SARCINA LA TEMA VI

1. Necesitatea schimbării sistemului informațional

2. Etapele de reproiectare a sistemului informațional

3. Identificarea și caracterizarea circuitelor și flixurilor informaționale

4. Stabilirea mijloacelor de tratare a informațiilor

5. Analizați metodologia de proiectare a sistemului informațional

6. Relația organizație-obiective-sistem informatic

7. Necesitatea Proiectării tehnice

8. Necesitatea schimbării în comunicarea organizațoinală

9. Analiza climatului de comunicare

10. Antrenarea personalului in schimbarea comunicării organizaționale

1.Necesitatea schimbării sistemului informațional

Dintre toate componentele managementului organizaţiei, sistemul informaţional este
supus celor mai frecvente şi radicale schimbări, datorită ritmului accelerat a! înnoirii
în acest domeniu. Declanşarea acestor schimbări poate fi determinată de multiple
cauze, dar între cele mai frecvente pol fi menţionate următoarele:

■ adoptarea de către organizaţie a unei noi strategii, care presupune noi obiective,
care, la rândul lor. impun alte condiţii (necesare şi suficiente) pentru realizare şi.
implicit, folosirea altor informaţii, circuite informaţionale etc., deci o schimbare în
cadrul sistemului informaţional al organizaţiei;

■ schimbări în cadrul structurii organizatorice, prin crearea de noi posturi, funcţii,

compartimente, relaţii organizatorice, care impun alte circuite informaţionale, fluxuri
informaţionale, folosirea cu o frecvenţă diferită a altor informaţii, în general, un alt
sistem informaţional;

■ disfuucţionalităţi în fundamentarea şi elaborarea deciziilor, la oricare dintre

nivelurile ierarhice sau dintre centrele decizionale impun informaţii noi, circuite şi
fluxuri informaţionale noi, deci parţial sau total un alt sistem informaţional: evoluţiile
în domeniul modernizării şi diversificării mijloacelor de tratare a informaţiilor pot
impune adoptarea acestora de către organizaţie, prin schimbări care trebuie produse în
sistemul informaţional.

2.Etapele de reproiectare a sistemului informațional

Reproiectarca (perfecţionarea) sistemului informaţional existent al unei organizaţii
presupune desfăşurarea mai multor lucrări, care, după omogenitatea lor şi mai ales
după succesiunea în care se realizează, pot fi grupate în mai multe etape:

-definirea ariei şi cerinţelor studiului

-analiza detaliată a sistemului existent,

-elaborarea noului sistem îmbunătăţit,

-implementarea noului sistem informaţional îmbunătăţit.

3.Identificarea și caracterizarea circuitelor și flixurilor informaționale

Pc baza informaţiilor referitoare la corelarea dintre activităţile necesare realizării
obiectivelor organizaţiei se pot identifica circuitele informaţionale (traseele parcurse
de informaţii din momentul creării lor, până în momentul arhivării sau ieşirii din
sistem). Aceste circuite informaţionale reflectă punctele de tratare a informaţiilor în
cadrul organizaţiei, fie că sunt centre de decizie, fie că sunt simple centre de
prelucrare a informaţiilor. Fluxurile informaţionale se pot identifica în urma
caracterizării circuitelor informaţionale prin prisma volumului de informaţii necesare,
a frecvenţei utilizării acestora şi a vitezei cu care respectivele informaţii circulă pe
traseele predeterminate. Circuitele şi fluxurile informaţionale identificate vor fi
reprezentate atât printr-o descriere a lor, cât şi printr-o reprezentare grafică dc tip
„flowchart” sau „diagramă de relaţii” corespunzătoare, dar mult mai sugestivă pentru
utilizator.

4.Stabilirea mijloacelor de tratare a informațiilor

Mijloacele de culegere, prelucrare,, transmitere şi stocare a informaţiilor se stabilesc
in raport de complexitatea sistemului informaţional, de gradul de prelucrare
electronică a informaţiilor, de nivelul de pregătire al personalului din cadrul
organizaţiei şi de potenţialul respectivei organizaţii. Odată fixate mijloacele de tratare
a informaţiilor, acestea se vor pune în funcţiune, după care va fi instruit personalul
care urmează să folosească respectivele mijloace.

5.Analizați metodologia de proiectare a sistemului informațional

Ponderea sistemului informatic în cadrul sistemului informaţional al unei organizaţii
depinde de gradul de informatizare al respectivei organizaţii, care la rândul său este
influenţat de o scrie de variabile, cum ar fi potenţialul financiar, nivelul de pregătire al
forţei dc muncă etc. în contextul (re)proiectării sistemului informaţional, un rol
important pentru buna funcţionare a acestui subsistem al managementului organizaţiei
revine proiectării unor aplicaţii informatice, sau chiar conceperii şi proiectării unui
sistem informatic ce poate să fie utilizat de către toate centrele principale dc execuţie
şi de decizie din respectiva organizaţie. Folosind o tehnologie diferită şi mult mai
performantă, dar uneori dificil de utilizat de către cei care nu dispun de o pregătire
specială în acest domeniu, sistemul informatic presupune o seric de lucrări, care pot fi
grupate în etape şi care presupun folosirea unor metode specifice, ceea ce
îndreptăţeşte necesitatea unei metodologii diferite dc cea a sistemului informaţional

6. Relația organizație-obiective-sistem informatic

7.Necesitatea Proiectării tehnice

această etapă se elaborează proiectul detaliat al sistemului informatic, care arată cum
trebuie procedat în prelucrarea informaţiilor din cadrul organizaţiei. Proiectarea
tehnică este formată din întocmirea şi definitivarea soluţiilor tehnice, la nivel de
sistem şi din proiectarea componentelor sistemului (subsisteme, aplicaţii). Informaţiile
de intrare provin, în majoritatea lor, din proiectarea logică şi vor fi corelate cu
performanţele sistemelor informatice (hardware şi software). Informaţiile de ieşire se
concretizează prin proiectul sistemului tehnic şi constau în descrierea sistemului,
subsistemelor componente şi a aplicaţiilor. Structura activităţilor cuprinse în cadrul
proiectării tehnice. şi sunt, în principal, următoarele: pregătirea etapei, proiectarea
sistemului, avizarea soluţiei tehnice, proiectarea componentelor sistemului şi avizarea
specificaţiilor de realizare ale componentelor

8.Necesitatea schimbării în comunicarea organizațoinală

în procesele de management, procesul de comunicare înseamnă percepţie,
interpretare, evaluare şi selecţie. Cu cât numărul participanţilor la comunicare este
mai mare, iar obiectivele urmărite, nivelul de cultură şi pregătire, mentalităţile,
obişnuinţele, personalităţile sunt mai diferite, cu atât obstacolele care apar în calea
comunicării sunt mai multe. Problema managementului nu este dacă trebuie sau nu să
comunice, ci în ce fel şi cu ce rezultate se desfăşoară comunicarea. Comunicarea
organizational, ca mod specific de manifestare a procesului de management, preia
elementele de individualitate ale organizaţiei. Mai amplă sau mai restrânsă. în funcţie
de dimensiunile activităţii, mai stereotipă sau mai diversificată, pronunţat formală sau
nerestricţionată de regulile scrise, facilitând sau obstrucţionând relaţiile interumane,
comunicarea reprezintă pentru managementul modern un proces cu multiple
semnificaţii şi implicaţii, chiar dacă acestea nu sunt vizibile şi cuantificabile.
Comunicarea organizational însoţeşte evoluţia organizaţiei. Schimbările care au loc în
cadrul acesteia antrenează automat şi nevoia schimbării comunicării. Astfel,
reproicctarea structurii organizatorice sau a sistemului informaţional reprezintă
procese cu impact direct asupra volumului şi structurii mesajelor vehiculate prin
canale formale

9.Analiza climatului de comunicare

în această fază se urmăreşte colectarea dalelor pentru acele componente ale
comunicării ce pot fi surprinse prin discuţii, interviuri, observaţii, studii ale
rapoartelor. Evident, unele componente nu vor putea fi supuse şi caracterizate la
modul global. Spre exemplu, nu vor putea fi studiate global mesajele in ceea ce
priveşte muzica, partea invizibilă a mesajului, caracteristica fiecărei situaţii în parte,
efemeră şi interpretabilă. Din aceleaşi considerente, va fi greu de evaluat cu
obiectivitate contextul pentru fiecare dintre comunicările desfăşurate în cadrul
organizaţiei.

10.Antrenarea personalului in schimbarea comunicării organizaționale

Aceasta presupune utilizarea unor instrumente de stimulare a creativităţii cu ajutorul
cărora sunt antrenate persoane din compartimentul sau compartimentele incluse în
cercetare, dar şi din alte compartimente ale organizaţiei în vederea colectării unor
soluţii de perfecţionare a comunicării organizaţionale. Soluţiile selectate sunt înaintate
de şefii grupurilor de creativitate colectivului de cercetare în vederea includerii lor în
procesul schimbării.