Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
Cuprins
Cap. 1. Prezentarea general a unei baze de date .................................................2
1.1. Conceptul de baz de date.............................................................................2
1.2. Elementele unei baze de date Microsoft Access .........................................3
1.3. Deschiderea aplicaiei Microsoft Access, crearea unei baze de date noi,
deschiderea unei baze de date existente. ...........................................................4
Cap. 2. Obiecte de tip tabel ntr-o baz de date Access ........................................7
2.1. Crearea obiectelor de tip tabel ......................................................................7
2.2. Proprietile atributelor unui tabel ............................................................9
2.3. Definirea asocierilor standard ntre tabele .............................................10
2.4. Utilizarea tipului de date Lookup Wizard................................................12
2.5. ncrcarea datelor n tabele......................................................................13
2.6. Operaii de cutare, filtrare i sortare a datelor din tabele. ..................14
Cap. 3. Obiecte de tip cerere din cadrul unei baze de date Access ...................15
3.1. Tipuri de cerere pentru interogarea bazelor de date.................................15
3.2. Crearea obiectelor de tip cerere ..................................................................16
3.2.1. Crearea cererilor de selecie .............................................................................. 17
3.2.2. Crearea cererilor de aciune............................................................................... 22
Cap. 4. Obiecte de tip formular ntr-o baz de date Access................................25
4.1. Crearea formularelor legate .........................................................................25
4.2. Crearea formularelor nelegate.....................................................................32
Cap. 5. Obiecte de tip raport ntr-o baz de date Access ....................................34
5.1. Crearea obiectelor de tip raport ..................................................................34
5.1.1. Generarea rapoartelor cu ajutorul asistentului (Report Wizard)......................... 36
5.1.2. Modul de proiectare Design View....................................................................... 40
5.2. Vizualizarea rapoartelor i imprimarea acestora .......................................41
Bibliografie selectiv ...............................................................................................42
Pagina 1 din 42
Baze de date Microsoft Access
Pagina 2 din 42
Baze de date Microsoft Access
Obiect Descriere
Sunt utilizate pentru a asigura funcia de stocare a
informaiilor omogene n cadrul bazelor de date, fiind
Tabele alctuite din rnduri (nregistrri) i coloane (cmpuri). O
baz de date trebuie s conin cel puin un tabel pentru
a exista. Celelalte obiecte sunt opionale.
Ofer posibilitatea cutrii i regsirii rapide a
informaiilor stocate n tabele, prin chestionarea bazei de
Interogri date. Ele pot fi comparate cu anumite ntrebri care i se
pun bazei de date i ca care aceasta trebuie s
rspund.
Sunt ferestre din ecranul calculatorului, care pot fi
personalizate pentru a prezenta datele coninute n
tabele sau interogri sub o form uor de neles. Ele
Formulare dau i posibilitatea actualizrii datelor din tabele, n
sensul c orice modificare efectuat la nivelul lor aduce
dup sine modificarea informaiilor stocate n tabele.
Prezint datele din tabele sau interogri ntr-o form
Rapoarte care poate fi imprimat pe suport de hrtie.
Un tip special de pagin web, destinat afirii cu
Pagini web ajutorul Internetului sau Intranetului a datelor coninute
ntr-o baz de date Access
Permit efectuarea unor sarcini de rutin, prin
automatizarea acestora ntr-o singur comand, care
Macrocomenzi poate fi apelat mult mai uor de fiecare date cnd este
necesar.
Sunt utilizate pentru automatizarea unor operaii, la fel
ca i macrocomenzile, ns utilizeaz un limbaj de
Module progamare pentru aceasta, ele fiind accesibile celor care
dispun de cunotine de programare.
Toate aceste obiecte prezente n cadrul unei baze de date Microsoft Access pot fi
utilizate mpreun; uneori chair depind unele de altele. ns mpreun pot crea o
aplicaie foarte bine structurat i care poate fi utilizat chiar la nivelul unor instituii
mari.
Pagina 3 din 42
Baze de date Microsoft Access
Pentru a putea ncepe lucrul cu baze de date, trebuie s deschidem mai nti
aplicaia Microsoft Access. Dac pe calculatorul pe care lucrai exist instalat
pachetul Microsoft Office, atunci putei deschide aplicaia Access prin apsarea
butonului Start, apelarea meniului Programs, apoi cutarea i apelarea opiunii
Microsoft Access.
Bara de
meniuri
Bara de
instrumente
Panoul de
sarcini
Pagina 4 din 42
Baze de date Microsoft Access
Pentru crearea unei noi baze de date alegei opiunea Blank Database din
partea dreapt a ferestrei aplicaiei. Se va deschide o fereastr de dialog n care
putei preciza locaia n care va fi salvat baza de date precum i numele fiierului
aferent bazei de date, fiier ce poart extensia mdb.
Pentru a deschide o baz de date creat deja, avem dou posibiliti. Prima
este alegerea din lista de fiiere accesate anterior pe care Access o pune la
dispoziie n partea dreapt a aplicaiei. Cea de-a doua posibilitate const n
efectuarea unui clic pe opiunea More files din panoul de sarcini din partea dreapt
a aplicaiei sau n apelarea meniului File->Open. Se va deschide imediat o fereastr
denumit Open, care ne ofer posibilitatea de a alege fiierul bazei de date pe care
dorim s o accesm.
Schimbarea
locaiei
Zona de
directoare
i fiiere
Numele
fiierului
Bara de
instrumente
a ferestrei
bazei de date
Grupul de
obiecte
Obiectele de
tip tabel
Pagina 5 din 42
Baze de date Microsoft Access
Pagina 6 din 42
Baze de date Microsoft Access
Orice baz de date trebuie s conin cel puin un tabel. Obiectele de tip
tabel ale unei baze de date Microsoft Access sunt alctuite din rnduri i coloane,
ele fiind numite i relaii. O relaie este o tabel bidimensional, ale crei rnduri
sunt denumite nregistrri sau tupluri i ale crei coloane poart denumirea de
cmpuri sau domenii ale relaiei.
Orice relaie trebuie s dein informaii cu privire la un anumit aspect din
realitate. n acest sens, cmpurile relaiei trebuie s exprime, de fapt, proprieti ale
relaiei n cauz. De exemplu, pentru relaia sau tabelul Salariai pot fi definite
urmtoarele cmpuri, care exprim i proprieti ale unui salariat: Marca, Nume,
Prenume, Data nasterii, Salariul de incadrare.
nregistrrile unui tabel constau, de fapt, n valori ale cmpurilor pentru o
anumit realizare a relaiei n cauz. De exemplu, pentru tabelul Salariati, o
nregistrare ar putea fi: M154200, Ionescu, Petre, 21.05.1967, 5000000.
Pentru a defini un nou tabel care s grupeze informaii omogene, trebuie, mai
nti, s nelegem semnificaia anumitor termeni utilizai n cadrul acestuia:
Cheia primar a unui tabel sau relaie reprezint acel cmp sau
grup de cmpuri ale relaiei, ale cror valori pot identifica, n mod
unic, valorile celorlalte cmpuri din cadrul aceleiai nregistrri. De
exemplu, marca salariatului poate identifica n mod unic valorile
pentru celelalte cmpuri (Nume, Prenume, Data nasterii, Salariul
de ncadrare).
Cheia extern exprim acel cmp din cadrul unei relaii, care, n
cadrul altui tabel, se regsete sub forma unei chei primare.
Asocierea dintre dou tabele exprim legtura care se creaz
ntre cele dou relaii, prin intermediul cmpurilor de legtur cheie
primar - cheie extern.
Crearea unui nou tabel const n parcurgerea anumitor pai:
1. Activarea grupului de obiecte de tip tabel prin efectuarea unui clic pe
opiunea Tables;
2. Efectuarea unui clic desupra butonului New de pe bara de instrumente a
ferestrei bazei de date sau apelarea meniului Insert->Table. Se va
deschide o fereastr de dialog care ne invit s alegem opiunea dorit
pentru crearea tabelului: utiliznd modul de proiectare a tabelului
(Design View), prin introducerea datelor ce vor fi coninute de tabel
(Datasheet View), sau prin utilizarea asistentului (Table Wizard), pentru
parcurgerea unor pai la finalul crora se va crea tabelul dorit.
Cea mai utilizat metod pentru crearea tabelelor Access este apelarea
modului de proiectare (Design View). Aceast metod poate fi apelat i prin
efectuarea unui dublu clic pe opiunea Create table in design view. Ea presupune,
mai nti, definirea cmpurilor tabelului respectiv, a tipurilor de cmp i a
proprietilor fiecrui cmp n parte. De aceea, apelarea acestei metode coincide cu
Pagina 7 din 42
Baze de date Microsoft Access
deschiderea unei ferestre pentru proiectarea tabelului, care conine dou panouri
importante: grila de cmpuri i panoul de proprieti ale fiecrui cmp n parte.
Grila de
cmpuri a
tabelului
Panoul de
proprieti
ale cmpului
selectat
Pagina 8 din 42
Baze de date Microsoft Access
Fiecare cmp din cadrul unui tabel deine un set de proprieti care poate
diferi pentru dou cmpuri, n funcie de tipul de dat ales pentru fiecare atribut n
parte. Cele mai importante proprieti care pot fi atribuite cmpurilor sunt:
) Lungimea cmpului (Field Size), care permite modificarea
dimensiunii implicite corespunztoare tipului definit.
) Format, care permite stabilirea formatului de afiare a datelor.
Aceast proprietate vizeaz atribute definite cu tipul numeric, dat
calendaristic sau logic. Formatul dorit poate fi ales prin selectarea
dintr-o list predefinit pentru proprietatea Format. Pentru atributele
numerice se poate opta pentru urmtoarele formate de afiare: General
Number, Currency, Fixed, Standard, Percent, Scientific. n cazul
atributelor de tip dat calendaristic exist formatele: General Date,
Long Date, Short Date, Medium Date, Long Time, Medium Time, Short
Time, iar n cazul atributelor logice: Yes/No, True/False, On/Off. Fiecare
astfel de format prezint un exemplu pentru vizualizarea sa.
) ablonul de introducere a datelor (Input Mask), care permite
definirea mtilor de introducere a valorilor pentru cmpul respectiv. De
exemplu, pentru a permite introducerea unui caracter de tip numeric (o
cifr), masca de introducere trebuie s conin semnul #, cifra 9 sau
cifra 0.
) Eticheta cmpului (Caption) permite definirea unui text care s
fie afiat la vizualizarea datelor din cadrul tabelului, precum i n cadrul
formularelor sau rapoartelor care utilizeaz inregistrri din tabel.
) Default Value, permite definirea unei valori implicite care va fi
afiat automat pentru cmpul n cauz, n momentul n care se adaug
o nregistrare nou, uurndu-se astfel munca operatorului.
Pagina 9 din 42
Baze de date Microsoft Access
Pagina 10 din 42
Baze de date Microsoft Access
Cheie
primar
Cheie
extern
Asocierea
Pagina 11 din 42
Baze de date Microsoft Access
Nume
tabel
primar Nume
tabel
extern
Nume Nume
cmp cmp
primar extern
Tipul asocierii
Restricia de integritate
referenial
Pentru a uura munca celor care vor trebui s ncarce date n tabele,
precum i pentru a respecta restricia de integritate referenial (vezi definiia), n
cadrul aplicaiei Microsoft Access a fost introdus tipul de date Lookup Wizard. Acest
tip de date ofer posibilitatea de a alege dintr-o list valorile cheilor externe dintr-o
tabel asociat, astfel nct aceste valori s se regseasc printre valorile cheii
primare din tabela primar a asocierii. De exemplu: fiind date dou tabele, Furnizori
i Facturi, n cadrul crora Codul furnizorului este cheie primar n prima i cheie
extern n cea de-a doua, la ncrcarea datelor n tabele, pentru cheia extern din
Facturi se va afia o list care va cuprinde toate valorile ncrcate pentru cheia
primar din Furnizori. n acest fel, utilizatorul poate alege din list doar aceste valori,
respectnd astfel restricia de integritate referenial.
Pentru alegerea valorilor cheii externe dintr-o list se procedeaz astfel:
1. Se introduce denumirea cmpului cheie extern;
2. Se alege tipul de dat Lookup Wizard;
Pagina 12 din 42
Baze de date Microsoft Access
Pagina 13 din 42
Baze de date Microsoft Access
Valoarea
cutat
Cmpul n
care se
face
cutarea
Pagina 14 din 42
Baze de date Microsoft Access
Pagina 15 din 42
Baze de date Microsoft Access
Pagina 16 din 42
Baze de date Microsoft Access
Pagina 17 din 42
Baze de date Microsoft Access
Numele i
tipul
cererii
Panoul de
tabele
Grila de
cmpuri
Pagina 18 din 42
Baze de date Microsoft Access
Exist posibilitatea tergerii anumitor cmpuri din cadrul grilei de cmpuri, n situaia
n care nu le mai considerm necesare pentru interogare. Acest lucru se realizeaz
prin poziionarea cursorului deasupra denumirii cmpului n cauz, i efectuarea
unui clic cnd cursorul capt forma unei sgei negre cu vrful n jos (). Apoi,
pentru tergere, se apas tasta Delete.
Lansarea n execuie a cererii se realizeaz prin urmtoarele procedee:
Utiliznd butonul Query View, , primul de pe bara de
instrumente;
Utiliznd butonul Run, , din bara de instrumente;
Din meniul View, se alege opiunea Datasheet;
Din meniul Query, se alege opiunea Run.
Pagina 19 din 42
Baze de date Microsoft Access
Cmp pentru
introducerea valorii
parametrului
Pagina 20 din 42
Baze de date Microsoft Access
(cu alte cuvinte, cmpurile trebuie trecute ntre paranteze drepte). Exemple de
cmpuri calculate:
Se cunoate c Valoarea TVA=Valoare * Cota TVA. Aceast
formul se exprim, n limbajul Access, n urmtoarea form:
Valoare TVA: [Valoare] * [Cota TVA]
Dac renunm la cmpul Cota TVA i tim c aceasta este de
19 %, atunci cmpul calculat are urmtoarea formul:
Valoare TVA: [Valoare] * 19/100
Pagina 21 din 42
Baze de date Microsoft Access
Pagina 22 din 42
Baze de date Microsoft Access
Pagina 23 din 42
Baze de date Microsoft Access
Pagina 24 din 42
Baze de date Microsoft Access
Modalitatea
de creare a
formularului
Lista pentru
alegerea sursei
formularului
Pagina 25 din 42
Baze de date Microsoft Access
Foarte frecvent se foloeste, ntr-o prim faz, unul din asistenii prezentai
mai sus, dup care formularele generate de acetia sunt deschide n modul Design,
pentru a fi modificate, astfel nct acesta s corespund ct mai bine cerinelor
utilizatorului final.
Butoane de
Sursa selecie
formularului
Lista cu
cmpurile ce
vor aprea n
formular
Cmpurile
din cadrul
sursei
selectate
Pagina 26 din 42
Baze de date Microsoft Access
Tipuri
predefinite
de
formulare
Pagina 27 din 42
Baze de date Microsoft Access
Selectorul de
nregistrri
Bara de
navigare
Pagina 28 din 42
Baze de date Microsoft Access
Lista cu
categoriile de Lista cu aciunile
aciuni categoriei
selectate
Vizualizarea
pictogramei
selectate sau
a textului
introdus
Caseta
pentru
introducerea
textului
Lista pentru
selectarea
pictogramei Pagina 29 din 42
dorite
Baze de date Microsoft Access
Categoriile de
priprieti
Pagina 30 din 42
Baze de date Microsoft Access
Aceste proprieti sunt diferite pentru fiecare control n parte, dar indiferent
care ar fi acestea, categoriile n care ele sunt grupate sunt aceleai.
Setarea unei proprieti se poate face fie prin tastarea valorii respective, fie
prin selectarea valorii dintr-o list derulant, fie cu ajutorul asistentului, care poate fi
invocat prin apsarea butonului Build Wizard.
Pentru a afia caseta de proprieti a formularlui, trebuie s efectum dublu
clic pe caseta de selecie a acestuia, situat ntre cele dou rigle din cadrul
formularului deschis n modul de proiectare.
Caseta de
selecie a
formularului
Pagina 31 din 42
Baze de date Microsoft Access
Valoarea
afiat pentru
cmpul calculat
Lista de tabele i
interogri deja create
Pagina 32 din 42
Baze de date Microsoft Access
Pagina 33 din 42
Baze de date Microsoft Access
Pagina 34 din 42
Baze de date Microsoft Access
Lista cu
posibilitile de
creare a
raportului
Lista cu
tabelele i
interogrile
bazei de date
Pagina 35 din 42
Baze de date Microsoft Access
Cea mai simpl modalitate, i n acelai timp i cea mai utilizat, pentru
crearea unui raport, este utilizarea asistentului Report Wizard. Acesta prezint o
succesiune de pai, al cror numr difer n funcie de numrul de tabele sau
interogri care stau la baza raportului. La finalul acestor pai se va afia raportul
dorit, cu toate informaiile specificate n cadrul su.
Paii pe care utilizatorul trebuie s-i parcurg conin o serie de ntrebri la
care acesta trebuie s rspund i care se concretizeaz n opiunile sale pentru
raportul dorit. Dat fiind faptul c numrul de pai este mai mare n situaia n care
raportul are ca surs de date mai mult de o tabel sau interogare, vom prezenta n
continuare crearea unui raport pe baza a dou tabele (Facturi i ProduseFacturate):
1. Precizarea sursei raportului i a cmpurilor pe care acesta le va
conine.
Tabelele sau
interogrile ce
vor forma sursa
de date
Butoane de
selectare a
cmpurilor
Cmpurile disponibile
pentru tabelul selectat Cmpurile selectate care vor
aprea n cadrul raportului
Pagina 36 din 42
Baze de date Microsoft Access
Cmpurile
tabelei
primare
Cmpurile
celorlalte
tabele
List pentru
selectarea
tabelei
primare
Cmpurile
pentru care
se pot face
grupri
4. Sortarea datelor n cadrul raportului. De reinut c orice cmp pentru care s-a
fcut gruparea datelor este n acelai timp i cmp de sortare, deci automat
valorile sale vor fi sortate cresctor. Exist posibilitatea de a efectua sortarea
datelor pe patru nivele, adic se va trece la sortarea de pe nivelul urmtor,
numai dac valorile cmpului curent de sortare sunt egale. Sortarea se poate
face cresctor sau descresctor.
Pagina 37 din 42
Baze de date Microsoft Access
Buton pentru
ordonarea
cresctoare sau
descresctoare
a datelor
Liste pentru
alegerea
cmpurilor de
sortare
Vizualizarea
modului de
afiare a
datelor
Posibilitile de
aranjare n
pagin
Pagina 38 din 42
Baze de date Microsoft Access
6. Alegerea unui stil pentru formatarea datelor din cadrul raportului. Exist ase
stiluri predefinite pe care Access le ofer utilizatorilor pentru ca datele din
cadrul raportului s fie c mai uor de neles i de urmrit.
List cu stiluri
predefinite
pentru
formatare
Vizualizarea
stilului ales
Pagina 39 din 42
Baze de date Microsoft Access
Cele 5 seciuni
standard ale
unui raport
Toate aceste cinci seciuni apar n mod obligatoriu la nivelul unui raport. ns,
uneori, n cadrul ferestrei Design View ale raportului mai apar i alte seciuni, n
Pagina 40 din 42
Baze de date Microsoft Access
urma stabilirii unor criterii de grupare a datelor din raport, fiecare cmp de grupare
fiind nsoit de un antet de grupare i un subsol de grupare.
Dat fiind faptul c principalul scop pentru care au fost create este acela de a
prezenta informaia pe suport de hrtie ntr-o forma ct mai agreabil, rapoartele
pot fi imprimate i pot fi vizualizate naintea imprimrii. Vizualizarea unui raport se
face prin simpla deschidere a acestuia (dublu clic pe pictograma raportului sau
selectarea acestuia i apsarea butonului Open de pe bara de instrumente a
ferestrei bazei de date).
Imprimarea raportului se poate face apelnd meniul File->Print. Se
deschide fereastra de dialog Print, prin care pot fi stabilite diverse posibiliti de
imprimare a acestuia. n plus, ca n orice aplicaie Office, exist opiunea Page
Setup, n cadrul meniului File, care d posibilitatea stabiliriirii caracteristicilor de
imprimare, cu privire la marginile raportului, la dimensiunile i aranjarea paginii sau
la imprimarea pe coloane.
Pagina 41 din 42