r,{ Nu,\-{

iLF
UNIVERSITATEA TEHNICA
DIN CLUJ.NAPOCA
SERVIGI U L APROVIZIONARE

PROCEDURA OPERATTONALA
PRIMIREA, PASTRAREA 9I ELIBERAREA DE
BUNURI DIN MAGAZIA GENTRALA

COD UTCN: PO APR 03

Rector
Ing. loan Matei Prof.dr.ing.
Vasile Topa

14.03.2016

PO_APR_03
 Editia: I
TIII PROCEDURA OPERATTONALA
IIII Revizia:2
primirea, p5strarea 9i eliberarea
U }I IYETS T TAIIA T: H T I CA de bunuri din magazia centrald
Aprobat de C.A.
PO APR 03 Data:_._.2016

Evidenla ediliilor 9i a reviziilor

Nr.capito Titlu, nume, prenume 9i semnatura

Revizia/
Nr. l/ nr. de Conlinut
data
crt. pag. modificat Elaborat Verificat Avizat Aprobat
aplicirii
revizuite
.Se inlocuieste valoarea DAC
DGA CA Rector
2t14.03. de "1.800 lei" cu valoarea Conf,dr.
Ing.loan Prof.dr.ing
1 5/3 de "2.500 lei" la cap.S, Ec. Cornel ing.
2016 Matei . Vasile
art.S.1, a|in.5.1.8, lit.b) si Muresan Daniela
c) si la a|in.5.1.14.(fig.1) Topa
Paunescu
Se inlocuiesc
persoanele desemnate
2t14.03.
2 1 pentru elaborat,
2016
verificat,avizat si
aprobat procedura

Evidenla mod ificiri lor proced u rii

Nr. Edifie/ Data Revizie/ Data Semnitura

clt. Pagina Descriere modificare conducitor
ediliei reviziei
compartiment
1

2138
 Edi{ia: I
5-
IIII PROCEDURn OpERnTTONALA
rlll Revizia:2
trtT primirea, pastrarea 9i eliberarea
u ]atvttsttatla ?tH xlca
DIN CLUI-I'IAPOCA
de bunuridin magazia centrale Aorobat de C.A.
SERVICIUL APROVIZONARE

PO APR 03
Data: .2016

1. ScopuLPRocEDuRn
Scopul prezentei proceduri il constituie:

- asigurarea transparenlei gi integritilii in procesul de primire, pestrare gi eliberare a bunurilor

solicitate din magazie, a locului, rolului gi importantei acestui sector de activitate in ansamblul
fu nctionirii institutiei ;

- asigurarea actualizirii continue a procedeelor de lucru gi a informatiilor in activitatea de

magazie pentru desigurarea optimi a acesteia giin conditiile date, prevenind ,,timpul mort";
- asigurarea functionalitilii institutiei prin controlul fluxului de bunuri solicitate ce se deruleazd
prin intermediul magaziei centrale;
- asigurarea maximizirii, a eficientizirii activititii de magazie precum gi imbunitilirea
continui a caliti{ii muncii;
- asigurarea in temeiul legislaliei in vigoare a substituirii unui anagajat (lucrdtor) din cadrul
magaziei centrale, in caz de nevoie;
- asigurarea accesului organelor de audit cu competenti gidelegare in acest domeniu (interne
gi/sau externe) privind controlul activititii desfdgurate in magazie precum 9i a respectirii
legislatieiin vigoare in acest domeniu.

2. DonaeNruL DE APLTcARE

Aceasta procedura se aplica in Universitatea Tehnica din Cluj-Napoca incepind cu semestrul ll al

anului universitar 2010-201 1 .

3. DocuMENrE DE REFERTNTA

3.1. Legislafie primarii

- Legea nr. 22118.11.1969 privind angajarea gestionarilor, constituirea de garantii si
raspunderea in legatura cu gestionarea bunurilor - actualizata

3.2. Legislalie secundare

- Ordonanta de urgenta nr.34119.04.2006, privind atribuirea contractelor de achizilie publici,
a contractelor de concesiune de lucriri publice gi a contractelor de concesiune de servicii cu
modificarile si completarile ulterioare- actualizata.
- HG 92512006 privind Normele de aplicare a OUG3412006 actualizata.

3 t38
 Edilia: I

PROCEDURA OPERATIONALA
TIIT
tllT
-E
primirea, pestrarea gi eliberarea
Revizia: 2

UilryITgItA'tA TEIIf,ICA de bunuri din magazia centrald Aprobat de C.A.

OIN CLUI-NAPOCA
SERVICIUL APROVIZIONARE
Data:_.-.2016
PO_APR-03

3.3. Legislaliie terliari

- Regulamentul de organizare si functionare a Serviciului Aprovizionare.

4. DertntTn gt ABREVIERI

4.1. Definilii
Catitate - ansamblul de caracteristici ale unei entitati, care ii confera acesteia aptitudinea de a
satisface necesitati exprimate si implicite ale beneficiarului;

Asigurarea catitatii ansamblul activitatilor planificate si sistematice, implementate in cadrul

-
sistemului calitatii si demonstrate atat cat este necesar, pentru furnizarea increderii
ca cernitele

referitoare la calitate vor fi satisfacute;

Controlut catitatii - tehnici operationale, utilizate pentru satisfacerea conditiilor referitoare la

calitate:

4.2. Abrevieri
Universitate: Universitatea Tehnici din Cluj-Napoca.

Senat: Senatul Universiti[ii Tehnice din Cluj-Napoca.

secretarul instituliei: secretarul gef al Universitdlii Tehnice.

Registratura: Registratura centrala a UTC-N

Anunlare pe cale publici sau pubticare: Procedura oficiald prin care o informatie este adusi la
cunogtinla celor interesali. Aceasta proceduri va putea utiliza pagina web a Universitdtii destinati
intregii comunititi academice.

PAC:-Propunere de angajare a unei cheltuieli.

FF:-Factura fiscala

NJ : -Nota justificativa

NR:-Nota de receptie

CT:-Contract

PAA:-Plan anual de achizitii

SIGA:-Serviciul intern de contractare si achizitii

FT:-Fisa tehnica de produs

4 t38
 Edilia: I

PRocEDURA oernnltoNALA Revizia:2

-E
uil|Yrulclf,llcallllxrc^
SERVICIUL APROVEIONARE
primirea, pistrarea gi eliberarea
de bunuridin magazia centrali Aprobat de C.A.
Data:-.-.2016
PO-APR-03

MV:-Mica valoare

MF:-Mijloc fix

SIpAA:-solicitare de includere in Planul Anual de Achizitii si estimarea valorii contractului

GPV:- Vocabularul comun al achizitiilor publice

R:- Receptie

5. DescntEREA PRocEDURII

5.1. Procedura de primire a bunurilor in magazie

5.1.1. Primirea bunurilorin magazie se face de cdtre angajati avdnd calitatea de
gestionar, conform documentelor justificative care le insotesc, in original 9i anume:

-Factura (anexa 1), avize de insolire a mirfii (anexa 2) bonuri de

cumpirare, pentru bunurile achizilionate de la furnizori, insofite de certificate de garantie
gi calitate, dupd caz;

-procese-verbate, pentru bunurile (produse, materiale) rezultate din

prelucrare sau chitanta/atestat de producator pentru produsele achizilionate de pe piata
liberd de la producdtori (anexa 3)

-Noti de transfer sau bon de predare/trasfer/restituire (anexa 4) pentru

bunurile (materiale, obiecte de Micd Valoare) primite de la alte magazii sau compartimente
din cadrul aceleiagi unitdli.

-Procese-verbale de casare, pentru materialele rezultate din lichidarea

mijloacelor fixe sau obiectelor de inventar de micd valoare.

5.1.2. La primirea bunurilor in magazie, angajatii gestionari controleazd daca

acestea corespund datelor inscrise Tn documentele justificative insotitoare, identifici
eventuale vicii aparente 9i semneazd de primirea bunurilor pe documentele insotitoare,
efectudndu-se receptia faptici cantitativd gi calitativd a bunurilor primite impreund cu

comisia de receptie.

5.1.3 Pentru bunurile intrate Tn Magazia Centrald care sunt sigilate iar beneficarul
opteazd pentru desigilarea lui la sediul beneficiarului, sau in cazul bunurilor de capacitate
mare care necesitd livrare directi la sediul beneficarului, receptia calitativi 9i de punere Tn

5 /38
 Edilia: I

PRocEDU RA oernnll oNALA Revizia: 2

-lt-
primirea, pistrarea 9i eliberarea
uilrvTfFfj$A rrHx|ca de bunuridin magazia centrali Aprobat de C.A.
SERVICIUL APROVIZ(,NARE
Data:-.-.2016
PO_APR-03

funcliune se va face la sediul acestuia fie de cdtre comisia tehnici de specialitate constituitd
de beneficiar, fie de cdtre personalul tehnic al furnizorului care va pune in functiune 9i va
testa bunul respectiv, in situalia in care aceasta reprezinta o clauza a unui contract Tncheiat
intre pd(i.

5.1.4. Bunurile primite in magazie pe baza documentelor justificative insolitoare

trebuie sd corespundd specificaliilor (cantitative gi calitative) prevazute in Figa tehnici de
produs solicitat sau comandd.

5.1.S. Dacdin urma verificdrii nu se constatd nepotriviri calitative sau cantitative

fald de cele indicate in documentele justificative, angajatul gestionar va semna de primire
pe documentul justificativ insotitor (semnituri, datd)'

S.1.6. Tn situafia in care se constatd nepotriviri calitative sau cantitative fati de cele
indicate Tn documentele insofitoare, se intocmegte proces verbal de constatare.

5.1.7.
urmitorul traseu:

- sunt predate zilnic de citre un anagajat al magaziei (prin rotatie) persoanei

anagajate din cadrul Serviciului Aprovizionare care a fost desemnatd de cdtre geful
serviciului pentru executarea solicitdrii beneficiarului, in vederea atagdrii documentelor care
justificd acceptulin vederea achiziliei acesteia (Propunerea de anagajare de cheltuieli; Noti
justificativi de cumpdrare directi; contract de furnizare; alte documente, dupi caz);

- sunt ridicate zilnic de la Serviciul Aprovizionare de cdtre un angajat al

magaziei (prin rotalie) in urma atagirii documentelor de aprobare a achizitiei mentionate

mai sus, in vederea intocmirii scriptice a ,,Notei de receplie";

5.1.8. in funclie de modul de functionare, durata de utilizare gi valoarea produselor

primite in magazie (Fig.1) angajafii gestionari intocmesc scriptic formularul de receplie
distinct pentru fiecare grupd de bunuri gi surse de finanlare, astfel:

a) Se intocmegte ,,Nota de receptie 9i constatare de diferente" pentru

acele bunuri incadrate ca materiale, cu functionare dependenti, durati
de utilizare mai mici de 1 an 9i valoare nedeterminatd (anexa 5);
Tn grupa materiale intrd gi bunurile materialele care au Regim Special de

inseriere gi numerotare (facturi, chitan!e, diplome, certificate, atestate). in

6 /38
 Edi{ia: I

PRocEDURA oeennlloNALA

u lr
lllt
rYHf, |cri?Ira rE H r I cA
primirea, pistrarea 9i eliberarea
de bunuridin magazia centrald
Revizia:2

Aprobat de C.A.
SERVICIUL APROVIZIONARE
Data:-.-.2016
PO APR 03

acest sens se intocmegte ,,Nota de receptie cu mentiunea REGIM

SPECIAL (anexa 6);

b) Se intocmegte ,,Nota de receplie 9i constatare de diferente" pentru

acele bunuri incadrate ca Obiecte de Mici Valoare, cu functionare
independentd, durati de utilizare mai mare de 1 an givaloare mai micd de
2.500 lei, cu mentiunea MICA VALOARE (anexa 7);
c) Se intocmegte ,,Proces-verbal de recepfie a Mijlocului Fix" pentru acele
bunuriincadrate ca Mijloace Fixe, cu funclionare independentd, duratd de
utilizare mai mare de 1 an 9i valoare mai mare de 2.500 lei (anexa 8).
S.1.g Formularul ,,Nota de recepfie gi constatare de diferenfe" (de Materiale, Micil
Valoare) se Tntocmegte in doui exemptare, va fi semnat de cdtre angajatul gestionar al
magaziei care editeazd receplia 9i se predi zilnic la Serviciul Aprovizionare pentru
verifcarea 9i semnarea notei de receplie de cdtre comisia de receplie a bunurilor intrate Tn
magazie.

Exemplarul nr.1 se atageazd de cdtre personalul din cadrul Serviciului

Aprovizionare responsabil cu executarea solicitirii beneficiarului, la documentele
justificative de livrare gi aprobare a achiziliei bunurilor, se inregistreazd 9i se emite
Ordonanlarea de plati in aplicalia electronicd proprie gi se predd zilnic cdtre Serviciul
Financiar-Contabilin vederea efectuirii pldfilor prin virament cdtre furnizori sau a decontdrii
cheltuielilor efectuate in numerar (fondul pietii);

Exemplarul nr.2 este Tnregistrat de citre angajatii gestionari ai Magaziei

Centrale Tn figele de magazie, se predd saptamdnal la Serviciul Aprovizionare pentru
scanare in aplicalia electronicd proprie gi se reTntoarce la Magazia Centrali in vederea
arhivdrii.

Formularul ,,Proces-verbal de receptie a Mijlocului Fix" se intocmegte Tn

trei exemplare gi va fi semnat de citre angajatul gestionar al magaziei care editeazd
recepfia, se predi zilnic la Serviciul Aprovizionare pentru verificarea gi semnarea
Procesului-verbal de receplie a Mijlocului Fix de citre comisia de receplie a bunurilor intrate
in magazie gi la Serviciul Administrativ - Biroul de Evidentn a Mijloacelor Fixe pentru
completarea datelor referitoare la datd Tnregistrare, numdr de inventar, cod clasificare,
norma de amortizare, durata normati de functionare.

7 t38
 Edilia: I

PRocEDURA oeennltot'tRlA Revizia: 2

primirea, pistrarea 9i eliberarea
utrylnslratlA ttlllllcA
OIN CLUJ-NAPOCA
de bunuri din magazia centrali Aprobat de C.A.
SERVICIUL APROVIZIONARE Data:-.-.2016
PO-APR-03

Exemplarul nr.1 se atageazd de cdtre personalul din cadrul Serviciului

Aprovizionare responsabil cu executarea solicitdrii beneficiarului, la documentele
justificative de livrare gi aprobare a achiziliei bunurilor, se inregistreazd 9i se emite
Ordonanlarea de plati in aplicalia electronicd proprie gi se predi zilnic catre Serviciul
Financiar-Contabil in vederea efectudrii pl|tilor citre fu rnizori ;

Exemplarul nr.2 se pdstreazd la Serviciul Administrativ - Biroul de evidenld

a Mijloacelor Fixe;

Exemplarul nr.3. este inregistrat de citre angajalii gestionari ai Magaziei

Centrale in figele de magazie, se predd saptamAnal la Serviciul Aprovizionare
pentru

scanare Tn aplicafia electronici proprie 9i se reintoarce la Magazia Centrald in vederea

arhivirii;

5.1.10.. Arhivarea notelor de receplie se face distinct pentru fiecare categorie de

produse (Materiale, obiecte de Micd valoare, Mijloace Fixe).

5.1.11. inregistrarea notelor de receplie Tn figele de magazie (anexa 9) se face

scriptic pe grupe de materiale gi surse de finantare distincte, prin introducerea urmatoarelor
date (date de intrare):

- Dati recePtie;

- Numdr de recePlie;

- Cantitatea recePtionatd;

- Soldul final (stocul).

5.1.12. de magazie se prezinti trimestrial Serviciului Financiar-

Figele
Contabil in vederea verificdrii concordanlei datelor scriptice existente intre figele de
magazie gi evidenta contabild.

5.1.13. Verificarea va fi confirmatd prin semndtura angajatului contabil

responsabil cu administrarea sursei respective de finantare.

5.1.14. Notele de receptie si Procesul verbal de receptie a mijlocului fix se

intocmesc in format electronic, separat pe surse de finanlare distincte, utilizdnd programul
de gestiune contabila EMSYS 4.O ERP prin WEB conectat la Serviciul Gontabilitate
completdndu-se urmitoarele cdmpuri de date:

I /38
 Edi[ia: I

PRocEDU RA oP ennTloNALA
Revizia: 2
primirea, pistrarea 9i eliberarea
u il |vE ni lcT?]l lA ?trl x I ca de bunuridin magazia centrald Aprobat de C.A.
SERVICIUL APROVIZIONARE
Data:_.-.2016
PO-APR-03

a) Pentru Formularul ,,Nota de receplie 9i constatare de diferente":

- Numdr document (Numir receptie);
- Dati document (Datd recePlie);
- Furnizor (Denumire furnizor);
- Contul de furnizori (din planul de conturi, separat pe sursa de finantare
distinctd)
- Cod document (Denumirea documentului);
- Serie document;
- Numdr document;

functionare

dependent-independent

lista de investitii

dotari independente

Fig.1.

Dati document;
Gestiune (Denumirea gestiunii gi sursa de finanlare)
Pozitie (Nr.crt.)
Artico I (specificalie a rticol/cod a rticol/cont stoc) ;

Unitate document (U.M);

Cantitate document;
Pret furnizor (prel unitar cu TVA)
Valoare furnizor

9 /38
 Edi[ia: I

ltll PRocEDU RA oe ennltoNALA

Revizia: 2
tl!7 primirea, pdstrarea 9i eliberarea
u r |Yr nsllllta tlAll x I cl de bunuridin magazia centrald Aprobat de C.A.
Data:-.-.2016
PO-APR-03

Prefm inregistrat Tn stoc

Valoare Tn stoc
Total receptionat
Total general
Comisia de recePtie
Gestiunea primitoare (data, ora, semnitura)
b) Pentru Formularul ,,Proces-verbat de receptie a Miilocului Fix":
Unitatea;
Numdr de ordine document (Numir receptie);
Datd document (Datd recePlie);
Furnizor (Denumire funizor) ;

Numir facturi;
Denumirea mijlocului fix;
Numir bucdti;
Valoare de inventar/bucatd ;

Caracteristici (tehnice) ;

Anexe;
Data inregistrdrii;
Numdr de inventar;
Cod de clasificare;
Norma de amortizare;
Durata normati (de func[ionare);
Comisia de receptie (nume, prenume);
Numir/datd Propunere de angajare de cheltuieli
Nume, prenume gesationar;
Nume, prenume subgestiune
Pe formularul ,, Proces-verbal de receptie a Mijlocului Fix" vor fi trecute detaliat
produsele care fac obiectul receptiei cu toate componentele. anexele si
caracteristici le acestora.

5.1.15. Formularele: ,,Nota de receptie gi constatare de diferente" gi

Proces-verbal de receptie a Mijlocului Fix" sunt Tnregistrate la rubrica ,,Numdr document"

10 /38
 Edi[ia: I
5E PRocEDURA opeRnTtorunlA
rllt
rllt primirea, pistrarea gi eliberarea
Revizia 2
!rlt
u il ryt ntrctallAP'11 ll lr I ci de bunuri din magazia centrald Aprobat de C.A.
Data:_.-.2016
PO-APR-03

gi ,,Data" Tntr-un registru de evidenld la Magazia Centrali a universitatii in vederea evitdrii

situaliilor de duplicare a numerelor de Tnregistrare in evidenla contabild.

5.2. Procedura de pistrare a bunurilorin magazie

5.2.1. in urma finalizdrii recepliei bunurilor intrate in magazie, se procedeaze la

depozitarea acestora Tn incinta Depozitului Magaziei Centrale, asigur6ndu-se condilii

optime de pdstrare 9i siguranld in vederea asigurdrii integritSlii acestora pdni la

eliberarea lor cdtre beneficiari.

5.2.2. in acest scop, sunt asigurate conditiile necesare pentru a preveni sustragerea
gi, degradarea bunurilor, pentru pistrarea lor conform prescriptiilor tehnice 9i celor
igienico-sanitare.

5.2.3. Se aplicd etichete de identificare pe fiecare produs, conform codului de

produs din figa de magazie, aranjate pe grupe de materiale gi surse de finan[are distincte
pentru o evidenti operativd a bunurilor existente in magazie'

5.2.4. Bunurile care sunt Tncadrate cu regim special (facturi, chitante, etc.) sunt
depozitate in dulapuri metalice prevazut cu lacdt.

5.2.5. Se verifici cel pulin trimestrial concordanta stocului din figelor de magazie cu
stocul existent in magazie, sesizdndu-se Tn scris cu aceastd ocazie, dacd este cazul,
posibile situalii de bunuri fdri migcare, cu migcare lenti, greu vandabile, limite minime
sau maxime de stocuri, etc.;

7.2.6. La sf6rgitul programului de lucru, se verifici instalatiile electrice, se

deconecteazd sistemul informatic Ai se activeazd sistemul de alarmi.

5.3. Procedura de eliberare a bunurilor din magazie

5.3.1. Eliberarea bunurilor din magazie citre beneficiarii care au solicitat achizitia
acestora (decanante, secretariate, catedre, departamente, oficii, compartimente,
servicii), se face pabaza intocmirii urmdtoarelor documente de iegire:

- bon de consum colectiv (anexa 10) pentru eliberarea bunurilor materiale;

se emite de cdtre gestionarul beneficiarului (decanat, secretariat, catedri,
deparatament, compartiment, oficiu, serviciu, etc.) in 2 exemplare (exemplarul nr.1
pentru Birou Contabilitate, exemplarul nr.2 rdmAne la cotor bonier);

11 t38
 Edifia: I
PRocEDU RA opennTtorunlA
Revizia:2
primirea, pdstrarea gi eliberarea
u ]r rYE n5 rcTSjlEA Tl ll x I ci de bunuridin magazia centrali Aprobat de C.A.
Data:_._.2016
PO APR 03

- bon de consum colectiv cu menfiunea REGIM SPECIAL (anexa 11)

pentru eliberarea bunurilor materiale incadrate cu regim special (facturi, chitante,
diplime, certificate, atestate, etc.); se emite de cdtre Serviciul Aprovizionare ?n 3
exemplare (exemplarul nr.1 pentru Birou Contabilitate, exemplarul nr.2 pentru
beneficiar, exemplarul nr.3 rdmdne la cotor bonier);

- bon de consum colectiv cu menliunea MICA VALOARE (anexa 12)

pentru eliberarea bunurilor incadrate ca obiecte de micd valoare; se emite de citre
gestionarii de catedri, gestionarii responsabili cu tehnica de calcul din cadrul serviciilor,
gestionarii de clddiri (pentru decanate, secretariate, oficii, servicii) in 2 exemplare
(exempfarul nr.1 pentru Birou Contabilitate, exemplarul nr.2 rimdne la cotor bonier);

-bon de predare, trasfer, restituire cu mentiunea PREDARE/

TRANSFER/RESTITUIRE (anexa 4) pentru predarea, transferulsau restituirea bunurilor
materiale sau obiectelor de micd valoare intre gestiuni. Se emite in 3 exemplare
(exemplarul nr.1 pentru Biroul Contabilitate, exemplarul nr.2 pentru gestionarul primitor,
exemplarul nr.3 rdm6ne la cotor bonier pentru gestionarul preddtor);

- bon de migcare a mijloacelor fixe (anexa 13) pentru eliberarea bunurilor

Tncadrate ca mijloace fixe; se emite de cdtre angajatul responsabil cu evidenta
Mijloacelor Fixe din cadrul Serviciului Administrativ-Birou Evidenta Mijloacelor Fixe in 4
exemplare (exemplarul nr.1 pentru Birou Contabilitate, exemplarul nr.2 pentru
gestionarul Magaziei Centrale, exemplarul nr.3 pentru beneficiar, exemplarul nr.4
rimdne la cotor bonier);

- avtz de insolire a mdrfii (anexa 2) pentru eliberarea-expedierea cdtre

beneficiari externi a bunurilor
materiale rezultate din casarea mijloacelor fixe 9i a
obiectelor de micd valoare; se emite de cdtre gestionarul Magaziei Centrale UTC-N Tn 3
exemplare (exemplarul nr.1 pentru beneficiarul extern, exemplarul nr.2 pentru Birou
Contabilitate, exemplarul nr.3 rdmdne la cotor bloc aviz de insotire a mdrfii).

5.3.2. Documenetele de iegire a bunurilor din magazie se intocmesc conform datelor

Tnscrise in documentele de intrare (facturi), prin completarea urmdtoarelor date:

a) Pentru Formularul ,,bon de consum colectiv" (anexa 10,11,121:

12 t38
 Editia: I

rtlr PRocEDURA onennlrolrrRr-A

primirea, pistrarea 9i eliberarea
Revizia:2
ufl|Yrnsyfjra rrHxrca de bunuridin magazia centrali
Aprobat de C.A.
Data:_._.2016
PO APR 03

- Unitatea (Denumire beneficiar:catedra,serviciu,birou,etc.); Este

completat de citre beneficiar;
- Numir/Datd document. Este completat de Magazia Gentrald;
- Denumirea materialelor (inclusiv sortiment, marca, profil, dimensiune).
Este completat de cdtre benenficar;
- Cantitatea necesard. Este completat de cdtre beneficiar;
- Unitatea de misure (U/M). Este completat de cdtre beneficiar;
- Cod. Este completat de Magazia Centrali din figele de magazie;
- Semnitura $ef compartiment (persoana din partea beneficiarului in
drept sd semneze sau sd vizeze documentele de eliberare a bunurilor
din magazie);
- Pret unitar gi valoare (lei). Este completat de cdtre Birou Contabilitate
numai pe exemplarul nr.1 dupd Tnregistrarea Tn evidentele contabile;
- Semndtura Gestionar preditor din partea Magaziei Centrale;
- Semndtura Gestionarului primitor din partea beneficiarului;
- Viza responsabilului cu execulia achizitiei din partea Serviciului
Aprovizionare (cu menlionarea in scris a urmitoarelor date: sursa de
finanlare aprobati in vederea achizitiei; numdr/datd Propunere de
angajare de cheltuieli, furnizor si nr. factura)
b) Pentru Formularul ,,bon de predare, trasfer, restituire" (anexa 4):
- Unitatea preddtoare (Denumire catedrd, serviciu, birou, etc.);
- Numdr/Datd document. Este completat de Magazia Centrali;
- Denumirea valorilor materialelor (inclusiv sortiment, marci, profil,
dimensiune). Este completat de citre unitatea preddtoare;
- Cod. Este completat de Magazia Centrald din figele de magazie in cazul
bunurilor predate, trasferate sau restituite din gestiunea Magaziei
Centrale sau este completat de Biroul Contabilitate in cazul bunurilor
predate, trasferate, restituite Tntre alte gestiuni;
- Unitatea de mdsurd (u/M). Este completat de cdtre unitatea
preddtoare;
- cantitatea efectivi. Este completat de citre unitatea preddtoare;

13 /38
 Editia: I
PRocEDURA oeennloruRlA
Revizia: 2
primirea, pistrarea si eliberarea
u ]lrytnglc?Alta ?EH t I cA de bunuri din magazia centrali
Aprobat de C.A.
Data:_._.2016
PO-APR-03

- Pret unitar gi valoare (lei). Este completat de cdtre Birou Gontabilitate

numai pe exemplarul nr.1 dupd inregistrarea in evidentele contabil
- Semndtura Gestionar preddtor din partea Magaziei Centrale sau din
partea altei gestiuni preditoare;
- Semndtura Gestionarului primitor din partea beneficiarului primitor.
c) Pentru formularul ,,bon de migcare a mijloacelor fixe" (anexa 13):
- Unitatea. Este completat de citre Biroul de Evidenli a Mijloacelor Fixe;
- Numir document. Este completat de cdtre Biroul de Evidentd a
Mijloacelor Fixe;
- Data eliberdrii. Este completat de cdtre Biroulde Evidenld a Mijloacelor
Fixe;
- Denumirea mijlocului fix gi caracteristici tehnice. Este completat de
citre Biroulde Evidenfi a Mijloacelor Fixe;
- Numdrul de inventar. Este completat de cdtre Biroul de Evidenld a
Mijloacelor Fixe prin alocarea unui numir Tnregistrat in registrul de
evidenti a Mijloacelor Fixe;
- Buc. Este completat de citre Biroul de Evidenld a Mijloacelor Fixe;
- Data ddrii Tn folosintd. Este completat de cdtre Biroul Contabilitate
numai pe exemplarul nr.1 care ajunge in contabilitate;
- Amortizarea pdnd la trasfer. Este completat de citre Biroul
Contabilitate numai pe exemplarul nr.1 care ajunge Tn contabilitate;
- Valoarea de inventar. Este completat de citre Biroul Contabilitate
numai pe exemplarul nr.1 care ajunge in contabilitate;
- Semnitura gestionar preddtor, din partea Magaziei Centrale;
- Semnitura gestionar primitor, din partea beneficiarului.
5.3.3. La primirea bunurilor din Magazia Centrali, gestionarii din partea beneficiarilor
vor primi de asemenea 9i Certificatele de calitate gi garanfie care Tnsotesc marfa, dupd
caz. Tn situalia in care aceste certificate lipsesc dintr-un motiv sau altul, eliberarea
bunurilor respective din magazie se amdnd pdni la data primirii acestora.

5.3.4. Certificatul de calitate gi garanfie pentru bunurile achizilionate vor fi pistrate

la beneficiar pe toatd durata garanfiei.

14 t38
 Edilia: I

.lt. PRocEDURA oeennlorunlA

tltr Revizia:2
!tt7 primirea, pdstrarea 9i eliberarea
u ll lYtISIc?At tA tI H f, I Ci de bunuridin magazia centrald
Aprobat de C.A.

PO-APR-03
Data: .2016

5.3.5. in situafia defectdrii bunurilor Tn perioada de garanfie, gestionarii beneficiari

vor lua legitura cu furnizoriiin vederea reparerii sau inlocuirii bunurilor.

5.3.6. Bonurile de eliberare a bunurilor din magazie (exemplarul nr.l) sunt predate
de cdtre angajatii gestionari ai Magaziei Centrale la Serviciul Financiar-Contabil de
doui ori pe luni sau ori de cite ori este nevoie dar nu mai tiirziu de data de 10 a
lunii urmitoare, in vederea ?nregistrdrii operative Tn evidenta contabild.

6. RespoNSABrLrrATl

6.1. La magazia centrala gestiunea este colectiva. Fiecare gestionarlmagaziner din

cadrul Magaziei Centrale raspunde de primirea , pastrarea si eliberarea din magazie
a bunurilor.

7. FonmuLARE

. Factura
o Aviz de insolire a mirfii
r Borderou de achizilie (de la producitori individuali)
. Bon de predare, transfer, restituire
o Notd de recepfie gi constatare de diferente
. Noti de recepfie 9i constatare de diferente cu men[iunea REGIM SPECIAL
o Noti de recep[ie gi constatare de diferenle cu menliunea MICA VALOARE
o Proces-verbalde receptie a Mijlocului Fix
. Figd de magazie
. Bon de consum (colectiv)
. Bon de consum (colectiv) cu menliunea MICA VALOARE
. Bon de consum (colectiv) cu mentiunea REGIM SPECIAL
o Bon de migcare a mijloacelor fixe

8. ir.rnecrsrRARl
o Evidenta editiilor 9i a reviziilor
. Evidenta modificirilorprocedurii
o Lista de difuzare
r Lista procedurilor / instruc[iunilor compartimentului

15 /38
 Edifia: I
PRocEDURA opennTrorunlA
ITIT
!l!7 primirea, pistrarea gi eliberarea Revizia:2
uilry:nStfAftAPrtHr|tca de bunuridin magazia centralS
Aprobat de C.A.
PO_APR-03
Data:_._.2016

o Manualulprocedurilor

o Factura
. Aviz de insolire a marfii
r Borderou de achizilie (de la producitori individuali)
o Bon de predare, transfer, restituire
o Notd de receptie gi constatare de diferente
o Noti de receplie 9i constatare de diferente cu menliunea REGIM SPECIAL
o Notd de receplie gi constatare de diferen[e cu menfiunea MICA VALOARE
o Proces-verbalde receplie a Mijlocului Fix
. Figi de magazie
. Bon de consum (colectiv)
. Bon de consum (colectiv) cu menfiunea MICA VALOARE
o Bon de consum (colectiv) cu men[iunea REGIM SPECIAL
. Bon de migcare a mijloacelor fixe

9. Aruexe

. Factura, PO_APR_03_A.01;
o Aviz de insotire a mdrfii, PO_APR_03_A.02;
o Borderou de achizilie (de la producitori individuali), PO_APR_03_A.02'
. Bon de predare, transfer, restituire, PO_APR_03_A.04;
o Noti de recep[ie gi constatare de diferenle, PO_APR_03_A.05'
o Noti de receplie gi constatare de diferente cu mentiunea REGIM SPECIAL,
PO_APR_O3_A.06;
o Notd de recepfie 9i constatare de diferenle cu menliunea MICA VALOARE,
PO_APR_03_A.07;
r Proces-verbal de receptie a Mijlocului Fix, PO_APR_03_A.08;
. Figi de magazie, PO_APR_O3_A.09'
. Bon de consum (colectiv), PO_APR_O3_A.10;
. Bon de consum (colectiv) cu menliunea MICA VALOARE, pO_ApR_o3_A.11;
. Bon de consum (colectiv) cu menliunea REGIM SPECIAL, PO_APR_03_A.i2;
. Bon de migcare a mijloacelor fixe, PO_APR_O3_A.13;
. Diagrama flux, PO_APR_O3_A.14;
o Lista de difuzare, PO APR 03 A.15.

16 /38
 Edilia: I
PRocEDU RA oeennlrorunlA
rttr
-ll-

primirea, pdstrarea si eliberarea Revizia:2

u lt tvt13ltatta rtH xtci de bunuri din magazia centrald
Aprobat de C.A.
PO APR 03 Data: .2016

PO_APR_o3_A.01

I
I
i
l:;

a
ii
)(g
1e ir (o
,(o iF
o5 ^=:-^
:$ o
uuf
CL *o
ip FE g E^
:i
fz.
J
3:88
= ,oy

(]
o
-'] =3)
F 'F -ts
,6
Eb
eq)

d
& @
-l
F. c :
: :l:l
U c) ; ':l : :l

a(t (u :l
IL ;f d;l
t
(U
:: :l
:l
:l
(1)
N
o) ::i
::i
c '
:
il.l
c
(.)
:: :l:l
{, (l):l ,(D
i ;l
(I' : .l
G Xd)
-C) a)) :: .l3l:i
=
6 tI, (t
= (c
(D
u

; a.E a €
;
(D
otr oFl
d
<n B? g g bs
E
(E
(t:
AZ m ul
661
pal
r-l r i

td E
F t!
c
& {f
U l*.=
s iu;f$g$$f$ it !- F II'or a=
tr 2i
jq
i (J) ; sFE $c 5E;
jFqs
L)
I
Q rt"e
t__..

17 t38
 Editia: I
rltr PRocEDU RA oeennlrorunrA
rrl7
IIII
primirea, pdstrarea 9i eliberarea Revizia:2
ul.rytnSrcttatIA flHxtca de bunuri din magazia centrald
Aprobat de C.A.
PO-APR-03
Data: .2016

PO_APR_o3_A.02

a
!t
I
i
*
I
I

9s'=
.=E_=
Ege
=;r:

18 /38
 Edi{ia:
-tt-
rrlr
PRocEDURA oeennlorunlA
Revizia:2
I

primirea, pistrarea si eliberarea

uilNtngq?jltattrxrci de bunuri din magazia centrali
Aprobat de C.A.
PO APR 03
Data: .2016

PO_APR_o3_A.03

N
o
o

E
o
a

ul :;
n 'B
F5

IE
Y :d :;-
H3€i3
=
P iE
u, :q
O :o
Hss

3
z
J

zF
<=
=- o
N
9r> a
59 0s
E6@PE
o

aiSt=
-:AYe
o
a
TdE?X
2;-. 1'.
>ta<16tr

19 /38
 Editia: I
:E
IIII PROCEDU RA OPERATTONALA
rltl
primirea, pestrarea 9i eliberarea Revizia: 2
u 1r rvr Rrrclf,IEA r: lt x I ci de bunuri din magazia centrali
Aprobat de C.A.
PO APR 03
Data: .2016

PO APR 03 A.O4

20 t38
 Editia: I
PRocEDURA oeennlror'rRtA
ITII Revizia:2
primirea, pdstrarea 9i eliberarea
uilrytnstc?Atta ?tlmtca de bunuri din magazia centrali
Aprobat de C.A.
PO-APR-03 Data: .2016

PO_APR_03_A.05

. I
9l
--9
E8
riE FC
= t3
B6S
F i!
3=
ie
ro
Ea
.s 8

e
- E
8.
-q6
E
3g ;
^S E& i
9<
3

oa d
d
9..
8: 38
49
J:

;Q!
o;.,E
i :5i
3 ;dS
:
EE d-8 8. *
c PE
gE
t aF
= f
P d= t8 6,
; 5 9? g8
i r
i"E
E8
*
I

(EU "f
i,:
;
I
>- rr 6
5.-:?9 f,=3 - ;
loF
8 9
-o-zdk
fi.,- -24 e;
:
i Egs
66:... i:e= 5
E-

EiET 2x e
424 ts
fleH
=9tr=

21 t38
 Edifia: I
rrl- PROCEDU RA OeennlrONALA
Revizia:2
rrlT primirea, pdstrarea gi eliberarea
u"t"*,"t*rtHxlca de bunuridin magazia centrali
Aprobat de C.A.
PO_APR_03
Data: .2016

PO_APR_o3_A.06

P8
6A

6
P

9I
d9 =l
:lt rl
cl

sE8

:-o
d
6
E

-; -I
A.- I
o<k
I
6A
I

*:l
tst
:E
d9

L
2 ?
i-d
ut
4Z

t 5 *n
-o
{
'8f
,6 g..jg 8
t'
ot rli h A
i
I

<P<vt-.5 i
9E? 27:2

22 t38
 Editia: I
PRocEDURA oeennllol.tRlA
Itlr
-E
!ltt Revizia:2
primirea, pdstrarea gi eliberarea
U II IY:T5I?ATEA TE H XICA de bunuridin magazia centrald
Aprobat de C.A.
PO-APR_03
Data:_._.2016

PO_APR_o3_A.07

?8

98 t
a

*
a
;;
al

8FE

E.
J
I
I
<d
_: ; 6
k
F
o<? n I
f9 --i
Fr q 68
aJ 6
4
!ro ;

da
d?
3 38

I 9..8
ZEgF E
t z
ru6z

aa.
8. o
AE
; I HP
6C
,
co9<c<
aa E
E
i 6
.OE:Eg
466 I <; ;
8
3fi:.. :H3
-<EO<aF
zL)
e4P1
FUhto60
4!5
e 8:

23 t38
 Edifia: I
PRocEDURA oeennlorunlA
-t Revizia:2
rrlT primirea, pdstrarea 9i eliberarea
uilryrnsrrrrtAJjt^xxrca de bunuri din magazia centrali Aprobat de C.A.

PO-APR-03
Data: .2016

PO APR 03 A.O8

PROCES VERBAL DE RECPTTE A MTJLOCULUT FtX

Num5r rlocrrment ' dala' Furnizor' ctF.

Comisia de receplie conform aproberii nr. Din am procedat la receptia

mijlocului fix furnizat de

sc... crF:
Nr.factura :

Miilocul fix si caracteristici tehniee'

Anexe:
Comisia de recepfie

Numele gi prenumele Semnitura Numele gi prenumele

Semndtura

. lei

Durata normati : .

Primit in gestiune :

24 t38
 Editia: I
rtlt PRocEDURA oeennlrorunr_A
IIIT
-E Revizia: 2
primirea, pdstrarea si eliberarea
u lt ryEngttAtta xt ca de bunuridin magazia centrali
'EAH Aprobat de C.A.
PO-APR-03
Data:_._.2016

PO APR 03 A.O9

lPasine
UNIVERSITATEA TEHNICA
DIN CLUJ.NAPOCA HgA DE MAG ff]IE
Magazia Materialul {p(odusul), sorl, calilatea,
marca, protilul, dimensiunea

U/M Prel
unilar

Documenl )ata gi semn

Oata NumEr Felul lntriri lesiri Stoc de control

- Factur6, etc. cod 14-3-8

noti de recepfie, bon consum, bon restituire

25 t38
 Edilia: I
5E
IITI PROCEDURA OPERATTONALA
Revizia:2
primirea, pastrarea 9i eliberarea
uilrytngrcrfrEA rrHxrci de bunuridin magazia centrald
Aprobat de C.A.

PO-APR-03
Data: .2016

PO_APR_A.10

UNITATEA UTC.N Produs, lucrare (comanda)

Beneficiar
BON DE CONSUM
Numdr Data Cod Cod Nr.
(coLEcT|v)

document predator primitor comanda

Tiua Luna Anul Cod produs

Nr. Denumirea materialelor Cont Cantitatea Cod U Canti- PreI Valoare

crt tatea
(inclusiv Debitor Creditor necesari Unit.

M elibe-
Sort, marci, profil, dimensiune)
rata

Data gi semnatura Sef compartiment Gestionar Primitor

26 t38
 Editia: I
PRocEDURA oPERATIorunlA
rtlt Revizia 2
!ta 7 primirea, pistrarea gi eliberarea
uil|YrntttAtra rtr|xrca de bunuri din magazia centrali Aprobat de C.A.
Data:_._.2016
PO APR 03

PO_APR_A.11

UNITATEA UTC.N Produs, lucrare (comanda)

Beneficiar .........
BON DE CONSUM
MICA VALOARE
(coLEcav)
Numer Data Cod Cod Nr.

document predator primitor comanda

Ziua Luna Anul Cod produs

Nr. Denumirea materialelor Cont Cantitatea Cod U Canti- Pre! Valoare

crt tatea
(inclusiv Debitor Creditor necesard Unit,

M elibe-
Sort, marci, profil, dimensiune)
rata

ta 5i semnatura Sef compartiment Gestionar Primitor

27 t38
 Editia: I
PRocEDURA opennloNnlA
Revizia:2
tllT primirea, pdstrarea gi eliberarea
u 1{ tvttsrct talJA ?t H f, I Ca de bunuridin magazia centrali Aprobat de C.A.
Data:_._.2O16
PO APR 03

PO_APR_A.12

UNITATEA UTC-N Produs, lucrare (comanda)

Beneficiar ......... BON DE CONSUM

REGIM SPECIAL
(coLEcnv)
Num;r Data Cod Cod Nr.

document predator primitol comancla

ztua Luna Anul Cod produs

Nr. Denumirea materialelor Cont Cantitatea Cod U Canti- Pret Valoare

crt tatea
(inclusiv Debitor Creditor necesard Unit.

M elibe-
Sort, marci, profil, dimensiune)
rata

Data si semnatura Sef compartiment Gestionar Primitor

28 t38
 Editia: I
PRocEDURA oeennltounlA
llrl
rltt
tltT primirea, pistrarea gi eliberarea
Revizia:2
u lt tvtf,lrc?Afl aP't : H ll I cA de bunuri din magazia centrali Aprobat de C.A.

PO_APR_03
Data: .2016

PO APR A.13

'l
..Ban db 1lritcore ti rnlil&celor fix3i
Doto €llbard:rll Cont cont
oP.P.A.D. Cod Cod cr€bltor cr€dltor Na.poz.
I o*".R?^, Zucrl Lur|crl Anul . pred6tor I erlmttor
2 ,4t5t6 7 a 9 Iff

t r r r I r. I r | | rlrli I | | | | I I t | | l | 'l tlttl ttttt

Subserrrnollldln porteo 9l din
porfeq ori-l procedcrt lcr pr€ 'doreo (prlrnlreo)
rntloocelor flx6 lrr boz(: qin -......-
Nr- | Denumtr€o mlrtocutut ftx I ae I rh l- p6n6 to
T--_-l
I guc. --.---
Voloor€o
I
crt. I tl c(Jrocierlstlcl tefrnlce I tnwentor I ro|odnta I tronstei I I
de lhventcrr
-

Num6rul Doto d6ril Amodzoreq - Volooreo

Nr. Denumireo mijloculu! flx d6 'ih poriif-ro Buc.
crt, 9i coroclerisfici tehnlce lnventor foloalnt6 trortsJ€r. -
delnventqr

UNITATEA PREDATOARE APROBAT

Numele si prenumele Semndturo 'Dato Sernndturo-

UNITATEA PRIMITOARE Control finonclor preventM

Numele glprenumele Semn6turo Doto Semn6furq

29 t38
 Edilia: I

rttt PRocEDURA oeennltoNRt-A

u
tilt
r ryrrSrcTr?Irl H r r ci
primirea, pdstrarea 9i eliberarea
de bunuridin magazia centrali
Revizia: 2

o?t Aprobat de C.A.

Data:_._.2016
PO-APR-03

PO-APR-A.1 4

Procedura internd de primire,

pistrare gi eliberare a bunurilor din
Magazia Centrald

Editia: I

Se aplici de la pct.5.1.-5.3.

Ptocedura de primirea a bunurilor in Se aplica de la

pct.
Magazia Centrald
5.1.1.-5.1.14

Procedura de pistrare a bunurilor ?n

Magazia Centrald Se aplica de la

pct.

5.2.1.-5.2.6.

Ptaner{r ra da aliharara a hr rnr rrilnr

Se aplica de la pct.
din Maga; ia l^an*ral8
5.3.{.-5.3.6.

30 /38
 ITII PROCEDURA OPERATIONALA
rllt
llt7 primirea, pestrarea gi eliberarea
uiltvtn3ttAttl ttHfltca
DIN CLUJ-NAPOCA de bunuridin magazia centrald
SERVICIUL APROVIZIONARE
5.1.1.Primirea bunurilor in
-Angajatii Magaziei Centrale
magazie pe baza
avdnd calitatea de gestionari
documentelor justificative
insotitoare
-Angaja[ii Magaziei Centrale
5. 1Receptia fapticd
.2.
(cantitativd 9i catitativi) a av6nd calitatea de gestionari
bunurilor primite impreuni cu Comisia de
receptie
5.1 .3.Situalii specifice de
-Angajalii Magaziei Centrale
receptie la sediul beneficiarului av6nd calitatea de gestionari
9i comisia de receplie
impreuni cu Comisia
tehnici de specialitate din
partea beneficiarului sau
personalultehnic de
speciaitate din partea
furnizorului
Aprobat de C.A.
Data:_._.2016
-Factura -Angajatii Magaziei
-Aviz de insotirea a mirfii; Centrale avAnd calitatea
-Bonuri de cumpdrare; de gestionari
-Proces-verbal (de casare,
prelucrare);
-Borderou de achizitie,
-Noti de trasnfer;
- Bon de predare/transfer/
restituire;
Se
-Certificat de garanlie,
aplica calitate gi conformitate
de la
care pot si insofeascd
Procedur
factura
ade pct.
primire a -Pe baza documentelor
5.1.1.- care inso[esc bunurile;
-Angajatii Magaziei
bunurilor Centrale avAnd calitatea
5.1 .15
de gestionari impreuni cu
in Comisia de receplie
Magazia
-Pe baza documentelor -Angajalii gestionari ai
Centrald care insotesc bunurile; Magaziei Centrale 9i
-Proces-verbal de punere
comisia de receptie
in func[iune impreuni cu Comisia
tehnicd de specialitate din
partea beneficiarului sau
personalultehnic de
specialitate din partea
furnizorului
31 /38

u lr
5.1.6.lntocmire document in
situatia in care se constati
nepotriviri cantitative sau calitative
fati de cete indicate in
documentele insotitoare
5. 1 .T.Traseul documentelor care
Insotesc marfa la gide la Serviciul
Aprovizionare pentru atagarea
documentelor de aprobaie a
achizi!iei
5.1 8. Receptia scriptici a bunurilor
primite in Magazie, distincte
pentru fiecare categorie de
produse 9i surse de finanlare
5. l.9.Verificarea
9i semnarea
receptiei scriptice emise de
Magazia Centrali
5.'1.1f . inregistrarea scriptici a
receptiilor in figele de magazie pe
grupe de produse gi surse de
finantare distincte
-F
tllT
tvtnttrArrl ttH rtci
DIN CTUJ.NAPOCA
SERVICIUL APROVtrIONARE
-Angajatii Magaziei Centrale
avdnd calitatea de gestionari
impreund cu Comisia de
receptie
-Angajafii Magaziei Centrale
avind calitatea de gestionari
-Angajafii Magaziei Centrate
avdnd calitatea de gestionari
-Angajatii Magaziei Centrate
avdnd calitatea de gestionari
impreuni cu Comisia de
receptie
-Angajafii Magaziei Centrate
avdnd calitatea de gestionari
Edi{ia: I
PROCEDURA OPERATTONALA
prim irea, pestrarea
9i eliberarea
Revizia: 2
de bunuri din magazia centrali
Aprobat de C.A.
PO-APR-03 Data:_._.2016
-Proces-verbal de constatare -Angajalii Magaziei Centrale
avAnd calitatea de gestionari
impreund cu Comisia de
receptie
Atasarea la Facturd:
- Propunere de angajare -Traseul este efectuat de
de cheltuieli; cdtre angajatii Magaziei
-Noti justificativd de Centrale:
Cumpirare Directd; -Atagarea documentelor la
-Contract de furnizare: facturd se face de citre
-Comandi anagajatii Serviciului
Aprovizionare
-Notd de receplie gicostatare
de diferente (materiale, Mici
Valoare); -Angajatii Magaziei Centrale
-Proces-verbal de receplie a av6nd calitatea de gestionari
Mijlocului Fix;
-Noti de receptie gicostatare
de diferente (materiale, Mici -Angajatul Magaziei Centrale
Valoare); care a emis receptia;
-Proces-verbal de receptie a -Membrii comisiei de receplie
Mijlocului Fix;
-Angajalii Magaziei Centrale
-Fi9a de magazie avind calitatea de gestionari
32t38

uft|vtnstrArlA
5.'l.l2.Prezentarea trimestriald a
figelor de magazie pentru control
la Serviciul Financiar-Contabil
5. 1. 1 3.Verificarea Figelor de
Magazie de citre Serviciul
Financiar-Contabil
5. 5.inregistrarea recepliilor
1.1
lntr-un Registru de evidentd
(Numir/Datd)
5. 1. 1 O.Arhivarea notelor de
recepfie distinct pe fiecare
categorie de bunuri
5.2.1. Manevrarea gi depozitarea
bunurilor primite in Magazia
Centrali
5.2.3. Etichetarea bunurilor primite
in Magazia Centrali, conform cod
produs din figa de magazie, pe
grupe de materiale 9i surse de
finantare distincte
5.2.2.Asigurare condilii de
prevenire a sustragerii gi
degradirii bunurilor, a pistririi
bunurilor conf. prescripfiilor
tehnice sicelor ioieni
-F
tl!7
ttHiltci
DIN CLUJ.NAPOCA
SERVICIUL APROVtzlONARE
- Angajatii Magaziei Centrale
avSnd calitatea de gestionari
-Responsabilul contabil cu
adm inistrarea sursei respective
de finanfare
-Angajalii Magaziei Centrale
avdnd calitatea de gestionari
-Angajatii Magaziei Centrale
avind calitatea de gestionari
-Angajatii Magaziei Centrale
avAnd calitatea de gestionari
-Angajalii Magaziei Centrate
avdnd calitatea de gestionari
-Angajatii Magaziei Centrale
avdnd calitatea de gestionari
PRocEDURA oeennlr oNntA
primirea, pistrarea gi eliberarea
de bunuridin magazia centrald
Aprobat de C.A.
Data:_._.2016
-Figa de magazie -Angajatii Magaziei Centrale
avind calitatea de gestionari
-Responsabilul contabil cu
administrarea sursei
-Figa de magazie respective de finanlare
-Angajatii Magaziei Centrale
avdnd calitatea de gestionari
-Registru de evidentd a
Notelor de receptie
-Angajalii Magaziei Centrale
avAnd calitatea de gestionari
Se
-Dosare distincte pentru
Procedur -Angajafii Magaziei Centrale
aplica fiecare categorie de bunuri
ade (Materiale, Mici Valoare,
av6nd calitatea de gestionari
pistrare de la Mijloace Fixe)
a -Angajatii Magaziei Centrate
pct.
bunurilor avdnd calitatea de gestionari
in
5.2.1.-
Magazia
Centrali 5.2.6.
-Angajafii Magaziei Centrale
avdnd calitatea de gestionari
33/38
 Editia: I
=:IE
IITI PRocEDURA oeennlrollnm
rrlt
!llt primirea, pdstrarea si eliberarea Revizia: 2
u x rvlTf rclf,I tA
or
cH il I ci de bunuri din magazia centrali
Aprobat de C.A.
SERVICIUL APROVIZIONARE

PO APR 03
Data: .2016

Ce face? Cine face? Cum face? Documente Responsabil

5.2.4.Asigurarea depozitirii -Angajafii Magaziei Centrale -Angajafii Magaziei Centrale

speciale actelor cu Regim Special avind calitatea de gestionari avAnd calitatea de gestionari
5.2.5.Verificarea cel pulin -Angajatii Magaziei Centrale
trimestriald a concordanfei avind calitatea de gestionari
stoculuidin figele de magazie -Angajatii Magaziei Centrale
Cu cel existent 9i sesizarea av€nd calitatea de gestionari
situaliilor de bunuri firi migcare,
cu migcare lenti, greu
vandabile, limitele minime gi
maxime de stocuri

5.2. 6.Asigurarea verificirii

instalatiilor electrice, a
deconectirii sistem ului informatic -Angajalii Magaziei Centrale -Angajatii Magaziei Centrale
giactivarea sistemului de alarmi avind calitatea de gestionari avind calitatea de gestionari
la sfArgitul programuluide lucru

5.3.1.intocmirea documentelor de
eliberare a bunurilor din Magazia
CentralS -Angajatii beneficiarulu
Proc edrrr -Bon de consum coleciv (de
i
-Angajatii beneficiaru lui avdnd avind calitatea de gestionar;
calitatea de gestionar;
a( le Se materiale), -Serv.Aprovizionare pentru
-Serv.Aprovizionare pentru elibe rfafe apl ica -Bon de consum colectiv cu
bunurile care au Regim
bunurile care au Regim Special; c de la menliunea Mici Valoare;
Special;
-Angajalii gestionari ai Magaziei bunt rrilor p( ;t. -Bon de consum colectiv cu
-Angajafii gestionari ai
Centrale pentru expedieri di n mentiunea Regim Special;
5.3 1.- Magaziei Centrale pentru
externe; Mag azia -Bon de predare, transfer,
expedieri externe;
-Angajatul Serviciului 5.3 .6. restituire;
Cen' lrali -Angajatul Serviciului
Administrativ responsabil cu -Bon de migcare a Mij.Fix;
Administrativ responsabil cu
evidenta Mijloacelor Fixe -Aviz de insotire a mdrfii
evidenta Mijloacelor Fixe

34t38

UilIYINiITAIIA ?tHilICi
Ce face?
5.3.2.Semnarea gi avizarea
documentelor de eliberare a
bunurilor din Magazia Centrali
I Jnregistrarea documentelor
I de eliberare a bunurilor din
Magazia Centrali intr-un registru
(Numdr de inregistrare gi dati)
5.3.3.Eliberararea bunurilor din
Magazia Centrald, pe baza
documentelor de eliberare
intocmite , semnate giavizate
citre beneficiar gi Serv.Aprov.,
impreund cu Certificatele de
garan{ie, calitate, dupi caz
5. 3.4. Pisharea certificatelor
de garantie 9i calitate pentru
bunurile eliberate din Magazia
Centrald
ill- PRocEDURA
primirea, pdstrarea si eliberarea
de bunuridin magazia centrali
DIN CLUJ"NAPOCA
SERVICIUL APROV|ZIONARE
PO_APR-03
Gine face?
-Persoana in drept sd semneze
sau sd vizeze documentele de
eliberare a bunurilor din
Magazia CentralS, din partea
beneficiarului:
-Viza responsabilului cu
execulia achizitiei, din partea
Serv.Aprovizionare;
-Gestionarul preditor, din
partea Magaziei Centrale;
-Gestionarul primitor, din partea
beneficiarului.
-Angajatii Magaziei Centrate
avdnd calitatea de gestionari
-Angajafii Magaziei Centrale
avdnd calitatea de gestionari
-Angajalii beneficiaru lui av6nd
calitatea de gestionari
Edi[ia:
oeenRlrorunlA
Revizia: 2
I
Aprobat de C.A.
Data: .2016
Gum face? Documente
-Bon de consum coleciv (de
materiale);
-Bon de consum colectiv cu
menliunea Mici Valoare;
-Bon de consum colectiv cu
menliunea Regim Special;
-Bon de predare,transfer,
restituire;
-Bon de migcare a Mij.Fix;
-Aviz de inso(ire a mirfii
-Registru de inregistrare a
documentelor de eliberare a
bunurilor din Magazia
Centrali
-Certificate de garantie,
calitate.
Responsabil
-Persoana in drept sd
semneze sau sd vizeze
documentele de eliberare a
bunurilor din Magazaia
CentralS, din partea
beneficiarului;
-Viza responsabilului cu
execu[ia achiziliei, din partea
Serv.Aprovizionare;
-Gestionar ul preddtor, din
partea Magaziei Centrale;
-Gestionarul primitor, din
partea beneficiarului.
-Angajatii Magaziei Centrale
avAnd calitatea de gestionari
-Angajatii Magaziei Centrale
avind calitatea de gestionari
-Angajatii beneficiarulu i
avdnd calitatea de gestionari
35/38
 Editia: I
PROCEDURA OPERATTONALA
=tE primirea, pastrarea gi eliberarea Revizia: 2
u iltv:nsttattl ttltiltci de bunuridin magazia centrali
DIN CIUJ.NAPOCA
SERVICIUL APROV|ZIONARE Aprobat de C.A.
PO_APR-03 Data:_._.2016

7.3.5.Anuntarea furnizorului -Angajafii beneficiarulu i avAnd

in cazul defectirii bunurilor -Certificate de garantie, -Angajalii beneficiarului
calitatea de gestionari
eliberate din Magazia Centrali calitate avdnd calitatea de gestionar
care se afli in garantie

7.3.6.Predarea lunard a bonurilor -Angajalii Magaziei Centrale

de eliberare a bunurilor din -Bon de consum coleciv (de -Angajatii Magaziei Centrale
avdnd calitatea de gestionari
Magazia Centrali la Serviciul materiale); avdnd calitatea de gestionari
Financiar-Contabil -Bon de consum colectiv cu
(termen limitd: data de 10 a menliunea Micd Valoare;
lunii urmitoare) -Bon de consum colectiv cu
mentiunea Regim Special;
Exceptie:Se predau zilnic la -Bon de migcare a Mijlocului
Serviciul Financiar-Contabil: Fix
-Bon de predare, transfer,
restituire:
-Aviz de insolire a mirfii

36/38
 PRocEDURA oeennllorunlA
tllT prim irea, pistrarea $i eliberarea
Uil|YINII?AIIA de bunuridin magazia centrald
OIN CLUJ.NAPOCA
'EililICA
SERVICIUL APROVIZIONARE Aprobat de C.A.
PO APR 03 Data:_._.2016

10. Lrsrn DE DIFUZARE

Nr.
Scopul Difuzare
difuzirii* Gom pa rtimenUFacultate/Departam ent

1 informare Rectorat

2
informare Prorectorat Management Universitar,studii
Masterale si Doctorale

3
informare Prorectorat Didactic ai probleme
studen[egti

4
informare Prorectorat Cercetare gtiinlifici,
infrastructura informatica si comunicatii
5 informare Prorector Tehnic, Administrare si patrimoniu

6
informare Prorectorat Management, Resurse si
politici Financiare
6 informare Prorector Relatii I nternationale
8 informare Facultatea Arhitectura gi Urbanism
o informare Facunatea de Automatica 9i Calculatoare
10 informare Facuttatea de Gonstructii
11 informare Facultatea de Construclii de Magini

12
informare Facultatea de Electronica, Telecomunica[ii
gi Tehnologia informaliei
13 informare Facultatea de Instalalii
14 informare l-acultatea de lnginerie Electrica
15 informare Facultatea de Mecanica

37 t38
 i*
Edi[ia: I
=lE PROCEDU RA OPERATIONALA
IIIT
rllt
primirea, pestrarea si eliberarea Revizia: 2
UilIYENTITAITA TEHilICi de bunuridin magazia centrald
OIN CI.UJ.NAPOCA
SERVICIUL APROVIZTONARE Aprobat de C.A.
PO-APR-03 Data:_._.2016

Nr.
Scopul
Com partim enUFacultate/Departament Difuzare
difuzirii*

16
informare Facultatea de gtiin[a gi Ingineria
Materialelor
17 informare Departamentul Pentru pregitirea
Personalului Didactic
18
informare lnstitufia Organizatoare de Studii
Universitare de Doctorat
19 informare uepanamentut cte asigurarea calititii
20 informare Oficiul de relatii internalionale
21 informare Directia Financiar-Contabila
22 informare Directia Resurse Umane
23 informare Directia Generala Adm inistrativa
24 informare Directia Tehnico-Administrativa
25 informare Directia Achizitii -Desfacere
26 informare Directia Biblioteca
27 informare Atelierul didactic-mecanic
28 informare Serviciul de paza

38/38