Studiu de caz Microsoft Project 2010

Lector dr. Dana-Maria Boldeanu

S se planifice i s se gestioneze un proiect pentru recrutarea de resurse umane n cadrul
companiei SC Omnia SRL utiliznd Microsoft Project 2010.

Crearea unui nou proiect MS Project 2010 se realizeaz astfel:

Start Microsoft Office Microsoft Project 2010
Microsoft Project 2010 ofer un numr vast de tipuri de proiecte gestionate n lume n scopul
contientizrii managerilor de proiect de modul n care acetia ar putea folosi de aplicaia pentru a i
ajuta n gestionarea proiectelor cu care se confrunt. abloanele oferite sunt o modalitate de a ajuta
managerii de proiect s gestioneze un proiect, scopul acestora fiind s furnizeze o idee despre modul
n care se poate structura un proiect pe un anumit domeniu de activitate.
Fiecare ablon furnizat sugereaz activiti pe perioade de timp, repere/milestone-uri, dependene i
resurse generice pentru a oferi un punct de plecare. Managerul de proiect poate, n mod evident,
schimba structura propus pentru a se potrivi nevoilor curente de gestionare.
Crearea unui proiect pe baza unor abloane sau template-uri predefinite se realizeaz prin:
File New seciunea Office.com templates

Figura nr. 1 Selecia unui ablon predefinit n MS Proiect 2010

n Microsoft Project 2010 exist peste 50 de abloane (Office.com templates) ce acoper o palet
larg de planuri, scenarii sau propuneri de proiect, de la lansri de produs, companii de marketing,
cercetri de pia, dezvoltri de sisteme, mutarea biroului, pregtirea unei balane de verificare, plan
de audit, etc:

Forms
Planners
Plans and Proposals
o Business Plans (Figura nr. 1)
o Community Plans
o Home plans
Schedules
o Business schedules
o Other schedules

Modele oferite sunt bine structurate din punct de vedere al succesiunii activitilor pe task-uri ce pot
s apar, de exemplu, n acelai timp i ofer o bun vizualizare a drumului critic al proiectului. De
asemenea, sunt definite o serie de resursele generice absolut necesare derulrii proiectului, la care
managerul poate aduga noi resurse abilitate. n plus, sunt adugat o serie de note pentru anumite
task-uri pentru a ajuta managerul s neleag de ce o activitate este necesar i care este relaia de
dependen cu alte task-uri.
Un manager de proiect poate planifica i construi de la nceput toate activitile, termenele i resursele
necesare desfurrii unui proiect pentru recrutarea de resurse umane (New Blank project) sau i
poate fundamenta proiectul pe un ablon predefinit furnizat de suita Office, ctignd astfel timp i
posibilitatea de a simplifica procesul de management de proiect:
NewPlans and proposalsBusiness plans Human Resources interview plan Download
(Figura nr. 2).

Figura nr. 2 Descrcare unui ablon predefinit

ablonul descrcat (Figura nr. 3) conine o detaliere bine structurat pe activiti i subactiviti cu
note explicative detaliate despre anumite task-uri, n funcie de coninutul acestora, estimarea n timp
(planificarea) i precizarea relaiei de dependen dintre task-uri, precum i a reperelor de referin
(milestones). De asemenea, resursele umane sunt definite i sunt alocate fiecrei activiti n parte.

Figura nr. 3 Proiect generic de planificare a unui interviu pentru recrutarea de resurse umane

ablonul descrcat ofer un start rapid managerului prin pre-popularea proiectului propus cu task-uri
deja organizate i resurse asignate. Se observ c task-urile sunt definite automat (Auto Schedule),
prin alocarea unor durate implicite de maxim 1 zi (Figura nr. 4).
n funcie de politica organizaiei n materie de recrutare i
de abilitile managerului de resurse umane (RU) se va
stabili un interval de timp pentru fiecare activitate
desfaurat.
Task-urilor le sunt asignate note explicative direct prin
meniul contextul Notes sau prin opiunea Information
Notes.
Figura nr. 4 Not explicativ asignat
proiectului

Denumirea proiectului sau a task-urilor, precum i notele aferente acestora pot fi editate direct n
casetele corespunztoare din modul de vizualizare View Table Entry sau prin intermediul casetei
de dialog Summary Task Information (seciunea Notes n Figura nr. 5) deschis printr-un dublu
click n fiecare caseta (Task Name) n parte.
De asemenea, editarea denumirii task-urilor se poate realiza din meniul Task grupul de opiuni
Properties Information General. n cadrul acestei seciuni se poate stabili modul de
planificare al task-urilor: automat sau manual.

Figura nr. 5 Editarea denumirii proiectului i a notelor explicative

Noi subtask-uri sau subactiviti pot fi inserate n

structura general a proiectului deja propus dac se
consider necesar de ctre manager sau sunt impuse de
politicile generale ale organizaiei.
Inserarea de noi task-uri sau, eventual, eliminarea unor
task-uri existente anterior dar considerate fr utilitate
n proiectul propus se realizeaz din meniul contextual
al unui task Insert Task/Delete Task (Figura nr. 7).
Figura nr. 6 Inserarea sau eliminarea unui task

Informaii generale referitoare la proiectul propus se modific din meniul Project grupul de opiuni
Properties Project Information (Figura nr. 7):
Data de nceput a proiectului
Calendarul pe baza cruia se vor programa activitile calendarul standard implicit de 8 ore/zi, 5
zile pe sptmn (de la 8 AM la 5 PM cu o or pauz de mas) sau un calendar propriu al
organizaiei creat pe baza calendarului standard, dar personalizat n funcie de srbatorile naionale
sau alte zile considerate nelucrtoare prin politica companiei.
Modificarea calendarului baz pentru asigurarea planificrilor se realizeaz prin intermediul meniului
Project grupul de opiuni Properties Change Working Time Create New Calendar.
De exemplu, n Figura nr. 7 se stabilete timpul de lucru prin generarea unui calendar personalizat al
Companiei SC Omnia SRL cu evidenierea srbtorilor naionale (de exemplu, 1 decembrie ziua
naional a Romniei, zi nelucrtoare, eliminat din calendarul oficial de lucru al companiei apare cu
rou i este considerat zi excepie de la calendarul standard).

1
2

Figura nr. 7 Setarea proprietilor generale ale proiectului

Task-urile au fost traduse i adaptate specificului i politicii interne a organizaiei SC Omnia SRL
(Figura nr. 8).
Planificarea task-urilor pe perioada solicitat de manager depinde de:

subtask-uri propuse i adaptate ca urmare a utilizrii ablonului,

resursele umane alocate,
numrul estimat de candidai care vor aplica pentru poziia deschis.

Se poate observa relaia de dependen ntre task-uri (Predecessors) i modul de alocare al resurselor
(Resource Names). De asemenea, pentru anumite task-uri s-a pstrat modul automat de planificare,
implicit de 1 zi, iar pentru altele, cum ar fi de exemplu, Task-ul Colecteaz aplicaiile i CV-urile
candidailor a fost introdus modul manual lsndu-se o perioad de 5 zile lucrtoare pentru
trimiterea aplicaiilor i CV-urilor candidailor la interviul de recrutare (Figura nr. 8).
De asemenea, n diagram se pot observa punctele de reper (milestones) task-urile la care numrul
de zile alocate este ntotdeauna egal cu zero. Fiecare faza de planificare a interviului de recrutare se
finalizeaz cu task de tip milestone. n proprietile task-ului Task Information n seciunea
Advanced este selectat opiunea Mark Task as Milestone (de exemplu, milestone-ul Finalizare
faz pre-interviu).

Figura nr. 8 Modul de vizualizare Tables Entry

Resursele umane alocate iniial proiectului vor fi adaptate specificului companiei SC Omnia SRL.
Astfel, din meniul Task grupul de opiuni View se alege modul de vizualizare Resource Sheet
(Figura nr. 9). Titulaturile membrilor echipei de recrutare trebuie s se regseasc n fia postului din
compania respectiv. n exemplul nostru pstrm cei trei resurse alocate iniial i adaptm titulaturile
acestora n funcie de posturile din compania SC Omnia SRL.

Figura nr. 9 Adugarea de resurse umane

Alocarea resurselor umane pe task-uri se va face pstrnd ca baza ablonul propus. Din ansamblul
resurselor existente se selecteaz una sau mai multe n funcie de specificul activitii i rolul resursei
n cadrul proiectului (Figura nr. 10).

Figura nr. 10 Alocarea resursei umane pe task-uri

Vizualizarea Team Planner (Figura nr. 11) din meniul View ofer o interfa grafic-interactiv
centrat pe resurse asignat pe desfurarea n timp a proiectului (timeline). Sarcinile multiple sunt
aezate pe nivele n cadrul acestei vizualizri n aa fel nct s se poat observa supraalocarea
acestora asupra membrilor echipei de proiect. Vizualizarea muncii desfurate se poate face n cadrul
echipei sau individual pe fiecare membru. Probleme de supralocare se pot rezolva simplu prin
operaiuni de tip Drag&Drop. Prin plasarea mouse-ului asupra unui task se poate observa durata taskului, numrul de ore alocate n total, procentajul de finalizare al acestuia, etc. (Figura nr. 11).

Figura nr. 11 Vizualizarea de tip Team Planner

Supralocarea resurselor poate fi rezultatul programrii manuale a task-urilor. Dac n cadrul unui task
sau a unor task-uri anterioare sunt alocate mai multe resurse pe o perioad mai mare de timp acest
lucru va genera n coloana Indicators un semnal de atenionare a managerului de proiect. Factorii care
genereaz supralocarea i msurilor care pot fi luate pentru a contracara acest efect sunt generai prin
selecia butonului Inspect din meniul Task grupul de opiuni Tasks (Figura nr. 12).
Caseta Task Inspector (Figura nr. 12) va fi inserat n partea stng a diagramei Gantt. Se vor
specifica resursa umane supralocat i opiunile de soluionare a problemei:

prin reprogramarea pe o alt perioad disponibil sau prin reducerea perioadei propuse, de
obicei prin schimbarea din modul Manual Schedule n modul Auto Schedule.
prin replanificarea n cadrul echipei de lucru prin modul de vizualizare Team Planner. Taskul se replanific prin operaiuni de tip Drag&Drop pe o perioad ulterioar mai puin ncrcat
sau se reasigneaz altei resurse umane.

Exist o mare probabilitate de producere a supraalocrii de resurse n cazul gestionrii unuia sau mai
multor proiecte, de acelai manager de proiect. n funcie de specificul activitii i de programul de
munc al persoanelor implicate se pot identifica mai multe metode de soluionare a acestei
supraalocri, cum ar fi reducerea gradului de implicare a unei persoane n proiect (de la 100%),
creterea perioadei de lucru sau nlocuirea resurselor n situaia unei echipe mai mare de proiect.

Figura nr. 12 Task Inspector

Desfurarea n timp a ntregului proiect poate fi vizualizat din meniul View Timeline (Figura nr.
13). Adugarea activitilor i subactivitilor pe desfurtorul n timp se face prin selecia acestora
din modul de vizualizare Gantt Chart i activarea butonului Add to Timeline din meniul Task
grupul de opiuni Properties.
Diagrama Timeline poate fi inserat deasupra diagramei Gantt Chart, dac se activeaz din meniu
View sau poate fi vizualizat n ansamblul su prin meniul Task grupul de opiuni View BuiltIn Timeline.
Fiecare faz a planului de interviu propus de managerul de proiect poate fi editat prin meniul
Timeline tools Format. Detalierea diagramei se realizeaz prin selecia butonului Detailed
Timeline (Figura nr. 13). Fr selecia acelui buton, activitile sunt plasate pe diagrama timpului fr
detalii suplimentare, doar ca faze care se succed sau se ntreptrund, cu precizarea punctelor de reper
(milestones). Prin plasarea mouse-ului deasupra unui task se pot observa infomaii precum punctul de
start i cel de finalizare, procentul de realizare al task-ului, durata, etc.
Task-uri sau subtask-uri pot fi adugate sau terse din diagrama Timeline. Se observ modul diferit de
prezentare al punctelor de reper (milestone), care la rndul lor pot fi editate utiliznd meniul Format.
Proprietatea Copy Timeline (Figura nr. 13) din grupul de opiuni Copy al meniului Format permite o
mai bun colaborare ntre aplicaiile Office oferind posibilitatea de a comunica planul realizat prin email, prin intermdiul unei prezentri PowerPoint sau ntr-o alt aplicaie la dimensiunea complet
(full size) pentru o mai bun vizualizare.

Figura nr. 13 Vizualizarea i editarea diagramei Timeline

n MS Project 2010 comunicarea planului unui proiect prin e-mail (Figura nr. 14), prezentri i alte
documente Office prin opiunea Copy Timeline reprezint o funcie special cu mai multe imagini la
alegere atunci cnd dorii s o inserai n alte aplicaiile Office. Imaginea furnizat de Timeline este
un obiect editabil Office Art care poate fi formatat folosind opiuni grafice, cum ar fi, de exemplu,
efectele 3-D, i permite modificarea, de asemenea, a textului i formatului de afiare pentru fonturi,
culorile i stilurile de vizualizare.

Figura nr. 14 mbuntirea facilitilor Copy-Paste pentru aplicaii Office, nclusiv pentru Outlook

Modul clasic de vizualizare, respectiv Gantt Chart n forma final a planului de interviu pentru
recrutarea angajailor poate fi urmrit n Figura nr. 15.

Figura nr. 15 Mod de vizualizare Gantt Chart

Diagrama poate fi imprimat direct din meniul FilePrint. Se imprim ntregul proiect, cu toate
detaliile inserate i notele explicative. Dac se dorete o imprimare separat pe structura detaliat n
timp a task-urilor Task Sheet se selecteaz din meniul View Task Views Other Views.
De asemenea, se pot realiza rapoarte specifice pentru ilustrarea situaiei proiectului pe persoane, taskuri, costuri implicate, etc. care pot fi imprimate direct dup selecie: meniul Project Reports.

Figura nr. 16 Imprimarea rapoartelor n MS Project 2010