Carta proiectului

FAZA 1: Intranet
angajat scris de Carrie Voysey
30 iulie 2010

Preambul
Auditul de comunicare a identificat patru domenii care acționează ca bariere în calea comunicării interne
excelente în cadrul companiei X și, prin urmare, indică oportunități de îmbunătățire. Aceste domenii includ:
promptitudinea primirii informațiilor, calitatea informațiilor, metoda de livrare și abilitățile de comunicare –
în special în cadrul grupului de supraveghere.

Una dintre strategiile recomandate pentru a depăși barierele și a profita de oportunitățile de îmbunătățire a
comunicării a fost crearea unui intranet al companiei X pentru angajați. Această cartă a proiectului va
descrie procesul de implementare a FAZEI 1 a acestui instrument.

Pe măsură ce proiectul Employee Intranet progresează, elementele FAZEI 2 vor fi identificate și vor fi
abordate într-o cartă separată a proiectului. FAZA 2 va încerca, de asemenea, să sporească
personalizarea (prin integrarea unui "tablou de bord‖ personalizat, de exemplu) a intranetului angajaților.

Scopul/justificarea proiectului

Compania X Nevoie/Caz
Proiectul Employee Intranet a fost creat pentru a îmbunătăți interacțiunea în cadrul comunității de
angajați a Companiei X și pentru a ajuta la transmiterea și primirea în timp util a informațiilor de calitate
(clare, concise, informative și transparente). Intranetul angajaților va oferi un "ghișeu unic‖ pentru
diseminarea informațiilor interne care nu sunt adecvate pentru a fi partajate cu publicul larg.

Obiectivele companiei X
Este un fapt acceptat că o comunicare eficientă a angajaților îi va inspira să-și asume "proprietatea‖
asupra muncii lor; va crea o înțelegere simplă și deplină și, astfel, va permite angajaților să se pună în
pielea locurilor de muncă ale altor persoane; și va recunoaște indivizilor că pozițiile lor în organizație
sunt semnificative. Comunicarea eficientă cu angajații este o parte importantă a unui mediu de lucru
sănătos – ceva foarte important pentru Compania X.

Un intranet al angajaților va căuta să îmbunătățească și să implice comunicarea angajaților la

Compania X, sprijinind astfel valorile și direcțiile strategice ale Companiei X.

Descrierea proiectului
Employee Intranet va furniza o platformă online care va oferi conținut interactiv, dinamic, în timp real
întregii comunități Company X. Conținutul va proveni din toate părțile Companiei X – management,
angajați, școli, resurse umane și alte departamente.

Acesta va fi construit cu sprijinul departamentului IT, iar conținutul va fi alimentat‖ de angajați și

supraveghetori. Departamentul de Comunicare și Dezvoltare va juca un rol cheie în ceea ce privește
încărcarea conținutului și încurajarea persoanelor să utilizeze mediul.

Acest proiect se va concentra pe FAZA 1 a creării și implementării Intranetului angajaților Companiei X.

Vor fi create chartere suplimentare pentru etapele ulterioare.

Obiectivele proiectului și criteriile de succes

Au fost identificate obiectivele care sprijină reciproc etapele și rezultatele acestui proiect. Pentru a
obține succes în proiectul Employee Intranet, următoarele obiective trebuie îndeplinite în cadrul

1
Carta proiectului pentru Intranetul angajatilor – iulie 2010
Scris de Carrie Voysey
 alocărilor de timp și buget desemnate:

•Dezvoltați o funcționalitate și produs de înaltă calitate care satisface obiectivele companiei X

•Creați ―buy-in‖ din Comunitatea de angajați a companiei X
•Dezvoltați metode de măsurarea succesului (Google Analytics, testarea utilizabilității,
comentarii, focar
grupuri etc.)

Cerințe
Acest proiect trebuie să îndeplinească următoarea listă de cerințe pentru a obține succesul:

• Intranetul angajaților trebuie testat în laboratorul IT înainte de implementare

• Intranetul angajaților trebuie implementat fără întreruperea operațiunilor
• Departamentul de Comunicare și Dezvoltare trebuie să susțină promovarea Intranetului
Angajaților prin campanii interne de marketing
• Coordonatorul de comunicare trebuie să furnizeze cea mai mare parte a conținutului pentru site
sau cel puțin să servească drept "administrator‖ pentru ca angajații și supraveghetorii să încarce
conținut.
• Progresul și implementarea proiectului Employee Intranet trebuie comunicate părților interesate,
echipei de proiect și comunității de angajați ai Companiei X prin mijloace eficiente și cu ajutorul
unui Plan de comunicare cuprinzător (care urmează să fie dezvoltat de Departamentul de
Comunicare și Dezvoltare).

Cerințe suplimentare pot fi adăugate după cum este necesar, cu aprobarea sponsorului proiectului /
managerului de proiect și consultarea și evaluarea corespunzătoare cu părțile interesate și reprezentanții
IT, pe măsură ce proiectul avansează.

Constrângeri
Următoarele constrângeri se referă la proiectul Employee Intranet:

• Toți angajații trebuie să aibă acces (în ceea ce privește timpul alocat, hardware-ul, ID-urile
personale de conectare și software-ul) la portalul Intranetul angajaților
• Toate componentele hardware și software trebuie să fie compatibile cu platformele noastre IT
actuale
• Toate componentele hardware și software trebuie achiziționate în conformitate cu bugetul alocat
și
Cronologie
• Specialiștii IT vor fi furnizați ca resurse pentru acest proiect
• Membrii departamentului de Comunicare și Dezvoltare vor fi asigurați ca resurse pentru acest
proiect

Ipoteze
Următoarele sunt o listă de ipoteze. După acordul și semnarea acestui document, toate părțile
recunosc că aceste ipoteze sunt adevărate și corecte:

• Acest proiect beneficiază de sprijinul deplin:

Sponsorul proiectului: John Doe
Manager de proiect: Carrie Voysey
Părțile interesate: Mai mult John face
Echipa de proiect: Chiar mai mult John face

• Scopul acestui proiect va fi comunicat în întreaga companie X înainte de implementare

• Platforma Employee Intranet va fi dezvoltată în cadrul Terminalului 4
Declarația preliminară privind domeniul de aplicare
Proiectul Employee Intranet va include proiectarea, testarea și livrarea unui nou sistem de comunicare
intranet în întreaga organizație. Tot personalul, resursele hardware și software vor fi gestionate de echipa
de proiect. Toate lucrările proiectului vor fi independente de operațiunile zilnice și în curs de desfășurare și

2
Carta proiectului pentru Intranetul angajatilor – iulie 2010
Scris de Carrie Voysey
toate testele necesare vor fi efectuate în laboratorul IT.

Finanțarea proiectului va fi gestionată de managerul de proiect până la și inclusiv sumele alocate în acest
document. Orice finanțare suplimentară necesită aprobarea sponsorului proiectului. Acest proiect se va
încheia atunci când FAZA 1 va fi testată și implementată, iar angajații vor utiliza intranetul ca sursă
principală de informații și comunicare.

Riscurile
Au fost identificate următoarele riscuri pentru proiectul Employee Intranet. Managerul de proiect va
determina și va utiliza strategiile necesare de atenuare/evitare a riscurilor, după caz, pentru a minimiza
probabilitatea acestor riscuri:
• Perturbări potențiale ale operațiunilor în timpul implementării, cum ar fi prioritatea proiectului și
situațiile de criză/urgență
• Lipsa interesului/încrederii angajaților în ceea ce privește utilizarea intranetului
• Utilizarea abuzivă a intranetului angajaților
• Breșe de securitate în ceea ce privește conectarea și starea contului
• Cifra de afaceri și disponibilitatea membrilor cheie ai personalului pentru a oferi sprijin continuu
proiectului

Livrabile ale proiectului

Următoarele rezultate trebuie îndeplinite la finalizarea cu succes a proiectului Employee Intranet.
Orice modificare a acestor livrabile trebuie aprobată de sponsorul proiectului și de managerul de proiect.
• Soluție intranet complet implementată (finalizarea FAZEI 1 a produsului)
• Manualul de politici/instruire pentru utilizarea Intranetului angajaților
• Documentația tehnică (lista caracteristicilor/specificațiile) FAZEI 1
• Lista de recomandări și cerințe pentru extinderea viitoare a Intranetului angajaților
• ID-urile de conectare trebuie să existe pentru fiecare angajat activ

Calendar rezumat al etapelor

Programul de etape sumare al proiectului este prezentat mai jos. Pe măsură ce cerințele sunt definite mai
clar, acest calendar poate fi modificat. Orice modificare va fi comunicată prin întâlniri privind starea
proiectului de către managerul de proiect.

Pe măsură ce proiectul progresează, va fi necesară mărirea conținutului și a caracteristicilor. Dacă

această augmentare nu se potrivește cu domeniul de aplicare și termenele proiectului FAZA 1, acestea
vor fi încorporate într-o cartă a proiectului FAZA 2.

Calendar rezumat al etapelor

Datele etapelor/țintelor proiectului (TBD)
• Începerea proiectului
• Design complet a 5 caracteristici cheie:
• HR-ul contează
• Forumurile personalului
• Știri zilnice
• Listări de evenimenteși acoperire
• Gestiune blog
• Oferiți exemple de conținut pentru 5 caracteristici cheie (enumerate mai sus)
• Dezvoltarea / funcționalitatea completă a 5 caracteristici cheie (enumerate mai sus)
• Achiziționați hardware și software după cum este necesar
• Implementați autentificarea pentru angajați
• Executați planul intern de marketing
• Politică / instruire completă manual
• Soluție completă simulare și testarea
• Documentație tehnică completă
• Implementați soluția
• Proiect finalizat

3
Carta proiectului pentru Intranetul angajatilor – iulie 2010
Scris de Carrie Voysey
Buget rezumat
Următorul tabel conține un buget rezumat bazat pe componentele de cost planificate, incrementale pentru
exploatare și costurile estimate necesare pentru finalizarea cu succes a proiectului. Acest buget nu
include costul resurselor de personal.

Buget rezumat
Costul componentei/componentei proiectului (TBD)
• Hardware
• Software și licențiere
• Garanții de marketing (tipărire, donații, producție video)
• Cercetare instituțională
Total Amt: TBD

Cerințe de aprobare a proiectului

Succesul pentru proiectul Employee Intranet va fi obținut atunci când o soluție intranet complet testată și
toată documentația tehnică sunt implementate complet în întreaga Companie X în limitele de timp și
costuri indicate în această cartă. În plus, această măsură a succesului trebuie să includă o listă de
recomandări pentru considerații viitoare, deoarece anticipăm pe deplin necesitatea ca această soluție să
evolueze pentru a încuraja angajații să comunice între ei. Succesul va fi determinat de sponsorul
proiectului, John Doe, care va autoriza, de asemenea, finalizarea proiectului.

Manager de proiect
Carrie Voysey este numită Manager de proiect pe durata proiectului Intranetul angajaților.
Responsabilitatea lui Carrie este de a gestiona toate sarcinile proiectului, termenele și comunicarea cu
privire la proiectul Employee Intranet. Echipa de proiect, formată din specialiști IT, coordonatorul de
marketing instituțional și un reprezentant al departamentului de resurse umane, va fi suport matriceal.
Carrie va coordona toate cerințele de resurse prin intermediul șefului departamentului IT și al directorului
de comunicare și dezvoltare.

Șeful departamentului IT și directorul de comunicare și dezvoltare sunt autorizați să aprobe toate

cheltuielile bugetare până la și inclusiv sumele bugetare alocate. Orice finanțare suplimentară trebuie
solicitată prin intermediul sponsorului proiectului, John Doe. Carrie va furniza actualizări lunare
sponsorului proiectului.

4
Carta proiectului pentru Intranetul angajatilor – iulie 2010
Scris de Carrie Voysey