RAPORT SPECIAL

Proceduri contabile
indispensabile
societilor comerciale

2015
www.conta.ro

Acesta nu este un Raport Special Gratuit!

Preul de vnzare este de 59 de lei!
Dvs. beneficiai GRATUIT de acest RAPORT in calitate de
client Conta.ro!
2014 Fokus Digital Services
Autori: colectivul de autori Conta.ro
Lucrare editata de Conta.ro
Produs realizat in parteneriat logistic de catre Tax Alert o divizie a Conta.ro
cu Fokus Figital Services
Director Proiect: Cristian Spnu
Manager Proiect: Nicoleta Donu
Serviciul clienti tel.: 021.209.45.03
E-mail: office@conta.ro

***Toate drepturile rezervate. Nicio parte din acest material nu poate fi reprodusa, arhivata sau
transmisa sub nicio forma si prin niciun fel de mijloace, mecanice sau electronice, fotocopiere,
nregistrare audio sau video, fara permisiunea n scris din partea editorului. Autorii sau editorii
nu sunt responsabili pentru nicio pierdere ocazionata vreunei persoane fizice sau juridice care
actioneaza sau se abtine de la actiuni ca urmare a citirii materialelor publicate n aceasta lucrare.

PROCEDURI CONTABILE OBLIGATORII

Procedura de gestionare a veniturilor i creanelor

Scopul procedurii
Scopul acestei proceduri este:
o stabilirea condiiilor ce trebuie ndeplinite de documentele justificative care stau la
baza nregistrrii n contabilitate a creanelor i veniturilor, ncasarea creanelor,
scoaterea din eviden a creantelor prescrise, evaluarea creanelor;
o nregistrarea n contabilitate a veniturilor i creanelor astfel nct:
- s se asigure respectarea principiului prudenei;
- s se reflecte creanele la valoarea lor probabil de ncasat.
Domeniul
Procedura se aplic la emiterea i nregistrarea n contabilitate a documentelor justificative
prin care se constituie creane, de ctre persoanele din cadrul compartimentelor tehnic, comercial
i financiar-contabil.
Reglementri aplicabile

Legea contabilitatii nr. 82/1991, republicat, cu modificrile i

ulterioare;

O.M.F.P. nr. 3.055/2009 cu modificrile i completrile ulterioare;

O.M.F.P. nr. 3.512/2008, cu completrile ulterioare.

completrile

Descrierea procedurii
A. Documentele justificative
nregistrarea creanelor ctre clieni sau alti debitori se realizeaz pe baza
urmtoarelor documente justificative:
Contract
Factur
Facturile emise cuprind:
- numrul de ordine,
- data emiterii facturii;
- data la care au fost livrate bunurile/prestate serviciile sau data ncasrii unui avans, n
msura n care aceast dat este anterioar datei emiterii facturii;
- denumirea/numele, adresa i codul de nregistrare n scopuri de TVA sau, dup caz,
codul de identificare fiscal ale persoanei impozabile care a livrat bunurile sau a prestat
serviciile;
- denumirea/numele i adresa beneficiarului bunurilor sau serviciilor, precum i codul de
nregistrare n scopuri de TVA sau codul de identificare fiscal al beneficiarului, dac
acesta este o persoan impozabil ori o persoan juridic neimpozabil;
- denumirea/numele beneficiarului care nu este stabilit n Romnia i care i-a desemnat
un reprezentant fiscal, precum i denumirea/numele, adresa i codul de nregistrare ale
reprezentantului fiscal;
- denumirea i cantitatea bunurilor livrate, denumirea serviciilor prestate;
1

PROCEDURI CONTABILE OBLIGATORII

- baza de impozitare a bunurilor i serviciilor
- avansurile facturate, pentru fiecare cot, scutire sau operaiune netaxabil, preul unitar,
exclusiv taxa, precum i rabaturile, remizele, risturnele i alte reduceri de pre, n cazul
n care acestea nu sunt incluse n preul unitar;
- indicarea cotei de tax aplicate i a sumei taxei colectate, exprimate n lei, n funcie de
cotele taxei;
- n cazul n care factura este emis de beneficiar n numele i n contul furnizorului,
meniunea autofactur;
- n cazul n care este aplicabil o scutire de tax, trimiterea la dispoziiile aplicabile au
orice alt meniune din care s rezulte c livrarea de bunuri ori prestarea de servicii face
obiectul unei scutiri;
- n cazul n care clientul este persoan obligat la plata TVA, meniunea taxare
invers;
- n cazul n care se aplic regimul special pentru ageniile de turism, meniunea regimul
marjei agenii de turism;
- dac se aplic unul dintre regimurile speciale pentru bunuri second-hand, opere de art,
obiecte de colecie i antichiti, una dintre meniunile regimul marjei bunuri secondhand, regimul marjei opere de art sau regimul marjei obiecte de colecie i
antichiti, dup caz;
- n cazul n care exigibilitatea TVA intervine la data ncasrii contravalorii integrale sau
pariale a livrrii de bunuri ori a prestrii de servicii, meniunea TVA la ncasare;
- o referire la alte facturi sau documente emise anterior, atunci cnd se emit mai multe
facturi ori documente pentru aceeai operaiune.
Aviz de nsotire a mrfurilor
Bon fiscal

nregistrarea scoaterii din eviden a creanelor pe baza urmtoarelor documente

justificative

ncasarea creanelor
- Chitana
Se ntocmete n dou exemplare, pentru fiecare sum ncasat, de ctre casierul unitii i
se semneaz de acesta pentru primirea sumei.
Circul la depuntor un exemplar cu tampila unitii.
Al doilea exemplar rmne n carnet, fiind folosit ca document de verificare a operaiunilor
efectuate n registrul de cas.
Se arhiveaz la compartimentul financiar-contabil, dup utilizarea complet a carnetului.
- Ordinul de plat
- Cambia
- Cec-ul
- Biletul la ordin
Compensarea datoriilor i creanelor
- procesul verbal de compensare
Prescrierea creanelor
- Decizia administratorului
2

PROCEDURI CONTABILE OBLIGATORII

Cesiunea de creane
- contractul de cesiune de creane
Creanele n valut sau exprimate n lei n funcie de cursul unei valute.
Creantele n valut se nregistreaz iniial att n valut ct i n lei la cursul de schimb
valutar, comunicat de Banca Naional a Romniei, de la data efecturii operaiunii.
Diferenele de curs valutar care apar cu ocazia decontrii creanelor n valut la cursuri
diferite fa de cele la care au fost nregistrate iniial pe parcursul lunii sau fa de cele la care
sunt nregistrate n contabilitate se recunosc n luna n care apar, ca venituri sau cheltuieli din
diferene de curs valutar.
Atunci cnd creana n valut este decontat n decursul aceleiai luni n care a survenit,
ntreaga diferen de curs valutar este recunoscut n acea lun.
Atunci cnd creana n valut este decontat ntr-o lun ulterioar, diferena de curs valutar
recunoscut n fiecare lun, care intervine pn n luna decontrii, se determin innd seama de
modificarea cursurilor de schimb survenit n cursul fiecrei luni.
Diferenele de valoare care apar cu ocazia decontrii creanelor exprimate n lei, n funcie
de un curs valutar diferit de cel la care au fost nregistrate iniial pe parcursul lunii sau fa de
cele la care sunt nregistrate n contabilitate trebuie recunoscute n luna n care apar, la alte
venituri sau cheltuieli financiare.
Atunci cnd creana este decontat n decursul aceleiai luni n care a survenit, ntreaga
diferen rezultat este recunoscut n acea lun.
Atunci cnd creana este decontat ntr-o lun ulterioar, diferena recunoscut n fiecare
lun, care intervine pn n luna decontrii, se determin innd seama de modificarea cursurilor
de schimb, survenit n cursul fiecrei luni.
La finele fiecrei luni creanele n valut/exprimate n lei n funcie de cursul unei valute se
evalueaz la cursul de schimb al pieei valutare, comunicat de Banca Naional a Romniei din
ultima zi bancar a lunii n cauz. Diferenele de curs nregistrate se recunosc n contabilitate la
venituri sau cheltuieli din diferene de curs valutar/alte venituri sau cheltuieli financiare.
B. nregistrarea n contabilitate
Creanele sunt recunoscute atunci cnd tranzaciile i evenimentele se produc i nu pe
msur ce numerarul sau echivalentul su este ncasat.
n contabilitatea clienilor se nregistreaz operaiunile privind livrarile de mrfuri i
produse, serviciile prestate, precum i alte operaiuni similare efectuate.
Creanele fa de clienii pentru care, pn la finele lunii, nu au fost ntocmite facturile se
evideniaz distinct n contabilitate n contul 418 Clieni facturi de ntocmit, pe baza
documentelor care atest livrarea bunurilor, respectiv prestarea serviciilor.
n baza contabilitii de angajamente, entitile trebuie s evidenieze n contabilitate toate
veniturile i creanele rezultate ca urmare a unor prevederi legale sau contractuale.
n conturile de clieni se evideniaz distinct creanele din penaliti stabilite conform
clauzelor contractuale, despgubiri cuvenite pentru contracte ntrerupte nainte de termen i alte
elemente de natur similar.
Livrri de bunuri sau servicii pe baz de factur, bon fiscal:

PROCEDURI CONTABILE OBLIGATORII

411
Clieni

%
701, 704, 706,707
4427
TVA colectat

Livrri de bunuri sau servicii pentru care nu s-a ntocmit factura:

418
Clieni facturi de ntocmit

701, 704, 706, 707

ntocmirea facturii:
411
Clieni

418
Clieni facturi de ntocmit

Despgubiri, amenzi i penaliti:

411
Clieni

758
Alte venituri din exploatare

754
Venituri din creane reactivate
i debitori diveri

Reactivare creane prescrise:

411
Clieni

Diferenele nefavorabile din evaluarea creanelor n valut sau n lei n funcie de cursul
unei valute:
665/668
Cheltuieli din diferene de curs
valutar/Alte cheltuieli
financiare

411/418/461
Clieni

Diferenele favorabile din evaluarea datoriilor n valut sau n lei n funcie de cursul
unei valute:
411

765/768
Venituri din diferene de curs
valutar/Alte venituri financiare

411
Clieni

Clieni
ncasarea creanelor:
512/531
Conturi la bnci/Casa

PROCEDURI CONTABILE OBLIGATORII

Reinerea garaniilor:
267
Creane imobilizate

411
Clieni

ncasarea prin alte instrumente de plat acceptate (cec, bilet la ordin, cambie):
511/413
Valori de ncasat/ Efecte de
primit de la clieni

411
Clieni

Cesiunea creanelor:
%

411

461

Clieni

valoarea nominal
valoarea negociat de
ncasat de la cesionar

Debitori diveri
diferena: Valoare
nominal valoare de
ncasat

654
Pierderi din creane i
debitori diveri
Creane prescrise, scutite sau anulate:
658
Alte cheltuieli de exploatare

411/461
Clieni/ Debitori diveri

411/461

Creane n litigiu scoase din eviden:

654
Pierderi din creane i debitori
diveri

Clieni/ Debitori diveri

Reduceri financiare acordate:

667
Cheltuieli privind sconturile

411
Clieni

Reduceri comerciale acordate ulterior facturrii:

709
Reduceri comerciale acordate

411
Clieni

PROCEDURI CONTABILE OBLIGATORII

Persoane responsabile
Directorul financiar contabil
- organizarea i conducerea contabilitii;
- verificarea articolele contabile aferente operaiilor cu creane;
- urmrirea respectarii prezentei proceduri;
- urmrirea revizuirii n timp a procedurii, n funcie de schimbrile reglementrilor
utilizate.
Personalul Biroului Contabilitate
- primirea spre operare a documentelor justificative care ndeplinesc condiiile de form
i fond;
- contabilizarea operaiunilor privind creanele;
- verificarea scadenelor creanelor;
- respectarea procedurii de lucru;
- propunerea de modificare a procedurii n funcie de modificrile legislaiei n domeniu.
Dispoziii finale
Procedura va fi adus la cunotina personalului care execut activitatea respectiv.
Procedura intr n vigoare la data de ...................

Procedura de gestionare a casieriei

Scopul procedurii

Scopul acestei proceduri este:

o stabilirea regulilor pentru completarea documentelor justificative care stau la baza
nregistrrii n contabilitate i n gestiune a numerarului;
o nregistrarea n contabilitate a operaiilor cu numerar astfel nct:
- s se reflecte toate intrrile i ieirile de numerar, soldul la zi al casieriei;
- s se asigure datele necesare efecturii inventarierii patrimoniului;

Domeniul

Procedura se aplic la ncasrile i plile efectuate cu numerar de ctre persoanele din cadrul
compartimentului financiar-contabil i casierie.

Reglementri aplicabile

Legea contabilitatii nr. 82/1991, republicat, cu modificrile i

ulterioare;
6

completrile

PROCEDURI CONTABILE OBLIGATORII

O.M.F.P. nr. 3.055/2009 cu modificrile i completrile ulterioare;

O.M.F.P. nr. 3.512/2008, cu completrile ulterioare.

Descrierea procedurii
A. Documentele justificative

Chitana
Chitana pentru operaiuni n valut
Se ntocmete la unitile care efectueaz operaiuni n valut, n dou exemplare, pentru
fiecare sum n valut, de ctre casierul unitii i se semneaz de ctre acesta.
Circul la pltitor, exemplarul 1, cu tampila unitii.
Exemplarul 2 este folosit ca document de verificare a operaiunilor nregistrate n registrul
de cas n valut.
Se arhiveaz la compartimentul financiar-contabil, dup utilizarea complet a carnetului
(exemplarul 2).
Dispozitie de plata/incasare pentru achitarea n numerar a unor sume, potrivit
dispoziiilor legale, inclusiv a avansurilor aprobate pentru cheltuieli de deplasare, pentru
ncasarea n numerar a unor sume care nu reprezint venituri din activitatea de exploatare,
potrivit dispoziiilor legale.
Se ntocmete n dou exemplare de ctre compartimentul financiar-contabil:
- n cazul utilizrii ca dispoziie de plat, cnd nu exist alte documente prin care se dispune
plata:
- n cazul utilizrii ca dispoziie de plat a avansurilor pentru cheltuielile de deplasare,
procurare de materiale etc.;
- n cazul utilizrii ca dispoziie de ncasare, cnd nu exist alte documente prin care se
dispune ncasarea.
Se semneaz de ntocmire la compartimentul financiar-contabil.
Circul:
- la persoana autorizat s exercite controlul financiar preventiv, pentru viz n cazurile
prevzute de lege;
- la persoanele autorizate s aprobe ncasarea sau plata sumelor respective;
- la casierie, pentru efectuarea operaiunii de ncasare sau plat, dup caz, i se semneaz de
casier; n cazul plilor se semneaz i de ctre persoana care a primit suma;
- la compartimentul financiar-contabil, anex la registrul de cas, pentru efectuarea
nregistrrilor n contabilitate:
- la pltitor.
Se arhiveaz la compartimentul financiar-contabil, anex la registrul de cas.
Bonul fiscal emis de cas de marcat
Evidena ncasrilor i plilor n numerar se ine cu ajutorul registrului de cas, care se
ntocmete de ctre casier pe baza documentelor justificative.
Registrul de cas
Se ntocmete n dou exemplare, manual sau cu ajutorul tehnicii de calcul, zilnic, de ctre
persoanele care au calitatea de casier, pe baza actelor justificative de ncasri i pli.
La sfritul zilei, rndurile neutilizate se bareaz.
7

PROCEDURI CONTABILE OBLIGATORII

Soldul de cas al zilei precedente se reporteaz, dup caz, pe primul rnd al registrului de
cas pentru ziua n curs.
Se semneaz de ctre casier pentru confirmarea nregistrrii operaiunilor efectuate i de
ctre persoana din compartimentul financiar-contabil desemnat pentru primirea exemplarului 2
i a actelor justificative anexate.
Circul la compartimentul financiar-contabil pentru verificarea exactitii sumelor nscrise
i respectarea dispoziiilor legale privind efectuarea operaiunilor de cas (exemplarul 2).
Exemplarul 1 rmne la casier.
Se arhiveaz:
- la casierie (exemplarul 1);
- la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 2).
Compartimentul financiar-contabil verific n aceeai zi sau cel trziu a doua zi,
documentele de ncasri i pli predate de casier, precum i dac soldul nscris n registrul de
casa este stabilit corect.
n cazul operaiunilor de ncasri se verific dac sumele nscrise n registrul de cas
corespund cu cele din duplicatele chitanelor emise, din carnetele de cecuri sau alte documente
specifice.
n cazul operaiunilor de pli se verific dac sumele nscrise n registrul de cas
corespund cu cele din documentele prezentate.

B. nregistrarea n contabilitate a operaiunilor cu numerar

Ridicarea de numerar de la banc:

581
Viramente interne

5121
Conturi la bnci n lei

5311
Casa n lei

581
Viramente interne

581
Viramente interne

5311
Casa n lei

5121
Conturi la bnci n lei

581
Viramente interne

5311
Casa n lei

Depunerea de numerar la banc:

Achiziia de numerar n valut:

581
Viramente interne

PROCEDURI CONTABILE OBLIGATORII

5314
Casa n valut

411, 461, 462, 428

701,704,707,705,706,4427

ncasarea unor sume din vnzri:

5311
Casa n lei

581
Viramente interne

ncasarea unor sume pe baz de chitan sau dispoziie de ncasare:

5311
Casa n lei

Achitarea numerar unor sume datorate terilor:

401,404,421, 423, 424, 425,

426, 428

5311
Casa n lei

Plata numerar a unor sume reprezentnd cheltuieli efectuate:

612, 613, 622, 623,624, 626,

628

5311
Casa n lei

Acordarea unor avansuri de trezorerie:

542
Avansuri de trezorerie

5311
Casa n lei

Decontarea cheltuielilor de deplasare atunci cnd este depit avansul acordat:

635
Cheltuieli cu deplasri,
detari i transferri

5311
Casa n lei

Diferenele favorabile din evaluarea disponibilului n valut din casierie la finele

lunii/anului:
5314

765
Venituri din diferene de
curs valutar

Casa n valut

Diferenele nefavorabile din evaluarea disponibilului n valut din casierie la finele

lunii/anului:
9

PROCEDURI CONTABILE OBLIGATORII

665
Cheltuieli cu diferenele de
curs valutar

5314
Casa n valut

Persoane responsabile

Directorul financiar contabil

- organizarea i conducerea contabilitii;
- analizeaz, verific i aprob documentele de ncasri i pli n numerar;
- verific din punct de vedere al coninutului i formei registrul de cas;
- verific documentele de pli i ncasri nscrise n registrul de cas i dac soldul este
stabilit corect;
- verific corespondena ntre sumele nscrise n registrul de cas cu cele din duplicatele
chitanelor emise, din cecurile n numerar sau din alte documente specifice;
- urmrirea respectrii prezentei proceduri;
- urmrirea revizuirii n timp a procedurii, n funcie de schimbrile reglementrilor
utilizate.
Personalul Biroului/ Serviciului Contabilitate
- primirea spre operare a documentelor justificative care ndeplinesc condiiile de form
i fond;
- contabilizarea operaiunilor cu numerar;
- respectarea procedurii de lucru;
- propunerea de modificare a procedurii n funcie de modificrile legislaiei n domeniu.
Casierul
- elibereaz numerarul din casierie pe baza documentelor corespunztoare;
- primete numerarul n casierie i emite dispoziii de ncasare sau chitane dup caz;
- nregistreaz ncasrile i plile efectuate n registrul de cas;
- nainteaz la sfritul zilei personalului serviciului financiar contabilitate documentele
justificative mpreun cu Registrul de cas n vederea nregistrrii n contabilitate a
operaiilor.

Dispoziii finale
Procedura va fi adus la cunotina personalului care execut activitatea respectiv.
Procedura intr n vigoare la data de ...................

Procedura ntocmirii situaiilor financiare

Scopul procedurii
Scopul acestei proceduri este:
10

PROCEDURI CONTABILE OBLIGATORII

o stabilirea regulilor pentru ntocmirea documentaiei necesare ntocmirii situaiilor
financiare anuale;
o nregistrarea n contabilitate a operaiilor de nchidere a exerciiului financiar astfel
nct s ofere o imagine fidel a activelor, datoriilor, poziiei financiare, profitului sau
pierderii entitii.

Domeniul

Procedura se aplic la operaiunile de nchidere a exerciiului financiar i ntocmirea

situaiilor financiare anuale de ctre persoanele din cadrul compartimentului financiar-contabil,
casierie, comisia de inventariere.

Reglementri aplicabile

Legea contabilitii nr. 82/1991, republicat, cu modificrile i completrile

ulterioare;

O.M.F.P. nr. 3.055/2009 cu modificrile i completrile ulterioare;

O.M.F.P. nr. 3.512/2008, cu completrile ulterioare;

O.M.F.P. nr. 2.861/2009 pentru aprobarea normelor privind efectuarea

inventarierii.

Descrierea procedurii
A. Pregtirea documentelor necesare
-

Procesul-verbal de inventariere aprobat de conducere i listele de inventariere;

Verificarea prevederilor legale privind limitele maxime admise din punct de
vedere fiscal, ale perisabilitilor stabilite prin Hotrrea Guvernului nr. 831/2004,
pentru aprobarea Normelor privind limitele admisibile de perisabilitate la mrfuri
n procesul de comercializare;
Procesul-verbal de scoatere din funciune a mijloacelor fixe, aprobat de ctre
administrator;
Lista pieselor rezultate n urma dezmembrrii;
Decizia de imputare a lipsurilor constatate, titlul executoriu pentru reinerea
pagubelor constatate;
Lista stocurilor la care s-au nregistrat plusuri i cele la care s-au nregistrat
minusuri n ordinea descrescatoare a preurilor;
Raportul de reevaluare a imobilizrilor corporale (dac este cazul i societatea
aplic tratamentul reevalurii ca politic contabil de evaluare);
Lista garaniilor acordate clienilor, calculul necesarului de provizioane de
constituit sau de reluat;
Lista litigiilor n care societatea are calitatea de parte nvinuit i exist
posibilitatea plii unor despgubiri, estimri ale personalului de specialitate
(avocai) privind cuantumul despgubirilor;
Completarea Registrului-inventar pe baza listelor de inventariere i a proceselorverbale de inventariere, grupate dup natura lor, conform posturilor din bilan.

11

PROCEDURI CONTABILE OBLIGATORII

B. nregistrarea n contabilitate a operaiilor de nchidere specifice
1. nregistrarea rezultatelor inventarierii
Compensri de plusuri cu minusuri
Se aeaz n liste stocurile la care s-au nregistrat plusuri i cele la care s-au nregistrat
minusuri n ordinea descresctoare a preurilor. Compensarea pornete de la stocul cu preul cel
mai mare ctre stocul cu preul cel mai mic, pn se ajunge la limita cantitii ce poate fi
compensat.
Compensarea se va opera n fiele de magazie i n contabilitate.
n compensare pot intra stocuri cu preuri unitare diferite, i pot rezulta:
- plusuri valorice cnd cantitatea n plus intrat n compensare a fost epuizat, dar
valoarea plusului nu;
- minusuri valorice n situaia n care cantitatea lipsurilor intrat n compensare a fost
epuizat, dar valoarea minusului nu.
Plusul valoric permite recuperarea cheltuielilor cu stocul, iar minusul valoric se imput
gestionarului sau persoanei vinovate.
nregistrarea plusurilor la inventariere de natura imobilizrilor:
20 (21)
Imobilizri
necorporale/corporale
materii prime:
301
Materii prime

materiale:
302

4754
Plusuri de inventar de natura
imobilizrilor

601
Cheltuieli cu materiile prime

602
Cheltuieli cu materialele
consumabile

Materiale consumabile
marfuri:
371
Mrfuri

607
Cheltuieli privind mrfurile

nregistrarea imobilizrilor constatate lips n gestiune:

%

28
Amortizri privind
12

20 (21)
Imobilizri
necorporale/corporale

PROCEDURI CONTABILE OBLIGATORII

imobilizrile
658
Alte cheltuieli de exploatare
minusuri din gestiune de materii prime:
601
=
Cheltuieli cu materiile prime
minusuri din gestiune de materiale:
602
Cheltuieli cu materialele
consumabile

301
Materii prime

302
Materiale consumabile

minusuri de mrfuri:
- minusuri din gestiune de materii prime
607
=
Cheltuieli privind mrfurile
- minusuri de produse finite
711
Venituri aferente costurilor
stocurilor de produse

371
Mrfuri

345
Produse finite

Imputarea minusului n baza deciziei de imputare la valoarea de nlocuire:

- unor teri
461
Debitori diveri
salariailor proprii
4282
Alte creane n legtur cu
personalul

758
Alte venituri din exploatare

758

Alte venituri din exploatare

Ajustarea TVA dedus (dac este cazul)

635
Cheltuieli cu alte impozite,
taxe i vrsminte asimilate

4426
TVA deductibila

nregistrarea diferenelor dintre valoarea contabil net i valoarea de inventar a

elementelor inventariate:
- Deprecierea reversibil pentru imobilizri
13

PROCEDURI CONTABILE OBLIGATORII

6813
Cheltuieli de exploatare
privind ajustrile pentru
deprecierea imobilizrilor

Ajustri pentru deprecierea

imobilizrilor corporale

- Deprecierea ireversibil pentru imobilizri

6811
=
Cheltuieli de exploatare
privind amortizarea
imobilizrilor
- Deprecierea ireversibil a stocurilor
601,602,603,607

291

281
Amortizri privind
imobilizrile corporale

301,302,303,371

Ajustarea dreptului de deducere a TVA:

635
Cheltuieli cu alte impozite i
taxe

4426
TVA deductibila

nregistrarea deprecierii reversibile:

6814
Cheltuieli de exploatare
privind ajustrile pentru
deprecierea activelor
circulante

39
Ajustri pentru deprecierea
stocurilor i produciei n curs
de execuie

nregistrarea minusului n Cas i imputarea acestuia casierului:

4282
Alte creane n legtur cu
personalul

5311
Casa n lei

nregistrarea ajustrii valorii creanei asupra clienilor:

6814
Cheltuieli de exploatare
privind ajustrile pentru
deprecierea activelor
circulante

491
Ajustri pentru deprecierea
creanelor clieni

nregistrarea ajustrii valorii titlurilor pe termen scurt cotate pe piaa financiar:

668

=
14

5081

PROCEDURI CONTABILE OBLIGATORII

Alte cheltuieli financiare

Alte titluri de plasament

nregistrarea ajustrii valorii titlurilor pe termen scurt necotate pe piaa financiar:

6864

Cheltuieli financiare privind

ajustrile pentru pierderea de
valoare a activelor circulante

598
Ajustri pentru pierderea de
valoare a altor investiii pe
termen scurt i creane
asimilate

nregistrarea ajustrii valorii titlurilor pe termen lung cotate pe piaa financiar:

6863
Cheltuieli financiare privind
ajustrile pentru pierderea de
valoare a imobilizrilor
financiare

2963
Ajustri pentru pierderea de
valoare a altor titluri
imobilizate

nregistrarea rezultatelor reevalurii:

- eliminarea amortizrii
281
Amortizri privind
imobilizrile corporale

21
Imobilizri corporale

- nregistrarea diferenei negative din reevaluare dac nu exist sold creditor al contului
105 aferent imobilizrii
6813
=
21
Cheltuieli de exploatare
privind ajustrile pentru
Imobilizri corporale
deprecierea imobilizrilor

nregistrarea diferenei negative din reevaluare dac exist sold creditor al contului
105 aferent imobilizrii
105
=
21
Rezerve din reevaluare
Imobilizri corporale
-

nregistrarea plusului din reevaluare dac nu a existat anterior o reducere nregistrat

pe cheltuieli
21
=
105
Imobilizri corporale
Rezerve din reevaluare
-

nregistrarea plusului din reevaluare daca a existat anterior o reducere inregistrata

pe cheltuieli
15

PROCEDURI CONTABILE OBLIGATORII

21

7813
Venituri din ajustri pentru
deprecierea imobilizrilor

Imobilizri corporale
Constituire sau majorare provizioane:
6812
Cheltuieli de exploatare
privind provizioanele

1511
Provizioane pentru litigii
1512
Provizioane pentru garanii
acordate clienilor
1514
Provizioane pentru
restructurare
1518
Alte provizioane

Reducere sau anulare provizioane:

%
1511
Provizioane pentru litigii
1512
Provizioane pentru garanii
acordate clienilor
1514
Provizioane pentru
restructurare
1518
Alte provizioane

7812
Venituri din provizioane

Evaluare elemente monetare n valut i nregistrare diferene de curs aferente:

- favorabile
401, 403, 404, 408, 409, 411,
413, 418, 405,419, 232, 234,
267, 451, 453, 461, 462, 161,
162, 166, 167, 168, 269, 455,
509, 512, 531, 541, 542, 267,
508

765

Venituri din diferene de curs

valutar

16

PROCEDURI CONTABILE OBLIGATORII

- nefavorabile
401, 403, 404, 408, 409, 411,
413, 418, 405,419, 232, 234,
267, 451, 453, 461, 462, 161,
162, 166, 167, 168, 269, 455,
509, 512, 531, 541, 542, 267,
508

665

Cheltuieli din diferene de curs

valutar
Evaluare elemente monetare n lei n funcie de cursul unei valute i nregistrare
diferene de curs aferente:
- favorabile
401, 404, 408, 409, 411, 418,
419, 232, 234, 267, 451, 453,
461, 462, 167, 168, 455, 267

768
Alte venituri financiare

- nefavorabile
401, 404, 408, 409, 411, 418,
419, 232, 234, 267, 451, 453,
461, 462, 167, 168, 455, 267

668
Alte cheltuieli financiare
nregistrarea avansurilor de trezorerie nejustificate:
- acordate salariailor proprii
428
Alte datorii i creane n
legtur cu personalul
- acordate unor teri
461
Debitori diveri

542
Avansuri de trezorerie

542
Avansuri de trezorerie

C. ntocmirea situaiilor financiare anuale

Pe baza registrului-inventar i a balanei de verificare ntocmite la finele exerciiului
financiar se ntocmete bilanul, parte component a situaiilor financiare anuale, ale crui posturi
trebuie s corespund cu datele nregistrate n contabilitate, puse de acord cu situaia real a
elementelor de natura activelor, datoriilor i capitalurilor proprii, stabilit pe baza inventarului.
Situaiile financiare anuale se ntocmesc de ctre personalul serviciului financiar contabil,
sub coordonarea directorului economic.
17

PROCEDURI CONTABILE OBLIGATORII

Situaiile financiare anuale cuprind:
- bilan;
- cont de profit i pierdere;
- situaia modificrilor capitalului propriu;
- situaia fluxurilor de numerar;
- note explicative la situaiile financiare anuale.
Dac societatea nu se ncadreaz n criteriile de mrime stabilite, n cel puin doi ani
consecutivi, situaiile financiare anuale cuprind:
- bilan prescurtat;
- cont de profit i pierdere;
- note explicative la situaiile financiare anuale prescurtate.
Situaiile financiare anuale se completeaz pe formatul pus la dispoziie pe site-ul
www.anaf.ro, cu preluarea datelor din balana de verificare la 31 decembrie.
Dup verificarea, asumarea i semnarea situaiilor financiare de ctre directorul
economic/contabilul ef, situaiile financiare anuale sunt naintate administratorului/Consiliului
de administraie.
Administratorul/Consiliul de administraie ntocmete raportul administratorului.
Conducerea persoanei juridice ntocmete o declaraie de asumare a rspunderii pentru
ntocmirea situaiilor financiare anuale n conformitate cu Reglementrile contabile conforme cu
Directiva a IV-a a Comunitilor Economice Europene. Situaiile financiare anuale mpreun cu
Raportul administratorului i declaraia de asumare a rspunderii sunt supuse aprobrii de ctre
Adunarea General a Acionarilor/Asociailor. Ulterior aprobrii situaiilor financiare anuale
acestea sunt depuse n format electronic, cu respectarea termenului de depunere stabilit, de 150
de zile calendaristice.

Persoane responsabile

Directorul financiar contabil

- organizarea i conducerea contabilitii;
- verificarea operaiunilor specifice nchiderii exerciiului financiar;
- urmrirea respectrii prezentei proceduri;
- urmrirea revizuirii n timp a procedurii, n funcie de schimbrile reglementrilor
utilizate.
Personalul Biroului Contabilitate
- primirea documentelor de reevaluare, inventariere, decizii interne;
- contabilizarea operaiunilor de nchidere de an;
- respectarea procedurii de lucru;
- propunerea de modificare a procedurii n funcie de modificrile legislaiei n domeniu.

Dispoziii finale
Procedura va fi adus la cunotina personalului care execut activitatea respectiv.
Procedura intr n vigoare la data de ...................
18

Procedura pentru clasificarea i nregistrarea contractelor de leasing

Scopul procedurii
Scopul acestei proceduri este:
o

stabilirea regulilor pentru completarea documentelor justificative care stau la baza

nregistrarii n contabilitate i n gestiune a bunurilor de natura imobilizrilor corporale i
necorporale care fac obiectul contractelor de leasing;
nregistrarea n contabilitate a operaiilor aferente contractelor de leasing.

Domeniul
Procedura se aplic la ncheierea contractelor de leasing, recepia, scoaterea din gestiune a
bunurilor ce fac obiectul contractelor de leasing de ctre persoanele din cadrul compartimentelor tehnic,
informatic i financiar-contabil.
Reglementri aplicabile


Legea contabilittii nr. 82/1991, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare;


O.M.F.P. nr. 3.055/2009 cu modificarile i completrile ulterioare;


O.M.F.P. nr. 3.512/2008, cu completrile ulterioare.
Descrierea procedurii
n funcie de natura contractului de leasing, operaional sau financiar, bunurile ce fac obiectul
acestor contracte se vor nregistra distinct n gestiunea i contabilitatea locatarului.

Leasing financiar
A. Documentele justificative
Recepia bunurilor de natura imobilizrilor ce fac obiectul unui contract de leasing se realizeaz
pe baza urmtoarelor documente justificative:
Aviz de nsoire
Proces-verbal de recepie
nregistrarea intrrii n gestiune a imobilizarilor se face de ctre gestionar prin completarea:
Registrului numerelor de inventar
Fia mijlocului fix

B. nregistrarea n contabilitate a operaiunilor aferente contractelor de leasing

nregistrrile au la baz prevederile contractelor de leasing ncheiate cu locatorul, anexele,
graficul de rambursare.
nregistrarea ratelor se face pe baza facturilor aferente primite.
nregistrarea facturilor pentru taxe i cheltuieli ncorporabile n valoarea activului, dac se
factureaz anterior primirii bunului:
223

404

Instalaii tehnice, mijloace de

transport, animale i plantaii n
curs de aprovizionare

Furnizori de imobilizri

nregistrarea comisionului de administrare:

%

401

628

suma aferent lunii

curente

Furnizori

Alte cheltuieli cu
serviciile executate de
teri
suma aferent
perioadelor viitoare

471
Cheltuieli nregistrate n
avans

nregistrarea recepiei mijlocului fix i a datoriei aferent leasingului:

21x
Imobilizri corporale

167
Alte mprumuturi i datorii

asimilate

nregistrarea cheltuielilor ncorporabile:

21x

223
Instalaii tehnice, mijloace de
transport, animale i plantaii n
curs de aprovizionare

Imobilizri corporale

nregistrarea facturii de la locator:

%

404

167

Furnizori de imobilizri

Alte mprumuturi i
datorii asimilate
666
Cheltuieli privind
dobnzile
4426

aferent ratei de capital

TVA colectat

Locatarul nregistreaz lunar amortizarea mijlocului fix achiziionat. Amortizarea se determin

n funcie de durata de via determinat pentru imobilizare:
6811
Cheltuieli de exploatare privind
amortizarea imobilizrilor

Persoane responsabile

281
Amortizri privind imobilizrile
corporale

Directorul financiar contabil

- organizarea i conducerea contabilitii;

- verificarea articolelor contabile aferente contractului de leasing;
- urmrirea respectrii prezentei proceduri;
- urmrirea revizuirii n timp a procedurii, n funcie de schimbrile reglementrilor
utilizate.
Personalul Biroului Contabilitate
- primirea spre operare a contractelor de leasing, facturi, procese verbale;
- contabilizarea operaiunilor aferente leasingului;
- respectarea procedurii de lucru;
- propunerea de modificare a procedurii n funcie de modificrile legislaiei n domeniu.
Dispoziii finale
Procedura va fi adus la cunotina personalului care execut activitatea respectiv.
Procedura intr n vigoare la data de ................... .

Procedura de arhivare a documentelor



Documentele se grupeaz n dosare, de maxim ........... file.


Documentele se aranjeaza n dosare n ordinea cronologic producerii sau nregistrrii n
contabilitate. Gruparea documentelor n dosare se face cronologic i sistematic, n cadrul fiecrui
exerciiu financiar la care se refer acestea. Dosarele se nuruiesc.
Filele se numeroteaz.





Se nscriu pe coperta dosarului urmtoarele informaii:

denumirea societii;
coninutul dosarului;
perioada n care au fost emise documentele (data iniial i data final);
numrul de file;
termenul de pstrare.
Dosarele se parafeaz.


Dosarele se predau la arhiva societii.
Dosarele coninnd documente justificative i contabile se pstreaz n spaii amenajate n acest
scop, asigurate mpotriva degradrii, distrugerii sau sustragerii, dotate cu mijloace de prevenire a
incendiilor.


Primirea dosarelor se nscrie n Registrul de eviden al arhivei.


La expirarea timpului de pstrare se constituie o comisie sub conducerea
administratorului care constat expirarea timpului de pstrare pentru anumite documente. Pe baza
procesului verbal ntocmit de aceast comisie se procedeaz la eliminarea documentelor din arhiv.
Scderea documentelor eliminate se consemneaz n Registrul de eviden al arhivei.

Informaiile n format electronic vor fi stocate i pe dischete i CD-uri i vor avea aceleai
termene de pstrare ca i cele pe suport de hrtie.
Persoane responsabile

Emiterea documentelor justificative se efectueaz de ctre salariaii Departamentului financiarcontabil.

Facturile i Avizele de nsoire a mrfurilor se emit de ctre:
-

salariaii Departamentului Vnzri;

salariaii Departamentului Financiar-contabil;
salariaii Departamentului Service etc.

Pregtirea documentelor n vederea arhivrii inclusiv parafarea acestora se efectueaz de ctre

persoanele care au produs/nregistrat n contabilitate respectivele documente justificative.
Primirea dosarelor n arhiv i nscrierea acestora n Registrul de eviden al arhivei se vor executa
de ctre angajaii desemnai prin decizia administratorului.

Dispoziii finale

Procedura va fi adus la cunotina personalului care execut activitatea respectiv.

Procedura intr n vigoare la data de ................... .