management pentru resurse umane...................67
5.9. Rezumat .........................................................................................................69
5.10. Test de evaluare/autoevaluare .......................................................................69
5.1. Introducere
Sistemele informatice de management proceseaz i pregtesc informaii cu
privire la trecut, prezent i viitor i le ofer managerilor. Aceste rapoarte
concretizate n rapoarte sunt destinate identificrii i rezolvrii unor probleme
decizionale.
Firmele moderne depun eforturi semnificative pentru implementarea
extins a unor astfel de sisteme informatice mai ales pentru a sprijinii managerii de
nivel superior implicai n proiectarea i implementarea strategiilor
organizaionale.
Dificultile din etapa implementrii unor sisteme informatice de
management precum i valorile mari ale investiiilor justific necesitatea utilizrii
sistemelor informatice de management.
5.2. Competenele unitii de nvare
La sfritul acestei uniti studenii vor fi capabili s:

s defineasc intrrile i ieirile unui SIM


s identifice caracteristicile SIM
s identifice i s caracterizeze aplicaiile specifice SIM

58

Durata medie de parcurgere a primei uniti de nvare este de 2 ore.

5.3. Aspecte generale


Noiunea de sistem informaional de management a aprut nc din anii '60 dar pn n
prezent nu exist o accepiune unic a acestui termen. O definiie posibil consider sistemul
informaional de management ca fiind o metod organizat de asigurare cu informaii interne
i externe referitoare la operaiunile trecute, prezente i viitoare ale organizaiei pentru a
sprijinii luarea i aplicarea deciziilor. Deoarece sistemul informaional de management este o
component de legtur ntre sistemul decizional i cel operaional, o astfel de metod
organizat presupune proceduri, echipamente i oameni implicai n culegerea, transmiterea,
prelucrarea i disponibilizarea informaiilor.
S ne reamintim...
Sistemele pentru procesarea tranzaciilor colecteaz i stocheaz datele despre
tranzaciile zilnice ale afacerilor. Documentele produse de acestea sunt utilizate
ca intrri de ctre sistemele informatice pentru management pentru a dezvolta
noi rapoarte utilizate n procesul decizional.
Scopul principal al sistemelor informatice pentru management (SIM) este acela de a
ajuta organizaia s-i ating obiectivele, oferind managerilor datele necesare controlului,
organizrii i planificrii activitilor. Pe scurt, aceste sisteme ofer informaia utilizat ca
feedback pentru diversele operaii ale afacerii.
Exemplu
Un sistem informaional destinat produciei poate ajuta managerii s
monitorizeze procesul de producie prin care materiile prime i materialele sunt
transformate n produse finite. n mare msur monitorizarea este realizat prin
intermediul rapoartelor de sintez create de SIM prin filtrarea i analizarea
datelor detaliate ale procesului. Aceste rapoarte sunt utilizate de manageri n
procesul decizional.
Identificai cteva componente din cadrul unei organizaii economice din sfera
produciei care trebuie incluse ntr-un raport destinat managerului de producie.

Sistemul informatic de management reprezint doar una din sursele de informaie


pentru manageri (figura 5.1). Diferenele dintre rapoartele generate de SIM i cele generate de
sistemele pentru procesarea tranzaciilor (SPT) sunt datorate nivelurilor crora acestea se

59

adreseaz. n timp ce rapoartele sistemului pentru procesarea tranzaciilor sunt utilizate pentru
rezolvarea problemelor de rutin de la nivelurile inferioare, rapoartele SIM adreseaz nivelele
superioare manageriale, unde deciziile sunt mai puin structurate i mai puin de rutin. Astfel,
dac SPT urmrete eficiena, SIM urmrete eficacitatea.

Figura 5.1. Sursele de informaie pentru manageri


n conformitate cu structura clasic de management a unei organizaii, sistemul
informatic de management se adreseaz i ofer ajutor tuturor nivelurilor manageriale (figura
5.2). Ceea ce ns acel model nu surprinde este faptul c diversele nivele manageriale
utilizeaz n general aceleai rapoarte dar pentru scopuri diverse i n formate diferite.
Totodat, nu este evident faptul c SIM este o colecie integrat de subsisteme care pot fi
organizate fiecare de-a lungul liniilor funcionale din cadrul organizaiei, deoarece, n
majoritate, acestea mpart resurse comune. Aadar, dei n dezvoltarea SIM eficiena este
important, rolul SIM este de a oferi informaia adecvat, persoanei adecvate i la momentul
potrivit.

Figura 5.2. Poziionarea sistemelor informatice n organizaie


SE/IA = Sisteme expert/Inteligen artificial, SSD=Sisteme pentru suport decizional,
SIM = Sisteme Informaionale pentru Management, TPS= Sisteme pentru procesarea tranzaciilor

60

5.4. Intrrile sistemelor informatice de management


Din punct de vedere tehnic, toate datele care intr n SIM sunt catalogate ca date
interne, deoarece acestea, dei pot proveni din exteriorul organizaiei, au fost preluate mai
nti i eventual prelucrate n alte sisteme informaionale. Principala surs de date pentru SIM
o reprezint sistemele de procesare a tranzaciilor - SPT. O alt mare surs intern este
reprezentat de ctre misiunea i planul strategic al organizaiei. La acestea se adaug datele
provenite din diversele compartimente funcionale ale organizaiei, precum i datele externe
despre clieni, furnizori, competitori, acionari i alte grupuri de interes. SIM utilizeaz datele
obinute din aceste surse producnd informaie util managerilor mai ales prin intermediul
rapoartelor.
Exemplu
Un manager din cadrul departamentului de vnzri poate obine rapoarte
sptmnale asupra vnzrilor pe regiuni, pe vnztor, pe produs mpreun cu
comparaii cu date precedente, n locul unei simple liste cronologice.
5.5. Ieirile sistemelor informatice de management
n general, ieirile sistemelor informatice pentru management sunt reprezentate de
rapoartele distribuite managerilor. Aceste rapoarte pot include:
1.
rapoarte programate, care reprezint rapoartele produse periodic sau pe baza
unui program prestabilit (zilnic, sptmnal, lunar, etc.). De exemplu, statele de
plat se ntocmesc lunar pentru a se stabili costurile cu personalul;
2.
rapoarte la cerere, ce sunt rapoartele comandate de ctre manageri privind
anumite informaii, ca de exemplu situaia curent a stocurilor unui anumit
produs;
3.
rapoarte excepionale, sunt rapoarte produse n situaii neuzuale sau care
necesit imediata aciune a managerilor, ca de exemplu atunci cnd stocul unui
produs scade sub un anumit nivel.
Aceste rapoarte pot ajuta managerii s dezvolte planuri mai bune, s ia decizii n
condiii mai mici de incertitudine i s obin un mai mare control asupra operaiilor firmei.
Pentru aceasta i pentru ca aceste rapoarte s nu se suprapun, n procesul de dezvoltare al
rapoartelor pentru SIM se recomand:
1.
adaptarea raportului cerinelor utilizatorilor, ceea ce conduce la implicarea
acestora n dezvoltarea raportului;
2.
alocarea de timp i efort numai pentru rapoartele care vor fi utilizate i eliminarea
rapoartelor de care nimeni nu are nevoie;

61

3.

afiarea informaiei concludente i necesare ntr-o manier adecvat care s


uureze gsirea i nsuirea informaiei cuprinse;

4.

generarea unor rapoarte numai atunci cnd este necesar, pentru rezolvarea unei
probleme sau luarea unei aciuni;

5.

stabilirea atent a parametrilor cuprini n rapoarte, deoarece un numr mic poate


conduce la crearea unui mare numr de rapoarte, n timp ce un numr mare de
parametri poate crete att complexitatea ct i timpul necesar nsuirii informaiei

6.

din raport;
generarea rapoartelor atunci cnd este nevoie de ele, deoarece rapoartele vechi pot
s nu mai aib nici o valoare.
S ne reamintim...
Ieirile sistemelor informatice de management sunt concretizate n rapoarte de
tipul urmtor:
1. rapoarte programate,
2. rapoarte la cerere,
3. rapoarte excepionale.

5.6. Caracteristici ale sistemelor informatice de management


Indiferent de nivelul cruia i se adreseaz, sistemele informatice de management
prezint caracteristici comune i anume:
1.
produc rapoarte programate, la cerere i excepionale;
2.
genereaz rapoarte cu formate standard sau predefinite, astfel nct o aceeai
informaie se regsete n aceeai poziie n mai multe rapoarte (manageri diferii
pot utiliza aceeai informaie pentru scopuri diferite);
3.
creeaz copy hard (tiprite pe hrtie) i soft (afiate pe monitoare) ale rapoartelor;
4.
utilizeaz datele interne stocate n diverse sisteme;
5.
utilizeaz rapoarte dezvoltate i realizate de ctre personal specializat, care
include analitii i programatorii;
6.
genereaz rapoarte la cererea formal a utilizatorilor.
5.7. Avantaje competitive
Combinaia caracteristicilor sistemelor informatice de management sugereaz faptul c
acestea ofer suport managerilor spre atingerea obiectivelor organizaiei. Astfel, managerii de
la nivelul de mijloc utilizeaz rapoartele SIM pentru a compara obiectivele cu rezultatele
curente. Managerii de la vrf utilizeaz aceste rapoarte pentru a dezvolta strategii. Prin
oferirea feedback-ului asupra activitilor organizaiei, SIM permit definirea punctelor tari
care susin avantajul competitiv al organizaiei i stabilirea obiectivelor pe termen lung.

62

Trebuie avut n vedere c dezvoltarea unui sistem informatic de management nou sau
modificarea unuia existent nu produce n sine un avantaj competiional. Aceste avantaj este
datorat numai utilizrii lui efective. Avantajul competiional este dobndit de acele firme care
utilizeaz SIM, care tiu foarte bine ce anume date doresc s obin, cnd, n ce form i cui
s fie prezentate rezultatele. Dezvoltarea SIM trebuie fcut n concordan cu obiectivele
afacerii, unele caracteristici prelevnd n raport cu altele. Astfel, ca i pentru sistemul de
prelucrare a tranzaciilor, se pot obine avantaje competiionale prin utilizarea SIM numai prin
balansarea costurilor, controlului i complexitii n contextul susinerii obiectivelor.
5.8. Aspecte funcionale ale sistemelor informatice de management
Multe organizaii de afaceri sunt structurate, de-a lungul liniilor funcionale, n
departamente cum sunt financiar-contabilitate, marketing, personal, cercetare-dezvoltare,
producie, juridic etc. n plus, n fiecare din acestea se regsesc nivelele manageriale
strategice, tactice i operaionale. Fiecare departament utilizeaz propriul set de subsisteme
care se interconecteaz cu sistemul de prelucrare a tranzaciilor i sistemul informatic de
management existente la nivelul ntregii organizaii. Astfel, o parte a sistemului informatic
pentru management este organizat s susin departamentul finane/contabilitate, alta cel de
marketing, alta de producie, etc. Rapoartele sunt generate pentru a fi utilizate n comun de
toate nivelele manageriale ale departamentelor, dar au i specificitatea fiecrui nivel
managerial. Acest mod de abordare necesit unificarea i integrarea diverselor sisteme ntr-o
baz de date comun, care are i rolul de a conecta i sistemul de prelucrare a tranzaciilor la
sistemul informatic de management. n caz contrar, valoarea ntregului SIM este redus
considerabil.
5.8.1. Sisteme informatice pentru finane-contabilitate
Activitatea financiar-contabil reprezint un domeniu important al oricrei afaceri.
Acesta monitorizeaz fluxul de numerar i profitabilitatea. Un sistem financiar-contabil ofer
informaii din cadrul acestei arii tuturor managerilor din organizaie. Aceste sisteme ofer
informaie de sintez privind conturile active i pasive precum i plile, dar cel mai adesea
sunt utilizate pentru:
1.
analiza activitii financiar-contabile prezente i trecute a firmei;
2.
proiecia viitoarelor necesiti financiare;
3.
monitorizarea i controlul utilizrii fondurilor.
Principalele intrrile ale unui SIM pentru finane sunt:
1.
Planul strategic i politica organizaiei;
2.
Sistemul de procesare a tranzaciilor;
3.
Surse externe.

63

Exemple
Planul strategic i politica organizaiei, cuprind adesea obiectivele financiare,
datoriile, indicatorii financiari i veniturile prognozate (de regul pe urmtorii
cinci ani);

Sistemul de procesare a tranzaciilor, surprinde activitile privind gestiunea


materialelor, mijloacele fixe, gestiunea produciei, facturri, pli, ncasri,
contabilitate general, de personal etc.

Surse externe, sunt informaiile despre competiie descrise de rapoartele i


declaraiile financiare anuale. Totodat elemente cum sunt inflaia, indexul
preurilor de consum, reglementrile privind taxele i impozitele sau ali
indicatori economici sunt luai n considerare.

n funcie de necesitile organizaiei, SIM pentru finane pot include att sisteme
interne ct i sisteme externe care s:
asiste n utilizarea i controlul monetarului, fondurilor i a altor resurse financiare,
oferind indicaii pertinente privind managementul fondurilor interne i externe.
Utilizarea intern a fondurilor include stocurile suplimentare, echipamentul sau
fabricile noi sau actualizate, fora de munc suplimentar, achiziionarea de noi
companii, investiii n noi produse, marketing i reclame, noi materii prime, etc.
Utilizarea extern se refer n special la investiiile n aciuni, obligaiuni etc.;
genereze prognoze financiare, pe baza activitilor anterioare;
efectueze analize ale profiturilor/pierderilor, precum i ale costurilor;
audit contabil i financiar. Auditul implic analizarea condiiilor financiarcontabile ale unei organizaii i determinarea faptului c declaraiile financiare i
rapoartele produse de ctre SIM pentru finane sunt exacte i reflect realitatea.
Auditul poate fi efectuat att intern, de ctre personal din cadrul organizaiei, dar
i extern, de firme specializate.
5.8.2. Sisteme informatice de management pentru producie
Ca rezultat al progreselor tehnologice, din ce n ce mai mult producia utilizeaz
sisteme informatice n vederea mbuntirii productivitii i calitii produciei.
Intrrile unui SIM pentru producie provin n principal de la operaiile care particip la
convertirea materialelor n produse finite, la care se adaug i alte surse interne i externe.
Astfel, principalele surse pentru aceste sisteme sunt:
1.
Planul strategic i politica organizaiei, care cuprind referine privind
obiectivele privind calitatea, producia i serviciile.
2.
Sistemele de procesare a tranzaciilor i n principal subsistemele care
genereaz date:

64

3.

privind recepia i inspecia materiilor prime i materialelor;


de personal;

privind procesele de producie, cum sunt liniile de asamblare, prelucrri


mecanice, control i ntreinere;

n urma procesrii comenzilor.


Surse externe, ca de exemplu date i informaii despre noi procese i
tehnologii, date economice generale asupra inflaiei i forei de munc sau date

obinute din diverse alte surse.


Subsistemele SIM pentru producie monitorizeaz i controleaz fluxul de materiale i
materii prime, produse i servicii de-a lungul organizaiei. Aceste sisteme au scopul de a livra
produsele i serviciile la calitatea necesar i la cele mai reduse costuri, acestea susinnd
procesele prin care se adaug valoare.
Exemple
Principalele subsisteme ale SIM pentru producie sunt:
proiectare i inginerie, subsisteme i procese asistate, n proporie larg,
de calculator (CAD, CAM, PLC etc.);
programarea produciei, prin elaborarea de planuri de producie detaliate
att pe termen scurt, dar i pe termen lung. Aceste planuri determin
volumul produciei i efectueaz totodat i analize de sensibilitate, care
permit managerilor s determine cum programarea produciei se va
schimba n funcie de diverse criterii cum sunt variaia costurilor i/sau a
cererii;
controlul stocurilor, sisteme care permit comandarea automat a stocurilor
de materii prime i materiale, previziunea stocurilor de produse n lucru i
produse finite, analize ale costurilor cu stocurile, precum i dezvoltarea de

planuri de aprovizionare i necesar de resurse. Aceste sisteme utilizeaz


concepte cum sunt: planificarea necesarului de materiale (MRP - Material
Resources Planning) i livrarea stocurilor atunci cnd este nevoie de ele
(JIT - Just-in-Time), metoda Kanban i altele;
controlul proceselor, prin utilizarea tehnologiilor cum sunt:
CAM - Computer Assisted Manufacturing (Producie asistat de
calculator), care implic controlul liniilor de producie sau utilajelor
de ctre calculator;
CIM - Computer Integrated Manufacturing (Producie integrat) care
implic conectarea componentelor procesului de producie ntr-un
sistem;
controlul i testarea calitii.

65

5.8.3. Sisteme informatice de management pentru marketing


Un SIM pentru marketing susine activitatea n domenii cum sunt dezvoltarea
produselor, distribuie, stabilirea preurilor, eficiena i eficacitatea promovrii i reclamei,
previzionarea vnzrilor.
Mai mult dect orice alt departament, marketingul i SIM pentru marketing se bazeaz
pe surse externe. Acestea includ concurena, clienii, precum i diverse resurse media.
Principalele surse de intrare pentru SIM pentru marketing sunt:
1.

Planul strategic i politica organizaiei, care cuprind proiecii i previziuni


privind vnzrile;

2.

Sistemul pentru procesarea tranzaciilor, care conine cantiti mari de date

3.

privind clienii, produsele i fora de munc implicat n vnzri;


Surse externe.
Exemple
Sursele externe pot fi exemplificate astfel:
a. concurena, sistemul prelund informaii i date privind noile produse i
servicii oferite de concuren, strategiile de pre, punctele tari i slabe ale
concurenei n ce privete marketingul, liniile de producie, distribuia i
ambalarea. Sursele acestor date i informaii sunt foarte diverse, mergnd de la
surse legale cum sunt materialele promoionale sau publicaiile i pn la
utilizarea mijloacelor ilegale cum sunt furtul de informaii, spionajul etc.;
b. piaa produselor i/sau serviciilor firmei, ca de exemplu cunoaterea
comportamentului i preferinelor consumatorului n raport cu produsele i/sau
serviciilor firmei i ale concurenei.

Subsistemele unui SIM pentru marketing includ sistemele specifice produselor,


localizrii, promovrii i preului. Aceste subsisteme ajut managerii s creasc vnzrile, s
reduc cheltuielile de marketing i s dezvolte planuri pentru dezvoltarea de noi produse i
servicii care s ntruneasc cerinele clienilor. Aceste subsisteme susin i ele procesele de
adugare de valoare prin oferirea de produse i servicii mai bune i oferirea acestora atunci
cnd trebuie i la preuri adecvate. Subsistemele pentru marketing pot efectua analize ale
preului i analize ale datelor de marketing culese de pe pia. Subsistemele de marketing
depind de comportamentul i preferinele consumatorilor dar n acelai timp ele trebuie s
susin i obiectivele strategice privind vnzrile i profiturile.
Sistemele informatice pentru marketing trebuie s poat asigura, prin instrumente
specifice, urmtoarele:
cercetarea de marketing, sistemele prelund i analiznd date despre preuri,
canale de distribuie, garanii, atitudini i servicii i producnd rapoarte care
surprind indicatori cheie cum sunt satisfacia i mulumirea clienilor;

66

dezvoltarea produselor, astfel nct prin analizarea factorilor implicai n aceast


activitate, cum sunt capacitatea de producie, calificarea personalului, dotarea
tehnologic, materialele disponibile, etc., s se impun acele condiii/restricii care
s conduc la realizarea produsele dorite de pia;

planificarea localizrii facilitilor de producie i distribuie, respectiv stabilirii


locului i a modului n care produsele i serviciile sunt puse la dispoziia
consumatorilor;

promovare i reclam, sisteme care ajut la stabilirea bugetelor i alocarea lor

diverselor campanii publicitare;


preul produselor, sistemele ajutnd la determinarea preurilor cu amnuntul,
preul cu ridicata i reducerilor de pre. Pentru aceasta este analizat curba cererii
pe baza legii cererii i ofertei, care stabilete legtura ntre pre i vnzri.

Totodat analiza vnzrilor ofer date importante privind produsele care se vnd i
care nu, clienii cei mai buni i mai puin buni, ct i eficiena personalului
implicat n vnzri;
prognoza vnzrilor, prin care utiliznd date istorice i tehnici de prognoz, se
stabilesc tendinele i caracterul acestora.

5.8.4. Sisteme informatice de management pentru resurse umane


Un SIM pentru resurse umane (SIM de personal) se concentreaz asupra activitilor
legate de angajaii organizaiei. Printre cele mai importante activiti ale acestui sistem se
numr analiza i planificarea forei de munc, angajarea, instruirea i stabilirea sarcinilor i
atribuiilor locurilor de munc. Un sistem efectiv va ajuta compania s-i menin sczute
costurile cu personalul dar n aa fel nct fie susinute celelalte funcii i obiectivele
organizaiei.
Intrrile unui sistemului informatic de management pentru de personal cuprind:
1. Planul strategic i politica organizaiei, n care se regsesc obiectivele privind
resursele umane, ct i uneori programele pentru asigurarea calitii n care un rol
important l joac instruirea suplimentar, delegarea de autoritate i utilizarea
echipelor inter-funcionale.
2. Sistemul de procesare a tranzaciilor i mai ales:
sistemul de salarizare, care cuprinde costurile cu personalul, planurile privind
sntatea etc.;
sistemul de procesare a comenzilor, care poate produce date importante privind
necesarul de personal pentru anumite activiti;
sistemul de personal, prin care personalul este alocat adecvat activitilor. Aceste
sisteme includ i clasificri ale posturilor de lucru, atribuiilor acestora, calificrile
necesare, etc;

67

3. Surse externe, printre care se numr informaiile privind salarizarea i tratamentul


angajailor n companiile concurente, reglementrile guvernamentale i locale,
activitile sindicale, etc.
Sistemele informatice de management pentru resurse umane efectueaz activiti de
asisten a managerilor n planificarea forei de munc, angajrii i instruirii, dezvoltrii i
pensionrii personalului, stabilirii caracteristicilor locurilor de munc, administrrii salariilor
i altor beneficii bneti sau de alt natur. Ieirile acestor sisteme includ rapoarte privind
planificarea forei de munc, aplicaiilor privind posturile vacante, abilitilor i calificrilor
personalului, dar i cercetrilor privind plata angajailor. Aria de influen se extinde ns mai
departe dect departamentul resurselor umane, astfel nct de exemplu aceste subsisteme pot
ajuta managerii n planificarea activitilor curente ale afacerii n momente critice (de
exemplu n perioada srbtorilor de iarn).
Principalele activiti ale sistemului informatic de management pentru resurse umane
sunt:
planificarea resurselor umane, care necesit prognosticarea necesarului de angajai
pentru perioadele urmtoare i anticiparea ofertei de for de munc pentru posturile
oferite;
selecia i recrutarea personalului, subsistemele fiind utilizate n planificarea
interviurilor, testarea calificrii candidailor, selecia automat a memoriilor de
activitate i scrisorilor de intenie, stabilirea profilului candidailor etc.;
inventarierea calificrilor i instruirea, prin testarea personalului n vederea
atribuirii adecvate a sarcinilor, precum i asisten computerizat acordat n procesul
de instruire;
programarea i plasarea sarcinilor, ca de exemplu programarea personalului n
vederea realizrii anumitor activiti i stabilirea ncrcrii locurilor de munc n

funcie de necesiti i de calificarea personalului;


administrarea salariilor i retribuiilor. Aceste subsisteme efectueaz calculul
salariilor lunare, a beneficiilor, taxelor i impozitelor i al altor pli cum sunt plata
asigurrilor de via, a mprumuturilor, etc. Aceste subsisteme genereaz adesea
rapoarte privind salariile utilizate n compararea bugetelor privind salarizarea,
costurilor cu salariile, comparrii salariilor ntre locurile de munc, ntre departamente
sau ntre companii.
S ne reamintim...
Activitile sistemului informatic de management pentru resurse umane sunt:
- planificarea resurselor umane,
- selecia i recrutarea personalului

68

- inventarierea calificrilor i instruirea


- programarea i plasarea sarcinilor
- administrarea salariilor i retribuiilor.

Rezumat
Sistemele informatice de management sunt sisteme care furnizeaz informaii
sub form de rapoarte i informaii pentru manageri. Termenul sistem informatic de
management este folosit pentru a descrie o clas larg de sisteme informatice care
sunt proiectate pentru a furniza informaiile necesare pentru deciziile luate de
manageri.
Pentru un manager, succesul unui sistem informatic de management va trebui
msurat nu numai prin eficiena sa tehnic ct mai ales prin eficacitatea sa n
atingerea obiectivelor utilizatorilor i organizaiei.
Test de autoevaluare a cunotinelor
1. Definii sistemul informatic de management.
2. Prezentai intrrile i ieirile sistemelor informatice de management.
3. Enumerai minim trei caracteristici ale SIM.
4. Prezentai i descriei departamente funcionale care utilizeaz un sistem
informatic de management
Rspunsuri
1. - (5.3), 2. - (5.4, 5.5), 3. (5.6), 4. - (5.8)

69

Unitatea de nvare 6. Sisteme informatice pentru suport


decizional

Cuprins
6.1. Introducere .....................................................................................................70
6.2. Competene.....................................................................................................71
6.3. Aspecte generale.............................................................................................71
6.4. Caracteristicile sistemelor informatice pentru suport decizional ......................71
6.5. Capabilitile sistemelor informatice pentru suport decizional.........................72
6.6. Componentele unui sistem informatic pentru suport decizional .......................75
6.7. Construirea unui sistem informatic pentru suport decizional ...........................77
6.8. Sisteme informatice pentru suport decizional de grup......................................77
6.8.1. Componentele SSDG............................................................................79
6.8.2. Capabilitile SSDG .............................................................................79
6.9. Sisteme informatice pentru suport executiv.....................................................80
6.9.1. Caracteristicile sistemelor informatice pentru suport executiv...............80
6.9.2. Capabilitile sistemelor informatice pentru suport executiv .................81
6.10. Rezumat........................................................................................................82
6.11. Test de evaluare/autoevaluare .......................................................................82
6.1. Introducere
Sistemele informatice pentru suport decizional (SSD) sunt recunoscute ca
fiind destinate utilizrii de ctre managerii de la vrful piramidei manageriale ns
exist utilizri la toate nivelurile. Acest lucru este justificat de faptul c la toate
nivelele managerii se confrunt zilnic cu probleme mai puin structurate.
Cantitatea i importana acestor decizii crete ns cu poziia ocupat n
organizaie. Scopul principal al SSD este de structura ct mai mult problemele
nestructurate, astfel nct s sprijine efectiv procesul decizional. n plus, datorit
flexibilitii lor, SSD pot fi utilizate i n situaii similare celor de rutin n care pot
fi utilizate i alte sisteme informaionale pentru management. Utilizarea SSD poate
genera profituri ridicate, costuri sczute i produse i/sau servicii mai bune.
6.2. Competenele unitii de nvare
La sfritul acestei uniti studenii vor fi capabili s:

s identifice caracteristicile SSD


s descrie componentele unui SSD i s analizeze rolul acestora ca suport
de management

70

s neleag rolul modelelor n procesul decizional


s compare sistemele informatice pentru suport decizional, sistemele pentru
suport decizional de grup i cele pentru suport executiv i s analizeze
diferenele majore

Durata medie de parcurgere a primei uniti de nvare este de 2 ore.

6.3. Aspecte generale


Un sisteme informatic pentru suport decizional (SSD) este un sistem interactiv care
sprijin un decident (individual au colectiv) n soluionarea unei probleme semi-structurate,
oferind informaii sau sugestii privind deciziile cerute de problema respectiv. n general,
aceste sisteme nu ofer rspunsuri cu privire la deciziile optime ci ncearc doar s
mbunteasc procesul de adoptare a deciziilor prin punerea la dispoziia managementului a
instrumentelor de analiz a unei situaii date. n mod practic, aceste sisteme au rolul de a ajuta
atunci cnd nu se cunoate exact procedura ce trebuie urmat.
Rezolvarea unei probleme decizionale este un proces n patru etape:
1. investigarea, n cursul creia se ncearc nelegerea i definirea problemei;
2. concepia, n care sunt imaginate diferite soluii posibile pentru problema
definit;
3. decizia, n care trebuie aleas cea mai bun soluie, pornind de la criteriile
(obiectivele) urmrite;
4. urmrirea, n cursul creia sunt examinate efectele deciziei i este asigurat
aplicarea acesteia.
O problem este considerat structurat dac primele trei etape sunt structurate, adic
variabilele cauzale sunt bine cunoscute, soluiile (alternativele) pot complet definite iar
obiectivele urmrite sunt clare i operaionale (necontradictorii). Dac doar una sau dou
etape din primele trei este structurat (sau structurate), problema este semi-structurat.
Un sistem pentru suport decizional (SSD) este o colecie organizat de oameni,
proceduri, software, baze de date i echipamente hardware utilizate pentru a sprijini procesul
decizional de management.
6.4. Caracteristicile sistemelor informatice pentru suport decizional
Principalele caracteristici ale unui sistem pentru suport decizional sunt:
manipuleaz mari cantiti de date, organizate n sisteme mari de gestiune a bazelor de
date (SSD pot fi utilizate i n situaii n care sunt procesate cantiti reduse de date);
obin i prelucreaz date din surse diverse. Un SSD prezint capacitatea de a utiliza
date att din surse interne organizaiei ct i din surse externe;
71

ofer flexibilitate rapoartelor i prezentrilor, prezentnd informaii n formate diferite


unui larg numr de decideni pentru probleme variate;
prezint informaia att textual ct i grafic, n funcie de preferina utilizatorului;
efectueaz analize i comparaii complexe, sofisticate utiliznd produse software
avansate, devenind instrumente i mijloace de integrare a diverselor produse software
singulare;
susin optimizarea, satisfacerea i abordrile euristice. n funcie de complexitate SSD,
acestea pot furniza soluia optim, cea considerat bun sau cea bazat pe experien;
efectueaz analize de tipul "dac-atunci" (What-If) sau de cutare a obiectivului.
Analiza "What-If" este procesul prin care efectund schimbri ipotetice datelor
problemei se poate observa impactul acestora asupra rezultatelor. Analiza prin
cutarea obiectivului este procesul de determinare a datelor necesare problemei pentru
a se obine un rezultat scontat.
Exemple
La producerea unui obiect, modificnd datele privind cererea se poate
observa cu ct trebuie modificate stocurile de materii prime i materiale obinute
de la furnizori.
Un investitor ia n analiz posibilitatea obinerii unui anumit venit lunar.
Impunnd o anumit rat a dobnzii, el este interesat s vad ct trebuie s fie
venitul su lunar (datele problemei), astfel nct cu dobnda stabilit s obin la
sfritul perioadei suma dorit (rezultatul problemei).
Identificai sau concepei o problem similar exemplului care poate fi
soluionat cu ajutorul unui sistem informatic decizional de grup.

Nu toate sistemele pentru suport decizional trebuie s aib toate caracteristicile


prezentate anterior. Alegerea lor trebuie s se fac n funcie de obiectivul urmrit, de
domeniul de cuprindere, de costurile implicate, necesitatea controlului, de sursa intern sau
extern a datelor i complexitatea situaiei. Astfel n unele situaii sunt suficiente SSD
construite similar unei foi de calcul, n timp ce n altele sunt necesare SSD complexe. innd
ns cont de faptul c cele mai multe SSD sunt obinute prin asamblarea unor produse
software pre-existente, ca de exemplu produsele pentru calcul tabelar (de tipul Microsoft
Excel sau Lotus 1-2-3), complexitatea SSD poate s devin mai puin relevant n anumite
situaii dect problema similar a creri de SPT i SIM specializate.
6.5. Capabilitile sistemelor informatice pentru suport decizional
Pentru a-i realiza scopul, sistemele pentru suport decizional trebuie s fie mai flexibile
dect sistemele informatice de management, s asiste managerii n toate fazele rezolvrii

72

problemelor, cnd acetia au nevoie i pentru diverse tipuri de structurri ale problemelor. n
funcie de situaia concret, un SSD poate s prezinte unele sau toate caracteristicile
urmtoare:
suport pentru fazele rezolvrii problemelor, faze care includ inteligena, proiectarea,
selecia, implementarea i controlul;
suport pentru diverse decizii n funcie de frecvena lurii lor, astfel existnd un
domeniu continuu care se ntinde de la decizia singular (unic) pn la deciziile
repetitive (figura 6.1).

Figura 6.1. Frecvena deciziei


Deciziile singulare, luate o singur dat, necesit suport flexibil, eficient i efectiv din
punct de vedere al costurilor. Astfel de decizii, cum sunt decizia de fuzionare a dou firme
sau de construire a unei noi fabrici, sunt susinute de SSD constituite ad-hoc. Deciziile
repetitive sunt susinute de SSD instituionale, create special i actualizate curent ntr-o
organizaie, deoarece particip frecvent la procesul decizional. ntre aceste categorii de
decizii, exist i cele care pot fi luate cu o frecven ridicat, dar nu pe o baz regulat sau
de rutin;
suport pentru diferite tipuri de structuri de probleme. Problemele nalt structurate sunt
cele pentru care se stabilesc uor datele necesare i relaiile dintre acestea (figura 6.2).
Problemele semi-structurate sau nestructurate sunt caracterizate prin existena unor
relaii ntre date mai puin observabile sau directe, iar datele pot fi greu de obinut
i/sau de prelucrat. n astfel de cazuri, decidentul poate descoperi informaia necesar
numai dup demararea procesului. n plus, muli astfel de factori se pot cu greu
echivala ntr-o singur unitate de msur (de exemplu profitul). Importana SSD
rezult deci i din posibilitatea integrrii diverselor surse de informaii ntr-un set
relevant, ct i din impactul pe care l are decizia asupra organizaiei.
DECIZIE STRUCTURAT
Care este contul care aduce cel mai
mult profit?

DECIZIE NESTRUCTURAT
Unde s se amplaseze noua fabric ?

Figura 6.2. Tipuri de structuri pentru probleme decizionale


Exemplu
Decizia de a gsi cel mai bun cont bancar n care s se plaseze fondurile companiei, tiind dobnzile practicate i relaiile de calcul este o decizie structurat.

73

suport pentru diferite niveluri manageriale (figura 6.3). Managerii operaiilor sunt
asistai de SSD n deciziile lor de rutin, managerii de la nivelul tactic sunt sprijinii cu
instrumente de analiz pentru planificare i control, iar celor de la nivelul strategic,
SSD le ofer analize privind deciziile pe termen lung bazate att pe informaie intern
ct i pe informaie extern organizaiei.
Strategic

Nivelul strategic de management implicat


n decizii pe termen lung

Tactic
Nivelul operaional de management
implicat in decizii zilnice

Operaional

Ridicat

Sczut
Frecvena deciziei

Figura 6.3. Nivelele deciziei manageriale


Sistemul de prelucrare a tranzaciilor (SPT), sistemul informatic de management (SIM)
i sistemul pentru suport decizional (SSD) se suprapun n organizaii. Mai mult, prin utilizarea
datelor comune organizaiei i prin faptul c unele au evoluat din altele, aceste sisteme sunt n
general integrate.
Exemplu
Factura emis de SPT i trimis clienilor poate fi inclus ntr-un raport generat
de SIM i utilizat de un SSD pentru o analiz "What-If" pentru a se observa
impactul asupra fluxului de numerar, veniturilor etc.
S ne reamintim...
un sistem informatic pentru suport decizional poate s prezinte unele sau toate
caracteristicile urmtoare:
suport pentru fazele rezolvrii problemelor;
suport pentru diverse decizii n funcie de frecvena lurii lor
suport pentru diferite tipuri de structuri de probleme
suport pentru diferite niveluri manageriale
6.6. Componentele unui sistem informatic pentru suport decizional
n general, un sistem pentru suport decizional este alctuit dintr-o baz de date, o baz
de modele i un generator de SSD (figura 6.4). Acestora li se adaug o interfa utilizator, o
component de realizare a legturilor cu baze de date externe i o component dedicat
accesului la alte sisteme de calcul.

74

Figura 6.4. Structura unui SSD


Generatorul de SSD acioneaz ca un intermediar ntre utilizator i celelalte componente ale sistemului. Interfaa utilizator, numit i managerul de dialog, permite decidenilor s
acceseze uor SSD, s-l manipuleze i s-i transmit comenzile. Sistemul de acces la baze de
date externe permite SSD s ptrund n bazele de date ale firmei, s regseasc i acceseze
informaia stocat n acestea. Sistemele de acces la alte sisteme de calcul permit conectarea i
regsirea de informaii n alte calculatoare dect cele special destinate s ruleze SSD. Baza de
modele are ca scop stocarea modelelor care asist decidenii n procesul decizional.
n general, baza de modele conine i un sistem de gestionare a modelelor, care
coordoneaz utilizarea modelelor de ctre SSD. n funcie de necesitile decidentului, acesta
poate apela la diverse modele, dintre care cele mai frecvent utilizate sunt:
modelele financiare, care ofer diverse analize financiare, cum sunt de exemplu
analiza fluxului de numerar sau analiza indicatorilor financiari-contabili;
modelele statistice, care ofer diverse analize statistice (cum sunt analiza regresional,
testarea ipotezelor statistice etc.);
modelele grafice, care cuprind pachete de programe grafice care asist decidentul n
proiectarea, dezvoltarea i utilizarea datelor i informaiei prin afiarea grafic a
acestora;
modelele de managementul proiectului, utilizate n gestionarea proiectelor de mare
anvergur. Aceste modele pot depista activitile critice care ar putea periclita
realizarea proiectului sau pot determina cile de mbuntire a vitezei de realizare a
proiectului.

75

Utilizarea modelelor n SSD prezint multe avantaje, dintre acestea evideniindu-se:


modelarea i simularea este mai ieftin dect experimentarea pe sisteme reale;
modelarea se realizeaz mai rapid dect experimentarea pe sisteme reale;
modelarea este mai puin riscant dect experimentarea pe sisteme reale;

modelarea pregtete managerii nvndu-i cum s procedeze n situaiile


reale.

Utilizarea modelelor prezint i dezavantaje printre care:

modelele nu previzioneaz exact i precis sistemele reale, astfel nct

rezultatele obinute pe modele pot s conduc la aciuni sau decizii greite;


modelele pot necesita un nalt grad de formalizare matematic, fcndu-le
dificil de construit i/sau greu de interpretat.

Interfaa cu utilizatorul (User Inferface) este cea care permite utilizatorului s


interacioneze cu SSD pentru a obine informaie i s comunice cu elementele din
componena SSD. De obicei, pentru utilizator, interfaa reprezint chiar SSD, fiind mai puin
interesai de modul n care funcioneaz sistemul, ci mai mult de faptul c informaia este
accesibil i inteligibil.
Pentru ca interfaa utilizator s-i ndeplineasc scopul de a furniza informaie util i
la timp, aceasta utilizeaz un limbaj de aciune i un limbaj de prezentare. Limbajul de aciune
este limbajul prin care utilizatorul transmite sistemul ce dorete i-i furnizeaz datele
necesare. Limbajul de prezentare este cel care ofer utilizatorului rezultatele.
Exemplu
Limbajul de aciune utilizeaz componente hardware i software cum sunt
programele "shell", macro-uri, interogri i limbajul natural. Programele "shell"
sunt cele care permit personalizarea ecranului pentru introducerea datelor n
funcie de utilizator. Prin intermediul acestora, utilizatorul indic unde s fie
afiate datele i sub ce form. Macro-urile sunt combinaii de comenzi sau taste
prin care se pot executa grupuri de operaii. Limbajele de interogare i limbajele
naturale permit accesul la informaie sub forma unor instruciuni asemntoare
comenzilor din limba vorbit.
Limbajul de prezentare are rolul de a comunica utilizatorului rezultatele intermediare i
finale. El include prezentri grafice, tabelare sau simbolice n funcie de preferinele
managerilor utilizatori.
Indiferent ns de tipul sau caracteristicile limbajului utilizat, este foarte important ca
dialogul s fie simplu i flexibil, dei n majoritatea cazurilor dialogurile simple ofer
flexibilitate redus. De aceea, se recomand ca n proiectarea SSD, s se ofer utilizatorului
posibilitatea de selecie a nivelul lui de pregtire (nceptor, utilizator intermediar sau
experimentat), iar dialogurile s fie orientate n consecin.

76

6.7. Construirea unui sistem informatic pentru suport decizional


Procesul dezvoltrii unui sistem de suport decizional este similar cu cel al dezvoltrii
oricrei aplicaii informatice, exceptnd faptul c n procesul elaborrii SSD implic i stadiul
prototip. n cadrul terminologiei SSD, procesul este descris ca o abordare iterativ care
implic o serie de etape scurte de construcie cu legturi inverse (feedback) intermediare din
partea utilizatorilor, cu probleme ce se extind de la nevoile de informare corect pn la
modul de prezentare al rezultatului. Abordarea iterativ implic patru activiti:
1. Alegerea unei sub-probleme importante. Utilizatorul, mpreun cu proiectantul
sistemului, identific o problem pentru care se construiete SSD-ul iniial. Subproblema trebuie s fie suficient de restrns astfel nct natura problemei i
necesitile pentru suportul informatizat s fie clare.
2. Elaborarea unui sistem redus, dar perfect funcional, pentru sprijin decizional astfel
nct sistemul rezultat s fie simplu, indiferent de necesiti. n cadrul acestei etape nu
se recomand analize majore de sistem sau analize de fezabilitate.
3. Evaluarea mbuntire evaluare (procesul iterativ). La sfritul fiecrui ciclu,
sistemul este evaluat de utilizator i realizator. Mecanismul de evaluare are la baz
meninerea concordanei ntre costul i efortul dezvoltrii unui SSD i valoarea
acestuia din urm.
4. Rafinarea, extinderea i modificarea sistemului n cicluri. Ciclul urmtor extinde i
mbuntete versiunea original a SSD. Toate etapele analiz - concepie construcie - implementare - evaluare se repet n fiecare rafinare succesiv.
Procesul se repet de cteva ori pn se ajunge la un sistem relativ stabil si cuprinztor.
Exist i un dezavantaj al acestui proces iterativ. Atunci cnd se folosete o asemenea
abordare ctigurile obinute prin parcurgerea separat a stadiilor ciclului de via al
sistemului pot fi pierdute.
6.8. Sisteme informatice pentru suport decizional de grup
Utilizarea SSD conduce la decizii mai bune pentru orice nivel managerial. Totui, nu
toate abordrile i tehnicile sunt potrivite situaiilor n care deciziile se iau n grup. Deoarece,
la momentul lurii deciziei, nu pot participa toi cei implicai, managerii consum un timp
apreciabil cu problemele administrative. n astfel de situaii, managerii pot utiliza sistemele
pentru suport decizional de grup. Un sistem pentru suport decizional de grup (SSDG), numit
i sistem de lucru colaborativ computerizat, const din colecia de componente hardware,
software, oameni, baze de date i proceduri utilizate pentru luarea deciziilor n grup (fig. 6.5).

77

Figura 6.5. Structura unui SSDG


SSDG prezint caracteristici specifice. Aceste sisteme ncearc s mbine avantajele
SSD cu caracteristicile sistemelor decizionale de grup, cum sunt de exemplu capacitatea de a
disemina informaie i expertiz ntre oameni fr ca acetia s se ntlneasc fizic.
Principalele caracteristici ale SSDG sunt:
Structur i concepie special. SSDG sunt susinute de proceduri, dispozitive i
abordri speciale necesare procesului decizional de grup. Aceste elemente trebuie s
permit gndirea creativ, comunicarea efectiv i tehnici decizionale de grup.
Pachetele specializate n susinerea SSDG mai sunt numite i groupware;
Uurin n utilizare. Ca orice sistem, i SSDG trebuie s fie uor de nvat i utilizat,
altfel probabilitatea refuzului managerilor de a-l utiliza crete considerabil;
Flexibilitate. SSDG trebuie s permit diferiilor participani diferite stiluri i
preferine decizionale i n plus s gseasc mijloacele de a integra aceste stiluri i
preferine;
Suport specific i general. SSDG trebuie s ofere soluii att pentru rezolvarea
problemelor specifice ct i pentru cele generale;
Intrri anonime. Multe SSDG permit intrri anonime deoarece s-a observat c astfel
grupul se concentreaz asupra calitii intrrii i nu asupra cui a furnizat intrarea.
Aceste sisteme sunt efective mai ales n situaiile n care cei care particip n procesul
decizional se situeaz la diferite nivele ierarhice;
Reducerea comportamentului negativ de grup i susinerea comportamentului pozitiv
de grup. SSDG permit eliminarea sau reducerea comportamentului de grup care este
contraproductiv sau duntor.

78

Exemplu
n anumite grupuri, indivizii dominani pot acapara discuia i astfel ceilali
membri sunt mpiedicai s se exprime creativ. n alte cazuri, anumite subgrupuri
pot exercita presiuni i impune decizii.
Printre metodele decizionale de grup utilizate de SSDG se numr:
metoda Delphi, n care decidenii sunt dispersai pe o arie geografic larg;
metoda brainstorming, care susine generarea spontan i liber de idei fr nici un fel
de ngrdiri;
metoda consensului grupului, prin care grupul este forat s ating unanimitatea
decizional, prin dezbateri i discuii intense;
tehnica grupului nominal, prin care fiecare participant este invitat s-i expun punctul
de vedere, iar decizia final se ia prin vot secret.
6.8.1. Componentele SSDG
Componentele principale ale unui SSDG sunt prezentate n figura 6.5. Diferena
major ntre SSDG i SSD o reprezint faptul c sistemele de grup permit acces simultan mai
multor utilizatori la rezolvarea aceleiai sarcini, iar acetia sunt integrai ntr-o reea, chiar
dac se afl la mare distan geografic.
Software-ul SSDG, adesea numit groupware, conine unelte utile lucrului n comun
cum sunt elemente de programare a activitilor, comunicrii i managementului. De
asemenea, acest software integreaz informaia din surse diverse cum sunt foile de calcul
tabelar, bazele de date, procesoarele de texte i alte aplicaii n documente compuse. Acestea
pot conine date de tip multimedia.
Managerul de dialoguri are rol similar interfeei utilizator de la SSD. El permite
existena moderatorilor, adic a celor experimentai att cu tehnologia ct i tehnicile
deciziilor n grup. Rolul moderatorilor este de a ine discuiile concentrate pe tema deciziilor,
evitarea comportamentului negativ de grup i ncurajarea comportamentului pozitiv.
6.8.2. Capabilitile SSDG
Deoarece SSDG sunt destinate deciziilor de grup, acestea includ:
Mijloace de susinere a procesului decizional. Acestea sunt produse software ce ofer
asistena la generarea alternativelor i analizarea potenialului diverselor soluii;
Posibilitatea de manipulare i procesare a textelor. Acestea permit mai multor
utilizatori s lucreze simultan pe aceleai documente;
Posibilitatea lucrului cu fiiere i baze de date. SSDG trebuie s permit utilizarea
bazelor de date i a sistemelor de gestiune a bazelor de date de tipuri diferite;
Posibilitatea lucrului cu foi de calcul. Deoarece calculele i analizele sunt frecvente n

79

SSDG, sistemele flexibile trebuie s permit acces simultan la diverse pachete de


calcul tabelar;
Posibilitatea comunicrii efective ntre utilizatori. Multe SSDG susin teleconferinele
i videoconferinele;
Asigur asisten prin sistemele de ajutor, alturi de mediatorii procesului.
6.9. Sisteme informatice pentru suport executiv
Deoarece managerii executivi cer adesea sprijin specializat n luarea deciziilor
strategice, multe companii au dezvoltat sisteme care s-i asiste n aceste procese. Aceste
sisteme, denumite sisteme pentru suport executiv (SSE) sau sisteme informatice executive
(SIE), sunt sisteme pentru suport decizional specializate. Aceste sisteme includ componente
hardware, software, oameni, date i proceduri cu scopul declarat de a-i asista pe managerii de
la vrful piramidei organizaionale cum sunt preedintele consiliului de administraie,
directorii sau ali membri ai consiliului. Cu toate acestea sistemele pentru suport executiv pot
fi utilizate de ctre oricine are rspunderi manageriale.
Spre deosebire de SSD, care narmeaz utilizatorii cu modele i unelte ce permit
analize profunde, deci ofer managerilor soluii, SSE prezint informaie structurat despre
anumite aspecte sau despre acelea considerate importante de ctre manageri. Sistemele pentru
suport executiv sunt personalizate i dedicate utilizatorilor, n timp ce sistemele pentru suport
decizional nu sunt dedicate unei utilizri anume. Ca orice sistem informaional, SSE
comunic cu toate tipurile de sisteme, de la sistemele pentru procesarea tranzaciilor pn la
sistemele expert.
6.9.1. Caracteristicile sistemelor informatice pentru suport executiv
Deoarece sunt destinate unei anumite categorii de manageri, SSE prezint caracteristici
care le difereniaz de SSD, dar n acelai timp preiau caracteristicile acestora din urm. n
general, SSE trebuie s:
fie uor de utilizat i simple, pentru c se adreseaz unei categorii de oameni care n
general nu au timpul necesar instruirii complexe i de lung durat;
ofere o larg varietate de resurse de calcul, care s acopere ntreaga gam de sisteme
de calcul i echipamentele aferente existente n organizaie;
manipuleze o larg varietate de date interne i externe. Datorit destinaiei - managerii
executivi - SSE trebuie s aib acces la resursele interne, dar i la resurse externe
organizaiei. n general SSE trebuie s integreze patru tipuri de date: date "hard"
interne i externe precum i date "soft" interne i externe.
Exemple
Datele de natur "hard" se refer la datele i informaia cuantificabil
numeric generate de ctre sistemele informaionale pentru management, ca de

80

exemplu datele financiare.


Datele "soft" sunt date i informaii necuantificabile, colectate de la
diverse surse umane. Printre acestea se numr planurile, ideile, reclamele
obinute prin alte surse dect sistemele informaionale;
efectueze analize sofisticate, printre care analize "What-If" i de cutare a obiectivelor
(Goal Seek);
ofere un nalt grad de specializare, deoarece analizele standard nu prezint ntotdeauna
adevrata situaie din organizaie, starea economic i competiia;
fie flexibile i adaptive la schimbrile de mediu, astfel nct s ofere analizele
adecvate situaiei la momentul respectiv;
prezinte caracteristici complete de comunicare, astfel nct s se realizeze comunicarea
instantanee cu ali manageri;
susin toate aspectele procesului decizional, printre care recunoaterea faptului c este
necesar informaie extern, c gradul de risc i certitudine al acesteia este foarte
diferit i c intrrile trebuie preluate din multiple i diverse surse.
Ca n cazul oricror sisteme informaionale, la alegerea i/sau proiectarea SSE trebuie
s se pun n balan costul, gradul de control i complexitatea, deoarece aceste sisteme sunt
considerate sisteme cu risc ridicat dar i cu poteniale beneficii ridicate.
S ne reamintim...
Caracteristicile sistemelor informatice pentru suport executiv sunt:
s fie simple uor de utilizat
s ofere o larg varietate de resurse de calcul
s permit manipularea de date interne i externe
s efectueze analize sofisticate
s ofere un nalt grad de specializare
s fie flexibile i adaptive
s prezinte caracteristici complete de comunicare
s susin toate aspectele procesului decizional.
6.9.2. Capabilitile sistemelor informatice pentru suport executiv
Datorit responsabilitii ridicate a celor care iau decizii, a faptului c acetia
manipuleaz date externe cu un nalt coeficient de risc i mai ales c deciziile lor se adreseaz
viitorului, SSE trebuie s permit i susin planificarea i organizarea strategic, ct i
managementul situaiilor i criz. Astfel, n general un SSE trebuie s ofere suport pentru:
definirea unei viziuni generale asupra viitorului organizaiei, care s cuprind

81

previzionri privind produsele, serviciile i tipul de afacere preconizat cu obiectivele


acesteia;
planificarea strategic. Planificarea strategic implic stabilirea obiectivelor pe termen
lung prin analiza punctelor tari i slabe ale organizaiei, prin previzionarea tendinelor
i proiectarea dezvoltrii de noi produse i servicii;
organizarea structural strategic i politica de personal, cum sunt de exemplu
deciziile privind restructurarea sau deciziile privind disponibilizarea sau angajarea
personalului, relaiile cu sindicatele, etc.;
control strategic. Controlul strategic implic monitorizarea i gestionarea operaiilor
generale ale organizaiei;
managementul crizei, deoarece chiar cu o planificare bine pus la punct, pot exista
situaii extrem (de exemplu cutremure, incendiile, furtuni, inundaiile etc.) care pot
conduce la imobilizarea activitii organizaiei. De aceea, este necesar ca SSE s
permit elaborarea de programe care s fac fa acestor situaii.
Rezumat
Toate activitile manageriale graviteaz n jurul adoptrii deciziilor.
Sistemele informatice pentru suport decizional sunt elaborate pentru a
sprijini tipurile de munc analitice, cantitative. Sistemele informatice pentru
suport executiv sunt utilizate pentru a sprijini rolurile informaionale ale
directorilor executivi. Noile tehnologii informatice vizeaz munca grupurilor
fiind utilizate pentru susinerea muncii de grup a managerilor.
Test de autoevaluare a cunotinelor
1. Explicai fazele procesului decizional
2. Enunai definiia SSD i definii pe scurt componentele lui majore
3. Care sunt avantajele / dezavantajele utilizrii modelelor n SSD
4. Enumerai i descriei etapele ce trebuie parcurse n dezvoltarea unui SSD
5. Enumerai minim trei caracteristici ale caracteristici ale SSDG
Rspunsuri
1. - (6.3, 6.6), 2. - (6.3, 6.6), 3. (6.6), 4. - (6.7), 5. - (6.8)

82

Unitatea de nvare 7. Inteligen artificial i sisteme expert n


management

Cuprins
7.1. Introducere .....................................................................................................83
7.2. Competene.....................................................................................................83
7.3. Caracteristicile inteligenei..............................................................................84
7.4. Sisteme expert ................................................................................................86
7.4.1. Caracteristicile sistemelor expert ..........................................................86
7.4.2. Utilizarea sistemelor expert ..................................................................88
7.4.3. Componentele unui sistem expert .........................................................89
7.5. Dezvoltarea sistemelor expert .........................................................................92
7.5.1. Participanii la procesul de dezvoltare i utilizare a sistemelor expert....92
7.5.2. Instrumente i tehnici utilizate la dezvoltarea sistemelor expert ............93
7.6. Aplicaii ale sistemelor expert i inteligenei artificiale ...................................94
7.7. Rezumat .........................................................................................................96
7.8. Test de evaluare/autoevaluare .........................................................................96
7.1. Introducere
Sistemele informatice de inteligen artificial (SIA) includ oamenii, procedurile,
hardware, software, date i cunotinele necesare dezvoltrii sistemelor de calcul i
mainilor care demonstreaz caracteristici specifice inteligenei. n dezvoltarea
acestor sisteme sunt implicai adesea cercettori, oameni de tiin i experi n
modul de funcionare i gndire a creierului. Obiectivul dezvoltrii SIA nu l
reprezint nlocuirea complet a procesului decizional uman, ci duplicarea lui n
rezolvarea unor decizionale.
7.2. Competenele unitii de nvare
La sfritul acestei uniti studenii vor fi capabili s:

prezinte caracteristicile inteligenei


s defineasc un sistem expert
s identifice caracteristicile sistemelor expert
s descrie componentele unui sistem expert i s analizeze rolul acestora ca
suport de management
s explice etapele necesare, instrumentele i tehnicile utilizate pentru
dezvoltarea unui sistem expert
s descrie cteva aplicaii ale sistemelor expert

83

Durata medie de parcurgere a primei uniti de nvare este de 2 ore.

7.3. Caracteristicile inteligenei


n general, un comportament inteligent presupune:
abilitatea de a nva din experien. Acesta abilitate de a nva din situaiile i
evenimentele trecute reprezint o caracteristic fundamental a comportamentului
inteligent uman, tiind c oamenii nva adesea din erorile trecute;
aplicarea cunotinelor acumulate prin experien. Oamenii aplic n multe situaii
ceea ce au nvat din experien, din erorile i ncercrile fcute;
manipularea unor situaii complexe. Oamenii sunt ntotdeauna implicai n situaii
complexe;
rezolvarea problemelor cnd informaiile importante lipsesc. Esena procesului
decizional o reprezint tratarea situaiilor caracterizate prin incertitudine. Foarte
adesea managerii trebuie s ia decizii importante n lipsa informaiei sau avnd
informaie parial sau chiar eronat;
stabilirea elementelor importante n luarea deciziei. Deoarece fluxul de informaii
este foarte mare, managerii trebuie s tie ce anume din acest volum este important
pentru ei n luarea unei decizii bune;
capacitatea de a gndi i raiona, tiind c oamenii nu utilizeaz ntotdeauna abordri
logice n raionamentele lor;
capacitatea de a reaciona rapid i corect la situaii noi;
capacitatea de a nelege imaginile. Interpretarea imaginilor este nc o aciune foarte
dificil chiar i pentru calculatoarele evoluate, dotate cu sisteme de percepie, care
aproximeaz simurile umane;
capacitatea de a prelucra i manipula simboluri;
capacitatea de a fi creativ i cu mult imaginaie;
utilizarea euristicii, adic capacitatea de a utiliza experiena i cunotinele altora i a
genera cunotine noi.
Aceast list definete doar parial termenul de inteligen. O problem n cadrul
inteligenei artificiale o constituie stabilirea unei definiii pentru inteligena real care s ofere
un element de comparaie a performanelor sistemelor de inteligen artificial.
Inteligena artificial reprezint un cmp larg care include cteva componente cum
sunt sistemele expert, robotica, sistemele de realitate virtual, procesarea limbajelor naturale,
sistemele de nvare i reelele neuronale (figura 7.1.). Multe din acestea sunt nrudite ntre
ele, influenndu-se reciproc.
84

Figura 7.1. Componentele inteligenei artificiale


Sistemele expert sunt acele sisteme care acioneaz precum experii umani. Cu alte
cuvinte, orice ansamblu informatic care raioneaz, pentru obinerea rezultatelor, ca un expert
uman se constituie ntr-un sistem informatic expert.
Robotica implic dezvoltarea dispozitivelor mecanice sau de calcul care efectueaz
activiti cu mare grad de precizie sau activiti care pot fi periculoase pentru om, prin
nlocuirea muncii oamenilor n aceste sectoare.
Sistemele de realitate virtual includ acele componente hardware i software care
permit capturarea, stocarea i manipularea imaginilor. Astfel de sisteme imit realitatea prin
construirea unei "realiti virtuale" n care oamenii pot experimenta situaii speciale fr a
efectiv pui n pericol.
Procesarea limbajelor naturale permite calculatoarelor s neleag i reacioneze la
comenzi i instruciuni verbale fcute de ctre subieci umani.
Sistemele de nvare sunt combinaii de software i hardware care permit
calculatoarelor s-i modifice aciunile n funcie de reacia pe care o primesc. De exemplu
multe aplicaii, cum sunt jocurile, au capacitatea s nvee singure, astfel nct s nu mai fac
aceleai greeli n viitor.
Reelele neuronale sunt sisteme de calcul care acioneaz similar sau simuleaz
funcionarea creierului omenesc. Aceste sisteme utilizeaz masiv procesarea paralel n
arhitecturi bazate pe structura creierului uman. Ele pot procesa simultan mai multe piese de
informaie i pot nva s recunoasc modele sau structuri. Sistemele pot rezolva apoi singure
probleme nrudite. Principalele caracteristici ale acestor sisteme sunt:
capacitatea de a regsi informaia chiar dac unele dintre nodurile reelei cad;
modificarea rapid a informaiei stocate ca rezultat al apariiei de informaie nou;
capacitatea de a descoperi relaii i tendine n baze de date mari;
capacitatea de a rezolva probleme complexe n situaii n care nu se dispune de
informaie complet.

85

7.4. Sisteme expert


Sistemele expert (SE) sunt sisteme informatice care acioneaz ntr-un mod similar
experilor umani. Acestea pot fi dezvoltate s diagnosticheze problemele, s previzioneze
evenimentele sau s asiste n procesul de proiectare a unor noi produse sau sisteme. Sistemele
expert pot utiliza metode diverse pentru a da sugestii sau oferi concluzii, printre acestea
numrndu-se i metodele euristice. Utilizarea acestor sisteme n domeniul afacerilor a
nsemnat creterea general a profitabilitii, reducerea costurilor i oferirea de servicii i
produse superioare. SE susin procesul decizional i procesele prin care se adaug valoare. n
timp ce sistemele pentru procesarea tranzaciilor mpreun cu sisteme informaionale pentru
management genereaz rapoarte, iar sistemele pentru suport decizional ajut decidenii n
selectarea alternativelor i analiza consecinelor, sistemele expert rezolv unele aspecte ale
problemelor cu care se confrunt decidentul.
Exemplu
Pentru acordarea creditelor, bncile pot utiliza sisteme expert care s analizeze
aplicantul i evalueze dac acestuia i se poate acorda sau nu mprumutul.
Identificai alte posibile aplicaii ale sistemelor expert.

7.4.1. Caracteristicile sistemelor expert


Sistemele expert prezint urmtoarele caracteristici principale:
explic modul de raionare i deciziile sugerate. Acestea explic astfel cum s-a ajuns la
concluzie sau soluie motiveaz alegerea fcut;
afieaz un comportament inteligent. Lund n considerare o colecie de date i
informaii, un sistem expert poate propune noi idei sau abordri n rezolvarea
problemelor;
manipuleaz informaie simbolic i emit concluzii;
genereaz concluzii n situaii relaionale complexe. Prin evaluarea complex i n
diverse feluri a datelor i informaiei, SE pot ajunge la concluzii i soluii ale
problemelor complexe;
ofer posibilitatea transmiterii cunotinelor. SE pot capta expertiza uman i apoi
transmite celor interesai;
dein capacitatea de a trata situaiile incerte. SE au capacitatea de a raiona i ajunge la
concluzii utiliznd informaie incomplet sau care este parial corect.
Pe lng trsturile pozitive menionate exist i un numr de caracteristici care
limiteaz utilizarea larg a sistemelor expert. Printre acestea se numr:

86

utilizarea i testarea foarte restrns, puine SE sunt utilizate curent n marile


organizaii;
dificultatea n utilizare, n multe cazuri fiind necesar un personal special instruit;
limitarea la rezolvarea problemelor unor anumitor domenii, fr a putea fi utilizate n
domenii nrudite. Astfel un SE destinat generrii de sfaturi privind repararea unui
utilaj, nu va putea fi utilizat pentru a susine decizii asupra momentului dac este
necesar reparaia sau cnd aceasta va fi necesar;
incapacitatea de a face fa cunotinelor bazate pe amestecul de reprezentri.
Deoarece cunotinele pot fi reprezentate diferit prin reguli diferite i n diverse feluri,
un SE poate s nu fie capabil s genereze concluzii prin combinarea regulilor i
modalitilor;
posibilitatea generrii unei concluzii eronate, deoarece unele SE au sczute abiliti de

a nva din experien. n plus, dac informaia pe care o dein este parial sau
eronat, sau sistemul a fost eronat programat, efectele utilizrii acestuia vor fi
negative;
incapacitatea de a filtra i rafina propria baz de cunotine. Sistemele expert nu pot
nc s achiziioneze direct cunotine, fiind necesar un programator care s instruiasc
sistemul cum s nvee din propria experien;
dificultatea ntreinerii. Unele sisteme pot fi foarte dificil de modificat sau actualizat,
acest lucru depinznd n mare parte de gradul lor de adaptare la condiii n schimbare;
sisteme expert necesit costuri ridicate pentru dezvoltare. Aceste costuri sunt tot mai
mult atenuate de apariia produselor comerciale. Acestea reprezint o grupare de
pachete software i instrumente care ajut la dezvoltarea sistemelor expert ce pot fi
implementate pe PC-uri pentru a reduce timpul de dezvoltare i costurile;
posibilitatea apariiei problemelor legate de legalitate i responsabilitate. Adesea cei
care iau deciziile sunt responsabili etic i legal pentru decizia luat.
S ne reamintim...
Sistemele expert prezint urmtoarele caracteristici principale:
explic modul de raionare i deciziile sugerate;
afieaz un comportament inteligent;
manipuleaz informaie simbolic i emit concluzii;
genereaz concluzii n situaii relaionale complexe;
ofer posibilitatea transmiterii cunotinelor;
dein capacitatea de a trata situaiile incerte.

87

7.4.2. Utilizarea sistemelor expert


n raport cu alte sisteme informaionale, sistemele expert ofer cteva avantaje precum
sunt capacitate superioar de rezolvare a problemelor, capacitatea de a salva i aplica
cunotine i experien, timp sczut de rezolvare a problemelor complexe i capacitatea de a
analiza o problem din diverse perspective. Sistemele expert pot fi utilizate n rezolvarea
problemelor din diverse domenii i pot acorda asisten tuturor stadiilor procesului de
rezolvare a acestora. Experiena a dovedit faptul c sistemele expert pot fi utilizate cu succes
n urmtoarele cazuri:
procesul decizional. Acionnd pe post de sftuitori sau consilieri, SE pot acorda
asisten n procesul decizional prin sugerarea alternativelor posibile, prin moduri
diferite de analizare a problemei i prin abordri logice ale procesului decizional.
Acestea pot ajuta la mbuntirea procesului de nvare pentru aceia care nu sunt

experimentai n procesul decizional.


n stabilirea obiectivelor strategice. Obiectivele strategice ale organizaiei stabilesc
un cadru important pentru toate celelalte activiti. SE pot sugera obiective strategice
i determina impactul adoptrii unor obiective. Acestea pot include identificarea
oportunitilor, analiza punctelor tari i a celor slabe, stabilirea puterii i poziiei
concurenei, precum i nelegerea forei de munc.
planificare. SE pot evalua impactul planurilor asupra resurselor organizaiei, precum
i modul n care planuri specifice pot susine organizaia pentru atingerea obiectivelor.
proiectare i programare. Proiectarea produselor i serviciilor necesit experien,
nelegerea pieei i mult judecat. Prin cunoaterea principiilor generale ale
proiectrii i prin nelegerea proceselor de producie SE ofer asisten procesului de
proiectare.
monitorizare i control. Prin msurarea calitii produselor, SE pot stabili dac
procesele se desfoar n conformitate cu planurile iniiale. SE pot analiza totodat

eficiena i eficacitatea proceselor i propune soluii n situaiile cu probleme.


diagnosticare. Dac prin monitorizare se stabilete care este starea sistemului,
diagnoza caut cauzele problemelor i propune soluii. De exemplu, SE sunt utilizate
n medicin pentru a oferi diagnostice pe baza analizei i testelor la care este supus
pacientul.
Deoarece sistemele expert sunt scumpe, dificil de exploatat i mari consumatoare de
timp n procesul de dezvoltare, decizia privind implementarea acestora trebuie s in seama
de urmtorii factori:
existena posibilitii de a aduce mari beneficii utilizatorilor sau de a reduce riscul;
capacitatea de a captura i reine experiena uman de nenlocuit prin alte mijloace;
capacitatea de a dezvolta un sistem care s devin mai performant dect experii
umani;

88

capacitatea de a oferi simultan expertiz n mai multe locuri;


capacitatea de a oferi expertiz n medii ostile sau periculoase pentru om;
capacitatea de a oferi soluii mai rapid dect oamenii;
capacitatea de a mprti expertiza cu ct mai muli utilizatori.
S ne reamintim...
Domeniile de utilizare a sistemele expert pot fi:
procesul decizional
stabilirea obiectivelor strategice
planificare
proiectare i programare
monitorizare i control
diagnosticare
7.4.3. Componentele unui sistem expert
Un sistem expert const dintr-o colecie integrat i nrudit de componente cum sunt
baza de cunotine, motorul inferenial, trasorul, motorul de elaborare i interfaa cu
utilizatorul (figura 7.2).

Figura 7.2. Componena unui sistem expert


Baza de cunotine stocheaz informaia relevant, datele, regulile, cazurile i relaiile
utilizate de ctre SE. O baz de cunotine trebuie dezvoltat pentru fiecare aplicaie unic. n
majoritatea cazurilor regulile sunt stocate ca instruciuni de tipul DAC-ATUNCI (IFTHEN).
Scopul general al unei baze de cunotine este de a reine faptele i informaia
relevante pentru sistemul expert. Ea este rezultatul nsumrii cunotinelor i experienei unui
grup de experi ntr-un anumit domeniu. Datorit acestui lucru, bazele de cunotine se
confrunt cu problema integrrii cunotinelor mai ales atunci cnd acetia pot avea preri
diferite sau nivele diferite de expertiz.

89

n plus proiectanii i acei care dezvolt sisteme expert se pot confrunta cu problema
capturrii cunotinelor i relaiilor care nu sunt exacte i precise. Calculatoarele n schimb
lucreaz cu certitudini numerice, respectiv unei anumite intrri i va corespunde o anumit
ieire, ceea ce nu corespunde mereu cu activitile reale. Pentru a rezolva aceast problem
cel mai adesea se utilizeaz logica fuzzy.
Exemplu
Un exemplu simplu de logic fuzzy este cel n care cumularea probabilitilor nu
totalizeaz 100% ci mai puin (caz frecvent ntlnit de exemplu n diagnosticul
medical)
Logica fuzzy presupune tratarea cazurilor sau probabilitilor care nu sunt mutual
exclusive. Teoria fuzzy permite dezvoltatorilor de sisteme expert s ncorporeze interpretri i
relaii care nu sunt precise sau cunoscute. n cazul cunoaterii relaiilor, pentru a stoca i
reprezenta cunotinele, faptele i legturile dintre acestea, se pot utiliza metode diverse cum
sunt reelele semantice, cadrele i cazurile. Reeaua semantic este o colecie de elemente sau
noduri legate ntre ele pentru a arta relaiile dintre acestea n baza de cunotine. O reea
semantic poate ilustra conceptul de "motenire", respectiv o entitate preia caracteristicile
altor noduri.
Regulile sunt instruciuni condiionale care conecteaz condiiile cu anumite
evenimente. Regulile sunt construite cu ajutorul structurii DAC-ATUNCI, respectiv dac o
anumit condiie exist, atunci se desfoar anumite aciuni sau sunt trase anumite concluzii.
Un sistem expert poate utiliza cazuri n dezvoltarea soluiei unei probleme sau situaii.
Acest proces presupune gsirea cazurilor din baza de cunotine care sunt similare problemei
sau situaiei analizate i modificarea soluiilor acestor cazuri pentru a deveni soluii ale
problemei curente.
Motorul inferenial are scopul de a gsi informaia i relaiile existente n baza de
cunotine pentru a oferi rspunsuri, sugestii sau face previziuni ntr-un mod similar celui
uman. Altfel spus, motorul inferenial este cel care ofer sfatul expert. Acest motor trebuie s
gseasc faptele, interpretrile i regulile adecvate i s le asambleze corespunztor. Pentru a
realiza aceste sarcini, motorul inferenial utilizeaz diverse modaliti, printre care se numr
sistemul de producii spre nainte (nlnuirea nainte) i sistemul de producii spre napoi
(nlnuirea napoi). Sistemul de producii reprezint sistemul n care regulile sunt predefinite
i permit generarea de elemente noi.
nlnuirea spre nainte este procesul prin care se pornete de la fapte i n funcie de
acestea se caut concluziile.

90

Exemplu
Pornind de la un fapt, cum este "Cererea pentru produsul A a fost luna trecut de
10.000 de buci", sistemul caut regulile care conin referine la cererea
produsului A. Aceste reguli pot fi de forma: "DAC cererea pentru produsul A
este de peste 7500 de buci, ATUNCI verific cererea pentru produsul
concurenei". Utilizatorul introduce cererea pentru produsul concurenei i
procesul continu eventual cu alte cereri pn cnd sistemul determin care
trebuie s fie oferta pentru luna urmtoare.
Utiliznd ca model exemplul anterior concepei o problem care s poat fi
rezolvat n baza structurii Dac - Atunci.

nlnuirea spre napoi este procesul n care se pornete de la concluzii i lucrnd n


sens invers se caut faptele care s susin concluzia. Dac faptele din baza de cunotine nu
susin concluzia, atunci este selectat i testat o alt concluzie. Procesul continu pn cnd
este identificat concluzia corect.
Exemplu
De exemplu, se poate porni de la concluzia: "Vnzrile luna viitoare vor fi de
20.000 de buci din produsul A". Lund n considerare aceast concluzie, sunt
identificate regulile care s o susin. Acestea pot fi de forma: "DAC vnzrile
pentru produsul A au fost luna trecut de 17.000 de buci iar concurena a
vndut 12.000 de buci, ATUNCI vnzrile luna urmtoare vor fi de 20.000 de
buci". Dac ns vnzrile nu au fost n realitate de 17.000 de buci i respectiv
pentru concuren de 12.000 de buci, trebuie ajustat concluzia.
Utiliznd ca model exemplul anterior concepei o problem care s poat fi
rezolvat n baza structurii Atunci - Dac.

nlnuirea spre nainte este utilizat atunci cnd exist mai puine fapte i concluziile
sunt mai numeroase. Dac ns concluziile sunt mai puin numeroase iar faptele sunt mai
numeroase este indicat s se utilizeze sistemele cu nlnuire spre napoi.
Trasorul sau componenta explicativ este acea parte a sistemului care permite
utilizatorului s neleag cum a ajuns sistemul expert la anumite concluzii sau rezultate.
Altfel spus, el este cel care urmrete irul raionamentelor care se efectueaz n motorul
inferenial. Utiliznd trasorul, SE poate indica toate faptele i regulile utilizate n susinerea
acestei concluzii.

91

Motorul de elaborare, ntlnit i sub denumirile de modulul de dezvoltare sau


modulul de achiziie a cunotinelor, este sistemul care permite crearea i actualizarea bazei
de cunotine. Scopul principal al acestui sistem este de a oferi mijloacele eficiente i
convenabile necesare capturrii i stocrii tuturor componentelor bazei de cunotine.
Interfaa utilizator este un produs software utilizat pentru proiectarea, crearea,
actualizarea i utilizarea sistemului expert. Scopul acestuia este de a face dezvoltarea i
utilizarea SE mai uoar pentru utilizatori. Deoarece, spre deosebire de alte sisteme, SE
direcioneaz mai accentuat activitile utilizatorilor, sunt larg rspndite interfeele care
utilizeaz meniuri i formulare.
7.5. Dezvoltarea sistemelor expert
Sistemele expert, fiind sisteme informaionale informatice, necesit o abordare
sistematic n dezvoltare, prin parcurgerea etapelor prezentate n figura 7.3.

Figura 7.3. Etapele dezvoltrii unui sistem expert


7.5.1. Participanii la procesul de dezvoltare i utilizare a sistemelor expert
Principalii participani ai procesului de dezvoltare i utilizare a SE sunt prezentai n
figura 7.4.

Figura 7.4. Participanii n procesul de dezvoltare a sistemelor expert


Experii n domeniu sunt indivizii sau grupurile care dein expertiza sau cunotinele pe
care SE trebuie s le capteze. n principiu, aceti experi sunt capabili s:
92

identifice problemele reale;


dezvolte cadrul general pentru rezolvarea problemei;
formuleze teoriile caracteristice situaiilor;
dezvolte i utilizeze regulile generale necesare rezolvrii problemei;
identifice momentele n care regulile sau principiile generale pot fi (sau trebuie)
nclcate;
rezolve rapid i eficient problemele;
nvee din experiena trecut;
cunoasc ce este important i ce nu n procesul de rezolvare;
explice situaiile i soluiile tuturor celor interesai.
Inginerii cunotinelor sunt indivizii instruii sau experimentai n proiectarea,
dezvoltarea, implementarea i ntreinerea SE, incluznd aici i SE comerciale.
Utilizatorii de cunotine sunt acei utilizatori sau grupuri de utilizatori care utilizeaz i
beneficiaz de pe urma SE. n general, ei nu necesit instruiri speciale n utilizarea
calculatoarelor i a SE.
7.5.2. Instrumente i tehnici utilizate la dezvoltarea sistemelor expert
Din punct de vedere teoretic sistemele expert pot fi dezvoltate utiliznd orice limbaj de
programare. La nceputul perioadei de dezvoltare a SE s-au utilizat limbaje precum COBOL,
FORTRAN sau Pascal. Cu timpul au aprut limbaje specializate pentru dezvoltarea i
utilizarea aplicaiilor specifice inteligenei artificiale. Printre acestea se numr Lisp i Prolog.
n ultima vreme, produsele de tip shell, constituite n medii de dezvoltare a SE, permit
utilizatorilor s-i dezvolte aplicaiile fr a mai fi preocupai de cunoaterea limbajelor de
programare. Evoluia software-ului destinat dezvoltrii SE este ilustrat de figura 7.05.

Figura 7.5. Evoluia software-ului pentru dezvoltarea sistemelor expert

93

Produsele shell sunt colecii de pachete software i instrumente utilizate la proiectarea,


dezvoltarea, implementarea i ntreinerea SE. Ele exist att pentru PC-uri ct i pentru
calculatoarele mainframe, preul acestora variind foarte mult. Printre cele mai rspndite
astfel de produse se numr Level 5, VP-Expert, Personal Consultant, Financial Advisor,
Knowledge Pro i Leonardo.
Principalele avantaje ale utilizrii produselor shell sunt:
uurin n dezvoltare i exploatare;
utilizarea tehnicilor de satisfacere, prin care SE obin cea mai bun soluie care nu este
obligatoriu s fie i cea optim;
utilizarea euristicii, astfel c SE pot manipula relaii incerte i imprecise, sau altfel spus
o anumit mulime de intrri nu genereaz ntotdeauna aceleai concluzii sau rezultate.
Pe msur ce produsele shell devin din ce n mai uor de utilizat i mai rspndite,
rolul inginerilor de cunotine se transform din ce n ce mai mult de la cel de specialist n
dezvoltare la cel de consultant.
7.6. Aplicaii ale sistemelor expert i inteligenei artificiale
n organizaii, aplicaiile sistemelor expert sunt identificate cu procesul decizional i cu
procesele care adaug valoare operaiilor afacerilor. SE sunt utilizate totodat i pentru
mbuntirea serviciilor oferind servicii prompte i exacte clienilor sau pentru evaluarea
performanelor i potenialului angajailor.
Una din problemele SE este reprezentat de integrarea acestor sisteme i a conceptelor
specifice cu sistemele informaionale deja existente n organizaie. Pentru a avea succes, SE
trebuie s se integreze n cultura organizaional i trebuie s mbunteasc i uureze
munca utilizatorilor.
Astzi sisteme expert sunt utilizate n diverse arii funcionale ale afacerilor cum sunt
contabilitatea i finanele, marketing, producie, gestiunea materialelor, etc. Astfel, ele se
regsesc n:
contabilitate, fiind utilizate n analiza fluxului de numerar, analiza conturilor active i
pasive sau contabilitate general. Bazele de cunotine conin informaii contabile,
legile privind taxele i impozitele, precum i normele i reglementrile privind
alctuirea bilanurilor contabile.
planificarea capitalului, care implic decizii privind utilizarea fondurilor i
investiiile.
analiza cererilor de mprumut din partea persoanelor fizice sau juridice. De exemplu
SE de acest tip pot analiza stilul i abilitile managementului organizaiei, condiiile
de pe pia i alte caracteristici ale companiei n a stabili dac s se acorde sau nu
credite.

94

management financiar. SE sunt utilizate n analiza fondurilor de investiii i a alocrii


activelor. De exemplu, se poate utiliza o reea neuronal pentru a identifica tendinele
i "tiparele" pieei aciunilor i obligaiunilor. Acest sistem analizeaz aciunile
bursiere i le identific pe cele cu potenial ridicat i preuri sczute.
producie. SE sunt utilizate n producie pentru a conduce roboi sau echipamente care
implic control foarte riguros, pericol pentru sntatea omului sau rapiditate i
siguran.
aplicaii strategice de marketing. SE sunt utilizate pentru a asista procesul decizional
i planificarea activitilor de marketing cum sunt stabilirea obiectivelor privind
vnzrile i profitul.
dezvoltarea obiectivelor strategice. SE sunt utilizate ca suport n procesul decizional
la vrf i poate susine decizii cum sunt cele de intrare pe piee noi, ncetarea unei
afaceri, concentrarea sau extinderea pe pia, etc.
managementul informaiei. SE pot ajuta managerii n regsirea i sintetizarea
informaiei de care acetia din urm au nevoie. SE agent sau ageni inteligeni pot
scana baze de date distribuite pentru a efectua anumite sarcini, servicii sau funcii cum
sunt regsirea informaiei, analiza tendinelor i alertarea managerilor atunci cnd s-a
descoperit informaie important.
Adesea sistemele expert sunt integrate cu alte sisteme informaionale din organizaie,
uneori funciile lor suprapunndu-se. Integrarea se poate realiza prin intermediul bazelor de
date organizaionale. Astfel, un sistem pentru procesarea tranzaciilor poate fi extins astfel
nct s ofere informaie specific sistemelor informaionale pentru management, acestea la
rndul lor s preia din funciile sistemelor pentru suport decizional, care i ele s preia funcii
ale sistemelor expert. Dintre toate aceste sisteme, sistemele expert sunt cel mai apropiate de
procesul decizional, acestea fiind cele care i sugereaz soluii problemelor specifice,
utiliznd bazele de cunotine. Datorit acestui lucru, nelegerea SE i a abilitilor acestora
reprezint primul pas n aplicarea lor adecvat n procesul decizional i susinerea obiectivelor
afacerii.
S ne reamintim...
Aplicaiile sistemelor expert i inteligenei artificiale se pot regsii printre
activitile urmtoare:
contabilitate
planificarea capitalului
analiza cererilor de mprumut
management financiar
producie

95

aplicaii strategice de marketing


dezvoltarea obiectivelor strategice
managementul informaiei
Rezumat
Sistemele expert ofer sugestii valoare membrilor unei echipe ori de cte
ori experii umani nu sunt disponibili. Sistemele expert pot fi utilizate cu succes
n rezolvarea problemelor din diverse domenii i pot acorda asisten tuturor
stadiilor procesului de rezolvare a acestora
Pentru a dezvolta sistem expert viabile este necesar ca acestea s se
integreze n cultura organizaional cu scopul declarat de a mbunti i uura
munca utilizatorilor. Sistemele expert, fiind sisteme informatice, necesit
parcurgerea unei abordri sistematice n dezvoltare deoarece sistemele expert
sunt scumpe, dificil de exploatat i mari consumatoare de timp n procesul de
dezvoltare.
Utilizarea acestor sisteme n domeniul afacerilor genereaz creterea
general a profitabilitii, reducerea costurilor i oferirea de servicii i produse
superioare.
Test de autoevaluare a cunotinelor
1. Explicai caracteristicile inteligenei
2. Enunai definiia sistemului expert i caracterizai pe scurt componentele lui
majore
3. Identificai minim trei caracteristici ale sistemelor informatice expert
4. n care cazuri / domenii se pot utiliza sistemele expert ?
5. Care sunt etapele necesare pentru dezvoltarea sistemelor informatice expert i
care sunt participanii n aceste etape ?
6. Prezentai pe scurt cteva aplicaii ale sistemelor informatice expert

Rspunsuri
1. - (7.3), 2. - (7.4), 3. (7.4.1), 4. - (7.4.2), 5. - (7.5), 6. - (7.6)

96

Tem de control
Tem de control
S se elaboreze un eseu pe tema "Sistemele informatice n sprijinul
managerului".
Tema se redacteaz computerizat i va avea o lungime de maxim 2 pagini.
Tema trebuie s includ aspecte privitoare la:
- avantajele utilizrii SIM
- dezavantajele utilizrii SIM
- o comparaie pentru o problem aleas rezolvat de manager n
stilul clasic i asistat de un sistem informatic
- factorii care pot contribuii la impunerea deplin a sistemelor
informatice n activitile curente ale unui manager.
Tema de control se va depune n format tiprit pn la data ultimei ntlniri
prevzut pentru aceast disciplin.
Tema de control contribuie cu o pondere de 20% la nota final.

97

Unitatea de nvare 8. Evaluarea i selecia sistemelor


informatice de management

Cuprins
8.1. Introducere .....................................................................................................98
8.2. Competene.....................................................................................................98
8.3. Aspecte generale.............................................................................................99
8.4. Factorii de fezabilitate................................................................................... 100
8.5. Factorii strategici .......................................................................................... 102
8.6. Factorii M.U.R.F.E. ...................................................................................... 103
8.7. Evaluarea i msurarea costurilor i beneficiilor............................................ 105
8.7.1. Costurile............................................................................................. 105
8.7.2. Beneficiile.......................................................................................... 106
8.8. Raportul privind evaluarea i selecia............................................................ 107
8.9. Rezumat ....................................................................................................... 108
8.10. Test de evaluare/autoevaluare ..................................................................... 108
8.1. Introducere
Evaluarea i selecia este procesul prin care este comparat valoarea,
costurile i beneficiile proiectelor generale alternative propuse n faza anterioar i
se alege proiectul care va fi apoi proiectat n detaliu. Evaluarea i selecia este un
proces de optimizare care caut s depisteze varianta care ntrunete cel mai bine
cerinele utilizatorilor.
8.2. Competenele unitii de nvare
La sfritul acestei uniti studenii vor fi capabili s:

explice obiectivele evalurii i seleciei sistemelor informatice de


management
s analizeze, lund n considerare mai muli factori, evaluarea i selecia
sistemelor informatice de management
analizeze din punct de vedere costuri / beneficii sistemele informatice de
management

Durata medie de parcurgere a primei uniti de nvare este de 2 ore.

98

8.3. Aspecte generale


Eforturile necesare pentru dezvoltarea i implementarea unui sistem informatic se pot
ntinde de la proiecte mici, cum este, de exemplu, cumprarea unei aplicaii software existente
i pn la realizarea de proiecte majore, ce includ totalitatea componentelor ce compun
sistemul (hardware, software, sisteme de comunicaii, baze de date, personal etc.). Obiectivul
urmrit n cadrul evalurii i seleciei unui sistem informatic, este acela de a obine cea mai
bun soluie de sistem cu o cheltuial rezonabil n timp i bani.
Fiecare proiect propus este evaluat utiliznd:
factori de fezabilitate. Factorii de fezabilitate sunt factorii ce se refer la posibilitatea
ca sistemul s fie dezvoltat i utilizat cu succes;
factori strategici. Factorii strategici sunt acei factori care se refer la ajutorul pe care
sistemul l ofer obiectivelor afacerilor.

Factorii de fezabilitate considerai sunt:


factorii tehnici, care arat dac sistemul propus poate fi dezvoltat i implementat
utiliznd tehnologii existente sau sunt necesare noi tehnologii;
factorii economici, care arat dac sunt disponibile fonduri adecvate pentru a susine
costurile estimate ale sistemului informatic propus;
factorii legali, care arat dac exist conflicte ntre sistemul luat n considerare i
capacitatea firmei de a-i ndeplini obligaiile legale;
factorii operaionali, care arat dac procedurile existente, mpreun cu calificarea
personalului, sunt suficiente pentru a opera sistemul sau dac sunt necesare noi
proceduri i calificri;
factori de programare, care semnific faptul c sistemul trebuie s devin operativ
ntr-o perioad acceptabil de timp.

Factorii strategici principali sunt:


productivitatea - Productivitatea msoar cantitatea ieirilor produse raportat la
intrri. Msurarea ei are ca scop reducerea costurilor care nu adaug valoare (de
exemplu, productivitatea poate fi msurat ca fiind numrul de produse finite realizate
ntr-o sptmn raportat la cantitatea de materie prim consumat pe sptmna
respectiv);
diferenierea - Diferenierea msoar ct de bine o firm poate oferi produse sau
servicii diferite de ale competitorilor. Diferenierea se poate atinge prin creterea
calitii, varietatea produselor, manipulri specifice, ambalaj, servicii rapide, costuri
reduse, pre etc.);
managementul - Acest factor descrie ct de bine sistemul informatic ofer informaii
managerilor n planificare, control i luarea deciziei.

99

Deciziile fazei de evaluare i selecie provin din dou surse:


valoarea sistemelor, care se msoar prin intermediul factorilor de fezabilitate i al
factorilor strategici;
analiza costuri/beneficii, care msoar costurile, beneficiile tangibile i intangibile ale
sistemelor luate n considerare.
De multe ori nici factorii de fezabilitate (TELOP) i nici factorii strategici (PDM) nu
se adapteaz ntotdeauna metodelor financiar-contabile i la acestea nu ajut nici analiza
costuri/beneficii. n consecin, n analiz se introduc factorii MURFE (Mentenan,

grad de
Extindere

Operaionali

Fiabilitate

Legali

grad de
Reutilizare

Economici

Utilizabilitate

Mentenan

Management

Difereniere

Productivitate

Utilizabilitate, grad de Reutilizare, Fiabilitate i grad de Extindere). n figura 10.1 sunt


prezentate cele trei categorii de factori calitativi.
Tehnici

Programare
Factori strategici

Factorii de fezabilitate

Factori MURFE

Figura 10.1. Factorii de evaluare


8.4. Factorii de fezabilitate
Factorii de fezabilitate reprezint forme ale riscurilor dezvoltrii sistemelor. Aa cum
este descris n tabelul 8.1, cu ct riscul este mai mare cu att factorii primesc note mai mici.
Tabelul 8.1

Pentru a oferi obiectivitate i expertiz noului sistem informaional se recomand


crearea unei echipe de evaluare format din manageri de proiect, profesioniti care nu sunt
implicai direct n proiectarea sistemului dar care au cunotine despre acesta, ct i utilizatori
sau reprezentani ai acestora.
100

Factorii de fezabilitate pot fi evaluai pe baza chestionarului din tabelul 8.2. Acesta se
pregtete cte unul pentru fiecare alternativ rezultat n urma fazei proiectului general i
poate conine i alte ntrebri considerate importante de ctre cei care fac evaluarea.
Tabelul 8.2

Pentru dou sisteme informatice de management simulai aplicarea factorilor de


fezabilitate ntr-un chestionar de evaluare similar celui din tabelul 8.2.

8.5. Factorii strategici


Sistemele informaionale au ntotdeauna potenialul de a deveni unele din cele mai
valoroase resurse ale organizaiei, deoarece ele pot:
crete productivitatea, prin:
o eliminarea barierelor de comunicare existente ntre departamente, birouri i oficii;
o proiectarea interfeelor uor de utilizat i neles;
o automatizarea proceselor tranzacionale i a sarcinilor de nivel sczut.
intensifica diferenierea produselor i serviciilor, prin:
101

o automatizarea i mbuntirea proceselor de proiectare a produselor i serviciilor;


o oferirea accesului facil la date despre produse i servicii;
o mbuntirea urmririi produselor i serviciilor pentru creterea calitii;
o creterea vitezei de rspuns la necesitile, cerinele i solicitrile clienilor;
ajutor acordat managerilor:
o s-i realizeze inteligent i eficient sarcinile;
o s concureze efectiv cu concurena;
o s inoveze;
o s reduc conflictele inter-organizaionale;
o s se adapteze rapid la schimbrile de pe pia.
Pentru evaluarea alternativelor generate n faza proiectrii generale prin prisma
factorilor strategici se recomand utilizarea formularului descris n Tabelul 8.3.
Tabelul 8.3.

Pentru dou sisteme informatice de management simulai aplicarea factorilor de


strategici ntr-un chestionar de evaluare similar celui din tabelul 8.3.

102

8.6. Factorii M.U.R.F.E.


Aceti factori, care includ mentenana, utilizabilitatea, re-utilizabilitatea, fiabilitatea i
extensibilitatea, se refer direct la calitatea proiectrii sistemului.
Calitatea proiectrii sistemului este un termen general care reprezint caracteristicile
prin care se disting diferitele proiecte i prin intermediul cruia acestora li se stabilesc
meritele sau gradele de excelen. Calitatea proiectrii este dificil de cuantificat dar aceasta
este dependent de factorii MURFE.
Cu ct aceti factori obin o not mai mare, cu att calitatea proiectrii va fi mai bun.
Pentru a evalua fiecare alternativ, se recomand utilizarea unui formular similar celui
prezentat n tabelul 8.4.
Tabelul 8.4.

Pentru dou sisteme informatice de management simulai aplicarea factorilor de


MURFE ntr-un chestionar de evaluare similar celui din tabelul 8.4.

103

Indiferent de structura sistemului, acesta va trebui ntreinut. Obiectivul proiectantului


este acela de a proiecta sisteme cu mentenan ridicat prin:
utilizarea dicionarelor standard de date care conin numai nume standard pentru
toate datele sistemului;
utilizarea limbajelor standard de programare;
instalarea unor arhitecturi standard, dovedite ca fiabile;
aplicarea proiectrii modulare i folosirea modulelor independente;
pregtirea unei documentaii clare, cuprinztoare i actuale.
Principalul aspect al gradului de utilizare l reprezint direcionarea ctre factorul
uman. Acest factor are o influen major asupra succesului noului sistem. Este imperativ ca
fiecare utilizator s perceap c sistemul este utilizabil i i susine activitatea. n caz contrar,
chiar dac sistemul este foarte sofisticat el va nregistra un eec. Produsul sistemului
informaional, dorit de ctre utilizator, este informaia. Informaia are ns dou dimensiuni:
substana i forma. Substana se obine prin proiectarea unor ieiri relevante, precise i la
timp. Forma se refer la atractivitatea i posibilitatea de a nelege ieirea.
Gradul de reutilizare este proprietatea de a utiliza acelai software sau component a
sistemului pentru alte aplicaii fr a fi afectat gradul de utilizare. Principalul avantaj al
reutilizrii l reprezint posibilitatea reducerii accentuate a costurilor.
Fiabilitatea se refer la gradul de ndeplinire a sarcinilor pentru care a fost proiectat
sistemul. Durata ntre defectri este msura cantitativ a fiabilitii i se exprim n luni sau
ani. Durata ntre defectri este timpul mediu n care se ateapt ca sistemul s funcioneze
corect. Durata necesar reparrii este o alt msur a fiabilitii, msurat de-asemenea n
uniti de timp. Fiabilitatea sistemelor este mbuntita prin dou caracteristici:
evitarea defectelor,
tolerana la defecte.
Evitarea defectelor reduce probabilitatea ca sistemul s eueze. Aceasta este atins prin
utilizarea metodologiilor moderne, a uneltelor i tehnicilor de modelare i prin controlul
efectuat asupra sistemului nc din fazele ciclului de dezvoltare.
Tolerana la defecte se refer la capacitatea sistemului de a se reface i efectua
sarcinile n prezena elementelor care i-ar putea provoca cderea. Deoarece evitarea cu sut la
sut a eecurilor este doar teoretic, n aceste situaii se poate adapta unul din urmtoarele
planuri:
recuperarea total, care este un sistem on-line ce ofer operare continu i complet
chiar ntr-un mediu plin de defecte;
recuperarea defectelor, prin care se pot selecta aplicaiile care vor funciona integral
sau parial, la parametri indicai sau parametri inferiori pn cnd sistemul este reparat;
nchiderea sau oprirea n siguran, prin care sistemul este ntrerupt din funcionare cu
pierderi minime de date i fr defectarea resurselor hardware.

104

Indiferent de decizia privind selectarea unuia din aceste planuri aceasta trebuie nsoit
de o analiz efecte-costuri.
Gradul de extindere reflect proprietatea sistemului de a fi flexibil i adaptabil
cerinelor utilizatorilor. Extensibilitatea este nrudit cu mentenana, una fr alta neputnd
exista. Extensibilitatea este n strns legtur cu mbuntirea potenial a sistemului i
creterea gradului de adaptare la noi cerine, n timp ce mentenana se refer la meninerea
operrii sistemului aa cum a fost el iniial proiectat.
8.7. Evaluarea i msurarea costurilor i beneficiilor
Fiecare alternativ rezultat n faza proiectului general prezint o latur a costurilor i
una a beneficiilor. Nu ntotdeauna ns cea mai ieftin variant este i cea mai bun, pe
termen lung varianta cea mai ieftin ar putea deveni cea mai scump.
Un obiectiv major al proiectrii sistemelor l reprezint generarea de alternative de
sisteme informaionale ca din acestea s se poat selecta i produce sistemul optim. Indiferent
de alternativ, trebuie fcut ns balana ntre costuri i beneficii.
8.7.1. Costurile
n funcie de momentul n care apar, costurile se pot clasifica n:
costuri iniiale cu resursele;
costuri necesare dezvoltrii i implementrii;
costuri de operare i ntreinere.
Costurile iniiale cu resursele se refer la costurile necesare achiziiei componentelor
sistemului informaional (software i hardware).
Exemple
Costurile necesare dezvoltrii i implementrii cuprind:
costurile dezvoltrii sistemului informaional, respectiv costurile asociate
fiecrei faze a ciclului de dezvoltare, ca de exemplu costurile planificrii,
analizei, proiectrii, etc.;
costurile instalrii sistemului informaional, respectiv costurile instalrii fizice
a echipamentelor, ca de exemplu cheltuielile pentru transport i manipulare;
costurile programrii, respectiv costurile necesare crerii unor aplicaii
specifice realizate de ctre analitii i programatorii din firm sau a celor
angajai din afar;
costurile cu ntreinerea, n care se includ i costurile pregtirii utilizatorilor;
costurile cu testarea sistemului nainte ca acesta s fie dat n exploatare;
costurile cu conversia datelor i aplicaiilor vechi sau a sistemelor vechi astfel
nct s poat fi preluate de ctre noul sistem.

105

Costurile de operare i ntreinere includ toate elementele necesare funcionrii


sistemului informaional dup implementare. Aceste costuri includ:
costuri cu personalul, ca de exemplu plata angajailor, unele taxe ocazionale, etc.;
costurile cu materialele consumabile, ca de exemplu costurile cu hrtia, cartue de
cerneal i toner, suporturile de memorare (discuri, benzi magnetice, discuri optice) etc.
Toate acestea provin din stocuri, iar costurile lor fac subiectul procedurilor manageriale de
control;
costurile cu ntreinerea hardware-ului, realizat fie de ctre personalul firmei, fie de ctre
personal extern specializat;
costurile cu energia electric;
costurile cu asigurrile la echipamentele nchiriate si / sau cumprate;
costurile cu telecomunicaiile, ca de exemplu costurile nchirierii sau utilizrii liniilor
telefonice, utilizrii echipamentelor de interconectare, instalrii sau modificrii serviciilor
de telecomunicaie, etc.;
costurile cu cldirile i ntreinerea acestora, (taxele, chirii, ntreinerea, mobilierul, etc.);
costurile cu paza i securitatea.
S ne reamintim...
Costurile generate de un nou sistem informatic de management sunt:
Costurile iniiale cu resursele
Costurile necesare dezvoltrii i implementrii
Costurile de operare i ntreinere
8.7.2. Beneficiile
Beneficiile cresc vnzrile sau reduc costurile. Acestea includ orice aciuni sau
mijloace care ajut la creterea profitabilitii firmei. Beneficiile se pot clasifica n beneficii
tangibile i intangibile.
Exemplu
Automatizarea prelurii comenzilor de la clieni, printr-un sistem on-line care
conduce la eliminarea sau reducerea personalului implicat n aceast activitate i
deci reducerea costurilor.
Beneficiile tangibile numite i beneficii directe sunt beneficiile derivate direct din
exploatarea sistemului informaional. Deoarece ele pot fi atribuite unui proiect de sistem
informaional, acestea sunt relativ uor de msurat.

106

Exemple
Sunt beneficii tangibile reducerea costurilor cu o anumit sum, creterea vitezei
de prelucrare a datelor, creterea preciziei de calcul a conturilor, creterea vitezei
de schimb de informaii cu un anumit ordin de mrime etc.
Beneficiile intangibile sunt dificil de cuantificat, dar unele din acestea pot fi
identificate cel puin.
Exemple
Sunt beneficii intangibile faptul c un sistem reuete s acopere n medie 85%
din serviciile cerute de ctre un beneficiar sau faptul c prin reproiectarea bazelor
de date i/sau procedurilor s-ar putea crete la 95% nivelul serviciilor. Un alt
sistem poate fi proiectat ergonomic, ceea ce conduce la crearea unor condiii
plcute de munc. n acest caz beneficiul poate fi o scdere a absenteismului i
rotaiei personalului.
Beneficiile tangibile numite i beneficii directe sunt beneficiile derivate direct din
exploatarea sistemului informaional. Deoarece ele pot fi atribuite unui proiect de sistem
informaional, acestea sunt relativ uor de msurat.
Exemple
Sunt beneficii tangibile reducerea costurilor cu o anumit sum, creterea vitezei
de prelucrare a datelor, creterea preciziei de calcul a conturilor, creterea vitezei
de schimb de informaii cu un anumit ordin de mrime etc.
8.8. Raportul privind evaluarea i selecia
Raportul privind evaluarea i selecia este documentul care cuprinde evalurile
alternativelor de sisteme informaionale din punct de vedere al tuturor factorilor considerai
pn n acest moment. Astfel, acesta va conine scorurile factorilor de fezabilitate, ai factorilor
strategici i ai factorilor calitativi MURFE, mpreun cu analiza costurilor i beneficiilor pe
baza metodelor valorii nete prezente i a indexului valorii nete prezente.
n mod normal, cele trei tehnici de evaluare trebuie demarate n paralel, deoarece o
alternativ care obine un scor final mare n urma evalurii factorilor de fezabilitate, strategici
i MURFE va trebui s obin i valori ridicate nete prezente sau indeci ridicai ai valorii nete
prezente. Dac ns acest lucru nu se ntmpl, selecia trebuie fcut utiliznd alte criterii
care vor trebui incluse n raport.

107

S ne reamintim...
Raportul privind evaluarea i selecia trebuie s cuprind:
rezumatul scorurilor obinute de fiecare alternativ;
analiza costuri/beneficii;
actualizarea programrii activitilor ciclului de dezvoltare;
programarea activitilor specifice urmtoarei faze, cea de proiectare de detaliu
(diagramele Gantt corespunztoare);
programarea fazei de implementare (cu diagramele corespunztoare).
Rezumat
Ultimul stadiu n ciclul de dezvoltare a unui sistem const n evaluarea i
selecia acestuia. Sistemul este evaluat, problemele i oportunitile sunt
identificate i analizate, alternativele sunt studiate i evaluate i apoi soluiile sunt
proiectate, dezvoltate i implementate.
Evaluarea asigur reacia invers necesar valoarea sistemului informatic
de management i efectele acestuia asupra organizaiei economice i personalul
acesteia.
Test de autoevaluare a cunotinelor
1. Enumerai i descriei pe scurt factorii luai n considerare la evaluare
2. Descriei , pe scurt, factori de fezabilitate
3. Descriei, pe scurt, factorii strategici
4. Explicai necesitatea utilizrii a altor factori n procesul de evaluare
5. Realizai o clasificare a costurilor implicate n dezvoltarea SIM
6. Precizai, pe scurt, ce beneficii poate obine o firm prin utilizarea SIM
Rspunsuri
1. - (8.3), 2. - (8.4), 3. (8.5), 4. - (8.6), 5. - (8.7.1), 6. -(8.7.2)

108

Unitatea de nvare 9. Implementarea, ntreinerea i revizia


sistemelor informatice de management

Cuprins
9.1. Introducere .................................................................................................................. 109
9.2. Competene................................................................................................... 109
9.3. Implementarea sistemelor informatice de management ................................. 110
9.3.1. Achiziionarea componentelor hardware............................................. 110
9.3.2. Achiziionarea i / sau elaborarea componentelor software ................. 111
9.3.3. Pregtirea utilizatorilor ....................................................................... 113
9.3.4. Testarea.............................................................................................. 113
9.3.5. Punerea n funciune ........................................................................... 114
9.3.6. Acceptarea utilizatorilor ..................................................................... 115
9.4. ntreinerea sistemelor informatice de management....................................... 115
9.5. Revizia sistemelor informatice de management............................................. 116
9.6. Rezumat ....................................................................................................... 119
9.7. Test de evaluare/autoevaluare ....................................................................... 119
9.1. Introducere
Odat sistemul proiectat, pasul care urmeaz este instalarea i operarea
acestuia. Aceast faz poart denumirea de implementare. Dup implementare,
sistemul trebuie ntreinut i revizuit. Uneori, revizuirea conduce la concluzia
necesitii unui nou sistem sau elaborarea unor modificri majore. n acest caz
ntregul ciclu de via al dezvoltrii sistemului se reia, ncepnd cu faza de
investigare-planificare.
9.2. Competenele unitii de nvare
La sfritul acestei uniti studenii vor fi capabili s:

identifice principalele probleme legate de implementarea, ntreinerea i


revizia sistemelor informatice de management
stabileasc tipurile de produse necesare implementrii SIM
stabileasc un plan legat de pregtirea i acceptarea SIM din partea
utilizatorilor
identifice secvenele temporale la care trebuie efectuate ntreinerea i
revizia SIM

109

Durata medie de parcurgere a primei uniti de nvare este de 2 ore.

9.3. Implementarea sistemelor informatice de management


nainte ca sistemul s fie instalat i gata de operare, este nevoie de efectuarea
implementrii. Implementarea sistemelor este faza care include achiziionarea hardware-ului,
a software-lui, pregtirea utilizatorilor, angajarea i instruirea personalului, pregtirea
amplasrii i a datelor, instalarea, testarea i pornirea sistemului, i n final acceptarea din
partea utilizatorilor (figura 9.1). Fiecare dintre aceti pai necesit decizii i analize ale
diverselor variante n funcie de performan, cost, control i complexitate. Neglijarea acestor
pai are ca efect reducerea eficienei i eficacitii sistemului.

Figura 9.1. Etapele implementrii sistemelor informatice


9.3.1. Achiziionarea componentelor hardware
Componentele hardware ale sistemului pot fi obinute prin cumprare, leasing sau
nchiriere. Aceasta necesit iniial identificarea i selectarea furnizorilor de sisteme
informaionale. Furnizorii de sisteme informaionale sunt companiile care ofer resurse
hardware, software, sisteme de telecomunicaii, baze de date, sisteme informaionale de
personal i/sau alte resurse nrudite. Printre acetia se numr productorii de calculatoare,
productorii de periferice, dealer-ii i distribuitorii de hardware, companiile de leasing i
productorii de software.
Exemple
Productorii mari de calculatoare sunt firme internaionale care produc
toate tipurile de echipament de calcul, software i servicii. Productorii mai mici
110

de calculatoare ofer n general sistemele cele mai atractive pieei dar, de regul,
nu nsoesc produsele lor cu software i servicii complete. Cu toate acestea, riscul
achiziionrii de sisteme de la acetia se reduce atunci cnd ele pot oferi
ntreinere i expertiz n programare.
Productorii de periferice sunt n general specializai n producerea unei
linii sau alteia de echipament, oferind o calitate excelent la preuri acceptabile.
Distribuitorii i dealer-ii sunt companii care doar comercializeaz
echipamente i sisteme dar care nu produc echipamente. De obicei acetia ofer
echipamente hardware mpreun cu pachete software i servicii.
Pe lng aceste opiuni, mai exist companii care nchiriaz echipamente
sau spaiu de lucru pe echipamentele din dotare iar altele ofer sub form de
leasing echipamente. Acestea au avantajul unor preuri reduse de nchiriere sau
exploatare, dar pe de alt parte pot conduce la costuri finale mai mari i/sau la
reducerea controlului i securitii datelor.
Identificai cte o firm pentru fiecare categorie de furnizori hardware

9.3.2. Achiziionarea i / sau elaborarea componentelor software


Similar componentelor hardware, software-ul poate fi achiziionat prin diverse metode.
Decizia cea mai important n acest caz este dac s se produc software-ul necesar n cadrul
organizaiei sau acesta s fie achiziionat din exterior. Exist i foarte multe cazuri cnd
software-ul din exterior este utilizat mpreun cu cel produs pe plan intern sau chiar modificat
pentru a fi particularizat specificului organizaiei.
Achiziionarea de software din afar are loc atunci cnd firma nu-i permite costurile
dezvoltrii proprii, riscul privind performanele i caracteristicile software-ului cumprat este
mai redus, iar acesta este uor de instalat i utilizat. n aceste cazuri, etapele necesare sunt:
revizuirea necesitilor i cerinelor, i n principal capacitatea software-ului de a
satisface utilizatorii i necesitile organizaiei;
achiziionarea software-ului;
modificarea i particularizarea acestuia la situaia din organizaie;
achiziionarea interfeelor, astfel nct software-ul s poat interaciona cu produsele
software deja existente;
testarea i acceptarea software-ului n mediul de lucru;
ntreinerea i efectuarea modificrilor necesare n exploatare.
Dezvoltarea de software n cadrul organizaiei este situaia n care personalul propriu
este responsabil pentru elaborarea programelor necesare. Principalele avantaje ale acestei
abordri sunt:

111

se pot ndeplini toate cerinele utilizatorilor i organizaiei;


produsul poate fi mai flexibil i cu mai multe faciliti;
produsul poate oferi un avantaj competitiv, greu de obinut de ctre competitori.
Dezvoltarea aplicaiilor software n cadrul organizaiei presupune constituirea unei
echipe de specialiti n programare, care i asum responsabilitatea sarcinii i coopereaz la
ndeplinirea ei. Se recomand ca aceste echipe s conin i utilizatori sau reprezentani ai
acestora, astfel nct ntregul proces s presupun interaciunea specialiti-utilizatori.
Dezvoltarea de software n firm necesit o detaliat planificare. De aceea trebuie
parcurse etapele necesare dezvoltrii, denumite i ciclul de via al programrii (figura 9.2),
aceste etape fiind urmtoarele:

Figura 9.2. Ciclul de via al programrii


Definirea problemei, prin care se determin intrrile i ieirile, ct i necesitile i
dorinele tuturor celor implicai n sistem;
Analiza i proiectarea, care implic studierea problemelor, producerea tuturor
documentelor i activitilor necesare scrierii programelor de calculator;
Selecia limbajului, care implic stabilirea celui mai adecvat limbaj de programare n
funcie de:
o dificultatea problemei
o tipul procesului (batch sau on-line)
o uurina modificrilor ulterioare
o tipul problemei, tiinifice sau de afaceri
o uurina utilizrii limbajului mpreun pus n balans cu eficiena acestuia
o testarea i depanarea, respectiv asigurarea c produsul funcioneaz aa cum s-a
dorit
documentarea programului, ce include:
o documentaia tehnic, utilizat de operatori pentru a executa programele i de
ctre analiti pentru efectuarea modificrilor;
o documentaia utilizatorului, elaborat pentru aceia care utilizeaz efectiv
programul. Aceasta trebuie s includ beneficiile aduse astfel nct s se neleag

112

motivele dezvoltrii programului.


implementarea sau conversia, care este procesul prin care programul este executat.
Execuia se poate face n paralel cu programele existente, prin rularea programelor pilot
sau prin introducerea treptat a celor noi i eliminarea celor vechi.
9.3.3. Pregtirea utilizatorilor
Pregtirea utilizatorilor este procesul prin care managerii, ali factori decizionali,
angajaii i toi cei care vor folosi sistemul sau vor fi afectai de utilizarea acestuia sunt
instruii astfel nct s beneficieze n totalitate de facilitile acestuia. Acest lucru presupune
utilizarea corect, eficient i eficace a sistemului. Pregtirea utilizatorului poate include
participarea activ la dezvoltarea sistemului, activiti de marketing, coroborate cu activiti
de instruire, documentare i asisten. Informarea i pregtirea utilizatorilor se poate face n
diverse moduri. Cel mai adecvat este implicarea utilizatorilor n dezvoltarea sistemului de la
primele faze i promovarea sistemului n rndul utilizatorilor n mod similar promovrii
produselor i serviciilor. Cea mai important parte a pregtirii o constituie instruirea, att
intern - organizat de personal din firm, ct i extern - organizat de personal extern
firmei. Instruirea are ca rol eliminarea sentimentelor de fric, team i reinere n utilizarea i
nvarea a ceva nou. Asistena continu are rolul de asigura nelegerea de ctre utilizatori a
sistemului i a beneficiilor acestuia.
n funcie de mrimea i complexitatea sistemului dezvoltat poate deveni necesar
angajarea de nou personal i instruirea acestuia. Astfel, noul sistem poate necesita un manager
al sistemului, analiti, programatori, operatori pentru introducerea datelor i alt personal de
ntreinere. innd cont de poziia acestora n raport cu sistemul informaional se constat c
succesul utilizrii sistemului depinde n mare msur de ei.
9.3.4. Testarea
Testarea implic ntregul sistem informatic de management. Astfel, n funcie de ce
anume se testeaz exist (figura 9.3):
testarea unitilor, prin care se testeaz fiecare program sau parte de program att cu
date normale ct i cu date anormale pentru a se stabili reacia acestuia;
testarea sistemului, prin care toate programele sunt testate mpreun. Rezultatele
acestor teste vor stabili dac datele de ieire ale unui program sunt acceptate ca date de
intrare de altul;
testarea volumului, prin care ntregul sistem este alimentat cu mari cantiti de date
pentru a se observa modul cum acesta opereaz n condiii normale;
testarea gradului de integrare, prin care se observ dac noile programe pot
interaciona cu alte aplicaii i dac pot transmite date fr erori altor programe;

113

testarea acceptrii, care urmrete dac noul sistem este


operat aa cum s-a intenionat iniial. Aceast etap
analizeaz timpurile de execuie, necesarul de memorie,
metodele de acces la dispozitivele de stocare etc.
Prin implicarea utilizatorilor la aceste teste, ei pot nelege
mai bine sistemul i interaciona efectiv cu acesta.
9.3.5. Punerea n funciune
Punerea n funciune ncepe n momentul n care s-a testat

Figura 9.3. Testarea


acceptarea sistemului. Cnd etapa de punere n funciune nceteaz
sistemului
se consider c sistemul este complet operaional. Exist mai
multe modaliti de punere n funciune a sistemelor i anume (figura 9.4):

Figura 9.4. Diverse modaliti de punere n funciune


Conversia direct, care implic ncetarea complet a funcionrii vechiului sistem i
utilizarea noului sistem ncepnd cu o anumit dat. Datorit problemelor poteniale i
erorilor acest mod de abordare nu este recomandat, dect pentru sisteme simple.
Conversia treptat, prin care noul sistem nlocuiete treptat vechiul sistem. Acest
mod are avantajul c nlocuirea se efectueaz numai atunci cnd s-a cptat ncredere
n noul sistem i n funcionarea lui corect.
Conversia pilot, implic executarea unor versiuni reduse sau pilot ale noului sistem n
paralel cu vechiului sistem. Doar dup ce din programele pilot au fost eliminate
eventualele erori sau probleme, vechiul sistem este nlocuit iar cel nou devine
operaional.

114

9.3.6. Acceptarea utilizatorilor


Acceptarea de ctre utilizatori se poate concretiza prin semnarea de ctre acetia a unui
document formal. Scopul acestuia este de a reduce responsabilitatea furnizorilor de
echipamente i software, ct i a proiectanilor sistemului odat ce utilizatorii accept sistemul
ca funcionnd la parametrii specificai. n afara pailor enunai, este foarte important ca pe
parcursul implementrii s se stabileasc modul n care vor fi suportate costurile i dac
alocarea bugetelor s se fac la nivel de departament sau la nivelul ntregii organizaii sau
dac s se aloce bugete global ori pentru fiecare component a sistemului, respectiv resurse
hardware, resurse software i resurse umane.
9.4. ntreinerea sistemelor informatice de management
ntreinerea sistemelor implic verificarea, schimbarea i mbuntirea sistemului
astfel nct acesta s susin ct mai bine activitatea utilizatorilor i obiectivele organizaiei. n
funcie de situaie i problemele ntlnite, se pot lua decizii de reluare a ntregului proces de
dezvoltare sau se vor efectua doar modificri minore.
Studiile efectuate au demonstrat c ntreinerea frecvent i fcut corect are ca efect
prevenirea cderile majore ulterioare. ntreinerea devine necesar atunci cnd:
utilizatorii, managerii sau cei afectai de sistem vin cu noi cereri;
exist erori n cadrul programelor;
apar probleme tehnice ale echipamentelor;
au loc schimbri importante n structura organizaiei (de exemplu achiziionarea unei
firme);
apar schimbri legislative care necesit modificri n programe.
n general, n faza de ntreinere, companiile aduc doar modificri sistemelor i nu
dezvolt altele noi. Trebuie avut ns n vedere faptul c, n timp, dup modificri succesive
acestea pot s nu mai fie conforme cu structura general a organizaiei i obiectivele acesteia.
Se reduce astfel eficiena i se ngreuneaz i mai mult modificrile ulterioare.
ntreinerile pot varia de la foarte simple la foarte costisitoare
Exemple
Companiile productoare de software utilizeaz, de exemplu, urmtoarele
abordri:
adugirile (patch) prin care se aduc corecii sau mbuntiri minore;
mbuntiri (release) prin care se aduc modificri semnificative ce pot
necesita schimbri n documentaia existent;
versiunile, (version) reprezint schimbri majore care de obicei nseamn
i adugarea de noi faciliti.

115

Datorit importanei acestei faze, organizaiile impun o procedur formal de ncepere


a ntreinerii. Aceast procedur se materializeaz printr-un document numit "Cerere de
ntreinere" prin care se autorizeaz modificarea produselor software i sau hardware.
n funcie de politica organizaiei i complexitatea sistemului, se aleg sau desemneaz
persoanele abilitate pentru ntreinere. n cele mai multe cazuri, cei care au participat la
dezvoltarea sistemului sunt i cei care l ntrein. n alte situaii poate fi desemnat o echip de
ntreinere responsabil pentru modificarea, repararea i actualizarea sistemului. Aceast
echip poate fi constituit ntr-un departament special de ntreinere sau poate fi
interdepartamental. Acetia utilizeaz, n general, aceleai tehnice i metode folosite pe
parcursul dezvoltrii sistemelor.
Un element important n al ntreinerii l reprezint costurile. De exemplu, s-a observat
c un programator consum n medie ntre 50% i 75% din timpul su cu ntreinerea
programelor. n plus, pe msur ce sistemul mbtrnete, costurile cu ntreinerea devin din
ce n ce mai mari (figura 9.5).

Figura 9.5. Costul ntreinerii

Figura 9.6. Valoarea investiiei

Dezvoltarea programelor sistemului este o activitate scump. Programele bine


dezvoltate, bine structurate, flexibile i bine documentate cost mai puin din punct de vedere
al ntreinerii dect programele care au beneficiat de o slab proiectare (figura 9.6). Acest
lucru devine cu att mai semnificativ, tiind c personalul de ntreinere consum peste 50%
din timp cu nelegerea i descifrarea programelor slab sau nedocumentate, astfel nct rmne
foarte puin timp pentru dezvoltarea unor sisteme noi, mai bune.
9.5. Revizia sistemelor informatice de management
Revizia sistemelor este faza final a ciclului de dezvoltare a sistemelor, reprezentnd
procesul de analiz a sistemului n vederea stabilirii dac acesta funcioneaz aa cum s-a
intenionat. Acest lucru implic compararea performanelor i beneficiilor sistemului n
funciune cu performanele i beneficiile preconizate n cadrul procesului de dezvoltare.
Factori, cum sunt costurile, complexitatea i controlul sunt investigai nc de la iniierea

116

procesului de proiectare i luai n considerare apoi n fiecare faz. Problemele descoperite la


revizie pot conduce la reluarea procesului de dezvoltare.
Exemple
Exemple de proceduri de revizie
iniiate de apariia unui eveniment, ca de exemplu descoperirea unei erori
n funcionare, sau
planificate n timp, situaie n care revizia este nceput dup o anumit
perioad de timp de la punerea n funciune sau dup alt revizie, chiar
dac nu au aprut probleme.
n cele mai multe organizaii sunt utilizate att proceduri iniiate de apariia unui
eveniment ct i planificate. Factorii importani care trebuie avui n vedere la revizie sunt
ilustrai n tabelul 9.1 mpreun cu ntrebrile la care trebuie s se rspund. Revizia unui
sistem impune evaluarea critic a tuturor componentelor acestuia. Astfel, trebuie msurate
performanele i gradul de adecvare a fiecrei componente a sistemului. Scopul principal al
acestei activiti este de a stabili dac sistemul nou sau modificat susine obiectivele generale
ale organizaiei.

Factor
Misiunea organizaiei
Obiectivul organizaiei
Hardware i software
Baze de date

Telecomunicaii

Personalul de servire a
sistemului informaional
Control

Instruire

Tabelul 9.1 Factorii reviziei sistemelor


ntrebri specifice
- Susine sistemul misiunea organizaiei?
- Sunt satisfcute cerinele i dorinele utilizatorilor?
- Susine sistemul obiectivele specifice fiecrui
departament i al organizaiei?
- Pot hardware-ul i software-ul susine activitile curente
i viitoare ale organizaiei?
- Este actual i exact baza de date?
- Este suficient spaiul alocat pentru activitile curente i
viitoare?
- Sunt actualele sisteme suficient de performante astfel
nct s susin activitatea organizaiei?
- Este afectat relaia cu clienii?
- Este suficient personal pentru efectuarea sarcinilor
actuale i de perspectiv?
- Este personalul calificat i instruit?
- Sunt regulile i procedurile de utilizare acceptabile?
- Exist proceduri adecvate de protecie mpotriva erorilor,
fraudelor i pentru pstrarea caracterului confidenial?
- Exista programe adecvate de instruire att pentru
utilizatori ct i pentru personalul de servire?

117

Cost

Complexitate
Fiabilitate
Eficien

Timpul de rspuns
Documentaie

- Sunt costurile de dezvoltare i de exploatare conforme cu


costurile preconizate la dezvoltare?
- Exist un sistem informaional adecvat de stabilire a
bugetului care s susin organizaia?
- Este sistemul foarte complex i dificil de exploatat i/sau
ntreinut?
- Este sistemul fiabil?
- Care este timpul mediu ntre defectri?
- Este sistemul eficient?
- Sunt ieirile generate eficient n raport cu intrrile,
resursele sistemului i ali factori?
- Ct timp i este necesar sistemului s ofere utilizatorilor
rspunsurile n perioadele aglomerate?
- Este documentaia actual?
- Sunt reflectate modificrile din sistem n documentaie?

Revizia hardware-ului reprezint evaluarea tuturor echipamentelor, incluznd


dispozitivele de intrare, stocare, prelucrare, ieire i a celor cu destinaie special. Evaluarea
se face baza activitilor curente dar i a celor viitoare i se refer la criterii cum sunt viteza,
capacitatea i funcionarea echipamentelor de calcul.
Revizia software-ului are rolul de a determina att performanele sistemului ct i ale
software-ului din sistem. Sunt identificate eventualele greeli de proiectare i problemele
existente i poteniale. Programele sunt nsoite de dou categorii de erori: erori de sintax i
erori de logic. Obiectivul general al reviziei este de a obine programe fr erori i/sau
rezistente la erori. Performana unui program este evaluat pe baza modului n care a fost
scris, cantitatea de memorie necesar executrii, necesarul de spaiu de stocare, modul de
acces la baze de date etc.
Revizia bazelor de date se refer la stabilirea eficienei i capacitii bazelor de date.
Eficiena bazei de date este evaluat n funcie de ct de rapid sunt accesate sau regsite
datele, adic n funcie de timpul de rspuns. Capacitatea bazei de date este o msur a
spaiului disponibil sau necesar.
Revizia sistemului de telecomunicaii are rolul de a monitoriza operaiile de
telecomunicaii, incluznd toate echipamentele hardware i software care particip la aceste
operaii. Pe parcursul reviziei sunt identificate necesitile curente i viitoare de comunicaie
ct i abilitatea sistemului de a satisface cererile curente i viitoare de transfer al datelor i
informaiilor.
Revizia personalului reprezint evaluarea personalului curent din punct de vedere al
abilitilor, numrului i instruirii curente dar i necesare n viitor.
Revizia procedurilor are scopul de a determina dac procedurile existente sunt
adecvate i satisfac corespunztor necesitile curente i viitoare. Procedurile sunt necesare
exploatrii echipamentului, execuiei software-ului aplicativ, gestiunii bazelor de date,

118

controlului activitilor de telecomunicaii i instruirii personalului. Procedurile trebuie s


prevad refacerea datelor n cazul unor accidente.
Revizia sistemelor necesit adesea monitorizarea sistemului. Numrul erorilor
ntlnite, cantitatea necesar de memorie, timpul de utilizare a i alte probleme sunt observate
atent i msurate. Pentru msurarea performanei au fost concepute produse specializate n
msurarea performanei fiecrei componente a sistemului. Acestea pot identifica rapid i
eficient locul problemelor actuale i a celor poteniale.
S ne reamintim...

Revizia unui sistem implic:

Revizia hardware-ului

Revizia software-ului

Revizia bazelor de date

Revizia sistemului de telecomunicaii

Revizia personalului

Revizia procedurilor

Rezumat
Toate sistemele informatice necesit anumite modificri dup ce au fost
dezvoltate. Acest lucru se realizeaz sub forma ntreinerii componentelor hardware
i software. ntreinerea informaiei asigur corectarea erorilor din bazele de date,
eliminarea celor nvechite i arhivarea. ntreinerea software-ului implic activiti
de cretere a funcionalitii i n sensul perfecionrii acestuia deoarece prin simpla
utilizare aplicaiile nu se uzeaz.
Test de autoevaluare a cunotinelor
1. Enumerai i descriei pe scurt etapele implementrii SIM
2. Enumerai i descriei modalitile de punere n funciune a SIM
3. Descriei cnd i de ce apare necesitatea ntreinerii SIM
4. Explicai i descriei, pe scurt, revizia SIM
Rspunsuri
1. - (9.3), 2. - (9.3.5), 3. - (9.4), 4. - (9.5)

119

Unitatea de nvare 10. Managementul sistemelor informatice

Cuprins
10.1. Introducere ................................................................................................. 120
10.2. Competene................................................................................................. 120
10.3. Managementul resurselor informaionale .................................................... 121
10.3.1. Organizarea resurselor informatice ................................................... 122
10.4. Managementul informaiei i tehnologiei informaiei .................................. 124
10.4.1. Planificarea sistemelor informatice ................................................... 124
10.4.2. Minimizarea i corectarea erorilor .................................................... 125
10.4.3. Planificarea i recuperarea n caz de dezastre.................................... 126
10.4.4. Controlul sistemelor informatice....................................................... 127
10.4.5. Auditul sistemelor informatice.......................................................... 127
10.5. Rezumat...................................................................................................... 128
10.6. Test de evaluare/autoevaluare ..................................................................... 128
10.1. Introducere
Teoria economic clasic identific ca i resurse importante n domeniul afacerilor
resursele materiale, munca i capitalul (incluznd echipamentele). Pentru
maximizarea profitului, aceste resurse necesit un management adecvat. Pe msur
avansrii n epoca informaiei, organizaiile economice recunosc faptul c
informaia devine la rndul ei o tot mai important resurs. Astfel, companiile care
rmn competitive sunt cele care au recunoscut valoarea informaiei i care au luat
msuri de structurare a activitilor i sistemelor informaionale pentru a maximiza
aceste resurse. Maximizarea resurselor informaionale se poate realiza fie prin
analiza modului n care informaia este utilizat n organizaii i gsirea de
modaliti de a i mbunti utilizarea, fie prin alinierea obiectivelor i scopului
sistemelor informatice la obiectivele i misiunea organizaiei. n acest context a
fost recunoscut necesitatea managementului resurselor informatice (MRI) ca un
mod complet de abordare a managementului tuturor aspectelor i componentelor
unui sistem informatic.
10.2. Competenele unitii de nvare
La sfritul acestei uniti studenii vor fi capabili s:

explice obiectivele managementului resurselor informaionale


stabileasc modaliti optime de organizare a resurselor informatice
stabileasc planificarea n vederea utilizrii sistemelor informatice de

120

management
neleag necesitatea auditului sistemelor informatice de management

Durata medie de parcurgere a primei uniti de nvare este de 2 ore.

10.3. Managementul resurselor informaionale


ntre diversele resurse i sisteme informaionale din cadrul unei organizaii exist, ca i
n cazul altor resurse i sisteme, o mare varietate de relaii. De aceea, pentru a gestiona aceste
resurse trebuie gestionate corespunztor i relaiile dintre ele.
n urma studiilor efectuate s-a constatat c obiectivele managementului resurselor
informaionale sunt n principal:
utilizarea sistemelor informaionale la mbuntirea calitii;
utilizarea sistemelor informaionale la creterea productivitii;
re-ingineria sistemelor informaionale astfel nct s reflecte strategia i procesele
companiei;
reducerea costurilor cu sistemele informatice;
instruirea personalului sistemelor n utilizarea sistemele informatice.
n acest context, managementul resurselor informaionale implic cele cinci aspecte ale
managementului descrise de figura 10.1, respectiv:

Figura 10.1. Componentele managementului resurselor informaionale


Managementul informaiei, care implic recunoaterea valorii datelor i informaiei
pentru firm, respectiv faptul c informaia, prin ea nsi, este o resurs valoroas
pentru firm;
Managementul tehnologiei, care implic recunoaterea valorii tehnologiei informaiei
pentru organizaie;
Managementul distribuit, care implic recunoaterea importanei informaiei i
tehnologiei din punct de vedere al locului unde sunt amplasate, utilizate, dezvoltate i
de ctre cine;

121

Managementul funcional, care recunoate faptul c sistemele informaionale, la fel


ca alte funcii ale organizaiei, trebuie conduse, direcionate i controlate;
Managementul strategic, care recunoate c sistemele informaionale dein, pentru
acele firme care le utilizeaz corespunztor, potenialul necesar obinerii de avantaje
competiionale.
10.3.1. Organizarea resurselor informatice
n majoritatea companiilor mijlocii i mari, sistemele informatice sunt gestionate de
ctre un departament specializat denumit, de obicei, departament sau serviciu informatic. Aa
cum se poate observa i din figura 12.2, acest departament ndeplinete n general trei
activiti: de operare, de dezvoltare i susinere a activitilor informatice.

Departament
informatic

Figura 10.2. Componena unui departament informatic


Operarea este componenta care se concentreaz asupra utilizrii sistemului informatic
n organizaie cu accent mai mult asupra eficienei funciilor sistemului dect asupra
eficacitii. n cadrul acestei activiti se remarc:
operatorii de sistem, categorie ce include personalul care opereaz i face posibil
utilizarea echipamentelor de ctre ceilali utilizatori din sistem. Acetia ndeplinesc
sarcini cum sunt supravegherea funcionrii corecte a echipamentelor hardware
precum i instalarea diverselor dispozitive i echipamente n funcie de necesiti (de
exemplu uniti de disc, imprimante etc.);
operatorii pentru preluarea datelor, sunt cei care introduc efectiv datele n
calculator.

122

Dezvoltarea este component care se concentreaz asupra proiectelor de creare,


dezvoltare, ntreinere i revizuire a sistemelor informatice. Principalii participani n aceast
activitate sunt analitii de sistem i programatorii.
Suportul este componenta sistemului informatic care se ocup, n principal, de
oferirea asistenei n ce privete achiziionarea i utilizarea resurselor hardware i software,
administrarea datelor, precum i asistena i instruirea personalului.
Exemplu
Componenta privind administrarea datelor se concentreaz asupra planificrii i
stabilirii procedurilor i politicilor privind utilizarea datelor i informaiei. Un
astfel de administrator este de exemplu administratorul bazei de date. n general,
personalul de susinere este concentrat fie ntr-un oficiu, centru de calcul sau
serviciu informatic.
Indiferent de denumirea concret, departamentul informatic ofer asisten i instruire.
Acesta susine dezvoltarea aplicaiilor, selectarea echipamentelor, punerea lor n funciune,
rezolvarea problemelor i stabilirea standardelor de utilizare i operare. Acest departament
este condus de ctre un ef de departament care, n mod obinuit, este un manager de la vrful
piramidei manageriale. Managerul departamentului informatic este responsabil de
planificarea, managementul i achiziionarea sistemelor informatice dar i de aplicarea n
departamentul pe care l conduce a politicilor organizaiei. Acesta este subordonat direct
directorilor executivi sau directorilor generali, fapt ce adesea reprezint i o recunoatere a
importanei acestui departament n organizaie.
n afara acestui departament informatic, la nivelul departamentelor funcionale cum
sunt producie, marketing, contabilitate-finane etc., pot exista mici uniti care s asigure
servicii informatice. Acestea sunt susinute, n general, de ctre componenta de suport a
departamentului informatic dar personalul poate avea o dubl subordonare. Rolul i locul
acestui personal este din ce n ce mai mult luat de ctre angajai direci ai departamentului cu
cunotine n utilizarea i dezvoltarea sistemelor informatice.
S ne reamintim...
Managementul resurselor informaionale implic:
Managementul informaiei
Managementul tehnologiei
Managementul distribuit
Managementul funcional
Managementul strategic

123

10.4. Managementul informaiei i tehnologiei informaiei


Resursele informaionale prezint cteva caracteristici care le disting de celelalte
resurse ale organizaiei. Astfel, spre deosebire de alte resurse, n general, informaia trebuie
gestionat n interesul organizaiei i nu pentru a fi transformat ntr-un produs oferit la
vnzare.
Exemplu
Spre deosebire de alte sisteme, eecul sistemului informatic poate conduce la
blocarea activitilor deoarece informaia este o resurs vital pentru buna
desfurarea a activitilor curente ale organizaiei.
Datorit acestor considerente, managementul informaiei i tehnologiei informaiei
deine o orientare ctre servicii i include activiti precum sunt planificarea sistemelor,
minimizarea i corectarea erorilor, planificarea i recuperarea n caz de dezastre, controlul i
auditul sistemelor (figura 10.3).

Figura 10.3. Componentele managementului informaiei i tehnologiei informaiei


10.4.1. Planificarea sistemelor informatice
Deoarece este strns legat de dezvoltarea sistemelor, planificarea n vederea utilizrii
sistemelor informatice este o component important a managementului informaiei i
tehnologiei. Planificarea sistemelor informatice este un proces care implic majoritatea
purttorilor de interese i utilizatorilor din organizaie i ea trebuie s reflecte susinerea
obiectivelor organizaiei. De aceea, planificarea necesit i stabilirea unor mecanisme care s
determine potenialul noilor tehnologii i stabilirea valorii investiiei n sistemele i tehnologia
informaional. Valoarea acestei investiii se poate aprecia cu ajutorul factorilor de fezabilitate
i a factorilor strategici. La acetia se pot aduga i ali factori, printre care se numr:
beneficiul adus de investiie (ROI=Return on Investment), care msoar, n procente,
profitul i beneficiile generate ca urmare a investiiei fcute n tehnologia
informaional.
Exemplu
Dac o firm investete 1.000 UM de lei ntr-un calculator i evalueaz c
profitul obinut de pe urma acestuia este de 300 UM, atunci beneficiul investiiei
este de 30% (300 UM / 1.000 UM).

124

creterea veniturilor, care se refer la creterea relativ a veniturilor sau profitului ca


urmare a investiiei.
Exemplu
Dac o firm i-a crescut vnzrile datorit investiiei ntr-un nou sistem de calcul
cu 12%, fa de 8% creterea n perioada anterioar, creterea net datorat
sistemului nou este de 4%.
cota de pia deinut (market-share), care reprezint procentul vnzrilor pe care le are
o firm n raport cu toate celelalte firme din ramura respectiv.
atragerea i satisfacerea clienilor, care dei foarte greu de cuantificat este un indicator
din ce n ce mai utilizat de companii. El este determinat prin msurarea performanei
sistemelor informatice n funcie de feedback-ul sau reacia utilizatorilor interni i
externi.
10.4.2. Minimizarea i corectarea erorilor
Pentru ca sistemele informatice s ofere utilizatorilor informaie valoroas, trebuie
luate msuri privind:
minimizarea erorilor, care implic detectarea erorilor n toate stadiile i etapele
procesului de dezvoltare i utilizare a sistemelor. Pentru aceasta se pot utiliza diverse
mecanisme cum sunt verificarea manual a documentelor i aplicaiilor sau utilizarea
de sisteme software de verificare a erorilor.
utilizarea de sisteme duplicat sau sisteme de rezerv (backup). Duplicatele sunt
utilizate n cazurile n care verificarea erorilor nu trebuie s ntrerup funcionarea
sistemului. Astfel n timp ce un sistem este verificat i controlat, duplicatul susine
activitile curente. Sistemele backup sunt utilizate pentru nlocuirea sistemului
original atunci cnd apar probleme. Sistemele backup trebuie s aib n vedere toate
resursele sistemelor, respectiv hardware-ul, software-ul i oamenii. Un sistem n care
diversele componente sunt duplicate astfel nct s poat fi nlocuite, dac este
necesar, fr a fi pierdute funciile generale ale sistemului, poart denumirea de sistem
tolerant la defeciuni (fault-tolerant system). Pentru a identifica aceste sisteme,
managerii trebuie s stabileasc:
o ct de des apar problemele;
o care sunt consecinele acestora;
o care sunt costurile necesare coreciei i diagnosticrii problemelor nainte ca
ele s apar;
o care sunt procedurile i unde trebuie realizate controlul, detectarea i
corectarea erorilor.

125

10.4.3. Planificarea i recuperarea n caz de dezastre


Planificarea mpotriva dezastrelor este procesul de anticipare, prevenire i aciune n
caz de apariie a dezastrelor cum sunt incendiile, inundaiile, cutremurele, sabotajele, etc.
Aceast planificare se concentreaz asupra a dou aspecte:
1. meninerea integritii informaiei
2. meninerea n funcionare a sistemelor informatice pn la reluarea activitilor normale.
Primul pas n elaborarea acestor planificri l constituie identificarea pericolelor i
problemelor poteniale. Apoi se elaboreaz planul i acesta este testat prin simulare.
Dei majoritatea firmelor cunosc consecinele dezastrelor, destul de puine i iau
msurile necesare pregtirii n situaii excepionale, cu toate c instrumentele primare de
recuperare stau direct la dispoziia acestora. Aceste instrumente sunt similare cu cele utilizate
pentru minimizarea erorilor i anume folosirea de sisteme duplicat sau backup.
Exemple
Duplicarea se poate realiza la nivel hardware, software i personal. n ceea
ce privete hardware-ul, duplicarea se poate realiza n firm sau prin contracte
realizate cu alte firme.
Duplicarea software-ului const n realizarea de copii de siguran ale
tuturor programelor, fiierelor i datelor i depozitarea acestora att la locul
respectiv dar i n locuri sigure din punct de vedere al dezastrelor. n situaia n
care bugetul nu permite duplicarea se poate realiza doar selectiv astfel nct
numai anumite fiiere sau date sunt duplicate periodic, ca de exemplu la sfritul
unei sptmni sau luni. Cea mai bun abordare n ce privete recuperarea n caz
de probleme cu personalul, este cea n care utilizatorii beneficiaz de instruire
suplimentar i pentru activitile pe care nu le desfoar n mod curent dar care
sunt conexe celor curente.
10.4.4. Controlul sistemelor informatice
n vederea meninerii siguranei i securitii, majoritatea departamentelor informatice
ntrein un control strns asupra datelor i activitilor sistemului informatic. Astfel sunt
prevenite utilizrile neautorizate sau ru intenionate, frauda sau furtul de informaii.
Majoritatea acestor reguli se refer la prevenirea problemelor nainte ca ele s apar. Acestea
au ca scop fie minimizarea impactului problemei atunci cnd apare, fie corectarea i
rezolvarea problemei la momentul apariiei.
Exist o mare varietate de controale asupra sistemelor informaionale care pot fi
aplicate i care influeneaz majoritatea aspectelor organizaiei. Acestea includ:
controlul intrrilor care se ocup n, principal, de meninerea integritii i securitii
intrrilor i care se refer att la date ct i la cei care le manipuleaz. Scopul principal

126

este prevenirea intrrilor frauduloase sau neadecvate i reducerea erorilor de intrare.


controlul proceselor implic, n general, duplicarea componentelor hardware i
software n vederea asigurrii certitudinii prelucrrii fr erori. Acest control se refer
i la controlul stocrii datelor care previne, de exemplu, accesul neautorizat sau
distrugerea accidental.
controlul ieirilor care aduce asigurri c ieirile sunt manipulate corect. De exemplu,
sistemele pot nregistra ce rapoarte au fost generate, cnd i cui.
controlul bazelor de date, are ca scop asigurarea funcionrii eficiente i efective a
bazelor de date. Ele includ proceduri de definire a grupurilor de utilizatori, a
drepturilor individuale i de grup, a parolelor, etc.
controlul telecomunicaiilor, este destinat transferului datelor i informaiei exact i
fr erori ntre componentele sistemului. De multe ori, mai ales atunci cnd exist
posibilitatea interceptrii transmisiilor, se utilizeaz codificarea datelor i informaiilor
prin criptare.
controlul personalului, care se refer la dezvoltarea, implementarea i documentarea
msurilor care asigur accesul numai persoanelor autorizate la componentele
sistemului informatic. Acest lucru se poate realiza prin utilizarea numerelor unice i
secrete de identificare, prin parole sau cu ajutorul cardurilor de identificare.
10.4.5. Auditul sistemelor informatice
Auditul sistemelor informaionale tinde s rspund la urmtoarele ntrebri:
1. Care sunt procedurile i controalele deja stabilite?
2. Sunt aceste proceduri i controale utilizate adecvat?
Auditul investigheaz totodat distribuia documentelor i rapoartelor, instruirea
personalului, timpul necesar ndeplinirii diferitelor sarcini, precum i ale aspecte ale
sistemului informatic.
Auditul se poate realiza fie intern, fie extern. Auditul intern este condus de ctre
angajai ai organizaiei, n timp ce auditul extern este efectuat de ctre firme sau persoane
autorizate neasociate organizaiei. Auditul inspecteaz toate programele, documentaia,
tehnicile de control, planurile pentru dezastre, asigurrile i toate celelalte sisteme implicate,
incluznd personalul. Un audit complet include verificarea funcionrii corecte a altor
echipamentelor de calcul i comunicaie. Atunci cnd sunt utilizate calculatoarele n audit se
poate concepe i realiza un audit continuu, n timp real, util mai ales n cazul sistemelor mari.
S ne reamintim...
Managementul informaiei i tehnologiei informaiei deine o orientare ctre
servicii i include activiti precum:
planificarea sistemelor,

127

minimizarea i corectarea erorilor,


planificarea i recuperarea n caz de dezastre,
controlul sistemelor,
auditul sistemelor
Rezumat
Resursele informaionale prezint cteva caracteristici care le disting de
celelalte resurse ale organizaiei. Astfel, spre deosebire de celelalte resurse,
informaia este gestionat n interesul organizaiei i nu pentru a fi transformat
ntr-un produs bun de vnzare. n plus, informaia este o resurs vital pentru
buna desfurarea a activitilor curente ale organizaiei iar, spre deosebire de alte
sisteme, eecul SI poate conduce la blocarea activitilor. Datorit acestor
considerente, managementul informaiei i tehnologiei informaionale deine o
orientare ctre servicii.
Test de autoevaluare a cunotinelor
1. Enumerai obiectivele managementului resurselor informaionale
2. Enumerai i descriei, pe scurt, aspectele implicate n managementul
resurselor informaionale
3. Realizai o diagram care s conin o modalitate de organizare a resurselor
informatice
4. Explicai, pe scurt, n ce const managementul tehnologiei i informaiei
Rspunsuri
1. - (10.3), 2. - (10.3), 3. - (10.3.1), 4. - (10.4)

128

Bibliografie

1. Bue Florian (coordonator): Tehnologia Informaiei n domeniul managerial, Manual de


Inginerie Economic. Editura Dacia, 2002
2. Cioar R., Gheorghe C., Pisarciuc C.,: Sisteme Informatice de management. Editura
Universitii Transilvania din Braov, 2001
3. *** Documentaie sistem informatic FreeERP (www.freeERP.ro)
4. Benchimol G., Pierre P., Pomerol J-C.: Sisteme expert n ntreprindere. Editura Tehnic,
1993
5. Ioan R.: Informatica manageriala. Editura Economic, 1996
6. Stair, R.M.: Principles of Information Systems. A Managerial Approach. 2nd edition, Boyd
& Frazer Publishing Company, 1996
7. Onete B.: Sisteme informatice - Elemente fundamentale. Biblioteca digitala ASE,
www.biblioteca-digitala.ase.ro/biblioteca/carte2.asp?id=225&idb=

129