DIGITALIZAREA

ACTIVITĂȚII DE
SSM/ PSI/ HR

de la idee la Lege
Platforma SSM.ro devine în
octombrie 2018 subiectul
unei
teze de doctorat la
 o zio a n e 20 1 9
a rea in sim p
Prezent
 zio a n e 2 0 1 9
t a rea in sim po
Prezen
 re a in cep an d cu
rea s i s u stine
Organ iz a
3 0 d e w eb inarii
a i 2 0 2 0 a p este
luna m
 p o zioa n e 2 021
d e d ivers e sim
Sustinerea
Corespondența cu autoritățile privind necesitatea trecerii la digitalizarea
activității de HR / SSM / PSI
LEGEA - 208 - din 22 iulie 2021
H.G - 259 - din 7 martie 2022
privind utilizarea semnăturii electronice avansate sau
semnăturii electronice calificate în domeniul
relaţiilor de muncă / securitatii si sanatatii in
munca / prevenirea si stingerea incendiilor
EXTRAS DIN LEGEA 208 DIN 22 IULIE 2021
articolulul 16 din codul muncii se completează cu următorul
alineat

(12) Angajatorul poate opta pentru utilizarea semnăturii

electronice, semnăturii electronice avansate sau semnăturii
electronice calificate ori a sigiliului electronic al angajatorului,
pentru întocmirea tuturor înscrisurilor / documentelor din
domeniul relaţiilor de muncă rezultate la încheierea
contractului individual de muncă, pe parcursul executării
acestuia sau la încetarea contractului individual de muncă, în
condiţiile stabilite prin regulamentul intern şi/sau contractul
colectiv de muncă aplicabil, potrivit legii.
EXTRAS DIN HG 259 / 2022 PRIVIND MODIFICAREA ADUSA LA HG 1425 /2006
După articolul 81 se introduce un nou articol 81^1 cu următorul cuprins:

(81^1) În cazul în care instruirea lucrătorilor în domeniul

securităţii şi sănătăţii în muncă se realizează în format
electronic, fișa de instruire trebuie să fie semnată de către
toate persoanele implicate în procesul de instruire, cu
semnătură electronică, semnătură electronică avansată sau
semnătură electronică calificată.
 lucratori
in anul 1965
 2022
E timpul să lași trecutul în spate.
Urează bun venit viitorului în gestionarea
activității de securitate și sănătate în muncă |
prevenirea şi stingerea incendiilor |
relaţiilor de muncă.

Trecutul este scris pe hârtie

Prezentul îl scriem împreună ........ DIGITAL

 Trecerea catre digitalizare a unei
companii / institutii
se relizeaza in primul rand prin dorinta
acesteia de a trece de bariera
rezistentei la nou a activitatii de
SSM/HR urmate de întocmirea de
unor documente specifice
Întocmirea procedurilor /documentelor / deciziilor cerute de legislație pentru
a putea trece la digitalizare

- realizarea procedurilor de lucru completarea Regulamentului Intern al

companiei dumneavoastră privind trecerea la organizarea activității digitale

(a se vedea modelul de Act Aditional la Regulamentul Intern

pe care îl puteți descărca de pe link-ul ssm.ro/oferta);

Cerința din legea 208 / 2021 pct «(12)

Întocmirea procedurilor /documentelor / deciziilor cerute de legislație pentru
a putea trece la digitalizare

- pentru noii salariați intocmirea de contractele individuale de muncă (CIM)

din care să rezulte
- că documentele se pot semna electronic. cu trimitere catre reg intern
- adresa de email pentru corespondența cu salariatului
(a se vedea modelul de Contract Individual de Muncă
pe care îl puteți descărca de pe link-ul ssm.ro/oferta);
Întocmirea procedurilor /documentelor / deciziilor cerute de legislație pentru
a putea trece la digitalizare

- pentru angajații actuali este necesar ca la contractele individuale de muncă

existente să întocmiți un act adițional , prin care să stabiliți modul de
comunicare între angajator și angajat, cu menționarea adresei de email

(a se vedea modelul de Act Adițional la CIM pe care îl puteți descărca de

pe link-ul ssm.ro/oferta);
 Întocmirea procedurilor /documentelor / deciziilor cerute de legislatțe pentru
a putea trece la digitalizare

- în situația modificării adresei de email a salariatului, trebuie întocmit un act adițional la CIM în care să
se menționeze modificarea acesteia

(a se vedea modelul de Act Adițional la CIM pentru modificarea adresei de email pe

care îl puteți descărca de pe link-ul ssm.ro/oferta );
Mă bucur pentru oportunitatea de a vă
putea prezenta platforma SSM.ro, și
pentru a beneficia și dumneavoastră, cât
mai curând, de avantajele oferite de
prima platformă concepută și produsă în
ROMÂNIA, care gestionează integral în
mod digital activitățile de securitate și
sănătate în muncă/ prevenire și stingere a
incendiilor/ resurse umane și totodată de
a deveni în cel mai scurt timp
instrumentul dumneavoastră
permanent de lucru.
Platforma SSM.ro este concepută ca un instrument
de lucru permanent, disponibilă 24 ore din 24 ore,
destinată angajatorilor, managerilor, servicilor
externe de securitate și sănătate în muncă,
specialiștilor SSM, PSI și HR din sectorul public și
privat, precum și tuturor angajaților și
colaboratorilor acestora care interacționează cu
domeniile securității și sănătății în muncă/ prevenire
și stingere a incendiilor / relaţiilor de muncă.
INTERACȚIUNE
În platforma SSM.ro, pentru a semna elecronic conform cerintelor
legale
ANGAJATUL / ANGAJATORUL / COLABORATORUL companie

aceasta se obtine instant la apasarea (click) butonului

SEMNEAZA ce apare pe
documentul / fisa de ssm / psi /etc

Spune adio semnarii

electronice cu token
Platforma SSM.ro are integrată semnatura electronică la distanță oferită de un
furnizor de servicii de încredere în conformitate cu Regulamentul eIDAS.

(asigurându-se atât semnarea cu certificate

electronice avansate cat si calificate)
Platforma SSM.ro are integrată semnatura electronică la distanță oferită de un
furnizor de servicii de încredere în conformitate cu Regulamentul eIDAS.

(asigurându-se atât semnarea cu certificate

electronice avansate cat si calificate)
Platforma SSM.ro are integrată semnatura electronică la distanță oferită de un
furnizor de servicii de încredere în conformitate cu Regulamentul eIDAS.

(asigurându-se atât semnarea cu certificate

electronice avansate cat si calificate)
Platforma SSM.ro
reprezintă o soluție de management / generare si gestionare a
activitatii de SSM/PSI/HR precum si un instrument cu ajutorul
careia se simplifică si eficentizeaza procesele de instruire.
Prin utilizarea funcţiei instruire se realizează instruirea la
distanță a lucrătorilor, testarea cunoştinţelor şi consemnarea
instruirii în fișa electronică de instruire, semnarea fișei realizându-
se printr-o simplă apăsare de buton (click) și fără nicio altă
formalitate, rezultând astfel un document cu valoare
legală. Semnătura electronică este pusă la dispoziția
salariaților direct din platformă, fără a fi necesară deținerea
semnăturii electronice anterior utilizării platformei SSM.ro;
Ușor de utilizat , intuitivă și cu o interfață cât se poate de
prietenoasă astfel incat, indifert de competențele
digitale ale angajatului , acesta să poată finaliza toate
sarciniile primite prin SSM.ro
Documente electronice
în cadrul platformei, informațiile sunt organizate într-o
structură de documente electronice ușor de accesat și
verificat, monitorizate automat pentru eficientizare.
Securizarea documentelor
se efectuează prin stocare în cloud cu back-up automat,
riscul pierderii documentelor fiind diminuat semnificativ;
 ORGANISM DE CERTIFICARE
imab

Protecția datelor cu caracter personal

International Management
Accreditation Board

CERTIFICAT
platforma SSM.ro respectă legislația MANAGEMENT CERTIFICATION

Confirma prin prezentui ca organizatia:

în vigoare privind protecția datelor CONSULTIA S.R.L.

cu caracter personal, în conformitate Cu sediul Tn: Str. Fagurului, Nr. 64T, Brasov, J u d . Brasov
§i cu urmatoareie sedii operative; Str. Paraului, Nr. 7, Ap. 3, Brasov, J u d . Brasov

cu Regulamentul nr. 679 din 27 Are documentat un

SISTEM DE MANAGEMENT

aprilie 2016 al Parlamentului AL SECURITATII ^FORMATIEI

Conform cerintelorstandardului SR ISO/CEI 27001:2018 (ISO/IEC 27001:

European și al Consiliului UE, datele Pentru urmatoareie domenii:

Activitati de traducere s c r i s a si orala (interpreti);

fiind stocate în UE. Alte activitati profesionale, stiintifice si tehnice n.c.a.;

Alte activitati de servicii suport pentru intreprinderi n.c.a.;
Activitati de lupta impotriva incendiiior si de prevenire a acestora;
Prelucrarea datelor, administrarea paginilor web si activitati conexe

Certificat seria: SI-MC Nr; 1107

Data emiterii: 16.09.2022

Valabil pana la urmatoarea viza anuala din data de: 15.09.2023

EFQM •Member
ORGANISMUL DE CERTIFICARE MANAGEMENT CERTIFICATION www.mcert.ro
 Acces la toate documentele
gestionate de platformă de pe
orice dispozitiv.
Posibilitatea de a face mențiuni,
observații sau adnotări pe
documentele primite spre
semnare

Posibilitatea de a beneficia de
audit de la distanță.

Automatizarea circuitului
Posibilitatea de a fi informat și a documentelor între persoane.
primi rapoarte referitoare la
situația documentelor.
Posibilitatea de a primi semnătură Posibilitatea de a utiliza generatoare
electronică la distanță, cu certificat de documente.
calificat, emis de un furnizor
autorizat.

Crearea dosarului personal al Posibilitatea de a stabili și transmite

angajatului. sarcini către lucrătorii din domeniul
ssm, psi și hr.
 CUM
FUNCȚIONEAZĂ ?
Organigrama companiei - Departamente
Meniul Organigrama

•Organigrama este alcatuită din departamente care pot fi

subordonate societății sau altui departament.

•Un departament are un conducător de departament. Exemplu în

imaginea din stânga, departamentul Conducere este condus de
Popescu Ion. Departamentul Atelier Reparații nu are conducător
direct dar fiind subordonat departamentului Conducere va fi implicit
condus de Popescu Ion.

•Un angajat va face parte dintr-un singur departament și va avea un

singur conducător loc de muncă.
•Se pot adăuga angajați în bulk și prin importul unui fisier XLS (ex. fisierul Revisal).

Urmatoarele coloane sunt necesare (ordinea nu

contează):
•Nume
•Prenume - în cazul în care coloana Nume conține
numele complet, coloana Prenume poate fi necompletată.
•Email - adresa de email unică pentru fiecare angajat,
este folosită pentru identificarea acestuia în aplicație.
•Post - (grup de funcții) trebuie să existe deja în aplicație.
Dacă nu există se va primi un mesaj de eroare.
•Departament - trebuie să existe deja în organigramă.
Dacă nu există se va primi mesaj de eroare.
•COR – funcția cor, se va adăuga automat la Post (loc de
muncă), nu trebuie să existe în aplicație.
 ÎNCĂRCAREA UNUI DOCUMENT ÎN PLATFORMĂ
SSM.RO
ȘI SEMNAREA ACESTUIA

- Se pot încarca unul sau mai multe documente de tip Office, PDF, Imagini, Video.
- Opțional poți cere semnarea acestora înainte de a le aproba cu excepția
materialelor video
- Toate documentele încărcate se convertesc automat în pdf pentru a putea fi
ulterior semnate
 INSTRUIREA ANGAJAȚIILOR PRIN
INTERMEDIUL PLATFORMEI SSM.ro
INSTRUIREA LA
DISTANȚĂ PRIN
UTILIZAREA
PLATFORMEI
SSM.ro
Cum se obține SEMNĂTURA DIGITALĂ
avansată direct în platforma SSM.ro
SEMNĂTURA Electronică Avansată
SEMNĂTURA Electronică Avansată
SEMNĂTURA Electronică Avansată
SEMNĂTURA Electronică Avansată
SEMNĂTURA Electronică Avansată
Fisa de instruire cu SEMNĂTURA Electronica Avansata

(se poate vedea și descărca de pe ssm.ro/oferta

un exemplu de fișe SSM și PSI în variantă digitală)
Cum se obține SEMNĂTURA DIGITALĂ calificată
direct în platforma SSM.ro
SEMNĂTURA Electronică Calificată
Fisa de instruire cu SEMNĂTURA Electronică Calificată

DUPĂ IDENTIFICAREA VIDEO DE CĂTRE OPERATOR, PAȘII DE

SEMNARE SUNT IDENTICI CA LA SEMNĂTURA AVANSATĂ

De reținut !
O DIFERENȚĂ ÎNTRE CELE DOUĂ TIPURI DE SEMNĂTURĂ O
REPREZINTĂ FAPTUL CĂ , ÎN CAZUL SEMNĂTURII AVANSATE,
IDENTIFICAREA O FACE ANGAJATORUL IAR LA CEA
CALIFICATĂ IDENTIFICAREA ESTE REALIZATĂ DE
FURNIZORUL DE SEMNATURĂ ACREDITATĂ
 Instruirea online
Organizarea C.S.S.M
sau
alegerea reprezentanților
lucrătorilor prin platforma
SSM.ro
PUNEREA LA DISPOZIȚIA ORGANELOR DE CONTROL A
DOCUMENTELOR COMPANIEI
Rezumat privind legea 208 din 22 iulie 2021
articolulul 16 din codul muncii se completează cu următoarele alineate

«(18) Organele de control competente au

obligaţia de a accepta, pentru verificare şi
control, contractele individuale de muncă şi
actele adiţionale, precum şi înscrisurile
/documentele din domeniul relaţiilor de
muncă/securităţii şi sănătăţii în muncă
încheiate în format electronic, cu semnătura
electronică, potrivit legii, fără a le solicita şi în
format letric.»"
Control I.T.M prin platforma SSM.ro
Control I.T.M prin platforma SSM.ro
Control I.T.M prin platforma SSM.ro
 VERIFICAREA
DOCUMENTELOR
SEMNATE ELECTRONIC
COSTURI DIGITALIZARE
SERVICII INTERNE - COMPANII
COSTURI DIGITALIZARE
SERVICII EXTERNE (revânzători)
 E-mail : office@ssm.ro

Doresti un servicu extern care lucreaza deja cu platforma SSM.ro

viziteaza pagina noastra de parteneri
Scaneaza codul si intra comunitatea
specialistilor din Romania in
securitate si sanatate in munca /
prevenirea si stingerea incendiilor .
Acest grup de WhatsApp permite
publicitatea, dar se rezuma la carti,
evenimente si orice alte resurse care
sunt utile comunitatii SSM/PSI .
Discutiile nu sunt moderate dar va
solicitam sa respectati tematica
grupului si un limbaj responsabil, in
caz contrar ati putea fi dezabonat.
Va rugam consultati politica de
confidentialitate pe ssm.ro
Rezumat privind modificarie aduse de HG 259 / 2022 la HG 1425 /2006
articolul 81, alineatul (1) se modifică și va avea următorul cuprins:

(1) Rezultatul instruirii lucrătorilor în

domeniul securității şi sănătății în muncă
se consemnează în mod obligatoriu în fişa
de instruire individuală, întocmita pe
suport hârtie sau în format electronic,
conform modelului prezentat în anexa nr.
11, cu indicarea materialului predat, a
duratei şi datei instruirii.
Rezumat privind modificarie aduse de HG 259 / 2022 la HG 1425 /2006
La articolul 81, alineatul (2) se modifică și va avea următorul cuprins:

(2) Completarea fişei de instruire

individuală se va face în format
electronic sau olograf, în funcție de
varianta de instruire aleasă, imediat
după verificarea instruirii.
Rezumat privind modificarie aduse de HG 259 / 2022 la HG 1425 /2006
articolul 81, alineatul (1) se modifică și va avea următorul cuprins:

(1) Rezultatul instruirii lucrătorilor în

domeniul securității şi sănătății în muncă se
consemnează în mod obligatoriu în fişa de
instruire individuală, întocmita pe suport
hârtie sau în format electronic, conform
modelului prezentat în anexa nr. 11, cu
indicarea materialului predat, a duratei şi
datei instruirii.
Rezumat privind modificarie aduse de HG 259 / 2022 la HG 1425 /2006
La articolul 81, după alineatul (3) se introduc trei noi alineate, alineatele (3^1) - (3^3), cu următorul cuprins:

(3^1) În funcție de modalitatea stabilită de

angajator prin regulamentul intern, fişa de
instruire individuală se semnează olograf
sau cu semnătură electronică,
semnătură electronică avansată
sau
semnătură electronică calificată.
Rezumat privind modificarie aduse de HG 259 / 2022 la HG 1425 /2006
La articolul 81, după alineatul (3) se introduc trei noi alineate, alineatele (3^1) - (3^3), cu următorul cuprins:

(3^2) Procedurile privind utilizarea

semnăturii electronice, pentru semnarea fișei
de instruire individuală, se regăsesc în
contractul individual de muncă.
Rezumat privind modificarie aduse de HG 259 / 2022 la HG 1425 /2006
La articolul 81, după alineatul (3) se introduc trei noi alineate, alineatele (3^1) - (3^3), cu următorul cuprins:

(3^3) Angajatorul are obligatia de a

asigura trasabilitatea și integritatea
materialelor utilizate în cadrul fiecărei
instruiri în format electronic a
lucrătorului