STUDIU DE CAZ NR. 1.

PROIECT DE ACHIZIŢIE ŞI IMPLEMENTARE A UNUI ERP,

FINANŢAT PRIN FONDURI STRUCTURALE

1. DESCRIEREA PROIECTULUI
Proiectul presupune implementarea unei/ unor aplicatii informatice pentru managementul
afacerii. Putem vorbi atat despre o singura aplicatie care integreaza cele 3 functionalitati
importante de ERP (Enterprise Resource Plannig), CRM (Customer Relationship
Management) si BIS (Business Intelligence Systems), cat si despre 2 sau 3 aplicatii
diferite dar care sunt compatibile.

1.1. Obiectivul proiectului

Obiectivul general al proiectului este de a gestiona mai eficient resursele firmei, de a
deveni mai competitivi si de a creste productivitatea firmei pe angajat cu cca. 35% in
urmatorii 3 ani dupa implementarea proiectului (in conformitate cu obiectivele Axei
prioritare III, DMI 3 si al obiectivelor generale POS CCE)
Obiectivele specifice ale acestui proiect sunt urmatoarele:
- Organizarea circuitului informational, al proceselor si al documentelor din firma,
corelarea acestui circuit cu cerintele sistemului de management al calitatii ISO
9001:2000 pe care firma noastra l-a implementat in anul 2007;
- Optimizarea resurselor folosite si reducerea costurilor interne cu 10% in primul an
dupa implemntare si cu inca 10% cumulat in urmatorii 2 ani;
- Cresterea eficientei firmei prin reorganizarea proceselor interne si realizarea unui
numar mai mare de activitati in aceeasi unitate de timp: dublarea numarului de
comenzi procesate de catre o persoana in aceeasi in urmatorii 3 ani de la
implementare;
- Diminuarea semnificativa a erorilor umane care apar in timpul realizarii diferitelor
activitati: diminuarea numarului de greseli de facturare de la cca. 6% cat este in
prezent la cca. 1% in urmatorii 3 ani dupa implementarea proiectului; diminuarea
numarului de greseli de pregatire a marfii pentru livrare de la cca. 3% cat este in
prezent la sub 1%;
- Micsorarea semnificativa a timpilor de raspuns catre clienti pentru diferitele
solicitari ale acestora (informari, oferte, comenzi, etc). Furnizarea informatiilor cu
privire la stocul produselor pe loc, in cazul solicitarilor telefonice si permanenta in
cazul celor care acceseaza website-ul firmei. Reducerea timpului mediu de realizare
a unei oferte de la cca. 4 ore cat este in prezent la cca. 2 ore in primul an dupa
implemntare si la cca. 1 ora in cei 3 ani dupa implementarea proiectului. Reducerea
timpului de procesare a unei comenzi de la cca. 60 min cat este in prezent la cca. 20
min. in urmatorii 3 ani dupa implementare;
- Securizarea informatiei; stabilirea unor restrictii in ceea ce priveste accesul
utilizatorilor, astfel incat acestia sa poata accesa doar acele informatii de care au
nevoie pentru a-si desfasura activitatea

1
 - Prelucrarea si stocarea unor informatii care vor fi publicate pe website-ul firmei
(preturi, stocuri, specificatii tehnice produse, imagini produse). Preluarea automata
in ERP a comenzilor primite pe website.

1.2 Context
Acest proiect este in stransa legatura cu obiectivul general al firmei de de a se pozitiona
in topul primelor 5 firme de profil din Romania pana la sfarsitul anului 2013. Atat din
punct de vedere tehnic cat si din punct de vedere financiar nu exista nici o legatura a
acestui proiect (sau legatura cu website-ul) cu celelalte obiective specifice pe care firma
si le-a stabilit pentru atingerea obiectivului general.

1.3. Activităţi previzionate a se realiza

1. Achizitionarea si prestarea serviciilor de consultanta pt realizarea documentatiei

proiectului de finantare.
Presupune alegerea unui furnizor de servicii de consultanta pt realizarea documentatiei
proiectului de finantare (plan de afaceri, cerere de finantare, alte anexe, precum si
obtinera altor documente necesare)
2. Achizitionarea si prestarea serviciilor de consultanta pt realizarea proiectului
tehnic.
Presupune alegerea unui furnizor de servicii de consultanta pentru:
- Stabilirea necesitatilor firmei (fluxuri, procese, rapoarte, documente) pt. fiecare
departament in parte;
- Definirea clara si detaliata a cerintelor aplicatiei ce urmeaza sa fie instalata in
concordanta cu necesitatile firmei
- Stabilirea echipamentelor hardware necesare pentru implementarea si functionarea
aplicatiei
- Justificarea tehnica a achizitionarii acestor echipamente
- Proiectarea intregii arhitecturii hardware (modul in care echipamentele hardware
interactioneaza intre ele)
- Instalarea si configurarea echipamentelor hardware si aplicatiilor software auxiliare
3. Achizitionarea si prestarea serviciilor de consultanta in ceea ce priveste
managementul de proiect.
Presupune alegerea unui furnizor de servicii de consultanta pentru realizarea actiunilor de
informare si publicitate, consultanta juridica in domeniul achizitiilor publice, pentru
managementul temporal al proiectului (incadrarea in termene), pentru managementul
financiar al proiectului (incadrarea in bugete), intocmirea cererilor de rambursare, pentru
realizarea rapoartelor de progres, etc;
4. Semnarea contractului de finantare:
5. Activitatea de informare si publicitate cu privire la inceperea proiectului.
Presupune pregatirea si realizarea materialelor de informare si publicitate, publicarea
anuntului de incepere a proiectului intr-un cotidian local si publicarea anuntului cu privire
la inceperea proiectului pe website-ul firmei;

2
6. Achizitionarea aplicatiei informatice de baza (ERP, CRM, BIS)
Presupune derularea procedurii de cerere de oferta in urma careia va fi desemntata firma
sau firmele castigatoare ce vor implementa aplicatia ERP, CRM, BIS si vor efectua
instruirea personalului care va utiliza si intretine aplicatia
7. Achizitionarea, instalarea si configurarea echipamentelor hardware si a
aplicatiilor software auxiliare.
Presupune alegerea furnizorilor de echipamente hardware si aplicatii software auxiliare
conform cerintelor stabilite in proiectul tehnic
8. Asigurarea echipamentelor hardware.
Presupune alegerea unei societati de asigurare si incheierea unei polite de asigurare
pentru echipamentele hardware acizitionate si instalate valabila din momentul
achizitionarii acestora si inca 3 ani dupa finalizarea proiectului;
9. Implementarea propriu-zisa a aplicatiei informatice de baza (ERP. CRM, BIS).
Presupune o serie de etape (documentarea, analiza si proiectarea aplicatiei; customizarea
si dezvoltarea aplicatiei; instalarea, instruirea personalului si testarea aplicatiei; migrarea
bazei de date reala si utilizarea efectiva a aplicatiei timp de o luna de zile) in urma carora
aplicatia va putea fi folosita de angajatii firmei corespunzator cu cerintele din proiectul
tehnic;
10. Activitatea de informare si publicitate cu privire la finalizarea proiectului.
Presupune pregatirea ri realizarea materialelor de informare si publicitate, publicarea
anuntului de finalizare a proiectului intr-un ziar local cu cea mai mare audienta si
publicarea anuntului cu privire la finalizarea proiectului pe website-ul firmei;
11. Achizitionarea serviciilor de auditare finala.
Presupune alegerea unui furnizor de servicii de auditare care certifica faptul ca proiectul
este implementat in locatia mentionata in contract, ca este in stare de functionare si ca din
punct de vedere tehnic si economic respecta obligatiile asumate prin contractul de
finantare”.
12. Transmiterea cererilor de rambursare impreuna cu rapoartele aferente de
progres.
Presupune completarea si transmiterea cererilor de rambursare a cheltuielilor efectuate
pana in acel moment. Odata cu aceste cereri de ramburasare se vor transmite si rapoartele
de progres aferente in care este evidentiat stadiul proiectului pana in acel moment
13. Transmiterea rapoartelor trimestriale de progres.
Presupune completarea si transmiterea rapoartelor trimestriale de progres in care vor fi
evidentiate activitatile realizate sau in curs de realizare pana in acel moment.

1.4 Justificarea necesităţii implementării proiectului

Acest proiect este necesar din urmatoarele motive:
- Necesitatea firmei de a-si organiza activitatile, procesele si documentele;
- Necesitatea pe care firma o are de a-si optimiza resursele utilizate. Resursele la
care ne referim sunt cele umane, materiale, financiare, de timp;
- Necesitatea eliminarii erorilor umane in timpul realizarii diferitelor activitati;
- Dorinta de a micsora timpii de raspuns catre clienti pentru diferitele solicitari ale
acestora (informari, oferte, comenzi, etc).

3
Odata cu implementarea acestui proiect firma va folosi mai eficient resursele de care
dispune, va reusi sa ofere servicii de o calitate superioara celor oferite in prezent. Toate
aceste rezultate mentionate vor duce in final la cresterea competitivitatii firmei pe
segmentul de piata pe care activeaza.

1.5. Resursele materiale implicate în realizarea proiectului

Sediul social este in Timisoara 300XXX, str. Liniştii nr.1 judetul Timis, Romania.
Societatea detine un singur punct de lucru in localitatea Giarmata nr. 614, judetul Timis,
Romania.
Resursele materiale de tipul echipamentelor sau aplicatiilor IT implicate in realizarea
acestui proiect vor fi impartite in 2 categorii: existente (in cadrul companiei la data
depunerii cererii de finantare) si necesare (cele care se vor achizitiona in cadrul acestui
proiect):
1 – Echipamentele IT existente se impart la randul lor in 2 subcategorii: relevante si
complementare:
Categorie Tip Descriere Cant
Centrala telefonica Panasonic KX-308 - 6 exterioare +
relevanta hardware 1
16 interioare
Consola Panasonic KX-7730 - programare centrala
relevanta hardware 1
telefonica
relevanta hardware Copiator Canon iR1600 - laser A3 1
relevanta hardware Fax Ricoh Fax 120 - hartie termica in rola 1
relevanta hardware Imprimanta Canon LBP 2900 - laser A4 1
relevanta hardware Media convertor fibra optica Planet 10/100 1
relevanta hardware Monitor Dell 15" TFT 1
relevanta hardware Monitor Dell E173FP - 17" TFT 11
relevanta hardware Monitor Dell E197FP - 19" TFT 3
relevanta hardware Patch panel cat5e, 24 porturi ecranate 1
relevanta hardware PC Intel based (diverse configuratii) 10
relevanta hardware Rack 42U HP 1000 series - alimentare stabilizata 2
relevanta hardware Rackmount 16 port KVM switch 1
Server Dell 2500 - 2xIntel Xeon 1.8 GHz, 2GB RAM,
relevanta hardware 3x73GB SCSI HDD, Raid, Linux - Router + Shaper + 1
Proxy
Server Dell PowerEdge 2650 - 2xIntel Xeon 2.4GHz,
relevanta hardware 3GB RAM, 3x73GB SCSI HDD, Raid, Windows - 1
Active Directory + Exchange
Server Dell PowerEdge 2800 - 1xIntel Xeon 2.8GHz,
relevanta hardware 2GB RAM, 3x73GB SCSI HDD, Raid, Linux - Sales 1
Database Aplication

4
 Categorie Tip Descriere Cant
Server IBM xSeries 345 - 2xIntel Xeon 2.8GHz, 3GB
relevanta hardware RAM, 4x73GB SCSI HDD, Raid, Linux FTP + DNS + 1
Web
Server IBM xSeries 360 - 2xIntel Xeon 1.8GHz, 2GB
relevanta hardware RAM, 2x73GB SCSI HDD, Raid, Linux - Antivirus + 1
Antispam
Server IBM xSeries 445 - 8xIntel Xeon 2.8GHz, 4GB
relevanta hardware RAM, 2x74GB SCSI HDD, Raid, Windows - Terminal 1
Server
Switch ethernet Zyxel 2024 - 24 porturi 10/100, rack
relevanta hardware 1
mount
relevanta hardware Telefon Siemens euroset 2010 7
relevanta hardware Telefon Siemens euroset 2015 1
relevanta hardware Telefon Siemens euroset 5020 3
relevanta hardware Thin Client Terminal HP t5500 series 4
relevanta hardware UPS AVR, 800VA 10
relevanta hardware UPS PowerWare 9125 - online, 2000VA 1
relevanta hardware UPS PowerWare 9125 - online, 3000VA 1
relevanta software Microsoft Exchange 2007 server 1
relevanta software Microsoft Office 2007 Professional 10
relevanta software Microsoft Windows 2003 Server - Standard Edition R2 2
relevanta software Microsoft Windows Terminal Server CAL 10
relevanta software Microsoft Windows Vista Business 10
complementara hardware Camera video de supraveghere IP - NeoFusion 4
complementara hardware Centrala sistem de alarma antiefractie DSC 864 1
complementara hardware Imprimanta Canon Pixma 4200 - inkjet A4 1
Instalatie aer conditionat Vortex pentru camera
complementara hardware 1
serverelor - 12.000 BTU
complementara hardware Scanner HP ScanJet 3800 - color, A4 1
Switch ethernet Allied Telesys - 16 port 10/100, rack
complementara hardware 1
mount (pt camerele video)

1 – Echipamentele IT necesare fi achiziţionate prin proiect sunt urmatoarele:

Tip Descriere Cant
hardware Caseta cu banda magnetica Ultrium LTO - capacitate 200GB 10
Data Server - 2 x Quad-Core Xeon E5420 2.5GHz/2x6MB 1333FSB,
hardware 2
4GB 667MHz FBD
hardware Fax laser - A4, 18ppm, USB, tehnologie G3 1

5
 Tip Descriere Cant
Firewall hardware - Security Plus Appl with SW, HA, 2GE+3FE,
hardware 1
3DES/AES
hardware Inscriptor banda magnetica 1/8 Ultrium Autoloader 1
Laptop Intel Core2Duo T5450 (1.66GHz 2M 667MHz), 1GB, 120 GB
hardware 2
SATA 5400 rpm
Multifunctional - A3, 22ppm, interfata retea, USB, 2 casete de
hardware 1
alimentare cu hartie
Scanner cod de bare - portabil, cu memorie descarcabila, LCD,
hardware 2
Windows CE
hardware Sursa neintreruptibila - online, rackabil, 3000VA 1
Switch – 24 port 10/100/1000T managed Basic Layer 3 switch + 2 XFP
hardware 1
bays + 4 combo SFP bays
Unitate de stocare (Network Attached Storage server) - 1TB (7x146GB
hardware 1
SAS)
Videoproiector - 2400 lumeni, contrast 2100:1, rezolutie XGA nativ,
hardware 1
2,5kg
hardware Wireless access point Enterprise-class Dual Radio WLAN Access Point 1

software Solutie software integrata pentru virtualizarea accesului la aplicatii 15

software Sistem de operare integrat pentru servere multiprocesor 2

1.6. Rezultate anticipate

1. Realizarea documentatiei pentru proiectul de finantare astfel incat sa corespunda in
tocmai cu cerintele din "Ghidul solicitantului";
2. Realizarea proiectului tehnic astfel incat sa acopere intr-un mod optim (rezultate/
eforturi) nevoile firmei;
3. Implementarea cu succes a proiectului (incadrarea in bugetele si termenele asumate
prin contract, precum si respectarea celorlalte cerinte din contract);
4. Marcarea inceputului implementarii proiectului;
5. Informarea cetatenilor si in special a companiilor despre posibilitatile pe care le au de
a obtine sprijin financiar din Fondurile Structurale pentu implementarea de sisteme
TIC integrate şi alte aplicaţii electronice pentru afaceri;
6. Gasirea unui/unor furnizor/i pentru aplicatia de baza (ERP, CRM, BIS) care poate/pot
sa acopere cat mai bine nevoile firmei si intr-un buget cat mai mic sau mai apropiat
de catre cel previzionat de firma;
7. Obtinerea si configurarea echipamentelor hardware si a aplicatiilor software auxiliare,
necesare implementarii proiectului;
8. Asigurarea echipamentelor hardware achizitionate de evenimente nedorite;
9. Instalarea si configurarea aplicatiei de baza (ERP, CRM, BIS) conform proiectului
tehnic;

6
10. Informarea cetatenilor si in special a companiilor despre reusita impementarii acestui
proiect cu ajutorul Fondurilor Structurale;
11. Certificarea faptului ca proiectul a fost implementat in locatia mentionata in contract,
ca este in stare de functionare si ca din punct de vedere tehnic si economic respecta
obligatiile asumate prin contractul de finantare;
12. Primirea asistentei nerambursabile aferenta cheltuielilor eligibile efectuate pe
parcursul proiectului si informarea OIPSI despre stadiul proiectului;
13. Informarea trimestriala a OIPSI despre stadiul proiectului.

1.7. Potenţialii beneficiari ai proiectului/ grupul ţintă cuantificat (dacă este

posibil)
Beneficiarii directi in urma implementarii acestui proiect vor fi angajatii firmei, care vor
putea lucra mai organizat si mai eficient, economisind in felul acesta mult timp si fiind
capabili sa realizeze un numar mai mare de opertii sau activitati in aceeasi unitate de
timp.Tot in randul beneficiarilor directi putem mentiona si managementul firmei, dearece
in urma implementarii acestui proiect ei vor reusi sa urmareasca si sa contoleze intreaga
activitate mai usor, ceea ce le va permite sa-si canalizeze o parte mai mare din eforturi
catre extindere si dezvoltare.
Beneficiarii indirecti vor fi clientii si furnizorii firmei. Clientii vor avea de beneficiat
datorita imbunatatirii vitezei de reactie a firmei in ceea ce priveste: informatiile solicitate,
ofertele solicitate, comenzile si livrarile efectuate. Un alt beneficiu al clientilor va fi acela
al unor preturi mai mici pentru acelasi produs comandat datorita reducerii costurilor
firmei. Beneficiile furnizorilor vor fi de natura comenzilor explicite care vor fi lansate
catre acestia, plata la timp a facturilor prin eliminarea greselilor din departamentul
financiar-contabil.

2. MANAGEMENTUL PROIECTULUI
Cerintele minime pe care potentialii furnizori de servicii de management de proiect
trebuie sa le indeplineasca sunt:
- Experienta similara in cel putin doua proiecte a caror valoare este mai mare sau egala
cu cea a proiectului de fata;
- Număr minim de implementări de succes – minim două;
- Număr de proiecte ratate – zero.
• activităţile de management al proiectului ce vor face obiectul contractului de servicii de
management al proiectului.
Activitatile care vor face obiectul contractului de servicii de management de proiect sunt
urmatoarele:
- Consultanta cu privire la actiunile de informare si publicitate a proiectului
- Consultanta juridica in domeniul achizitiilor publice
- Consultanta pentru intocmirea caietelor de sarcini pentru achizitiile de bunuri si
servicii
- Consultanta pe tot parcursul derularii procedurilor de achizitii
- Consultanta pentru managementul temporal al proiectului (incadrarea in termene)

7
- Consultanta pentru managementul financiar al proiectului (incadrarea in bugete)
- Consultanta pentru intocmirea cererilor de rambursare
- Consultanta pentru realizarea rapoartelor de progres
• modul în care solicitantul şi persoanele din partea acestuia (CV, fişele de post
corespunzătoare, rol în organizaţie, atribuţii etc) vor verifica/monitoriza activitatea
contractorului care va furniza servicii de management al proiectului.
Persoana, din cadrul firmei, care va verifica si monitoriza activitatea contractorului ce va
furniza servicii de management al proiectului este Cristescu Nicu, care ocupa in prezent
functia de director executiv.
Atributiile lui in cadrul implementarii acestui proiect sunt urmatoarele :
- Implicarea directa in realizarea planului de afaceri impreuna cu firma de consultanta ;
- Realizarea rapoartelor trimestriale de progres, raportului final de implementare
precum si a rapoartelor anuale de durabilitate a investitiei
- Supervizarea intregului proiect de implementare si derularea acestuia conform
calendarului de activitati.
- Verificarea inregistrarilor contabile referitoare la acest proiect in conturi analitice
distincte
Experienta relevanta pentru realizarea acestor atributii este urmatoarea:
- Implicarea directa in proiectul de implementare al sistemului de management al
calitatii ISO 9001:2000
- Studii superioare in domeniul economic, specializarea “Managementul firmei“

3. DURATA DE IMPLEMENTARE A PROIECTULUI

Durata de implementare a proiectului este de 10 luni.

8
4. CALENDARUL ACTIVITĂŢILOR

Activitate/subactivitate De la…. Pana la….

1. Achizitionarea si prestarea serviciilor de consultanta pt realizarea planului de
4-Apr-08 zi 14/ luna 1/ an 1
afaceri
1.1 Analiza ofertelor potentialilor furnizori 4-Apr-08 10-04-08
1.2 Semnarea contractului de furnizare pentru aceste servicii de consultanta 11-Apr-08 11-Apr-08
1.3 Intocmirea propriuzisa a planului de afaceri 12-Apr-08 31-Aug-08
1.4 Efectuarea primei plati catre acest furnizor (40%) 21-Sep-08 21-Sep-08
1.5 Efectuarea celei de-a doua plati catre acest furnizor (60%) zi 14/ luna 1/ an 1 zi 14/ luna 1/ an 1
2. Achizitionarea si prestarea serviciilor de consultanta pt realizarea proiectului
25-Jun-08 zi 14/ luna 6/ an 1
tehnic
2.1 Analiza ofertelor potentialilor furnizori 25-Jun-08 2-Jul-08
2.2 Semnarea contractului cu furnizorul desemnat castigator 4-Jul-08 4-Jul-08
2.3 Prestarea proriu-zisa a acestor servicii de consultanta 5-Jul-08 20-Aug-08
2.4 Efectuarea primei plati catre acest furnizor (50%) 21-Aug-08 21-Aug-08
2.5 Efectuarea celei de-a doua plati catre acest furnizor (50%) zi 7/ luna 2/ an 1 zi 7/ luna 2/ an 1
3. Achizitionarea si prestarea serviciilor de consultanta in ceea ce priveste
15-Aug-08 zi 25/ luna 9/ an 1
managementul de proiect
3.1 Analiza ofertelor potentialilor furnizori 15-Aug-08 29-Aug-08
3.2 Semnarea contractului cu furnizorul desemnat castigator zi 1/ luna 1/ an 1 zi 2/ luna 1/ an 1
3.3 Prestarea propriu-zisa a acestor servicii de consultanta zi 1/ luna 1/ an 1 zi 24/ luna 9/ an 1
3.4 Efectuarea primei plati catre acest furnizor (50%) zi 14/ luna 1/ an 1 zi 14/ luna 1/ an 1
3.5 Efectuarea celei de-a doua plati catre acest furnizor (50%) zi 25/ luna 9/ an 1 zi 25/ luna 9/ an 1
Aprobarea ajutorului de stat 28-Jul-08 28-Jul-08
Inregistrarea dosarului de finantare 2-Sep-08 2-Sep-08

9
4. Semnarea contractului de finantare zi 0/ luna 1/ an 1 zi 0/ luna 1/ an 1
5. Activitatea de informare si publicitate cu privire la inceperea proiectului zi 1/ luna 1/ an 1 zi 16/ luna 1/ an 1
5.1 Analiza ofertelor potentialilor furnizori zi 1/ luna 1/ an 1 zi 4/ luna 1/ an 1
5.2 Comandarea acestor produse si servicii catre furnizorii desemnati castigatori zi 5/ luna 1/ an 1 zi 5/ luna 1/ an 1
5.3 Pregatirea, realizarea si receptionarea materialelor de informare si publicitate, inclusiv
zi 1/ luna 1/ an 1 zi 15/ luna 1/ an 1
a etichetelor autocolante care vor fi lipite pe echipamente
5.4 Publicarea anuntului cu privire la inceperea proiectului intr-un ziar local zi 8/ luna 1/ an 1 zi 15/ luna 1/ an 1
5.5 Publicarea anuntului cu privire la inceperea proiectului pe website-ul firmei:
zi 8/ luna 1/ an 1 zi 10/ luna 1/ an 1
www.Officetech.ro
5.6 Efectuarea platii catre acesti furnizori zi 16/ luna 1/ an 1 zi 16/ luna 1/ an 1
6. Achizitionarea aplicatiei informatice de baza (ERP, CRM, BIS) zi 1/ luna 1/ an 1 zi 20/ luna 2/ an 1
6.1 Programarea achizitiei zi 1/ luna 1/ an 1 zi 7/ luna 1/ an 1
6.2 Elaborarea documentatiei de atribuire zi 8/ luna 1/ an 1 zi 14/ luna 1/ an 1
6.3 Anuntul de participare zi 15/ luna 1/ an 1 zi 21/ luna 1/ an 1
6.4 Efectuarea platii catre furnizorul publicatiei in care s-a dat anuntul de participare zi 21/ luna 1/ an 1 zi 21/ luna 1/ an 1
6.5 Derularea procedurii zi 22/ luna 1/ an 1 zi 5/ luna 2/ an 1
6.6 Atribuirea si semnarea contractului de achizitie zi 6/ luna 2/ an 1 zi 19/ luna 2/ an 1
6.7 Efectuarea primei plati catre acest furnizor (30%) zi 20/ luna 2/ an 1 zi 20/ luna 2/ an 1
7. Achizitionarea, instalarea si configurarea echipamentelor hardware si a
zi 1/ luna 1/ an 1 zi 20/ luna 2/ an 1
aplicatiilor software auxiliare
7.1 Analiza ofertelor potentialilor furnizori zi 1/ luna 1/ an 1 zi 3/ luna 1/ an 1
7.2 Comandarea acestor produse catre furnizorii desemnati castigatori zi 4/ luna 1/ an 1 zi 10/ luna 1/ an 1
7.3 Livrarea si receptionarea efectiva a echipamentelor zi 15/ luna 1/ an 1 zi 1/ luna 2/ an 1
7.4 Efectuarea platilor catre acesti furnizori zi 2/ luna 2/ an 1 zi 20/ luna 2/ an 1

10
7.5 Instalarea si configurarea echipamentelor hardware si aplicatiilor software auxiliare de
zi 16/ luna 1/ an 1 zi 5/ luna 2/ an 1
catre furnizorul care a elaborat proiectul tehnic
8. Asigurarea echipamentelor hardware zi 25/ luna 1/ an 1 zi 3/ luna 2/ an 1
8.1 Analiza ofertelor potentialilor furnizori zi 25/ luna 1/ an 1 zi 30/ luna 1/ an 1
8.2 Semnarea contractului de asigurare zi 1/ luna 2/ an 1 zi 2/ luna 2/ an 1
8.2 Efectuarea platii catre acest furnizor zi 3/ luna 2/ an 1 zi 3/ luna 2/ an 1
9. Implementarea propriu-zisa a aplicatiei informatice de baza (ERP. CRM, BIS) zi 21/ luna 2/ an 1 zi 24/ luna 9/ an 1
9.1 Documentarea, analiza si proiectarea aplicatiei zi 21/ luna 2/ an 1 zi 12/ luna 3/ an 1
9.2 Customizarea si dezvoltarea aplicatiei zi 13/ luna 3/ an 1 zi 13/ luna 6/ an 1
9.3 Instalarea aplicatiei utilizand o baza de date de test zi 13/ luna 6/ an 1 zi 14/ luna 6/ an 1
9.4 Efectuarea celei de a doua plati catre acest furnizor (50%) zi 14/ luna 6/ an 1 zi 14/ luna 6/ an 1
9.5 Instuirea personalului si testarea aplicatiei zi 15/ luna 6/ an 1 zi 15/ luna 7/ an 1
9.6 Migrarea bazei de date si realizarea unor retusari dupa testare zi 16/ luna 7/ an 1 zi 16/ luna 8/ an 1
9.7 Utilizarea aplicatiei timp de o luna de zile pe baza de date reala si inchiderea
zi 17/ luna 8/ an 1 zi 21/ luna 9/ an 1
situatiilor contabile de sfarsit de luna
9.8 Incheierea procesului de implementare zi 22/ luna 9/ an 1 zi 23/ luna 9/ an 1
9.9 Efectuarea celei de a treia plati catre acest furnizor (20%) zi 24/ luna 9/ an 1 zi 24/ luna 9/ an 1
10. Activitatea de informare si publicitate cu privire la finalizarea proiectului zi 20/ luna 9/ an 1 zi 30/ luna 9/ an 1
10.1 Analiza ofertelor potentialilor furnizori zi 20/ luna 9/ an 1 zi 23/ luna 9/ an 1
10.2 Comandarea acestor produse si servicii catre furnizorii desemnati castigatori zi 24/ luna 9/ an 1 zi 24/ luna 9/ an 1
10.3 Pregatirea. realizarea si receptionarea materialelor de informare si publicitate zi 20/ luna 9/ an 1 zi 29/ luna 9/ an 1
10.4 Publicarea anuntului cu privire la finalizarea proiectului in ziarul local cu cea mai
zi 25/ luna 9/ an 1 zi 29/ luna 9/ an 1
mare audienta
10.5 Publicarea anuntului cu privire la finalizarea proiectului pe website-ul firmei:
zi 25/ luna 9/ an 1 zi 26/ luna 9/ an 1
www.Officetech.ro

11
10.6 Efectuarea platii catre acesti furnizori zi 30/ luna 9/ an 1 zi 30/ luna 9/ an 1
11. Achizitionarea serviciilor de auditare finala zi 24/ luna 9/ an 1 zi 9/ luna 10/ an 1
11.1 Analiza ofertelor potentialilor furnizori zi 24/ luna 9/ an 1 zi 29/ luna 9/ an 1
11.2 Semnarea contractului cu furnizorul desemnat castigator zi 30/ luna 9/ an 1 zi 1/ luna 10/ an 1
11.3 Auditarea propri-zisa zi 2/ luna 10/ an 1 zi 8/ luna 10/ an 1
11.4 Efectuarea platii catre acest furnizor zi 9/ luna 10/ an 1 zi 9/ luna 10/ an 1
12. Transmiterea cererilor de rambursare impreuna cu rapoartele aferente de
zi 14/ luna 3/ an 1 zi 11/ luna 10/ an 1
progres
12.1 Cererea de rambursare numarul 1 pt cheltuielile efectuate pana in acel moment zi 14/ luna 3/ an 1 zi 15/ luna 3/ an 1
12.2 Cererea de rambursare numarul 2 pt cheltuielile efectuate pana in acel moment zi 15/ luna 6/ an 1 zi 16/ luna 6/ an 1
12.3.Cererea de rambursare numarul 3 pt restul cheltuielilor zi 10/ luna 10/ an 1 zi 11/ luna 10/ an 1
13. Transmiterea rapoartelor trimestriale de progres zi 1/ luna 4/ an 1 zi 1/ luna 10/ an 1
13.1 Raportul de progres aferent trimestrului 1 zi 1/ luna 4/ an 1 zi 1/ luna 4/ an 1
13.2 Raportul de progres aferent trimestrului 2 zi 1/ luna 7/ an 1 zi 1/ luna 7/ an 1
13.3 Raportul de progres aferent trimestrului 3 zi 1/ luna 10/ an 1 zi 1/ luna 10/ an 1

12
 5. INDICATORI

INDICATORI Valoare la Valoare la sfârşitul

începutul perioadei perioadei de
de implementare implementare
De realizare
Nr. de module funcţionale ale sistemului
0 10
informatic
Nr. de produse/servicii proiectate pe
calculator
Rezultat
Nr. de persoane instruite pentru folosirea
0 14
aplicaţiei informatice
Nr. de utilizatori ai aplicaţiilor informatice

1 - In urma implementarii celor 10 module firma va fi capabila sa genereze automat peste

90% din rapoartele de care are nevoie in diferitele departamente, timpul de munca al
fiecarui angajat scurtandu-se considerabil.
In felul acesta ei vor fi capabili sa realizeze un numar mai mare de activitati in aceeasi
unitate de timp pe masura ce firma se dezvolta.
2 - In urma instruirii celor 14 persoane cicrcuitul informational din firma si derularea
fiecarui proces se va imbunatatii. In felul acesta va creste viteza de realizare a fiecarui
proces si va scadea numarul de greseli.

6. RELAŢIA CU ALTE PROGRAME / STRATEGII / PROIECTE

TIP DENUMIRE MOD DE RELAŢIONARE

PROGRAM Programul Unul dintre obiectivele
Operaţional specifice ale acestui program
Regional 2007- este sprijinirea dezvoltării
2013 mediului de afaceri regional
şi local;
STRATEGIE
PROIECT
ALT DOCUMENT RELEVANT LA Planul National
NIVEL NAŢIONAL/ REGIONAL de Dezvoltare
2007-2013

7. TAXA PE VALOAREA ADĂUGATĂ

Organizaţia este plătitoare de TVA?
Da  Nu □

13
 Dacă DA, există activităţi în cadrul proiectului pentru care solicitaţi finanţare
conform prezentei cereri, pentru care organizaţia este plătitoare de TVA ?
Da  Nu □
Daca DA, vă rugăm să prezentaţi codul de plătitor de TVA pentru activităţile
desfăşurate.
COD DE PLĂTITOR DE TVA: RO14955XXX

8. SUSTENABILITATEA PROIECTULUI
Sustenabilitatea tehnica a proiectului este asigurata in doua moduri:
1 – Prin contractul de mentenanta incheiat cu furnizorul/ furnizorii aplicatiilor ERP,
CRM, BIS pentru o perioada de 36 de luni de la finalizarea ultimei etape a implementarii
aplicatiei. Costurile cu mentenanta pe durata celor 36 de luni post implementare aferente
unui numar de 14 licente ERP+CRM si 5 licente BIS (prezente la sfarsitul implementarii
aplicatiei) sunt estimate la 16.500 EUR. Costurile anuale de mentenanta sunt de 5.500
EUR. Fondurile necesare acoperirii acestor cheltuieli vor proveni din activitatea de
exploatare a firmei aferenta celor 3 ani. Mai multe detalii se pot vedea in capitolul G1-
„Prognoza veniturilor şi cheltuielilor de exploatare anuale” din Anexa 6 – „Planul de
afaceri”
Avand in vedere ca firma intentioneaza sa-si extinda afacerea la nivel national in
urmatorii 3 ani dupa implementare, implicit vor fi achizitionate noi licente. In acest caz
costurile cu mentenanta pe durata celor 36 de luni sunt estimate dupa cum urmeaza:
 7.000 EUR pt primul an cu un numar mediu de 20 de licente ERP+CMR si 5
licente BIS;
 10.500 EUR pt al doilea an cu un numar mediu de 35 de licente ERP+CMR si
5 licente BIS;
 14.000 EUR pt al treilea an cu un numar mediu de 50 de licente ERP+CMR si
5 licente BIS;
Contractul de mentenata va include:
- Serviciu de „call center” nelimitat pentru utilizarea aplicatiei si pentru mici
customizari ale aplicatiei
- Serviciu de „interventii online” nelimitat pentru interventii de natura tehnica de
nivel mediu ca si complexitate.
- Serviciu de „interventii on site” limitat pentru interventii de natura tehnica majore.
- Actualizarea aplicatiei cu cea mai noua versiune existenta precum si cu
modificarile legislative.
2 – Printr-o persona din cadrul firmei noastre care va face un curs special de formare
astfel incat sa poata realiza cu usurinta micile customizari, rapoarte noi, etc. De asemenea
aceasta persona va reprezenta interfata cu furnizorul aplicatiei atunci cand firma va
solicita modificari mai importante ale aplicatiei. Aceasta persoana este Ionescu Ramona,
ea fiind incadrata in prezent pe postul de office asistant.

Sustenabilitatea financiară a proiectului este susţinută prin intermediul fluxurilor de

numerar nete incrementale generate de activitatea firmei ca urmare a implementării

14
proiectului şi extinderii geografice a activităţii firmei (după cum rezultă din anexa 6 a
proiectului – planul de afaceri, secţiunea E: Proiecţii financiare şi indicatori financiari).
Aceste fluxuri de numerar vor permite finanţarea extinderii numărului de licenţe
suplimentare necesare pe parcursul perioadei de exploatare a ERP-ului, actualizarea
diverselor module ale ERP-ului pe măsură ce furnizorul acestuia va dezvolta aplicaţia,
modernizarea componentelor hardware ale sistemului informatic din cadrul firmei pe
măsură ce vor apărea asemenea nevoi, organizarea instruirii interne a noilor angajaţi în
vederea familiarizării acestora cu diversele module ale ERP precum şi alte asemenea
investiţii pe care S.C. Officetech S.R.L. va trebui să le facă pentru a creşte eficienţa
utilizării aplicaţiei ERP în cadrul activităţii firmei.

9. IMPACTUL ASISTENŢEI FINANCIARE NERAMBURSABILE

ASUPRA IMPLEMENTĂRII PROIECTULUI
Asistenţa financiară nerambursabilă pe care o solicitaţi va avea rolul să:

a) accelereze implementarea proiectului

Da □ Nu 

b) este esenţială pentru implementarea proiectului

Da  Nu □
Vă rugăm să detaliaţi.
Din punct de vedere al complexitatii proiectului care urmeaza a se implementa, aceasta
asistenta financiara nerambursabila este esentiala.
In prima varianta, fara asistenta financiara nerambursabila, solutia ERP (A) pe care am fi
reusit sa o implementam cu bugetul pe care il aveam la dispozitie era una modesta si care
ar fi avut o serie de neajunsuri. Aceasta solutie ar fi reusit sa ne acopere nevoile intr-o
proportie medie de 65-70% pe o durata maxima de 3-4 ani. Dupa acest interval nu am
mai fi reusit sa recuperam nimic din investitia principala in aplicatia ERP, ci doar din
echipamentele achizitionate odata cu implementarea proiectului, urmand implementarea
unei noi solutii ERP (B), mult mai complexa si care sa acopere mult mai bine nevoile
noastre.
Prin accesarea acestor fonduri avem posibilitatea ca folosind aproximativ acelasi buget sa
implementam de la bun inceput solutia (B). Avantajele implementarii acestei solutii sunt
urmatoarele:
- Acoperirea nevoilor intr-o proportie de peste 97% inca din primul an post
implementare si de peste 90% in anul al 4-lea.
- Durata de viata considerabil mai mare decat in cazul celeilalte solutii, ajungand la
cca 10 ani de zile.
- Costuri materiale si de timp reduse cu dezvoltarile ulterioare deoarece se va folosi
aceeasi platforma de baza fiind necesara achizitionarea si implementarea doar a
unor module sau licente si nu a unei noi aplicatii ca in cazul celalalt.
- Plusul de valoare pe care il adauga aceasta aplicatie companiei noastre in cei 3-4
ani.

15
 10. INFORMARE ŞI PUBLICITATE

Activitatea de informare si publicitate Costuri

Durata estimata/
Nr. (vă rugăm descrieţi, pe scurt) estimate
Perioada
(lei)
Activitatea de informare si publicitate cu privire zi 1/ luna 1/ an 1 -
1 4.450,00
la inceperea proiectului zi 16/ luna 1/ an 1
Pregatirea materialelor de informare si publicitate
respectand cerintele din Manualul de Identitate zi 1/ luna 1/ an 1 -
1.1 200,00
Vizuala pentru instrumentele structurale 2007-2013 zi 5/ luna 1/ an 1
in Romania
Realizarea a 300 de mape de prezentare care sa
contina informatii cu privire la proiectul ce se va zi 6/ luna 1/ an 1 -
1.2 1.500,00
implementa. Mapele vor avea formatul A3 pliat, zi 15/ luna 1/ an 1
carton cretat 200-250g/mp, policromie
Publicarea anuntului de incepere a proiectului intr- zi 8/ luna 1/ an 1 -
1.3 2.500,00
un cotidian local. Anuntul va avea 2 aparitii zi 15/ luna 1/ an 1
Publicarea anuntului cu privire la inceperea zi 8/ luna 1/ an 1 -
1.4 250,00
proiectului pe website-ul firmei: www.officetech.ro. zi 10/ luna 1/ an 1
Realizarea etichetelor autocolante care vor fi
zi 6/ luna 1/ an 1 -
2 lipite pe echipamente, respectand cerintele din 300,00
zi 15/ luna 1/ an 1
Manualul de Identitate Vizuala
Elaborarea si publicarea anuntului de
zi 15/ luna 1/ an 1 -
3 participare la selectia de oferte pentru aplicatia 2.100,00
zi 21/ luna 1/ an 1
ERP+CRM+BIS
Elaborarea anuntului respectand cerintele din zi 15/ luna 1/ an 1 -
3.1 100,00
Manualul de Identitate Vizuala zi 17/ luna 1/ an 1
zi 17/ luna 1/ an 1 - 2.000,00
3.2 Publicarea anuntului intr-un ziar local/national
zi 21/ luna 1/ an 1

Activitatea de informare si publicitate cu privire zi 20/ luna 9/ an 1 -

4 3.450,00
la finalizarea proiectului zi 30/ luna 9/ an 1
Pregatirea materialelor de informare si publicitate cu
respectarea cerintelor din Manualul de Identitate zi 20/ luna 9/ an 1 -
4.1 100,00
Vizuala pentru instrumentele structurale 2007-2013 zi 23/ luna 9/ an 1
in Romania
Publicarea anuntului de finalizare a proiectului in
zi 25/ luna 9/ an 1 -
4.2 ziarul local cu cea mai mare audienta . Anuntul va 3.100,00
zi 29/ luna 9/ an 1
avea o singura aparitie.
Publicarea anuntului cu privire la finalizarea zi 25/ luna 9/ an 1 -
4.3 250,00
proiectului pe website-ul firmei: www.officetech.ro. zi 26/ luna 9/ an 1

16
 11. ACHIZIŢII

ACHIZIŢII DEMARATE / EFECTUATE PÂNĂ LA DEPUNEREA CERERII DE

FINANŢARE
Data
Data finalizarii
Nr. Obiectul contractului necesar pentru Valoarea Procedura
începerii procedurii/
Crt. realizarea proiectului reala (Lei) aplicată
procedurii Stadiul
procedurii
Servicii de consultanţă pentru realizarea achizitie
1 33.500,00 4-Apr-08 luna 1
planului de afaceri directa
Servicii de consultanţă pentru elaborarea achizitie
2 27.300,00 25-Jun-08 luna 6
proiectului tehnic directa
Servicii de consultanţă pentru realizarea achizitie
3 34.000,00 15-Aug-08 luna 9
managementului de proiect directa

ACHIZIŢII PRECONIZATE DUPĂ DEPUNEREA CERERII

DE FINANŢARE

Data Data
Valoarea estimată estimată
Nr. Obiectul contractului necesar pentru Procedura
estimată pentru pentru
Crt. realizarea proiectului aplicată
(Lei) începerea finalizarea
procedurii* procedurii*
Caseta cu banda magnetica Ultrium LTO - achizitie
4 958,65 luna 1 luna 2
capacitate 200GB directa
Data Server - 2 x Quad-Core Xeon E5420
achizitie
5 2.5GHz/2x6MB 1333FSB, 4GB 667MHz 16.979,52 luna 1 luna 2
directa
FBD
Fax laser - A4, 18ppm, USB, tehnologie achizitie
6 2.340,25 luna 1 luna 2
G3 directa
Firewall hardware - Security Plus Appl achizitie
7 12.406,20 luna 1 luna 2
with SW, HA, 2GE+3FE, 3DES/AES directa
Inscriptor banda magnetica 1/8 Ultrium achizitie
8 15.739,25 luna 1 luna 2
Autoloader directa
Laptop Intel Core2Duo T7500 (2.2GHz
achizitie
9 2M 667MHz), 1GB, 120 GB SATA 5400 7.224,99 luna 1 luna 2
directa
rpm
Multifunctional - A3, 22ppm, interfata achizitie
10 7.654,75 luna 1 luna 2
retea, USB, 2 casete de alimentare cu hartie directa
Scanner cod de bare - portabil, cu memorie achizitie
11 6.467,60 luna 1 luna 2
descarcabila, LCD, Windows CE directa

17
 Data Data
Valoarea estimată estimată
Nr. Obiectul contractului necesar pentru Procedura
estimată pentru pentru
Crt. realizarea proiectului aplicată
(Lei) începerea finalizarea
procedurii* procedurii*
Sursa neintreruptibila - online, rackabil, achizitie
12 4.740,07 luna 1 luna 2
3000VA directa
Switch - 24-port 10/100/1000T managed
achizitie
13 Basic Layer 3 switch + 2 XFP bays + 4 5.028,72 luna 1 luna 2
directa
combo SFP bays
Unitate de stocare (Network Attached achizitie
14 12.228,87 luna 1 luna 2
Storage server) - 1TB (7x146GB SAS) directa
Videoproiector - 2400 lumeni, contrast achizitie
15 3.828,12 luna 1 luna 2
2100:1, rezolutie XGA nativ, 2,5kg directa
Wireless access point Enterprise-class Dual achizitie
16 836,28 luna 1 luna 2
Radio WLAN Access Point directa
Timbru verde aferent echipamentelor achizitie
17 148,75 luna 1 luna 2
achizitionate (TVA inclus) directa
Asigurarea echipamentelor achizitionate pe
achizitie
18 perioada implementarii + 3 ani post 4.500,00 luna 1 luna 2
directa
implementare (TVA inclus)
Solutie software integrata pentru achizitie
19 10.805,40 luna 1 luna 2
virtualizarea accesului la aplicatii directa
Sistem de operare integrat pentru servere achizitie
20 6.144,22 luna 1 luna 2
multiprocesor directa
cerere de
21 Licenta baze de date 18.130,00 luna 1 luna 9
oferte
Aplicatie ERP+CRM (analiza, customizari, cerere de
22 409.590,00 luna 1 luna 9
implementare, licente) oferte
Aplicatie BIS (analiza, customizari, cerere de
23 74.000,00 luna 1 luna 9
implementare, licente) oferte
Servicii cu privire la formarea profesională
cerere de
24 a personalului care va utiliza aplicatiile 27.000,00 luna 1 luna 9
oferte
implementate
Servicii cu privire la formarea profesională
a personalului care va asigura mentenanta cerere de
25 10.000,00 luna 1 luna 9
primara a aplicatiei oferte

Servicii si materiale privind informarea şi

achizitie
26 publicitatea proiectului la inceputul 4.450,00 luna 1 luna 1
directa
acestuia

18
 Data Data
Valoarea estimată estimată
Nr. Obiectul contractului necesar pentru Procedura
estimată pentru pentru
Crt. realizarea proiectului aplicată
(Lei) începerea finalizarea
procedurii* procedurii*
Servicii si materiale privind derularea
achizitie
27 procedurii de achizitie a aplicatiei 2.100,00 luna 1 luna 1
directa
ERP+CRM+BIS
Etichetele autocolante care vor fi lipite pe achizitie
28 echipamente 300,00 luna 1 luna 1
directa
Servicii si materiale privind informarea şi
achizitie
29 publicitatea proiectului la finalizarea 3.450,00 luna 9 luna 9
directa
acestuia
achizitie
30 Servicii de auditare finală a proiectului 28.600,00 luna 9 luna 10
directa

19
12. FINANŢAREA PROIECTULUI

12.1 DETALIEREA COSTURILOR PROIECTULUI PE FIECARE CATEGORIE DE CHELTUIALĂ

Sursa de finanţare a
Cheltuiala Rata de co- cheltuielilor eligibile
Nr. eligibilă finanţare Asistenţă Contri-buţie
CATEGORII DE CHELTUIELI ELIGIBILE nerambursabilă proprie
crt.
Valoarea fără Valoarea fără Valoarea fără
%
TVA (Lei) TVA (Lei) TVA (Lei)

1 2 3=4/2*100 4 5=2-4

I. Cheltuieli cu investiţii 615.102,88 70,0% 430.572,02 184.530,86

I.1 Cheltuieli privind achiziţionarea echipamentelor şi
96.433,26 70,0% 67.503,28 28.929,98
dotărilor
Caseta cu banda magnetica Ultrium LTO - capacitate
958,65 70,0% 671,06 287,60
200GB
Data Server - 2 x Quad-Core Xeon E5420 2.5GHz/2x6MB
16.979,52 70,0% 11.885,66 5.093,86
1333FSB, 4GB 667MHz FBD
Fax laser - A4, 18ppm, USB, tehnologie G3 2.340,25 70,0% 1.638,18 702,08
Firewall hardware - Security Plus Appl with SW, HA,
12.406,20 70,0% 8.684,34 3.721,86
2GE+3FE, 3DES/AES
Inscriptor banda magnetica 1/8 Ultrium Autoloader 15.739,25 70,0% 11.017,47 4.721,77
Laptop Intel Core2Duo T7500 (2.2GHz 2M 667MHz),
7.224,99 70,0% 5.057,49 2.167,50
1GB, 120 GB SATA 5400 rpm

20
 Sursa de finanţare a
Cheltuiala Rata de co- cheltuielilor eligibile
Nr. eligibilă finanţare Asistenţă Contri-buţie
CATEGORII DE CHELTUIELI ELIGIBILE nerambursabilă proprie
crt.
Valoarea fără Valoarea fără Valoarea fără
%
TVA (Lei) TVA (Lei) TVA (Lei)
Multifunctional - A3, 22ppm, interfata retea, USB, 2
7.654,75 70,0% 5.358,32 2.296,42
casete de alimentare cu hartie
Scanner cod de bare - portabil, cu memorie descarcabila,
6.467,60 70,0% 4.527,32 1.940,28
LCD, Windows CE
Sursa neintreruptibila - online, rackabil, 3000VA 4.740,07 70,0% 3.318,05 1.422,02
Switch - 24-port 10/100/1000T managed Basic Layer 3
5.028,72 70,0% 3.520,10 1.508,62
switch + 2 XFP bays + 4 combo SFP bays
Unitate de stocare (Network Attached Storage server) -
12.228,87 70,0% 8.560,21 3.668,66
1TB (7x146GB SAS)
Videoproiector - 2400 lumeni, contrast 2100:1, rezolutie
3.828,12 70,0% 2.679,68 1.148,44
XGA nativ, 2,5kg
Wireless access point Enterprise-class Dual Radio WLAN
836,28 70,0% 585,40 250,88
Access Point
Cheltuieli pentru achiziţionarea de aplicaţii
I.2 518.669,62 70,0% 363.068,73 155.600,89
informatice, licenţe, brevete, know-how
Solutie software integrata pentru virtualizarea accesului la
10.805,40 70,0% 7.563,78 3.241,62
aplicatii
Sistem de operare integrat pentru servere multiprocesor 6.144,22 70,0% 4.300,95 1.843,27
Licenta baze de date 18.130,00 70,0% 12.691,00 5.439,00

21
 Sursa de finanţare a
Cheltuiala Rata de co- cheltuielilor eligibile
Nr. eligibilă finanţare Asistenţă Contri-buţie
CATEGORII DE CHELTUIELI ELIGIBILE nerambursabilă proprie
crt.
Valoarea fără Valoarea fără Valoarea fără
%
TVA (Lei) TVA (Lei) TVA (Lei)
Aplicatie ERP+CRM (analiza, customizari, implementare,
409.590,00 70,0% 286.713,00 122.877,00
licente)
Aplicatie BIS (analiza, customizari, implementare, licente) 74.000,00 70,0% 51.800,00 22.200,00
Cheltuieli pentru servicii de consultanţă, audit,
II. 133.700,00 70,0% 93.590,00 40.110,00
informare şi publicitate
Cheltuieli cu serviciile de consultanţă pentru realizarea
planului de afaceri 33.500,00 70,0% 23.450,00 10.050,00

Cheltuieli cu serviciile de consultanţă pentru elaborarea

proiectului tehnic 27.300,00 70,0% 19.110,00 8.190,00
Cheltuieli cu serviciile de consultanţă pentru realizarea
managementului de proiect 34.000,00 70,0% 23.800,00 10.200,00
Cheltuieli pentru informarea şi publicitatea proiectului la
inceputul acestuia 4.450,00 70,0% 3.115,00 1.335,00
Cheltuieli privind derularea procedurii de achizitie a
aplicatiei ERP+CRM+BIS 2.100,00 70,0% 1.470,00 630,00

Cheltuieli cu realizarea etichetelor autocolante care vor fi

300,00 70,0% 210,00 90,00
lipite pe echipamente
Cheltuieli privind serviciile de auditare finală a proiectului 28.600,00 70,0% 20.020,00 8.580,00
Cheltuieli pentru informarea şi publicitatea proiectului la
finalizarea acestuia 3.450,00 70,0% 2.415,00 1.035,00

22
 Sursa de finanţare a
Cheltuiala Rata de co- cheltuielilor eligibile
Nr. eligibilă finanţare Asistenţă Contri-buţie
CATEGORII DE CHELTUIELI ELIGIBILE nerambursabilă proprie
crt.
Valoarea fără Valoarea fără Valoarea fără
%
TVA (Lei) TVA (Lei) TVA (Lei)
Cheltuieli pentru organizarea de cursuri de formare
III. 37.000,00 70,0% 25.900,00 11.100,00
profesională
Cheltuieli legate de formarea profesională a personalului
care va utiliza produsele software implementate 27.000,00 70,0% 18.900,00 8.100,00
Cheltuieli legate de formarea profesională a personalului
care va asigura mentenanţa soluţiei dacă acesta este 10.000,00 70,0% 7.000,00 3.000,00
angajat al beneficiarului
A. TOTAL CHELTUIELI ELIGIBILE 785.802,88 70,0% 550.062,02 235.740,86

1. Taxa pe valoare adăugată* 149.302,55

2. Timbru verde (TVA inclus) 148,75
Asigurarea echipamentelor achizitionate pe perioada
3. implementarii + 3 ani post implementare (TVA inclus) 4.500,00
B. TOTAL CHELTUIELI NEELIGIBILE 153.951,30

TOTAL BUGET
C=A+B

23
12.2. SURSE DE FINANŢARE A PROIECTULUI

COST
NR. COST
SURSE DE FINANŢARE ELIGIBIL
CRT. TOTAL (LEI)
(LEI)
I VALOAREA TOTALĂ A PROIECTULUI 939.754,18 785.802,88
II CONTRIBUŢIA SOLICITANTULUI 389.692,16 235.740,86
II.1 Contribuţia în numerar 389.692,16 235.740,86
II.2 Împrumut 0,00 0,00
ASISTENŢĂ FINANCIARĂ
III NERAMBURSABILĂ SOLICITATĂ 550.062,02 550.062,02

12.3. Grafic estimativ al cererilor de rambursare

Cerere de Suma Data

rambursare Activitate/ subactivitate
estimativă depunerii
nr.
1. Achizitionarea si prestarea serviciilor de
consultanta pt realizarea planului de afaceri Pana la ziua
1 23.450,00
- 100% 15/ luna 3/ an 2

2. Achizitionarea si prestarea serviciilor de

consultanta pt realizarea proiectului tehnic - Pana la ziua
1 19.110,00
100% 15/ luna 3/ an 2

4. Achizitionarea si prestarea serviciilor de

consultanta in ceea ce priveste Pana la ziua
1 11.900,00
managementul de proiect - 50% 15/ luna 3/ an 2

5. Activitatea de informare si publicitate cu Pana la ziua

1 privire la inceperea proiectului 3.325,00
15/ luna 3/ an 2
6.3 Anuntul de participare pt achizitionarea
Pana la ziua
1 aplicatiei informatice de baza (ERP, CRM, 1.470,00
15/ luna 3/ an 2
BIS)
6. Achizitionarea aplicatiei informatice de Pana la ziua
1 baza (ERP, CRM, BIS) - 30% 113.131,20
15/ luna 3/ an 2
7. Achizitionarea, instalarea si configurarea
echipamentelor hardware si a aplicatiilor 79.368,02 Pana la ziua
1
software auxiliare 15/ luna 3/ an 2

9. Implementarea propriu-zisa a aplicatiei

Pana la ziua
2 informatice de baza (ERP. CRM, BIS) - 188.552,00
16/ luna 6/ an 1
50%
9. Implementarea propriu-zisa a aplicatiei Pana la ziua
3 informatice de baza (ERP. CRM, BIS) - 75.420,80 11/ luna 10/ an
20% 1

24
 3. Achizitionarea si prestarea serviciilor de Pana la ziua
3 consultanta in ceea ce priveste 11.900,00 11/ luna 10/ an
managementul de proiect 1
Pana la ziua
10. Activitatea de informare si publicitate cu
3 2.415,00 11/ luna 10/ an
privire la finalizarea proiectului
1
Pana la ziua
11. Achizitionarea serviciilor de auditare
3 20.020,00 11/ luna 10/ an
finala
1
Total buget 550.062,02

25
STUDIU DE CAZ NR. 2.
IMPLEMENTAREA UNEI SOLUTII ERP IN DOMENIUL IMPORTULUI
SI DISTRIBUTIEI LA NIVEL NATIONAL.
Pentru eficientizarea proceselor de afaceri si gestionarea resurselor strategice ale companiei,
Sensident a decis impementarea solutiei de tip ERP (Enterprise Resource Planning) dezvoltata
de Senior Software – Senior.ERP Suite. Implementarea Senior. ERP Suite in cadrul Sensident
a debutat in luna octombrie 2005.

SITUATIA

Sensident este unul dintre cei mai importanti importatori si distribuitori de consumabile si
echipamente dentare din Romania. Compania si-a inceput activitatea in anul 2005, ca o
divizie a firmei Consumer Product Network. In anul 2006, datorita dezvoltarii accelerate a
activitatilor, Sensident devine o companie independenta, avand ca principal obiectiv o cota de
piata de minim 35% din piata de produse stomatologice din Romania, (pe baza unei investitii
de circa 2,5 milioane Euro).

Sensident este certificata conform standardelor SR EN ISO 9001:2001 pentru sistemul de

management al calitatii. In perioada martie-decembrie 2005, cifra de afaceri a Sensident a fost
de peste 1 milion de Euro, volumul de vânzări fiind descris de peste 1000 de produse livrate
zilnic, peste 450 de cabinete sau laboratoare vizitate zilnic, peste 300 de facturi emise zilnic
catre clienti. Compania dispune de 8 showroom-uri in Romania, in Cluj Napoca, Craiova,
Iasi, Brasov, Braila, Constanta, Timisoara si Bucuresti.

Pentru eficientizarea proceselor de afaceri si gestionarea resurselor strategice ale companiei,

Sensident a decis impementarea solutiei de tip ERP (Enterprise Resource Planning) dezvoltata
de Senior Software – Senior.ERP Suite. Implementarea Senior.ERP Suite in cadrul Sensident
a debutat in luna octombrie 2005.

Senior.ERP Suite este o solutie tip ERP Bussines & Management, adaptata analizelor
economico-financiare complexe si compatibila cu facilitati de e-commerce. Sistemul permite
o urmarire in timp real a activitatii companiei, în regim multi-user (acces pe baza de parole pe
multiple nivele) si multi-valuta (reevaluari multiple). Solutia standard ofera posibilitatea
efectuarii de analize pe bugete si centre de cost, rapoarte specifice de gestiune, unelte speciale
de analiza si rapoarte precum si facilitati de export a datelor catre diverse formate larg
raspandite.

Aplicatia este construita pe o arhitectura multi-tier (client - server aplicatie - server baze date)
fiind optimizata pentru interconectare prin Internet. Datorita sistemului de compresie a datelor
aplicatia poate rula si pe conexiuni putin performante (tip dial-up sau GPRS), posibile a fi
folosite de sucursale mici sau agenti mobili din teritoriu.

Senior Suite lucreaza cu bugete si permite analize specifice pe centre de cost, control in timp
real al gestiunii pentru un numar nelimitat de depozite si genereaza toate documentele
standard cerute de legislatie. Solutia asigura gestionarea resurselor strategice ale unei
oraganizatii, printr-o arhitectura modulara, formata din: Modul Gestiune, Modul Contabilitate,
Modul Mijloace Fixe, Modul Trezorerie, Modul Productie, Management Depozit, Modul
Payroll, Modul Logistica, Modul Parc Auto, Modul Service, Modul SFA, Modul Management

26
Contracte, Modul Abonamente, Modul Controlling, Modul Rate, Modul Raportare-Analize
Manageriale, Modul BI-Analize Complexe, Modul Portal Comenzi, Modul Administrare.

PROVOCAREA

Implementarea aplicatiei Senior.ERP Suite in cadrul Sensident a demarat aproape simultan cu

inceputul activitatilor companiei, fiind necesara o definire initiala foarte riguroasa a
parametrilor aplicatiei, care sa asigure premisele pentru dezvoltarea ulterioara a companiei
fara a cauza intreruperi sau o scadere a ritmului din cauza lipsei de raspuns a aplicatiei.
Au fost migrate datele de pe aplicatiile disparate folosite pina la momentul implementarii.
Dupa transferul datelor si preluarea datelor, a fost demarata implementarea aplicatiei.
In momentul inceperii implementarii, divizia Sensident, parte din Consumer Product Network
avea depozite in Bucuresti, Iasi, Braila si Craiova si un magazin de prezentare in Bucuresti. In
prezent, simultan cu dezvoltarea activitatilor si datorita vitezei de reactie sporite cu care se pot
deschide noi puncte de lucru, compania s-a extins cu alte 4 puncte de lucru (depozite si
magazine de prezentare).

STRATEGIA PROPUSA

Stabilirea unui calendar de implementare gradual, odata cu prioritizarea modulelor aplicatiei

ce urmeaza sa fie implementate.
Implementarea cu prioritate a modulelor de importanta critica pt functionarea companiei
datorita faptului ca activitatea companiei a demarat simultan cu implementarea urmand ca pe
baza necesitatilor implementarea sa se dezvolte.
Dezvoltarea unui portal de e-commerce direct integrat cu aplicatia ERP. Comenzile pot fi
trimise direct online, urmarirea si procesarea acestora putand fi controlate direct prin
intermediul aplicatiei ERP.
Avantaje
- posibilitatea preluarii online de comenzi de la partenerii clienti ai companiei;
- comenzile astfel preluate ajung direct in ERP, persoanele de la facturare trebuind sa le
verifice si sa le transfere in avize sau facturi fiscale;
- reducerea costurilor telefonice, de fax, cu personalul dedicat activitatii de preluare
comenzi atat cele proprii cat si ale partenerilor;
- informatii online, actualizate despre preturi, produse noi, imaginea produselor, starea
comenzilor emise;
- promptitudine in livrari, disponibilitatea de 24 de ore din 24, 7 zile din 7 a site-ului de
a prelua comenzile;
- cresterea calitatii serviciilor oferite si a relatiilor cu partenerii.

CONTRIBUTIA FURNIZORULUI

Au fost dezvoltate module personalizate specific pentru domeniul de activitate al Sensident,

cum ar fi modulul de stabilire a politicii de preturi, urmand ca intr-o faza ulterioara a
calendarului de implementare sa fie adaugate un modul service si un modul de SFA (sales
force automation)

Datorita faptului ca activitatea companiei se afla intr-un stadiu incipient, a fost o oportunitate
pentru o buna analiza si definire inca din start a nevoilor, specificului, potentialului de
dezvoltare, nefiiind nevoie decat de reglaje fine pe parcurs, nu de schimbari dramatice in

27
eventuale momente de criza ce ar fi putut aparea in viitor in lipsa acestei etape de consultanta
si analiza.

Modulul de gestiune stocuri

Modulul gestiune stocuri permite introducerea / modificarea / stergerea documentelor
primare, fiecare informatie introdusa fiind prelucrata si reflectata in diferite rapoarte si situatii
centralizatoare, constituind baza pentru generarea automata a notelor contabile.
Toate listele de cautare (de ex. lista facturi emise) pot fi configurate dupa cerintele
utilizatorilor. Configurarea se face la nivel de statie de lucru. Exista posibilitati nelimitate de
grupare/sortare/filtrare informatii pentru a putea regasi usor informatiile cautate. Aceste liste
se pot tipari si/sau exporta in toate formatele uzuale, constituindu-se in rapoarte rapide, simplu
de utilizat/modificat.
In programul de gestiune stocuri, toate documentele emise pot fi configurate dupa cerintele
utilizatorilor. Configurarea se face la nivel de statie de lucru. Toate documentele pot fi
configurate sa genereze automat note contabile. Configurarea se face la nivel global. Notele
contabile se adapteaza conform cerintelor utilizatorilor. Senior.ERP Suite este livrat cu o baza
care cuprinde notele contabile uzuale, dar exista posibilitatea de a adauga alte note sau de a
modifica/sterge/activa/inactiva notele existente.
Toate documentele pot fi configurate sa genereze automat note contabile. Configurarea se
face la nivel global. Notele contabile se adapteaza conform cerintelor utilizatorilor. Senior
Suite este livrat cu o baza care cuprinde notele contabile uzuale, dar exista posibilitatea de a
adauga alte note sau de a modifica/sterge/activa/inactiva notele existente.
Toate documente pot fi validate (cu posibilitatea devalidarii de catre administrator - practica
nerecomandata) astfel incat sa se asigure stabilitatea informatiilor in timp. Un document
validat nu mai poate fi modificat (decat daca este devalidat - nerecomandat).
In functie de drepturile utilizatorilor accesul la un tip de document poate fi limitat/restrictionat
eficientizadu-se astfel partea de logistica in programul de gestiune.
Numarul de utilizatori simultani care pot accesa modulul este nelimitat, astfel software-ul
ERP pentru gestiune stocuri fiind foarte flexibil din punct de vedere al licentierii.
Se poate lucra simultan in mai multe perioade (luni).

Facilitati de analiza de tip Business Intelligence

Intr-un mediu de afaceri in permanenta expansiune, in cadrul companiilor, procesul simplu de
initiere a unei actiuni - generare a unui rezultat - raportare nu mai este suficient. Luarea celor
mai bune decizii, care sa genereze si rezultatele optime, necesita o permanenta interactiune
intre analiza si raportare. Acest instrument este foarte folositor in special managerilor din
cadrul companiei care trebuie sa ia decizii rapide, pe baza unor informatii corecte si usor
generabile, pentru a putea fi intotdeauna cu un pas inaintea competitiei.

Modulul de analize financiare

Senior.ERP Suite ofera un instrument simplu si eficient de generare de rapoarte si instrumente
de analiza. Sistemul permite utilizatorilor crearea unei mari varietati de analize (stocuri,
vanzari, incasari, plati, achizitii, contabile, centre de venit si cost), folosind rapoartele de tip
CUB, folosind tehnologia OLAP, instrumente care pot fi oricand actualizate fara a iesi din
raportul respectiv, printr-un simplu clic.
Avantajele care decurg din folosirea acestui modul sunt:
- Scurtarea timpului de cautare in cantitati mari de date pentru a gasi informatia potrivita,
necesara solutionarii unei anumite situatii;
- Relevarea automata a unor informatii critice ascunse, cu impact puternic asupra deciziilor;

28
 - Folosirea informatiilor relevante pentru imbunatatirea calitatii deciziilor si cresterea
probabilitatii de a obtine rezultate superioare.

Modulul SFA (Sales Force Automation)

Modulul de SFA al Senior ERP.Suite reprezinta o solutie avansata de Automatizare a Fortei
de Vanzari in segmentele moderne de marketing, vanzari si distributie. Acesta furnizeaza
informatiile si este principalul canal de comunicare intre companie si clientii sai.
Hand-held/ Pda-urile utilizate de agenti confera acestora un instrument facil care permite
colectarea eficienta in format digital a datelor, intr-un timp scurt.
Modulul administreaza si ofera sprijin tuturor modalitatilor de vanzare si distributie. Acesta
permite agentilor de vanzari sa execute activitati variate de vanzari si marketing, precum:

● Activitati de pre-sales - Preluarea comenzii

● Activitati van-sales - Facturare comanda
● Activitati post-sales - Merchandising si marketing la punctele de vanzare.
Beneficii:
- grad foarte ridicat de parametrizare si extensibilitate ceea ce face ca solutiile oferite
sunt perfect adaptate necesitatilor fiecarui client in parte
- servicii complete, capacitatea de a livra un sistem integrat la cheie
- implementarea unui astfel de sistem are pentru beneficiar efecte puternice asupra
imbunatatirii activitatii si sustinerea a agentilor de vanzari/merchandising cu
informatii vitale
- permite eliminarea operarii duble, a erorilor umane, permitand astfel reduceri
semnificative de costuri
- de asemenea implementarea unui astfel de sistem permite cunoasterea mai
cuprinzatoare, mai exacta si mai rapida a miscarilor pietii, fluentizarea comunicatiilor
inter- si intra-departamentale si, aspect de importanta majora, imbunatatirea
substantiala a serviciilor si relatiei cu clientii proprii (marea retea de comercianti de
toate marimile)
- suport pentru comunicatii on-line bazate pe GPRS sau CDMA. Suportul pentru aceste
tehnologii nu se opreste doar la modulul de comunicatii, ci merge mai departe, la o
integrare cu procesele de vanzare, oferind valoare adaugata prin:
 informatii online privitoare la stocuri, situatia financiara a clientului;
 capacitatea de a transfera online comenzile reducand ciclul dintre comanda si
livrare cu cel putin 12 ore;
 eliminarea situatiei neonorarii complete sau partiale a comenzii;
 competitivitate sporita in cazul unor comenzi critice;
 oferirea accesului la resursele centralizate pentru forta de vanzare mobila.

DURATA IMPLEMENTARII

Implementarea aplicatiei Senior.ERP Suite in cadrul Sensident reprezinta o implementare de

tip dinamic, care a avut loc odata cu inceputul activitatii companiei. Implementarea diverselor
module ale aplicatiei a fost realizata gradual, plecand de la modulele critice pentru
functionarea companiei, gestiune si contabilitate, si continuand cu facilitati sporite pe masura
dezvoltarii activitatilor.

29
CUM A FOST PRIMITA SOLUTIA DE MANAGEMENT SI UTILIZATORI

Managementul companiei a fost constient inca de la inceput, de la luarea deciziei

implementarii de necesitatea solutiei pentru dezvoltarea companiei. Managementul a dorit
crearea premiselor pentru dezvoltarea durabila a afacerii, avand in vedere o strategie pe
termen mediu si lung.

Un alt avantaj a fost faptul ca aplicatia a fost primita bine de utilizatori, implementarea avand
loc chiar la inceputul activitatii companiei, utilizatorii obisnuindu-se cu utilizarea acesteia
natural, pe baza facilitatilor de utilizare intuitive. Tinand cont ca multi dintre utilizatori au fost
angajati dupa ce a fost implementata aplicatia, acestia au pornit la lucru pe baza unei
proceduri de lucru organizate si disciplinate.

Pentru o mai buna intelegere a tuturor facilitatilor aplicatiei si pentru familiarizarea extinsa cu
aceasta, au fost realizate traininguri cu utilizatorii aflati in diverse puncte de lucru sau au fost
pregatiti utilizatorii de la punctele de lucru din tara in Bucuresti.

REZULTATE

Daca pentru perioada 2004-2005 cresterea totala estimata pe intreg domeniul import si
distributie in Romania a fost de cca 16%, aproximativ 1,33% lunar, pentru portofoliul Senior
Software s-a inregistrat dupa implementarea solutiei Senior.ERP Suite o crestere medie de
18% lunar, la nivelul primului trimestru din 2006. Implementarea unei solutii ERP dedicate
importului si distributiei a creat premisele unei dublari, in medie, a numarului capacitatilor de
depozitare, a noi structuri si a personalului, simultan cu toate cresterile logistice aferente. In
cazul Sensident, rezultatele implementarii aplicatiei Senior. ERP suite sunt:
 Implementarea aplicatiei chiar din faza incipienta de dezvoltare a companiei a
disciplinat fluxul de informatii si procedurile interne, creand o cultura de afaceri
organizata si transparenta.
 Oferirea unei platforme de dezvoltare stabile care sa asigure ritmul de crestere a
companiei.
 A crescut calitatea afacerii, prin imbunatatirea relatiei cu clientii si furnizorii, prin
oferirea unui control riguros in respectarea disciplinei financiare
 Flexibilitate aplicatiei si capacitate de scalabilitate a permis o dezvoltare liniara, fara a
cauza intreruperi in activitatile curente.
 Oferirea de facilitati de analiza de tip Business Intelligence care dau o imagine
completa despre peisajul afacerii in orice moment.
 Managementul companiei a obtinut o crestere a capacitatii de control a activitatii,
datorita accesului instantaneu la date critice despre afacere
 Implementarea Senior.ERP Suite a dus la o crestere a vitezei de lucru, dar si a vitezei
de reactie a companiei la diversele modificari sau provocari ale unei piete foarte
dinamice.

30