www.csmbucuresti.

ro

PROCEDURA DE SISTEM

INTOCMIREA PROCEDURILOR
OPERATIONALE

Cod : PS 07

˘ U. ECHI PA TA.
OR A SUL TA
Calea Vitan, nr. 242, etaj 1, Sector 3, București, tel: +4 (021) 313.66.33, fax: +4 (021) 317.42.48, e-mail:
office@csmbucuresti.ro
CSM București operează conform Regulamentului UE nr. 629/2016 privind protecția datelor personale
 www.csmbucuresti.ro

Situaţia ediţiilor şi a reviziilor în cadrul ediţiilor procedurii.

Nr Ediţia/ revizia Componenţ Modalitatea reviziei Data la care se

crt în cadrul a revizuită aplică prevederile
ediţiei ediţiei sau reviziei
ediţiei
1 2 3 4
1
2
3

1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea editiei sau dupa caz, a

reviziei în cadrul editiei procedurii operationale

Elemente
privind Numele si Functia Data Semnatura
responsabilii/ prenumele
operatiunea
1 2 3 4 5
Comisia
1.1. Elaborat
SCIM
Director
1.2 Aprobat Szabo Gabriela
CSMB

2. Situatia editiilor si a reviziilor în cadrul editiilor procedurii operationale

Componenta Data de la care se
Editia/ revizia Modalitatea
revizuita aplica prevederile
în cadrul reviziei
editiei sau reviziei
editiei
editiei
1 2 3 4
2.1. Editia 1

3. Lista cuprinzand persoanele la care se difuzeaza editia sau, dupa caz, revizia din
cadrul editiei procedurii operationale

Nr. Scopul Ex. Structura Funcţia Numele şi Data Semnătura

crt. difuzării nr. prenumele primirii
1 2 3 4 5 6 7
3.1 Aplicare 1/1 Compartimentul Consilier Bădescu
medical, metodologic, medical Gabriela
SSM și PSI
˘ U. ECHI PA TA.
OR A SUL TA
Calea Vitan, nr. 242, etaj 1, Sector 3, București, tel: +4 (021) 313.66.33, fax: +4 (021) 317.42.48, e-mail:
office@csmbucuresti.ro
CSM București operează conform Regulamentului UE nr. 629/2016 privind protecția datelor personale
 www.csmbucuresti.ro

3.2 Aplicare 1/1 Birou Juridic si Jurist Oana Maria

Resurse Umane Duminica
3.3 Aplicare 1/1 Serviciul Economic Inspector de Anda-Ioana
specialitaste Negoita
3.4 Aplicare 1/1 Compartiment Achizitii Inspector de Barbalau
Publice specialitate Cosmin
3.5 Aplicare 1/1 Serviciul Administrativ Director Nedea
si Registratura General Alexandru
Adjunct 2 Iulian
3.6 Aplicare 1/1 Compartiment Inspector de Dobre Adrian
Marketing si specialitate
Comunicare
3.7 Aplicare 1/1 Compartiment Rugby Șef Perpelea
compartiment Alexandru
3.8 Aplicare 1/1 Compartiment Șef Rudeanu
Baschet Compartiment Sorin
3.9 Aplicare 1/1 Compartiment Șef Utica Sorin
Handbal Compartiment
3.10 Aplicare 1/1 Compartiment Șef Badea
Atletism Compartiment Madalin
3.11 Aplicare 1/1 Compartiment Volei Șef Olteanu
Compartiment Costel
3.12 Aplicare 1/1 Compartiment Sah, Șef Popescu
Scarbble si Go Compartiment Maria
3.13 Aplicare 1/1 Compartiment Tenis Șef Berbec
Compartiment Alexandru
3.14 Aplicare 1/1 Compartiment Judo Șef Barca Aurel
Compartiment
3.15 Aplicare 1/1 Compartiment Kaiac- Șef Marinescu
Canoe si Yachting Compartiment Razvan
3.16 Aplicare 1/1 Compartiment Natatie Șef Badea Mihai
Compartiment
3.17 Aplicare 1/1 Compartiment Dans Șef Boros Virgil
sportiv Compartiment
3.18 Aplicare 1/1 Personal
CSMB
3.19 Evidenţă Copie
1/1

˘ U. ECHI PA TA.
OR A SUL TA
Calea Vitan, nr. 242, etaj 1, Sector 3, București, tel: +4 (021) 313.66.33, fax: +4 (021) 317.42.48, e-mail:
office@csmbucuresti.ro
CSM București operează conform Regulamentului UE nr. 629/2016 privind protecția datelor personale
 www.csmbucuresti.ro

1. SCOP
1.1. Prezenta procedură are drept scop stabilirea unui mod unitar de elaborare,
redactare, avizare, aprobare, multiplicare, difuzare, revizuire şi arhivare a procedurilor
operationale in cadrul CSMB.

2. DOMENIU DE APLICARE
2.1. Procedura defineşte:
 modul de prezentare (stil, tehnoredactare, format, structurã);
 metodologia de elaborare;
 modul de avizare, verificare şi aprobare a procedurilor / instrucţiunilor
 modul de multiplicare, distribuire, păstrare, retragere şi arhivare.
 modul de implementare şi utilizare;
 sistemul de revizuire.
2.2. Prin aplicarea acestei proceduri toate documentele SCIM vor fi logice, uniform
structurate, complete, uşor de utilizat şi de ţinut sub control.
2.3. Procedura se aplică de către toţi elaboratorii şi deţinătorii de documente ale SCIM
din CSMB.

3. DEFINIŢII ŞI ABREVIERI
3.1. Definiţii:
3.1.1. Procedurã: mod specificat de desfăşurare a unei activitãţi sau a unui proces.
Procedura documentată (scrisã) conţine de regulă scopul şi domeniul de aplicare
al unei activităţi; ceea ce trebuie făcut şi de către cine; când, unde, cum trebuie
efectuatã activitatea; ce materiale, echipamente şi documente trebuie utilizate;
cum trebuie controlată şi ce înregistrări ale rezultatelor trebuie menţinute.
3.1.2. Instrucţiune: mod specificat de operare sau executare a unei activităţi din cadrul
unui proces sau subproces. Poate fi asociată unui proces cu caracter general
sau specific.
3.1.3. Elaborator (de procedură/instrucţiune): persoană sau grup de persoane
(având desemnat un coordonator) care au în sarcină elaborarea unei proceduri
sau a unei instrucţiuni.
3.1.4. Deţinător de procedură: persoană care a primit pentru utilizare într-un birou/
compartiment/serviciu o procedură/instrucţiune, difuzată controlat.

3.2. Abrevieri:

3.2.1 SCM = Sistem de control managerial

3.2.2. Comisie = Comisia de monitorizare, coordonare şi îndrumare metodologică a
dezvoltării sistemului de control managerial.
3.2.3 PC = Preşedintele Comisiei SCIM
˘ U. ECHI PA TA.
OR A SUL TA
Calea Vitan, nr. 242, etaj 1, Sector 3, București, tel: +4 (021) 313.66.33, fax: +4 (021) 317.42.48, e-mail:
office@csmbucuresti.ro
CSM București operează conform Regulamentului UE nr. 629/2016 privind protecția datelor personale
 www.csmbucuresti.ro

4. DOCUMENTE DE REFERINŢĂ

4.1 H.C.G.M.B nr. 529/2019 privind aprobarea organigramei, numarului total de posturi,
statului de functii si Regulamentului de Organizare si Functionare ale Clubului Sportiv
Municipal Bucuresti.
4.2   H.G. nr. 1086/2013 pentru aprobarea Normelor generale privind exercitarea
activitătii de audit public intern publicata in Monitorul Oficial nr.17 din 10 ianuarie 2014;
4.2. Legea nr. 69/2000, legea Educației fizice si sportului, cu modificările și
completările ulterioare;
4.3 ROF – ul CSM Bucuresti, aprobat prin H.C.G.M.B nr.529/2019 privind aprobarea
organigramei, statului de funcții si Regulamentul de Organizare si Funcționare ale
Clubului Sportiv Municipal Bucuresti.
4.4 Ordinul Secretariatului General al Guvernului nr. 600/2018 - pentru aprobarea
Codului controlului intern al entităților publice;
4.5 Fişele de post;
4.6 Decizia Directorului General al CSMB nr.67/20.03.2020 privind formarea comisiei
de monitorizarea, coordonarea şi îndrumarea metodologică cu privire la sistemul de
control managerial.
4.7 Norme financiare privind activitatea sportiva desfasurata la nivelul Clubului Sportiv
Municipal Bucuresti aprobate prin H.C.G.M.B nr.361/14.06.2018.
4.8 Anexa la Decizia nr.18/22.01.2019 privind regulamentul de organizare şi de lucru al
Comisiei de monitorizare, coordonare şi îndrumare metodologică a dezvoltării
sistemului de control managerial al CSMB.

5. RESPONSABILITĂŢI
5.1 DIRECTORUL CSMB
4.1.1. Aprobă procedurile şi instrucţiunile SCIM.

5.2 PRESEDINTELE COMISIEI SCIM

5.2.1 Dispune în sedintele comisiei revizuirea documentelor sistemului de control
intern/managerial
5.2.2. Instruieşte şi coordonează implementarea procedurilor.

5.3 CONDUCATORII DE COMPARTIMENTE INTERNE

5.3.1. Coordoneaza elaborarea procedurilor şi instrucţiuni aplicabile structurii din
subordine.
5.3.2 Instruiesc personalul din subordine pentru cunoaşterea documentelor SCIM.
5.3.3 Păstrează documentele SCIM aplicabile structurii din subordine asigurând
accesul personalului pentru utilizare.

˘ U. ECHI PA TA.
OR A SUL TA
Calea Vitan, nr. 242, etaj 1, Sector 3, București, tel: +4 (021) 313.66.33, fax: +4 (021) 317.42.48, e-mail:
office@csmbucuresti.ro
CSM București operează conform Regulamentului UE nr. 629/2016 privind protecția datelor personale
 www.csmbucuresti.ro

5.3.4 Urmăresc adecvarea şi aplicabilitatea documentelor SCIM ale structurii din

subordine, face propuneri pentru îmbunătăţire.

6. DESCRIEREA PROCEDURII OPERATIONALE

6.1 STILUL ŞI FORMA PROCEDURILOR OPERATIONALE
6.1.1. Redactarea procedurii (exprimarea) trebuie să fie clară, simplă şi directă.
Principiul urmărit este ca o acţiune să fie exprimată printr-o propoziţie şi o temă într-un
paragraf, astfel încât să se poată atribui responsabilităţi pentru efectuarea acţiunilor
definite.
6.1.2. Formatul paginii este A4 standard (297mm x 210mm), având marginile: stânga 2
cm (margine + îndosariere), dreapta 1,5 cm, sus 2,5 cm, jos 2,5 cm, margine antet 0,5
şi margine subsol 1,5 cm.
6.1.3. Titlurile capitolelor se scriu cu majuscule, format Normal, font Arial, aldin de
mărimea 12. Titlul şi codul procedurii din pagina de gardă are mărimea 24.
6.1.4. Titlurile subcapitolelor se scriu cu majuscule, format Normal, font
TimesNewRoman, aldin de mărimea 12. Când în text se face referire la un document,
titlul acestui se scrie italic.
6.1.5. Titlurile capitolelor se scriu la o distanta de un rând de textul precedent, iar
titlurile subcapitolelor la distanţa de 6 puncte.
6.1.6. Textul propriu-zis al capitolelor se redactează la distantă de un rând faţă de titlu.
Între rândurile textului spaţiul este unitar (single). Se utilizează fonturile
TimesNewRoman.
6.1.7. Exemplele, Formulare, proceduri subsecvente sunt evidenţiate folosindu-se text
cursiv (italic).
6.2 STRUCTURA PROCEDURII OPERATIONALE
6.2.1. O procedură este structurată în modul următor:
 Lista de control a editiilor - identifică stadiul ediţiilor/reviziilor procedurii.
 Listă difuzare/retragere - asigură distribuirea/retragerea controlată a
procedurii celor interesaţi.
 Procedura - cuprinde toate informaţiile pertinente referitoare la activitatea
procedurată.
 Formulare utilizate - la sfârşitul fiecărei proceduri se vor ataşa formularele
declarate în cuprinsul procedurii.
6.3 CONTINUTUL PROCEDURII OPERATIONALE
6.3.1. Structura generala a unei procedure operationale va fi urmatoarea
Punctul 1- Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediţiei sau, după
caz, a reviziei în cadrul ediţiei procedurii operaţionale
˘ U. ECHI PA TA.
OR A SUL TA
Calea Vitan, nr. 242, etaj 1, Sector 3, București, tel: +4 (021) 313.66.33, fax: +4 (021) 317.42.48, e-mail:
office@csmbucuresti.ro
CSM București operează conform Regulamentului UE nr. 629/2016 privind protecția datelor personale
 www.csmbucuresti.ro

Punctul 2 - Situaţia ediţiilor şi a reviziilor în cadrul ediţiilor procedurii operaţionale

Punctul 3 - Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia sau, după caz,
revizia din cadrul ediţiei procedurii operaţionale.
Punctul 4 - Scopul procedurii operaţionale
Punctul 5 - Domeniul de aplicare a procedurii operaţionale
Punctul 6 - Documentele de referinţă (reglementări) aplicabile activităţii procedurate
Punctul 7 - Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi în procedura operaţională
Punctul 8 - Descrierea procedurii operaţionale
Punctul 9 - Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii
Punctul 10 - Anexe, înregistrări, arhivări
Punctul 11 - Cuprins
6.4 ELABORAREA PROCEDURII OPERATIONALE
6.4.1. Sunt identificate procesele care trebuie documentate în proceduri sau instrucţiuni
definind scopul, domeniul de aplicare şi obiectivele ce trebuie îndeplinite.
6.4.2. Sunt desemnaţi elaboratorii de proceduri operationale. Se urmăreşte ca
elaboratorul procedurii să fie implicat direct în procesul/activitatea de procedurat.
6.4.3. Se identifică astfel:
 datele de intrare şi ieşire ale procesului
 etapele ce compun procesul şi ordinea lor cronologică în realizarea
procesului
 documentele utilizate pentru realizarea fiecărei etape
 cerinţele de calitate şi metodele utilizate pentru măsurarea gradului de
realizare
 interactiunile cu alte activităţi, procese
 funcţiile implicate în fiecare etapă, atribuţiile şi responsabilităţile lor
 înregistrările efectuate si documentele utilizate
6.4.4. Sunt identificate cerinţele SCIM cu privire la procesul procedurat. Se stabilesc
elementele necesare pentru satisfacerea cerinţelor şi prevenirea neconformităţilor.
6.4.5. Atunci când este necesar sunt create practicile şi documentele necesare care să
asigure satisfacerea cerinţelor în desfăşurarea procesului.
6.4.6. Se analizează necesarul de reguli ce trebuie descrise, dacă acestea pot fi
cuprinse într-o procedură, ori este oportun să fie create documente complementare.
6.4.7. După tehnoredactare se verifică concordanţa fişierului cu proiectul de procedură
şi cu prezenta procedură în vederea eliminării oricăror neconformităţi de redactare.
6.4.8. După corectarea eventualelor erori sau lipsuri se reverifică fişierul şi se tipăreşte.
6.4.9. Elaboratorul completează Lista de difuzare/retragere a procedurii / instrucţiunii şi
o prezintă procedura pentru aprobare.
6.5 ANALIZA ŞI APROBAREA PROCEDURILOR OPERATIONALE

˘ U. ECHI PA TA.
OR A SUL TA
Calea Vitan, nr. 242, etaj 1, Sector 3, București, tel: +4 (021) 313.66.33, fax: +4 (021) 317.42.48, e-mail:
office@csmbucuresti.ro
CSM București operează conform Regulamentului UE nr. 629/2016 privind protecția datelor personale
 www.csmbucuresti.ro

6.5.1. Procedurile operationale sunt verificate de PC si aprobate de catre Director

CSMB (persoana delegata).
6.5.2. După verificare, se decide aprobarea şi se semnează şi dispune multiplicarea şi
difuzarea documentului conform Listei de difuzare/retragere. Semnătura este întărită
prin aplicarea ştampilei CSMB.
6.6 MULTIPLICAREA, DIFUZAREA ŞI IMPLEMENTAREA PROCEDURILOR
OPERATIONALE
6.6.1. Multiplicarea documentelor se face cel puţin în numărul de exemplare
corespunzător cu numărul deţinătorilor de procedură înscrişi în Lista de
difuzare/retragere. Se asigură că documentele multiplicate sunt lizibile.
6.6.2. Difuzarea se face persoanelor desemnate ca deţinători de procedură numai pe
bază de semnătură şi dată în Lista de difuzare/retragere.
6.6.3. Personalul din compartimentele cu atribuţii şi responsabilităţi în aplicarea
procedurii este instruit de elaboratorul de procedură cu privire la prevederile
documentului în scopul înţelegerii obiectivelor urmărite, a modului de lucru, a utilizării
formularelor pentru înregistrările care trebuie menţinute.
6.6.4. Implementarea prevederilor procedurilor este coordonată de conducatorii de
compartimente interne şi efectuată de elaboratorii de proceduri.
6.6.5. Responsabili pentru cunoaşterea şi aplicarea prevederilor procedurii de întreg
personalul implicat sunt conducătorii compartimentelor.
6.6.6. Personalul instruit semnează pentru însuşirea prevederilor procedurii pe ultima
pagină a procedurii angajându-se astfel la respectarea documentului şi la implicarea în
îmbunătăţirea lui.

6.7 PĂSTRAREA PROCEDURILOR OPERATIONALE

6.7.1. Originalele documentelor în vigoare conţinând şi Listele de difuzare/retragere
aferente se păstrează de Comisie. Procedurile operationale originale sunt păstrate în
dosare, clasate separat pe categorii de documente, aşezate în ordinea crescătoare a
numerelor de cod şi de revizie.
6.7.2. Evidenţa lor se ţine pe formularul Inventarul procedurilor, menţinut ca primă
pagină a dosarului, în care se înscriu cronologic toate documentele aprobate în vigoare.
6.7.3. La originalul fiecărui document se anexează orice Fisă de modificare întocmită în
timpul utilizării şi rezultatul analizării observaţiilor, în vederea revizuirii.
6.7.4. Procedurile originale se păstrează corespunzător, astfel încât să se evite
pierderea, deteriorarea sau sustragerea lor. Acestea constituie înregistrări ale SCIM şi li
se aplică prevederile legislative in vigoare

˘ U. ECHI PA TA.
OR A SUL TA
Calea Vitan, nr. 242, etaj 1, Sector 3, București, tel: +4 (021) 313.66.33, fax: +4 (021) 317.42.48, e-mail:
office@csmbucuresti.ro
CSM București operează conform Regulamentului UE nr. 629/2016 privind protecția datelor personale
 www.csmbucuresti.ro

6.7.5. Documentele anulate sau ieşite din uz se marchează corespunzător prin

aplicarea ştampilei ANULAT si se arhivează în conformitate cu legislaţia în vigoare.
6.7.6. Procedurile difuzate controlat se păstrează de către persoanele cărora le-au fost
difuzate, care trebuie să asigure permanent accesul utilizatorilor din compartiment la ele
şi să asigure că documentele rămân lizibile. În cazul deteriorării unui document este
anunţat PC pentru retragerea exemplarului deteriorat şi eliberarea unui alt exemplar.
6.7.7. Dacă într-un compartiment se consideră necesară existenţa mai multor
exemplare de procedură se solicită difuzarea acestora de catre Comisie.
6.7.8. Deţinătorii de proceduri clasează şi păstrează procedurile în dosare pe categorii
de documente, aşezate în ordinea crescătoare a numerelor de cod.
6.8 ANULAREA ŞI RETRAGEREA PROCEDURILOR OPERATIONALE
6.8.1. Ca urmare a analizării SCIM se dispune retragerea din uz a procedurilor
operationale care nu mai sunt de actualitate (au fost anulate prin revizuirea sistemului
de documente).
6.8.2. Documentele se retrag pe baza Listei de difuzare/retragere.
6.8.3. Copiile retrase se distrug de către Comisie.
6.8.4. Originalul procedurii anulate se barează cu două linii diagonale pe fiecare
pagină. Pe pagina de capăt se înscrie menţiunea ANULAT precum şi motivul anulării.
Originalul procedurii anulate se păstrează timp de 1 an de la anulare.
6.9 MODIFICAREA PROCEDURILOR OPERATIONALE
6.9.1. Procedurile sunt analizate pentru revizuire o dată la 6 luni sau ori de câte ori
sunt stabilite acţiuni corective, preventive, prin audituri interne sau ca măsură în urma
analizelor managementului.
6.9.2. Utilizatorii de proceduri care observă neconcordanţe sau identifică oportunităţi de
îmbunătăţire ale proceselor procedurate, le comunică printr-o secretarului Comisiei,
pentru analiză şi iniţiere de acţiuni corective.
6.9.3. Ca urmare a rezultatelor auditurilor sau analizelor efectuate de management se
comunică elaboratorului procedurii observaţiile privind adecvarea sau eficienţa
documentului, ori noile obiective în raport cu politicile interne/legislatia nationala şi
capitolele sau paragrafele care urmează a fi modificate. Acesta elaborează şi
redactează noul conţinut al procedurii operationale.
6.9.4. Documentul revizuit se supune verificării şi aprobării aceloraşi funcţii care au
verificat / aprobat
procedura iniţială.
6.9.5. Difuzarea noului document se face simultan cu retragerea documentului perimat.
6.9.6. Urmare a modificării unor paragrafe sau pagini din document prin revizuire,
întregul document se va edita sub noua revizie.
6.9.7. Conţinutul modificării se înscrie în Lista de control a editiilor.

˘ U. ECHI PA TA.
OR A SUL TA
Calea Vitan, nr. 242, etaj 1, Sector 3, București, tel: +4 (021) 313.66.33, fax: +4 (021) 317.42.48, e-mail:
office@csmbucuresti.ro
CSM București operează conform Regulamentului UE nr. 629/2016 privind protecția datelor personale
 www.csmbucuresti.ro

6.9.8. Pentru evidenţiere, paragrafele care au suferit modificări prin revizuire (faţă de
documentul anterior) pot fi marcate printr-o linie verticală amplasată în partea dreaptă a
textului.

7. EVIDENŢE ŞI ÎNREGISTRĂRI
7.1. Inventarul procedurilor operationale

8. ANEXE: nu este cazul

9. DIFUZARE
Procedura este pusă la dispoziţia utilizatorilor la PC pe suport informatic si pe
suport hârtie, înregistrările generate de această activitate se păstrează / arhivează
conform cerinţelor SCM implementat.

˘ U. ECHI PA TA.
OR A SUL TA
Calea Vitan, nr. 242, etaj 1, Sector 3, București, tel: +4 (021) 313.66.33, fax: +4 (021) 317.42.48, e-mail:
office@csmbucuresti.ro
CSM București operează conform Regulamentului UE nr. 629/2016 privind protecția datelor personale