Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
Indrumar AC MICI 24072017
Indrumar AC MICI 24072017
TA 2016093 RO PMM
2
ABREVIERI
Abreviere Detaliere
AC Autoritate contractantă
SC Strategia de contractare
3
CUVÂNT ÎNAINTE
Îndrumarul pentru implementarea standardelor de control intern de către autoritățile
contractante mici („Îndrumarul”) se adresează tuturor autorităților contractante în cazul cărora
suma valorii estimate a întregului portofoliu de achiziții publice gestionat potrivit informațiilor
înscrise în PAAP aferent ultimilor trei ani este mai mică de suma de 30 milioane lei (și/sau
care înregistrează o medie anuală mai mică de cca. 10 milioane lei).
Prezentul Îndrumar face parte din pachetul documentar publicat de Agenția Națională privind
Achizițiile Publice (“ANAP”), prin care se urmărește întărirea sistemul de control intern
managerial la nivelul autorităților contractante, în conformitate cu prevederile Strategiei
Naționale în domeniul achizițiilor publice (Strategia națională) adoptată de Guvernul României
prin Hotărârea Guvernului nr. 901/2015.
Indrumarul este complementar Ghidului privind implementarea standardelor de control intern
de către autoritățile contractante („Ghidul”) și ca atare, acesta se va consulta împreună cu
Ghidul.
În timp ce Ghidul include prevederi generale cu privire la implementarea standardelor de
control intern managerial la nivelul procesului de achiziție publică, precum și o serie de
instrumente care se constituie drept exemple de bună practică pentru dezvoltarea/
consolidarea sistemului de control intern managerial, Îndrumarul include recomandări
specifice privind implementarea acestor standarde având în vedere nevoia de a introduce
măsuri proporționale de control în corespondență cu dimensiunea și riscurile asociate
portofoliului de achiziții.
Așa cum se recomandă în cadrul Ghidului, conducătorul autorității contractante, precum și
conducătorul compartimentului intern specializat în domeniul achizițiilor publice (“CISAP”), vor
planifica anual portofoliul de achiziții (în cadrul etapei de elaborare a Strategiei Anuale de
Achiziții Publice – “SAAP” și PAAP) și respectiv, vor evalua capacitatea autorității contractante
de a gestiona acest portofoliu, inclusiv prin evaluarea sistemului de control intern managerial.
Pe baza acestor analize și având în vedere instrumentele/recomandările, respectiv bunele
practici incluse în Ghid și în cadrul prezentului Îndrumar, conducătorul autorității contractante
decide actualizarea/adaptarea/modificarea măsurilor de control intern implementate la nivelul
entității și respectiv, la nivelul portofoliului proceselor de achiziție publică cu scopul de a
asigura premisele necesare desfășurării unui proces de achiziții conform și performant.
Fără a avea un caracter limitativ/exhaustiv, recomandările incluse în prezentul document vor
fi considerate drept minimale. Astfel, conducătorul autorității contractante și cel al CISAP pot
avea în vedere inclusiv recomandările/instrumentele incluse în Îndrumarul aferent autorităților
contractante medii, mai ales în situația în care intensitatea și complexitatea activităților
derulate în domeniul achizițiilor publice impun o atare măsură, după cum rezultă din aplicarea
criteriilor suplimentare pentru determinarea categoriei autorităților contractante prezentate în
cadrul Anexei 1 la prezentul Îndrumar.
4
CAPITOLUL 1. RECOMANDĂRI SPECIFICE PRIVIND
IMPLEMENTAREA STANDARDULUI 1: ETICĂ ŞI
INTEGRITATE
Tabel 1: Recomandări specifice privind implementarea Standardului 1
5
NR. ACŢIUNE DE IMPLEMENTARE RECOMANDĂRI/INSTRUMENTE
CRT. STANDARD SPECIFICE
6
NR. ACŢIUNE DE IMPLEMENTARE RECOMANDĂRI/INSTRUMENTE
CRT. STANDARD SPECIFICE
7
NR. ACŢIUNE DE IMPLEMENTARE RECOMANDĂRI/INSTRUMENTE
CRT. STANDARD SPECIFICE
8
CAPITOLUL 2. RECOMANDĂRI SPECIFICE PRIVIND
IMPLEMENTAREA STANDARDULUI 2: ATRIBUŢII, FUNCŢII,
SARCINI
Tabel 2: Recomandări specifice privind implementarea Standardului 2
9
NR. ACŢIUNE DE IMPLEMENTARE RECOMANDĂRI/INSTRUMENTE
CRT. STANDARD SPECIFICE
10
NR. ACŢIUNE DE IMPLEMENTARE RECOMANDĂRI/INSTRUMENTE
CRT. STANDARD SPECIFICE
11
CAPITOLUL 3. RECOMANDĂRI SPECIFICE PRIVIND
IMPLEMENTAREA STANDARDULUI 3: COMPETENŢĂ,
PERFORMANŢĂ
Tabel 3: Recomandări specifice privind implementarea Standardului 3
12
CAPITOLUL 4. RECOMANDĂRI SPECIFICE PRIVIND
IMPLEMENTAREA STANDARDULUI 4: STRUCTURA
ORGANIZATORICĂ
Tabel 4: Recomandări specifice privind implementarea Standardului 4
13
NR. ACŢIUNE DE IMPLEMENTARE RECOMANDĂRI/INSTRUMENTE
CRT. STANDARD SPECIFICE
14
CAPITOLUL 5. RECOMANDĂRI SPECIFICE PRIVIND
IMPLEMENTAREA STANDARDULUI 5: OBIECTIVE
Tabel 5: Recomandări specifice privind implementarea Standardului 5
15
CAPITOLUL 6. RECOMANDĂRI SPECIFICE PRIVIND
IMPLEMENTAREA STANDARDULUI 6: PLANIFICAREA
Tabel 6: Recomandări specifice privind implementarea Standardului 6
16
CAPITOLUL 7. RECOMANDĂRI SPECIFICE PRIVIND
IMPLEMENTAREA STANDARDULUI 7: MONITORIZAREA
PERFORMANTELOR
Tabel 7: Recomandări specifice privind implementarea Standardului 7
17
NR. ACŢIUNE DE IMPLEMENTARE RECOMANDĂRI/INSTRUMENTE
CRT. STANDARD SPECIFICE
18
CAPITOLUL 8. RECOMANDĂRI SPECIFICE PRIVIND
IMPLEMENTAREA STANDARDULUI 8: MANAGEMENTUL
RISCURILOR
Tabel 8: Recomandări specifice privind implementarea Standardului 8
19
CAPITOLUL 9. RECOMANDĂRI SPECIFICE PRIVIND
IMPLEMENTAREA STANDARDULUI 9: PROCEDURI
Tabel 9: Recomandări specifice privind implementarea Standardului 9
20
NR. ACŢIUNE DE IMPLEMENTARE RECOMANDĂRI/INSTRUMENTE
CRT. STANDARD SPECIFICE
21
CAPITOLUL 10. RECOMANDĂRI SPECIFICE PRIVIND
IMPLEMENTAREA STANDARDULUI 10: SUPRAVEGHEREA
Tabel 10: Recomandări specifice privind implementarea Standardului 10
22
CAPITOLUL 11. RECOMANDĂRI SPECIFICE PRIVIND
IMPLEMENTAREA STANDARDULUI 11: CONTINUITATEA
ACTIVITĂŢII
Tabel 11: Recomandări specifice privind implementarea Standardului 11
23
CAPITOLUL 12. RECOMANDĂRI SPECIFICE PRIVIND
IMPLEMENTAREA STANDARDULUI 12: INFORMAREA ŞI
COMUNICAREA
Tabel 12: Recomandări specifice privind implementarea Standardului 12
24
CAPITOLUL 13. RECOMANDĂRI SPECIFICE PRIVIND
IMPLEMENTAREA STANDARDULUI 13: GESTIONAREA
DOCUMENTELOR
Tabel 13: Recomandări specifice privind implementarea Standardului 13
25
CAPITOLUL 14. RECOMANDĂRI SPECIFICE PRIVIND
IMPLEMENTAREA STANDARDULUI 14: RAPORTAREA
CONTABILĂ ŞI FINANCIARĂ
Tabel 14: Recomandări specifice privind implementarea Standardului 14
26
CAPITOLUL 15. RECOMANDĂRI SPECIFICE PRIVIND
IMPLEMENTAREA STANDARDULUI 15: EVALUAREA
SISTEMULUI DE CONTROL INTERN MANAGERIAL
Tabel 15: Recomandări specifice privind implementarea Standardului 15
27
CAPITOLUL 16. RECOMANDĂRI SPECIFICE PRIVIND
IMPLEMENTAREA STANDARDULUI 16: AUDITUL INTERN
Tabel 16: Recomandări specifice privind implementarea Standardului 16
28
ANEXA 1. ÎNDRUMĂRI PRIVIND ORGANIZAREA CISAP ÎN
CADRUL AC MICI
Preambul
Pe baza datelor statistice privind activitatea de achiziții publice la nivel național, aproximativ
93% din autoritățile contractante din România se încadrează în categoria autorităților mici
(cum ar fi creșe, grădinițe, școli mici, comune sub 2.000 locuitori, etc.), cu precizarea că peste
jumătate din acestea desfășoară preponderent achiziții directe și, de regulă, din categoriile de
contracte A sau B și de complexitate de nivel 1 sau maxim de nivel 2.
De cele mai multe ori, în cazul acestor tipuri de autorități contractante nu se justifică înființarea
unei structuri organizatorice distincte, specializată în achizițiile publice, în condițiile în care o
singură persoană poate fi suficientă pentru a asigura achiziționarea produselor sau serviciilor
necesare desfășurării în bune condiții a activității curente.
Organizarea acestor autorități în compartimente distincte (organizare orizontală) este dificilă
din rațiuni care țin de numărul și disponibilitatea personalului încadrat la nivelul acestora, în
aceste condiții fiind suficientă asigurarea unui proces de verificare (organizare verticală).
O atare abordare, presupune la un nivel minim, ca în cadrul acestor tipuri autorități
contractante să fie desemnată cel puțin o a doua persoană, pentru a putea pune în aplicarea
principiul celor 4 “ochi” în raport cu atribuțiile care cad în sarcina CISAP.
Atunci când sunt nevoite să organizeze proceduri de atribuire cu un grad superior de dificultate
(de ex. grad II și grad III) sau să achiziționeze produse/servicii/lucrări de o complexitate
ridicată (nivel 2, 3), această categorie de autorități contractante va apela, în funcție de propriile
resurse disponibile, la una din posibilitățile prevăzute de lege:
- asocierea altor autorități contractante în vederea realizării de achiziții comune ocazionale,
care vor derula procedurile de atribuire a contractelor de achiziție publică pentru și în
numele autorităților contractante care au aderat la un protocol de asociere precum cel din
cadrul anexei la prezenta. De regulă, asocierea se realizează cu autoritatea contractantă
ierarhic superioară, cum ar fi ordonatorul principal/secundar de credite sau cu alte
autorități contractante care au un obiect de activitate similar, dar care dispun de capacității
profesionale și resurse suficiente pentru derularea respectivelor procese de achiziție
publică;
- recurgerea la unități centralizate de achiziții;
- achiziționarea consultanței de specialitate necesară, acordată de un furnizor de servicii
auxiliare achiziției.
29
În vederea creșterii relevanței rezultatelor obținute prin aplicarea criteriului de determinare a
încadrării autorităților contractante în categoria mică, referitor la valoarea estimată a întregului
portofoliu de achiziții publice gestionat potrivit informațiilor înscrise în PAAP aferent ultimilor trei ani
(valoare cumulată mai mică de suma de 30 milioane lei pentru întreaga perioadă și/sau care
înregistrează o medie anuală mai mică de cca. 10 milioane lei), pot fi avute în vedere anumitor criterii
suplimentare care se referă la intensitatea și complexitatea activităților derulate privind achizițiile
publice, după cum urmează:
- activități cu grad dificultate I: realizarea preponderentă de achiziții directe;
- activități cu grad dificultate II: aplicarea procedurilor simplificate;
- activități cu grad dificultate III: aplicarea procedurilor competitive - licitație deschisă, ocazional
licitația restrânsă, inclusiv proceduri pentru atribuirea contractelor de servicii din cadrul Anexei 2
la Legea nr. 98/2016, având o valoare estimată situată peste pragul reglementat de legiuitor;
- activități cu grad dificultate IV: aplicarea procedurilor competitive avansate, cum ar fi
negocierea competitivă, dialogul competitiv, concursul de soluții, parteneriatul pentru inovare.
Alternativ/complementar se poate opta inclusiv pentru aplicarea unor criterii referitoare la tipurile de
contracte atribuite, cum ar fi de i) categorie A – produse, B – servicii, C – lucrări, ii) complexitatea
activității desfășurată de autoritatea contractantă (obiectul de activitate al autorității contractante)
și/sau iii) obiectul contractelor, respectiv simple – nivel 1, medii – nivel 2 sau complexe – nivel 3
(criteriu care poate fi aplicat indiferent de tipul contractelor atribuite, respectiv de furnizare/de
servicii/de execuție lucrări).
Exemple de organizare
În categoria autorităților contractante mici regăsim inclusiv autorități care desfășoară de regulă
proceduri de grad II, ocazional de grad III, din toate cele trei categorii și câteodată de nivel
superior. Aceste tipuri de autorități contractante pot fi localități cu număr mic de locuitori (de
ex. până în 50.000), spitale mici (spre ex. cu max. 50 paturi), diverse instituții de învățământ,
etc., reprezentând aproximativ 30% din numărul total al autorităților contractante. În situația
acestor autorități contractante se recomandată încadrarea la nivelul CISAP a unui număr
minim de 3 persoane după cum rezultă din aplicarea prevederilor art. 2 alin. (1) din H.G. nr.
395/2016.
În cazul acestei categorii de autorități contractante, funcția de achiziții publice poate fi
organizată în cadrul unui compartiment funcțional existent1 (spre ex. în cadrul
compartimentului economic și/sau financiar sau în cadrul compartimentului administrativ în
cazul în care un asemenea compartiment există).
O atare abordare este de natură să asigure respectarea dispozițiilor art. 2 alin. (2) din H.G. nr.
395/201, prin care este stabilit că în situația în care structura organizatorică a autorității
contractante nu permite înființarea unui compartiment intern specializat în domeniul achizițiilor
distinct, principalele atribuții ale acestuia sunt duse la îndeplinire de una sau, după caz, mai
multe persoane din cadrul respectivei autorități contractante, cărora li se vor aloca sarcini
specifice în acest sens, prin act administrativ al conducătorului autorităţii contractante.
30
În asemenea cazuri, rolul de verificare implicat de aplicarea în mod corespunzător a
principiului “celor 4 ochi” nu va putea fi preluat de persoana care asigură
conducerea/coordonarea CISAP sau, după caz, a structurii organizatorice în cadrul
căreia funcționează CISAP, în măsura în care aceasta exercită totodată și una dintre
următoarele funcții:
- funcția de autorizare/decizie (la nivelul autorității contractante);
- funcția de înregistrare contabilă;
- funcția de autorizare a plăților.
În sensul celor de mai sus, prezentăm în continuare două exemple de scheme pentru
organizarea CISAP în cadrul autorității contractante:
31
Figura 1: Exemplul 1 de organizare a CISAP
32
Figura 2: Exemplul 2 de organizare a CISAP
33
ANEXA 2. MODEL PROTOCOL DE ASOCIERE PENTRU
REALIZAREA UNOR ACHIZIȚII COMUNE OCAZIONALE
ANTET
PROTOCOL DE ASOCIERE
N R . __________ / _ _ . _ _ . _ _ _ _
privind realizarea unor achiziții publice la nivelul
__________ [denumirea autorităților contractante care se asociază] ____________
În temeiul prevederilor:
- art. ___ [obiectul de activitate, calitatea de autoritate contractantă, respectiv ordonator de credite,
din care derivă obligația de a realiza achiziții publice] ___ din Regulamentul de Organizare și
Functionare al ____ [denumirea autorității contractante membru al asocierii] ____, aprobat prin
____ [actul normativ de arobare: lege, hotărâre a Guvernului, ordin, hotărâre locală, etc.] ____;
- Legii nr. 98/2016, în special cele ale:
o “Art. 44. - (1) Două sau mai multe autorităţi contractante pot conveni să efectueze în comun
anumite achiziţii specifice.
o (2) În cazul în care o procedură de achiziţie publică este organizată în întregime în comun, în
numele şi pe seama tuturor autorităţilor contractante prevăzute la alin. (1), acestea sunt
responsabile în mod solidar pentru îndeplinirea obligaţiilor care le revin în temeiul prezentei
legi.
o (3) Dispoziţiile alin. (2) se aplică în mod corespunzător în cazul în care o singură autoritate
contractantă organizează procedura de atribuire, acţionând atât în nume propriu, cât şi în
numele şi pe seama celorlalte autorităţi contractante prevăzute la alin. (1).
o (4) În cazul în care o procedură de achiziţie publică nu este organizată în întregime în numele
şi pe seama autorităţilor contractante prevăzute la alin. (1), acestea sunt responsabile în mod
solidar numai cu privire la activităţile efectuate în comun.
34
o (5) În cazul prevăzut la alin. (4), fiecare autoritate contractantă este responsabilă în mod
individual pentru îndeplinirea obligaţiilor sale în temeiul prezentei legi în ceea ce priveşte
activităţile pe care le realizează în nume propriu”.
- H.G. nr. 395/2006, cu modificarile și completarile ulterioare, în special cele ale:
o “Art. 2 – […] (3) În aplicarea prezentelor norme metodologice, autoritatea contractantă, prin
compartimentul intern specializat în domeniul achiziţiilor publice, are următoarele atribuţii
principale:
a) întreprinde demersurile necesare pentru înregistrarea/reînnoirea/recuperarea
înregistrării autorităţii contractante în SEAP sau recuperarea certificatului digital, dacă
este cazul;
b) elaborează şi, după caz, actualizează, pe baza necesităţilor transmise de celelalte
compartimente ale autorităţii contractante, strategia de contractare şi programul anual
al achiziţiilor publice;
c) elaborează sau, după caz, coordonează activitatea de elaborare a documentaţiei de
atribuire şi a documentelor-suport, în cazul organizării unui concurs de soluţii, a
documentaţiei de concurs, pe baza necesităţilor transmise de compartimentele de
specialitate;
d) îndeplineşte obligaţiile referitoare la publicitate, astfel cum sunt acestea prevăzute
de Lege;
e) aplică şi finalizează procedurile de atribuire;
f) realizează achiziţiile directe;
g) constituie şi păstrează dosarul achiziţiei publice.
35
o (6) În aplicarea prevederilor prezentului articol, autoritatea contractantă are, totodată, dreptul
de a achiziţiona servicii de consultanţă, denumite în continuare servicii auxiliare achiziţiei, în
vederea sprijinirii activităţii compartimentului intern specializat în domeniul achiziţiilor, precum
şi pentru elaborarea documentelor/documentațiilor necesare parcurgerii etapelor procesului
de achiziţie publică şi/sau pentru implementarea unor programe de prevenire/diminuare a
riscurilor în achiziţiile publice, vizând toate etapele, de la planificarea/pregătirea procesului,
organizarea/aplicarea procedurii de atribuire şi până la executarea/monitorizarea
implementării contractului de achiziție publică/acordului-cadru, inclusiv în raport cu activitatea
comisiei de evaluare şi/sau soluționarea contestațiilor”.
Între părțile,
_____ [denumirea autorității contractante lider al asocierii] _____ (denumita în continuare “liderul
asocierii”), pe de o parte
și
_____ [denumirea autorității contractante membru al asocierii / lista autorităților contractante din anexa
la prezentul protocol] _____ (denumita/denumite în continuare “membrul/membrii asocierii”), pe de altă
parte, în mod individual numite „parte” și împreună „părțile” a intervenit următorul protocol de
asociere, care reprezintă voința expresă a părților.
36
Art. 1. – Se constituie asocierea de autorități contractante (denumită în continuare “asociere”) formată din
_____ [denumirea autorității contractante lider al asocierii] _____, în calitate de lider al asocierii și _____
[denumirea autorității contractante membru al asocierii / lista autorităților contractante din anexa la prezentul
protocol] _____, în calitate de membrii ai asocierii în scopul realizării în comun a următoarelor procese de
achiziție publică, respectiv pentru atribuirea contractelor/acordurilor-cadru având ca obiect:
a) “____ [obiectul achiziției/achizițiilor pentru a căror atribuire se încheie prezentul protocol de
asociere] ____”;
b) “__________________”.
Art. 2. – (1) În sensul prevederilor art. 1, liderul asocierii va proceda la aplicarea procedurilor de atribuire
potrivit prevederilor legale în vigoare, pentru și în numele asocierii de autorități contractante mai sus
menționate.
(2) În sensul prevederilor alin. (1), membrii asocierii deleagă/mandatează liderul asocierii în vederea
realizării tuturor formalităților necesare pentru inițierea, aplicarea și finalizarea procedurilor de atribuire
aferente respectivelor contracte/acorduri-cadru.
(3) În aplicarea prevederilor prezentului articol membrii asocierii sprijină activitățile derulate de liderul
asocierii, prin punerea la dispoziția a acestuia a oricăror date/informații/documente necesare pentru
îndeplinirea obligațiilor care derivă din aplicarea dispozițiilor legale în materia achizițiilor publice.
Art. 3. – (1) Acordurile-cadru rezultate ca urmare a aplicării prevederilor art. 2 din prezentul protocol vor fi
semnate în calitate de autoritate contractantă/beneficiar de către liderul de asocierii.
(2) Contractele de achiziție publică rezultate ca urmare a aplicării prevederilor art. 2 sau, după caz,
contractele subsecvente încheiate în baza unui acord-cadru atribuit în urma aplicării prevederilor alin. (1)
din prezentul articol vor fi semnate în calitate de autoritate contractantă/beneficiar de către acel membru/acei
membrii ai asocierii căruia/cărora le sunt destinate respectivele achiziții, cu avizul liderului asocierii.
(3) În sensul prevederilor alin. (2), în situația în care finanțarea achizițiilor care fac obiectul prezentului
protocol se asigură, în tot sau în parte, din cadrul bugetului liderului asocierii, semnarea contractelor se
poate realiza numai după repartizarea de către acesta din urmă a creditelor bugetare aprobate cu destinația
respectivă.
(4) Pentru acele achiziții destinate nevoilor interne ale liderului asocierii, prevederile alin. (2) se aplică în
mod corespunzător prin semnarea de către reprezentanții acestuia a contractelor de achiziție
publică/contractelor subsecvente astfel rezultate, cu avizul compartimentelor de specialitate, în conformitate
cu propriile fluxuri operaționale aplicabile la nivelul instituției.
(5) În sensul prevederilor alin. (1) – (4), autoritatea contractantă/beneficiarul căruia/cărora le sunt destinate
achizițiile care fac obiectul prezentului protocol poartă răspunderea în mod exclusiv pentru
realizarea/ducerea la îndeplinire, monitorizarea și execuția respectivelor contracte, cu respectarea clauzelor
contractelor și a prevederilor legale în vigoare.
Art. 4. – (1) Conducerea membrilor asocierii, precum și compartimentul intern specializat în domeniul
achizițiilor publice constituit la nivelul liderului asocierii vor asigura ducerea la îndeplinire a dispozițiilor
acestui protocol de asociere.
(2) Încălcarea prevederilor prezentului protocol poate atrage răspunderea individuală și/sau, după caz,
solidară a persoanelor vinovate, potrivit legii.
37
_____ [conducătorul liderului de asociere/ordonatorul de credite] _____
Anexa
la protocolul de asociere nr. _____/__.__.____
38
NR. DENUMIREA MEMBRILOR ADRESA/CIF SEMNATURA ȘI STAMPILA
CRT. ASOCIERII (ORDONATORI
CONDUCĂTORULUI AUTORITĂȚII
SECUNDARI/TERȚIARI DE
CONTRACTANTE
CREDITE)
Nume:
1
Funcția:
Semnat
L.S.
Nume:
2
Funcția:
Semnat
L.S.
Nume:
3
Funcția:
Semnat
L.S.
Nume:
4
Funcția:
Semnat
L.S.
Nume:
5
Funcția:
Semnat
L.S.
Nume:
n..
Funcția:
Semnat
L.S.
39
ANEXA 3. EXEMPLE INDICATORI DE PERFORMANȚĂ APLICABILI LA NIVELUL
PROCESULUI DE ACHIZIȚII2
Cod Denumire Indicator Descriere Indicator U.M. Situația Țintă Frecvența Sursa de Responsa
actuală de colectare a bil de
Raportare datelor colectarea
datelor
Obiectiv: O1 - Furnizarea la timp a tuturor produselor/serviciilor/lucrărilor necesare îndeplinirii misiunii entității, în limita fondurilor aprobate.
O1.1 Numărul procedurilor de Indicatorul evaluează % >= 50% Anual Conform Conform
atribuire pentru care acuratețea estimărilor privind Ghid Ghid
contractul/acordul-cadru fost calendarul stabilit pentru
semnat la data estimată derularea procedurii de
(respectarea calendarului atribuire / realizarea
estimativ de derulare a achizițiilor directe.
procedurii)
Obiectiv: O2 - Acordarea consilierii și îndrumării metodologice necesare achiziționării unor produse, servicii și lucrări de calitate.
O2.1 Rata de răspuns (globală) la Indicatorul măsoară rata de % >= 90% Anual Conform Conform
solicitările de consiliere / răspuns la solicitările de Ghid Ghid
consiliere/ îndrumare
metodologică primite de
2 Selecție indicatori pe baza Anexei 7.2 din Ghid - Fișele (MODEL) pentru indicatorii cheie de performanţă la nivelul procesului de achiziții publice
40
Cod Denumire Indicator Descriere Indicator U.M. Situația Țintă Frecvența Sursa de Responsa
actuală de colectare a bil de
Raportare datelor colectarea
datelor
îndrumare primite de către CISAP din partea celorlalte
CISAP compartimente de specialitate
ale autorității contractante
implicate în realizarea
procesului de achiziție publică
(cereri de suport / sprijin /
clarificări / etc.), ori din partea
conducătorului autorității
contractante, inclusiv
formularea de puncte de
vedere cu privire la
prevederile legale aplicabile
în materia achizițiilor publice.
Obiectiv: O3 - Realizarea achizițiilor publice într-un mod legal și etic, în scopul asigurării unor performanțe economice durabile.
O3.1 Rata de admitere a Indicatorul măsoară gradul de % =< 50% Anual Conform Conform
contestațiilor soluționare a contestațiilor în Ghid Ghid
defavoarea autorității
contractante (contestații
admise per total sau în parte).
O3.2 Gradul de cunoaștere a Indicatorul măsoară ponderea % >= 90% Anual Conform Conform
normelor de conduită etică și angajaților CISAP (persoane Ghid Ghid
integritate în achizițiile unice) care cunosc normele
publice / codului de etică de conduită etică și integritate
în achizițiile publice și/sau,
41
Cod Denumire Indicator Descriere Indicator U.M. Situația Țintă Frecvența Sursa de Responsa
actuală de colectare a bil de
Raportare datelor colectarea
datelor
după caz, codul de etică
adoptat la nivelul autorității
contractante.
O3.3 Sesizările primite privind Indicatorul măsoară numărul # (Numărul Anual Conform Conform
raportarea neregularitățile de sesizări înregistrate sesizărilor Ghid Ghid
conexe domeniului (provenite din cadrul instituției primite)
achizițiilor publice și/sau de la terțe persoane
fizice/juridice/instituiții) cu
privire la neregularități vizând
procesul de achiziție publică.
42
Tabel 18: Indicatori – Procese cheie (cod: P)
Cod Denumire Indicator Descriere Indicator U.M. Situația Țintă Frecvența Sursa de Responsabil
actuală de colectar de
Raportare e a colectarea
datelor datelor
Obiectiv: P1 - Asigurarea sustenabilitatii pe termen lung prin promovarea planificării strategice a procesului de achiziţie publică.
P1.1 Rata conformității referatelor Indicatorul măsoară gradul de % 100% Anual Conform Conform
de necesitate întocmite de conformitate a referatelor de Ghid Ghid
compartimentele inițiatoare necesitate întocmite de
cu cerințele aplicabile. compartimentele de
specialitate beneficiare ale
achizițiilor (compartimente
inițiatoare), care trebuie să fie
corespunzătoare exigențelor
în materia achizițiilor publice,
prin raportare la prevederile
legale aplicabile/bunele
practici în domeniu.
43
Cod Denumire Indicator Descriere Indicator U.M. Situația Țintă Frecvența Sursa de Responsabil
actuală de colectar de
Raportare e a colectarea
datelor datelor
P1.3 Ponderea aplicării Indicatorul măsoară % =< 10% Anual Conform Conform
procedurilor de atribuire în ponderea valorică a Ghid Ghid
cazul cărora au fost invocate procedurilor de atribuire în
situații de urgență / de cazul cărora au fost invocate
extremă urgență situații de urgență / de
extremă urgență în valoarea
totală a procedurilor de
atribuire organizate de către
CISAP, indiferent de tipul
procedurii.
Notă
Acest indicator se va
interpreta prin corelare cu
rezultatul obținut în urma
calculării indicatorului P3.2,
P3.3 și P.3.4.
Obiectiv: P2 - Execuția unitară a procesului de achizitie publică, respectiv a procedurilor de atribuire specifice până la finalizarea acestora (prin
semnarea contractului/acordului-cadru).
P2.1 Inițierea procedurilor de Indicatorul măsoară % >= 75% Anual Conform Conform
atribuire la termenele ponderea procedurilor de Ghid Ghid
prevăzute în SAAP și PAAP atribuire / achizițiilor directe
inițiate înlăuntrul termenelor
prevăzute în momentul
cuprinderii acestora în SAAP
și PAAP (fără revizuirile
44
Cod Denumire Indicator Descriere Indicator U.M. Situația Țintă Frecvența Sursa de Responsabil
actuală de colectar de
Raportare e a colectarea
datelor datelor
ulterioare de termene) în
totalul procedurilor de
atribuire.
Notă
Acest indicator se va
interpreta prin corelare cu
rezultatul obținut în urma
calculării indicatorului O1.1.
P2.2 Numărul punctelor de vedere Indicatorul măsoară % >= 85% Anual Conform Conform
la notificările prealabile și ponderea punctelor de Ghid Ghid
contestațiile primite care au vedere formulate (la
fost transmise în termenele notificările prealabile și
legale aplicabile contestațiile) și transmise
petenților în termenele legale
aplicabile în totalul
notificărilor prealabile și
contestațiilor primite.
P2.3 Rata de publicare în termen a Indicatorul măsoară % >= 95% Anual Conform Conform
anunțurilor de atribuire ponderea procedurilor de Ghid Ghid
atribuire finalizate /
contractelor încheiate în
cazul cărora autoritatea
contractantă a respectat
termenele legale de publicare
45
Cod Denumire Indicator Descriere Indicator U.M. Situația Țintă Frecvența Sursa de Responsabil
actuală de colectar de
Raportare e a colectarea
datelor datelor
a unui anunț de atribuire în
totalul procedurilor de
atribuire finalizate /
contractelor încheiate,
indiferent de tipul procedurii
aplicate, pentru care s-au
împlinit respectivele termene.
P2.4 Rata de transparență Indicatorul măsoară % >= 50% Anual Conform Conform
voluntară referitoare la ponderea contractelor în Ghid Ghid
atribuirea (semnarea) cazul cărora CISAP a publicat
contractelor în mod voluntar cel puțin un
anunț de atribuire în SEAP
(fără a avea o obligație legală
în acest sens) în totalul
contractelor atribuite în baza
propriilor proceduri interne
simplificate și/sau care au
fost atribuite direct, în baza
unei excepții de la
obligativitatea aplicării
legislației în domeniul
achizițiilor publice.
Notă
Acest indicator se va
interpreta prin corelare cu
46
Cod Denumire Indicator Descriere Indicator U.M. Situația Țintă Frecvența Sursa de Responsabil
actuală de colectar de
Raportare e a colectarea
datelor datelor
rezultatele obținute în urma
calculării indicatorului P1.3 ,
P2.3, P3.2 – P3.4.
P2.5 Ponderea consultărilor pieței Indicatorul măsoară % >= 75% Anual Conform Conform
ponderea de consultări a Ghid Ghid
pieței derulate de CISAP în
cazul în care doreşte
achiziţionarea unor
produse/servicii/lucrări cu un
grad ridicat de complexitate
tehnică, financiară sau
contractuală, ori care provin
din domenii cu un progres
tehnologic rapid.
P3.1 Rata medie a respingerilor Indicatorul măsoară media # (Numărul =< 2 Anual Conform Conform
documentațiilor de atribuire în respingerilor documentațiilor mediu de respingeri / Ghid Ghid
procesul de evaluare derulat de atribuire în cazul în care respingeri al procedură
de către ANAP acestea au fost selectate și documentaț
supuse procesului de iilor de
evaluare derulat de către atribuire /
ANAP, aferente procedurilor procedură
unice organizate de CISAP. organizată)
47
Cod Denumire Indicator Descriere Indicator U.M. Situația Țintă Frecvența Sursa de Responsabil
actuală de colectar de
Raportare e a colectarea
datelor datelor
P3.2 Ponderea aplicării Indicatorul măsoară % >= 75% Anual Conform Conform
procedurilor de atribuire ponderea valorică a Ghid Ghid
competitive procedurilor de atribuire
competitive în valoarea totală
a procedurilor de atribuire
organizate de către CISAP,
indiferent de tipul procedurilor
aplicate.
P3.3 Indicele de manifestare a Indicatorul măsoară rata de % >= 75% Anual Conform Conform
concurenței reale în cadrul manifestare a concurenței Ghid Ghid
procedurilor de atribuire reale în cadrul procedurilor de
atribuire organizate de către
CISAP.
P3.4 Indicele de anulare a Indicatorul măsoară % =< 15% Anual Conform Conform
procedurilor de atribuire ponderea valorică a Ghid Ghid
procedurilor de atribuire
anulate în valoarea totală
procedurilor de atribuire
organizate de către CISAP,
indiferent de tipul procedurilor
de atribuire aplicate.
Notă
Acest indicator se va
interpreta prin corelare cu
48
Cod Denumire Indicator Descriere Indicator U.M. Situația Țintă Frecvența Sursa de Responsabil
actuală de colectar de
Raportare e a colectarea
datelor datelor
rezultatul obținut în urma
calculării indicatorului P.1.3.,
P.2.3, P.2.4. și P3.2 – P.3.3.
P4.1 Gradul de aderenţă la Indicatorul măsoară % >= 75% Anual Conform Conform
informațiile prevăzute inițial în ponderea proceselor de Ghid Ghid
SAAP și PAAP referitoare la achiziție publică / achiziții
contractele ce urmează să fie directe cuprinse inițial în
atribuite SAAP și PAAP în totalul
procedurilor de atribuire
organizate de CISAP la
nivelul anului calendaristic.
P4.2 Rata de variație a duratei Indicatorul măsoară variația % +/- 25% Anual Conform Conform
medii de aplicare a duratei de aplicare a Ghid Ghid
procedurilor de atribuire procedurilor de atribuire de la
data inițierii acestora și până
la data semnării contractului
comparativ cu situația
precedentă (indicator
cunoscut și sub numele de
„Decision Speed”).
Notă
49
Cod Denumire Indicator Descriere Indicator U.M. Situația Țintă Frecvența Sursa de Responsabil
actuală de colectar de
Raportare e a colectarea
datelor datelor
Acest indicator se va
interpreta prin corelare cu
rezultatele obținute în urma
calculării indicatorului P2.5.
P4.3 Indicele modificărilor de Indicatorul măsoară % =< 25% Anual Conform Conform
contracte ponderea situațiilor în care Ghid Ghid
devine necesară modificarea
contractelor raportate la
totalul contractelor atribuite.
Notă
Acest indicator se
interpretează în corelare cu
rezultatul obținut în urma
calculării indicatorului P4.4.
50
Tabel 19: Indicatori – Capacitate organizatorică (cod: C)
Cod Denumire Indicator Descriere Indicator U.M. Situația Țintă Frecvența Sursa de Responsa
actuală de colectare bil de
Raportare a datelor colectare
a datelor
C1.1 Gradul de încărcare al Indicatorul măsoară numărul % =< 5 Anual Conform Conform
personalului încadrat la nivelul mediu de proceduri de atribuire Ghid Ghid
CISAP (proceduri noi) gestionate de angajații încadrați
la nivelul CISAP
C1.2 Ponderea personalului cu studii Indicatorul măsoară ponderea % > 66% Anual Conform Conform
superioare încadrat la nivelul personalului cu studii superioare Ghid Ghid
CISAP în totalul angaților încadrați la
nivelul CISAP.
C1.3 Ponderea personalului instruit Indicatorul măsoară ponderea % 100% Anual Conform Conform
încadrat la nivelul CISAP personalului încadrat la nivelul Ghid Ghid
CISAP care a fost instruit la zi cu
privire la toate reglementările
legale în domeniul achizițiilor
publice și în domeniile conexe în
totalul angajaților încadrați la
nivelul CISAP.
C2.1 Gradul de satisfacție al Indicatorul măsoară media # >= scor Anual Conform Conform
compartimentelor beneficiare nivelului de satisfacţie al mediu de 4 Ghid Ghid
51
Cod Denumire Indicator Descriere Indicator U.M. Situația Țintă Frecvența Sursa de Responsa
actuală de colectare bil de
Raportare a datelor colectare
a datelor
ale achizițiilor (compartimentele compartimentelor inițiatoare cu puncte
inițiatoare) privire modul în care a fost sau, după
acordată acestora (de către caz, 8
CISAP) consilierea / îndrumarea puncte (în
metodologică solicitată cu funcție de
referire la procesul de achiziție sistemul
publică. de
evaluare
ales).
52
ANEXA 4. ANALIZA RISCURILOR LA NIVELUL PROCEDURILOR DE ATRIBUIRE - EXEMPLE
DE REGISTRE DE RISCURI
Exemplele prezentate în cele ce urmează au fost realizate având în vedere prevederile Ordinului 400/2015 privind aprobarea Codului controlului
intern managerial al entităţilor publice, precum și metodologia sugerată în cadrul Ghidului on-line privind achizițiile publice disponibil pe pagina
de internet a ANAP. Riscurile și măsurile de gestionare incluse în Registrele prezentate în cele ce urmează, au un caracter exemplificativ, iar
lista acestora nu este exhaustivă. Autoritățile contractante care realizează planificarea unor proceduri de achiziție publică pentru contractate
similare, pot începe identificarea și analiza riscurilor de la exemplele furnizate, urmând a adapta/completa/particulariza registrele aferente, în
funcție de contextul și necesitățile specifice.
53
Registru de riscuri aferent unei proceduri de atribuire a unui contract de servicii de curățenie
Obiective / Activități Risc Cauzele care Risc inerent Strategia adoptată - Măsura de remediere Data ultimei Risc rezidual Obs.
favorizează revizuiri Ce nivel de risc mai rămâne după
apariția riscului aplicarea măsurilor de remediere?
Care sunt obiectivele Ce anume ar afecta implementarea obiectului Care sunt motivele Probabilitate Impact Expunerea Ce se poate face pentru reducerea riscului? Ce Se va completa Probabilitate Impact Expunerea Persoana
achiziției? / Care este contractului? Care ar fi rezultatele acestui risc? care au dus la apariția la risc - soluție sau strategie se poate adopta? data la care a la risc - desemnată
etapa / activitatea la riscului? Punctarea fost realizată Punctarea responsabilă cu
nivelul căreia se poate riscului ultima revizuire riscului urmărirea
manifesta riscul gestionării riscului
identificat?
Asigurarea serviciilor Autoritatea contractantă nu primește Oferta de servicii de Medie Mediu 9 Tratare zz/ll/aaaa Scăzută Mediu 6 Echipa
de curățenie necesare suficiente oferte și/sau ofertele nu sunt curățenie este - Analiza pieței în etapa de planificare a multidisciplinară
pentru menținerea conforme. limitată. procedurii _1
condițiilor de muncă - După caz, re-evaluarea cerințelor care nu
adecvate în cadrul Consecințe: întârzieri în asigurarea Cerințele incluse în au putut fi îndeplinite de nici un ofertant.
instituției. serviciilor la nivelul autorității contractante. documentația de - Proiectul clauzelor contractuale va clarifica
atribuire (fișa de mecanismele de plată (inclusiv după caz,
Etapa de organizare a date / caiet de clauzele/metodologia de ajustare a prețului);
procedurii și de sarcini) nu sunt modul de alocare a riscurilor în cadrul
atribuire a contractului clare / complete. contractului, precum și măsurile pentru
gestionarea riscurilor identificate; sancțiuni
Proiectul clauzelor pentru neîndeplinirea culpabilă a obligațiilor
contractuale nu contractuale.
reflectă un echilibru - Se vor elimina din proiectul clauzelor
al prestațiilor contractuale, prevederi cu un posibil caracter
reciproce între părți. excesiv / disproporționat (spre ex. penalități
contractuale excesive, lipsa posibilității de
ajustare a prețului contractului pentru contracte
cu durate de execuție mai mare decât anul în
curs, etc).
Asigurarea serviciilor Apariția unor nevoi de servicii suplimentare Apariția unor Medie Mediu 9 Tratare: zz/ll/aaaa Medie Scăzut 6 Echipa
de curățenie necesare / neprevăzute de curățenie care impun evenimente Condițiile Contractuale includ clauze de multidisciplinară
pentru menținerea prelungirea perioadei de execuție a neprevăzute revizuire prin care este permisă suplimentarea _2
condițiilor de muncă contractului de prestări servicii cu caracter precum, lucrări de tipurilor de servicii, ajustarea tarifelor unitare și
adecvate în cadrul de regularitate și / sau modificarea renovare/reparații modalitatea de calcul a ajustării, precum și
instituției. acestuia. implementate ca posibilitatea de prelungire a contractului de
urmare a unor prestări servicii cu caracter de regularitate, in
Etapa de executare și Consecințe: extinderea perioadei de defecțiuni la corelare cu art. 165 din HG nr. 395/2016.
monitorizare a execuție a contractului; ajustări ale tipurilor instalațiile sanitare,
implementării de servicii și/sau prețului total și/sau de încălzire/răcire,
tarifelor unitare etc; eventuale
întârzieri la nivelul
procedurii de
reînnoire a
contractului de
prestări servici
Asigurarea serviciilor Prestatorul nu furnizează serviciile de - Cerințele privind Medie Mediu 9 Tratare: zz/ll/aaaa Scazută Mediu 6 Echipa
de curățenie necesare curățenie la nivelul de calitate solicitat, În serviciile de Consultarea factorilor interesați în procesul multidisciplinară
pentru menținerea bază continuă (apar întreruperi în curățenie necesare de planificare a procedurii pentru _3
condițiilor de muncă furnizarea serviciilor) nu au fost clar identificarea și reflectarea clară a cerințelor
adecvate în cadrul identificate în privind serviciile de curățenie.
instituției. Consecințe: Dispute contractuale în Caietul de sarcini - Caietul de sarcini include cerințe privind
perioada implementării; Accidente de - Prestatorul nu serviciile solicitate (de exemplu: tipul de
Etapa de executare și muncă la nivelul echipei Prestatorului dispune de operațiuni, frecvența, orar pentru furnizarea
monitorizare a și/sau personalului din cadrul instituției resursele umane și serviciilor), caracteristicile locației care
implementării beneficiare; Daune materiale la nivelul materiale necesare urmează să facă obiectul serviciilor solicitate
instituției beneficiare. pentru prestarea (de ex. suprafețe, număr grupuri sanitare, etc),
serviciilor solicitate referiri cu privire la condiții speciale / specifice
și/sau prestarea pentru asigurarea serviciilor de curățenie (de
serviciilor nu este ex. referitoare la tipurile/calitatea materialelor
planificată de curățenie utilizate), precum și protocolul de
corespunzător acceptare a serviciilor prestate.
- Prestatorul nu - Fișa de date și caietul de sarcini includ
54
Obiective / Activități Risc Cauzele care Risc inerent Strategia adoptată - Măsura de remediere Data ultimei Risc rezidual Obs.
favorizează revizuiri Ce nivel de risc mai rămâne după
apariția riscului aplicarea măsurilor de remediere?
Care sunt obiectivele Ce anume ar afecta implementarea obiectului Care sunt motivele Probabilitate Impact Expunerea Ce se poate face pentru reducerea riscului? Ce Se va completa Probabilitate Impact Expunerea Persoana
achiziției? / Care este contractului? Care ar fi rezultatele acestui risc? care au dus la apariția la risc - soluție sau strategie se poate adopta? data la care a la risc - desemnată
etapa / activitatea la riscului? Punctarea fost realizată Punctarea responsabilă cu
nivelul căreia se poate riscului ultima revizuire riscului urmărirea
manifesta riscul gestionării riscului
identificat?
dispune de baza cerințe privind modul de prezentare a
materială propunerii tehnice, respectiv, cel puțin:
corespunzătoare descrierea planului de lucru și de resurse
(ex: ingredienţi umane și materiale utilizate pentru prestarea
periculoși din serviciilor solicitate (inclusiv pentru asigurarea
agenții de curățare, protecției și securității muncii); calificările și
interacţiunea competențele personalului prestator de
periculoasă dintre servicii; planul de instruire pentru utilizarea
chimicalele bazei materiale și protecția și securitatea
incompatibile, etc) muncii; planul de asigurare a continuității
sau aceasta nu este activității.
utilizată corect - După caz, se vor prevedea în cadrul Fișei de
- Apar defecțiuni Date, cerințe de calificare pentru asigurarea
tehnice ale unui minim de personal impus în vederea
echipamentelor / realizării contractului în bune condiții.
sunt epuizate - Se va analiza oportunitatea privind solicitarea
stocurile garanției de bună execuție conform art. 39,
alin. (2) din HG nr. 395/2016.
- Clauzele contractuale includ prevederi
referitoare la acoperirea eventualelor daune-
interese ca urmare a prestării
necorespunzătoare a serviciilor / producerii
unor accidente de muncă la nivelul echipei
proprii de prestare a serviciilor și/sau după
caz, la nivelul instituției beneficiare.
Asigurarea serviciilor Accesul nerestricționat al personalului Lipsa unor politici Medie Ridicat 12 Tratare zz/ll/aaaa Scăzută Ridicat 8 Responsabil
de curățenie necesare prestator la informații/documente privind stocarea și Implementarea unei politici privind stocarea şi SCIM_4
pentru menținerea confidențiale accesul la accesul la informații/documente confidențiale
condițiilor de muncă informații/document în timpul orelor de program şi în afara acestora
adecvate în cadrul Consecințe: utilizarea neautorizată a e confidențiale la
instituției. informațiilor / documentelor confidențiale nivelul instituției
beneficiare
Etapa de executare și
monitorizare a
implementării
55
Registru de riscuri aferent unei proceduri de atribuire a unui contract de lucrări pentru execuția unui sistem de canalizare
Obiective / Activități Risc Cauzele care Risc inerent Strategia adoptată - Măsura de remediere Data ultimei Risc rezidual Obs.
favorizează revizuiri Ce nivel de risc mai rămâne după
apariția riscului aplicarea măsurilor de remediere?
Care sunt obiectivele Ce anume ar afecta implementarea obiectului Care sunt motivele Probabilitat Impact Expunerea Ce se poate face pentru reducerea riscului? Ce Se va completa Probabilitat Impact Expunerea Persoana
achiziției? / Care este contractului? Care ar fi rezultatele acestui risc? care au dus la e la risc - soluție sau strategie se poate adopta? data la care a e la risc - desemnată
etapa / activitatea la apariția riscului? Punctarea fost realizată Punctarea responsabilă cu
nivelul căreia se poate riscului ultima revizuire riscului urmărirea
manifesta riscul gestionării riscului
identificat?
Realizarea lucrărilor de Caietul de sarcini include cerințe Experiență limitată Medie Mediu 9 Tratare zz/ll/aaaa Scăzută Mediu 6 Echipa
construcție a sistemului incomplete neclare și/sau care nu sunt a personalului multidisciplinara
de canalizare la nivelul adecvate îndeplinirii obiectivului Autorității Documentele proiectului sunt pregătite în _1
de calitate, în contractului. Contractante în conformitate cu prevederile legislației
termenele și bugetul De ex.: pregătirea caietului naționale și cu alte modele de bună
planificat - nu include informații privind obligațiile și de sarcini pentru practică:
responsabilitățile Beneficiarului și lucrări similare - Caietul de Sarcini urmărește conținutul cadru
Etapa de planificare / Antreprenorului în implementarea prevăzut în HG nr. 907/2016 privind etapele de
Evaluarea necesității si contractului; elaborare și conținutul-cadru al documentațiilor
Stabilirea abordării - nu include volumul, tipul de lucrări și tehnico-economice aferente obiectivelor /
achiziției standardele de calitate după care urmează proiectelor de investiții finanțate din fonduri
a fi implementate lucrările; publice;
- lucrările care urmează a fi executate nu - Sunt utilizate documentații standardizate sau
sunt suficient detaliate în cadrul memoriului exemple de bună practică (Condiții de contract
tehnic, planșelor cu detaliile de execuție și pentru construcții pentru clădiri şi lucrări
listelor de cantități ce urmează a fi puse în inginerești proiectate de către Beneficiar -
operă; FIDIC Roșu);
- există discrepanțe între prevederile - Caietului de Sarcini include standardele de
diverselor secțiuni din Caietul de Sarcini (în calitate pentru materiale precum și standardele
listele de cantități și în planșele de execuție și normativele pe bază cărora vor fi realizate
sunt prevăzute lucrări care nu au fost operațiunile tehnologice;
menționate în memoriul tehnic); - Clauzele contractuale prevăd că orice lucrare
- mecanismul de testare și recepție al pentru care nu au fost prevăzute explicit norme
lucrărilor nu este clar definit (lipsesc de execuție, va fi executată în conformitate cu
parametrii de performanță ce trebuie normativele naționale aplicabile.
îndepliniți ex presiune de testare, pierdere
de presiune admisibilă în intervalul orare,
etc.);
- graficul de plată, stadiul lucrărilor ce
trebuie atins pentru realizarea plăților,
precum și conținutul documentației pentru
îndeplinirea condițiilor de acceptanță nu
sunt clar definite;
- condițiile contractuale nu prevăd
modalitățile de modificare a contractului și
mecanismul de soluționare al disputelor.
56
Obiective / Activități Risc Cauzele care Risc inerent Strategia adoptată - Măsura de remediere Data ultimei Risc rezidual Obs.
favorizează revizuiri Ce nivel de risc mai rămâne după
apariția riscului aplicarea măsurilor de remediere?
Care sunt obiectivele Ce anume ar afecta implementarea obiectului Care sunt motivele Probabilitat Impact Expunerea Ce se poate face pentru reducerea riscului? Ce Se va completa Probabilitat Impact Expunerea Persoana
achiziției? / Care este contractului? Care ar fi rezultatele acestui risc? care au dus la e la risc - soluție sau strategie se poate adopta? data la care a e la risc - desemnată
etapa / activitatea la apariția riscului? Punctarea fost realizată Punctarea responsabilă cu
nivelul căreia se poate riscului ultima revizuire riscului urmărirea
manifesta riscul gestionării riscului
identificat?
monitorizare a la timp datele necesare (ex debit maxim, estimată pe baza poată fi executate și recepționate și plătite în
implementării înălțime maxima de pompare, nivelul apei experienței mod independent.
freatice pentru calculul lestării etc); practice. - Documentele de pregătire ale proiectului
- nu sunt furnizate la timp informațiile și urmăresc conținutul cadrul prevăzut în HG nr.
documentele necesare pentru obținerea la 907/2016 privind etapele de elaborare și
timp a avizelor/permiselor de lucru în cazul conținutul-cadru al documentațiilor tehnico-
în care acestea cad în sarcina economice aferente obiectivelor/proiectelor de
Antreprenorului; investiții finanțate din fonduri publice.
- necesitatea modificării proiectului datorită - Caietului de Sarcini include un grafic de
studiilor de teren insuficiente sau execuție prin care a fost evaluat timpul
necorespunzător realizate prin Studiul de necesar pentru realizarea fiecărei componente
Fezabilitate, datorită soluțiilor tehnice în parte, pe baza normativelor care descriu
necorespunzătoare adoptate în cadrul metodele de execuție.
Studiului de Fezabilitate sau determinate
de modificarea condițiilor inițiale de la
momentul realizării Studiului de
Fezabilitate sau Proiectului Tehnic
(amplasarea de alte utilități pe traseul
proiectului);
- nerespectarea termenelor de eliberare a
avizelor de către diverse autorități și
operatori de utilități;
- termenul solicitat de realizare a lucrărilor
precum și de realizare a contractului nu
este realist și nu poate fi îndeplinit dacă
sunt respectate toate etapele / activitățile
pe care normativele le impun.
57
Obiective / Activități Risc Cauzele care Risc inerent Strategia adoptată - Măsura de remediere Data ultimei Risc rezidual Obs.
favorizează revizuiri Ce nivel de risc mai rămâne după
apariția riscului aplicarea măsurilor de remediere?
Care sunt obiectivele Ce anume ar afecta implementarea obiectului Care sunt motivele Probabilitat Impact Expunerea Ce se poate face pentru reducerea riscului? Ce Se va completa Probabilitat Impact Expunerea Persoana
achiziției? / Care este contractului? Care ar fi rezultatele acestui risc? care au dus la e la risc - soluție sau strategie se poate adopta? data la care a e la risc - desemnată
etapa / activitatea la apariția riscului? Punctarea fost realizată Punctarea responsabilă cu
nivelul căreia se poate riscului ultima revizuire riscului urmărirea
manifesta riscul gestionării riscului
identificat?
- graficul de plată, stadiul lucrărilor ce de achiziție pentru - Condițiile Contractuale includ posibilitatea
Etapa de planificare / trebuie atins pentru realizarea plăților contracte similare realizării de recepții pe tronsoane/secțiuni ale
Stabilirea abordării de precum și conținutul documentației pentru sistemului de canalizare.
achiziție îndeplinirea condițiilor de acceptanță nu - Au fost utilizate documentații standardizate
sunt clar definite sau exemple de bună practică (FIDIC Roșu).
- mecanismul de plăți nu este corelat și
proporțional cu valoarea lucrărilor realizate
sau plata se realizează doar la final.
58
Obiective / Activități Risc Cauzele care Risc inerent Strategia adoptată - Măsura de remediere Data ultimei Risc rezidual Obs.
favorizează revizuiri Ce nivel de risc mai rămâne după
apariția riscului aplicarea măsurilor de remediere?
Care sunt obiectivele Ce anume ar afecta implementarea obiectului Care sunt motivele Probabilitat Impact Expunerea Ce se poate face pentru reducerea riscului? Ce Se va completa Probabilitat Impact Expunerea Persoana
achiziției? / Care este contractului? Care ar fi rezultatele acestui risc? care au dus la e la risc - soluție sau strategie se poate adopta? data la care a e la risc - desemnată
etapa / activitatea la apariția riscului? Punctarea fost realizată Punctarea responsabilă cu
nivelul căreia se poate riscului ultima revizuire riscului urmărirea
manifesta riscul gestionării riscului
identificat?
de achiziție pentru măsuri asiguratorii (sume reținute, garanții)
Consecințe: lucrări de calitate contracte similare pentru remedierea de către Beneficiar în cazul
necorespunzătoare ce pot determina refuzului Antreprenorului.
inclusiv ne funcționalitatea proiectului,
implementarea cu întârziere a proiectului,
dispute contractuale
Realizarea lucrărilor de Apariție diverselor situații care să Circumstanțe Medie Ridicat 12 Tratare zz/ll/aaaa Medie Mediu 9 Echipa
construcție a sistemului determine depășirea bugetului estimat / imprevizibile, ce nu multidisciplinara
de canalizare la nivelul alocat proiectului pot fi anticipate - S-au alocat sume pentru diverse și _7
de calitate, în De ex: printr-o planificare neprevăzute la nivelul permis de legislație (HG
termenele și bugetul - în urma modificărilor de soluții tehnice rezonabilă de către nr. 907/2016 privind etapele de elaborare și
planificat apărute pe parcursul execuției proiectului, Autoritatea conținutul-cadru al documentațiilor tehnico-
valoarea estimată a proiectului depășește Contractantă economice aferente obiectivelor/proiectelor de
Etapa de planificare / resursele financiare disponibile ale investiții finanțate din fonduri publice);
Stabilirea abordării de Beneficiarului; - Sunt prevăzute în cadrul listelor de cantități,
achiziție și Etapa de - în urma situațiilor neprevăzute se impune componente de cost pentru principalele
executare și realizarea de lucrări suplimentare care nu categorii de materiale, manoperă și utilizare
monitorizare a au fost prevăzute cadrul proiectului tehnic echipamente care să fie cotate de către
implementării și nu au fost ofertate în cadrul listelor de Antreprenor în cadrul ofertei financiare și care
cantități. fie la baza estimărilor pentru determinarea
valorii lucrărilor suplimentare.
Consecințe: implementarea cu întârziere
sau suspendarea proiectului, dispute
contractuale.
59
Registru de riscuri aferent unei proceduri de atribuire a unui contract de furnizare materiale de construcții (ce vor fi puse in operă în cadrul unui contract de lucrări separat sau prin
lucrări în regie proprie)
Obiective / Activități Risc Cauzele care Risc inerent Strategia adoptată - Măsura de remediere Data ultimei Risc rezidual Obs.
favorizează revizuiri Ce nivel de risc mai rămâne după
apariția riscului aplicarea măsurilor de remediere?
Care sunt obiectivele Ce anume ar afecta implementarea obiectului Care sunt motivele Probabilitate Impact Expunerea Ce se poate face pentru reducerea riscului? Ce Se va completa Probabilitate Impact Expunerea Persoana
achiziției? / Care este contractului? Care ar fi rezultatele acestui risc? care au dus la la risc - soluție sau strategie se poate adopta? data la care a la risc - desemnată
etapa / activitatea la apariția riscului? Punctarea fost realizată Punctarea responsabilă cu
nivelul căreia se poate riscului ultima revizuire riscului urmărirea
manifesta riscul gestionării riscului
identificat?
Furnizarea materialelor Caietul de sarcini include cerințe Experiență limitată Medie Mediu 9 Tratare zz/ll/aaaa Scăzută Mediu 6 Echipa
de construcții necesare incomplete neclare și/sau care nu sunt a personalului multidisciplinara
autorității contractante, adecvate îndeplinirii obiectivului Autorității Documentele proiectului sunt pregătite în _1
la timp și în contractului. Contractante în conformitate cu prevederile legislației
conformitate cu De ex.: pregătirea naționale și cu alte modele de bună
resursele financiare - Caietul de Sarcini este realizat pe baza caietului de sarcini practică:
planificate unei estimări a Beneficiarului care nu are la pentru aceste - Caietul de Sarcini urmărește conținutul cadru
bază o documentație tehnică realizată și achiziții prevăzut în HG nr. 907/2016 privind etapele de
Etapa de planificare / aprobată conform legii (proiect tehnic, elaborare și conținutul-cadru al documentațiilor
Evaluarea necesității detalii de execuție); tehnico-economice aferente
- nu include referiri la standarde de calitate obiectivelor/proiectelor de investiții finanțate
sau normative prin care să stabilească din fonduri publice;
calitatea materialelor ce urmează a fi - în Caietul de Sarcini sunt menționate
furnizate; standardele de calitate pentru materialele ce
- specificațiile tehnice privind calitatea urmează a fi furnizate, precum și a
materialelor achiziționate de Beneficiar nu mecanismului de recepție calitativă a
este corelată cu cerințele tehnologiilor de materialelor și documentelor de acceptanță;
execuție (ex. tipul de ciment achiziționat - specificațiile tehnice privind condițiile de
(CEM I 42,5 R) de către Beneficiar pentru utilizare, montare și întreținere a materialelor
a fi folosit la prepararea mortarului de furnizate de producător sunt incluse în caietul
zidărie nu este cel indicat, pentru ca acest de sarcini a contractului de lucrări prin care
ciment are degajări mari de căldura fiind acestea urmează a fi puse în operă/instalate
contraindicat la mortare și sape); sau, în cazul lucrărilor în regie proprie, aduse
- nu include informații privind obligațiile și la cunoștință personalului Beneficiarului
responsabilitățile Beneficiarului și însărcinat cu execuția.
Furnizorului în implementarea contractului
(ex modalitate de ambalare si livrare - se
comanda ciment dar nu se precizează că
trebuie livrați in saci de 40kg iar furnizorul
livrează vrac);
- mecanismul de recepție calitativă al
materialelor și documentele de acceptanță
nu sunt clar definite;
- condițiile contractuale nu prevăd
modalitățile de modificare a contractului
precum și mecanismul de soluționare al
disputelor.
Consecințe: dispute contractuale, costuri
suplimentare,
Furnizarea materialelor Întârzieri în derularea lucrărilor din Divizarea în mod Medie Ridicat 12 Tratare zz/ll/aaaa Scăzută Ridicat 9 Echipa
de construcții necesare cauza unor motive precum: artificial, a - Nu se recomandă achiziționarea de materiale multidisciplinara
autorității contractante, - materialele comandate pe baza estimării activității de de construcții care să fie puse în _2
la timp și în Beneficiarului sunt în cantități insuficiente furnizare a operă/montate în cadrul unor contracte
conformitate cu pentru a acoperi necesitățile contractului materialelor de separate de lucrări.
resursele financiare de lucrări sau lucrărilor în regie proprie; activitatea de - Antreprenorul care urmează a pune în operă
planificate - graficul de livrare a materialelor de punere în materialele a confirmat cantitățile de care are
construcție nu este corelat cu graficul de opera/instalare nevoie pentru finalizarea lucrărilor
execuție al contractului de lucrări sau a - Graficul de livrare din cadrul contractului de
Etapa de planificare / lucrărilor în regie proprie; furnizare este corelat cu graficul de execuție al
Stabilirea abordării de contractului de lucrări / al lucrărilor în regie
proprie.
60
Obiective / Activități Risc Cauzele care Risc inerent Strategia adoptată - Măsura de remediere Data ultimei Risc rezidual Obs.
favorizează revizuiri Ce nivel de risc mai rămâne după
apariția riscului aplicarea măsurilor de remediere?
Care sunt obiectivele Ce anume ar afecta implementarea obiectului Care sunt motivele Probabilitate Impact Expunerea Ce se poate face pentru reducerea riscului? Ce Se va completa Probabilitate Impact Expunerea Persoana
achiziției? / Care este contractului? Care ar fi rezultatele acestui risc? care au dus la la risc - soluție sau strategie se poate adopta? data la care a la risc - desemnată
etapa / activitatea la apariția riscului? Punctarea fost realizată Punctarea responsabilă cu
nivelul căreia se poate riscului ultima revizuire riscului urmărirea
manifesta riscul gestionării riscului
identificat?
achiziție și Etapa de - mobilizare redusă și capacitate
executare și necorespunzătoare a Furnizorului de a
monitorizare a furniza materialele în graficul stabilit.
implementării
Consecințe: pierderea finanțării; dispute
contractuale; costuri suplimentare.
Furnizarea materialelor Divergențe de opinie / dispute Experiență limitată Scăzută Mediu 6 Tratare zz/ll/aaaa Foarte Mediu 3 Echipa
de construcții necesare contractuale între Autoritatea a personalului Scăzută multidisciplinara
autorității contractante, Contractantă și Furnizor Autorității - Caietul de Sarcini include modalitățile în care _3
la timp și în Contractante în poate fi acceptată înlocuirea materialelor
conformitate cu De ex.: stabilirea abordării oferite de către Furnizor în propunerea
resursele financiare - Posibilitatea ca pe parcursul de achiziție pentru tehnică.
planificate implementării contractului de furnizare, contracte similare - Caietului de Sarcini include situațiile care pot
anumite materiale să nu se mai producă. fi acceptate ca situații neprevăzute sau situații
Etapa de planificare / - Invocarea de către Furnizor de situații de forță majoră, precum și documentele pe
Stabilirea abordării de neprevăzute sau situații de forță majoră care Furnizorul trebuie să le prezinte pentru
achiziție și Etapa de inclusiv revendicări de suplimentare a invocarea acestor situații (ex Certificat de
executare și prețului contractului fundamentate pe avizare de la Camera de Comerț și Industrie)
monitorizare a apariția de situații neprevăzute; - În cazul apariției unor deficiențe, vor fi
implementării - În cazul apariției de neconformități în realizate expertize tehnice.
execuție sau pe perioada de garanție a
obiectivului final, determinarea cauzei
apariției (calitatea slabă a materialului sau
deficiență de execuție) va fi greu de
determinat responsabilitatea părților
61
Obiective / Activități Risc Cauzele care Risc inerent Strategia adoptată - Măsura de remediere Data ultimei Risc rezidual Obs.
favorizează revizuiri Ce nivel de risc mai rămâne după
apariția riscului aplicarea măsurilor de remediere?
Care sunt obiectivele Ce anume ar afecta implementarea obiectului Care sunt motivele Probabilitate Impact Expunerea Ce se poate face pentru reducerea riscului? Ce Se va completa Probabilitate Impact Expunerea Persoana
achiziției? / Care este contractului? Care ar fi rezultatele acestui risc? care au dus la la risc - soluție sau strategie se poate adopta? data la care a la risc - desemnată
etapa / activitatea la apariția riscului? Punctarea fost realizată Punctarea responsabilă cu
nivelul căreia se poate riscului ultima revizuire riscului urmărirea
manifesta riscul gestionării riscului
identificat?
Furnizarea materialelor Calitatea materialelor și/sau Experiență sau Medie Ridicat 12 Tratare zz/ll/aaaa Scăzută Ridicat 9 Echipa
de construcții necesare performanța Furnizorului sunt capacitate multidisciplinara
autorității contractante, necorespunzătoare tehnico- - Caietul de Sarcini include termene/puncte de _6
la timp și în De ex.: economică referință intermediare prin care să fie
conformitate cu - Furnizorul nu livrează la timp și/sau nu necorespunzătoar monitorizat progresul contractului, precum și
resursele financiare respectă standardele de calitate impuse în e a Furnizorului prevederi contractuale care să permită
planificate Caietul de Sarcini; Beneficiarului impunerea de măsuri de
- Refuzul Furnizorului de a remedia Experiență limitată remediere (penalități pentru neîndeplinirea
Etapa de planificare / eventuale neconformități ale materialelor a personalului etapelor /punctelor de referință intermediare);
Stabilirea abordării de constatate pe perioada contractului sau în Autorității - Caietului de Sarcini include prevederi privind
achiziție și Etapa de perioada de garanție. Contractante în modul de inspecție / verificare / testare a
executare și stabilirea abordării materialelor și de îndeplinire a standardelor de
monitorizare a Consecințe: materiale de calitate de achiziție pentru calitate;
implementării necorespunzătoare, implementarea cu contracte similare - Condițiile Contractuale includ clauze privind
întârziere a proiectului, dispute obligația Furnizorului de remediere a
contractuale neconformităților, precum și consecințele în
cazul neconformării corelate cu luarea de
măsuri asiguratorii (sume reținute, garanții)
pentru remedierea de către Beneficiar în cazul
refuzului Furnizorului.
Furnizarea materialelor Apariția diverselor situații care Circumstanțe Medie Ridicat 12 Tratare zz/ll/aaaa Medie Scăzut 9 Echipa
de construcții necesare determină depășirea bugetului estimat / imprevizibile, ce multidisciplinara
autorității contractante, alocat proiectului nu pot fi anticipate - S-au prevăzut sume pentru diverse și _7
la timp și în De ex.: printr-o planificare neprevăzute la nivelul permis de legislație (HG
conformitate cu - în urma apariției unor situații neprevăzute rezonabilă de nr. 907/2016 privind etapele de elaborare și
resursele financiare sau din cauza modificărilor de soluții către Autoritatea conținutul-cadru al documentațiilor tehnico-
planificate tehnice se impune realizarea achiziției de Contractantă economice aferente obiectivelor/proiectelor de
materiale care nu au fost prevăzute în investiții finanțate din fonduri publice).
Etapa de planificare / cadrul proiectului tehnic și nu au fost
Stabilirea abordării de ofertate în cadrul listelor de cantități.
achiziție și Etapa de
executare și Consecințe: implementarea cu întârziere
monitorizare a sau suspendarea proiectului, dispute
implementării contractuale.
62