MINISTERUL Procedura operaţională Ediţia :

EDUCAȚIEI Identificarea și
NAȚIONALE monitorizarea
funcțiilor sensibile Nr. de exemplare.
Şcoala Gimnazială Revizia 0
Comuna Cod: PO – 02.02 Nr. de exemplare
Merei
Pag. 1 / 10
Exemplar nr. 1

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

IDENTIFICAREA ȘI MONITORIZAREA FUNCȚIILOR SENSIBILE

 Cuprins

1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediţiei pag.

3/9
2. Situaţia ediţiilor şi a reviziilor în cadrul ediţiilor procedurii pag.
3/9
3. Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia sau, după caz, revizia pag.
din cadrul ediţiei procedurii 3/9
4. Scopul procedurii pag.
4/9
5. Domeniul de aplicare pag.
4/9
6. Documente de referinţă pag.
4/9
7. Definiţii şi abrevieri pag.
5/9
8. Descrierea procedurii pag.
6/9
9. Responsabilităţi pag.
9/9
10. Formulare pag.
9/9
 1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediţiei sau, după caz, a
reviziei în cadrul ediţiei procedurii

Elemente
N
privind Numele şi Funcţia Da Semnătu
r.
responsabilii / prenumele ta ra
C
operaţiunea
rt
.
1 2 3 4 5
1.1. Elaborat
Șef
1.2. Verificat
compartime
nt
1.3. Aprobat Maria Anton Director

2. Situaţia ediţiilor şi a reviziilor în cadrul ediţiilor procedurii

Ediţia sau, după Data la care se
N Componen Modalitat
caz, revizia în aplică
r. tă ea
cadrul prevederile sau
C revizuită reviziei
ediţiei revizia ediţiei
rt
.
1 2 3 4
2.1 Ediţia I
.
2.2 Ediţia I I
.
2.3 Ediţia I I I
.

3. Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia sau, după caz, revizia din
cadrul ediţiei procedurii

N Scopul Exempl Nume şi Data

Compartime Funcţ Semnătur
r. Difuzări ar prenume primi
cr i nt ia rii a
nr.
t.
Maria
3. Informar Conducere Direct
Anton
1. e or
 Toate
compartimente
Informa Conducător
3. le, conform
re, i
2. organigramei
aplicare compartime
în vigoare
nte
Nicoleta
3. Arhivare Arhivă Arhiv
Maxim
3. ar
Comisia de Președinte Elena
3. Evidență
monitorizare Comisia de Gramer
4.
 monitorizare

4. Scopul procedurii

Scopul prezentei proceduri este acela de a prezenta modul în care se identifică și se

monitorizează funcțiile sensibile în cadrul unității de învățământ.

5. Domeniul de aplicare

Procedura se aplică în cadrul Școlii, fiind necesară la identificarea și monitorizarea

funcțiilor sensibile.

6. Documente de referinţă aplicabile activității procedurale

 Ordinul nr. 400/2015 pentru aprobarea Codului controlului intern managerial al
entităţilor publice;
 Ordinul nr. 200/2016 privind modificarea şi completarea Ordinului secretarului
general al Guvernului nr. 400/2015 pentru aprobarea Codului controlului
intern/managerial al entităţilor publice;
 Instrucțiunile nr. 1/2017 privind aplicarea unitară la nivelul unităţilor de învăţământ
preuniversitar a Standardului 9 - Proceduri prevăzut în Codul controlului intern
managerial al entităţilor publice, aprobat prin Ordinul secretarului general al
Guvernului nr. 400/2015;
 Legea nr. 1/2011 a educaţiei naţionale;
 Ordinul nr. 5079/2016 privind aprobarea Regulamentului-cadru de organizare şi
funcţionare a unităţilor de învăţământ preuniversitar;
 Ordinul nr. 3027/2018 pentru modificarea şi completarea Regulamentului-cadru de
organizare şi funcţionare a unităţilor de învăţământ preuniversitar, aprobat prin
Ordinul ministrului educaţiei naţionale şi cercetării ştiinţifice nr. 5.079/2016.
 7. Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi

7.1 Definiţii:

Nr Definiţia şi/sau, dacă este cazul, actul care

Termen
. defineşte
ul
Cr termenul
t.
Ansamblul formelor de control exercitate la nivelul entităţii
publice, inclusiv auditul intern, stabilite de conducere în
concordanţă cu obiectivele acesteia şi cu reglementările
legale, în vederea asigurării administrării fondurilor în mod
economic, eficient şi eficace; acesta include, de asemenea,
1. Control intern managerial
structurile organizatorice, metodele şi procedurile. Sintagma
"control intern managerial" subliniază responsabilitatea
tuturor nivelurilor ierarhice pentru ţinerea sub control a
tuturor
proceselor interne desfăşurate pentru realizarea obiectivelor
generale şi a celor specifice.
Totalitatea atribuţiilor de o anumită natură care determină
procese de muncă cu un grad de complexitate şi omogenitate
ridicat, pentru care se pot stabili reguli şi modalităţi de lucru,
2. Activitate procedurabilă
general valabile, în vederea îndeplinirii, în condiţii de
regularitate, eficacitate, economicitate şi eficienţă, a
obiectivelor compartimentului/entităţii publice.
Prezentarea detaliată, în scris, a tuturor paşilor ce trebuie
urmaţi, modalităţile de lucru şi regulile de aplicat pentru
3. Procedura formalizată realizarea activităţilor şi acţiunilor, respectiv activităţile de
control implementate, responsabilităţile şi atribuţiile
personalului de
conducere şi de execuţie din cadrul entităţii publice
Ediţie a unei proceduri Forma iniţială sau actualizată, după caz, a unei proceduri
4.
formalizate formalizate, aprobată şi difuzată
Acţiunile de modificare, adăugare, suprimare sau altele
asemenea, după caz, a uneia sau a mai multor componente ale
5. Revizia în cadrul unei ediţii
unei ediţii a procedurii formalizate, acţiuni care au fost
aprobate
şi difuzate
 Este considerată acea funcție în care există posibilitatea de
6. Funcție sensibilă a
produce daune securității instituției și care prezintă riscuri
semnificative în raport cu atingerea obiectivelor stabilite
de
 instituție.
În vederea evitării rotației personalului stabilit pentru anumite
funcții sensibile, în măsura posibilităților, se identifică
Măsuri de diminuare a
7. riscurile care vulnerabilizează aceste funcții, în mod special,
riscurilor
la corupție și se stabilesc măsuri specifice care au ca drept
scop eliminarea
și/sau diminuarea riscurilor identificate.
Identificarea acelor funcții care prezintă riscuri semnificative în
8. Inventarul funcțiilor sensibile
raport cu obiectivele.
Accesul la resursele materiale, financiare si informationale,
9. Factori de risc fara
detinerea unui document de autorizare; activitati ce se
exercita in conditii

7.2 Abrevieri:

N
Abrevierea Termenul
r.
abreviat
cr
t.
1. PS/PO Procedura formalizată
2. SCIM Sistem de Control Intern Managerial

8. Descrierea procedurii

Pentru o mai bună desfășurare a activității, conducerea Școlii își identifică funcțiile
sensibile și funcțiile considerate ca fiind expuse, în mod special, la corupție și stabilește o
politică adecvată de gestionare a personalului care ocupă astfel de funcții.
Funcțiile sensibile și cele considerate ca fiind expuse, în mod special, la corupție pot fi
atașate tuturor activităților privind gestionarea resurselor umane, financiare și informaționale.

8.1. Identificarea funcțiilor sensibile

În cadrul Școlii sunt identificate funcțiile sensibile pentru fiecare compartiment, acestea
fiind definite clar, înregistrate și actualizate. Pentru fiecare funcție sensibilă se realizează o
analiză de risc care necesită determinarea următoarelor informații:
- Identificarea riscurilor asociate funcției sensibile;
- Probabilitatea, impactul și nivelul de risc inerent;
- Aprecierea nivelului de sensibilitate a funcției;
- Măsurile de diminuare a riscului pentru funcția respectivă.
Conducătorul fiecărui compartiment are responsabilitatea de a identifica funcțiile
considerate sensibile, respectiv acele funcții care prezintă un risc semnificativ pentru
realizarea obiectivelor specifice compartimentului și aduc atingere obiectivelor generale
stabilite de instituție.
La stabilirea funcțiilor sensibile se au în vedere atribuțiile personalului, care implică de
regulă unul sau mai mulți factori de risc, precum:
o Accesul la informații confidențiale;
o Accesul la resursele materiale, financiare și informaționale, fără deținerea unui
document de autorizare;
o Activități ce se exercită în condiții de monopol, drepturi exclusive sau speciale;
o Modul de delegare a competențelor;
o Evaluarea și consilierea, care pot implica consecințe grave;
o Achiziția publică de bunuri/servicii/lucrări, prin ignorarea reglementărilor legale în
materie;
o Neexecutarea sau executarea necorespunzătoare a sarcinilor de muncă atribuite,
conform fișei postului;
o Funcțiile cu competență decizională exclusivă.
În situația în care, conducătorii compartimentelor nu identifică sau hotărăsc să nu declare
unele funcții sensibile, atunci, în mod obligatoriu, vor implementa activități de control
suplimentar aferente riscului în Registrul de riscuri pe compartiment, astfel încât în procesul
de administrare a riscurilor, efectele asupra activităților desfășurate în cadrul
compartimentelor să fie minime.

8.2. Inventarierea funcțiilor sensibile

Anual, se întocmește un inventar al funcțiilor sensibile în cadrul unității de învățământ.

Centralizarea funcțiilor sensibile la nivel de compartiment se realizează de catre
conducătorii acestora. Acestia vor aplica un chestionar (Formular F01-PO-02.02) cu ajutorul
căruia vor identifica funcțiile sensibile aferente activității desfășurate.
Odata centralizate funcțiile sensibile la nivel de compartiment, acestea vor fi transmise
către persoana desemnată de director, responsabilă de centralizarea funcțiilor sensibile la
nivel de unitate.
Persoana responsabilă cu centralizarea funcțiilor sensibile va analiza și va stabilii nivelul
de risc pentru fiecare funcție și va transmite directorului spre aprobare tabelul cu inventarul
funcțiilor sensibile (Formular F02-PO-02.02).

8.3. Monitorizarea funcțiilor sensibile

Este important pentru conducerea instituţiei să obţină informaţii de încredere şi de

actualitate, la nivel strategic, tactic şi operaţional, cu privire la funcțiile sensibile.
 Pentru a monitoriza funcțiile sensibile se pot realiza controale în următoarele zone:
 Organizație/cultură;
 Organizare administrativă/controale interne;
 Politică de personal;
 Politică de securitate.
În momentul identificării funcțiilor sensibile, se identifică și riscurile care
vulnerabilizează aceste funcții, în mod special, la corupție și se stabilesc măsuri specifice care
au ca drept scop eliminarea și/sau diminuarea riscurilor identificate.
După ce directorul stabilește măsurile ce urmează a fi luate pentru eliminarea și/sau
diminuarea riscurilor care vulnerabilizează funcțiile sensibile, va informa și conducătorii de
compartimente pentru punerea lor în aplicare.
 MINISTERUL Procedura operaţională Ediţia :
EDUCAȚIEI Identificarea și
NAȚIONALE monitorizarea
funcțiilor sensibile Nr. de exemplare.
Şcoala Gimnazială Revizia 0
Comuna Cod: PO – 02.02 Nr. de exemplare
Merei
Pag. 9 / 10
Exemplar nr. 1

Directorul solicită anual inventarierea

funcțiilor sensibile din cadrul unității de
învățământ

Conducătorii compartimentelor Transmite

centralizează funcțiile sensibile măsurile pentru
identificate cu ajutorul
Chestionarului (Formular F01-PO- punerea lor în
02.02) aplicare

Desemnează o
persoană Funcțiile sensibile centralizate la nivel
responsabilă care de compartiment sunt transmise către
centralizează responsabilul cu centralizarea funcțiilor
funcțiile sensibile sensibile
la nivel de unitate

Persoana responsabilă cu centralizarea

funcțiilor sensibile întocmeste un tabel
în care inventariează și stabilește nivelul
de risc pentru fiecare funcție sensibilă

Tabelul cu inventarul funcțiilor sensibile

(Formular F02-PO-02.02) este transmis
pentru aprobare către director

Directorul stabilește măsurile ce

urmează a fi luate pentru eliminarea
și/sau diminuarea riscurilor care
vulnerabilizează funcțiile sensibile
 MINISTERUL Procedura operaţională Ediţia :
EDUCAȚIEI Identificarea și
NAȚIONALE monitorizarea
funcțiilor sensibile Nr. de exemplare.
Şcoala Gimnazială Revizia 0
Comuna Cod: PO – 02.02 Nr. de exemplare
Merei
Pag. 10 / 10
Exemplar nr. 1

Reprezentarea grafică a activității

9. Responsabilităţi

Conducătorii compartimentelor:
- identifică riscurile asociate funcțiilor sensibile din cadrul
compartimentului prin aplicarea chestionarului;
- Centralizează funcțiile sensibile la nivel de compartiment și le transmit
persoanei responsabile de centralizarea lor la nivel de unitate.

Persoana responsabilă de centralizarea funcțiilor sensibile:

- centralizează funcțiile sensibile primite de la conducătorii
compartimentelor;
- întocmește tabelul cu inventarul funcțiilor sensibile, pe care îl transmite
spre aprobare directorului.

Directorul: - desemnează o persoană responsabilă cu centralizarea funcțiilor sensibile la

nivel de unitate;
- stabilește măsurile pentru eliminarea și/sau diminuarea riscurilor care
vulnerabilizează funcțiile sensibile identificate.

10. Formulare

1. Formular F01-PO-02.02: Chestionar identificare funcții sensibile;

2. Formular F02-PO-02.02: Tabel inventar funcții sensibile.