W W W. H O M E C O N T.

R O Consultant, elaborare si producere de programe software financiar-contabile din gama small business sau ERP

PREAMBUL:
Nu va mai chinuiti sa cautati pe net sa faceti download la un program de postcalcul care sa acopere specificul firmei dvs. Nu veti gasi asa ceva. Programul de postcalcul este "capacul" care se pune pe o oala care fierbe ncontinuu. Capacul nu se pune dect dupa ce am ales oala potrivita acelui capac (sau invers), am pregatit ingredientele, am folosit reteta cuvenita, avem aptitudinile unui bucatar, cunoastem intensitatea focului, cunoastem cte ceva din tabieturile invitatilor ce se vor aseza la masa, stim cnd acestia vor servi acel fel de mncare s.a.m.d. Spuneam n pagina de web ca "Daca ati intrat pe aceasta pagina trebuie sa aveti rabdare sa cititi cel putin partea introductiva. Daca nu aveti timp va puteti ntoarce: Inapoi La pagina anterioara " . Acelasi lucru este valabil si aici. Puteti renunta sa cititi tot. Este f. important totusi sa ntelegeti ca mecanismul de postcalculatie al productiei necesita mult efort de ntelegere nefiind suficient doar sa ai ambitie sau sa fi absolvent de doua facultati sau sa nveti pe derost cartile lui Constantin Dragan, Possler Ladislau, Partenie Dumbrava sau Mihai Ristea. Fara a avea intentia sa fiu vulgar stim cu totii ca toata lumea se pricepe la fotbal, politica si masini, iar n zilele noastre toti informaticienii se pricep la FoxPro iar economistii la Postcalcul (adica la contabilitatea de gestiune si calculatia costurilor). Daca firma e mica, calculatia o face de obicei patronul din condei n agenda personala ajutat uneori de doamna contabila. Daca firma este mare iar produsele sunt multe, au structuri complicate, materiile prime variaza ca pret n functie de furnizor, procesele tehnologice absorb multa regie invizibila si necontrolabila, atunci cu siguranta postcalculul se face ntr-un birou specializat unde cteva contabile muncesc destul de anevoios ntre 10 si 25 luna curenta pentru "a nchide" luna precedenta. Scopul muncii lor este de a comunica n final domnului director (sau actionarului principal) ct ne costa n realitate 1 bucata de produs finit respectiv o sticla de bere, 1 Kg de vopsea, o sticla de sana , un aragaz, o masina de tuns iarba si de ce nu un vapor sau un avion. Se fac calcule anevoioase din pix si din excel si se refac de mai multe ori. Intre timp mai apar facturi importante "uitate" ntr-un sertar si refacem calculele. Rezultatul apare tarziu - uneori n cel mai fericit caz pe 25 luna urmatoare adica la multe zile de la ncheierea lunii de calcul. Intre timp lumea se misca, furnizorii au modificat preturile iar o parte din clienti nu mai vor sa cumpere de la noi deoarece pot cumpara de la concurenta mai ieftin sau clientii ne "forteaza mana" sa le mai dam discounturi fiindca altfel nu mai cumpara de la noi.... Apare ntrebarea legitima a patronului: de ce oare se ntmpla acestea ? Pentru a putea lua o decizie n timp optim asupra productiei, postcalculul trebuie sa ne asigure informatia postcalculata a pretului de productie deci la costul real si nu la cel estimat-antecalculat . Aceasta informatie trebuie sa fie calculata maxim pe data de 10 luna urmatoare lunii de calcul - asteptam n principiu factura de lumina, gaz, apa, salariile si eventualele facturi de servicii/transport nesosite nca. Sunt unii viteji care promit ca obtin aceasta informatie consistenta mai devreme - ma ndoiesc. In continuare apare priceperea si dexteritatea personalului si f. important: detinerea unei aplicatii integrate de tip ERP care sa permita o trasabilitate a tranzactiilor financiar contabile a.. acestea sa poate fi agregate, ventilate si grupate rapid pe criteriile de baza pentru a identifica toate palierele de cost necesare analizelor.

Postcalcul - http://www.homecont.ro/postcalcul.htm

Pagina 1/6

W W W. H O M E C O N T. R O Consultant, elaborare si producere de programe software financiar-contabile din gama small business sau ERP

Modul postcalcul extern* descriere functionala Cui se adreseaza aplicatia ? Aplicatia se adreseaza firmelor medii-mari care ntrunesc urmatoarele caracteristici: activitatea de baza este de productie, servicii sau comert (cu distributie in principal) Exista o aplicatie ERP bazata pe Oracle, MYSQL, SQLSERVER, Progress cu acces la serverul de baza de date prin ODBC. sau exista mai multe module independente nenchegate: program(e) de urmarirea productiei program gestiune stocuri program salarii program facturare

program contabilitate program incasari/plati, gestiune terti program mijloace fixe

activitatea de postcalculatie dureaza mai multe zile fiind prelucrata redundant n mai multe formate (manual, Excel, Fox s.a.m.d) se doreste o urmarire exacata a pretului de cost n interval optim de timp Ce va oferim noi? O aplicatie externa de postcalculatie care se conecteaza la baza dvs. de date si extrage informatiile n stare bruta. Apoi aceste informatii sunt asezate pe paliere de cost asa cum este recomandat n manualele de specialitate, practic se porneste de la preluarea informatiei din starea contabila-pe tipuri de cheltuieli si se ventileza aceasta pe purtatorii principali de cost. In final sunt prezentate rapoarte de analiza a costurilor pe palierele de cost importante: produse finite sau semifabricate - cost total sau partial centre omogene de cost (sectii, ateliere) paliere de cost reprezentative: cheltuieli directe - cont 921 cheltuieli indirecte de sectie - 923 cheltuieli de transport si alte servicii interne - 922 cheltuieli de administratie -924 cheltuieli comerciale - 925 Costul total sau partial al unitatii economice Sau sunt prezentate rapoarte detaliate sau recapitulative pe elemente de cheltuiala, articole de calculatie sau consumuri de materiale. Ca o sinteza - practic se asigura raspuns la ntrebarea: cta apa minerala consumata de dl. Director la secretariat (924) se regaseste ntr-o tona de produs finit sau ntr-o unitate unica de ambalare (o sticla de bere Excelsior PET 2L sau ntr-un borcan de 400g de iaurt degresat cu 0,1%Grasime). Bineninteles este o gluma -am fi interesati mai degraba de costul regiilor ce se ascund in produs. Rapoartele pot fi obtinute la alegere in unul din formatele clasice: la imprimanta, in ecran, in EXCEL sau in alt formate - DBF,PDF, TXT, HTML. La ce ntrebari ncearca sa raspunda programul ? 1. Ct m-a costat o unitate de produs finit n luna x sau pe perioada y ? 2. Ct m cost o unitate din produsul x diferentiat pe fiecare client ? (aici sunt luate n calcul cheltuielile de desfacere 925 contextual pe fiecare client ) 3. Care sunt costurile ocazionate pe o sectie de productie ? 4. Care este costul total pe firma ? 5. Care sunt componentele de cost din care este alcatuita o unitate de produs ? (cte directe/921,cte indirecte/923, cte CGI/924 etc)

Postcalcul - http://www.homecont.ro/postcalcul.htm

Pagina 2/6

W W W. H O M E C O N T. R O Consultant, elaborare si producere de programe software financiar-contabile din gama small business sau ERP

Cum se face ca le stim pe toate asa repede? Nu - noi nu le stim pe toate. Acesta nu e un program de salarii, mijloace fixe sau contabilitate care se instaleaza asa cum este. Acesta este un produs super-customizat care se adpteaza pt. fiecare client. Fiecare "instalare" de postcalcul reprezinta un proiect separat n al carui pret intra: analiza cerintelor dvs. adaptarea programului conform cerintelor instalatrea scolarizare/documentatie

Modul postcalcul extern descriere functionala

*Exemplele din prezenta sunt mapate pe logica structurala a firmei Colorantul Incolor SA din Bucuresti

www.homecont.ro...............................................................................................................1 Preambul:............................................................................................................................1 1. Descriere generala aplicatie............................................................................................3 2. Structura aplicatiei modul de extragere si prelucrare al datelor...................................4 3. Detalii tehnice si functionale............................................................................................4 4. Ce face si ce nu face programul......................................................................................6

1. DESCRIERE GENERALA APLICATIE.

Programul de postcalcul este format dintr-o aplicatie externa scrisa n VisualFoxPro conectata prin ODBC la baza de date a aplicatiei ERP/DVS. Aplicatia extrage date la cerere din aplicatia ERP/DVS le stocheaza pe un PC local , le prelucreaza si apoi listeaza un set de rapoarte. Programul stie sa preia date din varianta localizata pentru Romania a aplicatiei ERP/DVS. Ca notiuni generale aplicatia utilizeaza urmatoarele paliere de cost: - contul contul contabil (clasa 6) pe care s-a ocazionat cheltuiala; - centrul de cost este n general sectia sau centrul de lucru omogen n care s-a ocazionat cheltuiala si care poate primi prin repartizare cheltuieli indirecte sau poate transmite costuri unui alt centru de cost. Acesta poate fi chiar centrul de cost din ERP sau saitul/amplasamentul care reprezinta practic o sectie; - purtatorul este n general produsul finit n unitatea de ambalare unica care este livrat la client. Acesta poate fi: o 1 cutie de vopsea Alb13 de 800 ML, o 1 punga de 1L lapte de consum semidegresat 1,8% grasime, o 1 sticla de bere premium pils 4,5% alcool. - articolul de calculatie care poate cumula costuri n: o cheltuieli directe (921) acestea se sparg pe 3 alte diviziuni: 9211 cheltuieli materiale directe provenite din productia ERP (WO conform norma), 9212 salarii directe provenite din programul de salarii sau din note contabile, 9213 alte cheltuieli materiale directe bagate n afara retetei dar care apartin palierului de directe. o cheltuieli auxiliare (922 nu prea se mai folosesc ) o cheltuieli indirecte de sectie (923) o cheltuieli indirecte - generale de administratie (924)
Postcalcul - http://www.homecont.ro/postcalcul.htm Pagina 3/6

W W W. H O M E C O N T. R O Consultant, elaborare si producere de programe software financiar-contabile din gama small business sau ERP

o cheltuieli de desfacere (925)

2. STRUCTURA APLICATIEI MODUL DE EXTRAGERE SI PRELUCRARE AL DATELOR.

a.) Conexiunea conexiunea actuala este o conexiune ODBC bazata pe driverul specific al RDBMS-ului dvs. Se poate adapta orice conexiune ODBC (FOX, MySQl, Oracle, SQLServer200x) Aceasta se poate seta apasind butonul Conexiune ODBC. b.) Extragerea datelor (pasul 1): - datele se extrag la cerere pe un interval calendaristic contabil (1 luna, 2 luni6 luni) cu restrictie de la 01.0x.YY la 31.0x.YY. - fiecarei tabele de tip nomenclator important din ERP/DVS (plan conturi, articole de stoc, magazii, clienti, furnizori etc) i se face o clona pe calculatorul local - fiecare tabela de tranzactii care are legatura cu postcalcul este selectata si filtrata pe baza unor JOIN-uri si Query-uri n tabele specializate de tip rezultat intermediar pe PC-ul local. Dupa extragerea datelor avem pe PC-ul local toate tranzactiile si nomenclatoarele din perioada selectata n starea bruta asa cum sunt ele stocate n aplicatia ERP/DVS. c.) Prelucrarea datelor extrase (pasul 2): Datele extrase la pasul 1 sunt prelucrate la comanda de catre programul de postcalcul. n urma prelucrarii datelor aduse rezulta urmatoarele efecte: - Sunt ndepartate cheltuielile (prin excludere) care nu fac obiectul postcalculului cum ar fi: 607 daca firma este de productie, anumite cheltuilei de tip 623, 6028 sau dobinzi la credite care nu fac obiectul productiei. - sunt ventilate toate conturile de clasa 6 (si 7 ) pentru a fi asezate intr-o structura noua pe palierere de cost prin asezarea cheltuililor pe purtatori, centre de cost, semifabricate, produse. - Se face asezarea pe o pseudo-structura de clasa 9 (921,922,923,924,925) - Repartizarea cheltuielilor directe , indirecte de sectie (923) si generale de administratie (924) pe purtatori conform unor reguli de repartizare stabilite anterior. - Sunt calculate cheltuielile de desfacere din zona 925 prin repartizare pe purtatori sau prin excludere. d.) Vizualizarea rapoartelor (Pasul 3). Dupa extragerea si prelucrarea datelor (pas1+2) se pot consulta rapoartele existente astfel: - cheltuielile pe centre de cost cu grupare pe purtatori - cheltuieli pe produse finite sau semifabricate - cheltuili pe structura combinata pe produse (total cost sectie, total cost fabrica, total cost intreprindere cu sau fara cheltuieli de desfacere).

3. DETALII TEHNICE SI FUNCTIONALE.

a.) Facilitati incluse : un mini-generator de query-uri care stie sa extraga date din tebelele locale si sa creeze noi rezultate. Este limitat la cunoasterea de catre utilizator a limbajului foxpro- avansat. Detine un generaor de rapoarte propriu. Este limitat la cunoasterea de catre utilizator a limbajului foxpro-ncepator. Foarte important: dupa
Postcalcul - http://www.homecont.ro/postcalcul.htm Pagina 4/6

W W W. H O M E C O N T. R O Consultant, elaborare si producere de programe software financiar-contabile din gama small business sau ERP

generarea unui nou raport acesta este salvat pe local si apoi este vazut de progrtam fiind usor de apelat din meniul principal. orice tabela locala creata de program sau de utilizator i se poate crea si asocia un raport nou. Orice tabela locala poate fi vazuta cu ajutorul unui utilitar care permite filtrarea datelor asemanator cu filtrul de la Excel. Orice raport poate fi vazut n ecran, poate fi listat la imprimanta, poate fi exportat n excel.

b.) Timpi de prelucrare: - durata extragerii datelor datele pentru 1 luna se extrag n 1-5 minute n functie de dimensiunea bazei, numarul nregistrarilor, puterea serverului, putera PC-ului local. - Prelucrarea datelor dureaza 1-2 minute. Un ciclu complet de extragere + prelucrare (pas1+2) poate ajunge la max. 10 minute

Postcalcul - http://www.homecont.ro/postcalcul.htm

Pagina 5/6

W W W. H O M E C O N T. R O Consultant, elaborare si producere de programe software financiar-contabile din gama small business sau ERP

4. CE FACE SI CE NU FACE PROGRAMUL.

a.) Ce face programul ? programul ventileza cheltuielile conform regulilor de postcalcul stabilite; repartizeaza cheltuielile indirecte pe baza cheilor si criteriilor stabilite; Calculeaza costul productiei pina la nivelul unei bucati de produs finit; Prezinta rezultatele ntr-un format specific mediului Windows exportnd majoritatea datelor n Excel. - Se pot face arhive manuale ale datelor extrase prin Copy/paste a directorului postcalcul ntr-o alta unitate de stocare (alt PC, CD-rom, Stick etc). Programul ncearca sa raspunda la urmatoarele ntrebari: Ct m-a costat o unitate de produs finit n luna x sau pe perioada y ? Ct ma costa o unitate din produsul x diferentiat pe fiecare client ? (aici sunt luate n calcul cheltuielile de desfacere 925 contextual pe fiecare client ) - optional Care sunt costurile ocazionate pe o sectie de productie ? Care este costul total pe firma ? Care sunt componentele de cost din care este alcatuita o unitate de produs ? (cite directe/921,cite indirecte/923, cite CGI/924 etc) b.) Ce nu face programul ? - programul nu tine istoric fata de care sa se faca referinta, calculul facindu-se doar pentru perioada selectata (1n luni); - la pasul 1 programul distruge datele de pe local si aduce un nou set de date de pe server; - Datele sunt preluate ntr-un singur sens (dinspre ERP catre PC local).Programul nu intoarce rezultate pe serverul ERP adica nu mai reface note contabile de recalcul sau ajustare care sa fie rescrise napoi n ERP. Pentru amuzament cititi si pamfletul "Cizmria informatic": http://www.homecont.ro/cizmariainformatica.htm Puteti sa ne contactati la: http://www.homecont.ro/contact.htm

Postcalcul - http://www.homecont.ro/postcalcul.htm

Pagina 6/6