Aprob

PROCEDURA OPERATIONALA
PRIVIND CONSEMNAREA NOTELOR SI
ABSENTELOR IN CATALOG
Cod: PO - 9.6 - 17

Editia 1 Revizia Data

Avizat
Presedinte Comisia de Monitorizare

Verificat
Conducator Compartiment

Elaborat
 Editia: 1
Procedura operationala - Consemnarea Nr de exemplare:
MINISTERUL EDUCATIEI notelor si absentelor in catalog
NATIONALE Revizia:
Liceul Teoretic Tata Nr de exemplare:
Oancea Bocsa Exemplarul nr.: 1
PO - 9.6.17
Pagina: 2 din 13

Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea

editiei sau, dupa caz, a reviziei in cadrul editiei procedurii
documentate
Elemente privind Numele si
Data Semnatura
responsabilii/operatiunea prenumele Functia

1 2 3 4 5
1.1. Elaborat

1.2. Verificat

1.3. Avizat

1.4. Aprobat

Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii

documentate

Data de la care se
Nr. Editia sau, dupa caz, Componenta Modalitatea aplica prevederile
Crt. revizia in cadrul editiei revizuita reviziei editiei sau
reviziei editiei

1 2 3 4

2.1. Editia I

2.2. Revizia 1

2.3. Revizia 2

2.4. Editia a II-a

2.5. Reviza 1

2.6. Revizia 2
 Editia: 1
Procedura operationala - Consemnarea Nr de exemplare:
MINISTERUL EDUCATIEI notelor si absentelor in catalog
NATIONALE Revizia:
Liceul Teoretic Tata Nr de exemplare:
Oancea Bocsa Exemplarul nr.: 1
PO - 9.6.17
Pagina: 3 din 13

Lista cuprinzand persoanele la care se difuzeaza editia sau,

dupa caz, revizia din cadrul editiei procedurii documentate

Ex.
Scopul Departament Functia Nume si prenume Data Semnatura
nr.
difuzarii primirii

1 2 3 4 5 6
7
3.1. Aplicare 1

3.2. Aplicare 2

3.3. Aplicare 3

3.4. Aplicare 4

3.5. Aplicare 5

3.6. Aplicare 6

3.7. Aplicare 7

3.8. Aplicare 8

3.9. Aplicare 9

3.10. Aplicare 10

3.11. Informare 11

3.12. Evidenta 12

3.13. Arhivare 13
 Editia: 1
Procedura operationala - Consemnarea Nr de exemplare:
MINISTERUL EDUCATIEI notelor si absentelor in catalog
NATIONALE Revizia:
Liceul Teoretic Tata Nr de exemplare:
Oancea Bocsa Exemplarul nr.: 1
PO - 9.6.17
Pagina: 4 din 13

1. Scopul procedurii
1.1.
Stabileste modul de realizare a activitatii, compartimentele si persoanele implicate.
1.2.
Da asigurari cu privire la existenta documentatiei adecvate derularii activitatii.
1.3.
Asigura continuitatea activitatii, inclusiv in conditii de fluctuatie a personalului.
1.4.
Sprijina auditul si/sau alte organisme abilitate in actiuni de auditare si/sau control, iar pe
manager, in luarea deciziei.

2. Domeniul de aplicare
2.1. Procedura se aplica in Liceul Teoretic Tata Oancea Bocsa.
 Editia: 1
Procedura operationala - Consemnarea Nr de exemplare:
MINISTERUL EDUCATIEI notelor si absentelor in catalog
NATIONALE Revizia:
Liceul Teoretic Tata Nr de exemplare:
Oancea Bocsa Exemplarul nr.: 1
PO - 9.6.17
Pagina: 5 din 13

3. Documente de referinta
3.1. Reglemantari internationale
- Standardele internationale de management /control intern;
- Standardele ARACIP privind evaluarea unitatilor de invatamant preuniversitar;
- REGULAMENT nr. 679 din 27 aprilie 2016 privind protectia persoanelor fizice in ceea ce priveste
prelucrarea datelor cu caracter personal si privind libera circulatie a acestor date si de abrogare a
Directivei 95/46/CE (Regulamentul general privind protectia datelor).

3.2. Legislatie primara

- Legea nr. 1/2011 a educatiei nationale, cu modificarile si completarile ulterioare;
- Ordinul nr. 5079/2016 pentru aprobarea Regulamentului- cadru de organizare si functionare a
unitatilor de invatamant preunviersitar.

3.3. Legislatie secundara

- Ordin nr. 600/2018 privind aprobarea Codului controlului intern managerial al entitatilor publice;
- Instructiunea nr. 1/2018 privind aplicarea unitara la nivelul unitatilor de invatamant preuniversitar
a Standardului 9 - Proceduri prevazut in Codul controlului intern managerial al entitatilor publice,
aprobat prin Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 600/2018.

3.4. Alte documente, inclusiv reglementari interne ale entitatii publice

- Regulament de organizare si functionare de la Liceul Teoretic Tata Oancea Bocsa;
- Regulament de ordine interioara;
- Ghid pentru realizarea procedurilor de sistem si operationale;
- Proceduri documentate;
- Fise de post;
- Organigrama.
 Editia: 1
Procedura operationala - Consemnarea Nr de exemplare:
MINISTERUL EDUCATIEI notelor si absentelor in catalog
NATIONALE Revizia:
Liceul Teoretic Tata Nr de exemplare:
Oancea Bocsa Exemplarul nr.: 1
PO - 9.6.17
Pagina: 6 din 13

4. Definitii si abrevieri
4.1. Definitii

Nr. Definitia si/sau, daca este cazul, actul care defineste

Termenul
Crt. termenul
Autoritate publica, institutie publica, companie/societate nationala, regie
1. Entitate publica autonoma, societate la care statul sau o unitate administrativ-teritoriala
este actionar majoritar, cu personalitate juridica, care
utilizeaza/administreaza fonduri publice si/sau patrimoniu public.
Directie Generala, Directie, Departament, Serviciu, Birou, Comisii,
2. Compartiment inclusiv institutie fara personalitate juridica aflata in subordinea,
coordonarea sau sub autoritatea entitatii.
Conducator
3. Director General, Director, sef Departament, sef Serviciu, sef Birou.
compartiment
Modul specific de realizare a unei activitati sau a unui proces, editat pe
Procedura
4. suport de hartie sau in format electronic; procedurile documentate pot fi
documentata
proceduri de sistem si proceduri operationale.
Descrie un proces sau o activitate care se desfasoara la nivelul entitatii
Procedura de sistem
5. publice aplicabil (aplicabila) majoritatii sau tuturor compartimentelor
(procedura generala)
dintr-o entitate publica.
Procedura Procedura care descrie un proces sau o activitate care se desfasoara la
6. operationala nivelul unuia sau mai multor compartimente dintr-o entitate, fara
(procedura de lucru) aplicabilitate la nivelul intregii entitati publice.
Forma actuala a procedurii; editia unei proceduri se modifica atunci
7. Editie procedura cand deja au fost realizate 3 revizii ale respectivei proceduri sau atunci
cand modificarile din structura procedurii depasesc 50% din continutul
reviziei anterioare.
Actiunea de modificare, respectiv adaugare sau eliminare a unor
8. Revizie procedura informatii, date, componente ale unei editii a unei proceduri, modificari
ce implica, de regula, sub 50% din continutul procedurii.
 Editia: 1
Procedura operationala - Consemnarea Nr de exemplare:
MINISTERUL EDUCATIEI notelor si absentelor in catalog
NATIONALE Revizia:
Liceul Teoretic Tata Nr de exemplare:
Oancea Bocsa Exemplarul nr.: 1
PO - 9.6.17
Pagina: 7 din 13

4.2. Abrevieri

Nr.
Abrevierea Termenul abreviat
Crt.
Entitate publica
1. EP
2. PO Procedura operationala
3. PS Procedura de sistem
4. E Elaborare
5. V Verificare
6. A Aprobare
7. Ap. Aplicare
8. Ah. Arhivare
 Editia: 1
Procedura operationala - Consemnarea Nr de exemplare:
MINISTERUL EDUCATIEI notelor si absentelor in catalog
NATIONALE Revizia:
Liceul Teoretic Tata Nr de exemplare:
Oancea Bocsa Exemplarul nr.: 1
PO - 9.6.17
Pagina: 8 din 13

5. Descrierea procedurii
5.1. Generalitati
Directorul va decide componenta comisiei de verificare a cataloagelor, care va constata
urmatoarele:
- daca sunt semnate de catre diriginte, cadre didactice, directori;
- daca sunt trecute datele de contact ale elevilor;
- daca sunt scrise corect mobilitatile elevilor, sanctiunile acordate;
- daca sunt trecute notele;
- daca sunt greseli de completare.
Dirigintele preia, la inceperea anului scolar, de la secretariatul institutiei, catalogul clasei. Acesta
completeaza prima pagina a catalogului (numele unitatii de invatamant, filiera, profilul,
specializarea, anul scolar, numele profesorilor care predau la clasa – pe baza schemei orare primite
de la director) si inscrie elevii in ordine alfabetica. Inscrierea elevilor in catalogul clasei se face in
conformitate cu datele din certificatul de nastere si din registrul matricol, mentionandu-se in mod
explicit numarul matricol, volumul si pagina. Aceste elemente de identificare sunt trecute la
inceputul anului scolar de catre cadrul didactic responsabil, pe baza datelor furnizate de
secretariat. Eventualele completari se fac de catre invatatorul sau dirigintele clasei, in baza
documentelor existente la secretariatul unitatii de invatamant.
Numele elevului, precum si toate prenumele se inscriu fara prescurtari, utilizand diacriticele.
In catalog se inscriu cu majuscule toate initialele prenumelui tatalui. Initialele prenumelui mamei se
inscriu in cazul in care tatal este necunoscut.
Sub numele elevului va fi inscris si CNP-ul.
Inscrierea disciplinelor in catalog se va face citet si in intregime, in conformitate cu planul-
cadru aferent filierei/profilului/specializarii corespunzatoare/corespunzator clasei respective si in
functie de disciplinele optionale stabilite. Documentul de referinta pentru denumirea disciplinelor de
invatamant si, implicit, consemnarea corecta a acestora in catalogul scolar, este planul-cadru aplicat
la clasa; se completeaza tabelul cu datele personale ale elevilor.
Catalogul clasei devine document scolar cu regim special, dupa completarea cu datele de
identificare ale elevilor. Directorul semneaza si stampileaza prima pagina a catalogului.
Scoaterea catalogului din unitatile de invatamant este interzisa.
Pentru evaluarea semestriala, pentru inscrierea absentelor, precum si pentru incheierea mediilor
semestriale si anuale raspunde in mod direct titularul de disciplina. Este interzisa inscrierea datelor
fara note. Dirigintele raspunde de exactitatea calculului aritmetic al mediei generale anuale.
La sfarsitul anului scolar se completeaza, pe ultima pagina a catalogului clasei, procesul-
verbal privind verificarea mediilor si a mediilor generale, semnat de invatator/diriginte si titularii de
discipline si vizat de director.
Notele/mediile inscrise gresit in catalog se corecteaza prin taiere cu o linie orizontala si se inlocuiesc
cu notele corespunzatoare, cu cerneala rosie, se semneaza de catre titularul de disciplina si de
director, care aplica stampila.
Catalogul clasei, dupa completarea procesului-verbal, tiparit pe ultima sa pagina, se arhiveaza la
unitatea de invatamant preuniversitar emitenta, cu termen de pastrare permanent.
 Editia: 1
Procedura operationala - Consemnarea Nr de exemplare:
MINISTERUL EDUCATIEI notelor si absentelor in catalog
NATIONALE Revizia:
Liceul Teoretic Tata Nr de exemplare:
Oancea Bocsa Exemplarul nr.: 1
PO - 9.6.17
Pagina: 9 din 13

5.2. Modul de lucru

Pe parcursul anului scolar, dirigintele are obligatia de a:
-motiva absentele conform regulamentului;
-trece notele la purtare;
-calcula mediile generale;
-asigura integritatea cataloagelor.

Prezenta elevilor la fiecare ora de curs se verifica de catre cadrul didactic, care consemneaza in
catalog, in mod obligatoriu, fiecare absenta.
În situația în care profesorii consemnează (din motive justificate) absențele elevilor în catalogul
propriu, aceștia au obligația să treacă absențele în catalogul școlar, în aceeași zi sau, cel tâ rziu, în termen de
două zile.
Cadrele didactice informează profesorul diriginte în cazul în care constată că un elev absentează de la
ora pe care o susține, dar nu are absențe trecute în catalog la alte discipline pentru ziua respectivă.
Motivarea absentelor se face de că tre cadrul didactic responsabil in ziua prezentarii actelor
justificative.
In cazul elevilor minori, parintii, tutorii sau sustinatorii legali au obligatia de a prezenta
personal cadrului didactic responsabil actele justificative pentru absentele copilului sau.
Actele medicale pe baza carora se face motivarea absentelor sunt, dupa caz: adeverinta
eliberata de medicul cabinetului scolar, de medicul de familie sau medicul de specialitate,
adeverinta/certificat medical/foaie de externare/scrisoare medicala eliberate de unitatea sanitara in
care elevul a fost internat. Actele medicale trebuie sa aiba viza cabinetului scolar sau a medicului de
familie care are in evidenta fisele medicale/carnetele de sanatate ale elevilor.
In limita a 20 de ore de curs pe semestru, absentele pot fi motivate doar pe baza cererilor
scrise ale parintelui, tutorelui sau sustinatorului legal al elevului sau ale elevului major, adresate
cadrului didactic responsabil, avizate in prealabil de motivare de catre directorul unitatii.
Actele pe baza carora se face motivarea absentelor se prezinta in termen de 7 zile de la
reluarea activitatii elevului si sunt pastrate de catre cadrul didactic responsabil, pe tot parcursul
anului scolar. Nerespectarea termenului anterior atrage declararea absentelor ca nemotivate.
In cazul elevilor reprezentanti, absentele se motiveaza pe baza actelor justificative, conform
prevederilor statutului elevului.
Profesorul diriginte are obligația să anunțe familia elevului, în cel mai scurt timp, în cazul constată rii
absentă rii nejustificate de la cursuri a elevului telefonic, prin SMS, sau e-mail sau în scris dacă situația se
repetă .
 Editia: 1
Procedura operationala - Consemnarea Nr de exemplare:
MINISTERUL EDUCATIEI notelor si absentelor in catalog
NATIONALE Revizia:
Liceul Teoretic Tata Nr de exemplare:
Oancea Bocsa Exemplarul nr.: 1
PO - 9.6.17
Pagina: 10 din 13

6. Responsabilitati
a) Responsabilul cu elaborarea si actualizarea procedurii operationale:
- elaboreaza evidenta activitatilor procedurale pentru procedurile operationale de la nivelul
compartimentului;
- elaboreaza procedura operationala;
- efectueaza modificari si completari ale procedurii ori de cate ori primeste observatii de la
conducatorul compartimentului;
- inregistreaza procedura operationala;
- distribuie copii ale procedurii aprobate conform Formularului de distribuire/difuzare;
- indosariaza originalele procedurilor aprobate;
- actualizeaza procedura operationala;
- arhiveaza procedurile operationale retrase.

b) Conducatorul compartimentului:
- stabileste obiectivele specifice si activitatile compartimentului;
- dispune elaborarea evidentei activitatilor procedurale pentru procedurile operationale la nivelul
compartimentului;
- stabileste persoanele responsabile cu elaborarea procedurilor operationale;
- verifica procedura operationala si o semneaza;
- retransmite procedura, responsabilului cu elaborarea si actualizarea, ori de cate ori este cazul
pentru modificari si completari;
- dispune transmiterea procedurii la Secretariatul tehnic al Comisiei de Monitorizare;
- dispune masuri pentru actualizarea procedurilor operationale.

c) Secretariatul tehnic al Comisiei de Monitorizare:

- inregistreaza procedurile operationale;
- analizeaza formatul si structura procedurilor operationale;
- retransmite conducatorului compartimentului observatiile la proceduri;
- transmite procedurile operationale, spre avizare, Presedintelui Comisiei de Monitorizare.

d) Presedintele Comisiei de Monitorizare:

- analizeaza si avizeaza procedurile operationale.

e) Conducatorul entitatii:
- analizeaza si aproba procedurile operationale.
 Editia: 1
Procedura operationala - Consemnarea Nr de exemplare:
MINISTERUL EDUCATIEI notelor si absentelor in catalog
NATIONALE Revizia:
Liceul Teoretic Tata Nr de exemplare:
Oancea Bocsa Exemplarul nr.: 1
PO - 9.6.17
Pagina: 11 din 13

7. Formular evidenta modificari

Semnatura
Nr. Data Data Nr. pagina Descriere
Editie Revizie conducator
crt. editiei reviziei modificata modificare
compartiment
1 2 3 4 5 6 7 8
A fost modificat
1. 1 Toate paginile formatul intregii
proceduri.

8. Formular analiza procedura

Nume si
Inlocuitor Aviz favorabil Aviz nefavorabil
Nr. Compartiment prenume
de drept
crt. conducator
sau delegat Semnatura Data Observatii Semnatura Data
compartiment
1 2 3 4 5 6 7 8 9
1.
 Editia: 1
Procedura operationala - Consemnarea Nr de exemplare:
MINISTERUL EDUCATIEI notelor si absentelor in catalog
NATIONALE Revizia:
Liceul Teoretic Tata Nr de exemplare:
Oancea Bocsa Exemplarul nr.: 1
PO - 9.6.17
Pagina: 12 din 13

9. Lista de difuzare a procedurii

Data Data
Nr. Compartiment Nume si Data Semnatura retragerii intrarii Semnatura
exemplar prenume primirii procedurii in
inlocuite vigoare
1 2 3 4 5 6 7 8

10. Anexe/formulare
10.1. Formular F01-PO-06.17: Instructiuni de completare.
 Editia: 1
Procedura operationala - Consemnarea Nr de exemplare:
MINISTERUL EDUCATIEI notelor si absentelor in catalog
NATIONALE Revizia:
Liceul Teoretic Tata Nr de exemplare:
Oancea Bocsa Exemplarul nr.: 1
PO - 9.6.17
Pagina: 13 din 13

11. Cuprins
Numarul
componentei
in cadrul Denumirea componentei din cadrul procedurii documentate
procedurii
documentate
Pagina de garda
Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea editiei sau, dupa caz, a
reviziei in cadrul editiei procedurii documentate
Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii documentate
Lista cuprinzand persoanele la care se difuzeaza editia sau, dupa caz, revizia din cadrul
editiei procedurii documentate
1.
Scopul procedurii
2.
Domeniu de aplicare
3.
Documente de referinta
4.
Definitii si abrevieri
5.
Descrierea procedurii
6.
Responsabilitati
7.
Formular evidenta modificari
8.
Formular analiza procedura
9.
Lista de difuzare a procedurii
10.
Anexe/formulare
11.
Cuprins