Lucrare individuala

la disciplina Managementul Proiectelor

Masterand: Perju Ana Domnica

Specializarea: Managementul Proiectelor
In cadrul societatii in care lucrez am depistat urmatoarele doua probleme, insa pentru
descrierea acestora va trebui sa fac putin referire si la specificul inteprinderii mele. Este vorba
de o firma de scule si unelte pentru industria lemnului, care in afara de producerea de scule
pentru clientii sai mai presteaza si servicii de intretinere si reparatie a acestor scule si unelte.
Totusi, o mare particularitate a firmei este aceea ca pentru fiecare client in parte se executa un
anumit tip de lama panglica (acesta fiind principalul produs denumit generic) – extrem de
particularizat, astfel incat putem chiar sa spunem ca este vorba de productie la comanda. Rar
intalnim aceleasi dimensiuni ale acestor lame panglica la 2 clienti diferiti. Apoi, pentru fiecare
client in parte se gasesc in lucru atat lame noi – cerute la comanda – cat si lamele mai vechi ale
acestuia ce sunt aduse la reparatii.

1. Asa stand lucrurile – o problema identificata de mine este aceea a bunei

gestionari a tuturor acestor lame care se executa si noi si care apoi se intorc pentru service
de 3-4 ori pana la uzura lor completa. In prezent, gestionarul firmei, tine o evidenta manuala pe
un caiet pentru fiecare client in parte, unde noteaza fiecare lama panglica ce vine la reparatii -
insa gestiunea lamelor noi aflate in lucru se tine separat, in programul de contabilitate al firmei
(WinMentor). Cand un agent de vanzari doreste sa stie pentru un client al sau cate lame si de
ce tip are in lucru trebuie odata sa intrebe pentru lamele noi la contabilitate, si apoi, pentru
lamele vechi, la gestionar. Daca mai adaugam ca nici WinMentorul nu este un program care sa
exceleze la gestiunea productiei in curs de executie, si mai luam in considerare ca agentii de
cele mai multe ori sunt pe teren, vedem o mare risipa de timp pentru aflarea situatiei unui
anumit client, plus de cele mai multe ori si o risipa de impulsuri telefonice.
a) O prima solutie la aceasta problema este aceea de aducere a tuturor informatiilor in
acelasi loc, respectiv implementarea unui software specializat (de calcul tabelar de exemplu)
care sa preia informatiile oferite de WinMentor despre lamele noi aflate in lucru pentru fiecare
client in parte si sa tina gestiunea si a lamelor vechi revenite pentru reparatii. Pentru rezolvarea
problemei in acest mod avem nevoie de un programator care sa vina la fata locului, sa culeaga
informatiile specifice din teren si sa realizeze un program specific pentru societatea noastra
care sa rezolve problema. Apoi urmeaza instruirea gestionarului cu privire la folosirea noului
soft. Ulterior, agentii de vanzari vor trebui sa contacteze o singura persoana care le va pune la
dispozitie toate informatiile necesare despre marfa clientilor: gestionarul. Informatia va fi
disponibila mai repede accesand un software, insa in continuare va fi nevoie de impulsuri
telefonice atunci cand agentii se afla pe teren. Solutia aceasta va fi mai ieftina din punct de
vedere financiar, insa durata de implementare va fi mai mare.
 b) A doua posibila rezolvare a problemei este aceea a achizitionarii unui software
integrat ERP, care va putea gestiona cu usurinta si claritate toate relatiile cu clientii, continand
in acelasi timp si modul de contabilitate si alte module necesare in societate. Este varianta mai
costisitoare, insa in aceasta varianta de rezolvare se are in vedere si accesul fiecarui agent aflat
pe teren sau in biroul propriu la softwareul de tip client-server. Astfel, pe langa achizitia ERP-
ului si configurarea specifica a acestuia, vor trebui scolarizati atat gestionarul care va introduce
datele cat si agentii care le vor accesa online de oriunde. Avantajele acestei solutii sunt in
primul rand accesul rapid si sigur la informatie, simplitatea in utilizare, disparitia persoanei
intermediare atunci cand se cere o situatie (fiecare agent isi va cauta singur informatiile cu
ajutorul internetului de oriunde, iar costurile telefonice vor disparea de tot) si in plus vederea in
timp real a situatiei clientilor la fiecare moment. Timpul de implementare va fi relativ scurt
datorita standardizarii ERP-ului ales. Printre dezavantaje vom enumera: costul foarte ridicat de
achizitie si implementare a unui ERP specializat; scolarizarea mai multor persoane (gestionar,
agenti, inclusiv a contabilului care va schimba softul de contabilitate cu cel inclus in ERP).
Criteriile luate in calcul pentru aceasta problema sunt:
- costul proiectului (60%);
- durata de implementare (10%);
- simplitatea in utilizare (5%);
- accesul cat mai rapid a agentilor la informatiile dorite (15%);
- reducerea cheltuielilor de telefonie/a timpului pierdut pentru aflarea starii de fapt
(10%).
Ponderea cea mai mare in criteriile luate in considerare o are costul proiectului, mai in
scurt costul softwearului achizitionat – conducerea firmei se uita in primul rand la cheltuieli, abia
apoi analizeaza si beneficiile. Foarte important pentru companie este timpul agentilor de vanzari
(in special timpul consumat cu alte activitati decat promovarea si vanzarea produselor si
serviciilor proprii), de aceea urmatorul criteriu ca pondere (15%) il are accesul rapid la informatii
a acestora. Cu pondere egala sunt economiile realizate la telefonie si durata de implementare a
programului, prin ultima intelegand timpul total necesar pentru invatarea programului de catre
utilizatorii acestora (10% fiecare). Criteriul cel mai slab reprezentat ca pondere il are simplitatea
in utilizare – este normal sa se doreasca o utilizare cat mai simpla, care sa fie usor invata la
nevoie de oricine.
La evaluarea solutiilor propuse, s-au dat urmatoarele note:
Variant a) – costul proiectului – nota 10
- durata de implementare – nota 10
- simplitatea in utilizare – nota 9
- accesul cat mai rapid a agentilor la informatiile dorite – nota 6
- reducerea cheltuielilor de telefonie – nota 7
Total: 10*60%+10*10%+9*5%+6*15%+7*10%=6+1+0.45+0.9+0.7= 9.05 nota finala
Variant b) – costul proiectului – nota 5
- durata de implementare – nota 6
- simplitatea in utilizare – nota 8
- accesul cat mai rapid a agentilor la informatiile dorite – nota 10
 - reducerea cheltuielilor de telefonie – nota 10
Total: 5*60%+6*10%+8*5%+10*15%+10*10%=3+0.6+0.4+1.5+1= 6.5 nota finala
Conducerea firmei, luand in considerare notele obtinute, va alege ca solutie prima
varianta de rezolvare.
Probabil ca pentru adoptarea celei de-a doua solutii va fi nevoie de depistarea de
probleme si in alte departamente, probleme care pot fi la randul lor rezolvate prin achizitia unui
ERP, si care impreuna vor duce la justificarea achizitiei acestuia.

2. Cea de-a doua problema identificata in firma mea pleaca de la urmatoarea premisa:
societatea ofera transportul gratuit la sediul clientului atat a produselor noi comandate, cat si a
produselor venite la reparatii. Tot pe cheltuiala firmei se face si ridicarea de lame panglica
defecte care sunt aduse la sediu spre a fi reparate. Pentru acesta, firma dispune de 5 dube si
de 5 soferi care se deplaseaza peste tot in tara pentru a colecta/distribui marfa. Cand sunt
cazuri de urgenta se apeleaza si la firmele de curierat. Costurile cu transportul sunt foarte
mari, pentru ca lucrurile nu sunt organizate, si cum de multe ori se intampina situatii de urgenta,
drumurile se bat adesea cu jumatate de duba goala pentru a veni in intampinarea solutionarii
problemelor unor clienti mari si fideli. Mai adaugam si faptul ca multi soferi incearca sa fure la
combustibil sau sa faca deplasari in scop personal pe traseu.
Pentru reducerea costurilor logistice propun urmatoarele doua rezolvari:
a) Angajarea unei persoane noi care sa aiba responsabilitatea de a organiza de fiecare
data traseele pentru saptamana in curs, de a gasi cele mai scurte si eficiente trasee pentru
masinile care distribuie si colecteaza marfa. Apoi, de fiecare data cand apar situatii de urgenta,
persoana in cauza trebuie sa reanalizeze toate datele si sa modifice traseele astfel incat sa
acopere aceste cazuri destul de dese de urgente si sa asigure si un timp optim si o incarcare
optima a masinilor (gestiunea marfii din interiorul masinii este importanta, deoarece duce la
reducerea timpilor petrecuti la sediul clientilor pentru livrarea/ridicarea marfii). Pentru ca se are
in vedere si factorul uman, persoana angajata va trebui sa calculeze la intoarcerea din cursa a
soferilor, dupa foaia de parcurs si dupa combustibilul consumat, daca s-a respectat traseul si
daca este adecvat consumul aferent fiecarei masini in parte – sa propuna sanctiuni acolo unde
lucrurile deviaza. Solutia este una relativ ieftina, insa mare consumatoare de timp pentru
persoana implicata – volumul de munca fiind suficient de mare incat acestei persoane sa nu i se
mai poata adauga alte sarcini in cadrul societatii. De asemenea costurile telefonice vor fi relativ
mari: de fiecare data cand se modifica traseul, acesta va trebui comunicat detaliat telefonic
soferului aflat pe drum.
b) A doua solutie propusa este aceea de a apela la un software care sa faca munca in
locul factorului uman: analiza tuturor datelor si luarea celor mai bune decizii, cele mai scurte si
optime trasee. In acest caz se are in vedere si comunicarea cu soferii prin intermediul
internetului, traseele modificandu-se automat de fiecare data cand e nevoie, iar soferii vor
cunoaste acestea prin consultarea telefoanelor inteligente pe care le vor avea la dispozitie.
Solutia este costisitoare: va trebui achizitionat atat software-ul cat si dispozitive inteligente care
depisteaza prin GPS (Global Pointing System) pozitia si traseul fiecarei masini. Se va sti insa in
timp real pozitia si traseul fiecarei masini, ba mai mult, acesta va putea fi si inregistrat pentru o
confruntare ulterioara, iar timpul de luare a deciziilor de fiecare data cand apare o situatie de
urgenta va fi infinit mai mic.
Criteriile avute in vedere de conducere pentru solutionarea acestei probleme sunt:
- rapiditatea cu care se rezolva situatiile de urgenta (30%);
- reducerea consumului de combustibil si a devierii de la traseul stabilit a soferilor
(factorul uman si tendinta de furt de combustibil) (40%);
- costul implementarii si exploatarii (20%);
- cunoasterea in timp real a pozitiei si traseului fiecarei masini (10%)
Criteriul cu ponderea cea mai mare este in acest caz economia de combustibil ce se
prezonizeaza a fi realizata (40%). Problema aceasta fiind majora si stringent se doreste
reducerea la minimum posibil a acestor costuri. Foarte important pentru firma este si
solutionarea cazurilor de urgent si satisfacerea in timp util a clientilor sai fideli, drept pentru
care, s-a acordat o pondere de 30% pentru acest criteriu. Urmeaza criteriul costului – mai putin
important in acest caz deoarece ambele solutii au costuri apropiate ca ordin de marime. Se
considera apoi ca prin economiile realizate cu combustibilul se acopera repede costul actual al
implementarii proiectului.Un ultim criteriu avut in vedere este cunoasterea in timp real a pozitiei
si traseului fiecarei masini – ponderea detinuta de acest criteriu este mica, doar 10%, nefiind
considerat de importanta foarte mare, conducerea insa ar aprecia daca pentru un cost rezonabil
ar avea la dispozitie si aceasta optiune.
La evaluarea solutiilor propuse, s-au dat urmatoarele note:
Variant a) – rapiditatea cu care se rezolva situatiile de urgent – nota 7
- reducerea consumului de combustibil – nota 8
- costul implementarii – nota 10
- cunoasterea in timp real a pozitiei – nota 8
Total: 7*30%+8*40%+10*20%+8*10%=2.1+3.2+2+.8= 8.1 nota finala
Varianta b) ) – rapiditatea cu care se rezolva situatiile de urgent – nota 9
- reducerea consumului de combustibil – nota 10
- costul implementarii – nota 6
- cunoasterea in timp real a pozitiei – nota 10
Total: 9*30%+10*40%+6*20%+10*10%=2.7+4+1.2+1= 8,9 nota finala
Avand in vedere notele obtinute, conducerea a procedat la alegerea celei de-a doua
solutii.