Echipa de proiect

Hodea Grigore
Cosoi Petru
Pop Paul-Teodor
Mălinaș Loredana
Fişă de proiect
de completat de către studenţii la master zi

Realizaţi rezumatul proiectului după următoarea structură:Fiecare echipă va încărca exercițiul pe pagina moodle a cursului cu 24 de ore înainte
de examen. Exercițiile se încarcă o singură dată de oricare dintre membrii echipei de proiect. Respectați indicațiile de la fiecare punct. Puteți
tehnoredacta formularul cum doriți însă trebuie respectată structura fișei.

A. Prezentați problema în urma căruia s-a generat nevoia privind dezvoltarea proiectului (Pentru cine este o problemă? De ce este o problemă?
Care este problema de fapt? Etc. )
Transformarea digitală a societății românești bate pasul pe loc, iar procesele de digitalizare a serviciilor evoluează lent. În timp ce în cele mai
dezvoltate state din UE rândurile la ușile instituțiilor de stat nu mai sunt valabile, în România anului 2022 se stă în coadă de la primăriile din
localități până la cele mai mari instituții de stat.
Digitalizarea este o problemă, însă aceasta a fost accentuată și mai mult odată ce a venit pandemia peste noi. Restricțiile de circulație,
restricțiile de acces în instituții, limitări, distanțarea socială și fizică ne-a demonstrat încă odată că România trebuie să dezvolte cu pași rapizi
digitalizarea instrumentelor atât de necesare societății.

Lipsa instrumentelor electronice este o problemă atât pentru funcționarii publici care încă mai apelează la înregistrări în cataloage fizice, cât și
pentru cetățeni, care pierd ore și zile în rânduri pentru a-și pune semnătura în cataloagele respective pentru că au recepționat un document sau
altul, anterior vizitând aceiași instituție de câteva ori pentru depune cereri și solicitări.

De ce lipsa instrumentelor digitale reprezintă o problemă. Acum doi ani, problema de bază consta în faptul că pentru un document sau altul
cetățenii erau nevoiți să meargă cu prezență fizică într-o instituție sau alta. Odată cu pandemia, această problemă s-a dublat pentru că cetățenii
își pun viața în pericol atunci când merg într-o instituție aglomerată, riscând să se îmbolnăvească de COVID-19. De asemenea, cetățenii sunt
în imposibilitatea de a respecta norme elementare de distanțare fizică. Și din nou, revenim la timpul pierdut pentru a depune solicitări și cereri
care pot fi depuse online.

Care este de fapt problema? Lipsa instrumentelor digitale și electronice într-o eră digitală. Posibilitățile și accesul la diverse softuri care nu
sunt valorizate și care ar ușura viața întregii comunități, atât a statului, cât și cetățenilor simpli.

B. Prezentați ideea de proiect

1.1 Titlul proiectului _____________Ne vedem online.__________________________________

1.2. Durata proiectului (exprimată în luni) - ___________1,5 luni___________________________

1.3.Obiectivul general urmărit de proiect

Digitalizarea activității desfășurată de către primăria Chiochiș, Județul Bistrița-Năsăud, în care locuiesc peste 3000 de cetățeni.

1.4. Scopul proiectului (atenție să fie SMART!!!! Dacă proiectul dvs. are și obiective specifice tot aici le detaliați)

În primul rând, principalul scop al proiectului este realizarea unei platforme online ușor de utilizat. In al doilea rând, atunci când cetățenii doresc să
depună la Primărie o serie de documente precum certificatul de naștere, de căsătorie, de deces, cartea de identitate, să nu mai fie nevoiți ulterior să
prezinte aceste acte si la alte instituții. De asemenea, toate taxele sau contribuțiile să poată fi plătite online. Prin urmare, cetățenii economisesc timp,
bani și scapă de o sursă de stres.

Obiectivele specifice sunt reprezentate de numărul crescut de:

1. Accesării online a paginii oficiale
2. Cereri depuse și rezolvate online
3. Programări online
4. Acte ridicate în urma solicitărilor depuse online

1.5. Scurtă descriere a proiectului (max. 10 fraze)

În contextul în care de aproape doi ani ne aflăm într-o realitate pandemică care impune restricții stricte privind accesul în locuri publice de tip închis,
vizite în cadrul instituțiilor doar cu programări care presupun un număr limitat de persoane, scopul acestui proiect este de a ușura atât accesul
cetățenilor la servicii publice, cât și munca funcționarilor publici. De asemenea, prin intermediul proiectului Ne vedem online ne propunem crearea
unui mediu sigur pentru toți cetățenii Chiochiș, acest lucru însemnând interacțiune minimă, fără rânduri de așteptare și distanțare fizică care este
cerută de realitatea pandemică.

Totodată, proiectul își va continua existența și după perioada pandemică, cetățenii având acces la servicii digitalizate care le va ușura viața cotidiană.

Un alt factor ține de numărul de funcționari care vor fi implicați în proces. Ori, odată cu digitalizarea proceselor se soluționează o altă problemă ce
ține de lipsa resurselor umane.

Un element definitoriu al proiectului Ne vedem online ține și de transparența primăriei Chiochiș. Astfel, toate documentele de interes public vor putea
fi accesate pe pagina web a instituției.
 Chiar dacă acest proiect va fi implementat sub influența pandemiei, rămâne a fi valabil pe termen lung pentru întreaga comunitate din Chiochiș și
poate fi dezvoltat în mai multe direcții, instituții din localitate.

1.6. Justificarea necesităţii proiectului (max. 20 de fraze. De ce e nevoie să implementăm acest proiect. Ce se schimbă odată cu implementarea
acestuia? – folosiți informațiile din partea de descriere a problemei)

Acest proiect este necesar ca justificare a următoarelor probleme cu care se confruntă instituția:
1. Deficit de personal
2. Digitalizarea instituției poate înlocui mai multe funcții.
3. Lipsa din cadrul site-ului oficial al documentelor primăriei care vizează bugetul local, ședințele consiliului local și cereri tip de obținere ale
unor documente eliberate de instituție.
4. Condițiile pandemice privind distanțarea socială.
5. Crearea unor condiții de accesibilitate într-o eră digitală.

Odată cu implementarea proiectului urmărim să crească numărul de:

1. Accesări online a paginii oficiale;
2. Cereri depuse și rezolvate online;
3. Programări online;
4. Acte ridicate în urma solicitărilor depuse online.

1.7. Activităţi principale derulate în cadrul proiectului (enumerarea şi prezentarea detaliată acestora. Atenție să fie foarte clar din descriere cum se
derulează activitatea, conținutul acesteia, unitatea de timp necesare și alte resurse pe care le folosim. Activitățile să fie numerotate, codificate. Max.
4 pagini)

activitate conținut durata resurse necesare rezultate preconizate cod

numeric
A1 managementul Discuții/ întâlniri între beneficiarii - Pe -prezentării PowerPoint în -clarificarea nelămuririlor 0001
de proiect proiectului și firma de IT în vederea parcursul sala de conferințe a -însușirea mult mai ușoară de
stabilirii etapelor care trebuie întregului primăriei informații noi
urmate în cadrul proiectului. proiect
A2 publicitatea Facilitarea interacțiunii dintre Pe parcursul -1000 pliante printate -Cetățeni informați despre un 0002
platformei administrația publică locală și întregului -informarea prin astfel de proiect.
cetățeni proiect intermediul platformelor
Diseminarea în rândul cetățenilor online: pagini de Facebook,
din comunitate a existenței noii Instagram și mass-media
modalități de comunicare cu locală în cazul în care
 instituția publică
A3 constituirea Selectarea personalului necesar
echipei de proiect implementării proiectului. Acesta
va realiza platforma online și
instruirea personalului beneficiar.
A4 Cuprinde stabilirea activităților și a
planificarea/pregătir serviciilor care vor fi digitalizate,
ea/prezentarea iar pentru aceasta se vor face
serviciilor care vor prezentări PowerPoint
fi digitalizate
A5 implementare Ședințe interne și audiențe realizate
A5.1 identificarea și online în siguranță.
planificarea etapelor Ședințe de planificare a proiectului
realizării și stabilirea serviciilor care vor fi
proiectului. furnizate cetățenilor, care vin să
ușureze și munca angajaților.
A5.2 efectuarea de Se vor achiziționa componentele
achiziții hardware și necesare realizării proiectului
Software
A5.3 efectuarea de Accesibilitate oricând și de oriunde -2 zile
teste ale platformei există conexiune la internet.
A5.3.1. securitate Se vor face teste de viteză,
cibernetică procesare, răspuns a platformei.
Se are in vedere eficientizarea
managementului de date, care va
integra sisteme de securitate
cibernetică, pentru siguranța datelor
colectate de la cetățeni și transmise
către aceștia, în format digital
A5.4 includerea în Se transpune comunicarea cu
platformă a cetățenii într-o singură platformă
serviciilor și online
activităților publice Se vor include departamentele din
există.
-7 zile -2 persoane cu studii și -cooperare în vederea atingerii 0003
vechime de 2 ani în IT scopului
-manager de proiect
-2 zile -un calculator și un -însușirea activităților care vor 0004
proiector Prezentările se fi efectuate în timpul
vor face în sala de proiectului
conferințe a primăriei.
-3 întâlniri -Date exacte cu privire la -Plan privind etapele de 0005
necesitățile angajaților și a realizarea a proiectului.
cetățenilor. -Realizarea unei liste de servicii
-Lista serviciilor care sunt care urmează a fi implementate
furnizate cetățenilor și pot
fi digitalizate.
-7 zile -achiziția de: 2 servere de - organizarea licitației 0006
stocare, un serviciu de - desemnarea câștigătorilor
internet de mare viteză,10 -achiziția componentelor la
calculatoare cu procesoare prețuri medii ale pieței
i5, o platformă online
-utilizarea componentelor -funcționarea în parametrii 0007
IT achiziționate doriți ale componentelor
achiziționate
-3 zile -utilizarea componentelor Perfecționarea structurii de 0008
IT achiziționate procese, de controale, de
proceduri IT existente, de
sisteme informatice și de
 cadrul primăriei în structura
platformei online
A5.5 instructajul și Se va efectua un instructaj cu
evaluarea personalul beneficiar ar proiectului
competențelor
personalului
A6 recepția Se verifică caracteristicile
platformei platformei și se semnează un proces
de predare. În cadrul acestui
eveniment vor participa angajații
primăriei, consilieri locali și
cetățeni locali într-un eveniment
festiv de lansare. Se va realiza o
proiecție a modului de folosire a
platformei.
aplicații informatice, în vederea
îmbunătățirii activității
instituției.
-funcționarea în parametrii
doriți ale componentelor
achiziționate
-10 zile -prezentării PowerPoint cu -însușirea cunoștințelor de către 0009
modul de utilizare, angajații primăriei
introducerea datelor,
răspunsul la cereri
-evaluarea informațiilor
însușite și a modului de
utilizare
-o zi -sală de evenimente/ cămin -transmiterea modului de 0010
cultural cu capacitate de folosire și utilizarea platformei
200 de persoane realizate. Aceasta conduce la
-utilizarea unui proiector, a creșterea eficienței
unui calculator și a unui funcționarilor publici prin
sistem audio eliminarea procedurilor
birocratice

realizaţi diagrama GANT aferentă activităţilor de proiect. Atenție prezentați intercondiționărilor dintre activități. Diagrama GANT se atașează într-
un document separat.

1.8. Prezentaţi beneficiarii/gupul ţintă (direct şi indirect) al proiectului

1. Angajații Primăriei Chiochiș
2. Persoanele fizice din localitatea Chiochiș
3. Agenții economici din localitatea Chiochiș

1.9. Prezentaţi principalele rezultate aşteptate ale proiectului. Rezultatele să fie cuantificabile și cât mai concrete ________

Digitalizarea primăriei Chiochiș reprezintă un prim pas spre ușurarea muncii funcționarilor publici și crește gradul de responsabilitate al acestora.
Principalele rezultate așteptate ale proiectului constau in:

Numărul de accesări a paginii oficiale

___Numărul de cereri depuse și rezolvate online
___Numărul de programări online
Numărul de acte ridicate în urma solicitărilor depuse online

Altfel spus:

- Cetățenii vor avea posibilitatea depunerii cererilor, efectuării și verificării online a stadiului solicitărilor sau sesizărilor în orice moment al zilei.
- Numărul de reclamații de la clienți se vor reduce odată cu îmbunătățirea competențelor digitale ale personalului.
- Acest lucru implică accesul mai rapid la informații, evenimente sau la serviciile publice, concentrarea tuturor serviciilor publice fiind inclusă într-un
portal unic.
- Astfel birocrația va fi redusă, la fel și volumul de documente întocmite pe hârtie, aspect care conduc la creșterea productivității muncii personalului.
- Va crește satisfacția și gradul de încredere al cetățenilor față de administrația publică locală.