Raportul formal

Selectarea informaţiilor necesare temei propuse

Selectarea informatiilor necesare temei propuse se realizeaza astfel:

- în funcţie de complexitatea temei:

• informatii cu privire la modul de realizare a unor sarcini concrete si la legaturile existente intre unele
sarcini si altele asemanatoare sau diferite desfasurate in cadrul organizatiei.

• Informatii referitoare la dificultatile aparute in activitatile curente, ca si abaterile de la regula, de la

normal, ceea ce afecteaza productivitatea organizatiei

• Informatii cu privire la nivelul cantitativ si calitativ al performantelor obtinute, la ritmul realizarilor, o

performanta putand fi realizata inainte de termen, dar si cu o oarecare intarziere

• Informatii cu privire la costurile de productie, volumul vanzarilor pe o anumita perioada, profitul

anticipat, investitii acoperite

- în funcţie de publicul ţintă:

• informatii pentru mamagerul superior

• informatii pentru manageri

• informatii pentru specialisti

- în funcţie de relevanţa temei.

• Propuneri pentru perfectionarea activitatii

• Mesaje care contin nemultumiri

Elaborarea raportului formal:

Raportul este folosit frecvent în viața profesională. În elaborarea unui raport vor fi parcurse

următoarele etape:

1. Identificarea problemei propuse;

2. Culegerea de informații;

3. Identificarea diferitelor soluții;

4. Determinarea mijloacelor necesare pentru aplicarea soluțiilor;

5. Identificarea soluției optime;

6. Organizarea ideilor;

7. Realizarea raportului.

Într-o altă ordine de idei:

1. Colectarea și analiza datelor și informațiilor, precum și asamblarea materialului;

2. Planificarea raportului;

3. Schițarea raportului;

4. Redactarea raportului.

1. Colectarea și analiza datelor și informațiilor, precum și asamblarea materialului

presupune următoarele etape:

a) Colectarea materialului relevant;

b) Verificarea detaliilor și eliminarea datelor irelevante;

c) Verificarea scopului raportului;

d) Stabilirea obiectivelor raportului pe baza unor cuvinte sau fraze cheie.

2. Planificarea raportului presupune:

a) Construirea fișelor de idei, probleme, etc., pe baza materialului acumulat;

b) Utilizând cuvinte sau fraze cheie, se selectează materialul acumulat îndepărtând materialele
irelevante;

c) Clasificarea fișelor în funcție de subiecte similare în grupuri. Fiecărui grup i se va atașa o altă fișă de
capăt care va defini secțiunea;

d) Aranjarea secțiunilor într-o ordine cât mai logică;

e) Elaborarea unei ciorne a structurii secțiunilor. Aceasta va deveni ulterior table de materii.

3. Schițarea raportului

Este etapa în care se elaborează prima versiune a raportului. În acest moment se scrie ce este la
îndemână, fără a fi preocupat de caligrafie, gramatică sau chiar ordinea logică a frazelor.

Important este a scrie. Este preferabil să se țină cont de corpul raportului (introducere, conținut,
concluzii și recomandări). Dacă este posibil se revine pe aceasta schiță în mod critic.

4. Realizarea raportului
Se reface raportul până când sunteți mulțumit de el. Pentru întregul raport se verifică dacă estetica
raportului este adecvată, capitolele sugerează scopul, există surse de confuzii și dacă există un echilibru
între afirmații și demonstrații, dacă titlul, cuprinsul, introducerea și concluziile, se armonizează, dacă
există suficiente titluri și subtitluri, dacă s-a respectat planul de lucru, dacă argumentele există și sunt
solide, precum și dacă subiectul este expus logic și conform planului.

Prin examinarea textului se identifica dacă există pasaje de trecere de la un subiect la altul, se verifică
lungimea propozițiilor, frazelor și paragrafelor.

Dacă este posibil se citește cu voce tare și se încearcă să se afle dacă este ușor de urmărit și înțeles, dacă
există repetări sau ceva care lipsește pentru a facilita înțelegerea.

Se verifică materialele grafice și se identifică respectarea corelațiilor, lizibilitatea și dacă există suficiente
explicații. Dacă este posibil, de găsit un coleg care sa evalueze critic întregul raport.

Se recitește și se corectează materialul tehnoredactat și listat. Se stabilește în funcție de destinație

numărul de copii și forma de multiplicare.

Pentru a realiza un raport bine structurat este necesar:

- Să căutați idei;

- Să structurați;

- Să organizați;

- Să exprimați eficient.